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1694

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ELStAM – elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1694
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
3
2.
Voraussetzungen
4
3.
Vorgehensweise
5
3.1.
ELStAM monatlich melden
5
3.2.
ELStAM monatlich abrufen
7
3.3.
ELStAM monatlich anwenden
8
3.4.
Arbeitnehmer informieren
8
4.
Details
9
4.1.
ELSTER-Zertifikatswechsel
10
4.2.
Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich
11
4.3.
Eintritt/Austritt rückwirkend ändern
13
4.4.
ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer
14
4.5.
Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM
14
4.6.
Antrag auf Korrektur der ELStAM
14
4.7.
Gewünschter Freibetrag
15
4.8.
Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer)
15
4.9.
Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM)
16
4.10.
Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM)
16
4.11.
E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren
17
4.12.
Häufige Begriffe
18
4.13.
Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung)
18
4.14.
ELStAM-Verlauf
19
4.15.
Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben
20
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
5.
Wichtige Informationen
Autor: BAS / 16.12.2014
20
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 1694
1.
Ziel
Das Info zeigt, welche Schritte im monatlichen Ablauf für ELStAM notwendig sind:
1. ELStAM monatlich melden.
2. ELStAM monatlich abrufen.
3. ELStAM monatlich anwenden.
4. Arbeitnehmer informieren.
Hinweis
Arbeiten Sie möglichst zeitnah. Für ELStAM-Anmeldungen erhalten Sie maximal ELStAM-Daten für
die letzten sechs Wochen rückwirkend (Kulanzfrist 13 ). Zu spät abgerufene oder angewandte
ELStAM führen zu Nachberechnungen.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 1694
2.
Voraussetzungen
1. Technische Voraussetzungen
1. Internetzugang
Für das ELStAM-Verfahren muss zwingend an jedem Rechner ein funktionsfähiger Internetzugang
vorhanden sein. Nr. 6062 »Interneteinstellungen für Agenda-Anwendungen«
Arbeitsplätze: Jeder Arbeitsplatz muss über einen Internetzugang verfügen.
Server: Wird die Agenda-Software in einem Netzwerk genutzt, muss auch der Server über einen Internetzugang verfügen. Zum Test rufen Sie am Server eine beliebige Internetseite auf.
2. ELSTER-Zertikat
Das ELStAM-Verfahren kann nur mit einem ELSTER-Zertifikat erfolgen.
Nr. 0908 »Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die Finanzverwaltung«.
2. Voraussetzungen in den Personaldaten
Für ELStAM sind Arbeitnehmer zu melden, deren Wohnsitz in Deutschland angemeldet ist und die
steuerpflichtig abgerechnet werden (Steuerklassen I bis VI).
In den Personaldaten sind folgende Eingaben erforderlich, damit Agenda LOHN diese Arbeitnehmer
für ELStAM anmeldet:
Register Adresse: Adresse in Deutschland (deshalb kein Eintrag im Feld »Land«).
Register Steuer: Steuerklasse und Identifikationsnummer
Folgende Arbeitnehmer sind nicht für ELStAM anzumelden:
Arbeitnehmer, die mit Pauschalversteuerung oder steuerfrei abgerechnet werden (z. B. Minijob).
Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland/ beschränkt steuerpflichtige (Adresse im Ausland).
3. Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Fremdsoftware
Falls Sie ein Mandat aus einer Fremdsoftware übernommen haben, muss bei den Arbeitnehmern als
Eintrittsdatum das ursprüngliche Eintrittsdatum in diese Firma erfasst werden.
Für ELStAM gilt Folgendes:
Wenn das Eintrittsdatum der Arbeitnehmer (in diese Firma) vor der ersten Periode in Agenda LOHN
liegt, erstellt Agenda LOHN automatisch die erforderlichen ELStAM-Ummeldungen der Arbeitnehmer.
ELStAM-Meldungen versenden: »Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.
4. Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Agenda
Falls Sie ein neues Mandat per Datensicherung von einem Vorberater übernommen haben, der auch
Agenda LOHN verwendet hat, muss eine ELStAM-Ummeldung aller Arbeitnehmer vom ELSTER-Zertifikat des Vorberaters auf Ihr ELSTER-Zertifikat durchgeführt werden.
