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unternehmensjurist.net/134tec
TITELTHEMA
(Magazin „unternehmensjurist“ Nr. 4/2013)
1.
Was sind aus Ihrer Sicht die aktuell
drängendsten technischen Fragestellungen in
deutschen Rechtsabteilungen?
Datacert
Unserer Einschätzung nach leiten sich die technischen Fragestellungen aus den übergeordneten geschäftlichen Anforderungen, den aktuellen und den zukünftigen Herausforderungen an die Rechtsabteilungen ab. Immer wieder kommen
dabei die folgenden Themen hoch:
Die „More for Less“ Challenge - Steigende Arbeitslast und
Komplexität, nicht zuletzt durch stetig wachsende regulative
Anforderungen bei bestenfalls gleichbleibenden Budgets und
gleicher Anzahl an Mitarbeitern.
Partner im Unternehmen - Wie kann sich die Rechtsabteilung
zu einem proaktiven Partner der Geschäftsbereiche entwickeln? Wie können Ziele abgestimmt werden? Wie kann die
Zusammenarbeit effektiver und effizienter erfolgen?
Globalisierung - Strukturelle Anpassung der Rechtsabteilung
an die globale Ausrichtung der internen Kunden, zentrale
versus dezentrale Organisation, Liberalisierung des Rechtsmarktes, Welche Chancen ergeben sich hieraus?
Einfluss der Informationstechnologie auf die Arbeitsabläufe
Attraktivität des Arbeitsplatzes – Stichworte sind hier Gewinnung neuer Talente, Karrierepfad, Mobilität und demoskopische Veränderungen wie die zunehmende Anzahl von
Mitarbeiterinnen in den Rechtsabteilungen.
IQDoQ GmbH
Alle Unternehmensverträge, Vertragsfristen, -partner und
-objekte auf Knopfdruck aktuell verfügbar zu haben – eine Herausforderung, die sich mit einer Dokumentenmanagementlösung wie der digitalen Vertragsakte wirtschaftlich lösen lässt.
Sie kann außerdem zu einer besseren Compliance beitragen,
indem darin alle relevanten Dokumente – beispielsweise gesetzliche Vorgaben, interne Richtlinien oder Prozessdokumentationen – zentral und auswertbar verwaltet werden.
Eine weitere technische Fragestellung ist, wie Rechtsabteilungen mit dem Unternehmensvorstand, dem Aufsichtsrat
oder der Compliance-Abteilung sicher kommunizieren, d.h.
Dokumente austauschen können. Dazu bietet die digitale
Vertragsakte einen geschützten Ablagebereich, über den
ausgewählte Personen Sitzungsunterlagen oder andere Dokumente durch entsprechende Zugriffsberechtigungen einsehen
können.
otris software AG
Die Schaffung von digitalen Schnittstellen zu Kerninformation des Unternehmens ist ein zentraler Punkt.
Entscheidend ist es, dass ein Jurist per Mausklick die wichtigsten Daten, z.B. zu Kunden- oder Lieferantentenverträgen
zur Verfügung hat. Nur so kann er die Fachabteilungen
schnell und kompetent unterstützen. Der moderne Unternehmensjurist ist proaktiv und benötigt einen optimalen Zugriff
auf alle Fakten, die mit den Verträgen in seinem Unternehmen zu tun haben.
unternehmensjurist.net/134tec
TITELTHEMA
2.
Recommind GmbH
Es gibt sicherlich viele Herausforderungen in Rechtsabteilungen, die durch verschiedene Technologien adressiert werden können. Aus Sicht unseres Unternehmens, das aus dem
Bereich der Recherche und Analysesoftware kommt, sind
sicherlich folgende Themen extrem spannend für Rechtsabteilungen in Bezug auf technologische Unterstützung:
a.) Mit welchen Systemen kann der Arbeitsaufwand bei internen Audits verringert werden und der Erkenntnisgewinn
erhöht werden?
b.) Können die Themen präventive Compliance-Audits und
Beschäftigtendatenschutz technologisch adressiert werden?
c.) Gibt es Technologie und Technologieunternehmen, die
bei Kartellrechtsaudits und US-amerikanischen Klagefällen
aus Deutschland heraus unterstützen kann?
