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Einstiegsleitfaden - Software Suche

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Einstiegsleitfaden
Autor: Franco Berg
Buhl Data Service GmbH
1
Das große Unternehmer 1x1
Liebe Leserin, lieber Leser,
schön, dass Sie sich für eine WISO Software entschieden haben! Das Programm wurde unter Berücksichtigung
neuester Erkenntnisse hinsichtlich Benutzerführung und
Software-Ergonomie entwickelt und genügt höchsten
qualitativen Ansprüchen. Das dazu gehörige Handbuch ist
ebenfalls sorgfältig und gewissenhaft erstellt. Druck- und
Übertragungsfehler sind trotzdem nicht ganz auszuschließen. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit
der Inhalte übernehmen wir daher nicht.
Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software werden nur in Lizenz vergeben und dürfen nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet
werden. Außerdem ist dieses Handbuch urheberrechtlich
2
geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist
ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt
insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in
elektronische Systeme.
Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt
werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und
sind als solche zu betrachten.
Lizenz durch ZDF Enterprises
Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb:
Buhl Data Service GmbH
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Programm-Installation.................................................................................... 7
Einzel und Mehrplatzversionen...............................................................................11
Installation Einzelplatzversion..................................................................................13
Installation Mehrplatzversion “Datenserver”...........................................................16
Installation Mehrplatzversion “Arbeitsplatz”............................................................21
Erster Programmstart für Einzelplatzversion...........................................................26
Erster Programmstart für Mehrplatzversion “Server”..............................................28
Freischaltung und Registrierung.............................................................................30
Freischaltung mit Registrierung für Kunden............................................................31
Freischaltung mit Registrierung für neue Kunden...................................................33
Freischaltung ohne Registrierung...........................................................................35
Das erste Programm-Update...................................................................................36
Die Einrichtung einer neuen Firma..........................................................................37
Die Kontenplan-Zuweisung.....................................................................................42
Ist- und Soll-Versteuerung.......................................................................................43
“Kein Kontenrahmen”..............................................................................................44
“Ist-Versteuerung mit einfacher Buchführung (EÜR)”.............................................45
“Ist/Soll-Versteuerung mit doppelter Buchführung”................................................47
Erster Programmstart für Mehrplatzversion “Arbeitsplatz”......................................49
3
Das große Unternehmer 1x1
Parameter und Vorgaben.............................................................................. 53
Erstanmeldung Einzelplatzversionen......................................................................55
Erstanmeldung Mehrplatzversionen........................................................................56
E-Mail-Anbindung....................................................................................................59
ELSTER-Anbindung.................................................................................................62
Zuweisung des ELSTER-Zertifikats.........................................................................64
Web-Anbindung.......................................................................................................65
Mandantensicherung erstellen................................................................................68
Mandantensicherung prüfen/zurücksichern............................................................72
Arbeitsdatum auf aktuelles Datum stellen...............................................................77
Statusanzeige sichtbar stellen.................................................................................81
Aktualisierung der Datenbank für die Banken .......................................................84
Eigene Stammdaten in meiner Firma......................................................................86
Parameter anpassen..............................................................................................103
Allgemeine Tipps...................................................................................................112
4
WISO Kaufmann, Buchhaltung und Lohn & Gehalt
WISO Kaufmann, Buchhaltung und
Lohn & Gehalt
Sie haben ein professionelles Programm erworben, und wir möchten
Sie mit dieser Anleitung in die Lage versetzten, dieses auch professionell und
Ihren Anforderungen entsprechend zu installieren und einzurichten. Folgen Sie
bitte den einzelnen Schritten und Sie werden als Ergebnis “Ihr WISO Programm”
anwenden können.
Die verwendeten Abbildungen entsprechen dem Programmtyp, wobei die enthaltenen Texte entsprechend Ihrer Programmversion abweichen können.
Wichtig
Ab der Programmversion 2011 wurde die bisher verwendete “Flashfiler”
Datenbank durch eine “SQL”-Datenbank ersetzt, die noch robuster und
servicefreundlicher ist.
Sollten Sie bisher schon eines der hier beschriebenen Programme der Ausgabe 2010 verwenden und ein Upgrade durchführen, erfolgt zunächst eine
automatische Konvertierung [1] der vorhandenen Datenbanken.
1
5
Das große Unternehmer 1x1
6
Installation
Programm-Installation
Legen Sie die Programm-DVD in das Laufwerk Ihres Rechners. Die Installation sollte automatisch beginnen.
Ist bei Ihrem Rechner die Autostart-Funktion deaktiviert, wechseln Sie in das
Programm-Verzeichnis des DVD-Laufwerks und starten die Installation durch
Doppelklick auf die Datei “splash.exe”. Es öffnet sich das Begrüßungsfenster.
7
Das große Unternehmer 1x1
Das Begrüßungsfenster gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere unterstützende
Dienstleistungen von Buhl in Anspruch zu nehmen.
1
2
■ Den Einrichtungsservice [1], der Ihnen sowohl die komplette ProgrammEinrichtung als auch den Import von Fremddaten wie Adressen und Artikeln
abnimmt
■ Den Schulungsservice [2], der Ihr Programm entsprechend Ihren Anforderungen einrichtet und einstellt
3
■ Den Formularservice [3], der Ihnen Ihr individuelles Geschäftspapier in den
Druckausgabe-Formularen Ihres Programms nachbildet
4
■ Den Postversand [4], der Ihnen Ihre Druckausgaben online an das ServiceCenter der Deutschen Post übermittelt, sie für Sie frankiert und versendet,
aber auch bei E-Mailversand die rechtsverbindliche Signatur vornimmt.
Mit “Übernehmen” verlassen Sie dies Fenster, und das Programm erwartet nun
die Eingabe Ihrer Garantienummer.
8
Installation
w
Tipp
Wenn Sie die Garantienummer vorab in einem Texteditor erfassen, können
Sie diese leicht prüfen und gegebenenfalls speichern. Mit der “Kopieren”Funktion von Windows übertragen Sie die gesamte Nummer in das erste
Eingabefeld [1] mit Strg + V.
1
Anschließend Klicken Sie auf “Weiter”
Die Installation kann beginnen.
Während der Installation können Sie bei jedem Schritt über Schaltflächen “Abbrechen” oder “Zurück” wählen, falls Sie Korrekturen vornehmen oder die Installation zu einem späteren Zeitpunkt durchführen möchten.
Sie bestätigen mit “Weiter”.
Lesen Sie die Lizenzbedingung direkt auf dem Bildschirm oder drucken Sie sie
aus. Denken Sie bitte daran, dass diese für Sie rechtsverbindlich sind und von
Ihnen anerkannt werden müssen.
Wenn Sie “Nein” auswählen, wird die Installation nicht durchgeführt.
9
Das große Unternehmer 1x1
Klicken Sie zur Fortsetzung der Installation auf “Ja”.
1
2
Geben Sie Ihren Benutzernamen [1] (es ist der erste Benutzer) und den Namen
der Firma [2] ein, auf deren Namen das Programm registriert werden soll.
Klick auf “Weiter”.
Wichtig
Wenn Sie Ihren Benutzernamen vergessen, können Sie sich nicht mehr
anmelden und das Programm nicht wieder öffnen.
Der weitere Verlauf der Installation richtet sich nach Ihrer Programmversion. Die
derzeit lieferbaren Versionen werden im folgenden Abschnitt kurz dargestellt.
10
Installation
Einzel und Mehrplatzversionen
Die Mehrplatz- oder auch Netzwerkprogramme haben folgende Bezeichnungen:
■ Kaufmann Professional
■ Kaufmann Mittelstand
■ Buchhaltung Professional
Bei diesen Programmen können bis zu fünf Arbeitsplätze eingerichtet und beliebig viele Firmen/Mandanten installiert werden.
Die Einzelplatzprogramme haben folgende Bezeichnung:
■ WISO Kaufmann
■ WISO Buchhaltung
■ WISO Lohn & Gehalt
Bei Einzelplatzversionen kann nur eine Firma/Mandant installiert werden.
w
Tipp
Es ist jederzeit möglich, von einer Einzelplatzversion auf eine Mehrplatzversion aufzurüsten. Selbstverständlich werden alle Daten vollständig in die
höhere Version übernommen. Ein Upgrade kann direkt aus dem Programm
bestellt werden.
11
Das große Unternehmer 1x1
Upgrademöglichkeit
■ WISO Kaufmann zu Kaufmann Professional oder Kaufmann Mittelstand
■ Kaufmann Professional zu Kaufmann Mittelstand
■ WISO Buchhaltung zu Buchhaltung Professional oder WISO Kaufmann oder
Kaufmann Professional oder Kaufmann Mittelstand
■ WISO Lohn & Gehalt zu WISO Kaufmann oder zu Kaufmann Professional oder
Kaufmann Mittelstand
Es folgen die Beschreibungen der Installation der Einzelplatzversionen und Mehrplatzversionen.
12
Installation
Installation Einzelplatzversion
Bei einem Klick auf die Schaltfläche “Durchsuchen” [1] öffnet sich das Fenster
des Dateiverzeichnisses auf Ihrem Rechner [2], wo Sie einen abweichenden Installationspfad eingeben können. Anschließend Klicken Sie auf “OK”. Wenn Sie
den Standard-Installationspfad beibehalten wollen, bestätigen Sie mit “Weiter”.
w
Tipp
1
Bitte beachten Sie, dass eine Installation immer vollständig in den Ordner
“Buhl” erfolgen muss. Ein Verschieben von Programmteilen wie Datenbanken oder Mandanten-Ordnern in andere Verzeichnisse macht das Programm
unbrauchbar.
2
13
Das große Unternehmer 1x1
Sinnvoll ist ein Link zu Ihrem Programm auf dem Desktop [1] und sollte, auch
wenn Sie Ihr Programm ohnehin unter Start > Programme als Eintrag finden,
angehakt werden.
1
Noch zweckmäßiger ist jedoch ein Link in der Taskleiste. Diesen können Sie
nach Abschluss der Installation selbst als Verknüpfung aus dem Desktop-Link
anlegen.
Bestätigen Sie mit “Weiter”.
Die Zusammenfassung des Installationspfads bestätigen Sie mit “Weiter”. Sollten
Sie sich jetzt noch für einen anderen Installationspfad entscheiden, nutzen Sie
die Schaltfläche “Zurück” [2].
Die Installation Ihres Programms wird anschließend durchgeführt. Der Fortschrittsbalken [3] informiert Sie über den Fortgang. Installiert werden neben
Ihrem WISO Kaufmann, Buchhaltung oder Lohn & Gehalt auch die Programme
Letstrade (verantwortlich für das Onlinebanking) und die oben erwähnte OnlinePoststelle. Letztere erzeugt ebenfalls einen Desktop-Link und einen Eintrag in
der Taskleiste.
2
3
14
Installation
Warten Sie, bis das folgende Fenster erscheint, und bestätigen Sie dieses mit
“Fertigstellen” [1].
Anschließend sollten Sie Ihren Rechner neu starten und dann bitte zum Abschnitt “Erster Programmstart für Einzelplatzversion“ gehen.
Wichtig
Bevor Sie mit den folgenden Schritten und dem ersten Programmstart
beginnen, prüfen Sie bitte, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung
haben. Ohne diese ist ein erster Programmstart, der auch die Programmfreischaltung beinhaltet, nicht möglich.
1
15
Das große Unternehmer 1x1
Installation Mehrplatzversion
“Datenserver”
1
2
Wählen Sie bei der Erstinstallation “Arbeitsplatz inklusive Datenserver” [1] aus,
auch wenn Sie die Netzwerkfunktion im Augenblick nicht möchten. So bleiben
Sie flexibel und müssen bei einer Netzwerknutzung keine Neuinstallation durchführen.