1. »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Programmdaten 1 | Option:
<Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel>« wählen.
2. Im Anschluss fordert Sie eine Meldung auf, die erstellten ELStAM-Ummeldungen zu versenden.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 5
Info für Anwender Nr. 1694
3.
Vorgehensweise
Überblick:
1. ELStAM monatlich melden
5
2. ELStAM monatlich abrufen
7
3. ELStAM monatlich anwenden
4. Arbeitnehmer informieren
3.1.
8
8
ELStAM monatlich melden
Folgende Tatbestände müssen für das ELStAM-Verfahren gemeldet werden:
Eintritt
Austritt
6
6
Änderungen im Bereich der Versteuerungsart
Wechsel Hauptarbeitgeber / Nebenarbeitgeber
6
6
In Agenda LOHN werden die notwendigen ELStAM-Meldungen automatisch durch die Eingaben in den
Personaldaten erstellt und mit dem Monatsabschluss an die Finanzverwaltung übermittelt.
Empfehlung
Bei einem Eintritt empfehlen wir nach der Eingabe in den Personaldaten den Meldevorgang manuell
anzustoßen, damit die aktuell gültigen ELStAM bereits zur Monatsberechnung angewendet werden
können:
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.
Hinweis
Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben (Seite
20
).
Hinweis
Änderungen in der Steuerklasse, Religion, Kinderfreibetrag, Frei-bzw. Hinzurechnungsbetrag, Faktor
lesen Sie in Seite 18 .
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 6
Info für Anwender Nr. 1694
Beispiel: Eintritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Anmeldung)
1. Arbeitnehmer mit Lohnsteuermerkmalen (nach Angaben des Arbeitnehmers) anlegen. Falls Sie vom
Arbeitnehmer keine Angaben vorliegen haben, erfassen Sie fiktive Besteuerungsmerkmale.
2.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden« (empfohlen).
In diesem Fall ist es sinnvoll, den ELStAM-Meldevorgang direkt nach der Neuanlage des Arbeitnehmers manuell anzustoßen, damit zur Monatsberechnung bereits die ELStAM abgerufen und
zugrunde gelegt werden können.
Beispiel: Austritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Abmeldung)
1. Austrittsdatum erfassen.
2.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«
oder beim Monatsabschluss automatisch versenden.
Beispiel: Änderung in der Art der Versteuerung
Folgende Änderungen werden gemeldet:
Wechsel von Pauschalversteuerung + steuerfrei
Wechsel von Steuerklasse
auf Steuerklasse (ELStAM-Anmeldung).
auf Pauschalversteuerung + steuerfrei (ELStAM-Abmeldung).
1. Änderung im Register Steuer vornehmen.
2.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden« (empfohlen)
oder beim Monatsabschluss automatisch versenden.
Beispiel: Wechsel von Haupt-/Nebenarbeitgeber
1. Änderung im Register »Steuer« vornehmen.
2.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden« (empfohlen)
oder beim Monatsabschluss automatisch versenden.
Hinweis
Der Nebenarbeitgeber rechnet mit Lohnsteuerklasse VI ab. Der Arbeitnehmer entscheidet, welches
Arbeitsverhältnis als Hauptarbeitgeber gemeldet wird und somit die günstigere Steuerklasse erhält.
Hinweis
ELStAM Meldungen können erst versendet werden, wenn das tatsächliche Kalenderdatum für den
Grund der Meldung erreicht ist. ELStAM-Meldungen, die in der Zukunft liegen, sind ab dem entsprechenden Kalenderdatum zu versenden (z. B. Austrittsdatum in der Zukunft).
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 7
Info für Anwender Nr. 1694
3.2.
ELStAM monatlich abrufen
Nachdem die ELStAM-Meldungen versendet wurden, dauert es in der Regel nur wenige Stunden, bis
der Abruf der ELStAM erfolgen kann. Die maximale Dauer beträgt 5 Tage.
ELStAM werden von der Finanzverwaltung erzeugt und zum Abruf für den Arbeitgeber zur Verfügung
gestellt, um die Arbeitnehmer mit den korrekten Lohnsteuermerkmalen zu besteuern.
