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LIMS-Handbuch (PDF, 4 MB) - Forschungszentrum Jülich

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Benutzerhandbuch
für den Web-basierten Teil des
Laborinformationsmanagementsystems (LIMS)
Organisation und Planung
Stand: 23.09.2014, Version: V1, Status: Final
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Inhaltsverzeichnis
1.
2.
3.
4.
Vorwort ................................................................................................................................... 4
Technische Voraussetzungen .................................................................................................. 4
Anwendung ............................................................................................................................. 4
Programmbeschreibung ........................................................................................................... 5
4.1 Programmstart .................................................................................................................. 5
4.2 Ablaufbedingungen .......................................................................................................... 6
4.3 Bedienungsanleitung ........................................................................................................ 6
4.3.1
Registrierung ............................................................................................................. 6
4.3.2
Bearbeitung der Registrierungsanträge ................................................................... 13
4.3.3
Die LIMS-Web-Applikation ................................................................................... 17
4.3.3.1 LIMS-Hauptmenü .......................................................................................... 18
- English bzw. Deutsch.............................................................................................................. 19
- neuen Analyseauftrag anlegen ................................................................................................ 19
- vorhandenen Analyseauftrag suchen ...................................................................................... 19
- vorhandenen Analyseauftrag kopieren ................................................................................... 19
- Abmelden ................................................................................................................................ 19
4.3.3.2 Analyseauftrag anlegen................................................................................ 20
4.3.3.3 Analyseauftrag anzeigen.............................................................................. 24
4.3.3.4 Analyseauftrag kopieren .............................................................................. 25
4.3.3.5 Analyseauftrag suchen ................................................................................. 30
4.3.4
Berechtigung anpassen ............................................................................................ 33
Seite 3 von 35
Organisation und Planung
Stand: 23.09.2014, Version: V1, Status: Final
1.
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Vorwort
Die Zentralabteilung für Chemische Analysen (ZEA-3) als wissenschaftlich-technische
Einrichtung des Forschungszentrums bietet Lösungen für komplexe analytische Fragestellungen
und führt Aufträge mit unterschiedlichsten Analysenverfahren durch. Die Mitarbeiter der ZEA-3
beraten interne wie externe Kunden bei allen analytischen Fragen und entwickeln geeignete
Verfahren und Methoden, um sich neuen analytischen Herausforderungen zu stellen.
Die Lösungsbeiträge der ZEA-3 finden sich schwerpunktmäßig in der Analytik der
Zusammensetzung (Identifizierung), der Bestimmung von Element- und Molekülkonzentrationen
(Quantifizierung) sowie in der Analytik an Oberflächen und Schichten (Lokalisierung).
Die ZEA-3 leistet ihre Beiträge als Service für das Forschungszentrum. Dazu werden Aufträge
von den Analysenanforderern ausgelöst. Mit analytischen Messverfahren führt die ZEA-3 diese
Aufträge durch, interpretiert die erhaltenen Daten und liefert an den Kunden einen Bericht,
Daten und ggfs. Bilder oder Graphiken zurück.
2.
Technische Voraussetzungen
Dabei dient die Web-Applikation LIMS als einfaches Interface zwischen Analysenanforderer und
Analytikdienstleister.
Sie kann von jedem Personalcomputer oder X-Window-Terminal mit
Anschluss an das Ju-Net über einen Browser aufgerufen werden. Als Browser ist entweder der
Internet Explorer, Firefox oder Sea Monkey notwendig. Bei anderen Browser-Versionen sind die
LIMS-Funktionalitäten u. U. nicht oder nur eingeschränkt möglich. Für den einwandfreien
Aufbau einer sicheren Verbindung wird auf Anwenderseite ein SSL-fähiger Browser mit einer
Verschlüsselungsstärke von 128 Bit vorausgesetzt.
3.
Anwendung
Ein neuer Kunde muss sich zunächst einmalig für das LIMS-System registrieren, wobei die zu
bebuchenden Kontierungen (Auftrag, Projekt) mit angegeben werden müssen. Diese
Registrierung wird per Email an den Leiter bei ZEA-3 weitergeleitet. Nachdem der Leiter bei
ZEA-3 dieser Registrierung explizit über eine Web-Applikation zugestimmt hat, kann der Kunde
einen Auftrag (Status Auftrag initiiert) auslösen, welcher über eine Online-Schnittstelle direkt an
SAP übermittelt wird. Dort wird der Auftrag von ZEA-3 entgegengenommen, geprüft und
bearbeitet. Um immer wieder auftretende Aufträge zügiger abwickeln zu können, ist es möglich
einen bestehenden Auftrag zu kopieren. Bei diesem wird dann ohne vorherige Prüfung die
Bearbeitung eingeleitet.
