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Das Nr.1 iPad-Kassensystem für die Gastronomie
Kurzanleitung
2
Willkommen bei orderbird!
Willkommen bei orderbird, der Nr. 1 unter den iPadKassensystemen für die Gastronomie. Wir danken Dir für Dein
Vertrauen und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!
Deine Netzwerkzugangsdaten:
SSID / Netzwerkname
Passwort
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4
Quickstart - Hardware aufstellen und einrichten in 10 Minuten iPad einrichten und registrieren und orderbird-App installieren
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Wie funktioniert die orderbird-Technik?
8
Router
10
Drucker anschließen und in der orderbird-App einrichten
12
Bonieren - Die Grundfunktionen von orderbird POS Die wichtigsten Befehle im Überblick
15
Bestellungen aufnehmen I
16
Bestellungen aufnehmen II
18
Abrechnen / Bezahlen
20
my.orderbird - Dein Chefzugang für orderbird POS im Internet my.orderbird einrichten und benutzen
Die 3 häufigsten Fragen
22
24
5
Quickstart
Hardware aufstellen und einrichten in 10 Minuten
Router
6
orderbird POS
Drucker
iPad bzw. iOS-Geräte einrichten und registrieren
Wenn Du Dein iPad bzw. iOS-Gerät noch nicht eingerichtet hast, führt Apple Dich in einfachen
Schritten durch die Einrichtung. Gib Deinem Gerät zuerst einen Namen; er wird später auf jeder
Rechnung erscheinen.
Falls Du mehrere Geräte einrichtest, achte darauf, dass Du sie unterschiedlich benennst. Das hilft
Dir, den Überblick zu behalten.
Solltest Du während der Einrichtung kein Internet zur Verfügung haben, kannst Du die Geräte
auch später über iTunes registrieren.
Wenn Apple Dich auffordert, Dich mit einem WLAN zu verbinden, wähle Dein Hausnetz und nicht
das orderbird-Netz aus. Das orderbird-Netzwerk verfügt erst dann über eine Internetverbindung,
wenn Du Deinen Router mit unserem verbunden hast.
Apple-ID und orderbird-App installieren
Während des Einrichtungsprozesses fragt Apple Dich nach Deiner Apple-ID. Wir empfehlen
Dir ausdrücklich, eine extra Apple-ID für Deinen Betrieb anzulegen und nicht Deinen privaten
Account zu verwenden. Zum einen musst Du beim Anlegen der Apple-ID Kreditkarteninformationen hinterlegen, damit Du Apps installieren kannst, zum anderen sollte die orderbird-App regelmäßig geup-datet werden. Dabei wird oft das Passwort der Apple-ID abgefragt. Generell sollten
Deine Mitarbeiter auch in Deiner Abwesenheit Zugang zu diesen Informationen haben.
Wenn Du den Einrichtungsprozess von Apple erfolgreich beendet hast, installierst Du als Erstes
die orderbird-App. Gehe dazu in den App Store und suche nach orderbird. Dann klickst Du
einfach auf App installieren und die App wird, vorausgesetzt Du bist mit dem Internet verbunden,
auf Dein iPad bzw. iOS-Gerät heruntergeladen. Melde Dich nun mit deinen my.orderbirdZugangsdaten in der orderbird-App an.
7
Wie funktioniert die orderbird-Technik?
Damit die Drucker auch das ausdrucken, was Du in orderbird POS buchst, ist ein Netzwerk
notwendig, welches alle Informationen von iPad an Drucker und von iPad an my.orderbird
weitergibt. Dieses Netzwerk heißt bei orderbird „Airfy Private WIFI“. airfy ist unser Partner und
Spezialist in Sachen Netzwerk und Gäste-WLAN.
Du benötigst zwingend Internet in Deinem gastronomischen Betrieb. Einer unserer Router wird
dafür an Deine Fritzbox, Deinen Speedport o.Ä. angeschlossen. Dieser Router sendet das
Internetsignal per WLAN an alle anderen Router, die Du ggf. von uns bekommst, weiter und
sorgt dafür, dass Deine Daten minutengenau auf my.orderbird für Dich einsehbar sind. Wichtig:
Alle Router, die Du von orderbird erhältst, müssen so aufgestellt sein, dass sie sich sehen, und
die Informationen von einem zum anderen Router weitergegeben werden können (sogenanntes
Meshing - siehe Grafik).