ELStAM abrufen
»Transfer | ELStAM | ELStAM abrufen«
Bevor ein Monat berechnet wird, sollte aus folgenden Gründen vorab ein Abruf der ELStAM erfolgen:
Es wurde zuvor ein Mitarbeiter neu angelegt.
Eventuell haben sich Lohnsteuerabzugsmerkmale bei einem Arbeitnehmer geändert.
Der Abruf kann jederzeit wiederholt werden.
Empfehlung
Führen Sie vor der endgültigen Monatsberechnung auf jeden Fall noch einen ELStAM-Abruf durch.
Somit ist gewährleistet, dass Sie mit den aktuellsten Daten arbeiten!
Folgende ELStAM (ELStAM-Listen) werden zum Abruf bereit gestellt:
ELStAM-Liste
Durch
Anmeldebestätigung
Neueintritt oder Beginn einer steuerpflichtigen Beschäftigung
Abmeldebestätigung
Austritt oder Ende einer steuerpflichtigen Beschäftigung
Ummeldebestätigung
Nach Softwarewechsel/Zertifikatswechsel
Monatsliste/Änderungsliste
Änderung des Hauptarbeitgebers
Änderung der persönlichen Verhältnisse (z. B. Änderung der
Lohnsteuerklasse durch Heirat), siehe Seite 18 .
Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt (z. B. Antrag eine
Freibetrags) , siehe Seite 18.
Siehe ELStAM-Verlauf
Autor: BAS / 16.12.2014
19
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 8
Info für Anwender Nr. 1694
3.3.
ELStAM monatlich anwenden
ELStAM anwenden
Die Fachanwendung LOHN fordert Sie unmittelbar nach dem ELStAM-Abruf zu deren Anwendung
auf.
Sie können die ELStAM aber auch zu einem späteren Zeitpunkt anwenden:
ELStAM anwenden«.
»Transfer | ELStAM |
Falls Sie die ELStAM nicht anwenden, werden die ELStAM beim Monatsabschluss automatisch in
die Personaldaten übernommen. Bei abweichenden ELStAM erhalten Sie im Folgemonat eine Korrekturabrechnung des aktuellen Monats.
Auch vermeintlich falsche ELStAM müssen angewendet werden. Zur Änderung erstellen Sie einen
Antrag auf Korrektur (siehe 4.6 14).
3.4.
Arbeitnehmer informieren
Arbeitnehmer informieren
Wurden für einen Arbeitnehmer ELStAM abgerufen (bei Eintritt oder Änderung der Lohnsteuermerkmale), ist dieser Sachverhalt dem Arbeitnehmer schriftlich mitzuteilen:
»Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | aktueller Monat | ELStAM Historie- Arbeitnehmer«.
Hinweis
Die ELStAM-Historie wird nur in Monaten erzeugt, in denen sich Änderungen der Lohnsteuermerkmale ergaben.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 9
Info für Anwender Nr. 1694
4.
Details
Überblick
1. ELSTER-Zertifikatswechsel
10
11
2. Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich
3. Eintritt/Austritt rückwirkend ändern
13
4. ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer
5. Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM
6. Antrag auf Korrektur der ELStAM
7. Gewünschter Freibetrag
14
14
15
8. Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer)
9. Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM)
11.E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren
15
16
10.Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM)
12.Häufige Begriffe
14
16
17
18
13.Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung)
14.ELStAM-Verlauf
19
15.Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben
Autor: BAS / 16.12.2014
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© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 10
Info für Anwender Nr. 1694
4.1.
ELSTER-Zertifikatswechsel
Wird das ELSTER-Zertifikat zur Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen und zur Nutzung des
ELStAM-Verfahrens in den Kanzleidaten oder Mandanten-Adressdaten gewechselt, ist eine ELStAMUmmeldung aller Arbeitnehmer auf das neue Zertifikat notwendig.
Bei Verwendung eines Mandanten-Zertifikats
Bei Verwendung eines Kanzleizertifikats
bei diesem Mandanten durchführen.
bei jedem Mandanten durchführen.
Wann tritt ein ELSTER-Zertifikatswechsel ein?
Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt ein, wenn:
das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist,
eine Mandatsübernahme von einem Agenda-Berater per Datensicherung erfolgt.
