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Bedienungsanleitung-PDF - JM Lutz Software

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Bedienungsanleitung
JM LUTZ SOFTWARE
Seite 1
Bedienungsanleitung
Inhaltsverzeichnis
1. Die Projektverwaltung
1.1
Funktionen in der Projektübersicht
1.2
Neues Projekt beginnen
1.3
Vorhandenes Projekt öffnen
1.4
Projekt drucken
1.5
Wie funktioniert die ALV-Hilfe ?
2. Der Adressmanager
2.1
Welche Möglichkeiten bietet der Adressmanager ?
2.2
Adressen importieren
2.2.1
Datenbanken und Textdateien importieren
2.2.2
Import aus Excel und Zwischenablage
2.2.3
Tabelle einfügen
2.2.4
Import von der Klicktel CD
2.2.5
Was mache ich mit Branchenfavoriten ?
2.2.6
Beispiele für Branchensuche
2.3
Adresstabelle ändern
2.4
Felder manipulieren
2.5
Zellinhalt verändern
2.6
Mit Zellinhalten rechnen
2.7
Schnelle Markierung von Datensätzen
2.8
Substitution
2.9
Adressen überprüfen
2.10 Adressen abgleichen
2.11 Personalisierung
2.12 Adressen filtern
2.13 Adressen exportieren
2.14 Schreibweise Gross/klein
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Seite 2
Bedienungsanleitung
Inhaltsverzeichnis
3. Layout
3.1
Neues Projektdokument erstellen
3.2
Layout
3.3
Beilagen
3.4
Beliebige Dateien hinzufügen
3.5
Vorlagen hinzufügen (von CD)
3.6
4. Versand
4.1
Schriftarten mitschicken
4.2
Versandanweisungen
4.3
Projekt versenden
5. Datenaktualisierung und Updates
6. Der JM Lutz Mailingservice
Nicht vergessen :
Einfach Videos zu den einzelnen Themen anschauen.
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Seite 3
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Seite 4
1.1 Funktionen in der Projektübersicht
In der Projektübersicht von ALV erkennen Sie den Status Ihres Mailingprojektes.
Auf einen Blick sehen Sie, was erledigt ist und welche Punkte Sie noch offen sind.
Über die rechte Maustaste erhalten Sie ein Menü mit zusätzlichen Funktionen.
Voraussetzung: Es muss mindestens eine Zeile in der Aufgabenliste markiert sein.
Zusätzliche Sonderfunktionen:
•
Durch Doppelklick auf einen Listeneintrag gelangen Sie in das jeweilige Formular.
Projektdokumente löschen (z.B. Kuvert löschen):
Sofern Sie schon ein Kuvert ausgewählt haben, markieren Sie die Zeile mit dem
Kuvertdokument. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Menüpunkt "Kuvert löschen".
Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ok".
•
Reihenfolge Ihrer Mailingseiten verändern:
Sofern Sie schon 2 Projektseiten erstellt haben, markieren Sie die Zeile mit "Seite 1 ..." . Ziehen
Sie - bei gedrückter linker Maustaste - die Maus über den Eintrag "Seite 2..." und lassen dort
das Dokument fallen (durch Loslassen der Maustaste).
Danach wird das Dokument von Seite 2 automatisch als Seite 1 gespeichert.
•
Word-Dokumente direkt aufrufen:
Sofern Sie schon eine Projektseite erstellt haben, markieren Sie die Zeile mit "Seite1 ..." .
Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Menüpunkt "Dokument bearbeiten".
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Seite 5
1.2 Neues Projekt beginnen
Erstellen eines neuen Projektes
1. Klicken Sie „neues Projekt“
2. Wählen Sie ein Verzeichnis
aus, unter dem Ihr Projekt
gespeichert werden soll.
3. Geben Sie einen
Projektnamen ein und gehen
Sie auf "Erstellen".
4. Wählen Sie eine Option
zum Erstellen einer neuen
Adresstabelle:
-> "Standardtabelle erstellen"
es wird sofort das neue Projekt angelegt und die standardmäßige
Adresstabelle erzeugt (Standardfelder).
-> "DB (Datenbank)-Designer mit Standard"
es wird der DB-Designer zum Erstellen der Adresstabelle vorgeblendet.
Zusätzlich zu den Standardfeldern können Sie neue Feldnamen hinzufügen.
-> "DB-Designer mit letztem Stand"
es wird der DB-Designer zum Erstellen der Adresstabelle vorgeblendet.
Die Tabellenstruktur entspricht der zuletzt gespeicherten Tabellenvorlage.
Zusätzlich können Sie neue Feldnamen hinzufügen.
Sie können auch unter "Datei" und "Neu" ein neues Projekt zu erstellen.
Hinweis:
Zur besseren Übersicht erstellen Sie Ihre neuen Projekte unter dem Standardordner
"alv\projekte".
Die Anzahl der Felder pro Adresstabelle ist auf 20 begrenzt.
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Wenn Sie in Ihrer Projekttabelle neue Adressfelder hinzufügen möchten,
gehen Sie folgendermassen vor:
1. Klicken Sie „neues Feld“
2. Geben Sie einen Feldnamen ein, z.B. „Homepage“.
3. Wählen Sie eine Feldtypen, in diesen Fall „alphanummerisch“.
4. Die Feldlänge gibt die maximale Zeichenanzahl für dieses
Tabellenfeld an. In diesem Beispiel soll es „99“ sein.
5. Anschließend klicken sie auf „Feld speichern“. Damit können
Sie jetzt die Homepage-Adresse Ihrer Kunden in diesem Feld speichern.
6. Verlassen Sie nun das Formular mit „weiter“.
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1.3 Vorhandenes Projekt öffnen
1. Klicken Sie „Projekt öffnen“.
2. Wählen Sie das Verzeichnis unter welchem das Projekt gespeichert ist.
3. Klicken Sie Ihr gewünschtes Projekt an und gehen Sie auf "Öffnen".
Sie können auch "Datei" und "Öffnen" klicken, um ein bereits vorhandenes Projekt zu öffnen.
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1.4 Projekt drucken
Um Ihr Projekt auszudrucken klicken Sie im Hauptmenu „Datei“ und „Drucken“.
