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AUSSTELLER-LEITFADEN ITB BERLIN 2015

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Aussteller-Leitfaden ITB Berlin 2015
EDITORIAL
David Ruetz, Head of ITB Berlin
Liebe Aussteller der ITB Berlin,
wie viel Geschäft haben Sie im Nachgang zur ITB generiert? Wussten Sie, dass laut einer aktuellen
Umfrage* Aussteller ihre Vertriebschancen nach Messeende nur unzureichend nutzen? Knapp die
Hälfte aller Gespräche auf Messen wird nicht nachgefasst – obwohl die Unternehmen die Kontaktdaten der potenziellen Kunden aufnehmen. Ideen zur besseren Messenachbereitung finden Sie in
der neuen Auflage unseres Leitfadens für Aussteller. Und natürlich vermitteln wir Ihnen auch, woran
Sie sonst noch denken sollten, um die ITB Berlin so effektiv wie möglich zu nutzen. Wir helfen
Ihnen dabei – übrigens schon seit 1966. Im März 2016 werden wir deshalb unser 50. Jubiläum als
„The World’s Leading Travel Show®“ feiern. Feiern Sie mit – ich freue mich über jede Idee, die
unseren 50. Geburtstag zu etwas Besonderem macht. Mailen Sie mir einfach unter itb@messe-berlin.de,
Stichwort „ITB50“. Wir belohnen Ihre Kreativität mit einem Ausstellerticket im Wert von 50€!
Ihr David Ruetz
Head of ITB Berlin/Exhibition Director
*Studie von quickLead vom März 2014; Basis war die eine repräsentative Online-Umfrage unter 1.000 Deutschen und die Befragung von
96 B2B-Entscheidern.
2
INHALTSVERZEICHNIS
02 Editorial
DAS WICHTIGSTE
04 05
06
08 Wichtige Daten
Messeplanung auf einen Blick
Zeitplan
Kostenüberblick
MESSEAUFTRITT
09 10 12 15 16 18 19 21 22 Messeziele
Standanmeldung
Standkonzeption
Standorganisation
Nachhaltige Messepräsenz
Kontaktgewinnung
Privatbesuchertage & Verkauf
Standpersonal
Gesprächsführung
Kommunikation & Marketing
23 24 25 Online Katalog & Networking Tool
ITB Berlin Virtual Market Place
Werbung, Sponsoring & Kommunikation
Presseservice
Nachbereitung
27 Erfolgreiche Auswertung und Nachbereitung
praktisches
28 29 30 31 32
Wertvolle Tipps
Schnelle Orientierung
ITB Mobile Guide
Kontakte
Impressum
3
DAS WICHTIGSTE
Wichtige Daten!
Dauer der Veranstaltung
04. – 08.03.2015
Anmeldeschluss
01.09.2014
Öffnungszeiten
täglich 10.00–18.00 Uhr
(für Aussteller: 8.30–19.00 Uhr)
Aufbau
25.02. – 03.03.2015 (täglich 7.00 – 22.00 Uhr)
Abbau
08.03.2015 (ab 18.00 Uhr)
bis 12.03.2015 (täglich 7.00 – 22.00 Uhr)
Ihre Ansprechpartner im ITB-Team
Sabine Bierlein
Margot Dennenmoser
Christina Freier
Juliane Gaebler
Friederike Hansen
Rika Jean-Francois
Diana Klaue
Lisa Klimke
Gianna Nemitz
Samar Sreiss
Katrin Thieme
Jessica Varga
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2322, E-Mail: bierlein@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2125, E-Mail: dennenmoser@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2128, E-Mail: freier@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2126, E-Mail: gaebler@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2122, E-Mail: hansen@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2157, E-Mail: jeanfrancois@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2307, E-Mail: klaue@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2167, E-Mail: klimke@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2123, E-Mail: nemitz@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2129, E-Mail: sreiss@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2002, E-Mail: k.thieme@messe-berlin.de
Telefon: +49 (0)30/ 3038-2528, E-Mail: varga@messe-berlin.de
Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich auch jederzeit an die Auslandsvertretung
der Messe Berlin in Ihrem Land. Mehr Informationen unter: www.itb-berlin.de/kontakt.
4
DAS WICHTIGSTE
Messeplanung auf einen Blick
Messeorganisation ist ein komplexes Thema. Aber es gibt in der Regel sehr ähnliche Abläufe.
Folgende Punkte sind die wichtigsten organisatorischen Blöcke:
Definition von Messezielen und Zielgruppen
Buchung Standfläche
Budgetplanung
Erstellung des Standkonzepts & Beauftragung des Standbaus
Reiseplanung
Besuchermarketing
Personalplanung & -schulung
Auswertung & Nachbereitung
Aussteller-Rundschreiben
Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen
Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Achten Sie daher auch auf die dringenden Termine und Fristen in diesen Aussteller-Rundschreiben.
Bestellungen im Webshop
Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) –
der ITB Berlin unter www.itb-berlin.de/webshop. Der Webshop ist Ihre Bestellplattform für
alle Produkte und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen:
von der Blumendekoration, zusätzlichen Ausweisen, Bewachung, Parkplätzen, Reinigung
bis zur Kommunikationstechnik und Standausstattung.
5
DAS WICHTIGSTE
Zeitplan für Aussteller
zur ITB Berlin 2015
Die folgenden zwei Seiten geben einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten und Termine
für Ihren erfolgreichen Messeauftritt.
Organisation
6
PR & marketing
reise
Datum
To Do
Weitere Informationen
frühestmöglich
Messeziele definieren
frühestmöglich
Räume für Pressekonferenzen/Seminare/
Präsentationen buchen
itb-roombooking@messe-berlin.de
frühestmöglich
Reisebuchungen vornehmen
www.itb-berlin.de/anreise
frühestmöglich
Visa beantragen, falls nötig
itb@messe-berlin.de
01.09.2014
Standanmeldung einreichen
www.itb-berlin.de/standanmeldung
ab September
Informationen zu Sponsoring- und
Werbemöglichkeiten anfordern
www.itb-berlin.de/sponsoring
ab September
Standbaufirma auswählen
www.mb-capital-services.de
15.12.2014
Mitaussteller registrieren
www.itb-berlin.de/standanmeldung
15.12.2014
Ausstellereintrag im ITB Berlin Virtual
Market Place aktualisieren
www.virtualmarket.itb-berlin.de
15.01.2015
Einträge Ihrer Mitaussteller im ITB Berlin
Virtual Market Place ergänzen/aktualisieren
www.virtualmarket.itb-berlin.de
15.01.2015
Informationen zu Wochenend-Highlights
ans ITB-Team senden
itb@messe-berlin.de
15.01.2015
Ihre Veranstaltung im Eventprogramm
registrieren lassen
www.itb-berlin.de/webshop
15.01.2015
Standbaudetails zur offiziellen
Genehmigung einschicken
messetechnik@messe-berlin.de
bis Mitte Januar
Anzeigen und zusätzliche Einträge im
offiziellen ITB Mobile Guide (App) buchen
itb@wohlgemuth-team.de
bis Mitte Januar
Online Werbung im ITB Berlin Virtual
Market Place buchen
onlinemarketing@
virtualmarket.itb-berlin.de
bis Mitte Januar
Anzeigen im offiziellen täglichen
Messemagazin ITB Berlin News buchen
www.itb-berlin-news.com
ab Mitte Januar
ITB Berlin Kongress- und Eventprogramm
checken
www.itb-kongress.de/programm
www.itb-berlin.de/events
19.01.2015
Kontaktperson im Presse Guide eintragen
www.itb-berlin.de/ausstellerpr
DAS WICHTIGSTE
Ende Januar
Pressemitteilungen und Presseeinladungen
www.itb-berlin.de/ausstellerpr
versenden
ab Februar
Andere Teilnehmer über ITB Networking
kontaktieren
ab Februar
Besuchereinladungen an Kunden
verschicken
01.02.2014
Eintrittskartengutscheine/ -Codes für
Kunden bestellen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Standbau und Standausstattung bestellen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Transport der Messematerialien
organisieren
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Parkplätze oder Stellplätze für Pkw, Lkw/
Container
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Abfallentsorgung und Reinigung
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
zusätzliche Auf- und Abbau-Ausweise
(kostenlos) bestellen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Zusätzliche Ausstellerausweise bestellen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Musiknutzungen bei der GEMA
beantragen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Bewachung, Sicherheit, Versicherung
Ausstellungsgut
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Catering beauftragen
www.itb-berlin.de/webshop
04.02.2015
Zusätzliches Standpersonal buchen
www.itb-berlin.de/webshop
16.02.2015
Erhalt der Rechnung für die Standmiete und
die Werbebox sowie der kostenfreien
Aussteller-Codes kontrollieren
25.02.2015
Beginn des Standaufbaus
01.03.2014
Pressefach buchen und Pressemappen
vorbereiten
04.–08.03.2015
ITB Berlin
08.03. (ab 18 Uhr)
–12.03.2015
Standabbau
max. 1 Woche
nach Messe
Auswertung und Nachbereitung
(Dankesschreiben etc.)
