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Corporate Planner PDF Handbuch - Corporate Planning AG

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Handbuch
© 2013 CP Corporate Planning AG
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© 1989-2013 (E-2013-01-4.1) • CP Corporate Planning AG • Hamburg
Inhaltsverzeichnis
1
2
CP-Suite
1.1
.......................................................................................................
16
Corporate
Planner in der CP-Suite
1.2
.......................................................................................................
18
Komponenten
der CP-Suite
1.2.1
Suite-Point
............................................................................... 19
1.2.2
CP-Suite Einstellungen
............................................................................... 23
1.2.3
Farbwelten
1.2.4
Navigationsleiste............................................................................... 26
1.2.5
Arbeitsbereich ............................................................................... 27
1.2.6
Symbolleiste
............................................................................... 28
1.2.7
Menüleiste
............................................................................... 29
1.2.8
Statusleiste
............................................................................... 29
1.2.9
Drucken und Exportieren
............................................................................... 29
1.2.10
CP-Suite Favoriten
............................................................................... 30
1.2.11
CP-Suite Verlauf............................................................................... 31
1.2.12
Hilfe
............................................................................... 32
1.2.13
CP-Workflow
............................................................................... 34
............................................................................... 26
Grundkenntnisse Corporate Planner
38
2.1
38
Anlegen .......................................................................................................
einer neuen Datenbasis
2.2
....................................................................................................... 40
Navigationsleiste
2.3
3
14
2.2.1
Funktionsbereich...............................................................................
Einstellungen
40
2.2.2
Funktionsbereich...............................................................................
Strukturbearbeitung
41
2.2.3
Funktionsbereich...............................................................................
Werkzeuge
43
2.2.4
Funktionsbereich...............................................................................
Reporting
44
2.2.5
Funktionsbereich...............................................................................
Analyse
46
2.2.6
Funktionsbereich...............................................................................
Planung
49
51
Zentrale.......................................................................................................
Sicht/ Strukturbaum
2.3.1
Die Baumstruktur...............................................................................
(Strukturbaum)
51
2.3.2
Dialog Feldeigenschaften
............................................................................... 52
2.3.3
Feldinformationen
............................................................................... 53
2.3.4
Der Strukturpfad............................................................................... 54
2.3.5
Die Feldfavoriten............................................................................... 54
2.3.6
Rechenlogik – Der
...............................................................................
Grundsatz der positiven Datenhaltung
54
2.3.7
Der Datenbereich
............................................................................... 55
2.3.8
Suche
............................................................................... 67
Einstellungen
71
- 3-
© 2013 C P C orporate Planning AG
3.1
....................................................................................................... 71
Moduleinstellungen
3.2
....................................................................................................... 73
Datenbasiseinstellungen
3.3
4
Datenebenen
............................................................................... 74
3.2.2
Warngruppen
............................................................................... 75
3.2.3
Feldgruppen
............................................................................... 77
3.2.4
Logo
............................................................................... 77
3.2.5
Berechnung
............................................................................... 78
3.2.6
Darstellung
............................................................................... 78
3.2.7
Währungen
............................................................................... 79
3.2.8
Einheiten
............................................................................... 81
....................................................................................................... 82
Hybridfeldeinstellungen
Werkzeuge
85
4.1
....................................................................................................... 85
Daten importieren
4.2
....................................................................................................... 85
Daten exportieren
4.3
....................................................................................................... 85
Der CP-Editor
4.4
.......................................................................................................
86
Sicherungskopie
erstellen und wiederherstellen
4.5
Memos ....................................................................................................... 87
4.6
5
3.2.1
4.5.1
Memos verwalten
............................................................................... 87
4.5.2
Ein neues Memo ...............................................................................
erstellen
88
4.5.3
Ein Memo anzeigen
............................................................................... 89
4.5.4
Ein Memo löschen
............................................................................... 89
4.5.5
Memos sortieren............................................................................... 89
4.5.6
Ein Memo mit einem
...............................................................................
Alarm versehen
90
....................................................................................................... 91
Der CP-Rechner
Strukturbearbeitung
5.1
95
95
Struktur .......................................................................................................
bearbeiten
5.1.1
Felder: Neu anlegen
............................................................................... 97
5.1.2
Feldeigenschaften
............................................................................... 97
5.1.3
Felder und Bäume
...............................................................................
löschen
104
5.1.4
Felder: Suchen............................................................................... 104
5.1.5
Felder: Kopieren
............................................................................... 105
5.1.6
Felder: Verschieben
............................................................................... 107
5.1.7
Felder Sortieren............................................................................... 108
5.1.8
Neue Felder anzeigen
...............................................................................
und selektieren
108
5.1.9
Gruppenmanager/
...............................................................................
Feldgruppen
109
5.1.10
Andere Datenbasis
............................................................................... 110
5.1.11
Automatische Formeln
............................................................................... 115
5.1.12
Automatische Kennzahlen
............................................................................... 117
- 4-
© 2013 C P C orporate Planning AG
5.2
5.3
6
5.1.13
Datenabgleich ............................................................................... 118
5.1.14
Strukturbereinigung
...............................................................................
(optional)
120
5.1.15
Investitionsbäume
...............................................................................
aktualisieren
121
....................................................................................................... 121
Der Masterbaum
5.2.1
Begriffs-Definitionen
............................................................................... 122
5.2.2
Voraussetzungen
...............................................................................
für eine Master-/Client-Definition
124
5.2.3
Erstellung einer...............................................................................
Master-Clientdefinition
124
5.2.4
Masterbaum-Manager
............................................................................... 125
5.2.5
Erstellung einer...............................................................................
Zusammenfassung
137
5.2.6
Master-Reports............................................................................... 138
....................................................................................................... 138
Master-Client-Monitoring
5.3.1
Baumdarstellung
............................................................................... 139
5.3.2
Arbeitsleiste
............................................................................... 143
5.3.3
Status
............................................................................... 143
5.4
....................................................................................................... 144
Kontenrahmeneditor
5.5
.......................................................................................................
144
Dimensionen
bearbeiten
5.6
....................................................................................................... 144
Strukturinformationen
5.6.1
Neue Felder anzeigen
............................................................................... 144
5.6.2
Abhängige Felder
...............................................................................
anzeigen
144
5.6.3
Status der Datenverweise
............................................................................... 145
5.6.4
Feldinformationen
............................................................................... 145
5.6.5
Datenbasisinformationen
............................................................................... 145
Daten- und Feldarten
147
6.1
.......................................................................................................
148
Eingabefelder
(Feldart Quelldaten)
6.2
....................................................................................................... 149
Saldofelder
6.3
.......................................................................................................
149
Formelfelder
(Feldart Formel)
6.3.1
Formeln definieren
............................................................................... 150
6.3.2
Der Formeleditor
...............................................................................
und die Funktionen
150
6.3.3
Hybridfelder
............................................................................... 159
6.4
.......................................................................................................
161
Konstantenfelder
(Feldart Konstante)
6.5
....................................................................................................... 162
Querverweisfelder
6.5.1
Hybridfeld mit Querverweis...............................................................................
und Eingabeebenen
163
6.5.2
Hybridfeld mit zeitlich
...............................................................................
variabler Eingabe und Querverweisumschaltung
164
6.6
....................................................................................................... 164
Datenverweisfelder
6.7
.......................................................................................................
165
Kennzahlenfeld
(Feldart Kennzahl)
6.8
....................................................................................................... 167
Planobjekte
6.8.1
Planobjekt: a*b=c
............................................................................... 168
6.8.2
Planobjekt: Bestandsrechnung
............................................................................... 170
6.8.3
Planobjekt: Bestandsrechnung
...............................................................................
(Ausschüttung)
172
- 5-
© 2013 C P C orporate Planning AG
7
Planobjekt: f0/f1
............................................................................... 174
6.8.5
Planobjekt: Nachschlagefunktion
............................................................................... 175
6.8.6
Planobjekt: Progressionsrechnung
............................................................................... 177
6.8.7
Planobjekt: Umsatzsteuerzahllast
............................................................................... 178
6.8.8
Planobjekt: Zinsrechnung
............................................................................... 178
6.9
.......................................................................................................
184
Investitionsfelder
(Feldart Investition)
6.10
.......................................................................................................
186
Kreditfelder
(Feldart Kredit)
6.11
....................................................................................................... 188
Gruppenfelder
6.12
.......................................................................................................
190
Sonstige
Feldeigenschaften
Reporting
7.1
7.2
8
6.8.4
193
193
Reports.......................................................................................................
verwalten
7.1.1
Funktionen im Report
............................................................................... 194
7.1.2
Funktionen und...............................................................................
Einstellungen im Fenster 'Reporting'
204
7.1.3
Zeilen editieren............................................................................... 211
7.1.4
Spalten editieren
............................................................................... 220
7.1.5
Erstellen eines ...............................................................................
neuen Standardreports
231
7.1.6
Erstellen eines ...............................................................................
Spaltenreports
241
7.1.7
Erstellen von Reportgruppen
............................................................................... 246
7.1.8
Report-Layout ...............................................................................
im Formular verändern
248
7.1.9
Reports und Reportgruppen
...............................................................................
drucken und exportieren
249
7.1.10
Der Master-Report
............................................................................... 254
.......................................................................................................
258
Zellkommentar-Report
(optional)
7.2.1
Zellkommentare...............................................................................
anlegen
258
7.2.2
Zellkommentare...............................................................................
löschen
260
7.2.3
Zellkommentare...............................................................................
drucken
261
7.2.4
Zellkommentare...............................................................................
filtern
261
7.2.5
Zellkommentare...............................................................................
im Standardreport verwenden
261
7.3
....................................................................................................... 262
Tabellen-Report
7.4
....................................................................................................... 263
Controlling-Report
7.5
....................................................................................................... 263
Boss-Box-Funktionen
Analysen und Controllingfunktionen
266
8.1
....................................................................................................... 266
Tabellen-Report
8.2
....................................................................................................... 267
AdHoc-Tabelle
8.3
8.2.1
Tabellendarstellungen
............................................................................... 267
8.2.2
Tabelle aufblättern
...............................................................................
(AdHoc – Berichte)
269
8.2.3
Zahleneingabe ...............................................................................
in der Tabelle
270
....................................................................................................... 271
Abweichungsanalyse
8.3.1
Darstellung der...............................................................................
Abweichungsanalyse
271
- 6-
© 2013 C P C orporate Planning AG
8.4
8.5
8.6
8.3.2
Festlegung der ...............................................................................
Warngrenzen
273
8.3.3
Festlegung der ...............................................................................
Datenebenen und des Berechnungszeitraumes
274
8.3.4
Festlegung der ...............................................................................
Sortierung
274
8.3.5
Einstellungen der
...............................................................................
Abweichungsanalyse
274
....................................................................................................... 275
ABC-Analyse
8.4.1
Festlegung der ...............................................................................
ABC-Grenzen
276
8.4.2
Darstellung der...............................................................................
ABC-Analyse
276
8.4.3
Festlegung der ...............................................................................
ABC-Reihenfolge
278
8.4.4
Festlegung der ...............................................................................
Datenebenen
278
8.4.5
Einstellungen der
...............................................................................
ABC-Analyse
278
.......................................................................................................
279
Grafische
Analysen
8.5.1
Darstellung der...............................................................................
AdHoc-Grafik
280
8.5.2
Darstellung des...............................................................................
Grafikspeichers
281
8.5.3
Grafiken verwalten
............................................................................... 282
8.5.4
Bedienmöglichkeiten
...............................................................................
in der Grafik
285
8.5.5
Dimension der Grafik
...............................................................................
einstellen
285
8.5.6
Datenebenen der
...............................................................................
Grafik einstellen
285
8.5.7
Grafikeinstellungen
............................................................................... 286
8.5.8
Grafiktypen
8.5.9
Grafik - Der Designer
............................................................................... 290
8.5.10
Grafikspeicher –...............................................................................
Der Editor
294
............................................................................... 288
....................................................................................................... 296
Kennzahlenanalyse
8.6.1
Kennzahlentypen
............................................................................... 297
8.6.2
Kennzahlen definieren
............................................................................... 298
8.6.3
Kennzahlengruppen
...............................................................................
definieren
301
8.7
....................................................................................................... 306
Kennzahlensysteme
8.8
....................................................................................................... 311
Break-Even-Analyse
8.9
8.10
8.8.1
Mathematische...............................................................................
Berechnung des Break-Even-Punktes
311
8.8.2
Break-Even-Analyse
...............................................................................
anlegen
312
8.8.3
Darstellung der...............................................................................
Break-Even-Analyse
315
8.8.4
Aussagekraft der
...............................................................................
Break-Even-Analyse
318
....................................................................................................... 318
Portfolioanalyse
8.9.1
Der Portfolio-Assistent
............................................................................... 318
8.9.2
Portfolios verwalten
............................................................................... 319
8.9.3
Portfolio ausgeben
............................................................................... 321
8.9.4
Erstellen eines ...............................................................................
Portfolios mit Vorlagen
322
8.9.5
Portfolio-Gruppen
............................................................................... 323
324
Weitere.......................................................................................................
Analysen
8.10.1
Drill-Down-Techniken
............................................................................... 324
8.10.2
Soll-/Ist-Vergleiche
............................................................................... 324
- 7-
© 2013 C P C orporate Planning AG
9
8.10.3
Alternativ- und...............................................................................
Referenzvergleiche
324
8.10.4
Warngrenzen ............................................................................... 325
8.10.5
Zeitreihen- und...............................................................................
Trendanalysen
325
Planung
9.1
9.2
327
....................................................................................................... 327
Tabellen-Report
9.1.1
Grundlagen des...............................................................................
Tabellen-Reports
327
9.1.2
Tabellen-Reports
...............................................................................
anlegen
340
.......................................................................................................
344
Top-down-/
Bottom-up-Planung
9.2.1
Bottom-up-Planung
............................................................................... 344
9.2.2
Zeitliche Verteilung
............................................................................... 345
9.2.3
Fixierung von Werten
............................................................................... 350
9.2.4
Verteilung auf die
...............................................................................
Tochterfelder
351
9.2.5
Top-down-Faktor
............................................................................... 352
9.2.6
Planwerte berechnen
...............................................................................
mit dem CP-Rechner
352
9.3
.......................................................................................................
353
Über Datenebenen
planen
9.4
....................................................................................................... 354
Forecast
9.4.1
Forecast steuern
............................................................................... 354
9.4.2
Forecast Beispiele
............................................................................... 362
9.5
....................................................................................................... 376
Trendrechnung
9.6
.......................................................................................................
378
Simulation
starten
9.7
.......................................................................................................
381
Integrierte
Finanzplanung
10 Die Boss-Box
386
10.1
....................................................................................................... 386
Voraussetzungen
10.2
.......................................................................................................
387
Boss-Box
verwalten
10.2.1
Funktionen im Boss-Box
...............................................................................
verwalten
388
10.2.2
Anlegen einer neuen
...............................................................................
Boss-Box
391
10.2.3
Hinzufügen einer
...............................................................................
neuen Ansicht
394
10.2.4
Anlegen einer neuen
...............................................................................
Boss-Box Gruppe
396
10.2.5
Zuordnung der ...............................................................................
Ansichten in Gruppen
396
10.3
....................................................................................................... 397
Die Boss-Box
10.4
.......................................................................................................
399
Die Boss-Box
Slide Show
11 Controlling-Report
11.1
402
Erstellung einer Dokumentenvorlage mit Boss-Box-Unterstützung (Controlling-Report
....................................................................................................... 402
Assistenten)
11.1.1
Voraussetzungen
...............................................................................
– Erstellung einer Worddokumenten-Vorlage
402
11.1.2
Export einer Boss-Box
...............................................................................
Ansicht -Vorgehensweise anhand eines Beispiels
403
11.1.3
Erzeugung des ...............................................................................
Controlling-Reports (*.doc)
404
- 8-
© 2013 C P C orporate Planning AG
11.1.4
11.2
Export von weiteren
...............................................................................
Boss-Box Ansichten
405
.......................................................................................................
406
Manuelle
Erstellung einer Worddokumentvorlage anhand von CP-Befehlen (*.dot)
11.2.1
Verfassen von CP-Befehlen
............................................................................... 406
11.2.2
Syntax der CP-Befehle
............................................................................... 406
11.2.3
Übersicht der Analyseansichten
...............................................................................
(ViewType)
407
11.2.4
Übersicht der Attribute
...............................................................................
mit Einstellungen
408
11.2.5
Die drei Dimensionen
...............................................................................
Feld, Zeit, Ebene
413
11.2.6
Die Analyseansichten
...............................................................................
mit erforderlichen und optionalen Attributen
416
12 Datenimport
12.1
427
....................................................................................................... 427
Daten importieren
12.1.1
Importgruppen ............................................................................... 428
12.1.2
Importdefinition............................................................................... 430
12.1.3
Importstatus
............................................................................... 432
12.2
....................................................................................................... 433
Importtypen
12.3
.......................................................................................................
433
Die Importkonfiguration
mit Hilfe des Import-Wizard (Text, Excel)
12.4
12.3.1
Importbereich zuordnen
............................................................................... 434
12.3.2
Datenquelle auswählen
............................................................................... 435
12.3.3
Erweiterte Einstellungen
............................................................................... 435
12.3.4
Ebenenzuordnung
............................................................................... 436
12.3.5
Struktur / Kontenwahl
............................................................................... 437
12.3.6
Zeilenauswahl ............................................................................... 442
12.3.7
Datenauswahl ............................................................................... 443
12.3.8
Datenformat
12.3.9
Datumszuordnung
............................................................................... 444
12.3.10
Alternative Sichten
............................................................................... 448
12.3.11
Filter
12.3.12
Spalten auffüllen
............................................................................... 452
12.3.13
Beschreibung ............................................................................... 454
12.3.14
Ausführen des Imports
............................................................................... 454
............................................................................... 449
.......................................................................................................
455
Excel-Import
mit alternativen Sichten
12.4.1
12.5
............................................................................... 444
Anlegen einer klassischen
...............................................................................
Sicht
460
461
Import .......................................................................................................
aus einer Datenbank
12.5.1
Datenbankverbindung
...............................................................................
anhand einer Datenverknüpfungsdatei
463
12.5.2
Verbindungsaufbau
...............................................................................
über einen Verbindungs-String
463
12.5.3
Der Query-Builder
............................................................................... 467
12.6
479
Import .......................................................................................................
aus einer XML-Datei
12.7
482
Import .......................................................................................................
von Daten für das Investitionsmanagement
13 Der Kontenrahmeneditor
489
- 9-
© 2013 C P C orporate Planning AG
13.1
13.2
13.3
.......................................................................................................
489
Die Hauptfunktionen
des KRD-Editors
13.1.1
Das Hauptmenü...............................................................................
und die Symbolleiste
490
13.1.2
Ansicht 'Strukturbearbeitung'
............................................................................... 500
13.1.3
Ansicht 'Kontenbearbeitung'
............................................................................... 502
13.1.4
Ansicht 'Kontenzuordnung'
............................................................................... 508
.......................................................................................................
508
Manuelle
Erstellung einer KRD
13.2.1
Anlegen der Struktur
............................................................................... 509
13.2.2
Bestimmung der...............................................................................
Kontenbereiche
511
.......................................................................................................
512
Strukturaufbau
unter Verwendung eines Kontenrahmens
14 Datenexport
517
14.1
.......................................................................................................
517
Dialog 'Daten
exportieren'
14.2
.......................................................................................................
518
Baumstrukturen
exportieren
14.3
14.2.1
Baumstrukturen...............................................................................
in eine Datei/ Zwischenablage exportieren
518
14.2.2
Baumstrukturen...............................................................................
nach Excel exportieren
521
14.2.3
Baumstrukturen...............................................................................
ins Internet übergeben
523
14.2.4
Baumstrukturen...............................................................................
in eine XML-Datei exportieren
524
.......................................................................................................
526
Felddaten
exportieren
14.3.1
Felddaten in eine
...............................................................................
Datei / Zwischenablage exportieren
526
14.3.2
Felddaten nach...............................................................................
Excel exportieren
529
14.3.3
Felddaten ins Internet
...............................................................................
übergeben
531
14.3.4
Felddaten in eine
...............................................................................
XML-Datei exportieren
532
14.4
.......................................................................................................
533
Reports,
Tabellen und Grafiken exportieren
14.5
533
Drucken.......................................................................................................
als Funktion des Datenexports
14.6
.......................................................................................................
535
Werte manuell
kopieren und exportieren
14.7
.......................................................................................................
535
Feldnummern
(Handle) kopieren und exportieren
15 Kredit- und Investitionsmanagement
15.1
15.2
538
....................................................................................................... 538
Kreditmanagement
15.1.1
Anlage eines neuen
...............................................................................
Kredites
540
15.1.2
Bearbeiten bestehender
...............................................................................
Kredite
546
15.1.3
Einstellungen ............................................................................... 551
15.1.4
Layout
15.1.5
Kredite analysieren
............................................................................... 557
15.1.6
Kreditfeld
15.1.7
IFP Plantyp Kredite
............................................................................... 563
............................................................................... 554
............................................................................... 561
....................................................................................................... 566
Investitionsmanagement
15.2.1
Anlage einer neuen
...............................................................................
Investition
567
15.2.2
Bearbeitung bestehender
...............................................................................
Investitionen
578
15.2.3
Einstellungen ............................................................................... 582
- 10 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
15.2.4
Layout
............................................................................... 585
15.2.5
Investitionen analysieren
............................................................................... 589
15.2.6
Investitionsbäume
............................................................................... 593
15.2.7
Investitionsgruppen
............................................................................... 596
15.2.8
IFP Plantyp Investitionen
............................................................................... 598
15.2.9
Import von Investitionsplanungen
...............................................................................
aus Vorsystemen
598
16 Script-Steuerung mit Visual Basic Script
601
16.1
.......................................................................................................
601
Erstellen
einer VBS-Datei
16.2
.......................................................................................................
601
Grundlegender
Aufbau einer VBS-Datei
16.3
.......................................................................................................
603
Ausführen
der Batch-Datei
16.4
.......................................................................................................
603
Übersicht
der VBS-Befehle für Corporate Planner
16.4.1
CP-Suite Objekt...............................................................................
erstellen
604
16.4.2
Benutzeranmeldung
............................................................................... 604
16.4.3
Corporate Planner
...............................................................................
ansteuern
604
16.4.4
Erzeugung der Log-Datei
............................................................................... 604
16.4.5
Logout
16.4.6
Öffnen einer Datenbasis
............................................................................... 605
16.4.7
Geöffnete Datenbasis
...............................................................................
zum Bearbeiten auswählen
605
16.4.8
Zeitschritt setzen
...............................................................................
(Monat, Quartal, Tertial, Halbjahr, Jahr)
605
16.4.9
Feldwechsel über
...............................................................................
Handle
605
16.4.10
Berechnungszeitraum
...............................................................................
verschieben
606
16.4.11
Drucken (Grafik,
...............................................................................
-gruppe, Report, -gruppe)
606
16.4.12
Reports nach Excel
...............................................................................
exportieren
607
16.4.13
Reportgruppe nach
...............................................................................
Excel exportieren
607
16.4.14
Reports nach HTML
...............................................................................
exportieren
607
16.4.15
Reportgruppe nach
...............................................................................
HTML exportieren
608
16.4.16
Reports nach Text
...............................................................................
exportieren
608
16.4.17
Reportgruppe nach
...............................................................................
Text exportieren
608
16.4.18
Festlegen eines...............................................................................
Timeouts vor dem Import
609
16.4.19
Einzelimport ausführen
............................................................................... 609
16.4.20
Gruppenimport ...............................................................................
ausführen
609
16.4.21
Import mit einer
...............................................................................
XML-Datei
609
16.4.22
Import der Daten
...............................................................................
in CP-Analyzer
610
16.4.23
Analyse aus CP-Analyzer
...............................................................................
exportieren
610
16.4.24
Datenabgleich per
...............................................................................
Profil ausführen
610
16.4.25
Masterbaumaktualisierung
...............................................................................
vornehmen
610
16.4.26
Masterbaumaktualisierung
...............................................................................
für einzelne Clientdefinition vornehmen
610
16.4.27
Datenverweisaktualisierung
...............................................................................
vornehmen
611
16.4.28
Einzelne Datenverweisaktualisierung
...............................................................................
vornehmen
611
16.4.29
Strukturbereinigung
............................................................................... 611
............................................................................... 605
- 11 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
16.5
16.4.30
Aktuell ausgewählte
...............................................................................
Datenbasis schließen
611
16.4.31
Alle geöffneten...............................................................................
Datenbasen schließen
611
16.4.32
Entladen einer Datenbasis
...............................................................................
aus CP-Server
611
16.4.33
Corporate Planner
...............................................................................
verlassen
612
16.4.34
Benutzerabmeldung
............................................................................... 612
16.4.35
CP-Suite beenden
............................................................................... 612
.......................................................................................................
612
VBS Scripting
Beispiel
17 Service der CP Corporate Planning AG
616
17.1
.......................................................................................................
616
Allgemeine
Produktfragen
17.2
616
Fragen .......................................................................................................
zur Installation
17.3
616
Fragen .......................................................................................................
zur Anwendung
17.4
....................................................................................................... 616
Kundenbetreuung
17.4.1
Softwarepflegevertrag
............................................................................... 616
17.4.2
Kunden-Service-Center
...............................................................................
im Internet
617
17.4.3
Kundenforum ............................................................................... 617
17.5
Support....................................................................................................... 617
17.6
....................................................................................................... 617
IFP-Hotline
17.7
....................................................................................................... 617
Trainingsangebot
17.7.1
Modultraining bei
...............................................................................
Corporate Planning
618
17.7.2
Funktionstraining
...............................................................................
bei Corporate Planning
618
17.7.3
Training vor Ort............................................................................... 618
17.8
.......................................................................................................
618
Fachliche
Beratung
17.9
....................................................................................................... 619
Kontaktinformationen
620
Index
- 12 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
- 13 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
1
CP-Suite
Die CP-Suite integriert alle aktuellen und zukünftigen Softwarelösungen der CP
Corporate Planning AG in einer Anwendung mit dem Ziel, Ihnen als Nutzer alle Eckpfeiler
des Controllings sowie die dazugehörigen Komponenten und Funktionen zentral und
einheitlich zur Verfügung zu stellen. Die folgenden Module sind in der CP-Suite
enthalten:
Operatives Controlling:
Corporate Planner
CP-Cash
CP-Web
CP-Cockpit
Strategisches Controlling:
CP-Risk
CP-BSC
CP-Strategy
Konsolidierung:
CP-Cons
Administration:
CP-Control Center
Nach der Installation Ihres erworbenen Moduls öffnen Sie die CP-Suite. Es öffnet sich
der Anmeldedialog.
Im Beispiel wird der Benutzer "CP" verwendet. Dieser wurde im CP-Control Center
angelegt und mit dem Administratorenrecht versehen.
- 14 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
H inwe is :
Es besteht die Möglichkeit, sich mit einem Windows-Benutzer
anzumelden. Auch dieser muss im CP-Control Center registriert
werden. Um im Anmeldedialog (siehe oben) den WindowsBenutzer zu verwenden, wählen Sie die "Esc"-Taste und der
Windows-Benutzer erscheint automatisch im Eingabefeld.
Nach einer erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf die allgemeine Startseite der CPSuite. Hier informiert die CP Corporate Planning AG über aktuelle Termine und Neuheiten
in der Software. Außerdem erkennen Sie links auf einen Blick, welche Dateien zuletzt
geöffnet wurden. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Datenbasis, können Sie
diese öffnen, an die Liste anheften, von der Liste entfernen sowie alle Einträge der
Liste entfernen. Im Falle einer Neuinstallation ist diese Liste leer.
Im oberen Bereich des Startfensters befindet sich der Suite-Point (links) sowie die
Modulleiste (rechts).
Der Suite-Point (links) beinhaltet modulübergreifende sowie modulspezifische
Funktionen, wie z.B. das Anmelden an die Module, das Erstellen neuer Datenbasen
oder das Beenden der CP-Suite. Im Suite-Point befinden sich außerdem die
Einstellungen sowie ein Drop-down-Menü zur Auswahl der gewünschten Farbwelt.
Die Symbole in der Modulleiste besitzen verschiedene Zustände:
lizenziert (grüne Symbole)
nicht lizenziert (blaue Symbole)
aktiv/ ausgewählt (weiß hinterlegt)
In der Modulleiste befinden sich auf einen Blick die von Ihnen erworbenen CP-Module.
Mit einem Klick auf das entsprechende Symbol in der Modulleiste, starten Sie das
gewünschte Modul.
H inwe is :
Sie haben zudem die Möglichkeit eine Desktopverknüpfung von
den Modulen zu erstellen. Ziehen Sie dazu einfach das
gewünschte Modul aus der Modulleiste auf Ihren Desktop. Nun
können Sie das Modul direkt öffnen.
Unterhalb der Modulleiste befinden sich die CP-Suite Favoriten, die Hilfe sowie ein
Button für die Anzeige der Startseite der CP-Suite.
Alternativ können die Module über den Coverflow ausgewählt werden. Der Coverflow
befindet sich auf der Startseite der CP-Suite.
- 15 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
Navigieren Sie innerhalb des Coverflows mit den Pfeiltasten oder der Maus. Mit der
"Eingabe"-Taste bzw. einem Klick auf das angezeigte Modul, öffnen Sie dieses. Der
Coverflow kann aus jedem Modul mit der Taste "F12" aufgerufen werden.
1.1
Corporate Planner in der CP-Suite
Das Modul Corporate Planner ist ein flexibles Planungs-, Analyse- und
Reportingsystem. Die Software erfüllt damit jegliche Anforderungen eines
professionellen und effizienten Controllings. Unternehmensrelevante Daten lassen sich
ausführlich analysieren und grafisch darstellen. Durch verschiedene Planungswerkzeuge
können Budgets und Businesspläne einfach erstellt werden. Ein zeitnahes und
umfassendes Reporting ist jederzeit und mit einem Mausklick möglich.
Damit Sie die Software in vollem Umfang nutzen können, werden in diesem Handbuch
alle Bereiche und Funktionen ausführlich erläutert und anhand von Beispielen
verdeutlicht. Bevor die Arbeit mit dem Modul Corporate Planner jedoch aufgenommen
werden kann, ist es erforderlich, im CP-Control Center, dem Modul zur Verwaltung von
Benutzern, Zugriffsrechten und Datenbasen, das erworbene Softwareprodukt der CP
Corporate Planning AG zu administrieren. In dem Zusammenhang werden Rollen und
Benutzer definiert sowie Funktionsrechte und Bereichsfreigaben auf Datenbasen erteilt.
Für mehr Informationen lesen Sie das Handbuch "CP-Control Center".
H inwe is :
Beispieldatenbasen für Corporate Planner finden Sie unter
folgendem Pfad:
[]ProgramData\CP
Corporate
Planning
AG\Examples\Corporate Planner
Starten Sie das Modul Corporate Planner, indem Sie das zweite Icon in der Modulleiste
auswählen. Anschließend wird Corporate Planner mitsamt seiner Funktionen und
Inhalten in der CP-Suite angezeigt. Sie gelangen zur Ansicht 'Öffnen...'.
Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine bereits bestehende Datenbasis zu laden
(z.B. 'B_Training') oder eine neue Datenbasis zu erstellen.
Um eine bestehende Datenbasis zu laden, klicken Sie doppelt auf eine der im
Arbeitsbereich aufgelisteten Datenbasen. Möchten Sie eine neue Datenbasis erstellen,
- 16 -
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1 C P-Suite
wählen Sie dafür im Suite-Point die Option "Neu" aus. Es öffnet sich das Fenster
'Neue Datenbasis anlegen'. Hier nehmen Sie grundlegende Einstellungen zu den
Eigenschaften der Datenbasis vor.
H inwe is :
Beachten Sie, dass Änderungen dieser Eigenschaften später nur
noch über das CP-Control Center vorgenommen werden können.
Abhängig von den Ihnen erteilten Rechten ist es möglich, dass
Sie diese grundlegenden Einstellungen der Datenbasis nicht
selbstständig vornehmen können. Wenden Sie sich in so einem
Fall an Ihren Administrator, der auf das CP-Control Center
zugreifen kann.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" und die zentrale Sicht von Corporate Planner wird
geöffnet.
- 17 -
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1 C P-Suite
1.2
Komponenten der CP-Suite
1. Suite-Point
5. Navigationsleiste
2. Modulleiste
6. Arbeitsbereich
3. Titelleiste
7. Statusleiste
4. Symbolleiste
- 18 -
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1 C P-Suite
1.
2.
3.
4.
1.2.1
Funktionsbereiche
Funktionen innerhalb des ausgewählten Funktionsbereiches
Arbeitsbereich
Arbeitsleiste (abhängig von der links selektierten Funktion, kann die Arbeitsleiste
auch im oberen Bereich des Arbeitsbereiches platziert sein)
Suite-Point
Der Suite-Point beinhaltet modulübergreifende und modulspezifische Funktionen:
Abmelden
Zuletzt verwendet und Angeheftet
CP-Suite Einstellungen
Farbwelten
CP-Suite beenden
Neu
Öffnen
Schließen
Drucken
Abmelden
- 19 -
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1 C P-Suite
Wenn Sie den Benutzer wechseln möchten, melden Sie den aktuell angemeldeten
Benutzer ab und melden sich mit einem anderen Benutzer erneut an.
Symbol für Abmelden
Zuletzt verwendet und Angeheftet
Hier sehen Sie eine Liste der zuletzt geöffneten Datenbasen/ Dateien/ Mandanten aller
verfügbaren Module.
Mit einem Klick öffnen Sie die Datenbasis. Ist die ausgewählte Datenbasis bereits
geöffnet, wird diese aufgerufen und nicht erneut geöffnet. Möchten Sie die selbe
Datenbasis mehrfach öffnen, halten Sie die "Umschalt"-Taste gedrückt und klicken auf
die entsprechende Datenbasis.
An dieser Stelle können Mandanten, die Sie häufig verwenden, in der Liste angeheftet
werden. Klicken Sie dafür auf das Symbol "An diese Liste anheften" rechts neben
dem entsprechenden Mandanten.
Über der Liste 'Zuletzt verwendet' erscheint nun die Liste 'Angeheftet' mit dem
ausgewählten Mandanten. Möchten Sie diesen wieder entfernen, klicken Sie rechts auf
das Symbol "Von dieser Liste löschen".
CP-Suite Einstellungen
Lesen Sie mehr dazu im nachfolgenden Kapitel "CP-Suite Einstellungen".
Symbol für Einstellungen
Farbwelten
- 20 -
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1 C P-Suite
Hier können Sie die Farbgebung der CP-Suite ändern. Weitere Informationen lesen Sie
im Kapitel "Farbwelten".
CP-Suite beenden
Mit dieser Funktion wird CP-Suite geschlossen.
Symbol für CP-Suite beenden
Neu
Wenn Sie eine neue Datenbasis anlegen möchten, wählen Sie die Option "Neu". Es
öffnet sich das Fenster 'Neue Datenbasis anlegen'. Geben Sie den gewünschten
Namen ein.
Symbol für Neu
Öffnen
Über die Funktion "Öffnen" können bestehende Datenbasen geöffnet werden.
Symbol für Öffnen
Schließen
Über die Funktion "Schließen" kann die geöffnete Datenbasis geschlossen werden.
Symbol für Schließen
Alle Schließen
Sofern mehrere Datenbasen geöffnet sind, können alle über diese Funktion geschlossen
werden.
Symbol für Alle Schließen
- 21 -
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1 C P-Suite
Drucken
Über die Funktion "Drucken" wird das Fenster 'Drucken' geöffnet. Dieser Befehl druckt
je nach gewähltem Fenster Baumstrukturen, Grafiken, Analysen und Bildschirmfenster.
Sie können mit diesem Befehl den gewählten Bildschirm ausdrucken, in die
Zwischenablage übernehmen, als PDF-Datei speichern, als PDF-Datei an eine E-Mail
anhängen oder als Grafikdatei abspeichern. Die PDF-Erstellung (Speicherung oder EMail-Anhang) kann nur in Zusammenhang mit der Installation eines PDF-Treibers
genutzt werden. Wir stellen Ihnen auf der CP-Suite DVD einen PDF-Treiber zur
Verfügung. Selbstverständlich können Sie auch andere PDF-Treiber für die Erstellung
einer PDF-Datei verwenden.
Symbol für Drucken
Wählen Sie das zu druckende Fenster aus und selektieren Sie dann über den SuitePoint die Option "Drucken".
Registerkarte 'Druckauswahl'
Hier legen Sie folgendes fest:
o ob der sichtbare oder der vollständige Datenbereich gedruckt werden soll oder
aber, falls Sie eine Baumstruktur drucken wollen, ob der aktuelle Zweig der
Baumstruktur oder die gesamte Baumstruktur gedruckt werden soll. Wird die
Option "gesamte Baumstruktur" gewählt, so erscheint in dem Fensterbereich
rechts unter 'Druckbereich' die gesamte Seitenanzahl. Hier können Sie einstellen,
ob alle Seiten oder nur ein bestimmter Seitenbereich (Seiten von ... bis ...)
gedruckt werden soll.
o ob der Datenbereich gedruckt, in die Zwischenablage übernommen oder als
Datei abgespeichert werden soll.
o wie viele Kopien gedruckt werden sollen.
o ob ein Druckkommentar erscheinen soll (siehe
auch
Registerkarte
'Kommentarvorlage').
Registerkarte 'Seitenlayout'
Hier legen Sie folgendes fest:
o die Ausrichtung des Papierformats (hoch oder quer)
o die Schriftgröße
o die Seitenränder
Registerkarte 'Kommentarvorlage'
Auf der Registerkarte 'Kommentarvorlage' können Sie eine Vorlage für den
Druckkommentar erstellen. Durch Klicken auf den Button "… " können Sie Platzhalter
einfügen für:
o
o
o
o
Firmenname
Dateiname
Benutzername
Umrechnungsfaktor
- 22 -
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1 C P-Suite
o
o
o
o
Datum
Uhrzeit
Seite
Seite/Seiten
Darunter legen Sie die Schriftart des Druckkommentars durch Klicken auf den Button
"Schriftart" fest. Im Fenster 'Schriftart' bestimmen Sie Schriftart, -schnitt, -grad
und die -darstellung.
o Nach Erstellung der Kommentarvorlage können Sie sich den Druckkommentar auf
der Registerkarte 'Druckauswahl' ansehen.
o Mit der Option "Drucker einrichten" kann ein in Windows installierter Drucker
ausgewählt und eingestellt werden.
o Wählen Sie die Option "Abbrechen", wenn Sie zum vorherigen Fenster
zurückkehren wollen.
o Wählen Sie die Option "Übernehmen", um getätigte Einstellungen abzuspeichern.
o Mit der Option "OK" wird der Druck gestartet.
1.2.2
CP-Suite Einstellungen
In den CP-Suite Einstellungen können Sie die folgenden modulübergreifenden
Einstellungen vornehmen.
Allgemein
Nehmen Sie in diesem Bereich die Sprach- sowie Darstellungseinstellungen vor.
Um die im Betriebssystem eingestellte Sprache zu verwenden, aktivieren Sie die Option
"Systemsprache benutzen". Alternativ können Sie eine der verfügbaren Sprachen
auswählen.
Wenn Sie in Dialogen oder der gesamten CP-Suite einen Glas Effekt verwenden
möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option. Über das Drop-down-Menü wählen
Sie die gewünschte Farbwelt (Theme) aus.
Aktivieren Sie die Option "Menü immer anzeigen", um die Menüstruktur aller Module
dauerhaft einzublenden. Alternativ können Sie die Menüstruktur vorübergehend mit der
"Alt"-Taste öffnen.
Weiteres
Verwenden Sie beispielsweise immer dieselbe Datenbasis, können Sie im Bereich
- 23 -
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1 C P-Suite
'Weiteres' die Option "Zuletzt benutzte Datenbasis automatisch öffnen"
aktivieren. Nun wird die entsprechende Datenbasis beim nächsten Start der CP-Suite
automatisch geladen.
Die Option "Verlaufsfenster sitzungsübergreifend speichern" bewirkt, dass die
Einträge des Verlaufs in die nächste Sitzung der CP-Suite übertragen werden. Ist diese
Option deaktiviert, wird mit jedem Neustart der CP-Suite mit einem leeren Verlauf
begonnen.
Standardmäßig wird für den Verlauf der Module die Tastenkombination linke und rechte
"Strg"-Taste und für den Verlauf der Funktionen die Tastenkombination "Strg"-Taste
und "Tab"-Taste verwendet. Um diese zu ändern klicken Sie auf das entsprechende
Element und wählen Sie in der Liste die gewünschte Tastenbezeichnung aus.
Zudem ist es möglich die maximale Anzahl der Einträge anzupassen. Schreiben Sie die
Anzahl entweder direkt ins Eingabefeld oder benutzen Sie die Drehknöpfe.
Log Einstellungen
Mit Hilfe des Logs können Ausführungsinformationen, -warnungen und -fehler in eine
Textdatei geschrieben werden. Im Bereich Log Einstellungen bestimmen Sie, welche
Daten in das Log geschrieben werden. Die Einstellung erfolgt für jedes Modul separat.
Dafür stehen Ihnen folgende Stufen zur Verfügung:
Aus: es wird kein Log geschrieben
Fehler: nur Fehler werden in das Log geschrieben
Warnungen: Fehler und Warnungen werden in das Log geschrieben
Informationen: Fehler, Warnungen und Informationen werden in das Log geschrieben
Alle: Fehler, Warnungen und Informationen werden detailliert in das Log geschrieben
Für den Fehlerfall ist es hilfreich, ein detailliertes Log (Stufe 'Alle') an den CP-Support
zu senden.
Im Bereich 'Log Sheduler' können zeitliche Regeln für das automatische Löschen und
Archivieren von Logs definiert werden. Klicken Sie dazu auf "Neue Regel anlegen".
Symbol für Neue Regel anlegen
Nun können Sie die einzelnen Elemente individuell anpassen, indem Sie diese anklicken
und einen Eintrag aus der Liste auswählen.
Hilfe
Hier können Sie Einstellungen zur Online Hilfe vornehmen. Bei einem Aufruf der Hilfe wird
automatisch der Browser geöffnet und die Hilfe angezeigt. Aktivieren Sie
Kontrollkästchen "Hilfe Online anzeigen, wenn Onlineverbindung besteht", um eine
aktuelle Version aus dem Internet aufzurufen. Ist die Option deaktiviert oder besteht
keine Internetverbindung, wird beim Aufruf der Hilfe eine lokal gespeicherte Version mit
dem Browser geöffnet. Um diese lokal gespeicherte Version zu aktualisieren, wählen Sie
die benötigten Modulhilfen und klicken Sie auf "Selektierte Produkthilfen
aktualisieren". Es erfolgt ein Abgleich Ihrer lokalen Online Hilfe Version mit der auf dem
Server vorhandenen Version. Wenn erforderlich, erfolgt
eine automatische
Aktualisierung.
- 24 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
Im unteren Drop-down-Menü wählen Sie aus, mit welchem Browser die Hilfe geöffnet
werden soll.
Benutzerinformationen
Hier finden Sie Informationen zum aktuell angemeldeten Benutzer. Durch Eingabe
anderer Benutzerdaten wird dieser angemeldet und der vorherige Benutzer abgemeldet.
CP-BSC Einstellungen
Hier finden Sie Informationen zum aktuell angemeldeten CP-BSC Benutzer. Durch
Eingabe anderer Benutzerdaten wird dieser angemeldet und der vorherige User
abgemeldet.
CP-Cons
Hier bestimmen Sie, welche Aktion im Modul CP-Cons nach einem Konsolidierungschritt
ausgeführt werden soll.
- 25 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
CP-Web Einstellungen
Hier finden Sie Informationen zum aktuell angemeldeten CP-Web Benutzer. Durch
Eingabe anderer Benutzerdaten wird dieser angemeldet und der vorherige User
abgemeldet.
Integrationen
Im diesem Bereich sehen Sie alle von Ihnen erworbenen Integrationen. Für weitere
Informationen lesen Sie bitte die Dokumentation der jeweiligen Integration.
1.2.3
Farbwelten
Die CP-Suite verfügt über verschiedene Farbwelten, zwischen denen der Nutzer wählen
kann. In der Standardversion der CP-Suite stehen eine blaue (CP-Blue) und eine
schwarze Farbwelt (CP-Black) zur Auswahl.
1.2.4
Navigationsleiste
Die Navigationsleiste dient als Hauptnavigation und beinhaltet alle wichtigen
Funktionen eines Moduls. Im unteren Bereich der Navigationsleiste finden Sie die zum
Modul gehörenden Funktionsbereiche. Im oberen Bereich erscheinen die Funktionen
des aktuell ausgewählten Funktionsbereiches. Die Auswahl einer Funktion bewirkt die
Anzeige des zugehörigen Inhalts im Arbeitsbereich.
Desktopverknüpfung einer Funktion erstellen
Sie haben die Möglichkeit, jede Funktion aus der Navigationsleiste als Verknüpfung auf
Ihrem Desktop zu hinterlegen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie regelmäßig in der
selben Datenbasis eine bestimmte Funktion verwenden. Durch die Verknüpfung können
Sie sofort auf die entsprechende Funktion eines Moduls zugreifen und die Datenbasis
wird automatisch geöffnet. Arbeiten Sie beispielsweise regelmäßig mit dem TabellenReport im Modul Corporate Planner und möchten für diese Funktion eine
Desktopverknüpfung erstellen, dann gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die gewünschte
Datenbasis im Modul Corporate Planner. Selektieren Sie die Funktion "TabellenReport" in der Navigationsleiste und ziehen diese per Drag-and-Drop auf Ihren
Desktop. Mit einem Doppelklick auf die Verknüpfung gelangen Sie zur ausgewählten
Funktion.
Navigationsleiste ein-/ ausklappen
Um den Arbeitsbereich zu vergrößern, können Sie die Navigationsleiste mit den
Doppelpfeilen rechts im Navigationsleistentitel einklappen. Nun sehen sie im unteren
Bereich nur noch die Icons der Funktionsbereiche und im oberen Bereich den Namen des
Funktionsbereiches in dem Sie sich aktuell befinden. Klicken Sie auf diesen Namen,
erscheint rechts ein Fenster mit den Funktionen des Funktionsbereiches. Hier können
Sie die gewünschte Funktion auswählen. Um die Navigationsleiste wieder zu vergrößern
klicken Sie erneut auf die Doppelpfeile.
- 26 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
1 C P-Suite
Funktionssuche
Um die Arbeit mit dem Modul Corporate Planner zu vereinfachen, haben Sie die
Möglichkeit, in der Navigationsleiste nach einer Funktion zu suchen. Klicken Sie dafür
auf die Lupe im rechten Bereich des Navigationsleistentitels. Daraufhin öffnet sich links
neben der Lupe ein Eingabefeld, in welches Sie nun einen Suchbegriff eingeben können.
Sobald Sie in dieses Feld etwas eingeben, erscheinen im darunterliegenden Bereich alle
Funktionen, die Ihren Suchbegriff enthalten. Mit einem Klick auf die gewünschte
Funktion können Sie diese auswählen. Wenn Sie nun in den unteren Bereich der
Navigationsleiste sehen, fällt auf, dass ein weiterer Funktionsbereich Suchergebnisse
eingeblendet wird.
1.2.5
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden die zugehörigen Inhalte der ausgewählten Funktion
angezeigt. Im Arbeitsbereich existiert eine an der oberen Seite platzierte Leiste für
arbeitsbereichsspezifische Angaben, Beschreibungen, Symbole und Controls.
Auf der rechten Seite dieser Leiste sehen Sie in einem Auswahlfeld die aktuell
angezeigte Datenbasis, in diesem Fall 'B_Training.cpd'. Klicken Sie auf den Pfeil in
- 27 -
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1 C P-Suite
diesem Feld um in eine andere Datenbasis zu wechseln, die bereits geöffnet ist.
Haben Sie mindestens zwei Datenbasen geöffnet, so können Sie diese im Splitview
miteinander vergleichen. Wählen Sie dafür das Symbol "Split". Es werden zwei
Datenbasen übereinander angezeigt, in denen unabhängig voneinander navigiert werden
kann. Um zurück zur Anzeige einer Datenbasis zu gelangen, wählen Sie das Symbol
"Maximieren". Möchten Sie die Datenbasis schließen, wählen Sie das Symbol
"Schließen". Die Lupe stellt Ihnen verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Suche".
Symbol für Split
Symbol für Maximieren
Symbol für Suchen
Symbol für Schließen
Arbeitsleiste
Die Arbeitsleiste befindet sich abhängig von der links selektierten Funktion im oberen
(Funktion: "Struktur bearbeiten") oder im mittleren Bereich (Funktionen: "Grafische
Analyse", "Abweichungsanalyse") des Arbeitsbereiches. Die Arbeitsleiste enthält
eine Vielzahl an Funktionen, die Sie für die Bearbeitung der Ansicht benötigen.
1.2.6
Symbolleiste
Die Symbolleiste beinhaltet eine Untermenge der Funktionen aus der Navigationsleiste
und dient dem unkomplizierten, direkten Aufruf der jeweiligen Funktion ohne weitere
Navigation.
Standardmäßig enthält die Symbolleiste die Symbole für "Aktualisieren" und die
"Zentrale Sicht".
Symbol für Aktualisieren
Symbol für Zentrale Sicht
- 28 -
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1 C P-Suite
Sie können die Symbolleiste mit verschiedenen Funktionen erweitern. Wählen Sie dafür
die gewünschte Funktion aus der Navigationsleiste aus und ziehen diese per Drag-andDrop in die Symbolleiste. Auf die gleiche Weise können Symbole aus der Symbolleiste
wieder entfernt werden.
Eine individuell konfigurierte Symbolleiste könnte folgendermaßen aussehen:
Ihre bearbeitete Symbolleiste können Sie nun fixieren und so vor ungewollten
Änderungen schützen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in eine
freie Stelle der Symbolleiste und wählen Sie die Option "Symbolleiste fixieren".
Um die Fixierung wieder aufzuheben, um beispielsweise weitere Funktionen hinzu zu
fügen, öffnen Sie erneut das Kontextmenü und wählen die Option "Fixierung
aufheben". Außerdem können Sie die Symbolleiste jederzeit auf den Ausgangszustand
zurücksetzen, mit der Option "Symbolleiste zurücksetzen" im Kontextmenü.
1.2.7
Menüleiste
Die Menüleiste ist standardmäßig ausgeblendet. Nutzer, die auf diese Form der
Navigation bestehen, können Sie auf Wunsch einblenden und verwenden. Eingeblendet
wird die Menüleiste über die "Alt"-Taste. In ihr sind die Funktionen der
Navigationsleiste, des Suite-Points sowie einige Funktionen aus den Arbeitsbereichen
des Moduls enthalten.
Die Menüleiste des Moduls Corporate Planner enthält die Befehle zum Aufrufen der
einzelnen Menüs (Planung, Analysen, Reporting, Werkzeuge, Strukturbearbeitung
und Einstellungen), die Sie per Klick auf das entsprechende Kommando öffnen
(alternativ Tastenkombination "Alt+unterstrichener Buchstabe").
1.2.8
Statusleiste
In der Statusleiste werden verschiedene Statusinformationen angezeigt:
Linksbündig: Angemeldeter Nutzer; daneben der Servername in Klammern
Folgend: Zustands- und Kontextinformationen sowie Background-Tätigkeiten
Rechtsbündig: Fortschritts-/Prozessanzeige; Symbol für Vollbild (F11)
Die Statuszeile zeigt darüber hinaus Hinweise und Fehlerhinweise zur aktuellen
Anwendung und laufenden Aktivität
und gibt
Anweisungen zur weiteren
Vorgehensweise.
1.2.9
Drucken und Exportieren
Viele Ansichten der CP-Suite können ganz einfach gedruckt sowie nach MS Excel
exportiert werden. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Tabelle oder Übersicht
öffnet sich ein Kontextmenü. Hier wählen Sie die gewünschte Option aus.
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Symbol für die Ansicht exportieren
Symbol für die Druckvorschau
1.2.10
CP-Suite Favoriten
In den CP-Suite Favoriten können Sie Ansichten und Funktionen aus jedem Modul der
CP-Suite hinterlegen. Die Favoriten werden benutzerbezogen gespeichert, das heißt
jeder Benutzer kann seine eigenen Favoriten anlegen. Zudem beziehen sich die
Favoriten auf das ausgewählte Modul, die Datenbasis, die Funktion sowie die
vorgenommenen Einstellungen (Zeitschieber, Datenebene, etc.). Die Symbole der
Favoriten setzten sich aus dem Symbol der Funktion und dem Modulicon zusammen.
Die CP-Suite Favoriten finden Sie in jedem Modul rechts in der Symbolleiste, neben dem
"Startseite"-Button.
Symbol für CP-Suite Favoriten
Mit einem Klick auf den Stern, öffnet sich ein Menü, in dem sie Ihre Ansichten
hinterlegen können.
Um einen neuen Favoriten anzulegen, wählen Sie als erstes die Datenbasis aus und
wechseln in Sie die Ansicht, die gespeichert werden soll. Stellen Sie alle Faktoren wie
gewünscht ein und klicken Sie auf "Aktuelle Ansicht als Favorit speichern" im
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Favoritenmenü. Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination "Strg"+"D". Vergeben
Sie einen Namen für den Favoriten und bestätigen Sie mit "OK". Den Namen können Sie
später mit der Funktion "Favorit bearbeiten" verändern. Möchten Sie einen Favoriten
löschen, wählen Sie das entsprechende Symbol neben dem Favoriten.
Symbol für Aktuelle Ansicht als Favorit speichern
Symbol für Favorit bearbeiten
Symbol für Favorit löschen
Sie können Ihre Favoriten auch in Ordnern sortieren. Dazu legen Sie einen neuen Ordner
an und wählen diesen aus. Anschließend fügen Sie die gewünschte Ansicht mit
"Aktuelle Ansicht als Favorit speichern" hinzu. Die Ordnerstruktur sehen Sie auf der
linken Seite des Favoritenmenüs.
Symbol für Neuer Ordner
Zur schnellen Navigation können Sie unten direkt den Namen des Favoriten eingeben.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit nach Favoriten zu suchen. Klicken Sie dafür auf
das "Lupen"-Symbol und geben Sie den Suchbegriff ein.
Um das Favoritenmenü zu schließen, klicken sie entweder auf das "Schließen"-Symbol
oder erneut auf das "Stern"-Symbol.
Symbol für Schließen
1.2.11
CP-Suite Verlauf
Der Verlauf ermöglicht das Zurückspringen zu Modulen und Funktionen, die Sie zuvor
verwendet haben und erleichtert so die Navigation in der CP-Suite. Der Verlauf wird
automatisch gespeichert, sobald Sie von einem Modul ins andere bzw. von einer
Funktion zur nächsten wechseln.
Verlauf der Module
Sie öffnen den Verlauf der Module, indem Sie die linke "Strg"-Taste gedrückt halten
und die und rechte "Strg"-Taste anwählen. Diese Tastenkombination können Sie in den
CP-Suite Einstellungen ändern.
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Sie sehen die zuvor verwendeten Module in einer kleinen Ansicht. Oben steht der Name
des Moduls, das aktuell im Verlauf ausgewählt ist. Im Hintergrund erscheint eine
größere Ansicht des im Verlauf aktuell ausgewählten Moduls. Nun können Sie entweder
mit dem Mauszeiger navigieren oder erneut die rechte "Strg"-Taste drücken, um das
nächste Modul der Liste zu markieren. Sobald Sie die linke "Strg"-Taste loslassen,
springen Sie in das ausgewählte Modul, mit der dort zuletzt verwendeten Funktion
zurück.
Verlauf der Funktionen
Sie öffnen den Verlauf der Funktionen, indem Sie die "Strg"-Taste gedrückt halten und
die "Tab"-Taste anwählen. Diese Tastenkombination können Sie in den CP-Suite
Einstellungen ändern. Zudem können Sie dort die maximale Anzahl der Einträge
anpassen.
Links sehen Sie die verwendeten Funktionen sowie die dazugehörigen Modulicons.
Rechts erscheint eine kleine Ansicht der Funktion sowie der Name des Moduls und der
ausgewählten Datenbasis. Nun können Sie entweder mit dem Mauszeiger navigieren
oder erneut die "Tab"-Taste drücken, um den nächsten Eintrag der Liste zu markieren.
Sobald Sie die "Strg"-Taste loslassen, springen Sie in die ausgewählte Funktion zurück.
1.2.12
Hilfe
Über das Hilfe-Icon öffnen Sie die Online Hilfe des aktuell ausgewählten Moduls.
Sollten Sie Probleme mit der Bedienung der Software haben, finden Sie hier die nötige
Unterstützung.
Symbol für Hilfe
Das Hilfe-Icon finden Sie außerdem in diversen Dialogen der Software wieder. Per Klick
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darauf gelangen Sie direkt in den zugehörigen Abschnitt der Hilfe. Alternativ öffnen Sie
diesen mit "F1".
Wenn Sie die lokal gespeicherte Hilfe nutzen, kann es sein dass Internet Explorer das
Ausführen von JavaScript blockiert. Nehmen Sie deshalb bitte folgende Einstellung im
Internet Explorer vor:
Öffen Sie den Internet Explorer
Wählen Sie im Menü Extras die Option 'Internetoptionen'
Selektieren Sie im Dialog 'Internetoptionen' die Registerkarte 'Erweitert'
Aktivieren Sie im Abschnitt Sicherheit die Funktion 'Ausführung aktiver Inhalte in
Dateien auf dem lokalen Computer zulassen'
Die Einstellung wird nach dem Neustart von Internet Explorer wirksam
Mit einem Klick auf den Pfeil rechts neben dem Hilfe-Icon können Sie aus den folgenden
Informationen wählen:
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1 C P-Suite
Inhalt: Die Online Hilfe des aktuell ausgewählten Moduls wird geöffnet. Es wird die
Intro Seite angezeigt.
Index: Die Online Hilfe des aktuell ausgewählten Moduls wird geöffnet. Es wird die
Index Seite angezeigt.
Hilfe zu diesem Fenster: Die Online Hilfe wird geöffnet. Der zugehörige Abschnitt
der Hilfe zum aktuellen Fenster wird angezeigt.
Letzten Fehler anzeigen: Die Fehlermeldung des zuletzt aufgetretenen Fehlers wird
angezeigt.
Log anzeigen: Der Dialog 'Loganzeige' wird geöffnet.
Corporate Planning online: Sofern eine Internetverbindung besteht, gelangen Sie
auf die Homepage der CP Corporate Planning AG.
Über CP-Suite: Informationen über die Modulversionen werden angezeigt.
Weitere Einstellungen zur Hilfe nehmen Sie über den Button "Einstellungen" im SuitePoint vor. Lesen Sie dafür den Abschnitt "CP-Suite Einstellungen".
1.2.13
CP-Workflow
Mit CP-Workflow erhält die CP-Suite ein vollwertiges Planungswerkzeug, das Ihren
Planungsprozess von Anfang bis Ende darstellen und Ihnen so eine strukturierte und
individuelle Übersicht über sämtliche Planungsschritte liefern kann. CP-Workflow zeigt
die einzelnen Aufgaben und kausalen Beziehungen in der Planung transparent und
nachvollziehbar in Form eines Gantt-Diagramms und einer hierarchischen Tabelle. Durch
das Mehrbenutzerkonzept, automatisierte Benachrichtigungen und die Möglichkeit, Ihre
Planung jederzeit direkt sowohl grafisch als auch per Tabelle aufbauen und anpassen zu
können, lassen sich die Verantwortlichkeiten und Fortschritte Ihres Planungsprozesses
detailliert dokumentieren und berichten. CP-Workflow ist ausschließlich mit Corporate
Planner a dv a nce d verfügbar.
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CP-Workflow ist eine webbasierte Anwendung und lässt sich sowohl direkt in der
CP-Suite als auch als eigenständiges Programm in einem Browser verwenden.
Sie finden CP-Workflow nach erfolgreicher lokaler Installation auf der Startseite der CPSuite unter dem gleichnamigen Reiter. Klicken Sie den Titel des Reiters "CP-Workflow"
einmal an. Das erste Öffnen kann unter Umständen einige Momente in Anspruch
nehmen.
Mit einem Doppelklick auf den Titel des Reiters lässt sich CP-Workflow in die
Vollbildansicht maximieren. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit, den verfügbaren Platz
optimal zu nutzen und schafft bei der Arbeit mit dem Workflow mehr Übersicht. Sie
können die Vollbildansicht mit einem erneuten Doppelklick auf den Reiter wieder auf die
ursprüngliche Größe verkleinern.
Da CP-Workflow Bestandteil der Startseite der CP-Suite ist, kann er gleichzeitig mit
jedem beliebigen Modul ausgeführt werden. Ist ein Modul (z.B. der Corporate Planner)
gleichzeitig mit dem Workflow im Hintergrund geöffnet, können Sie durch einen Klick auf
das Startseitensymbol
zwischen CP-Workflow und dem aktiven Modul hin- und
herwechseln.
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CP-Workflow Hilfe
Weitere Informationen zur Bedienung und Steuerung von CP-Workflow finden Sie auf
der Installations-DVD unter [DVD]:\Docs\de oder in der CP-Workflow Online-Hilfe. Die
Online-Hilfe erreichen Sie über den Button "Online-Hilfe" im CP-Workflow.
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
2
Grundkenntnisse Corporate Planner
In diesem Kapitel "Grundkenntnisse Corporate Planner" erhalten Sie Beschreibungen
zu den wichtigsten Bereichen und Funktionen des Systems. Die Navigationsleiste mit
allen verfügbaren Funktionen sowie die zentrale Sicht werden näher erläutert, so dass
Sie einen ausführlichen Überblick über den Umfang der Software erhalten. Anschließend
werden die zentralen Funktionen, u.a. Planung, Analyse und Reporting kapitelweise
ausführlich beschrieben und anhand von Beispielen verdeutlicht.
Um Ihnen den Einstieg in die Bedienung des Moduls Corporate Planner so einfach, wie
möglich zu gestalten, wird an vielen Stellen dieses Handbuchs auf mitgelieferte Beispiele
verwiesen. Vor allem die im Lieferumfang enthaltene Datenbasis 'B_Training' zeigt viele
Beispiele, die Ihnen das Mitverfolgen und Nachvollziehen der Inhalte des Handbuchs
erleichtern wird. Auf die Verwendung anderer Beispiele wird an entsprechender Stelle
hingewiesen.
2.1
Anlegen einer neuen Datenbasis
Nach dem Start des Moduls Corporate Planner haben Sie die Möglichkeit, eine bereits
bestehende Datenbasis zu öffnen (z.B. 'B_Training') oder eine neue Datenbasis zu
erstellen.
Sie möchten an dieser Stelle eine neue Datenbasis anlegen. Wählen Sie dafür im SuitePoint die Option "Neu" aus. Es öffnet sich das Fenster 'Neue Datenbasis anlegen'.
Hier nehmen Sie grundlegende Einstellungen zu den Eigenschaften der Datenbasis vor.
H inwe is :
Beachten Sie, dass Änderungen dieser Eigenschaften später nur
noch über das CP-Control Center vorgenommen werden können.
Abhängig von den Ihnen erteilten Rechten, ist es möglich, dass
Sie diese grundlegenden Einstellungen der Datenbasis nicht
selbstständig vornehmen können. Wenden Sie sich in so einem
Fall an Ihren Administrator, der auf das CP-Control Center
zugreifen kann.
Wählen Sie das Startjahr Ihrer Datenbasis und legen Sie den Geschäftjahresbeginn
fest. Das Auswahlfeld Anzahl Jahre gestaltet sich abhängig von Ihrer erworbenen
Corporate Planner Lizenz.
Im Drop-down-Menü 'Basiszeitschritt' bestimmen Sie die Zeitschritte der Zeitreihe im
Datenbereich von Corporate Planner.
Tag
Die Auswahl des Basiszeitschritts 'Tag' bietet eine sehr genaue Betrachtung Ihrer
Werte. Diese detaillierte Darstellungsweise lässt sich später im geöffneten Corporate
Planner auch auf Wochen, Monate, Quartale etc. kumulieren.
Monat
Der Basiszeitschritt 'Monat' ist voreingestellt und bietet eine übersichtliche monatliche
Betrachtung Ihrer Daten. Eine detaillierte Darstellung der Zeitintervalle in Tagen oder
Wochen ist später nicht möglich, jedoch können Sie die Monatsbetrachtung auf
Quartale, Halbjahre und Jahre kumulieren.
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Periode
Die Einstellung des Basiszeitschritts 'Periode' ermöglicht, dass der Benutzer individuell
entscheiden kann, in wie viele Perioden sich ein Jahr unterteilt. Nehmen Sie diese
Einteilung über den Drehschalter im Bereich 'Perioden pro Jahr' vor. Nach Einstellung
des Basiszeitschritts 'Perioden' können Sie später ausschließlich die Darstellung
'Jahre' auswählen. Eine kleinschrittigere Darstellung in Tagen, Wochen, Quartalen etc.
ist nicht möglich.
FiBu-Periode
Mit der Option "FiBu-Periode" werden die regulär angezeigten Monate Januar –
Dezember um bis zu 12 überjährige Perioden ergänzt. Jede FiBu-Periode besteht aus
einer Differenz- und einer Vollperiode. In der Differenzperiode werden die
Nachbuchungen importiert oder eingetragen. Die Vollperiode summiert automatisch den
Dezemberwert mit den nach Jahresabschluss gebuchten Daten und dient so als
aktualisierte 12. Periode des Jahres. Ist die Datenbasis bereits angelegt, können FiBuPerioden nachträglich über das CP-Control Center in den Eigenschaften der
Datenbasis unter dem Reiter 'Zeitlinienkonfiguration' ergänzt werden.
Legen Sie dann den 'Zielordner' fest, in dem Ihre neue Datenbasis gespeichert werden
soll. Bei Zielordnern handelt es sich um virtuelle Ordner innerhalb des CP-Control
Centers, die der Strukturierung und Rechtevergabe dienen. Wird kein spezieller Ordner
ausgewählt, wird die Datenbasis unter dem Hauptordner "Corporate Planner Server"
im CP-Control Center abgelegt. Mehr zu diesem Thema lesen Sie auch im Abschnitt
"Ordnerstruktur anlegen" im Handbuch zum "CP-Control Center".
Abschließend geben Sie
Einstellungen mit "OK".
der
Datenbasis
einen
'Namen'
und
bestätigen
Ihre
Die zentrale Sicht mit der Corporate Planner-Baumstruktur öffnet sich. Die neue
Datenbasis besteht zunächst nur aus einem einzelnen Wurzelfeld. Der zuvor
eingestellte Basiszeitschritt kann nun im Datenbereich der zentralen Sicht verändert
werden. Klicken Sie dazu auf das Icon am rechten Rand der Zeitschieber.
Symbol für Zeitschritt einstellen
Von der Strukturübersicht der zentralen Sicht können Sie alle weiteren
Ansichtsmöglichkeiten in Corporate Planner, z.B. die Tabelle, die grafische Analyse
sowie alle weiteren Funktionen öffnen. Wie Sie Ihre Struktur erweitern und mit Daten
befüllen, lesen Sie in den folgenden Kapiteln dieses Handbuchs.
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
2.2
Navigationsleiste
Sie finden die Navigationsleiste auf der linken Seite des Fensters.
Navigationsleiste in Corporate Planner umfasst folgende Funktionsbereiche:
Die
"Einstellungen"
"Strukturbearbeitung"
"Werkzeuge"
"Reporting"
"Analysen"
"Planung"
Diese Funktionsbereiche und
Abschnitten beschrieben.
2.2.1
deren
Funktionen
werden
in
den
nachfolgenden
Funktionsbereich Einstellungen
Der Funktionsbereich Einstellungen umfasst Anwendungen zur grundlegenden
Einstellung der Datenbasis und des Programms. Hier stehen Ihnen die folgenden
Funktionen zur Verfügung:
Moduleinstellungen
In den Moduleinstellungen können Sie programmspezifische Einstellungen vornehmen.
Dazu zählen unter anderem die Darstellungsweise und Logeinstellungen. Einzelheiten zu
diesem Thema finden Sie im Kapitel "Einstellungen" unter dem Abschnitt
"Moduleinstellungen".
Symbol für Moduleinstellungen
Datenbasiseinstellungen
Für jede Datenbasis in Corporate Planner können Sie
vornehmen. Dabei handelt es sich um die Folgenden:
spezifische
Einstellungen
Datenebenen
Einheiten
Warngrenzen
Feldgruppen
Logo
Berechnungen
Darstellung
Währungen
CPA-Dimensionen (optional)
Nähere Informationen zu den einzelnen Bereichen finden Sie im Kapitel "Einstellungen"
im Abschnitt "Datenbasiseinstellungen".
Symbol für Datenbasiseinstellungen
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Hybridfeldeinstellungen
Befinden Sie sich in der Baumstruktur auf einem Zeit-Hybridfeld, können Sie für dieses
Feld und alle anderen Zeit-Hybridfelder der Datenbasis festlegen, ab wann alle ZeitHybridfelder ihre Rechenweise auf Formelrechnung umschalten. Lesen Sie mehr über die
Berechnungszeiten
im
Kapitel
"Einstellungen"
im
Abschnitt
"Hybridfeldeinstellungen".
Symbol für Hybridfeldeinstellungen
2.2.2
Funktionsbereich Strukturbearbeitung
Im Funktionsbereich Strukturbearbeitung haben Sie die Möglichkeit, individuelle
Baumstrukturen aufzubauen und zu verändern. Neben den Funktionen der
Strukturbearbeitung, stehen Ihnen auch Funktionen der Strukturinformationen zur
Verfügung, mit denen detaillierte Struktur- und Datenbaseninformationen bezogen bzw.
Aktualisierungen von Datenverweisen durchgeführt werden können.
Folgende Funktionen finden Sie im Bereich Strukturbearbeitung:
Struktur bearbeiten
Dieser Bereich gestattet Ihnen die individuelle Gestaltung und Veränderung der
Baumstruktur. Sie können einzelne Felder und/oder Teilstrukturen anlegen,
umbenennen, löschen, verschieben, sortieren oder kopieren. Weitere Informationen
finden Sie im Kapitel "Strukturbearbeitung" im Abschnitt "Struktur bearbeiten".
Symbol für Struktur ändern
Masterbaum-Manager
Im Masterbaum-Manager werden alle notwendigen Einstellungen in Bezug
Master-Client-Verknüpfung vorgenommen. Sie werden mit Hilfe eines
schrittweise durch die Konfiguration der Master- bzw. der Clientdefinition
Lesen Sie dazu auch den Abschnitt "Masterbaum-Manager" des
"Strukturbearbeitung".
auf die
Wizards
geführt.
Kapitels
Symbol für Masterbaum-Manager
Master-Client-Monitoring
Mit der Funktion Master-Client-Monitoring erhalten Sie eine grafische Darstellung der
Abhängigkeiten zwischen allen registrierten Datenbasen und deren Status zueinander.
Im Master-Client-Monitor können Sie diese Master-Client-Beziehungen pflegen und
Aktualisierungen vornehmen. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Kapitel
"Strukturbearbeitung" im Abschnitt "Master-Client-Monitoring".
Symbol für Master-Client-Monitoring
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Kontenrahmen bearbeiten
Dieser Befehl öffnet das Zusatzprogramm für die Hinterlegung von Kontenrahmen, den
Kontenrahmeneditor. Mit Hilfe des Kontenrahmeneditors werden im Rahmen des
Strukturaufbaus in Corporate Planner Baumstrukturen erzeugt. Einzelheiten zu diesem
Thema entnehmen Sie dem Kapitel "Der Kontenrahmeneditor".
Symbol für Kontenrahmeneditor
Dimensionen bearbeiten
Im Bereich Dimensionen bearbeiten ist es möglich, sowohl vorhandene Daten direkt aus
Corporate Planner als auch zusätzlich externe Massendaten aus vorgelagerten
Systemen schnell und einfach multidimensional zu analysieren. Sofern Sie Corporate
Planner/QlikView installiert haben, steht Ihnen ein separates Handbuch zur Verfügung.
Symbol für Corporate Planner/QlikView
Diese Funktionen stehen Ihnen für die Strukturinformationen zur Verfügung:
Neue Felder anzeigen
Die Funktion Neue Felder anzeigen ermöglicht Ihnen neu angelegte Felder tag- und
uhrzeitgenau verfolgen zu können. Indem Sie die Funktion durch betätigen des Button
"Einschalten" aktivieren, werden alle neu angelegten Felder in der Baumstruktur durch
eine fette Schriftart des Kurznamens hervorgehoben. Über den Button "Ausschalten"
schalten Sie die Funktion aus. Nähere Angaben finden Sie im Abschnitt "Neue Felder
anzeigen" des Kapitels "Strukturbearbeitung".
Symbol für Neue Felder anzeigen
Abhängige Felder anzeigen
In Corporate Planner können Sie mit der Funktion Abhängige Felder anzeigen alle
Felder markieren, die von einer Berechnung abhängig sind. Lesen Sie mehr zu diesem
Thema im Kapitel "Strukturbearbeitung" im Abschnitt "Abhängige Felder anzeigen".
Symbol für Abhängige Felder anzeigen
Status der Datenverweise
In Corporate Planner können einzelne Felder und Zweige über datenbasenübergreifende
Querverweise in andere Datenbasen eingefügt werden. Auf diese Weise werden also
Baumstrukturen unterschiedlicher Datenbasen miteinander verknüpft. Über die Funktion
Status der Datenverweise können Sie diese Verknüpfungen nachvollziehen und
gleichzeitig manuell aktualisieren, da die Verbindung nicht automatisch beim Öffnen
einer Datenbasis vom System aktualisiert wird. Mehr Informationen hierzu finden Sie im
Abschnitt "Status der Datenverweise" im Kapitel "Strukturbearbeitung".
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Symbol für Status der Datenverweise
Feldinformationen
Hier erhalten Sie Informationen zu dem aktuellen Feld. Das in der Baumstruktur aktuell
angewählte Feld wird mit seinem Kurznamen und seinen Feldeigenschaften in
ausführlicher Form dargestellt. Eine detaillierte Erläuterung erhalten Sie im Abschnitt
"Feldinformationen" im Kapitel "Strukturbearbeitung".
Symbol für Feldinformationen
Datenbasisinformationen
Mit dieser Funktion erhalten Sie detaillierte Informationen zur aktuell ausgewählten
Datenbasis. Erfahren Sie mehr zum Thema im Abschnitt "Datenbasisinformationen"
im Kapitel "Strukturbearbeitung".
Symbol für Datenbasisinformationen
2.2.3
Funktionsbereich Werkzeuge
Im Funktionsbereich Werkzeuge stehen Ihnen diverse Hilfsmittel zur Planung und für
die Definition von Strukturen zur Verfügung.
Daten importieren
Mit der Funktion Daten importieren können für unterschiedliche Datentypen (Excel,
Text, CSV, Datenbank, Vorsysteme) Importdefinitionen erstellt und ausgeführt werden.
Die Konfiguration eines Imports wird ausführlich im Kapitel "Datenimport" erläutert.
Symbol für Daten importieren
Daten exportieren
Über die Funktion Daten exportieren haben Sie die Möglichkeit, sowohl Felddaten als
auch Bäume in eine andere Datenbasis, in die Zwischenablage oder nach Excel zu
exportieren. Darüber hinaus lassen sich auch Daten im HTML-Format (für
Internetanwendungen) und im XML-Format exportieren. Mehr Informationen zu diesem
Thema entnehmen Sie dem Kapitel "Datenexport".
Symbol für Daten exportieren
CP-Editor
Der CP-Editor ist ein Texteditor, mit dem sie Textdateien bearbeiten können während
Sie mit Corporate Planner arbeiten. Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie im Kapitel
"Werkzeuge" unter dem Punkt "Der CP-Editor".
Symbol für CP-Editor
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Sicherungskopie
Mit der Funktion "Sicherungskopie erstellen" können Sie den aktuellen Stand Ihrer
Datenbasis manuell speichern. Die erstellte Sicherungskopie wird auf dem CP-Server
gespeichert. Über die Funktion "Sicherungskopie wiederherstellen" können diese
Sicherungskopien jederzeit wieder aufgerufen werden. Lesen Sie mehr zum Thema
Sicherungskopien im Abschnitt "Sicherungskopie erstellen und wiederherstellen"
des Kapitels "Werkzeuge".
Symbol für Sicherungskopie erstellen
Symbol für Sicherungskopie wiederherstellen
Memo
Mit der Funktion "Neues Memo" haben Sie die Möglichkeit, für die Datenbasis
Notizen zu hinterlegen. So können Sie z.B. den Stand der Arbeit dokumentieren
oder Grundsätze der Strukturen festhalten. Eine Notiz kann mit einer Alarmfunktion
versehen werden, mit der Sie sich an wiederkehrende Arbeiten erinnern lassen können.
Lesen Sie mehr über die Erstellung und Verwaltung von Memos im Abschnitt "Memos"
des Kapitels "Werkzeuge".
Symbol für Memos verwalten
Symbol für Neues Memo erstellen
2.2.4
Funktionsbereich Reporting
In Corporate Planner können Sie sich für Ihr Berichtswesen individuelle Reports
erstellen, per Mausklick anzeigen lassen und ausdrucken. Im Funktionsbereich Report
stehen Ihnen dafür die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Tabellen-Report
Mit der Funktion Tabellen-Report öffnen Sie Reports als Tabelle und können z.B.
Planwerte somit weiter bearbeiten. Sind die Änderungen vollständig, können Sie die
Tabelle wieder ins Reporting übergeben, um z.B. das Layout anzupassen oder den
Report zu drucken. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Abschnitt "Tabellen-Report"
im Kapitel "Reporting".
Symbol für Tabellen-Report
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Reports verwalten
Die Funktion Reports verwalten verschafft Ihnen einen Überblick über alle
vorliegenden Berichte. Sie können bestehende Reports anzeigen, kopieren,
umbenennen, verändern und löschen, aber auch neue Berichte erstellen. Darüber hinaus
können Sie Reportgruppen anlegen und diesen zugehörigen Reports zuordnen. Die
Funktion Report können Sie auch direkt über das Symbol für "Report" in der Iconleiste
aufrufen. Lesen Sie hierzu mehr im Kapitel "Reporting" im Abschnitt "Report".
Symbol für Reports verwalten
Zellkommentar-Report
Der Zellkommentar-Report ist eine Funktion, die ausschließlich in Corporate Planner
advanced zur Verfügung steht. Andernfalls ist diese Funktion im Funktionsbereich
Report ausgegraut. Zellkommentare sind Notizen, die Sie einer Zelle im Datenbereich
der zentralen Sicht zuweisen. Zellkommentare sind sehr genau und abhängig von der
Einstellung der drei Dimensionen 'Feld' - 'Datenebene' - 'Basiszeitschritt'. Der
Zellkommentar-Report gibt in tabellarischer Form eine Übersicht über alle hinterlegten
Zellkommentare, bietet die Möglichkeit, neue Kommentare anzulegen und in Form eines
Berichtes zu drucken. Für mehr Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von
Zellkommentaren lesen Sie den Abschnitt "Zellkommentare" oder den Abschnitt
"Zellkommentar-Report (optional)" im Kapitel "Reporting".
Symbol für Zellkommentar-Report
Controlling-Report
Mit Hilfe des Controlling-Reports können umfassende Berichte in Word erstellt
werden. Dazu wird eine Dokumentvorlage in Word vordefiniert, in die Textmarken
(Platzhalter) für Grafiken, Tabellen, Berichte etc. eingebaut werden können. Per
Mausklick werden dann alle benötigten Daten aus Corporate Planner an Microsoft Word
übergeben. Für mehr Informationen lesen Sie auch das Kapitel "Controlling-Report".
Symbol für Controlling-Report
CP-Excel
Mit CP-Excel finden Corporate Planner-Benutzer, die nicht auf die gewohnte
Arbeitsumgebung einer Tabellenkalkulation verzichten wollen, ein ideales Werkzeug, um
die bewährte Business-Logik einer professionellen Controlling-Software mit einer
individuell gestaltbaren Tabellen-Oberfläche zu verbinden. Des Weiteren ermöglicht CPExcel einen Zugriff auf Ihre Daten mit einer kostenlosen Business-App. Sofern Sie CPExcel installiert haben, steht Ihnen ein separates Handbuch mit näheren Informationen
zur Verfügung.
Symbol für CP-Excel
Boss-Box
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Eine Boss-Box ist die individuelle Zusammenstellung verschiedener Corporate PlannerAuswertungen bzw. Bildschirmeinstellungen für bestimmte Mitarbeiter. Mit Hilfe der
Funktion
Boss-Box
verwalten
können
individuelle
Auswertungen
und
Bildschirmeinstellungen gespeichert und zusammengestellt werden. So können Sie z.B.
Ihrem Geschäftsführer die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen und in einer
Präsentation vorführen. Hier entscheiden Sie auch, welcher Mitarbeiter welche
Analysen/ Auswertungen in seiner Boss-Box abrufen kann. Weitere Informationen zur
Boss-Box erhalten Sie im Kapitel "Die Boss-Box".
Symbol für Boss-Box
Symbol für Boss-Box verwalten
Symbol für Hinzufügen zur Boss-Box-Verwaltung
Symbol für Boss-Box Slide-Show
2.2.5
Funktionsbereich Analyse
Im Funktionsbereich
Analysemöglichkeiten:
Analysen
finden
Sie
die
folgenden
Kommandos
und
Zentrale Sicht
In der zentralen Sicht von Corporate Planner wird die Baumstruktur im Arbeitsbereich
dargestellt. Alternativ wählen Sie das Symbol für "Zentrale Sicht" (Baumstruktur) in
der Symbolleiste. Über die Pfeiltasten oder mit der Maus navigieren Sie durch die
Struktur und wählen die gewünschten Felder an. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im
Abschnitt "Fenster Zentrale Sicht/ Strukturbaum" dieses Kapitels.
Symbol für Zentrale Sicht
Tabellen-Report
Der Tabellen-Report ermöglicht die Zusammenstellung verschiedener Felder der
Baumstruktur in einer übersichtlichen Tabelle. Mit dieser Funktion lassen sich Werte
sowohl im Zeitverlauf sowie im Datenebenenvergleich analysieren. Die Funktionsweise
der Tabellarischen Analyse wird im Abschnitt "Tabellen-Report" des Kapitels "Planung
" erläutert.
Symbol für Tabellen-Report
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AdHoc-Tabelle
Mit der Funktion AdHoc-Tabelle wird die Baumstruktur in Form einer herkömmlichen
Tabelle dargestellt. Im oberen Arbeitsbereich ist verkleinert der zugehörige Teil der
Baumstruktur zu erkennen. Sie können sich wie gewohnt mit den Pfeiltasten oder der
Maus in der Tabelle oder in der Struktur bewegen. Sie können acht verschiedene
Tabellendarstellungen anwählen. Lesen Sie hierzu mehr im Abschnitt "AdHoc-Tabelle"
im Kapitel "Analysen und Controllingfunktionen".
Symbol für AdHoc-Tabelle
Abweichungsanalyse
Zur Überwachung der Ergebnisse, Kosten und anderer Größen im Unternehmen stellt die
Abweichungsanalyse ein informatives Instrument dar. Die Hauptaufgabe besteht
darin, vorgegebene Planwerte (Sollgrößen etc.) mit den im Unternehmen tatsächlich
erzielten Ist-Werten zu vergleichen (Soll-Ist-Vergleich). Nähere Angaben finden Sie im
Abschnitt
"Abweichungsanalyse"
des
Kapitels
"Analysen
und
Controllingfunktionen".
Symbol für Abweichungsanalyse
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse unterstützt die Darstellung von Rangfolgen und Rennerlisten in aufund absteigenden Reihenfolgen. Sie können die ABC-Analyse für jedes Feld nutzen,
welches in der Baumstruktur Tochterfelder besitzt. Wie Sie eine ABC-Analyse
durchführen, wird im Abschnitt "ABC-Analyse" im Kapitel "Analysen und
Controllingfunktionen" gezeigt.
Symbol für ABC-Analyse
Grafische Analyse
In der Funktion Grafische Analyse haben Sie alle Möglichkeiten, Daten grafisch
darzustellen. Per Mausklick erhalten Sie Grafiken, die automatisch beschriftet werden
und mit der richtigen Skalierung sofort zur Verfügung stehen. Wie Sie Ihre Daten
grafisch darstellen können, wird im Abschnitt "Grafische Analysen" im Kapitel
"Analysen und Controllingfunktionen" erläutert.
Symbol für grafische Analyse
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Kennzahlenanalyse
Die Kennzahlenanalyse liefert betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die detailliert und in
verdichteter Form über zahlenmäßig abbildbare Situationen und Entwicklungen eines
Unternehmens oder dessen Teilbereiche informieren. Wie Sie einzelne Kennzahlen und
Kennzahlengruppen definieren können, lesen Sie im Abschnitt "Kennzahlenanalyse"
des Kapitels "Analysen und Controllingfunktionen".
Symbol für Kennzahlenanalyse
Kennzahlensysteme
Unter dem Punkt Kennzahlensysteme werden die wichtigsten Kennzahlensysteme, z.
B. ROI nach DuPont und ZVEI-Kennzahlensystem gezeigt. Mehr zu diesem Thema
erfahren Sie im Abschnitt "Kennzahlensysteme" im Kapitel "Analysen und
Controllingfunktionen".
Symbol für Kennzahlensysteme
Break-Even-Analyse
Die Break-Even-Analyse (Gewinnschwelle-Analyse) zeigt die Zusammenhänge
zwischen Umsatz (Erlöse), Kosten, Gewinn und Produktion (Absatzmenge,
Produktionsmenge). Es wird u.a. die Gewinnschwelle, der Cashflow-Punkt, die
Umsatzrentabilität und die Sicherheitsspanne errechnet. Nähere Angaben finden Sie im
Abschnitt
"Break-Even
Analyse"
des
Kapitels
"Analysen
und
Controllingfunktionen".
Symbol für Break-Even Analyse
Portfolioanalyse
Die Portfolioanalyse bewertet strategische Geschäftseinheiten und Produkte, aber
auch Standorte, Filialen und andere Objekte nach verschiedenen Kriterien
(Dimensionen) und bildet diese innerhalb eines Koordinatensystems ab. Nähere Angaben
finden Sie im Abschnitt "Portfolioanalyse" des Kapitels "Analysen und
Controllingfunktionen".
Symbol für Portfolioanalyse
CP-Rating
Mit
CP-Rating
erstellen
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Rating-Berichte
nach
internationalem
Kapitalmarktstandard. CP-Rating steht für die wissenschaftliche Fundierung und
permanente Weiterentwicklung entsprechend der Vorgaben nach Basel II. Sofern Sie
CP-Rating installiert haben, steht Ihnen ein separates Handbuch zur Verfügung.
Symbol für CP-Rating
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2.2.6
Funktionsbereich Planung
Im Funktionsbereich Planung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Integrierte Finanzplanung
Diese Funktion steht nur in Verbindung mit dem IFP-Modell zur Verfügung. Mit dem IFPModell planen Sie ausgewählte GuV- und Bilanzpositionen und verschaffen Sie sich
einen schnellen Überblick zu Budget-/ und Ist-Abweichungen innerhalb Ihrer Bilanz, GuV
und Cashflow-Rechnung. Lesen Sie hierzu mehr im Abschnitt "Integrierte
Finanzplanung" im Kapitel "Planung".
Symbol für Integrierte Finanzplanung
Zentrale Sicht
In der zentralen Sicht von Corporate Planner wird die Baumstruktur im Arbeitsbereich
dargestellt. Alternativ wählen Sie das Symbol für "Zentrale Sicht" (Baumstruktur) in
der Symbolleiste. Über die Pfeiltasten oder mit der Maus navigieren Sie durch die
Struktur und wählen die gewünschten Felder an. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im
Abschnitt "Fenster Zentrale Sicht/ Strukturbaum" dieses Kapitels.
Symbol für Zentrale Sicht
Tabellen-Report
Mit der Funktion Tabellen-Report erstellen Sie individuelle Planungsmasken in Form
einer flexiblen Tabelle. Verschiedene Positionen können per Drag-and-Drop in einer
Ansicht zusammengefügt und deren Monats- oder Budgetwerte miteinander verglichen
werden. Die Planwerte können direkt in der Tabellarischen Planung angepasst und
verändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Tabellen-Report"
des Kapitels "Planung".
Symbol für Tabellen-Report
Top-down / Bottom-up
Unter der Funktion Top-down / Bottom-up können Sie eine Bottom-up-Planung oder
eine Top-down-Planung durchführen. Mit diesen beiden Planungswerkzeugen lassen sich
Zahlenwerte auf einfache Weise in die einzelnen Felder eintragen und über den
gewählten Zeitraum verteilen.Mehr zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt "Bottomup-" bzw. "Top-down-Planung" im Kapitel "Planung".
Symbol für Top-down-/Bottom-up-Planung
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Über Datenebenen planen
Die Datenebenen im Datenbereich der zentralen Sicht enthalten wichtige Daten für
Ihre Planung. Diese Daten lassen sich einfach kopieren oder verschieben und können so
in anderen Zeiträumen oder Datenebenen zwecks Planung oder Vergleichen verwendet
werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt "Über Datenebenen planen"
im Kapitel "Planung".
Symbol für Über Datenebenen planen
Nach Trend planen
Mit der Trendrechnung können Sie Werte der Vergangenheit nutzen und darauf
basierend den Trend der Zahlen in der Zukunft mit Hilfe von vorgegebenen statistischen
Verfahren berechnen lassen. Lesen Sie mehr hierzu im Abschnitt "Trendrechnung" im
Kapitel "Planung".
Symbol für Nach Trend planen
Forecast steuern
Mit dem automatischen Forecast werden zukünftige Entwicklungen auf Basis von
Vergangenheitswerten, Erfahrungen, Erwartungen, Einschätzungen berechnet und als
Forecast-Werte fortgeschrieben. Anhand von frei definierbaren Forecastregeln werden
Forecastdefinitionen erstellt und einzelnen Feldern der Baumstruktur hinterlegt. Mehr zu
diesem Thema finden Sie im Abschnitt "Forecast" im Kapitel "Planung".
Symbol für Forecast steuern
Simulation steuern
Die Simulation in Corporate Planner ermöglicht die Durchführung von Planspielen.
Sowohl unterschiedliche Einflussgrößen als auch unterschiedliche Zeiträume können in
die Simulation einbezogen werden. Mehr Informationen zu der Durchführung erhalten Sie
im Abschnitt "Simulation" im Kapitel "Planung".
Symbol für Simulation steuern
Investitionsmanagement
Mit Hilfe des Investitionsmanagements können Sie Ihre Investitionen verwalten und
Ihre Abschreibungen von Anlagen berechnen. Mehr zu diesem Thema lesen Sie im
Kapitel "Kredit- und Investitionsmanagement".
Symbol für Investitionsmanagement
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Kreditmanagement
Im Kreditmanagement können Sie Kredite und ihre Tilgung planen. Mehr zu diesem
Thema lesen Sie im Kapitel "Kredit- und Investitionsmanagement".
Symbol für Kreditmanagement
2.3
Zentrale Sicht/ Strukturbaum
Die Ansicht 'Zentrale Sicht' ist der zentrale Bereich von Corporate Planner und kann in
die folgenden Bereiche eingeteilt werden:
der obere Bereich mit der Corporate Planner-Baumstruktur und der Rechenlogik
der untere Bereich, der Datenbereich, der beispielsweise die Corporate PlannerDatenebenen und die Zeitschieber enthält.
Die Hauptbereiche sowie weitere Funktionen im Fenster 'Zentrale Sicht' werden in den
folgenden Abschnitten erläutert.
2.3.1
Die Baumstruktur (Strukturbaum)
In der zentralen Sicht von Corporate Planner befindet sich die Baumstruktur, die aus
Feldern bestehend Ihre Daten strukturiert darstellt. Die angelegte Struktur kann
jederzeit verändert oder erweitert werden. Die Strukturierung der vorhandenen Daten
erfolgt durch die Hierarchietiefe des Baumes. Je weiter man in der Baumstruktur nach
rechts wandert, desto detaillierter die Werte, je weiter man nach links geht, desto
aggregierter die Werte. Um den Aufbau der Baumstruktur nachvollziehen zu können,
öffnen Sie die Beispiel-Datenbasis 'B_Training'.
Symbol für Zentrale Sicht
Mit den Pfeiltasten oder der Maus können Sie sich einfach im Strukturbaum bewegen
und Datenfelder anwählen. Mit Hilfe der "Tab"-Tasten können Sie außerdem von der
Baumstruktur in den Datenbereich springen. Auf einen Blick vermittelt die
Baumstruktur mehrere wichtige Informationen:
Die Hierarchieebene des derzeit angewählten Datenfeldes ist mit einem weißen
Balken hinterlegt.
Das angewählte Datenfeld wird optisch hervorgehoben (standardmäßig grüne
Markierung).
Handelt es sich bei dem angewählten Feld um ein Elternfeld, überblicken Sie
nachgeordnete Tochterfelder. So wird der Rechenweg grafisch angezeigt und Sie
erkennen direkt aus welchen Bereichen sich die sichtbaren Ergebnisse der
Elternfelder berechnen.
Die Baumstruktur kann individuell gestaltet werden. Dies gilt sowohl für die
Anordnung, die Beschriftung, die Einfärbung, als auch für die Berechnung der
Datenfelder. Diese Einstellungen erfolgen in den Feldeigenschaften eines Baumfeldes
(Ansicht "Struktur bearbeiten"). Programmierkenntnisse sind beim Aufbau der
Struktur nicht erforderlich.
Die Feldbreite kann direkt in der Baumstruktur mit dem Mauszeiger geändert werden.
Hierzu fahren Sie mit der Maus an den Rand eines Feldes, bis sich der Mauszeiger
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verändert. Ziehen Sie den Rand des Feldes mit gedrückter linker Maustaste bis zur
gewünschten Breite. Die eingestellte Feldbreite wird benutzerbezogen beim Schließen
der Datenbasis gespeichert. Somit kann jeder Benutzer seine individuelle Feldbreite
festlegen.
Diese Funktion steht generell in allen Ansichten von Corporate Planner zur Verfügung, in
denen ein Baum angezeigt wird. Nicht verfügbar ist diese Funktion in der "Grafischen
Analyse", wenn ein Grafikspeicher ausgewählt ist, im Feldauswahldialog (z.B. für bei
Querverweis-Zielfeldern), sowie dem Dialog 'Dimensionen bearbeiten'.
2.3.2
Dialog Feldeigenschaften
Beim Aufbau von Baumstrukturen werden
Felder mit unterschiedlichen
Feldeigenschaften angelegt. Die Vergabe der Feldeigenschaften erfolgt individuell und
beeinflusst u.a. die Beschriftung, Einfärbung und Darstellung des Feldes im Baum.
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Führen Sie auf dem
Wurzelfeld oder einem beliebigen Feld der Baumstruktur einen Doppelklick aus. Der
Dialog 'Feldeigenschaften' wird geöffnet:
In diesem Dialog können Sie Einstellungen, wie z.B. die Namens- oder
Einheitsvergabe, die farbliche Gestaltung eines Feldes sowie die Darstellungsweise
von Zahlen bestimmen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Feldnotizen zu hinterlegen.
Feldeigenschaften, die Auswirkungen auf die Rechenlogik von Corporate Planner haben,
sind an dieser Stelle nicht vorzufinden.
H inwe is :
Feldeigenschaften haben eine wichtige Aufgabe, da Sie die
Rechenweise von Corporate Planner maßgeblich beeinflussen.
Die Bearbeitung von Feldeigenschaften kann daher durch
Vergabe des Funktionsrechts "Feldeigenschaften bearbeiten"
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, welches im CP-Control Center vergeben wird, eingeschränkt
werden. Eine ausführliche Beschreibung der Feldeigenschaften in
Verbindung mit Funktionsrechten erhalten Sie in dem Abschnitt
"Feldeigenschaften" des Kapitels "Strukturbearbeitung".
2.3.3
Feldinformationen
Die
Corporate
Planner
Baumstruktur
enthält
verschiedene
Feldtypen
mit
unterschiedlichen Eigenschaften. Sie bietet die Möglichkeit, diverse Rechenwege und
Darstellungen abzubilden. Die Funktion "Feldinformation" hilft Ihnen bei der
Verwaltung der Felder und gibt Ihnen schnell Informationen über die Eigenschaften
eines Feldes.
Symbol für Feldinformation
Um die Feldinformationen eines Feldes aufzurufen, positionieren Sie sich in der
Baumstruktur auf dem entsprechenden Feld. Wählen Sie den Funktionsbereich
Strukturbearbeitung und die Option "Feldinformationen" aus. Alternativ können Sie
die Feldinformationen auch über das Kontextmenü öffnen, welches Sie per Mausklick
rechts auf das jeweilige Feld erhalten.
Für das angewählte Feld öffnet sich ein Fenster, welches die folgenden Informationen
bereithält:
Feld
Feldart (Eingabefeld, Saldofeld, Formelfeld, Kennzahlenfeld usw.)
Handlenummer (eindeutige Zuordnung des Feldes)
Erstellt am (Datum und Uhrzeit an dem das Feld angelegt wurde)
Feldeinheit (€, kg, Tonnen etc.)
Warngrenzen (absolut und relativ)
Anzahl der Kommastellen
Top-down-Faktor (für Top-down-Verteilung)
Gruppenzugehörigkeit
Weitere
Feldeigenschaften
Negativfeld, Infofeld)
(Ergebnisfeld:
Summe/
Mittel/Endwert,
Der Schalter "mehr" erlaubt Ihnen, Formeln, Querverweise, Datenverweise (inkl.
Feldnotizen der Quelle), Kennzahlen und Konstanten anzuzeigen. Sie können diese
aber hier nicht verändern.
Der Schalter "X-Ref." öffnet das Fenster 'Cross-Reference'. Hier erhalten Sie
Sofortinformationen über Formeln und Querverweise (Referenztabellen). Es werden
alle Felder (inkl. des Pfades im jeweiligen Baum) aufgelistet, die das aktuelle Feld als
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Datenbasis benutzen. Die Referenztabellen erlauben, sofort zu beurteilen, aus
welchen Feldern das aktuelle Feld berechnet wird. Gleichzeitig wird damit die Frage
beantwortet, ob das aktuelle Feld beispielsweise gelöscht werden kann, ohne dass
dadurch andere Felder (Querverweise, Formeln und Kennzahlen) in dieser Datei die
Bezugsquelle verlieren.
Der Schalter "Masterbaum" öffnet das Fenster 'Masterbaum'. Hier erhalten Sie
die Informationen zur Definition zwischen Master und Client. Mehr zu diesem Thema
lesen Sie im Abschnitt "Der Masterbaum".
2.3.4
Der Strukturpfad
Die Baumstruktur kann beliebig viele und lange Zweige enthalten. Damit Sie auch in
komplexen Baumstrukturen mit vielen Verzweigungen den Überblick behalten, befindet
sich unterhalb der Symbolleiste die Anzeige des Strukturpfades. Sobald Sie in der
Baumstruktur nach rechts wandern, um detaillierte Informationen zu beziehen, sind links
liegende Felder, wie beispielsweise das Wurzelfeld ihres Zweiges nicht mehr sichtbar.
Diese nicht sichtbaren Felder werden in allen Fenstern von Corporate Planner in der
übersichtlichen Anzeige des Strukturpfades angegeben.
2.3.5
Die Feldfavoriten
Felder der Baumstruktur, die für Ihre Arbeit mit Corporate Planner besonders bedeutend
sind, können als Favoriten gesammelt und einer Favoritenliste zugeordnet werden.
In die Favoritenliste gelangen Sie, indem Sie in der zentralen Sicht mit einem rechten
Mausklick das Kontextmenü öffnen und die Option "Feldfavoriten anzeigen"
auswählen. Das Fenster 'Feldfavoriten' wird geöffnet. Wird in einzelnen
Funktionsbereichen der "Strukturpfad" angezeigt, können Sie die Feldfavoriten auch
über einen Doppelklick in den Strukturpfad aufrufen.
Um ein Feld der Favoritenliste hinzuzufügen, wählen Sie es in der Baumstruktur an und
öffnen per rechtem Mausklick das Kontextmenü. Wählen Sie die Option "Zu
Feldfavoriten hinzufügen". Das Feld wird den Favoriten hinzugefügt. Über die Option
"Aus Feldfavoriten entfernen" löschen Sie ein Feld aus der Favoritenliste.
H inwe is :
2.3.6
Die maximale
Anzahl an
Feldfavoriten
kann
in
den
Moduleinstellungen (Funktionsbereich Einstellungen) in dem
Karteireiter 'Darstellung' bestimmt werden.
Rechenlogik – Der Grundsatz der positiven Datenhaltung
Die Rechenlogik, die Corporate Planner zu Grunde liegt, wird durch den 'Grundsatz der
positiven Datenhaltung in Verbindung mit strukturellen Vorzeichen' beschrieben.
Ziel dieses Grundsatzes ist es, die Rechenweise in der Baumstruktur und nicht im
Vorsystem zu definieren. Negativ rechnende Felder werden in der Baumstruktur mit
einem negativen Vorzeichen (rotes Minuszeichen) gekennzeichnet. Gleichzeitig
werden ausschließlich positive Werte in die jeweilige Datenbasis importiert. Liegen
diese im Vorsystem nicht ausschließlich positiv vor, werden die Vorzeichen durch den
Punkt 'Vorzeichenanpassung' im Bereich 'Datenauswahl' des Dialogs 'Daten
importieren' entsprechend umgewandelt (siehe Kapitel "Datenimport"). Dies hat zur
Folge, dass sowohl Ertrags- als auch Aufwandspositionen im Datenbereich als Werte
ohne negatives Präfix abgebildet werden. Im Strukturbaum wird der Aufwandszweig
jedoch mit einem Minus versehen und so gekennzeichnet, dass dieser Zweig zum
Gesamtergebnis negativ rechnet. Aufgrund des Vorzeichens in der Baumstruktur, weiß
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jedes Feld, wie es zum Gesamtergebnis gerechnet wird. Felder, die in einem durch ein
Minus gekennzeichneten Zweig stehen, werden vom Gesamtergebnis abgezogen, sofern
nicht ein weiteres Minus die Eigenschaft "negativ zum Gesamtergebnis" wieder
umkehrt.
Die positive Datenhaltung unterstützt eine vereinfachte Interpretation und gute
Vergleichbarkeit von Werten. Sie bietet die Möglichkeit, alle Felder einer
Baumstruktur sinnvoll zueinander ins Verhältnis zu setzen. Zudem wird die Planung stark
vereinfacht, da der Anwender keinerlei Vorzeichen bedenken muss.
Die Eigenschaft
"gegenüber Elternfeld negativ" vergeben
Sie
in
den
Feldeigenschaften eines Feldes. Lesen Sie hierzu den Abschnitt "Feldeigenschaften".
Zudem wird die Vorzeichenanpassung im Abschnitt "Datenauswahl" im Kapitel
"Datenimport" behandelt.
2.3.7
Der Datenbereich
Der Datenbereich setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen:
1.
2.
3.
4.
5.
Berechnungszeitschieber mit Pfeilen und Rollbalken
Betrachtungszeitraumes mit Pfeilen und Rollbalken
Feldeigenschafts-Symbol (z.B. Saldo-, Kennzahlen- oder Querverweisfeld)
Kontobezeichnung oder -name (für den Datenimport)
Feldbeschreibung (Langname) mit
Textfeld (z.B. Sonstige
betriebliche
Aufwendungen)
6. Feldnotizen mit Textfeld für Informationen zum ausgewählten Feld
7. Einheit des Feldes (z.B. EUR, MA für Mitarbeiter)
8. Zeit-(Monats-)Reihe (z.B. 2009, Jan 2010, Feb 2010)
9. Datenebene (Referenzebene und Vergleichsebene; z.B. Budget und Ist, Plan 2, ...)
10. Analysereihen (die 1. und 2. Analysereihe; z.B. abs. Differenz, rel. Differenz (%),
Diff. Vorjahr, ...)
11. Ergebnisfeld (Summe, Mittel-, Anfangs- und Endwert; bei einem Kennzahlenfeld:
Kennzahl)
12. Grafische Indikatoren zeigen Trends (Abweichungen) oder Grafiken im
Berechnungszeitraum an.
13. Berechnungszeitschritt einstellen
2.3.7.1
Die Zeitschieber
Oberhalb der Datenebenen befindet sich der Zeitschieber für den Berechnungszeitraum
(orange) und unterhalb der Datenebenen der Zeitschieber für den Betrachtungszeitraum
(blau).
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Der Berechnungszeitraum
Der Berechnungszeitraum ist diejenige Zeitspanne, für die das Ergebnis ermittelt und
in der Ergebnisspalte dargestellt wird. Der Berechnungszeitraum kann ein einziger/s
Monat (Quartal, Halbjahr, etc.), vier Monate (Quartale etc.), 12 Monate (Quartale) etc.
sein. Mit den Schiebern und Pfeilknöpfen des oberen Zeitschiebers oder über das
Kontextmenü (rechter Mausklick auf den Schieber) können Sie die Zeitdarstellung
verändern. Der Berechnungszeitraum ist in den Zellen des Datenbereichs am weißen
Bildschirmhintergrund zu erkennen. Angezeigte Monate (Betrachtungszeitraum), die
nicht Teil der Berechnung sind, werden in den Zellen des Datenbereichs mit einem
grauen Hintergrund dargestellt.
Ändern des Berechnungszeitraumes
Klicken Sie mit gedrückter linker Maustaste auf den Anfangs- oder Endzeitpunkt des
Zeitschiebers und stellen Sie diesen gemäß Ihren Anforderungen ein. Der Zeitraum kann
so verlängert oder verkürzt werden. Alternativ können Sie durch anklicken der kleinen
Pfeilknöpfe am äußeren linken Ende der Zeitleiste den Zeitraum verkürzen (rechter
Pfeilknopf) oder verlängern (linker Pfeilknopf). Dadurch verändert sich der
Startzeitpunkt
Ihres
Berechnungszeitraumes.
Für
die
Einstellung
des
Endzeitpunktes bedienen Sie die Pfeilknöpfe am rechten äußeren Ende der Zeitleiste.
Sie können die eingestellte Zeitspanne des Berechnungszeitschiebers auch beibehalten
und durch Verschieben die Zeit der Spanne ändern. Klicken Sie dafür in die Mitte des
Zeitschiebers. Der Cursor verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Schieben Sie nun mit
gedrückter linker Maustaste den gesamten Zeitraum zeitlich nach vorne (nach links
schieben) oder nach hinten (nach rechts schieben). Beispiel: Der Berechnungszeitraum
ist auf vier Monate (Januar 10 - April 10) eingestellt. Klicken Sie auf den
Berechnungszeitschieber und verschieben Sie diesen mit gedrückter linker Maustaste
nach rechts bis er die Spanne Jun 10 – Sept 10 anzeigt.
Die Zeitspanne kann auch über das Kontextmenü verändert werden. Zum Öffnen des
Kontextmenüs klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Zeitschieber.
Sie können:
den eingestellten Berechnungszeitraum 1 Jahr weiter oder 1 Jahr zurück schieben.
den eingestellten Berechnungszeitraum 1 Zeitraum weiter oder 1 Zeitraum
zurück schieben (z.B. Jan-Jun 2020 nach Jul-Dez 2010).
den eingestellten Berechnungszeitraum 1 Zeitschritt weiter oder 1 Zeitschritt
zurück schieben (z.B. Jan-Jun 10 nach Feb-Juli 10, 1. Q - 3. Q nach 2. Q - 4. Q.)
das Ende des Berechnungszeitraumes bis zum Jahresende einstellen und/oder den
Anfang des Berechnungszeitraumes auf Jahresanfang einstellen.
Den Berechnungs- und Betrachtungszeitschieber synchronisieren, damit sie die
gleiche Zeitspanne und den gleichen Zeitraum anzeigen.
die vorhergehende Einstellung rückgängig machen.
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Der Betrachtungszeitraum
Der Betrachtungszeitraum (sichtbarer Zeitraum) ist diejenige Zeitspanne, die im
Datenbereich zu erkennen ist. Für diesen Zeitraum erfolgt keine Berechnung, da sich
diese ausschließlich auf den ausgewählten Zeitraum des Berechnungszeitschiebers
bezieht. Sichtbar können ein einziger/s Monat (Quartal, Halbjahr etc.), vier Monate
(Quartale, Halbjahr, etc.), 12 Monate (Quartale) etc. sein. Wenn Sie zuvor bei der
Anlage einer neuen Datenbasis den Basiszeitschritt verändert haben, kann auch mit
Tagen,
Wochen
oder Perioden
gerechnet
werden.
Die
Darstellung
des
Betrachtungszeitschiebers können Sie analog zum Berechnungszeitschieber vornehmen.
2.3.7.2
Feldeigenschaftssymbol
Unterhalb des orangefarbenen Berechnungszeitschiebers sehen Sie am linken Rand ein
grafisches Symbol, welches den Feldtypen des angewählten Feldes angibt. Beispiele
dafür sind u.a. folgende:
Symbol für Saldofeld
Symbol für Eingabefeld
Per Klick auf das dargestellte Symbol klicken, öffnet sich das Hilfefenster 'Legende der
Feldeigenschaftssymbole'. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Symbole und den
zugehörigen Feldtypen.
2.3.7.3
Kontobezeichnung/ Kontoname
Rechts von dem zuvor beschriebenen Symbol befindet sich der Bereich für die
Kontobezeichnung. Die Kontobezeichnung wird in den Feldeigenschaften eines Feldes
hinterlegt. Die Kontonummer bzw. der Kontonamen eines Baumfeldes kann numerisch
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oder alphanumerisch sein. Für den Datenimport ist Eindeutigkeit erforderlich.
2.3.7.4
Feldbeschreibung/ Langname
Rechts neben der Kontobezeichnung finden Sie die Feldbeschreibung bzw. den
Feldlangnamen. Hier können Sie ergänzend oder alternativ eine ausführliche
Beschreibung für ein Feld hinterlegen. Nützlich ist diese Funktion beispielsweise dann,
wenn das Reporting mit der gleichen Struktur in zwei Sprachen erstellt werden soll. Der
Kurzname eines Feldes würde dann die deutsche Bezeichnung erhalten und die
Feldbeschreibung könnte in der entsprechenden Fremdsprache angegeben werden.
Springen Sie in der 'B_Training' in den Zweig "Ergebnis" und dann auf das Feld
"Personalaufwand".
Sie
erkennen,
dass
der
Langname
des
Feldes
"
Personalaufwendungen" lautet. Kurz- und Langname sind nicht identisch.
2.3.7.5
Feldnotizen
Rechts von der Feldbeschreibung befindet sich ein zunächst grauer Button, der "
Notizeditor". Hier können Sie ausführliche Feldnotizen zum aktuell angewählten Feld
anlegen.
Symbol für Feldnotiz
An dieser Stelle stehen Ihnen die aus MS Word bekannten Funktionen für
Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Rückgängig, Alles rückgängig, Suchen, Drucken,
Schriftart u. -größe, Schriftschnitt, -farbe, -ausrichtung, Aufzählung und Datum zur
Verfügung. Bei einem Feld mit Feldnotizen erscheint in der Baumstruktur in der oberen
rechten Ecke ein kleines gelbes Dreieck. Der Button im Datenbereich färbt sich von grau
auf gelb. Mehr zur Definition von Feldnotizen lesen Sie im Abschnitt
"Feldeigenschaften" des Kapitels "Strukturbearbeitung".
2.3.7.6
Zellkommentare (optional)
Zellkommentare sind eine Funktion, die ausschließlich in Corporate Planner advanced
zur Verfügung steht. Anders als Feldnotizen, die ausschließlich einem Feld zugeordnet
werden können, werden Zellkommentare pro Kombination Feld – Datenebene Basiszeitschritt vergeben. Zellkommentare sind somit genauer als Feldnotizen. Eine
Zelle, die mit einem Zellkommentar versehen wurde, erhält ein rotes Dreieck.
Sie legen einen Zellkommentar an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle
im Datenbereich der zentralen Sicht klicken. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den
Optionen
"Zellkommentar
bearbeiten",
"Zellkommentar-Report"
und
"Zellkommentar entfernen". Alternativ können Sie die Zellkommentare über den
Zellkommentar-Report bearbeiten.
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Zum Anlegen eines Kommentars wählen Sie die Option "Zellkommentar bearbeiten"
und es öffnet sich das Fenster 'Zellkommentar bearbeiten'.
Für die ausgewählte Kombination Feld (Baumstruktur) – Datenebene (Drop-downListe) – Basiszeitschritt (Berechnungszeitschieber) können Sie im unteren
Eingabebereich den gewünschten Kommentar hinterlegen. Im Editor stehen Ihnen die
aus MS Word bekannten Funktionen bereit. Um Ihre Eingabe zu speichern und den
Dialog zu schließen, klicken Sie auf das Symbol "Speichern und schließen" (alternativ
"Strg"+"S"). Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf "Schließen" bzw.
die "Esc"-Taste.
Haben Sie im Datenbereich aggregierte Zeitschritte ausgewählt, also Quartale, Jahre
etc., wird zunächst eine Liste der Basiszeitschritte angezeigt.
Mit einem Doppelklick in eine Zeile, wählen Sie den Zeitschritt aus, für den ein
Zellkommentar hinterlegt werden soll, und gelangen in den Dialog 'Zellkommentar
bearbeiten'.
Eine tabellarische Übersicht der Zellkommentare erhalten Sie mit der Funktion
"Zellkommentar-Report" im Funktionsbereich Reporting. Alle Zellkommentare
erscheinen direkt in der Spalte 'Zellkommentar' der Tabelle. In der oberen Hälfte des
Fensters sehen Sie die Baumstruktur, in der Sie wie gewohnt navigieren und weitere
Felder, auf denen ein Kommentar hinterlegt werden soll, auswählen können. In der
Arbeitsleiste befindet sich die Drop-down-Liste zur Einstellung der Datenebene. Über
diese Einstellungen steuern Sie die Darstellung der unteren Tabelle. Im unteren Bereich
werden die drei ausgewählten Dimensionen 'Zeitschritt', 'Datenebene' und 'Feld'
sowie Informationen zum 'Wert' und eventuell bereits vorhandene 'Zellkommentare'
tabellarisch aufgelistet.
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Um einen weiteren Kommentar anzulegen, selektieren Sie in der Baumstruktur das Feld,
im Drop-down-Menü die Datenebene und mit dem Berechnungszeitschieber den
Zeitraum/Zeitpunkt aus, in dem Sie einen Kommentar hinterlegen möchten. Wechseln
Sie dann in den Editiermodus, indem Sie auf das Symbol "Bearbeiten" in der
Arbeitsleiste klicken. Alternativ können Sie auch per Doppelklick in das Eingabefeld der
Spalte 'Zellkommentar' der Tabelle in den Editor wechseln. Über das Symbol "
Übersicht anzeigen" wechseln Sie zurück in die tabellarische Übersicht. Möchten Sie
einen Zellkommentar löschen, so aktivieren Sie in der Tabelle die entsprechende Zeile
und klicken auf das Symbol für "Zellkommentar löschen"
Symbol für Bearbeiten
Symbol für Übersicht anzeigen
Symbol für Kommentar löschen
Um alle unkommentierten Zeilen auszublenden, wählen Sie "Nur kommentierte Zeilen
anzeigen". Links in der Arbeitsleiste können Sie zudem die gewünschte Anzahl an
sichtbaren Hierarchiestufen angeben, die auf- bzw. zugeklappt werden sollen. Erhöhen
Sie die Anzahl der sichtbaren Hierarchie-Stufen, so werden in der Tabelle auch
Tochterfelder des ausgewählten Baumfeldes dargestellt und können mit
Zellkommentaren versehen werden.
Symbol für Nur kommentierte Zeilen anzeigen
Symbol für Auf-/ Zuklappen
Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihren Zellkommentar-Report zu drucken und nach
MS Excel zu exportieren. Mit einem Rechtsklick in die Übersicht öffnet sich ein
Kontextmenü. Hier wählen Sie die Option 'Druckvorschau' bzw. 'Ansicht exportieren'
.
Zellkommentare existieren in gleicher Form auch im CP-Suite Modul CP-Web, einem
webbasierten Reporting- und Planungssystem. Ihre hinterlegten Zellkommentare werden
direkt von Corporate Planner an CP-Web und anders herum übergeben.
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Mehr zu diesem Thema lesen Sie im Abschnitt "Zellkommentar-Report (optional)" im
Kapitel "Reporting".
2.3.7.7
Die Zeitreihe
Die Zeitreihe im Datenbereich zeigt die von Ihnen ausgewählten Zeitintervalle an. Den
Basiszeitschritt der Zeitreihe definieren Sie bereits beim Anlegen einer neuen
Datenbasis (siehe Abschnitt "Anlegen einer neuen Datenbasis"). In Abhängigkeit
Ihrer Basiszeitschritteinstellungen können Sie die Darstellungsform in Quartale, Tertiale,
Halbjahre, Jahre, Perioden, Wochen und Tage ändern. Klicken Sie dazu auf das Icon für
"Zeitschritt einstellen" am rechten Rand des Datenbereichs.
Symbol für Zeitschritt einstellen
Standardmäßig sind Monate inklusive der Jahreszahl für den sichtbaren Zeitraum
eingestellt. Die Anzahl der darstellbaren Zeitintervalle ist abhängig von der maximale
verfügbaren Anzahl von Planjahren Ihrer Corporate Planner Lizenz.
2.3.7.8
Die Datenebenen (Referenz- und Vergleichsreihe)
Im Datenbereich der zentralen Sicht befinden sich zwischen den Zeitschiebern die
Datenebenen. Hier werden die absoluten Zahlenwerte des in der Baumstruktur
angewählten Feldes für den eingestellten Berechnungs- bzw. Betrachtungszeitraum
angezeigt. Die obere Ebene stellt die Referenz-, die untere die Vergleichsebene dar.
Indem Sie in der Referenzebene die Plandaten und in der Vergleichsebene die Istdaten
anzeigen lassen, können Sie Werte miteinander vergleichen. Vergleichsergebnisse
werden in den sich darunter befindenden Analysereihen dargestellt.
Ihnen stehen in Corporate Planner classic acht Datenebenen zur Verfügung (in
Corporate Planner advanced ist die Zahl der Datenebenen unbegrenzt). Sie können die
Bezeichnungen
der
Datenebenen
im
Funktionsbereich
Einstellungen
"Datenbasiseinstellungen"
'Datenebenen' entsprechend Ihren Anforderungen
individuell umbenennen. Standardmäßig sind in den oberen beiden Datenebenen
"Budget" und "Ist" voreingestellt.
Durch Positionierung des Cursors auf der Begrenzung des oberen Zeitschiebers und
Ziehen mit gedrückter linker Maustaste nach oben können Sie den Bereich der
Datenebenen vergrößern und verkleinern.
Ändern der Datenebenen im Datenbereich
Klicken Sie auf den Namen der Datenebene im Datenbereich. Es öffnet sich das
Fenster "Datenebene bestimmen". Alle in den Datenbasiseinstellungen
(Funktionsbereich "Einstellungen") angelegten Datenebenen finden Sie hier
aufgelistet.
Wählen Sie die gewünschte Datenebene aus, indem Sie die Bezeichnung anklicken.
Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Die gewählte Datenebene inklusive der Werte
wird direkt im Datenbereich angezeigt.
Wenn eine Datenebene nicht sichtbar sein soll, aktivieren Sie im gleichen Fenster
das Kontrollkästchen "Ausgeschaltet". Sowohl die Daten der Referenz- oder
Vergleichsebene als auch die Ergebnisse davon betroffener Analysereihen werden
daraufhin nicht mehr angezeigt.
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Die Ergebnisse der Datenebenen im Berechnungszeitraum
Bildschirmbereich in der Ergebnisspalte angezeigt.
werden
im
rechten
Einen Vorjahresvergleich einstellen
Wählen Sie in der Referenzebene (obere Datenebene) die gewünschte Datenebene
für das aktuelle Jahr aus.
Klicken Sie dann auf die Vergleichsebene (untere). Es öffnet sich das Fenster
'Datenebene bestimmen'. Hier wählen Sie die gleiche Datenebene, wie in der
Referenzebene bereits eingestellt, aus. Im Bereich 'Optionen' wählen Sie zusätzlich
die Zeiteinstellung "Vorjahr" aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit "OK". Ohne
den Zeitschieber im Datenbereich zu verschieben, können Sie auf einen Blick die
aktuellen Werte mit den Vorjahreszahlen vergleichen.
Eine Währungsebene einstellen
Für die Einstellung einer Währungsebene ist es zunächst erforderlich einen Kursbaum in
der Baumstruktur anzulegen und diesen in den Datenbasiseinstellungen
(Funktionsbereich Einstellungen) zu hinterlegen und zu aktivieren. Mehr zur Anlage
eines Kursbaum und der anschließenden Aktivierung der Ebenen lesen Sie im Abschnitt
"Währungen" des Kapitels "Einstellungen".
2.3.7.9
Analysereihen
Unterhalb der Referenz- und Vergleichsebenen befinden sich zwei Analysereihen. Hier
werden Ergebnisse dargestellt, die sich auf die darüberliegenden Datenebenen
beziehen. Die standardmäßige Darstellung sind die absoluten und relativen
Abweichungen der Referenz- und Vergleichsebenen (z.B. Soll-/Ist-Vergleiche). Aber
auch %-Anteile eines Budgetergebnisses oder die Vorjahresdifferenzen können hier
dargestellt werden. Ergebnisse (Summe, Mittel, Endwert, Anfangswert) der
Analysereihen werden ganz rechts für das jeweils im Strukturbaum angewählte Feld für
den gerade eingestellten Berechnungszeitraum angezeigt.
Ändern der Analysereihen im Datenbereich
Klicken Sie auf eine Analysereihe. Es öffnet sich das Fenster 'Analysereihen
bestimmen'. Alle angelegten Analysereihen finden Sie hier aufgelistet.
Wählen Sie die gewünschte Analysereihe aus und bestätigen Sie die Auswahl mit
"OK". Die Ergebnisse werden für den eingestellten Zeitraum sofort angezeigt.
Wenn Analysereihen nicht sichtbar sein sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
"Ausgeschaltet". Die Ergebnisse der Analysereihe werden dann nicht angezeigt.
Die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten
Bedeutung:
von
Analysereihen
haben
folgende
absolute Differenz: Zeigt die (z.B. monatliche) absolute Abweichung
angewählten Vergleichs- zur Referenzebene, z.B. Ist minus Budget. In
Ergebnisspalte: Absolute Abweichung für den Berechnungszeitraum.
relative Differenz: Zeigt die (z.B. monatliche) relative Abweichung in %. In
Ergebnisspalte: %-Abweichung für den Berechnungszeitraum.
%-Anteil: Zeigt für die angewählten Datenebenen (Ist, Budget, etc.)
jeweiligen (z.B. Monats-) prozentualen Anteil an der Gesamtsumme
eingestellten Berechnungszeitraums; In der Ergebnisspalte: immer gleich 100%.
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der
der
der
den
des
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Diff. Periode: Zeigt die (z.B. monatliche) absolute Differenz zur Vorperiode (z.B.
Vormonat); In der Ergebnisspalte: je nach Berechnungszeitraum zur direkt davor
liegenden Periode.
%-Diff. Periode: Zeigt die (z.B. monatliche) relative Differenz zur Vorperiode (z.B.
Vormonat); In der Ergebnisspalte: je nach Berechnungszeitraum zur direkt davor
liegenden Periode.
Diff. Vorjahr: Zeigt die (z.B. monatliche) absolute Differenz zur entsprechenden
Vorjahresperiode (z.B. Vorjahresmonat); In der Ergebnisspalte: je nach
Berechnungszeitraum zur Vorjahresperiode.
%-Diff. Vorjahr: Zeigt die (z.B. monatliche) relative Differenz zur entsprechenden
Vorjahresperiode (z.B. Vorjahresmonat); In der Ergebnisspalte: je nach
Berechnungszeitraum zur Vorjahresperiode.
Wenn die Anzeige der Diff. Periode, %-Diff. Periode, Diff. Vorjahr und %-Diff.
Vorjahr in der 1. Analysereihe erfolgt, bezieht sich die Berechnung auf die obere
Datenebene (Referenzebene). Wenn die Anzeige in der 2. Analysereihe erfolgt, bezieht
sich die Berechnung auf die untere Datenebene (Vergleichsebene).
2.3.7.10 Die Ergebnisspalte
Die Ergebnisspalte befindet sich am rechten Rand des Datenbereichs. Die darin
angezeigten Ergebnisse beziehen sich immer auf das gerade angewählte Feld im
Strukturbaum
und
den
aktuell
eingestellten
Berechnungszeitraum.
Der
Berechnungszeitraum wird angezeigt (z.B. Jan 10 - Dez 10 oder 1.Q 10 - 4.Q 10). Für
Eingabe- und Saldofelder können in der Ergebnisspalte manuelle Eingaben
getätigt werden.
Durch Anklicken des darüberliegenden Buttons "Summe/Mittel/Anfangswert/
Endwert" können Sie zwischen der Summendarstellung, der Anzeige des zeitlichen
Mittels, mit Anfangs- (erster Monat des Berechnungszeitraums) und dem Endwert
(letzter Monat des Berechnungszeitraums) temporär umschalten. Voreingestellt ist die
in den Feldeigenschaften gewählte Darstellung des Ergebnisses. Bei sehr großen Zahlen
kann die exakte Zahl möglicherweise nicht vollständig in der Anzeige des Ergebnisfeldes
dargestellt werden. Durch klicken auf diese Zahl in der Zelle, können Sie die genaue
Zahl mit allen Nachkommastellen ablesen.
2.3.7.11 Grafische Indikatoren
Die grafischen Indikatoren ermöglichen es die Entwicklung des ausgewählten
Datenfeldes über den Zeitverlauf hinweg schnell zu erkennen. Bezogen auf den jeweils
eingestellten Berechnungszeitraum zeigt Corporate Planner frei definierbar den Trend
des Datenfeldes an. Durch Klicken der rechten Maustaste öffnen Sie das Auswahlmenü
und können nun für alle Datenebenen, oder für jede Datenebene im Einzelnen,
festlegen, welche Form von grafischen Indikatoren Sie anzeigen lassen wollen
(Trendpfeile, Liniendiagramm, vergleichendes Liniendiagramm, Säulendiagramm). Darüber
hinaus lässt sich durch Klicken des Indikators der jeweiligen Datenebene der Indikator
vergrößert anzeigen. Die vergrößerte Darstellung kann über die rechte Maustaste lokal
als "bmp"-Datei gespeichert werden. Die Richtung der Trendpfeile hängt von der
Abweichung der Trends im Berechnungszeitraum ab. Rechnet das Feld negativ
zum Gesamtergebnis, dann wird auch der Trend negativ dargestellt. Die
Berechnungsgrundlage ist der lineare Trend, wie er vom Planungswerkzeug her bekannt
ist.
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Schwellwerte (in Prozent pro Jahr) können für jede Datenbasis individuell
festgelegt werden. Im Dialogfenster 'Einstellungen der Datenbasis' kann ein
entsprechender Schlüssel auf der Registerkarte 'Darstellung' eingegeben werden. Bei
der Eingabe des Schlüssels ist zu beachten, dass der obere Wert immer größer oder
gleich 0 sein muss und der untere Wert kleiner oder gleich 0. Weicht der letzte
Trendwert um einen größeren Betrag als der eingegebene Schwellwert ab, so zeigt der
Pfeil entsprechend auf- oder abwärts.
2.3.7.12 Manuelle Dateneingabe
Im Datenbereich ist eine manuelle Dateneingabe möglich. Die direkte Eingabe kann
allerdings nur in Feldern erfolgen, die in ihrer Feldart Datenfelder sind. Bei Datenfelder
ist die manuelle Eingabe im Wertebereich des Datenbereichs sowie in der Ergebnisspalte
möglich. Bei Saldofeldern können Eingaben ausschließlich in der Ergebnisspalte
getätigt werden. In den Zellen der Analysereihen wie z.B. die 'prozentuale
Differenz' oder 'absolute Differenz' können Sie weder im Werte- noch im
Summenbereich manuelle Eingaben vornehmen.
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H inwe is :
Die gleichen Unterscheidungsmerkmale für die Eingabefelder
gelten im Bereich der Tabellendarstellungen!
Durch doppeltes Anklicken einer Zelle (Monatseintrag) aktivieren Sie ein
Eingabefenster und können den gewünschten Wert manuell eintragen. Werte können
neu eingegeben oder zu bereits vorhandenen Werten addiert, subtrahiert oder mit
ihnen multipliziert bzw. dividiert werden. Dabei geben Sie die Zahlen und/oder
Rechenformel unter Verwendung bekannter Operatoren direkt in die Zellen der
entsprechenden Datenebene ein, drücken die "Enter"-Taste und Corporate Planner
berechnet den Eintrag neu.
Wenn Sie in der Ergebnisspalte einen Wert eintragen wird dieser gleichmäßig auf alle
Monate des Berechnungszeitraumes verteilt. Ist die Einstellung des Basiszeitschritts
nicht Monate, sondern z.B. Quartale oder Halbjahre, wird der eingetragene
Ergebniswert ebenfalls gleichmäßig verteilt.
Sie können bei Ihren Eingaben auch folgende Abkürzungen verwenden:
100T
20,2T
1.5M
3E3
= 100.000 (Tausend)
= 20.200
= 1.500.000 (Millionen)
= 3.000 (Exponent, Potenz v. 10)
Mit "Esc" verwerfen Sie die gemachte Dateneingabe. Es wird dann der ursprüngliche
Zustand hergestellt.
Mit Hilfe der "Tab"-Taste können Sie zwischen dem Datenbereich und der
Baumstruktur wechseln. Innerhalb des Datenbereichs und der Baumstruktur können
Sie sich mit Hilfe der Pfeiltasten bewegen.
Eine manuelle Dateneingabe kann auch im Fenster 'Tabelle' erfolgen.
Die direkte Zahleneingabe ist als Ergänzung zur Bottom-up- und Top-downPlanung entwickelt worden, um hier schnell und einfach Berechnungen vornehmen
zu lassen.
2.3.7.13 Zeitintervalle: Monate/Quartale/Tertiale/Halbjahre/Jahre
Sie haben die Möglichkeit die Darstellung der Zeitschritte im Datenbereich zu verändern.
Klicken Sie dazu auf das Symbol unterhalb der Ergebnisspalte. Zur Auswahl stehen die
folgenden Zeitschritte: "Monate", "Quartale", "Tertiale", "Halbjahre" oder "Jahre".
Sie bestimmen damit die Darstellung der Zeitreihe u.a. in der Ansicht 'Zentrale Sicht'
und 'Grafik'.
Darüber hinaus können Sie die Zeitreihe auch tag-, wochen- und periodengenau
anzeigen lassen. Eine derartige Darstellung setzt allerdings voraus, dass Sie beim
Anlegen Ihrer Datenbasis den Basiszeitschritt "Tag", "Monat" oder "Periode"
ausgewählt haben (siehe Abschnitt "Anlegen einer neuen Datenbasis" zu Beginn
dieses Kapitels).
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2.3.7.14 Kopieren und Einfügen
Sie können über die Zwischenablage einen markierten Zahlenbereich eines einzelnen
Feldes kopieren und in den Datenbereich eines anderen Eingabefeldes der gleichen oder
einer anderen Corporate Planner-Datenbasis einfügen. Auch in eine andere WindowsAnwendung kann dieser Zahlentransfer erfolgen. Die Funktionen "Kopieren" und
"Einfügen" stehen Ihnen sowohl in der Baumstruktur als auch in der Adhoc-Tabelle
(Funktionsbereich "Analyse") zur Verfügung und sind über das Kontextmenü (rechte
Maustaste auf einem Feld stehend) zu erreichen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Bewegen Sie sich im Fenster 'Zentrale Sicht' auf das gewünschte Feld, dessen
Werte in ein anderes Corporate Planner-Feld (oder in eine andere Anwendung)
kopiert werden sollen.
