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Arbeitsplatzbeschreibung Pfarramtssekretärin St

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Arbeitsplatzbeschreibung Pfarramtssekretärin St. Albani, Göttingen
Vergütung und Arbeitszeiten
(je nach Qualifikation Entgeltgruppe IV oder V, derzeit V)
Arbeitszeit: 18 Wochenstunden an 4 Vormittagen
Öffnungszeiten des Gemeindebüros (10 Stunden): Mo, Di, Do, Fr 10-12.30 Uhr
Tätigkeitsschwerpunkte
1
Publikumsverkehr und Telefondienst
20%
als erste Ansprechpartnerin zur Verfügung stehen und Auskunft erteilen für Gemeindeglieder
sowie haupt- und ehrenamtliche MitarbeiterInnen.
2
Schreibarbeiten, Schriftverkehr, Ablage
15 %
Erledigung des Schriftverkehrs, überwiegend selbständig
Rechnungen schreiben (u. a. für Raumnutzung)
Gottesdienst- und Lektorenplan erstellen (halbjährlich)
Einladungen zu Gemeindeveranstaltungen, besonderen Gottesdiensten,
Jubiläumskonfirmation u. a. erstellen und versenden
Kirchenvorstandsbeschlüsse für das Kirchenkreisamt ausfertigen und weiterleiten
Aktenablage nach Schriftgutordnung, Register bei Bedarf aktualisieren
3
Datenbank (PC)
15%
Pflege der Gemeindegliederkartei MEWIS, Ergänzung durch Eigenerfassungen
Einrichtung von Verteilervorlagen, Erstellen von Auszugslisten (MEWIS)
4
Posteingang und -ausgang (Briefpost, E-Mail)
15%
Post- / E-Mail-Eingang bearbeiten, teilweise selbständig beantworten, ggf. weiterleiten
Geschäftstagebuch führen, Unterschriftenmappe verwalten
5
Führung des Terminkalenders
10%
Termine für Amtshandlungen, Gemeindeveranstaltungen, Kirchenführungen und
Fremdveranstaltungen vereinbaren, koordinieren und eintragen
6
Verwaltung der Amtshandlungen, Kirchenbuchführung
10%
Ausfüllen der Meldeformulare für Amtshandlungen, Ablage, Weiterleitung an das
Kirchenbuchamt
Ausfüllen der Stammbuchformulare für Amtshandlungen
Erstellen von Urkunden für Taufe, Konfirmation, Jubiläumskonfirmation und Trauung
1
7
Abkündigungen und Öffentlichkeitsarbeit
5%
Eintragungen in die Terminleiste der Homepage
Excel-Tabellen der Amtshandlungen und der Gottesdienste für das Kirchenmagazin erstellen
8
Führung der Kassenstelle
5%
Vorbereiten der Kassenanordnungen
Auszahlung von Auslagen an MitarbeiterInnen
Eintragen der Ein- und Ausgaben in das Kassenbuch
Abrechnungen erstellen und an das Kirchenkreisamt weiterleiten
Annahme und Weiterleitung von Bargeldspenden (Erstellen von Spendenbescheinigungen)
9
Organisation des Arbeitsplatzes, Materialverwaltung, Sonstiges
5%
Einarbeitung in die jeweils neue Technik und Software, insbesondere neue Versionen des
Datenbankprogramms zur Gemeindegliederverwaltung (MEWIS) und Einrichtung der
Funktionen für die Bedürfnisse der Gemeinde
Einkauf und Bestellung von Büromaterial
2
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