www.itb-berlin.de/networking
www.itb-berlin.de/ausstellerpr
7
DAS WICHTIGSTE
Kostenüberblick
Standmietenrechner
Berechnen Sie im Handumdrehen die Standmiete für jede gewünschte Standgröße und Standart:
www.itb-berlin.de/standanmeldung
Grundkosten
Standmiete, Aussteller-Ausweise, Werbebox, AUMA-Gebühr
………… €
Technischer Service (Strom-, Wasser-, Gasanschlüsse, Reinigung etc.)
………… €
Kommunikationsservice (Telefon, Internet etc.)
………… €
Standbau, Standausstattung, Standgestaltung
Standbau (Material, Aufbau, Abbau, Abhängungen etc.)
………… €
Standausstattung (Möbel, Teppich, Beleuchtung etc.)
………… €
Standgestaltung (Beschriftung, Dekoration, Präsentationen etc.)
………… €
Standservice und Kommunikation
Werbemaßnahmen, Einladungen, Eintrittskartengutscheine
………… €
Besucherbewirtung
………… €
Erweiterter Eintrag in den ITB Berlin Virtual Market Place, Pressefach
………… €
Werbematerialien (Prospekte, Flyer, Streuartikel etc.)
………… €
Transport und HandlinG
Speditionskosten, Transport, Lagerung, Entsorgung, Versicherung
………… €
Personal- und Reisekosten
Personalkosten
………… €
Anreise, C02 Kompensation, Unterkunft, Spesen des Messepersonals
………… €
Sonstige Kosten
8
Messeauswertung
………… €
Folgeaktionen (Dankesbriefe, Zusendung von Unterlagen etc.)
………… €
Sonstige Kosten im Rahmen der Messevorbereitung
………… €
Ihr individuelles Messebudget
………… €
MESSEAUFTRITT
Messeziele
Überlegen Sie sich möglichst genau, was Sie auf der ITB Berlin erreichen möchten, und geben Sie
Ihrer Messepräsenz eine erfolgversprechende Richtung. An Ihren Messezielen orientieren sich
nicht nur der Standbau und die Aktivitäten an Ihrem Stand, sondern auch Ihre Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld der Messe.
KONTAKTE
•Kontakte zu Partnern herstellen und pflegen
•Neukunden akquirieren
•Stammkunden pflegen
•Neue Zielgruppen erreichen
•Neue Mitarbeiter finden
IMAGE
•Image verbessern
•Bekanntheit erhöhen
•Interessante Produktneuheiten
präsentieren
BUSINESS
•Preisspielräume ausloten
•Geschäfte anbahnen
•Abschlüsse tätigen
•Exportchancen und
neue Märkte prüfen
INFORMATION
•Fachveranstaltungen besuchen,
z.B. ITB Berlin Kongress oder ITB Business Travel Days
•Entwicklungen, Marktnischen
und Markttrends identifizieren
•Wettbewerb, Konkurrenz und Marktsituation analysieren
9
MESSEAUFTRITT
Ihr Messestand
auf der ITB Berlin
Vier wichtige Fragen, die Sie vorab klären sollten:
1 In welche Halle möchten Sie?
Neben der geografischen Gliederung bietet die ITB Berlin thematische Segmente, die Besuchern und
Ausstellern helfen, sich im großen Angebot der ITB Berlin schnell zurechtzufinden. Detaillierte
Informationen zu den verschiedenen Segmenten finden Sie unter: www.itb-berlin.de/segmente.
Bitte beachten Sie, dass die Standplatzvergabe nach Verfügbarkeit erfolgt.
2 Wie viel Fläche brauchen Sie?
Kalkulieren Sie ausreichend Ausstellungsfläche ein, um Ihre Messeziele zu erreichen. Dabei sollten
Sie die Zahl möglicher Mitaussteller auf Ihrer Fläche ebenso berücksichtigen wie die Flächengröße
Ihrer Konkurrenten im Vorjahr. Auch die Aufteilung der Fläche für Präsentationen, Catering, Termine,
Image, Empfang und Ähnliches ist wichtig.
3 Welche Beteiligungsform verspricht Erfolg?
Sie können sich mit einem eigenen Messestand oder im Rahmen eines Gemeinschaftsmodells
präsentieren. Der eigene Stand lässt sich individuell auf das Corporate Design Ihres Unternehmens
abstimmen und ist in beliebigen Größen verfügbar. Weniger kosten- und arbeitsintensiv ist die
Beteiligung an einem Gemeinschaftsstand. Als Mitaussteller von Ländern, Branchen und
Verbänden oder als Unteraussteller eines Partnerunternehmens profitieren Sie von der Erfahrung
des Hauptausstellers und vom geringeren Organisationsaufwand im Vorfeld.
4 Welche Standform ist richtig?
Es gibt Stände mit einer, zwei, drei oder vier offenen Seiten. Je mehr offene Seiten Ihr Stand zum
Gang hat, desto sichtbarer ist Ihr Unternehmen für die Besucher. Der Reihenstand ist die vom
Mietpreis her günstigste Variante. Bei Eckständen, Kopfständen und Blockständen werden Zuschläge
erhoben.
E
B
E
E
K
E
R
R
R
R
R
R
E
10
R
R
E
E
E
R - Reihenstand
E - Eckstand
K - Kopfstand
B - Blockstand
MESSEAUFTRITT
schluss
Anmelde
mber
1. Septe
Die Standanmeldung ist
schnell erledigt
Für die beidseitige Planung und Berücksichtigung der Ausstellerwünsche benötigen wir Ihre
ausgefüllte Standanmeldung bis spätestens 1. September. Wenn Sie Fragen rund um Ihre Stand­
anmeldung haben, kontaktieren Sie das ITB Berlin Team. Ihren individuellen Ansprechpartner
finden Sie unter: www.itb-berlin.de/veranstalter.
Laden Sie die Standanmeldung für die ITB Berlin herunter, füllen Sie das PDF bequem am
Computer aus und versenden Sie die Formulare direkt per E-Mail. Natürlich können Sie sie auch
ausdrucken und per Fax an uns senden. Das Dokument beinhaltet auch die Teilnahmebedingungen
für die ITB Berlin.
Nach Eingang und Prüfung Ihrer Standanmeldung erhalten Sie schnellstmöglich das Standangebot. Dieses sollten Sie so schnell wie möglich bestätigen – am besten per E-Mail.
Standanmeldung
www.itb-berlin.de/standanmeldung
Rückfax
+49 (0)30/ 3038-2113 oder -2119
FAQ zur Standanmeldung
Was ist die Werbebox?
Die Leistungen der obligatorischen Werbebox umfassen die Listung im ITB Mobile Guide (App),
im ITB Berlin Virtual Market Place und im ITB Ausstellerverzeichnis.
Was ist die AUMA-Gebühr?
Die AUMA-Gebühr von EUR 0,60 pro qm Ausstellungsfläche wird gemäß den Vereinbarungen mit
dem Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft (AUMA) erhoben.
Kann ich meinen Ausstellereintrag nachträglich noch ändern?
