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Kleine Anleitung für Excel 1_5.pdf - eskimauz.de

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DV / Informatik
20010/2011
Excel Manual (Vers.1.5)
Kleine Anleitung für
Excel
(Jan 2011)
(Vers.1.5)
Vorläufiger Entwurf
Fabian Mauz
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
1
DV / Informatik
20010/2011
Excel Manual (Vers.1.5)
Inhalt

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Daten Handling
Import von Daten (im ASCII oder TXT Format) ............................................................... 3
Zelleninhalte ersetzen / austauschen .................................................................................. 5
Zellen Markieren / mehrere Zellen auswählen (Mehrfachauswahl einzelner Zellen)........ 5
- ganze Spalten / Zeilen
- einzelne / mehrere Zellen
Fixieren der Kopfzeile eines Tabellenblattes ..................................................................... 6
Spalten aus der aktuellen Ansicht ausblenden/einblenden ................................................. 7
Zelleninhalte verschieben ................................................................................................... 8
Zelleninhalte vervielfältigen (Reihen erstellen) ............................................................... 10
- Zahlenreihen
- Datumsreihen
Formatierungen von Zellen
8.
Zellenformate ................................................................................................................... 11
- Zahlenformate
- Ausrichtung von Werten in einer Zelle
- Schrift
- Umrandungen von Zellen (Rahmen)
- Zellenfarben (Muster)
9. Zeilenumbruch in Zellen .................................................................................................. 13
10.
Zellen verbinden ........................................................................................................... 14
11.
Spalten und Zeilen Höhe und Breite anpassen ............................................................. 15
12.
Zellen einfügen ............................................................................................................. 16
- Ganze Zeilen/ Spalten
- einzelne Zellen

13.
14.
15.
16.
17.
Daten verarbeiten
Berechungen ................................................................................................................. 17
- Summen (selektiv und mit Summenzeichen)
- einfache Rechenoperationen (Multiplikation, Addition, Subtraktion, Division)
- Funktionen (Minimalwert, Maximalwert, Mittelwert, Runden,…)
Zellenbezüge herstellen (absolute und relative Bezüge) .............................................. 21
- Bezüge erhalten durch $-Zeichen
Logische Funktionen: Wenn - Dann – Sonst – Abfragen ............................................ 23
Diagramme erstellen .................................................................................................... 25
Diagramme anpassen.................................................................................................... 29
- Hintergrund und Muster ändern
- Diagrammtyp nachträglich verändern
- Diagramme um Datenreihen erweitern
- Diagrammbeschriftungen verändern (Achsenbezeichnungen, Gitternetzlinien, Datenbeschriftungen, Datentabellen )
- mehrere Diagrammtypen in einem Schaubild
- Diagramme farblich umgestalten
- Sekundärachsen einfügen
- Achsenanpassungen: Skalierungen anpassen
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
2
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Excel Manual (Vers.1.5)
1. Import von Daten (im ASCII oder TXT Format)
Hin und wieder kommt es vor, dass man Datensätze in Excel weiterbearbeiten will/soll, die aber nicht
aus EXCEL stammen. Beispiele dafür sind
-
Ein Datenblatt in Papierform!
Eine Adobe .pdf Datei
Ein Word-Dokument
Ein .jpg Bildformat
Ein digitaler Datensatz in ASCII oder TXT Form
Um diese Daten in EXCEL weiter zu verarbeiten müssen sie auf einigen Umwegen in das EXCEL
Format gebracht werden.
Format
Tabellendaten in Papierform
.Jpg Bildformat
Word-Dokument
Adobe .pdf Datei
ASCII oder TXT Formate
Zwischenbearbeitung
Einscannen
In einem .jpg Bildformat abspeichern
.jpg Bilddatei über ein OCR Texterkennungsprogramm
laufen lassen und in ein Textformat (.TXT) umwandeln
- .jpg Bilddatei über ein OCR Texterkennungsprogramm
laufen lassen und in ein Textformat (.TXT) umwandeln
- Bereich markieren und in EXCEL kopieren
falls nicht erfolgreich:
- Word Datei unter neuem Namen und .txt Format (nicht
.doc!!!) abspeichern
- Bereich markieren und in EXCEL kopieren
falls nicht erfolgreich:
- .pdf Datei über ein OCR Texterkennungsprogramm laufen
lassen und in ein Textformat (.TXT) umwandeln
In EXCEL über „Datei öffnen“ auswählen und durch Textkonvertierungsassistent in EXCEL Datei umwandeln lassen.
-
Ziel ist es letztlich eine .txt Datei zu erhalten, bei der Spalten und Zeilen durch Leezeichen, Tabstops,
Kommata, Semikolon voneinander getrennt sind. Diese kann dann in EXCEL importiert werden.
1. Öffnen, der in
.txt Format umgearbeiteten Datei. Achtung: um
die Datei zu finden, muss man
sich beim Dateityp alle Dateien
anzeigen lassen!
