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Benutzeranleitung - WebTransfer ZH - Kanton Zürich

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WebTransfer ZH
Bedienungsanleitung
Version 2.1 vom 08.09.2011
Inhalt
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Einführung
Seite
WebTransfer ZH ist ein Dienst, um grosse Dateien innerhalb der kan-
Allgemeines................................... 2
Transfer ......................................... 2
Einfaches Hochladen .................... 4
Erweitertes Hochladen ................. 5
FAQ ................................................ 6
Problembehebung ........................ 7
Kontakt .......................................... 7
tonalen Verwaltung als auch zwischen der kantonalen Verwaltung und
Externen im Internet zu übertragen.
Seit der Einführung im Jahre 2009 sind einige Verbesserungsvorschläge eingegangen, welche zum Teil bereits umgesetzt wurden. Die
neue Version von WebTransfer ZH hat neben dem an das neue Corporate Design angepasste Erscheinungsbild auch wesentliche funktionale Verbesserungen erfahren.
Diese Bedienungsanleitung soll einerseits den Umstieg auf die neue
Version erleichtern, andererseits neuen Benutzern als Leitfaden dienen.
Datenlogistik ZH
1. Allgemeines
WebTransfer ZH ist ein Dienst, um grosse Dateien innerhalb der kantonalen Verwaltung als auch zwischen der
kantonalen Verwaltung und Externen im Internet zu übertragen. Neben der kantonalen Verwaltung können Behörden, Gemeinden, Organe der Rechtspflege und selbständige Unternehmungen mit einem Bezug zum Kanton Zürich von diesem Dienst Gebrauch machen. Entweder die sendende oder eine der empfangenden Personen muss
zwingend eine gültige E-Mail-Adresse im Adress-Informationssystem des Kantons Zürich ZHdirectory haben.
Der Zugriff erfolgt über die Web-Adresse https://webtransfer.zh.ch. Bitte machen Sie sich mit den Nutzungsbedingungen und den Rechtshinweisen vertraut, auf die Sie mittels Link im Fussbereich zuunterst auf jeder Seite zugreifen können.
2. Transfer
Um einen Transfer durchführen zu können,
klicken Sie in der linken Navigation auf „Transfer“.
Geben Sie danach Ihre E-Mail-Adresse ein.
Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers
ein. Bei Eingabe mehrerer Empfänger trennen Sie
diese mit einem Komma oder Leerschlag.
Sofern Sie mit den Nutzungsbedingungen einverstanden sind, klicken Sie auf die Checkbox, um
diese zu akzeptieren.
Klicken Sie nun auf weiter, danach werden die
E-Mail-Adressen überprüft.
Hinweis:
Wenn man eine E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch eines E-Mail-Programmes herauskopiert und in das Eingabefeld einfügt, wird manchmal die E-Mail-Adresse in folgender Form angezeigt: Hans Muster
<hans.muster@muster.ch>. WebTransfer erkennt dieses Format und korrigiert es automatisch.
Titel der Mitteilung:
Hier können Sie den Titel der Mitteilung definieren,
welches im Download-E-Mail als Betreff angezeigt
wird.
Passwort zum Abholen der Dateien:
Wenn Sie die Dateien mit einem Passwort schützen
wollen, geben Sie hier eines an und wiederholen es
im nachfolgenden Feld. Somit werden die Dateien
verschlüsselt auf dem WebTransfer ZH abgelegt
und können nur mit diesem Passwort abgeholt werden.
Bitte vergessen Sie nicht, dass Passwort den empfangenden Personen mitzuteilen. Aus Sicherheitsgründen ist davon abzuraten, das Passwort in diesem Transfer mitzusenden. Übermitteln Sie es in
z.B. einer separaten E-Mail oder per Telefon.
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
Daten speichern bis am:
Die Übermittelten werden nach einer von Ihnen in diesem Feld definierter Zeit automatisch gelöscht.
Neu kann man eine bereits definierte Zeit nach dem Transfer verlängern. Dazu benutzen Sie den Link zur Tracking-Seite, welche Sie als Quittungs-E-Mail nach dem Transfer erhalten.
Mitteilung an die Empfänger/innen:
Diese Mitteilung wird im Download-E-Mail im Text angezeigt.
Signatur:
Diese Signatur wird im Download-E-Mail im Text am Schluss angezeigt. Wenn Sie das nächste Mal WebTransfer
ZH benutzen, dann bleibt die Signatur erhalten.
