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Bedienungsanleitung Programmversion V3.0.1 - fp-fakt.de

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Bedienungsanleitung
Programmversion V3.0.1
Bedienungsanleitung FP-Fakt
Inhaltsverzeichnis
1.
Zur Beachtung ..................................................................................................................... 5
2.
Symbole ............................................................................................................................... 6
3.
Hinweise .............................................................................................................................. 6
4.
Vorbereitung: LAN oder DFÜ? .............................................................................................7
5.
Installationsvoraussetzungen ............................................................................................. 8
6.
Die wichtigsten Änderungen ...............................................................................................9
7.
Erster Programmstart ........................................................................................................ 10
8.
Grundsätzliche Einstellungen ........................................................................................... 12
8.1 Tankstelle ........................................................................................................................ 13
8.2
Rechnungen .................................................................................................................... 16
8.3
Sortentexte ..................................................................................................................... 19
8.4
Schriftart ......................................................................................................................... 20
8.5
Kraftstoffrabatt............................................................................................................... 21
8.6
Warenwirtschaft ............................................................................................................. 22
8.6.1
Kassierernachrichten ............................................................................................ 22
8.6.2
Lagerorte .............................................................................................................. 23
8.6.3
Berichtscodes ....................................................................................................... 24
8.7
9.
System ............................................................................................................................ 25
Menü Datei ........................................................................................................................ 26
10. Artikel (Option) ................................................................................................................. 27
10.1 Artikelstamm .................................................................................................................. 28
10.1.1
Artikelauswahl ...................................................................................................... 30
10.2 Wareneingang ................................................................................................................ 31
10.2.1
Wareneingang anlegen und Lieferung eingeben................................................. 31
10.3 Inventur .......................................................................................................................... 34
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.3.1
Inventur vorbereiten............................................................................................ 34
10.3.2
Inventur beenden ................................................................................................ 37
10.4 Bestandskorrektur .......................................................................................................... 40
11. Kunden .............................................................................................................................. 41
11.1 Stammdaten ................................................................................................................... 42
11.1.1
Unterkonten (F9) (Option) ................................................................................... 45
11.1.2
Fragen zum Kundenstamm .................................................................................. 47
11.2 Kunde sperren/freigeben ............................................................................................... 48
11.3 Kartenprüfung (Option).................................................................................................. 50
11.4 Buchungen ...................................................................................................................... 51
11.5 Liste (Kunden) ................................................................................................................. 53
11.6 Liste (Identifikationen) ................................................................................................... 53
11.7 Dieselbescheinigung (Option) ........................................................................................ 53
11.8 Export in CSV .................................................................................................................. 53
11.9 SEPA Mandate ................................................................................................................ 54
11.10 Einkäufe archivieren ....................................................................................................... 56
11. Online ................................................................................................................................ 57
11.1 Mit Modem ..................................................................................................................... 57
11.2 LAN-Anbindung .............................................................................................................. 59
12. Rechnungen ....................................................................................................................... 60
12.1 Erzeugen ......................................................................................................................... 61
12.1.1
Lieferscheine aus FuelPOS .................................................................................... 61
12.1.2
Lieferscheine aus FP-Fakt (Option)....................................................................... 62
12.2 Druck wiederholen ......................................................................................................... 64
12.3 Journal drucken ..............................................................................................................64
12.4 Lieferscheine (Option) .................................................................................................... 66
12.5 Lastschrift (DTAUS-Format, Option) ............................................................................... 68
12.6 Lastschrift (SEPA, Option) ............................................................................................... 69
13. Hilfe ................................................................................................................................... 74
13.1 Lizenz .............................................................................................................................. 76
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Anhang A: DFÜ-Verbindung........................................................................................................ 78
Anhang B:
Ein Rechnungslauf in Kurzform ......................................................................................... 85
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
1. Zur Beachtung
Der Nachdruck dieser Dokumentation in Teilen oder in ihrer Gesamtheit ist nur mit vorheriger,
schriftlicher Genehmigung der Agentur für Kommunikation gestattet. Das Layout ist urheberrechtlich geschützt und darf in der vorliegenden Form nicht anderweitig genutzt werden.
Änderungen, die dem technischen Fortschritt dienen, behält sich Agentur für Kommunikation
jederzeit und ohne vorherige Ankündigung vor.
Für Schäden jeglicher Art, die aus unsachgemäßer Handhabung der Software entstehen, speziell auch durch die teilweise oder gänzliche Nichtbeachtung dieser Bedienungsanleitung, oder
durch Installation der Software, übernimmt Agentur für Kommunikation keine Haftung.
Zum Thema SEPA
Wir haben alle Vorkehrungen getroffen, um sichere SEPA-Lastschriftdateien zu erzeugen.
Dennoch:
- Bevor Sie die erste SEPA-Lastschrift zu Ihrer Bank oder Sparkasse geben, klären Sie
unbedingt ab, ob alle erforderlichen Unterlagen (z.B. Mandate) dort vorliegen!
- Geben Sie eine SEPA-Lastschriftdatei noch vor dem endgültigen Einführungstermin
von SEPA vorab zum Prüfen an Ihr Kreditinstitut!
- Agentur für Kommunikation übernimmt keine Verantwortung für nicht, teilweise
oder unkorrekt eingelöste Lastschriften.
Alle Rechte am Programm und an der Dokumentation bei Agentur für Kommunikation, Horst Gutzki
© 2005-2013 bei Agentur für Kommunikation, Horst Gutzki
Dokumentenversion 3.0.1
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
2. Symbole
Hier finden Sie einen Hinweis, der für Ihre Arbeit hilfreich sein kann.
Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass es sich um einen wichtigen Hinweis handelt, dessen Nichtbeachtung unter Umständen gravierende Folgen haben kann.
3. Hinweise
Selbstverständlich sind alle Daten, die Sie in dieser Anleitung sehen, nur Beispiele. Sollten sich
in Ihrem Kundenkreis zum Beispiel gleichnamige Personen und/oder Firmen befinden, so ist
das rein zufällig und keinesfalls beabsichtigt.
Die Daten, die in dieser Anleitung verwendet werden, übernehmen Sie bitte nicht, speziell im
Bereich der „Einstellungen“. Diese Daten beziehen sich auf eine nicht real existierende Tankstelle.
Menüpunkte, die selbsterläuternd sind, sind in dieser Anleitung nicht beschrieben, um den
Umfang der Dokumentation so gering und übersichtlich wie möglich zu halten. Beispiel: Die
Funktion „Artikel \ Barcode suchen“ benötigt keine weitere Erläuterung.
In dieser Anleitung sind alle verfügbaren Module beschrieben. Möglicherweise sind bei Ihnen
nicht alle Module freigeschaltet. Wenn Sie ein Menü zusätzlich nutzen möchten, können Sie es
durch uns kostenpflichtig aktivieren lassen:
Telefon: 02 02 / 51 55 94 74
eMail: HGutzki@afk-team.de
Sollte Ihnen auffallen, dass in dieser Anleitung etwas fehlt oder nicht korrekt oder unzureichend beschrieben ist, bin ich für einen kurzen Hinweis an HGutzki@afk-team.de dankbar
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
4. Vorbereitung: LAN oder DFÜ?
Die Verkaufsdaten aus dem Stationskredit-Bereich, die im FP-Fakt verarbeitet werden, sind in
Ihrer FuelPOS-Kasse gespeichert. Zum Abrufen der Daten gibt es 3 Möglichkeiten:
a) Wenn der Rechner, auf dem FP-Fakt läuft, und der FuelPOS in unmittelbarer Nähe stehen,
können Sie per LAN-Kabel auf den FuelPOS zugreifen, das ist auch die bevorzugte Lösung.
Die Einrichtung der Verbindung erfordert technisches Verständnis im Bereich der NetzwerkAdministration. Wenn Sie sich hiermit nicht gut auskennen, und auch niemanden kennen,
der sich damit auskennt, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, wir helfen Ihnen. Wichtig ist
auch, dass die Firma Tokheim GmbH eine entsprechende Information bekommt und Ihnen
diese Verbindungsmöglichkeit in der Kasse einrichtet.
b) Wenn Sie (auch aus großer Entfernung) per DFÜ arbeiten wollen, richten Sie eine DFÜVerbindung ein, um über ein analoges Modem auf die Kasse zugreifen zu können. In der
Kasse selbst ist bereits ein Modem eingebaut. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine DFÜVerbindung einrichten, lesen Sie bitte den Anhang A zu diesem Handbuch, dort ist ein Beispiel für Windows XP aufgeführt.
c) Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, einen so genannten VPN-Tunnel zwischen Ihrem Back-Office und dem FuelPOS herzustellen. Diese Verbindung verhält sich dann
ähnlich wie eine LAN-Verbindung, geht aber über das Internet.
WICHTIG: Bei einer DFÜ-Verbindung ist es aus technischen Gründen zwingend erforderlich,
dass Sie eine analoge Verbindung herstellen. Die direkte Verwendung einer ISDN- oder DSLLeitung ist zurzeit nicht vorgesehen. Sie benötigen also ein analoges Modem und einen
analogen Telefonanschluss!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
5. Installationsvoraussetzungen
FP-Fakt ist lauffähig unter Windows XP oder Windows 7. Windows Vista wird nicht unterstützt. Bei Verwendung von Windows 8 fragen Sie bitte nach dem aktuellen Stand der Verwendbarkeit von FP-Fakt.
Besonderheiten bei Windows 7:
Hier erfolgt die Installation der Software im Kompatibilitätsmodus für Windows XP.
