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globe 2.4 - Bedienungsanleitung für Kunden - GL

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Bedienungsanleitung
global exchange (globe)
für Kunden
Version 2.4.0 deutsch, lhel feh stp
Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Inhaltsverzeichnis
1 EINFÜHRUNG .............................................................................................................................................................. 3
1.1
Systemanforderungen........................................................................................................................................ 3
1.2
Sicherheit ........................................................................................................................................................... 3
2 ANMELDUNG UND ABMELDUNG.............................................................................................................................. 4
3 SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG..................................................................................... 6
3.1
Erster Schritt: Neue Sendung erstellen .............................................................................................................. 6
3.2
Zweiter Schritt: Einfügen von Zeichnungen und anderen Dokumenten in Ihre Sendung................................... 7
3.3
Letzter Schritt: Abschicken Ihrer Sendung an den GL ..................................................................................... 10
4 WIE MAN GEPRÜFTE DOKUMENTE ERHÄLT ........................................................................................................ 11
4.1
Öffnen des Posteingangs................................................................................................................................. 11
4.2
Öffnen der erhaltenen Sendung....................................................................................................................... 11
4.3
Download von geprüften Dokumenten einer Sendung..................................................................................... 13
4.4
Bearbeitungsstatus Ihres Projektes.................................................................................................................. 15
5 FUNKTIONEN............................................................................................................................................................. 17
5.1
Allgemeine Steuerungskontrollen..................................................................................................................... 17
5.2
Funktion : Home............................................................................................................................................... 17
5.3
Funktion: DataRoom ........................................................................................................................................ 19
5.4
Funktion: Neue Sendung (ZIP-Dateien, CSV-Schnittstelle, XML-Schnittstelle) ............................................... 20
5.5
Funktion: Eingang ............................................................................................................................................ 23
5.6
Funktion: Ausgang ........................................................................................................................................... 24
5.7
Funktion: Projekte ............................................................................................................................................ 25
5.8
Funktion: Suchen ............................................................................................................................................. 26
5.9
Hinweis: Aktualisierung der angezeigten Informationen................................................................................... 26
6 KONTAKT................................................................................................................................................................... 27
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
1 EINFÜHRUNG
Globe ist eine Internet-Anwendung zum papierlosen Austausch von Zeichnungen und Dokumenten (PDF Format) zwischen Germanischer Lloyd (GL) und seinen Kunden.
Kapitel 2 dieser Bedienungsanleitung beschreibt An- und Abmeldung.
Kapitel 3 hilft Ihnen mit einem Schnelleinstieg bei der Übermittlung Ihrer ersten Dokumente an den GL.
In Kapitel 4 wird erklärt, wie Sie die geprüften Dokumente zurück erhalten.
Kapitel 5 enthält zusätzliche Beschreibungen aller Aktionen und allgemeinen Funktionen der globe-Anwendung zur Nutzung der gesamten Funktionalität und aller Vorteile von globe.
1.1 Systemanforderungen
Die Anwendung von globe erfolgt mit einem Webbrowser.
Unterstütze Browser
- Microsoft Internet Explorer 6 oder höher
- Firefox 2.0 oder höher
- Opera 8.5 oder höher
Alle Browser müssen Session-Cookies erlauben und JavaScript muss aktiviert sein (Standarteinstellungen von unterstützten Browsern).
1.2 Sicherheit
Der Zugang zu global exchange (globe) wird exklusiv über eine SSL Verbindung zur Verfügung gestellt, die 128-BitVerschlüsselung verwendet. So können die übertragenden Daten nicht von Dritten gelesen oder modifiziert werden.
Außerdem gibt es die Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Anwender-Authentifizierung (RSA SecurID) zu verwenden. Um mehr
Details zu erhalten, lesen Sie bitte die technische Dokumentation des führenden Sicherheitsunternehmens RSA:
http://www.rsasecurity.com
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
2 ANMELDUNG UND ABMELDUNG
2.1 Anmelden in globe
Um globe zu verwenden benötigen Sie eine Benutzer-ID und ein Kennwort. Wenn Sie auf unserer Website
http://www.gl-group.com/de unter „GL Tools“ „global exchange (globe)“ anwählen, finden Sie in der rechten Spalte einen
Link zum Registrierungsformular. Nach Ausfüllen und Absenden des Formulars werden Ihnen Ihre Login-Informationen
innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen zugesandt.
Sie können globe entweder direkt über die URL https://www.gl-group.com/globe/app oder durch Anwahl des Links „Login
to globe“ unter „Kunden-Service / global exchange (globe)“ aufrufen. Es erscheint dann die Anmeldungsseite von globe.