Stellen Sie im Datenbereich diejenigen Datenebenen ein, die die Werte enthalten, z.
B. Budget- und Ist Datenebene. Beachten Sie dabei, dass immer die ersten beiden
Datenebenen kopiert werden. Soll nur eine Datenebene kopiert werden, dann
schalten Sie die nicht gewünschte Datenebene aus. Per Klick auf die Datenebene
gelangen Sie in das Fenster 'Datenebene bestimmen'. Wählen Sie die Option
"Aus".
Stellen Sie als Berechnungszeitraum denjenigen Zeitraum ein, der kopiert werden
soll.
Rufen Sie auf dem Feld der Baumstruktur das Kontextmenü auf. Über die Funktion
"Felddaten kopieren" werde die Werte des Datenbereichs kopiert. Außerdem kann
die Tastenkombination "Strg+C" verwendet werden.
In der unteren Statuszeile des Bildschirmes erscheint eine Meldung, z.B. "In die
Zwischenablage kopiert: Jan 11 - Jun 11, Budget, Ist"..
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur zu einem anderen Corporate PlannerEingabefeld. Über das Kontextmenü und der Funktion "Felddaten einfügen"
werden die kopierten Werte in den Datenbereich eingefügt. Außerdem kann die
Tastenkombination Strg+V verwendet.
Sie erhalten im Fenster 'Werte aus der Zwischenablage einfügen' die
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
Information, welche Zahlen sich gerade in der Zwischenablage befinden und in
welches Zielfeld diese Daten eingefügt werden. Dabei können im angewählten Feld
sowohl Zeitraum als auch Ebene verschieden sein. Sind die eingestellten Zeiträume
beim Kopieren und Einfügen unterschiedlich lang, werden nur die Daten des kleineren
Zeitbereichs eingefügt.
Sofern die Werte nicht übernommen werden sollen, deaktivieren Sie die Checkboxen
in der Spalte 'Übernehmen'.
Genauso können Sie die Daten in eine Tabellenkalkulation (Adhoc-Tabelle) einfügen
oder aus einer Tabellenkalkulation übernehmen.
H inwe is :
2.3.8
Mit Hilfe der F9-Taste ist es möglich, die Feldnummer (Handle)
inklusive des Feldnamens in die Zwischenablage zu kopieren.
Suche
Mit der Suchfunktion steht Ihnen eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, Felder
nach verschiedenen Kriterien in der Baumstruktur zu suchen.
Symbol für Suchen
Die Suche befindet sich in der oberen rechten Ecke des Anzeigefensters und bietet vier
Alternativen der Suche:
Suchen
"Ersetzen"
"Weitersuchen"
"Umgekehrt weitersuchen"
Klicken Sie zunächst auf die Option "Suchen" und Sie gelangen in das Fenster 'Felder
suchen'. Im Auswahlmenü 'Suchart' legen Sie fest, nach welchen Kriterien Sie suchen
möchten. Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Text
Feldart
Feldeigenschaft
Feldeinheit
Feldwarngruppe
Feldgruppe
Feldfarbe
Prüffunktion
Wert
Hierarchie
Anlagedatum
Im Auswahlmenü 'Suchkriterium' wird die ausgewählte Suchart spezifiziert. Die
Auswahlmöglichkeiten gestalten sich in Abhängigkeit von der zuvor angegebenen
Suchart. Haben Sie z.B. im Auswahlmenü 'Suchart' die Option "Text" angewählt, geben
Sie den gewünschten Text als Suchkriterium ein. Möchten Sie nach den
"Feldeigenschaften"
suchen,
grenzen
Sie
die
Suche
mit
Hilfe
der
Auswahlmöglichkeiten des Drop-Down Menüs ein. Suchen Sie neue Felder, die in einem
bestimmten Zeitraum angelegt wurden, wählen Sie die Option "Anlagedatum" und
geben Sie den Zeitraum über die Drop-down-Menüs und Pfeilknöpfe an (Sie können das
Anlagedatum jedes Feldes in den Feldinformationen einsehen). Mit den darunter
liegenden Kontrollkästchen können Sie die Suche weiter konkretisieren, die
Suchrichtung festlegen und definieren, welcher Bereich für die Suche in Frage kommt.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Suche zu speichern, um diese zu einem späteren
Zeitpunkt erneut ausführen zu können. Klicken Sie auf den Button "Speichern" und
geben Sie der Suche einen Namen. Anschließend wird diese in der Liste angezeigt und
kann aufgerufen, umbenannt, bearbeitet oder gelöscht werden.
H inwe is :
2.3.8.1
Um Ihnen die Navigation im Modul Corporate Planner weiter zu
erleichtern, besteht in vielen Auswahllisten die Möglichkeit, nach
Inhalten zu suchen. Geben Sie dafür einfach die gewünschte
Funktion, Option oder Eigenschaft in das entsprechende Feld
ein.
Ersetzen
Mit der Funktion "Ersetzen" können gefundene Texte automatisch ersetzt werden. Sie
gelangen in das Fenster 'Text in Feldern ersetzen'. Dort haben Sie die Möglichkeit,
Feldkurznamen, Feldbeschreibungen, Feldnotizen sowie Feldkontonummern zu suchen
und zu ersetzen.
Geben Sie unter "Suchen nach:" den gewünschten Suchbegriff ein und unter
"Ersetzen durch:" den Text, der stattdessen erscheinen soll.
Klicken Sie die gewünschte Option unter "In" an, um festzulegen, wo nach dem
Suchbegriff gesucht werden soll.
Im unteren Fensterteil legen Sie fest, ob
im gesamten Baum oder
ab der aktuellen Baumposition ersetzt werden soll.
Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden und
in welche Richtung mit der Suche begonnen werden soll (vorwärts oder rückwärts).
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2 Grundkenntnisse C orporate Planner
H inwe is :
Wenn "ab aktueller Baumposition" aktiviert ist, wird im
Baum oder in der Tabelle immer ab der Position, aus der
heraus Sie die Option "Ersetzen" aufgerufen haben,
gesucht. Gegebenenfalls sollten Sie sich also vorher zum
ersten Feld der Baumstruktur (nach ganz links oben)
bewegen. Bei dem Suchbegriff muss es sich nicht um ein
vollständiges Wort oder mehrere Wörter handeln, sondern es
genügt ein Teil des Suchbegriffes als Buchstabenfolge.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Es erfolgt die Suche nach dem Suchbegriff.
Ist die Suche erfolgreich, erscheint der Cursor auf dem gesuchten Feld in der
Baumstruktur oder Tabelle. Es erscheint ein weiteres Fenster mit der Kontrollfrage
'Text ersetzen?'
Wählen Sie "Ja", wenn Sie mit dem Ersetzen einverstanden sind. Die Begriffe
werden getauscht und die Suche wird automatisch fortgesetzt.
Wählen Sie "Alles", wenn an allen in Frage kommenden Stellen der Baumstruktur
ersetzt werden soll.
Die Option "Nein" tauscht die Begriffe nicht und die Suche wird automatisch
fortgesetzt.
Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn die Tauschaktion beendet werden soll. Das
Suchen und Ersetzen wird abgebrochen und Sie können an anderer Stelle
weiterarbeiten.
Die Option "Text ersetzen" können Sie auch über das Kontextmenü anwählen. Klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund im Fenster 'Zentrale Sicht' und
wählen Sie "Ersetzen".
2.3.8.2
Weitersuchen
Mit der Funktion "Weitersuchen" wird nach dem nächsten Feld gesucht, welches die
unter "Suchen" oder "Ersetzen" eingestellten Suchkriterien erfüllt. Die gleiche
Funktion wird ausgeübt, wenn Sie in der Baumstruktur oder in der Tabelle die F3-Taste
drücken.
Die Funktion "Weitersuchen" können Sie auch über das Kontextmenü (rechten
Mausklick auf den Hintergrund im Fenster 'Zentrale Sicht' und Auswahl der Option
"Weitersuchen") erreichen.
2.3.8.3
Umgekehrt weitersuchen
Mit der Funktion "Umgekehrt weitersuchen" wird nach dem vorigen Feld gesucht,
welches die unter "Suchen" oder "Ersetzen" eingestellten Suchkriterien erfüllt. Die
gleiche Funktion wird ausgeübt, wenn Sie in der Baumstruktur oder in der Tabelle
<Umschalt> F3-Taste drücken.
Die Funktion "Umgekehrt weitersuchen" können Sie auch über das Kontextmenü
(rechten Mausklick auf den Hintergrund im Fenster 'Zentrale Sicht' und Auswahl
"Umgekehrt weitersuchen").
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3 Einstellungen
3
Einstellungen
Dieses Kapitel führt übergreifende Funktionen aus Corporate Planner zusammen. Es
handelt sich dabei um Funktionen, die in jedem Bereich der Software zum Einsatz
kommen können. So werden zu Beginn die allgemeinen Einstellungsmöglichkeiten der
Datenbasis und die Moduleinstellungen erläutert. Anschließend werden Funktionen, wie
die Erstellung eines Memos, der CP-Editor sowie der CP-Rechner erklärt.
3.1
Moduleinstellungen
Wenn Sie im Funktionsbereich Einstellungen den Eintrag "Moduleinstellungen"
wählen, öffnet sich das Fenster 'Moduleinstellungen'.
Registerkarte 'Allgemeines'
In dieser Registerkarte nehmen Sie Einstellungen allgemeiner Art wie z.B. für Hilfe-Texte
oder PDF-Drucker vor.
Unter 'Laufwerke/Pfade' stellen Sie ein, ob die Pfade mit oder ohne
Laufwerksangabe (UNC) genutzt werden sollen. Die Option sollte aktiviert
werden, wenn eine eindeutige Zuordnung von Laufwerksbuchstaben, z.B. durch
gespiegelte Server, nicht möglich ist.
Unter 'Hilfe' können Sie die 'HTML-Online Hilfe' und die 'Quick-Info' aktivieren. Die
'Quick-Info', die auch als Bubble-Help bezeichnet wird, wird bei den wichtigsten
Funktionen eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger kurze Zeit auf einen Button
positionieren. Diese kurze Funktionserklärung wird in der Statuszeile der zentralen
Sicht eingeblendet.
Unter 'Controlling Report Assistent' legen Sie fest, ob Grafiken im Typ 'Vector
(Meta-Grafik)' oder 'Raster (Bitmap-Grafik)' ausgegeben werden sollen. Die
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3 Einstellungen
Vektorgrafik hat dabei den Vorteil, dass die Grafiken beliebig und ohne
Qualitätsverluste vergrößerbar sind.
Bei der Erstellung von Feldnotizen und Zellkommentaren kann für den Benutzer, der
Änderungen vorgenommen hat, ein Benutzer-Zeitstempel hinterlegt werden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um einen Zeitstempel zu hinterlegen.
Darunter können Sie den Pfad für den Importscripteditor hinterlegen. Standardmäßig
ist die cpEditor.exe im Installationsverzeichnis des Corporate Planner Clients zu
finden und bereits hinterlegt. Über den Funktionsbereich Werkzeuge kann der CPEditor geöffnet werden.
Im Bereich 'PDF/E-Mail' wählen Sie den Drucker für die Erstellung von PDFs aus.
Registerkarte 'Darstellung'
In dieser Registerkarte legen Sie Einstellungen für die Darstellungsweise in Corporate
Planner fest.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Farben für die Darstellung der Warngrenzen
individuell zu definieren. Standardmäßig sind die "Ampelfarben" rot, gelb und grün
eingestellt. Außerdem können Sie wählen, ob die Darstellung auf hellem oder
dunklem Hintergrund erscheinen soll. Wenn Sie Ihre Einstellungen rückgängig
machen möchten, können Sie einzelne Farben zurücksetzen oder komplett die
Standard-Farbdarstellung mit dem Button "Voreinstellung" aktivieren.
Sie können die Bildbewegung der Baumdarstellung teilweise selbst bestimmen:
Geben Sie eine Zahl zwischen 0 und 99 in das Textfeld "Softscrolling" ein. Damit
können Sie im Baum beeinflussen, wie schnell die Bewegung für das menschliche
Auge stattfinden soll. Je höher die Zahl, die Sie eingeben, desto langsamer rollt das
Bild. Standardmäßig ist die Zahl 5 voreingestellt. Die Einstellung macht sich im Baum
erst bei mehr als 5 horizontalen Hierarchieebenen (Auflösung 800x600)
bemerkbar. Bewegen Sie sich beispielsweise von der 6. Hierarchieebene (Datenfeld)
zur 5. Ebene (Saldofeld) und überprüfen Sie die Bildbewegungen einmal mit drei und
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3 Einstellungen
einmal mit zwanzig Zwischenbildern. Geben Sie hier im Textfeld also eine Zahl ein,
deren Bildabfolge im Fenster 'Zentrale Sicht' von Ihnen als angenehm empfunden
wird.
Sie legen hier fest, ob Felder farbig hinterlegt werden können. Erst durch
Aktivierung des Kontrollkästchens auf dieser Registerkarte wird in den
Feldeigenschaften (Ansicht "Struktur bearbeiten") der Reiter für die
Farbauswahl dargestellt.
Masterfelder, die durch eine Master-Client Verbindung erzeugt werden, können
durch die Aktivierung des Kontrollkästchens "Masterfelder farbig kennzeichnen"
in der Baumstruktur farbig dargestellt werden.
Aktivieren Sie die Funktion "Informationsleiste anzeigen". Unterhalb der
Iconleiste wird eine Leiste eingeblendet, die Sie über die aktuelle Gliederungstiefe
des Baums informiert.
Sie können bestimmen wie hoch die maximale Anzahl der Feldfavoriten sein soll.
Sie legen fest, ob in der Ansicht "Struktur bearbeiten" eine Symbolleiste mit allen
Kommandos für die Erstellung und Änderung der Baumstruktur angezeigt werden
soll. Wahlweise können Sie diese auch mit Symboltiteln versehen.
Unter "Allgemein" haben Sie die Möglichkeit, die Kantenglättung und die Anzeige
der Indikatoren (Trendpfeile oder Diagramme) zu aktivieren.
Für grafische Darstellungen können Sie festlegen, ob Sie diese in Excel- oder in
Standardfarben sehen möchten.
Registerkarte 'Boss-Box'
In der Registerkarte 'Boss-Box' legen Sie im jeweiligen Listenfenster die Boss-Box für
den Arbeitsplatz und den Pfad für die Boss-Box-Manager-Datei fest. Wie Sie eine BossBox-Manager-Datei anlegen, lesen Sie im Kapitel "Die Boss-Box".
3.2
Datenbasiseinstellungen
Für jede Datenbasis in Corporate Planner und für das Programm im Allgemeinen können
Sie spezifische Einstellungen vornehmen. Diese lassen sich durch Anklicken der
"Datenbasiseinstellungen" im Funktionsbereich Einstellungen ausführen. Alternativ
gelangen Sie auch über das Symbol für "Einstellungen der Datenbasis" in der
Symbolleiste in diese Ansicht.
Symbol für Datenbasiseinstellungen
Es öffnet sich das Fenster 'Datenbasiseinstellungen'. Die Einstellungsmöglichkeiten
der einzelnen Karteireiter werden in den folgenden Abschnitten erklärt.
- 73 -
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3 Einstellungen
3.2.1
Datenebenen
Das Register 'Datenebenen' ist standardmäßig ausgewählt.
Hier können den verschiedenen Datenebenen (Corporate Planner classic 1-8; Corporate
Planner advanced beliebig viele) individuelle Bezeichnungen (Namen) gegeben. Klicken
Sie dazu mit der linken Maustaste in ein Eingabefeld und wählen Sie dann den Schalter
"Bearbeiten". Sie können bestehende Einträge überschreiben oder über den Button
"Löschen" entfernen. Wenn Sie eine Datenebene löschen, werden alle Daten dieser
Ebene unwiederbringlich gelöscht.
Über den Button "Hinzufügen" können neue Datenebenen angelegt werden. Geben Sie
der Datenebene einen Namen und bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Außerdem ist es
möglich, an dieser Stelle eine neue Forecast-Ebene zu definieren. Wählen Sie die Option
"Forecast-Ebene" und der Eingabe-Bereich für die Forecast-Einstellungen öffnet
sich.
Zeiteinstellung definieren:
o
o
Fest: ab dem hier eingestellten Zeitpunkt wird der Forecast in der ForecastEbene berechnet, vorher werden die Werte des Referenzzeitraumes in der
Forecast-Ebene dargestellt. Diese Einstellungsoption eignet sich für die
Berechnung eines einmaligen Forecasts, da die Wahl des Zeitpunktes statisch
ist.
Aktueller Systemzeitpunkt: Abhängig vom aktuellen Systemzeitpunkt werden
in der Forecast-Ebene Forecast-Werte angezeigt; ggf. abzüglich der hier
eingestellten Zeitschritte. Bsp.: Systemzeitpunkt: 31. September, Aktueller
Systemzeitpunkt abzüglich 3 Zeitschritte
Forecastberechnung beginnt im Mai.
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3 Einstellungen
Referenzebenen definieren:
Referenzebene sind Ebenen, dessen Werte für die Forecast-Berechnung
herangezogen werden.
o
o
Datenebene Referenzzeitraum: Basis der Berechnung, i.d.R "Ist"
Datenebene Forecastzeitraum: Datenebene, von der der berechnete ForecastWert subtrahiert wird. i.d.R "Budget", "Plan".
Die definierte Forecast-Ebene erscheint in der Übersicht der Datenebenen. Außerdem
steht diese Ebene im Rahmen Ebenendefinition der Funktion "Forecast steuern" nun
zur Auswahl zur Verfügung.
Zusätzlich können Sie für jede einzelne Ebene festlegen, ob eine Simulation erlaubt ist.
Die Definition von Datenebenen an zentraler Stelle hat für Sie folgende Vorteile:
Ihre Datenebenen werden in allen Bereichen der Datenbasis automatisch
übernommen (Datenbereich der zentralen Sicht, Tabelle/Spreadsheet, Grafik, etc.).
Sie können Ihre eigenen Daten-Bezeichnungen, wie Sie diese in der Vergangenheit
benutzten, beibehalten.
Alle Datenebenen können beliebig miteinander verglichen werden.
Auch Vorjahresebenen können in der zentralen Sicht per Klick auf eine Datenebene
eingestellt werden.
Mehr zu der Einstellung der Datenebenen lesen Sie im Abschnitt "Die Datenebenen" im
Kapitel "Grundkenntnisse Corporate Planner".
3.2.2
Warngruppen
Wählen Sie das Register 'Warngrenzen' aus. Hier ist es möglich, für die Datenebenen
und Analysereihen zum Zwecke der Früherkennung verschiedene Warngruppen mit
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3 Einstellungen
Warngrenzen zu definieren. In Corporate Planner classic können Sie bis zu 20
verschiedene Warngruppen definieren. In der Edition Corporate Planner advanced hängt
die Anzahl der Warngruppen von der Anzahl der definierten Datenebenen ab. Über den
Button "Hinzufügen" legen Sie eine neue Warngruppe an, über "Bearbeiten" können
die Einstellungen bestehender Warngruppen geändert werden und mit "Löschen"
entfernen Sie eine Warngruppe.
3.2.2.1
Warngruppe neu definieren
Per Klick auf den Button "Hinzufügen" gelangen Sie in das Fenster 'Warngrenzen', in
dem für Datenebenen und Analysereihen konkrete Grenzwerte definiert werden können.
Benennen Sie zuerst die neue Warngruppe. Geben Sie dann auf der Registerkarte
'Datenebenen' die absoluten Grenzwerte der Datenebenen ein. Definieren Sie diese
Warngrenzen immer aus der Sicht eines "positiven Feldes", d.h. positive Zahlen
werden positiv, negative mit Minuszeichen eingetragen.
Über den Button "=" können definierte Warngrenzen einer Datenebene bzw.
Analysereihe auf die anderen kopiert werden. Das manuelle Eintragen pro Zeile entfällt.
Beispiel:
Sie möchten, dass Kosten und negative Erlöse grundsätzlich mit der roten Warnfarbe
belegt werden: Geben Sie für die Datenebenen nur in der Spalte "Rot < X" den Wert 0
ein. Alle anderen Werte > 0 werden dann entsprechend grün dargestellt. Geben Sie auf
der Registerkarte 'Analysereihen' für die entsprechende(n) relative(n) Datenebene(n)
die relativen Warngrenzen ein.
3.2.2.2
Warngruppe bearbeiten
Per Doppelklick auf eine bestehende Warngruppe in der Liste oder über den Button
"Bearbeiten" gelangen Sie in das Fenster 'Warngrenzen'. Auf den Karteireitern
'Datenebenen' und 'Analysereihen' erscheinen zeilenweise alle eingestellten
Warngrenzen (Rot-, Gelb- und Grün-Grenzen = Ampelfunktion). In der Registerkarte
'Datenebenen' geben Sie für die entsprechende(n) absolute(n) Datenebene(n) die
neuen absoluten Warngrenzen ein. Analog gehen Sie auf der Registerkarte
'Analysereihen' vor.
3.2.2.3
Warngruppe zuweisen
Eine oder mehrere definierte Warngruppen werden den Feldern der Baumstruktur in
deren Feldeigenschaften hinterlegt. Wechseln Sie dafür in die Ansicht "Struktur
bearbeiten". Im Bereich 'Warngruppe' im Reiter 'Eigenschaften' stehen über ein
Drop-Down Menü alle angelegten Warngruppen zur Auswahl. Auch neue Warngruppen
können von hier aus angelegt werden. Klicken Sie dazu auf den Button "Definieren".
Eine zugewiesene Warngruppe kann auch an alle Tochterfelder vererbt werden, indem
das Häckchen aktiviert wird. Auf diese Weise können alle Felder eines Baumes die
gleichen Grenzen berücksichtigen und die Werte farblich dargestellt werden.
Die Definition von Warngruppen an zentraler Stelle hat für Sie folgende Vorteile:
Die Warngruppen werden in allen Bereichen der Datenbasis automatisch
übernommen.
Die Übersichtlichkeit bleibt erhalten auch wenn viele verschiedene Warngrenzen
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3 Einstellungen
vorliegen.
Sie können bestehende Warngrenzen für beliebig viele Felder einsetzen.
3.2.3
Feldgruppen
Wählen Sie den Karteireiter 'Feldgruppen' aus und Sie sehen den Bereich 'Liste der
Feldgruppen in dieser Datenbasis'. Hier nehmen Sie an zentraler Stelle die Definition
von Feldgruppen vor. Sie können wunschgemäß bis zu 1000 Gruppen anlegen. Über den
Button "Hinzufügen" legen Sie eine neue Feldgruppe an, über "Bearbeiten" können
bestehende Feldgruppen umbenannt werden und mit "Löschen" entfernen Sie eine
selektierte Feldgruppe.
Einer Feldgruppe können Sie später, Felder und ganze Zweige zuordnen, um so eine
automatische Zusammenstellung verschiedener Sichtweisen zu erreichen. Die
Zuordnung nehmen Sie in den Eigenschaften eines Feldes vor. Zur Definition und
Zuordnung von Feldgruppen lesen Sie den Abschnitt "Gruppenfelder" im Kapitel
"Daten- und Feldarten".
3.2.4
Logo
Wählen Sie das Register 'Logo' aus und Sie gelangen in den Bereich "Firmenlogo".
Hier können Sie Ihr individuelles Firmenlogo hinterlegen, um u.a im Rahmen der
grafischen Auswertung und dem Reporting Ihre Corporate Identity einhalten zu können.
Nach dem Klick auf den Button "Laden" gelangen Sie in das Fenster 'Logo laden'.
Per Doppelklick wählen Sie unter 'Dateityp' den anzuzeigenden Typ Ihrer GrafikDatei (Bitmap, Metafile...) und den Pfad der gewünschten Datei aus. Mit "Öffnen"
bestätigen Sie die Logo-Wahl und der Pfad der ausgewählten Datei erscheint im
oberen Bereich 'Datei:'.
Die Größe des Logos regulieren Sie über die Pfeilschalter. Betätigen Sie die
Pfeilschalter im Bereich 'Größe:', wird das Logo proportional skaliert. Über die
Pfeilschalter hinter 'Breite:' und 'Höhe:' wird jeweils nur eine Dimension verändert.
Das Kontrollkästchen "Originalgröße" stellt die ursprüngliche Größe des Logos
wieder her.
Der Button "Standardgröße" passt die Größe des Logos optimal den Bildschirmen
an, auf denen das Logo erscheint (ABC-Analyse, Abweichungsanalyse etc.).
"Löschen" löscht das eingestellte Logo auf den genannten Bildschirmseiten und
deaktiviert automatisch das Kontrollkästchen "Logo anzeigen".
"Speichern" speichert das eingestellte Logo in dem von Ihnen im Fenster
'Firmenlogo speichern:' ausgewählten Pfad.
Im unteren Fensterbereich können Sie einen Platzhalter für Ihren Firmennamen
hinterlegen. Dieser Platzhalter kann dann z.B. im Reporting oder bei der grafischen
Analyse im Rahmen der Texteingabe verwendet werden.
Der Button "Übernehmen" übernimmt die Einstellungen der Registerkarte 'Logo'
und zeigt deren Auswirkungen sofort an, falls Sie sich in der ABC-Analyse,
Abweichungsanalyse, Break-Even-Analyse, Kennzahlenanalyse oder einer Grafik
befinden.
Mit "OK" speichern Sie die Einstellungen der Registerkarte 'Logo' und mit
"Abbrechen" verwerfen Sie diese wieder.
H inwe is :
Im Bereich der Grafik können Sie explizit bestimmen, ob das
Logo angezeigt
bzw. eingerahmt
mit
transparentem
Hintergrund dargestellt werden soll. Außerdem können Sie die
Ausrichtung festlegen. Diese Einstellungen nehmen Sie mit
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3 Einstellungen
Hilfe des Grafik-Designers in der Registerkarte 'Allgemein'
vor. Die Einstellungen im Grafik-Designer überschreiben
die Definitionen in den Einstellungen der Datenbasis.
3.2.5
Berechnung
Wählen Sie den Karteireiter 'Berechnung' aus und Sie gelangen in den Bereich
"Rundung bei der Planung" sowie "F0/F1 Verweis".
3.2.5.1
Rundung bei der Planung
Wenn Sie in allen Planungstools von Corporate Planner mit Rundung arbeiten wollen,
können Sie diese Funktion hier zentral aktivieren. Sie erreichen diesen Dialog auch als
Quersprung von folgenden Planungstools aus:
Top-down-/ Bottom-up Planung
Trendrechnung
Ebenen kopieren/verschieben
Wenn Sie die Rundungsfunktion aktiviert haben, können Sie entscheiden, ob die Summe
bei der Verteilung des Planwertes erhalten bleiben soll oder ob sich die Summe auch
durch die Rundung ändern darf. Soll die summe erhalten bleiben, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen. Stellen Sie anschließend die Genauigkeit der Rundung in Bezug auf die
Anzahl der Dezimalstellen ein (durch manuelle Eingabe der Stellen oder durch Anklicken
der Pfeilknöpfe). In Corporate Planner kann entweder vor oder nach dem Komma in der
Genauigkeit der hinterlegten Dezimalstellen gerundet werden. Alle Auswirkungen Ihrer
Eingaben können Sie jederzeit im Bereich 'Beispiel gerundet' verfolgen. Damit Sie alle
Ihre Eingaben sofort überprüfen können, besteht die Möglichkeit, einen Beispielwert
einzutragen. Dieser Wert wird bezugnehmend auf die vorgenommenen Einstellungen
direkt angezeigt.
3.2.5.2
F0/F1-Verweis
Beim F0/F1 Schalter wird global für das Planobjekt "F0/F1-Verweis", der Wert von F0
in ein neues Feld ausgegeben, wenn im Schalter eine 0 steht. Steht ein Wert ungleich 0
im Schalterfeld, so wird der Wert des Feldes F1 in das neue Feld ausgegeben. Mehr
dazu lesen Sie im Abschnitt "Planobjekt: f0/f1" im Kapitel "Daten- und Feldarten".
Mit "OK" speichern Sie Ihre Einstellungen und mit "Abbrechen" verwerfen Sie diese
wieder.
3.2.6
Darstellung
Wählen Sie das Register 'Darstellung' aus. Hier können Sie grundlegende Einstellungen
zur Darstellungsform Ihrer Datenbasis vornehmen.
3.2.6.1
Baum
Für den Baum haben Sie folgende Darstellungsoptionen:
Die Option "Negative Felder kennzeichnen" bewirkt das Voranstellen eines roten
Minus-Zeichens vor negativ rechnenden Feldern (Feldeigenschaften). Diese Option
ist standardmäßig aktiviert.
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3 Einstellungen
3.2.6.2
Trendpfeile
Die Trendpfeile befinden sich im Datenbereich der zentralen Sicht. Sie haben hier die
Möglichkeit, die Schwellwerte für die Darstellung der Trendpfeile einzugeben. Wenn Sie
z.B. den oberen Schwellwert auf 5 % setzen, zeigen die Trendpfeile vor dem
Summenfeld bei einem linearen Wert von mehr als 5 % schräg nach oben.
3.2.6.3
Palette für Feldfarben
An dieser Stelle können Sie wählen, ob Sie standardmäßig die Excel- oder WindowsFarbpalette verwenden möchten. Außerdem können Sie Farben anpassen und den
Grundfarben benutzerdefinierte Farben hinzufügen.
3.2.7
Währungen
Wählen Sie das Register 'Währungen' aus und Sie gelangen in den Bereich '
Währungen in Ebenen'.
In Corporate Planner haben Sie die Möglichkeit, Währungen in Datenebenen zu
definieren, um Daten in anderen Währungen einfacher darzustellen. Voraussetzung
hierfür ist ein hinterlegter Kursbaum, der die Währungskurse der Fremdwährungen zur
Heimatwährung eines Unternehmens liefert.
Wenn Sie Währungen in Datenebenen verwenden möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen 'verwenden'. Ist noch kein Kursbaum definiert, wie es bei einer neuen
Datenbasis der Fall ist, ist es erforderlich diesen zuerst anzulegen.
3.2.7.1
Anlage eines Kursbaums
Jeder Kursbaum benötigt ein Elternfeld, welches Sie individuell benennen können.
Diesem Elternfeld werden die einzelnen Währungen als Tochterfelder angefügt.
Zur Anlage des Kursbaumes wählen Sie im Funktionsbereich Strukturbearbeitung
den Eintrag "Struktur bearbeiten". Mit der Funktion "Neu anlegen" erzeugen Sie
ein neues Feld in Ihrer Baumstruktur. Geben Sie dem Feld z.B. den Kurznamen
"Währungen" und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Für die Währungsumrechnung in Corporate Planner sind die Tochterfelder
entscheidend. Um beispielsweise Euro in US-Dollar umzurechnen, benötigen Sie zwei
Tochterfelder, die jeweils die Umrechnungskurse der Währung US-Dollar und Euro
enthalten.
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3 Einstellungen
Legen Sie zuerst rechts ein Tochterfeld mit dem Kurznamen "US-Dollar" und der
Kontonummer "USD" an.
Definieren Sie im Reiter 'Feldeigenschaften' die Einheit "USD". Falls diese noch
nicht existiert, legen Sie über den Button "Definieren" eine neue Einheit an.
Bestätigen Sie die Dialoge mit "OK".
Anschließend können Sie für dieses neue angelegte Tochterfeld "US-Dollar" im
Datenbereich pro Datenebene (hier: Budget) und Zeitschritt einen Währungskurs
USD/EUR hinterlegen. Diese Werte können Sie manuell im Datenbereich eintragen.
Alternativ kann das Feld in den Feldeigenschaften als Konstantenfeld definiert und
der Währungskurs als Konstante hinterlegt werden (mehr zu Konstantenfelder im
Kapitel "Daten- und Feldarten").
Analog zum Tochterfeld "US-Dollar" legen Sie darunter ein weiteres Tochterfeld mit
der Heimatwährung, z.B. "Euro", an. Beachten Sie auch hier die Vergabe der
Kontobezeichnung, in diesem Fall z.B. "EUR" und die Auswahl der Einheit.
Anschließend hinterlegen Sie im Datenbereich pro Datenebene und Zeitschritt den
Wert 1, da es sich bei "Euro" um die Basiswährung handelt.
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3 Einstellungen
3.2.7.2
Aktivierung der Währungsebenen
In den "Einstellungen der Datenbasis" wird im Register "Währungen" nun das
Wurzelfeld des neu angelegten Kursbaumes angegeben.
Über den Button "Kursbaum" wählen Sie das Feld "Währungen" im Baum aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verwenden", um die Nutzung des Kursbaumes
zu aktivieren. Wählen Sie auch die Basiswährung der Datenbasis aus, in diesem
Beispiel Euro.
Kehren Sie zurück in die zentrale Sicht. Wählen Sie ein beliebiges Feld der
Baumstruktur aus, dessen Budgetwerte Sie in beiden Währungen vergleichend
ansehen möchten.
Sofern Sie sich in der Beispiel-Datenbasis 'B_Training' befinden, wählen Sie z.B.
das Feld "Umsatzerlöse" im Baum "Ergebnis" aus. Die Referenzebene (obere) soll
weiterhin die Budgetebene in der Heimatwährung Euro darstellen. In der
darunterliegenden Vergleichsebene soll das Budget in US-Dollar angezeigt werden.
Klicken Sie also im Datenbereich mit der linken Maustaste auf die Vergleichsebene.
Das Fenster 'Datenebene bestimmen' wird geöffnet. Wählen Sie für die
Vergleichsebene ebenfalls 'Budget' aus und selektieren Sie zusätzlich über das
Auswahlmenü "Währung" die Option "USD".
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
In den beiden Datenebenen werden die gleichen Werte (Budgetwerte) jedoch in
unterschiedlichen Währungen übersichtlich angezeigt.
3.2.8
Einheiten
Wenn Sie das Register 'Einheiten' auswählen, gelangen Sie in den Bereich 'Liste der
Einheiten in dieser Datenbasis'. Hier werden Einheiten wie zum Beispiel '€', 'Stück',
'Tonnen', 'kg', usw. definiert. Über den Button "Hinzufügen" erstellen Sie eine neue
Einheit. Wenn Sie eine bestehende Einheit ändern möchten, klicken Sie auf den Button
"Bearbeiten". Über den Button "Löschen" entfernen Sie die selektierte Einheit.
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3 Einstellungen
Die Definition von Einheiten an zentraler Stelle hat für Sie folgende Vorteile:
Die Einheiten werden in allen Bereichen der Datenbasis automatisch übernommen.
Die Definition bleibt einheitlich, da diese nur einmal festgelegt wird.
Unterschiedliche Bezeichnungen der Einheiten, wie 'Stück' und 'Stck.' oder
'Kilo' und 'kg', werden vermieden.
Bei der Neuanlage oder Veränderung eines Baumfeldes kann in den
Feldeigenschaften auf die Einheiten zugriffen werden.
Sie können mit einer einzigen Änderung die Einheit aller zugeordneten Felder ändern
(z.B. EUR in SFR).
3.3
Hybridfeldeinstellungen
Der Eintrag "Hybridfeldeinstellungen" dient der Einstellung sogenannter ZeitHybridfelder. Zeit-Hybridfelder sind "gemischte Felder", denen für die gleiche
Datenebene (z.B. Ist-Ebene) für unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche
Feldarten zugewiesen sind. Die Datenebene erhält über die Feldart 'Daten' bis zu
einem bestimmten Zeitpunkt Werte (z.B. über einen Import oder manuelle
Dateneingabe). Ab diesem Zeitpunkt werden Werte über eine Formel/Querverweise
berechnet, indem die Feldart 'Feld' vergeben wird. Mehr zu der Definition von ZeitHybridfeldern lesen Sie im gleichnamigen Abschnitt im Kapitel "Daten- und
Feldarten".
Die Besonderheit des Zeit-Hybridfeldes liegt darin, dass Sie bestimmen, zu welchem
Zeitpunkt die Feldart von 'Daten' auf 'Feld' umspringt. Diese Einstellung nehmen Sie
über die Berechnungszeiten vor.
Im oberen Bereich des Fensters wird der Berechnungszeitraum eingestellt. Dieser ist
standardmäßig entsprechend der Einstellungen im Datenbereich der zentralen Sicht
voreingestellt, kann jedoch beliebig verändert werden. Darunter befinden sich die
einzelnen Datenebenen, für die über den rechts liegenden Zeitschieber der Startpunkt
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3 Einstellungen
der Formelberechnung und damit der Zeitpunkt der Umschaltung von "Daten" zu
"Feld" festgelegt wird. Erst durch diese Einstellung wird eine manuelle Eingabe bzw. ein
Import in die entsprechende Datenebene möglich. In der Abbildung ist zu erkennen,
dass die Datenebene 'Ist' bis Juli 2010 auf Grund der Feldart 'Daten' durch
Datenimport/manuelle Dateneingabe mit Daten befüllt wird. Ab diesem Zeitpunkt werden
die Werte der Ebene auf Grund der Feldart 'Formel' über eine Formel berechnet. Indem
Sie die Check-Box "Gemeinsam" aktivieren, wird der Zeitpunkt der Umschaltung alle
Datenebenen gleichzeitig verstellt. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert, so
dass jede Datenebene einzeln verstellbar ist.
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4 Werkzeuge
4
Werkzeuge
Im Funktionsbereich Werkzeuge stehen Ihnen diverse Hilfsmittel zur Planung und für
die Definition von Strukturen zur Verfügung. Zu diesen Hilfsmitteln zählen die
Funktionen:
Daten importieren
Daten exportieren
CP-Editor
Sicherungskopie
Memo
Einzelheiten zum Inportieren und Exportieren von Daten finden Sie in den separaten
Kapiteln "Datenimport" und "Datenexport".
4.1
Daten importieren
Mit der Funktion "Daten importieren" wechseln Sie zur Ansicht 'Daten importieren'.
Für unterschiedliche Datentypen (Excel, Text, CSV, Datenbank, Vorsysteme) können
hier Importdefinitionen erstellt und ausgeführt werden. Die Konfiguration eines Imports
wird ausführlich im Kapitel "Datenimport" erläutert.
Symbol für Daten importieren
4.2
Daten exportieren
Die Funktion "Daten exportieren" öffnet das gleichnamige Fenster. Sie haben hier die
Möglichkeit, sowohl Felddaten als auch Bäume in eine andere Datenbasis, in die
Zwischenablage oder nach Excel zu exportieren. Darüber hinaus lassen sich auch Daten
im HTML-Format (für Internetanwendungen) und im XML-Format exportieren. Mehr
Informationen zu diesem Thema entnehmen Sie dem Kapitel "Datenexport".
Symbol für Daten exportieren
4.3
Der CP-Editor
Während der Arbeit mit Corporate Planner ist es manchmal notwendig, einen Editor für
die Bearbeitung von Textdateien zu verwenden. Beispielsweise ist dies dann der Fall,
wenn Sie ein Importscript überarbeiten oder eine Quelldatei (ASCII, ANSI) anschauen
wollen (siehe Kapitel "Datenimport"). Den Texteditor rufen Sie in der Navigationsleiste
unter dem Funktionsbereich Werkzeuge und dem Eintrag "CP-Editor" auf.
Symbol für CP-Editor
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4 Werkzeuge
4.4
Sicherungskopie erstellen und wiederherstellen
Mit der Option "Sicherungskopie erstellen" besteht die Möglichkeit, Ihre Einstellungen
manuell zu speichern. Die erstellte Sicherungskopie wird auf dem CP-Server
gespeichert.
Über die Option "Sicherungskopie wiederherstellen" können Sicherungskopien
jederzeit wieder aufgerufen werden. Es öffnet sich ein Dialog, der alle erstellten
Sicherungskopien der Datenbasis (auch automatische Sicherungskopien des Systems)
inklusive Angabe des Benutzers, und dem Sicherungszeitpunkt übersichtlich auflistet.
Wählen Sie eine Sicherung aus und diese wird direkt geöffnet. Von der sich in
Bearbeitung befindenden Version der Datenbasis wird vor dem Wechsel in die
ausgewählte Datenbasis automatisch eine weitere Sicherung erzeugt.
Beachten Sie, dass Einstellungen und Änderungen, die Sie in der wiederhergestellten
Version vornehmen nicht in der zuletzt geöffneten Version übernommen werden. Da das
Wiederherstellen eines älteren Standes alle User systemweit betrifft, empfiehlt sich eine
sorgfältige Abstimmung mit allen anderen Usern, um Datenverluste zu vermeiden. Alle
Änderungen zwischen dem aktuellen und dem wiederhergestellten Stand, gehen
verloren.
Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie im CP-Control Center als
Anwender mit der Funktionsfreigabe "Datenbasen Vollzugriff" registriert sind.
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4 Werkzeuge
H inwe is :
Corporate Planner erzeugt selbständig in regelmäßigen
Abständen Sicherungskopien der geöffneten Datenbasis. Die
Einstellungen dafür erfolgen über die im CP-ServerVerzeichnis liegende CPConfig.exe. Der automatische
Speichervorgang wird durch eine Änderung in Corporate
Planner initiiert und speichert dann nach der festgelegten Zeit
alle bis dahin aufgelaufenen Änderungen. Der Prozess startet
erneut, sobald eine nächste Änderung erfolgt. Es ist zu
beachten, dass bei einem unvorhergesehenen Beenden des
Systems für den Zeitraum der eingestellten Speicherfrequenz
zu Datenverlust kommen kann.
Die allgemeine Verwaltung von Sicherungskopien erfolgt im CP-Control Center. Sofern
Sie Administratorenrechte besitzen, können Sie serverseitige und lokale Sicherungen
von Datenbasen erzeugen bzw. automatische Sicherungspläne anlegen. Mehr dazu
lesen Sie im Handbuch "CP-Control Center"
4.5
Memos
Die in Corporate Planner enthaltene Memo-Funktion ermöglicht es, in einer Datenbasis
Erinnerungen zu hinterlegen. Diese können bei Bedarf manuell abgerufen werden oder
Sie werden vom System automatisch erinnert. Bis hin zu regelmäßigen Alarmen in
täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Abständen können Sie die Memo-Funktion
vielseitig nutzen.
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Eintrag "Memo" und es erscheinen zwei
weitere Einträge zur Bearbeitung: "Memos verwalten" sowie "Neues Memo
erstellen".
4.5.1
Memos verwalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Eintrag "Memos verwalten".
Symbol für Memo verwalten
Sind noch keine Memos vorhanden, ist das Fenster leer. Andernfalls erscheinen die
Überschriften der Memos, die definierten Weckzeiten sowie das Erstellungsdatum und
der Verfasser des Memos.
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4 Werkzeuge
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Sie
Sie
Sie
Sie
Sie
4.5.2
können ein neues Memo erstellen.
lassen sich ein Memo detailliert anzeigen.
können ein Memo löschen.
können die bestehenden Memos sortieren.
können das Memofenster wieder schließen
Ein neues Memo erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Eintrag "Neues Memo erstellen".
Symbol für Neues Memo
Im oberen Fensterteil stehen Ihnen für die weitere Bearbeitung Ihres Memos die aus
Microsoft Word bekannten Funktionen für Ausschneiden, Kopieren, Einfügen,
Rückgängig, Alles rückgängig, Suchen, Drucken, Wahl der Schriftart und Schriftgröße,
Fettdruck, Schrägschrift, Unterstreichen, Textausrichtung, Aufzählungspunkte und
Datum einfügen mit den entsprechenden Symbolen zur Verfügung.
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4 Werkzeuge
Tragen Sie den Text Ihres Memos einfach ein.
H inwe is :
Die erste Zeile dieses Textfeldes ist gleichzeitig die Überschrift
Ihres Memos. Das Memo wird dementsprechend im Fenster
'Memos verwalten' unter dieser Bezeichnung geführt.
Außerdem sehen Sie diese Zeile als Überschrift in der Titelleiste
des Memo-Fensters.
Weitere Symbole mit den folgenden Funktionen stehen zur Verfügung.
Datum: Diese Option fügt dem Memo das aktuelle Datum hinzu.
Weckzeit stellen: Näheres zu dieser Funktion lesen Sie unter "Eine Memo mit
einem Alarm versehen".
Memozettel in 10 Minuten erneut anzeigen: Diese
Funktion öffnet
das
Memofenster automatisch wieder in 10 Minuten.
Memozettel schließen
Memozettel schließen und speichern
4.5.3
Ein Memo anzeigen
Durch Auswahl eines Memos im Fenster 'Memos verwalten' und Klicken auf das
Symbol für 'Memo anzeigen' können Sie sich ein bestehendes Memo detailliert
ansehen.
Symbol für Memo anzeigen
Per Doppelklick auf das gewünschte Memo können Sie dieses näher ansehen.
Anschließend können Sie das geöffnete Memo weiterbearbeiten oder durch Klicken auf
das X-Zeichen wieder schließen.
4.5.4
Ein Memo löschen
Klicken Sie im Fenster 'Memos verwalten' auf das Symbol für Memo löschen. Ihre
Eintragung wird verworfen und nicht gespeichert.
Symbol für Memo löschen
4.5.5
Memos sortieren
Klicken Sie auf das Symbol für Memos sortieren, um sich Ihre Memos nach den
folgenden Punkten sortieren zu lassen.
Texten
Weckdatum
Erstellungsdatum
Autor
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4 Werkzeuge
Symbol für Memos sortieren
4.5.6
Ein Memo mit einem Alarm versehen
Sie haben die Möglichkeit, jedes einzelne Memo, welches Sie in Ihrer Corporate PlannerDatenbasis hinterlegen, mit einer Alarm- oder Weckfunktion zu belegen. Diese Funktion
kann besonders dann sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer mit der gleichen Datenbasis
arbeiten und auf Szenarien, Abweichungsursachen etc. hingewiesen werden soll.
Öffnen Sie ein bestehendes oder neues Memofenster.
Klicken Sie auf das Symbol für "Weckzeit stellen" (kleine Uhr) in der
Werkzeugleiste des jeweiligen Memofensters. Es erscheint das Fenster 'Wecker
stellen'.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Sie können im Textfeld 'Datum' das gewünschte Datum eintragen, an welchem Sie
an das Memo erinnert werden möchten. Die Eingabe erfolgt in Ziffern. Dabei wird der
Eintrag in Form von DD.MM.YY genauso akzeptiert wie DD.MM.YYYY. Voreingestellt
ist das Systemdatum.
Im Textfeld 'Uhrzeit' können Sie die gewünschte Uhrzeit eintragen (mit
Doppelpunkt eingeben).
Die Option "Wiederholen" bestimmt, ob der Alarm einmal erfolgen soll, oder ob er in
bestimmten Abständen wiederholt werden soll.
Mit Aktivierung der Option "Wiederholen" wird der rechte Fensterbereich aktiv.
Hier stellen Sie ein, ob der Alarm zeitgenau zur angegebenen Uhrzeit erfolgen oder
ob dies unabhängig von der eingetragenen Uhrzeit beim Starten des Programms
geschehen soll. Im rechten Teil des Fensters 'Wecker stellen' können Sie nun
festlegen, wann und wie oft der Alarm wiederholt werden soll.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
täglich: der Alarm wird täglich zur eingetragenen Uhrzeit wiederholt.
Mo - Fr: der Alarm erscheint täglich, jedoch nicht an Samstagen und Sonntagen.
spezielle Tage: hier können Sie durch Klicken auf den Button "spezielle Tage" die
gewünschten Wochentage auswählen. Es erscheint das Fenster 'spezielle
Wochentage' und Sie können zum Beispiel Dienstag und Mittwoch einstellen.
wöchentlich: der Alarm erscheint wöchentlich.
14-tägig: der Alarm erscheint alle 14 Tage zur eingetragenen Uhrzeit.
spezielle Wochentage im Monat: hier können Sie per Klick auf den Button
"spezielle Tage" die gewünschten Wochentage auswählen. Es erscheint das Fenster
'spezieller Tag im Monat' und Sie können zum Beispiel den zweiten Dienstag im
Monat anwählen.
monatlich: der Alarm wird monatlich wiederholt.
Monatsletzter: der Alarm erscheint am letzten Tag jeden Monats.
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4 Werkzeuge
vierteljährlich: der Alarm erscheint vierteljährlich.
halbjährlich: der Alarm erscheint halbjährlich.
jährlich: der Alarm erscheint jährlich.
Schließlich können Sie die Funktion des Weckers aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie
auf "Wecker ein" oder "Wecker aus" klicken.
H inwe is :
4.6
Versieht man ein Memo mit einem Wecker, der auf ein in der
Vergangenheit liegendes Datum verweist, erscheint dieses Memo
automatisch beim Öffnen der Datenbasis. Nutzen Sie diese
Funktion, wenn Sie im Netz arbeiten und sicher gehen wollen,
dass ein anderer Mitarbeiter, der mit der gleichen Datenbasis
arbeitet, dieses Memo erhält.
Der CP-Rechner
Der CP-Rechner unterstützt Sie speziell bei der Erstellung von Budgets in Corporate
Planner, kann aber auch bei kleineren Berechnungen hilfreich sein. Anders als beim
Windows-Taschenrechner kann beim CP-Rechner auf den Wert eines bestimmten Feldes
eines ausgewählten Berechnungszeitraumes Bezug genommen, geändert, kopiert und
für die Planung eines anderen Feldes verwendet werden.
Den CP-Rechner rufen Sie über den Button "Berechnen" innerhalb der Funktion "Topdown / Bottom-up" im Funktionsbereich "Planung" auf.
Symbol für CP-Rechner
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4 Werkzeuge
Im Fenster 'CP-Rechner' haben Sie die Möglichkeit, ein "Feld" und eine
"Datenebene" anzuwählen und für den gewünschten Berechnungszeitraum dessen
Summe (S), Mittel (M), Anfangswert (A) oder Endwert (E) zu verwenden und in die
Zwischenablage zu kopieren.
Über den Button " " kann der Wert des ausgewählten Feldes in die erste Zeile des
Bereichs 'Taschenrechner' geschrieben werden. Diesen Wert können Sie nun ohne
Änderung in die Zwischenablage kopieren und per Klick auf den Button "Übernehmen"
verwenden.
Diesen Wert können Sie nun in einer Zelle der Corporate Planner-Tabelle oder in den
Datenebenen der zentralen Sicht ablegen. Klicken Sie die gewünschte Zelle oder ein
Feld an und verwenden die Tastenkombination Strg+V. Wenn Sie ein Feld anwählen,
wird die im Zwischenspeicher abgelegte Zahl nach Rückfrage in die erste Datenebene
des ersten Monats des gerade eingestellten Berechnungszeitraumes kopiert.
Einen Wert, der in die erste Zeile im Bereich 'Taschenrechner' eingetragen wurde,
kann weiter geändert werden, indem Werte addiert (+), subtrahiert (-), multipliziert (*)
oder dividiert (÷) werden. Tragen Sie in der zweiten Zeile manuell einen Wert ein oder
klicken Sie alternativ erneut auf den Button "Feldauswahl", um den Wert eines
weiteren Feldes abzulegen. Beide sichtbaren Zahlen können Sie nun im CP-Rechner
addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren. Lassen Sie das Ergebnis anzeigen
und kopieren Sie den Wert in die Zwischenablage. Über den roten Pfeilbutton kann das
Ergebnis in die obere Zeile geschrieben und erneut bearbeitet werden.
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4 Werkzeuge
Wenn Sie den CP-Rechner ausgehend von der "Bottom-up-Planung" oder "Topdown-Planung" (Funktionsbereich Planung) anwählen, können Sie eine errechnete
Zahl als Planwert übernehmen (siehe dazu den Abschnitt "Planwerte berechnen mit
dem CP-Rechner" im Kapitel "Planung").
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5 Strukturbearbeitung
5
Strukturbearbeitung
In diesem Kapitel wird erläutert, wie Sie im Modul Corporate Planner individuelle
Baumstrukturen aufbauen und verändern können.
Corporate Planner bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Datenmodelle zu
erstellen oder bestehende Modelle zu verändern. Sie können die Struktur auf Ihre
unternehmensspezifischen Anforderungen hin optimieren oder aber auf mitgelieferte
Standards zurückgreifen und diese weiter anpassen. Ihre Freiheit bei der Gestaltung
des flexiblen Planungs- und Controllingsystems beginnt beim Aufbau der
Datenstrukturen.
5.1
Struktur bearbeiten
Mit der Option "Struktur bearbeiten" im Funktionsbereich Strukturbearbeitung
können Sie die Corporate Planner-Baumstrukturen beliebig gestalten.
Symbol für Struktur bearbeiten
In dieser Ansicht stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Neu
Kopieren
Löschen
Suchen
Automatische Formeln
Neue Felder anzeigen
Feldgruppen
Eigenschaften
Verschieben
Strukturbereinigung
Automatische Kennzahlen
Neue Felder selektieren
Andere Datenbasis
Sortieren
Status Datenverweise
Zuordnung Datenverweise
Datenabgleich
Abhängige Felder anzeigen
Investitions-Bäume aktualisieren
Diese Funktionen können Sie sich ebenfalls in Form einer Arbeitsleiste anzeigen lassen.
Die Änderung der Darstellungsform erfolgt über den Eintrag "Moduleinstellungen" im
Funktionsbereich Einstellungen. In der Registerkarte 'Darstellung' aktivieren Sie im
Bereich 'Struktur ändern' die zwei Kontrollkästchen. Alternativ dazu ist es möglich, mit
einem rechten Mausklick in der Strukturbearbeitung ein Kontextmenü zu öffnen und den
Befehl "Symbolleiste anzeigen" zu aktivieren.
Symbol für Ein neues Feld anlegen
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5 Strukturbearbeitung
Symbol für Neues Feld unten anlegen
Symbol für Neues Feld rechts anlegen
Symbol für Neues Feld oben anlegen
Symbol für Neues Feld links anlegen
Symbol für Felder kopieren
Symbol für Felder verschieben
Symbol für Ausgewählte Felder löschen
Symbol für Eigenschaften dieses Feldes ändern
Symbol für Felder mit anderen Dateien austauschen
Symbol für Formeln in Tochterfeldern automatisch generieren
Symbol für Kennzahlen in Tochterfeldern automatisch generieren
Symbol für Datenabgleich
Symbol für Feldgruppen
Symbol für Forecastübersicht
Symbol für Investitionsbäume der Datenbasis aktualisieren
Symbol für Nicht bebuchte Felder ausblenden
Symbol für Zuordnung von Datenverweisen
Symbol für Status der Datenverweise
Symbol für Berechnungsabhängige Felder im Baum markieren
Symbol für Neue Felder im Baum anzeigen
Symbol für Neue Felder im Baum selektieren
Symbol für Sortieren
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5 Strukturbearbeitung
5.1.1
Felder: Neu anlegen
Wenn Sie in der Corporate Planner-Baumstruktur ein neues Datenfeld anlegen möchten,
gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'.
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur zu der Position, an der Sie ein neues Feld
einfügen möchten.
Wählen Sie im unteren Bildschirmbereich die Option "Neu" aus. Alternativ können
Sie ein neues Feld auch über das Kontextmenü anlegen. Das Kontextmenü öffnen
Sie mit einem rechten Mausklick auf das jeweilige Feld in der Baumstruktur.
Es erscheint das Fenster 'Feld neu anlegen'. Wählen Sie die relative Position (
darüber, darunter, rechts oder links) des neuen Feldes gegenüber dem
angewählten Feld in der Baumstruktur aus. Das neue Feld wird entsprechend der
Auswahl in die Baumstruktur eingefügt.
Das Fenster 'Feldeigenschaften' wird automatisch geöffnet. Das neu angelegte
Feld erhält vom System eine eindeutige Bezeichnung, die sogenannte
Handlenummer. Diese können Sie überschreiben und einen gewünschten FeldKurznamen eintragen. Anschließend vergeben Sie die Feldeigenschaften (die
Bedeutung der einzelnen Eigenschaften wird im nachfolgenden Abschnitt erläutert).
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK" und das Feld wird in der Struktur mit einem
neuen Namen angelegt.
5.1.2
Feldeigenschaften
Nach dem Anlegen eines neuen Feldes, wird das Dialogfenster 'Feldeigenschaften'
automatisch geöffnet. Die Eigenschaften eines Feldes können Sie außerdem per
Doppelklick auf ein Feld oder über den Button "Eigenschaften" in der unteren Leiste
aufrufen.
Der Vergabe von Feldeigenschaften kommt in Corporate
da an dieser Stelle maßgebliche Einstellungen in Bezug
Darstellungsweise eines Feldes vorgenommen werden.
können im CP-Control Center unterschiedliche Rechte
Umfang der Einstellungsmöglichkeiten steuern.
Planner große Bedeutung zu,
auf die Rechenlogik und die
Aufgrund dieser Wichtigkeit
vergeben werden, die den
Anwender mit dem erteilten Funktionsrecht "Struktur bearbeiten" erhalten das Recht,
Feldeigenschaften grundlegend ändern zu können. Beim Aufrufen der Eigenschaften
erhalten Sie den folgenden Dialog:
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5 Strukturbearbeitung
Allen anderen Anwendern kann das Funktionsrecht "Feldeigenschaften bearbeiten"
erteilt werden. Diese haben nur limitierten Zugriff auf die Änderungen der
Feldeigenschaften. Die Einschränkung der Bedienung soll vor einem ungewollten
Überschreiben von Inhalten und Werten schützen und nur ausgewählten Personen den
uneingeschränkten Zugriff auf die Struktur ermöglichen.
H inwe is :
Dieser Dialog ist analog zu dem Dialog, den Sie in der zentralen
Sicht per Doppelklick auf ein Feld der Baumstruktur öffnen
können.
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5 Strukturbearbeitung
5.1.2.1
Feldeigenschaften mit vollen Rechten bearbeiten
Sie
haben
das
Funktionsrecht
"Struktur bearbeiten" und
können
die
Feldeigenschaften in vollem Umfang bearbeiten und ändern. Sie befinden sich im
Fenster 'Feldeigenschaften'. Im oberen Bereich des Dialogs können Sie die folgenden
Informationen definieren oder verändern.
Feldkurzname
Kontonummer/-bezeichnung für Import
Beschreibung
Feldkurzname
Im Eingabefeld 'Feldkurzname' steht zunächst immer eine Zahl, die sogenannte
Handlenummer. Jedes (neue) Feld der Baumstruktur bekommt von System eine
eindeutige Nummer zugewiesen, um eine exakte Zuordnung und Berechnung
gewährleisten zu können. Die Handlenummer ist fortlaufend und hat lediglich eine
systeminterne Bedeutung. Sie können die Nummer mit einem individuellen Kurznamen
überschreiben. Nachträglich können Sie die Handlenummer eines Feldes über die
Feldinformationen einsehen, welche Sie über das Kontextmenü erreichen.
Kontonummer
Im Eingabefeld "Kontobezeichnung für Import" können Sie die Kontonummer und den
eindeutigen Suchbegriff (key, Schlüssel) hinterlegen, der für den automatischen
Datenimport benötigt wird. Dies gilt vor allem für Felder mit der Feldart 'Quelldaten'.
Mehr Informationen zu den unterschiedlichen Feldarten entnehmen Sie dem
nachfolgenden Kapitel "Daten- und Feldarten".
Beschreibung
Im Eingabebereich "Beschreibung" können Sie das aktuell angewählte Feld detaillierter
beschreiben. Sie haben beispielsweise als Kurznamen "RHB-Aufwand" angegeben und
könnten dann die Beschreibung "Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe"
hinterlegen. In einem Bericht haben Sie die Möglichkeit, entweder den Kurznamen oder
die Beschreibung darstellen zu lassen. In der zentralen Sicht erscheint die
Feldbeschreibung im Datenbereich rechts neben der Kontonummer.
Registerkarte 'Eigenschaften
Aktivieren
Sie
die
Registerkarte
"Eigenschaften",
Detailinformationen zu dem Feld hinterlegen können.
auf
der
Sie
weitere
Feldart
Einheiten
Warngruppe
Forecast-Set
Top-down-Faktor
Gruppe(n)
Zahlenformat
Ergebnis im Berechnungszeitraum
Gegenüber Elternfeld negativ
Informativ, nicht saldierend
Name geschützt
Bei Bereinigung berücksichtigen (nur Corporate Planner advanced)
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5 Strukturbearbeitung
Feldart
Ein Feld, welches ein Elternfeld mit Tochterfelder darstellt und sein Ergebnis aus diesen
berechnet, bekommt automatisch die Feldart "Saldo" zugeordnet. Ein Saldofeld ist in
Bezug auf die Feldart manuell nicht veränderbar. Ist die Feldart nicht vordefiniert,
haben Sie die Möglichkeit, die Feldart genauer zu bestimmen. Neben der Feldart
"Quelldaten" können Endfeldern die Feldart "Querverweis", "Konstante", "Formel",
"Kennzahl", "Datenverweis", "Planobjekt", "Investition" oder "Kredit" zugeordnet
werden.
Eine ausführliche Erläuterung aller Feldarten erhalten Sie im folgenden Kapitel "Datenund Feldarten".
Einheiten
Ordnen Sie dem Feld eine Einheit (€, Stück etc.) zu. Über den Button "Definieren"
gelangen Sie in die Einstellungen der Datenbasis, in denen Sie in der Registerkarte
'Einheiten' weitere Einheiten anlegen können.
Warngruppe
Ordnen Sie dem Feld eine Warngruppe zu. Innerhalb einer Warngruppe werden
Warngrenzen festgelegt, die zum Zwecke der Früherkennung von Schwankungen
verwendet werden können. Warngruppen können Sie ebenfalls über den Button
"Definieren" individuell bestimmen und anpassen.
Forecast-Set
Ordnen Sie dem Feld ein Forecast-Set zu. Ein Forecast-Set entsteht durch die
Zuordnung einer Forecast-Regel mit einer Forecast-Ebene. Mehr dazu lesen Sie im
Kapitel "Forecast".
Top-down-Faktor
Im Rahmen der Planung, können Sie in diesem Eingabebereich den gewünschten Topdown-Faktor des Feldes eintragen. Falls bei der Top-down-Planung (Funktionsbereich
Planung
Option "Top-down/ Bottom-up") die Option "Verteilung entsprechend
Top-down-Faktoren der Felder" gewählt wird, erfolgt die Verteilung von Werten
gemäß dem hier angegebenen Faktor.
Gruppe(n)
Sie können das Feld eines Baumes einer Gruppe von Feldern zuordnen. Dafür wird eine
Gruppe angelegt und eine Gruppenmutter, die als gemeinsames Saldofeld fungiert,
definiert. Jedes Feld, das dieser Gruppe neu zugeordnet wird, erscheint in der
Baumstruktur rechts von dem Mutterfeld und wird als Querverweisfeld zum originären
Baum angelegt. Mehr zu diesem Thema entnehmen Sie dem Abschnitt "Gruppenfelder"
des Kapitels "Daten- und Feldarten".
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5 Strukturbearbeitung
Zahlenformat (Nachkommastellen, In, Buchstaben)
Sowohl für Dateneingabefelder als auch für Saldofelder können Sie das Zahlenformat
definieren. Das Zahlenformat setzt sich zusammen aus der Auswahl der
Nachkommastellen
(Auswahlfeld
"Nachkommastellen"),
der
Angabe
der
Darstellungsform (Auswahlfeld "In") sowie der Anzeige der Buchstaben (Option
"Buchstaben anzeigen").
Wählen Sie im Auswahlfeld "Nachkommastellen" die gewünschte Anzahl (0-20) der
Nachkommastellen aus. Folgende Auswahl ist beispielsweise denkbar:
0: die Zahlen werden ohne Nachkommastellen angezeigt.
1: die Zahlen werden mit einer (1) Nachkommastelle angezeigt.
2: die Zahlen werden mit zwei (2) Nachkommastellen angezeigt. Dieses ist die
Standard-Einstellung, die auch bei der Neuanlage eines Feldes voreingestellt ist.
3: die Zahlen werden mit drei (3) Nachkommastellen angezeigt.
Wählen Sie im Auswahlfenster 'In' die
Auswahlmöglichkeiten sind vorhanden:
Darstellungsform der
Zahlen.
Folgende
--- - die Zahlen werden komplett angezeigt.
Dies ist die Standard-Einstellung, die auch bei der Neuanlage eines Feldes voreingestellt
ist. Weitere Anzeigemöglichkeiten sind die Folgenden:
Tsd - die Zahlen werden in Tausend angezeigt.
Mio - die Zahlen werden in Millionen angezeigt.
Mrd - die Zahlen werden in Milliarden angezeigt.
Bio - die Zahlen werden in Billionen angezeigt.
Durch Aktivierung der darunter liegenden Check-Box "Buchstaben (T, M, R, B)
anzeigen" kann bei der Darstellung von Zahlenwerten auf Abkürzungen zurückgegriffen
werden. So können Zahlenwerte z.B. im Datenbereich der zentralen Sicht in den
Buchstaben "T" für Tausend, "M" für Millionen, "R" für Milliarden und "B" für Billionen
dargestellt werden.
Ergebnis im Berechnungszeitraum
Hier definieren Sie für das ausgewählte Feld die Berechnungsart der Werte in den
Datenebenen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
"Summe":
die
Werte
des
Feldes
werden
über
den
eingestellten
Berechnungszeitraum summiert.
"Mittel": als Ergebnis für den Berechnungszeitraum wird aus den Werten des
eingestellten Berechnungszeitraumes das arithmetische Mittel gebildet.
"Anfangswert": als Ergebnis für den Berechnungszeitraum wird der Wert des
ersten Zeitschritts des eingestellten Berechnungszeitraumes übernommen.
"Endwert": als Ergebnis für den Berechnungszeitraum wird der Wert des letzten
Zeitschritts des eingestellten Berechnungszeitraumes übernommen.
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5 Strukturbearbeitung
Gegenüber Elternfeld negativ
Schalten Sie die Option "gegenüber Elternfeld negativ" ein, wenn das ausgewählte
Feld gegenüber seinem Elternfeld negativ rechnen soll. Beispiel: Das Feld
'Erlösschmälerungen' wird gegenüber seinem Elternfeld 'Erlöse' negativ definiert.
Aufgrund der positiven Datenhaltung in Verbindung mit strukturellen Vorzeichen
werden die Daten des Feldes 'Erlösschmälerungen' im Arbeitsbereich positiv erfasst
und dargestellt, in der Baumstruktur jedoch negativ gerechnet (siehe Abschnitt
"Sonstige Eigenschaften" im Kapitel "Daten- und Feldarten").
Informativ, nicht saldierend
Wählen Sie die Option "Informativ, nicht saldierend", wenn die Daten eines Feldes im
Strukturbaum nicht in das Elternfeld übergeben werden sollen. Der Datenfluss wird an
dieser Stelle 'geblockt'. Die Option ist z.B. dann sinnvoll, wenn Felder mit
unterschiedlichen Einheiten (z.B. EUR und Stück) parallel im Strukturbaum angelegt sind
(siehe Abschnitt "Sonstige Eigenschaften" im Kapitel "Daten- und Feldarten").
Name geschützt
Schalten Sie die Option "Name geschützt" ein, wenn das aktuelle Feld gegenüber
Änderungen des Kurznamens, des Langnamens und der Kontonummer geschützt werden
soll. Die Namensänderung eines Feldes in der zentralen Sicht ist dann nicht möglich.
Bei Bereinigung berücksichtigen (optional)
Diese Check-Box steht nur in Corporate Planner advanced zur Auswahl. Durch
Aktivierung der Option, wird das Feld bei einer Strukturbereinigung berücksichtigt. Dies
hat zur Folge, dass das Feld, sollte es keine Werte enthalten, im Rahmen der
Bereinigung ausgeblendet wird.
H inwe is :
Wenn es sich bei der Vergabe von Feldeigenschaften um ein
Saldofeld
handelt,
können
Sie
die
vorgenommenen
Einstellungen direkt auf die Tochterfelder des aktuellen Feldes
vererben. Aktivieren Sie dazu das Kästchen "Vererben". Dies
erleichtert das nachträgliche Zuordnen von Feldeigenschaften
erheblich, da die Definition nicht für jedes einzelne Feld
vorgenommen werden muss.
Registerkarte 'Notizen'
Bei Aktivierung der Registerkarte 'Notizen' können feldbezogene Informationen in Form
von Feldnotizen hinterlegt werden. Diese können der Dokumentation des
Planungsprozesses dienen und den Kommunikationsprozess mit anderen Mitarbeitern, die
ebenfalls mit der Datenbasis arbeiten, unterstützen.
Symbol für Feldnotiz
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5 Strukturbearbeitung
Nachdem eine Feldnotiz angelegt wurde, erhält das Feld in der Baumstruktur eine kleine
gelbe Ecke, die die hinterlegte Feldnotiz signalisiert.
Durch 'mouse-over' über das gekennzeichnete Feld wird der Kommentar in Form eines
'Pop-up' angezeigt.
Sie können Notizen beliebiger Länge hinterlegen. Die aus MS Word bekannten
Funktionen stehen Ihnen dabei für die Bearbeitung zur Verfügung, so dass die Feldnotiz
in Format (Schriftart, Schriftgrad, Schriftschnitt, Schriftfarbe) und Darstellung
(Ausrichtung, Aufzählung) geändert werden kann. Weiterhin können Sie verschiedene
Optionen, wie "Datum einfügen", "Ausschneiden", "Kopieren", "Einfügen",
"Rückgängig", "Suchen" und "Drucken" für die Erstellung der Feldnotiz nutzen.
Wählen Sie die Option "OK", wenn die Änderungen und Eingaben festgehalten werden
sollen. Mit "Abbrechen" werden diese verworfen.
H inwe is :
Eine Feldnotiz können Sie auch direkt im Datenbereich der
zentralen Sicht eingeben. Klicken Sie auf den grauen Button
rechts neben der Feldbeschreibung. Statt der Datenebenen ist
dann ein Texteditor zu sehen, in dem die Notiz eintragen
werden kann. Durch einen weiteren Klick auf das Symbol für die
Feldnotiz wird der Texteditor geschlossen und die Datenebenen
werden dargestellt. Wurde bei einem Feld eine Notiz hinterlegt,
wechselt der Button für die Feldnotiz seine Farbe von grau zu
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5 Strukturbearbeitung
gelb. Das Feld in der Baumstruktur wird mit einem gelben Dreieck
gekennzeichnet.
Registerkarte 'Farbe'
Bei Aktivierung der Registerkarte 'Farbe' haben Sie die Möglichkeit, Felder einzeln farbig
zu markieren, z.B. um Ihre Baumstruktur übersichtlicher zu gestalten. Möchten Sie die
farbige Hinterlegung rückgängig machen, können Sie den grauen Button, der sich
oberhalb der Standard-Farbpalette befindet, aktivieren. Das ausgewählte Feld erhält
wieder seinen neutralen Hintergrund.
H inwe is :
Die
Registerkarte
'Farbe'
steht
Ihnen
im
Dialog
'Feldeigenschaften' nur dann zur Verfügung, wenn im
Funktionsbereich Einstellungen
"Moduleinstellungen"
Register 'Darstellungen' das Kästchen "Felder farbig
anzeigen" aktiviert ist.
Registerkarte 'Erweiterte Optionen'
Auf dieser Registerkarte werden Einstellungen in Verbindung mit dem IFP-Modell bzw.
mit dem CP-Analyzer vorgenommen. Weitere Informationen erhalten Sie in den
jeweiligen Produkt-Dokumentationen.
5.1.2.2
Feldeigenschaften mit limitierten Rechten bearbeiten
Sie haben im CP-Control Center das Funktionsrecht "Feldeigenschaften bearbeiten"
zugewiesen bekommen und können die Feldeigenschaften entsprechend nur in limitierter
Form bearbeiten. In diesem Fall beschränkt sich der Zugriff auf die Eigenschaften, die
keine Auswirkungen auf die Rechenlogik und den Aufbau der Baumstruktur
haben. In dem abgewandelten Dialog können Sie den Kurznamen und die Beschreibung
eines Feldes ändern, Einheiten und Warngrenzen wählen, die Darstellung von Zahlen
bestimmen und Feldnotizen hinterlegen. Für eine genauere Beschreibung der einzelnen
Einstellungsmöglichkeiten lesen Sie bitte den vorherigen Abschnitt.
5.1.3
Felder und Bäume löschen
Wenn Sie im Corporate Planner-Baum ein Datenfeld, eine Teilstruktur (Teilbaum) oder
einen gesamten Baum löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich im Bereich 'Struktur bearbeiten'.
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur auf das Feld (den Baum), welches Sie (mit
Tochterfeldern) löschen möchten.
Wählen Sie die Funktion "Löschen". Im unteren Bildschirmbereich erscheint das
Fenster 'Felder löschen'. Sie können nun auswählen, ob Sie das einzelne Feld oder
den kompletten Zweig/ Baum löschen wollen. Alternativ erreichen Sie diese Option
auch über das Kontextmenü per Rechtsklick auf das entsprechende Feld.
Sie werden nun aufgefordert, das Löschen des einzelnen Feldes (mit
Tochterfeldern) zu bestätigen. Mit "Nein" können sie Ihre Aktion abbrechen.
5.1.4
Felder: Suchen
Corporate
Planner
erlaubt
die
Realisierung
diverser
Rechenwege
und
Datenhinterlegungen. Die Baumstruktur kann deshalb aus sehr unterschiedlichen
Feldtypen und Daten bestehen. Damit Sie diese komplexen Strukturen noch effektiver
nutzen können, werden Sie von einer flexiblen Suchfunktion unterstützt.
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5 Strukturbearbeitung
Die Suchfunktion befindet sich in der oberen rechten Ecke des Anzeigefensters (oder
"Strg"+"F"). Sie gelangen in das Fenster 'Felder suchen'. Dort haben Sie die
Möglichkeit, u.a nach Text, Feldart, Feldeigenschaften, Feldeinheiten, Hierarchie oder
Anlagedatum zu suchen.
5.1.5
Felder: Kopieren
Wenn Sie im Corporate Planner-Baum eine Teilstruktur (einen Teilbaum) kopieren
möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich im Bereich 'Struktur bearbeiten'.
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur auf das Feld, welches mit allen
Tochterfeldern an eine andere Baumposition kopiert werden soll.
Wählen Sie den Button "Kopieren". Im unteren Bereich erscheint der Bereich
'Felder kopieren' (rote Schrift). Alternativ erreichen Sie diese Option über das
Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Feld in
der Baumstruktur klicken und die Option "kopieren" wählen).
Über den Button "Einstellungen" können Sie den Kopiervorgang in Bezug auf die
Hierarchietiefe näher bestimmen. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie den aktuellen
Zweig oder den aktuellen Pfad kopieren möchten. Sie haben dann die folgenden
Kopiermöglichkeiten:
- Einzelfeld: nur das ausgewählte Feld wird kopiert.
- Vollständig: der gesamte Zweig/Pfad wird kopiert.
- + x Hierarchiestufen: ausgehend vom ausgewählten Feld werden x weitere
Hierarchiestufen kopiert (Auswahl der Hierarchiestufen links).
- Ab Hierarchiestufe x bis y: ausgehend
Hierarchiestufen bis ausgewähltes Feld + y
Hierarchiestufen links).
vom ausgewählten Feld + x
Hierarchiestufen (Auswahl der
- Ohne x Hierarchiestufen, ausgehend von den Endfeldern: Endfelder – x
Hierarchiestufen.
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5 Strukturbearbeitung
Bestätigen Sie den Einstellungsdialog mit "OK".
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur nun zu demjenigen Feld und derjenigen
Ebene, dem die kopierten Felder/das Feld angefügt werden sollen. Positionieren Sie
den Mauszeiger auf das Feld, unter welches die Teilstruktur kopiert werden soll.
Wählen Sie nun im unteren Bildschirmbereich 'Felder kopieren' die Option "Hier
einfügen"; alternativ kann auch mit Doppelklick auf dieser Feldposition das
Einfügen durchgeführt werden.
Es folgt eine Abfrage, bei der Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten haben:
Nach dem Kopieren die neuen Felder als eigenständige Struktur mit den
eingetragenen Werten (Option "Quelldaten kopieren") angelegen.
Die neuen Felder als eigenständige Struktur, deren Werte alle auf 0 gesetzt wurden,
(Option "Quelldaten = 0") angelegen.
Die neuen Felder erhalten einen direkten Querverweis zu den ursprünglichen Feldern
(Option "Querverweise auf Quelldaten").
Die zweite Möglichkeit bietet sich beispielsweise dann an, wenn basierend auf einer
bestehenden Filiale eine neue Filiale angelegt werden soll, welche die gleiche Struktur
besitzt und vorerst noch keine Daten enthält. Bei Anwählen der Option "Querverweise
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5 Strukturbearbeitung
auf Quelldaten" werden diese sofort automatisch gelegt. Diese Funktion ist
insbesondere dann hilfreich, wenn Sie mit Hilfe weiterer Baumstrukturen andere
Sichtweisen darstellen möchten. Die neuen Felder können mitsamt der Querverweise an
eine andere Stelle in der gesamten Baumstruktur verschoben werden. Ein vorhandenes
Importscript braucht im Gegensatz zur 1. und 2. Option nicht nachbearbeitet werden
und der Corporate Planner-Datenbestand selbst wird hier nicht zu groß.
5.1.6
Felder: Verschieben
Wenn Sie im Corporate Planner-Baum ein Feld, eine Teilstruktur (einen Teilbaum)
verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich im Bereich 'Struktur bearbeiten'.
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur zu demjenigen Feld, das (mit allen
Tochterfeldern) an eine andere Baumposition verschoben werden soll.
Wählen Sie im unteren Bildschirmbereich das Kommando "Verschieben". Alternativ
erreichen Sie diese Option über das Kontextmenü (Sie klicken mit der rechten
Maustaste in das entsprechende Feld in der Baumstruktur und wählen die Option
"verschieben").
Über den Button "Einstellungen" kann der Verschiebevorgang in Bezug auf die
Hierarchietiefe näher bestimmt werden.
Sie können festlegen, ob Sie ausgehend von dem ausgewählten Feld den
kompletten Zweig, ab einer definierten Hierarchiestufe, oder eine definierte
Hierarchiestufe, ausgehend von den Endfeldern verschieben möchten. Über den
Drehknopf bestimmen Sie die Hierarchietiefe. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Bewegen Sie sich nun in der Baumstruktur zu demjenigen Feld, wohin die
Teilstruktur verschoben werden soll.
Wählen Sie nun im unteren Bildschirmbereich 'Felder verschieben' die Option "Hier
einfügen", alternativ kann auch mit Doppelklick auf dieser Feldposition das
Verschieben durchgeführt werden.
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5 Strukturbearbeitung
5.1.7
Felder Sortieren
Die Felder innerhalb der angelegten
Übersichtlichkeit sortiert werden.
Baumstruktur
können
zum
Zweck
der
Sie befinden sich im Bereich 'Struktur bearbeiten'. Wählen Sie im unteren
Bildschirmbereich das Kommando "Sortieren" und es öffnet sich das 'Baumstruktur
sortieren'. Sie können Ihre Baumstruktur nach den folgenden Kriterien sortieren:
Feldkurzname
Feldlangname
Feldkontonummer
Feld-Nummer (Handle)
Darüber hinaus legen Sie fest, ob die Sortierung aufsteigend oder absteigend
vorgenommen und welche Hierarchiestufen hinzugezogen werden. Geblockte Felder
werden durch Setzen des Hakens nicht sortiert und bleiben an ihrer entsprechenden
Stelle im Baum bestehen.
5.1.8
Neue Felder anzeigen und selektieren
Neu angelegte Felder können zeitabhängig angezeigt bzw. selektiert werden. Dafür
finden Sie im Bereich "Struktur bearbeiten" im unteren Bildschirmbereich jeweils einen
Button. Tragen Sie das gewünschte Datum und die Zeit ein und schalten Sie die Suche
an. Sofern Sie die Option "Neue Felder anzeigen" gewählt haben, erscheinen die
Kurznamen aller neuen Felder der Baumstruktur in fetter Schrift. Haben Sie die Option
"Neue Felder selektieren" gewählt, erscheinen die neuen Felder in blauer Schrift und
sind markiert. Die beiden Optionen unterscheiden sich in der Hinsicht, dass selektierte
Felder anschließend gelöscht, verschoben oder kopiert werden können.
Schalten Sie die Suche anschließend wieder ab und die Felder erscheinen in gewohnter
Weise.
Sie können neue Felder ebenfalls über die Suchfunktion anzeigen lassen. Diese
befindet sich in der oberen rechten Ecke des Anzeigefensters. Wählen Sie als Suchart
"Anlagedatum" und grenzen Sie das Erstellungsdatum zeitlich ein.
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5 Strukturbearbeitung
5.1.9
Gruppenmanager/ Feldgruppen
Angenommen, Ihnen liegt im Rahmen Ihres Konzerncontrollings eine Filialstruktur vor.
Hinter jeder Filiale befindet sich eine Ergebnisrechnung über Erträge und Aufwendungen.
Um eine Übersicht aller Erträge zu erhalten, möchten Sie eine Gruppe "Erträge"
anlegen und jedes Ertragsfeld der Filialstruktur dieser Gruppe zuordnen.
Diese Gruppenzuordnung können Sie manuell über die Feldeigenschaften eines Feldes
vornehmen (siehe Abschnitt "Gruppenfelder" des Kapitels "Daten- und Feldarten")
oder aber automatisch, indem Sie mit Hilfe des Gruppenverwaltung für alle Felder mit
dem gleichen Namen eine Gruppe generieren.
Legen Sie beispielhaft eine Filialstruktur mit einer Ergebnisrechnung hinter jeder Filiale
an. Wählen Sie das Wurzelfeld "Filialen" aus und betätigen Sie im Bereich "Struktur
bearbeiten" (Funktionsbereich Strukturbearbeitung) den Button "Feldgruppen". Sie
gelangen in das Fenster 'Feldgruppen verwalten'.
Im oberen Bereich sehen Sie das ausgewählte Feld der Baumstruktur. Sie bestimmen,
ob die gleichnamigen Felder des gesamten Baumes oder nur des aktuellen Zweiges
bei der Gruppenzuordnung berücksichtigt werden sollen. Außerdem können Sie eine
Rückfrage aktiveren. Diese prüft, ob die einzelnen gleichnamigen Felder auch
tatsächlich der neuen Gruppe hinzugefügt werden sollen.
Legen Sie eine neue Gruppe an. Über den Button "Gruppen ändern" gelangen Sie in
die Datenbasiseinstellungen. Hier können Sie unter dem Reiter 'Feldgruppen' die
gewünschte Gruppe "Erträge" definieren. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Aktivieren Sie in der Liste nun die zuvor angelegte Gruppe durch Setzen eines Hakens.
Im unteren Bereich finden Sie mehrere Optionsschaltfelder. Wählen Sie die Alternative
"Gruppe(n) vergeben nach Feldnamen" und schreiben Sie in das Eingabefeld den
Feldnamen, der mit der Gruppe "Erträge" versehen werden soll. In diesem Fall möchten
Sie alle Felder mit dem Namen "Erträge" der Gruppe zuordnen.
Bevor Sie Ihre Einstellungen mit "OK" bestätigen verfeinern Sie die Namensgebung
der neuen anzulegenden Gruppentöchter. Über den Drehknopf bestimmen Sie von
welcher Hierarchiestufe in der originären Quelle der Name für das neue Feld
übernommen wird. Bei einer Einstellung von "0" würden alle Gruppentöchter der Gruppe
"Erträge" auch den Kurznamen "Erträge" erhalten, da dies das Wort ist, wonach bei
der Gruppenzuordnung gesucht wurde. Bei einer Erhöhung auf "1" wird die nächst
höhere Stufe des Feldes "Erträge" verwendet, welches in diesem Fall die einzelnen
Filialnamen sind.
In dem Fenster finden Sie zwei weitere Optionsschalter. Über die Alternative "Namen
der Querverweise auffrischen", werden Feldnamen, im Falle einer Änderung des
Gruppennamens oder der Hierarchiestufen die Namensgebung aktualisiert. Die Option
"Gruppen löschen" löscht die Zuordnung von Gruppen.
Um das durchgeführte Filialen-Beispiel nachvollziehen zu können, öffnen Sie die
Trainingsdatenbasis 'B_Training' in Ihrem Beispielverzeichnis. Springen Sie in den
Zweig "Konzerncontrolling" und schauen Sie auf die Filialen-Struktur. Prüfen Sie in
den Feldeigenschaften die Gruppenzuordnung der Felder Aufwendungen und Erträge.
Unterhalb des Feldes "Filialen" befindet sich das Feld "Filial-Übersicht", wo die
Erträge und Aufwendung als Saldo über alle Filialen dargestellt werden.
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5 Strukturbearbeitung
5.1.10
Andere Datenbasis
Sie können Baumstrukturen (oder Felder) aus einer anderen Corporate PlannerDatenbasis in Ihren aktuellen Baum einfügen und dabei optional Datenverweise auf
einen Zweig einer anderen Datenbasis erzeugen. Darüber hinaus ist es möglich
Kreuzverbindungen herzustellen oder einen Zweig in eine neue Quelle auszulagern.
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'. Wählen Sie das Symbol "Felder
mit anderen Dateien austauschen" in der Arbeitsleiste aus.
Symbol für Felder mit anderen Dateien austauschen
Alternativ erreichen Sie diese Option über das Kontextmenü (klicken Sie mit der rechten
Maustaste in das entsprechende Feld der Baumstruktur und wählen Sie die Option
'Andere Datenbasis' aus). Es öffnet sich der Dialog 'Austausch mit anderer
Datenbasis'.
5.1.10.1 Felder einfügen
Öffnen Sie zuerst die Datenbasis, aus der Sie eine Teilstruktur kopieren wollen, und
dann diejenige, in die der Teilbaum kopiert werden soll. Wählen Sie den Button "Aus
anderer Datenbasis", so dass Sie in den Dialog 'Austausch mit anderer
Datenbasis' gelangen. Klicken Sie auf "Felder einfügen". Es öffnet sich der Dialog
'Baum aus anderer Datenbasis einfügen'.
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5 Strukturbearbeitung
Bestimmen Sie an welcher Stelle der geöffneten Datenbasis, der Zweig aus der
anderen Datenbasis eingefügt werden soll. Durch klicken auf den Button "Suchen"
öffnet sich die Feldauswahl, in der Sie das Feld anwählen, hinter welches der
Teilbaum der anderen Datenbasis hinkopiert werden soll. Wählen Sie z.B. in der
'B_Training' das Feld "Ergebnis".
Wählen Sie anschließend analog den Zweig der anderen Datenbasis aus, der
kopiert und eingefügt wird. Wenn Sie keine Datenbasis geöffnet haben, können Sie
auch die entsprechende Datenbasis durch Anklicken des Symbols "eine QuellDatei öffnen" suchen und in der Dateiliste hinterlegen. Wählen Sie in einer von
Ihnen registrierte Datenbasis ein beliebiges Feld bzw. einen Zweig aus.
Im unteren Teil des Fensters wird festgelegt, ob Investitionen und Kredite
mitkopiert werden und/ oder ob die kopierten Daten gleich 0 gesetzt werden
sollen. Sofern die Optionen deaktiviert bleiben, wird der Zweig eins zu eins kopiert
und eingefügt.
Durch die Bestätigung des Dialoges mit "OK" werden die Felder rechts neben dem
ausgewählten Feld angelegt. Es können nun Feldumbenennungen vorgenommen
werden.
5.1.10.2 Datenverweise
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie nicht nur einzelne Felder aus anderen Datenbasen
kopieren und einfügen (Option "Felder einfügen"), sondern einen Zweig einer anderen
Datenbasis über datenbasenübergreifende Querverweise (Datenverweise) mit Ihrer
Baumstruktur verbinden. Über eine regelmäßige Aktualisierung der Verweise werden
Informationen aus der anderen Datenbasen übergeben.
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5 Strukturbearbeitung
Analog zu der zuvor erläuterten Funktion "Felder einfügen", legen Sie im Bereich
'Position in dieser Datenbasis' fest, an welcher Stelle der Zweig aus der anderen
Datenbasis eingefügt werden soll. Anschließend bestimmen Sie im Eingabefeld 'Andere
Datenbasis' den Zweig, der kopiert und eingefügt werden soll.
Bei der Übernahme der Strukturen aus der anderen Datenbasis werden automatisch
Datenverweise angelegt. Dabei können Sie optional die Tiefe festlegen, d.h. Sie
bestimmen wie viele Hierarchiestufen übernommen und für welche Ebenen
Datenverweise erzeugt werden. Aktivieren Sie außerdem die Datenebenen, deren Daten
übergeben werden sollen.
Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Eingaben, mit "Abbrechen" verwerfen Sie diese.
Felder, die über einen Datenverweis ihre Daten erhalten, sind in der Baumstruktur mit
einem blauen Dreieck an der rechten Seite des Feldes gekennzeichnet. Bei Anwahl des
Dreiecks wird die Datenbasis, aus der die Daten bezogen werden, automatisch geöffnet
und das Feld angezeigt.
Datenverweise werden nicht automatisch aktualisiert, sondern müssen manuell auf den
neusten
Stand
gebracht
werden.
Wählen
Sie
dafür
im
Bereich
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5 Strukturbearbeitung
"Strukturinformationen" (Funktionsbereich Strukturbearbeitung) auf die Option
"Status der Datenverweise". Hier können sie das letzte Aktualisierungsdatum des
Datenverweises einsehen und direkt die Aktualisierung der Verknüpfung vornehmen. Für
eine schnelle Aktualisierung können Sie auch das entsprechende Icon ("Status der
Datenverweise") per Drag-and-Drop in die Symbolleiste legen. Darüber hinaus können
Sie über den Button "Zuordnung von Datenverweisen..." (Ansicht 'Struktur
bearbeiten') die Zuordnung zur verwendeten Datenbasis und die Zuordnung der
Datenebenen zwischen den Datenbasen vornehmen. Diese Funktion findet z.B. dann
Gebrauch, wenn die Verknüpfung zwischen zwei Datenbasen unterbrochen wurde und
abschließend wieder zusammengeführt werden sollen.
5.1.10.3 Kreuzverbindungen
Mit Hilfe der Funktion "Kreuzverbindung" werden Datenverweise in beide Richtungen
zwischen zwei Datenbasen erzeugt. Sie können also Werte aus einer Datenbasis, die
Sie in der Ist-Ebene gepflegt haben, in eine zweite Datenbasis exportieren und im
Gegenzug aus dieser zweiten Datenbasis die Werte aus den restlichen Ebenen
importieren.
B e is pie l:
Es existieren zwei strukturgleiche Datenbasen. In einer werden
die Planwerte gepflegt, in der anderen die Istwerte aktualisiert.
Mit Hilfe der 'Kreuzverbindung' können die jeweils in der
anderen Datenbasis gepflegten Daten übernommen werden.
Hiermit besteht die Möglichkeit, Planwerte zentral zu erzeugen
(z.B. durch den Zentralcontroller) und die Ist-Daten aus Filialen
(oder z.B. durch die Bereichscontroller) zu übernehmen.
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5 Strukturbearbeitung
Mit der Option "Position in dieser Datenbasis" bestimmen Sie den Baumzweig,
der mit dem zweiten Baumzweig in der Datenbasis über Kreuz verbunden werden
soll. Der zweite Baumzweig wird mit der Option "Andere Datenbasis" bestimmt.
Im unteren Fensterbereich bestimmen Sie die zu importierenden Datenebenen der
jeweiligen Datenbasen.
Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Eingaben und mit "Abbrechen" verwerfen Sie diese.
5.1.10.4 Neue Quelle
Bei der Erstellung neuer Datenbasen können Sie auf bereits erstellte Strukturen
zurückgreifen. Wählen Sie dafür in der Baumstruktur das Feld bzw. den Zweig aus, den
Sie verwenden möchten.
Im Bereich 'Modus' bestimmen Sie, ob der ausgewählte Strukturbereich in die neue
Datenbasis kopiert oder ausgelagert werden soll. Wenn Sie einen Zweig kopieren,
bleibt die Struktur im Quellbaum vollständig erhalten und wird in der neuen Datenbasis
identisch angelegt. Wenn Sie den Zweig auslagern, bleibt im Quellbaum ausschließlich
das Wurzelfeld erhalten, alle Tochterfelder werden gelöscht. In der neuen Datenbasis
wird der Zweig wieder vollständig angelegt.
Optional können beim Kopiervorgang Datenverweise erzeugt werden. Im Zuge dessen
erhalten alle Endfelder des Quellbaumes einen Datenverweis. Per Klick darauf springen
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5 Strukturbearbeitung
Sie direkt auf das zugehörige Feld in der neuen Datenbasis. Benennen Sie anschließend
Ihre neue Datenbasis. Über den Button "Suchen" kann die Datenbasis in einem Ordner,
der im CP-Control Center angelegt werden muss, abgelegt werden. Anschließend
bestätigen Sie ihre Eingabe und Ihre neu erstelle Datenbasis öffnet sich.
5.1.11
Automatische Formeln
Mit dieser Funktion können Sie automatisch identische Formeln in den Endfeldern eines
Baumes erzeugen, basierend auf der Existenz gleich aufgebauter Quellbäume oder
absoluter Felder wie beispielsweise ein Währungsfeld für Umrechnungen. Ein einfaches
Beispiel gleich aufgebauter Quellbäume ist die automatische Erzeugung eines
Umsatzbaumes. Dieser wird aus einem Preis- und einem Mengenbaum generiert.
5.1.11.1 Automatische Formeln - Vorgehensweise
Wenn Sie in einer Corporate Planner–Datenbasis eine Baumstruktur oder eine
Teilstruktur (einen Teilbaum) automatisch errechnen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'.
Wählen Sie das Mutterfeld in der Baumstruktur aus, deren Endfelder automatisch in
Formeln gewandelt werden sollen, bzw. legen Sie die Baumstruktur an, die
berechnet werden soll.
Wählen Sie anschließend im unteren Bildschirmbereich die Option "Automatische
Formeln" aus. Sie gelangen in das Fenster 'Automatische Formelbäume', wo Sie
im oberen Fensterbereich das Elternfeld Ihres ausgewählten Baumes erkennen
können.
Sie haben die Möglichkeit, zwischen den Modi "Datenfelder in Formeln wandeln"
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5 Strukturbearbeitung
oder "Bestehende Formeln erneuern" zu wählen.
In dem Eingabefeld 'Formel:' geben Sie die Formel ein, die bei den Datenfeldern
hinterlegt werden und im Formelbaum errechnet werden soll. Die Eingabe kann
manuell und durch Vergabe von Platzhaltern erfolgen. Durch Klicken auf die "Baum/
Feld-Platzhalter f0 – f9" öffnet sich das Fenster 'Feldauswahl'. Wählen Sie hier
die Baumstrukturen oder absoluten Felder aus. Sofern der Formelbaum durch ein
absolutes Feld errechnet wird, aktivieren Sie hinter dem nunmehr ausgewählten Feld
die Option "absolut".
Sie haben die Möglichkeit, einen Formelbaum auf Grundlage identischer
Baumstrukturen (Bsp. Umsatzbaum errechnet aus Preis * Menge) oder auf
Grundlage eines absoluten Feldes (z.B. gemischte Währungen in einer Datei) zu
erstellen.
Die Option "Nach Kontobezeichnungen suchen" aktivieren Sie, wenn bei einem
Formelbaum, der aus zwei oder mehreren identischen Baumstrukturen errechnet
wird, die Anordnung der Felder nicht in der gleichen Reihenfolge ist. Sofern die
Felder einen Suchbegriff (siehe 'Feldeigenschaften – Kontonummer') haben, kann
nach diesem gesucht und so die Zuordnung korrekt durchgeführt werden.
Der Schalter "Beispiele" in dem Fenster 'Automatische Formelbäume' öffnet
das Fenster 'Beispiele für automatische Formelbäume', in welchem zwei
Beispiele für die Funktion 'Automatischer Formelbäume' dargestellt sind.
Durch Anklicken des Schalters "Schließen" schließen Sie das Fenster und kehren in
das Fenster 'Automatische Formelbäume' zurück.
Der Schalter "mehr" führt Sie in das Fenster 'Option Hybridfeld'. Hier definieren
Sie den Formeltyp (siehe Abschnitt "Hybridfelder" im Kapitel "Daten- und
Feldarten").
Nachdem Sie Ihre Angaben gemacht haben, klicken Sie auf den Schalter "OK", um
die Informationen zu übernehmen. Wählen Sie den Schalter "Abbrechen", um die
Angaben zu verwerfen.
Kehren Sie zurück in die zentrale Sicht (Funktionsbereich Planung
"Hierarchische Planung" oder durch Anklicken des Symbols in der Symbolleiste).
5.1.11.2 Automatische Formeln - Beispiel: Umsatzbaum
G e he n Sie wie fo lgt v o r:
Definieren Sie zunächst einen Preis- und einen Mengenbaum (Preis- und Mengenbaum
sind im Aufbau identisch) und kopieren Sie einen der beiden Bäume als Vorlage für den
zu erstellenden Umsatzbaum unter die beiden Bäume. Vergeben Sie einen
entsprechenden Namen für diesen Baum (z.B. Umsatz) und dessen Tochterfelder.
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'.
Wählen Sie das Mutterfeld (hier: Umsatz) aus.
Klicken Sie auf "Automatische Formeln" und aktivieren Sie in unserem Fall die
Option "Datenfelder in Formeln wandeln" (Sollen bestehende Formeln erneuert
werden, wählen Sie "bestehende Formeln erneuern") und geben Sie in dem
Eingabefeld "Formel:" die entsprechende Formel durch Nutzung von FeldPlatzhaltern ein. In diesem Beispiel zur Berechnung des Umsatzes wählen Sie
'f1 * f2' (Preis x Menge). Da wir in diesem Beispiel von identischen Bäumen
ausgehen (d.h. Preise und Mengen wurden in den einzelnen Bäumen in der gleichen
Reihenfolge im Baum angelegt bzw. die Bäume durch Kopieren erzeugt), brauchen
wir das Kontrollkästchen "Nach Kontobezeichnungen suchen" nicht zu aktivieren.
Definieren Sie durch Klicken auf die Feldplatzhalter "f1" und "f2" die Formel. Sie
gelangen mit Klicken auf die Platzhalter in das Fenster 'Feldauswahl' und wählen
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5 Strukturbearbeitung
hier in der Baumstruktur die entsprechenden Teilbäume. Für f1 (den Platzhalter des
Preisbaumes) wählen Sie das Elternfeld "Preise", für f2 (den Platzhalter des
Mengenbaumes) wählen Sie das Elternfeld "Mengen" aus.
Starten Sie dann die Formelgenerierung durch Klicken auf "OK".
Die Schachtelungstiefe beider Strukturen muss nicht identisch sein, das heißt
Quellbäume (hier: Preis/Menge) können tiefer strukturiert sein als Zielbäume (hier:
Umsatz).
Sehen Sie sich durch Klicken auf den Button "Beispiele" auch das Beispiel 2 zur
Umrechnung eines Baumes in Fremdwährung an, das heißt Multiplikation mit einem
absoluten Umrechnungsfeld (hier: Währungskurs). Aktivieren Sie in diesem Fall das
Kontrollkästchen "absolut" ganz rechts.
5.1.12
Automatische Kennzahlen
Wenn Sie in der Corporate Planner-Baumstruktur oder in einer Teilstruktur Kennzahlen
automatisch anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'.
Wählen Sie das Mutterfeld in der Baumstruktur aus, deren Endfelder automatisch in
Kennzahlen gewandelt werden sollen, bzw. legen Sie die Baumstruktur an, die
berechnet werden soll.
Wählen Sie dazu im unteren Bildschirmbereich den Button "Automatische
Kennzahlen". Sie gelangen durch Anklicken des Button in das Fenster
'Automatische Kennzahlbäume'. Im oberen Fensterbereich erkennen Sie das
Elternfeld Ihres ausgewählten Baumes, in deren Endfeldern Kennzahlen generiert
werden.
Sie haben die Möglichkeit, zwischen den Modi "Datenfelder in Kennzahlen
wandeln" oder "Bestehende Kennzahlen erneuern" zu wählen.
Wählen Sie im Bereich 'Kennzahltyp' den gewünschten Kennzahlentyp aus, mit
dem der Kennzahlenbaum errechnet werden soll. Sie haben die Möglichkeit, einen
Kennzahlenbaum auf
Grundlage
identischer
Baumstrukturen
(Bsp.:
Die
Aufwandsquote der Filialen errechnet sich aus Aufwand/Umsatz*100) zu erstellen.
Durch Klicken auf die "Baum/Feld-Platzhalter f1– f4" öffnet sich das Fenster
'Feldauswahl'. Wählen Sie in diesem die Baumstrukturen oder absoluten Felder
aus. Sofern der Kennzahlenbaum durch ein absolutes Feld errechnet wird, aktivieren
Sie hinter dem nunmehr ausgewählten Feld die Option "absolut".
Die Option "Nach Kontobezeichnungen suchen" aktivieren Sie, wenn bei einem
Kennzahlenbaum, der aus zwei oder mehreren identischen Baumstrukturen errechnet
wird, die Anordnung der Felder nicht in der gleichen Reihenfolge ist. Sofern die
Felder einen Suchbegriff (siehe 'Feldeigenschaften – Kontonummer') haben, kann
nach diesen gesucht und so die Zuordnung korrekt durchgeführt werden.
Der Schalter "Beispiele" in dem Fenster 'Automatische Kennzahlbäume' öffnet
das Fenster 'Beispiele für Kennzahlen', in welchem zehn Beispiele für die
Kennzahlenformeln dargestellt sind.
Durch Anklicken des Schalters "Schließen" schließen Sie das Fenster und kehren in
das Fenster 'Automatische Kennzahlenbäume' zurück.
Nachdem Sie alle notwendigen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf den Button
"OK", um diese Informationen zu übernehmen oder wählen den Button
"Abbrechen", um die Angaben zu verwerfen.
Kehren Sie zurück in die zentrale Sicht (Funktionsbereich Planung
"Hierarchische Planung" oder durch Anklicken des Symbols in der Symbolleiste).
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5 Strukturbearbeitung
5.1.13
Datenabgleich
Mit der Funktion "Datenabgleich" können Daten eines Baumes, Zweiges oder Feldes in
eine andere Baumstruktur der jeweiligen Datenbasis übernommen werden. Beim
Datenabgleich werden zwei Formen unterschieden: Der Standard-Datenabgleich und der
Datenabgleich unter Nutzung einer Referenzliste.
5.1.13.1 Der Standard-Datenabgleich
Bestehen in einer Datenbasis zwei voneinander unabhängige Bäume, die zwar eine
unterschiedliche Sichtweise darstellen, aber gänzlich gleiche Kontonummern auf den
Dateneingabefeldern besitzen, kann die Funktion "Datenabgleich" genutzt werden. Mit
Hilfe dieser Funktion werden automatische Querverweise zwischen den Feldern der
Datenbasis, welche die gleiche Kontonummer aufweisen, erzeugt. Ziel dieser Funktion
ist es, mehrfache Importe gleicher Daten und eine redundante Datenhaltung zu
vermeiden.
Im Rahmen des Datenabgleichs werden Referenzfeld und Elternfeld unterschieden.
Referenzfelder sind die Felder, auf die referenziert werden soll. Hier befinden sich
die Werte, die an die Elternfelder übergeben werden sollen.
Elternfelder sind Quelldatenfelder, auf denen ein Querverweis entstehen soll. Diese
Felder übernehmen die Werte der Referenzfelder.
Für die Erstellung eines Datenabgleichs öffnen Sie die Ansicht "Struktur bearbeiten".
Wählen
Sie
den
Button
'Datenabgleichsmanager'.
"Datenabgleich"
und
es
öffnet
sich
der
Über den Button "Neu" erstellen Sie eine neue Definition. Sie gelangen in das
Fenster 'Datenabgleich'.
Bestimmen Sie über den Button "Elternfeld" das Feld, welches über einen
Querverweis Daten von dem originären Feld erhalten soll.
Bestimmen Sie über den Button "Referenz", das Feld, welches die originären Daten
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5 Strukturbearbeitung
enthält und an das Elternfeld übergibt.
Im Falle eines negativ rechnenden Referenzfeldes das Kontroll-Kästchen
aktivieren, um die Eigenschaft an das Elternfeld zu übertragen.
Indem Sie das Kontrollkästchen "Summenfelder ignorieren" aktivieren, verhindern
Sie, dass die Daten von Summenfeldern per Querverweis vom Referenz- an das
Elternfeld übertragen werden. Es werden nur die Daten von Endfeldern übertragen.
Möchten Sie Ihren Datenabgleich speichern, klicken Sie auf "OK" und geben Sie
dem neuen Datenabgleichs-Profil einen Namen. Klicken Sie dann auf den Button
"Ausführen". Ein Datenabgleich kann auch ohne Speichern ausgeführt werden.
Kehren Sie zurück in die zentrale Sicht und überprüfen Sie in der Struktur die
Erzeugung des Querverweises auf dem Elternfeld sowie die Werteübergabe.
Damit aktualisierte Daten und strukturelle Veränderungen des Referenzfeldes von dem
Elternfeld übernommen werden, ist es notwendig, den Datenabgleich regelmäßig
auszuführen. Dafür ist es erforderlich, das zugehörige Datenabgleich-Profil bei der
Erstellung zu speichern. Für eine spätere Aktualisierung aktiveren Sie im
'Datenabgleichsmanager' das entsprechende Profil und klicken Sie auf den Button
"Ausführen". Die Verbindung wird aktualisiert. Im Datenabgleichsmanager können Sie
zudem neue Datenabgleich-Profile erstellen und bestehende bearbeiten, kopieren oder
löschen.
5.1.13.2 Datenabgleich unter Nutzung einer Referenzliste
Die Nutzung des Datenabgleichs in der zuvor beschriebenen Vorgehensweise erfordert
zwingend die Gleichheit der Kontonummern des Referenz- und Elternfeldes. Liegen Ihnen
jedoch Felder mit unterschiedlichen Kontonummern vor, können Sie einen
Datenabgleich unter Verwendung einer Referenzliste durchführen.
Da die Kontonummern des Referenz- und des Elternfeldes nicht identisch sind, gibt es
die Möglichkeit, diese über eine Referenzliste zu mappen. Erstellen Sie hierfür eine
CSV-Datei und ordnen Sie einer Kontonummer eine andere Kontonummer konkret zu.
Aufbau der CSV-Datei
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5 Strukturbearbeitung
Die Datei kann zunächst als Dateityp '.xls' erstellt werden. Die Datei enthält eine
Spalte, in der sich die Kontonummern der Elternfelder und eine Spalte, in der sich die
Kontonummern der Referenzfelder befinden. Fügen Sie den Spalten Überschriften hinzu,
um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Speichern Sie die Datei im CSV-Format ('.txt') ab.
Erstellen Sie im Datenabgleichsmanager nun eine neue Datenabgleichs-Definition. Über
den Button "Referenzliste" binden Sie die CSV-Datei ein, so dass das System
zwischen den dazugehörigen Feldern einen Querverweis erzeugen kann. Die
Einstellungen unter dem Schalter "Elternfeld" und "Referenz" erfolgen analog zu der
Erstellung eines Datenabgleichs ohne Referenzliste. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen,
benennen Sie das neue Profil und klicken Sie auf den Button "Ausführen".
5.1.14
Strukturbereinigung (optional)
Die Funktion "Strukturbereinigung" steht Ihnen ausschließlich in Corporate Planner
advanced zur Verfügung. Unter Anwendung von Corporate Planner classic ist der
Button in der Ansicht 'Struktur bearbeiten' ausgegraut und nicht auswählbar.
Hervorgerufen durch den automatischen Strukturaufbau basierend auf dem MasterClient-Konzept oder durch ungefilterte Datenimporte werden in der Praxis oft
automatisch viele leere Felder erzeugt und damit die Baumstruktur unnötig vergrößert.
Die Funktion "Strukturbereinigung" setzt an diesem Punkt an und blockiert leere
Felder bereits vorab in der Datenbank, so dass nur die benötigten Felder vom Server
verarbeitet und an den Client weitergegeben werden.
Angenommen, Ihnen liegt eine große Corporate Planner-Baumstruktur mit vielen leeren
Feldern vor. Diese Felder machen die Struktur unnötig komplex, so dass Sie Ihre
Struktur bereinigen wollen. Bei einer Bereinigung werden nur jene Felder berücksichtigt,
die zuvor die Feldeigenschaft "Bei Bereinigung berücksichtigen" erhalten haben.
Öffnen Sie dafür in der Ansicht "Struktur bearbeiten" die Eigenschaften eines Feldes
und aktivieren in der Registerkarte 'Eigenschaften' im rechten Dialogbereich die
entsprechende Option. Die Eigenschaft "Bei Bereinigung berücksichtigen" kann
gezielt für einzelne Felder oder über die 'Vererbenfunktion' für ganze Bäume
eingesetzt werden.
Nachdem Sie die Felder des Baumes mit der Eigenschaft versehen haben, können Sie
Ihre Struktur bereinigen, indem Sie auf den Button "Strukturbereinigung" klicken. In
dem sich öffnenden Fenster 'Bereinigen' haben Sie die Wahl, die gesamte
Datenbasis oder nur den ausgewählten Zweig zu bereinigen. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit "OK" und Ihre Struktur erscheint reduziert um alle leeren Felder.
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5 Strukturbearbeitung
Sollte im Rahmen Ihres Planungsprozesses die gesamte Struktur inklusive leerer Felder
von Interesse sein, können Sie über denselben Button die ausgeblendeten Felder wieder
einblenden. Auch hier können Sie die gesamte Datenbasis oder einen einzelnen Zweig
wieder anzeigen lassen. Ausgeblendete Felder, die durch einen Datenimport Werte
erhalten, werden automatisch wieder in der Struktur eingeblendet. Ein manueller Eingriff
ist nicht erforderlich.
H inwe is :
5.1.15
Die Bereinigung führt dazu, dass die Felder vollständig aus der
Datenbank herausgefiltert werden und damit CP-Server nicht
mehr bekannt sind. Insofern verhält sich das System so, als ob
die bereinigten Felder oder Strukturen gelöscht wären. Wenn die
ausgeblendeten Felder bereits in Reports, Formeln, Kennzahlen
usw. verwendet wurden, fehlen Sie dort. Es können daher, ggf.
Anpassungen in den entsprechenden Bereichen erforderlich sein.
Investitionsbäume aktualisieren
Sie befinden sich in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'. Mit dem Button "Invest.Bäume
aktualisieren"
können
Sie
Werte
aktualisieren,
die
aus
dem
Investitionsmanagement-Tool in die Baumstrukturen übernommen wurden. Dies setzt
voraus, dass sie zuvor im Investitionstool (Funktionsbereich: Planung
"Investitionsmanagement") Investitionsbäume angelegt haben. Mehr zum Thema
Investitionsmanagement
entnehmen
Sie
dem
Kapitel
"Kreditund
Investitionsmanagement".
5.2
Der Masterbaum
Der Masterbaum ist Bestandteil des Master-Client-Prinzips, welches der Anlage von
Baumstrukturen in Corporate Planner dient. Über die Funktion "MasterbaumManager" im Funktionsbereich Strukturbearbeitung werden alle notwendigen
Einstellungen für die Anwendung des Master-Client-Prinzips vorgenommen werden.
Symbol für Masterbaum-Manager
Das Master-Client-Prinzip basiert auf zwei separaten Bäumen, dem Masterbaum und
dem Clientbaum. Diese Bäume können sowohl in derselben wie auch in getrennten
Datenbasen gehalten und gepflegt werden (es dürfen dann allerdings keine
Datenverweise angelegt sein). Der Masterbaum und der Clientbaum werden über
sogenannte Master- und Clientdefinitionen im "Masterbaum-Manager" miteinander
verknüpft.
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5 Strukturbearbeitung
Um das Master-Client-Prinzip nachvollziehen zu können, öffnen Sie die folgenden im
Lieferumfang enthaltenen Datenbasen:
'B_MC_Clientrumpf'
'B_MC_Client'
'B_MC_Master'
In den folgenden Abschnitten werden die im Rahmen des Master-Client-Prinzips
verwendeten Begriffe definiert und die Voraussetzungen für eine Master-ClientVerknüpfung verdeutlicht. Anschließend wird der Aufbau beispielhaft anhand der oben
genannten Datenbasen durchgeführt.
5.2.1
Begriffs-Definitionen
Masterbaum-Manager: Alle notwendigen Einstellungen in Bezug auf die MasterClient-Verknüpfung werden hier vorgenommen. Der Masterbaum-Manager führt Sie mit
Hilfe eines Wizards schrittweise durch die Konfiguration der Master- bzw. der
Clientdefinition.
Masterbaum: Der Masterbaum wird in der Regel in einer separaten Master-Datenbasis
angelegt und gepflegt (er kann auch in derselben Datenbasis wie der Clientbaum
gehalten werden). Er dient als Vorlage für den Strukturaufbau im Clientbaum und
enthält in der Regel keine Werte. Der Masterbaum ist ein in sich geschlossener Kreis,
der keine Außenbezüge enthalten darf.
Clientbaum: Der Clientbaum besteht in der Regel aus einer Rumpfstruktur (siehe
'B_MC_Clientrumpf'), an dessen Endfelder die Masterstruktur angefügt wird. Ein
Clientbaum kann darüber hinaus einem weiteren Clientbaum als Vorlage (Masterbaum)
dienen. Diese weitere Verwendung von Clientbäumen als Master führt zu einem
sogenannten kaskadierenden Master (Anordnung hintereinander geschachtelter
Master).
Parameterbaum: Ein Parameterbaum bietet Ihnen die Möglichkeit, den im Masterbaum
zwingend erforderlichen in sich geschlossenen Kreis für die Definition von Formeln,
Kennzahlen o.ä. zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Alle derartigen im Masterbaum verwendeten
Außenbezüge werden durch die Definition eines Parameterbaums dem Client bekannt
gemacht.
Clientbaum-Feld: Der Masterbaum wird im Clientbaum an ein Clientbaum-Feld
(Endfeld) angefügt.
Master-Datenbasis: In der Master-Datenbasis können ein oder mehrere Masterbäume
aufgebaut werden.
Client-Datenbasis: In der Client-Datenbasis befinden sich ein oder mehrere
Clientbäume. Eine Client-Datenbasis kann für eine andere Datenbasis den Master
darstellen.
- 122 -
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5 Strukturbearbeitung
Ob ein Feld über die Master-Client-Verbindung erzeugt wurde, erkennen Sie daran, dass
der Button "Masterbaum" in den Feldinformationen aktiv geschaltet ist. In das
Fenster 'Feldinformationen' gelangen Sie, indem Sie ein Feld auswählen und mit der
rechten Maustaste das Kontextmenü
öffnen.
Außerdem können
Sie
die
Feldinformationen
über
die
'Strukturinformationen'
im
Funktionsbereich
Strukturbearbeitung öffnen.
Öffnen Sie die "Feldinformationen".
Klicken Sie auf de Button "Masterbaum" und es öffnet sich ein entsprechendes
Fenster.
- 123 -
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5 Strukturbearbeitung
Hier können Sie sich noch einmal detailliert über den Clientbaum, das Clientbaum-Feld,
den Masterbaum, die Handlenummer und alle anderen von Ihnen getätigten
Einstellungen informieren.
5.2.2
Voraussetzungen für eine Master-/Client-Definition
Jede bereits vorhandene Baumstruktur kann als Masterstruktur verwendet werden. Es
empfiehlt sich, die als Masterbaum verwendeten Strukturen in einer eigens dafür
angelegten Datenbasis (Master-Datenbasis) abzulegen und dort zu pflegen.
Enthält die als Masterbaum verwendete Struktur Felder mit Verweisen, ist darauf zu
achten, dass diese Verweise den als Masterbaum definierten Strukturbereich nicht
verlassen. Würden die Verweise außerhalb der Masterstruktur liegen, wäre das Ziel
dieser Verweise in der Clientbaum-Datenbasis nicht definiert. Durch die Nutzung des
Parameterbaums kann diese Reglementierung gewollt umgangen werden. Ein solcher
Parameterbaum kann zum Beispiel verwendet werden, um globale Parameter für Formeln
(z. B. Mehrwertsteuer) außerhalb des Masterbaums zu verwalten.
5.2.3
Erstellung einer Master-Clientdefinition
Die Masterbaum-Struktur wird in der Regel in einer separaten Datenbasis angelegt und
gepflegt (hier: 'B_MC_Master'). Durch eine spezielle Verknüpfung, der sogenannten
Master-Clientdefinition, die in der Client-Datenbasis vorgenommen wird, wird der
Masterbaum mit einem oder mehreren Clientbäumen verknüpft. Änderungen und
Erweiterungen (neue Einheiten, Zahlungsziele, Warngrenzen etc.) an der Masterstruktur
werden auf Grund der Verknüpfung und den regelmäßigen Aktualisierungen der MasterClientdefinition direkt an die Clientbäume übergeben.
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5 Strukturbearbeitung
Ein möglicher Anwendungsfall des Master-Client-Prinzips liegt z.B. dann vor, wenn Sie
mehrere Filialen mit gleicher Struktur abbilden möchten. Ein solcher Fall wird in den
Beispiel-Datenbasen abgebildet.
Öffnen Sie die 'B_MC_Clientrumpf', die einen beispielhaften Clientbaum enthält. Sie
sehen eine Filialstruktur mit Filialen in Europa und Asien. An die einzelnen
Clientbaum-Felder (Endfelder) dieser Struktur wird jeweils mit Hilfe des Master-ClientPrinzips der Masterbaum (Ergebnisrechnung) aus der 'B_MC_Master' angehängt.
Für die Definition der Master-Client-Verknüpfung öffnen Sie in der Client-Datenbasis die
Ansicht "Masterbaum-Manager" (Funktionsbereich: Strukturbearbeitung). Die
Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen werden beispielhaft erläutert, indem zwischen
der 'B_MC_Clientrumpf' und der 'B_MC_Master' eine Verknüpfung erstellt wird.
5.2.4
Masterbaum-Manager
Über den Button "Masterbaum-Manager" im Funktionsbereich Strukturbearbeitung
öffnen Sie die gleichnamige Ansicht, in der Sie die Master- und Clientdefinitionen
erstellen.
Symbol für Masterbaum-Manager
Der Arbeitsbereich unterteilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Bereich befinden sich die
Masterdefinitionen und im unteren Bereich die zugehörigen Clientdefinitionen. Die als
Icon verfügbaren Funktionen beziehen sich jeweils auf die Bearbeitung der Masterbzw. Clientdefinitionen. Die Funktionen im Bereich der Clientdefinitionen werden erst
dann aktiv, wenn eine Masterdefinition angelegt und markiert wurde. Die folgenden
Funktionen stehen Ihnen im Masterbaum-Manager mit einem Symbol zur Verfügung:
Symbol zum Aktualisieren der Master- bzw. Clientdefinition
Symbol zur Erstellung einer neuen Definition
Symbol zum Editieren einer Definition
Symbol zum Löschen einer Master- bzw. Clientdefinition
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5 Strukturbearbeitung
Aktualisieren
Indem Sie eine oder mehrere ("Strg"-Taste gedrückt halten) Masterdefinitionen bzw.
Clientdefinitionen markieren, können diese aktualisiert werden. Es erscheint eine
Abfrage mit den folgenden Optionen:
"mit aktueller Masterstruktur":
Die aktuellste Version der Masterstruktur wird an alle Clientbaumfelder (alte wie neue
Felder der Clientrumpfstruktur) gehängt. Es erfolgt eine vollständige neue Auslesung der
aktuellen Masterstruktur.
"mit zuletzt gespeicherter Version der Masterstruktur":
Der Client besitzt die Fähigkeit, nur die neuen Felder z.B. eine neue Kostenstelle mit der
Masterstruktur zu versehen, ohne die bereits vorhanden Kostenstellen zu
berücksichtigen. Der Client greift auf einen gespeicherten Master und nicht auf den
echten Master zu. Es wird dabei jene Struktur verwendet, die zum Zeitpunkt der
letzten vollständigen Masterbaumaktualisierung verwendet
wurde. Damit
ist
sichergestellt, dass alle Kostenstellen die gleichen Strukturen haben und kein Zugriff
auf im Umbau befindliche Master erfolgt. Gleichzeitig werden auch Abgleiche der
bestehenden Client-Strukturen durchgeführt. Das heißt, die Aktualisierung erfolgt zwar
mit einem gespeicherten Master, aber die Clientstruktur wird komplett geprüft.
Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn ALLE zur Aktualisierung ausgewählten
Clientdefinitionen in der Spalte 'Gespeicherter Master' ein grünes Häkchen vorweisen.
Sobald das für mindestens eine Definition nicht zutrifft, wird automatisch mit der
aktuellen Masterstruktur aktualisiert. Eine Abfrage entfällt in diesem Fall.
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5 Strukturbearbeitung
Neu
Zum Erstellen einer neuen Master- bzw. Clientdefinition klicken Sie auf den Button
"Neu". Es öffnet sich ein Wizard, über den schrittweise die Konfiguration vorgenommen
werden kann.
Sofern Sie eine neue Masterdefinition anlegen, gelangen Sie direkt in den Wizard.
Wenn Sie anschließend eine Clientdefinition neu anlegen, haben Sie zwei Möglichkeiten
zur Auswahl:
"Masterfelder neu anlegen": Die Felder des Masterbaums werden als neue Felder
im Clientbaum angelegt.
"Teilbaum als Clientbaum übernehmen": Über diese Funktion kann eine bereits
bestehende Struktur des Clientbaums nachträglich als Masterstruktur definiert
werden. Die
Strukturen
können
asynchron
sein
sowie
Parameter und
Zusammenfassungen enthalten. Im folgenden Fall, käme die Funktion zum Einsatz: Sie
haben in einer Datenbasis eine Struktur angelegt, z.B. eine Filiale mit einer
Ergebnisrechnung. Diese Ergebnisrechnung soll nachträglich als Masterbaum
gekennzeichnet werden und zukünftig über eine Master-Client-Verbindung gepflegt
werden. In einer separaten Datenbasis, die Sie als Master verwenden, legen Sie diese
Ergebnis-Struktur an. In der Clientdefinition wählen Sie nun das Feld aus, ab dem der
Teilbaum als Clientbaum übernommen werden soll (Feld Ergebnis). Der Teilbaum und
die Struktur in der Master-Datenbasis müssen deckungsgleich sein, damit die
Verknüpfung erfolgen kann. Über die Feldinformationen können Sie erkennen, dass die
Felder der Filialstruktur in der Client-Datenbasis nun einen Bezug zum Masterbaum
halten. Werden Strukturänderungen im Masterbaum vorgenommen, werden die Felder
des Clients automatisch aktualisiert.
Editieren
Zur Bearbeitung bestehender Master- bzw. Clientdefinitionen wählen Sie das "Stift"Symbol. Es öffnet sich der Wizard, in dem die gewünschten Änderungen vorgenommen
werden können.
Löschen
Über das Symbol "Löschen" können
Clientdefinitionen gelöscht werden.
einzelne
oder
mehrere
Master-
bzw.
Sofern eine Masterdefinition gelöscht wird, werden alle zugehörigen Clientdefinitionen
gelöscht. Bei Markierung einer Masterdefinition erkennen Sie die zugehörigen
Clientdefinition an der hellblauen Färbung.
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5 Strukturbearbeitung
Sofern Sie eine Clientdefinition löschen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum Einen
können Sie den Clientbaum vollständig löschen. Dies hat zur Folge, dass alle Felder,
die über das Master-Client-Prinzip in der Baumstruktur angelegt wurden, physisch
gelöscht werden. Zum Anderen kann die Verbindung zum Master gelöscht werden.
Die Felder in der Baumstruktur bleiben erhalten, nur werden Sie zukünftig nicht mehr als
Felder, die über einen Masterbaum generiert wurden, gekennzeichnet (z.B. in den
Feldinformationen).
5.2.4.1
Die Masterdefinition
In der Masterdefinition wird die Verbindung zwischen der Client-Datenbasis und der
Master-Datenbasis definiert. Über diese Verbindung kann die Client-Datenbasis aus der
in der Masterdefinition festgelegten Master-Datenbasis Strukturen beziehen. Dabei
werden Unterschiede in den Datenbasen aufgelöst, indem Sie festlegen, welche
Informationen als gleich anzusehen sind (welche Datenebene im Master, ist welche im
Client, welche Einheit ist welche im Client etc.).
Die Anlage einer Masterdefinition basiert auf der Grundidee des "Mappings". Dies
bedeutet, dass die Eigenschaften des Masterbaums (Warngrenzen, Einheiten, Gruppen,
Zahlungsziele etc.) über Mappingvorschläge auf Grundlage der Namensgleichheit
mit dem zugeordneten Client verknüpft werden. Indem Sie die Checkbox "Neue x im
Client automatisch übernehmen" aktivieren, werden Änderungen im Master bzgl.
neuer Einheiten, Warngrenzen etc. im Client ebenfalls hinzugefügt bzw. geändert. Eine
Ausnahme dazu bilden die Datenebenen. Die Datenebenen des Clients müssen immer mit
Datenebenen aus dem Master gemappt werden. Andernfalls ist ein Speichern der
Definition nicht möglich. Das System versucht, die Datenebenen nach Namen
abzugleichen. Gelingt dies nicht, ist es erforderlichen, dass Sie manuell eingreifen und
das notwendige Mapping vornehmen. Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich
daraufhin, dass dabei alle Datenebenen immer einzeln geprüft werden sollten, um einen
zu Datenverlust zu verhindern. Das Löschen von Datenebenen wird nicht an den Client
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5 Strukturbearbeitung
weitergegeben.
a) Beschreibung
In diesem Schritt können allgemeine Details und Informationen hinterlegt werden. Die
Masterdefinition wird durch die Auswahl der Datenquelle benannt. Wählen Sie die im
Auslieferungsumfang enthaltene 'B_MC_Master' aus.
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5 Strukturbearbeitung
b) Datenebenen
Das Mapping der Datenebenen verläuft, bis auf die Möglichkeit der automatischen
Übernahme, analog zu dem Mapping der Warngrenzen. Auf Grundlage von
Namensgleichheit werden Datenebenen vorgeschlagen und anschließend gemappt.
Gelingt das Mapping auf Grund ungleicher Namen nicht, ist es erforderlich, dass Sie
manuell eingreifen und das notwendige Mapping vornehmen. Anders als bei den anderen
Eigenschaften (Einheiten, Warngrenzen etc.) muss ein vollständiges Mapping erfolgen,
damit die Clientdefinition gespeichert werden kann.
c) Forecast-Regeln und Forecast-Set
In diesen beiden Verlaufsschritten werden die Forecast-Regeln und die Forecast-Sets
der Master-Datenbasis mit dem Client verbunden. Standardmäßig ist jedem Feld der
Baumstruktur die 'Standard'-Regel hinterlegt. Wenn die Forecast-Funktion in der
Master-Datenbasis also nicht mit einer selbstdefinierten Forecast-Regel verwendet
wird, wird die 'Standard'-Regel gemappt und es ist nicht erforderlich, weitere
Einstellungen vorzunehmen. Andernfalls werden die Forecast-Regeln und Forecast-Sets
des Masters zeilenweise mit dem Client gemappt, indem Sie die entsprechende Regel/
Set über die Auswahlbox anwählen. Auf Grundlage der Namensgleichheit wird in der
Client-Spalte immer eine Regel bzw. ein Set vorgeschlagen. Die Auswahl einer anderen
Regel bzw. eines anderen Sets ist möglich.
d) Einheiten
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5 Strukturbearbeitung
In diesem Schritt werden die Einheiten der Master-Datenbasis mit dem Client
verbunden. Das Fenster unterteilt sich in eine Tabelle, die in der linken Spalte die
verfügbaren Einheiten des Masters auflistet und auf der rechten Seite die Einheiten des
zugeordneten Clients darstellt. Zeilenweise können Sie eine Einheit des Masters mit dem
Client mappen, indem Sie die entsprechende Einheit über die Auswahlbox anwählen. Auf
Grundlage der Namensgleichheit wird in der Client-Spalte immer eine Einheit
vorgeschlagen. Die Auswahl einer anderen Einheit ist möglich.
Indem Sie die Check-Box "Neue Einheiten im Client automatisch übernehmen"
aktivieren, wird eine im Masterbaum neu angelegte Einheit auch direkt im Client
angelegt und zwar an die nächste freie Stelle der Tabelle. Dies bewirkt, dass es bei
einer Aktualisierung von Master oder Client zu keinem Abbruch auf Grund von
Nichtzuordnung kommt, sondern die Aktualisierung durchläuft.
e) Warngrenzen, Gruppen, CPA Dimensionen, Zahlungsziele
Auch das Mapping innerhalb dieser Konfigurationsschritte verläuft analog. Indem Sie die
Check-Box "Neue Warngrenze/Gruppen/CPA Dimensionen/Zahlungsziele im
Client automatisch übernehmen" aktivieren, werden die im Masterbaum neu
angelegten Eigenschaften auch direkt im Client angelegt und an die nächste freie Stelle
in der Tabelle angelegt. Dies bewirkt, dass es bei einer Aktualisierung von Master oder
Client zu keinem Abbruch auf Grund von Nichtzuordnung kommt, sondern die
Aktualisierung durchläuft.
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5 Strukturbearbeitung
5.2.4.2
Die Clientdefinition
In der Clientdefinition hinterlegen Sie alle Informationen, die im Rahmen des
Strukturaufbaus über die Master-Client-Verbindung im Client berücksichtigt und
aufgebaut werden sollen.
a) Beschreibung
In diesem Schritt können allgemeine Details und Informationen hinterlegt werden.
Benennen Sie die Clientdefinition. Mit diesem Namen erscheint die Clientdefinition im
Masterbaum-Manager.
b) Struktur
In diesem Schritt befinden sich alle Einstellungen, die die strukturelle Verknüpfung des
Master- und des Clientbaums betreffen, indem die jeweiligen Elternfelder ausgewählt
werden.
Wählen Sie im Bereich 'Masterbaum' über den Button "Suchen… " das Elternfeld des
Masterbaums aus, von dem ausgehend die Struktur an die einzelnen Clients angefügt
werden soll. Wählen Sie im Beispiel aus der Datenbasis 'B_MC_Master' das Feld
"Ergebnis" im Baum 'Masterbaum/Zus. für GuV'.
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5 Strukturbearbeitung
Über den Button "X" kann die die Auswahl aufgehoben werden. Anschließend
selektieren Sie über den Button "Suchen… " im Bereich 'Clientbaum' das ClientbaumFeld, an welches der Masterbaum angefügt werden soll. Wählen Sie das Wurzelfeld
"Client" in der Datenbasis 'B_MC_Clientrumpf'.
Darunter befinden sich die folgenden Optionen:
"An alle Datenfelder anfügen": Bei Aktivierung dieser Option wird die
Masterbaumstruktur an alle Datenfelder jedes Zweiges des Clientbaumes angefügt.
Wenn Sie unter 'Suchen' für den Clientbaum das Feld "Client" ausgewählt und die
Option "An alle Datenfelder anfügen" aktivieren, wird mit einem Arbeitsgang
hinter alle Endfelder Hamburg, Lübeck, Bremen, Kent, London etc. die
Masterstruktur angelegt. Im Beispielfall wählen Sie diese Option.
"Namen verketten": Hierbei werden der Kurzname des Clientbaum-Feldes und der
Kurzname eines jeden Feldes des Masterbaumes verknüpft und in der
Feldbeschreibung der jeweiligen Felder im Clientbaum dargestellt.
"Konto enthält Kontenbereiche": Indem Sie diese Option aktivieren, können
Mehrfachkonten bzw. Kontenbereiche jeweils mit dem Präfix des Clientbaumes
verbunden werden. Diese Option ist beispielsweise dann relevant, wenn Sie im
Masterbaum bei den Feldeigenschaften von Datenfeldern als Kontobezeichnung für
den Import anstatt einer einfachen Kontonummer, wie z.B. "4711", Mehrfachkonten
wie z.B. "4711, 4715" oder einen Kontenbereich wie z.B. "4711-4719" angegeben
haben.
"Masterreports auch aktualisieren": Sofern Sie im Reporting Master-Reports
aufgebaut haben, werden diese bei Aktivierung dieser Funktion bei jeder Änderung
der Master-Client-Verknüpfung automatisch aktualisiert.