Das in der Setup-Routine vorgeschlagene Verzeichnis „C:\Programme\FP-Fakt“ ändern Sie bitte
in „C:\FP-Fakt“.
Bei Nutzung eines Desktop-PCs mit Anbindung an den FuelPOS via LAN:
In diesem Fall ist eine zweite Netzwerkkarte und ein LAN-Kabel (min. CAT 5) zum FuelPOS
erforderlich. Der LAN-Anschluss auf dem Motherboard wird benötigt für Internetverbindungen
und für die Fernwartung (TeamViewer in Spezialausführung). Wenn Sie die zweite Netzwerkkarte nicht selbst einsetzen möchten, ist Ihnen Ihr lokaler PC-Partner sicherlich dabei behilflich. Die mechanische Installation der Netzwerkkarte wird von uns nicht vorgenommen. Die
Konfiguration der IP-Adressen können Sie selbst vornehmen oder durch uns erledigen lassen.
Bei Nutzung eines Laptops oder Netbooks mit Anbindung an den FuelPOS via LAN:
In diesem Fall ist ein WLAN, der interne Netzwerkanschluss und ein LAN-Kabel (min. CAT 5)
zum FuelPOS erforderlich. Das WLAN dient in diesem Fall für Internetverbindungen und für die
Fernwartung (TeamViewer in Spezialausführung). Der LAN-Anschluss auf dem Motherboard
wird benötigt für die Datenverbindung zum FuelPOS. Wenn Sie LAN/WLAN nicht selbst einrichten möchten, ist Ihnen Ihr lokaler PC-Partner sicherlich dabei behilflich. Bitte beachten Sie,
dass dann ggf. weitere Hardware erforderlich ist. Die Installation des LAN/WLAN wird von uns
nicht vorgenommen.
Falls Sie keine Internetverbindung bereit stellen können, ist Hilfe von außen nur sehr erschwert
möglich.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
6. Die wichtigsten Änderungen
Ab Version 3.x ist FP-Fakt SEPA-fähig. Alles, was mit SEPA in Zusammenhang steht, deckt diese
Version zum Teil automaisiert ab (zum Beispiel die Umwandlung der bisherigen BLZ-/
Kontonummerninformation zur IBAN und BIC).
Die Anzahl an Änderungen und Erweiterungen hat inzwischen einen sehr großen Umfang angenommen. Aus diesem Grund finden Sie diese Hinweise und Anmerkungen nicht mehr in
diesem Dokument, sondern im Internet unter http://fp-fakt.de/Historie.pdf.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
7. Erster Programmstart
Wenn Sie das Programm erstmaig nutzen, werden Sie beim ersten Start des Programms gefragt, ob Sie die Lizenznummer eingeben möchten. Die Lizenznummer ist erforderlich, um Rechnungen, Lieferscheine usw. drucken zu können. Die Lizenznummer bekommen Sie auf Anforderung von der Agentur für Kommunikation per Fax oder per Telefon übermittelt. Wie das geht,
sehen Sie im weiteren Verlauf dieser Beschreibung.
Alle vorbereitenden Arbeiten (Pflege des Kundenstamms, einrichten der DFÜ-Verbindung usw.)
können Sie auch ohne Lizenznummer durchführen.
Das Programm ist mit einer einfachen Menüstruktur versehen, die in diesem Handbuch beschrieben ist.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Links oben im Bildschirm sehen Sie die aktuelle Kalenderwoche, das Datum, die Uhrzeit und die Version Ihres Programms.
Die Farbmarkierung links neben der KW zeigt bei aktivierter
Übertragungs-Automatik den Status der automatischen Datenübertragung an (Artikel und Kundenstamm):
Gelb
Leerlauf, keine Übertragung
Grün
Übertragung läuft
Rot
Übertragung gestoppt (während Artikel oder
Kunden in Bearbeitung sind)
Bei der Übertragungs-Automatik werden nur Änderungen an Artikel- und Kundendaten automatisch übertragen. Der Abruf der Verkäufe erfolgt weiterhin mauell.
Im unteren Bereich finden Sie Angaben zur Programmversion, zur Lizenz- und Tankstellen-
nummer
zum eingestellten Pfad zu den Daten und zum angemeldeten Benutzer
sowie zum Status der LAN-Verbindung (Netzwerkverbindung zur Kasse FuelPOS).
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8. Grundsätzliche Einstellungen
Zur Erzeugung der Rechnungen, Lieferscheine, Listen usw. benötigt FP-Fakt einige Basisdaten,
die Sie hier eingeben. Diese Daten geben Sie im Normalfall nur einmalig ein.
Ausführliche Erläuterungen zu den Untermenüs folgen auf den nächsten Seiten.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.1
Tankstelle
Die Einstellungen in diesem Menü sollten Sie sofort nach dem ersten Programmstart vornehmen. Verschiedene Angaben, die Sie vielleicht nicht kennen, bekommen Sie zusammen mit der
Software von uns geliefert.
Die Angaben für die Verzeichnisse sind standardmäßig vorgegeben. Sie können sie beibehalten,
wenn Sie auch die Programm-Installation in dem vorgeschlagenen Standardverzeichnis vorgenommen haben.
Zunächst geben Sie die Tankstellen-Nummer, die FuelPOS-Version* und eventuell den Namen
der Mineralölgesellschaft ein.
Zu Ihrer Sicherheit:
Öffnen Sie alle freigegebenen Registerblätter, sehen Sie sich jedes Feld an und geben Sie die entsprechenden Daten ein.
* Wenn Sie mit der Maus auf das Feld „FuelPOS-Version“ zeigen, bekommen Sie einen Hinweis, wie Sie die Version herausfinden
können.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Hier sind alle Felder wichtig! Die Daten werden z.B. auf den Rechnungen an Ihre
Kunden, auf SEPA-Mandaten, auf Lieferscheinen usw. vom Programm übernommen.
Die Bankverbindung ist unbedingt erforderlich zur korrekten Erstellung der Lastschriftdatei.
Die folgenden Verzeichnisse können Sie frei auswählen (oder manuell eingeben). Standardpfade
sind vorgeschlagen. Drucker wählen Sie aus der Liste der in Ihrem System verfügbaren Drucker aus.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Auf dem Register „DFÜ“ sind die meisten Felder aus Sicherheitsgründen zunächst für die Eingabe gesperrt. Wenn Sie Daten eingeben möchten, klicken Sie bitte zuerst oben auf den Menüpunkt „DFÜ-Daten ändern“.
Alle Daten, die Sie hier eintragen müssen, bekommen Sie von uns mitgeteilt. Achten Sie bitte
immer genau auf die korrekte Eingabe, weil Sie sonst keine Verbindung zur Kasse aufbauen können.
Wenn Sie mehrerer Filialen betreiben, können Sie die Stationskredit-Verkäufe aller Filialen mit
FP-Fakt verarbeiten. Zum Anlegen einer neuen Filiale klicken Sie zunächst auf das Symbol „Neue
Filiale“ und geben dann alle Daten so ein, wie sie Ihnen geliefert wurden.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.2
Rechnungen
Den Aufbau der Stationskreditrechnungen können Sie in bestimmten Bereichen selbst bestimmen. Der Bildschirmaufbau ähnelt einem DIN A4-Blatt, auf dem Sie später die Rechnung drucken. Alles, was Sie in die Felder eintragen, können Sie anschließend mit dem Menüpunkt „Vorschau“ auf dem Bildschirm sehen (wenn Ihr Programm bereits lizenziert ist).
Erläuterungen zu den einzelnen Eingabemöglichkeiten finden Sie auf den folgenden Seiten.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Rechnungskopf drucken
Wenn Sie auf vorgedruckten Firmenbögen drucken, entfernen Sie
den Haken an dieser Stelle.
Bei Druck auf Blankopapier können Sie oben links und rechts jeweils
4 Zeilen für die freie Texteingabe nutzen.
nächste Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer baut sich automatisch auf nach dem Muster: JJMMzzzzz (J=Jahr, M=Monat, z=Zählnummer). Geben Sie an
dieser Stelle bitte ausschließlich die aktiven Zaählziffern ein.
Beispiel: Wenn Sie eintragen 712, dann lautet die Rechnungsnummer für die erste Rechnung aus dem Monat August 2011:
110800718.
Das Programm „merkt“ sich nach dem Rechnungslauf die zuletzt
erzeugte Rechnungsnummer und zählt automatisch weiter. Sie
müssen also nicht vor jedem Rechnungslauf hier etwas eintragen.
Rechnungsdaten rechts
Wenn Sie hier markieren, werden die Rechnungsdaten (wie
im Beispiel dargestellt) rechts gedruckt. Falls Sie den Haken entfernen, können Sie an dieser Stelle wiederum 5 Zeilen für Werbetexte verwenden. Die Rechnungsdaten werden dann in einer Zeile
oberhalb des Rechnungskörpers gedruckt.
Rechnungstitel
Zur freien Verfügung
Rechnungen Fußzeile 1-4
Zur freien Verfügung
Schlusstext drucken
Wenn Sie keine Firmenbögen verwenden, stellen Sie hiermit die
wichtigen Bank- und Finanzdaten auf der Rechnung dar.
