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Handbuch Kasse

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Kassen-Programm
Autor + Vertrieb + Service
Peter Schmitz
Programmierer
Staatl. gepr. Augenoptiker
und Augenoptikermeister
Im Dicken Hop 8
21762 Otterndorf
Telefon: 04751 / 999 84 35
Telefax: 04751 / 90 92 56
Email:
Internet:
software@schmitz-team.de
http://software.schmitz-team.de
Kassenprogramm Möglichkeiten
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Lückenloses Erfassen der Tageseinnahmen und Ausgaben
Erstellung eines Kassenberichtes
Führen eines Kassenjournals
Kassieren von Opti-Aufträgen und Vermerken der Zahlung
Kassieren und Austragen von Artikeln aus dem Lagerprogramm
Jede Buchung wird in einer verschlüsselten Journaldatei dokumentiert.
Ein Zugang ist nur über das Programm für berechtigte Personen (Kennwort) möglich.
Für Prüfzwecke kann das Journal exportiert werden.
Eine nachträgliche Änderung vorgenommener Buchungen ist nicht möglich. Korrekturen nur über
Korrekturbuchungen.
Ein gültiger Tagesbericht ist nur nach einem Tagesabschluss möglich.
Kassiervorgang
Kundename
Der Kassiervorgang beginnt mit der Eingabe des Kundennamen. Hier haben Sie mehrere
Möglichkeiten.
Name manuell
Der Kassiervorgang beginnt mit der Eingabe des Kundennamens.
Eine hier vorgenommen Eingabe erscheint auf der Kundenquittung und im Journal.
Mit Auftragsnummer
Die Eingabe einer Opti-Auftragsnummer führt zur Übernahme der Summe aus dem
Auftrag und später zum Vermerk im Auftrag.
Siehe auch Auftragsübernahme.
Mit Kundennummer oder Kunden-Suche
Die Kasse kann auch einen neuen Auftrag in der Kundenverwaltung (oder Opti)
erzeugen.
Hierzu müssen Sie den Kassiervorgang einem Kunden zuordnen.
Ist die Kundennummer bekannt, bitte eingeben: K1234
K vorweg, anschließend KuNr.
Sie können auch nach dem Kundennamen suchen oder einen Neuanlage vornehmen.
Haben Sie den Namen über die KuNr., die Namenssuche oder eine Neuanlage
eingegeben so wird nach Beendigung des Kassiervorganges automatisch ein
entsprechender Auftrag erzeugt und dem Kunden zugeordnet.
So sehen Sie in der Kundenverwaltung alle Käufe des Kunden.
Kassierer
Das Feld Kassierer sollte immer ausgefüllt werden. Geben Sie die MitarbeiterNr. oder
einen Teil des Mitarbeiternamens ein.
Alternativ wählen Sie einen Namen mit Klick auf dem Info-Fenster.
Tabelle
Hier werden die verkauften Artikel eingetragen.
Nach der Eingabe einer LagerNr. werden die weiteren Felder Warengruppe, Bezeichnung und Preis
automatisch aus dem Lagerprogramm übernommen. Nach dem Kassiervorgang erfolgt die
automatische Ausbuchung.
Bei Preisänderungen überschreiben Sie bitte den Kassenpreis.
Die Anzahl lässt sich sehr einfach mit der [+] Taste erhöhen.
Für Kassiervorgänge ohne Lagernummer tragen Sie die Kassenwarengruppe, Bezeichnung und
Preis manuell ein.
Summe
[F9] schließt den Verkauf ab. Nun folgt die Zahlungseingabe.
Kundenzahlung
Nach dem Abschluss der Kassiervorgänge mit [F9] können Sie den Zahlbetrag eingeben.
Das entsprechende Wechselgeld wird angezeigt.
Bitte vermerken Sie auch das genutzte Zahlungsmittel: Bar, EC, Scheck, Kreditkarte. Es ist auch
eine gemischte Zahlung möglich.
z.B. Scheck über 100,- € + 20,- € Bar.
Hierfür stehen 2 Eingabefelder zur Verfügung.
Zur Wahl des Zahlungsmittels stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung.