Anmeldungsseite von global exchange (globe)
Nach der Eingabe Ihrer Benutzer-ID und Ihres Kennworts klicken Sie auf den “Login”-Knopf, um auf die globe-Seiten zu
gelangen.
Während Ihrer ersten Anmeldung oder falls Ihr Kennwort von uns neu erzeugt worden ist (z.B. wenn Sie es vergessen)
werden Sie aufgefordert, das Kennwort zu ändern. Sie können auch von sich aus jederzeit Ihr Kennwort ändern, indem
Sie beim Login das Kästchen „change password after login“ anklicken.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Nachdem Sie sich angemeldet haben, begrüßt Sie die Homepage der Anwendung:
Name Ihres Kundenportals (“DataRoom”)
Ihr Name
Homepage von global exchange (globe)
Ihr gegenwärtiges Kundenportal (der “DataRoom”) ist geöffnet worden und erwartet Ihre Handlungen. Alle wichtigen
Aktionen können von der Homepage ausgelöst werden („Homepage-Links“).
2.2 Abmelden aus globe
Die Abmeldung aus globe wird durchgeführt, indem an der linken untersten Ecke der “Logout”-Link betätigt wird. Außerdem werden Sie automatisch abgemeldet, wenn Sie länger als vier Stunden keine Aktionen durchgeführt haben.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
3 SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG
Dieses Kapitel beschreibt in drei Schritten, wie man dem GL Dokumente übermittelt. In den meisten Fällen sollte diese
schnelle Einführung genügen, um Ihre Dokumente versenden zu können.
3.1 Erster Schritt: Neue Sendung erstellen
Klicken Sie bitte auf den Link “New Transmittal”. Sie sollten eine Seite wie diese sehen:
1.
2.
3.
New Transmittal Formular
Ein Transmittal stellt das elektronische Gegenstück zu einer Briefsendung mit Ihren zu prüfenden Dokumenten dar.
In diesem ersten Schritt werden die Felder Project, Subject und evtl. Client Ref. No. ausgefüllt.
Jede Sendung muss einem Projekt zugeordnet werden, zu dem Ihre Dokumente gehören. Dazu wählen Sie aus der
oben rot eingekreisten Liste das entsprechende Projekt aus oder Sie wählen “(ADD PROJECT)”, falls Sie die erste
Sendung für ein neues Projekt erstellen. Im letzten Fall wird das auf der folgenden Seite dargestellte Formular zum Hinzufügen eines Projekts angezeigt.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Formular zur Erstellung eines neuen Projekts
Geben Sie für ein neues Projekt hinter Project Description einen passenden Namen für das Projekt ein (z.B. Typ
und Name des Schiffs o.ä.) und hinter Register Number die GL Schiffsregister-Nummer. Falls Ihnen die RegisterNummer nicht bekannt sein sollte, können Sie das Feld leer lassen. Wenn möglich ergänzen Sie die Nummer dann bitte
später. Falls das Projekt mehrere (Schwester-)Schiffe umfasst, geben Sie nur die Nummer für den Prototypen (meistens
die kleinste Nummer) ein. Wenn Sie möchten können Sie hinter Remarks noch eine Anmerkung oder weitere Informationen zu dem Projekt hinzufügen. (Weitere Hinweise zu Projekten gibt es in Kapitel 5.7.) Klicken Sie auf „Save“. Sie
gelangen zum „New Transmittal“- Formular zurück und das gerade erzeugte Projekt ist ausgewählt.
Das Feld Subject entspricht der Betreff-Zeile in einem Brief. Teilen Sie uns hier z.B. kurz mit, welche Art von Dokumenten Sie bei uns einreichen (Schiffs-Bereich/-Komponente zu dem/der die eingereichten Konstruktionszeichnungen
gehören o.ä.). Außerdem können Sie im Feld Client Ref. No. Ihre eigene Referenznummer für diese Sendung eingeben.
3.2 Zweiter Schritt: Einfügen von Zeichnungen und anderen Dokumenten in Ihre Sendung
Als ein konsistentes Dateiformat für den Austausch von Zeichnungen und Dokumenten wird das Adobe PDF-Format
(Portable Document Format) verwendet. Einige Dinge sind bei der Erzeugung der PDF-Dateien zu beachten:
• Verwenden Sie Farben bitte nur, wenn absolut notwendig.
• Legen Sie die PDF’s in Originalgröße (ohne jegliche Größenveränderung) an, so dass der Maßstab erhalten
bleibt und die Zeichnungen ohne Verzerrung ausgedruckt werden können.