Eigentumsvorbehalt
Zur freien Verfügung
Drucken Sie auf vorgedruckten Briefbögen und möchten die Absenderzeile über
dem Anschriftenfeld ausblenden? Dann nicht einfach löschen, sonst füllt FP-Fakt
die Zeile automatisch mit Name, Straße, PLZ und Ort. Wenn Sie hier nichts drucken
möchten, setzen Sie bitte e i n L e e r z e i c h e n in das Feld!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Wenn Sie den Schlusstext-Druck einschalten, erscheint automatisch auch eine Zeile
„HINWEIS: Beträge (außer Gebühren) ergeben sich aus den Summen der Einzelverkäufe. Die
Lieferung erfolgte im Monat der Rechnungsstellung."
Diesen Text sollten Sie bei Verwendung von Firmenbögen manuell in den Fußtext
eingeben. Warum? Wenn Sie aus dem Rechnungsbrutto den Mehrwertsteueranteil
berechnen, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Der Grund hierfür ist, dass in
der Rechnung alle einzelnen Einkäufe addiert sind, und zwar die Nettobeträge, die
Mehrwertsteuerbeträge und die Bruttobeträge. (Fast) jeder Verkauf hat aber bereits
eine Rundungsdifferenz, so dass in den Gesamtsummen Abweichungen normal sind.
Beispiel
Im Nettowert und im Mehrwertsteueranteil des abgebildeten Beleges ist eine Rundungsdifferenz enthalten.
Nehmen wir an, dass der Kunde „zufällig“ 10 x im Monat
denselben Artikel kauft, dann findet er in der Rechnung:
Brutto
153,30 €
netto
128,80 €
Mehrwertsteuer 24,50 €
Das ist so auch richtig, denn die Rechnungssumme muss
sich aus den Summen der Einzeleinkäufe errechnen.
Ihr Kunde könnte nun mit dem Brutto-Rechnungsbetrag
die Mehrwertsteuer und den Nettobetrag ausrechnen,
erhält für die Mehrwertsteuer 24,48 € und für den Nettobetrag 128,82 €, und sagt Ihnen dann, dass Ihr Rechnungsprogramm falsch rechnet!
Sie können Ihrem Kunden aber jetzt erklären, woher diese „Differenz“ stammt.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.3
Sortentexte
FP-Fakt benötigt genaue Informationen
über die in Ihrem Kassensystem gespeicherten Kraftstoffbezeichnungen. Es ist
sehr wichtig, dass Sie die Bezeichnungen
aus dem FuelPOS exakt übernehmen, also
bitte unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung achten, Leerzeichen und Punkte eintragen usw.
Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle.
Wenn Sie nicht genau wissen, wie die Bezeichnungen aussehen müssen: Auf den
Belegen der Kasse und im Hintergrundmenü der Kasse finden Sie die gesuchten
Angaben.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.4
Schriftart
Hier finden Sie alle Schriftarten wieder, die auf Ihrem PC gespeichert sind. Suchen Sie sich
einfach die Schrift aus, die Ihnen am besten für den Rechnungsdruck gefällt. Achten Sie aber
bitte darauf, dass die ausgewählte Schriftart auch das €-Zeichen drucken kann. In der Vorschau
auf dem Bildschirm sehen Sie das sofort. Die Schriftart „Arial Narrow“ eigent sich übrigens am
Besten für intern verwendete Listen usw.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.5
Kraftstoffrabatt
Mit FP-Fakt können Sie Ihren Monatskunden einen Rabatt für Kraftstoffe geben. Im Kundenstamm haben Sie die Möglichkeit, jedem Kunden einen individuellen Festrabatt einzuräumen.
Sie können ebenso auch Rabattstaffeln definieren, die Sie dann auch wieder jedem einzelnen
Kunden zuordnen können.
Wenn Sie eine neue Rabattstaffel definieren möchten, klicken Sie auf „Neue Rabattstaffel“
und geben die angeforderten Daten ein. Den Namen, den Sie der Staffel geben, können Sie
später im Kundenstamm aus einer Liste auswählen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.6
Warenwirtschaft
Wenn Sie das Module „Artikelverwaltung“ in FP-Fakt einsetzen, haben Sie hier die Möglichkeit,
bestimmte Angaben einzutragen.
8.6.1
Kassierernachrichten
Artikel wie Tabakwaren, Spirituosen usw. dürfen Sie nur an eine bestimmte Personengruppe
verkaufen (Altersabfrage). Bei anderen Waren möchten Sie gern den Kunden auf ein Angebot
aufmerksam machen. Manchmal muss man auch das Haltbarkeitsdatum prüfen usw. Für alle
diese Fälle können Sie hier Nachrichten definieren, die Sie an beliebige Artikel anknüpfen
können. Bei jedem Verkauf eines solchen Artikels bekommt das Kassenpersonal einen entsprechenden akustischen und optischen Hinweis, der bestätigt werden muss!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.6.2
Lagerorte
Unter bestimmten Voraussetzungen kann es interessant sein, den Artikeln Lagerorte zuzuweisen. In diesem Register können Sie Lagerorte definieren und im Artikelstamm aus einer Liste
auswählen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.6.3
Berichtscodes
Um in Auswertungen des FuelPOS (z.B. im Tagesbericht) Verkäufe zu textlich definierten Warengruppen zuzuordnen, setzen Sie hier die Markierung. Dann wird automatisch mit jeder Artikeländerung auch der Text der Warengruppe übertragen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
8.7
System
Auf dieser Seite stellen Sie folgendes ein:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
9. Menü Datei
Datensicherung
Nur direkt nach dem Programmstart können Sie hier Ihre Daten sichern.
Das Verzeichnis zur Sicherung geben Sie selbst im Menü „Einstellungen
\ Tankstelle“ vor. Nach dem Abschluss der Datensicherung erhalten Sie
einen entsprechenden Hinweis auf dem Bildschirm.
Daten reorganisieren Von Zeit zu Zeit empfiehlt es sich, die Daten zu reorganisieren. Hiermit
kann unter Umständen die Arbeitsgeschwindigkeit des Programms beim
Zugriff auf Datenbanken gesteigert werden. Die Reorganisation können
Sie ur direkt nach dem Programmstart ausführen.
Windows-Explorer
Direkter Zugriff zum Programmverzeichnis.
Moduldefinition laden
FP-Fakt besteht neben dem Hauptprogramm aus verschiedenen
Zusatzmodulen, die im Laufe der Zeit erweitert werden. Mit dem Einsatz eines neuen Moduls erhalten Sie auch eine neue Moduldefinition,
die Sie mit diesem Menüpunkt auf Ihren Computer übernehmen.
Die in Ihrer Anwendung aktiven Module sind im Menü „Hilfe / Modulübersicht“ aufgeführt.
Beenden
Zum Beenden von FP-Fakt klicken Sie hier oder drücken die Taste „Esc“.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
10. Artikel
(Option)
Hier verwalten Sie Ihren Artikelstamm, wickeln Wareneingänge und Inventuren ab, erzeugen
wichtige Listen und übernehmen die Artikelbestände, die im FuelPOS geführt werden.
WICHTIG: Die Bestandsführung erfolgt ausschließlich in der Kasse. Der FuelPOS
registriert Verkäufe und Warenrücknahmen mit allen Zahlungsmitteln. FP-Fakt kennt
nur die Transaktionen mit Stationskredit! Die im FuelPOS erzeugten Bestandszahlen übernehmen Sie - speziell vor einer Inventur - nach FP-Fakt, um dann die
Zähllisten zu erzeugen. Aber den genauen Ablauf hierfür lesen Sie später in einem nächsten Kapitel.
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Seite 27
Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.1 Artikelstamm
Im Artikelstamm hinterlegen Sie alle Daten, die wichtig sind für den Verkauf, die Bestandsführung
und den Etikettendruck (separates Programm).
Artikelnummer
FP-Fakt schlägt bei der Neuanlage eines Artikels die nächste freie Nummer vor. Diese Nummer können Sie ändern, aber nur, solange Sie den
Artikel noch nicht gespeichert haben! Sie können eine beliebige Nummer oder den EAN-Code des Artiklels eingeben.
Bezeichnung
Die Länge des Feldes ist durch den FuelPOS auf Belegbreite reduziert.
Kassierernachricht
Manche Artikel haben eine Altersbeschränkung zur Auflage, vielleicht
möchten Sie den Kunden auf Angebote hinweisen, den Kassierer daran
erinnern, dass er das Haltbarkeitsdatum des Artikels beachtet usw. Alle
diese Nachrichten können Sie im Menü „Einstellungen \ Warenwirtschaft
\ Kassierer-nachrichten“ hinterlegen, und dann hier abrufen.
Version 3.0.1
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
VK im Kassenbetrieb blockiert
setzen Sie hier einen Haken, wenn der Preis während des
Verkaufs nicht verändert werden soll. Bei manchen Artikeln (so genannten Warengruüppenartikeln) ist das allerdings ein MUSS.
Verzehr auch im Haus zukünftige Funktion: Bistro-Artikel können Ihre Kunden vor Ort verzehren (voller Steuersatz) oder mitnehmen (ermäßigter Steuersatz). Die
Option sorgt dafür, dass der Artikel ein zweites Mal angelegt wird, sich
die Bestandsführung aber nur auf den „Hauptartikel“ auswirkt.
Gebinde-Angaben
zukünftige Funktion zum Beispiel nutzbar bei Stangen Zigaretten.
Mindest- / Höchstbestand dienen nur Ihrer Information im Ablauf von Bestellungen.
Aktueller Bestand
wird gefüllt mit Daten aus dem FuelPOS, wenn Sie die Bestände abgerufen haben. Eine rote Zahl bedeutet, dass der Bestand möglicherweise
nicht aktuell ist.
