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EINFÜHRUNG IN PROJECT 2000 © Y. u. J - Steffen Damerau

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IHK Reutlingen
EINFÜHRUNG IN
PROJECT 2000
© Y. u. J. THOMALLA, Horb
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Inhalt
BEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG............................................................................................ 1
A.
B.
C.
D.
PROJEKTMERKMALE ................................................................................................................ 1
PROJEKTPHASEN ...................................................................................................................... 1
STRUKTUR VON MS - PROJECT ............................................................................................... 1
GRUNDBEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG ............................................................................... 1
HINWEISE FÜR DIE ARBEIT........................................................................................................... 3
A.
B.
1.
2.
3.
C.
PROGRAMM STARTEN .............................................................................................................. 3
BEARBEITUNGSHINWEISE ........................................................................................................ 3
ANSICHT................................................................................................................................. 3
Einstellungen ........................................................................................................................... 3
Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ............................................................ 3
PROGRAMM BEENDEN ............................................................................................................. 3
PROJEKTDATEN EINGEBEN .......................................................................................................... 4
A.
NEUES PROJEKT ERZEUGEN ..................................................................................................... 4
Erläuterung zur Priorität: ....................................................................................................... 4
B.
VORGÄNGE .............................................................................................................................. 4
1. Vorgang eingeben.................................................................................................................... 4
2. Vorgang löschen...................................................................................................................... 5
3. Vorgang einfügen .................................................................................................................... 5
C.
IDEALTYPISCHE VORGEHENSWEISE BEIM ANLEGEN EINES NEUEN PROJEKTES ...................... 5
D.
RESSOURCEN ........................................................................................................................... 7
1. Anlegen einer Ressourcentabelle ............................................................................................ 7
2. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen ................................................................................ 7
E. KOMPLEXE VORGÄNGE ............................................................................................................... 8
F. ÜBERSTUNDEN EINTRAGEN ......................................................................................................... 9
1.
PROJEKTDATEN VERWALTEN ................................................................................................... 10
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
TERMINPLANUNG .................................................................................................................. 10
KRITISCHE VORGÄNGE .......................................................................................................... 10
PERT - ANALYSE .................................................................................................................. 11
KAPAZITÄTSABGLEICH DER RESSOURCEN ............................................................................ 12
GESTALTUNG VON PROJEKTINFORMATIONEN ........................................................................... 13
DARSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN VON PROJEKTINFORMATIONEN ............................................ 13
PRINZIPIELLE EINSTELLUNGEN ÄNDERN ............................................................................... 14
DRUCKEN DER PROJEKTINFORMATIONEN ............................................................................. 14
DIE PROJEKTÜBERWACHUNG .................................................................................................... 15
WEITERE ÜBERWACHUNGSANSICHTEN IM EINZELNEN ............................................................. 16
1. Kosten.................................................................................................................................... 16
K.
VERWALTUNG UMFANGREICHER PROJEKTE ......................................................................... 17
1. Aufteilung in Teilprojekte ...................................................................................................... 17
2. Anlegen eines Arbeitsbereichs............................................................................................... 17
3. Arbeiten im Team .................................................................................................................. 17
BEISPIEL............................................................................................................................................. 18
A.
B.
C.
BEISPIEL TEIL 1................................................................................................................... 18
BEISPIEL TEIL 2................................................................................................................... 18
BEISPIEL TEIL 3................................................................................................................... 18
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
D.
E.
F.
G.
H.
I.
BEISPIEL TEIL 4................................................................................................................... 19
BEISPIEL TEIL 5....................................................................................................................... 19
BEISPIEL TEIL 6....................................................................................................................... 20
BEISPIEL TEIL 7................................................................................................................... 21
BEISPIEL TEIL 8................................................................................................................... 21
BEISPIEL TEIL 9....................................................................................................................... 21
ÜBERSICHT ZU WICHTIGEN BEFEHLEN................................................................................. 22
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Begriffe der Projektplanung
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Bevor die Arbeit mit einer Projektplanungs- und –steuerungssoftware beginnen kann, müssen zunächst Grundbegriffe des Projektmanagements geklärt sein. Dies ist Gegenstand des
folgenden Kapitels.
A. Projektmerkmale
Ein Projekt ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:
Zeitliche Begrenzung, Zielausrichtung, Einmaligkeit, Gliederung, besondere Organisationsform.
B. Projektphasen
Zur besseren Übersicht wird ein Projekt in der Regel in unterschiedliche Phasen aufgeteilt,
um den Projektablauf besser überwachen zu können. Dies sind z.B. folgende Phasen:
1.
2.
3.
4.
5.
Projektidee mit Projektauftrag
Zieldefinition mit Durchführbarkeitsanalyse
Grobe Gliederung
Feinstrukturierung
Projektplanung, -überwachung und –auswertung.