Sie können Ihren Ausstellereintrag noch nachträglich anpassen. Schreiben Sie uns dafür eine E-Mail
mit den Änderungswünschen an itb-katalog@messe-berlin.de.
Warum muss eine persönliche E-Mail-Adresse angegeben werden?
Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen
Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Wann werden die Rechnungen verschickt?
Bis Mitte Februar erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung von der ITB Berlin. Die Abschlussrechnungen mit allen weiteren Zusatzleistungen werden in der Regel ab Mai zugestellt.
Ist mein Unternehmen umsatzsteuerbefreit?
Wenn Sie zum ersten Mal an der ITB Berlin teilnehmen und Ihr Unternehmen außerhalb der
Bundesrepublik Deutschland ansässig ist, laden Sie bitte ein Umsatzsteuer-ID-Formular vom
Download Center herunter und schicken dieses per Fax an +49 (0)30/ 3038-2419 oder per E-Mail an
debitoren@messe-berlin.de. Unsere Kollegen prüfen eine mögliche Umsatzsteuerbefreiung.
11
MESSEAUFTRITT
Konzeption und Bau eines
erfolgreichen Messestands
Stimmen Sie zunächst das Gesamtkonzept des Messestands auf Ihre Ziele ab. Neben interessanten Exponaten sollte Ihr Messestand auch die Philosophie des Unternehmens präsentieren. Zentraler Punkt der
Standkonzeption ist daher eine überzeugende Gestaltung – authentisch, einladend und genau auf Ihre
Messeziele abgestimmt.
Systemstand oder Individualstand?
Grundsätzlich können Sie sich auf der ITB Berlin mit einem Systemstand oder mit einem individuellen Messestand präsentieren. Beim Systembau kommen preisgünstige, vorgefertigte Teile zum
Einsatz, die sich gut transportieren und lagern lassen und nur wenig Personal beim Auf- und Abbau
benötigen. Moderne Systemstände lassen inzwischen viel Spielraum für die individuelle Gestaltung.
Bei einem individuell gebauten Messestand können Ihre Gestaltungswünsche ganz gezielt verwirklicht werden. Deshalb ist ein Individualstand in der Regel kostenintensiver. Beliebt ist auch
die Kombination von Systemkomponenten und individuellem Standbau, denn sie erlaubt eine
vergleichsweise große Variabilität. Ob System- oder Individualbau: Ein wiederverwendbares
Standkonzept ist in jedem Fall wirtschaftlicher und meist umweltschonender.
Systemstand
Individualstand
Technische Details
Beziehen Sie bei der Planung Ihres Messeauftritts die technischen Richtlinien zu Standbau- und
Sicherheitsbestimmung etc. in die Überlegungen ein.
Download unter: www.itb-berlin.de/ausstellerservice.
Beim Standbau helfen wir gerne
Unser Partner, die MB Capital Services GmbH, hilft Ihnen in allen Fragen rund um Ihren Messestand
gerne weiter – über die Planung und den Entwurf bis zum Bau: www.mb-capital-services.de.
12
MESSEAUFTRITT
Wichtige Stichworte für
einen gelungenen Messestand
FARBE > Stimmen Sie Farbe und Design Ihres Messestandes auf Ihre Corporate Identity ab. Die
Farben sollten zentrale Botschaften unterstreichen, ohne von Ihnen abzulenken. Bedenken Sie die
Wirkung von Farben.
WIRKUNG > Arbeiten Sie mit großen, gut lesbaren Zentralbotschaften bzw. Slogans. Slogans
sollten einzigartig und authentisch sein: Lieber keinen Slogan als einen profillosen Slogan nutzen.
BILD > Nutzen Sie auch Fotos – denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dabei wirken Personenmotive stärker als Landschaften. Außergewöhnliche Formen und kräftige Farben ziehen die
Blicke auf sich, zum Beispiel die verfremdete Darstellung von Motiven.
TECHNIK > Präsentieren Sie sich visuell mit Filmen und Multimedia-Anwendungen. Installationen
ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, vereinfachen die Kontaktaufnahme mit dem Besucher und
können Wartezeiten überbrücken.
LICHT > Heben Sie wichtige Standbereiche durch Beleuchtung hervor. Beleuchtete Bereiche suggerieren, dass etwas Besonderes zu sehen ist. Vorsicht bei zu grellen und damit heißen Lichtstrahlern.
DEKORATION > Schaffen Sie mit Blumen und Pflanzen eine einladende Atmosphäre.
FUNKTIONALITÄT > Statten Sie Ihren Stand abhängig von Ihren Messezielen mit genügend
Gesprächsmöglichkeiten aus, eventuell auch mit einer Bar und Sitzgruppen. Frei zugängliche Sitzmöglichkeiten laden zum Verweilen ein.
MULTI-SENSORIK > Integrieren Sie in Ihr Standkonzept auch olfaktorische Reize (Düfte), Tastsinn (Wandmaterial, Bodenbelag) und Geschmackssinn (Verkostungen).
13
MESSEAUFTRITT
GERÄUSCHE > Fallen Sie durch unerwartete, angenehme Geräusche, Klänge (Urwald, Wellen,
Wind) und Applaus auf.
INTERAKTION > Fordern Sie Ihre Kunden zur Interaktion auf. Gewinnspiele und Verlosungen
locken Publikum an den Stand. Lassen Sie die Besucher Innovationen oder für Ihr Unternehmen
typische Exponate ausprobieren.
GIVE-AWAYS > Besondere und authentische Werbegeschenke stellen einen positiven Bezug zum
Unternehmen her und können auch als Einstieg für ein Gespräch dienen.
BÜROMATERIAL > Denken Sie an Tacker, Schere, doppelseitiges Klebeband, Blöcke, Marker,
Stifte, Büroklammern, etc.
NACHHALTIGKEIT > Denken Sie bei der Planung von Messestand, Werbemitteln und Abfallmanagement auch an die Umweltverträglichkeit der Materialien.
Best Exhibitor Awards
Während der Fachbesuchertage bewertet eine unabhängige Jury von rund 30 Nachwuchstouristikern der Cologne Business School (CBS) alle Stände auf der ITB Berlin nach einem
festgelegten Kriterienkatalog. Entscheidend sind dabei Qualitätsmerkmale wie Standgestaltung,
Servicekompetenz, Informationstransfer und Kreativität. Der Best Exhibitor Award wird
immer am Abend des ITB Samstags auf dem Messegelände verliehen. Alle Details unter:
www.cbs-bea.de.
14
MESSEAUFTRITT
Services für Ihren Messeerfolg
Berlin ExpoCenter online (BECO)
Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop – Berlin ExpoCenter online (BECO) –
der ITB Berlin unter www.itb-berlin.de/webshop. Der Webshop ist die Bestellplattform für alle Produkte
und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen.
Bewirtung am Messestand
Wer Besuchern etwas Leckeres anbietet, hält sie länger am Stand. Offerieren Sie zum Beispiel Spezialitäten
aus Ihrer Herkunftsregion. Verkaufen dürfen Sie Speisen und Getränke jedoch auf der ITB Berlin nicht.
Übrigens, unsere Tochterfirma, Capital Catering, hilft Ihnen gern in allen Fragen rund um das leibliche
Wohl Ihrer Besucher: www.capital-catering.de.
Kontakt: projekte@capital-catering.de
Veranstaltungen am Stand
Diskussionsrunden, Präsentationen und Vorführungen ziehen Presse und Besucher an. Standpartys können
das Image multidimensional stärken und schaffen die Möglichkeit zum informellen Meeting.
Achten Sie bitte stets darauf, dass Ihr Event bis zum 15. Januar 2015 über den Webshop angemeldet
wird. Bitte beachten Sie, dass für Veranstaltungen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten
Gebühren anfallen. Je nach Größe der Veranstaltung, entstehen Kosten für zusätzliches Wachpersonal
(obligatorisch) und zusätzliche Service-Leistungen wie: Absperrungen, Personal für die Bereitstellung
sanitärer Anlagen, Garderobe, Sanitätsdienst etc.