Deine Drucker müssen mit einem orderbird-Router verkabelt werden. Da es nicht immer möglich
ist, ein so langes LAN-Kabel zu verlegen, kannst Du den Drucker einfach an einen beliebigen
orderbird-Router anschließen.
Deine iPads müssen mit dem „Airfy Private WIFI“ verbunden werden. Danach kannst
Du in orderbird POS z.B. ein Weizen buchen. Diese Information wird per WLAN an den
nächstgelegenen orderbird-Router gesendet; der leitet sie wiederum an den richtigen Drucker
weiter (der Bon wird gedruckt) und lädt sie auf my.orderbird hoch (Deine Daten werden gesichert
und sind für Dich einsehbar).
Zusammenfassung wichtiger Fakten:
1. 2. 3. 4. 8
Nur ein orderbird-Router muss mit dem Internet verbunden werden - der aber zwingend.
Alle anderen orderbird-Router bekommen das Internetsignal über WLAN weitergeleitet.
Deine Drucker müssen mit einem orderbird-Router verkabelt werden - ganz egal welchem.
Deine iPads müssen in den Einstellungen mit dem „Airfy Private WIFI“ verbunden werden.
Überblick in Echtzeit - von überall!
Küche
Büro
Gästebereich
Bar
Terrasse
Netzwerkabdeckung
Meshing (Ineinandergreifende Netzwerke)
9
Router anschließen
Grundsätze zum Aufstellen von Routern:
1.
2.
3.
4.
Router so hoch wie möglich aufstellen, am besten in ca. 2 Meter Höhe.
Nicht vergessen, die Antennen an den Router zu schrauben.
Falls mehr als ein Router verwendet wird, sollte jeder zu mindestens einem anderen
Router Sichtkontakt haben (d.h. keine Mauern, Decken oder Verkleidungen dazwischen).
Lieber einen Router zu viel, als einen zu wenig aufstellen ein stabiles Netzwerk ist die Grundlage für das Arbeiten mit orderbird POS.
Verbinde bitte mindestens einen orderbird-Router mit deinem Internet-Router. Dazu steckst Du
einfach ein LAN-Kabel in den blauen Port unseres Routers und das andere Ende in einen beliebigen
LAN- (nicht WAN-) Port Deines Routers.
Deine Drucker werden per LAN-Kabel an einen gelben LAN-Port unseres Routers angeschlossen.
Solltest Du mehrere Router haben, ist es egal, an welchen orderbird-Router der Drucker
angeschlossen wird.
Verbinde den orderbird-Router mit
Deinem Internet-Router per LAN-Kabel
Verbinde den orderbird-Router per
LAN-Kabel mit Deinem Drucker
Router mit dem Stromnetz
verbinden und einschalten
ACHTUNG: Wenn Dein Internet-Router komplexe Einstellungen (Telefonanlage, etc.) hat, kann es zu Verbindungsproblemen
zwischen den beiden Routern kommen. In diesem Fall empfehlen wir Dir, Deinen Netzwerktechniker zu befragen und die
Einstellungen an Deinem Internet-Router zu überprüfen.
10
Fehlerbehebung
In seltenen Fällen kann es zu Problemen bei der Verbindung vom orderbird-Router zu Deinem
Internet-Router kommen, z.B. wenn Dein Internet-Router eine spezielle Konfiguration hat. Hier ein
paar Tipps und Tricks für Dich und / oder Deinen Netzwerktechniker:
LED 1 leuchtet nicht – Ein-Aus-Schalter am orderbird-Router prüfen.
LED 2 blinkt, LED 2 leuchtet nicht dauerhaft – signalisiert einen Fehler. Bitte achte dabei auf die
anderen LEDs; sie verraten Dir genauer, wo das Problem liegt.
LED 3 blinkt – LED 3 und 4 helfen Dir bei der Installation. Leuchtet LED 3 dauerhaft, funktioniert
die Mesh-Verbindung. Blinkt LED 3, funktioniert die Verbindung, ist aber sehr schwach. In dem Fall
solltest Du einen besseren Standort für den orderbird-Router finden.
LED 9 blinkt – der Router erhält keine DHCP-Adresse von Deinem Internet-Router.
LED 10 blinkt – Deine Firewall blockt die sichere airfy-Verbindung zu unserem Server (IPSEC). Bitte
prüfe an Deiner Firewall, ob die Ports 443 TCP, 500 UDP und 4500 UDP freigeschaltet sind.