Das Programm MS - Project unterstützt bei der Erfassung und Verwaltung dieser Elemente
durch folgende Struktur:
C. Struktur von MS - Project
VORGÄNGE, die für das Projekt notwendig sind, werden erfasst und können dann zeitlich,
sachlich und personell zueinander in Beziehung gesetzt werden. RESSOURCEN, die Personen und/oder Arbeitsmittel sein können, werden diesen Vorgängen zugeordnet. So können
Sachziel, Terminziel und Kostenziel miteinander abgeglichen werden.
D. Grundbegriffe der Projektplanung
Grundbegriff aus der Projektplanung
Erläuterung
Vorgang
Teilaktivität eines Projektes mit Anfangs- und
Endtermin (=Dauer)
Vorgänger/Nachfolger
Vorgang, der beginnen oder enden muss,
bevor ein anderer Vorgang beginnen oder
enden kann/Vorgang, der ... kann, nachdem
ein anderer Vorgang angefangen hat oder
beendet wurde.
Meilenstein
Eckpunkt des Projektes mit der Dauer NULL.
Sammelvorgang
Y. u. J. Thomalla, Horb
Mehrere Vorgänge eines Projektes, die eine
Teileinheit bilden.
Januar 2003
Seite 1
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Begriffe der Projektplanung
Teileinheit bilden.
Pufferzeit
Zeit, die sich ein Vorgang verzögern darf,
ohne andere Vorgänge oder gar das gesamte
Projekt zu verzögern.
Kritischer Pfad
Kürzester Weg von Beginn bis Ende des Projektes ohne Pufferzeit.
Ressourcen
Einsatzmittel, d.h. für die Durchführung des
Projektes benötigte Personen, Betriebsmittel
und Zubehör.
Vorwärtskalkulation/Rückwärtskalkulation
Aus einem gesetzten Anfangstermin wird das
Projektende errechnet/aus einem gesetzten
Endtermin wird der Projektanfang errechnet.
Feste Terminplanung/Leistungsgesteuerte
Terminplanung
Dauer eines Vorgangs ist fest/Dauer eines
Vorgangs hängt von der Zahl der verwendeten Ressourcen ab.
Vorgangsbeziehungen
EA (Ende – Anfang: Vorgänger muss vor
Beginn beendet sein), AA (Anfang – Anfang:
gleichzeitiger Start); EE (Ende – Ende: Vorgänger muss vor Ende beendet sein); Überlappung mit Zeitangabe oder Prozentsatzangabe.
Projektgliederung
TOP-DOWN-Methode – aus Gliederungsstruktur entstehen Vorgänge; BOTTOM-UPMethode – aus Vorgängen entsteht Gliederungsstruktur.
PSP
Projektstrukturplan (WBS = work breakdown
structure) nach Kostenstellen oder Abteilungen
Gantt-Diagramm
Balkendiagramm zur Darstellung des Terminbzw. Ablaufplans eines Projektes (nach Lawrence Gantt um 1900)
CPM
Critcal Path Method – mathematisches Modell zur Berechnung der Gesamtdauer des
Projektes unter Zugrundelegung der Dauer
und Abhängigkeiten einzelner Vorgänge.
Damit wird ersichtlich, welche Vorgänge kritisch sind.
PERT
Program Evaluation Review Technique –
Errechnung der Projektdauer aufgrund der
statistischen Wahrscheinlichkeit über die eingegebene Dauer der Vorgänge. So ist z.B.
eine Risikoanalyse möglich.
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 2
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Hinweise für die Arbeit
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L✁ Q✂ ZH
☎ L✁ V✆✞✝ Ií✡☞☛ G
✍ L✎✏✝ $UEH
✒ L✎ W
+
A. Programm starten
<START> anklicken
<Programme> wählen
<Microsoft Project> anklicken
B. Bearbeitungshinweise
1. ANSICHT
Über <ANSICHT> gewünschte Einstellungen für die Arbeit vornehmen. Soll ein neues Projekt angelegt werden, so ist z.B. die Einstellung ANSICHT – Balkendiagramm und ANSICHT
– Tabelle Eingabe - Eingabe hilfreich, die über ANSICHT, Weitere Ansichten im folgenden
Dialog ausgewählt werden kann:
2. Einstellungen
Grundeinstellungen können über EXTRAS – Optionen festgelegt werden. Hilfreich ist zu Anfang beispielsweise der Planungsassistent, der in der Karteikarte Allgemein eingestellt werden kann.
3. Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste)
C. Programm beenden
<DATEI> anklicken
<Beenden> wählen
Notizen:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 3
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
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✝ ✡☞☛ ✡
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✞✠✟ W☎☞✌ ☎ L✍ QJHEHQ
✌✏✎✠☎✒✑✓☎☞✌
3
A. Neues Projekt erzeugen
<DATEI> - Neu anklicken
im folgenden Dialogfenster die gewünschten Einstellungen vornehmen, insbesondere die Berechnungsart sollte gewählt werden (Anfangs- oder Endtermin).
Mit <OK> bestätigen.