Feld „Inhalte“
Alle Angaben sind wichtig für die Grundpreisauszeichnung auf dem Preisetikett, bzw. auch im Kassenbetrieb.
Waschprog. Nr.
Wenn Sie eine Waschanlage online an die Kasse angeschlossen haben,
geben Sie bei Waschprogrammen hier die Programmnummer in der
Waschanlage an.
Artikelpfand
Pfand in Euro
Gebindepfand
z.B. für Cola-Kisten
Version 3.0.1
Seite 29
Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.1.1
Artikelauswahl
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Artikel zu sortieren und zu suchen.
Oberhalb der ersten Spalte können Sie eine Artikelnummer eingeben, oberhalb der zweiten
Spalte einen Artikelnamen. Wenn Sie auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken (also auf
den Text „Nr.“ oder „Artikelname“), sortieren Sie die Artikel aufsteigend oder absteigend nach
Nummer oder Name.
Sie können, wenn Sie die komplette Artikelnummer wissen oder scannen, direkt in das Feld
„Artikelnummer“ klicken und dort eingeben. Ein bereits gespeicherter Artikel wird Ihnen dann
sofort angezeigt.
Version 3.0.1
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.2 Wareneingang
Zur Verwaltung Ihrer Artikel und deren Bestände gehört auch, dass Sie gelieferte Ware in FPFakt eingeben und anschließend an die Kasse weiterleiten. Dort werden die Bestände automatisch um die gelieferte Menge erhöht.
10.2.1
Wareneingang anlegen und Lieferung eingeben
Sie können Einschränkungen für Artikelnummern und/oder Warengruppen vornehmen, oder
einen Wareneingang für den gesamten Artikelbereich buchen. Die Sortierung ist für die spätere Eingabe der Artikel von Bedeutung. Sie sollten sie so wählen, wie auch der Lieferschein / die
Rechnung sortiert ist.
Jeder Wareneingang muss einen Namen bekommen, den Sie frei wählen können (z.B. „Süßwaren“).
Wenn alles eingegeben ist, klicken Sie „START“.
Version 3.0.1
Seite 31
Bedienungsanleitung FP-Fakt
Im nächsten Fenster suchen Sie sich dann den vorbereiteten Warenausgang aus. Klicken Sie
hierzu auf das Ordnersymbol:
Wählen Sie den Wareneingang aus, hier z.B. „WE_Süßwaren.mdb“.
Fortsetzung nächste Seite
Version 3.0.1
Seite 32
Bedienungsanleitung FP-Fakt
In die Spalte „Lieferung“ tragen Sie die jeweils gelieferte Menge ein und ggf. auch gleich einen
neuen EK. In die nächste Zeile kommen Sie mit der Taste „Pfeil unten“.
Wenn Sie alle Liefermengen eingetragen haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Bestätigen Sie mit „OK“. Wenn Sie die automatische Übertragung zur Kasse aktiviert haben,
brauchen Sie weiter nichts tun, sonst müssen Sie die Änderung manuell abschicken.
In der Kasse werden die Bestände jetzt automatisch angepasst und um die gelieferten Mengen
erhöht.
Version 3.0.1
Seite 33
Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.3 Inventur
Zu Beginn einer ordentlichen Warenwirtschaft und (meistens) zum Ende eines Jahres ist eine
Inventur erforderlich. Eine Inventur führen Sie am besten bei geschlossenem Shop durch.
Andernfalls müssen Sie genau darauf achten, wann die Kunden etwas von der zu inventarisierenden Ware einkaufen und das dann bei den Zählmengen berücksichtigen.
Artikelbestände werden AUSSCHLIESSLICH in der Kasse (FuelPOS) gezählt!
FP-Fakt kann das nicht, weil hier nur die Verkäufe aus Stationskredit-Verkäufen bekannt sind. Alles, was Sie gegen Bargeld, ec-Karte usw. verkaufen,
ist FP-Fakt nicht bekannt! Daher ist es wichtig, vor einer Inventur die aktuell
berechneten Bestände der Kasse zu übernehmen!
Zunächst erzeugen Sie eine neue Inventur, um Zähllisten auszudrucken. Nachdem alles gezählt
ist, geben Sie die Zählmengen in die Bildschirmmaske ein. Das Programm erzeugt eine Bestandsliste und eine bewertete Inventurliste. Die gezählten Mengen schicken Sie per Tastendruck an
die Kasse, um die Bestände dort zu aktualisieren.
10.3.1
Inventur vorbereiten
Nach dem Aufruf des Menüpunktes „Inventur neu“ erscheint die Frage
Klicken Sie die entsprechende Antwort.
Version 3.0.1
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Ja
Bestände sind aktuell in FP-Fakt vorhanden
Jetzt holen
Die in der Kasse gespeicherten Artikelbestände jetzt abholen und in FPFakt ablegen. Beim Start der Funktion dauert es einen Moment, bis die
Daten abgerufen und in die Datenbank übernommen wurden. Das Programm meldet sich anschließend mit
Nein
Abbruch der Funktion. Die Bestände können Sie jederzeit mit dem Menüpunkt „Artikel \ Bestände abrufen“ laden.
Wenn die Bestände in FP-Fakt mit denen der Kasse synchronisiert sind, legen Sie eine neue
Inventur im System an.
Version 3.0.1
Seite 35
Bedienungsanleitung FP-Fakt
Zuerst die Artikelnummern oder Warengruppen auswählen (oder den ganzen Shop in die Inventur nehmen). Empfehlung: Legen Sie mehrere Inventuren parallel an, dann können Sie
verschiedene Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen des Shops zählen lassen. Das hilft, den
Überblick beim Zählen und beim Eingeben der Zählmengen zu behalten.
Vergessen Sie nicht, der Inventur einen Namen zu geben, sonst geht es nicht weiter.
Als nächstes bekommen Sie die Druckvorschau der Zählliste auf dem Bildschirm angezeigt:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.3.2
Inventur beenden
Alles fertig gezählt? Dann beenden Sie die Inventur, indem Sie das Menü „Artikel \ Inventur
beenden“ aufrufen. Wählen Sie die gewünschte Inventur aus der Liste aus. Dann können Sie
bequem die gezählten Mengen in die Spalte „Zählmenge“ eingeben.
In die jeweils nächste Zeile gelangen Sie mit der „Pfeiltaste unten“. Die Enter-Taste schließt die
Eingabe ab.
Wenn Sie einen Artikel nicht gezählt haben (vergessen oder übersehen), geben Sie
in die Spalte „Zählmenge“ nichts ein. Wenn Sie wissen, dass ein bestimmter Artikel
nicht mehr im Bestand ist, geben Sie dort „0“ ein. Das hat Auswirkungen auf den
nächsten Schritt!
Wenn Sie bei der Eingabe unterbrochen werden (um gezählte Mengen zu kontrollieren oder
etwas ganz anderes zu erledigen), können Sie die Inventur zwischenspeichern. Alle bis dahin
gemachten Eingaben werden so gesichert. Wenn Sie später fortsetzen wollen, rufen Sie dieselbe Inventur wieder auf.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Nachdem Sie alle Mengen eingegeben und kontrolliert haben, klicken Sie auf „Speichern“. Der
folgende Hinweis nennt Ihnen die nächsten Schritte:
Nein
Ihre Eingaben werden ALLE verworfen! Es wird nichts gespeichert. Die
Funktion wird abgebrochen!
Ja
FP-Fakt speichert die neuen Bestände und erzeugt die Inventur-Bewertung
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Wenn Sie die Bewertung gedruckt haben, erscheint die Frage
Bitte beantworten Sie diese Frage UNBEDINGT mit „Ja“, wenn alles in Ordnung
ist. Die Inventur bleibt sonst im System bestehen und sorgt später (mindestens)
für Verwirrung!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
10.4 Bestandskorrektur
Zum Ändern einzelner Artikelbestände müssen Sie keine Inventur oder einen Wareneingang
starten. Das geht schnell und einfach über das Menü „Artikel \ Bestandskorrektur“.
In das Feld „Änderungsmenge“ geben Sie immer nur eine Zahl ein, kein Vorzeichen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11. Kunden
In diesem Menüpunkt verwalten Sie alles, was mit Ihren Kunden zu tun hat. Hier ein Überblick:
Stammdaten
Grundsätzliche Angaben zum Kunden (Adresse, Bankverbindung usw.),
aber auch die Unterkonten, die im FuelPOS Identifikationen heißen.
Kunde sperren/freigeben
Schnelle Möglichkeit zur Sperre, ist im Kundenstamm auch möglich
Kartenprüfung
Nur bei angeschlossener Tastatur mit Kartenleser nutzbar. Hiermit prüfen Sie, ob eine Magnetkarte Informationen enthält, z.B. wenn ein Kunde die Karte als defekt meldet.
Buchungen
Spezielle Vorgänge, die Sie an der Kasse nicht gebucht haben (oder nicht
buchen können) geben Sie hier ein, bevor Sie die Rechnungen für Ihre
Kunden erzeugen.
Liste (...)
Listen Ihrer Kunden und deren Identifikationen (Unterkonten, Teilnehmer), nach verschiedenen Kriterien sortiert, können Sie hier ansehen
und drucken.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Dieselbescheinigung
Zu Beginn des neuen Jahres können Sie den Landwirten unter Ihren
Kunden mit einer Dieselbescheinigung helfen.
Export in CSV
Zur Weiterverarbeitung der Kundenstamm z.B. für Serienbriefe
SEPA Mandate
Die SEPA-Abwicklung erfodert bestimmte Vorkehrungen, die Sie hiermit
treffen.
