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Komplettes Handbuch (PDF) - POS-Ware GmbH

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DATKASSE
Einzelhandel
Bedienung und Installation
28. überarbeitete Auflage
Versionsstand 3.80
© POS-Ware GmbH, Ostendstraße 10, 63110 Rodgau
Das Programm DATKASSE mit der dazugehörenden Dokumentation ist urheberechtlich geschützt. Mit dem Kauf des Pakets erwerben Sie das Recht, das Programm auf einem Computer zu installieren und zu benutzen. Bitte lesen Sie
dazu die Lizenzbedingen, die Sie zusammen mit dem Programm erhalten haben.
Nachdruck oder Vervielfältigung des Handbuchs ist ausdrücklich untersagt.
Verstöße werden strafrechtlich verfolgt.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung........................................................................................12
2. Installation.......................................................................................13
3. Allgemeine Hinweise......................................................................14
3.1 Ergänzende Informationen zum Handbuch..............................14
3.2 Netzwerkversion......................................................................14
3.2.1. Weitere Möglichkeiten der Netzwerk-Version................16
3.2.1.1. Einrichtung des Standalone-Betriebs.......................17
4. Quick-Start......................................................................................19
5. Kommandozeilen-Parameter...........................................................24
6. Bedienung........................................................................................29
6.1. Bedienung mit der Tastatur.....................................................29
6.1.1. Dateiauswahl-Fenster.......................................................30
6.1.2. Auswahl-Boxen................................................................32
6.1.3. Meldungsboxen................................................................32
6.2. Online-Hilfe.............................................................................34
6.3. Online-Handbuch.....................................................................34
6.4. Wildcard-Zeichen....................................................................35
7. Bedienung von KASSE.EXE..........................................................37
7.1. Das Pulldown-Menü System...................................................38
7.1.1. Programm Info.................................................................38
7.1.2. Programm beenden..........................................................38
7.1.3. Systeminfo.......................................................................38
7.1.4. Clipboard.........................................................................39
7.1.5. Fernwartung.....................................................................39
7.1.6. Was ist DATKASSE ?.....................................................40
7.1.7. Externe Programme.........................................................40
7.2. Das Pulldown-Menü Kasse.....................................................41
7.2.1. Kasse................................................................................41
7.2.1.1. Eingabe der Belegdaten............................................44
7.2.1.2. Arbeiten mit Barcodes..............................................50
7.2.1.3. Weitere Möglichkeiten in der Belegmaske..............51
7.2.1.4. Getränkemarkt-Funktionen......................................54
7.2.2. Rechnung/Beleg stornieren..............................................56
7.2.3. Tagesabschluß..................................................................57
7.2.4. Tagesabschluß (Netz).......................................................58
7.2.5. Lagerabgangs-Protokoll...................................................59
7.2.6. Kassenschublade öffnen...................................................59
7.2.7. Kassen-Zwischenstand.....................................................59
7.2.8. Rückstände.......................................................................59
7.2.9. Lagerbewegung Update...................................................60
7.2.10. Verifone-Terminal.........................................................60
7.2.11. Kassierer-Umsatz...........................................................60
7.3. Das Pulldown-Menü Setup......................................................61
7.3.1. Dateinamen/Pfade............................................................61
7.3.2. Grundeinstellungen 1.......................................................62
7.3.3. Grundeinstellungen 2.......................................................65
7.3.4. Grundeinstellungen 3.......................................................71
7.3.5. Grundeinstellungen 4.......................................................77
7.3.6. Speichererweiterung.........................................................83
7.3.7. Kundendisplay.................................................................84
7.3.8. Belegdesign......................................................................87
7.3.9. Artikel-Kurzwahl (ALT-0 - ALT-9)................................89
7.3.10. Artikel-Kurzwahl (A - Z)...............................................89
7.3.11. Ausgaben-Rubriken.......................................................90
7.3.12. Bücher/Zeitschriften Setup............................................90
7.3.13. Art.Nr. 0 Setup...............................................................91
7.3.14. GSFIBU-Einstellungen..................................................91
7.3.15. Scheck-Druck.................................................................92
7.3.16. K-5700-Setup ................................................................92
7.3.17. Freie Zahlungsarten........................................................93
7.3.18. Fernwartung...................................................................94
7.3.19. Extern-Datenbanken......................................................96
8. Bedienung von DATKASSE.EXE..................................................97
8.1. Das Pulldown-Menü System...................................................97
8.1.1. Programminfo..................................................................97
8.1.2. Betriebssystem.................................................................97
8.1.3. Programmende.................................................................98
8.1.4. Systeminfo.......................................................................98
8.1.5. Clipboard.........................................................................99
8.2. README-Datei......................................................................99
8.3. HISTORY-Datei......................................................................99
8.4. DOKU-Dateien........................................................................99
8.5. Was ist DATKASSE ?...........................................................100
8.6. Externe Programme...............................................................100
8.7. Das Pulldown-Menü Datenbank............................................101
8.7.1. Eintragen........................................................................101
8.7.1.1. Hinweise zur Lager-Datenbank..............................104
8.7.2. Suchen............................................................................105
8.7.3. Blättern...........................................................................107
8.7.3.1. Preis-Kalkulation....................................................108
8.7.4. Sortieren.........................................................................109
8.7.5. Komprimieren................................................................110
8.7.6. Globalfunktionen...........................................................111
8.7.6.1. Konvertieren...........................................................111
8.7.6.2. Formelzeichen........................................................112
8.7.6.2.1. Beispiele für die Formeleingabe.....................112
8.7.6.3. Löschen (global).....................................................113
8.7.6.4. Gruppenänderung (Preise)......................................114
8.7.7. Zeigen............................................................................116
8.7.8. Daten Import/Export......................................................117
8.7.8.1. Profildatei bearbeiten.............................................118
8.7.8.2. Profildatei erzeugen................................................118
8.7.8.3 Extern-Datenbank komplett einlesen......................120
8.7.8.4. Daten über Filter exportieren.................................120
8.7.9. Bestand Zu-/Abgang......................................................122
8.7.9.1. Protokoll drucken...................................................123
8.7.9.2. Lieferanten/Preise eingeben...................................123
8.7.9.3. Zugang/Abgang über PDx10 (AVIA)....................123
8.7.9.4. Zugänge/Abgänge -> Filliale..................................124
8.7.10. Lagerwert (Inventur)....................................................125
8.7.11. Vorbelegung ändern.....................................................126
8.7.12. Mindestbestandsliste....................................................128
8.7.13. Aufkleber.....................................................................129
8.7.13.1. Aufkleber drucken................................................130
8.7.14. Stücklisten....................................................................131
8.7.14.1. Stückliste bearbeiten............................................133
8.7.14.2. Stücklisten neu kalkulieren..................................133
8.7.14.3. Hinweise zur Verwendung von Stücklisten.........133
8.7.15. Barcode-Druck.............................................................135
8.7.15.1. Funktionsbeschreibung.........................................135
8.7.16. Fernwartung.................................................................140
8.7.16.1. Fernwartungsdaten verarbeiten............................140
8.7.16.2. Lagerbewegung an Filiale vorbereiten.................140
8.7.16.3. Artikelstammdaten an Filiale...............................141
8.7.17. Weitere Möglichkeiten in der Datenbank....................143
8.7.17.1. Lagerzu- und abgang............................................144
8.7.17.2. Datensatz kopieren...............................................144
8.7.17.3. Datensatz drucken ...............................................144
8.7.17.4. SEIKO-Label drucken..........................................145
8.7.17.5. Wählen.................................................................145
8.7.17.6. Telefonnummern..................................................145
8.7.17.7. Memo...................................................................146
8.7.17.8. Adressen...............................................................146
8.7.17.9. Datensatz kopieren...............................................146
8.7.17.10. Kunde/Lieferant kopieren...................................147
8.7.17.11. Lieferanten/EK-Preise........................................147
8.7.17.12. Stückliste............................................................148
8.7.17.13. Kundenpreise......................................................148
8.7.17.13.1. Erfassen der Artikel....................................148
8.7.18. Weitere Informationen zu Feldern in der Datenbank...150
8.7.18.1. Preisgruppe...........................................................150
8.7.18.2. Kreditlimit............................................................150
8.7.19. Fakturierung Zusatzfunktionen....................................151
8.7.19.1. Offene Posten.......................................................151
8.7.19.2. Zahlungseingänge.................................................152
8.7.19.3. Mahnvorschläge...................................................154
8.7.19.4. Sammelrechnungen..............................................156
8.7.19.4.1. Sammelrechung löschen...............................156
8.7.19.4.2. Sammelrechung anzeigen.............................156
8.7.19.5. Zahlungs-Protokoll...............................................156
8.7.19.6. Formular drucken/zeigen......................................157
8.7.19.7. Beleg stornieren....................................................157
8.8. Fakturierung...........................................................................158
8.8.1. Weitere Möglichkeiten in der Maske.............................167
8.8.2. Angebot..........................................................................169
8.8.3. Lieferschein ...................................................................169
8.8.4. Gutschrift.......................................................................169
8.8.5. Sammelrechnung............................................................169
8.8.6. Auftragsbestätigung.......................................................170
8.8.7. Gespeicherte Belege.......................................................171
8.8.8. Fax.................................................................................171
8.8.9. Brief...............................................................................172
8.8.10. Formular-Übernahme...................................................172
8.9. Das Pulldown-Menü Datei....................................................173
8.9.1. Editieren.........................................................................173
8.9.2. Textverarbeitung ...........................................................173
8.9.3. Löschen..........................................................................174
8.9.4. Umbenennen..................................................................174
8.9.5. Kopieren.........................................................................174
8.9.6. Drucken .........................................................................174
8.9.7. Anzeigen........................................................................174
8.10. Das Pulldown-Menü Zusätze...............................................175
8.10.1. Passwort-Verwaltung...................................................175
8.10.1.1. Systempasswort ändern........................................175
8.10.1.2. Benutzer erfassen/ändern.....................................176
8.10.1.3. Benutzerliste drucken...........................................176
8.10.1.4. Systemsperre aufheben.........................................176
8.10.1.5. Passwortprüfung ein/aus......................................176
8.10.2. Monatsabschluß...........................................................177
8.10.2.1. Monatsabschluß in der Netzwerk-Version..........177
8.10.3. Storno-Protokoll...........................................................177
8.10.4. Warengruppen-Eingabe...............................................178
8.10.5. Inventurdaten einlesen (AVIA)....................................179
8.10.5.1. Inventur mit dem PDx10 (AVIA)........................179
8.10.6. Statistik........................................................................181
8.10.7. Tagesumsatz (0 - 24 Uhr)............................................182
8.10.8. Wochenumsatz (Sonntag - Samstag)...........................183
8.10.9. Umsatzdaten zurücksetzen...........................................183
8.10.10. Artikelstatistik............................................................184
8.10.11. Renner........................................................................184
8.10.12. Penner........................................................................184
8.10.13. Warengruppen............................................................185
8.10.14. Kassierer (Einzelposten/Gesamt)...............................185
8.10.15. Lagerdaten - ASCII-Export........................................185
8.10.16. Lagerdaten - ASCII-Import........................................186
8.10.17. Bonus-Liste ...............................................................186
8.10.18. Rückstände.................................................................186
8.10.19. Lagerbewegungsdatei verarbeiten..............................187
8.10.20. Lieferanten-Diskette einlesen....................................187
8.10.21. Tagesabschlüsse.........................................................187
8.10.22. Getränkemarkt-Funktionen........................................189
8.10.22.1. Datenbank + Bestände........................................189
8.10.22.2. Bestände ausbuchen...........................................190
8.10.22.3. Einzelflaschen->Träger umbuchen....................191
8.10.22.4. Leergutliste drucken...........................................191
8.10.22.5. Alle Bestände auf 0 setzen.................................191
8.10.22.6. Protokoll einsehen/drucken................................191
8.11. Das Pulldown-Menü Verschiedenes....................................192
8.11.1. Handbuch.....................................................................192
8.11.2. Dateinamen/Pfade........................................................192
8.11.3. Grundeinstellungen......................................................194
8.11.3.1. Verschiedenes.......................................................194
8.11.3.2. Weiteres................................................................196
8.11.4. Bildschirmschoner.......................................................197
8.11.5. Drucker-Einrichtung....................................................199
8.11.5.1. Einstellungen zeigen............................................199
8.11.5.2. Treiberauswahl ....................................................199
8.11.5.3. Verschiedenes.......................................................199
8.11.5.4. Laserdrucker-Einstellungen..................................200
8.11.6. Speichererweiterung.....................................................201
8.11.6.1. EMS-Speicher für Overlays.................................201
8.11.6.2. XMS-Speicher für Overlays.................................201
8.11.7. Listengenerator.............................................................202
8.11.8. Modem.........................................................................203
8.11.9. Fakturierung.................................................................204
8.11.9.1. Einstellungen 1 und 2...........................................204
8.11.9.2. Zusatztexte...........................................................209
8.11.9.3. Zahlungsbedingungen..........................................209
8.11.9.4. Formular-Design..................................................210
8.11.9.5. Verschiedenes.......................................................210
8.11.10. Barcode-Druck...........................................................211
8.11.11. Artikel-Gruppen.........................................................214
8.11.12. Kalkulations-Faktoren................................................214
8.11.13. EURO-Einstellungen.................................................215
8.11.14. Fernwartung...............................................................217
8.11.15. Netzwerk-Einstellungen.............................................218
8.12. Datenbank einrichten...........................................................219
8.13. Datenbank-Statistik ............................................................220
8.14. Maskengenerator..................................................................221
8.14.1. Maskenreport...............................................................221
8.14.2. Datenstruktur konvertieren..........................................221
8.15. Werte speichern...................................................................223
8.16. Makros.................................................................................223
8.17. Zusatzfunktionen.................................................................224
8.17.1. Datensatz entlöschen....................................................224
8.17.2. Modem zurücksetzen...................................................224
8.17.3. Datendatei reparieren ..................................................225
8.17.4. Tagesumsätze wieder herstellen...................................225
8.18. Datensicherung....................................................................226
8.18.1. Daten wiederherstellen.................................................226
8.19. Netzwerkfunktionen............................................................227
8.19.1. Datenbank entsperren...................................................227
8.19.2. Datensatz entsperren....................................................228
8.19.3. Datei entsperren...........................................................228
8.19.4. Alles entsperren...........................................................228
9. Formulargestaltung........................................................................229
9.1. Daten in Formularen einsetzen..............................................230
9.1.1. Einsetzten der Adreßdaten.............................................231
9.2. Variablen...............................................................................233
9.3. Steueranweisungen in Formularen .......................................234
9.4. Variablen für den EURO.......................................................237
10. Listengenerator............................................................................238
10.1. Liste erzeugen......................................................................238
10.1.1. Aufbau eines Listenformulars......................................242
10.1.2. Formatanweisungen.....................................................243
10.1.3. Summen berechnen .....................................................246
10.1.4. Berechnungen...............................................................247
10.2. Listenformular erzeugen......................................................248
10.2.1. Listenformular bearbeiten............................................249
10.2.2. Beispiele.......................................................................249
11. Sonderfunktionen........................................................................250
11.1. Clipboard.............................................................................250
11.2. Makros.................................................................................252
11.2.1. Makro aufzeichnen.......................................................252
11.2.2. Makro speichern...........................................................252
11.2.3. Makro abspielen...........................................................252
11.2.4. Tastaturmakros.............................................................253
12. Weiteres.......................................................................................255
12.1. Monats-Abrechnung............................................................255
12.2. Extern-Datenbanken............................................................257
12.2.1. Prinzipielle Funktionsweise.........................................258
12.2.2. Einlesen von Lieferanten-Disketten.............................260
12.3. Größen-Verwaltung.............................................................262
12.3.1. Prinzipielle Funktionsweise.........................................262
12.3.2. Bedienung der Größenverwaltung...............................263
12.3.2.1. Stammdaten..........................................................263
12.3.2.2. Lagerzugang.........................................................264
12.3.2.3. Funktionsweise in KASSE.EXE..........................264
12.3.2.4. Rechnungserstellung mit DATKASSE.EXE.......265
12.4. Seriennummern-Verwaltung................................................266
12.4.1. Funktionsweise der Seriennummern-Verwaltung........266
12.4.1.1. Lager Zugang........................................................266
12.4.1.2. Verkauf.................................................................266
12.4.1.3. Auswertungen/Suchen..........................................267
12.4.1.4. Sonderfälle...........................................................269
12.5. Memofelder und Memodaten ............................................270
13. Ergänzende Informationen..........................................................272
13.1. Druckertreiber......................................................................272
13.1.1. Beschreibung des Druckertreiber-Aufbaus..................273
13.2. Manuelle Preiseingabe.........................................................274
13.3. Etikettendruck mit dem TML-60 und CBM-253.................276
13.3.1. Einstellungen................................................................276
13.3.2. Bedienung....................................................................277
13.4. Automatische Erkennung von Waagen-Barcodes...............279
13.4.1. Aufbau des Barcodes (13-stellig).................................280
13.5. Erkennung von Barcodes auf Fotoarbeiten..........................280
13.5.1. Aufbau des Barcodes (13-stellig).................................282
13.5.2. Parallel-Eingabe...........................................................283
13.6. Externe Programme.............................................................285
14. Fernwartung.................................................................................287
14.1. Einführung...........................................................................287
14.2. Mögliche Datenübertragungen............................................289
14.2.1. Übertragungsweg Filiale an Hauptstelle......................289
14.2.1.1. Lagerabgänge der Kasse ......................................289
14.2.1.2. Übertragungsweg Hauptstelle an Filiale(n)..........289
14.3. Daten ohne DFÜ-Verbindung transferieren........................290
15. Inventursystem AVIA..................................................................292
15.1. Einrichtung des PDx10........................................................292
15.2. Bedienung des PDx10........................................................293
15.2.1. Batterie/Akku-Wechsel
.................................................................................................294
1. Einleitung
Die ganz Eiligen lesen auf Seite 19 bei Quick-Start weiter.
DATKASSE besteht aus zwei ausführbaren Programmen. DATKASSE.EXE ist
das Verwaltungsprogramm, mit dem Sie Ihre Stammdaten und Passwörter
verwalten, Kassierer anlegen, Listen drucken (ausgenommen Tagesabschluß),
usw. KASSE.EXE ist das eigentliche Kassenprogramm. Im täglichen Betrieb
werden Sie sich 95 % der Zeit in diesem Programm aufhalten.
Wir haben diese logische Trennung der Funktionen vorgenommen, um die
Manipulationsmöglichkeiten durch Kassenpersonal möglichst gering zu halten.
Es ist nach unserer Meinung z.B. nicht sinnvoll, daß ein Kassierer Zugang zur
Lagerverwaltung hat.
Das Installationsprogramm legt 2 Batchdateien zum Starten dieser beiden
Programme auf Ihrem Laufwerk C:\ an (KASSE.BAT und DATKASSE.BAT).
Sie sollten zum Starten der Programme immer diese Batchdateien verwenden,
nur dann werden die vom Installationsprogramm aktivierten Funktionen auch
ausgeführt.
Selbstverständlich können Sie die Batchdateien von C:\ in ein beliebiges
Verzeichnis bewegen (kopieren), z.B. in ein Batchverzeichnis, wenn ein solches
vorhanden ist. Auch das Verzeichnis DOS ist dafür gut geeignet.
Durch die Batchdateien können Sie dann DATKASSE und KASSE starten
unabhängig davon, in welchem Verzeichnis oder Laufwerk Sie sich gerade
befinden.
2. Installation
Legen Sie die Diskette in das Laufwerk
Geben Sie ein:
A: RETURN
INSTALL RETURN
Wenn Ihr 3,5"-Laufwerk B: ist, dann ändern Sie die Eingabe in Zeile 1 entsprechend.
Wählen Sie die Option Komplette DATKASSE Installation durchführen. Geben
Sie das gewünschte Verzeichnis ein, in das DATKASSE installiert werden soll,
bzw. bestätigen Sie die Vorgabe mit RETURN.
Beantworten Sie alle Fragen des Installationsprogramms mit J für Ja oder N für
Nein. Wenn Sie die Antwort nicht wissen, dann drücken Sie einfach RETURN.
Es wird dann in jedem Fall eine lauffähige Programmversion erzeugt.
Das Installationsprogramm nimmt bei Bedarf eine Änderung an der
AUTOEXEC.BAT vor. Dies ist dann der Fall, wenn Sie ein System mit nur 4
MB Speicher einsetzen und der vom Festplattencache SMARTDRIVE belegte
Speicher zu groß ist. Das Installationsprogramm reduziert diesen Wert
entsprechend. Sie werden auf diesen Umstand durch Bildschirmmeldungen
hingewiesen. Ihre alte AUTOEXEC.BAT wird zuvor gesichert. Anschließend
müssen Sie Ihr System neu starten.
Hinweis
DATKASSE benötigt zum Betrieb 545 kB freien Basisspeicher und zusätzlich
ca. 2,1 MB XMS-Speicher.
3. Allgemeine Hinweise
3.1 Ergänzende Informationen zum Handbuch
Im Verzeichnis DOKU finden Sie nach der Installation verschiedene Textdateien zu Sonderfunktionen des Programms. Diese befinden sich nicht im
Handbuch, da sie ständig weiterentwickelt werden.
Starten Sie das Programm DATKASSE. Im Menü SYSTEM können Sie sich
die DOKU-Dateien anschauen oder diese drucken.
Empfehlenswert ist außerdem die Lektüre der Datei HISTORY.TXT. In dieser Datei werden Programmerweiterungen, Fehlerbehebungen, usw. dokumentiert. Auch diese Datei können Sie mit DATKASSE.EXE ansehen oder
drucken.
3.2 Netzwerkversion
Bitte beachten Sie, daß eine Netzwerkversion von DATKASSE niemals die
gleiche Verarbeitungsgeschwindigkeit wie die Normalversion erreichen
kann. Durch Übertragung von Daten über das Netzwerk, Datei- und Datensatzsperrung, usw. tritt ein erhöhter Rechenzeitbedarf auf, der umso größer
wird, je mehr das Netzwerk belastet ist. Die Auswahl der verwendeten
Hardware sollte deshalb in Abhängigkeit von der zu erwartenden Netzbelastung stehen.
Um einen einwandfreien Betrieb zu gewährleisten, sollte bei einem sogenannten Peer-To-Peer-Netzwerk auf das Benutzen des Servers als Arbeitsplatz verzichtet werden, wenn an einem der Kassenarbeitsplätze gearbeitet
wird. Läßt sich dies nicht vermeiden, so sollte die Priorität der Vordergrundtask des Servers relativ gering eingestellt werden.
Wenn der Server als Arbeitsplatz genutzt wird lassen sich bei Netzwerkzugriffen Behinderungen in Form von verlangsamter Bildschirmausgabe, Wartezeiten bei Datenbankzugriffen, usw. nicht vermeiden. Dies führt in einigen
Fällen zu abgehackten, bzw. stoßweisen Bildschirmausgaben.
Insbesondere bei mehr als einem Kassenarbeitsplatz sollte von der Möglichkeit am Server zu arbeiten abgesehen werden.
Folgende Einschränkungen sind zu beachten
Wenn ein oder mehrere Kassenarbeitsplätze eingeloggt sind, kann die Option Komprimieren bei der Kunden- und der Lagerdatenbank nicht ausgeführt werden. Dies ist eine Exklusiv-Option, die nur ausgeführt werden
kann, wenn nur ein einziger Benutzer in die betreffende Datenbank eingeloggt ist.
Wenn das Programm Indexdateien sortiert, dann führt dies auf den anderen
Arbeitsplätzen zu Wartezeiten, wenn die gleiche Indexdatei geladen werden
muß.
In den oben genannten Fällen gibt das Programm jeweils eine Meldung aus,
um den Anwender zu informieren.
Bei Verwendung von rechenzeitintensiven Funktionen wie zum Beispiel
dem Barcodedruck sollte die Priorität der Vordergrundtask auf dem Server
reduziert werden, wenn der Barcodedruck auf dem Server ausgeführt wird.
Hinweis
Bei Problemen durch nicht freigegebene Datensätze oder Dateien (beispielsweise durch Stromausfall oder Systemabsturz) rufen Sie das Programm
DATKASSE mit der Option /RESETNET auf. Nach Bestätigung der Abfrage werden alle Sperren aufgehoben.
Programme beenden
Sehr wichtig für einen störungsfreien Betrieb im Netzwerk ist das korrekte
Schließen von Dateien. Verwenden Sie aus diesem Grund immer die Option
Programm beenden im Pulldown-Menü System der beiden Programme.
3.2.1. Weitere Möglichkeiten der Netzwerk-Version
Die Netzwerk-Version von DATKASSE bietet die Möglichkeit des sogenannten Standalone-Betriebes.
Das Programm KASSE.EXE, d.h. die einzelnen Kassen benötigen in dieser
Konfiguration nur beim Programmstart und beim Tagesabschluß die Netzwerk-Verbindung. Das Programm läuft in diesem Fall auf der lokalen Festplatte.
Beim Programmstart aktualisiert das Programm nach Abfrage die Stammdaten, d.h. es kopiert diese auf die lokale Festplatte. Danach wird die
Serververbindung erst wieder beim Tagesabschluß benötigt. Sollte der
Server zwischenzeitlich heruntergefahren werden oder abstürzen, dann wird
der Kassenbetrieb davon nicht beeinträchtigt.
Diese Betriebsart ist also vor allen Dingen für einen sicheren Kassenbetrieb
geeignet. Beeinträchtigungen des Servers durch Arbeiten an diesem System
(z.B. in einem Peer-To-Peer-Netz wie Windows95) wirken sich nicht auf die
Kassen aus.
Beim Tagesabschluß führen alle Kassen die Funktion Netzabschluß vorbereiten aus. Damit werden die getätigten Umsätze und Lagerbewegungen und
Ausgaben auf den Server kopiert. Eine der Kassen ruft dann die Funktion
Tagesabschluß (Netz) auf. In diesem Punkt unterscheidet sich die Vorgehensweise nicht vom normalen Netzwerk-Betrieb.
Nach Ausdruck des Tagesabschlusses werden nun noch die Lagerbewegungen der einzelnen Kassen verarbeitet, d.h. die Lagerbestände auf dem Server
werden aktualisiert.
Der Menüpunkt Netzabschluß vorbereiten wird nach der Ausführung grau
und kann nicht mehr aufgerufen werden. Dies soll Ihnen als Hinweis dienen,
daß an diesem Platz die Funktion bereits ausgeführt wurde.
Ist der Menüpunkt bereits beim Programmstart grau dann hat diese Kasse
keine Umsätze getätigt. Den Netzabschluß kann sie natürlich trotzdem ausführen.
Bitte beachten Sie, daß der Menüpunkt Netzabschluß vorbereiten auch bei
nicht aktiver Standalone-Betriebsart grau ist, da diese Funktion dann nicht
sinnvoll verwendbar ist.
Der Menüpunkt Tagesabschluß ist bei aktiver Standalone-Betriebsart
ebenfalls grau und kann nicht aufgerufen werden. Bei dieser Betriebsart
können also die Kassen keinen eigenen Abschluß ausführen. Dies ist
erforderlich, da nur bei einem Netzabschluß die Lagerbewegungen verarbeitet werden.
Ein Nachteil dieser Betriebsart soll nicht verschwiegen werden:
Die Lagerbestände sind prinzipbedingt erst nach dem Tagesabschluß auf
dem neuesten Stand. Eine Bestandsabfrage während des Tages, d.h.
während des Kassenbetriebes kann falsche Bestände liefern. Dies ist immer
dann der Fall, wenn eine Kasse zwischenzeitlich den betreffenden Artikel
verkauft hat.
Zusammenfassung
Alle Kassen müssen die Funktion Netzabschluß vorbereiten ausführen, auch
die Kasse, mit der anschließend der Netzabschluß ausgeführt wird. Anschließend führt eine der Kassen die Funktion Netzabschluß aus.
3.2.1.1. Einrichtung des Standalone-Betriebs
Gesteuert wird der Standalone-Betrieb durch die Konfigurationsdatei
NETZWERK.CNF. In dieser Datei werden alle für den Standalone-Betrieb
relevanten Parameter eingetragen. Die Datei enthält erklärende Kommentare. Sie können diese Einstellungen auch bequem über eine Eingabemaske
im Menü Verschiedenes/Grundeinst./Netzwerk-Einstellungen vornehmen
(siehe Seite 218). Die Beschreibung des Dateiaufbaus soll hier nur als
Ergänzung dienen.
Installieren Sie zuerst das Programm auf dem Server und richten Sie die Arbeitsplätze ein. Tragen Sie in die Datei NETZWER.CNF den korrekten Pfad
zum Server ein.
Anschließend kopieren Sie das komplette Verzeichnis von DATKASSE
(d.h. i.A. \KASSE) inkl. Unterverzeichnisse auf die lokalen Festplatten der
Kassen-Arbeitsplätze.
Achten Sie bitte darauf, daß auch im Standalone-Betrieb die Umgebungs-
variable DATUSER auf allen Kassen unterschiedlich gesetzt sein muß. Sie
können dies sicherstellen, in dem Sie die Arbeitsplätze mit dem Installationsprogramm einrichten.
Abdruck der Datei NETZWERK.CNF (Beispiel-Konfiguration) :
;Konfigurationsdatei: NETZWERK.CNF
;Angelegt am
: 30.04.97
;Diese Datei enthält die Einstellungen für den Standalone-Betrieb
;von KASSE.EXE im Netzwerk.
;Standalone-Betriebsart (1 = Ja, 0 = Nein)
1
;Umsatz-Dateien ebenfalls lokal speichern (1 = Ja, 0 = Nein).
1
;Beim Programmstart abfragen, ob die Stammdaten kopiert,
;bzw.aktualisiert werden soll
1
;Pfad zum Kassenverzeichnis auf dem Server
F:\KASSE
;DOS-Befehl zum Einloggen (ACHTUNG: Hier keine Treiber laden)
F:\PUBLIC\LOGIN.EXE KASSE1
;DOS-Befehl zum Ausloggen (ACHTUNG: Hier keine Treiber entladen)
F:\PUBLIC\LOGOUT.EXE
4. Quick-Start
Dieses Kapitel vermittelt eine Kurzeinführung in das Programm und die wichtigsten Funktionen, um die ersten Schritte zu erleichtern. Sie werden feststellen,
daß einige Informationen hier wiederholt werden. Dies ist aber ganz im Sinne
eines Quickstarts.
Diese Kurzanleitung kann natürlich nicht alle Leistungsmerkmale von DATKASSE zeigen. Wir beschränken uns hier auf die Grundfunktionen, die während des Kassiervorgangs und beim Tagesabschluß erforderlich sind. Die komplette Referenz finden Sie in den folgenden Kapiteln.
DATKASSE besteht aus zwei ausführbaren Programmen. DATKASSE.EXE ist
das Verwaltungsprogramm, KASSE.EXE ist das eigentliche Kassenprogramm.
Das Installationsprogramm legt 2 Batchdateien zum Starten dieser beiden Programme auf Ihrem Laufwerk C:\ an (KASSE.BAT und DATKASSE.BAT).
Sie sollten zum Starten der Programme immer diese Batchdateien verwenden,
nur dann werden die vom Installationsprogramm aktivierten Funktionen auch
ausgeführt.
Selbstverständlich können Sie die Batchdateien von C:\ in ein beliebiges Verzeichnis bewegen (kopieren), z.B. in ein Batchverzeichnis, wenn ein solches
vorhanden ist. Auch das Verzeichnis DOS ist dafür gut geeignet.
Durch die Batchdateien können Sie dann DATKASSE und KASSE starten unabhängig davon, in welchem Verzeichnis oder Laufwerk Sie sich gerade befinden.
Installation
Legen Sie die Diskette in das Laufwerk
Geben Sie ein:
A: Enter
INSTALL C: Enter
Wenn Ihr 3,5"-Laufwerk B: ist, dann ändern Sie die Eingabe in Zeile 1 entsprechend.
Das Programm wird auf Laufwerk C: im Verzeichnis KASSE installiert. Beantworten Sie alle Fragen des Installationsprogramms mit J für Ja oder N für Nein.
Wenn Sie die Antwort nicht wissen, dann drücken Sie einfach ENTER. Es wird
dann in jedem Fall eine lauffähige Programmversion erzeugt.
Änderungen an AUTOEXEC.BAT oder CONFIG.SYS werden nicht vorgenommen. DATKASSE benötigt zum Betrieb jedoch ca. 560 kB freien Basisspeicher und zusätzlich ca. 2,1 MB XMS-Speicher. Auf Systemen mit 4 MB
Speicher sind gegebenenfalls Änderungen an der Datei AUTOEXEC.BAT erforderlich.
Wenn Sie beim Start von DATKASSE.EXE oder KASSE.EXE die Fehlermeldung Zuwenig XMS-Speicher erhalten, dann laden Sie die Datei AUTOEXEC.BAT mit einem Editor (z.B. EDIT von MS-DOS). Suchen Sie die Zeile
mit SMARTDRV.EXE (dies ist der Festplattencache). Wenn am Ende der Aufrufzeile keine Parameter stehen, dann fügen Sie bitte 512 hinzu, getrennt durch
ein Leerzeichen. Wenn bereits eine Zahl vorhanden ist, dann ändern Sie diese
bitte in 512, wenn sie größer als 512 ist.
Der Aufruf würde dann z.B. so aussehen:
C:\DOS\SMARTDRV.EXE 512
Sie bewirken damit, daß der Festplattencache nur noch 512 kB belegt (ohne Parameter 2 MB). Anschließend müssen Sie Ihr System natürlich neu starten.
Bedienung von KASSE.EXE
Einige grundlegende Bemerkungen zu Beginn: Die Belegung der wichtigsten
Funktionstasten wird immer am unteren Bildschirmrand angezeigt. Weitere
Hilfe erhalten Sie durch Betätigen der Tastenkombination STRG-F1, dies ist
die kontextsensitive Hilfefunktion. Sie erklärt die gerade benutzte Funktion.
Der Taste F2 kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Mit F2 wird ein Vorgang abgeschlossen, Daten gespeichert, ein Vorgang fortgeführt, usw. Mit ESC
können Sie in fast jeder Situation einen Vorgang abbrechen, bzw. einen Schritt
zurückgehen. Beispielsweise kann mit ESC von der Maske Gegebener Betrag
zurück in die Belegerfassungsmaske gesprungen werden.
Wir beginnen mit einer kurzen Einführung in das Kassenprogramm. Zum Ausprobieren der Funktionen sollte ein Drucker (Matrixdrucker) an LPT1: angeschlossen sein. Ein Deskjet- oder Laserdrucker kann ebenfalls als Bondrucker
eingesetzt werden. Dazu muß jedoch erst der passende Treiber im Programm
eingerichtet werden. Am Ende dieser Einführung finden Sie dazu eine kurze Erklärung.
Starten Sie KASSE.EXE durch Aufruf der Batchdatei KASSE.BAT.
Unsere Programme entsprechen dem SAA-Standard, d.h. Sie sehen nun 3 Pulldownmenüs, die Sie mit Hilfe der Pfeiltasten auswählen und mit ENTER aufklappen können.
Dazu ein kurzer Hinweis:
Das Menü Setup erscheint nur, wenn KASSE.EXE mit dem Parameter /SETUP
aufgerufen wird. Auch dies hat wieder seinen Grund in der Manipulationssicherung. Wenn Sie das Programm komplett eingerichtet haben, dann können Sie
diesen Parameter aus der Batchdatei KASSE.BAT entfernen. Ein Kassierer hat
dann keinen Zugriff mehr auf dieses Menü.
Wählen Sie nun das Menü Kasse. Wir wollen zu Beginn einen Kassiervorgang
durchspielen. Wählen Sie also die Option Kasse.
Nun müssen Sie die Kassierer-Nummer und dessen Passwort eingeben. Geben
Sie 1 als Nummer und 11111 als Passwort ein. Dieser Kassierer ist bereits vorbelegt.
Die nächste Eingabe betrifft den Kassen-Anfangsbestand. Geben Sie hier die
Bareinlage der Kasse ein. Sie können aber auch einfach ENTER drücken.
Sie befinden Sich nun in der Erfassungsmaske. Im oberen Bereich der Maske
sehen Sie die Beleg-Nr., Datum, Ausgabeart (Bon oder Rechnung), Zahlungsart
(Scheck oder Bar) sowie die Zwischensumme in Großdarstellung (zu Beginn
noch nicht sichtbar, da noch keine Belegdaten eingegeben wurden). Außerdem
am oberen Rand sichtbar: Die Verkäufernummer und die aktuelle Belegposition.
Das Programm wartet nun auf die Eingabe einer Artikelnummer. In der DemoVersion sind die Artikelnummern 1234, 1235 und 1236 bereits eingegeben.
Probieren Sie also eine dieser Artikelnummern aus. Das Programm setzt den dazugehörigen Artikeltext ein und auch die Zwischensumme erscheint nun.Wenn
Sie einfach ENTER drücken, dann sehen Sie eine Übersicht des Lagers (mit
Bestand und Preis). In dieser Liste können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen (Seite hoch/runter, Pos1, Ende, usw.) und den gewünschten Artikel mit
ENTER auswählen.
Erfassen Sie nun noch 2 weitere Artikel (mit 1235 und 1236). Sie haben nun 3
Belegpositionen erfaßt. Mit den Pfeiltasten können Sie sich in dieser Liste beliebig bewegen und einzelne Positionen nachträglich manipulieren.
nun zur zweiten Position. Mit F6 können Sie eine Stückzahl
Gehen Sie mit
eingeben. F7 ändert den Preis. Und mit F8 können Sie die ganze Belegzeile löschen. Wenn noch weitere Belegpositionen folgen sollen, dann müssen Sie mit
Ï
Ð wieder zur nächsten freien Zeile springen.
F2 schließt den Beleg ab. Angezeigt wird nun der zu zahlende Betrag und Sie
müssen den gegebenen Betrag eingeben oder bei passender Zahlung einfach
ENTER drücken. Der Bon wird nun gedruckt und eine evtl. angeschlossene
Kassenschublade springt auf.
Danach können Sie sofort den nächsten Beleg eingeben.
In der Kassenmaske gibt es noch eine ganze Reihe von weiteren Möglichkeiten:
Mit F5 schalten Sie die Zahlungsart um, F10 wechselt den Kassierer, STRG-D
druckt den letzten Beleg nochmals (z.B. wenn der Bondruck abgeschaltet ist und
nur ein Bon gedruckt werden soll, wenn der Kunde dies wünscht), mit STRG-A
können Sie eine Ausgabe (d.h. Barentnahme) aus der Kasse eingeben. Dabei
können bis zu 25 Rubriken definiert werden.
Mit der Taste * auf dem Ziffernblock kann eine Warenrückgabe eingegeben
werden. Diese Taste wirkt auf die zuletzt eingegebene Position. Bei einer
Warenrückgabe wird also die Artikelnummer und ENTER und dann * eingegeben. Der Artikel wird in das Lager zurückgebucht und der Kunde erhält
eine Gutschrift.
Hinweis: Ist die Getränkemarkt-Funktion aktiv, dann verwenden Sie für eine
Warenrückgabe bitte die Tastenkombination STRG-F6.
Sie haben nun einen oder mehrere Bons gedruckt. Verlassen Sie die Maske mit
ESC und wählen Sie Tagesabschluß aus dem Menü Kasse. Dazu sollte ein DINA4-Drucker zur Verfügung stehen. Es ist jedoch auch möglich, den Tagesabschluß auf dem Bondrucker auszugeben. Dies können Sie im Menü
Setup/Grundeinstellungen 2 festlegen. In dieser Maske stehen Ihnen eine ganze
Reihe von Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Drücken Sie doch einfach
einmal STRG-F1 in dieser Maske, dann erhalten eine ausführliche Erklärung zu
jedem Eintrag.
Bedienung von DATKASSE.EXE
DATKASSE ist das Verwaltungsprogramm für die Stammdaten, Passwörter,
usw. Mit diesem Programm können Sie auch ausführliche Listen der Stammdaten drucken.
Nach dem Start des Programms müssen Sie zuerst das Systempasswort eingeben. In allen Versionen ist Kasse vorbelegt. Bitte achten Sie auf die Groß-Kleinschreibung. Sie ist bei der Eingabe relevant.
Auch dieses Programm folgt dem SAA-Standard. Die Funktionstastenbelegung
wird immer am unteren Bildschirmrand angezeigt.
Wählen Sie nun einmal das Menü Datenbank. In diesem Menü haben Sie Zugriff auf die drei Datenbanken von DATKASSE, d.h. Kunden, Lieferanten und
Lager.
Die wichtigste Datenbank ist wohl das Lager. Wählen Sie diesen Menüpunkt
aus. Es erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie die bei Datenbanken üblichen
Funktionen wie z.B. Neueingabe, Suchen, Blättern, usw. auswählen können.
Über den Menüpunkt Zu-/Abgänge können Sie Bestandsänderungen durchführen, z.B. bei Waren-Anlieferung.
Wir möchten hier nochmals auf die Bedeutung der Taste F2 hinweisen. Mit F2
speichern Sie zum Beispiel einen neu eingegebenen oder geänderten Datensatz.
Treiberauswahl (Bondrucker)
Um einen anderen Treiber für den Bondruck einzurichten starten Sie KASSE.EXE mit der Batchdatei KASSE.BAT.
Im Menü Setup wählen Sie die Option Grundeinstellungen 1. Geben Sie im Feld
Bondrucker Zeichensatz / Treiber ein * ein und drücken Sie ENTER. Sie können dann den gewünschten Treiber aus einer Liste auswählen. Bestätigen Sie die
nächste Abfrage mit Ja. Damit ist der Treiber installiert.
5. Kommandozeilen-Parameter
Bei dem Programm KASSE können einige Einstellungen nur über einen
Kommandozeilen-Parameter aktiviert werden.
Eine Übersicht der Parameter können Sie erhalten, indem Sie das Programm
mit dem Parameter /? aufrufen.
Bei Verwendung von /LCD oder /VGAMONO verwendet KASSE.EXE eine
Farbtabelle für LCD-, bzw. VGA-monochrom-Monitore, um auf diesen Monitoren eine optimale Lesbarkeit zu garantieren.
Diesen Schalter fügt das Installationsprogramm automatisch in die Batchdateien zum Start von MKGAST und DKGAST ein, wenn Sie die Frage
nach dem Farbmonitor verneinen.
Mit /NUM erreichen Sie, daß auf jedem Bon zusätzlich zum Verkäufer auch
die Arbeitsplatznummer gedruckt wird.
/PROT aktiviert den Protokolldruck. In diesem Fall wird der Rechnungsdrucker als Protokolldrucker verwendet. Jeder gedruckte Bon wird zusätzlich auf diesem Drucker ausgegeben, jedoch ohne Kopf- und Fußbereich.
Bitte beachten Sie, daß nun keine Rechnungen mehr gedruckt werden können. Sollte dies trotzdem benötigt werden, muß vorher der Protokolldrucker
auf Seitenanfang gefahren werden. Die Rechnung wird in diesem Fall jedoch nicht protokolliert.
/DUAL aktiviert den 2-Monitor-Betrieb . In einem IBM-kompatiblen System können 2 Videokarten gleichzeitig verwendet werden. Zu einer vorhandenen VGA- oder EGA-Karte kann noch eine Monochromkarte (=Herkules-Karte) eingebaut werden. Der an diese Karte angeschlossene Monitor
(vorzugsweise 9 Zoll) wird von KASSE als Kundenanzeige verwendet. Der
Kunde kann die Erfassung aller Artikel mit Bezeichnung und Preis verfolgen und sein gegebener Betrag und Rückgeld wird ebenfalls auf diesem Monitor angezeigt.
Wichtige Hinweise
Im allgemeinen erkennt KASSE, wenn keine Monochromkarte vorhanden ist
und die Option /DUAL verwendet wird. Wenn jedoch ein Memorymanager
wie QEMM oder EMM386 an die Stelle des Bildspeichers der Monochromkarte virtuelles RAM eingeblendet hat, kann KASSE dies nicht feststellen. Schwere Systemabstürze sind im allgemeinen die Folge, wenn trotzdem /DUAL verwendet wird.
/PC-KA aktiviert die Kassensteuerkarte PC-KA3. Näheres zu dieser Karte
finden Sie in dem betreffenden Datenblatt (einfach unverbindlich bei uns
anfordern). Folgende Hardware kann an die PC-KA3 direkt ohne weitere Interfaces angeschlossen werden: Kassenschublade, LCD-Display, BarcodeLesegerät.
/DISPLAY aktiviert ein an eine serielle Schnittstelle oder Kassenkarte angeschlossenes Kundendisplay. Wir liefern verschiedene geeignete Displays,
lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Per Default wird COM3 zur Übertragung verwendet (9600 Baud, 8 Bit,
keine Parität, 1 Stopbit).
/PREIS ist nur beim Programm DATKASSE möglich. Dieser Parameter aktiviert die Preiseingabe bei Lagerzugängen.
Mit /ROHERTRAG können Sie KASSE dazu veranlassen, daß auf dem
Lagerabgangsprotokoll auch der Rohertrag (d.h. die Differenz zwischen
Netto-Einkaufspreis und Netto-Verkaufspreis) ausgerechnet wird. Am Ende
der Liste wird außerdem die Summe über alle Artikel berechnet und gedruckt. Das Lagerabgangsprotokoll kann zu einem beliebigen Zeitpunkt
(auch mehrmals pro Tag) aufgerufen werden.
/MASTER
Durch Verwendung dieses Parameters kann DATKASSE.EXE direkt von
KASSE.EXE aus gestartet werden.
Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie allein an einem Kassensystem arbeiten
und während des Kassierens zeitweise Änderungen an den Stammdaten vor-
genommen werden müssen.
Mit der Tastenkombination ALT-Q kann dann zu jedem (!) Zeitpunkt DATKASSE.EXE gestartet werden. Nach dem Verlassen von DATKASSE befinden Sie sich wieder in KASSE.EXE an der gleichen Stelle.
Die Abfrage des Systempasswortes und die Copyright-Meldung entfällt in
diesem Modus. Wenn Sie mit Angestellten arbeiten, dann ist dieser Modus
mit Vorsicht zu benutzen, da keinerlei Zugriffsschutz mehr vorhanden ist.
Hinweise
Da KASSE.EXE beim Start von DATKASSE.EXE weiterhin ca. 1,3 MB
XMS belegt (abhängig von der gerade benutzen Funktion), ist diese Funktion auf Systemen mit nur 4 MB nicht nutzbar. Am geringsten ist die XMSNutzung von KASSE.EXE, wenn nur die Menüzeile sichtbar ist (wie direkt
nach dem Programmstart). Evtl. müssen Sie also die Kassenmaske verlassen
(darin ist die XMS-Belegung am höchsten).
Prinzipbedingt bekommt KASSE.EXE nicht mit, wenn Sie sich in der Kassenmaske befinden und mit DATKASSE.EXE neue Datensätze erfaßt haben
oder Änderungen an den Suchbegriffen (z.B. der Artikelnummer) gemacht
haben. Verlassen Sie in diesem Fall die Kassenmaske mit ESC. Nach dem
erneuten Aufruf der Kassenmaske können Sie dann auf die neu erfaßten
oder geänderten Datensätze ohne Einschränkungen zugreifen.
/NOCHECKDIGIT
Damit kann die vom Barcodescanner gelesene Prüfziffer entfernt werden.
Geeignet ist dies z.B. für Code39 oder 2of5 (Interleaved). Bei manchen
Scannern läßt sich die Prüfziffer nicht ausschalten. Mit diesem Parameter
kann sie vom Programm entfernt werden. Der Schalter ist nur bei numerischen Eingaben mit einer Länge <= 13 Zeichen aktiv. Texteingaben werden
deshalb davon nicht beeinflußt. Bei Handeingabe von Artikelnummern ist
jedoch darauf zu achten, daß die Prüfziffer mit eingegeben wird, bzw. eine
beliebige Ziffer.
Mit /RECORD können die laufenden Tastatureingaben mitgespeichert werden. /PLAY spielt die Eingaben dann wieder ab. Die Eingaben werden in
der Datei RECORD.KEY gespeichert. Bei jedem Aufruf von /RECORD
wird die Datei wieder gelöscht. Diese Standardvorgabe können Sie mit der
Option /PLAYFILE:xxx ändern. Das xxx steht für den Dateinamen.
Mit dieser Option können zum Beispiel problemlos Selbstlaufdemos erstellt
werden. Mit dem Parameter /SLOW:xxx können Sie die Abspielgeschwindigkeit steuern, wobei xxx die Zeit in Millisekunden zwischen zwei Tastaturanschlägen ist (Defaultwert:50 Millisekunden).
Während des Play-Modus kann mit den Tasten + und - die Abspielgeschwindigkeit in 1/10-Sekunden-Schritten erhöht oder erniedrigt werden.
ESC bricht den Play-Modus ab, das Programm bleibt an der gerade aktuellen Stelle stehen und kann ab diesem Zeitpunkt normal bedient werden.
Einsatzbereiche dieser Funktion sind beispielsweise das Starten von
KASSE.EXE direkt in die Kassenmaske, bzw. die Passwortabfrage (siehe
Beispiel unten) oder das Erzeugen von Selbstlaufdemos.
Beispiel :
KASSE /PLAY /PLAYFILE:STARUP.MAC
Die Datei STARTUP.MAC enthält die zweimal den Tastaturanschlag für
das K. Das Ergebnis dieses Aufrufes ist, daß KASSE.EXE direkt in die Abfrage der Kassierernummer geht, genau so, als hätten Sie nach dem Start
diese Eingaben selbst gemacht.
Hinweis :
Bei Aufruf eines externen Programmes (wie zum Beispiel der
kontextsensitiven Hilfe) wird der Playmodus unterbrochen, da die Eingaben
in einem externen Programm nicht der Kontrolle von DATKASSE unterliegen.
Weitere Hinweise finden Sie im Kapitel zu den Makros. Bitte lesen Sie dazu
auf Seite 252 weiter.
Mit /NSS können Sie den Ausdruck der Kassierersummen beim Tagesabschluß unterdrücken. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie nur mit
einem einzigen Kassierer arbeiten. Dann läßt sich mit dieser Parameter
Papier beim Ausdruck des Journals sparen.
Durch /NOPRINTERCHECK wird die Prüfung des Bondruckers vor dem
Ausdruck abgeschaltet. Normalerweise prüft KASSE.EXE, ob der Drucker
eingeschaltet und Online ist. In einer Netzwerkumgebung oder wenn der
Bondruck abgeschaltet und gar kein Bondrucker angeschlossen ist, dann
kann dies zu Problemen führen (Fehlermeldung Drucker nicht bereit). Mit
Hilfe des o.g. Parameters kann dieses Problem gelöst werden.
6. Bedienung
6.1. Bedienung mit der Tastatur
Mit dem ersten Buchstaben (oder dem hervorgehobenen) der gewünschten
Option oder durch Betätigen der Pfeiltasten wird das gewünschte Menü
ausgewählt.
Pos1 und Ende setzen den Balken auf die erste, bzw. letzte Option. RETURN
klappt das Menü herunter.
Mit den Pfeiltasten oder durch den hervorgehobenen Buchstaben kann die
gewünschte Funktion ausgewählt werden.
Bei Auswahl mit den Pfeiltasten muß nun noch RETURN gedrückt werden.
Bei Eingabe des hervorgehobenen Buchstabens wird die Funktion sofort ausgeführt.
Mit den Pfeiltasten können auch die jeweils benachbarten Menüs heruntergeklappt werden.
Eingaben in Felder jeder Art können mit den üblichen Tastenkombinationen
editiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob DATKASSE von Ihnen die Eingabe eines Feldwertes, einer Zahl, eines Dateinamens oder andere Texteingaben
erwartet.
Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie sich im Eingabefeld bewegen. Pos1
springt zum Beginn der Zeile, Ende zum Ende. Entf löscht das Zeichen unter
dem Cursor, <-- das links vom Cursor. STRG-Y löscht die ganze Zeile und
ALT-R stellt sie nach versehentlichem Löschen wieder her. Wenn die erlaubte
Feldlänge größer als der Ausschnitt auf dem Bildschirm ist, dann rollt die Anzeige bei Bedarf.
Je nach Feldtyp gibt es noch weitere Funktionen : Mit + oder - auf dem Ziffernblock (und nur dort) können Sie in den meisten Ganzzahl- und Fließkommafeldern einen Wert zu dem vorhandenen Feldinhalt addieren oder subtrahieren.
Eingeleitet wird diese Funktion durch Eingabe eines Leerzeichens in dem
betreffendem Feld. So können Sie die Tasten auf dem Ziffernblock auch für
andere Eingaben verwenden, zum Beispiel zur Eingabe einer negativen Zahl in
ein Feld. Bei der Eingabe des Plus- oder Minuszeichens wird ein neues Fenster
geöffnet, in dem Sie den Wert eingeben können. Nach Bestätigung mit
RETURN wird das Fenster geschlossen und der neue Feldinhalt ausgerechnet.
Das Gleiche gilt für Division mit der Taste / und Multiplikation mit *, jeweils
auf dem Ziffernblock. Auch hier muß die Funktion durch ein Leerzeichen
eingeleitet werden. Mit Hilfe dieser Funktionen kann zum Beispiel auf einfache
Weise ein Brutto- oder Nettopreis ausgerechnet werden. Das Ganze funktioniert
prinzipiell wie ein kleiner Taschenrechner.
Die Taste F2 hat im allgemeinen die Bedeutung von Weiter oder Funktion
fortsetzen. Bei der Belegerfassung (z.B. in der Kasse) wird diese Taste
beispielsweise zum Verlassen der Maske und zum Sprung zur nächsten
Eingabemaske verwendet. Bei allen Pulldown- oder Popupmenüs und bei
Ja/Nein/Abbruch-Fragen ist F2 gleichbedeutend mit RETURN verwendbar. In
vielen Situationen kann also eine Operation, bei der keine zusätzlichen
Eingaben oder Abweichungen von den Defaultwerten erforderlich sind, durch
mehrmaliges Betätigen von F2 abgeschlossen werden.
6.1.1. Dateiauswahl-Fenster
Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn die Eingabe eines Dateinamens
erwartet wird. Mit ALT und dem hervorgehobenen Buchstaben oder TAB
können Sie die gewünschte Funktion selektieren. Mit RETURN wird sie dann
ausgeführt. Wenn Sie im Feld Dateinamen ein Wildcardzeichen verwenden,
dann können Sie die gewünschte Datei aus dem Fenster Liste auswählen. Dabei
können Sie wie üblich die Pfeiltasten, Pos1 und Ende verwenden. Durch
Eingabe des ersten Buchstabens der gesuchten Datei springt der Balken auf den
ersten Eintrag, der mit diesem Buchstaben beginnt. Beim zweiten Mal auf den
zweiten Eintrag und so fort. Auf diese Art und Weise gelangt man schnell zu der
benötigten Stelle innerhalb der Liste.
Wenn kein Wildcardzeichen im Feld Dateinamen verwendet wird, wird die
Datei durch RETURN ausgewählt und das Fenster verschwindet.
Bei einigen häufig benutzten Funktionen ist ein sogenannter History-Puffer
implementiert. In diesem speichert DATKASSE eine gewisse Anzahl der letzten
Eingaben. Sie können dann aus den gespeicherten Dateinamen die benötigte mit
den Pfeiltasten auswählen.
Erkennbar ist ein vorhandener History-Puffer an einem großen H rechts neben
dem Feld Dateinamen. Aufgerufen wird die Funktion durch ALT-L.
Voraussetzung dafür ist, daß Sie sich im Feld Dateinamen befinden. Natürlich
können Sie auch das Fenster mit dem History-Puffer mit ESC wieder verlassen
ohne eine Datei auszuwählen.
In den History-Puffer werden alle Eingaben eines Dateinamens gespeichert.
Dies geschieht für jede Funktion, in der ein Dateiname eingegeben werden muß,
getrennt. Die Auswahl eines Listenformulars hat also einen anderen HistoryPuffer wie die Funktion Datei drucken.
Die Aufnahme in den Puffer geschieht nach dem Prinzip First in, Last out.
Wenn ein neuer Dateiname aufgenommen wird, wird der älteste aus der Liste
entfernt. Bei mehreren gleichen Dateinamen, die hintereinander eingegeben
werden, wird nur der erste gespeichert. Dies soll verhindern, daß im gesamten
Puffer immer der gleiche Dateiname steht.
6.1.2. Auswahl-Boxen
In Auswahlboxen, die z.B. in den Einstellungsmenüs von DATKASSE.EXE
Verwendung finden, wird die Option, die verändert werden soll, mit den
Pfeiltasten ausgewählt. Durch Drücken von RETURN oder der Leertaste
wird der Status des Schalters verändert. Zu sehen ist dies an einem Häkchen
oder (je nach eingestelltem Zeichensatz) einer kleinen 1 zwischen den beiden
eckigen Klammern. Die Optionen am unteren Ende der Auswahlbox werden
nach Auswahl durch
ausgeRETURN
führt.
Sollen Änderungen
dauerhaft gespeichert
werden, dann muß die
Speichern
Option
gewählt werden. Mit
ESC oder durch Auswahl der Option Abbruch verlassen Sie
Auswahlbox und die
gemachten Änderungen werden nach einer Abfrage wieder rückgängig gemacht.
Nach Wahl der Option Ende wird die Auswahlbox verlassen. Die Änderungen
sind dann zwar aktiv, werden aber nicht für den nächsten Programmstart gespeichert.
6.1.3. Meldungsboxen
Meldungsboxen
verwendet
DATKASSE meist um eine
Fehlermeldung
anzuzeigen
oder, wie in diesem Beispiel,
auf den nicht erfolgreichen Abschluß einer Operation hinzuweisen.
Die Meldung muß mit RETURN bestätigt werden. Bei einigen Meldungen
oder Fehlermeldungen gibt es einen zusätzlichen Button Hilfe. Sie erreichen
diesen Button wie üblich mit TAB. Alternativ dazu können Sie auch einfach
die Taste F1 drücken. Diese Option gibt erweiterte Informationen zu der betreffenden Fehlermeldung. Es werden zum Beispiel Fehlerursachen und Abhilfe beschrieben.
Meldungsboxen, die nur als Bestätigung für den Start einer Option dienen,
können auch mit ESC verlassen werden. Die Option wird dann nicht ausgeführt.
Hinweis:
Wenn Sie die Hilfe unserer Hotline benötigen, dann notieren Sie sich bitte
unbedingt die Fehlernummer, die rechts oben im Fenster in eckigen Klammern steht.
6.2. Online-Hilfe
Das Online-Hilfesystem bietet in vielen Fällen eine allgemeine oder kontextsensitive Hilfe an. Allgemeine Hilfe, das heißt Tastenbelegung, Editiermöglichkeiten und ähnliches, ist immer verfügbar. Kontextsensitive Hilfe ist verfügbar,
wenn sehr differenzierte Eingaben notwendig sind, wo normalerweise ein Nachschlagen im Handbuch notwendig wäre.Die allgemeine Hilfe wird wie gewohnt
mit F1 aufgerufen. Mit ESC kehrt man zurück zum Programm.