(Standardmäßig
werden nur EXCEL-Dateien
angezeigt)
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
3
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Excel Manual (Vers.1.5)
2. Es erscheint der Textkonvertierungsassistent, mit dem man die .txt Daten in EXCEL - Formate
transferiert
3. die .txt Daten sind noch nicht tabellarisch
aufgeführt, sondern erscheinen zuerst noch
unsortiert und unübersichtlich. Sind in der
Datei Kopfzeilen enthalten, die nicht dem
restlichen Tabellenstiel entsprechen, kann
der Import auch erst die Zeilen darunter begonnen werden. Unter Umständen macht es
Sinn auf Feste Breite umzustellen, um ein
besseres Importergebnis zu erhalten (probieren)
4. Je nach dem welches Trennzeichen die verschiedenen Spalten anzeigt, sollte dieses
gewählt werden. Manchmal macht es Sinn
auch mehrere auszuwählen. Hat man in
Ersten Schritt – Feste Breite – gewählt,
erstellt man in diesem Schritt die Spaltengrenzen selbständig durch einfaches klicken
der Maustaste an der gewünschten Stelle.
Die Spaltegrenze wird dann eingefügt.
5. Sind die Spaltengrenzen festgelegt können
im dritten Schritt den Spalten Datenformate
zugewiesen werden. Durch anklicken der
Spalten werden sie Markiert. Handelt es
sich um Zahlenwerte ist Standard zu wählen, sind Textelemente aufgeführt sollte
Text als Formatart gewählt werden.
Es kann manchmal Sinn machen alles als Text
zu definieren und erst später, wenn die Daten in
EXCEL importiert sind, in andere Formate zu
verändern (ausprobieren!).
6. Nachdem „Fertig stellen“ geklickt wurde, sind die Daten in EXCEL Formate überführt worden
und werden in einem EXCEL Datenblatt angezeigt.
In aller Regel sind weitere Formatierungen, wie manuelle Ausrichtung einzelner Zeilen und Zellen,
Festlegung von Zahlen- und Datenformate, oder auch das Ersetzen von Werten (Kommata,...) erforderlich!!!
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
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2. Zelleninhalte ersetzen / austauschen
Beispiel: es steht ein Datensatz zur Bearbeitung zu Verfügung in dem die Dezimalwerte durch einen
Punkt angezeigt werden. Es sollen nun aber alle Punkte durch ein Komma ersetzt werden.
Beispiel: alle Umlaute „ä“ sollen durch „ae“ ersetzt werden
1. Markieren des Bereichs in dem datenwerte ausgetauscht oder ersetzt
werden sollen
2. Funktion ERSETZEN unter Bearbeiten – Ersetzen
aufrufen
3. Kriterien festlegen (suchen nach – ersetzen durch) sollen nur Werte in bestimmten Bereichen
ersetzte werden sollte man einzeln ersetzten lassen, sonst kann man automatisch und sofort alle
ersetzen lassen.
3. Zellen Markieren / mehrere Zellen auswählen (Mehrfachauswahl einzelner Zellen)
Ob bei Formeln, Formatierungen, oder Markierungen, Zellen zu selektieren und Funktionen zuzuführen ist eine Grundfunktion in EXCEL!!
1. um ganze Spalten oder Zeilen zu
markieren, fährt man über den
Zeilen- oder Spaltenrand bis ein
kleiner schwarzer Pfeil erscheint
und klick die linke Maustaste 
ganze Spalte/Zeile wird markiert
2. einzelne Zellen werden nur durch
überfahren (weißes dickes Kreuz)
und einem klick der linke Maustaste markiert
3. will man mehrer Zellen gleichzeitig markieren, hält man die Ctrl
bzw. Shift Taste der Tastatur gedrückt und führt die Schritte wie
in 1 und 2 beschrieben durch!
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
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DV / Informatik
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Excel Manual (Vers.1.5)
4. Fixieren der Kopfzeile eines Tabellenblattes
Oft sind Datensätze größer als auf eine Bildschirmseite passt. Scrollt man das Datenblatt nach unten
oder zur Seite ab, verschwindet irgendwann die Kopfzeile und es wird schwierig im unteren Teil der
Datei nachzuvollziehen, was die Spate/Zeile überhaupt anzeigt. Um die Kopfzeile immer sichtbar zu
halten und Übersicht zu gewinnen, bietet EXCEL die Funktion „Fenster fixieren“.
1. mit der Maus wird eine Zelle
angeklickt Über der (bzw. links
von der) eine Kopfzeile oder
sonstige Daten „stehen“ bleiben
sollen.
2. Klickt man unter „Fenster“ –
„Fenster fixieren“ erscheint eine dünne schwarze Linie die die
Fixiergrenze markiert
3. das Datenblatt bleibt wie bisher
sichtbar. Die Zeilen und Spalten
Adressierungen zeigen noch
keine „Fehlstellen“
4. Scrollt man das Datenblatt nach
unten oder zur Seite, laufen die
unter der Fixierungslinie befindlichen Daten unter der
Kopfzeile hindurch. Ersichtlich
wird dies daran, dass die Spalten und Zeilen Adressierung
„springt“: alles was links von B
steht bleibt immer sichtbar, alles was rechts ist lässt sich
abscrollen / alles was oberhalb
von Zeile 2 steht bleibt immer
sichtbar, scrollt man nach unten, laufen die darunter stehenden Daten unter der Zeile 2
hinweg.
