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30.4.2015 mit einem

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Einfach nah dran.
ECM-Software für die Automotiveindustrie.
Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.
Wissen ist der Treibstoff für den Erfolg.
Nutzen Sie Informationen intelligenter –
mit wahrem ECM.
Ob Automobil-, Bahn- oder Schiffbauindustrie, Luft- oder Raumfahrtbranche: Nichts bewegt die Automotiveindustrie so sehr wie Innovatio­
nen. Ein großer Teil der neuen Technologien wird in Zulieferbetrieben
entwickelt. In speziellen Nischen sind mittelständische Unternehmen
den großen Herstellerkonzernen bisweilen weit voraus. Kein Wunder,
dass immer mehr Leistungen von hochspezialisierten Engineering- und
Produktionspartnern erbracht werden. Dort vergrößert sich aber nicht
nur das Aufgabenspektrum – auch die Herausforderungen wachsen:
Verstärkter Preisdruck vonseiten der Konzerngesellschaften und immer
höhere Materialkosten zwingen die Betriebe dazu, in den kommenden­
Jahren noch besser, schneller und günstiger zu entwickeln und zu pro­
duzieren. Das Stichwort „Industrie 4.0“ macht die Runde. Die grundlegende Erneuerung industrieller Prozesse durch die zunehmende
Digitali­sierung sowie die fortschreitende Globalisierung führen zu einer
zunehmenden Menge an Informationen, die sachgerecht und effizient
verarbeitet werden muss.
Genau hier setzt das branchenspezifische Enterprise-Content-ManagementSystem enaio® von OPTIMAL SYSTEMS an. Unsere Software unterstützt
die Zulieferindustrie gezielt dabei, Daten und Dokumente schnell und
sicher zu verarbeiten und so Wettbewerbsvorteile zu generieren. Alle
Informationen werden vollständig erfasst, kontextbezogen miteinander
­verknüpft und unternehmensweit bereitgestellt. Als umfassende Kommunikations- und Steuerungsplattform wirkt das wahre ECM in jeder Phase
der Informationsverarbeitung prozessoptimierend: Das gesamte Unternehmenswissen kann deutlich produktiver genutzt werden – weltweit.­
Darüber hinaus sind in vielen Branchenbetrieben unterschiedliche
Fach­anwendungen im Einsatz: von Lösungen für Planung, Konstruktion
und Fertigung technischer Komponenten bis hin zu Vertrieb, Service
und Controlling. Die einzelnen Softwarebausteine sind nicht selten
unzureichend miteinander verzahnt – Synergien gehen so verloren.
ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS passen sich der gewachsenen
IT-Infrastruktur an, integrieren vorhandene Softwareanwendungen und
ermöglichen so eine Vernetzung der einzelnen Informationskomponenten
zu einer leistungsfähigen Wissensdatenbank. Das Ergebnis: Die Performance Ihres Unternehmens kann entlang der gesamten Wertschöpfungskette nachhaltig gesteigert werden.
Näher dran: Speziali­­
sierung schafft Vor­
sprung – in der Automotiveindustrie und
beim Enterprise Content Management.
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Mehr Workflow. Weitaus mehr Effizienz.
Dynamisches Informationsmanagement wirkt
unternehmensweit.
Kosten senken
Immer kleiner werdende Gewinnmargen sorgen bei vielen Zulieferern der Automotive­
industrie für zunehmenden Druck. enaio® von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt die Unter­
nehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu überprüfen und sie durch Digitalisierung
und Standardisierung effizienter zu gestalten. Mit Hilfe eines durchdachten Workflow-­
Managements können einzelne Vorgänge sowie komplette Wertschöpfungsketten umfassend dokumentiert, evaluiert und kostenreduzierend modelliert werden. Alle anfallenden
Informationen zu Bestellungen, einem Projekt, Kunden, Lieferanten u. v. m. können in eigenen digitalen Akten gebündelt und abteilungsübergreifend genutzt werden. Die schnelle Verfügbarkeit von Unternehmenswissen verschafft Ihnen weitere Vorteile in Forschung
und Entwicklung: Nur, wenn Informationen frei von Kompetenzinseln zirkulieren können,
entstehen gemeinsame Ideen. Eine auf intelligenter Verschlagwortung basierende Informationssuche, ein strukturiertes E-Mail-Management und praktische Verbunddokumente
sorgen dafür, dass Wissen aus allen Abteilungen ungehindert in Innovationsprozesse
einfließen kann – Ihr Unternehmen kommt schneller zu noch besseren Ergebnissen.
Zusammenarbeit fördern
In der fertigenden Industrie setzt sich der Trend zum Outsourcing weiterhin fort. Immer
mehr Komponenten und Bauteile werden von externen Partnern entwickelt und gefertigt.