Die kontextsensitive Hilfe (sofern verfügbar) kann mit STRG-F1 angezeigt
werden. Auch hier kehrt man mit ESC zurück.
Insbesondere in den Einstellungsmenüs von DATKASSE steht eine ausführliche
kontextsensitive Hilfe für jeden Eintrag zur Verfügung.
6.3. Online-Handbuch
Das Online-Handbuch kann im Programm DATKASSE.EXE im Menü System
aufgerufen werden. Alternativ dazu kann es in jeder Situation mit ALT-F1 geöffnet werden. Dies ist auch im Programm KASSE.EXE möglich.
Durch Eingabe eines K kann die Kapitelübersicht angezeigt werden. Wählen Sie
ein Kapitel mit den Pfeiltasten aus und drücken Sie RETURN. Mit S können
Sie nach einem Stichwort suchen. TAB springt zum nächsten Fundort.
6.4. Wildcard-Zeichen
Dieser Begriff ist Ihnen sicher bereits vom Handbuch Ihres Betriebssystems
bekannt. Wildcards sind eine große Erleichterung bei der täglichen Arbeit mit
DATKASSE. In fast jeder Situation, in der Sie einen Suchbegriff eingeben
müssen, können Sie Wildcardzeichen verwenden und dann die Auswahl bequem
aus einer Liste vornehmen.
Einige Beispiele für die Möglichkeit der Wildcardeingabe sind :
Y
Y
Y
Y
Y
Eingabe der Rechnungsnummer bei einem Zahlungseingang
Eingabe von Artikelnummern bei der Rechnungserstellung
und bei Lagerzu- und Abgängen
Auswahl von Formularen aller Art
Eingabe von Dateinamen
Eingabe von Bedingungen bei der Listenerstellung
Vom Betriebssystem kennen Sie ja bereits die Wildcards * und ?. Das Zeichen *
ersetzt eine beliebige Anzahl (auch 0) von Zeichen in einem Suchbegriff. Im
Gegensatz dazu ersetzt das Zeichen ? genau 1 Zeichen im Suchbegriff.
Bei DOS unterliegen diese Wildcards jedoch diversen Einschränkungen.
Beispielsweise können Sie nicht zweimal das Zeichen * in einem Suchbegriff
verwenden (außer bei der Dateierweiterung). Außerdem darf das Zeichen *
nicht innerhalb des Suchbegriffs stehen. Diese Einschränkungen gibt es in
DATKASSE nicht.
Die einzige Ausnahme : bei der Eingabe eines Dateinamens müssen Sie sich an
die Konventionen des Betriebssystems halten. Bei allen anderen Wildcardeingaben können Sie jedoch die Wildcardzeichen beliebig verwenden.
In DATKASSE wurde die Wildcardeingabe außerdem um diverse Möglichkeiten erweitert. Es ist zum Beispiel zusätzlich möglich, Bereiche als Wildcard
einzugeben.
Im folgenden wird die Syntax der Wildcardeingabe erklärt.
Wildcard-Zeichen *
Dieses Zeichen ersetzt eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen. Dabei sind
auch Null Zeichen möglich. Das Wildcardzeichen kann an einer beliebigen
Stelle im Suchbegriff stehen. Auch mehrere * sind möglich. Allerdings geht
dabei schnell die Übersicht verloren.
Beispiele :
M*er ersetzt Meier, Mayer, Meyer, Müller, Muster, usw.
9103* ersetzt 9103001, 91035, usw.
Wildcard-Zeichen ?
Dieses Zeichen ersetzt genau ein einzelnes Zeichen. Auch dieses Zeichen kann
mehrfach und an verschiedenen Stellen des Suchbegriffs verwendet werden.
Beispiele :
M??er ersetzt Meier, Mayer, Meyer, usw. (nicht Müller, Muster)
Wildcard-Zeichen +
Dieses Zeichen wirkt wie das Zeichen * mit dem Unterschied, daß hier
mindestens 1 Zeichen ersetzt werden muß.
Beispiele :
9103+ ersetzt 91035, 9103123, 910345, usw. (nicht 9103)
Bereichs-Wildcard [n1-n2]
Mit diesem Wildcard haben Sie die Möglichkeit für einzelne Zeichen des
Suchbegriffs eine Bereichseinschränkung vorzunehmen. Der Bereich wird in
zwei eckige Klammern geschrieben. n1 ist der Beginn des Bereichs, n2 das
Ende.
Damit können Sie zum Beispiel bewirken, daß bei Ausgabe der offenen Posten
nur drei bestimmte Monate erfaßt werden (siehe Beispiel).
Beispiele :
910[3-5]* ersetzt 9103005, 9104002, 9105020, usw. (nicht 9106001)
Alle Wildcardzeichen können beliebig miteinander gemischt werden. Wenn Sie
eines der Wildcardzeichen in einem Suchbegriff benötigen, dann schreiben Sie
das Zeichen \ davor.
7. Bedienung von KASSE.EXE
Das Programm KASSE ist das eigentliche Herz des Kassensystems. Mit diesem Programm werden die reinen Kassenfunktionen realisiert.
Um einen reibungslosen Kassenbetrieb zu gewährleisten sollte für den Kassenarbeitsplatz die Datei AUTOEXEC.BAT so geändert werden, daß sofort
beim Start des Systems auch das Programm geladen wird.
Bei fast allen Funktionen müssen Sie Ihre Benutzerkennung eingeben. Diese
besteht aus Ihrer Kassierernummer und einem Passwort. Neue Benutzer
können nur vom Programm DATKASSE erfaßt werden.
Im Unterschied zu DATKASSE.EXE kann KASSE.EXE nicht mit ALT-X
verlassen werden. Dies soll verhindern, daß Angestellte Zugang zur DOSEbene erhalten können. Es ist möglich das Beenden des Programms komplett zu verhindern. Fragen Sie uns, wenn Sie dazu mehr wissen möchten.
7.1. Das Pulldown-Menü System
7.1.1. Programm Info
Diese Option zeigt
Informationen
zur
Version und Copyright des Programms.
Auch die Seriennummer wird hier
angezeigt. Sie benötigen diese Information bei telefonischen Anfragen.
7.1.2. Programm beenden
Nach Auswahl dieser Option wird KASSE.EXE regulär beendet. Bei einigen Programmversionen findet jedoch aus Gründen des Datenschutzes keine
Rückkehr ins Betriebssystem statt. Betätigen Sie die RESET-Taste, um das
System neu zu starten.
7.1.3. Systeminfo
KASSE.EXE zeigt Ihnen nach Wahl dieser Funktion diverse Systemdaten
an. Angezeigt wird der Restspeicher Ihres Systems, die Belegung von
Extended (XMS) und Expanded (EMS) Memory und der freie Platz auf der
Festplatte. Beim freien Speicher liegen übliche Werte im Bereich um 280
kB. Werte unter 210 kB (wenn nur die Menüzeile sichtbar ist) zeigen an,
daß nicht mehr alle Optionen verwendbar sind. In diesem Fall erfolgt eine
entsprechende Meldung.
Sie müssen dann residente
Programme
oder
Treiber, die vor KASSE.EXE geladen wurden, entfernen. Diese
Funktion können Sie
jederzeit mit Alt-M
aufrufen. Wenn Sie sich
in einer speicherintensiven Funktion von KASSE befinden (z.B. in der
Kundenauswahl), dann können bei freien Speicher Werte bis hinab zu 50 kB
angezeigt werden. Auf der rechten Seite zeigt Ihnen das Programm noch die
implementierten Module.
7.1.4. Clipboard
Mit dem Clipboard können Texteile von einem Programmteil in einen anderen kopiert werden. Näheres dazu in der Beschreibung von DATKASSE.EXE (siehe Seite 250).
7.1.5. Fernwartung
Nach Aufruf dieses Menüpunktes wird das Fernwartungsmodul TRANS
manuell gestartet, sofern es installiert ist.
Die Fernwartung von DATKASSE ist ein Zusatzmodul, daß Sie für einen
Aufpreis erwerben können. Damit können Lagerbewegungen, Umsatzdaten,
Preispflege, usw. von und zu einer Kasse übertragen werden.
Das System kann auch automatisch zeitgesteuert in die Betriebsart Fernwartung-Bereitschaft versetzt werden (siehe Menü Setup/Grundeinst. 3 auf
Seite 94. Weitere Informationen, bzw. ein grundsätzliche Einführung finden
Sie auf Seite 287.
7.1.6. Was ist DATKASSE ?
Diese Option gibt Ihnen einen Überblick zum Funktionsumfang von
DATKASSE.
7.1.7. Externe Programme
In diesem Menü können Sie verschiedene externe Programme oder Batchdateien starten. Die Programmnamen und Menütexte können Sie in der Konfigurations-Datei EXTPROG.CNF selbst ändern und eingeben. Eine
vollständige Erklärung dieser Programmfunktion finden Sie auf Seite 285.
7.2. Das Pulldown-Menü Kasse
Von diesem Menü aus gelangen Sie in die eigentlichen Kassenfunktionen.
Bei fast allen Optionen müssen Sie bei der Auswahl eine Benutzerkennung
und das dazugehörige Passwort eingeben.
7.2.1. Kasse
Nach Eingabe der Kassierernummer, des Passwortes und des Kassen-Anfangsbestandes gelangen Sie direkt in die Eingabemaske der Kasse. Bei
einer Neuinstallation ist nur ein Kassierer erfaßt. Dieser hat die Nummer 1.
Als Passwort wird bei diesem Kassierer 11111 verwendet.
Am rechten oberen Fensterrahmen sehen Sie die aktuelle Kassierernummer.
Mit F10 können Sie den aktuellen Kassierer jederzeit ändern. Dazu muß
dessen Passwort eingegeben werden.
Links neben der Kassierernummer sehen Sie in eckigen Klammern die aktuelle Zeilen-Position des Bons, bzw. der Rechnung.
In der linken Ecke des Fensters werden Belegnummer, Datum, Ausgabeart
(Bon oder Rechnung), Zahlungsweise und die beteiligten Mehrwertsteuersätze (siehe unten) angezeigt.
Der gerade aktive VK-Preis (1-3) ist ebenfalls am oberen Fensterrand sichtbar.
Die Zwischensumme wird ständig in großen Blockzahlen dargestellt. Wenn
der verfügbare Platz in diesem Bereich nicht ausreichend ist, werden nur
Striche dargestellt.
In der Tabelle haben die einzelnen Einträge folgende Bedeutung: Gr ist eine
evtl. eingegebene Größe eines Artikels (die Größenverwaltung eignet sich
prinzipiell auch für andere Merkmale wie z.B. Gewicht, Farbe, usw. Lesen
Sie bei Bedarf im Kapitel über die Größenverwaltung weiter). MK ist das
Mehrwertsteuerkennzeichen dieses Artikels (0 = ohne MwSt., 1 = reduzierter Satz, 2 = voller Satz).
Mit der Taste F3 kann ein Positionsrabatt eingegeben werden, der sofort
beim Preis berücksichtigt wird.
Die Funktionsweise entspricht der F8-Taste: Steht der Cursor in der letzten
(freien) Zeile, bezieht sich die Rabatteingabe auf die Zeile davor.
Steht der Cursor dagegen in einer Zeile mit Belegdaten, dann wirkt F3 auf
diese aktuelle Zeile. Als Hilfe erscheint dabei das Rabatteingabefenster
immer über der Zeile, auf die sich die Eingabe auswirken wird.
Im Interesse der einheitlichen Bedienung kann auch in der Maske
Gegebener Betrag mit F3 der Gesamtrabatt eingegeben werden. Die Taste /
(Geteilt) auf dem Ziffernblock ist dafür ebenfalls verwendbar.
F4 schaltet die Ausgabeart um (Bon, Rechnung oder Lieferschein). Die
Standardeinstellung ist Bon. Dies können Sie im Setup ändern. Für die
beiden Ausgabearten werden unterschiedliche Drucker verwendet. Sorgen
Sie dafür, daß in dem angesteuerten Drucker Papier eingelegt ist und dieser
auf Online geschaltet ist. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, daß für
den Rechungs- und Bondruck unterschiedliche Druckertreiber installiert
werden können, bzw. müssen. Siehe auch Seite 272.
Mit F5 wird die Zahlungsart festgelegt. Sie können wählen zwischen den
Einstellungen Bar, Scheck, E-Cash, Lastschrift und 3 frei belegbaren Zahlungsarten. Für E-Cash benötigen Sie ein Kredit- oder Geldkartenterminal.
Unterstützt werden zur Zeit Kreditkartenterminals von Trintech (Modell
Compact9000) und Verifone. Sie können damit EC- und Kreditkarten
verarbeiten.
Falls Sie die Anschaffung eines Terminals für Kredit- und EC-Karten
planen dann fordern Sie bitte weitere Informationen an. Wir können Ihnen
für das Modell Compact9000 ein äußerst günstiges Angebot machen.
Nach jeder Betätigung der Taste F5 wird die Zahlungsart um eins weitergeschaltet. Die Summen werden beim Tagesabschluß getrennt ausgegeben.
STRG-B schaltet auf die Zahlungsart Bar zurück. Dies wird z.B. beim
Einsatz von speziellen Kassen-Tastaturen benötigt, um für jede Zahlungsart
eine eigene Taste zu definieren.
Die Taste F9 setzt die aktuelle Belegzeile negativ. Diese Option benötigen
Sie, wenn eine Gutschrift, bzw. Warenrückgabe erstellt werden soll. Die
Option funktioniert nur, wenn bereits Stückzahl und Preis eingegeben
worden sind. Bei einer Gutschrift mit mehreren Positionen müssen Sie für
jede Position die Taste F9 drücken. Beim Belegdruck erfolgt keine Abfrage
nach dem gegebenen Betrag, sondern es wird nur die Summe angezeigt. Auf
dem Beleg erscheint die Summe als Rückgeld.
Alternativ dazu setzt STRG-F6 oder die Taste * auf dem Ziffernblock die
vorherige Belegzeile negativ. Dies hat den Vorteil, daß Sie den Cursor nicht
in die betreffende Zeile bewegen müssen.
Wenn Sie bei einer solchen Gutschrift eine Artikelnummer verwenden, dann
wird der Artikel beim Belegdruck in das Lager zurückgebucht. Es ist jedoch
auch möglich freien Text einzugeben. Die Stückzahl muß in diesem Fall mit F9
auf -1 gesetzt werden. Zuvor geben Sie bitte den Betrag ein.
Für Bon, bzw. Rechnung werden verschiedene Belegnummern verwaltet.
Bei Umschaltung der Ausgabeart wechselt aus diesem Grund auch die
Belegnummer.
Hinweis:
Bei der Netzwerkversion kann sich die Belegnummer noch kurz vor dem
Druck ändern, z.B. wenn an einem anderen Platz die gleiche Funktion ausgeführt wird.
Mit ALT-F5 schalten Sie die VK-Preisgruppe um. Wählen Sie die
gewünschte Preisebene aus dem Menü aus. Bereits eingegebene Artikel
werden dadurch nicht verändert, d.h. es können durchaus die ersten 3
Artikel mit der Standard-Preisebene 3 erfaßt und danach auf Ebene 2
umgeschaltet werden. Die Umschaltmöglichkeit für die Preisebene läßt sich
im Setup unterbinden.
7.2.1.1. Eingabe der Belegdaten
Zu Beginn steht der Cursor im Feld Bezeichnung. Sie können nun sofort mit
der Erfassung der Artikel beginnen. Geben Sie dazu die Artikelnummer ein
und drücken Sie danach Return. Die Artikelbezeichnung und der Preis werden eingesetzt und es kann der nächste Artikel eingegeben werden. Wenn
ein Barcodelesegerät angeschlossen ist, dann entfällt das Drücken der Taste
RETURN. Scannen Sie einfach nacheinander alle Barcodes. Bei Verwendung eines Barcodelesegerätes kann eine Artikelnummer bei Leseschwierigkeiten selbstverständlich auch mit der Tastatur eingegeben werden.
Zum Ändern der Stückzahl in der aktuellen Eingabezeile können Sie die Tasten PLUS und MINUS verwenden. PLUS erhöht die Stückzahl um 1,
MINUS verringert sie um 1. Für direkte Eingabe einer Stückzahl betätigen
Sie die Taste F6. Nun können Sie mit den Zifferntasten direkt eine
Stückzahl eingeben. Die Eingabe muß mit Return bestätigt werden. Wenn
bei der Eingabe der im Setup eingestellte Maximalwert überschritten wird,
erfolgt eine Fehlermeldung.
Auf die gleiche Weise können Sie mit F7 den Verkaufspreis ändern. Beachten Sie bitte, daß die Eingabe in deutscher Form erfolgen muß, d.h. mit Dezimalkomma. Auch hier ist im Setup ein Maximalwert vorgegeben, der
nicht überschritten werden kann.
Durch Eingabe eines Wildcardzeichens in das Feld
Bezeichnung oder
einfach Return in
einem leeren Feld
zeigt das Programm Ihnen eine
Übersicht der verfügbaren Artikel. Aus dieser Übersicht können Sie den gewünschten Artikel
mit den Pfeiltasten und Return auswählen. ESC bricht die Auswahl ab. Die
üblichen Bewegungsfunktionen für den Cursor wie Seite hoch/runter, Pos1
und Ende sind hier ebenfalls verfügbar.
Sie können auch selektive Wildcards verwenden (mit * und ?). Bei Eingabe
von 123* werden nur die Artikel angeboten, deren Artikelnummern mit 123
beginnen. Bei entsprechendem Aufbau der Artikelnummer (z.B. die ersten
beiden Ziffern sind die Warengruppe) können so auch bestimmte Artikelgruppen zur Auswahl angezeigt werden.
Innerhalb der Artikelauswahliste gibt es noch weitere Möglichkeiten:
Mit der Taste F6 können Sie die sogenannte Volltextsuche aktivieren. Geben
Sie einen Suchbegriff ein. Das Programm sucht nun in allen Datensätzen des
Lagers in allen Textfeldern nach diesem Begriff. Durchsucht wird z.B. die
Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1 und 2 sowie das Bemerkungsfeld. Dabei
werden auch Textteile innerhalb der Felder und innerhalb von Wörtern gefunden, der Text muß also nicht unbedingt am Anfang des Feldes stehen.
Groß-/Kleinschreibung ist ebenfalls nicht relevant.
Bei einer erfolgreichen Suche springt der Markierungsbalken zum ersten
Fundort, d.h. zum ersten Datensatz, in dem der Suchbegriff gefunden wurde.
Mit der Taste TAB springt der Balken zum nächsten Fundort.
Als weitere Möglichkeit innerhalb der Artikelauswahlmaske kann mit der
Tastenkombination ALT-I der komplette Datensatz angezeigt werden. Da
hier auch der EK-Preis zu sehen ist, kann diese Funktion ebenfalls im Setup
unterbunden werden (siehe Seite ).
Wenn Sie bei der Erfassung der Artikel einen Fehler festgestellt haben ist es
auf einfache Weise möglich, diesen zu korrigieren. Mit den Pfeiltasten
können Sie sich durch die bereits erfaßten Artikel bewegen. Wählen Sie mit
diesen Tasten den Artikel an, bei dem Sie den Fehler festgestellt haben.
Dann können Sie mit F6 die Stückzahl oder F7 den Preis verändern.
Mit der Taste F8 ist es möglich, eine ganze Zeile zu löschen. Die folgenden
Artikel werden dabei nach oben gerollt.
Die Taste F8 hat eigentlich zwei Funktionen. Wird Sie betätigt, wenn der
Cursor in der letzten (freien) Zeile steht, dann wird die vorherige Belegzeile
gelöscht. Sie können jedoch mit den Pfeiltasten auch nach oben wandern. In
diesem Fall löscht F8 die Zeile, in der der Cursor gerade steht.
Anschließend müssen Sie den Cursor aber mit den Pfeiltasten oder durch
Betätigen der Tastenkombination STRG-Ende wieder in die nächste freie
Zeile bringen, wenn Sie noch weitere Positionen eingeben wollen.
Wenn nicht mehr alle bereits erfaßten Artikel in dem Fenster zu sehen sind,
dann rollt die Anzeige bei entsprechend häufiger Betätigung der Taste Pfeil
hoch nach oben. Nach der Änderung müssen Sie zum weiteren Erfassen von
Artikeln den Balken wieder zum Ende der Liste bewegen. Dies können Sie
mit der Taste Pfeil runter erreichen. Alternativ dazu drücken Sie die
Tastenkomination STRG-Ende. Der Cursor springt in die nächste freie
Zeile. Auf die gleiche Art und Weise stellt STRG-Pos1 den Balken auf den
ersten erfaßten Artikel.
Wenn alle Artikel erfaßt
wurden drücken Sie die
Taste F2 (Weiter). In
einem Fenster wird nun
die Summe angezeigt.
Als gegebener Betrag
wird die Belegsumme vorgeschlagen. Bestätigen Sie den Vorschlag mit Return, wenn der Kunde genau passend zahlt. Ansonsten geben Sie den gegebenen Betrag ein und bestätigen auch hier mit der Taste Return. Bei
Eingabe eines Betrages, der niedriger als die Summe ist, erfolgt eine Fehlermeldung. Im unteren Feld zeigt das Programm Ihnen nun das Rückgeld an.
Wenn Sie als Ausgabeart Bon gewählt haben, wird während dieser Zeit bereits der Bon gedruckt und die Kassenschublade geöffnet.
Die Anzeige bleibt solange stehen, bis Sie eine beliebige Taste gedrückt
haben. Danach sehen Sie wieder die leere Maske und können sofort mit
einer neuen Erfassung beginnen.
In der Maske Gegebener Betrag haben Sie noch die folgenden Möglichkeiten: Mit der Taste / auf dem Ziffernblock (nur diese Taste ist verwendbar,
der normale / funktioniert nicht !) können Sie einen Rabatt für den gesamten
Beleg eingeben (nur bei Bon). Die Taste * auf dem Ziffernblock fragt nach
der Kundennummer. Wenn Sie hier eine gültige Kundennummer eingeben,
dann wird der Umsatz und jeder einzelne Artikel in Tabellenform bei diesem Kunden gespeichert und kann mit DATKASSE eingesehen, bearbeitet
und gedruckt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Funktion
Bonusliste.
Auch hier können Sie durch Eingabe eines Wildcardzeichens wie zum
Beispiel dem * den gewünschten Kunden aus einer Liste auswählen
(näheres zu Wildcardzeichen finden Sie auf Seite 35).
Wenn Sie anstelle einer Kundennummer das Wort neu eingeben, dann
können Sie auch eine neue Kundenadresse anlegen. In diesem Fall erscheint
die normale Kundenmaske, die Sie auch von DATKASSE.EXE kennen.
Geben Sie die Kundendaten ein und speichern Sie wie üblich mit F2. Diese
Adresse kann sofort für den aktuellen Vorgang verwendet werden.
Hinweis:
Die Möglichkeit der Kundennummern-Eingabe muß im Setup explizit aktiviert werden, siehe Seite 70.
Bei Ausgabeart Rechnung müssen Sie vor der Betragseingabe noch einige
Daten eingeben.
In die Felder Text 1 und Text 2 können Sie freien Text eingeben. Dies können Zusatzinformationen zur Rechnung wie zum Beispiel Lieferbedingungen und ähnliches sein. Die beiden Zeilen werden am Ende der Rechnung
gedruckt. Die Eingabe ist optional, d.h. die Felder können leer bleiben.
Bei dem Feld Bezahlt handelt es sich um ein sogenanntes Bool'sches Feld,
d.h. Sie können hier nur Ja oder Nein eingeben. Die Eingabe des ersten
Buchstabens ist dabei ausreichend. Wenn der Kunde die Ware bei Rech-
nungserstellung bezahlt hat, geben Sie Ja ein, ansonsten Nein. Eine leere
Eingabe wird wie Nein behandelt. Wenn Sie Nein eingegeben haben wird
die Rechnung in die offenen Posten aufgenommen, ansonsten erscheint sie
nur beim Tagesabschluß.
Mit dem Feld Zahlungsbedingungen (siehe Seite 209) legen Sie die Zahlungsbedingungen der Rechnung fest. Die Eingabe erfolgt in Form einer
Nummer von 1 bis 10. Dieses Feld kann auch leer bleiben. Am Ende der
Rechnung werden dann gar keine Zahlungsbedingungen gedruckt. Dies ist
zum Beispiel bei Barzahlung angebracht. In diesem Feld können Sie durch
Eingabe eines * die gewünschte Zahlungsbedingung aus einer Liste auswählen.
Im Feld Rabatt ist es möglich, einen Rabatt für die gesamte Rechnung festzulegen. Die Eingabe erfolgt als Fließkommazahl mit einer Nachkommastelle, also zum Beispiel 5,0.
Das Feld Name o. Kd.Nr. gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Kundenadresse
einzusetzen. Geben Sie dazu den Kurznamen oder die Kundennummer des
Kunden in dieses Feld ein. Auch in diesem Feld können Sie Wildcardzeichen verwenden, wenn Sie den Kurznamen des Kunden nicht wissen. Die
Eingabe M* bietet beispielsweise alle gespeicherten Kunden zur Auswahl
an, deren Kurzname mit einem M beginnt.
Mit der Eingabe von neu im Feld Name o. Kd.Nr. gelangen Sie in die Kundenmaske und können einen Kunden neu erfassen. Das gleiche können Sie
erreichen, wenn Sie in dem Fenster der Wildcardauswahl den Eintrag Neu
eintragen auswählen. Wie üblich wird eine Neueingabe mit F2 gespeichert.
Der so eingetragene Neukunde kann sofort verwendet werden und wird auch
in der Maske vorgeschlagen.
Wenn es im Wildcardauswahlfenster nicht möglich ist, einen Kunden eindeutig zu identifizieren, weil zum Beispiel mehrere Kunden den gleichen
Kurznamen haben, können Sie durch Eingabe von ALT-I die Anzeige auf
Volldarstellung umschalten. Sie sehen dann von jedem Kunden alle Daten in
der Kundenmaske. Hier können Sie mit den Pfeiltasten vor- und zurückblättern. Die anderen Bewegungstasten sind jedoch hier nicht verfügbar.
Nach Abschluß der Eingaben in diese Maske geben Sie F2 ein oder verlas-
sen Sie das letzte Feld der Maske mit RETURN.
Die Rechnung wird nun gedruckt. Bitte achten Sie darauf, daß vor Beginn
des Drucks Papier in den Rechnungsdrucker eingelegt und dieser auf Online
geschaltet ist. Die Anzahl der Kopien können Sie vor dem Druck eingeben.
7.2.1.2. Arbeiten mit Barcodes
In der Belegmaske sucht KASSE.EXE normalerweise im Feld Artikelnummer und setzt den gefundenen Lagerartikel in die Maske ein, wenn Sie eine
Eingabe mit RETURN abschließen.
Wenn Sie mit EAN- oder anderen Barcodes arbeiten wollen, müßten Sie
also den Barcode als Artikelnummer verwenden, damit das Programm den
Artikel nach dem Scannen findet.
Aus diesem Grund gibt es eine weitere Möglichkeit der Artikelsuche. Der
Barcode eines Artikels wird beim Anlegen des Datensatzes in das Feld
EAN-Barcode in der Artikel-Stammaske eingetragen. Diese Nummer ist
völlig unabhängig von der normalen Artikelnummer.
Beim Erfassen eines Belegs können Sie nun durch Voranstellen eines
großen B dem Programm mitteilen, daß es nicht in der Feld Artikelnummer
sondern im Feld Barcode nach der eingegebenen Nummer suchen soll.
Beide Varianten, d.h. Eingabe der normalen Artikelnummer oder des Barcodes können abwechselnd ohne Umschaltung verwendet werden. Dies ist
natürlich auch innerhalb eines Belegs möglich.
Üblicherweise kann bei einem Barcode-Scanner ein sogenannter Lead-InCode programmiert werden. Diese Zeichenfolge schickt der Scanner zum
PC, bevor der eigentliche Barcode gesendet wird. Als Lead-In-Code wird
beim Scanner also das große B programmiert.
Die Bedienung ist nun völlig transparent, d.h. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie die Eingabe erfolgen muß. Sie können einen Artikel über die selbst vergebene Artikelnummer holen oder mit dem Scanner
über den Barcode.
Eine weitere Variante ergibt sich durch den Setup-Schalter Suche im EANFeld bei Eingabe-Länge, siehe Seite 74. Damit können Sie die Suche
automatisieren, d.h. das vorangestellte B ist nicht erforderlich.
7.2.1.3. Weitere Möglichkeiten in der Belegmaske
Mit ALT-F5 schalten Sie die Preisebene um. Wählen Sie die gewünschte
Preisebene aus dem Menü aus. Bereits eingegebene Artikel werden dadurch
nicht verändert, d.h. es können durchaus die ersten 3 Artikel mit der Standard-Preisebene 3 erfaßt und danach auf Ebene 2 umgeschaltet werden.
Hinweis: Die Umschaltmöglichkeit für die Preisebene läßt sich im Setup
unterbinden, siehe Seite 73.
STRG-L lädt den Inhalt der letzten Erfassung (z.B. nachdem Sie eine Belegerfassung mit ESC abgebrochen haben).
STRG-D druckt den letzten Beleg nochmals aus. Dies funktioniert natürlich
auch dann, wenn der Belegdruck ganz abgeschaltet ist (siehe Seite 65).
Diese Tastenkombination können Sie auch verwenden, wenn das Programm
nach der Eingabe des gegebenen Betrages auf einen Tastendruck wartet.
STRG-K zeigt den Kassen-Zwischenstand an (Kassensturz).
ALT-K öffnet die Kassenschublade.
Eine Ausgabe oder Barentnahme können Sie mit der Tastenkombination
STRG-A erfassen. Die Ausgaben werden beim Tagesabschluß mit ausgedruckt. Geben Sie eine Rubriknummer (1-25) ein oder wählen Sie diese
durch Eingabe eines * aus einer Liste aus. Tragen Sie anschließend den Betrag ein und drücken Sie Return. Die Ausgaben-Rubriken können Sie im
Setup festlegen, siehe Seite 90.
Mit STRG-F9 können Sie einen kompletten Beleg direkt aus der Kassenmaske heraus stornieren. Die Funktion ist identisch zur Menüfunktion Rechnung/Beleg stornieren (siehe Seite 56).
Eine weitere Möglichkeit der Belegeingabe ist die sogenannte BarkassenFunktion. Sie bildet die Warengruppeneingabe einer normalen Registrierkasse nach. Näheres dazu lesen Sie auf Seite 77.
Mit der Tastenkombination ALT-F8 können Sie eine Flächenberechnung
durchführen (z.B. für Teppiche, Tapeten, Holz, usw.).
Die Eingabe der Flächenmaße erfolgt vorzugsweise vor der Artikelnummerneingabe. Geben
Sie in die Länge und Breite ein und bestätigen
Sie mit RETURN.
Das Programm berechnet die Anzahl und zeigt diese auf dem Bildschirm in
der Maske an. Zusätzlich werden die Längen– und Breitenmaße intern
gemerkt. Erkennbar ist dies an einem blinken Stern links von der Kopfzeile
der Tabelle.
Wenn Sie nun direkt anschließend die Artikelnummer eingeben oder
Scannen dann setzt das Programm die gemerkten Werte als zusätzliche
Information für den Kunden in die nächste freie Zeile der Maske.
Sie können anschließend sofort die nächste Position eingeben oder auch hier
wieder zuerst die Fläche mit ALT-F8 berechnen.
Hinweise
Ist die Funktion Getränkemarkt-Version im Menü Setup/Grundeinst.3
(siehe Seite 78) nicht aktiviert, dann können Sie alternativ zu ALT-F8 auch
die Taste *, bzw. X auf dem Ziffernblock verwenden (nur der Stern auf dem
Ziffernblock ist dafür verwendbar nicht die Taste auf dem normalen
Tastenbereich). Da hier keine zwei Tasten gedrückt werden müssen, ist die
Bedienung dadurch vereinfacht.
Die Flächenberechnung kann nicht verwendet werden, wenn der Schalter
Eingabereihenfolge umkehren im Menu Setup/Grundeinst.1 (siehe Seite 62)
oder einzeiliger Bondruck aktiviert ist. Sofortdruck ist jedoch möglich.
7.2.1.4. Getränkemarkt-Funktionen
Ist der Schalter Getränkemarkt-Version im Menü Setup/Grundeinst.3 (siehe
Seite 78) aktiviert, dann können Sie mit der Taste F5 Leergut annnehmen
und einen Beleg drucken.
Erscheint der Kunde dann
wieder an der Kasse dann
drücken Sie F4 und
geben nur die Belegnummer des Leergutbons ein.
Das Programm setzt die
Summe des Leergutes in
die Maske ein und macht
diese Belegnummer intern ungültig.
Bitte beachten Sie, daß die Funktionen, die ohne gesetzten Schalter Getränkemarkt-Version auf F4 und F5 liegen (F4 = Umschaltung Bon/Rechnung/
Lieferschein, F5 = Zahlungsart) dann auf STRG-F4 und STRG-F5 liegen.
Der Grund liegt darin, daß die Funktionen für das Leergut weit häufiger
gebraucht werden und deshalb in der ersten Tastaturebene liegen müssen.
In diesem Zusammenhang möchten wir Sie darauf hinweisen, daß es in jedem Fall sinnvoll ist, eine programmierbare Kassentastatur einzusetzen (z.B.
unsere K-2700). Sie vermeiden damit die Doppelgriffe wie z.B. STRG-F4,
da alle benötigten Tastenkombinationen auf einer Einzeltaste liegen, die
außerdem entsprechend beschriftet ist.
Die Leergutartikel (z.B. 2 = 12 x 1 Liter Cola) legen Sie im Programm
DATKASSE fest (Menü Zusätze, Option Getränkemarkt-Funktionen).
Die allein stehende Zahl bezeichnet immer einen kompletten Träger, mit
dem Zusatz E wird eine Einzelflasche gekennzeichnet. 2 wäre also der
komplette Kasten, 2E die Einzelflasche zu diesem Kasten.
Bitte lesen Sie auch die vollständige Beschreibung dieser Funktionen auf
Seite 189).
Auch in dieser Maske können Sie selbstverständlich
Wildcardzeichen verwenden. Geben Sie z.B. einfach einen Stern ein und
drücken Sie RETURN.
Nun können Sie den gewünschten Leergutartikel
aus einer Liste auswählen.
7.2.2. Rechnung/Beleg stornieren
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit eine beliebige Rechnung oder
einen beliebigen Beleg des aktuellen Tages zu stornieren.
Nach Auswahl der Funktion werden alle Rechnungen/Belege angezeigt.
Dies gilt auch für Rechnungen, die mit DATKASSE.EXE erstellt wurden.
Bei einem Storno einer solchen Rechnung beachten Sie jedoch bitte, daß
diese Rechnung durch ein Storno mit KASSE.EXE nicht aus den OP entfernt wird. Stornieren Sie eine solche Rechnung bitte mit DATKASSE.EXE.
In dieser Auswahl können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen. Bei
den einzelnen Einträgen wird dabei als Hilfe bei der Auswahl auch die Uhrzeit der Erfassung angezeigt.
Wenn Sie den letzten Beleg stornieren wollen drücken Sie die Taste Ende.
Der Balken springt dann auf den letzten Eintrag. Die Auswahl müssen Sie
mit Return bestätigen. Anschließend muß nach Beantwortung der Sicherheitsabfrage noch die Benutzerkennung und das Passwort eingegeben werden. Eine Stornierung wird zusammen mit dem Benutzernamen protokolliert. Das Stornoprotokoll kann jedoch nur vom Programm DATKASSE.EXE mit Eingabe des Systempasswortes gedruckt werden (siehe
Seite 177). Bei einer Stornierung werden auch die auf dem Beleg enthaltenen Artikel wieder in das Lager eingebucht.
7.2.3. Tagesabschluß
Diese Option muß einmal pro Erfassungstag jeweils am Ende des Tages ausgeführt werden. Dabei wird ein Journal und ein Lagerabgangs-Protokoll gedruckt.
Während des gesamten Vorgangs kann der Abschluß mit ESC ohne nachteilige Auswirkungen abgebrochen werden. Erst wenn die letzte Frage mit Ja
beantwortet wird, dann ist der Abschluß ausgeführt. Der Tagesumsatz wird
dabei gespeichert und alle Vorgänge des Tages werden gelöscht. Beantworten Sie diese Frage aus diesem Grund erst dann mit Ja, wenn alle Listen
ordnungsgemäß gedruckt worden sind.
Nach Auswahl der Option müssen Sie Ihre Benutzerkennung und das Passwort eingeben.
Als erstes wird die Abschlußsumme berechnet, um die Kasseneinnahmen
bereits während des Listendrucks überprüfen zu können. Die errechnete
Summe wird bis zum Ende des Drucks auf dem Bildschirm angezeigt. Angezeigt wird nur die Summe aus Bar- und Scheckeinnahmen, d.h. der Betrag, der sich in der Kasse befinden muß. Als nächsten Schritt wird dann das
Lagerabgangs-Protokoll erzeugt und gedruckt. Bitte beachten Sie dazu die
Kommandozeilen-Option /ROHERTRAG auf Seite 25.
Vor Beginn des Drucks sorgen Sie bitte dafür, daß im Formulardrucker Endlospapier eingelegt und der Drucker auf Online geschaltet ist.
Hinweis: Wenn kein Listendrucker zur Verfügung steht, dann kann der
Ausdruck auch auf dem Bondrucker erfolgen. Dazu muß der entsprechende
Setup-Schalter gesetzt sein (siehe Seite 68).
Nachdem alle Listen gedruckt wurden müssen Sie die Frage Abschluß ausführen ? beantworten. Geben Sie hier nur Ja ein, wenn der Journaldruck
korrekt ausgeführt wurde.
Hinweis
Alle bisher mit KASSE.EXE erstellten Tagesabschlüsse können Sie sich mit
DATKASSE.EXE nachträglich ansehen (siehe Seite 187).
Abschluß für mehrere Tage
Wenn Sie den Tagesabschluß nicht ausführen, dann gehen diese Daten nicht
verloren. Bis zu 31 Tage können Sie auflaufen lassen, bevor ein Abschluß ausgeführt werden muß.
Sind mehrere Tage gespeichert, dann bietet Ihnen das Programm diese zur Auswahl an. Sie können dann für jeden einzelnen Tag den Abschluß nachholen oder
einen gemeinsamen Abschluß über alle Tage durchführen.
Hinweis
Durch das Auflaufen von mehreren Tagen können sich die Verarbeitungszeiten
bei Tagesabschluß stark verlängern, insbesondere, wenn bereits mehr als 7 Tage
gespeichert sind. Von dieser Möglichkeit sollte deshalb nur in Ausnahmefällen
Gebrauch gemacht werden.
7.2.4. Tagesabschluß (Netz)
Diese Option können Sie nur bei einer Netzwerk-Version auswählen. Im
Netzwerk legt jeder Kassenarbeitsplatz seine eigene Bewegungsdatei an.
Jeder Platz kann dann auch seinen eigenen Tagesabschluß machen.
Zusätzlich ist es mit diesem Menüpunkt aber möglich einen gemeinsamen
Abschluß für alle Kassen durchzuführen. Dabei werden alle vorhandenen
Bewegungsdateien der Kassen verarbeitet.
7.2.5. Lagerabgangs-Protokoll
Während der Artikelerfassung werden alle Lagerabgänge eines Tages protokolliert. Mit dieser Option kann das Protokoll ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie dazu die Kommandozeilen-Option /ROHERTRAG auf Seite 25.
Hinweis: Bei einem Tagesabschluß wird das Protokoll automatisch ausgedruckt.
7.2.6. Kassenschublade öffnen
Nach Eingabe Ihrer Kassierernummer und des Passwortes wird die Kassenschublade geöffnet. In der Kassenmaske ist dies mit ALT-K möglich.
7.2.7. Kassen-Zwischenstand
Diese Funktion gibt den Kassen-Zwischenstand, d.h. den Betrag, der sich in
der Kasse befinden muß, aus.
7.2.8. Rückstände
Eine Erklärung zu der integrierten Rückstandsverwaltung finden Sie in der
Datei RUECKST.DOK im Verzeichnis DOKU.
7.2.9. Lagerbewegung Update
Diese Option ist einer Spezialversion von DATKASSE vorbehalten und
kann aus diesem Grund nicht aufgerufen werden.
7.2.10. Verifone-Terminal
Mit
diesem
Menüpunkt
kann
ein
angeschlossenes Verifone-Kreditkartenterminal fernbedient werden.
Bitte beachten Sie, daß dieser Menüpunkt nur
aufgerufen werden kann, wenn im Menü Setup/Grundeinst.2 eine Schnittstelle für das
Terminal eingegeben wurde (siehe Seite 72).
Weitere Informationen zur Verarbeitung von EC- und Kreditkarten finden
Sie in der Datei DOKU\VERIFONE.DOK.
Hinweis:
Die Anbindung an die Verifone-Terminals ist ein Zusatzmodul, welches gegen Aufpreis geliefert wird.
7.2.11. Kassierer-Umsatz
Mit dieser Programmfunktion kann ein Beleg für den Kassierer-Umsatz gedruckt werden. Dies kann beispielsweise beim Kassiererwechsel sinnvoll
sein. Beim Ausführen dieser Funktion werden keine Daten gespeichert, gelöscht oder verändert. Sie kann deshalb beliebig oft aufgerufen werden.
Hinweis
Es werden nur die Umsatzdaten seit dem letzten Tagesabschluß berücksichtigt.
7.3. Das Pulldown-Menü Setup
Um Einstellungen des Programms KASSE zu verändern müssen Sie dieses
mit der Option /SETUP aufrufen. Es erscheint nach dem Start ein weiteres
Menü, in dem Sie alle Einstellungen verändern können.
Dieser Weg wurde gewählt, um den Kassierern die Möglichkeit zu nehmen
an den Einstellungen Änderungen vorzunehmen, die möglicherweise fatale
Folgen haben.
7.3.1. Dateinamen/Pfade
Druckertreiber (Listen)
Dieser Eintrag enthält den Namen des Druckertreibers für Listen-, Rechnungs- und Lieferscheindruck. Geben Sie einen Stern ein, dann können Sie
den Treiber aus einer Liste auswählen.
Bitte beachten Sie, daß im Menü Grundeinstellungen 1 (siehe Seite 62) auch
noch der Druckertreiber für den Bondruck eingestellt werden muß. Weitere
Hinweise zum Thema Druckertreiber finden Sie auch auf Seite 272.
Formular für Bruttorechnung
Diese Zeile enthält den Namen des Formulars für eine Bruttorechnung.
Formular für Lieferschein
Diese Zeile enthält den Namen des Formulars für den Lieferscheindruck mit
KASSE.EXE
Maske Datenbank 1
In dieser Zeile steht der Name der Maskendatendatei für die Kundendatenbank, d.h. z.B. KUNDKAS3.MSK.
Der Name kann sich je nach Versionsnummer des Programms ändern.
Maske Datenbank 3
In dieser Zeile steht der Name der Maskendatendatei für die Lagerdatenbank,
d.h. z.B. LGERKAS9.MSK.
Der Name kann sich je nach Versionsnummer des Programms ändern.
7.3.2. Grundeinstellungen 1
Druckerport für Bons
Geben Sie hier die Nummer der parallelen Schnittstelle ein, die für den Bondruck verwendet werden soll (1 bis 3).
Druckerport für Rechnungen/Abschlüsse
Geben Sie hier die Nummer der parallelen Schnittstelle ein, die für den
Rechnungsdruck und die Abschlüsse verwendet werden soll (1 bis 3).
Schnittstelle für Schublade (1-3)
Geben Sie hier die Nummer der seriellen Schnittstelle ein, die für das Öffnen der Kassenschublade verwendet werden soll (1 bis 4).
In diesem Feld können Sie auch ein DOS-Programm eintragen, welches die
Schublade öffnet (ohne Pfadangabe, d.h., das Programm muß sich im Verzeichnis des Programms befinden).
Wenn in den Feldern 2 und 3 ebenfalls eine Nummer oder ein Öffnerprogramm eingetragen ist, dann verwendet das Programm die Schublade 1 für
Kassierer 1, die Nummer 2 für Kassierer 2, usw. Ansonsten wird bei jedem
Kassierer die erste Schublade geöffnet.
Maximalwert für Preis
Bei der Belegerfassung verhindert KASSE beim manuelle Ändern eines
Preises, daß dieser Maximalwert überschritten wird.
Maximalwert für Stückzahl
Bei der Belegerfassung verhindert KASSE bei der Stückzahleingabe, daß
dieser Maximalwert überschritten wird.
Sie haben damit z.B. die Möglichkeit, Stückzahländerungen zu unterbinden.
Setzen Sie dazu den Wert auf 1.
Druckertreiber (Bon)
Dieser Eintrag gibt den zu verwendenden Druckertreiber für den Bondrucker
an. Geben Sie in diesem Feld ein * und Return ein. Sie können dann den gewünschten Treiber bequem aus einer Liste auswählen.
Die Treiber für die Bondrucker befinden sich im Verzeichnis TREIBER und
haben die Namenserweiterung .PRB. Weitere Hinweise zum Thema
Druckertreiber finden Sie auch auf Seite 272.
Anzahl Ausdrucke beim Bondruck
Legen Sie hier fest, wieviele Kopien beim Bondruck ausgegeben werden
sollen.
Drucken über Betriebssystem
DATKASSE druckt normalerweise über eine BIOS-Funktion des Rechnersystems. Dies ist die schnellste Methode. Unter einem MultitaskingBetriebssystem wie z.B. Windows95 oder OS/2 kann dies je nach Druckertreiber jedoch zu Problemen führen. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren,
dann druckt DATKASSE über Funktionen des Betriebssystems. Dies sollte
in allen Fällen, auch über ein Netzwerk, funktionieren.
Nachteil dieser Methode: Die Fehlerbehandlung beim Ausdruck muß das
Betriebssystem übernehmen (z.B. Drucker ausgeschaltet, kein Papier, Offline, usw.). DATKASSE setzt nur den Druckauftrag ab und hat bei auftretenden Fehlern keinen Einfluß mehr.
Wenn also der Druckertreiber einen Fehler beim Ausdruck in einer DOSBox (Win95 oder OS/2) nicht behandelt, bzw. abfängt, dann bleibt DATKASSE einfach stehen. Dies ist ein prinzipielles Problem und kann von
DATKASSE nicht gelöst werden. Sollte dieses Problem bei Ihnen auftreten,
dann besorgen Sie sich eine neue Version Ihres Druckertreibers, in dem dieses Problem nicht mehr auftritt.
Hinweis dazu: Wenn der Drucker nur Offline oder ausgeschaltet war, dann
genügt es i.A. ihn ein- bzw. Online zu schalten, damit DATKASSE weiterarbeitet.
Hinweis
Bitte beachten Sie, daß es in DATKASSE.EXE den gleichen Schalter gibt.
Um auch mit DATKASSE.EXE über das Betriebssystem zu drucken muß
auch dieser Schalter aktiviert werden (siehe Seite 200).
Standard-VK-Preis
DATKASSE verwaltet 3 verschiedene VK-Preise pro Artikel (VK-Preis 1
bis 3), wobei der VP-Preis 3 als normaler Endkundenpreis vorgesehen ist.
Mit diesem Setup-Eintrag können Sie als voreingestellte Preisgruppe auch
VK-Preis 1 oder 2 einstellen.
Diese Funktion kann eingesetzt werden, wenn Sie z.B. mehrere Fillialen mit
unterschiedlichen Preisen haben oder wenn Sie Sonderaktionen machen
wollen.
Achten Sie dann aber darauf, daß bei Artikel, die keinen Sonderpreis erhalten sollen, dann die 3 VK-Preise gleich sind. Zum Gleichsetzen der Preise
für alle Artikel oder einen Teil davon können Sie Globalfunktion/Konvertieren nutzen (siehe Seite 111).
7.3.3. Grundeinstellungen 2
Bon/Beleg drucken
Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, werden keine Belege gedruckt. Trotzdem kann mit STRG-D der letzte Vorgang gedruckt werden, auch wenn bereits ein neuer Beleg begonnen wurde.
Lagerartikel ausbuchen
Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, werden keine Lagerartikel ausgebucht.
Eingabereihenfolge umkehren
Normalerweise beginnt die Eingabe mit der Artikelnummer. Dies ist z.B. für
den Betrieb mit einem Barcodeleser erforderlich. Wenn dieses Feld auf Ja
gesetzt wird, dann erfolgt die Eingabe in der Reihenfolge Stückzahl, Artikelnummer/Bezeichnung.
Immer Preiseingabe
Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, erwartet KASSE bei jeder Position eine
Preiseingabe. Dieser Schalter eignet sich zum Beispiel in Kombination mit
dem vorherigen, wenn kein Barcodeleser und keine Lagerdatenbank verwendet wird.
Über die Konfigurationsdatei PREISEIN.CNF kann auch nur für bestimmte
Warengruppen eine manuelle Preiseingabe vorgesehen werden. Siehe auch
Seite 274.
Belegdruck
Mit diesem Feld legen Sie die Grundeinstellung für den Belegdruck fest.
0 1 2 -
Belegart ist die zuletzt verwendete Belegart
Der erste Beleg ist Bon
Belegart ist Bon
Belegart ist Rechnung
Die Grundeinstellung, bzw. der Vorschlag kann natürlich trotzdem bei jedem neuen Beleg mit F4 in der Erfassungsmaske geändert werden.
Wenn Sie beispielsweise immer Rechnungen drucken wollen, muß in diesem Feld eine 2 eingetragen werden.
Sofortdruck
Normalerweise wird ein Beleg erst komplett erfaßt und dann ausgedruckt.
Mit diesem Feld können Sie die Zeitverzögerung beim Druck eines kompletten Belegs unterbinden (zum Beispiel bei einem relativ langsamen Drukker oder hohem Kundenaufkommen und langen Belegen).
Bei Eingabe von Nein wird ein Beleg erst komplett erfaßt und dann ausgedruckt. Im Falle von Ja wird jede erfaßte Zeile sofort gedruckt. Der Kopf eines Belegs wird sofort bei Beginn einer Belegerfassung zum Drucker gesendet.
Diese Logik erfordert natürlich ein etwas anderes Handling innerhalb der
Erfassungsmaske. Das Hochwandern mit dem Cursor ist nicht mehr möglich
(die oberen Zeilen sind ja bereits auf dem Papier). Mit F8 wird nicht die aktuelle Zeile gelöscht, sondern die vorherige storniert. (Text Storno auf dem
Beleg, wird ebenfalls sofort gedruckt).
Die Stückzahl und der Preis wird in dieser Zeile negativ gesetzt. Weiter
oben stehende Belegzeilen können mit STRG-F8 storniert werden. Es er-
scheint ein Fenster mit allen Belegpositionen, in dem Sie die Belegzeile auswählen können. Auch hier wird eine Stornozeile erzeugt und gedruckt.
Bitte beachten Sie, daß nach der Eingabe des gegebenen Betrages zuerst der
Bon abgerissen werden muß, da nach dem nächsten Tastendruck sofort wieder der Belegkopf gedruckt wird. Der Direktdruck kann bei völlig leerer Erfassungsmaske mit STRG-F3 ein- und ausgeschaltet werden.
Prüfung Tagesabschluß
Mit diesem Schalter legen Sie fest, ob beim Start des Programms vor 11 Uhr
morgens geprüft werden soll, ob noch Belegdaten gespeichert sind. Ist dies
nämlich der Fall, wurde wahrscheinlich der Abschluß am Vortag nicht
durchgeführt.
Wenn Sie eine andere Abschlußperiode verwenden (z.B. nur einmal pro
Woche), dann sollten Sie diesen Schalter auf Nein setzen.
Frage Liste drucken
Mit diesem Menüpunkt können Sie festlegen, daß DATKASSE beim Abschluß fragt, ob die Listen gedruckt werden sollen (Lagerabgangs-Protokoll
und Journal). Wenn dieser Schalter auf Nein gesetzt ist, werden alle Listen
ohne weitere Rückfragen ausgedruckt. Besonders in der Netzwerkversion
sollten Sie Ihren Angestellten keinesfalls die Möglichkeit geben die Listen
zu unterdrücken.
Statistikdaten speichern
Wenn diese Option auf Ja gesetzt wird, speichert DATKASSE bei jedem
Tagesabschluß statistische Daten. Mit Hilfe dieser Daten können dann im
Programm DATKASSE verschiedene Artikel- und zeitraumbezogenen Auswertungen gemacht werden.
Die Daten werden tageweise gespeichert, was den Vorteil hat, daß Auswertungen über beliebige Zeiträume ermöglicht werden.
Hinweis
Speziell bei großen Umsätzen wie in einem Lebensmittelmarkt kommen
schnell große Datenmengen zusammen. Stellen Sie also sicher, daß genügend Platz auf Ihrer Festplatte zur Verfügung steht. In einem großen Le-
bensmittelmarkt sollten Sie beispielsweise mindestens 250 MB zur Verfügung stellen. Bei einem Einzelhandelsgeschäft sind auch 20 MB ausreichend.
Mwst.-Änderung sperren
Normalerweise kann während der Belegerfassung der Mwst.-Satz mit der
Taste F3 geändert werden.
Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzten, dann ist dies nicht mehr möglich.
Preis-Änderung sperren
Normalerweise kann während der Belegerfassung der Preis mit der Taste F7
geändert werden.
Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzten, dann ist dies nicht mehr möglich. Sinnvoll ist dies zum Beispiel dann, wenn ausschließlich Artikel über eine Artikelnummer und einem festen Preis verkauft werden sollen.
Journal auf Bondrucker
Normalerweise gibt DATKASSE das Journal auf einem DIN-A4-Drucker
aus. Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen dann wird das Journal auf dem
Bondrucker ausgegeben (mit 40 Zeichen Breite).
Der Informationsgehalt ist dann natürlich erheblich niedriger. Sinnvoll ist
diese Option, wenn nur ein Drucker (d.h. der Bondrucker) angeschlossen
werden soll.
Journal-Druck
In diesem Feld können Sie den Aufbau des Journals festlegen.
Dabei bedeuten:
0 Nur Summenblatt
Es wird nur das Summenblatt des Journals gedruckt.
Dies ist sinnvoll, wenn sehr viele Vorgänge an einem
Tag anfallen.
1 Einzel-Auflistung
Jeder Beleg wird einzeln als eine Zeile gedruckt. Sie
sehen auf diesem Journal jeden einzelnen Vorgang mit
Uhrzeit, Kassierer-Nummer, Summe, usw.
2
3
Einzel + Alle Positionen
Jede Beleg-Position wird einzeln als eine Zeile gedruckt.
Diese Version kann sehr viel Papier verbrauchen und ist
eigentlich nur empfehlenswert, wenn Unstimmigkeiten
in der Kasse geklärt werden sollen. Sie sehen auf diesem
Journal jede einzelne Belegposition mit Anzahl, Preis,
usw.
Auswahl
Wenn Sie eine 3 eingeben dann können Sie bei jedem
Journaldruck entscheiden, welche Version verwendet
werden soll.
Lagerabgangs-Protokolldruck
Mit diesem Eintrag können Sie beeinflussen, wie ausführlich das sogenannte
Lagerabgangsprotokoll gedruckt werden soll.
Dabei bedeuten:
0 Es wird nicht gedruckt
1 Es wird nur die Artikelauflistung, nicht jedoch die
Warengruppenauswertung gedruckt
2 Es wird nur die Warengruppenauswertung gedruckt
3 Warengruppenauswertung und Artikelauflistung
werden gedruckt
Auftrags-Nr. Eingabe
Wenn dieser Schalter aktiviert wird, dann wird bei jeder Belegposition eine
Auftragsnummer abgefragt. Diese erscheint sowohl auf dem Bon wie auch
im Journal.
Zusätzlich werden die Auftragsnummern zusammen mit Datum, Uhrzeit,
Bezeichnung und Preis in eine ASCII-Datei geschrieben. (Im Verzeichnis
STAT). Für jeden Monat wird eine neue Datei angelegt. Diese Dateien können dann problemlos z.B. in eine Tabellenkalkulation eingelesen werden.
Tagesabschluß, Zwischensumme mit Passwort
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird beim Tagesabschluß und beim
Aufruf des Kassen-Zwischenstandes das Systempasswort abgefragt.
Dies ist sinnvoll, wenn Sie mit Angestellten arbeiten, die keinen Zugriff auf
diese Funktionen haben sollen.
Kauf mit Kundenkarte
Wenn dieser Schalter aktivert ist, dann können Sie beim Bondruck in der
Maske Gegebener Betrag mit der Taste * eine Kundennummer eingeben.
Der Umsatz, d.h. alle Einzelpositionen, werden bei diesem Kunden in Tabellenform gespeichert und können mit DATKASSE weiter bearbeitet oder
angesehen werden.
Stornos ausdrucken
Mit diesem Schalter können Sie festlegen, ob beim Tagesabschluß eine Liste
aller Stornos des aktuellen Tages ausgedruckt wird.
Die Protokollierung von Stornos wird unabhängig von diesem Schalter
immer durchgeführt (siehe auch Seite 177).
Eine weitere Möglichkeit, den Umfang des Journals zu beeinflussen ist die
Einstellung Journal-Druck (Siehe Seite 68) und der Kommandozeilenparameter /NSS (siehe Seite 27).
7.3.4. Grundeinstellungen 3
Keine Summenanzeige bei Tagesabschluß
Normalerweise wird beim Tagesabschluß die Summe des Kasseninhaltes
angezeigt. Dies soll dem Kassierer das Zählen ermöglichen noch bevor der
Ausdruck beendet ist. Geeignet ist diese Einstellung z.B. als Schutz gegen
allzu neugierige Augen.
Diese Anzeige können Sie mit diesem Schalter unterdrücken.
Tastatur K-5700 vorhanden
Geben Sie hier ein Ja ein, wenn Sie unsere Kassentastatur K-5700 angeschlossen haben. Da in dieser Tastatur ein Schlüsselschalter mit 6 Ebenen
eingebaut ist, können Sie mit diesem Schalter bewirken, daß KASSE nicht
mehr nach der Kassierernummer und dem Passwort fragt, wenn eine der geschützten Funktionen aufgerufen wird. Wenn diese Funktionen durch eine
Schlüsselebene geschützt sind, dann ist die Passworteingabe eigentlich nicht
mehr erforderlich.
Wenn Sie den Schalter auf Nein lassen, dann fragt KASSE trotz eingestecktem Schlüssel nach dem Passwort. Siehe auch Setup/K-5700-Setup.
Wichtiger Hinweis:
Diese Funktion ist nur nutzbar, wenn der Treiber für dies Tastatur installiert
ist. Dieser Treiber kann nur unter MS-DOS verwendet werden, nicht unter
Windows95 oder einem anderen Multitasking-Betriebssystem.
Schnittstelle für Karten-Terminal
Geben Sie hier die Nummer der seriellen Schnittstelle ein, an die ein KartenTerminal für Electronic-Cash, also zum Beispiel für EC- und Kreditkarten
angeschlossen ist (1-4).
Hinweis: Die Anbindung an ein Karten-Terminal ist ein Zusatzmodul von
DATKASSE. Fordern Sie bei Bedarf Informationen an.