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
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5. Spalten aus der aktuellen Ansicht ausblenden/einblenden
Um die Übersichtlichkeit in umfangreiche und große Tabellenansichten während des Bearbeitungsprozesses zu verbessern macht es hin und wieder Sinn aktuell nicht erforderliche Spalten oder Zeilen
aus der Ansicht „auszublenden“.
Diese Funktion wirkt sich auch auf den druck eines Dokuments aus! Will man z.B. einen Tabellenbereich einem Kunden in der gedruckten Fassung vorenthalten blendet man diesen Bereich einfach aus!
1. mit der Maus werden
Zeilen oder Spalten
markiert die aus der aktuellen Ansicht ausgeblendet werden sollen.
2. Rechte Maustaste führt
zur Funktion „Ausblenden“
3. Ausblenden anklicken
4. Markierte Zeilen oder
Spalten verschwinden aus
der Ansicht („C“-Spalte
fehlt in der Ansicht)
5. Wieder
einblenden:
markieren der beiden
Spalten / Zeilen zwischen
denen eine Ausgeblendete Spalte/Zielen liegt
6. rechte Maustaste und
Funktion
„einblenden“
klicken
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
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Excel Manual (Vers.1.5)
6. Zelleninhalte verschieben
Oft müssen Zelleninhalte verschoben oder neu arrangiert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Verschieben
2. Ausschneiden und an anderer Stelle einfügen
1. Verschieben
- Markieren des zu verschiebenden Bereichs
- An den Rand des markierten Bereichs fahren
 weißes Kreuz wird zu einem Pfeil
- Linke Maustaste gedrückt halten!!
- Maus verschieben (=ziehen), Linke Maustaste
weiter gedrückt halten!!
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
- Maustaste loslassen
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2. Ausschneiden und einfügen
- Zu verschiebende Zellen Markieren
- Rechte Maustaste klicken  Funktion Ausschneiden wählen
- Markierter Bereich beginnt zu blinken
- Zelle anklicken, in der / ab welcher der ausgeschnittene Zelleninhalt eingefügt werden soll
- Rechte Maustaste  Funktion Einfügen
wählen
- Zellen werden eingefügt
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7. Zelleninhalte vervielfältigen (Reihen erstellen)
Will man schnell und effektiv große Zahlen und Datenreihen in einem EXCEL Datenblatt erstellen
sollte man immer versuchen durch die Verwendung sog. „Reihen“ Zeit und Arbeit zu sparen.
1. es soll z.B. der Wert „50“ in die unter B6 lie- 3. Rechte Maustaste drücken und gedrückt
genden Zellen übertragen werden.
halten.
2. Zelle mit dem Wert 50 anklicken, in die rechte 4. Maus nach unten ziehen soweit der Wert
untere Ecke der Zelle fahren bis aus dem
eingetragen werden soll. (Maustaste loslasMausPfeil ein dünnes schwarzes Kreuz wird.
sen)
Gleiches Vorgehen kann bei vorlaufenden Reihen angewandt werden: z.B. in Spalte A: Aktie 1-14
1. Hat man die ersten beiden Zeilen eingetragen,
und zieht dann die Zellen nach unten wird die
Zahlenreihe automatisch ausgefüllt
2. Ebenso können Datumsreihen erstellt werden
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8. Zellenformate
Um eine Excel Tabelle übersichtlich und lesbar zu machen sind die Formatierungen der Zellen von
entscheidender Bedeutung. Folgend sind einige der wichtigsten Formatierungsfunktionen beschrieben.
Wichtig: Alles was mit dem „Aussehen“ einer Zelle, Spalte, Zeile zu tun hat regelt man mit „Format“. Diese Funktion kann über zwei Wege aufgerufen werden.
1. Möglichkeit Zellenformate zu verändern:
Menü leiste – „Format“ – „Zellen…“ wählen
2. Möglichkeit Zellenformate zu verändern:
Rechte Maustaste – „Zelle formatieren“
Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem eigentlich alles zu finden ist, was man zum Formatieren einer
Tabelle benötigt.
 Zahlen (Währungen, Zahl, Datum,…)
Jeder Zelle kann eine bestimmte Formatierung zugewiesen
werden wie z.B. Zahlen dargestellt werden sollen.
Unter Zahl: z.B. die Anzahl der Dezimalstellen,
Unter Datum: ob Monat ausgeschrieben oder nur durch Zahlen
dargestellt werden soll. (02.Mai.2003 vs. 02.05.03)
Alles was mit Text zu tun hat sollte als solcher definiert werden
Achtung!!! Oft legt EXCLE automatisch ein Zahlenformat
fest, das nicht zwingend das richtige sein muss! Hier muss
dann nachgeholfen werden.
 Ausrichtung (Zellen verbinden und Zeilenumbruch)
Wie ein Zelleninhalt in einer Zelle dargestellt wird, wird hier
geregelt.
Dazu gehört v.a. die horizontale und vertikale Ausrichtung
(linkr/recht/oben/unten/mittig/ …).
Soll ein Zelleninhalt horizontal oder gekippt geschrieben
werden findet sich hier die Lösung
GANZ WICHTIG: in diesem Dialog liegt auch die Funktion
Zeilenumbruch und Zellen verbinden versteckt (s. unten)
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 Schrift
Alle die Schrift betreffenden Funktionen finden sich hier:
Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Hochstellen, Tiefstellen,
Fett, …
 Rahmen (Umrandungen)
Wichtige Funktion um Übersicht in einem Tabellenblatt zu
schaffen!!
