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Anleitung zum Antragsformular KA2 (deutsch) ( PDF

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Anleitung zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion
2 (Strategische Partnerschaften) im Programm Erasmus+
3 Schritte zu einer erfolgreichen Antragstellung
1. Was sollte im Vorfeld geklärt werden?
Die Einrichtung ist im Participant Portal (ehemals URF Unique Registration Facility) registriert und hat eine
neunstellige Identifizierungsnummer (PIC) erhalten. Zusätzlich wurden folgende Dokumente in URF hochgeladen:
 Ausgefülltes Formblatt „Rechtsträger“ (öffentliche oder private Einrichtung)
 Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.B. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei
Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde oder ein Screenshot des
Schulverzeichnisses).
 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt „Finanzangaben“
2. Registrierung der Partnereinrichtungen
Jede im Antragsformular angegebene Partnereinrichtung muss ebenfalls eine PIC-Nummer haben. Ohne PICNummer kann keine Einrichtung ins Antragsformular aufgenommen werden. Partnereinrichtungen müssen im
Participant Portal ebenfalls folgende Dokumente hochladen:
 Ausgefülltes Formblatt „Rechtsträger“ (öffentliche oder private Einrichtung)
 Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.B. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei
Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde oder ein Screenshot des
Schulverzeichnisses).
Herunterladen des Antragsformulars
Das von der EU-Kommission zur Verfügung gestellte elektronische Antragsformular (e-Form) reichen Sie
ausschließlich elektronisch bei Ihrer Nationalen Agentur ein. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist
nicht mehr notwendig. Das elektronische Antragsformular ist eine PDF-Datei. Zur fehlerfreien Bearbeitung ist die
jeweils aktuelle Version des Adobe Readers (XI) notwendig. Die aktuelle Version des Adobe Readers können Sie
kostenlos unter www.adobe.com herunterladen.
Laden Sie die PDF-Datei von der NA-Homepage herunter, speichern Sie diese lokal ab und füllen das Formular
anschließend der Reihe nach vollständig aus. Das elektronische Antragsformular finden Sie auf unserer
Internetseite im Dokumentencenter:
Antrag für die Berufsbildung: http://www.nabibb.de/service/dokumentencenter/erasmus_berufsbildung/strategische_partnerschaften.html.
Antrag für die Erwachsenenbildung: http://www.nabibb.de/service/dokumentencenter/erasmus_erwachsenenbildung/strategische_partnerschaften.html.
Für das Ausfüllen des Formulars ist eine Internetverbindung notwendig. Speichern Sie das Formular während der
Eingabe regelmäßig.
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Achtung: Nicht gespeicherte Daten gehen bei der Online-Einreichung verloren.
Sollten Sie bereits die englische Fassung des Antragsformulars bearbeiten, so können Sie die Beantwortung der
Fragen auf Deutsch vornehmen. Die Antragstellung kann komplett mit der englischen Fassung vollzogen werden
und Sie müssen die Daten nicht in die deutsche Version übertragen.
3. Wie ist der Antrag auszufüllen?
3.1. Bearbeitung des Antragsformulars
Zur Unterstützung in der Bearbeitung des elektronischen Antragsformulars folgende Hinweise:
 die dunkelgrauen Felder können nicht ausgefüllt werden. Dies erfolgt automatisch.
 Alle rot gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und daher unbedingt auszufüllen.
Sollten Sie beim Herunterladen des Formulars diesen Hinweis erhalten, dann werden Sie aufgefordert, das
Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument indem Sie auf dieses Symbol
klicken
und schließen Sie diese Datei. Dann rufen Sie das Antragsformular über Ihren Rechner erneut auf.
Jetzt müsste Ihnen das Antragsformular vollständig
angezeigt werden und Sie können mit dem Ausfüllen
beginnen.
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Der Durchführungszeitraum kann zwischen dem 01.09. und dem
31.12.2015 beginnen. Das Antragsformular berechnet automatisch das Projektende, wenn Sie eine Projektdauer
zwischen 24 und 36 Monaten eingeben. Bitte beachten Sie, dass alle Projekte spätestens zum 31.08.2018 enden
müssen. Sollten Sie ein Projekt mit einer Laufzeit von 36 Monaten beantragen, so müssen Sie zum 01.09.2015
beginnen.
Die NA empfiehlt als Projektstart allen Antragstellern den 01.09.2015 und eine Dauer von entweder 24 oder 36
Monaten.
Wählen Sie die Nationale Agentur aus, bei der Sie den Antrag einreichen möchten. DE02 (Deutschland) für
Nationale Agentur beim BIBB.
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3.2. Eingabe von Einrichtungen durch PIC-Nummer
Geben Sie die PIC-Nummer in das vorgesehene Feld und klicken auf „PIC Prüfen“. Nur wenn Sie mit dem Internet
verbunden sind, können die Daten von dem EU-Datenbank-Teilnehmerportal (Teilnehmer-Portal) ins
Antragsformular überspielt werden. Sollten wichtige Daten, wie z. B. die Anschrift fehlen, so gehen Sie bitte in
Ihre Teilnehmerportal-Registrierung und fügen die Daten nach. Anschließend geben Sie den PIC erneut ein.
Achten Sie darauf, dass im Bereich „Profile/Profil“ das Feld „Art der Einrichtung/Type of Organisation“ ausgefüllt