The Quality Group GmbH
Die drängendsten Fragen sind eng gekoppelt mit den aktuell fachlichen Fragestellungen, denen sich Rechtsabteilung
in Unternehmen immer nachhaltiger stellen müssen. Die
Rechtsabteilung in den Unternehmen wandeln sich stark zum
Dienstleister in Rechtsfragen, Compliance und Beratungsthemen unternehmensweit, speziell aber auch rund um das Management und den Vorstand. Die Aufgaben gehen heute schon
weit über die Rechtsberatung und den Rechtsfall hinaus. Insofern wird die technologische Unterstützung durch nachhaltige
Systeme zur Erfassung, Dokumentation und Nachweispflicht
immer mehr an Bedeutung erlangen. Rechtsabteilungen integrieren sich immer mehr in den Organisationen der Unternehmen, die Sonder- oder Stabstellenrolle entfällt zunehmend
und unterliegen demnach auch den „Gesetzmäßigkeiten“ im
Handeln, wie Kosten-/Nutzenargumentation, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen oder Leistungsanspruch. Dafür werden
zunehmend Systeme neben den herkömmlichen wie SAP, als
ERP - System, zum Einsatz kommen müssen. Hier spricht
man verstärkt von Optimierungen im Informationsprozess,
wofür es EIM-Systeme gibt (EIM=Enterprise Information
Management).
Mit welchen neuen Werkzeugen aus Ihrem
Haus können Unternehmensjuristen in den
nächsten ein bis drei Jahren rechnen?
Datacert
Viele unserer Kunden haben in den letzten Jahren eine beachtliche Anzahl von spezialisierten Softwarelösungen implementiert. Wenngleich diese auch die jeweilige Anforderung gut
abdecken, sind jedoch hohe Betriebskosten die Folge; Synergien
zwischen den einzelnen Systemen können in der Regel aufgrund fehlender Integration nicht gehoben werden. Wir hören
immer deutlicher den Wunsch nach einer Plattform, die alle
heute notwendigen Funktionalitäten integriert, aber auch erweiterbar ist, um zukünftige Anforderungen abzudecken - eine Art
„SAP-System“ für die Rechtsabteilung. Unsere Kunden ziehen
den Nutzen aus den geringen Gesamtbetriebskosten, einem
Produktivitätssprung aufgrund der Integration und mehr Visibilität in die einzelnen Geschäftstransaktionen und Projekte. Die
Nutzung aller verfügbaren relevanten Daten unter Einbeziehung
externer Datenquellen zur Entscheidungsfindung und -optimierung besprechen wir unter dem Stichwort „Big Data“ mit unseren Kunden. Wir realisieren hier bereits Projekte mit unseren
Kunden, bei denen historische Falldaten angereichert mit externen Informationen zur Entscheidungsfindung genutzt werden.
Konkrete Fragestellungen sind: Wann macht es Sinn zu prozessieren, wann zu vergleichen, zu welchen Konditionen? Aber
auch operative Analysen und Berichte wie zum Kosten- und
Performancemanagement von Kanzleien und anderen Dienstleistern werden umgesetzt. Fragestellungen wie „Wie hoch waren
unserer Ausgaben mit bestimmten Kanzleien weltweit?“ oder
„Wann ist es Sinnvoll bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister zu vergeben, wann ist In-Sourcing der richtige Ansatz?“
IQDoQ GmbH
Kurzfristig dürfen Unternehmensjuristen mit Cloud-Lösungen
und Apps für mobile Endgeräte rechnen, die ihre unhandlichen
Aktenordner endlich portabel machen. Unser ambitioniertes
Ziel ist es, das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten auf iPad
und Co so komfortabel und sicher zu gestalten, dass die Papierakten wirklich obsolet werden.
