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Bibliotheksverwaltung mit WinBook

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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
BIBLIOTHEKSVERWALTUNG MIT WINBOOK
Ihre Vorteile auf einen Blick
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
Inhalt
EINFACHE UND ZUVERLÄSSIGE FUNKTIONEN ZUR MEDIENERFASSUNG & VERWALTUNG ........................................... 3
VERWALTEN VON AUSLEIHEN, RÜCKGABEN UND BIBLIOTHEKSNUTZERN ................................................................ 6
ERWEITERTE FUNKTIONEN ............................................................................................................................. 8
DATENBANKPFLEGE .................................................................................................................................... 10
WEITERE INFORMATIONEN & BEZUGSQUELLE ................................................................................................. 11
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
EINFACHE UND ZUVERLÄSSIGE FUNKTIONEN ZUR
MEDIENERFASSUNG & VERWALTUNG
Mit WinBook gestaltet sich die Medien(neu)Erfassung so einfach wie noch nie.
Leistungsfähige Funktionen, die allesamt auf bereits digitalisierte Medienbestände zugreifen,
unterstützen Sie bei der Erfassung. Bei der Bestandserfassung wird hierbei auf die Datenbanken von
Amazon (Deutschland, Frankreich, International) sowie auf Datenbanken des Deutschen und
Österreichischen Bibliotheksverbandes zugegriffen.
Im Gegensatz zur klassischen Erfassung per Hand – unter Umständen auf Karteikarten – bietet das
digitale und Internetgestützte System folgende Vorteile:
 Lästige Tippfehler und Falscheingaben können ausgeschlossen werden
 Durch die Arbeit mit einem Barcodescanner können Sie alle Ihre Medien mithilfe des
Scanners und der ISBN-Nummer erfassen – Tipparbeit entfällt somit komplett
 Durch die einfachere Erfassung ist es möglich, mehrere hundert Medien innerhalb weniger
Stunden in die Datenbank aufzunehmen
 Durch den Abgleich mit dem Datenbestand von Amazon werden zu den erfassten Medien,
falls vorhanden, automatisch Rezensionen, Klappentext und Cover-Bild erfasst
EIN-KLICK-ERFASSUNG:
Diese Art der Medienerfassung ist für Bibliotheken ohne Barcodescanner und für einzelne Medien
geeignet, die neu in den Bestand aufgenommen werden. Bei dieser Methode erstellen Sie in
WinBook einen neuen Medieneintrag, und geben lediglich die ISBN-Nummer in das Formular ein.
Nach einem Klick auf die Such-Schaltfläche werden automatisch alle gefundenen Daten zu dieser
Nummer im Datenbestand abgelegt.
ISBN-MEHRFACHERFASSUNG
Bei der Mehrfacherfassung arbeiten Sie primär mit Barcodescanner. Diese Funktion kann aber auch
ohne Barcodescanner durch die manuelle ISBN-Eingabe genutzt werden. Um Medien zu erfassen,
nehmen Sie einen Stapel aus ca. 50 – 100 Medien, und scannen bzw. geben die ISBN-Nummern
nacheinander in das Suchformular ein. Nach dem Einlesen der Nummern können Sie die Suche mit
einem Klick starten. Wenn alle Medien gefunden und die Suche abgeschlossen wurde, können die
gefundenen Datensätze direkt in den Medienbestand übernommen werden.
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
ONLINESUCHE
Die Onlinesuche dient der Erfassung von Medien, welche nicht mit einer ISBN-Nummer versehen
sind, oder über eine ISBN-Suche nicht gefunden werden können. Als Suchkriterium bei der
Onlinesuche können Sie den Titel, den Autor sowie den Verlag festlegen. Gefundene Datensätze
werden anschließend aufgelistet, und können in den Datenbestand aufgenommen werden.
WEBCAM-BARCODEERFASSUNG
Die Barcode- und Medienerfassung mithilfe einer Webcam ist die neueste und fortschrittlichste
Funktion, die WinBook bietet. Bei dieser Methode der Erfassung halten Sie die Barcodes der zu
erfassenden Medien vor Ihre Webcam, und nach einer erfolgreichen Erkennung des Barcodes mit der
ISBN werden die Mediendaten gefunden und in den Datenbestand übernommen.
DATENABGLEICH MIT ANTOLIN
Bereits im Medienbestand erfasste Bücher können Sie mit dem Antolin-Abgleich schnell und einfach
mit der aktuellsten Antolin-Liste abgleichen. Medien, die in Antolin gefunden wurden, werden in
WinBook anschließend mit einem Symbol hinterlegt, und die Klassenempfehlung als Stichwort
hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit Antolin können Sie diese Medien schnell recherchieren, als
Liste ausgeben oder die Medien nach Klassenempfehlung sortieren.
