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voks: Datenübernahme LOHN
Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr. 86231
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
3
2.1.
Programmstand
3
2.2.
Installation von Agenda
4
2.3.
Mandanten-Adressdaten
4
2.4.
Fachkenntnisse erforderlich
4
2.5.
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
5
3.
Vorgehensweise
6
3.1.
voks: Daten auslesen
7
3.2.
Agenda: Daten einlesen
8
3.3.
Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
15
3.4.
Agenda: Lohnabrechnung
16
3.5.
voks: Abschlussarbeiten
17
3.6.
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
19
4.
Details
19
4.1.
Verzeichnis der Importdatei
20
4.2.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
22
4.3.
Erklärung der Exportdateien/zusätzliche Informationen
22
4.4.
Umstieg zu einem späteren Zeitpunkt
23
4.5.
Individuelle Agenda-Lohnart anlegen
23
5.
Wichtige Informationen
26
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 86231
1.
Ziel
Das Info zeigt, wie Sie Daten aus voks-Lohn auslesen und in Agenda LOHN einlesen.
voks-Lohn
Agenda LOHN
Folgende Daten können übernommen werden:
Personaldaten
Mandantenkrankenkassen
Standard-Festbezüge
Lohnkontowerte
Beginnen Sie die Lohnabrechnung mit Agenda LOHN unbedingt zum 1.1.2015.
Die Abrechnung für den Dezember 2014 (inkl. Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen)
muss in jedem Fall mit voks-Lohn erstellt werden ( Abschlussarbeiten in voks-Lohn 17 ).
Umstieg zum 1.2.2015 oder später:
Umstieg zu einem späteren Zeitpunkt
23
.
Nicht empfohlen wird ein paralleles Abrechnen in voks-LOHN und Agenda LOHN, da Abmeldung und
Anmeldung wegen Systemwechsel exakt auf einander folgen müssen (Beispiel: Dezember Abrechnung
in voks und Agenda).
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 86231
2.
Voraussetzungen
2.1.
Programmstand
Zur Datenübernahme wurden Assistenten in voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestens
folgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein:
voks
Mindestversion
Wo finde ich die Angabe?
Wo finde ich das Update?
voks-Lohn: 19.104
»? | Info«
http://www.voks.de/support/updates.html
Agenda
Mindestversion
Wo finde ich die Angabe?
DVD-Artikel-Nr. 971452 (DVD Oktober 2014)
»Hilfe | Info«
Wo finde ich das Update?
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 86231
2.2.
Installation von Agenda
Installation von Agenda
Um die Komfortfunktionen des Datenexports bzw. -imports nutzen zu können, sollten die
Agenda-Software und die voks-Software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein.
Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline:
08031 2561 399.
2.3.
Mandanten-Adressdaten
Um voks-Lohn-Daten zu übernehmen, müssen in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegt
sein.
Empfehlung
Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden:
Nr. 86228 »voks: Datenübernahme Adressdaten«.
Manuelle Anlage in Agenda
Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden.
Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden, da sonst eine automatische Übernahme der Daten nicht möglich ist.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
22
voks-Mandantennummer länger als 6 Stellen
Falls Sie in voks-Mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zur
Übernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen weiterer Daten zu ermöglichen.
Nr. 86228 »voks: Datenübernahme Adressdaten«
2.4.
Fachkenntnisse erforderlich
Fachkenntnisse erforderlich
Die Datenübernahme im Lohn sollte von einem Lohn-Sachbearbeiter durchgeführt werden, da Fachkenntnisse erforderlich sind!
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 5
Info für Anwender Nr. 86231
2.5.
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen
Zur Anlage der Mandanten-Programmdaten benötigen Sie zusätzlich folgende Informationen:
Angaben zur Betriebsstätte, inklusive Betriebsnummer
Finanzamt + Steuernummer des Arbeitgebers
Lohnsteueranmeldezeitraum
Zuständige Berufsgenossenschaft + Mitgliedsnummer
ggf. Sachkontenrahmen
Hinweis
Wenn Sie die voks-LOHN-Version 19.104 installieren, können Sie die Liste dieser Mandantendaten
komfortabel ausdrucken: »Mandantendaten | Mandanten-Daten drucken | Programmdaten
Export-Agenda«.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 6
Info für Anwender Nr. 86231
3.
Vorgehensweise
Überblick
1. voks: Daten auslesen
7
2. Agenda: Daten einlesen
8
3. Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
16
4. Agenda: Lohnabrechnung
5. voks: Abschlussarbeiten
17
6. Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
Autor: BAS / 07.01.2015
15
19
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Info für Anwender Nr. 86231
3.1.
