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Projektbericht
Gesundheitswesen
Digitale Patientenakte
Praxisklinik Rennbahn AG
setzt auf digitale Patientenakte
und revisionssichere Archivierung
Der Kunde
Das Swiss Olympic Medical Center ‚Rennbahnklinik’ in der Schweiz
ist seit mehr als 30 Jahren auf die Betreuung von Patienten aus
dem Breiten- und Spitzensport aus der ganzen Welt spezialisiert.
Es werden höchste Maßstäbe an eine erstklassige und moderne
medizinische Versorgung gestellt. Zu den Kernkompetenzen des
Betriebes gehören die Bereiche rekonstruktive Operationen,
arthroskopische Eingriffe, Leistungsdiagnostik, Biomechanik,
Naturheilverfahren, sowie die medizinische Sport- und Eventbetreuung.
Josef-Nunzio Fini,
Leiter IT
Lösungen die aufgehen
>Digitalisierung
und Mikroverfilmung
von Patientenakten bei CiBS
>ELOprofessional 2011 für die
>HL7-Schnittstellenanbindung
MCC – ELOprofessional 2011
der laufenden Patientenakten
>Inhouse-Digitalisierung
Patientenakten
Digitale Patientenakte
Die Aufgabe
Die Rennbahnklinik beauftragte CiBS aufgrund eines Klinikneubaus und einer im Rahmen des Umzugs einhergehenden
Auflösung des Krankenhausarchivs mit der vollständigen
Digitalisierung des Patientenaktenbestandes. Parallel erfolgte
die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS)
ELO, erweitert durch das Schnittstellenpaket CiBSMed4ELO
aus dem Hause CiBS.
Kundenziel war, durch die Digitalisierung der Patientenakten
diese in einem digitalen Archiv revisionssicher zu archivieren
bzw. zu verwalten. Dies hat den Vorteil, dass Patientenakten
jederzeit und überall verfügbar sind und Platzprobleme sowie
lange Wege der Vergangenheit angehören. Archivräume für
die Krankengeschichten mussten in der neuen Klinik daher
nicht mehr eingeplant werden.
Im Anschluss an die Einführung des KIS MCC der Firma
Meierhofer galt es, eine Integration zu schaffen, die Stammdaten und Dokumente austauscht und den direkten Aufruf
der Akte und Dokumente aus dem KIS ermöglicht.
Nach der erfolgreichen Einführung der digitalen Patientenakte
entschied sich der Kunde das Projekt nochmals zu erweitern.
Kundenvorgabe war, zukünftig vollständig digital zu arbeiten
und die papierne Aktenführung komplett zu ersetzen. Um dies
zu erreichen, erfolgte im zweiten Schritt die Installation der
HL7 MDM Schnittstelle von CiBS, über die alle im Krankenhausinformationssystem (KIS) erstellten Dokumente direkt
im DMS ELOprofessional revisionssicher archiviert werden.
Voraussetzung hierfür war eine enge Verzahnung des Krankenhausinformationssystems MCC der Firma Meierhofer und
des Dokumenten-Management-Systems ELO.
Projektbericht
Gesundheitswesen
Die Umsetzung
Vor Projektbeginn fand eine genaue Aufnahme der Aktenbestände statt und es wurde gemeinsam mit dem Kunden die
detaillierte Vorgehensweise besprochen. Im ersten Schritt
erfolgte die Digitalisierung der Altakten. Mit dem CiBS-eigenen Fuhrpark wurden die fertig verpackten physischen Akten
beim Kunden abgeholt und zur Verarbeitung an den Hamburger
Standort gebracht. Vor dem Scannen erfolgte eine genaue
Eingangskontrolle der Akten und eine entsprechende
Aufbereitung, in der die Akten entklammert, entheftet und
Klarsichtfolien entfernt wurden. Ein besonderes Augenmerk
legte die Klinik auf die qualitativ hochwertige Darstellung vorhandener OP-Bilder.
Im Rahmen der Projekterweiterung wurden, bei den über die
HL7 MDM Schnittstelle revisionssicher archivierten Dokumente,
die Ablagestrukturen und Dokumente den Aktenplänen
angepasst. Die vom KIS übernommenen Dokumente
vervollständigen somit die Patientenakte, in der sich bereits
eingescannte Belege, nachgereichte Befunde und Daten aus
DICOM Modalitäten befinden. Allen berechtigten Personen
stehen die vollständigen Dokumente zentral zur Verfügung,
da auf Grundlage des HL7 Standards auch Dokumente vom
Krankenhausinformationssystem oder andere Applikationen an
das DMS ELO übertragen werden. Die übernommenen
Dokumente archiviert ELO zu Patient und Fall und benennt
diese nach hinterlegter Konfiguration oder auf Basis der HL7
Information. Auch bereits verwendete Aktenregister lassen
sich dabei berücksichtigen und die Dokumente können in einer
Ablagestruktur nach Aktenplan archiviert werden.
Der Aufruf der Akten erfolgt direkt aus dem MCC. Die
Navigation und Darstellung im ELO zeichnet sich durch eine
hohe Performance und Benutzerfreundlichkeit aus.
Projektbericht
Gesundheitswesen
Der Kundennutzen
Die Datenübergabe von CiBS an den Kunden fand online über
spezifizierte Schnittstellen per sicherer end to end (VPN)
Verbindung automatisch ins ELOprofessional statt. Somit ist der
sofortige Zugriff auf die Daten für den Kunden gewährleistet
und die digitale Patientenakte steht an jedem Arbeitsplatz zur
Verfügung. Papierakten existieren gar nicht mehr und
einzelne Belege werden automatisch der digitalen Akte hinzugefügt. Dies beinhaltet auch die Daten aus dem
Krankenhausinformationssystem. Über die CiBS Schnittstelle
HL7/MDM werden die Dokumente automatisiert dem DMS
übergeben. Erst nach Kundenfreigabe erfolgte die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten.
Kundenfeedback
„Das Projekt startete zügig und ohne Verzögerung mit der
Verpackung und dem Transport der Krankengeschichten. Auch
die komplette Umsetzung der Digitalisierung und die schnelle
Integration in ELO verliefen unkompliziert und problemlos“, so
Josef-Nunzio Fini, Leiter der IT.
„Besonders positiv empfanden wir darüber hinaus den engen
Kontakt zu den Mitarbeitern von CiBS. Es gab zu jeder Zeit
einen Ansprechpartner“, hebt Herr Fini hervor.
Die Perspektive
Mit ELOprofessional besteht die Möglichkeit im Nachgang noch
die verschiedensten Themen in der Verwaltung umzusetzen.
Dazu gehören u.a. das digitale Vertragsmanagement und die
digitale Personalakte sowie die Integration in die MS Office
Familie.
CiBS
Gesellschaft für Technische
Dokumentation und Archivierung mbH
Ivo-Hauptmann-Ring 21
22159 Hamburg · Germany
Tel. +49 (0) 40 - 600 88 30 - 0
Fax +49 (0) 40 - 600 88 30 - 20
info@cibs.de · www.cibs.de
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