AUSGABE VON LISTEN, BERICHTEN UND MEDIENBLÄTTERN
Durch eine eingebaute Listen- und Berichtsfunktion können Sie mit WinBook jede nur denkbare Art
von Listen und Berichten ausgeben. Egal ob Vorgangs-, Gebühren-, Medien- oder Leiherliste. Über 20
Berichte und Listen sind in WinBook bereits vorgefertigt vorhanden. Auch die Erstellung von
Barcodelisten und Medienetiketten ist über einfache Assistenten und leistungsfähige
Berichtsdesigner möglich. Medien können zusätzlich als „Medienblatt“ gedruckt werden, um z.B. in
der Bibliothek jede Woche ein neues Buch vorstellen zu können.
LEISTUNGSFÄHIGE SUCHE & RECHERCHE IM MEDIENBESTAND
Ein leistungsfähiges Suchsystem erleichtert ihnen die Suche von bestimmten Medien, Leihern und
Vorgängen im Bestand. Bei der Suche können hierbei beliebig viele Suchkriterien & Begriffe
kombiniert werden. Durch die mögliche Volltextsuche können auch bestimmte Begriffe aus den
hinterlegten Notizen gefunden werden.
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HINTERLEGEN VON WEITEREN INFORMATIONEN
Zu jedem Medium können in WinBook Dateien verknüpft werden. Sie können einem Medium somit
z.B. Textpassagen, die in einem Word- oder PDF-Dokument vorliegen, zuordnen. Auch ein
vorgelesener Ausschnitt in Form einer Musikdatei kann ohne Probleme zugeordnet werden. Im
Wissenschaftlichen Umfeld können Sie so auch Diplom- oder Textarbeiten, die zu einem Eintrag
vorliegen, verknüpfen. Nach verknüpften Dateien kann natürlich auch gesucht werden.
ZUWEISEN VON BEREICHEN, STANDORTEN UND STICHWORTEN
Durch das Zuweisen von Bereichen, Standorten und Stichworten können Sie Medien im
Datenbestand einfach & sauber gliedern. Beim Bereich trennen Sie z.B. Fantasy-Bücher von
Abenteuerromanen oder Sachbüchern. Im Standort wird hinterlegt, in welchem Regal, welcher Etage
oder welchem Standort sich das Medium befindet. Stichworte können vom Nutzer beliebig vergeben
werden. Eine Suche und Gliederung der Medien nach Standort, Bereich und Stichworten ist natürlich
möglich.
MEDIENBESTELLUNG ÜBER AMAZON
Durch eine enge Integration von Amazon in das WinBook-System können Medien mit wenigen Klicks
aus WinBook nachbestellt oder neu erworben werden. Über ein Suchformular können die Medien in
der Datenbank von Amazon gesucht, und falls vorhanden, direkt in den Warenkorb von WinBook
eingefügt werden. Sobald Sie den Kauf abschließen, müssen Sie nur noch Ihre Benutzerdaten auf der
Homepage von Amazon eingeben – und die Bestellung wird abgeschlossen & ausgeführt.
MEDIENÜBERSICHT
Eine Statistik aller Medien rundet die Medienfunktionen ab. In dieser Statistik werden Medien mit
verschiedenen Stati (z.B. Verliehen, Abgang, Verlust, Beschädigt…) statistisch dargestellt. Wurden die
Medien mit verschiedenen Preisangaben (z.B. DM, Euro und US-$) erfasst, werden diese Beträge im
Internet abgeglichen, und der Bestandspreis Ihrer Bibliothek in Euro aufgeführt.
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
VERWALTEN VON AUSLEIHEN, RÜCKGABEN UND
BIBLIOTHEKSNUTZERN
Neben der Medienerfassung- und Verwaltung ist das Verwalten von Leihern und die Ausleihe der
zentrale Aufgabenbereich einer Bibliothekssoftware. In WinBook kann eine beliebige Anzahl von
Leihern, Vorgängen und Gebührenzahlungen Hinterlegt & Verwaltet werden. Durch leistungsfähige
Eingabe- & Ausgabefunktionen steht Ihnen WinBook auch hier immer hilfreich zur Seite
AUSDRUCK VON LEIHERAUSWEISEN
Wenn Sie Ihre Bibliothek mit einem Barcodescanner verwalten wollen, können Sie Leiherausweise
hierfür direkt im Programm mit einem Assistenten generieren lassen. WinBook generiert Ihnen in
wenigen, unkomplizierten Schritten für alle – oder nur bestimmte – Leiher Ausweise, welche Sie
dann drucken können. Auf den Ausweisen sind alle wichtigen Informationen sowie ein Barcode und
die Benutzernummer für die Ausleihe hinterlegt.