ist.
Felder für weitere Partnereinrichtungen können Sie mit dem Button „Add Partner/Partner hinzufügen“
aktivieren.
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3.3. Beantragung der einzelnen Kostenarten
A.) Projektmanagement und Umsetzung
Die Kosten für Projektmanagement und Umsetzung errechnet das Antragsformular automatisch. Die
antragstellende Einrichtung erhält automatisch 500 € pro Monat und jede Partnereinrichtung 250 € pro Monat.
Die gesamte Partnerschaft kann maximal 2.750 € pro Monat für diese Kostenart erhalten. Dieser Höchstbetrag ist
erreicht, wenn ein Antragsteller und 9 Partner eingegeben sind.
B.) Länderübergreifende Projekttreffen (Transnational Projektmeetings)
Die Berechnung der „Länderübergreifenden Projekttreffen“ erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale
(Distanzbänder). Hier wird die einfache Entfernung zwischen Anreise und Zielort zu Grunde gelegt. Zur
Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den „Entfernungsrechner“ der EU-Kommission:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_de.htm. Nach Auswahl des „Distanzbandes“
erfolgt die Berechnung automatisch. Für die gesamte Partnerschaft können „Länderüberschreitende
Projekttreffen“ bis maximal 23.000 € für 12 Monate beantragt werden.
Geben Sie die Projekttreffen pro Einrichtung und deren Gesamtpersonenzahl ein und nicht pro Treffen. In den
oben genanntem Beispiel möchte der Partner „Mustermann“ insgesamt 15 Personen zu 5 Treffen entsenden.
C.) Geistige Leistungen (Intellectual Outputs)
Diese Budgetkategorie wird auf Basis von Stückkosten/ Einheitskosten berechnet und erstattet. Sie berechnet sich
für jeden eingesetzten Mitarbeitenden als Produkt der jeweiligen Personalkategorie mit der Anzahl der Tage.
Bitte beachten Sie die Zuweisungsregeln (s. Programme Guide S. 117). „Intellectual Output“ ist ein Produkt, mit
dem andere Personen oder Einrichtungen (weiter-) arbeiten können. Eine Website, die nur dem Zweck der
Verbreitung dient, ist kein „Intellectual Output“, eine Lernplattform hingegen schon.
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Damit Sie für Einrichtungen, die an der Erstellung der „Geistigen Leistung/Intellectual Outputs“ beteiligt sind,
auch Mittel für Personalressourcen beantragen können, müssen Sie im Bereich „D.4. Intellectual Outputs“ weitere
Angaben zum Output machen.
Erst wenn Sie ein „Intellectual Output“ angelegt haben, können Sie im Bereich „I.3 Intellectual Outputs“
Personalressourcen für jede einzelne Einrichtung, die am „Output“ arbeitet, beantragen.
Sie erhalten im Feld „Output Identifikation“ für eine Einrichtung nur dann eine Auswahlmöglichkeit (O1, O2,
usw.), wenn die Einrichtung auch in der „Projektaktivität“ unter D.4 aufgeführt ist.
Hinweis zur Beantragung von Personalkosten für Manager und Verwaltungskräfte (Manager and Administrative
Staff):
In der Regel werden die Personalkosten für Manager und Verwaltungskräfte über die Kostenart
Projektmanagement und Implementierung finanziert. Sollten für die Erstellung des Outputs dennoch
Personalkosten für Manger und Verwaltungskräfte benötigt werden, müssen diese explizit und plausibel im Antrag
(Bereich Kommentar zum Budget im Feld: „Please provide any further comments you may have concerning the
above entered budget“) begründet werden. Ein nicht hinreichend begründeter Ansatz von Personalkosten für
Manager und Verwaltungskräfte führt zu einer ersatzlosen Streichung.
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D.) Multiplikatoren-Veranstaltungen (Multiplier Events)
In diesem Bereich können Sie Mittel für Multiplikatoren-Veranstaltungen beantragen. Für jeden nationalen
Teilnehmenden können Sie 100 € beantragen und für jeden internationalen Teilnehmenden 200 €. Pro Projekt
können maximal 30.000 € für Multiplikatoren-Veranstaltungen beantragt werden.
Achtung: Multiplikatoren-Veranstaltungen können nur beantragt werden, wenn im Rahmen der Partnerschaft
auch eine „Geistige Leistung/Intellectual Output“ geplant ist.
Damit Sie für Einrichtungen, die an der Multiplikator-Veranstaltung mitwirken, auch Mittel beantragen können,
müssen Sie im Bereich „D.4. Multiplier-Events“ weitere Angaben zum Event machen.
Erst wenn Sie ein „Multiplier Event“ angelegt haben, können Sie im Bereich „I.4 Multiplier Events“ Kosten für jede
einzelne Einrichtung, die am „Event“ beteiligt ist, beantragen.
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E.) Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten / Learning-Teaching-Training Activities (LTTA)
Sollten Sie im Rahmen Ihrer Strategischen Partnerschaft Kosten für eine LTTA planen, so denken Sie bitte daran,
dass Sie diese Kostenart begründen müssen (Bereich G. 1). Denken Sie daran, dass die beantragten LTTAs zur
Erreichung des Projektziels notwendig sein müssen. Ein Beispiel wäre die Erprobung von im Rahmen des
Projektes entwickelten Lernmaterialien.
Damit Sie für Einrichtungen, die an einem LTTA beteiligt sind, auch Mittel beantragen können, müssen Sie im
Bereich „G.1. Learning/Teaching/Training Activites“ weitere Angaben zu den LTTAs machen.
Bitte beachten Sie die jeweilige Mindestdauer/Maximaldauer der einzelnen LTTAs laut Programmleitfaden:

