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den Originalbeitrag aus dem Fachmagazin MAPPE

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Kundenauftrag // SOFTWARE
kalkulieren
 Kalkulation Neben handwerklichem Können und Fachwissen spielt die effiziente
Organisation im Büro und eine solide Kalkulationsarbeit eine wesentliche Rolle. So sind
Angebote immer kurzfristiger zu erstellen, die kalkulatorischen Spielräume werden
geringer. Wir zeigen anhand eines Beispiels, wie eine moderne Branchensoftware einen
Malerbetrieb erfolgreich in seiner Arbeit unterstützen kann.
reichen Malerbetrieb aus? Das
Matthias Schultze
HEYSE Malerfachbetrieb GmbH & Co. KG, Isernhagen
Team ist mit Leib und Seele bei
der Sache, die Kunden sind zufrieden und
»Effizienz ist ein ganz
wichtiges Stichwort
bei uns im Betrieb«
empfehlen ihn gern weiter, die Auftragslage
ist gut und am Ende sind nicht nur die Kosten gedeckt, sondern es bleibt ein Gewinn
übrig. Klingt gut, ist aber heute nicht mehr
selbstverständlich. Neben handwerklichem
Können und Fachwissen ist ein wichtiger
Baustein für diesen Erfolg die effiziente Orga-
Matthias Schultze nutzt die malerstammdaten in Kombination mit der WinWorker Soft-
nisation im Büro und eine solide Kalkulation.
ware. Nach seiner Aussage spart die von ihm eingesetzte Branchensoftware seinem Un-
Doch diese Elemente lassen sich nicht mal
ternehmen in allen Bereichen der Auftragsabwicklung jede Menge Zeit und erleichtert
eben so aus dem Ärmel schütteln.
den Alltag enorm. Er lobt die praxisnahen Zeitvorgaben, Materialverbrauchsansätze und
Gerade die Qualität von Kalkulationen
eine übersichtliche und umfassende Auflistung der Leistungen. Das bestätigen auch im-
lässt oft zu wünschen übrig. Hintergrund sind
mer wieder positive Rückmeldungen seiner Privatkunden: »Sie sind begeistert von den
einerseits unzureichend aufbereitete Basis-
sehr gut und leicht lesbar formulierten Angeboten – dank der unterschiedlichen Textvari-
werte und daraus resultierende fehlerhafte
anten können wir Kundengruppen sehr gezielt ansprechen. Auch damit sticht man aus
Berechnungen. Andererseits wird immer
der Masse heraus.«
noch viel zu viel über den Daumen kalkuliert.
Wie man kalkuliert, muss der Malermeister
Die Software zeigt schon
beim Schreiben des Angebots,
was für den Maler bei diesem
Projekt überbleibt. In der
Kalkulationsübersicht wird
mit einem Blick klar, welcher
Deckungsbeitrag mit der
einzelnen Position erwirtschaftet wird. Hier ist es ein
deutliches Plus. Ebenso ist es
möglich, sich die Zahlen
für das gesamte Angebot
anzeigen zu lassen.
wissen. Es ist die Basis für seinen geschäftlichen Erfolg. Bran-
worden und werden im Angebot gleich in den entspre-
chenprogramme unterstützen ihn bei dieser wichtigen Auf-
chenden Feldern angezeigt.
gabe auf verschiedene Weise. Die hinterlegten Daten und die
strukurierte Vorgehensweise beim Kalkulieren bilden einen
Welche Leistungen sollen es sein? Max Sonne ruft
wichtigen Baustein Wir zeigen es am Beispiel der WinWorker
die einzelnen Leistungen in der Angebotsmaske auf. Das
Software.
