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Anleitung zur Stammdatenanlage im Kreditorenbereich

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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anleitung zur
Stammdatenanlage im
Kreditorenbereich
© SAP AG
Ref. 5 – Geschäftsgang, Haushalts-. Kassen- und Rechnungswesen
1
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
VORWORT
Die vorliegende Kurzdokumentation ist für den internen Gebrauch an der Universität des
Saarlandes bestimmt. Sie beschreibt die Vorgehensweise zur Pflege von
Kreditorenstammdaten im FI - Modul der SAP-Software / Release 4.6 C
Sämtliche in vorliegender Dokumentation abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem
Urheberrecht der SAP AG, Walldorf.
SAP, R/3 etc. sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme,
Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf
Saarbrücken, im Juli 2003
Bei Rückfragen zur Anlage von Stammdaten wenden Sie sich bitte an:
Frau H. Ortleb
Herr K. Hirschberg
h.ortleb@univw.uni-saarland.de
k.hirschberg@univw.uni-sarland.de
(Stammdaten Kreditoren Inland)
(Stammdaten Kreditoren Ausland)
Für allgemeine Rückfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an den Verfasser:
Herrn F. Kempf
f.kempf@univw.uni-saarland.de
2
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Kreditorenstammdaten und Belegerfassung
Anlage von Stammdaten
Kreditoren werden zentral im Bereich Kreditorenbuchhaltung / Ref. 65 angelegt.
Hierdurch wird gewährleistet, dass Doppeltanlagen vermieden werden.
Das Anlegen funktioniert wie in der Dokumentation
Stammdatenanlage im Kreditorenbereich“ beschrieben.
„Anleitung
zur
Wichtig ist die Unterscheidung ob es sich um inländische (LIIL) oder ausländische
Kreditoren (LAUS) handelt.
wenn ein ausländische Kreditor eine Bankverbindung in Deutschland unterhält, so ist
er dennoch als ausländischer Kreditor zu behandeln.
Bei Pflege der Bankdaten von Kreditoren aus dem EU-Gemeinschaftsgebiet ist
darauf zu achten, dass der IBAN-Code und die BIC-Nr. von dessen Hausbank
angegeben wird.
Dies dient dazu, hohe Gebühren für die Transaktion zu vermeiden.
Zur Zeit wird der Auslandszahlungsverkehr jedoch noch manuell durch Ausfüllen von
Formularen abgewickelt.
In Zukunft soll dies jedoch über das SAP-System erfolgen
Die möglichen Zahlwege sind „L“: Auslandsüberweisung
Und „K“: Scheckzahlung durch beauftragte Bank
Auch das Mahnverfahren funktioniert analog zum Debitorenbereich.
D.H. es wird im allgemeinen das Mahnverfahren UDS 1 im Stammsatz eingetragen.
Die Einbeziehung
ins Mahnverfahren erfolgt beispielsweise im Fall von
Kreditorengutschriften.
Buchung von Kreditorenbelegen:
Die Erfassung von Kreditorenbelegen erfolgt prinzipiell wie die Erfassung von
Debitorenbelegen.
Lediglich die Belegart und die Buchungsschlüssel unterscheiden sich.
Sehen Sie hierzu die Dokumentation „Anleitung zur Belegerfassung und
Stammdatenanlege im Debitorenbereich“.
Durch Eingabe der Zahlungsbedingung und evtl. Skontodaten wird zum
entsprechenden Zeitpunkt die Kreditorenzahlung veranlasst.
Bei Fälligkeit werden die Rechnungen zur Zahlung freigegeben und in den täglich
durchgeführten Zahllauf integriert.
Weitere Details hierzu finden Sie in der Dokumentation „Durchführung eines
Zahllaufs“.
3
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Im Falle von periodisch wiederkehrenden Zahlungen ist ebenfalls die Einrichtung
eines Dauerbuchungsurbelegs möglich (Beispiel: Wartungsverträge, Mietzahlungen,
Nebenkostenabschläge etc.)
Inhaltsverzeichnis
Vorwort............................................................................................................................ 1
Legende........................................................................................................................... 3
1.
Anlegen von Kreditorenstammdaten................................................................ 4
1.1
Neuanlage von Kreditoren......................................................................... 5
1.1.1
1.1.2
Anlegen ohne Vorlage................................................................... 5
Anlegen mit Vorlage...................................................................... 30
1.2
Ändern von Kreditorenstammdaten............................................................34
1.3
Anzeige- und Suchfunktionen.................................................................... 36
2.
Besonderheiten bei ausländischen Kreditoren................................................ 40
3
Übersicht über die wichtigsten Transaktionen................................................. 41
4
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Legende:
Menueintrag 1 -
Eintrag 2 -
Eintrag 3 -
... -
....
Eine Abfolge von Bearbeitungsschritten über den Menuebaum bzw. die Menuezeile.
Durch den Pfeil wird auf die jeweils nächste Menueebene verwiesen.
Buchungskreis:
Der Buchungskreis für die Universität des Saarlandes
lautet 1000.
Eine andere Eingabemöglichkeit steht nicht zur Verfügung
Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß ausgefüllt werden muß, um einen Beleg zu
erzeugen:
Auftrag:
Schlüssel, der einen Auftrag eindeutig identifiziert
Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß ausgefüllt werden kann
Berechtigung:
Bitte keine Eingabe vornehmen
Eingabefeld in Bearbeitungsmaske, daß nicht ausgefüllt wird
Anmerkung:
Die bestehende Transaktion wird ohne Sichern verlassenWichtige Hinweise sind fettgedruckt, schattiert und umrahmt.
Beispiel:
5
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Beschreibt ein Beispiel
1.
Anlegen von Kreditoren-Stammdaten
In diesem Kapitel wird die Vorgehensweise zum Anlegen neuer Stammdaten sowie deren
Änderung und Funktionen zum Suchen über Matchcode1 erläutert.
