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Instruktion Arbeitszeittabelle 2015 (PDF, 164 KB) - Personal

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Personal
Universität Zürich
Personal
Schönberggasse 2
CH-8001 Zürich
www.pa.uzh.ch
Merkblatt
Anleitung zur Arbeitszeittabelle
A
Allgemeines
1
Alle weissen und roten Felder sind Eingabefelder
2
Alle Zeitwerte in Stunden und Minuten müssen durch Doppelpunkt getrennt eingegeben
werden (z.B. 8:24)
3
Um Überzeit erfassen und Korrekturen von Mehrstunden, Ferien usw. anbringen zu können,
muss der Blattschutz aufgehoben werden:
Dafür in der Menuleiste Extras è Schutz èBlattschutz aufheben klicken.
4
Nach dem Erfassen oder Korrigieren den Blattschutz wieder aktivieren:
Menuleiste Extras è Dokument schützen è OK drücken (keine Kennwort-Eingabe).
5
Durch Anklicken des „+“-Zeichens am linken Bildschirmrand können „verborgene“ Zeilen
sichtbar gemacht werden.
6
B
Die tägliche Soll-/Ist-Abweichung der geleisteten Arbeitszeit wird nicht angezeigt.
Was muss ich zwingend im Eingabeblatt ausfüllen?
1
Jahr è Zeile 2, Spalte B
2
Name è Zeile 3, Spalte B
3
Geburtsjahr è Zeile 4, Spalte F. Der Ferienanspruch wird danach automatisch berechnet.
4
Funktion èZeile 2, Spalte I
5
Institut/Abt èZeile 3, Spalte I
6
Personalkat. à Zeile 5, Spalte I. Hier muss zwischen „Administratives und Technisches
Personal“, „Wissenschaftliche Mitarbeitende/r“ oder „Qualifikationsstelle“ gewählt werden.
Qualifikationsstellen sind Doktoranden, Assistierende mit Abschluss, Postdoktorierende und
Oberassistierende. Auch Assistierende ohne Abschluss können in diese Kategorie gezählt
werden.
7
Beschäftigungsgrad èZeilen 12 bis 23, Spalte H
Diese Eingaben werden automatisch auf die Monatsblätter und auf die Jahresübersicht
übertragen
8
Überträge aus dem Vorjahr è Zeilen 29 bis 32, Spalte D. Danach in Spalte C eintragen, ob
es sich um Plusstunden (+) oder Minusstunden (-) handelt.
C
Was finde ich wo im Eingabeblatt?
1
Kompensationsanspruch; in Spalte F, Zeile 29
Der Kompensationsanspruch richtet sich nach § 124 VVO. Es können nur Stunden
kompensiert werden, die vorgängig auch tatsächlich geleistet wurden.
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Die Zeit der Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr können unabhängig vom
Kompensationsanspruch
2
Beschäftigungsgrad; in Spalte H, Zeile 24, wird der durchschnittliche Beschäftigungsgrad
für das Jahr berechnet.
3
Sollarbeitszeit; In Spalte I, Zeilen 12 bis 23, wird die monatliche Sollarbeitszeit gemäss
Beschäftigungsgrad berechnet.
4
Regelarbeitszeit; In Spalte J, Zeilen 12 bis 23, wird die durchschnittliche Tagesarbeitszeit
resp. Die Regelarbeitszeit wird bei einer 5-Tage-Woche angegeben.
5
Ferienanspruch in Wochen; In Spalte K, Zeile 9, ist der Ferienanspruch in Wochen für das
ganze Jahr angegeben.
6
Ferienanspruch in Stunden; In Spalte K, Zeile 24, ist der Ferienanspruch in Stunden für das
ganze Jahr angegeben.
7
Projekterfassung; Vorgesetzte können eine Projekterfassung bestimmen.
In den Spalten H-K, Zeilen 26 bis 34, werden die einzelnen Projekte erfasst. Die Bezeichnung
der Projekte wird automatisch auf das Monatsblatt übertragen.
D
Was finde ich wo im Monatsblatt?
1
Überzeit; In der Zeile 17 wird angeordnete Überzeit eingetragen.
Überzeit muss stets vom/von der Vorgesetzten schriftlich angeordnet werden.
