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Excel/CSV: Datenübernahme FIBU
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1154
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzungen
2
3.
Vorgehensweise
3
3.1.
Sachkonten einlesen
3
3.2.
Personenkonten einlesen
5
3.3.
Buchungen einlesen
7
4.
Details
9
4.1.
Spaltenzuordnung vornehmen
9
4.2.
Fehlerprotokoll bearbeiten
11
5.
Verwandte Themen
14
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1154
1.
Ziel
Das Info beschreibt die Datenübernahme im Excel-Format (*.xls) und CSV-Format (*.csv) von:
Sachkonten
Personenkonten
Buchungen
Hinweis
Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung.
Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561 433
2.
Voraussetzungen
1. Anforderung an die Importdatei
Die zu importierende Datei muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
1. Alle Daten müssen sich auf dem ersten Tabellenblatt der Excel-Datei befinden.
2. Alle Daten müssen sich in der richtigen Spalte befinden (z. B. der Umsatz in der Spalte »Umsatz«).
3. Alle Spaltenüberschriften müssen vorhanden sein.
4. Wenn es die oben in der Tabelle Leerzeichen gibt, merken Sie sich die Anzahl der Leerzeilen, die
beim Einlesen ignoriert werden müssen.
Hinweis
Diese Anforderungen erfüllen Sie, wenn Sie sich eine sogenannte Importvorlage erstellen, wie es
auf Seite 9 beschrieben ist.
2. Reihenfolge des Imports
Importieren Sie die Daten in der folgenden Reihenfolge:
1. Sachkonten
3
2. Personenkonten
3. Buchungen
Autor: FM / 17.12.2014
5
7
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 1154
3.
Vorgehensweise
3.1.
Sachkonten einlesen
1. Importvorlage erstellen
Zum Einlesen der Sachkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge mit der richtigen
Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage:
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen.
3.
»Transfer | Daten auslesen | Auslesen Sachkonten«.
4. Option <ASCII-Format> wählen.
5. Dateinamen und Speicherort festlegen.
6. Schaltfläche <Starten> klicken.
7. Wenn die Spaltenzuordnung nicht passt
dann lesen Sie auf Seite
9
weiter.
2. Importdatei herrichten
1. Importvorlage und Importdatei öffnen.
2. Daten von der Importdatei in die Importdatei importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 1154
3. Sachkonten einlesen
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen.
3.
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Sachkonten«.
4. Importdatei über
auswählen.
5. Optionen einstellen (siehe Tabelle).
Option
Beschreibung
Nur neue Konten anlegen
Aus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die
nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine Konten
überschreiben.
Vorhandene Konten überschreiben
Alle, außer den individuell geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben.
Auch individuelle Konten überschreiben
Alle, auch die individuellen geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben (Kennzeichen »Individuell«).
Vorhandene Kontenbeschriftungen überschreiben
Alle Kontenbezeichnungen, nicht aber die standardmäßigen
Kontenfunktionen werden überschrieben.
Aktivkennzeichen setzen
Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.
Individualkennzeichen setzen
Wenn die Option gesetzt ist, werdend die individuell vorgenommen Änderungen am Konto nicht durch die Aktualisierung der
Stammdaten überschrieben.
5. Schaltfläche <Starten> klicken.
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 5
Info für Anwender Nr. 1154
3.2.
Personenkonten einlesen
Wenn Sie in Agenda FIBU nicht den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen nutzen, müssen Sie nur die
Kontennummer Kontenbezeichnung importieren!
1. Personenkonten
Zum Einlesen der Personenkonten in der richtigen Spaltenreihenfolge mit der richtigen Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage:
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen.
3.
»Transfer | Daten auslesen | Auslesen Personenkonten«.
4. Überprüfen, ob im Mandanten Personenkonten angelegt sind.
Wenn nicht, dann erfassen Sie Personenkonto als Muster (z. B. Nr. 10000 – Mustermann):
»Stammdaten | Buchungserfassung | Debitoren«.
5. Option <ASCII-Format> wählen.
6. Dateinamen und Speicherort festlegen.
7. Schaltfläche <Starten> klicken.
8. Wenn die Spaltenzuordnung nicht passt
dann lesen Sie auf Seite
9
weiter.
2. Importdatei herrichten
1. Importvorlage und Importdatei öffnen.
2. Daten von der Importdatei in die Importdatei importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 6
Info für Anwender Nr. 1154
3. Personenkonten einlesen
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen.
3.
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Personenkonten«.
4. Importdatei über
auswählen.
5. Optionen einstellen (siehe Tabelle).
Optionen
Beschreibung
Nur neue Konten anlegen
Aus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die
nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine in
Agenda bestehenden Personenkonten überschrieben.