Nachfolgend eine Abbildung der Menuestruktur in SAP, aus der der Einstieg zur
Stammdatenanlage hervorgeht:
Es sind folgende Einträge mit der linken Maustaste anzuklicken (bitte nur jeweils einmal
klicken):
Rechnungswesen -
1
Finanzwesen -
Sehen Sie hierzu Kapitel 1.3:
Kreditoren -
Stammdaten
Stammdaten / Anzeige- und Suchfunktionen
6
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Bitte klicken Sie jeweils auf das „+ - Zeichen“ vor dem jeweiligen Eintrag.
Danach erscheint der Menuebaum wie oben abgebildet.
Durch Doppelklick auf die Transaktion „Anlegen“ gelangen Sie in die auf der nachfolgenden
Seite abgebildete Eingabemaske.
Alternativ ist es auch möglich, durch Eingabe des Transaktionscodes direkt in die
Eingabemaske zu gelangen.
Der zugehörige Code lautet: FK01
Zum Aufruf der Transaktion geben Sie diesen Code bitte in dem weißen Feld direkt unter der
oberen Menueleiste ein. Sollten Sie sich bereits innerhalb einer anderen Transaktion
befinden, so müssen Sie dem Transaktionscode die Zeichen „/N“ vorausstellen, d.h. die
Eingabe lautet in diesem Fall /NFK01.
1.1
Neuanlage von Kreditoren
Es folgt eine genaue Beschreibung der Anlage von Kreditoren, sowohl ohne als auch mit
Vorlage.
Es ist von großer Wichtigkeit, daß alle hier beschriebenen Vorgänge exakt in der
beschriebenen Form ausgeführt werden, um Doubletten zu vermeiden und spätere
Auswertungen zu ermöglichen.
1.1.1 Anlegen ohne Vorlage
Nach Auswahl der Transaktion auf eine der oben beschriebenen Arten sieht die
Einstiegsmaske folgendermaßen aus:
7
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Alle weiß unterlegten Felder dienen als mögliche Eingabefelder.
Geben Sie zuerst den Buchungskreis im entsprechenden Feld ein.
Dieser lautet grundsätzlich „1000“.
Positionieren Sie nun den Cursor auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben der Zeile
„Kontengruppe“ und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste darauf
Es erscheint folgende Auswahltabelle:
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
CPD:
Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von
Geschäftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder
selten ein Geschäft abgewickelt wird
Die spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie z.B. die Adresse
und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im
Beleg eingegeben
Grundsätzlich werden hier keine neuen Kreditoren angelegt.
Es existiert ein CPD-Kreditor mit der Nummer 2000000, der für
Geschäftspartner angewandt wird, mit denen nur einmal oder selten
ein Geschäft abgewickelt wird.
LAUS:
Lieferanten Ausland.
Hier werden alle ausländischen Kreditoren erfaßt.
LIAL:
Darf nicht verwendet werden
LIEU:
Darf nicht verwendet werden
LIIL:
Lieferanten aus der Bundesrepublik Deutschland
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
LLKH:
Lehrbeauftragte LKH Homburg
Anlage erfolgt nur von der Personalabteilung
PERK:
HR-Kreditoren + Reisekosten
Anlage erfolgt nur von der Personalabteilung
Anmerkungen:
Auch wenn ein ausländischer Kreditor eine deutsche Bankverbindung hat, so wird
dieser in der Kontengruppe LAUS angelegt.
Für die Einstufung hat die Hausanschrift bzw. der Firmensitz Priorität vor der
Bankverbindung.
Keine CPD-Konten anlegen.
Sollten Sie im Zweifel sein, welche der aktiven Kontengruppen zutreffend ist, halten
Sie bitte unbedingt Rücksprache mit der Kreditorenbuchhaltung.
Das nachfolgende Beispiel basiert auf der Kontengruppe „LIIL (Lieferanten Inland)“.
Durch Doppelclick auf die entsprechende Zeile wir diese Kontengruppe ausgewählt.
Der Bildschirm erscheint danach wie folgt
Betätigen Sie nun die Enter - Taste oder klicken Sie den grünen Haken oben links an und
folgende Eingabemaske ist zu sehen:
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Alle Felder, die ein Fragezeichen enthalten sind sogenannte Muß-Eingabefelder
und Sie können in der Bearbeitung nicht fortfahren, ohne hier eine Eingabe
vorgenommen zu haben.
Felder, die kein Fragezeichen enthalten, sind nicht obligatorisch, können jedoch von
Ihnen ausgefüllt werden, falls die entsprechenden Daten vorliegen.
Feldbeschreibungen:
Anrede:
Hier ist durch Anklicken des nach unten weisenden Pfeils direkt
Neben dem Eingabefeld folgende Auswahl möglich:
Firma, Herr oder Frau
Name:
Geben Sie hier die komplette Namensbezeichnung ein.
Die korrekte Eingabe des Namens ist sehr wichtig.
Da dieser auf den Belegen, die nach außen versandt werden,
11
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
erscheint, muß auf eine vollständige und korrekte Eingabe
geachtet werden.
Die zweite Zeile im Feld kann genutzt werden, falls trotz
Anwendung der weiter untenstehenden Abkürzungsregeln die
erste Zeile nicht ausreicht.
Auch die Angabe eines Ansprechpartners („z. Hd. von....) ist
möglich.
Der Name sollte grundsätzlich aber nur in der ersten Zeile
eingetragen werden, da bei der Suche über Matchcode nur
diese berücksichtigt wird.
Bitte unbedingt beachten:
Eingabe des Namens muß nach folgenden Kriterien
erfolgen:
Bei Namen von Personen:
Zuerst Nachname, dann Vorname mit Trennung durch
ein Komma und nachfolgendes Leerzeichen (Blank).