Sollte die Projektinfo später erneut benötigt werden, kann sie über <PROJEKT> Projektinfo
jederzeit aufgerufen werden.
Es ist empfehlenswert, das neue Projekt gleich im Anschluss an das Anlegen unter dem gewünschten Namen zu speichern. (über <DATEI> - Speichern unter) Das Handling einzelner
Projekte erfolgt wie bei anderen Microsoft-Produkten auch über Datei – Schließen oder Datei
– Speichern unter oder Datei – Öffnen.
1. Erläuterung zur Priorität:
Das Feld Priorität gibt den Wichtigkeitsgrad eines Vorgangs an, der wiederum angibt, mit
welcher Flexibilität eine Zuordnung während des Kapazitätsabgleichs verzögert oder unterbrochen werden kann. Prioritätsstufen reichen von 0 bis 1000. Die niedrigste Priorität ist 0.
Die Standardpriorität ist 500. Eine Priorität von 1000 hat dieselbe Wirkung wie "Nicht abgleichen".
B. Vorgänge
1. Vorgang eingeben
Bevor Vorgänge in MS – Project angelegt werden, ist es empfehlenswert, ein Feinkonzept
für das Projekt zu erstellen. Für das Eingeben der Daten ist die Arbeit mit Tabellen über dieselben Mausoptionen möglich wie in MS – EXCEL.
<ANSICHT> – Balkendiagramm
Zelle anklicken
Daten schreiben
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
mit RETURN bestätigen
Für jeden einzelnen Vorgang gibt es dabei die Möglichkeit über die Schaltfläche Informationen zum Vorgang
folgendes Dialogfenster aufzurufen:
2. Vorgang löschen
In die Zelle des Vorgangs klicken
<ENTF>
3. Vorgang einfügen
In die Zelle klicken, oberhalb der der neue Vorgang eingefügt werden soll
<EINFÜGEN>
Neuer Vorgang
Gewünschte Bezeichnung und Informationen zum Vorgang eintragen.
C. Idealtypische Vorgehensweise beim Anlegen eines neuen
Projektes
1.
<DATEI> – Neu
2.
Einstellungen bei Projekt-Info vornehmen (z.B. Berechnungsart festlegen) über
<PROJEKT> - Projektinfo
3.
Projektkalender einstellen (Basiskalender, Ressourcenkalender, Vorgangskalender) über <EXTRAS> - Arbeitszeit ändern
4.
Vorgänge in der gewünschten Ansicht erfassen wie oben beschrieben. Erhält ein
Vorgang die Dauer 0, so wird er zum Meilenstein. Soll ein Vorgang ohne Berücksichtigung der Zeiten des Projektkalenders als fortlaufender Vorgang erfasst
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 5
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
werden, so kann in der Spalte Dauer das Kürzel f eingetragen werden. Einzugeben ist dabei fm, fh, ft oder fw, je nachdem, ob es sich um fortlaufende Minuten, Stunden, Tage oder Wochen handelt.
5.
Gliederung der Vorgänge über <PROJEKT> - Gliederung. Vorgänge einer höheren Gliederungsebene werden dabei zum Sammelvorgang. Bevor die Vorgänge
verknüpft werden, sollten periodische Vorgänge definiert sein, sofern das Projekt
solche erforderlich macht, damit in der Berechnung der Projektzeiten keine Fehler auftreten. Periodische Vorgänge sind z.B. regelmäßige Besprechungen. Diese
periodischen Vorgänge können über <EINFÜGEN> - Periodischer Vorgang aufgenommen werden. Im Dialogfenster können die gewünschten Einstellungen
vorgenommen werden:
6.
Verknüpfung der Vorgänge über <BEARBEITEN> - Vorgänge verknüpfen, um die
markierten Vorgänge miteinander zu verbinden. (Nicht hintereinander stehende
Vorgänge können mit gedrückter <STRG> - Taste und Mauszeiger markiert werden.) Durch einen Doppelklick auf den Verbindungspfeil der Verknüpfung im
GANTT - Diagramm kann die Art der Verknüpfung bestimmt werden. (vgl. Begriff
„Vorgangsbeziehungen“ in der Tabelle Grundbegriffe der Projektplanung) Verknüpfungen entfernen geht auf demselben Wege über <BEARBEITEN> - Vorgangsverknüpfungen entfernen.
7.
Projektplan ausdrucken über <DATEI> - Drucken oder Projektdauer betrachten
über <PROJEKT> - Projektinfo.
Für das Überarbeiten der Vorgänge steht das Menü BEARBEITEN zur Verfügung (Ausschneiden, Kopieren oder Löschen von Vorgängen) sowie der Menüpunkt EINFÜGEN zum
Ergänzen von Vorgängen.
Dabei werden die veränderten Vorgänge in der Standardeinstellung angepasst, es sei denn,
dass bei EXTRAS – Optionen in der Karteikarte Terminplan diese automatische Anpassung
deaktiviert ist.