Die Installation “Arbeitsplatz inklusive Datenserver” kann auf einem beliebigen
Rechner (es muss kein “Server” sein) erfolgen, der dann als Hauptrechner mit
Administratorfunktionen wie “Datensicherung”, “Datenbankpflege” etc. arbeitet.
Klicken Sie auf “Weiter”. Installieren Sie andere Arbeitsplätze (Clients) “Arbeitsplatz im Netzwerk” [2] erst nach Abschluss dieser Installation.
3
4
Beim Klick auf “Durchsuchen” [3] öffnet sich das folgende Fenster [4], wo Sie
einen abweichenden Installationspfad eingeben können. Anschließend klicken
Sie auf “OK”. Wenn Sie den Standard-Installationspfad beibehalten wollen, bestätigen Sie mit “Weiter”.
w
Tipp
Bitte beachten Sie, dass eine Installation immer vollständig im Ordner
“Buhl” erfolgen muss. Das Verschieben von Programmteilen wie Datenbanken oder Mandanten-Ordnern in andere Verzeichnisse macht das Programm
unbrauchbar.
16
Installation
Sinnvoll ist ein Link zu Ihrem Programm auf dem Desktop [1] und sollte, auch
wenn Sie Ihr Programm ohnehin unter Start > Programme als Eintrag finden,
angehakt werden.
Noch zweckmäßiger ist jedoch ein Link in der Taskleiste. Diesen können Sie
nach Abschluss der Installation selbst als Verknüpfung aus dem Desktop-Link
anlegen.
1
Bestätigen Sie mit “Weiter”.
Die Zusammenfassung des Installationspfads bestätigen Sie mit “Weiter”. Sollten
Sie sich jetzt noch für einen anderen Installationspfad entscheiden, nutzen Sie
die Schaltfläche “Zurück” [2].
2
Die Installation Ihres Programms wird jetzt durchgeführt. Der Fortschrittsbalken
[3] informiert Sie über den Fortgang. Installiert werden neben Ihrem WISO Kaufmann, Buchhaltung oder Lohn & Gehalt auch die Programme Letstrade (verantwortlich für das Onlinebanking) und die oben erwähnte Online-Poststelle. Letztere erzeugt ebenfalls einen Desktop-Link und einen Eintrag in der Taskleiste.
3
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Das große Unternehmer 1x1
Warten Sie, bis das folgende Fenster erscheint, und bestätigen Sie dieses mit den
vorhandenen Einstellungen durch “OK” [1].
Wichtig
2
Ändern Sie keine der vorgegebenen Einstellungen. Dieses könnte dazu
führen, dass später installierte Arbeitsplätze im Netzwerk keine Verbindung
zum Buhl-Server herstellen können.
1
In der Regel wird als Netzwerkprotokoll TCP/IP verwendet. Sollte in Ihrer Windows-Konfiguration auch das IPX-Protokoll aktiviert sein, erscheint es hier
ebenfalls unter “Protokolle” [2]. In diesem Fall können Sie dieses Protokoll deaktivieren.
3
4
18
Zum Lieferumfang des Kaufmann Professional und Kaufmann Mittelstand gehört auch der “Web Kaufmann”, ein WebShop-Synchronisations-Tool, dass ausschließlich mit einem Strato ePages-Shop zusammenarbeitet und jetzt installiert
wird [3]. Bestätigen Sie mit “OK”.
Lassen Sie den Installations-Assistenten vollständig durchlaufen [4], auch wenn
Sie der Meinung sind, keine Verwendung für den Webshop zu haben. Dies gehört
zu einer vollständigen Installation.
Installation
Klicken Sie in diesem Fenster auf “Weiter” [1], denn “Abrechen” beendet den
gesamten Installationsprozess von Kaufmann.
1
Klicken Sie nun auf “Installieren” [2], und die Installation des Web KaufmannTools beginnt.
2
Lassen Sie den Installationsprozess [3] durchlaufen, und das folgende Fenster
öffnet sich automatisch.
3
19
Das große Unternehmer 1x1
Nach erfolgreicher Installation Klicken Sie auf “Fertigstellen” [1].
1
Den Hinweis auf einen Neustart Ihres Rechners bestätigen Sie mit “Ja” [2].
Nachdem Ihr Rechner wieder hochgefahren ist, gehen Sie bitte zum Abschnitt
“Erster Programmstart für Mehrplatzversion Server”.
2
Wichtig
3
Während der Installation einer Mehrplatzversion wird die Startdatei
“BPServer.exe” des Buhl-Servers automatisch in den “Start Ordner” Ihrer
Windows-Installation eingefügt. Ist der Server gestartet, erscheint in der
Taskleiste im Bereich von Uhrzeit und Datum das Buhl-Serversymbol [3].
Klicken Sie mit der rechten Maus auf die Schaltfläche, so können Sie den
Buhl-Server “Stoppen”, “Starten” und “Beenden”.
Alternativ ist es möglich, den Buhl-Server als Dienst zu installieren.
Es können nicht beide Server-Startarten kombiniert werden.
20
Installation
Installation Mehrplatzversion
“Arbeitsplatz”
Wählen Sie bei der Erstinstallation “Arbeitsplatz im Netzwerk” [1] aus.
Achten Sie darauf, dass der “Arbeitsplatz inklusive Datenserver” bereits installiert
ist und Sie auf keinem dieser Arbeitsplätze Zugriff auf die Administratorfunktionen wie “Datensicherung”, “Datenbankpflege” etc. haben.
1
Klicken Sie auf “Weiter”. Nach einem Klick auf “Durchsuchen” [2] öffnet sich
das folgende Fenster [3], wo Sie einen abweichenden Installationspfad eingeben
können. Anschließend Klicken Sie auf “OK”. Wenn Sie den Standard-Installationspfad beibehalten wollen, bestätigen Sie mit “Weiter”.
2
3
21
Das große Unternehmer 1x1
1
Sinnvoll ist ein Link zu Ihrem Programm auf dem Desktop [1] und sollte, auch
wenn Sie Ihr Programm ohnehin unter Start > Programme als Eintrag finden,
angehakt werden.
Noch zweckmäßiger ist jedoch ein Link in der Taskleiste. Diesen können Sie
nach Abschluss der Installation selbst als Verknüpfung aus dem Desktop-Link
anlegen.
Bestätigen Sie mit “Weiter”.
Die Zusammenfassung des Installationspfads bestätigen Sie ebenfalls mit “Weiter”. Sollten Sie sich jetzt noch für einen anderen Installationspfad entscheiden,
nutzen Sie die Schaltfläche “Zurück” [2].
2
3
22
Die Installation Ihres Programms wird jetzt durchgeführt. Der Fortschrittsbalken
[3] informiert Sie über den Fortgang. Installiert werden neben Ihrem WISO Kaufmann, Buchhaltung oder Lohn & Gehalt auch die Programme Letstrade (verantwortlich für das Onlinebanking) und die oben erwähnte Online-Poststelle. Letztere erzeugt ebenfalls einen Desktop-Link und einen Eintrag in der Taskleiste.
Installation
Zum Lieferumfang des Kaufmann Professional und Kaufmann Mittelstand gehört
auch der “Web Kaufmann”, ein WebShop-Synchronisations-Tool, das ausschließlich mit einem Strato ePages-Shop zusammenarbeitet und jetzt installiert wird
[1]. Bestätigen Sie diese mit “OK”
1
Lassen Sie den Installations-Assistenten vollständig durchlaufen [2], auch wenn
Sie der Meinung sind, keine Verwendung hierfür zu haben. Dieses gehört zu einer
vollständigen Installation.
2
Klicken Sie in diesem Fenster auf “Weiter” [3], denn “Abrechen” beendet den
gesamten Installationsprozess von Kaufmann.
3
23
Das große Unternehmer 1x1
Klicken Sie nun auf “Installieren” [1], und die Installation des Web KaufmannTools beginnt.
1
Lassen Sie den Installationsprozess [2] durchlaufen, und das folgende Fenster
öffnet sich automatisch.
2
Nach erfolgreicher Installation Klicken Sie auf “Fertigstellen” [3].
3
24
Installation
Folgen Sie dem Hinweis auf einen Neustart Ihres Rechners mit “Ja” [1].
Nachdem Ihr Rechner wieder hochgefahren ist, gehen Sie bitte zum Abschnitt
“Erster Programmstart für Mehrplatzversion “Arbeitsplatz”.
w
Tipp
1
Um von einem Arbeitsplatz auf den Buhl-Server zuzugreifen, ist es nicht
erforderlich, dass der Arbeitsplatz auf dem Buhl-Server gestartet ist. Allein
der Buhl-Server muss gestartet sein.
25
Das große Unternehmer 1x1
Erster Programmstart für
Einzelplatzversion
1
2
3
Ihr Rechner ist neu gestartet, und Sie sehen auf dem Desktop eines der drei
Icons
■ WISO Kaufmann [1]
■ WISO Buchhaltung [2]
■ WISO Lohn & Gehalt [3]
Ein Doppelklick auf den für Sie zutreffenden Desktop-Link öffnet Ihr Programm
zum ersten Mal. Dieses Begrüßungsfenster wurde bereits zu Beginn der Installation erläutert, klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter” [4].
4
Ihr Programm startet und zeigt den Fortschrittsbalken. Während dieses ersten
Programmstarts erfolgt im weiteren Verlauf die Programmfreischaltung und, Ihr
Einverständnis vorausgesetzt, die Online-Registrierung sowie die für diese Jahresversion enthaltene Programmaktualisierung.
26
Installation
Das Programm versucht zunächst, über Ihren Internetzugang eine Verbindung
zum Registrierungs-Server von Buhl herzustellen [1]. Sobald diese Verbindung
besteht, erscheint das Fenster “Registrierung”.
1
Anschließend folgt das Willkommen-Fenster mit der von Ihnen bereits während
der Installation eingegebenen Garantienummer [2]. Dieses bestätigen Sie mit
“Weiter”.
Bitte lesen Sie sich die Informationen [3] aufmerksam durch, klicken Sie anschließend auf “Weiter” und fahren Sie mit dem Abschnitt “Freischaltung und
Registrierung” fort.
2
3
27
Das große Unternehmer 1x1
Erster Programmstart
für Mehrplatzversion “Server”
1
2
Ihr Rechner ist neu gestartet, und Sie sehen auf dem Desktop eines der drei
Icons
■ Kaufmann Professional und Kaufmann Mittelstand [1]
■ Buchhaltung Professional [2]
In der Taskleiste muss sich das Symbol für den durch den “Autostart-Ordner”
gestarteten Buhl-Server [3] befinden.
3
Ein Doppelklick auf den für Sie zutreffenden Desktop-Link öffnet Ihr Programm
zum ersten Mal. Dieses Begrüßungsfenster wurde bereits zu Beginn der Installation erläutert, klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter” [4].
4
Ihr Programm startet und zeigt den Fortschrittsbalken. Während dieses ersten
Programmstarts erfolgt im weiteren Verlauf die Programmfreischaltung und, Ihr
Einverständnis vorausgesetzt, die Online-Registrierung sowie die für diese Jahresversion enthaltene Programmaktualisierung.
28
Installation
Das Programm versucht daraufhin über Ihren Internetzugang eine Verbindung
zum Registrierungs-Server von Buhl herzustellen [1]. Sobald diese Verbindung
besteht, erscheint das folgende Fenster “Registrierung”.
1
Das Willkommen-Fenster mit der von Ihnen bereits während der Installation eingegebenen Garantienummer [2] öffnet sich. Sie bestätigen es mit “Weiter”.