Veranstaltungen sind morgens ab 9.30 Uhr und abends bis 22.00 Uhr möglich. Sie sind nur auf der
Ihnen zugewiesenen Fläche gestattet – nicht auf dem Gang. Musikdarbietungen sind an den Fachbesuchertagen vor 18.00 Uhr generell verboten. Tontechnisch verstärkte Präsentationen müssen vorab
immer mit der Messeleitung und mit den Standnachbarn abgesprochen werden.
Veranstaltungsgäste, die vor Messeschluss das Messegelände betreten, benötigen eine gültige Eintrittskarte. Nach Messeschluss benötigen Gäste eine schriftliche Einladung des einladenden Ausstellers im
Original. Wir bitten alle Aussteller, uns vorab eine Kopie zu schicken, um das Einlasspersonal entsprechend
informieren zu können.
Kontakt: Gianna Nemitz, nemitz@messe-berlin.de.
Business Center für alles Wichtige
An verschiedenen Punkten des Messegeländes finden Sie Business Center – eine äußerst nützliche
Einrichtung: Fotokopieren und Drucken, Fax, Telefon, Internet, PC-Nutzung, Scannen, Prepaid-, Telefonund SIM-Karten, Visitenkarten und vieles mehr.
Reinigung und Security
Für einen sauberen und sicheren Messestand machen wir Ihnen gerne ein passgenaues Angebot. Unsere
Reinigungsfirmen erledigen zuverlässig und fachkompetent die Reinigung vor Messebeginn sowie zwischen den Messetagen und kümmern sich um die Abfallentsorgung. Eine Standwache übernimmt nach Bestellung die Bewachung Ihres Standes und Ihrer Ausstellungsgüter: Tagsüber und nachts, auch in der Aufund Abbauzeit. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen in jedem Fall die Versicherung Ihrer Exponate.
15
MESSEAUFTRITT
Nachhaltige Messepräsenz
Die ITB Berlin achtet darauf, grüne und soziale Veranstaltungsstandards umzusetzen: Wir verwenden
intelligent erzeugte Energie. Wir vermeiden Abfall – und führen den getrennten Abfall der
Wiederverwertung zu. Wir versuchen, Energie zu sparen. Wir setzen uns für Menschenrechte im
Tourismus ein. Bitte helfen Sie mit, negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren.
Anreise
•Bei unserem Partner atmosfair, oder anderen Kompensationsanbietern, können Sie die durch
Ihre Messeteilnahme verursachten CO2-Emissionen direkt kompensieren – Ihr Beitrag wird in
klimaverbessernde, UN-zertifizierte
Projekte investiert. www.atmosfair.de
•Nutzen Sie bei Anreisen unter 600 km Entfernung bitte in jedem Fall das CO2 neutrale
Deutsche Bahn Special zur ITB Berlin. Der Strom stammt zu 100 Prozent aus
erneuerbaren Energiequellen.
•Fahren Sie U-Bahn-, S-Bahn und Bus: Das Messegelände Berlin ExpoCenter City ist hervorragend
an das Berliner Nahverkehrsnetz angebunden. www.itb-berlin.de/anreise
•Mit unserem kostenfreien Bus-Shuttle-Angebot kommen Sie schnell und direkt von Ihrem Hotel
oder aus der City Ost und West zum Messegelände. www.itb-berlin.de/anreise
Printmedien
• Nutzen Sie bitte bei allen Werbemitteln und Verpackungen umweltschonende Materialien.
• Bevorzugen Sie papierlose Geschäftsabläufe.
• Vermeiden Sie eine übermäßige Produktion gedruckter Werbemittel.
• Lassen Sie die ggfs. dennoch erforderlichen Drucksachen (Kataloge, Pocket-Guides etc.) klimaneutral auf FSC-zertifiziertem Papier drucken.
• Achten Sie auf umweltfreundliche Druckertinte.
• Achten Sie – auch bei Ihren Zulieferern – auf nachhaltig erzeugten Strom.
16
MESSEAUFTRITT
Messebau
• Machen Sie die Auswahl Ihres Messebauers davon abhängig, ob er nachhaltige Konzepte
anbietet.
• Geben Sie umweltverträglichen Baumaterialien, Farben und Lacken den Vorzug.
• Nutzen Sie Materialien und Bauteile mehrfach.
• Schonen Sie Ressourcen, indem Sie Mietmöbel und Mietpflanzen verwenden.
• Minimieren Sie Verpackungsmaterialien konsequent.
• Wählen Sie möglichst umweltfreundliche Transportmöglichkeiten.
• Trennen Sie Ihren Müll konsequent und nutzen Sie dafür die entsprechenden Container
auf dem Messegelände.
Catering
• Verzichten Sie konsequent auf Einweggeschirr und -besteck.
• Vermeiden Sie Plastikflaschen; nutzen Sie stattdessen wieder auffüllbare Flaschen.
• Fragen Sie nach zertifizierten Bio- und Fair-Trade-Lebensmitteln.
• Verzichten Sie, wenn möglich, auf importierte exotische Produkte und setzen Sie
stattdessen auf regionale, saisonale Produkte.
• Wählen Sie Lieferanten, die bei Verpackungen auf Abfallvermeidung achten
(Verzicht auf Styropor und andere nicht recycelbare Materialien).
• Fragen Sie nach, ob übrig gebliebene Lebensmittel an Institutionen wie die „Berliner Tafel“
gespendet werden oder anderweitig sinnvoll genutzt werden – etwa, um eine Biogasanlage
zu betreiben.
• Informieren Sie sich, ob Ihr Anbieter verbrauchtes Speiseöl sammelt und aufbereitet.
Achten Sie auch bei Ihren Zulieferern auf die Einhaltung der allgemeinen Menschenrechte,
insbesondere auch was die Arbeitsbedingungen angeht: www.ilo.org
Weitere Informationen finden Sie unter www.itb-berlin.de/csr
WELCHE SPUREN
HINTERLASSEN
UNSERE
ENTSCHEIDUNGEN?
17
MESSEAUFTRITT
Fünf Tage voller Chancen,
Ihre Kunden zu erreichen.
Kombinieren Sie B2B und B2C
Die ITB Berlin verbindet drei Fachtage und zwei kombinierte Fach- und Publikumstage zu einer
hoch attraktiven Mischung. Nutzen Sie die Chance, sich Fachbesuchern und dem interessierten
Privatpublikum zielgruppengerecht zu präsentieren. Am besten gelingt dies, wenn Sie Ihren
Messeauftritt an den jeweiligen Tagen dem Publikum anpassen. Vor allem an den Publikumstagen
Samstag und Sonntag können Sie der Fantasie freien Lauf lassen, um die Besucher für Ihr Angebot
zu interessieren.
Motivieren Sie Ihre Zielgruppen
Zufall und Hoffnung sind ineffiziente Marketing-Instrumente. Mit gezieltem Besuchermarketing
holen Sie die Kunden an Ihren Messestand, für die Sie sich interessieren. Mit gezielten Einladungen und Werbeaktionen für verbindliche Besuchertermine können Sie schon vorab die richtigen
Weichen stellen. Nutzen Sie dafür auch das kostenfreie ITB Networking Tool:
www.itb-berlin.de/networking
ITB Networking Tool nutzen
Eigenes Personenprofil erstellen, Networker
kontaktieren und auf Kontaktanfragen reagieren
PR betreiben
Pressekonferenzen geben, Pressefächer buchen,
Kontaktperson kostenfrei im Presse Guide eintragen
Bewerbung Ihrer ITB Teilnahme
Kontaktpunkte während der Messe nutzen
ITB Logo und Halle-/Standnummer
im E-mail-Abbinder, in den Social Media,
als Websiteankündigung
Kreative Einladungskampagnen planen
Netzwerk mit Eintrittskartengutscheinen
aktivieren, „Bring a friend“ Aktion
Networking-Events, Kongressveranstaltungen,
Bus-Shuttle
Wie gewinne ich
neue Kontakte?
Verzeichnisse für touristische Unternehmen zur
Recherche und Kontaktaufnahme nutzen
z.B. von Fachverbänden (BTW, DRV), Fachverlagen (TID),
Fachportale oder Tourismusorganisationen (DZT)
Aktiv Reiseveranstalter anschreiben
Terminvorschlag per E-Mail schicken, Nachfassaktion per
Telefon durchführen
18
ITB Sponsoring buchen
ITB Berlin News, ITB Mobile Guide,
Sponsoring-Pakete
Kunden zum Werbeträger machen
z.B. mit auffälligen Taschen mit Ihrem Logo inkl.