Auch ein evtl. vorhandener Titel wird nach dem Komma, jedoch
noch vor dem Vornamen eingegeben.
Immer den kompletten Namen eingeben und nicht nur den
Nachnamen oder den Vornamen als Abkürzung.
Beispiele:
- Müller, Klaus
- Schneider, Dr. Martin
- Schulze-Niemeier, Prof. Dr. Werner
Bei Firmennamen:
Eingabe erfolgt genauso, wie die Firma offiziell benannt ist,
d.h. gemäß der Bezeichnung in deren Geschäftspapieren.
(Eingetragene Firmierung)
Beispiele:
- Dt. Forschungszentr. für künstl. Intelligenz
(und nicht nur „DFKI“)
- EPA Prof. Dr. Werner Schulz
(und nicht etwa: „Schulz, Prof. Dr. Werner EPA)
Die Eingabelänge in der ersten Zeile ist begrenzt auf 35
Zeichen.
Es ist darauf zu achten, daß die Firmenbezeichnung trotzdem
zweifelsfrei in der ersten Zeile eingegeben wird.
Weiter unten in diesem Kapitel sind einige Abkürzungsregeln
aufgeführt, damit mehr Information in dieser Zeile untergebracht
werden kann.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Diese Abkürzungen sind in jedem Fall anzuwenden, damit
eine einheitliche Stammdatenerfassung gewährleistet ist.
Auch wenn der Name voll ausgeschrieben in die erste Zeile
passen würde, ist die festgelegte Abkürzung zu verwenden.
Suchbegriff 1/2:
Folgende Eingaberegel ist unbedingt zu beachten:
Dieses Vorgehen ist sehr wichtig, damit später der Stammsatz
über den Matchcode2 problemlos gefunden werden kann.
Bei Eigennamen:
Den kompletten Nachnamen eingeben, auch Doppelnamen,
jedoch keine Vornamen oder sonstige Zusatzbezeichnungen
wie Titel etc.
Auch keinerlei Sonderzeichen verwenden wie Kommata,
Punkte oder Abkürzungen
Beispiele:
„Müller, Carsten“
„Müller“
„Maria Schulze-Hertel
„Schulze-Hertel“
„Prof. Dr. Heinz Maier“
„Maier“
Firmennamen:
Den Namen so eingeben, wie er auf dem Geschäftspapier des
Kreditors erscheint.
Die Eingabelänge ist auf 20 Zeichen begrenzt.
Falls der Name länger ist, werden so viele Zeichen wie möglich
eingegeben.
Anmerkung:
Die oben erwähnten Abkürzungsregeln gelten in gleicher
Form auch für den Suchbegriff.
Besitzt die Firma eine allgemein übliche Abkürzung, wie
zum Beispiel „TÜV“ für „Technischer Überwachungsverein“, so ist diese gängige Abkürzung für den Suchbegriff zu verwenden.
Beispiele:
„Allgemeiner Deutscher Automobilclub“ „EPA Prof. Dr. Werner Schulz“ -
„EPA Prof. Dr. Werner“
„Elektrohandel Glessner & Wilhelm“ 2
„ADAC“
„Elektrohandel Glessn“
Matchcode = Suchen eines Stammsatzes über eine Zeichenkette. Beschreibung erfolgt im Kapitel 1.3 /
Anzeige- und Suchfunktionen
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
(hier sind die Namen länger als 20 Zeichen, das Feld wird bis
zum letzten Zeichen gefüllt)
Anmerkung:
Wenn im Firmennamen Eigennamen enthalten sind, so wird
trotzdem nach der unter Firmennamen beschriebenen
Regel verfahren, jedoch nur, wenn es sich um eine
eingetragene Firmierung handelt.
Andernfalls ist der Kreditor als Privatperson zu betrachten
und die unter Eigennamen beschriebene Regelung hat
Gültigkeit.
Sonderfälle:
Oft wiederkehrende Bezeichnungen in Firmennamen müssen
nach folgenden Regeln abgekürzt werden, da ansonsten bei
der Suche über Matchcode die Trefferliste zu umfangreich
werden würde und auch die Erkennung von Doppeltanlagen
erschwert wird:
Bei zusammengesetzten Abkürzungen muß ein Leerzeichen
(Blank), Bindestrich o.ä. zwischen die beiden Abkürzungsteile
gesetzt werden, wenn dies auch bei voll ausgeschriebenem
Namen der Fall ist:
Allgemein/e
Arbeitsgemeinschaft
Arbeitskreis
Bayrisch
Bibliothek
Deutsche(r)
Deutsche Gesellschaft
Deutsches Zentrum für:
Gebrüder:
Gemeinnützig/e
Gesellschaft
Industrie...
Informationstechnik
Institut:
International
Technisch/e
Universität
Univversitätsbibliothek
Verband
Verein
Verlag:
Verlagsgesellschaft
Versicherung
Versicherungsgesellschaft
Zentrum
Liste wird erweitert
Allg.
Arb.Gem.
Arb.Kreis
Bayr.
Bibl.
Dt.
Dt. Ges.
Dt. Zentr. f.
Gebr.
Gemeinn.
Ges.
Ind.
It
Inst.
Intern.
Techn.
Univ.
Univ.Bibl.
Verb.
Ver.
Verl.
Verl.Ges.
Vers.
Vers.Ges.
Zentr.
Im Zweifelsfall bzw. zur Ergänzung der Liste setzen Sie sich
bitte mit der Kreditorenbuchhaltung in Verbindung.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Suchbegriff 2 (das Feld rechts daneben) wird nicht
ausgefüllt.
Straße/
Hausnummer:
In das erste Feld in dieser Zeile wird der Straßenname
eingegeben, in dem kleineren Feld rechts daneben die
Hausnummer.
Anmerkung:
Bitte geben Sie hier keine Postfachadressen ein.