-
Liniendicke
-
Strichart
Farbe
Welcher Teil (oben, unten, links, rechts) einer Zelle wie
umrandet wird legt man ebenfalls hier fest (rot umrandet)
 Muster (Zellenfarben)
Welche Farbe ein Tabelle oder ein Teil oder auch nur eine
einzelne Zelle erhalten soll, legt man unter „Muster“ hier
fest. Der einzufärbende Bereich muss vorher markiert sein!
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9. Zeilenumbruch in Zellen
Oft sind Zelleninhalte schlicht zu lang, als dass sie nur in einer Zeile geschrieben werden können
(Übersichtlichkeit). Dann muss der Inhalt auf mehrere Zeilen verteilt werden. Dies geschieht in der
Funktion Zeilenumbruch unter Format (s. oben)
1. Die Zelleninhalte sind sehr lang und
verbreitern die Tabelle unnötig
2. Unter „Format“ – „Zelle…“ –
„Ausrichtung“ - Zeilenumbruch
anklicken
3. Die Zelleninhalte werden über zwei
oder mehrer Zeilen verteilt
Die Spalte kann verschmälert werden (s.
Spaltenhöhe und Briete anpassen), die
Übersichtlichkeit wird erhöht.
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10. Zellen verbinden
Wichtiges gestalterisches Mittel bei der Erstellung übersichtlicher und anschaulicher Tabellenblätter
ist die Möglichkeit Zellen miteinander zu verbinden. Dabei werden mehrere Zellen zu einer einzigen
quasi „verbacken“. Z.B.
Der Begriff „fixe Kosten“ stellt den Überbegriff für die darunter aufgeführten Zelleninhalte „Miete, Werbung, und Löhne dar. Dieser Überbegriff soll als solcher erkennbar sein und
zentral über den drei Anderen positioniert werden.
1. Markieren des Bereichs über den ein Begriff ausgerichtet werden soll, bzw. welche Zellen mit
einander verbunden werden sollen.
2. Verbinden und Zentrieren
Möglichkeit 1:
In der Symbolleiste findet sich das Icon „Verbinden und
Zentrieren“, das nach anklicken die markeirten Zellen zu
einer einzigen verbidnet.
Möglichkeit 2:
Klick auf die rechte Maustaste führt
zum Formatierungsdialog „Zelle
Formatieren“. Auswahl des Feldes
„Zellen verbinden“ und durch „OK“
bestätigen
Die drei markierten Zellen wurden zu einer verbunden.
Die Ausrichtung kann im vorangegangenen Dialog „zelle
Formatieren“ beliebig gewählt werden (zenriert, links,
rechts,…)
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11. Spalten und Zeilen Höhe und Breite anpassen
Die Breite und Höhe von Zellen anzupassen ist eigentlich in jedem Tabellenblatt erforderlich. Auch
hier gibt es verschiedene Wege:
Handelt es sich um Textinhalt die
zu breit oder zu hoch für eine Zelle
sind verschwinden sie teilweise
(z.B. Nusshörnchen), Zahlenwerte
hingegen werden in diesem Fall
durch „####“ verdeutlicht.
Möglichkeit 1:
Markieren der betreffenden Zeile / Spalte
- Unter „Format“ lassen sich Spaltenudn Zeilen individuell
anpassen
- „Optimale Breite“ verändert die Breite automatisch
- Unter „Breite“ kann ein bestimmtes Maß selbst definiert
werden
Möglichkeit 2:
- Mit dem Mauspfeil an den
Rand der betreffendnen Spalte
oder Zeile fahren (Pfeil wird
zum Kreuz)
- Doppelklick  Spalte / Zeile
verbreitert sich um das
erforderliche Maß automatisch.
Gleiches Vogehen gilt für die Höhe einer Zeile
Die Breiten und Höhen sind verändert und dem Inhalt angepasst.
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12. Zellen einfügen
Kaum eine Tabelle ist lässt sich auf Anhieb perfekt konzipieren. Nachträgliches Einfügen von Zellen,
Zeilen oder Spalten ist fast immer erforderlich.
1. Markieren des Bereichs
in dem eine weitere Zelle
oder Zeile oder Spalte
eingefügt werden soll
2. Rechte Maustaste 
Zelle einfügen
3. Neue Spalte wird eingefügt
Gleiches vorgehen gilt auch
für Zeilen
Beim Einfügen von einzelnen Zellen
wird noch eine Zwischenabfrage geschaltet in welche Richtung die bestehenden
Zellen verschoben werden sollen
© F.Mauz (Entwurf Jan 11)
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13. Berechungen
Eine der Funktionen die EXCEL ausmacht, ist die Möglichkeit aus allen Zellewerten Funktionen und
Berechnungen anzustellen. Egal ob einfache Summen zu bilden sind oder ob komplizierte Formeln
erstellt werden, die zur Gewinnung neuer Information herangezogen werden können: mit dem Excel Funktionsassistent lässt sich vieles, was weiterverarbeitet werden soll einfach und schnell berechnen.