2
Überzeitsaldo; In der Spalte AI, Zeilen 17 bis 19 und 22 bis 27, wird der Überzeitsaldo
berechnet. Für geleistete Überzeit, die im gleichen Monat kompensiert werden kann, wird
kein Zeitzuschlag berechnet. Für nicht im gleichen Monat kompensierte Überzeit erhalten Sie
automatisch einen Zeitzuschlag von 25%.
3
Ausbezahlte Überzeit; In der Spalte AI, Zeile 27, kann allfällig ausbezahlte Überzeit
eingegeben werden.
4
Ferienkorrektur; Allfällige Ferienkorrekturen können nur vorgenommen werden, wenn diese
auch verfügt wurden (z.B. bei lang andauernder Krankheit oder unbezahltem Urlaub). Eintrag
in Spalte AI, Zeile 32.
5
Mehrzeit-Abbuchung; In der Spalte AI, Zeile 23, können allfällig ausbezahlte Mehrstunden
eingegeben werden.
Mehrstunden können nur in Absprache mit der Abteilung Personal ausbezahlt werden und
nur bei Austritt und/oder aus betrieblichen Gründen, wenn keine Kompensation erfolgen kann.
Werden beim Austritt Mehrstunden ausbezahlt, erfolgt automatisch ein Zuschlag von 25%.
6
Arbeitszeitsaldo; Die Zeile 16 zeigt die effektiv geleistete Arbeitszeit pro Tag zuzüglich
allfällige anrechenbare Absenzen aus den Zeilen 29 bis 39.
Die tägliche Mehr- oder Minderleistung wird nicht ausgewiesen.
7
Monatszeitsaldo; In der Spalte AI, Zeile 16, wird das monatliche Total der geleisteten
Arbeitszeit ausgewiesen.
8
Angeordnete Überzeit; In der Zeile 17 (wird die angeordnete Überzeit eingetragen.
Die Überzeit wird bestenfalls durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten schriftlich angeordnet.
In Zeile 15 ist nur die Zeit einzutragen, die über der Regelarbeitszeit hinaus geleistet wurde.
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9
Kompensierte Überzeit; In Zeile 18 wird die kompensierte Überzeit eingetragen.
10
Monatliche Sollarbeitszeit; Diese wird in Spalte AI, Zeile 20, abgebildet.
11
Monatliche Mehr-/Minderstunden; Die Spalte AI, Zeile 23, zeigt die Mehr- oder
Minusabweichung für den betreffenden Monat.
12
Monatliche Mehr-/Minderstunden inkl. Korrekturen; Spalte AI, Zeile 22.
13
Kompensierte Mehrstunden; In Zeile 29 werden die ganzen Tage eingetragen, an denen
Mehrstunden kompensiert werden (der Eintrag muss in Stunden erfolgen, zB. 8:24). Diese
werden mit dem Kompensationssaldo (§124 VVO) verrechnet. Es müssen ganze Tage als
Kompensationstage eingetragen werden.
14
Projekte; In den Zeilen 52– 68 sind alle im Eingabeblatt definierten Projekte hinterlegt.
Achtung: Die Projektarbeitszeiten müssen zusätzlich zur effektiven Arbeitszeit erfasst werden.
E
15
Feriensaldo; Der Feriensaldo per Ende Jahr ist in der Zeile 31 ersichtlich.
16
Monatliche Gutschriften; Spalte AJ (verborgen).
17
Aufaddierte Saldi der Vormonate; Spalte AK
18
Übertrag Folgemonat; Spalte AL = Summe der Spalten AI-AK.
Was finde ich wo in der Jahresabrechnung?
1
Kompensationsanspruch/Jahr; Spalte C, Zeile 11.