Ein mittelfristiger Ansatz ist, in unsere Software semantische
Suchtechnologien zu integrieren, um so noch bessere beziehungsweise umfassendere Suchergebnisse zu erzielen. Beim
Durchsuchen von Vertragsinhalten würde die elektronische Aktenlösung dann Google-ähnlich z.B. auch abweichende Schreibweisen, synonyme Begriffe oder anderssprachige Wörter als
Treffer ausgeben. Gerade Letzteres wäre ein enormer Vorteil für
das Vertragsmanagement internationaler Unternehmen.
unternehmensjurist.net/134tec
TITELTHEMA
dauerhaft die Verantwortung und Messbarkeit auch in den administrativen Prozess zu integrieren, um letztendlich Risiken zu
erkennen, zu minimieren und die Compliance nachhaltig sicher
zu stellen. Auch dafür wird LCM durch ein neues Modul ergänzt,
indem LCM Compliance Excellence, besonders die Kausalität zwischen der Unternehmensstrategie in der Compliance nicht nur
unterstützt, sondern durch eine stabile Planung, Organisation,
Ablage und Information alle Compliance-Schritte sorgfältig dokumentiert und messbar steuern lässt.
otris software AG
Unsere Lösungen gehen gezielt auf aktuelle Themen ein, wie
zum Beispiel Compliance-Regelungen bei Zuwendungen
oder das Beteiligungsmanagement. Letzteres ist für große
Konzerne, die international agieren, eine große Hilfe. So
lassen sich mit unseren Lösungen die Potenziale des Beteiligungsportfolios besser nutzen.
Recommind GmbH
a.) Im Wesentlichen werden wir weiter darauf fokussieren,
Rechtsabteilungen dabei zu unterstützen, sich auf ihre Kernexpertise konzentrieren zu können. Auf diese Weise wird
durch sinnvolle technologische Unterstützung die Kapazität
und Rechtssicherheit bei der Be- und Verarbeitung insbesondere großer elektronischer Datenmengen erhöht.
b.) Wir werden weiterhin spezifisch auf den deutschen und
europäischen Markt an die hier vorliegende Rechtssituation
angepasste Software entwickeln.
The Quality Group GmbH
Wir beraten Unternehmen seit über 20 Jahren genau in
dieser Nahtstelle zwischen den vorhandenen ERP (SAP)Systemen, in denen Zahlen, Daten, Fakten abgelegt sind,
und der Optimierung und nachhaltigen Verbesserung der
Informationsprozesse mit unserem EIM- System. Unsere Product Suite LCM - LifeCycleManagement für Verträge, Akten,
Dokumente, Kontakte und Termine/Wiedervorlagen, sorgt
bei den Unternehmen für messbare und transparente Abläufe
in den administrativen Prozessen, speziell natürlich in der
Rechtsabteilung.
Besonders werden die Themen der Vereinfachung in der
Handhabung von Prozessen unterstützt werden. So haben wir
das Thema BPM (Business Process Management) direkt in die
LCM Basis integriert und schließen damit den Bund zwischen
den sich schnell ändernden Prozessen und einer kostenorientierten sowie messbaren Umsetzung in der Organisation.
Ein weiterer Punkt wird die Transparenz im LifeCycle von
Verträgen-Dokumenten-Akten-Kontakten-Terminen sein, um
3.
Sind die Unternehmen auf die verstärkte
Nutzung von Legal IT vorbereitet?
Datacert, Inc.
Die Entwicklung einer IT-Strategie für die Rechtsabteilung und
deren konsequente Umsetzung ist aus unserer Sicht ein kritischer Erfolgsfaktor. Ohne eine solche werden zahlreiche der
zuvor geschilderten Herausforderungen und Aufgaben nicht umsetzbar sein. Ein anderes Beispiel zur Verdeutlichung: Weltweit
gibt es heute mehr als 2 Mrd. Internetnutzer, mehr als 1 Mrd.
