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70%-Nachweis_Projekt2014_Anleitung

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Erasmus+ KA103 HE
Projektjahr 2014
Anleitung zur Erstellung des Zwischenberichts
zur Studierenden- und Personalmobilität
Einsendeschluss: 01. März 2015
NA DAAD
Anleitung ZB_Erasmus+KA103_2014.docx
Zwischenbericht für das Projektjahr 2014
zur Erasmus+ Studierendenmobilität (SMS, SMP)
sowie der Personalmobilität (STA, STT)
1. Einführung
Diese Anleitung gibt Hinweise und Hilfestellung zur Erstellung des Zwischenberichtes 2014. Programmspezifische Regularien entnehmen Sie bitte
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dem Programme Guide der Europäischen Kommission,
der Finanzhilfevereinbarung für das Projektjahr 2014 im Rahmen von Erasmus+ sowie
dem Erasmus+ Leitfaden der NA DAAD für die Durchführung von Mobilitätsmaßnahmen durch
Hochschulen und Konsortien in der Leitaktion 1 für Projekte 2014 (Anlage V zur Finanzhilfevereinbarung). Version 3 vom 28.08.2014.
Mit der Finanzhilfevereinbarung verpflichten Sie sich, der NA DAAD bis zum 01.03.2015 einen Zwischenbericht über die zum Stand Ende Februar 2015 erfolgte und die bis zum Ende des Förderzeitraums vorgesehene Verwendung der Erasmus+ Mittel vorzulegen (vgl. Erasmus+ Leitfaden Kapitel 7).
Der Zwischenbericht ist erforderlich, um die Verwendung der Deutschland zur Verfügung stehenden Erasmus+ Mittel zu optimieren. Bitte beachten Sie, dass es auf Grund Ihres Zwischenberichts zu einer Reduzierung Ihrer Mittel kommen kann. Bitte machen Sie im Zwischenbericht für die geplanten Mobilitäten (N.N.Nennungen) innerhalb der Vertragslaufzeit möglichst realistische Angaben.
1.1.
Bestandteile des Zwischenberichts
Der Zwischenbericht wird mit Hilfe eines zweiseitigen PDF-Formulars (ZB_Erasmus+KA103_2014.pdf) erstellt:
1. Seite: Angaben zur Finanzhilfevereinbarung und den Mobilitäten (SMS, SMT, STA und STT)
2. Seite: Angaben zu geplanten Transfers.
Hinweis: es erfolgt keine automatische Überprüfung der Plausibilität Ihrer Eingaben!
Die Unterschrift des Erasmus+ Koordinators auf der ersten Seite bestätigt die Richtigkeit der Angaben. Bitte
versehen Sie den Zwischenbericht neben der Unterschrift noch mit dem Stempel ihrer Institution.
Darüber hinaus können folgende Dokumente zusätzlich eingereicht werden:
o 70 %-Nachweis für die Auszahlung weiterer Mittel (Nachweis70%_ERASMUS+KA103_2014.pdf)
o Antrag auf zusätzliche Mobilitätsmittel (MehrA-1_ERASMUS+KA103_2014.pdf)
o Antrag auf Sondermittel (SonderförderungA_Erasmus+KA103_2014.xlsx)
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2. Ausführungen zum Zwischenbericht
Der Zwischenbericht bildet die Basis für eine Berechnung der zweiten Rate in Höhe von bis zu 30 % der
ursprünglichen Vertragssumme.
Damit die restliche Vertragssumme von bis zu maximal 30 % ausgezahlt werden kann, ist ein 70 %Nachweis zu erbringen. Bitte reichen Sie zusätzlich zum Zwischenbericht den 70 %-Nachweis (siehe gesondertes Formular mit Anleitung) ein. Der 70%-Nachweis kann auch zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb
des Vertragszeitraums eingereicht werden.
2.1.
Bedarfsermittlung
Die Überprüfung der Verwendung der in der Finanzhilfevereinbarung bewilligten Summe erfolgt anhand
der von Ihnen berichteten Daten zu bereits realisierten/ausgewählten und geplanten Mobilitäten je beantragter Aktion.
Für die Studierendenmobilität wird mit einem je Hochschule individuell berechneten Durchschnittsfördersatz der Versuch unternommen, den unterschiedlichen Ländergruppen und den individuell festgelegten
Fördersätzen Rechnung zu tragen. Hierzu werden die unter „Fördersumme [€] bereits realisiert/ ausgewählt“ genannten Summen durch die finanziell geförderten Monate unter „Monate (finanziell gefördert)
bereits realisiert/ ausgewählt“ geteilt. Mit diesem durchschnittlichen Monatsfördersatz werden die Monate
der noch geplanten Mobilitäten (N.N.-Nennungen) multipliziert. Die so errechnete noch geplante Fördersumme, addiert mit der bereits realisierten/ausgewählten Fördersumme, entspricht dem aktuellen Bedarf
für die Aktion innerhalb des Projektes 2014. Analog hierzu wird für die Personalmobilität ein individueller
Fördersatz (unter Berücksichtigung der pauschalen Fahrtkosten) berechnet und mit diesem der Bedarf je
Hochschule ermittelt.