Bearbeitung
Recherche
Dokumente
Eingangspost
Druck
Rechnungen
E-Mail
Anzeige
Dokumenten­management
Workflow
Archiv
E-Mail
Portale
Portale/Export
Import (ERP, FiBu …)
Inter-/Intranet
Export/Datenaustausch
Revisionssichere Archivierung
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Vernichtung
Für die Zulieferer bedeutet das: zusätzliche Aufgaben
und ein erhöhter Abstimmungsbedarf. Mit Portallösun­
gen und der ECM-Integration in hochspezialisierte Kunden- und Lieferantenportale sowie digitalen Lieferanten-,
Kunden- und Projektakten können selbst vielschichtige
Informations- und Geschäftsprozesse optimal koordiniert
und standardisiert werden. Mobiles Dokumentenmanage­
ment, eine umfassende TAPI-Integration und flexible
Collaborationfunktionen helfen Ihnen dabei, die Kommunikation zwischen internen und externen Teams und
Partnern harmonisch und produktiv zu gestalten. Durch
branchenspezifische Funktionalitäten zur Dynamisierung
und Homogenisierung Ihrer kompletten IT-Landschaft
werden alle Potenziale vernetzten Arbeitens besser genutzt – und gemeinsame Projekte schneller realisiert.
Internationalisierung ermöglichen
Zulieferunternehmen arbeiten oft mit und für Unterneh­
men­rund um den Globus. Ein intelligentes Informa­tions­­
management mit ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS
leistet einen entscheidenden Beitrag dazu, länderübergreifend erfolgreich zusammenzuarbeiten. Spezialisierte
Anwendungen für die effiziente Automatisierung von
Routinearbeiten, Tools für Collaboration und eine exakt
auf die Automotivebranche abgestimmte CRM-Lösung
ermöglichen optimale Geschäftsbeziehungen mit Kunden
und Kooperationspartnern weltweit. Ein großes Plus:
ECM von OPTIMAL SYSTEMS sorgt als zentrale Informationsmanagementplattform dafür, dass jederzeit und
überall auf benötigte Informationen zugegriffen werden
kann. Eine klare Rechte- und Rollenadministration,
modernes Document Lifecycle Management und eine
umfassende digitale Archivierung verhindern, dass Prozessbeteiligte mit falschen und veralteten Informationen
arbeiten. Jeder Arbeitsschritt ist bis ins Detail nachvollziehbar – für deutlich mehr Sicherheit und Effizienz.
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Chancen besser erkennen – und noch besser nutzen.
Schöpfen Sie vorhandene Potenziale umfassend aus.
Compliance umsetzen – Qualität sichern
Nicht nur Technologien und die damit verbundenen
Fertigungsprozesse werden immer komplexer. Auch die
gesetzlichen Rahmenbedingungen und Qualitätsanforderungen sind so vielschichtig wie noch nie. Gerade
auf internationaler Ebene wächst die Anzahl der Vorgaben rasant – bei zunehmendem Risiko in Bezug auf
die Produkthaftung. Die Digitalisierung der gesamten
Dokumentation, eine orts- und zeitunabhängige Datenverfügbarkeit und eine revisionssichere Archivierung
durch wahres ECM schaffen die Voraussetzungen für ein
professionelles Risiko- und Qualitätsmanagement sowie
die zuverlässige Erfüllung von Complianceanforderungen. Mobiles Dokumentenmanagement über App und
Webclient, eine leichte Anbindung an bestehende ERPSysteme, Document Lifecycle Management zur sicheren
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, revisionssichere
Archivierung und geltungssicheres Transmittal Management sorgen für saubere Abläufe und mehr Sicherheit.
Workflows, die erforderliche Prozesse im Qualitätsmanagement automatisch anstoßen, sorgen dafür, dass
Ihre Mitarbeiter weniger Sorgen haben – und mehr Zeit
für das Kerngeschäft.
fähige Recherchefunktionen sorgen für einen optimalen
Datenfluss und helfen, relevante Informationen zielsicher zu identifizieren. Eine umfassende Groupwareanbindung und Portalintegration sowie eine automatisierte
Terminverwaltung fördern die Zusammenarbeit. Digitale
Kundenakten, automatische Wiedervorlagen und Abonnements sowie eine hochprofessionelle TAPI-Integration
unterstützen das Wissens- und Kundenmanagement
– und helfen Ihren Mitarbeitern dabei, Marktentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und Customer Insights
bei der Produktentwicklung sofort zu berücksichtigen.