Timeout für Verbindung zum Terminal
Geben Sie hier den Zeitfaktor ein, wie lange KASSE warten soll, bis eine
Fehlermeldung erzeugt wird, wenn das Karten-Terminal sich nicht meldet.
Geben Sie den Wert in hunderstel Sekunden ein (1000-10000). Der
Vorgabewert von 1000 muß i.A. nicht verändert werden.
Terminal-Typ
Tragen Sie hier die Nummer für das verwendete Karten-Terminal ein.
Möglich sind zur Zeit folgende Einstellungen:
1 = Verifone
2 = CashBoy (Geldkarte)
Anpassungen für weitere Terminaltypen wie zum Beispiel TeleCash sind in
Arbeit.
Bitte beachten Sie, daß bei Verwendung eines Kartenterminals zusätzlich
eine passende Software-Lizenz installiert sein muß. Rufen Sie uns an, wenn
Sie dazu weitere Informationen benötigen.
TA-Summe als Kasseninhalt speichern
Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann wird der Tagesabschlußbetrag
(Kasseninhalt) als neuer Kasseninhalt des nächsten Tages gespeichert. Dieser kann natürlich bei Bedarf geändert werden.
Sinnvoll ist dieser Schalter, wenn Sie Barentnahmen aus der Kasse (z.B. für
Bankeinzahlung bei Tagesende) ausschließlich über die Funktion Ausgabe
eingeben (STRG-A in der Kassenmaske). Der verbleibende Restbetrag in
der Kasse wird dann automatisch der Anfangsbestand des Folgetages.
ALT-I in Lagerübersicht sperren
Normalerweise können Sie sich mit ALT-I in der Lagerübersicht (Artikelauswahl mit Wildcard) den kompletten Datensatz ansehen. Dabei ist natürlich auch der EK-Preis zu sehen.
Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann wird bei Betätigung von ALTI das Systempasswort von DATKASSE abgefragt. Ihren Angestellten ist damit der Zugang verwehrt, Sie selbst haben jedoch trotzdem die Möglichkeit
des Zugangs, indem Sie das Systempasswort eingeben.
Preisgruppe ändern sperren
Wenn dieser Schalter auf Ja gesetzt wird, dann kann eine Änderung der
Preisgruppe in der Kassenmaske nur noch nach Eingabe des Systempasswortes erfolgen.
Keine Zwischensummen-Anzeige
Normalerweise wird die aktuelle Zwischensumme ständig in Blockzeichen
angezeigt. Wenn dieser Schalter gesetzt wird, dann zeigt DATKASSE keine
Zwischensumme mehr an.
Rechnungsnummer=Bonnummer
DATKASSE verwaltet für Rechnungen und Bons zwei verschiedene Nummernkreise. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann wird für Rechnungen
und Bons nur ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet.
Bondruck protokollieren
Ist dieser Schalter gesetzt, dann protokolliert DATKASSE jeden einzelnen
Bondruck in einer Textdatei im Verzeichnis STAT. Die Datei erhält den
Namen des Tagesdatums und kann mit jedem Editor bearbeitet oder angesehen werden.
Sinnvoll ist dies nur, wenn Unklarheiten bei der Abrechnung oder Verdacht
auf Betrugsversuch eines Angestellten bestehen.
Diese Funktion ist völlig unabhängig von der Journal-Protokollierung. Auf
dem Journal erscheinen z.B. stornierte Belege nicht mehr (nur im StornoProtokoll), in der o.g. Protokolldatei allerdings durchaus.
Alle Eingaben protokollieren
Dieser Schalter ist nur von Bedeutung, wenn wir mit Ihrer Hilfe einem
Problem auf den Grund gehen wollen. Wenn der Schalter aktiviert ist, dann
protokolliert DATKASSE jeden einzelnen Tastendruck sowie alle Fehlermeldungen.
Mit Hilfe der erzeugten Protokolldatei KEYDEBUG.MAC, die Sie uns mit
zusammen mit einer normalen Datensicherung zusenden müssen, haben wir
die Möglichkeit, eventuelle Fehleingaben nachzuvollziehen. Die gleiche
Wirkung können Sie übrigens mit dem Kommandozeilen-Parameter /SAVEKEYS erreichen.
Suche im EAN-Feld bei Eingabe-Länge
Wenn Sie hier bis zu 3 verschiedene Eingabe-Längen festlegen, dann sucht
das Programm KASSE.EXE automatisch im Feld EAN-Barcode in der Lager-Datenbank, wenn die Länge Ihrer Eingabe mit einer der 3 Vorgaben
übereinstimmt und die Eingabe außerdem rein numerisch ist.
Die einzelnen Werte werden durch Kommas voneinander getrennt. Durch
Eingabe einer einzelnen Null schalten Sie dies Funktion aus.
Beispiel:
Sie haben 8,10,13 eingetragen.
KASSE.EXE sucht im Feld EAN-Barcode statt im Feld Artikelnummer,
wenn Ihre Eingabe 8, 10 oder 13 Zeichen lang ist und nur aus Ziffern
besteht.
Wenn Sie eigene Artikelnummern verwenden, dann müssen Sie natürlich
darauf achten, daß diese in der Länge nicht mit einer der Vorgaben übereinstimmen (in unserem Beispiel nicht 8, 10 oder 13 Stellen lang sind), da das
Programm sie ansonsten nicht findet.
Als Abhilfe dafür können Sie auch Ihre eigenen 8-, 10- oder 13-stelligen Artikelnummern zusätzlich im Feld EAN-Barcode eingeben. Dadurch werden
sie dann von KASSE.EXE gefunden.
Artikel löschen, wenn Bestand = 0
Dieser Schalter ist mit größter Vorsicht zu benutzen ! Er bewirkt, daß ein
Artikel gelöscht wird, wenn dessen Bestand 0 erreicht hat.
Diese Funktion ist für Artikel gedacht, die nur einmal im Laden vorhanden
sind und anschließend auch vermutlich nicht mehr verkauft werden, also für
absolute Einzelstücke.
Typische Anwendung sind z.B. Antiquitäten oder Fototaschen, die normal in
das Lager als Artikel angelegt werden. Wird der Artikel dann verkauft, bzw.
vom Kunden abgeholt, dann ist es wenig sinnvoll, diesen Artikelstammsatz
weiter in der Lagerstammdaten zu belassen.
Mit diesem Schalter kann der Artikel also beim Verkauf automatisch entfernt werden.
Die möglichen Einträge sind:
0 kein automatisches Löschen
1 automatisches Löschen ohne Rückfrage, wenn der
Bestand 0 erreicht hat
2 automatisches Löschen mit Rückfrage, wenn der
Bestand 0 erreicht hat
Hinweis
Ein Artikel, den das Programm mit dieser Funktion entfernt, wird natürlich
wie üblich erst einmal nur zum Löschen makiert. Endgültig gelöscht ist er
erst, nachdem die Lagerdatenbank komprimiert wurde (Näheres zum Komprimieren siehe Seite 110).
Anfangsbestand nur Kassierer Nummer 1
Ist dieser Schalter aktiviert, dann kann der Kassenanfangsbestand nur noch
von Kassierer Nr. 1 eingegeben, bzw. geändert werden.
Belegnummer bei TA auf 1
Mit diesem Schalter können Sie bewirken, daß bei jedem Tagesabschluß die
Belegnummer für Bons zurückgesetzt wird. Sie beginnt bei einem neuen Tag
dann wieder bei 1. Dies ist bei einer großen Anzahl Bewegungen sinnvoll,
um extrem lange Belegnummern zu vermeiden.
Kundenadresse auf Bon drucken
Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann wird auf dem Bon außer der
Kundennummer auch die vollständige Adresse gedruckt.
Voraussetzung dafür ist natürlich, daß Sie eine Kundennummer beim Erfassen des Belegs eingegeben haben. Dies kann durch die Taste * auf dem Ziffernblock in der Maske Gegebener Betrag erfolgen (Funktion Kauf auf
Kundenkarte, siehe Seite 48) oder bei der Vorgangsart Bon-Lieferschein
(umschalten mit der Zahlungsart, siehe auch Seite 255).
Parallel-Eingabe möglich
Mit diesem Schalter können Sie eine Paralleleingabe in der Kasse ermöglichen. Dies bedeutet, daß mehrere Kassierer jeweils einen Beleg öffnen können, ohne ihn sofort abschließen zu müssen.
Eine vollständige Beschreibung dieser Funktion finden Sie auf Seite 283.
7.3.5. Grundeinstellungen 4
Schnellspeichern beim Lagerabgang
Dieser Schalter beeinflußt das Verfahren beim Speichern von Lagerabgängen. Sollten Probleme beim Lagerabgang auftreten (Fehlermeldung Fehler beim Ausbuchen eines Lagerartikels), dann setzen Sie bitte diesen Schalter auf Nein.
Barkassen-Funktion mit Warengruppen
Mit dieser Option von DATKASSE haben Sie die Möglichkeit, das Kassieren über Warengruppen einer normalen Registrierkasse nachzubilden.
Folgende Werte sind möglich :
0
1
2
3
Barkassen-Funktion nicht aktiv
Warengruppen-Eingabelänge = 1, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W1 springt der Cursor ohne Betätigen von RETURN
sofort in das Preisfeld.
Warengruppen-Eingabelänge = 2, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W34 oder W04 springt der Cursor ohne Betätigen von
RETURN sofort in das Preisfeld.
Warengruppen-Eingabelänge = 3, d.h., nach der Eingabe von
z.B. W167 oder W007 oder W087 springt der Cursor ohne
Betätigen von RETURN sofort in das Preisfeld.
Wenn als Warengruppen-Eingabelänge 3 eingestellt ist, dann können Sie na-
türlich trotzdem eine kürzere Eingabe wie z.B. W9 mit RETURN abschließen.
Die Eingabe in der Kassenmaske geschieht folgendermaßen:
Großes oder kleines W eingeben, gefolgt von der Warengruppennummer.
Der Cursor springt dann in Abhängigkeit von der o.g. Einstellung sofort in
das Preisfeld. Geben Sie den Preis ein und bestätigen Sie mit RETURN.
Anschließend kann sofort die nächste Eingabe folgen.
Selbstverständlich kann diese Programmfunktion mit normaler Artikelnummerneingabe gemischt werden, d.h. Sie können abwechselnd innnerhalb eines Belegs mit einer Artikelnummer auf das Lager zugreifen und die oben
beschriebene WarengruppenEingabe verwenden.
Getränkemarkt-Version
Dieser Schalter sollte auf Ja gesetzt werden, wenn Sie auch Getränke mit
Pfand im Sortiment haben. In den Lagerstammdaten können Sie für jeden
Artikel einen Pfandwert eintragen. Nur wenn dieser Schalter gesetzt ist,
wird der Pfandwert auch ausgewertet (siehe auch nächste Einstellung
Pfandwert immer einsetzen).
Pfandwert immer einsetzen, wenn vorhanden
Dieser Schalter steht in Zusammenhang mit dem Eintrag GetränkemarktVersion im Menü Grundeinstellungen 2 (siehe Seite ).
Wenn er auf Ja gesetzt ist, dann prüft DATKASSE bei jedem Artikel, ob ein
Pfandwert eingetragen ist. Wenn dies der Fall ist, dann wird automatisch
eine neue Belegzeile mit dem Pfandwert erzeugt.
Pfandumsatz -> Warengruppe
Legen Sie in diesem Feld fest, zu welcher Warengruppe der Umsatz von
Pfandrücknahmen gezählt werden soll.
Die Summe der Pfandrücknahmen wird unabhängig von dieser Einstellung
beim Tagesabschluß getrennt ausgewiesen.
MwSt.-Kennzeichen für Pfand
Geben Sie hier das Mehrwertsteuer-Kennzeichen für Pfandumsätze ein :
0 = keine MwSt., 1 = reduzierter Satz, 2 = voller Satz.
Die MwSt.-Behandlung von Pfandumsätzen kann sich je nach Bundesland
unterscheiden. Bitte prüfen Sie dies, bevor Sie hier eine Einstellung vornehmen.
Leergut-Betriebsart
Mit diesem Feld legen Sie fgest, wie das Leergut verwaltet werden soll.
Wenn Sie eine 1 eingeben, dann wird das Leergut direkt bei den Artikeln
verwaltet (Feld Leergut in der Artikeldatenbank).
Bei der Annahme von Lerergut mit F5 in der Kassenmaske müssen Sie dann
aber immer die korrekte Artikelnummer eingeben.
Wenn Sie eine 2 hier eintragen, dann wird das Leergut in einer getrennten
Dankbank verwaltet (Programm DATKASSE.EXE Menü Zusätze/Getränkemarkt-Funktionen).
Jede Art von Leergut erhält vom Programm eine kurze Artikelnummer.
Diese Nummer verwenden Sie dann bei der Leergut-Annahme mit F5. In
dieser Datenbank werden auch die Leergutbestände verwaltet.
Der Vorteil sind die kurzen Artikelnummern, die sich leicht merken lassen
und die einfachere Hadnhabung von kompletten Kästen und Einzelflaschen
(DATKASSE kann Einzelflaschen automatisch in Träger umbuchen).
Wir empfehlen deshalb die Methode 2 zu verwenden.
Weitere Informationen zu den Getränkemarkt-Funktionen finden Sie auf
Seite 189.
Fremdumsatz automatisch laden
Mit Hilfe dieser Funktion kann KASSE.EXE mit Fremdprogrammen zusammenarbeiten, die Kassenumsätze erzeugen.
Die Umsätze müssen vom Fremdprogramm in einer Datei im Verzeichnis IMPORT abgestellt werden. Die Datei muß einen genau definierten Aufbau haben.
Wenn der Schalter aktiviert ist und Sie sich in der Kasseneingabemaske befinden, dann prüft KASSE.EXE in Abständen von 2 Sekunden, ob eine Datei mit
Fremdumsätzen eingetroffen ist.
Ist dies der Fall, dann werden die Umsätze automatisch ohne Bedienereingriff in
die Maske geladen und die Datei gelöscht. Dabei ist es unerheblich, ob bereits
Artikel für den aktuellen Vorgang erfaßt wurden. In diesem Fall werden die geladenen Artikel angehängt.
Mit Hilfe dieser Funktion können also an einem anderen Platz und mit einer an-
deren Software im Netzwerk Umsatzdaten erzeugt werden, die dann von
KASSE.EXE automatisch geladen werden.
Rufen Sie uns an, wenn Sie dazu weitere Informationen benötigen !
Typ für Spezial-Barcode
KASSE.EXE kann automatisch Barcode-Ausdrucke von elektronischen Waagen
oder Barcodes auf Fotoarbeiten (aus einem Großlabor) erkennen und auswerten.
Der im Barcode enthaltene Betrag wird dann übernommen.
Im Barcode kann auch eine Artikelnummer enthalten sein. Das Programm kann
dann anhand des Preises auch die Menge (bzw. das Gewicht) rückrechnen und
so auch den Bestand führen. Eine ausführliche Erklärung zur Erkennung von
Waagen-Barcodes finden Sie auf Seite 279. Das Erkennen von Barcodes auf
Fotoarbeiten wird auf Seite 280 beschrieben.
Die möglichen Werte sind:
0 keine automatische Erkennung
1 automatische Erkennung von Waagen-Barcodes mit Führung des Bestandes
2 automatische Erkennung von Waagen-Barcodes ohne Führung des
Bestandes, nur eine Nachkommastelle im Barcode (für Österreich)
3 automatische Erkennung von Barcodes auf Fotoarbeiten
Diese Funktion muß evtl. an Ihren Großhändler angepaßt werden.
Bitte rufen Sie uns an.
4 wie 1, nur ohne Bestandsführung
Bondruck einzeilig (ohne Artikelnummer)
Wenn dieser Schalter aktiviert ist dann druckt KASSE.EXE jede Belegposition
nur noch einzeilig, d.h. es wird nur noch die Bezeichnung gedruckt, nicht aber
die Artikelnummer.
Ist die Stückzahl größer als 99 dann wird bei Bedarf die Artikelbezeichnung um
1 bis 2 Zeichen verkürzt gedruckt.
Hinweis
Dieser Schalter kann nicht zusammen mit den Schaltern Belegdesign/Felder/Bez.1 und Bez.2 verwendet werden.
Betragseingabe ohne Dezimalkomma
Normalerweise erwartet das Programm KASSE.EXE Betragseingaben mit Dezimalkomma, also z.B. 12,5 für 12 Mark 50.
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann werden Betragseingaben ohne Dezimalkomma vorgenommen, wie es bei den meisten normalen Registrierkassen üblich
ist. Die Nachkommastellen müssen dann immer zweistellig eingegeben werden.
Für obiges Beispiel würde die Eingabe also 1250 lauten.
Die Umschaltung wirkt sich nur auf das Programm KASSE.EXE und hier auch
nur auf die Betragseingaben für einzelne Artikel (Preisänderung, bzw. aktive
manuelle Preiseingabe) sowie die Eingabe des gegebenen Rechnungsbetrages
aus. Alle anderen Betragseingaben müssen nach wie vor mit Dezimalkomma
erfolgen, insbesondere alle Eingaben im Programm DATKASSE.EXE !
Datensicherung nach Tagesabschluß
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren dann macht KASSE.EXE nach jedem
Tagesabschluß eine Datensicherung.
Dazu fragt das Programm nach dem Tagesabschluß den Buchstaben des
Laufwerks ab (Vorschlag = A). Legen Sie eine leere Diskette ein (oder eine, die
bereits für eine frühere Sicherung verwendet wurde) und drücken Sie RETURN.
Im Interesse der Datensicherheit sollten Sie täglich eine Sicherung durchführen.
Verwenden Sie dabei möglichst nicht immer die gleiche Diskette, sondern für
jeden Wochentag ein eigenes entsprechend von Montag bis Samstag
beschriftetes Exemplar. Tauschen Sie die Disketten nach spätestens 6 Monaten
komplett gegen neue Exemplare aus.
Datum/Zeit bei Programmstart
Ist dieser Schalter gesetzt dann fragt KASSE.EXE bei jedem Programmstart das
Datum und die Uhrzeit ab. Die aktuellen Daten werden dabei vorgeschlagen und
können einfach mit RETURN bestätigt werden.
Diese Option soll verhindern, daß nach längerem Betrieb eine falsch gehende
Systemuhr Fehler in den Tagesabrechnungen verursacht.
PC-Systemuhren gehen meist einige Minuten pro Woche oder sogar pro Tag vor
oder nach. Dies kann nach mehreren Wochen oder Monaten zu erheblichen
Abweichungen in der Uhrzeit oder auch dem Datum führen.
Nur Barcode-Eingabe möglich
Dieser Schalter ist für eine ganz spezielle Betriebsart von KASSE.EXE
vorgesehen.
Geeignet ist diese Betriebsart ausschließlich für Läden, in denen nur Einzelstücke verkauft werden (Second-Hand-Laden).
Die Ware muß mit einem Barcode für die Artikelnummer sowie einem Barcode
mit dem Preis versehen sein.
Wird der Schalter aktiviert, dann greift das Programm nicht mehr auf die
Artikel-Stammdaten zu, sondern interpretiert eine Eingabe immer als
Artikeltext, bzw. Barcode-Nummer. Der Cursor springt anschließend immer in
das Preisfeld. Nun kann der Preis gescannt werden (dazu muß i.A. der Schalter
Betrags-eingabe ohne Dezimalkomma gesetzt werden).
Achtung: das MwSt.-Kennzeichen wird auf 0 gesetzt !
Beim Tagesabschluß wird außerdem die Datei BARCODE.ASC erzeugt. Diese
enthält die Artikelnummern, Mengen und Preise der abverkauften Artikel.
Durch Hintenanstellen eines * bei einer Artikelnummer kann trotz aktiviertem
Schalter auf die Artikelstammdaten zugegriffen werden.
7.3.6. Speichererweiterung
KASSE arbeitet in großem Umfang mit Overlays, d.h. einzelne Programmteile werden nur bei Bedarf von der Festplatte geladen. Je nach Geschwindigkeit ergeben sich dadurch mehr oder weniger Zeitverzögerungen im Programmablauf. Durch Verwendung von Expanded (EMS) oder Extended
(XMS) Memory wird dieses Nachladen etwa um den Faktor 10 beschleunigt.
Expanded Memory für Overlays
Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, versucht KASSE EMS für die Overlays
zu verwenden.
Extended Memory für Overlays
Wenn Sie dieses Feld auf Ja setzen, versucht KASSE XMS für die Overlays
zu verwenden. Wenn der Versuch fehlschlägt wird das Programm aus Sicherheitsgründen sofort beendet.
Mit der Option /EXT- können Sie KASSE aufrufen, ohne das XMS verwendet wird.
Hinweis:
Diese Funktion zur Verwendung von Erweiterungsspeicher ist nicht kompatibel zu den DOS-Boxen in Windows95 und OS/2.
Verwenden Sie in diesem Fall EMS als Speichererweiterung oder verzichten
Sie ganz auf die Nutzung von Erweiterungsspeicher für die Overlays.
DATKASSE kann auch ohne diese Speichererweiterungen arbeiten, dabei
sind jedoch kleine Zugeständnisse an die Ablaufgeschwindigkeit notwendig.
7.3.7. Kundendisplay
KASSE unterstützt die Verwendung eines externen Displays für die Kundenanzeige. Das Display wird an eine serielle Schnittstelle des PC angeschlossen und parallel zum Hauptbildschirm angesteuert.
Die mitgelieferte Konfigurationsdatei DISPLAY.CNF enthält die Einstellungen für ein Display mit 2 Zeilen und 20 Spalten (unser Modell DE-2200).
Für den einwandfreien Betrieb des Displays muß dieses bestimmte
Mindestvorraussetzungen erfüllen. Alle in der folgenden Maske aufgeführten Steuercodes werden benötigt. Da dies aber die elementaren Grundfunktionen eines Terminals sind (und nichts anderes ist ein solches Display),
dürften damit keine Schwierigkeiten auftreten. Die Steuercodes entnehmen
Sie bitte der Dokumentation des Displays. Falls Sie trotzdem Probleme mit
der Anpassung haben : Wir nehmen diese gerne gegen eine geringe Gebühr
vor, sofern das Display prinzipiell geeignet ist.
Es sind mindestens 2 Zeilen mit je 20 alphanumerischen Zeichen erforderlich. Darüber hinaus ist jeder Wert erlaubt. Die Menge der auszugebenden
Daten wird dann vom Programm festgelegt.
Beispielsweise wird ab 40 Zeichen Breite auch die Summe einer Belegposition angezeigt. Bei 30 oder weniger Zeichen entfällt die Textausgabe des
Artikels. Sind nur 2 Zeilen verfügbar wird die Ausgabe des gegebenen Betrages unterdrückt und nur die Belegsumme und das Rückgeld angezeigt.
Bei den von uns vertriebenen Displays gibt es noch weitere Möglichkeiten.
Beispielsweise kann das Display nach einer Eingabepause von 2 Minuten
eine Werbelaufschrift anzeigen. Der Werbetext ist in der Datei DISPWERB.CNF enthalten, die mit einem ASCII-Editor bearbeitet werden kann.
Lesen Sie die Kommentare in dieser Datei, wenn Sie den Text oder die Rollgeschwindigkeit ändern wollen. Wenn Sie keinen Werbetext möchten, dann
löschen Sie einfach diese Datei.
Schnittstelle
Das Display muß an eine serielle Schnittstelle des PC angeschlossen werden. Geben Sie hier die Nummer der Schnittstelle ein (1 bis 4).
Baudrate
Mit diesem Wert legen Sie die Übertragungsgeschwindigkeit des Displays
fest. Vorzugsweise sollte dabei 9600 Baud verwendet werden, da es sonst zu
einer merklichen Verzögerung des Programmablaufs durch die Ausgabe der
Daten auf das Display kommt. Mögliche Werte sind : 1200, 2400, 4800,
9600
Hinweis
Bei unseren Displays wird immer der Wert 9600 verwendet.
Offset für Cursorpositionierung
Einige Displaytypen erwarten bei der Cursorpositionierung einen Offset.
Diesen können Sie hier eingeben.
y-x-Reihenfolge
Mit diesem Bool'schen Feld können Sie festlegen, ob das Display die
Cursordaten in x-y-Reihenfolge (=Nein) oder y-x-Reihenfolge erwartet
(=Ja).
8-Bit-Zeichensatz
Wenn Sie dieses Feld auf Nein setzen, dann werden Umlaute vor der Ausgabe auf dem Display konvertiert (Ä = AE, usw.).
Display-Zeilen/Spalten
Geben Sie hier die Anzahl der Zeilen und Spalten des Displays ein.
Die folgenden Einträge bitte sorgfältig eingeben. Wenn die Displaysteuerung eine Funktion nicht zuläßt, dann tragen Sie in das betreffende Feld eine
0 ein. Es wird dann versucht, die Funktion durch andere Funktionen nachzubilden.
Cursor hoch
Steuercode für Cursor hoch.
Cursor runter
Steuercode für Cursor runter.
Cursor links
Steuercode für Cursor links.
Cursor rechts
Steuercode für Cursor rechts.
Display löschen
Steuercode für Display komplett löschen.
Cursor auf 0,0
Steuercode für Cursor auf 0,0 setzen (HOME).
Zeilenvorschub
Steuercode für Zeilenvorschub (LF).
Cursor positionieren
Steuercode für Cursorpositionierung. Nach diesem Steuercode übergibt das
Programm die Werte für x und y.
Zeichen löschen
Steuercode für Zeichen löschen (DEL).
Löschen ab Cursor
Steuercode für Display löschen bis zum Ende.
Löschen bis Zeilenende
Steuercode für Löschen des Zeilenrests.
7.3.8. Belegdesign
In dieser Maske können Sie den Aufbau des Kundenbelegs festlegen. Die
Funktion ändert oder erzeugt die Datei ADRESSE.DAT, die den Aufbau des
Belegs enthält.
Wollen Sie Leerzeilen erzeugen, so geben Sie in den entsprechenden Zeilen
einige Leerzeichen ein. Zwischen den Bereichen wird jeweils eine Leerzeile
bereits vom Programm eingefügt.
Es gibt 3 Bereiche auf dem Beleg :
Kopfzeilen
Ladenadresse
Fußzeilen
Felder
Durch Nachstellen von verschiedenen Codes kann die Zeile in doppelter
Größe oder farbig gedruckt werden, dabei bedeuten :
/B = Fettdruck
/C = Farbe
/E = Doppelte Größe
Mögliche Kombinationen :
/BC = Fett und farbig
/EC = Farbig und doppelte Größe
Kopfzeilen
Hier können Sie bis zu 3 Zeilen eintragen. Diese werden beim Belegdruck
zuerst gedruckt.
Ladenadresse
Geben Sie hier die Adresse des Ladenlokals ein. Erlaubt sind hier bis zu 6
Zeilen.
Fußzeilen
In dieser Maske können Sie bis zu 5 Zeilen eingeben, die am Ende eines Belegs gedruckt werden sollen. Beispielsweise kann hier der Hinweis auf die
allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen oder eine kurze Werbung angebracht werden.
Felder
Normalerweise druckt das Programm aus Gründen der Übersichtlichkeit auf
dem Bon lediglich die Kurzbezeichnung eines Artikels. In dieser Maske
können Sie festlegen, daß anstelle der Kurzbezeichnung die Bezeichnung 1
und/oder Bezeichnung 2 gedruckt werden sollen.
Außerdem können Sie festlegen, daß zu lange Texte an einer bestimmten
Stelle abgeschnitten werden sollen. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen geschehen, da dann unschöne Belege entstehen.
Werden die Texte nicht gekürzt, dann läuft der Artikeltext in den Bereich
der Anzahl und Beträge hinein. Die Übersichtlichkeit des Belegs leidet deshalb darunter etwas. Wenn Sie jedoch auf ausführliche Artikeltexte Wert legen, dann ist dies die einzige Möglichkeit dazu.
Testdruck
Mit dieser Option können Sie gleich Ihre Eingaben ausprobieren. Es wird
ein Beleg mit 2 Positionen (jeweils einmal mit vollem und einmal mit reduziertem Mehrwertsteuersatz) gedruckt.
Gedruckt wird auf den Druckerport für den Bondrucker.
7.3.9. Artikel-Kurzwahl (ALT-0 - ALT-9)
Mit dieser Option legen Sie die Kurzwahl-Artikel für die Tastenkombinationen
ALT-0 bis ALT-9 fest. Beim Betätigen einer dieser Kombinationen in der
Kassenerfassungsmaske wird der zugeordnetete Artikel sofort eingesetzt. Dies
ist in erster Linie in Verbindung mit einer programmierbaren Kassentastatur
sinnvoll einsetzbar.
7.3.10. Artikel-Kurzwahl (A - Z)
Mit dieser Option legen Sie die Kurzwahl-Artikel für die Buchstabentasten A
bis Z fest. Beim Betätigen einer dieser Tasten in der Kassenerfassungsmaske
wird der zugeordnetete Artikel sofort eingesetzt.
Hinweis
Dieser Modus muß im Menü Setup/Grundeinst.2 explizit aktiviert werden.
Texteingaben sind dann allerdings nicht mehr möglich.
7.3.11. Ausgaben-Rubriken
In dieser Maske können Sie eine erklärende Bezeichnung zu jeder der 10
Ausgaben-Rubriken eingeben. Diese werden dann beim Tagesabschluß und
beim Druck eines Ausgabenbelegs mit ausgegeben.
7.3.12. Bücher/Zeitschriften Setup
DATKASSE kann auf Wunsch den neuen Barcode von Presseprodukten
(Bücher u. Zeitschriften) automatisch erkennen. Über die ersten 3 Ziffern
des Barcodes wird der Ländercode und der MwSt.-Satz festgelegt. Zur Zeit
bedeuten dabei 434 = 15 % und 439 = 7 % MwSt. (Stand 28.02.97).
Konsequenterweise dürfen Sie dann keine Artikelnummern vergeben, die
mit einem dieser Codes beginnen und 13 Zeichen lang sind.
Die evtl. vom Barcodeleser zusätzlich eingescannte Wochen- oder Monatsnummer wird abgeschnitten.
Nur wenn beide Bedingungen (Zeichen 1-3 = 434 oder 439 und 13 Zeichen
Artikelnummern-Länge) erfüllt sind, dann nimmt das Programm an, daß es
sich um ein Presseprodukt handelt und zerlegt den Barcode in Produktcode
und Preis.
Der Produktcode wird derzeit noch nicht weiter unterstützt, da die Umstellung der Pressehäuser noch nicht abgeschlossen ist.
Es ist für die Zukunft geplant, eine kleine Datenbank mitzuliefern, die die
gängigen Zeitschriften enthält und die DATKASSE die Möglichkeit gibt,
das Produkt im Klartext auszugeben.
Derzeit setzt DATKASSE als Artikeltext Zeitschriften ein. Der Preis wird
wie bereits oben gesagt aus dem Barcode entnommen.
7 % MwSt.
Setzten Sie hier den Identifizierungscode für Presseprodukte mit 7 % MwSt.
ein (derzeit 439).
15/16 % MwSt.
Setzen Sie hier den Identifizierungscode für Presseprodukte mit 15/16 %
MwSt. ein (derzeit 434).
7.3.13. Art.Nr. 0 Setup
Die Artikeelnummer 0 nimmt eine Sonderstellung ein. Sie ist für die Eingabe von Artikeln gedacht, für die es sich nicht lohnt einen Lagerartikel anzulegen oder die ständig wechselnde Preise haben.
In dieser Maske legen Sie fest, welcher Text bei Eingabe der Artikelnummer
0 erscheinen soll und zu welcher Warengruppe diese Eingabe hinzugerechnet werden soll.
Unabhängig von der Eingabe Immer Preiseingabe erwartet das Programm
bei dieser Artikelnummer immer einen Preis.
7.3.14. GSFIBU-Einstellungen
Mit dem ersten Feld (Ja oder Nein) legen Sie fest, ob überhaupt FIBU-Exportdaten erzeugt werden sollen.
Im zweiten Feld geben Sie bitte den Pfad für die GSFIBU ein, also z.B.
C:\GS\FIBU\. Für weitere Informationen lesen Sie bitte in den Handbüchern
von GSFIBU weiter.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten sowie das grundlegende Informationen
zum Datenexport in GSFIBU können Sie in der Datei DOKU\FIBUEXP.DOK nachlesen. Diese Datei können Sie auch direkt von DATKASSE.EXE über das Menü System und die Option DOKU-Dateien ansehen oder drucken.
7.3.15. Scheck-Druck
In dieser Maske legen Sie die Daten für den Scheckdruck fest, d.h. insbesondere Ihre eigenen Bankdaten.
Hinweis: Der Scheckdruck ist nur mit speziellen Bondruckern mit SlipDruckwerk wie z.B. dem Epson TM-950 möglich.
7.3.16. K-5700-Setup
(nicht in allen Programmversionen)
In diesen beiden Masken legen Sie die Einstellungen für eine angeschlossene Kassentastatur vom Typ K-5700 oder 7800 fest. Auf diesen Tastaturen können Sie bis zu 20 (K-5700), bzw. 40 (K-7800) Artikeltasten definieren.
Außerdem können für den eingebauten Schlüsselschalter 6 verschiedene Be-
nutzerebenen festgelegt werden, die jeweils verschiedene Berechtigungen
haben können.
In der Maske Artikeltasten geben Sie Zuordnungen der Artikelnummern zu
den Artikeltasten der Kassentastaturen K-5700 und K-7800 ein. Die betreffenden Artikel können dann durch Betätigen der entsprechenden Taste aufgerufen werden.
Selbstverständlich können Sie hier auch Wildcard-Kombinationen verwenden, um eine bestimmte Artikelauswahl auf dem Bildschirm anzuzeigen. Die
Eingabe von 123* zeigt nach Betätigen der entsprechenden Taste beispielsweise alle Artikel zur Auswahl an, deren Artikelnummer mit 123 beginnt.
7.3.17. Freie Zahlungsarten
Außer den 4 fest vorgegebenen Zahlungsarten (Bar, Scheck, E-Cash, Lastschrift) können Sie hier noch drei weitere Zahlungsarten festlegen (freier
Text). Mit F5 können Sie in der Kassenmaske dann die Zahlungsart umschalten. Die Summen der einzelnen Zahlungsarten werden beim Tagesabschluß getrennt ausgewiesen.
7.3.18. Fernwartung
Die Fernwartung von DATKASSE ist ein Zusatzmodul, daß Sie für einen
Aufpreis erwerben können (Produktname: TRANS). Damit können Lagerbewegungen, Umsatzdaten, Preispflege, usw. von und zu einer Kasse übertragen werden. Weitere Informationen, bzw. ein grundsätzliche Einführung
finden Sie auf Seite 287.
Fernwartung-Bereitschaft nach Tagesabschluß
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann geht KASSE.EXE nach dem
Tagesabschluß in Bereitschaft für die Fernwartung. Dazu wird das optional
für DATKASSE erhältliche Fernwartungsmodul TRANS gestartet.
Das Fernwartungsmodul kann auch vollautomatisch Daten uhrzeit- und
datumsgesteuert übertragen.
Die Einrichtung und Bedienung der Fernwartung wird in einem zusätzlichen
Handbuch beschrieben.
Fernwartung-Start [SS:MM] Uhr
Mit diesem Eintrag können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Fernwartung automatisch in Bereitschaft geht. Tragen Sie hier die Uhrzeit im
Format Stunde-Stunde:Minute-Minute ein.
Beispiel:
Der Kassenrechner soll um 21 Uhr in Bereitschaft für die Fernwartung gehen. Geben Sie in das Feld 21:00 ein und speichern Sie die Eingabe mit F2.
Der Rechner muß nun einfach eingeschaltet bleiben und das Programm
KASSE.EXE muß geladen sein. Wo Sie sich im Programm befinden, ist unerheblich.
Ab 21 Uhr geht die Fernwartung in Bereitschaft und Sie können von einem
anderen Rechnersystem Daten abholen, übertragen, usw.
Alternativ dazu kann sich der Kassenrechner auch selbstständig in einen
anderen Rechner einwählen und ihre Umsatzdaten übertragen, Stammdaten
aktualisieren, usw.
Weitere Information zur Konfiguration der Fernwartung finden Sie im
Handbuch der Fernwartung.
Lagerbewegungen für Fernwartung vorbereiten
Wenn Sie diesen Schalter auf Ja setzen, dann bereitet KASSE.EXE die getätigten Lagerbewegungen (d.h. die Verkäufe) für die Übertragung durch das
Fernwartungsmodul TRANS vor.
An der Gegenstelle können diese dann durch das Programm DATKASSE.EXE automatisch eingelesen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS.
Fernwartungs-Daten sofort verarbeiten
Dieser Schalter bewirkt, daß von einem anderen Rechner übertragene Fernwartungsdaten (z.B. aktualisierte Stammdaten, Preispflege, Lagerzugänge,
usw.) automatisch von KASSE.EXE eingelesen und verarbeitet werden.
Wird zum Beispiel von dem anderen Rechner (der z.B. in der Hauptstelle
steht) eine Datei mit Lagerzugängen für die Filiale übertragen, dann aktualisiert KASSE.EXE seine eigenen Lagerbestände automatisch anhand dieser
Datei.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS.
7.3.19. Extern-Datenbanken
In den folgenden Menüs werden die Einstellungen für die sogenannten Extern- oder Hintergrund-Datenbanken vorgenommen.
Artikel in diesen Datenbanken sind nicht im Haupt-Artikelstamm enthalten.
Im Allgemeinen sind Diese durch Einlesen von Lieferanten-Disketten mit
einem Import-Filter entstanden, siehe Seite 187 und 257.)
Artikel aus einer Extern-Datenbank können direkt beim Kassieren hereingeholt werden. Außerdem kann DATKASSE diese Datenbanken auf Wunsch
automatisch durchsuchen, sodaß für den Kassierer keine Änderungen der
Bedienung notwendig sind.
In der Maske Extern-Datenbanken durchsuchen können Sie bis
zu 8 Dateien (d.h. Extern-Datenbanken) eintragen, die DATKASSE automatisch durchsuchen
soll, wenn eine 8- oder 13-stellige
Eingabe erfolgt ist und der Artikel
im Hauptstamm nicht gefunden wurde.
Eine Extern-Datenbank wird durch Einlesen einer Lieferanten-Diskette erzeugt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf Seite 257. Dort wird die
prinzipielle Funktionsweise der Extern-Datenbanken erklärt.
Hinweise:
Die automatische Suche erfolgt in den eingetragenen Extern-Datenbanken
nur für die EAN-Nummer. Es wird außerdem immer zuerst die HauptDatenbank durchsucht. Damit haben Sie die Möglichkeit, häufig verkaufte
Artikel auch fest anzulegen und Diese dadurch in die statistischen Auswertungen zu integrieren.
Die Suche in den Extern-Datenbank erfolgt ohne Index. Ein schneller Rechner (mind. Pentium 100 mit schneller Festplatte) sowie möglichst viel RAM
(16, besser 32 MB) sind für eine kurze Suchzeit unbedingt erforderlich. Für
den Betrieb in einem Netzwerk eignet sich diese Betriebsart wegen der
relativ langen Suchzeiten nur mit Einschränkungen.
8. Bedienung von DATKASSE.EXE
DATKASSE ist das Verwaltungsprogramm des Kassensystems. Mit diesem
Programm werden die Stammdaten und Kassierer verwaltet, Listen gedruckt, usw.
Integriert ist außerdem eine normale Fakturierung mit Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen an Lieferanten, usw.
Es folgt nun zuerst eine Beschreibung aller Menü-Optionen. In diesen finden Sie dann Verweise auf folgende Kapitel des Handbuchs, in denen dann
die Funktionen genauer, auch anhand von Beispielen, erklärt werden.
8.1. Das Pulldown-Menü System
8.1.1. Programminfo
Diese Option zeigt Informationen zur Version und Copyright von DATKASSE.
8.1.2. Betriebssystem
Wenn Sie diese Option aus dem Pulldown-Menü auswählen, dann wird der
Kommando-Interpreter von MS-DOS (COMMAND.COM) geladen und Sie
können alle Arten von DOS- Kommandos eingeben. Dabei ist jedoch einiges zu
beachten. Da DATKASSE während dieser Aktion im Speicher verbleibt, müssen Sie nach Beendigung Ihrer Eingaben unbedingt diesen Modus wieder durch
Eingabe von EXIT verlassen, da ansonsten Datenverluste eintreten können. Insbesondere dürfen Sie den Rechner in dieser Situation nicht ausschalten.
Hinweis:
Die Möglichkeit in das Betriebssystem zu wechseln muß aus Sicherheitsgründen
explizit durch einen Kommandozeilen-Parameter aktiviert werden (siehe Seite
24).
8.1.3. Programmende
Nach Auswahl dieser Option wird das Programm regulär beendet. Die gleiche
Wirkung hat auch die Eingabe von ALT-X (bei der Netzwerk-Version entfällt
diese Möglichkeit aus Sicherheitsgründen).
8.1.4. Systeminfo
DATKASSE zeigt Ihnen nach Wahl dieser Funktion diverse Systemdaten an.
Angezeigt werden der verfügbare Restspeicher Ihres Systems, die Belegung von
Extended und Expanded Memory und der freie Platz auf der Festplatte.
Beim freien Speicher liegen übliche Werte bei der Vollversion im Bereich um
200 kB. Werte unter 150 kB zeigen an, daß nicht mehr alle Optionen von DATKASSE verwendbar sind. In diesem Fall erfolgt eine entsprechende Meldung.
Sie müssen dann speicherresidente Programme oder Treiber, die vor DAT geladen wurden, entfernen. Diese Funktion können Sie zu jedem Zeitpunkt mit AltM aufrufen.
Angezeigt werden auch die Versionsnummer und das Release-Datum, sowie die
Seriennummer. Auch ob Sie eine Netzwerkversion von DATKASSE verwenden sehen Sie in diesem Fenster.
Auf der rechten Seite zeigt Ihnen das Programm noch die implementierten Module.
8.1.5. Clipboard
Nach Auswahl dieser Option sehen Sie das Clipboard auf dem Bildschirm. Dem
Clipboard ist ein eigenes Kapitel gewidmet. Lesen Sie bitte im Kapitel Clipboard auf Seite 250 weiter.
8.2. README-Datei
Nach Auswahl dieser Option können Sie die README-Datei lesen. Mit ESC
verlassen Sie die Anzeige wieder. Die README-Datei enthält wichtige Informationen, die teilweise nicht im Handbuch enthalten sind.
8.3. HISTORY-Datei
Nach Auswahl dieser Option können Sie die HISTORY-Datei lesen. Mit ESC
verlassen Sie die Anzeige wieder. Die HISTORY-Datei enthält die Programmgeschichte von DATKASSE. Hier werden neue Funktionen und Fehlerbehebungen beschrieben.
Sie sollten alle Einträge lesen, die zwischen der Handbuch-Drucklegung und der
aktuellen Version vorhanden sind, da das Handbuch nie so aktuell wie das Programm sein kann. Auf der ersten Seite des Handbuchs können Sie lesen, auf
welcher Version es basiert.
8.4. DOKU-Dateien
Mit dieser Funktion können Sie sich die mitgelieferten DOKU-Dateien anschauen oder diese drucken. In der erscheinenden Auswahlliste sehen Sie auch
eine kurze Beschreibung des Inhalts.
In den DOKU-Dateien werden Funktionen beschrieben, auf die das Handbuch
nicht oder nur kurz eingeht, weil sich die Funktionalität dieser Funktionen zu
schnell ändert.
8.5. Was ist DATKASSE ?
Diese Option gibt Ihnen einen Überblick zum Funktionsumfang von
DATKASSE.
8.6. Externe Programme
In diesem Menü können Sie verschiedene externe Programme oder Batchdateien starten. Die Programmnamen und Menütexte können Sie in der Konfigurations-Datei EXTPROG.CNF selbst ändern und eingeben. Eine
vollständige Erklärung dieser Programmfunktion finden Sie auf Seite 285.
8.7. Das Pulldown-Menü Datenbank
Die drei von DATKASSE verwalteten Datenbanken (Kunden, Lieferanten und
Lager) sind vom Aufbau her identisch. In einigen Sonderfunktionen unterschieden sie sich jedoch. In der Kundendatenbank sind beispielweise die Fakturierungsfunktionen integriert, die Lagerdatenbank verfügt zum Beispiel über
Funktionen zur Inventurberechnung oder Warenzu- und Abgang. Auf diese
Funktionen wird jeweils in einem eigenen Kapitel eingegengen. Es folgt nun die
Beschreibung der gemeinsamen Funktionen.
8.7.1. Eintragen
Mit dieser Option wird ein neuer Datensatz
in die Datei eingetragen. Dabei können die
üblichen Editiertasten benutzt werden.
Mit den Pfeiltasten wird das Feld
angewählt und die Daten eingegeben. Die
Eingabe muß nicht unbedingt mit
RETURN abgeschlossen werden. Das Feld
kann auch mit den Pfeiltasten verlassen
werden. Die Felder können auch WindowsKonform mit TAB/Umschalt-TAB angewählt werden. Mit STRG-Pos1 springt der Cursor auf das erste Feld, mit
STRG-Ende auf das letzte Feld in der Maske.
Beachten Sie den Unterschied : Mit Pfeil·links/rechts bewegen Sie sich
innerhalb des Feldes, mit Pfeil·hoch/runter von Feld zu Feld.
Wenn die Feldlänge größer als der verfügbare Platz auf dem Bildschirm definiert wurde dann rollt die Anzeige, wenn Sie den rechten Rand des Feldes
erreicht haben. Sie sehen dabei immer nur einen Ausschnitt des Feldes. Als
Hinweis, daß die Feldlänge zur Zeit größer ist als der Bildschirmausschnitt
erscheint am Ende des Feldes das Zeichen ».
Wenn Sie innerhalb des Feldes Zeichen löschen dann verschwindet die Anzeige wieder, sobald die Feldlänge kleiner als der Bildschirmausschnitt geworden ist.
Je nach Feldtyp findet eine Plausibilitätsprüfung beim Verlassen des Feldes
oder bereits bei der Eingabe statt. In ein Ganzzahl-Feld können beispielsweise keine Buchstaben eingegeben werden. Nähere Hinweise zu Feldtypen
siehe Seite 104.
Bei einer Eingabe, die nicht zum Feldtyp paßt, erscheint eine Fehlermeldung. Das Feld kann erst verlassen werden, wenn die Eingabe korrigiert
oder gelöscht wurde.
Das erste definierte Suchfeld muß eingegeben werden, alle anderen Felder
können auch leer bleiben. In DATKASSE ist dies je nach Datenbank die
Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer.
Mit F2 wird der Datensatz abgespeichert und die Datenbank verlassen. Mit
F3 wird der Datensatz abgespeichert, die Maske geleert und der nächste
kann eingegeben werden.
Als Hilfe kann eine Vorbelegung für die Neueingabe von Datensätzen definiert werden. (siehe Seite 126).
Wenn Felder der Maske vorbelegt wurden, dann ist die Maske beim Aufruf
der Funktion Eintragen nicht leer, sondern sie enthält bereits die Vorbelegungen.
Hinweis
Beim Eingeben des ersten Datensatzes sind natürlich keine alten Daten gespeichert, z.B. keine letzte Kundennummer. Das Programm gibt dann eine
Fehlermeldung aus, die Sie jedoch in diesem speziellen Fall nicht zu beachten brauchen.
Muster
Für jedes Feld kann ein Muster definiert werden, das bei der Eingabe in das
Feld überprüft wird. Entspricht die Eingabe nicht dem Muster, erfolgt eine
Fehlermeldung. Das Feld kann erst verlassen werden, wenn die Eingabe
korrigiert oder gelöscht wurde.
Zusätzlich zur Mustereingabe können Muß- und Kann-Felder definiert werden. Der Datensatz kann erst gespeichert werden, wenn alle Muß-Felder eingegeben worden sind.
Mit der Tastenkombination ALT-F werden die Muster und die Muß- und
Kann-Felder angezeigt. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige
wieder.
Bedeutung der Muster :
B
Z
T
*
Buchstabe (auch Umlaute)
Zahl
Text (alles erlaubt, außer Steuerzeichen)
beliebiges Zeichen
Das Kennzeichen für Muß-Feld ist M, für Kann-Feld K.
Insbesondere in der Lagerdatenbank von DATKASSE wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, um zu verhindern, daß unvollständige Datensätze angelegt werden können.
Liste der Feldtypen
Nr.
1
2
3
4
Feldtyp
String
Ganzzahl
Fließkomma
Bool
5
Datum
6
Währung
8
Memo
Mögliche Eingaben
Alle Eingaben möglich
Ganze Zahlen (z.B. 1000 oder 5)
Fließkommazahlen (z.B. 123,45)
Nur (j)a oder (n)ein erlaubt, j oder n werden
auf ja oder nein erweitert
Datumsfeld, 8-stellige Eingabe, z.B. 23.03.97
Eingaben wie 1.5.97 werden auf 8 Stellen
erweitert
Eingaben wie Fließkomma, es wird jedoch
auf 2 Nachkommastellen gerundet, glatte
Beträge werden mit ,- erweitert, z.B. wird
aus 10 nach Bestätigung 10,Wenn Sie ein solches Feld erreichen, wird
innerhalb der Maske ein Editor geöffnet,
der wie eine kleine Textverarbeitung
funktioniert. Näheres dazu finden
Sie unter dem Stichwort Memofelder.
Hinweis
Memofelder sind nicht in allen Versionen implementiert.
8.7.1.1. Hinweise zur Lager-Datenbank
Wenn Sie mit Barcodes (EAN oder andere) arbeiten wollen, dann sollten Sie die
Hinweise auf Seite 50 lesen, bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Stammdaten
beginnen.
8.7.2. Suchen
Hiermit können Datensätze gesucht werden. Der Cursor kann nur zu den definierten Suchfeldern bewegt werden. Die Eingabe von Wildcards (siehe
Seite 35) ist bei den Suchbegriffen möglich.
Es kann immer nur genau ein Suchbegriff eingegeben werden. Mit RETURN oder den Pfeiltasten wird das nächste oder vorherige Suchfeld angewählt. Wenn Sie ein Suchfeld mit dem gesuchten Begriff ausgefüllt haben,
dann verlassen Sie dieses Feld mit RETURN. Die Suche wird dann gestartet. Dies kann je nach Rechnerleistung und Datenbestand einige Sekunden
dauern. Bei üblichen Datenmengen von beispielsweise einigen Tausend Datensätzen treten jedoch keine merkbaren Verzögerungen auf. Suchvorgänge
mit Wildcards dauern prinzipbedingt länger, da hier ein weniger effizientes
Suchverfahren verwendet werden muß.
Wenn bei einer Wildcardsuche mehrere Datensätze gefunden wurden, dann
kann mit den Pfeiltasten durch diese hindurch geblättert werden. Vorher
zeigt DATKASSE die Anzahl der gefundenen Datensätze an. Der Modus ist
hier Suchen/Blättern (siehe Modusanzeige in der rechten oberen Ecke der
Maske). Mit F7 können Sie wieder in den normalen Blätternmodus schalten.
Falls Sie nach mehreren Suchbegriffen suchen oder Felder verwenden wollen, die keine Indexfelder sind, dann müssen Sie zur Suche den Listengenerator benutzten. Dazu lesen Sie bitte auf Seite 238 im Kapitel über den Listengenerator weiter.
Eine weitere Suchmöglichkeit stellt DATKASSE mit STRG-F6 zur Verfügung, nämlich die sogenannte Volltextsuche. Volltext bedeutet, daß bei einem Suchvorgang alle Datenbankfelder nach dem Suchbegriff durchsucht
werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Begriff am Anfang oder irgendwo
in der Mitte des Feldes steht. Groß/Kleinschrift ist ebenfalls nicht relevant.
Die Volltextsuche ist ein sehr mächtiges Werkzeug zum Wiederauffinden
von Daten, von denen das Feld oder die genaue Schreibweise nicht mehr bekannt ist, denn natürlich können auch Teilwörter eingegeben werden. Wildcards sind hier jedoch nicht möglich.
Mit der Taste TAB springen Sie nach einer erfolgreichen Volltextsuche zum
nächsten Fundort. Die Suche beginnt immer an der aktuellen Stelle. Wenn
die gesamte Datenbank durchsucht werden soll, müssen Sie zuvor mit Pos1
zum ersten Datensatz springen.
Die Volltextsuche ist sehr zeitaufwendig. Aus diesem Grund kann sie jederzeit mit ESC abgebrochen werden.
Sie können die Volltextsuche nur aus dem Blättern-Modus heraus aufrufen !
8.7.3. Blättern
Wenn Sie diese Option aus dem Menü wählen, dann befinden Sie sich im Modus Blättern. Das Blättern beginnt am Anfang der Datei. Falls Sie das Blättern
durch den Direktmodus (aus einer anderen Betriebsart heraus mit F7, z.B. aus
Suchen) angewählt haben, dann beginnt das Blättern beim aktuellen Datensatz.
Sie können also mit der Funktion Datensatz suchen einen bestimmten Datensatz in die Maske holen. Dann schalten Sie mit F7 auf Blättern um. Jetzt
können Sie ab der aktuellen Stelle vor- und zurückblättern.
Mit den Pfeiltasten können Sie den nächsten, bzw. vorherigen Datensatz
anzeigen lassen.
Die Tasten Bild hoch/runter blättern zehn Datensätze vor und zurück und
die Tasten STRG-Bild hoch/runter hundert Datensätze. Auf diese Weise
ist es möglich, sich schnell innerhalb der Datenbank zu bewegen. Mit den
Tasten Pos1 und Ende, bzw. STRG-Pos1 und STRG-Ende können Sie zum
ersten oder letzten Datensatz springen.
Geblättert wird übrigens genau nach der Sortierung der Suchfelder, d.h. z.B.
nach der Artikelnummer. Mit Tastenkombination ALT-I können Sie das gerade aktive Suchfeld weiterschalten, in der Artikeldatenbank beispielsweise
also auf die Kurzbezeichnung. Zur Kontrolle erscheint im nun aktiven Suchfeld kurz eine Zeile mit Sternchen. Beim Blättern ist nun die Reihenfolge
nach der Kurzbezeichnung aktiv.
Die gemachte Einstellung wird bei jedem Neustart von DATKASSE zurückgesetzt, außer Sie wählen die Option Werte speichern aus dem Menü Verschiedenes und speichern die Änderung damit dauerhaft.
Falls Sie dies einmal versehentlich getan haben, dann können Sie mit ALT-I
natürlich auch wieder zurück auf die Sortierung nach der Nummer schalten
und dies mit Werte speichern wieder dauerhaft festlegen.
8.7.3.1. Preis-Kalkulation
In der Lager-Datenbank können Sie im Blättern-Modus eine PreisKalkulation durchführen. Sie wird mit ALT-K aufgerufen.
Geben Sie die Faktoren für die drei VK-Preise ein. Das Programm rechnet
nach verlassen der Maske mit F2 den EK-Preis mal dem Faktor und addiert
anschließend noch die Mehrwertsteuer, damit das Ergebnis als Bruttobetrag
erscheint. Das Ergebnis wird sofort in die Datenbank geschrieben.
Wenn Sie einen der VK-Preise bei der Kalkulation unverändert lassen wollen, dann lassen Sie das entsprechende Faktoren-Feld leer oder geben 0,0
ein.
Für eine korrekte Funktion der Kalkulation muß der EK-Preis und das
MwSt.-Kennzeichen für diesen Artikel richtig eingegeben sein.
Die Faktoren können vorbelegt werden, siehe dazu Seite 214.
8.7.4. Sortieren
Diese Option sortiert die Index-Dateien alphabetisch oder numerisch (je
nach Feldtyp) in aufsteigender Reihenfolge. Wenn Sie später in der Datenbank blättern, dann sehen Sie die Datensätze in der sortierten Reihenfolge.
Beim Suchen von Datensätzen kann bei einer sortierten Datei ein effizienteres Verfahren angewendet werden, sodaß die Suche nach Datensätzen erheblich beschleunigt wird.
Das Sortieren kann je nach Rechnerleistung, Menge der Indexdateien und
Datenbestand einige Sekunden bis einige Minuten dauern. Am Bildschirm
wird dabei die gerade in Arbeit befindliche Indexdatei angezeigt. Das Sortieren darf unter keinen Umständen abgebrochen werden. Ein Datenverlust
ist dabei sehr wahrscheinlich. Sollte Ihnen dieses Mißgeschick zum Beispiel
durch einen Stromausfall trotzdem einmal passieren, so wählen Sie beim
nächsten Start von DATKASSE die Option Indexdateien erzeugen aus dem
betreffenden Datenbankmenü. Die Indexdateien werden dann aus der Datendatei neu generiert. In den meisten Fällen dürfte damit der Fehler behoben
sein.
Das Sortieren der Indexdateien muß nur angewählt werden, wenn Daten aus
einer Datei eingelesen wurden oder aus anderen Gründen die Sortierung der
Daten verloren gegangen ist.
Bei der Neueingabe sorgt das Programm automatisch für eine Sortierung der
Indexdateien, ohne daß Sie etwas davon bemerken. Bei großem Datenbestand kann dies jedoch mit einer Taste abgeschaltet werden, um die Eingabe
der Daten zu beschleunigen. In diesem Fall muß ebenfalls die o.g. Funktion
einmalig nach Abschluß der Datenerfassung ausgeführt werden.
8.7.5. Komprimieren
Zum Verständnis dieser Option muß man wissen, daß DATKASSE gelöschte Datensätze nicht wirklich löscht, sondern nur zum Löschen markiert.
Wenn Sie einen Datensatz gelöscht haben, dann können Sie auf diesen von
DATKASSE aus nicht mehr zugreifen. Beim Blättern wird er übersprungen
und eine Suche danach verläuft erfolglos. Genau das wollten Sie ja mit dem
Löschen bezwecken.
Nun würde durch ein wirkliches (d.h. physikalisches) Löschen des Datensatzes eine Lücke in der Datendatei entstehen. In DATKASSE müßte eine Lükkenverwaltung eingebaut sein, die neue Datensätze in diese Lücken einsetzt.
Dieses Verfahren ist jedoch sehr uneffizient. Deshalb geht DATKASSE, genau wie die meisten anderen Datenbanken, den oben beschriebenen Weg.
Mit der Option Komprimieren wird also die aktuelle Datenbank komprimiert, d.h. alle Lücken werden geschlossen. Das ganze geht jedoch noch
weiter : Die gesamte Datei wird gelesen und neu geschrieben, wobei zum
Löschen markierte Datensätze entfallen. Nach dem Komprimieren ist die
Datendatei auch physikalisch so sortiert wie die erste Indexdatei.
Das obige Verfahren hat noch einen weiteren Vorteil : Sie können alle nach
der letzten Komprimierung gelöschten Datensätze wieder entlöschen. Näheres dazu auf Seite 224.
Den Fortgang des Komprimierens können Sie am Bildschirm verfolgen. Dabei wird die erledigte Arbeit in Prozent angezeigt. Bitte werden Sie nicht
ungeduldig dabei. Selbst auf einem schnellen Rechner ist mit einer gewissen
Wartezeit zu rechnen.
