close

Anmelden

Neues Passwort anfordern?

Anmeldung mit OpenID

Handout – WORD

EinbettenHerunterladen
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 1
Wissenschaftliche Arbeiten
erstellen mit Word und Co
Beitrag in:
Lange Nacht der Hausarbeit
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
1
Input zum Thema "Formatieren mit Microsoft Office Word"
Anfangsdrumherum – Tipps für einen guten Plan und Hinweise zu grundsätzlichen
Voreinstellungen und Arbeitserleichterungen.
Die Office-Programme arbeiten perfekt zusammen. Verknüpfungen sind jederzeit möglich.
Layout, Formate, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Verzeichnisse, Felder und was sonst noch
kniffelig sein könnte.
Einblick in die grafische Oberfläche und Funktionsweisen von Excel, professionelle Diagramme
(Beispiele).
Präsentation der technischen Seite wissenschaftlicher Arbeiten. Beispielprogramme Microsoft
Word 2010 und Excel 2010
Klickfolgen sind in Kapitälchen dargestellt. (Zunächst die Bezeichnung des Menübandes, danach
die Bediengruppe und das Werkzeug.)
Weitere Skripts und Infos stehen auf www.veltenonline.de/downloads.html zur Verfügung:
Die_Dokumentvorlage.docx – zum Üben und Weiterverwenden
Bedienungsanleitung WORD – Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Wissenswertes zu Abschnitten, Formaten, Kopf-Fußzeilen
Musterdiagramme in Excel
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 1
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 2
Vorbereitung
Datei-Optionen
2/24/2015
Seite einrichten - Seitenränder
Anita Velten - www.veltenonline.de
2
Bitte halten Sie die Layout-Standards Ihres Dozenten unbedingt ein!
Ebenso sind die Zitierregeln der einzelnen Fachbereiche verschieden und sollten im Einzelfall
abgeklärt werden.
Die in dieser Anleitung enthaltenen Muster können als Vorlage verwendet werden, müssen aber
auf die für Sie zutreffenden Maße und Formate geändert werden!
Wie Vorlagen entstehen, wie sie verändert werden können und welche weiteren Techniken
empfehlenswert sind, erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Datei-Optionen: Voreinstellungen zu Auto-Korrektur, Speicheroptionen, Menüband
Entwicklertool z. B. für Positionsrahmen etc.
Seite einrichten: Doppelklick in den grauen Bereich des Lineals oder Seitenlayout >> Seite
einrichten
Schriftart, Schriftgröße, Zeilen- und Absatzabstände: Start >> Schriftart und Start >> Absatz –
vorzugsweise über Formatvorlagen
Silbentrennung einschalten – Seitenlayout >> Seite einrichten >> Silbentrennung
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 2
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 3
Formatvorlagen
Wichtige
Einstellung!
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
3
Start >> Formatvorlagen >> Überschrift 1 – Überschrift 2 – Überschrift 3 usw.
Wählen Sie aus dem Katalog das gewünschte Format aus und verändern es nach Ihren
Bedürfnissen für Ihr Dokument. Klicken Sie dazu im Aufgabenbereich rechts die umrahmte
Formatvorlage an (das ist ein aktiver Textteil) und im sich öffnenden Dialog auf „ändern“.
Nehmen Sie alle für Sie relevanten Einstellungen vor und bestätigen mit OK. Im Beispiel habe ich
zum besseren Verdeutlichen absichtlich verschiedene Farben gewählt. Die geänderte
Formatvorlage erscheint im Formatvorlagenkatalog und kann zugewiesen werden.
Weisen Sie die Formate (– Überschrift 1 – Überschrift 2 – Überschrift 3 etc.) den jeweiligen
Textteilen zu, indem Sie im Formatvorlagenkatalog darauf klicken.
Nummerieren Sie die Gliederung durch (Cursorposition: eine Überschrift) Klick auf Start >>
Absatz >> Liste mit mehreren Ebenen >> Gliederung. Bitte nicht verwechseln – wählen Sie in
der Listenbibliothek den 6. Eintrag (3. in der 2. Reihe), damit die Gliederung automatisch
fortlaufend nummeriert wird, auch wenn Sie später eine Überschrift hinzufügen, löschen oder
verschieben.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 3
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 4
Abschnitte definieren
Inhaltsverzeichnis
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
4
Teilen Sie Ihr Dokument in Abschnitte auf, gehen Sie dabei nach dem Aufbau der Arbeit vor. Ihre
Arbeit enthält z. B.:
Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Einleitung
Hauptteil
Schluss
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Ehrenwörtliche Erklärung
Definieren Sie für jeden Abschnitt einen Abschnittswechsel (evtl. wird im Hauptteil noch ein
zusätzlicher gebraucht).