1. Über die Schaltfläche „Designer“ gelangen Sie zum Formulardesigner. Hier können Sie Ihre
eigenen Druckvorlagen für Adressenliste und Projektübersicht erzeugen.
2. Über die Schaltfläche „Vorschau“ gelangen Sie zum Vorschaufenster.
Hier können Sie vor dem Drucken nochmals jede Seite einzeln überprüfen.
Ein Seitenweiser Ausdruck ist ebenfalls möglich.
3. Über die Schaltfläche „drucken“ gelangen Sie zum Drucker-Auswahlmenü.
der Windows Standarddrucker ist voreingestellt.
Mit der Schaltfläche "zurück zum Projekt " gelangen Sie zurück zur ALV-Hauptübersicht.
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Seite 9
1.5 ALV-Hilfe
Sie suchen nach einem Begriff ?
Geben Sie im Editierfeld "Begriff" Ihren Suchbegriff ein z.B. "löschen".
Den ersten passenden Hilfeeintrag finden Sie durch Klicken der Schaltfläche "ab Anfang".
Klicken Sie anschließend auf "weitersuchen", erhalten Sie den jeweils nächsten passenden Hilfeeintrag.
Hinweis:
Die Hilfedatei kann nur von oben nach unten durchsucht werden. Wenn Sie das Ende erreicht haben,
klicken Sie die Schaltfläche "ab Anfang".
Sie möchten Hilfe zu einer bestimmten Schaltfläche ?
Sie erhalten jederzeit in allen Formularen eine Direkthilfe, wenn Sie auf einer Schaltfläche die rechte
Maustaste drücken.
Klicken Sie anschließend den Menüeintrag "DIREKTHILFE und Video".
Besonderheit:
Zu einigen wichtigen Themen erhalten Sie zusätzlich eine Videohilfe. Wenn ein Video zum
ausgewählten Hilfetext vorhanden ist, wird die Schaltfläche "Video starten" aktiviert.
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2.1 Welche Möglichkeiten bietet der Adressmanager
Klicken Sie "Adressen", um den Adressmanager zu öffnen.
Der Adressmanger bietet Ihnen u.a. folgende Möglichkeiten:
•
Adressen aus Datenbanken und Textdateien zu importieren
•
Adressen direkt aus Excel oder Access über die Zwischenablage importieren
•
Adressen von klickTel-CD Deutschland importieren
•
automatische Personalisierung der Anrede
•
automatische Anrede (Herr, Frau, Firma) nach Vornamen
•
Dupletten suchen
•
Adressüberprüfung
•
Drucken
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2.2 Adressen importieren
Sie haben 4 verschiedene Möglichkeiten Adressen in Ihr ALV-Projekt zu übernehmen.
1.
Standardimport
Dabei können Sie Dateien mit fester Satzlänge, variabler Satzlänge, Paradoxdateien, ODBC Dateien
und DBase Dateien importieren. Klicken Sie auf "Import" und "Datenbanken und Textdateien
importieren".
2.
Zwischenablage
Sie können Adressen aus Excel oder Access in Ihr Projekt übernehmen.
Klicken Sie auf "Import" und "Zwischenablage importieren".
3.
Tabelle einfügen
Adressen werden aus bereits vorhandenen Tabellen (DBase, Paradox) in das Projekt importiert.
Klicken Sie auf "Datei" und "Öffnen".
4.
Klicktel-Adressenimport
Komfortabler Adressenimport von klickTel-CD.
Nachdem Sie klickTel richtig installiert haben, wird der Menüeintrag "Adressen von klickTel
importieren" aktiviert.
Klicken Sie auf "Import" und "Adressen von klickTel importieren".
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2.2.1 Datenbanken und Textdateien importieren
Dabei können Sie Dateien mit fester Satzlänge, variabler Satzlänge, Paradoxdateien, ODBC Dateien und
DBase Dateien importieren.
Wie importieren Sie eine bestehende Paradoxtabelle in ALV ?
1. Klicken Sie auf "Import"
und "Datenbanken und
Textdateien importieren".
2. Im Importfenster wählen Sie
den Dateityp „Paradox“
3. Klicken Sie „durchsuchen“
und wählen Sie die gewünschte
Paradoxdatei aus. In der
Tabellenvorschau sehen Sie
den Aufbau dieser Datei.
4. Klicken Sie „weiter“
5. Weisen Sie jeder Spalte in
der Importtablle
(=Tabllenvorschau) den
richtigen Spaltennamen aus
Ihrer ALV-Tabelle zu. Wenn
Sie eine Spalte ändern
möchten, markieren Sie zuerst
die Spalte mit der Maus und
wählen Sie aus „DatenbankFeldname“ einen Feldnamen.
Soll die entsprechende Spalte
nicht importiert werden, dann
wählen Sie „ignorieren“.
6. Wenn Sie „fertig“ klicken,
werden die Daten in Ihr ALVProjekt kopiert.
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2.2.2 Zwischenablage importieren (z.B. aus Excel und Access)
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2.2.3 Adressmanager: Tabelle einfügen
1. Klicken Sie „Datei“ und
„öffnen“.
2. Wählen Sie eine beliebige
Paradox oder Dbase Datei aus.
Anschließend „öffnen“.
1. Kontextmenü mit rechter
Maustaste öffnen und „alles
auswählen“ klicken.
Oder einzelne Datensätze mit
der Maus markieren (dabei
STRG-Taste gedrückt halten).
2. Kontextmenü mit rechter
Maustaste öffnen und
„ausgewählte Datensätze ins
Projekt kopieren“ klicken.
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2.2.4 Adressen von klickTel importieren
Unterstützt werden alle Einzelplatzversionen von klickTel mit einem Versionsdatum Mai 2000
und höher.
Um Adressen in ALV zu importieren, muss klickTel auf demselben Rechner installiert sein.
Tipp: Um einen schnelleren Zugriff zu erhalten, installieren Sie auch im Installationsmenü die
Telefondaten auf der Festplatte.
Falls Sie die klickTel-Daten nicht auf Festplatte installiert haben, sollte sich vor dem Start
einer Suchanfrage die klickTel-Daten CD im CD-Rom Laufwerk befinden.
Innerhalb des Suchformulars haben Sie die Möglichkeit nur nach gewerblichen sowie nach
beliebigen Adressen zu suchen.
