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Einladung zur Abgabe eines
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Lieferung, Installation, Leasing von Druck‐, Kopier‐ Fax‐, und Multifunktionssystemen inkl. Reparatur, Service, Wartung und Lieferung des benötigten Verbrauchsmaterials für die Verwaltungsgemeinschaft Argental Leistungsverzeichnis 1
EINFÜHRUNG EINLEITUNG Das Projekt zur Beschaffung neuer Druck‐, Kopier‐, Fax‐, und Multifunktionssysteme bei der Verwaltungsgemeinschaft Argental fokussiert sich auf den technologischen und wirtschaftlichen Austausch der heutigen Gerätelandschaft sowie eine damit verbundene Einführungen eines wirtschaftlich optimierten Betriebskonzeptes. Das Projekt umfasst alle beschriebenen Standorte bei der Verwaltungsgemeinschaft. ZWECK DER Angebotseinholung Das Konzept beschreibt die Anforderungen an das gewünschte Betriebsmodell für die Verwaltungsgemeinschaft Argental. Es bildet die Grundlage für die Auswahl einer geeigneten Geräteflotte in Zusammenhang mit einem entsprechenden Service Modell. ZIELE NUTZENRELEVANTE ZIELE 
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Geräteoptimierung, Anpassung bestehender Bestände Minimierung des administrativen Aufwands LÖSUNGSSPEZIFISCHE ZIELE 
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Umsetzung mit einem einzigen Partner (“Single Vendor”) Standardisierte Verbrauchsmaterialien, nur Original‐Verbrauchsmaterialien Systemunterstütztes Gerätemanagement TERMINZIELE 
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Enddatum Angebotsabgabe: 31.10.2014 11:00 Uhr Entscheidung : 03.11.2014 Lieferung der Geräte: 01.12.2014 AUFTRAGGEBER Auftraggeber ist die Verwaltungsgemeinschaft Argental – nachfolgend AG genannt. AUFTRAGNEHMER Anbieter / Lieferanten werden nachfolgend AN genannt. Der AN ist Generalunternehmer und als alleiniger Vertragsnehmer für die erforderlichen Leistungen verantwortlich. VERTRAULICHKEIT Alle Informationen in diesem Dokument sind vertraulich zu behandeln und ausschließlich für den beschriebenen Zweck zu verwenden. PROJEKTUMFANG 
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Bereitstellung von digitalen Systemen für den Druck, Kopier, Fax‐ und Scanbedarf Realisierung eines Betriebskonzeptes Verbrauchsorientierte Kostenverrechnung auf Gerätebasis 2
ALLGEMEINE INFORMATION KONTAKT Für Fragen kontaktieren Sie: Herr Thomas Schiochet Verwaltungsgemeinschaft Argental Mühlenstraße 1 88167 Röthenbach Tel:. 08384/18‐10 Fax: 08384/18‐28 mailto: thomas.schiochet@vg‐argental.de Sämtliche Anfragen sind auch bei telefonischer Anfrage in schriftlicher Form nach zu reichen. RAHMENBEDINGUNGEN Es werden keine Nebenangebote akzeptiert. Der AN muss wirtschaftlich gesund und ein leistungsfähiges Unternehmen sein, welches die geforderten Leistungen gesamtverantwortlich liefern kann. Bei Aufforderung durch den AG sind folgende Eignungsnachweise bereit zu stellen:  Handelsregisterauszug  Projektreferenzen, vergleichbar mit der beim AG gewünschten Gerätekonstellation  Bonitätsnachweis  Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung BEWERTUNG UND ZUSCHLAG Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlich günstigste Angebot im Bezug auf Qualität der Leistung und des Angebotspreises erteilt. Dem Angebot sind zur Bewertung ausführliche Beschreibungen zum Angebotsumfang, sowie detaillierte technische Unterlagen zu den einzelnen Gerätesystemen und seiner Komponenten beizufügen. Die Mindestvorgaben der Leistungsbeschreibung müssen eingehalten werden. Größtes Augenmerk wird auf