Das funktioniert so: Cursor steht in Abschnitt 1! Klicken Sie: Seitenlayout >> Seite einrichten >>
Umbrüche >> Abschnittsumbrüche nächste Seite.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Abschnitt!
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 4
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 5
Abschnitte
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
5
Jetzt können Sie verschiedene Kopf- und Fußzeilen definieren.
Das Deckblatt hat z. B. keine Seitennummerierung, oft ist das Inhaltsverzeichnis mit römischen
Zahlen versehen, in den Kopfzeilen kann die jeweilige Überschrift 1 (oder andere Einträte)
erscheinen. Das erreichen Sie mit einer Feldfunktion. Einfügen >> Schnellbausteine >> Feld
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 5
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 6
Kopf- und Fußzeilen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
6
Einfügen >> Kopf – Fußzeilen
Es sind schon verschiedene Formate definiert, die Sie auswählen können. Sie enthalten bereits
verschiedene Formate und Voreinstellungen. Im Beispiel wähle ich ein leere KoFu. Es ist egal, ob
Sie Kopf- oder Fußzeile einfügen. Es wird jeweils das Gegenstück automatisch mit eingefügt.
Und weil das Dokument schon in Abschnitte aufgeteilt ist, erkennen Sie das deutlich in den
aktiven Kopf-Fußzeilen: Kopfzeile Abschnitt 1, Kopfzeile Abschnitt 2 usw. Außerdem finden Sie
noch den Eintrag „Wie vorherige“, wenn er nicht ausgeschaltet wurde.
Außerdem „serviert“ Ihnen WORD bei geöffneter Kopf-Fußzeile das Menüband Kopf- und
Fußzeilentools, in dem Sie alle Werkzeuge zum Einrichten der Kopf-Fußzeilen und Einbringen
der Seitenzahlen finden.
Fügen Sie die Seitenzahlen unbedingt über dieses Werkzeug ein, damit WORD selbständig
nummeriert und zählt und auch die Seitenzahlen für das Inhaltsverzeichnis ausliest. Bitte
keinesfalls die Seitenzahlen von Hand eintragen!
In Kopf-Fußzeilen können Sie alles unterbringen, das sich auf jeder weiteren Seite
wiederholen soll. Dabei muss das Objekt (Bild, Wasserzeichen, Textfeld) nicht zwingend im
Kopf-Fußzeilenbereich stehen. Es kann auch in den Satzspiegel gezogen werden und tritt bei
geschlossener Kopf-Fußzeile in den Hintergrund.
Durch Doppelklick ins Dokument schließen Sie die Kopf-Fußzeilen, um Ihr Dokument (weiter)
mit Inhalten zu füllen.
An dieser Stelle sollten Sie Ihr sorgfältig vorbereitetes Dokument als Vorlage (Dokumentvorlage)
speichern.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 6
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 7
Dokumentvorlage speichern
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
7
Eine Dokumentvorlage enthält alle Einstellungen, Formate, Abschnitte, Kopf-Fußzeilen,
Seitennummerierungen, die definiert wurden. So können Sie das, was Sie sich bisher mühsam
erarbeitet haben, als Schablone speichern und jederzeit für Ihre Arbeiten nutzen.
WORD hat dafür ein eigenes Dateiformat (*.dotx) und auch einen eigenen Ordner (Templates)
angelegt. Wenn Sie die Dokumentvorlage in den vorgesehenen Ordner speichern, können Sie sie
an diesem Rechner immer wieder finden. DATEI >> SPEICHERN UNTER >> DATEITYP WORD-VORLAGE
(*. DOTX) >> ORDNER TEMPLATES
Sie können sie aber auch zum „Mitnehmen“ an einem anderen Speicherort aufbewahren.
Sinnvolle Speicherorte – nicht nur für Dokumentvorlagen – sind heutzutage Clouds. Ob
Microsoft, Apple, Dropbox, Mediencenter oder dergleichen – sie sind immer erreichbar. An
Ihrem Rechner zu Hause sitzen Sie nicht immer, den Laptop haben Sie nicht immer dabei – wohl
aber Ihr Smartphone! Und in der Uni holen Sie sich die Daten einfach aus der Cloud. Internet ist
(fast) überall.
Sicherungskopien Ihrer „gewachsenen“ Arbeit sollten Sie natürlich zusätzlich erstellen – z. B. auf
USB-Stick oder eine externe Festplatte. Sie können sich die Arbeit auch von Zeit zu Zeit per EMail schicken. Dann „finden“ Sie sie auch immer wieder.