BEISPIEL Teil 1
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 6
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
D. Ressourcen
1. Anlegen einer Ressourcentabelle
Die Eingabe der für das Projekt benötigten Ressourcen erfolgt am besten in der Ansicht der
Ressourcentabellen: über den Menüpunkt <ANSICHT> – RESSOURCE: Tabelle aufrufen.
Nicht benötigte Spalten für die Eingabe können über die rechte Maustaste ausgeblendet
werden. Die Erfassung erfolgt ansonsten wie bei den Vorgängen.
BEISPIEL Teil 2
2. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen
<ANSICHT> - Balkendiagramm
Vorgang, dem eine Ressource zugeordnet werden soll, markieren (Ressourcen sollten nur Teilvorgängen zugeordnet werden bzw. nicht den zugehörigen Sammelvorgängen zusätzlich).
<EXTRAS> Ressourcen – Ressourcen zuordnen wählen:
gewünschte Ressource auswählen und in der Spalte Einh. festlegen, zu
wie viel Prozent die Ressource durch die Zuordnung belegt ist
Schaltfläche <Zuordnen> betätigen.
Alternativ können Ressourcen auch per Drag und Drop oder über das Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ zugeordnet werden.
Jeder Ressource kann ein Arbeitsprofil zugeordnet werden. MS - Project unterscheidet dabei
im Standard zwischen folgenden: flach (=gleichmäßige Arbeitsstunden während des ganzen
Vorgangs), endlastig (=am Ende 100%, anfangs weniger), anfangslastig (=zu Anfang 100%,
am Ende weniger), Doppelspitze (2mal 100% während des Vorgangs), frühe Spitze (=erstes
Viertel 100%), späte Spitze (=letztes Viertel 100%), Glocke (=Vorgangsmitte 100%) und Trapez (=Glocke, mehr Arbeitsintensität am Anfang und Ende). Durch die Eingabe der realen
Stundenzahlen können eigene Profile definiert werden in der <ANSICHT> - Ressourcen:
Einsatz.
Außerdem kann jeder Ressource ein eigener Kalender zugewiesen werden über den Menüpunkt <EXTRAS> - Arbeitszeit ändern.
Sollen im Nachhinein Einstellungen in der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen
geändert werden, z.B. weil der 2. Bearbeiter des Vorgangs erst beginnen kann, wenn der 1.
Bearbeiter seine Tätigkeit abgeschlossen hat, kann dies am einfachsten in der <ANSICHT> Vorgang: Einsatz korrigiert werden.
BEISPIEL Teil 3
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 7
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
E. Komplexe Vorgänge
Ist ein Vorgang nicht nur von seinem Vorgänger, sondern auch von einem bestimmten Datum abhängig, wird die Verwaltung der Vorgänge schnell komplex. MS – Project bietet hierzu
die Möglichkeit im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ (<PROJEKT> - Informationen
zum Vorgang) auf der Karteikarte Spezial weitere Einstellungen vorzunehmen:
Standardeinstellung ist bei einer Vorwärtskalkulation „so früh wie möglich“. Ist den Vorgangseinschränkungen ein fester Termin zugeordnet, so setzt dieser eventuelle andere Vorgangsbeziehungen außer Kraft.
Flexible Einschränkungen ohne festen Termin lassen dem Programm natürlich mehr Möglichkeiten, einen optimalen Plan zu berechnen. Da nach Vergabe der Einschränkungen die
Termine der Vorgänge neu berechnet werden, erfolgt im Konfliktfall eine Warnung vor Überschneidungen vom Planungsassistenten.
Soll ein Vorgang mit 2 Einschränkungen versehen werden, weil er innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgewickelt werden muss, so ist dies z.B. folgendermaßen zu lösen:
Für den einzuschränkenden Vorgang muss ein Vorgänger erzeugt werden als Meilenstein,
dem alle Beziehungen des Vorgangs zugeordnet werden. Für diesen Meilenstein wird die
Einschränkung „Anfang nicht früher als“ festgelegt, der eigentliche Vorgang erhält dann die
Einschränkung „Ende nicht später als“.
Muss ein Vorgang unterbrochen werden, so ist dies am einfachsten in der <ANSICHT> Balkendiagramm möglich, indem mit der rechten Maustaste auf den Vorgang gezeigt wird,
der Befehl <Vorgang unterbrechen> gewählt wird und durch Auseinanderschieben des Vorgangsbalkens die Dauer der Unterbrechung festgelegt wird. Alternativ ist dies über das Menü
<BEARBEITEN> - Vorgang unterbrechen möglich. Beim Verschieben unterbrochener Vorgänge passt MS – Project die nachfolgenden Vorgänge automatisch an.