Seite 7
voks: Daten auslesen
voks-LOHN öffnen
Daten auslesen
1. Mandant öffnen.
2. Monat der letzten abgeschlossenen Berechnung öffnen:
Beispiel:
3.
»Extras | Export Agenda LOHN«.
4. Abfrage mit <Ja> bestätigen.
5. Export-Meldung mit <OK> bestätigen.
Hinweis
Der Export kann in voks für mehrere Mandanten nacheinander durchgeführt werden, bevor die Daten in Agenda importiert werden. Die richtigen Tabellen werden anhand der Mandantennummer
beim Import in Agenda richtig zugewiesen.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Info für Anwender Nr. 86231
3.2.
Seite 8
Agenda: Daten einlesen
ARBEITSPLATZ öffnen
Mandanten wählen
Navigationsschaltfläche <Mandant>.
Ggf. Mandant wechseln.
Agenda LOHN öffnen
Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>.
LOHN durch Doppelklick öffnen.
Falls die Anwendung LOHN 2015 nicht sichtbar ist:
Autor: BAS / 07.01.2015
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Seite 9
Info für Anwender Nr. 86231
Mandanten-Programmdaten anlegen
Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten startet.
Beginn der Lohnabrechnung mit Agenda LOHN: 01/2015 ( wichtig!)
Der Assistent führt Sie durch die Anlage der Mandanten-Programmdaten.
Sie benötigen die zusätzlichen Mandantendaten
5
.
Hinterlegen Sie einen SKR, wenn Sie die Buchungen an FIBU übergeben:
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Programmdaten 1«.
Daten importieren
1.
»Transfer | Daten einlesen | Import Lohndaten aus voks«.
<Weiter>.
Autor: BAS / 07.01.2015
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Seite 10
Info für Anwender Nr. 86231
2. Das Verzeichnis der Importdatei wird automatisch vorgeschlagen.
Andernfalls muss das Verzeichnis manuell gewählt werden 20 .
<Weiter>.
3. Die Auswahl der Daten wird angezeigt.
<Weiter>.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 11
Info für Anwender Nr. 86231
4. Personalnummern mit mehr als 5 Stellen müssen neu vergeben werden.
<Weiter>.
5. Neue Personalnummer:
Neue Personalnummer ggf. ändern.
Neue Personalnummer in der Spalte »Importieren« aktivieren.
<Weiter>.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 12
Info für Anwender Nr. 86231
6. Voks-Standardlohnarten werden automatisch in entsprechende Agenda-Lohnarten umgewandelt.
<Weiter>.
7. Weitere Festbezüge können manuell zugeordnet werden
Auswahl öffnen.
Agenda-Lohnart durch Doppelklick übernehmen.
<Weiter>.
Falls Sie keine passende Agenda-Lohnart finden, können hier auch individuelle Agenda-Lohnarten
angelegt werden ( siehe Seite 23 ).
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 13
Info für Anwender Nr. 86231
8. Übrige Bezüge:
Alle Bezüge aus voks, die im Assistenten nicht zugeordnet wurden, werden angezeigt.
<Drucken>.
<Weiter>.
9. Der Import startet.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Info für Anwender Nr. 86231
Seite 14
10.Abschlussmeldung:
<OK>.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 15
Info für Anwender Nr. 86231
3.3.
Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten
Kontrolle und Nachbearbeitung in Agenda LOHN
Jeder Mitarbeiter muss überprüft werden.
»Stammdaten | Personaldaten«
Fehlerhafte Mitarbeiter (gelbes Dreieck)
Öffnen Sie die mit dem Symbol gekennzeichneten Mitarbeiter. Agenda zeigt sofort die fehlerhaften
Daten an.
Durch Klick auf den Fehler landen Sie direkt im notwendigen Eingabefeld.
Bezüge
Prüfen Sie bei jedem Mitarbeiter die Bezüge:
Register »Festbezüge«
Register »Dialog«
Mehr dazu:
Autor: BAS / 07.01.2015
Nr. 86234 »voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten«.
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 16
Info für Anwender Nr. 86231
3.4.
Agenda: Lohnabrechnung
Agenda Lohnabrechnung
Bei der ersten Lohnabrechnung in Agenda LOHN werden automatisch folgende Daten erstellt:
Anmeldung wegen Systemwechsel
In Agenda LOHN muss zum Start eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Grund 13) an die Krankenkasse übermittelt werden. Die Anmeldungen wegen Systemwechsel werden automatisch bei der
ersten Monatsberechnung von Agenda LOHN erzeugt.