2
Bitte lesen Sie sich die Informationen [3] aufmerksam durch, klicken Sie auf
“Weiter” und fahren Sie anschließend mit dem Abschnitt “Freischaltung und Registrierung” fort.
3
29
Das große Unternehmer 1x1
Freischaltung und Registrierung
1
2
3
Der Fenstertitel [1] ist hier beispielhaft dargestellt und entspricht immer Ihrer
Programmversion.
Sie können entscheiden,
■ ob Sie die Freischaltung mit gleichzeitiger Online-Registrierung [2] vornehmen möchten, um Aktualisierungen zum Online-Banking und zu OnlineElster sowie anderen kostenlosen Serviceleistungen zu erhalten (fahren Sie
dann fort mit dem Abschnitt “Freischaltung mit Registrierung”)
■ oder ob Sie nur eine Freischaltung [3] Ihres Programms wünschen. (fahren
Sie dann fort mit dem Abschnitt “Freischaltung ohne Registrierung”)
Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt lediglich die Freischaltung bevorzugen, ist eine
spätere Registrierung immer möglich. Unabhängig von Ihrer Entscheidung haben
Sie jederzeit während der Vertrags-Laufzeit die Möglichkeit, bei Programmaktualisierungen die Updates online über Ihr Programm herunterzuladen und zu
installieren.
30
Installation
Freischaltung mit Registrierung für Kunden
Markieren Sie den Eintrag unter [1] und klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter”,
um sich zu registrieren und Ihr Programm freizuschalten.
Wenn Sie bereits Kunde von Buhl sind (das kann auch für alle anderen BuhlProdukte wie WISO Mein Büro, WISO Mein Geld etc. gelten), markieren Sie “Ja”
[2] und klicken dann auf “Weiter”.
1
Sind Sie neuer Kunde bei Buhl und haben dort noch nie ein Programm erworben, gehen Sie bitte zu dem Abschnitt “Freischaltung mit Registrierung für neue
Kunden”.
Sie sind bereits Kunde und haben “Ja” [3] gewählt, dann sollten Sie in diesem
Fenster ebenfalls “Ja” [4] markieren, denn bei “Nein” kommen Sie zur Erfassungsmaske für neue Kunden.
2
3
Geben Sie Ihre Kundenummer und Ihr Passwort [5] ein.
Falls vergessen, können Sie diese über die Links “...?” [6] online nachfragen.
Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche “Weiter”.
w
Tipp
4
6
5
Registrieren Sie sich mit Kundenummer, Passwort oder Postleitzahl und Sie
können kostenlose Online-Tickets aus dem Programm beim Buhl-Support
beantragen.
31
Das große Unternehmer 1x1
Ihre bisherigen Kundendaten werden in diesem Fenster dargestellt, und bis auf
“Name:” [1] und “Kd-Nr.:” [2] können Sie alle Felder aktualisieren.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit “Weiter”.
1
2
3
4
32
Ein Hinweis auf die kostenlose Nutzung des Vorteilpakets erfolgt [3] und Sie
schließen mit “Weiter” die Registrierung ab.
Die Information über Ihre erfolgreiche Registrierung [4] beendet diesen Prozess,
und Sie verlassen den Assistenten mit der Schaltfläche “Weiter”.
Installation
Freischaltung mit Registrierung
für neue Kunden
1
Sind Sie bisher noch kein Kunde von Buhl, markieren Sie “Nein”. [1] Klicken Sie
dann auf “Weiter”.
Ergänzen Sie bitte in der Maske [2] Ihre Daten. Fettgedruckte Felder sind Pflichtfelder. Prüfen Sie bitte alle Angaben Ihrer Anschrift und auch Ihrer E-Mail-Adresse, damit zukünftige Informationen und Produktupgrades Sie richtig erreichen.
w
WISO-Tipp
Sollten sich Ihre Kontaktdaten einmal ändern, vergessen Sie bitte nicht,
diese über http://www.buhl.de/kundenkonto ebenfalls zu aktualisieren.
2
Anschließend klicken Sie auf “Weiter”.
Ein Hinweis auf die kostenlose Nutzung des Vorteilpakets [3] erfolgt, und Sie
schließen mit “Weiter” die Registrierung ab.
3
33
Das große Unternehmer 1x1
1
34
Die Information über Ihre erfolgreiche Registrierung [1] beendet diesen Prozess,
und Sie verlassen den Assistenten mit der Schaltfläche “Weiter”.
Installation
Freischaltung ohne Registrierung
Markieren Sie den Eintrag unter [1] und klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter”. Bei funktionierender Internetverbindung erhalten Sie das folgende Hinweisfenster:
1
Sie können “Zurück” [2] auswählen, um doch die Freischaltung mit Registrierung
durchzuführen, oder Sie klicken auf “Weiter”, um die Registrierung zu vervollständigen.
2
Die Information über Ihre erfolgreiche Registrierung beendet diesen Prozess, und
Sie verlassen den Assistenten mit der Schaltfläche “Weiter”.
35
Das große Unternehmer 1x1
Das erste Programm-Update
Nun beginnt die eigentliche Einrichtung Ihrer Firma bzw. Ihres Mandanten. Es ist
empfehlenswert, vorher ein Update Ihres Programms auf den aktuellen Versionsstand zu machen. Setzen Sie den Haken deshalb bei “Jetzt nach Online-Updates
suchen...” [1] und klicken Sie auf “Weiter”.
1
2
Das Programm stellt eine Internetverbindung her [2] und prüft, ob eine neuere
Programmversion auf dem Update-Server vorliegt. Folgen Sie dem Assistenten.
Sowohl das Herunterladen des Updates als auch die Installation erfolgen automatisch.
w
Tipp
Über diesen Update-Server erhalten Sie ausschließlich Updates zu Ihrer
aktuellen Jahresversion. Ein Upgrade auf eine neue Jahresversion ist hierüber
nicht möglich. Eine neue Jahresversion erhalten Sie automatisch durch
Buhl Data Service, wenn Sie sich registriert bzw. eine Aktualitäts-Garantie
abgeschlossen haben.
Anschließend startet das Programm neu, und Sie beginnen mit der Einrichtung
Ihrer Firmenvorgaben im Programm.
36
Installation
Die Einrichtung einer neuen Firma
Die Frage, was Sie erstellen möchten, beantworten Sie mit einem Klick auf
1
die Schaltfläche “Neue Firma anlegen” [1]. Anschließend öffnet sich das folgende
Fenster.
Diese Auswahl beantworten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche “Leere Firma
allgemein” [2]. Anschließend öffnet sich das folgende Fenster.
Hier geben Sie Ihre Firmenanschrift ein. Sie müssen zumindest den Firmennamen
(Name2) erfassen [3], da ansonsten die Schaltfläche “Weiter” inaktiv bleibt. Wir
empfehlen Ihnen, alle Felder dieser Maske vollständig zu füllen, da eine automatische Übernahme in den “Briefkopf” erfolgt. Die jetzt eingegebenen Daten
können jederzeit unter “Meine Firma” geändert und ergänzt werden. Gehen Sie
mit „Weiter” zum nächsten Fenster.
2
3
37
Das große Unternehmer 1x1
1
Die Eingabefelder für Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer etc., die ebenfalls
später erfasst und/oder geändert werden können, finden Sie in dieser Maske.
Die Bankdaten [1] hier noch nicht eingeben, da hierzu auch ein Buchhaltungskonto gehört, das zu diesem Zeitpunkt nicht definiert ist.
2
3
Nochmals auf “Weiter” klicken, und sie finden in einem Dialogfenster Ihre vorgetragenen Firmendaten. Diese Daten [2] werden von den in diesem Programm definierten Layoutvorlagen wie zum Beispiel für Angebote, Auftragsbestätigungen,
Lieferschein, Rechnungen etc., verwendet.
Wenn Sie ein Firmen-Logo haben, können Sie dieses hier einfügen [3]. In den vorbereiteten Layouts ist bereits ein Platzhalter definiert, so dass das Logo künftig
mitgedruckt wird.
Die Schaltfläche “Weiter” führt Sie zu diesem Fenster. Hier wählen Sie bitte die
Schaltfläche “Weitere Informationen eintragen” [4] aus, denn nur über diesen
Weg können Sie ein beliebiges “erstes Arbeitsdatum” vorgeben, mit dem Sie zum
Beispiel mit der Buchhaltung oder der Lohnabrechnung beginnen wollen.
4
38
Installation
Wenn verfügbar, tragen Sie hier bereits die für Sie zutreffenden Unternehmensdaten ein. Sie können die Maske aber auch direkt mit “Weiter” verlassen, da im
Abschnitt “Meine Firma” darauf noch einmal gesondert eingegangen wird.
Wichtig
Das einmal festgelegte “erste Arbeitsdatum” [1] kann später nicht mehr
zurückdatiert werden.
Nehmen Sie auf keinen Fall das aktuelle Tagesdatum, sondern zumindest
den 01. Januar des aktuellen Jahres.
Das “erste Arbeitsdatum” gehört mit dem “Kontenplan” der Finanzbuchhaltung zu den unveränderbaren Daten bei der Programmeinrichtung.
1
Das in diesem Fenster einzugebende erste Arbeitsdatum ist entscheidend für Ihre
Anforderung, ab wann das erste Mal eine Buchung erfasst werden soll. Das kann
sowohl ein Datum in der Vergangenheit als auch in der Zukunft sein.
Sie können es direkt im Datumfeld einfügen oder über die Schaltfläche „Kalender“ [2] auswählen.
2
39
Das große Unternehmer 1x1
Eine gute Vorgabe ist die, das hier einzutragende “erste Arbeitsdatum” [1] großzügig in die Vergangenheit zu legen.
Als Beispiel: Sie beginnen am 01.09. des laufenden Jahres mit Ihrem Unternehmen oder stellen auf das Buhl-Programm um. Dann sollten Sie, wenn Sie nicht
auch Daten des Vorjahres nacherfassen wollen, das Arbeitsdatum auf den 01.01
des laufenden Jahres stellen, andernfalls sogar auf den 01.01. des Vorjahres oder
noch weiter zurückliegend.
Das “Arbeitsdatum” selbst bestimmt bei der Arbeit mit dem Programm das Erstellungsdatum für Angebot, Rechnungen und Listen und erzeugt das Historydatum
der Datensätze. Es entspricht in der Regel dem aktuellen Kalenderdatum, das
auch auf Ihrem Rechner angezeigt wird.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “Weiter”.
1
40
Setzen Sie zunächst keinen Haken bei “Ja, es sollen...” [1]. Mit “Bereichen” sind
hier Programmmodule, wie zum Beispiel Verkauf, Personal, Buchhaltung etc. gemeint. Diese können bei Nichtbedarf später ausgeblendet, aber auch wieder eingeblendet (sichtbar geschaltet) werden. Verlassen Sie das Fenster mit “Weiter”.
Installation
In den Programmvorgaben sind bereits eine Vielzahl unterschiedlicher Zahlungsbedingungen [1] erfasst, deshalb sollten Sie hier zunächst nichts eintragen. Das
Kennzeichen “... Verkaufspeise inklusive Steuer..” [2] sollten Sie setzen, wenn Sie
zum Beispiel Ihre Artikel in einem Web-Shop verwenden oder Ihr Kundenstamm
überwiegend aus Privatkunden besteht. Das Kennzeichen “Firma ist vorsteuerabzugsberechtigt” [3] setzen Sie nicht, wenn Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG
sind und Ihnen dieses vom Finanzamt mitgeteilt wurde. Daran gekoppelt ist ein
Hinweistext, der in Ihren Druckvorlagen der Rechnungen erscheint. Ihre Artikel
werden mit dem richtigen Steuerschlüssel “101 ohne Steuer (Verkauf)” versehen.