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4.
Programmbeschreibung
4.1
Programmstart
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Der Zugang zum LIMS-System erfolgt über das Intranet des Forschungszentrums Jülich. Dort
wird die Anwendung auf der Seite von Organisation und Planung unter Leistungen -> ITDienstleistungen -> LIMS zur Verfügung gestellt.
Abbildung 1: Homepage des Geschäftsbereichs Organisation und Planung
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4.2
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Ablaufbedingungen
Um die LIMS-Web-Applikation nutzen zu können, muss der Nutzer einen Zugang zum
Mitarbeiterportal des Forschungszentrums Jülich besitzen. Mittels dieses Zugangs kann sich der
Nutzer registrieren und Analyseaufträge initiieren. Der berechtigte Leiter bei ZEA-3 kann mit
seiner Kennung Registrierungen genehmigen oder ablehnen.
4.3
Bedienungsanleitung
4.3.1
Registrierung
Auf der Intranetseite des Geschäftsbereichs Organisation und Planung befinden sich auf der
Seite IT-Dienstleistungen zwei Links zur Registrierung von Neukunden.
Dies sind
1. Mitarbeiter
des
Forschungszentrum
mit
Personalnummer
und
Zugang
zum
Mitarbeiterportal
2. Gäste des Forschungszentrums ohne Personalnummer, die zunächst einen Zugang zum
Mitarbeiterportal erhalten müssen.
Die Registrierung für Mitarbeiter mit Personalnummer erfolgt über den link:
„Registrierung für das Laborinformations- und Managementsystem (LIMS)“. Wird dieser Link
angeklickt gelangen Sie zur Registrierung zum LIMS-System. Es erscheint zunächst folgende
Anmeldemaske.
Abbildung 2: Anmeldefenster zur Registrierung im LIMS-System
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Hier müssen derselbe Benutzernamen und das Passwort, welche für das Mitarbeiterportal
verwendet werden, eingetragen werden.
Sollte das Passwort vergessen worden sein, kann der Anwender sich das Passwort selbst unter
der URL http://intranet.fz-juelich.de/go/getkey online zurücksetzen.
Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich ein Fenster mit der Eingabemaske für die
Registrierung zum LIMS-System.
Abbildung 3: Registrierungsmaske zum LIMS-System
Die Registrierungsmaske kann sowohl in Deutsch als auch in Englisch angezeigt werden. Über
den Link ENGLISH kann die englische Version genutzt werden. Die Umstellung in eine andere
Sprache sollte erfolgen, bevor irgendwelche Eingaben gemacht werden, da diese sonst bei der
Umstellung verloren gehen.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Da sich der Benutzer mit der Kennung des Mitarbeiterportals angemeldet hat, wird das Formular
automatisch mit den im Mitarbeiterportal vorhandenen Informationen gefüllt. Dazu gehören
Anrede, Titel, Name, Vorname, Organisationseinheit, Telefonnummer, E-Mail Adresse sowie
das gewählte E-Mail Format. Die Felder Anrede, Telefon (Vorwahl und Durchwahl) sowie EMail -Adresse und –Format sind, falls sie noch nicht gefüllt sind, editierbar und werden beim
Absenden der Registrierung auch im Mitarbeiterportal geändert.
Der Block Kontierung enthält drei Eingabefelder, in der der Nutzer angeben soll, auf welche
Kontierung (Auftrag, Projekt) der Analyseanforderer seine Aufträge buchen möchte. Diese
Felder sind bei einer erstmaligen Registrierung leer. Sind sie bereits gefüllt, so wurde bereits
eine Registrierung beantragt und kann nur über die Funktion „Berechtigung anpassen“
aktualisiert werden.
Die Kontierungen können ausschließlich über die Schalter „Auftrag“ bzw. „Projekt“ unter
Eingabe von Suchkriterien ermittelt und in die Registrierungsseite übernommen werden. Soll
das Eingabefeld für eine Kontierung gelöscht werden, so ist dies über den Schalter „Leeren“
möglich.