Klicken Sie bitte an der Unterseite des New Transmittal Formulars auf „Add document“.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
New Document Formular
Im obigen Formular können Sie durch Anklicken von „Durchsuchen“ ein neues Dokument hinzufügen. Wählen Sie es in
dem Verzeichnis, wo Sie es abgespeichert haben, aus und es wird im Feld File eingetragen.
Ergänzen Sie anschließend im Feld Title den Namen und im Feld Drawing No. die Nummer der Zeichnung / des
Dokuments. Wenn möglich geben Sie zuletzt noch die Art des Dokuments bzw. des in der Zeichnung wiedergegebenen
Systems durch Auswahl aus der Liste Headline/Unit an.
Drücken Sie ”Add another document”, wenn Sie weitere Dateien hinzuzufügen haben.
Drücken Sie den “OK”-Knopf um das Hinzufügen von Dokumenten zu beenden.
Hinweis: Das Einfügen von Dokumenten lässt sich, insbesondere bei einer größeren Anzahl, noch optimieren. Wir empfehlen hierzu mehrere Dateien in der Form einer einzelnen ZIP-Datei zu laden. Kapitel 5.4 enthält ausführlichere Informationen.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Das Sendungsformular wird wieder angezeigt und sollte Ihre Dokumente enthalten:
Ihre hochgeladenen Dokumente
New Transmittal Formular: Dokumentenliste
An diesem Punkt können Sie noch alle Daten Ihrer Sendung ändern, weitere Dokumente hinzufügen oder auch wieder
löschen. Sie können auch “Save as draft” („Als Entwurf speichern“) anklicken, um Ihre Arbeit zu unterbrechen und die
Sendung z.B. beim nächsten Aufruf von globe weiter zu bearbeiten oder zu ergänzen.
Anschreiben:
Jeder Sendung muss ein Anschreiben beigefügt sein. Dieses hat den gleichen Zweck und Inhalt wie das Anschreiben
bei einer entsprechenden Briefsendung. Fügen Sie es genauso wie die anderen Dokumente als PDF-Datei hinzu. Wählen Sie als Headline/Unit bitte „Correspondence“. Zur Vollständigkeitsprüfung listen Sie bitte auch alle Dokumente
auf, die in der Sendung enthalten sind.
Hinweis: Es ist geplant zur Arbeitserleichterung durch Anwahl eines zusätzlichen Knopfs „Create cover letter template“
einen Entwurf für ein vorausgefülltes Anschreiben zur Verfügung zu stellen.
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3.3 Letzter Schritt: Abschicken Ihrer Sendung an den GL
Um Ihre fertiggestellte Sendung an den Germanischen Lloyd zu übermitteln klicken Sie bitte “Send transmittal to receiver” (“Sendung an den Empfänger senden“).
Wenn keine Fehlermeldung erscheint (Sie also alle notwendigen Felder ausgefüllt haben und kein technisches Problem
auftritt o.ä.), wird Ihre abgehende Sendung dem Ausgang Ihres DataRooms hinzugefügt. Sobald sie hier aufgeführt ist,
steht sie dem GL zur Bearbeitung und Genehmigung zur Verfügung und wir erhalten hierüber eine Benachrichtigung.
Ihre Dokumente werden auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft, zur inhaltlichen Prüfung vorbereitet und an den Prüfingenieur weitergeleitet.
Ausgang Ihres DataRooms
Damit ist für Sie die Übermittlung Ihrer Dokumente abgeschlossen.
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4 WIE MAN GEPRÜFTE DOKUMENTE ERHÄLT
Hat der GL die Zeichnungen erst einmal ausgewertet, werden diese in Ihren DataRoom zurückgestellt. Sie werden über
erhaltene Sendungen mittels E-Mail informiert; alternativ können Sie globe regelmäßig überprüfen, um zu sehen, was in
Ihrem Posteingang ist.
Im Falle, dass Sie über eine neue Sendung durch eine E-Mail informiert werden, haben Sie die Möglichkeit, sie durch
den in der E-Mail zur Verfügung gestellten Link direkt in globe aufzurufen. Andererseits, wenn Sie globe regelmäßig
überprüfen, zeigt ein roter Pfeil das Vorhandensein von ungelesenen Dokumenten an; indem Sie auf den roten Pfeil
klicken, werden Sie automatisch zu diesen neuen Dokumenten gebracht. Sie sind auch im Stande, Sendungen von Ihrem Posteingang auszublenden – dadurch können Sie Ihren Posteingang auf neuere Sendungen einschränken. Für
weitere Information bezüglich Ihres Postein- und ausgangs, springen Sie bitte zum Kapitel 5.5 bzw. 5.6.