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 8
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten eingeben
F. Überstunden eintragen
Ist durch den Planungsassistenten eine Warnung erfolgt, so können Konflikte im Projektverlauf beispielsweise über Überstunden zu lösen versucht werden. Einer Ressource Überstunden bei einem Vorgang zuzuweisen erfolgt folgendermaßen:
Ausgang: <ANSICHT> - Balkendiagramm
<FENSTER> - Teilen
unteren Bildschirmbereich anklicken
<FORMAT> - Einzelheiten – Arbeit Ressourcen
gewünschten Vorgang anklicken, dessen Dauer durch Überstunden verkürzt werden soll
im unteren Bildschirmbereich in der Spalte ÜBERST. die Anzahl eingeben und mit
OK bestätigen.
BEISPIEL Teil 4
Notizen:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
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3U
A. Terminplanung
Die Terminplanung erfolgt in der Standardeinstellung leistungsgesteuert, d.h. die Dauer eines Vorgangs wird anhand der hierdurch verursachten Arbeit und der dazu notwendigen
Ressourcen errechnet. Diese Einstellung kann projektweise über den Befehl <PROJEKT> Informationen zum Vorgang – Karteikarte Spezial oder grundsätzlich über <EXTRAS> - Optionen in der Karteikarte Terminplan deaktiviert werden.
Die Basis für die Berechnung der Dauer einer Vorgangsart ist folgende Formel:
ARBEIT = DAUER x EINHEIT
Je nach gewählter Vorgangsart, die über <PROJEKT> - Informationen zum Vorgang – Karteikarte Spezial eingestellt werden kann, ist eine dieser Variablen konstant:
Feste Einheiten – Beispiel: ein viertes Zimmer soll tapeziert werden, aber es sind nur so viele
Personen verfügbar wie für drei Zimmer; damit verlängert sich die Dauer des Vorgangs.
Dies ist die Standardeinstellung.
Feste Dauer – Beispiel: eine Fahrt nach Stuttgart dauert immer 1 Stunde, ob eine oder mehrere Personen im Fahrzeug sind spielt dafür keine Rolle.
Feste Arbeit – Beispiel: drei Zimmer zu tapezieren dauert 1,5 Tage. Steht nur 1 Tag zur Verfügung, können mehr Personen mitarbeiten, damit es schneller geht.
Weitere Einstellungen können vorgenommen werden, indem die Vorgangsart leistungsgesteuert oder nicht leistungsgesteuert definiert wird.
B. Kritische Vorgänge
Über den Menüpunkt <PROJEKT> - Projektinfo kann angezeigt werden, was als aktueller
Anfangs- oder Endtermin eines Vorgangs errechnet wurde. Ergibt sich hieraus ein Zeitkonflikt für das Gesamtprojekt, müssen die kritischen Vorgänge bearbeitet werden. Dazu ist zunächst einmal eine spezielle Formatierung nötig, die die kritischen Vorgänge anzeigt. Über
<FORMAT> - Textarten können die kritischen Vorgänge hervorgehoben werden:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
Über <FORMAT> - Balkenplanassistent kann der kritische Weg im Balkendiagramm optisch
hervorgehoben werden:
Durch das Verändern kritischer Vorgänge können Zeitkonflikte gelöst werden.
Hilfreich dabei ist ein Überblick zu den verfügbaren Pufferzeiten. Dieser kann über die
<ANSICHT> - Tabelle – Berechnete Termine erreicht werden.
C. PERT - Analyse
Eine weitere Möglichkeit, die Dauer eines Projektes abzuschätzen, ist die PERT - Analyse.
Diese kann über die Symbolleiste PERT - Analyse erstellt werden.
Für jeden Vorgang kann über das Symbol PERT – Eingabemaske eine pessimistische, realistische und optimistische Schätzung der Vorgangsdauer eingetragen werden:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
Über die entsprechenden Symbole können die 3 Verläufe des Projektes angezeigt werden:
PA_Eingabetabelle
Optimistisches
Balkendiagramm
Realistisches
Balkendiagramm
Pessimistisches
Balkendiagramm
PERT berechnen
PERT - Eingabemaske
PERT Gewichtungen
festlegen
BEISPIEL Teil 5
D. Kapazitätsabgleich der Ressourcen
Wenn einem Vorgang mehr Ressourcen zugeordnet wurden, als in der Ressourcentabelle
definiert sind oder parallel laufende Vorgänge auf dieselben Ressourcen zurückgreifen, ergibt sich die Notwendigkeit, Kapazitäten abzugleichen, um den Projektfortschritt zu
gewährleisten.
Ersichtlich wird die Auslastung der Kapazitäten über die <ANSICHT> - Ressource : Einsatz
oder <ANSICHT> - Ressource : Grafik. Über die Tastenkombination <F5> können Vorgänge
in der Vorgangstabelle, die Ressourcen überlasten, direkt angesteuert werden.
Mögliche Überlegungen, wie die Ressourcenüberlastung bewältigt werden kann, sind z.B.:
Zeitdauer der Vorgänge überdenken
Überstunden einbinden
weitere Einheiten in der Ressourcentabelle vergeben
Verzögerungen integrieren usw.