Zusätzliche Empfänger/innen:
Hier können Sie noch weitere Empfänger/innen definieren, welche den Transfer CC bekommen. Bitte trennen Sie
mehrere Empfänger/innen mit einem Leerschlag oder Komma.
Benachrichtigung beim Abholen:
Definieren Sie hier, ob Sie über eine Abholung der Dateien benachrichtigt werden wollen.
Folgende Optionen sind möglich:
•
keine: Sie erhalten keine Benachrichtigung der Abholung.
•
sofort: Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung, sobald eine Datei heruntergeladen wurde.
•
täglich: Sie erhalten einmal täglich eine Zusammenfassung der heruntergeladenen Dateien.
•
Wenn die Dateien gelöscht werden: Sie erhalten erst eine Benachrichtigung, wenn die Dateien automatisch gelöscht wurden.
Individuelle Nachrichten:
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erhalten die Empfänger/innen eine E-Mail mit einem individuellen DownloadLink, womit sich die Nachverfolgbarkeit verbessert.
Hinweis:
Einige Benutzer/innen senden den Transfer zuerst an sich selber und kopieren dann den Download-Link in eine
separate E-Mail. Es wird empfohlen, dass diese Benutzer die Option „Individuelle Nachrichten“ nicht aktivieren
sollten, da ansonsten als E-Mail-Adresse der herunterladenden Person diejenige des Absenders angezeigt wird.
Hintergrund:
WebTransfer ZH speichert die Absender E-Mail-Adresse in auf dem Computers des Absenders. Wenn von diesem
Computer nun jemand anders mit WebTransfer ZH eine Datei herunterlädt, dann wird die auf dem Computer gespeicherte E-Mail-Adresse auf der Seite der Nachverfolgung angezeigt, was aber nicht korrekt ist und in der Vergangenheit zu Verwirrung gesorgt hat.
Aus diesem Grund wurde in der neuen Version die Möglichkeit geschaffen, eine E-Mail mit einem individuellen
Download-Link an die Empfänger/innen zu versenden. Somit ist sichergestellt, dass die korrekte E-Mail-Adresse
der empfangenden Person angezeigt wird (ausser diese Person hat den Download-Link jemanden anderen zugesandt, welcher die Datei herunterlädt).
Um die Dateien hochzuladen haben Sie neu zwei Möglichkeiten:
Einfaches Hochladen: Dieses ist geeignet, um eine oder mehrere Dateien von max. 1GB Grösse zu übertragen.
Erweitertes Hochladen: Dieses ist geeignet, um Dateien oder Ordnern von mehr als 1GB zu übertragen.
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
3. Einfaches Hochladen
Das einfache Hochladen eignet sich, um eine oder
mehrere Dateien bis 1GB zu transferieren.
Klicken Sie auf „Dateien auswählen“, danach
erscheint der Dateiauswahldialog. Wählen Sie eine
oder mehrere Dateien aus.
Tipp:
Sie können mehrere Dateien auswählen, in dem Sie
die erste Datei auswählen und dann mittels ShiftMausklick die letzte Datei auswählen. Somit werden
alle Dateien von der ersten bis zur letzten Datei
ausgewählt.
Mittels Ctrl-Mausklick werden nur die erste und die
letzte Datei ausgewählt.
Die zu übertragenden Dateien werden mit einem Fortschrittsbalken angezeigt.
Falls nötig können Sie den Upload mittels Klick
auf das weisse Kreuz im roten Feld abbrechen.
Nach erfolgreichem Upload werden die Dateien
in einer Liste angezeigt.
Falls nötig können Sie die Datei mittels Klick
auf das rote Kreuz vom WebTransfer ZH Server
löschen.
Falls Sie noch weitere Dateien hochladen wollen, können Sie erneut auf „Dateien auswählen“
klicken.
Durch Klick auf „Zurück zur vorherigen Seite“
kommen Sie wieder auf die Seite, auf der Sie Titel,
Passwort, Mitteilung etc. definieren können
). Dabei bleiben die hochgeladenen Da(siehe
teien erhalten.
Um die E-Mail mit dem Download-Link an die
Empfänger zu senden, klicken Sie auf „Dateien
senden“. Anschliessend bekommen Sie eine Quittung per E-Mail.