LED 9 und 10 blinken gleichzeitig – der Router hat eine DHCP-Adresse erhalten, aber es gibt ein
Problem mit Deinem Netzwerk (kein Internet oder DNS-Probleme).
Hat alles nicht geholfen? In unserem Online-Handbuch (support.orderbird.com) findest Du die
komplette Anleitung unseres Netzwerkpartners airfy.
11
Drucker anschließen
Schließe nun Deine(n) Drucker per
LAN-Kabel an den orderbird-Router
an. Das LAN-Kabel des Druckers muss
in den gelben LAN-Port des orderbirdRouters gesteckt werden.
Einstellungen
Wenn Du eine Kassenlade benutzt, schließe
diese bitte an den Rechnungsdrucker an
Wi-Fi Netzwerke
Wi-Fi
Das LAN-Kabel des Druckers muss in den
gelben LAN-Port des orderbird-Routers
Netzwerk wählen
Airfy Private WIFI
Drucker mit dem Stromnetz
verbinden und einschalten
orderbird POS-Software
Gehe in Deinem iPad bzw. iOS-Gerät in die Einstellungen, dann auf WLAN und verbinde Deine iOS-Geräte mit
dem orderbird-Netzwerk. Deine Zugangsdaten findest Du
auf Seite 2. Öffne danach ganz einfach die orderbird-App
und mache Deine erste Buchung!
12
Drucker in der App einrichten
Öffne nun die orderbird-App und tippe
auf Einstellungen → Drucker. Um weitere
Drucker anzulegen, klicke unten rechts auf
das + Zeichen. Um Drucker zu löschen,
wische von rechts nach links über den
Druckernamen.
Nun wird ein Drucker nach dem anderen
eingerichtet. Schalte dafür alle Drucker
aus und lasse nur denjenigen Drucker an,
welchen Du einrichten möchtest, z.B. den
Getränkedrucker.
Einstellungen
Drucker
Bondruck
Rechnung
Druckeinstellungen
Getränkedrucker
Drucker aktiv
Drucker finden
BONDRUCK
Einzelbon
Klicke nun in der orderbird-App auf „Getränkedrucker“.
Druckeinstellungen
Verfügbare Drucker
Einstellungen
192.168.42.100
DruGetränkedruGetränkedrucker
Drucker
Bondruck
192.168.42.102
Drucker
aktiv
Drucker aktiv
Rechnung
192.168.42.202
Drucker
Drucker finden
BONDRUCK
BONDRUCK
Einzelbon
Klicke dann auf “Drucker IP automatisch
finden”. Die App sucht jetzt nach allen
Druckern, welche eingeschaltet und an
orderbird-Router angeschlossen sind.
Da nur der Getränkedrucker eingeschaltet ist, sollte Dir auch nur eine IP-Adresse angezeigt werden. Wähle diese aus.
Danach kannst Du oben rechts einen
Testdruck machen.
Nun schaltest Du den Getränkedrucker
aus und den Küchendrucker an. Wiederhole das Prozedere mit allen Deinen
Druckern. Fertig!
13
Bonieren
Die Grundfunktionen von orderbird POS
14
Die wichtigsten Befehle im Überblick Eine Zusammenfassung der wichtigsten Befehle und Buttons von orderbird POS:
iOS 7
Info-Button
Notiz und Einstellungen der Warengruppen
Neu anlegen und hinzufügen
Klicke immer auf das Plus (+) oben rechts
Aktion durchführen
Klicke auf den Aktionsbutton
(z.B. zum Versenden oder Drucken eines Berichtes)
Sortieren
Klicke auf Bearbeiten in der unteren blauen Leiste. Durch Gedrückthalten
und Verschieben kannst Du Tische, Artikel, etc. sortieren
Aktivieren
Schiebe den Regler zum Aktivieren nach rechts
(z.B. zum Aktivieren eines diversen Artikels oder Druckers)
Löschen und stornieren
Streiche waagerecht über die Sache, die Du löschen möchtest
(z.B. Tische, Artikel und Warengruppen)
15
Bestellungen aufnehmen I
1
Zurück ins Hauptmenü.
4
2
Öffne hier einen neuen Tisch oder
buche direkt einen Artikel. Dieser wird
auf Tisch/ Theke gebucht.
Über die Lupe kommst Du in die Suchfunktion. Hier kannst Du nach der PLU
oder nach Namen suchen.
5
Der schnellste Weg, um eine Übersicht
Deiner Warengruppen zu bekommen.