Den Dateinamen wählen Sie selbstverständlich so, dass er für Sie selbst verständlich ist –
aussagekräftig und evtl. mit Versionsnummern.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 7
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 8
Meine Vorlagen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
8
Wenn die Dokumentvorlage als dotx-Datei im Ordner Templates gespeichert ist, können Sie sie
unter
DATEI >> NEU >> MEINE VORLAGEN
Jederzeit wiederfinden und benutzen.
Von einem anderen Speicherort ist dies genauso möglich. Word öffnet dann ein neues
Dokument, das die Voreinstellungen enthält.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 8
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 9
Texte
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
9
Die Formatvorlage Standard enthält Einstellungen für Text, der beim Start eines neuen leeren
Dokuments erscheint.
Über das Dialogfenster Schriftart können Sie Ihre persönlich bevorzugte Schriftart und
Schriftgröße ect. Definieren und Als Standard speichern, damit künftig jedes neue Dokument
diese Einstellungen hat.
Verfahren Sie ebenso mit dem Dialog Absatz! Hier können Sie den gewünschten Zeilenabstand
sowie den Abstand Vor: oder Nach: einem Absatz einstellen. (Ein Absatz ist der Text zwischen
zwei Zeilenschaltungen!)
Diese Dialogfenster sind auch beim Ändern der Formatvorlagen über die FormatvorlagenEinstellungen erreichbar.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 9
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 10
Illustrationen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
10
WORD bietet mit den Werkzeugen der Bediengruppe Illustrationen eine Reihe Möglichkeiten
der grafischen Darstellung.
Grafik: fügt ein Bild aus Datei ein, das, wenn es markiert ist, über das Menüband Bildtools
vielseitig veränderbar ist.
ClipArt: fügt ein Clip aus der Microsoft-Sammlung vom Computer oder aus dem Internet ein.
Beim Anklicken öffnet sich rechts ein Aufgabenbereich und Sie können nach Themen suchen
und Grafiken auswählen.
Formen: Es stehen eine ganze Reihe aufziehbarer Formen zur Verfügung, die mit Menüband
Zeichentools beliebig veränderbar sind.
SmartArt: Eine SmartArt-Grafik ist eine visuelle Darstellung Ihrer Informationen, die Sie schnell
und einfach erstellen können. Es bieten sie zahlreiche Variationsmöglichkeiten.
Diagramm: fügt in Excel-Diagramm in Ihr Dokument ein. WORD greift dabei auf Excel zu. Es
öffnet sich ein Excel-Tabellenblatt mit Mustereinträgen, die Sie verändern können.
Screenshot: fügt ein Bild oder Bildausschnitt eines geöffneten darunterliegenden Fensters ein.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 10
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 11
Tabellen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
11
Tabellen sind leicht einzufügen, geben einer Liste oder Datensätzen eine übersichtliche Struktur
und es stehen eine Menge anschaulicher Formate zur Verfügung.
Definieren Sie, wie viele Zeilen und Spalten Sie brauchen, füllen Sie Ihre Tabelle und geben ihr
ein ansehnliches Format – alles über die Tabellentools mit den Menübändern Entwurf und
Layout.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 11
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 12
Fußnoten
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
12
Wenn Sie die Zitierweise mit Fußnoten wählen, werden Sie viele Fußnoten haben.
Über VERWEISE >> FUßNOTE >> FUßNOTE einfügen schreibt WORD eine hochgestellte Zahl an
Cursorposition, zieht am Ende (Fuß) der Seite eine ca. 5 cm lange Fußnotentrennlinie, schreibt
darunter in verringerter Textgröße die Fußnotenzahl und wartet auf Ihre Eingabe…
Formate können Sie über die Formatvorlagen ändern, an die Fußnotentrennlinie kommen Sie
allerdings erst, wenn Sie in die Entwurfsansicht wechseln und dann in der Bediengruppe
Fußnoten Notizen anzeigen klicken.
Wenn Sie keine Literaturverwaltungssoftware nutzen und pflegen, haben Sie in WORD die
Möglichkeit, Ihre verwendeten Quellen einzupflegen. Sie bleiben auf Ihrem Rechner gespeichert
und sind auch für andere Arbeiten noch verfügbar. Diese Arbeit zahlt sich aus, wenn Sie von
WORD dann später ein Literaturverzeichnis erstellen lassen.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 12
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 13
Verzeichnisse
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
13
Inhaltsverzeichnis: liest die Überschriften und Seitenzahlen und listet sie auf.