Sollen Kapazitäten automatisch abgeglichen werden, so werden die Vorgänge so lange
verzögert, bis keine Ressourcenüberlastung mehr gegeben ist. Dies kann über den
Menüpunkt <EXTRAS> - Kapazitätsabgleich mit folgenden Grundeinstellungen erfolgen:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
Dabei werden grundsätzlich keine Vorgänge verzögert, die die Einschränkung „muss anfangen am“, „muss enden am“ oder „so spät wie möglich“ haben sowie Vorgänge des aktuellen
Datums oder mit der Priorität „nicht abgleichen“.
Soll der Kapazitätsabgleich wieder rückgängig gemacht werden, so kann dies über die
Schaltfläche <Verzögerungen entfernen...> aus demselben Menü erreicht werden.
E. Gestaltung von Projektinformationen
Über den Menüpunkt <FORMAT> lassen sich vielfältige Gestaltungsvarianten für die
Darstellung der mit MS – Project verwalteten Informationen einstellen. Eine Besonderheit
gegenüber der Formatierung in anderer Anwendersoftware ist dabei der Befehl <FORMAT> Textarten (z.B. für die Darstellung kritischer Vorgänge s.o.), über den eine ganze Kategorie
von Projektinformationen formatiert werden kann.
Grundeinstellungen für die Darstellung der Balkendiagramme können in <FORMAT> - Layout festgelegt werden. Für komplexe Formatierungen stellt MS – Project den Befehl
<FORMAT> - Balkenplan – Assistent zur Verfügung.
Entsprechendes gilt für die anderen möglichen Ansichten: sobald im Menü <ANSICHT> eine
Auswahl getroffen wurde, kann diese über den Menüpunkt <FORMAT> in der gewünschten
Weise gestaltet werden.
F. Darstellungsmöglichkeiten von Projektinformationen
Über das Menü <PROJEKT> können die erfassten Informationen auf besondere Weise
strukturiert werden:
Über den Befehl <PROJEKT> - Filter – Weitere Filter können neue Strukturierungsbedingungen definiert werden.
BEISPIEL Teil 6
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
G. Prinzipielle Einstellungen ändern
Sollen Grundeinstellungen von Ansichten und Formatierungen für weitere Projekte festgelegt
werden, so kann die Globale Vorlage GLOBAL.MPT für das Speichern benutzerdefinierter
Einstellungen diese aufnehmen. Hier werden auch die Einstellungen von <EXTRAS> - Optionen gespeichert. Soll eine neue Vorlage erstellt werden, kann dies beim Befehl <DATEI> Speichern unter durch Wahl des Dateityps Projektvorlage erreicht werden. Eigene Vorlagen
erscheinen anschließend in der Auswahl des Menüpunkts <DATEI> - Neu.
H. Drucken der Projektinformationen
Jede Ansicht kann mit den anderer Anwendersoftware vergleichbaren Befehlen gedruckt
bzw. vor dem Ausdruck weiter mit Kopf-/Fußzeilen gestaltet werden. Die Befehle, die MS –
Project hierfür zur Verfügung stellt, sind folgende:
<DATEI> - Seitenansicht
<DATEI> - Seite einrichten
<DATEI> - Drucken
Genügen die hier möglichen Einstellungen für die Darstellung auf Papier nicht, so können
eigene Berichte erstellt werden, die differenziertere Darstellungsmöglichkeiten bieten:
<ANSICHT> - Berichte
Die Berichte werden in die Seitenansicht erstellt, so dass sie gegebenenfalls noch vor dem
Druck verworfen werden können.
BEISPIEL Teil 7
Notizen:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
I. Die Projektüberwachung
Bei der Durchführung eines Projektes ist es in regelmäßigen Abständen erforderlich, einen
Vergleich durchzuführen zwischen den ursprünglich geplanten Terminen, Arbeiten und Kosten und dem aktuellen Stand des Projektes. Dies erfolgt durch 3 Elemente: Basisplan,
Aktualisierung der Vorgänge und Vergleich geplant/aktuell.
1.
Basisplan speichern
(vor Arbeitsbeginn): <EXTRAS> - Basisplan
speichern.
2.
Aktualisierung der Projektinformationen
(vorgangsorientiert): z.B. durch Eintragen der Prozentangaben, inwieweit die Vorgänge abgeschlossen sind oder aktuelle Kosteninformationen: <EXTRAS> - Überwachung –
Vorgänge aktualisieren
Um die Pflege der Vorgänge zu vereinfachen, können auch mehrere oder alle gesammelt nach Kriterien, die im Dialogfenster festgelegt werden, aktualisiert werden über
den Befehl <EXTRAS> - Überwachung – Projekt aktualisieren:
Die Symbolleiste ÜBERWACHEN bietet für die meisten Einstellungen hierzu einen
kurzen Weg an.
Eine Übersicht zum aktuellen Stand bietet die <ANSICHT> - Tabelle: Überwachung.
Eine grafische Darstellung ist über Fortschrittslinien im Balkendiagramm möglich:
<EXTRAS> - Überwachung – Fortschrittslinien:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 15
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
3.