Die unterschiedliche Vorgehensweise ist nachfolgend beschrieben:
1. Wie führen Sie eine automatische Adressensuche durch?
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Wählen Sie über die Schaltfläche "Branchen und Favoriten" einige Branchen aus.
Wählen Sie aus der Liste "Branche" den Eintrag <ausgewählte Branchen>.
Geben Sie einen Ort ein, z.B. "München".
Geben Sie bei Name "?" ein, damit alle passenden Firmeneinträge zu der jeweiligen Branche
gefunden werden.
Klicken Sie "automatische Adressensuche und Übernahme in ALV"
die Branchenauswahlliste wird automatische durchsucht und alle zurückgegebenen Adressen
automatisch in ALV übernommen
h.
Hinweis:
Ist die Anzahl der gefundenen Adressen größer als 75, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Für den aktuellen Suchlauf können Sie diese Meldung unterdrücken, wenn Sie mit "Ja" bestätigen.
2. Suche nach beliebigen Adressen
a. Wählen Sie unter Branchen
den Eintrag "< keine
Brancheauswahl >" .
b. Geben Sie mindestens 2
Suchkriterien an. (z.B. Name und
Ort).
c. Klicken Sie "Suche starten".
Übereinstimmende Adressen
werden in der Ergebnisliste
angezeigt. Dieser Vorgang kann
einige Sekunden dauern.
d. Zur Übernahme dieser
Adressen in Ihr ALV-Projekt
markieren Sie einzelne Adressen
oder klicken Sie "alle markieren"
und "übernehmen".
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Seite 16
Wie setzen Sie das "?" bei der Adressensuche ein ?
1. Wählen Sie eine oder mehrere Branchen bzw. einen Favoriten aus.
2. Geben Sie im Feld <Name> : "a?" ein.
3. Geben Sie im Feld <Plz> : "941" ein.
4. Starten Sie die Suchroutine mit "Suche starten" oder "auto. -> ALV"
Hinweis:
Laut klickTel dürfen max. 75 Adressen pro Suchabfrage exportiert werden.
Der Vorteil des "?" besteht darin, dass die Anzahl der Suchläufe erhöht wird, indem das "?" die Zeichen
"0...9" und "a...z" inkrementiert. Dadurch können wesentlich mehr Adressen in ALV übernommen werden.
Das "?" kann nur im Feld "Name" eingegeben werden.
Setzen Sie das "?" folgendermaßen ein (Beispiel):
"?"
->
es werden autom. mehrere Suchläufe durchgeführt,
beginnend mit 0...9 und a...z
"a?"
->
es werden autom. mehrere Suchläufe durchgeführt,
beginnend mit a0...a9 und aa...az
"sch?" ->
es werden autom. mehrere Suchläufe durchgeführt,
beginnend mit sch0...sch9 und scha...schz
3. Suche nach gewerblichen Adressen
a. Klicken Sie die Schaltfläche
"Branchen und Favoriten ..." .
b. Markieren Sie im linken
Branchenfenster diejenigen
Branchen, in denen Sie
gewerbliche Adressen suchen
möchten.
c. Mit der rechten Maustaste und
dem Menüeintrag "markierte
Branchen übernehmen ->"
werden die markierten Branchen
ins rechte Auswahlfenster
kopiert.
d. Anschließend können Sie
weitere Branchen übernehmen
oder ausgewählte Branchen
wieder entfernen.
e. Verlassen Sie das Formular
mit "OK".
Jetzt werden Sie gefragt, ob Sie die aktuelle Branchenauswahl für einen späteren Suchvorgang
speichern möchten. Dafür geben Sie bitte einen Namen für diesen Branchenfavoriten ein und bestätigen
mit "OK" .
Da die Auswahl mehrerer spezieller Branchen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt es sich,
vom Speichern eines Favoriten Gebrauch zu machen. Sie können bis zu 10 Favoriten speichern. Jeder
Favorit kann beliebig viele Branchen enthalten. In der Suchmaske erscheint als Branche entweder der
Name des aktuellen Favoriten oder der Eintrag "< ausgewählte Branchen >".
Zusätzlich zur Branche müssen Sie einen zweiten Adressbestandteil angeben (z.B. "Ort" = Hamburg oder
"Name" = A). In diesem Fall werden alle gewerblichen Adressen in Hamburg, deren Firmenname mit "A"
beginnt, zurückgegeben.
Klicken Sie "Suche starten". Damit beginnt die Suche nach den festgelegten Adressteilen mit der ersten
Branche. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern.
Wenn Sie die Ergebnismenge in Ihr ALV-Projekt übernehmen möchten, klicken Sie " -> ALV".
Um die Suche nach den festgelegten Adressteilen mit der nächsten Branche fortzusetzen, klicken Sie
"nächste Branche". Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern.
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Seite 17
2.2.5 Was mache ich mit Branchenfavoriten
Um einen Branchenfavoriten anzulegen, muss mindestens eine Branche ausgewählt sein (gelbe Liste
rechts).
1. Klicken Sie "neu" und geben
Sie anschließend einen Namen
für den neuen Favoriten an und
bestätigen Sie mit "ok".
2. Ist der Favorit bereits
vorhanden, werden Sie gefragt,
ob Sie ihn überschreiben
möchten.
3. Beim Verlassen des
Formulars werden Sie zum
Speichern aufgefordert, sofern
dies noch nicht geschehen ist.
Branchenliste filtern:
Sie können die Branchenliste Deutschland nach Teilbegriffen filtern. Dazu geben Sie unter "Suchbegriff"
eine beliebige Zeichenfolge ein (z.B. "auto"). Klicken Sie anschließend "filtern", werden alle
Brancheneinträge angezeigt, in denen der Begriff "auto" mindestens 1x vorkommt. Bei diesem Beispiel
wird sowohl "Autovermietung" wie auch "Modellautos" gefunden.
Hinweis:
Ist der Schalter "filtern" nicht gedrückt, werden im linken Fenster alle Branchen angezeigt. Ist der
Schalter "filtern" gedrückt, werden im linken Fenster nur diejenigen Branchen angezeigt, die dem
Suchbegriff entsprechen.
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Seite 18
2.2.6 Beispiele für Branchensuche
1. Sie suchen Firmen nach Brancheneinträgen in Deutschland?
•
•
•
Wählen Sie eine oder mehrere Branchen bzw. einen Favoriten aus.