Wann tritt kein ELSTER-Zertifikatswechsel ein?
Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt nicht ein, wenn Sie einen Mandant aus einer Fremdsoftware übernehmen. Die Arbeitnehmer werden automatisch durch den Systemwechsel auf das neue ELSTER-Zertifikat umgemeldet.
ELSTER-Ummeldung vornehmen
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Programmdaten 1«.
Option <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel> aktivieren.
ELStAM-Ummeldungen sofort versenden:
Schaltfläche <Meldungen versenden> klicken.
Hinweis
Nach der Ummeldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt zum Abruf für
das neue Zertifikat bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie die ELStAM ab und wenden Sie diese an.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 11
Info für Anwender Nr. 1694
4.2.
Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich
A. Änderung der Steuernummer wegen:
Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland
Interne Umstrukturierung
B. Änderung der Steuernummer wegen:
Umfirmierung
Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland
Teilaktenabgabe
A. Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland
Interne Umstrukturierung
Vorgehensweise
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Programmdaten 1«.
Arbeitgeber-Steuernummern im Feld »Steuernummer« ändern.
Hinweismeldung bestätigen.
Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken.
Mandanten-Programmdaten speichern
.
Klick auf <Weiter>.
Es wird für den Arbeitnehmer mit der kleinsten Personalnummer eine Ummeldung erstellt.
Das reicht in diesem Fall aus.
Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die
neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie diese ELStAM
ab und wenden Sie die ELStAM an.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 12
Info für Anwender Nr. 1694
B. Umfirmierung
Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland
Teilaktenabgabe
Vorgehensweise
»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Programmdaten 1«.
Arbeitgeber-Steuernummern im Feld »Steuernummer« ändern.
Hinweismeldung bestätigen.
Bundesland ändern.
Hinweis
Das Bundesland muss auch bei Umfirmierung und Teilaktenabgabe kurzzeitig geändert werden.
Die Änderung muss nach dem Meldevorgang wieder rückgängig gemacht werden.
Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken.
Klick auf <Weiter>.
Alle Arbeitnehmer werden automatisch ab- und angemeldet.
Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die
neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie diese ELStAM
ab und wenden Sie die ELStAM an.
Achtung
Wenn das Bundesland nur fiktiv geändert wurde (Umfirmierung und Teilaktenabgabe), muss das
Bundesland wieder richtig hinterlegt werden.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 13
Info für Anwender Nr. 1694
4.3.
Eintritt/Austritt rückwirkend ändern
Änderungen und Stornierungen im Eintritts- oder Austrittsdatum nehmen Sie wie gewohnt vor. Im Info
Nr. 1663 »Eintritt/Austritt ändern oder stornieren« sind sämtliche Fälle inkl. den Meldevorgängen für
ELStAM beschrieben.
Kulanzfrist für ELStAM-Anmeldungen: die letzten 6 Wochen vor dem heutigen Kalendertag.
Für ELStAM-Abmeldungen (z. B. Austritt) gibt es keine Kulanzfrist (keine zeitliche Begrenzung).
1. ELStAM-Anmeldungen innerhalb der Kulanzfrist
Das Finanzamt nimmt ELStAM-Meldungen für diesen Zeitraum an und stellt gültige ELStAM zum Abruf
bereit.
Beispiel
Heutiger Tag:
10.08.
Rückwirkender Eintritt:
01.07.
Sie erhalten ELStAM für 01.07.
2. ELStAM-Anmeldungen vor der Kulanzfrist
Diese Anmeldungen gelten als verspätet.
Das Finanzamt nimmt diese ELStAM-Anmeldungen nicht für den Kalendertag des Meldegrunds an,
sondern für den Tag der Sendung.
Das Finanzamt stellt nur gültige ELStAM ab dem Kalendertag des Sendevorgangs.
Beispiel
Heutiger Tag:
10.08.
Rückwirkender Eintritt:
01.06.
Sie erhalten ELStAM für 10.08. (gültig für August)
Weichen die erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmale von dem ELStAM-Datensatz ab, muss ggf.
manuell eine Nachberechnung für die Zeiträume durchgeführt werden, die vor dem Meldedatum liegen.