Grundsätzlich gilt: will man ein Ergebnis einer Rechenoperation in einer Zelle darstellen, wird
diese in der Zelle immer mit einem „=“ eingeleitet!!!
1. Summenbildung mit Summenzeichen:
Es soll die Summe aus einer Reihe gebildet werden.
1. Markieren der Zelle in der die
Summe dargestellt werden soll
2. Klick auf das Summenzeichen in
Symbolleiste (in der Markierten Zelle
erscheint „ein = und SUMME)
3. rechte Maustaste gedrückt halten
4. ziehen über die Zellen deren Werte
aufsummiert werden sollen
Wichtig: im Hintergrund der Markierten
Ergebniszelle wird der Tabellenbereich
hinterlegt über den die summe gebildet
wurde (hier: Summe über den Bereich
von Zelle E5 bis E9)
5. ENTER drücken
6. Das Ergebnis wird dargestellt
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Will man selektiv eine Summe bilden
(also nur aus einzelnen Werten einer
Reihe) hält man im 4. Schritt die Maustaste nicht gedrückt, sondern hält die Strg
Taste der Tastatur gedrückt und klickt
die entsprechenden Zellen einzeln an.
2. Einfache Rechenoperationen (Multiplikation, Addition, Subtraktion, Division)
Addition:
1. „=“einfügen
2. klick auf die Zelle mit der etwas berechnet werden soll (hier E8)
3. „+“ Taste eintippen
4. klick auf nächste Zelle mit der etwas
berechnet werden soll
5. + Taste eintippen
6. ….
7. ENTER Taste drücken
Multiplikation
1. „=“einfügen
2. klick auf die Zelle mit der etwas berechnet werden soll (hier D5)
3. „*“ Taste eintippen
4. klick auf nächste Zelle mit der etwas
berechnet werden soll (hier C5)
oder: einen konkreten Zahlenwert eintippen mit dem die vorher angeklickte
Zelle weiterverarbeitet werden soll.
5. ENTER Taste drücken
Alle anderen Rechenoperationen werden ebenso eingesetzt (Division durch „ / “, Subtraktion
durch „ - “, Potenz durch „^“ (5^2 für 52), Prozent durch „%“ („=20%“für 0,2).
Verschachtele Operationen werden durch den Einsatz von Klammern erstellt.
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3. Funktionen Min Max, Mittelwert, Runden, … .
Über den Funktionsassistenten können eine Vielzahl weiterer Funktionen und Operationen aufgerufen
werden.
Im Funktionsassistent müsssen die gewünschten Operationen ausgewält werden. Bei der großen
Auswahl an Funktionen findet man sich am Besten zurecht, wenn man sich „Alle“Kategorien anzeigen
lässt und dann die gewünschte Funktion auswählt.
Eine kleine Auswahl häufig benutzter Funktionen findet sich hier:
Min oder Max
Liefert den kleinsten/größeten Wert aus einer Auswahl (Zeile, Spalte, Auswahl)
Produkt,
Berchnet das Produkt aus zwei oder mehr ausgewählten Zellen
SUMME
= Summe (2,2) Summiert die ausgewählten Zellenwerte auf (=4)
POTENZ
=POTENZ(5;2) Berechnet Fünf im Quadrat
Runden
= RUNDEN(2,15; 1) Rundet 2,15 auf eine Dezimalstelle (2,2)
Abrunden
=ABRUNDEN(3,2; 0) Rundet 3,2 auf eine Ganzzahl ohne Dezimalstellen ab (3)
Aufrunden
=AUFRUNDEN(3,2;0) Rundet 3,2 auf eine Ganzzahl ohne Dezimalstellen auf (4)
Datum
Liefert das Aktuelle datum in eine Zelle
Mittelwert
Liefert den Mittelwert aus einer Auswahl (Zeile, Spalte, Auswahl)
wenn
Einleitung für eine Wenn Dann Sonst Funktion
und / oder
Gibt Wahrheitswert zurück wenn alle Werte wahr oder mindestens eine Aussage
wahr ist
Heute
Jetzt
=HEUTE() Aktuelles Datum (wird aktualisiert)
=JETZT() Aktuelles Datum und Uhrzeit (wird aktualisiert)
π
= PI () liefert die Zahl π
COS, SIN,
TAN;COT,
= COS(), =SIN (), =TAN (), =COT (), = ARCCOS,… Liefert die trigonometrischen Werte einer Zahl.
Wichtig: ALLE Funktionen werden immer durch ein = Zeichen eingeleitet!!!! Es schließt sich die
Funktion an, der dann in Klammer die zu verwendenden Zellenwerte folgen.
z.B.: =PRODUKT(Q7*K7)
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Im Folgenden werden die einzelnen
Zellen der ausgewählten Funktion
zugewiesen.
1. Im Dialogfenster
„Funktionsargumente“ klick auf
Dropdown Schlatfläche (rot umkreist)
2. Auswahl der Argumente
a. etweder über eine
Mehrfachauswahl durch ziehen
über einen Tabellenbereich
b. oder durch die Auswahl einzelner
Zellen (durch gedrück gehaltene
Strg Taste)
c. oder durch Verwendung einer neuen
Zuordnungszeile („Zahl2“ - rot
umkreist)
3. Sobald alle Argumente ausgewählt
sind - klick OK
4. Die Ergebnisse werden in der dafür
vorgesehenen Zelle angezeigt.
