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Die elektronische Quartalsabrechnung mit epikur

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Die elektronische Quartalsabrechnung mit epikur
Die Quartalsabrechnung ist nur lizenzierten Nutzern möglich, mit der Demoversion von Epikur können keine Abrechnungen vorgenommen werden.
1. Schritt:
Installation des Quartalsupdates
Vor der Durchführung einer Quartalsabrechnung muss unbedingt das Update
für das jeweilige Quartal eingespielt sein. Um zu überprüfen, ob Sie die aktuelle
Version von Epikur installiert haben, gehen Sie im Menü „Hilfe“ auf den Punkt
„Info“. Dort finden Sie die Information, bis in welches Quartal mit dieser Version
Abrechnungen durchgeführt werden können.
2. Schritt:
Scheinprüfung
Wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Abrechnung ist die Durchführung der Scheinprüfung, da nur die Scheine, die den Status „OK“ besitzen, mit
in die Abrechnung übernommen werden. Auch Scheine aus den Vorquartalen
werden, falls Sie den Status „OK“ besitzen, mit in die Abrechnung übernommen.
Sie können Ihre Scheine einzeln prüfen, in dem Sie in „Abrechnung“ den jeweiligen Schein markieren und dann an der rechten Seite den Button „Prüfen“ wählen. Um alle Scheine auf einmal zu prüfen, klicken Sie in der Scheinverwaltung
auf den Button „Alle prüfen“.
Wenn Sie einen Schein nicht in die Abrechnung aufnehmen möchten, so können Sie den Status des Scheins auf „zurückgestellt“ setzen. Markieren Sie hierzu
den gewünschten Schein unter „Abrechnung“ und wählen Sie rechts den Button
„Bearbeiten“. Wählen Sie im folgenden Dialog den Status „zurückgestellt“. Soll
ein zurückgestellter Schein dann später abgerechnet werden, so stellen Sie den
Status wieder auf „unabgerechnet“ und führen Sie die Einzelprüfung durch:
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3. Schritt:
Datensicherung
Als letzter Schritt vor der Quartalsabrechnung kann eine Datensicherung erfolgen.
Einzelplatzversion: Wählen Sie hierzu im Punkt „Programm“ - „Datensicherung“ - „Datenbank sichern“.
Netzwerkversion: Wählen Sie hierzu im Server Control Panel den Punkt „Datenbank sichern“.
Einzelplatzversion
Es öffnend sich ein Dialogfenster, indem Sie auswählen, wo die Datensicherung
abgespeichert werden soll. Wahlweise können Sie auch den Namen der Datei
ändern. Wenn Sie das Verzeichnis gewählt haben klicken Sie auf „Ok“, um die
Datensicherung zu starten.Es erscheint kurz ein Fenster in dem der Fortschritt
angezeigt wird.
Netzwerkversion
4. Schritt:
Quartalsabrechnung
Um die Abrechnung zu starten klicken Sie im Abrechnungsfenster auf die Schaltfläche „Quartalsabrechnung“. Setzen Sie den Haken bei „Abrechnungsdatei verschlüsseln“ und wählen Sie den Speicherort unter „Ausgabeziel“ aus.
Anmerkung: Beachten Sie, dass das korrekte Abrechnungsquartal und -jahr eingestellt ist. Wenn Sie die Abrechnung nur auf das ausgewählte Quartal beschränken und keine Scheine aus den Vorquartalen abrechnen wollen, müssen Sie
unter dem Menüpunkt „Scheine“ die Haken bei „Abrechnen“ bei den jeweiligen
Scheinen entfernen.
Durch einen Klick auf „Quartalsabrechnung starten“ wird die Abrechnung
gestartet. Die Abrechnungsdatei wird nun gespeichert.
Je nach Bedarf kann diese Datei nun auf CD, USB-Stick oder einem anderen Speichermedium gesichert werden.
6. Schritt:
Abschluss der Abrechnung
Nach dem Speichern der Abrechnungsdatei erscheint die Dialogbox mit der
Mitteilung, dass die Quartalsabrechnung abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die
Meldung mit einem Klick auf „OK“ und schließen Sie die Quartalsabrechnung
durch einen Klick auf den Button „Beenden“. Sie finden nun, in dem von Ihnen
gewählten Ablage Ort eine Datei.