Feld <Name> : "?" eingeben.
Starten Sie die Suchroutine mit "Suche starten" oder "auto. -> ALV".
2. Sie suchen Firmen nach Brancheneinträgen in einem bestimmten Ort?
•
•
•
•
Wählen Sie eine oder mehrere Branchen bzw. einen Favoriten aus.
Feld <Name> : "?" eingeben.
Feld <Ort> : "München".
Starten Sie die Suchroutine mit "Suche starten" oder "auto. -> ALV".
3. Sie suchen Firmen, deren Name mit "A" beginnt, nach Brancheneinträgen in einer PLZ-Region?
•
•
•
•
Wählen Sie eine oder mehrere Branchen bzw. einen Favoriten aus.
Feld <Name> : "a?" eingeben.
Feld <Plz> : "941" eingeben.
Starten Sie die Suchroutine mit "Suche starten" oder "auto. -> ALV".
4. Sie suchen beliebigen Adressen in Deutschland?
•
•
•
Wählen Sie unter Branchen den Eintrag <keine Branchenauswahl>
Feld <Name> : "?" eingeben.
Starten Sie die Suchroutine mit "Suche starten" oder "auto. -> ALV".
Hinweis:
Das Zeichen "?" ist ein Platzhalter für alphanumerische Zeichen "0...9" und "a...z".
Sobald die Suchroutine mehr als 75 Adressen gefunden hat, durchläuft der Platzhalter sukzessive die
vorgegebenen Zeichen.
Dadurch können Sie weit mehr als 75 Adressen in einem einzigen Suchlauf exportieren.
Der Platzhalter ist nur im Feld <Name> zulässig.
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Seite 19
2.3 Adresstabelle ändern
Um diese Funktion aufzurufen, klicken Sie „bearbeiten“ und „Datenbank-Struktur ändern“.
1. Um eine neue Spalte in die
Adresstabelle einzufügen,
klicken Sie die Schaltfläche
"neues Feld" und geben unter
<Feldname> einen Namen für
die neue Adressenspalte ein.
2. Wählen Sie unter <Feldtyp>
den gewünschten Typ.
3. Geben Sie unter Feldlänge
eine ganze Zahl ein. Diese Zahl
bestimmt die maximale Anzahl
der Zeichen Ihrer neuen
Adressenspalte
4. Klicken Sie "Feld speichern",
um die neuen Felddaten zu
speichern.
Möchten Sie ein Feld aus der Feldnameliste löschen, wählen Sie zuerst die entsprechende Zeile
in Liste und klicken anschließend "Feld löschen". Bitte beachten Sie, dass die Standardfelder
(Feld <Name> bis Feld <Adrfehl> ) nicht gelöscht werden können.
Feldtypen:
-
Alphanummerisch
wählen Sie diesen Typ, wenn Sie beliebige Zeichen eingeben möchten.
-
Nummerisch
wählen Sie diesen Typ, wenn Sie nur Zahlen eingeben möchten.
-
Memofeld
wählen Sie diesen Typ, wenn Sie beliebige Zeichen eingeben möchten.
-
Währungsfeld
wählen Sie diesen Typ, wenn Sie einen Währungsbetrag eingeben möchten.
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Seite 20
2.4 Felder manipulieren
Sie können Inhalte von Adressfeldern löschen, kopieren oder hinzufügen.
Wählen Sie im "Quellfeld" den Spaltennamen, den Sie manipulieren möchten.
Im "Feldinhalt" erscheint jetzt der Inhalt der ersten markierten Zelle.
Markieren Sie mit der linken Maustaste den Teil des Zellinhaltes, der verändert werden soll.
Zum Selektieren einzelner Zeichen markieren Sie in "Feldinhalt" die gewünschten Zeichenkette.
Oder Sie geben die Anfangsposition und die Länge der Zeichenkette direkt unter
"von Stelle" und "bis Stelle" an.
Zum Selektieren des kompletten Feldinhaltes, markieren Sie "gesamter Feldinhalt".
Danach haben Sie die Möglichkeit die Feldinhalte der markierten Zellen zu löschen oder in ein anderes
Feld zu kopieren.
1. Löschen:
Klicken Sie "aus dem „Quellfeld löschen" und bestätigen Sie mit "OK".
2. Kopieren:
Klicken Sie "Inhalt des Zielfeldes ersetzen" und wählen Sie das Zielfeld. Bestätigen Sie mit "OK".
3. Hinzufügen:
Möchten Sie den markierten Feldinhalt am Anfang des Zielfeldes einfügen,
klicken Sie "in das Zielfeld vorne einfügen".
Möchten Sie den markierten Feldinhalt am Ende des Zielfeldes anhängen,
klicken Sie "in das Zielfeldes hinten einfügen"
Wählen Sie anschließend das Zielfeld und bestätigen Sie mit "OK".
4. Optionen:
Um den hinzugefügten Feldinhalt vom Quellfeldinhalt zu trennen, können Sie
z.B. ein Leerzeichen oder andere Trennzeichnen definieren.
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Seite 21
2.5 Zellinhalt verändern
Mit der Funktion "Wert ändern" haben Sie die Möglichkeit, markierte Zellinhalte zu manipulieren.
Möchten Sie Zellinhalte verknüpfen oder mit beliebigen Zeichen kombinieren, klicken Sie
"Textfunktionen".
Möchten Sie Zellinhalte mathematisch verknüpfen, klicken Sie "Rechenoperationen".
1. Textfunktionen:
Wählen Sie zuerst eine Funktionsmaske aus der Liste:
ƒ = "TEXT"
ƒ "TEXT" & <FELDNAME>
ƒ <FELDNAME> & "TEXT"
ƒ <FELDNAME1> & <FELDNAME2>
ƒ <FELDNAME1> & "TEXT" & <FELDNAME2>
Der erste Feldname entspricht dem Platzhalter <FELDNAME> und wird automatisch auf den
Spaltennamen der markierten Zellen gesetzt.
Ersetzen Sie in der Eingabemaske den Platzhalter TEXT durch Ihren gewünschten Text.
Der Text muss immer in doppelten Anführungszeichen („....“) stehen.