Dafür stehen separate Felder zur Verfügung.
Ist keine Postanschrift bekannt, so muß in jedem Fall eine
Postfachadresse angegeben werden.
Postleitzahl/Ort:
In dem kleineren linken Feld wird die Postleitzahl eingegeben,
rechts daneben die Ortsbezeichnung.
Land:
Sie können die Kurzbezeichnung des jeweiligen Landes
entweder direkt eingeben (z.B. DE für Deutschland) oder
aber ein Land in der Tabelle auswählen.
Die Auswahlliste erhalten Sie wiederum durch einmaliges
Anklicken des nach unten weisenden Pfeils rechts neben dem
Eingabefeld.
Anmerkung:
Sollte das Land nicht in der Auswahlliste vorhanden sein
oder eine Fehlermeldung erscheinen, so setzen Sie sich
mit Herrn Kempf in Verbindung
Region:
Die Region beschreibt das zugehörige Bundesland falls bei
„Land“ Deutschland eingegeben wurde. Auch hier ist direkte
Eingabe des zweistelligen numerischen Codes möglich
(z.B. 10 für Saarland) oder Auswahl über die Tabelle.
Auch bei anderen Ländern ist u.U. die Auswahl einer Region
möglich, zumindest ist ein Dummycode (eine einzige
vorgegebene Region) vorhanden.
Postfach, Postleitzahl:
Diese beiden Felder können ausgefüllt werden falls die Daten
vorhanden sind.
Sprache:
Auswahl der Sprache für Korrespondenz. Deutsch ist hier
die Standardvorgabe.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Telefon, Telefax:
Eingabe der Rufnummer bzw. Telefaxnummer incl. Vorwahl in
das erste Feld links, Eingabe einer evtl. vorhandenen
Durchwahl in das zweite Feld.
Anmerkung:
Bitte keine Ländervorwahl eingeben. Diese
wird über die Auswahl des Länderschlüssels (wie oben
erwähnt) zugeordnet.
Nach Bestätigung der Eingaben ist dies Ihre aktuelle Bildschirmansicht:
Oberhalb der Eingabefelder befindet sich eine Leiste mit Beschriftungen, die wie
Registerkarten in einer Kartei aussehen.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Durch Anklicken des Symbols
blättern Sie zur nächsten Eingabemaske nach vorn.
(Mit
können Sie auch jederzeit zurückblättern)
Sie finden diese Icons im oberen Bildschirmteil unter der Menueleiste.
Debitor:
Die Debitorennummer wird vom Zahlungs- und
Mahnprogramm zur Verrechnung von offenen Posten
verwendet. Für die Einzelpostenanzeige wird über diese
Nummer die Verbindung zu den Einzelposten des
Debitors hergestellt.
Berechtigung:
Keine Eingabe vornehmen
Fisk. Anschrift:
Kontonummer des Stammsatzes mit fiskalischer Anschrift:
Gibt einen weiteren Stammsatz an, in dem die offizielle
Anschrift hinterlegt ist.
Diese Adresse wird z.B. in Italien für den
Geschäftsverkehr mit dem Finanzamt benutzt.
USt-Id Nr.:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id-Nr) des
Kreditors.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Verwendung
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird für die
'Zusammenfassende Meldung' bei steuerfreien
Lieferungen innerhalb der EU verwendet. Die Prüfregeln
sind für jedes EU-Land fest definiert.
Zust. Finanzamt:
Kontonummer des Stammsatzes des zuständigen
Finanzamtes
Das für den Kreditor zuständige Finanzamt, falls dieses
selbst als Kreditor angelegt ist.
Steuernummer:
Die Steuernummer des Kreditors beim zuständigen
Finanzamt.
Lokationsnr. 1:
Keine Eingabe
Lokationsnr. 2:
Keine Eingabe
Branche:
Eine Branche ist eine Einteilung von Unternehmen nach
dem Schwerpunkt ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit. Der
Branchenschlüssel wird für die Abgrenzung von
Auswertungen (z.B. Kreditorenstammdatenverzeichnis)
verwendet.
Wählen Sie bitte aus der Liste, die Sie nach Auswahl mit
dem nach unten zeigenden Pfeil rechts neben dem
Eingabefeld erhalten, eine zutreffende Branche aus.
Bahnhof:
Keine Eingabe
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Nach Bestätigung dieser Eingaben durch Drücken der Enter-Taste oder durch
weiters Vorblättern kommen Sie auf das Blatt „Bankdaten“:
Es können hier mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Land:
Länderschlüssel der Bank
Identifiziert das Land, in dem die Bank ihren Sitz hat.
Verwendung
Der Länderschlüssel bestimmt, nach welchen Regeln die
restlichen Bankdaten (z.B. Bankleitzahl und
Bankkontonummer) geprüft werden.
Bankschlüssel:
In diesem Feld wird der Bankschlüssel angegeben, unter
dem im jeweiligen Land die Bankdaten abgelegt sind.
Die länderspezifische Bedeutung dieses Bankschlüssels
wird beim Definieren des Länderschlüssels festgelegt.
Verwendung
Im Normalfall werden Banken unter ihrer Bankleitzahl
geführt.
In bestimmten Ländern übernimmt die Bankkontonummer
diese Funktion; es gibt dann keine Bankleitzahlen, die
Bankdaten werden unter der Kontonummer geführt.
Für den Datenträgeraustausch kann es sinnvoll sein,
Banken ausländischer Geschäftspartner auch ohne
Bankleitzahl erfassen zu können, auch wenn es im
betreffenden Land Bankleitzahlen gibt. In diesen Fällen
kann der Bankschlüssel intern vergeben werden.
Falls die Bankdaten unter einem anderen Schlüssel, wie
z.B. dem SWIFT-Code geführt werden sollen, kann auch
eine externe Nummernvergabe vereinbart werden.