Hallen/-Standnnummer
Ausstellereintrag aktualisieren und upgraden
ITB Virtual Market Place, ITB Mobile Guide
MESSEAUFTRITT
Tipps für erfolgreiche
Privatbesuchertage
EMOTIONALE ANSPRACHE > Bilder und Exponate sprechen Privatbesucher besser an als reine
Textinformationen. Verändern Sie Ihren Stand zum Wochenende hin entsprechend.
AKTIONEN AM Stand > Interessante Give-aways, Showelemente und Gewinnspiele locken Besucher an Ihren Stand. Ob Verkostungen, Musik & Tanz, Verkleidungen, Fotoaktionen oder Maskottchen: Planen Sie ausreichend Aktionsfläche ein.
FLEXIBLE NUTZUNG > Wenn Ihre Mitaussteller nur an Fachbesuchern interessiert sind, könnten
sie deren Standfläche am Wochenende anderen Partnern zur Verfügung stellen.
KLUGE PERSONALPLANUNG > Achten Sie darauf, dass Ihr Stand auch am ITB-Sonntag bis
18 Uhr besetzt ist. Vorzeitig abgebaute oder leere Stände wirken sich negativ auf Ihr Image aus.
EFFIZIENTES SPONSORING > Das große ITB Berlin Gewinnspiel (Halle 4.1) wird crossmedial
beworben. Als Sponsor eines Reisepreises können Sie dabei nur gewinnen.
Kontakt: Jessica Varga, varga@messe-berlin.de
KOSTENLOSE WERBUNG > Wir kommunizieren Ihre Highlights auf der ITB Berlin Website und in
unserer Printwerbung über Medienkooperationen – und zwar kostenlos.
Kontakt: Christina Freier, freier@messe-berlin.de
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MESSEAUFTRITT
Verkauf am Wochenende
An den zwei Publikumstagen können Aussteller direkt an Privatbesucher verkaufen. Lassen Sie sich die
Chance nicht entgehen, Ihr Messegeschäft zusätzlich anzukurbeln und Ihren Messestand zu refinanzieren!
Mit Spezialangeboten können Sie auf Ihre Reisepakete oder -bausteine aufmerksam machen. An diesem
Wochenende können Sie übrigens auch Ihren Vertriebspartnern – etwa Reisebüros und Reisevermittlern –
Standfläche zur Verfügung stellen oder weitervermieten.
Tipps zum Verkauf
So machen Sie auf Ihr Angebot aufmerksam
•Auf unserer Webseite helfen wir Ihnen, Ihre Angebote vorab zu kommunizieren
•Binden Sie Ihre Mitaussteller ein
•Schreiben Sie Ihre Kunden gezielt an, so können Berliner und Brandenburger
Ihr Angebot nutzen und die ITB erleben
•Motivieren Sie Ihre wichtigsten Kunden mit Eintrittskartengutscheinen
•Statten Sie Ihre Vertriebsstellen mit ITB-Plakaten und ITB-Flyern aus
•Nutzen Sie die Social Media Kanäle
So wird Ihr Stand zum Publikumsrenner
•Machen Sie Ihren Stand zum Hingucker (siehe S.12)
•Hängen Sie Angebotsplakate mit Ihren leicht verständlichen Botschaften auf
•Bieten Sie gute Kundenberatung an und setzen Sie z.B. eine Hostess zur Kinderbetreuung ein
•Locken Sie Ihre Besucher durch Aktionen wie Glücksrad, einen Film oder einen Clown an
So entsteht die richtige Standatmosphäre
• Heißen Sie Ihren Kunden willkommen, nutzen Sie eher eine Bar als einen Counter und
bieten Sie Sitzmöglichkeiten an
• Nutzen Sie einen offenen Raum und achten Sie auf ausreichend Platz für die Beratung
• Denken Sie an eine mögliche Standumgestaltung fürs Wochenende (mehr Bilder etc.)
So wird Ihr Standpersonal zum Erfolgsfaktor
•Setzen Sie geschultes Personal für den Endverbraucher ein
•Achten Sie darauf, sich vor dem Counter zu positionieren, da ein Tresen wie eine Barriere wirkt
•Gehen Sie direkt auf Besucher und Interessenten mit Ihren Flyern zu
•Sprechen Sie Besucher offen und freundlich an und fragen Sie nach seinen Wünschen
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MESSEAUFTRITT
Die vier Schlüsselpositionen
beim Standbetrieb
Für den erfolgreichen Betrieb Ihres Messestands empfehlen wir vier Schlüsselpositionen zu besetzen.
Bei kleinen Ständen können mehrere Positionen von einem Mitarbeiter übernommen werden.
Der HOOKER
Der CHECKER
Der SELLER
Der TRACKER
zieht die Aufmerksamkeit
vorübereilender Messebesucher auf sich.
Das kann eine freundliche
Hostess mit Bonbons
sein oder ein Clown
mit Gummi-Mikrofon –
der Fantasie sind keine
Grenzen gesetzt.
begrüßt jeden Besucher
persönlich. Er klärt den
Besuchszweck ab: Geht
es nur um ein Werbe­
geschenk? Will jemand
etwas verkaufen? Oder
ist es ein Traumkunde,
den man direkt zum Verkäufer weiterleitet?
macht, was der Name
sagt: Er ist in allen
Produktfragen
bestens geschult.
nimmt die Visitenkarte eines Besuchers
sofort in die Datenbank auf und schreibt
möglichst direkt eine
Follow-up-E-Mail.
Gut vorbereitetes Personal ist ein planbares Plus
Wenn Sie Ihre Kunden erfolgreich erreichen möchten, sollten Sie nicht nur ausreichend Standpersonal einplanen, sondern auch auf die Qualifikation achten. Die Messe Berlin hilft Ihnen gern bei
der Suche nach Standpersonal: www.mb-capital-services.de.
Stand- sowie Auf- und Abbaupersonal finden Sie auch über die Agentur für Arbeit:
spandau.jobvermittlung@arbeitsagentur.de.
Wenn Sie Ihr Personal schon vor der Messe schulen, erzielen Sie die besten Ergebnisse. Spätestens
am Vorabend der Messe sollte das Standpersonal eingewiesen und die Standordnung erläutert
werden. Nach jedem Messetag empfehlen wir eine kurze Feedback-Runde, um Probleme zu
erkennen und die nächsten Tage abzusprechen.
Die Personalschulung sollte folgende Themen beinhalten:
Messeziele und Zielgruppen
Kooperationspartner und Interessenten
30-Sekunden-Kurzbeschreibung Ihres
Angebots
Erfolgreiche Gesprächsführung
Erstellung von Gesprächsberichtsbögen
Standordnung und Verhaltenskodex
Kleidung, Accessoires und Namensschilder
Dienstplan, Hierarchien und genaue
Aufgabenverteilung
Aktionen und besondere Anlässe während der ITB Berlin
Teamvorstellung – inklusive des Fremdpersonals
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MESSEAUFTRITT
Tipps zur erfolgreichen
Gesprächsführung
„Wie kann ich Ihnen helfen?“ ist die bessere Einstiegsfrage als „Kann ich Ihnen helfen?“ Am besten aber, Ihre Mitarbeiter setzen voll auf die Neugier der Besucher: „Sie schauen sich gerade unser
Produkt an. Was interessiert Sie daran besonders? Wann könnte es für Sie in Frage kommen?“
Die Antwort zeigt schnell, ob tatsächlich Interesse oder Bedarf besteht.