Soll nach einem Auftrag gesucht werden, gelangt man mittels eines Klicks auf die Schaltfläche
„Auftrag“ zu folgender Suchmaske:
Abbildung 4: Suchmaske: Auftrag suchen
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Es kann nun nach der Auftragsnummer, Position, Kostenstelle und Bezeichnung gesucht
werden. Als Ergebnis werden alle Aufträge geliefert, welche die Suchkriterien erfüllen. Wird im
Feld Bezeichnung beispielsweise nach „Chemische Analysen“ gesucht, so wird auch der
Auftrag mit der Bezeichnung „Dauerauftrag Chemische Analysen“ als Ergebnis geliefert.
Bei der Suche kann bestimmt werden, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden
wird. Außerdem ist eine Suche nur nach genehmigten Aufträgen möglich.
Weiterhin können noch Einstellungen für die Ergebnisliste vorgenommen werden. Dazu kann
eine Sortierung festgelegt und die maximale Anzahl anzuzeigender Aufträge festgelegt werden.
Soll die Suche beendet werden, so ist dies über den Schalter „Suche schließen“ möglich. In
diesem Fall wird wieder das Registrierungsformular angezeigt.
Folgende Ergebnisliste der Suchanfrage wird durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“
erzeugt.
Abbildung 5: Ergebnisliste zu Auftrag suchen
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Hier wird nun der gesuchte Auftrag durch Aktivierung des entsprechenden Radiobuttons
ausgewählt. Über die Links Seitenanfang, Seitenende und einer Scrollbar auf der rechten Seite
kann in dieser Liste navigiert werden. Sollte der gewünschte Auftrag nicht gefunden werden, so
kann die Suchanfrage über die Schaltfläche „Neue Suche“ überarbeitet werden. Hier sind dann
noch die Eingaben der letzten Suche vorhanden, so dass diese angepasst werden können.
Über „Suche schließen“ kann die Suche nach einer Auftragsnummer abgebrochen werden und
der Anwender gelangt wieder zur Registrierungsmaske. Wurde der gewünschte Auftrag
gefunden, so wird dieser über die Schaltfläche „Übernehmen“ in das Registrierungsformular
übernommen.
Die Suche nach einer Projektnummer erfolgt analog.
Bevor die Registrierung nun beantragt wird, sollte die Registrierungsmaske wie folgt aussehen:
Abbildung 6: Ausgefüllte Registrierungsmaske
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Wichtig ist, das auch die E-Mail Adresse korrekt eingegeben wurde, damit eine Information über
die erfolgte Genehmigung zum LIMS-System und auch später Ergebnisberichte zu
Analyseaufträgen elektronisch an den Analyseanforderer übermittelt werden können. Aus
diesem Grund ist eine Registrierung nicht möglich, wenn im Mitarbeiterportal das Feld E-Mail
Adresse im Profil des Anwenders nicht hinterlegt ist.
Beim Klick auf die Schaltfläche „Registrierung“ wird nachgefragt „Möchten Sie die Registrierung
speichern?“. Sobald diese mit „Ja“ beantwortet wird, werden die eingegebenen Daten in der
Datenbank gespeichert. Gleichzeitig wird eine E-Mail mit der Registrierungsanforderung
generiert und an den Eingetragenen Leiter bei ZEA-3 verschickt. Erst wenn dieser der
Registrierung zustimmt, kann sich der Analyseanforderer am LIMS-System anmelden.
Gäste, die noch keine Personalnummer im Forschungszentrum haben, müssen zunächst mit
dem folgenden Link:
„Registrierung im LIMS-System als Zugang für Gäste der Forschungszentrums ohne
Personalnummer“ ("Gastzugang für das Laborinformations- und Managementsystem (LIMS)")
einen Zugang zum Mitarbeiterportal erhalten. Bei dem Verfahren für Gäste wird zunächst die EMail-Adresse des Users verifiziert und danach eine Pseudo-Personal-Nummer vergeben.
Nach Anklicken des Links erscheint die Maske in deutsch oder english:
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Alle mit * markierten Felder müssen eingegeben werden. Danach wird die Maske abgeschickt.
Der Antragsteller erhält dann eine E-Mail an seine offizielle FZJ E-Mail-Adresse wie folgt:
Sehr geehrte(r) Anwender(in),
wir haben Ihrem Auftrag entsprechend den Schlüssel wie folgt angelegt:
Auftragsnummer: 81
Schlüssel: FTDUUsdw
Der Schlüssel ist 10 Tage gültig. Im Intranet unter der URL https://service1.edv.kfa-juelich.de/cgibin/Prod/Gastzugang/GastzugangPruefen.pl
wird nach Eingabe der Auftragsnummer und des Schlüssels der Gastzugang eingerichtet.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Adam, Tel. 6312.