Geplante und berichtete Transfers werden innerhalb der gültigen Regeln berücksichtigt, eine Einhaltung
der angegebenen Transfers zum Ende des Projektes wird beim Abschlussbericht nicht überprüft.
2.2.
Auswertung des Zwischenberichts durch die NA DAAD
Der auf der Basis realer und geplanter Mobilitäten berechnete Bedarf wird mit der Bewilligung je Aktion
verglichen.
Sofern der berechnete Bedarf (unter Berücksichtigung der angegebenen Transfers) die bewilligte Summe
der jeweiligen Aktion übersteigt, werden die Mittel nicht erhöht. Bitte reichen Sie in diesem Fall zusätzlich
zum Zwischenbericht den Antrag auf zusätzliche Mittel (MehrA-1_ERASMUS+KA103_2014.pdf) ein.
Ist der ermittelte Bedarf niedriger als die bewilligte Summe, so erfolgt eine verbindliche Reduzierung der
Finanzhilfevereinbarung mittels einer Änderungsvereinbarung durch die NA DAAD. Die frei werdenden
Mittel werden an andere Projektträger umverteilt.
Die je Aktion ermittelten Summen werden zur Summe der aktualisierten Finanzhilfevereinbarung miteinander verrechnet. Es erfolgt entweder eine Auszahlung der restlichen vereinbarten Summe von bis zu 30
% oder eine Rückzahlung an die NA DAAD.
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2.3.
Abschluss der Berichtsprüfung
Als Ergebnis der Prüfung des Zwischenberichtes erhalten Sie ein Feedbackschreiben, in dem die Berechnungen und das weitere Vorgehen erläutert werden. Ihnen wird die Möglichkeit zum Einspruch gegen das
Ergebnis eingeräumt. Die individuelle Frist entnehmen Sie bitte dem Feedbackschreiben.
Zum Feedbackbrief werden zwei Anlagen erstellt, die Ihnen die Auswertung je Aktion erläutern.
In der Anlage I erhalten Sie detaillierte Informationen zur Auswertung des Zwischenberichts auf Aktionsebene. Die Angaben zu der vertraglichen Restsumme werden durch das Auswertungsergebnis (berechnete
Restsumme, Einbehalt bzw. Rückforderung) ergänzt. Über alle Aktionen hinweg ergibt sich daraus eine
Auszahlung oder Rückforderung. Die anerkannten Mobilitäten werden Ihnen ebenfalls mitgeteilt.
Die Anlage II entspricht einer Änderung der ursprünglichen Finanzhilfevereinbarung. Diese Änderungsvereinbarung erhalten nur Projektträger, deren Erasmus+ Mittel nach Auswertung des Zwischenberichts zu
reduzieren sind.
3. Das PDF-Formular zum Zwischenbericht
3.1.
Angaben zur Finanzhilfevereinbarung
Die Grundinformationen zu Ihrer Hochschule/Ihrem Mobilitätskonsortium (Erasmus-Hochschulcode/ Konsortialcode usw.) und der Vertragslaufzeit, die mit der Finanzhilfevereinbarung (1. Juni 2014) vereinbart
wurde, sind auf der ersten Seite des Formulars zum Zwischenbericht einzutragen.
Zusätzlich erhalten Sie zum Zeitpunkt des Zwischenberichtes die Möglichkeit, die Umwandlung einer bisher
16-monatigen Vertragslaufzeit in eine 24-monatige zu beantragen. Hierzu ist es ausreichend, die entsprechende Option im Formular auszuwählen. Die notwendige Änderung der Finanzhilfevereinbarung erhalten
Sie mit dem Feedbackbrief zum Zwischenbericht.
3.2.
Angaben zu den Mobilitäten
Für alle Aktionen werden Angaben zur Gesamtzahl der bereits realisierten bzw. bereits ausgewählten (namentlich bekannten Personen) Mobilitäten, deren aufsummierte, finanzierte Förderdauer (Monate/Tage)
und entsprechend festgelegten Gesamtfördersummen erwartet. Bitte beachten Sie für die Studierendenmobilität, dass der Monat 30 Tage umfasst, analog der Berechnung im Mobility Tool+.
Zero-grant-Förderzeiträume sind nicht zu berücksichtigen, da diese für die Berechnung nicht relevant sind.
Für die Beantragung zusätzlicher Mittel für die Umwandlung von Zero-grant-Anteilen in finanziell geförderte Anteile können zusätzliche Mittel beantragt werden (MehrA-1_ERASMUS+KA103_2014.pdf).