Einkäufe archivieren Mit der Zeit wird die Datenbank, die die Einkäufe Ihrer Stationskreditkunden beinhaltet, immer größer. Um die Geschwindigkeit bei der
Rechnungserzeugung zu steigern, können Sie mit dieser Funktion Verkäufe ins Archiv verschieben, die bereits fakturiert wurden.
11.1 Stammdaten
Angefangen von der Anschrift bis zur Angabe der Bankverbindung tragen Sie alles ein, was für
die Rechnungsstellung wichtig ist.
Zur Information: Wenn Sie Daten aus anderen Systemen vorliegen haben, kann man diese
auch (teilweise) importieren. Das erleichtert die Arbeit! Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen
gern weiter.
Übrigens: Mit der Option „Kundenverwaltung“ (nicht im Standard enthalten) können Sie die Kundendaten zum FuelPOS übertragen. Ohne dieses Modul müssen Sie
die Kundendaten an beiden Systemen eingeben.
Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie auch das Limit richtig eingeben und die
Kundensperre nicht setzen, wenn der Kunde nicht gesperrt ist!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Kundennummer
Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen wollen, bietet FP-Fakt Ihnen die
nächste freie Kundenummer an. Diese können Sie jetzt, bei der Neuanlage, verändern.
Nach dem Speichern der Kundendaten ist diese Kundennummer nicht
mehr modifizierbar.
Anrede
Wählen Sie aus einer vorgegebenen Liste aus oder geben Sie Ihre eigene Anrede ein.
Name + Zusatz
Tragen Sie den Namen so ein, wie er später im Adressfeld der Rechnung
erscheinen soll. Bei Privatpersonen z.B. Lieschen Müller. Wenn ein Feld
nicht ausreichend ist für den gesamten Namen, können Sie im Feld „Zusatz“ mit dem Text fortfahren. FP-Fakt wird im ...
Suchname
... automatisch die Angabe aus dem Namensfeld umsetzen und MÜLLER,
LIESCHEN vorschlagen, wenn Sie nichts eingeben. Das können Sie selbstverständlich ändern.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Rechnungsperiode, Rechnungstyp, Zahlart, Zahlungsziel
sind Pflichtfelder, bei denen Sie aus der Liste der Einträge auswählen.
Rabatt
Im Menü Einstellungen können Sie Rabattstaffeln vorgeben. Hier rufen
Sie diese Staffeln ab, bzw. geben einen Festrabatt je Liter Kraftstoff ein.
Rabatte beziehen sich immer auf die Summe aller getankten Kraftstoffe.
Shop
Hiermit gewähren Sie einen generellen Rabatt auf alle Shopartikel (also
auch auf Tabakwaren und Zeitschriften!).
Kunde gesperrt
Setzen Sie einen Haken, wenn Sie dem Kunden und all seinen Unterkonten keinen Kredit mehr geben möchten.
Elektronische Unterschrift
markieren Sie, wenn Sie an der Kasse mit einem Signpad arbeiten.
Dieselbescheinigung
ist die Kennzeichnung für landwirtschaftliche Betriebe, die aus Steuergründen zu Beginn eines Jahres eine Bescheinigung über die getankten
Mengen Diesel des Vorjahres benötigen.
interner Kunde
Diese Markierung bewirkt, dass die Rechnung nur netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer erzeugt wird. Sie benutzen diese Einstellung z.B. für ein
Stationskreditkonto für Ihre eigene Werkstatt, denn Sie transferieren die
Mehrwertsteuer nicht von einem internen Betriebsteil zum anderen.
Gebühren
werden mit jeder Rechnung automatisch übernommen.
Kaution
ist bei Ihnen auf einem Sonderkonto mit Verzinsung hinterlegt.
Anzahlung
wird mit der nächsten Rechnung verrechnet.
Limit
ist der maximale Betrag, den der Kunde innerhalb einer Rechnungsperiode ausschöpfen darf.
Bankangaben
sind zwingend erfoderlich, wenn der Kunde am Lastschrift-, Abbuchungsoder SEPA-Verfahren teilnimmt. Nach Eingabe der Bankleitzahl zeigt
FP-Fakt den Banknamen automatisch an. Wenn Sie die Kontonummer
eingegeben haben und das Feld verlassen, berechnet FP-Fakt die IBAN
und den zugehörigen BIC. Beides können Sie auch manuell eintragen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
„Zur Information“
11.1.1
Die Felder sind manuell nicht überschreibbar. FP-Fakt trägt die relevanten Informationen automatisch ein.
Unterkonten (F9) (Option)
Die Karten (Unterkonten, Identifikationen oder Teilnehmer genannt) können Sie entweder am
FuelPOS mit dem integrierten Kartenleser verwalten, oder (mit dem entsprechenden Zusatzmodul) in FP-Fakt. Wie machen Sie das? Zuerst geben Sie in den Tankstellenstammdaten alle
Daten ein, die Sie von uns bekommen; besonders wichtig sind hier die Tankstellennummer
und der Karten-Prefix*. Markieren Sie den Kunden, für den Sie eine Identifikation anlegen
oder ändern möchten. Dann rufen Sie das Menü „Unterkonto“ auf. Sie haben zwei Möglichkeiten:
* Der Prefix ist im Magnetstreifen Ihrer Kundenkarten gespeichert. FP-Fakt berechnet mit diesem Prefix die vollständige Kartennummer zur Übertragung an die FuelPOS-Kasse.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Manuelle Eingabe der Kartennummer
Geben Sie die auf der Magnetkarte aufgedruckte Kartennummer in das Feld „Identifikation“
ein. FP-Fakt ergänzt diese Eingabe automatisch um weitere Informationen.
Eingabe der Karte mit einer speziellen Tastatur
Diese Tastatur hat einen eingebauten Kartenleser. Ziehen Sie einfach die Karte durch den Leser, FP-Fakt übernimmt die benötigten Daten automatisch.
Nach beiden Verfahren
Eine „zusätzliche Info“ ist für die Kasse zwingend erforderlich. Hier trägt man üblicherweise
das Kfz-Kennzeichen, einen Namen, eine Kostenstelle oder den Fahrzeugtyp ein. Es genügt
aber auch ein „-“ in diesem Feld.
Der PIN-Code ist zwingend erfoderlich, wenn Sie die Karte auch am Tankautomaten („outdoor“)
akzeptieren wollen. Den PIN-Code kann sich der Kunde aussuchen oder Sie geben ihn vor.
Wenn der Kunde seine Karte verloren hat, können Sie sie hier sperren, damit kein Unbefugter
auf das Konto des Kunden einkaufen kann.
Der Kunde möchte seinen Kilometerstand beim Einkauf angeben? Dann einfach hier ein Häkchen setzen.
Auch die Restriktion für Shopeinkäufe und für einzelne Kraftstoffsorten können Sie dort verwalten.
Wenn Sie mit PIN-Code, Fahrernummer und/oder Abfrage des Kilometerstandes
arbeiten möchten, benötigt die Kasse ein zusätzliches PIN-Pad! Bitte beachten Sie
unbedingt die Bedienungsanleitung des FuelPOS!
Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, vergessen Sie nicht, zu speichern.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.1.2
Fragen zum Kundenstamm
Wie lege ich einen neuen Kunden im System an?
Mit dem Menüpunkt „Neuer Kunde“ oder mit der Taste „Einfg“.
Kann ich einen Kunden / ein Unterkonto auch löschen?
Ja, Sie können den Kunden oder ein Unterkonto löschen, wenn Sie ihn (es) in der
Liste markieren und dann die Taste „Entf“ drücken. Beachten Sie unbedingt die
Hinweise auf dem Bildschirm!
Warum sind am rechten Rand des Feldes Zahlungsziel 3 Punkte?
Weil Sie dort eigene Texte eingeben können.
Muss ich sonst noch etwas beachten?
Ja, unbedingt nach der Neuanlage oder Änderung eines Kunden die Taste F10 drücken oder mit der Maus auf den Menüpunkt „Speichern“ klicken.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.2 Kunde sperren/freigeben
Wenn Sie einen Kunden schnell freigeben oder sperren möchten, ohne in die Stammdaten
wechseln zu müssen, rufen Sie dieses Menü auf:
Nach der Eingabe der Kundennummer zeigt Ihnen FP-Fakt den aktuellen Status des Kunden an:
Einfach auf „Sperren“ oder „Freigeben“ klicken, oder „Abbrechen“, wenn Sie den Status nicht
verändern möchten.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Wenn im Limit des Kunden „0“ eingetragen ist, und Sie ihn freigeben möchten, fragt FP-Fakt
nach dem neuen Limt, das Sie dann sofort eingeben können.
Nicht vergessen: Nach einer Änderung immer die Datenübertragung starten, sonst wird die
Änderung im FuelPOS nicht wirksam! Wenn Sie die Übertragungs-Automatik nicht aingeschaltet
haben, kommt jetzt die Frage:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.3 Kartenprüfung (Option)
Dieser Menüpunkt ist nur bei angeschlossener Spezialtastatur mit integriertem Kartenleser
aktiv.
Hiermit können Sie prüfen, ob im Magnetstreifen einer Karte noch Information enthalten ist.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.4 Buchungen
Manchmal kommt es vor, dass man bestimmte Buchungen an der Kasse nicht vornehmen kann
oder möchte, oder dass man eine Buchung vergessen hat. FP-Fakt bietet hier die Möglichkeit,
solche Dinge nachträglich (aber vor der Rechnungsstellung) einzugeben.