Freundliche Grüße
Ihr Team SAP-Betrieb
im Geschäftsbereich Organisation und Planung
Dear user,
We have created a key to your job as follows:
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Order-NR.: 81
Key:
FTDUUsdw
The key expires in 10 days. On the intranet at the URL https://service1.edv.kfa-juelich.de/cgibin/Prod/Gastzugang/GastzugangPruefen.pl?SprachKz='EN'
you have to enter the order number and the key. The guest account is set up after entering the order
number and the key.
If you have any questions, please contact Mrs. Adam, Tel. 6312.
Sincerely yours
Your SAP Administration Team
at Organization and Planning (O)
Darin enthalten sind die Auftragsnummer, ein Zugangsschlüssel und ein link. Wenn man auf
den link klickt und die Auftragsnummer und den Zugangsschlüssel eingibt, erhält man einen
Gastnamen und ein Anfangspasswort.
Benutzerkennung: gast81
Anfangspasswort: DrbaCW6k
Achtung: Diese Informationen zur Benutzerkennung und Anfangspasswort werden nur auf dieser
Seite angezeigt.
Sie können nach dem Verlassen der Seite nicht reproduziert werden.
Geben Sie den Benutzernamen und das Anfangspasswort bei der Anmeldung zum Mitarbeiterportal ein.
Damit kann man sich dann in das Mitarbeiterportal anmelden, siehe erster link und 4.3.1.
4.3.2
Bearbeitung der Registrierungsanträge
Nachdem ein Analyseanforderer einen Registrierungsantrag gestellt hat, erhält der als Leiter
eingetragene Mitarbeiter bei ZEA-3 eine automatisch generierte E-Mail, die folgendermaßen
aufgebaut ist.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 7: Generierte Mail zum Registrierungsantrag
In dieser Mail befindet sich der Link Liste der aktuellen Registrierungen. Über diesen Link
gelangt der Leiter ZEA-3 zu einer Web-Applikation, in dem Ihm eine Liste aller noch nicht
bearbeiteten Registrierungsanträge zur Verfügung gestellt wird. Nach einem Klick auf diesen
Link erscheint ein Anmeldefenster, in das der Leiter ZEA-3 seine Kennung und sein Kennwort
eingeben muss, welches von ihm im Mitarbeiterportal verwendet wird. Zudem muss er im LIMSSystem als Leiter ZEA-3 eingetragen sein. Dann erhält er Zugriff zu folgender Web-Seite:
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 8: Liste der aktuellen Registrierungsanträge für das Laborinformations- und Managementsystem (LIMS)
Die Liste setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:
Spaltenüberschrift Beschreibung
Status
Ein Eintrag kann entweder den Status „neu“ oder „ändern“ besitzen. Der
Status „neu“ bedeutet, dass ein Nutzer eine Registrierung beantragen
möchte. Der Status „ändern“ bedeutet, das ein Benutzer schon eine
Registrierung beantrag hat und diese nun geändert werden soll. Dabei
wird nicht kontrolliert, ob die vorherige Registrierung schon genehmigt
oder auch abgelehnt wurde.
Geplante Aktion
Hier befindet sich eine Gruppe von Radiobuttons. Über diese kann der
ZEA-3-Leiter entscheiden, was mit dem Registrierungsantrag geschehen
soll. Über „genehmigen“ wird der Antragsteller berechtigt das LIMSSystem mit den beantragten Berechtigungen (Kontierungen) zu nutzen.
Über „ablehnen“ wird im Status „neu“ der Antragsteller nicht zum LIMSSystem zugelassen. Im Status „ändern“ hingegen, werden lediglich die
geänderten Kontierungen abgelehnt und nicht übernommen. Das heißt,
besitzt der Benutzer bereits eine Zulassung, so bleibt diese mit den alten
Kontierungen weiterhin bestehen. Eine Zulassung zum LIMS-System wird
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Spaltenüberschrift Beschreibung
dadurch nicht entzogen. Dies muss durch einen Mitarbeiter bei
Organisation und Planung durchgeführt werden.
Sollte zu einem Registrierungsantrag noch Klärungsbedarf bestehen,
kann eine Entscheidung über „genehmigen“ oder „ablehnen“ durch den
Radiobutton „zurückstellen“ auf einen späteren Zeitpunkt verschoben
werden.
Reg-ID
Interne Nummer, unter welcher der Registrierungsantrag in der
Datenbank gespeichert wird.