"Mit Strukturbereinigung": Aktivieren Sie diese Option, um die Auswahl der
Feldeigenschaft 'Bei Bereinigung berücksichtigen' aus der Masterstruktur zu
übernehmen. Bei einer Aktualisierung der Clientdefinition, die das Anlegen neuer
Felder hervorruft, werden die entsprechenden Felder automatisch bereinigt. Des
Weiteren wird bei der Aktualisierung der Clientdefinition, die automatische
Bereinigung der Felder OHNE Werte angestoßen.
Es stehen Ihnen weitere Optionen zur Gestaltung der Kontonummer des Clientbaumes
zur Verfügung.
Die
Beispiele
beziehen
sich
auf
die
Verknüpfung
des
'B_MC_Clientrumpf' und 'B_MC_Master'.
"Nicht übernehmen": Die Kontonummer des Clientbaumes wird nicht angezeigt.
Die Quelldatenfelder der Struktur erhalten ausschließlich die Kontonummer des
Masterbaumes. Bsp.: Feld "Umsatz 1" im Ertragszweig der Filiale Hamburg: 8410.
"Vor Masterkontonummer": Die Kontonummer des Clientbaumes steht vor der
Kontonummer, die das Feld über die Masterbaum-Verbindung erhält: Feld "Umsatz
1" im Ertragszweig der Filiale Hamburg: BRD_HH_8410.
"Hinter Masterkontonummer": Die Kontonummer des Clientbaumes steht hinter
der Kontonummer, die das Feld über die Masterbaum-Verbindung erhält: Feld
"Umsatz 1" im Ertragszweig der Filiale Hamburg: 8410BRD_HH.
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5 Strukturbearbeitung
"Vor Masterkontonummer, auch wenn leer": Die Kontonummer des Clientbaumes
steht immer vor der Kontonummer, die das Feld über die Masterbaum-Verbindung
erhält, auch wenn diese leer ist.
"Hinter Masterkontonummer, auch wenn leer": Die Kontonummer des
Clientbaumes steht immer hinter der Kontonummer, die das Feld über die
Masterbaum-Verbindung erhält, auch wenn diese leer ist.
Im unteren Fensterbereich haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine sekundäre Sicht
auf Ihre Daten durch Anlegen einer 'Zusammenfassung' zu erhalten. Die Erstellung
einer Zusammenfassung wird in einem separaten Abschnitt "Erstellung einer
Zusammenfassung"
behandelt.
Das
Kontrollkästchen
"Einfache
Zusammenfassung" ermöglicht eine vereinfachte Zusammenfassung auf der ersten
Hierarchiestufe des Clientbaumes über alle Datenfelder der Clientstruktur. Wird diese
Option nicht aktiviert, wird auf jeder Hierarchiestufe eine Zusammenfassung erzeugt.
c) Parameter
Mit dem Parameterbaum erhalten Sie die Möglichkeit, einen Bezug außerhalb des
Masterbaumes zu setzen. Sie können globale Parameterfelder im Master festlegen und
diese in die Client-Struktur über eine Masterbaumaktualisierung übergeben.
Anlegen eines Parameterbaumes im Masterbaum
Der Parameterbaum wird als eigener Zweig in der Master-Datenbasis angelegt.
Dieser kann beispielsweise allgemein geltende Umsatzsteuersätze, Mitarbeiterzahlen,
Provisions- oder Tarifsätze enthalten.
Über Bezüge kann der Masterbaum nun Informationen aus dem Parameterbaum
verwenden, z.B. über die Definition von Formeln und Kennzahlen oder das Setzen von
Querverweisen. Der Masterzweig kann somit auch Informationen verarbeiten, die
außerhalb der Masterstruktur liegen.
Anlegen eines Parameterbaumes im Client
Da der Masterbaum normalerweise keine Bezüge außerhalb der Masterstruktur zulässt,
muss in der Clientdefinition hinterlegt werden, in welchen Zweigen die Felder für den
Außenbezug zu finden sind. Diese Information geben Sie im Bereich 'Parameterbaum'
an, indem Sie jeweils die Wurzelfelder der Parameterbäume in der Master- sowie der
Client-Datenbasis auswählen. Dafür ist es erforderlich, in der Client-Datenbasis ein Feld
namens "Parameter" anzulegen, auf welches in der Masterbaumdefinition Bezug
genommen werden kann. Über die Buttons "Suchen" können Sie die Wurzelfelder
auswählen.
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5 Strukturbearbeitung
Die Struktur des Parameterbaumes im Client wird bei der Masterbaumaktualisierung
automatisch dem Master entsprechend angelegt. Bezüge im Masterbaum, die auf Felder
des Parameterbaumes zeigen, werden bei der Aktualisierung zugelassen.
Datenverweise definieren
Soll der Parameterbaum des Clients Werte aus der Masterdatenbasis erhalten, können
Sie diese in der Clientdefinition im unteren Bereich Datenverweise bekannt machen,
indem Sie die Option "Datenverweise" aktivieren. Standardmäßig ist die Option
"Keine" voreingestellt, da der Masterbaum inklusive des Parameterbaumes in der Regel
nur als Strukturvorlage dient und keine Daten enthält. Sollte Ihr Parameterbaum
dennoch Werte enthalten, die vom Client übernommen werden sollen.
H inwe is :
Damit die Werte aus dem Masterbaum in den Clientbaum
übergeben werden können, ist es notwendig die Datenverweise
regelmäßig zu aktualisieren. Über den Funktionsbereich
Strukturbearbeitung
und
die
Option
"Status
der
Datenverweise" aktualisieren Sie die Datenverweise. Die Werte
werden direkt übertragen.
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5 Strukturbearbeitung
d) Feldeigenschaften
Dieser Konfigurationsschritt dient dem Abgleich von Feldeigenschaften zwischen
Master- und Clientbaum. Nur die in diesem Fenster aktivierten Eigenschaften werden
bei einer Aktualisierung der Master-Client-Verbindung verglichen und ggf. im Client
geändert.
Aktivieren Sie die Check-Boxen der Feldeigenschaften, die bei einer Aktualisierung
abgeglichen werden sollen. Über den Button "Alle auswählen" können Sie direkt alle
Eigenschaften aktivieren, über "Keine auswählen" werden alle Check-Boxen
deaktiviert.
Im Bereich 'Aktion bei Aussenbezügen' bestimmen Sie, wie sich Felder, mit einer
Referenz (z.B. Querverweisfelder) auf ein außerhalb der Struktur liegendes Feld,
verhalten sollen. Bei Aktivierung der Option "Abbrechen" wird die Aktion ohne eine
Ausführung beendet. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens "Aussenbezüge in
Datenverweise wandeln" wird ermöglicht, dass die Master-Client-Verbindung
funktioniert, auch wenn die Masterbaumstruktur per Querverweis Informationen von
außerhalb liegenden Feldern bezieht. Diese Querverweise werden in Datenverweise
umgewandelt. Über die Option "In Datenfelder wandeln" wird der Bezug zu einem
anderen Feld entfernt und das Feld in ein Datenfeld gewandelt.
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5 Strukturbearbeitung
e) Datenverbindung
In der Regel dient der Master nur als Strukturvorlage und enthält keine Daten. Sollte Ihr
Master dennoch Werte enthalten, die vom Client übernommen werden sollen, haben Sie
auf diesem Reiter die Möglichkeit festzulegen, welche Datenebenen des Masters Werte
an den Client übergeben sollen.
Standardmäßig ist die Option "Keine" voreingestellt, da davon ausgegangen wird, dass
Ihr Master keine Daten enthält. Bei Auswahl der Option "Datenverweise" können im
unteren Bereich die gewünschten Datenebenen aktiviert werden. Nur die selektierten
Datenebenen werden vom Master and den Client übertragen.
Damit die Werte aus dem Masterbaum in den Clientbaum übergeben werden können, ist
es notwendig die Datenverweise zu aktualisieren. Über den Funktionsbereich
Strukturbearbeitung und die Option "Status der Datenverweise" aktualisieren Sie
die Datenverweise.
Als Ergebnis der Master-Client-Verbindung wird an alle Datenfelder der Filialstruktur eine
Ergebnisrechnung angefügt.
H inwe is :
Der Übersicht halber können Masterfelder farbig gekennzeichnet
werden. Öffnen Sie im Funktionsbereich Einstellungen die
"Moduleinstellungen" und aktivieren Sie den Karteireiter
'Darstellung'. Im Bereich 'Baumdarstellung' selektieren Sie
die Check-Box "Masterfelder farbig kennzeichnen". Zurück in
der Baumstruktur werden alle Masterfelder mit roter Schrift
angezeigt.
Um die Richtigkeit Ihres Ergebnisses zu überprüfen, öffnen Sie die 'B_MC_Client'. An
die einzelnen Clientfelder des Baumes "Client GuV" ist jeweils eine Ergebnisrechnung
angefügt. Bei Aktivierung dieser Option wird die Masterbaumstruktur an alle Datenfelder
jedes Zweiges des Clientbaumes angefügt.
5.2.5
Erstellung einer Zusammenfassung
In dem Konfigurationsschritt 'Struktur' der Clientdefinition haben Sie die Möglichkeit,
eine sekundäre Sicht auf Ihre Daten durch Anlegen einer 'Zusammenfassung' zu
erhalten. Die im Strukturbaum abgebildeten Daten werden mit Hilfe einer
Zusammenfassung aggregiert, um so eine alternative/ gedrehte Sicht auf Ihre Struktur
zu geben. Die Zusammenfassung ermöglicht in der Regel keine Sicht auf Kontenebene.
Daten werden mit Hilfe von Querverweisen aus der originären Struktur übernommen.
Das bisher verwendete Filial-Beispiel bezieht aus der Masterstruktur eine
Ergebnisrechnung, die an alle Quelldatenfelder (Clientfelder) des Clients angefügt wird.
Die Zusammenfassung könnte in diesem Fall eine Aggregation der verschiedenen
Ergebnispositionen beinhalten.
Die gewünschte Zusammenfassung definieren Sie immer in ihrer Masterbaum-Datenbasis
('B_MC_Master'). In der Beispiel-Datenbasis wurde bereits eine Zusammenfassung (
"Zus.") angelegt. Um die Anlage einer Zusammenfassung jedoch besser nachvollziehen
zu können, wird an dieser Stelle eine weitere Zusammenfassung erzeugt.
Sie befinden sich in der Master-Datenbasis. Öffnen Sie die Ansicht 'Struktur
bearbeiten' (Funktionsbereich: Strukturbearbeitung) und springen Sie auf das Feld
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5 Strukturbearbeitung
"Ergebnis". Klicken Sie dann auf den Button "Kopieren" im unteren Arbeitsbereich.
Fügen Sie den kopierten Zweig oberhalb des "Ergebnis-Feldes" ein. Beachten Sie
dabei, dass Sie durch Aktivieren des Optionsschaltfeldes "Querverweise auf
Quelldaten" verlegen. Benennen Sie das eingefügte Feld in "Zusammenfassung" um
und färben es der Übersicht halber bunt ein.
H inwe is :
Je nachdem wie detailliert
bzw.
aggregiert
Sie
die
Zusammenfassung sehen möchten, können Sie über den Button
"Einstellungen" (innerhalb "Felder kopieren") die Anzahl der
Hierarchiestufen individuell bestimmen. Möchten Sie eine
aggregiertere Sichtweise auf Ihre Daten erhalten, verringern Sie
die Anzahl der Hierarchiestufen.
Anschließend ist es notwendig, in der Clientbaum-Datenbasis die Masterbaumdefinition
anzupassen und um die Zusammenfassung zu ergänzen. Springen Sie dafür in Ihre
Clientbaum-Datenbasis.
Im
"Masterbaum-Manager"
hinterlegen
Sie
im
Konfigurationsschritt 'Struktur' der Clientdefinition im Bereich 'Zusammenfassung'
das soeben angelegte Feld/ Zweig "Zusammenfassung". Übernehmen Sie die
Einstellungen und aktualisieren Sie die Verknüpfung. Die Zusammenfassung erscheint
nun als neues Feld in Ihrer Client-Struktur.
Ist die Struktur in Ihrer Clientbaum-Datenbasis bereits über mehrere Hierarchiestufen
angelegt und Sie machen von einer Zusammenfassung Gebrauch, wird für jede
Hierarchiestufe eine entsprechende Zusammenfassung angelegt. Möchten Sie die
Zusammenfassung nicht auf jeder Hierarchiestufe eingefügt haben, aktivieren Sie die
Option "Einfache Zusammenfassung".
5.2.6
Master-Reports
Neben dem Aufbau von Strukturen basierend auf dem Masterbaum können auch
Master-Reports angelegt und für die einzelnen Clientfelder als Vorlage verwendet
werden. Wie ein Master-Report angelegt und in der Client-Datenbasis verwendet wird,
lesen Sie im Abschnitt "Der Master-Report" im Kapitel "Reporting".
5.3
Master-Client-Monitoring
Das "Master-Client-Monitoring" unterstützt die Übersicht und Pflege von MasterClient-Beziehungen durch eine grafische Darstellung der Abhängigkeiten zwischen
allen registrierten Datenbasen und deren Status zueinander. Im Master-Client-Monitor
stehen all die Möglichkeiten der Aktualisierung zur Auswahl, über die Sie auch im
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5 Strukturbearbeitung
Masterbaum-Manager verfügen.
Aufgerufen wird die Ansicht "Master-Client-Monitoring" in Corporate Planner aus dem
Funktionsbereich Strukturbearbeitung. Es ist nicht erforderlich, dass eine Datenbasis
geöffnet ist.
Die Verfügbarkeit der Ansicht ist clientseitig nicht an Berechtigungen gebunden. Es
werden von CP-Server allerdings nur solche Master-Client-Beziehungen geliefert, auf
die der angemeldete Benutzer die entsprechenden Berechtigungen besitzt. Für einen
Benutzer ohne Berechtigungen auf die Funktion "Masterbaum-Manager" (Recht:
'Struktur bearbeiten') bleibt die Ansicht entsprechend leer.
Zur Veranschaulichung werden in diesem Abschnitt zusätzlich die fünf IFPDatenbasen der Auslieferung verwendet. Öffnen Sie der folgenden Reihe nach die
Datenbasen in Corporate Planner:
'IFP_3.0_Strukturmaster'
'IFP_3.0_Kontenmaster'
'IFP_3.0_Modellmaster'
'IFP_3.0_Client'
'IFP_3.0_Konzern'
Nachdem alle Datenbasen einmal geöffnet wurden, rufen Sie das Master-ClientMonitoring über den Funktionsbereich Strukturbearbeitung auf. In Form eines Baumes
werden die Datenbasen einschließlich ihrer Verbindungen zueinander dargestellt.
5.3.1
Baumdarstellung
Im oberen Arbeitsbereich werden die Master-Client-Beziehungen gemäß ihrer
Abhängigkeiten als Baum dargestellt. Die Baumknoten (einzelne Boxen) stellen dabei
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5 Strukturbearbeitung
jeweils eine Datenbasis dar. Da eine Datenbasis als Client möglicherweise in mehreren
Abhängigkeitsketten teilnimmt, können einzelne Datenbasen mehrfach in der Darstellung
auftauchen.
In der Übersicht werden der Status der einzelnen Datenbasen
Aktualisierungsstatus der Master-Client-Beziehung dargestellt.
sowie
der
Datenbasen-Status
Normaler Zustand: Masterbaum-Aktualisierung möglich.
Gesperrt: Die Datenbasis ist durch den Server gesperrt oder
eine Masterbaum-Aktualisierung befindet sich in der
Warteschlange. Eine (weitere) Masterbaum-Aktualisierung kann
nicht gestartet werden. Der Grund der Sperrung kann im Tooltip
überprüft werden.
Fehler: Die Datenbasis ist nicht registriert oder die
Masterbauminformationen sind nicht korrekt. Wir empfehlen, die
Registrierung im CP-Control Center und die Masterdefinition im
Masterbaum-Manager zu prüfen.
H inwe is :
Die Aktualisierung vom Master aus (Knopf rechts-unten) wird
deaktiviert, wenn mindestens ein betroffener Client gesperrt ist.
Aktualisierungsstatus
Jede dargestellte Datenbasis (Box) enthält bis zu zwei Status-Indikatoren. Es
existieren drei Möglichkeiten der Darstellung:
1. Die Datenbasis ist ein Master: Die Box befindet sich links und enthält
Statusindikatoren ausschließlich rechts.
2. Die Datenbasis ist Client wie auch Master: Die Box befindet sich mittig, links davon
der Master, rechts davon ein weiterer Client, die Status-Indikatoren befinden sich
sowohl rechts wie auch links.
3. Die Datenbasis ist ein Client: Die Box befindet sich rechts, die Statusindikatoren
befinden sich links.
Befinden sich die Statusindikatoren auf der linken Seite eines Baumknotens wird der
Status der Clientdefinitionen der Datenbasis bezüglich des vorgelagerten Masters
dargestellt.
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5 Strukturbearbeitung
Die Bedeutung der Status-Farben ist wie folgt:
Rot:
die Struktur in der Masterdatenbasis ist seit der letzten Clientaktualisierung
geändert worden. Der Client ist nicht aktuell
die Struktur des Clients enthält eine Strukturänderung, die nicht von einer
Masterbaumaktualisierung herbei geführt wurde und die aktueller ist als die Struktur
der Master-Datenbasis. Diese Anzeige erfolgt, weil durch die Strukturänderung im
Client neue Felder entstanden sein könnten, die mit einer Masterstruktur versorgt
werden müssen.
Gelb:
der Client ist bezüglich seines direkt vorgelagerten Masters aktuell. Dieser Master
selber verfügt seinerseits jedoch über eine nicht-aktuelle Clientdefinition.
Grün:
der Client ist bezüglich aller Master in der vorgelagerten Abhängigkeitskette aktuell.
Die Aktualität wird anhand des Strukturänderungsdatums des Masters und des ältesten
Ausführungsdatums der Clientdefinitionen ermittelt.
Per Klick auf das Aktualisieren-Symbol einer Clientdatenbasis unterhalb des
Status-Indikators kann der Status einer einzelnen Clientdefinition dieser Beziehung
angezeigt und ggf. ausgeführt werden. Beim Ausführen einer Clientdefinition gibt es wie
im Masterbaum-Manager zwei Optionen: Eine Aktualisierung mit der aktuellen
Masterstruktur führt dazu, dass alle Client-Endfelder aktualisiert werden. Eine
Aktualisierung mit der zuletzt gespeicherten Version führt dazu, dass z.B. eine
erweiterte Client-Rumpf-Struktur um den letzten Stand der Masterstruktur aktualisiert
wird. Neue Änderungen in der Masterstruktur werden über diesen Weg nicht an den
jeweiligen Client übermittelt.
Symbol zum Aktualisieren der Clients
Symbol zum Abgleich des Clients mit dem Master
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5 Strukturbearbeitung
Befinden sich die Statusindikatoren auf der rechten Seite wird ein aggregierter Status
aller abhängigen Clients der Masterdatenbasis dargestellt.
Rot: alle abhängigen Clients müssen aktualisiert werden.
Gelb: einige Clients müssen aktualisiert werden.
Grün: alle Clients sind aktuell.
Mit dem Aktualisierungssymbol unterhalb des rechten Status-Indikators können die
Änderungen des Masters an alle nachgeordneten Clients verteilt werden. Diese Funktion
betrifft nur die direkten Clients, es findet keine Rekursion (keine Kaskaden) statt!
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5 Strukturbearbeitung
5.3.2
Arbeitsleiste
In der Arbeitsleiste stehen die folgenden Funktion für die Bearbeitung der MasterClient-Verbindungen zur Verfügung:
Symbol zum Aufklappen
Symbol zum Einklappen
Symbol zum Aufklappen von Pfaden, die zu aktualisierende Beziehungen
enthalten (alles was keinen grünen Indikator aufzeigt)
Rechts in der Arbeitsleiste befindet sich ein Masterfilter. Ist hier "(Alle)" ausgewählt,
werden alle vom Server abgerufenen Master mit ihren Abhängigkeiten und Clients
dargestellt. Wird hier ein spezieller Master ausgewählt, so wird der Baum startend von
diesem Master aufgebaut. Master, die keine Beziehung zu der gewählten Datenbasis
haben, werden ggf. ausgefiltert.
5.3.3
Status
Im unteren Arbeitsbereich befindet sich die Status-Anzeige. Diese wird beim
Aktualisieren von Beziehungen automatisch geöffnet. Manuell lässt sie sich mit dem
Doppelpfeil rechts auf- und zuklappen. Wenn die Ansicht aufgeklappt ist, werden die
Statuseinträge periodisch vom Server aktualisiert.
In der Übersicht befinden sich ein Überblick über laufende Aktualisierungen und ggf.
Fehlermeldungen. Details wie die Aktualisierungsstatistik lassen sich über den Tooltip
der einzelnen Einträge prüfen.
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5 Strukturbearbeitung
5.4
Kontenrahmeneditor
Dieser Befehl öffnet das Zusatzprogramm für die Hinterlegung von Kontenrahmen, den
Kontenrahmeneditor. Mit Hilfe des Kontenrahmeneditors werden im Rahmen des
Strukturaufbaus in Corporate Planner Baumstrukturen erzeugt. Einzelheiten zu diesem
Thema entnehmen Sie dem Kapitel "Der Kontenrahmeneditor".
Symbol für KRD-Editor
5.5
Dimensionen bearbeiten
Für mehr Informationen lesen Sie bitte das Handbuch von CP-Connectivity QlikView.
5.6
Strukturinformationen
In diesem Bereich der Strukturbearbeitung befinden sich unterschiedliche Funktionen,
mit denen detaillierte Struktur- und Datenbaseninformationen bezogen bzw.
Aktualisierungen von Datenverweisen durchgeführt werden können.
5.6.1
Neue Felder anzeigen
Dies Funktion "Neue Felder anzeigen" im Funktionsbereich Strukturbearbeitung
ermöglicht Ihnen neu angelegte Felder tag- und uhrzeitgenau verfolgen zu können.
Indem Sie die Funktion durch betätigen des Button "Einschalten" aktivieren, werden
alle neu angelegten Felder in der Baumstruktur durch eine fette Schriftart des
Kurznamens hervorgehoben. Über den Button "Ausschalten" schalten Sie die Funktion
aus.
5.6.2
Abhängige Felder anzeigen
Mit dieser Funktion lassen sich berechnungsabhängige Felder markieren. Aktivieren Sie
dafür im Funktionsbereich
Strukturbearbeitung die Option "Abhängige Felder
anzeigen". Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog 'Berechnungsabhängige Felder
anzeigen' ein Quellfeld sowie die gewünschte Datenebene aus und aktivieren Sie die
Suche mit dem Button "Einschalten". Das angegebene Quellfeld mit seinen abhängigen
Feldern werden durch eine fette Schriftart des Kurznamens in der Baumstruktur
hervorgehoben.
Beispiel:
Wählen Sie in mitgelieferten Beispiel-Datenbasis 'B_Training' das Feld "Ergebnis" als
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5 Strukturbearbeitung
Quellfeld und die Datenebene "Budget" aus. Nach dem Einschalten der Suche, springen
Sie in den Kennzahlen-Baum, in den Zweig "Demo GmbH" und sehen, dass die
Umsatzrentabilität und der ROI berechnungsabhängige Felder darstellen, da diese die
notwendigen Berechnungsinformationen aus dem Zweig "Ergebnis" beziehen.
Durch Klicken des Schalters "Aufheben" wird die Anzeige gelöscht.
5.6.3
Status der Datenverweise
In Corporate Planner können einzelne Felder und Zweige über datenbasenübergreifende
Querverweise sogenannte Datenverweisfelder in andere Datenbasen eingefügt
werden. Auf diese Weise werden also Baumstrukturen unterschiedlicher Datenbasen
miteinander verknüpft. Über die Option "Status der Datenverweise" können Sie diese
Verknüpfungen nachvollziehen und gleichzeitig manuell aktualisieren, da die Verbindung
beim Öffnen einer Datenbasis nicht automatisch vom System aktualisiert wird.
5.6.4
Feldinformationen
Über die Option "Feldinformation" erhalten Sie ausführliche Informationen zu dem
aktuell ausgewählten Feld der Baumstruktur. Im Einzelnen werden die hinterlegten
Feldeigenschaften des Feldes aufgeführt, Eine detaillierte Erläuterung der
Feldeigenschaften erhalten Sie im Abschnitt "Feldeigenschaften" zu Beginn dieses
Kapitels.
Symbol für Feldinformationen
Die Option "Feldinformation" können Sie auch über das Kontextmenü anwählen
(rechter Mausklick auf das Feld in der Baumstruktur).
5.6.5
Datenbasisinformationen
Über die Funktion "Datenbasisinformation" gelangen Sie zu den Detailinformationen
der aktuellen Datenbasis. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Informationen:
Genauer Namen der Datenbasis inklusive des Verzeichnispfades
Datum und Zeit der letzten Änderung
Letzter User der Datenbasis
Anzahl der Felder der Datenbasis (insgesamt und Anzahl bestimmter Feldtypen)
gesamte Anzahl der Zellen
Verzweigungstiefe
Anzahl der Datenebenen (Plan, Ist ...)
Planungszeitraum
Zeitschritte
Rechengenauigkeit
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6 Daten- und Feldarten
6
Daten- und Feldarten
Das Modul Corporate Planner verwendet im Rahmen des Aufbaus von Strukturen
unterschiedliche Feldarten, denen bestimmte Feldeigenschaften zugeordnet sind. So
können Sie zum Beispiel Formelfelder, die sich positiv oder negativ rechnend gegenüber
ihrem Elternfeld verhalten oder Kennzahlenfelder, die nur eine rein informative, aber
nicht saldierende Funktion einnehmen, definieren.
Die simple Definition von Feldarten bietet die Möglichkeit zur effektiven Gestaltung von
Strukturen, die Ihr Unternehmen der Realität entsprechend abbilden. Dies führt u.a.
dazu, dass Sie in Corporate Planner einen "rechnenden Baum" vorfinden, der Ihnen
die tägliche Arbeit erheblich erleichtert.
Sie erhalten zur Unterscheidung der einzelnen Feldarten visuelle Unterstützung in
Form von unterschiedlichen Symbolen, die Ihnen zusätzlich zum jeweiligen
Feldnamen und der ausführlichen Feldbeschreibung angezeigt werden. Diese Symbole
werden im linken oberen Bereich des Datenbereichs in der zentralen Sicht dargestellt.
Per Doppelklick auf diesen Bereich öffnen Sie die gesamte Legende der
Feldeigenschaftssymbole.
Einen Überblick aller Feldarten erhalten Sie in der im Lieferumfang enthaltenen BeispielDatenbasis 'B_Feldarten'. Alle in Corporate Planner verfügbaren Feldarten werden
darin aufgezeigt und anhand eines Beispiels verdeutlicht. Diese Beispiele werden hier
aufgegriffen und ausführlich erklärt.
Im Einzelnen finden Sie folgende Feldarten:
Saldofeld: Elternfeld, welches sich aus Tochterfeldern
zusammensetzt (saldiert).
Daten, Eingabefeld: Felder, auf denen eine Dateneinangabe
mittels Tastatur und Datenimport möglich ist.
Datenfeld: kein Eingabefeld, nicht änderbar.
Formelfeld: über eine hinterlegte Formel wird das Feld berechnet.
Hybridfeld: Feld, welches aus Formel- und Eingabeebenen
besteht.
Hybridfeld: Feld mit zeitlich variabler Eingabe/ FormelUmschaltung.
Konstantenreihe: Feld, welches über einen längeren Zeitraum den
gleichen Wert aufzeigt, z.B. Umsatzsteuersätze,
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6 Daten- und Feldarten
Krankenkassenbeitragssätze, Zinssätze, Umrechnungsfaktoren etc.
Querverweisfeld: Feld, welches das Ergebnis eines anderen
Feldes per Verweis übernimmt.
Querverweis auf ein Planobjekt: Feld, welches das Ergebnis
eines Planobjektes per Verweis übernimmt, z.B. der Endbestand
bezieht Werte des Feldes Anfangsbestand bei der
Bestandsrechnung.
Hybridfeld mit Querverweis und Eingabemöglichkeit
Hybridfeld mit zeitlich variabler Eingabe und Querverweis
Datenverweisfeld: Feld, welches sich auf ein Feld einer anderen
Datenbasis bezieht.
Kennzahlenfeld: Feld, dem eine Kennzahlenberechnung zugrunde
liegt. Eine Kennzahl ist immer rein informativ, nicht saldierend.
Planobjekte: Felder, die z.B. der Bestandsrechnung, Zinsrechnung,
Progressionsrechnung, Berechnung von Preis*Menge dienen.
Entsprechende Formeln sind bereits hinterlegt.
Investitionsfeld: Felder für Investition, Abschreibung etc.
Kreditfeld: Felder für Kredit, Tilgung etc.
Zusätzliche Feldeigenschaften:
Feld rechnet gegenüber dem Elternfeld negativ
Informationsfeld: Endfeld saldiert nicht in das Elternfeld.
Blockfeld: saldiert nicht in das Elternfeld.
Dem Feld ist eine Feldnotiz hinterlegt.
6.1
Eingabefelder (Feldart Quelldaten)
Das Eingabefeld ist ein Feld, welches Werte (Zahlen) über einen Datenimport oder die
manuelle Tastatureingaben aufnehmen kann. Es handelt sich um ein so genanntes
"Endfeld" im Corporate Planner-Baum, welches sich am rechten Ende einer Struktur
befindet. Ein Eingabefeld besitzt logischerweise keine Tochterfelder. Die Dateneingabe
kann alternativ auch über verschiedene Planwerkzeuge (Funktionsbereich Planung)
erfolgen.
Symbol für ein Eingabefeld
In der Corporate Planner-Darstellung 'Zentrale Sicht' erkennt man Eingabefelder an
dem oben dargestellten Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich
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6 Daten- und Feldarten
oberhalb der Datenebenen erscheint.
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' ist das erste Beispiel ein Eingabebaum,
welcher in der letzten Hierarchiestufe die Felder "Quelldatenfeld A" und
"Quelldatenfeld B" aufzeigt. Auf diesen Feldern stehend können Sie in den Zellen des
Arbeitsbereichs manuelle Eingaben vornehmen.
6.2
Saldofelder
Das Saldofeld, auch Summenfeld genannt, ist ein Feld, welches aus anderen Feldern
(Tochterfeldern) berechnet wird. Es wird daher auch als Elternfeld bezeichnet.
Symbol für ein Saldofeld (Summenfeld)
In der Corporate Planner-Ansicht 'Zentrale Sicht' erkennt man Saldofelder an dem
oben dargestellten Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb
der Datenebenen erscheint. Summen-, Salden- bzw. Elternfelder haben immer so
genannte Tochterfelder (Felder, die dem Saldofeld nachgelagert sind und die in der
Baumstruktur rechts neben dem Feld liegen).
Saldofelder berechnen sich aus ihren Tochterfeldern, sofern das Saldofeld oder die
Tochterfelder nicht einen reinen Informationscharakter (z.B. Kennzahlenfelder)
besitzen. Daraus folgt, dass Daten nicht direkt in Saldofelder importiert oder manuelle
Dateneingaben nicht direkt in den einzelnen Zellen getätigt werden können
(Alternativen dazu bietet allerdings die "Top-down Planung", welche im Kapitel
"Planung" erklärt wird). Der Import oder die Tastatureingabe erfolgt logischerweise in
den nachgelagerten Tochterfeldern (Eingabefelder), sofern diese selbst keine
Saldofelder sind. Durch diesen definierten Zusammenhang zwischen Elternfeld und
Tochterfeld können in der Baumstruktur auf einen Blick Rechenwege erkannt und
interpretiert werden.
Im Eingabebaum der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befindet sich auf der zweiten
Hierarchiestufe das Feld "Elternfeld mit 3 Tochterfeldern". Dieses Feld ist ein
Saldofeld und errechnet sich über die Ergebnisse der drei Tochterfelder.
6.3
Formelfelder (Feldart Formel)
Das Formelfeld ist ein Feld, welches sich aus den Werten anderer Felder
(Zahlenreihen) über eine mathematische Formel berechnet. Die mathematische Formel
setzt sich dabei aus Feld-Platzhaltern zusammen.
In der Regel wird ein Feld in den Feldeigenschaften direkt mit der Feldart "Formel"
versehen und die entsprechende Formelsyntax hinterlegt. Eine Formel kann auch über
einen direkten Bezug zu einem anderen Feld, einem sogenannten Querverweis (Eins-zueins-Zuordnung, siehe "Felder mit Querverweis") definiert werden. Eine besondere
Form von Formelfeldern sind Mischfelder, sogenannte Formel-Hybridfelder (siehe
'Hybridfelder definieren'), die sowohl Formel- als auch Eingabefelder sein können.
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6 Daten- und Feldarten
Symbol für ein Formelfeld
In der Corporate Planner-Ansicht 'Zentrale Sicht' erkennt man Formelfelder an dem
oben dargestellten Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb
der Datenebenen erscheint. Zusätzlich erscheint in der Baumstruktur am rechten Rand
des angelegten Formelfeldes ein kleines blaues Dreieck. Per Klick darauf öffnet sich das
Fenster 'Eigenschaften des Formelfeldes'. Die dem Feld hinterlegte Formel wird
angezeigt und Sie erkennen sofort, aus welchen Feldern oder Parametern sich der
angezeigte Wert errechnet. Eine Änderung der Formel ist an dieser Stelle nicht möglich.
Änderungen können nur über die Feldeigenschaften ("Struktur bearbeiten")
vorgenommen werden.
Jedem Feld können weitere unterschiedliche Feldeigenschaften zugeordnet werden.
Zum Beispiel kann ein Formelfeld positiv oder negativ rechnend gegenüber seinem
Elternfeld definiert werden. Gleiches gilt für Formel-Hybridfelder (siehe weiter unten).
6.3.1
Formeln definieren
Für die Definition von Feldern öffnen Sie die Ansicht 'Struktur bearbeiten'
(Funktionsbereich Strukturbearbeitung
Option "Struktur ändern"). Springen Sie in
der Baumstruktur auf das Feld, dem Sie eine Formel hinterlegen möchten. Öffnen Sie die
'Feldeigenschaften' und wählen Sie unter der Feldart die Option "Formel" aus. Es
erscheint das Fenster 'Eigenschaften des Formelfeldes', der sogenannte
Formeleditor.
Im Eingabefeld des Editorfensters tragen Sie die von Ihnen gewünschte mathematische
Formel manuell ein. Als Variablen stehen Ihnen Feldplatzhalter (f0...f9), die Sie mit
beliebigen Feldern der Baumstruktur belegen können, zur Verfügung. Indem Sie auf den
entsprechenden Button für Feld-Platzhalter klicken ("f0… f9"), erscheint eine
verkleinerte Baumstruktur. Innerhalb dieser Struktur können Sie das gewünschte Feld
per Doppelklick als Platzhalter auswählen. Nachdem Sie alle in der Formel verwendeten
Platzhalter zugeordnet haben, können Sie mit "OK" das Fenster verlassen. Die Formel
wird dem Feld hinterlegt und sofort aktiviert.
Über den Button "Formelsyntax anzeigen" im Formeleditor erhalten Sie Informationen
über die in Corporate Planner verfügbaren mathematischen Funktionen. Über den Button
"Mehr" können Sie ein Formel-Hybridfeld definieren. Die Erläuterung des FormelHybridfeldes erfolgt an späterer Stelle. Mit der Option "Abbrechen" werden alle
Änderungen verworfen.
6.3.2
Der Formeleditor und die Funktionen
Der Formeleditor ist das Werkzeug, mit dem Sie einzelnen Feldern individuell
mathematische Formeln zuordnen können. Der Formeleditor wird automatisch geöffnet,
wenn Sie ein Feld mit der Feldart "Formel" versehen. Die Formelsyntax setzt sich
zusammen aus Platzhaltern und unterschiedlichen mathematischen Funktionen. Die
folgenden Zeichen stehen zur Verfügung:
Addition: +
Subtraktion: Multiplikation: *
Division: /
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6 Daten- und Feldarten
Klammern: (...)
Exponent: ^
Variablen: f0 bis f9
Außerdem stehen spezielle zeitliche und Schalter-Funktionen zur Verfügung, die Sie
über den Button "Formel Syntax" erreichen. Öffnen Sie die 'B_Feldarten', um die
Erklärungen der Funktionen verfolgen zu können. Im Folgenden werden die einzelnen
Formel-Beispiele beschrieben.
6.3.2.1
Absolut-Funktion
Die Absolut-Funktion ABS(… ) gibt den Betrag eines Wertes zurück.
Beispiel:
Das Beispiel enthält das Feld "Wert" und das Feld "ABS". Das Feld "Wert" ist ein
Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget im Berechnungszeitraum
Jan. – Apr. 2010 positive wie auch negative Werte.
Das Feld "ABS" ist ein Formelfeld, dem die Absolut-Funktion hinterlegt ist und das sich
über den vergebenen Parameter auf das Feld "Wert" bezieht.
Parameter f0 = Feld "Wert"
Funktion: ABS (f0)
Mit Hilfe der Absolut-Funktion werden die Vorzeichen verworfen und nur der Betrag pro
Zeitschritt zurückgegeben.
6.3.2.2
Integration; I-Funktion
I(… ) rechnet Bewegungsdaten in Bestände um. Die monatlichen (Veränderungs-)
Daten eines Feldes können so beispielsweise in einem zweiten Feld als monatliche
Bestände angezeigt werden.
Beispiel:
Das Beispiel enthält das Feld "Bestandsveränd." und das Feld "Bestand". Das Feld
"Bestandsveränd." ist ein Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget
pro Zeitschritt Zugänge (positive Werte) und Abgänge (negative Werte).
Das Feld "Bestand" ist ein Formelfeld, dem die I-Funktion hinterlegt ist und das sich
über den vergebenen Parameter auf das Feld "Bestandsveränd." bezieht.
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6 Daten- und Feldarten
Parameter f0 = Feld "Bestandsveränd."
Funktion: I(f0)
Mit Hilfe der I-Funktion werden zu einem Anfangsbestand die Zugänge addiert, die
Abgänge subtrahiert und der Bestand dargestellt.
Feld "Bestand":
6.3.2.3
Bestand Januar
400.000
+
Zugang Februar
200.000
=
Bestand Februar
600.000
+
Zugang März
200.000
=
Bestand März
800.000
-
Abgang April
100.000
=
Bestand April
700.000
Differenzierung; D-Funktion
D(… ) rechnet Bestände in Bestandsveränderungen um. Die monatlichen Bestandsdaten
eines Feldes können dann beispielsweise in einem zweiten Feld als monatliche
(Veränderungs-) Daten angezeigt werden.
Beispiel:
Das Beispiel enthält das Feld "Bestand" und das Feld "Bestandsveränd.". Das Feld
"Bestand" ist ein Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget pro
Zeitschritt Bestandswerte.
Das Feld "Bestandsveränd." ist ein Formelfeld, dem die D-Funktion hinterlegt ist und
das sich über den vergebenen Parameter auf das Feld "Bestand" bezieht.
Parameter f0 = Feld "Bestand"
Funktion: D(f0)
Mit Hilfe der D-Funktion werden die Bewegungen zwischen den Beständen der
Zeitschritte
aufgezeigt.
Bestandserhöhungen
werden
als
Zugänge,
Bestandsminderungen als Abgänge verzeichnet.
Feld "Bestandsveränderungen":
Bestand Januar
400.000
Bestand Februar
600.000
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6 Daten- und Feldarten
=
=
=
6.3.2.4
Bestandsveränd. Februar (Zugang) 200.000
Bestand März
800.000
Bestandsveränd. März (Zugang)
200.000
Bestand April
700.000
Bestandsveränd. April (Abgang)
-100.000
Verschiebefunktion
Die Verschiebefunktion Sm n(...) oder Sy n(… ) ist eine 'Timelag-Funktion', Werte
in die Zukunft schiebt. Der Buchstabe m steht hierbei für die Anzahl der Monate, die
ein Wert in die Zukunft verschoben wird. Der Buchstabe y steht für die Anzahl der
Jahre, die ein Wert in die Zukunft verschoben wird. Dementsprechend verschieben die
Funktionen Sm-n(...) und Sy-n(...) Werte in die Vergangenheit.
Beispiel 1:
Das erste Beispiel enthält das Feld "Wert" und das Feld "um 2 Monate geschobener
Wert". Das Feld "Wert" ist ein Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget
im Januar den Wert 100,00. Dieser Wert wird über die Schiebefunktion Sm n(…) 2
Monate in die Zukunft geschrieben. Die entsprechende Formel wird dem Feld "um 2
Monate geschobener Wert" hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "um 2 Monate geschob. Wert"
n= 2
Funktion: Sm2 (f0)
Der Wert 100,00 wird auf dem Feld "um 2 Monate geschobener Wert" im März
eingetragen.
Beispiel 2:
Das zweite Beispiel enthält das Feld "Verbindlichkeiten" und das Feld
"Auszahlungen". Das Feld "Verbindlichkeiten" ist ein Dateneingabefeld und enthält
in der Datenebene Budget von Januar – Mai Werte. Diese Werte werden über die
Schiebefunktion Sm n(…) um 3 Monate in die Zukunft geschrieben. Die entsprechende
Formel wird dem Feld "Auszahlungen" hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "Auszahlungen"
n= 3
Funktion: Sm3 (f0)
Die Datenreihe Januar – Mai wird auf dem Feld "Auszahlungen" um 3 Monate
verschoben und nun von April – August eingetragen.
Beispiel 3:
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6 Daten- und Feldarten
Das dritte Sm Beispiel enthält drei Tochterfelder, "Umsatz brutto", "Schlüssel" und
"Geldeingang". Dieser Felder haben wiederum eigene Tochterfelder. Es wird nur das
erste Halbjahr betrachtet.
Auf dem Feld "Umsatz brutto" werden die Umsätze monatlich budgetiert.
Das Feld "Schlüssel" enthält weitere Tochterfelder, auf denen die Zahlungseingänge
festgehalten werden. Ein Zahlungseingang wird mit dem Wert 1,00 festgehalten. Das
Feld "sofort" zeigt auf der Datenebene Budget in den Monaten Januar, Februar, Mai,
Juni den Wert 1,00 auf. In diesen Monaten erfolgt der Geldeingang im gleichen Monat
wie auch der Umsatz.
Das Feld "nach 1 Monat" zeigt ausschließlich Nullen an, was angibt, dass ein
Geldeingang einen Monat nach der Umsatzermittlung nicht erfolgte. Das Feld "nach 2
Monaten" enthält im Monat März den Wert 1,0. Der Geldeingang des Umsatzes im März
tritt also erst zwei Monate später im Mai ein. Das Feld "nach 3 Monaten" enthält im
Monat April den Wert 1,0. Der Geldeingang dieses Monats tritt somit erst drei Monate
später im Juli ein.
Das Feld "Geldeingang",
Zahlungen an.
ein Formelfeld,
zeigt
den tatsächlichen Eingang der
Der monatliche Geldeingang wird über eine komplexe
"Geldeingang berechnet" hinterlegt ist, ermittelt.
Formel,
die
dem
Feld
Formel: f0*f9+ Sm1(f1*f9)+Sm2(f2*f9)+Sm3(f3*f9) …..
Parameter f0 = Feld "sofort"
Parameter f1 = Feld "nach 1 Monat" (Verschub des Eingangs um einen Monat
n=1 ; Sm1(f1))
Parameter f2 = Feld "nach 2 Monaten" (n=2; Sm2(f2)
Parameter f3 = Feld "nach 3 Monaten" (n=3; Sm3(f3)
Parameter f9 = Feld "Umsatz brutto"
Über die Formel werden die monatlichen Werte des Feldes "Umsatz brutto" (Parameter
f9) mit den Schlüssel-Feldern multipliziert. Nur die Zeitschritte, die den Wert 1,0
enthalten, zeigen den Wert des Umsatzes an. Über die Verschiebe-Funktion wird der
Wert dann entsprechend n zum dem Zeitpunkt in der Zukunft verschoben, in dem er
tatsächlich eintritt.
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6 Daten- und Feldarten
Weitere Beispiele:
Ein Gesamtumsatz (f1) von 1 Million, der beispielsweise im Monat März anfällt (=
ertragswirksam), wird zu 30% im April (1 Monat später) und zu 70% im Mai (2 Monate
später) bezahlt (=einnahmewirksam im April mit 300.000 und im Mai mit 700.000).
Sm1(0,3*f1) + Sm2(0,7*f1).
Ein Rechnungsbetrag (f1) von 60.000, der im Januar bezahlt wird, wird durch diese
Formel gleichmäßig auf 12 Monate verteilt (= aufwandswirksam von Jan. bis Dez. mit
5.000).
(f1+Sm1(f1)+Sm2(f1)+Sm3(f1)+Sm4(f1)+Sm5(f1)+Sm6(f1)+Sm7(f1)+Sm8
(f1)+Sm9(f1)+Sm10(f1)+Sm11(f1))/12
6.3.2.5
Verteilfunktion
Die Verteilfunktion Vm(...) oder V-m(… ) verteilt einen Betrag auf die zukünftigen
bzw. vergangenen Monate. Die Variable m steht auch hier für die Anzahl der Monate.
Anwendung findet diese Funktion beispielsweise bei der Darstellung einer linearen
Abschreibung.
Beispiel 1:
Das erste Beispiel enthält das Feld "Beispielinvestition o.ä." und das Feld
"Nutzungsdauer 3 Jahre". Das Feld "Beispielinvestition o.ä." ist
ein
Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget im März den Wert 36.000.
Dieser Wert soll nun auf die folgenden 3 Nutzungsjahre (36 Monate gleichmäßig (linear)
verteilt werden. Dem Feld "Nutzungsdauer 3 Jahre" wird die Verteilfunktion
hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "Beispielinvestition o.ä."
n= 36 (= 3 Jahre Nutzungsdauer)
Funktion: Vm36 (f0)
Der Wert 36.000 wird auf dem Feld "Nutzungsdauer 3 Jahre" ab März auf die
folgenden 36 Monate gleichmäßig verteilt, so dass jeder Zeitschritt den Wert 1,000
erhält.
Beispiel 2:
Das zweite Beispiel enthält das Feld "Kredit" und das Feld "Tilgung ohne Zinsen". Das
Feld "Kredit" ist ein Dateneingabefeld und enthält in der Datenebene Budget im Januar
einen Wert in Höhe des aufgenommenen Kredites 1.000. Dieser Kredit soll in den
folgenden vier Monaten getilgt werden. Dem Feld "Tilgung ohne Zinsen" wird die
Verteilfunktion hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "Kredit"
n= 4
Funktion: Vm4 (f0)
Der Kredit über 1.000 wird gleichmäßig auf die vier Monate verteilt, so dass in jedem
Zeitschritt 250 getilgt werden.
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6 Daten- und Feldarten
6.3.2.6
Tax-Shift-Funktion
Mit der Tax-Shift-Funktion T(… ) wird der Jahresübertrag verschoben, solange das
Ergebnis negativ ist. Die Werte werden mit etwaigen Gewinnen verrechnet und ein
positives Ergebnis wird eingetragen. Diese Funktion würde z.B. bei Verlustvorträgen bei
Geldanlagen verwendet werden.
6.3.2.7
Anfangswert; A-Funktion
Die Funktion A(… ) steht für Anfangswert des Jahres und übernimmt den letzten Wert
des Vorjahres als Anfangswert im neuen Jahr, z.B. für monatliche Bestandsvergleiche
mit einem Anfangswert.
Beispiel:
Das Beispiel enthält die Felder "Zu-/ und Abgänge", "Bestand" und "Anfangswert
des Jahres".
Das Feld "Zu-/ und Abgänge" ist ein Dateneingabefeld und enthält z.B. auf der
Datenebene Budget die monatlichen Bestandserhöhungen bzw. -minderungen.
Das Feld "Bestand" ist ein Formel-Feld und errechnet mittels I-Funktion (siehe oben)
aus den Bestandsveränderungen einen monatlichen Bestand.
Parameter f0 = Feld "Zu-/ und Abgänge"
Funktion: I(f0)
Die Bestandserhöhung um 12.000 im Monat Januar 2010 wird z.B. zu dem vorherigen
Bestand 486.600 im Dezember 2009 addiert und ergibt somit im Januar 2010 einen
Bestand von 498.600.
Das Feld "Anfangswert des Jahres" ist ein weiteres Formelfeld, welches sich mittels
der A-Funktion auf das Bestands-Feld bezieht.
Parameter f0 = Feld "Bestand"
Funktion: A(f0)
Über die A-Funktion wird der Endwert des Vorjahres (Bestand im Monat Dezember
mittels I-Funktion ermittelt) als Anfangswert des aktuellen Jahres übertragen.
6.3.2.8
Jahresübertrag; C-Funktion
Die Funktion C(… ) steht für Jahresübertrag. Sie übernimmt den letzten Wert des
Vorjahres und verteilt diesen in voller Höhe linear auf jeden Monat des aktuellen Jahres.
Beispiel:
Das Beispiel enthält die Felder "Bestand" und "Jahresübertrag". Das Feld "Bestand"
zeigt im Jahr 2009 im Monat Dezember den Endwert 100.000. Dieser Wert wird mittels
C-Funktion, die dem Feld "Jahresübertrag" hinterlegt ist, in voller Höhe auf jeden
Monat des Jahres 2010 verteilt. Jeder Monat erhält also den Wert 100.000.
Parameter f0 = Feld "Bestand"
Funktion: C(f0)
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6 Daten- und Feldarten
6.3.2.9
Y-Funktion
Die Y-Funktion bietet die Möglichkeit, die Monatswerte eines Feldes für das
Geschäftsjahr zu kumulieren Yb(… ) bzw. den
kumulierten
Jahresendwert
(Dezemberwert) im gesamten Jahr darzustellen Yc (… ).
1. Beispiel Yb:
Das Beispiel enthält die Felder "Wert", "kumuliert" und "Jahressumme".
Das Feld "Wert" enthält in der Datenebene Budget eine Reihe an Werten.
Das Feld "kumuliert" ist ein Formelfeld, dem die Formel Yb (… ) hinterlegt ist.
Parameter f0 = Feld "Wert"
n =1
Geschäftsjahr kumulieren (laut Formelsyntax)
Funktion: Yb1(f0)
Die Daten des Feldes "Wert" werden nun monatlich kumuliert und auf dem Feld
"kumuliert" angezeigt.
Januar 3.000 + Februar 5.000 = 8.000 Februar kumuliert
Februar 8.000 + März 6.000 = 14.000 März kumuliert
etc.
2. Beispiel Yc:
Das Feld "Jahressumme (Dezemberwert)" ist ein Formelfeld, dem die Formel Yc (… )
hinterlegt ist.
Parameter f0 = Feld "Wert"
n =2
Jahressumme (laut Formelsyntax)
Funktion: Yc2(f0)
Als Ergebnis wird der Dezemberwert 4.000 des Feldes "Wert" für alle Monate des
Feldes "Jahressumme" eingetragen.
3. Beispiel Yc:
Das Feld "Jahressumme" ist ein Formelfeld, dem die Formel Yc (… ) hinterlegt ist.
Parameter f0 = Feld "Wert"
n =3
kumulierter Jahreswert (laut Formelsyntax)
Funktion: Yc3(f0)
Der Anteil des jeweiligen Monats an der Jahressumme des Feldes "Wert" wird für alle
Monate des Feldes "Jahressumme" kumuliert eingetragen. Der Dezemberwert des
Feldes "Jahressumme" ist also immer 1.
Neben den erläuterten zeitlichen Funktionen stehen Ihnen in Corporate Planner auch
so genannte Schalterfunktionen zur Verfügung.
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6 Daten- und Feldarten
6.3.2.10 Schalter: Größer/ Kleiner-Funktionen
Mit Größer/Kleiner-Funktionen (Schalterfunktionen) können 'Wenn, dann...'Beziehungen formuliert werden. Es werden in dem Zusammenhang die bekannten
Zeichen für größer als ">" und kleiner als "<" sowie das Gleichheitszeichen "="
verwendet. Die folgenden Ausdrücke sind möglich:
> (
>=(
< (
<=(
<>(
= (
)größer 0
)größer gleich 0
)kleiner 0
)kleiner gleich 0
)ungleich 0
)gleich 0
H inwe is :
Beachten Sie bei der Formeldefinition unbedingt das Setzen der
Klammern, wie der oberen Auflistung zu entnehmen ist.
Andernfalls erkennt das System nicht, dass es sich um eine
'Wenn, dann...' Beziehung handelt.
Eine Größer/Kleiner-Funktion wird auf einem separaten Ausgabefeld hinterlegt und
bezieht sich durch Verwendung von Parametern auf Werte anderer Felder. Erfüllen die
Werte die formulierte Bedingung, wird der Wert 1 (richtig), bei Nichterfüllung der Wert 0
(falsch) auf dem Ausgabefeld ausgegeben.
Beispiel:
Das Beispiel bezieht sich auf die Berechnung der Prämienauszahlungen an einen
Vertriebsmitarbeiter (im Beispiel: Mitarbeiter Amann im Zweig "Wenn Dann; Schalter"
> "Beispiel 1"). Die Prämienauszahlung erfolgt nur bei Zielerreichung, so dass eine
Wenn, Dann Bedingung hinterlegt ist.
Die Tochterfelder des Feldes "Umsatz MA" enthalten die budgetierten Umsätze der
einzelnen Mitarbeiter, u. a auch die des Mitarbeiters Amann. Das Feld "Prämien" zeigt
die Prämiensätze, die ein Mitarbeiter erhält, sofern dieser Umsätze in Höhe der
festgelegten "Prämiengrenze" erzielt. Die Tochterfelder des Feldes "Auszahlungen"
sind jeweils Formelfelder, denen eine "Wenn, Dann Bedingung" hinterlegt ist.
Feld "Amann" im Zweig "Auszahlungen", dem die 'Wenn, Dann...' Bedingung
hinterlegt ist:
Parameter f0 = Feld "Amann Umsatz"
f1 = Feld "Prämiengrenze"
f2 = Feld "Prämien"
Formel: >=(f0-f1)*f2
Wenn (Budgetierter Umsatz – Prämiengrenze) größer oder gleich Null, dann 1 * Prämien,
sonst 0.
In den Monaten Februar, August, September, Oktober, November und Dezember hat der
Mitarbeiter Amann sein Umsatzziel erreicht und damit die Prämiengrenze überschritten.
Der entsprechende Prämiensatz wird in diesen Monaten eingetragen. In den anderen
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6 Daten- und Feldarten
Monaten gibt es keine Auszahlungen, der Wert bleibt 0.
6.3.2.11 Schalter: P- Funktion und N-Funktion
Analog der Bedingungen > () größer 0, bzw. < () kleiner 0 wird bei den Funktionen P()
und N() der Wert nur dann ausgegeben, wenn das Ergebnis im Zeitschritt positiv bzw.
negativ ist. Damit sind diese Funktionen in Corporate Planner ebenfalls SchalterFunktionen, die eine 'Wenn, dann...'-Beziehung formulieren.
Beispiel:
Das Beispiel enthält die Felder "Wert" und "Ausgabe". Das Feld "Wert" zeigt zwischen
Januar und Juni 2010 die folgende Zahlenreihe:
Dem Feld "Ausgabe" wird die P-Funktion hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "Wert"
Funktion: P(f0)
Nur die positiven Werte der Datenebene Budget werden ausgegeben.
Alternativ wird dem Feld "Ausgabe" die N-Funktion hinterlegt.
Parameter f0 = Feld "Wert"
Funktion: P(f0)
Nur die negativen Werte der Datenreihe werden ausgegeben.
6.3.3
Hybridfelder
Das Hybridfeld ist ein "gemischtes" Feld, das für unterschiedliche Datenebenen
unterschiedliche Feldarten erhalten kann.
Hybridfeld mit Formel- und Eingabeebenen
(Ebenen-Hybridfeld)
Hybridfeld mit zeitlich variabler Eingabe/FormelUmschaltung (Zeithybridfeld)
Bei der Definition eines Hybridfeldes, gehen Sie wie folgt vor:
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6 Daten- und Feldarten
Wählen Sie im Fenster 'Feldeigenschaften' die Feldart "Formel". Es erscheint das
Fenster 'Eigenschaften des Formelfeldes'.
Klicken Sie in diesem Fenster auf den Auswahlknopf "Mehr" und es öffnet sich das
Fenster 'Option Hybridfeld'.
Sie sehen die einzelnen Corporate Planner-Datenebenen, für die Sie im Bereich
'Option' die Einstellung Feld (Formelberechnung gemäß Feldart Formel) Daten
(Dateneingabe oder -import) oder Daten/Feld (Vergangenheitswerte = Daten und
Zukunftswerte = Formel) einstellen können.
Die Auswahl 'Feld' führt dazu, dass die Werte des Hybridfeldes gemäß der Feldart
"Formel" berechnet werden.
Die Auswahl 'Daten' führt dazu, dass die Werte des Hybridfeldes durch
Dateneingabe oder Datenimport eingetragen werden.
Die Auswahl 'Daten/Feld' führt dazu, dass ein Zeithybridfeld angelegt wird. Bis zu
einem manuell festgelegten Zeitpunkt ist das Hybridfeld ein Datenfeld. Ab diesem
Zeitpunkt wandelt es sich um in ein Formelfeld.
Wählen Sie für die einzelnen Ebenen die gewünschte Option aus und bestätigen Sie
die Einstellungen mit "OK".
Wie jedes Formelfeld erhält auch ein Hybridfeld an der rechten Seite ein blaues
Dreieck. Per Klick auf das Dreieck kann die hinterlegte Formel sowie über den Button
"Mehr" die Berechnung des Formel-Hybridfeldes in den einzelnen Datenebenen
nachvollzogen werden. Alternativ können Sie mit einem rechten Mausklick auf das
Formel-Hybridfeld die 'Feldinformationen' aufrufen und über die Option "Mehr" die
Eigenschaften anzeigen lassen.
6.3.3.1
Hybridfeld mit Formel- und Eingabeebenen
Diese Hybridfelder setzen sich aus Datenebenen zusammen, die zum Einen über die
hinterlegte Formel berechnet werden (Einstellung 'Feld') und zum Anderen Ihre
Informationen in Form von Quelldaten erhalten (Einstellung 'Daten').
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befindet sich innerhalb der Formelbeispiele
das Wurzelfeld "Formelhybrid". Das Beispiel 1 zeigt das Datenfeld "Umsatz" und
das Hybridfeld "Provisionen".
Klicken Sie auf das blaue Dreieck, um die Formelinformationen zu öffnen. Sie sehen,
dass sich die Provisionen über die Formel Provisionssatz x Umsatz berechnet.
Klicken Sie nun auf den Button "Mehr". Sie stellen fest, dass es sich bei dem
Provisionsfeld um ein Hybridfeld handelt. Die Budget-Ebene ('Feld') wird gemäß der
hinterlegten mathematischen Formel berechnet, die Werte der Ist-Ebene ('Daten')
hingegen werden, z.B. über einen Import aus dem Finanzbuchhaltungssystem,
eingelesen.
6.3.3.2
Zeit-Hybridfeld mit zeitlich variabler Eingabe / Formel-Umschaltung
Bei dem Zeit-Hybridfeld handelt es sich ebenfalls um ein "gemischtes" Feld. Im
Gegensatz zu der zuvor erläuterten Variante des Hybridfeldes bei der die einzelnen
Datenebenen unterschiedliche Optionen erhalten, weist ein Zeithybridfeld auf der
gleichen Datenebene für unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche Feldarten
auf. Eine Datenebene erhält bis zu einem gewissen Zeitpunkt Werte, z.B. über einen
Import ('Daten') und ab diesem Zeitpunkt werden Werte über eine Formel berechnet (
'Feld').
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6 Daten- und Feldarten
Ein Zeit-Hybridfeld definieren Sie wie zu Anfang beschrieben, indem Sie die Einstellung
Daten/Feld vornehmen. Die Besonderheit des Zeit-Hybridfeldes liegt darin, dass Sie
bestimmen, zu welchem Zeitpunkt die Feldart umspringt. Diese Einstellung nehmen Sie
über den Funktionsbereich Werkzeuge
"Berechnungszeiten" vor. Es öffnet sich
das
Fenster 'Berechnungszeiten'.
Hier legen
Sie
den
Startpunkt
der
Formelberechnung und damit den Zeitpunkt der Umschaltung von "Daten" zu "Feld"
fest. Erst durch diese Einstellung wird eine manuelle Eingabe bzw. ein Import in die
entsprechende Datenebene möglich.
Beispiel:
Das Feld "Beispiel 2" zeigt das Datenfeld "Wert" und das Feld "zeitliches
Hybridfeld". Öffnen Sie die Feldinformationen des Feldes "zeitliches Hybridfeld" und
klicken Sie auf den Button "Mehr". Über die hinterlegte Formel übernimmt das Feld die
Daten des Feldes "Wert", welches hier als Parameter f1 definiert wurde. Klicken Sie im
Fenster 'Eigenschaften des Formelfeldes' erneut auf "Mehr". Sie sehen, dass die
Datenebene Forecast auf 'Daten/Feld' gestellt ist. Schließen Sie den Dialog.
Prüfen Sie nun, bis zu welchem Zeitpunkt auf der Datenebene 'Forecast' Werte
manuell eingetragen oder importiert werden können und ab wann sich die Werte über
die hinterlegte Formel berechnen. Öffnen Sie im Funktionsbereich Einstellungen die
Funktion "Berechnungszeiten". Ab dem Monat Mai im Jahr 2010 berechnet sich die
Datenebene über die hinterlegte Formel.
Zurück in der zentralen Sicht stellen Sie den Berechnungszeitschieber auf Jan – Dez
2010. Auf der Ebene 'Forecast' klicken Sie im Monat April in die Zelle. Eine manuelle
Eingabe ist möglich, da das Feld bis zu diesem Zeitpunkt als 'Daten' definiert ist. Im
Monat Mai hingegen ist eine Eingabe nicht möglich, da ab hier die Werte über die Formel
berechnet werden.
6.4
Konstantenfelder (Feldart Konstante)
Das Konstantenfeld ist ein Feld mit Zahlenreihen, das über einen längeren Zeitraum
konstante Werte enthält. Insbesondere bei weitgehend unveränderlichen Angaben, wie
z.B.
Preise,
Währungskurse,
Umrechnungsfaktoren,
Umsatzsteuersätze
oder
Krankenkassenbeitragssätze, bietet es sich an, ein Feld als Konstantenfeld zu
definieren. Sie sparen dadurch Speicherplatz und Arbeitsaufwand.
Konstantenreihe, z.B. Umrechnungsfaktoren etc. (Konstantenfelder)
In der Baumstruktur erkennt man Konstantenfelder an dem oben dargestellten Symbol,
welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb der Datenebenen erscheint.
Sie können einem Konstantenfeld für jedes Geschäftsjahr unterschiedliche Konstanten
(Provisionen, Zuschläge etc.) zuordnen.
Bei der Definition eines Konstantenfeldes gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie im Fenster 'Feldeigenschaften' unter Feldart die Option "Konstante"
aus. Es erscheint das Fenster 'Eigenschaften des Konstantenfeldes'. Die Tabelle
enthält in den Zeilen die Datenebenen und in den Spalten die geltenden
Zeitabschnitte, die Sie über den Zeitschieber bestimmen.
Tragen Sie in der Tabelle die gewünschten Konstanten (Währungsfaktoren,
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6 Daten- und Feldarten
Multiplikatoren etc.) für die entsprechenden Zeiträume und Datenebenen ein.
Die Option "Neuer Abschnitt" fügt eine neue Zeitspalte ein, die den letzten Monat
des Planungshorizonts als Extraspalte anzeigt. Indem Sie einen neuen Abschnitt
definieren, können auf einer Datenebene in unterschiedlichen Zeitschritten
unterschiedliche Konstanten gelten.
"Abschnitt Löschen" löscht die aktuell angewählte Zeitspalte und legt den
Zeitraum mit dem der vorigen Spalte zusammen.
Aktivieren Sie die einzelnen Checkboxen rechts (unter dem Button "Kopieren")
von den Datenebenen. Per Klick auf den Button "Kopieren" wird die eingetragene
Konstante der ersten Datenebene auf alle anderen Datenebenen übertragen.
Nachdem Sie alle Werte eingetragen haben, können Sie mit "OK" das Fenster
verlassen. Die Konstanten sind dann sofort aktiv und in den entsprechenden
Datenebenen im Arbeitsbereich des Konstantenfeldes hinterlegt. Mit der Option
"Abbrechen" werden alle Änderungen verworfen. Mit der Option "Mehr" im Fenster
'Feldeigenschaften' können Sie bestehende Faktoren wieder verändern.
Sie können Konstanten auch manuell im Arbeitsbereich ändern. Klicken Sie dazu in eine
Zelle. Eine Änderung kann dabei nur für einen Zeitabschnitt (Zelle im Arbeitsbereich)
oder für den gesamten Zeitraum vorgenommen werden. Beachten Sie daher dringend
die Meldung von Corporate Planner bevor Sie Ihre Eingabe bestätigen.
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befinden sich mehrere Konstanten-Beispiele.
So enthält das erste Beispiel die gängigen Steuersätze. In den Datenebenen des Feldes
"Mehrwertsteuersatz allgemein" sehen Sie über den gesamten Zeitraum den Wert
19,00 verteilt, auf dem Feld "Mehrwertsteuersatz ermäßigt" den Wert 7,00. Die
Angaben sind jeweils mit der Einheit % definiert.
6.5
Querverweisfelder
Ein Querverweisfeld ist ein Feld, welches seine Daten über eine Referenz auf ein
anderes Feld der gleichen Datenbasis erhält (Eins-zu-eins-Zuordnung). Durch den
Querverweis wird eine Verknüpfung zwischen den beiden Feldern erzeugt. Die
Zuordnung von Querverweis-Feldern ermöglicht den Aufbau unterschiedlicher
Baumstrukturen oder Sichtweisen (z.B. produktorientierte oder regionale Sichtweise),
ohne dass Daten doppelt erfasst werden müssen.
Symbol für ein Querverweisfeld
In der Baumstruktur erkennt man Felder mit Querverweis an dem oben dargestellten
Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb der Datenebenen
sichtbar wird. Zusätzlich erscheint wie bei einem Formelfeld am rechten Rand des
Querverweisfeldes ein kleines blaues Dreieck. Mit einem Klick auf das Dreieck, springt
der Cursor zu dem entsprechenden Eingabefeld, von dem die Daten in das
Querverweisfeld einfließen. Mit der Backspace-Taste springen Sie zurück zu Ihrem
Ausgangsfeld.
Bei der Definition eines Querverweisfeldes gehen Sie wie folgt vor:
- 162 -
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6 Daten- und Feldarten
Öffnen Sie im Bereich "Struktur bearbeiten" die "Feldeigenschaften" und
selektieren unter der Feldart die Option "Querverweis". Es erscheint das Fenster
'Feldauswahl', in dem Sie das Feld in der Baumstruktur auswählen, auf das
verwiesen werden soll. Wählen Sie das Feld mit Doppelklick aus. Sie gelangen in das
nächste Fenster 'Querverweis'.
Der Name des ausgewählten Feldes wird im Fenster 'Querverweis' eingetragen. Über
den Button "Ändern" kann nachträglich ein anderes Feld selektiert werden.
Mit der Option "OK" bestätigen Sie den Querverweis und verlassen das Fenster
'Feldeigenschaften'. Der Querverweis wird dann sofort in der Baumstruktur aktiviert.
Mit der Option "Abbrechen" werden alle Änderungen verworfen.
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Querverweis" das Wurzelfeld "Querverweisbaum". In der letzten Hierarchiestufe des
Elternfeldes "Beispiel 1" befinden sich Querverweisfelder. Per Klick auf das jeweils
blaue Dreieck gelangen Sie zu den verknüpften Quelldatenfeldern des Eingabebaumes.
6.5.1
Hybridfeld mit Querverweis- und Eingabeebenen
Analog zum Formel-Hybridfeld besteht auch bei Querverweisfeldern die Möglichkeit,
Hybridfelder anzulegen.
Symbol für ein Hybridfeld mit Querverweis und
Eingabeebenen
Bei der Definition eines Hybridfeldes mit Querverweis und Eingabeebenen, gehen Sie
wie folgt vor:
Betätigen Sie bei der Definition des Querverweises den Button "Mehr". Es erscheint der
Dialog 'Option Hybridfeld'. Hier können Sie analog zu den Formelfeldern für jede
Datenebene festlegen, ob der Wert gemäß Feldart 'Querverweis' aus einem anderen
Feld einfließt ('Feld')oder ob dieser eingegeben bzw. importiert wird ('Daten'). Mit
"OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe und gelangen wieder in die Feldzuordnung des
Querverweises.
Wenn Sie Ihre Eingaben zum Hybridfeld überprüfen möchten, klicken Sie im zentralen
Steuerungsbildschirm mit der rechten Maustaste auf das aktuelle Feld und wählen im
Kontextmenü die Option "Feldinformation" aus. Betätigen Sie den Button "Mehr" und
Sie können Ihre Eingaben zum Hybridfeld einsehen und überprüfen.
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Querverweis" das Wurzelfeld "Querverweisbaum". Im Rahmen des "Beispiel 2" wird
das Hybridfeld mit Querverweis und Eingabeebenen verdeutlicht.
Springen Sie im Zweig "GuV" auf "Erträge", "Umsatzerlöse" und schließlich auf
"Umsatzgruppe 1". Dieses Feld ist ein Hybridfeld mit Querverweis und Eingabeebenen.
Per Klick auf das blaue Dreieck springen Sie auf das Feld "Umsatz Umsatzgruppe 1"
im Zweig "Detailplanung". Von diesem Feld werden die Werte per Querverweis
bezogen. Hierbei handelt es sich um ein Formelfeld (der Umsatz wird per Formel
budgetiert). Mit der Backspace-Taste gelangen Sie zurück zum Feld "Umsatzgruppe
1". Rufen Sie nun die Feldinformationen auf und klicken Sie auf den Button "Mehr".
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6 Daten- und Feldarten
Klicken Sie dann erneut auf "Mehr" und Sie sehen, dass die Ebene Budget gemäß
Feldart "Querverweis" ermittelt wird ('Feld'), die Ebene Ist die Daten über einen
Import oder manuelle Dateneingabe erhält ('Daten'). Schließen Sie die Dialoge. Zurück
in der zentralen Sicht erkennen Sie, dass die Budget-Ebene Werte enthält, die über den
Querverweis aus der Detailplanung (hier Ermittlung über Formelberechnung) einfließen.
Auf der Ist-Ebene werden die Werte bis April 2010 importiert, ab dann werden auch
diese über eine Formel errechnet. Dies ist auf die Einstellung des Stichtages 'Ab Mai
2010' im Funktionsbereich Einstellungen
"Berechnungszeiten" zurückzuführen.
6.5.2
Hybridfeld mit zeitlich variabler Eingabe und Querverweisumschaltung
Analog zum Formel-Hybridfeld können Sie auch das Querverweis-Hybridfeld zeitlich
variabel gestalten. Das Zeit-Hybridfeld ist ein gemischtes Feld, da es für
unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche Feldarten aufweist.
Symbol für ein Hybridfeld mit zeitlich variabler Eingabe
und Querverweisumschaltung
Bei der Definition eines Hybridfeldes mit zeitlich variabler Eingabe gehen Sie wie
folgt vor:
Ändern Sie unter dem Button "Mehr" die Einstellung auf 'Daten/Feld' für die
entsprechende Datenebene.
Die Besonderheit des Zeit-Hybridfeldes liegt darin, dass Sie bestimmen zu welchem
Zeitpunkt die Feldart umspringt. Diese Einstellung nehmen Sie im Funktionsbereich
Werkzeuge
"Berechnungszeiten" vor. Es öffnet sich das Fenster
'Berechnungszeiten'. Hier legen Sie den Zeitpunkt fest, bis wann es ein
Datenfeld ('Daten') ist und ab wann das Feld gemäß der Feldart "Querverweis"
('Feld') funktioniert.
Das Beispiel im vorherigen Abschnitt enthält ebenfalls ein Zeit-Hybridfeld. Die Ist-Ebene
zeigt bis April importierte Werte auf, ab diesem Zeitpunkt errechnen sich die
dargestellten Werte anhand einer Formel.
6.6
Datenverweisfelder
Ein Datenverweisfeld ist ein Feld, welches seine Daten über eine Referenz auf ein
anderes Feld einer anderen Datenbasis erhält. Die Definition eines Datenverweisen
gestattet auf diese Weise die problemlose Übernahme von Daten aus anderen
Datenbasen.
Symbol für ein Datenverweisfeld
In der Baumstruktur erkennt man Datenverweisfelder an dem oben dargestellten
Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb der Datenebenen
erscheint. Zusätzlich erscheint wie bei einem Formel- oder Querverweisfeld am rechten
Rand des Datenverweisfeldes ein kleines blaues Dreieck. Per Klick darauf, springt der
entsprechende Cursor zu dem verknüpften Eingabe- oder Elternfeld in der
dazugehörigen Datenbasis. Die Datenbasis wird automatisch geöffnet, sofern diese
nicht ohnehin schon geöffnet ist.
Bei der Definition eines Feldes mit Datenverweis gehen Sie wie folgt vor:
- 164 -
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6 Daten- und Feldarten
Öffnen Sie zunächst die Datenbasis, in welche die Daten aus einer anderen
Datenbasis übernommen werden sollen (Zieldatenbasis).
Öffnen Sie anschließend die Quelldatenbasis, welche die zu übernehmenden Daten
enthält.
Wechseln Sie zum Fenster der Zieldatenbasis und bewegen Sie sich im
Strukturbaum zu demjenigen Eingabefeld, welches Daten aus einer anderen Datei
übernehmen soll.
Öffnen Sie im Bereich "Struktur bearbeiten" die "Feldeigenschaften" und
selektieren Sie unter der Feldart die Option "Datenverweis". Es erscheint das
Fenster 'Feldart Datenverweis'.
Bei Anwahl des Buttons "Zuordnung" öffnet sich das Fenster 'Zuordnung von
Datenverweisen'. Mit dem Button "Neu" wählen Sie eine andere Quelle aus. Mit
"Bearbeiten" legen Sie die Zuordnung der Datenebenen fest.
Mit dem Button "Umhängen" können Sie auf eine andere Datenbasis zugreifen.
Durch Klicken auf den Button "Quelle" im Fenster 'Feldart Datenverweis' öffnet
sich das Fenster 'Feldauswahl'. Sie können den Cursor mit der Maus zum
entsprechenden Feld bewegen und Ihre Wahl entweder mit Doppelklick auf das
Feld oder mit "OK" bestätigen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Datenebenen, deren Werte aus der
Quelldatenbasis übernommen werden sollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Feldeigenschaften übernehmen', damit das
Feld der Zieldatenbasis alle Eigenschaften des Quellfeldes übernimmt.
Mit der Option "OK" bestätigen Sie den gewählten Datenverweis, der dann sofort
aktiviert wird. Mit "Abbrechen" werden alle Änderungen verworfen.
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Datenverweis" das Wurzelfeld "Datenverweis auf Datenfelder". Über die
Tochterfelder "Inland" bzw. "Ausland" springen Sie auf die Datenverweisfelder.
Klicken Sie jeweils auf die blauen Dreiecke. Die Datenbasis 'B_Tochterdatenbasis' wird
geöffnet und Sie gelangen direkt auf die verknüpften Felder. Ein Datenverweis auf
Elternfelder erfolgt analog.
6.7
Kennzahlenfeld (Feldart Kennzahl)
Das Kennzahlenfeld ist ein Feld, welches mit Hilfe einer Kennzahlenformel berechnet
wird. Corporate Planner unterstützt den Aufbau und das Anlegen von allen in der
Betriebswirtschaft
üblichen
Kennzahlen
und
Kennzahlensystemen.
Angelegte
Kennzahlenfelder können Kennzahlengruppen (z.B. Erfolgskennzahlen, Kennzahlengruppe
Herr Groß etc.) zugeordnet und dort übersichtlich angezeigt werden.
Symbol für ein Kennzahlenfeld
In der Baumstruktur erkennt man Kennzahlenfelder an dem oben dargestellten Symbol,
welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb der Datenebenen erscheint.
Kennzahlenfelder saldieren nicht in Elternfeldern, da diese in ihren Feldeigenschaften
automatisch als "informativ, nicht saldierend" definiert werden.
Bei der Definition eines Kennzahlenfeldes gehen Sie wie folgt vor:
- 165 -
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6 Daten- und Feldarten
Wählen Sie unter 'Feldart' den Typ 'Kennzahl' aus, und Sie gelangen in das
Fenster 'Eigenschaften der Kennzahl'.
Für die Definition der Kennzahlen stehen Ihnen fünf Kennzahlentypen zur
Verfügung. Die Kennzahlentypen werden durch den Einsatz von Platzhaltern
flexibel und können somit für die meisten Unternehmenskennzahlen genutzt werden.
Nachdem Sie den entsprechenden Kennzahlentyp ausgewählt haben, können Sie die
Platzhalter (f1-f4) mit den entsprechenden Feldern aus der Baumstruktur festlegen.
Für die einzelnen Platzhalter bestimmen Sie, wie diese in der Kennzahlenberechnung
verwendet werden sollen. Standardmäßig wird die Ergebnisdarstellung verwendet,
wie es in den Feldeigenschaften eines Feldes hinterlegt wurde (z.B. Umsatz als
Summe). Ist für die Berechnung der Kennzahl eine andere Ergebnisdarstellung
erforderlich, wählen Sie diese entsprechend über die Optionsschalter aus. So
erfordert z.B. die Kennzahl "Monatsumsatz pro Mitarbeiter", dass die
Ergebnisdarstellung des Umsatzes nicht Summe, sondern als Mittelwert dargestellt
wird.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK".
Nach Definition der Kennzahl erhält das Kennzahlenfeld ein blaues Dreieck am
rechten Feldrand, durch welches ein direktes Springen in die Kennzahlendefinition
möglich ist.
Eine Änderung der Kennzahl ist in den Feldeigenschaften über den Button "Mehr"
möglich.
Beispiele:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Kennzahl" das Wurzelfeld "Kennzahlentypen", welches mehrere Beispiele als
Tochterfelder enthält.
Beispiel 1: Bruch
Berechnung der Materialaufwandsquote:
f1/f2 * C
f1 = Materialaufwand (Summe)
f2 = Gesamtleistung (Summe)
C = 100,00
Beide Parameter werden gemäß der Ergebnisdarstellung, wie in den Feldeigenschaften
definiert, verwendet.
Beispiel 2: Bruch
Berechnung des durchschnittlichen Monatsumsatzes pro Mitarbeiter: f1/f2 * C
f1 = Umsatz (Mittelwert)
f2 =Mitarbeiter (Mittelwert, wie Feldeigenschaften)
C =1
Die Umsätze sind in den Feldeigenschaften als Summe definiert. Für die Berechnung des
durchschnittlichen Monatsumsatzes wird in diesem Fall allerdings der Mittelwert
herangezogen. Die Eigenschaften der Kennzahl müssen entsprechend angepasst
werden, indem das Ergebnis im Berechnungszeitraum als Mittel eingestellt wird. Die
Anzahl der Mitarbeiter sind in den Feldeigenschaften bereits als Mittelwert hinterlegt.
Eine Anpassung ist daher nicht zwingend erforderlich.
- 166 -
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6 Daten- und Feldarten
Beispiel 3: Bruch
Berechnung der Anlagenintensität:
F1/f2 * C
f1 = Anlagevermögen (Endwert)
f2 = Bilanzsumme (Endwert)
C = 100,00
Beispiel 4: Produkt zweier Quotienten
Berechnung des ROI (nach DuPont):
(F1/f2) * (f3/f4) *C
f1 = Gewinn (Summe)
f2 = Umsatz (Summe)
f3 = investiertes Kapital (Endwert)
f4 = 1
C = 100,00
Die Verwendung von Kennzahlenfeldern im Rahmen der Kennzahlenanalyse wird im
Abschnitt "Kennzahlenanalyse" im Kapitel "Analysen und Controllingfunktionen"
beschrieben.
6.8
Planobjekte
Planobjekte machen die Arbeit mit Corporate Planner sehr einfach, denn das manuelle
Anlegen komplexer Formeln wird durch die automatische Erstellung verknüpfter Feldern
ersetzt. Alle für die Berechnung notwendigen Felder werden nach der Definition eines
Planobjektes automatisch in der Baumstruktur angelegt. Außerdem bleibt die
automatisch erzeugte Formel flexibel und berücksichtigt sofort alle Änderungen der
relevanten Parameter.
Planobjekte haben gegenüber Formelfeldern u.a. den Vorteil, dass Werte in die dafür
vorgesehenen Felder direkt eingegeben werden können.
Symbol für ein Planobjekt
Bei der Definition eines Planobjektes gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie unter 'Feldart' den Typ "Planobjekt" aus und Sie gelangen in das
Fenster 'Planobjekte'.
Per Doppelklick auf eine der Funktionen gelangen Sie zur Definition der
unterschiedlichen Planobjekte. Diese werden später ausführlich erläutert.
Es stehen Ihnen die folgenden Planobjekte zur Verfügung:
a*b=c (z. B. Preis * Menge)
Bestandsrechnung
Bestandsrechnung (Ausschüttung)
f0/f1 Verweis
- 167 -
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6 Daten- und Feldarten
Nachschlagefunktion
Progressionsrechnung
Umsatzsteuerzahllast
Zinsrechnung
Erstellte Planobjekte können gelöscht werden, indem Sie eines der Felder des
Planobjektes auswählen und dann über die Ansicht "Struktur bearbeiten" ein
einzelnes Feld löschen. Bei einigen Planobjekten, wie z.B. "a*b=c", stehen die
Felder in direkter Beziehung zueinander, so dass alle Felder gelöscht werden.
Teilweise können erstellte Planobjekte nicht umbenannt werden. Im Falle des
Planobjektes a*b=c können Sie jedoch den in Klammern angezeigten Namen
umbenennen, der sich immer auf das Feld bezieht, an das Sie das Planobjekt
angelegt haben.
Sie können ein Planobjekt in Ihrer Baumstruktur suchen. Die Suche befindet sich in
der oberen rechten Ecke des Anzeigefensters (Symbol Lupe). Wählen Sie unter
'Suchart' die Auswahlmöglichkeit "Feldart" und spezifizieren im Bereich
Suchkriterium die Feldart in "Planobjekte". Wenn Sie mehrere Planobjekte in Ihrer
Baumstruktur angelegt haben, können Sie mit der Funktionstaste F3 von einem zum
anderen Planobjekt springen.
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befinden sich mehrere Beispiele für
Planobjekte, auf die in den nachfolgenden Erläuterungen der einzelnen Planobjekte
eingegangen wird.
6.8.1
Planobjekt: a*b=c
Das Planobjekt "a*b=c" ermöglicht die Multiplikation zweier Variablen zu einem Produkt.
Alle Elemente sind dabei so miteinander verknüpft, so dass die Veränderung einer
Variablen zu einer direkten Neuberechnung der anderen führt.
Standardmäßig ist die Umsatzberechnung (Preis * Menge) voreingestellt. Gemäß
Vorgabe kann darüber hinaus auch eine Lohnberechnung (Lohngruppe * Mitarbeiter
oder Stundensatz * Stunden) durchgeführt werden.
Außerdem ist es möglich, eine eigene Definition der Variablen vorzunehmen. Wählen
Sie dazu im Bereich 'Definition' die Option "eigene Definition" und geben Sie Ihre
Bezeichnungen in die jetzt aktiven Felder a, b und c im unteren Bereich ein.
- 168 -
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6 Daten- und Feldarten
Legen Sie nun beispielhaft unter Nutzung der Option "Vorgabe" ein neues Planobjekt
für die Umsatzberechnung an. Bestätigen Sie diesen Dialog sowie den
Feldeigenschaftsdialog mit "OK". In der Baumstruktur wurden automatisch hinter dem
Elterfeld drei neue Felder "Preis", "Menge" und "Umsatz" untereinander angelegt.
Alle drei Felder erhalten einen Zusatz mit dem Namen des Elternfeldes (hier: 'Umsatz').
Wenn Sie einen Wert in eines der Berechnungsfelder eintragen, werden die
anderen Berechnungsfelder entsprechend neu berechnet.
Wird z.B. der Preis oder die Menge eingegeben, berechnet sich der Umsatz neu.
Bei der Eingabe eines Umsatzes wird die Menge neu berechnet, da diese den
abhängigen Faktor darstellt.
Wird eines der drei Felder gelöscht, werden auch die anderen beiden Felder
gelöscht.
Wird eines der drei Felder umbenannt, werden auch die anderen beiden Felder
umbenannt. Dabei ist zu beachten, dass sich der neu eingetragene Feldname nur
auf den Inhalt des Namens innerhalb der Klammern bezieht (hier Umsatz). Die
Feldnamen, die über das Planobjekt erzeugt werden (Preis, Menge, Umsatz) bleiben
immer unverändert.
Bei der Auswahl "Std.-Satz*Std." würden folgende Berechnungsfelder generiert
werden:
- 169 -
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6 Daten- und Feldarten
Entsprechend werden folgende Berechnungsfelder dargestellt, wenn Sie die Auswahl
"Lohngruppe * Anzahl Mitarbeiter" auswählen:
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befindet sich unterhalb des Feldes "Feldart:
Planobjekte" das Feld mit dem Planobjekt a*b=c. Vollziehen Sie das Planobjekt nach.
6.8.2
Planobjekt: Bestandsrechnung
Mit diesem Planobjekt berechnen Sie einen Bestand unter Berücksichtigung von Zu- und
Abgängen. Bei der Auswahl des Planobjektes 'Bestandsrechnung' öffnet sich ein
neues Fenster mit den Registerkarten 'Struktur' und 'Eröffnungsbestand'. Dieses
Planobjekt ähnelt der Integrations-Funktion, die über die Feldart "Formel"
verwendet werden kann. Allerdings werden bei Nutzung des Planobjektes alle zur
Berechnung des Bestandes notwendigen Felder automatisch angelegt.
Registerkarte 'Eröffnungsbestand'
Auf dieser Registerkarte können Sie pro Datenebene den Wert des Eröffnungsbestandes
eintragen. Dieser Wert wird von dem Feld "Anfangsbestand" übernommen.
Registerkarte 'Struktur'
Hier haben Sie die Möglichkeit, den automatischen Strukturaufbau des Planobjektes zu
gestalten.
Mit der Bestandsrechnung können entweder automatisch zwei Arten von
Strukturen oder aber auch keine Struktur angelegt werden. Sie haben die folgenden
Auswahlmöglichkeiten:
Zugänge und Abgänge getrennt
Zugänge und Abgänge als ein Feld anlegen
kein automatischer Strukturaufbau
Zugänge und Abgänge getrennt:
Bei Auswahl dieser Option werden in der Baumstruktur automatisch vier neue Felder
angelegt.
- 170 -
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6 Daten- und Feldarten
Die Felder "Zugänge" und "Abgänge" sind Dateneingabefelder, so dass in deren Zellen
des Arbeitsbereichs Werte manuell eingetragen werden können. Dadurch, dass die Zuund Abgänge auf separaten Feldern gehalten werden und das Feld "Abgänge" mit
negativem Vorzeichen gekennzeichnet ist, ist die Eingabe von nur positiven Werten im
Arbeitsbereich möglich. Abgänge werden trotzdem vom Bestand subtrahiert.
Das Feld "Anfangsbestand" ist das Planobjekt und übernimmt den auf dem Reiter
"Eröffnungsbestand" eingetragenen EB-Wert. Das Feld "Endbestand" ist ein
Querverweisfeld und bezieht seine Informationen vom Feld "Anfangsbestand". Zu
diesem Wert werden gemäß Planobjektsyntax Zugänge addiert und Abgänge
subtrahiert.
Zugänge und Abgänge als ein Feld:
Bei Auswahl dieser Option werden in der Baumstruktur automatisch drei neue Felder
angelegt. Im Gegensatz zu der zuvor erläuterten Variante werden die Zu- und Abgänge
auf demselben Feld dargestellt. Es ist daher erforderlich bei der Werteingabe Vorzeichen
manuell einzutragen (Zugänge: +100; Abgänge -100). Alles weitere erfolgt analog.
Kein automatischer Strukturaufbau:
Wenn Sie die letzte Option "kein automatischer Strukturaufbau" auswählen, werden
in der Baumstruktur keine weiteren Felder außer dem als Planobjekt definierten Feld
angelegt. Im Hintergrund dieses Feldes wird die gesamte Bestandsberechnung
durchgeführt.
Nachdem Sie die Option "kein automatischer Strukturaufbau" selektiert haben, wird
der Bereich 'Ausgabe' aktiv. Durch Auswahl einer der Optionen bestimmen Sie, welche
Information (Ausgabeform) auf dem neu angelegten Planobjekt angezeigt werden soll.
Außerdem ist es erforderlich im unteren Bereich aus der Baumstruktur zwei Felder
auszuwählen, die dem Planobjekt Zugangs- und Abgangswerte liefern.
Klicken Sie in dem Fenster 'Bestandsrechnung' den Auswahlknopf "Mehr" an und es
öffnet sich das Fenster 'Option Hybridfeld'. Wie von Formel- und Querverweisfeldern
bekannt, können auch Planobjekte als Hybridfeld definiert werden. Die Felder des
Planobjektes sind für alle Datenebenen per Standard als 'Feld' (gemäß Planobjekt
Formelfelder) angelegt. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, ausgewählte
Datenebenen per Dateneingabe oder Import ('Daten' oder 'Daten/Feld') mit Daten zu
befüllen.
Beispiel:
- 171 -
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6 Daten- und Feldarten
Stellen Sie für die Datenebene Budget die Option 'Daten' ein, so dass auf dieser
Datenebene die Eingabe von Werten sowie ein Datenimport möglich sind. Zurück in der
zentralen Sicht auf dem Feld "Anfangsbestand" stehend, sind nun auf der BudgetEbene auch Importe möglich. Zuvor übernahm dieses Feld den Eröffnungsbestand aus
der Planobjekt-Definition (Reiter 'Eröffnungsbestand'). Nun können monatliche
Anfangsbestände importiert oder manuell eingegeben werden. Dies hat zur Folge, dass
die Formel des Planobjektes nicht mehr korrekt rechnet. Der Endbestand wird zwar aus
dem importierten Anfangsbestand und den Zu- und Abgängen ermittelt, dient aber nicht
gleichzeitig als Anfangsbestand für den Folgemonat, da dieser importiert wird. Die
Hybridfeld-Einstellung führt in diesem Fall dazu, dass der Endbestand jedes Zeitschritts
(jeder Monat) einzeln berechnet wird und die Werte der Zeitschritte untereinander
nicht verknüpft werden.
Mehr Informationen zu Hybridfeldern entnehmen Sie dem gleichnamigen Abschnitt in
diesem Kapitel.
6.8.3
Planobjekt: Bestandsrechnung (Ausschüttung)
Dieses Planobjekt berechnet, wie aus dem vorherigen Fall bekannt, einen Bestand
jedoch zusätzlich unter Berücksichtigung einer Ausschüttung. Diese Ausschüttung ist
abhängig davon, ob der Anfangsbestand einen definierten Grenzwert überschreitet. Ist
dies der Fall wird auf die Differenz zwischen Anfangsbestandswert und Grenzwert ein
individuell definierter Prozentsatz zusätzlich ausgeschüttet.
Bei der Auswahl des Planobjektes 'Bestandsrechnung (Ausschüttung)' öffnet sich
ein neues Fenster mit den Registerkarten 'Struktur' und 'Eröffnungsbestand'.
Registerkarte 'Eröffnungsbestand'
Auf dieser Registerkarte können Sie pro Datenebene den Wert des Eröffnungsbestandes
eintragen. Dieser Wert wird von dem Feld "Anfangsbestand" übernommen.
Registerkarte 'Struktur'
Auf dieser Registerkarte
Prozentsätze vor.
nehmen Sie
die
Zuordnung
der
Grenzwerte
und
der
Über den Button "Wert" können Sie aus der Baumstruktur ein Feld auswählen, welches
in der Datenebene den Grenzwert enthält, den der Anfangsbestand überschreiten muss,
damit die Ausschüttung erfolgt.
Über den Button "Prozentsatz" können Sie aus der Baumstruktur das Feld wählen,
welches in der Datenebene den Prozentsatz zur Berechnung der Ausschüttung enthält
(Anfangsbestand – Grenzwert).
Enthält Ihre Baumstruktur keine Felder mit den notwendigen Konstanten, so nehmen Sie
keine Zuordnung vor. Die Felder werden dann automatisch angelegt und die
notwendigen Werte und Prozentsätze können nachträglich manuell im Arbeitsbereich
eingetragen werden.
Bestätigen Sie diesen Dialog sowie den Dialog der Feldeigenschaften mit "OK". Eine
Struktur, ähnlich wie die Folgende, wird angelegt:
- 172 -
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6 Daten- und Feldarten
Anfangsbestand: Planobjekt
übernimmt
Eröffnungsbestandswert
aus
der
Planobjekt-Definition
Zugänge: Dateneingabefeld
Abgänge: Elternfeld mit den folgenden Tochterfeldern
- "Abgang vor Ausschüttung": Dateneingabefeld
- "Ausschüttung": Querverweis auf das Feld "Anfangsbestand"
Endbestand: Querverweis auf das Feld Anfangsbestand + Zugänge/ - Abgänge
Prozentsatz: Konstantenfelder mit dem hinterlegten Prozentsatz zur Berechnung
der Ausschüttung
Bodensatz: Konstantenfeld mit dem hinterlegten Grenzwert
In der Struktur befinden sich alle notwendigen Informationen zur Ermittlung der
zusätzlichen Ausschüttung im Rahmen der Abgänge. Sobald der Anfangsbestand einen
Grenzwert überschreitet, wird über eine Formel die Ausschüttung berechnet.
Die Formel lautet:
Ausschüttung = (Anfangsbestand–Grenzwert) * Prozentsatz
Beispiel:
In
der
Beispiel-Datenbasis
Bestandsrechnung.
'B_Feldarten'
befindet
sich
das
Planobjekt
Grenzwert: 250.000,00
Prozentsatz: 10%
Monat Januar 2010:
Anfangsbestand (AB):
Zugänge:
Abgänge
vor Ausschüttung:
Ausschüttung:
Endbestand:
250.000,00
10.000,00
0
0
260.000,00
Monat Februar 2010:
Anfangsbestand:
Zugänge:
Abgänge
vor Ausschüttung:
Ausschüttung:
Endbestand:
260.000,00 (Endbestand Jan)
50.000,00
- 31.000,00
- 30.000,00
- 1.000 (AB–Grenzwert) * 0,1
279.000,00
- 173 -
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6 Daten- und Feldarten
Monat März 2010:
Anfangsbestand:
Zugänge:
Abgänge
vor Ausschüttung:
Ausschüttung:
Endbestand:
6.8.4
279.000,00 (Endbestand Feb)
80.000,00
- 42.900,00
- 40.000,00
- 2.900,00
316.100,00
Planobjekt: f0/f1
Mit diesem Planobjekt können Werte eines Feldes (f0) mit den Werten eines anderen
Feldes (f1) über einen Schalter in der gleichen Datenebene eines dritten Feldes
zusammengeführt werden. In der Regel wird dieses Planobjekt im Rahmen des IFPModells verwendet.
Vor der Anlage des Planobjektes ist es erforderlich, ein Feld für "f0" und ein Feld für
"f1" anzulegen. Auf diesen Feldern werden in den Datenebenen Werte eingetragen, z.B.
in Form von Konstanten. Ein drittes Feld dient als "Schaltfeld f0/f1". In den
Datenebenen dieses Schaltfeldes wird entweder die Zahl 0 oder die Zahl 1 eingetragen,
abhängig davon, von welchem Feld die Werte übertragen werden sollen.
Legen Sie dann ein viertes Feld an, welches als Planobjekt "f1/f0 Verweis" definiert
wird. In dem sich öffnenden Fenster erstellen Sie über die Buttons eine Verknüpfung mit
den zuvor angelegten Felder der Baumstruktur. An dieser Stelle steht außerdem die
Option "Globalen Schalter verwenden" zur Verfügung. Ein Globaler Schalter wird in
den "Datenbasiseinstellungen" im Funktionsbereich Einstellungen definiert.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" und springen Sie zurück in die zentralen Sicht.
Beispiel:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten' befindet sich das Planobjekt f0/f1. Es wird
sich in diesem Beispiel auf den Zweig "Beispiel 1" mit den Feldern "f0", f1 und "f0/f1Schalter" sowie dem Planobjekt f0/f1 bezogen.
Feld f0:
Jan 2010 Feb 2010 März 2010
Budget 130,00
130,00
130,00
Ist
70,00
70,00
70,00
Feld f1:
Jan 2010 Feb 2010 März 2010
Budget 100,00
100,00
100,00
Ist
150,00
150,00
150,00
Feld f0/f1-Schalter:
Jan 2010 Feb 2010 März 2010
- 174 -
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6 Daten- und Feldarten
Budget 1
1
0
Ist
1
1
0
Feld Planobjekt f0/f1:
Jan 2010 Feb 2010 März 2010
Budget 100,00
100,00
130,00
Ist
150,00
150,00
70,00
Abhängig von den Zahlen (1 oder 0) in den Datenebenen des f0/f1-Schalters werden im
Planobjekt entweder die Werte des Feldes "f0" oder "f1" eingetragen.
6.8.5
Planobjekt: Nachschlagefunktion
Das Planobjekt "Nachschlagefunktion" wird verwendet, um aus einem vorgegebenen
Index, einen Wert abzubilden. Der Index bezieht sich dabei auf die Informationen einer
Nachschlagetabelle. Daher ist es erforderlich, diese Tabelle vor der Anlage des
Planobjektes zu erstellen (z.B. Lohngruppen). Durch die Anlage des Planobjektes wird
automatisch eine Struktur mit einem Indexfeld und einem Wertefeld angelegt. Die
Parametrisierung wird über das Indexfeld gesteuert. In der Zeitreihe (Arbeitsbereich)
des Indexfeldes wird die Kontonummer des Feldes der Nachschlagetabelle eingetragen.
Die Nachschlagefunktion ermittelt anhand des Wertes aus dem Indexfeld das zugehörige
Feld in der Nachschlagetabelle, dessen Wert für die dazugehörige Periode im Wertefeld
ausgegeben wird.
Nach der Neuanlage des Planobjektes 'Nachschlagefunktion' öffnet sich ein Fenster
'Nachschlagetabelle'.
Über den oberen Button "Suchen" hinterlegen Sie das Wurzelfeld der zuvor angelegten
Nachschlagetabelle. Diese Angabe ist zwingend erforderlich.
Über den unteren Button "Suchen" hinterlegen Sie ein Indexfeld, sofern ein solches in
der Baumstruktur vorliegt. Wird kein Feld zugeordnet, wird das Indexfeld automatisch
- 175 -
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6 Daten- und Feldarten
angelegt.
Bestätigen Sie diesen Dialog sowie den Dialog der Feldeigenschaften mit "OK". Hinter
einem Elternfeld wurden zwei neue Felder – "Wertefeld" und "Indexfeld" angelegt
(wobei das Indexfeld die Eigenschaft "Informativ, nicht saldierend" erhält) angelegt.
Ist ein Planobjekt erstellt, kann in den Datenebenen des Indexfeldes die Kontonummer
des Feldes aus der Nachschlagetabelle, auf welche Bezug genommen werden soll,
eingetragen werden. Im Wertefeld erscheint automatisch der zugehörige Wert je
Datenebene aus der Nachschlagetabelle. Der Inhalt des Wertefeldes wird ausschließlich
über den Index ermittelt. Es ist nicht möglich, Werte direkt in das Wertefeld
einzutragen.
Beispiel 1:
In der Beispiel-Datenbasis 'B_Feldarten.cpd' befindet sich das Planobjekt
"Nachschlagefunktion". Es wird sich auf den Zweig "Nachschlagetabelle" und den
Zweig "Beispiel 1" bezogen.
Im Beispiel werden Lohnkosten anhand vorhandener Lohngruppen abgebildet. Hierzu
existiert ein Zweig, der als Nachschlagetabelle dient. Alle Endfelder (Lohngruppe 1, 2,
3) dieses Zweiges beinhalten in der Datenebene Budget die Werte der Lohngruppen. In
der Kontonummer der jeweiligen Lohngruppe wird der Index (1, 2, 3) eingetragen. Über
diesen Index erfolgt die Verknüpfung mit dem Indexfeld im Zweig "Beispiel 1". Über
diese Verknüpfung kann der Lohn eines Mitarbeiters herausgefunden werden.
Im Zweig "Beispiel 1" sind die einzelnen Mitarbeiter (Jensen, Münster, Prof. Meier)
hinterlegt. Jedem Mitarbeiter wird das Planobjekt "Nachschlagefunktion" mit einem
Indexfeld und einem Wertefeld hinzugefügt, um die Lohnberechnung durchzuführen. In
der Datenebene Budget des jeweiligen Indexfeldes befinden sich die Kontonummern der
Lohngruppen aus der Nachschlagetabelle. Der ermittelte Lohn wird im Wertefeld hinter
dem Mitarbeiter ausgegeben.
Springen Sie auf die Lohnberechnung von Herrn Jensen im Zeitraum Januar bis
Dezember 2010 und vergleichen Sie die Daten.
Nachschlagetabelle
Indexfeld
Wertefeld
Lohngruppe 1: 2500,00
Januar bis April = 1
= 2500,00
Lohngruppe 2: 3333,33
Mai bis Dezember = 2
= 3333,33
Lohngruppe 3: 4166,7
Alternativ können Werte- und Indexfelder auch voneinander entkoppelt werden.
Hierzu müssen jedoch die Indexfelder manuell in einem separaten Zweig angelegt und
bei der Definition des Planobjektes zugeordnet werden. Neben dem Wurzelfeld der
Nachschlagetabelle wird also zusätzlich noch das einzelne Indexfeld pro Planobjekt
angegeben.
- 176 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
6 Daten- und Feldarten
Beispiel 2:
Im Rahmen des Planobjektes "Nachschlagefunktion" finden Sie den Zweig "Beispiel
2". Dahinter befinden sich die Felder "Indextabelle" und "Lohnkosten II".
In diesem Beispiel werden die Indexfelder von den Wertefeldern entkoppelt. Die Indices
für die Verknüpfung zur Nachschlagetabelle werden pro Mitarbeiter (Index Jensen,
Münster und Meier) in einer separaten Indextabelle geführt.
Hinter dem Feld "Lohnkosten II" befinden sich die Lohnberechnungsfelder der
jeweiligen Mitarbeiter über Planobjekte. Bei der Erstellung der Planobjekte wurde zum
Einen das Wurzelfeld der Nachschlagetabelle und zum Anderen das jeweilige Feld mit
dem Mitarbeiter-Index aus der Indextabelle zugeordnet.
6.8.6
Planobjekt: Progressionsrechnung
Ein weiteres Planobjekt ist die "Progressionsrechung" bestehend aus einem
Anfangswert und einer Steigerung. Die Steigerungsrate kann durch einen
absoluten Wert oder einen Prozentsatz erfolgen. Die Steigerungsrate muss für jeden
Zeitschritt, für den eine Steigerung ermittelt werden soll, vorhanden sein. Bei einem
Wert von 0 erfährt der Anfangswert keine Steigerung. Werden in den Anfangswert
weitere Werte eingegeben, so werden diese zu dem Startwert hinzu addiert. Die
Steigerung wird dann auf die Summe berechnet.
Vor der Anlage des Planobjekts "Progressionsrechnung" ist es erforderlich, die Felder
"Anfangswert" und "Steigerung" manuell anzulegen, es sei denn Ihnen liegen in Ihrer
Struktur bereits verwendbare Parameter vor. Beide Felder werden als "informativ,
nicht saldierend" definiert.
Das Feld "Anfangswert" sollte im ersten Zeitschritt Ihres Zeitraumes einen Startwert
enthalten, z.B. im Januar 2010 den Wert 100,00.
Auf dem Feld "Steigerung" wird der Steigerungsfaktor eingetragen. Bleibt der Faktor
über einen langen Zeitraum unverändert, empfiehlt es sich das Feld als Konstante zu
definieren.
Nachdem die Felder angelegt sind, kann das Planobjekt erstellt werden. Nach Auswahl
des Planobjektes "Progressionsrechnung", öffnet sich folgendes Fenster:
Über die Buttons "Anfangswert" und "Steigerung" hinterlegen Sie
- 177 -
die
zuvor
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6 Daten- und Feldarten
angelegten Felder. Wählen Sie dann noch aus, ob die Steigerungsrate als "Absoluter
Wert" oder "In Prozent" berechnet werden soll.
Über den Button "Mehr..." können Sie das Planobjekt zusätzlich zu einem Hybridfeld
wandeln. Mehr zum Thema Hybridfeld entnehmen Sie dem gleichnamigen Abschnitt in
diesem Kapitel.
Beispiel:
In
der
Beispiel-Datenbasis
'B_Feldarten'
befindet
sich
das
Planobjekt
Progressionsrechnung.
Dieser
Baum
enthält
das
Feld
"Planobjekt
Progressionsrechnung" sowie
die
Dateneingabefelder
"Anfangswert"
und
"Steigerung". Als Anfangswert wurde im Monat Januar 2010 der Wert 100,00, als
Steigerung wurde monatlich der Wert 10,00 eingetragen. Laut Feldinformationen des
Planobjektes wird die Steigerung "in Prozent" berechnet.
Auf dem Feld "Planobjekt Progressionsrechnung" stehend, ist auf der Datenebene
Budget monatlich eine zehnprozentige Steigerung zu verzeichnen.
6.8.7
Planobjekt: Umsatzsteuerzahllast
Dieses Planobjekt berechnet die Umsatzsteuerzahllast aus der Umsatzsteuer und der
Vorsteuer.
Vor der Anlage des Planobjekts "Umsatzsteuerzahllast" ist es erforderlich, dass die
Felder "UST" und "Vorsteuer" bereits in Ihrer Struktur existieren, da diese in der
Definition des Planobjektes hinterlegt werden. In der Regel wird dieses Planobjekt nur in
Verbindung mit dem IFP-Modell angelegt, da die notwendigen Felder dann direkt in der
Struktur vorliegen.
6.8.8
Planobjekt: Zinsrechnung
Das Zinsfeld ist ein Feld, welches die Berechnung von Zinszahlungen und Zinserträgen/aufwendungen unterstützt. Diese Feldart ist insbesondere zur Verbindung von Erfolgsund Liquiditätsplanung geeignet.
Vor der Anlage des Planobjektes legen Sie in der Corporate Planner-Baumstruktur drei
Felder als Konstantenfelder an, welche die Zinssätze (Soll-, Haben- und
Überziehungszinssatz) enthalten. Diese dienen als Parameter-Felder, auf die sich bei
der Zinsberechnung bezogen wird. Beachten Sie dabei, die Einheiten der Felder auf
% zu setzen und diese als "informativ, nicht saldierend" zu definieren. Der Sollzins
kann auf 8%, der Habenzins auf 1% und der Überziehungszins auf 12% festgelegt
werden.
Als Nächstes gehen Sie auf das Feld, an das Sie das Planobjekt "Zinsrechnung"
anfügen möchten. Legen Sie dafür beispielsweise unterhalb des Feldes Parameter ein
neues Feld an. Öffnen Sie dann über die Ansicht "Struktur bearbeiten" die
Feldeigenschaften. Dort wählen Sie unter "Feldart" das Planobjekt "Zinsrechnung"
- 178 -
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6 Daten- und Feldarten
aus.
Es öffnet sich das Fenster 'Eigenschaften des Zinsfeldes':
In diesem Dialog ordnen Sie die zuvor angelegten Parameterfelder Soll-, Haben- und
Überziehungszinssatz aus der Baumstruktur zu. Weiterhin tragen Sie die Werte ein,
ab welchem Kontostand die Zinssätze herangezogen werden sollen. Tragen Sie z.B. für
den Überziehungszinssatz den Wert -10.000,00 ein. Sobald sich der Kontostand
unterhalb dieser Kreditlinie befindet, z.B. -12.000, erfolgt die folgende Belastung: (10.000 * Sollzins) + (-2.000) * (Sollzins + Überziehungszins).
Über die beiden Optionen "Jahreszinssätze" und "Monatszinssätze" legen Sie fest,
ob die auf den Parameterfeldern hinterlegten Sätze monatlich gelten oder auf das Jahr
verteilt werden. Wählen Sie die Option "Jahreszinssätze" so werden die Sätze (8%,
1%, 12%) durch 12 dividiert. Monatlich wird der Zinssatz also verringert. Bei Auswahl
der Option "Monatszinssätze" werden die hinterlegten Sätze direkt monatlich auf den
Kontostand berechnet.
Über den Button "Weiter" gelangen Sie in den folgenden Dialog:
- 179 -
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6 Daten- und Feldarten
In diesem Fenster legen Sie die Zinsberechnungsmethode
Zinsberechnung durchgeführt werden soll.
fest,
nach der
die
Es gibt drei Möglichkeiten der Zinsberechnung:
Deutsche kaufmännische Zinsrechnung 30/360
Zinstage: Monat zu 30 Zinstagen
Jahr zu 360 Zinstagen
Taggenaue Zinsrechnung act/act (englische Zinsrechnung)
Zinstage kalendermäßig
Jahr zu 365 bzw. 366 Zinstagen (lt. Kalender)
Eurozinsrechnung act/360 (französische Zinsrechnung)
Zinstage kalendermäßig
Jahr zu 360 Zinstagen
Betätigen Sie dann erneut den Button "Weiter". Sie gelangen in das nächste Fenster
'Eigenschaften des Zinsfeldes', in dem Sie Ihre Auswahl bzgl. der Wertstellung
(Zinszahlung) treffen können.
- 180 -
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6 Daten- und Feldarten
Wählen Sie zunächst aus, in welchen Abständen die Wertstellung (Zinszahlung)
berechnet werden soll. Sollen Zinsen beispielsweise monatlich berechnet werden,
stellen Sie "alle 1 Monate" ein, soll die Berechnung quartalsweise erfolgen, so stellen
Sie "alle 3 Monate" ein. Selektieren Sie dann den Monat, an dem die Wertstellung
erstmalig gültig sein soll. Anschließend geben Sie ein, ob die Wertstellung am
"Monatsletzten" oder am "1. des Folgemonats" fällig wird. Die Optionen haben die
folgende Bedeutung:
Option "Monatsletzten": die Zinsen werden auf den Anfangsbestand +/Zu-/Abgänge berechnet
Option "1. des Folgemonats": die Zinsen eines Monats werden auf den
Anfangsbestand berechnet.
Weiterhin wählen Sie, ob die Zinsberechnung mit dem Endbestand des Vormonats
gemittelt und ob für den 1. Zeitschritt keine Zinsen berechnet werden sollen.
Wenn Sie Ihre Angaben getätigt haben, klicken Sie auf "OK", um den Dialog zu
beenden.
Jetzt sehen Sie, dass das Planobjekt "Zinsrechung" an die Baumstruktur angefügt
wurde. Es wurden automatisch die folgenden Felder angelegt:
Das Feld "Anfangsbestand" erhält seinen Startwert über einen hinterlegten Wert in
den Feldeigenschaften. Über die Ansicht "Struktur bearbeiten" öffnen Sie die
- 181 -
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Feldeigenschaften des Feldes "Anfangsbestand" und klicken auf den Button "Mehr".
Auf dem Karteireiter 'Eröffnungsbestand' können Sie pro Datenebene den
gewünschten Eröffnungswert eintragen. In den Folgemonaten wird der Endbestand
eines Monats immer als Anfangsbestand des Folgemonats übernommen.
Das Feld "Zugänge/Abgänge" ist ein Dateneingabefeld, auf dem Werte, manuell
eingegeben werden können.
Die Werte des Feldes "Zinszahlung" werden über die in der Planobjekt-Definition
hinterlegten Zinssätze und alle weiteren Einstellungen berechnet. Eine manuelle Eingabe
ist nicht möglich.
Das Feld "Endbestand" ist ein "Querverweisfeld" auf das Feld "Anfangsbestand".
Es handelt sich dabei allerdings um einen automatisch erzeugten Querverweis mit
Regeln. Der Querverweis mit Regeln gibt im Gegensatz zu einem normalen
Querverweis nicht die Werte aus dem Anfangsbestand wieder, sondern die neu
berechneten Werte, die durch Zugänge und/oder Abgänge inklusive Zinszahlungen
entstehen.
Die Felder "Anfangsbestand" und "Zugänge/Abgänge" sind automatisch
"informativ/ nicht saldierend" gesetzt. Es sind also so genannte geblockte Felder,
deren Werte nicht in das Feld, an das Sie das Planobjekt "Zinsrechnung" angelegt
haben, saldieren.
H inwe is :
Wenn Sie später Änderungen an der Zinsberechnung vornehmen
möchten, springen Sie auf das Feld 'Zinszahlung'. Über die
Ansicht
"Struktur
bearbeiten"
öffnen
Sie
die
Feldeigenschaften. Neben der aktivierten Feldart "Planobjekt"
klicken Sie auf den Button "Mehr" und Sie gelangen in die
Definition des Planobjektes, wo Sie gewünschte Änderungen
vornehmen können.
Informationen zur Definition der Zinsberechnung können
'Feldinformationen' unter dem Button "Mehr" ansehen.
Sie
immer
über
die
Besonderheit:
Sie können für die Berechnung von Zinsertrag/-Aufwand ein zusätzliches Feld
anlegen, das als Querverweis auf das Feld "Zinszahlung" verweist. Legen Sie z.B.
unterhalb des Feldes "Endbestand" ein neues Querverweisfeld an. In dem Moment, wo
Sie als Referenzfeld "Zinszahlungen" wählen erkennt das System, dass ein
Querverweis mit Regeln angelegt werden muss.
Entfernen Sie zunächst das Häkchen aus dem Kästchen für "Ausgabe wie in
Formeldefinition". Die Auswahlmöglichkeiten werden dadurch aktiv geschaltet.
Im Querverweis mit Regeln legen Sie fest, wie das Feld definiert sein soll:
Zahlung Zinsertrag/-Aufwand
Zahlung Zinsertrag
Zahlung Zinsaufwand
Zinsertrag/-Aufwand
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Zinsertrag
Zinsaufwand
Fiktiver Kontostand
Der Zinsertrag/-Aufwand wird monatlich ausgewiesen, dabei spielt es keine Rolle, ob
die Zinszahlungen z.B. alle drei, vier oder sechs Monate angezeigt werden.
Über den Button "Mehr" können Sie die Hybrideigenschaften des Feldes definieren.
Mehr zu dem Thema Hybridfelder entnehmen Sie dem gleichnamigen Abschnitt in
diesem Kapitel.
Beispiel:
In
der
Beispiel-Datenbasis
'B_Feldarten'
befindet
sich
das
Planobjekt
"Zinsrechnung". Dieser Baum enthält den Zweig mit den notwendigen Zins-Parametern
sowie alle weiteren Felder, die im Rahmen des Planobjektes automatisch erzeugt
werden.
Sollzins = 8% (8/12 = 0,66%)
Überziehungszins = 12% (12/12 =1%), wenn < -5000,00
Habenzins = 1% (1/12 = 0,083%)
Die Zinsen werden in der Planobjekt-Definition als Jahreszinssätze definiert,
angegeben Zinssätze auf das Jahr verteilt werden (geteilt durch 12). Die
erfolgt gemäß der deutschen kaufmännischen Zinsrechnung, jeden
Monatsletzten. Zur Nachverfolgung öffnen Sie die Feldeigenschaften
"Zinszahlungen".
so dass die
Berechnung
Monat am
des Feldes
In der folgenden Tabelle werden die Werte der einzelnen Felder des Planobjektes
dargestellt. Anschließend erfolgt die Erläuterung der Berechnung.
Feld
Januar
Februar
März
Anfangsbestand
0,00
0,00
100.083,33
Zugänge/ Abgänge
0,00
100.000,00
-200.000,00
Zinszahlungen
0,00
83,33
-1.615,30
Endbestand
0,00
100.083.33
-102.000,00
- 183 -
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Im Monat Januar sind keine Transaktionen erfolgt.
Im Februar wird ein Zugang von 100.000 verzeichnet. Da im Beispiel der Zinswert am
Monatsletzten berechnet wird, werden auf den erfolgten Zugang, Habenzinsen
(0,083%) ermittelt. Der Endbestand setzt sich dann aus dem Zugang und den
Zinseinzahlungen zusammen. Der Endbestand wird als Anfangsbestand des Monats März
fortgeschrieben.
Im März wurden Abgänge in Höhe von 200.000,00 verzeichnet. Der Kontostand am
Monatsletzten steht bei -99.917,00 (100.083,00 – 200.000,00). Die festgelegte
Kreditlinie von -5.000,00 wird somit deutlich überschritten.
Der Wert, der die Kreditlinie überschreitet (-99.917,00 + 5.000,00 = -94.917,00) wird
mit den Sollzinsen + Überziehungszinsen belastet. Der Wert, unterhalb der Kreditlinie (5.000,00) wird nur mit dem einfachen Sollzins belastet.
Rechnung 1:
(-94.917,00/100)*((8+12) / 12) = - 1581,95
Rechnung 2:
(-5000,00/100) * (8/12) = -33,33
- 1581,95 + (-33,33) = -1.615,30 Zinszahlungen gesamt
Der Endbestand setzt sich dann aus dem Abgang und den Zinsauszahlungen zusammen.
6.9
Investitionsfelder (Feldart Investition)
Die Feldart "Investition" ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise einen Überblick über
Ihre Investitionen in Corporate Planner abzubilden. Die Stammdaten einer Investition
werden im Investitionsmanagement (Funktionsbereich Planung) definiert und gepflegt.
In der Baumstruktur wird dann ein Feld mit der Feldart "Investition" angelegt und mit
der definierten Investition verknüpft.
Symbol für ein Investitionsfeld
Im Corporate Planner-Baumfenster erkennt man Investitionsfelder an dem oben
dargestellten Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im Arbeitsbereich oberhalb der
Datenebenen erscheint.
Bei der Definition eines Investitionsfeldes gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie unter 'Feldart' den Typ "Investition" und Sie gelangen in die
Eigenschaften der Investition.
Bei der Anlage einer Einzelinvestition stehen zwei Karteireiter zur Verfügung.
Unter dem Reiter 'Struktur' wählen Sie durch Aktivierung der Check-Boxen die
Ausgabearten aus, die einen Bestandteil der Investitionsstruktur bilden sollen. Über
den Button "Alles markieren" werden alle Punkte aktiviert, über den Button
"Markierungen entfernen" werden alle deaktiviert.
- 184 -
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6 Daten- und Feldarten
Unter dem Reiter 'Investitionsauswahl' wird die Verknüpfung zu der bereits
angelegten Investition im Investitionsmanagement erstellt. Über das Drop-Down
Menü wählen Sie die Investitionen aus. Über den Button "Mehr" gelangen Sie
zunächst in das Fenster 'Investitionsobjekt anlegen'. Aktivieren Sie eine
vorhandene Investition in der Liste und klicken Sie auf den unteren Button
"Ausgewählte
Investition
anzeigen… ".
Sie
gelangen
in
das
Investitionsmanagementtool, wo Sie weitere Informationen über die Investition im
Einzelnen einsehen können. Schließen Sie das Investitionsmanagementtool und
klicken Sie auf "OK". Sie gelangen zurück in das Fenster zur Definition des
Investitionsfeldes.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Die im Reiter 'Stuktur' ausgewählten Ausgabearten wurden als Tochterfelder in der
Baumstruktur angelegt. Über die Verknüpfung zum Investitionsmanagement werden
die berechneten Daten in den Arbeitsbereich übergeben und stehen Ihnen damit für
weitere Planungen zur Verfügung.
Beispiel:
In der Beispieldatenbasis 'B_Feldarten' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Investition" das Wurzelfeld "Beispielinvestition A".
- 185 -
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6 Daten- und Feldarten
Die Beispielinvestition A wurde im Investitionsmanagement (Funktionsbereich
Planung) definiert, indem alle notwendigen Daten in Bezug auf Stammdaten, Zu-/
Abgänge, Abschreibungsmethode etc. hinterlegt wurden.
Das Feld "Beispielinvestition A" in der Baumstruktur wurde dann als Typ
"Investition" angelegt. Unter dem Reiter 'Struktur' wurden die Ausgabearten
"Anschaffungswert", "AfA", "Buchwert" und "Buchwert (Bewegung)" ausgewählt
und erscheinen somit als Tochterfelder in der Baumstruktur. Unter dem Reiter
'Investitionsauswahl' wurde die Verknüpfung zur Beispielinvestition A im
Investitionsmanagement bestimmt.
Alle Felder bis auf das Feld "Buchwert" sind als "informativ, nicht saldierend"
gekennzeichnet. Diese Felder dienen der Berechnung des Buchwertes und saldieren
nicht in das Elternfeld. Der Buchwert hingegen wird für weitere Berechnungen
hinzugezogen und saldiert in das Elternfeld.
Genauere Informationen zum Investitionsmanagement finden Sie im Kapitel "Kreditund Investitionsmanagement".
6.10
Kreditfelder (Feldart Kredit)
Das Kreditfeld ist ein Feld, welches die Verwaltung von Krediten, Berechnung von
Tilgungen, Restschuld, Annuitäten und Zinsen unterstützt. Diese Feldart ist
insbesondere als Verknüpfung zwischen der Erfolgsplanung und der Liquiditäts- und
Bilanzplanung geeignet. Die Stammdaten eines Kredits werden im Kreditmanagement
(Funktionsbereich Planung) definiert und gepflegt. In der Baumstruktur wird dann ein
Feld mit der Feldart "Kredit" angelegt und mit dem definierten Kredit verknüpft. Auf
diese Weise können Daten und Werte des Kreditmanagements in die Baumstruktur
übergeben werden.
Symbol für Kreditfeld
Im Corporate Planner-Baumfenster erkennt man Kreditfelder an dem oben dargestellten
Symbol, welches bei Anwahl des Feldes im unteren Bildschirmbereich oberhalb der
Datenebenen erscheint.
Bei der Definition eines Kreditfeldes gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie unter 'Feldart' den Typ "Kredit" und Sie gelangen in die Eigenschaften
des Kredits.
Im Bereich 'Kredittool' haben Sie die Möglichkeit, einen im Kreditmanagement
bereits angelegten Kredit auszuwählen.
Über "Mehr" gelangen Sie in das Fenster 'Kredit-Eigenschaften'. Hier können Sie
- 186 -
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6 Daten- und Feldarten
nochmals Ihre Auswahl kontrollieren und den ausgewählten Kredit über das KreditTool anzeigen lassen.
Im Bereich 'Struktur' wählen Sie durch Aktivierung der Check-Boxen die
Ausgabearten, die als Felder in der Baumstruktur angezeigt werden sollen. Über den
Button "Alles markieren" werden alle Punkte aktiviert, über den Button
"Markierungen entfernen" werden alle deaktiviert.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Die im Bereich 'Stuktur' ausgewählten Ausgabearten wurden als Tochterfelder in
der Baumstruktur angelegt. Über die Verknüpfung zum Kreditmanagement werden
die berechneten Daten in den Arbeitsbereich übergeben und stehen Ihnen damit für
weitere Planungen zur Verfügung.
Beispiel:
In der Beispieldatenbasis 'B_Feldarten.cpd' finden Sie unterhalb des Feldes "Feldart:
Kredit" das Wurzelfeld "Beispielkredit X".
- 187 -
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6 Daten- und Feldarten
Der Beispielkredit X wurde im Kreditmanagement (Funktionsbereich Planung) definiert
und alle notwendigen Daten in Bezug auf Stammdaten, Tilgung, Zinsberechnung etc.
hinterlegt.
Das Feld "Beispielkredit X" wurde als Typ "Kredit" angelegt. Im Bereich 'Struktur'
wurden die Ausgabearten "Kredit", "Tilgung", "Restschuld", "Zinsen", "Annuität",
"Restschuld (Bewegung)" und "Zinszahlung" ausgewählt und erscheinen somit als
Tochterfelder in der Baumstruktur. Im Bereich 'Kredittool' wurde die Verknüpfung zum
Beispielkredit X im Kreditmanagement bestimmt.
Alle Felder bis auf das Feld "Restschuld" sind als "informativ, nicht saldierend"
gekennzeichnet. Diese Felder dienen der Berechnung, saldieren jedoch nicht in das
Elternfeld. Die Restschuld hingegen wird für weitere Berechnungen hinzugezogen und
saldiert in das Elternfeld.
Für weitere
Informationen
Investitionsmanagement".
6.11
lesen
Sie
bitte
das
Kapitel
"Kredit-
und
Gruppenfelder
Die Definition von Feldgruppen dient der automatischen Zusammenstellung
verschiedener Sichtweisen von Baumstrukturen. Mit dieser Funktion ist es möglich,
Felder einer Gruppe zuzuordnen und als Tochterfelder einer definierten Gruppenmutter
anzulegen. Die Tochterfelder bekommen dabei automatisch einen Querverweis auf
das entsprechende Feld der originären (ursprünglichen) Baumstruktur.
Um diese Funktion nachvollziehen zu können, öffnen Sie die im Lieferumfang enthaltene
'B_Training'.
Gruppenfelder definieren:
Wählen Sie in der Baumstruktur das Feld aus, dem Sie eine Gruppe zuordnen
möchten. Wählen Sie beispielsweise innerhalb des Baumes "Vertriebscontrolling",
"Artikel2", "Maschinen" und das Feld "Typ 234 1a" aus.
Öffnen Sie über den Bereich 'Struktur bearbeiten' die Feldeigenschaften.
Klicken Sie im Reiter 'Eigenschaften' auf den Button "Gruppen". Sie gelangen in
das Fenster 'Gruppenzugehörigkeit des Feldes'.
Im oberen Bereich des Fensters 'Gruppenzugehörigkeit des Feldes' sehen Sie
das ausgewählte Feld "Typ 234 1a".
In der unteren Tabelle sind unterschiedliche Feldgruppen gelistet, die Sie verwenden
können. Über den Button "Gruppen ändern" können Sie weitere Feldgruppen
anlegen. Per Klick auf den Button gelangen Sie in die Einstellungen der Datenbasis,
in denen im Reiter 'Feldgruppen' bis zu 1.000 verschiedene Gruppen angelegt
werden können. Vergeben Sie der neuen Gruppe einen Namen, z.B.
"Maschinengruppe 1" und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Die neu
angelegte Gruppe erscheint nun in der unteren Tabelle des Fensters
- 188 -
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6 Daten- und Feldarten
'Gruppenzugehörigkeit des Feldes'.
Sie können das Feld nun einer (oder mehreren) Gruppe(n) zuordnen, indem Sie in
der unteren Tabelle die Check-Boxen aktivieren. Aktivieren Sie die Gruppe
"Maschinengruppe 1". Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Das ausgewählte Feld gehört nun der Gruppe "Maschinengruppe 1" an.
Die Namensgebung der automatisch erzeugten Gruppenfelder kann mit Hilfe der
Pfeilschalter aus den Hierarchiestufen der originären Baumstruktur zusammengesetzt
werden. Durch Auswahl der Hierarchiestufe 0 erhält das Gruppenfeld den gleichen
Namen wie das originäre Feld (hier: Typ 234 1a). Bei Auswahl der Hierarchiestufe 1
erhält es den Namen des Mutterfeldes (hier: Maschinen) usw. Im Rahmen der Definition
der Gruppenmutter kann dem Gruppenmutterfeld Vorrang bei der Namensgebung
eingeräumt werden. Im Beispielfall wählen Sie die Hierarchiestufe 0.
Gruppenmutter definieren:
Legen Sie in der Baumstruktur ein neues
"Maschinengruppe 1".
- 189 -
Feld an und bezeichnen es
als
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Öffnen Sie über den Bereich 'Struktur bearbeiten' die Feldeigenschaften.
Klicken Sie im Reiter 'Eigenschaften' auf den Button "Gruppen". Sie gelangen in
das Fenster 'Gruppenzugehörigkeit des Feldes'.
Im oberen Bereich des Fensters 'Gruppenzugehörigkeit des Feldes' sehen Sie Ihr
ausgewähltes Feld, welches nun als Mutterfeld der Gruppe "Maschinengruppe 1"
definiert wird. Aktivieren Sie also die Option "...wird Mutterfeld für Gruppe(n)".
Sofern Sie die Check-Box "Namensgebung: Hierarchiestufen vom Mutterfeld"
aktiviert haben, dominiert bei der Namensgebung die Hierarchieangabe des
Mutterfeldes. Dies steuern Sie ebenfalls über den Pfeilschalter. Auch wenn die
einzelnen Gruppenfelder unterschiedliche Hierarchieangaben erhalten haben, bleibt
die Bezeichnung der Felder über diese Funktion gleich. Im Beispielfall aktivieren Sie
die Option nicht.
Bei Aktivierung der Check-Box "Gruppenmutter inaktiv", werden die zugehörigen
Gruppenfelder in der Baumstruktur nicht angelegt. Im Beispielfall aktivieren Sie die
Option nicht.
Aktivieren Sie abschließend die Gruppe "Maschinengruppe 1", für die das Feld die
Gruppenmutter bilden soll.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
In der Baumstruktur wird hinter der Gruppenmutter "Maschinengruppe 1"
automatisch das Gruppenfeld "Typ 234 1a" angelegt.
Neben der individuellen Zuordnung eines einzigen Feldes zu einer Gruppe können Sie mit
Hilfe des Gruppenmanagers (siehe Abschnitt "Gruppenmanager" im Kapitel
"Strukturbearbeitung") für alle Felder mit gleichem Namen automatisch eine
Gruppe generieren.
6.12
Sonstige Feldeigenschaften
Corporate Planner verwendet unterschiedliche Feldarten. Darüber hinaus können diese
Felder weitere Feldeigenschaften besitzen. Diese sind im Folgenden aufgelistet.
In Corporate Planner sollten Daten eines Feldes nach Möglichkeit positiv
verwaltet werden. Das hat den Vorteil, dass z.B. Kosten in einer grafischen
Darstellung nicht als Linie unterhalb der Nulllinie dargestellt werden. Statt Zahlen
negativ einzutragen, werden diese positiv eingetragen. Das Feld selbst wird als
Negativfeld definiert.
Feld rechnet gegenüber Elternfeld negativ (Negativfeld)
Endfelder können als Informationsfelder definiert werden. Diese Feldart ist insbesondere
für Felder wie z.B. 'Anzahl Mitarbeiter' vorgesehen, welche im Baum mitgeführt werden,
aber nicht in alle weiteren Berechnungen einfließen. Dabei ist darauf zu achten, dass
das Ergebnis im richtigen Format dargestellt wird (Summe-, Mittel-, Anfangs-,
Endwert). Einige Feldarten in Corporate Planner, wie z.B. die Kennzahlenfelder werden
automatisch als "informativ, nicht saldierend" definiert.
Informationsfeld, saldiert nicht in das Elternfeld
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6 Daten- und Feldarten
Felder mit Blockfunktion, saldieren nicht in Elternfelder
Jedes Feld kann außer seinem Kurz- und Langnamen auch eine Feldnotiz beinhalten.
Dies bietet die Möglichkeit, in jedem Feld einen Text beliebiger Länge zu hinterlegen.
Das Symbol für Feldnotiz wird ganz rechts in der Zeile der Feldbeschreibung im
Fenster 'Zentrale Sicht' angezeigt und ist bei vorhandenen Notizen gelb gefärbt.
Feld hat eine Notiz (Feldnotiz)
Eine kurze Zusammenfassung der Feldeigenschaftssymbole erhalten Sie im
Fenster 'Zentrale Sicht', wenn Sie im unteren linken Bereich des Bildschirmes das dort
angezeigte
Feldsymbol
anklicken.
Es
wird
dann
das
Fenster
'Feldeigenschaftssymbole' angezeigt.
Mehr Informationen zu weiteren Feldeigenschaften wie Einheiten, Warngrenzen, Topdown-Faktoren,
Nachkommastellen,
Zahlenformat,
Umrechnungsfaktoren
und
Ergebnisdarstellung erhalten Sie im Abschnitt "Feldeigenschaften" des Kapitels
"Strukturbearbeitung".