Wartung und Reparaturservice gelegt. Der Bieter muss über einen ausreichenden Personalstand vor Ort (Umkreis 50 km) im Service‐Bereich verfügen. BIETERGESPRÄCHE Der AG behält sich vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung ggf. Bietergespräche zu führen. MENGENDEFINITION Der genannte Gerätebedarf basiert auf einer intern durchgeführten Bedarfsanalyse für die gesamte Vertragslaufzeit. Eine weitere Konzeptionierung und oder Konsolidierung ist nicht erwünscht. AUFTRAGNEHMER Der AN bestätigt mit der Übermittlung eines Leistungsangebotes sich mit den Einzelheiten, welche zur Erfüllung maßgebend sind, den Anforderungen und Wünschen beschäftigt zu haben und bestätigt ferner eine vollständigen Beschreibung aller Leistungen. 3
ANWENDUNGSKONZEPT Hardware gemäß Anlage ‐ Gerätekategorien und Stückzahlen mit Stellplatzbezeichnungen DRUCKVOLUMINA Das monatliche Druckvolumen liegt bei 132.000 Seiten SW und ca. 1.500 Farbe (DIN A4, DIN A3 Seiten zählen wie 2x DIN A4). Die Abnahme erfolgt verbrauchsabhängig und kann überschritten werden. Die Abrechnung der Druckvolumen erfolgt jährlich zum 31.12. ABLÖSE BESTEHNDER VERTÄGE Hierbei ist eine Vertragsablöse von insgesamt 9.318,67 € (netto) zu berücksichtigen ART DER BEREITSTELLUNG Leasing inkl. Fullservice Der AN stellt der VG Argental die aufgeführten Systeme inklusive Zubehör für die Vertragslaufzeit zur Verfügung. Die Überlassung erfolgt als Leasing oder Miete. Für die Dauer der Vertragslaufzeit übernimmt der AN Wartung und Fullservice inkl. Lieferung der benötigten Original‐
Verbrauchs‐ und Verschleißmaterialien für die gelieferten Systeme. Vertragsdauer 72 Monate Verlängerungsoption ja SYSTEMFUNKTIONALITÄTEN (ALLGEMEIN) Die Geräte einschließlich der Zusatzeinrichtungen müssen so konstruiert und ausgeführt sein, dass sie allen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen über Arbeitssicherheit und Umweltschutz, allen jeweilig gültigen Unfallverhütungsvorschriften und dem Stand der Technik zum Zeitpunkt der Übergabe entsprechen. Die folgenden Funktionen müssen standardmäßig bereitgestellt werden. Die detaillierten Spezifikationen und Anforderungen finden Sie in der Anlage DRUCKER 
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Interne Netzwerkkarte Duplexdruck MULTIFUNKTIONALE SYSTEME  Druck (duplex)  Kopieren  Scannen (Formate: pdf, jpg, tiff)  Scan to mail  Scan to folder Die multifunktionalen Systeme sollten zukunftsorientiert ausgerichtet sein um eine mögliche Einbindung in ein Dokumentenmanagement zu gewährleisten. SOFTWARE Der AN hat die zum Betrieb im Netzwerk erforderliche Software (z.B. Treibersoftware) inkl. jeglicher Lizenzen, die für den vertraglichen Gebrauch der Geräte erforderlich sind, bereitzustellen. Vom AN ist zu gewährleisten, 4
dass etwaige Updates, Ergänzungen und sonstige Erweiterungen der Software dem AG während der Vertragslaufzeit ohne zusätzliche Kosten und zeitnah zur Verfügung gestellt werden. MANAGEMENT DER GERÄTE Für die Dauer des Vertrages muss eine Managementlösung zur Verwaltung der Geräte zur Verfügung gestellt werden, welche die Installation, Konfiguration, Nutzung und Überwachung gewährleistet. Eine detaillierte Beschreibung der Managementlösung ist als Anlage dem Angebot anzufügen. VERBRAUCHSMATERIALBESTELLUNG / ‐ABRUF Ziel ist es eine automatisierte Versorgung mit Verbrauchsmaterial zu erhalten. Das System muss gewährleisten, dass Verbrauchsmaterialbereitstellungen, soweit möglich, automatisch erfolgen und verursachergerecht je Gerät zugewiesen werden. UMWELTBESTIMMUNGEN Der AN hat