Bankkonto:
Dieses Feld enthält die Nummer, unter der das Konto bei
der Bank geführt wird
Kontoinhaber:
Name des Kontoinhabers
Zusätzliche Namensangabe, die für den maschinellen
Zahlungsverkehr benötigt wird, wenn der Name des
Kontoinhabers nicht identisch ist mit dem Namen des
Debitors oder Kreditors.
Bankenkontrollschl.:
Für bestimmte Länder ist hier eine Eingabe mögl. bzw.
erforderlich.
Stellen Sie den Cursor in das Feld und betätigen
Sie die F1 – Taste um genauere Informationen zu
erhalten.
IBAN:
IBAN-Nr. der Bank.
Eingabefeld erscheint, wenn der Button per Mausclick
gedrückt wird.
Wenn der IBAN-Code bekannt ist, sollten Sie diesen hier
20
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Eingeben, da die Banken in näherer Zukunft generell
diesen Code verwenden
Btyp:
Partnerbanktyp
Schlüssel, mit dem bereits in der Belegposition
angegeben wird, welche Bank des Geschäftspartners
verwendet werden soll
Referenzangabe:
Referenzangabe zur Bankverbindung
Zusatzangabe zur Bankverbindung des
Geschäftspartners.
Verwendung
In einigen Ländern müssen die Daten zur Bankverbindung
des Geschäftspartners (Bankleitzahl, Bankkontonummer,
Name des Kontoinhabers) noch um weitere Angaben
ergänzt werden, um bestimmte Zahlungsverfahren nutzen
zu können. Diese Zusatzangaben werden hier hinterlegt.
Vorgehen
Falls in Ihrem Land für den Zahlungsverkehr Zusatzdaten
zur Bankverbindung benötigt werden, so tragen Sie die
Referenzinformationen hier ein. Für weitere Informationen
betätigen sie wiederum die F1-Taste während sich der
Cursor im Feld befindet.
Einzugsermächtigung:
Nur bei Kreditorengutschrift zu verwenden !
Kennzeichen: Liegt Einzugsermächtigung vor ?
Verwendung
Wenn Sie mit einem Kreditor Bankeinzug vereinbart
haben und das Zahlungsprogramm mit dem
entsprechenden Zahlweg regulieren soll, muß für
mindestens eine Bank im Stammsatz des Kreditors
dieses Feld markiert sein.
Es muß der Universität eine
Einzugsermächtigung des Kreditors vorliegen.
Anmerkung:
Relevant ist das Feld nur bei Kreditorengutschriften
21
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Ansicht der ausgefüllten Bildschirmmaske:
Durch Anclicken des Buttons Bankdaten können Sie sich Details zur ausgewählten
Bank anzeigen lassen:
(Alternativ können Sie auch das Feld „Bankschlüssel“ anclicken und die DropdownListe durch Clicken auf den rechten, nach unten weisenden Pfeil aufrufen):
22
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Hier ist es auch möglich, den Swift-Code einzugeben.
Bei ausländischen Kreditoren ist dies in jedem Fall erforderlich.
Zur Zeit hat der Swift-Code noch Priorität vor dem IBAN-Code.
Durch den Button „Bankverbindung löschen“ können Sie die ausgewählte
Bankverbindung aus dem Kreditorenstammsatz entfernen.
Abw. Zahlungsempf.:
Kontonummer des abweichenden Zahlungsempfängers
Die Kontonummer des Kreditors, mit dem der
automatische Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll.
Verwendung
Das Feld wird nur dann benötigt, wenn Zahlungen nicht
über den Kreditor erfolgen sollen, gegen den die
Verbindlichkeit besteht.
Hinweis
Die Angabe in diesem Feld gilt für alle Buchungskreise. Es
existiert ein weiteres Feld, in dem jeder Buchungskreis
separat einen abweichenden Zahlungsempfänger
eintragen kann. Sind beide Felder gefüllt, hat die Angabe
zum Buchungskreis Vorrang.
Angaben individuell:
Kennzeichen: Abweich. Zahlungsempfänger im Beleg
erlaubt ?
Zeigt an, daß bei Buchungen auf diesen Geschäftspartner
im Beleg eine vom Stammsatz abweichende Adresse
oder Bankverbindung für den automatischen
Zahlungsverkehr eingegeben werden kann.
Betätigen Sie den Button „Zulässige Zahlempfg.“, so können Sie die
Stammdatensätze dieser eingeben:
23
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Nachdem Sie alle gewünschten/erforderlichen Eingaben durchgeführt haben, blättern
Sie wiederum eine Seite weiter:
Abstimmkonto:
Eingabe des Abstimmkontos
Dieses lautet für Kreditoren aus der
Kontengruppe LIIL : 44100 (Verbindlichkeiten gegenüber
Dritten)
Und für Kreditoren aus der
Kontengruppe LAUS : 44103
24
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Anmerkung:
Niemals ein anderes Abstimmkonto als die oben
erwähnten verwenden.
Sortierschlüssel:
Bitte keine Eingabe vornehmen
Berechtigung:
Bitte keine Eingabe vornehmen
Alte Kontonr.:
Alte Stammsatznummer
Bei neuer Kreditorenanlage kann in diesem Feld die alte
Stammsatznummer abgelegt werden.
Personalnummer:
Personalnummer
Die Personalnummer ist innerhalb eines Mandanten der
einzige, eindeutige Schlüssel zur Identifikation eines
Mitarbeiters. Sie bildet den Einstieg zur Anzeige und
Pflege von Stammdaten und Arbeitszeitdaten (Infotypen)
eines Mitarbeiters
Tätigkeitscode:
Keine Eingabe
Verteilungsart:
Keine Eingabe
25
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Nach Bestätigung der Eingaben:
Zahlungsbed.:
Zahlungsbedingungsschlüssel
Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von
Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert
werden.