»Stammdaten I Personaldaten I Mitarbeiter öffnen I Schaltfläche
<Nachberechnung Personaldaten>«
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 14
Info für Anwender Nr. 1694
4.4.
ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer
Falls der Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses keine Identifikationsnummer vorlegt, kann er
nicht für ELStAM angemeldet werden. Hinterlegen Sie bei diesen Arbeitnehmern die Lohnsteuermerkmale, die der Arbeitnehmer mitteilt. Geben Sie ihm drei Monate Zeit, um eine Identifikationsnummer zu
beantragen.
Unterscheiden Sie nach Ablauf der drei Monate folgende Fälle:
Falls es sich um Unklarheiten der Finanzbehörde handelt, erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung vom Finanzamt. Tragen Sie die Angaben in den Personaldaten im Register »Steuer« ein.
Falls der Arbeitnehmer die Herausgabe der Identifikationsnummer verweigert, müssen Sie die
Lohnsteuerklasse VI rückwirkend ab dem Eintritt hinterlegen.
4.5.
Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM
In Einzelfällen sind abgerufenen ELStAM unrichtig. Die unrichtigen ELStAM müssen nicht angewendet
werden, wenn der Arbeitnehmer eine Bescheinigung des Finanzamts vorlegt.
Wenden Sie die unrichtigen ELStAM zunächst an.
Setzen Sie in diesen Fällen in den Personaldaten im Register »Steuer«
die Option <Besteuerungsmerkmale manuell>.
Tragen Sie die Vorgaben aus der Bescheinigung ein.
Achtung
Die unrichtigen ELStAM müssen zunächst angewendet werden, da dies sonst beim Monatsabschluss
automatisch gelesen wird.
4.6.
Antrag auf Korrektur der ELStAM
Die abgerufenen ELStAM müssen angewendet werden, auch wenn diese vermeintlich falsch sind.
Zur Klärung und Änderung gehen Sie folgendermaßen vor
»Auswertungen | Bescheinigungswesen | Formulare ohne Assistent | Antrag auf Korrektur der
ELStAM« ausdrucken
»Auswertungen | Allgemeine Auswertungen | aktueller Monat | ELStAM Historie« ausdrucken.
Händigen Sie beide Bescheinigungen dem Arbeitnehmer zusammen mit der Lohn-und Gehaltsabrechnung aus. Der Arbeitnehmer kann in der ELStAM Historie sehen, welche ELStAM von der
Finanzverwaltung für ihn bereitgestellt wurden. Gegebenenfalls kann er den Antrag auf Korrektur
ausfüllen und beim Finanzamt einreichen.
Ist die bereits angewendete ELStAM tatsächlich falsch, so erhalten Sie natürlich von der Finanzverwaltung eine neue korrigierte ELStAM, und zwar mit einer rückwirkenden Gültigkeit. Folge dessen
werden die Monate, die mit der falschen ELStAM abgerechnet wurden, automatisch von LOHN korrigiert.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 15
Info für Anwender Nr. 1694
4.7.
Gewünschter Freibetrag
Ein gewünschter Freibetrag (komplett oder anteilig) kann vom Arbeitsverhältnis beim Hauptarbeitgeber
auf das Arbeitsverhältnis beim Nebenarbeitgeber übertragen werden.
Beim Nebenarbeitgeber einzutragen: »Personaldaten | Register Steuer | Gewünschter jährl. Freibetrag«.
Dabei ist zu beachten:
Bei der Beantragung eines »gewünschten Freibetrages« muss der Arbeitnehmer tatsächlich über
einen verbescheideten Freibetrag von der Finanzverwaltung verfügen. Dieser wird grundsätzlich
den ELStAM des Hauptarbeitgebers zugeordnet.
Über das Feld »gewünschter Freibetrag« kann ein Teil oder auch der ganze Freibetrag auf das Nebenarbeitsverhältnis umverteilt werden. Bei der Bildung der ELStAM wird der beantragte Freibetrag
für den Nebenarbeitgeber entsprechend berücksichtigt. Gleichzeitig erhält aber auch der Hauptarbeitgeber einen neuen ELStAM-Datensatz mit entsprechend reduziertem Freibetrag.