sicherzustellen, dass die bereitzustellenden Geräte den aktuellen umweltrelevanten Anforderungen entsprechen, wie z.B. der des „Blauen Engels“ oder der des „BG‐Prüfzert‐Zeichens“ oder Vergleichbare, und den Bestimmungen der Arbeitsstättenrichtlinien entsprechen. Der Nachweis ist dementsprechend zu erbringen. INSTALLATION Die Installation umfasst folgenden Leistungsumfang:  Anlieferung und Aufstellung der Systeme am Verwendungsort inkl. Vorkonfiguration der Geräteeinstellungen (z.B. LDAP Anbindung an multifunktionalen Systemen). Die dementsprechenden Vorgaben werden vor Rollout Beginn dem AN zur Verfügung gestellt.  Installation des Zubehörs und Verbrauchsmaterials  Anschluss der Geräte an die Stromversorgung und Gerätefunktionstest  Übergabe des betriebsbereiten Gerätes  Entsorgung des Verpackungsmaterials  Ausführliche Einweisung der Anwender an den einzelnen Standorten  Einweisung und Schulung der Systemadministratoren bzgl. Gerätemanagement und Treiber  Die Kosten hierfür sind in den Angebotspreis einzurechnen BETRIEBSKONZEPT Alle Leistungen sind vor Ort zu erbringen. Im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen hat der AN für den reibungslosen Betrieb der Systeme zu sorgen. Insbesondere handelt es sich dabei um die im Folgenden beschriebenen Aufgaben. TELEFONISCHE UNTERSTÜTZUNG Der AN hat dem AG eine Annahmestelle für Störungen während der üblichen Arbeitszeiten des AG (7:00 Uhr bis 18:00 Uhr) zur Verfügung zu stellen. REPARATURSERVICE Der Reparaturservice umfasst die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft durch autorisiertes und fachlich qualifiziertes Personal vor Ort im Rahmen des vereinbarten Service Levels. Er beinhaltet die Dienstleistung, Anfahrt und sonstige Auslagen des ANs sowie alle Ersatzteile und / oder Komponenten, die erforderlich sind, den kontinuierlichen und störungsfreien Betrieb der Geräte sicherzustellen. Ein Service Level für das Produktionssystem / Kopiersysteme innerhalb 4 Arbeitsstunden wird gewünscht. 5
Ausgenommen hiervon werden A‐Störungen, für diese gelten eine Reaktionszeit von 24 Stunden. Die Reparaturmaßnahmen erfolgen innerhalb der Geschäftszeiten des AG Montag – Freitag von 8:00 Uhr bis 17:00 und sind mit diesem bzw. der meldenden Dienststelle terminlich abzustimmen. Treten bei einem Gerät nachhaltig Störungen auf oder ist es über mehr als 5 Arbeitstage im Monat funktionsunfähig, kann der AG einen Austausch verlangen. Bei dem aufgrund des Austauschs zur Verfügung gestellten Gerätes muss es sich um mindestens gleichwertige Geräte handeln. Gesonderte Kosten für den AG dürfen hieraus nicht entstehen. WARTUNGSSERVICE Die Wartung umfasst die Dienstleistung, Anfahrt und sonstige Auslagen des ANs sowie alle Ersatz‐ und Verschleißteile und / oder Komponenten, die erforderlich sind, den fehlerfreien und reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten. Diese werden nicht gesondert vergütet. Die zur Aufrechterhaltung des Betriebes erforderlichen Ersatz‐ und Verschleißteile sind in regelmäßigen Abständen, mindestens in Intervallen gemäß den Spezifikationen und Empfehlungen des Herstellers, vom AN zu ersetzen (vorbeugende Wartung). Mindestens einmal jährlich ist eine Reinigung und Überprüfung der Systeme zu leisten. Die verwendeten Original Hersteller Ersatz‐ und Verschleißteile und die Art der Gewährleistung des Betriebes unterliegen den aktuellen umweltrelevanten Anforderungen. Der AN hat den Nachweis der Servicezertifizierung, z.B. durch den TÜV Süd, zu erbringen. Die Zuverlässigkeit ist durch Referenzangaben anderer