Beachten Sie bitte, dass im Falle der Kleinunternehmerregelung nach §19 USt
nicht nur Ihre Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen, sondern Sie auch Ihre Eingangsrechnung einschließlich eventuell ausgewiesener
Umsatzsteuer buchen müssen, denn Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. In
der Realität bedeutet dies, dass Sie alles um die Umsatzsteuer teurer einkaufen
und auch alles um die Umsatzsteuer teurer verkaufen als Ihre Mitbewerber. Da
Sie nicht zur “Kleinunternehmerschaft” verpflichtet sind, sollten Sie von Anfang
an zum “Vorsteuerabzug” optieren. Es ist einfach, und Ihr neues Programm unterstützt Sie dabei. Klicken Sie nun auf “Weiter”.
1
2
3
41
Das große Unternehmer 1x1
Die Kontenplan-Zuweisung
1
2
3
Nun erfolgt die Zuweisung des Kontenplans. Die jetzt getroffene Auswahl kann
im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Wenn Sie sich nicht ganz sicher
sind, fragen Sie Ihren Steuerberater und wählen zunächst “Kein Kontenrahmen”[1] aus.
Wichtig
Der ausgewählte Kontenplan kann nach der hier erfolgten Auswahl nicht
mehr auf einen anderen Kontenplan umgestellt werden. Dieses trifft nicht
auf die Ist- und Soll-Versteuerung zu.
42
Installation
Ist- und Soll-Versteuerung
Ist- oder Soll-Versteuerung kann im Nachhinein geändert werden. Das ist mit allen Kontenplänen möglich. Eine Auskunft, welche Versteuerung für Sie die richtige ist, erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder direkt vom Finanzamt:
■ Ist-Versteuerung [2] bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer für Ihre Ausgangsrechnungen erst in dem Monat an das Finanzamt anmelden und abführen
müssen, in dem Ihr Kunde bezahlt hat.
■ Soll-Versteuerung [3] bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer für Ihre Ausgangsrechnungen bereits in dem Monat an das Finanzamt melden und abführen
müssen, der dem Rechnungsdatum entspricht.
■ Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnung ist hiervon nicht betroffen.
Sie sollten also zunächst diese Informationen sammeln, um sie später im Programm einzugeben. Wenn Sie die Auswahl bereits jetzt treffen wollen, finden Sie
in den folgenden Abschnitten Erläuterungen zu den Kontenplänen.
43
Das große Unternehmer 1x1
“Kein Kontenrahmen”
1
Sie haben “Kein Kontenrahmen” markiert und nach einem Klick auf “Weiter”
öffnet sich das Fenster “Lohnmodul” für den ersten Lohn-Abrechnungsmonat der
Lohn-Buchhaltung. Wählen Sie hier “1 Januar” [1] entsprechend dem von Ihnen
eingestellten “ersten Arbeitsdatum” aus, auch wenn Sie das Personal-Modul jetzt
nicht verwenden möchten. Offene Lohn-Abrechnungsmonate, die nicht verwendet werden, können Sie jederzeit schließen.
Die Schaltfläche “Weiter” öffnet eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl, die Sie
nochmals überprüfen sollten und mit “Zurück” [2] korrigieren können.
Mit “Weiter” beenden Sie den Einrichtungsassistenten.
2
3
4
5
44
6
Der Einrichtungsassistent schließt sich, und das Programm fährt mit der Initialisierung der Datenbanken fort. Außerdem sehen Sie hier das Programm-Ausgabejahr [3], den Programmnamen [4], auf welchen Namen das Programm lizenziert
[5] ist und welches Build (Versionsstand) [6] installiert ist. Anschließend öffnet
sich der Startbildschirm, und Sie sind in Ihrem Anwendungsprogramm.
Installation
“Ist-Versteuerung mit
einfacher Buchführung (EÜR)”
Wenn Sie den Kontenplan “Ist-Versteuerung mit einfacher Buchführung (EÜR)”
auswählen und “Weiter” klicken, öffnet sich dieses Fenster, in dem Sie das “Ende
des Wirtschaftsjahres” [1] bestimmen. Dieses kann später nicht mehr verändert
werden. Fragen Sie hierzu Ihren Steuerberater, ansonsten ist der “Dezember”
üblich.
Mit einem Klick auf “Weiter” öffnet sich das Fenster für die erste Abrechnungsperiode der Buchhaltung. Wählen Sie hier “1 Januar” [2] entsprechend dem von
Ihnen eingestellten “ersten Arbeitsdatum” aus. Offene Perioden, die nicht verwendet werden, können Sie jederzeit schließen.
Nach einem Klick auf “Weiter” öffnet sich das Fenster “Lohnmodul” für den ersten Lohn-Abrechnungsmonat der Lohn-Buchhaltung. Wählen Sie hier “1 Januar”
[3] entsprechend dem von Ihnen eingestellten “ersten Arbeitsdatum” aus, auch
wenn Sie das Personal-Modul jetzt nicht verwenden möchten. Offene Lohn-Abrechnungsmonate, die nicht verwendet werden, können Sie jederzeit schließen.
1
2
3
45
Das große Unternehmer 1x1
Die Schaltfläche “Weiter” öffnet eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl, die Sie
nochmals überprüfen sollten und mit “Zurück” [1] korrigieren können.
Mit “Weiter” beenden Sie den Einrichtungsassistenten.
1
2
3
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46
5
Der Einrichtungsassistent schließt sich, und das Programm fährt mit der Initialisierung der Datenbanken fort. Außerdem sehen Sie hier das Programm-Ausgabejahr [2], den Programmnamen [3], auf welchen Namen das Programm lizenziert
[4] ist und welches Build (Versionsstand) [5] installiert ist. Anschließend öffnet
sich der Startbildschirm, und Sie sind in Ihrem Anwendungsprogramm.
Fahren Sie fort mit dem Abschnitt “Parameter und Vorgaben”.
Installation
“Ist/Soll-Versteuerung mit
doppelter Buchführung”
Haben Sie einen Kontenplan “...-Versteuerung mit doppelter Buchführung” gewählt, können Sie in dem folgenden Fenster die Darstellung der Buchungserfassungsmaske festlegen, die jederzeit geändert werden kann. Bei der Ansicht
„Soll- und Haben-Konto“ [1] lautet die Bezeichnung „Soll-Konto“ und „HabenKonto“, was keine Zweifel über einen Buchungssatz aufkommen lässt. Hier gibt
es allerdings keine Felder für die Kostenstellenerfassung. Wenn Sie diese benötigen, wählen Sie eine der “Konto”- oder “Gegenkonto”-Ansichten [2].
Dieses Fenster bestimmt das “Endes des Wirtschaftsjahres” [3], das nicht verändert werden kann. Fragen Sie hierzu Ihren Steuerberater, ansonsten ist der
“Dezember” üblich.
Ein Klick auf “Weiter” öffnet das Fenster für die erste Abrechnungsperiode der
Buchhaltung. Wählen Sie hier “1 Januar” [4] entsprechend dem von Ihnen eingestellten “ersten Arbeitsdatum” aus. Offene Perioden, die nicht verwendet werden,
können Sie jederzeit schließen.
1
2
3
4
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Das große Unternehmer 1x1
1
Nach “Weiter” öffnet sich das Fenster “Lohnmodul” für den ersten Lohn-Abrechnungsmonat der Lohn-Buchhaltung. Wählen Sie hier “1 Januar” [1] entsprechend
dem von Ihnen eingestellten “ersten Arbeitsdatum” aus, auch wenn Sie das Personal-Modul jetzt nicht verwenden möchten. Offene Lohn-Abrechnungsmonate,
die nicht verwendet werden, können Sie jederzeit schließen.
Die Schaltfläche “Weiter öffnet eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl, die Sie
nochmals überprüfen sollten und mit “Zurück” [2] korrigieren können.
Mit “Weiter” beenden Sie den Einrichtungsassistenten.
2
3
4
5
48
6
Der Einrichtungsassistent schließt sich, und das Programm fährt mit der Initialisierung der Datenbanken fort. Außerdem sehen Sie hier das Programm-Ausgabejahr [3], den Programmnamen [4], auf welchen Namen das Programm lizenziert
[5] ist und welches Build (Versionsstand) [6] installiert ist. Anschließend öffnet
sich der Startbildschirm, und Sie sind in Ihrem Anwendungsprogramm.
Fahren Sie fort mit dem Abschnitt “Parameter und Vorgaben”.
Installation
Erster Programmstart für
Mehrplatzversion “Arbeitsplatz”
Ihr Rechner ist neu gestartet, und Sie sehen auf dem Desktop eines der zwei
Icons
1
2
■ Kaufmann Professional oder Kaufmann Mittelstand [1]
■ Buchhaltung Professional [2]
Ein Doppelklick auf den für Sie zutreffenden Desktop-Link öffnet Ihr Programm
zum ersten Mal. Dieses Begrüßungsfenster wurde bereits zu Beginn der Installation erläutert, klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter” [3].
3
Ihr Programm startet und zeigt den Fortschrittsbalken [4]. Im Gegensatz zu den
oben genannten Installationen verbindet sich diese Installation nicht mit dem
Updateserver von Buhl, sondern mit dem Buhl-Server Ihrer Installation, von welcher das Update gegebenenfalls auch bezogen wird.
4
49
Das große Unternehmer 1x1
Zunächst erfolgt die Suche nach dem “Buhl-Server” in Ihrem Netzwerk. Es ist
hierfür nicht notwendig, dass das Programm am Server-Arbeitsplatz gestartet
ist, es muss nur der Buhl-Server in der Taskleiste aktiv sein. Bestätigen Sie das
Hinweisfenster [1] mit “Weiter”.
1
2
3
5
4
Während dieses ersten Programmstarts erfolgt deshalb zunächst die Suche nach
Ihrem eigenen Buhl-Server im Netzwerk [2].
Jetzt erscheint der auf dem “Server-Arbeitsplatz” vom Programm eingerichtete
Server im Auswahlfenster [3]. Der Servername ist dabei immer “Bpserver auf [Ihr
Rechnername vom Server-Arbeitsplatz] (TCP/IP)”, ergänzt mit dem verwendeten
Protokoll. Markieren Sie das Serversymbol [4] und klicken Sie dann auf “Weiter”.
Sollte das Server-Auswahlfenster leer sein, versuchen Sie, über die Schaltfläche
“Daten-Server suchen” [5] eine Verbindung herzustellen oder über Schaltfläche
“Server Liste importieren” entsprechend der folgenden Beschreibung die Konfigurationsdatei zu importieren. Führt keine der Maßnahmen zum Erfolg, besteht
keine Verbindung dieser beiden Rechner untereinander.
50
Installation
Info
Beschreibung Server- Konfigurations- Datei erstellen
Gehen Sie am Server-Arbeitsplatz auf Start > Programme > Kaufmann /
Buchhaltung Programmordner > Eintrag Buhl Business Serverkonfiguration.
Klicken Sie darauf, und es öffnet sich das Fenster “Buhl Business Serverkonfiguration”.
Unter dem Register “Servername/Cache/Protokoll” klicken Sie auf die
Schaltfläche “Exportieren” [1], und es wird automatisch eine Serverkonfigurationsdatei erstellt. Speichern Sie die Datei an einem Platz, auf dem Sie
vom “Arbeitsplatz” aus Zugriff haben.
1
2
Geben Sie Ihren Benutzernamen [2] ein und klicken Sie auf “Weiter”.