Z01(BSNR)_(aktuelles_Datum)_(aktuelle_Zeit).con.xkm
Diese Datei übermitteln Sie an Ihre KV.
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8. Schritt:
Abrechnungsprotokolle
Die Abrechnungsprotokolle können Sie jederzeit nach Beendigung der Abrechnung einsehen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Abrechnungsprotokolle“ im
Menü „Reports“.
Im nun erscheinenden Dialog können Sie das gewünschte Protokoll auswählen (Prüfprotokoll, Fallstatistik, GNR-Statistik oder Sortierliste) und durch Doppelklick bzw. durch einen Klick auf das Blatt mit der Lupe auf der rechten Seite
anzeigen lassen.
9. Schritt:
Sicherung der Abrechnungsdatei
Wenn Sie es wünschen, können Sie die so erstellten Abrechnungsdateien archivieren und sichern. Hierzu legen Sie am besten einen eigenen Ordner an und
speichern diesen nach jeder Quartalsabrechnung auf einem externen Datenträger.
Häufige Fehler bei der Scheinprüfung
Fehlercode:
KVDT-RICDP (F*/77)
Fehlertext: Zu diesem Abrechnungsschein muss mindestens ein primärer ICDCode angegeben werden.
Fehlerkorrektur: Dem geprüften Schein ist keine Diagnose zugewiesen worden. Ergänzen Sie eine Diagnose.
Fehlercode:
KVDT - R320 (F*/77)
Fehlertext: Zu diesem Abrechnungsschein muss mindestens ein primärer ICDCode angegeben werden.
Fehlerkorrektur: Dem geprüften Schein ist keine Diagnose zugewiesen worden. Ergänzen Sie eine Diagnose.
Fehlercode:
XML-Fehler (F*/6)
Fehlertext: Die Angaben zum Feld ‚Satzart: Betriebsstättendaten „besa“ sind
nicht vollständig. Ein Feld aus der Liste ‚{Betriebs- (BSNR) oder Nebenbetriebsstättennummer (NBSNR) (Feld 0201)}‘ ist erforderlich.
Fehlerkorrektur: Es wurde keine Leistung gebucht. Buchen Sie eine Leistung
für diesen Schein.
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Fehlercode:
XPM-Abbruch (A*/6)
Fehlertext: Abbruchfehler: Die KV-Stammdatei wurde nicht geladen. Bitte
überprüfen Sie das Feld 0201 im Betriebsstättensatz (besa) auf eine korrekte
Betriebsstättennummer (BSNR)!
Fehlerkorrektur: Es wurde keine Leistung gebucht. Buchen Sie eine Leistung
für diesen Schein.
Fehlercode:
KVDT – R320 (F*/78) / (F*79)
Fehlertext: Bei Überweisungsscheinen (Satzart 0102) muss der Eintrag „Überweisung an“ (Feld 4220) übertragen werden, wenn es sich um eine Laboratoriumsuntersuchung (Feld 4239=27) handelt.
Fehlerkorrektur: Das Feld „Überweisung an“ unter Scheine bearbeiten >
Scheinart ist nicht ausgefüllt.
Fehlercode:
KVDF-R427 (F*/3154)
Fehlertext: Bei einem Notfalldienst/Vertreter/Notfall (Satzart 0104), sind in der
Scheinuntergruppe (Feld 4239) nur die Werte 41-46 erlaubt. Bitte setzen Sie sich
mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
Fehlerkorrektur: Die Scheinuntergruppe zu diesem Notfallschein ist nicht korrekt. Bitte bearbeiten Sie diesen Abrechnungsschein unter dem Reiter „Scheinart“ und wählen Sie in der Scheinuntergruppe den entsprechenden Zusatz aus.
Fehlercode:
KVDT-FEHL (F*/295)
Fehlertext: Zu der GNR ‚23212‘ wurde keine Angabe im Feld ‚Lebenslange Arztnummer (LANR) des Leistungserbringers (Feld 5099)‘ gemacht.