Gemischte Mobilität von Lernenden, in deren Rahmen kurzzeitige physische Mobilität (5 Tage bis 2 Monate; ohne
Reisezeit) mit virtueller Mobilität kombiniert wird

Kurzzeitiger Austausch von Schülergruppen (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit)

Intensiv-Studienprogramme (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit)

Längere Mobilitätsphasen von Schülern (2-12 Monate)

Unterrichts- und Ausbildungstätigkeiten über längere Zeiträume (2-12 Monate)

Langzeitmobilität von Jugendarbeitern (2-12 Monate)

Kurzzeitige gemeinsame Angebote zur Fort- und Weiterbildung von Personal (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit)

Bestimmte der aufgelisteten Aktivitäten sind nur für bestimmte Bereiche der allgemeinen und beruflichen Bildung und
Jugend relevant, nicht jedoch für alle. Siehe Abschnitt „Strategische Partnerschaften“ in Anhang I dieses Leitfadens.
Langzeit-Aktivitäten von Lernenden und von Personal sowie von Jugendarbeitern aus Partnerländern sind nicht förderfähig.
Die einzige Ausnahme bilden kurzzeitige gemeinsame Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen sowie Lehrpersonal aus
Partnerländern, das in Intensiv-Studienprogrammen unterrichtet.
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Folgende Kostenarten können im Rahmen einer LTTA beantragt werden.
Reisekosten/Travel (I.5.1):
Gelten für alle Arten einer LTTA. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale
(Distanzbänder). Hier wird die einfache Entfernung vom Abreise- zum Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung
der Distanz verwenden Sie bitte den „Entfernungsrechner“ der EU-Kommission:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_de.htm. Nach Auswahl des „Distanzbandes“
erfolgt die Berechnung automatisch.
Aufenthaltskosten (I.5.2):
Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Art des Aufenthalts (z.B. Kurz- oder Langzeitaufenthalt) und des
Ziellandes. Mehr zu dieser Kostenart entnehmen Sie bitte dem Programmleitfaden.
a) Individual Support für LTTA bei Langzeitaufenthalte (>30 Tage)
b) Individual Support für LTTA Kurzaufenthalte (<30 Tage)
Die Beantragung einer sprachlichen Vorbereitung ist nur im Rahmen eines Langzeitaufenthalts möglich. Die
Finanzierung erfolgt in Form von Einheitskosten (150 €/pro Teilnehmer).
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F.) Weitere Kostenarten
a) Besondere Bedürfnisse (Special Needs)
Benötigen Sie zusätzliche Mittel für Teilnehmende mit einer Behinderung, die nicht über die regulären
Fördersätze für „Länderübergreifende Projekttreffen“ oder „Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten /
Learning-Teaching-Training Activities (LTTA“) abgedeckt sind, so können Sie diesen Mehraufwand in dieser Rubrik
beantragen. Bitte beschreiben Sie den Mehrbedarf und tragen den gewünschten Betrag direkt ins Feld „Grant
Requested/beantragter Zuschuss gesamt“ ein. Übernommen werden 100 % der tatsächlich entstandenen Kosten
nach Bewilligung.
b) Außerordentliche Kosten (Exeptional Costs)
Sofern für die Erreichung der Projektziele spezielle Dienstleistungen oder Materialien notwendig sind, die von den
teilnehmenden Partnereinrichtungen nicht erbracht werden können, gibt es die Möglichkeit Fördermittel für
„außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs)“ zu beantragen. Dies betrifft zum einen die Personalkosten für
extern vergebene Aufträge, zum anderen Aufwendungen für spezielle Ausstattung oder Materialien (bezieht sich
nicht auf gängige Ausstattung oder Materialien, die im Arbeitsalltag der teilnehmenden Einrichtungen
Verwendung finden). Im Fall einer Beantragung von „außergewöhnlichen Kosten (Exceptional Costs)“ muss
nachvollziehbar dargestellt werden, dass die mit den beantragten Kosten verbundenen Dienstleistungen/