Vorhandene Konten überschreiben
Alle in Agenda bestehenden Personenkonten werden mit den
Konten aus der Importdatei überschrieben.
Bestehende Konten löschen
Alle bestehenden Personenkonten werden gelöscht. Anschließend wird der komplette Bestand aus der Datei neu eingelesen.
Aktivkennzeichen setzen
Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 7
Info für Anwender Nr. 1154
3.3.
Buchungen einlesen
1. Importvorlage öffnen und herrichten
1. Importvorlage »Importbuchung.xls« im Windows-Explorer über
+
bzw.
vom Speicherort:
»\AGENDA\WINFIBU\PROG\Importbuchung.xls« an einen anderen Speicherort kopieren.
2. Die Musterdatei ist so aufgebaut, dass beim Einlesen keine Spaltenzuordnung mehr erfolgen muss.
Es darf nichts an der Spaltenreihenfolgen und den Spaltenüberschriften geändert werden!
Achtung
Die rot gekennzeichneten Spalten müssen unbedingt mit Daten gefüllt werden!
Hinweis
Wenn Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, erhalten Sie einen Hinweistext mit weiteren Informationen zur Spalte.
3. Importdatei öffnen und Daten in die Importvorlage kopieren.
2. Handlungsziel
1.
»Bestand | Mandanten-Auswahl«.
2. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen.
3.
»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«.
4. Importdatei über
Autor: FM / 17.12.2014
auswählen.
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Seite 8
Info für Anwender Nr. 1154
5. Optionsbereich öffnen (Klick auf Symbol).
6. Option <Windows-Umlaute> wählen. Haken bei der Option <Definitionsdatei aufrufen> setzen.
7. Eventuell (nicht zwingend): Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen.
Wenn Sie keinen Buchungskreis wählen, ordnet die Fachanwendung den Buchungskreis automatisch anhand des Kontos zu.
8. Schaltfläche <Starten> klicken.
9. Spaltenzuordnung wie auf Seite
9
beschrieben vornehmen. Fenster über
wieder schließen.
10.Schaltfläche <Starten> klicken.
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 9
Info für Anwender Nr. 1154
11.Wenn beim Einlesen Fehler auftreten, erscheint diese Abfrage:
Wenn Sie hier mit <Ja> bestätigen, werden alle Buchungen eingelesen. Die fehlerhaften Buchungen
werden in der Buchungserfassung lila markiert. Die fehlerhaften Buchungen müssen nachträglich
korrigiert werden (siehe Seite 11 ).
Hinweis
Wenn Sie den Einlesevorgang wiederholen, werden die Buchungen ein weiteres Mal hinzugefügt.
Die ursprünglichen Buchungen werden nicht überschrieben.
4.
Details
4.1.
Spaltenzuordnung vornehmen
Wenn die Spaltenzuordnung beim Einlesen nicht passt, öffnet die Fachanwendung folgendes Fenster,
mit dem Sie die Spaltenzuordnung korrigieren können:
Während des Einlesevorgangs wird folgendes Fenster geöffnet:
Autor: FM / 17.12.2014
© 2014 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 10
Info für Anwender Nr. 1154
Feld
Beschreibung
Mit Kopfzeile
Wenn die Spalten in der Datentabelle (in der sogenannten Kopfzeile) eine Überschrift haben, haken Sie die Option an.
Zeilen überlesen
Wenn es am Beginn der Datentabelle Zeilen gibt, die ignoriert werden sollen, dann geben Sie die Zahl der Zeilen an.
Hinweis
Auch Leerzeilen sind anzugeben!
Spaltenbezeichnung der Importdatei
In diesem Bereich werden die Überschriften der Spalten (sogenannte Kopfzeile) angezeigt, die in der Importdatei vorhanden sind.
Zuordnen als
Über die Auswahlfelder erfolgt die Zuordnung zwischen den Spalten
der Importdatei und den Datenfeldern in Agenda FIBU (orientieren
Sie sich an der Buchungserfassungszeile).
Inhalt der Importdatei
In diesem Bereich sehen Sie eine Vorschau auf den Inhalt der Zellen der Datenfelder, die eingelesen werden sollen. Mit
und
können Sie durch die Datenzeilen (Spalten/Felder) blättern.
Speichern
Mit Klick auf
Fenster schließen
Mit Klick auf
schließen Sie nicht nur das Fenster, sondern Sie
starten damit auch gleich den Einlesevorgang.
Autor: FM / 17.12.2014
können Sie die Einstellungen speichern.
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Seite 11
Info für Anwender Nr. 1154
4.2.
