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voks: Datenübernahme LOHN
Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr. 86231
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
3
2.1.
Programmstand
3
2.2.
Installation von Agenda
4
2.3.
Mandanten-Adressdaten
4
2.4.
Fachkenntnisse erforderlich
4
2.5.
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
5
3.
Vorgehensweise
6
3.1.
voks: Daten auslesen
7
3.2.
Agenda: Daten einlesen
8
3.3.
Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
16
3.4.
Agenda: Lohnabrechnung
17
3.5.
voks: Abschlussarbeiten
18
3.6.
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
20
4.
Details
20
4.1.
Verzeichnis der Importdatei
21
4.2.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
23
5.
Wichtige Informationen
23
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 86231
1.
Ziel
Das Info zeigt, wie Sie Daten aus voks-Lohn auslesen und in Agenda LOHN einlesen.
voks-Lohn
Agenda LOHN
Folgende Daten können übernommen werden:
Personaldaten
Mandantenkrankenkassen
Standard-Festbezüge
Lohnkontowerte
Ablauf:
Bestimmen Sie je Mandant einen Abrechnungsmonat, für den Sie voks-Lohn letztmalig einsetzen. Nach
der Fertigstellung der Lohnabrechnung des jeweiligen Mandanten werden die Daten aus voks-Lohn ausgelesen. Der Folgemonat wird in Agenda LOHN als Beginnmonat angelegt. In diesen Beginnmonat werden die Daten eingelesen. Die Lohnabrechnung erfolgt in Agenda LOHN dann ab dem Beginnmonat.
Beispiel:
Letzter Abrechnungsmonat in voks-Lohn:
Februar 2015
Erster Abrechnungsmonat in Agenda LOHN: März 2015 (Beginnmonat)
Empfehlung:
Beenden Sie voks-Lohn zum 31.12.2014. Beginnen Sie die Abrechnung mit Agenda LOHN zum
01.01.2015.
Nicht empfohlen wird ein paralleles Abrechnen in voks-LOHN und Agenda LOHN, da die Ab- und Anmeldung wegen Systemwechsel exakt auf einander folgen müssen.
Hinweis
Abschlussarbeiten in voks-Lohn
Autor: BAS / 25.02.2015
18
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 86231
2.
Voraussetzungen
2.1.
Programmstand
Zur Datenübernahme wurden Assistenten in voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestens
folgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein:
voks
Mindestversion
Wo finde ich die Angabe?
Wo finde ich das Update?
voks-Lohn: 19.104
»? | Info«
http://www.voks.de/support/updates.html
Agenda
Mindestversion
Wo finde ich die Angabe?
DVD-Artikel-Nr. 971480 (DVD Februar 2015)
»Hilfe | Info«
Wo finde ich das Update?
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 86231
2.2.
Installation von Agenda
Installation von Agenda
Um die Komfortfunktionen des Datenexports bzw. -imports nutzen zu können, sollten die
Agenda-Software und die voks-Software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein.
Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline:
08031 2561 399.
2.3.
Mandanten-Adressdaten
Um voks-Lohn-Daten zu übernehmen, müssen in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegt
sein.
Empfehlung
Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden:
Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten.
Manuelle Anlage in Agenda
Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden.
Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden, da sonst eine automatische Übernahme der Daten nicht möglich ist.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
23
voks-Mandantennummer länger als 6 Stellen
Falls Sie in voks-Mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zur
Übernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen weiterer Daten zu ermöglichen.
Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten
2.4.
Fachkenntnisse erforderlich
Fachkenntnisse erforderlich
Die Datenübernahme im Lohn sollte von einem Lohn-Sachbearbeiter durchgeführt werden, da Fachkenntnisse erforderlich sind!
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 5
Info für Anwender Nr. 86231
2.5.
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
Zur Anlage der Mandanten-Programmdaten benötigen Sie zusätzlich folgende Informationen:
Angaben zur Betriebsstätte, inklusive Betriebsnummer
Finanzamt + Steuernummer des Arbeitgebers
Lohnsteueranmeldezeitraum
Zuständige Berufsgenossenschaft + Mitgliedsnummer
ggf. Sachkontenrahmen
Hinweis
Wenn Sie die voks-LOHN-Version 19.104 installieren, können Sie die Liste dieser Mandantendaten
komfortabel ausdrucken: »Mandantendaten | Mandanten-Daten drucken | Programmdaten
Export-Agenda«.
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 6
Info für Anwender Nr. 86231
3.
Vorgehensweise
Überblick
1. voks: Daten auslesen
7
2. Agenda: Daten einlesen
8
3. Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
17
4. Agenda: Lohnabrechnung
5. voks: Abschlussarbeiten
18
6. Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
Autor: BAS / 25.02.2015
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20
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Info für Anwender Nr. 86231
3.1.