Brechen Sie unter keinen Umständen das Komprimieren der Datendatei ab.
Ein Abbruch des Komprimierens, z.B. durch einen Stromausfall, hat im Allgemeinen hundertprozentigen Datenverlust zur Folge.
Aus diesem Grund sollten Sie vor dem Komprimieren eine Datensicherung durchführen (siehe Seite 226).
8.7.6. Globalfunktionen
Dieser Menüpunkt faßt alle Funktionen zusammen, die sich auf mehrere Datensätze gleichzeitig auswirken.
8.7.6.1. Konvertieren
Mit dieser Option gibt Ihnen DATKASSE die Möglichkeit, bestimmte Felder
der Datensätze einer Datenbank zu verändern. Dabei können einfache Formeln
verwendet werden.
Sie können beispielsweise ein Fließkommafeld mit einem bestimmten Wert
multiplizieren oder einen Feldinhalt durch neue Daten ersetzen. DATKASSE führt diese Operation dann für alle oder auch nur für die selektierten
Datensätze durch.
Wählen Sie die entsprechende Option aus dem Menü. Sie sehen nun die
Eingabemaske. Stellen Sie den Cursor in das Feld, welches Sie konvertieren
möchten. Geben Sie nun die Formel ein.
Mit F5 wird das Konvertieren gestartet.
Optional können Sie nun noch eine Selektion nach bestimmten Datensätzen
vornehmen. Für die Bedingungseingabe lesen Sie bitte im Kapitel über den
Listengenerator auf Seite 239 weiter.
F3 zeigt die Feldnummern und Feldtypen an. Die Anzeige verschwindet
nach einem Tastendruck wieder.
8.7.6.2. Formelzeichen
Die folgenden Formelzeichen können beim Konvertieren verwendet werden.
Zeichen
*
/
+
=
%
in Feldtyp
2,3,6
2,3,6
2,3,6
2,3,6
1,2,3,4,5,6,7,8
2,3,6
#
1,2,3,4,5,6,7,8
Funktion
Multiplikation
Division
Addition
Subtraktion
Zuweisung
Prozent in Verbindung mit einem
der oben stehenden Operatoren
Zuweisung für ein anderes Feld
(#5 : diesem Feld wird der Inhalt
von Feld 5 zugewiesen)
8.7.6.2.1. Beispiele für die Formeleingabe
Das Feld Umsatz in der Kundenmaske soll in allen Datensätzen auf 0 gesetzt
werden :
Geben Sie im Feld Umsatz ein : =0,0
Im Feld Nettopreis in der Lagermaske sollen die Preise um 2,5 % angehoben
werden :
Geben sie in diesem Feld ein : +2,5%
In einem Bool'schen Feld (Ja/Nein-Feld) soll der Wert auf nein gesetzt werden :
Geben Sie in diesem Feld ein : ="nein"
Ein Textfeld soll nach der Konvertierung leer sein :
Geben Sie in diesem Feld ein : =""
Hinweis
Gehen Sie mit dieser Option vorsichtig um. Wenn Sie unsicher über den Erfolg
Ihrer Operation sind, legen Sie vorher eine Sicherheitskopie der Datendatei an
(siehe Datensicherung). Eine Konvertierung wie zum Beispiel -10,0% läßt sich
nicht einfach wieder umkehren.
8.7.6.3. Löschen (global)
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, mehrere Datensätze in einem
Durchgang zum Löschen zu markieren. Anwendungen hierfür sind zum Beispiel die Bereinigung des Artikelstamms oder das Löschen von "toten"
(=Null-Umsatz) Kunden aus der Kundendatenbank.
Die Bedingungen werden wie bei der Listenerzeugung eingegeben, lesen Sie
bei Bedarf auf Seite 239 weiter.
Die Eingabe von =0* im Feld Artikelnummer in der Lagerdatenbank löscht zum
Beispiel alle Datensätze, deren Nummer mit einer Null beginnt.
Mit F5 wird der Löschvorgang gestartet. Zuvor können Sie noch entscheiden, ob
bei jedem Datensatz eine Ja/Nein-Abfrage erfolgen soll.
Hinweis
Diese Funktion ist sehr gefährlich. Bei falscher Bedingungseingabe können
wichtige Daten verloren gehen. Wählen Sie im Zweifelsfall die Einzelabfrage,
um keine Datensätze zu löschen, die noch benötigt werden und machen Sie vor
Ausführung der Funktion in jedem Fall eine Datensicherung.
Das Programm legt in jedem Fall eine Sicherheitskopie der Datendatei an. Diese
erhält den Namen DBASEx.BAK. Das x steht für die Datenbanknummer,
beginnend bei 0. Wenn Sie versehentlich Datensätze gelöscht haben, dann kopieren Sie bitte diese Datei über die Original-Datendatei, also z.B.
DBASE0.DAT.
Anschließend müssen Sie noch die Indexdateien neu erzeugen, da von diesen
keine Kopie angelegt wird.
8.7.6.4. Gruppenänderung (Preise)
Jeden Datensatz in der Artikeldatenbank können Sie einer Gruppe von 1 bis
999 zuordnen. Sie haben damit die Möglichkeit, Artikel mit gleichen EKund/oder VK-Preisen in einem Durchgang zu ändern.
Diese Funktion kann zum Beispiel bei Sonderaktionen sehr gut eingesetzt
werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, daß Sie die betreffenden Artikel
einer eindeutigen Gruppe zugeordnet haben.
Beispiel
Sie haben eine bestimmte Schokoladenmarke im Programm. Diese hat 25
Sorten, die alle den gleichen Einkaufs- und Verkaufspreis haben. Diese 25
Sorten sind natürlich als verschiedene Artikel angelegt. Sie haben diesen Artikeln die Gruppennummer 39 gegeben (Beispiel).
Nun haben Sie eine Angebotsaktion mit einem verminderten Verkaufspreis.
Da Sie eine große Menge eingekauft haben, ist während des Angebots auch
der Einkaufspreis geringer.
Statt nun alle 25 Artikel einzeln zu ändern können Sie die Funktion Gruppenänderung für diesen Zweck einsetzen.
In dieser Maske geben Sie zu ändernde
Gruppennummer sowie die neuen EK- und
VK-Preise ein.
Mit Abfrage können Sie festlegen, ob
DATKASSE bei jedem Datensatz, der die
eingegebene Gruppennummer enthält, zur
Sicherheit noch einmal nachfragt, ob die Änderung erfolgen soll. Diese
Möglichkeit sollten Sie zumindest bei den ersten Durchläufen benutzen, um
zu verhindern, daß unerwünschte Datensätze verändert werden. Wenn das
Feld Abfrage auf Ja gesetzt wird, dann zeigt DATKASSE beim Durchlauf
jeden Datensatz in seiner Maske an und fragt, ob die Änderung ausgeführt
werden soll.
Unabhängig von der Abfrage-Option verändert DATKASSE aber in jedem
Fall ausschließlich die Datensätze, die mit der Gruppennummer übereinstimmen.
Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage liest das Programm sämtliche
Datensätze und ändert bei Übereinstimmung der Gruppennummer die Preisfelder. Im Netzbetrieb kann dies auch erfolgen, während Kassen geöffnet
sind.
Hinweise
Wenn Sie ein Preisfeld leer lassen, dann wird dieses nicht in den Stammdaten verändert.
Wichtig
Gehen Sie mit dieser Funktion sorgfältig um. Insbesondere achten Sie genauestens auf die Zuordnung zu einer Gruppe, da das Programm sich nur an
dieser Gruppennummer orientieren kann.
Vergeben Sie in jedem Fall für jede Gruppe einen Namen, um zu verhindern, daß Sie versehentlich eine falsche Gruppennummer eingeben. (siehe
Seite 214). Der vergebene Gruppenname wird in der Maske zur Kontrolle
mit angezeigt.
8.7.7. Zeigen
Diese Funktion steht nur in der Lagerdatenbank zur Verfügung. Sie erlaubt
eine selektierte Übersicht zur Lagerdatenbank in Tabellenform. Angezeigt
werden die ersten beiden Felder, d.h. die Artikelnummer und die Kurzbezeichnung sowie der Bestand und der Preis.
Nach Auswahl der Option können Sie ein Suchmuster (Wildcard) eingeben.
Die Eingabe von 345* gibt zum Beispiel alle Artikel aus, deren Artikelnummer mit 345 beginnt. Ein * als Suchmuster gibt alle Artikel aus. Bitte beachten Sie, daß maximal 1.500 Datensätze angezeigt werden können. Begrenzen
Sie die Menge also gegebenenfalls durch ein Suchmuster. Hinweise zur
Suchmustereingabe (Wildcard) finden Sie auf Seite 35.
Je nachdem, welchen Index (0 oder 1) Sie im Feld Index eingegeben haben,
wird die Liste nach der Artikelnummer (0) oder nach der Kurzbezeichnung
(1) sortiert ausgegeben.
Wenn Sie in der Tabelle einen Datensatz mit RETURN auswählen, gelangen Sie direkt in den Blättern-Modus der Datenbank, wobei der aktuelle Datensatz der Ausgewählte ist.
Innerhalb der Tabelle können Sie mit F6 auch nach Volltext suchen (siehe
auch Seite 105). Geben Sie den Suchbegriff ein (Groß/Kleinschreibung ist
nicht relevant). Wenn dieser Begriff irgendwo in den Feldern Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1, Bezeichnung 2 oder Bemerkungen steht, dann springt
der Balken zu diesem Datensatz. Mit der Taste TAB können Sie zum nächsten Fundort springen. Die Suche beginnt an der aktuellen Position. Springen Sie bei mehrfacher Suche gegebenenfalls mit Pos1 zum Anfang der Tabelle zurück.
Hinweis
Da für die Volltextsuche jeder Datensatz komplett gelesen werden muß,
kann die Suche bei großen Datenbanken einige Zeit dauern.
8.7.8. Daten Import/Export
Mit Hilfe dieser beiden Funktionen können Sie Daten aus anderen Datenbanken einlesen, bzw. Daten von DATKASSE für andere Datenbanken zum
Einlesen vorbereiten.
Dabei wird das weit verbreitete Export-Format von DBase benutzt. Es handelt sich nicht um echte DBase-III-Dateien, sondern um ein reines Textformat, auch ASCII-Format genannt.
Wie üblich wählen Sie die Export-/Importdatei durch Eingabe des
Dateinamens, oder, falls Sie ein Wildcardzeichen verwendet haben, aus der
Verzeichnis-Box aus. Das zu verwendende Profil wählen Sie in gleicher
Weise aus. Näheres zu Export/Import-Profilen siehe nächste Seite.
In DATKASSE darf das erste Suchfeld nicht leer bleiben (was auch wenig
sinnvoll ist). Sie müssen also unbedingt darauf achten, daß diese Bedingung
in der Quelldatenbank erfüllt ist.
Eingelesene Daten werden nach folgendem Verfahren eingelesen:
1.:
Der Datensatz ist noch nicht vorhanden (Kriterium ist der erste Suchbegriff,
also z.B. die Artikel- oder Kundennummer). In diesem Fall wird der Datensatz angehängt.
2.:
Der Datensatz ist bereits vorhanden. DATKASSE liest in diesem Fall nur
die Felder VK-Preis 1 bis 3, und die Bezeichung 1 und 2 ein und überschreibt die Werte des vorhandenen Datensatzes.
Auf diese Weise kann beispielsweise eine zentrale Erfassung von Datensätzen und eine zentrale Preispflege stattfinden. Die geänderten Daten können
dann über eine Diskette eingelesen werden, ohne z.B. die lokalen Artikelbestände zu verändern.
Hinweis
Eine Überprüfung auf korrekten Feldtyp findet nicht statt. Für die Integrität
der Quelldaten sind Sie in diesem Fall selbst verantwortlich. Wenn Sie nicht
hundertprozentig sicher sind, ob diese Bedingung erfüllt ist, dann sollten Sie
eine Sicherheitskopie Ihrer Daten- und Indexdateien anlegen. Zwar werden
Ihre eigenen Daten beim Anhängen von inkonsistenten Daten nicht beschädigt, jedoch kann es schwierig werden, die falschen Daten wieder zu entfernen.
Nach Abschluß des Einlesevorgangs zeigt DATKASSE an, wieviele Datensätze eingelesen, bzw. aktualisiert wurden.
8.7.8.1. Profildatei bearbeiten
Eine vorhandene Profildatei können Sie damit bearbeiten. Dazu wird der im
Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingestellte Editor benutzt.
8.7.8.2. Profildatei erzeugen
Mit dieser Funktion legen Sie ein immer wieder verwendbares Profil für den
Datenimport oder Export an.
Damit ist es möglich Daten mit Programmen auszutauschen, die das sogenannte DBase-Export-Format lesen und schreiben können. Es handelt sich
dabei um ein reines Textformat, auch ASCII genannt.
Der erste Schritt ist die Vergabe eines Dateinamens. Geben Sie den Namen
(mit der Endung .PRF) ein oder wählen Sie ein vorhandenes Profil zum
Überschreiben.
Nun folgt die Feldauswahl. Sie sehen eine Liste mit allen Feldern der betreffenden Datenbank. Wählen Sie die gewünschten Felder in der richtigen (d.h.
benötigten) Reihenfolge mit den Pfeiltasten und RETURN aus. Bereits
ausgewählte Felder werden mit einem Häkchen markiert. Es ist jedoch
durchaus möglich, Felder mehrfach auszuwählen.
Im unteren Fenster sehen Sie die bisher ausgewählten Felder. Ein Leerfeld
(Platzhalter) können Sie mit dem entsprechenden (d.h. dem letzten) Eintrag
in der Feldliste erzeugen. Beim Export wird dann ein Leerfeld geschrieben.
Beim Import wird dieses Feld ignoriert. Auf diese Weise können Sie mit
Datenbanken Daten austauschen, auch wenn nicht alle Felder identisch oder
einige Felder nicht vorhanden sind.
Wenn Sie alle Felder ausgewählt haben dann drücken Sie F2.
In der nun folgenden Maske legen Sie noch verschiedene Einstellungen für
den Export/Import fest. I.A. sollten dabei die Vorbelegungen funktionieren.
Da es aber zum Beispiel beim Einschließen von Feldern in Gänsefüßchen
kein einheitliches Konzept gibt, können Sie hier für jeden Feldtyp getrennt
diese Einstellung machen.
Beim Trennzeichen ist folgendes zu beachten:
Wenn Sie nicht ausschließen können, daß in Ihren Feldern (insbesondere
Texfeldern) das Trennzeichen vorkommt, dann müssen Sie ein anderes
Trennzeichen verwenden.
Beispiel:
Das Komma (ASCII-Wert 44) wird häufig verwendet. Wenn nun aber in einem Textfeld Kommas vorkommen, dann führt dies zu Schwierigkeiten bei
der Datenübertragung. Gut geeignet ist beispielsweise TAB (ASCII-Wert 9).
Dieses Zeichen kann nicht in Textfeldern vorkommen.
8.7.8.3 Extern-Datenbank komplett einlesen
Mit dieser Funktion kann eine sogenannte Extern-Datenbank, die über einen
Importfilter bereitgestellt wurde, komplett in den internen Datenbestand
übernommen werden. Wahlweise kann beim Einlesen eine Einzelabfrage erfolgen.
Bevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen die Daten über einen Importfilter (z.B. BUSCH-Data) und die Funktion Lieferantendiskette einlesen
bereitgestellt werden (siehe Extern-Datenbanken auf Seite 257).
Beachten Sie bitte, daß es nicht sinnvoll ist, alle greifbaren Datendisketten
zu importieren. Übersteigt die Anzahl der Datensätze 20 bis 30 Tausend,
dann tritt eine starke Beeinträchtigung der Zugriffsgeschwindigkeit ein !
Der Grund ist folgender: DATKASSE ist nach wie vor für den Betrieb mit
Systemen optimiert, die lediglich 4 MB Arbeitsspeicher haben. Dies soll den
Einsatz von älteren Maschinen ermöglichen und damit die Investitionskosten niedrig halten.
Bei 20.000 Datensätzen ist es außerdem nicht mehr möglich, eine vernünftige Auswahl für den Listendruck zu treffen, da die Übersicht stark eingeschränkt ist (20.000 Datensätze entspricht ca. 330 Druckseiten).
Treffen Sie also eine sinnvolle Auswahl, indem Sie die Artikel per Einzelabfrage einlesen.
8.7.8.4. Daten über Filter exportieren
Mit diesem Menüpunkt können Sie Ihre eigenen
Daten über einen der Importfilter in das jeweilige
Format des Filters exportieren (weitere Informationen zum damit zusammenhängenden Thema
Extern-Datenbanken und Import-Filter finden Sie
auf Seite 257).
Wenn Sie auch Hersteller sind, haben Sie damit
z.B. die Möglichkeit, Ihren Kunden bestimmte Artikeldatensätze in einem Standard-Format auf Diskette zur Verfügung zu stellen.
Zunächst müssen Sie den gewünschten Filter auswählen. Dies geschieht in
der gleichen Weise wie beim Import von Daten mit Hilfe eines Filters.
Im folgenden Schritt
geben Sie den Namen
der Ausgabedatei ein
(bei Bedarf mit Pfad, z.B. A:). Mit dem Eintrag im zweiten Feld (EK-Preisfeld) können Sie festlegen, wie das Feld EK-Preis in der Zieldatei bestückt
werden soll. Vorbelegt ist EK, d.h. der Inhalt des EK-Preis-Feldes von
DATKASSE wird in das Feld EK in der Zieldatei exportiert.
Wenn Sie Daten an eigene Kunden übergeben, dann können Sie durch Eingabe von 1,2 oder 3 erreichen, daß beim Export nicht Ihr eigener EK, sondern der Inhalt des Feldes VK-Preis 1, 2 oder 3 exportiert wird.
Da diese Felder Bruttopreise enthalten, wird der EK-Preis auf Basis der aktuellen MwSt.-Sätze zurückgerechnet. Die Maske verlassen Sie wie üblich
mit F2 oder durch Bestätigen des letzen Feldes mit RETURN.
Hinweis: Voraussetzung für den Export des EK-Feldes ist natürlich, daß im
Zielformat ein Entsprechung dafür existiert. Hat das Zielformat gar kein
Feld für den EK-Preis, dann ist die Eingabe in der Maske ohne Bedeutung.
Durch Ausfüllen der nun erscheinenden Bedingungs-Maske können Sie festlegen, welche Datensätze exportiert werden sollen. So können z.B. durch
Eingabe einer Warengruppe nur bestimmte Artikel exportiert werden.
Weitere Hinweise zu Bedingungen finden Sie auf Seite 239 im Kapitel über
den Listengenerator.
8.7.9. Bestand Zu-/Abgang
Mit Hilfe dieser Funktionen können Sie schnell Lagerzu- und Lagerabgänge
eingeben. Der Abgang ist unabhängig vom Rechnungsschreiben, bei dem
Sie ja auch einen automatischen Lagerabgang einstellen können.
Beim Lagerab- bzw. Zugang werden zur Kontrolle einige Felder des Datensatzes angezeigt. Beim Abgang erfolgen Warnungen, wenn der Mindestbestand unterschritten oder Bestand 0 erreicht wird.
Um einen Zu- oder Abgang einzugeben wählen Sie die entsprechende Option
aus dem Menü und geben die Artikelnummer und die Anzahl ein. Zur Kontrolle
wird im unteren Teil der Maske bis zu 4 Felder des Datensatzes angezeigt. Bestätigen Sie die Eingabe mit J oder RETURN, anschließend können Sie sofort
den Nächsten eingeben.
Beim Lagerabgang wird angezeigt wenn der Bestand 0 erreicht hat oder der
Bestand geringer als die Abgangsmenge ist.
Wenn ein Feld Mindestbestand definiert ist (wie in der mitgelieferten Lagermaske), dann wird auch die Unterschreitung des Mindestbestandes angezeigt.
Falls Sie die Artikelnummer nicht auswendig wissen, dann können sie auch
hier Suchmuster (Wildcards) verwenden. Näheres dazu siehe Seite 35.
Durch Ausfüllen der Felder Preis und/oder Lieferant werden die entsprechenden Felder in der Lagerdatenbank auf den neuesten Stand gebracht. So
können Sie beim Zubuchen von Artikeln auch gleich den Preis und/oder den
Lieferant aktualisieren. Wenn der betreffende Artikel über eine WildcardKombination ausgewählt wurde, schlägt das Programm die bisherigen Feldinhalte vor.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Funktion Lieferanten/EK-Preise auf Seite 147. Bei einem Lagerzugang wird diese Tabelle automatisch geführt.
8.7.9.1. Protokoll drucken
DATKASSE protokolliert auf Wunsch jede Lagerbewegung (siehe Grundeinstellungen auf Seite 204).
Mit dieser Option können Sie das Protokoll ausdrucken oder dieses anzeigen
lassen. Dabei kann ein beliebiger Zeitraum gewählt werden.
Geben Sie nach Auswahl der Option den gewünschten Zeitraum ein. Vorgeschlagen wird jeweils der aktuelle Monat. Die erzeugte Liste können Sie wie
üblich drucken oder anschauen.
8.7.9.2. Lieferanten/Preise eingeben
Diese Option könnte man auch als Preislisten-Funktion bezeichnen. Sie ist
in erster Linie dafür gedacht, um erhaltene Preislisten von Lieferanten
schnell zu erfassen.
Eingegeben wird die eigene Artikelnummer, der Lieferant und der aktuelle
Preis. Eine kurze Bemerkung kann ebenfalls erfaßt werden. Die eingegebenen Daten werden in den Lieferanten-/Preisdaten zu dem betreffenden Artikel gespeichert.
Bei der Eingabe der Artikelnummer und des Lieferanten sind wie üblich
Suchmuster (Wildcards) möglich. Dies gilt sowohl für die Artikelnummer
wie auch für das Feld Lieferant.
8.7.9.3. Zugang/Abgang über PDx10 (AVIA)
Diese Funktion ist Bestandteil des Inventursystems AVIA. Es handelt sich
bei dem Pdx10 um einen Gerät zu mobilen Datenerfassung. Dieses kann sowohl für Lagerzu- und Abgänge als auch für die Inventurerfassung eingesetzt werden.
Das PDx10 scannt die Artikelnummern. Die Stückzahl wird jeweils über die
Tastatur des PDx10 eingegeben.
Nach der Erfassung (z.B. einer Warenlieferung im Lager) werden die Daten
in den PC übertragen und dort gleich entweder als Zugang oder Abgang verarbeitet.
Diese Zu- oder Abgänge werden genauso wie manuell eingegebene Zugangs- oder Abgangsdaten protokolliert und können mit der Funktion Protokoll drucken angesehen werden (siehe Seite 123).
Hinweis:
Die Einrichtung des PDx10 wird auf Seite beschrieben 292.
Nachdem Sie Artikeldaten mit dem PDx10 erfaßt haben (siehe Seite 293)
schließen Sie das Gerät mit dem seriellen Kabel an den PC an, bzw. legen
das Gerät auf die Docking-Station.
Wählen Sie nun entweder Zugang über PDx10 oder Abgang über PDx10. Je
nach Auswahl werden die Artikel dan ins Lager zugebucht oder vom Bestand abgezogen.
Im Einzelnen geschieht nach der Auswahl folgendes:
DATKASSE ruft das Programm UPL.EXE auf, das sich im Lieferumfang
des PDx10 befindet und das Sie in das Verzeichnis C:\KASSE kopiert haben.
Dieses Programm baut die Verbindung zum Pdx10 auf und überträgt die
gescannten Artikeldaten.
Anschließend verarbeitet DATKASSE die übertragenen Daten und aktualisiert das Protokoll. Der Datenspeicher des PDx10 ist danach wieder leer.
8.7.9.4. Zugänge/Abgänge -> Filliale
Mit dieser Funktion können die Felder für die Fillialbestände aktualisiert
werden. DATKASSE fragt zusätzlich nach der Fillialnummer. Anschließend
ist die Bediedienung zu dem normalen Lagerzugang identisch.
Die eingegebene Menge aktualisiert das Bestandsfeld der ausgewählten
Filliale.
8.7.10. Lagerwert (Inventur)
DATKASSE bietet Ihnen mit dieser Option die Möglichkeit auf einfache
Weise Ihren Lagerwert zu berechnen.
Nach Auswahl der Option aus dem Menü können Sie entscheiden, ob eine
ausführliche Lagerliste mit Wertberechnung anhand des Bestandes jedes
einzelnen Artikels erstellt werden soll, oder ob Sie nur einen Überblick auf
dem Bildschirm haben wollen.
Angezeigt wird in jedem Fall die Anzahl der Datensätze, der Lagergesamtwert und die Anzahl der Datensätze, bei denen DATKASSE ein Fehlen von
Preis und/oder Bestand festgestellt hat. Diese Datensätze werden auf jeden
Fall in der Fehlerdatei von DATKASSE, d.h. in FEHLER.TXT festgehalten.
Durch Beantwortung der nächsten Frage mit Ja können Artikel mit Bestand
0 oder fehlendem Bestand unterdrückt werden. Dadurch können Sie erreichen, daß die Liste nicht so lang wird. Bedenken Sie bitte dabei aber, daß
DATKASSE nun nicht mehr feststellen kann, ob vielleicht ein Bestand aus
Versehen nicht vorhanden ist.
Werden Sie bitte nicht ungeduldig bei der Berechnung des Lagerwertes. Besonders wenn zusätzlich die Datei erstellt wird, kann die Berechnung schon
eine gewisse Zeit dauern. Sie können die laufende Berechnung jedoch jederzeit mit ESC ohne nachteilige Auswirkungen abbrechen. Die Ausgabedateien werden in diesem Fall wieder gelöscht.
8.7.11. Vorbelegung ändern
Mit dieser Funktion legen sie fest, welche Felder einer Maske bei der Neueingabe bereits vorbelegt werden sollen.
Sinnvoll ist dies zum Beispiel bei der Vergabe von Kunden- oder Artikelnummern, beim Datum, usw.. Für die gängigsten Anwendungen existieren
Synonyme, zum Beispiel für das Datum oder die nächste Nummer. Als Vorbelegung können Sie ganz normalen Text oder ein Synonym einsetzen.
Beispiel:
Wenn Sie 90 Prozent Ihrer Artikel von ein und demselben Lieferanten beziehen, dann wäre es sinnvoll, diesen Lieferanten als Vorbelegung einzusetzen und nur bei Abweichungen Änderungen vorzunehmen.
Liste der Synonyme
Synonym
$DATUM
$NEXT
$LAST
Bedeutung/Reaktion
setzt das aktuelle Tagesdatum in das Feld ein
liest aus der Datei mit den letzten Eintragungen
die letzte Nummer, inkrementiert diese um 1
und setzt diese in das Feld ein
setzt die letzte Nummer ein
Die Synonyme $NEXT und $LAST funktionieren nur bei Ganzzahl (Integer) und Fließkommafeldern.
$NEXT können Sie zum Beispiel zur automatischen Vergabe Ihrer Artikeloder Kundennummern verwenden.
Bei Datumsfeldern ist es zusätzlich noch möglich einen Faktor einzugeben.
Das Synonym $DATUM+10T setzt beispielsweise in das betreffende Feld
das aktuelle Datum plus 10 Tage ein. Unterstützt werden noch W für Wochen und M für Monate. Der Zeitraum ist jedoch auf 30 Tage begrenzt. Ein
Abziehen vom aktuellen Datum ist natürlich auch möglich. In diesem Fall
verwenden Sie als Operator das Minuszeichen.
Hinweis
Beim Eingeben des ersten Datensatzes sind natürlich keine alten Daten gespeichert. Das Programm gibt dann eine Fehlermeldung aus, die Sie jedoch
nicht zu beachten brauchen.
8.7.12. Mindestbestandsliste
Diese Option steht nur in der Lagerdatenbank zur Verfügung. Sie erstellt
eine Liste mit den Lagerartikeln, bei denen der Mindestbestand unterschritten wurde.
Voraussetzung dafür ist, daß ein Feld Mindestbestand vorhanden ist. In der
Standard-Lagermaske ist dies der Fall.
Geben Sie nach Aufruf der Funktion aus dem Pulldown-Menü einen Dateinamen für die Ausgabedatei ein. Wie üblich können Sie den Dateinamen aus
den vorhandenen Dateien in der Verzeichnisbox auswählen. Wenn Sie eine
vorhandene Datei wählen, dann wird beim Erzeugen der Liste der alte Inhalt
der Datei gelöscht.
In die generierte Liste wird der Bestand und Mindestbestand, die Artikelbezeichnung und Artikelnummer eingetragen.
Falls ein Feld Bestellvorschlag definiert wurde, wird auch dieses in die Liste
aufgenommen. In der Standard-Lagermaske heißt dieses Feld Bestellmenge.
Der Fortgang der Operation wird am Bildschirm angezeigt. Zu jedem Zeitpunkt kann die Funktion mit ESC abgebrochen werden.
Am Ende der Generierung können Sie wie üblich entscheiden, ob Sie die
Datei drucken oder nur ansehen wollen.
Hinweis
Artikel, die als Stückliste gekennzeichnet sind, erscheinen nicht auf der
Mindestbestandsliste, auch wenn ihr Bestand kleiner dem Mindestbestand
ist.
8.7.13. Aufkleber
Mit Hilfe dieser Option können Sie Aufkleber drucken. Die Aufkleber können beliebige Felder aus der aktuellen Datenbank enthalten.
Zuerst einige grundlegende Informationen zum Aufkleberdruck:
Diese in DATKASSE integrierte Funktion eignet sich ausschließlich für
Endlos-Etikettendruck mit einem Matrixdrucker. Für den Etikettendruck auf
Tintenstrahl- oder Laserdruckern kommt zum Beispiel das optional lieferbare Barcode-Druckmodul in Frage (siehe Seite 135) oder auch der Druck
auf einen speziellen Etikettendrucker. DATKASSE kann beispielsweise
direkt auf den EPSON TML-60 Etiketten mit Barcode, Preis und
Bezeichnung drucken.
Bei dem normalen Aufkleberdruck legen Sie ähnlich wie beim Listengenerator für jeden Aufklebertyp ein Formular an. Die Aufkleberformulare
haben die Endung .LAB (für Label).
Zum Anlegen eines Formulars können Sie zum Beispiel die Option Datei
editieren aus dem Menü Datei verwenden.
Wie bei allen anderen Formularen in DATKASSE handelt es sich bei den
Formularen für Aufkleber um reine Textdateien (auch ASCII genannt).
Diese können also mit jedem Editor bearbeitet werden. Der bei MS-DOS
mitgelieferte EDIT.COM ist dafür gut geeignet.
Als Platzhalter für ein Feld wird auch hier das Zeichen # verwendet. Danach
folgt die gewünschte Feldnummer. Die Felder können nebeneinander
und/oder untereinander plaziert werden. Bitte beachten Sie die Länge der
Felder beim Plazieren. Bei Überschneidungen kommt es sonst zu Verschiebungen der Felder.
In Aufkleberformularen wird nur die Formatanweisung schrift unterstüzt,
mit der Sie den Grundschrifttyp der Aufkleber wählen können.
Eine Formatanweisung wird mit dem Zeichen % eingeleitet. Bitte beachten
Sie, daß Formatanweisungen klein geschrieben werden müssen. Nach der
Formatanweisung schrift folgt die Nummer der Schriftart. Die Zählung beginnt bei 0, d.h. die Zeile %schrift 1 stellt die zweite Schriftart ein.
Die Angabe der Schriftart ist optional, d.h. bei fehlendem Schriftartkommando werden die Aufkleber in der Schrift gedruckt, die zuletzt am Drucker
eingestellt worden ist.
Um den Abstand der Aufkleber auf der Bahn zu erreichen müssen Sie im
Aufkleberformular eine entsprechende Anzahl Leerzeilen einfügen.
Eine typische Aufkleber-Formatdatei sehen Sie im folgenden.
%schrift 1
#1
#0
#2
#3
#9
Dies könnte zum Beispiel eine Datei zum Drucken von Artikelaufklebern
sein, bei der in Feld 0 die Artikelnummer, in Feld 1 die Kurzbezeichnung, in
den Feldern 2 und 3 die vollständige Bezeichnung und in Feld 9 der Preis
steht.
8.7.13.1. Aufkleber drucken
Nach Auswahl der Option müssen Sie ein Aufkleberformular (*.LAB) auswählen. Danach geben Sie die Bedingungen für die Auswahl der Datensätze
ein. Lesen Sie dazu bitte die Informationen zur Bedingungseingabe auf Seite
239.
Nach Eingabe von F5 erstellt DATKASSE die Druckdatei für den Aufkleberdruck. Die erzeugte Datei können Sie sich auch hier vor dem Drucken
anschauen. Durch Eingabe von ESC wird in jeder Situation die Funktion abgebrochen.
8.7.14. Stücklisten
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Lagerartikel aus anderen Artikeln zusammenstellen. Beispielsweise besteht ein PC aus Hauptplatine, Laufwerken, Tastatur und verschiedenen Steckkarten oder eine Getränkekiste besteht
aus dem Leerträger und 12 Flaschen.
Stücklisten werden bei der Rechnungserstellung wie normale Artikel behandelt, d.h. Sie geben lediglich die Artikelnummer der Stückliste ein. Beim
Ausbuchen der Lagerartikel wird die Stückliste dann zerlegt und die Bestandteile einzeln ausgebucht.
In einer Lagerwertberechnung (Inventur) wird der Bestand einer Stückliste
nicht berücksichtigt, da ja bereits die einzelnen Bestandteile in die Wertberechnung eingehen.
Wenn Sie die Option Stücklisten verwenden wollen, dann muß Ihre Lagermaske ein Feld Stückliste enthalten. Dies ist bei der der Standard-Lagermaske von DATKASSE der Fall.
Die Funktion Stücklisten ist durchgängig in DATKASSE implementiert. Das
hat zur Folge, daß Sie z.B. auch beim Lagerzugang Stücklisten verwenden
können. DATKASSE bucht also nach Eingabe einer Stückliste alle Mitglieder der Stückliste, d.h. die Einzelartikel, in das Lager zu.
Hinweis
Verschachtelte Stücklisten sind nicht möglich. Das heißt, eine Stückliste
kann nicht weitere Stücklisten als Artikel enthalten. Diese Möglichkeit
bleibt einer späteren Version von DATKASSE vorbehalten.
Um eine Stückliste zu erzeugen gibt es zwei Möglichkeiten.
Erstens : Sie wählen die Option Stücklisten aus dem Menü des Lagers. Oder:
Sie drücken im Blättern-Modus in der Lagerdatenbank die Taste F10 und
wählen die Option Stücklisten aus diesem Menü aus. Der Unterschied besteht darin, daß Sie bei der ersten Methode noch die gewünschte Artikelnummer eingeben müssen (Wildcards sind auch hier erlaubt). In der zweiten
Version verwendet DATKASSE den aktuellen Artikel. Zuvor muß jedoch
die Frage Soll der Artikel eine Stückliste werden ? mit ja beantwortet werden.
Wenn bereits Artikel in die Stückliste aufgenommen wurden, dann erscheinen diese im unteren Teil des Stücklistenfensters, welches sich nun geöffnet
hat. Im oberen Teil finden Sie die wichtigsten Felder des Artikels, bzw. der
Stückliste.
In der rechten oberen Ecke sehen die Anzahl der Artikel in der Stückliste
und die laufende Nummer des aktuellen Artikels.
Der aktuelle Kalkulationspreis der Stückliste (d.h. die Summe der EKPreise) wird ständig im oberen Teil des Fensters mitkalkuliert. Beim Speichern der Stückliste wird der kalkulierte EK-Preis in den Datensatz geschrieben.
In der Auswahlmaske für Lagerartikel bei der Rechnungserstellung und der
Funktion Zeigen im Popupmenü des Lagers werden Stücklisten mit einem
großen S am rechten Rand des Auswahlfensters gekennzeichnet.
Mit der Taste F5 oder Einfg können Sie nun Artikel in die Stückliste aufnehmen. Geben Sie dazu die gewünschte Artikelnummer ein. Auch hier sind
Wildcardzeichen möglich, um den gesuchten Artikel aus einem Fenster auszuwählen. Da in der Wildcardauswahl nur 1.000 Datensätze angezeigt werden können, müssen Sie gegebenenfalls die Auswahl durch genauere Angabe des Suchmusters eingrenzen.
F8 oder Entf löscht den aktuellen Artikel aus der Stückliste.
Mit + und - können Sie die Stückzahl des aktuellen Artikels verändern. Natürlich können Sie den gleichen Artikel auch mehrfach in eine Stückliste
aufnehmen. In diesem Fall wird aber unnötig Speicherplatz verbraucht.
Negative Mengen sind selbstverständlich ebenfalls erlaubt. In diesem Fall
wird beim Verkauf der Stückliste der betreffende Artikel mit der eingetragenen Menge in das Lager zurückgebucht.
Pos1 springt an den Beginn, Ende zum letzen Artikel der Stückliste.
F2 speichert die gemachten Änderungen ab.
Mit F10 können Sie eine vorhandene Stückliste kopieren. Diese Möglichkeit
ist dann sehr hilfreich, wenn Sie viele ähnliche Stücklisten anlegen wollen.
Geben Sie die Artikelnummer der Stückliste ein, von der Sie die Artikel in
die aktuelle Stückliste übernehmen wollen. In dieser Funktionen können Sie
natürlich auch Wildcards verwenden.
Wenn Sie eine Artikelnummer, d.h. das Indexfeld eines Lagerdatensatzes
ändern, wird auch die Stücklistendatei entsprechend geändert. Dies kann je
nach Datenbestand einige Sekunden dauern.
8.7.14.1. Stückliste bearbeiten
Diese Option ist prinzipiell identisch mit der direkten Bearbeitung einer
Stückliste in der Lagermaske. Der Unterschied besteht darin, daß Sie nun
noch den Artikel, bzw. die Stückliste auswählen müssen, die Sie bearbeiten
wollen. Auch hier können Sie selbstverständlich Wildcardzeichen für die
Auswahl benutzen.
8.7.14.2. Stücklisten neu kalkulieren
Wenn Sie bei einem Artikel den EK-Preis ändern, dann werden die Stücklisten, die diesen Artikel enthalten, nicht automatisch geändert.
Mit der Option Stücklisten neu kalkulieren erreichen Sie, daß die Preise aller
Stücklisten neu kalkuliert und die Änderungen in die Lagerdatenbank geschrieben werden.
8.7.14.3. Hinweise zur Verwendung von Stücklisten
Wenn Sie viele Änderungen an Ihren Stücklisten vorgenommen haben, dann
ist die entsprechende Datendatei sehr stark zerstückelt. Dies erhöht die Zugriffszeiten und benötigt zusätzlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Rufen Sie aus diesem Grund von Zeit zu Zeit die Option Komprimieren aus
dem Menü des Lager auf. Dabei wird auch die Datendatei der Stücklisten
komprimiert.
Beim Kopieren eines Lager-Datensatzes wird eine eventuell vorhandene
Stückliste nicht mitkopiert. DATKASSE macht Sie auf diesen Umstand
durch eine Meldung aufmerksam. Das Stücklistenfeld des kopierten Datensatzes wird auf Nein gesetzt.
Um auch die Stückliste zu kopieren wählen Sie nun die Option Stücklisten
aus dem Popmenü. Beantworten Sie die Frage Soll der Artikel eine Stückliste werden ? mit Ja. Nun verwenden Sie die Funktion Kopieren, um die
Stückliste zu kopieren (siehe oben).
8.7.15. Barcode-Druck
In diesem Kapitel wird das optional lieferbare Modul zum Druck von Barcode-Etiketten auf Matrix-, Tintenstrahl- und Laserdruckern beschrieben.
DATKASSE unterstützt auch einen
speziellen Etikettendrucker (das Modell TML-60 von EPSON). Damit können sehr komfortabel Einzeletiketten
oder ganze Serien gedruckt werden
(siehe Musterabbildung in Origialgröße).
Weitere Hinweise dazu finden Sie auf Seite .
8.7.15.1. Funktionsbeschreibung
Das Modul kann auf Laser- Deskjet- sowie Matrixdruckern Barcodes ausgeben. Matrixdrucker sind wegen der schlechteren Qualität jedoch nur eingeschränkt geeignet. Insbesondere 9-Nadel-Drucker produzieren nur selten
eine annehmbare Qualität. Gut Erfahrungen liegen mit Epson 24-NadelDruckern vor (Reihe LQ5xx und LQ8xx, bzw. die A3-Modelle dieser
Reihe).
Optimal ist ein Laserdrucker (HP-kompatibel), aber auch mit Deskjet-Drukkern ist die Qualität gut. Nicht geeignet sind die neuen Modelle der HP
Deskjet-Reihe (ab Modell 600), da diese nur noch für Windows optimiert
worden sind. Aus Kostengründen wurden bei diesen Modellen diverse fest
eingebaute Fonts und weitere Funktionen eingespart, die nun der WindowsDruckertreiber übernimmt. Dies hat zur Folge, daß diese Modelle nicht
mehr, bzw. nur sehr eingeschränkt mit dem Barcode-Druckmodul eingesetzt
werden können.
Je nach Druckermodell sind einige Einschränkungen zu beachten. Da Deskjet- und Matrixdrucker das Papier nicht rückwärts transportieren können, ist
es bei diesen Modellen und bei mehrbahnigen Etikettenbögen nur möglich,
gleiche Barcodes in einer Reihe zu plazieren.
Wenn Sie also einen Bogen mit 2 Bahnen verwenden, dann kann das Modul
bei diesen Druckern in jeder einzelnen Bahn nur gleiche Barcodes drucken.
Aus diesem Grund können Sie bei der Eingabe der Barcode-Anzahl nur
Werte eingeben, die sich durch die Bahnenanzahl teilen lassen.
Da Laserdrucker i.A. Seitendrucker sind, besteht diese Einschränkung hier
nicht. Hiermit können beliebige Barcodes in einer Reihe plaziert werden.
Der Barcode-Druck arbeit mit Layoutdateien. In diesen wird das EtikettenFormat beschrieben. Die meisten Layoutdateien sind für Laser- und Tintenstrahldrucker vorgesehen. Einige eignen sich auch für Matrixdrucker. Bei
der Auswahl sehen Sie außerdem die Bestelnummer von Zweckform.
Je nach Etikettenformat können zusätzliche Felder der Datenbank mit auf
das Etikett gedruckt werden (z.B. Artikelbezeichnung und Preis).
Dies wird ebenfalls in den Layout-Dateien (*.LAY) festgelegt. Wie bei unseren Programmen üblich handelt es sich hierbei um ASCII-Dateien, die mit
jedem Editor (nicht Textverarbeitung) bearbeitet werden können (z.B. EDIT
von MSDOS).
Die Layout-Dateien enthalten erklärende Kommentare. Interessant für Sie
ist z.B. die Zeile 23: Hier legen Sie die Felder fest, die mit auf das Etikett
gedruckt werden sollen. Die Feldnummern entnehmen Sie bitte einem Maskenreport (Funktion Maskenreport, siehe Seite 221).
Bei Bool'schen Einstellungen (Ja/Nein) bedeutet eine 1 Ja und eine 0 Nein.
An den Positions-Angaben (x-Tabs, y-Tabs) sollten Sie keine Änderungen
vornehmen.
Die Voreinstellungen für den Barcode-Druck werden im Menü Verschiedenes/Grundeinst./Barcode-Druck eingegeben (siehe Seite 211).
Für maximale Flexibilität gibt es 2 verschiedene Verfahren, um Barcodes
mit diesem Modul zu drucken.
Verfahren 1:
Bei dieser Methode werden die zu druckenden Barcode-Etiketten im Blätternmodus der Datenbank ausgewählt. Holen Sie also den gewünschten Datensatz auf den Bildschirm. Es ist dabei unerheblich, ob Sie zur gewünschten Stelle der Datenbank Blättern oder Suchen verwenden.
Wenn Sie den Datensatz auf dem Bildschirm sehen, dann geben Sie ALT-B
ein. Das Programm fragt Sie nun nach der zu druckenden Anzahl Barcodes
für diesen Artikel. Geben Sie die Anzahl ein und drücken Sie RETURN.
Beachten Sie bei der Anzahl die Einschränkungen des Druckertreibers (s.o.).
Das Programm erhöht in einem solchen Fall die Anzahl auf die Anzahl der
Bahnen des eingestellten Layouts.
Auf diese Weise können Sie nun alle benötigten Barcodes einsammeln. Die
Eingaben werden in der Datei BARPRINT.DAT gespeichert und bleiben
auch nach Programmende erhalten.
Nachdem alle Barcodes auf diese Weise eingegeben wurden rufen Sie die
Funktion Barcode-Druck/Artikel-Liste verwenden aus dem Popupmenü des
Lagers auf. Der Ausdruck beginnt sofort. Nach dem Ausdruck können Sie
entscheiden, ob die Druckdatei (BARPRINT.DAT) gelöscht werden kann.
Verfahren 2:
Rufen Sie die Funktion Barcode-Druck/Artikel jetzt auswählen aus dem Popupmenü des Lagers auf.
Sie können nun eine Vorauswahl für die angebotenen Artikel mit Hilfe eines
Wildcard-Musters treffen. Die üblichen Wildcard-Zeichen * und ?, die Sie
auch von MSDOS kennen, können hier verwendet werden.
In der nun folgenden Auswahlmaske wählen Sie die gewünschten Artikel
mit den Pfeiltasten und RETURN aus. Geben Sie die gewünschte Anzahl
Etiketten ein und drücken Sie RETURN. In der gleichen Weise verfahren
Sie mit allen weiteren Artikeln, für die Etiketten gedruckt werden sollen.
In der Liste können Sie sich mit den üblichen Tasten wie Seite hoch/runter,
usw. bewegen.
Sie haben außerdem noch folgende Möglichkeiten:
ALT-I zeigt den aktuellen Datensatz in seiner Maske.
F3
setzt für den aktuellen Artikel die Anzahl auf den Bestand.
F4
setzt für alle angezeigten Artikel die Anzahl auf 1.
F5
setzt für alle angezeigten Artikel die Anzahl auf 0.
F6
setzt für den aktuellen Artikel die Anzahl auf den Bestand.
Wenn Sie alle Barcodes eingegeben haben dann drücken Sie F2. Der Druck
beginnt nun.
Der Ausdruck kann mit ESC abgebrochen werden. Dabei wird aber in jedem
Fall der aktuelle Barcode, bzw. die aktuelle Barcode-Reihe noch zuende
gedruckt. Werden Sie also nicht ungeduldig.
Noch ein Wort zu den Druckzeiten: Der schnellste Druck ist in jedem Fall
mit einem Laserdrucker zu erzielen. Auch mit einem Deskjet sind noch vernünftige Zeiten zu erzielen. Mit einem Matrixdrucker sind jedoch 3 - 10 Mal
so lange Druckzeiten zu erwarten.
Weitere Hinweise
Die Datei BARPRINT.DAT, die das Barcode-Druckmodul für die Funktion
Barcode-Druck/Artikel-Liste verwenden benutzt, kann mit der entsprechenden Menü-Option auch manuell bearbeitet werden.
Die Datei hat folgenden Aufbau:
<Artikelnummer> , <Anzahl> [, <Physikalische Datensatznummer>]
Beispiel: 001237349,10,467
Jeder Datensatz beginnt in einer neuen Zeile. Die Datensatznummer kann
bei manueller Eingabe entfallen. Das Programm sucht bei fehlen der Nummer den richtigen Datensatz über die Artikelnummer. Die Druckzeiten können sich dadurch geringfügig verlängern.
Beispiel ohne DS-Nr. : 001237349,10
Wenn das Programm diese Datei selbst erzeugt hat (indem Sie mit ALT-B
die Etiketten-Anzahl von Artikeln eingegeben haben), dann ist die physikalische Datensatznummer in jeder Zeile enthalten.
Wenn Sie diese Datei nun manuell bearbeiten, dann dürfen Sie keinesfalls
Änderungen an diesen Zeilen vornehmen (mit Ausnahme der Anzahl). Das
Programm richtet sich in jedem Fall nach der Datensatznummer, wenn diese
vorhanden ist, und nicht nach der Artikelnummer.
Ein Mischen von Artikeln mit und ohne Datensatznummer ist problemlos
möglich, beispielsweise, wenn einige der Artikel mit ALT-B eingegeben
wurden und anschließend noch einige manuell hinzugefügt werden.
Übrigens: Die Datensatz-Nummer sehen Sie im Blättern-Modus in eckigen
Klammern am oberen Maskenrand.
Das sollten Sie noch beachten
Verwenden Sie bei eigenen Artikelnummern möglichst nicht den EAN8oder EAN13-Code. Dieser Code enthält eine Prüfziffer, die vom Druckmodul automatisch berechnet wird. Die tatsächliche Länge der Artikelnummer
beträgt also nur 12 Zeichen (bei EAN13). Sie haben auf die Berechnung der
Prüfziffer keinen Einfluß, da dieses Verfahren von der zuständigen europäischen Kommission vorgegeben ist.
Gut geeignet für eigene Artikelnummern ist der Code39. Dieser kann auch
Großbuchstaben enthalten (keine Umlaute). Ein angeschlossener Scanner
verarbeitet problemlos beide Codes gemischt, sodaß Sie für bereits ausgezeichnete Waren den EAN13 und für eigene den Code39 verwenden können.
P.S.: Anregungen für dieses Modul werden gern entgegengenommen.
8.7.16. Fernwartung
Die Fernwartung von DATKASSE ist ein Zusatzmodul, daß Sie für einen
Aufpreis erwerben können. Damit können Lagerbewegungen, Umsatzdaten,
Preispflege, usw. von und zu einer Kasse übertragen werden.
Weitere Informationen, bzw. ein grundsätzliche Einführung finden Sie auf
Seite 287.
8.7.16.1. Fernwartungsdaten verarbeiten
Nach Aufruf dieser Funktion verarbeitet DATKASSE alle in der Zwischenzeit eingetroffenen Fernwartungsdateien. Dies können z.B. Lagerbewegungen von Filialen sein.
Die manuelle Verarbeitung ist nur erforderlich, wenn im Menü Verschiedenes/Grundeinst./Fernwartung die automatische Verarbeitung abgeschaltet
wurde (siehe Seite 217).
Nach erfolgreicher Verarbeitung werden die beteiligten Datendateien mit
den Fernwartungsdaten im Verzeichnis TRANS umbenannt in Dateiname.BKx. Das x steht für die Filialnummer.
8.7.16.2. Lagerbewegung an Filiale vorbereiten
In dieser Maske können Sie Lagerbewegungen erfassen, die von dem Hauptlager an eine Filiale gehen.
Wählen Sie die Filiale aus. Geben Sie dann jeweils Artikelnummer und Anzahl ein. Mit * (Wildcardzeichen) können Sie eine Auswahl aus den
vorhandenen Artikeln treffen. In dieser Auswahl können maximal 1.000 Artikel angezeigt werden. Spezifizieren Sie bei Bedarf die Auswahl genauer
(z.B. zeigt die Eingabe *370 alle Artikel an, deren Artikelnummer mit 370
endet.
Näheres zu Wildcardeingaben finden Sie auf Seite 35.
Innerhalb dieser Tabelle können Sie beliebige Änderungen vornehmen. Mit
F2 werden Eingaben und Änderungen gespeichert.
Eine weitere einfache Möglichkeit die Artikel, die an eine Filiale gehen sollen, zu erfassen möchten wir Ihnen nicht vorenthalten: Im Blätter-Modus in
der Lagerdatenbank geben Sie einfach ALT-T ein, wenn sich der gewünschte Artikel-Datensatz in der Maske befindet. DATKASSE fragt Sie
nun noch nach der Anzahl.
Beide Eingabemethoden können beliebig gemischt verwendet werden. Dies
bedeutet, daß eine Artikelliste, die mit ALT-T eingegeben wurde, nachträglich mit der oben beschriebenen (ersten) Methode bearbeitet werden kann.
Die eingebenen Lagerbewegungen werden bei der nächsten Verbindung in
die entsprechende Filiale übertragen und dort gleich verarbeitet, d.h. der
Lagerbestand in der Filiale wird entsprechend aktualisiert.
Voraussetzung dafür ist natürlich, daß das Fernwartungsmodul TRANS entsprechend konfiguriert wurde. In der Konfigurationsdatei von TRANS (auch
Profil oder Script genannt) muß dazu eingetragen sein, daß diese Dateien
übertragen werden. Näheres dazu finden Sie im Handbuch von TRANS.
8.7.16.3. Artikelstammdaten an Filiale
Mit diesem Menüpunkt erzeugen Sie nach Auswahl der Filialnummer eine
Datei, die sämtliche Lagerdaten enthält.
Diese Datei wird von TRANS zur Filiale übertragen. In der Scriptdatei von
TRANS müssen Sie festlegen, daß die Datei auch in der Filiale im
Verzeichnis TRANS gespeichert wird.
Wenn nun TRANS in der Filiale sich nach der Datenübertragung selbsttätig
beendet hat, dann verarbeitet KASSE.EXE die übertragenenen Daten
vollautomatisch (sofern der Schalter Fernwartungsdaten sofort verarbeiten
aktiviert ist, siehe Seite 95) und löscht anschließend die Fernwartungsdatei.
Dabei werden übertragene neue Datensätze von KASSE.EXE mit einem
Bestand von 0 neu angelegt. Vorhandene Datensätze werden gepflegt, d.h.
es werden z.B. neue Preise eingespielt oder die Artikelbezeichnung
aktualisiert.
Bei einer Übertragung mit dieser Methode werden die Bestandsfelder in
keinem Falle verändert, selbst wenn das Feld Bestand mit übertragen wird.
Bitte beachten Sie, daß keine Indexfelder verändert werden können (Die
Felder Artikelnummer und Kurzbezeichnung). Dies wäre aber auch wenig
sinnvoll.
8.7.17. Weitere Möglichkeiten in der Datenbank
Innerhalb der Datenbank können Sie mit Hilfe der Funktionstasten jederzeit
den Modus umschalten. Wenn Sie sich beispielsweise in der Funktion Blättern befinden, dann können Sie mit F5 in den Modus Neueingabe schalten.
Taste
+
F4
F5
F6
F7
F8
F9
F10
Bedeutung
Lagerzugang direkt im Blätternmodus buchen
Lagerabgang direkt im Blätternmodus buchen
Menü Sonderfunktionen aufrufen (z.B. Rechnung)
Datensatz neu eingeben
Datensatz suchen
Blättern
Aktuellen Datensatz löschen
Aktuellen Datensatz ändern
Menü aufrufen (siehe unten)
8.7.17.1. Lagerzu- und abgang
Mit den Tasten Plus und Minus (z.B. auf dem Ziffernblock der Tastatur) kann
im Blättern-Modus der Lagerdatenbank sehr schnell ein Lagerzu- oder abgang
eingegeben werden. Gleichzeitig kann auch noch der EK- und VK-Preis 3
gepflegt werden. Die Änderung wird sofort in die Datenbank geschrieben.
Diese Funktion eignet sich zum Beispiel besonders gut zum Erfassen von EKPreislisten.
Hinweis
Auch bei dieser Funktionen werden Lagerbewegungen protokolliert, siehe auch
Seite 123).
Änderungen der Felder Bestand und Abgänge direkt in der Maske sind außer bei
der Neuanlage eines Artikels nicht möglich. Dies würde Manipulationen zu sehr
erleichtern.
Wenn Sie die Taste F10 drücken können Sie die Meisten der zuvor genannten
Funktionen aus einem Popupmenü auswählen.
Dieses Menü enthält außerdem noch einige weitere Funktionen:
8.7.17.2. Datensatz kopieren
Nach Auswahl dieser Option kopiert DATKASSE den gerade in der Maske
befindlichen Datensatz und ruft die Funktion Neueingabe auf. Nun können
Sie die Kopie nach Ihren Wünschen verändern. Beachten Sie bitte, daß die
Suchfelder (z.B. Artikel- oder Kundennummer) geändert werden müssen.
Nach Abschluß der Änderungen speichern Sie den Datensatz wie gewohnt
mit F2 ab.
8.7.17.3. Datensatz drucken
Diese Funktion druckt den aktuellen Datensatz zusammen mit den Feldbezeichungen auf dem ausgewählten Drucker in Tabellenform aus.
8.7.17.4. SEIKO-Label drucken
Dieser Menüpunkt ist nur von Bedeutung, wenn Sie Besitzer eines SEIKO
Smartlabeldruckers sind (oder eines der kompatiblen Modelle von Seikosha).
Sie können hiermit ein Adreßetikett (bei Kunden und Lieferanten) oder einen Artikelaufkleber auf dem Seiko-Drucker ausgeben. Voraussetzung dafür
ist, daß das Steuerprogramm SLP.EXE resident geladen und der Treiber
SLP.SYS installiert ist.
Die Vorlage für das Etikett legen Sie in SLP fest. SLP darf nicht mit der Option Smart-Capture geladen werden. Das Etikett wird nach Aufruf der Option ohne weitere Aktion sofort ausgegeben. Nähere Hinweise finden Sie im
Handbuch von SLP.
8.7.17.5. Wählen
Diese Option ist nur von Bedeutung, wenn Sie ein Computertelefon der
Firma TELEINT mit Ihrem System verbunden haben. Nähere Informationen
finden sie in der Datei TELEINT.DOK im Verzeichnis DOKU.
Diese Funktion kann auch mit STRG-W aufgerufen werden, wenn Sie sich
im Blättern-Modus befinden.
8.7.17.6. Telefonnummern
Mit dieser Funktion können für jeden Kunden/Lieferanten bis zu 200 Telefonnummern mit Name, Abteilung, Durchwahl und Kommentar erfaßt werden.
Wie üblich werden Eingaben mit F2 gespeichert. Innerhalb der Maske kann
mit F4 gedruckt werden.
Diese Funktion kann auch mit STRG-T aufgerufen werden, wenn Sie sich
im Blättern-Modus befinden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern
-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz Telefonnummern gespeichert sind.
8.7.17.7. Memo
Zu jedem Kunden/Lieferanten/Lagerartikel kann eine Memodatei angelegt
werden. In dieser kleinen Editorbox können weitere Bemerkungen und
Kommentare gespeichert werden. Die Tastenbelegung ist eine Untermenge
von Wordstar, STRG-F1 zeigt alle gültigen Tasten an.
Diese Funktion kann auch mit STRG-N direkt aus dem Blättern-Modus aufgerufen werden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz eine Memo-Datei existiert.
Weitere Hinweise zum Stichwort Memo finden Sie auf Seite 270.
8.7.17.8. Adressen
Zu jedem Kunden und Lieferanten können weitere Adressen gespeichert
werden (z.B. andere Postfach oder Lieferadressen).
Wenn zu diesem Kunden ein Beleg (z.B. Rechnung) erstellt wird, können
Sie die gewünschte Adresse aus den gespeicherten Daten auswählen. Diese
Auswahl wird anstelle der Adresse in der Hauptmaske verwendet.
Diese Funktion kann auch mit STRG-A direkt aus dem Blättern-Modus aufgerufen werden. Am unteren Maskenrand wird im Blättern-Modus angezeigt, ob zu dem aktuellen Datensatz weitere Adressen gespeichert sind.