- Drücken Sie den Anfangsbuchstaben: B = Bar, E = EC-Karte, K = Kreditkarte, S = Scheck
- Klicken Sie auf das gewünschte Symbol
- Wählen Sie aus dem DropDown-Feld
Ende
[F12] schließt den Kassiervorgang endgültig ab.
Die Schublade öffnet.
Die Quittung wird gedruckt.
Die Ware wird ausgetragen.
Die Bezahlung wird im Auftrag vermerkt.
Besondere Buchungsfälle
Skonto-Buchung
Zunächst alle Artikel und Dienstleistungen erfassen.
F6
Leitet die Skonto-Buchung ein.
Sie können nun einen Prozentsatz oder einen Betrag eingeben.
Nach Bestätigung der Eingabe wird eine neue Buchungszeile erzeugt.
Geldentnahme Kosten
Buchung über die gewünschte Kostenart.
Betrag negativ.
Nr
WG
Bezeichnung
Anzahl
Einzelpreis
Kosten
Bürobedarf
1
-5,00
Kostenarten z.B.
Kosten 0% für Porto
Kosten 19%
Kosten 7%
Kosten KFZ
usw.
Wichtig! Es muss die Kostenart mit der richtigen Vorsteuer gewählt werden.
Geldentnahme für Bankeinzahlung
Buchung über Warengruppe Bank mit negativem Betrag.
Nr
WG
Bezeichnung
Anzahl
Einzelpreis
Bank
Bar
1
-1000,00
Bank
Scheck
1
-500,00
Wichtig: Als Zahlungsmittel (geg. Betrag) ebenfalls Bar, Scheck oder EC eingeben!
Clearing von EC- und Kreditkartenzahlungen
Zahlungen per EC- oder Kreditkarte werden dem Kassenbestand zugerechnet. Das heißt der
Kassenbestand ergibt sich aus Bargeld + Schecksumme + EC-Karten-Summe + KreditkartenSumme.
Beim Clearing werden die Beträge dem Kartenunternehmen übermittelt. Der Vorgang entspricht der
Bankeinzahlung von Bargeld oder Schecks. Buchung wie bei Bankeinzahlung.
Buchung über Warengruppe Bank mit negativem Betrag.
Nr
WG
Bezeichnung
Anzahl
Einzelpreis
Bank
EC
1
-1000,00
Die Ausbuchung der EC-Zahlung kann auch automatisch beim Tagesabschluss erfolgen. Dann ist
eine manuelle Buchung nicht nötig.
Geldentnahme Privat
Buchung über Warengruppe Privat
Nr
WG
Bezeichnung
Anzahl
Einzelpreis
Privat
Entnahme
1
-1000,00
Tagesabschluß
Mit dem Tagesabschluss werden die Buchungen eines Tages abgeschlossen.
• Das Buchungsdatum wird weitergestellt.
• Die Berichtsnummer wird erhöht.
• Der Tageszähler wird auf 1 zurückgesetzt.
Sie können zusätzlich auf Wunsch:
• Die EC-Karten- und Kreditkartenbestände ausbuchen (Clearing).
• Einen Kassenbericht drucken.
• Das Tagesjournal drucken.
Kreuzen Sie die gewünschten Optionen an. Ihre Auswahl wird gespeichert und als Vorgabe für den
nächsten Tagesabschluss verwendet.
Wichtig !!!
Vor der Durchführung des Tagesabschlusses den Kassenbestand prüfen!
Summe-Bar und Summe-EC müssen stimmen. Nach dem Abschluss können keine Buchungen mehr
auf den Tag durchgeführt werden.
Stellen Sie noch Fehler fest, bitte den Abschluss abbrechen, Fehler suchen und Korrekturbuchung
vornehmen. Abschuss erst wenn alles stimmt.
Fehlersuche
Prüfen Sie die Buchungen im Journal (Berichte/Journal).
alternativ
mit den Pfeiltasten durch die vergangenen Buchungen bewegen.
Eine fehlerhafte Buchung stornieren und erneut korrekt buchen.
Die Storno-Buchung wiederholt die falsche Buchung mit umgekehrten Vorzeichen und hebt damit
die Beträge wieder auf.