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7 Reporting
7
Reporting
Das Reporting dient der Speicherung und Aufbereitung von Daten mit dem Zweck
ausführliche Informationen über das Unternehmen in Form von Berichten liefern zu
können.
In Corporate Planner können Sie Reports individuell einrichten, gestalten, mit aktuellen
Daten anzeigen lassen und sofort ausdrucken. Sie ordnen den Reports Felder aus der
Baumstruktur zu, deren Verknüpfung auch dann bestehen bleibt, wenn sie später in der
Baumstruktur Änderungen vornehmen. Ihre Reports bleiben somit immer aktuell.
Außerdem können Sie bestehende Reports modifizieren, kopieren und unter neuem
Namen abspeichern. Einige exemplarische Reports können Sie den mitgelieferten
Datenbasen 'B_vorlagen' und 'B_Training', entnehmen.
In diesem Kapitel werden zunächst der Tabellen-Report und anschließend der Dialog
'Reports verwalten' mit allen Funktionen erläutert. Es wird beispielhaft ein Report
schrittweise definiert und dabei auf alle notwendigen Einstellungen hingewiesen. Auch
die Erstellung von Master-Reports und Zellkommentar-Reports wird in diesem Kapitel
beschrieben.
7.1
Reports verwalten
Das Fenster 'Reports verwalten' teilt sich in drei Bereiche. Auf der linken Seite
- 193 -
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7 Reporting
stehen Ihnen die zwei Karteireiter 'Allgemein' und 'Gruppen' zur Verfügung. Auf der
rechten Seite sehen Sie den Bereich 'Verfügbare Reports' sowie die Funktionen zur
Bearbeitung von Reports oder Reportgruppen. Abhängig vom links ausgewählten
Karteireiter und der Position des Mauscursors stehen Ihnen die Funktionen zur
Bearbeitung einzelner Reports bzw. Reportgruppen zur Auswahl.
Zur Bearbeitung der Reports aktivieren Sie den Karteireiter 'Allgemein' und klicken
in den Bereich 'Verfügbare Reports'.
Zur Bearbeitung von Reportgruppen aktivieren Sie entweder den Reiter 'Allgemein'
und klicken in die Drop-Down-Liste "Gruppe" oder aktivieren direkt den Karteireiter
"Gruppen".
7.1.1
Funktionen im Report
Im Bereich Reports verwalten stehen Ihnen verschiedenste Optionen zur Verfügung. In
Abhängigkeit Ihrer erteilten Rechte im CP-Control Center haben Sie auf diese jedoch
möglicherweise nur eingeschränkten Zugriff. Die für Sie nicht verfügbaren Optionen sind
dann entsprechend ausgegraut. Haben Sie soeben eine neue Corporate Planner
Datenbasis angelegt, die noch keine Reports oder Reportgruppen enthält, stehen Ihnen
ebenfalls nur bestimmte Funktionen zur Verfügung. Sobald Reports und Reportgruppen
zur Bearbeitung vorliegen, werden diese Funktionen jedoch aktiviert.
Anzeigen
Ändern
Umbenennen
Neu
Kopieren
Spaltenreport
Aus anderer Basis
Mit Master verknüpfen
Master konvertieren
Aktualisieren
Löschen
Drucken
PDF/E-Mail
Exportieren
Info
Suchen
Einstellungen
Schließen
Der Einfachheit halber beziehen sich die folgenden Erläuterungen der Funktionen auf die
Bearbeitung von Reports. Aktivieren Sie dafür den Karteireiter 'Allgemein' und klicken
Sie in den Bereich 'Verfügbare Reports', um sicherzustellen, dass die Bearbeitung von
Reports aktiviert ist.
- 194 -
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7 Reporting
Neu
Wenn Sie einen neuen Report erstellen wollen, wählen Sie die Option "Neu". Es öffnet
sich das Fenster 'Neuen Report benennen'. Geben Sie den gewünschten Namen für
den neuen Report ein. Bei der Namensvergabe können Sie Platzhalter verwenden.
H inwe is :
Bitte beachten Sie, dass folgende
Reportname nicht zulässig sind:
- 'noch ohne Namen'
- Leereingabe
Bezeichnungen
als
Bestätigen Sie die Namensvergabe mit "OK". Es öffnet sich automatisch ein Formular, in
dem standardmäßig zwei Spalten und zwei Zeilen angelegt sind. Sie können den neu
angelegten Report nun individuell bearbeiten und Felder der Baumstruktur zuordnen.
Klicken Sie zunächst einmal in den Report, um diesen zu aktiveren. Bewegen Sie
anschließend den Mauscursor auf den Spaltenkopf oder die Zeile. Dieser wandelt
sich um in ein "Editierzeichen". Per Doppelklick auf die Spalte oder die Zeile gelangen
Sie nun in das folgenden Auswahlfenster:
Sie haben jetzt die Möglichkeit, sowohl die Spalten als auch die Zeilen des Reports zu
editieren. Detaillierte Informationen zur Gestaltung eines Reports finden Sie in den
nachfolgenden Abschnitten.
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7 Reporting
Anzeigen
Wählen Sie in der Auswahlliste 'Verfügbare Reports' den gewünschten Report aus und
klicken Sie auf den Button "Anzeigen". Wahlweise können Sie den ausgewählten
Report auch über einen 'Doppelklick' mit der linken Maustaste öffnen.
Der Report wird angezeigt, ist aber nicht zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Die
Symbole zur Bearbeitung des Reports in der Werkzeugleiste sind zum größten Teil
ausgegraut und nicht auswählbar. Sie können ausschließlich die Optionen für "Zoom"
(100%, 150%, 200%) und die Betrachtung anderer Seiten auswählen. Der
angezeigte Report enthält die Werte der Datenbasis.
Ändern
Wählen Sie in der Auswahlliste 'Verfügbare Reports' den gewünschten Report aus und
klicken Sie auf den Button "Ändern". Der Report öffnet sich im Bearbeitungsmodus und
wird ohne Zahlen und Zellkommentare dargestellt. Sie können sich vollständig auf das
Layout und das Design Ihres Reports konzentrieren. Über den neu hinzugefügten Button
"Vorschau" ist es möglich, beispielhafte Werte und Zellkommentare anzeigen zu
lassen, jedoch ohne die realen Zahlen zu laden.
Symbol für Vorschau
Im geöffneten Report können Sie direkt zwischen den Ansichten "Anzeigen" und
"Ändern" umschalten, sofern Ihnen im CP-Control Center die notwendigen Rechte
erteilt wurden.
Symbol für Umschalten Anzeigen/Ändern
Umbenennen
Wählen Sie in der Auswahlliste 'Verfügbare Reports' den gewünschten Report aus und
klicken Sie auf den Button "Umbenennen". Es öffnet sich das folgende Fenster:
Geben Sie jetzt einen neuen Namen für den Report ein und bestätigen Sie Ihre
Änderung. Wenn Sie auf der linken Seite des Fensters den Reiter 'Gruppen' aktivieren,
werden über den Button "Löschen" verfügbare Gruppen umbenannt.
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7 Reporting
Kopieren
Wenn Sie einen bestehenden Report als Vorlage nutzen möchten und nur stellenweise
ändern wollen, wählen Sie die Option "Kopieren". Es öffnet sich das Eingabefenster
'Kopie des Reports benennen'. Vergeben Sie einen neuen Namen für den kopierten
Report und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
Der Report wird nun im Dialog 'Reports verwalten' in der Liste der verfügbaren
Reports angezeigt und steht zur Bearbeitung bereit.
Spaltenreport
Durch Klick auf den Button "Spaltenreport" öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie in
wenigen Schritten einen Report erstellen können.
Im ersten Schritt des Spaltenreportassistenten vergeben Sie den Namen des Reports
und bestimmen das Basisfeld und die Anzahl der abzubildenden Hierarchiestufen für die
Reportzeilen. Mit dem Button 'Weiter' gelangen Sie in den zweiten Schritt, in dem Sie
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7 Reporting
die Spaltenstruktur definieren. Hier können Sie festlegen, welche weiteren Felder oder
Töchter im Report angezeigt werden sollen.
Durch Betätigen des Buttons "Weiter" gelangen Sie in den dritten Schritt zu
Bestimmung des Zeilenlayouts. Hier hinterlegen Sie den Hintergrund und die Höhe der
Kopfzeile. Weiterhin bestimmen Sie das Layout für die Zeile. Hier können Sie Höhe,
Hintergrund, Schriftart und Zahlenformat festlegen.
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7 Reporting
Durch Betätigen des Buttons "Weiter" gelangen Sie abschließend in das Spaltenlayout.
Hier können Sie Hintergrund, Schriftart, Linien und Zahlenformat festlegen.
Mit "OK" wird der Spaltenreport aufgebaut und mit "Abbrechen" werden die
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7 Reporting
getätigten Eingaben verworfen. Mehr zu der Erstellung eines Spaltenreport erfahren Sie
im Abschnitt "Erstellen eines Spaltenreports" in diesem Kapitel.
Aus anderer Basis
Wenn Sie ein bereits existierenden Bericht aus einer anderen Corporate Planner
Datenbasis als Vorlage nutzen möchten, um in der aktiven Datenbasis einen neuen
Report zu erstellen, wählen Sie die Option "Aus anderer Basis". Es öffnet sich das
Fenster 'Öffnen', in dem die zur Verfügung stehenden Datenbasen aus dem CPVerzeichnis aufgelistet sind. Wählen Sie die Datenbasis aus, die den gewünschten
Report enthält und klicken Sie auf "Öffnen". Es öffnet sich das Fenster 'Fremde
Reports kopieren'.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Es erscheint das Fenster 'Kopie des Reports
benennen', in dem der bisher verwendete Name des Reports erscheint. Diesen können
Sie übernehmen oder wunschgemäß ändern. Der aus der anderen Datenbasis kopierte
Report erscheint anschließend in der Liste der verfügbaren Reports.
H inwe is :
Werte, Datenebenen und Felder sind immer an die Datenbasis
gebunden, in welcher der Report erstellt wurde. Bitte beachten
Sie daher, dass eine direkte Übernahme des kopierten Reports
aus einer anderen Datenbasis nicht möglich ist. Der kopierte
Report dient lediglich als Layout-Vorgabe und muss neu mit
den entsprechenden Feldern der Datenbasis verknüpft werden.
Mit Master verknüpfen
Diese Funktion ist vergleichbar mit "Aus anderer Datenbasis", nur dass in diesem Fall
eine Verknüpfung zu einer Masterdatenbasis erzeugt wird. Per Klick auf den Button "Mit
Master verknüpfen" öffnet sich ein Fenster, in dem alle bekannten Masterdatenbasen
gelistet werden. Wählen Sie eine aus und klicken auf "Öffnen". Die in der MasterDatenbasis verfügbaren Reports werden angezeigt. Wählen Sie den Report aus, der als
Master-Report verwendet werden soll. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Kopie
des Master-Reports benennen können. Die Kopie wird anschließend in die Liste der
verfügbaren Reports im Client aufgenommen. Die Master-Kopie kann an dieser Stelle
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7 Reporting
nicht geändert werden. Der Button "Ändern" im Dialog 'Reports verwalten' ist
entsprechend ausgegraut.
Per Doppelklick auf einen Master-Report folgt eine Abfrage, für welches Client-Endfeld,
der Master-Report angelegt werden soll. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im
Abschnitt "Der Master-Report".
Master konvertieren
Mit dieser Funktion wird die Verknüpfung eines ausgewählten Client-Reports zum Master
aufgehoben, so dass dieser als eigenständiger Report gespeichert und bearbeitet
werden kann. Nachdem über die Funktion "Mit Master verknüpfen" ein Master-Report
angelegt wurde, wird diese Funktion erst aktiv. Per Klick auf den Button "Master
konvertieren" öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Clientbaum auswählen, für
welchen der Report erstellt werden soll. Bei dieser Reportkopie handelt es sich um eine
Art Momentaufnahme oder Snapshot, die nun individuell veränderbar und keinerlei
Verbindungen mehr zur Masterstruktur aufweist. Eine Änderung oder Erweiterung der
Masterstruktur wird dementsprechend nicht an diesen Report übermittelt.
Löschen
Mit der Funktion "Löschen" werden verfügbare Reports aus der Liste entfernt. Wählen
Sie den zu löschenden Report aus und klicken Sie auf "Löschen". Es folgt eine
Abfrage, ob der ausgewählte Report wirklich gelöscht werden soll. Bestätigen Sie diese
mit "OK". Der Report ist nicht länger in der Liste der verfügbaren Reports enthalten. Sie
können auch zeitgleich mehrere Reports löschen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt
halten und weitere Reports in der Liste anklicken. Wenn Sie auf der linken Seite des
Fensters den Reiter 'Gruppen' aktivieren, werden über den Button "Löschen"
verfügbare Gruppen entfernt.
Drucken
Das Drucken eines oder mehrerer Reports ist ganz einfach und komfortabel direkt aus
dem Dialog 'Reports verwalten' möglich. Sie wählen aus der Liste einen oder
mehrere Reports aus ("Strg"-Taste gedrückt halten) und klicken auf den Button
"Drucken".
Im Hintergrund öffnet sich der ausgewählte Report und im Vordergrund erscheint das
Fenster 'Drucken'.
H inwe is :
Layout-Einstellungen können
vorgenommen werden.
- 201 -
an
dieser
Stelle
nicht
mehr
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7 Reporting
Auf der Registerkarte 'Druckauswahl' können Sie die Anzahl der Kopien einstellen und
ein Ziel auswählen:
Drucker
Zwischenablage
Datei
Die Drucker-Auswahl treffen Sie, indem Sie den Button "Drucker einrichten..."
aktivieren und dort den entsprechenden Drucker aktivieren bzw. einrichten.
Auf der Registerkarte 'Seitenlayout' können Sie das Papierformat, die Seitenränder
und die Schriftfarbe bestimmen.
- 202 -
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7 Reporting
PDF/ E-Mail
Über diese Option können Sie den ausgewählten Report als PDF drucken und
anschließend per E-Mail versenden. Dies setzt allerdings voraus, dass Sie in den
Moduleinstellungen im Funktionsbereich Einstellungen einen PDF-Druckertreiber
installiert haben.
Exportieren
Über den Button "Exportieren" können die Daten Ihres Reports exportiert werden. Als
Ziel stehen Ihnen die Optionen "Datei", "Zwischenablage", "Excel" und "Internet"
zur Verfügung.
Info
Der Button "Info" gibt Ihnen Auskunft über die Zugehörigkeit eines Reports zu einer
oder mehreren Reportgruppen. Ist der Button "Info" inaktiv, ist der Report keiner
Reportgruppe zugeordnet. Zur Anlage von Reportgruppen lesen Sie bitte den folgenden
Abschnitt.
Sofern der Button "Info" aktiv ist, klicken Sie auf diesen und es erscheint das Fenster
'Reportinformation'. Per Klick auf "OK" wird die Gruppe mit den zugeordneten Reports
im Dialog 'Reports verwalten' angezeigt.
Suchen
Über den Button "Suchen" können Sie gezielt nach Reports suchen. Es öffnet sich das
folgende Fenster:
- 203 -
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7 Reporting
Geben Sie dazu nur ein Wort aus der Bezeichnung des gesuchten Reports in das
Eingabefeld ein. Darunter können Sie die Suche weiter spezifizieren. Per Klick auf "OK"
wird der gefundene Report in der Liste der verfügbaren Reports angezeigt. Die
Reports sind in der Übersicht alphabetisch sortiert. Über die Suchfunktion finden Sie
auch Reports, in denen sich das Suchwort nicht am Anfang des vollständigen Namens
des Reports befindet. Wenn Sie z.B. das Wort 'Monat' eingeben, wird der Report
'Kopie von Monatsübersicht...' gefunden.
Bei der Suche muss sich der Mauscursor im Bereich 'Verfügbare Reports' befinden.
Wenn Sie mehrere Reports markiert haben, sucht Corporate Planner nur in dem
markierten Bereich.
Haben Sie zuvor im Suchfenster die Option "ganze Wörter" ausgewählt, müssen Sie
den vollständigen Namen des Reports eingeben, um den entsprechenden Report zu
finden.
Einstellungen
Über den Button "Einstellungen" nehmen Sie Änderung der Schrift- und
Druckeinstellung vor. Auf dem Reiter 'Layout Seite' befinden sich 20 Platzhalter zur
Vergabe von Schriftarten. Per Klick auf die jeweiligen Zahlen-Buttons kann ein
Platzhalter geändert werden. Diese Schriftarteinstellungen werden von jedem neu
angelegten Report übernommen. Über den Reiter 'Weitere Einstellungen' kann im
Zuge des Druckens von Reports die Seitennummerierung aktiviert werden.
Schließen
Über den Button "Schließen" verlassen Sie den Dialog 'Reports verwalten'.
7.1.2
Funktionen und Einstellungen im Fenster 'Reporting'
Sie haben einen Report neu angelegt und befinden sich nun im Fenster 'Reporting'. Sie
sehen einen leeren Report, der zunächst nur aus zwei Spalten und zwei Zeilen besteht.
Zur Bearbeitung stehen Ihnen die folgenden Funktionen und allgemeinen
Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
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7 Reporting
7.1.2.1
Mauszeigerfunktionen
Im Rahmen des Reporting nimmt der Mauszeiger eine entscheidende Funktion ein.
Führen Sie ihn über das Formular und er wird stellenweise speziell dargestellt. Die
folgenden Änderungen können Sie mit dem Mauszeiger erreichen:
Linke Maustaste - Doppelklick
Öffnen der Seiteneinstellungen
Layout: Schrift, Ränder
Inhalt: Reportname, Kopf-/Fußzeile
Editieren der Spalte
Layout: Breite, Schrift, Farbe
Inhalt: Ebenen, Zeit
Editieren der Zeile
Layout: Höhe, Schrift, Farbe
Inhalt: Feld, Text, Trenner
Linke Maustaste - Halten
Keine Auswirkungen
Spalte verschieben
Zeile verschieben
Linke Maustaste
Seitenränder verschieben
Spaltenbreite ändern
Zeilenhöhe ändern
Rechte Maustaste
Mit der rechten Maustaste öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem zum Einen Optionen der
Werkzeugleiste und zum Anderen spezielle Zell- und Spaltenfunktionen zur Verfügung
stehen.
7.1.2.2
Funktionen im Fenster 'Reporting'
Im Fenster 'Reporting' erscheint neben dem Formular links die Bedienleiste, die die
folgenden Funktionen enthält:
Symbol für Umschalten Anzeigen/Ändern
Symbol für Vorschau
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7 Reporting
Symbole für die Anzeige des Report als ganze Seite oder als
einfache, eineinhalbfache und zweifache Vergrößerung.
Symbol für Vergrößern und Verkleinern der Darstellung
Symbol für die Anzeige bestimmter Seiten. Maximal stehen
für einen Report 99 Seiten zur Verfügung. Die ersten 5 Seiten
des Reports können Sie mit der Maus direkt anwählen.
Symbol für Gehe zu Seite Sie können eine Reportseite direkt
anwählen.
Symbol für Page-Up und Page-Down. Bei Reports mit mehr als
5 Seiten können Sie die über diese Seiten hinausgehenden nur
mit dem "Page-up-" und "Page-down-Button" anwählen.
Symbol für Zellen kopieren/verschieben
Symbol für Seite löschen
Symbol für Seiteneinstellungen
Symbol für Zellkommentare vollständig anzeigen
Symbol für Report neu geladen
Symbol für Reports per PDF/E-Mail versenden
Symbol für Report speichern
Symbol für Hilfe
H inwe is :
7.1.2.3
Erzeugen Sie besser einen zweiten Report, als zu viele Seiten in
einem einzigen Report zu verwalten.
Seiteneinstellung des Reports
Sie befinden sich in dem noch leeren Report. Stellen Sie sicher, dass das Symbol für
Umschalten Anzeigen/Ändern nicht aktiviert ist. Das bedeutet, dass Sie sich im
Änderungsmodus des Reports befinden und den Report bearbeiten können. Führen Sie
den Mauscursor auf den Seitenrand des Reports, so dass dieser in Form eines Blattes
(Seitencursor) dargestellt wird. Führen Sie einen Doppelklick aus. Alternativ klicken Sie
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7 Reporting
in der Werkzeugleiste am linken Bildschirmrand auf das entsprechende Symbol.
Symbol für Seiteneinstellungen
Es öffnet sich das Fenster 'Seiteneinstellungen für diesen Report', welches
zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten zur allgemeinen Darstellung und Gestaltung Ihres
Reports enthält.
H inwe is :
Dieses Fenster können Sie auch aus einem bestehenden Bericht
heraus öffnen, indem Sie auf die Seitenränder klicken.
Im Eingabefeld "Reportname" erscheint die zu Beginn vergebene Bezeichnung des
Reports, die Sie an dieser Stelle jedoch beliebig ändern können. Sie können den neuen
Namen manuell oder unter Verwendung von Platzhaltern definieren. Klicken Sie auf den
Button "… ", um die Liste der zur Auswahl stehenden Platzhalter zu sehen. Im Dialog
'Reports verwalten' wird der Report zukünftig unter dem vergebenen Namen
angezeigt.
Unterhalb des Eingabefeldes befinden sich die beiden Registerkarten 'Seite' und 'Logo'.
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7 Reporting
Registerkarte 'Seite'
Im Bereich 'Ränder in mm' legen Sie die Randbreiten Ihres Reports fest. Außerdem
können Sie einen Rahmen um Ihren Bericht zu ziehen, indem Sie die Option "Rahmen"
aktivieren. Aktivieren Sie die Option "Rahmengröße automatisch" passt sich der
Rahmen der Größe des Reports an. Unter 'Papier' legen Sie das Papierformat Ihres
Berichtes fest. Sie können aus den Standardformaten "A4" und "A3" sowie den
amerikanischen Formaten "Letter", "Legal" und "Executive" wählen. Für die
Ausrichtung Ihres Reports stehen Ihnen die Formate "Hoch" und "Quer" zur
Verfügung.
Registerkarte 'Logo'
Hier können Sie das in den Einstellungen der Datenbasis hinterlegte Firmenlogo in
einen Report einbinden. Im Bereich 'Logo in mm' geben Sie über die Einstellungen
"links" und "rechts" die Position des Logos an. Die Logogröße steuern Sie mit den
Funktionen "Breite" und "Höhe". Die Ausrichtung des Logos bestimmen Sie rechts
davon. Dabei können Sie die Position getrennt nach der horizontalen oder vertikalen
Ausrichtung vornehmen. Abhängig von Ihrer Auswahl wird im Bereich 'Logo in mm' die
entsprechende Angabe der Position deaktiviert.
Der Schalter "Logo sichtbar" aktiviert bzw. deaktiviert die Anzeige des Logos. Über
den Schalter "Im Hintergrund" wird das Logo hinter die Reportdarstellung verschoben.
Mit dem Schalter "Transparent" können Sie den Hintergrund des Logos ein- oder
ausblenden. Der Schalter "Rahmen" zeichnet einen Rahmen um das Logo. Über den
Schalter "Proportional" wird das Logo proportioniert in den Report eingebunden.
Verfügbare Schriftarten
Rechts können Sie die Schriftarten auswählen, die Sie im Report benutzen wollen. Das
Listenfeld mit den Schriften enthält 20 Einträge, die Sie individuell mit Schrifttypen
belegen können. Die in den Einträgen hinterlegten Schrifttypen stehen Ihnen später bei
der Gestaltung Ihres Reports zur Verfügung. Es empfiehlt sich die von Ihnen am
häufigsten benutzten Schriften zu hinterlegen. Per Klick auf einen der 20 Buttons öffnet
sich das Fenster 'Schriftart'.
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7 Reporting
Hier können Sie Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad individuell festlegen. Mit "OK"
bestätigen Sie die Auswahl, mit "Abbrechen" verlassen Sie das Fenster, ohne eine
Änderung vorgenommen zu haben. Jede definierte Schriftart können Sie auch als
Schmalschrift auswählen.
Im unteren Bereich des Fenster stehen Ihnen drei weitere Kartereiter zur Auswahl:
'Allgemein', 'Kopfzeile', 'Fußzeile'.
Registerkarte 'Allgemein'
Die
Registerkarte
'Allgemein'
erlaubt
Einstellungen
zur
Behandlung
von
Zwischensummen in Summenzeilen sowie Summenspalten und enthält die Optionen für
das Ein- und Ausblenden von Nullzeilen und -werten. Ist die Option 'In Summenzeilen
mit Zwischensummen weiter rechnen' aktiviert und in der Formel soll eine
Summenzeile bzw. eine Summenspalte mit sich selbst verrechnet werden, wird dieser
Teil der Formel ignoriert. Es ist nicht möglich, iterativ rechnende Formeln aufzubauen.
Die Definition einer Summenzeile erfolgt in der Zeilenedition unter dem Reiter 'Summe'.
Die Definition einer Spaltensumme über die Spaltenedition, den Reiter 'Spaltenart' und
den Reiter 'Rechnen'.
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7 Reporting
Bei der Nullwertunterdrückung kann zusätzlich angegeben werden, ob berechnete
Nullzeilen von der Unterdrückung ausgenommen werden.
Auf der rechten Seite können Sie angeben, welche der Zeilen auf jeder Seite des
Reports automatisch wiederholt werden soll. Möchten Sie beispielsweise die erste Zeile
auf jeder Reportseite sehen, geben Sie von 1 bis 1 an.
Registerkarten 'Kopfzeile' und 'Fußzeile'
In jedem Report kann eine Kopf- und eine Fußzeile angelegt werden. Die Bezeichnung
können Sie manuell oder unter Nutzung von Platzhaltern, die Sie über den Button "… "
aufrufen, vergeben. Die folgenden Platzhalter stehen zur Verfügung:
Firmenname
Der in den Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich Einstellungen) hinterlegte
Firmenname wird angezeigt.
Reportname
Es wird der in den Seiteneinstellungen hinterlegte Name für den Report angezeigt.
Dateiname
Es wird der Name der geöffneten Datenbasis angezeigt.
Benutzername
Es wird der Name des CP-Benutzers der Datenbasis angezeigt.
Geschäftsjahr
Es wird das aktuelle Geschäftsjahr in der Form YYYY (z.B. 2010) in der Fuß- bzw.
Kopfzeile angezeigt.
Geschäftsjahr gekürzt
Das aktuelle Geschäftsjahr wird in der Form YY (z.B. 10) in der Fuß- bzw. Kopfzeile
angezeigt.
Datum
Es wird das aktuelle Datum des Tages angezeigt.
Uhrzeit
Es wird die aktuelle Uhrzeit des Reportaufrufs angezeigt.
Zeitraum
Es wird der aktuelle Berechnungszeitraum inklusive Angabe der Monate und des
Jahres angezeigt (z.B. Januar – Dezember 2010).
Zeitraum, Monate
Es werden nur die Monate des aktuellen Berechnungszeitraums angezeigt (z.B.
Januar – Dezember).
Zeitraum, Monate gekürzt
Es werden nur die Monate des aktuellen Berechnungszeitraums in gekürzter Form
angezeigt (z.B. Jan – Dez).
Rechtsbündig
Ab diesem Steuerzeichen wird der restliche Text der Zeile rechtsbündig ausgegeben.
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7 Reporting
Tabulator
Über dieses Steuerzeichen wird die Spaltenüberschrift eingerückt. Mehrfaches
Einfügen des Steuerzeichens ist möglich.
Seite bzw. Seite/Seiten
Es wird die Seitennummer bzw. die Anzahl der Gesamtseiten im Report angezeigt.
Es ist außerdem möglich, einer Kopf- und/oder Fußzeile eine der definierten
Schriftarten zuzuordnen. Wählen Sie im Listenfeld die gewünschte Schriftart aus.
Mit den vorhandenen Optionsschaltern für "Horizontale Ausrichtung" bestimmen Sie,
wo die Zeilentexte im Report erscheinen werden.
Dabei bedeutet:
|
|
= linksbündig ausgerückt
= linksbündig
= zentriert
|
7.1.3
= rechtsbündig
Zeilen editieren
Sie befinden sich in einem leeren Report. Im ersten Schritt möchten Sie eine Zeile
anlegen. Führen Sie den Mauscursor über die Zeile: 2 des Reportblatts, so dass sich
dieser in einen Zeilencursor verwandelt. Führen Sie dann einen Doppelklicken aus und
Sie gelangen in das Fenster 'Zeile'.
Symbol für Zeilencursor
Alternativ klicken Sie auf den von links gesehen ersten Spaltenkopf und der Mauscursor
verwandelt sich in einen Spaltencursor.
Symbol für Spaltencursor
Da an dieser Stelle sowohl Zeilen als auch Spalten im Report definiert werden können,
öffnet sich das Fenster 'Bestätigung'. Um in die Zeilendefinition zu gelangen,
betätigen Sie den Button "Zeile editieren". Sie gelangen auch jetzt in das Fenster
'Zeile'.
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7 Reporting
Im oberen Bereich des Fensters erscheint für die gewählte Zeile links die Nummer der
Zeile mit der jeweiligen Höhe. Durch Klicken auf die kleinen Pfeiltasten rechts neben
der Anzeige der Zeilennummer können Sie innerhalb der Zeilen Ihres Reports wandern.
Neben der Zeilennummer befindet sich die Checkbox 'Ausblenden'. Bei Aktivierung wird
die aktuelle Zeile im Report ausgeblendet. Auf der rechten Seite finden Sie die
zugehörige Tabellenkopfnummer sowie die Seite des Reports, auf der sich die Zeile
befindet.
Darunter befinden sich die Registerkarten 'Zeilenart' und 'Layout Zeileninhalt', deren
Inhalte in den folgenden Abschnitten erläutert werden.
7.1.3.1
Registerkarte 'Zeilenart'
Der Registerkartenreiter 'Zeilenart' ist standardmäßig ausgewählt und enthält fünf
weitere alternative Registerkarten. Unter den Registerkarten gilt der Grundsatz der
"Dominanz des vorne liegenden Karteireiters". Dies bedeutet, dass der
ausgewählte Karteireiter den Inhalt der Zeile bestimmt. Eine Kombination der Inhalte auf
den Karteireitern ist nicht möglich. Die folgenden Register stehen zur Auswahl:
'Feld' (Feld-Zeilen definieren)
'Text' (Textzeilen definieren)
'Kopf' (Tabellenkopfzeilen definieren)
'Trenner' (Trennzeilen definieren)
'Summe' (Summenzeilen definieren)
H inwe is :
Achten
Sie
genau
darauf,
welcher
der
Karteireiter
hervorgehoben und damit aktiviert ist. Andernfalls wird die Zeile
nicht mit dem gewünschten Inhalt im Report angezeigt.
- 212 -
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7 Reporting
Reiter 'Feld'
Wenn eine Reportzeile die Werte eines Baumfeldes enthalten soll (Feld-Zeile),
wählen Sie die Registerkarte 'Feld' aus. Über den Button "Feld-Auswahl" öffnet sich
ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Feld in der Baumstruktur anwählen können.
Wählen
Sie
beispielsweise
das
Feld
"Erträge"
im Baum
Ergebnis
der
Auslieferungsdatenbasis 'B_Training'. Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Wahl und der
Name des gewählten Feldes wird in der Zeile unterhalb der Reiter angezeigt. Wenn
es sich bei dem ausgewählten Feld um ein Tochterfeld handelt, wird außerdem die
Baumhierarchie sichtbar (hier: Ergebnis).
H inwe is :
Sie können auch ganze Baumstrukturen automatisch in einen
Report übernehmen (siehe nächsten Absatz "Automatische
Zeilen").
Wenn Sie eine Feldauswahl löschen möchten, klicken Sie auf den Schalter "X".
Bei einem versehentlichen Löschen führen Sie die Feldauswahl erneut durch.
Indem Sie die Option "Dynamische Töchter" aktivieren, werden die Tochterfelder
der nächsten Hierarchiestufe des ausgewählten Feldes im Report angezeigt.
Aktivieren Sie die Option und nach Ausführen der Zeilenedition erscheinen die
Tochterfelder ("Umsatzerlöse", "Erlösschmälerungen", "Erträge") des Feldes
"Erträge" im Report. Werden in der Baumstruktur auf dieser Hierarchiestufe weitere
Tochterfelder angelegt, so werden diese beim Öffnen des Reports ergänzt. Lesen
Sie mehr zu diesem Thema im Abschnitt "Dynamische Töchter".
Aktivieren sie zusätzlich die Option "Mit Info/Block", werden im Rahmen der
Funktion "Dynamische Töchter" auch die Tochterfelder angezeigt, die in den
Feldeigenschaften als "informativ, nicht saldierend" gekennzeichnet sind.
Wenn Sie in der gewählten Zeile unterschiedliche Baumfelder verschiedenen
Spalten zuordnen möchten, klicken Sie das Kontrollkästchen links neben dem Button
"Spaltenwahl" an. Wenn dort ein Häkchen erscheint, ist die Option aktiv und
durch Anklicken des Buttons "Spaltenwahl" (siehe Abschnitt "Erstellen eines
Spaltenreports") rufen Sie diese Funktion auf.
In der Kennzeichnungsspalte des Formulars (Spalte 1 oder eine beliebige andere
Spalte) wird festgelegt, ob der Feld-Kurzname oder die Beschreibung (
Langname) angezeigt werden soll (siehe Tabellenkopf für Beschriftung
gestalten). Wenn Sie direkt unter dem Schalter "Feldauswahl" das
Kontrollkästchen "Text statt Feldname" anklicken, können Sie stattdessen unten
im Textfeld eine andere Beschriftung eingeben.
Bei Anwählen des Kontrollkästchens "negativ" werden die Daten des ausgewählten
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7 Reporting
Feldes negativ in der Reportzeile dargestellt.
Reiter 'Text'
Aktivieren Sie die Registerkarte 'Text', wenn Sie in der Reportzeile einen individuellen
Text einfügen wollen. Im Textfeld können Sie manuell oder unter Verwendung von
Platzhaltern einen beliebigen Text, wie z.B. eine Überschrift für den Report, einen
Absatz oder einen individuellen Namen, einfügen. Die verschiedenen Platzhalter (z.B.
für Zeitraum, Datum, Feldlangname etc.) zur automatischen Generierung des
Zeileninhaltes rufen Sie über den Button "… " auf. Zur Platzierung des Textes in der
Zeile stehen Ihnen die Platzhalter "Rechtsbündig" sowie "Tabulator" und
"Tabulator-Spaltenausgerichtet" zur Verfügung. Diese Platzierungs-Platzhalter
werden jeweils vor dem manuell eingegeben Text oder anderen Platzhaltern eingefügt.
Rechtsbündig
Der Text wird am rechten Rand platziert.
Tabulator
Über dieses Steuerzeichens wird die Spaltenüberschrift über einen 'Tab'
eingerückt. Mehrfaches Einfügen des Steuerzeichens ist möglich, um den Einzug
zu vergrößern.
Tabulator Spaltenausgerichtet
Dieses Steuerzeichen richtet sich nach den Spalteneinstellungen des
Tabellenkopfes, so dass der Tab die Größe der jeweiligen Spalte einnimmt. Erstes
Einfügen = Größe der ersten Spalte, zweites Einfügen = Größe der zweiten Spalte
usw.
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7 Reporting
Indem Sie die Option "Linien und Hintergrundfarbe der Spalte durchziehen"
aktivieren, übernimmt die neu angelegte Textzeile die Spaltenlinien sowie die in der
Spaltenedition definierte Hintergrundfarbe. Bleibt die Option deaktiviert, behält die
Textzeile die standardmäßig verwendete Hintergrundfarbe weiß und erhält keine
Trennlinien.
Reiter 'Kopf'
Jeder Report hat mindestens einen Tabellenkopf, der die Bezeichnung der Spalten des
Reports enthält. So könnte ein Tabellenkopf beispielsweise aus den Spalten "Position",
"Budget", "Ist" und "% - Differenz" bestehen.
In der Registerkarte 'Kopf' werden die Bezeichnungen der Spalten des Reports
tabellarisch aufgezeigt. Da Sie sich jedoch in einem noch leeren Report befinden, sehen
Sie bisher nur die Spalte 2 mit dem Inhalt "Spalte: <<Spalte>>".
Sobald Sie die Spalten Ihres Reports angelegt haben, werden die dort hinterlegten
Informationen in diesen Reiter übernommen. Alternativ können Sie aber auch von hier
ausgehend die gewünschten Spalten anlegen, indem Sie auf die Buttons "1", "2" etc.
klicken und so in den Spalteneditor gelangen. Wie Sie Spalten konkret definieren,
erfahren Sie im Abschnitt "Spalten editieren".
In einigen Fällen ist es nötig, einen zusätzlichen Tabellenkopf im Report darzustellen.
Über den Button "Neuer Tabellenkopf" erzeugen Sie einen neuen Tabellenkopf. Im
oberen Bereich des Fensters erhöht sich die Tabellenkopf Nr. automatisch. Über den
Button "X" löschen Sie einen bestehenden Tabellenkopf. Weitere Informationen zur
Vorgehensweise erfahren Sie im Abschnitt "Erstellen eines neuen Standartreports"
"Tabellenkopfzeilen definieren".
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7 Reporting
Reiter 'Trenner'
Wenn eine
Reportzeile
eine
Trennung
darstellen
soll,
wählen
Sie
den
Registerkartenreiter 'Trenner'. Hier haben Sie verschiedene Darstellungsmöglichkeiten
der Zeile zur Auswahl, die Sie per Klick auf das Optionsschaltfeld aktivieren.
Leerzeile
Leerzeile, Spaltenlinie durchgezogen
Seitenumbruch
Seitenumbruch, Spaltenlinie durchgezogen
Horizontale Trennlinie, einfach
Horizontale Trennlinie, doppelt
Reiter 'Summe'
Jede Zeile kann als "Summenzeile" definiert werden. Aktivieren Sie die Registerkarte
'Summe' und die aktuelle Zeile wird in eine Summenzeile umgewandelt.
Tragen Sie im oberen Eingabefeld die Zeilennummern der zu addierenden, dividierenden,
multiplizierenden bzw. subtrahierenden Zeilen gemäß dem Syntaxbeispiel der
Registerkarte ein. Im unteren Eingabefeld vergeben Sie einen entsprechenden
Zeilentext, der angezeigt werden soll.
Die errechnete Zeilensumme kann darüber hinaus gemäß der ausgewählten Warngrenze
in Warnfarben dargestellt werden. Wählen Sie über das Drop-Down Menü eine
Warngrenze aus. Damit Warnfarben anstelle von der Textfarbe angezeigt werden, ist es
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7 Reporting
erforderlich in der Spaltenedition im Reiter 'Layout Spaltenlayout' die Option
"Warnfarben statt Textfarbe" zu aktivieren. Abhängig davon, welche Spaltenart
gewählt wurde, werden die Warngrenzen der aktuellen Datenebene bzw. Analysereihen
übernommen und der Wert farbig dargestellt.
Warngrenzen definieren Sie in den Datenbasiseinstellungen im Funktionsbereich
Einstellungen. Lesen Sie dazu den Abschnitt "Warngruppen" im Kapitel
"Einstellungen".
Über die darunterliegenden Check-Boxen können Sie angeben, ob ausgeblendete
Reportzeilen, Zeilen der Saldofelder oder Summenzeilen bei der Berechnung der
Zeilensumme unberücksichtigt bleiben.
Reiter 'Zellkommentare' (optional)
Der Reiter 'Zellkommentare' erscheint nur dann, wenn Sie mit Corporate Planner
advanced arbeiten.
Aktivieren Sie diesen Reiter, wenn eine Reportzeile Zellkommentare enthalten soll. Über
den Button "Feld-Auswahl" selektieren Sie das Feld, dem Zellkommentare hinterlegt
wurden und nun im Report abgebildet werden sollen. Die gesamte Zeile kann nun für die
unterschiedlichen Spalten Kommentare enthalten. Über die Spaltenedition definieren Sie
die Spalten, z.B. "Budget" und "Ist". Enthält das ausgewählte Feld der Zeile in diesen
Ebenen einen Kommentar, wird dieser dargestellt.
Indem Sie die Option "Zeilenhöhe automatisch anpassen" aktivieren, werden auch
lange Zellkommentare vollständig angezeigt.
7.1.3.2
Registerkarte 'Layout Zeileninhalt'
In dieser Registerkarte stehen unterschiedliche Optionen zur Gestaltung der Zeile zur
Verfügung.
Im Bereich 'Farbe' bestimmen Sie die Farbe des Hintergrunds sowie des Textes. Per
Klick auf den jeweiligen "Farb-Button", öffnet sich das Fenster 'Farbe', in dem Sie
eine Grundfarbe oder eine selbstdefinierten Farbe auswählen.
Im Bereich 'Schrifteinstellungen' können Sie den Schrifttyp auswählen. Die hier
abgelegten Schriften werden im Fenster 'Seiteneinstellungen für diesen Report'
definiert (siehe Abschnitt "Seiteneinstellung des Reports").
Den Zeileninhalt können Sie außerdem horizontal oder vertikal
Standardmäßig werden der Text und die Zahlen linksbündig eingefügt.
- 217 -
ausrichten.
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7 Reporting
Bestimmen Sie auch das Zahlenformat der Werte. Mit der Option "Linien" wählen Sie,
ob eine waagerechte Linie am unteren Rand der Zeile oder ein kompletter Rahmen um
die Zeile gezogen werden soll.
H inwe is :
Im Layout des Reporting gilt der Grundsatz "Zeile vor Spalte".
Die hier angegebenen Einstellungen für das Layout der Zeile
kommen also in jeder Spalte zum Tragen, es sei denn, in einer
Spalte ist die Option "Spalte vor Zeile" bei den LayoutEinstellungen der Spalte aktiviert.
Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Einstellungen für das Layout der Zeile. Es folgt die
Abfrage, für welche Zeile die Layout-Änderung gelten soll. Wählen Sie die gewünschte
Option und die Einstellungen werden im Report übernommen.
7.1.3.3
Neue Reportzeilen definieren
Nachdem die erste Zeile bearbeitet wurde, möchten Sie eine weitere Zeile anlegen. Im
unteren Bereich des Fensters finden Sie dafür im Bereich 'Neue Zeile' die Buttons
"Darüber" und "Darunter".
Möchten Sie beispielsweise eine Reportüberschrift erzeugen, die als zusätzliche Zeile
über dem vorhandenen Aufbau eingefügt werden soll, so wählen Sie den Button
"Darüber" aus. Der Zeilen-Zähler im oberen Bereich des Fensters wird automatisch
aktiviert. Diese neue Zeile könnten Sie durch Aktivierung des Reiters 'Text' als Textzeile
definieren und mit einem individuellen Text beispielsweise für die Reportüberschrift
versehen. Analog gehen Sie für die Erzeugung einer neuen Zeile darunter vor.
7.1.3.4
Reportzeilen löschen
Wenn eine angelegte Zeile in einem Report gelöscht werden soll, klicken Sie im Bericht
direkt in die zu löschende Zeile. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Änderungsmodus
des Reports befinden (Symbol für "Umschalten und Ändern" ist deaktiviert). Dass
sich der Cursor in einer Zeile befindet, erkennen Sie im Formular daran, dass sich dieser
in einen Zeilencursor verwandelt. Es öffnet sich das Fenster 'Zeile', und die zur Zeile
gehörige Tabellenkopfnummer wird angezeigt. Klicken Sie im Bereich 'Diese Zeile' auf
den Button "Löschen". Befinden sich unterhalb der zu löschenden Zeilen weitere
Zeilen, rücken diese automatisch eine Position nach oben.
7.1.3.5
Automatische Zeilen
Neben der Definition einzelner Reportzeilen, ist es in Corporate Planner möglich, die
Zeilen automatisch basierend auf der hierarchischen Baumstruktur zu definieren.
Da sich vor allem in umfangreichen Reports das manuelle Anlegen von Zeilen weniger
eignet, kann das Anlegen vieler Zeilen mit der Funktion "Automatische Zeilen" stark
vereinfacht und beschleunigt werden.
Analog zum Anlegen einzelner Zeilen doppelklicken Sie zunächst in die Zeile, unter oder
über welche die automatischen Zeilen eingefügt werden sollen. In dem sich öffnenden
Fenster 'Zeilendefinition' klicken Sie im unteren Bereich auf "automatische Zeilen
darüber bzw. darunter". Es öffnet sich das Fenster 'Neue Zeile(n) einfügen'.
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7 Reporting
Klicken Sie links auf den Button "Feld-Auswahl" und wählen Sie anschließend
durch einen Doppelklick das gewünschte Feld in der Baumstruktur aus. Das Feld
sowie dessen Baumhierarchie werden nun zur Bestätigung in der Fenstermitte
angezeigt. Wählen Sie darunter mit Hilfe der kleinen Pfeilschalter aus, wie viele
Hierarchiestufen ausgehend von dem ausgewählten Feld im Report erscheinen
sollen. Wenn Sie beispielsweise '1' Hierarchiestufe einstellen, erscheinen im Report
die Zeilen 'Ergebnis' + 1 Stufe tiefer, in der sich die Felder 'Aufwendungen' und
'Erträge' befinden.
Mit der Funktion "Dynamische Töchter" werden die in der Baumstruktur neu
angelegten Tochterfelder beim Öffnen der Reports, denen sie zugeordnet sind,
automatisch eingefügt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "mit Info/ Block", um auch reine
Informationsfelder (geblockte Felder) im Report einzufügen.
Bei den Optionen im Bereich automatisch: "Rahmen", "Schriftart" und
"Hintergrund" handelt es sich um voreingestellte Möglichkeiten zur Hervorhebung
einzelner Aggregationsstufen. Bei Aktivierung dieser Optionen gilt: Je höher das
Aggregationsniveau ist (d.h. je weiter links ein Feld in der Baumstruktur steht),
desto dunkler wird der Feldhintergrund, es erscheint ein zusätzlicher Rahmen
bzw. das Feld im Report erscheint in Fettschrift. Vergrößern Sie ggf. die
Reportansicht, um Fettschriften zu erkennen. Ist keine der Optionen aktiviert, gilt
das Format der gerade aktiven Zeile als Vorlage. Etwaige Spaltenformatierungen
werden übernommen. Durch Klicken auf das farbige Feld unter 'Hintergrund'
können Sie individuelle Farbeinstellungen für den Reporthintergrund vornehmen, die
für die Dauer der aktuellen Sitzung gelten.
Durch Klicken auf die Schaltfläche "OK" wird die automatische Reportgenerierung
ausgelöst, und das eingestellte Feld wird, falls festgelegt, mit den gewählten
Hierarchieebenen im Report aufgelistet.
Das Anlegen automatischer Zeilen wird im Abschnitt "Erstellen eines neuen
Standardreports" beispielhaft durchgeführt.
H inwe is :
7.1.3.6
Wenn Sie mit Corporate Planner advanced arbeiten, steht
Ihnen außerdem die Option "Zellkommentare" zur Verfügung.
Besitzen die automatisch generierten Zeilen zugehörige
Zellkommentare so werden diese im Report ebenfalls angelegt.
Dynamische Töchter
Mit der Funktion "Dynamische Töchter" wird die Aktualität Ihres Reports
gewährleistet, indem gelöschte oder neu angelegte Tochterfelder aus der Baumstruktur
- 219 -
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7 Reporting
in Ihrem Report nach dem Öffnen eingefügt bzw. entfernt werden.
Beim Anlegen von Zeilen aktivieren Sie die Checkbox "Dynamische Töchter". Alle
Tochterfelder des ausgewählten Elternfeldes werden dann als dynamisch markiert. Auch
bei der automatischen Zeilengenerierung wird allen Tochterfeldern des ausgewählten
Elternfeldes die Eigenschaft "Dynamische Töchter" zugewiesen, wenn die
entsprechende Checkbox aktiviert wurde.
Wenn Sie in der Baumstruktur ein Feld gelöscht haben, wird dies auch in den aus der
Baumstruktur generierten Reportzeilen gelöscht. Entsprechend werden neu angelegte
Felder zwischen den betreffenden Reportzeilen angelegt.
7.1.4
Spalten editieren
Sie befinden sich in einem Report, der noch keine Spalten enthält und möglicherweise
bisher nur aus Zeilen besteht. Stellen Sie sicher, dass das Symbol für "Umschalten/
Ändern" deaktiviert ist, so dass Sie sich im Änderungsmodus befinden. Führen Sie den
Mauscursor über den Spaltenkopf des Reports, so dass sich dieser in einen
Spaltencursor verwandelt. Indem Sie auf den Spaltenkopf links oben doppelklicken,
editieren Sie die Spalte. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster 'Bestätigung' den
Button "Spalte editieren". Es erscheint dann das Fenster 'Spalte (Tabellenkopf 1)'
(2, 3, 4 etc.).
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7 Reporting
Im oberen Bereich des Fensters erscheint für die gewählte Spalte die Nummer der
Spalte mit der jeweiligen Breite. Durch Klicken auf die kleinen Pfeiltasten rechts neben
der Anzeige der Spaltennummer können Sie innerhalb der Spalten Ihres Reports
wandern. Neben der Spaltennummer befindet sich die Checkbox 'Ausblenden'. Bei
Aktivierung wird die aktuelle Spalte im Report ausgeblendet. Rechts daneben befindet
sich das Eingabefeld für die Überschrift der Spalte (Spaltentitel z.B. "Position",
"Budget"). Es stehen dafür maximal 3 Zeilen zur Verfügung. Sie können die
Bezeichnung manuell eingeben oder unter Verwendung von Platzhaltern, die Sie über
den Button "… " auswählen, definieren. Abhängig davon, welcher der unteren
Karteireiter aktiviert ist, stehen unterschiedliche Platzhalter zur Verfügung.
H inwe is :
Die Spaltenbreite aller Spalten kann im Nachhinein noch einmal
verändert werden. Tragen Sie im Eingabebereich 'Breite' den
gewünschten Wert ein und bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Es folgt eine Abfrage, für welche Spalten die geänderte
Spaltenbreite gelten soll. Treffen Sie die Auswahl über die
Optionen "A" = aktuelle Spalte, "B" = alle gleichen Spalten des
aktuellen Tabellenkopfes oder "C" = alle gleichen spalten aller
Tabellenköpfe
Im unteren Bereich des Fensters befinden sich die Registerkarten 'Spaltenart', 'Layout
Spaltentitel' und 'Layout Spalteninhalt'.
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7 Reporting
7.1.4.1
Registerkarte 'Spaltenart'
Die Registerkarte 'Spaltenart' ist standardmäßig aktiviert und enthält weitere Reiter
zur Definition der Spalte. Wie bei der Zeilendefinition gilt auch hier unter den
Registerkarten der Grundsatz der "Dominanz des vorne liegenden Karteireiters".
Dies bedeutet, dass der ausgewählte Karteireiter den Inhalt der Spalte bestimmt. Eine
Kombination der Inhalte auf den Karteireitern ist nicht möglich. Achten Sie daher
darauf, welcher Karteireiter aktiviert ist. Andernfalls wird die Spalte nicht mit dem
gewünschten Inhalt im Report angezeigt. Die folgenden Register stehen zur Auswahl:
'Ebene/Zeitraum': Auswahl der Datenebene bzw. Analysereihe
Berechnungszeitraums für den Inhalt der Spalte
'Rechnen': direktes Berechnen der Daten einer Spalte im Formular
'Namen': Definition der Spaltenbeschriftung
H inwe is :
und
des
Haben Sie in dem leeren Report den ersten Spaltenkopf zur
Bearbeitung angeklickt, ist der Reiter 'Namen' aktiviert, da
Corporate Planner davon ausgeht, dass sie an dieser Stelle eine
Spalte mit einer Beschriftung einfügen wollen. Haben Sie jedoch
auf die zweite Spalte geklickt, so ist der Reiter 'Ebene/
Zeitraum' aktiviert, da das System davon ausgeht, dass eine
Datenspalte eingefügt wird.
Reiter 'Namen'
Die Registerkarte 'Namen' eignet sich vor allem für die Definition
Kennzeichnungsspalten, also Spalten die keine Daten enthalten werden.
von
Im Bereich 'Feld' entscheiden Sie, ob im Report die "Kurznamen", die
"Beschreibungen", die "Kontobezeichner" oder die "Einheiten" der Felder der
Baumstruktur angezeigt werden sollen. Durch Aktivierung der Option 'Zeilennummern'
wird jede angezeigt Zeile nummeriert. Wenn in einer Zeile unterschiedliche Felder in die
Spalten fließen (Spalten-Reporting), können Sie rechts im Kästchen festlegen, ob die
Bezeichnungen dieser Spalte vom linken ('Text für Spalte links') oder rechten
Spaltenfeld ('Text für Spalte rechts') genommen oder ob ein anderer "Zeilentext"
(Text statt Feldname) verwendet werden soll. In dem Kästchen darunter entscheiden
Sie, ob lange Texte umgebrochen oder abgeschnitten werden sollen. Diese Optionen
beziehen sich auf die generelle Beschriftung der Spalte.
Reiter 'Ebene/Zeitraum'
Die Auswahl dieser Registerkarte führt dazu, dass die Spalte mit Daten befüllt wird.
Sie
bestimmen, welche Datenebene bzw.
Analysereihe
und
welcher
Berechnungszeitraum für die gerade gewählte Spalte des Reports gelten sollen.
Wählen Sie zunächst aus, welche Datenebene bzw. Analysereihe Sie in dieser Spalte
sehen möchten. Die vorderen zwei Buttons dienen der Einstellung der Datenebenen, der
dritte Button der Einstellung von Analysereihen. Über das jeweilige Drop-Down Menü
können Sie die Buttons mit einer anderen Datenebene bzw. Analysereihe belegen. Es
stehen jeweils 18 Platzhalter zur Verfügung. Mit der rechten Maustaste auf den
jeweiligen Button gelangen Sie in das Fenster 'Datenebene bestimmen', indem Sie
die Datenebene und ggf. die Darstellung des Vorjahres auswählen können. Um eine
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7 Reporting
Datenebene bzw. Analysereihe zu aktivieren, klicken Sie auf einen der drei Buttons. Die
ausgewählte Ebene (oder Analysereihe) wird in fetter Schrift angezeigt.
H inwe is :
Die Auswahl der Datenebenen für die Spaltendarstellung im
Report ist unabhängig von den angezeigten Datenebenen im
Datenbereich der zentralen Sicht. Die Einstellungen der
Datenebenen werden reportindividuell gespeichert.
Mit "OK" werden die Einstellungen gespeichert, mit "Abbrechen" verlassen Sie das
Fenster wieder und die Änderungen werden verworfen. Unterhalb des Auswahlbereichs
für die Datenebenen, befindet sich der Bereich 'Zeit'. Links befindet sich eine Reihe von
Optionsschaltern, die sich auf flexible Zeiträume beziehen.
Ausgehend von dem in der zentralen Sicht eingestellten Berechnungszeitraum wird der
Zeitraum für diese Spalte im Report bestimmt. Sie haben für jede Spalte im linken
Kästchen die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
Aktueller Berechnungszeitraum (wie in der zentralen Sicht eingestellt)
erster Monats des Berechnungszeitraums
letzter Monat des Berechnungszeitraums (i.d.R. aktueller Monat)
Restzeit zum Geschäftsjahresende
Restzeit zum Kalenderjahresende
Summe 12 Monate
Mittelwert
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7 Reporting
Wenn der Zeitraum für den Report unabhängig vom Berechnungszeitraum sein soll,
stehen die folgenden Optionsschalter zur Auswahl:
Im aktuellen Geschäftsjahr
Geschäftsjahr X
Bei Auswahl einer dieser zwei Optionen wird der rechte Bereich aktiviert und Sie können
beliebige
Zeiträume
des
aktuellen
Geschäftsjahres
oder
eines
beliebigen
Geschäftsjahres auswählen und als Zeitraum in den Report einfließen lassen.
Jahr, Halbjahr, Tertial, Quartal und Monat
Bei Auswahl des Buttons "Im aktuellen Geschäftsjahr" werden die Werte des
aktuellen Geschäftsjahres in den Report übernommen. Referenz für das aktuelle Jahr ist
der erste Monat des eingestellten Berechnungszeitraums. Sie müssen sich nun
entscheiden, ob Monatswerte, Quartalswerte etc. übernommen werden sollen.
Wenn Sie "Jahr" anwählen, wird der gesamte Jahreswert übernommen.
Wenn Sie "Halbjahr" anwählen, ist in den nebenstehenden Feldern (Kumuliert von
bis) noch eine Eintragung zu machen, z.B. 1 bis 1 für das erste Halbjahr des
Jahres.
Wenn Sie "Tertial" anwählen, ist in den nebenstehenden Feldern (kumuliert von
bis) noch eine Eintragung zu machen, z.B. 2 bis 3 für die Summe des zweiten und
dritten Tertials des Jahres.
Wenn Sie "Quartal" anwählen, ist in den nebenstehenden Feldern (kumuliert von
bis) noch eine Eintragung zu machen, z.B. 1 bis 3 für die Summe der ersten 3
Quartale des Jahres.
Wenn Sie "Monat" anwählen, ist in den nebenstehenden Feldern (kumuliert von
bis) noch eine Eintragung zu machen, z.B. 4 bis 4 für den Monat April.
Bei Auswahl der Option "Im Geschäftsjahr X" sollten Sie zuerst das gewünschte Jahr
in das Eingabefeld eingeben. Es werden nun die Werte des angegebenen
Geschäftsjahres für den Report verwendet. Anschließend entscheiden Sie, ob
Monatswerte, Quartalswerte etc. übernommen werden sollen. Es gelten die gleichen
Optionen wie zuvor für das aktuelle Jahr beschrieben.
H inwe is :
Bitte beachten Sie beim Reporting auf Tagesbasis, dass die
Zeitachse ausschließlich auf Tagesbasis parametrisiert wird.
(Alle Zeitschritte – max. 400 – werden in Tagen abgebildet). (In
Corporate Planner advanced unbegrenzt)
Alle Einstellungen des Zeitraumes können Sie zudem mit einem Zeitversatz anzeigen:
Mit Hilfe des Zeitversatzes können Sie zum Beispiel sehr einfach Jahresvergleiche im
Report anzeigen:
Sie wählen in der Spalte 1 (Vorjahr) die Option "Aktueller Ber. Zeitr." (aktueller
Berechnungszeitraum) und einen Zeitversatz von "-12 Monate".
In der Spalte 2 wird das aktuelle Jahr dargestellt, so dass Sie die gleiche Option
ohne Zeitversatz (0 Monate = aktueller Zeitraum) wählen.
In der Spalte 3 bilden Sie das nächste Jahr ab und wählen daher "aktueller Ber.
Zeit." und einem Zeitversatz von "+12 Monate".
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7 Reporting
Reiter 'Rechnen'
Wenn Sie im Formular bereits zwei oder mehr Spalten definiert haben, die sich auf
primäre Daten aus der Baumstruktur beziehen (Spalten definiert über Ebene/
Zeitraum), haben Sie die Möglichkeit, die Werte einer neuen Spalte aus diesen
bereits bestehenden Reportspalten zu berechnen.
Durch Auswahl der Registerkarte 'Rechnen' definieren Sie eine direkt im Formular zu
berechnenden Datenspalte.
Am linken Rand befindet sich eine Reihe von Optionsschaltern, durch deren Auswahl die
Werte einer Spalte aus anderen, bereits bestehenden Spalten entsprechend berechnet
werden. Folgende Rechenweisen stehen zur Auswahl:
Summe (S1 + S2)
Mittel (S1+S2)/ 2
Differenz (S2—S1)
Relative Differenz (S2—S1)/ abs (S1)
Relativen Anteil (S2/S1)*100
Bei den ersten beiden Einstellungen ("Summe", "Mittel") ist das Schaltkästchen "bis"
aktiv. Wenn Sie dieses aktivieren, wird die Summe bzw. das Mittel von der zuerst
genannten (S1) bis zur zuletzt genannten Spalte (S2) berechnet. Wenn es nicht
aktiviert ist, erfolgt die Berechnung aus den beiden genannten Spalten. Bei den
anderen Optionen ("Differenz", "relative Differenz", "relativer Anteil") erfolgt die
Berechnung immer nur aus zwei Spalten.
H inwe is :
Außerhalb des Rahmens erhalten Sie jeweils Information darüber,
welche mathematischen Rechenoperationen der jeweiligen
Option zugrunde liegen.
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7 Reporting
Weitere Berechnungsmöglichkeiten sind:
Quote , % von:
Wenn Sie eine Spalte als Quotenspalte definieren, wird einer bestimmten Zelle der
Wert 100 % zugeordnet. Diese Bezugszelle der Bezugsspalte ergibt sich aus der
Zeilen- und Spaltendefinition, die Sie manuell im Fenster vornehmen. Alle
anderen Werte der genannten Spalte werden dann als prozentualer Anteil
(Quote) in der neu definierten Quotenspalte ausgewiesen.
Sie können zum Beispiel den Umsatzwert der Spalte 2 als 100%-Wert definieren.
Alle anderen Positionen (Zellenwerte) dieser Bezugsspalte werden in der
Quotenspalte als Anteil (Quote) dieses Wertes angezeigt.
multipliziert mit:
Eine Zelle der Bezugsspalte (aus Zeilen- und Spaltendefinition) wird als
Multiplikator definiert. Alle anderen Zellenwerte dieser Bezugsspalte werden mit
dem Multiplikatorwert multipliziert und das Ergebnis der Multiplikation in der
errechneten Spalte angezeigt.
geteilt durch:
Eine Zelle der Bezugsspalte (aus Zeilen- und Spaltendefinition) wird als Divisor
definiert. Alle anderen Positionen (Zellenwerte) dieser Bezugsspalte werden mit
dem Divisorwert dividiert und diese Division in der errechneten Spalte angezeigt.
Spalten summieren:
Geben Sie die Spaltennummern und die gewünschte Rechenoperation manuell in
das Eingabefeld ein.
Warngrenzen:
Es besteht die Möglichkeit einer berechneten Spalte eine individuelle Warngrenze zu
hinterlegen. Wählen Sie dazu über das Drop-Down Menü die gewünschte Warngrenze
aus. Abhängig davon, was in Ihrer Rechenspalte berechnet wird, werden
unterschiedliche Warngrenzen verwendet. Es ist daher erforderlich, dass die
gewünschten Grenzen in den folgenden Analysereihen einer Warngruppe angelegt
werden.
Summe, Mittel, Differenz, Multipliziert mit, Dividiert durch: Warngrenzen der
ersten Analysereihe
Relative Differenz, Quote, Relativer Anteil: Warngrenzen der zweiten
Analysereihen
Spalten summieren: Warngrenzen der ersten Analysereihe
Warngrenzen definieren Sie in den Datenbasiseinstellungen im Funktionsbereich
Einstellungen. Lesen Sie dazu den Abschnitt "Warngruppen" im Kapitel
"Einstellungen".
Damit die Werte des Reports auch entsprechend der definierten Warngrenzen farbig
dargestellt werden, ist es erforderlich innerhalb der Spaltenedition im Register 'Layout
Spalteninhalt' im Bereich 'Zahlen' die Check-Box "Warnfarbe statt Textfarbe" zu
aktivieren.
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7 Reporting
Reiter 'Zellkommentare' (optional)
Der Reiter 'Zellkommentare' erscheint nur dann, wenn Sie mit Corporate Planner
advanced arbeiten. Der Reiter ist in Bezug auf den Aufbau und die
Einstellungsmöglichkeiten identisch mit dem Reiter 'Ebene/Zeitraum'. Anstelle von
Werten werden allerdings Zellkommentare in den Spalten abgebildet. Zellkommentare
werden im Datenbereich der zentralen Sicht hinterlegt und in der Kombination Feld –
Datenebene - Basiszeitschritt vergeben. Damit sind diese sehr genau und wie Werte
im Report darstellbar. (Mehr Informationen erhalten Sie im Abschnitt "Der
Arbeitsbereich"
"Zellkommentare (optional)" im Kapitel "Grundkenntnisse
Corporate Planner" oder im Abschnitt "Zellkommentar-Report (optional)" dieses
Kapitels.
Möchten Sie eine Spalte zur Darstellung von Zellkommentaren anlegen, aktivieren Sie
den Reiter 'Zellkommentare'. Wie auf dem Reiter 'Ebene/Zeitraum' selektieren Sie
dann per Klick auf einen der Buttons zunächst eine Datenebene. Beachten Sie bei
Auswahl der Datenebene, dass Ihre Zellkommentare auch auf dieser Ebene hinterlegt
wurden. Anschließend bestimmen Sie den Zeitschritt, für den die Zellkommentare im
Report angezeigt werden sollen. Vergeben Sie der Spalte einen Titel ggf. unter
Verwendung von Platzhaltern, nehmen Sie die gewünschten Layout-Einstellungen vor
und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK". Da Kommentare in der Kombination Feld –
Datenebene – Basiszeitschritt angelegt werden, definieren Sie zeilenweise die
Felder, denen Kommentare hinterlegt wurden. Ein Report mit Zellkommentaren könnte
wie folgt aussehen:
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7 Reporting
Reiter 'Autospalte'
Mit der Registerkarte 'Autospalte' können Sie eine Spalte erstellen, die sich an die
Einstellungen des Berechnungszeitschiebers und des Berechnungszeitraumes dynamisch
anpasst.
Die Autospalte eignet sich besonders für die Anlage eines Zeitreihenreports. So müssen
Sie nicht jede Spalte manuell anlegen. Legen Sie nur eine Spalte als Autospalte an. Es
werden automatisch so viele Spalten in der Anzeige generiert, wie der eingestellte
Zeitbereich umfasst.
Wählen Sie die Aggregationsform 'Automatisch', richtet sich der Zeitschritt nach dem
aktuell eingestellten Zeitschritt (Monate, Quartale, usw.) in der Arbeitsleiste. Die
Spalten des Reports ändern sich also wenn der Zeitschritt z.B. von Monaten auf
Quartale geändert wird.
Symbol für Zeitschritt einstellen
Wählen Sie 'Selbstbestimmt' und aktivieren den gewünschten Zeitschritt im Feld
darunter. Es können auch mehrere Zeitschritte gleichzeitig aktiviert werden. Der
Zeitschritt ist hier fix und bezieht sich nicht auf den aktuell eingestellten Zeitschritt der
Arbeitsleiste. Durch den Bezug auf den Berechnungszeitraum, bleibt auch diese Form
dynamisch.
Die Spaltenbreite kann automatisch angepasst werden. Aktivieren Sie dafür diese
Option.
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7 Reporting
Beispiel 1:
Aggregationsform: Automatisch
Berechnungszeitschieber: Jan-Apr
Zeitschritt: Monate
Automatische Spalten: Jan, Feb, Mär, Apr
Änderung des Berechnungszeitschiebers auf Apr-Sep
Automatische Spalten: Apr, Mai, Jun, Jul, Aug, Sep
Änderung des Zeitschritts auf Quartale
Automatische Spalten: 2. Quartal (Apr-Jun), 2. Quartal (Jul-Sep)
Beispiel 2:
Aggregationsform: Selbstbestimmt, Quartale + Halbjahre
Berechnungszeitschieber: Jan-Dez
Zeitschritt: Monate
Automatische Spalten: 1. Quartal, 2. Quartal, 1. Halbjahr, 3. Quartal, 4. Quartal,
2. Halbjahr
7.1.4.2
Registerkarte 'Layout Spaltentitel'
In der Registerkarte 'Layout Spaltentitel' erhalten Sie diverse Möglichkeiten zur
Formatierung des Spaltentitels.
Im Reporting gilt der Grundsatz Zeile vor Spalte. Dies führt dazu, dass das Layout
der Zeile das Layout der Spalte dominiert. Die Option 'Spalte vor Zeile'
(standardmäßig deaktiviert) bestimmt, welche Formatierung den Vorrang erhalten soll.
Ist diese Option aktiviert, wird die Formatierung der Spalte anstatt der Formatierung
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7 Reporting
der Zeile verwendet.
Im Bereich 'Farben' bestimmen Sie die Hintergrundfarbe sowie die Textfarbe in der
Titelzelle der ausgewählten Spalte. Die möglichen Schriftarten können im Bereich
'Schrifteinstellungen' definiert werden.
H inwe is :
Unter 'Schrifteinstellungen' stehen Ihnen die Schriftarten zur
Verfügung, die Sie in den 'Seiteneinstellungen für diesen
Report' hinterlegt haben.
Den Spaltentitel können Sie horizontal oder vertikal ausrichten. Die Optionen haben
die folgenden Bedeutungen:
Horizontale Ausrichtung:
|
für linksbündig
für zentriert
| für rechtsbündig
Vertikale Ausrichtung:
hochgestellt
mittig
tiefgestellt
Zusätzlich können Sie ausgehend vom oberen Rand der Spaltenkopfzeile einen Abstand
für den Titel festlegen.
7.1.4.3
Registerkarte 'Layout Spalteninhalt'
Im Bereich 'Layout Spalteninhalt' finden Sie verschiedene Optionen zur Gestaltung
der Inhaltzeilen.
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7 Reporting
Der Aufbau dieses Reiters ist nahezu identisch mit dem vorherigen Karteireiter
'Spaltentitel', so dass an dieser Stelle nur die zusätzlichen Optionen beschrieben
werden.
Der Bereich 'Zahlen' mit der Auswahlliste 'Format' ermöglicht die Auswahl eines
geeigneten Zahlenformats für die dargestellten Werte der Spalte. So können Werte z.B.
in Tausend oder in Millionen dargestellt werden. Standardmäßig ist die Option
"Autoformat" voreingestellt, so dass die Werte wie im Arbeitsbereich angezeigt
werden. Außerdem bestimmen Sie hier, ob anstelle der Textfarbe die Warnfarbe in
der Darstellung verwendet werden sollen. Aktivieren Sie diese Option nicht, so werden
alle Werte in schwarzer Textfarbe dargestellt.
Im Bereich 'Linien' finden sich verschiedene Optionsschalter, die bestimmen, welche
Art Linie oder Umrandung die Spalte erhalten soll. Die Optionsschalter haben von
oben nach unten folgende Bedeutung:
keine Linie: keine Linien zwischen den Spalten
rechts: einfache Linie rechts
rechts dick: dicke Linie rechts
beidseitig: einfache Linie rechts und links von der Spalte
Rahmen: Umrandung der Spalte
Über die Option "Rahmen schließen" wird der Rahmen auch unten geschlossen.
Mit "OK" werden die Einstellungen gespeichert und in den Report übernommen, mit
"Abbrechen" verlassen Sie das Fenster und Ihre Änderungen werden verworfen.
7.1.4.4
Neue Reportspalte anlegen
Wenn Sie weitere Spalten definieren möchten, stehen Ihnen im rechten Fensterbereich
die Optionen "Neu Links" und "Neu Rechts" zur Auswahl. Die Definition und
Einstellungen der aktuellen Spalte werden automatisch gesichert und zunächst für die
neue Spalte übernommen. Prüfen Sie den Spaltenzähler, ob eine neue Spalte angelegt
wurde. Sie können nun - wie oben beschrieben - mit der Definition der neuen Spalte
fortfahren. Allerdings genügt es hier, nur die jeweiligen Veränderungen zur vorherigen
Spalte neu zu definieren.
Wenn Sie keine weiteren Spalten definieren möchten oder Ihre Definition ansehen
möchten, können Sie mit "OK" die Eingaben bestätigen. Mit "Abbrechen" verlassen
Sie das Fenster und die Änderungen werden verworfen.
7.1.4.5
Reportspalten löschen
Wenn eine angelegte Spalte in einem Report gelöscht werden soll, klicken Sie in den
Tabellenkopf der zu löschenden Spalte. Dass sich der Cursor auf einem Spaltenkopf
befindet, erkennen Sie im Formular daran, dass er sich in einen Spaltencursor
verwandelt. Es öffnet sich das Fenster 'Spalte (Tabellenkopf 1)' (2, 3 etc.). Klicken
Sie die Option "Spalte löschen" an. Befinden sich Spalten rechts von der zu
löschenden, rücken diese automatisch eine Position weiter nach links.
7.1.5
Erstellen eines neuen Standardreports
Für die Erstellung eines neuen Reports öffnen Sie die mitgelieferte Beispieldatenbasis
'B_Training'. Über den Eintrag Report im gleichnamigen Funktionsbereich öffnen Sie
- 231 -
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7 Reporting
das Fenster "Reports verwalten", in dem Sie per Klick auf den Button "Neu" einen
neuen Report anlegen. Angenommen, Sie möchten einen GuV-Abweichungsbericht
anlegen. Geben Sie dem Report einen Namen und bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Es öffnet sich ein leerer Report, der zunächst nur aus zwei Spalten und zwei Zeilen
besteht. Diese können Sie beliebig editieren.
In der Regel enthält jeder Report die folgenden Bestandteile:
Die Reportüberschrift als Zeile definiert
Einen oder mehrere Tabellenköpfe bestehend aus Spalten
Reportzeilen mit dem Inhalt des Reports
Die Bestandteile eines Reports werden im Folgenden beispielhaft angelegt, mit dem Ziel
am Ende des Kapitels einen vollständigen Report vorliegen zu haben.
Beachten Sie, dass es im Reporting zwei Modi gibt, den Anzeigemodus und den
Änderungsmodus. Für die Erstellung des Reports befinden Sie sich im
Änderungsmodus und können sich auf das Editieren von Spalten und Zeilen sowie das
Layout konzentrieren. Sofern Sie Werte anzeigen möchten, wechseln Sie in den
Anzeigemodus.
Symbol für Umschalten Anzeigen/Ändern
7.1.5.1
Reportüberschrift definieren
Sie befinden sich in dem neu angelegten und noch leeren Report. Im ersten Schritt
scheint es sinnvoll, den Report mit einer Überschrift zu versehen. Für eine Überschrift
wird eine zusätzliche Zeile über dem vorhandenen Aufbau benötigt.
Klicken Sie im Report auf den ersten Spaltenkopf. Ob Sie sich auf einem Spaltenkopf
befinden, erkennen Sie daran, dass sich der Mauscursor in einen Spaltencursor
verwandelt.
Symbol für Spaltencursor
Da an dieser Stelle sowohl Zeilen als auch Spalten im Report definiert werden können,
öffnet sich das folgende Fenster:
Sie möchten eine "Zeile editieren". In dem sich öffnenden Fenster, erkennen Sie, dass
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7 Reporting
Sie sich in der ersten Zeile des ersten Tabellenkopfes auf der ersten Seite des
Reports befinden.
Jeder Report enthält einen Tabellenkopf, der aus einer Zeile besteht. Da Sie in diesem
Report die erste Zeile editieren, geht Corporate Planner davon aus, dass Sie den
Tabellenkopf definieren möchten. Der entsprechende Reiter ist aktiviert. In diesem
Schritt möchten Sie nicht den Tabellenkopf editieren, sondern die Reportüberschrift
einfügen, die als oberste Zeile im Report erscheinen soll. Fügen Sie daher eine
zusätzliche Zeile über dem vorhandenen Aufbau ein, indem Sie im unteren Bereich
"Neue Zeile darüber" auswählen. Diese neue Zeile soll als Textfeld definiert werden.
Wählen Sie dazu im mittleren Bereich die Registerkarte 'Text' aus. Sie können an dieser
Stelle einen individuellen Text hinterlegen oder im Platzhaltermenü über den Button
"… " eine der Optionen auswählen. Als Reportüberschrift würden sich beispielsweise die
Platzhalter "Reportname", "Rechtsbündig" und "Zeitraum" eignen. Erhöhen Sie die
Zeilenhöhe auf 10 mm und ändern Sie im Karteireiter 'Layout Zeileninhalt' den
Schriftgrad sowie die Hintergrundfarbe, um die Reportüberschrift deutlicher
hervorzuheben.
Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Einstellung für die erste Zeile und die Überschrift erscheint
als oberste Zeile in Ihrem Report. Mit "Abbrechen" werden Ihre Einstellungen
verworfen.
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7 Reporting
Da Sie für die Reportüberschrift eine zusätzliche Zeile darüber eingefügt haben,
beginnt die Zeilennummerierung fortan in der Überschriftzeile mit 1. Die darunter
liegende Zeile wird vom System weiterhin als Tabellenkopf definiert. Der Tabellenkopf
besteht aus einzelnen Spalten, die Sie im nächsten Schritt anlegen.
7.1.5.2
Tabellenkopf anlegen
Jeder Report enthält mindestens einen Tabellenkopf. Dabei enthält die erste Spalte
links im Report üblicherweise die Beschriftung (Kennzeichnung, Namen) der einzelnen
Positionen (Zeilen). Die Spalten rechts von der ersten Spalte enthalten üblicherweise
die Daten (= Zahlen) der Baumfelder und werden fortlaufend ab 'Spalte 2'
nummeriert. Sie können die Datenspalten aber auch schon in Spalte 1 beginnen lassen
und die Spaltenbeschriftung beispielsweise in die Seitenmitte oder in jede beliebige
andere Spalte setzen.
Wenn Sie die Spalten des ersten Tabellenkopfes nun editieren und mit
Spaltenüberschriften versehen, werden diese Informationen automatisch von der Zeile
2, die als Tabellenkopf definiert ist, übernommen
Tabellenkopf beschriften
Die Spalten des Reportformulars definieren Sie, indem Sie im Report auf den von links
gesehen ersten Spaltenkopf doppelklicken. Ob Sie sich auf einem Spaltenkopf befinden,
erkennen Sie daran, dass sich der Mauscursor in einen Spaltencursor verwandelt.
Wählen Sie im Fenster 'Bestätigung' den Button "Spalte editieren". Es erscheint
dann das Fenster 'Spalte (Tabellenkopf 1)'.
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7 Reporting
Im oberen Bereich des Fensters erkennen Sie die Nummer der Spalte. Sie sollten sich in
Spalte 1 befinden. Die erste Spalte wird die Beschriftungsspalte darstellen und somit
keine Daten, sondern die Felder der Baumstruktur enthalten. Wählen Sie unter der
Registerkarte 'Spaltenart' daher den Reiter 'Namen' aus und entscheiden Sie, wie die
Feldbezeichnung im Report erscheinen soll. Anschließend vergeben Sie der Spalte im
oberen Eingabefeld eine Überschrift. Sie können die Spaltenüberschrift manuell eingeben
oder unter Verwendung von Platzhaltern definieren.
H inwe is :
In der Praxis wird die erste Spalte nur selten mit einer
Überschrift, wie beispielweise "Positionen" oder "Felder"
versehen. In der Regel enthält diese Spalte Informationen zu der
im Report verwendeten Einheit. z.B. "in Euro". Diese
Information geben Sie bitte manuell in das Eingabefeld für die
Spaltenüberschrift ein.
Tabellenkopf für Daten definieren
Die Spalten rechts von der ersten Spalte enthalten üblicherweise die Daten (=
Zahlen) der Baumfelder und werden als Datenspalten bezeichnet. Die Datenspalten
werden fortlaufend ab 'Spalte 2' nummeriert. Legen Sie eine neue Spalte rechts davon
an. Die neue Spalte übernimmt die Eigenschaften der ersten Spalte und muss nun
entsprechend der gewünschten Daten abgeändert werden.
Angenommen, Sie möchten in der zweiten Spalte Budgetwerte abbilden. In der
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7 Reporting
Registerkarte 'Spaltenart' wählen Sie den Reiter 'Ebene/Zeitraum' aus. Aktivieren Sie
den von links gesehen vorderen Button und belegen Sie diesen mit der Datenebene
'Budget'. Wählen Sie anschließend den Zeitraum, auf den sich die Daten im Report
beziehen sollen. Im Eingabefeld fügen Sie manuell die Überschrift "Budget" ein oder
verwenden den Platzhalter "<<Datenebene>>". In der Registerkarte 'Layout
Spalteninhalt' können Sie der Übersicht halber einen Rahmen um die Spalte ziehen.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK". Es folgt der Dialog 'Bestätigung', indem
Sie angeben für welche Spalten die geänderte Datenebene gelten soll. Da Sie die
Budget-Ebene nur in dieser Spalte abbilden möchten, wählen Sie die Option "A"
(Aktuelle Spalte). Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Sie sehen Ihren Report mit der neu angelegten Spalte 'Budget'.
Führen Sie den Mauscursor über die Spalte 'Budget', so dass sich dieser in einen
Spaltencursor verwandelt. Führen Sie einen Doppelklick aus und wählen Sie im Fenster
'Bestätigung' die Option "Spalten editieren". Sie gelangen erneut in die Edition der
Spalte 'Budget'. Es soll eine weitere Spalte rechts davon angelegt werden, um z.B.
eine Spalte für 'Istwerte' anzulegen. Klicken Sie auf den Button "Neu Rechts". Die
neu angelegte Spalte übernimmt vorerst die Einstellungen der Spalte 'Budget'. Ändern
Sie diese, indem Sie in der Registerkarte 'Spaltenart' den Reiter 'Ebene/Zeitraum'
auswählen und den von links gesehen zweiten Button aktivieren. Über das Pull-DownMenü belegen Sie diesen mit der Datenebene 'Ist'. Fügen Sie auch dieser Spalte im
Eingabefeld eine Überschrift hinzu. Ihr Report enthält bisher drei Spalten, die
Beschriftungsspalte sowie zwei Datenspalten.
Abschließend legen Sie zwei weitere Spalten rechts davon an, in denen Sie die '
relative Differenz zwischen Budget und Ist' bzw. die 'absolute Differenz'
darstellen möchten. Auf dem Reiter 'Ebene/Zeitraum' aktivieren Sie den von links
gesehen dritten Button und belegen diesen mit der Analysereihe "% - Differenz" bzw.
mit "Abs. Differenz". Geben Sie der Spalte einen Titel, z.B. unter Verwendung des
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7 Reporting
Platzhalters "<<Datenebene>>".
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK" und Sie erhalten einen vollständigen
Tabellenkopf mit einer Beschriftungsspalte und den Datenspalten 'Budget', 'Ist', '% Differenz' und 'Abs. Differenz'.
Tabellenkopf feststellen
Sie haben die Möglichkeit, eine Kopfzeile auch auf die nachfolgenden Seiten des
Reports zu übernehmen.
Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Sie befinden sich im Änderungsmodus des geöffneten Reports und bewegen den
Mauszeiger auf den Rand des Reports.
Per Doppelklick öffnet sich der Dialog 'Seiteneinstellungen für diesen Report'.
Im unteren Bereich befinden sich drei Karteireiter, wovon Sie den Reiter 'Allgemein'
wählen.
Geben Sie im Bereich "Wiederholungszeilen" an, wie viele Zeilen Ihre Kopfzeile hat.
Angenommen Sie möchten Ihren soeben definierten Tabellenkopf und die
Reportüberschrift auf allen Reportseiten als feststehende Kopfzeile einfügen, so geben
Sie von '1 bis 2' an, da sich die Überschrift sowie die Spaltenbeschriftung in den ersten
beiden Zeilen befinden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Auf allen Seiten des
Reports sind jetzt die feststehenden Kopfzeilen eingefügt.
H inwe is :
7.1.5.3
Sie können auch nur die erste oder zweite Zeile Ihres Reports
auf den weiteren Reportseiten einfügen. Dazu geben Sie dann
auf dem Karteireiter 'Wiederholungszeilen' nur die jeweilige
Zeile an.
Reportzeilen definieren
Ein Report besteht in der Regel aus mehreren Zeilen. Diese Zeilen enthalten
unterschiedliche Informationen, abhängig davon, was Sie in Ihrem Report abbilden
möchten. In einem GuV-Abweichungsbericht würde es sich beispielsweise um
Aufwendungs- und Ertragspositionen handeln. Reportzeilen können manuell angelegt
oder automatisch generiert werden.
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7 Reporting
Reportzeilen manuell anlegen
Die Zeilen des Reportformulars definieren Sie, indem Sie im Report unterhalb Ihres
soeben angelegten Tabellenkopfes auf die Zeile doppelklicken. Ob Sie sich auf einer
Zeile befinden, erkennen Sie daran, dass sich der Mauscursor in einen Zeilencursor
verwandelt.
Symbol für Zeilen editieren
Nachdem Sie die Reportüberschrift als Textzeile und den Tabellenkopf als
Kopfzeile definiert haben, folgen nun Feldzeilen für den Reportinhalt.
Aktivieren Sie in der Registerkarte 'Zeilenart' den Reiter 'Feld'. Über den Button
"Feld-Auswahl" wählen Sie aus der Baumstruktur das gewünschte Feld aus. Springen
Sie z.B. im Zweig "Ergebnis" auf das Feld "Erträge" und bestätigen Sie mit "OK".
Wenn Sie in ihrem Report auch die zum Feld "Erträge" zugehörigen Tochterfelder
anzeigen möchten, wählen Sie die Option "Dynamische Töchter". Bestätigen Sie Ihre
Feldauswahl mit "OK". Der Report enthält nun die Zeilen "Umsatzerlöse",
"Erlösschmälerungen",
"Bestandsänderung"
und
"Erträge".
Für
eine
übersichtlichere Darstellung empfiehlt es sich im Register 'Layout Zeileninhalt' eine
Linie oder einen Rahmen um die Zeilen zu ziehen.
Um den GuV-Abweichungsbericht zu komplettieren, legen Sie weitere Feldzeilen in dem
Report an. Doppelklicken Sie auf die Zeile "Erträge" und legen Sie eine neue Zeile
darunter an. Es empfiehlt sich der Übersicht halber eine Trennzeile einzufügen.
Aktivieren Sie dazu im Register 'Zeilenart' den Reiter 'Trenner' und fügen Sie eine
Leerzeile ein. Diese Trennzeile können Sie im Register 'Layout Zeileninhalt' gestalten.
Darunter fügen Sie eine weitere Feldzeile ein, indem Sie erneut den Reiter 'Feld'
aktivieren und über den Button "Feld-Auswahl" das Feld "Aufwendungen" aus der
Baumstruktur auswählen. Auch hier aktivieren Sie die Option "Dynamische Töchter"
und bestätigen mit "OK". Ihr Report wird um die Aufwandspositionen inklusive der
Tochterfelder erweitert. Abschließend fügen Sie darunter eine weitere Trennzeile sowie
eine letzte Feldzeile für das Feld "Ergebnis" ein. Ihr GuV-Abweichungsbericht könnte
wie folgt aussehen.
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7 Reporting
Reportzeilen automatisch generieren
Für umfangreiche Reports eignet sich das manuelle Anlegen von Zeilen nicht. Mit der
Funktion "Automatische Zeilen einfügen" kann das Anlegen vieler Zeilen stark
vereinfacht und beschleunigt werden (Siehe dazu Abschnitt "Zeilen editieren"
"Automatische Zeilen").
Legen Sie einen neuen GuV-Abweichungsbericht analog zu der vorherigen
Vorgehensweise an. Definieren Sie eine Reportüberschrift sowie den Tabellenkopf. Die
zuvor manuell angelegten Reportzeilen werden nun automatisch erzeugt.
Legen Sie eine erste Feldzeile an, indem Sie auf die Zeile 2 doppelklicken. Wählen Sie
im Register 'Zeilenart' den Reiter 'Feld'. Erzeugen Sie nun automatische Zeilen
darunter, indem Sie auf den entsprechenden Button im unteren Fensterbereich klicken.
Es öffnet sich das Fenster 'Neue Zeile(n) automatisch einfügen'. Wählen Sie über
den Button "Feld-Auswahl" zunächst das Feld in der Baumstruktur aus, von dem
ausgehend die Zeilen erzeugt werden sollen. Da Sie auch die Aufwendungen und
Erträge inklusive der Tochterfelder abbilden möchten, wählen zwei Hierarchiestufen
und aktivieren die Option "Dynamische Töchter". Um später die Felder der gleichen
Hierarchiestufe erkennen zu können, aktivieren Sie die Option "Hintergrund" und
wählen Sie eine Farbe aus.
- 239 -
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7 Reporting
Sie erhalten ein nahezu identisches Ergebnis wie bei dem manuell erstellten Report.
7.1.5.4
Tabellenkopfzeilen definieren
Manchmal ist es sinnvoll, in einem Report mehrere Tabellenköpfe anzulegen. Einen
Tabellenkopf haben Sie bereits angelegt und diesen mit den Spalten "in €", "Budget",
"Ist", "%-Differenz" und "Abs. Differenz" versehen.
Ein Tabellenkopf wird in der Regel zu Beginn des Reports eingefügt, es ist jedoch
ebenso möglich diesen in der Mitte oder am Ende eines Formulars anzulegen. Mehrere
Tabellenköpfe mit jeweils verschiedenen Spalten (= mehrere Tabellen) auf einer
Reportseite zu definieren, ist gleichfalls möglich.
Angenommen, Sie möchten in Ihrem GuV-Abweichungsbericht einen weiteren
Tabellenkopf einfügen.
Doppelklicken Sie in die unterste Zeile Ihres bestehenden Berichtes, in diesem Fall auf in
die Zeile "Ergebnis". In dem sich öffnenden Fenster 'Bestätigung' wählen Sie den
Button "Zeile editieren". Fügen Sie der Übersicht halber eine Trennzeile und eine
Textzeile für die Überschrift des zweiten Tabellenkopfes ein. Anschließend aktivieren Sie
den Reiter 'Kopf', um einen weiteren Tabellenkopf einzufügen.
Registerkarte 'Kopf'
Klicken Sie in dem Reiter 'Kopf' auf den Button "Neuer Tabellenkopf". Im oberen
rechten Fensterbereich hat sich die Tabellenkopfnummer erhöht und befindet sich nun
bei '2' (es wird fortlaufend nummeriert). Die Spalteneinstellungen des vorherigen
(ersten) Tabellenkopfes (bzw. der Zeile) werden zunächst für den neuen Tabellenkopf
übernommen. Nehmen Sie jetzt die gewünschten Änderungen für die neue
Tabellenkopfzeile vor, indem Sie die Spalten editieren (siehe "Tabellenkopf anlegen").
Ihre neue Tabellenkopfzeile könnte beispielsweise wie folgt aussehen.
Danach definieren Sie die Feld-Zeilen (Leerzeilen, Trennzeilen etc.) des neuen
Tabellenkopfes (siehe hierzu den Abschnitt "Reportzeilen definieren"). Ihr GuVAbweichungsbericht mit zwei Tabellenköpfen könnte anschließend wie folgt aussehen.
- 240 -
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7 Reporting
7.1.6
Erstellen eines Spaltenreports
Ein Bericht kann sowohl zeilen- als auch spaltenweise definiert werden. Der im
vorherigen Kapitel erzeugte Standardreport wurde zeilenweise definiert. Dieses Kapitel
befasst sich nun mit dem Spaltenreport, der spaltenweise definiert wird. Ein
Spaltenreport kommt dann zum Einsatz, wenn Sie Werte (Umsätze, Aufwendungen,
Ergebnisse etc.) beispielweise für unterschiedliche Produktgruppen, Filialen, Profitcenter
etc. nebeneinander in einer Zeile anordnen möchten.
Ein Beispiel für einen Spaltenreport finden Sie in der mitgelieferten 'B_Training'. Öffnen
Sie über den Eintrag Report im gleichnamigen Funktionsbereich den Dialog "Reports
verwalten". Hier finden Sie zwei Spaltenreports namens 'Filial-Übersicht'. Der eine
Report 'Filial-Übersicht' trägt den Namenszusatz 'mit Wizard' und wurde automatisch
erzeugt. Der andere wurde manuell erstellt. Beide Varianten werden in diesem Kapitel
erläutert. In Anlehnung an das vorliegende Beispiel werden Sie einen ähnlichen Report
erstellen.
7.1.6.1
Manuelles Erstellen eines Spaltenreports
Im Rahmen der manuellen Erzeugung eines Spaltereports werden einer bestimmten Zeile
in den jeweiligen Spalten manuell konkrete Felder der Baumstruktur zugeordnet. Es
werden demnach in einer Zeile einzelne 'Zellen' (= Spalten) definiert.
- 241 -
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7 Reporting
Angenommen Sie möchten manuell einen Report anlegen, in dem die Ist-Zahlen zweier
Filialen miteinander verglichen werden sollen. Öffnen Sie dafür die mitgelieferte
"B_Training" und springen Sie in den Zweig "Konzerncontrolling". Sie gehen wie
folgt vor:
Öffnen Sie über den Eintrag Report im gleichnamigen Funktionsbereich den Dialog
"Reports verwalten". Legen Sie einen neuen leeren Report an.
Definieren Sie zunächst die Tabellenkopfzeile mit den verschiedenen Spalten
(Namen- und Datenspalten). Doppelklicken Sie auf die von links gesehen erste
Spalte im leeren Report. Es erscheint das Fenster 'Bestätigen', in dem Sie auf den
Button "Spalte editieren" klicken.
Definieren Sie die Namens-Spalte (=Kennzeichnung), indem Sie den Reiter 'Namen'
aktivieren. Achten Sie darauf, dass Sie im Bereich 'Bei unterschiedlichen Feldern
pro Spalte' die Option "Text für Spalte rechts" oder "Text für Spalte links"
wählen. Wenn Sie die Kennzeichnung z.B. links in die 1. Spalte setzen wollen,
wählen Sie "Text für Spalte rechts". Bei Auswahl dieser Option richtet sich die
Beschriftung der ersten Spalte nach den späteren Zellendefinition in der zweiten
Spalte.
Die Datenspalten definieren Sie wie im Abschnitt "Tabellenkopf für Daten
definieren" beschrieben. Legen Sie zwei Spalten an, in denen die Istwerte des
aktuellen Berechnungszeitraumes angezeigt werden. Als Spaltenüberschrift im
Eingabefeld eignen sich die Filialnamen 'Hamburg' und 'Hannover'.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK".
Legen Sie unterhalb des Tabellenkopfes eine neue Zeile an.
Wählen Sie im Fenster 'Zeile' die Registerkarte 'Feld' aus und aktivieren Sie das
Kontrollkästchen links neben dem noch ausgegrauten Button "Spaltenwahl".
Sobald die Option aktiv ist, klicken Sie auf den Button "Spaltenwahl".
Sie gelangen in das Fenster 'Zeile mit spaltenweise wechselnden Feldern'.
- 242 -
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7 Reporting
Links erkennen Sie die Nummern der Spalten. In Ihrem Report sind bisher nur die
Spalten 2 und 3 definiert und für Daten vorgesehen. Daneben befindet sich jeweils der
Button "Feld". Durch Anklicken dieses Buttons gelangen Sie in die Baumstruktur, wo
Sie das Feld auswählen, welches der Zeile und der jeweiligen Spalte zugeordnet werden
soll. Sie definieren darüber demnach eine ganz konkrete Zelle.
Klicken Sie auf den Button "Feld" in der Spalte 2. Wählen Sie im Zweig
"Konzerncontrolling
Filialen" das Feld "Filiale Hamburg" und dann das Feld
"Erträge" aus. Bestätigen Sie mit "OK". Analog gehen Sie bei dem Ertrags-Feld der
Filiale Hannover in der Spalte 3 vor. Bestätigen Sie mit "OK".
Sie haben soeben die erste Zeile des Reports definiert und die Zellen verknüpft. Klicken
Sie erneut auf "OK". Sie gelangen zurück in das Fenster 'Zeile'. Als nächstes legen Sie
eine neue Zeile darunter an. Achten Sie darauf, dass sich der Zeilenzähler erhöht.
Klicken Sie anschließend auf den Button "Spaltenwahl". Sie wollen für diese Zeile nun
spaltenweise die "Aufwendungen" der beiden Filialen abbilden. Gehen Sie analog zu
der Ertragszeile vor. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit "OK". Ihr Vergleichsbericht
könnte wie folgt aussehen:
- 243 -
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7 Reporting
Die Namensspalte (erste Spalte) hat aufgrund der zuvor getätigten Spalteneinstellung
"Text für Spalte rechts" die Feld-Namen der ausgewählten Zellen übernommen.
7.1.6.2
Automatischer Spaltenreport mit dem Spaltenreportassistenten
Mit dem Spaltenreportassistenten lassen sich spaltenweise angelegte Berichte schnell
und einfach erzeugen. Voraussetzung für den Gebrauch ist, dass die Baumstruktur der
Spaltenobjekte (Filiale, Produktgruppe, Kostenstelle) gleich aufgebaut sind.
Öffnen Sie den Dialog "Reports verwalten" über den Eintrag Report und klicken Sie
auf den Button "Spaltenreport". Es öffnet sich der Spaltenreportassistent.
Angenommen, Sie möchten einen weiteren Filialreport anlegen, in dem die Filialen
"Hamburg", "Hannover" und "Bremen" nebeneinander abgebildet werden.
Geben Sie dem Report zunächst einen Namen, mit dem dieser in der Liste der
verfügbaren Reports im Dialog 'Reports verwalten' erscheinen soll. Anschließend
definieren Sie die Zeilenstruktur des Reports. Klicken Sie dafür auf den Button
"Basisfeld" und es öffnet sich das Fenster 'Feldauswahl' mit der Baumstruktur. Per
Doppelklick wählen Sie das Feld aus, von dem ausgehend die Zeilen im Report angelegt
werden sollen. In unserem Beispiel wählen Sie für die Zeilenstruktur das Basisfeld
"Filiale Hamburg" im Zweig "Konzerncontrolling" aus.
H inwe is :
Im Zweig "Konzerncontrolling" hat jede Filiale eine identische
Baumstruktur (GuV). Sie hätten somit jede Filiale als Basisfeld
für die Zeilenstruktur verwenden können.
Bestimmen Sie dann, wie detailliert Ihr Report sein soll, indem Sie die Anzahl der
Hierarchiestufen bestimmen. Wählen Sie für dieses Beispiel zwei Stufen. Im unteren
Bereich 'Verfügbare Zeilen' werden die Auswirkung Ihrer Hierarchiestufen-Wahl direkt
eingeblendet. Nehmen Sie alle weiteren Einstellungen in Bezug auf "Dynamische
Töchter", "Rahmen" etc. wie gewünscht vor.
Klicken Sie auf den Button "Weiter", um fortzufahren. Im nächsten Dialog nehmen Sie
die Einstellungen der Spaltenstruktur vor. In diesem Beispiel möchten Sie drei Spalten
anlegen. Das zuvor ausgewählte Basisfeld "Filiale Hamburg" erscheint bereits in der
Liste der Spalten und definiert somit die erste Datenspalte. Für die Definition weiterer
Spalten finden Sie unterhalb des Bereichs 'Spalten' verschiedene Buttons.
- 244 -
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7 Reporting
Über den Button "Feld hinzufügen" wählen Sie ein Feld aus der Baumstruktur aus,
welche auf gleicher Ebene eine weitere Spalte definiert, z.B. das Feld "Filiale
Hannover" und das Feld "Filiale Bremen".
Über den Button "Töchter hinzufügen" können Sie in weiteren Spalten die Töchter
des ersten Spalten-Feldes anlegen. Die erste Spalte kennzeichnet sich derzeit
durch das Feld "Filiale Hamburg". Indem Sie "Töchter hinzufügen", werden zwei
weitere Spalten angelegt. Eine Spalte für das Feld "Aufwendungen" und eine für
das Feld "Erträge". Diesen Button benötigen Sie nicht für das Beispiel.
Mit dem Button "Felder löschen" können Sie Felder, die eine Spalte definieren,
entfernen.
Darunter befinden sich die Buttons für die Einstellung der Datenebenen und
Analysereihen. Per Klick auf einen dieser Buttons, wird die entsprechende
Datenebene/ Analysereihe aktiviert und deren Werte in der entsprechenden Spalte
angezeigt. Sie können auch parallel mehrere Datenebenen/ Analysereihen aktivieren.
Dies hat zur Folge, dass sich die Spalte des angewählten Feldes weiter unterteilt.
Aktivieren Sie für alle drei Filial-Felder die Datenebenen "Budget" und "Ist".
H inwe is :
Sofern nur eine Datenebene ausgewählt wird, steht die Option
"Mit Summenspalte" zur Auswahl. Aktivieren Sie diese, wird
eine ergänzende Spalte im Report eingefügt, die die Werte der
Spalten zeilenweise addiert. Wurde z.B. die Ebene 'Budget'
ausgewählt, so werden in der Summenspalte die Budgets der
Filialen Hamburg, Hannover und Bremen summiert angezeigt.
Wenn keine weiteren Spalten erzeugt werden sollen, klicken Sie auf "Weiter". Sie
gelangen in den Dialog 'Zeilenlayout', in dem Sie die Kopfzeile und alle weiteren Zahlen
layouten können. Mit einem Klick auf "Weiter" gelangen Sie in das 'Spaltenlayout'.
Nehmen Sie die Einstellungen wunschgemäß vor. Abschließend klicken Sie auf "OK" und
Ihr Spaltenreport wird am Bildschirm angezeigt.
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7 Reporting
H inwe is :
7.1.7
Beachten
Sie,
dass
Sie
nach
dem Ausführen
des
Spaltenreportassistenten
nicht
wieder
in
das
Fenster
zurückkehren können. Weitere Spalten können anschließend
manuell erzeugt werden und können über den Button
"Spaltenwahl" im Zeileneditor mit den einzelnen Zeilen
verknüpft werden.
Erstellen von Reportgruppen
Sie haben bereits mehrere Reports definiert und möchten diese nun in Reportgruppen
strukturiert abbilden. Öffnen Sie das Fenster "Reports verwalten" über den Eintrag
Report im gleichnamigen Funktionsbereich, in dem Sie links den Karteireiter 'Gruppen'
aktivieren.
Auch bei der Erstellung von Reportgruppen steht Ihnen der gesamte Funktionsumfang
des Bereichs Reports verwalten zur Verfügung. Die einzelnen Funktionen werden im
Abschnitt "Reports verwalten" ausführlich erklärt.
Sie können somit neue Reportgruppen definieren, bestehende Reportgruppen
öffnen, löschen, umbenennen oder verändern sowie Reportgruppen drucken und
exportieren.
- 246 -
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7 Reporting
Um eine neue Reportgruppe zu definieren, stellen Sie sicher, dass Sie sich mit dem
Mauscursor im linken Teil des Dialogs befinden. Wählen Sie den Button "Neu" und es
öffnet sich das Fenster 'neue Gruppe benennen'. Vergeben Sie einen Gruppennamen
und bestätigen Sie mit "OK". Die neue Gruppe wird links unter dem Reiter 'Gruppen'
aufgeführt. Auch unter dem Reiter 'Allgemein' erscheint die neu angelegte Gruppe im
Drop-Down-Menü.
H inwe is :
Bilden Sie adressaten- oder objektorientierte Reportgruppen wie
beispielsweise Umsatzreports, Reports für die Geschäftsleitung
oder auch Reportgruppen unter Verteilergesichtspunkten!
Wenn Sie eine bestehende Reportgruppe umbenennen oder löschen möchten,
wählen Sie die Gruppe entweder im Reiter 'Gruppen' aus der Liste aus oder wählen auf
dem Reiter 'Allgemein' im Drop-Down-Menü die Gruppe aus. Klicken Sie anschließend
auf die entsprechenden Buttons rechts.
Aus einer Reportgruppe heraus können Sie einen einzelnen Report am Bildschirm
anzeigen, bearbeiten und drucken. Aktivieren Sie dafür den Reiter 'Allgemein' und
wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Gruppe aus. Darunter werden die
zugehörigen Reports aufgelistet. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Bericht oder
klicken Sie auf den Button "Anzeigen".
- 247 -
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7 Reporting
7.1.7.1
Zuweisung verfügbarer Reports in Reportgruppen
Sie haben eine Reportgruppe angelegt und möchten dieser nun bestehende Reports
zuweisen. Sie gehen folgendermaßen vor.
Registerkarte 'Allgemein'
Aktivieren Sie den Karteireiter 'Allgemein' und wählen Sie in der Drop-Down-Liste die
gewünschte Gruppe aus. In der Auswahlliste 'Verfügbare Reports' können Sie einen
oder mehrere Reports auswählen und mit Hilfe des Pfeil-Buttons der Gruppe zuordnen.
Pfeil nach links
Um einen oder mehrere Reports aus der Reportgruppe zu entfernen, müssen diese in der
Auswahlliste 'Gruppeninhalt' markiert und mit Hilfe des Pfeil-Buttons nach rechts
verschoben werden.
Pfeil nach rechts
Registerkarte 'Gruppen'
Aktivieren Sie den Karteireiter 'Gruppen'. Die Zuweisung von Reports funktioniert
grundsätzlich wie zuvor auf dem Reiter 'Allgemein'. Der Unterschied besteht lediglich
darin, dass es hier möglich ist, ein Report mehreren Reportgruppen gleichzeitig
zuzuweisen bzw. diesen aus den Reportgruppen zu entfernen.
Wählen Sie die gewünschten Reports oder Reportgruppen aus und halten Sie
gleichzeitig die 'Strg-Taste' gedrückt, bis Sie mit der Auswahl fertig sind. Die
Zuordnung nehmen Sie dann über die Pfeil-Buttons vor. Nach der Zuordnung wechseln
Sie wieder in den Reiter 'Allgemein'. Die Zuordnungen sind hier jetzt sichtbar.
Um die Zuordnung von Reportgruppen nachvollziehen zu können, öffnen Sie die im
Lieferumfang enthaltene 'B_Training'. Über den Eintrag Report im gleichnamigen
Funktionsbereich öffnen Sie den Dialog "Reports verwalten", wo Sie links den Reiter
'Allgemein' aktivieren. Im darunter liegenden Drop-Down-Menü sehen Sie die zwei
definierten Gruppen 'Demo GmbH' und 'Herr Groß', wovon Sie eine auswählen. Im
Bereich 'Gruppeninhalt' sehen Sie aufgelistet die zugeordneten Reports.
7.1.8
Report-Layout im Formular verändern
Im Fenster 'Reporting (Formular)' können Sie das Layout eines erstellten Berichtes
mit Hilfe der linken Maustaste direkt verändern. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im
Änderungsmodus des Reports befinden. Für die Gestaltung stehen Ihnen
unterschiedliche Drag-and-Drop-Funktionen der Maus zur Verfügung. Für weitere
Mausbefehle im Formular siehe den Abschnitt "Funktionen und Einstellungen im
Fenster Reporting" zu Beginn dieses Kapitels.
Es gibt im Fenster 'Reporting (Formular)' die folgenden Drag-and-Drop-Funktionen
der Maus:
Verschieben von Spalten
Verschieben von Zeilen
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7 Reporting
Verändern der Breite von Spalten
Verändern der Höhe von Zeilen
Verändern des Reportrandes
Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie in der Tabellenkopfzeile mit
der linken Maustaste auf die gewünschte Spalte. Halten Sie die linke Maustaste
gedrückt (Spaltencursor), während Sie die Spalte dieses Tabellenkopfes an den
vorgesehenen neuen Platz ziehen und lassen Sie dann wieder los (Drag-and-Drop).
Die Spalte wird mit allen vorhandenen Bezügen verschoben und erhält eine neue
Spaltennummer. Dabei wird jeweils von links nach rechts neu gezählt. Bei direkten
Rechenoperationen im Formular werden auch gleich die bezogenen Spaltennummern
entsprechend neu angepasst.
Wenn Sie eine Zeile verschieben möchten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf
die gewünschte Zeile. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt (Zeilencursor oder
Zeilen-Spalten-Cursor bei Zeile mit Spaltenwahl), während Sie die Zeile dieses
Tabellenkopfes an den vorgesehenen neuen Platz ziehen und lassen Sie dann wieder los
(Drag-and-Drop). Die Zeile wird verschoben und erhält eine neue Zeilennummer dabei wird jeweils von oben nach unten neu gezählt.
Wenn Sie die Spaltenbreite verändern möchten, klicken Sie in einer Tabellenkopfzeile
mit der linken Maustaste auf den äußersten rechten Rand der gewünschten Spalte.
Halten Sie die linke Maustaste gedrückt (Spaltenbreite-Cursor), während Sie die
Spaltenbreite der Spalte entweder verkleinern oder vergrößern und lassen Sie dann
wieder los (Drag-and-Drop). Die Spaltenbreite wird verändert und die anderen Spalten
verändern entsprechend ihre Position nach links oder rechts.
Wenn Sie die Zeilenhöhe verändern möchten, klicken Sie in der gewünschten Zeile
mit der linken Maustaste auf deren äußersten unteren Rand. Halten Sie die linke
Maustaste gedrückt (Zeilenhöhe-Cursor), während Sie die Zeilenhöhe dieser Zeile
entweder verkleinern oder vergrößern und lassen Sie dann wieder los (Drag-and-Drop
). Die Zeilenhöhe wird verändert und die anderen Zeilen verändern entsprechend ihre
Position nach oben oder unten.
Wenn Sie den Reportrand verändern möchten, klicken Sie am Rand des Reports mit
der linken Maustaste auf eine Ecke. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt (
Reportrand-Cursor), während Sie den Rand (bzw. Rahmen) des Reports verschieben
und lassen Sie dann wieder los (Drag-and-Drop). Der Reportrand wird für alle Seiten
dieses Berichtes verändert und erhält entsprechend auf allen Seiten eine neue Position.
Spalten können dabei 'verschluckt' werden (sie sind aber nach wie vor unsichtbar
vorhanden), Zeilen wandern möglicherweise auf eine folgende Seite, falls der Rand
hierbei zu groß geraten ist. Verschieben Sie in einem solchen Fall einfach nochmals den
Rand.
7.1.9
Reports und Reportgruppen drucken und exportieren
Sie können jeden Report einzeln ausdrucken oder auch an Excel übergeben, um ihn dort
weiter zu bearbeiten. Sie können auch mehrere Reports zu Reportgruppen
zusammenfassen und gemeinsam ausdrucken.
7.1.9.1
Reports drucken
Wenn Sie einen einzelnen Report drucken möchten, wählen Sie in der Liste der
verfügbaren Reports im Dialog 'Reports verwalten' den gewünschten Bericht aus und
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7 Reporting
klicken Sie auf den Button "Drucken". Alternativ wählen Sie einen Report aus der Liste
aus, klicken auf "Anzeigen" und wählen in der Iconleiste das Symbol für Drucken aus.
Symbol für Drucken
In beiden Fällen erscheint das Fenster 'Drucken', wo die folgenden Druckoptionen zur
Auswahl stehen:
Registerkarte 'Druckauswahl':
Wählen Sie in dieser Registerkarte zunächst das Ziel Ihres Drucks aus. Bei Auswahl der
Option "Drucker" wird der gewählte Report direkt als Auftrag über Ihren eingerichteten
Drucker gedruckt. Mit der Option "Zwischenablage" wird der Report in die
Zwischenablage gespeichert und kann anschließend in unterschiedliche Dokumente
(Word, Paint) eingefügt werden. Drucken Sie den Report als "Datei", so kann dieser u.
a. direkt als *.bmp, *.png oder *.emf gespeichert werden. Weiterhin legen Sie hier die
Anzahl der Kopien sowie den Druckbereich fest. Im Rahmen des Reports können keine
Druckkommentare hinterlegt werden, so dass dieser Bereich ausgegraut ist.
Registerkarte 'Seitenlayout':
In dieser Registerkarte können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
Papierformat und -ausrichtung
Seitenränder
Schrift
% Skalierung (z.B. DIN A3 auf DIN A4 69%)
- 250 -
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7 Reporting
Beachten Sie, dass die Einstellungen der Seitenränder sowie des Formats in den
Seiteneinstellungen des Reports definiert werden.
7.1.9.2
Reports exportieren
Wenn Sie einen einzelnen Report exportieren möchten, wählen Sie den gewünschten
Bericht aus der Liste der verfügbaren aus und klicken Sie auf den Button
"Exportieren". Alternativ wählen Sie einen Report aus der Liste aus, klicken auf
"Anzeigen" und wählen in der Iconleiste das Symbol für "Daten exportieren" aus. Es
öffnet sich das entsprechende Fenster.
Report nach Excel exportieren
Die Option "Report" im Bereich 'Objekt' ist bereits aktiviert und nicht mehr
veränderbar. Unter 'Ziel' ist die Option "Excel" bereits ausgewählt und die
Registerkarte 'Excel' auf der rechten Seite hervorgehoben. Für den Datenexport nach
Excel haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie können im Rahmen des Exportvorganges eine neue Excel-Datei generieren.
Tragen Sie dazu im Eingabefeld "Dateiname" den Speicherpfad und den Namen der
neuen Datei ein.
Für den Export in eine bereits bestehende Excel-Datei wählen Sie diese entweder
über das Pull-Down-Menü aus (dort werden die letzten 10 Excel-Dateien abgelegt,
in welche exportiert worden ist) oder suchen Sie die gewünschte Datei per Klick auf
den Button "Durchsuchen". Voreingestellt wird die Excel-Registerkarte 'Tabelle1'
aufgerufen. Soll in eine andere Tabelle exportiert werden und/oder ab einer anderen
Zelle als 'A1', sind unter 'ab Zelle:' die entsprechenden Änderungen vorzunehmen.
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Der gesamte Exportvorgang erfolgt im Hintergrund, ohne dass Excel manuell geöffnet
werden muss. Optional kann Excel jedoch vorher per Klick auf den Button "Excel jetzt
starten" geöffnet werden, um z.B. Tabellenbezeichnungen zu ändern.
Im unteren Bereich befinden sich weitere Export-Funktionen:
Mit der Option "Nach dem Export Excel starten" werden Ihnen nach dem
erfolgten Datentransfer die exportierten Werte in einer geöffneten Excel-Datei
angezeigt.
Aktivieren Sie die Funktion "mit Layout", um die Layouteinstellungen (z.B.
Schriftart/-größe, Linien, Rahmen, Farben etc.) aus Tabellen oder Reports zu
übernehmen.
Mit der Funktion "Standardzahlenformat" werden die Zahlenwerte mit den
entsprechenden Nachkommastellen an Excel übergeben.
Aktivieren Sie die Funktion "Vor dem Überschreiben warnen", um den Hinweis zu
erhalten, dass bereits ausgefüllte Zeilen in Excel mit den Werten aus dem Report
überschrieben werden.
Unter Nutzung der Funktion "Tabelle vorher löschen" wird eine in den
ausgewählten Zeilen existierende Tabelle vor dem Export aus Corporate Planner
heraus gelöscht.
Die Funktion "Daten vorher löschen" löscht die Werte und Informationen in den
ausgewählten Zeilen.
Durch Klicken auf "OK" starten Sie den Datenexport, mit "Abbrechen" verwerfen Sie
die getätigten Einstellungen.
Report in eine Datei oder in die Zwischenablage übernehmen
Möchten Sie Ihren Report in eine Datei oder in die Zwischenablage übernehmen, wählen
Sie unter 'Ziel:' die Option "Datei" bzw. "Zwischenablage". Mit der Option
"Zwischenablage" wird der Report zum Einfügen in beliebige Text-Editoren oder
Textverarbeitungsprogramme in die Zwischenablage genommen.
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7 Reporting
Auf der Registerkarte 'Layout' entscheiden Sie, ob in den Textformaten ASCII oder
ANSI ausgegeben werden soll.
Als Spaltentrenner kann Tabulator, Semikolon, Leerzeichen oder auch eine feste
Zeichenbreite (hier: 20) angegeben werden.
Die
Textkennung
mit
Anführungszeichen
wird
für
einige
Tabellenkalkulationsprogramme benötigt.
Die Ausgabe im ASCII-Format wandelt Sonderzeichen und Umlaute bzw. Zeichen mit
Akzenten in den Texten in das IBM-ASCII Format um.
Report im HTML-Format ausgeben
Für den Export eines Reports im HTML-Format wählen Sie unter 'Ziel' die Option
"Internet" und es erscheint rechts die Registerkarte 'Internet'.
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7 Reporting
Geben Sie unter "Fenstertitel" einen Seitentitel Ihrer Wahl an. Fügen Sie diesen
manuell oder unter Verwendung von Platzhaltern ein. Über den Button "… " öffnen Sie
die Liste der verfügbaren Platzhalter. Der vergebene Titel erscheint in der Titelleiste
des von Ihnen eingesetzten Browsers. Geben Sie unter "Überschrift" eine Überschrift
Ihrer Wahl für Ihre HTML-Seite ein. Dazu können Sie ebenfalls die verfügbaren
Platzhalter verwenden. Unter "Kommentar" können Sie einen beliebigen Kommentar
vergeben, der unter dem zu exportierenden Objekt eingefügt wird. Die Option "Farben
übernehmen" übernimmt die Farben des Reports in die HTML-Darstellung. "Tabelle
mit Rahmen" zeichnet einen Rahmen um die exportierten Daten. Durch Klicken auf
"Seitenfarbe" können Sie eine individuelle Seitenfarbe Ihrer HTML-Seite einstellen.
Durch Klicken auf "OK" starten Sie den Datenexport, mit "Abbrechen" verwerfen Sie
getätigte Einstellungen.
7.1.9.3
Reportgruppen drucken
Um eine Reportgruppe zu drucken, wählen Sie im Dialog 'Reports verwalten'
zunächst die gewünschte Reportgruppe aus und klicken anschließend auf den Button
"Drucken". Es erscheint das Fenster 'Gruppe von Reports drucken'. Wie bei dem
Druck eines einzelnen Report können Sie auch hier zwischen unterschiedlichen Zielen
wählen. Über den Befehl "Drucker einstellen" wählen Sie den gewünschten Drucker
aus. Außerdem können Sie hier angeben, wie viele Kopien der Reports Sie ausdrucken
möchten. Mit dem Befehl "OK" aktivieren Sie den Druckvorgang. Die zur Reportgruppe
gehörenden einzelnen Reports werden nacheinander angezeigt und ausgedruckt.
7.1.10
Der Master-Report
Voraussetzung für die Erzeugung eines Master-Reports ist die Verwendung des MasterClient-Konzeptes.
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7 Reporting
Im Rahmen des Master-Client-Konzeptes haben Sie zwei separate Datenbasen, die
Client-Datenbasis und die Master-Datenbasis. Über eine Master-Client-Verknüpfung, die
im Masterbaum-Manager hinterlegt wird, werden die beiden Datenbasen miteinander
verbunden. Im Master befindet sich Ihr Masterbaum, eine Struktur, die hier zentral
gepflegt und als Vorlage an unterschiedliche Felder der Clientstruktur gehängt wird (z.
B. eine GuV-Struktur wird an unterschiedliche Filialen gehängt). Nähere Informationen
zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt "Der Masterbaum" des Kapitels
"Strukturbearbeitung".
Um die Erstellung eines Master-Reports nachvollziehen zu können, öffnen Sie die im
Lieferumfang enthaltenen Datenbasen:
'B_MC_Client'
'B_MC_Master'
7.1.10.1 Master-Report anlegen
Sie haben eine Master- und eine Clientdatenbasis. Für die Erzeugung eines MasterReports erstellen Sie in der Masterbaum-Datenbasis einen Report, der Ihnen später für
mehrere Client-Reports als Vorlage zur Verfügung stehen wird. Erstellen Sie
beispielweise einen GuV-Abweichungsbericht. Einen solchen Bericht finden Sie auch
im Dialog 'Reports verwalten' der Datenbasis 'B_MC_Master'. Um das Anlegen eines
Master-Reports jedoch durchführen zu können, legen Sie bitte eigenständig in Ihrer
Master-Datenbasis einen einfachen GuV-Abweichungsbericht an. Dieser Report könnte
wie folgt aussehen:
Springen Sie dann in Ihre Client-Datenbasis. Sie wollen den erstellten Master-Report
nun an die einzelnen Clientfelder anbinden. Öffnen Sie das Fenster "Reports
verwalten" über den Eintrag Report und klicken Sie auf den Button "Mit Master
verknüpfen". Wählen Sie in der Liste Ihre Master-Datenbasis aus. Diese wird im
Hintergrund geladen und es öffnet sich ein Fenster 'Fremde Reports kopieren'.
Die in der Master-Datenbasis verfügbaren Reports werden angezeigt. Wählen Sie
den Report aus, der den Master-Report darstellen soll. In diesem Fall wählen Sie den
GuV-Abweichungsbericht. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Kopie des
Master-Reports benennen können. Die Kopie wird anschließend in die Liste der
verfügbaren Reports im Client aufgenommen.
Die Master-Kopie kann an dieser Stelle nicht geändert werden. Der Button
"Ändern" ist entsprechend ausgegraut. Sofern Sie Änderungen an diesem Report
vornehmen möchten, springen Sie in die Master-Datenbasis.
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7 Reporting
Für jedes Client-Endfeld, an welches die Masterbaumstruktur gehängt ist, wird eine
Kopie des Master-Reports angelegt. Per Klick auf "Anzeigen" öffnen Sie die Kopie
des Master-Reports. Es folgt eine Abfrage, für welchen Clientbaum der MasterReport erzeugt werden soll.
Voraussetzung für die Darstellung der Client-Reports ist, dass die in der ClientDatenbasis vorhandenen Clientbäume alle Felder enthalten, die in dem Master-Report
enthalten sind. Sollte eines der Felder nicht im Clientbaum vorhanden sein, wird statt
des Client-Reports nur eine Schablone des ausgewählten Master-Reports erzeugt.
7.1.10.2 Master-Report löschen/kopieren/umbenennen
Die Funktionen "Löschen", "Kopieren" und "Umbenennen" beziehen sich auf die
Kopie des Master-Reports im Gesamten (nicht auf einzelne Client-Reports). Wählen Sie
in der Liste der verfügbaren Reports den gewünschten Master-Report aus und
betätigen Sie rechts die entsprechende Option.
Wenn Sie den Master-Report löschen, öffnet sich der Dialog "Report löschen",
den Sie mit "OK" bestätigen.
Wenn Sie einen Master-Report kopieren wird ein einfacher Report angelegt und
die Verbindung zum Quell-Master-Report aufgelöst.
Das Umbenennen eines Master-Reports ist jederzeit möglich.
7.1.10.3 Client-Report anzeigen und filtern
Für jedes Clientfeld, an welches die Masterbaumstruktur gehängt ist, wird eine Kopie
des Master-Reports angelegt. Wählen Sie im Dialog 'Reports verwalten' einen MasterReport aus und klicken Sie auf den Button "Anzeigen". Es folgt eine Abfrage, für
welchen Clientbaum der Master-Report erzeugt werden soll. Wählen Sie einen
Clientbaum aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Für den Clientbaum wurde
nun der spezielle Client-Report geöffnet.
- 256 -
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7 Reporting
Liegen Ihnen eine Vielzahl von Clientbäumen vor, können Sie an dieser Stelle von der
Filterfunktion Gebrauch machen.
Jede Spalte ('Kontonummer', 'Name', 'Beschreibung' und 'Feldhandle') enthält im
Tabellenkopf eine Drop Down Liste, über die gezielt nach Clientbäumen gesucht werden
kann.
7.1.10.4 Client-Reports drucken
Die Option "Drucken" richtet sich wie die Option "Anzeigen" an die einzelnen ClientReports. Nach dem Klicken auf den entsprechenden Button, erfolgt eine Abfrage,
welchen Client-Report Sie drucken möchten. Nehmen Sie die Druckeinstellungen wie
gewünscht vor.
7.1.10.5 Client-Reports aktualisieren
Die Aktualisierung zwischen Master und Client erfolgt manuell über den Button
"Masterbaum" in der Ansicht 'Struktur bearbeiten'. Diese Aktualisierung wird direkt
auf die Reportverknüpfung übertragen.
Auch nach dem Anlegen eines neuen Clientfeldes und entsprechender Aktualisierung der
Master-Client Verbindung wird der Master-Report ad-hoc aktualisiert und ein weiterer
Client-Report erzeugt.
7.1.10.6 Reportgruppen für Client-Reports anlegen
Legen Sie Reportgruppen an, damit Sie ausgewählte Client-Reports strukturieren
können. Haben Sie beispielsweise eine Clientdatenbasis in der für unterschiedliche
Clientbäume Masterreports erzeugt werden, so können diese einzelnen Bäume mit einem
eigenen Report in einer gemeinsamen Gruppe aufgeführt werden.
Aktivieren Sie den Reiter 'Gruppen' und bewegen Sie den Mauscursor in den linken
Bereich des Fensters. Klicken Sie dann auf "Neu" und geben Sie der neuen Gruppe
einen Namen. Die Gruppe erscheint links in der Liste. Wählen Sie nun rechts in der Liste
der verfügbaren Reports den Master-Report aus und betätigen Sie die Pfeiltaste. Es
folgt eine Abfrage, welche Client-Reports Sie dieser Gruppe zuordnen möchten. Wählen
Sie einzelne Client-Reports aus und bestätigen Sie mit "OK". Aktiveren Sie nun den
Reiter 'Allgemein' und wählen Sie im Drop-Down-Menü die soeben angelegte Gruppe
aus. Darunter sehen Sie die Liste der zugeordneten Client-Reports. Einzelne Reports
können Sie nun auch wieder aus der Gruppe entfernen.
W ichtige r
H inwe is :
Sofern Sie Clientreports, die auf einem Zusammenfassungsfeld
basieren, in ihren Gruppen gespeichert haben, ist es erforderlich,
diese einmal aus der Gruppe zu entfernen und anschließend
erneut hinzufügen.
7.1.10.7 Master Konvertieren
Mit dieser Funktion wird die Verknüpfung eines Client-Reports zum Master aufgehoben,
so dass dieser als eigenständiger Report gespeichert und bearbeitet werden kann. In
der Client-Datenbasis 'B_MC_Client mit Client-Reports' wurde über die Funktion "Mit
Master verknüpfen" der Master-Report 'GuV Abweichungsbericht' angelegt.
Per Klick auf den Button "Master konvertieren" kann für jeden Clientbaum ein ClientReport erstellt werden, dessen Verknüpfung zum Master allerdings aufgelöst wurde.
Wählen Sie z.B. das Client-Endfeld "Barcelona" aus und klicken auf "OK". Es wird ein
- 257 -
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7 Reporting
Client-Report erstellt, bei dem es sich um eine Art Momentaufnahme oder Snapshot des
aktuellen Masterverknüpfung handelt. Der Report ist nun individuell veränderbar, da er
keinerlei Verbindungen mehr zu der Masterstruktur aufweist. Eine Änderung oder
Erweiterung der Masterstruktur wird dementsprechend nicht an diesen Report
übermittelt.
7.2
Zellkommentar-Report (optional)
Zellkommentare sind eine Funktion, die ausschließlich in Corporate Planner advanced
zur Verfügung steht. Anders als Feldnotizen, die einem Feld zugeordnet werden können,
werden Zellkommentare pro Kombination Feld – Datenebene - Basiszeitschritt
vergeben. Zellkommentare erscheinen als rotes Dreieck in den Zellen des Datenbereichs
in der zentralen Sicht.
Das Anlegen von Zellkommentaren erfolgt über die Zellen des Datenbereich der
zentralen Sicht. Den Zellkommentar-Report, der die Zellkommentare bündelt und
übersichtlich in Tabellenform darstellt, kann ebenfalls über den Arbeitsbereich aber auch
über den Funktionsbereich Reporting mit dem Eintrag "Zellkommentar-Report"
aufgerufen werden. Der Zellkommentar-Report dient der Übersicht über alle
Zellkommentare und enthält ebenfalls eine Druckfunktion. Darüber hinaus können
Zellkommentare anstelle von Zahlenwerten in einem Standardreport spaltenweise
abgebildet werden.
7.2.1
Zellkommentare anlegen
Zellkommentare hinterlegen Sie über den Datenbereich der zentralen Sicht. Nach
Auswahl des Feldes, der Datenebene und des Basiszeitschritts, führen Sie einen
rechten Mausklick auf die gewünschte Zelle im Arbeitsbereich aus. Es öffnet sich ein
Kontextmenü mit den Optionen "Zellkommentar bearbeiten", "ZellkommentarReport" und "Zellkommentar entfernen". Alternativ können Sie die Zellkommentare
über den Zellkommentar-Report bearbeiten.
Zum Anlegen eines Kommentars wählen Sie die Option "Zellkommentar bearbeiten"
und es öffnet sich das Fenster 'Zellkommentar bearbeiten'.
Für die ausgewählte Kombination Feld (Baumstruktur) – Datenebene (Drop-downListe) – Basiszeitschritt (Berechnungszeitschieber) können Sie im unteren
Eingabebereich den gewünschten Kommentar hinterlegen. Im Editor stehen Ihnen die
aus MS Word bekannten Funktionen bereit. Um Ihre Eingabe zu speichern und den
Dialog zu schließen, klicken Sie auf das Symbol "Speichern und schließen" (alternativ
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7 Reporting
"Strg"+"S"). Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf "Schließen" bzw.
die "Esc"-Taste.
Haben Sie im Datenbereich aggregierte Zeitschritte ausgewählt, also Quartale, Jahre
etc., wird zunächst eine Liste der Basiszeitschritte angezeigt.
Mit einem Doppelklick in eine Zeile, wählen Sie den Zeitschritt aus, für den ein
Zellkommentar hinterlegt werden soll, und gelangen in den Dialog 'Zellkommentar
bearbeiten'.
Im Editor stehen Ihnen die aus MS Word bekannten Funktionen bereit. Sie können die
Schriftart, -typ und -farbe ändern, eine Nummerierung einfügen oder den Einzug des
Textes variieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in den Kommentaren,
Hyperlinks auf Webseiten und Dateien zu hinterlegen. Per Klick auf das Icon für
"Hyperlink" in der Arbeitsleiste oder über das Kontextmenü Option "Hyperlink"
können Sie einen Hyperlink einfügen. In dem sich öffnenden Fenster tragen Sie im
Eingabefeld 'Text anzeigen' den Text ein, der im Kommentar erscheinen soll. Im
Bereich 'Adresse' geben Sie über den Button "… " den Pfad zu der Datei oder Webseite
an, zu dem der Link führt.
H inwe is :
Da die Hyperlinks vom Corporate Planner Client aufgelöst
werden, können lokale Dateien nur von dem Client benutzt
werden, auf dessen Festplatte die Datei vorhanden ist.
Übergreifend zu benutzende Dateien sollten daher über einen
Netzwerkpfad verlinkt werden. Dieser Netzwerkpfad muss nach
dem folgenden Muster aufgebaut werden:
file://Server/Ordner/Dateiname.dateiendung
Beginnen Sie dabei immer mit
Forward-Slashes "/".
"file:" und verwenden Sie
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" und der Anzeigetext erscheint im Editierfenster.
- 259 -
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7 Reporting
Halten Sie nun die "Strg"-Taste gedrückt und klicken auf den Link. Die verknüpfte
Datei wird geöffnet. Über das Kontextmenü können Sie den Hyperlink nun nachträglich
bearbeiten oder entfernen.
Eine tabellarische Übersicht der Zellkommentare erhalten Sie mit der Funktion
"Zellkommentar-Report" im Funktionsbereich Reporting. Alle Zellkommentare
erscheinen direkt in der Spalte 'Zellkommentar' der Tabelle. In der oberen Hälfte des
Fensters sehen Sie die Baumstruktur, in der Sie wie gewohnt navigieren und weitere
Felder, auf denen ein Kommentar hinterlegt werden soll, auswählen können. In der
Arbeitsleiste befindet sich die Drop-down-Liste zur Einstellung der Datenebene. Über
diese Einstellungen steuern Sie die Darstellung der unteren Tabelle. Im unteren Bereich
werden die drei ausgewählten Dimensionen 'Zeitschritt', 'Datenebene' und 'Feld'
sowie Informationen zum 'Wert' und eventuell bereits vorhandene 'Zellkommentare'
tabellarisch aufgelistet.
Um einen weiteren Kommentar anzulegen, selektieren Sie in der Baumstruktur das Feld,
im Drop-down-Menü die Datenebene und mit dem Berechnungszeitschieber den
Zeitraum/Zeitpunkt aus, in dem Sie einen Kommentar hinterlegen möchten. Wechseln
Sie dann in den Editiermodus, indem Sie auf das Symbol "Bearbeiten" in der
Arbeitsleiste klicken. Alternativ können Sie auch per Doppelklick in das Eingabefeld der
Spalte 'Zellkommentar' der Tabelle in den Editor wechseln. Über das Symbol "
Übersicht anzeigen" wechseln Sie zurück in die tabellarische Übersicht.
Symbol für Bearbeiten
Symbol für Übersicht anzeigen
7.2.2
Zellkommentare löschen
Möchten Sie einen Zellkommentar löschen, so aktivieren Sie in der Funktion
"Zellkommentar-Report" die entsprechende Zeile und klicken auf das Symbol für
"Kommentar löschen".