Fehlerkorrektur: Zur Überprüfung, welcher Nutzer eine Leistung gebucht hat,
muss unter jeder Leistung die LANR des Nutzers hinterlegt sein. Gehen Sie in
den Patientenakte und suchen sich die Leistung mit der angegebenen GNR
(z.B.: 23212) heraus und klicken diese an. Wählen Sie nun den Schalter „bearbeiten“ am rechten Bildrand. Geben Sie im Fenster „Leistung bearbeiten“ unter
„LANR“ die entsprechende Nummer an.
Fehlercode:
XML-Fehler (F*/54)
Fehlertext: Zu einem Feld aus der Liste ‚{Abrechnungs-VKNR (Feld 4104)}‘ wurden keine Angaben gemacht. Falsche Stelle für das Feld: ‚Kostenträger-Abrechnungbereich (KTAB) (Feld 4106)‘. Element ‚/xdtdata/scon0/sadt0/s0101/f4106‘.
Fehlerkorrektur: Für die Abrechnung des Scheines müssen Versicherungsdaten
hinterlegt werden. Möglicherweise wurde dieser Patient manuell angelegt. Bitte lesen Sie die Versicherungskarte des Patienten ein, damit die Versicherungsdaten übernommen werden. Alternativ können Sie den Schein bearbeiten und
unter dem Reiter „Versicherungsdaten“ den Kostenträger sammt Institutionskennzeichen (IKNR) und Vertragskassennummer (VKNR) eingeben. Die Daten
hierzu finden Sie. z.B. auf einem Überweisungsschein eines anderen Arztes.
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Fehlercode:
KVDT-FK3674 (I/193)
Fehlertext: Bitte überprüfen Sie die Diagnosensicherheit ‚V‘ für folgenden ICDCode ‚F32.1‘. Als Dauerdiagnosen im Sinne der Abrechnung sind Diagnosen zu
sehen, die gesichert sind oder einen Zustand nach einer gesicherten Diagnose
beschreiben (Zusatzkennzeichen G oder Z). In spezifischen Konstellationen oder
Grenzfällen können ausnahmsweise auch Verdachts- oder Ausschlussdiagnosen
(Zusatzkennzeichen V oder A) quartalsübergreifend vorkommen. Bitte prüfen
Sie, ob die mit Kennzeichen V oder A kategorisierten Dauerdiagnosen im Sinne
der Abrechnung sachgerecht sind.
Fehlerkorrektur: Gehen Sie in den Patientenakte und suchen sich die Diagnose
des entsprechenden quartals heraus. Bitte klicken sie die Diagnose einmal an
und wählen den Schalter „bearbeiten“ am rechten Bildrand. In dem sich öffnenden Fenster „Diagnose bearbeiten“ wählen Sie unter „Diagnosesicherheit“ bitte
den Punkt „Gesicherte Diagnose“ aus und bestätigen die Änderung über den
Button „OK“.
Fehlercode:
KVDT-R210 (W/86)
Fehlertext: Gilt nur für Datensätze des aktuellen Abrechnungsquartals (Feld
9204): Die ‚Gebührenordnung (Feld 4121)‘ des Patientensatzes muss identisch
sein mit der Gebührenordnung des Kostenträgers. Bitte setzen Sie sich mit
Ihrem Systemhaus in Verbindung.
Fehlerkorrektur: Die eingegebene Gebührenordnung stimmt nicht mit der des
Kostenträgers überein. Markieren Sie den fehlerhaften Schein und klicken Sie am
rechten Bildschirmrand auf den Button bearbeiten. Wechseln Sie nun in den Reiter „Versicherungsdaten“ und korrigieren den Wert unter „Gebührenordnung“.
Der Wert muss bei einer Primärkasse auf „Bewertungsmaßstab Ärzte (BMÄ)“ und
bei einer Ersatzkasse „Ersatzkassengebührenordnung (EGO)“ gestellt sein. Dieser Fehler kann auftreten, wenn eine Kasse mit einer anderen Kasse fusioniert
und sich dadurch die Gebührenordnung ändert.