Ersetzen Sie in der Eingabemaske den Platzhalter FELDNAME durch den Namen der Spalte,
deren Inhalt kopiert werden soll.
Jeder Feldname muss mit den Steuerzeichen "< >" eingeschlossen sein.
Das Steuerzeichen "&" stellt die Verknüpfung von Text und Feldname her.
Beispiel:
Sie möchten die Postleitzahl
aus Feld <Plz> und den Ort aus
Feld <Ort> in eine eigene
Spalte z. B. <Anschrift>
kopieren.
Markieren Sie zuerst im
Adressgitter die Zellen in der
Spalte "Anschrift".
Klicken Sie "Wert ändern" und
anschließend
"Textoperationen".
Wählen Sie die Maske <FELDNAME1> & "TEXT" & <FELDNAME2>
und ersetzen Sie die Platzhalter folgendermaßen:
<Feldname1>
„Text“
<Feldname2>
ersetzen durch
<Plz>
ersetzen durch
„ „ (Leerzeichen)
ersetzen durch <Ort>
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Seite 22
2.6 Mit Zellinhalten rechnen
1. Rechenfunktionen:
Wählen Sie zuerst eine Funktionmaske aus der Liste:
ƒ <NUM. FELD1> + <NUM. FELD1> + <NUM. WERT>
ƒ <NUM. FELD1> + <NUM. FELD1> - <NUM. WERT>
ƒ <NUM. FELD1> + <NUM. FELD1> * <NUM. WERT>
ƒ <NUM. FELD1> + <NUM. FELD1> / <NUM. WERT>
ƒ usw.
Der erste Feldname entspricht dem Platzhalter <NUM. FELD1> und wird automatisch auf den
Spaltennamen der markierten Zellen gesetzt.
Wählen Sie eine Funktionsmaske und ändern Sie ggf. im Eingabefeld "2. Feldname" den Feldnamen ab.
Setzen Sie den "2. Feldnamen" auf <leer> , wenn Sie keine zweite Rechenspalte benötigen.
Unter "num. Wert" können Sie einen beliebigen Zahlenwert eingeben.
Wenn Sie Ihre gewünschte Funktionsmaske erstellt haben, klicken Sie den Schalter "eintragen" und
bestätigen Sie mit "OK".
Beispiel:
Sie möchten die Mehrwertsteuer zu dem Feld "Netto" addieren und in das Feld "Brutto" schreiben.
1. Markieren Sie die Zellen der
Spalte "Brutto" (oder die ganze
Spalte) und klicken Sie
"Wert ändern".
2. Klicken Sie
„Rechenoperationen“ und wählen
Sie folgende Funktionsmaske:
<NUM. FELD1> + <NUM. FELD2>
* <NUM. WERT>
3. Ersetzen Sie nun die Platzhalter
in der Maske folgendermaßen:
<Netto> + <leer> * <1,16>
4. Anschließend klicken Sie
"eintragen" und "OK".
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Seite 23
2.7 Schnelle Markierung von Datensätzen
Mit den Funktionen "Startmarke setzen " und "Start-Ende markieren " markieren Sie mehrere
Datensätze als einen Block.
Beispiel:
Markieren Sie Datensatz Nr. 10
und klicken Sie "Startmarke
setzen ".
Anschließend gehen Sie zum
Datensatz Nr. 1055 und klicken
"Start-Ende markieren ".
Damit sind alle Datensätze
zwischen 10 und 1055 markiert
und können weiter bearbeitet
werden.
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Seite 24
2.8 Substitution
Klicken Sie auf "Extras" und "Substitution"
Die Funktionsweise ist identisch mit der Personalisierung.
Das Quellfeld kann beliebige Zeichen oder Wörter enthalten.
In der Liste legen Sie für jeden Ausdruck im Quellfeld einen neuen Ausdruck im Zielfeld fest.
Die Zuordnung der Daten erfolgt automatisch.
Beispiel 1:
"Inhalt des Quellfeldes"
Meierhofen
Sehr gehrte frau
Substitution
Meier / Maier
gehrte f / geehrte F
"Inhalt des Zielfeldes"
Maierhofen
Sehr geehrte Frau
Substitution
str. / strasse
str. / strasse
"Inhalt des Zielfeldes"
Maierhofen
Sehr geehrte Frau
Beispiel 2:
"Inhalt des Quellfeldes"
Ostbahnstr.
Industriestr.
1. Wählen Sie im Quell– und
Zielfeld den Eintrag „Strasse“.
2. Machen Sie im u.a. Gitter unter
„Ausdruck im Quellfeld“
folgenden Eintrag: „str.“
3. Machen Sie im u.a. Gitter unter
„Ausdruck im Quell-/Zielfeld“
folgenden Eintrag: „strasse“
4. Klicken Sie „Start“, um die
Substitution durchzuführen.
Hinweis
Es werden nur markierte Datensätze verarbeitet. Quell -und Zielfeld dürfen identisch sein.
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Seite 25
2.9 Adressen überprüfen
Sie können Ihre Adressen auf die Vollständigkeit der Anschrift überprüfen lassen.
Gehen Sie in das Menü "Extras" und klicken Sie "Adressen überprüfen."
Unter „Was soll geprüft werden“ sind verschiedene Prüfkriterien angegeben. Markieren Sie diejenigen
Prüfkriterien, die zur Adressprüfung verwendet werden sollen.
ƒ
ƒ
ƒ
„Leere Adressfelder“:
Datensätze mit leeren Feldern Name, Strasse, Plz und Ort werden angezeigt.
„Hausnummer im Feld Strasse vorhanden“:
Datensätze, die keine Hausnummer aufweisen werden angezeigt.
„Plz enthält 5-stellige ganze Zahl“:
Datensätze, die im Feld Plz keine 5-stellige und ganze Zahl enthalten, werden angezeigt.
1. Anhand der Statistik haben Sie
einen Überblick über die
Brauchbarkeit Ihrer Adressen.
2. Nach Abschluß der Prüfung
können Sie in der Ergebnisliste
(links) die unvollständigen
Adressen (gekennzeichnet durch
Fragezeichen oder
Ausrufezeichen) anklicken und
ändern.
3. Die Prüfung kann jederzeit
erneut gestartet werden.