Seite 7
voks: Daten auslesen
voks-LOHN öffnen
Daten auslesen
1. Mandant öffnen.
2. Monat der letzten abgeschlossenen Berechnung öffnen:
Beispiel:
3.
»Extras | Export Agenda LOHN«.
4. Abfrage mit <Ja> bestätigen.
5. Export-Meldung mit <OK> bestätigen.
Hinweis
Der Export kann in voks für mehrere Mandanten nacheinander durchgeführt werden, bevor die
Daten in Agenda importiert werden. Die richtigen Tabellen werden anhand der Mandantennummer
beim Import in Agenda richtig zugewiesen.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
3.2.
Seite 8
Agenda: Daten einlesen
ARBEITSPLATZ öffnen
Mandanten wählen
Navigationsschaltfläche <Mandant>.
Ggf. Mandant wechseln.
Agenda LOHN öffnen
Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>.
LOHN durch Doppelklick öffnen.
Falls die Anwendung LOHN 2015 nicht sichtbar ist:
Autor: BAS / 25.02.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
Mandanten-Programmdaten anlegen
Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten startet.
Beginn der Lohnabrechnung: Folgemonat auf die letzte voks-Abrechnung.
Beispiel
Letzter Abrechnungsmonat in voks-Lohn:
Erster Abrechnungsmonat in Agenda LOHN:
Februar 2015
März 2015
Der Assistent führt Sie durch die Anlage der Mandanten-Programmdaten.
Sie benötigen die zusätzlichen Mandantendaten
5
.
Hinterlegen Sie einen SKR, wenn Sie die Buchungen an FIBU übergeben:
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Programmdaten 1«.
Daten importieren
1.
»Transfer | Import Lohndaten aus voks«.
<Weiter>.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Seite 10
Info für Anwender Nr. 86231
2. Das Verzeichnis der Importdatei wird automatisch vorgeschlagen.
Andernfalls muss das Verzeichnis manuell gewählt werden 21 .
<Weiter>.
3. Die Auswahl der Daten wird angezeigt.
<Weiter>.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Seite 11
Info für Anwender Nr. 86231
4. Personalnummern mit mehr als 5 Stellen müssen neu vergeben werden.
<Weiter>.
5. Neue Personalnummer:
Neue Personalnummer ggf. ändern.
Neue Personalnummer in der Spalte »Importieren« aktivieren.
<Weiter>.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
Seite 12
6. Voks-Standardlohnarten werden automatisch in entsprechende Agenda-Lohnarten umgewandelt.
<Weiter>.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Seite 13
Info für Anwender Nr. 86231
7. Weitere Festbezüge können manuell zugeordnet werden.
Hinweis
Ordnen Sie VWL, Dienstwagen, Direktversicherungen, Pensionskassen hier nicht zu. Erfassen
Sie diese Abrechnungsbestandteile nach dem Einlesen direkt in Agenda LOHN.
Auswahl öffnen.
Agenda-Lohnart durch Doppelklick übernehmen.
<Weiter>.
Falls Sie keine passende Agenda-Lohnart finden, können hier auch individuelle Agenda-Lohnarten
angelegt werden ( Nr. 1629 Individuelle Agenda-Lohnart anlegen).
Autor: BAS / 25.02.2015
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Seite 14
Info für Anwender Nr. 86231
8. Übrige Bezüge:
Alle Bezüge aus voks, die im Assistenten nicht zugeordnet wurden, werden angezeigt.
<Drucken>.
<Weiter>.
9. Der Import startet.
Autor: BAS / 25.02.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
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10. Abschlussmeldung:
<OK>.
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Info für Anwender Nr. 86231
3.3.
Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
Kontrolle und Nachbearbeitung in Agenda LOHN
Jeder Mitarbeiter muss überprüft werden.
»Stammdaten | Personaldaten«
Fehlerhafte Mitarbeiter (gelbes Dreieck)
Öffnen Sie die mit dem Symbol gekennzeichneten Mitarbeiter. Agenda zeigt sofort die fehlerhaften
Daten an.
Durch Klick auf den Fehler landen Sie direkt im notwendigen Eingabefeld.
Bezüge
Prüfen Sie bei jedem Mitarbeiter die Bezüge:
Register »Festbezüge«
Register »Dialog«
Mehr dazu:
Autor: BAS / 25.02.2015
Nr. 86234 voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten.
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Seite 17
Info für Anwender Nr. 86231
3.4.
Agenda: Lohnabrechnung
Agenda Lohnabrechnung
Bei der ersten Lohnabrechnung in Agenda LOHN werden automatisch folgende Daten erstellt:
Anmeldung wegen Systemwechsel
In Agenda LOHN muss zum Start eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Grund 13) an die Krankenkasse übermittelt werden. Die Anmeldungen wegen Systemwechsel werden automatisch bei der
ersten Monatsberechnung von Agenda LOHN erzeugt.
Sie stehen anschließend unter
»Transfer | DEÜV-Dateien senden« zur Übermittlung bereit.