5. Die hinterliegende Formel wird in der
Menü Leiste angezeigt
Wichtig: Zur Kontrolle aller eingegebenen Formeln sollte man die Zelle mit der hinterlegten
Formel doppelklicken. Daraufhin werden die in der Formel verwendeten Zellen sichtbar gemacht und können gegebenenfalls korrigiert werden!
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DV / Informatik
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14. Zellenbezüge herstellen (absolute und relative Bezüge)
Bei machen Berechnungen will man sich immer wieder auf einen bestimmten Wert beziehen. dabei
gilt es aber zu beachten dass Excel zwischen sog. Absoluten und relativen Bezügen unterscheidet.
Absolute Bezüge werden durch ein $ Zeichen, das in die Zellenadressierung eingefügt wird,
kenntlich gemacht (z.B. =A5*$B$4)
1. Problem : Relativer Bezug
es soll zur Berechnung einer Reihe immer wieder auf den Wert 0,20 € in der Zelle B3 zurückgegriffen
werde.
Durch Erstellen einer einfachen Rechenoperation, bei der die Zellen A5
und B3 mit einander Multipliziert werden, ergibt sich wie erwartet der Wert
0,00€ (0*0,2€=0,00€).
Die Operation führt hier zum richtigen
Ergebnis
Will man nun die Reihe
vervollständigen und zieht die Zelle
nach unten werden die Ergebnisse im
Folgenden aber falsch!!!!
2. Grund:
Der Bezug auf die Zelle B3 mit dem Wert 0,20€ bleibt nicht erhalten!! Excel stellt hier nur einen
relativen Bezug her, der dazu fürht, dass in Zeile 6 auf die Leerzelle B4 zurückgegriffen wird, in der 7
Zeile würde auf die Zelle B5 zurückgegriffen werden!
3. Lösung: Herstellung Absoluter Bezüge
Um den Bezug auf die Zelle mit dem
Wert 0,20€ dauerhaft zu erhalten,
wird um die Zellenadressierung ein
$ Zeichen eingefügt (manuell oder
durch drücken der F4 Taste)
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21
DV / Informatik
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Excel Manual (Vers.1.5)
Dadurch wird für diese Zelle festgelegt
dass sich dauerhaft aus sie
Bezogenwerden soll, also ein absoluter
Bezug besteht
Zieht man die Ergebniszelle nach unten
bleibt der Bezug auf 0,20€ dauerhaft
erhalten
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Excel Manual (Vers.1.5)
15. Logische Funktionen: Wenn - Dann – Sonst – Abfragen
Hilfreich bei der Auswertung von Datenblättern können logische Funktionen sein. (und, oder, größer,
kleiner, gleich,…) Werden sie eingesetzt, lassen sich leicht und effektiv Ergebnisse aus einer Tabelle
filtern, die einem Entscheidungen, Bewertung und Weiterverarbeitungen vereinfachen.
WENN Aktienkurs <= 500€
WENN Umsatz >= 10.000€
WENN Bestellmenge > 10 Stück
Dann schreibe „verkaufen“
DANN Provision = 10%
DANN gewähre 5% Rabatt
SONST schreibe „behalten“
SONST tue nichts
SONST 3%
Grundsätzlich gilt: will man eine Logische Funktion mit der WENN DANN SONST Abfrage
erstellen, wird diese in einer Zelle mit der Operation „=WENN(…;…;…) “ eingeleitet!!!
Die Bedingung lautet in diesem Beispiel:
Wenn ein Aktienwert größer 500 Euro steigt dann soll eine Meldung „verkaufe“ erscheinen,
andernfalls soll die Meldung „behalten stehen.
Eingeleitet durch =Wenn(…) werden nun die Argumente in logischer Reihenfolge aneinandergefügt:
1. Aktienwerte aus Spalte B
werden überprüft ob Werte
aus Spalte B größer gleich
500,00€ sind
2. Ausgedrückt durch
=Wenn(B5>= ….
3. Auf den Wert 500,00€ in C3
wird sich mit $Zeichen absolut bezogen!! 
$C$3;…;…)
 Wert lässt sich später verändern und garantiert korrekte Reihenberechnung
4. Bedingung 2 und 3 sind
durch ein Semikolon „;“ von
einander zu trennen!
5. Textmeldungen wie in diesem Fall werden durch “ “als
solche kenntlich gemacht
(...;“verkaufen“; “behalten“)
6. Vollständig sieht die Funktion für die Zelle C6 dann folgendermaßen aus:
=WENN(B8>=$C$3;"Verkaufe";"Behalten")
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7. Durch ziehen wird die Abfrage auf die restlichen Zellenwerte erweitert
8. Die Abfrage führt im Moment da ein wert größer als
500,00€ ist zur Ausgabe
„verkaufe“  erleichtere
Auswertung und Analyse
Werden weitere Rechenoperationen innerhalb der Abfrage nötig, werden diese in die WENNM DANN
SONST Funktion integriert. In diesem Beispiel sind Prozentwerte zu berechnen.
Die Bedingung lautet in diesem Beispiel:
Wenn ein Bestellwert größer 500 Euro ist dann soll auf diesen Betrag „10%“ Rabatt gewährt
werden, sonst sind nur 3% Rabatt von Bestellwert abzuziehen.