Beim Verlassen des Formulars mit "OK" , werden Sie gefragt, ob Sie nach fehlerhaften Adressen filtern
möchten. Klicken Sie "Ja", wenn Sie diese Adressen im Adressmanager bearbeiten möchten.
Anschließend löschen Sie den Filter, indem Sie im Adressmanager die Schaltfläche "Filter löschen"
klicken.
Im Adressmanager unter dem Menü "Extras" und "fehlerhafte Adressen filtern" können Sie sich
jederzeit die unvollständigen Adressen noch einmal anschauen.
Beachten Sie, dass diejenigen fehlerhaften Adressen angezeigt werden, die während
der letzten Adressüberprüfung gefunden wurden.
Hinweis:
Sind seit der letzten Adressprüfung neue Adressen hinzugekommen, empfiehlt es sich, die
Adressprüfung erneut zu starten.
In Abhängigkeit Ihrer Rechnerkapazität und der Größe des Adressbestandes, kann die komplette Prüfung
einige Minuten dauern. Sie haben aber die Möglichkeit jederzeit abzubrechen.
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Bedienungsanleitung
Seite 26
2.10 Adressen abgleichen
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Adressen Ihrer aktuellen Projekttabelle mit einem
beliebigen externen Datenbestand abzugleichen.
Nachfolgend ist die Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt:
1. Tabellen auswählen
Die linke Tabelle enthält
automatisch Ihre aktuellen
Adressdaten aus der
Projekttabelle. Diese Tabelle soll
aktualisiert werden. Hier
brauchen Sie weiter Nichts tun.
Die rechte Tabelle dient zum
Importieren beliebiger Daten. Die
Importschnittstelle kennen Sie
bereits vom ALV-Adressmanager.
Klicken Sie "importieren", um
Datensätze in die Importtabelle
zu übertragen. D.h. hier wählen
Sie z.B. eine Paradox-Tabelle,
aus welcher dann die
Projekttabelle die aktuellen Werte
übernehmen soll.
2. Notwendige Vorgaben für Aktualisierung
Dazu klicken Sie "Einstellungen".
Wählen Sie in der Rubrik "2. Schritt: Referenzfeld zur Verknüpfung der Tabellen" eine Datenspalte
aus.
Das Referenzfeld muss in beiden Tabellen vorhanden sein und innerhalb der Projekttabelle eindeutig
sein.
In der Rubrik "1.Schritt: Wie soll die Projekttabelle aktualisiert werden" haben Sie
zwei Entscheidungskriterien.
ƒ Wenn Sie möchten, daß nur bestehende Datensätze in der Projekttabelle aktualisiert
werden sollen, dann markieren Sie "jeden vorhandenen Datensatz in der Projekttabelle.
ƒ anhand der Vergleichstabelle aktualisieren".
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Seite 27
Falls die Importtabelle z.B. mehrere Datensätze mit identischer "Kundennummer" hat, während in der
Projekttabelle das Feld "Kundennummer" einen eindeutigen Datensatz identifiziert, dann markieren Sie
"Projekttabelle und Vergleichstabelle mehrfach aktualisieren".
Dann werden in Ihrer Projekttabelle neue Datensätze erzeugt, wobei zunächst nur die Daten aus dem
bereits einmal vorhandenen Datensatz kopiert werden. Jeder neu angelegte Datensatz in der
Projekttabelle wird anschließend lediglich in dem Referenzfeld aktualisiert. D.h. hier werden beim
Neuanlegen von Datensätzen die Daten aus der Projekttabelle selbst geholt.
In diesem Fall darf der Schalter "neue Datensätze aus der Vergleichstabelle 1:1 in die Projekttabelle
kopieren" nicht markiert sein.
Wenn Sie den Schalter "neue Datensätze aus der Vergleichstabelle 1:1 in die Projekttabelle
kopieren" markieren, werden beim Neuanlegen von Datensätzen die Daten aus der Importtabelle geholt.
Zum Schluss treffen Sie eine Feldauswahl, d.h. welche Spalten in der Projekttabelle prinzipiell aktualisiert
werden sollen.
3. Aktualisierung starten
Wenn Sie allen notwendigen Vorgaben gemacht haben, klicken Sie "importieren".
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Seite 28
2.11 Personalisierung
Klicken Sie im Adressmanager unter dem Menü "Extras" und "automatische Anrede".
Unter Punkt 1.) wählen Sie das Quellfld, in dem sich die Vornahmen befinden, z.B. das Feld <Vorname>.
Unter Punkt 2.) wählen Sie das Zielfeld, in dem sich nach später die Anredeform stehen soll, z.B. das
Feld <Anrede>.
Unter Punkt 3.) folgt eine Liste mit den gebräuchlichsten Vornamen. Sie können diese Vornamensliste
jederzeit ergänzen. Dazu fügen Sie bitte einen neuen Datensatz an und geben den neuen Vornamen und
die Anrede ein.
Die Eingabe wird abgelehnt, wenn der Name schon vorhanden ist.
Unter Punkt 4.) können Sie einen Ersatztext festlegen, der immer dann verwendet wird, wenn der
Vorname nicht in der Liste steht oder keine Anrede definiert wurde.
Zum automatischen Erzeugen der Anrede klicken Sie "Start".
Hinweis:
Eine Datensatzmarkierung im Adressmanager wirkt sich hier nicht aus, da grundsätzlich die komplette
Adresstabelle durchlaufen wird.
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Seite 29
2.12 Adressen filtern
Klicken Sie auf den Schalter "Filtern". Eine Datensatzmarkierung ist unwirksam. Der Filter wird
grundsätzlich auf alle Datensätze angewendet.
Wählen Sie das Feld aus, nach
dem gefiltert werden soll.
Aus diesem Feldinhalt wählen Sie
den Suchbegriff, z.B. Buchstaben
oder auch ganze Wörter.
Es gibt 3 Möglichkeiten den Suchbegriff filtern zu lassen:
1. exakt
Es werden die Datensätze gefiltert, die vollständig mit den Suchbegriff übereinstimmen.
2. teilweise am Anfang
Es werden die Datensätze gefiltert, die den Suchbegriff am Anfang enthalten oder vollständig
übereinstimmen.
3. teilweise am Ende
Es werden die Datensätze gefiltert, die den Suchbegriff am Ende enthalten oder vollständig
übereinstimmen.