Übersteigt der beantragte Freibetrag das Freibetragsvolumen des Arbeitnehmers, wird er von der
Finanzverwaltung automatisch in den gebildeten ELStAM gekürzt.
4.8.
Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer)
Für besondere Fälle sind Mitarbeiter auf einer neuen Personalnummer anzulegen. Um hierbei keine Arbeitnehmer mit identischer Identifikationsnummer zu führen, ist eine Verknüpfung dieser Arbeitnehmer
über die Felder »Personalnr. neu« und »Personalnr. alt« vorzunehmen.
Achtung
Dabei darf die neue Personalnummer nicht im aktuellen Monat der Änderung austreten.
1. In folgenden Fällen ist eine zweite Personalnummer anzulegen:
Der Arbeitnehmer ist in Elternzeit und nimmt eine zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber auf.
Die Ausbildung endet während des laufenden Monats und der Auszubildende wird im laufenden
Monat in Festanstellung übernommen (beachten Sie hierzu die Hilfe unter dem Suchbegriff » Vereinfachungsregelung«).
Änderungen im Beschäftigungsverhältnis (z. B. der Beitragsgruppe) während eines laufenden Monats.
Wiedereintritt eines Mitarbeiters im selben Monat, in dem das ursprüngliche Austrittsdatum liegt.
Achtung: Dabei darf die neue Personalnummer nicht im aktuellen Monat der Änderung austreten.
Beispiel
1. Beschäftigungszeitraum: 06. September bis 07. September
2. Beschäftigungszeitraum: 20. September bis 10. Oktober
2. Im folgenden Fall ist keine zweite Personalnummer anzulegen:
Arbeitnehmer mit mehreren Austritten im selben Monat. Diese Fälle sind im ELStAM-Verfahren
nicht vorgesehen.
Geben Sie kein Austrittsdatum ein. Die Beschäftigung wird durchgehend geführt. Aufzeichnungen
über einzelne Arbeitstage führen Sie gesondert zum Lohnkonto.
Beispiel
1. Beschäftigungszeitraum: 06. September – 07. September
2. Beschäftigungszeitraum: 13. September – 14. September
3. Beschäftigungszeitraum: 20. September – 21. September
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 16
Info für Anwender Nr. 1694
4.9.
Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM)
Wenn Sie ein Lohnmandat an eine Fremdsoftware abgeben, sind keine ELStAM-Meldungen in Ihrem
Agenda-System notwendig. Das nachfolgende Abrechnungssystem erstellt eine ELStAM-Ummeldung
auf deren Abrechnungssystem.
Hinweis
Für die Sozialversicherung ist eine Meldung mit Grund 36 »Abmeldung wegen Systemwechsel« zu erstellen. Mehr dazu: Info Nr. 1673 »Agenda LOHN: Daten auslesen (Systemwechsel)«.
4.10.
Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM)
Wenn Sie ein Mandat an ein anderes Agenda-System per Datensicherung übergeben, handelt sich nicht
um einen Systemwechsel.
Sie erstellen keine Meldungen für ELStAM in Ihrem Agenda-System.
Achtung
Im nachfolgenden Agenda-System ist eine ELStAM-Ummeldung zu erstellen (wegen Wechsel des
ELSTER-Zertifikats). Weisen Sie den Agenda-Nachfolger darauf hin (siehe Seite 10 ).
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 17
Info für Anwender Nr. 1694
4.11.
E-Mails der Finanzverwaltung deaktivieren
Der Datenübermittler erhält von der Finanzverwaltung eine E-Mail, sofern für ihn eine Änderung der
ELStAM zum Abruf bereitsteht.
In der E-Mail steht nur die Arbeitgeber-Steuernummer. Diese finden Sie in der Mandanten-Auswahl von
Agenda LOHN in der Spalte »AG-Steuernummer«.
Bei Bedarf ist es möglich, die Benachrichtigung zu deaktivieren:
Hierzu bitte im privaten Bereich des ElsterOnline-Portals über »Konto verwalten« zu »Meine Einstellungen« navigieren.