Zusätzlich können für alle Aktionen noch Angaben zu geplanten Mobilitäten erfasst werden. Hier sind nur
die Anzahl der noch nicht-namentlich bekannten Personen (N.N.) und deren Förderdauer einzutragen.
Nicht-namentlichen Nennungen (N.N.), werden für die Studierendenmobilität (SMS und SMT) nur bis zu 25
% aller im Bericht aufgeführten Studierenden akzeptiert, sollten die 25 % weniger als drei Personen ergeben, können trotzdem bis zu drei Personen als N.N. angegeben werden. Dies gilt analog für die Personalmobilität (STA und STT), jedoch nur, wenn mindestens eine bereits realisierte/ausgewählte Mobilität angegeben wurde.
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Muster des Formulars zum Zwischenbericht (Seite 1)
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3.2.1 Eingabefelder des Zwischenberichts
Personen
Anzahl der Personen, die namentlich bekannt sind (auch diejenigen,
die nach dem 28.02.2015 gefördert werden sollen)
noch geplant
Anzahl der Personen, die noch nicht namentlich bekannt sind (N.N.)
bereits realisiert/ausgewählt
Summe der finanziell geförderten Monate/Tage von Personen, die
namentlich bekannt sind (auch diejenigen, die nach dem 28.02.2015
gefördert werden sollen)
noch geplant
Anzahl der Dauer der Aufenthalte von Personen, die noch nicht namentlich bekannt sind (N.N.)
bereits realisiert/ausgewählt
Fördersumme [€] für Aufenthalte von Personen, die namentlich
bekannt sind.
Im Fall von ST zzgl. der Ausgaben für Fahrt
Fördersumme [€]
(finanziell
gefördert)
bereits realisiert/ausgewählt
Monate/Tage
Die Eingabefelder des Formulars sind farbig markiert. Bitte beachten Sie, dass der Standardwert für die
Eingabefelder eine „0“ ist. Ist ein Feld leer, so kann die Gesamtsumme nicht korrekt gebildet werden.
3.3.
Geplante Transfers
Die Eintragung geplanter Transfers erfolgt analog zum Abschlussbericht unter derjenigen Aktion, auf die
Mittel transferiert wurden. Der Minusbetrag wird automatisch unter der Aktion, von der die Mittel transferiert wurden (gelbe Felder), eingetragen. Diese Transfers werden bei der Ermittlung des Bedarfs berücksichtigt.
Bitte beachten Sie die Transferregeln (Kapitel 12.4 des Erasmus+ Leitfadens). Hinweis: nur 50% Transfer
von OS möglich!
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Ausschnitt des Formulars zum Zwischenbericht (Seite 2)
3.4.
Technischer Hinweis
Das Formular kann mit der Adobe Reader Version 8.0 und höher bearbeitet werden.
Sollten Sie die Eingabefelder nicht erkennen können, betätigen Sie bitte den Schalter „Vorhandene Felder
markieren“. Dann sind alle Eingabefelder hellgrau markiert.
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4. Fertigstellung des Zwischenberichtes
Nach der Fertigstellung des Zwischenberichtes gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Drucken Sie die zwei Seiten des Zwischenberichts aus und schicken diese an die NA DAAD.
Ein entsprechender Button zum drucken des Formulars befindet sich auf der zweiten Seite.
Das ausgefüllte Formular kann als Datei gespeichert werden.
2. Der Erasmus-Koordinator unterschreibt und stempelt auf der ersten Seite des Zwischenberichtes und bestätigt hiermit die Richtigkeit der Angaben des Gesamtberichts.
Bitte senden Sie den unterschriebenen Zwischenbericht im Original per Post an:
Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)
Referat EU02 Erasmus+ Leitaktion 1: Mobilität von Einzelpersonen
Kennedyallee 50
53175 Bonn
Für Fragen wenden Sie sich bitte an die für Ihr Projekt zuständigen Ansprechpartner:
Hochschulstandort
Sachbearbeitung
0228/882-
Vertragsmanagement
0228/882-
Aachen - Freising
Deniz Börner
-327, boerner@daad.de
Irene Fandio
-415, fandio@daad.de
Friedrichshafen - Heide
Carolin Schmeling
-615, schmeling@daad.de
Irene Fandio
-415, fandio@daad.de
Heidelberg - Mainz
Carolin Schmeling
-615, schmeling@daad.de
Stefanie Fleischer
-414, s.fleischer@daad.de
Mannheim - Nürtingen
Helma Koch
-561, h.koch@daad.de
Stefanie Fleischer
-414, s.fleischer@daad.de
Oestrich - Zwickau
Helma Koch
-561, h.koch@daad.de
Michaela Klinge
-753, klinge@daad.de
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