Symbol für Kommentar löschen
Alternativ können Sie einen Zellkommentar auch direkt in der entsprechenden Zelle des
- 260 -
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7 Reporting
Arbeitsbereichs löschen. Führen Sie einen rechten Mausklick aus und wählen Sie die
Option "Zellkommentar entfernen". Das rote Dreieck in der Zelle wird ebenfalls
entfernt.
7.2.3
Zellkommentare drucken
Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihren Zellkommentar-Report zu drucken und nach
MS Excel zu exportieren. Mit einem Rechtsklick in die Übersicht öffnet sich ein
Kontextmenü. Hier wählen Sie die Option 'Druckvorschau' und Sie erhalten Sie
zunächst eine Vorschau Ihres Reports, den Sie anschließend bearbeiten und drucken
können. Mit der Option 'Ansicht exportieren' wird die Ansicht in eine Excel-Tabelle
übertragen und die Excel-Datei geöffnet.
7.2.4
Zellkommentare filtern
Für eine übersichtliche Darstellung Ihrer Zellkommentare steht Ihnen eine
Filterfunktion zur Verfügung. Sie befinden sich in der Funktion "ZellkommentarReport". Führen Sie den Mauscursor über die einzelnen Spaltenüberschriften und in der
rechten oberen Ecke erscheint das Symbol für den Filter.
Per Klick auf dieses Symbol öffnet
Auswahlmöglichkeiten enthält:
sich eine
Auswahlliste,
die
die
folgenden
Alle: Es werden alle Zeilen (die mit und die ohne Zellkommentar) eingeblendet.
Angepasst: Ein Fenster, indem ein benutzerdefinierter Spaltenfilter gesetzt
werden kann, wird geöffnet. Über Vergleichsoperatoren definieren Sie das
Suchkriterium und führen es mit "OK" aus. Die Zeilen, die den benutzerdefinierten
Spaltenfilter erfüllen, werden angezeigt.
Leerfelder: Alle Zeilen, die in der ausgewählten Spalte keine Angaben enthalten,
werden angezeigt.
Keine Leerfelder: Alle Zeilen, die in der ausgewählten Spalte Angaben enthalten,
werden angezeigt.
Liste aller verfügbaren Position: Konkrete Elemente (einzelne Kommentare,
einzelne Datenebenen oder Felder) werden gelistet und können einzeln gewählt
werden. Nur das selektierte Element wird dann in der Tabelle angezeigt.
Außerdem steht die Option "Nur kommentierte Zeilen anzeigen" zur Verfügung.
Wählen Sie diese Option und es werden ausschließlich die Felder mit einem hinterlegten
Zellkommentar aufgelistet.
Symbol für Nur kommentierte Zeilen anzeigen
Für den Fall, dass durch einen Filter alle Zeilen im Zellkommentar-Report ausgeblendet
werden, erhalten Sie eine Meldung, dass für die eingestellten Filterkriterien keine
Zellkommentare vorhanden sind. Über die Funktion "Filter zurücksetzen" wird der
Filter aufgehoben.
7.2.5
Zellkommentare im Standardreport verwenden
Zellkommentare, die Sie im Dialog 'Zellkommentar-Report' angelegt haben, können in
einem Standardreport anstelle von Werten abgebildet werden.
- 261 -
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7 Reporting
Über den Dialog "Reports verwalten" öffnen Sie einen bestehenden oder definieren
einen neuen Report. Im Rahmen der Zeilen- bzw. Spaltenedition besteht jeweils die
Möglichkeit, einen Reiter 'Zellkommentare' zu aktivieren und auf diese Weise die zu
einem Feld zugehörigen Kommentare in den Report einzublenden.
Mehr Informationen erhalten Sie jeweils in den Abschnitten "Zeilen editieren" und
"Spalten editieren" zu Beginn dieses Kapitels.
7.3
Tabellen-Report
Übergeben Sie Ihren erstellten Tabellen-Report ins Reporting, um Designanpassungen
vorzunehmen oder den Tabellen-Report zu exportieren. Öffnen Sie dafür Ihren TabellenReport im Dialog 'Reports verwalten'. Alternativ wählen Sie das Symbol
"Layoutansicht" in der Funktion "Tabellen-Report", um den aktuellen TabellenReport ans Reporting zu übergeben.
Symbol für Layoutansicht
Der Tabellen-Report wird in einem Standardlayout dargestellt und kann so ausgedruckt
werden. Sie haben hier auch die Möglichkeit diese Ansicht in den Controlling-Report
einzubinden.
Das Standardlayout kann zusätzlich mit allen im Reporting verfügbaren Funktionen, wie
z.B. Layoutfunktionen und Berechnungszeilen/-spalten, individuell angepasst werden.
Lesen Sie mehr zum Thema im Abschnitt "Reports verwalten" dieses Kapitels.
- 262 -
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7 Reporting
Öffnen Sie einen bereits angelegten Report als Tabellen-Report, um z.B. Werte oder
Zellkommentare des Reports zu ändern. Klicken Sie dafür innerhalb der Funktion
"Tabellen-Report" auf "Report auswählen" und öffnen Sie den gewünschten Report
als Tabellen-Report.
Symbol für Report auswählen
Der Tabellen-Report übernimmt das Aussehen des Reports. Es können jedoch nur
Reports geöffnet werden, die genau eine Kopfzeile haben. Im Tabellen-Report können
nur aktive Tabellenköpfe (alle Zeilen sind demselben Tabellenkopf zugeordnet)
angezeigt werden. Platzhalter wie z.B. <<Seite>> können im Tabellen-Report nicht
angezeigt werden. Berechnete Inhalte werden in der Tabelle angezeigt, können jedoch
nicht geändert werden.
Sowohl Spalten, als auch Zeilen sind im festen Tabellen-Report fix und können nicht
angepasst werden. Auch das Auf- bzw. Zuklappen der Hierarchie ist nicht möglich. Im
festen Tabellen-Report können Sie somit nur den Inhalt der Zellen des Reports
überarbeiten und die Änderung speichern.
Im Tabellen-Report können Sie die Daten Ihres Reports weiter bearbeiten.
H inwe is :
Wenn eine Reportdefinition geladen wurde, können Sie nicht in
den freien Tabellen-Report wechseln.
Wie Sie einen Tabellen-Report erstellen, erfahren Sie im Abschnitt "Tabellen-Report"
im Kapitel "Planung".
7.4
Controlling-Report
Bitte lesen Sie hierzu das Kapitel "Controlling Report".
7.5
Boss-Box-Funktionen
Die Boss-Box dient der Verwaltung von Favoriten, indem für bestimmte Mitarbeiter
verschiedene
Corporate
Planner-Auswertungen
bzw.
Bildschirmeinstellungen
zusammengestellt werden können.
Symbol für Boss-Box anzeigen
Mit Hilfe der Boss-Box können individuelle Auswertungen und Bildschirmeinstellungen
gespeichert und zusammengestellt werden. So können Sie z.B. Ihrem Geschäftsführer
die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen. Im Bereich Boss-Box verwalten entscheiden
Sie, welcher Mitarbeiter welche Analysen/ Auswertungen in seiner Boss-Box abrufen
kann.
Symbol für Boss-Box verwalten
Mit der Boss-Box Slide Show können Sie die Ansichten einer oder mehrerer Datenbasen,
- 263 -
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7 Reporting
die der aktuellen Boss-Box in Corporate Planner zugeordnet sind, als eine Art PowerPoint-Präsentation darstellen.
Symbol für Boss-Box Slide Show
Detaillierte Informationen zur Boss-Box entnehmen Sie dem Kapitel "Die Boss-Box".
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
8
Analysen und Controllingfunktionen
Das Modul Corporate Planner beinhaltet leistungsfähige Management- und ControllingWerkzeuge. Diese müssen nicht manuell vom Anwender definiert werden, sondern sind
als integrierte Lösungen im System vorhanden. Zu diesen betriebswirtschaftlichen
Funktionen gehören unter anderem grafische Analysemöglichkeiten, ein leistungsfähiges
Kennzahlensystem,
ABC-Analysen,
Abweichungsanalysen,
Simulationsanalysen
(Planspiele), Break-Even-Analysen und Portfolioanalysen. Diese Funktionen befinden
sich im Funktionsbereich Analysen oder können über die Icons in der Symbolleiste
aufgerufen werden.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Feldinformation: Informiert Sie über die Eigenschaften des aktuell ausgewählten
Feldes.
Grafische Analysen: Bildet Ihre Daten in vielfältiger Weise grafisch ab.
Simulation (Szenarioplanung): Unterstützt
Planspiele.
'Was-wäre-wenn'-
Analysen und
Kennzahlenanalyse: Individuell definierte betriebswirtschaftliche
(Feldart: Kennzahl) werden übersichtlich dargestellt.
Kennzahlen
Kennzahlensysteme: Aus der Betriebswirtschaft bekannte Kennzahlensysteme (z.
B. ROI oder Erfolgsanalyse) stehen Ihnen zur Verfügung. Den einzelnen Positionen
des Kennzahlensystems werden die notwendigen Felder der Baumstruktur
zugeordnet.
ABC-Analyse:
Informiert
über
Rangfolgen
und
die
Wichtigkeit
Unternehmensbereichen, Produkten, Kosten, Umsatzgruppen etc.
von
Abweichungsanalyse: Informiert Sie z.B. über Soll-/Ist-Abweichungen u.a. von
Unternehmensbereichen und Produkten.
Break-Even-Analyse: Im Rahmen der Break-Even-Analyse wird der Break-EvenPunkt
ermittelt.
Der
Break-Even-Punkt
bezeichnet
eine
kritische
Ausbringungsmenge, bei deren Überschreiten ein Unternehmen in die Gewinnzone
eintritt.
Portfolioanalyse: Bewertet strategische Geschäftseinheiten nach verschiedenen
Kriterien und bildet diese in einem Koordinatensystem ab.
Andere Analysen: Drill-Down-Techniken, Soll-Ist-Vergleiche, Alternativ- und
Referenzvergleiche können an zentralen Stellen, wie dem Arbeitsbereich oder
Tabelle durchgeführt werden.
8.1
Tabellen-Report
Der Tabellen-Report ermöglicht die Zusammenstellung verschiedener Felder der
Baumstruktur in einer übersichtlichen Tabelle. Mit dieser Funktion lassen sich Werte
sowohl im Zeitverlauf sowie im Datenebenenvergleich analysieren. Die Funktionsweise
- 266 -
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
der Tabellarischen Analyse wird im Abschnitt "Tabellen-Report" des Kapitels "Planung
" erläutert.
8.2
AdHoc-Tabelle
Dieses Fenster zeigt Ihnen die ausgewählte Corporate Planner Baumstruktur in Form
einer AdHoc Tabellendarstellung. Sie können u.a. das angewählte Feld inkl. des
jeweiligen Elternfeldes (siehe unter "Zeit in Spalten") oder mit dem jeweiligen
Berechnungszeitraum (siehe unter "Zeit in Zeilen") sehen. Die Einstellung des
Basiszeitschrittes (Monate, Quartale etc.) wird automatisch im Fenster 'AdHocTabelle' übernommen bzw. die Einstellung des Basiszeitschrittes kann aus der Tabelle
heraus geändert werden. Klicken Sie dazu auf den Button "Zeitschritt einstellen", der
sich rechts neben dem Zeitschieber befindet. Diese Änderung würde dann ebenfalls
Auswirkung auf die Darstellungsweise in der zentralen Sicht haben.
Symbol für Tabelle
Im oberen Bildschirmbereich ist die Baumstruktur verkleinert zu erkennen. Sie können
sich wie gewohnt mit den Pfeiltasten oder der Maus durch die Struktur bewegen und
die Tabellendarstellung aktualisiert sich ad-hoc. Auch durch die Tabelle navigieren Sie
mit Hilfe der Pfeiltasten oder der Maus und können dadurch schnell und einfach einzelne
Bereiche (Zellen) abändern. Zwischen Baumstruktur und Tabelle können Sie mit Hilfe der
Tab-Taste wechseln. Bestätigen Sie die Werteeingabe in einer Zelle mit einer der
Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, so merkt sich das System die Richtung der
Zahleneingabe (von links nach rechts, von oben nach unten etc.) so lange, bis Sie die
Zahleneingabe wieder mit "OK" bestätigen. In weiße Zeilen der Tabelle (Eingabefelder)
können Sie Zahlen eintragen.
8.2.1
Tabellendarstellungen
Die Tabelle lässt sich in unterschiedlicher Weise darstellen. Dafür befinden sich links
neben der Tabelle die verschiedenen Symbole für Tabellendarstellung. Sie können
aus den folgenden Tabellendarstellungen auswählen:
8.2.1.1
Zeit in Spalten
Es werden zeilenweise die Daten aller Felder der aktuellen Ebene inkl. des jeweiligen
Elternfeldes angezeigt.
Symbol für Gesamter Zeitverlauf
In dieser Tabellenansicht können Sie die einzelnen Datenebenen (Plan, Ist usw.) durch
Anklicken der jeweiligen Registerkarte auswählen. Die Zahlen, die in der Tabelle
angezeigt werden, beziehen sich immer nur auf die gerade angewählte Datenebene.
Wenn Sie diese Darstellung aufrufen, beginnt die Tabelle links mit dem ersten Monat
(Quartal, Halbjahr etc.) des eingestellten Berechnungszeitraums. Mit Hilfe des
unteren Rollbalkens wandern Sie in andere Zeiträume.
Symbol für Berechnungszeitraum mit Ergebnissen
- 267 -
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Auch in dieser Tabellenansicht können Sie die einzelnen Datenebenen (Plan, Ist usw.)
durch Anklicken der jeweiligen Registerkarte auswählen. Die zeitliche Darstellung erfolgt
entsprechend der Einstellung des Berechnungszeitschiebers, den Sie wie gewünscht
verlängern oder verkürzen können. Rechts sehen Sie das Ergebnis für den
eingestellten Berechnungszeitraum.
Symbol für Vergleich 2 Datenebenen, 2 Analysereihen
Diese Tabellensicht zeigt zwei Datenebenen und die entsprechenden Analysereihen für
den gewählten Berechnungszeitraum an. Per Klick auf den Namen im Spaltenkopf der
angezeigten Datenebenen können Sie aus der Liste eine andere Datenebene
anwählen. Diese Einstellung hätte dann direkte Auswirkungen auf die Einstellung der
Datenebenen im Datenbereich der zentralen Sicht.
Symbol für 3 Datenebenen im Vergleich anzeigen
Diese Tabellensicht zeigt drei Datenebenen und zwei Analysereihen für den gewählten
Berechnungszeitraum an. Die Analysereihen beziehen sich auf die zweite und dritte
Datenebene.
Symbol für Alle Datenebenen anzeigen
Diese Tabellensicht zeigt spaltenweise
eingestellten Berechnungszeitraum an.
8.2.1.2
die
Werte
aller
Datenebenen
für
den
Zeit in Zeilen
Es werden nur die Daten des angewählten Feldes angezeigt. In den Zeilen ist der
eingestellte Berechnungszeitraum mit den jeweils gewählten Zeitschritten zu sehen.
Symbol für Aktuelles Feld mit 2 Ebenen im Vergleich
In den Spalten werden zwei Datenebenen und zwei Analysereihen angezeigt. Per Klick
auf den Namen im Spaltenkopf der angezeigten Datenebenen können Sie aus der
Liste eine andere Datenebene anwählen. Diese Einstellungsänderung hat direkte
Auswirkungen auf die Einstellungen der Datenebenen im Arbeitsbereich der zentralen
Sicht.
Symbol für Aktuelles Feld mit 3 Ebenen im Vergleich
In den Spalten werden drei Datenebenen und zwei Analysereihen angezeigt. Per Klick
auf den Namen im Spaltenkopf der angezeigten Datenebenen können Sie aus der
Liste eine andere Datenebene anwählen. Diese Einstellungsänderung hat direkte
Auswirkungen auf die Einstellungen der Datenebenen im Arbeitsbereich der zentralen
Sicht. Die Analysereihen beziehen sich auf die zweite und dritte Datenebene.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Symbol für Aktuelles Feld mit allen Datenebenen im Vergleich anzeigen
Diese Tabellensicht zeigt für das gewählte Feld spaltenweise alle Datenebenen an.
Symbol für Info- und Blockfelder anzeigen/ausblenden
Mit diesem Symbol können Sie sich die Info- und Blockfelder anzeigen bzw. ausblenden
lassen.
8.2.1.3
Einstellungen der Tabelle
Im Dialog Einstellungen der Tabelle kann die Beschriftung der Felder, die
Ergebnisdarstellung
und
die
Handhabung
von
Nullzeilen
innerhalb
der
Tabellendarstellung angepasst und bestimmt werden.
Symbol für Einstellungen der Tabelle
Voreingestellt werden die Kurznamen der Felder angezeigt, optional kann aber auch auf
die Darstellung der Feldbeschreibung (Langnamen) umgeschaltet werden. Zusätzlich
können Sie die Kontobezeichnungen vor den Feldnamen einblenden. Wenn keine
Feldbeschreibung vorliegt, wird automatisch der Feldkurzname verwendet. Weiterhin
kann die Ergebnisdarstellung im ausgewählten Zeitraum bestimmt werden. Hierfür
stehen Ihnen die Möglichkeiten "Summe", "Mittelwert", "Anfangswert" "Endwert"
oder "wie Feldeigenschaft" zur Verfügung. Die gewählte Darstellung wird durch den
entsprechenden Buchstaben gekennzeichnet. Wenn Nullzeilen unterdrückt werden
sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ausblenden". Standardmäßig ist die
Nullzeilenunterdrückung deaktiviert. Für das Ein- bzw. Ausblenden von Nullzeilen können
Sie auch die Icons in der Symbolleiste der Tabelle verwenden:
Symbol für Nullzeilen ausblenden
Symbol für Nullzeilen einblenden
8.2.2
Tabelle aufblättern (AdHoc – Berichte)
Neben dem Anzeigen aller Felder der aktuellen Ebene inkl. des jeweiligen Elternfeldes
können bei den genannten Tabellendarstellungen für Zeit in Spalten mit Hilfe des
Symbols für Tabelle aufblättern noch weitere Tochterebenen aufgeblättert werden.
Die Funktion für Tabelle aufblättern ermöglicht es sehr rasch, einen AdHoc-Bericht
(z.B. eine komplette Gewinn- und Verlustrechnung) zu erstellen (siehe Hinweis unter
Zahleneingabe).
Tabelle eine Hierarchie-Ebene ausklappen
Tabelle eine Hierarchie-Ebene einklappen
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Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Wählen Sie das Feld des Baumes oder Baumzweiges aus, dessen Struktur Sie als
Tabelle aufklappen möchten.
Wählen Sie die gewünschte Tabellendarstellung (Zeit in Spalten) aus.
Klicken Sie auf das Symbol für Tabelle ausklappen, und die nächste
Tochterebene fließt (mit) in die Tabelle ein. Fahren Sie so sukzessive fort, bis die
gewünschten anderen Tochterebenen des Baumes oder Baumzweiges in der Tabelle
angezeigt werden.
Sie können wieder die jeweils zuletzt angezeigte(n) Tochterebene(n) aus der
Tabelle entfernen durch Klicken auf das Symbol für Tabelle einklappen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die gewünschte Hierarchiestufe direkt anhand der
Pfeiltasten des Drehfeldes "Stufen" auszuwählen und anschließend durch Betätigen des
Buttons "Auf-/Zuklappen" aufzurufen. Anstatt Stufen sukzessive aufzuklappen, kann
man auf diese Weise direkt die Tiefe der angezeigten Hierarchie bestimmen.
8.2.3
Zahleneingabe in der Tabelle
Wenn Sie in der Tabelle Zeilen mit weißem Hintergrund vorfinden, handelt es sich um
einen visuellen Hinweis für ein Dateneingabefeld. Sie können dort direkt Werte
eintragen. Bei Feldern mit grauem Hintergrund ist eine direkte Eingabe nicht möglich.
Wie Sie Daten in der Tabelle eingeben, soll im Folgenden anhand der Tabellendarstellung
'Berechnungszeitraum mit Ergebnissen' gezeigt werden:
Bestimmen Sie durch die Einstellung des Berechnungszeitschiebers, welcher
Monat in der Tabelle als erster Monat (links) angezeigt werden soll.
Bewegen Sie den Cursor auf eine Zeile mit weißem Hintergrund (nur dort ist eine
Dateneingabe möglich). Ohne vorheriges Drücken von "ENTER" kann eine Zahl
sofort in die Zelle eingetragen oder eine bereits vorhandene Zahl überschrieben
werden. Mit den Pfeil-Tasten können Sie direkt nach oben, unten, rechts oder links
in die nächste Zelle springen. Diese Aktion bestätigt gleichzeitig die letzte
Zahleneingabe. Sie können auch hier wie bei der Zahleneingabe in den Datenebenen
die Buchstaben "T" (oder "t") für Tausend, "M" (oder "m") für Millionen und "E"
(oder "e") für Exponent benutzen.
Wenn als Zeitschritt nicht "Monate" gewählt ist, wird ein eingegebener Wert
gleichmäßig auf die Monate verteilt (z.B. Quartalswert auf 3 Monate).
Mit "ESC" verwerfen Sie die gemachte Dateneingabe. Es wird dann der
ursprüngliche Zustand hergestellt.
Es ist ebenso möglich, die Zahlen im Datenbereich der zentralen Sicht einzugeben. Die
Zahleneingabe in der Tabelle erfolgt aber in der Regel wesentlich schneller, da sich die
Zellen der einzelnen Felder im direkten Zugriff befinden.
Die Zahleneingabe in das System kann auf diese Weise oder mit Hilfe von
Planungswerkzeugen wie z.B. Bottom-up oder Top-down-Planung erfolgen. In der Regel
werden Ist-Daten jedoch automatisch aus anderen EDV-Anwendungen per Import
übernommen.
H inwe is :
Sie können alle Tabellendarstellungen ausdrucken. Mit Hilfe der
Funktion für Auf- bzw. Zuklappen der Ebenen (siehe "Tabelle
aufblättern") ist es möglich, die komplette Struktur eines
Baumes mit all seinen Tochterfeldern und mit den gewählten
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Tabellendaten des eingestellten Zeitraumes als Bericht
auszudrucken (AdHoc-Bericht). Die Spaltenbreite können Sie
durch Positionierung des Cursors auf eine Spaltenbegrenzung in
der Kopfzeile und Ziehen mit gedrückter linker Maustaste
beliebig variieren.
8.3
Abweichungsanalyse
Die Abweichungsanalyse ist ein Instrument zur Überwachung der Ergebnisse, Kosten
und anderer Größen im Unternehmen. Die Hauptaufgabe besteht darin, vorgegebene
Planwerte (Sollgrößen etc.) mit den im Unternehmen tatsächlich erzielten Istwerten zu
vergleichen und bestenfalls die Ursachen für positive und negative Planabweichungen
festzustellen. Die Ergebnisse der Abweichungsanalyse geben so jedem Unternehmen
einen gesicherten Entscheidungsrahmen und ermöglichen ein aktives, in die Zukunft
gerichtetes Controlling.
Neben dem traditionellen Soll-/Ist-Vergleich bietet Ihnen das Modul Corporate
Planner flexible und vielfältige Analysemöglichkeiten (Plan 2-/Ist-Vergleich, Forecast-/
Ist-Vergleich etc.). Bewegen Sie sich in der Baumstruktur auf das Feld, für das Sie die
Abweichung ermitteln wollen und rufen Sie im Funktionsbereich Analysen den Eintrag
"Abweichungsanalyse" auf. Alternativ klicken Sie auf das entsprechende Symbol in
der Iconleiste.
Symbol für die Abweichungsanalyse
Es öffnet sich der Bildschirm der Abweichungsanalyse, die im Aufbau, der Darstellung
und den Funktionen vergleichbar mit der ABC-Analyse ist.
Um die Funktionsweise der Abweichungsanalyse nachvollziehen zu können, öffnen Sie
die im Lieferumfang enthaltene Beispiel-Datenbasis 'B_Training', springen in den Zweig
"Vertriebscontrolling", auf das Feld "Artikel2" und auf das Tochterfeld
"Maschinen".
8.3.1
Darstellung der Abweichungsanalyse
Für jedes Corporate Planner-Feld,
welches
Tochterfelder besitzt,
können
Abweichungsanalysen durchgeführt werden. Springen Sie in der Baumstruktur auf das
gewünschte Feld (hier: "Maschinen") und die zugehörige Abweichungsanalyse wird im
Analysefenster direkt angezeigt.
Analog zur ABC-Analyse erfolgt die Darstellung der Abweichungsanalyse in Form einer
Balkengrafik, die positive und negative Abweichungen übersichtlich darstellt. Per
Doppelklick auf eine Zeile führt das System einen Drill-Down durch und springt eine
Hierarchiestufe tiefer auf die zugehörigen (Tochter-) Felder. Dies gewährt einen
detaillierten Einblick in die eigentliche Ursache der Abweichung.
Weiterhin können Sie die Anzahl der angezeigten Hierarchiestufen in der Arbeitsleiste,
links unter dem Berechnungszeitschieber, anpassen. Wählen Sie dazu die gewünschte
Anzahl an Hierarchiestufen im Drehfeld "Stufen" aus und klicken Sie anschließend auf
den Button "Auf-/Zuklappen".
Sie haben außerdem die Möglichkeit, ein Feld in der Abweichungsanalyse zu markieren,
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um es nach eventuellen Umsortierungen (aufsteigend, absteigend, relativ etc.)
wiederzufinden. Klicken Sie dazu in der Grafik in die Zeile des gewünschten Feldes und
es erscheint ein kleines Dreieck. Klicken Sie nun nochmals in die Zeile, so dass sich das
Dreieck schwarz färbt. Nach erfolgter Umsortierung sehen Sie nun sofort, wo sich das
markierte Feld befindet.
Am unteren Ende der Grafik können Sie eine Summenzeile einblenden. Diese
Summenzeile ist das in der Baumstruktur ausgewählte Feld, von dem die
Abweichungsanalyse gestartet wird.
Symbol für Summenzeile an/aus
Weiterhin besteht die Möglichkeit, der Analyse einen Titel zu vergeben und das Design
der Grafik zu optimieren.
Symbol für Layout und Design bearbeiten
Klicken Sie auf das entsprechende Symbole in der Bedienleiste und es öffnet dich das
Fenster 'Design der Analyse'.
In diesem Fenster können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
das Firmenlogo in der Grafik anzeigen lassen, indem Sie das Kontrollkästchen
aktivieren.
eine individuelle Titelzeile verfassen, wenn gewünscht unter Verwendung von
Platzhaltern, z.B. für Feldkurzname, Feldlangname, Datenebene, Zeitraum etc.).
als Feldbezeichnung den Kurz- oder Langnamen mit oder ohne Kontobezeichnung
wählen.
die Anzahl der Nachkommastellen angezeigter Werte festlegen.
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8.3.2
Festlegung der Warngrenzen
In der Abweichungsanalyse wird von der Ampelfunktion Gebrauch gemacht, die mit
Hilfe der Farben Rot, Gelb und Grün Ihre Planabweichungen schnell ersichtlich macht.
Die Interpretation der Farben lautet wie folgt:
Grün - eine für das Unternehmen positive Abweichung ist eingetreten.
Gelb - Vorwarnfunktion für eine mögliche negative Entwicklung (Abweichung).
Rot - eine für das Unternehmen negative Entwicklung (Abweichung) ist
eingetreten.
Ihre Warngrenzen können Sie im Modul Corporate Planner individuell definieren. Öffnen
Sie im Funktionsbereich Einstellungen den Eintrag "Datenbasiseinstellungen". In
der Registerkarte 'Warngrenzen' bestimmen Sie Ihre Abweichungswarngrenzen. Über
den Button "Hinzufügen" erstellen Sie eine neue Warngruppe. Für die
Abweichungsanalyse sind vor allem die Warngrenzen der Analysereihen von
Bedeutung. Aktivieren Sie die entsprechende Registerkarte 'Analysereihen' und
definieren Sie wie gewünscht Ihre Grenzen.
Für die Festlegung der Abweichungskriterien stehen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
prozentuale und/oder absolute Abweichungsgrenzen für positive Entwicklungen
(Hinweis, grün)
prozentuale und/oder absolute Abweichungsgrenzen für leicht negative
Entwicklungen (Vorwarnung, gelb)
prozentuale und/oder absolute Abweichungsgrenzen für negative Entwicklungen
(Warnung, rot)
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8.3.3
Festlegung der Datenebenen und des Berechnungszeitraumes
Welche Datenebenen für die Abweichungsanalyse herangezogen werden, bestimmen Sie
in den links liegenden Drop-Down-Menüs für Datenebenen unterhalb des
Berechnungszeitschiebers. Recht daneben befindet sich das Pull-Down-Menü der
Analysereihe. Hier bestimmen Sie wie die Abweichung berechnet und dargestellt
werden soll. Ihre Einstellungen werden direkt in der Grafik angezeigt.
8.3.4
Festlegung der Sortierung
Sie können zwischen einer auf- und absteigenden Sortierung sowie zwischen einer
relativen und absoluten Anzeige der Abweichungsanalyse wählen. Klicken Sie dafür
auf die Symbole in der Werkzeugleiste.
Symbol für Absteigend sortiert
Symbol für Aufsteigend sortiert
Symbol für Relativ/absolut
8.3.5
Einstellungen der Abweichungsanalyse
In den "Einstellungen der Abweichungsanalyse" nehmen Sie allgemeine Änderungen
zu der Darstellung der Grafik vor.
Symbol für Einstellungen der Abweichungsanalyse
Per Klick auf das Symbol öffnet sich das Fenster 'Einstellungen der
Abweichungsanalyse'. An dieser Stelle können Sie die folgenden Einstellungen
vornehmen:
Legen Sie die Anzahl der auszuwertenden Hierarchiestufen fest.
Bestimmen Sie, ob geblockte Felder in der Anzeige ausgeblendet werden sollen.
Legen Sie einen absoluten oder relativen Grenzwert fest, der in der Darstellung
der Analyse nicht unter- oder überschritten werden darf ("Exception-Reporting").
So können Sie Planabweichungen gefiltert darstellen.
Geben Sie eine maximale Feldanzahl in Bezug auf die Darstellung an.
Beschränken Sie die Abweichungsanalyse auf bestimmte Feldarten:
- alle Felder
- ohne Elternfelder
- nur Endfelder
- nur Eingabefelder
Beschränken Sie die Abweichungsanalyse in Hinblick auf die Vorzeichen:
- nur positive Werte
- nur negative Werte
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Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Einstellungen, die direkt in der Grafik übernommen werden.
Per Klick auf den Button 'Standardeinstellungen' stellen Sie die standardmäßige
Voreinstellung wieder her.
8.4
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein einfaches Instrument der Betriebswirtschaft, mit dessen Hilfe
die Ist-Situation eines Unternehmens aufgezeigt werden kann. Als Ordnungsverfahren
analysiert und klassifiziert es eine große Anzahl von Daten nach einem einfachen
Schema und ordnet Objekte wie z.B. Erzeugnisse, Kunden, Filialen oder Prozesse in A-,
B- oder C-Klassen. Ob ein Objekt der A-, B- oder C-Kategorie angehört, hängt von
der Festlegung der Grenzwerte ab, die unternehmensindividuell bestimmt werden.
Anhand der entstehenden Rangfolge wird die Wichtigkeit von Objekten herausgestellt,
was die Basis für unternehmerische Entscheidungen darstellen kann.
Die ABC-Analyse können Sie im Modul Corporate Planner für jedes Feld nutzen,
welches in Ihrer Baumstruktur Tochterfelder besitzt. Die Hauptanwendungsgebiete
ergeben sich in der Absatzplanung, Umsatzplanung und im Materialbereich. In Corporate
Planner können alle Bereiche (auch Kosten) ausgewertet werden.
Um die Funktionsweise ABC-Analyse nachvollziehen zu können, öffnen Sie die im
Lieferumfang enthaltene Beispiel-Datenbasis 'B_Training', springen in den Zweig
"Konzerncontrolling" und auf das Feld "Filialen". Öffnen Sie dann über den
Funktionsbereich Analysen die "ABC-Analyse" oder klicken Sie alternativ auf das
Symbol in der Iconleiste.
Symbol für die ABC-Analyse
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8.4.1
Festlegung der ABC-Grenzen
Die Festlegung der Grenzen erfolgt in der Regel beliebig. Oft ergeben sich aber anhand
der Rangfolge von Objekten Anhaltspunkte für eine zukünftig sinnvollere Festlegung der
Grenzwerte. Auch in Corporate Planner werden die ABC-Grenzen von Ihnen individuell
definiert, indem Sie absolute oder relative Werte festlegen. Folgende Zuordnung ist
in der Theorie üblich:
A: wichtig, werthaltig, umsatzstark
B: mittelwichtig, mittelwertig, mittlere Umsatzstärke
C: unwichtig, niederwertig, wenig Umsatzstärke
Für die Definition der Grenzen klicken Sie auf das Symbol in der Werkzeugleiste.
Symbol für die Definition der ABC-Grenzen
Festlegung relativer ABC-Grenzen
%-Werte für A-Positionen definieren
%-Werte für B-Positionen definieren
Der %-Wert für C-Positionen ergibt sich entsprechend.
Festlegung absoluter ABC-Grenzen
absolute Werte für A-Positionen definieren
absolute Werte für B-Positionen definieren
Der absolute Wert für C-Positionen ergibt sich entsprechend.
8.4.2
Darstellung der ABC-Analyse
Entsprechend der Grenzen werden die Objekte im Analysefenster aufgelistet und der
zugehörigen A-, B- oder C-Kategorie zugeordnet. Die Darstellung der ABC-Analyse
erfolgt in Form einer Balkengrafik mit unterschiedlichen Hintergrundfarben für A-, B-,
oder C-Positionen.
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Die Balken der einzelnen Objekte werden als Rollbalken dargestellt. Per Doppelklick auf
den Balken aktivieren Sie die Drill-Down-Funktion und das System springt eine
Hierarchiestufe tiefer auf die zugehörigen (Tochter-) Felder. Auf diese Weise erhalten
Sie einen detaillierten Einblick in die Zusammensetzung der Zahlen und können ggf. die
Ursachen für Entwicklungen ergründen. Eine weitere Einstellungsmöglichkeit für die
Anzeige tieferer Hierarchiestufen befindet sich in der Arbeitsleiste, links unterhalb des
Berechnungszeitschiebers. Erhöhen bzw. verringern Sie die Anzahl der angezeigten
Hierarchiestufen im Drehfeld "Stufen" und klicken Sie anschließend auf den Button
"Auf-/Zuklappen". Wenn Sie die Anzahl der Stufen erhöhen, wird Ihre ABC-Analyse
umso detaillierter. Diese Einstellung nehmen Sie beispielsweise dann vor, wenn Sie die
Gründe für bestimmte Zahlenwerte einsehen möchten. So z.B. wenn Sie in einer Ihrer
Filialen einen drastischen Kostenanstieg verzeichnen und die Gründe genauer
analysieren möchten.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, in der Darstellung der Grafik zwischen relativen
und absoluten Grenzen zu wechseln. Klicken Sie dafür auf das Symbol in der
Bedienleiste oder alternativ direkt auf die Spaltenüberschrift "absolut" oder "relativ"
in der Grafik. Die Darstellungsweise springt ad-hoc um.
Symbol für Umschalten zwischen relativen und absoluten ABC-Grenzen
Die traditionelle ABC-Analyse stellt die Werte der Objekte kumuliert dar. Per Klick auf
das Symbol für "kumuliert" in der Bedienleiste erhalten Sie diese Ansicht, die Ihnen
beispielsweise verdeutlicht, dass 83% des gesamten Umsatzes von fünf Filialen
erwirtschaftet werden. Ein erneuter Klick auf das Symbol hebt Ihre Auswahl auf und die
Werte der einzelnen Objekte in der Grafik erscheinen wieder einzeln.
Symbol für Kumulierte Darstellung der ABC-Analyse
In der ABC-Analyse können Sie auch Felder markieren, um es nach möglichen
Umsortierungen (aufsteigend, absteigend, relativ etc.) gleich wiederzufinden. Klicken
Sie dazu in die Zeile des gewünschten Feldes in der ABC-Grafik. Es erscheint ein kleines
Dreieck am Anfang der Zeile. Klicken Sie nun nochmals in die Zeile, so dass sich das
Dreieck schwarz einfärbt. Nach erfolgter Umsortierung sehen Sie nun sofort, an welcher
Stelle sich das markierte Feld befindet.
Summenzeile und Titel
Sie können sich am unteren Bildschirmrand eine Summenzeile anzeigen lassen sowie
einen individuellen Titel in die Grafik einbinden. Klicken Sie auf die entsprechenden
Symbole in der Bedienleiste.
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Symbol für Anzeige einer Summenzeile
Symbol für Layout und Design bearbeiten
8.4.3
Festlegung der ABC-Reihenfolge
Sie können die ABC-Analyse in absteigender und aufsteigender Rangfolge anzeigen
lassen. Klicken Sie dafür auf die Symbole in der Bedienleiste.
Symbol für absteigende Rangfolge
Symbol für aufsteigende Rangfolge
8.4.4
Festlegung der Datenebenen
ABC-Analysen können für alle Datenebenen (Budget-, Ist-Ebenen usw.) durchgeführt
werden. Für die Einstellung der Datenebenen befinden sich unterhalb des Zeitschiebers
drei Pull-Down-Menüs. Im Drop-Down-Menü links wählen Sie die in der ABC-Analyse
anzuzeigende Ebene ein (Referenzebene). Entscheiden Sie, ob relative oder absolute
Werte angezeigt werden sollen.
Wenn Sie mit der ABC-Analyse Abweichungen klassifizieren möchten, stellen Sie im
mittleren Drop-Down-Menü die Datenebene ein, dessen Abweichung errechnet
werden soll (Vergleichsreihe). Wählen Sie im Drop-Down-Menü rechts, wie die
Abweichung der vorher eingestellten Datenebenen berechnet und angezeigt werden
soll.
Die auf den Buttons eingestellten Datenebenen werden automatisch im Datenbereich
des zentralen Sicht übernommen.
8.4.5
Einstellungen der ABC-Analyse
Klicken Sie auf das Symbol in der Bedienleiste und Sie gelangen in das Fenster
'Einstellungen der ABC-Analyse'.
Symbol für Einstellungen der ABC-Analyse
Hier können Sie die Darstellung der Analyse auf bestimmte Einstellungen beschränken.
Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl:
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Legen Sie Anzahl der auszuwertenden Hierarchiestufen fest.
Bestimmen Sie, ob geblockte Felder in der Anzeige ausgeblendet werden.
Bestimmen Sie, ob Felder mit dem Wert 0 angezeigt werden.
Geben Sie eine maximale Feldanzahl in Bezug auf die Darstellung an.
Legen Sie einen absoluten oder relativen Grenzwert fest, der in der Darstellung der
Analyse nicht unter- oder überschritten werden darf ("Exception-Reporting"). So
können Sie nur Objekte, die einen bestimmten Wert erreichen, gefiltert darstellen.
Beschränken Sie die Abweichungsanalyse auf bestimmte Feldarten:
- alle Felder
- ohne Elternfelder
- nur Endfelder
- nur Eingabefelder
- Beschränken Sie die Abweichungsanalyse in Hinblick auf die Vorzeichen:
- nur positive Werte
- nur negative Werte
Mit einem Klick auf "Standardeinstellungen" wird die
ursprünglichen ABC-Analyse wieder hergestellt.
Standardeinstellung der
Über den Button "Drucken" in der Symbolleiste kann die ABC-Analyse gedruckt oder in
die Zwischenablage für weitere Verwendungen kopiert werden.
8.5
Grafische Analysen
Corporate Planner integriert ein umfangreiches und sehr flexibles Grafikmodul, mit dem
alle im System angelegten Strukturen und Daten anschaulich dargestellt werden
können. Das Grafikmodul besitzt zudem diverse analytische Anwendungsmöglichkeiten.
So können Sie z.B. unterschiedliche Ergebnisse (Alternativen) simulieren und in der
Grafik miteinander verglichen. Per Mausklick erhalten Sie Grafiken, die automatisch
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beschriftet werden und mit der richtigen Skalierung sofort zur Verfügung stehen.
Symbol für grafische Analyse
Wenn Sie Daten grafisch darstellen wollen, wählen Sie im Funktionsbereich Analysen
den Eintrag "Grafische Analyse" oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.
Es erscheint der Corporate Planner-Grafikbereich.
Bei
der
Erstellung
von
Grafiken
unterscheidet
Corporate
Planner
zwei
Anwendungsmöglichkeiten. Zum Einen die AdHoc-Grafik und zum Anderen den
Grafikspeicher. Diese beiden Varianten werden im Folgenden erläutert.
Beim Öffnen der grafischen Analyse wird zunächst immer die AdHoc-Grafik des
ausgewählten Feldes der Baumstruktur dargestellt. Unabhängig davon, ob Sie sich
zuvor im Grafikspeicher befanden. Auch nach dem Löschen eines Grafikspeichers
springen Sie immer automatisch in die AdHoc-Grafik des in der Baumstruktur
ausgewählten Feldes.
Das manuelle Umschalten aus der AdHoc-Grafik in den Grafikspeicher erfolgt über das
Icon "Zwischen AdHoc und Grafikspeicher umschalten". Dieses Umschalten ist für
den Anwender jedoch nur dann möglich, wenn er die notwendigen Rechte für den
zuletzt geöffneten Grafikspeicher besitzt. Die Rechtevergabe auf gesamte Datenbasen
oder bestimmte Strukturbereiche erfolgt im CP-Control Center. Für mehr Informationen
dazu lesen Sie das Handbuch "CP-Control Center".
8.5.1
Darstellung der AdHoc-Grafik
Öffnen Sie die "Grafische Analyse". Im Grafikbereich erscheint die AdHoc-Grafik des
ausgewählten Feldes der Baumstruktur. Die grafische Auswertung bezieht sich neben
der Feldauswahl, auf die aktuell ausgewählte Datenebene (der Button der aktivierten
Datenebene
erscheint
in
fetter
Schrift),
die
Einstellung
des
Berechnungszeitschiebers und den Grafiktyp.
Sie können durch den Baum navigieren, jedes beliebige Feld anwählen und direkt als
AdHoc-Grafik anzeigen lassen. Verändern Sie ebenfalls den Berechnungszeitschieber
und die Datenebene. Es folgt eine sofortige Änderung der Abbildung.
Die Grafik beinhaltet eine automatische Drill-Down-Funktion. In der Werkzeugleiste
des Grafikbereichs finden Sie dafür die Option "alle Tochterfelder anzeigen".
Symbol für alle Tochterfelder anzeigen
Aktivieren Sie das Icon. Automatisch erscheinen in der Grafik die Graphen der
Tochterfelder des ausgewählten Feldes. Positionieren Sie den Mauszeiger auf einem
Knotenpunkt bzw. einer Säule (je nach gewähltem Grafiktyp Säule, Fläche etc.) in der
Grafik, so dass der Mauszeiger als kleine weiße Hand erscheint. Per Doppelklick auf
den Knotenpunkt blättern Sie eine Hierarchieebene tiefer. Das entsprechende Feld wird
daraufhin automatisch in der Baumstruktur angewählt. Zeitgleich werden die
Tochterfelder in der Grafik sichtbar. Ist der Mauszeiger als Hand auf einem Knotenpunkt
positioniert, erscheinen der genaue Zeitpunkt und der Wert des gewählten Feldes in der
Bubble-Help. Haben Sie die Option "Tochterfelder anzeigen" aktiviert, wird
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zusätzlich der Feldkurzname angezeigt.
8.5.2
Darstellung des Grafikspeichers
Im Grafikspeicher können individuell zusammengestellte Grafiken abgespeichert werden.
Dabei können Sie auf bereits erstellte Grafiken der AdHoc-Darstellung zurückgreifen
oder neue Grafiken zusammenstellen und sichern.
8.5.2.1
AdHoc-Grafiken in den Grafikspeicher übernehmen
Wenn Sie eine bereits erstellte AdHoc-Grafik in den Grafikspeicher übernehmen
möchten, klicken Sie auf das Symbol "Grafikspeicher auswählen". Es öffnet sich der
Dialog 'Grafiken verwalten' und Sie klicken auf "Neu". Bestimmen Sie in dem sich
öffnenden Fenster die Dimension der X-Achse des neuen Grafikspeichers. Achten Sie
darauf, dass die Option "AdHoc-Grafik übernehmen" aktiviert ist. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit "OK" und Ihre zuvor erstellte AdHoc-Grafik wurde nun einem Grafikspeicher
zugeordnet.
Symbol für Grafikspeicher auswählen
Im Grafikbereich wurde daraufhin automatisch zur Darstellungsform "Grafikspeicher"
gewechselt. Das Symbol für "Zwischen AdHoc-Grafik und Grafikspeicher
umschalten" ist aktiviert.
Für die Übernahme weiterer AdHoc-Grafiken in den Grafikspeicher ist es erforderlich, das
derzeit aktivierte Symbol zu deaktivieren. Sie gelangen zurück in die AdHoc-Grafik. Dort
können Sie erneut ein Feld auswählen und es zeit- und ebenengenau darstellen. Es
öffnet sich das Fenster 'Dimension des neuen Grafikspeichers'. Achten Sie auch
hier wieder darauf, dass die Option "AdHoc-Grafik übernehmen" aktiviert ist.
Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Nach Übernahme der AdHoc-Grafik in den
Grafikspeicher können nachträglich einzelne Felder der Baumstruktur per Drag-andDrop (mit gedrückter linker Maustaste das ausgewählte Feld in die Grafik ziehen und
dort ablegen) in die grafische Darstellung eingefügt werden. Die Grafik kann also
anschließend erweitert werden. Vor allem für Vergleiche ist dies eine nützliche Funktion.
8.5.2.2
Neue Grafik im Grafikspeicher erstellen
Das Symbol für "Zwischen AdHoc-Grafik und Grafikspeicher umschalten" in der
Werkzeugleiste ist aktiviert. Für die Erstellung einer neuen Darstellung im Grafikspeicher
wählen Sie nun über das Kontextmenü die Option "Neue Grafik" aus. Es öffnet sich ein
Fenster 'Dimension des neuen Grafikspeichers:'.
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Hier geben Sie an, welche Dimension auf der X-Achse erscheinen soll.
Zeit auf der X-Achse: zeigt die Werte über den Zeitverlauf an. Der eingestellte
Berechnungszeitraum wird in einzelne Zeitschritte unterteilt.
Feld auf der X-Achse: es wird der kumulierte Wert des angewählten Feldes bzw.
dessen Tochterfelder für den eingestellten Berechnungszeitraum angezeigt. Der
Wert der Tochterfelder wird allerdings nur dann angezeigt, wenn die Option
"Tochterfelder anzeigen" innerhalb der AdHoc-Grafik aktiviert ist.
Ebene auf der X-Achse: es wird der kumulierte Wert der ausgewählten
Datenebene für den eingestellten Berechnungszeitraum angezeigt.
Sofern die Check-Box "AdHoc Grafik übernehmen" aktiviert ist, wird die zuvor
dargestellte Grafik in den Grafikspeicher übernommen. Ist die Option deaktiviert, öffnet
sich ein leerer Grafikspeicher, den Sie per Drag-and-Drop mit Feldern aus der
Baumstruktur befüllen können. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die
gewünschten Felder in den Darstellungsbereich der Grafik. Dabei werden die aktuellen
Zeit- und Ebeneneinstellungen berücksichtigt. Allerdings bleiben Grafiken auch im
Grafikspeicher dynamisch, so dass Sie nachträglich den Zeitschieber umstellen können
und auch aktualisierte Daten abgebildet werden.
8.5.3
Grafiken verwalten
Sie können in einer Corporate Planner-Datenbasis beliebig viele Grafikspeicher ablegen.
Diese Grafiken werden im Dialog 'Grafiken verwalten' gelistet vorgehalten und können
dort jederzeit wieder aufgerufen, kopiert oder gelöscht werden. Darüber hinaus können
von dort aus auch neue Grafikspeicher erstellt werden.
Das Symbol für Grafiken verwalten finden Sie in der linken Symbolleiste:
Symbol für Grafiken verwalten
Die Liste der verfügbaren Grafikspeicher steht jedem Anwender zur Verfügung. Sie
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können jedoch nur auf die Grafikspeicher zugreifen, auf deren Felder und Ebenen Sie
über das CP-Control Center ein Zugriffsrecht besitzen (Mehr dazu im Handbuch "CPControl Center"). Versucht ein Benutzer einen Grafikspeicher zu öffnen, erfolgt eine
Systemprüfung, die den Zugriff gewährt oder verweigert.
Abhängig vom links ausgewählten Karteireiter ('Allgemein' oder 'Gruppen') und der
Position des Mauscursors stehen Ihnen die Funktionen zur Bearbeitung einzelner
Grafiken bzw. Grafikgruppen zur Auswahl. Folgende Funktionen stehen Ihnen
grundsätzlich im Bereich Grafiken verwalten zur Verfügung.
Anzeigen
Umbenennen
Neu
Kopieren
Löschen
Drucken
Info
Systeminfo
Suchen
Schließen
Der Einfachheit halber beziehen sich die folgenden Erläuterungen der Funktionen auf die
Bearbeitung von einzelnen Grafiken (nicht auf Gruppen). Aktivieren Sie dafür den
Karteireiter 'Allgemein' und klicken Sie in den Bereich 'Verfügbare Grafiken, um
sicherzustellen, dass die Bearbeitung von Grafiken aktiviert ist.
Anzeigen
Wenn Sie eine Grafik aus der Liste markiert haben und den Button "Anzeigen"
betätigen, wird der Dialog 'Grafiken verwalten' geschlossen und die ausgewählte
Grafik zum Bearbeiten geöffnet.
Umbenennen
Wenn Sie eine Grafik markiert haben und den Button "Umbenennen" betätigen,
können Sie in dem sich öffnenden Dialog 'Kopfzeile bearbeiten' den Namen des
Grafikspeichers ändern. Der Dialog 'Kopfzeile bearbeiten' gibt Ihnen nicht nur die
Möglichkeit, die Grafik umzubenennen, sondern den gesamten Kopfzeilenbereich neu zu
gestalten.
Neu
Wenn Sie den Button "Neu" aktivieren, öffnet sich der Dialog 'Dimension des neuen
Grafikspeichers'. Treffen Sie eine Auswahl für die X-Achsen Dimension. Die hier
getätigten Einstellungen können Sie später bei Bedarf korrigieren. Bestätigen Sie den
Dialog mit "OK" und es öffnet sich ein leerer Grafikspeicher, den Sie nun individuell
befüllen können.
Kopieren
Wenn Sie den Button "Kopieren" betätigen, öffnet sich der Dialog 'Kopfzeile
bearbeiten'. Analog zum Button "Umbenennen" können Sie die Kopfzeile der Kopie
benennen und gestalten.
Löschen
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Wenn Sie den Button "Löschen" betätigen, wird der Dialog 'Grafik löschen'
aufgerufen. Sie können jetzt noch einmal überprüfen, ob Sie die ausgewählte Grafik
wirklich löschen wollen.
Drucken
Wenn Sie den Button "Drucken" betätigen, wird der Dialog für 'Drucken' angezeigt.
Für die hier vorzunehmenden Einstellungen lesen Sie den Abschnitt "Suite-Point" im
Kapitel "CP-Suite".
Info
Der Button "Info" ist nur dann aktiv geschaltet, wenn die ausgewählte Grafik vorher
einer Gruppe zugeordnet wurde. Sie erhalten Informationen darüber, welchen Gruppen
die ausgewählte Grafik zugeordnet ist.
Systeminfo
Die Option "Systeminfo" öffnet ein Informationsfenster. Im oberen Bereich des
Fensters erhalten Sie Detailinformationen zu der ausgewählten Grafik. Im unteren
Bereich sehen Sie Informationen über den Speicherbedarf einzelner Bereiche der
Grafikspeicher.
Suchen
Wenn Sie den Button "Suchen" betätigen, erscheint der Dialog 'Grafik suchen'. Sie
können den Namen der Grafik eintragen und alle standardmäßigen Optionen einer
Suchfunktion wie z.B. vorwärts/rückwärts suchen, alle Einträge/nur markierte Einträge
durchsuchen, aktivieren.
Auf der linken Seite befinden sich die Registerkarten 'Allgemein' und 'Gruppen'. Hier
haben Sie die Möglichkeit, Ihre Grafiken einer Grafikgruppe zuzuordnen und auf diesem
Wege zu strukturieren.
8.5.3.1
Registerkarte 'Allgemein'
Wählen Sie im Pull-Down-Menü zunächst die Gruppe, deren Inhalt bzw. Grafiken Sie
ansehen möchten. Nach Auswahl der Gruppe sehen Sie im Bereich 'Gruppeninhalt' die
bereits zugeordneten Grafiken. Es ist die Möglichkeit gegeben, der ausgewählten
Gruppe weitere Grafiken der Liste 'Verfügbare Grafiken' zuzuordnen oder bereits
zugeordnete Grafiken wieder zu entfernen.
Dazu bedienen Sie die Pfeil-Buttons:
Pfeil-Button nach links
Pfeil-Button nach rechts
8.5.3.2
Registerkarte 'Gruppen'
Die Zuweisung der Grafiken erfolgt analog zum Reiter 'Allgemein'. Der Unterschied ist,
dass hier die Möglichkeit besteht, die Grafiken mehreren Grafikgruppen gleichzeitig
zuzuweisen bzw. diese aus den Gruppen zu entfernen. Sichtbar werden diese
Zuweisungen, sobald Sie wieder in die Registerkarte 'Allgemein' wechseln.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
In beiden Reitern können Sie neue Gruppen erstellen, diese kopieren, umbenennen oder
löschen. Verwenden Sie dafür die zuvor erläuterten Buttons auf der rechten Seite.
8.5.4
Bedienmöglichkeiten in der Grafik
In den Bereichen der AdHoc-Grafik und im Grafikspeicher steht Ihnen eine Vielzahl an
Bedienmöglichkeiten zur Verfügung:
Arbeitsleiste mit Funktionen wie Grafiken verwalten, die Grafikeinstellungen und
den Designer steuern.
Kontextmenüs in den Bereichen Legende, Logo, Achsen, Grafik, Datenebenen
(Datenebenen nur im Grafikspeicher)
Doppelklick
in
den
Bereichen
Titel,
Legende,
Achsen,
Achsentitel,
Achsenbeschriftung, Logo, Datenebenen (Datenebenen nur im Grafikspeicher)
Zeitschieber zum Einstellen verschiedener Zeiträume
Baumstruktur zur Auswahl des gewünschten Feldes
Buttonleiste zum Einstellen der Datenebenen
Auswahlbox zum Einstellen der Dimensionen (Zeit, Feld, Ebene)
Statuszeile, in der Sie beim Bewegen des Mauszeigers über die Grafik Hinweise
darauf erhalten, welche Mausfunktionen welche Auswirkungen haben.
Die Größe des Grafikbereichs kann selbst bestimmt werden, indem Sie den
Mauszeiger zwischen Zeitschieber und Baumstrukturbereich positionieren und mit
gedrückter linker Maustaste den Grafikbereich in die gewünschte Größe ziehen.
Grafiktypen und Grafiklayouts können individuell bestimmt werden.
8.5.5
Dimension der Grafik einstellen
Über das Pull-Down-Menü unterhalb des Zeitschiebers stellen Sie die Dimension ein, die
auf der X-Achse der Grafik angezeigt werden soll (Zeit, Feld oder Ebene).
Dimension 'Zeit': zeigt die Werte über den Zeitverlauf an. Der eingestellte
Berechnungszeitraum wird in einzelne Zeitschritte unterteilt.
Dimensionen 'Feld' und 'Ebene': zeigen den kumulierten Wert des angewählten
Feldes bzw. dessen Tochterfelder für den eingestellten Berechnungszeitraum an.
Der Wert der Tochterfelder wird nur dann angezeigt, wenn die Option
"Tochterfelder anzeigen" innerhalb der AdHoc-Grafik aktiviert ist.
Beim Öffnen der grafischen Analyse ist die Dimension 'Zeit' standardmäßig
voreingestellt. So haben Sie den zeitlichen Verlauf Ihrer Daten sofort im Blick. Sie
können aber jederzeit von der Zeitgrafik aus durch Umschalten der Dimension im DropDown-Menü in die Feldgrafik oder die Ebenengrafik wechseln.
8.5.6
Datenebenen der Grafik einstellen
Unterhalb des Zeitschiebers befindet sich eine Leiste mit sechs Buttons, mit denen Sie
die folgenden Einstellungen vornehmen können:
Die von links gesehen ersten beiden Buttons dienen der Einstellung der Datenebenen.
Durch Klicken auf den kleinen Pfeil erscheint jeweils das Fenster 'Datenebenen
bestimmen', in dem Sie eine Liste aller in Corporate Planner angelegten Datenebenen
sehen (Funktionsbereich Einstellungen
"Datenbasiseinstellungen"
Reiter
'Datenebenen'). Wählen Sie eine Datenebene aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit
"OK". Anschließend aktivieren Sie diese Datenebene per Klick auf den Button, der
daraufhin in fetter Schriftart erscheint. Wenn Sie sich in der AdHoc-Grafik befinden,
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wird die Einstellung direkt übernommen und abgebildet. Die Einstellungen der
Datenebenen werden ebenso im Datenbereich der zentralen Sicht wie auch in der
Tabellendarstellung übernommen.
Über die Buttons
Analysereihen.
3 und 4 (von links
betrachtet)
bestimmen Sie
analog
die
Per Klick auf den Button "Vergleich" werden die auf den ersten beiden Buttons
eingestellten Datenebenen in der Grafik im Vergleich angezeigt. Ändern Sie eine
Datenebene, wird ein Vergleich zu der neu eingestellten Datenebene zeitgleich in der
Grafik angezeigt (vorausgesetzt Sie befinden sich in der AdHoc-Grafik).
Über den Button "Alle Ebenen" werden alle hinterlegten Datenebenen auf Basis des
eingestellten Feldes und der Zeit im Vergleich angezeigt. Jede Datenebene hat bei der
Darstellung eine eindeutig zugeordnete, immer gleichbleibende Farbe.
Für die Ebenen innerhalb des Grafikspeichers gelten einige Besonderheiten:
Während in der AdHoc-Grafik das Ergebnis Ihrer Einstellungen sofort Auswirkungen
zeigt, geben Sie in der Zeit- und Feldgrafik eines Grafikspeichers an, aus welcher
Ebene die Daten der Felder übernommen werden sollen, die Sie in die Grafik via
Drag-and-Drop ziehen. Diese Einstellung lässt sich auch nachträglich innerhalb der
Grafikspeicherliste ändern (siehe Abschnitt "Grafikspeicher - Der Editor").
In der Ebenengrafik eines Grafikspeichers hingegen bestimmen Sie mit den
Ebenenbuttons, welche Ebenen auf der X-Achse zu allen Feldern angezeigt werden
sollen, die Sie in den Grafikspeicher abgelegt haben. Beachten Sie, dass sich durch
Änderungen der Ebenenbuttons auch das Datenmaterial im Grafikspeicher ändert.
8.5.7
Grafikeinstellungen
Über das folgende Symbol in der Bedienleiste
Grafikeinstellungen".
gelangen Sie
in das
Fenster "
Symbol für Grafikeinstellungen
Hier können Sie grundlegende Einstellungen, wie die Auswahl des Grafiktypen oder der
Darstellungsebene, vornehmen. Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten dieses Dialogs
finden Sie auch innerhalb der Bedienleiste der grafischen Analyse. Beachten Sie, dass
jeder Grafikspeicher seine eigenen Einstellungen erhält. Jedoch können Sie die
vorhandenen Einstellungen durch Kopieren eines Grafikspeichers für eine andere Grafik
übernehmen.
Sie befinden sich in den Grafikeinstellungen:
Überprüfen Sie hier noch einmal die Einstellung der X-Achsen Dimension ("Zeit",
"Feld", "Ebene"). Sie können hier die Einstellung ändern, welche dann direkt in der
Buttonleiste unterhalb des Zeitschiebers übernommen wird.
Legen Sie hier fest, ob nur das aktuelle Feld oder alle Tochterfelder des aktuellen
Feldes angezeigt werden sollen. Die Option "alle Tochterfelder anzeigen" können
Sie auch direkt über das entsprechende Symbol in der Bedienleiste anwählen. Für
den Grafikspeicher gilt im Unterschied zur AdHoc-Grafik, dass bei aktivierter Option,
beim nächsten Hineinziehen von Daten alle Tochterfelder auf einmal im
Grafikspeicher angelegt werden.
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"Echte Zeitabstände" zeigt verschiedene Zeitabschnitte (z.B. Jahre und Monate)
in proportionalem Verhältnis auf der X-Achse an, sofern als X-Achse die Dimension
"Zeit" eingestellt wurde.
Unter "Darstellungsebene" wählen Sie die Ebene aus, die in der Grafik abgebildet
werden soll (Budget, Ist, Abs. Differenz). Diese Einstellung können Sie auch direkt
durch Aktivierung des entsprechenden Buttons unterhalb des Zeitschiebers
vornehmen.
Unter "Grafiktypenauswahl" stehen Ihnen verschiedene Säulen-, Linien-,
Flächen-, Punkt- und Tortengrafiken zur Verfügung. Während sich für Zeitverläufe
vor allem für Linien-, Punkt- und Flächengrafiken eignen, sind für Feld- und
Ebenendarstellungen vornehmlich Säulen- und Kreisgrafiken zu verwenden.
Wählen Sie die gewünschte Grafik durch Klicken auf den jeweiligen Schalter der
Diagrammtypenauswahl. Ihre Grafik wird sofort an den ausgewählten Diagrammtyp
angepasst. Die wichtigsten Grafiktypen sind auf der Bedienleiste links über direkte
Symbole ebenfalls einstellbar.
Mit "3D-Ansicht" wird der gewählte Grafiktyp dreidimensional dargestellt. Mit dem
Schiebeknopf "3D-Tiefe" stellen Sie die Tiefe der Dreidimensionalität ein.
Mit "Abbrechen" können Sie die Änderungen rückgängig machen
Sie können jede Grafik in die Zwischenablage übernehmen. Wählen Sie hierfür im
Kontextmenü die Option "in Zwischenablage kopieren" aus. Wählen Sie aus, in
welchem Dateiformat Sie Ihre Grafik in die Zwischenablagen kopieren möchten.
Corporate Planner beinhaltet eine automatische Anzeigeoptimierung. Das Programm
optimiert die Skalierung so, dass unterschiedlichste Grafikansichten bestmöglich
angezeigt werden. Der Grafikbereich wird vollständig ausgenutzt, und die Nulllinie ist
immer sichtbar.
Darüber hinaus richtet das Programm automatisch eine dritte Achse an der rechten
Seite der Grafik ein, sofern unterschiedliche Einheiten abgebildet werden müssen. Dies
ist oft der Fall, wenn die Option "Tochterfelder anzeigen" aktiv gesetzt ist und die
Tochterfelder mindestens zwei unterschiedliche Einheiten besitzen. Auf der linken YAchse erscheint dann immer die Einheit, die im System an erster Stelle (meistens EUR)
angelegt wurde (siehe Kapitel "Einstellungen"), und auf der rechten Y-Achse
erscheinen alle übrigen Einheiten.
Wurde für die X-Achse die Dimension "Zeit" eingestellt, können Werte über den
eingestellten Berechnungszeitraum kumuliert werden. Aktivieren Sie dafür in den
Grafikeinstellungen "Kumuliert" oder wählen Sie das entsprechende Symbol in der
Bedienleiste links aus. Im Grafikspeicher können Sie darüber hinaus auch einzelne
Datenebenen kumulieren.
Symbol für kumulierte Darstellung
"Differenziert" zeigt jeweils den Differenzwert zum vorangegangenen Zeitabschnitt
an, sofern als X-Achse die Dimension "Zeit" eingestellt wurde. Im Grafikspeicher
können Sie darüber hinaus auch einzelne Datenebenen differenzieren.
Geblockte Felder können durch Aktivierung des entsprechenden Kontrollkästchens
oder Anwahl des entsprechenden Symbols in der Bedienleiste ausgeblendet
werden. Diese Funktion kann ausschließlich innerhalb der AdHoc-Grafik ausgewählt
werden, da Sie innerhalb des Grafikspeichers selbst bestimmen können, ob die Daten
eines geblockten Feldes angezeigt werden sollen oder nicht.
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Symbol für geblockte Felder anzeigen
8.5.8
Grafiktypen
Corporate Planner verwendet Symbole, um die verschiedenen Grafiktypen auf einen
Blick unterscheiden zu können. Alle Grafiktypen stehen Ihnen sowohl in der AdHocGrafik wie auch im Grafikspeicher zur Verfügung. Im Grafikspeicher besteht zusätzlich
die Möglichkeit, verschiedene Diagrammtypen (bis zu vier) in einer Grafik miteinander
zu kombinieren.
Sie lassen sich wie folgt unterteilen:
Grafiken, die Daten im zeitlichen Verlauf darstellen (Liniengrafik, Punktegrafik),
Grafiken, welche die Zusammensetzung von Daten im zeitlichen Verlauf
darstellen (Staffelsäulen, Staffelflächen etc.),
Grafiken, welche die Zusammensetzung von Daten für einen Zeitraum im Zeit-,
Ebenen- oder Feldvergleich darstellen (Säulen nebeneinander, Säulen
hintereinander, Staffelsäulen, Tortengrafiken etc.) und
Grafiken, die neben der einfachen grafischen Umsetzung von Daten gleichzeitig
Analysefunktionen beinhalten (Kumulation).
8.5.8.1
Grafiken – Darstellung von Daten im zeitlichen Verlauf
Zu diesen Grafiktypen gehören zum Beispiel die Liniengrafik, die einfache Säulengrafik
oder die Punktegrafik.
Liniengrafiken zeigen einen zeitlichen Verlauf an und eignen sich besonders,
wenn zeitliche Entwicklungen zweier (oder mehrerer) Felder grafisch verglichen
werden sollen (Einstellung der X-Achse auf die Dimension "Zeit"). Dieser Grafiktyp
wirkt deshalb unterstützend bei der Durchführung von Planspielen. Durch das
Umschalten auf die "3D-Ansicht", entsteht eine Bändergrafik.
Symbol für Liniengrafik anzeigen
Säulengrafiken weisen ebenfalls einen zeitlichen Verlauf auf, können jedoch
auch für die X-Achsen-Dimensionen "Feld" und "Ebene" genutzt werden. Sie
eignet sich besonders als Präsentationsgrafik.
Symbol für Säulengrafik anzeigen
Punktegrafiken werden insbesondere für Streuungsdiagramme eingesetzt.
Symbol für Punktegrafik anzeigen
8.5.8.2
Grafiken – Darstellung von Daten im zeitlichen Verlauf
Zu diesen Grafiktypen gehören Staffelsäulen und Staffelflächen.
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Staffelsäulen
zeigen
sowohl den
zeitlichen
Verlauf
als
auch
die
Zusammensetzung der gewählten Felder an. Die Staffelsäulen eignen sich
besonders gut, um Plan/Ist-Differenzen anschaulich zu machen. Sich gegenseitig
neutralisierende Abweichungen werden bei diesem Grafiktyp sichtbar.
Symbol für Staffelsäulen
Staffelflächen werden wie Staffelsäulen eingesetzt
grafischen Informationen.
und liefern die
gleichen
Symbol für Staffelflächen
8.5.8.3
Grafiken - Darstellung von Daten im Zeit-, Ebenen- oder Feldvergleich
Zu diesem Grafiktyp gehört zum Beispiel die Tortengrafik.
Tortengrafiken zeigen für den gerade eingestellten Zeitraum die Zusammensetzung
der Daten eines Feldes an. Sie können sich beispielsweise bei eingestellter
Dimension "Ebene" unter Auswahl nur des aktuellen Feldes alle Ebenen im
Vergleich anzeigen lassen. Oder Sie stellen als X-Achsen-Dimension "Feld" ein,
aktivieren "Alle Tochterfelder anzeigen" und wählen eine Datenebene aus. Sie
sehen, welchen Teil am Gesamten die Tochterfelder einnehmen. Die Dimension
"Zeit" ist in der Tortengrafik nicht darstellbar. Sollten Sie diese Dimension dennoch
auswählen, schaltet Corporate Planner automatisch in die Liniengrafik um.
Symbol für Tortengrafik
Wenn Sie sich im Grafikspeicher befinden, besteht die Möglichkeit, auch einzelne
Sektoren aus der Tortendarstellung herausziehen. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den gewünschten Sektor der Tortengrafik und wählen Sie im
Kontextmenü anschließend die Funktion "Sektor herausziehen" aus. Sie können das
Tortenstück an dieser Stelle auch in seiner Farbe ändern.
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8.5.8.4
Grafiktypen - Darstellung in Verbindung mit Analysefunktionen
Zu diesen Grafiktypen gehören die 100%-Staffelsäule sowie die 100%-Staffelfläche
.
Beide Grafiktypen zeigen die Zusammensetzung und den zeitlichen Verlauf eines oder
mehrerer Felder. Dieser Grafiktyp beinhaltet die Analysefunktion "%-Anteile in den
Zeitabschnitten anzeigen". Obwohl die absoluten Daten in den einzelnen
Zeitabschnitten (Monaten) unterschiedlich groß sind, werden sie grafisch gleichgesetzt.
Die Zusammensetzung des Feldes wird für jeden Zeitabschnitt in Prozentanteilen
angezeigt.
8.5.9
Grafik - Der Designer
Im Designer können Sie spezifische Grafikeinstellungen hinsichtlich der Darstellung,
Überschrift, Achsenbezeichnungen etc. vornehmen. Sowohl in der AdHoc-Grafik als
auch für jeden einzelnen Grafikspeicher ist diese Option verfügbar. Alle vorgenommenen
Einstellungen bzw. Änderungen im Designer sind sofort in der Grafik sichtbar.
Rufen Sie den Designer über das entsprechende Symbol in der Bedienleiste auf.
Alternativ können Sie diesen auch per Doppelklick in die Grafik oder über das
Kontextmenü durch Klicken mit der rechten Maustaste aufrufen.
Symbol für den Designer
Es öffnet sich im oberen Bildschirmbereich anstelle der Baumstruktur eine Auswahl der
folgenden Registerkarten:
'Allgemein'
'Hintergrund'
'Achsen'
'Wände' (nur bei Auswahl der 3D-Ansicht aktiv)
'Kopfzeile'
'Legende'
Einige der hier auswählbaren Optionen wie z.B. die Achsenbezeichnungen oder die
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Überschrift können Sie mit einem direkten Doppelklick auf das jeweilige Element in der
Grafik definieren. Einen 'eigenen Doppelklick' haben der Grafik-Titel, die Legende, die
Achsen, die Achsentitel, die Achsenbeschriftung und das Logo. Es erscheint dann der
entsprechende Dialog, in dem Sie beliebige Änderungen vornehmen können. Durch
Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das entsprechende Kontextmenü
aufrufen. Ein 'eigenes Kontextmenü' haben die Legende, das Logo, die Achsen und
die Grafik.
8.5.9.1
Designer - Registerkarte 'Allgemein'
Hier können generelle Einstellungen hinsichtlich der Grafikränder, des Logos, der Ansicht
etc. vorgenommen werden.
Die "3D-Ansicht" ermöglicht eine dreidimensionale Perspektive Ihrer Grafik.
Bestimmen Sie mit Hilfe des Schiebeknopfes die 3D-Tiefe.
"Rahmen anzeigen" zeichnet einen dünnen Rahmen um die Grafik.
"Zahlen anzeigen" schreibt die Werte in die jeweilige Grafik. Die Anzeige der Werte
wird entsprechend der jeweiligen Einstellungen in den Feldeigenschaften
vorgenommen (Funktionsbereich Strukturbearbeitung
"Struktur bearbeiten"
"Eigenschaften"). Corporate Planner optimiert die Anzeige der Zahlen
selbstständig, abhängig von dem verfügbaren Platz in der Darstellung.
Mit "Hinweise als Fußnote anzeigen" werden Besonderheiten der Berechnung in
der Fußzeile angezeigt.
Mit "Farbverlauf auf Säulen" können Sie Ihre Säulengrafik mit einem Farbverlauf
versehen.
Geben Sie unter "Ränder" die gewünschten Randmaße für die Platzierung Ihrer
Grafik im Druckbereich an.
"Logo aus" schaltet die Einblendung des Logos aus. Ein Logo kann eingerahmt
und/oder transparent angezeigt werden. Es kann in der Grafik links, zentriert
oder rechts oben erscheinen oder alternativ vom Anwender selbst positioniert
werden. Wählen Sie die Option "Manuell" und ziehen Sie mit gedrückter linker
Maustaste das Logo an die gewünschte Position. Beachten Sie, dass die LogoEinstellungen,
die
in
den
"Datenbasiseinstellungen"
(Funktionsbereich
Einstellungen) hinterlegt werden, die hier vorgenommenen Logo-Einstellungen
überschreiben. Dies gilt auch für alle Grafikspeicher, die dasselbe Logo verwenden.
Generell kann jedem Grafikspeicher aber ein eigenes individuelles Logo zugeordnet
werden. Ein Doppelklick auf das Logo in einem Grafikspeicher öffnet den Dialog
'Logo laden'. Sie können dann eine andere Bildquelle einfügen. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das Logo, um das entsprechende Kontextmenü zu öffnen.
Hier stehen Ihnen weitere Befehle wie z.B. "Einrahmen", "Transparent" und
"Rahmen bearbeiten" für die Gestaltung des Logos zur Verfügung.
Die Optionen zum Laden und Speichern eines Logos sowie zum Austausch mit der
Zwischenablage stehen nur im Grafikspeicher zur Verfügung.
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8.5.9.2
Designer - Registerkarte 'Hintergrund'
Auf dieser Registerkarte können Sie die Hintergrundfarben der Grafik festlegen.
"Aktiv" schaltet einen Farbverlauf ein.
Die "Hintergrundfarbe" wird als Anfangsfarbe und die "Endfarbe" für das Ende
des Farbverlaufs verwendet. Es erscheint das Fenster 'Farbe'. Dort können Sie für
das angewählte Kästchen eine individuelle Farbe selbst definieren ('Farbe
hinzufügen') oder andere Grundfarben auswählen. Ist kein Farbverlauf aktiviert,
wird die unter 'Hintergrundfarbe' eingestellte Farbe als Hintergrundfarbe
verwendet.
Im Pull-Down-Menü Richtung stellen Sie die Richtung des Farbverlaufs ein.
Durch Klicken auf "Hintergrundbild" können Sie beliebige externe Bilddateien als
Hintergrundbild einbinden. Aktivieren Sie zur Anzeige das Kontrollkästchen
"Hintergrundbild anzeigen". Wird "Hintergrundbild anzeigen" deaktiviert,
werden die übrigen Einstellungen wieder sichtbar. Das Bild bleibt im Programm
gespeichert und kann jederzeit wieder aktiviert werden, bis ein anderes Bild geladen
wird.
8.5.9.3
Designer - Registerkarte 'Achsen'
Auf dieser Registerkarte können Sie nähere Angaben zu den Grafikachsen machen.
Die Option "Alle Achsen aus" blendet alle Achsenbeschriftungen der X- und YAchse aus. Die vorherigen Einstellungen bleiben erhalten und können jederzeit
wieder aktiviert werden.
"Keine Gitternetzlinien" blendet alle Gitternetzlinien im Grafikhintergrund aus. Die
vorherigen Einstellungen bleiben erhalten und können jederzeit wieder aktiviert
werden.
Unter "Achse auswählen" aktivieren Sie diejenige Achse, die Sie mit Hilfe der
Registerkarten rechts bearbeiten möchten.
"Achse aus" schaltet die oben eingestellte Achse in der Grafik aus.
Die Optionen der gesamten Registerkarte 'Achsen' erreichen Sie ebenso über das
Kontextmenü durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Achse
in der Grafik.
Registerkarte 'Allgemein'
Sie legen fest, ob Achsenlinien angezeigt werden, wie breit und welche Farbe diese
Linien haben sollen. Des Weiteren können Sie festlegen, dass die Achse eine
logarithmische Skala erhält. Die Funktion "Logarithmisch" ist für Achsen mit einer
linken und ggf. rechten Y-Achse verfügbar, die keine negativen Werte annimmt.
Corporate Planner blendet diese Funktion dann automatisch ein. "Invertiert" stellt die
jeweilige Achse von hinten nach vorne dar.
Sie erhalten denselben Dialog durch einen Doppelklick auf die gewünschte Achse in der
Grafik.
Registerkarte 'Benennung'
Auf der Registerkarte 'Benennung' geben Sie der Achse eine Bezeichnung. Diese kann
automatisch erstellt oder durch Eingabe eines individuellen Texts erzeugt werden. Ist
die Option "automatisch" aktiviert, benennt Corporate Planner die Achsen mit der im
Programm definierten Einheit. Des Weiteren legen Sie hier das Format (Hoch- oder
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Querformat), die Schriftart der
(automatisch oder definierbar) fest.
Achsenbezeichnung
sowie
den
Randabstand
Registerkarte 'Beschriftung'
Legen Sie hier die X- und Y-Achsenbeschriftung, das Format und die Schriftart der
Achsenbeschriftung (hoch oder quer) sowie den Abstand der Beschriftung zum
Rand (automatisch oder definierbar) fest. Sie erhalten den gleichen Dialog durch
Doppelklicken auf die Beschriftung der gewünschten Achse in der Grafik.
Registerkarte 'Gitter'
Bestimmen Sie hier, die Anzeige der Gitternetzlinie, deren Breite, Farbe und den Stil (
Linie, Striche, Punkte etc.).
8.5.9.4
Designer - Registerkarte 'Wände' (optional)
Diese Registerkarte erscheint nur bei aktivierter Option "3D-Ansicht" (Registerkarte
'Allgemein'). Hier legen Sie die Hintergrundfarben der Grafikwände fest.
Die Option "Alle Wände aus" schaltet die Wandfarben aller Grafikwände aus
(transparent).
Wählen Sie die gewünschte Registerkarte ('Linke Wand', 'Untere Wand',
'Hintere Wand') aus, und legen Sie per Klick auf den Button "Hintergrundfarbe"
oder per Klick auf das Farbkästchen die gewünschte Hintergrundfarbe fest.
"Transparent" stellt den ursprünglichen Hintergrund wieder her.
Unter "Größe" stellen Sie das Maß der dreidimensionalen Ausdehnung einer Wand
ein.
Die
Option
"3D-Schattierung"
schattiert
dreidimensionale
Grafikwände
entsprechend.
Per Klick auf die jeweilige Wand in der Grafik können Sie später den Designer
aufrufen und Ihre Einstellungen ändern.
8.5.9.5
Designer - Registerkarte 'Kopfzeile'
Auf dieser Registerkarte legen Sie das Format der Kopfzeile fest. Der Dialog zur
Definition der Grafiküberschrift kann ebenfalls durch einen Doppelklick direkt auf die
Überschrift in der Grafik angewählt werden.
Mit "Kopfzeile aus" schalten Sie die aktuelle Überschrift aus.
Wenn Sie sich in einer AdHoc-Grafik befinden, können Sie zudem das
Optionsschaltfeld "Automatisch" aktivieren und auf diese Weise eine Überschrift
bestehend aus dem Feldnamen und der Datenebene generieren. In einem
Grafikspeicher hingegen werden individuelle Überschriften vergeben, so dass dort die
automatische Überschriftenerzeugung nicht zur Verfügung steht.
Gleiches gilt für die Option "Text", über die Sie einen individuellen Text als
Überschrift eingeben können. Sofern Sie sich in der AdHoc-Grafik befinden, stehen
Ihnen Platzhalter für Feldkurzname, Feldlangname, Zeitraum, Datenebene,
Einheit und Berechnung zur Verfügung. Die Auswirkungen werden sofort in der
Grafik sichtbar.
Die Option "Rahmen" zieht einen Rahmen um die Überschrift, dessen Breite und
Farbe Sie individuell festlegen. "Rahmen anpassen" passt die Rahmengröße
automatisch an die Größe der Überschrift an.
Durch Klicken auf den Button "Schrift.." legen Sie Schriftart, -schnitt, -grad, farbe etc. fest.
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Mit "Hintergrundfarbe" hinterlegen Sie der Überschrift eine Farbe. Die Option
"Transparent" stellt den Urzustand wieder her.
Die Ausrichtung der Überschrift kann links, rechts oder zentriert angegeben
werden.
8.5.9.6
Designer - Registerkarte 'Legende'
Auf dieser Registerkarte legen Sie das Format der Grafiklegende fest.
Aktivieren Sie im Bereich 'Legende anzeigen:' die Option "automatisch", wenn
die Legende immer angezeigt werden soll, es sei denn nur ein Feld wird in der Grafik
angezeigt. Stellen Sie "immer an" ein, wenn die Legende immer angezeigt und
"immer aus", wenn die Legende immer ausgeblendet werden soll.
Legen Sie unter 'Position:' die Position der Legende in Bezug auf die Grafik fest (
"Links", "Rechts", "Oben", "Unten").
Über das "Farbkästchen" kann der Grafikhintergrund individuell eingefärbt werden.
Die Option "Transparent" stellt den Urzustand wieder her.
8.5.10
Grafikspeicher – Der Editor
In einem Corporate Planner–Grafikspeicher haben Sie die Möglichkeit, alle in der
Abbildung dargestellten Felder mit ihren Ebenen, Zeiträumen, Grafiktypen etc. im Editor
zu bearbeiten und ihren individuellen Wünschen entsprechend anzuzeigen. Diese Option
steht Ihnen ausschließlich im Grafikspeicher, nicht aber in der AdHoc-Grafik zur
Verfügung. Den Editor können Sie starten, indem Sie im Grafikspeicher auf das Symbol
für "Datenebenen bearbeiten" klicken.
Symbol des Grafikspeichers
Symbol für Datenebenen bearbeiten
Im oberen Bildschirmbereich erscheint eine tabellarische Auflistung der in der Grafik
abgebildeten Felder inklusive Informationen zur Datenebene, der Zeitspanne,
Berechnungsformen, Grafiktyp und farblicher Darstellung. Spaltenweise können Sie hier
entweder global (durch Anklicken der jeweiligen Spaltenköpfe) für alle angezeigten
Felder Einstellungen vornehmen oder individuell einzelne Eigenschaften für die
Datenebenen definieren. Alle Einstellungen und Änderungen, die Sie hier vornehmen,
werden sofort in der Grafik übernommen.
Alternativ können Sie den Editor auch durch einen Doppelklick auf einen Graphen in der
Abbildung öffnen. Beachten Sie aber, dass Sie exakt auf den Graphen klicken, da sich
sonst der Designer öffnet.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Benennen
Klicken Sie in der Spalte 'Benennung' die gewünschte Zeile für die Vergabe eines
neuen Namens an. Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie mit Platzhaltern
arbeiten oder einen freien Text hinterlegen. Über den Button "Standard" können Sie
einen eindeutigen Namen vergeben. Bei der Arbeit mit Platzhaltern (Datenebene,
Feldkurzname, Feldlangname, Konto, Einheit, Kumuliert und Zeitraum) können Sie den
gewünschten Namen durch Klicken auf "Alle" für alle Datenebenen gleichzeitig
anwenden. Diese Einstellungen werden direkt in der Legende der jeweiligen Darstellung
angezeigt. Durch Anklicken des Spaltenkopfes werden global alle angezeigten Felder
in
der
Grundeinstellung
von
Corporate
Planner
beschriftet.
Diese
Einstellungsmöglichkeiten gelten für die Zeit,- Feld- und die Ebenengrafik.
Feld
In einer Zeit-, Feld- oder Ebenengrafik können Sie durch Anklicken der Datenebene in
der Spalte "Feld" die Feldauswahl jederzeit nachträglich ändern.
Ebene
In der Zeit- und Feldgrafik wählen Sie durch Anklicken der Spalte "Ebene" über ein
Drop-Down-Menü die gewünschte Datenebene aus. Innerhalb der Ebenengrafik wird
diese Spalte nicht angezeigt.
Zeitspanne
In dieser Spalte steht "automatisch", was signalisiert, dass immer der aktuell
eingestellte Berechnungszeitraum verwendet wird.
Aktiv
Blenden Sie mit der "Aktiv-Funktion" innerhalb einer Zeitgrafik einzelne Felder ein oder
wieder aus. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie einzelne Datenebenen temporär aus der
Grafik entfernen, ohne diese zu löschen.
Kumuliert
In der Spalte "kumuliert" (nur in der Zeitgrafik verfügbar) aktivieren oder deaktivieren
Sie zeilenweise die kumulierte Darstellung von Werten. Mit einem Klick in den
Spaltenkopf deaktivieren oder aktiveren Sie die kumulierte Ansicht der Daten für alle
Felder in der Grafikspeicherliste.
Differenziert
Wie in der Spalte "kumuliert" können Sie hier zeilenweise die differenzierte Darstellung
(nur in der Zeitgrafik verfügbar) der Felder aktivieren oder deaktivieren. Durch Anklicken
des Spaltenkopfes werden alle Zeilen differenziert oder nach einem erneuten Klick
normal angezeigt.
Typ
Klicken Sie für die Auswahl eines Diagrammtyps in der Spalte "Typ" den gewünschten
Feldpunkt bzw. die gewünschte Datenebene an. Im darauf folgenden Pop-Up-Menü
wählen Sie dann den gewünschten Diagrammtyp aus. Sie können hier z.B. alle vier
hintereinander orientierten Diagrammtypen in einer Darstellung kombinieren ("Linien",
"Punkte", "Säulen hintereinander", "Flächen hintereinander").
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Farbe
Für die Einstellung einer individuellen Farbhinterlegung klicken Sie in der zu
bearbeitenden Zeile die Spalte "Farbe" an und wählen in dem sich öffnenden Fenster
die gewünschte Farb-Hinterlegung aus. Durch Anklicken des Spaltenkopfes werden alle
Felder in der Grundeinstellung von Corporate Planner farblich dargestellt.
Bitte beachten Sie für die Ebenengrafik, dass bei der Darstellung von nur einem Feld
aus Gründen der Übersichtlichkeit, die Ebenenpunkte mit ihrer fest zugeordneten Farbe
angezeigt werden.
Weitere Funktionen
Entfernen von Datenebenen
Wenn Sie einzelne Datenebenen aus der Grafikspeicherliste entfernen möchten,
markieren Sie die gewünschte Zeile in der Liste und drücken auf Ihrer Tastatur die
'Del-' oder 'Entfernen'-Taste. Bei der Markierung mehrerer Datenebenen können Sie
diese im darauf folgenden Dialogfenster durch Anklicken des Buttons "Ja" einzeln oder
mit dem Button "Alle löschen" sofort alle entfernen.
Sortierung einer Datenebene
Die Reihenfolge der Datenebenen in der Grafikspeicherliste kann individuell sortiert
werden. Mit Hilfe der Up-/Down-Sortierungspfeile auf der rechten Seite der Liste
kann die Position einer markierten Zeile verändert werden. So kann z.B. eine
Datenebene mit dem nach unten gerichteten Pfeil eine Position nach unten verschoben
werden. Im Darstellungsbereich der Grafik wandert diese Datenebene entsprechend um
eine Position nach hinten. Diese Funktion ist vor allem in einer 3D-Grafik hilfreich, um
die Reihen mit den höchsten Werten in den hinteren Bereich zu verschieben, so dass
auch die Datenebenen mit geringeren Werten sichtbar werden.
8.6
Kennzahlenanalyse
Anhand von Kennzahlen werden Informationen verdichtet, um betriebliche Sachverhalte
quantitativ messbar zu machen. Kennzahlen dienen also dazu betriebliche
Entscheidungen fundiert treffen und Abläufe und Ergebnisse im Unternehmen
kontrollieren zu können.
Dafür bietet Corporate Planner ein umfangreiches Kennzahlen-Informationssystem, mit
dem beliebige betriebswirtschaftliche Kennzahlen angelegt und für unterschiedliche
Zeiträume per Mausklick berechnet werden können. Im Funktionsbereich Analysen
befindet sich dafür die "Kennzahlenanalyse", mit der die in der Baumstruktur
definierten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen detailliert angezeigt werden und über
zahlenmäßig abbildbare Situationen und Entwicklungen des Unternehmens oder dessen
Teilbereiche informiert. Unter dem Eintrag "Kennzahlensysteme" finden Sie die aus
der Theorie bekannten wichtigsten Kennzahlensysteme, z.B. die Berechnung des ROI
nach DuPont und das ZVEI-Kennzahlensystem.
Symbol der Kennzahlenanalyse
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
8.6.1
Kennzahlentypen
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen können auf verschiedene Weise
werden. Folgende Systematisierungen sollen hier kurz erläutert werden:
systematisiert
Einteilung in absolute Kennzahlen und Verhältniskennzahlen
Absolute Kennzahlen (z.B. Anzahl Mitarbeiter)
Verhältniskennzahlen (z.B. Materialaufwandsquote)
Einteilung nach dem betriebswirtschaftlichen Inhalt
Die Einteilung nach dem betriebswirtschaftlichen Inhalt von Kennzahlen ist je nach
Unternehmen, Branche und Zielsetzung unterschiedlich. Infolgedessen bietet auch
Corporate
Planner
freie
Gestaltungsund
Einteilungsmöglichkeiten
für
Kennzahlengruppen.
Sie haben die Möglichkeit, die für Sie relevanten Kennzahlen einer Gruppe
zuzuordnen, um diese dort bei Bedarf geordnet und übersichtlich aufrufen zu können
(siehe unter Kennzahlengruppen). Je nachdem, welche Datenebenen gerade im
Fenster 'Zentrale Sicht' angewählt sind, werden diese auch im Kennzahlenfenster
angezeigt.
8.6.1.1
Absolute Kennzahlen
Absolute Kennzahlen geben unmittelbare Auskunft über die Größe eines Wertes. Bei
isolierter Betrachtung sind diese Kennzahlen jedoch nur schwer nachvollziehbar. Die
Aussage 'Wir ha be n 100 M illione n Um sa t z ge ne rie rt ' ist beispielsweise wenig
aussagekräftig. Erst durch den Vergleich mit anderen absoluten Zahlen, z.B. im Rahmen
eines Soll-Ist-Vergleichs oder im Vergleich zum Wettbewerb erlangt die Aussage an
Bedeutung.
Beispiele für absolute Kennzahlen:
Einzelwerte (z.B. Anzahl Mitarbeiter, Kassenbestand)
Summen (z.B. Bilanzsumme)
Differenzen (z.B. Betriebsergebnis)
Mittelwerte (z.B. durchschnittlicher Lagerbestand)
8.6.1.2
Verhältniskennzahlen
Verhältniszahlen sind relative Größen, bei denen Sachverhalte in Beziehung zueinander
gesetzt werden, zwischen denen ein sachlicher Zusammenhang besteht. (z.B.
Wirtschaftlichkeit = Ertrag / Aufwand). Großes Datenmaterial bzw. Zahlenmengen
werden mit Hilfe von Verhältniskennzahlen verdichtet und auf diese Weise zu
aussagekräftigen Schlüsselzahlen. Die Aussagekraft einer Verhältniskennzahl ist dann
eingeschränkt, wenn die zugrunde liegenden absoluten Werte unbekannt sind, da die
Ursache des Ergebnisses nicht exakt ermittelt werden kann. Verhältniszahlen können
Gliederungs-, Beziehungs- oder Mess-/Indexzahlen sein:
Gliederungszahlen geben den jeweiligen Anteil einer bestimmten Größe (z.B.
Personalkosten) an einer Gesamtmenge (z.B. Gesamtkosten) an. Gliederungszahlen
unterstützen beispielweise eine Aufteilung des Umsatzes nach Produkten, Kunden
oder Regionen.
Beziehungszahlen setzen zwei verschiedenartige Größen, die zueinander in
sachlicher Beziehung stehen, ins Verhältnis (z.B. Rentabilität als Verhältnis von
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Gewinn zu Kapital). Zähler und Nenner können in derselben oder in unterschiedlichen
Dimensionen gemessen werden (EUR zu EUR bzw. EUR zu Stunden), müssen sich
aber auf den gleichen Zeitraum beziehen.
Mess-/Indexzahlen setzen zwei gleichgeordnete und gleichartige Größen, die sich
zeitlich und örtlich unterscheiden, zueinander ins Verhältnis. Dabei wird die
Zählergröße zu einer Basisgröße in Beziehung gesetzt (z.B. Ergebnis 2003 / Ergebnis
2002; Export / Import; Fremdkapital / Eigenkapital).
8.6.1.3
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
Die Einteilung nach dem betriebswirtschaftlichen Inhalt von Kennzahlen ist je nach
Unternehmen, Branche und Zielsetzung unterschiedlich. Corporate Planner bietet dem
Anwender freie Gestaltungs- und Einteilungsmöglichkeiten. Eigene Bereichsfenster für
Vertriebskennzahlen, Finanzen oder unterschiedliche Tochtergesellschaften etc. sind
denkbar.
Eine andere mögliche Einteilung könnte folgendermaßen aussehen:
Kennzahlen zur Erfolgslage (z.B. Gewinn, Betriebsergebnis, Wirtschaftlichkeit, BreakEven-Punkt)
Kennzahlen zur Finanzlage (z.B. Cashflow, Liquidität, Verschuldungsgrad)
Kennzahlen im Bereich Beschaffung
Kennzahlen im Bereich Lagerwirtschaft
Kennzahlen im Bereich Fertigung
Kennzahlen im Bereich Vertrieb
Kennzahlen im Bereich Personal usw.
8.6.2
Kennzahlen definieren
Sie können in Corporate Planner betriebswirtschaftliche Kennzahlen individuell
definieren. Dafür wird die Feldart "Kennzahl" verwendet. Mehr zu dieser Feldart
inklusive einiger Beispiele finden Sie im Kapitel "Daten- und Feldarten".
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Bewegen Sie sich im Strukturbaum an diejenige Position, an der Sie ein neues
Kennzahlenfeld anlegen wollen.
Wählen Sie im Funktionsbereich Strukturbearbeitung den Eintrag "Struktur
bearbeiten".
Wählen Sie den Button "Neu", um ein neues Feld anzulegen. Es erscheint die Frage,
wo das neue Feld in der Struktur eingefügt werden soll ("darüber", "darunter",
"links" oder "rechts" vom aktuellen Feld). Wählen Sie die von Ihnen gewünschte
Option.
Es öffnet sich das Fenster 'Feldeigenschaften', in dem Sie den Kurznamen und
eine Feldbeschreibung für das neue Feld angeben.
Auf der Registerkarte 'Eigenschaften' unter 'Feldart' wählen Sie den Feldtyp
"Kennzahl".
Es öffnet sich das Fenster 'Eigenschaften der Kennzahl', wo Sie zunächst den
gewünschten Kennzahlentyp auswählen.
H inwe is :
Legen Sie einen Querverweis auf ein Kennzahlenfeld, so rechnet
dieser automatisch wie eine Kennzahl. Dies hat zur Folge, dass
der Querverweis im Baum nicht ins Mutterfeld rechnet, da er
vom System automatisch auf 'informativ, nicht saldierend'
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gesetzt wird.
8.6.2.1
Kennzahlentypen
Die folgenden fünf Kennzahlentypen stehen Ihnen in Corporate Planner zur Verfügung:
Absolute Kennzahlen
Absolute Kennzahlen mit Summen im Zeitraum (z.B. Umsatz)
Absolute Kennzahlen mit zeitlichem Durchschnitt (z.B. Anzahl Mitarbeiter)
Absolute Kennzahlen mit Endbestand eines Zeitraumes (z.B. Lagerbestand)
Verhältniskennzahlen
(f1/f2)*C mit jeweils Summe, Mittel oder Endwert des Berechnungszeitraums für jede
Variable
Beispiele: Traditionelle Quoten-Kennzahlen
Summe(Feld1)/Summe(Feld2)*C
(z.B. Materialaufwandsquote)
Summe(Feld1)/Durchschnitt(Feld2)*C
(z.B. Umsatz pro Mitarbeiter)
Durchschnitt(Feld1)/Durchschnitt(Feld2)*C
(z.B. Durchschnittliche Kosten pro Mitarbeiter)
Endbestand im Zeitraum(Feld1)/Durchschnitt(Feld2)*C
(z.B. Durchschnittliche Lagerdauer)
Endbestand(Feld1)/Endbestand(Feld2)*C
(z.B. Verschuldungsgrad)
(f1*f2*f3*f4)*C mit jeweils Summe, Mittel oder Endwert des Berechnungszeitraums
für jede Variable
Diese Formel eignet sich beispielsweise für die Multiplikation einer Kennzahl mit einer
anderen Kennzahl.
(f1/f2)*(f3/f4)*C mit jeweils Summe, Mittel oder Endwert des Berechnungszeitraums
für jede Variable
Diese Formel dient beispielsweise der Berechnung des Return on Investment (ROI) nach
DuPont.
Wurzel aus (f1*f2*C)/(f3*f4) mit jeweils Summe, Mittel oder Endwert
Berechnungszeitraums für jede Variable
Mit dieser Formel können Sie beispielsweise die optimale Bestellmenge berechnen.
des
f1 / (1+C)n mit f1 = Periodenwert und C = % Abzinsung pro Jahr n (einzugeben im
Format '0,...' z.B. für 10 % = 0,1)
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Mit dieser Formel könnten beispielsweise die Berechnung des Nettobarwertes (
Kapitalwertes) erfolgen. Der berechnete Nettobarwert wird in die Zielperiode
eingetragen, d.h. der Wert für 3 Perioden Laufzeit wird in der 3. Periode ausgegeben,
der für 4 Perioden in der 4. etc. Wenn die Anfangskosten innerhalb der 1. Periode der
Barwertberechnung anfallen, stellt man den Beginn des Berechnungszeitraumes auf eine
Periode vor dem Beginn der Investition ein. Der Abzinsungssatz wird als Rate pro Jahr
angegeben. Wird die Darstellung auf kürzere Perioden als 1 Jahr eingestellt, berechnet
Corporate Planner unterjährige Zinsen, d.h. die Ergebnisse sind abhängig von der
eingestellten Perioden-Ansicht. Dies gilt auch für die Tabellen und die Reports, in denen
die eingestellte Periodenlänge nicht unmittelbar sichtbar ist.
Aufgrund der verschiedensten Wahlmöglichkeiten (Kennzahlentyp + z.B. Summe(f1) mit
Summe(f2), Summe(f1) mit Mittel(f2), Mittel(f1) mit Summe(f2)) ergeben sich somit
theoretisch insgesamt 256 verschiedene Kennzahlentypen. Für betriebswirtschaftliche
Zwecke werden Sie nur einen Teil davon wirklich verwenden können.
8.6.2.2
Kennzahlentyp zuordnen
Ordnen Sie im Fenster 'Eigenschaften der Kennzahl' dem ausgewählten Feld einen
vordefinierten Kennzahlentyp zu. Wie zuvor erläutert umfasst ein Kennzahlentyp
eine oder mehrere Feldvariablen, die in der Baumstruktur angelegt sein müssen und über
Platzhalter verknüpft werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie den gesuchten Kennzahlentyp durch Anklicken des Optionsschaltfeldes
aus. Danach wählen Sie die für die jeweilige Kennzahlenformel erforderlichen Felder
(Feldvariablen f1 und f2 bzw. f1, f2, f3, f4) aus. Klicken Sie auf den Button "f1" und
die Baumstruktur erscheint in einem separaten Fenster. Springen Sie zum
gewünschten Feld und wählen Sie es per Doppelklick aus.
Nicht zugeordnete Platzhalter werden =1 gesetzt. So können Sie auch
abgewandelte Kennzahlentypen erzeugen.
Wählen Sie anschließend rechts im Bereich 'im Berechnungszeitraum' für das f1
zugeordnete Feld die entsprechende Feldeigenschaft aus, die für die Berechnung
der Kennzahl gilt. Entsprechend verfahren Sie für das f2-Feld (bzw. f3- und f4Feld).
Trifft die in den Feldeigenschaften eingestellte Ergebnisdarstellung zu, wählen Sie
die Option "Summe/Mittel/Anfangswert/Endwert wie Feldeigenschaften".
Erfordert die Formel zur Kennzahlenberechnung jedoch eine bestimmte
Ergebnisdarstellung, wählen Sie die entsprechende Option aus.
Geben Sie für die gewählte Formel noch die richtige Konstante ein (z.B. C=1 oder
C=100).
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Mit "OK" bestätigen Sie die Kennzahlendefinition.
Definieren Sie im Fenster 'Feldeigenschaften' des Kennzahlenfeldes die
gewünschte Einheit (€, MA), evtl. auch Warngrenzen sowie die Anzahl der
Nachkommastellen für die Anzeige der Kennzahl und bestätigen Sie Ihre
Einstellungen mit.
In der Baumstruktur erhält die angelegte Kennzahl an der rechten Feldseite ein
blaues Dreieck, mit dem ein direktes Springen in die Kennzahlendefinition möglich ist.
Per Klick auf das Dreieck oder mit der rechten Pfeiltaste öffnet sich das Fenster
'Eigenschaften
der
Kennzahl'.
An
dieser
Stelle
können
keine
Einstellungsänderungen vorgenommen werden.
8.6.3
Kennzahlengruppen definieren
In einer Corporate Planner-Datenbasis werden alle als Kennzahl definierten Felder
zunächst der Gruppe 'alle Kennzahlenfelder' zugewiesen und direkt
im
Kennzahlenfenster angezeigt. Dieses Fenster öffnen Sie über den Funktionsbereich
Analysen und den Eintrag "Kennzahlenanalyse" oder alternativ über das Symbol in
der Iconleiste.
Symbol der Kennzahlenanalyse
Für die individuelle Ordnung können Sie auch eigene Kennzahlengruppen definieren
und zuvor erstellte Verhältniskennzahlen und/oder absolute Kennzahlen sowie jedes
beliebige andere Feld (= nicht explizit definierte Kennzahlenfelder) aus der Baumstruktur
diesen Gruppen zuordnen.
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Gehen Sie beim Anlegen einer neuen Kennzahlengruppe wie folgt vor:
Klicken Sie auf das
Kennzahlenanalyse.
Symbol
"Gruppe
wechseln"
in
der
Werkzeugleiste
der
Symbol für Gruppe wechseln
- 302 -
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Sie gelangen in das Fenster 'Kennzahlengruppe auswählen':
Im Fenster 'Kennzahlengruppe auswählen' haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Kennzahlengruppen anzeigen
Einstellungen ändern
Neue Kennzahlengruppen erstellen
Kennzahlengruppen kopieren
Kennzahlengruppen löschen.
Anzeigen
Über "Anzeigen" wird die ausgewählte Kennzahlengruppe dargestellt.
Einstellungen
Über den Button
Kennzahlengruppe.
"Einstellungen"
gelangen
- 303 -
Sie
in
die
Einstellungen
der
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Sie haben hier die folgenden Möglichkeiten, die Einstellungen zu ändern:
Sie können eine neue Kennzahl aus der Baumstruktur der aktiven Kennzahlengruppe
hinzufügen.
Sie können eine bestehende Kennzahl aus der aktiven Kennzahlengruppe
entfernen.
Sie können alle Kennzahlen der aktiven Gruppe entfernen.
Sie können die Tochterfelder des aktiven Feldes in der Baumstruktur der
eingestellten Kennzahlengruppe hinzufügen.
Sie können Trennzeilen einfügen.
Sie können die Reihenfolge der Kennzahlen einer Gruppe durch Verschieben ändern (
"nach oben" bzw. "nach unten")
Das aktuelle Feld (die Kennzahl) erscheint in der Auswahlmaske mit seinem Langnamen
(Feldbeschreibung) unter der zuvor markierten Kennzahl und steht nun in dieser
Kennzahlengruppe für Abfragen permanent zur Verfügung. Verfahren Sie genauso für
alle weiteren Felder, die Sie dieser Gruppe zuordnen wollen. Bestätigen Sie Ihre
Einstellungen mit "OK". Die definierte Kennzahlengruppe können Sie jetzt immer im
Kennzahlenfenster mit dem jeweils gerade gewünschten Berechnungszeitraum und den
gewünschten Datenebenen anzeigen und ausdrucken.
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Neu
Über den Button "Neu" können Sie eine Kennzahlengruppe neu anlegen und dieser die
zugehörigen Kennzahlen zuordnen. Vergeben Sie der Gruppe einen Namen.
Kopieren
Wenn Sie den Button "Kopieren' betätigen, können Sie von der ausgewählten
Kennzahlengruppe eine Kopie erzeugen.
Löschen
Wenn sie den Button "Löschen"
Kennzahlengruppe löschen.
betätigen,
können
Sie
die
ausgewählte
Durch Schließen des Dialogs gelangen Sie zurück in das Kennzahlenfenster. Die
Darstellung Ihrer Kennzahlengruppe können Sie dort weiter optimieren, indem Sie auf
das Symbol "Titel ändern" klicken. Sie entscheiden hier über den Titel und die Anzeige
eines Logos.
Symbol für Titel ändern
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
H inwe is :
8.7
Das Kennzahlenfenster mit der gewählten Gruppe können Sie
auch ausdrucken.
Kennzahlensysteme
Neben der individuellen Erstellung von Kennzahlen stehen Ihnen in Corporate Planner die
aus der Theorie bekannten und wichtigsten Kennzahlensysteme zur Verfügung:
Bilanzstrukturanalyse nach Hauschildt
Erfolgsanalyse nach Hauschildt
GKV Ergebnisrechnung
Rentabilität und Liquidität nach Reichmann und Lachnit
Return on Capital
Return on Equity
ROI nach DuPont in drei verschiedenen Stufen
Economic Value Added
Werttreiber-Methodik
ZVEI-Kennzahlensystem
3 x 3 Kennzahlenübersicht
4 x 3 Kennzahlenübersicht
4 x 4 Kennzahlenübersicht
Die Grundlagen der Theorie jeweiliger Systeme sollten bekannt sein, da ihre Anwendung
und Aussagekraft im Rahmen dieses Handbuchs nicht ausführlich beschrieben werden.
Kennzahlensysteme definieren
Nachdem Sie in der Baumstruktur Kennzahlenfelder definiert haben, können Sie diese
den jeweiligen Kennzahlensystemen zuordnen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie im Funktionsbereich Analysen den Eintrag "Kennzahlensysteme". Es
erscheint das zuletzt angewählte Kennzahlensystem (z.B. ROI, Erfolgsanalyse). Falls
noch keine Kennzahlensysteme in der Datenbasis angelegt wurden, erscheint ein
leeres Fenster.
Alternativ können Sie die Kennzahlensysteme auch direkt
aus der
Kennzahlenanalyse per Klick auf das Symbol links in der Werkzeugleiste aufrufen.
Symbol für Kennzahlensysteme
Um ein neues Kennzahlensystem zu definieren, klicken Sie in der Bedienleiste auf
das Symbol "Kennzahlensystem auswählen" und es öffnet sich das
entsprechende Fenster.
Symbol für Kennzahlensystem auswählen
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Wenn zuvor noch kein Kennzahlensystem angelegt wurde, stehen Ihnen hier nur die
Buttons "Neu" und "Schließen" zur Verfügung. Alle anderen Buttons sind ausgegraut.
Über den Button "Neu" definieren Sie ein neues Kennzahlensystem.
Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie einen der vorgegebenen Typen aus.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Klicken Sie auf "Anzeigen" und das gewählte
Kennzahlensystem (z.B. ROI nach DuPont, 3 Stufen) wird grafisch angezeigt.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Bewegen Sie den Cursor über das Kennzahlensystem. Erscheint dieser als Hand,
können Sie bestimmte Aktionen durchführen und das Kennzahlensystem in der
Darstellung und Berechnung ändern.
Per Klick auf die Überschrift können Sie den Titel bearbeiten. Hier stehen Platzhalter
für Name des Kennzahlensystems, Firmenname und Zeitraum zur Verfügung.
In der grau hinterlegten Box (Kästchen) erhalten Sie Informationen zum
Berechnungszeitraum,
zu
den
angezeigten
Datenebenen
und
zur
Ampelfunktion. Klicken Sie mit der Cursor-Hand auf den jeweiligen Bereich in der
grauen Box und treffen Sie die gewünschte Definition und/oder geben Sie Texte ein.
Klicken Sie auf eines der beiden Felder zur Definition der "Datenebene". Im Fenster
'Berechnung des Wertes' entscheiden Sie, ob die im Datenbereich der zentralen
Sicht eingestellten Datenebenen übernommen werden oder, ob eine "Feste Ebene"
, die in diesem Fenster speziell ausgewählt wird, verwendet werden soll. Zudem
können Sie einen Zeitversatz zum eingestellten Berechnungszeitraum definieren.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
H inwe is :
Hinterlegen Sie in den Datenebenen der grauen Box 'Budget'
und 'Ist' oder 'Ist' und 'Ist-Vorjahr' und Sie können einen
übersichtlichen Vergleich der Kennzahlen anstellen.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK".
Über das Feld "Ampel" in der grauen Box öffnet sich das Fenster 'Ampelfunktion'.
Hier können Sie entweder die schon eingestellten Warngrenzen aus den
Eigenschaften der jeweiligen (Kennzahlen-) Felder übernehmen (Schaltkästchen
"wie Feld" und "für alle Boxen" anwählen) oder direkt und im Gesamten eine
eigene
Warnfunktion
für
das
angezeigte
Kennzahlensystem bestimmen
(Schaltkästchen "wie Feld" deaktivieren, Warngrenzen eingeben und "für alle
Boxen" anwählen).
Die globale Definition der Warngrenzen für alle Boxen können Sie danach in den
einzelnen (weißen) Boxen auch wieder aufheben und eine individuelle Definition pro
Box vornehmen.
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
Die gelb hinterlegten Boxen (Kästchen) bilden die Bestandteile des
Kennzahlensystems
und
sind
stellenweise
bereits
mit
bestimmten
Berechnungsvorgaben versehen. Falls das Kennzahlensystem selbst nach einer ganz
bestimmten Kennzahl verlangt, muss diese zuvor als (Kennzahlen-) Feld in der
Baumstruktur angelegt worden sein (z.B. die Kennzahl ROI = Return on Investment).
Per Klick auf die gelbe Box öffnen Sie das Fenster 'Feldverbindung und
Textausgabe'. Über die Option "Feldverbindung" hinterlegen Sie das zugehörige
Feld aus der Baumstruktur.
Bestimmen Sie darunter mit welchem Text die Kennzahl ausgegeben wird. Als
Textausgabe können Sie die zur Verfügung stehenden Platzhalter für Kurzname
und Langname des Feldes, Berechnungszeitraum, Währung etc. wählen oder
einen individuellen Text verfassen. Automatisch wird der vorgegebene Boxtext des
Kennzahlensystems entsprechend verändert.
In den drei kleinen weißen Boxen definieren Sie jeweils individuell die
Warngrenzen (Ampelfunktion) sowie das Zahlenformat (z.B. keine Ausgabe,
benutzerdefiniert, wie Feld etc.) Die globalen Definitionen der grauen Box können
Sie auf diese Weise für ausgewählte Boxen außer Kraft setzen.
Links in der Bedienleiste können Sie neben der normalen Seitendarstellung (Symbol
mit ganzer Seite) auch drei Zoomdarstellungen (x1, x1,5, x2) anwählen.
Außerdem lassen sich hier die verschiedenen Textbereiche auf dem Bildschirm
anzeigen.
Alle einmal definierten Systeme werden im Fenster 'Kennzahlensystem auswählen'
gelistet. Wählen Sie eines davon aus und lassen Sie sich das Kennzahlensystem mit den
aktuellen Daten anzeigen oder ausdrucken.
Wenn Sie zu den Kennzahlengruppen wechseln möchten, wählen Sie das
entsprechende Symbol ganz unten in der Bedienleiste.
- 310 -
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8 Analysen und C ontrollingfunktionen
H inwe is :
8.8
Für Präsentationszwecke lassen sich diese aussagekräftigen
Kennzahlensysteme auch als Grafik ausdrucken.
Break-Even-Analyse
Die Break-Even-Analyse zeigt die Zusammenhänge zwischen Umsatz (Erlösen),
Kosten, Gewinn und Beschäftigung (Absatzmenge, Produktionsmenge) mit dem Ziel
den Kostendeckungspunkt, den sogenannten Break-Even-Punkt, zu ermitteln. Der
Break-Even-Punkt bezeichnet die kritische Menge, bei deren Überschreiten ein
Unternehmen die Verlustzone verlässt und in die Gewinnzone eintritt. Die Break-EvenAnalyse wird daher auch als Gewinnschwellenanalyse bezeichnet. Für den BreakEven-Punkt gilt die Bedingungsgleichung Umsatzerlöse = Gesamtkosten. Bei den
Kosten unterscheidet man zwischen fixen Kosten (Kosten sind bei einer Veränderung
des Umsatzes weitgehend konstant) und variablen (ausbringungsabhängigen) Kosten.
Die Erlöskurve, fixe Kosten und Gesamtkosten (variable + fixe Kosten) werden
zusammen in einer Grafik dargestellt. Auf der Ordinate (Y-Achse) werden die Erlös- und
Kostenkurven, auf der Abszisse (X-Achse) die Mengen dargestellt. Der Schnittpunkt
zwischen Erlös- und Gesamtkostenkurve kennzeichnet den Break-Even-Punkt.
Corporate Planner beinhaltet eine weitere Verfeinerung der Break-Even-Analyse, indem
bei der Ermittlung des Break-Even-Punktes das neutrale Ergebnis berücksichtigt
werden kann. Des Weiteren kann durch die Trennung der fixen Kosten in
ausgabenwirksame und nicht ausgabenwirksame Fixkosten neben dem Break-EvenPunkt auch der Cashflow-Punkt berechnet werden.
Voraussetzung für die Berechnung des Break-Even-Punktes ist, dass eine
entsprechende Baumstruktur in Corporate Planner angelegt sein muss. Die Felder
Erlöse (oder Preis und Menge), variable Kosten und fixe Kosten werden hierbei
mindestens benötigt (siehe Abschnitt "Break-Even-Analyse definieren"). Die Eingabe
von Preisen/ Mengen/ neutralen Kosten ist nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie
zusätzlich den Cashflow-Punkt berechnen wollen, ist es notwendig, in der Struktur
ausgabenwirksame und nicht ausgabenwirksame Fixkosten zu unterscheiden.
8.8.1
Mathematische Berechnung des Break-Even-Punktes
Zur kostenrechnerischen Ermittlung des Break-Even-Punktes ist es notwendig, dass die
Höhe der Fixkosten und die Höhe des Stückdeckungsbeitrages bekannt ist.
Mathematisch kann der Zusammenhang wie folgt dargestellt werden:
Gewinnschwelle:
Gesamtkosten
Fixe
Kosten
Variable Kosten
= Erlöse
+= Preis x Menge
Auflösung der Gleichung:
Variablen Kosten
= Variable Stückkosten x Menge
Variable
= Variable Kosten / Menge
Stückkosten
Stückdeckungsbeitr = Preis - Variable Stückkosten
ag
Fixe Kosten
= Stückdeckungsbeitrag x Menge
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Gewinnschwelle:
Menge
= Fixe Kosten/ Stückdeckungsbeitrag
Mit Berücksichtigung des neutralen Ergebnis:
Das neutrale Ergebnis ist die Aufrechnung von Erträgen und Aufwendungen einer
Periode, die nicht im Rahmen der eigentlichen Betriebstätigkeit angefallen sind.
Das neutrale Ergebnis wird zum ordentlichen Ergebnis addiert, um das
Unternehmensergebnis (Gewinn) zu ermitteln.
Es gelten die folgenden Beziehungen:
Gewinn = 0, wenn
Erlös + neutrales Ergebnis = Gesamtkosten
Gewinnschwelle
(Stückzahl)
Stückdeckungsbeitrag
=
(Fixe
Kosten
-
neutrales
Ergebnis)
/
Dementsprechend berechnet Corporate Planner die Gewinnschwelle (Break-Even),
indem das Unternehmensergebnis (Ordentliches Ergebnis 2) gleich Null wird.
8.8.2
Break-Even-Analyse anlegen
Wählen Sie im Funktionsbereich Analysen den Eintrag "Break-Even-Analyse" oder
klicken Sie auf das Symbol in der Iconleiste.
Symbol für Break-Even-Analyse
Es erscheint die zuletzt eingestellte Break-Even-Analyse oder, falls noch keine BreakEven-Analyse angelegt wurde, eine Abfrage, ob eine Break-Even-Analyse definiert
werden soll. Bestätigen Sie dies mit "Ja" und es erscheint das Fenster 'Einstellungen
dieser Break-Even-Analyse ändern'. Andernfalls klicken Sie auf das Symbol für
"Break-Even-Analyse auswählen" links in der Bedienleiste und klicken im sich
öffnenden Fenster auf den Button "Neu".
Symbol für Break-Even-Analyse auswählen
Es erscheint das Fenster 'Neue Break-Even-Analyse anlegen'.
Geben Sie der Break-Even-Definition einen Titel (Namen) z.B. "Break-Even Filiale
Hamburg", "Break-Even Produkt X", "Profitcenter A" ....
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Ordnen Sie die für die Break-Even-Berechnung notwendigen Variablen/ Parameter
zu, indem Sie zunächst die gewünschte Eingabekombination aktivieren und
anschließend per Klick auf den jeweiligen Button die Felder in der Baumstruktur
auswählen.
Im Bereich 'Erlöse zuordnen' sind folgende alternative Eingabekombinationen
möglich:
Feldzuordnung Erlöse und Preis: Die Preiszuordnung ist hierbei nicht zwingend
notwendig (=0).
Feldzuordnung Erlöse und Menge: Die Mengenzuordnung ist hierbei nicht zwingend
notwendig (=0).
Feldzuordnung Preis und Menge
Im Bereich 'Variable Kosten zuordnen' sind folgende alternativen Eingaben möglich:
Feldzuordnung variable Kosten (gesamt)
Feldzuordnung variable Stückkosten
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Im Bereich 'Fixe Kosten zuordnen' sind folgenden alternative Eingaben möglich:
Feldzuordnung der ausgabenwirksamen fixen Kosten. Diese Zuordnung ist nicht
zwingend notwendig.
Feldzuordnung der nicht ausgabenwirksamen fixen Kosten. Diese Zuordnung ist
nicht zwingend notwendig.
Sofern Sie das neutrale Ergebnis berechnen möchten, nehmen Sie auch in diesem
Bereich die Zuordnung des Feldes vor. Diese ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Mit dem Button "Übernehmen" speichern Sie die getätigten Zuordnungen, ohne das
Fenster zu schließen. Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Auswahl und gelangen zurück in die
Hauptansicht der Break-Even-Analyse, in der die neu definierte Analyse in der Liste
erscheint. Mit "Abbrechen" schließen Sie das Fenster ohne vorgenommene
Änderungen zu speichern.
Die Zuordnung der einzelnen Felder einer bereits definierten Break-Even-Analyse können
Sie alternativ direkt per Klick auf die entsprechenden Zeilen der Tabelle in der
Hauptansicht der Break-Even-Analyse vornehmen. Basierend auf der hinterlegten
Berechnungsmethode sind allerdings nur die Felder mit weißem Hintergrund direkt
auswählbar. Der Maus-Cursor verwandelt sich über den auswählbaren Text-Button in
eine kleine Hand. So können Sie beispielweise nachträglich das Feld "Preis", "Menge"
oder "variable Kosten" ändern.
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8.8.3
Darstellung der Break-Even-Analyse
Um die Durchführung der Break-Even-Analyse leicht nachvollziehen zu können, öffnen
Sie die in der Auslieferung enthaltene Datenbasis 'B_Training'.
Wählen Sie im Funktionsbereich Analysen den Eintrag "Break-Even-Analyse"
oder klicken Sie in der Iconleiste auf das entsprechende Symbol.
Es erscheint für den eingestellten Berechnungszeitraum die zuletzt angewählte
Break-Even-Analyse. Sie sehen
eine
Tabelle
mit
den
entsprechenden
Detailinformationen sowie eine Grafik.
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Neben den hinterlegten Informationen zu Preis, Menge, Erlösen, variablen und fixen
Kosten werden in der Tabelle und der Grafik die Ergebnisse der Break-Even-Analyse
angezeigt:
Der Break-Even-Punkt (Gewinnschwelle) kann in der Grafik sowohl wertmäßig
(Mindestumsatz) als auch mengenmäßig abgelesen werden.
Die Sicherheitsspanne zeigt die Spanne in Prozent, um welche die Erlöse
zurückgehen können, bis die Gewinnschwelle erreicht wird.
Der Cashflow-Punkt in der Tabelle gibt an, ab welcher Erlöshöhe mit einem
positiven Geldfluss gerechnet werden kann. Die Aussage des Cashflow-Punktes ist
jedoch umso ungenauer, je mehr die Erlöse und/oder Kosten außerhalb der
gewählten Periode zu Geldein- bzw. Geldausgängen führen.
Die Umsatzrentabilität, welche die Relation in Prozent zwischen Ergebnis und
Umsatz ausdrückt, wird ebenfalls angezeigt.
Standardmäßig werden in der Tabelle nur die Daten einer Datenebene angezeigt.
Mit Hilfe der Symbole in der Werkzeugleiste links können Sie auch die Referenzoder Vergleichsebene in der Einzelansicht einstellen.
Symbol zum Einstellen der Referenzebene in der Einzelansicht
Symbol zum Einstellen der Vergleichsebene in der Einzelansicht
Möchten Sie mehrere Datenebenen gleichzeitig sehen, so wählen Sie in der Bedienleiste
das Symbol für Vergleichsansicht an.
Symbol zum Umschalten zwischen Einzel- und Vergleichsansicht
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Diese Darstellungsweise ermöglicht Ihnen einen direkten Vergleich der in der zentralen
Sicht angewählten Datenebenen (zum Beispiel "Budget-" und"Ist-Daten") und zeigt
ferner die Ergebnisse der eingestellten Analysereihen an. Die Ursachen unterschiedlicher
Entwicklungen der Gewinnschwelle werden ersichtlich. In der zugehörigen Grafik können
Sie durch Aktivieren der jeweiligen Optionsschalter die Datenebenen einzeln oder im
Vergleich anzeigen lassen (z.B. "Budget", "Ist", "Beide"). Ein erneutes Klicken auf
das Symbol zum Umschalten zwischen Einzel- und Vergleichsansicht stellt wieder die
Einzelansicht der Break-Even-Analyse ein.
In der Tabelle können Sie die Feldzuordnung der Break-Even-Definition direkt per
Klick auf den entsprechenden Button ändern. Basierend auf der eingestellten
Berechnungsmethode sind hier nur die Felder mit weißem Hintergrund auswähl- und
änderbar. Über den änderbaren Text-Buttons verwandelt sich der Cursor in eine
kleine Hand und zeigt das Feld in der Bubble-Help an. Es öffnet sich ein Fenster mit
der Baumstruktur, wo Sie das gewünschte Feld auswählen.
Auch die Datenebenen der Kopfzeile können Sie direkt per Klick auf den Spaltenkopf
einstellen bzw. ändern. Dabei wird die absolute und relative Differenz der
eingestellten Datenebenen automatisch aktualisiert.
Variieren Sie die Spaltenbreite der Tabelle durch Positionierung des Cursors auf die
Trennlinie und anschließendem Ziehen mit gedrückter linker Maustaste.
Falls Sie die bestehende Break-Even-Definition neu definieren oder deren Zuordnung
überprüfen möchten, wählen Sie das Symbol für 'Break-Even-Analyse
auswählen' und dann den Button "Einstellungen".
Es erscheint das Fenster 'Einstellung dieser Break-Even-Definition ändern' mit
der derzeit gültigen Zuordnung. Diese können Sie nun wie gewünscht ändern.
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8.8.4
Aussagekraft der Break-Even-Analyse
Die Break-Even-Analyse liefert folgende Aussagen:
Veränderungen bei den Erlösen (Mengen, Preisen) und den variablen Kosten
beeinflussen die Gewinnschwelle.
Die Fixkosten sind als konstante Größe hingegen weniger entscheidungsrelevant. Bei
Änderungen der Fixkosten verschiebt sich zwar die Gewinnschwelle, es hat aber
keine Auswirkungen auf den Deckungsbeitrag.
Der Deckungsbeitrag wird nur durch die Veränderungen bei den Erlösen (Mengen,
Preise) und den variablen Kosten beeinflusst. Er sollte deshalb eine wichtige
Zielgröße sein.
Bei der Berechnung der Gewinnschwelle (des Break-Even-Punktes) wird eine lineare
Entwicklung der variablen Kosten unterstellt. Jedes Unternehmen sollte deshalb
untersuchen, ob diese rein theoretische Annahme in der Praxis akzeptiert werden
kann.
Der Cashflow-Punkt zeigt an, ab welcher Erlöshöhe mit einem positiven Geldfluss
gerechnet werden kann. Die Aussage des Cashflow-Punktes ist jedoch umso
ungenauer, je mehr die Erlöse und/oder Kosten außerhalb der gewählten Periode zu
Geldein- bzw. Geldausgängen führen. Außerdem wird unterstellt, dass sich das
Vermögen und Fremdkapital nicht verändern. Der Cashflow-Punkt darf deshalb
keinen Finanzplan ersetzen, sondern sollte höchstens zur kurzfristigen Orientierung
genutzt werden.
8.9
Portfolioanalyse
Das Ziel der Portfolioanalyse ist es, Handlungsempfehlungen zur optimalen Gestaltung
eines Portfolios bestehend aus innovativen, reifen und älteren Elementen zu geben. Die
Portfolioanalyse kann strategische Geschäftseinheiten und Produkte, aber auch
Standorte, Filialen und andere Objekte nach verschiedenen Kriterien (Dimensionen)
bewerten und diese innerhalb eines Koordinatensystems übersichtlich abbilden.
Symbol für Portfolioanalyse
Voraussetzung für den Aufbau und die Abbildung einer Portfolioanalyse in Corporate
Planner ist, dass alle benötigten Felder in der Baumstruktur hinterlegt sind. Innerhalb
der Portfolioanalyse werden keine eigenen Berechnungen durchgeführt, um Objekte
nach verschiedenen Kriterien im Koordinatensystem zu platzieren.
Um die Erstellung und den Aufbau einer Portfolioanalyse an dieser Stelle nachvollziehen
zu können, basiert dieser Abschnitt auf der im Lieferumfang enthaltenen BeispielDatenbasis 'B_Training' und der Struktur "Konzerncontrolling" mit den angefügten
Filialen.
8.9.1
Der Portfolio-Assistent
Wählen Sie im Funktionsbereich Analysen den Eintrag "Portfolioanalyse" und es
öffnet sich der Portfolio-Assistent. Der Portfolioanalyse-Assistent bietet Ihnen die
Möglichkeit, neue Portfolioanalysen zu erstellen und bereits bestehende Analysen zu
bearbeiten oder zu öffnen.
Der Portfolio-Assistent unterteilt sich in drei Bereiche. Der Bereich "Übergreifende
Aufgaben" in der linken unteren Ecke des Fensters enthält alle umfassenden Aufgaben,
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welche wiederum in Teilaufgaben - den "Kontextbezogenen Aufgaben" untergliedert werden. Auf der rechten Seite sehen Sie die Einstellungsmöglichkeiten und
Optionen abhängig von der selektierten kontextbezogenen Aufgabe.
Über den Button "Manager beenden" können Sie den Portfolio-Assistenten jederzeit
verlassen.
8.9.2
Portfolios verwalten
Die übergreifende Aufgabe "Portfolios verwalten" ermöglicht es Ihnen, ein neues
Portfolio zu erstellen oder ein bestehendes Portfolio zu ändern. Für die Erstellung eines
neuen Portfolios wählen Sie "Neues Portfolio erstellen", geben der Analyse einen
Namen, z.B. "Portfolio Filialen" und nehmen Ihre gewünschten Einstellungen unter
"Optionen" und "Zahlenformat" vor. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit dem Button
"Portfolio Speichern". Die kontextbezogene Aufgabe "Neues Portfolio erstellen"
wird geschlossen und Sie finden sich automatisch in der Liste der bestehenden
Portfolios wieder.
Nach dem Anlegen eines Portfolios ist es erforderlich, der Analyse die Informationen für
die abzubildenden Objekte hinzugefügt werden. Dazu wählen Sie erneut die
übergreifende Aufgabe "Portfolios verwalten" aus und wählen die kontextbezogene
Aufgabe "Portfolio ändern". Alternativ können Sie durch einen Doppelklick auf das
angelegte Portfolio in der Liste das Portfolio ändern. Aktuell enthält Ihr Portfolio keine
Daten. Um Ihrem Portfolio Daten hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Neu". Es
erscheint ein Fenster zur Definition eines neuen Portfolio-Objektes. Vergeben Sie für Ihr
Portfolio-Objekt eine Bezeichnung, z.B. "Filiale Hamburg". Anschließend nehmen Sie
die folgenden Einstellungen vor:
Portfolio-Objekt: wählen Sie das Feld im Strukturbaum aus, welches in
verschiedenen Dimensionen dargestellt und für die Benennung (Kurzname)
verwendet werden soll. (Hier: Feld "Filiale Hamburg").
X-Achse: das Feld, dessen Wert auf der Abszisse dargestellt wird. (Feld
"Erträge").
Y-Achse: das Feld, dessen Wert auf der Ordinate dargestellt wird. (Feld
"Aufwendungen").
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Alternativ:
Kreis: das Feld, dessen Wert den Kreisumfang des Objektes bestimmt; die
Darstellung des Objekts erfolgt als ungefüllter Kreis.
Punkt: das Feld, dessen Wert den Kreisumfang des Objektes bestimmt; die
Darstellung des Objekts erfolgt als ausgefüllter Kreis. (Feld "Umsatzerlöse").
Entsprechend der vorherigen Auswahl:
Kreissegment: Feld, dessen Wert ein Segment des Kreises bildet (Wert Segment
< Wert Kreis).
Punktsegment: Feld, dessen Wert ein Segment des Punktes bildet (Wert
Segment < Wert Punkt).
Nicht alle Dimensionen müssen für Ihr Objekt ausgewählt sein. Zwingend notwendig sind
allerdings die X- und die Y-Achsen und eine Zuordnung zum Kreis oder Punkt. Ihre
Feldauswahl können Sie jeweils über den Button "X" löschen. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit "OK". Das neu angelegte Portfolio-Objekt erscheint automatisch in der
Liste des Portfolios. Über die Button "Neu", "Kopieren", "Ändern" und "Löschen"
können Sie weitere Portfolio-Objekte erstellen oder bestehende bearbeiten. Legen Sie
analog zur Filiale Hamburg weitere Objekte für die Filialen Hannover und Bremen an.
Speichern Sie Ihre angelegten Objekte über den Button "Portfolio Speichern". Wenn
Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Namen des Portfolios ändern möchten oder
weitere Objekte hinzufügen, wählen Sie die entsprechenden kontextbezogenen
Aufgaben hierzu aus.
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8.9.3
Portfolio ausgeben
Nachdem Sie ein Portfolio und die dazugehörigen Objekte (Hamburg, Hannover, Bremen)
angelegt haben, können Sie das Portfolio anzeigen lassen. Wählen Sie die
übergeordnete Aufgabe "Portfolios ausgeben". Die dazugehörige kontextbezogene
Aufgabe bietet Ihnen die Möglichkeit, auf der rechten Seite ein Portfolio aus der Liste
auszuwählen.
Mit einem Doppelklick auf das markierte Portfolio oder durch Klick auf den Button
"Anzeigen" öffnen Sie das gewünschte Portfolio. Sie sehen in Corporate Planner die
Portfolioanalyse über Ihre erstellten Objekte Hamburg, Hannover und Bremen mit
den darin enthaltenen Daten, im Beispiel-Fall Umsatzerlöse. Unterhalb der Grafik
befindet sich eine Tabelle, die die Werte der einzelnen Objekte detailliert aufzeigt.