4.1 Öffnen des Posteingangs
Ausgewertete Dokumente werden vom Zeichnungsprüfungs-Team des GL in einer Sendung zusammengefasst und versandt. Jedes Mitglied des Empfänger-DataRooms wird eine Benachrichtigungs - E-Mail bekommen:
Benachrichtigungs - E-Mail-Ereignis: Eine neue Sendung ist angekommen
Der Inhalt einer Benachrichtigungs- E-Mail gibt Ihnen eine kurze Übersicht einer erhaltenen Sendung. Um Ihren Posteingang zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Link in der obersten Zeile der Liste.
Wahlweise können Sie den Posteingang auch von den “Homepage-Links“ oder von der Navigationsleiste öffnen.
4.2 Öffnen der erhaltenen Sendung
Der Posteingang enthält eine Liste von erhaltenen Sendungen. Um Sendungen zu öffnen, klicken Sie bitte auf die “Sendungs-Nr.“ (TTS Nr.) (z.B. “05-043253“ im Beispiel unten) in der ersten Spalte der Liste.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Klicken Sie bitte auf die TTS-Nr. von Ihrem Posteingang, um Sendungen zu öffnen
Sie können Sendungen auch aus dem Projektfenster öffnen, wenn Sie das gewünschte Projekt bereits geöffnet haben.
Bedenken Sie bitte, dass Sendungen im Posteingang, aber nicht in einem Projekt verborgen werden können. Für weitere Information bezüglich Ihres Posteinganges und Projekten, springen Sie bitte zum Kapitel 5.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Klicken Sie auf die Sendungsnr. von der Projektübersichtsseite, um Sendungen zu öffnen
4.3 Download von geprüften Dokumenten einer Sendung
Auf die Sendungsnr. klicken, die Sendung wird geöffnet und wird wie in diesem Bildschirmausschnitt angezeigt:
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Das Sendungs-Detail-Fenster
Der Bearbeitungsstatus der Dokumente ist einer Farbkennzeichnung zugeteilt worden:
•
- BEVORSTEHEND:
GL hat Ihre Dokumente gerade erhalten und der Zeichnungsprüfungsprozess
wurde noch nicht gestartet
•
- IN BEARBEITUNG:
GL hat Ihre Sendung ′angenommen′ und der Zeichnungsprüfungsprozess wurde
gestartet
•
- GENEHMIGT:
Der Zeichnungsprüfungsprozess ist beendet und das Dokument wurde genehmigt
•
- NICHT GENEHMIGT: Der Zeichnungsprüfungsprozess ist beendet und das Dokument wurde nicht genehmigt
Sie können die Dokumente herunterladen, indem Sie den Browser-Link von den “Open“-Spalten verwenden. Wenn Sie
“Open View’“ anklicken, wird das Dokument in Ihrem Acrobat Reader geöffnet und die Anwendung setzt eine Markierung, dass Sie das Dokument zum Anschauen öffneten. Folgende Dokument-Markierungen sind verfügbar:
•
UNGELESEN:
kein Benutzer des DataRooms hat das Dokument geöffnet, um es anzusehen
•
GELESEN:
das Dokument wurde geöffnet und von einem Benutzer des DataRooms angesehen
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
•
UNPRINTED:
das Dokument ist zum Anschauen geöffnet worden, aber kein Benutzer des
DataRooms öffnete es zum Ausdruck
•
PRINTED:
das Dokument ist gedruckt worden (dieser Zustand schließt ein, dass es auch angesehen wurde)
Wenn Sie die Lesen/Drucken - Markierung nicht verändern wollen, klicken Sie bitte auf den Link in der “Filename“Spalte – es wird das PDF geöffnet, aber die Markierung nicht verändert.
Um die gesamte Sendung (einschließlich aller Dokumente) herunterzuladen, betätigen Sie bitte den “Download als ZIP“Knopf an der Unterseite des Transmittalformulars. Das ist die einfachste Weise, die Dateien auszutauschen. Sie können
außerdem die Lesen/Drucken – Markierung für alle Dokumente setzen, wenn Sie das ZIP-Archiv herunterladen.
4.4 Bearbeitungsstatus Ihres Projektes
Sie können sich jederzeit in globe anmelden und Ihre Projekte öffnen, um den Status Ihrer Dokumente zu verfolgen. Um
ein Projekt zu öffnen, können Sie auf den Namen in der Liste “Favorite Projects“ oder - wenn hier nicht angezeigt - der
kompletten Projektliste klicken (Hierfür wählen Sie zuerst den Link “Projects“).