Sie können auch Suchbegriffe nach Wert oder Bereich filtern lassen.
Klicken Sie auf "von....bis" und wählen Sie die "obere und untere Suchgrenze" aus, z. B. bei
Postleitzahlen. Als „untere Suchgrenze“ geben Sie „10000“ und als „obere Suchgrenze“ „20000“ ein.
Als Ergebnis bekommen Sie alle Adressen zwischen Postleitzahl 10000 und 20000 zurück.
weitere Optionen:
Markieren Sie Groß-/Kleinschreibung, wenn diese Schreibweise geprüft werden soll.
Markieren Sie keine Übereinstimmung, wenn Sie diejenigen Datensätze filtern möchten,
die den zuvor angegebenen Filterkriterien nicht entsprechen.
Verlassen Sie das Formular mit „OK“ wird der Filter aktiv. Mit „Abbruch“ wird der Filter gelöscht.
Hinweis:
Wollen Sie ein Filterkriterium löschen, markieren Sie den Feldnamen und klicken auf "löschen".
Auf der Registerseite "ausgewählt" sehen Sie alle momentan gesetzten Filterkriterien.
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Seite 30
2.13 Adressen exportieren
Hiermit haben Sie die Möglichkeit, Adressen z.B. aus anderen Projekten zu übernehmen.
Klicken Sie auf "exportieren" oder "ausgewählte Datensätze ins Projekt kopieren", um
die markierten Datensätze in Ihre aktuelle Adresstabelle zu kopieren.
Es werden nur die Felddaten kopiert, die identische Feldnamen besitzen.
1. Sie wählen entweder eine
bestehende Exportdatei aus oder
erstellen eine neue Datei, indem
Sie den Dateinamen in das Feld
"Zieldatei" eingeben.
2. Anschließend bestätigen Sie mit
"exportieren".
3. Die zuletzt gewählten
Exportdateien werden in der Liste
"suche nach letzter Datei"
angezeigt.
Allgemeine Einstellungen:
ƒ "alle Datensätze":
es werden alle Datensätze der aktuellen Adressdatenbank exportiert.
ƒ "nur markierte Datensätze":
es werden nur die markierten Datensätze der aktuellen Adressdatenbank exportiert.
ƒ "Zieldatei leeren"
die ausgewählte Exportdatei wird vor dem Einfügen der Datensätze geleert.
ƒ "Daten anhängen"
die Datensätze werden der ausgewählten Exportdatei hinzugefügt.
Exportformat wählen:
ƒ "dBase“:
die Exportdatei hat dBase(4.0)-Format.
ƒ "Paradox":
die Exportdatei hat Paradox(7.0)-Format.
ƒ "Zwischenablage":
die Datensätze werden als Kommatext in die Windows-Zwischenablage kopiert. Wählen Sie diese
Option, falls Sie die Daten in einem Excelblatt einfügen möchten.
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Seite 31
2.14 Schreibweise Gross/klein
Markieren Sie eine Zelle in der Spalte, dessen Feldinhalt Sie von Grosschreibweise in Kleinschreibweise
umwandeln möchten. Anschließend klicken Sie "Extras" und "Schreibweise GROSS->Klein".
Beispiel nach der Umwandlung:
MARKUS MUSTERMÄNNCHEN
= Markus Mustermänchen
Hinweis:
Eine Datensatzmarkierung ist nicht notwendig. Es wird die komplette Spalte umgewandelt.
Nach Sonderzeichen z.B. in Straßenbezeichnungen „Friedrich-Ebert-Platz“ wird ebenfalls groß
geschrieben.
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Seite 32
3.1 Neues Projektdokument erstellen
Wie erstellen Sie eine Projektseite aus Vorlagen und Textbausteinen ?
1 Öffnen Sie die Rubrik
„Dokumentenverwaltung“ und
klicken Sie „Briefkopfvorlage mit
Textbausteinen
zusammenfügen“.
Markieren Sie die gewünschte
Vorlage und klicken Sie auf
"übernehmen".
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Seite 33
Beantworten Sie die Frage "Möchten Sie dieses Dokument als Vorlage für Seite ... verwenden ?" mit
„JA“, um zu den Textbausteinen zu gelangen.
Wählen Sie Ihre gewünschte
Briefvorlage (Textbausteine) aus
und klicken Sie auf
"übernehmen".
Die Seite wird jetzt erstellt und
anschließend im
Projektverzeichnis gespeichert. Im
folgenden „Speichern unter“
Dialog können Sie entweder den
vorgeblendeten Dateinamen
übernehmen oder einen neuen
Namen eingeben.
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Seite 34
3.2 Layout
Reihenfolge Ihrer Mailingseiten verändern
Sofern Sie schon 2 Projektseiten erstellt haben, markieren Sie die Zeile mit "Seite1 ..." .
Ziehen Sie - bei gedrückter linker Maustaste - über den Eintrag "Seite2..." und lassen dort das Dokument
quasi fallen (durch Loslassen der Maustaste).
Danach wird das Dokument von Seite 2 automatisch als Seite 1 gespeichert.
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Seite 35
3.3 Beilagen
Auswahl einer Beilage
Öffnen Sie die Rubrik „Beilagen“
und klicken Sie „Beilage
auswählen“.
Markieren Sie die gewünschte
Beilage.
Klicken Sie auf "übernehmen",
wenn Sie eine Beilage in Ihr
Projekt kopieren möchten.
Hinweis:
Die Beilagen sind fertig vorgedruckt und werden vom Mailingservice in der gewünschten Stückzahl
abgerufen.
Für den Inhalt und die Belieferung mit ausreichender Stückzahl übernimmt der Mailingservice keinerlei
Garantie.
Sollte die Stückzahl nicht verfügbar sein, wird der Kunde umgehend durch den Mailingservice informiert.
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Seite 36
3.4 Beliebige Dateien hinzufügen
Bei diesen Menüpunkt können Sie beliebige Dateien mit in Ihr Projekt aufnehmen z. B. aus älteren
Projekten.
Öffnen Sie die Rubrik „sonstige
Dateien“ und klicken Sie
„zusätzliche Dateien einfügen“.
1. Klicken Sie auf "Auswahl" und
suchen Sie Ihre gewünschte(n)
Datei(en).
