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"Kommunikationsstrukturen in hierarchischen Systemen"

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"Kommunikationsstrukturen in
hierarchischen Systemen"
Abschlusskolloquium zur Qualifizierungsreihe Führungskompetenzen an der
Verwaltungsakademie Berlin
Thomas Gottschlich, 11.12.2104
Herzlich Willkommen!
1
Welche Relevanz hat das Thema
"Kommunikationsstrukturen in hierarchischen Systemen"
im Kontext der Qualifizierungsreihe Führungskompetenzen?
•
die Öffentliche Verwaltung ist ein strukturelles und funktionales Subsystem der
Gesellschaft
•
bei der Öffentlichen Verwaltung handelt es sich um ein hierarchisch strukturiertes
System
•
d.h. unser Handeln, also auch unser Führungsauftrag findet innerhalb hierarchischer
Systeme statt
•
Ich möchte mit diesem Vortrag dazu einladen, die eigene Arbeitsituation, und vor
allem das eigene Führungshandeln unter diesem Gesichtspunkt zu reflektieren
2
Was ist in der Öffentlichen Verwaltung hierarchisch geordnet?
A) Autoritäten – also Machtbefugnisse
d.h.
•
Zuständigkeiten
•
Verantwortung und Entscheidungskompetenzen (Weisungsbefugnisse, Entscheidungshorizonte)
•
Sanktionsbefugnisse (positive wie negative)
•
Außenwirkung der Organisationseinheit (Vertretung nach außen)
•
Führungskräfte bestimmen (teilweise)
- handlungsleitende Paradigmen (wie Führungsstil – und damit implizit auch das Betriebsklima)
- die Programmatik (Prioritätensetzung, Prinzipien)
B) Kommunikation
d.h.
•
welche Informationen fließen wohin (und auch: wohin nicht!)
•
die Leitung bestimmt nicht nur das Was, sondern auch das Wann, Wo und Wie
•
Autoritäten besitzen die Diskurs- und Deutungshoheit
•
der Dienstweg strukturiert regelhaft die Kommunikation
•
Abweichungen von diesem Dienstweg von unten nach oben sind sanktionsfähig
•
von oben nach unten hingegen nicht
3
Neben formellen Hierarchien gibt es immer auch informelle Hierarchien
Formell
Autoritäten
•
•
•
•
•
Entscheidungskompetenzen (Zuständigkeiten,
Entscheidungshorizonte),
Sanktionsbefugnisse (positive wie negative)
Vertretung nach Außen,
handlungsleitende Paradigmen (Führungsstil,
Programmatik (Prioritäten),
Prinzipien (Grundsätze /politisch)
Informell
implizit wirkende Machtmechanismen ergeben sich
aus:
•Gruppenzugehörigkeit,
•gewachsenen Strukturen, erkämpfte Privilegien
•Status in der Gruppe
•Status speist sich aus vielfältigen Aspekten u.a. aus
„Beliebtheit“ / „Charisma“ aber auch aus Faktoren wie
Leistungsfähigkeit / Erfahrung / Professionalität
•Informelle Führerschaft –ist ein bedeutsamer und
nicht unproblematischer Faktor im hierarchischen
Gefüge
Kommunikation
•
•
•
•
•
•
welche Informationen fließen wohin
und auch: wohin nicht
die Leitung bestimmt nicht nur das Was,
sondern auch das Wann, Wo und Wie
der Dienstweg strukturiert Kommunikation in
diesem hierarchischen System
Abweichungen von diesem Dienstweg von
unten nach oben sind sanktionsfähig
von oben nach unten nicht
- Pausen- / Flurgespräche (Buschfunk)
- durch private Kontakte, Freundschaften
- informeller Informationsfluss ist auch abhängig von
Status in der Gruppe
- wer spricht mit wem, wie, worüber
Verstöße werden formell sanktioniert
Verstöße werden sozial sanktioniert
4
• Formelle und Informelle Hierarchien wirken nicht nur nebeneinander
sondern auch ineinander und wechselseitig