Die Übersichtsseite für Zeichnungsprüfungsprojekte sieht wie folgt aus:
Die Projektübersichtsseite
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
In der Dokumentenliste (“Karteireiter Documents“) werden Sie alle Ihre für das spezifische Projekt zum GL gesandten
Dokumente finden. Wenn Sie eine Antwort vom GL erhalten haben, erscheint ein Symbol (
) vor dem Dateinamen –
sonst wird der Eintrag leer sein (für mehr Information, klicken Sie bitte auf “Detail“).
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
5 FUNKTIONEN
Dieses Kapitel beschreibt die Bedienungsfunktionen von globe, die noch nicht in den vorherigen Kapiteln erklärt wurden.
5.1 Allgemeine Steuerungskontrollen
Werfen Sie bitte einen Blick auf den folgenden Bildschirmausschnitt. Er zeigt einige allgemeine, auf vielen Seiten von
globe verwendete Steuerungen:
Filter
Sortierreihenfolge
Aktionsspalten
Anklickbarer Link
Allgemeine Kontrollbereiche von globe
•
•
•
•
Filter-Symbol: Geben Sie einen Wert ein bzw. wählen ihn aus, um die angezeigten Zeilen auf diesen Wert in
der zugehörigen Spalte einzuschränken.
Sortierreihenfolge-Symbol: Aufsteigend oder absteigend
Anklickbarer Link (blaue Schriftfarbe): Laden Sie in diesem Zusammenhang eine neue Seite
Aktionsspalte: Führen Sie die in der Kopfzeile der Spalte genannte Aktion durch
5.2 Funktion : Home
Direkt nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Sie auf die Homepage von globe weitergeleitet:
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
dynamischer Navigationspfad
Arbeitsbereich
Navigationsleiste (Sie können diese verbergen indem
Sie auf den senkrechten Separatorbalken klicken)
Homepage von globe mit der (Crumb-)Navigation, der Navigationsleiste und dem Arbeitsbereich
Unter dem Anwendungsnamen “global exchange 2.4 (globe)“ können Sie den dynamischen Navigationspfad (Crumb
Navigation) finden, der mit dem Kontext der gegenwärtig angewählten Funktion erweitert wird. Wenn Sie z.B. eine Sendung aus Ihrem Posteingang geöffnet haben, wird der Navigationspfad ähnlich aussehen wie:
”home> inbox> transmittal: 05-043294>”. Sie können auf drei verschiedene Links klicken (Homepage, Posteingang und
die Sendung). Der Navigationspfad verhält sich also ähnlich wie eine History-Navigation.
Der Arbeitsbereich auf der Homepage enthält alle Links zu den Hauptfunktionen, ähnlich den Links in der linken Navigationsleiste.
Die Navigationsleiste ist auf allen Seiten verfügbar. So sind Sie im Stande, auf alle Funktionen von jedem Fenster umzuschalten.
HINWEIS:
• Wenn Sie die Navigationsleiste nicht benötigen (z.B. wollen Sie eine neue Sendung erstellen und die volle Bildschirmbreite nutzen), kann dieser Bereich unterdrückt werden, indem Sie auf den vertikalen, hellblauen Navigationsleisten-Abgrenzer klicken.
• Ihre Browser-Sitzung wird nach vier Stunden beendet, wenn in dieser Zeit keine Aktionen von Ihnen durchgeführt wurden. Nach 30 Minuten der Untätigkeit wird ein kleines rotes Fenster Sie warnen – dann haben Sie
noch 30 Minuten, um Ihre Sitzung ohne eine neue Anmeldung zu reaktivieren.
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5.3 Funktion: DataRoom
Wenn Sie eine Anwendungssitzung starten, wird der DataRoom (Kundenportal) geöffnet, auf den Sie zuletzt zugegriffen
haben. Die meisten Anwender werden allerdings normalerweise nur ein Kundenportal nutzen (in den Bildschirmausschnitten dieses Kapitels wird der DataRoom “Heavy Ind.“ genannt).
5.3.1 Auswählen eines DataRooms (Kundenportals)
Nachdem Sie sich in globe angemeldet haben, wird Ihnen die Übersichtsseite von globe präsentiert. Auf dieser Seite
können Sie eines der Kundenportale auswählen, für das Sie autorisiert sind. Meistens wird Ihnen hier jedoch nur ein
Kundenportal angeboten.