Facebook Nutzer, 3,5 Mrd. E-Mail-Accounts und 5 Mrd. Mobiltelefonanschlüsse. Die Juristen von morgen haben bereits heute ein
völlig neues Verhältnis zur Informationstechnologie, sie kennen
eine Welt ohne Internet und Web 2.0 gar nicht. Wenn Sie also
die besten Talente für Ihre Rechtsabteilung gewinnen wollen,
sollten Sie die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen. Und
die Nutzung von moderner Informationstechnologie gehört dazu.
IQDoQ GmbH
Häufig nicht. Der Einführung von Legal IT stehen oftmals mangelnde Ressourcen und Sicherheitsbedenken im Wege. Beim Datenschutz wollen die Unternehmen keine Risiken eingehen und
scheuen gerade auch davor zurück, sensible Informationen auf
mobilen Endgeräten verfügbar zu machen. Dabei müssen sie sich
um das Sicherheitsbewusstsein der Anwender eigentlich keine
Gedanken machen. Moderne Softwarelösungen sind mit Schutzmechanismen ausgestattet, die Anwender vor einem fehlerhaften
Umgang mit ihren Daten bewahren.
otris software AG
Die Bereitschaft, Softwarelösungen zu nutzen, ist auf jeden Fall
vorhanden. Und immer mehr Unternehmen erkennen auch, dass
Rechtsabteilungen effizienter arbeiten können, wenn moderne
Software-Lösungen im Einsatz sind.
Recommind GmbH
Das ist unserer Erfahrung nach sehr unterschiedlich. Wir stehen
in jedem Fall gerne für eine Beratung basierend auf unserer mehr
als 10 jährigen Erfahrung im Bereich Rechtsabteilungen zur
Verfügung.
unternehmensjurist.net/134tec
TITELTHEMA
4.
The Quality Group GmbH
Als einer der führenden Beratungs- und Softwareanbieter auf
dem Gebiet erfahren wir verstärkt von den steigenden Bedürfnissen nach Unterstützung ständig wachsenden Aufgaben in
der Rechtsabteilung. Deshalb wird der Ruf nach leistungsorientierten Ansätzen bei der Bewältigung der Aufgaben immer
wichtiger. Als Beispiel wird der Anspruch nach „Business
Process Management“ (BPM) oder auch Legal Spend Management (LSM) im deutlicher. Die Verteilung von Aufgaben in
sog. „Projekten“ zu verstehen, als interdisziplinare Maßnahme
in der sich IT, Legal und Projektmanagement gemeinsam stellen, zielt ursächlich auf den alten Grundsatz „Schuster, bleib
bei deinen Leisten“ – sprich Fachkompetenz im Team organisieren. Damit wird gleichzeitig der Leistungs-/Bewertungsund Kostenanspruch messbar und hat sich in den ersten Projekten mehr als positiv bewährt. Dazu ist IT notwendig, wenn
man daran den wichtigsten Teil noch anschließt, nämlich
die Business Intelligenz – sprich Auswertung, Reporting als
Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
(KVP).
Welche Trends aus den USA werden aus
Ihrer Sicht in naher Zukunft auch Deutschland
erreichen? Datacert, Inc.
Ich würde nicht nur in Richtung der USA schauen. Es ist wichtig,
die relevanten globalen Trends zu erkennen. Diese können auch
aus dem nahen Umfeld stammen, wie z.B. die fortschreitende
Liberalisierung des Rechtsmarktes in England oder Kanada.
Hier werden sich Chancen nicht nur für die global agierenden
Unternehmen ergeben. Eher technische Trends, die wir sehen
und bereits umsetzten, sind steigende Mobilitätsanforderungen.
Informationen müssen überall auf allen mobilen Plattformen wie
iOS, Android oder Windows zur Verfügung stehen. Ein weiterer
bereits angesprochener Trend ist der Einsatz von Big Data Technologien zur Optimierung der Entscheidungen im Unternehmen.
Recommind GmbH
eDiscovery hat Deutschland bereits erreicht ­hier wird in den
nächsten Jahren sicherlich noch verstärkt Arbeit auf Firmen
zukommen. Das Thema, wie mit Big Data umzugehen ist und
welche Technologien gerade für mittlere und große Unternehmen zukünftig unverzichtbar sein werden, ist sicherlich ebenfalls
etwas, dass aus den USA nach Europa schwappen wird. Cloud
Computing ist ebenfalls bereits in vielen Unternehmen zur Realität geworden. Inhaltlich aus rechtlicher Sicht ist zumindest FATCA ein Thema das Banken auf dem Radar haben müssen.