In der Arbeitsleiste finden Sie unterschiedliche Fuktionen für die Bearbeitung der
Portfolioanalyse. Über das Symbol "Portfolios verwalten" gelangen Sie zurück in den
Dialog 'Portfolioanalysen verwalten', in dem Sie ein anderes Portfolio auswählen,
Änderungen an bestehenden Analysen vornehmen oder ein neues Portfolio anlegen
können.
Symbol für Portfolios verwalten
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Mit dem Symbol "Layout und Design bearbeiten" können Sie den Titel Ihrer
Portfolioanalyse ändern und Einstellungen bezüglich Logo und Zahlenformat vornehmen.
Symbol für Layout und Design bearbeiten
Das Symbol "Liste der Portfolio-Objekte" blendet unterhalb Ihres aktuell angezeigten
Portfolios eine Liste aller zugehörigen Portfolio-Objekte ein. Sie haben hier die
Möglichkeit, einzelne Portfolio-Objekte anzuwählen, zu bearbeiten, bestimmte Objekte
auszublenden oder die zugehörigen Werte einzusehen.
Symbol für Liste der Portfolio-Objekte
Über das Symbol "Grafikeinstellungen" lässt sich Ihre Portfolioanalyse gemäß Ihrer
Wünschen gestalten. Sie können beispielsweise farbliche Änderungen, Skalierungen,
Achsenbeschriftung und Anpassungen der Legende vornehmen.
Symbol für Grafikeinstellungen
8.9.4
Erstellen eines Portfolios mit Vorlagen
Im Hinblick darauf, dass Sie Portfolios mit einer Vielzahl von Objekten erstellen, die in
unterschiedlichen Strukturbereichen Ihrer Datenquelle hinterlegt sein können, bietet
sich die Erstellung und Nutzung von Vorlagen für Portfolio-Objekte an.
Voraussetzung zur Nutzung von Vorlagen ist eine sogenannte symmetrische
Baumstruktur; das heißt, alle Informationen Ihrer Objekte müssen auf den gleichen
Hierarchiestufen Ihrer Baumstruktur liegen. Solche Strukturen erhalten Sie
üblicherweise dann, wenn Sie mit dem Master-Client-Konzept arbeiten (Abschnitt "Der
Masterbaum" im Kapitel "Strukturbearbeitung") oder den Strukturaufbau auf Basis
einer Importdefinition ausführen.
Wählen Sie aus den übergreifenden Aufgaben den Punkt "Vorlagen verwalten" und
aus den kontextbezogenen Aufgaben den Punkt "Neue Vorlage erstellen" aus. Geben
Sie Ihrer Vorlage einen Namen, z.B. "Vorlage Filialen". Im Eingabebereich
"Bezeichnung Portfolio-Objekt" können Sie dynamisch mit Hilfe von Platzhaltern für
jedes später aus dieser Vorlage generierte Objekte einen Namen bilden. Vergeben Sie
über die Buttons unter dem Reiter 'Struktur' die verschiedenen Dimensionen für das
Objekt und speichern Sie Ihre Vorlage mit dem Button "Vorlage Speichern".
Um jetzt ein Portfolio unter Nutzung der Vorlage zu erstellen, wählen Sie eine PortfolioVorlage aus der Liste aus und klicken Sie auf der unteren linken Seite auf den Button
"Portfolio erzeugen". Es öffnet sich das Fenster 'Portfolio automatisch erzeugen'.
Im Eingabebereich 'Portfolio-Template' wird automatisch der von Ihnen eingetragene
Name der Portfolio-Vorlage angezeigt, in diesem Fall Vorlage Filialen. Wählen Sie dann
über den Button "Elternfeld" das Startfeld Ihrer Baumstruktur aus, auf welches die
erstellte Portfolio-Vorlage angewendet werden soll (Feld 'Filialen'). Über den Zähler für
die Hierarchiestufen auf der rechten Seite stellen Sie die Anzahl der Hierarchiestufen
ein, auf der Ihre Portfolio-Objekte hinterlegt sind. (Hier: 1) Vergeben Sie dann einen
Namen für Ihr Portfolio und bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Sie erhalten eine
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Portfolioanalyse über alle Objekte, die in Ihrer symmetrischen Baumstruktur gefunden
wurden. Im Beispiel werden Objekte für alle Filialen (Hamburg, Hannover, Bremen,
Bochum, Dortmund etc.) einzelne Objekte hinterlegt.
Neu angelegte Felder in der Baumstruktur (in diesem Beispiel neue Filialen) werden dem
Portfolio nicht automatisch hinzugefügt. Sie lassen sich nur manuell durch die Anlage
eines neuen Objektes hinzufügen.
8.9.5
Portfolio-Gruppen
Ihre erstellten Portfolioanalysen können Sie in Gruppen einsortieren und so thematisch
gliedern und speichern.
Wählen Sie die übergreifende Aufgabe "Gruppen verwalten" und anschließend die
kontextbezogene Aufgabe "Neue Gruppe erstellen". Geben Sie der Gruppe einen
Namen und speichern Sie Ihre Angaben über den Button "Gruppe Speichern".
Über die übergreifende Aufgabe "Portfolios Gruppen zuweisen" können Sie Ihre
Portfolios nun den angelegten Gruppen zuordnen. Im Fenster 'Portfolios Gruppen
zuweisen' sehen Sie zwei Bereiche:
Auf der linken Seite die angelegten Gruppen in einer hierarchischen Struktur.
Auf der rechten Seite eine Liste aller verfügbaren Portfolios.
Wählen Sie in der linken Spalte eine Gruppe aus und markieren Sie dann in der rechten
Spalte die verfügbaren Portfolios, die Sie der Gruppe zuweisen möchten. Klicken Sie
anschließend auf den blauen Pfeil-Button in der Mitte, um die Zuordnung auszuführen.
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Sie haben die Möglichkeit, eine Portfolioanalyse mehreren Gruppen hinzufügen.
Die übergreifende Aufgabe "Gruppen ausgeben" gibt Ihnen zunächst
über die erstellten Gruppen und der zugehörigen Portfolios. Für die
Portfolios wählen Sie Ihre gewünschte Gruppe aus und klicken dann
zugehöriges Portfolio Ihrer Wahl. Zum Öffnen des Portfolios klicken Sie
"Anzeigen" oder doppelklicken Sie auf das Portfolio in der Liste.
8.10
einen Überblick
Ausgabe eines
rechts auf ein
auf den Button
Weitere Analysen
Im gesamten Corporate Planner-System stehen Ihnen Analysefunktionen, wie die DrillDown-Analyse, Soll-/Ist-Vergleiche, Alternativ- und Referenzvergleiche zur Verfügung.
Auf diese Weise haben Sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens immer im Blick.
Öffnen Sie die im Lieferumfang enthaltenen 'B_Training'.
8.10.1
Drill-Down-Techniken
Sie befinden sich in der Corporate Planner-Baumstruktur. Bewegen Sie sich nun von
dem Wurzelfeld, einem Summenfeld, weiter zu den rechts liegenden Eingabefeldern. Die
im Arbeitsbereich sichtbaren Werte werden auf diese Weise immer detaillierter, so dass
Sie für bestimmte Bereiche (Kostenstellen, Filialen etc.) Ergebnisse und Kosten genau
analysieren können. Durch das Springen im Baum auf die tiefer liegenden Hierarchien,
führen Sie automatisch eine Drill-Down-Analyse durch. Einen Drill-Down führen Sie
ebenfalls dann durch, wenn Sie Zeiträume von einem Jahr oder mehreren Jahren bis auf
einzelne Monate herunter analysieren. Ändern Sie dafür die Anzeige des Zeitschritts,
indem Sie im Arbeitsbereich auf den entsprechenden Button rechts neben den
Zeitschiebern klicken. Die Drill-Down-Funktion ist zudem in der Abweichungs- und ABCAnalyse enthalten.
8.10.2
Soll-/Ist-Vergleiche
Soll-/Ist-Vergleiche können an vielen Stellen in Corporate Planner durchgeführt werden.
Im Datenbereich der zentralen Sicht erhalten Sie immer dann einen Soll-/IstVergleich, sobald Sie die entsprechenden Datenebenen ausgewählt haben.
Standardmäßig sind in Corporate Planner die Datenebenen "Budget" und "Ist"
voreingestellt, so dass Sie direkt einen Soll-/Ist-Vergleich erhalten. Über den
Berechnungszeitschieber ist es zudem möglich, beliebige Zeiträume für den Vergleich
heranzuziehen.
Einen Soll-/Ist-Vergleich können Sie außerdem auf übersichtliche Weise in der
grafischen Analyse anstellen. In den Buttons unterhalb des Berechnungszeitschiebers
stellen Sie "Budget" und "Ist" ein und aktivieren zusätzlich den Button "Vergleich".
Im Grafikbereich werden die Werte beider Datenebenen des in der Baumstruktur
ausgewählten Feldes sofort anschaulich dargestellt.
Im Rahmen der Abweichungsanalyse wird das Ergebnis des Soll-/Ist-Vergleichs
dargestellt.
8.10.3
Alternativ- und Referenzvergleiche
Neben dem Soll-/Ist-Vergleich haben Sie im Datenbereich des zentralen Sicht die
Möglichkeit, beliebige Alternativ- und Referenzvergleiche durchzuführen. Wählen Sie die
entsprechenden Datenebenen aus (z.B. best case/worst case), indem Sie auf die
Beschriftung der Datenebene im Arbeitsbereich klicken. Es öffnet sich das Fenster
'Datenebene bestimmen', in dem Sie die gewünschte Datenebene einstellen. Auch
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hier können Sie über den Berechnungszeitschieber, beliebige Zeiträume für den
Vergleich heranziehen.
8.10.4
Warngrenzen
Corporate
Planner
bietet
Ihnen
im
Funktionsbereich
Einstellungen
"Datenbasiseinstellungen"
Karteireiter "Warngrenzen" die Möglichkeit, für
Datenebenen und Analysereihen verschiedene Warngrenzen festzulegen. Diese
Einstellungen der Warngrenzen gelten für alle Bereiche des Corporate Planner, in denen
auf Abweichungen hingewiesen wird. So auch im Datenbereich des zentralen Sicht, in
dem die Werte im Falle überschrittener Grenzwerte farbig hervorgehoben werden (rot,
gelb, grün), um direkt auf Risiken aber auch positive Entwicklungen aufmerksam zu
machen. Des Weiteren werden die festgelegten Warngrenzen im Rahmen der
Abweichungsanalyse und des Reportings berücksichtigt.
Die Farben der Warngrenzen können Sie
Funktionsbereich Einstellungen bearbeiten.
in
den
"Moduleinstellungen"
im
Mehr zu der Definition von Warngrenzen lesen Sie im Abschnitt "Warngruppen" im
Kapitel "Einstellungen".
8.10.5
Zeitreihen- und Trendanalysen
Die Zeitreihenanalyse dient der Ermittlung von Regelmäßigkeiten in zeitlich geordneten
Reihen. Dazu gehören Trends, die längerfristig auf eine Veränderung von Reihen
hindeuten und auch zyklisch auftretende Auf- und Abschwünge, insbesondere in Form
von periodisch auftretenden Saisonschwankungen innerhalb bestimmter Zeitabschnitte.
Corporate Planner bietet die lineare, degressive und progressive Regression, um
voraussichtliche zeitliche Verläufe darzustellen. Diese Grafiktypen sind u.a. gut
geeignet, um Entwicklungen zweier (oder mehrerer) Felder grafisch miteinander zu
vergleichen. Sie können deshalb gut bei der Durchführung von Planspielen eingesetzt
werden.
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9 Planung
9
Planung
Corporate Planner beinhaltet verschiedene Instrumentarien, die es Ihnen ermöglichen,
schnell und sehr effektiv die Planung und Budgetierung für alle Bereiche des
Unternehmens vorzunehmen. Eine rollierende Mehrjahresplanung mit frei definierbaren
Zeitschritten und mehreren Datenebenen ist gleichzeitig möglich. Von einer groben
und zunächst allgemeinen Top-down-Planung über eine speziellere Bottom-upPlanung bis hin zum detaillierten Monatseintrag können Sie dieses System optimal
nutzen. Die für die Planung notwendigen Werkzeuge finden Sie hauptsächlich im
Funktionsbereich Planung oder als Icons in der Symbolleiste.
Symbol für Planung
Symbol für Datenebenen
Symbol für Trendrechnung und Glättung
Eine weitere nützliche Funktion, die Sie bei der Planung unterstützt, ist der "CPRechner". Den CP-Rechner rufen Sie über den Button "Berechnen" innerhalb der
Funktion "Top-down / Bottom-up" im Funktionsbereich "Planung" auf. Die Module
Investitionsplanung
(Investitionsbeurteilung,
Investitionsmanagement)
und
Kreditmanagement werden in gesonderten Kapiteln in diesem Handbuch erläutert.
9.1
Tabellen-Report
Die Funktion Tabellen-Report bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Erstellung einer
individuellen Tabellenansicht. Im Gegensatz zur AdHoc-Tabelle können Sie diese Ansicht
abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Der Tabellen-Report bildet dabei die
Grundform eines Reports. Mit nur einem Klick kann der Tabellen-Report ins Reporting
überführt und mit allen Layoutfunktionen angepasst werden.
Im Modul Corporate Planner gelangen Sie über jeden der drei Funktionsbereiche
Planung, Analyse und Reporting zur Funktion Tabellen-Report.
Symbol für Tabellen-Report
9.1.1
Grundlagen des Tabellen-Reports
In diesem Abschnitt erhalten Sie alle Informationen zum Aufbau und der Bedienung des
Tabellen-Reports.
9.1.1.1
Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich des Tabellen-Reports gliedert sich in den oberen und unteren
Arbeitsbereich.
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9 Planung
Der obere Arbeitsbereich
Im oberen Arbeitsbereich sehen Sie die Baumstruktur in einem Fenster. In dieser
Ansicht können Sie wie gewohnt frei navigieren. Zusätzlich können Sie die Spaltenbreite
verändern. Bewegen Sie dafür die Maus zwischen zwei Hierarchiestufen bis der
Mauszeiger sich verändert und ziehen Sie die Spalte auf die gewünschte Breite. Mit
einem Klick auf den Doppelpfeil können Sie das Baumstrukturfenster zuklappen.
Der ausgewählte Strukturpfad wird nun in einer Leiste dargestellt. Um im Strukturpfad
zu navigieren, können Sie auf die Pfeile hinter jeder Hierarchiestufe klicken und es
werden Ihnen alle Tochterfelder angezeigt. Mit einem Klick auf den Pfeil am rechten
Rand der Leiste, wird Ihnen eine Liste mit den zuletzt angewählten Pfaden angezeigt.
So können Sie schnell und einfach zwischen Feldern hin und her springen.
Um zur Baumstrukturansicht zurück zu gelangen, klicken Sie erneut auf den Doppelpfeil
oben rechts.
Der untere Arbeitsbereich
Im unteren Arbeitsbereich sehen Sie die Tabelle. Die Tabelle lässt sich in
unterschiedlichen
Formen
darstellen
und
dient
somit
verschiedenen
Verwendungszwecken. Nachfolgend werden Ihnen die verschiedenen Typen und deren
Anwendungsgebiete vorgestellt.
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9 Planung
9.1.1.2
Arten von Tabellen-Reports
Für die Tabellen-Reports werden folgende Arten unterschieden:
Freier Tabellen-Report
Im freien Tabellen-Report bleiben Zeilen und Spalten dynamisch. Sie können adhoc den
Zeileninhalt verändern und verschiedene Positionen miteinander vergleichen. Dafür
können Sie frei in der Baumstruktur navigieren, die Zeilen passen sich automatisch an
das ausgewählte Feld an.
Der freie Tabellen-Report wird z.B. für die AdHoc-Analyse verschiedener Felder genutzt.
Tabellen-Report mit gespeicherter Spaltendefinition
Für diesen Tabellen-Report wird eine feste Spaltendefinition angelegt und
abgespeichert. Wie im freien Tabellen-Report werden die Zeilen nicht definiert und
bleiben dynamisch. Die Zeilen sind also auch hier vom ausgewählten Feld der
Baumstruktur abhängig. Die gespeicherte Definition kann jederzeit wieder aufgerufen
werden.
Mit dem Tabellen-Report mit gespeicherter Spaltendefinition bauen Sie z.B. eine
Analysesicht für verschiedene Felder auf, die Sie immer wieder nutzen können.
Gespeicherter Tabellen-Report
In gespeicherten Tabellen-Reports werden sowohl Spalten, als auch Zeilen fest
definiert. Die Hierarchietiefe der Tabelle bleibt dabei dynamisch auf- und zuklappbar.
Der Inhalt des gespeicherten Tabellen-Reports ist unabhängig von der Navigation in der
Baumstruktur. Die Definition wird gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen
werden.
Der gespeicherte Tabellen-Report dient z.B. der Anlage einer Eingabemaske für die
Planung. So kann sich jeder Anwender seine Planpositionen in einer Übersicht
zusammenstellen und regelmäßig beplanen.
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9 Planung
Fester Tabellen-Report
Der feste Tabellen-Report ist ein Report der als Tabellen-Report geöffnet wird. Die
Zeilen- und Spaltendefinitionen sind fix und können nicht angepasst werden. Auch das
Auf- bzw. Zuklappen der Hierarchie ist nicht möglich. Im festen Tabellen-Report können
Sie somit nur den Inhalt der Zellen des Reports überarbeiten und die Änderung
speichern.
Öffnen Sie einen Report als Tabellen-Report, um z.B. Werte oder Zellkommentare des
Reports zu ändern.
9.1.1.3
Favoriten im Tabellen-Report
Positionen, die Sie häufig über den Tabellen-Report planen und dadurch im direkten
Zugriff haben möchten, können in den Favoriten des Tabellen-Reports gespeichert
werden. Die Zuweisung dieser Felder in die Favoriten kann dabei sowohl in der
aufgeklappten Baumansicht sowie im eingeklappten Strukturpfad erfolgen.
Aufgeklappte Baumstruktur:
Navigieren Sie im Baum auf das Feld, welches den Favoriten hinzugefügt werden soll. Im
Kontextmenü (rechte Maustaste) wählen Sie die Funktion "Zu Feldfavoriten
hinzufügen".
Zugeklappte Baumstruktur/ Strukturpfad:
Navigieren Sie im Strukturpfad auf das Feld, welches den Favoriten hinzugefügt werden
soll. Über das Symbol für Favoriten wählen Sie den Button "Zu Feldfavoriten
hinzufügen".
Symbol für Favoriten
Voraussetzung für die anschließende Verwendung von
Favoriten
ist
die
zusammengeklappte Baumstruktur, denn erst dann erscheint am rechten oberen Rand
das Stern-Symbol für die Favoritenverwaltung. Wählen Sie eines der Favoriten-Felder
aus der Liste. Sie springen im Strukturpfad direkt auf das gewählte Feld, welches mit
Tochterfeldern in der Tabelle angezeigt wird.
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9.1.1.4
Ansichten des Tabellen-Reports
Für die Darstellung des Tabellen-Reports stehen Ihnen vier Ansichten zur Verfügung,
die nachfolgend beschrieben werden.
Baumansicht
In der Baumansicht wird die Tabelle als flache hierarchische Struktur dargestellt.
Symbol für Baumansicht
Mit den Pfeilen am linken Rand der Zeilen können Sie die Hierarchiestufen einzeln aufund zuklappen. Alternativ können Sie die ausgewählte Zeile mit "Strg"+"<-" zuklappen
und mit "Strg"+"->" aufklappen. Klappen Sie mehrere Hierarchiestufen mit einem Mal
auf, indem Sie mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Zeile die gewünschte
Anzahl der Stufen auswählen.
Tabellenansicht
In der Tabellenansicht wird die hierarchische Struktur als flache Tabelle dargestellt und
wie in der Baumansicht durch Farben gekennzeichnet.
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9 Planung
Symbol für Tabellenansicht
Einzelne oder mehrere Hierarchiestufen lassen sich hier mit einem Rechtsklick auf die
entsprechende Zeile auf- und zuklappen.
Zeitreihenansicht
In der Zeitreihenansicht werden in den Spalten die Zeit und in den Zeilen die Felder
angezeigt.
Symbol für Zeitreihenansicht
In dieser Tabellenansicht können Sie eine Datenebene (Budget, Ist, Plan usw.) durch
Anklicken des Auswahlfeldes in der Arbeitsleiste auswählen. Die Werte in der Tabelle
beziehen sich immer nur auf die aktuell ausgewählte Datenebene.
Bei der Verwendung unterschiedlicher Währungen in einer Datenbasis, wird ein
zusätzliches Feld in der Arbeitsleiste angezeigt. Hier können Sie die gewünschte
Währung auswählen.
Die
Zeitreihenansicht
übernimmt
als
Spaltendefinition
immer
den
im
Berechnungszeitschieber eingestellten Zeitraum, sowie den ausgewählten Zeitschritt.
Verschieben,
verlängern
oder
verkürzen
Sie
den
Zeitraum
mit
dem
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9 Planung
Berechnungszeitschieber und wählen Sie den passenden Zeitschritt mit dem Symbol
"Zeitschritt einstellen" aus.
Symbol für Zeitschritt einstellen
Mit einem Rechtsklick auf den Spaltentitel können Sie die Summenspalte ein- oder
ausschalten und die Spaltenbreite optimieren. Die optimale Spaltenbreite wird
solange beibehalten, bis eine manuelle Änderung der Spaltenbreite erfolgt. Die
Spaltenbreite kann individuell für jede Spalte einzeln angepasst werden. Fahren Sie
dafür mit dem Mauszeiger zwischen zwei Spalten bis sich dieser verändert und ziehen
Sie die Spalte bis zur gewünschten Breite.
H inwe is :
In Corporate Planner advanced werden Werte für die ein
Zellkommentar hinterlegt ist, mit einem kleinen roten Dreieck
gekennzeichnet. Fahren Sie mit der Maus über diese Zelle, um
eine Vorschau des Zellkommentars zu erhalten. Mit einem
Rechtsklick in die Zelle können Sie eine Kommentierung ändern
bzw. einfügen. Zellkommentare beziehen sich immer auf die
eingestellte Datenebene, die Zeit und das Feld.
Spaltenansicht
Mit der Spaltenansicht werden in Spalten Feldeigenschaften, Datenebenen,
Analysereihen oder Zellkommentare und in den Zeilen die Felder angezeigt.
Symbol für Spaltenansicht
Standardmäßig enthält die Spaltenansicht folgende Spalten:
Feldkurzname
Budget
Ist
Abs. Differenz Ist-Budget
% - Differenz
Mit einem Rechtsklick auf den Spaltentitel können Sie die Spaltenbreite optimieren
und die Spaltedefinition editieren. Lesen Sie mehr zu den Spalteneinstellungen im
Abschnitt "Spalteneinstellungen" dieses Kapitels.
Die Reihenfolge der Spalten kann ganz einfach per Drag-and-Drop des Spaltentitels
verändert werden.
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9 Planung
9.1.1.5
Funktionen des Tabellen-Reports
Folgende Funktionen stehen Ihnen im Bereich Tabellen-Report zur Verfügung:
Info- und Blockfelder ein-/ausblenden
Mit diesem Symbol können Sie sich die Info- und Blockfelder anzeigen bzw. ausblenden
lassen. Zum Ausblenden muss das Symbol "Info- und Blockfelder" durch einen Klick
aktiviert werden.
Symbol für Info- und Blockfelder
Nullzeilen ausblenden
Um Nullzeilen im Tabellen-Report zu unterdrücken, aktivieren Sie das Symbol "Nullzeilen
ausblenden" in der Arbeitsleiste. Standardmäßig ist die Nullzeilenunterdrückung
deaktiviert.
Symbol für Nullzeilen ausblenden
H inwe is :
Berechnete Nullzeilen, also Saldofelder die auf Grund der Werte
ihrer Tochterfelder nur Nullen enthalten, bleiben immer
eingeblendet um die hierarchische Strukturdarstellung zu
erhalten.
Startfelder hinzufügen und löschen
Um eine Position der Baumstruktur in den Tabellen-Report einzufügen aktivieren Sie das
gewünschte Feld und wählen Sie "Startfeld zufügen". Um ein Startfeld aus der Tabelle
zu entfernen wählen Sie "Startfeld löschen".
Symbol für Startfeld zufügen
Symbol für Startfeld löschen
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Erstellen eines TabellenReports mit gespeicherter Zeilen- und Spaltendefinition" dieses Kapitels.
Tabellen-Report speichern
Mit dem Symbol "Speichern" können Sie die aktuelle Tabellendefinition abspeichern,
unabhängig davon in welcher Ansicht Sie sich befinden.
Symbol für Speichern
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9 Planung
Gespeicherte Tabellen-Reports und Reports öffnen
Gespeicherte Tabellen-Reports lassen sich mit dem Symbol "Report auswählen" in der
Arbeitsleiste des Tabellen-Reports aufrufen. Auch ein bereits angelegter Report kann so
als Tabelle geöffnet und bearbeitet werden.
Symbol für Report auswählen
Es öffnet sich der Dialog 'Report auswählen'. Wählen Sie einen Tabellen-Report bzw.
einen Report aus der Liste aus oder geben Sie manuell den Namen im Eingabefeld ein.
Klicken Sie anschließend auf "Öffnen" und wählen Sie die Option "Als Tabelle öffnen".
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9 Planung
Tabellen-Report ins Reporting übernehmen
Der aktuelle Tabellen-Report wird ans Reporting übergeben und dort angezeigt. Der
Tabellen-Report wird jetzt als Report gepeichert. Mit den erweiterten Layoutfunktionen
im Reporting können Sie den Tabellen-Report individuell gestalten. Lesen Sie mehr zum
Thema im Abschnitt "Report" des Kapitels "Reporting".
Symbol für Layoutansicht
Tabellen-Report exportieren und drucken
Exportieren Sie Ihren erstellten Tabellen-Report nach MS Excel. Klicken Sie dafür auf
das Symbol "Excel-Export" und der Tabellen-Report wird unverändert in ein Excel
Tabellenblatt übertragen. Die Exceldatei wird automatisch geöffnet und der TabellenReport angezeigt.
Symbol für Excel-Export
In der Exceldatei können Sie den Tabellen-Report einfach drucken. Alternativ drucken
Sie den Tabellen-Report indem Sie in die Layoutansicht wechseln und dort drucken. In
der Layoutansicht stehen Ihnen auch alle weiteren Exportfunktionen des Reportings zur
Verfügung.
Hinzufügen des Tabellen-Reports zur Boss-Box
Wechseln Sie zunächst in die "Layoutansicht" und übergeben Sie so den TabellenReport ans Reporting. Nun können Sie die Ansicht wie gewohnt zur Boss-Box
hinzufügen.
9.1.1.6
Spalteneinstellungen
Sie befinden sich in der Spaltenansicht. Mit einem Rechtsklick auf den Spaltentitel
gelangen Sie zu den Spalteneinstellungen. Wählen Sie dafür die Option "Spalten… "
und es öffnet sich der Dialog 'Spalteneinstellungen'.
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9 Planung
Im oberen Bereich des Fensters erscheint die Nummer der ausgewählten Spalte. Durch
Klicken auf das Auswahlmenü können Sie innerhalb der Spalten Ihrer Tabelle wandern.
Mit "OK" werden die Einstellungen gespeichert, mit "Abbrechen" verlassen Sie das
Fenster und die Änderungen werden verworfen.
Spalten anlegen und löschen
Um eine Spalte zu löschen oder eine neue Spalte anzulegen wählen Sie
entsprechende Symbol rechts neben der Spaltenauswahl.
das
Symbol für Spaltendefinition löschen
Symbol für Neue Spalte links anlegen
Symbol für Neue Spalte rechts anlegen
Bei der Neuanlage einer Spalte werden die Definition und Einstellungen der aktuellen
Spalte automatisch für die neue Spalte übernommen. So brauchen Sie nur die jeweiligen
Veränderungen zur vorherigen Spalte neu definieren.
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9 Planung
Spaltentitel
Im Eingabefeld Titel legen Sie die Überschrift der Spalte (Spaltentitel z.B. "Position",
"Budget") fest. Sie können die Bezeichnung manuell eingeben oder unter Verwendung
von Platzhaltern, die Sie über den Pfeil am rechten Rand auswählen, definieren. Es
können maximal 3 Platzhalter in einem Titel ausgewählt werden.
Spaltentyp
Für die Definition des Spaltentyps stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur
Verfügung:
'Feldeigenschaft'
'Datenebene'
'Analysereihe'
'Zellkommentar'
Je nach ausgewähltem
'Spalteneinstellungen'.
Spaltentyp
variiert
der
untere
Bereich
des
Dialogs
Spaltentyp 'Feldeigenschaft'
Der Spaltentyp 'Feldeigenschaft' eignet sich vor allem für die Definition von
Kennzeichnungsspalten, also Spalten die keine Daten enthalten werden.
Sie legen fest, ob in der Spalte die "Kurznamen", die "Beschreibungen", die
"Kontobezeichner" oder die "Einheiten" der Felder angezeigt werden sollen. Für die
erste Spalte ist standardmäßig der Spaltentyp 'Feldeigenschaft' ausgewählt, da
Corporate Planner davon ausgeht, dass diese Spalte als Beschriftung genutzt werden
soll.
Spaltentyp 'Datenebene'
Bei der Auswahl des Spaltentyps 'Datenebene' wird die Spalte mit Daten befüllt.
Bestimmen Sie, welche Datenebene und welcher Berechnungszeitraum für die
gewählte Spalte gelten sollen.
Wählen Sie zunächst aus, welche Datenebene Sie in dieser Spalte sehen möchten.
Unterhalb des Auswahlbereichs für die Datenebenen, wählen Sie den Zeitraum aus. Sie
haben für jede Spalte die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
Aktueller Zeitraum
–
umfasst
alle
Monate,
Quartale,
etc.
die
im
Berechnungszeitschieber eingestellt sind
Aktuelles Geschäftsjahr – als aktuelles Geschäftsjahr ist das Jahr, in dem der erste
Monat des eingestellten Berechnungszeitraums liegt
Erster Monat/ Periode – der erste Monat/ die erste Periode des im
Berechnungszeitschieber eingestellten Zeitraums
Letzter Monat/ Periodeim – der letzte Monat/ die erste Periode des eingestellten
Berechnungszeitraums
Rest Kalenderjahr – in Bezug auf das im Berechnungszeitschieber eingestellte
Kalenderjahr, werden alle Monate, die nicht in den Berechnungszeitraum einfließen
summiert. Beispiel: Berechnungszeitschieber Jan-Aug 2011 à Spalte Sep-Dez 2011
Rest Geschäftsjahr – bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr
werden in Bezug auf das im Berechnungszeitschieber eingestellte Geschäftsjahr alle
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Monate, die nicht in den Berechnungszeitraum einfließen summiert. Beispiel:
Geschäftsjahr Mai-April, Berechnungszeitschieber Mai-Aug 2011 à Spalte Sep 2011Apr 2012
Alle Zeiträume haben einen Bezug zum Berechnungszeitschieber. Ändern Sie dessen
Einstellung werden automatisch die Werte in der Tabelle angepasst.
Alle Einstellungen des Zeitraumes können Sie zudem mit einem Zeitversatz anzeigen.
So können Sie z.B. Jahresvergleiche in der Tabelle aufbauen:
Sie wählen in der Spalte 1 (Vorjahr) die Option "Aktueller Zeitraum", einen
Zeitversatz von "-12" und "Monate".
In der Spalte 2 wird das aktuelle Jahr dargestellt, so dass Sie die gleiche Option ohne
Zeitversatz (0 Monate = aktueller Zeitraum) wählen.
In der Spalte 3 bilden Sie das nächste Jahr ab und wählen daher "Aktueller
Zeitraum" und einen Zeitversatz von "+12" und "Monate".
Spaltentyp 'Analysereihe'
Wählen Sie den Spaltentyp 'Analysereihe' wenn Sie zwei Datenebenen miteinander
vergleichen wollen. Die Vergleichsergebnisse werden in der Tabellenspalte dargestellt.
Bestimmen Sie zunächst einen Analysetyp und einen Zeitraum. Die Einstellungen des
Zeitraums erfolgen analog zu denen des Spaltentyps 'Datenebene'.
Anschließend definieren Sie die Datenebenen für die Referenz- und Vergleichsebene.
Auch in der Analysereihe können Sie wie bei den Datenebenen mit einem Zeitversatz
arbeiten. Hier wird für jede Datenebene eine separate Einstellung getroffen.
Mit dem Symbol "Ebenen tauschen" wechseln Sie die Datenebenen der Referenz- und
Vergleichsebene und den dazugehörigen Zeitversatz miteinander.
Symbol für Ebenen tauschen
Spaltentyp 'Zellkommentar'
Der Spaltentyp 'Zellkommentar' erscheint nur dann, wenn Sie mit Corporate Planner
advanced arbeiten. Dieser Typ ist in Bezug auf den Aufbau und die
Einstellungsmöglichkeiten identisch mit dem Spaltentyp 'Datenebene'. Anstelle von
Werten werden allerdings Zellkommentare abgebildet. Zellkommentare werden in der
Kombination Feld – Datenebene - Basiszeitschritt vergeben. (Mehr Informationen
erhalten Sie im Abschnitt "Zellkommentare (optional)" im Kapitel "Grundkenntnisse
Corporate Planner" oder im Abschnitt "Zellkommentar-Report (optional)" des
Kapitels "Reporting".
Möchten Sie eine Spalte zur Darstellung von Zellkommentaren anlegen, wählen Sie den
Spaltentyp 'Zellkommentare'. Selektieren Sie zunächst eine Datenebene. Beachten
Sie bei der Auswahl der Datenebene, dass Ihre Zellkommentare auch auf dieser Ebene
hinterlegt wurden. Anschließend bestimmen Sie den Zeitraum, für den die
Zellkommentare in der Tabelle angezeigt werden sollen.
Auch hier können Sie wie beim Spaltentyp 'Datenebenen' mit einem Zeitversatz
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arbeiten.
H inwe is :
9.1.2
Zellkommentare können in einer Zellkommentarspalte der Tabelle
durch einen Rechtsklick eingefügt werden.
Tabellen-Reports anlegen
Beim Anlegen eines Tabellen-Reports können sie je nach Verwendungszweck
verschiedene Arten von Tabellen-Reports nutzen. Zu diesen zählen der freie TabellenReport, der Tabellen-Report mit gespeicherter Spaltendefinition, der gespeicherte
Tabellen-Report und der feste Tabellen-Report. Die unterschiedlichen Arten und deren
Eigenschaften werden nachfolgend beschrieben.
9.1.2.1
Erstellen eines freien Tabellen-Reports
Im freien Tabellen-Report bleiben Zeilen und Spalten dynamisch. Der Zeileninhalt ist
abhängig von dem in der Baumstruktur ausgewählten Feld. Sie können die
Zeitreihenansicht als auch die Spaltenansicht in der freien Tabelle nutzen. Um die
Dynamik zu erhalten wird dieser Tabellen-Report nicht gespeichert.
Sie können durch den Baum navigieren, jedes beliebige Feld anwählen und direkt als in
der Ad-hoc-Tabelle anzeigen lassen. Es wird hier jeweils das ausgewählte Feld mit den
direkten Tochterfeldern angezeigt. Sowohl die Veränderung des ausgewählten Feldes
als auch die Veränderung des Berechnungszeitschiebers und Berechnungszeitraumes
ergeben eine sofortige Änderung der angezeigten Werte.
9.1.2.2
Erstellen eines Tabellen-Reports mit gespeicherter Spaltendefinition
Sie befinden sich weiterhin im freien Tabellen-Report. Zusätzlich werden bei dieser Form
Spaltendefinitionen angelegt und gespeichert. Wie im freien Tabellen-Report bleiben
auch hier die Zeileninhalte dynamisch und orientieren sich am ausgewählten Feld der
Baumstruktur. Für diesen Tabellen-Report wird zusätzlich eine feste Spaltendefinition
angelegt und abgespeichert. Die Spalten sind somit fixiert. Die gespeicherte Definition
kann jederzeit wieder aufgerufen werden.
Um die erstellte Ansicht abzuspeichern wählen Sie in der Arbeitsleiste "Speichern" und
wählen Sie den Eintrag 'Freien Tabellen-Report speichern'.
Symbol für Speichern
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Benennen Sie den Tabellen-Report und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Die Anlage einer Spaltendefinition wird im Abschnitt "Spalten anlegen und löschen"
näher erläutert.
9.1.2.3
Erstellen eines gespeicherten Tabellen-Reports
In dieser Form des Tabellen-Reports werden sowohl die Spalten, als auch die Zeilen
fest definiert. Die Zeilen sind somit unabhängig von der Navigation in der Baumstruktur.
Die Definition wird gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.
Wechseln Sie zunächst vom freien Tabellen-Report in den gespeicherten TabellenReport.
Symbol für Zwischen freiem und gespeichertem Tabellen-Report
umschalten
Es öffnet sich das Fenster 'Neue Tabellendefinition erstellen'.
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Wählen Sie "Aktuelle Ansicht übernehmen" um die in den zuvor erstellten TabellenReport als gespeicherten Tabellen-Report zu speichern. Um eine neue Tabellendefinition
anzulegen wählen Sie "Leeres Tabellenblatt". Mit der Option "Abbrechen" gelangen
Sie zurück zur vorherigen Ansicht.
Sie befinden sich nun im gespeicherten Tabellen-Report. Das Symbol "Zwischen
AdHoc-Tabelle und gespeicherter Tabelle umschalten" in der Arbeitsleiste ist
aktiviert.
Benennen und speichern Sie zunächst Ihren Tabellen-Report. Wählen Sie dafür das
Symbol "Speichern".
Symbol für Speichern
Es öffnet sich das Fenster 'Tabellendefinition speichern'.
Benennen Sie Ihr Tabellenblatt und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Der Name
Ihrer Tabelle wird Ihnen oberhalb der Baumstruktur bzw. des Strukturpfades angezeigt.
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Nehmen Sie nun die Spalteneinstellungen vor, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Anschließend definieren Sie die Zeilen Ihres Tabellen-Reports.
Im gespeicherten Tabellen-Report ist der Tabelleninhalt unabhängig von der
Baumnavigation. Wenn Sie durch die Äste des Baums wandern, bleibt der Tabelleninhalt
unverändert. Sie können die Tabelle ganz einfach per Drag-and-Drop mit den Feldern
der Baumstruktur befüllen. Aktivieren Sie dafür das gewünschte Feld in der
Baumstruktur und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste in den
Darstellungsbereich der Tabelle. Alternativ können Sie, wenn Sie mit dem Strukturpfad
arbeiten, ein Feld mit dem Button "Startfeld zufügen" in die Tabelle einfügen.
Symbol für Startfeld zufügen
Um ein Feld wieder aus der Tabelle zu entfernen aktivieren Sie die entsprechende und
klicken auf das Symbol "Startfeld löschen". Alternativ können Sie mit einem
Rechtsklick auf das Startfeld unter der Option 'Entfernen' entweder den 'Kompletten
Teilbaum' oder 'Nur dieses Feld' aus der Ansicht entfernen.
Symbol für Startfeld löschen
H inwe is :
Als Startfeld wird das aus der Baumstruktur überführte Feld
bezeichnet. Startfelder sind in der Tabelle farblich hinterlegt und
in der Baumansicht immer die erste Hierarchiestufe. Die
Reihenfolge der Startfelder lässt sich in der Tabelle ebenfalls per
Drag-and-Drop ändern. Die Reihenfolge und Strukturen hinter
diesen Feldern ergeben sich aus der Definition der Baumstruktur
und können nicht verschoben werden.
Die Reihenfolge der Zeilen kann auch per Drag-and-Drop variiert werden. Dafür muss
die erste Hierarchiestufe aufgeklappt sein. Das Auf- und Zuklappen der Hierarchiestufen
bleibt auch im gespeicherten Tabellen-Report dynamisch.
9.1.2.4
Erstellen eines festen Tabellen-Reports
Ein bereits angelegter Report wird als Tabellen-Report geöffnet und kann so zur
Werteingabe genutzt werden. Klicken Sie dafür auf "Report auswählen" und öffnen
Sie den gewünschten report als Tabellen-Report.
Symbol für Report auswählen
Der feste Tabellen-Report übernimmt das Aussehen des Reports. Es können jedoch nur
Reports geöffnet werden, die genau eine Kopfzeile haben. Im Tabellen-Report können
nur aktive Tabellenköpfe (alle Zeilen sind demselben Tabellenkopf zugeordnet)
angezeigt werden. Platzhalter wie z.B. <<Seite>> können im Tabellen-Report nicht
angezeigt werden. Berechnete Inhalte werden in der Tabelle angezeigt, können jedoch
nicht geändert werden.
Sowohl Spalten, als auch Zeilen sind im festen Tabellen-Report fix und können nicht
angepasst werden. Auch das Auf- bzw. Zuklappen der Hierarchie ist nicht möglich. Im
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9 Planung
festen Tabellen-Report können Sie somit nur den Inhalt der Zellen des Reports
überarbeiten und die Änderung speichern.
Im Tabellen-Report können Sie die Daten Ihres Reports weiter bearbeiten.
H inwe is :
9.2
Wenn eine Reportdefinition geladen wurde können Sie nicht in
den freien Tabellen-Report wechseln.
Top-down-/ Bottom-up-Planung
Unter dem Eintrag "Top-down / Bottom-up" im Funktionsbereich Planung können Sie
eine Top-down-Planung oder eine Bottom-up-Planung durchführen. Mit diesen beiden
Planungswerkzeugen lassen sich bei der Planung (beispielsweise Ihres kommenden
Jahresbudgets) Zahlenwerte auf einfache Weise in die einzelnen Felder eintragen und
über den gewählten Zeitraum verteilen.
Symbol für Top-down-/Bottom-up-Planung
Bewegen Sie sich in der Baumstruktur auf das Feld, für welches die Planung erfolgen
soll. Klicken Sie das Symbol in der Iconleiste oder wählen Sie im Funktionsbereich
Planung den Eintrag "Top-down / Bottom-up". Es öffnet sich das Fenster 'Planung'.
Haben Sie in der Baumstruktur ein Elternfeld (Saldofeld) ausgewählt, erfolgt die Planung
"Top-down"; bei einem Dateneingabefeld erfolgt die Planung "Bottom-up".
9.2.1
Bottom-up-Planung
Die Bottom-up-Planung ist die wohl gängigste Methode der Unternehmensplanung. Mit
der Bottom-up-Planung ist es möglich, die Planung sehr detailliert "von unten nach
oben" für jedes einzelne Dateneingabefeld durchzuführen. Die Bottom-up-Planung ist
daher nur für Dateneingabefelder am Ende des Strukturbaumes möglich.
Klicken Sie auf das Symbol für Planung ('Gießkanne') oder alternativ im
Funktionsbereich Planung den Eintrag "Top-down / Bottom-up" an, um zum
Fenster 'Bottom-up-Planung' zu gelangen.
Oben erscheinen der Name und die Handlenummer des Feldes, welches Sie zuvor in
der Baumstruktur ausgewählt haben.
Über den Button "Rundung" gelangen Sie in die Einstellungen der Datenbasis, in
denen Sie die Rundung bei der Planung aktivieren und anschließend die Anzahl der
Nachkommastellen bestimmen können.
Tragen Sie im Eingabefeld "Planwert" den Wert ein, der für das aktuelle Feld im
eingestellten Zeitraum geplant werden soll. Statt einen Wert direkt einzutragen,
können Sie diesen auch berechnen. Hierzu klicken Sie links vom Eingabefeld den
Button "Berechnen". Lesen Sie hierzu den nächsten Abschnitt "Planwerte
berechnen mit dem CP-Rechner".
Der aktuell eingestellte Berechnungszeitraum wird auf dem Button "Planzeitraum"
angezeigt
und
entspricht
dem in
der
zentralen
Sicht
eingestellten
Berechnungszeitraum. Per Klick auf den Button öffnet sich die Darstellung des
Zeitschiebers und der Zeitraum kann geändert werden.
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9 Planung
Mit dem Button "Ebenen" legen Sie fest, in welchen Zieldatenebenen des aktuellen
Feldes Ihre Planung erfolgen soll. Es besteht die Möglichkeit, gleichzeitig mehrere
Datenebenen auszuwählen.
Das Auswahlmenü "Planzeitschritt" definiert die Zeiteinteilung Ihrer Planung (z.B.
Monat, Quartal, Tertial). Die Zeiteinstellung des Arbeitsbereichs ist voreingestellt,
kann aber beliebig geändert werden.
Um die Möglichkeiten der Planung nachvollziehen zu können, legen Sie in der BeispielDatenbasis 'B_Training' oberhalb der Ergebnisrechnung ein neues Feld, namens
"Planung" an. Auf diesem Feld werden im folgenden Abschnitt "Zeitliche Verteilung"
beispielhaft einige Planungsszenarien durchgeführt. Tragen Sie als Planwert den Wert
1.000 ein, stellen Sie den Planzeitraum auf Jan – Dez 2011, den Zeitschritt auf Monat
und wählen Sie als Zieldatenebene Budget. Für die einzelnen Alternativen wird die
Planung beispielhaft durchgeführt. Springen Sie nach dem Ausführen eines
Planungsszenarios immer zurück in die zentrale Sicht, um das Ergebnis
nachzuvollziehen. Anschließend setzen Sie das Ergebnis der Datenebene Budget wieder
auf den Wert 0, um die nächste Alternative durchführen zu können.
9.2.2
Zeitliche Verteilung
Die Alternativen der zeitlichen Verteilung richten sich nach den im oberen Bereich
getätigten Angaben. So variieren die Platzhalter für den Planwert, den Planzeitraum
und den Planzeitschritt. Es stehen Ihnen die folgenden Optionen der zeitlichen
Verteilung zur Verfügung, die Sie per Klick auf den jeweiligen Button "… " am rechten
Rand weiter verändern können.
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9 Planung
Planung je Zeitschritt im Zeitraum <… > eintragen
Bei der ersten Alternative ist die voreingestellte Verteilungsart "eintragen". Per Klick
auf den aktiven Button "… " können Sie festlegen, wie sich der eingetragene Planwert
verhalten soll. Sie können die Verteilungsart von eintragen auf "addieren"
"subtrahieren", "multiplizieren", "dividieren" ändern.
Eintragen: Der Planwert 1.000 wird monatlich eingetragen; Summe im
Berechnungszeitraum = 12.000.
Addieren: 1.000 werden monatlich zu einem möglicherweise bereits eingetragenen
Wert addiert. Hier: 1.000 + 1.000 = 2.000 monatlich.
Subtrahieren: 1.000 werden monatlich von einem möglicherweise bereits
eingetragenen Wert subtrahiert. Hier: 2.000 – 1.000 = 1.000 monatlich.
Multipliziert: Ein bereits eingetragener Wert wird monatlich mit 1.000 multipliziert.
Hier: 1000 x 1000 = 1.000.000.
Dividiert: Ein bereits eingetragener Wert wird monatlich durch 1.000 dividiert. Hier:
1.000.000 / 1.000 = 1.000.
Löschen Sie das Ergebnis der Datenebene "Budget" wieder auf den Wert 0, um die
nächste Alternative durchführen zu können.
Planwert x im Zeitraum x gleichmäßig (linear) eintragen
Eintragen: Der Planwert 1.000 wird gleichmäßig auf den Planzeitraum verteilt, so
dass monatlich der Wert 83 eingetragen wird. Summe im Berechnungszeitraum =
1.000.
Addieren: Der Planwert 1.000 wird gleichmäßig auf den Planzeitraum aufgeteilt und
zu einem möglicherweise bereits eingetragenen Wert addiert. Hier: 83 + 83 = 167.
Subtrahieren: Der Planwert 1.000 wird gleichmäßig auf den Planzeitraum aufgeteilt
und von einem möglicherweise bereits eingetragenen Wert subtrahiert. Hier: 167 –
83 = 83.
Löschen Sie das Ergebnis der Datenebene Budget wieder auf den Wert 0, um die
nächste Alternative durchführen zu können.
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Mit Planwert x beginnen und linear auf Wert y enden
Mit dieser Option legen Sie einen Ausgangswert (=Planwert), einen Zielwert und die Art
der Steigerung fest. Die Steigerungsart (Progressionsart) und den Zielwert definieren
Sie über den Button "… ". Wählen Sie beispielhaft 5.000 als Zielwert.
linear: im Monat Januar wird der Wert 1.000 eingetragen und monatlich linear
(gleichmäßig) erhöht, dass der Zielwert 5.000 im Dezember erreicht wird. Summe im
Berechnungszeitraum: 36.000.
progressiv: im Monat Januar wird der Wert 1.000 eingetragen und monatlich
progressiv (unterdurchschnittlich) erhöht, dass der Zielwert 5.000 im Dezember
erreicht wird. Die Summe im Berechnungszeitraum: 28.727.
degressiv: im Monat Januar wird der Wert 1.000 eingetragen und monatlich
degressiv (überdurchschnittlich) erhöht, dass der Zielwert 5.000 im Dezember
erreicht wird. Summe im Berechnungszeitraum: 43.098.
Mit Planwert x beginnen und pro Zeitschritt <… > um y % erhöhen
Ihr Planwert (hier: 1000) wird pro Zeitschritt (hier: Monat) absolut oder relativ um
einen Wert erhöht oder vermindert. Die Einstellungen nehmen Sie über den Button "… "
vor. Übernehmen Sie als Wert, die voreingestellten 3,00%.
3,00 % relativ erhöhen: Das Budget wird monatlich um 3,00 % kontinuierlich
erhöht. Summe im Berechnungszeitraum: 14.192.
3,00 % relativ vermindern: Das Budget wird monatlich um 3,00 % kontinuierlich
verringert. Summe im Berechnungszeitraum: 10.205.
3,00 % absolut erhöhen: Das Budget wird monatlich um den absoluten Wert 3.00
(= 3,00% vom Planwert 1.000) erhöht. Summe im Berechnungszeitraum: 12.198.
3,00 % absolut vermindern: Das Budget wird monatlich um den absoluten Wert
3.00 (= 3,00% vom Planwert 1.000) vermindert. Summe im Berechnungszeitraum:
11.802.
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Planwert x entsprechend Datenebene y mit Zeitversatz z eintragen
Hier wird Ihr Planwert entsprechend der zeitlichen Verteilung einer anderen
Datenebene des ausgewählten Feldes mit einem Zeitversatz verteilt (z.B. Verteilung
eines Wertes entsprechend Ist-Vorjahr). Die Einstellungen nehmen Sie wiederum per
Klick auf den Button "… " vor.
Beispiel:
Für diese Planungs-Alternative ist es erforderlich, dass bereits Daten in einer anderen
Datenebene vorliegen, deren zeitliche Verteilung für die Planung des neuen Zeitraums
verwendet wird.
Sie befinden sich auf dem Feld "Planung" in der zentralen Sicht. Stellen Sie den
Berechnungszeitraum auf das Jahr 2010, um für das Vorjahr auf der Ist-Ebene
Werte einzutragen. Tragen Sie manuell in der Ergebnisspalte den Wert 12.000 ein, diese
Summe wird gleichmäßig auf alle Monate des Jahres 2010 verteilt, so dass monatlich
jeweils 1.000 eingetragen werden. Aufgrund saisonaler Schwankungen liegt das Ist im
Mai und Juni bei 1.500 und im November und Dezember bei 2.000. Ändern Sie die Werte
nachträglich manuell. Die Jahressumme erhöht sich auf 15.000.
Auf Basis dieser Werte kann nun das Jahr 2011 geplant werden. Verändern Sie den
Berechnungszeitschieber und öffnen über den Funktionsbereich Planung die Bottomup-Planung. Abweichend von dem bisherigen Beispiel, wird an dieser Stelle der
Planwert 20.000 verwendet. Selektieren Sie dann die fünfte Planungsalternative und
klicken auf den Button "… ".
Es wird nun auf die zuvor mit Daten befüllte Ist-Ebene Bezug genommen. Wählen Sie
daher die folgende Kombination:
Entsprechend: Ist-Ebene
Zeitversatz: - 12, da sich die Werte in Bezug auf den ausgewählten Planzeitraum
im Vorjahr befinden.
Verteilungsart: eintragen
Als Ergebnis wurde im Zeitraum Jan – Dez 2011 der Wert 20.000 im Budget übernommen
und gemäß der zeitlichen Verteilung der Ist-Ebene des Vorjahres (inkl. saisonaler
Schwankungen) eingetragen.
Der einzustellende Zeitversatz bezieht sich ausgehend vom Planzeitschritt (=0) auf den
Zeitraum der anderen Datenebene. Ein negativer Zeitbezug bezieht sich auf Zeiträume
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in der Vergangenheit. Ein positiver Zeitbezug bezieht sich auf Zeiträume in der Zukunft.
Planwert x im Zeitraum <… > gemäß Verteilungsschlüssel eintragen
Mit dieser Option verteilen Sie Ihren Planwert entsprechend eines Verteilschlüssels. Die
manuelle Eingabe des Schlüssels erfolgt direkt in der darunterliegenden Tabelle. Per
Klick in die einzelnen Zellen erfolgt die Eingabe der Werte. Zur Überprüfung können Sie
darunter eine Sollsumme eintragen, die durch die einzelnen Schlüsselwerte erreicht
werden muss.
Beispiel 1:
Die Verteilung des Planwertes erfolgt nach den monatlichen Arbeitstagen. Tragen Sie in
der Tabelle monatlich die Anzahl der Tage ein. Januar = 31 Tage, Februar = 28 Tage
etc. Die Sollsumme stellt die Arbeitstage pro Jahr dar (=365 Tage). Wählen Sie als
Verteilung über den Button rechts die Operation "eintragen". Klicken Sie auf "OK". Der
Planwert 1.000 stellt das Ergebnis im Berechnungszeitraum dar und wird dem Schlüssel
entsprechend auf die Monate verteilt.
Die auswählbare Operation "addieren" und "subtrahieren" verhalten sich wie auch in
den anderen Planungs-Alternativen. Die Werte, die gemäß Verteilungsschlüssel
eingetragen werden, werden nur entsprechend zu bereits vorliegenden Werten addiert
oder subtrahiert.
Darüber hinaus kann per Klick auf den Button "Verteilschlüssel" ein zuvor angelegter
Verteilschlüssel oder der Verteilschlüssel eines anderen Feldes verwendet werden. Diese
Auswahlmöglichkeit ähnelt der vorherigen fünften Planungsalternative, bei der allerdings
nur auf eine Datenebene des ausgewählten Feldes Bezug genommen werden kann. Bei
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9 Planung
dieser Alternative kann auch auf die Verteilung anderer Felder im Baum Bezug
genommen werden.
Beispiel 2:
Das Feld "Planung" soll gemäß der zeitlichen Verteilung des Feldes "Erträge" im Baum
"Ergebnis" mit dem Planwert 1.000 beplant werden. Die Planung erfolgt gemäß der
tatsächlich erzielten Erträge des Vorjahres.
Klicken Sie unterhalb der Tabelle auf den Button "Verteilschlüssel". Im Bereich
'Dimension' wählen Sie das Feld "Erträge". Selektieren Sie die Datenebene Ist und
wählen Sie den Zeitraum Jan – Dez- 2010 (Vorjahr des Planjahres). Der
Verteilschlüssel des Feldes "Erträge" wird in der unteren Tabelle übernommen.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Klicken Sie erneut auf "OK". Der Planwert
1.000 stellt das Ergebnis im Berechnungszeitraum dar und wird dem Verteilschlüssel des
Feldes "Erträge" entsprechend auf die Monate im Zeitraum Jan – Dez 2011 verteilt.
9.2.3
Fixierung von Werten
Bei Auswahl der ersten, fünften und sechsten Planungsalternative, steht Ihnen die
Fixierungsfunktion zur Verfügung. Mit Hilfe der Fixierung bleiben Werte, die bereits für
das ausgewählte Feld geplant/ eingetragen/ importiert wurden, unverändert. Die
Fixierung stellen Sie pro Zeitschritt ein, indem Sie in der unteren Tabelle in der Zeile
'Fixiert' einen Haken setzen.
Beispiel:
Im Budget des Planzeitraumes Jan – Dez 2011 sind monatlich bereits 1.000 geplant.
Die Summe im Berechnungszeitraum beträgt somit 12.000. Die Werte des ersten
Quartals sollen beibehalten werden. Dies erfordert eine Fixierung der Monate Jan, Feb
und März. Die Werte der anderen Monate hingegen werden um 5% erhöht.
Eine monatliche Steigerung um 5% entspricht einem Planwert von 1,05. Wählen Sie in
der Planungsfunktion die erste Alternative. Und wählen Sie über den Button "… " die
Verteilungsart multiplizieren. In der Tabelle fixieren Sie die Monate des ersten
Quartals. Klicken Sie auf "OK", um das Planungsszenario auszuführen.
Der Wert 1.000 der Monate des ersten Quartals bleibt unverändert, wohingegen die
restlichen Monate des Jahres einen Wert von 1.050 aufweisen.
Bei Auswahl der fünften und sechsten Planungsalternative können Sie zusätzlich den
Zielwert bei der Fixierung beibehalten.
Beispiel:
Die Ausgangssituation ist wie im vorherigen Beispiel. (Budget; Planzeitraums Jan – Dez
2011; monatlich sind bereits 1.000 geplant; Fixierung der Monate Jan, Feb und März)
Der Planwert beträgt erneut 1.000, der zu den bestehenden Werten addiert werden
soll. Wählen Sie die fünfte Planungsalternative und als Verteilungsart "addieren".
Aktivieren Sie die Check-Box "Bei Fixierung Zielwert beibehalten". Führen Sie per
Klick auf "OK" das Planungsszenario aus. Der Planwert 1.000 wird auf alle nicht fixierten
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9 Planung
Monate (=9 Monate) verteilt. Die Monate April – Dezember tragen nun den Wert 1.111
(1.000/ 9 = 111). Das Ergebnis im Berechnungszeitraum wird um den Planwert 1.000
erhöht.
Führen Sie dieses Szenario aus, ohne den Zielwert beizubehalten, wird der Planwert
1.000 auf alle 12 Monate verteilt. Nur die Monate ohne Fixierung erhalten allerdings eine
tatsächliche Werterhöhung von 83 (1.000/ 12 = 83). Das Ergebnis im
Berechnungszeitraum wird um den Wert 750 erhöht.
9.2.4
Verteilung auf die Tochterfelder
Die Top-down-Planung dient der Durchführung einer ersten Grobplanung sowie einer
weitgehend standardisierbaren Verteilung "von oben nach unten". Hier ist es möglich,
Werte eines Elternfeldes (Saldofeldes) auf dessen Tochterfelder zu verteilen.
Symbol für Top-down-/ Bottom-up-Planung
Wählen Sie im Funktionsbereich Planung den Eintrag "Top-down / Bottom-up" aus.
Handelt es sich bei dem angewählten Feld um ein Saldofeld, gelangen Sie zum Fenster
'Planung Top-down-/ Bottom-up'.
Das Fenster ist im Aufbau identisch mit dem der Bottom-up Planung. Auch die
unterschiedlichen Planungsvarianten der zeitlichen Verteilung, die Sie bereits im
vorherigen Abschnitt kennengelernt haben, stehen zur Auswahl.
Zusätzlich ist jedoch der untere Bereich "Verteilung auf die Tochterfelder" aktiviert.
Hier legen Sie fest, wie ein Planwert auf die Tochterfelder des ausgewählten
Saldofeldes verteilt werden soll:
Verteilung entsprechend einer Datenebene mit Zeitversatz:
Die einzelnen Tochterfelder werden auf der gewählten Datenebene zueinander ins
Verhältnis gesetzt und der Planwert diesem Verhältnis entsprechend verteilt. Die
Datenebene kann durch Angabe eines Zeitversatzes auch in einem anderen
Zeitraum (z.B. in der Vergangenheit) liegen.
Gleichmäßig:
Der Planwert wird gleichmäßig auf die Tochterfelder verteilt. Bei einem Planwert von
3.000 und drei Tochterfeldern bekäme jedes Tochterfeld 1.000. Jedes Tochterfeld
verteilt seinen erhaltenen Anteil wiederum an mögliche eigene Tochterfelder.
Verteilung entsprechend den Top-down-Faktoren der Felder:
In den Feldeigenschaften eines jeden Feldes kann ein Top-down-Faktor hinterlegt
werden
(siehe
nächster Abschnitt
"Top-down-Faktor").
Diesem Wert
entsprechend wird der Planwert verteilt.
Wert auf jedem Endfeld eintragen:
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9 Planung
Der Planwert wird in jedem Endfeld eingetragen, dass hinter dem 'Aktuellen Feld'
liegt und ein Datenfeld ist. Bei einem Planwert von 3.000 und bekäme jedes Endfeld
3.000 eingetragen. Bei dieser Art der Verteilung wird auch auf Endfelder
geschrieben, die hinter einem Infofeld (geblocktes Feld) liegen. Befindet sich
beispielsweise ein Zusammenfassungsbaum hinter dem aktuell ausgewählten Feld,
würden auch dessen Endfelder beschrieben werden, was in diesem Zusammenhang
nicht sinnvoll wäre. Aus diesem Grund wird bei Auswahl der Option 'Wert auf jedem
Endfeld eintragen' eine Bestätigung gefordert. Bestätigen Sie den Dialog mit "Ja",
um die Option zu nutzen.
9.2.5
Top-down-Faktor
Jedem Feld im Corporate Planner-Strukturbaum kann ein Faktor zugeordnet werden, der
angibt, welchen Teilwert (%-Anteil) dieses Feld erhält, wenn im übergeordneten
Elternfeld ein Wert "top-down" geplant wird. Den Faktor hinterlegen Sie in den
Eigenschaften eines Feldes im Eingabefeld 'Top-down–Faktor' (Funktionsbereich
Strukturbearbeitung
"Struktur bearbeiten" "Eigenschaften").
Beispiel
Das Tochterfeld "Materialaufwand" im Baum "Ergebnis" erhält den Top-down-Faktor
0,335 (33,5%). Bei der Planung des Elternfeldes "Aufwendungen Gesamt" wird z.B.
ein Planwert von 1.000.000 verwendet. Entsprechend des Faktors wird das Feld
"Materialaufwand" automatisch mit dem Wert 335.000 geplant, sofern die
Tochterfelder insgesamt eine Top-down-Verteilung von 1,0 vorweisen. Ist dies nicht
der Fall, wird der Faktor des Feldes "Materialaufwand" anteilig umgerechnet.
9.2.6
Planwerte berechnen mit dem CP-Rechner
Wenn Sie links vom Eingabefeld 'Planwert' auf den Button "Berechnen" klicken, öffnet
sich der CP-Rechner (siehe auch Abschnitt "Der CP-Rechner" im Kapitel
"Werkzeuge"). Mit Hilfe dieses Werkzeugs kann der Planwert für das aktuell
angewählte Feld auf Basis eines Wertes eines anderen Feldes berechnet, modifiziert,
kopiert und anschließend verwendet werden.
Sie planen das neu angelegte Feld "Planung". Der Planwert soll auf Basis der Summe
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im Zeitraum Jan. – Dez. 2010 des Feldes "Erträge" (Baum "Ergebnis") berechnet
werden. Klicken Sie im oberen Bereich 'Feldergebnisse' des CP-Rechners auf den
Button "Feldauswahl" und selektieren das Feld "Erträge". Im unteren Bereich
'Taschenrechner' klicken Sie dann auf den Button " ". Die Summe des Feldes
"Erträge" erscheint in der ersten Eingabezeile. Diesen Wert können Sie nun direkt in
die Zwischenablage kopieren und als per Klick auf den Button "Übernehmen" als
Planwert verwenden. Möchten Sie den Wert vorher noch ändern, z.B. eine Erhöhung
von 5% durchführen, so klicken Sie auf den Button "*" und tragen in die zweite
Eingabezeile den Wert 1,05 ein. Über den Button "=" berechnet sich das Ergebnis,
welches Sie dann per Klick auf den Button "Übernehmen" als Planwert verwenden
können. Der Wert erscheint im Eingabefeld. Sie können nun mit der Planung fortfahren.
9.3
Über Datenebenen planen
Mit dieser Funktion können ganze Datenebenen mit oder ohne Zeitversatz in andere
Datenebenen kopiert oder verschoben werden. Es handelt sich hierbei um eine sehr
mächtige Funktion, die konzentriert und gezielt genutzt werden sollte. Insbesondere bei
der ersten Planung eines neuen Geschäftsjahres ist es ein nützliches Werkzeug, um
große Datenmengen in andere Planungszeiträume zu überführen (Grobplanung).
Symbol für Über Datenebenen planen
Wählen Sie im Funktionsbereich Planung den Eintrag "Über Datenebenen planen". Es
erscheint das gleichnamige Fenster.
Auf der linken Seite des Fensters befindet sich der Auswahlbereich für die
Einstellungen der Quelle. Wählen Sie den Zeitraum und die Datenebene aus,
deren Werte kopiert bzw. verschoben werden sollen. Sie können nur eine
Quelldatenebene auswählen.
Auf der rechten Seite des Fensters befindet sich der Auswahlbereich für die
Einstellungen des Ziels. Wählen Sie auch hier den Zeitraum aus, in den die Daten
(zeitversetzt) kopiert bzw. verschoben werden sollen. Der Zeitversatz ist bis zu 60
Monate bzw. fünf Jahre einstellbar. Sie brauchen nur den Anfang des Zeitraumes
angeben, das Ende des Zeitraumes wird automatisch vom System ermittelt.
Aktivieren Sie die Zieldatenebene(n), in welche die Werte der Quelldatenebene
kopiert bzw. verschoben werden sollen. Es können eine oder mehrere
Zieldatenebenen gleichzeitig aktiviert werden.
Im Bereich 'Option' haben Sie die Möglichkeit, den Schaltknopf "Alle Ebenen mit
Zeitversatz auf sich selbst kopieren/verschieben" zu aktivieren. Der obere
Auswahlbereich für die Datenebenen wird daraufhin ausgegraut. Nur die Zeitschieber
bleiben aktiv, da Sie nach wie vor den gewünschten Zeitversatz manuell einstellen
können. Wenn die Daten beim Kopieren bzw. Verschieben verändert werden sollen,
können Sie im Eingabefeld "Faktor" einen Faktor eintragen, mit dem die Werte
multipliziert werden. Beispiel: Alle Werte sollen um 10 % erhöht werden. Der Faktor
beträgt dann 1,1.
Wählen Sie zwischen den Optionen "Gesamter Baum" oder "Aktueller Zweig"
den gewünschten Bereich aus. Rechts von 'Aktueller Zweig' sehen Sie den
Kurznamen des aktuell angewählten Feldes (Zweiges).
Wenn Sie das Kontrollkästchen "Rundung aktiv" aktivieren, werden die
Rundungseinstellungen, die in den Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich
Einstellungen) hinterlegt sind, übernommen. Per Klick auf den Button "Rundung"
gelangen Sie direkt in die Einstellungen der Datenbasis und können die Einstellungen
- 353 -
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9 Planung
ändern.
Datenverweise und Formel-Hybrideigenschaften der Quelldatenebene werden
übernommen, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren. Mehr zu den Feldarten lesen
Sie im Kapitel "Daten- und Feldarten".
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen nun wahlweise mit der Option "Kopieren" oder
"Verschieben".
Wenn Sie Daten kopieren, werden diese entsprechend der gewählten
Voreinstellung ggf. mit zeitlichem Versatz in andere Datenebenen dupliziert. Die
Daten bleiben in der Quelldatenebene bestehen.
Die Option "Verschieben" verschiebt die Daten entsprechend der gewählten
Voreinstellung ggf. mit zeitlichem Versatz in andere Datenebenen. Die Daten sind
anschließend nicht mehr in der Quelldatenebene vorhanden.
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Einstellungen.
9.4
Forecast
Unter dem automatischen Forecast wird die Voraussage über zukünftige Entwicklungen
verstanden, die auf Basis von Vergangenheitswerten, Erfahrungen, Erwartungen,
Einschätzungen etc. berechnet werden.
Anhand von frei definierbaren Forecast-Regeln werden Forecastdefinitionen erstellt und
auf den einzelnen Feldern der Baumstruktur hinterlegt. Für die Definition eines
Forecasts springen Sie in den Funktionsbereich "Planung" und wählen die Funktion
"Forecast steuern".
9.4.1
Forecast steuern
Die Funktion "Forecast steuern" unterteilt sich in die folgenden vier Reiter, die Sie bei
der Neuanlage eines Forecast der Reihenfolge nach bearbeiten.
'Definition Forecast-Regel'
'Forecast-Ebenen'
'Regel/ Ebenen'
'Forecast Übersicht'
H inwe is :
9.4.1.1
Um Forecast-Regeln
und
Forecast-Definitionen
anlegen,
bearbeiten und löschen zu können, muss dem jeweiligen
Benutzer der Freigabetyp 'Lesen und Schreiben' im CPControl Center zugeordnet sein.
Weisen Sie hier der Rolle, zu der der Benutzer gehört, im Bereich
'Datenbasenverwaltung' auf dem Reiter 'Bereichsfreigabe' die
entsprechenden Forecastebenen und den Freigebetyp 'Lesen
und Schreiben'.
Forecastregel definieren
Im Drop-down-Menü 'Forecast-Regel' sehen Sie standardmäßig voreingestellt die
Standard Regel. Bei der Standard Forecast-Einstellung werden für den ForecastZeitraum die bestehenden Werte der Referenzebene (i.d.R. Budget) eins zu eins
übernommen. Rechts neben dem Drop-down-Menü befinden sich die folgenden Symbole
zur Bearbeitung:
Neue Forecast-Regel
- 354 -
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9 Planung
Forecast-Regel bearbeiten
Forecast-Regel löschen
Per Klick auf das Symbol für "Neue Forecast-Regel" definieren Sie eine neue
Forecast-Regel, z.B. Forecast 1. Es öffnet sich automatisch der Eingabebereich für die
Definition der Forecast Berechnung.
Forecast berechnen:
o
"Innerhalb des GJ": Die Forecastberechnung bezieht sich auf die im Reiter
'Forecast-Ebene' vorgenommene Zeiteinstellungen und rechnet bis zum Ende
des zugehörigen Geschäftsjahres (ein abweichendes Geschäftsjahr wird
berücksichtigt).
Beispiel 1:
1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011
Die Berechnung bezieht sich auf das
gesamte Geschäftsjahr 2011 (12 Monate von Januar bis Dezember)
Beispiel 2:
Forecast-Zeitschritt: Systemzeitpunkt 1. Mai 2011 abzüglich 1 Zeitschritt = 1.
April 2011
Die Berechnung bezieht sich auf das gesamte Geschäftsjahr 2011
(12 Monate von Januar bis Dezember)
o
"Als rollierender Zeitraum": Der Zeitabschnitt, auf dem die Berechnung des
Forecasts basiert, kann manuell definiert werden (z.B. 1 Quartal). Es handelt
sich dabei um eine wiederkehrende Zeitspanne, die sich basierend auf den
Zeiteinstellungen im Reiter 'Forecast-Ebene' anpasst.
Berechnungsgrundlage:
X Monate rückblickend ausgehend vom ersten Forecast-Zeitschritt: diese
Monate bilden die Referenz der Berechnung
X Monate vorausschauend: für diese Monate erfolgt die Berechnung des
Forecasts.
Beispiel 1:
3 Monate rückblickend, 3 Monate vorausschauend
1. Forecast-Zeitschritt: 1. Juli 2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Referenzzeitraum
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Forecastzeitraum
Die Abweichungen des 3-monatigen Referenzzeitraums werden auf die 3 Monate
des Forecastzeitraums verteilt. Die Monate Januar – März und Oktober bis
Dezember werden in diesem Fall nicht betrachtet.
Beispiel 2:
4 Monate rückblickend, 2 Monate vorausschauend
1. Forecast-Zeitschritt: Systemzeitpunkt = 6. Juni
- 355 -
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9 Planung
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Referenzzeitraum
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
FCZeitraum
Die Abweichungen des 4-monatigen Referenzzeitraums werden auf die 2 Monate
des Forecastzeitraums verteilt. Der Monat Januar sowie August – Dezember
werden nicht betrachtet.
Berechnungsmethode:
o
Gleichgewichtung: Die Abweichung wird gleichmäßig auf die einzelnen
Forecast-Perioden verteilt.
o
Zeitliche Gewichtung: Die Abweichung wird entsprechend der hinterlegten
Verteilungsschlüssel der einzelnen Forecast-Perioden verteilt. Bei Auswahl dieser
Option öffnet sich eine Tabelle zur Angabe der Schlüssel. Dabei beziehen sich
die Spalten 1,2,3,4 etc. auf die Forecast-Perioden. Sofern nur 6 ForecastPerioden berechnet werden, werden auch nur 6 Zellen befüllt.
- 356 -
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9 Planung
o
Gewichtung entsprechend der Forecast-Planebene: die Berechnung verläuft
analog zu der Methode der zeitlichen Gewichtung, nur dass die Verteilung der
Abweichung auf Basis der Werte der Forecast-Planebene im Forecast-Zeitraum
ermittelt wird. Es besteht die Möglichkeit, an dieser Stelle einen Zeitversatz zu
definieren.
o
Trendabweichung: Es wird die Abweichung zwischen Budget und Ist errechnet
und anschließend aus der Abweichung der Trend (abhängig vom ausgewählten
statistischen Verfahren) ermittelt. Die berechneten Trendwerte werden von den
Planwerten in den Forecast-Perioden abgezogen. Nach Belieben kann das
Trendverfahren sowie der Grad der Dynamik gewählt werden.
o
Trendreferenzebene: Aus den Istwerten wird der Trend berechnet und dieser
in der Forecast-Ebene fortgeführt.
- 357 -
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9 Planung
Wertebereich:
Drop-Down "Zugelassene Werte":
o
o
o
Nur positive: es werden in der Forecast-Ebene nur positive Werte angezeigt,
andernfalls 0 (Anwendung z.B. bei Lagerbeständen).
Nur negative: es werden in der Forecast-Ebene nur negative Werte angezeigt,
sonst 0.
Alle: Positive und negative Werte werden dargestellt.
Für die Berechnung zugelassene Abweichung in Prozent:
o
o
Tipp:
Wie viel Prozent darf der berechnete Forecast-Wert vom Plan-Wert im Zeitraum
abweichen? (Bei einer 0% Abweichung soll das geplante Ergebnis eines
definierten Zeitraums trotz der bisherigen Abweichung erreicht werden. Bei
Angabe eines Prozentsatzes ist eine Abweichung in entsprechender Höhe
akzeptiert).
Bestimmen Sie die positiven bzw. negativen prozentualen Abweichungen
Um die Höhe der Abweichung im Zeitraum zu überprüfen, stellen
Sie im Datenbereich die Budget- und Forecast-Ebene
gegenüber. In der ersten Analysereihe "Absolute Differenz"
erkennen Sie in der Ergebnisspalte direkt die zugelassene
Abweichung
Forecastbeschreibung: Erklärung des Forecasts
Per Klick auf "OK" speichern Sie die Eingabe. Über das Stift-Symbol kann die ForecastRegel nachträglich bearbeitet und über das Löschen-Symbol verworfen werden. Fahren
Sie fort, indem Sie den nächsten Reiter 'Forecast-Ebenen' aktivieren.
9.4.1.2
Forecastebenen definieren
Das Drop-down-Menü 'Forecast-Ebene' ist standardmäßig leer. Rechts daneben
befinden sich die für die Bearbeitung notwendigen Symbole:
- 358 -
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9 Planung
Neue Forecast-Ebene
Forecast-Ebene bearbeiten
Forecast-Ebene löschen
Per Klick auf das Symbol für "Neue Forecast-Ebene" definieren Sie eine neue Ebene,
z.B. FC Ebene 1. Darunter öffnet sich automatisch der Einstellungsbereich.
Zeiteinstellung wählen:
o
o
Erster aktueller Zeitschritt: ab dem hier eingestellten Zeitpunkt wird der
Forecast in der Forecast-Ebene berechnet, vorher werden die Werte des
Referenzzeitraumes in der Forecast-Ebene dargestellt. Diese Einstellungsoption
eignet sich für die Berechnung eines einmaligen Forecasts, da die Wahl des
Zeitpunktes statisch ist.
Aktueller Systemzeitpunkt: Abhängig vom aktuellen Systemzeitpunkt werden
in der Forecast-Ebene Forecast-Werte angezeigt; ggf. abzüglich der hier
eingestellten Zeitschritte. Bsp.: Systemzeitpunkt: 31. September, Zeitschritte
3
Forecastberechnung beginnt im Mai.
Referenzebenen
Referenzebene sind Ebenen, dessen Werte für die Forecast-Berechnung
herangezogen werden.
o
o
Datenebene Referenzzeitraum: Basis der Berechnung, i.d.R "Ist"
Datenebene Forecastzeitraum: Datenebene, von der der berechnete ForecastWert subtrahiert wird. i.d.R "Budget", "Plan".
Per Klick auf "OK" speichern Sie die Eingabe. Über das Stift-Symbol kann die ForecastEbene nachträglich bearbeitet und über das Löschen-Symbol verworfen werden.
Eine weitere Möglichkeit, Forecast-Ebenen zu definieren, befindet sich in den
Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich "Einstellungen"). Definieren Sie über
den Button "Hinzufügen" eine neue Ebene und wählen Sie die Option "ForecastEbene" aus. Im darunter liegenden Bereich nehmen Sie wie oben beschrieben die
Forecast-Einstellungen vor. Nach Fertigstellungen der Eingabe, bestätigen Sie den
Dialog mit "OK" und die Forecast-Ebene erscheint in der Liste mit dem Typ 'Forecast'.
Bestätigen Sie auch diesen Dialog mit "OK".
9.4.1.3
Zuordnung von Regeln und Ebenen
Auf diesem Reiter nehmen Sie die Zuordnung einer Forecast-Ebene mit einer ForecastRegel vor. Im Drop-Down Menü 'Forecast-Set' sehen Sie standardmäßig voreingestellt
das Standard-Set. Rechts daneben befinden sich die folgenden Symbole zur
Bearbeitung:
Neues Forecast-Set
- 359 -
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9 Planung
Forecast-Set bearbeiten
Forecast-Set löschen
Per Klick auf das Symbol für " Neues Forecast-Set" definieren Sie ein neues Set, z.B.
Forecast Set 1. Darunter öffnet sich automatisch der tabellarische Zuordnungsbereich.
Die definierten Forecast-Ebenen werden in der linken Spalten gelistet. Standardmäßig
wird ihnen die Standard Regel zugewiesen. Indem Sie in eine Zelle der Spalte
'Zugeordnete Forecast-Regel' klicken, kann über das Drop-Down Menü eine spezielle
Regel gewählt werden. Falls es erforderlich ist, die Forecast-Ebene oder die Regel zu
bearbeiten, befinden sich dafür im unteren Bereich die jeweiligen Buttons.
Per Klick auf "OK" speichern Sie die Eingabe. Über das Stift-Symbol kann die ForecastEbene nachträglich bearbeitet und über das Löschen-Symbol verworfen werden.
9.4.1.4
Forecast Übersicht
In dieser Ansicht überblicken Sie welchen Feldern (mit welcher Handlenummer), welches
Forecast-Set hinterlegt wurde. Standardmäßig wird jedem neuangelegten Baum/Feld die
Standard-Regel hinterlegt, so dass in der Übersicht die Wurzelfelder aller in der
Datenbasis vorhandenen Bäume aufgeführt werden. Sofern Sie einem Feld eine
selbstdefinierte Forecastregel hinterlegen, wird auch dieses in der Übersicht aufgeführt.
Je tiefer Sie in der Baumstruktur Forecast-Sets vergeben, desto detaillierter wird die
Übersicht.
Indem Sie auf den Feldnamen klicken, gelangen Sie in die Feldeigenschaften, in denen
das gewünschte Forecast-Set bestimmt werden kann. Sofern es sich bei dem
ausgewählten Feld um eine Wurzel- bzw. Saldofeld handelt, kann die Eigenschaft
vererbt werden.
Über die Buttons am unteren Rand können weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Button "Forecast-Set": Sie springen zurück auf den vorherigen Reiter und
können das Set bearbeiten
Struktur/Feld
bearbeiten:
Sie
springen
in
die
Feldeigenschaften
(Strukturbearbeitung) des ausgewählten Feldes. An dieser Stelle kann dem
ausgewählten Feld ein Forecast-Set hinterlegt werden.
Feld bearbeiten: Sie springen in die Feldeigenschaften im limitierten Modus.
Eine Änderung des Forecast-Sets ist an dieser Stelle nicht möglich.
9.4.1.5
Forecast zuordnen
Damit die Forecast-Berechnungen im Datenbereich angezeigt werden können, muss die
Forecast-Funktionalität den einzelnen Corporate Planner Feldern (Bäumen) hinterlegt
werden. Springen Sie dazu in den Funktionsbereich "Strukturbearbeitung" und wählen
die Funktion "Struktur bearbeiten". In den Feldeigenschaften wählen Sie das
Forecast-Set aus. Beachten Sie, dass bei Summenfeldern (Saldofeldern) diese
Feldeigenschaft an die Tochterfelder vererbt werden kann. Hybridfelder können nicht
mit einem Forecast-Set belegt werden.
- 360 -
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Anschließend ist es erforderlich, die zuvor definierte Forecast-Ebene im Datenbereich
einzustellen.
- 361 -
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9.4.2
Forecast Beispiele
Um Ihnen die Anwendung des automatischen Forecasts deutlich zu machen, finden Sie
im Folgenden unterschiedliche Beispiele.
9.4.2.1
Forecast im Geschäftsjahr
Beispiel 1: Gleichgewichtung im GJ
Definitionseinstellungen:
-
Innerhalb des Geschäftsjahres 2011
Berechnungsmethode: Gleichgewichtung
Wertebereich: Alle
Eine Abweichung ist nicht zugelassen (also Forecast-Ergebnis = Budget)
- 362 -
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Ebeneneinstellungen:
- 1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011 (
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecast Zeitraum: Budget
6 Forecast-Perioden bis zum Ende des GJ)
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
Abs.
Diff
-10
-80
-30
-50
10
-20
-120
-110
-150
-110
-100
-150
-920
Zuerst wird die Abweichung vom Geschäftsjahresanfang bis zum Forecaststart (=
Referenzzeitraum) berechnet. In diesem Beispiel sind dies die Monate Januar bis Juni.
Die Abweichung pro Zeitschritt wird durch die Subtraktion des Budgetwerts vom Istwert
erreicht. Anschließend werden die einzelnen Abweichungswerte summiert und ein
Gesamt-Abweichungswert für den Referenzzeitraum ermittelt. Dieser beträgt im Beispiel
-180 €.
Dieser Abweichungswert ist negativ. Sofern eine Abweichung zugelassen ist, muss
- 363 -
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diese an dieser Stelle berücksichtigt werden. In diesem Beispiel wird keine
Abweichung zugelassen (= 0% Abweichung zum budgetierten Gesamtergebnis). Es
ergibt sich entsprechend Abweichungswert = Verteilungswert.
Abweichung im Referenzzeitraum = -180
Bei der Gleichgewichtungsmethode wird der Verteilungswert gleichmäßig auf die
einzelnen Forecast-Zeitschritte verteilt. im Beispiel wird der Wert auf sechs Perioden
verteilt:
(- 180)/6 = -30
Pro Forecast-Zeitschritt wird der Wert -30 berücksichtigt. Indem vom Budgetwert pro
Zeitschritt der Wert (-30) subtrahiert wird, ergeben sich die folgenden Forecast-Werte
(FC):
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
FC
90
120
120
100
110
80
150
140
180
140
130
180
1540
Tipp:
Überprüfen Sie das Ergebnis in der grafischen Analyse. Legen Sie
einen neuen Grafikspeicher an und ziehen Sie per Drag-and-Drop
die Datenebene "Budget", "Ist" und "Forecast 1" in die Ansicht.
Wählen Sie die Darstellungsform "kumuliert" aus.
- 364 -
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Beispiel 1a: Gleichgewichtung im GJ mit zugelassener Abweichung
Definitionseinstellungen:
-
Innerhalb des Geschäftsjahres 2011
Berechnungsmethode: Gleichgewichtung
Wertebereich: Alle
Zugelassene Abweichung: Positiv 10%, Negativ 5%
Ebeneneinstellungen:
- 1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011 (
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecast Zeitraum: Budget
6 Forecast-Perioden bis zum Ende des GJ)
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
Abs.
Diff
-10
-80
-30
-50
10
-20
-120
-110
-150
-110
-100
-150
-920
Analog zu Beispiel 1 beträgt die Summe der Abweichung im Referenzzeitraum -180.
In diesem Beispiel muss jedoch die zugelassene negative Abweichung von 5%
berücksichtigt werden.
Unter Berücksichtigung der zugelassenen Abweichung wird die maximal zugelassene
Abweichung berechnet
Maximale
Abweichung
Maximale
Abweichung
= [(
Budgetebene GJ) x (Zugelassene Abweichung in %/100)]
= (1540)
x (5/100)
= (1540)
x 0,05
= 77
- 365 -
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77 beträgt also die maximale Abweichung, die in diesem Geschäftsjahr erreicht werden
darf. Die maximale Abweichung ist zugleich die Toleranzgrenze.
Allgemeine mathematische Herleitung:
Verteilungswert
= |
Abweichung| < |Max. Abweichung|
= |
Abweichung| > |Max. Abweichung| dann
=
Abweichung – (Max. Abweichung)
= -180
Verteilungswert
dann 0
– 77
= -103
Bei der Gleichgewichtungsmethode wird der Verteilungswert gleichmäßig auf die
einzelnen Forecast-Zeitschritte verteilt, im Beispiel auf 6 Zeitschritte:
(- 103)/6 = -17,16
Pro Forecast-Zeitschritt wird der Wert -17,16 berücksichtigt. Indem vom Budgetwert
pro Zeitschritt der Wert (-17,16) subtrahiert wird, ergeben sich die folgenden
Forecast-Werte:
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
FC
90
120
120
100
110
80
137
127
167
127
117
167
1463
Beispiel 1b: Gleichgewichtung im GJ mit zugelassener Abweichung
- Einstellungen 1a analog
- Wertebereich: Alle
- Zugelassene Abweichung: Positiv wie auch Negativ 20%
Abweichung = -180
Max. Abweichung = [( Budgetebene GJ) x (Zugelassene Abweichung in %/100)]
Max. Abweichung = (1540) x 0,2
- 366 -
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Max. Abweichung = 308
Verteilungswert
= | Abweichung| < |Max. Abweichung|
Verteilungswert = 0
Daraus ergibt sich, dass die Werte in der Forecast-Ebene identisch zu denen in der
Budget-Ebene sind.
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
FC
90
120
120
100
110
80
120
110
150
110
100
150
1360
Beispiel 1c: Gleichgewichtung im GJ mit zugelassener Abweichung
Definitionseinstellungen:
-
Innerhalb des Geschäftsjahres 2011
Berechnungsmethode: Gleichgewichtung
Wertebereich: Alle
Zugelassene Abweichung: Positiv 7%, Negativ 5%
Ebeneneinstellungen:
- 1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011 (
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecast Zeitraum: Budget
6 Forecast-Perioden bis zum Ende des GJ)
Achtung: für dieses Beispiel wurden Istwerte verändert.
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
130
190
180
190
140
90
0
0
0
0
0
0
920
30
-10
30
40
40
-10
-120
-110
-150
-110
-100
-150
-620
Abs.
Diff
- 367 -
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Die Berechnung der Abweichungssumme verläuft analog zu den vorherigen Beispielen. In
diesem Fall beträgt die Summe allerdings +120.
Abweichung = 120
Max. Abweichung = [( Budgetebene GJ) x (Zugelassene Abweichung in %/100)]
Max. Abweichung =
(1540)
x
0,07
Max. Abweichung = 107,8
Verteilungswert
= | Abweichung| > |Max. Abweichung|
= 120 - (107,8) = 12,2
Abweichung – (Max. Abweichung)
Verteilungswert je Forecast-Zeitschritt = 12,2/6 ˜ 2,0
Die maximale Abweichung von 107,8 ist zugleich die Toleranzgrenze. Ist der Betrag des
Abweichungswertes kleiner als die Toleranzgrenze, erfolgt keine Verteilung. Sollte der
Betrag des Abweichungswertes jedoch größer sein (wie im Beispiel), so muss ein
Verteilungswert berechnet werden. Abhängig von der zugelassenen Abweichung darf
dieser maximal 7% (siehe Definition) über dem Gesamtergebnis des Budgets liegen.
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
130
190
180
190
140
90
0
0
0
0
0
0
920
FC
130
190
180
190
140
90
118
108
148
108
98
148
1648
Beispiel 2: Zeitliche Gewichtung
Definitionseinstellungen
-
Innerhalb des Geschäftsjahres 2011
Berechnungsmethode: Zeitliche Gewichtung
Wertebereich: Alle
Zugelassene Abweichung: Positiv 5% , Negativ 5%
Verteilungsschlüssel:
ForecastPeriode
1
2
3
- 368 -
4
5
6
Summ
e
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Schlüssel
1
1
2
2
3
3
12
Ebeneneinstellungen:
- 1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011 (
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecast Zeitraum: Budget
6 Forecast-Perioden bis zum Ende des GJ)
Bei der zeitlichen Gewichtung wird wie bei der Gleichgewichtung der Abweichungswert
und die maximale Abweichung ermittelt. Dadurch erhalten wir auch in diesem Beispiel die
folgenden Werte (siehe Beispiel 1a):
Abweichung = -180
Maximale Abweichung: 77
Verteilungswert: -103
Anders als bei der Gleichgewichtung, bei der der Verteilungswert gleichmäßig auf alle
Forecast-Zeitschritte verteilt wird, erfolgt die Verteilung bei dieser Methode auf Basis
des hinterlegten Schlüssels. Zunächst ist es erforderlich, die Summe der Schlüssel zu
bilden. Im Beispiel beträgt dieser 12. Die Ermittlung des Verteilungswertes je ForecastZeitschritt erfolgt nach folgender Formel:
= Verteilungswert x (Verteilungsschlüssel : Summe Verteilungsschlüssel)
Für Juni ergibt sich folgender Verteilungswert:
-103 x (1/12) = -8,58
Für September ergibt sich folgender Verteilungswert:
-103 x (2/12) = - 17,16
Forecast-Periode
Juli
Augu
st
Sept.
Okt.
Nov.
Dez.
Summe
1
1
2
2
3
3
12
-8,58
-8,58
-17,16
-17,16
-25,75
-25,75
-103
Schlüssel
Verteilungswert/
Periode
Die ermittelten Verteilungswerte je Zeitschritt werden vom Budgetwert subtrahiert und
ergeben die folgenden Forecastwerte:
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
FC
90
120
120
100
110
80
129
119
167
127
126
176
1463
- 369 -
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9 Planung
Beispiel 3: Gewichtung entsprechend der FC-Planebene
Definitionseinstellungen
-
Innerhalb des Geschäftsjahres 2011
Berechnungsmethode: Gewichtung entsprechend der Forecast-Planebene
Zeitversatz: -12
Wertebereich: Alle
Zugelassene Abweichung: Positiv 5% , Negativ 5%
Ebeneneinstellungen:
- 1. Forecast-Zeitschritt: Juli 2011 (
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecast Zeitraum: Budget
6 Forecast-Perioden bis zum Ende des GJ)
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
Abs.
Diff
-10
-80
-30
-50
10
-20
-120
-110
-150
-110
-100
-150
-920
Die Berechnung des des Abweichungswertes und des Verteilungswertes erfolgt analog
zu Beispiel 1 und 2
Abweichung = -180
Verteilungswert: -103
Es folgt nun die Berechnung der Verteilung des Verteilungswertes auf Basis einer
Tabelle mit Verteilungsschlüsseln, die sich aus vorhergehenden Plandaten
zusammensetzt.
Bei dieser Berechnungsmethode besteht die Möglichkeit, einen Zeitversatz anzugeben.
Dieser Zeitversatz wird ausgehend vom Forecast-Start (Juli 2011) berechnet. Im
Beispiel wurde ein Zeitversatz von -12 definiert. Da die Forecast-Berechnung im Juli
2011 beginnt und ein Zeitversatz von -12 berücksichtigt wird, werden die Plandaten
von Juli 2010 bis Dezember 2010 als Grundlage der Verteilung verwendet. Aus der
Summe
dieses
Planzeitraumes
wird
für
jeden
Forecast-Zeitschritt
ein
Verteilungsschlüssel errechnet, anhand welcher der Verteilungswert auf die einzelnen
Forecast-Schritte verteilt wird.
- 370 -
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9 Planung
2010
Juli 10
Aug 10
Sept 10
Okt 10
Nov 10
Dez 10
Gesamt
Budget
100
140
120
90
80
110
640
Für Juli 2011 würde sich so folgender Verteilungswert errechnen:
(Wert des Zeitschritts Jul10) : (Summe aller Plandaten im Bezugszeitraum) =
Verteilungsschlüssel
Jul 10:
Aug 10:
Sept 10:
Okt 10:
Nov 10:
Dez10:
Wert des Vergleichs
Zeitschritts im
Vorjahr / Summe
Verteilungsschlüssel
für die Monate
100 / 640
140 / 640
120 / 640
90 / 640
80 / 640
110 / 640
= 0,15625
= 0,21875
= 0,1875
= 0,140625
= 0,125
= 0,171875
(Verteilungswert) x (Verteilungsschlüssel = Verteilungswert pro Forecast-Zeitschritt
(Hinzurechnung)
Jul 11:
Aug 11:
Sept 11:
Okt 11
Nov 11
Dez 11
-103
-103
-103
-103
-103
-103
x
x
x
x
x
x
0,15625
0,21875
0,1875
0,14065
0,125
0,171825
= -16,09
= -22,53
= -19,31
= -14,48
= -12,88
= -17,70
Die ermittelten Verteilungswerte je Zeitschritt werden vom Budgetwert subtrahiert und
ergeben die folgenden Forecastwerte:
Beispiel Juli 2011: 120 – (-16,48) = 136,48
2011
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Bud.
100
200
150
150
100
100
120
110
150
110
100
150
1540
Ist
90
120
120
100
110
80
0
0
0
0
0
0
620
FC
90
120
120
100
110
80
136
133
169
124
113
168
1464
- 371 -
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9 Planung
9.4.2.2
Rollierender Forecast
Bei der Berechnung eines rollierenden Forecasts gilt allgemein:
Wenn der Abweichungswert im Referenzzeitraum < 0 dann
Verteilungswert = (Abweichungswert ) + (zugelassene Abweichung)
Wenn der Abweichungswert im Referenzzeitraum > 0 dann
Verteilungswert = (Abweichungswert) – (zugelassene Abweichung)
Im dem Zusammenhang berechnet sich die zugelassene Abweichung folgendermaßen:
Zugelassene Abweichung absolut =
(Gesamtergebnis Plan im Betrachtungszeitraum) x [(zug. Abweichung in %) /
100]
Beispiel 4: Rollierender Forecast mit Gleichgewichtung
Definitionseinstellungen
-
Rollierender Forecast (3 Monate rückblickend, 3 Monate vorausschauend)
Berechnungsmethode: Gleichgewichtung
Wertebereich alle
Zugelassene Abweichung; Positiv 10%, Negativ 3%
Ebenen-Einstellungen
- 1. Forecast Zeitschritt: August 2011
Referenzzeitraum: August 2011 – 3 Monate = Mai – Juli (grau)
Forecastzeitraum: August – Oktober 2011 (grün)
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecastzeitraum: Budget
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Abs. Diff
10
-20
-35
-110
-150
-110
-415
Der Forecast startet im August und soll für drei Zeitschritte berechnet werden (grün
dargestellt). Als Berechnungsgrundlage (Referenzzeitraum) dienen die letzten drei
Zeitschritte vor dem Forecast-Start (grau dargestellt).
Für die Forecastberechnung wird die Abweichung zwischen Mai 2011 und Juli 2011
herangezogen. Die Summe der Abweichung im Referenzzeitraum (grau) beträgt -45.
Daher wird eine negative Abweichung von 5% zugelassen.
Außerdem ist die Abweichung < 0, so dass die folgende Formel für die Berechnung des
Verteilungswertes herangezogen wird.
Verteilungswert = (Abweichungswert ) + (zugelassene Abweichung)
- 372 -
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9 Planung
Zugelassene Abweichung = 690 x (3 / 100) = 20,7
Verteilungswert = (-45 ) + 20,7 = -24,3
Die Verteilung des Verteilungswertes erfolgt gleichgewichtet auf die ForecastZeitschritte. Es existieren drei Forecast-Zeitschritte, daher wird der Verteilungswert
durch drei geteilt.
Verteilungswert / 3 = -8,1
Durch Subtraktion des Verteilungswerte je Zeitschritt vom jeweiligen Budgetwert
ergeben sich die folgenden Forecast-Werte.
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Forecast
110
80
85
118
158
118
669
Beispiel 5: Rollierender Forecast mit zeitlicher Gewichtung
Definitionseinstellungen
-
Rollierender Forecast (3 Monate rückblickend, 3 Monate vorausschauend)
Berechnungsmethode: Zeitliche Gewichtung
Wertebereich alle
Zugelassene Abweichung; Positiv 10%, Negativ 3%
Verteilungsschlüssel: 1=1, 2=2, 3=3
Summe Schlüssel = 6
Ebenen-Einstellungen
- 1. Forecast Zeitschritt: August 2011
Referenzzeitraum: August 2011 – 3 Monate = Mai – Juli (grau)
Forecastzeitraum: August – Oktober 2011 (grün)
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecastzeitraum: Budget
- 373 -
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2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Abs. Diff
10
-20
-35
-110
-150
-110
-415
Die Berechnung des Verteilungswertes erfolgt analog zur der Gleichgewichtung.
Die folgenden Werte liegen entsprechend vor:
Abweichungswert = -45
Verteilungswert 9 = -24,3
Die Verteilung auf die einzelnen Forecast-Zeitschritte erfolgt anhand der vom Nutzer
festgelegten Schlüssel. In diesem Beispiel nutzen wir die Gewichtung 1, 2 und 3
(Summe 6).
Für die Ermittlung des Verteilungswertes je Zeitschritt verwenden wir die folgende
Formel.
(Verteilungswert) x (Verteilungsschlüssel/Summe Schlüssel)
August: -24,3 x (1/6) = -4,05
September: -24,3 x (2/6) = -8,1
Oktober: -24,3 x (3/6) = -12,15
Durch Subtraktion des Verteilungswerte je Zeitschritt vom jeweiligen Budgetwert
ergeben sich die folgenden Forecast-Werte.
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Forecast
110
80
85
114
158
122
669
- 374 -
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Beispiel 6: Rollierender Forecast mit Trendabweichung
Definitionseinstellungen
-
Rollierender Forecast (3 Monate rückblickend, 3 Monate vorausschauend)
Berechnungsmethode: mit Trendabweichung
Trendmethode: Linearer Trend (Regression)
Wertebereich alle
Ebenen-Einstellungen
- 1. Forecast Zeitschritt: August 2011
Referenzzeitraum: August 2011 – 3 Monate = Mai – Juli (grau)
Forecastzeitraum: August – Oktober 2011 (grün)
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecastzeitraum: Budget
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Abs. Diff
10
-20
-35
-110
-150
-110
-415
Die Trendabweichung berechnet einen Trend anhand der Abweichung im
Referenzzeitraum. Allerdings wird nicht die Summe der Abweichung im Referenzzeitraum
gebildet, sondern für jeden Zeitschritt ein einzelner Abweichungswert. Anhand dieser
Werte kann ein Trend unter Berücksichtigung der eingestellten Trendmethode
berechnet werden. Anzumerken ist, dass keine zugelassenen Abweichungen definiert
werden können.
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Forecast
110
80
85
170
233
215
893
- 375 -
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Beispiel 7: Rollierender Forecast mit Trendreferenzebene
Definitionseinstellungen
-
Rollierender Forecast (3 Monate rückblickend, 3 Monate vorausschauend)
Berechnungsmethode: mit Trendreferenzebene
Trendmethode: Linearer Trend (Regression)
Wertebereich alle
Ebenen-Einstellungen
- 1. Forecast Zeitschritt: August 2011
Referenzzeitraum: August 2011 – 3 Monate = Mai – Juli (grau)
Forecastzeitraum: August – Oktober 2011 (grün)
- Referenzzeitraum: Ist
- Forecastzeitraum: Budget
2011
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Die Forecastmethode Trendreferenzebene berechnet einen Trend auf Basis der Daten
der Ist-Ebene im Referenzzeitraum. Es werden keine Abweichungswerte berechnet.
Die Berechnungsgrundlage erstreckt sich, wie in der Forecastdefinition definiert, auf die
letzten drei Zeitschritte vor dem Forecast-Start im August. Der Trend wird für den
Forecastzeitraum berechnet, in diesem Beispiel August bis Oktober.
2011
9.5
Mai
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Budget
100
100
120
110
150
110
690
Ist
110
80
85
0
0
0
275
Forecast
110
80
85
67
54
42
438
Trendrechnung
Mit der Trendrechnung im Funktionsbereich Planung können Sie Werte der
Vergangenheit nutzen (z.B. den Umsatz des letzten und des lfd. Jahres) und darauf
basierend den Trend der Zahlen in der Zukunft fortschreiben lassen (z.B. den Umsatz
für das nächste Jahr).
- 376 -
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9 Planung
Diese Planungsmethode lässt sich ideal für die Budgetierung oder für die Durchführung
von Planspielen nutzen.
Symbol für Trendrechnung
Für die Berechnung der Trends stehen verschiedene statistische Verfahren zur
Auswahl. Die Regressionsverfahren passen eine Gerade oder Kurve entsprechend der
Methode der kleinsten Quadrate an (least square fit). Eine Regressionsanlayse können
Sie über die Grafik abrufen. Dort werden Korrelationskoeffizient und Freiheitsgrade über
eine t-Tabelle in fertige Vertrauensbereich-Parabeln umgerechnet (Signifikanz). Die
logarithmische Regression eignet sich gut für Kurvenverläufe, die eine Sättigung
wieder geben. Bei den Glättungsverfahren (diese verfügen über keine eigene
Extrapolationsfähigkeit) kann Corporate Planner die Schwankungen der Werte über
einen least square fit in den Prognosezeitraum projizieren. Die Verfahren im Einzelnen:
linearer Trend (Regression)
logarithmischer Trend (Regression)
exponentieller Trend (Regression)
geometrischer Trend (Regression)
exponentielle Glättung mit variabler Dynamik
3-fach übergreifendes gleitendes Mittel mit variabler Gewichtung
5-fach übergreifendes gleitendes Mittel mit variabler Gewichtung
fortgeschriebenes arithmetisches Mittel
Die Trendberechnung kann sowohl für einzelne Datenfelder (Bottom-up), als auch für
Saldofelder inkl. dessen Tochterfelder (Top-down) durchgeführt werden. Bei einem
Saldofeld wird die Hochrechnung dieses Feldes in der übersichtlichen Trendgrafik
simuliert. Wenn Sie die ermittelten Trendwerte auf die Tochterfelder verteilen (Schalter
"Übernehmen"), wird die Trendberechnung nach dem gewählten Verfahren auf alle
Eingabefelder (Quellen) des Baumzweiges separat angewandt. Damit wird den jeweils
unterschiedlichen zeitlichen Entwicklungen dieser Felder Rechnung getragen.
Gehen Sie für die Trendberechnung wie folgt vor:
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Wählen Sie in der
Baumstruktur zunächst das Eingabefeld bzw. das Elternfeld (Saldofeld) aus, für
welches Sie die Trendberechnung durchführen möchten. Datenebenen und
Berechnungszeitraum können nachträglich festgelegt werden.
Öffnen Sie die Trendrechnung über den Funktionsbereich Planung. Es öffnet sich
ein Fenster 'Trendrechnung', welches das in der Baumstruktur ausgewählte Feld
anzeigt. Die Auswahl eines anderen Baumfeldes ist an dieser Stelle möglich.
Wählen Sie als nächsten Schritt das gewünschte statistische Verfahren aus.
Bei den statistischen Verfahren mit variabler Dynamik und variabler
Gewichtung (exponentielle Glättung, 3-fach/ 5-fach übergreifendes Mittel) ist
oberhalb der beiden Zeitschieber eine zusätzliche Funktionen aktiv. Sie bestimmen,
ob der Trendverlauf unter Berücksichtigung der saisonalen Veränderungen der
Vergangenheit hochgerechnet (Schaltkästchen aktiv) oder ob der Trend linear
fortgeschrieben werden soll (Schaltkästchen inaktiv).
Bestimmen Sie durch Aktivierung des Häkchens, ob bei der Berechnung des Trends
Werte gerundet werden sollen.
Durch Aktivieren der Option "Animation bei 'Alle Ja'", werden beim späteren
Ausführen der Trendberechnung alle Tochterfelder des ausgewählten Feldes einzeln
- 377 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
9 Planung
mit einer Grafik angezeigt.
Mit der Option "Minimum 0" begrenzen Sie die Werteberechnung auf den positiven
Bereich. Relevant ist diese Einstellungsmöglichkeit voll allem für die Anwendung im
Bereich der Lagerhaltung, bei der negative Lagermengen nicht möglich sind.
Legen Sie fest, wie hoch bzw. wie niedrig die Glättung (= Dynamik) der Kurve in der
Grafik sein soll. Je weiter rechts der "Dynamikschieber" platziert wird, desto
genauer wird der Verlauf der Saisonkurve aus der Vergangenheit im Trend
berücksichtigt.
Als Berechnungsgrundlage für den Trend geben Sie die gewünschte Datenebene
und den Zeitraum an (z.B. 'Budget' Januar –Dezember 2009), der Ihrem Trend
zugrunde liegen soll.
In dem darunter liegenden Bereich 'Berechnung' geben Sie die Zielebene und den
gewünschten (Ziel-) Zeitraum an (z.B. 'Ist' Januar –Dezember 2010), für den Sie
den Trend berechnen wollen. Beachten Sie, dass das gewählte Feld in der
gewünschten Zielebene veränderbar sein muss. Es darf dort also nicht mit einer
Formel berechnet werden.
Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie die Trendgrafik, die in Abhängigkeit
Ihrer zuvor getätigten Angaben erzeugt wird. Bei Veränderungen Ihrer Angaben
werden die entsprechenden Auswirkungen sofort in der Grafik angezeigt. Die
Trendgrafik zeigt sowohl den Zeitraum der Berechnungsgrundlage, als auch den
Planungszeitraum des Trends an. Dabei ist der Trendverlauf aufgrund der farbigen
Trennung deutlich erkennbar.
Die Werte Ihrer Trendberechnung sollen nun in die Zielebene und den Zielzeitraum im
Arbeitsbereich übertragen werden. Klicken Sie dafür auf den Button "Ausführen".
Wenn Sie die Trendberechnung für ein Saldofeld durchgeführt haben, erhalten Sie
einen Bestätigungsdialog, ob Sie die berechneten Trendwerte übernehmen möchten.
Bestätigen Sie den Dialog mit "Ja", so erfolgt für jedes einzelne Tochterfeld eine
Abfrage zur Übernahme des Trendwertes. Bestätigen Sie den Dialog mit "Alle Ja", so
wird die Berechnung sofort für alle Tochterfelder durchgeführt. Mit "Nein" werden die
berechneten Trendwerte für einzelne Tochterfelder nicht übernommen. Wenn Sie zuvor
die Option "Animation bei 'Alle Ja'" aktiviert haben, erhalten Sie bei Ausführung der
Trendberechnung für jedes Tochterfeld eine Grafik.
H inwe is :
Hier kann es zu leichten Abweichungen im Ergenis kommen, da
bei der Trendvorschau nur die Summe des aktuell ausgewählten
Feldes und nicht jedes Endfeld separat berücksichtigt wird. Erst
mit dem Ausführen werden die Endfelder einzeln durch den
Trendalgorithmus berechtnet.
Haben Sie die Trendberechnung auf einem Endfeld durchgeführt, so erhalten Sie eine
Information über die Änderung und die Frage, ob Sie auf einem anderen Feld mit der
Trendberechnung fortfahren möchten. Die durch die Trendberechnung ermittelten
Werte werden anschließend sofort in die Zielebene und den Zielzeitraum übermittelt.
9.6
Simulation starten
Wie wirkt sich eine Gehaltserhöhung ab März des laufenden Jahres und eine zusätzliche
Materialkostenerhöhung ab Juni des laufenden Jahres auf das zu erwartende Ergebnis
aus? Eine Antwort auf diese und viele andere "Was-wäre-wenn Fragen", die im Zuge
Ihrer Planung auftreten, liefert Ihnen die Simulationsfunktion in Corporate Planner.
Sowohl unterschiedliche Einflussgrößen als auch unterschiedliche Zeiträume können in
die Simulation einbezogen werden. Führen Sie Planspiele durch, indem Sie Werte in die
- 378 -
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9 Planung
Zukunft projizieren und setzen Sie Ihre Annahmen grafisch um. Vergleichen Sie die
unterschiedlichen Verläufe und bestimmen Sie demnach das neue Ziel.
Voraussetzung für die Durchführung einer Simulation ist die Freigabe der
Datenebenen, die Sie analysieren wollen. Wählen Sie dazu im Funktionsbereich
Einstellungen den Befehl "Datenbasiseinstellungen" aus.
Markieren Sie die Ebene, die Sie für die Simulation nutzen wollen und kicken Sie auf den
Button "Bearbeiten". Aktivieren Sie, in dem sich öffnenden Fenster, durch Setzen des
Häkchens die Simulationsfunktion. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit "OK".
Wählen Sie anschließend im Funktionsbereich Planung den Eintrag "Simulation" aus
oder klicken Sie auf das Symbol in der Iconleiste.
Symbol für Simulation
Es öffnet sich das Fenster 'Simulationsebene erstellen':
- 379 -
© 2013 C P C orporate Planning AG
9 Planung
Wählen Sie im Bereich 'Quelle' zunächst die Datenebene(n) aus, die Grundlage für Ihre
Simulation sein werden. Dazu können Sie als Quelle zwei Datenebenen mit den
entsprechenden Zeiträumen festlegen (z.B. "Budget" und "Ist").
Anschließend definieren Sie das Ziel. Im Bereich 'Ebene' stehen Ihnen die Datenebenen
zur Verfügung, in denen eine Simulation erlaubt ist. Sie können der ausgewählten Ebene
auch einen neuen Namen geben (z. B. best case, worst case). In Corporate Planner
advanced haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine neue Ebene anzulegen, indem Sie
das Schaltkästchen "Neue Ebene erzeugen" aktivieren. In Corporate Planner classic
ist diese Option ausgegraut.
Bestätigen Sie Ihren Einstellungen mit "OK". Wenn die Simulation gestartet werden soll,
jedoch zunächst ohne die Datenübernahme aus der Quelldatenebene, aktivieren Sie
außerdem das Schaltkästchen "Simulation ohne Datenübernahme starten".
Im Datenbereich der zentralen Sicht erscheint Ihre ausgewählte Datenebene in blau. In
der Iconleiste ist das Symbol für "Simulation" aktiv gesetzt, welches durch eine
rotierende Linse sichtbar gemacht wird.
Die Daten, die Sie in der Simulationsebene erzeugt haben, können Sie nun mit den
gewohnten Werkzeugen (z.B. aus dem Funktionsbereich Planung) weiter bearbeiten.
Mit "Simulation beenden" werden die Werte der Simulationsebene gespeichert und
stehen weiterhin für Vergleichszwecke zur Verfügung.
Symbol für Simulation beenden
- 380 -
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9 Planung
9.7
Integrierte Finanzplanung
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass Sie im Rahmen der CP-Suite Auslieferung
ein separates Dokument zur Anwendung des IFP-Modells erhalten. Aufgrund der
Komplexität wird in diesem Handbuch ein kurzer Überblick, jedoch keine
Detailinformationen und Hintergründe zu dem Thema 'Integrierte Finanzplanung'
gegeben. Wie Sie die IFP-Ansicht anwenden, entnehmen Sie bitte der IFPDokumentation.
H inwe is :
Die Dokumentation zur Integrierten Finanzplanung finden Sie auf
der DVD unter folgendem Pfad: [DVD]\Docs\de\Corporate
Planner\CorporatePlanner_IFP_QuickGuide_de.pdf
Öffnen Sie in Corporate Planner die IFP-Clientdatenbasis. Über den Funktionsbereich
Planung öffnen Sie die IFP-Ansicht. Die Benutzeroberfläche teilt sich in die Optionen
Planung und Reports, deren Einstellung Sie im unteren linken Bereich des Fensters
vornehmen.
- 381 -
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9 Planung
Planung
Die Workflow-orientierte Anordnung der Planungsschritte ermöglicht Ihnen eine
strukturierte Erfassung der relevanten Parameter sowie die Planung ausgewählter GuVund Bilanzpositionen. Nehmen Sie Eingaben komfortabel in der Tabellenübersicht vor. In
Abhängigkeit Ihres Planhorizontes besteht u.a. die Möglichkeit den Zeitraum, die
Zeitintervalle und die Datenebenen individuell einzustellen.
- 382 -
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9 Planung
- 383 -
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9 Planung
Reports
Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick zu Budget-/ Ist-Abweichungen innerhalb
Ihrer Bilanz, GuV, oder Cashflow-Rechnung. Die Baumansicht im oberen Bereich des
Fensters lässt Sie flexibel durch Ihre Baumstrukturen navigieren. Je nachdem auf
welchem Feld Sie stehen, ändern sich sowohl die Werte, als auch der Aufbau Ihrer
Tabellenansicht.
H inwe is :
Die IFP-Ansicht ist nicht dafür vorgesehen neue IFP-Planobjekte
anlegen zu können. Stattdessen sind in der Auslieferungsdatei
bei allen erforderlichen Planobjekten Anpassungen vorgenommen
worden, die sowohl die Nutzung der IFP-Ansicht als auch die
Anbindung
einer
bereits
vorhandenen
Planungsstruktur
ermöglichen. So lassen sich unterhalb einer jeden Erlösgruppe
beispielsweise weitere Erlösarten anlegen. Diese weisen die
gleichen
Einstellungen
hinsichtlich
Zahlungsziel
und
Umsatzsteuersatz auf. Neue IFP-Planobjekte lassen sich wie
gewohnt in den originären IFP-Datenbasen anlegen. Dies
verdeutlicht die Absicht, durch die neue Ansicht das Thema der
'Integrierten Finanzplanung' allen Mitarbeitern im Controlling
zugänglich
zu
machen,
ohne
dass
diese
fundierte
Spezialkenntnisse im Bereich des IFP-Modells haben müssen.
- 384 -
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- 385 -
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10 Die Boss-Box
10
Die Boss-Box
Die Boss-Box dient der Verwaltung von Favoriten. Sie bietet die Möglichkeit,
benutzerdefinierte favorisierte Ansichten aus unterschiedlichen Datenbasen von
Corporate Planner, wie z.B. grafische Auswertungen und Analysen zu speichern, zu
bündeln und zentral abzubilden. Die Boss-Box arbeitet somit datenbasenübergreifend
und zeigt alle zugeordneten Objekte übersichtlich an.
Über die Bildung von Boss-Box-Gruppen können Sie Ihre Boss-Box strukturieren. So
können Sie beispielsweise eine Gruppe für die Geschäftsleitung anlegen, die auf einen
Blick
anhand
der
hinterlegten
Analysen
und
Daten
die
zentralen
Unternehmensentwicklungen sofort erkennen lässt. Eine weitere Gruppe für Angestellte
des Controllings hingegen enthält nur eine reduzierte Auswahl an Auswertungen in ihrer
Boss-Box.
In diesem Kapitel wird der Funktionsumfang der Boss-Box ausführlich beschrieben. Zu
Beginn informieren wir Sie über die (technischen) Voraussetzungen und die allgemeinen
Funktionen der Boss-Box. Anschließend wird der Boss-Box Manager und die
Vorgehensweise beim Anlegen einer neuen Boss-Box schrittweise erklärt. Auch die
Erzeugung von Gruppen und Ansichten wird beschrieben.
Alle im Rahmen der Boss-Box notwendigen Optionen befinden sich im Funktionsbereich
Reporting. In der Iconleiste befindet sich außerdem das Symbol für "Boss-Box". Bitte
betätigen Sie dieses Symbol jedoch erst, sobald Sie über die Funktion Boss-Box
verwalten im Funktionsbereich Reporting eine Boss-Box angelegt und mit Ansichten
befüllt haben.
Symbol für Boss-Box
10.1
Voraussetzungen
Eine Boss-Box arbeitet zwar datenbasenübergreifend, sie ist allerdings Arbeitsplatz
bzw. User gebunden. Dementsprechend können benutzerdefinierte Ansichten nur aus
den Datenbasen erzeugt und verwendet werden, auf die der User ein Zugriffsrecht
besitzt.
Die Boss-Box besteht grundsätzlich aus zwei Dateien, der Boss-Box-Manager Datei
und der Boss-Box-Datei.
Die "Boss-Box-Manager Datei" (.cpo) bildet die Basis der Favoritenverwaltung. Sie
existiert pro Client einmal und ist Arbeitsplatz gebunden. Die Boss-Box-ManagerDatei wird automatisch generiert, sobald Sie über den Funktionsbereich Reporting
den Eintrag "Boss-Box verwalten" auswählen und öffnen. Die Boss-Box-Manager
Datei wird standardmäßig unter dem Verzeichnispfad
C :\ D o kum e nte und
E ins te llunge n\ All
Us e rs \ Anwe ndungs da te n\ C O R PO R ATE
PLANNING \
C O R PO R ATE PLANNE R C lie nt abgelegt.
Die "Boss-Box-Datei" (.cps) wird vom Benutzer im Dialog 'Boss-Box verwalten'
manuell angelegt. Anschließend muss diese über die "Moduleinstellungen" im
Funktionsbereich Einstellungen aktiviert werden. Sie haben die Möglichkeit, mehrere
Boss-Box-Dateien anzulegen, es kann jedoch nur eine aktiv geschaltet sein.
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10 Die Boss-Box
Nachdem Sie die Boss-Box-Datei aktiviert haben, können Sie Ihre Boss-Box frei
gestalten, Gruppen anlegen und diesen Grafiken, Reports, Analysen und andere
Ansichten zuordnen. Alle gewünschten Ansichten, egal welcher Datenbasis, werden
also dieser Boss-Box zugeordnet.
Das Thema "Boss-Box-Datei" wird im Abschnitt "Anlegen einer neuen Boss-Box"
erneut aufgegriffen und im Zusammenhang verdeutlicht.
Alle Dialogeinstellungen 'Boss-Box verwalten' werden in der Boss-Box-Datei gespeichert,
so dass Sie beim erneuten Aufrufen des Dialogs die gleiche Einstellung vorfinden wie
beim Verlassen des Dialogs 'Boss-Box verwalten'.
10.2
H inwe is :
Zum Öffnen der Boss-Box ist es nicht notwendig eine
Datenbasis zu öffnen. Über das Icon in der Symbolleiste oder
über das Funktionsbereich Werkzeuge ist die Boss-Box
jederzeit verfügbar, sobald Corporate Planner gestartet wurde.
H inwe is :
Boss Boxen, die in einer älteren Version von Corporate
Planner (Version 8.5) erstellt wurden, können nicht mehr
verwendet werden.
Boss-Box verwalten
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Zu diesem Zeitpunkt
liegt noch keine Boss-Box für Ihren Arbeitsplatz vor. Über den Funktionsbereich
Reporting öffnen Sie "Boss-Box verwalten", in dem Sie die neue Boss-Box anlegen
werden. Im Aufbau und den verfügbaren Funktionen ähnelt der Dialog 'Boss-Box
verwalten' dem Dialog 'Reports verwalten'.
Symbol für Boss-Box verwalten
Das Fenster 'Boss-Box verwalten' teilt sich in drei Bereiche.
Auf der linken Seite befinden sich die Karteireiter 'Allgemein', 'Gruppen' und 'BossBoxen'. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich 'Verfügbare Ansichten' sowie
die Funktionen zur Bearbeitung. Im Bereich 'Verfügbaren Ansichten' werden die
benutzerdefinierten Ansichten (Analysen, grafische Auswertungen etc.), die der BossBox hinzugefügt werden, gelistet.
Abhängig vom links ausgewählten Karteireiter und der Position des Mauscursors in den
Auswahllisten innerhalb der Reiter gelten die Funktionen rechts entweder der
Bearbeitung von Gruppen, Boss-Boxen oder Ansichten.
Zur Bearbeitung von Boss-Boxen aktivieren Sie den Karteireiter 'Boss-Boxen'.
Alternativ aktivieren Sie den Karteireiter 'Allgemein' und klicken in die Auswahlliste
'Boss-Box'.
Zur Bearbeitung von Gruppen aktivieren Sie den Karteireiter 'Gruppen' und
klicken in den Bereich 'Boss-Box-Inhalt'. Alternativ aktivieren Sie den Reiter
'Allgemein' und klicken in die Auswahlliste "Gruppe".
Zur Bearbeitung von Ansichten aktivieren Sie den Karteireiter 'Allgemein' und
klicken in den Bereich 'Gruppeninhalt'. Alternativ klicken Sie in die Fläche
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10 Die Boss-Box
'Verfügbare Ansichten'.
10.2.1
Funktionen im Boss-Box verwalten
Die Verfügbarkeit der Funktionen zur Bearbeitung richtet sich nach dem ausgewählten
Karteireiter links sowie der Position des Mauscursors innerhalb der darunter liegenden
Auswahllisten. Bei den Beschreibungen der Funktionen wird darauf hingewiesen, wann
diese Funktion zur Auswahl steht. Im Allgemeinen gilt, dass immer die Buttons aktiv
geschaltet sind, die für die jeweilige Aktion im Dialog 'Boss-Box verwalten' benötigt
werden.
Im Folgenden werden alle Funktions-Buttons erläutert:
Anzeigen (nur für Ansichten)
Einstellungen (nur für Ansichten)
Umbenennen (nur für Boss-Boxen und Gruppen)
Neu
Kopieren
Löschen
Neues Passwort (für Boss-Boxen und Manager)
Passwort löschen (für Boss-Boxen und Manager)
Info (nur für Ansichten, die einer Gruppe angehören)
Suchen (nur für Ansichten)
Anzeigen (nur für Ansichten)
Diese Option ist bei Auswahl einer Ansicht aktiviert. Über den Button "Ansicht" wird
die ausgewählte Ansicht geöffnet und in Corporate Planner angezeigt. Alternativ wird
die Ansicht auch über einen Doppelklick angezeigt.
Einstellungen (nur für Ansichten)
Auch diese Option ist nur bei Auswahl einer Ansicht aktiviert. Über den Button
besteht die Möglichkeit, die Einstellungen der Ansicht zu bearbeiten. Sie können u.a.
den Namen der Ansicht ändern.
Umbenennen (nur für Boss-Boxen und Gruppen)
Mit der Option "Umbenennen" können Sie die Bezeichnung einer Boss-Box oder einer
Gruppe ändern.
Neu
Der Button "Neu" ist sowohl für Boss-Boxen und Gruppen wie auch für Ansichten
auswählbar.
Sofern Sie sich auf dem Karteireiter 'Boss Boxen' befinden und den Button "Neu"
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10 Die Boss-Box
betätigen, gelangen Sie in das Dialogfenster 'Datei Öffnen'. In diesem Fenster legen
Sie die zu Anfang erwähnte "Boss-Box-Datei" im *cps-Format an, z.B. 'BossBox_Beispiel.cps'. Nach der Eingabe des gewünschten Boss-Box Namens und dem
Betätigen des Buttons "Öffnen" wird zunächst geprüft, ob diese Boss-Box bereits
vorhanden ist. Falls es keine Boss-Box mit dem gewünschten Namen gibt, wird diese
dem Boss-Box Manager hinzugefügt. Sie gelangen zurück in das Ausgangsfenster, in
welchem unter dem Karteireiter 'Boss-Boxen' die neu erzeugte 'Boss-Box_Beispiel'
angelegt wurde.
Sofern Sie den Karteireiter 'Gruppen' (Bereich 'Boss-Box Inhalt') oder den Reiter
'Allgemein' (Bereich 'Verfügbare Ansichten') ausgewählt haben, bezieht sich der
Button "Neu" auf das Anlegen neuer Gruppen oder Ansichten. Vergeben Sie auch dann
entsprechend einen Namen für die neue Gruppe bzw. Ansicht.
Kopieren
Der Button "Kopieren" ist sowohl für Boss-Boxen und Gruppen wie auch für
Ansichten auswählbar und verhält sich wie der Button "Neu" abhängig von dem
ausgewählten Karteireiter.
Kopieren Sie eine Boss-Box, öffnet sich das Fenster 'Datei speichern unter'. Sie
können der kopierten Boss-Box einen neuen Namen geben oder diese einfach als
'Kopie von...' abspeichern.
Kopieren Sie eine Gruppe öffnet sich das Fenster 'Kopie der Gruppe benennen', in
dem Sie eine neue Bezeichnung für die Kopie eintragen. Anschließend wählen Sie die
Boss-Box aus, der die kopierte Gruppe hinzugefügt werden soll.
Kopieren Sie eine Ansicht öffnet sich das Fenster 'Kopie der Ansicht benennen', in
dem Sie eine neue Bezeichnung für die Kopie eintragen. Die kopierte Ansicht wird der
Liste der verfügbaren Ansichten hinzugefügt.
Löschen
Der Button "Löschen" ist sowohl für Boss-Boxen und Gruppen wie auch für
Ansichten auswählbar und verhält sich wie der Button "Neu" abhängig von dem
ausgewählten Karteireiter.
Bei Betätigung des Buttons "Löschen" können Sie die ausgewählte Boss-Box,
Gruppe, Ansicht aus dem Boss-Box Manager entfernen.
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10 Die Boss-Box
Neues Passwort (für Boss-Boxen und Boss-Box Manager)
Sie können eine einzelne Boss-Box oder den gesamten Boss-Box Manager mit einem
Passwort schützen. Möchten Sie eine einzelne Boss-Box schützen, aktivieren Sie den
Reiter 'Boss-Boxen', selektieren eine Boss-Box und klicken auf den Button "Neues
Passwort".
In dem sich öffnenden Dialog 'Ihr neues Passwort bitte… ' hinterlegen Sie ein
Passwort, welches beim späteren Aufrufen dieser Boss-Box, z.B. über das Symbol in der
Iconleiste, abgefragt wird. Nur bei korrekter Eingabe wird die angelegte Boss-Box mit
hinzugefügten Ansichten für den User sichtbar.
Symbol für Boss-Box
Möchten Sie den gesamten Boss-Box Manager schützen, klicken Sie in die Liste der
verfügbaren Ansichten und klicken dann auf den Button "Neues Passwort". Beim
nächsten Öffnen des Boss-Box Managers über den Funktionsbereich Reporting wird das
Passwort abgefragt.
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10 Die Boss-Box
Passwort löschen (für Boss-Boxen und Boss-Box Manager)
Der Button "Passwort löschen" ist nur dann aktiv geschaltet, wenn Sie bereits ein
Passwort für die ausgewählte Boss-Box bzw. den Boss-Box Manager vergeben haben.
Per Klick auf den Button "Passwort löschen" heben Sie den Schutz der Boss-Box auf.
Sie haben die Möglichkeit, ein neues Passwort anzulegen.
Info (für Ansichten, die einer Gruppe angehören)
Sofern Sie eine Ansicht ausgewählt haben, die einer Gruppe zugeordnet ist, können Sie
über den Button "Info" weitere Informationen bezüglich der Boss-Box und der
Gruppenzugehörigkeit sowie zum Verzeichnispfad einsehen.
Suchen (nur für Ansichten)
Der Button "Suchen" steht nur dann zur Auswahl, wenn Sie die Liste 'Verfügbare
Ansichten' anklicken. Eine Suche eignet sich vor allem dann, wenn Sie unter einer
Vielzahl von Ansichten in der Boss-Box eine Spezielle suchen.
Schließen
Über den Button "Schließen" verlassen Sie den Boss-Box-Manager.
10.2.2
Anlegen einer neuen Boss-Box
Sie haben eine Datenbasis, z.B. die 'B_Training' geöffnet. Öffnen Sie den Boss-Box
Manager (Funktionsbereich Reporting), der bisher keine Boss-Boxen enthält, so dass
alle Funktionen zur Bearbeitung außer "Neu", "Neues Passwort", "Suchen" und
"Schließen" im Fenster ausgegraut sind.
Aktivieren Sie den Karteireiter Allgemein und positionieren Sie den Mauscursor in der
Auswahlliste 'Boss-Box'. Klicken Sie dann auf den Button "Neu". Es öffnet sich das
Fenster 'Öffnen'. In diesem Fenster legen Sie die zu Anfang erwähnte "Boss-BoxDatei" im *cps-Format an, z.B. 'Boss-Box_Beispiel.cps'. Klicken Sie dann auf
"Öffnen" und Sie gelangen zurück in das Ausgangsfenster, in welchem unter dem
Karteireiter 'Boss-Boxen' die neu erzeugte 'Boss-Box_Beispiel' angelegt wurde.
Diese Boss-Box ist zu diesem Zeitpunkt weder 'Aktiv' noch 'Geschützt'.
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10 Die Boss-Box
Bevor Sie Ihre Boss-Box nun gestalten und mit benutzerdefinierten Ansichten befüllen
können, muss diese aktiviert werden. Über den Button "Schließen" verlassen Sie den
Boss-Box Manager und gelangen zurück in die zentrale Sicht der geöffneten
'B_Training'.
Zur Aktivierung der Boss-Box öffnen Sie unter dem Funktionsbereich Einstellungen die
'Moduleinstellungen' und aktivieren dann den Karteireiter 'Boss-Box'. Es öffnet sich
die folgende Ansicht:
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10 Die Boss-Box
Im unteren Eingabefeld wurde automatisch der Pfad für die Boss-Box-Manager
Datei (cpo) eingefügt. Diese Datei wird in dem Moment erzeugt, wo Sie den Boss-Box
Manager erstmalig öffnen.
Im oberen Eingabefeld hinterlegen Sie per Klick auf das Symbol für "Öffnen" den Pfad
der gewünschten Boss-Box. Im Beispielfall wählen Sie den Pfad der erzeugten 'BossBox_Beispiel.cps'. Die Boss-Box-Datei des aktuellen Benutzers wurde nun definiert.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK". Rufen Sie anschließend erneut den BossBox Manager auf und aktivieren den Reiter 'Boss-Boxen'. Der Status Ihrer angelegten
Boss-Box sollte nun aktiviert sein.
Die Registerkarte 'Boss-Box', in der Ihre Boss-Box Datei "Boss-Box_Beispiel"
angezeigt wird, enthält darüber hinaus die folgenden Informationen:
'Aktiv': Über die Anzeige "Ja/Nein" wird signalisiert, ob die ausgewählte BossBox in den Moduleinstellungen aktiviert ist und für die Zuordnung von Ansichten
bereitsteht. Es ist nicht möglich mehrere Boss-Boxen gleichzeitig aktiv zu
schalten.
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10 Die Boss-Box
'Geschützt': Über die Anzeige "Ja/Nein" erkennen Sie, ob die Boss-Box über ein
Passwort geschützt ist.
'Geändert': Das Datum der letzen Änderung wird angezeigt.
'Benutzer': Der Name des Benutzers, der die Boss-Box das letzte Mal geändert
hat, wird angezeigt.
'Pfad': Der vollständige Pfad, in dem die Boss-Box abgelegt ist, wird angezeigt.
Nachdem Sie nun eine neue Boss-Box angelegt haben, kann diese auch über das
Symbol für Boss-Box in der Iconleiste von Corporate Planner geöffnet werden.
Schließen Sie den Boss-Box Manager und klicken Sie auf das Icon.
Symbol für Boss-Box
Die neu angelegte Boss-Box wird geöffnet.
Noch enthält die Boss-Box keine Gruppen oder benutzerdefinierte Ansichten. Dies
erfolgt erst im nächsten Schritt. Schließen Sie zunächst die Boss-Box und Sie gelangen
zurück in die zentrale Sicht von Corporate Planner.