Hauptseite von global exchange (globe)
Jedes Kundenportal innerhalb globe gehört einem Kunden vom GL. Auf diese Weise haben alle Kunden ihren eigenen
getrennten Bereich, in dem sie Zeichnungen und Dokumente mit dem GL austauschen können. Mit Ausnahme von autorisiertem Personal des GL und dem eigenen Personal des entsprechenden Kunden sind keine anderen Personen im
Stande, auf das Kundenportal dieses Kunden zuzugreifen.
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5.4 Funktion: Neue Sendung (ZIP-Dateien, CSV-Schnittstelle, XML-Schnittstelle)
Im Kapitel 3 SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG wurde diese Funktion schon beschrieben. Hier
wird zur Ergänzung auf weitere Möglichkeiten zum Einfügen von Dokumenten in eine Sendung eingegangen.
Wir empfehlen mehrere PDF-Dateien in einer ZIP-Datei einzureichen. Der Lade-Prozess ist dann leichter zu handhaben.
Um die Dateien auf Ihrem lokalen Laufwerk zu archivieren, verwenden Sie bitte Werkzeuge wie WinZIP
(http://www.winzip.com/ - kommerziell) oder 7-Zip (http://www.7-zip.org/ - kostenlos).
Sie können im New Document Formular mittels „Durchsuchen“ ein ZIP-Archiv genauso auswählen wie eine einzelne
PDF-Datei. Anschließend wird jedoch sofort wieder das New Transmittal Formular angezeigt und jede im Archiv enthaltene PDF-Datei in der Liste der Dokumente Ihrer Sendung erscheinen:
New transmittal Formular und die Liste der Dokumente
Die Felder Title, Drawing No. und Headline/Unit können Sie nun direkt in der Liste eingeben.
Wenn diese Informationen bereits an anderer Stelle in Ihrem Computersystem verfügbar sind (z.B. in einer Tabellenkalkulationsdatei oder einer Datenbank), besteht die Möglichkeit, diese über unser CSV- oder XML-Interface automatisch in
die Liste zu übertragen.
5.4.1 CSV-Schnittstelle
Fügen Sie dem ZIP-Archiv, das Ihre Dokumente enthält, eine CSV-Datei „globe.csv“ hinzu (CSV: „Comma Separated
Values“, „Trennzeichen-getrennt“). Viele Programme ermöglichen das schnelle Erstellen einer solchen Datei aus den
vorhandenen Daten, z.B. über eine eingebaute Exportfunktion. Dabei ist meist nur die Anordnung der entsprechenden
Spalten in der richtigen Reihenfolge zu beachten.
globe.csv muss pro PDF-Datei eine Zeile mit den benötigten Zusatzinformationen in der folgenden Reihenfolge enthalten:
Filename;Title;Drawing No;Certificate No;Headline/Unit
Die “Certificate No” wird für Plan Approval – Projekte nicht verwendet. Lassen Sie diese Spalte dann einfach leer.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
Alle Spalten außer "Filename" sind optional und können bei Bedarf leer gelassen werden.
Zur Trennung der Spalten verwenden Sie wie oben ein Semikolon „;“.
Wenn Ihr ZIP-Archiv z.B. 3 Dateien „correspondence.pdf“, „drw 10920a.pdf“ und „drw 019202.pdf“ enthält, könnte „globe.csv“ folgenden (theoretischen) Inhalt haben:
correspondence.pdf;Cover letter;;;Correspondence
drw 10920a.pdf;Midship Section B;10920;;Hull Structures
drw 019202.pdf;Compressed Air System;19202;;Machinery
Wenn Sie z.B. mit einer Tabellenkalkulation über den CSV-Export die Datei globe.csv aus Ihren vorhandenen Daten
erzeugt haben, schauen Sie sich den Inhalt in einem einfachen Texteditor an (z.B. mittels „Öffnen Mit“ ihres Dateiverwaltungsprogramms) und prüfen, ob er den obigen Vorgaben entspricht. Sie müssen dann evtl. noch etwas „herumexperimentieren“. Ob globe.csv den korrekten Inhalt hat, sehen Sie spätestens nach Laden der ZIP-Datei an den in globe in
der Dokumentenliste angezeigten Informationen.
5.4.2 XML-Schnittstelle
Als Alternative zur CSV-Schnittstelle steht die XML-Schnittstelle zur Verfügung. Die Anwendung der XML-Schnittstelle
ist allerdings etwas komplexer und setzt gewisse IT-Kenntnisse voraus.