8.7.17.9. Datensatz kopieren
Diese Funktion kopiert den aktuellen Datensatz und schaltet in den Eingabemodus um. So können sehr einfach mehrere Datensätze mit nahezu identischen Inhalten eingegeben werden.
8.7.17.10. Kunde/Lieferant kopieren
Damit können Sie einen Kunden in die Lieferanten-Datenbank übernehmen
und umgekehrt.
Nach Auswahl der Option geben Sie die Kunden- oder Lieferantennummer
ein oder verwenden eine Wildcard-Kombination zur Auswahl. Das Programm wechselt in den Neueingabe-Modus und kopiert den ausgewählten
Datensatz aus der anderen Datenbank in die Maske.
Die Feldkonvertiertabelle (welches Feld aus Kunden wird zu welchem Feld
in Lieferanten) hat den Namen COPY_DB.CNF. Änderungen daran sind
aber nur erforderlich, wenn Sie Änderungen an den Masken vornehmen.
8.7.17.11. Lieferanten/EK-Preise
Zu jedem Artikel können mehrere Lieferanten (bis zu 30) und dazugehörige
EK-Preise angelegt werden.
In dieser Maske können Name des Lieferanten (Wildcardauswahl möglich,
z.B. B*), Erfassungsdatum, EK-Preis und eine kurze Bemerkung eingegeben
werden. Gespeichert wird wie üblich mit F2.
Mit F5 kann innerhalb dieser Maske nach dem EK-Preis aufsteigend sortiert
werden. Der niedrigste Preis steht danach in der ersten Zeile.
F6 sortiert absteigend nach Datum. Der neueste Eintrag steht dann in der ersten Zeile.
Beim Erfassen kann im Datumsfeld mit ALT-D das aktuelle Tagedatum
eingesetzt werden.
Bei einem Lagerzugang wird diese Tabelle automatisch geführt, d.h., wenn
bei einem Artikel ein neuer Lieferant hinzukommt, wird ein neuer Eintrag in
dieser Tabelle erzeugt. Ein Lagerzugang mit bereits gespeichertem Lieferanten, aber anderem Preis ändert nur den Preis dieses Eintrags. Wenn die maximale Anzahl Lieferanten (30) erreicht ist, wird der älteste Eintrag gelöscht.
8.7.17.12. Stückliste
Näheres hierzu lesen Sie im Kapitel Stücklisten auf Seite 131.
8.7.17.13. Kundenpreise
Für jeden Kunden können bis zu 500 Artikel mit einem speziellen Kundenpreis angelegt werden. Bei der Auswahl einer dieser Artikel bei der Rechnungserstellung wird dann anstelle des Preises in der Lagerdatenbank der
eingegebene Kundenpreis eingesetzt, sofern Sie als einzusetzenden Preis
Kunden-VK gewählt haben. Ist für einen ausgewählten Artikel kein KundenVK erstellt worden, so wird automatisch VK3 eingesetzt. Siehe auch Preisgruppe auf Seite 150.
Aufgerufen werden kann die Funktion, wenn Sie sich im Blätternmodus der
Kundendatenbank befinden. Dies geschieht entweder durch Öffnen des Datenbankmenüs mit F10 und Auswahl der Option Kundenpreise oder direkt
durch die Tastenkombination STRG-K.
8.7.17.13.1. Erfassen der Artikel
Die Kundenartikel werden in einer Maske mit 2 Spalten erfaßt. Die erste
Spalte enthält die Artikelnummer, die zweite den Kundenpreis.
Geben Sie eine Artikelnummer ein oder verwenden Sie eine Wildcardkombination zur Auswahl. Beispielsweise bietet die Eingabe 2* alle Artikel zur
Auswahl an, deren Nummer mit einer 2 beginnt. Es können maximal 1000
Artikel in der Auswahlmaske dargestellt werden. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten müssen Sie das Suchmuster genauer spezifizieren.
Wenn bereits Artikel erfaßt wurden können Sie mit STRG-Ende zur nächsten freien Zeile springen. Ohne Wildcardeingabe wird sofort der Preis aus
der Lagerdatenbank vorgeschlagen und kann nun geändert werden.
Mit F6 wird der Artikel in die Maske eingesetzt. Bei Wildcardeingabe können Sie auch RETURN zum Einsetzen verwenden.
F8 löscht die aktuelle Zeile und schiebt die folgenden Einträge nach oben.
Wenn der Cursor in einem Artikelnummernfeld steht kann mit ALT-I als
Entscheidungshilfe der komplette Lagerdatensatz in seiner Maske angezeigt
werden. Durch Eingabe von ESC verschwindet die Anzeige wieder.
In der Wildcardauswahlmaske können Sie sich wie üblich mit den Pfeiltasten bewegen.
RETURN wählt einen Artikel aus und setzt ihn in die Maske ein. Auch hier
zeigt Ihnen ALT-I den vollständigen Artikel, auf dem der Balken gerade
steht.
Wenn Sie eine Artikelnummer eingeben oder mit einer Wildcardkombination auswählen und dieser Artikel ist bereits in der Liste vorhanden, dann
springt der Cursor sofort zu diesem Artikel und Sie können den Preis editieren. Dies verhindert, daß Sie Artikel doppelt erfassen. Leere Eingaben oder
Artikelnummer 0 werden abgewiesen. Mit F2 speichern Sie die erfaßten
Artikel ab.
8.7.18. Weitere Informationen zu Feldern in der Datenbank
8.7.18.1. Preisgruppe
Sie können in der Lagerdatenbank 3 verschiedene Preise eingeben, nämlich
VK-Preis 1 bis 3. In der Kundendatenbank legen Sie mit dem Feld Preisgruppe die Voreinstellung fest, die ein Kunde beim Aufruf der Fakturierung
(d.h. z.B. beim Erstellen einer Rechnung) bekommt. Das Feld Preisgruppe
ist ein Textfeld. Zum Belegen verwenden Sie am besten die Wildcardauswahl. Geben Sie dazu in diesem Feld ein * ein und drücken Sie RETURN.
Die gewünschte Preisgruppe können Sie nun aus dem Menü auswählen.
8.7.18.2. Kreditlimit
Mit diesem Feld in der Kundendatenbank können Sie für jeden Kunden ein
Kreditlimit festlegen. Das Programm prüft auf Wunsch, ob die offenen Posten des Kunden plus die aktuelle Rechnung das Limit übersteigen würden.
Die Prüfung findet nur statt, wenn der betreffende Setup-Schalter gesetzt ist
und wenn das Feld Kreditlimit ausgefüllt wurde (siehe Seite 207).
Mit einer kleinen Zeitverzögerung ist dabei je nach Rechnertyp zu rechnen.
Wenn das Limit überschritten wird, erhalten Sie eine kurze Meldung und
können entscheiden, ob die Rechnung unverändert gebucht oder ob sie eventuell reduziert werden soll.
8.7.19. Fakturierung Zusatzfunktionen
Unter diesem Menüpunkt sind alle möglichen Zusatzfunktionen zur Fakturierung wie zum Beispiel das Mahnmodul zusammengefaßt.
8.7.19.1. Offene Posten
Nach Auswahl dieses Menüpunktes erstellt DATKASSE eine Liste mit allen
offenen Posten.
Die Liste enthält Kundennummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und
die aktuelle Mahnstufe jeder einzelnen Position. Auch die Gesamtsumme
der Außenstände wird in der Liste ausgegeben. Die Liste können Sie wie
üblich anzeigen oder drucken.
Vor der Listenerzeugung können Sie die Liste auf einen bestimmten Kunden
oder eine Kundengruppe beschränken. Geben sie dazu in der Maske Kundennummer ein Selektionskriterium ein. Wildcardzeichen sind dabei erlaubt.
Die Eingabe von * erzeugt eine Liste mit allen offenen Posten.
8.7.19.2. Zahlungseingänge
Mit Hilfe dieser Funktion werden Zahlungseingänge gebucht. Geben Sie die
Rechnungsnummer ein. DATKASSE zeigt Ihnen zur Kontrolle einige Daten
der Rechnung an, damit Sie feststellen können ob es sich um das richtige
Formular handelt.
Wenn Sie damit einverstanden sind, geben Sie J oder einfach RETURN ein.
Die Rechnung wird nun als bezahlt gebucht.
Auch hier können Sie durch Eingabe eines * oder einem anderen Suchmuster (Wildcard) als Rechnungsnummer aus allen oder den selektierten offenen Rechnungen die gewünschte auswählen. Näheres zu Wildcardeingaben
finden Sie auf Seite 35. Gutschriften sind in dieser Liste durch ein großes G
am Ende des Eintrags gekennzeichnet.
Innerhalb dieser Auswahlmaske gibt es noch weitere Möglichkeiten, die gewünschte Rechnung aufzufinden. Mit F6 können Sie nach der Kundennummer suchen. F7 sucht nach einem Betrag. Der Balken springt dann zum ersten Fundort. Die Suche beginnt immer an der aktuellen Position. Für eine
Wiederholung der Suche drücken Sie einfach nochmals F6, bzw. F7 und bestätigen den Vorschlag mit RETURN.
Bei der Betragssuche mit F7 werden auch Beträge gefunden, die 1 oder 2
Pfennig höher oder niedriger sind als der Eingabewert (Meldung Ähnlicher
Betrag gefunden).
Den vorgegebenen Betrag im Feld Rechnungssumme können Sie überschreiben. In der Datendatei wird in diesem Fall der offene Betrag um den
Eingabebetrag reduziert. Die Rechnung bleibt weiterhin als offen markiert.
So ist es möglich Abschlagszahlungen oder Sicherheitseinbehalte einzugeben. Mit F2 können Sie zwischen Bruttobetrag und um den Skontoabzug
reduzierten Betrag umschalten, je nachdem welche Zahlungsbedingung für
den Kunden bei der Rechnungserstellung eingegeben wurde. Bei einer
Zahlung, die genau dem Skontobetrag entspricht, wird die Rechnung als
bezahlt gebucht.
DATKASSE fragt bei Betragsdifferenzen ob die Rechnung trotzdem als bezahlt markiert werden soll. Wenn Sie diese Frage mit ja beantworten, dann
wird auch der Rechnungseintrag in der Buchungsliste entsprechend verändert. Wenn Sie mit nein antworten, dann erscheint der Restbetrag weiterhin
in der Offene-Posten-Liste und wird auch gemahnt.
Wenn DATKASSE eine Rechnung nicht finden kann oder diese bereits als
bezahlt gebucht ist, erfolgt eine entsprechende Meldung.
Mahnstufen werden bei der Eingabe berücksichtigt, d.h. als Rechnungsbetrag wird der ursprüngliche Betrag plus Mahngebühren ausgewiesen. DATKASSE weist hierauf gegebenenfalls durch eine Meldung hin.
Nach dem Abschluß einer Buchung können Sie sofort weitere Eingaben machen. Abgebrochen wird die Funktion wie üblich mit ESC.
8.7.19.3. Mahnvorschläge
In dieser Tabelle sind alle unbezahlten Rechnungen eingetragen. In den beiden letzen Spalten sehen Sie die bisherige und die neue Mahnstufe. Die
Mahnstufen werden in Abhängigkeit von den verstrichenen Tagen seit der
Rechnungsstellung gesetzt. Dabei wird die neue Mahnstufe aber um maximal 1 gegenüber der letzten Stufe erhöht, auch wenn schon mehr Zeit verstrichen ist. So kann es nicht geschehen, daß ein Kunde zum Beispiel Mahnstufe 3 bekommt, obwohl er bisher nur Stufe 1 erhalten hat.
Die Tage der verschiedenen Mahnstufen sind in der Datei MAHNUNG.CNF
gespeichert. Natürlich sollten diese Einträge in einem gewissen Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen stehen. Zum Beispiel Zahlungsbedingung 30 Tage netto und 1. Mahnung nach 45 Tagen.
Wenn eine Rechnung mindestens die Stufe 1 erreicht hat, so wird sie von
DATKASSE automatisch zum Drucken markiert. Erkennbar ist dies an dem
kleinen Häkchen am linken Rand.
Wenn alte und aktuelle Mahnstufe gleich sind, so bedeutend das im Allgemeinen, daß der Kunde bereits mit dieser Stufe gemahnt wurde. DATKASSE zeigt dies durch das Zeichen * am linken Rand an. Diese Rechnungen können natürlich trotzdem nochmals zum Drucken markiert werden.
Mit den Pfeiltasten, Pos1, Ende, usw. können Sie jeden Eintrag anwählen.
Mit RETURN ist es möglich einen Eintrag zu markieren oder die Markierung wieder zu löschen.
Mit F2 wird das Drucken der Mahnungen gestartet, d.h. alle markierten
Rechnungen werden gedruckt. Dabei wird in Abhängigkeit von der Mahnstufe jeweils das richtige Mahnformular verwendet.
Der Dateiname des Mahnformulars ist im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingetragen (siehe Seite 61). Der Dateiname ist als Basisname zu
verstehen. DATKASSE hängt je nach Mahnstufe die Zahlen 1 bis 9 an den
Namen an. Aus MAHNUNG#.TXT wird also zum Beispiel bei Mahnstufe 2
MAHNUNG2.TXT.
Für jede Mahnstufe erstellen Sie also eine Basisdatei, in die DATKASSE
später die aktuellen Daten einträgt. Diese Dateien heißen dann MAHNUNG1.TXT, MAHNUNG2.TXT, usw.
Im Verzeichnis von DATKASSE finden Sie bereits Beispieltexte für die
Mahnstufen 1 bis 4. Das Einsetzen der Daten in die Formulare wird mit Variablen gesteuert. An der Stelle im Formular, an der eine Variable steht,
wird beim Druck der Inhalt der Variablen eingesetzt. Lesen Sie dazu bitte
die Erklärungen zur Konfigurationsdatei MAHNUNG.CNF auf Seite ***.
Die Mahnungsformulare können mit jedem Editor bearbeitet werden, der
ASCII-Dateien laden kann. Gut geeignet ist zum Beispiel das bei MS-DOS
mitgelieferte Exemplar EDIT.COM.
Mit der Taste F3 haben Sie die Möglichkeit die Mahnstufe, die DATKASSE
in Abhängigkeit von der verstrichenen Zeit ausgerechnet hat, manuell zu
ändern. F4 löscht alle bereits gesetzten Markierungen.
Sind mehrere Mahnungen für den selben Kunden markiert, so werden diese
in einem Formular zusammengefaßt. Dabei wird als Basisformular das Formular gewählt, welches der höchsten Mahnstufe aller Mahnungen zu diesem
Kunden entspricht.
Nach Betätigen der Taste F5 zeigt DATKASSE Ihnen die Rechnungssumme
des aktuellen Eintrags an. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder.
Mit F6 können Sie alle Mahnungen zu einem bestimmten Kunden markieren. Geben Sie dazu nach Auswahl der Option die betreffende Kundennummer ein. Wildcardeingabe ist hier leider noch nicht möglich. In der Fußzeile
zeigt Ihnen DATKASSE die Anzahl der nun markierten Rechnungen an.
8.7.19.4. Sammelrechnungen
Unter diesem Menüpunkt sind einige Funktionen zur Verwaltung von Sammelrechnungen zusammengefaßt. Siehe auch Seite 169.
Bitte beachten Sie, daß die Funktion Sammelrechnung nicht in allen
Versionen des Programms vorhanden ist !
8.7.19.4.1. Sammelrechung löschen
Die Bedienung dieser Funktion ist prinzipiell identisch zu der vorherigen
Option, d.h. zu Beleg stornieren. Der Unterschied besteht darin, daß anstelle
einer normalen Rechnung, Lieferschein oder ähnlichem eine Sammelrechnung gelöscht wird. Eine Stornierung findet nicht statt, da eine Sammelrechnung lediglich gespeichert, jedoch noch nicht gebucht ist.
8.7.19.4.2. Sammelrechung anzeigen
Nach Auswahl dieser Option werden alle geöffneten Sammelrechnungen angezeigt.
8.7.19.5. Zahlungs-Protokoll
Mit dieser Option kann ein Protokoll der eingegebenen Zahlungseingänge
gedruckt werden. DATKASSE protokolliert alle Zahlungseingänge, die Sie
eingeben. Auf diese Weise können Zahlungen zurückverfolgt werden.
Wie üblich können Sie sich die erzeugte Datei ansehen oder diese drucken.
Nach Abschluß des Drucks fragt DATKASSE ob die Daten gelöscht werden
können. Ob Sie diese Frage mit Ja beantworten bleibt Ihnen überlassen. Bei
erneutem Aufruf der Option erscheinen jedoch wieder die gleichen Daten in
der Liste. Empfehlenswert ist es die Liste einmal pro Monat auszudrucken
und dann die Daten zu löschen.
8.7.19.6. Formular drucken/zeigen
Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit ein gespeichertes Formular
(Rechnung, Lieferschein, usw.) nochmals zu drucken oder auf dem Bildschirm anzuzeigen. Änderungen können mit dieser Funktion jedoch nicht
vorgenommen werden.
Geben Sie nach Auswahl der Funktion die Belegnummer und anschließend
den Druckerport ein, auf dem die Ausgabe erfolgen soll.
Auch hier können Sie selbstverständlich Wildcardzeichen verwenden, um
das Formular aus einer Liste auszuwählen. In der Liste werden die Belegund Kundennummer, das Datum und die Belegart angezeigt.
8.7.19.7. Beleg stornieren
Hiermit gibt Ihnen DATKASSE die Möglichkeit einen bereits geschriebenen Beleg (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, usw.) zu stornieren (löschen). Sie sollten von dieser Möglichkeit jedoch nur im Notfall Gebrauch
machen, da unter anderem die automatische Nummernvergabe dadurch
durcheinander gerät. Von den Problemen mit dem Finanzamt durch fehlende
Rechnungsnummern einmal ganz abgesehen.
Diese Funktion betrifft in erster Linie Vorgänge, die mit dem Programm
DATKASSE.EXE erzeugt wurden (außer Rechnungen, die mit KASSE.EXE
geschrieben und als offen markiert wurden.
Zum Stornieren eines Belegs geben Sie die Belegnummer ein. Wenn Sie die
Sicherheitsabfrage bestätigen, wird der Beleg storniert.
Auch hier können Sie wieder durch Eingabe eines * den gewünschten Beleg
aus einem Fenster auswählen.
Achtung:
Nach Auswahl eines Belegs mit RETURN wird dieser ohne weitere Rückfrage gelöscht.
Durch Beantworten der dann folgenden Frage können Sie DATKASSE veranlassen, die in diesem Beleg vorhandenen Lagerartikel in das Lager zurückzubuchen.
Mit ESC können Sie wie üblich abbrechen.
8.8. Fakturierung
Dieses Kapitel beschreibt die Fakturierungsmöglichkeiten vom Programm
DATKASSE.EXE aus. Wie Sie mit KASSE.EXE eine Rechung (nicht Bon)
schreiben können wird an anderer Stelle in diesem Handbuch beschrieben.
Hinweis
Vor Benutzung der Fakturierungsfunktionen muß die Lagerdatenbank initialisiert und mindestens 1 Datensatz eingetragen werden.
Um eine Rechnung oder einen anderen Beleg für einen Kunden zu erstellen
holen Sie sich den gewünschten Kunden zuerst in die Maske. Sie können
dazu die Funktionen Suchen oder Blättern verwenden.
Nach Betätigen von F4 wählen Sie nun den gewünschten Vorgang aus (z.B.
Rechnung).
Innerhalb der nun erscheinenden Maske können Sie sich wie üblich mit
Hilfe der Pfeiltasten für das nächste, bzw. vorherige Feld bewegen. STRGPos1 springt zum ersten Feld der Maske, STRG-Ende setzt den Cursor zur
nächsten freien Zeile. Eine Pfeiltaste zusammen mit der Umschalt-Taste
bewegt den Cursor senkrecht von Feld zu Feld.
Auf die die nächste, bzw. vorherige Eingabeseite gelangen Sie mit Bild
hoch/runter.
Das erste Feld enthält die Rechnungsnummer. DATKASSE speichert die jeweils letzte Rechnungsnummer ab und schlägt bei der nächsten Rechnung
eine um 1 inkrementierte Nummer vor. Selbstverständlich können Sie diesen
Vorschlag überschreiben (Grundeinstellungen siehe auch Seite 205).
Die Rechungsnummer hat folgenden Aufbau:
JJMMNNNN (Jahr/Jahr, Monat/Monat, laufende Nummer), z.B. 97030123
Beim Monatswechsel beginnt die Zählung der letzten Zeichen jeweils wieder bei 0001.
Wenn Sie mit dem Programm KASSE.EXE eine Rechnung schreiben, dann
wird natürlich das gleiche Nummernsystem verwendet und die Belegnummer auch hochgezählt. Rechnungen können Sie also durchaus wechselweise
mit DATKASSE.EXE und KASSE.EXE schreiben.
Grundsätzlich ist es auch möglich ein ganz anderes Nummernformat zu benutzen. Nachteilige Auswirkungen hat dies nicht, jedoch funktioniert in diesem Fall die automatische Vergabe der nächsten Nummer nicht.
Die nächste notwendige Eingabe ist das Datum. DATKASSE schlägt hier
das aktuelle Systemdatum vor. Auch hier können Sie natürlich ein anderes
Datum einsetzen.
Im nächsten Feld können Sie nun noch wählen ob die Rechnung als Nettooder Bruttorechnung gedruckt werden soll. Im ersteren Fall werden die Nettobeträge in das Formular eingesetzt und die Mehrwertsteuer am Schluß addiert.
Im zweiten Fall rechnet DATKASSE bereits bei den einzelnen Positionen in
der Maske den richtigen Preis aus, d.h. der Nettobetrag wird von DATKASSE aus den Bruttobeträgen in der Datenbank rückgerechnet und in die
Maske als Netto eingetragen. Am Schluß der Rechnung wird dann der enthaltene Mehrwertsteueranteil ausgewiesen.
Da sich Brutto- und Nettorechnung vom Aufbau grundlegend unterscheiden,
verwendet DATKASSE verschiedene Formulare für die Brutto- und Nettorechnungen. Dies gilt auch für die anderen Formulartypen (Formulareinstellungen siehe Seite 61).
Hinweis
Intern rechnet DATKASSE auch bei einer Bruttorechnung mit Nettobeträgen. Bei Zahlungseingängen und Mahnungen einer Bruttorechnung kann es
deshalb in einigen wenigen Fällen zu einem Rundungsfehler von bis zu einem Pfennig kommen.
Es folgen die einzelnen Rechnungspositionen in der Reihenfolge Positionsnummer, Rechnungstext, Anzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis. Die Eingabe einer Positionsnummer ist optional, jedoch empfehlenswert.
Falls Sie nach einer Störung nicht mehr wissen, welcher Kunde zu der gerade in Arbeit befindlichen Rechnung gehört - kein Problem. Die Taste F3
zeigt die Adresse des Kunden an. Nach einem Tastendruck verschwindet die
Anzeige wieder.
Mit der Funktionstaste F10 ist es möglich ein altes Formular einzulesen, es
zu verändern oder einfach nochmals zu drucken. Zum nochmaligen Druck
gibt es aber eine einfachere Möglichkeit, siehe Funktion Formular drucken
auf Seite 157.
Zuvor müssen Sie entscheiden ob Sie das alte Formular ändern oder kopieren wollen. Diese Auswahl treffen Sie in einem Menü. Der Unterschied besteht darin, daß bei der ersteren Möglichkeit (ändern) die alte Belegnummer
mitgeladen wird. Diese Option eignet sich also für das Ändern und Speichern eines alten Formulars. Das alte Formular wird nach Beantwortung der
entsprechenden Frage mit Ja durch die geänderte Version ersetzt. Dabei
werden Umsätze zurückgerechnet und Lagerartikel bei Bedarf zurückgebucht.
Die zweite Möglichkeit (kopieren) dient in erster Linie dazu, gleiche oder
nahezu gleiche Formulare (zum Beispiel Lieferscheine) nicht nochmals eingeben zu müssen. Das geladene Formular wird wie neu eingegeben behandelt.
Außerdem können Sie, wenn bereits Belegpositionen in der Maske vorhanden sind, entscheiden ob der später ausgewählte Beleg an die bereits in der
Maske befindlichen Daten angehängt werden oder diese überschreiben soll.
Damit können mehrere alte Belege zusammenkopiert werden, beispielsweise
mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung. Die Abfrage kommt nur, wenn
die Maske nicht leer ist.
Geben Sie nun anschließend die Belegnummer ein. Wenn das Formular gespeichert ist, wird es in die Maske eingelesen, ansonsten erhalten Sie eine
Fehlermeldung.
Die Verwendung von Wildcards bei der Nummer ist erlaubt. In diesem Fall
erscheint ein Fenster, aus dem Sie wie üblich das gewünschte Formular auswählen können. In der Liste werden die Beleg- und Kundennummer, das
Datum und die Belegart angezeigt. Rech bedeutet, daß das Formular eine
Rechnung ist.
In gleicher Weise bedeuten Lief Lieferschein, Gut Gutschrift und Ang Angebot.
Wenn Sie sehr viele gespeicherte Formulare haben dann können Sie alternativ zu F10 auch STRG-F10 verwenden. Diese Tastenkombination bewirkt
das gleiche wie F10 mit dem Unterschied, daß Sie hier die Belegart sowie
zusätzlich die Kundennummer eingeben können. Es werden dann also nur
die Belege des betreffenden Kunden angezeigt.
Auch hier wählen Sie zunächst zwischen Kopieren und Ändern eines Belegs. Anschließend können sie die Belegart angeben. Alle biete alle Belegarten zur Auswahl an, Rechnungen nur alle Rechnungen, usw.
Als letzte Eingabe geben Sie nun noch die Kundennummer des Kunden ein,
dessen Belege angezeigt werden sollen. Die aktuelle Kundennummer wird
dabei vorgeschlagen und kann einfach mit RETURN bestätigt werden.
Durch Eingabe einer anderen Kundennummer können Sie auch die Belege
eines anderen Kunden zur Auswahl anzeigen lassen.
Im Feld Bezeichnung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können hier
ganz normalen Text eintragen, der auch genau so in der Rechnung erscheint.
Wenn die Länge der Eingabezeile kleiner als 14 Zeichen ist und das Feld
mit RETURN verlassen wird, dann nimmt DATKASSE an, daß es sich um
eine Artikelnummer handelt und durchsucht die Lagerdatenbank nach diesem Artikel. Wenn die Suche erfolgreich war, dann setzt das Programm den
Artikel in die Maske ein. Im Falle einer mißglückten Suche gibt
DATKASSE eine Fehlermeldung aus.
Hinweis
Um zu verhindern, daß DATKASSE bei kurzen Texteingaben nach einem
Artikel sucht, verlassen Sie das Feld nicht mit RETURN, sondern mit den
Pfeiltasten oder TAB.
Auch im Feld Bezeichnung können Sie ein Suchmuster (Wildcard) verwenden um den gewünschten Artikel aus Ihrem Lager auszuwählen. In diesem
Fall zeigt DATKASSE Ihnen eine Übersicht über das Lager, in der Sie sich
mit den üblichen Kommandos bewegen und den gewünschten Artikel mit
RETURN auswählen können. Näheres zu Suchmustereingaben erfahren Sie
übrigens auf Seite 35.
Falls die Informationen in dieser Übersichtstabelle nicht ausreichen sollten,
dann zeigt Ihnen ALT-I bei Bedarf den kompletten Lagerdatensatz in seiner
Maske an. Nach einem Tastendruck verschwindet die Anzeige wieder. ESC
bricht die Auswahl ab und bringt Sie zurück in die Rechnungsmaske.
Innerhalb dieser Auswahlmaske können Sie mit F6 auch nach Volltext suchen (siehe auch Seite 105). Geben Sie den Suchbegriff ein (Groß/Kleinschreibung ist nicht relevant). Wenn dieser Begriff irgendwo in den Feldern
Kurzbezeichnung, Bezeichnung 1, Bezeichnung 2 oder Bemerkung steht,
dann springt der Balken zu diesem Datensatz. Mit TAB können Sie zum
nächsten Fundort springen. Die Suche beginnt an der aktuellen Position.
Aus diesem Grund müssen Sie evtl. zuvor mit Pos1 zurück zum Anfang der
Liste springen.
Hinweis
Da für diesen Suchmodus jeder Datensatz komplett gelesen werden muß,
kann die Suche bei großen Datenbanken einige Zeit dauern.
Mit der Tastenkombination ALT-I kann die von DATKASSE verwendete
Indexdatei des Lagers umgeschaltet werden. Sie haben damit die Möglichkeit wahlweise nach der Artikelnummer (Index 0) oder der Kurzbezeichnung (Index 1) zu suchen. Während der Rechnungserstellung kann dabei beliebig umgeschaltet werden, d.h. Sie können abwechselnd nach Artikelnummer und Kurzbezeichnung in der Lagerdatei suchen. Die aktive Indexdatei
wird am oberen Fensterrand angezeigt. Bei einer sehr großen Lagerdatei
muß beim Umschalten mit einer kurzen Wartezeit gerechnet werden. Die
Voreinstellung für den verwendeten Index kann geändert werden, siehe
Seite 211.
Wenn zu einer Rechnungsposition eine Artikelnummer verwendet wurde,
d.h. der Artikel aus dem Lager eingesetzt wurde, wird dies durch das Zeichen # vor dem Rechnungstext angezeigt. So können Sie feststellen welche
Rechnungspositionen später aus dem Lager ausgebucht werden.
Als nächstes Feld erwartet DATKASSE die Eingabe der Stückzahl, wobei
auch Nachkommastellen zulässig sind. Sie können also beispielsweise auch
12,5 Meter eines Kabels verkaufen. In der Maske werden die Nachkommastellen immer angezeigt, in der Rechnung erscheinen diese aber nur wenn
sie ungleich Null sind. Wenn Sie also in der gesamten Rechnung keine
Nachkommastellen verwendet haben, dann erscheinen beim Ausdruck auch
keine. Dies verbessert die Optik des Ausdrucks erheblich.
Nun müssen Sie noch den Einzelpreis eingeben, falls DATKASSE dies
nicht schon erledigt hat.
Hinweis
Währungseingaben werden in DATKASSE in deutscher Form vorgenommen, d.h. mit Dezimalkomma. Ein Tausender-Trennzeichen wird in der
Maske zwar nicht dargestellt, im Formular jedoch gedruckt.
DATKASSE erweitert unvollständige Eingaben gegebenenfalls. Wenn Sie
also als Preis 12 eingeben, dann erweitert das Programm Ihre Eingabe auf
12,-. Genauso wird 2345,3 auf 2345,30 erweitert.
Wenn Sie das Feld Anzahl ausgefüllt haben rechnet DATKASSE den Gesamtpreis automatisch aus. Sie müssen die Eingabe nur noch mit RETURN
bestätigen.
Mehrzeilige Rechnungspositionen sind ebenfalls möglich. Lassen Sie in diesem Fall die anderen Felder leer. Bedingung ist jedoch, daß Anzahl, Einzelund Gesamtpreis in der ersten Zeile der Position stehen.
Während der Eingabe der einzelnen Rechnungspositionen wird in der rechten unteren Ecke der Maske die aktuelle Zwischensumme ständig mitkalkuliert.
Bei mehrseitigen Rechnungen verwenden Sie bitte Bild hoch/runter, um in
die nächste, bzw. vorherige Bildschirmseite zu gelangen. In der rechten oberen Ecke der Maske wird die aktuelle Seite angezeigt. Die Anzeige der Seitennummer ist jedoch nicht mit der späteren Druckseite identisch.
Beim Druck eines Formulars passen im Allgemeinen erheblich mehr Positionen auf eine Seite wie in der Maske. Relevant dafür ist die Variable
zeilen. Bitte lesen Sie dazu im Kapitel des Formulargenerators auf Seite 229
weiter. Der tatsächliche Seitenumbruch wird durch eine weiße Linie
angezeigt. Alle Positionen unterhalb dieser Linie werden auf der folgenden
Seite gedruckt.
Wenn Sie nun alle Rechnungspositionen eingegeben haben, drücken Sie die
Taste F2. Es erscheint eine weitere Maske, in der Sie noch einige zusätzliche Informationen eingeben können.
Versandspesen: Hier können Sie Ihre Versandkosten eingeben. Selbstverständlich können Versandkosten auch als normale Rechungsposition eingegeben werden.
Mit Zusatztext (1 bis 10) können Sie DATKASSE veranlassen eine zusätzliche Textzeile im unteren Drittel der Rechnung zu drucken. Auch hier können Sie durch Eingabe des Wildcardzeichens * den gewünschten Text aus
einem Fenster auswählen. Diese Texte können Sie in den Grundeinstellungen vorbelegen, siehe Seite 209.
Das Feld bezahlt hat folgende Bedeutung: Beim Abspeichern des Vorgangs
wird die Rechnung als bezahlt oder nicht bezahlt gekennzeichnet.
Die Zahlungsbedingungen werden durch eine Zahl zwischen 1 und 10 ausgewählt. Geben Sie das Wildcardzeichen * ein, um die Zahlungsbedingung
aus einem Fenster auszuwählen.
Einen Rabatt auf die gesamte Rechung können im folgenden Feld eingeben,
tragen Sie dazu die Prozentzahl ein.
Das Feld Auftragsdaten wird in die Variable TEXT1 übertragen und kann im
Rechnungsformular an eine beliebige Stelle gedruckt werden (siehe auch
Formulargestaltung auf Seite 229).
Nach Verlassen dieses letzten Feldes mit RETURN oder mit F2 müssen Sie
nun noch die Kassierernummer eingeben.
Mit der folgenden Frage Formular/Umsatz speichern? können Sie entscheiden, ob der Vorgang gespeichert oder nur gedruckt werden soll. Nur wenn
Sie Ja wählen, dann werden alle Daten gespeichert.
Nein sollten Sie also nur auswählen, wenn Sie z.B. einen Lieferschein erstellt haben und genau wissen, daß Sie diesen nicht mehr benötigen werden.
Diese Abfrage kann in den Grundeinstellungen unterdrückt werden. Es werden dann alle Vorgänge immer gespeichert (siehe Seite 206).
DATKASSE überprüft nun, ob eine Rechnung mit der gleichen Nummer bereits gespeichert ist. Wenn dies der Fall ist müssen Sie entscheiden, ob die
gespeicherte Version durch die neue ersetzt werden soll.
Diese Frage müssen Sie immer dann mit ja beantworten, wenn Sie eine gespeicherte Rechnung nochmals geladen und Änderungen vorgenommen haben.
Evtl. können Sie, wenn der Schalter Lagerartikel automatisch ausbuchen
gesetzt ist (siehe Seite 206), nun noch durch Beantwortung der entsprechenden Frage entscheiden, ob die Lageratikel in der alten Rechnung zurückgebucht werden sollen.
Es können maximal 1.500 Formulare gespeichert werden. Wenn diese Zahl
überschritten wird, findet eine automatische Reorganisation statt, bei der
alle Rechnungen, die als bezahlt gekennzeichnet und nicht aus dem aktuellen Jahr sind, in eine Sicherungsdatei exportiert werden. Sollte dies noch
nicht ausreichen, dann werden zusätzlich noch solange alte Formulare (zum
Beispiel Lieferscheine) gelöscht, bis die Anzahl der gespeicherten
Formulare 1.400 unterschritten hat.
Als Folge davon darf die Anzahl der offenen Rechnungen die Zahl 1.000
nicht überschreiten, was im Allgemeinen wohl ausreichen dürfte.
Hinweis
Ausgelagerte Belege können trotzdem mit F10, bzw. STRG-F10 geladen
werden, wenn die Frage Alte Datenbestände durchsuchen ? mit Ja beantwortet wird.
Nach diesen Eingaben müssen Sie als letztes noch die Druckerschnittstelle
und die Kopienanzahl wählen. Danach wird die Rechnung gedruckt.
8.8.1. Weitere Möglichkeiten in der Maske
Innerhalb der Belegerfassungsmaske gibt es noch einige weitere Möglichkeiten.
Mit F7 ist es möglich eine Rechnungsposition zu kopieren. Die folgende
Zeile wird dabei überschrieben.
F8 löscht eine Rechnungszeile vollständig und schiebt die restlichen Positionen nach.
Mit F9 können Sie eine Leerzeile einfügen. Dabei wird bei Bedarf auch ein
Seitenumbruch durchgeführt.
Die Taste F5 schaltet die aktive Preisgruppe um. Zur Auswahl stehen EKPreis und VK1 bis VK3 sowie Kunden-VK entsprechend den jeweiligen Feldern in der Lagermaske.
Wenn der Cursor sich im Feld Einzelpreis befindet, können Sie die Preisgruppe für diesen einen Artikel auswählen. Dabei werden die Preise direkt
im Menü angezeigt.
Befindet sich der Cursor in einem anderen Feld, wird die Preisgruppe global, d.h. für alle folgenden Artikeleingaben umgeschaltet. Dies wird in der
oberen rechten Ecke der Maske angezeigt. Voreingestellt ist die Preisgruppe, die Sie beim Anlegen eines Kunden im Feld Preisgruppe der Kundendatenbank eingegeben haben.
Alle folgenden Artikel erhalten die voreingestellte Preisgruppe beim Einsetzen in die Maske. Selbstverständlich können auch hier alle Vorgaben überschrieben werden.
Hinweis
Eine Preisgruppenauswahl für einen bestimmten Artikel ist natürlich nur
möglich, wenn eine Rechnungsposition über eine Artikelnummer eingesetzt
wurde.
Unabhängig von oben genannten Funktionen zum Speichern eines Formulars speichert DATKASSE auch beim Abbruch der Funktion den Inhalt der
letzten Maskeneingabe ab. Mit F6 kann dieser Inhalt wieder in die Maske
geladen werden.
So können Sie kurzfristig auch einmal die Rechnungsmaske verlassen, ohne
daß die bereits gemachten Eingaben verloren sind.
An jeder Stelle können Sie den Vorgang mit ESC abbrechen. Dabei erfolgt
eine Sicherheitsabfrage.
Wenn Sie bereits in der zweiten Maske, d.h. beim Eingeben der zusätzlichen
Daten sind, dann kehrt das Programm nach ESC zuerst in die Hauptmaske
zurück. Damit ist es möglich, z.B. nochmals Ergänzungen oder Änderungen
vorzunehmen, bevor der Vorgang abgeschlossen wird.
Mit der Tastenkombination STRG-R können bei der Belegerfassung einzelne Positionen vom Gesamtrabatt (siehe Maske Zusätze) ausgenommen
werden. Angezeigt wird dies durch ein N zwischen Positionsnummer und
Bezeichnung. Mit der gleichen Tastenkombination kann die Markierung
auch wieder aufgehoben werden. Beim Ausdruck erscheint in der betreffenden Zeile ebenfalls ein N.
Wenn Sie diese Option benutzen, dann sollten Sie in den Formularen einen
entsprechenden Hinweis für Ihre Kunden über die Bedeutung des N als
festen Text aufnehmen.
8.8.2. Angebot
Bei der Eingabe eines Angebotes gehen Sie analog zur Rechnungserstellung
vor.
8.8.3. Lieferschein
Bei der Eingabe eines Lieferscheins gehen Sie analog zur Rechnungserstellung vor.
In den Grundeinstellungen können Sie festlegen, ob bei Lieferscheinen eine
Preiseingabe möglich sein soll (siehe Seite 207).
8.8.4. Gutschrift
Auch hier ist die Bedienung analog zur Rechnung mit dem wesentlichen
Unterschied, daß der Wert einer Gutschrift negativ vorbelegt ist. Aus diesem
Grund dürfen Sie hier kein Minuszeichen bei den Beträgen eingeben.
8.8.5. Sammelrechnung
Diese Menüoption ermöglicht Ihnen das Erstellen von Sammelrechnungen.
Verwenden können Sie Sammelrechnungen zum Beispiel bei der Abwicklung von Teillieferungen. Es können bis zu 500 Sammelrechnungen gleichzeitig geöffnet werden. Bitte beachten Sie auch die Hinweise auf Seite 156.
Nach Auswahl der Option wählen sie aus einem Menü mit den vorhandenen
Sammelrechnungen die Rechnung aus, die Sie bearbeiten wollen. Angezeigt
wird die Rechnungs- und Kundennummer, der Kurzname des Kunden (evtl.
gekürzt) und das Anlegedatum der Sammelrechnung.
Mit dem ersten Auswahlpunkt Neu anlegen wird eine neue Sammelrechnung
geöffnet. Diese bekommt die nächste laufende Rechnungsnummer.
Selbstverständlich können Sie diese Vorgabe überschreiben. Wenn bereits
Sammelrechnungen gespeichert sind, steht der Balken auf der ersten
Sammelrechnung des Kunden, der sich gerade in der Maske befindet, sofern
zu diesem Kunden eine Rechnung vorhanden ist. In diesem Fall brauchen
Sie nur noch RETURN zu drücken und die Sammelrechnung wird geladen.
Die nun erscheinende Maske ist die gleiche wie bei einer normalen
Rechnung. Auch die Bedienung unterscheidet sich nicht wesentlich. Sie
können also auch hier freien Text eingeben oder Lagerartikel einsetzen
lassen.
Wenn bereits Daten in dieser Sammelrechnung erfaßt wurden, d.h. wenn Sie
diese zum zweiten oder weiteren Mal bearbeiten, dann erscheinen alle bisher erfaßten Daten in einer anderen Farbe und der Cursor wird auf die
nächste freie Zeile positioniert. Dies dient als Hilfe, damit Sie die neu
eingebenen Daten von den bereits vorhandenen unterscheiden können.
Beim Speichern der Sammelrechnung mit F2 können Sie nun wählen, ob
diese abgeschlossen, d.h. gedruckt oder nur gespeichert werden soll. Wenn
Sie die Frage mit Nein beantworten, dann druckt DATKASSE einen Lieferschein zu den neu eingegeben Daten (und nur zu diesen). In der folgenden
kleinen Maske können Sie wie üblich einen Zusatztext auswählen und Auftragsdaten eingeben.
Wenn Sie mit Ja antworten, dann wird die Sammelrechnung in eine normale
Rechung gewandelt. Sie erhalten die große Eingabemaske mit den Feldern
Rabatt, Bezahlt, usw.. Erst nach dem Speichern dieser Rechnung werden die
Daten zum Beispiel auch in die offenen Posten übernommen. Vorher werden keine Umsätze oder Daten gespeichert.
Abschließend wird die Sammelrechnung als solche gelöscht. Natürlich können Sie diese trotzdem nachträglich bearbeiten, wie das auch bei einer normalen Rechnung möglich ist. Lediglich im Menü der Sammelrechnungen
erscheint sie ab diesem Zeitpunkt nicht mehr, da sie ja abgeschlossen wurde.
8.8.6. Auftragsbestätigung
Mit dieser Option können Sie eine Auftragsbestätigung schreiben. Die Bedienung ist identisch zu den vorangegangenen Funktionen wie Rechnung,
Lieferschein, usw..
Selbstverständlich können Sie auch hier die eingegebenen Daten zwischen
den Formularen austauschen. Beispielsweise kann eine Auftragsbestätigung
in das Rechnungsformular geladen werden.
8.8.7. Gespeicherte Belege
In diesem Menü sind Funktionen zusammengefaßt mit deren Hilfe alle zu
diesem Kunden gespeicherten Belege angezeigt werden können.
Dies betrifft jedoch nur Rechnungen, Lieferscheine, usw. Mit KASSE.EXE
erstellte Bons werden nicht dauerhaft gespeichert.
Bitte wählen Sie aus dem nun erscheinenden Menü den Vorgangstyp aus.
Danach werden alle Vorgänge des ausgwählten Typs in einer Liste angezeigt. Bei Rechnungen wird zusätzlich der Gesamtumsatz und der Umsatz in
den letzten drei Monaten berechnet.
In der Liste werden Belegnummer, Datum und Betrag angezeigt. Außerdem
sehen Sie in diesem Fenster noch ob die Rechnung noch offen oder bereits
bezahlt ist. Auf einem Farbmonitor werden offene Rechnungen in rot dargestellt.
Nach Auswahl einer Rechnung mit den Pfeiltasten und RETURN können
Sie wählen ob die Rechnung gedruckt werden soll oder nur auf dem Bildschirm angezeigt wird. Mit ESC gelangen Sie wieder zurück in die Liste.
Mit ALT-I können Sie eine zusätzliche Anzeige aktivieren, die jeweils die
erste Positionszeile des gerade ausgewählten Belegs anzeigt. Auf langsamen
Systemen oder im Netzwerk kann es dabei zu Verzögerungen kommen.
8.8.8. Fax
Näheres hierzu finden Sie in der Doku-Datei FAX.DOK. Sie können diese
Datei vom Menü SYSTEM/DOKU-Dateien anzeigen lassen.
Diese Funktion steht nicht in allen Programmversionen zur Verfügung.
8.8.9. Brief
Näheres hierzu finden Sie in der Doku-Datei BRIEF.DOK. Sie können diese
Datei vom Menü SYSTEM/DOKU-Dateien anzeigen lassen.
Diese Funktion steht nicht in allen Programmversionen zur Verfügung.
8.8.10. Formular-Übernahme
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie auf einfache Weise Formulare eines
bestimmten Typs in eine andere Formularart kopieren.
Typische Anwendungen sind z.B. ein Lieferschein zur Rechnung, ein Angebot in eine Rechnung kopieren, usw.
Wählen Sie einfach die gewünschte Funktion aus. DATKASSE zeigt Ihnen
anschließend alle Belege der selektierten Formularart an.
Nun müssen Sie nur noch das gewünschte Formular aus der Liste mit den
Pfeiltasten und RETURN auswählen. Das Programm öffnet die Beleg-Eingabemaske und lädt das selektierte Formular. Ab diesem Zeitpunkt besteht
kein Unterschied mehr in der Bedienung wie beim Erstellen eines neuen Belegs.
8.9. Das Pulldown-Menü Datei
In diesem Menü stehen verschiedene Dateioperationen zur Verfügung. Sie
können Dateien editieren, drucken, kopieren, usw..
Bei allen Optionen in diesem Menü müssen Sie einen Dateinamen eingeben.
Die Eingabe kann das Wildcard-Zeichen * enthalten. In diesem Fall erscheint die Verzeichnisauswahlliste und Sie können die gewünschte Datei
mit den Pfeiltasten und RETURN auswählen.
8.9.1. Editieren
Nach Auswahl dieser Option können Sie einen Dateinamen eingeben, der
dem in Verschiedenes/Dateinamen eingestellten Editor übergeben wird
(siehe Seite 61).
8.9.2. Textverarbeitung
Hier gilt das gleiche wie bei Editieren, nur daß hier die eingestellte Textverarbeitung gestartet wird.
An den Dateinamen können Sie noch weitere Optionen anhängen, genau so
als würde die Eingabe von DOS aus erfolgen.
8.9.3. Löschen
Mit Hilfe dieser Option können Sie Dateien löschen. Die Eingabe von
*.TXT löscht nicht alle Dateien mit der Endung .TXT sondern bietet
diese Dateien lediglich zum Löschen an.
8.9.4. Umbenennen
Mit dieser Option können Sie Dateien umbenennen. Die Quelldatei können
Sie, wenn Sie einen Wildcard beim Dateinamen angegeben haben, aus der
Verzeichnis-Box auswählen. Die Zieldatei muß als Text eingegeben werden.
8.9.5. Kopieren
Hiermit ist es möglich Dateien zu kopieren. Die Bedienung geschieht analog
zu den oberen Optionen.
8.9.6. Drucken
Hiermit es es möglich Dateien zu drucken. Die Bedienung geschieht analog
zu den oberen Optionen. Abschließend müssen Sie noch die Drukkerschnittstelle wählen.
8.9.7. Anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie Textdateien ansehen. Die Bedienung geschieht analog zu den oberen Optionen.
8.10. Das Pulldown-Menü Zusätze
In diesem Menü sind verschiedene Verwaltungs- und Auswertungs-Funktionen zusammengefaßt.
8.10.1. Passwort-Verwaltung
Mit Hilfe dieser Funktion werden die Kassierer verwaltet.
Bei einigen Optionen müssen Sie das Systempasswort eingeben. Die Grundeinstellung für das Systempasswort ist Kasse. Bitte beachten Sie, daß Groß-/Kleinschreibung bei der Eingabe relevant ist.
Wenn Sie das Systempasswort vergessen haben sollten, dann setzen Sie sich
bitte mit uns in Verbindung.
Es können maximal 40 Benutzer verwaltet werden.
Wichtiger Hinweis
Nach 3 falschen Passworteingaben wird das System gesichert. Es können dann
keine Passwort-geschützten Funktionen mehr ausgeführt werden. Die Sperre
kann durch Eingabe des Systempasswortes in der Option Systemsperre aufheben gelöst werden.
8.10.1.1. Systempasswort ändern
Mit dieser Funktion kann das Systempasswort geändert werden. Geben Sie das
alte und das neue Passwort ein.
Achtung: Achten Sie genau auf die Schreibweise des neuen Passwortes. Die
Änderung ist unwiderruflich gespeichert.
8.10.1.2. Benutzer erfassen/ändern
Mit dieser Option verwalten Sie die Benutzer (Kasssierer) des Kassensystems.
In der folgenden Tabelle tragen Sie bis zu 40 Kassierer-Namen und jeweils ein
zugehöriges Passwort ein.
Mit den Tasten F9 und F8 können Sie Zeilen in die Tabelle einfügen, bzw. Löschen. Gespeichert werden die Eingaben wie üblich mit F2.
8.10.1.3. Benutzerliste drucken
Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird eine Benutzerliste gedruckt.
8.10.1.4. Systemsperre aufheben
Eine aktivierte Systemsperre (nach 3 falschen Passworteingaben) kann mit dieser Option aufgehoben werden. Geben Sie dazu das Systempasswort ein.
8.10.1.5. Passwortprüfung ein/aus
Mit dieser Funktion kann die Passwortprüfung ein- und ausgeschaltet werden.
Bei ausgeschalteter Prüfung wird nur noch die Kassierer-Nummer abgefragt.
8.10.2. Monatsabschluß
Diese Funktion druckt, bzw. zeigt nach Auswahl von Monat und Jahr einen Monatsabschluß. Abgerechnete Tagesabschlüsse bleiben gespeichert. Der Monatsabschluß kann aus diesem Grund beliebig oft wiederholt werden (auch für zurückliegende Monate). Für die Speicherung der Abschlüsse verwendet das Programm das Verzeichnis ABS.
8.10.2.1. Monatsabschluß in der Netzwerk-Version
In der Netzwerk-Version von DATKASSE können Sie die Monatssummen für
jede Kasse getrennt oder für alle gemeinsam ausdrucken.
In der Auswahlmaske für die Kassen können Sie sehen, ob eine Kasse in dem
ausgewählten Zeitraum Umsätze erzeugt hat. In diesem Fall wird hinter dem
Text [*] angezeigt. Hat eine Kasse keine Umsätze in diesem Zeitraum produziert, dann wird dies durch [ ] in der Maske dargestellt.
8.10.3. Storno-Protokoll
Das Programm KASSE.EXE speichert alle Belegstornierungen zusammen
mit dem Benutzer, der die Stornierung vorgenommen hat. Das Protokoll
kann mit dieser Funktion eingesehen oder gedruckt werden. Nach Aufruf der
Option müssen Sie das Systempasswort eingeben.
Das Protokoll enthält die Belegnummer, Datum und Uhrzeit der Belegerstellung, die Belegsumme und alle Artikeldaten des Belegs.
Nachdem Sie die Datei ausgedruckt haben können Sie entscheiden, ob die
Stornodaten nun gelöscht werden können. Diese Frage sollten Sie mit Ja beantworten, da die Speicherung rein sequentiell erfolgt. Beim nächsten Ausdruck erscheinen deshalb die alten Daten nochmals, wenn sie nicht gelöscht
wurden.
8.10.4. Warengruppen-Eingabe
In dieser Maske geben Sie die Bezeichungen für die einzelnen Warengruppen ein. Sie können bis zu 299 Warengruppen anlegen. Die Nummer
entspricht der Eingabe in der Artikelstamm-Maske im Felc WG. Übrigens
können Sie durch Eingabe eines * in diesem Feld die Warengruppe bequem
aus den angelegten WG`s auswählen.
8.10.5. Inventurdaten einlesen (AVIA)
Mit dieser Programmfunktion werden Artikel-Inventurdaten des Inventursystems AVIA zum PC übertragen und dort verarbeitet. Näheres zu AVIA
siehe Seite 292.
Vor dem Ausführen dieser Funktion machen Sie unbedingt bitte eine Datensicherung !
Beantworten Sie die Fragen jeweils mit Ja. Die gescannten Bestandsdaten
werden zum PC übertragen und dann gleich verarbeitet.
8.10.5.1. Inventur mit dem PDx10 (AVIA)
Das PDx10 muß in diesem Fall die IST-Bestände enthalten. Scannen Sie
also nacheinander Ihre Waren im Laden und/oder Lager und geben Sie den
IST-Bestand in das PDx10 ein.
Anschließend führen Sie die obige Funktion aus. Die Daten werden zum PC
übertragen und der IST-Bestand in der Artikeldatenbank wird entsprechend
korrigiert.
Nach der Datenübernahme können Sie das Protokoll ansehen oder drucken.
Es enthält das Datum, die Uhrzeit, Art.Nr. und Kurzbezeichnung, den alten
und neuen Bestand sowie die Differenz (Fehlbestand). Als weitere Information wird der EK-Preis sowie die Wertdifferenz pro Artikel in DM ausgedruckt.
Am Ende der Liste gibt das Programm die Summe der Wertdifferenzen aus.
Falls Sie die Inventur in mehreren Etappen durchführen, dann müssen Sie
natürlich die einzelnen Listen addieren.
Die Druckdatei des Protokolls INVPROT.TXT bleibt im Arbeitsverzeichnis von DATKASSE stehen und kann jederzeit erneut ausgedruckt werden.
Falls Sie mehrere Druchgänge ausführen, ist jedoch immer nur die letzte
Druckdatei vorhanden. Sichern Sie gegebenenfalls die Dateien auf eine
Diskette.
DATKASSE legt außerdem eine Protokolldatei im Textformat an, die folgenden Aufbau hat:
Datum@Uhrzeit@Art.Nr.@Kurzbez.@Alter Bestand@Neuer Bestand@Differenz@
EK-Preis@Wert-Differenz
Das Trennzeichen @ hat den ASCII-Code 64. Diese Datei kann mit einem
anderen Programm weiterverarbeitet werden (beispielsweise Excel).
8.10.6. Statistik
Dieser Menüpunkt verzweigt in die Statistikfunktionen von DATKASSE.
Damit überhaupt Statistikdaten gespeichert werden, muß im Programm
KASSE.EXE im Menü Setup/Grundeinst.2 der Schalter Statistikdaten speichern auf Ja gesetzt sein.
Hinweis
Bitte beachten Sie, daß Statistikdaten erst bei einem Tagesabschluß gespeichert werden. Eine Auswertung für den aktuellen Tag ist also erst nach dem
Abschluß möglich.
Außerdem muß an jedem Tag ein Abschluß gemacht und die abschließende
Frage beim Abschluß (Alle Umsatzdaten werden verarbeitet und dann gelöscht. Ausführen ?) mit Ja beantwortet werden, da ansonsten eine Verfälschung der Daten bei tagesgenauer Eingabe eintritt.
8.10.7. Tagesumsatz (0 - 24 Uhr)
Diese Funktion berechnet die Umsatzverteilung über die 24 Stunden eines
bestimmten Wochentages und gibt diese grafisch als Balken- oder Liniendiagramm aus.
8.10.8. Wochenumsatz (Sonntag - Samstag)
Diese Funktion berechnet die Umsatzverteilung über die 7 Wochentage und
gibt diese grafisch als Balken- oder Liniendiagramm aus.
8.10.9. Umsatzdaten zurücksetzen
Diese Funktion setzt die gespeicherten Durchschnittswerte für die beiden ersten (und nur für diese !) Funktionen in diesem Menü auf 0 zurück.
Wenn Sie diese Funktion nicht benutzen, dann berechnet das Programm die
jeweiligen Durchschnittswerte seit Beginn der Speicherung.
Sinnvoll kann diese Funktion z.B. sein, um saisonbedingte Umsatzunterschiede darzustellen.
8.10.10. Artikelstatistik
Diese Funktion erstellt eine Umsatzliste aller Artikel. Sie können den Zeitraum beliebig eingrenzen (z.B. Monat, Quartal oder Jahr, auch tagesgenaue
Eingabe ist möglich). Durch Verwendung von Wildcard-Zeichen ist es ausserdem möglich den Artikelbereich einzugrenzen. Näheres zu Wildcards
siehe Seite 35.
Die Sortierung kann wahlweise nach der Artikelnummer, dem Umsatz und
der Anzahl sowohl auf- wie auch absteigend erfolgen. Wählen Sie den Zeitraum und die Sortierung. Nach der Berechnung können Sie das Ergebnis wie
üblich drucken oder auch nur ansehen.
Hinweis
Diese Funktion muß sämtliche gespeicherten Umsatzdaten lesen, um das gewünschte Ergebnis zu berechnen. Dies kann je nach Datenbestand einige Sekunden oder auch etliche Minuten dauern. Werden Sie also bitte nicht ungeduldig. Der Fortgang der Verarbeitung wird ständig angezeigt.
8.10.11. Renner
Diese Funktion erstellt eine Liste der gut laufenden Artikel (die Renner).
Auch hier können Sie eine Eingrenzung des Zeitraums vornehmen sowie die
Anzahl der mindestens verkauften Exemplare angeben. Die Eingabe von
100 würde nur die Artikel in die Liste aufnehmen, die im vorgegebenen
Zeitraum mindestens 100 mal verkauft wurden.
8.10.12. Penner
Diese Funktion erstellt eine Liste der schlecht laufenden Artikel (die Penner). Auch hier können Sie eine Eingrenzung des Zeitraums vornehmen sowie die Anzahl der verkauften Exemplare angeben. Die Eingabe von 5
würde nur die Artikel in die Liste aufnehmen, die im vorgegebenen Zeitraum höchstens 5 mal verkauft wurden.
Durch Eingabe von 0 finden Sie die toten Artikel heraus.
8.10.13. Warengruppen
Diese Funktion erstellt eine Liste der Warengruppen-Umsätze in einem vorgegebenen Zeitraum.
8.10.14. Kassierer (Einzelposten/Gesamt)
Diese Funktion erstellt eine Liste der Kassierer-Umsätze in einem vorgegebenen Zeitraum. Dabei kann zwischen dem Gesamt-Umsatz und einer Einzelauflistung gewählt werden. Die Einzelauflistung enthält sämtliche von
diesem Kassierer verkauften Artikel. Dies kann beispielsweise für Kontrollzwecke eingesetzt werden.
8.10.15. Lagerdaten - ASCII-Export
Mit dieser Option können Sie Ihre Lagerdaten in eine ASCII-Datei exportieren. Diese Funktion ist als Ergänzung zu den Standard-Export-Funktionen
zu sehen, die in dieser Beziehung leistungsfähiger sind (siehe Seite 117).
Aus diesem Grund sollten Sie beim Datenim- und Export vorzugsweise
diese Standardfunktionen verwenden.