Aktivieren Sie beide Verknüpfungen [3] und klicken Sie auf “Weiter”.
3
51
Das große Unternehmer 1x1
1
Die Zusammenfassung [1] korrigieren Sie gegebenenfalls Über die Schaltfläche
“Zurück” oder bestätigen Sie mit “Fertigstellen” [2].
2
3
52
Im Anmeldefenster klicken Sie jetzt auf “Abbrechen” [3]. Gehen Sie jetzt zu Ihrem
“Server Arbeitsplatz” und führen Sie von dort den folgen Abschnitt “Parameter
und Vorgaben” aus.
Parameter und Vorgaben
Parameter und Vorgaben
Dieser Abschnitt beinhaltet die Einrichtung Ihres Programms für Ihre
Bedürfnisse und Anforderungen. Dies geschieht durch die Anpassung von Parametern und Vorgaben, durch die sich das Programmverhalten in weiten Bereichen individualisieren lässt.
Diese Einstellungen und Vorgaben sollten erfolgen, bevor Sie das erste Mal mit
dem Programm arbeiten und zum Beispiel Artikel, Adressen oder auch ein Angebot oder eine Rechnung erfassen.
Hier die Erklärung: Alle Einstellungen werden bei der Erfassung von Daten mitgeführt. Sind die Einstellungen falsch oder entsprechen sie nicht Ihren Wünschen,
erhalten Sie falsche Ergebnisse.
53
Das große Unternehmer 1x1
Beispiel
■ Ihre offenen Posten sind doppelt vorhanden: Der Parameter “Offene
Posten erzeugen” wurde zum Beispiel auch beim Lieferschein aktiviert.
■ Umsätze erscheinen nicht auf der Umsatzsteuervoranmeldung: Beim
Parameter Steuerschlüssel erfolgte eine Änderung, die dieses verursacht.
■ Auf der Rechnung steht “bitte zahlen Sie innerhalb 0 Tagen bis zum ...”:
Beim Parameter Zahlungsbedingung fehlen die Netto-Tage.
■ Es erscheint zwar die IBAN bei der Bankverbindung auf dem Ausdruck
Ihrer Rechnung, aber nicht der BIC der Bank: Die Vorgabe des BIC fehlt
im Banken-Stamm.
Aufgeführt werden hier Parameter der höchsten Programmversion, Kaufmann
Mittelstand.
Sollten die hier genannten Parameter-Vorgaben in Ihrem Programm nicht verfügbar sein, so liegt dieses an der von Ihnen erworbenen Programmversion.
54
Parameter und Vorgaben
w
Tipp
Führen Sie die Einstellung der Parameter und Vorgaben in der hier aufgeführten Reihenfolge durch.
Sie ersparen sich gerade zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem Programm häufige
Unterbrechungen durch zwischengeschobenen Anpassungen der Parameter
und Vorgaben.
Erstanmeldung Einzelplatzversionen
Melden Sie sich mit dem vorgegebenen Benutzernamen [1] an. Geben Sie kein
Kennwort ein [2]. Die Mandantennummer “1” [3] ist der einzige Mandant. Es
kann kein weiterer Mandant mit anderem Namen angelegt werden. Lassen Sie
das Arbeitsdatum unverändert [4] und entfernen Sie den Haken bei “Vorgabe ist
Serverdatum” [5], sofern Ihr Arbeitsdatum um mehr als einen Monat vom heutigen Datum abweicht.
1
2
3
4
5
Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, öffnet sich der Startbildschirm
Ihres Programms, und Sie fahren fort mit dem Abschnitt “Optionen > Systemeinstellungen”.
55
Das große Unternehmer 1x1
Erstanmeldung Mehrplatzversionen
Aufgrund der im Verlauf der Installation auch durchgeführten Installation des
Web-Kaufmanns ist die Aktivierung der Com-Schnittstelle erforderlich. Klicken
Sie deshalb auf “OK”.
Ergänzen Sie Ihre Kundendaten [1] und klicken Sie auf “OK”.
1
Prüfen Sie nochmals Ihre Eingabe und bestätigen Sie diese nach Setzen des Hakens [2] mit “OK”. Ohne Bestätigung bleibt die Schaltfläche “OK” inaktiv [3].
2
3
56
Parameter und Vorgaben
Melden Sie sich mit dem vorgegebenen Benutzernamen [1] an. Geben Sie kein
Kennwort ein [2]. Die Mandantennummer “1” [3] ist Standardvorgabe. Sie können später beliebige Namen/Zahlen für neue Mandanten eingeben. Lassen Sie
das Arbeitsdatum unverändert [4] und entfernen Sie den Haken bei “Vorgabe
ist Serverdatum” [5], sofern Ihr Arbeitsdatum um mehr als einen Monat vom
heutigen Datum abweicht.
1
2
3
4
5
Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, öffnet sich der Startbildschirm Ihres Programms, und Sie fahren fort mit dem Abschnitt “Benutzereinstellungen”.
57
Das große Unternehmer 1x1
Benutzereinstellungen
1
Gehen Sie mit dem Cursor zunächst in der Kopfzeile zum Eintrag “Datei”. [1]
Im Untermenü, klicken Sie auf “Benutzer” [2] und anschließend auf “Benutzer
verwalten” [3].
2
3
4
Im neuen Fenster “Benutzer verwalten” markieren Sie den Benutzer, mit dem Sie
im Augenblick angemeldet [4] sind, und klicken anschließend auf die Schaltfläche “Ändern” [5].
5
6
7
58
Im Fenster “Benutzer-Datensatz ändern” wechseln Sie zu dem Register “Firmenvorgaben” [6] und tragen in Feld “E-Mail (von extern)” [7] Ihre geschäftliche
E-Mail-Adresse ein. Füllen Sie auch die darunter liegenden E-Mail-Felder.
Nehmen Sie sich die Zeit und komplettieren Sie auch die anderen Felder, so dass
Ihre Benutzerdaten vollständig sind und Sie bereits das Anlegen von weiteren
Benutzern kennenlernen. Verlassen Sie dieses Fenster mit “OK” und das Fenster
“Benutzer verwalten...” mit “Schließen”. Sie befinden Sich wieder auf dem Startbildschirm.
Parameter und Vorgaben
Gehen Sie nun mit dem Cursor in der Kopfzeile zum Eintrag “Optionen” [1] > im
Untermenü, klicken Sie dann auf “Systemeinstellungen” [2].
1
2
E-Mail-Anbindung
Im neuen Fenster “Systemeinstellungen” klicken Sie auf den Eintrag “E-Mail Anbindung” [3] und anschließend auf die Schaltfläche “Eigenschaften” [4].
3
4
59
Das große Unternehmer 1x1
1
Im Fenster “Aktive E-Mail Anbindung Auswählen“ sollte bereits ein Eintrag wie
“E-Mail Anbindung” [1] stehen.
2
Zur Prüfung der Funktionalität der E-Mail-Anbindung gelangen Sie mit der Schaltfläche “OK” und anschließend zurück zum Fenster “Systemeinstellungen” [2].
Dann auf den Eintrag “E-Mail Anbindung” [3] und anschließend auf die Schaltfläche “Anbindungen” gehen [4].
3
4
Das Symbol “E-Mail Anbindung” [5] markieren und anschließend auf die Schaltfläche “Eigenschaften” [6] klicken.
5
6
60
Parameter und Vorgaben
Das Eigenschaften-Fenster öffnet sich, und unter “Auswahl” steht der Standardeintrag “Simple Mapi” [1].
Dieser Eintrag ist richtig für Microsoft Outlook Express und Microsoft Outlook.
Mit einem Klick auf den “Pfeil unten” [2] erhalten Sie eine Auswahlliste.
Hier finden Sie “Extended Mapi”, den korrekten Eintrag für Microsoft Outlook.
Voraussetzung für die richtige Arbeitsweise bei “Simple Mapi” und “Extended
Mapi” ist, dass E-Mail-Konten richtig im Outlook E-Mail-Programm angelegt
sind. “SMTP Protokoll” verwenden Sie, wenn Sie Web-Mail-Provider wie zum
Beispiel “Google Mail” haben. Nach der Auswahl, ist die Schaltfläche “Einstellungen” [3] aktiv.
Mit Klick darauf öffnet sich das folgende Fenster, und Sie tragen hier die von
Ihrem Provider erhaltenen Daten [4] ein. Klicken Sie anschließend auf „OK”, und
Sie befinden sich wieder im Eigenschaften-Fenster.
1
2
3
4
Nun erfolgt der Test der E-Mail-Verbindung, die in Ihrem Programm für folgende
Module benötigt wird:
■ E-Mail-Versand alle Module
■ E-Mail-Versand von Beitragsnachweisen, SV-Meldungen und ELENA-Meldungen über ein kostenpflichtiges Zertifikat im Modul Lohn
61
Das große Unternehmer 1x1
Tragen Sie hierzu zunächst Ihre E-Mail-Adresse in das Feld “Empfänger-Adresse”
[1] ein, damit die Schaltfläche “Senden” aktiv wird. Setzen Sie den Haken bei
“Testnachricht für SV...” [2] und klicken Sie auf die Schaltfläche “Senden” [3].
1
3
2
Sie sollten nun die folgende Bestätigung [4] erhalten, außerdem überprüfen, ob
die E-Mail sich im Outlook-Ordner “Postausgang” (muss noch gesendet werden)
oder “Gesendete Objekte” (ist ok) befindet und ob Sie die Test-E-Mail schon erhalten haben. Wenn Sie ohne Outlook arbeiten, müssen Sie die Prüfung bei Ihrem
Web-Mail-Client vornehmen. Verlassen Sie die Bestätigung mit “OK” und schließen Sie auch das Eigenschaften-Fenster mit “OK” [5].
4
5
ELSTER-Anbindung
6
Sie befinden sich wieder im Fenster “Anbindungen bearbeiten”, und nun werden
zwei notwendige neue Verbindungen angelegt, die noch nicht in der Übersicht
vorhanden sind.
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” [6], und das folgende Fenster öffnet sich:
62
Parameter und Vorgaben
Markieren Sie das Symbol “ElStEr Anbindung” [1] und klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
Das Eigenschaften-Fenster öffnet sich. Einziger Vorgabewert ist “authentifizierte
Übertragung” [2].
1
Bitte beachten Sie, dass dies zurzeit ausschließlich für die Lohnsteuer-Bescheinigung gilt.
Ein für die Lohnsteuer-Bescheinigung notwendiges Zertifikat erhalten Sie kostenlos über ELSTER Online https://www.elsteronline.de/. Wählen Sie bei der Online-Beantragung das “ELSTER Basis Zertifikat” aus.
Die aus dem Programm per ELSTER zu übertragenen Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnsteueranmeldung werden nicht authentifiziert übertragen.
2
3
Die Anleitung zur Zertifikats-Zuordnung findet sich über die Schaltfläche “Einstellungen” [3] auf der Folgeseite.
Schließen Sie jetzt das Eigenschaften-Fenster mit der Schaltfläche “OK” und bestätigen Sie das Übernahme-Fenster [4] für den Standard-Eintrag ebenfalls mit
“OK”.
Weiter im Abschnitt “Web Anbindung”.
4
63
Das große Unternehmer 1x1
Zuweisung des ELSTER-Zertifikats
Wenn Sie das Zertifikat per E-Mail erhalten haben, erfolgt die Zuordnung des
Zertifikates über einen Klick auf die Schaltfläche “Einstellungen” [1].
1
2
3
64
Öffnen Sie über die “Pfeil unten”-Schaltfläche [2] die Liste und wählen Sie den
Eintrag “Zertifikat aus Datei” [3] aus. Bestätigen Sie mit einem Klick auf “OK”.
