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Spesenreglemente Merkblatt
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Genehmigung von Spesenreglementen
1
Bescheinigungspflicht für Spesenvergütungen auf den Lohnausweisen
Gemäss Artikel 168 Abs. 1 Bst. a und 172 Abs. 1 Bst. d
des bernischen Steuergesetzes und Art. 127 Abs. 1 Bst. a
des Gesetzes über die direkte Bundessteuer sind alle Arbeitgebenden verpflichtet,
–– ihren Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen;
–– die für jede Steuerperiode ausgestellten Lohnausweise
ihrer Arbeitnehmenden direkt der Steuerverwaltung
des Kantons Bern zuzustellen.
Im Lohnausweis sind sämtliche während des Arbeitsverhältnisses ausgerichteten Leistungen an die Arbeitnehmenden aufzulisten. Die Bescheinigungspflicht umfasst auch
die Spesenvergütungen. Dazu gehört insbesondere auch
der Betrag der pauschalen Spesenvergütungen. Als
pauschale Spesenvergütungen gelten Entschädigungen,
die ungeachtet der effektiven Anzahl der Kostenereignisse
(z. B. Mahlzeiten, gefahrene Kilometer) und der effektiven
Höhe der Kosten für einen bestimmten Zeitabschnitt (z. B.
Monat, Quartal, Jahr) pauschal festgelegt werden.
Die effektiven Vergütungen, die für jedes Kostenereignis
(z. B. pro Mittagessen, pro Kilometer) nach tatsächlichem
Aufwand ausgerichtet werden, müssen betragsmässig nur
angegeben werden, sofern die Leistungen über die Maximalbeträge in Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des
Lohnausweises (vgl. Ziffer 2.5) hinausgehen. Sind die
Bedingungen der Randziffer 52 eingehalten, so genügt es,
im Lohnausweis Ziffer 13.1.1 anzukreuzen. In allen anderen
Fällen ist im Lohnausweis der Betrag unter Ziffer 13.1.1 resp.
13.1.2 einzutragen.
bescheinigten Vergütungen auszurichten.
–– mit den im Spesenreglement festgelegten Vergütungen
sämtliche Auslagen zu ersetzen, die den Mitarbeitenden
nach Art. 327 ff OR zustehen.
–– jede Änderung des Spesenreglements
vor deren Anwendung bei der Steuerbehörde
genehmigen zu lassen.
2.2 Anforderungen an das Spesenreglement
Zur Genehmigung des Spesenreglements müssen folgende
Voraussetzungen erfüllt sein:
–– Es dürfen nur berufsbedingte Auslagen vergütet werden.
–– Vergütet werden die pro Spesenereignis angefallenen
Auslagen.
–– Werden Fallpauschalen (also fixe Beträge pro
Kostenereignis) vorgesehen (z. B. Mahlzeit, Reisetag,
Autokilometer), dann müssen diese Vergütungen
den durchschnittlich anfallenden Kosten entsprechen.
In Randziffer 52 sind die Höchstbeträge genannt.
–– Vergütungen für einen bestimmten Zeitabschnitt
(= Pauschalspesen) dürfen grundsätzlich
nur an Mitarbeitende im Aussendienst oder in leitender
Funktion ausgerichtet werden.
Die pauschalen Vergütungen müssen sich auf
die Funktion beziehen. Sie dienen der Abgeltung jener
berufsbedingten Auslagen, für die eine Abrechnung
nach Kostenereignis unverhältnismässig ist.
Entsprechend sind die Pauschalspesen für Kleinauslagen
bis CHF 50 pro Spesenereignis vorgesehen.
Die Pauschalen entsprechen den durchschnittlich
anfallenden Kosten.
2.3
2Spesenreglement
2.1 Allgemeine Voraussetzungen
Es ist nur dann sinnvoll, ein Spesenreglement einzureichen,
wenn der Auslagenersatz über die Grenzen von Randziffer 52
der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises hinausgeht oder wenn Pauschalspesen ausgerichtet werden.
Das für alle Beschäftigten verbindliche Spesenreglement
muss von der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigt
werden. Dabei verpflichtet sich das Unternehmen in einer
Erklärung,
–– den Mitarbeitenden keine weiteren, über das Spesenreglement hinausgehenden und im Lohnausweis nicht
Merkblatt «Genehmigung von Spesenreglementen» (Oktober 2014)
Einreichen von Spesenreglementen und
Gesuch um deren Genehmigung
Die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt die
Spesenreglemente der bernischen Arbeitgebenden. Das
Gesuch ist an folgende Adresse zu senden:
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Zentrale Veranlagungsbereiche / Spesenreglemente
Postfach 8334
3001 Bern
Firmen mit weniger als fünf Empfängern von Pauschalspesen
können die Pauschalentschädigungen im Rahmen des
Veranlagungsverfahrens mit der/dem zuständigen Expertin/
Experten mit einer sogenannten Spesenvereinbarung
festlegen.
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Spesenreglemente Merkblatt
2.4
Bescheinigung der Spesenvergütungen
nach Genehmigung des Spesenreglements
durch die Steuerverwaltung
Nach Genehmigung des Spesenreglements bringen die
Arbeitgebenden auf dem Lohnausweis den Hinweis an
«Spesenreglement am TT.MM.JJJJ durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt».
Das Verifizieren der Angemessenheit der Pauschalspesen
durch die Steuerbehörden bleibt vorbehalten. Das Vorliegen
eines genehmigten Spesenreglements befreit die Arbeitgebenden nicht von der Deklaration des Pauschalspesenbetrages im Lohnausweis.
2.5 Massgebende Links in Internet
Muster-Spesenreglement inkl. Zusatzreglement
für leitendes Personal unter
www.be.ch/steuern > Steuererklärung > Gewinn- und
Kapitalsteuern > Spesenreglement
Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unter
www.estv.admin.ch > Dienstleistungen
> Direkte Bundessteuer > Lohnausweis (Formular 11)
> Wegleitungen und Übersicht über die kantonalen
Steuerbehörden
Vorgehen
Senden Sie mit dem Gesuch
–– ein Exemplar des Spesenreglements (vgl. Ziffer 2.5)
–– Informationen über das Unternehmen (Tätigkeiten, Anzahl Mitarbeitende, Organigramm usw.)
Für jede Funktion:
–– Informationen über die Höhe der ausbezahlten Pauschalspesen der drei vorangehenden Jahre
–– Beschreibung der Tätigkeiten der Empfänger von Pauschalspesen
–– sowie deren Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben
–– Anzahl auswärtiger Tage pro Monat
–– Anzahl Spesenereignisse pro Tag gemäss Definition im Zusatzreglement
–– Eine Liste der Empfänger von Pauschalspesen mit Name, Vorname, Wohnsitz, Funktion
gemäss Spesenreglement, AHV-Nummer, Bruttolohn (inkl. allfälligem Bonus) und den geplanten Pauschalspesen
Die Steuerverwaltung stellt dem Unternehmen die zu unterzeichnende Erklärung gemäss Ziffer 2.1
dieses Merkblattes zu. Nach Unterzeichnung der Erklärung wird das genehmigte Spesenreglement eröffnet.
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Zentrale Veranlagungsbereiche / Spesenreglemente
Brünnenstrasse 66, Postfach 8334, 3001 Bern
Telefon 031 633 60 01 (Mo – Fr 8 – 12 h, 13 – 17 h)
spesenreglement@fin.be.ch, www.be.ch/steuern
Merkblatt «Genehmigung von Spesenreglementen» (Oktober 2014)
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