ELStAM Ummeldung auf das neue System
Agenda LOHN erkennt automatisch, dass ELStAM-Ummeldungen für alle Arbeitnehmer auf dieses
neue Abrechnungssystem notwendig sind, und erstellt die ELStAM-Ummeldungen automatisch.
Versenden Sie die ELStAM-Ummeldungen über
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.
Arbeiten mit Agenda LOHN
Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit bewältigen.
Wir empfehlen Ihnen:
Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN
Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ)
Nr. 1694 ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
Online-Seminare LOHN Basis I bis IV
Autor: BAS / 25.02.2015
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Seite 18
Info für Anwender Nr. 86231
3.5.
voks: Abschlussarbeiten
voks: Abschlussarbeiten
1. Mandant öffnen.
2. Monat wählen.
3. Monatsberechnung durchführen.
4. Beitragsnachweise versenden.
5. Mandate mit voraussichtlicher Beitragsschuld
Die voraussichtliche Beitragsschuld (letzter voks-Abrechnungsmonat) wurde in voks übermittelt.
Falls sich bei Ihnen Änderungen für die endgültige Abrechnung (letzter voks-Abrechnungsmonat) ergeben haben (mit Auswirkung auf den Beitragsnachweis), ist diese Differenz noch nicht an die
Krankenkasse übermittelt. Normalerweise würde diese Differenz mit dem voraussichtlichen Beitragsnachweis des Folgemonats übermittelt werden. Der Folgemonat wird aber nicht mehr mit voksLohn abgerechnet.
In Agenda LOHN müssen Sie ohne offene Differenz aus dem Vormonat starten. Aus diesem Grund
muss in voks-Lohn der ursprüngliche (voraussichtliche) Beitragsnachweis storniert und der endgültige Beitragsnachweis übermittelt werden.
Wenn die endgültigen Werte für den Beitragsnachweis feststehen, muss über den Punkt
»Auswertungen | Monatlich | Beitragsnachweis« der ursprüngliche (voraussichtliche)
Beitragsnachweis storniert werden.
Anschließend kommt die Abfrage, ob ein neuer Beitragsnachweis erstellt werden soll.
Dieser wird dann mit den endgültigen Werten erstellt und muss versendet werden.
Somit bleibt keine Differenz offen.
6. Lohnsteuer-Anmeldung versenden.
7. Ggf. Lohnsteuerbescheinigung versenden.
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 19
Info für Anwender Nr. 86231
8. Abmeldung wegen Systemwechsel (Meldegrund 36) auslösen.
Beispiel: Meldung 36 zum 28.02.2015
9. Sozialversicherungsmeldungen versenden
10.Hinweis zu ELStAM:
Eine Abmeldung für ELStAM ist nicht zu erstellen, denn die Ummeldung auf das neue Abrechnungssystem wird in der Nachfolge-Software (Agenda) erzeugt.
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 20
Info für Anwender Nr. 86231
3.6.
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
Falls Vorjahreswerte für die Abrechnung Januar bis März 2015 in Agenda LOHN (im Märzklauselfall)
benötigt werden, erhalten Sie bei der Monatsberechnung in Agenda LOHN eine Hinweismeldung (Hinweise zur Abrechnung). Die Vorjahreswerte müssen dann nachgetragen werden, um eine richtige Berechnung sicherzustellen.
1.
»Stammdaten I Personaldaten«.
2. Mitarbeiter öffnen.
3. Register »Dialog«.
Schaltfläche <Lohnkontovorträge>.
Im Register »SV-Vorjahreswerte« erfassen Sie das kumulierte SV-Brutto und die kumulierten SVTage des Vorjahres anhand des Lohnkontos 2014 aus voks.
Nr. 1684 Märzklausel
4.
Details
Überblick
1. Verzeichnis der Importdatei
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2. Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
Autor: BAS / 25.02.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
4.1.
Seite 21
Verzeichnis der Importdatei
voks-Pfad für Datenexport ermitteln
1. Voks-Tools öffnen:
2. <Support> öffnen
<Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:
Autor: BAS / 25.02.2015
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3. Pfad:
Pfadangabe aus der Explorer-Zeile
Ordner »Datenexport«
Ordner »Lohn«
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 23
Info für Anwender Nr. 86231
4.2.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
Achten Sie darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden. Nur so ist eine automatische Übernahme der Daten möglich.
Mandant manuell anlegen
1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen:
2. Mandanten-Erfassung öffnen:
3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage.
5.
Wichtige Informationen
Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks
Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsere
Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks:
Telefon: 08031 2561 399
E-Mail: voks-umstieg@agenda-software.de
Infos für Anwender
Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten
Nr. 86229 voks: Datenübernahme FIBU
Nr. 86230 voks: Datenübernahme ANLAG
Nr. 86234 voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten
Fragen von voks-Anwendern
LOHN
Autor: BAS / 25.02.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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