Parameter und Vorgaben
Web-Anbindung
Sie befinden sich wieder im Fenster “Anbindungen bearbeiten”, und nun werden
zwei notwendige neue Verbindungen angelegt, die noch nicht in der Übersicht
vorhanden sind.
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” [1], und das folgende Fenster öffnet sich.
Markieren Sie das Symbol “Web Anbindung” [2] und klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
2
Das Eigenschaften-Fenster öffnet sich. Tragen Sie zum Testen der Web-Anbindung nacheinander in alle Felder der Rubrik “Test-WebAnbindung” eine gültige
URL ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Test Ausführen” [3].
Zum Beispiel:
■ FTP: ggf. über Ihren Provider (Homepage, WebShop)
■ HTTP: http://www.wiso-kaufmann.de/
■ HTTPS: https://www.sparkasse-hannover.de/
3
65
Das große Unternehmer 1x1
1
Anschließend erfolgt eine Nachricht über die zeitliche Zwischenspeicherung, die
Sie bitte mit “OK [1] bestätigen. Das Programm versucht, eine Verbindung zur
URL herzustellen [2].
2
Nach erfolgreichem Test finden Sie rechts neben der Adresszeile [3] einen grünen
Punkt bei der getesteten URL, andernfalls einen roten Punkt.
3
66
Parameter und Vorgaben
Schließen Sie jetzt das Eigenschaften-Fenster mit der Schaltfläche “OK”.
Bestätigen Sie das Übernahme-Fenster [1] für den Standardeintrag ebenfalls mit
“OK”.
1
Sie sind zurück im Fenster “Systemeinstellungen” [2] und klicken auf die Schaltfläche “Schließen” und befinden sich wieder im Startbildschirm.
2
67
Das große Unternehmer 1x1
Mandantensicherung erstellen
1
Eine regelmäßige Datensicherung ist Voraussetzung für ein Unternehmen. Erstellen Sie die Datensicherung regelmäßig, und jedes Mal, wenn das Programm
Sie dazu mit einem Hinweis auffordert oder Sie fragt, ob eine Datensicherung
erstellt wurde.
Wichtig
2
3
Eine Datensicherung ist nur verfügbar bei:
■ Einzelplatzversionen
■ Mehrplatzversionen auf dem Server inklusive Arbeitsplatz. Arbeitsplätze
im Netzwerk verfügen nicht über diesen Menüpunkt. Vor einer Datensicherung müssen alle anderen Arbeitsplätze das Programm verlassen
haben.
4
Gehen Sie über “Datei”[1] > “Datensicherung” [2], klicken Sie nun auf “Bereitstellen” [3].
Bestätigen Sie den Assistenten mit “Weiter” [4].
68
Parameter und Vorgaben
Wählen Sie den Sicherungstyp “mandantenspez. Vollsicherung” [1], klicken Sie
auf “Weiter” und belassen oder ändern Sie den Speicherort [2].
Wichtig
Auch wenn diese Sicherung etwas länger dauert, so ist sie doch der einzige
Sicherungstyp, der Ihren vollständigen Mandanten mit allen Einstellungen
und auch Ihrem Zertifikat der ITSG (Personal > Beitragsnachweise, SV und
ELENA) enthält. Nur mit dieser Sicherung ist es möglich, Ihr Programm auf
einem beliebigen anderen Rechner neu zu installieren und nach erfolgter
Rücksicherung ohne Datenverluste weiter zu arbeiten.
1
2
Klicken Sie nun auf “Weiter”.
Bestätigen Sie, dass Sie die Sicherung nach Abschluss nochmals überprüfen [3]
und klicken Sie auf “Weiter”.
3
69
Das große Unternehmer 1x1
1
Bei besonderen Sicherungen tragen Sie einen Hinweistext [1] ein, auch wenn
der Name der Sicherungsdatei ohnehin Mandantenname, Datum und Uhrzeit
enthält.
Sie können die Sicherungen dann vor einer Rücksicherung leichter identifizieren.
Klicken Sie auf “Weiter”.
Prüfen Sie Ihre Eingaben [2]. Bestätigen Sie diese mit “Fertigstellen” [3].
2
Nun erscheint das Fortschritt-Fenster.
3
Bitte nicht diesen Vorgang “Abbrechen”. Das Fenster [4] schließt nach Beendigung der Datensicherung.
4
70
Parameter und Vorgaben
Nun erscheint die Bereitstellungsanzeige [1], die Sie mit “Schließen” beenden.
1
Das Programm startet neu und kehrt zum Anmeldefenster zurück, das Sie mit
“OK” [2] bestätigen.
2
71
Das große Unternehmer 1x1
Mandantensicherung prüfen/zurücksichern
1
Zu einer Sicherung gehört auch immer eine Sicherungsprüfung. Gehen Sie über
“Datei”[1] > “Datensicherung” [2] >, klicken Sie auf “Zurücksichern” [3].
2
3
Bestätigen Sie den Assistenten mit “Weiter” [4].
4
72
Parameter und Vorgaben
Wählen Sie den Rücksicherungspfad [1] aus, falls Sie nicht ins Standardverzeichnis sichern.
1
Im Übersichtsfenster sehen Sie Ihre Sicherungen. Führen Sie den Cursor auf ein
Sicherungssymbol [2], und es erscheint der bei der Sicherung eingegebene Beschreibungstext [3].
Alle Sicherungen, die in diesem Fenster aufgeführt werden, sind fehlerfrei. Sollte eine korrupte Sicherung bestehen, gibt es einen Programmhinweis wie: “Die
Datensicherung vom ... kann nicht angezeigt werden.” Sollte dieser Hinweis Ihre
Sicherung betreffen, führen Sie sie nochmals aus.
2
5
3
4
Andernfalls können Sie von einer funktionstüchtigen Sicherung ausgehen und
dieses Fenster mit “Abbrechen” [4] schließen. Das Programm startet neu, und Sie
erreichen wieder das Anmeldefenster.
Wenn Sie eine Rücksicherung durchführen wollen, markieren Sie das Sicherungssymbol [5] und klicken Sie auf “Weiter”.
73
Das große Unternehmer 1x1
1
Sie können nochmals Ihren Hinweistext prüfen [1] und bestätigen dann mit
“Weiter”.
Verändern Sie nicht den Status der rückzusichernden Datenbanken [2], wenn Sie
nicht genau wissen, welche Abhängigkeiten untereinander bestehen. Bestätigen
Sie dieses Fenster deshalb nur mit “Weiter” [3].
Wichtig
2
Bei der Rücksicherung ohne genaue Kenntnis der Datenbanken keine
Teilrücksicherung durchführen! Dieses kann zum Beispiel zu folgender Situation führen: Buchungssätze sind für die Ausgangsrechnung vorhanden,
aber es fehlen die Rechnungen selbst.
3
Lesen Sie den Hinweis und bestätigen Sie dieses Fenster mit “Weiter” [4].
4
74
Parameter und Vorgaben
Lesen Sie auch diesen Hinweis und bestätigen Sie dieses Fenster mit “Weiter” [1].
1
Anschließend setzen Sie den Haken bei “Ich habe eine Vollsicherung...” [2], denn
genau diese sichern Sie ja zurück.
Klicken Sie auf “Weiter” [3].
2
3
Diese Zusammenfassung [4] nochmals prüfen und mit “Fertigstellen” [5] bestätigen.
4
5
75
Das große Unternehmer 1x1
Bitte die Rücksicherung nicht “Abbrechen”. Das Fenster [1] schließt nach Beendigung der Datensicherung.
1
2
Sie erhalten folgende Fertigstellungsmeldung [2], die Sie mit “Schließen” bestätigen.
Das Programm startet neu und kehrt zum Anmeldefenster zurück, das Sie mit
“OK” [3] bestätigen.
3
76
Parameter und Vorgaben
Arbeitsdatum auf aktuelles Datum stellen
Das “Arbeitsdatum” bestimmt bei der Arbeit mit dem Programm das Erstellungsdatum für Angebot, Rechnungen und Listen und erzeugt das Historydatum der
Datensätze. Ein vor dem heutigen Datum liegender Arbeitsbeginn in der Buchhaltung und dem Lohnprogramm wird hierdurch nicht eingeschränkt.
1
2
Das Arbeitsdatum sollte in der Regel dem aktuellen Kalenderdatum entsprechen,
das auch auf Ihrem Rechner angezeigt wird. Entspricht Ihr Arbeitsdatum nicht
dem aktuellen Tagesdatum, sollten Sie dieses zunächst aktualisieren.
Starten Sie das Programm, so dass Sie sich im Anmeldefenster befinden [1].
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Kalender” [2], und der Kalender [3] öffnet sich.
Klicken Sie nun auf “Pfeil rechts” [4], und der Monat wird auf den Folgemonat
vorgestellt [5].
w
6
5
4
Tipp
3
Sie können das “Arbeitsdatum” in einem Durchgang nicht mehr als 30 Tage
weiterstellen. Deshalb verwenden Sie die monatsweise Weiterstellung.
Setzen Sie den Cursor auf den grauen Bereich des Anmeldefensters [6] und klicken Sie auf die Schaltfläche, der Kalender schließt sich, Sie bestätigen mit “OK”
[7] und der Startbildschirm öffnet sich.
7
77
Das große Unternehmer 1x1
1
2
Um das Datum über mehrere Monate schnell zu aktualisieren, gehen Sie über
“Datei” [1] klicken auf “Firma / Mandant / Filiale öffnen” [2], und Sie befinden
sich wieder im Anmeldefenster. Stellen Sie, wie auf der vorigen Seite beschrieben, das Datum um einen Monat vor.
Nachdem Sie das Anmeldefenster wieder mit “OK” [3] bestätigt haben, erscheint eine Abfrage auf “…Monatswechsel durchführen” [4], die Sie mit der
Schaltfläche “Monatswechsel durchführen” [5] bestätigen.
Anschließend öffnet sich wieder der Startbildschirm.
Einen vergleichbaren Hinweis gibt es auch bei einem Jahreswechsel, den Sie
dann ebenfalls bestätigen.
3
4
5
78
Parameter und Vorgaben
Wichtig
Der Hinweis auf einen Monatswechsel ist ausschließlich informell. Es erfolgt kein Abschluss der Buchhaltungsperioden und Lohnperioden, und Sie
können ohne Einschränkung in zurückliegenden Perioden buchen.
Der Hinweis auf einen Jahreswechsel ist ebenfalls nur informell. Es werden
nach Bestätigung ausschließlich die Budgetbeträge der Konten, sofern vorhanden, in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Es erfolgt kein Abschluss
des Geschäftsjahres und der Perioden, und Sie können ohne Einschränkung
in zurückliegenden Geschäftsjahren und Perioden buchen.
Das Schließen von Perioden und Geschäftsjahren muss von Ihnen immer
gesondert und manuell vorgenommen werden.
79
Das große Unternehmer 1x1
2
1
3
4
80
Fahren Sie mit der oben beschriebenen Datums-Weiterstellung so lange fort,
bis sich das “Arbeitsdatum” [1] im gleichen Monat befindet der dem heutigen
Kalenderdatum entspricht. Setzen Sie nun den Haken bei “Vorgabe ist Serverdatum” [2]. Lassen Sie in Zukunft dieses Feld angehakt. Das Datum im Feld
“Arbeitsdatum” wird automatisch auf das heutige Datum aktualisiert und Sie
bestätigen mit “OK” [3].
Anschließend befinden Sie sich wieder beim Startbildschirm [4].