10.2.3
Hinzufügen einer neuen Ansicht
Eine Ansicht kann aus jeder beliebigen Corporate Planner Darstellung erzeugt werden
und bezieht sich immer auf das, was zu dem Zeitpunkt in Corporate Planner angezeigt
wird. So können ganze Baumstrukturen, Kennzahlenberichte, geöffnete Reports oder
ABC- und Abweichungsanalysen aus der Anwendung heraus als Ansicht gespeichert
werden.
Springen Sie beispielsweise in die "Grafische Auswertung", die Ihnen eine AdHocGrafik aufzeigt. Diese Grafik soll nun als Ansicht gespeichert und der Boss-Box
zugewiesen werden.
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10 Die Boss-Box
Im Funktionsbereich Reporting steht Ihnen dafür die Option "Boss-Box Manager
hinzufügen" zur Verfügung. Diese Option lässt sich besonders schnell mit der
Funktionstaste F8 (Hotkey) öffnen. Alternativ können Sie auch das Symbol "BossBox Manager hinzufügen" in die Symbolleiste integrieren.
Symbol für Boss-Box Manager hinzufügen
Aus der Anwendung heraus wählen Sie diese Option aus. Es öffnet sich der Dialog 'Dem
Boss-Box Manager hinzufügen'. Geben Sie der Ansicht einen Namen, z.B.
"Grafische Auswertung GuV".
Über die Option "Zeiteinstellung merken" bestimmen Sie außerdem, ob die Ansicht
der Grafik zeitlich fixiert (aktiviert) oder dynamisch (inaktiv) gespeichert werden soll.
Aktivieren Sie die Option, so wird die Grafik fixiert gespeichert und zeigt beim Öffnen
immer die gleiche Zeiteinstellung. Aktuelle Daten können nicht geliefert werden. Wird
die Option nicht aktiviert, so übernimmt die Ansicht immer die aktuelle
Zeiteinstellung und liefert somit auch die aktuellen Daten.
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Im Hintergrund wird die gespeicherte Ansicht den
'Verfügbaren Ansichten' im Boss-Box-Manager hinzugefügt. Überprüfen Sie dies,
indem Sie den Boss-Box Manager öffnen (Funktionsbereich Reporting).
Sie befinden sich weiterhin im Boss-Box Manager. Auch aus diesem Fenster heraus
können Sie eine neue Ansicht erstellen. Aktivieren Sie den Reiter 'Allgemein' und
klicken Sie mit dem Mauscursor in den Bereich 'Verfügbare Ansichten'. Per Klick auf
den Button "Neu" erstellen Sie eine neue Ansicht.
Wie zu Anfang dieses Kapitel erwähnt, bezieht sich eine neue Ansicht immer auf das,
was zu dem Zeitpunkt in Corporate Planner angezeigt ist. Befanden Sie sich in der
zentralen Sicht als Sie den Boss-Box-Manager geöffnet haben, so ist dieser im
Hintergrund sichtbar. Die neue Ansicht speichert die zentrale Sicht. Befanden Sie sich
jedoch vorher in einem geöffneten Report, so wird dieser als Ansicht angelegt.
Alle verfügbaren Ansichten, die der Boss-Box Manager verwaltet, werden in der Liste
'Verfügbare Ansichten' angezeigt. Die Darstellung besteht aus folgenden Spalten:
'Typ': Es wird das entsprechende Icon der Ansicht dargestellt
'Ansicht': Der Name der Ansicht wird angezeigt
'Datenbasis': Die Datenbasis, die die Ansicht enthält, wird angezeigt.
- 395 -
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10 Die Boss-Box
H inwe is :
10.2.4
Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf eine der
Ansichten in der Listenansicht oder über den Button
"Anzeigen" wird die ausgewählte Ansicht in Corporate Planner
angezeigt
Anlegen einer neuen Boss-Box Gruppe
Der Boss-Box Manager bietet die Möglichkeit, Gruppen anzulegen, um die vorliegenden
Ansichten zu ordnen und zu strukturieren. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn Ihre
Boss-Box eine Vielzahl unterschiedlicher Ansichten enthält und eine Übersicht ohne
Gruppenzugehörigkeit unmöglich ist. Des Weiteren können Gruppen beispielsweise für
einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen angelegt werden.
Öffnen Sie den Boss-Box Manager (Funktionsbereich Reporting). Aktivieren Sie den
Reiter 'Allgemein' und klicken Sie mit dem Mauscursor in die Auswahlliste im Bereich
'Gruppen'. Alternativ aktivieren Sie den Reiter 'Gruppen' und klicken mit dem
Mauscursor in den Bereich 'Boss-Box Inhalt'. Die Funktionen zur Bearbeitung dienen
jetzt ausschließlich der Bearbeitung von Gruppen.
Zum Anlegen einer neuen Gruppe klicken Sie auf den Button "Neu". Es öffnet sich das
Fenster 'Neu Gruppe benennen'. Geben Sie der Gruppe einen Namen, z.B. "Alle
Grafiken".
Bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Die neu angelegte Gruppe erscheint nun sowohl in
der Auswahlliste 'Gruppe' auf dem Reiter 'Allgemein' als auch im Bereich 'Boss-Box
Inhalt' auf dem Reiter 'Gruppen'. Die Gruppe "Alle Grafiken" wird der Boss-Box
"Boss-Box_Beispiel" automatisch zugeordnet.
10.2.5
Zuordnung der Ansichten in Gruppen
Nachdem Sie nun eine oder mehrere Ansichten gespeichert und eine oder mehrere
Gruppen angelegt haben, können Sie die Ansichten den Gruppen zuordnen.
Sie befinden sich im Boss-Box Manager auf dem Reiter 'Allgemein'. Wählen Sie in der
Auswahlliste 'Gruppe' die gewünschte Gruppe aus, z.B. "Alle Grafiken". Anschließend
wählen Sie aus der Liste 'Verfügbaren Ansichten' die Ansicht "Grafische
Auswertung" aus und ordnen diese über den nach links zeigenden Pfeilknopf der
Gruppe zu. Über den nach rechts zeigenden Pfeilknopf können Sie die Ansicht aus der
Gruppe entfernen.
Unsere Beispiel Boss-Box "Boss-Box_Beispiel" enthält nun eine Gruppe namens "Alle
Grafiken". Diese wiederum enthält die Ansicht "Grafische Auswertung". Der Boss-Box
Manager könnte dann folgendermaßen aussehen.
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10 Die Boss-Box
Analog zu der erläuterten Vorhergehensweise können Sie der Boss-Box weitere
Ansichten hinzufügen und diese in Gruppen sortieren. Sofern eine Gruppe mehrere
Ansichten enthält besteht im Bereich 'Gruppeninhalt' des Karteireiters 'Allgemein' die
Möglichkeit, diese Ansichten per Drag-and-Drop innerhalb der Gruppe zu verschieben.
Schließen Sie den Boss-Box Manager. Alle vorgenommenen Einstellungen wurden in der
Boss-Box Datei gespeichert und sind jederzeit wieder abrufbar.
10.3
Die Boss-Box
Im Boss-Box Manager wurde die Boss-Box "Boss-Box_Beispiel" mit einer Gruppe und
einer Ansicht erstellt. Diese möchten Sie nun öffnen und einsehen. Per Klick auf das
Symbol für "Boss-Box" in der Iconleiste öffnen Sie die Boss-Box "BossBox_Beispiel" in einer übersichtlichen Form.
Symbol für Boss-Box
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10 Die Boss-Box
In dem sich öffnenden Fenster können Sie sich die verfügbaren Gruppen inklusiver der
enthaltenen Ansichten anzeigen lassen. Über die Auswahlliste wählen Sie die Gruppe
"Alle Grafiken" aus. Die zugewiesene Ansicht "Grafische Auswertung GuV" wird in
der Übersicht angezeigt. Per Klick auf diese Ansicht wird diese im Hintergrund geöffnet.
Über den Button "Mehr" können Sie die Darstellung der Ansichten einstellen.
Standardmäßig wird die ausgewählte Ansicht im Hintergrund angezeigt und der BossBox Dialog bleibt geöffnet. Über die Optionen im Bereich 'Einstellungen' bestehen die
folgenden Möglichkeiten:
"Dialog beim Anzeigen schließen": Der Boss-Box Dialog wird geschlossen und
die ausgewählte Ansicht erscheint.
"Bereits geöffnete Dateien schließen": Bevor die ausgewählte Ansicht geöffnet
wird, werden andere geöffnete Datenbasen geschlossen. Der Boss-Box Dialog
bleibt geöffnet.
"Die Ansicht der gleichen Datei im eigenen Fenster anzeigen": Für jede
ausgewählte Ansicht wird die zugehörige Datenbasis geöffnet. Die gleiche
Datenbasis wird somit mehrmals geöffnet, wenn diese der Boss-Box mehrere
Ansichten liefert.
Die Ansicht mit dem Schließen der Slideshow ebenfalls schließen": Wenn Sie
die Slideshow schließen, wird automatisch auch die letzte verfügbare Ansicht
sowie die Datenbasis geschlossen. Sie sehen dann einen leeren Corporate Planner
ohne geöffnete Datenbasis.
Weiterhin steht die Option "Zeitbereich für Controlling-Report übersteuerbar" zur
Verfügung. Diese Einstellung ist erst dann relevant, wenn Sie eine oder mehrere
Ansichten in eine Dokumentenvorlage exportieren möchten. Lesen Sie dazu das
nachfolgende Kapitel "Controlling-Report".
Über den Button "Zurück" klappt sich das Fenster wieder ein.
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10 Die Boss-Box
Wenn Sie in der Übersicht eine Ansicht auswählen, wird der Button "Aktuelle Ansicht
für Controlling Report übernehmen" aktiviert. Auch dieser Button ist erst dann
relevant, wenn Sie eine oder mehrere Ansichten in eine Dokumentenvorlage exportieren
möchten. Lesen Sie auch hierzu das nachfolgende Kapitel "Controlling-Report".
10.4
Die Boss-Box Slide Show
Mit der Boss-Box Slide Show haben Sie die Möglichkeit, alle Auswertungen und
Ansichten, die von Ihnen im Boss-Box Manager hinterlegt wurden, wie in einer
PowerPoint-Präsentation vorzuführen.
Da die Boss-Box datenbasenübergreifend arbeitet, ist das Öffnen einer Corporate
Planner Datenbasis für das Ausführen der Slide Show nicht notwendig. Eine
Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf der Slide Show ist jedoch, dass die
Auswertungen und Ansichten, die Sie sehen möchten, in der aktivierten Boss-Box
hinterlegt sind.
H inwe is :
Es empfiehlt sich im Boss-Box Manager weitere Ansichten und
Gruppen anzulegen, um die Funktionen der Boss-Box Slide Show
verdeutlichen zu können. Legen Sie z.B. Gruppen für Kennzahlen
und Tabellen an und weisen diesen entsprechende Ansichten zu.
Im Funktionsbereich Reporting befindet sich der Eintrag "Boss-Box Slide Show".
Symbol für Boss-Box Slide Show
Nachdem Sie die Boss-Box Slide Show aktiviert haben, öffnet sich das kleine Fenster
'Slide Show'.
Klicken Sie auf "Start". Sollten Sie Datenbasen geöffnet haben, die keine Ansicht der
Boss-Box enthalten, so werden diese automatisch geschlossen. Datenbasen, die
Ansichten enthalten, werden geöffnet. Die erste Ansicht der Boss-Box wird automatisch
angezeigt. Anhand der angezeigten Ziffer lässt sich ablesen, welche Ansicht Sie gerade
betrachten.
Die Ansichten sind während des Durchlaufs der Slide Show für die Eingabe gesperrt.
Erst wenn die Präsentation beendet ist, wird diese Sperre aufgehoben.
Mit den Pfeil-Buttons können Sie sich in der Slide Show von Ansicht zu Ansicht
bewegen. Durch einen Klick auf einen der beiden äußeren Pfeil-Buttons springen Sie
jeweils an den Anfang oder das Ende der ausgewählten Ansichten.
Neben dem Menüpunkt Start stehen Ihnen die Punkte Ende, Gruppe und Ansichten,
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10 Die Boss-Box
zur Verfügung.
Unter dem Menüpunkt Gruppe können Sie eine der im Boss-Box Manager definierten
Gruppe mit den zugeordneten Ansichten auswählen. Die ausgewählte Gruppe
erkennen Sie im Drop-Down-Menü an dem Häkchen.
Unter dem Menüpunkt "Ansichten" können Sie eine gewünschte Ansicht der
ausgewählten Gruppe direkt aufrufen. Die ausgewählte Ansicht ist hierbei mit einem
Häkchen gekennzeichnet.
Unter dem Menüpunkt "Ende" schließen Sie Ihre Slide Show.
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11 C ontrolling-Report
11
Controlling-Report
Der Controlling-Report ermöglicht es Ihnen, die in Corporate Planner erstellten
Analysen, Grafiken, Berichte etc. auf einen Blick auszuwerten. Dafür gestalten Sie nach
Ihren Wünschen eine Word-Dokumentenvorlage (.dot), in welche Sie alle
darzustellenden Elemente aus Corporate Planner exportieren. Anschließend wird auf der
Vorlage basierend ein umfangreiches Word-Dokument (.doc) erstellt.
Zur Gestaltung der Word-Dokumentvorlage stehen Ihnen alle bekannten Funktionen von
Microsoft Word zur Verfügung. Die gewünschten Elemente aus Corporate Planner
definieren Sie in der .dot-Vorlage entweder manuell über bestimmte CP-Befehle
oder automatisch über den Export von zuvor definierten Boss-Box Ansichten. Die
zwei Varianten werden in den nachfolgenden Abschnitten erläutert und anhand von
Beispielen verdeutlicht. Nach der Ausführung der Word-Dokumentvorlage als
Controlling-Report werden die definierten CP-Befehle übersetzt und die zugehörigen
Elemente direkt aus Corporate Planner in einem Word-Dokument dargestellt (Siehe dazu
Abschnitt "Erzeugung des Controlling-Reports").
11.1
Erstellung einer Dokumentenvorlage mit Boss-Box-Unterstützung
(Controlling-Report Assistenten)
Die Erstellung einer Dokumentenvorlage kann unter Verwendung der Boss-Box
durchgeführt werden. Dies setzt allerdings voraus, dass eine Boss-Box angelegt und
diese mit Ansichten (Corporate Planner Elemente wie Grafiken, Berichte, Analysen)
gefüllt wurde. Die in der Boss-Box gespeicherten Ansichten können dann per Mausklick
für die Gestaltung der Vorlage des Controlling-Reports verwendet werden.
Die folgende Erläuterung der Vorgehensweise bezieht sich auf das aus dem vorherigen
Kapitel bekannte Beispiel "Boss-Box_Beispiel" mit der Gruppe "Alle Grafiken" und der
Ansicht "Grafische Auswertung". Sofern Sie noch keine Boss-Box angelegt haben,
lesen Sie bitte das vorherige Kapitel und führen die Anlage der Boss-Box, der Gruppe
und der Ansicht exemplarisch durch.
11.1.1
Voraussetzungen – Erstellung einer Worddokumenten-Vorlage
Um die Ansichten der Boss-Box nach Word exportieren zu können, muss wie zuvor
erwähnt eine gefüllte Boss-Box sowie eine Word-Dokumentenvorlage vorliegen. Zur
Erstellung der Vorlage öffnen Sie Microsoft Word und speichern die neue Datei im
Format ".dot" ab. Diese .dot-Vorlage bereiten Sie wunschgemäß vor, indem Sie
beispielsweise ein Deckblatt gestalten sowie einige Überschriften und Texte verfassen.
Damit die Elemente größenmäßig optimal innerhalb der Texte der Vorlage eingefügt
werden, empfiehlt es sich die Größenanpassung über Positionsrahmen festzulegen. Der
Befehl zur Erstellung eines Positionsrahmens lautet "Einfügen-PosRahmen". Dieser
Befehl kann in Microsoft Word durch Anpassung der Symbolleiste mit einem
Tastaturbefehl schnell aufgerufen werden (z.B. Strg+Q). Über das Menü Ansicht und
Option "Symbolleiste" passen Sie die Symbolleiste an. Wählen Sie auf dem Reiter
'Befehle' den Button "Tastatur". Hier fügen Sie den neuen Befehl hinzu. Wählen Sie in
der Auswahlliste 'Kategorien' den Punkt "Einfügen" und selektieren Sie anschließend
den Befehl "Einfügen-PosRahmen". Anschließend spezifizieren Sie Ihren Befehl und
fügen Strg+Q ein. Per Klick auf den Button "Zuordnen" speichern Sie die Einstellung
und schließen dann das Fenster. Nach dem Hinzufügen können Sie diesen Befehl über
die Tastatur aufrufen und mit der rechten Maustaste einen Positionsrahmen ziehen,
welchen Sie in Größe und Position verändern können.
- 402 -
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11 C ontrolling-Report
Positionieren Sie den Mauscursor anschließend an der Stelle im Dokument, an der eine
Ansicht eingefügt werden soll. Befindet sich der Cursor innerhalb eines
Positionsrahmens, kann an dieser Stelle die Textmarke über die Boss-Box erstellt bzw.
manuell definiert werden. Nach dem Ausführen des Controlling-Reports befindet sich das
gewünschte Element innerhalb des Positionsrahmens. Mehr dazu, wie man einen
Controlling-Report ausführt, lesen Sie im Abschnitt "Erzeugung des ControllingReports".
Für die Übernahme der Daten aus Corporate Planner ist es erforderlich, dass die .dotVorlage geöffnet bleibt bis der Export der Ansicht beendet ist.
11.1.2
Export einer Boss-Box Ansicht -Vorgehensweise anhand eines Beispiels
Sie befinden sich in Corporate Planner. Per Klick auf das Icon in der Symbolleiste öffnen
Sie die Boss-Box, in der die einzelnen Ansichten in der Übersicht abgebildet sind.
Symbol für Boss-Box
Im Rahmen des vorherigen Kapitels wurde der Funktionsumfang Boss-Box ausführlich
erklärt und im Boss-Box Manager die Boss-Box "Boss-Box_Beispiel" mit der Gruppe
"Alle Grafiken" und der Ansicht "Grafische Auswertung" erstellt.
In der geöffneten Boss-Box wählen Sie über die Auswahlliste die Gruppe "Alle
Grafiken" aus. Die zugewiesene Ansicht erscheint in der Übersicht. Per Klick auf die
Ansicht wird die Grafik im Hintergrund in Corporate Planner dargestellt. Zudem wird der
Button "Aktuelle Ansicht für Controlling Report übernehmen" aktiviert. Über diesen
Button führen Sie den Export der Ansicht in die geöffnete .dot-Vorlage aus.
Links daneben befindet sich der Button "Mehr". Die Optionen im Bereich
'Einstellungen' dienen der Darstellung der Ansichten im Rahmen der Boss-Box und sind
für die Erstellung eines Controlling-Reports nicht relevant.
Die Option "Zeitbereich für Controlling-Report übersteuerbar" hingegen ist für die
Darstellung von Ansichten im Controlling-Report von Bedeutung. Ist diese Option
deaktiviert, wird der aktuell eingestellte Berechnungszeitraum der aktuell geöffneten
Datenbasis als Zeiteinstellung für die Ansichten übernommen. Ist diese Option aktiviert
, besteht die Möglichkeit, den Zeitbereich der Ansicht zu übersteuern. Die
Übersteuerung kann in dem Moment erfolgen, in dem die .dot-Vorlage in die .docDatei geschrieben wird (Corporate Planner Funktionsbereich Report
"ControllingReport"). Aktivieren Sie in diesem Dialog 'Controlling Report - Optionen' die Option
"Aktivieren", um die Übersteuerung zu aktivieren und den Berechnungszeitraum
manuell eingeben zu können. Die Ansicht der Boss-Box wird dann immer im definierten
Zeitraum dargestellt. Aktivieren Sie die Übersteuerung an dieser Stelle nicht, wird
weiterhin der aktuelle Zeitraum für die Darstellung der Ansicht im Controlling-Report
verwendet.
Beispiel:
Ansicht 1: die Ansicht soll immer dem aktuellen Berechnungszeitraum entsprechend
dargestellt werden. Weder die Option "Zeitbereich für Controlling-Report
übersteuerbar" in der Boss Box noch die Übersteuerung im Controlling Report wird
aktiviert.
- 403 -
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11 C ontrolling-Report
Ansicht 2: die Ansicht soll immer das Vorjahr des aktuellen Berechnungszeitraumes
abbilden. Aktivieren Sie die
Option
"Zeitbereich für Controlling-Report
übersteuerbar" in der Boss Box und das Häkchen der Option "Aktivieren im
Controlling Report".
Über den Button "Zurück" wird der untere Bereich des Fensters 'Boss-Box' wieder
eingeklappt. Per Klick auf den Button "Aktuelle Ansicht für Controlling Report
übernehmen" wird die aktuelle Ansicht nun in die Dokumentenvorlage übernommen. An
der Stelle, wo der Mauscursor in der .dot-Vorlage positioniert ist, werden eine
Voransicht der Ansicht sowie die notwendige Textmarke erstellt. Die Textmarken
erhalten standardmäßig das Microsoft-Word-Attribut 'ausgeblendet' und sind daher
zunächst meist nicht sichtbar. Sie können die Textmarken über das Menü Extras
"Optionen"
Karteireiter 'Ansicht' sichtbar oder unsichtbar schalten. Die exportierte
Grafik wird zwecks Visualisierung nicht ausgeblendet.
Wenn Sie die Textmarken einblenden, lautet die Textmarke des exportierten Beispiels
"Grafische Auswertung" wie folgt:
BossBoxName="Boss-Box_Beispiel",
ViewType="BossBox",
ID=4cf3b007-a248-421f-bd74-9f06253e66ea",
ViewName="Grafische Auswertung",
GroupName="Alle Grafiken",
GraphicType="Vector",
AllowForceDate="False",
Die Textmarken bestehen aus einzelnen CP-Befehlen. Über diese CP-Befehle wird das
Corporate Planner Element, welches in die Vorlage exportiert werden soll, deklariert. Es
ist nicht notwendig, an diesem Eintrag etwas zu ändern, wenn der Controlling-Report
durchgeführt
wird.
Im nächsten
Abschnitt
"Manuelle
Erstellung
einer
Worddokumentvorlage anhand von CP-Befehlen" werden Sie alle im Rahmen der
CP-Befehle verwendbaren Attribute kennenlernen. An dieser Stelle wird nur kurz auf die
Befehle eingegangen, die speziell bei der automatischen Erstellung der Vorlage generiert
werden. Bei der manuellen Erstellung entfallen diese.
BossBoxName: Name der Boss-Box Datei, die in den Moduleinstellungen
(Funktionsbereich Einstellungen) hinterlegt ist. Diese enthält die verschiedenen
Ansichten.
ViewType: in diesem Fall immer "Boss-Box", da dies die Anwendung ist, über die
die Ansichten exportiert werden.
ID: systeminterne Nummer der exportierten Ansicht (View)
ViewName: Name der Ansicht
GroupName: Name der Boss-Box Gruppe, der die Ansicht zugewiesen ist.
GraphicType: Grafikformat; Defaulteinstellung: Vektorgrafik, da diese ohne
Qualitätsverluste vergrößerbar ist.
AllowForceDate: dieser Befehl wird über die Option "Zeitbereich für
Controlling-Report übersteuerbar" definiert. Ist die Option deaktiviert, wird der
Ausdruck "False". Wird die Option aktiviert, wird dieser "True".
11.1.3
Erzeugung des Controlling-Reports (*.doc)
Auf Basis der erstellen Dokumentenvorlage wird im nächsten Schritt der ControllingReport erstellt.
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11 C ontrolling-Report
Über den Funktionsbereich Report öffnen Sie den "Controlling-Report". Sie gelangen
in die Optionen.
Wählen Sie über den Button "Durchsuchen" zunächst Ihre zuvor erstellte
Worddokumentenvorlage aus und bestätigen diese mit "Öffnen".
Automatisch wird ein Worddokument (*.doc) erstellt, welches den gleichen
Namen wie die Worddokumentenvorlage (*.dot) erhält. Als Voreinstellung für den
Speicherort
wird
das
persönliche
Verzeichnis
"Eigene
Dateien"
des
Windowsbenutzers eingestellt. Wenn gewünscht, kann anschließend über die
Funktion "Speichern unter… " der Speicherort oder der Dokumentenname individuell
eingestellt werden. Es ist sinnvoll das Worddokument anschließend umzubenennen
(z.B. Monatsbericht.doc), damit dieses in der Zukunft nicht versehentlich
überschrieben wird. Sollte es brisante Informationen beinhalten, kann im Word-Menü
Extras das Dokument über ein Kennwort geschützt werden.
Der untere Bereich des Fensters ist nur dann relevant, wenn Sie bei der Erstellung der
Worddokumentenvorlage Boss-Box Ansichten verwendet haben. Durch Aktivierung der
Checkbox "Aktivieren" kann dann die Zeiteinstellung für die als übersteuerbar
gekennzeichneten
Elemente
(Option
"Zeitbereich
für
Controlling-Report
übersteuerbar" manuell bestimmt werden. Elemente der Controlling–Report-Vorlage,
die in der Boss-Box nicht als übersteuerbar gekennzeichnet sind, erhalten ihre
Zeiteinstellung aus der Boss-Box und können nicht manuell bestimmt werden. Je nach
Einstellung bei der Erstellung einer Ansicht kann ein fester Zeitraum (fixiert) oder der
aktuell eingestellte Zeitbereich für die Boss-Box Ansicht gültig sein.
Für die übersteuerbaren Elemente tragen Sie den jeweils gewünschten Zeitraum über
die Kalenderfunktion ein.
Wenn Word direkt nach der Überführung der .dot-Vorlage in das Worddokument
geöffnet werden soll, aktivieren Sie die entsprechende Option.
11.1.4
Export von weiteren Boss-Box Ansichten
Im Rahmen des vorherigen Beispiels wurde eine Grafik in die Dokumentenvorlage
exportiert. Grafiken und Kennzahlensysteme werden ohne weitere Einstellung direkt in
die Vorlage übernommen.
Für alle anderen Ansichten ist es notwendig, weitere Einstellungen vorzunehmen, die
die spätere Darstellung in der Vorlage bestimmen.
Tabelle, ABC-Analyse, Abweichungsanalyse, Kennzahlenanalyse, BreakEven-Analyse: es erfolgt die Abfrage, ob der vollständige oder nur der sichtbare
Teil (der Analyse) exportiert werden soll.
Report: es erfolgt die Abfrage, welche Reportseiten exportiert werden sollen. Die
Auswahlmöglichkeit "von bis" unterstützt die manuelle Eingabe absoluter
Seitenangaben. Die Option 'Alle Seiten' bewirkt, dass immer alle Seiten eines
Reports an die Vorlage übergeben werden. Über die Option "letzte Seite" wird nur
die letzte Seite exportiert.
Zentrale Sicht: es erfolgt die Abfrage, ob die vollständige (der gesamte Pfad
des aktuell aktiven Feldes der Baumstruktur) oder nur die sichtbare
Baumstruktur in die Vorlage exportiert werden soll; ob die Felddaten in Form
einer Tabelle komplett als Grafik übergeben oder als Einzelwert in Textform mit
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11 C ontrolling-Report
Angaben zur Datenebene und der Berechnungsart exportiert werden sollen.
11.2
Manuelle Erstellung einer Worddokumentvorlage anhand von
CP-Befehlen (*.dot)
Analog zur Erstellung einer Dokumentenvorlage mit Unterstützung von Boss-Box
Ansichten muss auch im Rahmen der manuellen Erstellung im ersten Schritt eine
Worddokumentvorlage (.dot) angelegt werden. Im zweiten Schritt wird in dieser Datei
über manuell geschriebene CP-Befehle die Verknüpfung zu den gewünschten
Analyseansichten (Elemente wie Grafiken, Abweichungsanalysen etc.) aus Corporate
Planner definiert. Außerdem können allgemeingültige Texte verfasst oder aus vorherigen
Geschäftsberichten übernommen werden. Im dritten Schritt erstellen Sie dann, wie
bereits bekannt, das Worddokument (.doc). Ausführliche Informationen zu den CPBefehlen, der Syntax und den verwendbaren Attributen, erhalten Sie in den
nachfolgenden Abschnitten.
11.2.1
Verfassen von CP-Befehlen
Über einen CP-Befehl wird das Corporate Planner Element, welches in die Vorlage
exportiert werden soll, deklariert. Bei der Formulierung von CP-Befehlen werden
spezifische Attribut verwendet, die an späterer Stelle aufgelistet werden. Nach
Fertigstellung eines CP-Befehls wird dieser in eine Textmarke umgewandelt. Markieren
Sie dafür den gesamten Ausdruck und klicken Sie im Word-Menü Einfügen auf die
Option "Textmarken". Textmarken, deren Inhalt von Corporate Planner interpretiert
werden sollen, wird ein "cp_" vorangestellt.
Bei der Erstellung von Textmarken empfiehlt es sich, im Word-Menü Extras
"Optionen"
Karteireiter 'Ansicht' die Option "Anzeigen von Textmarken" zu
aktivieren, damit als Textmarke markierte Elemente in eckigen Klammern sichtbar
gemacht werden.
Definieren Sie an einer beliebigen Stelle der .dot-Vorlage die für den Export eines
Corporate Planner-Elements notwendigen CP-Befehle. Ein Befehl könnte wie folgt
aussehen:
ViewType="Variance",
Field="17",
Level="Budget|Ist|DifAbs"
11.2.2
Time="2012-01-01
CP-Befehl
Bedeutung
ViewType="Variance",
Abweichungsanalyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="2012-01-01 – 2012-04-30",
Jan-April 2012
Level="Budget|Ist|DifAbs"
absolute Abweichungen
–
2012-04-30",
Syntax der CP-Befehle
Bei der Schreibweise der einzelnen CP-Befehle gibt es eine gewisse Toleranz bzgl. der
Groß- und Kleinschreibung, so ist es z.B. irrelevant, ob Sie ViewType oder Viewtype
schreiben.
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Ein Befehl wird durch den Ausdruck Befehlsname="Wert" eingeleitet. z.B.
ViewType="Variance",; das Corporate Planner Element, welches in die Vorlage
exportiert werden soll, wird auf diese Weise deklariert.
Hinter den einzelnen Befehlen ist ein Komma zu setzen.
Die Befehle können durchgängig in einer einzelnen Zeile geschrieben werden.
Alternativ
können
aus
Übersichtsgründen
nach
dem jeweiligen
Komma
Zeilenumbrüche eingefügt werden.
Die Befehle sollten in Ihrem eigenen Interesse mit Angabe der Analyseansicht
(ViewType) oder aber einer Beschreibung (Description) beginnen. Die
Reihenfolge der dann folgenden Attribute ist irrelevant.
Innerhalb der Description (z.B. Description="Grafik für die Aufwendungen; Ist;
Berechnungszeitraum") dürfen Semikola, jedoch keine Kommata vorkommen.
Im Rahmen eines Befehls sind die Attribute Field, Time und Level zwingend
erforderlich. Alle anderen Attribute sind optional. Die Attribute werden an späterer
Stelle in Form von Beispielen erklärt.
Field = Dimension "Feld"
Time = Dimension "Zeit"; z.B. der eingestellte Berechnungszeitraum oder ein manuell
eingetragener Zeitbereich wie 2012-01-01 – 2012-04-30.
Level = Dimension "Datenebene"; z.B. Budget, Ist oder die Analysereihen, wie
absolute oder relative Differenz.
Nachdem Sie alle CP-Befehle definiert und in Textmarken umgewandelt haben, wird die .
dot-Vorlage in die .doc-Datei geschrieben. Dies erfolgt analog zum Vorgehen in
Verbindung mit Boss-Boxen.
11.2.3
Übersicht der Analyseansichten (ViewType)
Zu Beginn jedes CP-Befehls wird das Corporate Planner Element, welches exportiert
werden soll, deklariert. Dies geschieht über den Ausdruck ViewType="Wert".
Mit welchem Wert die einzelnen Analyse-Elemente im Ausdruck ViewType bezeichnet
werden, entnehmen Sie der folgenden Liste:
ABC-Analyse - "Pareto"
Abweichungsanalyse - "Variance"
Break-Even Analyse - "BreakEven"
Grafische Analyse - "Graphical"
Kennzahlenanalyse - "Ratios"
Kennzahlensysteme - "RatioSystems"
Report - "Report"
Zentrale Sicht, Baumstruktur - "TreeStructure"
Tabelle - "Table"
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11.2.4
Übersicht der Attribute mit Einstellungen
Ein Befehl enthält unterschiedliche Attribute, wobei einige zwingend erforderlich und
andere optional sind. Wenn ein erforderliches Attribut im CP-Befehl fehlt, so wird
dieses beim Aufruf des Controlling-Reports aus Corporate Planner heraus durch eine
Warnung angezeigt. Das erforderliche Attribut ist in der *.dot entsprechend
einzufügen und der Controlling-Report erneut auszuführen.
In diesem Abschnitt werden die im Rahmen der CP-Befehle verwendbaren Attribute und
Werte in alphabetischer Reihenfolge (deutsch
englisch) aufgelistet. Im folgenden
Abschnitt "Die Analyseansicht mit erforderlichen und optionalen Attributen"
werden die einzelnen Analyseansichten in Verbindung mit diesen Attributen vertiefend
anhand von Beispielen erläutert.
Analyseansicht - ViewType
Default: wie eingestellt
Format: Konstante aus folgender Tabelle
"BreakEven"
"Graphical"
"None"
"Pareto"
"Ratios"
"RatioSystems"
"Report"
"Table"
"TreeStructure"
"Variance"
= Break-Even Analyse
= Grafische Analyse
= keine
= ABC-Analyse
= Kennzahlenanalyse
= Kennzahlensysteme
= Report
= Tabelle
= Zentrale Sicht, Baumstruktur
= Abweichungsanalyse
Absteigende Sortierung an/aus - Descending
Default: wie eingestellt
Format: "0" oder "1"
"0" = aufsteigende Sortierung (Ascending)
"1" = absteigende Sortierung (Descending)
Beschreibung des Textmarkeninhalts - Description
Default: keine Beschreibung
Format: Beliebiger Text
Buchstabenabkürzung für 10er-Potenzen anzeigen (Einzelwert-Export) - Letters
Default: wie in den Feldeigenschaften
Format: "0" oder "1"
"0" = Buchstabenabkürzung nicht verwenden (entspricht in den Feldeigenschaften
der deaktivierten Option "Buchstaben T, M, R, B anzeigen")
"1" = Abkürzung verwenden (entspricht der aktivierten Option "Buchstaben T, M,
R, B anzeigen"). Letters="1" wirkt sich nur aus, wenn in den Feldeigenschaften
"In Tsd, Mio, Mrd bzw. Bio" aktiviert ist, oder dies nicht der Fall ist, aber in der
Textmarke das Attribut "Divisor" einen Wert > 0 hat.
Daten- oder Analysereihenindex - DataRow
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Index einer als Attribut Level angegebenen Daten- oder Analysereihe.
Default: "1"
Format: "1"-"4"
"1"
"2"
"3"
"4"
= Datenebene #1
= Datenebene #2
= Analysereihe #1
= Analysereihe #2
Dimension Datenebene - Level
Bezeichnungen der aktuellen Datenebenen und Analysereihen.
Default: die aktuell eingestellte Ebenenzuordnung wird verwendet
Format: freier Text, für Aufzählungen pipe-separiert (|), bei Datenebenen und
Analysereihen Konstante aus folgender Tabelle.
"DifAbs" = Abs. Differenz
"DifRel" = %-Differenz
"PartRel_1" = %-Ant. Datenebene #1
"PartRel_2" = %-Ant. Datenebene #2
"DifPeriod" = Diff. Periode
"DifPeriodRel" = %-Diff. Periode
"DifPrevYear" = Diff. Vorjahr
"DifPrevYearRel" = %-Diff. Vorjahr
Gültige Angaben (mit DR=Datenebene und AR=Analysereihe) sind:
"" (keine Angabe)
"DR1"
"DR1|DR2"
"DR1|DR2|AR1"
"DR1|DR2|AR1|AR2"
Dabei bezeichnet DR1 den Namen eine Datenebene, also z.B. Budget und AR1 den
Namen einer Analysereihe, z.B. %-Differenz. Alternativ kann eine Reihe auch über
ihren Index angesprochen werden. Der Index ergibt sich aus der Position, an welcher
eine Ebene in den Einstellungen der Datenbasis (Funktionsbereich Einstellungen
) in Corporate Planner angelegt wurde (Mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Dimension Feld - Field
Handlenummer eines Feldes:
Default: keiner
Format: Positive Ganzzahl als Text
Soll das Feld verwendet werden, auf dem man sich aktuell in Corporate Planner
befindet, ist Field="Default" anzugeben.
Dimension Zeit - Time
Bezeichnung des Zeitraums
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Default: aktuell eingestellter Berechnungszeitraum
Format: (a) Zeitangaben im ISO-Format, (b) Konstante für Zeitbezug
(a) Zeitpunkt "YYYY-MM-DD" oder Zeitraum "YYYY-MM-DD - YYYY-MM-DD"
(b) Zeitbezüge:
"Default" = Aktueller Berechnungszeitraum
"DefaultLast" = Letzter Monat im aktuellen Berechnungszeitraum
"BusinessYear" = Geschäftsjahr des aktuell eingestellten Berechnungszeitraums
"BusinessYearSpecified" = Bestimmtes Geschäftsjahr, wobei dieses mit Year
angegeben wird. Year ist eine zwingende Angabe.
"BusinessYearEnd" = Rest des aktuellen Geschäftsjahres
"CalendarYearEnd" = Rest des Kalenderjahres
"Sum12Months" = (Summe) 12 Monate
Bei den Zeitbezügen BusinessYear und BusinessYearSpecified sind zusätzlich die
optionalen Attribute Use und Start bzw. End anzugeben.
- Use (in Verbindung mit Zeitbezug BusinessYear oder BusinessYearSpecified)
gibt die Zeiteinheit für Start und End an.
Default: Keine Angabe entspricht "Year"
Format: Konstante aus folgender Tabelle:
"Year" = Ganzes Jahr
"HalfYear" = Halbjahr
"Trimester" = Drittel eines Jahres
"Quarter" = Quartal
"Month" = Monat
- End (nur in Verbindung mit Zeitbezug BusinessYear oder BusinessYearSpecified)
- Start (nur in Verbindung mit Zeitbezug BusinessYear oder BusinessYearSpecified)
Untere Grenze des Zeitraums, wobei die Zeiteinheit durch Use bestimmt wird.
Default:"1"
Format: Ganze positive Zahl
Wert von Use
Erläuterung
Year
nur "1" zulässig, entspricht einem
ganzen Jahr.
HalfYear
"1" entspricht erstem Halbjahr,
"2" entspricht zweitem Halbjahr.
Trimester
"1" entspricht erstem Drittel des
Geschäftsjahres, usw. bis "3".
Quarter
"1" entspricht erstem Viertel des
Geschäftsjahres, usw. bis "4".
Month
"1" entspricht erstem Monat des
Geschäftsjahres, usw. bis "12".
Divisor - Divisor
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Teiler, durch den die Zahl vor Ausgabe geteilt wird, siehe auch Feldeigenschaften.
Mögliche Werte sind 0 bis 4:
0
1
2
3
entspricht
entspricht
entspricht
entspricht
"durch
"durch
"durch
"durch
1" (1000º)
1.000" (1000¹)
1.000.000" (1000²)
1.000.000.000" (1000³)
4 entspricht "durch 1.000.000.000.000" (10004)
Default: wie in Feldeigenschaften (0 = ---, 1 = Tsd, 2 = Mio, 3 = Mrd, 4 = Bio)
Format: Ganze Zahl von 0 bis 4
Einheit anzeigen (Export eines Einzelwerten) - Unit
Default: wie eingestellt
Format: "0" oder "1"
"0" = Einheit nicht anzeigen
"1" = Einheit anzeigen
Ebenenindex - LevelSelected
Index der Ebene für Ebenenschalter der Analyse. Entspricht in Corporate Planner
einem aktivierten Ebenenschalter.
Default: wie eingestellt
Format: "1"-"6"
"1"
"2"
"3"
"4"
"5"
"6"
= Datenebene #1
= Datenebene #2
= Analysereihe #1
= Analysereihe #2
= Vergleich (nur Grafische Analyse)
= Alle Ebenen (nur Grafische Analyse)
Feldeigenschaften - FieldAttribute
Default: (keine Angabe)
Format: Konstante aus folgender Tabelle
"Account" = Kontobezeichnung
"Description" = Feldbeschreibung (Langname)
"Name" = Kurzname
"Notes" = Feldnotizen
"Sum" = Ergebnistyp Summe
"Mean" = Ergebnistyp Mittel
"End" = Ergebnistyp Endwert
Grafikformat - GraphicType
Default: Vektorgrafik
Format: Konstante aus folgender Tabelle
"Raster" = Rastergrafik
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"Vector"= Vektorgrafik (mit dem Vorteil gegenüber Rastergrafik, dass diese beliebig
ohne Qualitätsverluste vergrößerbar sind)
Kumulierte Darstellung an/aus - Cumulated
Default: wie eingestellt
Format: "0" oder "1"
"0" = nicht kumulieren
"1" = kumulieren
Nachkommastellen, Anzahl (Einzelwert-Export) - Decimals
Default: wie in Feldeigenschaften hinterlegt
Format: Ganze Zahl
Optionale Attribute - Optional
Default: (keine Angabe)
Format: Konstante aus folgender Tabelle:
"Logo" = Sichtbares Logo übertragen
Relative Darstellung an/aus - Relative
Default: wie eingestellt
Format: "0" oder "1"
"0" = Absolute Werte anzeigen
"1" = Relative Werte anzeigen
Seitenbereich - Pages (für Reports)
Default: wie eingestellt
Format: Bezeichnung des Seitenbereichs mit Seitenzahlen "N"; Einzelseite "N" oder
Seitenbereich "N-N"
Summenzeile anzeigen an/aus - SumVisible
Default: wie eingestellt
Format: "0" oder "1"
"0" = Summenzeile nicht anzeigen
"1" = Summenzeile anzeigen
Tausendertrennzeichen (Einzelwertexport) anzeigen an/aus - TSP
Default: anzeigen
Format: "0" oder "1"
"0" = Tausendertrennzeichen nicht anzeigen
"1" = Tausendertrennzeichen anzeigen
Titel einer Analyse - Title
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Bezeichnung einer Analyseansicht, z.B. bei einem Report oder Grafikspeicher
Default: kein Titel
Format: Beliebiger Text
Typ des auszugebenden Objekts - Type
Default: Sichtbarer Arbeitsbereich
Format: Konstante aus folgender Tabelle:
"Visible" = Sichtbarer Arbeitsbereich
"Complete" = Vollständiger Arbeitsbereich
"Data" = Felddaten
Zeitversatz - Offset
Der über den Time-Befehl eingestellte Zeitraum kann über den Offset-Befehl in die
Vergangenheit oder in die Zukunft verschoben werden.
Default: Keine Angabe ( = 0)
Format: Positive oder negative Ganze Zahl von -144 bis +144
11.2.5
Die drei Dimensionen Feld, Zeit, Ebene
Im Rahmen eines CP-Befehls ist die Angabe der drei Dimensionen Feld, Zeit und Ebene
mit den zugehörigen Attributen Field, Time und Level in den meisten Fällen zwingend
erforderlich. Meist stehen diese hinter der Angabe der zu exportierenden Analyseansicht
(ViewType).
Beispiel 1:
CP-Befehl
Bedeutung
ViewType="Pareto",
ABC-Analyse
Field="17",
Feld mit der Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="default",
eingestellter Berechnungszeitraum
Level="Ist"
Ist-Datenebene
Beispiel 2:
CP-Befehl
Bedeutung
ViewType="Graphical",
Grafik (AdHoc-Grafik)
Field="17",
Feld mit der Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="2012-01-01 – 2012-1231",
Jan-Dez 2012
Level="Budget|Ist|DifAbs"
Abs. Abweichungen zwischen
Budget und Ist
Im ersten Beispiel wird das Dimensionsattribut Time nicht explizit angegeben, sondern
nur durch die Angabe von "default" gesteuert. Die Verwendung von "default"
innerhalb eines Befehls führt dazu, dass immer aktuelle Werte verwendet werden. So
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wird durch Field="default" das aktuelle Feld und mit Time="default" der eingestellte
Berechnungszeitraum übergeben.
11.2.5.1 Field:
Die Feldnummer (Handle Nr.) kann man über die so genannte Feldinformation in
Corporate
Planner
abrufen
(Funktionsbereich
Strukturbearbeitung,
"Feldinformationen" oder über das Kontextmenü, welches per rechtem Mausklick
aufgerufen werden kann).
Weiterhin kann die Funktionstaste "F12" genutzt werden, um in der Statuszeile die
Feldnummer zu sehen. Bei der Verwendung dieser Funktionstaste wird die
Feldnummer sowie die Feldbeschreibung in die Zwischenablage kopiert und kann
auf diese Weise in der Dokumentenvorlage eingefügt werden.
11.2.5.2 Time:
Die Dimension Zeit (Time) steuert den Zeitpunkt bzw. Zeitraum.
Zeitpunkt "YYYY-MM-DD" oder Zeitraum "YYYY-MM-DD - YYYY-MM-DD". Bei
einem Zeitraum ist das "bis"-Zeichen in Leerzeichen einzufassen.
Time="Default": Es wird der aktuell eingestellte Berechnungszeitraum verwendet.
Weitere Zeitbezüge:
- "Default" = Aktueller Berechnungszeitraum
- "DefaultLast" = Letzter Monat im aktuellen Berechnungszeitraum
- "BusinessYear" = Geschäftsjahr des aktuell ein-gestellten Berechnungszeitraums
- "BusinessYearSpecified" = Bestimmtes Geschäftsjahr, wobei dieses mit Year
angegeben wird. Year ist eine zwingende Angabe.
- "BusinessYearEnd" = Rest des aktuellen Geschäftsjahres
- "CalendarYearEnd" = Rest des Kalenderjahres
- "Sum12Months" = (Summe) 12 Monate
Beispiel 1:
CP-Befehl
Bedeutung
ViewType="Variance",
Abweichungsanalyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="DefaultLast",
letzter Monat des Berechnungszeitraums
Level="Budget|Ist|DifAbs"
absolute Abweichung zwischen Budget
und Ist
Beispiel 2:
CP-Befehl
Bedeutung
ViewType="Table",
Tabellensicht
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="BusinessYearSpecified" Geschäftsjahr
,
Year="2012",
2012
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Level="default"
Restliche Einstellungen wie zuletzt
verwendet
11.2.5.3 Level:
Der Wert für die Dimension Ebene (Level) kann anstatt durch eine Bezeichnung auch
durch den Buchstaben D bzw. A in Verbindung mit der Nummer der Datenebene
oder der Analysereihe, wie diese in den Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich
Einstellungen)
hinterlegt
ist,
angegeben
werden.
So
kann
z.B.
statt
Level="Budget" auch Level="D1" geschrieben werden, sofern die Datenebene
Budget in den Datenbasiseinstellungen an erster Position angelegt wurde.
Vorausgesetzt in den Einstellungen der Datenbasis sind die Ebenen und
Analysereihen in der folgenden Reihenfolge definiert, so entstehen die folgenden
Attributwerte.
Attributwert
Bedeutung
D0
(Aus)
D1
Budget
D2
Ist
D3
Forecast
D4
Simulation
D5
Plan 2
D6
Plan4
D7
Plan5
D..n
Datenebene n
A0
(Aus)
A1
abs. Differenz
A2
% - Differenz
A3
%-Ant. Budget
A4
%-Ant. Ist
A5
Diff. Periode
A6
%-Diff. Periode
A7
Diff. Vorjahr
A8
%-Diff. Vorjahr
Attribut "Level" in Verbindung mit "LevelSelected"
Einige Analysen, so z.B. die grafische Analyse in Form der AdHoc-Grafik, besitzen
innerhalb von Corporate Planner sogenannte Ebenenschalter (Quick-View-Knöpfe).
Entsprechend des aktivierten Ebenenschalters wird die Grafik in Corporate Planner
angezeigt.
Beispiel 1:
CP-Befehl
Bedeutung
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ViewType="Graphical",
Grafik (AdHoc-Grafik)
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="BusinessYear",
aktuelles Geschäftsjahr
Level="Budget|Ist",
Budget und Ist-Datenebene
LevelSelected="2"
Die Information des zweiten
Ebenenschalters wird weitergegeben
Es werden durch die angegebene Kombination aus Level und LevelSelected die
Istwerte angezeigt, da die Textmarke durch den LevelSelect-Befehl unabhängig von
den tatsächlichen Datenebenen-Einstellungen in Corporate Planner gesteuert wird.
Auch wenn im Moment des Exports der erste Ebenenschalter "Budget" aktiviert ist,
wird aufgrund des Befehls LevelSelected="2" die Information des zweiten Schalters
weitergegeben.
Würde man im gleichen Fall LevelSelected="5" eingeben,
Informationen der Datenebenen Budget und Ist im Vergleich.
11.2.6
bekäme
man
die
Die Analyseansichten mit erforderlichen und optionalen Attributen
An dieser Stelle werden alle exportierbaren Corporate Planner Elemente mit den
erforderlichen und den optionalen Attributen aufgelistet.
11.2.6.1 ABC-Analyse – "Pareto"
ViewType="Pareto"
ABC-Analyse - "Pareto"
Erforderliche Attribute:
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
Field = Bestimmung der Dimension "Feld"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
Offset = Offset
LevelSelected = Ebenenindex; Gültig sind Werte von "1"-"3", da es nur 3
Ebenenschalter gibt.
GraphicType = Bestimmung des Grafikformats
Cumulated = Kumulierte Darstellung an/aus
Descending = Absteigende Sortierung an/aus
Relative = Relative Darstellung an/aus
SumVisible = Summenzeile anzeigen an/aus
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
Visible" = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete" = Vollständiger Arbeitsbereich
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Beispiel 1:
ViewType="Pareto",
ABC-Analyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="Default",
eingestellter Berechnungszeitraum
Level="Ist"
Ist-Datenebene
Beispiel 2:
ViewType="Pareto",
ABC-Analyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="default",
eingestellter Berechnungszeitraum
Level="default",
LevelSelected="1",
Übernahme der Datenebene des
ersten Ebenenschalters
Type="Complete",
vollständiger Arbeitsbereich
Relative="1",
nach relativen Abweichungen
sortiert
Descending="1"
absteigende Sortierung
11.2.6.2 Abweichungsanalyse - "Variance"
ViewType="Variance"
Abweichungsanalyse - "Variance"
Erforderliche Attribute:
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
Field = Bestimmung der Dimension "Feld"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
Offset = Offset
GraphicType = Grafikformat
Relativ = Relative Darstellung an/aus (Nur dann sinnvoll, wenn der dritte
Ebenenschalter nicht ohnehin schon mit %-Differenz belegt und selektiert wurde)
Descending = Absteigende Sortierung an/aus
SumVisible = Summenzeile anzeigen an/aus
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
Visible = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete = Vollständiger Arbeitsbereich
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Beispiel 1:
ViewType="Variance",
Abweichungsanalyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="2012-01-01 – 2012-0430",
Jan-April 2012
Offset="-1",
Der Berechnungszeitraum 2012 wird
um ein Jahr in der Vergangenheit
verschoben; also Vorjahr
Level="Budget|Ist|DifAbs"
absolute Abweichung
Beispiel 2:
Abweichungsanalyse
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="default",
Level="Budget|Ist|DifRel",
Relative Differenz
GraphicType="Vector",
Vektorgrafik mit hoher Bildqualität
Type="Complete"
Vollständiger Arbeitsbereich
11.2.6.3 Break-Even Analyse - "BreakEven"
ViewType="BreakEven"
Break-Even Analyse - "BreakEven"
Erforderliche Attribute:
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
Offset = Offset
GraphicType = Grafikformat
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
Visible = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete= Vollständiger Arbeitsbereich
Beispiel 1:
ViewType="BreakEven",
Break-Even-Analyse
- 418 -
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Time="2012-01-01 – 2012-0430",
Jan-April 2012
Level="Budget|Ist"
Ob Vergleichs-, Referenz- oder
beide Ebenen ausgegeben werden,
hängt von den aktuellen
Einstellungen ab. Vergleichs- und
Referenzebene werden per Level
ausgewählt.
11.2.6.4 Grafische Analyse - "Graphical"
ViewType="Graphical"
Grafische Analyse - "Graphical"
Die Formulierung des CP-Befehls in Bezug auf die verwendbaren Attribute ist abhängig
davon, ob eine AdHoc-Grafik oder eine Grafik des Grafikspeichers exportiert wird.
AdHoc-Grafik:
Erforderlich: Die Angabe von Time, Field und Level ist immer erforderlich.
Optional: Die Angabe von Offset, LevelSelected (Ebenenindex), GraphicType und
Description kann erfolgen.
Grafikspeicher:
Erforderlich: Die Angabe von Time und Title ist immer erforderlich.
Optional: Die Angabe von Offset und Description kann erfolgen.
Das Attribut "Title" muss beim Export eines Grafikspeichers angegeben werden,
andernfalls wird die AdHoc-Grafik übertragen. Andere Angaben sind nicht erlaubt.
Beispiel 1:
ViewType="Graphical",
Grafik (AdHoc-Grafik)
Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="2012-01-01 – 2012-0430",
Januar-April 2012
Level="Ist",
Ist-Datenebene
Level="Budget|Ist",
LevelSelected="2"
Übernahme der Datenebene des
zweiten Ebenenschalters
Beispiel 2:
ViewType="Graphical",
Grafik (Grafikspeicher)
Title="Demo GmbH – Umsätze",
Titelangabe der Grafik, da ein
Grafikspeicher exportiert wird.
- 419 -
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Field="17",
Feld mit Handle-Nr. 17
(Aufwendungen),
Time="BusinessYear",
Aktuelles Geschäftsjahr
11.2.6.5 Kennzahlenanalyse - "Ratios"
ViewType="Ratios"
Kennzahlenanalyse - "Ratios"
Erforderliche Attribute:
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Optionale Attribute:
Description - Beschreibung des Textmarkeninhalts
Offset - Offset
GraphicType - Grafikformat
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
Visible = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete = Vollständiger Arbeitsbereich
Beispiel:
ViewType="Ratios",
Ausgabe der aktuellen
Kennzahlengruppe
Time="2012-01-01 – 2012-1231",
Januar - Dezember 2012
Level="Budget|Ist|DifAbs",
Budget, Ist und absolute Differenz
Type="Complete"
Vollständiger Arbeitsbereich
11.2.6.6 Kennzahlensysteme - "RatioSystems"
ViewType="RatioSystems"
Kennzahlensysteme - "RatioSystems"
Erforderliche Attribute:
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
Offset = Offset
GraphicType = Grafikformat
- 420 -
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Beispiel:
ViewType="RatioSystems",
Ausgabe des aktuellen
Kennzahlensystems
Time="default",
Berechnungszeitraum
Level="default"
aktuell eingestellte Datenebenen
11.2.6.7 Report - "Report"
ViewType="Report"
Report - "Report"
Erforderliche Attribute:
Title= Titel des Reports (auch Masterreport). Diese Angabe ist beim Report
dringend erforderlich.
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Beim Report wird nur die Zeitangabe im ISO-Format bzw. die Verwendung des aktuellen
Berechnungszeitraums unterstützt, da andere Zeitangaben in den Spaltendefinitionen
des Reports selbst vorgenommen werden.
Optionale Attribute:
ReportClientTree = Handlenummer des Clientfeldes, dessen Masterreport
ausgegeben werden soll.
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene"
GraphicType = Grafikformat
Pages = Seitenbereich (Falls Pages nicht angegeben, wird immer die erste Seite
des Reports ausgegeben).
Beispiel:
ViewType="Report",
Title="GuV mit Abweichungen",
Report namens "GuV mit
Abweichungen"
Time="default"
Die Datenebenen und die Zeit
werden aus den Spaltendefinitionen
des Reports ausgelesen.
Pages="1-4"
Nur die Seiten 1 bis 4 werden
exportiert
11.2.6.8 Strukturbaum (Baumstruktur) - "TreeStructure"
ViewType="TreeStructure"
Zentrale Sicht (Baumstruktur) - "TreeStructure"
- 421 -
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Erforderliche Attribute:
Wenn Type ="Data", dann ist zusätzlich die Angabe von Level und Time
erforderlich.
Wenn Type ="Data" nicht angegeben ist, dann
wird
immer die
Baumstrukturansicht ausgegeben. In diesem Fall ist nur Field erforderlich.
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts
GraphicType = Grafikformat
Offset = Offset
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
Visible = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete = Vollständiger Arbeitsbereich
Data = Felddaten (Datenbereich, Arbeitsbereich unterhalb des Baumes; ob in der
rechten Spalte die Summe, der Mittel-, der Anfangs- oder der Endwert angezeigt
wird, richtet sich nach den Eigenschaften des Feldes).
Beispiel:
ViewType="TreeStructure",
Field="17",
Type="Complete"
Ausgabe eines Bildes der
Baumstruktur mit dem vollständigen
Pfad zum Feld mit der Handlenummer
17
Type="Data",
Ausgabe der Felddaten des Feldes
mit der Handle-Nr. 17,
Level="Budget|Ist|DifRel|
DifAbs"
Anzeige der Datenebenen Budget,
Ist und den Analysereihen rel. und
abs. Differenz
11.2.6.9 Tabelle - "Table"
ViewType="Table"
Tabelle - "Table"
Erforderliche Attribute:
Field = Bestimmung der Dimension "Feld"
Time = Bestimmung der Dimension "Zeit"
Level = Bestimmung der Dimension "Datenebene" (abhängig von der aktuellen
Tabellenansicht; Level ist erforderlich bei: "2 Datenebenen", "3 Datenebenen", und
"Aktuelles Feld mit 3 Ebenen")
Optionale Attribute:
Description = Beschreibung des Textmarkeninhalts GraphicType = Grafikformat
Offset = Offset
Type = Darstellung bezogen auf den Arbeitsbereich
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Visible = Sichtbarer Arbeitsbereich
Complete = Vollständiger Arbeitsbereich
Beispiel 1:
ViewType="Table",
Field="17",
Ausgabe der aktuellen
Tabellenansicht, alle Zeilen für das
Feld mit der Handlenummer 17
Time="default",
Level="default",
Berechnungszeitraum
Restliche Einstellungen wie zuletzt
verwendet
Type="Complete"
Vollständiger Arbeitsbereich
Beispiel 2:
ViewType="Table",
Field="17",
Ausgabe der aktuellen
Tabellenansicht, alle Zeilen für das
Feld mit der Handlenummer 17
Time="BusinessYearSpecified ",
Year="2012",
Use="Quarter",
Level="default",
Geschäftsjahr 2012
Restliche Einstellungen wie zuletzt
verwendet
Type="Complete"
Vollständiger Arbeitsbereich
11.2.6.10Keine Angabe - "None"
In diesem Fall werden keine Analyseansichten, sondern Elemente, wie beispielsweise
Einzelfelder, Logos usw. exportiert.
ViewType="None"
Beschreibung des Textmarkeninhalts - Description
Daten- oder Analysereihenindex - DataRow
Dimension Ebene - Level
Dimension Feld - Field
Dimension Zeit - Time
Offset - Offset
Feldattribute - FieldAttribute
Einheit(1) - Unit
Tausendertrennzeichen(1) - TSP
Dezimalstellen(1) - Decimals
Divisor(1) - Divisor
Letters(2) - Letters
Optionale Attribute - Optional
Gültiger Wert: "Logo" = Logo übertragen (3)
(1) - Nur falls Fieldattribute den Wert "Sum", "Mean" oder "End" hat.
(2) - Nur falls Fieldattribute den Wert "Sum", "Mean" oder "End" hat und
entweder in den Feldeigenschaften "In 'Tsd', 'Mio', 'Mrd' bzw. 'Bio' anzeigen"
aktiviert ist, oder dies nicht der Fall ist, aber in der Textmarke das Attribut Divisor
mit Wert > 0 angegeben ist.
(3) - Das Logo muss in Corporate Planner aktiviert sein, sonst wird kein Logo
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ausgegeben.
Erforderliche und optionale Attribute:
- Level, DataRow, Time und Field sind bei FieldAttribute="Sum", "Mean" bzw.
"End" erforderlich, also da, wo Zahlenwerte ausgegeben werden.
- Bei der Angabe von "Account", "Description", "Name" bzw. "Notes" ist lediglich
die Angabe der Handlenummer per Field erforderlich.
- Für die Ausgabe des Logos per Optional sind keine weiteren Angaben erforderlich.
- Die Varianten Optional="Logo" für die Ausgabe eines Logos und die Verwendung
von FieldAttribute zur Ausgabe des Wertes bzw. der Eigenschaft eines Feldes
schließen sich gegenseitig aus.
- Soll mit FieldAttribute ein Feldwert ausgegeben werden (Sum, Mean, End), ist immer
auch DataRow anzugeben.
- Attribute wie Unit, TSP, Decimals, Divisor und Letters sind optional. Falls nicht
angegeben, werden die aktuellen Feldeinstellungen (lt. Struktur bearbeiten,
Feldeigenschaften) verwendet.
Beispiele:
Viewtype="None",
optional="logo"
Logo ausgeben
Viewtype="None",
Field="default",
Fieldattribute="Account"
Kontonummer des aktuell
angewählten Feldes
Viewtype="None",
Field="default",
Fieldattribute="Name"
Kurzname des aktuell angewählten
Feldes
Viewtype="None",
Field="default",
Fieldattribute="Description"
Langname des aktuellen Feldes
Viewtype="None",
Field="default",
Fieldattribute="Notes"
Notiz des aktuellen Feldes
ViewType="None",
Field="default",
DataRow="1",
time="default",
level="default",
FieldAttribute="Sum"
Wert (als Summe) der ersten
Datenebene des aktuellen Feldes
Erläuterung: Da Level="default" angegeben ist, werden die Datenebenen, wie aktuell
im Arbeitsbereich eingestellt, verwendet. Sind die aktuell eingestellten ersten vier
Ebenen Budget, Ist, absolute Differenz und relative Differenz (Standardeinstellung)
eingestellt, wird der Budgetwert ausgegeben, da DataRow="1" und Budget die erste
eingestellte Reihe darstellt. Mit DataRow="2" würde der Istwert, bei DataRow="3"
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die absolute Differenz zwischen Budget und Ist und mit DataRow="4" die relative
Differenz ausgegeben werden. Da time="default" angegeben ist, ist der
ausgegebene Wert die Summe im aktuell eingestellten Berechnungszeitraum. Den
Mittelwert würde man mit Fieldattribute="Mean" und den Endwert mit
Fieldattribute="End" erhalten.
Viewtype="None",
Field="17",
level="best case",
DataRow="1",
FieldAttribute="Mean",
Time="2012-01-01 - 2012-0630"
Mittel-Wert des Feldes mit der
Handlenummer 17 der Datenebene
"best case" im Zeitraum Januar bis
Juni 2012
Viewtype="None",
DataRow="1",
Field="17",
level="best case",
FieldAttribute="Sum",
Time="BusinessYearEnd"
Summe
des
Feldes
mit
der
Handlenummer 17 der Datenebene
"best case" für den Rest des
aktuellen Geschäftsjahres
Viewtype="None",
Time="BusinessYear",
Field="17",
DataRow="2",
Use="Quarter",
Start="1", End="2",
FieldAttribute="Mean",
Level="Budget|Ist|DifAbs|
DifRel"
Mittelwert des Feldes mit der
Handlenummer 17 der Datenebene
"Ist" für das 1. und 2. Quartal des
aktuellen Geschäftsjahres
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12 Datenimport
12
Datenimport
In diesem Abschnitt erhalten Sie allgemeine Hinweise zum Datenimport im Modul
Corporate Planner. Ein Datenimport aus externen Anwendungen (z.B. aus der FiBu) über
ASCII-Listen (Textquellen), Excel-Tabellen, CSV-Dateien, Datenbanken oder XMLDateien sowie über die Definition eines Importscripts für Investitionen kann in Corporate
Planner problemlos durchgeführt werden.
Anhand der im Lieferumfang enthaltenen Beispiel-Datenquellen 'B_training.xls' und
'B_training.txt' wird die Importkonfiguration mit Hilfe des Import-Wizards
ausführlich beschrieben. In diesem Zusammenhang werden die allgemein geltenden
Einstellungsmöglichkeiten eines Imports erklärt.
Anschließend folgen ein beispielhafter Excel-Import in Verbindung mit alternativen
Sichtweisen sowie der Import einer XML-Datei ('B_Demo.xml') und einer Excel-Liste (
'B_MC_Quelle'). Weiterhin wird der Import von Investitionen beispielhaft erläutert. In
diesen Unterkapiteln werden die zu Anfang im Kapitel Importkonfiguration erläuterten
Optionen angewandt und nicht erneut ausführlich beschrieben. Auf Abweichungen in
der Vorgehensweise zwischen den unterschiedlichen Datenquellen, wird an den
entsprechenden Stellen hingewiesen.
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Zum Nachvollziehen und
zur Durchführung der dargestellten Importmethoden empfehlen wir eine neue
Datenbasis mit dem Wurzelfeld "Datenimport" anzulegen. Dieses Wurzelfeld werden
Sie an späterer Stelle als Elternfeld für Ihren Import verwenden. Um mit dem Import
beginnen zu können, wählen Sie im Funktionsbereich Werkzeuge den Eintrag "Daten
importieren".
Symbol für Daten importieren
12.1
Daten importieren
Öffnen Sie über den Funktionsbereich Werkzeuge die Funktion "Daten importieren".
Der Arbeitsbereich der Funktion "Daten importieren" unterteilt sich in die drei
Bereiche Importgruppen, Importdefinitionen und Importstatus.
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12 Datenimport
Auf der linken Seite sehen Sie die die Liste der Importgruppen, denen verschiedene
Importdefinitionen zugeordnet werden können. Auf der rechten Seite finden Sie die
Liste der erzeugten Importdefinitionen. Diese können Sie nach der Definition bzw.
nach der Quelle (mit einem Klick in den entsprechenden Spaltentitel) aufsteigend oder
absteigend sortieren. Die Arbeitsleiste befindet sich im oberen Arbeitsbereich. Diese
unterteilt sich in die Optionen zur Bearbeitung der Importgruppen (links) sowie die
Optionen zur Bearbeitung der Importdefinitionen (rechts).
Im unteren Arbeitsbereich wird Ihnen in einer Übersicht der Importstatus angezeigt.
Außerdem können Sie hier auf das Importlog zugreifen.
Haben Sie soeben eine neue Corporate Planner Datenbasis angelegt, die noch keine
Importdefinitionen oder Importgruppen enthält, so stehen Ihnen nur bestimmte
Optionen zur Bearbeitung zur Verfügung. Sobald Importdefinitionen und Importgruppen
vorliegen, werden diese Funktionen jedoch aktiviert.
Außerdem können Sie auf bestimmte Optionen zur Bearbeitung von Importdefinitionen
und Importgruppen nicht zugreifen, wenn Ihnen die entsprechende Berechtigung nicht
zugeteilt wurde. Diese werden im Modul CP-Control Center festgelegt. Für weitere
Informationen lesen Sie das separate Handbuch "CP-Control Center".
In den folgenden Abschnitten werden Ihnen detaillierte Informationen zu den einzelnen
Bereichen und deren Optionen gegeben.
12.1.1
Importgruppen
Auf der linken Seite des Arbeitsbereichs sehen Sie die Importgruppen. In der
Übersicht werden die Importgruppen und die zugeordneten Importdefinitionen mit
folgenden Symbolen gekennzeichnet:
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12 Datenimport
Symbol für Importgruppe
Symbol für Importdefinition
Einer Importgruppe können verschiedene Importdefinitionen zugeordnet werden. Eine
Importdefinition kann dabei in mehrere Gruppen eingeordnet werden. Sie können die
Importdefinitionen ganz einfach per Drag-and-Drop einer Importgruppe zuordnen. Dabei
können auch mehrere Importdefinitionen gleichzeitig, mit Hilfe der "Strg"-Taste,
eingeordnet werden. Alternativ können Sie zur Zuordnung auch die "Pfeil"-Symbole
verwenden.
Symbol für Importdefinition der Importgruppe hinzufügen
Symbol für Importdefinition aus der Importgruppe löschen
In der Arbeitsleiste befinden sich außerdem die folgenden Funktionen zur Bearbeitung
der Importgruppen.
Ausführen
Über den Button "Gruppenimport ausführen" starten Sie den Datenimport der
gesamten Gruppe. Sofern Sie eine Importgruppe angewählt haben, werden alle darin
enthaltenen Importdefinitionen in der angelegten Reihenfolge ausgeführt. Den
Fortschritt der Datenübertragung sehen Sie in der Statusübersicht im unteren
Arbeitsbereich.
Symbol für Gruppenimport ausführen
Neu
Zum Erstellen einer neuen Importgruppe klicken Sie auf "Neue Importgruppe
erstellen". Geben Sie Ihrer Importgruppe einen Namen und bestätigen Sie mit "OK".
Symbol für Neue Importgruppe erstellen
Kopieren
Über den Button "Importgruppe kopieren" legen Sie von einer bereits erzeugten
Importgruppe eine Kopie an. Dabei werden auch die zugeordneten Importdefinitionen
mitkopiert. Sie können die kopierte Importgruppe im Anschluss bearbeiten.
Symbol für Importgruppe kopieren
Umbenennen
Wählen Sie die gewünschte Importgruppe aus der Liste aus. Per Klick auf den Button "
Importgruppe umbenennen" können Sie den Namen dieser Importgruppe abändern.
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12 Datenimport
Symbol für Importgruppe umbenennen
Löschen
Über den Button "Importgruppe löschen" können Sie eine oder mehrere ausgewählte
Importgruppen entfernen.
Symbol für Importgruppe löschen
Möchten Sie die Reihenfolge der Importdefinitionen innerhalb einer Importgruppe
verändern, aktivieren Sie die entsprechende Definition und verschieben diese mit den
"Pfeil"-Symbolen nach oben bzw. unten.
Symbol für Importdefinition in der Importgruppe nach oben verschieben
Symbol für Importdefinition in der Importgruppe nach unten verschieben
12.1.2
Importdefinition
Auf der rechten Seite des Arbeitsbereichs sehen Sie die Importdefinitionen. In der
Arbeitsleiste stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Anpassung
der
Importdefinitionen zur Verfügung.
Ausführen
Über den Button "Importdefinition ausführen" starten Sie den Datenimport der
ausgewählten Importdefinition. Um zu überprüfen ob der Datenimport erfolgreich war,
wird Ihnen der Status im unteren Arbeitsbereich angezeigt.
Symbol für Importdefinition ausführen
Neu
Zum Erstellen einer neuen Importdefinition betätigen Sie den Button "Neue
Importdefinition erstellen". Geben Sie Ihrer Importdefinition einen Namen und wählen
Sie anschließend den Typ der Datenquelle aus.
Symbol für Neue Importdefinition erstellen
Im Rahmen zweier Beispiele werden im nächsten Kapitel aus einer ASCII-Datei
(Summen-Saldenliste) und einer Excel-Quelle Daten importiert. Dazu würden Sie unter
"Typ" entweder die Option "Text" oder "Excel" auswählen und Ihre Auswahl mit "OK"
bestätigen. Sie gelangen dann direkt in den Import-Wizard zur weiteren Konfiguration
des Imports. Die einzelnen Schritte dieses Wizards werden im Abschnitt "Die
Importkonfiguration mit Hilfe des Import-Wizards" erläutert.
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12 Datenimport
Bearbeiten
Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Importdefinition aus und klicken Sie auf den
Button "Importdefinition bearbeiten". Es öffnet sich der Import-Wizard, der Sie
durch die Konfiguration des Imports leitet. Nun können Sie an der gewünschten Stelle
die notwendige Änderung vornehmen.
Symbol für Importdefinition bearbeiten
Kopieren
Über den Button "Importdefinition kopieren" legen Sie von einer bereits erzeugten
Importdefinition eine Kopie an. Diese Kopie erscheint in der Liste der Importdefinitionen
und enthält bis auf die Zuordnung des Importbereichs die identischen Einstellungen wie
die kopierte Importdefinition.
Symbol für Importdefinition kopieren
Umbenennen
Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Importdefinition aus. Per Klick auf den Button
"Importdefinition umbenennen" können Sie den Namen dieser Importdefinition
abändern.
Symbol für Importdefinition umbenennen
Löschen
Über den Button "Importdefinition löschen"
ausgewählte Importdefinitionen entfernen.
können
Sie
eine
oder
mehrere
Symbol für Importdefinition löschen
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12 Datenimport
Info
Wenn Sie einen XML-Import definiert haben und auf den Button "Importdefinition
anzeigen" klicken, rufen Sie eine Zusammenfassung dieser Importdefinition auf, in der
Sie Ihre vorgenommene Konfiguration überprüfen können. Bei allen anderen Importtypen
gelangen Sie in den Konfigurationsschritt 'Beschreibung', in dem der Nutzer manuell
eine Notiz hinterlegen kann.
Symbol für Importdefinition anzeigen
Logeinstellungen
Hier legen Sie den Detaillierungsgrad für das Log fest. Es stehen Ihnen dieselben Stufen
wie in den CP-Suite Einstellungen zur Verfügung.
Symbol für Logeinstellung
12.1.3
Importstatus
Im unteren Arbeitsbereich finden Sie eine Übersicht zum Status der ausgeführten
Importdefinitionen. . In dieser Statusübersicht erhalten Sie Detailinformationen zu den
ausgeführten Imports. Sie sehen hier die Importgruppe/ -definition, den Status, Startund Endzeitpunkt sowie die Dauer. Des Weiteren können sie mit der Maus über das
Symbol in der Spalte 'Status' fahren und es erscheint eine kurze Übersicht zum
jeweiligen Import. Diese enthält z.B. die Anzahl der aufgetretenen Fehler, Warnungen,
neuer Felder oder unbekannter Konten. Folgende Symbole können nach dem
abgeschlossenen Datenimport in der Spalte 'Status' erscheinen.
Symbol für Import erfolgreich ausgeführt
Symbol für Warnung
Symbol für Fehler
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12 Datenimport
Es empfiehlt sich nach jedem wichtigen Import den Status zu überprüfen, um Fehlern
vorzubeugen.
Mit einem Klick auf "Importlog anzeigen" öffnet sich das Importlog des
entsprechenden Datenimports. Im Importlog werden prinzipiell alle Aktionen des Imports
mitgeschrieben, die für eine spätere Untersuchung eines Vorgangs erforderlich sind oder
sein könnten. Sofern Sie im Status beispielsweise eine Warnung oder einen Fehler
entdeckt haben, können Sie im Importlog mögliche Ursachen herausfinden. Der Umfang
des Importlogs ist abhängig von den Logeinstellungen des Imports (Button rechts in der
Arbeitsleiste).
Symbol für Importlog zeigen
Symbol für Logeinstellung
Möchten Sie einen Import aus der Statusübersicht
"Importstatistik löschen" in der entsprechenden Zeile.
entfernen,
klicken Sie
auf
Symbol für Importstatistik löschen
12.2
Importtypen
Sie können Daten aus unterschiedlichen Datenquellen in Corporate Planner importieren.
Text
Excel
CSV
Datenbank
XML Datei
Import aus Datev
Import aus dem Investitionsmanager
H inwe is :
Falls bei Ihnen eine Integration zu einem Vorsystem (z.B. SAP
Business One, DATEV, SAP R3, FibuNet, Varial) lizenziert wurde,
steht Ihnen diese Schnittstelle in der Typliste zur Auswahl.
Abhängig von dem gewählten Importquelle gestalten sich die Konfigurationsschritte des
Import-Wizards teilweise unterschiedlich. Auf die Unterschiede wird an den
entsprechenden Stellen hingewiesen.
12.3
Die Importkonfiguration mit Hilfe des Import-Wizard (Text, Excel)
In diesem Kapitel werden die einzelnen Schritte der Konfiguration am Beispiel einer
Text-Datei ('B_training.txt') und einer Excel-Quelle ('B_training.xls') erläutert. Diese
Quellen liegen Ihnen im Installationsverzeichnis unter folgendem Pfad vor:
[]ProgramData\CP Corporate Planning AG\Examples\Corporate Planner\de
- 433 -
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12 Datenimport
Da die Reihenfolge und die Einstellungsmöglichkeiten des Import-Wizards bei diesen
Quelltypen nahezu identisch sind, werden diese gemeinsam erläutert. Sofern
Unterschiede im Aufbau der Schritte auftreten, werden diese getrennt aufgezeigt.
H inwe is :
Auch die Konfiguration eines CSV-Imports erfolgt nahezu
identisch und wird daher nicht separat beschrieben.
Sofern noch nicht geschehen, legen Sie nun in Ihrer neuen Datenbasis das Feld
"Datenimport" an und wechseln Sie anschließend in die Funktion 'Daten importieren'
. Über den Button "Neue Importdefinition erstellen" im rechten Bereich der
Arbeitsleiste, öffnen Sie den gleichnamigen Dialog. Geben Sie der Importdefinition einen
Namen und wählen Sie anschließend den Typ der Quelle aus. Bestimmen Sie selbst, ob
Sie in diesem Beispiel einen Text- oder Excel-Import durchführen möchten. Nach
Bestätigung Ihrer Einstellungen mit "OK", gelangen Sie in das Fenster 'Konfiguration
für den [Importtyp] Import [Name der Importdefinition]'. An dieser Stelle startet
der Import-Wizard, der Sie schrittweise durch die notwendigen Importeinstellungen
führt. Dieser wird in den nächsten Abschnitten näher erläutert.
H inwe is :
12.3.1
Die Konfigurationsschritte unterschiedlicher Importmethoden
können Sie außerdem in der mitgelieferten 'B_Training'
verfolgen. Öffnen Sie die Datenbasis und rufen Sie die Funktion
'Daten importieren' auf. Selektieren Sie aus der Liste der
verfügbaren Importdefinitionen das gewünschte Importbeispiel.
Überprüfen
Sie
hier die
Einstellungen
der
einzelnen
Konfigurationsschritte
und
versuchen
Sie
diese
nachzuvollziehen.
Importbereich zuordnen
Nach dem Anlegen einer neuen Importdefinition befinden Sie sich im ersten Schritt des
Import-Wizard, in dem Sie den Importbereich auswählen. Bestimmen Sie, wo die Daten
und Strukturen aus dem Vorsystem in der Baumstruktur eingefügt werden sollen. Ihnen
stehen zwei Optionen zur Auswahl. Nach Auswahl der Option "Gesamte Datenbasis"
gilt der Datenimport für die gesamte Datenbasis. Nach Auswahl der Option "Nur
aktueller Zweig" definieren Sie über den Button "Elternfeld" ein Feld in der
Baumstruktur, von dem ausgehend der Import erfolgen soll. Wählen Sie diese Option
aus und selektieren Sie das zuvor angelegte Feld "Datenimport".
Mit "Weiter" gelangen Sie in den nächsten Konfigurationsschritt, mit "Fertigstellen"
speichern Sie Ihre Einstellungen und mit "Abbrechen" verwerfen Sie diese und
gelangen zurück in das Ausgangsfenster 'Datenimport'.
- 434 -
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12 Datenimport
12.3.2
Datenquelle auswählen
An dieser Stelle wählen Sie die Quelle aus, aus der die Daten importiert werden sollen.
Über den Button "Suchen" öffnet sich das Fenster 'Datei öffnen'. Wählen Sie über
den Pfad die zu importierende Datei aus und klicken auf "Öffnen". Die ausgewählte
Datenquelle erscheint als Vorschau im Fenster.
H inwe is :
Es empfiehlt sich eine Quelldatei immer mit demselben Namen in
demselben Pfad abzulegen. Ein sich wiederholender Import muss
dann nur einmal erstellt werden, kann aber jederzeit ausgeführt
werden, um aktuelle Daten in Corporate Planner zu übertragen.
Mit "Weiter" gelangen Sie in den nächsten Arbeitsschritt.
12.3.3
Erweiterte Einstellungen
Im Rahmen der Funktion "Daten importieren" kann neben dem Import von Werten in
Corporate Planner auch der Strukturaufbau definiert werden. Beide Vorgänge können
gleichzeitig jedoch auch einzeln ausgeführt werden. In dem Fenster 'Erweiterte
Einstellungen' können Sie Ihren Import in Hinblick auf den Datenimport und den
Strukturaufbau konkretisieren. Folgende Einstellungsmöglichkeiten haben Sie:
Optionen
Hier legen Sie folgendes fest:
Nur Strukturaufbau: es erfolgt ausschließlich ein Aufbau von Feldern in der
Baumstruktur. Daten bleiben dabei vollständig unberücksichtigt. Für einen
Strukturaufbau sollten Sie im Konfigurationsschritt 'Struktur/ Kontenauswahl'
die hierarchische Anordnung der Felder bestimmen oder einen automatischen
Strukturaufbau unter Verwendung eines Kontenrahmens durchführen (mehr
Informationen zum KRD siehe Kapitel "Der Kontenrahmeneditor").
Nur Import von Daten: es werden Daten in bereits bestehende Strukturen
importiert. Im Schritt 'Struktur/ Kontenauswahl' müssen Sie dafür den
Importschlüssel definieren.
Strukturaufbau + Import von Daten: es erfolgt die Erzeugung neuer Felder, die
gleichzeitig mit Daten befüllt werden. Im Schritt 'Struktur/ Kontenauswahl'
müssen Sie dafür den Importschlüssel definieren sowie die hierarchische
Anordnung der Elternfelder bestimmen.
Struktur
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn im Bereich 'Optionen'
Alternative "Strukturaufbau" bzw. "Strukturaufbau" in Verbindung mit
Alternative "Import von Daten" ausgewählt wurde.
Bei Verwendung der Option "Bei Bereinigung berücksichtigen", wird für jedes
angelegte Feld automatisch die Option "Bei Bereinigung berücksichtigen" in
Feldeigenschaften aktiviert.
die
der
neu
den
Wird diese Option in Verbindung mit der Alternative "Struktur und Feld" eingesetzt,
dann wird auch in den Feldeigenschaften von bereits angelegten Feldern die Option
"Bei Bereinigung berücksichtigen" aktiviert. Dies gilt allerdings nur für Felder, die
von diesem Import verwendet werden.
- 435 -
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12 Datenimport
H inwe is :
Dieser Fall kann auch umgekehrt angewendet werden. Ist die
Alternative "Struktur und Feld" aktiviert, die Option "Bei
Bereinigung berücksichtigen" jedoch deaktiviert, so wird in
den Feldeigenschaften von bereits angelegten Feldern die
Option "Bei Bereinigung berücksichtigen" deaktiviert. Dies
gilt allerdings nur für Felder, die von diesem Import verwendet
werden.
Vorhandene Werte vor dem Import löschen
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn im Bereich 'Optionen' die
Alternative "Import von Daten" bzw. "Import von Daten" in Verbindung mit der
Alternative "Strukturaufbau" ausgewählt wurde. Sie legen hier fest, wie Ihre Daten
importiert werden sollen:
Vollständig: Für den Zeitbereich des Imports werden für ALLE Felder, die einen
Eintrag in 'Kontenbezeichnung für den Import' haben, die Daten der
ausgewählten Ebenen auf Null gesetzt.
Selektiv: Für den Zeitbereich des Imports werden nur die Daten der Felder vor
dem Import gelöscht, die mit dem aktuellen Import eingelesen werden. Dabei
werden
die
Importzeitschritte
sowie
die
ausgewählten
Datenebenen
berücksichtigt.
Keine: Es werden keine Werte gelöscht. Nur die Werte des im Import festgelegten
Zeitpunktes werden überschrieben.
Import
Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn im Bereich 'Optionen' die
Alternative "Import von Daten" bzw. "Import von Daten" in Verbindung mit der
Alternative "Strukturaufbau" ausgewählt wurde. Sie legen hier fest, wie Ihre Daten
importiert werden sollen:
Daten beim Import addieren: die zu importierenden Werte werden zu den
bisherigen Werten addiert.
Kontenbereiche: Konten gleicher Bereiche werden beim Import summiert und als
ein Wert importiert.
Namens- und Strukturabgleich
Diese Funktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn im Bereich 'Optionen' die
Alternative "Strukturaufbau" bzw. "Strukturaufbau" in Verbindung mit der
Alternative "Import von Daten" ausgewählt wurde.
Die Kurznamen und/oder die Beschreibungen der Felder (Feldlangname) in Corporate
Planner werden mit den Namen der Importquelle abgeglichen und aktualisiert. Der
Abgleich erfolgt anhand der Schlüssel.
Bei Auswahl der Option 'Struktur und Feld' werden bestehende Felder der
Baumstruktur nach Position, Beschreibung etc. mit den Konten des KRD abgeglichen und
bei Abweichungen entsprechend angepasst. Der Strukturaufbau gilt auch für den streng
hierarchischen Strukturaufbau.
12.3.4
Ebenenzuordnung
Aktivieren Sie in diesem Fenster die Datenebene, in die Ihre Daten importiert werden
sollen. Zur Auswahl stehen die in den Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich
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12 Datenimport
Einstellungen) angelegten Datenebenen. Sie können mehrere Datenebenen gleichzeitig
auswählen. Klicken Sie auf "Weiter", um fortzufahren.
12.3.5
Struktur / Kontenwahl
Dieser Konfigurationsschritt dient der Auswahl des Importschlüssels für den
Datenimport und der hierarchischen Anordnung von Feldern im Rahmen des
Strukturaufbaus.
Im oberen Bereich, der Vorschau, sehen Sie die zuvor geladene Quelldatei, aus der Sie
die notwendigen Spalteninformationen für die Eingabe in die darunter liegende Tabelle
entnehmen. Um die Verwendung der Tabelle und die verfügbaren Optionen
nachvollziehbar erklären zu können, wird ein neues einfaches Beispiel verwendet. Dieses
Beispiel enthält Informationen über Filialen, die zugehörigen Mitarbeiter sowie die
Produkte, die diese Mitarbeiter verkaufen. Die Excel-Quelle sieht in der Vorschau des
Import-Wizards folgendermaßen aus:
Aus der Vorschau entnehmen Sie die Informationen, die Sie nun in die untere Tabelle
einfügen.
Die untere Tabelle enthält eine Zeile 'Datenfeld', in der Sie die Spalteninformation
für den Suchbegriff (Importschlüssel) eintragen. Angenommen Ihr Suchbegriff
(Importschlüssel), ist die Warengruppe, so tragen Sie 'E' in die Zeile 'Datenfeld'
(Spalte 'Suchbegriff') ein. Den Suchbegriff können Sie über die Eingabefelder "von"
und "bis" stellengenau definieren.
Die Quelle enthält zudem eine Spalte für die Bezeichnung des Suchbegriffs. Tragen Sie
'F' in die Zeile 'Datenfeld' (Spalte 'Kurzname'). Die Positionen der Spalte
'Warengruppe' bilden somit die Datenfelder der Baumstruktur, in die importiert wird.
Datenfelder sind Endfelder ganz rechts in der Struktur.
In den Zeilen 'x. Elternfeld' hinterlegen Sie die Spalteninformationen weiterer Felder
und bestimmen deren hierarchische Anordnung in der Baumstruktur. Dabei bildet die
Spalte, die Sie in der Zeile '1. Elternfeld' hinterlegen, die vorletzte Hierarchiestufe der
Struktur und damit das Elternfeld zum Datenfeld, auf welches der Datenimport erfolgt.
Im Beispielfall soll die Spalte "Mitarbeiter" als 1. Elternfeld dienen, die Spalte
"Filiale" als 2. Elternfeld. Die ausgefüllte Tabelle sähe wie folgt aus:
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Sofern Sie die Zeilen 'x Elternfeld' befüllt haben, ist es erforderlich, dass Sie entweder
die Option "Teilschlüssel additiv" oder die Option "Streng hierarchischer Aufbau"
auswählen. Nur so kann die definierte Hierarchie in der Baumstruktur abgebildet werden.
Die Optionen werden nachfolgend erläutert.
Option "Teilschlüssel additiv"
Die Option "Teilschlüssel additiv" bewirkt, dass die erzeugte Kontobezeichnung für
den Import eines Datenfeldes hierarchisch zusammengesetzt wird. Diese Option wählen
Sie dann aus, wenn der für den Import notwendige Schlüssel (Konto) des Suchbegriffs
nicht explizit in einer Spalte zu finden ist. Die einzelnen Schlüsselteile, die sich auf
unterschiedliche Spalten verteilen, werden entsprechend verknüpft. Das Datenfeld, auf
welches importiert wird erhält dann einen Schlüssel, der sich aus den Bestandteilen der
Elternfelder und dem eigenen Schlüssel zusammensetzt.
In Bezug auf das vorherige Beispiel erhalten Sie für den abgebildeten Zweig die
folgenden Schlüssel:
Darstellung des Schlüssels im Arbeitsbereich:
Datenfeld: "Herrenbekleidung"
HHMA1HB
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1. Elternfeld: "Schmidt"
2. Elternfeld: "Hamburg"
H inwe is :
HHMA1
HH
Die Option "Teilschlüssel additiv" wird vor allem bei einem
Import in Verbindung mit alternativen Sichtweisen verwendet.
Lesen
Sie
dazu
den
Abschnitt
"Excel-Import
mit
alternativen Sichten".
Option "Streng hierarchischer Aufbau"
Im Gegensatz zur Option "Teilschlüssel additiv", bei der die einzelnen Schlüsselteile
verknüpft werden, wird bei dieser Option jede Spalte (Hierarchiestufe) einzeln mit dem
einfachen zugehörigen Schlüssel (Suchbegriff) versehen. Es erzeugt also eine Struktur
ohne zusammengesetzten Importschlüssel. Sie erhalten somit eine Struktur, die am
Ende
keine
eindeutigen
Importschlüssel
sondern
mehrfach
wiederkehrende
Importschlüssel enthält. Die Funktion wird vor allem dann verwendet, wenn in Ihrer
Datenquelle bereits eindeutige Importschlüssel vorliegen, z.B. Kostenstellen.
In Bezug auf das vorherige Beispiel erhalten Sie für den abgebildeten Zweig die
folgenden Schlüssel:
Datenfeld: "Herrenbekleidung"
Elternfeld 1: "Schmidt"
MA1
Elternfeld 2: "Hamburg" HH
HB
Option "Feldnamen abkürzen"
Die Länge der Feldnamen in der Baumstruktur wird gekürzt, sofern der Name des Kontos
zu lang ist.
Option "Führende und anhängende Leerzeichen im Suchbegriff ignorieren"
Sollte der Schlüssel innerhalb der Spalte 'Suchbegriff 'von: bis:' zu Beginn oder am
Ende Leerzeichen enthalten, können diese durch Aktivierung der Option ignoriert und
der Schlüssel trotzdem einwandfrei erkannt und verwendet werden.
Option "Kontenrahmen verwenden"
Sofern der Konten- und Strukturaufbau gemäß einem extern vorgegebenen
Kontenrahmen erfolgen soll, aktivieren Sie diese Option. Es erscheint der Bereich
'Kontenrahmendefinition', in dem Sie über den Button "Laden" einen Kontenrahmen
auswählen. Alle verfügbaren Kontenrahmen werden auf dem CP-Server in einem
Unterverzeichnis 'krd' zentral hinterlegt. Im Lieferumfang enthalten sind standardmäßig
die für das IFP-Modell relevanten 'IFP_SKR03.krd' und 'IFP_HGB'. Die Verwendung
eines Kontenrahmens ermöglicht den schnellen Aufbau umfangreicher Strukturen, die
zunächst keine Daten enthalten müssen. Für mehr Information zum KRD-Editor, der
Anlage einer Kontenrahmendefinition sowie die Verwendung im Rahmen des Imports
lesen Sie im Kapitel "Der Kontenrahmeneditor".
Option "CPA-Dimension"
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12 Datenimport
In der Spalte 'Dimensionsname' der Tabelle können für CP-Analyzer relevante
Dimensionsnamen hinterlegt werden. Indem Sie die Checkbox aktivieren, werden die
Dimensionsnamen als CPA-Dimension übernommen und in den Feldeigenschaften (Reiter
'Erweiterte Optionen') der importierten Felder hinterlegt.
In Abhängigkeit der verwendeten Quelle gestaltet sich der Konfigurationsschritt '
Struktur/Kontenauswahl' unterschiedlich, was in den folgenden Unterkapiteln
verdeutlicht wird.
12.3.5.1 Excel-Quelldatei
Sofern Sie eine Excel-Datenquelle ('B_training.xls') ausgewählt haben, erscheint diese
wie folgt in der Vorschau:
Sie sehen die Quelle in dem gewohnten Excel-Format mit Zeilen und Spalten. Zur
Definition des Importschlüssels springen Sie in die untere Tabelle und gehen
anschließend wie folgt vor.
Der Vorschau ist zu entnehmen, dass sich die Konten für den Datenimport in der Spalte
A befinden. Der Kurzname der Konten befindet sich in der Spalte C. Tragen Sie diese
Spalten manuell in die untere Tabelle ein. Alternativ markieren Sie mit der linken
Maustaste die erste Zelle der Spalte und ziehen diese mit gedrückter rechter Maustaste
aus der Vorschau in das Eingabefeld der Tabelle.
Den Suchbegriff (Konto) können Sie über die Eingabefelder 'von' und bis'
stellengenau definieren. Tragen Sie beispielweise von 1 bis 3 in die Zellen, so gelten
nur die ersten drei Ziffern der ausgewählten Spalte A für die Kontoauswahl.
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12 Datenimport
Sollte Ihre Quelle eine Kontenbeschreibung enthalten, die Sie als Feldbeschreibung oder
Feldlangname anzeigen möchten, tragen Sie den Spaltenbuchstaben im Bereich
"Beschreibung" ein.
H inwe is :
Wird in der Spalte 'Beschreibung' keine Angaben hinterlegt, so
wird als Anzeige der Feldkurzname in die Beschreibung und den
Feldlangnamen übernommen.
Die Spalte "Dimensionsname" dient der Information. Die unteren Zeilen der Tabelle
"1. Elternfeld, 2. Elternfeld" etc. dienen der hierarchischen Anordnung von Konten/
Feldern in der Baumstruktur. Auf diese Möglichkeit wird in dem Abschnitt "ExcelImport mit alternativen Sichten" detailliert eingegangen.
12.3.5.2 Text-Quelldatei
Sofern Sie zuvor eine Text-Datenquelle ('B_training.txt') ausgewählt haben, erscheint
diese wie folgt in der Vorschau.
Der Übersicht halber sind die Spalten und Zeilen nummeriert sowie farbig unterlegt.
Außerdem steht Ihnen die Option "Umlaute wandeln" zur Verfügung. Die angezeigten
Umlaute werden standardmäßig korrekt übernommen. Sie können aber auch festlegen,
dass diese gewandelt werden. Zur Definition des Importschlüssels springen Sie in die
Tabelle und gehen anschließend wie folgt vor.
Bestimmen Sie zunächst den Bereich, in dem die Kontonummern zu finden sind. Im
Beispiel 'B_training.txt' enthalten die Spalte 2 bis 5 diese Information. Diese tragen
Sie manuell in die Zeile "Daten" und die Spalte "Suchbegriff (Konto)" "von: 2 bis: 5"
ein. Alternativ markieren Sie die relevanten Spalten und ziehen diese mit gedrückter
rechter Maustaste in das Eingabefeld der Tabelle.
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12 Datenimport
Die Bezeichnung der Konten befindet sich in Spalte 7 bis 40.
Tragen Sie dies in die Zeile "Daten" und die Spalte "Name" "von: 7 bis: 40". Die
untere Tabelle sollte wie folgt aussehen:
Die unteren Zeilen der Tabelle "1. Elternfeld, 2. Elternfeld" dienen der hierarchischen
Anordnung von Konten/ Feldern in der Baumstruktur. Auf diese Möglichkeit sowie die
Spalte Dimensionsname wird in dem Abschnitt "Excel-Import mit alternativen
Sichten" detailliert eingegangen.
12.3.6
Zeilenauswahl
In diesem sowie im nächsten Schritt geben Sie an, wo sich die zu importierenden Werte
in Ihrer Liste befinden. In der Vorschau sehen Sie weiterhin die geladene Datenquelle (
'B_training.xls' bzw. 'B_training.txt'), der Sie die zu importieren Werte entnehmen.
Hier legen Sie fest, ab welcher Zeile der Import der Werte erfolgen soll und wann er
endet bzw. ob alle Zeilen importiert werden sollen. Im Beispiel wählen Sie "Von Zeile 6"
sowie die Option "Alle Zeilen importieren" aus.
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12 Datenimport
12.3.7
Datenauswahl
In diesem Fenster geben Sie an, wo sich die zu importierenden Werte in Ihrer Liste
befinden. In der Vorschau sehen Sie weiterhin die geladene Datenquelle ('B_training.
xls' bzw. 'B_training.txt'), der Sie die zu importieren Werte entnehmen.
Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie wie folgt vor:
Spaltenauswahl
Tragen Sie in diesem Eingabefeld die Spalte ein, in der sich Ihre Werte befinden.
Importieren Sie Werte aus unterschiedlichen Spalten, können Sie dies über "Spalten
von" "Spalten bis" ebenfalls angeben. Im Excel-Beispiel befindet sich der Saldo des
laufenden Monats in der Spalte D, im Text-Beispiel importieren aus den Spalten 45
bis 60.
Würde Ihre Importquelle monatliche Importdaten enthalten, die auf mehrere Spalten
verteilt sind, müssten Sie an dieser Stelle z.B. von D bis O eintragen. Diese Information
können Sie manuell oder alternativ nach Markierung des Bereichs und gedrückter
rechter Maustaste in das Eingabefeld ziehen.
Te xtIm po rt:
Im Falle eines Text-Imports achten Sie bei der Auswahl der
Spalten darauf, diese möglichst breit zu definieren, damit auch
hohe Werte übernommen werden. Ein Minuszeichen (gleich ob
vor oder hinter den Werten) sollte mit in die Spaltenauswahl
genommen werden.
In der rechten Spalte der Tabelle befindet sich eine Drop-down-Liste. Standardmäßig
ist die Option "Saldo" voreingestellt. Dies bedeutet, dass die Daten der Importquelle
bereits als Saldo vorliegen und dieser Wert entsprechend der angegebenen
Vorzeichenanpassung direkt in Corporate Planner importiert werden kann. Die Optionen
"Soll/Haben" bzw. "Haben/Soll" werden dann ausgewählt, wenn die Importquelle
keine saldierten Werte in den Spalten enthält, sondern stattdessen unsaldierte SollSpalten und Haben-Spalten vorliegen. Steht die Soll-Spalte voran, wählen Sie die
Option "Soll/Haben", die Haben-Werte werden dann von den Soll-Werten subtrahiert
und der Saldo in Corporate Planner importiert. Für die korrekte Darstellung der Salden in
Corporate Planner, aktivieren Sie die FiBu-Vorzeichenanpassung (im nächsten Schritt
'Datenformat'). Steht die Haben-Spalte voran, wählen Sie entsprechend die Option
'Haben/Soll', die Soll-Werte werden von den Haben-Werten subtrahiert. Eine FiBuVorzeichenanpassung ist nicht erforderlich.
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12 Datenimport
12.3.8
Datenformat
Dieser Bereich bezieht sich auf die Darstellung von Werten im Datenbereich der
zentralen Sicht.
In Corporate Planner werden Werte nach dem Grundsatz der positiven Datenhaltung
in Verbindung mit strukturellen Vorzeichen beschrieben. Ziel dieses Grundsatzes ist
es, die Rechenweise in der Baumstruktur und nicht im Vorsystem zu definieren. Negativ
rechnende Felder werden in der Baumstruktur mit einem negativen Vorzeichen (rotes
Minuszeichen) gekennzeichnet. Gleichzeitig werden ausschließlich positive Werte in die
jeweilige Datenbasis importiert. Liegen diese im Vorsystem nicht ausschließlich positiv
vor, werden die Vorzeichen durch den Punkt 'Vorzeichenanpassung' umgewandelt.
Dies hat zur Folge, dass sowohl Ertrags- als auch Aufwandspositionen im Arbeitsbereich
als Werte ohne negatives Präfix abgebildet werden.
Die einzelnen Optionen haben folgende Bedeutung:
Keine: die Werte fließen so in Corporate Planner, wie diese in der Quelldatei
angegeben sind, unabhängig davon, ob es sich um Ertrags- oder Aufwandsfelder
handelt.
Standard: alle Aufwandskonten werden mit umgekehrtem Vorzeichen und alle
Ertragskonten direkt eingelesen.
FiBu:
alle
Ertragskonten
werden
mit
umgekehrtem Vorzeichen
und
Aufwandskonten direkt eingelesen.
In einer Finanzbuchhaltung (FiBu) werden die Erträge üblicherweise positiv und die
Aufwendungen negativ dargestellt oder umgekehrt. Angenommen, in der FiBu liegen die
Erträge als negative Kosten vor. In diesem Falle aktivieren Sie die Option "FiBu".
Corporate Planner wird für alle Ertragskonten beim Import das Vorzeichen ändern/
drehen. Ob ein Konto der Baumstruktur ein Ertragskonto ist, erkennt Corporate Planner
daran, dass dieses Feld zum Gesamtergebnis positiv rechnet, es also das
Gesamtergebnis (Wurzelfeld) erhöht. Resultat der 'FiBu-Vorzeichenanpassung' ist
also, dass die Erträge zwar in der Finanzbuchhaltung mit negativen Werten geführt
werden, aber als Erträge mit positiven Werten in die Corporate Planner-Baumstruktur
einfließen. Im Beispiel wählen Sie die Option "FiBu" da Erlöse als negative Kosten
vorliegen (siehe Umsatzgruppe 1).
Te xtIm po rt:
12.3.9
Im Falle eines Text- oder CSV-Imports steht Ihnen außerdem
der Bereich 'Dezimalzeichen' zur Verfügung, in dem Sie das
Datenformat anpassen können. Entsprechend Ihrer Datenquelle
legen Sie die Trennzeichen (Komma oder Punkt) fest.
Datumszuordnung
Sofern die Quelldatei ein auslesbares Datum enthält, geben Sie im Bereich
'Datumszuordnung' an, ob es einmal vorhanden oder mehrfach in jeder Spalte
bzw. in jeder Zeile vorhanden ist. Konkretisieren Sie die Angabe anschließend im
Bereich 'Position', indem Sie den Zeilen- und Spaltenbereich angeben. Zusätzlich
wird eine Information über die Reihenfolge, in der das Datum angegeben ist, festgelegt.
Beginnen Sie Links, wenn das Datum nicht alle drei Bestandteile aufweist. Um Ihnen die
Eingabe der Datumszuordnung zu erleichtern, werden in den folgenden Abschnitten
"Beispiele zu 'Datum vorhanden'" und "Beispiele zu 'Datum in jeder Spalte/
Zeile'" verschiedene Beispiele vorgestellt.
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12 Datenimport
Im Excel-Beispiel sieht die Datumszuordnung wie folgt aus:
Im Text-Beispiel sieht die Datumszuordnung wie folgt aus:
Liegt Ihnen eine Quelldatei vor, die einen Anfangsbestand bzw. FiBu-Ausgleichsperioden
enthält, können Sie bei Auswahl des Zeitschritts 'Monat' bzw. 'Perioden' angeben und
diese für den Import verwenden. Damit Corporate Planner die Spalten bzw. Zeilen mit
der Information über den Anfangsbestand bzw. FiBu-Periode erkennt, ist es erforderlich
diese mit einem Präfix zu versehen. Die Spalte/Zeile mit dem Anfangsbestand könnte
beispielsweise mit dem Präfix 'AB' und die FiBu-Perioden mit dem Präfix 'FB' versehen
werden. Stellen Sie sicher, dass der Datenbereich, der im Fenster 'Datenauswahl'
festgelegt wurden, diese Spalten einbezieht.
Enthält die Quelle kein Datum, so werden Sie später beim Ausführen des Imports
gefragt, in welchen Zeitraum Sie importieren wollen.
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12 Datenimport
Mit "Weiter" gelangen Sie in den nächsten Konfigurationsschritt 'Alternative Sichten'
.
12.3.9.1 Beispiele zu 'Datum vorhanden'
Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die Auswahl der Option "Datum vorhanden"
im Bereich Datumszuordnung. Ihre Datenquelle enthält beispielsweise Monats- oder
Jahreswerte in mehreren Spalten, es kann aber nur ein Datum eingelesen werden. Somit
können die folgenden Anwendungsfälle entstehen.
Beispiel 1: Zeitschritt 'Jahr'
Im Fall des ausgewählten Zeitschritts 'Jahr' werden die in der Quelldatei enthaltenen
Jahreswerte ab dem Jahr, welches über das vorhandene Datum aus der Datenquelle
entnommen wird, importiert und die nachfolgenden Spaltenwerte in die darauffolgenden
Jahre geschrieben. Dabei wird der Jahreswert jeweils gleichmäßig auf alle Monate
verteilt.
Beispiel 2: Zeitschritt 'Quartal'
Enthält Ihre Quelldatei Quartalsergebnisse, wählen Sie im Bereich Zeitschritt die Option
'Quartal' aus. Der Import beginnt mit dem Quartal, in dem das angegebene Datum der
Datenquelle liegt. Ist in der Quelldatei nur das Jahr enthalten, wird vor dem Datenimport
der Monat erfragt. Wählen Sie hier einen Monat des gewünschten Quartals aus, mit
dem der Import beginnen soll. Die nachfolgenden Spaltenwerte werden entsprechend in
die darauffolgenden Quartale geschrieben. Dabei werden vorliegenden Quartalssummen
gleichmäßig auf die drei Monate des zugehörigen Quartals verteilt.
Entsprechend diesem Schema erfolgt der Datenimport bei der Auswahl des Zeitschritts
'Tertial' und 'Halbjahr'.
Beispiel 3: Zeitschritt 'Monat'
Bei der Auswahl des Zeitschritts 'Monat' werden die in der Datenquelle enthaltenen
Monatswerte ab dem vorhandenen Datum importiert. Dabei wird der erste
Monatszeitschritt dem angegebenen Monat des Kalenderjahres zugeordnet und die
folgenden Spalten werden entsprechend in die darauffolgenden Monate geschrieben. Ist
in Ihrer Datenquelle nur das Jahr angegeben, wird der Monat erfragt, mit dem der
Import beginnen soll.
Beispiel 4: Zeitschritt 'Periode'
Sie haben ein abweichendes Geschäftsjahr und möchten die Periodenergebnisse
importieren, so wird der Wert der ersten Spalte in die angegebene Periode importiert.
Die nachfolgenden Spaltenwerte werden entsprechend in die darauffolgenden Perioden
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geschrieben. Ist in Ihrer Datenquelle nur das Jahr angegeben, wird die Periode erfragt,
mit der der Import beginnen soll.
12.3.9.2 Beispiele zu 'Datum in jeder Spalte/Zeile'
Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die Auswahl der Option "Datum in jeder
Zeile" oder "Datum in jeder Spalte" im Bereich Datumszuordnung. Dafür wird vorerst
unterschieden ob die Quelldatei Monats- oder Jahreswerte enthält.
Die Quelldatei enthält Monatswerte
Beispiel 1:
Ihre Quelldatei enthält Monatswerte und Sie möchten diese exakt für den jeweiligen
Monat übernehmen. Wählen Sie dafür den Zeitschritt 'Monat' und die Reihenfolge
'Monat', 'Jahr' (bzw. bei umgekehrter Datumsdarstellung in Ihrer Quelldatei 'Jahr',
'Monat') aus.
Bei einem abweichenden Geschäftsjahr gehen Sie ebenso vor, nur wird anstellte von
'Monat' die 'Periode' ausgewählt.
Beispiel 2:
Als Reihenfolge wählen Sie nur das 'Jahr' aus, obwohl in Ihrer Quelldatei Monatswerte
vorliegen. Dadurch entstehen die folgenden Möglichkeiten:
Im Fall des ausgewählten Zeitschritts 'Jahr' werden die einzelnen Monatswerte in den
Spalten/ Zeilen addiert und deren Summe als Jahresgesamtwert importiert. Diese
Summe wird gleichmäßig auf alle Monate verteilt.
Im Fall des ausgewählten Zeitschritts 'Quartal' werden die vorliegenden Monatswerte
zu Quartalssummen addiert (jeweils 3 Monate werden summiert z.B. Januar + Februar +
März) und diese Summe gleichmäßig auf die drei Monate verteilt. Vor dem Import wird
nach dem Monat gefragt, in den importiert werden soll. Wählen Sie hier einen Monat
des Quartals aus, in das die Werte eingetragen werden sollen. Wollen Sie mehrere
Quartale auf einmal importieren, so wählen Sie einen Monat im ersten zu importierenden
Quartal aus.
Entsprechend diesem Schema werden Werte bei der Auswahl des Zeitschritts 'Tertial'
und 'Halbjahr' importiert.
Im Fall des ausgewählten Zeitschritts 'Monat' werden die Werte der Quelldatei addiert
und deren Summe in einen Monat importiert. Dieser Monat wird vor dem Import erfragt.
Entsprechend verhält sich der Import
von Perioden eines abweichenden
Geschäftsjahres.
Die Quelldatei enthält Jahreswerte
Beispiel 3:
Sie haben im Bereich Reihenfolge nur 'Jahr' und als Zeitschritt 'Jahr' ausgewählt. Der
Jahreswert wird im angegebenen Jahr auf alle Monate gleichmäßig verteilt.
Im Fall eines abweichenden Geschäftsjahres, welches beispielsweise am 1. April
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beginnt, ist der aktuelle Monat entscheidend, in dem die Daten importiert werden. So
wird ein im Januar 2012 ausgeführter Datenimport auf das Geschäftsjahr 2011/2012
verteilt, während der selbe Datenimport im April 2012 eine Verteilung der Jahreswerte
von 2012 auf das Geschäftsjahr 2012/2013 hervor ruft.
Beispiel 4:
Sie haben im Bereich Reihenfolge nur 'Jahr' und als Zeitschritt 'Monat' oder 'Periode'
ausgewählt. Der Jahreswert wird in diesem Fall in einen Monat bzw. eine Periode
importiert. Da die Information in welchen Monat bzw. in welche Periode importiert
werden soll nicht angegeben ist, werden Sie vor dem Ausführen des Imports nach dem
Datum der Quelldaten gefragt. Der Jahreswert wird anschließend in den von Ihnen
angegebenen Monat bzw. in die von Ihnen angegebene Periode geschrieben.
H inwe is :
Der Zeitschritt 'Monat' bezieht sich dabei immer aufs
Kalenderjahr,
während
der
Zeitschritt
'Periode'
aufs
Geschäftsjahr
bezogen
wird.
In
einem
abweichenden
Geschäftsjahr, welches beispielsweise am 1. April beginnt, wird
bei der Auswahl 'Monat der Quelldaten = 4' in den April
importiert. Ist jedoch die 'Periode der Quelldaten = 4', wird in
den Juli importiert.
12.3.10 Alternative Sichten
Die alternativen Sichten sind ein optionaler Bestandteil eines Strukturaufbaus.
Dieser Konfigurationsschritt kann demnach in vielen Fällen übersprungen werden. Bei
einem Strukturaufbau basierend auf einem Kontenrahmen oder einem unter Verwendung
der Option "streng hierarchischer Aufbau" steht die Möglichkeit, alternative Sichten
zu generieren, nicht zur Verfügung.
Bei alternativen Sichten handelt es sich um Strukturen, die sich mit Querverweisen
auf den originären Import-Baum der Hauptstruktur beziehen. Die aus dem Import
bzw. Strukturaufbau resultierende Baumstruktur (Primärsicht) kann mit Hilfe der
alternativen Sichten um mehrere Sekundärsichten ergänzt und so für Analysezwecke
verwendet werden. Aufgrund der Komplexität von alternativen Sichten wird diese
Thematik im Abschnitt "Excel-Import mit alternativen Sichten" ausführlich anhand
eines Beispiels beschrieben.
Per Klick auf den Button "Weiter", gelangen Sie in den nächsten Konfigurationsschritt
'Filter'.
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12 Datenimport
12.3.11 Filter
Im Fenster 'Filter' haben Sie die Möglichkeit, einzelne Zeilen Ihrer Importquelle zu
unterdrücken und so vom Import auszuschließen.
H inwe is :
Wie die alternativen Sichten sind auch Filter optionaler
Bestandteil eines Datenimports bzw. Strukturaufbaus. Dieser
Konfigurationsschritt kann in vielen Fällen übersprungen werden.
Im oberen Bereich sehen Sie Ihre Importquelle. Darunter befindet sich die Tabelle, in
der Sie den Spalten-Filter definieren. Zudem gibt es den Schlüssel-Filter, den Sie
über den entsprechenden Button aufrufen.
12.3.11.1Spalten-Filter
Im Spalten-Filter haben Sie die Möglichkeit, für einzelne Spaltenbereiche Bedingungen
zu definieren. Diese Bedingungen müssen von den Zeileninhalten erfüllt werden.
Andernfalls werden diese Zeilen gefiltert und für den Import blockiert.
Die folgenden vier Bedingungsarten können verwendet werden:
> x: Nur die Zeilen, die einen Werte größer x aufweisen, werden importiert.
< x: Nur die Zeilen, die einen Werte kleiner x aufweisen, werden importiert.
= x: Nur die Zeilen, die exakt gleich x sind, werden importiert.
<> x: Nur die Zeilen, die exakt ungleich x sind, werden importiert.
Ist das Argument der Bedingung nicht rein numerisch, muss es in Anführungszeichen
gesetzt werden, z.B. <>"Gesamt". Außerdem darf kein Leerzeichen zwischen der
Bedingungsart und dem Argument stehen. Mehrere Bedingungen in einer Importdefinition
werden immer mit einem UND aneinander verknüpft.
Sie haben die Möglichkeit, in der Tabelle mehrere Filter zu definieren und zeitgleich zu
aktivieren. Wenn Sie einzelne Filter an bzw. ausschalten möchten, de- bzw. aktivieren
Sie das Häkchen in der Spalte "An/Aus".
Spalten-Filter mit Excel (Beispiel)
Sofern Sie zuvor eine Excel-Datenquelle (z.B. 'B_training.xls') geladen haben, können
Sie beispielhaft den folgenden Filter setzen.
Sie möchten alle 4-stelligen Konten der Spalte A sehen, die größer als das Konto
8200, aber kleiner als 8770 sind. Definieren Sie dazu zwei Bedingungen und aktivieren
Sie diese gleichzeitig.
Nachdem Sie die Filterbedingung definiert haben, lassen Sie sich den Filter anzeigen.
Die Zeilen, die den Filter nicht erfüllen, werden durchgestrichen und vom Import
ausgeschlossen.
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12 Datenimport
Spalten-Filter mit Text (Beispiel)
Sofern Sie zuvor eine Text-Datenquelle (z.B. 'B_training.txt') geladen haben, können
Sie beispielhaft den folgenden Filter setzen.
Sie wollen nur die Zeilen importieren möchten, die eine Kontonummer in den Spalten
2-5 aufweisen. Sie setzen den Filter wie folgt:
Die Bedingung >0 filtert somit alle Zeilen, die keine Ziffern in den Spalten 2 bis 5
haben.
Per Klick auf den Button "Filter zeigen" werden die gefilterten Zeilen in der
Datenquelle durchgestrichen.
12.3.11.2Schlüssel-Filter
Über den Button "Schlüssel-Filter" öffnen Sie eine weitere Ansicht. Mit Hilfe des
Schlüssel-Filters können Filter-Bedingung konkreter definiert werden als im Spalten-
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12 Datenimport
Filter. Der Schlüssel-Filter bezieht sich auf die im Fenster 'Struktur / Kontenauswahl'
getätigten Einstellungen. Im Beispiel wurden an dieser Stelle für den Kontenbereich die
Spalten 2 bis 5 angegeben. Der Schlüssel-Filter bezieht sich somit auf den Inhalt dieser
Spalten.
Schlüssel-Filter mit Excel (Beispiel)
Sofern Sie zuvor eine Excel-Datenquelle (z.B. 'B_training.xls') geladen haben, können
Sie beispielhaft den folgenden Filter setzen.
Te xtIm po rt:
Da sich der Schlüssel-Filter auf den Schlüssel (Konto) einer
Datenquelle bezieht, ist die Definition in Excel und Text nahezu
identisch. Ein separates Beispiel scheint daher an dieser Stelle
nicht notwendig.
Per Klick auf "Neu" legen Sie einen neuen Filter an. Geben Sie dem Filter einen Namen,
z.B. "Filter 1". Der neue Filter erscheint direkt im linken Fenster und ist aktiviert. Das
Anzeigefeld 'Schlüssel' bezieht sich auf die im Fenster 'Struktur/ Kontenauswahl'
und 'Datenauswahl' getätigten Einstellungen. Da im Beispiel an dieser Stelle die
Spalte A und der Datenbereich ab Zeile 6 angegeben wurden, sehen Sie im
Schlüssel-Filter die Zahl 8200. Diese Zahl finden Sie in der Datenquelle in der sechsten
Zeile. Dies signalisiert Ihnen, dass der Filter sich ausschließlich auf den Schlüssel in der
Spalten A ab der Zeile 6 bezieht.
In den Eingabefelder 'Von' und 'Bis' haben Sie zwei Eingabemöglichkeiten:
Positive Abgrenzung: Sie tragen den Bereich ein, den Sie importieren möchten, z.
B. von 8200 bis 8201. Alle anderen Schlüssel (Konten) werden gefiltert. Nach Klick
auf den Button "Filter zeigen" erhalten Sie das folgende Resultat:
Ausschluss/ Negative Abgrenzung: Tragen Sie den Bereich ein, den Sie
ausgrenzen möchten und aktivieren zusätzlich die Option "Filter schließt
Datensätze aus". Wenn Sie auch hier 8200 bis 8201 eintragen, werden diese
Schlüssel ausgegrenzt und alle anderen bleiben erhalten. Der Filter sähe wie folgt
aus.
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12 Datenimport
H inwe is :
Achten Sie darauf, den ersten Filter zur positiven Abgrenzung zu
deaktivieren, bevor Sie den Filter zur negativen Abgrenzung
aktivieren, da sich bei gleichzeitiger Aktivierung die Filter
aufheben.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Filter-Definitionen zu löschen oder zu kopieren.
Aktivieren Sie links den Filter und klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button. Über
den Button "Füllen" fügen Sie in die Eingabefelder 'Von' und 'Bis' Platzhalter ein, die
die Anzahl der Ziffern Ihres Schlüssels symbolisieren. Im Beispiel erscheinen 4
Fragezeichen, da sich der Schlüssel aus vier Zeichen zusammensetzt.
Über den Button "Spalten-Filter" gelangen Sie zurück in Ihr Ausgangsfenster. Mit
"Weiter" gelangen Sie in das Fenster 'Spalten auffüllen'.
12.3.12 Spalten auffüllen
Das Fenster 'Spalten auffüllen' ist ähnlich aufgebaut wie der Konfigurationsschritt
'Filter'.
H inwe is :
Wie die Konfigurationsschritte 'Alternative Sichten' und 'Filter'
ist auch 'Spalten auffüllen' ein optionaler Bestandteil eines
Imports. Dieser Konfigurationsschritt kann in vielen Fällen
übersprungen werden.
Im oberen Bereich sehen Sie Ihre geladene Datenquelle, im unteren Bereich befindet
sich die Tabelle, in der Sie Ersatz-Werte für leere Spalten eingeben. Ziel des Fill-Ups
ist, dass fehlende Schlüssel oder Werte an dieser Stelle nachgetragen werden können,
ohne die Quelldatei manuell editieren und erneut laden zu müssen.
Es wird der Spalten-Fill Up und der Schlüssel-Fill Up unterschieden.
Der Fill-Up wird losgelöst von den bisher verwendeten Beispieldatenquellen 'B_training.
xls' und 'B_training.txt' erläutert. Stattdessen werden deutlichere Beispiele
herangezogen.
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12 Datenimport
Spalten-Fill Up
Mit Hilfe des Spalten-Fill Ups können spaltenweise manuelle Ersetzungen durchgeführt
werden. Für einzelne Spalten wird konkret angegeben, ob und wie ein Ersatz in leere
Zellen (oder bei einem ASCII-Import in leere Bereiche) einzutragen ist.
Geben Sie in der Tabelle in den Zellen 'von' und 'bis' die Spalten ein, in denen ein FillUp durchführt werden soll.
Sie haben die Möglichkeit, in der Tabelle mehrere Fill-Ups zu definieren und zeitgleich zu
aktivieren. Wenn Sie einzelne Fill-Ups an bzw. ausschalten möchten, de- bzw.
aktivieren Sie das Häkchen in der Spalte "An/Aus".
Im Eingabefeld 'Ersatz' definieren Sie, womit leere Zeilen in den festgelegten Spalten
befüllt werden sollen.
Losgelöst von dem Beispiel 'B_training', nehmen wir an, dass Ihnen eine Datenquelle
vorliegt, in der im Bereich Spalte 7 bis 30 Mitarbeiternamen gelistet sind. Einige Zeilen
sind leer, so dass diese mit einem "N.N" befüllt werden sollen. Geben Sie im Eingabefeld
'Ersatz' entsprechend diesen Fill-Up an.
Wird als Ersatz ein Text angegeben, muss dieser nicht, wie bei Filtern, in
Anführungszeichen gestellt werden. Ein hier eingetragenes Anführungszeichen würde
mit in die leere Zeile übertragen werden.
Schlüssel-Fill Up
Anders als der Spalten-Fill Up, bei dem ein Ersatz manuell definiert wird, verläuft der
Schlüssel-Fill Up automatisch.
Angenommen Sie haben eine Datenquelle, die folgendermaßen aussieht:
Der Schlüssel in Spalte B ist nicht durchgehend in allen Zeilen hinterlegt. Über den
Schlüssel-Fill Up kann der Schlüssel automatisch in jeder Zeile der angegeben Spalte
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12 Datenimport
eingefügt werden. Ein Schlüssel, z.B. 1000 wird dann so oft eingefügt bis in der Spalte
ein weiterer Schlüssel vorliegt, z.B. 2000. Der Fill-Up stoppt zunächst und fährt mit dem
nächsten Schlüssel fort. Die Standorte Düsseldorf und München erhalten auf diesem
Weg genau wie Hamburg den Schlüssel 1000, Salzburg und Graz erhalten wie Wien den
Schlüssel 2000. Analog können Sie auch die Spalte A mit der Länderangabe befüllen.
Definieren Sie in der unteren Tabelle den Spaltenbereich, auf den sich der Fill-Up
beziehen soll. Tragen Sie in der Zeile '1. Bereich' ein A ein, in der Zeile '2. Bereich'
ein B. Aktivieren Sie dann, den Optionsschalter "Schlüssel-Fill Up" sowie "Leere
Schlüssel auffüllen", um den Import und Strukturaufbau zu ermöglichen.
Wenn Sie den automatischen Schlüssel-Fill Up aktivieren, wird eine zusätzliche Eingabe
bei 'Ersatz' ignoriert.
12.3.13 Beschreibung
In diesem letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Importdefinition eine
Beschreibung zu hinterlegen. Informieren Sie beispielweise Kollegen über bestimmte
Importkonfigurationen. Dieser Schritt ist optional verwendbar. Über den Button
"Importdefinition anzeigen" in der Übersicht der Importdefinitionen gelangen Sie
ebenfalls in den Schritt der Beschreibung.
Symbol für Importdefinition anzeigen
Möchten Sie Änderungen in der Importdefinition vornehmen, springen Sie über den
Button "Zurück" zu dem entsprechenden Fenster. Alternativ klicken Sie auf der linken
Seite direkt im Verlauf auf den änderungsbedürftigen Konfigurationsschritt.
12.3.14 Ausführen des Imports
Sofern Ihre Konfiguration abgeschlossen ist, klicken Sie auf den Button "Fertigstellen"
und Ihre Importeinstellungen werden gespeichert.
Sie gelangen zurück zur Funktion "Daten importieren". Per Klick auf den Button
"Importdefinition ausführen" wird der Datenimport gestartet. Sie sehen den Status
des ausgeführten Datenimports in der unteren Statusübersicht. Hier erhalten Sie
Detailinformationen zu Ihrem Import. Sie sehen z.B. die Dauer, den Fortschritt, die
Anzahl aufgetretener Fehler, Warnungen, neuer Felder oder unbekannter Konten sowie
die Information, ob ein Filter gesetzt wurde.
Bevor Sie in die zentrale Sicht zurückkehren, ist es sinnvoll das Importlog, über den
Button "Importlog zeigen", abzurufen. Im Importlog werden prinzipiell alle Aktionen
mitgeschrieben, die für eine spätere Untersuchung eines Vorgangs erforderlich sind oder
sein könnten. Sofern Sie im Status beispielsweise eine Warnung oder einen Fehler
entdeckt haben, können Sie im Importlog mögliche Ursachen herausfinden. Der Umfang
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12 Datenimport
des Importlogs ist abhängig von den Logeinstellungen, die Sie mit einem Klick auf
"Logeinstellungen ändern" in der Arbeitsleiste anpassen können.
Wechseln Sie nun in die zentrale Sicht. Prüfen Sie den Datenbereich nach Korrektheit
und Vollständigkeit der Daten sowie den Aufbau Ihrer Baumstruktur. Im Rahmen beider
Beispiele 'B_training.xls' und 'B_training.txt' erscheint in der zentralen Sicht die
folgende Baumstruktur:
Sollte während der Ausführung des Imports ein Problem aufgetreten sein, prüfen Sie
das Importlog nach Hinweisen.
12.4
Excel-Import mit alternativen Sichten
Bei alternativen Sichten handelt es sich um Strukturen, die sich mit Querverweisen
auf den originären Import-Baum der Hauptstruktur beziehen. Die aus dem Import
resultierende Baumstruktur (Primärsicht) kann mit Hilfe der alternativen Sichten um
mehrere Sekundärsichten ergänzt werden und so für Analysezwecke verwendet
werden.
H inwe is :
Der Aufbau alternativer Sichten kann von Ihnen in der im
Lieferumfang enthaltenen 'B_Training.cpd'
nachvollzogen
werden. Öffnen Sie die Datenbasis und rufen Sie den
Datenimport auf. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren
Importdefinitionen den Import "Excel-VKL-Beispiel".
Ein Excel-Import mit alternativen Sichten soll in diesem Abschnitt beispielhaft
durchgeführt werden. Die verwendete Datenquelle 'B_Excel.xls' liegt Ihnen im
Installationsverzeichnis unter folgendem Pfad vor:
[]ProgramData\CP Corporate Planning AG\Examples\Corporate Planner\de
Diese Quelle enthält eine Vertriebsstruktur mit Gebietsleitern, Außendienstmitarbeitern,
Kunden und Warengruppen sowie Monatswerte für das Jahr 2010.
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12 Datenimport
Erstellen Sie eine neue leere Datenbasis und legen Sie über die Ansicht "Struktur
bearbeiten" zwei neue Felder "Vertriebsstruktur" und " Warengruppen" an.
Zur Konfiguration des Imports wechseln Sie in die Funktion 'Daten importieren'.
Symbol für Daten importieren
Zur Erstellung einer neuen Importdefinition klicken Sie auf
Importdefinition erstellen".
Legen
Sie
einen
Import
"Vertriebsstruktur" und der Quelle "Excel" an.
den Button "Neue
mit
dem Namen
In den ersten Konfigurationsschritten gehen Sie so vor, wie es im Abschnitt "Die
Importkonfiguration mit Hilfe des Import-Wizards" ausführlich beschrieben ist.
'Importbereich zuordnen'
Hier wählen Sie die Option "aktueller Zweig" und das zuvor angelegte Feld
"Vertriebsstruktur" als Elternfeld aus. Gehen Sie mit "Weiter" in den nächsten
Bildschirm.
'Datenquelle auswählen'
Wählen Sie in diesem Fenster über den Button "Suchen" die Datenquelle aus, aus
der Ihre Daten importiert werden sollen. Im Beispielfall selektieren Sie 'B_Excel.xls'
. Sollte Ihre Datei mehrere Tabellen enthalten, so können Sie über die darunter
liegende Drop-Down-Liste die entsprechende Tabelle auswählen. Mit "Weiter"
fahren Sie fort.
'Erweiterte Einstellungen'
Im Rahmen des Beispiels möchten Sie sowohl eine Struktur aufbauen, als auch
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12 Datenimport
Werte importieren. Aktivieren Sie außerdem, dass alle Daten des Importbereichs
vor dem Import gelöscht werden sollen. Da eine neue Struktur aufgebaut werden
soll, benötigen Sie weder Namens- noch Strukturabgleich. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit "Weiter" und Sie gelangen in das nächste Fenster.
'Ebenenzuordnung'
Legen Sie hier die Datenebene fest, in die Ihre Werte importiert werden sollen.
Aktivieren Sie die Ist-Ebene. Anschließend klicken Sie auf "Weiter".
Die folgenden Schritte weichen vom bisher bekannten Import ab und werden daher
ausführlicher erläutert.
'Struktur / Kontenauswahl'
Der Datenquelle 'B_Excel.xls' ist u.a. die Information zu entnehmen, dass ein
Außendienstmitarbeiter einem Geschäftsleiter zugeordnet und eine Warengruppe
von einem Kunden vertrieben wird. Um diese Information strukturiert in der
Corporate Planner Baumstruktur abbilden zu können, ist eine hierarchische
Anordnung notwendig. Diese Anordnung (Reihenfolge) nehmen Sie in der unteren
Tabelle vor, indem Sie auch die Zeilen "1. Elternfeld", "2. Elternfeld" etc. mit
Information befüllen.
H inwe is :
Überlegen Sie zunächst, wie Sie Ihre Vertriebsstruktur
hierarchisch abbilden möchten. Welche Spalte bildet das
Datenfeld und enthält die Kontonummer. Welche Spalte bildet
wiederum das dazu 1. Elternfeld. Nachdem Sie sich die Abbildung
verdeutlicht haben, füllen Sie die Tabelle aus.
In unserem Beispiel scheint die folgende Anordnung sinnvoll.
Warengruppen werden von unterschiedlichen Kunden erworben,
Kunden werden von Außendienstmitarbeitern betreut und
Außendienstmitarbeiter sind einem Vertriebsleiter unterstellt.
Dieser Reihenfolge entsprechend soll auch die Vertriebsstruktur in Corporate Planner
aufgebaut werden.
Den Schlüssel (Suchbegriff) für die Warengruppe finden Sie in Spalte J,
den Schlüssel für den Kunden in Spalte G,
den Schlüssel für Außendienstmitarbeiter in Spalte D,
den Schlüssel für die Gebietsleiter in Spalte A.
Da wir aus den einzelnen Schlüsseln einen zusammengesetzten Schlüssel erzeugen
wollen, aktivieren Sie die Option "Teilschlüssel additiv". Auf diese Weise werden die
Informationen der Spalten verknüpft und auch die zugehörigen Umsatzzahlen gelangen
an die richtige Position. (Importieren Sie aus einer Excelliste, in der z. B. die
Kontonummern in einer Spalte stehen, so können Sie innerhalb der Spalte wiederum die
Elternfelder spaltenweise festlegen.)
Darüber hinaus bietet es sich an, auch die Kurznamen zu importieren, um später in der
Baumstruktur benannte Felder zu erhalten.
Zur übersichtlichen Erzeugung einer alternativen Sichtweise dieser Vertriebsstruktur
benötigen wir außerdem Dimensionsnamen. Vergeben Sie demnach in der Spalte
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12 Datenimport
'Dimensionsname' der Tabelle eine übergeordnete Bezeichnung für die Spalten der
Datenquelle.
Das
Datenfeld
erhält
beispielsweise
den
Dimensionsnamen
"Warengruppe", das 1. Elternfeld den Namen "Kunde", das 2. Elternfeld benennen Sie
mit "Außendienst" und das dritte mit "Verkaufsleiter". Insgesamt sehen die
Einstellungen dieses Konfigurationsschrittes wie folgt aus.
Per Klick auf "Weiter" gelangen Sie in den nächsten Bildschirm.
'Zeilenenauswahl'
Hier geben Sie an, in welchen bzw. ab welcher Zeile sich die Importdaten befinden. Der
Vorschau der Datenquelle ist zu entnehmen, dass die zu importierenden Werte ab Zeile
3 beginnen. Aktieren Sie die Option "Alle Zeilen importieren".