AUSGABEN VON BERICHTEN & LISTEN
Wie bei den Medien erzeugt WinBook für Leiher sowie Ausleihvorgänge Listen. Egal ob der
Klassenleitung eine Liste mit den ausgeliehenen Medien der Schüler vorgelegt werden soll, oder Sie
eine Jahresstatistik, gegliedert nach Klassen oder Altersstufen benötigen – WinBook erzeugt mit
wenigen Klicks die passende Liste. Bei der Ausleihe oder Rückgabe generiert die Software wahlweise
Quittungen, auf denen der Leiher seine momentan noch offenen Medien sehen kann.
AUSLEIHE UND RÜCKGABE MIT WENIGEN MAUSKLICKS
Durch ein ausgeklügeltes Ausleih-System erledigen Sie auch ohne Barcodescanner Ihre Ausleihen und
Rückgaben in der Bibliothek in wenigen Sekunden. Es genügt hierbei die Auswahl des Leihers, gefolgt
von der Auswahl des Mediums, welches verliehen oder zurückgegeben werden soll. Um die
Gebührenberechnung sowie eine eventuelle Mahnung und Mahngebühr kümmert sich WinBook
selbst. Wenn Sie Barcodes und einen Barcodeleser verwenden, genügt das Einfache einscannen des
Leiherausweises und der Medien.
BEHALTEN SIE DEN ÜBERBLICK ÜBER VERLIEHENE MEDIEN
In der Vorgangs- und Überfälligkeitsliste von WinBook sehen Sie jederzeit, welches Medium gerade
verliehen oder überfällig ist. Aus beiden Listen heraus können Sie mit wenigen Mausklicks verliehene
Medien verlängern, zurückbuchen, oder eine Mahnung mit anschließender E-Mail-Sendung
generieren. Durch Filter- und Gruppierungsfunktionen können Sie auch hier bestimmte Vorgänge
suchen, oder die Listen z.B. nach Klassen oder Leihern sortieren.
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
KALENDERDARSTELLUNG
Im Kalender von WinBook verwalten Sie Ausleihen, Rückgaben oder Geburtstage von Leihern noch
einfacher. Durch die übersichtliche Darstellung (Tages-, Monats- und Wochenkalender) wissen Sie
immer, was am heutigen Büchereitag ansteht. Optional kann im Kalender die jeweilige Zuständigkeit
der Bibliotheksmitarbeiter eingeblendet werden. So weiß jeder Mitarbeiter – was er heute zu
erledigen hat.
GEBÜHREN- UND BEITRAGSVERWALTUNG
WinBook verwaltet Gebühren sowie Beiträge, die regelmäßig anfallen. Bei der Beitragszahlung
können Sie zwischen unterschiedlichen Einstellungen (z.B. jährliche Zahlungen, monatliche
Zahlungen..) wählen. Auch für Familien und erwachsene oder minderjährige Leiher können
verschiedene Gebührensätze festgelegt werden. Bibliotheksmitarbeiter oder Ehrenmitglieder können
als „frei“ in der Datenbank hinterlegt werden, und zahlen keine Gebühren. Bei einem negativen
Kontostand (z.B. bei nicht bezahlten Gebühren) oder bei überfälligen Medien kann optional eine
Sperrung des Leiherkontos erfolgen.
MEDIENRECHERCHE FÜR GÄSTE
In vielen Bibliotheken können Gäste an verschiedenen „Suchterminals“ bereits Medien suchen, ohne
das Bibliothekspersonal zu belasten. Solche Terminals lassen sich mit der WinBook-Zusatzsoftware
„netBook“, welche kostenlos zur Verfügung steht, eingerichtet werden. Alternativ kann auf den
Terminals auch WinBook installiert werden, und am System wird nur die Anmeldung als „Gast“
aktiviert. Die Ausleiher können somit in netBook oder auch WinBook die gewünschten Medien
suchen, oder auch nur im Medienbestand stöbern. Haben Sie ein Medium gefunden, welches Sie
ausleihen wollen, sehen sie sofort, ob das Medium im Bestand verfügbar ist. Falls ja, kann der Gast
sich das Medium selbstständig durch die Standort-Angabe aus dem Regal entnehmen, und damit
zum Bibliothekspersonal zum durchführen der Ausleihe gehen.