Zunächst bekommen Sie nur die Liste der gespeicherten Kunden angezeigt. Wenn Sie einen
Kunden ausgewählt haben (mit Mausklick in der Liste), können Sie alle weiteren Daten eingeben.
Fortsetzung --->
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Geben Sie nacheinander die Bezeichnung, die Menge, Liter oder Stück, den Einzelpreis brutto
und den Mehrwertsteuersatz ein. FP-Fakt berechnet dann selbst den gesamten Nettobetrag,
den Mehrwertsteueranteil und den Bruttobetrag. Wenn Sie dann noch die Buchungsart und
das Buchungsdatum eingeben, müssen Sie nur noch den grünen oder roten Knopf klicken.
Zu jeder Buchung, die Sie über dieses Menü eingeben, können Sie danach einen Buchungsbeleg drucken, den Sie zunächst als Druckvorschau auf dem Bildschirm sehen.
Die Buchung wird automatisch gespeichert, so dass Sie sie jederzeit wieder aufrufen können.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.5 Liste (Kunden)
Mit diesem Menü können Sie eine Kundenliste, sortiert nach Kundennummer oder Matchcode
(Kurzname) anzeigen und bei Bedarf ausdrucken. Das Hoch- und das Querformat beinhalten
unterschiedliche Spalten.
11.6 Liste (Identifikationen)
Mit diesem Menü können Sie, wenn das Modul installiert ist, eine Liste der Identifikationen,
sortiert nach Identifikation, Kundennummer oder Kurzname anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.
11.7 Dieselbescheinigung (Option)
Landwirte können mit einer Bescheinigung über getankte Mengen von Diesel eine Steuervergünstigung bekommen. Im Kundenstamm können Sie für jeden Kunden angeben, ob Sie
diese Dieselbescheinigung drucken möchten. In dem Menü werden Sie geführt, hier gibt es
keine weiteren Erläuterungen.
11.8 Export in CSV
Zur weiteren Verwendung der Kundenstammdaten z. B. in Serienbriefen steht Ihnen diese
Funktion zur Verfügung. Es sind keine Eingaben erforderlich, FP-Fakt meldet sich nach Abschluss des Exports mit der Information über den Speicherort der Datei:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.9 SEPA Mandate
Mit der Einführung von SEPA durch die EU haben Sie verschiedene neue Aufgaben zu erfüllen.
Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Internet (z.B. www.sepadeutschland.de der
bei www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de unter dem Stichwort „Zahlungsverkehr“) oder bei
Ihrem Kreditinstitut.
Bei den Vorschriften handelt es sich unter anderem um die so genannten SEPA Mandate. Für
die verschiedenen Varianten gibt es vorgeschriebene Texte, die im Programm bereits für Sie
hinterlegt sind. Wir unterscheiden 2 Arten von Mandaten:
SEPA Basislastschrift
Mit allen Kunden, mit denen Sie bisher eine Lastschriftvereinbarung
zum Einzug der Rechnungsbeträge hatten, schließen Sie jetzt eine
„Basislastschrift“ ab. Zur vereinfachten Abwicklung können Sie - ohne
vom Kunden eine neue Unterschrift zu bekommen - eine einfache
Umstellung vornehmen. Für neue Kunden oder ohne vorliegende
bisherige Vereinbarung erstellen Sie ein neues Mandat, das Sie sich
vom Kunden unterschreiben lassen. Die unterschriebene Basislastschrift bleibt bei Ihnen und muss der Bank nicht vorgelegt werden.
Bei der Basislastschrift hat der Kunde ein Einspruchsrecht von 8
Wochen nach erfolgtem Einzug. Innnerhalb dieser Zeit kann er
seine Bank anweisen, den eingezogenen Betrag zurück zu holen.
SEPA Firmenlastschrift
Mit Firmenkunden können Sie die „Firmenlastschrift“ vereinbaren.
Hier genügt die einfache Umwandlung nicht, Sie müssen alle Firmenlastschriften neu ausstellen und vom Kunden unterschreiben lassen.
Die unterschriebene Firmenlastschrift bleibt bei Ihnen und muss
in Kopie bei der Bank Ihres Kunden (des Zahlungspflichtigen) durch
ihn vorgelegt werden.
Der Kunde mit Firmenlastschrift hat kein Widerspruchsrecht nach
erfolgtem Einzug, außer am Tag der Einreichung.
Die Mandate sollten Sie rechtzeitig vor dem endgültigen Start von SEPA am 01.02.2014 an Ihre
Kunden geben und auf zeitnahe Rückgabe der unterschriebenen Vereinbarungen achten. Wichtig
ist nicht nur die Unterschrift des Kunden, sondern auch der Ort und das Datum der Unterschrift.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Beim Aufruf des Menüs bekommen Sie zunächst alle Kunden angezeigt, mit denen eines der
SEPA-Verfahren vereinbart ist. Folgen Sie einfach den Hinweisen im Bildschirm, um die gewünschten Mandate auszudrucken.
Mandate zur Firmenlastschrift müssen im Original bei Ihnen (dem Zahlungsempfänger) und in
Kopie bei der Bank Ihres Kunden (des Zahlungspflichtigen) hinterlegt werden!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.10 Einkäufe archivieren
Mit der Zeit wird die Datenbank, aus der Sie Ihre Rechnungen erzeugen, immer größer. Das
führt zu einer Verlangsamung des Rechnungslaufs. Um diesem Verhalten vorzubeugen, können
Sie „alte“ Daten archivieren.
Zu beachten ist hierbei, dass Daten aus dem laufenden und aus den beiden letzten abgeschlossenen Monat nicht ins Archiv verlagert werden können. Beispiel: Im Monat Oktober
können Sie Daten archivieren, die bis 31.07. erzeugt wurden.
Warum ist das so? Kunden mit SEPA Basislastschrift können innerhalb von 8 Wochen nach
Einzug ihre Bank beauftragen, die Lastschrift rückgängig zu machen. Sie sollten also mindestens
so lange noch direkten Zugriff auf die Daten haben.
Die Archivierung betrifft NICHT die erzeugten Rechnungen, auf die Sie immer Zugriff haben.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11. Online
11.1 Mit Modem
Dieses Menü benutzen Sie, um die Datenübertragung vom und zum FuelPOS zu starten. Es gibt
hier keine weiteren Untermenüs, beim Klick auf das Symbol erscheint (wenn Sie die Verbindung über ein Modem aufbauen) sofort:
Am oberen Fensterrand sind zunächst nur die Menüpunkte „Verbinden“ und „Beenden“ aktiv.
Wenn die Modemverbindung aufgebaut ist und eine Verbindung zwischen FP-Fakt und dem
FuelPOS besteht, werden automatisch auch weitere Menupunkte eingeschaltet. Welche das
sind, hängt von den Modulen ab, die Sie gekauft haben.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Wie gehen Sie vor?
• Zunächst wählen Sie mit der Maus aus der Liste der verfügbaren Verbindungen die gewünschte
aus (die Sie vorher bereits eingerichtet haben). Beim Aufruf des Menüs ist die Verbindung
markiert, die Sie beim Verlassen des Menüs eingestellt hatten.
• Dann klicken Sie auf „Verbinden“ und bestätigen im folgenden Fenster den Start der DFÜ.
Tipp: Sie können die DFÜ-Verbindung auch so einrichten, dass der Verbindungsaufbau automatisch startet.
Wenn die Verbindung aufgebaut ist, bekommt das Fenster einen roten Hintergrund. Die
Option „Nach der Übertragung die Verbindung automatisch trennen“ ist beim ersten Start
nicht aktiviert. Die Einstellung, die Sie vornehmen, bleibt gespeichert für den nächsten
Programmaufruf.
• Zum Abholen der Verkäufe klicken Sie „Verkäufe holen“. Den Fortschritt der Datenübertragung können Sie im Bildschirm verfolgen.
• Wenn Sie die Meldung sehen, dass die Übertragung abgeschlossen ist, klicken Sie bitte auf
„Trennen“, dann auf „Beenden“, oder warten Sie auf die automatische Trennung.
Der Menüpunkt „Beenden“ ist aus Sicherheitsgründen nach dem Verbindungsstart
inaktiv, und ist erst dann wieder im Zugriff, wenn Sie vorher auf „Trennen“ geklickt
haben.
Es kann sein, dass das Programm keine Daten laden kann. Überprüfen Sie bitte in
diesem Fall, ob Sie eine „Firewall“ installiert und aktiviert haben. Stellen Sie dann
die Firewall unbedingt so ein, dass FP-Fakt freigegeben ist!
Das Senden der Kundendaten an den FuelPOS ist mit dem Zusatzmodul „Kundenstamm“ aktiv. In diesem Fall sehen Sie auch verschiedene weitere Dateien, die den
Namen CUST_MUT tragen. Hierin sind die Modifikationen der Kundenstammdaten
enthalten. Die Menüpunkte zum Übertragen der Kundendaten werden erst nach
dem Verbindungsaufbau aktiviert.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
11.2 LAN-Anbindung
Wenn Sie den FP-Fakt-Rechner per LAN an die Kasse anbinden wollen, ist eine zweite Netzwerkkarte erforderlich, die mit einer festen (von Tokheim vorgegebenen), festen IP-Adresse belegt
werden muss. Der in den meisten PCs vorhandene interne Netzwerkanschluss wird mit einer
variablen IP-Adresse für den Zugang zum Internet genutzt. Hierüber läuft dann auch die
optionale Fernwartung zur Agentur für Kommunikation.