Diese Fragen führen zum Verkaufsgespräch:
•„Wie könnten Sie dieses Produkt bei Ihnen einsetzen?“
•„Welche Anforderungen haben Sie an ein solches Produkt?“
•„Was sind Ihre Entscheidungkriterien für den Kauf?“
•„Was ist für Sie bei einem solchen Produkt besonders wichtig?“
Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter die Kundensignale erkennen, im Gespräch Vertrauen aufbauen und analysieren, ob und welches Kaufinteresse besteht. Das Produkt sollte dann vor allem
in Bezug auf den Nutzen für den Besucher erklärt werden. Zum Abschluss des Gesprächs vereinbaren Sie das weitere Vorgehen und halten alles Wichtige in einem Gesprächsbericht fest. Übrigens:
Konstruktive Messegespräche sind inhaltlich zielstrebig. Definieren Sie daher ein Zeitlimit.
Gesprächsberichtsbögen –
die Basis für erfolgreiches Nachhaken
Erfolgreiche Messegespräche haben ein Ergebnis: Einen weiteren Termin, das Zusenden von Details,
Angeboten oder Ähnliches. Jedes Ergebnis und jeder Besucherkontakt sollte unbedingt in einem
Gesprächsbericht dokumentiert werden. Ein vorgefertigter Gesprächsbogen hilft beim schnellen
Erfassen und dient später als Grundlage für die Nachbereitung. Für vier zentrale
W-Fragen sollte dort in jedem Fall Platz vorhanden sein:
•
•
•
•
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WER (Zielgruppe, Kontaktdaten)
WAS (Welche Produktgruppen waren von Interesse)
WIE (Wie sind Sie verblieben: Angebot schicken, Anruf wird erwartet etc.)
WANN (Dringlichkeit: Priorisieren Sie den Kontakt)
Kommunikation & Marketing
DER ITB BERLIN
VIRTUAL MARKET PLACE
Auf unserer innovativen Informations- und Kommunikationsplattform finden Sie Aktuelles zu den
Ausstellern, ihren Angeboten und zu den Networking-Teilnehmern.
Stellen Sie sich dar: Der Virtual Market Place® als Online-Katalog
• Ihre virtuelle Messepräsenz
• Fachbesucher und Journalisten auf sich aufmerksam machen
• Recherchieren Sie Aussteller und Produkte
• Mitaussteller-Upgrade: Darstellungsform wie Hauptaussteller
Planen Sie Ihre Route: Der Virtual Market Place® als Messeplaner
• Drucken Sie Ihre Favoriten und Hallenübersichten aus
• Verschicken Sie Terminanfragen an andere Aussteller oder Networking-Teilnehmer
• Empfehlen Sie Aussteller oder Produkte an Ihre Kollegen weiter
• Erhalten Sie kostenfrei den ITB Berlin Fachbesucher-Newsletter mit Produkt-Updates,
die Sie interessieren.
Nehmen Sie Kontakt auf: Der Virtual Market Place® zur Kommunikation
• Direkt mit Ausstellern und Networking-Teilnehmern Kontakt aufnehmen
• Terminvorschläge an Aussteller und Networking-Teilnehmer verschicken bzw. selbst erhalten
• Stellen Sie sich mit Ihrer konkreten Unternehmensfunktion mit eigenen persönlichen Profil
im ITB Networking vor: www.itb-berlin.de/networking
ITB Berlin: www.virtualmarket.itb-berlin.de
Kontakt: editorial@virtualmarket.itb-berlin.de
Tel. +49 (0)30/3038-2180
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Kommunikation & Marketing
Werbung, Sponsoring und
Kommunikation
Lassen Sie sich von der Auswahl an Werbe- und Sponsoringmöglichkeiten inspirieren, um Ihre Sichtbarkeit
zu pushen.
Weitere Details und die ITB Berlin Sponsoring-Broschüre finden Sie unter www.itb-berlin.de/sponsoring.
WERBEFLÄCHEN, WERBEAKTIONEN und ANZEIGEN
Wie wollen Sie sich darstellen?
Beispiele Ihrer Möglichkeiten: Kontakt:
Branding
Tickets, Lanyards
strebl-schneider@messe-berlin.de
Promotionlizenz
Hostessen, Promoter
strebl-schneider@messe-berlin.de
Außenwerbung
Megabanner, Fensterbrandings
strebl-schneider@messe-berlin.de
Innenwerbung
Fensterbrandings, Säulenverkleidungen
strebl-schneider@messe-berlin.de
Sonderwerbung
Ellipsenaufsteller
strebl-schneider@messe-berlin.de
Printwerbung
Anzeige im täglichen offiziellen
Messemagazin ITB Berlin News
jeanfrancois.pieri@itb-berlin-news.com
Mobile Werbung
Banner in dem offiziellen
ITB Mobile Guide
itb@wohlgemuth-team.de
Online Werbung
Online Banner im ITB Berlin Virtual
Market Place
onlinemarketing@
virtualmarket.itb-berlin.de
Ihre Zielgruppe:
Sponsoring Möglichkeit:
Kontakt:
Fachpublikum
ITB Convention & Culture Partner
ITB Sports Partner
ITB Berlin Kongress
eTravel World
Blogger Speed Dating
Webinar
World Travel Trends Report
klimke@messe-berlin.de
klimke@messe-berlin.de
bierlein@messe-berlin.de
gaebler@messe-berlin.de
gaebler@messe-berlin.de
varga@messe-berlin.de
k.thieme@messe-berlin.de
Presse
Presse Zentrum
strebl-schneider@messe-berlin.de
Einkäufer
Buyers Circle
nemitz@messe-berlin.de
Privatpublikum
Abschlussfest
Reisepreise für das ITB Gewinnspiel
k.thieme@messe-berlin.de
varga@messe-berlin.de
Alle Besucher
ITB Berlin Partnerland
jeanfrancois@messe-berlin.de
SPONSORING
KOMMUNIKATION
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Weitere Möglichkeiten:Einsatz:
Kontakt:
Flyer & Plakate der ITB Berlin
In Ihren Einladungsschreiben
werbelager@messe-berlin.de
Korrespondenzaufkleber
mit Hallen- und Standnummer
In Ihren Einladungsschreiben
druckerei@eppler-buntdruck.de
ITB Berlin Eintrittskartengutscheine
In Ihren Einladungskampagnen
kartenservice@mb-capital-services.de
Ihre Werbekampagne
mit ITB Berlin Logo
Hinweis auf die ITB Berlin
Teilnahme mit Logo
www.itb-berlin.de/presse
Kommunikation & Marketing
Presseservice
für ITB Aussteller
Kluge Pressearbeit ist ein effektives und vergleichsweise preiswertes Mittel, um die Aufmerksamkeit
der Öffentlichkeit zu gewinnen. Im Rahmen des ITB Berlin Presse-Service unterstützen wir Sie dabei
gerne. Pressekontakt: Astrid Zand: zand@messe-berlin.de, Teodora Vasileva: vasileva@messe-berlin.de
Ihre Pressekonferenz auf der ITB Berlin
Wer Informationen mit echtem Nachrichtenwert präsentieren möchte, sollte sie auf einer Pressekonferenz (PK) im Rahmen der ITB Berlin verkünden. Wenn Sie möchten, wird Ihre Pressekonferenz
kostenfrei in unsere Eventdatenbank aufgenommen. Wir empfehlen Ihnen, den Raum für Ihre PK
sofort bei Anmeldung des Messestandes zu buchen, da nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung
stehen: itb-roombooking@messe-berlin.de
• Halten Sie eine Pressekonferenz nur dann ab, wenn Sie wirkliche Neuigkeiten verkünden können.
• Legen Sie weitere Presseinformationen im Pressefach oder am Stand aus.
• Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen mit themenverwandten PKs.
• Ihre schriftlichen Presseeinladungen sollten alle Themen der PK enthalten.
• Fügen Sie der Einladung ein Antwortformular bei oder geben Sie eine E-Mailadresse an, wor
über sich Journalisten anmelden oder alternativ eine Pressemappe bestellen können.
• Führen Sie eine Anwesenheitsliste auf Ihrer Pressekonferenz.
• Verteilen Sie Ihre Pressemappe zuvor an teilnehmende Journalisten.
• Bei Pressekonferenzen übernehmen wir gerne das Catering.