9. WENN(B5>=$C$2;…;…)
steht für: wenn Bestellwert in
der Zelle B5 größer gleich
500 (festgelegt in der Zelle
C2) dann sollen
vom bestellwert 10% abgezogen
werden …; (B5*0,9) sonst nur
3% …;(B5*0,97))
10. Vollständig lautet die Abfrage also:
=WENN(B5>=$C$2;(B5*0,9);(B5*0,97)) (die Prozentwerte 10 und 3 könnten ebenfalls noch in
Absolutem Bezug gesetzt werden um auch später schnell Anpassungen daran zu ermöglichen)
Mögliche Operatoren für logische Funktionen sind
>
größer
<
kleiner
<>
ungleich
>=
größer gleich
<=
keiner gleich
UND Alle Aussagen müssen wahr sein
ODER Mindesten eine Aussage muss wahr sein
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16. Diagramme erstellen
Allein aus Zahlenwerten lassen sich oft nur schwerlich brauchbare Informationen herauslesen.
In diesen Fällen ist es wichtig die Werte anschaulicher zu machen. Aus einem unübersichtlichen Zahlengewirr wird mit einem Diagramm ein aussagekräftiger und interpretierbarer Informationsgewinn.
Schritt 1 : Aufrufen des Diagrammassistenten
Den Diagrammassistenten erreicht man auf zwei Wegen: Menüleiste „Einfügen“ – Diagramme
oder über das Icon Diagrammassistenten
Zu 90% wird man sich hier für ein Linien- oder Balkendiagramm entscheiden. Hin und wieder sind
Kreis-, Flächen und Punkt-Diagramme gefragt. Alle anderen Diagrammtypen sind normalerweise
nicht zu gebrauchen.
Schritt 2: zuordnen der im Diagramm darzustellenden Werte
Excel hat die Angewohnheit selbst Bereiche festzulegen aus denen Diagramme erstellt werden „könnten“ – manchmal passt das von vornherein – meist aber nicht!!!
1. Reihe anklicken
2. Datenreihen „Hinzufügen“
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3. der hinzugefügten Reihe 1 müssen
nun Werte zugewiesen werde
4. Klick auf das DropDown Icon
5. Der Tabellenbereich der die im
Diagramm darzustellenden Werte
beinhaltet werden nun ausgewählt
(markiert)
ist dies erfolgt, erneuter Klick auf das
DropDown Icon
6. Der Reihe sind nun konkrete Werte
zugewiesen, ein Diagramm wird in
der Vorschau bereits angezeigt. (es
fehlen aber noch Bezugspunkte in
der x-Achse!!)
7. zur Beschriftung der Rubrikenachse
(X) klick auf das DropDown Icon
8. Der Tabellenbereich, der die im
Diagramm darzustellenden X-Werte
beinhaltet auswählen (markieren)
9. ist dies erfolgt, erneuter Klick auf
das DropDown Icon
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10. den Werten der Datenreihe aus
Schritt 5 ist nun die X-Achse zugeordnet
11. Namen der Datenreihe festlegen:
Klick auf das DropDown Icon und
Markierung der Spaltenbezeichnung
(hier „Temperatur“)
12.  Legende wird richtig bezeichnet,
das Diagramm erscheint in fertigem
zustand in der Vorschau
13. Klick WEITER .
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Schritt 3: darstellen des Diagramms
14. Anpassungen an Beschriftungen
und im Diagrammtitel und an der
Legende erfolgen in diesem Schritt
15. Letzter Schritt ist die Festlegung ob
das Diagramm als Objekt in die Tabelle eingefügt werden soll oder in
einem separaten Tabellenblatt
16. Fertig stellen klicken
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17. Diagramme anpassen
1. Hintergrundfarbe und Muster verändern
Diagramm mit rechter Maustaste anklicken
Rahmen und Hintergrundfarbe wählen
2. Diagrammtyp verändern
Diagramm mit rechter Maustaste anklicken
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Diagrammtyp neu auswählen
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3. Diagramme um Datenreihen erweitern
1. Diagramm mit rechter Maustaste
anklicken
2. Datenreihe Hinzufügen anklicken!
3. Die neuen Werte werden über das
DropDown Icon ausgewählt (s.
Schritt 3, S.XXX)
4. Ebenso verfahren mit dem Namen
der neuen Datenreihe (für Legende)
Nicht mehr erforderlich ist bei der Ergänzung von Diagrammen um weitere
Datenreihe die Auswahl der XAchsenwerte, weil diese ja schon im
aktuellen Diagramm enthalten sind.