Geben Sie den Namen der Ausgabedatei ein und wählen Sie das Feld-Trennzeichen. Übliche Eingaben sind 44 (Komma) oder 9 (TAB).
Anschließend können Sie noch wählen, ob die Ausgabedatei in den Windows-Zeichensatz konvertiert werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn die Datei
später mit einem Windows-Programm (z.B. ein Etiketten-Druckprogramm)
weiterverarbeitet werden soll.
Die Feldreihenfolge wird in der Datei LAGEREXP.CNF festgelegt, die mit
jedem ASCII-Editor bearbeitet werden kann. Näheres dazu finden Sie in den
Kommentaren in dieser Datei.
8.10.16. Lagerdaten - ASCII-Import
Diese Option funktioniert analog zur vorher erklärten, nur in umgekehrter
Richtung, d.h. die ASCII-Datei wird in das Lager eingelesen.
Auch hier werden die Daten in gleicher Weise wie bei den Standard-Importfunktionen (siehe Seite 117) abgeglichen, d.h. neue Datensätze werden
angehängt, bei vorhandenen werden nur die auf Seite 117 beschriebenen
Felder durch die eingelesenen Daten verändert.
Diese Funktion ist als Ergänzung zu den Standard-Export-Funktionen zu sehen, die in dieser Beziehung leistungsfähiger sind. Aus diesem Grund sollten Sie beim Datenim- und Export vorzugsweise diese Standardfunktionen
verwenden.
Hinweis
Da diese Funktion ohne Index arbeitet sollte unbedingt ein Festplattencache
installiert sein. Trotzdem kann die Funktion sehr lange laufen (bei großen
Datenbeständen bis zu einigen Stunden).
8.10.17. Bonus-Liste
Diese Funktion ist für jährliche Werbeschreiben vorgesehen, bei denen den
Kunden ein umsatzabhängiger Bonus gewährt wird. Bitte beachten Sie auch
die Einstellungen Kauf mit Kundenkarte auf Seite 70.
Eine vollständige Erklärung dieser Funktion finden Sie in der Datei BONUS.DOK im Verzeichnis DOKU. Sie können diese Datei im Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drucken.
8.10.18. Rückstände
Eine Erklärung zu der integrierten Rückstandsverwaltung finden Sie in der
Datei RUECKST.DOK im Verzeichnis DOKU. Sie können diese Datei im
Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drukken.
8.10.19. Lagerbewegungsdatei verarbeiten
Bei der Filialversion von DATKASSE können die einzelnen Kassen in den
Filialen Lagerbewegungsdateien erzeugen, die dann per Diskette oder DFÜ
in die Zentrale überspielt werden.
Mit dieser Funktion kann eine Lagerbewegungsdatei in DATKASSE eingelesen und verarbeitet werden. Die Verkäufe der Filiale werden dabei vom
DATKASSE-Lager abgebucht.
8.10.20. Lieferanten-Diskette einlesen
Mit diesem Menüpunkt können Sie eine Lieferantendiskette für den Zugriff
mit KASSE.EXE vorbereiten. Näheres dazu finden Sie im Kapitel über die
Extern-Datenbanken finden auf Seite 257.
8.10.21. Tagesabschlüsse
Mit dieser Programmfunktionen können Sie sich alle Tagesabschlüsse ansehen, die mit KASSE.EXE erstellt wurden. Gespeichert wird jeweils die
Druckdatei des Journals.
Die Speicherung erfolgt fortlaufend, d.h., jeder jemals gemachte Tagesabschluß kann mit dieser Funktion angesehen werden.
DATKASSE.EXE zeigt Ihnen eine absteigend sortierte Liste aller Tagesabschlüsse an. Die neuesten Abschlüsse befinden sich demnach ganz oben in
der Liste.
Wählen Sie den gewünschten Abschluß mit den Pfeiltasten aus und drücken
Sie RETURN. Die betreffende Druckdatei wird dann auf dem Bildschirm
angezeigt. In dieser Anzeige können Sie sich mit den üblichen Tasten bewegen. Mit ESC verlassen Sie die Anzeige wieder.
In der Liste der Abschlüsse werden möglichweise bei einigen Einträgen 3
blinkende Ausrufezeichen angezeigt. Dies ist ein Hinweis darauf, daß an
diesem Tag mehrere Abschlüsse durchgeführt wurden. Achten Sie in diesem
Zusammenhang auch auf die Uhrzeit in der Liste.
Die Ausrufezeichen sind möglicherweise ein Hinweis darauf, daß ein Angestellter während des Tages bereits einen Abschluß durchgeführt hat und damit evtl. einen Betrugsversuch begeht.
Nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt mit uns auf, um bei einem Betrugsverdacht weitere Informationen von uns zu erhalten.
8.10.22. Getränkemarkt-Funktionen
Dieses Auswahlmenü enthält verschiedene Funktionen für den Einsatz von
DATKASSE in einem Getränkemarkt.
In erster Linie betrifft dies die Verwaltung des Leergutes.
In dieser Datenbank werden die Artikelnummern und -Bezeichnungen für die Leergut-Artikel verwaltet.
Sie können bis zu 300 Leergut-Artikel anlegen. Da üblicherweise ein bestimmtes Leergut für eine ganze Reihe von Getränke-Artikeln identisch ist,
haben wir die Leergut-Verwaltung von der Artikeldatenbank entkoppelt.
8.10.22.1. Datenbank + Bestände
Sie ordnen allen in Ihrem Markt durchlaufenden Leergütern eine der
(kurzen) Artikelnummern zu, die Sie am linken Rand der Maske sehen (z.B.
3 und 3E). Geben Sie außerdem den Wert des Leergutes und eine
Bezeichnung ein (z.B. 12x0,75l Limo, Wert 6,60 DM).
Als letzte Information benötigt das Programm die Anzahl der Flaschen pro
Leergut. Einzelflaschen zu einem Leergut werden vom Programm jeweils
mit den Zusatz E verwaltet. Für jeden kompletten Träger geben Sie also in
der Folgezeile die Einzelflasche ein (z.B. 3 ist der Träger 3E die
dazugehörige Einzelflasche).
An dem E erkennt DATKASSE die Zusammengehörigkeit der beiden
Leergutartikel und kann diese bei Bedarf automatisch umbuchen.
Beim Eingeben eines zurückkommenden Leergutes müssen Sie dann nur die
kurze Artikelnummer sowie die Anzahl eingeben.
Die Eingaben werden wie üblich mit F2 gespeichert.
In dieser Datenbank werden außerdem auch Bestände des Leergutes
gespeichert. Sie können damit auch eine manuelle Korrektur der Bestände
vornehmen.
8.10.22.2. Bestände ausbuchen
Diese Maske arbeitet
analog zur Erfassung von
hereinkommendem Leergut im Programm KASSE.EXE mit dem Unterschied, daß nun das
Leergut vom Bestand abgezogen wird.
Wenn also ein Lieferant
Leergut bei Ihnen abholt,
dann verwenden Sie
diese Funktion, um den Bestand zu korrigieren.
Nach Bestätigen von F2 werden die eingegebenen Mengen ausgebucht.
Anschließend können Sie ein kurzes Protokoll dieser Aktion drucken lassen.
Auch in dieser Maske können Sie selbstverständlich Wildcardzeichen
verwenden. Geben Sie z.B. einfach einen Stern ein und drücken Sie
RETURN. Nun können Sie den gewünschten Leergutartikel aus einer Liste
auswählen.
8.10.22.3. Einzelflaschen->Träger umbuchen
Nach Auswahl dieser Programmfunktion bucht das Programm alle
Einzelflaschen (alle Leergut-Artikel mit dem Kennzeichen E, z.B. 3E) in die
zugehörigen Träger um. Dabei wird die Information der Flaschenanzahl
genutzt.
Beispiel:
Der Artikel Nr. 2 ist ein Träger mit 12 x 1 Liter Cola, die Einzelflasche hat
demnach die Nummer 2E.
Ein Bestand von 187 Einzelflaschen wird in 15 Träger umgebucht, der Rest
von 7 Flaschen verbleibt auf der Artikelnummer 2E. Der Bestand der
Artikelnummer 2 ist anschließend um 15 Stück erhöht.
Dieser Vorgang wird in einem Durchgang für alle Artikel durchgeführt.
8.10.22.4. Leergutliste drucken
Mit dieser Programmoption können Sie eine Liste des gesamten
Leergutbestandes drucken.
8.10.22.5. Alle Bestände auf 0 setzen
Nach Auswahl dieser Funktion und bestätigen der Sicherheitsabfrage
werden alle Leergutbestände auf 0 gesetzt.
8.10.22.6. Protokoll einsehen/drucken
DATKASSE protokolliert sämtliche Aktionen in Verbindung mit Leergut
ausführlich. Dies betrifft auch das Programm KASSE.EXE, wenn Leergut
angenommen wird.
Mit dieser Funktion können Sie sich das Protokoll ansehen oder es
ausdrucken. Wählen Sie zuvor den Datumsbereich, der Sie interessiert.
8.11. Das Pulldown-Menü Verschiedenes
Im Pulldown-Menü Verschiedenes sind alle Grundeinstellungen von DATKASSE untergebracht. Auch der Maskengenerator, die Datenbankstatistik
und weitere Funktionen können hier aufgerufen werden.
8.11.1. Handbuch
Die Handbuchfunktion enthält das komplette Handbuch nach Kapiteln sortiert. Außer über das Menü können Sie das Online-Handbuch zu jedem Zeitpunkt auch durch Eingabe von ALT-F1 aufrufen.
In dem nun erscheinenden Popupmenü müssen Sie das gewünschte Kapitel
auswählen. Mit Hilfe der Pfeiltasten und den Tasten Seite hoch/runter sowie Pos1 und Ende können Sie sich beliebig im Text bewegen.
8.11.2. Dateinamen/Pfade
Bei Aufruf dieser Funktion erscheint ein Menü, in dem die Dateinamen und
Pfade der Hilfsdateien von DATKASSE eingetragen werden können. Die
Eintragungen können mit den üblichen Tasten editiert werden.
Wenn Sie die Änderungen dauerhaft speichern wollen, dann müssen Sie die
Maske mit F2 verlassen. ESC bricht die Eingabe ohne Speichern ab.
Interessant ist beispielsweise das Feld Editor. Hier können Sie den Namen eines
Dateieditors eintragen, den DATKASSE dann zum Bearbeiten von Dateien
aufruft.
Dafür kann beispielsweise der Editor von MS-DOS verwendet werden. In einem
System mit MS-DOS ab Version 5.0 tragen Sie dann bitte in diesem Feld ein :
C:\DOS\EDIT.COM
Wenn Sie Windows95 verwenden, dann muß hier folgendes eingetragen
werden:
C:\WINDOWS\COMMAND\EDIT.COM
8.11.3. Grundeinstellungen
Bei dieser Funktion erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie die Vorauswahl
der Grundeinstellungen, die Sie verändern wollen, treffen müssen.
8.11.3.1. Verschiedenes
Dateiliste sortieren
Dieser Schalter beeinflußt die Sortierung der Dateien bei einer Dateiauswahl, z.B. wenn ein Listenformular ausgewählt werden soll.
Normalerweise ist es günstig, eine sortierte Liste auszugeben, da in diesem
Fall eine bessere Übersicht gegeben ist. Wenn Sie jedoch lieber die Liste
wie im DOS-Verzeichnis sehen wollen, dann schalten Sie diesen Schalter
aus.
Mausbedienung
Mit diesem Schalter können Sie wählen ob eine vorhandene Maus benutzt
werden kann oder nicht. Wird der Schalter ausgeschaltet, dann wird der
Mauszeiger unsichtbar gemacht und Sie können die Maus nicht mehr benutzen. Wenn DATKASSE keinen Maustreiber erkennt, dann ist das Einschalten ohne Wirkung. Im Programm KASSE.EXE ist keine Mausbedienung
möglich.
Rasterhintergrund
Mit diesem Schalter können Sie wählen, ob die Menüoberfläche mit dem
Rasterhintergrund dargestellt werden soll oder nicht. Dies ist in erster Linie
wohl Geschmackssache.
Farben ein/aus
Hiermit können Sie entscheiden, ob DATKASSE Farben benutzen soll oder
nicht. Farbige Darstellung ist natürlich nur auf einem Farbmonitor möglich.
Wenn Sie eine Herkules- oder MDA-Karte verwenden bleibt, dann das Einschalten ohne Wirkung.
Auf einer Farbgrafikkarte (CGA,EGA,VGA) ist es jedoch möglich auf monochrome Darstellung umzuschalten. Sinnvoll ist dies beispielsweise auf einigen Laptops.
Siehe auch Kommandozeilenparameter /MONO.
Schriftartwahl vor Druck
Wenn Sie diesen Schalter benutzen, dann fragt DATKASSE vor jedem Formulardruck nach der gewünschten Schriftart.
Dies sollte jedoch nur im Notfall benutzt werden. Besser ist die Anpassung der Formulare.
Prüfe auf doppelten Index 1 und 2
Hier können Sie entscheiden, welche Felder von DATKASSE auf Doppelvergabe geprüft werden sollen. Sie können kein Feld, eins oder zwei Felder
eingeben.
Die Möglichkeit gar keine Überprüfung einzustellen sollten Sie nur in Notfällen benutzen. Zwar können durch die Doppelvergabe keine Daten verloren gehen, jedoch kann möglicherweise das Wiederauffinden erschwert wer
den, da eine eindeutige Selektion nicht mehr möglich ist.
Bei doppelten Artikelnummern können außerdem die statistischen Auswertungen verfälscht werden.
Signalton bei Fehler
Wenn Sie diesen Schalter ausschalten, dann gibt DATKASSE bei einer Fehlermeldung keinen Signalton mehr aus. Diese Möglichkeit sollten Sie nur
nutzen, wenn Ihr Lautsprecher unerträglich laut ist.
Uhrzeit ständig anzeigen
Wenn Sie diesen Schalter einschalten, wird in der oberen rechten Ecke des
Bildschirms die Uhrzeit ständig angezeigt.
Bei rechenzeitintensiven Funktionen (z.B. komprimieren) wird die Uhr abgeschaltet. Erkennbar ist dies daran, daß die Uhr mit Grafikzeichen überdeckt wird.
(Fehler)meldungen automatisch beenden
Dieser Schalter bewirkt, daß Fehlermeldungen nach Ablauf von 10 Sekunden automatisch ausgeblendet werden. Während der Wartezeit läuft ein
Zähler in der Klickbox. Die Meldung kann durch RETURN oder ESC,
durch Anklicken der Warte-Box oder durch Betätigen der rechten Maustaste
vorzeitig beendet werden. Wenn der Schalter ausgeschaltet ist (Voreinstellung), dann müssen Sie jede Meldung bestätigen.
Mausleiste einschalten
Nach Einschalten dieses Schalters wird bei einigen Operationen am linken
Bildschirmrand ein Mausleiste mit den Funktionstasten eingeblendet. Durch
Anklicken der entsprechenden Zeichen führt DATKASSE die der Taste zugeordnete Funktion aus.
8.11.3.2. Weiteres
Internen Editor verwenden
DATKASSE enthält einen kleinen Texteditor zum bearbeiten von
Konfigurationsdateien oder Formularen. Wenn dieser Schalter aktiviert
wird, dann verwendet DATKASSE beim Aufruf von Funktionen, die das
Editieren von Textdateien erfordern, den eingebauten Editor.
Sie können aber auch im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade einen
anderen DOS-Editor eintragen, z.B. den EDIT.COM, der bei MSDOS
mitgeliefert wird (siehe Seite 61).
Internen Dateianzeiger verwenden
DATKASSE enthält einen kleinen Dateianzeiger (Browser), mit dem kleine
Textdateien oder Druckformulare angezeigt werden können. Wenn dieser
Schalter aktiviert wird, dann verwendet DATKASSE den eingebauten
Browser.
Bei DATKASSE wird jedoch auch ein komfortabler DOS-Dateianzeiger
mitgeliefert (BROWSE.COM), sodaß Sie hier nur in Ausnahmefällen den
internen Anzeiger aktivieren sollten.
Hilfe für Menü-Optionen ständig anzeigen
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird während aktiver Popup- oder
Pulldown-Menüs in der letzten Zeile des Bildschirms eine ausführlichere
Erklärung der Option angezeigt. Dies ist insbesondere bei der Einarbeitung
hilfreich.
Hinweis: Diese Funktion ist nicht in allen Versionen verfügbar.
EAN-Prüfziffer berechnen (Felder Artikelnummer und EAN-Nummer)
Eine EAN-Barcode-Nummer besteht aus 7 oder 12 Zahlen plus einer
Prüfziffer. Das ergibt die Länge von 8, bzw. 13 Stellen. Das Verfahren für
die Berechnung dieser Prüfziffer ist genau festgelegt.
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann berechnet DATKASSE
automatisch die Prüfziffer und hängt sie an die Eingabe an, wenn Sie das
Feld Artikelnummer, bzw. EAN-Barcode mit RETURN verlassen.
Die Berechnung wird nur durchgeführt, wenn die Eingabe im Feld entweder
7 oder 12 Stellen lang ist und nur aus Ziffern besteht.
Wollen Sie ausnahmsweise keine Berechnung, dann können Sie das Feld mit
TAB oder der Pfeil-Runter-Taste verlassen.
Hinweis: Die Berechung kann auch manuell durch Eingabe von ALT-P
direkt im Feld erfolgen.
8.11.4. Bildschirmschoner
Mit dieser Option können Sie den Bildschirmschoner von DATKASSE aktivieren. Der Bildschirmschoner schaltet nach der eingegebenen Anzahl Minuten den Bildschirm dunkel und verhindert so das Einbrennen des angezeigten Bildes. Eine 0 deaktiviert den Bildschirmschoner. Empfehlenswert
sind Werte zwischen 5 und 30 Minuten.
Bei abgeschaltetem Bildschirm genügt das Betätigen einer Taste, um den
Bildschirminhalt wieder darzustellen. Bitte beachten Sie, daß die gedrückte
Taste bereits als Eingabe ausgewertet wird. Vorzugsweise sollte daher zum
Beispiel eine der Shift-Tasten oder die ALT- oder STRG-Taste gedrückt
werden.
Wenn das Feld Animation auf Ja gesetzt wird, dann werden auf dem Bildschirm kleine Animationen dargestellt. Dies ist sinnvoll, da bei dunkelgeschaltetem Monitor oft das Abschalten des Rechners vergessen wird.
Wenn im Programmverzeichnis von DATKASSE der Multimedia-Bildschirmschoner vorhanden ist, dann wird Dieser nach Ablauf der Inaktivitätszeit gestartet.
Dieser Bildschirmschoner ist ein Zusatzprodukt für DATKASSE. Der Bildschirm kann in Arbeitspausen für vielfältige Werbemaßnahmen genutzt
werden. Dem Multimedia-Bildschirmschoner ist ein eigenes Handbuch gewidmet. Fordern Sie bei Bedarf weitere Informationen an.
Mit Passwort können Sie einen gewissen Schutz vor unerlaubtem Zugriff
bewirken. Wenn der Bildschirmschoner aktiv wird, muß nach dem Betätigen
einer Taste das richtige Passwort eingeben werden.
Vor dem Drücken der RESET-Taste oder STRG-ALT-Entf schützt das natürlich nicht, aber ein gewisser Schutz gegen die neugierige Putzfrau ist damit durchaus erreichbar.
8.11.5. Drucker-Einrichtung
In diesem Menü werden die Einstellungen für Ihren Drucker vorgenommen.
8.11.5.1. Einstellungen zeigen
Nach Auswahl dieser Option zeigt DATKASSE Informationen zum aktuellen Treiber wie zum Beispiel Name und Version des Treibers, unterstützte
Druckermodelle, usw.. Nach einem Tastendruck befinden Sie sich wieder im
Menü.
8.11.5.2. Treiberauswahl
Nach Auswahl dieser Option können Sie Ihr Druckermodell aus einem Fenster auswählen. In diesem Fenster können Sie sich mit den üblichen Tasten
bewegen. Nach Betätigen der Kombination ALT-I wird der zum aktuellen
Druckermodell zugehörige Treiber angezeigt.
Wählen Sie ein Druckermodell mit RETURN aus und bestätigen Sie die
Abfrage. Der neue Treiber ist nun dauerhaft installiert. Mit ESC können Sie
die Auswahl abbrechen.
8.11.5.3. Verschiedenes
In dieser Maske sind Änderungen nur in Ausnahmefällen erforderlich, beispielsweise, wenn der Drucker keinen IBM-Zeichensatz hat.
Drucker-Zeichensatz
Mit dieser Einstellung geben Sie an, welchen Zeichensatz Ihr Drucker verwendet. Mögliche Eingaben sind 1 (IBM), 2 (Roman 8), 3 (Epson) und 4
(Spezial).
Kopienanzahl
Hier können Sie die Kopienanzahl eintragen, die DATKASSE beim Formulardruck standardmäßig vorschlägt. Die Vorgabe kann vor dem Drucken
überschrieben werden. Möglich sind Eingaben zwischen 1 und 20.
Wenn Sie eine 0 eintragen, dann überspringt DATKASSE beim Drucken die
Abfrage und druckt immer genau 1 Formular.
Drucken über Betriebssystem
Eine Beschreibung zu diesem Eintrag finden Sie auf Seite 63.
8.11.5.4. Laserdrucker-Einstellungen
In dieser Maske können Sie verschiedene laserdruckerspezifische Einstellungen vornehmen. Beispielsweise wird der Seitenrand bei Laserdruckern
völlig anders eingestellt wie bei einem Matrixdrucker.
Alle Einstellungen beziehen sich auf HP-kompatible Laserdrucker (alle Modelle).
Lasersequenzen benutzen
Diese Feld sollten Sie nur mit ja beantworten, wenn Sie einen Laserdrucker
verwenden.
Randsequenz
Dieses Feld enthält die Steuersequenz zur Randeinstellung bei einem Laserdrucker. An der Stelle, an der die Anzahl der Spalten erwarten wird, müssen
Sie als Platzhalter 2 Leerzeichen eingeben.
Die Sequenz für HP-kompatible Drucker lautet :
^[&a L (mit 2 Leerzeichen innerhalb der Sequenz)
8.11.6. Speichererweiterung
DATKASSE unterstützt Speichererweiterungen nach dem XMS- und dem
EMS-Standard. Bei Bedarf lagert DATKASSE seine Overlays (bestimmte
Programmteile) in diesen Speicher anstelle auf der Festplatte aus. Dadurch
ergibt sich eine beträchtliche Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit,
da die Overlays nicht von der Festplatte, sondern direkt aus dem Speicher
nachgeladen werden können.
Bei Verwendung von XMS können auch noch weitere Bestandteile des Programms dort gespeichert werden.
Hinweis
Wenn beide Schalter gesetzt sind, versucht DATKASSE zuerst das EMS zu
benutzen und dann Extended Memory. Es wird immer nur eine von beiden
Erweiterungen genutzt.
8.11.6.1. EMS-Speicher für Overlays
DATKASSE verwendet, wenn vorhanden, Erweiterungsspeicher nach LIM
3.2 oder LIM 4.0 (EMS) zum Speichern der Overlays.
8.11.6.2. XMS-Speicher für Overlays
DATKASSE verwendet,wenn vorhanden, XMS-Speicher zum Speichern der
Overlays. Davon unabhängig benötigt DATKASSE für viele weitere Funktionen zwingend XMS-Speicher. Der Betrieb des Programms ganz ohne
XMS-Speicher ist also nicht möglich !
Hinweis
Da es sehr viele Programme auf dem Markt gibt, die Extended Memory belegen, dies aber dem Betriebssystem nicht mitteilen, ist dieser Schalter mit
Vorsicht zu benutzen.
Aus Sicherheitsgründen wird, wenn die Belegung von Extended Memory
fehlgeschlagen ist, das Programm sofort verlassen. Rufen Sie in diesem Fall
DATKASSE beim nächsten Start mit der Option /EXT- auf, um die Belegung von Extended Memory zurückzusetzen.
Diese Art der Speichernutzung ist nicht kompatibel zu den DOS-Boxen
von Windows95 und OS/2. Soll DATKASSE in einem dieser Betriebssysteme eingesetzt werden, dann muß dieser Schalter ausgeschaltet sein.
8.11.7. Listengenerator
In diesem Fenster werden die Grundeinstellungen des Listengenerators eingetragen. Von Bedeutung sind diese Eingaben für die Funktion Listenformular erzeugen (siehe Seite 248).
Mit Rand legen Sie die Grundeinstellung des linken Randes fest. Im erzeugten Formular kann diese Einstellung natürlich jederzeit geändert werden.
Gleiches gilt für Zeilen pro Seite. Nach der eingegebenen Zeilenanzahl
bricht DATKASSE die Seite um und druckt den Kopfbereich neu aus. Bedenken Sie, daß ein DIN-A-4-Blatt zwar 72 Zeilen hat, diese aber im Allgemeinen nicht alle vom Drucker genutzt werden können. Die Defaulteinstellung ist 67 Zeilen. Auf Laserdruckern muß diese meist durch 64 ersetzt werden.
Das Strichzeichen wird nur für die Trennlinien benutzt. Wenn Ihr Drucker
keinen IBM-Zeichensatz hat, dann müssen Sie den ASCII-Code für das Minuszeichen, d.h. 45, hier eingeben.
Mit Tausender-Punkt bei INT legen Sie fest, ob der Listengenerator bei Integer (ganzen) Zahlen Tausender-Punkte einsetzen soll. Aus 123425 wird
dann also 123.425. Gerade bei großen Zahlen verbessert dies die Übersicht
beträchtlich.
Wenn das Feld INT rechtsbündig drucken auf Ja gesetzt wird, werden Integer-Zahlen beim Listendruck rechtsbündig formatiert.
8.11.8. Modem
In diesem Menü werden die Grundeinstellungen für das Modem eingegeben.
Wenn Sie kein Modem haben, dann brauchen Sie diese Einstellungen nicht
zu beachten. Voraussetzung für die Funktion ist, daß das Modem Hayeskompatibel ist.
Die Einstellungen für Anwahlsequenz und Auflegesequenz brauchen Sie
nicht zu ändern.
Schnittstelle gibt an, an welcher seriellen Schnittstelle das Modem angeschlossen ist. Dabei bedeutet 1 = COM1 und 2 = COM2.
Geben Sie im Feld Fernwartung Ja ein, wenn Sie das optional erhältliche
Fernwartungsmodul installiert haben und das System in Fernwartung Bereitschaft versetzen wollen. Wenn das Modul nicht installiert ist, verursacht
die Eingabe von Ja Verzögerungen beim Programmablauf. Setzen Sie sich
gegebenenfalls mit uns in Verbindung, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Das Feld Amt holen ist nur von Bedeutung, wenn Sie eine Telefonanlage
betreiben, bei der für ein Amtgespräch eine bestimmte Ziffer oder Ziffernfolge vorgewählt werden muß.
Wenn Ihre Anlage beispielsweise das Vorwählen einer Null benötigt, dann
geben Sie in dieses Feld eine Null ein. Durch Nachstellen eines oder mehrerer Kommas können Sie erreichen, daß das Modem nach dem Vorwählen
eine Pause von jeweils einer Sekunde pro Komma einlegt. Dies kann notwendig sein, wenn Ihr Modem das Amtfreizeichen nicht einwandfrei erkennt.
Die folgenden Einträge sind nur von Bedeutung, wenn Sie ein Telefon von
TELEINT installiert haben (z.B. ComputerFon). Nähere Hinweise finden
Sie in der Datei TELEINT.DOK im Verzeichnis DOKU.
Versuche
Hiermit legen Sie fest, wie oft DATKASSE eine Wahlwiederholung durchführen soll, wenn der Anschluß besetzt ist. Bei einer Gruppenwahl wird jeder Wählvorgang mitgezählt.
Wählpause
Hiermit legen Sie fest, wieviel Sekunden Pause zwischen jedem Wählvorgang eingelegt werden sollen. Setzen Sie diesen Wert nicht kleiner als 15 bis
20 Sekunden, da ansonsten beim vierten Wählversuch innerhalb einer
Minute das ComputerFon in den Fehlerzustand wechselt und die Wahl abbricht.
Sie wissen schon: Die Telekom hat was gegen Dauerwähler. Mehr als 3
Versuche an die gleiche Nummer innerhalb einer Minute ist nicht erlaubt,
deshalb blockiert die Firmware des ComputerFons solche Versuche.
8.11.9. Fakturierung
In diesem Menü sind sämtliche Einstellungen zusammengefaßt, die den Bereich Fakturierung betreffen.
8.11.9.1. Einstellungen 1 und 2
Prüfe auf doppelte Rechnungsnummer
Wenn dieser Schalter gesetzt ist, überprüft DATKASSE bei der Eingabe der
Rechnungsnummer, ob diese schon einmal vergeben wurde.
Überprüft werden die letzten 500 Eingaben. Mit einer kleinen Zeitverzögerung ist dabei zu rechnen. Bei Doppelvergabe erhalten Sie eine Meldung,
die Sie mit RETURN bestätigen müssen.
Dieser Schalter ist prinzipiell ohne Bedeutung, wenn Sie die Belegnummern
automatisch vergeben lassen (siehe nächster Punkt).
Automatische Vergabe der Rechnungsnummer
DATKASSE vergibt die Rechnungsnummern automatisch, wenn Sie diesen
Schalter einschalten. Im Programm KASSE.EXE werden Belegnummern
immer automatisch vergeben.
Automatische Vergabe der Gutschriftsnummer
DATKASSE vergibt die Gutschriftsnummer automatisch, wenn Sie diesen
Schalter einschalten.
Bruttobeträge
Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann werden in der Offene-Posten-Liste
und bei den Kundenumsätzen Bruttobeträge ausgegeben. Dieser Schalter ist
nur für einige Spezialversionen von DATKASSE von Bedeutung.
Ändern Sie diesen Schalter keinesfalls auf Nettobeträge !
Lagerartikel automatisch ausbuchen
Die in einer Rechnung verwendeten Lagerartikel werden automatisch ausgebucht, wenn dieser Schalter eingeschaltet ist.
Mindest-/Nullbestandwarnung
Dieser Schalter ist nur in Verbindung mit Lagertikel automatisch ausbuchen
wirksam. Beim Ausbuchen eines Artikels erfolgt eine kurze Meldung, wenn
der Mindestbestand unterschritten oder Bestand Null erreicht wird.
Rechnungsnummer kann nicht geändert werden
Nach Setzen dieses Schalters kann eine vorgegebene Rechnungsnummer
nicht mehr geändert werden. Verwenden Sie diesen Schalter nur in Verbindung mit Automatische Vergabe der Rechnungsnummer.
Bei der ersten Benutzung von DATKASSE muß dieser Schalter ausgeschaltet sein, damit Sie die erste Rechnungsnummer eingeben können.
Bei der Netzwerkversion ist dieser Schalter immer aktiv, um Doppelvergabe von
Belegnummern auszuschließen.
Eingabe der Mahngebühren beim Drucken
Wenn eine Mahnung gedruckt wird, setzt DATKASSE normalerweise die in
MAHNUNG.CNF definierten Mahngebühren ein. Wenn Sie die Mahngebühren bei jeder Mahnung selbst festlegen wollen, setzten Sie diesen Schalter auf Ein. DATKASSE fragt nun bei jeder Mahnung, wie hoch die Mahngebühren sind. Dabei wird der Wert aus der Datei MAHNUNG.CNF vorgeschlagen.
Lagerbewegung protokollieren
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird jede Lagerbewegung (Zu- bzw.
Abgänge, Rechnungen) protokolliert. Dieser Schalter sollte nur in Ausnahmefällen ausgeschaltet werden. Mit der Option zum Ausdrucken des Protokolls können alle Lagerbewegungen nachvollzogen werden (siehe Option
Protokoll drucken auf Seite 123).
Abfrage Umsatz/Formular speichern unterdrücken
Vor dem Druck von Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften fragt
DATKASSE, ob die Daten gespeichert werden sollen. Diese Abfrage mit
Nein zu beantworten ist prinzipiell nur dann sinnvoll, wenn Sie Proberechnungen drucken wollen oder beispielsweise einen Lieferschein nicht spei-
chern wollen, weil dieser mit Sicherheit später nicht mehr benötigt wird.
Wenn dieser Schalter gesetzt wird, unterdrückt DATKASSE die Abfrage
zum Speichern des Formulars. Alle Belege werden also immer gespeichert.
Preiseingabe bei Lieferscheinen möglich
Normalerweise können Sie bei Lieferscheinen keine Preise eingeben, da der
Cursor diese Felder überspringt. Nach Setzten dieses Schalters wird die
Sperre deaktiviert, d.h. Preiseingabe ist nun möglich.
Abfrage Postfach oder Adresse
Diese Möglichkeit wird in der aktuellen Version von DATKASSE nicht unterstützt.
Einnahmen-Datenbank ebenfalls ändern
Dieser Schalter betrifft nur eine Sonderversion von DATKASSE. Er ist bei
der Standard-Version ohne Bedeutung.
Kreditlimit prüfen
Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann wird bei jeder Rechnung geprüft, ob
der Kunde sein Kreditlimit überschritten hat.
Immer Kunden-VK, wenn vorhanden
Normalerweise verwendet DATKASSE nur den Kunden-VK, wenn in der
Stammaske des Kunden als VK-Preis Kunden-VK eingegeben wurde.
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, verwendet DATKASSE immer den
Kunden-VK. Dies hat zur Folge, daß bei nicht vorhandenem Kunden-VK
gar kein Preis eingesetzt wird.
Lager-EK-Preis beim Blättern verbergen
Wenn Ihnen des öfteren ein Kunde über die Schulter schaut, möchten Sie
vermutlich nicht Ihre EK-Preise offen legen. Mit diesem Schalter können
Sie bewirken, daß der EK-Preis beim Blättern im Lager ausgeblendet wird.
Diese Ausblendung ist auch wirksam, wenn in der Rechnungsmaske ein Lagerartikel über ein Wildcard ausgewählt werden soll und dann mit ALT-I
der komplette Datensatz angezeigt wird.
VK1 + VK2 beim Blättern verbergen
Hier gilt analog zur vorherigen Erklärung das gleiche für die Felder VKPreis 1 und VK-Preis 2. Wenn beide Schalter aktiviert werden, ist nur noch
das Feld VK-Preis 3 lesbar.
Barcode bei Neueingabe/Zugang vorbereiten
Bei der Neuanlage eines Lagerartikels und beim Lagerzugang wird automatisch ein Barcode-Etikett (oder mehrere, je nach Stückzahl) vorbereitet. Die
vorbereiteten Etiketten können dann in einem Durchgang ausgedruckt werden (erfordert Barcode-Druckmodul, siehe auch Seite 135).
8.11.9.2. Zusatztexte
In der erscheinenden Maske können Sie die 10 möglichen Zusatztexte der
Fakturierung verändern oder neu eingeben. Die maximale Länge pro Zeile
beträgt 78 Zeichen. Die Anzeige rollt bei Bedarf.
Mit F2 oder durch Verlassen des letzten Feldes mit RETURN werden die
Änderungen gespeichert. ESC bricht wie üblich ab, ohne die Änderungen zu
speichern.
Diese Texte können Sie bei der Rechnungserstellung einfach durch Auswahl
der Nummer verwenden.
8.11.9.3. Zahlungsbedingungen
In dieser Maske können Sie bis zu 10 Zahlungsbedingungen eingeben. Mit
den Tasten Bild hoch/runter können Sie in den Bedingungen blättern. Die
aktuelle Nummer wird in der rechten oberen Fensterecke angezeigt. F2 speichert die gemachten Änderungen ab.
Text 1 ist die Überschrift. Standardmäßig steht hier Zahlungsbedingungen.
Denkbar wäre auch Unsere Rechnungen sind zahlbar:.
Mit Text 2 können Sie Zahlungsbedingungen definieren, die sich nicht in das
unten beschriebene Schema setzen lassen. Hier könnte zum Beispiel Betrag
dankend per Nachnahme erhalten oder Betrag per Vorkasse erhalten stehen.
Wenn diese Zeile einen Text enthält, werden die Tages- und Prozentangaben
dieser Zahlungsbedingung beim Druck ignoriert.
Ansonsten erhält jede Zahlungsbedingung einen Tages- und einen Prozentwert. Mit dem Tageswert geben Sie die Tage bis zur Fälligkeit ein. Der Prozentwert gibt den Rabatt bei Erfüllung der Bedingung an.
Das Feld Text wird über der Zahlungsbedingung in der Rechnung gedruckt.
Beispiel
Zahlungsbedingung 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto.
Die Werte lauten hierfür :
Tage 1 = 14
Skonto 1 = 2
Tage 2 = 30
Skonto 2 = 0
Wenn alle Felder den Wert 0 enthalten und das Feld Text 2 leer ist, dann
wird in der Rechnung der Text sofort netto gedruckt.
8.11.9.4. Formular-Design
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Ihre Formulare für Rechnungen, Lieferscheine, usw. entwerfen. Zu diesem Zweck wird der im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade eingetragene Editor gestartet. Zuvor können Sie
das gewünschte Formular aus einer Liste auswählen. Weitere Informationen
zu den Formularen finden Sie auf Seite 229.
8.11.9.5. Verschiedenes
Diese Maske enthält die Einstellungen für die Währung sowie die Mehrwertsteuersätze.
Mehrwertsteuer-Basissatz
Geben Sie hier den Basissatz der aktuell gültigen Mehrwertsteuer ein. Dieser Wert wird beim Schreiben einer Rechnung vorgeschlagen, kann jedoch
überschrieben werden. F2 speichert die Änderungen ab.
Reduzierter Mehrwertsteuersatz
In diesem Feld können Sie den Wert für den reduzierten Mehrwertsteuersatz
eingeben, der zur Zeit für Bücher, die meisten Lebensmittel, usw. gilt.
Index 0/1 verwenden
Dieses Feld enthält die Nummer der Lager-Indexdatei, die bei der Belegerstellung (Rechnung, Lieferschein, usw.) als Voreinstellung geladen werden
soll. 0 bedeutet, daß nach der Artikelnummer eingesetzt, bzw. gesucht wird,
1 bedeutet Kurzbezeichnung. Dies ist auch von Bedeutung, wenn Sie Wildcards zum Auswählen der Artikel verwenden.
Wollen Sie also beispielsweise immer nach der Kurzbezeichnung bei der
Belegerstellung suchen, dann geben Sie hier eine 1 ein. Vergessen Sie anschließend nicht, die Änderung mit F2 abzuspeichern.
Unabhängig von der Voreinstellung kann mit ALT-I in der Erfassungsmaske beliebig hin- und hergeschaltet werden.
Währungs-String
In diesem Feld wird der Währungs-String eingegeben. Dieser wird beim Listendruck (z.B. Buchungsliste) und bei vielen weiteren Funktionen verwendet, um die benutzte Währung darzustellen.
Lediglich in den Druckformularen (Rechnung, Gutschrift, usw.) müssen Sie
mit einem Editor die verwendete Währung per Hand eintragen.
8.11.10. Barcode-Druck
Hier geben Sie die Voreinstellungen für den Barcode-Druck ein. Bitte beachten Sie, daß der Barcode-Druck ein Zusatzmodul von DATKASSE ist.
Sie legen in dieser Maske den Barcode-Typ, das Etiketten-Layout, Drukkerschnittstelle und den Druckertyp fest.
Auch einen Offset (Verschiebung des gesamten Druckbildes) in horizontaler
und vertikaler Richtung können Sie hier vorgeben. Diese Einstellung ist jedoch nur bei Laser- und Deskjetdruckern relevant.
In den meisten Feldern können Sie * eingeben, um Ihre Auswahl in einer Liste zu treffen (z.B. Layout, Druckertreiber, Barcodetyp). Die Eingaben werden wie üblich mit F2 gespeichert.
Druckertreiber (* für Auswahl)
SDJ
HP Deskjet u. kompatible
LJ
HP Laserjet u. kompatible
ESC24 Epson 24 Nadel
IBM24 IBM 24 Nadel
ESC8
Epson 9 Nadel
IBM8 IBM 9 Nadel
Layout-Datei (* für Auswahl)
Nummer der Layoutdatei
Barcode-Type (* für Auswahl)
CODE39
Code39 (alphanumerisch)
EAN8
EAN 8-stellig (7 + Prüfziffer)
EAN13
EAN 13-stellig (12 + Prüfziffer)
UPCA
UPC Typ A
UPCE
UPC Typ E
INDUSTRIAL Industrial
INTER
Interleaved 2of5
Horizontaler Offset
Mit dieser Eingabe haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Druckbereich
nach rechts zu verschieben. Damit können Sie eine Anpassung an den
Druckbereich Ihres Druckers eingeben. Die Eingabe erfolgt in Pixeln (4 Pixel = ca. 1 mm). Diese Einstellung ist nur bei Laser- und Deskjetdruckern
von Bedeutung.
Vertikaler Offset
Mit dieser Eingabe haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Druckbereich
nach unten zu verschieben. Damit können Sie eine Anpassung an den
Druckbereich Ihres Druckers eingeben. Die Eingabe erfolgt in Pixeln (4 Pixel = ca. 1 mm). Diese Einstellung ist nur bei Laser- und Deskjetdruckern
von Bedeutung.
Frage Start-Zeile vor Druck
Diese Einstellung ist bei A4-Etikettenbögen recht praktisch. Wenn Sie hier
Ja eingeben, dann fragt das Programm vor jedem Druckauftrag die Startreihe des Bogens ab. Geben Sie vor dem Druck dann z.B. 3 ein, wenn auf
dem Bogen die ersten beiden Reihen bereits verwendet wurden. Insbesondere bei Deskjet-Druckern sollten Sie aber genau zählen, da ansonsten durch
das Drucken auf einen leeren Trägerbogen eine Verschmutzung des Drukkers eintreten kann.
Feld als Barcode drucken
Geben Sie hier die Feldnummer ein, die als Barcode gedruckt werden soll.
I.A. ist die 0, d.h. die Artikelnummer.
Textgröße
Hier können Sie festlegen, in welcher Größe Textfelder unter den Barcode
gedruckt werden sollen. 8 ist die Größte, 16 die kleinste Schrift. Bei einer
Schriftgröße von 16 ist sichergestellt, daß der Text immer auf das Etikett
paßt. Bei größeren Schriften kann es passieren, daß der Text auf das nebenstehende Etikett läuft.
8.11.11. Artikel-Gruppen
In dieser Maske können Sie für bis zu 999
Artikel-Gruppen einen Namen vergeben.
Jeden Artikel können Sie einer Gruppe
zuordnen (Feld Gruppe).
Die Artikel-Gruppen werden beispielsweise
für Gruppen-Preisänderungen verwendet
(siehe Seite 114).
Hinweis
Die Artikelgruppen sind völlig unabhängig
von den Warengruppen.
8.11.12. Kalkulations-Faktoren
In dieser Maske werden die Vorbelegung für die Kalkulations-Faktoren eingeben.
Die Preiskalkulation können Sie
mit ALT-K im Blättern-Modus der Lager-Datenbank aufrufen.
Geben Sie die Faktoren für die drei VK-Preise ein. Das Programm rechnet
nach verlassen der Maske mit F2 den EK-Preis mal dem Faktor und addiert
anschließend noch die Mehrwertsteuer, damit das Ergebnis als Bruttobetrag
erscheint. Das Ergebnis wird sofort in die Datenbank geschrieben.
Wenn Sie einen der VK-Preise bei der Kalkulation unverändert lassen wollen, dann lassen Sie das entsprechende Faktoren-Feld leer oder geben 0,0
ein.
Für eine korrekte Funktion der Kalkulation muß der EK-Preis und das
MwSt.-Kennzeichen für diesen Artikel richtig eingegeben sein.
8.11.13. EURO-Einstellungen
EURO Einführung
Geben Sie hier das Datum der allgemeinen EURO-Einführung ein. Gemeint
ist hier nicht die Einführung der neuen Scheine und Münzen (die erst später
erfolgt) sondern der allgemeine EURO-Start mit Festlegung der Wechselkurse, usw.
Ab diesem Zeitpunkt können Sie verschiedene Funktionen, die den Wechselkurs benötigen, im Programm ausführen. Sie können jedoch noch nicht in
EURO kassieren.
Hinweis: Das Ändern des EURO-Starttermins auf ein Datum vor dem
01.01.99 ist nicht möglich, da dies die Datenspeicherung im laufenden Betrieb (mit DM) verfälschen würde.
Gleitphase ab
Dieses Datum bestimmt den Beginn der Gleitphase. Während dieser Zeit
sind beide Währungen im Umlauf. Ein Kunde kann bei Ihnen mit DM oder
EURO zahlen. Die Gleitphase wird vorraussichtlich 6 bis 12 Monate dauern.
Gleitphase bis
Das Ende der Gleitphase.
Umrechnungskurs
Der Umrechnungskurs wird bei der EURO-Einführung festgelegt und nicht
mehr verändert. Bitte tragen Sie diesen hier ein. Der Wert darf später nicht
mehr verändert werden.
Beide Preise ausdrucken
Setzen Sie diesen Schalter auf Ja, wenn auf dem Kundenbeleg beide Preise
(EURO und DM) ausgedruckt werden sollen. Ansonsten wird nur die Währung ausgedruckt, in der fakturiert wird.
Beide Summen ausdrucken
Ist dieser Schalter aktiviert, dann wird auf dem Kundenbeleg nur die Summe
und die Steueranteile in EURO und DM ausgedruckt.
Abschluß in EURO während der Gleitphase
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, dann wird der Abschluß in EURO ausgeführt. Diese Wahlmöglichkeit besteht nur während der Gleitphase.
Kassieren wahlweise während der Gleitphase
Ist dieser Schalter aktiviert, dann können Sie während der Gleitphase wahlweise in EURO oder DM kassieren.
Dieser Schalter sollte nur in Ausnahmefällen ausgeschaltet werden (z.B. bri
verschiedenen Kassen für EURO und DM).
2 Schubladen für EURO/DM
Mit diesem Schalter können Sie festlegen, ob für den EURO und DM verschiedene Kassenladen vorhanden sind. Je nachdem, in welcher Währung
kassiert wird, öffnet sich die Schublade für DM oder EURO.
EURO-Betrag beim Blättern zeigen
Ist dieser Schalter aktiviert, dann zeigt DATKASSE beim Blättern in der
Lagerdatenbank ständig auch den jeweiligen EURO-Betrag an (für alle 3
VK-Preise).
Währungsbezeichnung für EURO
Der hier eingebene Text wird als Währungsbezeichnung beim Druck von
Belegen ausgegeben.
Sinnvoll ist die volle Bezeichnung EURO oder auch die abgekürzte Version
EUR, die von den Einzelhandelsverbänden empfohlen wird.
8.11.14. Fernwartung
Die Fernwartung von DATKASSE ist ein Zusatzmodul, daß Sie für einen
Aufpreis erwerben können. Damit können Lagerbewegungen, Umsatzdaten,
Preispflege, usw. von und zu einer Kasse übertragen werden.
Die Einrichtung und Konfiguration der Fernwartung wird in einem
separaten ausführlichen Handbuch beschrieben.
Fernwartung-Start um [SS:MM] Uhr
Mit diesem Eintrag können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Fernwartung automatisch in Bereitschaft geht.
Tragen Sie hier die Uhrzeit im Format Stunde-Stunde:Minute-Minute ein.
Beispiel: Der Rechner soll um 21 Uhr in Bereitschaft für die Fernwartung
gehen. Geben Sie in das Feld 21:00 ein.
Der Rechner muß nun einfach eingeschaltet bleiben und das Programm
DATKASSE.EXE muß geladen sein. Wo Sie sich im Programm befinden,
ist unerheblich.
Ab 21 Uhr geht die Fernwartung in Bereitschaft und eine ferne Kasse kann
zum Beispiel Lagerbewegungen übertragen. Oder Sie können von einem anderen Rechnersystem Daten abholen, übertragen, usw.
Weitere Information zur Konfiguration der Fernwartung finden Sie im
Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS.
Fernwartungs-Daten sofort verarbeiten
Dieser Schalter bewirkt, daß von einem anderen Rechner übertragene Fernwartungsdaten (z.B. Lagerbewegungen von einer Kasse) automatisch von
DATKASSE.EXE eingelesen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch des Fernwartungsmoduls TRANS.
Hauptbestand aktualisieren
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird bei einer automatischen Verarbeitung von Lagerabgängen einer Filiale die per Fernwartung übertragen
wurde, auch der Hauptbestand aktualisiert. Ist der Schalter nicht aktiviert,
dann aktualisiert DATKASSE nur den Filialbestand.
8.11.15. Netzwerk-Einstellungen
In dieser Maske wird die sogenannte Standalone-Betriebsart der Netzwerkversion eingerichtet.
In dieser Betriebsart benötigt ein Kassenarbeitsplatz die Netzwerkverbindung nur beim Programmstart zum Kopieren der aktuellen Stammdaten
sowie beim Tagesabschluß, um die Abschluß- und Statistikdaten zum Server
zurück zu übertragen. Dabei werden dann auch die Warenabgänge zum Server übertragen und dort verarbeitet.
Der Vorteil ist die wesentlich höhere Betriebssicherheit, da sich Störungen
am Server nicht auf den laufenden Kassenbetrieb auswirken können.
Eine ausführliche Erklärung der Standalone-Betriebsart finden Sie auf der
Seite 14.
Standalone-Betriebsart
Setzen Sie diesen Schalter auf Ja, um die Standalone-Betriebsart zu aktivieren.
Umsatz-Daten lokal speichern
Dieser Schalter sollte immer auf Ja stehen, da ansonsten zwar die Stammdaten vn der lokalen Festplatte geladen werden, Kassenvorgänge aber trotzdem sofort zum Server geschickt werden.
Frage Daten vom Server kopieren
Wird dieser Schalter aktiviert, dann fragt KASSE.EXE bei jedem Programmstart, ob die Stammdaten vom Server geladen (aktualisiert) werden
sollen.
Hinweis:
Mit Hilfe eines Startup-Makros kann die Beantwortung dieser Frage beim
Programmstart automatisiert werden (siehe Seite 252).
Kassenverzeichnis Server
Geben Sie hier den Pfad zum Kassenverzeichnis auf dem Server ein. Bitten
achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise, z.B. F:\KASSE.
8.12. Datenbank einrichten
Wenn Sie diese Option anwählen, dann erscheint ein Popup-Menü, in dem
Sie alle von der Menüzeile erreichbaren Datenbanken neu einrichten können. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja beantworten, dann werden alle
Daten der betreffenden Datenbank gelöscht. Mit ESC können Sie abbrechen. Benutzen Sie diese Funktion also mit Vorsicht, um Datenverlust zu
vermeiden.
Prinzipiell ist diese Funktion nur beim ersten Start von DATKASSE sinnvoll, da zu diesem Zeitpunkt noch keine der Datenbanken initialisiert ist.
Hinweis
Nach Ausführung dieser Option sind die Daten der ausgewählten Datenbank
unwiederruflich verloren !
8.13. Datenbank-Statistik
Wenn Sie diese Option auswählen, erhalten Sie statistische Daten über die
Datenbanken von DATKASSE.
Angezeigt werden die Anzahl der gespeicherten Datensätze, wieviel Datensätze seit der letzten Datenkompression zum Löschen markiert wurden und
ob sich die Datei in sortiertem Zustand befindet oder nicht.
Bitte verlieren Sie bei der Anzeige nicht die Geduld. Da zum Anzeigen der
zum Löschen markierten Datensätze alle Indexdateien gelesen werden müssen, ist speziell bei großen Datenbanken mit einer gewissen Wartezeit zu
rechnen.
8.14. Maskengenerator
8.14.1. Maskenreport
Einen Maskenreport benötigen Sie zum Beispiel, wenn ein Listenformular
per Hand verändert werden soll. Der Report enthält alle relevanten Daten
der Maske wie Feldnamen und Nummern, deren Länge, Feldtyp, usw.
Die erste Spalte zeigt die Feldnummer.
In der zweiten Spalte steht die Feldbezeichnung. Notwendig ist diese für das
Einsetzen der Adresse in Formulare in Verbindung mit dem Formulargenerator.
Es folgt die Feldgröße, wobei der erste Wert den verfügbaren Platz in der
Maske angibt und der zweite die Feldgesamtlänge. Dies gilt jedoch nicht für
Memofelder. Hier ist der erste Wert die Länge einer Zeile und der Zweite
steht für die verfügbare Anzahl Zeilen in der Maske.
Nun folgt der Typ des Feldes. Der Feldtyp regelt, welche Eingaben in diesem Feld erlaubt sind und welche nicht. Auf Seite 104 finden Sie eine Liste
der möglichen Feldtypen.
Die nächste Spalte bezeichnet die x-y-Position des Feldes in der Maske.
Dazu sind wohl keine weiteren Erklärungen notwendig.
Die Spalte Index gibt an, ob es sich bei dem betreffenden Feld um ein Indexfeld handelt.
In der letzten Spalte finden Sie die Position in der Eingabereihenfolge aller
Felder.
8.14.2. Datenstruktur konvertieren
Bei Erweiterungen einer Maske ist es notwendig, die Struktur zu konvertieren, da die Datensatzlänge sich bei erhöhter oder verringerter Feldanzahl
verändert.
Dies ist beispielweise manchmal bei Updates der Fall. Um neue Funktionen
in DATKASSE zu integrieren, benötigen wir manchmal auch neue Felder in
den einzelnen Datenbanken.
Zusammen mit dem Update erhalten Sie dann eine Anleitung für die Datenkonvertierung, die Sie bitte genau befolgen.
Nach Auswahl der Option müssen Sie die Quell- und die Zielmaskdatendatei und die Datenbanknummer eingeben. Die Zählung der Datenbanknummern beginnt bei 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1, die Lieferantendatenbank die 2 und das Lager die 3.
Bevor eine Konvertierung vorgenommen werden kann, müssen Sie DATKASSE mitteilen, welche alten Feldnummern mit den neuen Feldnummern
korrespondieren. Dies geschieht mit einer Konfigurationsdatei, nämlich mit
CONV_DB.CNF.
Normalerweise muß an dieser Datei keine Änderung vorgenommen werden.
Bei einem Update erhalten Sie gegebenenfalls diese Datei mitgeliefert, falls
eine Konvertierung dies erforderlich macht.
Die folgende Anleitung ist für den fortgeschrittenen Anwender vorgesehen.
Für alle Standardfunktionen von DATKASSE ist keine Konvertierung der
Daten erforderlich.
Bei Veränderungen an den mitgelieferten Masken können wir keine
Garantie für die Funktionsfähigkeit aller Optionen von DATKASSE
übernehmen.
Die Datei CONV_DB.CNF enthält für jedes Feld der Ursprungsmaske einen
Eintrag, der sich wie folgt zusammensetzt :
Ursprungsfeld Komma Zielfeld
Es können nur Felder gleichen Typs zugeordnet werden. Die Feldlänge kann
jedoch differieren. Bei kleinerer Feldlänge werden längere Feldinhalte abgeschnitten. Diese Möglichkeit sollte also mit Vorsicht benutzt werden.
Nehmen wir an, Sie wollen die Kundendatenbank konvertieren. Als Quelldatei geben Sie also KUNDEN.MSK und als Zieldatei zum Beispiel
KUNDKAS3.MSK ein, je nachdem wie Sie die neue Maskendatendatei genannt haben. Die Datenbanknummer wäre in diesem Fall 1.
Das Konvertieren darf keinesfalls abgebrochen werden. Hunderprozentiger
Datenverlust ist die Folge.
Legen Sie möglichst vor Benutzung dieser Funktion eine Sicherheitskopie der
Datendateien an (siehe Option Datensicherung auf Seite 226).
8.15. Werte speichern
Alle eingestellten Werte werden in der Datei DAT.DFT oder einer Datei Ihrer
Wahl gesichert. Diese Einstellungsdatei können Sie DATKASSE.EXE als Parameter übergeben.
Der Programmaufruf würde dann folgendermaßen aussehen:
DATKASSE DATNEU.DFT ... weitere Parameter
Hinweis
Wenn Sie eine der Einstellungsmasken mit F2 verlassen, werden ebenfalls
sämtliche Einstellungen gesichert.
8.16. Makros
Bitte lesen Sie auf Seite 252 weiter.
8.17. Zusatzfunktionen
Hier sind einige Problemlöser zusammengefaßt.
8.17.1. Datensatz entlöschen
Diese Funktion kann einen gelöschten Datensatz wieder benutzbar machen.
Voraussetzung dafür ist, daß seit dem Löschen nicht die Funktion Komprimieren aufgerufen wurde.
Wie bereits an anderer Stelle in diesem Handbuch beschrieben, löscht DATKASSE beim Aufruf der Funktion Datensatz löschen den Datensatz nicht
physikalisch, sondern markiert ihn lediglich zum Löschen. Mit den üblichen
Kommandos wie Blättern, Suchen, usw. können Sie danach nicht mehr auf
den Datensatz zugreifen. Nach Aufruf von Komprimieren werden die zum
Löschen markierten Datensätze auch physikalisch gelöscht.
Wenn Sie nun aus Versehen einen Datensatz gelöscht haben sollten, können
Sie ihn mit der im folgenden beschriebenen Funktion wieder entlöschen.
Nach Aufruf der Funktion geben Sie bitte die Datenbank-Nummer ein. Die
Zählung beginnt bei 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1.
DATKASSE durchsucht nun die gesamte Datei nach zum Löschen markierten Datensätzen und bietet diese in einem Fenster zur Auswahl an.
Durch Selektion mit den Pfeiltasten und RETURN können Sie den gewünschten Datensatz entlöschen.
8.17.2. Modem zurücksetzen
Nach Auswahl dieser Option wird das angeschlossene Modem zurückgesetzt, d.h. es erhält einen RESET-Code. Dies kann dann erforderlich sein,
wenn das Modem nicht korrekt aufgelegt hat.
8.17.3. Datendatei reparieren
Diese Option gibt Ihnen die Möglichkeit, die Konsistenz einer Datendatei
prüfen zu lassen. Einige der möglichen Fehler (z.B. inkonsistenter Datensatzzähler) kann DATKASSE selbst reparieren. Geben Sie nach Aufruf der
Funktion die zu prüfende Datenbank-Nummer ein.
Bei einem Fehler durch einen Festplattenschaden oder ähnliches ist jedoch
keine automatische Reparatur möglich. Sollten dadurch wichtige Daten verloren gehen, so können wir in unserem Hause gegen Berechnung eine Rettung aller noch vorhandener Daten versuchen. Rufen Sie uns gegebenfalls
an.
8.17.4. Tagesumsätze wieder herstellen
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Umsätze eines vergangenen und
bereits abgeschlossenen Tages wieder herstellen. Der Abschluß kann dann
erneut ausgeführt werden.
Führen Sie zuerst einen Tagesabsclhuß mit KASSE.EXE durch, falls
aktuelle Tagesumsätze gespeichert sind, da bei beim Aufruf dieser Funktion
die aktuellen Daten überschrieben werden.
Wählen Sie dann den Tag aus. Das Programm zeigt Ihnen den Erfolg der
Aktion an. Anschließend können Sie mit KASSE.EXE den Abschluß mit
den gerade wieder hergestellten Daten ausführen.