Bitte kontaktieren Sie sowohl für Events im CityCube Berlin als auch auf dem Messegelände
unsere Kollegen vom Catering unter der E-Mailadresse: projekte@capital-catering.de
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Kommunikation & Marketing
Tipps für Ihr Pressefach
Durch die Anmietung eines Pressefachs im
Medienzentrum machen Sie Ihre Pressemappen
für Journalisten zentral zugänglich. Mit einer
professionellen Pressemappe erhöhen Sie die
Chance auf Berichterstattung über Ihr Unternehmen
enorm. Infos unter: www.itb-berlin.de/ausstellerpr.
Tipps für Ihre Pressemappe
• Kurzprofil Ihres Unternehmens beilegen
• Die Mappe mit aktuellen Informationen, Hintergrundmaterial, Fotos, allen Texten der
Pressekonferenz und ggf. aktuellen Pressemitteilungen bestücken
• Keine werblichen Darstellungen beilegen
• An der ITB Berlin nehmen rund 1.500 ausländische Journalisten teil. Daher sollten Sie
auch englische Pressetexte bereitstellen.
• Mappe auch an Redaktionen schicken, die nicht vor Ort sind
Kostenloser Eintrag im Presseführer
Der Presseführer enthält die Pressekontakte aller Aussteller und erleichtert den Journalisten die
Kontaktaufnahme. Er wird im Internet veröffentlicht und liegt im Medienzentrum aus. Sie können
kostenfrei bis zu drei Ansprechpartner benennen. Weitere Informationen unter:
www.itb-berlin.de/ausstellerpr.
Angebote unserer Kooperationspartner
Bei unseren Kooperationspartnern news aktuell, einem Unternehmen der dpa-Firmengruppe,
und BusinessWire erhalten Sie als Aussteller Sonderkonditionen für die Verbreitung Ihrer Presse­
informationen (Text, Bild oder Multimedia) an tagesaktuelle Medien via Nachrichten-Satellit.
Über BusinessWire können Sie eine elektronische Online-Pressemappe buchen. Die Pressemitteilungen
werden zusätzlich veröffentlicht. Mehr dazu unter: www.itb-berlin.de/ausstellerpr
Treffen Sie Blogger auf der ITB Berlin
Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Marketing- und Destinations-Manager viel von Reisebloggern lernen können. Authentische und persönliche Blogs können eine Destination beflügeln,
aber auch ungeschminkte Wahrheiten breitenwirksam öffentlich machen.
Wenn Sie Blogs und Blogger zum Thema Reisen kennen lernen möchten, dann ist der Besuch der
eTravelWorld und die Teilnahme am Blogger Speed Dating ein Muss! Informieren Sie sich vorab über
das praxisnahe Vortragsprogramm unter www.itb-berlin.de/etravel, treffen Sie Blogger und machen
Sie Ihre Destination fit für das Social Web.
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NACHBEREITUNG
Blocken
Sie sich
Zeit
für die
N ac h b e
reitung
& Ausw
er tu ng
in Ihrem
Kalend
er
Erfolgreiche Nachbereitung
Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Umstände Ihrer Reaktion geben Einblicke in den Stil Ihres
Unternehmens. Nutzen Sie also Ihre Kontaktdaten als Basis für direkte Folgeaktionen bei den
Interessenten. Spätestens eine Woche nach Ende der ITB Berlin sollten die unmittelbaren
Maßnahmen abgeschlossen sein:
Dankeschön-Mailings für den Besuch auf Ihrem Stand
Telefonische Kontaktaufnahme und Terminabsprache
Unterbreitung von abgestimmten Angeboten
Zusendung der versprochenen Unterlagen
Messeabschlussbericht an Journalisten
Eingeladene aber nicht erschienene Gäste kontaktieren
Spezielle Angebote auf der Internetseite platzieren
Messestandfotos in der Galerie Ihrer Website zeigen
Redaktioneller Bericht im Kundenmagazin oder Newsletter
Auswertung
Durch die Auswertung des Auftritts und den Vergleich mit früheren Präsenzen können Sie die Effizienz Ihrer ITB Berlin Teilnahme beurteilen, Optimierungspotenziale erkennen und Ihren nächsten
Auftritt verbessern.
• Erfassen Sie die Kontaktdaten in Ihrer Datenbank und schaffen Sie eine solide
Grundlage für zielgerichtete und zielgruppenspezifische Folgeaktionen.
• Nehmen Sie Anregungen auf: Welche Ideen und Vorschläge kamen von Besuchern,
Mitarbeitern, Standpersonal? Führen Sie eine Personal- und Besucherbefragung durch.
• KONTAKTE PRO MESSETAG / STANDMITARBEITER / QUADRATMETER
• Ermitteln von Peak Times: Waren es genug / zu viele Standmitarbeiter pro Kontakt?
• Kontakte aufgrund von Einladungen im Verhältnis zu den tatsächlichen Besuchern
• Anzahl Stammkunden mit Einladung
• Interessenten MIT / OHNE Einladung
• Wettbewerbsanalyse: Was konnten Sie von der Konkurrenz lernen?
• Welche Presseartikel wurden verschickt – mit welcher Reichweite?
• Welche Journalisten waren persönlich mit / ohne Einladung am Messestand?
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pRAKTISCHES
Wertvolle Tipps
rund um die ITB Berlin
Eine Großveranstaltung wie die ITB Berlin braucht von Anfang an professionelle Organisation. Wir zeigen
Ihnen, wie Sie mit Hilfe unserer Partner gut nach Berlin reisen, wo Sie hier angenehm übernachten
können, wie Sie auf das Berliner Messegelände kommen und wie Sie sich dort schnell zurechtfinden.
Ihre Reisevorbereitungen
HOTEL & ANREISE
Buchen Sie unbedingt rechtzeitig. Besonders bequem erhalten Sie Flüge, Bahn-Packages und Hotelangebote über unsere Partner, wie z.B. visitBerlin: www.visitberlin.de, oder HRS: www.itb-berlin.de/hrs.
Mehr Informationen finden Sie unter www.itb-berlin.de/anreise.
TICKETS ONLINE
Tickets online erwerben und sparen. Unter: www.itb-berlin.de/eintrittskarten können Sie ab Dezember
Fachbesucherdauerkarten oder Tagestickets im Online-Ticketshop im Vorverkauf erwerben. Weitere
Firmenrepräsentanten-Tickets können Sie über den Webshop bestellen.
Aussteller erhalten mit Ausstellerausweisen und Firmenrepräsentanten-Tickets ab 8.30 Uhr
Zutritt zum Messegelände. Fachbesucher können ab 9.30 Uhr auf das Gelände.
GUTSCHEINE
Einlösung der Aussteller-Codes unter: www.itb-aussteller.de.
VISA
Im Juli 2013 wurden die Visastellen der deutschen Botschaften und Konsulate weltweit darüber informiert,
dass bei der Anforderung von begleitenden Unterlagen für die Beantragung eines Messevisums
künftig auf das Einladungsschreiben der Messegesellschaften im Regelfall verzichtet werden kann.
Bitte beziehen Sie sich bei der Beantragung Ihres Visum auf diesen Erlass. Sollte die Botschaft dennoch auf eine Einladung bestehen, wenden Sie sich bitte wieder an unsere Auslandsvertretungen:
www.itb-berlin.de/kontakt
KLIMASCHUTZ
Kompensieren Sie die durch An-und Abreise verursachten CO2-Emissionen direkt über unseren
Kooperationspartner atmosfair www.atmosfair.de. Nähere Informationen dazu unter:
www.itb-berlin.de/csr.
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Praktisches
Schnelle Orientierung vor Ort
Ausgezeichnete Verkehrsanbindung
Das Messegelände Berlin ist mit allen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Alles Wichtige zu den
Berliner Flughäfen, den Berliner Bahnhöfen und zum öffentlichen Nahverkehr finden Sie unter:
www.itb-berlin.de/anreise.
Shuttle-Services zur ITB Berlin
Flughafen Tegel > Vom Flughafen Tegel bringt Sie ein Bus-Shuttle zum Messegelände.
Parkplatz > Für Autofahrer gibt es einen Bus-Shuttle von den Parkplätzen am Olympiastadion zum Messegelände. Falls Sie auf dem Gelände parken möchten, buchen Sie bitte
frühzeitig einen Parkplatz über den Webshop.