'Datenauswahl'
Hier geben Sie an, in welchen Spalten sich die Importdaten befinden. Der Vorschau der
Datenquelle ist zu entnehmen, dass sich die zu importierenden Werte in den Spalten N
bis Y befinden. Wählen Sie außerdem Einstellung "Saldo" aus.
'Datenformat'
Im Rahmen der Vorzeichenanpassung wählen Sie die Option "Keine", da in der
Quelldatei alle Werte unabhängig davon, ob es sich um Ertrags- oder Aufwandsfelder
handelt, positiv dargestellt sind.
H inwe is :
Die Auswahl der Option "Standard" würde dazu führen, dass
alle Aufwandskonten mit umgekehrtem Vorzeichen und alle
Ertragskonten direkt eingelesen werden. Über die Option "FiBu"
werden alle Ertragskonten mit umgekehrtem Vorzeichen und
Aufwandskonten direkt eingelesen.
'Datumszuordnung'
Sofern Ihre Datenquelle ein Datum enthält, hinterlegen Sie in diesem
Konfigurationsschritt die Position des Datums in der Quelle. In unserem Beispiel ist
spaltenweise für jeden Monat ein Datum vorhanden. Wählen Sie daher die Option
"Datum in jeder Spalte". Das Datum wird in der Zeile 2 mit der Reihenfolge
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12 Datenimport
"Tag", "Monat", "Jahr" dargestellt. Aufgrund der Auswahl "Datum in jeder
Spalte" ist eine konkrete Spaltenangabe nicht notwendig, da das System jede
Spalte der Zeile 2, die im Schritt 'Datenauswahl' angegeben ist, nach dem
angegeben Format untersucht.
Mit "Weiter" gelangen Sie in den Bildschirm 'Alternative Sichten'.
'Alternative Sichten'
Die bisher getätigten Einstellungen der Importkonfiguration gelten für den
Datenimport und Strukturaufbau einer Vertriebsstruktur mit dem ausgewählten
Elternfeld "Vertriebsstruktur". Entsprechend der Importdefinition wird also eine
Struktur mit der hierarchischen Reihenfolge "Warengruppe (Endfeld), Kunde,
Außendienstmitarbeiter, Verkaufsleiter (Elternfelder)" angelegt.
In diesem Schritt 'Alternative Sichten' haben Sie nun zusätzlich die Möglichkeit,
alternative Sichten auf Ihren Datenbestand abzubilden und so für Analysezwecke zu
nutzen.
- 459 -
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12 Datenimport
Im oberen Bereich definieren Sie neue Sichten. Diese werden in dem links daneben
liegenden Fenster gelistet und können jederzeit bearbeitet, umbenannt, gelöscht,
aktiviert oder deaktiviert werden.
In unteren Bereich sehen Sie die im Konfigurationsschritt 'Struktur/ Kontenauswahl'
vergebenen Dimensionsnamen, deren Reihenfolge der zuvor hinterlegten Anordnung
entspricht. Um nun eine alternative Sicht zu erstellen, gilt es diese Dimensionen zu
verschieben und neu anzuordnen.
12.4.1
Anlegen einer klassischen Sicht
Klicken Sie auf den Button "Neue Sicht". Es öffnet sich das Fenster 'Feldauswahl'.
Die alternative Sicht, die Sie auf Ihre Vertriebsstruktur anlegen möchten, soll eine
Auswertung der Warengruppen sein. Wählen Sie daher das zu Anfang des Imports
angelegte Feld "Warengruppe" als Elternfeld aus und bestätigen Sie den Dialog mit
"OK". Die neue Sicht wird abhängig von dem ausgewählten Elternfeld benannt und
erscheint aktiviert in der Liste.
Das ausgewählte Elternfeld "Warengruppe" wird darunter angezeigt, es kann jedoch
nicht bearbeitet werden. Die Information wird automatisch aus der Sicht-Definition
übernommen und eingetragen.
Anschließend legen Sie die Reihenfolge der Dimensionen für die gewünschte Auswertung
neu fest. Nach linkem Mausklick auf die Dimension (blaue Zellen) ziehen Sie diese mit
gedrückter rechter Maustaste an die gewünschte Position in eines der unteren
Kästchen (weiße Zelle). Da Sie eine Auswertung der Warengruppen vornehmen, ist es
sinnvoll die Dimension "Warengruppe" in das vorderste Kästchen zu verschieben.
Als nächstes ziehen Sie die Dimension "Kunde" und anschließend die Dimension
"Außendienst". Die Dimension "Verkaufsleiter" ist für diese Auswertung nicht von
Bedeutung und wird nicht verwendet.
Über den Button "Reset" kann die Anordnung der Dimensionen aufgehoben werden und
erneut zugeordnet werden.
Prüfen Sie, ob Ihre neu angelegte Sicht aktiviert ist. Da für diesen Excelimport keine
Filter und Fill Ups notwendig sind, können Sie schon an dieser Stelle Ihre Einstellungen
über den Button "Fertigstellen" speichern. Zurück im Dialog 'Daten importieren'
klicken Sie auf den Button "Ausführen". Es wurde eine Vertriebsstruktur mit der
alternativen Sicht "Warengruppe" erzeugt sowie Daten importiert.
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12 Datenimport
Die Felder der hintersten Hierarchiestufe gehören der Dimension "Außendienst" an.
Diese Felder sind gleichzeitig Querverweise zu den entsprechenden Feldern der
originären Vertriebsstruktur. Per Klick auf das blaue Dreieck gelangen Sie direkt auf das
zugehörige Feld der Vertriebsstruktur.
Springen Sie zurück auf das Wurzelfeld 'Warengruppe'. Um zu verdeutlichen, dass es
sich bei der neuen Sicht um eine gedrehte Sicht der Vertriebsstruktur handelt, springen
Sie in die Tabellenansicht und vergleichen die Werte der Ist-Ebene. Sie werden
feststellen, dass beide Zweige identische Werte enthalten auch wenn die hierarchische
Anordnung der Strukturen unterschiedlich ist.
12.5
Import aus einer Datenbank
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Springen Sie in die
Ansicht "Struktur bearbeiten", um in der Baumstruktur ein neues Feld namens
"Import Datenbank" anzulegen. Dieses Feld dient später als Elternfeld des
Importbereichs. Anschließend öffnen Sie über den Funktionsbereich Werkzeuge die
Funktion 'Daten importieren'.
Legen Sie über den Button "Neue Importdefinition erstellen" eine Importdefinition
an. Vergeben Sie den Namen "Import Datenbank" und wählen Sie die Quelle
"Datenbank". Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK" und Sie gelangen in den ImportWizard für die Konfiguration des Datenbank-Imports. Die einzelnen Schritte des ImportWizards gestalten sich im Ablauf ähnlich, wie im vorherigen Kapitel am Text- und
Excel-Beispiel erläutert. Auf die einzelnen Schritte wird daher nicht erneut detailliert
eingegangen. Der Konfigurationsschritt 'Auswahl der Datenquelle' unterscheidet sich
jedoch erheblich und wird daher im Folgenden ausführlich beschrieben.
Im Schritt 'Importbereich zuordnen' wählen Sie das Elternfeld aus, welches den
Importbereich definiert. Dazu aktivieren Sie die Option "aktueller Zweig" und
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12 Datenimport
selektieren das zuvor angelegte Feld "Import Datenbank". Klicken Sie auf "Weiter",
um fortzufahren. Sie gelangen in das Fenster 'Datenquelle auswählen'.
Indem Sie auf das Icon für "Verbindungseinstellung der Datenbankverbindung"
klicken, wählen Sie die Datenquelle aus.
Symbol für Verbindungseinstellung der Datenbank
Es öffnet sich das Fenster 'Corporate Planner-Datenbankverbindung', in dem Sie
die Quelle Ihrer Verbindung angeben. Es stehen zwei Optionen zur Auswahl:
Datenverknüpfungsdatei verwenden
Verbindungs-String verwenden
In den allermeisten Praxis-Fällen erfolgt die Datenbank-Verbindung über einen
Verbindungs-String. Diese Verbindungsvariante wird daher fokussiert und deutlich
ausführlicher erläutert.
H inwe is :
Die Datenbankverknüpfung und der folgende Import wird in den
nächsten Abschnitten beispielhaft anhand der aus Microsoft
Access bekannten 'Nordwind.mdb' bzw. 'Northwind.mdb'
durchgeführt. Diese Beispieldatenbank steht
Ihnen zur
Verfügung, wenn Sie Microsoft Access auf Ihrem Rechner
installiert haben. Um diese Beispieldatenbank zu nutzen, öffnen
Sie Microsoft Access. Unter dem Menüpunkt '?' finden Sie die
Option "Beispieldatenbanken". Im Drop-Down Menü wählen
Sie die Beispieldatenbank 'Nordwind' bzw. 'Northwind' aus,
welche dann installiert wird. Ist diese Beispieldatenbank bereits
installiert,
befindet
sie
sich
unter
dem
Pfad
C:
\ Pro gra m m e \ M icro s o ft
O ffice \ O FFIC E 11\ SAM PLE S
(Standard).
Um diese Beispieldatenbank mit Microsoft SQL Server zu nutzen,
fügen Sie den folgenden Link in Ihrem Browser ein und
installieren Sie dieses msi–Paket.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?
FamilyId=06616212-0356-46A0-8DA2EEBC53A68034&displaylang=en
Sie installieren somit unter dem Pfad C :\ SQ L Se rv e r 2000
Sa m ple D a ta ba s e s die Beispieldatenbanken. Im Microsoft SQL
Server Management Studio können Sie die Northwind.MDF zu
Ihren bestehenden Datenbanken anfügen und aus Corporate
Planner nutzen.
Neben dem Symbol für die Datenbankverbindung, befindet sich ein Ampelsymbol,
welches Ihnen signalisiert, ob die Datenbankverbindung erfolgreich (grün), im Aufbau
(gelb) oder fehlgeschlagen (rot) ist.
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12 Datenimport
Symbol für Status der Verbindungseinstellung
Daneben sehen Sie das Symbol "Wechsel in den Entwurfsmodus" sowie das Symbol
"Ausführen der SQL-Befehle". Standardmäßig befinden Sie sich bereits im
Entwurfsmodus. Die Verwendung dieser Symbole wird an späterer Stelle in Verbindung
mit dem "Query Builder" erläutert.
Symbol für Wechsel in Entwurfsmodus
Symbol für SQL-Befehl ausführen
12.5.1
Datenbankverbindung anhand einer Datenverknüpfungsdatei
Bei
dieser
Variante
der
Datenbankverbindung
muss
zunächst
eine
Datenverknüpfungsdatei angelegt werden. Die Anleitung dazu finden Sie unter dem
folgenden Link:
http://msdn.microsoft.com/de-de/library/aa301691(VS.71).aspx
Führen Sie einen Doppelklick auf die erstellte udl-Datei aus. Der sich öffnende Dialog
entspricht dem Dialog, welcher auch in bei Verwendung der Option 'VerbindungsString verwenden' geöffnet wird (siehe nächsten Abschnitt). Geben Sie die
Datenverknüpfungseigenschaften zu der benötigten Datenbank manuell ein oder
hinterlegen Sie diese über den Button "… ". Testen Sie anschließend die Verbindung.
Zurück in Corporate Planner ist zum Verbindungsaufbau nur noch die erstellte udl-Datei
über den Button "Durchsuchen" einzubinden und die Verbindung zu einer Datenbank
wird über die Datei hergestellt.
12.5.2
Verbindungsaufbau über einen Verbindungs-String
Der Import über einen Verbindungs-String setzt voraus, dass Sie Ihrem
Datenbanksystem entsprechend einen OLE DB bzw. ODBC-Treiber auf dem Rechner
installieren haben, auf dem sich der Corporate Planner Client befindet. Diese Treiber
sind nicht im Lieferumfang von Corporate Planner enthalten, können aber meist
kostenlos heruntergeladen werden. Manche Hersteller von Finanzbuchhaltungs- und
Kostenrechnungssystemen bieten außerdem eigene ODBC-Treiber an. Achten Sie bei
der Installation des Treibers auch auf die Versionierung, um die Kompatibilität zwischen
Treiber und Datenbank zu garantieren.
H inwe is :
Wie zu Anfang des Kapitels erwähnt, wird der VerbindungsString beispielhaft anhand der 'Nordwind.mdb' durchgeführt.
Einmal anhand einer Microsoft Access Datenbank und einmal
anhand einer MS SQL Datenbank.
Nach einem Klick auf das Symbol für "Verbindungseinstellungen der Datenbank"
gelangen Sie in das Fenster 'Corporate Planner - Datenbankverbindung'. Nach
Auswahl der Option "Verbindungsstring verwenden" klicken Sie auf den Button
"Aufbauen".
- 463 -
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12 Datenimport
Es öffnet sich das Fenster 'Datenverknüpfungseigenschaften'. Dieser Dialog
gestaltet sich im Aufbau unterschiedlich, abhängig davon, ob Sie einen ODBC oder OLE
DB-Treiber installiert haben. In jedem Fall wählen Sie im Karteireiter 'Provider' den für
Ihre Datenbank vorgesehenen Treiber aus. Im Beispiel wird ein OLE DB-Treiber
verwendet. Im Falle der Access Datenbank wählen Sie den Microsoft Jet 4.0 OLE DB
Provider aus, im Falle einer SQL Datenbank den OLE DB Provider for SQL Server. Im
Falle eines Herstellerspezifischen Treibers, wählen Sie diesen aus.
- 464 -
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12 Datenimport
Per Klick auf den Button "Weiter" gelangen Sie in den Karteireiter 'Verbindung'. Auf
diesem Reiter werden die Verbindungseinstellungen (Servername, Anmeldung am Server,
Auswahl der Datenbank) vorgenommen.
Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider
Geben Sie unter Punkt 1 den Datenbanknamen ein oder wählen über den Button "… "
den Pfad Ihrer Datenbank aus. Im Beispielfall wählen Sie die 'Nordwind.mdb' aus.
Unter Punkt 2 tragen Sie anschließend die Informationen zur Anmeldung bei der
Datenbank ein.
OLE DB Provider for SQL Server
Unter Punkt 1 geben die den Namen des Servers an. Unter Punkt 2 tragen Sie die
Informationen zur Anmeldung bei der Datenbank ein und unter Punkt 3 wählen Sie die
Datenbank 'Nordwind.mdb' aus.
- 465 -
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12 Datenimport
Über den Button "Verbindung testen", können Sie prüfen, ob eine Verbindung zu der
ausgewählten Datenbank aufgebaut werden konnte. Im Falle eines Fehlers prüfen Sie
bitte Ihre Auswahl. Nach erfolgreicher Verbindung werden nun alle Tabellen der
Datenbank angezeigt und ausgewählt werden.
Der nächste Karteireiter 'Erweitert' zeigt Ihnen die Netzwerkeinstellungen, der Reiter
'Alle' zeigt die OLE DB-Initialisierungseigenschaften. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen
mit "OK" und Sie gelangen zurück in das Ausgangsfenster. Durch erneutes Klicken auf
"OK" gelangen Sie zurück in den Konfigurationsschritt 'Datenquelle auswählen'. Das
Ampelsignal sollte nun von gelb auf grün gesprungen sein und signalisiert damit eine
erfolgreiche Datenbankverbindung. Rechts werden die in der Datenbank enthaltenen
Tabellen aufgezeigt.
- 466 -
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12 Datenimport
Mit Hilfe des "Query-Builder" können Sie nun schnell und einfach per Drag-and-Drop
SQL-Abfragen für den Import generieren. Mehr zum Query-Builder lesen Sie im Abschnitt
"Der Query Builder".
12.5.3
Der Query-Builder
Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau zu einer Datenbank ist es relativ einfach sich
den Inhalt einer einzigen Tabelle anzeigen zu lassen. Dabei unterstützt Sie der Query
Builder, ein Werkzeug mit dem auf einfachem Wege Datensätze verschiedener Tabellen
angezeigt, eine Auswahl an Datensätzen durch ein bestimmtes Kriterium getroffen oder
auf Basis bestehender Datensätze Berechnungen durchführen werden können. Der
Query Builder unterstützt Sie bei der Generierung umfangreicher SQL-Abfragen ohne
vom Anwender technisches Fachwissen zu verlangen. Die Nutzung des Query Builders
erfordert dennoch Grundkenntnisse im Bereich der SQL-Datenbanken, speziell in der
Datenabfrage (Select), um das gewünschte Resultat zu erzielen.
Nach erfolgter Datenbankverbindung (im Beispielfall eine erfolgreiche Verbindung zur
'Nordwind.mdb') springt das Icon mit dem Ampelsignal von gelb auf grün und
signalisiert eine bestehende Verbindung. Im Konfigurationsschritt 'Datenquelle
auswählen' werden nun SQL-Abfragen erstellt.
12.5.3.1 Überblick der Funktionen
Sie befinden sich im Entwurfsmodus des Query Builders. Dieser Bildschirm ist
dreigeteilt. Auf der rechten Seite werden alle Objekte (Elemente) der Datenbank
aufgelistet. Innerhalb der Liste werden diese übersichtlich nach Tabellen, Views,
Prozeduren, Sichten und Synonyme kategorisiert. In der Mitte unterhalb des Reiters
- 467 -
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12 Datenimport
'Hauptgruppe' werden die ausgewählten Datenbank-Objekte grafisch dargestellt. Zu
dem mittleren Bereich gehört ebenfalls die darunterliegende Bearbeitungstabelle. Im
unteren Bereich erfolgt die automatische Generierung des SQL-Statements in
Abhängigkeit der ausgewählten Datensätze im Reiter 'Hauptgruppe'.
Im rechten Bereich werden alle Objekte der Datenbank (Tabellen, Views, Prozeduren
und Synonyme) aufgelistet. Abhängig davon, was Sie später in Ihrer Baumstruktur
abbilden möchten, wählen Sie die gewünschten Objekte aus der rechten Liste aus und
ziehen diese per Drag-and-Drop in den mittleren grafischen Bereich des Reiters
'Hauptgruppe'. Alternativ können Sie Objekte auch mit Hilfe des Kontextmenüs (Reiter
'Hauptgruppe') über die Option "Objekt hinzufügen" anlegen.
Im mittleren Teil (Karteireiter 'Hauptgruppe') werden die benötigten 'Queries'
(Abfragen) sowie 'Sub-Queries' (Unterabfragen) mit grafischer Unterstützung zur
gezielten Abfrage zusammengesetzt und abgebildet. Die ausgewählten Tabellen werden
Ihnen als Fenster angezeigt, welche alle Spalten und deren Datentyp enthalten.
Ausgewählte Spalten einer Tabelle werden durch das Aktivieren der Check-Boxen zur
Abfrage hinzugefügt und in der darunter liegenden Bearbeitungstabelle angezeigt.
- 468 -
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12 Datenimport
Innerhalb dieser Bearbeitungstabelle haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisse weiter
einzuschränken, in geeigneter Weise zu gruppieren oder zu sortieren. Weiterhin können
Unterabfragen erstellt und Aliasnamen definiert werden.
Der untere Bereich gibt alle Einstellungen, welche auf grafischem Wege vorgenommen
werden, als generiertes SQL-Statement aus.
Nachfolgend werden die Spalten der Bearbeitungstabelle erläutert und die möglichen
Funktionen zur Erstellung einer Abfrage beschrieben.
Pfeil – Durch Klick auf den kleinen Pfeil am linken oberen Rand der Tabelle werden
zusätzliche Optionen aufgeklappt, mit denen Spalten entfernt, hinzugefügt oder
deren Reihenfolge geändert werden kann. Die Optionen stehen Ihnen auch im
Kontextmenü der einzelnen Zeile zur Verfügung.
Ausgabe – Durch die Aktivierung der Check-Boxen bestimmen Sie alle Spalten die im
Ergebnis der Abfrage erscheinen sollen.
Ausdruck – In der Spalte Ausdruck stehen Ihnen alle Spalten der ausgewählten
Tabellen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Außerdem haben Sie in dieser Spalte
die Möglichkeit, mathematische Funktionen zu nutzen. So können Sie z.B. aus der
Spalte 'Nettopreis' den Bruttopreis berechnen, indem Sie im Ausdruck folgendes
eintragen: 'Nettopreis' * 1.19.
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Zu den mathematischen Funktionen zählen:
+, -, *, /
ABS(Spalte)
DAY/ MONTH/ YEAR (Spalte)
ROUND(Spalte)
x MOD y*
TRIM(Spalte)
Grundrecharten nach bekannten
Rechenregeln zu verwenden
Die Funktion ABS() ergibt den
Absolutwert.
Diese Funktionen extrahieren den
ausgewählten Teil aus einem Datum
als Zahl.
Die Funktion ROUND() liefert die
mathematische Rundung einer
Dezimalzahl.
Die Funktion MOD gibt den
ganzzahligen Rest der Division an, x
– Dividend; y – Divisor, z.B.
Bestellungen. [Personal-Nr] mod 2
gibt den ganzzahligen Rest der
Division der Personalnummern geteilt
durch 2 an.
Mit Hilfe der Funktion TRIM() können
vorangehende, nachfolgende oder
beide Leerzeichen aus einem Text
entfernen
Aggregat – In dieser Spalte haben Sie die Möglichkeit, Werte einer Spalte
zusammenzufassen. Folgende Aggregatfunktionen stehen zur Verfügung.
Aggregatfunktionen:
SUM
ABS(Spalte)
AVG
MIN
MAX
COUNT
Summiert die Werte einer Spalte,
ggf. in einer Gruppe
Die Funktion ABS() ergibt den
Absolutwert.
Bildet den Durchschnittswert, ggf. in
einer Gruppe
Der Minimalwert wird ausgegeben,
ggf. in einer Gruppe.
Der Maximalwert wird ausgegeben,
ggf. in einer Gruppe
Listet die Anzahl aller Datensätze
auf, ggf. in einer Gruppe.
Die Funktionen MIN und MAX können auch auf nicht numerische Spalten angewendet
werden. In diesem Fall erfolgt eine alphabetische Ordnung. Die Funktion COUNT kann
zusätzlich mit einem Schlüsselwort angewendet werden (ALL, DISTINCT). ALL
berücksichtigt bei der Ausgabe der Aggregatfunktion auch die Wiederholungen. (ALL ist
Voreinstellung)
DISTINCT
unterdrückt
die
Wiederholungen
innerhalb
der
Aggregatfunktion.
Alias – Hier haben Sie die Möglichkeit, für jeden Ausdruck den Spaltennamen der
Ausgabe zu bestimmen. Für die o.g. Berechnung des Bruttopreises können Sie hier
den Namen der Spalte bestimmen.
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Sortierungstyp und Sortierungsreihenfolge – In der Spalte Sortierungstyp
können Sie zwischen "Absteigend" und "Aufsteigend" wählen. Die Sortierung
wirkt sich sowohl auf numerische als auch auf alphabetische Werte aus. Soll nach
mehreren Spalten sortiert werden, kann in der Spalte 'Sortierungsreihenfolge' die
Ordnung angegeben werden. Dafür ist auch hier eine Auswahlliste vorhanden.
Gruppiert – Durch Aktivieren der Check-Boxen in dieser Spalte können die Werte in
Gruppen zusammengefasst werden. Sobald diese aktiviert werden, erscheint rechts
neben der Spalte 'Gruppiert' die Spalte 'Kriterium für'. mit den Optionen "Für
Werte" und "Für Gruppen". Die hier getroffene Auswahl hat Einfluss auf die Spalte
'Kriterium', welche nachfolgend beschrieben wird. Die Gruppierung von Werten
wird oft in Verbindung mit Aggregatfunktionen genutzt.
Kriterium – In dieser Spalte können Sie die Ergebnisse der Abfrage weiter
einschränken. Dies ist der sog. Bedingungsteil, welcher je nach Vergleichsoperator
auf exakte Übereinstimmung, Mindest- oder Höchstwerte prüft. Findet in einer
Abfrage eine Gruppierung statt, wird diese Spalte sowohl für die Bedingungen der
einzelnen Werte wie auch für die Bedingungen bezogen auf Gruppen genutzt. Ist
also in der Spalte 'Kriterium für' die Option "Für Werte" ausgewählt, so gilt das
eingetragene Kriterium für die Werte der Spalte. Die Option "Für Gruppen" in der
Spalte 'Kriterium für' bewirkt, dass das eingetragene Kriterium für die Gruppierung
gilt. Nachfolgend werden die möglichen Vergleichsoperatoren beschrieben:
Vergleichsoperatoren sind:
>
<
=
<>, !=, ^=
>=
<=
LIKE %
IN(x,y,z,…)
IS NULL
BETWEEN x AND y
NOT
größer als
kleiner als
gleich
Ungleich
(datenbankabhängige Syntax)
größer oder gleich
Kleiner oder gleich
sucht ähnliche Werte, Platzhalter %
IN gibt Ihnen alle Datensätze mit
den in Klammer gesetzten Werten
als Ergebnis.
Zeigt Leerzeilen an.
Zwischen zwei Werten.
Alle Vergleichsoperatoren können mit
NOT negiert werden.
Als Kriterium in einer Spalte ist mit der Option "Sub-Abfrage einfügen" (Kontextmenü)
außerdem möglich, eine Unterabfrage hinzuzufügen. Durch das Hinzufügen der SubAbfrage wird ein neuer Reiter erzeugt, in dem Sie die Unterabfrage nach Ihren
Interessen zusammenstellen können. Mit Unterabfragen haben Sie die Möglichkeit,
innerhalb eines Befehls das Ergebnis einer anderen Abfrage zu verwenden. Die in
Klammern gesetzte Unterabfrage liefert der äußeren Abfrage einen oder mehrere Werte,
welche dann im Kriterium genutzt werden. Als Vergleichsoperator wird als Standardwert
IN angenommen. Ihnen stehen ebenso die o.g. Vergleichsoperatoren zur Verfügung.
Die folgenden Spalten mit dem Namen 'Oder' können dem Kriterium hinzugefügt werden
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12 Datenimport
und verändern die Ausgabe. 'Oder' ist dabei ein logischer Operator bei dem nur eine der
Bedingungen zutreffen muss.
Mit Hilfe des Query-Builders können Sie auch Mengenoperationen auf zwei Abfragen
durchführen. Dafür finden Sie im mittleren Bereich (Reiter 'Hauptgruppe') den Button
Q für Query. Über das Kontextmenü können Sie eine "Neue Union Unterabfrage"
erstellen, die bestehende Abfrage kopieren ("Copy Union Sub-Query") oder die Union
- Unterabfragen "In Klammern einschließen".
Als Mengenoperationen auf zwei oder mehr Tabellen stehen Ihnen in Abhängigkeit von
der Datenbank folgende zur Verfügung:
Mengenoperatoren sind:
UNION
INTERSECT
EXCEPT/MINUS
Vereinigungsmenge, die alle
Datensätze der verbundenen
Abfragen vereinigt. UNION ALL
bewirkt das, im Gegensatz zu UNION,
auch identische Datensätze im
Ergebnis der Abfrage enthalten sind.
Durchschnittsmenge, die nur
Datensätze der verbunden Abfragen
anzeigt, welche in beiden Tabellen
enthalten sind
Die Differenzmenge enthält alle
Datensätze der ersten Tabelle, die
nicht in der zweiten Tabelle
enthalten sind.
Mengenoperationen produzieren nur unterschiedliche Ergebnismengen. Sie können
bspw. für die Zusammenführung oder Bereinigung von Datensätzen genutzt werden.
Das Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen ist mit Hilfe des Query-Builders ebenso
einfach wie die Abfrage aus einer Tabelle. Die Tabellen einer Datenbank haben eine
bestimmte Beziehung zueinander. Zur Darstellung und Behandlung dieser Beziehungen
werden in einer Datenbank Schlüssel benötigt, welche einen Datensatz eindeutig
machen (Primärschlüssel) und die Beziehungen zwischen den Tabellen beschreiben
(Fremdschlüssel). Dieser Verbund zwischen Tabellen ist auch bei einer Abfrage von
Daten aus mehreren Tabellen zu beachten. Der Query-Builder erleichtert es Ihnen,
diesen Verbund für eine Abfrage zu erstellen. Dafür ziehen Sie zuerst alle benötigten
Tabellen per Drag-and-Drop in den mittleren Bereich (Reiter 'Hauptgruppe'), um
anschließend die Zielfelder mit gedrückter linker Maustaste zu verbinden. Nach der
Erstellung haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Verbund (Join) zwischen den
Tabellen noch zu verändern (Option "Editieren" im Kontextmenü des Verbunds). Dafür
stehen folgende Varianten zur Verfügung:
INNER JOIN
Bei der Erstellung eines Verbunds
wird als Standard ein INNER JOIN
(innerer Verbund) zwischen den
Tabellen angelegt. Ein INNER JOIN
gibt nur Datensätze im Ergebnis aus,
die in beiden Tabellen vorhanden
sind.
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12 Datenimport
LEFT/RIGHT OUTER JOIN
Ein OUTER JOIN (äußerer Verbund)
ergibt die gleichen Datensätze wie
ein INNER JOIN, jedoch werden auch
die Datensätze ausgegeben, zu
denen es keinen korrespondierenden
Datensatz in der anderen Tabelle
gibt. Mit LEFT bzw. RIGHT geben Sie
an, von welcher Tabelle alle Werte
ausgegeben werden sollen. Im
Query-Builder setzen Sie in den 'Link
Eigenschaften' (Option "Editieren"
) einfach das entsprechende
Häkchen.
12.5.3.2 Anwendung anhand von Beispielen
Um die Funktionalitäten des Query-Builders näher zu erläutern wird die zuvor
angebundene Beispieldatenbank 'Nordwind.mdb' verwendet. Diese Beispieldatenbank
beinhaltet Verkaufsdaten für die fiktive Firma "Northwind Traders", die kulinarische
Spezialitäten aus der ganzen Welt importiert und exportiert. Die 'Nordwind.mdb'
enthält acht Tabellen und 18 Abfragen.
Beispielhaft werden nachfolgend Abfragen mit Hilfe des Query Builders formuliert und die
Vorgehensweise der Umsetzung innerhalb des Import-Wizards beschrieben.
Beispiel 1: "Union-Abfrage"
1. Für eine übergreifende Auswertung werden aus den Bereichen Einkauf und Vertrieb
der Northwind Traders verschiedene Lieferanten- und Kundendaten benötigt:
Spalte
Spalte
Spalte
Spalte
Spalte
Spalte
'Firma'
'Kontaktperson'
'Straße'
'PLZ'
'Ort'
'Land'
Alle Daten sollen dabei absteigend nach dem Land sortiert werden. Es wird eine
zusätzliche Spalte (mit den Namen 'Nr/Code') wird benötigt um den fünfstelligen
Kunde n-Code bzw. die Lie fe ra nt e n-Num m e r darzustellen.
Umsetzung:
Alle Lieferantendaten befinden sich in der Tabelle 'Lieferanten' und alle Kundendaten
in der Tabelle 'Kunden'. Das bedeutet, es werden zwei Abfragen benötigt. Um diese
zwei Abfragen in einer zu vereinigen, wird eine "Union" dieser Tabellen benötigt.
Tabelle 'Lieferanten'
Die Tabelle 'Lieferanten' wird in der Liste markiert per Drag-and-Drop in den linken
Bereich gezogen.
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Im unteren Bereich ist nun zu erkennen, dass sich der SQL-Befehl automatisch
generiert hat. Durch Aktivieren der Check-Boxen in der Tabelle werden die benötigten
Spalten (Firma, Kontaktperson, Land, Straße etc,) ausgewählt. Auch hier generiert sich
der SQL-Befehl automatisch. Unterhalb der grafischen Tabellendarstellung werden die
ausgewählten Spalten gelistet. An dieser Stelle kann die Ausgabe eingeschränkt
werden, indem beispielsweise eine Sortierung oder Gruppierung vorgenommen werden
kann (roter Rahmen).
Nachfolgend wollen Sie die Kundendaten auswählen. Es muss an dieser Stelle also die
"Union" erzeugt werden.
Durch den Rechtsklick auf den Button "Q" im Reiter 'Hauptgruppe' öffnet sich das
dafür notwendige Kontextmenü. Wählen Sie die Option "Neue Union Unterabfrage",
um die Union zu erstellen. Es öffnet sich ein neuer leerer Bereich mit einem zweiten
Button "Q". Dieser ist für die zweite Abfrage der Kundendaten bestimmt. Die beiden
Tabellen wurden aufgrund der Union-Beziehung vereinigt.
Symbol für die Union-Beziehung
Per Klick auf die einzelnen "Qs", besteht die Möglichkeit, zwischen den beiden Abfragen
zu wechseln.
Bei Auswahl der benötigten Kundendaten wird ähnlich wie zuvor bei Erstellung der
Abfrage der Lieferantendaten vorgegangen. Klicken Sie auf das "Q" für die
Kundentabelle.
Tabelle 'Kunden'
Die Tabelle 'Kunden' wird rechts markiert und wieder per Drag-and-Drop in den
leeren Bereich des zweiten "Q" gezogen. Durch das Aktivieren der Check-Boxen
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werden die benötigten Spalten (Firma, Kontaktperson, Land, Straße) selektiert und
darunter in der Liste angezeigt. Der SQL-Befehl wurde erneut automatisch zu den
vorgenommenen Aktionen generiert.
Nun ist die Vereinigung zwischen den Lieferanten- und Kundendaten vollständig. Die
ausgewählten Spalten der vereinigten Tabelle sind bis auf die letzte Spalte (
'Lieferanten-Nr' bzw. 'Kunden-Code') namentlich gleich. Damit auch diese Spalte
nach der Vereinigung einen einheitlichen Namen 'Nr/Code' erhält, muss dies für beide
Abfragen in den Spalteneinstellungen geändert werden. Für diese beiden Spalten wird
jeweils der in der Spalte 'Aliasname'
die Bezeichnung 'Nr/Code' vergeben.
Verschieben Sie diese Zeile an die letzte Position.
Um das Ergebnis der Vereinigungsabfrage absteigend nach Ländern zu sortieren,
werden jeweils in den Spalteneinstellungen (Spalte Land) noch der Sortierungstyp
'absteigend' und die Sortierungsreihenfolge bestimmt.
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Ihre Abfrage ist nun komplett und kann ausgeführt werden. Über das Symbol "SQLBefehl ausführen" wird das Ergebnis der Abfrage als Vorschau dargestellt.
Symbol für SQL-Befehl ausführen
Das Ergebnis der Abfrage wird in der folgenden Abbildung als Ausschnitt gezeigt.
Es ist zu sehen, dass alle Lieferanten und Kunden absteigend nach Land (Spalte F)
sortiert sind. Eine Unterscheidung der Beziehung (Lieferant oder Kunde) wird in der
letzten Spalte dargestellt. Alle Lieferanten haben eine Nummer und alle Kunden einen
fünfstelligen Code.
Beispiel 2: "Join-Abfrage"
Die nachfolgend beschriebene "Join-Abfrage" bezieht sich ebenfalls auf die Microsoft
Access Beispieldatenbank 'Nordwind.mdb' des fiktiven Unternehmens "Northwind
Traders". Für interne Analysezwecke werden alle Umsätze des Jahres 2009
benötigt. Die Ausgabe der Umsätze soll nach der Kategorie absteigend sortiert werden.
Die Umsätze eines Artikels sollen zusammengefasst und für das Jahr 2009 abgefragt
werden.
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12 Datenimport
Umsetzung:
Um die Ausgabe, wie beschrieben darzustellen, werden die angesprochen Tabellen und
Spalten nachfolgend genannt:
Tabelle
Tabelle
Tabelle
Tabelle
'Kategorien'
Spalte 'Kategorienname'
'Artikel'
Spalte 'Artikelname'
'Bestelldetails'
zur Berechnung in Spalte 'Umsatz'
'Bestellungen'
zur Bestimmung des Zeitraums (Jahr)
Alle benötigten Tabellen werden per Drag-and-Drop aus der Liste aller
Datenbankobjekte (rechter Bereich) in den linken Bereich gezogen, der die Fenster
grafisch darstellt. Die vier Fenster werden im Beispielfall automatisch über "JoinVerbindungen" miteinander verknüpft.
In Abhängigkeit Ihres OLE DB Treibers wird ein Tabellenverbund (Join) jedoch nicht
zwingend automatisch erzeugt. Ein Tabellenverbund muss dann manuell (per Drag-andDrop) definiert werden.
H inwe is :
Die Northwind Traders ordnet bspw. alle ihre Artikel einer
bestimmten Kategorie zu (Spalte 'Kategorie-Nr' in der Tabelle
'Artikel'). Die Namen dieser Kategorien werden jedoch in der
Tabelle 'Kategorien' gespeichert. Um bei einer Abfrage nach
allen Artikeln immer den zugehörigen Kategorienamen zu
erhalten, werden diese Tabellen über einen 'Join' verbunden.
Der Schlüsselwert ist hierbei die 'Kategorie-Nr', welche in
beiden Tabellen zu finden ist.
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Für eine manuelle Erstellung des Tabellenverbunds gehen Sie wie folgt vor:
Alle nötigen Joins werden per Drag-and-Drop gesetzt. Dafür wird z.B. ausgehend von
der Tabelle 'Artikel' (Spalte 'Kategorie-Nr') mit gedrückter linker Maustaste zur
Tabelle 'Kategorie' (Spalte 'Kategorien-Nr') eine Verbindung gezogen. Dieser Verbund
(Join) kann noch mit Rechtsklick Option "Editieren" verändert werden. (Inner Join,
Left/Right Join, Outer Join)
Ebenfalls können in dieser Ansicht durch Aktivieren der Check-Boxen, alle benötigten
Spalten ausgewählt werden. Während dieser Aktionen können Sie im unteren Teil
verfolgen, wie sich die SQL-Abfrage generiert und ändert. Wählen Sie in der Tabelle
'Kategorien' die Spalte 'Kategoriename' und in der Tabelle 'Artikel' die Spalte
'Artikelname'. Die ausgewählten Spalten erscheinen darunter in der Liste.
Der Umsatz einer Bestellung wird innerhalb der Abfrage berechnet und setzt sich aus
Werten der Tabelle 'Bestelldetails' zusammen:
Umsatz = Einzelpreis * Anzahl – Einzelpreis * Anzahl * Rabatt
Diese Formel wird als Ausdruck manuell eingetragen und bekommt den Aliasnamen
'Umsatz', wie nachfolgend dargestellt. Als arithmetische Ausdrücke können die vier
Grundrechenarten mit den üblichen Rechenregeln verwendet werden.
Damit nur die Umsätze aus dem Jahr 2009 ausgewählt werden, wird aus dem
Lieferdatum einer Bestellung das Jahr gezogen und als Kriterium 2009 gewählt. Das
Lieferdatum hat das Format 'dd.mm.yyyy'. Die Funktion "Year(Bestellungen.
Lieferdatum)" wandelt das Format in 'yyyy' um. Somit ist das Kriterium '2009'
vergleichbar.
Um den Umsatz je Artikel zusammenzufassen, wird für den Umsatz die
'Aggregatfunktion' "Sum" eingetragen und eine Gruppierung nach Artikelname,
Kategoriename und Jahr vorgenommen. Das Kriterium für die Gruppierung ist für alle
Spalten "Für Gruppen".
Um das Ergebnis der Abfrage nach Kategoriename absteigend zu sortieren, wird dies als
Sortierungstyp eingestellt.
Ihre Abfrage ist nun komplett und kann ausgeführt werden. Über das Symbol "SQL-
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12 Datenimport
Befehl ausführen" wird das Ergebnis der Abfrage als Vorschau dargestellt.
Symbol für SQL-Befehl ausführen
Alle weiteren Schritte des Imports ähneln im Aufbau und den Einstellungsmöglichkeiten
einem Excel-Import und werden daher an dieser Stelle nicht erneut beschrieben.
Sobald Ihre Importdefinition vollständig ist, klicken Sie zum Speichern
Einstellungen auf "Fertigstellen" und führen Sie anschließend den Import aus.
12.6
Ihrer
Import aus einer XML-Datei
In diesem Kapitel wird der Import aus einer XML-Datei erläutert. Die verwendete
Datenquelle 'B_Demo.xml' liegt Ihnen im Installationsverzeichnis unter folgendem Pfad
vor:
[]ProgramData\CP Corporate Planning AG\Examples\Corporate Planner\de
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Springen Sie in die
Ansicht "Struktur bearbeiten", um in der Baumstruktur ein neues Feld namens
"Import XML" anzulegen. Dieses Feld dient später als Elternfeld des Importbereichs.
Anschließend öffnen Sie über den Funktionsbereich Werkzeuge den Eintrag 'Daten
importieren'.
Symbol für Daten importieren
Klicken Sie auf den Button "Neue Importdefinition erstellen" und erzeugen Sie eine
Importdefinition mit dem Namen "Import XML" an. Die Definition erhält die Quelle "XML
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12 Datenimport
Datei". Bestätigen Sie diese Auswahl mit "OK" und Sie gelangen in den Import-Wizard
zur Konfiguration des Imports.
Im Unterschied zu einem Import einer Excelquelle, ASCII-Liste oder Datenbank gestaltet
sich der Import einer XML-Datei weniger umfangreich. Das ist darauf zurückzuführen,
dass eine XML-Datei bereits ausführliche Informationen zur Struktur, Hierarchie, Datum
und Daten enthält und nicht im Import-Wizard definiert werden müssen.
Sie starten mit dem Konfigurationsschritt 'Importbereich zuordnen'.
'Importbereich zuordnen'
Hier wählen Sie die Option "aktueller Zweig" und das zuvor angelegte Feld
"Import XML" als Elternfeld aus. Gehen Sie mit "Weiter" in den nächsten
Bildschirm.
'Datenquelle auswählen'
Wählen Sie in diesem Fenster über den Button "Suchen" die Datenquelle aus, aus
der Ihre Daten importiert werden sollen. Im Beispielfall selektieren Sie 'B_Demo.
xml'. Mit "Weiter" fahren Sie fort.
'Erweiterte Einstellungen'
Im Rahmen des Beispiels möchten Sie sowohl eine Struktur aufbauen, als auch
Werte importieren. Aktivieren Sie außerdem, dass alle Daten des Importbereichs
vor dem Import gelöscht werden sollen. Mit dieser Einstellung verhindern Sie das
Addieren der Import-Werte zu womöglich zuvor eingetragen Werten. Da eine neue
Struktur aufgebaut
werden soll, benötigen Sie weder Namensnoch
Strukturabgleich. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter" und Sie gelangen in das
nächste Fenster.
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12 Datenimport
'Ebenenzuordnung'
Legen Sie hier die Datenebene fest, in die Ihre Werte importiert werden sollen.
Anders als bei einem Excel- oder Text-Import wird bei einem XML-Import den
Zielebenen eine Quellebene zugeordnet. Voreingestellt werden die Zielebenen mit
den entsprechenden Quellebenen verknüpft (Budget und Budget, Ist und Ist etc.)
In unserem Beispiel möchten Sie nur Istwerte importieren. Stellen Sie daher für alle
weiteren Zielebenen die Quellebenen auf 'keine'. Anschließend klicken Sie auf
"Weiter".
'Zusammenfassung'
Im Fenster 'Zusammenfassung' können Sie überprüfen, ob die vorgenommenen
Einstellungen korrekt sind und die Importdefinition mit "Fertigstellen" beenden.
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12 Datenimport
Zurück in der Ansicht 'Daten importieren' führen Sie den Import aus.
erfolgreicher Übertragung wechseln Sie zurück in die zentrale Sicht.
Nach
Sie erhalten die folgende Baumstruktur:
12.7
Import von Daten für das Investitionsmanagement
Bei dieser Variante des Imports werden keine Baumstrukturen generiert, sondern
Investitionsobjekte im "Investitionsmanagement" erzeugt. Es ist möglich, externe
Daten in das Investitionsmanagement von Corporate Planner einzulesen und
bestehende Daten zu überschreiben. Dies kann zum Import von Investitionsplanungen
aus Excel oder Daten der Anlagenbuchhaltung im Excel-Format genutzt werden.
Voraussetzung für den Import von Investitionen ist, dass die Excel-Tabelle die Daten
zeilenweise vorhält und jede Investition mit einem eindeutigen Schlüssel aufgeführt ist.
Sie befinden sich in der zentralen Sicht von Corporate Planner. Anders als bei den zuvor
beschriebenen Importmethoden ist es zunächst nicht notwendig ein Feld in der
Baumstruktur für den Import anzulegen. Über den Funktionsbereich Werkzeuge und
den Eintrag "Daten importieren" springen Sie direkt in den Datenimport.
Symbol für Daten importieren
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12 Datenimport
Klicken Sie auf den Button "Neue Importdefinition erstellen" und erzeugen Sie eine
Importdefinition mit dem Namen "Import Investitionen". Die Importdefinition erhält die
Quelle "Investition". Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".
Sie gelangen in den Import-Wizard zur Konfiguration des Imports.
Datenquelle auswählen:
Im ersten Schritt wählen Sie die Datenquelle aus. Es ist erforderlich, dass Ihre Quelle im
Excel-Format vorliegt. Über den Button "Suchen" wählen Sie die Quelle aus. Sofern
diese mehrere Tabellenblätter enthält, wählen Sie das gewünschte Tabellenblatt über
die darunter liegende Auswahlliste aus.
Mit "Weiter" gelangen Sie in den nächsten Bildschirm.
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12 Datenimport
Ebenenzuordnung:
Legen Sie hier die Datenebene fest, in die Ihre Investitionen importiert werden sollen.
Die sichtbaren 'Zielebenen' entsprechen den Datenebenen,
die
in
den
Datenbasiseinstellungen (Funktionsbereich Einstellungen) angelegten wurden. Da
der Investitionsimport auf der aktuellen Anlagenbuchhaltung basiert, steht Ihnen in der
Spalte 'Quellebene' nur die "Ist-Ebene" zur Auswahl. Wählen Sie die Zielebene aus, in
der Ihre Investitionswerte abgebildet werden soll und ordnen Sie dieser die Ist-Ebene
auf der Quellseite zu. Es empfiehlt sich auch auf der Zielseite die Ist-Ebene
auszuwählen. In der Regel ist diese Kombination von Ziel- und Quellebene bereits
voreingestellt und kann direkt übernommen werden. Klicken Sie anschließend auf
"Weiter".
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12 Datenimport
Stammdaten:
In diesem Konfigurationsschritt erscheint die Datenquelle in der Vorschau, darunter
befindet sich eine Tabelle für die Eingabe der Spalten, in der sich die Stammdaten
befinden. Als Stammdaten gelten die Investitionsnummer, der Investitionsname
und die Währung. Die Angabe der Investitionsnummer ist für den Import von
Investition und für die Erstellung der Investitionsobjekte im Investitionsmanagement
zwingend erforderlich. Bei fehlender Angabe werden Sie später nach dem Ausführen des
Imports eine Fehlermeldung erhalten. Mit "Weiter" fahren Sie fort.
Nutzungsdaten:
Sofern Ihre Quelle Informationen zu den Anschaffungskosten, Anschaffungsdatum,
Nutzungsdauer
(Jahre),
Nutzungsdauer
(Monate)
und
Anschaffungsnebenkosten enthält, können Sie in diesem Konfigurationsschritt die
entsprechenden
Excel-Spalten
angeben.
Die
per
Import
neu
erzeugten
Investitionsobjekte im Investitionsmanagement erhalten dann entsprechend diese
Zusatzinformationen. Enthält Ihre Quelle zudem eine Spalte für Kommentare oder
Notizen, können Sie diese ebenfalls übernehmen. Die Angaben in diesem Schritt sind für
den Import nicht zwingend erforderlich. Mit "Weiter" fahren Sie fort.
H inwe is :
Eine unterjährige Nutzungsdauer von beispielsweise 3 Jahren und
3 Monaten kann einerseits mit Hilfe von zwei Spalten,
Nutzungsdauer (Jahre) und Nutzungsdauer (Monate),
importiert werden. Alternativ verwenden Sie nur die Spalte
Nutzungsdauer
(Jahre),
in
der
eine
unterjährige
Nutzungsdauer als Dezimalzahl angegeben wird. Die Monate
werden hier als x/12 angerechnet. Für dieses Beispiel ergibt sich
somit eine Nutzungsdauer von 3,25 Jahren.
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12 Datenimport
Ist in der Importquelle keine Nutzungsdauer vorhanden, wird die
Nutzungsdauer von 100 Jahren festgelegt
und
keine
Abschreibung eingestellt.
Zugänge:
Für Zugänge tragen Sie die Spalten ein, in denen Abnahmedatum, Bestelldatum und
Abschreibungsbeginn zu finden sind. Mit "Weiter" erreichen Sie das Fenster
'Abgänge'.
Abgänge:
Ordnen Sie hier die Spalten zu, in denen Deaktivierungsdatum, Abgang und
Verkaufserlös zu finden sind. Mit "Weiter" erreichen sie das Fenster 'Fördermittel'.
Fördermittel:
Wurden Fördermittel für Ihre Investition verwendet, so geben Sie die Spalten an, in
denen der Investitionsschlüssel, die förderungsfähigen Anschaffungskosten, der
Verkaufserlös (Minderung der Fördersumme) und die Zahlung zu finden sind. Mit
"Weiter" öffnet sich das Fenster 'Kategorien'.
Kategorien:
Geben Sie die Spalte an, in der die Bilanzposition Ihrer Investition zu finden ist.
Gehen Sie anschließend auf "Weiter". Das Fenster 'Datenebenen' wird geöffnet.
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12 Datenimport
Zeilen:
Definieren sie die Zeile für den Start und für das Ende des Imports. Haben Sie im
Bereich 'Zeile bis' keinen Wert angegeben, dann werden alle Zeilen importiert. Mit
"Weiter" gelangen Sie in das Fenster 'Zusammenfassung'.
Zusammenfassung:
Hier finden Sie einen Überblick der vorgenommenen Einstellungen. Überprüfen Sie Ihre
Eingaben. Mit "Fertigstellen" schließen Sie die Importdefinition ab.
Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen, indem Sie auf den Button
"Fertigstellen" klicken. Zurück in der Ansicht 'Daten importieren' führen Sie den
Import aus. Nach erfolgreicher Übertragung wechseln Sie zurück in die zentrale Sicht.
Öffnen
Sie
nun
über
den
Funktionsbereich
Planung
die
Funktion
"Investitionsmanagement". Die importierten Investitionsobjekte erscheinen nun
aufgelistet im Fenster. Per Doppelklick auf eine Investition öffnen sich die Stammdaten
der Investitionsplanung. Überprüfen Sie hier, ob der Import korrekt verlaufen ist.
Nach dem Import der Investitionsobjekte sollten diese zum Zweck der Planung in die
Baumstruktur überführt werden. Dies geschieht, indem Sie ein neues Feld anlegen und
dieses mit der Feldeigenschaft "Investition" versehen. Wie Sie Investitionsfelder und
ganze
Investitionsbäume
anlegen,
lesen
Sie
im Kapitel
"Kreditund
Investitionsmanagement".
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13 Der Kontenrahmeneditor
13
Der Kontenrahmeneditor
Der Kontenrahmen-Editor (KRD-Editor) dient der komfortablen Erzeugung und
Bearbeitung von Kontenrahmendefinitionen (KRD). Diese im KRD-Editor erstellten KRDs
können in Corporate Planner für den Aufbau von Baumstrukturen genutzt werden.
Die Verwendung des KRD-Editors erfordert, dass Corporate Planner gestartet ist. Das
Öffnen einer Datenbasis ist jedoch nicht notwendig. Den KRD-Editor öffnen Sie über den
Funktionsbereich "Strukturbearbeitung".
Um die Möglichkeiten des KRD-Editors in vollem Umfang erklären und verdeutlichen zu
können, wird stellenweise die im Lieferumfang enthaltene 'IFP_SKR03.krd' beispielhaft
verwendet. Diese liegt im Verzeichnisordner 'KRD' ('data'-Verzeichnis) im
Installationsverzeichnis des CP-Servers und kann von Ihnen aus der Anwendung heraus
geöffnet werden.
Nachdem die Hauptfunktionen des KRD beschrieben wurden, wird die Anlage einer
einfachen KRD-Struktur durchgeführt. Diese wird anschließend für einen Strukturaufbau
in Corporate Planner verwendet.
13.1
Die Hauptfunktionen des KRD-Editors
Der Kontenrahmen-Editor hat drei Hauptfunktionen:
Die Definition hierarchischer Strukturen (Strukturknoten mit Unterknoten/
Feldern)
Die Definition von Kontenbereichen
Die Zuordnung von Kontenbereichen zu den Knoten der definierten Strukturen.
In der Benutzeroberfläche des KRD-Editors kann dafür zwischen drei Ansichten
gewechselt werden. Unterschieden werden die folgenden Ansichten:
Kontenzuordnungsansicht
Strukturbearbeitungsansicht
Kontenbearbeitungsansicht
Zwischen diesen Ansichten kann über das Menü Ansicht, über die Auswahlbox in der
Werkzeugleiste oder über die Tastenkürzel Alt+1, Alt+2 und Alt+3 gewechselt
werden.
In den folgenden Abschnitten wird zunächst das Hauptmenü des KRD-Editors mit allen
verfügbaren Optionen ausführlich beschrieben. Anschließend wird auf die einzelnen
Ansichten und die damit verbundenen Aufgaben eingegangen. Die Reihenfolge der
Beschreibungen ergibt sich dabei aus dem typischen Arbeitsablauf bei kompletter
Neuanlage einer KRD-Datei. Nachdem Sie über die Einstellungsmöglichkeiten informiert
sind, wird eine neue Kontenrahmendefinition manuell erstellt und für einen
Strukturaufbau in Corporate Planner verwendet.
Starten Sie nun den KRD-Editor. Nach dem Start des Programms gelangen Sie
standardmäßig in die 'Kontenzuordnungsansicht'. Diese Ansicht ist zunächst leer.
Über das Menü Datei und die Option "Datei öffnen" öffnen Sie die Beispiel-KRD
'IFP_SKR03.krd', anhand derer das Hauptmenü und die Funktionen erläutert werden.
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13 Der Kontenrahmeneditor
13.1.1
Das Hauptmenü und die Symbolleiste
Das Hauptmenü ist die Steuerzentrale. In diesem können Sie alle verfügbaren
Funktionen auswählen und aufrufen. Eine Ausnahme bilden die Filter- und
Sortiermöglichkeiten, die über ein Kontextmenü erreichbar sind.
Symbol für KRD-Editor
Symbol für Neue Datei
Symbol für Datei öffnen
Symbol für Speichern
Symbol für Zweig aufklappen
Symbol für Zweig zuklappen
Symbol für Ausschneiden
Symbol für Kopieren
Symbol für Einfügen
Symbol für Suchen
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13 Der Kontenrahmeneditor
Symbol für Weitersuchen
Symbol für Umgekehrt weitersuchen
Symbol für Ersetzen
13.1.1.1 Menü: Datei
Im Menü Datei finden Sie alle Optionen zum allgemeinen Umgang mit KRD-Dateien. Viele
dieser Optionen befinden sich auch zur Direktwahl in der Symbolleiste.
Neu
Mit der Option "Neu" erstellen Sie eine neue KRD-Datei. Diese enthält zunächst ein
einziges Feld mit der Bezeichnung 'unbekannt'.
Öffnen
Mit der Option "Öffnen" können vorhandene KRD-Dateien geöffnet und im KRD-Editor
weiter bearbeitet und ergänzt werden.
Schließen
Über die Option "Schließen" wird die geöffnete KRD-Datei geschlossen.
Speichern
Mit der Option "Speichern" sichern Sie die aktuell geöffnete KRD-Datei.
Speichern unter
Mit dieser Option speichern Sie die aktuell geöffnete KRD unter einem neuen Namen.
Sofern Sie eine neue Datei speichern, vergeben Sie in dem sich öffnenden Fenster
einen Namen. Die gespeicherte KRD-Datei wird automatisch im Unterverzeichnis 'krd'
auf dem CP-Server abgelegt.
Kontenrahmen anfügen
Über diese Option wird an die aktuell geöffnete KRD eine weitere KRD angefügt. Wählen
Sie in dem sich öffnenden Dialog 'Öffnen' eine KRD aus, um diese an die aktuell
geöffnete anzufügen. Anpassungen in Bezug auf Struktur oder Kontenbereiche können
anschließend manuell vorgenommen werden.
Zuletzt geöffnete Dateien
Über diese Option kann eine der zuletzt geöffneten KRD-Dateien geladen werden.
Beenden
Über die Option "Beenden" verlassen Sie den Kontenrahmeneditor. Sofern Änderungen
vorgenommen wurden, folgt eine Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden
sollen.
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13 Der Kontenrahmeneditor
13.1.1.2 Menü: Bearbeiten
Das Menü Bearbeiten enthält Optionen zum allgemeinen Umgang mit KRD-Dateien.
Viele dieser Optionen befinden sich auch zur Direktwahl in der Symbolleiste.
Strukturelemente verschiebbar
Diese
Option
ist
in
der
'Kontenzuordnungsansicht'
und
der
'Strukturbearbeitungsansicht' verfügbar und bezieht sich auf die Bearbeitung der
hierarchischen KRD-Struktur. Aktivieren Sie die Option, so können die Elemente der
Struktur (Knoten und Felder) per Drag-and-Drop verschoben bzw. kopiert werden.
Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, wenn nur die Sortierung eines ausgewählten
Elementes geändert werden soll. Die hierarchische Zuordnung bleibt gleich. Halten
Sie die Steuerungstaste gedrückt, wenn das ausgewählte Element kopiert werden
soll. Bewegen Sie den Mauscursor an die Stelle der Struktur, an welche das kopierte
Element platziert werden soll. Ohne eine weitere Taste wird das ausgewählte Element
an eine neue hierarchische Position verschoben.
Die Eigenschaften der Elemente ('Negativ' und 'Optional') lassen sich in diesem Modus
nicht bearbeiten. Deaktivieren Sie die Option "Strukturelemente verschiebbar", um
die Eigenschaften der Elemente zu bearbeiten.
Ausschneiden
Mit dieser Option schneiden Sie den aktuell markierten Text aus. Dieser wird in der
Zwischenablage gespeichert.
Kopieren
Mit dieser Option kopieren Sie den aktuell markierten Text. Dieser wird in der
Zwischenablage gespeichert.
Einfügen
Der in der Zwischenablage gespeicherter Text wird mit Hilfe dieser Option an der
aktuellen Cursorposition eingefügt.
Suchen
Symbol für Suchen
Über die Option "Suchen..." öffnen Sie den Dialog 'Suchen und Ersetzen' auf dem
Reiter 'Suchen'. Über diesen Dialog können Sie nach Namen und Beschreibungen
innerhalb der Struktur sowie nach Namen, Beschreibungen und Kontonummern innerhalb
der Kontenbereiche suchen. Bei dem Suchbegriff muss es sich nicht um ein
vollständiges Wort oder mehrere Wörter handeln, sondern es genügt ein Teil des
Suchbegriffes als Buchstabenfolge.
Im Eingabefeld "Suchen nach" tragen Sie den Suchbegriff ein. Dieser kann in
Textform wie auch numerisch hinterlegt werden. Konkretisieren Sie Ihre Eingabe,
indem Sie eine der folgenden Optionen wählen:
Enthält
Exakt
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Mit Platzhaltern * ? (Wählen Sie diese Option, wenn Sie im Suchbegriff einen der
beiden Platzhalter verwenden wollen)
Nur ganze Wörter
Aktivieren Sie die gewünschten Optionen unter "In", um festzulegen, wo nach dem
Suchbegriff gesucht werden soll.
Bezeichnung (Struktur)
Bezeichnung (Kontenbereiche)
Beschreibung (Struktur)
Konten
Im unteren Fensterteil legen Sie anschließend fest, ob
im gesamten Kontenrahmen,
ab der aktuellen Position oder
im aktuellen Zweig gesucht werden soll.
Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden und
in welche Richtung mit der Suche begonnen werden soll (vorwärts oder rückwärts).
Beispiel:
Alle Kontenbezeichnungen, die mit ' Um sa t z' beginnen, werden gesucht, ohne die
folgenden Buchstaben explizit vorgeben zu müssen.
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Haben Sie alles nach Ihren Wünschen konfiguriert, klicken Sie auf "Suchen", um die
Suche zu starten. Die erste Fundstelle wird markiert und die Suche bricht ab. Um zur
nächsten Fundstelle zu springen, klicken Sie auf "Weitersuchen".
Weitersuchen
Symbol für Weitersuchen
Mit der Option "Weitersuchen" springen Sie zur nächsten Fundstelle, welche die unter
"Suchen" oder "Ersetzen" eingestellten Suchkriterien erfüllt. Wählen Sie dazu das
Symbol in der Symbolleite oder im Menü Bearbeiten aus. Alternativ können Sie die
"F3"-Taste verwenden.
Umgekehrt weitersuchen
Symbol für Umgekehrt weitersuchen
Mit der Option "Umgekehrt weitersuchen" springen Sie zur vorherigen Fundstelle des
aktuellen Suchkriteriums. Wählen Sie dazu das Symbol in der Symbolleite oder im Menü
Bearbeiten aus. Alternativ können Sie die Tastenkombination "Umschalt"Taste+"F3" verwenden.
- 494 -
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13 Der Kontenrahmeneditor
Ersetzen
Symbol für Ersetzen
Über die Option "Ersetzen..." öffnen Sie den Dialog 'Suchen und Ersetzen' auf dem
Reiter 'Ersetzen'. Mit dieser Funktion können gefundene Namen, Beschreibungen und
Kontonummern automatisch ersetzt werden. Geben Sie unter "Suchen nach:" den
gewünschten Suchbegriff ein und unter "Ersetzen durch:" den Text bzw. die Nummer
an, die stattdessen erscheinen soll. Nehmen Sie alle Einstellungen vor und klicken Sie
auf den Button "Ersetzen". Möchten Sie direkt alle gefunden Felder ersetzen, klicken
Sie auf den Button "Alle Ersetzen".
Wählen Sie "Alle Ersetzen", wenn alle Fundstellen automatisch ersetzt werden sollen.
Alle mit den Suchkriterien übereinstimmenden Stellen werden ohne weitere Abfrage
ersetzt.
Klicken Sie auf "Ersetzen", um jede Fundstelle einzeln zu begutachten. Es erfolgt die
Suche nach dem Suchbegriff. Ist die Suche erfolgreich, erscheint der Cursor auf dem
gesuchten Feld. Es erscheint ein weiteres Fenster mit der Kontrollfrage 'Ersetzen?'
Wählen Sie "Ja", wenn Sie mit dem Ersetzen einverstanden sind. Die Begriffe
werden getauscht und die Suche wird automatisch fortgesetzt.
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Die Option "Nein" tauscht die Begriffe nicht und die Suche wird automatisch
fortgesetzt.
Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn die Tauschaktion beendet werden soll. Das
Suchen und Ersetzen wird abgebrochen und Sie können an anderer Stelle
weiterarbeiten.
13.1.1.3 Menü: Ansicht
Das Menü Ansicht enthält die entsprechenden Optionen zum Umschalten zwischen den
drei unterschiedlichen Ansichten. Alternativ können Sie auch über die Auswahlbox links
zwischen den Ansichten wechseln.
Kontenzuordnung
Per Klick auf diese Option wechseln Sie in die 'Kontenzuordnungsansicht'.
Strukturbearbeitung
Per Klick auf diese Option wechseln Sie in die 'Strukturbearbeitungsansicht'.
Kontenbearbeitung
Per Klick auf diese Option wechseln Sie in die 'Kontenbearbeitungsansicht'.
13.1.1.4 Menü: Kontenrahmen
Über das Menü Kontenrahmen öffnen Sie die Einstellungen des KRD-Editors sowie
die Funktion zur Validierung der Kontenbereiche.
Einstellungen
Das Fenster 'Einstellungen' unterteilt sich in die Bereiche 'Kontonummerformat' und
'Kontenrahmenbeschreibungen'.
Der obere Bereich 'Kontonummerformat' dient der
Kontennummernformats. Sie definieren hier ein Muster
Konten bei der Neuanlage geprüft werden. Erfüllt die
Muster nicht, erhalten Sie eine Fehlermeldung und das
H inwe is :
Konfiguration eines individuellen
für die Kontobezeichner, auf das
Kontobezeichnung das definierte
Konto wird nicht angelegt.
Jede neu angelegte Kontonummer wird gegen das so definierte
Muster geprüft. Sobald bereits Konten angelegt wurden, ist
es nicht mehr möglich, das Muster zu verändern.
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Über die fünf Comboboxen und drei Up-Down-Elemente kann ein regulärer Ausdruck
generiert werden. Unterhalb der Comboboxen wird eine Beispielkontonummer angezeigt,
bzw. - per Radiobutton umschaltbar - der zugehörige reguläre Ausdruck angezeigt. Das
erzeugte Muster geht immer von einem dreiteiligen Kontoformat aus. Eine Kontonummer
besteht immer aus einem Präfix, Hauptkontonummer und Unterkontonummer.
Jeder dieser drei Teile hat eine feste Länge und ist durch Trennzeichen von den
anderen Teilen getrennt. Die Oberfläche orientiert sich an dieser Struktur und bietet
dem Benutzer von links nach rechts die folgenden Möglichkeiten zur Konfiguration:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
das Format des Präfixes,
die Länge des Präfixes,
das Trennzeichen zwischen Präfixes und Hauptkontonummer,
das Format der Hauptkontonummer (momentan fixiert auf 0 - 9),
die Länge der Hauptkontonummer,
das Trennzeichen zwischen Hauptkontonummer und Unterkontonummer,
das Format der Unterkontonummer (ebenfalls fixiert auf 0 - 9),
die Länge der Unterkontonummer
Präfix und Unterkonto können deaktiviert werden, indem deren Länge auf 0 gesetzt
wird. Als spezielles Trennzeichen kann (die leere Zeichenkette) gewählt werden, um
zwischen zwei Teilen kein sichtbares Trennzeichen zu verwenden.
Durch die Aufspaltung der Kontonummern in unterschiedliche Komponenten können
diese vom System wesentlich intelligenter verarbeitet werden. Es ist dadurch außerdem
möglich mit größerer Sicherheit falsche Kontonummern zu erkennen, Überschneidungen
und Lücken in den Kontenbereichen zu identifizieren und dadurch Benutzer weitere
Hilfestellungen bei der Bearbeitung zu geben.
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Im unteren Bereich 'Kontenrahmenbeschreibungen' können Sie Zusatzinformationen
oder Erklärungen zu Ihrem Kontenrahmen hinterlegen.
Kontenbereiche validieren
Über diese Option überprüft das System den gesamten Kontenrahmen auf
überschneidende Kontenbereiche und ungültige Kontenbezeichnungen. Sofern eine
Überschneidung festgestellt wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die einen Hinweis
auf die fehlerhafte Position enthält.
13.1.1.5 Menü: Struktur
Das Menü Struktur enthält unterschiedliche Optionen zur Bearbeitung der
hierarchischen Kontenrahmenstruktur. Alle in diesem Menü verfügbaren Optionen
erreichen Sie ebenfalls über ein Kontextmenü, welches Sie per Mausklick rechts auf
einen
Strukturknotenpunkt
öffnen.
Das
Menü
steht
in
der
'Kontenbearbeitungsansicht' nicht zur Verfügung.
Feld anlegen
Mit der Option "Feld anlegen" legen Sie neues Feld -relativ zum aktuell markierten
Feld - in der Struktur an. Sie können dabei zwischen vier Positionen wählen:
Oben: Legt oberhalb des markierten Feldes auf gleicher Hierarchieebene ein neues
Feld an.
Unten: Legt unterhalb des markierten Feldes auf gleicher Hierarchieebene ein
neues Feld an.
Links: Legt auf der nächst höheren Hierarchieebene ein neues Feld an. Das aktuell
angewählte Feld wird dabei zum Unterknoten.
Rechts: Legt auf der nächst tieferen Hierarchieebene ein neues Feld an. Dieses
Feld wird als Unterknoten zum aktuell markierten Feld angelegt. Hat das aktuelle
Feld bereits Tochterfelder, so wird das neue Feld als weiteres Tochterfeld parallel
zu den existierenden angelegt.
Wert vererben
Im Untermenü dieses Punktes können Sie wählen, welche Eigenschaften an die
Unterknoten/ Felder des aktuell markierten Knotens vererbt werden sollen.
Feld löschen
Mit der Option "Feld löschen" wird das aktuell markierte Feld aus der Struktur
entfernt. Alle Tochterfelder dieses Feldes rücken eine Hierarchieebene nach oben.
Achten Sie in einem solchen Fall auf notwendige Anpassungen. Optional können Sie mit
der Taste "Entf" das aktuelle Feld löschen.
Feld öffnen
Über die Option "Feld öffnen" werden die Unterknoten
Hierarchiestufe des aktuell markierten Knotens angezeigt.
der
nächst
tieferen
Feld zuklappen
Über diese Option werden die Unterknoten des aktuell markierten Knotens ausgeblendet
(eingeklappt).
Zweig löschen
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Mit der Option "Zweig löschen" wird das aktuell markierte Feld inklusive aller
Unterknoten aus der Struktur entfernt.
Zweig öffnen
Über die Option "Zweig öffnen" werden alle Felder inklusive deren Unterknoten des
aktuell ausgewählten Strukturknotens angezeigt. Im Gegensatz zu der Option "Feld
öffnen" werden also Felder aller Hierarchiestufen (die Unterknoten der Unterknoten)
eingeblendet. In der nachfolgenden Grafik wurde der Strukturknoten 'Bilanzgewinn'
aufgeklappt, so dass alle darunterliegenden Felder inklusive deren Unterknoten
ersichtlich werden.
Zweig zuklappen
Mit dieser Option kann ein vollständig aufgeklappter Strukturknoten wieder eingeklappt
werden.
13.1.1.6 Menü: Kontenbereich
Das Menü Kontenbereich enthält alle Optionen, die für die Kontenbearbeitung und
Kontenzuordnung von Bedeutung sind. In der 'Strukturbearbeitungsansicht' steht
dieses Menü nicht zur Verfügung.
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Neu
Mit der Option "Neu" wird ein neuer Kontenbereich mit der Bezeichnung 'ohne'
angelegt.
Löschen
Mit der Option "Löschen" werden die ausgewählten Kontenbereiche entfernt.
Alle auswählen
Über die Option "Alle auswählen" können alle Kontenbereiche gleichzeitig angewählt
werden.
Zuordnen
Die Option "Zuordnen" ordnet alle markierten Kontenbereiche dem ausgewählten
Strukturknoten zu.
Zuordnung aufheben
Die Option "Zuordnung aufheben" hebt die Zuordnung aller markierten Kontenbereiche
auf.
Erben
Über die Option "Erben" übernimmt der markierte Kontenbereich die ausgewählte
Eigenschaft vom zugeordneten Strukturknoten. Sie können zwischen den Eigenschaften
'Kontenart' und 'Ergebnis' wählen.
13.1.2
Ansicht 'Strukturbearbeitung'
Die Ansicht 'Strukturbearbeitung' ist für die Definition und Bearbeitung von
Kontenstrukturen vorgesehen. Sie erreichen diese Ansicht über das Menü Ansicht
oder die Auswahlbox in der Symbolleiste. Alternativ können Sie auch die
Tastenkombination Alt+2 verwenden.
Die Struktur können Sie über das Hauptmenü oder das Kontextmenü bearbeiten. Das
Menü Struktur bietet dabei alle Funktionen, die Sie zur Bearbeitung einzelner Felder
und Zweige benötigen. Indem Sie im Menü Bearbeiten die Option "Strukturelemente
verschiebbar" aktivieren, kann, kann außerdem die Drag-and-Drop Funktion
verwendet werden, um Knoten verschieben und kopieren zu können. Positionieren Sie
den Mauszeiger auf einem Feld oder Knotenpunkt, den Sie kopieren möchten und ziehen
diesen mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Indem Sie zusätzlich
die 'Strg-Taste' gedrückt halten, kann das markierte Feld auf der gleichen Ebene
kopiert werden. Indem Sie die Shift-Taste gedrückt halten, kann ein Feld oder ein
Knotenpunkt an eine andere Stelle verschoben werden.
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13.1.2.1 Bedeutung der Tabellenspalten
Bezeichnung
Diese Spalte enthält die Bezeichnung der Strukturknoten und Felder. Über diese
Bezeichnung werden dem Knoten die Kontenbereiche zugeordnet. Es ist daher
empfehlenswert jedem Knoten/Feld eine eindeutige Bezeichnung zu geben, die Sie in
der Regel aus Ihrem in der Buchhaltung verwendeten Kontenrahmen entnehmen.
Negativ
Die Eigenschaft 'Negativ' gibt an, ob der Wert des Knotens negativ zum Ergebnis des
Elternknotens beiträgt. Diese Angabe ist für die Rechenweise des Feldes in Corporate
Planner, in welchem der 'Grundsatz der positiven Datenhaltung' (Abschnitt
"Rechenlogik") gilt, wichtig.
Geblockt
Die Eigenschaft 'Geblockt' verhindert, dass der Wert des Knotens zum Ergebnis des
Elternknotens beiträgt. Der Knoten (Feld) wird in der Baumstruktur mit der
Feldeigenschaft "informativ, nicht saldierend" versehen.
Optional
Die Eigenschaft 'Optional' erreicht, dass ein Feld nur dann in der Baumstruktur
angelegt wird, sofern es Werte enthält.
Ergebnis
Die Eigenschaft 'Ergebnis' gibt den Ergebnistyp an. Ergebnistypen sind 'Anfangswert',
'Endwert', 'Summe' und 'Mittelwert'. Diese Ergebnistypen entsprechen der
Feldeigenschaft "Ergebnis im Berechnungszeitraum" in Corporate Planner. Abhängig
von der Auswahl trägt der Wert des Knotens zum Wert seines Elterknotens bei.
Kontenart
In dieser Spalte kann die Kontenart des Knoten hinterlegt werden. Zur Auswahl stehen
die Kontenarten 'Aufwand' oder 'Ertrag', 'Passiv' und 'Aktiv' sowie 'keine'.
Id
Die 'Id' ist eine Nummer, die einen Knotenpunkt (Feld) eindeutig kennzeichnet. Sofern
Sie in Corporate Planner eine Baumstruktur unter Verwendung eines KRDs anlegen,
erscheint diese Nummer in Form einer IRD-Nummer als Kontobezeichnung oder als
Name für den Import im Datenbereich der zentralen Sicht.
Standardmäßig ist die 'Id' in der Tabellendarstellung ausgeblendet. Um die 'Id' in der
Tabelle anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und
wählen den Menüpunkt "Spaltenauswahl". Ein kleines Fenster, in dem die nicht
angezeigten Spalten gelistet sind, wird geöffnet. Ziehen Sie die 'Id' aus dem kleinen
Fenster in den Tabellenkopf.
13.1.2.2 Kontextmenüs in der Strukturbearbeitung
Für die Strukturbearbeitung existieren zwei Kontextmenüs. Das Kontextmenü zur
Bearbeitung der Struktur entspricht dem Menü Struktur im Hauptmenü (siehe
vorheriges Kapitel). Das Kontextmenü zur Gestaltung der Tabelle, rufen Sie auf, indem
Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken. Die folgenden Optionen
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stehen zur Auswahl.
Aufsteigend sortieren
Die Tabelle wird aufsteigend nach der Spalte, auf der Sie das Kontextmenü aufgerufen
haben, sortiert.
Absteigend sortieren
Die Tabelle wird absteigend nach der Spalte, auf der Sie das Kontextmenü aufgerufen
haben, sortiert.
Spaltenauswahl
Vorhandene aber nicht angezeigte Spalten können aus dem Dialog 'Verfügbare
Spalten' ausgewählt und per Drag-and-Drop in Titelleiste der Tabelle gezogen werden.
Optimale Spaltenbreite
Über diese Option wird die Spaltenbreite der ausgewählten Spalte an die längste
Eingabe angepasst.
Optimale Breite (alle Spalten)
Über diese Option wird die Spaltenbreite aller Spalten an die jeweils längste Eingabe
angepasst.
13.1.3
Ansicht 'Kontenbearbeitung'
In der Ansicht 'Kontenbearbeitung' werden Kontenbereiche definiert, bearbeitet und
einem Strukturknoten bzw. Feld zugeordnet. Sie erreichen diese Ansicht über das Menü
Ansicht oder die Auswahlbox in der Symbolleiste. Alternativ können Sie auch die
Tastenkombination Alt+3 verwenden.
- 502 -
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13.1.3.1 Bedeutung der Tabellenspalten
Zuordnung
In der Spalte 'Zuordnung' steht die Bezeichnung des Strukturknotens, zu dem der
Kontenbereich zugeordnet ist. Über die Drop Down Liste kann ein Strukturknoten bzw.
Feld ausgewählt und so einem Kontenbereich zugeordnet werden.
Bezeichnung
Die Spalte 'Bezeichnung' enthält eine frei wählbare Bezeichnung für den
Kontenbereich. Vergeben Sie möglichst einen sprechenden und eindeutigen Namen, um
sich die spätere Arbeit zu erleichtern.
Start
In diesem Feld tragen Sie die erste Kontonummer im Kontenbereich ein.
Ende
In diesem Feld tragen Sie die letzte Kontonummer im Kontenbereich ein. Wenn Sie keine
Endzahl angeben, besteht der Kontenbereich nur aus dem angegebenen Startkonto.
Geblockt
Die Eigenschaft 'Geblockt' verhindert, dass die Konten des Kontenbereichs zum
Ergebnis des zugeordneten Strukturknotens beitragen. Die Konten werden in der
Baumstruktur mit der Feldeigenschaft "informativ, nicht saldierend" versehen.
Negativ
Die Eigenschaft 'Negativ' gibt an, ob die Werte der Konten negativ zum Ergebnis des
zugeordneten Strukturknotens beitragen. Diese Angabe ist für die Rechenweise der
Konten in Corporate Planner, in welchem der 'Grundsatz der positiven Datenhaltung'
(Abschnitt "Rechenlogik") gilt, außerordentlich wichtig.
Ergebnis im Berechnungszeitraum
Die Eigenschaft 'Ergebnis im Berechnungszeitraum' gibt den Ergebnistyp an.
Ergebnistypen sind 'Anfangswert', 'Endwert', 'Summe' und 'Mittelwert'.
Kontenart
In dieser Spalte kann die Kontenart der Konten des Kontenbereichs hinterlegt werden.
Zur Auswahl stehen die Kontenarten 'Aufwand' oder 'Ertrag' sowie 'Passiv' und
'Aktiv'.
13.1.3.2 Kontextmenüs in der Kontenbearbeitung
In der Tabelle der Kontenbearbeitungsansicht
Kontextmenüs zur Verfügung.
stehen
zur
Bearbeitung
zwei
Das eine Kontextmenü dient der Bearbeitung der Kontenbereiche und entspricht dem
Menü Kontenbereich des Hauptmenüs (siehe vorheriges Kapitel).
Das zweite Kontextmenü dient der Spaltenbearbeitung und kann über einen Rechtsklick
auf die Titelleiste der Kontentabelle aufgerufen werden.
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Aufsteigend sortieren
Die Tabelle wird aufsteigend nach der Spalte, auf der Sie das Kontextmenü aufgerufen
haben, sortiert.
Absteigend sortieren
Die Tabelle wird absteigend nach der Spalte, auf der Sie das Kontextmenü aufgerufen
haben, sortiert.
Alternativ genügt ein Klick auf die Spaltenbezeichnung und die Sortierung der Spalte
dreht sich in die andere Richtung (von aufsteigend zu absteigend oder anders herum).
Sortierung entfernen
Über diese Option kann die zuvor eingestellte Sortierung aufgehoben werden.
Gruppierfeld
Das Gruppierfeld befindet sich zwischen der Symbolleiste und dem Tabellenkopf und
wird im Rahmen der Spaltengruppierung verwendet. Haben Sie die Option "Nach dieser
Spalte gruppieren" selektiert, erscheint die ausgewählte Spalte (z.B. 'Zuordnung') im
Gruppierfeld.
Über die Option "Gruppierfeld" im Kontextmenü, kann dieser Bereich ausgeblendet
bzw. eingeblendet werden.
Nach dieser Spalte gruppieren
Nach Auswahl dieser Option erscheint die markierte Spalte im Gruppierfeld. Anstelle der
Tabellendarstellung öffnet sich eine baumartige Ansicht, in der Zeilen mit gleichen
Einstellungen in Bezug auf die gewählte Spalte zusammengefasst werden. Gruppieren
Sie beispielsweise nach der Spalte 'Zuordnung' erhalten Sie eine Ansicht, die
zeilenweise die einzelnen Strukturknoten mit den jeweils zugeordneten Kontenbereichen
abbildet.
Es besteht die Möglichkeit, die Gruppierung zu spezifizieren, indem Sie eine weitere
Spalte auswählen. Es entsteht eine Gruppierung innerhalb der ersten Gruppierung, die
über eine Verbindung innerhalb des Gruppierfeldes deutlich wird. Diese Gruppierung wird
oberhalb des Tabellenkopfes grafisch dargestellt.
Wenn die Gruppierung aktiv ist, stehen im Kontextmenü, welches Sie im Bereich des
Gruppenfeldes aufrufen zwei weitere Optionen zur Verfügung. Über die Option "alle
Gruppen erweitern" werden die Kontenbereichsinformationen zusätzlich aufgerufen.
Über "alle Gruppen reduzieren" werden diese Informationen wieder eingeklappt.
Über die Option "nicht nach dieser Spalte gruppieren" wird die Gruppierung
aufgehoben und die Kontenbereiche wieder in Tabellenform dargestellt.
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Spalte entfernen
Die angezeigten Spalten der Tabellendarstellung können über die Option "Spalte
entfernen" aus der Tabelle ausgeblendet werden. Alternativ wählen Sie eine Spalte
aus und ziehen diese per Drag-and-Drop in die Richtung Symbolleiste. Es erscheint ein
"X", was symbolisiert, dass die Spalte entfernt wird.
Spaltenauswahl
Über die Option "Spaltenauswahl" wird der Dialog 'Anpassen' geöffnet. Vorhandene
aber nicht angezeigte Spalten können hier ausgewählt und per Drag-and-Drop in
Titelleiste der Tabelle gezogen werden. Andersherum können angezeigte Spalten aus
der Titelleiste in den Dialog 'Anpassen' gezogen werden, sofern diese nicht angezeigt
werden sollen.
Optimale Spaltenbreite
Über diese Option wird die Spaltenbreite der ausgewählten Spalte an den längsten
Eingabewert angepasst.
Optimale Breite (alle Spalten)
Über diese Option wird die Spaltenbreite aller Spalten an den längsten Eingabewert
angepasst.
Filter bearbeiten
Über diese Option wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie einen Filter für die Spalte
definieren können. Die Verwendung von Filtern wird im Abschnitt "Die Filter-Funktion"
ausführlich erläutert.
13.1.3.3 Die Filter-Funktion
Im KRD-Editor steht Ihnen eine Filter-Funktion zur Verfügung. Vor allem in großen
Strukturen können Sie durch Setzen eines Filters die Ansicht auf bestimmte Felder oder
Kontonummern einschränken.
Um den Funktionsumfang der Filter-Funktion zu verdeutlichen, wird das Beispiel-KRD
'IFP_SKR03.krd' weiter verwendet.
Springen Sie in die Ansicht 'Kontenbearbeitung'. Die Tabelle enthält verschiedenste
Kontenbereiche mit zugeordneten Strukturknoten und FeldernDie Filter-Funktion steuern Sie über das Kontextmenü des Tabellenkopfes mit der
Option "Filter bearbeiten". Ein Filter kann in jeder Spalte gesetzt und mit Filtern
anderer Spalten kombiniert werden.
Alternativ kann der Mauszeiger auf dem Kopf einer Tabellenspalte positioniert werden,
so dass in der rechten Ecke jeder Spalte ein kleines Filter-Symbol erscheint. Per Klick
auf dieses Symbol öffnet sich eine Auswahlliste, die die folgenden Auswahlmöglichkeiten
enthält:
Angepasst: Die Felder, die einen benutzerdefinierten Spaltenfilter erfüllen,
werden angezeigt.
- 505 -
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Leerfelder: Alle Felder, die in der ausgewählten Spalte keine Angaben enthalten,
werden angezeigt.
Keine Leerfelder: Alle Felder, die in der ausgewählten Spalte Angaben enthalten,
werden angezeigt.
Liste aller verfügbaren Position: Die Strukturknoten und Felder werden gelistet
und können einzeln gewählt werden. Nur das selektierte Element inklusive
Kontenbereichsinformation wird dann in der Tabelle angezeigt.
Beispiel 1:
Angenommen, Sie haben in der Spalte 'Start' den Listenpunkt 'Angepasst' gewählt.
Der Spaltenfilter bezieht sich ausschließlich auf diese Spalte. Sie können dann
beispielsweise bestimmen, dass nur die Kontenbereiche angezeigt werden, die ein
Startkonto 'größer als 2000 und kleiner als 3000' haben. Klicken Sie auf "OK". Alle
Kontenbereiche, die dieses Kriterium erfüllen, werden angezeigt, alle anderen werden
ausgeblendet.
Beispiel 2:
Angenommen, Sie haben in der Spalte 'Zuordnung' den Listenpunkt 'Angepasst'
gewählt. Sie könnten dann z.B. für einen ganz konkreten Strukturknoten, z.B. 'Löhne
und Gehälter' einen Spaltenfilter setzen. Wählen Sie den Spaltenfilter mit dem
Kriterium 'ist gleich Löhne und Gehälter'. Klicken Sie auf "OK". Alle Kontenbereiche
mit dem zugeordneten Strukturknoten 'Löhne und Gehälter' werden angezeigt.
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Nach der Definition eines Spaltenfilters wird das Ergebnis in der Tabelle dargestellt und
der aktivierte Filter am unteren Bildschirm-Rand der Ansicht angezeigt.
Der Bereich 'Anzahl' zeigt an, wie viele Positionen durch Setzen des Filters gefunden
wurden. Per rechtem Mausklick auf diesen Bereich öffnen Sie ein Kontextmenü, über
welches Sie die Darstellung des Filter-Ergebnisses einstellen können.
Anzahl: Anzahl der gefilterten Positionen
Minimum: kleinster Werte der Spalte 'Bezeichnung'
Maximum: größter Wert der Spalte 'Bezeichnung'
Summe: Summe der gefilterten Positionen
Durchschnitt: Durchschnitt der gefilterten Positionen
Entfernen Sie das Häkchen aus der Check-Box, so wird der Filter deaktiviert und Sie
erhalten die standardmäßige ungefilterte Anzeige aller Kontenbereiche. Über den Button
"X" schließen Sie den Filter. Über den Pfeil-Button öffnen Sie eine Drop Down Liste, die
alle zuletzt verwendeten Filter enthält.
Am rechten Rand befindet sich der Button "Filter Bearbeiten". Diese Option befindet
sich ebenfalls im Kontextmenü, welches Sie per rechtem Mausklick auf den
Tabellenkopf, öffnen. Derzeit bezieht sich der Filter auf den benutzerdefinierten
Spaltenfilter. Diesen Filter können Sie weiter bearbeiten oder eine weitere
Filterbedingung hinzufügen. Sie können den Filter aber auch löschen und einen neuen
definieren.
rot: Wählen Sie den Operator, der für den Filter gelten soll.
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blau: Wählen Sie die Spalte, für die der Filter gelten soll. In Abhängigkeit auf
welcher Spalte stehend, Sie die Option "Filter bearbeiten" aufgerufen haben, ist
die Spalte voreingestellt.
Grün: Wählen Sie den Vergleichsoperator aus.
Grau: bestimmen Sie den Wert, den Sie entweder über ein Drop Down Menü
auswählen (z.B. 'Zuordnung' oder manuell eintragen (z.B. 'Start' und 'Ende')
Mit "Übernehmen" speichern Sie Ihre Einstellungen und der Filter wird ausgeführt. Der
aktivierte Filter wird erneut am unteren Bildschirm-Rand angezeigt.
13.1.4
Ansicht 'Kontenzuordnung'
Die Ansicht 'Kontenzuordnung' ist für die Zuordnung von Kontenbereichen zu Knoten
der Kontenstruktur vorgesehen. Sie erreichen diese Ansicht über das Menü Ansicht
oder die Auswahlbox in der Symbolleiste. Alternativ können Sie auch die
Tastenkombination Alt+1 verwenden.
Die Ansicht ist eine Kombination aus den beiden vorherigen Ansichten und kann
theoretisch auch für beide Zwecke genutzt werden. Allerdings wird in dieser Darstellung
nur eine Auswahl der für die Zuordnung wichtigen Spalten angezeigt. So sehen Sie
rechts standardmäßig nur die Bezeichnung des Kontenbereichs, die Start und
Endkonten sowie den zugehörige Strukturknoten. Links sehen Sie die hierarchische KRDStruktur.
Sofern Sie in dieser Ansicht einen neuen Kontenbereich anlegen, haben Sie die
Möglichkeit, die Zuordnung zu einem Strukturknoten per Drag-and-Drop vorzunehmen.
Geben Sie die Start- und Endkonten des Bereichs ein und ziehen Sie die markierte Zeile
dann mit gedrückter linker Maustaste auf den gewünschten Strukturknoten links. In der
Spalte 'Zuordnung' rechts erscheint dann automatisch der ausgewählte Knoten.
13.2
Manuelle Erstellung einer KRD
An dieser Stelle soll die manuelle Erstellung einer einfachen Kontenrahmenstruktur
durchgeführt werden. Zu dem Zweck wird in mehreren Schritten die folgende einfach
Bilanzstruktur angelegt.
Öffnen Sie eine neue Datei, indem Sie in der Symbolleiste auf das entsprechende
Symbol klicken. Es erscheint eine leere Ansicht.
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Symbol für "Neue Datei"
Die Reihenfolge bei der Neuanlage einer KRD ist die Folgende:
In der Strukturbearbeitungsansicht eine Struktur anlegen
Kontenbereiche definieren
Kontenbereiche zuordnen
13.2.1
Anlegen der Struktur
Wechseln in die 'Strukturbearbeitungsansicht'. Bislang enthält die KRD-Datei nur den
Knoten 'Unbekannt'
Doppelklicken Sie auf die Bezeichnung, um das erste Feld und damit den ersten
Strukturknoten der KRD-Struktur anzulegen. Benennen Sie es 'Bilanz'. Die
Ergebnisdarstellung einer Bilanz erfolgt immer als 'Endwert'. Klicken Sie daher auf das
Eingabefeld in der Spalte 'Ergebnis' und wählen aus dem Drop Down Menü den
Ergebnistyp 'Endwert' aus. Die Vergabe der Eigenschaften 'Negativ', 'Geblockt' oder
'Optional' erfolgen nicht. Auch die Angabe der Kontenart ist nicht erforderlich.
Als Teil der Bilanzstruktur werden nun die Felder 'Aktiva' und 'Passiva' angelegt. Beide
befinden sich hierarchisch unterhalb des Feldes 'Bilanz' ausgehend auf der
nächsttieferen Hierarchieebene. Markieren Sie die Zeile 'Bilanz'. Wählen Sie im Menü
Struktur (Hauptmenü) die Option "Feld anlegen" und "rechts" aus. Alternativ können
Sie ein neues Feld auch über das Kontextmenü anlegen. Das Kontextmenü öffnen Sie
mit einem rechten Mausklick auf die markierte Zeile.
An das Feld 'Bilanz' wurde in der KRD-Struktur ein Unterknoten gebildet. Bezeichnen
Sie dieses Feld als 'Aktiva' und vergeben Sie auch hier den Ergebnistyp 'Endwert'.
Anschließend erzeugen Sie ein neues Feld für 'Passiva'. Markieren Sie die Zeile
'Aktiva' und legen Sie ein neues Feld auf gleicher Hierarchieebene an. Wählen Sie
daher die Option "Unten". Ein weiterer Unterknoten zum Feld 'Bilanz' wurde erzeugt.
Bezeichnen Sie dies als 'Passiva', vergeben Sie den Ergebnistyp 'Endwert' und setzen
Sie das Feld negativ.
Im nächsten Schritt legen Sie die Unterknoten der Felder 'Aktiva' und 'Passiva' an.
Markieren Sie erneut die Zeile 'Aktiva' und legen Sie ein neues Feld rechts an, um in
die nächst tiefere Hierarchieebene zu gelangen. Bezeichnen Sie das neue Feld als
'Anlagevermögen' und vergeben Sie auch hier den Typen 'Endwert'. Weiterhin
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werden als Unterknoten des Feldes 'Aktiva' die Felder 'Umlaufvermögen' und
'Rechnungsabgrenzungsposten' angelegt werden. Legen Sie also unterhalb des
Feldes 'Anlagevermögen' zwei neue Felder an.
Auch das Feld 'Passiva' erhält nun die zugehörigen Unterknoten. Gehen Sie analog zum
Feld 'Aktiva' vor und legen Sie die Unterknoten 'Eigenkapital', 'Rückstellungen',
'Verbindlichkeiten' und 'Rechnungsabgrenzungsposten' rechts auf der nächst
tieferen Hierarchieebene an. Alle vier Felder erhalten den Typen 'Endwert'.
Sie haben nun eine einfache Bilanzstruktur erzeugt. Um im nächsten Kapitel die
Kontenbearbeitung und Kontenzuordnung zu verdeutlichen, werden für den Knoten
'Anlagevermögen' weitere Unterknoten angelegt.
Unterhalb des Feldes 'Anlagevermögen' legen Sie in der nächst tieferen
Hierarchieebene ein neues Feld an, welches Sie als 'Sachanlagen' bezeichnen.
Unterhalb dieses Feldes werden auf der nächst tieferen Ebene weitere Felder angelegt.
Diesen Feldern werden später Kontenbereiche zugeordnet.
'Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der
Bauten auf fremden Grundstücken'
'Technische Anlagen und Maschinen',
'Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung'.
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13.2.2
Bestimmung der Kontenbereiche
Nachdem die KRD-Struktur erzeugt wurde, folgt die Bearbeitung der Konten, für die Sie
in die Ansicht 'Kontenbearbeitung' wechseln.
Über das Menü Ansicht oder die Auswahlbox in der Symbolleiste haben Sie die Ansicht
'Kontenbearbeitung' geöffnet. Für die Bestimmung der Kontenbereiche richtet sich
das verwendete Beispiel nach dem Standardkontenrahmen (SKR) 03 mit Gültigkeit ab
2010.
Die erste sichtbare Zeile in der Tabelle gilt der Definition eines Filters und nicht der
Anlage eines neuen Kontenbereichs. Zur Anlage eines neuen Kontenbereichs klicken Sie
im Menü Kontenbereich auf die Option "Neu". Alternativ führen Sie einen rechten
Mausklick in die freie Fläche unterhalb der Filterzeile aus und wählen dort "Neu".
Ordnen Sie dem Strukturknoten 'Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und
Bauten, einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken' einen Kontenbereich
zu. Wählen Sie dazu in der Spalte 'Zuordnung' über das Auswahlmenü den
entsprechenden Knoten aus.
H inwe is :
Anstatt mit der Maus das jeweilige Auswahlmenü aufzurufen und
eine Position auszuwählen, können Sie auch den ersten
Buchstaben eintragen, z.B. für die Zuordnung zu Grundstücken
das "G". Die möglichen Zuordnungen werden angezeigt und
können ausgewählt werden.
Geben Sie dem Kontenbereich in der Spalte 'Bezeichnung' dann einen Namen, z.B.
'Grundstücke, Rechte und Bauten'.
H inwe is :
Die Bezeichnung des Kontenbereichs können Sie beliebig wählen.
Sie dient lediglich der Übersichtlichkeit. So könnten Sie den
ersten Kontenbereich beispielsweise auch mit einer '1'
beschriften.
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13 Der Kontenrahmeneditor
Laut SKR 03 fallen in diesen Kontenbereich alle Konten zwischen 0050 und 0199. Tragen
Sie in die Spalte 'Start' entsprechend die 0050, in die Spalte 'Ende' die 0199. Das
Ergebnis im Berechnungszeitraum ist vom Typ 'Endwert'. Da es sich um ein Aktivkonto
handelt, können Sie in der Spalte 'Kontenart' über das Drop Down Menü die
entsprechende Auswahl treffen. Diese Einstellung ist jedoch optional.
Analog gehen Sie für den Kontenbereich 'Technische Anlagen und Maschinen' (0200
– 0299) und 'Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (0300 – 0499)
vor.
Die für das Beispiel relevanten Kontenbereiche wurden angelegt. Im letzten Schritt
können Sie Ihren Kontenrahmen validieren, um sicherzustellen, dass keine
Überschneidungen der Kontenbereiche vorliegen. Starten Sie die Validierung über den
Menüpunkt "Kontenrahmen validieren" im Hauptmenü Kontenrahmen. Sofern die
Validierung der Struktur erfolgreich war, enthält Ihre KRD-Datei keine Überschneidungen
und fehlerhafte Kontenbereiche.
H inwe is :
Führen Sie nach jeder Änderung der KRD-Datei eine Validierung
durch. Vor allem bei großen Strukturen, die viele einzelne
Kontenbereiche enthalten, entsteht durch spät gefundene
Inkonsistenzen ein hoher Aufwand.
Speichern Sie Ihre KRD, z.B. unter dem Namen "Beispiel_Bilanzstruktur" und
schließen Sie den KRD-Editor.
13.3
Strukturaufbau unter Verwendung eines Kontenrahmens
Im vorherigen Abschnitt wurde eine grundlegende Bilanzstruktur mit Kontenbereichen im
Bereich der Sachanlagen erzeugt. Diese KRD-Struktur soll nun für den Aufbau einer
Baumstruktur in Corporate Planner verwendet werden. Für die Durchführung eines
Strukturaufbaus sind Kenntnisse im Bereich des Imports in Corporate Planner
notwendig. Lesen Sie dazu das vorherige Kapitel "Datenimport".
Um den Strukturaufbau und die Verwendung der Kontenbereiche zu verdeutlichen, legen
Sie eine Beispiel-Importquelle an, die einige ausgewählte Konten im Bereich der
Sachanlagen enthält (gemäß SKR 03).
Erstellen Sie in Excel eine Importquelle im 'txt'-Format mit folgendem Inhalt:
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Öffnen Sie nun Corporate Planner und legen Sie, sofern noch nicht erfolgt, eine neue
Datenbasis an. Anschließend legen Sie im Bereich 'Struktur bearbeiten' ein neues
Wurzelfeld an. Bezeichnen Sie es beispielsweise als "KRD Strukturaufbau".
Führen Sie nun einen Datenimport unter Verwendung eines Kontenrahmens durch. Per
Klick auf das Symbol für Daten importieren in der Symbolleiste öffnen Sie den Dialog
'Daten importieren'.
Symbol für Daten importieren
Erstellen Sie nun eine neue Importdefinition, z.B. mit der Bezeichnung "KRD
Strukturaufbau" und dem Typ 'Text'. Sie gelangen in den Import-Wizard, der Sie
durch die Konfigurationsschritte des Imports leitet.
Importbereich zuordnen
Wählen Sie die Option "nur aktueller Zweig" aus und selektieren das zuvor angelegte
Feld "KRD-Strukturaufbau" als Elternfeld. Klicken Sie auf "Weiter".
Datenquelle auswählen
Über den Button "Suchen" laden Sie die zu Beginn dieses Beispiels angelegte ImportQuelle. Diese erscheint anschließend in der Vorschau. Klicken Sie auf "Weiter".
Erweiterte Einstellungen
Aktivieren Sie nur die Option "Strukturaufbau" und klicken Sie auf "Weiter".
Ebenenzuordnung
Dieser Konfigurationsschritt wird im Rahmen eines Strukturaufbaus übersprungen, da
keine Werte importiert werden. Die Angabe einer Datenebene ist daher irrelevant.
Erweiterte Einstellungen
Der Vorschau der Datenquelle entnehmen Sie die Spalten des Suchbegriffs (Konto).
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13 Der Kontenrahmeneditor
Der Suchbegriff befindet sich in den Spalten 1-4. Der Name der Konten in den Spalten
6-33. Tragen Sie diese Information in die unterhalb der Vorschau liegende Tabelle.
Anschließend wählen Sie rechts die Option "Kontenrahmen verwenden" aus und
hinterlegen über den Button "Laden" die KRD "Beispiel_Bilanzstruktur.krd". Mit
"Weiter" fahren Sie fort.
Datenauswahl
In diesem Konfigurationsschritt definieren Sie den Bereich, in dem sich die Daten
befinden. Da keine Daten importiert, sondern nur Strukturen erzeugt werden, ist die
Zeilenbestimmung ausreichend. Bestimmen Sie die Zeile, ab der die Importquelle
Strukturinformationen enthält. Im Beispielfall 'Von Zeile 2'.
Alle weiteren Konfigurationsschritte sind für den Strukturaufbau im Rahmen des Beispiels
nicht von Bedeutung. Speichern Sie Ihre Einstellungen über den Button "Fertigstellen"
. Zurück im Dialog 'Daten importieren' klicken Sie auf "Ausführen". Nach
erfolgreicher Übertragung schließen Sie den Dialog 'Daten importieren'. Eine
Baumstruktur entsprechend der KRD-Struktur wurde automatisch aufgebaut.
Springen Sie in der Baumstruktur auf das Feld "Sachanlagen" und die zugehörigen
Tochterfelder "Grundstücke", Technische Anlagen und Maschinen" sowie "Andere
Anlage, Betriebs- und Geschäftsausstattung". Diesen Feldern wurden im KRD-Editor
Kontenbereiche zugeordnet. Entsprechend dieser Kontenbereiche wurde hinter diesen
Feldern der Baumstruktur jeweils eine weitere Hierarchiestufe gebildet, die die Konten
der Importquelle enthält.
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13 Der Kontenrahmeneditor
H inwe is :
Alle Felder, die unter Verwendung eines Kontenrahmens erzeugt
werden, erhalten eine eindeutige IRD-Nummer. Die Konten, die
als Endfelder in der Baumstruktur angelegt werden, erhalten die
zugehörige Kontonummer (im Beispielfall gemäß SKR 03). Die
Nummern können Sie im Arbeitsbereich unterhalb des
Berechnungszeitschiebers einsehen.
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14 Datenexport
14
Datenexport
Das Kapitel "Datenexport" gibt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, Daten
aus Corporate Planner in andere Systeme zu exportieren, mit dem Ziel diese dort weiter
bearbeiten und aufbereiten zu können. Unter Daten werden Zahlenwerte, Grafiken,
Analysen und Reports, aber auch Strukturinformationen und Feldeigenschaften
verstanden, die per Datenexport schnell in andere Anwendungen übertragen werden
können. Darüber hinaus kann die Druckfunktion in Corporate Planner für den Export
verwendet werden. Vor allem für die Verwendung von Reports, Grafiken und Tabellen ist
diese Exportvariante sinnvoll. An entsprechender Stelle wird daher neben dem
Datenexport auch der Druck genauer erklärt.
Den Datenexport starten Sie über den Funktionsbereich Werkzeuge und den Eintrag
"Daten exportieren". Alternativ klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button für
"Datenexport".
Symbol für Datenexport
Der Dialog 'Daten exportieren' wird geöffnet.
14.1
Dialog 'Daten exportieren'
Der Dialog 'Daten exportieren' unterteilt sich in die Auswahl des Export-Objektes
und dem Ziel des Exports. In Abhängigkeit der selektierten Optionen werden
unterschiedliche Karteireiter angezeigt.
Wählen Sie zunächst das zu exportierenden Objekt aus. Zur Auswahl stehen die
folgenden Optionen:
"Baum": Eine Baumstruktur inklusive Feldeigenschaften und Werten werden
exportiert
"Felddaten": Es werden ausschließlich die Werte einer Baumstruktur exportiert.
"Report": Diese Option steht nur dann zur Auswahl, wenn der Datenexport über
den Dialog 'Reports verwalten' gestartet wurde. Es wird ein vollständiger
Bericht, wenn gewünscht mit Layout, exportiert werden.
"Tabelle": Diese Option steht nur dann zur Auswahl, wenn der Datenexport über
die AdHoc-Tabellenansicht gestartet wurde. Die AdHoc-Tabelle mit Layout kann
exportiert werden.
Anschließend wählen Sie das 'Ziel' des Exports aus. Die folgenden Optionen stehen zur
Auswahl:
"Datei": es wird im Textformat in eine *.txt-Datei (Textdatei) exportiert.
"Zwischenablage": es wird im Textformat in die Zwischenablage exportiert. Der
Inhalt der Zwischenablage kann anschließend durch den Befehl "Einfügen" oder
durch die Tastenkombination Shift+Einfg in die gewünschte Anwendung
übernommen werden.
"Excel": es wird in eine MS-Excel-Tabelle exportiert.
"Internet": es wird in ein HTML-Format für Internetanwendungen exportiert
"XML": es wird in eine XML-Datei exportiert und das Objekt ins XML-Format
gewandelt.
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14 Datenexport
Standardmäßig sind das Objekt "Felddaten" und das Ziel "Excel" voreingestellt.
In den folgenden Kapiteln werden die Exportmöglichkeiten der Objekte
unterschiedlichen Ziele ausführlich beschrieben.
14.2
in
die
Baumstrukturen exportieren
Sie selektieren das Export-Objekt "Baum". Im Bereich 'Ziel' stellen Sie das gewünschte
Ziel des Exports ein. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten je Ziel werden
abschnittsweise beschrieben.
14.2.1
Baumstrukturen in eine Datei/ Zwischenablage exportieren
Wenn Sie Baumstrukturen in eine Datei oder in die Zwischenablage exportieren
möchten, stehen Ihnen folgende Karteireiter zur Verfügung:
Karteireiter 'Layout'
Geben Sie unter "Zeichensatz" das Format der Textausgabe (ASCII, ANSI oder
Unicode) an. Die Ausgabe im ASCII-Format wandelt Sonderzeichen und Umlaute bzw.
Zeichen mit Akzenten in den Texten in das IBM-ASCII Format um.
Als "Spaltentrenner" können Tabulator, Semikolon (z.B. CSV-Format), Leerzeichen
oder auch eine feste Zeichenbreite (fix: hier 20) angegeben werden.
Die
"Textdarstellung"
mit
Anführungszeichen
Tabellenkalkulationsprogramme benötigt.
- 518 -
wird
für
einige
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14 Datenexport
Karteireiter 'Baumlayout'
Auf dem Karteireiter 'Baumlayout' wählen Sie unter 'Objekt' aus, ob Sie den aktuellen
Zweig oder den gesamten Baum exportieren wollen. Außerdem können Sie die Anzahl
der Hierarchiestufen, die Sie exportieren möchten, angeben.
Unter "Feldtyp" geben Sie an, welche Feldtypen exportiert werden sollen. (Wahlweise
alle Felder, nur Endfelder oder nur Eingabefelder).
H inwe is :
Alle Eingabefelder sind Endfelder, aber nicht alle Endfelder sind
Eingabefelder!
Im Bereich 'Darstellung
Feldeigenschaften, der
Einheit, dem Index und
Kontonummer wünschen,
angeben.
der Felder' können Sie bestimmen, ob die Felder mit den
Pfadangabe, der Handlenummer, der Kontonummer, der
den Notizen exportiert werden. Wenn Sie die Anzeige der
können Sie außerdem ein geeignetes Konto-Präfix (z.B. $)
Als "Kopfzeile" können Sie die Spaltenköpfe oder den Namen der Datenbasis einfügen,
als Fußzeile kann die Legende der Feldeigenschaften anzeigen werden.
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14 Datenexport
Karteireiter 'Zahlenlayout'
Auf dem Karteireiter 'Zahlenlayout' legen Sie das Zahlenformat der zu
exportierenden Baumdaten fest. Es stehen Ihnen die Formate "wie Feld" und
"wissenschaftlich" zur Verfügung.
Als Dezimaltrenner können Sie einen Punkt oder ein Komma definieren. Als
Tausendertrenner können Sie einen Punkt, ein Hochkomma, ein Leerzeichen oder
keinen Trenner definieren.
H inwe is :
Bei wissenschaftlichem Zahlenlayout sind die Tausendertrenner
bereits als Punkt festgelegt.
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14 Datenexport
Karteireiter 'Wertebereich'
Legen Sie auf dem Karteireiter 'Wertebereich' fest, aus welchem Zeitraum
(Zeitschieber), aus welcher Datenebene die Werte geliefert werden (Ebene) und in
welcher Spalte die Werte erscheinen sollen (Zahlenwerte).
Im Bereich Zahlenwerte haben die Optionen die folgenden Bedeutungen:
"Kein Wert": Es werden keine Zahlenwerte exportiert. Ausschließlich die Struktur
der Felder wird ausgegeben.
"In 1. Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der ersten Spalte.
"In letzter Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der letzten Spalte.
Im Bereich 'Feldexport' besteht die Möglichkeit, den Baumexport auf Felder mit Werten
zu
beschränken.
Überprüfen
Sie
vor
dem Export
die
Einstellung
des
Berechnungszeitraumes anhand des Zeitschiebers.
Mit "OK" werden die Baumstrukturen in eine Textdatei bzw. in die Zwischenablage
exportiert. Mit "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen.
14.2.2
Baumstrukturen nach Excel exportieren
Wenn Sie Baumstrukturen nach Excel exportieren möchten, stehen Ihnen drei
Karteireiter zur Verfügung. Die Karteireiter 'Baumlayout' und 'Wertebereich'
enthalten die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie der Export einer Baumstruktur in
eine Datei oder in die Zwischenablage (siehe vorherigen Abschnitt). Der Karteireiter
'Excel' enthält spezielle Einstellungsmöglichkeiten.
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14 Datenexport
Karteireiter 'Excel'
Im Eingabefeld 'Dateiname' geben Sie zunächst den Pfad Ihrer Excel-Datei an. Über
den Button "Durchsuchen" können Sie Ihre Auswahl direkt aus einem Verzeichnis
heraus treffen. Wählen Sie im Eintrag 'Dateityp' Ihre Excelversion aus. Wählen Sie
dann die Tabelle aus, in die Sie Ihre Daten exportieren möchten und die entsprechende
Zelle, ab der die Daten in die Tabelle einfließen sollen.
Sie können Excel vor dem Export starten, indem Sie die Schaltfläche "Excel jetzt
starten" aktivieren. Das Programm MS Excel öffnet sich im Vordergrund. Wenn Sie die
neu geöffnete Datei minimieren, sehen Sie, dass die vorher ausgegraute Schaltfläche
"Position von Excel übernehmen" aktiv gesetzt ist. Ihre zu exportierenden Daten
werden bei Aktivierung des Buttons genau an der Stelle angelegt, an der Sie eine Zelle
in der Excel-Tabelle markiert haben.
Sie können:
Ihre Daten "mit Layout" exportieren, indem Sie das entsprechende Feld auf dem
Karteireiter aktivieren.
Excel auch erst "nach dem Export starten".
Standardzahlenformat einstellen.
sich durch ein Pop-up-Fenster vor dem Überschreiben des bestehenden
Tabelleninhalts warnen lassen (Default-Einstellung).
die Daten in der Tabelle löschen, ohne das Layout bzw. die Zellenformatierung
löschen zu müssen.
den Inhalt der Tabelle, in die Sie exportieren möchten, vorher löschen.
Mit "OK" werden die Baumstrukturen in die angegebene Excel-Datei exportiert. Mit
"Abbrechen" werden die Eingaben verworfen.
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14 Datenexport
14.2.3
Baumstrukturen ins Internet übergeben
Wenn Sie als Export-Ziel "Internet" wählen, stehen Ihnen die vier Karteireiter 'Baum
(Internet)', 'Internet', 'Zahlenlayout' und 'Wertebereich' zur Verfügung. Die
Karteireiter
'Wertebereich'
und
'Zahlenlayout'
enthalten
die
gleichen
Einstellungsmöglichkeiten wie der Export einer Baumstruktur in eine Datei oder in die
Zwischenablage (siehe vorherigen Abschnitt) und werden an dieser Stelle nicht erneut
beschrieben.
Karteireiter 'Baum (Internet)'
Auf dem Karteireiter 'Baum (Internet)' wählen Sie unter
"Objekt" aus, ob Sie den aktuellen Zweig oder den gesamten Baum exportieren wollen.
Dabei können Sie die Anzahl der Hierarchiestufen, die Sie exportieren möchten,
benennen.
Unter "Feldtyp" geben Sie an, welche Feldtypen exportiert werden sollen (wahlweise
alle Felder, nur Endfelder oder nur Eingabefelder).
Die "Darstellung der Felder" kann mit den Eigenschaften, der Kontonummer, internen
Hyperlinks, der Einheit, der Handlenummer und den Notizen erfolgen. Standardmäßig ist
das Häkchen vor "interne Hyperlinks" gesetzt. Das hat ur Folge, dass die
Querverweise und Formeln in Ihrer HTML-Seite als Hyperlinks angelegt werden.
Wählen Sie unter Option "Felddaten", ob Sie keine Daten, nur Daten von
Eingabefeldern oder alle Daten exportieren möchten.
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14 Datenexport
Karteireiter 'Internet'
Geben Sie im Eingabefeld 'Fenstertitel' einen Titel Ihrer Wahl für Ihre HTML-Seite ein.
Dazu können Sie die unter dem Button "..." angebotenen Platzhalter verwenden. Es
stehen Ihnen Firmenname, Dateiname, Benutzername, Datenebene, Feldkurzname,
Feldlangname, Datum, Uhrzeit und Zeitraum zur Verfügung. Dieser Titel erscheint in der
Titelleiste des von Ihnen eingesetzten Browsers.
Geben Sie im Eingabefeld 'Überschrift' eine Überschrift Ihrer Wahl für Ihre HTML-Seite
ein. Dazu können Sie auch hier die unter dem Button "… " angebotenen Platzhalter
verwenden.
Im Eingabefeld 'Kommentar' können Sie einen beliebigen Kommentar vergeben, der
unter dem zu exportierenden Objekt eingefügt wird. Auch hier können Sie die unter dem
Button "… " angebotenen Platzhalter verwenden.
Die Option "Farben übernehmen" übernimmt die Farben der eingestellten Darstellung.
"Tabelle mit Rahmen" zeichnet einen Rahmen um die exportierten Daten. Durch
Klicken auf "Seitenfarbe" können Sie eine individuelle Seitenfarbe Ihrer HTML-Seite
einstellen.
Mit "OK" wird der Dialog zum Ablegen der zu erzeugenden HTML-Files aufgerufen, mit
"Abbrechen" verwerfen Sie getätigte Einstellungen.
14.2.4
Baumstrukturen in eine XML-Datei exportieren
Wenn Sie als Export-Ziel 'XML' wählen, stehen Ihnen die Karteireiter 'Wertebereich'
und 'XML' zur Verfügung.
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14 Datenexport
Karteireiter 'Wertebereich'
Legen Sie auf dem Karteireiter 'Wertebereich' fest, aus welchem Zeitraum
(Zeitschieber), aus welcher Datenebene die Werte geliefert werden (Ebene) und in
welcher Spalte die Werte erscheinen sollen (Zahlenwerte).
Im Bereich Zahlenwerte haben die Optionen die folgenden Bedeutungen:
"Kein Wert": Es werden keine Zahlenwerte exportiert. Ausschließlich die Struktur
der Felder wird ausgegeben.
"In 1. Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der ersten Spalte.
"In letzter Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der letzten Spalte.
Im Bereich 'Feldexport' besteht die Möglichkeit, den Baumexport auf Felder mit Werten
zu
beschränken.
Überprüfen
Sie
vor
dem Export
die
Einstellung
des
Berechnungszeitraumes anhand des Zeitschiebers.
Karteireiter 'XML'
- 525 -
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14 Datenexport
Beim XML–Export wählen Sie unter "Objekt", ob Sie den aktuell ausgewählten Zweig
oder die gesamte Baumstruktur exportieren möchten.
Als Nächstes legen Sie fest, ob die zu exportierenden Daten alle Daten, nur die
Daten von Endfeldern, nur die Daten von Eingabefeldern oder keine Daten sein sollen.
Mit "OK" wird der Export in eine XML-Datei ausgeführt und über "Abbrechen"
verwerfen Sie die getätigten Einstellungen.
14.3
Felddaten exportieren
Während beim Baumstrukturexport auch Feldeigenschaften exportiert werden können,
beschränkt sich 'Felddaten exportieren' auf den Export von Werten. Der Karteireiter
'Baumlayout' entfällt daher. Es können mehrere Datenebenen auf einmal überführt
werden.
Um Felddaten zu exportieren, aktivieren Sie als Objekt "Felddaten". Wie bei dem
Export von Baumstrukturen können Sie als Ziel des Felddaten-Exports eine Textdatei
(*.txt), die Zwischenablage, Excel, Internet (HTM-Format) oder XML wählen.
14.3.1
Felddaten in eine Datei / Zwischenablage exportieren
Wenn Sie Felddaten in eine "Datei" oder in die Zwischenablage exportieren möchten,
stehen Ihnen folgende Karteireiter zur Verfügung:
- 526 -
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14 Datenexport
Karteireiter 'Layout'
Geben Sie unter "Zeichensatz" das Format der Textausgabe (ASCII, ANSI oder
Unicode) an. Die Ausgabe im ASCII-Format wandelt Sonderzeichen und Umlaute bzw.
Zeichen mit Akzenten in den Texten in das IBM-ASCII Format um.
Als Spaltentrenner können Tabulator, Semikolon (CSV-Format), Leerzeichen oder auch
eine feste Zeichenbreite (fix: hier 20) angegeben werden.
Die
Textdarstellung
mit
Anführungszeichen
Tabellenkalkulationsprogramme benötigt.
- 527 -
wird
für
einige
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14 Datenexport
Karteireiter 'Zahlenlayout'
Auf dem Karteireiter 'Zahlenlayout' legen Sie das Zahlenformat der zu
exportierenden Baumdaten fest. Es stehen Ihnen die Formate "wie Feld" und
"wissenschaftlich" zur Verfügung.
Als Dezimaltrenner können Sie einen Punkt oder ein Komma definieren. Als
Tausendertrenner können Sie einen Punkt, ein Hochkomma, ein Leerzeichen oder
keinen Trenner definieren.
H inwe is :
Bei wissenschaftlichem Zahlenlayout sind die Tausendertrenner
bereits als Punkt festgelegt.
- 528 -
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14 Datenexport
Karteireiter 'Wertebereich'
Legen Sie auf dem Karteireiter 'Wertebereich' fest, aus welchem Zeitraum
(Zeitschieber), aus welcher Datenebene die Werte geliefert werden (Ebene) und in
welcher Spalte die Werte erscheinen sollen (Zahlenwerte).
Im Bereich Zahlenwerte haben die Optionen die folgenden Bedeutungen:
"Kein Wert": Es werden keine Zahlenwerte exportiert. Ausschließlich die Struktur
der Felder wird ausgegeben.
"In 1. Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der ersten Spalte.
"In letzter Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der letzten Spalte.
Im Bereich 'Feldexport' besteht die Möglichkeit, den Baumexport auf Felder mit Werten
zu
beschränken.
Überprüfen
Sie
vor
dem Export
die
Einstellung
des
Berechnungszeitraumes anhand des Zeitschiebers.
Mit "OK" werden die Baumstrukturen in eine Textdatei bzw. in die Zwischenablage
exportiert. Mit "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen.
14.3.2
Felddaten nach Excel exportieren
Wenn Sie Felddaten nach Excel exportieren möchten, stehen die Karteireiter
'Wertebereich' und 'Excel' zur Verfügung. Der Karteireiter 'Wertebereich' enthält die
gleichen Einstellungen wie beim Export in eine Datei oder in die Zwischenablage (siehe
vorherigen Abschnitt).
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14 Datenexport
Karteireiter 'Excel'
Hier geben Sie bitte zunächst den Pfad und den Dateinamen Ihrer Excel-Datei an oder
aktivieren den Button "Durchsuchen", um Ihre Auswahl direkt aus einem Verzeichnis
heraus zu treffen. Wählen Sie im Eintrag 'Dateityp' Ihre Excelversion aus. Wählen Sie
dann die Tabelle aus, in die Sie Ihre Daten exportieren möchten, und die entsprechende
Zelle, ab der die Daten in die Tabelle einfließen sollen.
Sie können Excel vor dem Export starten, indem Sie die Schaltfläche "Excel jetzt
starten" aktivieren. Das Programm MS Excel öffnet sich im Vordergrund. Wenn Sie die
neu geöffnete Datei minimieren, sehen Sie, dass die vorher ausgegraute Schaltfläche
"Position von Excel übernehmen" aktiv gesetzt ist. Ihre zu exportierenden Daten
werden bei Aktivierung des Buttons genau an der Stelle angelegt, an der Sie eine Zelle
in der Excel-Tabelle markiert haben.
Sie können:
Ihre Daten "mit Layout" exportieren, indem Sie das entsprechende Feld auf dem
Karteireiter aktivieren.
Excel auch erst "nach dem Export starten".
Standardzahlenformat
sich durch ein Pop-up-Fenster vor dem Überschreiben des bestehenden
Tabelleninhalts warnen lassen (Default-Einstellung).
die Daten in der Tabelle löschen, ohne das Layout bzw. die Zellenformatierung
löschen zu müssen.
den Inhalt der Tabelle, in die Sie exportieren möchten, vorher löschen.
Mit "OK" werden die Felddaten in die angegebene
"Abbrechen" werden die Eingaben verworfen.
- 530 -
Excel-Datei exportiert.
Mit
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14 Datenexport
14.3.3
Felddaten ins Internet übergeben
Wenn Sie als Export-Ziel "Internet" wählen, stehen Ihnen die Karteireiter
'Zahlenlayout', 'Wertebereich' und 'Internet' zur Verfügung. Die Karteireiter
'Zahlenlayout' und 'Wertebereich' enthalten die gleichen Einstellungen wie beim
Export in eine Datei oder in die Zwischenablage.
Karteireiter 'Internet'
Geben Sie im Eingabefeld 'Fenstertitel' einen Titel Ihrer Wahl für Ihre HTML-Seite ein.
Dazu können Sie die unter dem Button "..." angebotenen Platzhalter verwenden. Es
stehen Ihnen Firmenname, Dateiname, Benutzername, Datenebene, Feldkurzname,
Feldlangname, Datum, Uhrzeit und Zeitraum zur Verfügung. Dieser Titel erscheint in der
Titelleiste des von Ihnen eingesetzten Browsers.
Geben Sie im Eingabefeld 'Überschrift' eine Überschrift Ihrer Wahl für Ihre HTML-Seite
ein. Dazu können Sie auch hier die unter dem Button "… " angebotenen Platzhalter
verwenden.
Im Eingabefeld 'Kommentar' können Sie einen beliebigen Kommentar vergeben, der
unter dem zu exportierenden Objekt eingefügt wird. Auch hier können Sie die unter dem
Button "… " angebotenen Platzhalter verwenden.
Die Option "Farben übernehmen" übernimmt die Farben der eingestellten Darstellung.
"Tabelle mit Rahmen" zeichnet einen Rahmen um die exportierten Daten. Durch
Klicken auf "Seitenfarbe" können Sie eine individuelle Seitenfarbe Ihrer HTML-Seite
einstellen.
Mit "OK" wird der Dialog zum Ablegen der zu erzeugenden HTML-Files aufgerufen, mit
"Abbrechen" verwerfen Sie getätigte Einstellungen.
- 531 -
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14 Datenexport
14.3.4
Felddaten in eine XML-Datei exportieren
Wenn Sie als Export-Ziel 'XML' wählen, stehen Ihnen die Karteireiter 'Wertebereich'
und 'XML' zur Verfügung.
Karteireiter 'Wertebereich'
Legen Sie auf dem Karteireiter 'Wertebereich' fest, aus welchem Zeitraum
(Zeitschieber), aus welcher Datenebene die Werte geliefert werden (Ebene) und in
welcher Spalte die Werte erscheinen sollen (Zahlenwerte).
Im Bereich Zahlenwerte haben die Optionen die folgenden Bedeutungen:
"Kein Wert": Es werden keine Zahlenwerte exportiert. Ausschließlich die Struktur
der Felder wird ausgegeben.
"In 1. Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der ersten Spalte.
"In letzter Spalte": Die Zahlenwerte erscheinen in der letzten Spalte.
Im Bereich 'Feldexport' besteht die Möglichkeit, den Baumexport auf Felder mit Werten
zu
beschränken.
Überprüfen
Sie
vor
dem Export
die
Einstellung
des
Berechnungszeitraumes anhand des Zeitschiebers.
- 532 -
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14 Datenexport
Karteireiter 'XML'
Beim XML–Export wählen Sie unter "Objekt", ob Sie den aktuell ausgewählten Zweig
oder die gesamte Baumstruktur exportieren möchten.
Als Nächstes legen Sie fest, ob die zu exportierenden Daten alle Daten, nur die
Daten von Endfeldern, nur die Daten von Eingabefeldern oder keine Daten sein sollen.
Mit "OK" wird der Export in eine XML-Datei ausgeführt und über "Abbrechen"
verwerfen Sie die getätigten Einstellungen.
14.4
Reports, Tabellen und Grafiken exportieren
Der Export von Reports, Tabellen und Grafiken erfolgt prinzipiell wie ein Export der
Objekte 'Baum' und 'Felddaten', welche zuvor ausführlich beschrieben wurden.
Sofern Sie den Datenexport über die Tabelle oder ein Report geöffnet, ist die jeweilige
Auswahl bereits im Bereich "Objekt" voreingestellt.
Mit der Option "OK" wird der Export gestartet, mit "Abbrechen" werden die
vorgenommenen Einstellungen verworfen.
14.5
Drucken als Funktion des Datenexports
Damit Sie Baumstrukturen, Reports, Grafiken, Analysen oder Bildschirmfenster für
andere Anwendungen bereitstellen können, bietet Corporate Planner die Möglichkeit,
Daten im Bildformat zu drucken. Anstelle des Datenexports verwenden Sie dann den
Befehl "Drucken" im Suite-Point oder klicken in der Symbolleiste auf das Icon für
Drucken. Mehr Informationen zum Drucken in Corporate Planner und der Einrichtung
des Druckers entnehmen Sie dem Abschnitt "Suite-Point" im Kapitel "CP-Suite"
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14 Datenexport
Symbol für Drucken
Es erscheint das Fenster 'Drucken', welches sich in die Karteireiter 'Druckauswahl',
'Seitenlayout' und 'Kommentarvorlage' untergliedert.
Karteireiter 'Druckauswahl'
Auf dem Karteireiter 'Druckauswahl' wählen Sie zunächst das Ziel aus. Sie haben die
Wahl zwischen:
Drucker
Zwischenablage
Datei
Um die Daten weiterverwenden zu können, empfiehlt es sich die Option
"Zwischenablage" oder "Datei" auszuwählen. Bei Auswahl der Option "Drucker"
werden die Daten direkt an einen Drucker gesendet und können nicht in einer anderen
Anwendung bereitgestellt werden.
Bei Auswahl einer der Schaltflächen "Zwischenablage" oder "Datei *.EMF" wird ein
Windows-Metafile erzeugt und entweder in die Zwischenablage oder in eine Datei
ausgegeben. Die Größe der Abbildung wird auf die derzeitige Größe des erzeugenden
Fensters optimiert. Das Metafileformat ermöglicht eine nachträgliche Skalierung im
ausgebenden Programm ohne Qualitätsverlust. Die nachträgliche Skalierung der
verwendeten Truetype-Schriften ist von der eingestellten Ziel-Bildhöhe abhängig. Daher
sollen die Grafiken möglichst nur isotrop nachskaliert werden (X- und Y-Faktor gleich).
Sollen die Grafiken verzerrt dargestellt werden (gestreckt oder gestaucht), sollte man
zum Erzeugen das Fenster in Corporate Planner auf die Zielabmessungen einstellen, da
Corporate Planner auch die anisotrope Optimierung beherrscht.
Beim Abspeichern in eine Datei können Sie neben dem emf- auch das bmp- bzw. das
png- Format wählen.
H inwe is :
Bei Objekt-Auswahl "aktueller Zweig als
"gesamter
Baum
als
Text"
werden
selbstverständlich im Textformat ausgegeben.
Text" und
die
Daten
Je nachdem, ob Sie die Druckfunktion aus der Baumstruktur, einer Grafik, einem Report
oder einer Analyse geöffnet haben, werden Ihnen im Bereich der 'Objekt'
unterschiedliche Elemente zur Auswahl gestellt. Nach Auswahl eines Reports oder einer
Grafik ist das Objekt bereich voreingestellt, bei Baumstrukturen, Tabellen oder Analysen
stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
Baumstruktur drucken:
Baum, sichtbarer Ausschnitt
Baum, vollständiger Pfad
aktueller Zweig als Text
gesamter Baum als Text
Tabelle als Grafik
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14 Datenexport
Tabellen/ Analysen drucken:
Sichtbarer Arbeitsbereich (der auf dem Bildschirm sichtbare Bereich)
Vollständiger Arbeitsbereich (der gesamte in Corporate Planner angelegte
Arbeitsbereich)
Im Eingabefeld 'Druckkommentar' können Sie dem Druck eine individuellen Kommentar
hinterlegen.
Karteireiter 'Seitenlayout'
Auf dem Karteireiter 'Seitenlayout' nehmen Sie die Einstellungen des Papierformats,
der Schrift sowie der Seitenränder vor.
Karteireiter 'Kommentarvorlage'
Im Eingabefeld können Sie unter Verwendung von Platzhaltern einen Kommentar
verfassen, der im Bereich 'Druckkommentar' (Reiter 'Druckauswahl') standardmäßig
bei jedem Druck eingeblendet wird. Die Schriftart des Kommentars ist an dieser Stelle
ebenfalls änderbar. Klicken Si dazu auf den Button "Schriftart".
14.6
Werte manuell kopieren und exportieren
Die Werte der Datenebenen im Arbeitsbereich können kopiert und manuell in eine ExcelTabelle übergeben werden.
Stellen Sie in der zentralen Sicht von Corporate Planner den Berechnungszeitraum ein,
aus dem Sie Daten übergeben wollen. Anschließend wählen Sie die Tastenkombination
Strg+C, um die Daten der ersten beiden Datenebenen (z.B. standardmäßig 'Budget',
'Ist') in die Zwischenablage zu kopieren.
In der Statuszeile (unterer Bildschirmbereich) erscheint z.B. die Meldung "In die
Zwischenablage kopiert Jan 2010 - Apr 2010, Budget, Ist".
Nun können Sie die Datenebene in ein anderes Windows-Programm übernehmen, indem
Sie dort die Tastenkombination Strg+V (Shift+Einfg) benutzen.
Auf die gleiche Weise können auch Datenebenen innerhalb von Corporate Planner
zwischen verschiedenen Eingabefeldern transportiert werden. Springen Sie nach dem
Kopieren der Werte einer Datenebene auf ein anderes Baumfeld und wählen Sie die
Tastenkombination Strg+V. Es öffnet sich das Fenster 'Werte aus der
Zwischenablage einfügen' mit der Abfrage, in welche Datenebene die Werte
übernommen werden sollen. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK" und die kopierten
Werte erscheinen direkt im Arbeitsbereich des Feldes.
H inwe is :
14.7
Wenn Sie die Daten aus nur einer Datenebene kopieren wollen,
können Sie im Arbeitsbereich sowohl für die Referenz- als auch
für die Vergleichsebene die gleiche gewünschte Datenebene
einstellen (z.B. 'Ist'/'Ist').
Feldnummern (Handle) kopieren und exportieren
Mit Hilfe der F12-Taste ist es möglich, die Feldnummer (Handlenummer) inklusive des
Feldnamens in die Zwischenablage zu kopieren. Über den Befehl "Einfügen" kann die
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14 Datenexport
Information in einer anderen Anwendung weiter verwendet werden. Diese Funktion wird
hauptsächlich für das Schreiben eines Importscripts für den automatischen Datenimport
genutzt.
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15 Kredit- und Investitionsmanagement
15
Kredit- und Investitionsmanagement
Bilden Sie mit der Funktion Kreditmanagement alle laufenden Kredite mit den
dazugehörigen Zinsen, Restlaufzeiten, Tilgung, Konditionen ab. Diese Informationen
werden automatisch in die integrierte Finanz- und Erfolgsplanung übergeben und