Gemeinden, Stadtverwaltungen (5‐7 Stück) nachzuweisen. VERBRAUCHSMATERIALBESTELLUNG / ‐ABRUF Der AN hat sicherzustellen, dass eine kontinuierliche Versorgung mit Original‐Verbrauchsmaterial im Rahmen des vereinbarten Servicelevel erfolgt. Vom AN ist ein automatisiertes Abrufsystem inkl. der erforderlichen Hardware, Lizenzen und sonstiger Rechte für die Dauer des Vertrages zur Verfügung zu stellen. Die Installation und Konfiguration des netzwerkbereiten Systems erfolgt in Zusammenarbeit und Koordination mit dem AG. Der AN hat auf eigene Kosten sicherzustellen, dass das Abrufsystem den Sicherheitsvorschriften und sonstigen Bestimmungen und Voraussetzungen des Betriebes im Netzwerk des AG entspricht. Neben der automatisierten Versorgung hat der AG jederzeit die Möglichkeit zum Abruf von Verbrauchsmaterial über die Service Hotline. Der AG hat jederzeit die Möglichkeit für vereinzelte Arbeitsbereiche, Geräte oder Dienststellen einen angemessenen Vorrat an Verbrauchsmaterial abzurufen. Der Servicelevel für die Verbrauchsmaterialversorgung beinhaltet die Anlieferung innerhalb von 72h (automatisierte Meldung) an den jeweiligen Gerätestandorten, bzw. die vom AG zu benennenden Verwendungsstellen. Das für den Betrieb erforderliche Verbrauchsmaterial muss mit Original Verbrauchsmaterial des Herstellers erfolgen. Der AN verpflichtet sich zur korrekten und kostenfreien Entsorgung von Verschleiß‐ und Verbrauchsmaterialien. VERTRAGSMANAGEMENT Nach Installation und Inbetriebnahme der Geräte hat der AN dafür zu sorgen, dass dem AG neben der allgemeinen telefonischen Unterstützung ein zentraler Ansprechpartner für sämtliche betriebsbezogenen Interaktionen, Verfahren und Leistungen zur Verfügung gestellt wird. ALLGEMEINE PREISBESTIMMUNGEN Alle Preisangaben verstehen sich netto ohne Mehrwertsteuer und müssen so angegeben werden. Der Angebotspreis enthält den gesamten Leistungsumfang. Weitere anfallende Kosten müssen gesondert ausgewiesen werden. 6
Für Systeme, welche eine Urheberrechtsabgabe beinhalten, ist diese entsprechend einzukalkulieren. Ein DIN A3 Druck darf max. dem Preis von 2 DIN A4 Drucken entsprechen. Farbseiten werden auch im Duplexdruck nur als Farbseite abgerechnet, wenn zum sw‐Druck noch mindestens eine Farbe hinzukommt. ABRECHNUNGSMODELLE Die Verwaltungsgemeinschaft Argental erwartet ein verbrauchsorientiertes Abrechnungsmodell. Bevorzugt wird die Abrechnung über einen fixen monatlichen Betrag, welcher alle Leistungsanforderungen (Miete / Leasing, Fullservice) enthält. Die tatsächliche Verbrauchsabrechnung erfolgt einmal im Jahr zum 31.12. anhand des tatsächlich erstellten Druckvolumens. Ein eventueller Mehrverbrauch wird mit den vom AN angegebenen Folgeseitenpreisen zusätzlich in Rechnung gestellt. Die monatliche Abschlagszahlung beruht auf dem kalkulierten monatlichen Seitenverbrauch. NEUANSCHAFFUNG VON GERÄTEN Wie bei der Kündigung von Geräten müssen auch weitere Geräte in den bestehenden Vertrag ohne Änderungen der Vertragslaufzeit aufgenommen werden können. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZUR ABRECHNUNG Mit der Abrechnung müssen die Kosten eindeutig den jeweiligen Systemen zugeordnet werden können. Optimaler weise in elektronischer Form. Die Abrechnung der Zählerstände erfolgt einmal im Jahr zum 31.12. Die Zählerstände müssen elektronisch erfassbar sein, ausgenommen sind lokal angeschlossene Systeme. ANLAGEN Aufstellung Systemanforderungen inklusive notwendigen Optionen Kategorien & Mengendefinitionen mit Angaben des Standortes 7
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