Verwendung
Die zugehörigen Zahlungsbedingungen liefern
Informationen für die
Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den
Zahlungsverkehr.
Vorgehen
Beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls kann das Feld für
den Zahlungsbedingungsschlüssel auf unterschiedliche
Weise gefüllt werden:
• Bei den meisten Geschäftsvorfällen schlägt das
System einen im Stammsatz des Geschäftspartners
hinterlegten Schlüssel vor.
• Für die Erfassung von Gutschriften in der
Finanzbuchhaltung kann im Stammsatz ein
gesonderter Schlüssel hinterlegt werden. Ist kein
solcher Schlüssel vorgegeben, können Sie den für
Rechnungen vorgesehenen Schlüssel durch Eingabe
von "*" aus dem Stammsatz des Geschäftspartners
übernehmen.
26
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
•
Unabhängig davon, ob aus dem Stammsatz ein
Schlüssel vorgeschlagen wird, können Sie beim
Erfassen von Rechnungen einen Schlüssel auf
Kopfebene eingeben:
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsbedingung aus der
Vorschlagsliste (nach unten weisender Pfeil rechts neben dem
Feld) aus
Toleranzgruppe:
Keine Eingabe
Prf. Dopp. Rech.:
Prüfungsvermerk Für doppelte Rechnungen bzw.
Gutschriften
Kennzeichen, das bewirkt, daß bei der Erfassung von
Eingangsrechnungen bzw. Gutschriften eine doppelte
Erfassung geprüft wird.
Zahlwege:
Diese Information ist erforderlich für eine zukünftige
automatische Zahlungsabwicklung.
Bei Kreditoren der Kontengruppe LIIL geben Sie hier
bitte die Buchstabenfolge „CU“ ein.
Bei Kreditoren der Kontengruppe LAUS geben Sie bitte
die Buchstabenfolge „LK“ ein
Erläuterung:
L = Auslandsüberweisung
K = Scheckzahlung durch beauftragte Bank
Zahlungssperre:
Sperrschlüssel für Zahlung
Sperrschlüssel, mit dem ein offener Posten oder ein Konto
für den Zahlungsverkehr gesperrt wird. Der
Sperrschlüssel kann wie folgt eingesetzt werden:
Im automatischen Zahlungsverkehr wirkt die Sperre,
wenn sie
• im Stammsatz hinterlegt oder
• im Beleg eingetragen wurde.
Wird die Sperre im Stammsatz eingetragen, so finden Sie
alle offenen Posten dieses Kontos in der Ausnahmeliste.
Von besonderer Bedeutung sind die Sperrschlüssel '*' und
'+' im Stammsatz.
• Der Sperrschlüssel * im Stammsatz bewirkt, daß alle
Posten des Kontos im automatischen Zahlungsverkehr
übergangen werden.
• Der Sperrschlüssel + im Stammsatz bewirkt, daß alle
Posten übergangen werden, in denen nicht explizit ein
Zahlweg vorgegeben ist.
27
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
•
•
Abweich. Zempf..:
Der Sperrschlüssel 'A' hat ebenfalls eine besondere
Bedeutung: Er wird generell automatisch gesetzt beim
Erfassen einer Anzahlung. 'A' sollte daher weder
gelöscht noch für andere Zwecke verwendet werden.
2. Manuelle Zahlungen werden durch einen
Sperrschlüssel im Beleg nur beeinflußt, wenn der
Sperrschlüssel mit dem Attribut
„Gesperrt für manuelle Zahlungen“ versehen wird. Ein
im Stammsatz gesetzter Sperrschlüssel hat auf
manuelle Zahlungen keine Auswirkung.
Der für die Zahlungsfreigabe im Finanzwesen
relevante Sperrschlüssel muß mit dem zugehörigen
Attribut „nicht änderbar“ versehen sein.
Kontonummer des abweichenden Zahlungsempfängers
Die Kontonummer des Kreditors, mit dem der
automatische Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll.
Verwendung
Das Feld wird nur dann benötigt, wenn Zahlungen nicht
über den Lieferanten erfolgen sollen, gegen den die
Verbindlichkeit besteht. Das gleiche gilt für Bankeinzüge
vonForderungen.
Hausbank:
Kurzschlüssel für die Bank, von der die Zahlung
geleistet werden soll.
Der Schlüssel für die Hausbank wird verwendet, wenn der
Geschäftspartner immer von derselben Hausbank bezahlt
werden soll. Die Bankenauswahl des Zahlungsprogramms
wird mit diesem Eintrag außer Kraft gesetzt.
Im Normalfall wird hier jedoch immer „LZB“ eingetragen.
Einzelzahlung:
Kennzeichnen: Alle Posten einzeln bezahlen ?
Legt fest, daß jeder offene Posten des Geschäftspartners
beim automatischen Zahlungsverkehr separat bezahlt
wird. Das heißt, offene Posten werden nicht zu einer
Zahlung zusammengefaßt.
Verr.mit Debi.:
Keine Eingabe
Avis per EDI:
Keine Eingabe
Toleranzgruppe:
Keine Eingabe
28
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Der letzte Schritt folgt:
Anmerkung:
Die folgenden Felder sind nur auszufüllen, falls Kreditorengutschriften
durchzuführen sind
Mahnverfahren:
Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
29
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Erläuterung der angezeigten Mahnverfahren:
UDS1:
Standardmahnverfahren für alle Kreditoren
Diese Mahnverfahren kommt normalerweise zum Einsatz,
da hier Korrespondenz erzeugt wird wie
Kreditorengutschriften, Mahnungen (um offene
Forderungen anzumahnen und ggf. auch beizutreiben).
UDS2:
Erstattung von Personalbezügen im Falle von
Gehaltsrückforderungen bzw. Rückforderung von
Bezügen.
UDS3:
Nur für Drittmittelbereich. Hier erfolgt keine Übernahme in
das automatische Mahnverfahren.