Benutzername
Dies ist die Kennung, mit der sich der Antragsteller bei der Registrierung
angemeldet hat.
Name
Anrede, Titel, Vor- und Nachname des Antragstellers
OrgEinheit
Organisationseinheit des Antragsstellers
Kontierung
Max. 3 Kontierungen, auf welche der Antragsteller seine Analyseaufträge
buchen möchte.
Angefordert am
An diesem Datum hat der Antragsteller den Antrag zur Registrierung
abgeschickt.
Nachdem über einen oder auch mehrere Registrierungsanträge entschieden wurde, wird dies
mit Klick auf „Änderung speichern“ gespeichert. Nun wird zu jedem genehmigten und
abgelehnten Registrierungsauftrag eine entsprechende E-Mail an den Antragsteller generiert. Im
Falle einer Genehmigung enthält diese E-Mail einen Link zum LIMS-System, das augenblicklich
für den Antragsteller zur Nutzung bereitsteht.
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4.3.3
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Die LIMS-Web-Applikation
Abbildung 9: Homepage Organisation und Planung
Über die Seite Services auf der Homepage von Organisation und Planung finden Sie den
Zugang zum LIMS-System. Sobald Zugang zum Laborinformations- und managementsystem
(LIMS) angeklickt wird, erscheint zur Authentifizierung folgendes Anmeldefenster:
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Zugangsdaten
(Benutzername und
Kennwort) analog zum
Mitarbeiterportal
Abbildung 10: Anmeldefenster zum LIMS-System
Hier müssen derselbe Benutzernamen und das Passwort, welche für das Mitarbeiterportal
verwendet werden, eingetragen werden.
Sollte das Passwort vergessen worden sein, kann der Anwender das Passwort selbst unter der
URL http://intranet.fz-juelich.de/go/getkey online zurücksetzen.
Nach erfolgreicher Anmeldung und sofern dem Anwender die Registrierung zum LIMS-System
genehmigt wurde, öffnet sich ein Fenster mit dem LIMS-Hauptmenü.
Existiert keine Berechtigung, so erfolgt eine entsprechende Meldung. Wurde noch keine
Registrierung zum LIMS-System beantragt, so muss dies erst nachgeholt werden. Siehe
Registrierung
4.3.3.1
LIMS-Hauptmenü
Das LIMS-System ist sowohl in deutscher als auch in englischer Version verfügbar.
Standardmäßig ist hier Deutsch eingerichtet. Auf der Seite des LIMS-Hauptmenüs besteht die
Möglichkeit, die Sprache für die aktuelle Sitzung einzustellen. Die im Hauptmenü getroffene
Spracheinstellung wird auf den folgenden Seiten fortgeführt. Es ist auch möglich die Sprache
innerhalb einer Sitzung zu ändern. Bei einem Analyseanforderer, der noch keine
Analyseaufträge angelegt hat, sieht das LIMS-Hauptmenü folgendermaßen aus:
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Einstellung der Sprache
Abbildung 11: LIMS-Hauptmenü
Die Menüpunkte bieten die folgenden Optionen:
- English bzw. Deutsch
- neuen Analyseauftrag anlegen
- vorhandenen Analyseauftrag suchen
- vorhandenen Analyseauftrag kopieren
- Abmelden
Erfolgt
länger
als 300 Sekunden keine Aktion in der
Anwendung,
so wird
aus
Sicherheitsgründen die Anwendung automatisch beendet. Sobald die Maus über der
Anwendung bewegt wird, wird die verbleibende Zeit wieder auf 300 Sekunden zurückgesetzt.
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4.3.3.2
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Analyseauftrag anlegen
Im Hauptmenü wird durch einen Klick auf den Link „Neuen Auftrag anlegen“ die Eingabemaske
für einen neuen Analyseauftrag geöffnet. Falls keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, wird eine
Seite mit einer Fehlermeldung angezeigt, da ein Auftrag nur aufgegeben werden kann, wenn die
Emailadresse im Mitarbeiterportal gespeichert ist.
Anlage
hochladen
Abbildung 12: Analyseauftrag anlegen
Im
oberen
Bereich
befinden
sich
die
Angaben
zum
Analyseanforderer
wie
die
Organisationseinheit, der Name, die Telefonnummer und die E-Mailadresse. Diese werden aus
den im Mitarbeiterportal hinterlegten Angaben ermittelt. Die Angaben zur Telefonnummer und
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
zur E-Mailadresse können über das Mitarbeiterportal oder aber auch über die Funktion
„Berechtigung anpassen“ geändert werden.