2. Mit "öffnen" übernehmen Sie
die Datei in Ihre Auswahlliste.
3. Klicken Sie auf "übernhemen",
werden alle in der Liste
angezeigten Dateien
in das aktuelle Projekt kopiert.
5. Klicken auf "ausschneiden",
wenn Sie die markierte(n)
Datei(en) nicht in Ihr Projekt
übernehmen möchten.
Hinweis:
Mit gedrückter SHIFT-Taste
können Sie mehrere Dateien
markieren.
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Seite 37
3.5 Vorlagen hinzufügen (von CD)
Mit diesem Schalter haben Sie
Zugriff auf zusätzliche Vorlagen,
Textbausteine und Beilagen, die
sich auf der "ALV-Daten CD"
befinden.
Die Verzeichnisse der Daten CD werden in der Baumstruktur der Dokumentenvorschau hinzugefügt,
wenn der Schaltfläche "hinzufügen" markiert ist.
Ist die Schaltfläche "hinzufügen" nicht markiert, wird die Baumstruktur der Dokumentenvorschau
überschrieben.
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Seite 38
4.1 Schriftarten mitsenden
Öffnen Sie die Rubrik „sonstige Dateien“ und klicken Sie „Schriftarten einfügen“.
Bei diesen Menüpunkt können Sie beliebige Dateien mit in Ihr Projekt aufnehmen z. B. aus älteren
Projekten.
1. Klicken Sie auf "Auswahl" und
suchen Sie Ihre gewünschte(n)
Datei(en).
2. Mit "öffnen" übernehmen Sie
die Datei in Ihre Auswahlliste.
3. Klicken Sie auf "übernehmen",
werden alle in der Liste
angezeigten Dateien in das
aktuelle Projekt kopiert.
4. Klicken auf "ausschneiden",
wenn Sie die markierte(n)
Datei(en) aus der Liste gelöscht
und nicht in Ihr Projekt
übernehmen wollen.
Haben Sie „exotische“ Fonts in Ihren Dokumenten verwendet, aktivieren Sie das Feld "Schriftarten
sollen mitgeschickt werden". ALV kopiert alle nicht Standard-Windowsfonts in ein Verzeichnis ("fonts").
Diese Verzeichnis wird zusammen mit dem Projekt an den Malingservice verschickt.
Hinweis:
Mit gedrückter SHIFT-Taste können Sie mehrere Dateien markieren.
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Seite 39
4.2 Versandanweisungen
Mit diesem Schalter ergänzen Sie die Daten, welche für die Versendung des Mailingprojektes wichtig
sind.
Hier können Sie folgende Versandanweisungen wählen:
ƒ
Vorausverfügungen
Die einzelnen Verfügungstexte können unter "Einstellungen" festgelegt werden.
ƒ
Freimachungsvermerke
ƒ
Gewicht
gibt das komplette Gewicht der Sendung an (Kuvert + Inhalte) in Gramm.
Beispiel:
normales Kuvert 114 x 229 ca. 5g
1 Seite DIN A4
ca. 5g
Summe : ca. 10 g
ƒ
Inhalt der Sendung
Beispiel:
1 Anschreiben + 2 Beilagen = 3 Teile
ƒ
Versendetermin
Einlieferungstermin bei der Post AG durch den Mailingservice. In der Regel
werden die Sendungen bei der Post zwischen 2 und 7 Tagen zugestellt.
Eine Laufzeitgarantie kann aber seitens der Post AG nicht gegeben werden.
ƒ
Auftragsart
"verbindlicher Auftrag" Das Projekt wird durch Mailingservice geprüft.
Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung.
"Bitte um Angebot"
Der Kunde erhält ein Angebot über die Kosten
des Mailing-Projektes.
Zusätzlich können Sie eine beliebige Versandmitteilung in dem Textfeld eingeben.
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Seite 40
4.3 Projekt versenden
Wenn Sie die Schaltfläche "Projekt versenden" klicken, wird Ihr Projekt einer Routineprüfung
unterzogen. Dabei werden die Punkte aufgelistet die Sie noch nicht oder noch nicht vollständig
durchgeführt haben.
Sie entscheiden, ob Sie das
Projekt "jetzt versenden"
möchten oder "zurück" gehen,
um die offenen Punkte zu
erledigen.
Um die Projektdaten abgleichen
zu können, ist es erforderlich,
dass der Kunde die
Projektübersicht vor dem
Versenden ausdruckt.
Diese Liste sollte dem
Mailingservice z.B. per Fax
übermittelt werden.
Hinweis:
Für die schnellstmögliche Abwicklung des Auftrages, nutzen Sie bitte die elektronische
Datenübertragung.
Um die Versanddatei klein zu halten und die Übertragung auf elektronischem Wege zu beschleunigen,
werden die Projektdaten zu einer Versanddatei komprimiert.
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Seite 41
Anschließend gelangen Sie ins Versandformular, wo Ihnen folgende Versandmöglichkeiten zur
Verfügung stehen:
1.
Versand per Diskette:
Ihr aktives Projekt wird komprimiert und auf Diskette gespeichert.
Legen Sie dazu - wenn möglich - eine leere Diskette ins Laufwerk A.
2.
Versand per eMail:
Ihr aktives Projekt wird komprimiert. Geben Sie eventuell noch eine Nachricht ein und klicken Sie
"Projekt versenden".
3.
Versand per ISDN:
Ihr aktives Projekt wird komprimiert und automatisch zum ISDN-Datenserver JM Lutz übertragen.
Nach Erhalt Ihrer Versanddatei, prüfen wir Ihre Daten und erstellen Ihnen bei Bedarf ein Angebot über
das komplette Mailing.
Hinweis:
Für die schnellstmögliche Abwicklung des Auftrages nutzen Sie bitte die elektronische Datenübertragung.
Um die Versanddatei klein zu halten und die Übertragung auf elektronischem Wege zu beschleunigen,
werden die Projektdaten zu einer Versanddatei komprimiert.
Ihr aktives Projekt wird komprimiert und automatisch zum ISDN-Datenserver JM Lutz übertragen.
Nach Erhalt Ihrer Versanddatei, prüfen wir Ihre Daten und erstellen Ihnen bei Bedarf ein Angebot über
das komplette Mailing.
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