5. Klick OK
Neue Datenreihe ist im Diagramm visualisiert
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4. Diagrammbeschriftungen verändern (Diagrammoptionen)
Diagramm mit rechter Maustaste anklicken
 Diagramm – Titel verändern
Hier lassen sich hier Anpassungen an
den x u y Achsenbezeichnungen und
dem Titel vornehmen
 Gitternetzlinien einfügen
Kann zur besseren Lesbarkeit und Interpretation von Diagrammen hilfreich
sein
 Datenbeschriftungen einfügen
Will man die konkreten werte mit in
einem Diagramm anzeigen, klick auf
„WERTE“
 Datentabelle einfügen
In machen Fällen kann es sinnvoll sein
die Tabellenwerte zusammen mit dem
Diagramm zu präsentieren. In diesem
Fall: Klick „Datentabelle anzeigen“
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Alle hier vorgestellten Beschriftungsmöglichkeiten in einem Diagramm dargestellt
5. Mehrere Diagrammtypen in einem Schaubild
1. Die gewünschte Datenreihe mit rechter
Maustaste anklicken  die Reihe wird markiert
2. Im Dialogfenster Diagrammtyp den neuen
gewünschten Typ wählen
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3. Balken- und Liniendiagramm sind in einem
Schaubild vereint.
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6. Diagramme farblich anpassen
1. Die gewünschte Datenreihe mit rechter
Maustaste anklicken  die Reihe wird markiert
2. Datenreihe formatieren klicken
3. Unter Muster lässt sich Linien- oder Flächenfarbe und dicke (=Stärke) der Diagramme anpassen
4. (Hintergrundfarbe verändern s. S. 28)
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7. Sekundärachsen
Problem: es sind zwei Datenreihen darzustellen, deren y-Werte jeweils sehr unterschiedlich sind (große Werte vs. kleine Werte)
Folge: bei der Darstellung der beiden Diagramme in einem Schaubild wird die Y-Achse auf die Datenreihe mit den großen Werten skaliert, die Reihe mit den kleinen Werten ist nicht mehr oder schwer lesbzw. interpretierbar.
Lösung: die beiden Reihen werden auf jeweils eigene y-Achse bezogen  sog. Sekundärachse
1. Eine gewünschte Datenreihe mit
rechter Maustaste anklicken 
die Reihe wird markiert
2. Datenreihe formatieren klicken
3. Sind standardmäßig beide Achsen auf der Primärachse skaliert, gibt es nur eine y-Achse.
4. Weist man der ausgewählten
Datenreihe die Sekundärachse
zu, wird eine zweite y-Achse
eingefügt, an der diese Datenreihe skaliert wird.
5. die Temperaturwerte sind nun
auf der linken Seite skaliert, die
Niederschlagswerte an der rechten
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8. Achsenanpassungen : Skalierungen anpassen
Oft müssen die Achsen Skalierungen angepasst werden. Sei es dass man einen einzelnen Maximalwert
nicht dargestellt haben will (Maximum der Skala anpassen) , oder die Zwischenschritte der Skala zu
groß sind (Hauptintervall verkleinern). All das wird im Dialog „Achsenformat“ geregelt.
1. Die anzupassende Achse mit rechter
Maustaste anklicken  die Achse wird
markiert
2. Achse formatieren klicken
In diesem Fall stört v.a. die Beschriftung auf
Höhe der 0 Linie  Grund: s. Schritt 3
3. die X-Rubrikenachse schneidet bei 0 die
y-Achse
4. setzt man die x-Rubrikenachse auf den Minimalwert von -5 ist auch die Beschriftung
am unteren Rand ausgerichtet
5. Minimum und Maximum der Achsenskala lassen sich hier bei Bedarf anpassen!
6. wählt man einen kleineren Hauptintervall wird das Achsengitter kleiner  Werte lassen
sich genauer ablesen!
7. Maximum der Achsenskala ist von
20°C auf 17,5°C Maxima angepasst
worden
8. Hauptintervall ist von 5er Schritten auf
2,5er Schritten angepasst worden (Hilfslinien)
9. Sekundärachse ist für Niederschlagswerte rechts aufgetragen
10. Die x-Achsenbeschriftung ist am
Schaubildrand platziert
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Wird fortgeführt, ergänzt und überarbeitet
Über Verbesserungen, Hinweise und Korrekturen freue ich mich
Mauz@rgs-furtwangen.de
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18. Filtern von Daten
Wichtiges gestalterisches Mittel bei der Erstellung übersichtlicher und anschaulicher Tabellenblätter
ist die Möglichkeit Zellen miteinander zu verbinden. Dabei werden mehrere Zellen zu einer einzigen
quasi „verbacken“. Z.B.
Der Begriff „fixe Kosten“ stellt den Überbegriff für die darunter aufgeführten Zelleninhalte „Miete, Werbung, und Löhne dar. Dieser Überbegriff soll als solcher erkennbar sein und
zentral über den drei Anderen positioniert werden.
3. Markieren des Bereichs über den ein Begriff ausgerichtet werden soll, bzw. welche Zellen mit
einander verbunden werden sollen.
19. Druckansicht
Wichtiges gestalterisches Mittel bei der Erstellung übersichtlicher und anschaulicher Tabellenblätter
ist die Möglichkeit Zellen miteinander zu verbinden. Dabei werden mehrere Zellen zu einer einzigen
quasi „verbacken“. Z.B.
Der Begriff „fixe Kosten“ stellt den Überbegriff für die darunter aufgeführten Zelleninhalte „Miete, Werbung, und Löhne dar. Dieser Überbegriff soll als solcher erkennbar sein und
zentral über den drei Anderen positioniert werden.
4. Markieren des Bereichs über den ein Begriff ausgerichtet werden soll, bzw. welche Zellen mit
einander verbunden werden sollen.
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