Im Anschluss an die Daten zum Analyseanforderer folgen die Angaben zum eigentlichen
Analyseauftrag. Zunächst wird aus den 3 genehmigten Kontierungen diejenige ausgewählt, auf
die der Auftrag verbucht werden soll. Es folgen die obligatorischen Felder Probenanzahl,
Probenbezeichnung und Projektbeschreibung bzw. Aufgabenstellung.
Bei den Probeneigenschaften muss mindestens eine Eigenschaft ausgewählt werden. Gleiches
gilt für das Format der Ergebnisse. Aus einer vordefinierten Liste kann ein Wunschtermin
ausgewählt werden. Sicherheitsdatenblätter oder andere Dokumente können in unbegrenzter
Anzahl im unteren Block des Formulars als Anlagen angefügt werden. Zulässig sind die
Formate txt, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pdf, gif, jpg, bmp und tif.
Zu jeder Anlage muss eine kurze Beschreibung eingegeben werden. Diese soll dem Mitarbeiter
bei ZEA-3 den Umgang mit der Anlage erleichtern. Nachdem die Beschreibung und der Pfad
der anzufügenden Datei eingegeben wurde, muss diese über die Schaltfläche „Datei zufügen“
hochgeladen werden. Anschließend kann die nächste Datei zugefügt werden.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Analyseauftrag speichern
und an SAP übertragen
Anlage entfernen
weitere
Anlage
zufügen
Abbildung 13: Analyseauftrag anlegen
Ebenso können hochgeladene Dateien durch die Schaltfläche „Datei entfernen“ wieder entfernt
werden. Über die Schaltfläche „Analyseauftrag speichern“ wird der Analyseauftrag gespeichert.
Sobald die Schaltfläche betätigt wird, erscheint für den Anwender ein Fenster, welches an den
Anhang von evtl. notwenigen Sicherheitsdatenblättern erinnern soll. Es enthält die Frage
„Haben Sie daran gedacht notwendige Sicherheitsdatenblätter als Anlage hochzuladen?“. Diese
Frage kann mit „ok“ bestätigt werden. Sollte der Anhang von notwendigen Dateien vergessen
worden sein, kann man den Vorgang des Speicherns bei der nachfolgenden Abfrage „Soll der
Auftrag gespeichert werden“ abbrechen und das Anhängen der fehlenden Dateien nachholen.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Sind nach Meinung des Anwenders alle Informationen korrekt, so überprüft die Anwendung die
Pflichteingaben und achtet auch darauf, dass alle Anlagen vollständig hochgeladen wurden.
Andernfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Nach erfolgreicher Prüfung werden
die Angaben zum Analyseauftrag an SAP übertragen. Sobald der Auftrag erfolgreich im SAP
angelegt wurde, erhält die Web-Applikation die vom SAP zugeordnete Auftragsnummer und der
Auftrag wird mit Auftragsnummer in der LIMS-Anwendung gespeichert. Kommt keine
Auftragsnummer zurück, so ist bei der Übertragung ein Fehler aufgetreten.
Nach der erfolgreichen Übertragung wird das LIMS-Hauptmenü aufgerufen und der Anwender
erhält die Meldung „Analyseauftrag wurde erfolgreich angelegt! Die Auftragsnummer lautet:
XXXXXX“
Der neu angelegte Auftrag erscheint nun in der Liste der vorhandenen Aufträge. Diese Liste
enthält die Spalten Auftragsnummer, Auftragsdatum, Probenbezeichnung und Status.
Abbildung 14: Angelegter Analyseauftrag erscheint in der Liste
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4.3.3.3
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Analyseauftrag anzeigen
Im LIMS-Hauptmenü kann innerhalb der Auftragsliste gescrollt werden und mittels eines Klicks
auf die Auftragsnummer der Analyseantrag angesehen werden.
Innerhalb der Liste der Aufträge kann über einen Klick auf die Auftragsnummer der
Analyseauftrag eingesehen werden.
Abbildung 15: Analyseauftrag anzeigen
Bei den angehängten Anlagen, wird der Pfad angezeigt, von woher die Datei hochgeladen
wurde.
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4.3.3.4
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Analyseauftrag kopieren
Damit die wiederholte Beauftragung von Analyseaufträgen vereinfacht wird, gibt es eine
Funktion einen vorhandenen Analyseauftrag zu kopieren.