können selbst erstellte Texte, Leistungsbeschreibungen der
Farbenlieferanten oder Mustertexte des jeweiligen Bran-
So läuft die Praxis ab Nehmen wir ein typisches Pro-
chenprogramms sein. Einen Sonderfall gibt es bei Malermei-
jekt: Herr Dr. Abelsmeyer, unser Musterkunde, möchte das
ster Sonne: Er nutzt seit einiger Zeit die »malerstammdaten«
Musikzimmer seines Bungalows umgestalten. Er ruft bei
von msd-malerstammdaten.de. Mehr Infos dazu gibt es im
zwei bis drei Malerbetrieben an wegen eines Angebots. Da-
Interview auf Seite 28. Ist der Aufbau des Suchbaums an ty-
bei wendet er sich auch an einen Maler, nennen wir ihn Mal-
pischen Baustellenabläufen orientiert, erleichtert das die
erbetrieb Sonne, der ihm von einem Bekannten empfohlen
Zusammenstellung erheblich. Nichts wird vergessen – von
wurde. Es ist ein Betrieb mit fünf Mitarbeitern und Max Son-
der Einrichtung bis hin zu den Aufräumarbeiten. Schnell
ne als Inhaber. Beim ersten Termin vor Ort empfiehlt Max
sind die entsprechenden Positionen gefunden und mit we-
Sonne für eine Wand eine hochwertige Spachteltechnik, die
nigen Klicks ins Angebot eingefügt. Für häufiger verwende-
dem Raum eine individuelle, edle Note geben soll.
te Leistungen gibt es ganze Angebotssets. Hier sind mehre-
Er hat gute Chancen, den Auftrag zu erhalten, wenn er
Dr. Abelsmeyer zügig ein überzeugendes Angebot zukom-
Schon am Rechner zeigt
sich, welche Zeitvorgaben
vorkalkuliert sind: Und zwar,
wie viele Minuten für einen
Quadratmeter kalkuliert
werden, welche Fläche die
Mitarbeiter pro Stunde
schaffen sollten und welchen
Zeitbedarf der Malermeister
insgesamt für die Position
einkalkulieren muss. Im
Angebot sieht man später
davon nichts.
26 • Mappe 01/15
Für die verschiedenen Zielgruppen sind unterschied-
men lässt. Er setzt sich an den Rechner und öffnet seine
liche Leistungstexte für die gleiche Tätigkeit angelegt. Da
Branchensoftware: Im Programmteil Angebote/Rech-
Dr. Abelsmeyer als Privatkunde angesprochen wird, möchte
nungen erstellt er ein neues Dokument. Er wird vom Pro-
Max Sonne ihm die trockenen technischen Ausschreibungs-
gramm durch den Ablauf geführt.
texte ersparen und wählt die Variante »Privatkunde« – das
Die einzelnen Funktionen sind verknüpft. Zunächst wird
Privatkunden freuen sich
über verständliche Texte
ohne technischen Ballast.
Die malerstammdaten liefern
sie auf Knopfdruck.
re Arbeitsschritte zusammengefasst – das spart Zeit.
passt alle Texte an. Das Ziel: Verständlich geschriebene und
die Angebotsvorlage mit den Adressdaten des Kunden ver-
von technischem Ballast befreite Leistungsbeschreibungen.
knüpft. Diese sind vorab in der Adressverwaltung angelegt
Das wissen Kunden zu schätzen.
Foto: Malerfachbetrieb Heyse/Matthias Schultze
Mit Gewinn
W
as zeichnet einen erfolg-
Kundenauftrag // SOFTWARE
Zeit und Materialbedarf definieren Eigentlich fängt
Im Interview: Frank Oswald
Lackierermeister
»Sie können mit
den Daten schnell,
einfach und sicher
kalkulieren«
Baustellenablauf entsprechend chronolo-
jetzt die Arbeit erst richtig an: Es muss der Zeit- und Materialbe-
gisch aufgebaut sind. So wird nichts ver-
darf geschätzt werden, um auf eine stimmige Kalkulation zu
gessen und übersehen. Die Nutzer können
kommen. Eine gute Software erleichtert diesen Schritt: Sie bie-
die Leistungen und Materialien eines Her-
tet zu jeder Leistung bereits Basiswerte an, und zwar zum Re-
stellers oder auch eines Systems auswäh-
gelverbrauch und zur Zeitvorgabe. Werden nun die Massen
len, oder auch herstellerübergreifend und
zum Projekt eingegeben, wird alles automatisch berechnet.
herstellerneutral. So ist es auch mit den
Standardmäßig beziehen sich die Zeitansätze auf den
Textvarianten. Im Expert Paket der einzel-
Arbeitsaufwand bei normalem Untergrund. Sollte dieser je-
nen Leistungsbereiche können sie Privat-
doch besonders schwierig oder besonders einfach zu bear-
kunden genauso ansprechen wie auch
beiten sein, so lassen sich die Zeitansätze ganz einfach an-
Die »malerstammdaten« (www.maler-
Mappe: Wo liegt der Unterschied zu den
ausschreibende Stellen.