Wenn Sie hierzu mehr Informationen benötigen, können Sie gern Tokheim oder Agentur für
Kommunikation kontaktieren:
Tokheim
089 / 18 95 33 33
Agentur für Kommunikation
02 02 / 51 55 94 74
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
12. Rechnungen
Dieses Menü beinhaltet alles, was Sie in Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und dem
Druck von Rechnungs-Duplikaten, dem Rechnungs-Journal, Lieferscheinen und Lastschriftdateien
benötigen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.1 Erzeugen
Nachdem Sie die Daten aus dem FuelPOS abgeholt (Menü „Online“) und mit dem Datenimport
(Menü „Datenimport / Verkäufe laden“) verarbeitet haben, können Sie jetzt die Rechnungen
erzeugen. Im folgenden Fenster bestimmen Sie den genauen Zeitbereich, für den Sie Rechnungen erstellen möchten.
Vorher aber bitte beachten, wenn Sie Lieferscheine nicht in FP-Fakt erzeugen:
12.1.1
Lieferscheine aus FuelPOS
Die Lieferscheine im FuelPOS heißen Transaktionsliste!
Die Angabe der Uhrzeit ist BESONDERS wichtig, wenn die Anlagen zur Rechnung (die Lieferscheine) aus dem FuelPOS stammen. Der Zeitpunkt des Tagesabschlusses (Beginn und Ende
der Auswertung) bestimmt die exakte Rechnungsperiode und wird vom FuelPOS vorgegeben.
Diese beiden Zeitpunkte übernehmen Sie auch zur Rechnungsstellung, denn nur dann bekommen Sie eine exakte Übereinstimmgung zwischen den Daten des FuelPOS und FP-Fakt.
(Beispiel):
Sie möchten Rechnungen für den September 2013 erzeugen (Rechnungsperiode Monatsende),
und drucken für diesen Monat die Transaktionsliste im FuelPOS aus. In den Ausdrucken sehen
Sie, dass der Beginn der Auswertung der 01.09. um 00:06 Uhr ist, das Ende der Auswertung ist
der 01.10. um 00:03 Uhr.
ACHTUNG! Das Ende ist nicht der 30.09., sondern der 01.10.!
In den ersten 6 Minuten des September haben eventuell Verkäufe stattgefunden, die aber
bereits im letzten Rechnungslauf enthalten waren. In den ersten 3 Minuten des Oktober kann
noch eine Tankung stattgefunden haben, die aber im September abgerechnet werden soll.
In FP-Fakt geben Sie Daten wie im folgenden Bild ein, damit alle Tankungen, die in der FuelPOSAuswertung aufgeführt sind (und nur diese!) , abgerechnet werden.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.1.2
Lieferscheine aus FP-Fakt (Option)
Wenn Sie die Lieferscheine aus FP-Fakt ausdrucken, geben Sie selbst die Uhrzeiten für Beginn
und Ende der Auswertung vor. Wichtig ist nur, dass Sie dieselben Daten für die Lieferscheine
und für die Rechnungen verwenden. Vom Ausdruck des FuelPOS sind Sie dann vollkommen
unabhängig!
Nachdem Sie den grünen Start-Knopf gedrückt haben, folgen eventuell mehrere Fragen. Lesen
Sie diese genau durch und geben Sie die entsprechende Antwort.
Nach dem Bestätigen beginnt das Programm mit der Erzeugung der Rechnungen. Im unteren
Feld „Verarbeitung für Kunde“ können Sie verfolgen, welche Rechnungen abgeschlossen sind.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Den Rechnungslauf können Sie jederzeit mit der Taste „Esc“ abbrechen.
FP-Fakt zeigt Ihnen die Druckvorschau für Rechnungen an. Sie können jetzt drucken oder die
Erzeugung nochmals durchführen. Wenn Sie auf „Ende“ klicken, sehen Sie:
Ja
Der Ausdruck der Rechnungen war in Ordnung, Sie möchten die Bearbeitung
beenden.
Nein
Beim Ausdrucken der Rechnungen gab es einen Papierstau, oder der Toner im Drucker war leer ... In diesem Fall sehen Sie wieder die Druckvorschau und Sie können
den Ausdruck der Rechnungen direkt wiederholen.
Neu erzeugen In der Druckvorschau haben Sie gesehen, dass z.B. etwas mit dem Layout der
Rechnung nicht in Ordnung war. Sie möchten alle Rechnungen neu erzeugen, und
zwar beginnend mit der ursprünglichen Rechnungsnummer. Dann klicken Sie einfach hier.
FP-Fakt speichert die Rechnungen automatisch. Der Dateiname fängt immer an mit „Rechnungen_“, dann folgt das Rechnungsdatum und die Kennzeichnung der Rechnungsperiode, die
enthalten ist. Hier gibt es die folgenden Abkürzungen:
M
wöchentlich (Montags)
ME
Montasende
MM Monatsmitte
2x
2 x monatlich
3x
3 x monatlich (zum 10, 20., Monatsletzten)
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.2 Druck wiederholen
Alle Rechnungen, die Sie mit FP-Fakt erzeugt haben, sind gespeichert. So können Sie jederzeit
Duplikate drucken. Sie müssen nur den gewünschten Rechnungslauf aus einer Liste auswählen. Dann bekommen Sie die Druckvorschau angezeigt - wie beim Erzeugen der Rechnungen.
12.3 Journal drucken
FP-Fakt erzeugt und speichert Rechnungs-Journale automatisch. In diesem Dokument finden
Sie übersichtlich alles, was Sie zu einem Rechnungslauf in Kurzform wissen müssen.
Der Dateiname fängt immer an mit „Journal_“, dann folgt das Datum des zugehörigen
Rechnungslaufs im Format Jahr-Monat-Tag. Am Ende des Dateinamens sehen Sie die Kennzeichnung der Rechnungsperiode, die enthalten ist. Hier gibt es die folgenden Abkürzungen:
M
wöchentlich (Montags)
ME
Montasende
MM Monatsmitte
2x
2 x monatlich
3x
3 x monatlich (zum 10, 20., Monatsletzten)
Wenn es diese Kennung im Namen nicht gibt, handelt es sich um die Rechnung für einen
einzelnen Kunden.
Ein Muster für eine Journaldatei finden Sie auf der folgenden Seite.
Version 3.0.1
Seite 64
Bedienungsanleitung FP-Fakt
Version 3.0.1
Seite 65
Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.4 Lieferscheine (Option)
Als Modul zu FP-Fakt gibt es diesen Menüpunkt. Hiermit drucken Sie die Lieferscheine für Ihre
Kunden in kompakter Form aus. Der Lieferschein ersetzt die Transaktionsliste der Kasse (FuelPOS):
Geben Sie einfach Beginn und Ende der Auswertung ein und bestimmen Sie die Reihenfolge
des Ausdrucks. Definieren Sie noch, ob Sie Lieferscheine für alle Kunden oder nur für einen
bestimmten drucken möchten und los geht’s.
Wenn FP-Fakt mit der Erstellung der Lieferscheine beginnt, können Sie bereits auf dem Bildschirm die ersten Lieferscheine sehen. Nach Abschluss der Erzeugung sehen Sie eine Druckvorschau, die genau dem gedruckten Papier entspricht. Einen Beispiel-Ausschnitt sehen Sie auf
der folgenden Seite.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Beispiel eines Lieferscheines aus FP-Fakt:
Im Lieferschein sind keine Rabatte und Gebühren berücksichtigt! Daher stimmt die
Lieferscheinsumme nicht unbedingt mit der Rechnungssumme überein!
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.5 Lastschrift (DTAUS-Format, Option)
Als Zusatzmodul bietet Ihnen FP-Fakt die Möglichkeit, eine Lastschriftdatei für den Datenaustausch mit Ihrer Bank oder Sparkasse zu erzeugen.
Die Lastschriftdatei erzeugen Sie mit Mausklick auf „Rechnungen \ Lastschrift erzeugen (DTAUS)“.
Die Datei wird auf dem Laufwerk und in dem Pfad gespeichert, das Sie in den TankstellenStammdaten eingestellt haben (Menü „Einstellungen / Tankstelle“). Wenn Sie dort auch angegeben haben, dass Sie den Datenträgerbegleitzettel drucken möchten, wird dieser anschließend sofort erzeugt und steht zum Ausdrucken bereit.
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Seite 68
Bedienungsanleitung FP-Fakt
12.6 Lastschrift (SEPA, Option)
Als Zusatzmodul bietet Ihnen FP-Fakt die Möglichkeit, SEPA-Lastschriftdateien für die Weitergabe per Online-Banking Ihrer Bank oder Sparkasse zu erzeugen.
Bevor Sie die erste SEPA-Lastschrift an Ihre Bank oder Sparkasse weitergeben, klären Sie unbedingt ab, ob alle erforderlichen Unterlagen (z.B.
Mandate) dort vorliegen!
Geben Sie eine SEPA-Lastschriftdatei vorab zum Prüfen an Ihr Kreditinstitut!
SEPA-Lastschriftdateien können Sie gem. Bankenvorschrift im Allgemeinen nur noch im Onlinebanking-Verfahren verarbeiten. Die Weitergabe
per Datenträger ist nicht mehr vorgesehen.
Agentur für Kommunikation übernimmt keine Haftung für nicht, teilweise
oder unkorrekt eingelöste Lastschriften.