Mahnsperre:
Schlüssel, der den Grund für eine Mahnsperre wiedergibt.
Auswahlmöglichkeiten:
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Mahnempfänger
Kontonummer des Mahnempfängers
Gibt die Kontonummer des Kreditors an, der die
Mahnung erhalten soll.
Hinweis:
Ist dieses Feld nicht gefüllt, so wird die Mahnung an die
Anschrift des zu bearbeitenden Kreditors geschickt.
Gerichtl. Mahnv.:
keine Eingabe
Letzte Mahnung:
keine Eingabe
Datum, an dem die letzte Mahnung erfolgt ist wird automatisch
eingesetzt.
Mahnstufe
keine Eingabe
Das Mahnprogramm setzt die Mahnstufe automatisch ein, wenn der Kunde
oder Lieferant eine Mahnung erhält.
Sachb. Mahnung:
keine Eingabe
GruppierSchl.:
keine Eingabe
Sachb.Buchh..:
keine Eingabe
Konto.b.Kred..:
keine Eingabe
Sachb.b.Kred..:
keine Eingabe
31
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Kontovermerk.:
Interner Vermerk der Buchhaltung.
Der Vermerk dient nur zur Information über
Besonderheiten bei dem Geschäftspartner
Die Eingaben sind nun komplett und Sie können die einzelnen Seiten nochmals
aufrufen und anschauen indem Sie zurück- bzw. vorblättern.
Sichern Sie die gesamten angelegten Stammdaten durch Anclicken des
Diskettensymbols in der oberen Menueleiste.
Sie erhalten als Bestätigung für die erfolgreiche Anlage eine Meldung in der blauen
Statusleiste wie folgt:
32
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
1.1.2 Anlegen eines Kreditors mit Vorlage:
Die Vorgehensweise ist ähnlich wie beim Anlegen ohne Vorlage, lediglich beim
Einstieg wird als Referenz eine bereits bestehende Kreditorennummer angegeben.
Aus diesem Stammsatz werden bestimmte Einträge übernommen und schon in die
entsprechenden Felder des anzulegenden Kreditors eingetragen.
Geben Sie also eine Referenzkreditorennummer unter Vorlage / Kreditor ein, wie in
folgendem Beispiel sowie den Buchungskreis „1000“, und bestätigen Sie mit der
Enter-Taste oder durch Anklicken des grünen Hakens mit der linken Maustaste:
Nachstehend nochmals die Übersicht der Bildschirmmasken, auf denen die von SAP
bereits ausgefüllten Referenzfelder markiert sind:
Allgemeine Daten:
Im Feld Land ist bereits der Länderschlüssel eingetragen, in unserem Beispiel DE für
Deutschland.
Dieser Schlüssel wurde vom Stammdatensatz in der Vorlage übernommen.
Es sollte also nach Möglichkeit eine Vorlage gewählt werden, die in Ihren
Grunddaten nicht wesentlich von dem neuen Stammsatz abweicht.
Alle restlichen Felder unter „Adressen“ müssen ausgefüllt werden wie weiter oben
beschrieben.
33
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Steuerungsdaten
Es wird der Branchenschlüssel aus der Vorlage übernommen.
Bitte prüfen und gegebenenfalls den Schlüssel abändern.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Zahlungsverkehr
Hieraus werden keine Daten übernommen
BUCHUNGSKREISDATEN
Kontoführung:
Die Nummer des Abstimmkontos wird übernommen, im Beispiel ist dies 44100.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Zahlungsverkehr:
Die „Zahlungsbedingung“, „Zahlwege“ ,die Markierung „Prf.dopp.Rech.“ sowie
„Hausbank“ werden ebenfalls übernommen.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Korrespondenz:
Übernahme des Schlüssels für das Mahnverfahren, hier UDS1
Nach Überprüfung der vorgegebenen Daten können Sie auch diesen
Stammdatensatz sichern und es wird eine neue Kreditorennummer automatisch vom
System vergeben.
Die Nummer erscheint als Rückmeldung wiederum in der blau unterlegten
Statusleiste am unteren Bildschirmrand.
1.2 Ändern von Kreditorenstammdaten:
Sie können alle Felder der bereits angelegten Stammdaten auch nachträglich
ändern.
Schauen Sie auf die Abbildung 1 im Kapitel 1 / Stammdaten
Doppelklicken Sie den Eintrag „Ändern“ unter dem Menueintrag „Stammdaten“ um
in die Änderungstransaktion zu gelangen.
Die Abfolge der Schritte im Menuebaum ist:
Rechnungswesen
Finanzwesen
Kreditoren
37
Stammdaten
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Doppelklicken Sie den Button „Ändern“
oder geben Sie direkt den Transaktionscode ein:
FK02 bzw. /NFK02
Der Bildschirm nach Aufruf der Transaktion:
Geben Sie in dem Feld „Kreditor“ die Kreditorenkontonummer ein, falls Ihnen diese
bekannt ist.
Überprüfen Sie, ob Buchungskreis 1000 eingetragen ist; wenn nicht, geben Sie den
Wert manuell ein.
Die weiteren Bearbeitungsschritte verlaufen analog zum Anlegen.
Anmerkung:
Sie haben Zugriff auf alle weiß unterlegten Felder, können diese ändern und
sichern.
Die Änderungen werden unter der aufgerufenen Datensatznummer
gespeichert.
Wenn Sie die Kreditorennummer nicht kennen, so können Sie den gewünschten
Datensatz über die Suchfunktion finden.
38
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
1.3 Anzeige- und Suchfunktionen
Klicken Sie rechts neben dem Feld Kreditor, um zur Suchmaske zu gelangen:
Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, per Matchcode in den Stammdaten zu
suchen.
Sie sehen mehrere Registerkarten, mit denen Sie die Stammdaten weiter eingrenzen
können, z.B. „Kreditoren je Buchungskreis“, „Kreditoren je Land“ etc.