Fügen Sie dem ZIP-Archiv, das Ihre Dokumente enthält, eine XML Datei „globe.xml“ hinzu. Wenn Ihr ZIP-Archiv z.B.
zwei Dateien „Correspondence.pdf“ und „drawing-6100.pdf“ enthält, sollte die Struktur der „globe.xml“ Datei wie diese
hier aussehen:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>
<!DOCTYPE globe2-exchange PUBLIC "-//Germanischer Lloyd//globe exchange 2.0//EN"
"http://www.gl-group.com/dtds/globe-exchange.dtd">
<globe2-exchange>
<transmittals>
<transmittal>
<document
unit="Correspondence"
title="Correspondence letter">Correspondence.pdf</document>
<document
unit="Machinery / Electrical Documents"
title="Compressed Air System"
drawingNo="6100-00-RevB">drawing-6100.pdf</document>
</transmittal>
</transmittals>
</globe2-exchange>
Direkt nach dem Laden der ZIP-Datei wird globe die XML Datei analysieren, um die Metadaten der passenden Dateinamen in der Liste der Dokumente zu speichern. Vermeiden Sie bitte Unterordner in einer ZIP-Datei und stellen sie sicher,
dass die Namen Ihrer PDF Dateien und die Werte in Ihren XML Einträgen wie erwartet zusammenpassen (Whitespaces
werden ignoriert).
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
globe XML DTD: http://www.gl-group.com/dtds/globe-exchange.dtd
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
5.5 Funktion: Eingang
Jede durch den GL übertragene Sendung wird in den Posteingang eines DataRooms gelegt. Jedes Mitglied des Empfangs-DataRooms wird eine Benachrichtigungs - E-Mail erhalten, wenn neue Sendungen verfügbar sind. Klicken Sie
bitte auf “Inbox“, um diese zu öffnen.
Eingang: Liste von eingehenden Sendungen
Der Posteingang enthält eine Liste von erhaltenen Sendungen. Jede Zeile in der Liste zeigt die nachstehenden Daten
einer Sendung an:
• die Sendungsnr. (TTS-No. Link, z.B. 05-043294, oben) – klicken Sie auf die Nummer, um die Sendung zu öffnen
• das Sendungsdatum
• Projekt der Sendung, klicken Sie auf die Projektbezeichnung, um das Projekt zu öffnen
• GL-Register-Nr.
• Betreff
• Absender (ein DataRoom, wie ”GL Head Office Plan Approval Team”)
• “Prg.” (Progress) Bearbeitungsstatus der Sendung aus Ihrer Sicht, wobei diese Zustände verfügbar sind:
•
•
o
UNGELESEN: Es gibt ungelesene Dokumente innerhalb dieser Sendung
o
UNGEDRUCKT: Es gibt ungedruckte Dokumente innerhalb dieser Sendung, aber alle
Dokumente sind als gelesen gekennzeichnet worden.
o
GEDRUCKT: Alle Dokumente sind gelesen und gedruckt worden
Rückmeldung: Drücken Sie dieses Symbol, um auf diese Sendung zu antworten
Erledigt: Wenn Sie eine Sendung als erledigt (Done) kennzeichnen, indem Sie auf diese Rubrik klicken, wird
die Sendung aus Ihrem Posteingang entfernt - aber die Daten werden nicht gelöscht! Alle Sendungen bleiben
mit ihrem Projekt verbunden, wo Sie alle ein- und ausgehenden Sendungen/Dokumente finden können. Das
hilft Ihnen, die Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang aufrecht zu erhalten.
Version 2.4
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
5.6 Funktion: Ausgang
Von Ihnen abgeschickte Sendungen werden in den Ausgang gelegt. Klicken Sie bitte auf “Outbox“, um ihn zu öffnen.
Ausgang: Liste der versendeten Sendungen
Die Liste der Sendungen wird in fast die gleichen Spalten wie im Posteingang eingeteilt. Es gibt zwei Unterschiede:
• Es gibt keine Bearbeitungsstatus-Symbole, weil die Sendungen Ihre eigenen Dokumente enthalten.
• Statt des Bearbeitungsstatus-Symbols finden Sie ein “Sendungsstatus-Symbol”. Der geschlossene Ordner
(
) bedeutet, dass Sie diese Sendung gerade abgeschickt haben und der GL diese noch nicht geöffnet hat.
Der Status aller Dokumente dieser Sendung ist “Bearbeitung noch anstehend“ ( ).
Wenn die Arbeit im Gange ist, wurde die Sendung “geöffnet” (
beit” umschalten ( ).