2
Ferien; Jahresanspruch; Spalte K, Zeile 11
3
Ferien, Übertrag vom Vorjahr; Spalte K, Zeile 12
4
Eintrag DAG laufendes Jahr; Spalte U, Zeile 11
5
Übertrag DAG vom Vorjahr; Spalte U, Zeile 12
6
Jahresarbeitszeit kumuliert; Spalte AK, Zeile 11 (Totalarbeitszeit entsprechend
Beschäftigungsgrad)
F
7
Übertrag Überzeit vom Vorjahr; Spalte I, Zeile 11, (inkl. 25%-Zuschlag)
8
Übertrag Arbeitszeitsaldo vom Vorjahr; Spalte AG, Zeile 12
9
Summe der bezogenen Kompensationstage; Spalte C, Zeile 26
10
Überzeitsaldo Ende Jahr; Spalte I, Zeile 27
11
Summe der bezogenen Ferien; Spalte K, Zeile 26
12
Summe der jeweiligen Absenz: Spalte M bis U, Zeile 26
13
Arbeitszeitsaldo Ende Jahr; Spalte AI, Zeile 26
Was trage ich ins Eingabeblatt vom nächsten Jahr ein (wenn < oder > als 0)?
1
Überzeitsaldo; Spalte I, Zeile 26
2
Feriensaldo; Spalte K, Zeile 26
3
DAG-saldo; Spalte U, Zeile 26
4
Arbeitszeitsaldo; Spalte AG, Zeile 26
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G
Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit-Mitarbeitenden
Grundsatz
Die/der Vorgesetzte vereinbart mit den Teilzeit-Mitarbeitenden eine Präsenzzeit = Regelarbeitszeit.
Diese wird in eine von folgenden Varianten in die Arbeitszeittabelle erfasst. Auf das ganze Jahr verteilt
ergibt sich kein Unterschied zwischen den einzelnen Varianten.
Für besondere, ganztägige Veranstaltungen (z.B. Klausurtage, Weiterbildungstage etc.) können 8:24 h
eingetragen werden.
Variante A
Die/der Mitarbeitende arbeitet seine durchschnittliche Soll-Arbeitszeit auf 5 Tage pro Woche verteilt (5 x
6:43h = 80%).
Beispiel:
Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% wird an 5 Tagen pro Woche die Sollarbeitszeit von 6:43 h
geleistet.
Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) werden somit jeden Tag 6:43 h erfasst
Variante B
Die/der Mitarbeitende hat eine vereinbarte, festgelegte Regelarbeitszeit unter Berücksichtigung
betrieblicher und persönlicher Bedürfnisse.
Beispiel:
Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% wird an 4 Tagen pro Woche voll gearbeitet (4 x 8:24h = 80%),
am fünften Tag wird gar nicht gearbeitet.
Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) wird an vier Tagen die vereinbarte Regelarbeitszeit
(8:24h) eingetragen, am fünften Tag wird nichts eingetragen.
Variante C
Der/die Mitarbeitende leistet die Regelarbeitszeit unterschiedlich auf die Woche verteilt.
Beispiel:
Bei einem BG von 90% wird von Montag bis Donnerstag voll gearbeitet (4 x 8:24h = 80%) und jeden
zweiten Freitag voll gearbeitet (1 x 8:24h = 20%).
Bei Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Unfall etc.) wird von Montag bis Donnerstag 8:24 h für einen
vollen Tag und für Freitag 4:12h eingetragen.
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H
Was muss ich tun, wenn ich ein EU-Projekt habe?
Eingabeblatt
Die/der Mitarbeitende füllt im Eingabeblatt zusätzlich innerhalb des Blocks „Projekte“ rechts unten
sämtliche Felder pro EU-Projekt aus.
Beispiel:
Bezeichnung
Akronym Projekt
Projektart
3
PSP-Element
E-ZZZZZ-ZZ-ZZ
Vertragsnummer
666666 (sechsstellige Nummer der EU)
Projektverantw.
Prof. Dr. M. Muster (Verantwortlicher Projektinhaber)
%-Anstellung
50% (Beschäftigungsgrad gem. Anstellungsverfügung)
Monatsblatt
In den einzelnen Monatsblättern sind pro Monat auf der Zeile des jeweiligen Projektes die produktiven
Stunden (summarisch) pro Projekt zu erfassen.
Projektübersicht EU-Projekte
Auf dem Blatt „Projektübersicht EU-Projekte“ kann pro Projekt überprüft werden, ob pro Monat sowie
Jahr die produktiven Stunden erreicht wurden.
Bitte zwingend die zusätzlichen Anforderungen an EU-Timesheets beachten. Diese sind wie folgt
abrufbar:
https://www.uzh.ch/cmsssl/fi/verzeichnis.html#E (EU-Timesheets Merkblatt).
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