Innovationszyklen verkürzen
Neue Antriebe, moderne Sicherheitssysteme, Leichtbau
und Elektrifizierung: Automotive gehört zu den forschungsintensivsten Branchen überhaupt. Aber immer
kürzere Produktlebenszyklen erfordern auch immer
schnellere Entwicklungsprozesse. Wahres ECM bietet
Unternehmen der Zulieferindustrie ein innovationsfreundliches IT-Umfeld, das Wissensprozesse konsequent vorantreibt und Neuerungen wirksam beschleunigt. Relevante Informationen werden effizient erfasst,
verwaltet und verteilt – Medienbrüche, redundante
Datenhaltung und schleppende Recherchen gehören der
Vergangenheit an. Digitales Dokumentenmanagement,
eine strukturierte digitale Archivierung und leistungs-
Service verbessern
Der steigende Wettbewerbsdruck zwingt auch Zulieferer dazu, sich durch besondere Angebote von anderen Marktteilnehmern zu differenzieren. Wahres ECM
ermöglicht es, durch digitale Kundenakten, digitalem
Dokumentenmanagement und automatischer Daten­
übernahme schneller auf Informationen zuzugreifen, die
zusätzliche Dienstleistungen ermöglichen und eine hohe
Servicequalität sicherstellen. Optimal gesteuerte CRMProzesse sorgen für verbesserte Kundenbeziehungen.
Taskflows, Ad-hoc- und Smart-structured-Workflows
sowie automatische Wiedervorlagen optimieren Informationsabläufe nachhaltig und helfen, die Qualität vom
Kundenkontakt bis zum Mahnwesen zu optimieren.
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Jede Herausforderung braucht die passende Lösung.
Vier Beispiele für unternehmensspezifisches ECM.
FEINGUSS BLANK GmbH
ENGESER GmbH
Die FEINGUSS BLANK GmbH aus Riedlingen stellt als
eine der größten Feingießereien in Deutschland seit über
50 Jahren Feingussteile für die Automobilbranche, den
Maschinen- und Anlagenbau und die Werkzeugindustrie
her. Auf Grund des extrem hohen Dokumentenaufkommens entschied sich das Unternehmen bereits 1997
für die Enterprise-Content-Management-Lösung von
OPTIMAL SYSTEMS und profitiert seither von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung.
In den vergangenen anderthalb Jahrzehnten baute die
FEINGUSS BLANK GmbH die ECM-Suite immer weiter zu
einer leistungsfähigen, unternehmensweiten Informa­
tionsdrehscheibe aus.
Der Schwarzwälder Hersteller konfektionierter Kabel und
elektromechanischer Baugruppen bedient u. a. die Auto­
mobilindustrie, die Luftfahrt und den Maschinenbau. Die
Firmengruppe erwirtschaftet mit ca. 450 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von mehr als 48 Mio. Euro. Für die Modernisierung der Ablage und Recherche sowie der abteilungsübergreifenden Verwaltung von SAP-Dokumenten
und der IT-Landschaft entschied sich ENGESER für eine
spezialisierte ECM-Lösung von ­OPTIMAL SYSTEMS. Die
bestehende SAP-Infrastruktur wurde durch die Auslagerung von Daten und Dokumenten deutlich entlastet.
Die in der ECM-Suite enthaltenen Standardfunktionen
sorgen zudem für effizienter gestaltete Arbeitsabläufe.
Lösungen:
Digitales Dokumentenmanagement für mehrere
­Millionen Dokumente
Digitale Kunden-, Teile-, Lieferanten-, Personal­akte
Unternehmensweiter Einsatz in Fertigung, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Personalabteilung u. a. m.
ERP-Integration mit SAP über ArchiveLink®
E-Mail-Archivierung
Revisionssichere Archivierung auf HP iCAS SE von
­iTernity
Lösungen:
Digitale Archivierung von ca. 1,26 Mio. Altdaten
und jährlich etwa 1 Mio. Neudaten
Digitale Kundenakte
Digitales Dokumentenmanagement
Digitale Workflows (u. a. Freigabeprozesse für die
­Geschäftsführung)
Anbindung an SAP R/3
Abteilungs-, standort- und länderübergreifender
­Einsatz
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Näher dran: Jedes Unternehmen der Automotivebranche
nutzt Fachapplikationen. Wahres ECM führt die dort
entstehenden Daten und Dokumente zentral zusammen
und macht sie für alle Mitarbeiter zugänglich.
S-Y Systems Technologies Europe GmbH
Goldhofer AG
Die 2001 gegründete S-Y Systems Technologies Europe
GmbH mit Stammsitz in Regensburg ist ein 50/50 Joint
Venture zwischen der Siemens VDO Automotive AG
und der Yazaki Corporation. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt elektronische Verteilungssysteme
für große Automobilhersteller. S-Y Systems benötigte
eine Softwarelösung, um sowohl die Qualität und die
Sicherheit der Dokumentation zu erhöhen als auch die
Compliance zu verbessern – z. B. für die Erfüllung der
gesetzlichen Anforderungen bezüglich revisionssicherer
Archivierung und GDPdU. Die auf die Anforderungen
der Automotivebranche spezialisierte ECM-Lösung von
OPTIMAL­SYSTEMS wurde diesen Herausforderungen
vollauf gerecht – und sorgte für eine nachhaltige
­Effizienzsteigerung.