MEDIENBEWERTUNG
Medien können in der Bibliothek mit netBook oder auch WinBook von den Leihern bewertet und
kommentiert werden. Diese Funktion muss durch das Bibliothekspersonal allerdings erlaubt werden.
Ist die Bewertung von Medien aktiviert, können die Leser nach dem Lesen eines Buches in WinBook
eine Bewertung in Form von 5 Sternen vergeben. Außerdem haben Sie Zugriff auf das Notiz-Feld, und
können eigene Kommentare vergeben, oder die Bewertung ausführlicher gestalten. In WinBook und
netBook können Medien natürlich auch nach der Anzahl und Güte der Bewertungen gruppiert
werden.
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ERWEITERTE FUNKTIONEN
Neben den Hauptfunktionen zur Medienverwaltung und der Ausleihe und Rückgabe von Medien
bietet WinBook natürlich weitere Funktionen, die nicht jede vergleichbare Software in diesem
Segment bietet. Diese Funktionen sollen hier noch kurz aufgezählt und erklärt werden.
COVER-IMPORT
Wenn Medien nicht bereits bei der Aufnahme mit einem Cover versehen wurden (z.B. wegen einer
manuellen Aufnahme), kann WinBook zu jeden Zeitpunkt die Cover-Bilder für alle Medien suchen &
herunterladen. Ein Cover erleichtert oftmals das Suchen in der Datenbank, da es anhand des Covers
schon erkannt werden kann. Auch bei Medienlisten oder gedruckten Katalogen werten die Bilder den
Ausdruck optisch auf.
E-MAIL-VERWALTUNG
Durch eine sogenannte MAPI-Schnittstelle können Sie in WinBook direkt auf Ihre E-Mails zugreifen,
wenn Sie auf dem WinBook-PC eine MAPI-Fähige Mailsoftware installiert haben. Outlook, Outlook
Express oder Thunderbird sind Beispiele für solche Anwendungen. Auch können Sie aus WinBook
neue E-Mails erstellen, oder z.B. die generierten Mahnungen als PDF an einen E-Mail-Empfänger
versenden.
FERNWARTUNG – JEDERZEIT SCHNELLE UND KOMPETENTE HILFE
Sie haben bei der Benutzung von WinBook ein Problem? Sie scheitern am ausführen einer Aktion,
oder benötigen Tipps bei der Ausführung von Funktionen? Durch die eingebaute FernwartungsFunktion in WinBook kann Ihnen jederzeit und an jedem Ort Unterstützung gegeben werden. Sie
kontaktieren uns einfach per e-Mail, wenn Sie Hilfe benötigen. Anschließend machen Sie mit dem
Support einen Termin für die Fernwartungssitzung aus, und wir erklären Ihnen das genaue
Prozedere. Zum gewünschten Termin verbinden wir uns dann zu Ihrem PC, und können Ihnen direkt
an Ihrem Monitor Hilfe geben. Kostengünstig und schnell. Sie haben natürlich jederzeit die
Möglichkeit, die Fernwartung durch einen einzigen Mausklick abzubrechen.
MEHRBENUTZERFÄHIGKEIT
WinBook ist mehrbenutzerfähig. Das heißt, Sie können für jeden Bibliotheksmitarbeiter einen
eigenen Zugang für WinBook erstellen. Der Benutzer meldet sich dann mit seinem eigenen
Benutzernamen und Passwort am PC an. Durch diese Benutzermöglichkeiten können Sie
verschiedenen Benutzern spezifische Rechte zuweisen (z.B. Verwalter oder Administrator), und bei
verschiedenen Vorgängen weiß jeder Mitarbeiter jederzeit, welcher Vorgang von einem Kollegen
bearbeitet wurde.
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UNTERSTÜTZTE DATENBANKEN
WinBook basiert auf einer skalierbaren Datenbasis. WinBook wächst also mit Ihrem Datenbestand
mit. Bei großen Datenbeständen, in denen viele Vorgänge und Medien verwaltet werden müssen,
können sich die Kapazitäten der WinBook-Datenbank ab ca. 50.000 Medien oder 50.000 Vorgängen
zum Ende neigen. Sollte dieser Fall auftreten, können Sie auf ein größeres Datenbanksystem
„umsteigen“, welches die notwendigen Kapazitäten für diese Datenmenge bereithält. Von WinBook
unterstützte Datenbanken sind:
Microsoft SQL Server Express (empfohlen ab 50.000 Medien oder Vorgänge, kostenlos)
Microsoft SQL Server (empfohlen ab 50.000 Medien oder Vorgänge, kostenpflichtig,
unterstützt mehrere Prozessoren und bis zu 64 GB Arbeitsspeicher auf dem Server)
Firebird SQL Server (empfohlen ab 30.000 bis ca. 100.000 Medien, kostenlos)
IBM DB2 Express (empfohlen ab 50.000 Medien oder Vorgänge, kostenlos)
IBM DB2 (empfohlen ab 50.000 Medien oder Vorgänge, kostenpflichtig)
Im Regelfall bietet die WinBook-Datenbank für Bibliotheken mit weniger als 50.000 Medien
genügend Ressourcen. Vorteile der Datenbank sind die einfache Benutzung und die unkomplizierte
Konfiguration (die Datenbank besteht nur aus einer MDB-Datei, welche in WinBook einfach über die
Befehle „Datenbank öffnen“ oder „Datenbank erstellen“ konfiguriert werden kann).