Parameter und Vorgaben
Statusanzeige sichtbar stellen
Damit Sie im “Zahlungsverkehr” den Status bei Kontoauszügen und Überweisungen sehen können, muss dieser sichtbar geschaltet werden. Sie erreichen diesen
Punkt über > “Ansicht” [1] > “Vorgaben” [2].
1
Im Fenster “Ansicht - Vorgaben” gehen Sie unter dem Register “Vorgabe” zu dem
Eintrag “Darstellung” [3] > “Menüs & Register” [4] und setzen den Punkt auf
“Symbole wenn möglich darstellen” [5].
Bestätigen Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche “OK”.
Der Status gibt Ihnen Auskunft darüber, ob ein Datensatz aktiv ist. Also ob
2
■ “Aktiv = blau” (kann verarbeitet werden) er bereits bearbeitet wurde
■ “Bearbeitet (OK) = grün” er wartet
■ “Wartet = weiß” oder ob es einen Fehler gab.
■ “Fehler = rot”
3
4
5
81
Das große Unternehmer 1x1
1
2
3
4
5
82
Die Spalte “Status” sehen Sie bei den Kontoauszügen, wenn Sie im Zahlungsverkehr > Kontoauszüge [1] > Register “Kontoauszüge [2] > unter der Schaltfläche
“Tabelle” [3] die Ansicht auf “Kontobewegungen” oder “Kontobewegungen (mit
Hausbank)” [4] setzen. Sie wird in der rechten Tabellenspalte [5] dargestellt.
Parameter und Vorgaben
Die Spalte “Status “ sehen Sie bei Zahlungsverkehr (Überweisungen), wenn Sie im
Zahlungsverkehr > Zahlungsverkehr [1] > Register “Zahlungsverkehr” [2] > unter
der Schaltfläche “Tabelle” [3] die Ansicht auf “Zahlungen: Absender” [4] setzen.
Sie wird in der rechten Tabellenspalte [5] dargestellt.
w
Tipp
Der Status kann geändert werden, indem man den Cursor auf die Spalte “Status” setzt, ihn dann weiter im PopUp-Menü “auf Status ändern”
schiebt. Anschließend den Cursor im PopUpMenü auf den gewünschten
Status schieben und dann mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche
klicken.
1
2
3
4
5
83
Das große Unternehmer 1x1
Aktualisierung der Datenbank
für die Banken
1
Wenn Sie mehr als eine Bankverbindung haben, gehen Sie über “Datei” [1] >,
weiter mit einem Klick auf “DB-Manager” [2].
2
3
4
Wählen Sie die Datenbank “Mandanten” [3] aus und markieren Sie diese. Anschließend gehen Sie auf die Schaltfläche “Bearbeiten” [4] und klicken Sie auf
“Struktur ändern” [5].
5
Bestätigen Sie den Hinweis mit “Ja” [6].
6
84
Parameter und Vorgaben
Ändern Sie nun den Eintrag der “Anzahl der auszuweisenden Mandantendatenbanken” [1] auf 10 und bestätigen Sie mit “OK” [2].
1
2
Bestätigen Sie den Hinweis mit “Ja” [3].
3
Verlassen Sie dieses Fenster über die Schaltfläche “Schließen” [4] und Sie kommen wieder zum Anmeldefenster.
4
85
Das große Unternehmer 1x1
Eigene Stammdaten in meiner Firma
Die folgenden Vorgaben sind wichtig für die richtige Funktion von Programmmodulen.
Alle übrigen Daten erfassen Sie nach Ihren Gegebenheiten. Tragen Sie alle Daten
gewissenhaft ein und überprüfen Sie diese.
Wichtig
3
2
Vorgaben werden auf amtlichen Dokumenten wie zum Beispiel der Umsatzsteuervoranmeldung und der Lohnsteueranmeldung, aber auch Ihrer Bilanz
und Gewinn & Verlustrechnung und Ihrer EÜR verwendet. Sie beeinflussen
wichtige steuerliche Bereiche und Formvorschriften.
1
Sie befinden sich im Startbildschirm und markieren > Meine Firma [1] > “Überblick” [2] > Klick auf “Firmendaten” [3].
4
86
Es öffnet sich das Fenster “Kennwortabfrage”, in dem bereits Ihr Benutzername
eingetragen ist, bestätigen Sie dieses nur mit “OK” [4].
Parameter und Vorgaben
Im Fenster “Meine Firma” werden nun die Inhalte der einzelnen Register in der
erforderlichen Folge abgearbeitet.
1
Das Register “Adresse” [1].
2
Achten Sie auf den richtigen Eintrag des Bundeslandes [2], in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat.
Tragen Sie Ihre vollständige Adresse und Ihre übrigen Kommunikationsdaten ein.
Wechseln Sie zum Register “Kontenrahmen”.
Das Register “Kontenrahmen” [3].
3
5
Prüfen Sie zunächst, ob die Markierung für “Soll-/Ist-Versteuerung” [4] richtig
ist, und ändern Sie sie gegebenenfalls.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche “Kontenrahmen festlegen” [5] definieren
Sie den für Sie geeigneten oder durch Ihren Steuerberater für Sie verwendeten
Kontenrahmen. Hier wird beispielhaft der Kontenrahmen Datev SKR03 gewählt.
4
Die folgende Abfrage [6] bestätigen Sie mit “Ja”.
6
87
Das große Unternehmer 1x1
Wichtig
Der Kontenplan kann anschließend nicht mehr durch einen anderen Kontenplan ersetzt werden
1
2
Bestätigen Sie den Assistenten mit “Weiter” [1].
Bestimmen Sie Ihren Kontenrahmen-Typ über [2] und wählen Sie ihn dann über
die Schaltfläche “Pfeil unten” [3] aus der Liste. Im Beispiel nehmen wir den vorgeschlagenen SKR03. Klicken Sie auf “Weiter”.
3
4
88
Für die Darstellung der Buchungserfassungsmaske wählen wir “Konto und Gegenkonto...” [4], diese Angabe kann später jederzeit geändert werden. Klicken
Sie auf “Weiter”.
Parameter und Vorgaben
Legen Sie das Ende des Wirtschaftsjahres fest [1]. Dieses ist in der Regel Dezember, auch wenn Sie zum Beispiel Ihr Unternehmen erst im November gegründet
haben. Klicken Sie auf “Weiter”.
Tragen Sie die erste Abrechnungsperiode [2] für Ihre Buchhaltung ein. Nehmen
Sie die Periode, die Ihrem ursprünglich bestimmten “ersten Arbeitsdatum” entspricht.
1
2
Die vor diesem Zeitraum liegenden Perioden bis zum zurückliegenden Januar
werden sonst geschlossen und können nicht mehr bebucht werden.
In der Zusammenfassung prüfen Sie bitte nochmals Ihre Eingaben und nehmen,
wenn nötig, über “Zurück” [3] Korrekturen vor.
Sind alle Angaben richtig, klicken Sie auf die Schaltfläche “Fertigstellen” [4].
4
3
89
Das große Unternehmer 1x1
1
Der Kontenrahmen wird in Ihren Mandanten übernommen [1].
Bestätigen Sie die Abfrage auf einen Neustart des Programms mit “OK” [2].
2
5
4
3
90
Nach Ihrer Anmeldung befinden Sie sich im Startbildschirm und markieren Meine
Firma [3] > “Überblick” [4] > Klick auf “Firmendaten” [5].
Parameter und Vorgaben
Es öffnet sich das Fenster “Kennwortabfrage”, in dem bereits Ihr Benutzername
eingetragen ist, bestätigen Sie dieses mit “OK” [1].
1
Das Register “weitere Angaben” [2].
Füllen Sie alle Felder gewissenhaft und vollständig aus. Achten Sie insbesondere
auf die Felder:
2
Weitere Firmenangaben
■ Rechtsform der Firma immer zutreffend
■ Firma ist vorsteuerabzugsberechtigt (kein Haken, wenn Kleinunternehmer
§ 19 UStG) immer zutreffend
■ Position immer zutreffend
■ Umsatzsteuer-Identnummer wenn vorhanden
■ Handelsregister nur wenn zutreffend
■ Gerichtsstand immer zutreffend
■ Nr. für EU-Steuermeldung (ZV) nur wenn zutreffend
91
Das große Unternehmer 1x1
Vorgaben
■ Vorgabe für alle Preise inklusive Steuer, nur wenn zutreffend
Lohn: DEÜV - Übermittlung Beitragsnachweise
■ Firma/Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen..., nur wenn Sie vorab unter „Personal“ ein kostenpflichtiges Zertifikat bei der ITSG aus Ihrem
Programm heraus beantragt haben.
Das Register “Bankverbindungen” [1].
1
2
Legen Sie über die Schaltfläche “Neu” [2] eine neue Bankverbindung an.
Warten Sie, bis die Banking-Komponente geladen ist [3].
3
92
Parameter und Vorgaben
Setzen Sie einen Haken bei “erweiterte Kontoeinrichtung” [1] und klicken Sie
dann auf die Schaltfläche “Weiter”.
1
Tragen Sie Ihre Bankleitzahl [2] ein und prüfen Sie zunächst, ob hierfür auch
ein BIC-Code hinterlegt ist. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den drei
Punkten [3].
2
3
Im Fenster “Banken Übersicht” ist diese Bank bereits markiert [4], klicken Sie nun
auf “Ändern” [5].
4
5
93
Das große Unternehmer 1x1
1
Ergänzen Sie gegebenenfalls den BIC-Code in “BIC (SWIFT Code)” [1] und bestätigen Sie dann mit “OK” [2].
2
Klicken Sie im Fenster “Banken Übersicht” auf die Schaltfläche “Übernehmen” [3].
3
94
Parameter und Vorgaben
Sie befinden sich wieder im Fenster “Kontoeinrichtung” [1], tragen Sie hier Ihre
Kontonummer [2] ein. Klicken Sie auf “Weiter” [3].
1
2
3
Die Zugangsarten für Ihre Bank werden automatisch [4] online abgeholt.
4
Zunächst soll offline ein Zugang eingerichtet werden. Klicken Sie hierzu auf die
Schaltfläche “Offline” [5].
5
95
Das große Unternehmer 1x1
1
Tragen Sie den Namen des Kontoinhabers ein [1], der bei der Bank registriert ist,
und lassen Sie die IBAN über die Schaltfläche “Rechner” [2] berechnen.
2
Bestätigen Sie den Warnhinweis [3] mit “OK” [4].
3
4
Klicken Sie auf “Weiter” [5].
5
96
Parameter und Vorgaben
Überprüfen Sie Ihre Eingaben [1]. Gehen Sie gegebenfalls „Zurück” [2] und verlassen Sie, wenn alles richtig ist, das Fenster mit “OK” [3].
1
3
2
Tragen Sie im Fenster “Bankverbindungen-Datensatz neu erfassen” zuerst in Feld
“Nummer” [4] eine „1“ für die erste Bankverbindung ein. Wechseln Sie anschließend auf Register “FiBu” [5].
4
5
97
Das große Unternehmer 1x1
Wählen Sie im Feld “Kontonummer” [1] über die Schaltfläche “Pfeil unten” [2]
die Kontonummer aus dem Kontenplan Ihrer integrierten Finanzbuchhaltung aus,
markieren Sie sie in der Liste [3] und schließen Sie Ihre Eingaben mit “OK” [4] ab.
2
1
Wechseln Sie zum Register “Finanzamt”.
3
4
6
98
5
7
Das Register “Finanzamt” [5].
Tragen Sie hier [6] Ihre Steuernummer ein und suchen Sie über die Schaltfläche
“Lupe” [7] Ihr Finanzamt nach dem Ort oder der Postleitzahl.