Fehlercode:
KVDT-R320 (F*/105)
Fehlertext: Bei Überweisungsscheinen (Satzart 0102) muss der Eintrag „Überweisung an“ (Feld 4220) übertragen werden, wenn es sich nicht um eine Laboratoriumsuntersuchung (Feld 4239 =27) handelt. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem
Systemhaus in Verbindung.
Fehlerkorrektur: Bei Überweisungsscheinen muss der Eintrag „Überweisung
an“ ausgefüllt sein. Markieren Sie den fehlerhaften Schein und klicken Sie am
rechten Bildschirmrand auf den Button bearbeiten. Wechseln Sie jetzt in den
Reiter „Scheinart“ und geben im Feld „Überweisung an“ Ihr Spezialgebiet ein
(z.B. Psychotherapeut).
Fehlercode:
KVDT-R324 (F*/327)
Fehlertext: Der Leistungstag (Feld 5000) muss im Quartalszeitraum (Feld 4101)
liegen. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
Fehlerkorrektur: Der Leistungstag muss im quartalszeitraum liegen. Gehen Sie
in den Patientenakte und stellen die ansicht auf alle Quartale um. Prüfen Sie nun
in der Spalte „Abrechnung“ der Leistungsübersicht, die Zugehörigkeit der einzelnen Leistungen zum aktuellen Quartal. Prüfen Sie hier, ob das Leistungsdatum zum angegebenen Quartal in der Spalte „Abrechnung“ passt.
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Fehlercode:
KVDT-R328 (F*/71)
Fehlertext: Bei Überweisungsscheinen (Satzart 0102) muss entweder das Feld
‚Überweisung von einem Vertragsarzt‘ (Feld 4218) oder das Feld ‚Überweisung
von anderen Ärzten‘ (Feld 4219) vorhanden sein. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem
Systemhaus in Verbindung.
Fehlerkorrektur: Bei einem Abrechnungsschein muss ein überweisender Arzt
eingegeben werden. Bitte bearbeiten Sie diesen Abrechnungsschein unter dem
Reiter „Scheinart“ und geben bei „LANR Überweiser“ und „BSNR Überweiser“
die Betriebsstätten- bzw. die Arztnummer des überweisenden Arztes ein. Alternativ können Sie auch unter „Überw. von anderen Ärzten“ eingeben, woher der
Pateient kam.
Fehlercode:
KVDT-R486 (F*/149)
Fehlertext: Mindestens eines der Felder ICD-Code (Feld 6001) oder Dauerdiagnose (ICD-Code) (Feld 3673) muss vorhanden sein.
Fehlerkorrektur: Für diesen Abrechnungsschein ist kein primärer ICD-Code
angegeben. Wechseln Sie bitte in die Zeitleiste des Patienten und fügen Sie über
den Knopf „Diagnose“ eine Diagnose hinzu. Dieser Fehler tritt im Allgemeinen
in Kombination mit dem Fehler Nummer KVDT-RICDP auf. Bitte überprüfen Sie
auch, ob Sie evtl. eine nicht zulässige Diagnose eingegeben haben.
Fehlercode:
KVDT-R716 (F*/296)
Fehlertext: Unbekannte BSNR: ‚721234567‘. Diese (N)BSNR des Ortes der Leistungserbringung (Feld 5098) wurde im Betriebsstättendaten-Satz nicht definiert.
Fehlerkorrektur: Bitte überprüfen Sie Ihre Betriebsstättennummer im Menü
Programm -> Nutzereinstellungen, Reiter LANR/BSNR. Tragen Sie Ihre Betriebsstättennummer nach, sollte diese hier noch nicht hinterlegt sein.
Fehlercode:
KVDT-R729 (F*/149)
Fehlertext: Zu diesem Abrechnungsschein muss mindestens ein primärer ICDCode angegeben werden.
Fehlerkorrektur: Für diesen Abrechnungsschein ist kein ICD-Code angegeben.
Wechseln Sie bitte in die Patientenakte und fügen Sie über den Knopf „Diagnose“ eine Diagnose hinzu. Bitte überprüfen Sie auch, ob Sie evtl. eine nicht zulässige Diagnose eingegeben haben.