Version 2.4
) und alle Dokumentstati werden auf “in Ar-
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
5.7 Funktion: Projekte
Zeichnungen, Korrespondenzbriefe oder irgendwelche anderen Dokumente werden einer Sendung hinzugefügt. Eine
Sendung wiederum muss einem passenden Projekt zugewiesen werden.
Sie können die Liste der vorhandenen Projekte Ihres DataRooms öffnen, indem Sie auf „Projects“ klicken. Jeder DataRoom zeigt nur seine eigenen Projekte (und Partnerprojekte) an.
Durch Anwahl des Projektnamens in der ersten Spalte (oder auch direkt aus „Favourite projects“ in der Navigationsleiste) können Sie sich alle zugehörigen Dokumente oder Sendungen anzeigen lassen, die von Ihnen oder uns versendet
wurden.
In Kapitel 3.1 wurden die Grundlagen für das Anlegen eines neuen Projekts bereits erläutert. Sie können ein Projekt
auch durch Anklicken des Knopfes „New Project“ am unteren Rand der Projekt-Liste erzeugen. Wenn Sie Beschreibung, Register-Nummer oder Anmerkungen zu einem vorhandenen Projekt ändern möchten, klicken Sie auf das StiftSymbol des Projektes in der letzten Spalte „Edit“. Auch der Status (Aktiv, Nicht Sichtbar, Inaktiv) ist dann änderbar.
Bei der Erstellung von Projekten sind maximal 3 Projekt-Typen verfügbar:
• Plan Approval => Austausch von Zeichnungen zur Prüfung für ein Neubau-Projekt
• Certificates => Austausch von Zertifikaten (z.B. Inspektion durch den Hersteller auf dessen eigene Verantwortung)
• General => Allgemeiner Austausch von Dokumenten
Sie können auch andere DataRooms zu einem neuen Projekt einladen, indem Sie diese von der Liste „Available project
member DataRooms“ (“Verfügbare Projektpartner-DataRooms”) mit einem Häkchen auswählen:
Formular zur Erstellung eines neuen Projekts
Wenn Ihre Liste leer ist und Sie ein Partnerunternehmen an einem Projekt beteiligen wollen, setzen Sie sich bitte mit uns
in Verbindung!
Die Mitglieder des ausgewählten DataRooms können alle Ihre Sendungen für dieses Partnerprojekt öffnen und ebenfalls
Sendungen an den GL übertragen oder erhalten. So können alle Projekt-Mitglieder zusammenarbeiten.
Wichtig: Wählen Sie bitte das richtige Projekt, wenn Sie uns Ihre Sendung übermitteln – es wird Ihnen helfen, sie in
dem erwarteten Zusammenhang wiederzufinden. Wenn Sie unsicher sind, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
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Bedienungsanleitung – global exchange (globe) für Kunden
5.8 Funktion: Suchen
Zum Auffinden von Sendungen oder einzelnen Dokumenten können Sie die Sendungsnr. oder Zeichnungsnr. im Eingabefeld vorgeben. Dann mit „Go“ bestätigen und globe wird entsprechende Sendungen und/oder Dokumente anzeigen.
5.9 Hinweis: Aktualisierung der angezeigten Informationen
Diese globe-Webanwendung verhält sich wie viele andere Webanwendungen. Ihr Browser (Client) sendet eine httpAnfrage und unsere Server-Anwendung liefert eine HTML-Seite als Antwort. Dieses Hin- und Zurücksenden wird jedes
Mal durchgeführt, wenn Sie auf einen Link klicken.
Bedenken Sie: Die Daten der angezeigten Seite sind wie eine Momentaufnahme; und Dinge können sich ändern, direkt
nachdem die Momentaufnahme durchgeführt worden ist. Dieses Beispiel kann die Folgen erklären:
1. Sie öffnen eine Sendung, die einige Dokumente enthält..
2. Jedes Status-Symbol der Dokumente zeigt UNGELESEN an ( 4.3)
3. Sie öffnen das erste Dokument über “Open View” und der PDF Reader öffnet sich.
4. Sie schließen den PDF Reader und Ihr Browser zeigt noch die “alte” Seite mit dem UNGELESEN-Symbol an!
5. Nun laden Sie die Sendungsseite neu (auf den letzten Eintrag des Navigationspfads klicken)– eine neue Seite
erscheint.
6. Erst jetzt wird das erste Dokument mit dem Status-Symbol GELESEN angezeigt.
Wenn also die angezeigten Daten nach Durchführung einer Aktion nicht den aktuellen Stand zu haben scheinen, laden
Sie die Seite wie eben beschrieben nocheinmal.
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