Als Standardanzeige erscheint wie in oben gezeigter Abbildung: „Kreditoren
allgemein“.
Wenn Sie eine Auswahl treffen und die Suchfunktion im Verlaufe Ihrer Sitzung
nochmals ausführen, befinden Sie sich automatisch auf der zuvor ausgewählten
Registerkarte.
Eine Suche ist möglich über die Stammdatenfelder Suchbegriff, Postleitzahl, Ort,
Name und Kreditor.
All diese Angaben haben Sie vorher bei der Stammdatenanlage erfaßt.
Sie müssen nicht die kompletten Begriffe eingeben, sondern können auch Teile von
Namen,
Anschriften und Kreditorennummern eingeben.
Beispiele:
Variante 1:
Sie suchen nach dem Kreditor, der in Kapitel 1.1 / Neuanlage von Kreditoren
angelegt wurde: die Firma Allg. Dt. Prüfungsges. mbH.
Wenn Sie den Suchbegriff nach den in Kapitel 1.1.1 / Anlegen eines Kreditors
ohne Vorlage genannten Regelungen definiert haben, müßte dieser „ADPG“ lauten.
Geben Sie dies ein und drücken Sie die Enter-Taste oder bestätigen Sie mit dem
grünen Haken.
Wenn der eingegebene Begriff mit dem Suchbegriff übereinstimmt, gelangen Sie so
auf den Einstiegsbildschirm zum Anzeigen oder Ändern von Kreditoren.
39
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Variante 2:
Wenn Sie nicht genau wissen, wie der Begriff lautet, so können Sie auch Teile von
Suchbegriffen eingeben und den nicht bekannten Teil des Wortes durch Eingabe der
Zeichens „*“ ersetzen.
Beispiel:
Geben Sie im Feld Suchbegriff folgendes ein:*Allg.*
und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Als Ergebnis Ihrer Abfrage erhalten Sie folgende Liste:
SAP listet Ihnen alle Kreditoren auf, deren Suchbegriff die Zeichenkette „Allg“
enthält.
40
SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Ebenso können Sie auch ein „*“ an beliebiger Stelle, also auch mitten in einem
Namen oder Begriff eingeben.
Probieren Sie: *all*prü*ge*
Als Ergebnis erhalten Sie den weiter oben angelegten Kreditor:
Auch wenn Ihnen nur wenige Buchstaben oder eine kleine Zeichenkette bekannt
sind, können Sie so zu Ergebnissen gelangen.
Je weniger Information Ihnen zur Verfügung steht, desto größer werden im
allgemeinen aber auch die Ergebnislisten.
Diese Suchfunktionen über Matchcode können Sie auf die restlichen Felder ebenfalls
anwenden.
Beispiel:
Es ist nicht die Eingabe der gesamten Postleitzahl erforderlich, sondern es genügt
eine Eingabe von z.B. 66*, was Ihnen als Ergebnis eine Auflistung aller Kreditoren
liefert, deren Postleitzahl mit 66 beginnt.
Variante 3:
Wenn Sie Informationen zu mehreren Suchfeldern haben, so können Sie diese alle
gleichzeitig komplett oder mit „*“ versehen in die Suchmaske eingeben.
Beispiel:
Geben Sie in Feld Name ein:
Und in Feld Ort:
*allg*
*saar*
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Das Ergebnis:
Es erfolgt bei dieser Suchvariante also Und-Verknüpfung, d.h. nur Datensätze, die
beide Suchkriterien erfüllen werden angezeigt.
Anmerkung:
Der ausgewählte Datensatz wird durch einen Doppelklick mit der Maus
aufgerufen.
Standardmäßig ist die Ergebnisliste auf 500 Datensätze begrenzt, jedoch ist es
möglich, diesen Vorgabewert manuell zu erhöhen oder zu verringern.
Geben Sie einfach den gewünschten Wert in das letzte Feld Maximale Trefferzahl.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
2
Besonderheiten bei ausländischen Kreditoren
Allgemeine Daten
Eingabe des Ländercodes:
U. U. ist das betreffende Land noch nicht in der SAP-Tabelle vorhanden.
In diesem Fall und auch wenn eine Fehlermeldung erscheint, bitte mit Ref. 65, Herrn
Kempf, Kontakt aufnehmen.
Bankverbindung:
Bei Eingabe des Bankschlüssels bitte unbedingt die Bankdaten aufrufen (entweder
entsprechenden Button oder das Pfeilsymbol rechts neben dem Eingabefeld
anclicken) und den SWIFT-Code eingeben.
Wenn die IBAN-Nr1 bekannt ist, auch diese eingeben bzw. mit Hilfe eines IBANRechners bestimmen..
Kontoführung Buchhaltung:
Das Abstimmkonto lautet bei ausländischen Kreditoren immer 44103
Zahlungsverkehr Buchhaltung:
In der Rubrik „Automatischer Zahlungsverkehr“ wird unter „Zahlwege“ immer der
Kennbuchstabe „L“ oder „K“ eingegeben
„L“ steht für Auslandsüberweisung und
„K“ steht für Scheckzahlung durch beauftragte Bank
1
Ein IBAN-Rechner kann im Internet unter http://www.almisoft.de/ heruntergeladen werden.
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
3.
Übersicht über die wichtigsten Transaktionen
Nachfolgend eine Liste der wichtigsten Transaktionscodes, die zur
Stammdatenerfassung notwendig sind:
Transaktionscode
Ausgeführte Aktion
Stammdaten
FK01
Kreditorenstammdaten anlegen
FK02
Kreditorenstammdaten ändern
FK03
Kreditorenstammdaten anzeigen
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Raum für Notizen
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Raum für Notizen
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SAP 4.6C – Kreditorenstammdaten
Raum für Notizen
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