Literaturverzeichnis: erstellt ein Literaturverzeichnis nach den zur Verfügung stehenden
Formaten.
Abbildungsverzeichnis: erstellt ein Verzeichnis der Abbildungen, Tabellen, Diagramme etc.
Voraussetzung: WORD braucht die Informationen, d. h. Überschriftenformatvorlagen,
Bildbeschriftungen, Tabellenbeschriftungen, Diagrammbeschriftungen, Literatur-Quellen.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 13
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 14
Überprüfen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
14
Wenn Sie Ihre Arbeit korrekturlesen lassen, nutzen Sie die Möglichkeit des Überprüfen-Tools
von WORD. Ist die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert, kann Ihr Korrektor
Änderungsvorschläge in roter Farbe einfügen, die Sie annehmen oder ablehnen können.
Außerdem sind Kommentare möglich, die Sie wieder entfernen können.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 14
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 15
Excel - Diagramme
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
15
Zahlenwerte können mit Hilfe von Diagrammen übersichtlich grafisch dargestellt werden. Dazu
bietet Ihnen Excel unzählige Möglichkeiten.
EINFÜGEN >> ILLUSTRATIONEN >> DIAGRAMM oder EINFÜGEN >> OBJEKT AUS EXCEL
WORD arbeitet direkt mit dem Ursprungsprogramm (Excel) zusammen und stellt die
entsprechenden Fenster zur Verfügung.
Eine Übersicht über die Diagrammtypen und ihre Einsatzmöglichkeiten finden Sie in den
Downloads.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 15
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 16
Säulendiagramme
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
16
Hier werden einzelne Werte nebeneinander verglichen. Schwankungen oder Trendverläufe
können gut dargestellt werden.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 16
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 17
Balkendiagramme
Kundentermine im 1. Quartal
Herr Schmitt
Frau Wieland
Frau Lauer
Herr Maier
0
25
2/24/2015
50
75
100
Anita Velten - www.veltenonline.de
125
150
175
17
Balkendiagramme dienen dazu, einzelne Werte schnell miteinander zu vergleichen. Die X-Achse
repräsentiert die Werte-Achse und die Y-Achse die Kategorienachse. Die Daten werden parallel
zur x-Achse angezeigt.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 17
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 18
Liniendiagramme
Fieberkurve (Hr. Müller)
41.0 °C
40.5 °C
40.0 °C
39.5 °C
39.0 °C
38.5 °C
38.0 °C
37.5 °C
37.0 °C
8:00
10:00
12:00
14:00
Montag
2/24/2015
Dienstag
16:00
18:00
20:00
22:00
Mittwoch
Anita Velten - www.veltenonline.de
18
Mit Liniendiagrammen können Sie Entwicklungen oder Trends über einen bestimmten Zeitraum
veranschaulichen. Das Klassische Beispiel: die Fieberkurve.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 18
Präsentation – Die lange Nacht der Hausarbeit – 26. Februar 2015
Folie 19
Fertigstellen
2/24/2015
Anita Velten - www.veltenonline.de
19
Kontrollieren Sie noch einmal sorgfältig das Layout, die Rechtschreibung etc. Sind alle
Verzeichnisse aktualisiert? – F9-Taste!
Der Abschluss Ihrer Arbeit sollte nun mit erstklassigem Druck und hochwertiger Bindung
gekrönt werden. Zur Art der Bindung haben Sie vielleicht auch Vorgaben – ansonsten müssen
Sie selbst entscheiden.
In Copyshops und im Internet finden Sie Möglichkeiten. Ihre Druckerei benötigt wahrscheinlich
die Arbeit im Pdf-Format. Das lässt sich mit den neuen WORD-Versionen gut erledigen.
Aber auch wenn Sie die Arbeit selbst ausdrucken, sollten Sie sie als Pdf-Datei speichern. Das
stellt sicher, dass sich keine Formänderungen mehr einschleichen.
Planen Sie ausreichend Zeit für die Endphase ein.
Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen! Ein schönes Layout und übersichtliche Gestaltung sind eine
Wertschätzung an den Lesenden und hinterlassen einen guten Eindruck. Jedoch auf den Inhalt
kommt es an. WORD ist ein Werkzeug, das so ganz nebenbei funktionieren muss. Nehmen Sie
sich rechtzeitig ein bisschen Zeit, es zu verstehen.
Handout – WORD-EXCEL - 2/25/2015
Seite 19
Autor
Document
Kategorie
Uncategorized
Seitenansichten
184
Dateigröße
1 232 KB
Tags
1/--Seiten
melden