Hinweis:
Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link zu der Seite, wo die Dateien einzeln heruntergeladen werden
können. Des Weiteren wird ein Link zur Verfügung gestellt, in dem alle Dateien zusammen als ZIP-Datei heruntergeladen werden können. In dieser ZIP-Datei sind die Dateinamen mit einem Prefix versehen (so wird z.B aus datei.doc -> 01-datei.doc). Dies ist notwendig, damit Dateien mit gleichem Namen nicht überschrieben werden. Wenn
Sie den Prefix in der ZIP-Datei vermeiden wollen, verwenden Sie bitte das erweiterte Hochladen.
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
4. Erweitertes Hochladen
Das erweiterte Hochladen eignet sich, um Dateien
oder Ordner mit mehr als 1GB Grösse zu transferieren. Dazu muss auf Ihrem Computer Java installiert
sein, welches kostenlos unter www.java.com heruntergeladen werden kann.
Klicken Sie auf „Durchsuchen…“, danach erscheint der Dateiauswahldialog. Wählen Sie eine
oder mehrere Dateien oder Ordner aus.
Tipp:
Sie können mehrere Dateien oder Ordner auswählen, in dem Sie die erste Datei/Ordner auswählen
und dann mittels Shift-Mausklick die letzte Datei/Ordner auswählen. Somit werden alle Dateien/Ordner von der ersten bis zur letzten Datei ausgewählt.
Mittels Ctrl-Mausklick werden nur die erste und die
letzte Datei/Ordner ausgewählt.
Mittels Klick auf „Alle entfernen“ werden alle
Dateien in der unterhalb befindlichen Liste von der
Ansicht entfernt.
Sie können auch einzelne Dateien von der
Ansicht entfernen mittels Klick auf „Ausgewählte
entfernen“.
Klicken Sie auf „Hochladen“, um die Dateien
zum WebTransfer ZH Server hochzuladen.
Der Fortschritt des Hochladens wird mit einem
Fortschrittsbalken angezeigt.
Hinweis:
Beim Hochladen kann es vorkommen, dass der Fortschrittsbalken für eine gewisse Zeit stehen bleibt und die Meldung „Warte auf Server Antwort“ anzeigt. Der Grund dafür ist, dass in dieser Zeit die hochgeladenen Dateien auf
Viren überprüft werden. Bitte haben Sie deshalb ein wenig Geduld.
Die Liste mit den hochgeladenen Dateien wird
angezeigt. Bei mehr als 10 Dateien werden diese
zusammengefasst und mittels Klick auf das + Zeichen kann gesamte Liste angezeigt werden.
Um die E-Mail mit dem Download-Link an die
Empfänger zu senden, klicken Sie auf „Dateien
senden“. Anschliessend bekommen Sie eine Quittung per E-Mail.
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
5. FAQ
Was kostet die Nutzung dieses Services?
Die Nutzung dieses Services wird kostenlos zur Verfügung
gestellt.
Was heisst 'Upload' genau?
Das englische Wort 'Upload' bedeutet heraufladen oder
hochladen und bezeichnet hier den Transfer von Dateien
von Ihrem Computer auf den zentralen Computer. Der Empfänger oder die Empfängerin kann dann später die Dateien
vom zentralen Computer abholen.
Wie sicher ist WebTransfer ZH?
Der Versand über WebTransfer ZH ist grundsätzlich sicherer als ein Versand über E-Mail, da die Übertragung verschlüsselt erfolgt.
Dennoch wäre es möglich, dass eine falsche E-MailAdresse der empfangenden Person/en eingegeben wird,
womit eine unerwünschte Person/en die Dateien einsehen
könnte. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, ein
Passwort zum Abholen der Dateien anzugeben. Das Passwort muss der empfangenden Person/en z.B. per Telefon
oder E-Mail mitgeteilt werden. Es darf nicht mit demselben
Transfer mitgeteilt werden.
Die Sicherheit eines Transfers lässt sich zudem zusätzlich
erhöhen, indem Sie die Datei/en bereits auf Ihrem Computer verschlüsseln und mit einem Passwort schützen, bevor
Sie diese hochladen. Dies können Sie z.B. mit der kostenlosen Software 7-ZIP machen.
Wichtig: Für die Sicherheit eines Transfers und die Berücksichtigung des Datenschutzes sind Sie selber verantwortlich.
Können die abzuholenden Dateien von Suchmaschinen indexiert werden?