Aufgrund umfangreicher Vorschriften der Banken kann es sein, dass bei einem Rechnungslauf
mehrere Lastschriftdateien erzeugt werden (für Basis- und Firmenlastschriften, erstmaliger
oder Folgeeinzug je Kunde). Alle Dateien müssen Sie manuell und einzeln an Ihr Kreditinstitut
übermitteln. Wie Sie das machen, sehen Sie auf den folgenden Seiten.
Jede Lastschriftdatei erzeugen Sie mit Mausklick auf „Rechnungen \ Lastschrift erzeugen (SEPA)“.
Die Datei wird auf dem Laufwerk und in dem Pfad gespeichert, das Sie in den TankstellenStammdaten eingestellt haben (Menü „Einstellungen / Tankstelle“). Wenn Sie dort auch angegeben haben, dass Sie den Datenträgerbegleitzettel drucken möchten, wird dieser anschließend erzeugt und steht zum Ausdrucken bereit.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Nach dem Aufruf der Funktion sehen Sie z.B. den folgenden Bildschirm.
Links sind Ihre Bankdaten eingeblendet, diese sollten Sie kontrollieren. Auf der rechten Seite
sind 1 bis 4 rot markierte Zeilen. Das sind die einzelnen Dateien, die für die Lastschrifterzeugung vorbereitet sind.
Klicken Sie jetzt auf die erste rote Zeile.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
Der grüne Haken links neben der Zeile zeigt Ihnen an, dass diese Lastschrift in Bearbeitung ist.
Die Einzugsdaten, die hierzu gehören, sehen Sie unten in der Liste. Die grüne Taste bei Punkt 2
(SEPA-Datei für die angezeiten Daten erstellen) ist jetzt aktiv. Wenn Sie klicken, erzeugt FP-Fakt
die Lastschriftdatei. Für jede der Lastschriftarten finden Sie später eine eigene Datei vor, die
Sie per Online-Banking weiter verarbeiten. Evtl. erscheint die Frage
Haben Sie alle bisher erzeugten Lastschriften dieses Typs verarbeitet? Dann bestätigen Sie
einfach mit „Ja“, sonst „Nein“ und die Lastschriften zuerst verarbeiten.
Wenn die Datei fertig erzeugt ist, bekommen Sie wieder eine Meldung und die nächste Frage
angezeigt:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Das ist die Bestätigung, dass die Lastschriftdatei erzeugt ist und wo Sie sie finden. Wenn Sie
möchten, können Sie auch den Begleitzettel ausdrucken, der z.B. so aussieht:
xxxx
xxxx
Version 3.0.1
Seite 72
Bedienungsanleitung FP-Fakt
Im Kopf des Begelitzettels finden Sie Ihre Empfängerdaten, danach ist jede einzelen Lastschrift
detailliert aufgeführt.
Wenn Sie das fenster schließen, kommen Sie wieder zurück zur Lastschrifterzeugung. Die Zeile
mit der verarbeiteten Lastschrift ist jetzt grün dargestellt:
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 auch für weiteren roten Zeilen. Nachdem alle Lastschriftdateien erzeugt sind (bis zu 4 Stück), schließen Sie dieses Fenster, starten Ihr Online-Banking
Programm und rufen dort die Lastschriften zur weiteren Verarbeitung auf.
Version 3.0.1
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
13. Hilfe
Handbuch
Das jeweils aktuelle Handbuch können Sie sich mit dem Adobe Reader
hierüber ansehen.
Info & Kontakt
Wenn Sie gern mehr über Ihre aktuelle Programmversion wissen möchten, oder mit uns Kontakt aufnehmen wollen: Hier gibt es die gewünschten Informationen.
Status-Übersicht
Hilft Ihnen nicht tatsächlich weiter, gibt aber bei der Fernwartung u. U.
nützliche Tipps.
Modul-Übersicht
FP-Fakt ist modular aufgebaut. Das heißt für Sie: Nur die Funktionen,
die Sie wirklich benötigen, kaufen Sie ein. Es gibt keine überflüssigen
Dinge, die für Sie „umsonst“, aber nicht kostenlos sind. Welche Module
Sie erworben haben, können Sie in dieser Übersicht sehen.
Übrigens: Die Freischaltung neu erworbener Module erfolgt im Menü DATEI \ MODULDEFINITION
LADEN. Sie bekommen auf Anforderung eine entsprechende Datei von uns geschickt, die Sie
hierfür verwenden.
Lizenz
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siehe nächstes Kapitel
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Fehlermeldungen senden
Manchmal passiert es, dass aus verschiedenen Gründen die Daten, die
Sie zum FuelPOS schicken, dort nicht akzeptiert werden. Wir können
Ihnen nur helfen, wenn wir genau wissen, was die Kasse bemängelt.
Über diesen Menüpunkt stellt FP-Fakt bestimmte Daten zusammen und
startet anschließend automatisch Ihr eMail-Programm zum Versand der
Daten.
Datenbank senden
Auch die Datenbank kann wichtig sein, wenn wir Ihnen bei Problemen
helfen sollen. Ähnlich wie bei den Fehlermeldungen bereitet FP-Fakt
auch hier Daten auf (andere als im vorigen Punkt) und bietet Ihnen an,
direkt eine eMail zu schicken.
Verkäufe verarbeiten Dieser Menüpunkt ist nur im „Notfall“ aufzurufen. Bei normalem Verlauf des Abrufs der Verkäufe verarbeitet FP-Fakt die gesammelten Daten automatisch. Nur, wenn diese Automatik einmal nicht funktioniert
hat, können Sie die Übernahme der Daten hier manuell anstoßen.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
13.1 Lizenz
Ihr Programm wird bis zur endgültigen Lizenzierung beinahe vollständig lauffähig sein. Das
heißt, Sie können Ihre Tankstellen- und weitere (Kunden- und Artikel-) Stammdaten eingeben.
Vollständig können Sie das Programm aber erst nach der Lizenzierung nutzen.
Zur Anforderung der Lizenznummer klicken Sie auf das Menü. Falls nicht alle geforderten Angaben angezeigt werden, klicken Sie bitte mit der Maus auf „ergänzen / ändern“ und tragen Sie
dann die fehlenden Daten ein.
Anschließend klicken Sie auf „Lizenznummer anfordern“. Sie sehen jetzt die Druckvorschau für
das Anfragefax. Schicken Sie dieses Fax an die Nummer 02 02 / 51 55 94 75 oder rufen Sie an
unter 02 02 / 51 55 94 74. Sie bekommen dann schnellstmöglich Ihre Lizenznummer, die ausschließlich auf dem PC gültig ist, mit dem Sie das Faxformular erzeugt haben.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Wenn Sie die Lizenznummer (telefonisch oder per Fax) erhalten haben, tragen Sie sie bitte in
das untere freie Feld ein, und bestätigen mit „Lizenznummer speichern“. Danach können Sie
das Programm vollständig nutzen und werden auch beim Programmstart nicht mehr nach der
Lizenznummer gefragt.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Anhang A: DFÜ-Verbindung
So richten Sie eine DFÜ-Verbindung für ein Analog-Modem unter Windows XP ein:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Dieser Name ist nur ein Beispiel. Er soll eindeutig sein.
Hier gehört die Online-Rufnummer hin.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
PPP-Id
PPP-Passwort
PPP-Id und PPP-Passwort bekommen Sie separat mitgeteilt.
Sie müssen beides auch im
Menü Einstellungen\Tankstelle
eintragen.
Hier gehört die Online-Rufnummer hin.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Zur Sicherheit:
Nach Abschluss der Einrichtung sollten Sie die maximale Leerlaufzeit begrenzen.
Damirt stellen Sie sicher, dass die Modemverbindung nicht unnötig lange bestehen
bleibt und dadurch evtl. Kosten verursacht.
Über „Start / Einstellungen / Systemsteuerung / Netzwerkverbindungen“ zeigen Sie sich die
vorhandenen Netzwerkverbindungen an. Markieren Sie die soeben angelegte Verbindung mit
der rechten Maustaste. Klicken Sie danach mit der linken Maustaste auf „Eigenschaften“:
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Klicken Sie dann auf das Register „Optionen“. Im Auswahlfeld „Leerlaufzeit, nach der aufgelegt
wird“ stellen Sie die gewünschte Zeit ein (1 Minute ist meistens bereits ausreichend). Sollten
Sie später feststellen, dass die Übertragung nicht ordentlich funktioniert, stellen Sie hier eine
längere Zeit ein.
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Bedienungsanleitung FP-Fakt
Anhang B:
Ein Rechnungslauf in Kurzform
1.
Daten abrufen: Menü „Online \ FP-Fakt < - > FuelPOS“, dann „Verkäufe holen“
2.
Rechnungslauf starten: Menü „Rechnungen / Erzeugen“
3.
Wenn gewünscht Rechnungsduplikate drucken: Menü „Rechnungen / Druck wiederholen“
4.
Wenn gewünscht Rechnungsjournal drucken: Menü „Rechnungen / Journal drucken“
5.
Wenn gewünscht Lieferscheine drucken: Menü „Rechnungen / Lieferscheine“
6a. DTAUS- Lastschriftdatei erzeugen: Menü „Lastschrift erzeugen (DTAUS)“ mit Begleitzettel
und / oder
6b. SEPA-Lastschriftdatei(en) erzeugen: Menü „Lastschrift erzeugen (SEPA)“ mit Begleitzettel
NICHT VERGESSEN:
SEPA-Lastschriften im Online-Banking verarbeiten, DTAUS-Datei ebenfalls im OnlineBanking oder per externem Datenträger an die Bank oder Sparkasse weitergeben.
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