Materialien zur Erreichung der Projektziele notwendig sind. Darüber hinaus werden unter dieser Kostenart
Kosten für eine Bankgarantie anerkannt. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen).
Die Fördermittel für „Außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs)“ werden bis zu 75 % der entstandenen
Kosten nach Bewilligung übernommen. Bitte geben Sie im Antrag 75 % der zu erwartenden Kosten an.
Bitte geben Sie im unteren Feld alle weiteren Anmerkungen zum oben angegebenen Budget ein“. Hier
können/müssen die Antragsteller z B. einen Ansatz von Managerkosten begründen.
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3.4 Zusammenfassung des Budgets
Zum Schluss werden alle beantragten Mittel automatisch für jede Einrichtung summiert.
3.5. Datenprüfung und Validierung
Wenn Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, drücken Sie den Button „Validate/Bestätigen“ und erhalten die
Meldung „The form is valid/Das Formular ist gültig“. Ansonsten zeigt Ihnen das Formular an, welche Angaben
noch fehlen. Bitte speichern Sie das vollständige, gültige Formular nochmals.
3.6. Hochladen der Anlagen
Da die Antragseinreichung ausschließlich elektronisch erfolgt, werden die Anlagen im Antragsformular als Dateien
hochgeladen.
1. Die „Ehrenwörtliche Erklärung“ (Declaration of Honour): Bitte drucken Sie die „Ehrenwörtliche
Erklärung“ aus (hierzu verwenden Sie bitte den Button „Print Declaration of Honour/Ehrenwörtliche
Erklärung drucken“). Diesen zweiseitigen Ausdruck lassen Sie bitte vom Zeichnungsberechtigen der
Einrichtung unterschreiben, scannen das unterschriebene Dokument ein und laden es anschließend als
Anhang im Bereich „Annexes/Anhänge“ hoch.
2. Für alle im Antrag aufgeführten Partner müssen Sie die „Mandates“ hochladen. Mandate sind
Absichtserklärungen der einzelnen Konsortialpartner, die von beiden (Partner und Konsortialführer)
unterzeichnet werden. Eine Vorlage für ein „Mandate“ finden Sie im Dokumentencenter.
3. Ausgefüllte Anlage „Project Timetable“. Eine Vorlage finden Sie im Dokumentencenter.
Zum Hochladen von Anlagen
verwenden Sie den Button „Add“ und
wählen dann die Datei auf Ihrem
Rechner aus, die Sie hochladen
möchten.
Bitte beachten Sie, dass maximal 10
Anhänge mit einem Gesamtvolumen
vom 10 MB möglich sind.
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3.7. Online-Einreichung
Gültige Formulare können jetzt bei bestehender Internetverbindung eingereicht werden. Hierfür drücken Sie den
Button „Submit online/online übermitteln“ und Ihre Antragsdaten werden direkt in die Datenbank übermittelt.
Nach erfolgreicher Einreichung ändert sich der Status in der Tabelle „Submission Summary/Zusammenfassung
der Übermittlung“.
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Sollten Sie mehrere Einreichungsversuche unternommen haben, werden alle Versuche mit jeweiligem Status in
der Tabelle angezeigt.
Fehlermeldung: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die Übertragung nicht zustande gekommen ist. Bitte
überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Internetverbindung. Wiederholen Sie die Übertragung evtl. zu einem späteren
Zeitpunkt. Sollten beide Möglichkeiten scheitern, kontaktieren Sie uns bitte.
Alternative Submission Procedure/Alternatives Einreichungsverfahren zur Übermittlung: Ist eine OnlineEinreichung technisch nicht möglich, können Sie eine E-Mail an helpNA@bibb.de mit Anlagen (inkl. Screenshot
der Fehlermeldung) erstellen. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum alternativen Einreichungsverfahren im
Antragsformular.
Jetzt können Sie das Antragsformular ausdrucken und zu Ihren Akten legen.
Haben Sie noch Fragen?
Wir stehen Ihnen gerne unter der Tel.: 0228 107 1600 und eMail: helpNA(at)bibb.de zur Verfügung.
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