Analyseauftrag kopieren
Abbildung 16: Aufruf Analyseauftrag kopieren
Dazu muss im LIMS-Hauptmenü der Menü-Punkt „vorhandenen Analyseauftrag kopieren“
angeklickt werden. Der Anwender gelangt dann zu einer Suchmaske, mittels der der zu
kopierende Auftrag gesucht werden kann.
Es kann nach der Auftragsnummer, Auftragsdatum, Kontierung und Probenbezeichnung
gesucht werden. Weiterhin kann eingestellt werden, ob bei der Suche zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden wird, welche Sortierung verwendet wird und wie viele Zeilen
maximal angezeigt werden sollen.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 17: Analyseauftrag suchen
Folgende Ergebnisliste der Suchanfrage wird durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“
erzeugt.
Abbildung 18: Ergebnisliste zur Suche eines Analyseauftrages
Hier wird nun der gesuchte Analyseauftrag durch Aktivierung des entsprechenden Radiobuttons
ausgewählt. Über die Links Seitenanfang, Seitenende und einem Scrollbar auf der rechten Seite
kann in dieser Liste navigiert werden. Sollte der gewünschte Auftrag nicht gefunden werden, so
kann die Suchanfrage über die Schaltfläche „Neue Suche“ bearbeitet werden.
Über „Suche schließen“ kann die Suche nach einem Analyseauftrag abgebrochen werden. Der
Anwender erhält dann die Meldung, das kein Analyseauftrag zum kopieren ausgewählt wurde
und kann über den Link „LIMS-Hauptmenü“ ins Hauptmenü zurückkehren. Wurde der
gewünschte Analyseauftrag gefunden, so wird dieser über die Schaltfläche „Übernehmen“ in
das Eingabeformular für einen Analyseauftrag übernommen.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 19: Auftragsformular mit Informationen aus einem kopierten Auftrag
Das Formular in dem nun die Eingaben des kopierten Analyseauftrages angezeigt werden, ist
genauso aufgebaut, wie das Formular zum eingeben eines neuen Auftrages. Allerdings sind hier
die Felder „F & E Nr. / Auftrags-Nr. des Auftraggebers“ und „Projektbeschreibung/ Aufgabenstellung“ für Eingaben gesperrt. Alle anderen Felder können überarbeitet werden.
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 20: Aus einem vorhandenen Auftrag erstellter und dann angepasster Analyseauftrag
Nachdem der Auftrag überarbeitet, alle Anlagen hochgeladen wurden und der Anwender die
Schaltfläche „Analyseauftrag speichern“ betätigt hat, erscheint für den Anwender ein Fenster,
welches an den Anhang von evtl. notwenigen Sicherheitsdatenblättern erinnern soll. Es enthält
die Frage „Haben Sie daran gedacht notwendige Sicherheitsdatenblätter als Anlage hoch zu
laden?“. Diese Frage kann mit „ok“ bestätigt werden. Sollte der Anhang von notwendigen
Dateien vergessen worden sein, kann man den Vorgang des Speicherns bei der nachfolgenden
Abfrage „Soll der Auftrag gespeichert werden“ abbrechen und das Anhängen der fehlenden
Dateien nachholen.
Die Anwendung prüft die Pflichteingaben und achtet auch darauf, dass alle Anlagen vollständig
hochgeladen wurden, andernfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Nach
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
erfolgreicher Prüfung werden die Angaben zum Analyseauftrag an SAP übertragen. Da es sich
um einen kopierten Auftrag handelt, wird der Auftrag direkt in SAP weiterverarbeitet. Das heißt
die Bearbeitung des Auftrags wird sofort in die Wege geleitet und die zuständigen Mitarbeiter in
den Laboren werden über den Analyseauftrag informiert. Es kann nur dann zu Verzögerungen
kommen, wenn bei dem Auftrag, welcher kopiert wurde, noch keine Zuordnung auf die
Verarbeitungsschritte erfolgt ist.
Sobald der Auftrag erfolgreich im SAP angelegt wurde, erhält die Web-Applikation die vom SAP
zugeordnete Auftragsnummer und der Auftrag wird mit Auftragsnummer in der LIMSAnwendung gespeichert. Kommt keine Auftragsnummer zurück, so ist bei der Übertragung ein
Fehler aufgetreten.