Sie stehen anschließend unter
»Transfer | DEÜV-Dateien senden« zur Übermittlung bereit.
ELStAM Ummeldung auf das neue System
Agenda LOHN erkennt automatisch, dass ELStAM-Ummeldungen für alle Arbeitnehmer auf dieses
neue Abrechnungssystem notwendig sind, und erstellt die ELStAM-Ummeldungen automatisch.
Versenden Sie die ELStAM-Ummeldungen über
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.
Arbeiten mit Agenda LOHN
Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit bewältigen.
Wir empfehlen Ihnen:
Nr. 1601 »Schnelleinstieg LOHN«
Nr. 86224 »Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ)«
Nr. 1694 »ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale«
Online-Seminare LOHN Basis I bis IV
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 17
Info für Anwender Nr. 86231
3.5.
voks: Abschlussarbeiten
voks: Abschlussarbeiten im Dezember
1. Mandant öffnen.
2. Monat wählen.
3. Monatsberechnung Dezember durchführen.
4. Beitragsnachweise Dezember versenden.
5. Mandate mit voraussichtlicher Beitragsschuld
Die voraussichtliche Beitragsschuld im Dezember wurde in voks übermittelt. Falls sich bei Ihnen Änderungen für die endgültige Abrechnung Dezember ergeben haben (mit Auswirkung auf den Beitragsnachweis) ist diese Differenz noch nicht an die Krankenkasse übermittelt. Normalerweise würde diese Differenz mit dem voraussichtlichen Beitragsnachweis Januar 2015 übermittelt werden. Januar 2015 wird aber nicht mehr mit voks-Lohn abgerechnet.
In Agenda LOHN müssen Sie zum 01.01.2015 ohne offene Differenz aus dem Vormonat (Dezember
2014) starten. Aus diesem Grund muss in voks-Lohn der ursprüngliche (voraussichtliche) Beitragsnachweis storniert und der endgültige Beitragsnachweis übermittelt werden.
Wenn die endgültigen Werte für den Beitragsnachweis feststehen, muss über den Punkt
»Auswertungen | Monatlich | Beitragsnachweis« der ursprüngliche (voraussichtliche)
Beitragsnachweis storniert werden.
Anschließend kommt die Abfrage, ob ein neuer Beitragsnachweis erstellt werden soll.
Dieser wird dann mit den endgültigen Werten erstellt und muss versendet werden.
Somit bleibt keine Differenz aus Dezember 2014 offen.
6. Lohnsteuer-Anmeldung Dezember versenden.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 18
Info für Anwender Nr. 86231
7. Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen versenden
8. Abmeldung wegen Systemwechsel (Meldegrund 36) auslösen.
Hinweis zu SV-Meldungen
Die Meldung 36 ist eine Entgeltmeldung und ersetzt in diesem Jahr die Jahresmeldung Grund 50.
9. SV-Meldungen versenden
10.Hinweis zu ELStAM:
Eine Abmeldung für ELStAM ist nicht zu erstellen, denn die Ummeldung auf das neue Abrechnungssystem wird in der Nachfolge-Software (Agenda) erzeugt.
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 19
Info für Anwender Nr. 86231
3.6.
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015
A.) Übernahme der Daten aus voks vor dem Monatsabschluss Dezember 2014
Es wurden keine Lohnkontowerte eingelesen, wenn die Daten vor der Abrechnung 12/2014 aus
voks-Lohn ausgelesen wurden. Falls Vorjahreswerte für die Abrechnung Januar bis März 2015 in
Agenda LOHN (im Märzklauselfall) benötigt werden, erhalten Sie bei der Monatsberechnung in
Agenda LOHN eine Hinweismeldung (Hinweise zur Abrechnung). Die Vorjahreswerte müssen dann
nachgetragen werden, um eine richtige Berechnung sicherzustellen.
1.
»Stammdaten I Personaldaten«.
2. Mitarbeiter öffnen.
3. Register »Dialog«.
Schaltfläche <Lohnkontovorträge>.
Im Register »SV-Vorjahreswerte« erfassen Sie das kumulierte SV-Brutto und die kumulierten SVTage des Vorjahres anhand des Lohnkontos 2014 aus voks.
B.) Übernahme der Daten aus voks nach dem Monatsabschluss Dezember 2014
Die Jahreswerte 2014 aus voks wurden vollständig erstellt, ausgelesen und importiert.