Den Haken beim Punkt »E-Mail-Benachrichtigung für Postfachnachrichten bezüglich Änderungslisten«
entfernen (= deaktivieren) oder setzen (= aktivieren):
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 18
Info für Anwender Nr. 1694
4.12.
Häufige Begriffe
ELStAM abmelden bzw. ELStAM-Abmeldung
Eine Abmeldung entsteht:
wenn ein Arbeitnehmer ein Austrittsdatum erhält.
wenn ein Arbeitnehmer zur Abrechnung mit Pauschalversteuerung/steuerfrei wechselt.
wegen Wegzug ins Ausland.
ELStAM ummelden bzw. ELStAM-Ummeldung
Eine Ummeldung ist nur notwendig, wenn sich das ELSTER-Zertifikat ändert. Das ist der Fall:
wenn das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist.
bei einer Mandatsübernahme von einem anderen Agenda-Berater per Datensicherung.
bei einer Mandatsübernahme aus einer Fremdsoftware.
Siehe Seite
10.
ELStAM ändern, stornieren bzw. korrigieren
Falls die von Ihnen bei der Finanzverwaltung abgerufenen ELStAM nicht zutreffen, ist ein Antrag auf
Korrektur der ELStAM zu stellen, siehe Seite 14 .
4.13.
Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (keine ELStAM-Meldung)
Änderung der persönlichen Verhältnisse
Durch Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Austritt ändern sich die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Sie nehmen keine manuellen Eintragungen in den Personaldaten vor. Die Veränderungen werden von der Wohnsitzgemeinde automatisch an das Finanzamt gemeldet.
Das Finanzamt stellt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit.
Änderungen durch Antrag
Änderung der Steuerklasse (z.B.von IV/IV auf III/V oder IV/IV mit Faktor) ,Eintragung eines Freibetrags
usw. müssen beim Finanzamt beantragt werden. Sie nehmen keine manuellen Eintragungen in den
Personaldaten vor.
Werden die Änderungen auf Antrag gewährt, stellt das Finanzamt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf
bereit.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 19
Info für Anwender Nr. 1694
4.14.
ELStAM-Verlauf
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen | Register Steuer: Schaltfläche <ELStAM Verlauf
anzeigen>
1. Die von Ihnen gemeldete Tatbestände (z.B Eintritt):
Jede ELStAM-Meldung aus Agenda muss eine ELStAM-Meldebestätigung zur Folgen haben
2. Von der Finanzverwaltung bereitgestellte ELStAM:
Durch Änderung in den persönlichen Verhältnissen oder auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers
(siehe 4.13 18) werden ELStAM-Listen von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt (Monatsliste
oder Änderungsliste)
3. Beachten Sie die Spalte Hinweis-/Fehlercode. Hierin enthalten Fehlercodes müssen bereinigt werden.
Nutzen Sie hierzu Nr. 1692 »ELStAM – Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes«.
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 20
Info für Anwender Nr. 1694
4.15.
Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben
Falls eine Beschäftigung rückwirkend mit Eintritts- und Austrittsdatum angelegt wird, kommt es immer
wieder zu Problemen bei der Finanzverwaltung. Hier wird unter Umständen die Abmeldung vor der Anmeldung verarbeitet und deshalb abgewiesen.
Folgende Vorgehensweise ist zu empfehlen:
1. Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum anlegen.
2.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«
Anmeldung senden.
3. Mindestens einen Werktag vergehen lassen.
4. Austrittsdatum eingeben.
5.
5.
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden «
Abmeldung senden.
Wichtige Informationen
Bei Neueinstieg in das Verfahren empfehlen wir Ihnen unser Online-Seminar „ELStAM 2014 – Ende der
Übergangsfrist“. Hier erläutert Ihnen der Referent die genaue Vorgehensweise bei Mandatsübernahme
und Mandatsübergabe und auch die Vorgehensweisen beim Anmelden, Abrufen und Anwenden der
ELStAM.
Nähere Informationen zum Online-Seminar und zur Bestellung des Video-Links oder der DVD finden Sie
unter »Hilfe I Online-Seminare«.
Nr. 1692 »ELStAM – Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes«
Nr. 1695 »ELStAM – Ende der Übergangsfrist«
Autor: BAS / 16.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Document
Kategorie
Gesundheitswesen
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