6
Jede Zahl steht für eine Warengruppe.
Drücke darauf und Du gelangst zu den
Artikeln in einer Warengruppe.
7
Der schnellste Weg zu Deinen Favoriten.
3
16
Über diese Buttons kannst Du in
den Oberwarengruppen navigieren.
Die erste Ansicht enthält immer die
Favoriten. Drückst Du den jeweiligen
Button erneut, gelangst Du zu den
Warengruppen.
1
4
2
3
7
6
5
17
Bestellungen aufnehmen II
18
1
Hier schickst Du Deine Bestellung ab
und kommst zur Übersicht aller offenen
Tische.
5a
Wähle hier aus, ob In- oder Außer-Haus
abgerechnet werden soll.
2
Hier kannst Du Parteien anlegen und
benennen, um Dir das Abrechnen
später zu erleichtern.
5b
Das ist die Schnellbezahlfunktion. Tische
werden sofort abgerechnet. Anpassen
unter: Einstellungen Bezahlung
Schnellbezahlung.
3
Hier kannst Du die Ansicht
der gebuchten Artikel ändern.
Alle untereinander (Liste) oder
zusammengefasst (Gruppiert).
Achtung: Bei gruppierter Ansicht ist
kein Storno möglich!
5c
Weitere Bezahloptionen, wenn ein Rabatt
vergeben oder eine Rechnung gesplittet
werden soll.
6
Hier kannst Du Tische und Parteien von
einem auf den anderen Tisch umbuchen.
4a
Klicke auf das Info-Symbol, um
dem jeweiligen Artikel eine Notiz
anzuhängen.
7
Artikel mit dem blauen Rechteck haben
immer einen Bestellablauf, also eine
Abfrage.
4b
Stornieren. Wische von rechts nach
links über den Artikel, um ihn zu
stornieren.
8
Rechts steht die Anzahl der gerade
bonierten Artikel, links die der bereits
abgeschickten Artikel an den Tisch.
1
3
6
2
4b
8
7
4a
5a
5b
5c
19
Abrechnen / Bezahlen
1
Hier kannst Du die Rechnung splitten.
Blaues Häkchen: Artikel wird berechnet.
Kein blaues Häkchen: Artikel wird nicht
berechnet.
2
Wenn hinter jedem Artikel ein blaues
Häkchen ist, kannst Du auf „Alle abwählen“ klicken, um die Artikel zu markieren,
die abgerechnet werden sollen.
3
20
Das ist der Betrag, der sich aus den
aktiven Artikeln zusammensetzt.
4
Hier kannst Du einen Rabatt vergeben.
In den Einstellungen kannst Du Rabatte
vordefinieren.
5
Hier kannst Du eine Zwischenrechnung
drucken.
6
Hier gelangst Du zu den Zahlarten (Bar,
EC, etc.), um abzurechnen.
7
Hier kannst Du eine Rechnung mit
mehreren Zahlarten abrechnen.
5
4
1
6
2
3
7
21
my.orderbird einrichten und benutzen
my.orderbird ist Dein Chefzugang im Internet, mit dem Du Deinen Betrieb immer und von überall
im Auge hast. Du erhältst individuelle Auswertungen und Berichte, bindest Deinen Steuerberater
über DATEV ein und im Falle eines Diebstahls oder bei einem defekten iPad sind Deine sensiblen
Daten gesichert.
Bitte registriere Dich unter http://my.orderbird.com und lege Dir dort einen Account an. Damit Deine
Daten automatisch hochgeladen werden, musst Du unseren Router per LAN-Kabel mit Deinem
Internet-Router verbinden.
Beachte bitte, dass Du nur dann einen vollständigen Z-Bericht in der orderbird-Kasse generieren
kannst, wenn das iPad mit dem Internet bzw. mit my.orderbird verbunden ist.
22
1
Hier kannst Du auf Deine Berichte
zugreifen.
6
Hier gelangst Du zum DATEV- oder
GDPdU-Export.
2
Stelle hier ein, ob Du Deinen Tages-,
Wochen-, Monats- oder Jahresbericht
sehen möchtest und wähle in der
Kalenderansicht rechts das Datum.
7
Hier kannst Du jederzeit einsehen,
wie viele Tische offen sind und wie viel
Umsatz sich auf ihnen befindet.
8
3
Danach kannst Du den Bericht als PDFoder CSV-Datei exportieren.