The Quality Group GmbH
Auch das konnten wir auf den vielen Tagungen und Kongressen
der letzten Monate beobachten. LPO - Legal Process Outsourcing,
die verlängerte Werkbank um Rechtskompetenz in die Organisationen nachhaltig mit den global wachsenden Lokationen
abbilden zu können. Mit dem Prozess der Globalisierung, als Exportweltmeister, kommen immer mehr deutsche Unternehmen
an diesem Thema langfristig nicht vorbei. Das Problem besteht in
der Sensibilisierung, dass das Thema nicht nur nach rechtlicher
Kompetenz bewertet wird, sondern vielmehr nach allgemeinen
Unternehmensgrundsätzen inTime, inQuality, inBudget. Hierfür
brauchen die Organisationen Unterstützung, die wir durch ein
Best-Practice-Paket definiert haben, um den gesamten Prozess
von der Rekrutierung von Outsorcing-Partnern, über die Fallbearbeitung bis hin zur Zeit-, Kosten- und Leistungsabrechnung
und schließlich über strategische Ratings- und Bewertungsmechanismen für vorher genannte KVP‘s. Dieses heißt LCM /
LPO-Management und unterstützt diesen gesamten Prozess mit
Modulen webbasiert für einfachste Bedienung und Eingabe rund
um den Globus.
unternehmensjurist.net/134tec
TITELTHEMA
Die Antworten kamen von
Datacert, Inc.
Christian Gläßel, Sales Director D-A-CH
An der Welle 4
60322 Frankfurt am Main
Landsberger Straße 302
80687 Munich
www.datacert.com
5.
Welche Trends werden in Deutschland keine
Rolle spielen? Datacert, Inc.
Kategorisch würde ich keinen Trend ausschließen. Die Auswirkungen sind sicher spezifisch für einzelne Unternehmen
und Industrien.
Recommind GmbH
Das ist schwer zu sagen ­für Unternehmen, die nicht auf dem
amerikanischen Markt tätig sind, gibt es sicherlich viele wenig
relevante Trends. Für internationale Unternehmen mit Business in den USA vermutlich nicht einen einzigen.
The Quality Group GmbH
Das ist schwierig. Ich glaube die Zeit der „Funktionshascherei“ oder IT-Lastigkeit ist vorbei. Es wird darauf ankommen
Systeme und Landschaften wieder auf die fachlichen Anforderungen zurück zu fahren. „Der Mensch im Mittelpunkt“ von
Organisationen und Prozessen. Transparenz schafft Verbindlichkeit und Verantwortung. Die Menschen brauchen klare
und transparente Prozesse und Systeme – ausgerichtet auf
den Anwender. Heisst : nicht die IT entscheidet, sondern die
Fachabteilung mit der Beratung durch IT.
Weg von noch mehr, hin zu einfach, anwenderfreundlich,
nachhaltig. Denn eines ist doch sicher : „Prozesse ändern sich
schneller wie je zuvor und Zeit ist bekanntlich Geld“ – das gilt
auch für die RA in den Unternehmen!
IQDoQ GmbH
Katja Dippel, Manager Marketing & Communications
Theodor-Heuss-Straße 59
61118 Bad Vilbel
www.IQDoQ.de
www.IQAkte-Personal.de
www.IQAkte-Vertrag.de
otris software AG
Thomas M. Klepper, Leiter Vertrieb
Königswall 21
44137 Dortmund
www.otris.de
Recommind GmbH
Hartwig Laute, Geschäftsführer
Von-Liebig-Straße 1
53359 Rheinbach
www.recommind.com
The Quality Group GmbH
Steffen Schaar
Mitglied der Geschäftsleitung
Konrad-Zuse-Platz 1
71034 Böblingen
www.tqg.de
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