Sollte ein größerer Datenbestand anfallen, oder aus technischen Gründen ein größeres
Datenbanksystem verwendet werden, empfehlen wir Ihnen aufgrund der einfachen Konfiguration
und der nahtlosen & einfachen Integration den Microsoft SQL Server Express, welcher kostenlos zur
Verfügung steht, oder den kommerziellen Microsoft SQL Server.
Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen schon einen SQL Server? Dann können Sie für WinBook auch
direkt diese Datenbank verwenden – Lesen Sie dazu einfach die Konfigurationshinweise im
Handbuch.
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
DATENBANKPFLEGE
Um eine Datenbank, welche im Regelfall viele Datensätze enthält, zu pflegen, verfügt WinBook über
einige Tools, die Ihnen die Arbeit bei der Pflege der Datenbank abnimmt. Unter anderem zählen
folgende Programme zu den Datenbanktools:
DATENBANKWARTUNG – entfernt verwaiste, unbenutzte Datenbankeinträge aus der Datenbank,
und verkleinert, falls möglich, die Datenbank durch Komprimierung
ISBN-PRÜFUNG –Prüft ISBN-Nummern in der Datenbank auf Gültigkeit und entfernt eventuelle
Trennstriche in den Datensätzen aus der ISBN-Nummer. Somit sind die Nummern bei allen
Medien im gleichen Format erfasst
SIGNATURBERECHNUNG – Berechnet für alle Medien eine eigene Signatur, die auf verschiedene
Arten zusammengesetzt werden kann
KLASSENERHÖHUNG – Ermöglicht es dem Lehrer oder Bibliotheksverwalter, am Schuljahresende
alle Klassenangabe bei den Leihern zu erhöhen. Bestimmte Schüler (z.B. wenn eine
Wiederholung der Klassenstufe notwendig ist), können ausgenommen werden.
DATENIMPORT & EXPORT – Exportieren Sie und Importieren Sie jederzeit wichtige Daten.
WinBook kann Daten aus vielen Austauschformaten (z.B. Excel, XML und Textdateien)
importieren, und in die wichtigsten Formate (XML und Textdateien) exportieren. Durch diese
Schnittstelle verläuft der Datenaustausch immer reibungslos.
AUTOMATISIERUNG VON VORGÄNGEN – Durch einen integrierten Marko-Editor können Sie, ein
paar Programmier-Kenntnisse vorausgesetzt, WinBook mit eigenen kleinen Programmteilen
und Funktionen erweitern.
DATENSICHERUNG – WinBook unterstützt Sie mit einem Datensicherungsmodul bei der
regelmäßigen, auf Wunsch sogar automatisch durchgeführten Datensicherung. Durch die
regelmäßige Datensicherung beugen Sie einem späteren Datenverlust z.B. bei HardwareDefekten vor.
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Bibliotheksverwaltung mit WinBook
WEITERE INFORMATIONEN & BEZUGSQUELLE
Ich hoffen dass ich Ihnen mit dieser Broschüre einen kurzen Einblick in die Funktionsvielfalt von
WinBook geben konnte. Natürlich könnte ich diese Broschüre auf 100 Seiten ausweiten, wenn ich
jede Funktion aufzählen und genau erklären würde.
Sollten Sie an WinBook interessiert sein, aber trotzdem noch Informationen benötigen oder Fragen
haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren:
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Daniel Graf
Heckenweg 15
94474 Vilshofen
(+49) 8549 / 97 14 90
(+49) 180 / 3663 3880 6618
danielgraf@danielgraf-media.de
Natürlich können Sie auch eine kostenlose Demo-Version von WinBook im Internet herunterladen,
um zu testen, ob WinBook eine für Sie geeignete Software ist. Den kostenlosen Download der DemoVersion finden Sie im Internet unter:
http://www.danielgraf-media.de
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