Vergleich zwischen Basisplan und laufendem Projekt
Über den Menüpunkt <PROJEKT> - Projektinfo – Statistik... kann zunächst in einem
Informationsfenster ein Überblick zu den Vergleichsdaten geplant/aktuell erreicht werden (oder über das Symbol Projektstatistik aus der Symbolleiste ÜBERWACHEN).
Weitere Anzeigemöglichkeiten sind in einem Balkendiagramm oder in der Maske
VORGANG : Einzelheiten.
BEISPIEL Teil 8
J. Weitere Überwachungsansichten im einzelnen
1. Kosten
Sind bei den Ressourcen und/oder Vorgängen Kosten eingegeben worden, so rechnet MS –
Project im Standard diese Kosten für das Projekt hoch. Die entsprechende Einstellung kann
über <EXTRAS> - Optionen auch deaktiviert werden, wenn die Kosten durch Ausnahmen
verursacht werden, d.h. manuell eingetragen werden sollen.
Vorgangskosten können über <ANSICHT> - weitere Ansichten – Vorgang : Tabelle und das
Menü Tabelle : Kosten betrachtet werden.
Ressourcenkosten können über <ANSICHT> - Ressource : Tabelle und das Menü Tabelle :
Kosten betrachtet werden.
Über <ANSICHT> - Tabellen – Weitere Tabellen kann bei Kostenanalyse eine differenzierte
Betrachtung ausgewählt werden:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 16
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Projektdaten verwalten
Dabei bedeuten die Spaltenüberschriften folgendes:
SKBA = Soll-Kosten der berechneten Arbeit (geplante Werte in Bezug auf heute)
SKAA = Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * geplante Kosten)
IKAA = Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * aktuelle Kosten)
PA = Planabweichung (SKAA – SKBA)
KA = Kostenabweichung (SKAA – IKAA)
BK = Berechnete Kosten (momentan berechnete Kosten)
ANA = Abweichung nach Abschluss (Plankosten – berechnete Kosten)
BEISPIEL Teil 9
K. Verwaltung umfangreicher Projekte
1. Aufteilung in Teilprojekte
Wenn ein Projekt sehr lange dauert oder von mehreren Abteilungen bearbeitet wird, kann es
als Hauptprojekt mit verschiedenen Teilprojekten konzipiert werden.
Voraussetzung dafür ist, dass jedes Teilprojekt in einer eigenen Projektdatei gespeichert
wurde. Ist dann ein Hauptprojekt erzeugt, können die entsprechenden Teilprojekte über den
Menüpunkt <EINFÜGEN> - Projekt zugeordnet werden.
2. Anlegen eines Arbeitsbereichs
Sind mehrere Projekte geöffnet oder verschiedene Ansichten aktiviert, dann kann eine Zusammenfassung erreicht werden über den Menüpunkt <DATEI> - Arbeitsbereich speichern.
Unter dem nun angegebenen neuen Dateinamen öffnet MS – Project ab jetzt alle Einzelprojekte in der beim Speichern des Bereichs aktivierten Einstellung oder Ansicht.
3. Arbeiten im Team
Soll über ein Netz mit MS – Project gearbeitet werden, so ist dazu ein allen ansprechbarer
Ordner für die Projektdatei notwendig. Über den Menüpunkt <EXTRAS> - Optionen kann
eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden.
Weitere Arbeiten im Team wie z.B. das Anfragen von Ressourcen können über den Menüpunkt <EXTRAS> - Teammanagement erledigt werden:
Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 17
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Beispiel
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A. BEISPIEL Teil 1
Es soll eine Bedienungsanleitung für Software erstellt werden. Erfassen Sie folgende Vorgänge und speichern Sie das Projekt unter dem Namen BEDIEN ab.
B. BEISPIEL Teil 2
Im Projekt zur Erstellung der Bedienungsanleitung für Software sind dies z.B. folgende Ressourcen:
C. BEISPIEL Teil 3
Im Projekt Erstellung von einer Bedienungsanleitung für Software sind die Ressourcen folgendermaßen zuzuordnen:
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Beispiel
D. BEISPIEL Teil 4
Die Druckerei hat den Drucktermin festgelegt. Wenn dies bedeutet, dass der Vorgang „Vorbereitung für den Druck“ früher abgeschlossen sein muss, erfolgt nach entsprechender Einschränkung eine Warnung durch den Planungsassistenten:
E. BEISPIEL Teil 5
Im Projekt BEDIEN sollen folgende weiteren Informationen eingearbeitet werden:
Der externe Korrektor arbeitet auch über das Wochenende.
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Beispiel
Die kritischen Vorgänge sollen in der Farbe rot angezeigt werden.
Die Testschulung hat eine feste Dauer von 3 Tagen (nicht leistungsgesteuert!)
