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"Elektronische Mandatsführung und verschlüsselte E

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Advokatenverein des Kantons Zug
Präsentation vom 26. Februar 2015
Elektronische Mandatsführung und
verschlüsselte E-Mail Kommunikation
mit dem Mandanten
Rechtsanwalt Lukas Fässler
1
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Ausgangslage
2
•
Praktisch das gesamte Schriftgut eines Mandates wird heute
elektronisch erarbeitet oder bearbeitet
•
Wo sind meine Mandatsakten aber vollständig (in Papierdossier,
in Office, in Mandatsverwaltungsprogramm, im Outlook ??)
•
Wie gehe ich mit der hybriden und Multikanal-Kommunikation
(Papier/ Büroautomation/E-Mail/ SMS-MMS etc.) um
•
Wie genüge ich bei dieser Mehrkanalkommunikation der
anwaltlichen Sorgfaltspflicht
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Zielsetzung
3
•
Ab 1.1.2014 setzen wir konsequent auf die beweistauglich,
revisionssichere, elektronische Aktenführung
•
Das elektronische Mandat muss 100% aller
geschäftsrelevanten Informationen zum Fall enthalten
•
Papier ist nur noch Hilfsmittel
•
Alle Prozesse (insbesondere Posteingang und Postausgang)
müssen auf diesen Grundsatz ausgerichtet werden
•
Das Anwaltsgeheimnis ist in jeder Phase der Kommunikation
mit dem Mandanten und Dritten einzuhalten
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Präsentation
4
•
Wir zeigen Ihnen heute:
•
Die elektronische beweistaugliche Mandatsaktenführung
• Posteingang/Ausgang mit Transformation von Papierakten
in beweistaugliche unveränderbare elektronische
Datenfiles
• Integration von E-Mail Kommunikation in das elektronische
Mandatsdossier
• Integration von nachträglich gescannten Dokumenten in
das elektronische Dossier
•
Die einfache verschlüsselte E-Mail Kommunikation mit
Mandanten und Behörden
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Voraussetzungen
•
Voraussetzungen für die elektronischen Aktenführung sind:
•
•
•
•
•
•
5
Das elektronische Aktendossier muss vollständig sein
Das elektronische Aktendossier muss beweistauglich sein
Die gesamte Bearbeitung muss nachvollziehbar sein
(Versionierung)
Geschäftsrelevante Dokumente aller Art (Files, Fotos, E-Mails
etc.) müssen unveränderbar im Aktendossier vorhanden sein
Nachträglich eingescannte Dokumente müssen
unveränderbar und beweistauglich ins Dossier integriert
werden (Transformationsprozess Papier -> beweistaugliches
File)
Ein abgeschlossenes Mandatsdossier muss beweistauglich
aufbewahrt und archiviert werden können
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Standards
•
BSI TR-03138 TRE-RESISCAN vom 20.3.2013 – Technische
Richtlinie des BSI Bundesamtes für Sicherheit in der
Informationstechnik – „Rechtssicherheit im ersetzenden Scannen“
• Über 25 Musterprozesse auf elektronischer Aktenbasis
durchgeführt und analysiert (Prof. Dr. Rossnagel – Uni Kassel)
•
Prozessuale Möglichkeiten (ZPO / StPO / SchKG / VwVG) –
Verordnung über die elektronische Ü̈bermittlung im Rahmen von Zivil- und
Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren vom 18. Juni
2010 – SR 272.1
6
•
•
•
•
Ordnungsvorschriften zur Datenbewirtschaftung (Manipulationen)
Farbscan versus S/W-Scan
Einseitiger versus doppelseitiger Scan (QS)
PDF A/-1 – anerkanntes Standardarchivformat nach ISO 19005-1:2005 /
19005-2:2011.
•
Separater Artikel in der Anwaltsrevue 5/2014
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Router
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Archivio-Transformationsserver
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Die elektronische Mandatsführung
MLaw Sarah Seiler
Rechtsanwalt Markus Dormann
9
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Grundsatz
- Rechtsverbindliche Grundlage bei FSDZ für die
Mandatsführung ist das elektronische Dossier
- Weisung «Datenbewirtschaftung bei FSDZ»
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I. Briefpost
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Eingehende Briefpost
Was machen wir?
- Beweistauglich einscannen
- Unveränderbares PDF/A-1 erstellen
- Überführung des beweistauglichen PDF in
elektronisches Dossier im «TSL»
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
13
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
15
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
Was bringt BvL Archivio?