Hinweis
Diese Funktion ist ausschließlich für Fälle vorgesehen, in denen ein Datenverlust aufgetreten ist.
Bitte beachten Sie die steuerrechtlichen Konsequenzen, wenn Sie diese
Funktion nutzen.
8.18. Datensicherung
Diese Funktion von DATKASSE können Sie benutzen, um Ihre Daten zu sichern. Das Programm sichert alle Daten- und Indexdateien, Konfigurationsdateien, Rechnungs- und Buchungsdaten und die Programmeinstellungen.
Zum Sichern wird der Komprimierer ARJ eingesetzt. Dazu muß sich dieser
im Suchpfad Ihres Systems befinden. Sie können ihn aber auch in das Verzeichnis von DATKASSE kopieren. Normalerweise wird dies bereits durch
das Installationsprogramm von DATKASSE erledigt.
Sie können ein beliebiges Laufwerk zum Sichern eingeben (auch Fest- oder
Wechselplatten). Durch den hohen Komprimierungsgrad bei Datendateien
genügt jedoch meist eine einzige Diskette für die Sicherung.
Da der Komprimierer ein amerikanisches Programm ist, fordert er Sie auf
englisch auf, die jeweils nächste Diskette einzulegen. Beantworten Sie dieses Frage also mit einem Y für Yes und RETURN.
Während der Sicherung können Sie mit STRG-C abbrechen.
Hinweis
Ersetzen Sie den ARJ nicht durch eine deutsche oder neuere Version, da
dann die Sicherung nicht mehr funktioniert.
8.18.1. Daten wiederherstellen
Dies ist die Umkehrfunktion der Datensicherung. Zusätzlich können Sie hier
selektiv die Dateigruppen auswählen, die Sie wiederherstellen wollen.
Auch hier kann vor Beginn des Rückspeicherns mit ESC und während des
Rückspeicherns mit STRG-C abgebrochen werden.
Hinweis
Alle ausgewählten Dateien werden ohne Rückfrage zurückgespeichert und
überschreiben dabei die evtl. vorhandenen Datendateien, Formulare oder
Konfigurationsdateien.
8.19. Netzwerkfunktionen
Diesen Menüpunkt gibt es nur in der Netzwerkversion von DATKASSE.
Notwendig ist eine dieser Optionen zum Beispiel nach einem Systemabsturz
oder ähnlichen Schwierigkeiten, die sich in einem Netzwerk nie ganz vermeiden lassen.
Verwenden Sie diese Funktionen nur dann, wenn eindeutig eine Fehlfunktion vorliegt. Die Meldung Dieser Datensatz ist gerade in Benutzung kommt
im Allgemeinen daher, daß gerade ein anderen Benutzer den Datensatz bearbeitet. Vielleicht ist dieser Benutzer gerade zur Kaffeepause gegangen ohne
die Änderung des Datensatzes abzuschließen. Solange ist nämlich dieser
Datensatz für die anderen Benutzer gesperrt. Stellen Sie also sicher, daß das
Problem nicht aus dieser Richtung kommt.
Falls Sie die Anmerkungen zur Netzwerkversion auf Seite 14 bisher noch
nicht gelesen haben, so holen Sie dies jetzt nach.
8.19.1. Datenbank entsperren
Geben Sie die Nummer der Datenbank ein, die Sie entsperren wollen. Die
Numerierung beginnt mit 1, d.h. die Kundendatenbank hat die Nummer 1.
8.19.2. Datensatz entsperren
Geben Sie die Nummer der Datenbank und die Index-Nummer des Datensatzes ein, den Sie entsperren wollen. Diese Nummer steht im Blättern-Modus am oberen Maskenrand hinter dem Text Ind:. Notieren Sie sich gegebenenfalls die Nummer des gesperrten Datensatzes und geben Sie diese dann
beim Entsperren ein.
8.19.3. Datei entsperren
Geben Sie den gewünschten Dateinamen mit Pfad ein oder verwenden Sie
ein Wildcardzeichen, um die Datei aus der Verzeichnisbox auszuwählen.
8.19.4. Alles entsperren
Mit Hilfe dieser Option können Sie sämtliche Datei- und Datensatzsperrungen aufheben. Bitte sorgen Sie vor dem Start der Funktion dafür, daß
alle Anwender das Programm verlassen haben.
9. Formulargestaltung
Dieses Kapitel beschreibt die Gestaltung der Formulare für Rechnungen,
Lieferscheine, Angebote, usw.
Die meisten Daten, die in das Formular eingesetzt werden sollen, können
völlig frei plaziert werden. Sie können innerhalb des Formulars beliebig oft
die Schriftart (Font) wechseln. Dabei sind nur einige Regeln zu beachten.
Von DATKASSE aus können Sie die Formulare mit der Funktion Verschiedenes/Grundeinstellungen/Fakturierung/Formulardesign bearbeiten.
Wenn Sie beim Aufruf dieser Funktion die Meldung Editor nicht gefunden
erhalten oder das Programm sofort zum Auswahlmenü zurückkehrt, dann
kontrollieren Sie bitte, ob im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade im
Feld Editor der Dateiname für Ihren bevorzugten Editor eingetragen ist.
Dafür kann beispielsweise der Editor von MS-DOS verwendet werden. In
einem System mit MS-DOS ab Version 5.0 tragen Sie dann bitte in diesem
Feld ein :
C:\DOS\EDIT.COM
Wenn Sie Windows95 verwenden, dann muß hier folgendes eingetragen
werden:
C:\WINDOWS\COMMAND\EDIT.COM
Der in DATKASSE integrierte Formulargenerator arbeitet wie viele andere
Funktionen in DATKASSE mit einer Konfigurationsdatei, nämlich FORMGEN.CNF. Diese enthält die Variablennamen, die Sie in den Formularen für
Rechnung, Lieferschein, usw. verwenden können. Zum Probieren empfiehlt
es sich, die Originalformulare (Dateien *.FGN im Verzeichnis FORMULAR) vorher zu sichern.
Hinweis
In der Datei FORMGEN.CNF sollten Sie möglichst keine Änderungen vornehmen, da alle Erklärungen in diesem Handbuch sich auf die mitgelieferten
Variablen-Bezeichnungen beziehen.
9.1. Daten in Formularen einsetzen
Für die folgenden Erklärungen sollten Sie ein Formular mit dem Editor geladen haben.
Eine kurze Erklärung zu dem Begriff Variable. Sie ist sozusagen ein Platzhalter für den Wert der Variablen. Beispielsweise ist die Variable
&&RNR& der Platzhalter für die Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wird also an die Stelle im Formular gedruckt, an der Sie die Variable
plaziert haben.
Eine Variable in einem Formular wird immer durch die Zeichenfolge &&
eingeleitet und durch ein einzelnes & beendet. Diese Syntax ist notwendig,
damit der Formulargenerator die Variablen von normalem Text unterscheiden kann.
Normalen Text können Sie beliebig im Formular eintragen. Die maximale
Länge einer Zeile darf allerdings 100 Zeichen nicht überschreiten.
Einige der Variablen werden möglicherweise in Ihrer Programmversion
nicht benutzt. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf die Funktion des
Programms.
Wie bereits oben gesagt werden Variablen im Formular, also zum Beispiel in
RECHKASB.FGN (Formular für Bruttorechnungen), an genau der Stelle
plaziert, an der sie später gedruckt werden sollen. Wenn DATKASSE also in
Ihrem Rechnungsformular die Rechnungsnummer in Zeile 15 und Spalte 30
drucken soll, dann setzen Sie die Variable NR in der Datei RECHKASB.FGN
an genau diese Stelle. Die erste Druckposition ist das erste der beiden &Zeichen.
In Zeile 15 und Spalte 30 würde also stehen :
&&NR&
Vorher können Sie noch beliebigen Text eingeben. Die bewußte Zeile in dem
Rechnungsformular könnte dann folgendermaßen aussehen :
Rechnungs-Nr. : &&NR&
Auf die gleiche Weise tragen Sie die anderen notwendigen Daten in das Formular ein, bzw. verändern die Position der bereits vorhandenen Variablen.
9.1.1. Einsetzten der Adreßdaten
Für die Adreßdaten gelten die gleichen Regeln wie für die restlichen Variablen. Als Variablennamen verwenden Sie hier die Feldbezeichnungen der
Maske Kunden. Die Feldbezeichnungen finden Sie im Maskenreport der betreffenden Maske. Nähere Hinweise zum Maskenreport siehe Seite 221.
Auch hier werden die Variablen durch ein doppeltes & am Anfang und ein
einfaches & am Ende eingeschlossen.
Die folgende Eingabe setzt die Adresse in das Formular ein :
&&Anrede&
&&Firma1/Vorname&
&&Firma2/Nachname&
&&Straße&
&&PLZ& &&<Stadt&
Beachten Sie auch das Zeichen < vor der Feldbezeichnung des Ortes. Dieses
Zeichen bewirkt, daß der Ort immer mit einem Leerzeichen Abstand hinter
der PLZ eingefügt wird, unabhängig davon wie lang das Feld PLZ definiert
wurde und wie lang die tatsächliche Eingabe in diesem Feld ist.
9.2. Variablen
Es folgt nun eine Liste der Variablen und ihre Bedeutung.
Variable
NR
RECHDATUM
KD-NR
SUM
PORT
VERP
MWST1
MWST2
MWSTSUM
NETTO1
NETTO2
ENDBETR
ZUSATZ
RBP
RBSUM
ZAHLBED
VERK
TEXT1
TEXT2
TEXT3
MAHNGEB
EUS
Bedeutung
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Kundennummer
Nettosumme der Rechnungspositionen
Portokosten
Verpackungskosten
ausgerechneter Mehrwertsteuerbetrag
(halber MwSt.-Satz)
ausgerechneter Mehrwertsteuerbetrag
(voller MwSt.-Satz)
Summe der Mehrwertsteuerbeträge
Nettobetrag für reduz. MwSt.-Satz
Nettobetrag für vollen MwSt.-Satz
Rechnungsendbetrag
Zusatztext
Rabattwert (z.B. 10,0)
ausgerechneter Rabattbetrag
Zahlungsbedingungen
Verkäufer
Zusatztext 1
Zusatztext 2
Zusatztext 3
Mahngebühren (nur in Mahnungsformularen)
EURO-Bruttosumme
Die folgenden Variablen können mehrfach in einem Formular vorkommen. Sie
benötigen einen oder mehrere Parameter. Der oder die Parameter werden, durch
Leerzeichen getrennt, an die Variable angehängt.
Variable
RAND
FONT
Parameter Bedeutung
ganze Zahl Stellt den Rand ab dieser Stelle
im Formular auf xx Zeichen
ganze Zahl Stellt den Drucker ab diesem
Zeitpunkt auf den angegebenen
Zeichensatz um
Die nächste Tabelle zeigt die Variablen für die Rechnungspositionen.
Variable
PS
ANZ
ART
EP
GP
NR
EUE
EUG
Bedeutung
Position
Anzahl
Artikelbezeichnung
Einzelpreis
Gesamtpreis
Artikelnummer
EURO-Einzelpreis
EURO-Gesamtpreis
9.3. Steueranweisungen in Formularen
Auch in den Formularen für den Druck von Rechnungen, Lieferscheinen, usw.
gibt es ähnlich wie bei Listenformularen Steueranweisungen. Eine Steueranweisung wird wie im Listengenerator mit dem Zeichen % eingeleitet.
Anweisung Bedeutung
zeilen
Anzahl der Rechnungspositionen pro Seite
Grundeinstellung : 20
Der korrekte Wertt ist druckerabhängig und muß
gegebenenfalls durch Testausdrucke ermittelt werden.
kopfzeilen Anzahl der Kopfzeilen, die bei mehrseitigen Belegen
auf die Folgeseiten kopiert werden sollen. Bitte Hinweise beachten.
fußzeilen
Anzahl der Fußzeilen, die bei mehrseitigen Belegen
auf die Folgeseiten kopiert werden sollen. Bitte Hinweise beachten.
Hinweise zu Kopf- und Fußzeilen
Bei mehrseitigen Belegen (z.B.Rechnung) kann über Steueranweisungen erreicht werden, daß auf den Folgeseiten ebenfalls Kopf- und Fußbereich gedruckt wird. Dies ist bei Verwendung von Blankopapier sinnvoll.
Mit der Steueranweisung %kopfzeilen xx legen Sie den Kopfbereich, mit
%fußzeilen xx den Fußbereich fest. Das xx steht für die Anzahl der Zeilen.
Beim Kopfbereich wird von oben, beim Fußbereich von unten gezählt !
Die Zeilen mit Steueranweisungen werden nicht mitgezählt. In den Beispielformularen mit Kopf (z.B. RECHKASB.FGN) können Sie sehen, wie's gemacht wird.
Wenn Sie im Kopf verschiedene Fonts verwenden, dann muß am Ende des
Kopfbereichs eine FONT-Anweisung eingefügt werden, die die Schrift für
die Tabelle wieder einstellt. Ansonsten wird die Tabelle auf den Folgeseiten
in der gleichen Schrift wie der Kopf weitergedruckt.
Beispiele
Die Zeile
%zeilen 32
bewirkt, daß pro Rechnungsseite 32 Positionen gedruckt werden.
Die Zeile
%kopfzeilen 5
bewirkt, daß die ersten 5 Zeilen eines Belegs bei mehrseitigen Belegen auf alle
Folgeseiten kopiert wird.
Hinweise
In der Rechnungsmaske sehen Sie zwar keine Tausenderpunkte. Im Formular
werden diese jedoch gedruckt. Währungsvariablen werden immer rechtsbündig
gedruckt. Dies müssen Sie bei der Plazierung der Variablen berücksichtigen.
Das Adreßfeld muß sich im Bereich der ersten 22 Zeilen befinden.
Bei Schriftartänderungen mit dem Kommando FONT müssen Sie beachten, daß
Sie die Schriftart nur zeilenweise ändern können. Viele Drucker machen ein
Kommando zum Umschalten auf doppelte Schrifthöhe für die gesamte Zeile
gültig. So ist zwar möglich, durch Einfügen eines weiteren FONT-Kommandos
wieder auf die alte Schriftart zurückzuschalten. Vermutlich geht Ihnen dabei
aber der Platz im Formular aus.
Die Zeilenanzahl eines Formulars darf nicht unter 60 Zeilen liegen. Gegebenenfalls müssen Sie eine gewisse Anzahl Leerzeilen einfügen.
Im Formular für Bruttorechnungen (RECHKASB.FGN) darf die Variable für
den enthaltenen Mehrwertsteuerbetrag maximal 2 Zeilen unter der Variable für
den Rechnungsendbetrag stehen. Dies ist wichtig für die Verwaltung von
mehreren Rechnungseiten. Der Mehrwertsteuerbetrag wird nämlich jeweils auf
die letzte Seite kopiert.
Im folgenden möchten wir Ihnen einige typische Fehler aufzeigen, die Sie bei
der Formulargestaltung machen können.
Achten Sie auf die Zeilenlänge, sie darf macimal 105 Zeichen betragen. Wenn
Sie ein Formular einige Male im Einfügemodus des Editors geändert haben,
dann sind möglicherweise am Ende einiger Zeilen Leerzeichen vorhanden.
Diese sind im Editor nicht sichtbar, werden aber von DATKASSE verarbeitet.
Sind beispielsweise am Ende der Zeile mit den Belegpositionen Leerzeichen
vorhanden, dann wird die Tabelle mit jeweils einer Leerzeile zwischen den
einzelnen Positionen gedruckt.
Die Abhilfe ist einfach: Drücken Sie im Editor in jeder Zeile die Taste ENDE.
Der Cursor wird auf das Ende der Zeile positioniert und Sie können dadurch
erkennen, ob Leerzeichen nach dem Endes des Zeilentextes vorhanden sind.
Ein weiterer möglicher Fehler sind überflüssige Leerzeilen am Ende des
Formulars. Dies hat i.A. zur Folge, daß der Drucker nach jedem Ausdruck eine
Leerseite ausgibt.
Auch dies läßt sich leicht feststellen: Drücken Sie solange die Taste PFEIL
runter, bis Sie am Ende des Formulars angelangt sind. Nach einem Blick auf
den Zeilenzähler können Sie sofort erkennen, ob zuviele Leerzeilen vorhanden
sind. Ein Laser- oder Tintenstrahldrucker kann beispielsweise ca. 64-66 Zeilen
auf eine A4-Seite drucken. Sind am Ende des Formulars zusätzliche Leerzeilen
vorhanden, dann wird der Drucker diese auf eine neue Seite ausgeben.
9.4. Variablen für den EURO
Mit Hilfe der Variablen EUE, EUG und EUS (siehe Tabelle oben) können Sie
bereits jetzt Belege drucken, die zusätzlich zum DM-Betrag die Einzelbeträge
und die Rechnungssumme in EURO ausweisen.
Vermutlich werden im Laufe des Jahres 1999 viele Firmen die Möglichkeit des
zusätzlichen Ausdrucks der EURO-Beträge nutzen, um Ihren Kunden den
EURO näher zu bringen.
Zur Berechnung wird der Umrechnungsfaktor verwendet, den Sie im Menü
Verschiedenes/Grundeinst./EURO eingegeben haben (siehe Seite 215).
Beispiele für Rechnungsformulare mit EURO-Beträgen finden Sie im Verzeichnis C:\KASSE\FORMULAR in der Datei RECHEURB.FGN (Bruttorechnung)
und RECHEURN.FGN (Nettorechnung).
Sie können diese Formulare auch einfach verwenden, wenn Sie im Menü Verschiedenes/Dateinamen-Pfade die Dateinamen für Brutto- und Nettorechnung
entsprechend ändern.
In diesen Formularen müssen Sie natürlich ebenfalls nach dem Laden der Datei
mit dem Editor Ihren Firmennamen eintragen oder unseren Beispielnamen einfach mit Leerzeichen überschreiben.
Beachten Sie außerdem, daß es in KASSE.EXE im Menü Setup/DateinamenPfade ebenfalls einen Eintrag für das Formular der Bruttorechnung gibt. Wollen
Sie also mit KASSE.EXE ebenfalls A4-Rechnungen mit EURO-Beträgen drukken, dann müssen Sie den Dateinamen für die Bruttorechnung hier auch ändern.
10. Listengenerator
Der Listengenerator ist neben den eigentlichen Datenbank-Funktionen das
Herz von DATKASSE. Mit Hilfe dieses Programmteils können Sie Ihre eingegebenen Daten in fast beliebiger Weise in Listenform ausgeben und/oder
aufbereiten lassen.
Der Listengenerator arbeitet wie fast alle anderen Programmteile in DATKASSE formularorientiert, d.h. für jede benötigte Liste erstellen Sie einmalig ein Listenformular, das Sie immer wieder verwenden können. Dieses
Formular enthält alle Angaben zu den Feldern in der Liste, Sortierung, Berechnungen, Kopfzeilen und Seitenformatierung, usw.
Einfache Anwendungen des Listengenerators sind die Zusammenstellung
von einzelnen Feldern einer Datenbank in einer Liste. Sie können nach einem oder mehreren Feldern der betreffenden Datenbank selektieren und auf
diese Weise auch nur Teile der Daten in die Liste aufnehmen lassen.
Außerdem kann der Listengenerator die erzeugte Liste nach einem beliebigen Datenbankfeld sortieren, und zwar aufsteigend oder absteigend.
Hier muß nun wieder einmal das bereits arg strapazierte Beispiel mit dem
Meyer mit ei oder ey herhalten.
Eine Selektion nach Namen mit dem Eintrag =Me?er würde also alle
Meyers in die Liste aufnehmen, egal ob mit ei oder ey geschrieben. Dies ist
aber ein sehr einfaches Beispiel und zeigt in keinster Weise die Leistungsfähigkeit des Listengenerators. Es folgen deshalb im Anschluß an die formalen Erklärungen aller Optionen einige praxisgerechte Beispiele, die Sie zur
Übung nachvollziehen können.
10.1. Liste erzeugen
Nach Auswahl dieser Option müssen Sie das Listenformular und die Ausgabedatei auswählen. Wie Sie ein Listenformular erzeugen können, lesen Sie
auf Seite 248.
Geben Sie den Namen des Listenformulars entweder direkt ein (mit der Namenserweiterung .LST) oder wählen Sie das Formular durch Verwendung
eines Wildcardzeichens (*.LST und RETURN eingeben). Im letzteren Fall
können Sie dann die Datei aus der Verzeichnisbox auswählen.
DATKASSE fragt Sie nun noch, in welche Ausgabedatei das Ergebnis der
Listenerzeugung geschrieben werden soll. Dabei wird der Name der Liste
mit der Endung .TXT vorgeschlagen. I.A. können Sie diese Vorgabe einfach
mit RETURN übernehmen.
Anschließend gelangen Sie in die Bedingungsmaske. Diese sieht genauso
aus wie die Eingabemaske, mit dem Unterschied, daß nun die Eingabe von
Bedingungen anstelle von Daten in die Felder erwartet wird (beachten Sie
die Modusanzeige in der rechten oberen Ecke der Maske).
Nehmen wir an, Sie haben bereits ein Listenformular erstellt oder eines der
mitgelieferten ausgewählt. Sie befinden sich nun in der Bedingungsmaske.
Vor einer Bedingung muß ein Operator stehen. DATKASSE versteht vier
Arten von Operatoren. Diese sind das Zeichen für Gleichheit =, das Zeichen
für größer > und das Zeichen für kleiner <. Zusätzlich gibt es noch den Operator Feld enthält, der durch das Zeichen $ dargestellt wird.
DATKASSE erlaubt Ihnen pro Feld die Eingabe von bis zu 25 Bedingungen,
die Sie mit UND oder ODER verknüpfen können. Das Zeichen für UND ist
&& das Zeichen für ODER ist ||. Auf einer MF2-kompatiblen Tastatur
befindet sich der senkrechte Strich links unten. Sie erhalten dieses Zeichen,
indem Sie die Taste ALTGR festhalten und die entsprechende Taste
drücken. Denken Sie daran, daß das Zeichen genauso wie das kaufmännische Und zweimal eingegeben werden muß, damit DATKASSE dies als
Verknüpfungszeichen erkennen kann. Durch diese etwas ungewöhnliche
Syntax kann auf Klammerung verzichtet werden.
Leerzeichen in verknüpften Bedingungen innerhalb eines Feldes können
verwendet werden.
Im obigen Beispiel möchte der Anwender eine Liste von allen Artikeln erzeugen, die der Warengruppe 12 angehören (Bedingung =12) und außerdem
von der Firma Selektra geliefert werden (Bedingung =SELEKTRA).
Beachten Sie, daß Bedigungen in verschiedenen Feldern UND-verknüpft
sind, d.h., sie erscheinen nur in der Liste, wenn beide Kriterien für einen Datensatz zutreffend sind.
Im Gegensatz dazu können innerhalb eines Feldes auch ODER-Verknüpfungen (mit ||) verwendet werden.
Das Beispiel könnte also folgendermaßen erweitert werden. Im Feld Warengruppe wird geschrieben:
=12 || =14 || =27
Die Bedingung für dieses Feld lautet also Warengruppe ist gleich 12 ODER
Warengruppe ist gleich 14 ODER Warengruppe ist gleich 27.
Ausgehend von o.g. Beispiel würden also alle Artikel in die Liste aufgenommen, deren Lieferant Selektra ist UND deren Warengruppe 12, 14
ODER 27 ist.
Eine Bedingung zum Erfassen aller Postleitzahlen im Bereich 6000 bis 7000
würde z.B. folgendermaßen aussehen :
>5999 && <7000
Genauso können Sie auch bestimmte Postleitzahlen selektieren. Nehmen wir
an, Sie wollen alle Kunden in Frankfurt und Rodgau in Ihrer Liste haben.
Die Bedingung würde wie folgt aussehen :
=60* || =63110
Beachten Sie bitte, daß wir hier jetzt das ODER-Zeichen verwendet haben.
Hätten wird das UND-Zeichen benutzt, dann wäre die generierte Liste leer
gewesen, denn für einen Datensatz kann nicht gleichzeitig gelten, daß seine
PLZ 60* und 63110 ist.
Wie Sie bereits gesehen haben ist es möglich, Wildcardzeichen bei der Suche zu
benutzen, dies gilt auch bei verknüpften Suchbegriffen. Näheres zu Wildcards
siehe Seite 35.
Folgende Einschränkungen sind beachten :
Wildcardzeichen können nur in Textfeldern benutzt werden. Bei allen anderen Feldtypen müssen Sie mit den Operatoren =,< und > arbeiten. Wenn Sie
also beispielsweise eine Selektion nach einem Datumsfeld vornehmen wollen, ist es nicht möglich zu schreiben :
=??.02.97 (falsch)
Diese Bedingung weist DATKASSE als unzulässig ab. Um alle Datensätze
im Februar 97 zu erhalten (dies wollten Sie ja mit der Bedingung erreichen)
können Sie ersatzweise schreiben :
>31.01.97&&<01.03.97 (richtig)
Bei der Verwendung von mehreren Bedingungen innerhalb eines Feldes ist
noch einiges zu beachten :
Gemischte Benutzung von UND und ODER ist nicht möglich. Durch die
fehlende Klammerung könnte DATKASSE nicht entscheiden welche Bedingung vorrangig zu behandeln ist. Eine derart komplizierte Bedingungseingabe wird im Allgemeinen nicht benötigt.
10.1.1. Aufbau eines Listenformulars
Grundsätzlich müssen Sie, um eine Liste zu generieren, einmalig ein Listenformular für die Liste erstellen. Das hört sich komplizierter an als es ist.
Ein Listenformular besteht aus mehreren Anweisungen, vergleichbar mit einer sehr einfachen Programmiersprache. Es gibt Anweisungen, die für das
Format, d.h. das spätere Aussehen der Liste relevant sind. Sie können beispielsweise das Papierformat und die Schriftart angeben.
Hinzu kommen Anweisungen, die dem Listengenerator mitteilen welche
Felder Sie in Ihrer Liste haben wollen und an welcher Stelle in der Liste sie
erscheinen sollen.
Auch eine oder mehrere Kopfzeilen können Sie in die Steuerdatei eintragen.
Die Kopfzeile(n) werden am Beginn jeder neuen Seite gedruckt. Zusätzlich
wird als erste Kopfzeile immer der Name der Liste, das aktuelle Datum und
die Uhrzeit sowie die Seitennummer eingetragen.
Wie bereits oben gesagt, das Formular für eine Liste wird nur ein einziges
mal erstellt. Danach wählen Sie einfach den Namen der Datei aus der Verzeichnis-Box, geben wie oben beschrieben die Selektionskriterien ein und
nach Drücken der Taste F5 wird die Liste erzeugt.
Im Allgemeinen wird sich die Zahl der zu erstellenden Formulare im Bereich von etwa 20 bewegen, wobei natürlich keine Begrenzung bei der Anzahl besteht. Für weitere Informationen lesen Sie am besten die im Anschluß
an die formale Beschreibung der Anweisungen folgenden Beispiele weiter.
Mit der Funktion Listenformular erzeugen (siehe Seite 248) können Sie ein
Standardformular von DATKASSE erzeugen lassen. Diese Funktion deckt
bereits 80 % aller Listenanforderungen ab. Bei weitergehenden Anforderungen können Sie ein von DATKASSE erzeugtes Standardformular als Grundgerüst für Ihre Änderungen verwenden, da hier bereits die wichtigsten Einstellungen und Anweisungen vorhanden sind.
Hinweise
Alle Anweisungen, bzw. Schlüsselwörter müssen mit dem
Zeichen % eingeleitet werden, damit der Listengenerator
sie von normalem Text unterscheiden kann.
Formatanweisungen müssen in der ersten Spalte der Zeile
Y
Y
Y
Y
Y
beginnen. Außer der Formatanweisung darf nichts in der
Zeile stehen.
Alle Anweisungen müssen klein geschrieben werden.
Die Parameter einer Anweisung werden, durch ein
Leerzeichen getrennt, an die Anweisung angehängt.
Die Formatanweisungen müssen alle zu Beginn der
Steuerdatei stehen.
Wenn eine der Formatanweisungen nicht vorhanden ist, wird der Standardwert benutzt (siehe 3. Spalte in der Tabelle). So kann zum Beispiel die Format-Anweisung zeilen entfallen, wenn Endlospapier verwendet wird. Bei
Verwendung von Einzelblatteinzügen und Laserdrucker muß jedoch ein
kleinerer Wert eingesetzt werden.
Der übliche Aufbau eines Listenformulars sieht demnach so aus :
Format-Anweisungen,
Steueranweisungen,
Kopfzeilen,
Feldnummern.
Im Anschluß an die Kopfzeilen tragen Sie nun die Felder, die Sie in der Liste haben wollen, in das Formular ein. Alle Feldnummern werden mit dem
Zeichen # eingeleitet. In der Spalte in der das #-Zeichen steht, erscheint
später in der Liste der jeweilige Feldinhalt. Denken Sie daran, genügend
Abstand zwischen den Feldern zu lassen, sonst kommt es zu Überschneidungen.
Wie Sie die Felder in der Liste gruppieren bleibt völlig Ihnen überlassen,
d.h. Sie können die Felder nebeneinander oder untereinander schreiben.
Schauen Sie sich am besten die Beispiellisten an und probieren Sie diese
aus. Dann sehen Sie am besten, welche Darstellungsweise für Ihre Zwecke
am besten geeignet ist. Zwischen den Feldnummern darf kein normaler Text
stehen, bzw. er wird ignoriert. Ganze Zeilen von normalem Text können Sie
jedoch einfügen. Gleiches gilt für Leerzeilen. Diese erscheinen dann in jedem Datensatz in der Liste.
10.1.2. Formatanweisungen
Formatanweisungen steuern den Aufbau der Liste, d.h. Tabellenbreite, Sortierung, usw. Formatanweisungen werden durch das Prozentzeichen eingeleitet und müssen klein geschrieben werden.
Anweisung
zeichen
zeilen
rand
summe
sortiere
schrift
kopfzeile
ende
berechne
Param.
Zahl
Zahl
Zahl
Feldnr.
Feldnr.
Zahl
versch.
Bedeutung
Anzahl der Zeichen pro Zeile
Anzahl der Zeilen pro Seite
Randeinstellung in Zeichen
Addiert die Werte von Feld #
Sortiert nach Feld #
Schriftart selektieren
Beginn d. Kopfzeilen (max. 3)
Ende der Kopfzeilen
Berechnet Zahlenwerte
Beispiel
%zeichen 90
%zeilen 64
%rand 5
%summe #11
%sortiere #0
%schrift 1
%kopfzeile
%ende
(siehe Seite 247)
Bei der Formatanweisung sortiere kann als weiterer Parameter die Sortierreihenfolge eingegeben werden. Ohne Parameter wird aufsteigend sortiert. Die
Feldnummer muß wie üblich ein vorangestelltes # haben. Da die Defaulteinstellung aufsteigend ist, kann der Parameter aufsteigend auch entfallen.
Parameter Bedeutung
aufsteigend Die Liste wird aufsteigend sortiert
absteigend Die Liste wird absteigend sortiert
Bitte beachten Sie, daß bei einer vorhandenen Anweisung sortiere bei der
Listenerzeugung sehr viel Speicher benötigt wird. Dadurch kann DATKASSE möglicherweise keine sortierte Liste über alle Artikel in der Datenbank erzeugen. In diesem Fall müssen Sie über Bedingungen die Menge der
Datensätze eingrenzen und in mehreren Etappen drucken.
Wenn die Anweisung sortiere fehlt, dann ist die Liste nach dem aktuellen
Index sortiert, den Sie mit ALT-I im Blättern-Modus der Datenbank umschalten können (siehe Seite 46). Ist also eine Sortierung nach der Artikelnummer gewünscht, dann kann die Anweisung sortiere entfallen.
Wenn Sie als Sortierfeld ein Fließkommafeld wählen, dauert der Sortiervorgang etwa 5 bis 10 mal solange wie bei allen anderen Feldtypen. Werden Sie
in diesem Fall bitte nicht ungeduldig. DATKASSE zeigt in der letzten
Bildschirmzeile an, daß der Sortiervorgang noch läuft.
Beispiel
Eine typische Formatanweisung, die DATKASSE dazu veranlaßt die erzeugte Liste nach dem Umsatzfeld in absteigender Reihenfolge zu sortieren,
würde folgendermaßen aussehen :
%sortiere absteigend #14
Beachten Sie bitte, daß alle Format- und Steueranweisungen klein geschrieben
werden müssen.
Im Bereich der Feldnummern in einem Listenformular gibt es noch weitere
Möglichkeiten. Nehmen wir an, es sind in einer Maske 2 Felder für Telefonnummern vorgesehen. Um diese Felder in ein Listenformular aufzunehmen,
wird man diese im Allgemeinen untereinander schreiben. Dies hat jedoch zur
Folge, daß, wenn weniger als 2 Telefonnummern gespeichert sind, unschöne
Leerzeilen erzeugt werden. DATKASSE reserviert ja für jeden Feldbezeichner
den benötigten Platz in der Liste. Wenn also nur eine Telefonnummer gespeichert ist, dann folgt darauf eine Leerzeile. Für genau dieses Problem gibt es das
Zeichen \, den sogenannten Backslash.
Um bei dem Beispiel mit den Telefonnummern zu bleiben : Plazieren Sie im
Listenformular in den beiden Zeilen mit den Feldbezeichnern der Telefonnummern einen Backslash. Die Position ist dabei unerheblich. Beim Listendruck
wird dieses Zeichen durch ein Leerzeichen ersetzt. DATKASSE prüft nun, ob
sich in dieser Zeile der Liste überhaupt ein Feld mit Inhalt befindet. Fällt die
Prüfung positiv aus, wird dieses Feld ganz normal in die Liste eingesetzt. Im
anderen Fall fährt DATKASSE mit dem nächsten Feld fort, ohne eine Leerzeile
zu erzeugen. Dies funktioniert auch, wenn sich mehrere Felder in der Zeile
befinden. Nur wenn alle Felder leer sind, dann entfällt die betreffende Zeile
ganz.
10.1.3. Summen berechnen
Mit der Format-Anweisung summe können Sie bei der Listenerzeugung die
Summe von einem oder mehreren Feldern berechnen lassen. Die Summen
werden auf einem extra Blatt am Ende der Liste gedruckt. Sie können bis zu
10 summe-Anweisungen verwenden.
Tragen Sie dazu die Steueranweisung summe und anschließend die Nummer
des Feldes, von dem Sie die Summe benötigen, in das Listenformular ein.
Beispiel :
Sie haben in der Kundendatenbank ein Feld Umsatz, welches die Feldnummer 14 hat. Die Steueranweisung im Listenformular würde folgendermaßen
aussehen :
%summe #14
Mit Hilfe dieser Anweisung können Sie zum Beispiel durch Eingabe der
entsprechenden Bedingungen den Umsatz in einem bestimmten Postleitzahlengebiet berechnen lassen.
10.1.4. Berechnungen
Mit der Format-Anweisung berechne haben Sie noch mehr Möglichkeiten
zum Verändern von Daten während des Listendrucks.
Die berechne-Anweisung beherscht die 4 Grundrechenarten und Prozentrechnung. Bei einer Berechnung wird der Inhalt eines Feldes als erster Operand benutzt. Danach folgt ein beliebiger Operator (+,-,*,/) und der zweite
Operand. Dieser kann wiederum ein Feld oder eine Zahl sein. Optional kann
das Prozentzeichen nachgestellt werden. Der zweite Operand wird dann als
Prozentwert behandelt.
Mit dieser Anweisung können Sie beim Listendruck zum Beispiel Bruttooder Rabattpreise ausrechnen lassen.
Sie können bis zu 10 berechne-Anweisungen in einem Listenformular verwenden.
Beachten Sie bitte, daß nach einer berechne-Anweisung der Inhalt des ersten
Operanden, d.h. des Feldinhaltes verändert wurde. Dieser Effekt ist
durchaus sinnvoll, da Sie damit aufeinander aufbauende Berechnungen
durchführen können (auch zusammen mit der summe-Anweisung). Beispielsweise können Sie mit der ersten berechne-Anweisung einen Aufschlag
auf den EK-Preis durchführen und anschließend mit der zweiten Anweisung
die Mehrwertsteuer hinzuaddieren lassen.
Die Veränderungen im Feldinhalt sind natürlich nur während der Listenerzeugung wirksam, in der Datenbank werden dadurch in keinem Fall Veränderungen vorgenommen.
Das folgende Beispiel geht davon aus, daß der EK-Preis die Feldnummer 7
hat :
%berechne #7 + 60 %
%berechne #7 + 15 %
In diesem Beispiel wird mit der ersten berechne-Anweisung ein Aufschlag
von 60 Prozent errechnet. Die zweite Anweisung addiert dann noch die
Mehrwertsteuer hinzu. Danach enthält das Feld 7 den errechneten Wert. Im
Listenformular tragen Sie also diese Feldnummer an die Stelle, an der der
Wert erscheinen soll, ein.
Dieses Beispiel addiert die Inhalt der Felder 4 und 8. Das Ergebnis steht danach in Feld 4 :
%berechne #4 + #8
Hinweise
Berechnungen können nur mit Zahlenfeldern, d.h. mit den
Feldtypen 2, 3 und 6 durchgeführt werden.
Die Feldinhalte verändern sich natürlich nur während der
Listenerzeugung.
Y
Y
10.2. Listenformular erzeugen
Diese Option nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab, die beim Erstellen eines Listenformulars entsteht.
Sie wählen lediglich die gewünschten Felder aus. DATKASSE wählt selbständig die notwendige Schriftart aus, erzeugt die Kopfzeilen und sorgt für
die richtige Positionierung der Feldbezeichner im Formular.
Nach Auswahl der Option zeigt DATKASSE Ihnen eine Liste mit allen Feldern der aktuellen Datenbank. Vor den Feldnamen werden zusätzlich die
Feldnummern angezeigt.
Wählen Sie nun mit den Pfeiltasten die gewünschten Felder aus. Mit RETURN werden die Felder selektiert. Auf die gleiche Art und Weise können
Sie eine Selektion auch wieder rückgängig machen. Ein selektiertes Feld erkennen Sie an einem kleinen Häkchen am linken Rand des Eintrags.
Wenn Sie zuviele Felder auswählen, gibt DATKASSE eine Meldung aus,
daß nun ein Listenformular mit untereinander stehenden Feldern erzeugt
wird.
Mit F3 legen Sie das Feld fest, nach dem die Liste sortiert werden soll.
Diese Eingabe ist optional. Standardmäßig sortiert DATKASSE die Liste
nach dem gerade aktiven Indexfeld, d.h. im Allgemeinen die Nummer (siehe
auch die Beschreibung der Taste ALT-I auf Seite 46).
F2 schließt die Auswahl ab und erzeugt das Formular. Zuvor müssen Sie
dem Formular jedoch noch einen Namen geben. Verwenden Sie dazu die
Dateiendung .LST.
ESC bricht wie üblich die Operation ab und löscht alle Eingaben.
10.2.1. Listenformular bearbeiten
Diese Funktion ruft den eingestellten Editor auf und übergibt ihm das ausgewählte Listenformular zum Editieren. Im Menü Verschiedenes/Dateinamen
können Sie jeden anderen Editor einstellen, der ASCII-Dateien bearbeiten
kann (z.B. den bei MS-DOS mitgelieferten EDIT.COM).
10.2.2. Beispiele
Nach der Installation von DATKASSE befinden sich einige Beispielformulare auf Ihrer Festplatte. Diese eignen sich gut als Anschauungsmaterial. Laden Sie diese am Besten mit einem Editor oder verwenden Sie die Funktion
Listenformular bearbeiten.
In den Beispielen sind erklärende Kommentare enthalten. Kommentare beginnen mit einem Semikolon und können sowohl in einer eigenen Zeile als
auch am Ende eines gültigen Eintrags stehen.
11. Sonderfunktionen
Dieses Kapitel beschreibt einige zusätzliche Möglichkeiten von DATKASSE.
11.1. Clipboard
In DATKASSE ist ein sogenanntes Clipboard enthalten. Falls Sie diese Option nicht bereits aus anderen Programmen kennen, hier eine kurze Erklärung.
Das Clipboard steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie sich in einem
Eingabefeld von DATKASSE befinden. Dabei ist es völlig unerheblich, ob
dieses Eingabefeld zu einer der Datenbanken, zu Dateifunktionen, zur Fakturierung oder zu anderen Funktionen gehört. Ebenfalls nicht relevant ist es,
ob Sie gerade mit KASSE.EXE oder DATKASSE.EXE arbeiten.
Mit Hilfe des Clipboards können Sie auf einfache Weise Texte zwischen
den einzelnen Programmteilen austauschen. Das Clipboard speichert je nach
zur Verfügung stehendem Speicher in Ihrem System zwischen 50 und 500
Zeilen Text, auf die Sie auch nach einem Neustart des Programms wieder
zugreifen können.
Durch Drücken der Tastenkombination STRG-E in einem Eingabefeld wird
die im Eingabefeld befindliche Zeile in das Clipboard kopiert. Das geht solange, bis die maximale Zeilenanzahl erreicht ist. Bei jedem neuen Aufruf
von STRG-E wird danach die jeweils älteste Zeile gelöscht.
Hinweis
Wenn die Zeile leer oder identisch zur letzten Clipboardzeile ist, wird sie
nicht in das Clipboard kopiert.
Mit der Tastenkombiation ALT-E können Sie nun den letzen Clipboardeintrag in das aktuelle Eingabefeld kopieren.
Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig. Sie können damit zum Beispiel auf einfache Weise Felder in der Datenbank kopieren. Das geht natürlich auch zwischen verschiedenen Datenbanken, da die Clipboardeinträge
unabhängig vom gerade benutzen Programmteil sind. Oder Sie haben einen
langen Pfad im Dateiauswahlfenster eingegeben und benötigen diesen noch
mehrmals. Durch Kopieren des Pfades in das Clipboard sparen Sie sich das
Neueingeben des Pfades, denn mit ALT-E können Sie ihn beliebig oft
zurückkopieren.
Die bisherige Beschreibung behandelte nur den jeweils letzten Clipboardeintrag. Nun kann das Clipboard aber, wie bereits gesagt, zwischen 50 und
500 Zeilen speichern. Durch Eingabe von ALT-C oder Auswahl der Option
Clipboard aus dem Menü System können Sie aus allen Clipboardeinträgen
den gewünschten auswählen. Wie üblich treffen Sie die Auswahl mit den
Pfeiltasten und RETURN.
Durch Eingabe von STRG-E können Sie den Clipboardeintrag, auf dem der
Balken gerade steht, sogar editieren. Auf diese Weise können Sie sich beispielsweise Ihre eigene Sammlung mit häufig benötigten Texten zusammenstellen.
11.2. Makros
Unter einem Makro versteht man die Möglichkeit, Tastatureingaben in einer
Datei zu speichern um diese nochmals ausführen zu können. Auf diese Art
und Weise lassen sich immer wiederkehrende Vorgänge automatisieren. Die
Tutorfunktionen von DATKASSE sind beispielsweise mit Makros realisiert.
Die Makrofunktion können Sie außer über das Menü auch über den Hotkey
Umschalt-F10 aufrufen.
11.2.1. Makro aufzeichnen
Nach Auswahl dieser Option wird der Aufzeichungsmodus aktiviert. Alle
folgenden Tastenanschläge werden gespeichert. In der oberen Statuszeile erscheint als Hinweis der String Makro.
11.2.2. Makro speichern
Wenn Sie zuvor eine Aufzeichung gestartet haben, können Sie nun diese
Aufzeichung in einer Datei speichern. Dazu erscheint wie üblich die Dateiauswahlbox. Die Eingaben, die Sie nun machen, werden nicht mehr im Makro gespeichert. Geben Sie der Datei einen Namen oder wählen Sie aus den
vorhandenen Dateien eine zum Überschreiben aus. Das Makro ist nun gespeichert und kann über die Funktion Makro abspielen ausgeführt werden.
11.2.3. Makro abspielen
Mit dieser Funktion können Sie ein gespeichertes Makro ausführen lassen.
Geben Sie dazu den Dateinamen der gewünschten Makro-Datei ein
(*.MAC) oder verwenden Sie ein Wildcardzeichen, um die Selektion in der
Dateiauswahlbox vorzunehmen.
Während der Makroausführung kann die Abspielgeschwindigkeit mit den
Tasten + und - auf dem Ziffernblock erhöht oder verringert werden. Jeder
Tastendruck verändert die Verzögerungszeit um eine 1/10 Sekunde. Bitte
beachten Sie dazu auch die Kommandozeilenoption /SLOW:xxx auf Seite
27. Die Option kann auch benutzt werden, wenn von der Kommandozeile
kein Makro gestartet wurde. Wenn später ein Tastaturmakro aufgerufen
wird, dann verwendet DATKASSE den über die Kommandozeile eingestellten Wert. Wenn Sie Wert auf eine hohe Ausführungsgeschwindigkeit
legen, dann können Sie zum Beispiel den Wert 10 übergeben. Der
Aufrufparameter würde dann folgendermaßen aussehen : /SLOW:10
Während des Abspielens eines Makros kann auch ein Textfenster auf dem
Bildschirm erscheinen. Die ist zum Beispiel bei den Tutormakros der Fall.
Die Verzögerungszeit für das Verbleiben des Fensters auf dem Bildschirm
ist von der Zeilenzahl abhängig. Mit RETURN können Sie das Fenster vor
Ablauf der Verzögerungszeit ausblenden. Das Makro wird dann normal fortgesetzt. Mit ESC können Sie den Timer unterbrechen. Das Fenster bleibt
dann bis zum Betätigen einer Taste auf dem Bildschirm, sodaß Sie den Text
in Ruhe lesen können. Nach dem nächsten Tastendruck wird das Makro
fortgesetzt.
Ein laufendes Makro kann jederzeit durch Drücken von ESC abgebrochen
werden. Eine Ausnahme bilden allerdings die Textfenster. Wie oben beschrieben hat ESC hier eine andere Wirkung.
11.2.4. Tastaturmakros
Zusätzlich zu den oben genannten Möglichkeiten können Sie den Tasten
Umschalt-F1 bis Umschalt-F9 jeweils ein Makro zuordnen, sodaß sich
diese Makros durch einen einzigen Tastendruck ausführen lassen.
Hinweis
Bitte bedenken Sie bei der Programmierung von Makros, daß Sie vor der
Ausführung derselben die gleiche Grundsituation herstellen müssen. Das
Programm kann nur die Tastenanschläge wiedergeben.
Wenn Sie sich an einer anderen Stelle im Programm befinden, kann das
Ausführen eines Makros eine ganz andere als die beabsichtigte (möglicherweise sogar fatale) Wirkung haben. Sinnvoll ist es deshalb, die Makros zum
Beispiel immer vom Hauptmenü aus zu beginnen, d.h. wenn nur die Menüzeile sichtbar ist. Sie können auch einige Male ESC nach dem Aktivieren
des Aufzeichungsmodus drücken. Dies hat keine negativen Auswirkungen,
stellt aber möglicherweise sicher, daß Sie sich im Hauptmenü befinden.
Bitte lesen Sie in diesem Zusammenhang auch die Hinweise zum Recordund Playmodus auf Seite 26. Da diese Funktionen im Grunde genommen
ebenfalls Makros sind, kann ein Makro auch über die Option /PLAY und
/PLAYFILE:xxx ausgeführt werden. Das xxx steht für den Makronamen.
12. Weiteres
Dieses Kapitel beschreibt diverse Funktionen von DATKASSE, die thematisch nicht in eine der anderen Kapitel passen oder zu umfangreich für das
entsprechende Kapitel sind.
12.1. Monats-Abrechnung
Mit dem Programm KASSE.EXE haben Sie die Möglichkeit Lieferscheine
auch auf dem Bondrucker auszugeben. Es handelt sich dabei um eine Vorgangsart, die speziell auf die Herausgabe von Waren oder Dienstleistungen
gegen Lieferschein und anschließender monatlicher Sammelabrechnung
vorgesehen ist.
Eine typische Anwendung für die Funktion sind Gewerbekunden, die häufig
bei Ihnen einkaufen oder z.B. auch Tankstellen.
Ausgewählt wird diese Funktion durch Wahl der Zahlungsart Monats-Abrechnung. Dies kann durch mehrmaliges Betätigen der Taste F5 (mit aktiviertem Schalter Getränkemarkt-Version STRG-F5) oder durch Auswahl
mit ALT-A, Zahlungsart geschehen.
Die gerade eingestellte Zahlungsart sehen Sie im oberen Teil der Kassenmaske. Hier steht dann Monats-Abrechnung. Bei Ausgabe steht in diesem
Fall Bon (LS), wobei das LS darauf hinweist, daß dieser Vorgang als
Lieferschein verarbeitet wird.
Das Programm fragt beim Abschließen des Belegs mit F2 die
Kundennummer ab.
Auch hier können Sie durch Eingabe eines Wildcardzeichens wie zum
Beispiel dem * den gewünschten Kunden aus einer Liste auswählen
(näheres zu Wildcardzeichen finden Sie auf Seite 35).
Wenn Sie anstelle einer Kundennummer das Wort neu eingeben, dann
können Sie auch eine neue Kundenadresse anlegen. In diesem Fall erscheint
die normale Kundenmaske, die Sie auch von DATKASSE.EXE kennen.
Geben Sie die Kundendaten ein und speichern Sie wie üblich mit F2. Diese
Adresse kann sofort für den aktuellen Vorgang verwendet werden.
Die so erzeugten Vorgänge werden bei dieser Kundennummer gesammelt.
Am Ende des Monats kann nun mit ALT-F4 und Eingabe der Kundennummer sowie des Zeitraums (Monat, Jahr) eine Monatsabrechung erstellt
werden. Dazu lädt das Programm sämtliche Vorgänge aus dem gewählten
Zeitraum in die Maske.
Bei der Eingabe der Kundennummer haben Sie die gleichen Möglichkeiten
wie bei dem Vorgang Bon-Lieferschein selbst, d.h. Sie können z.B. nach
einer Adresse suchen.
Vor dem Laden der Vorgänge können Sie durch Beantworten der Frage
Gleiche Artikel zusammenfassen ? entscheiden, ob das Programm für jeden
Artikel eine eingene Zeile verwenden soll oder ob gleiche Artikel zu einer
Zeile zusammengefaßt werden sollen.
Haben Sie in einem Monat sehr viele Vorgänge (d.h. Bon-Lieferscheine) zu
dem ausgewählten Kunden erstellt, dann müssen Sie diese Frage vermutlich
mit Ja beantworten, da das Programm ansonsten möglicherweise nicht alle
Vorgänge in die Maske laden kann (die maximale Anzahl Zeilen beträgt zur
Zeit 125).
Wenn Sie die Frage mit Nein beantworten, dann wird jeder geladene Beleg
außerdem durch das Datum gekennzeichnet, an dem er erstellt wurde.
Bitte beachten Sie dabei folgendes:
1. Der Schalter Kauf mit Kundenkarte im Menü Grundeinst.2 muß aktiviert sein
(siehe Seite 48).
2. Die ausgewählten Artikel werden wie bei einem Bon- oder Rechungsdruck
Beim späteren Erstellen der Monatsabrechnung entfällt dann das Ausbuchen
aus dem Lager.
3. Beim Tagesabschluß erscheint die Summe dieser Vorgänge unter der Zahlungsart Monats-Abrechnung. Da dieser Betrag aber nicht in der Kasse ist,
wird er bei der Kassensumme nicht berücksichtigt.
4. Beim Ausdruck des Bons entfällt der Kopfbereich, statt dessen wird in Fettschrift Lieferschein über den Beleg gedruckt.
5. Unter den Beleg wird der Text Ware erhalten gedruckt. Hier soll der Kunde
den Empfang der Ware quittieren.
12.2. Extern-Datenbanken
In diesem Kapitel wird die Verwaltung von Extern-Datenbanken beschrieben. Unter einer Extern-Datenbank verstehen wir die Stammdaten eines Lieferanten, die in Diskettenform oder auf elektronischem Wege zu Ihnen gelangt sind.
DATKASSE kann maximal 65.000 Datensätze in den eigenen Stammdaten
verwalten, es sollten aus Geschwindigkeitsgründen jedoch nicht mehr als
30.000 sein. Durch diese Beschränkung läuft DATKASSE auf einer minimalen Hardwarebasis.
Für bestimmte Branchen (z.B. Modellbau) ist die Begrenzung jedoch eine
Hindernis.
Es ist unserer Meinung nach nicht sinnvoll, sämtliche Artikeldaten der Lieferanten in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten. Zum Beipiel in der
Modellbaubranche können dabei weit über 1 Million Datensätze entstehen.
Diese Menge ist nicht mehr sinnvoll zu handhaben, da z.B. für die Listenerzeugung nicht genügend Kriterien mehr für eine kurze Liste gefunden
werden können.
Weitere Agumente: Für die Datensicherung scheiden Disketten aus und die
Systemleistung muß ein mehrfaches betragen.
Dies läuft unserem Bestreben zuwider, die Hardware-Anforderungen an das
Kassensystem so niedrig wie möglich zu halten.
Wir haben aus den oben genannten Gründen einen anderen Weg eingeschlagen und diesen Extern-Datenbanken getauft.
12.2.1. Prinzipielle Funktionsweise
Die Lieferanten-Disketten werden mit DATKASSE.EXE eingelesen und in
einem standartisierten Format im Verzeichnis IMPORT abgelegt.
Für dieses Einlesen werden wir in kurzer Folge neue Import-Filter entwikkeln, um Ihnen die Möglichkeit zum Einlesen Ihrer Lieferanten zu geben.
Die Import-Filter für die großen Hersteller werden von uns kostenlos zur
Verfügung gestellt, bzw. können aus unserer Support-Mailbox oder dem Internet geladen werden.
Bei Datenformaten kleinerer Hersteller steht Ihnen unsere Entwicklungsabteilung zur Verfügung, die für eine geringen Betrag einen Import-Filter für
dieses Format erstellen kann.
Die Menge und vor allen Dingen die Größe der Extern-Datenbanken ist
nicht beschränkt.
Für die Verwendung dieser Daten gibt es nun mehrere Möglichkeiten. Beginnen wir mit der Kasse.
Mit der Tastenkombination ALT-I direkt in der Kassen-Erfassungsmaske können Sie eine ExternDatenbank öffnen. Die Auswahl erfolgt in einer Liste.
Anschließend können Sie sowohl nach der HerstellerArtikelnummer wie auch nach der EAN-Nummer
suchen. Dabei sind wie üblich Wildcardzeichen
erlaubt (näheres zu Wildcards finden Sie auf Seite 35).
Wenn Sie als Suchbegriff nur Buchstaben eingeben,
dann sucht KASSE.EXE in der Artikel-Bezeichnung.
Wenn Sie hier nun ein Wildcardzeichen verwenden,
dann sucht das Programm nur ab dem Anfang der Artikelbezeichnung. Die
Eingabe von Akku* würde Akkulader XYZ finden, nicht aber Varta Akku.
Wird der Text-Suchbegriff ohne Wildcards eingegeben, dann werden auch
Textbestandteile innerhalb der Artikelbezeichnung gefunden.
Die Eingabe des Suchbegriffs Akku würde z.B. Artikel mit folgender Artikelbezeichung auflisten: Varta Akku, Tech Akkulader, Akku 7,2 V.
Das Suchergebnis wird wie üblich als Liste angezeigt, in der Sie den gewünschten Artikel mit den Pfeiltasten und RETURN auswählen können.
Als einzige Beschränkung können bei Verwendung einer Wildcard-Auswahl
maximal 1.000 Datensätze in der Auswahl angezeigt werden. Durch
genauere Spezifizierung der Wildcard-Eingabe können Sie die Menge
begrenzen.
Wenn Sie keine Wildcard-Eingabe verwenden, dann holt das Programm den
Datensatz sofort aus der Extern-Datenbank und setzt ihn in die Maske ein.
Sie können nach Auswahl der richtigen Extern-Datenbank also z.B. auch
sofort den EAN-Code scannen.
Der so eingesetzte Artikel wir anschließend ganz normal fakturiert. Er erscheint auch im Warenabgangs-Protokoll beim Tagesabschluß. Dieses enthält bei Verkäufen aus Extern-Datenbanken eine eigene Rubrik für diese Artikel.
Im Programm DATKASSE.EXE können Sie auf einfache Weise einen Artikel aus einer Extern-Datenbank in den Haupt-Datenbestand holen. Wählen
Sie dazu die Funktion Eintragen in der Lager-Datenbank. Wenn Sie die
leere Maske sehen dann drücken Sie ALT-I. Ab hier ist die Bedienung identisch zu KASSE.EXE, d.h. Sie wählen die gewünschte Extern-Datenbank
und dann den Artikel aus. Dieser wird in die Maske übernommen und Sie
können vor dem Speichern noch Änderungen vornehmen, z.B. eine eigene
Artikelnummer anstelle der EAN-Nummer vergeben. Der Datensatz wird
anschließend wie üblich mit F2 gespeichert.
12.2.2. Einlesen von Lieferanten-Disketten
Die Lieferanten-Disketten werden mit DATKASSE.EXE eingelesen. Voraussetzung dafür ist ein geeigneter Import-Filter. Die Import-Filter sind
kleine .EXE-Dateien, die sich im Verzeichnis IMPORT befinden. Aktuelle Import-Filter finden Sie in
unserer Mailbox im Verzeichnis IMPORT oder im Internet (http://www.pos-ware.com).
Sollte kein geeigneter Import-Filter für ein bestimmtes Datenformat zur Verfügung stehen, dann können
wir für einen geringen Betrag einen solchen erstellen.
Wir benötigen dafür von Ihnen eine Diskette mit der
Importdatei und wenn möglich eine Datensatzbeschreibung des Formats.
Der erste Schritt ist die Auswahl des Import-Filters (siehe Abbildung).
Stellen Sie sicher, daß der richtige Filter ausgewählt wird, da ansonsten das
Einlesen abgewiesen wird.
In der folgenden Maske geben Sie den Namen der Importdatei ein (z.B.
A:BUSCH.DAT). Wenn sich die Importdatei auf einer Diskette befindet,
dann setzen Sie
den Pfad vor den
Dateinamen (i.A.
A:). Den Zieldateinamen sollten Sie so wählen, daß Sie später anhand des Dateinamens
eindeutig den Lieferanten erkennen können. DATKASSE schlägt den
Namen des Importfilters vor. Diesen Vorschlag können Sie natürlich
überschreiben.
Im Feld Lieferant können Sie den Lieferantennamen eingeben. Dieser wird
dann bei einem späteren Import eines Datensatzes in die Lagerstammdaten
mit übernommen.
In gleicher Weise können Sie mit dem Feld Warengruppe die Warengruppe
bei einer Übernahme festlegen. Dies ermöglicht es Ihnen über die Funktion
Statistik (siehe Seite 181) oder auch nur beim Tagesabsachluß festzustellen,
wieviel Umsatz Sie mit dem Hersteller XYZ gemacht haben.
Nach Bestätigen des letzten Feldes mit RETURN oder auch mit F2 liest der
Importfilter die Quelldatei und konvertiert die Daten in ein für DATKASSE
lesbares Standard-Format.