Parameter und Vorgaben
Markieren Sie in der Liste das für Sie zuständige Finanzamt [1] und klicken Sie
auf die Schaltfläche “Übernehmen” [2].
1
2
Ergänzen Sie noch Ihren Namen, ihre Telefonnummer etc. unter “Kontaktdaten...” [3].
Nun scrollen Sie in den unteren Bereich dieses Fensters.
3
99
Das große Unternehmer 1x1
Hier ergänzen Sie noch die Felder für “Anmeldezeiträume” [1] und “Buchungskonten” [2]. Wechseln Sie zu dem Register “Arbeitsagentur”.
1
2
3
4
5
Das Register “Arbeitsagentur” [3].
w
Tipp
Dieser Eintrag ist nur erforderlich, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Ihre
Betriebsnummer erhalten Sie von der für Sie zuständigen Arbeitsagentur.
Tragen Sie hier [4] Ihre “Betriebsnummer” ein und suchen Sie über die Schaltfläche “Pfeil unten” [5] Ihre Arbeitsagentur nach dem Ort oder der Postleitzahl.
100
Parameter und Vorgaben
Markieren Sie in der Liste die für Sie zuständige Arbeitsagentur [1], und die Felder der Arbeitsagentur werden automatisch gefüllt.
Wechseln Sie zum Register “Logo / Bilder”.
1
Das Register “Logo / Bilder” [2].
Wenn Sie ein Logo verwenden, können Sie dieses über die Schaltfläche “Bild” [3]
eintragen. Auf Druckvorlagen, sofern dort ein Logo-Platzhalter definiert ist, wird
es dann gedruckt.
3
2
Wechseln Sie zum Register “Briefköpfe”.
Das Register “Briefköpfe” [4].
Diese Einträge werden verwendet, um zum Beispiel von den Mandanten-Adressdaten abweichende Inhalte bei Geschäftspapieren und Listen zu füllen. Der Eintrag in “Briefkopf 1” [5] wurde während der Installation eingegeben,
5
4
101
Das große Unternehmer 1x1
2
1
Wechseln Sie zum Register “Berechtigungen”.
Das Register “Berechtigungen” [1].
Sie haben bereits einen Benutzer erfasst. Dieser Benutzer, insbesondere gilt dieses für Benutzer mit Berechtigungen (nur Mehrplatzversionen), muss zwingend
auch an dieser Stelle im Mandanten eingetragen werden. Andernfalls ist er nicht
hierfür registriert und kann sich demzufolge auch nicht anmelden.
Wählen Sie deshalb über die Schaltfläche “Pfeil unten” aus der Liste [2] aus,
welche Benutzer zu diesem Mandanten Zugang haben sollen.
Vergessen Sie später nicht, neue Benutzer auch hier zu erfassen.
102
Parameter und Vorgaben
Parameter anpassen
Dieser Abschnitt beinhaltet die Einstellung von Parametern, die wesentliche
Funktionen Ihres Programms steuern und Vorgaben setzen.
3
Die Parameter für alle Programm-Module befinden sich unter “Meine Firma” [1]
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Parameter” [2].
Parameter, die alle drei Programm-Module, Verkauf, Buchhaltung und Personal
betreffen, sind in jedem Modul enthalten, werden jedoch zentral geführt.
Es ist also nicht notwendig, zum Beispiel Parameter für den Zahlungsverkehr
sowohl in “Verkauf” als auch in der “Buchhaltung” und im “Personal (Lohn)” zu
ändern.
2
1
Die Gesamtübersicht befindet sich hier [3], und durch einen Klick auf den jeweiligen Ordner öffnet sich der Parameterbaum [4] eines Moduls.
4
103
Das große Unternehmer 1x1
Der Parameter Verkauf
Parameter Artikel
■ Fremdwährung bei Artikeln entfernen: Verkauf > Artikel > Parameter > USDollar
■ Artikelgewicht in g statt in Kg: Verkauf > Artikel > Parameter > Artikelgewicht
■ Artikel sollen ohne Lager erstellt werden: Verkauf > Artikel > Parameter >
Stammlager keine Haken
■ Einheiten selbst erstellen: Verkauf > Artikel > Einheiten. Kopieren Sie eine
Einheit bei der Mengen und Einzelpreisfaktor 1 sind
■ VK-Preise automatisch aus EK berechnen: Verkauf > Artikel > Zuschlagskalkulation, kopieren Sie eine vorhandene Kalkulation. Achten Sie auf den “Mindestpreis”, der teilweise bei Rabatten und Provisionen nicht unterschritten
werden darf und Ihre Preiseingabe blockiert.
104
Parameter und Vorgaben
Parameter Adressen
■ Adressnummer soll der Personenkontonummer der Buchhaltung entsprechen: Verkauf > Adressen > Parameter
■ Vergeben Sie über den Status des Kunden automatisch die nächste freie Adressnummer: Verkauf > Adressen > Status
■ Zahlungsbedingung müssen immer Netto-Tage haben, sonst erscheint in der
Rechnung “zahlbar innerhalb 0 Tagen”: Verkauf > Adressen > Zahlungsbedingungen
Parameter Vorgänge
■ Belegnummer zurücksetzen, Anzahl der Nachkommastellen in Vorgängen:
Verkauf > Vorgänge > Arten
■ Belegnummernaufbau ändern: Verkauf > Vorgänge > Arten > Vorgangsart >
Layout für Belegnummer
■ Belegdatum nicht vorbelegen: Verkauf > Vorgänge > Buchungsparameter >
Register Sonstige Eingabe... Belegnummer nicht vorbelegen und das Register
„Für das Wandeln... Vorgangsdatum zurücksetzen.
■ Freie Eingabefelder in Vorgängen Register “Infoblatt”: Verkauf > Vorgänge >
Infoblattbezeichnungen
105
Das große Unternehmer 1x1
Parameter Versand
■ Hier können Sie weitere Versender anlegen: Verkauf > Versand > Arten. Vergessen Sie nicht, eine Zone zu definieren.
Parameter Offene Posten
■ Zahlungsziel für Mahnungen: Verkauf > Offen Posten > Parameter
■ Wann soll gemahnt werden: Verkauf > Offen Posten > Mahnstufen
106
Parameter und Vorgaben
Parameter Abrechnung
■ Importregeln für die automatische Zuordnung von Kontoauszügen der Bank:
Verkauf > Abrechnung > Importregeln
107
Das große Unternehmer 1x1
Parameter Sonstige
■ die Darstellung Ihrer Telefonnummer, Trennzeichen für den Export und das
Aus- und Einblenden von Modulen: Verkauf > Sonstige > Parameter
■ Fremdwährung können Sie hier definieren und die Abfrage beim Programmstart einstellen: Verkauf > Sonstige > Fremdwährungen
■ Die Anzahl der Nachkommastellen: Verkauf > Sonstige > Nachkommastellen
■ Umsatzsteuerschlüssel, die bei Artikeln verwendet werden, finden Sie unter:
Verkauf > Sonstige > Umsatzsteuer.
■ Umsatzsteuerkategorien, die bei Adressen verwendet werden, stehen unter:
Verkauf > Sonstige > Umsatzsteuerkategorien.
108
Parameter und Vorgaben
Parameter Buchhaltung
Parameter Kontenplan
■ Saldenvortragskonten und Sammelkonto für Forderungen und Verbindlichkeiten: Buchhaltung > Spezielle Konten
■ Bilanz, G + V, EÜR und BWA stehen hier einschließlich der voreinstellbaren
Eigenschaften: Buchhaltung > Kontengliederungen
Parameter Geschäftsvorfälle
■ Kassenbuch und Hauptbuch einschließlich der Erfassungsmaske sind hier definiert: Buchhaltung > Geschäftsvorfälle > Bücher
■ Die Buchführungshelfer als Eingabehilfe bei der Buchungserfassung stehen
unter: Buchhaltung > Geschäftsvorfälle > Buchführungshelfer
■ Vorgaben für Buchungstexte sind hier einzustellen: Buchhaltung > Geschäftsvorfälle > Buchungstext
109
Das große Unternehmer 1x1
Parameter Personal
Parameter Einzugsstellen
■ Hier können Sie die mit dem ITSG-Zertifikat übertragenen Beitragsnachweise
und ELENA-Meldungen prüfen: Personal > Einzugsstellen > Annahmestellen
Parameter Abrechnung
■ Hier finden Sie die Pauschalsätze und die abweichende Kirchensteuer: Personal > Abrechnungen > Abrechnungsvorgaben
■ Hier werden die Berufsgenossenschaften verwaltet: Personal > Abrechnungen > Berufsgenossenschaften
■ Hier finden Sie die Gefahrentarifstellen der Berufsgenossenschaften für Ihre
Betriebsstätte, die bei den Mitarbeitern benötigt wird: Personal > Abrechnungen > Betriebsstätten
■ Hier sind die allgemeinen Konten für die Erstellung von Lohn-Buchungssätzen definiert. Unabhängig davon müssen Fibu-Konten den Mitarbeitern
(auch Vertragsabzüge) den Einzugsstellen und auch den Lohnarten zugeordnet werden.
110
Parameter und Vorgaben
Parameter Sonstige
■ Hier finden Sie Ihr ITSG-Zertifikat für die Übertragung der Beitragsnachweise, SV-Meldungen und ELENA-Meldungen: Personal > Sonstige > Zertifikatsverwaltung
111
Das große Unternehmer 1x1
Allgemeine Tipps
■ Sichern Sie regelmäßig mindestens einmal pro Tag und überschreiben Sie in
der folgenden Woche die vorherigen Wochentags-Sicherungen des gleichen
Wochentages.
■ Sichern Sie vor jedem Buchungslauf. Es gibt keine “Proforma Buchungen”.
■ Wenn Buchungsparameter abgearbeitet werden sollen (wenn Sie zum Beispiel Buchungssätze und Offenen Posten erstellen), müssen Sie die Schaltfläche “Drucken” benutzen und nicht die Schaltfläche “Bildschirmausgabe” und
aus dieser heraus drucken.
■ Löschen Sie keine Vorgänge. Im Archiv „Vorgänge” gibt es die Schaltfläche
“Ändern”. Das einzige, was Sie in einem Vorgang nicht ändern können, sind
die Belegnummer und das Datum.
■ Wenn Sie einen Vorgang mit der Schaltfläche “Ändern” öffnen, klicken Sie
nach Abschluss der Änderung nicht auf “OK”, sondern auf “Drucken und OK”.
■ Löschen Sie insbesondere keine Rechnungen. Wenn Sie eine Rechnung haben, die Sie stornieren möchten, wandeln Sie diese in eine Gutschrift.
112
Parameter und Vorgaben
■ Erstellen Sie keine Gutschrift manuell, wenn diese sich auf eine bereits geschriebene Rechnung beziehen soll. Benutzen Sie die entsprechende Rechnung (im Archiv „Buchungen”) und wandeln Sie diese in eine Gutschrift um.
Erstellen Sie je Rechnung eine Gutschrift. Auf der Gutschrift wird die darauf
bezogene Rechnung ausgegebnen, das ist Vorschrift.
■ Wandeln Sie keine Rechnung in einen Lieferschein um. Die Parameter des
Lieferscheins wären nicht richtig.
■ Erstellen Sie keine Lieferscheine, die Sie später zu einer “Sammelrechnung”
zusammenfassen möchten. Verwenden Sie hierzu das Register “Sammelrechnung” mit der Vorgangsart “Sammelrechnung”.
■ Mahnungen werden im Zahlungsverkehr erstellt. Bei den Offenen Posten gibt
es die Schaltfläche “Drucken”. Dort werden die Mahnungen erstellt.
113
Das große Unternehmer 1x1
114
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