Alle Buchungen erscheinen im Journal und als Quittungsdruck und können so lückenlos
nachvollzogen werden.
Der häufigste Fehler ist die Wahl des falschen Zahlungsmittels.
Eine Buchung erfolgte als Bar- statt EC-Zahlung.
Hier ist eine einfache Umbuchung möglich.
Starten Sie einen Kassiervorgang ohne Eingabe von Buchungen.
Gleich Summe [F9] drücken.
Sie gelangen in den Bereich “gegebener Betrag”.
Geben Sie hier den Betrag folgendermaßen ein:
Bar: -300,00
EC: +300,00
Die Endsumme bleibt 0
Vorgang mit [F12] abschließen.
Auch diese Buchung wird natürlich im Journal dokumentiert.
Gegebenenfalls andersherum buchen.
Kassenbericht
Der Kassenbericht zeigt Ihnen die Einnahmen und Ausgaben eines Tages oder eines beliebigen
Zeitraumes.
Kreuzen Sie das Auswahlfeld „zusammenfassen“ an, so erhalten Sie einen Bericht mit den Summen
des gewählten Zeitraumes.
Z.B. Summe eines Monats.
Beispielbericht:
Kassen-Journal
Im Kassenjournal werden alle Kassiervorgänge chronologisch aufgezeichnet.
Sie können:
• Anzeige beliebiger Zeiträume
• Ausdruck
• Export
Nicht möglich:
• Änderungen
Buchungsliste Export nach Lexware
Es ergibt sich eine erhebliche Arbeitsersparnis mit der automatischen Verbuchung der
Kassenberichte.
Die Kassenberichte eines Monats werden zunächst in einer Datei abgelegt. Diese Datei kann vom
Buchhalter importiert werden. Mit wenigen Klick's übernehmen Sie alle Kassenberichte!
Klicken Sie im Kassenprogramm Berichte / Kassenbericht
Gewünschten Monat wählen
[Export] klicken
Der zu exportierende Bericht wird zunächst als Tabelle angezeigt.
Zu jeder Buchung wird eine Kontonummer zugeordnet. Noch nicht bekannte Buchungen sind
zunächst Rot markiert.
Klicken Sie in die Tabelle und ergänzen Sie die gewünschte Kontonummer.
Z.B. Erlöse Habenkonto=8400
Diese Wahl wird gespeichert und auf alle anderen gleichen Zeilen angewendet.
Diese Zuordnungen werden automatisch gespeichert und beim nächsten Mal wieder genutzt.
Sind alle Zuordnungen erfolgt, keine Zeile mehr rot markiert, kann die Liste gespeichert werden.
Merken Sie sich den Ordner und Dateinamen für die spätere Verwendung in der Buchhaltung.
Nun starten Sie Lexware Buchhalter.
Der Import erfolgt über Datei/Import/Text
Weitere Details finden Sie in der Online-Hilfe.
Einstellungen Programm
Menüpunkt: Programm / Einstellungen
Die Einstellungen erfolgen in der Datei Kasse.ini
Die Einstellungen sollten nur zusammen mit unserer Softwarehotline vorgenommen werden.
Warengruppen, Kostenarten, Layout von Kassenbericht, Journal und Quittung können nach Ihren
Wünschen vorgenommen werden.
Bereits gebuchte Warengruppen sind nicht änderbar.
Datensicherung / Archivierung
Das Kassenprogramm läuft in dem Ordner “Schmitz\Kasse”
Dieser Ordner enthält das Programm, alle Einstellungen und die Journaldateien.
Zur Rekonstruktion des Kassenprogrammes muss dieser Ordner archiviert werden.
Es empfiehlt sich am besten regelmäßig den kompletten Ordner “Schmitz” mit allen Unterordnern
zu sichern. So ist sichergestellt das alle wichtigen Daten erhalten bleiben.
Mindestens einmal pro Jahr, am besten nach der Inventur, eine Datensicherung auf einem
unveränderbaren externen Datenträger vornehmen (auf CD brennen).
Diese Daten sind wie andere Buchhaltungsdaten aufbewahrungspflichtig.
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Technik
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