Hieraus errechnet Agenda die SV-Vorjahreswerte.
Sofern Einmalbezüge im Januar, Februar und März 2015 ausbezahlt werden, erfolgt eine korrekte
Abrechnung.
Nr. 1684 »Märzklausel«
4.
Details
Überblick
1. Verzeichnis der Importdatei
20
2. Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
22
3. Erklärung der Exportdateien/zusätzliche Informationen
4. Umstieg zu einem späteren Zeitpunkt
5. Individuelle Agenda-Lohnart anlegen
Autor: BAS / 07.01.2015
22
23
23
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Info für Anwender Nr. 86231
4.1.
Seite 20
Verzeichnis der Importdatei
voks-Pfad für Datenexport ermitteln
1. Voks-Tools öffnen:
2. <Support> öffnen
<Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:
Autor: BAS / 07.01.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
Seite 21
3. Pfad:
Pfadangabe aus der Explorer-Zeile
Ordner »Datenexport«
Ordner »Lohn«
Autor: BAS / 07.01.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 22
Info für Anwender Nr. 86231
4.2.
Mandanten-Adressdaten manuell anlegen
Achten Sie darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden. Nur so ist eine automatische Übernahme der Daten möglich.
Mandant manuell anlegen
1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen:
2. Mandanten-Erfassung öffnen:
3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage.
4.3.
Erklärung der Exportdateien/zusätzliche Informationen
Folgende Dateien werden beim Export gespeichert:
Export vor Dezember 2014
Sofern die Daten vor dem Monatsabschluss Dezember ausgelesen wurden, ist die Tabelle Lohnkontowerte nicht vollständig. Wenn Sie mit Agenda LOHN zum 1.1.2015 beginnen, wird diese Tabelle nicht
eingelesen.
Export im Dezember 2014
Nur wenn der Export nach der Berechnung Dezember 2014 angestoßen wurde (Dateiname: Lohnkonotwerte_2014_12.csv) und die Lohnkontowerte damit vollständig sind, werden diese Daten in Agenda eingelesen.
Export nach Dezember 2014
Die Tabelle Lohnkontowerte (z. B. Lohnkonotwerte_2015_02.csv) enthält die SV-Vorjahreswerte aus
2014 und die bereits abgerechneten Lohnkontowerte 2015. Diese Werte werden in Agenda LOHN eingelesen.
Autor: BAS / 07.01.2015
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Info für Anwender Nr. 86231
4.4.
Umstieg zu einem späteren Zeitpunkt
Der Umstieg kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.
Wir exportieren und importieren SV-Vorjahreswerte (2014) und Lohnkontowerte (2015).
Allerdings halten wir den Umstieg zum 01.01.2015 für geeigneter, da die Lohnsteuerbescheinigung vollständig aus der Agenda-Berechnung erstellt wird.
4.5.
Individuelle Agenda-Lohnart anlegen
Hinweis
Individuell angelegte Lohnarten werden bei gesetzlichen Änderungen nicht gepflegt!
Wichtige Informationen über alle Eigenschaften von Lohnarten:
Nr. 1672 »Lohnarten«.
1. Lohnimport-Assistenten:
Maske »Import Personaldaten – Manuelle Zuordnung individuelle Lohnart«
Auswahl der Agenda-Lohnarten
Autor: BAS / 07.01.2015
öffnen.
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 24
Info für Anwender Nr. 86231
2. Agenda-Lohnarten kopieren
Lohnart markieren.
Hinweis
Wählen Sie eine Agenda-Lohnart mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen.
Datensatz kopieren
.
Hinweis mit <OK> bestätigen.
Autor: BAS / 07.01.2015
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Seite 25
Info für Anwender Nr. 86231
3. Individuelle Lohnart anlegen
Nummer größer als 1000 vergeben.
Änderungen vornehmen.
Speichern
.
4. Lohnart übernehmen
Neue Lohnart durch Doppelklick in den Lohnimport-Assistenten übernehmen.
Autor: BAS / 07.01.2015
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Seite 26
Info für Anwender Nr. 86231
5.
Wichtige Informationen
Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks
Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsere
Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks:
Telefon: 08031 2561 399
E-Mail: voks-umstieg@agenda-software.de
Infos für Anwender
Nr. 86228 »voks: Datenübernahme Adressdaten«
Nr. 86229 »voks: Datenübernahme FIBU«
Nr. 86230 »voks: Datenübernahme ANLAG«
Nr. 86234 »voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten«
Fragen von voks-Anwendern
LOHN
Autor: BAS / 07.01.2015
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