Fehlercode:
XML-Fehler (F*/2093)
Fehlertext: Zu einem Feld aus der Liste ‚{Leistungstag (Feld 5000)}‘ wurden keine Angaben gemacht. Falsche Stelle für das Feld: ‚Dauerdiagnose (Feld 3673)‘.
Element ‚/xdtdata/scon0/sadt0/s0101/s0101f3673‘.
Fehlerkorrektur: Es muss eine Gebürenordnungsnummer gebucht werden. Zu
diesem Schein wurde keine Leistung (GNR) gebucht. Bitte prüfen Sie, ob Sie für
diesen Patienten mindestens eine Leistung gebucht oder versehentlich mehrere
Scheine angelegt haben, wobei ein Schein keine Leistungen enthält.
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Fehlercode:
KVDT-R752 (F*/105)
Fehlertext: Falls das Feld ‚Letzter Einlesetag der KVK im Quartal‘ (Feld 4109) vorhanden ist, dann müssen die Felder ‚Bis-Datum der Gültigkeit‘ (Feld 4110), ‚Versichertenstatus KVK‘ (Feld 4112), ‚Statusergänzung/DMP-Kennzeichnung‘ (Feld
4113) und mindestens eins der Felder ‚Versichertennummer des Patienten‘ (Feld
3105) bzw. ‚Versichertennummer eGK des Patienten‘ (Feld 3119) vorhanden sein.
Fehlerkorrektur: Der Patient ist entweder über das Sozialversicherungsabkommen versichert oder gilt als Sonderkostenträger, da er Bspw. bei der Polizei oder
der Bundeswehr beschäftigt ist. Hier müssen Sie im Abrechnungsschein die Gültigkeitsdauer der Versicherung angegeben werden. Hierzu bearbeiten Sie bitten den Abrechnungsschein und öffnen den Reiter „Versicherungsdaten“. Unter
„SKT-Abrechnungs-Zusatzangaben“ müssen Sie den Beginn und das Ende der
Gültigkeitsdauer eingeben.
Fehlercode:
X99
Fehlertext: Fehler beim Prüfen der Abrechnungsdatei. Bitte überprüfen Sie ob
das aktuelle Quartalsupdate installiert ist.
Fehlerkorrektur: Das aktuelle Quartalsupdate ist nicht installiert. Spielen Sie das
zu dem Zeitpunkt gültige Quartalsupdate ein. Achtung: Installieren Sie keinesfalls eine ältere Version als Ihre aktuelle Programmversion (sichtbar unter„Hilfe“
! „Info“). Alternativ kann diese Fehlermeldung auch für Scheine erscheinen, die
nicht mehr prüfbar sind mit dem aktuellen Prüfmodul (also Scheine aus alten
Quartalen). Diese können dann ggf. ungeprüft oder fehlerhaft abgerechnet werden.
Fehlercode:
XML-Fehler (F*/249)
Fehlertext: Formatfehler. Die Angabe ‚7267051‘ entspricht nicht dem erlaubten
Format gemäss des regulären Ausdrucks ‚\d{9}‘. Der Wert ‚7267051‘ ist für das
Feld ‚(N)BSNR des Überweisers (Feld 4218)‘ nicht zulässig.
Fehlerkorrektur: Die Betriebsstättennummer des überweisenden Arztes muss
neunstellig angegeben werden. In dem entsprechenden Überweisungsschein
ist die BSNR des überwiesenden Arztes nur siebenstellig angegeben. Markieren
Sie den fehlerhaften Schein und klicken Sie am rechten Bildschirmrand auf den
Button bearbeiten. Wechseln Sie jetzt in den Reiter „Scheinart“ und überprüfen
Sie die BSNR des überweisenden Arztes. In der Regel sind die achte und neunte
Stelle dieser Nummer eine „0“.
Nachdem Sie sich auf unserer Intertseite angemeldet haben, stehen Ihnen weitere Erläuterungen bei Fehlern zur Scheinprüfung im Bereich
FAQ unter „Lernen“ zur Verfügung.
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