passen. Ein Klick genügt in der Regel und schon ist die geän-
stammdaten.de) beinhalten eine umfas-
einzelnen Stammdaten der führenden
Daneben ist es möglich, die Leistungstexte
derte Zeitgruppe ins Angebot übernommen. Der Vorteil:
sende Zusammenstellung von Leistungen
Hersteller?
mit wenigen Klicks auch modular nach ei-
Der Malermeister kann im Wettbewerb den Zeitbedarf
und Materialien führender Hersteller – exklu-
Frank Oswald: Jeder Herstellersuchbaum
genem Geschmack aufzubauen. Auch bei
scharf kalkulieren und bleibt trotzdem auf der sicheren Sei-
siv für die WinWorker Software. Es gibt sie für
ist unterschiedlich aufgebaut und oft nicht
den Zeitwerten wurde nicht gespart: Es
te. Die Materialpreise sind ebenfalls im System gespeichert.
den Bereich Wärmedämmung sowie für Ma-
ausgereift. Viele Leistungstexte bestehen
gibt bei jeder Leistung drei hinterlegte
Optimal ist es, wenn sogar die individuellen Preise der Händ-
lerarbeiten im Innen- und Au-
oft aus herstellerbezogenen,
Zeitinformationen. Dabei sind sogar alle
ler für den Malerbetrieb hinterlegt sind und berücksichtigt
ßenbereich. Wir sprachen mit
stichpunktartigen und anein-
möglichen Applikationsarten berücksich-
werden.
Maler- und Lackierermeister
andergereihten Verben, die
tigt. Malerbetriebe überzeugen somit
Frank Oswald mit eigenem
oftmals für den Kunden/Bau-
schon bei der Angebotsabgabe durch ei-
Den Überblick behalten Wird die Kalkulation in einer
Malerbetrieb in Geisenheim
herren schwer nachvollzieh-
nen professionellen Auftritt.
Übersicht angezeigt, liefern diese Informationen zusätz-
über das Arbeiten mit Leis-
bar sind. Oder es gibt Leis-
Mappe: Letztlich muss ein Angebot aber
liche Orientierung bei der Kalkulation. Das in der Beispiel-
tungstexten und und das Kon-
tungstexte, die ausschließlich
auch wirtschaftlich sein.
kalkulation angezeigte Übersichtsfenster zeigt schon beim
zept von malerstammdaten. Er
eine spezifische Zielgruppe,
Frank Oswald: Ja, das ist ein großes Plus:
Schreiben des Angebots, welcher Deckungsbeitrag erzielt
ist zudem Geschäftsführer und
wie z. B. Architekten und aus-
Sie können mit den Daten schnell, einfach
wird – für den gesamten Auftrag, aber auch für jede einzel-
Mitgründer der Firma msd-
schreibende Stellen anspre-
und sicher kalkulieren. Alle Daten verfügen
ne Position. Manchmal sind die kalkulierten Preise nicht im
malerstammdaten.de.
chen.
über Basiswerte zur Kalkulation, sprich pra-
Markt durchsetzbar. Dann gibt Max Sonne einfach einen
Für den Anbieter, also den
xisgerechte Zeit- und Verbrauchsangaben,
Festpreis vor. Ein eventuell entstehender Verlust wird aber
Malerbetrieb, fehlen oft die
die auf langjährigen Erfahrungen in Betrie-
angezeigt und er kann nachvollziehen, ob die Kosten ins-
praxisbezogenen Informatio-
ben beruhen. Und ein weiteres Highlight
gesamt ausreichend gedeckt sind und bei welchen Positi-
nen, wie z. B. die Materialver-
bei der Verwendung des Expert-Pakets der
onen sehr knapp oder satt kalkuliert wurde. So wird es kein
bräuche, sowie die Zeitwerte
malerstammdaten ist sogar, dass automa-
Blindflug: Auch wenn der Malermeister bei der ein oder an-
aus der Praxis und die Ver-
tisch das ausgewählte Material aus den ei-
deren Position nachgeben muss, weiß er dank seiner Software immer, was er tut.