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Transformationsserver
Unveränderbarkeit
Zeitstempel
Ablagesystem / Zwischenarchiv
Verschlüsselung
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Eingehende Briefpost
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
18
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Eingehende Briefpost
Endergebnis:
Beweistaugliche elektronische Ablage
der eingehenden Briefpost
Originale können zurückgesandt und
Kopien vernichtet werden
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Ausgehende Briefpost
20
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Ausgehende Briefpost
- Same procedure
-> einscannen
-> abspeichern
-> übertragen
- Kopie wäre unnötig, sofern Kontrolle der
Originalkonformität gemacht wird
21
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II. Mailverkehr
22
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Eingehende Mails
- Entweder abspeichern und wieder ins TSL
ziehen
- Per Plug-In auch in den Archivio-Server
schickbar, falls Zeitstempel erwünscht
- Oder mit Mandatsnummer an die eigene
E-Mailadresse des TSL schicken:
timesensorlegal@fsdz.ch
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Ausgehende Mails
- Bezüglich Verschlüsselung wird auf den
Vortrag von RA Marti verwiesen
- E-Mails können aus dem Outlook direkt in
das TSL geschickt werden
-> damit erübrigt sich das abspeichern und
übertragen
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Ausgehende Mails
25
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Ausgehende Mails
26
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Plug-ins
Durch BvL Plug-ins können Dokumente aus dem
Datei-Explorer oder Posteingang direkt in den BvL
Archivio geschickt werden
z.B. können Printscreens mit einem Zeitstempel
versehen und danach als Beweismittel einer Rechtsschrift beigelegt werden
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Plug-ins
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III. Verwendung des elektronischen
Dossiers zusammen mit der digitalen
Signatur im Verkehr mit Behörden
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Voraussetzungen
• PDF-Dokument
• Elektronische Signatur
• Signatursoftware
• Zustellplattform
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Elektronische Signatur
-
Qualifiziertes Zertifikat nach Schweizerischer Gesetzgebung (SR 943.03,
Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen
Signatur, ZertES)
-
Mitgliederausweis SAV mit Suisse ID (digitales Berufszertifikat) von Quo
Vadis
-
Drei Elemente:
1.Elektronischer Identitätsnachweis
2.Qualifizierte elektronische Signatur
3.Elektronischer Funktionsnachweis
31
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32
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Signatursoftware
• Empfehlung SAV: Open eGov LocalSigner 2.5.3 des
Bundesamtes für Justiz
• Vorteile:
- Qualitätskontrolle durch das Bundesamt für Justiz
- Zeitstempel bereits integriert
- kostenlos
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Zustellplattform
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•
Elektronische Eingaben müssen über eine vom
Gesetzgeber anerkannte Zustellplattform getätigt
werden.
•
Kanton Zug: Zertifizierte Plattform Privasphere
•
Registrierung erforderlich
•
Eingabe über Behörden-Webformular
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Verschlüsselte E-Mails und das
Anwaltsgeheimnis
Rechtsanwalt Andreas Marti
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Risiken
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Gesetzesbestimmungen
- Art. 398 OR
Sorgfaltspflicht
- Art. 28 OR
Persönlichkeitsrechte
- Art. 12/13 BGFA
Sorgfaltspflicht &
Berufsgeheimnis
Angemessener Datenschutz,
auch für Transport
- Art. 7 DSG
Art. 8/9 VDSG
- Art. 321 StGB
44
Berufsgeheimnis ist
strafrechtlich geschützt
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Einwilligung Klient?
- Umstritten ob Einwilligung Klient zu unverschlüsselter
Kommunikation überhaupt möglich ist
- DSG -> Verpflichtung Anwalt selbst -> Keine Einwilligung
Klient möglich
- Unverschlüsselter Erst-Kontakt durch Klient ist keine
Einwilligung
- Klare Aussagen deutscher Anwaltsverband / Datenschützer
-> Verschlüsselung notwendig
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Alternativen zu unverschlüsselter EMail-Kommunikation
- Post?
- Fax?
- Verschlüsselung SW-Lösung? (PGP etc.)
- Verschlüsselung von Anhänge (ZIP, MS-Dateien)
- Verschlüsselung über gesicherte Plattformen
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FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Zwischenfazit
Diskrepanz zwischen gesetzlichen
Anforderungen und Praxis:
Verschlüsselung E-Mail-Kommunikation
für Anwälte dringend empfohlen
Möglichst einfache und effiziente Lösung
gesucht, ohne Installation SW bei Klienten
und mit möglichst wenig Zusatzaufwand
für Anwalt und Klient
47
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Lösung FSDZ
- «HIN Mailgateway» mit Option Global (Health Info Net AG)
- Führender Anbieter im Gesundheitswesen
- Arztgeheimnis – Anwaltsgeheimnis
- Zweistufige Authentifizierung
- Keine Archivierung E-Mails auf Servern des Anbieters
- Integration E-Mail-Verkehr in TSL einfach möglich
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Übersicht Lösung mit Klienten (Global)
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Übersicht Lösung unter Mailgateway-Benutzern
50
FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Vorgehen Anwalt / Sekretariat
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Vorgehen Klient (Global)
52
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E-Mail von Klient an Anwalt
- Verschlüsselt: Automatisch und ohne Zusatzkosten
durch Anklicken «Beantworten»
- Grundsätzlich unverschlüsselt: bei Verwendung
anderer E-Mail-Programme
- Vorteil Anwalt: Normaler E-Mail-Empfang von
verschlüsselten Nachrichten (Einbindung in
Dokumentenverwaltung möglich)
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Versand unter MailgatewayBenutzern
- Normaler E-Mail-Versand erfolgt automatisch verschlüsselt
und ohne Verwendung von Passwörtern
- Hinweise …(vertraulich) in Betreff bzw. Markierung als
vertraulich in E-Mails-Programm nicht notwendig (jedoch
empfehlenswert)
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Fazit E-Mail Verschlüsselung
- Einfache Lösungen zur Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs
von Anwalt an Klienten sind verfügbar, welche die Sicherheit
der Kommunikation erheblich erhöhen
- Aufwand ist vertretbar und zur Wahrung der anwaltlichen
Pflichten dringend empfohlen
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- Verschlüsselung E-Mailverkehr unter den Anwälten wäre
über eine gemeinsame Plattform analog dem
Gesundheitswesen einfach realisierbar FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG Zug
Gesamtfazit
«Ich möchte nicht mehr zurück»
Hohe Flexibilität in der Nutzung
Schützen wir unser Anwaltsgeheimnis!
Vollständigkeit im elektronischen Dossier
Disziplin ist immer gefragt (interne Auditierung)
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FSDZ Rechtsanwälte und Notariat AG
www.fsdz.ch
www.facebook.com/FSDZRechtsberatung
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