Fehlerprotokoll bearbeiten
Wurden beim Import fehlerhafte Buchungen festgestellt, werden diese in einem Fehlerprotokoll angezeigt. Das Protokoll informiert über die betroffenen Buchungen mit Abrechnungsnummer, Buchungskreis
und laufender Nummer. Zusätzlich erhalten Sie einen Hinweis auf die Fehlerart wie »Das Konto ist nicht
angelegt«. Die fehlerhaften Buchungen werden in der Buchungserfassung farblich mit Lila gekennzeichnet.
Hinweis
Die fehlerhaften Buchungen sind zu korrigieren.
Fehlerprotokoll erneut erzeugen/Fehlerbehebung prüfen
Führen Sie eine Periodenverarbeitung mit Prüflauf durch.
1.
»Bearbeitung | Periodenverarbeitung«.
2. Option <Verarbeitung mit Prüflauf> anhaken.
3. Periodenverarbeitung mit Klick auf die Schaltfläche <Alle Perioden neu berechnen> auslösen.
Sie erhalten ein Fehlerprotokoll, sofern noch Fehler vorhanden sind.
Irrtümliche, lila Markierung entfernen
Es gibt Fälle, in denen korrigierte Buchungen irrtümlich lila gekennzeichnet bleiben.
Die Markierungen verschwinden, wenn
die Buchung in der Buchungserfassung durchbestätigt wird,
die Farbe manuell auf Weiß geändert wird.
Die farbliche Markierung kann bei allen Buchungen in einem Zug entfernt werden:
1.
»Bearbeitung | Auskunft | Buchungen suchen«.
2. Register »Zusatzfelder« anklicken.
3. Im Feld »Farbe« den Eintrag »Lila« wählen.
Auf die Schaltfläche <Suchen> klicken.
4. Alle gefundenen Buchungen über die Tastenkombination
+
markieren.
5. Über den Eintrag »Bearbeiten« als Farbe Weiß wählen.
Autor: FM / 17.12.2014
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Seite 12
Info für Anwender Nr. 1154
Fehler 231: Das Feld Gegenkonto ist zu lang: XXX !
Lösung 1
Definitionsdatei ist falsch definiert:
1. Definitionsdatei aufrufen lassen. Siehe »Spaltenzuordnung vornehmen«
9
.
2. In der Spalte Gegenkonto werden oftmals Gegenkonto und Steuerschlüssel gemeinsam aufgeführt (siehe Bild).
In diesen Fall muss der Spalte »Gegenkonto« das Feld »BUGkto« zugeordnet werden.
Lösung 2
Ändern Sie die Importdatei ab:
1. Legen Sie eine zusätzliche Spalte für den Steuerschlüssel an.
2. Fügen Sie die Steuerschlüssel in die neue Spalte ein.
Entfernen Sie die Steuerschlüssel in der alten Spalte.
3. In der Definitionsdatei ordnen Sie Gegenkonto und Steuerschlüssel einzeln zu.
Autor: FM / 17.12.2014
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Seite 13
Info für Anwender Nr. 1154
Fehler 203: Das Konto XXX ist gesperrt!
Es wurde ein reserviertes Sachkonto angesprochen. Dieses ist aus internen Gründen gesperrt und
kann daher nicht bebucht werden.
Damit das Konto nun umgestellt werden kann, gehen Sie wie folgt vor:
1.
»Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten-Erfassung«.
Betreffendes Konto mit Doppelklick öffnen.
2. Wechseln Sie in das Register »Funktionen«.
3. Nehmen Sie die Funktion »Kontensperre« kurzzeitig komplett raus.
4. Setzen Sie die Hauptfunktion kurzzeitig auf »ohne Hauptfunktion«.
5. Jetzt nehmen Sie eine Umbuchung der reservierten Konten vor.
6. Zuletzt setzen Sie wieder die Standard-Einstellungen, damit das Konto gesperrt ist.
Hinweis
Die reservierten Konten sind aus internen Gründen gesperrt. Setzen Sie daher die Konten unbedingt wieder auf »Kontensperre«!
Autor: FM / 17.12.2014
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Seite 14
Info für Anwender Nr. 1154
Fehler 201: Das Gkto ist nicht angelegt: 8400!
Obwohl dies ein Standardkonto ist, kommt die Meldung, dass das Konto nicht angelegt sei.
Dieser Fehler tritt auf, wenn in der Excel/CSV-Datei das Datum fehlt! Bitte ergänzen Sie dieses und lesen die Datei erneut ein.
Beim Einlesen wird auf das Gültigkeitsdatum des Kontos 8400 geprüft. Die Fachanwendung konnte
kein Konto zum Datum »leer« finden und bringt daher diese Fehlermeldung.
5.
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Nr. 1195 »DATEV pro: Datenübernahme FIBU«
Autor: FM / 17.12.2014
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