Mappe: Herr Oswald, warum
brauchen Malerbetriebe speziell aufbereitete Stammdaten?
Die Suchbäume der malerstammdaten sind nach dem
typischen Baustellenablauf
strukturiert
Frank Oswald: Wir haben im
Rahmen eines Forschungsprojekts in vielen
brauchsangaben in der Leistung, um eine
genen Stammdaten in die Leistung hinter-
Betrieben festgestellt, dass Leistungs- und
sichere Kalkulation der Baustelle in kurzer
legt bzw. integriert werden kann. Somit
Materialstammdaten in der Regel über Jahre
Zeit aufs Papier zu bringen. Letztendlich
hat der Anwender direkt seinen individu-
angesehen, dass er mit der groben Schätzung der Kosten
hinweg wild wachsen und selten systema-
fehlt der Fokus der prozessorientierten In-
ellen Materialpreis in der Leistung hinter-
einverstanden war. Das aktuelle Angebot liegt preislich al-
tisch gepflegt werden. Hinzu kommt, dass
formation in voller Gänze.
legt und kalkuliert mit seinem tatsäch-
lerdings deutlich darunter. Also kann Sonne am Schluss des
die selbst erstellten Stammdaten mit den
Mappe: Was bedeutet das?
lichen Material und Materialpreis. So weiß
Dokuments den Bruttopreis leicht erhöhen – die Summe
herstellereigenen Leistungstexten vermischt
Frank Oswald: Der Anwender muss sich in
der Kalkulator beim Erstellen des Angebots
wird auf die Einzelpositionen verteilt, so dass letztlich ein
werden und es somit zu einer immer inkon-
jeden unterschiedlich strukturierten Such-
sofort, wie wirtschaftlich es ist. Ganz bei-
noch höherer Gewinn übrig bleibt.
sistenteren Beschaffenheit von Material- und
baum hineindenken und sich mit ihm be-
läufig kommt er mit einem Knopfdruck
Leistungsstammdaten im Unternehmen
schäftigen, bevor er anfangen kann zu kal-
auch zum technischen Merkblatt oder an-
Markt vergleichbar. Also drückt er vor der Fertigstellung
kommt. Produktinformationen und Verar-
kulieren bzw. ein Angebot zu schreiben.
deren Informationen und erspart sich Tele-
des Angebots einfach die Taste P für »Pauschalpreis«: Alle
beitungshinweise im Betrieb sind meist
Und dann kann er nicht sicher sein, ob die
fonate, Rückfragen und Recherche im In-
Einzelpreise, Massen etc. sind in der Bildschirmansicht
auch nicht aktuell. Grund dafür ist häufig die
beinhalteten Informationen zur Kalkulati-
ternet, wenn er noch weitere Verarbei-
fehlende Zeit. Letztlich kann man aber mit
on, wenn sie denn vorhanden sind, auch
tungshinweise oder Material- und System-
diesen Daten nicht mehr effektiv und effizi-
aus der Praxis und somit für ihn verwertbar
informationen sucht. Der Maler hat
ent arbeiten und braucht für die Erstellung
sind. Ganz zu schweigen von der Vollstän-
natürlich auch die Möglichkeit, dem Ange-
von Angeboten und Kalkulationen viel mehr
digkeit der Daten.
bot seine oder die unternehmerische per-
Zeit. Da schaffen die malerstammdaten Ab-
Die malerstammdaten sind auf den ersten
sönliche Note zu geben.
hilfe.
Blick erkennbar so angelegt, dass sie dem
Mappe: Danke für das Gespräch.
28 • Mappe 01/15
Auch das ist möglich: Max Sonne hatte es dem Kunden
Fotos und Grafiken: Winworker Software
Mit Einzelpreisen und Aufmaßdaten ist Sonne am
durchgestrichen und werden im fertigen Dokument nicht
mehr angezeigt. So, und nun schnell ausdrucken und mit
einem kurzen Anschreiben ab zur Post – oder noch schneller
als PDF umgewandelt und per E-Mail an Herrn Dr. Abelsmeyer verschickt. Das macht eine moderne Branchensoftware mit links: Beste Voraussetzungen für eine umgehende
Auftragserteilung!
Heiko Wetzel
Der Autor ist Leiter der Entwicklungsabteilung bei WinWorker
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