Wenn die Suchmaschine den Link erfährt, kann sie die Dateien theoretisch indexieren. Auf dieser Website kann eine
Suchmaschine die Links nicht in Erfahrung bringen. Dies ist
aber möglich, wenn die empfangende Person den Link im
Internet publiziert.
Auf den Seiten, in welchen die abzuholenden Dateien aufgeführt sind, wurden als Schutz Meta-Tags eingebaut, welche den Suchmaschinen die Indexierung untersagen. Es
gibt aber keine Garantie, dass sich die Suchmaschinen
daran halten.
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
6. Problembehebung
Der Knopf für das erweiterte Hochladen erscheint
nicht.
Bitte laden Sie die aktuelle Java-Version herunter unter
www.java.com (kostenlos) und installieren Sie diese. Starten Sie danach Ihren Browser neu.
Die empfangende Person hat kein E-Mail bekommen, um die Daten abzuholen.
• Bitte prüfen Sie in Ihrem Quittungsmail, ob Sie die EMail-Adresse der empfangenden Person wirklich richtig
geschrieben haben und wiederholen Sie den Transfer
falls nötig.
• Wiederholen Sie bitte den Transfer und setzen Sie bei
den zusätzlichen Empfängern Ihre eigene E-MailAdresse ein. Das E-Mail mit dem Link zum Abholen der
Datei können Sie der empfangenden Person dann weiterleiten.
• Fragen Sie die empfangende Person, ob das E-Mail von
no-reply@webtransfer.zh.ch eventuell durch einen persönlichen Spam-Filter gelöscht oder verschoben wurde.
• Wenden Sie sich an unseren Helpdesk (siehe 7.Kontakt)
Der Transfer ist nicht möglich und folgende Meldung erscheint:
„Für die von Ihnen gewählte Kombination ist die
Nutzung dieses Dienstes nicht erlaubt. Bitte benutzen Sie Ihre offizielle geschäftliche E-Mail-Adresse.“
Entweder Sie als Absender oder eine der empfangenden
Personen muss eine gültige E-Mail-Adresse im AdressInformationssystem des Kantons Zürich ZHdirectory haben.
Sollten Sie ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin der kantonalen
Verwaltung, einer Gemeinde oder sonstigen kantonalen
Organisationen oder Betriebe sein, prüfen Sie bitte, ob Sie
im ZHdirectory eingetragen sind (http://zhdirectory.ktzh.ch).
Informationen zur Änderung bzw. zum Hinzufügen eines
Eintrages im ZHdirectory finden Sie im ZHdirectory Portal
(http://www.kitt.ktzh.ch/intranet/finanzdirektion/kitt/de/dienstleistungen/zhdirectory_zhidentity/zhdirectory_portal.html)
7. Kontakt
Fachstelle Datenlogistik ZH
Stampfenbachstrasse 14, Postfach
8090 Zürich
Helpdesk:
Telefon 043 259 39 09
datenlogistik@bd.zh.ch
WebTransfer ZH – Bedienungsanleitung
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Datenlogistik ZH
Unsere Aufgaben
Die Fachstelle Datenlogistik ZH ist für vielfältige Aufgaben im Bereich der Datenlogistik innerhalb der
kantonalen Verwaltung verantwortlich. Dabei stellen wir sowohl Dienstleistungen als auch die technische
Infrastruktur im Bereich des vollautomatisierten, koordinierten Datenaustauschs zwischen kant. Verwaltungsstellen, Gemeinden und dem Bund zur Verfügung.
Unsere Hauptaufgabe ist auf der einen Seite der Betrieb einer Datendrehscheibe insbesondere für Gebäude- und Personendaten. Auf der anderen Seite sind wir zuständig für den Betrieb eines vollautomatischen Datentransportsystems für den Austausch beliebiger Daten.
Unsere Dienstleistungen
•
Datenintegration
•
Datenabgabe
•
Internet-Dienste
•
Datentransport
•
Projektberatung
Unsere Vision
Der Kanton Zürich sorgt für den wirtschaftlichen und nachhaltigen Umgang mit der Ressource «Information und Daten» der öffentlichen Verwaltung.
Fachstelle Datenlogistik ZH
Stampfenbachstrasse 14, Postfach, 8090 Zürich
Telefon
043 259 39 09
Telefax
043 259 24 83
Email
datenlogistik@bd.zh.ch
Web
www.datenlogistik.zh.ch
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