City > Die City-Shuttle bringen Sie von der Friedrichstraße bzw. dem Wittenbergplatz
rasch zum Eingang Süd- und wieder zurück.
Hotel > Der ITB Berlin Hotelbus-Shuttle bringt Sie direkt vom Hotel zum Messegelände.
Gäste der im Internet gelisteten Partnerhotels erhalten beim Einchecken Fahrplan und
Ticket. Bitte das Ticket beim Einsteigen vorzeigen.
www.itb-berlin.de/anreise
Messegelände > Verschiedene Linien des ITB Berlin Gelände-Shuttles befördern Sie auf
dem kürzesten Weg bequem von Halle zu Halle.
Zufahrt zum Messegelände
Der ITB Berlin Verkehrsleitfaden regelt das Verkehrsaufkommen auf dem Gelände vor, während und
nach der Messe. Er informiert über die verschiedenen Einfahrts- & Kautionsregelungen.
Alle Fahrzeuge über 7,5t müssen sich vor Einfahrt auf das Messegelände am LogPoint Auf dem Parkplatz P17 am Tor 25 melden. Alle Insassen müssen ein gültiges Ticket vorweisen.
WÄHREND DER AUFBAUZEIT (25.02.–03.03.2015, 7:00–22:00 Uhr)
• Einfahrt nur gegen Kaution
• Am Dienstag, den 03.03., Einfahrt für PKW und LKW bis 7,5t bis 15 Uhr, für LKW über 7,5t keine Einfahrt
WÄHREND DER MESSELAUFZEIT (04.–08.03.2015)
• Anlieferung nur zwischen 8:30–10:00 Uhr sowie 18:00–19:00 Uhr (Kautionszahlung)
• Zufahrt für PKW nur mit Parkschein
• Keine Einfahrt für LKW über 7,5t
• Am Sonntag, den 08.03., Einfahrt für PKW mit Parkschein nur bis 16 Uhr
WÄHREND DES ABBAUS (08.03. ab 18 Uhr bis 12.03.2015)
• Einfahrt nur gegen Kaution
• am Sonntag, den 08.03., LKW-Einfahrt ab 20:00 Uhr, PKW-Einfahrt bis 16 Uhr oder nach 21:00 Uhr
• ab Montag, den 09.03., Einfahrt regulär zwischen 7:00–22:00 Uhr
• Unberechtigt auf dem Messegelände abgestellte Fahrzeuge werden kostenpflichtig umgesetzt.
Ab Februar können Sie den detaillierten Verkehrsleitfaden online im Download Center auf unserer
Website abrufen.
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pRAKTISCHES
MOBILE
GUIDE
2015
Die ITB auf Ihrem Handy
Der ITB Berlin Mobile Guide steht allen Messeteilnehmern wieder ab Februar 2015 kostenfrei zur
Verfügung und kann unter www.itb-berlin.de/mobil für iPhone und Android Smartphones
heruntergeladen werden. Die offiziellen App zur ITB Berlin bündelt alle wichtigen Infos rund um
die Messe, darunter Ausstellerlisten, Hallenpläne, Events, Kongressprogramm, Listen der Aussteller
nach Ländern sowie Listen zu den Reisezielgebieten. Auch Konferenzen können live mitverfolgt
werden.
Der ITB Mobile Guide wird in diesem Jahr wieder von wohlgemuth + team gmbh produziert
und vermarktet. Lassen Sie sich schon jetzt zu Buchungsmöglichkeiten zur wirkungsvollen
Präsentation Ihres Messe-Angebotes beraten: itb@wohlgemuth-team.de.
Achten Sie bitte auch auf die entsprechenden Hinweise auf unserer Website und in unserem
Aussteller-Newsletter.
Der ITB Berlin Geländeplan
zur schnellen Orientierung
Den übersichtlichen ITB Berlin Geländeplan können Sie sich down loaden unter:
www.itb-berlin.de/gelaende.
Hier steht auch ein Geländeplan für Rollstuhlbenutzer zum Download bereit.
Ab Februar können Sie online auf einzelne Hallen klicken und detaillierte Hallenpläne herunterladen.
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pRAKTISCHES
Nehmen Sie Kontakt auf
Das erfahrene Organisationsteam der ITB Berlin ist immer für Sie da. Welche Frage Sie auch
haben, welche Information wir Ihnen zusenden können, welchen Wunsch wir erfüllen können:
Kontaktieren Sie uns.
Kontakt für Aussteller
Presse
Direkter Link zum ITB Berlin Team:
www.itb-berlin.de/veranstalter
Frau Astrid Zand, Pressereferentin
Tel. +49 (0)30/ 3038-2275
Fax +49 (0)30/ 3038-2141
zand@messe-berlin.de
Direkter Link zu Kontakt und Auslandsvertretungen: www.itb-berlin.de/kontakt
Protokoll
Aussteller-Service
Bei allen Fragen zur Standausstattung
und Messeorganisation
Tel. +49 (0)30/ 3038-1400
ausstellerservice@messe-berlin.de
Catering
Capital Catering GmbH
Tel. +49 (0)30/ 3038-3900
Fax +49 (0)30/ 3038-3999
projekte@capital-catering.de
ITB Berlin News
Kauf von Anzeigen
Herr Jean-François Pieri, Marketing Manager
Tel. +33 (0)442 77 46 09
jeanfrancois.pieri@itb-berlin-news.com
www.itb-berlin-news.com
Kartenservice
Bei Fragen zu Ihren Parkscheinen, Tickets,
Codes und Ausweisen
Tel. +49 (0)30/30696969
kartenservice@messe-berlin.de
ITB MOBILE GUIDE
Kauf von Anzeigen und zusätzlichen Einträgen
wohlgemuth + team gmbh
Tel. +49 (0)30/ 34 64 92 1-22
Fax +49 (0)30/ 34 64 92 1-23
itb@wohlgemuth-team.de
Tel. +49 (0)30/ 3038-2204
Fax +49 (0)30/ 3038-2290
protokoll@messe-berlin.de
Raumvermietung
Raumbuchung für Pressekonferenzen
Frau Gianna Nemitz, Product Manager
Tel. +49 (0)30/3038-2123
itb-roombooking@messe-berlin.de
SPONSORING-PAKETE
Frau Lisa Klimke, Product Manager
Tel. + 49 (0)30/ 3038-2167
klimke@messe-berlin.de
Standbau
MB Capital Services GmbH
Frau Ursula Lehmann, Manager Exhibitor
Services
Tel. +49 (0)30/ 3067-2052
Fax +49 (0)30/ 3067-2059
systems@mb-capital-services.de
Virtual Market Place®
Virtual Market Place®
Tel. +49 (0)30/3038-2180
www.virtualmarket.itb-berlin.de
editorial@virtualmarket.itb-berlin.de
Werbeflächen, Promotion
MB Capital Services GmbH
Frau Lilith Strebl-Schneider, Marketing Director
Advertising & Sponsoring
Tel. +49 (0)30/3038-2406
Fax +49 (0)30/3038-2239
strebl-schneider@messe-berlin.de
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Impressum
Unternehmensangaben nach § 5 Telemediengesetz (TMG)
Messe Berlin GmbH · Messedamm 22 · D-14055 Berlin
Geschäftsführung: Dr. Christian Göke, CEO · Ingrid Maaß, COO
Aufsichtsratsvorsitzender: Peter Zühlsdorff
Tel. +49 (0)30/3038-0 · Fax +49 (0)30/3038-2325
www.messe-berlin.de · central@messe-berlin.de
Amtsgericht Berlin-Charlottenburg (District Court)
HRB 5484 (Commercial Code)
USt.-IdNr. DE 136629714
Änderungen vorbehalten, Stand: Juli 2014
Der Ausstellerleitfaden ist urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung der Inhalte steht den Ausstellern kostenfrei zur
Verfügung. Der Ausstellerleitfaden darf weder abgeändert noch umgestaltet noch für andere Zwecke außerhalb der
Messeteilnahme verwendet werden. Das Nutzungsrecht ist nicht auf Dritte übertragbar.
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