dadurch werden Hierarchien zu einer komplexeren Struktur als formal
implementiert

erhöhen aber auch den strategischen Handlungsspielraum
(allerdings nicht nur für Vorgesetzte)
5
Hierarchien bergen durch die Über- und Unterordnungsverhältnisse
aber auch das Potential für Konflikte, insbesondere auf der
individuellen Ebene
•
Macht auf der einen Seite bedeutet dem Grunde nach Ohnmacht auf der anderen
Seite
•
das wird im allgemeinen nicht gleich als Konflikt bewertet
•
individuelle Konflikte entstehen aber hierbei bspw.
-
durch tatsächlichen oder auch nur gefühlten Machtmissbrauch (individuell
wahrgenommene Ungerechtigkeit)
-
aber auch durch individuelle leidvolle Ohnmachtserfahrungen (insbesondere bei
einem autoritären Führungsstil)
-
durch Differenzen zwischen dem Fremd- und dem Selbstbild (führt zu Irritationen
des Selbstkonzeptes, der Identität)
-
durch Differenzen zwischen den eigenen fachlichen und betrieblich strategischen
Vorstellungen und Erwartungen (Loyalitätskonflikt)
-
limitierende Strukturen bilden einen Zwangskontext, der u.U. als strukturelle
Gewalt erfahren wird
6
• individuelle Konflikte führen leicht zu strukturellen und ggf. sich
verschärfenden Problemen
•
z.B.
-
die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber nimmt ab
-
die Motivation der Mitarbeiter sinkt
-
das Arbeitsklima verschlechtert sich
-
die Krankenstände steigen
-
die Mitarbeiterfluktuation steigt
-
die Leistungsfähigkeit der Organisationseinheit nimmt spürbar (intern)
und wahrnehmbar (extern) ab
7
Vor- und Nachteile hierarchischer Organisationsformen
Nachteile
Vorteile
•
klare Aufgaben- und
Verantwortungszuordnung
•
individuelle Freiheit bei der
Arbeitsorganisation wird beschränkt
•
gibt den Mitarbeiter*innen Struktur und
Orientierung
•
dadurch werden Motivation und Innovation
beschränkt
•
strukturiert Arbeitsteilung
•
•
geregelte Kommunikationswege
starre Strukturen erzeugen Fehler (z.B. Stille
Post-Effekte)
•
regelt auch komplexe Zusammenhänge
•
•
schafft Nachvollziehbarkeit von
Zusammenhängen
starre Strukturen verhindern pragmatische
Lösungen für Probleme
•
•
die Arbeitsweise der Organisationseinheit ist
nach außen transparent
Belohnung angepassten Verhaltens
begünstigt fragwürdige Eigenschaften (z.B.
Heuchelei, Ignoranz ggü. Problemen, …)
•
die Funktionalität des Individuum steht im
Vordergrund
•
Vorgaben, Vorschriften etc. können Konflikte
mit eigenen Haltungen und Werten
erzeugen
8
Konsequenzen für das eigenen
Führungshandeln
• besondere Achtsamkeit auf den Zusammenhang von Macht und
Verantwortung im Bezug auf das eigene Führungshandeln
• Perspektivwechsel in das Führungshandeln einbeziehen
• Individualität und individuelle Sichtweisen ernst nehmen
• mögliche Spielräume innerhalb der hierarchischen Strukturen
nutzen
• wo es möglich ist, die Hierarchien flach halten
• nach Möglichkeit gewaltfrei kommunizieren
• Kollegialität und Solidarität fördern
• kritische Haltung gegenüber Autoritäten (auch der eigenen!)
• Fehlertoleranz üben - „Den größten Fehler, den man im Leben machen kann,
ist, immer Angst zu haben, einen Fehler zu machen.“ (Dietrich Bonhoeffer )
9
Und zum Schluss:
Keine Struktur ist auch keine Lösung!
Ich bedanke mich
für eure Aufmerksamkeit!
10
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