Nach der erfolgreichen Übertragung wird das LIMS-Hauptmenü aufgerufen und der Anwender
erhält die Meldung „Analyseauftrag wurde erfolgreich angelegt! Die Auftragsnummer lautet:
XXXXXX“
Dort erscheint nun der neue Auftrag in der Liste des Hauptmenüs. Diese Liste setzt sich aus
den Spalten Auftragsnummer, Auftragsdatum, Probenbezeichnung und Status zusammen.
Abbildung 21: LIMS-Hauptmenü mit einer Liste der Analyseaufträge
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4.3.3.5
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Analyseauftrag suchen
Über die Funktion „vorhandenen Analyseauftrag suchen“, welche vom LIMS-Hauptmenü aus
aufgerufen werden kann, ist es möglich einen bereits erstellten und an SAP übertragenen
Auftrag anzusehen.
Nach vorhandenem
Analyseauftrag suchen
Abbildung 22: Aufruf „vorhandenen Analyseauftrag suchen“ im LIMS-Hauptmenü
Der Anwender gelangt dann zu einer Suchmaske mittels der der zu kopierende Auftrag gesucht
werden kann.
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Organisation und Planung
Stand: 23.09.2014, Version: V1, Status: Final
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Abbildung 23: Suchmaske für Analyseaufträge
Folgende Ergebnisliste der Suchanfrage wird durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“
erzeugt.
Abbildung 24: Ergebnisliste aus „Analyseaufträge suchen“
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Hier wird nun der gesuchte Analyseauftrag durch Aktivierung des entsprechenden Radiobuttons
ausgewählt. Über die Links Seitenanfang, Seitenende und einem Scrollbar auf der rechten Seite
kann in dieser Liste navigiert werden. Sollte der gewünschte Auftrag nicht gefunden werden, so
kann die Suchanfrage über die Schaltfläche „Neue Suche“ neu bearbeitet werden.
Über „Suche schließen“ kann die Suche nach einem Analyseauftrag abgebrochen werden. Der
Anwender erhält dann die Meldung, das kein Analyseauftrag zum kopieren ausgewählt wurde
und kann dann über den Link „LIMS-Hauptmenü“ ins Hauptmenü zurückkehren. Wurde der
gewünschte Analyseauftrag gefunden, so wird dieser über die Schaltfläche „Übernehmen“
angezeigt.
Abbildung 25: Analyseauftrag anzeigen
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4.3.4
Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Berechtigung anpassen
Sollte sich bei einem Analyseanforderer die Kontierung ändern, so kann er diese Änderung in
der LIMS-Webapplikation beantragen.
Änderung der Kontierung
beantragen
Abbildung 26: Änderung der Zugangsdaten zum LIMS-System
Über die Seite Services auf der Homepage von Organisation und Planung finden Sie den
Zugang zum LIMS-System. Sobald dort „Berechtigung anpassen“ angeklickt wird, erscheint zur
Authentifizierung folgendes Anmeldefenster:
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Benutzerhandbuch: LIMS-Web-Applikation
Aus dem Mitarbeiterportal
Abbildung 27: Anmeldefenster zur Änderung der Berechtigung im LIMS-System
Hier müssen derselbe Benutzernamen und das Passwort, welche für das Mitarbeiterportal
verwendet werden, eingetragen werden.
Sollte das Passwort vergessen worden sein, kann der Anwender das Passwort selbst unter der
URL http://intranet.fz-juelich.de/go/getkey online zurücksetzen.
Wurde noch keine Registrierung zum LIMS-System beantragt, so muss diese erst nachgeholt
werden. Siehe Registrierung
Nach erfolgreicher Anmeldung und sofern dem Anwender die Registrierung zum LIMS-System
genehmigt wurde, öffnet sich das Formular, in welchem die Berechtigung angepasst werden
kann.
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Abbildung 28: Maske zum anpassen der Berechtigung
Dieses Formular ist genauso aufgebaut, wie das Formular zur erstmaligen Registrierung. Hier
kann allerdings nur die Kontierung angepasst werden. Sind Angaben zur Person oder zur
Kommunikation zu ändern, so müssen diese Änderungen im Mitarbeiterportal unter „mein Profil
ändern“ vorgenommen werden
Zum Ändern der Kontierung gehen Sie genauso vor wie bei der Registrierung (siehe 3.2.1
Registrierung )
Auch hier erhält der Anwender eine E-Mail, sobald seine Anfrage zur Änderung der
Berechtigung bearbeitet wurde. Mit Genehmigung stehen dem Anwender die neuen
Kontierungsmöglichkeiten direkt zur Verfügung. Die alten Kontierungen sind dann für neue
Analyseaufträge nicht mehr verfügbar.
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