Der renommierte Fahrzeughersteller aus Memmingen
suchte eine intelligente IT-Lösung, um die zunehmenden
regulatorischen Vorgaben für eine vollständige Dokumentation in Bezug auf steuerrelevante Informationen
(GDPdU, GoBS etc.) zu erfüllen. Gleichzeitig sollten
Arbeitsprozesse erleichtert, die Transparenz von Geschäftsvorgängen erhöht sowie das Qualitätsmanagement verbessert werden. Heute setzt die Goldhofer AG
auf ein firmenweites Enterprise-Content-ManagementSystem von OPTIMAL SYSTEMS, das in zahlreichen
Ab­teilungen im Einsatz ist – mit großem Erfolg. Die Lösungen sorgen für die Optimierung des Tagesgeschäfts­,
eine umfassende Dokumentation der relevanten Geschäftsvorgänge und unterstützen zusätzlich bei der
langfristigen Sicherung des Unternehmenswissens.
Lösungen:
­ rchivierung
Unternehmensweite revisionssichere A
E-Mail-Integration mit Anbindung an Outlook
MS Office-Integration
Schnittstelle zu NetApp® Storagelösungen
Aufsetzen eines manuellen Rendition-Services
Digitale Dokumentenerfassung
Anbindung an Kunden- und Lieferantenportale
Lösungen:
Digitale Bestell-, Fahrzeug-, Lager-, Lieferanten-,
­Personal- und Projektakten
Einsatz in den Abteilungen Buchhaltung, Logistik,
Marketing, Personal, Projektierung, Support und
­Technische Dokumentation
Digitale Workflows (z. B. Anlageninventar, Bedarfs­
meldungen, Materialfreigaben)
ERP-Integration Microsoft Dynamics NAV
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Unser größter Antrieb: der Erfolg unserer Kunden.
Wir entwickeln ECM-Lösungen, die Unternehmen
voranbringen.
Innovationen spielen für die gesamte Automotiveindustrie eine entscheidende Rolle – aber auch in Forschung und Entwicklung muss effizienter
gearbeitet werden als je zuvor. Die hochspezialisierten Lösungen von
OPTIMAL SYSTEMS unterstützen Zulieferer der Automotiveindustrie
dabei, alle für diesen komplexen Markt relevanten Informationen
schnell zu erfassen, auszuwerten und abteilungsübergreifend nutzbar
zu machen – und so die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten
Mitarbeitern zu verbessern und das Unternehmenswissen zu erweitern.
So können wir dazu beitragen, unsere Kunden jeden Tag ein bisschen
erfolgreicher zu machen.
OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute
zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für
Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften
in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 324 Mitarbeitern und 1.575 Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere
Kunden Effizienzpotenziale voll ausschöpfen können. Und wir wachsen
weiter.
Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen
das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Unternehmen jeder Größe
attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit unseren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen
zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst
erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewer­
tungen unserer Kunden. 2012 wurden wir als erstes Unternehmen zum
ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren
mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von
Pentadoc ausgezeichnet.
Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen:
Digitales und mobiles Dokumenten­
management
Unternehmensweite revisionssichere
­Archivierung
Digitale Bestell-, Kunden-, Projekt-, Liefer-,
Personal-, Fahrzeug-, Lagerakte
Automat. Post- und Rechnungsmanagement
Anbindung an ERP-Systeme (z. B. SAP,
­Microsoft Dynamics NAV)
Portallösungen
E-Mail-Management mit Anbindung an
­Outlook o. a. Groupware
Vertragsverwaltung und -management
Prozessunterstützung durch digitale Workflows (z. B. Beschaffung, Freigaben)
Rendition Management
Document Lifecycle Management
Transmittal Management
Sitzungsmanagement
Volltextsuche im gesamten Daten- und
­Dokumentbestand
Unternehmensweites Informations­
management
und vieles mehr
*Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar 2008–2013
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Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz.
Kontaktieren Sie unsere Experten für die
Automotiveindustrie.
Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine E-Mail an
automotive@optimal-systems.de.
Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio® für Ihre Branche,
unsere Verbands­mitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf
unserer Website unter www.optimal-systems.de/automotive
Unternehmenszentrale
Cicerostraße 26
10709 Berlin
optimal-systems.de
Stand 08/2014
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