Die Schulung wurde 3 Tage vorverlegt, entsprechend muss auch die Testschulung früher
beginnen (Einschränkung „muss anfangen am“). Der Vorgang „Unterlage schreiben“ muss
deshalb mit Überstunden verkürzt werden.
Der Projektleiter beginnt einen Tag früher mit dem Prüfen der Unterlagen.
F. BEISPIEL Teil 6
Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll eine neue Vorgangstabelle erstellt
werden, die die Spalten Vorgangsbezeichnung, Dauer sowie Anfang und Ende enthält. Hier
soll ein Filter definiert werden, der alle Vorgänge, deren Dauer größer ist als 2 Tage, herausfiltert:
Tabelle
Filter:
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Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Beispiel
G. BEISPIEL Teil 7
Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Bericht „Wer macht was wann“
erstellt werden.
H. BEISPIEL Teil 8
Im Projekt zur Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Basisplan erstellt werden. Anschließend sollen die vorbereitenden Arbeiten als abgeschlossen, die Arbeiten zum Verfassen der Unterlage als in Bearbeitung und die Korrekturarbeiten als noch nicht begonnen aktualisiert werden. Für die Darstellung der Überwachung soll ein Balkendiagramm erzeugt
werden.
I. BEISPIEL Teil 9
Im Projekt Erstellen einer Bedienungsanleitung für Software müssen die PC-Arbeitsplätze
mit entsprechenden Kosten einbezogen werden.
Der Vorgang „Lieferung der Software“ hat 500
-Schulung
kostet 350
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Y. u. J. Thomalla, Horb
Januar 2003
Seite 21
Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000
Übersicht zu wichtigen Befehlen
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✑ ✖✓ %
✗ H
✂ IHK
✂✙✟ O✚ HQ
✂✔✖
ÍEH
✠
Vorgang
Befehle
Projekt erzeugen
Projekt speichern
Vorgang eingeben
DATEI – Neu
DATEI – Speichern unter
ANSICHT – Balkendiagramm, Zelle anklicken,
Daten schreiben und mit RETURN bestätigen
Markieren und ENTF
PROJEKT – Gliederung
BEARBEITEN – Vorgänge verknüpfen
Vorgang markieren, BEARBEITEN – Vorgangsverknüpfungen entfernen
DATEI – Seitenansicht
DATEI – Seite einrichten
DATEI – Drucken
PROJEKT – Informationen zum Vorgang
PROJEKT – Informationen zum Vorgang
PROJEKT – Informationen zum Vorgang
ANSICHT – Ressource : Tabelle
PROJEKT – Informationen zur Ressource
EXTRAS – Ressourcen – Ressourcen zuordnen
EXTRAS – Arbeitszeit ändern
ANSICHT – Balkendiagramm; FENSTER – Teilen; FORMAT – Einzelheiten – Arbeit Ressourcen;
Spalte ÜBERST. beim entsprechenden Vorgang
ausfüllen
PROJEKT – Filter – kritisch
ANSICHT – Symbolleiste – PERT-Analyse
ANSICHT – Ressource : Einsatz
EXTRAS – Kapazitätsabgleich
FORMAT – gewünschte Unterpunkte wie z.B.
TEXTARTEN oder BALKENPLAN-ASSISTENT
wählen (vorher ANSICHT wählen)
EXTRAS – Optionen
DATEI – SPEICHERN UNTER – Dateityp Projektvorlage
DATEI – Neu
ANSICHT – Weitere Ansichten – Neu
PROJEKT – Filter – Weitere Filter – Neu (Dialogfilter mit Kommentar in der Spalte Wert in Anführungszeichen und Fragezeichen)
ANSICHT – Berichte
EXTRAS – Überwachung – Basisplan speichern
EXTRAS – Überwachung – Vorgänge aktualisieren
EXTRAS – Überwachung – Projekt aktualisieren
EXTRAS – Überwachung – Fortschrittslinien
DATEI – Projektinfo – Schaltfläche Statistik
ANSICHT – Tabelle – Weitere Tabellen- Kostenanalyse
Vorgang löschen
Vorgänge gliedern
Vorgänge verknüpfen
Verknüpfungen löschen
Projektplan drucken
Einstellungen zum Vorgang
Vorgangseinschränkungen definieren
Terminplanungsverfahren für Vorgang
Ressourcen anlegen
Ressourcen bearbeiten
Vorgängen Ressourcen zuweisen
Ressourcenkalender
Überstunden für Vorgänge eingeben
Kritische Vorgänge anzeigen
PERT – Analyse erstellen
Überlastete Ressourcen anzeigen
Kapazitätsabgleich einstellen
Gestaltung der Projektelemente
Programm- und Projekteinstellungen
Vorlagen erstellen
Vorlage verwenden
Eigene Ansicht erstellen
Eigene Filter erzeugen
Bericht erzeugen
Basisplan definieren
Abgeschlossene Vorgänge aktualisieren
Projekt aktualisieren
Fortschrittslinien einfügen
Projektstatistik anzeigen
Kostenanalyse anzeigen
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