Unter Einstellungen kannst Du alle Daten
aktualisieren und weitere Lizenzen für das
Arbeiten im Schwarm dazubuchen.
4
Zusätzlich kannst Du für eine genauere
Auswertung auch nach Kellner filtern.
9
Hier siehst Du Deinen Umsatz im
Vergleich zum Vormonat, Tag, Jahr.
5
Hier kannst Du alte Rechnungen einsehen
und als PDF exportieren, um sie z.B.
einem Gast zu senden.
10
Im detaillierten Buchungsbericht
kannst Du auswerten, welche Artikel,
Warengruppen oder Tische besonders
gut laufen und welche nicht.
3
1
4
2
5
6
7
8
9
10
23
Die 3 häufigsten Fragen 1
Der Drucker druckt nicht.
Stelle zunächst sicher, dass Dein iPad mit dem richtigen Netzwerk verbunden ist.
Schließe hierzu die orderbird-App und gehe in die Einstellungen (des iPads)
WLAN.
Dann überprüfe in der orderbird-App unter Einstellungen
Drucker, ob die Drucker auf
aktiv gestellt sind und eine der Bonarten aktiviert ist. Zu guter Letzt solltest Du testen, ob
das LAN-Kabel des Druckers defekt ist.
2
Stornieren nicht möglich.
Stelle sicher, dass Deine bonierten Artikel nicht gruppiert sind. Ob ein Artikel gruppiert ist
oder nicht, kannst Du direkt oberhalb der bonierten Artikel erkennen und einstellen.
3
Einstellungen können nicht bearbeitet werden.
Stelle sicher, dass alle Tische im Bestellblock abgerechnet sind und die Schicht geschlossen ist. Nur dann kannst Du Einstellungen ändern. Solltest Du noch immer keine Einstellungen bearbeiten können, ist eventuell ein Benutzer angemeldet, der hierzu nicht die Rechte
besitzt.
24
Weiterempfehlen lohnt sich!
Neukunden werben und doppelt Prämie kassieren
Für jede Empfehlung schenken wir Dir als Dankeschön eine Jahreslizenz im Wert von 390,- €.
Auch der Neugeworbene soll nicht leer ausgehen: Er erhält als Willkommensgeschenk einen Rabatt
im Wert von 100,- € auf unser Starterpaket.
1. Empfehlen
Kontaktdaten direkt an hello@orderbird.com senden.
2. Gutschein erhalten
Der Interessent erhält einen Rabatt von 100,- € auf das
orderbird-Starterpaket.
3. Prämie kassieren
Sobald der Gutschein eingelöst wird, erhältst Du eine
orderbird-Jahreslizenz im Wert von 390,- €.
25
Retourenschein
Aus Erfahrung wissen wir, dass jeder Betrieb individuelle Anforderungen ans Netzwerk hat. Daher
hast Du unter Umständen mehr Router als vielleicht nötig bei uns bestellt.
Wir können Dich beim Aufstellen der Router beraten: In unserem Backend sehen wir, wie gut die
Verbindung der einzelnen Router untereinander oder wie die Verbindung von iPad / iPod zu Router
ist.
Melde Dich also gerne bei uns, damit wir zusammen Dein Netzwerk analysieren. Sollte nach der
gemeinsamen Netzwerkanalyse ein oder mehrere Router nicht benötigt werden, kannst Du uns
diese ganz einfach mit dem Retourenschein zurücksenden.
Der Retourenschein gilt ausschließlich für das Zurücksenden der
Router. Die Router müssen in der Originalverpackung und unversehrt
zu uns zurückgesendet werden, nur dann können wir Dir dafür eine
Gutschrift ausstellen.
26
27
Wir helfen Dir gerne weiter
Falls Du Fragen hast, können wir sie Dir sicher in unserem Online-Support-Center beantworten.
Du findest es in Deiner orderbird POS-App unter „Online-Hilfe“ oder direkt unter:
support.orderbird.com
hilfe@orderbird.com
www.orderbird.com
0800 - 67 337 24
und international: +49 30 208 983 099
Unser Service-Team ist montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr telefonisch erreichbar und in
Notfällen* auch außerhalb unserer Geschäftszeiten.
* Ein Notfall liegt vor, wenn ein produktiver Betrieb mit orderbird POS nicht mehr oder nur eingeschränkt möglich ist
und / oder Deine Frage in unserem Online-Support-Center nicht beantwortet werden kann.
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