Der Import-Filter ist ein Kommandozeilen-Programm. Er löscht vor dem
Programmlauf den Bildschirm und gibt den Fortschritt der Konvertierung
aus. Tritt während der Konvertierung ein Fehler auf, dann bricht die
Konvertierung ab und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Dies ist z.B.
dann der Fall, wenn die Quelldatei nicht das richtige Dateiformat hat.
Die Importfilter sind batchfähig, d.h., sie können auch direkt von der DOSEbene aus aufgerufen werden, um z.B. das Einlesen von aktualisierten
Lieferanten-Disketten zu automatisieren. Rufen Sie einen Importfilter ohne
Parameter auf. Die möglichen Kommandozeilen-Parameter werden Ihnen
dann angezeigt.
12.3. Größen-Verwaltung
In DATKASSE ist eine komplette Größenverwaltung für die Artikeldatenbank enthalten. Dies soll die Eignung z.B. für Schuhgeschäfte oder den
Textilhandel herstellen.
Jede Größe kann einen eigenen Bestand und auch einen eigenen VK/EKPreis haben. Für jeden Artikel kann getrennt entschieden werden, ob er eine
Größenverwaltung haben soll oder nicht.
12.3.1. Prinzipielle Funktionsweise
DATKASSE richtet beim ersten Aufruf dieser Funktion ein neues Verzeichnis für die Größenverwaltung ein (DATEN\BESTAND).
Für jeden Artikel mit Größenverwaltung legt DATKASSE eine Datei in diesem Verzeichnis an. Diese Datei enthält alle Daten zu den verschiedenen
Größen, Beständen und Preisen dieses Artikels.
Dieses Konzept hat den Vorteil, daß es beliebig erweiterbar ist. Sie sind also
nicht an feste Datenbankfelder gebunden, sondern können die zur Verfügung stehenden Größensorten selbst festlegen.
Dabei werden Sie durch eine Funktion zum Laden eines Größenmusters unterstützt. Dies erspart die Mehrfacheingabe des Musters. Ein Größenmuster
kann z.B. folgenden Aufbau haben (1 1,5 2 2,5 usw. oder auch rot,
schwarz, gelb, grün). Sie sollten sich also nicht an dem Wort Größen orientieren. Größen hat hier die Bedeutung eines beliebigen Merkmals.
Es können bis zu 20 Muster selbst definiert werden, die dann mit nur 2 Tasten geladen werden können. Vordefiniert sind englische und deutsche
Schuhgrößen.
Die Muster sind in der Datei GROESSEN.VOR hinterlegt. Diese Datei kann
mit jedem Editor wie z.B. dem EDIT von MSDOS bearbeitet werden. In der
Datei sind erklärende Kommentare enthalten.
Zur weiteren Vereinfachung kann beim Erstellen eines Größenmusters der
Preis des Hauptdatensatzes für alle Größen übernommen werden. Selbstverständlich können die Preise nachträglich geändert werden. Diese Möglichkeit spart jedoch Arbeit, wenn z.B. nur die 5 größten Artikel einen anderen
Preis haben.
Die Möglichkeit, bei einem Datensatz die Artikelnummer zu ändern, bleibt
natürlich erhalten. Die evtl. daran gebundene Größenverwaltung wird dann
mitgezogen. Beachten Sie jedoch, daß beim Ändern von Artikelnummern
während eines Abrechnungszeitraums die statistischen Auswertungen verfälscht werden können.
Beim Kopieren von Datensätzen wird die Größenverwaltung nicht mitkopiert. Innerhalb der Maske für die Größenverwaltung können jedoch die Daten eines anderen Artikels in die Maske geladen werden. Denken Sie jedoch
daran, daß dabei auch die Bestände mitkopiert werden. Diese müssen Sie
dann per Hand zurücksetzen. Auch dafür gibt es eine Funktionstaste.
12.3.2. Bedienung der Größenverwaltung
12.3.2.1. Stammdaten
Um für einen Artikel eine Größenverwaltung einzurichten müssen Sie sich
im Blättern-Modus der Lagerdatenbank befinden. Der gewünschte Artikel
ist in der Maske sichtbar.
Drücken Sie nun F10 und wählen Sie die Funktion Größen/Bestand. Alternativ dazu können Sie auch einfach ALT-G drücken.
Sie sehen nun die leere Eingabemaske. Mit der Taste F3 können Sie ein
Größenmuster laden. Nach dem Drücken dieser Taste wählen Sie das gewünschte Muster aus. Nun können Sie noch entscheiden, ob der Preis des
Stammdatensatzes für alle Größen übernommen werden soll. Dies ist zur
Arbeitsvereinfachung gedacht. Auch wenn Sie den Preis übernehmen lassen
können die Preise für jede einzelne Größe natürlich nachträglich geändert
werden.
Wenn Sie hier nicht gleich die Bestände eingeben wollen, dann können Sie
nun die Daten mit F2 speichern.
Weitere Möglichkeiten in dieser Maske:
F5 setzt nach einer Sicherheitsabfrage alle Bestände der einzelnen Größen
auf Null. Geeignet ist diese Funktion als Hilfe beim Kopieren eines Artikels.
F6 berechnet den Hauptbestand anhand der einzelnen Größenbestände neu
und schreibt ihn in den Stammdatensatz. Dies wird nur in Ausnahmefällen
notwendig sein, da bei allen Vorgängen sowohl Haupt- wie auch Größenbestand automatisch korrigiert werden.
Mit F7 können Sie die Größenverwaltung eines anderen Artikels in die
Maske laden. Die Bestände werden dabei jedoch sinnvollerweise nicht mitgeladen. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels ein, dessen Größenverwaltung Sie kopieren möchten.
12.3.2.2. Lagerzugang
Der Lagerzugang funktioniert wie gewohnt. DATKASSE stellt automatisch
fest, wenn Sie einen Artikel mit Größenverwaltung zubuchen wollen und
fragt Sie nach der Größe. Geben Sie in diesem Fenster die Größe direkt ein
(z.B. 5,5 oder 36) oder drücken Sie einfach RETURN. Die Größe können
Sie dann aus einer Liste auswählen. In dieser Liste sehen Sie außerdem den
Bestand und den Preis der einzelnen Größen. DATKASSE prüft die Eingabe, d.h., ob eine gültige Größe eingegeben wurde.
Wenn Sie keine Größe eingeben, d.h. die Größeneingabe mit ESC verlassen,
wird der Zugang nur dem Hauptbestand zugebucht.
Der Hauptbestand ist immer als Summe aller Größenbestände zu verstehen.
Wenn Sie jedoch manuelle Änderungen an den Beständen vornehmen, dann
stimmt der Hauptbestand nicht mehr mit den Einzelbeständen überein. Dafür
gibt es die Funktionstaste F6, die die Summe der Einzelbestände in den
Hauptbestand schreibt, also sozusagen einen Abgleich vornimmt. Diese
Funktion können Sie jedoch nur aufrufen, wenn Sie sich in der Größen/Bestandsmaske des betreffenden Artikels befinden.
12.3.2.3. Funktionsweise in KASSE.EXE
Hier arbeitet das Programm analog zu DATKASSE.EXE. Wenn ein Artikel
mit Größenverwaltung eingegeben wird, fragt das Programm die Größe ab.
Auch hier können Sie durch Eingabe von RETURN die Liste anzeigen las-
sen, in der Sie auch die Preise und Bestände sehen. Die ausgewählte Größe
erscheint anschließend in der Spalte Gr. Wenn Sie keine Größe eingeben,
d.h. die Größeneingabe mit ESC verlassen, wird der Artikel nur aus dem
Hauptbestand abgebucht, ansonsten aus dem Hauptbestand und aus dem
Größenbestand.
12.3.2.4. Rechnungserstellung mit DATKASSE.EXE
Die Bedienung ist identisch zu KASSE.EXE. Wenn ein Artikel ausgewählt
wurde, der eine Größenverwaltung enthält, dann wird die Größe abgefragt.
Mangels Platz in der Maske kann diese jedoch nicht ständig angezeigt werden. Mit der Taste F4 kann die Bildschirmanzeige jedoch von Fließtext auf
Anzeige der Artikelnummer und Größe umgeschaltet werden. Ein beliebiger
Tastendruck schaltet wieder zurück.
P.S. Anregungen zu diesem Modul nehmen wir übrigens gerne entgegen.
12.4. Seriennummern-Verwaltung
In DATKASSE ist eine komplette Seriennummern-Verwaltung integriert.
Serienummern können vom Lager-Zugang bis zum Verkauf mitgeführt werden.
Für jeden Artikel können Sie über das Feld SN-Verw. festlegen, ob für diesen Artikel Serienummern mitgeführt werden sollen oder nicht.
12.4.1. Funktionsweise der Seriennummern-Verwaltung
12.4.1.1. Lager Zugang
Wird ein Artikel zugebucht bei dem Sie in der Stammaske festgelegt haben,
daß er Serienummern mitführen soll, dann fragt das Programm entsprechend
der Anzahl der zugebuchten Exemplare die einzelnen Seriennummern ab.
12.4.1.2. Verkauf
Wird ein Artikel mit Seriennummern-Verwaltung verkauft, dann öffnet das
Programm ein Eingabefenster, in dem die Seriennummer eingegeben werden
kann. Wenn Sie hier die Vorgabe * bestätigen, dann bietet DATKASSE die
noch zur Verfügung stehenden Serienummern zur Auswahl an. Bereits
ausgebuchte Seriennummern werden nicht mehr angezeigt.
Nach Eingabe, bzw. Auswahl einer Serienummer wird diese als neue Zeile
in den Beleg oder die Rechnung aufgenommen. Die Funktion ist in diesem
Fall bei DATKASSE.EXE und KASSE.EXE identisch mit dem einzigen
Unterschied, daß bei DATKASSE.EXE die Abfrage nach der oder den Serienummern erst nach Eingabe der Stückzahl erscheint. Erst zu diesem Zeitpunkt kann das Programm ja wissen, wieviele Serienummern abgefragt werden müssen.
Im Programm KASSE.EXE wird die Stückzahl üblicherweise vor der Artikelnummer eingegeben (mit F6 oder der Taste + auf dem Ziffernblock). Aus
diesem Grund erfolgt die Abfrage der Serienummern hier direkt nach Eingabe der Artikelnummer.
Bitte beachten Sie dabei folgendes:
Wenn Sie mit Serienummern arbeiten, dann muß die Reihefolge immer eingehalten werden. Nachträgliches Ändern der Stückzahl ist nicht möglich,
bzw. verursacht eine unvollständige oder zu große Seriennummern-Liste.
Falls Sie tatsächlich einen Fehler bei der Eingabe gemacht haben, dann löschen Sie bitte mit F8 die Eingabezeile mit der betreffenden Artikelnummer
sowie evtl. weitere Zeilen mit Text und den automatisch eingesetzten Seriennummern komplett. DATKASSE entfernt dabei auch die intern zu dieser
Artikelnummer gespeicherten Seriennummern. Nun können Sie die Position
und auch die dazugehörigen Seriennummern neu eingeben.
Alternativ dazu können Sie auch mit ALT-S die bereits vom Programm gemerkten Serienummern anzeigen lassen und evtl. fehlerhafte oder überzählige Eingaben mit F8 löschen.
Nach Abschluß der Rechnung wird die Information Kunden->Serienummer
dauerhaft gespeichert und kann jederzeit angezeigt werden (siehe unten).
Diese Funktion ist an den Lagerabgang gekoppelt, d.h. wenn Sie keinen Lagerabgang speichern lassen, dann wird auch die Information zu den
Seriennummern nicht gespeichert.
12.4.1.3. Auswertungen/Suchen
Im Blättern-Modus der Lager-Datenbank können Sie sich mit ALT-S Informationen zu Seriennummern des aktuellen Artikels anzeigen lassen. Alternativ zu ALT-S können Sie die Funktion auch nach dem Betätigen von F10
aus dem Menü auswählen.
Mit Anzeigen bekommen Sie eine Liste sämtlicher zu diesem Artikel gespeicherter Seriennummern zusammen mit Datum des Zugangs, Lieferant und
evtl. Kundennummer, falls der Artikel bereits verkauft wurde. Diese
Funktion kann maximal 1.500 Einträge darstellen. Sind mehr Einträge
gespeichert, dann erhalten Sie eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssen
Sie über die beiden folgenden Menüpunkte die Auswahl eingrenzen.
Mit Auswahl nach EK-Datum können Sie die angezeigten Einträge nach
einem bestimmten Datumsbereich des Einkaufsdatums eingrenzen.
In gleicher Weise funktioniert die Auswahl nach VK-Datum.
Mit den beiden weiteren Menüpunkten können Sie nach einer bestimmten
Serien- oder Kundenummer suchen. Bei einer erfolgreichen Suche öffnet
sich wieder die Anzeige und der Balken springt auf den gefundenen Eintrag.
Bei der Suche nach einer Seriennummer können Sie auch Wildcard-Zeichen
verwenden. Das Programm zeigt dann alle zu dem eingegebenen Muster
passenden Einträge in der Liste an.
Mit Hilfe dieser Funktionen können Sie also auf ganz einfache Weise feststellen, bei welchem Lieferant und zu welchem Datum Sie ein Produkt mit
einer bestimmten Seriennummer eingekauft haben. Dies erspart beispielsweise beim einem Garantiefall eine Menge Sucharbeit in den EK-Rechnungen.
Mit der zweiten Such-Option läßt sich festellen, ob ein Kunde ein bestimmtes Gerät überhaupt bei Ihnen gekauft hat und vor allen Dingen wann. Bei
der Gewährung von Garantieansprüchen ist dies eine wertvolle Information.
Wenn Sie nach Auswahl dieser Option eine Kundennummer eingeben, dann
zeigt DATKASSE sämtliche zu diesem Kunden gespeicherten Seriennummern in der Tabelle an.
Bitte beachten Sie, daß bei der Gesamt-Übersicht oder nach der Suche nach
einer Serienummer das Einkaufs-Datum in der Tabelle angezeigt wird.
Nach einer Kundennummern-Suche wird jedoch das Verkaufs-Datum angezeigt.
Wurde eine Gerät ohne Eingabe einer Kundennummer verkauft (ist mit
KASSE.EXE möglich), dann erscheint dies in der Tabelle mit der Kundennummer 0. In der Gesamt-Übersicht (Option Anzeigen) erscheinen Geräte,
die sich noch im Lager befinden ganz ohne Kundennummer.
Um mit KASSE.EXE einen Verkauf einem bestimmten Kunden zuordnen zu
können muß der Schalter Kauf mit Kundenkarte gesetzt sein (siehe Einstellungen auf Seite 70). Die Kundennummer wird beim Verkauf mit
KASSE.EXE in der Maske Gegebener Betrag durch Drücken des * auf dem
Ziffernblock eingeben.
12.4.1.4. Sonderfälle
Es ist problemlos möglich, einen Artikel zu verkaufen und dessen Seriennummer einzugeben, bevor er ins Lager eingebucht wurde.
Beim Lagerzugang prüft DATKASSE dann, ob die zugebuchte Seriennummer bereits fakturiert wurde. Ist dies der Fall, dann wird kein neuer Datensatz in der Serienummernverwaltung erzeugt, sondern der Alte wird lediglich aktualisiert. In diesem Fall bedeutet dies, daß der Datensatz beim Zubuchen die noch fehlende Information des Zugangsdatums und des Lieferanten
erhält.
12.5. Memofelder und Memodaten
Memofelder sind artverwandt mit den gleichnamigen Feldtypen in DBase.
Sie eignen sich für Daten, bei denen zu Beginn der Erfassung unbekannt ist,
wie groß sie werden können. Bei normalen Datenbankfeldern muß bei der
Einrichtung der Datenbank die Feldgröße festgelegt werden. Es ist zwar
möglich, diese nachträglich zu erweitern. Für größere Kommentare kommt
jedoch noch das Hindernis hinzu, daß Felder im Allgemeinen nur eine Zeile
zur Verfügung stellen.
In DATKASSE können Sie beispielsweise in allen 3 Datenbanken (Kunden,
Lieferanten und Lager) Memoeinträge für jeden Datensatz anlegen. Darin
können weitere Informationen zu diesem Datensatz gespeichert werden, die
in den normalen Datenbankfeldern keinen Platz mehr finden würden. Dabei
handelt es sich im Prinzip um eine kleine Textverarbeitung.
Wenn Sie Memo anlegen oder ändern wollen, dann holen Sie sich den gewünschten Datensatz zuvor in die Maske. Dies kann mit der Funktion Suchen oder auch Blättern geschehen.
Geben Sie dann F10 ein und wählen Sie Memo aus dem Menü. DATKASSE
öffnet ein Editorfenster, in dem Sie sich mit den unten aufgeführten Tasten
bewegen können. Bei der Tastenbelegung handelt es sich um eine Untermenge des Wordstar-Befehlssatzes. Sie können wie in einer Textverarbeitung Zeilen und Zeichen löschen, einfügen, usw.
Es ist sogar möglich, einen vorhandenen Text einzulesen. Dieser sollte jedoch vorher mit einer Textverarbeitung auf die richtige Zeilenlänge, d.h.
max. 70 Zeichen/Zeile gebracht werden (mit hartem Zeilenumbruch)
In der obersten Zeile des Editorfensters sehen Sie wie gewohnt die Zeilenund Spaltenposition. Ein E oder ein Ü bezeichnen den Status Einfügen oder
Überschreiben.
Ein W zeigt an, daß der Word-Wrap-Modus eingeschaltet ist. Word-Wrap
bedeutet, daß ein automatischer Zeilenumbruch vorgenommen wird, wenn
Sie das Ende der Zeile erreicht haben. Dabei wird jeweils das letzte komplette Wort in die nächste Zeile verschoben. Sie können also fließend Text
eingeben, ohne RETURN zu drücken. Mit ALT-W kann dieser Modus ausgeschaltet werden.
Sie können Sie bis zu 300 Zeilen Text eingeben.
Wenn Sie neuen Text eingeben wollen müssen Sie die RETURN-Taste verwenden, um neue Zeilen einzufügen.
Mit F2 werden die Texteingaben gespeichert, mit ESC verlassen Sie die
Texteingabe ohne zu speichern.
Tastenbelegung des Editors
Taste
Pfeiltasten
Seite h/r
Entf
Backspace
Pos1
Ende
Einfg
Tab
ESC
STRG-Y
STRG-QY
STRG-QR
STRG-QC
STRG-KR
STRG-E
ALT-E
ALT-C
STRG-KW
ALT-Y
Bedeutung
Cursorbewegung
Seite hoch/runter blättern
Zeichen löschen
wie üblich
Zeilenanfang
Zeilenende
Einfügen ein/aus
Tabulator (8 Zeichen)
Editor verlassen / STRG-Taste rückgängig machen
Zeile löschen
bis Zeilenende löschen
Cursor an Dateibeginn
Cursor an Dateiende
Datei einlesen (überschreibt den bisherigen Text)
Zeile in Clipboard kopieren
Letzte Zeile vom Clipboard holen
Clipboard öffnen
Text als Datei schreiben
gesamten Text löschen (mit Rückfrage)
Wenn Sie die Option Datei einlesen verwenden achten Sie bitte darauf, daß die
einzulesende Datei sich im ASCII-Format befindet.
13. Ergänzende Informationen
Dieses Kapitel enthält Informationen, die Sie für die weitergehende Anpassung des Programms an Ihre Bedürfnisse benötigen.
13.1. Druckertreiber
DATKASSE verwaltet zwei verschiedene Arten von Druckertreibern. Treiber
mit der Endung .PRN sind für A4-Drucker (z.B. Listen) zuständig. An .PRB ist
ein Treiber für einen Bondrucker erkennbar. Dies soll nicht heißen, daß Sie
einen A4-Drucker nicht als Bondrucker einsetzen können, das ist durchaus
möglich. Da bei beiden Treiberarten aber ein völlig unterschiedliches Konzept
zugrunde liegt, dürfen Sie die beiden Typen keinesfalls verwechseln.
Für den Bondruck muß also immer ein Treiber mit der Endung .PRB installiert
werden, für den Listendruck muß die Endung .PRN lauten. Einfaches Umbennen von Treibern funktioniert selbstverständlich nicht.
Wenn Sie beispielsweise einen Deskjet-Drucker sowohl als Bon- wie auch als
Listendrucker einsetzen wollen, dann muß für den Listendruck der Treiber
DESKJET.PRN und für den Bondruck DESKJET.PRB installiert werden.
Alle Druckertreiber befinden sich im Verzeichnis TREIBER unterhalb des Programmverzeichnisses.
Die vorhandenen Druckertreiber dürfen nicht umbenannt werden, da bei einigen
Treibern auf besondere Eigenheiten des Druckers direkt im Programmcode eingegangen wird. Die Identfizierung erfolgt dabei über den Namen des Treibers.
Sie können jedoch problemlos neue Treiber anlegen, um eine Anpassung an ein
nicht unterstütztes Modell zu erzeugen.
Die Bondrucker-Treiber sind sogar in Lage, eine Zeichenumcodierung während
des Drucks vorzunehmen. Damit lassen sich auch sehr exotische Drucker anpassen, bei denen die Umlaute nicht an der regulären Stelle in der Codetabelle vorhanden sind.
13.1.1. Beschreibung des Druckertreiber-Aufbaus
Ein Druckertreiber ist eine reine ASCII-Datei (Text-Datei) und kann mit jedem
Editor bearbeitet werden, der keine Steuerzeichen in die Datei schreibt (z.B.
dem EDIT.COM von MS-DOS).
Der Treiber ist unterteilt in einzelne Sektionen, die jeweils durch ein Schlüsselwort eingeleitet werden. Schlüsselwörter sind immer in [] eingeschlossen.
In der folgenden Zeile steht dann der zugehörige String oder Wert. Drukkercodes werden als ASCII-Werte (nicht HEX!), getrennt durch Leerzeichen,
eingetragen (maximal 9 Zeichen pro Sektion).
Die Reihenfolge der Sektionen ist prinzipiell nicht relevant, es sollten jedoch
alle Sektionen vorhanden sein. Außerdem sollten die reinen Info-Sektionen
([NAME], [MODELS], [VERSION] und [DIPSWITCHES] am Beginn des
Treibers stehen.
Funktionen, die ein Drucker nicht unterstützt müssen eine 0 als einzigen Steuercode enthalten.
Die Druckertreiber sind i.A. gut kommentiert (ein Kommentar beginnt mit einem Semikolon, entweder in einer eigenen Zeile oder am Ende eines Dateneintrags).
Beispiel:
[DRAWER]
27 112
Mit diesem Code wird eine evtl. angeschlosse Kassenschublade geöffnet. Wenn
der Drucker keinen Ausgang für eine Schublade hat, dann tragen Sie hier bitte
eine 0 als einzigen Code ein.
Weitere Hinweise finden Sie in der Datei DR_TREIB.DOK im Verzeichnis
DOKU. Sie können diese Datei im Menü System/DOKU-Dateien von DATKASSE.EXE anschauen oder drucken.
13.2. Manuelle Preiseingabe
Normalerweise springt der Cursor bei der Erfassung eines Belegs nach Eingabe
einer Artikelnummer sofort in die nächste Zeile. Dies ist sinnvoll, um ein
schnelles Erfassen des Belegs zu ermöglichen.
Nun gibt es aber Fälle, bei denen eine manuelle Preiseingabe erforderlich ist. Sie
können zwar das Pogramm so einstellen, daß der Cursor immer über die Preiseingabe läuft. Dies erfordert jedoch bei jedem Artikel einen zusätzlichen Tastendruck.
Diese Problem läßt sich mit der Datei PREISEIN.CNF lösen. In dieser Datei,
die mit jedem Editor bearbeitet werden kann, können Sie festlegen, daß bei bestimmten Warengruppen (bis zu 20) immer eine manuelle Preiseingabe erfolgen
soll.
Angenommen, Sie haben Artikel im Sortiment, die nach Gewicht berechnet
werden. Tragen Sie in die Datei PREISEIN.CNF zum Beispiel die Warengruppe
50 ein und verwenden Sie für jeden Artikel, der nach Gewicht berechnet wird
und dessen Preis deshalb immer manuell eingegeben werden muß, diese
Warengruppe.
Das Programm springt also jetzt bei normalen Artikeln wie gewohnt sofort in
die nächste Zeile. Wenn Sie aber einen Artikel mit der Warengruppe 50 eingeben, dann steht der Cursor im Preisfeld. Sie können jetzt die Preis manuell eingeben. Nach RETURN kann wieder der nächste Artikel erfaßt werden.
In der Datei PREISEIN.CNF können Sie außerdem noch festlegen, ob der manuell eingegebene Betrag negativ gesetzt werden soll. Dies eignet sich zum Beispiel für Pfand- oder Gutschriftartikel. Setzen Sie einfach hinter die Warengruppennummer in der Datei PREISEIN.CNF ein Komma und ein Minuszeichen,
z.B. 90,-. Der Betrag wird dann nach Betätigen der RETURN-Taste negativ gesetzt.
Beispiel:
In der Datei PREISEIN.CNF haben Sie die Warengruppe 90 eingetragen und ,angehängt.
In der Lagerdatenbank haben Sie einen Artikel mit der Bezeichnung Pfand angelegt und diesem die Warengruppe 90 und einen Preis von 0,- gegeben.
Wenn Sie nun beim Erfassen eines Belegs diese Artikelnummer eingeben, dann
springt der Cursor sofort in das Preisfeld. Geben Sie jetzt beispielsweise 6,6 ein.
Nach Betägigen von RETURN erzeugt DATKASSE eine Belegzeile mit dem
Betrag -6,60 DM. Das Minuszeichen müssen Sie also nicht eingeben.
13.3. Etikettendruck mit dem TML-60 und CBM-253
DATKASSE unterstützt den Thermo-Etikettendrucker
TML-60 von EPSON sowie den Citizen CBM-253
direkt.
Die Bedienung ist dabei absolut problemlos. Mit nur
zwei Tastenanschlägen können Sie direkt aus dem
Blätternmodus der Lagerdatenbank Etiketten drucken.
Es gehen beim Ausdruck außerdem keine Etiketten
verloren, auch wenn z.B. nur ein einziges Exemplar
gedruckt wird.
Diese beiden Drucker-Modelle können Sie selbstverständlich ebenfalls bei uns
erwerben.
Die Etiketten enthalten folgende Informationen:
Die Artikelnummer als Barcode und im Klartext
Die Felder Bezeichnung 1 und Bezeichnung 2 des Artikels
Den Preis (VK-Preis 3)
Evtl. die Größe, falls dem Artikel eine Größenverwaltung zugeordnet wurde
Zum Ausdruck müssen die Standard-Etiketten des TML-60 verwendet werden
(25x56 mm). Der nebenstehende Ausdruck hat Originalgröße. Die Qualität des
Originalausdrucks ist erheblich besser als
diese Abbildung.
13.3.1. Einstellungen
Die Voreinstellungen für den Druck werden in der Konfigurationsdatei
EPSLABEL.CNF vorgenommen. Diese Konfigurationsdatei enthält wie üblich
erklärende Kommentare. Kommentarzeilen beginnen mit einem Semikolon.
Die einzigen Änderungen, die Sie hier vornehmen sollten, ist das Eintragen des
richtigen Druckeranschlusses sowie des angeschlossenen Druckermodells.
Da i.A. am ersten Druckeranschluß bereits ein Bon- oder Rechnungsdrucker
angeschlossen ist, wird hier normalerweise eine 2 für LPT2 eingetragen. Laden
Sie diese Konfigurationsdatei mit dem Editor von MSDOS:
EDIT EPSLABEL.CNF
Der Druckeranschluß wird in Zeile 5 eingetragen. Ist der TML-60 an LPT2: angeschlossen, dann tragen Sie hier bitte eine 2 ein. Speichern Sie nun die Datei
wieder ab.
Schließen Sie den Drucker an den eingebenen Anschluß an. Das Epson-Modell
verfügt über ein externes Netzteil, daß ebenfalls mit dem Drucker verbunden
werden muß. Legen Sie eine Rolle mit Etiketten ein (siehe Zeichnungen im
Handbuch) und schalten Sie den Drucker ein.
13.3.2. Bedienung
Suchen Sie in DATKASSE / Lager den gewünschten Artikel. Sie müssen sich
im Blättern-Modus befinden. Nach einem Suchvorgang ist dies automatisch der
Fall.
Drücken Sie nun STRG-B. DATKASSE fragt Sie nun nach der gewünschten
Anzahl der Etiketten für diesen Artikel. Geben Sie die Anzahl ein und drücken
Sie RETURN.
Die Etiketten werden nun gedruckt. Nach dem Druckvorgang schiebt der Drukker das letzte Etikett soweit aus dem Druckbereich heraus, daß Sie es einfach
abreißen können.
WICHTIG:
Vor dem nächsten Druckvorgang drücken Sie bitte die Taste Paper Feed am
Drucker. Der Drucker zieht das Papier dan in den Druckbereich zurück, sodaß
kein Etikett verloren geht. Sie müssen diese Taste auch drücken, wenn Sie mehrere verschiedene Etiketten hintereinander drucken, ohne das Papier abzureißen,
da der Drucker nicht wissen kann, ob Sie abgerissen haben oder nicht.Eine
weitere Möglichkeit des Drucks von Barcode-Etiketten auf dem TML-60 besteht
darin, die benötigten Barcodes erst einzusammeln und anschließend in einem
Druckgang auszudrucken. Bitte lesen Sie dazu auch die Hinweise zum BarcodeDruckmudul auf Seite 137, Stichwort Verfahren 1.
Der Ausdruck erfolgt dann durch Auswahl von Datenbank/Lager/Barcodedruck/Art.-Liste auf TML-60 drucken.
13.4. Automatische Erkennung von Waagen-Barcodes
Das Programm KASSE.EXE kann
selbsttätig Barcodes erkennen und
verarbeiten, die von elektronischen
Waagen ausgedruckt werden.
Der Barcode beginnt dabei mit einem
sogenannten Leadin-Code. An diesem
Code erkennt das Programm, daß es
sich nicht um eine Artikelnummer oder
Texteingabe handelt.
In der Beschreibung des EAN-Barcodesystems sind die Ziffernfolgen 21, 22, 23
und 24 für solche Anwendungen vorgesehen.
Die Integration arbeitet ähnlich wie die Erkennung für Presse-Barcodes, die
ebenfalls durch einen Leadin-Code kenntlich gemacht sind und bei denen auch
der Preis im Barcode enthalten ist (siehe Seite 90).
Im Barcode ist außerdem die Artikelnummer enthalten. Dies ermöglicht dem
Programm anhand des Preises die Menge (bzw. das Gewicht) rückzurechnen
und so auch die Bestände des Artikels zu führen.
Beispiel:
Ein Artikel (z.B. Champignons) ist mit der Artikelnummer 60 in den Stammdaten angelegt, wobei ein Preis von 9,90 DM eingetragen ist (in diesem Fall ist
dies der Preis pro Kilogramm).
Auf dem Barcode könnte folgende Zahlenfolge stehen:
2100060012501
Der Betrag lautet in diesem Beispiel 12,50 DM. Daraus errechnet das Programm
anhand des Kilopreises von 9,90 DM eine Menge von 1,263 Kilogramm und
bucht diese Menge auch aus dem Lager aus.
Werden konseqent alle Zugänge von Obst und Gemüse in das Lager eingebucht,
dann damit auch der Bestand geführt werden.
Natürlich bleiben dabei Verluste durch Abfall, verdorbene Ware und Mogeleien
von Kunden unberücksichtigt. Erfahrungsgemäß kann dafür jedoch ein durchschnittlicher Prozentsatz angesetzt werden, der dann bei der Bestandsüberwachung berücksichtigt werden muß.
13.4.1. Aufbau des Barcodes (13-stellig)
Die im Barcode enthaltene Artikelnumern (Spalte 5-7) müssen in den Stammdaten angelegt werden. Der dort eingegebene Preis ist bei diesen Artikeln als
Kilopreis zu verstehen.
Stelle
1-2
3-4
5-7
8-12
13
Bedeutung
Leadin-Code (21, 22, 23 oder 24)
Mit 0 besetzt
Artikelnummer rechtsbündig, Länge mit Nullen füllen, falls die
Nummer kürzer als 3 Stellen ist. Längere Nummern sind nicht
möglich.
Preis ohne Dezimaltrennzeichen, 2 Nachkommastellen
z.B. 01250 für 12,50 DM
EAN-Prüfziffer
Fragen Sie Ihren Waagen-Hersteller, wie der Aufbau des ausgedruckten Barcodes entsprechend obiger Anleitung geändert werden kann.
Gute Erfahrungen liegen z.B. mit BIZERBA-Waagen vor. Bei Modellen dieses
Herstellers ist die Programmierung nach obigem Muster problemlos möglich.
Gegen Aufpreis können wir auch andere Erkennungsmuster integrieren. Bitte
nehmen Sie telefonisch Kontakt mit uns auf, wenn Sie weitere Informationen
dazu benötigen.
13.5. Erkennung von Barcodes auf Fotoarbeiten
In ähnlicher Weise wie die Erkennung
von Waagen-Barcodes (siehe vorheriges Kapitel) arbeitet auch die Erkennung von Barcodes auf Fotoarbeiten.
DATKASSE entnimmt dabei dem
Barcode den Preis und die Auftragsnummer.
Damit Sie diese Funktionen nutzen können müssen Sie im Programm
KASSE.EXE im Menü Setup/Grundeinst.4 im Feld Typ für Spezial-Barcode
eine 3 eingeben und die Eingabe mit F2 speichern.
Die Fotoarbeiten werden über die Artikelnummer 999 abgerechnet. Bitte legen
Sie diese Artikelnummer in den Lagerstammdaten an.
Als Preis geben Sie 0 ein, da der Preis ja aus dem Barcode entnommen wird.
Geben Sie eine beliebige Warengruppe ein, die Sie für keine anderen Waren
verwendet haben.
Das erlaubt Ihnen später über die Statistikfunktionen festzustellen, wieviel
Umsatz mit Fotoarbeiten erzeugt wurde.
Selbstverständlich kann dieser Artikel auch für andere Fotoarbeiten verwendet
werden (mit manueller Preiseingabe).
Die im Barcode enthaltene Auftragsnummer wird ebenfalls beim Bondruck mit
ausgegeben.
13.5.1. Aufbau des Barcodes (13-stellig)
Stelle
1-2
3-7
8-12
13
Bedeutung
Leadin-Code (21, 22, 23 oder 24)
Auftragsnummer
Preis ohne Dezimaltrennzeichen, 2 Nachkommastellen
z.B. 01250 für 12,50 DM
EAN-Prüfziffer
Sprechen Sie mit Ihrem Großlabor, ob Ihre Fotoarbeiten mit einem Barcode
nach obigem Aufbau versehen werden können. Das o.g. Verfahren wird bereits
von vielen Großlabors eingesetzt.
Gegen Aufpreis können wir auch andere Erkennungsmuster integrieren. Bitte
nehmen Sie telefonisch Kontakt mit uns auf, wenn Sie weitere Informationen
dazu benötigen.
13.5.2. Parallel-Eingabe
KASSE.EXE kann bis zu 9 gleichzeitig geöffnete Eingabe-Ebenen verwalten. Damit können Sie also eine Paralleleingabe in der Kasse ermöglichen.
Mit dieser Funktion können also mehrere Kassierer wechselweise an einer
einzelnen Kasse bonieren, ohne die Verpflichtung, den Vorgang auch gleich
abschließen zu müssen.
Dies läßt sich beispielsweise in einer Bäckerei oder einem anderen Betrieb
mit hohem Kunden- und Artikeldurchsatz sinnvoll einsetzen.
Nach Betätigen von ALT-F10 oder alternativ der Taste / auf dem Ziffernblock der PC-Tastatur (i.A. über der 8) können Sie die Eingabe-Ebene durch
drücken einer Ziffer von 1 bis 9 (ohne RETURN) auswählen.
Wenn Sie einfach RETURN drücken, dann wählt das Programm selbst eine
freie Ebene aus und Sie befinden sich wieder in der nun leeren
Kassenmaske.
Mit ALT-F10 (oder /) und der Ziffern kann nun beliebig zwischen den
Ebenen gewechselt werden. Die bereits eingegebenen Artikel werden
jeweils automatisch gespeichert und wieder in die Maske geladen.
Bei der Auswahl werden die zur Zeit belegten Ebenen als Zahlen angezeigt,
wobei die aktuelle, d.h. die gerade benutzte Ebene blinkt. Die gleiche
Anzeige befindet sich ständig auch am unteren Fensterrand.
Wird eine Ebene mit F2 abgeschlossen, dann ist anschließend diese
Eingabe-Ebene wieder frei.
Sind mehrere Kassierer aktiv, dann sollte sinnvollerweise die EingabeEbene gleich der Kassierernummer sein, d.h. Kassierer 1 nutzt Ebene 1,
Kassierer 2 die Ebene 2 und so weiter.
Diese Vorgehensweise hat sich bereits vielfach in der Praxis bewährt. Die
Kassierer können mit nur 2 Tastenanschlägen (ALT-F10 oder / + Ziffer) zu
ihrer Ebene springen und bonieren.
Hinweis
Bitte beachten Sie, daß die Taste / auf dem Ziffernblock auch für die
Rabatteingabe genutzt wird. Dies ist jedoch nur in der Maske Gegebener
Betrag, d.h. nach dem Betätigen von F2 möglich. Sie sollten sich also über
die Doppelbedeutung dieser Taste klar sein.
Damit die Funktion der Paralleleingabe überhaupt zur Verfügung steht muß
im Setup der Schalter Paralleleingabe möglich gesetzt werden (siehe Seite
76).
13.6. Externe Programme
Bis zu 5 externe DOS-Programme oder BATCH-Dateien können Sie in das
Programm mit Hilfe der Konfigurationsdatei EXTPROG.CNF einbinden.
Diese können dann von KASSE.EXE oder DATKASSE.EXE aus dem
Menü SYSTEM heraus aufgerufen werden.
Damit kann z.B. der Aufruf einer BATCH-Datei zur Datensicherung auf ein
anderes Laufwerk (z.B. Server) bequem direkt aus dem Programm heraus
erfolgen. Die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig.
Eine weitere Möglichkeit des Aufrufs haben Sie in der Kassenmaske nach
Eingabe von ALT-A und Auswahl des Menüpunktes Externes Programm
aufrufen.
Wichtiger Hinweis
Wenn das externe Programm die Systemintegrität geschädigt hat, dann können auch in DATKASSE Datenverluste auftreten !
Aufbau in der Datei EXTPROG.CNF:
Menü-Eintrag@Programm-Name@Parameter (optional)
Beispiele:
Datensicherung@SICHERN.BAT@Komplett
DOS-Editor aufrufen@EDIT
Maximal-Längen:
Menü-Eintrag
: 28 Zeichen
Programmname mit Pfad : 29 Zeichen
Parameter
: 29 Zeichen
Zu lange Einträge werden abgeschnitten !
Ist das Programm im Arbeitsverzeichnis von DATKASSE abgelegt (i.A.
C:\KASSE) oder über den Suchpfad erreichbar, dann kann die Pfadangabe
entfallen.
Dem aufgerufenen Programm steht bis auf 5 kB der gesamte DOS-Speicher
zur Verfügung. Das aufgerufene Programm oder die BATCH-Datei kann
außerdem während der Ausführung auch das Laufwerk und das Verzeichnis
wechseln. Ein Zurückwechseln ist nicht erforderlich.
Bitte beachten Sie, daß sich während der Ausführung KASSE.EXE oder
DATKASSE.EXE ebenfalls noch im Speicher befindet (im XMS). Das aufgerufene Programm darf also keinesfalls den Rechner neu starten !
14. Fernwartung
14.1. Einführung
Die Fernwartung von DATKASSE ist ein Zusatzmodul, daß Sie für einen
Aufpreis erwerben können (Produktname: TRANS). Damit können Lagerbewegungen, Umsatzdaten, Preispflege, usw. von und zu einer Kasse oder
auch mehreren Filialen übertragen werden. Bitte fordern Sie bei Interesse
weitere Informationen zum Leistungsumfang des Fernwartungsmoduls an.
Bevor Sie die Fernwartungs-Konfiguration von DATKASSE in Angriff nehmen, sollten Sie zumindest die einführenden Kapitel des Handbuchs von
TRANS gelesen haben.
Bei allen Konfigurationen mit anschließender automatischer Verarbeitung
wird von folgender Situtation ausgegangen:
In der oder den Filiale(n) läuft KASSE.EXE. Die Fernwartung wird per
Einstellung im Setup von KASSE.EXE zu einer bestimmten Uhrzeit aktiviert (Setup-Einstellung Fernwartung Start), beispielsweise um 20:30 Uhr
(siehe Seite 94).
In der Hauptstelle (oder auch Büro, bzw. Privatwohnung) läuft DATKASSE.EXE. Auch hier ist in den Grundeinstellungen von DATKASSE.EXE der Fernwartung Start zu einer bestimmten Uhrzeit aktivert
worden (siehe Seite 217).
In beiden Programmen ist es unerheblich, in welcher Funktion oder Programmteil Sie sich befinden. Das jeweilige Programm, d.h. entweder
KASSE.EXE (in einer Filiale) oder DATKASSE.EXE (in der Hauptstelle)
muß lediglich gestartet sein.
Die Prüfung, ob Fernwartungsdaten eingetroffen sind geschieht für den Anwender unmerkbar im Hintergrund. Während der automatischen Verarbeitung von Fernwartungsdaten ist jedoch keine Bedienung des Programms
möglich.
Die Verarbeitung dauert je nach Datenbestand zwischen einigen Sekunden
bis zu (in Ausnahmefällen) einigen Minuten.
Das Fernwartungsmodul TRANS tranportiert DATKASSE-Daten über bestimmte Dateien, die von den Programmen DATKASSE.EXE und
KASSE.EXE automatisch erkannt und auch verarbeitet werden (sofern die
automatische Verarbeitung aktiviert wurde).
Im folgenden geben wir Ihnen weitere Informationen zu diesem Ablauf, damit Sie bei Bedarf in der Lage sind, manuelle Eingriffe vorzunehmen. Dies
kann z.B. sinnvoll sein, wenn ein Fremdprogramm diese Transportdateien
erzeugt und zur Verfügung stellt.
Alle Dateien werden im Unterverzeichnis TRANS gespeichert (sowohl bei
KASSE.EXE wie auch bei DATKASSE.EXE).
Bei der Konfiguration von TRANS ist darauf zu achten, daß genau diese
Dateien übertragen werden müssen. Dabei können Sie mit Wildcardzeichen
arbeiten (z.B. TRANS\*.TR?).
Das Fernwartungsprogramm TRANS kann beliebige Dateien oder Dateigruppen übertragen. Die volle Funktionalität wird jedoch erst durch die Zusammenarbeit mit DATKASSE erreicht, da dann übertragene Dateien von
DATKASSE auch gleich weiterverarbeitet werden können.
Damit lassen sich bestimmte Abläufe wie zum Beispiel eine Aktualisierung
der Artikel Stammdaten in einer Filiale (Preispflege) ohne Veränderung der
Filialbestände automatisieren. Manuelle Eingriffe wie zum Beispiel das Kopieren von Dateien oder Ähnliches, die evtl. das Kassenpersonal überfordern würden entfallen damit.
Alle Transferdateien haben die Namensendung .TRx. Das x steht für die
Filialnummer, also z.B. die 1. Filiale. Ber mehr als 9 Filialen steht ein A für
die Filiale 10, ein B für die Filiale 11, usw.
In den Scriptdateien von TRANS müssen Sie festlegen, daß die Transferdateien auch am Zielpunkt (je nach Variante in der Filiale oder der Hauptstelle) im Verzeichnis TRANS gespeichert werden. Näheres dazu finden Sie
im Handbuch von TRANS.
14.2. Mögliche Datenübertragungen
(mit anschließender automatischer Verarbeitung)
Die folgende Beschreibung ist unterteilt in die zwei möglichen Übertragungswege Hauptstelle -> Filiale und Filiale -> Hauptstelle.
Je nach Variante können verschiedene Arten von Daten übertragen und anschließend von DATKASSE.EXE (in der Hauptstelle) oder KASSE.EXE (in
der Filiale) automatisch verarbeitet werden.
14.2.1. Übertragungsweg Filiale an Hauptstelle
14.2.1.1. Lagerabgänge der Kasse
Die Lagerabgänge der Kasse werden über die Datei LAGERBEW.TRx
transportiert. Diese Datei enthält die Artikelnummer und die Anzahl der verkauften Artikel. Sie wird beim Tagesabschluß von KASSE.EXE automatisch erzeugt, wenn der entsprechende Schalter im Setup von KASSE.EXE
gesetzt wurde (siehe Seite 95).
14.2.1.2. Übertragungsweg Hauptstelle an Filiale(n)
Warenbewegungen (Lieferungen) an eine Filiale
Warenbewegungen an eine Filiale, die mit dem Menüpunkt Lagerbewegung
an Filiale vorbereiten (siehe Seite 140) eingegeben wurden, werden über die
Datei LAGERTST.TRx transportiert. Wenn Sie die oben genannte Funktion
ausführen, dann wird diese Datei automatisch angelegt oder ergänzt. Dies ist
auch der Fall, wenn Sie im Blättern-Modus der Lager-Datenbank mit ALTT eine Warenbewegung an eine Filiale eingeben.
Artikelstammdaten an Filiale
Diese Funktion wird zum aktualisieren der Lagerstammdaten in einer Filiale
verwendet. Die verwendete Datei hat den Namen LAGERUPD.TRx. Sie
erzeugt nach Auswahl der Filialnummer eine Datei, die sämtliche
Lagerdaten enthält (siehe Seite 141). Diese Datei wird dann von TRANS zur
Filiale übertragen.
Wenn nun TRANS in der Filiale sich nach der Datenübertragung selbsttätig
beendet hat, dann verarbeitet KASSE.EXE die übertragenenen Daten vollautomatisch (sofern der Schalter Fernwartungsdaten sofort verarbeiten aktiviert ist, siehe Seite 95) und löscht anschließend die Fernwartungsdatei.
Dabei werden übertragene neue Datensätze von KASSE.EXE mit einem Bestand von 0 neu angelegt.
Vorhandene Datensätze werden gepflegt, d.h. es werden z.B. neue Preise
eingespielt oder die Artikelbezeichnung aktualisiert.
Bei einer Übertragung mit dieser Methode werden die Bestandsfelder in keinem Falle verändert, selbst wenn das Feld Bestand mit übertragen wird.
Bitte beachten Sie, daß keine Indexfelder verändert werden können (Die
Felder Artikelnummer und Kurzbezeichnung). Dies wäre aber auch wenig
sinnvoll.
Es ist problemlos möglich, eine Warenbewegung an eine Filiale und
während der gleichen DFÜ-Verbindung eine Übertragung der Artikelstammdaten vorzunehmen (im Script von TRANS müssen dann beide Dateien
angegeben werden, d.h. LAGERBEW.TRx und LAGERUPD.TRx).
KASSE.EXE verarbeit in jedem Fall zuerst die Datei LAGERUPD.TRx,
d.h., neue Artikel werden zuerst automatisch angelegt, bevor evtl. über die
Datei LAGERBEW.TRx ein Bestand erzeugt wird.
14.3. Daten ohne DFÜ-Verbindung transferieren
Auch ohne eine DFÜ-Verbindung können Sie die Funktionen des
Fernwartungsmoduls für die Verwaltung der Fillialbestände nutzen. Dazu
müssen Sie lediglich die erzeugten Transferdateien per Diskette von der
Filliale zur Zentrale und umgekehrt transportieren. Das Fernwartungsmodul
TRANS muß jedoch auf beiden Systemen installiert sein, da ansonsten die
entsprechenden Menüpunkte nicht aufgerufen werden können.
Außerdem müssen Sie in beiden Programmen die automatische Verarbeitung der Fernwartungsdaten aktiveren (siehe Seite 95 und 140).
In KASSE.EXE muß zusätzlich der Schalter Lagerbewegung für Fernwartung vorbereiten auf Ja gesetzt werden (siehe Seite 95).
Es genügt anschließend, die von KASSE.EXE und DATKASSE.EXE
erzeugten Transferdateien (z.B. LAGERBEW.TRx für die von KASSE.EXE beim Tagesabschluß erzeugten Abverkäufe) in das Arbeitsverzeichnis
von DATKASSE (i.A. C:\KASSE) zu kopieren.
Die Programme prüfen in regelmäßigen Abständen, ob neue Transferdateien
eingetroffen sind und verarbeiten diese dann sofort.
Hinweis:
Das x hinter den Dateinamen steht hier wieder für die Fillialnummer.
Weiteres Beispiel:
Von DATKASSE wird bei der Eingabe einer Warenlieferung an Filliale die
Datei LAGERTST.TRx erzeugt. Nach erfolgter Eingabe kopieren Sie diese
Datei auf eine Diskette und anschließend in der Filliale in das Verzeichnis
C:\KASSE. Dort wird sie beim nächsten Start von KASSE.EXE automatisch
verarbeitet, d.h. die Lagerzugänge werden eingebucht und dann die
Transferdatei gelöscht.
Wichtige Hinweise:
Um Doppelverarbeitung zu vermeiden verwenden Sie den DOS-Befehl
MOVE (bewegen) statt COPY zum Kopieren der Transferdateien auf eine
Diskette. Dieser Befehl löscht nach erfolgreichem Kopieren auf die Diskette
die Quelldatei.
Wird Regel diese nicht befolgt, dann laufen die Transferdatei weiter auf und
werden jedesmal erneut verarbeitet. Dies führt bereits beim zweiten Mal zu
Fehlbeständen.
Sinnvollerweise legen Sie für jede der oben beschriebenen Kopieraktionen
jeweils eine Batchdatei mit dem jeweiligen MOVE-Befehl an, um den
Vorgang möglichst fehlbedienungssicher zu machen.
Wird das Transferieren der Dateien einmal vergessen dann werden diese
Datei beim nächsten Mal mitverarbeitet.
15. Inventursystem AVIA
Das Inventursystem AVIA besteht aus einem mobilen Datenerfassungsgerät
(Modell Zebex PDx10) und einigen Programmerweiterungen in DATKASSE.
AVIA kann sowohl für Lagerzu- und Abgänge als auch für die Inventurerfassung eingesetzt werden.
Das PDx10 scannt die Artikelnummern. Die Stückzahl wird jeweils über die
Tastatur des PDx10 eingegeben.
Nach der Erfassung (z.B. einer Warenlieferung im Lager) werden die Daten
in den PC übertragen und dort gleich entweder als Zugang oder Abgang
verarbeitet.
Diese Zu- oder Abgänge werden genauso wie manuell eingegebene
Zugangs- oder Abgangsdaten protokolliert und können mit der Funktion
Protokoll drucken angesehen werden (siehe Seite 123).
Bei einer Inventurerfassung können Sie mit dem PDx10 die IST-Bestände
im Lager oder Laden erfassen und diese anschließend in den PC übertragen.
DATKASSE führt dann eine Bestandskorrektur durch und druckt auf
Wunsch ein Protokoll der Fehlbestände, bzw. Abweichungen.
15.1. Einrichtung des PDx10
Bitte kopieren Sie alle Dateien von der beim PDx10 mitgelieferten Diskette
in das Verzeichnis C:\KASSE.
Die serielle Schnittstelle für die Kommunikation legen Sie in der Datei
COMM.SET fest. Es handelt sich hierbei um eine ASCII-Datei, die z.B. mit
dem EDIT von DOS/Windows bearbeitet werden kann.
Ändern Sie ggflls. den Wert in der ersten Zeile in COM2, COM3 oder
COM4. Die restlichen Parameter sollten Sie unverändert lassen.
Aufbau der Datei COMM.SET:
COM1
19200
NONE
8
1
Die Einstellungen für die Transferdatei befinden sich in der Datei
UPLOAD.SET. Wenn Sie das Gerät von uns bezogen haben, dann sind die
notwendigen Änderungen bereits von uns erledigt worden.
Diese Datei muß folgenden Aufbau haben:
','
CR
No
DISABLE
Yes
Die Daten werden über die die Zwischen-Datei LAGERBEW.PDX vom
PDx10 zum PC übertragen. Diese Datei wird nach der Verarbeitung gleich
wieder gelöscht. DATKASSE legt jedoch eine Sicherheitskopie unter dem
Namen LAGERBEW.BKX an.
Hinweis:
Nach der Übertragung werden die gescannten Daten auch im PDx10
gelöscht.
15.2. Bedienung des PDx10
Schalten Sie das Gerät mit der Taste PWR ein. Um mit der Erfassung zu beginnen drücken Sie nunnoc die große Taste ENTER.
Drücken Sie nun die große Taste SCAN und halten Sie die Frontseite gegen den
Barcode. Je nach Modell sehen Sie einen Laserstrahl oder nur ein rotes Licht.
Bei den Lasermodellen beträgt die Leseentfernung modellabhängig bis zu 40
cm. Bei diesen Geräten Sie jedoch eine Mindestentfernung von ca. 3 cm einhalten. Das Zielen wird durch den gut sichtbaren Laserstrahl erleichtert.
Die Geräte mit CCD-Scanner müssen dagegen im Bereich von 0,3 bis ca. 2 cm
vor den Barcode gehalten werden.
Je nach Speicherausstattung des PDx10 können Sie ca. 4.500 Datensätze
(128kB Speicher) oder ca. 9.000 Datensätze (256 kB) speichern. Die Daten bleiben auch nach dem Ausschalten erhalten. Die Batterie, bzw. den Akku dürfen
Sie jedoch nur kurz zum Beispiel für einen Batteriewechsel entnehmen, da bei
einem längeren Entfernen der Datenspeicher gelöscht wird.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem (englischen) Handbuch des
PDx10. Falls Sie Fragen dazu haben dann können Sie sich aber auch gerne an
unsere Hotline wenden.
15.2.1. Batterie/Akku-Wechsel
Verwenden Sie zum Öffnen des Batteriefachs das flache Metallplättchen, das
am Tragegurt befestigt ist. Stecken Sie dieses Plättchen in den Schlitz am
Batteriefachdeckel und schieben Sie den Deckel nach unten auf.
Die Batterie, bzw. der Akku kann dann entnommen werden. Falls Sie eine
Dockingstation und den Originalakku einsetzen, dann wird der Akku beim
Ablegen auf der Dockingstation automatisch geladen. Ein Überladen ist nicht
möglich.
Seite 295
Index
Stichwortverzeichnis
&&
||
/DISPLAY
/DUAL
/LCD
/MASTER
/NOCHECKDIGIT
/NOPRINTERCHECK
/NSS
/NUM
/PC-KA
/PLAY
/PLAYFILE
/PREIS
/PROT
/RECORD
/RESETNET
/ROHERTRAG
/SETUP
/SLOW
/VGAMONO
2-Monitor-Betrieb
Abgang
Abschlußsumme
Adressen
Allgemeine Hinweise
ALT-C
ALT-E
ALT-F
ALT-F5
ALT-F8
ALT-I
ALT-I
ALT-K
Alt-M
ALT-Q
ALT-X
Anfangsbestand
Angebot
Anwahlsequenz
Anweisungen
Anzahl Ausdrucke
beim Bondruck
Anzeigen
Art.Nr. 0 Setup
Artikelnummer
Artikeltasten
239
239
25
24
24
25
26
28
27
24
25
26
27
25
24
26
15
25
61
27
24
24
122
57
146
14
251
250
103
44, 51
52
49, 107
46
51
39, 98
26
98
41, 75
169
203
242
63
174
91
44
92
ASCII
ASCII-Export
ASCII-Import
Aufkleber
Auflegesequenz
Auftragsbestätigung
Auftrags-Nr.
Auftragsnummer
Ausgabe
Ausgabeart
Ausgaben
Ausgabenbeleg
Ausgaben-Rubriken
AUTOEXEC.BAT
AVIA
Bar
Barcode
Barcodedruck
Barcode-Druck
Barcodelesegerät
Barcodes
Barentnahme
Barkasse
BATCH-Datei
Bedingungen
Bedingungsmaske
beenden
Beispiellisten
Beleg
Belegdaten
Belegdesign
Belegdruck
Belegnummer
Belegnummern
Belegsumme
Benutzer
Benutzerebene
Benutzerliste
berechne
Berechnungen
Berechtigungen
bestand
Bestellvorschlag
Betriebssystem
Bezahlt
Bildschirmschoner
Blättern
Bon
Bon
Bondruck
117
185
186
129
203
170
69
69
51, 72
42
90
90
90
13
123
43
135, 208
15
135
44
50
51, 72
77
285
239
239
15
243
65
44
87
51, 66
42, 44, 75
75
47
176
92
176
244
247
92
122, 125, 217
128
97
48
197
107
42, 65
66
62
Index
Bondrucker
Bonnummer
Bonus-Liste
Bruttorechnung
Bücher
CashBoy
CBM-253
Clipboard
COMMAND.COM
Compact9000
CONV_DB.CNF
Copyright
Dateiauswahl
Dateiliste sortieren
Dateinamen/Pfade
Datenbank
Datenbank einrichten
Datenbank-Statistik
Datensatzsperrung
Datensicherung
Datenstruktur
Datum
Dezimalkomma (ohne)
DISPWERB.CNF
DOKU
DOKU-Dateien
drucken
Drucken
Drucker-Einrichtung
Druckerport
Druckertreiber
Druckertreiber (Bon)
Druckertreiber (Listen)
Drucker-Zeichensatz
EAN
EAN-Barcode
E-Cash
EC-Karten
Editieren
Editor
Eingabereihenfolge
Einstellungen
EK-Preis
EK-Preise
EMS
EMS-Speicher
ende
entlöschen
entsperren
EPSLABEL.CNF
Seite 296
63, 68
73
186
61
90
72
276
39, 99, 250
97
43
222
38, 97
30
194
61, 192
101
219
220
14
81, 226, 285
221
42, 81
81
84
14
99
144
174
199
62
61, 63, 272
63
61
199
50, 197
197
43
43, 60, 72
173
196, 249
65
61
208
147
38, 83
201
244
110, 224
227f.
276
Etikettendrucker
EURO
Exklusiv-Option
Export
Extern-Datenbank
Extern-Datenbanken
Externe Programme
EXTPROG.CNF
F1
F10
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
F9
Fakturierung
Farben
Farbgrafikkarte
Felder
Feldtyp
Feldtypen
Fernwartung
Filter
Flächenberechnung
Font
Formatanweisungen
Formelzeichen
FORMGEN.CNF
Formular
Formular-Design
Formulargenerator
Formulargestaltung
Formular-Übernahme
Fotoarbeiten
Fremdumsatz
Fußzeilen
Geldkarte
Gespeicherte Belege
Getränkemarkt
Globalfunktion
Größenmuster
Größenverwaltung
Grundeinstellungen 1
Gruppe
Gruppenänderung
GSFIBU
276
215, 237
15
117
257
96
285
285
34
41
30, 102
42, 102
42
43
44, 47
45, 47
47
43
151, 158, 204
194
194
87, 88, 242
102
104
39, 94, 140, 203,
217, 287
121
52
229
242f.
112
230
61
210
230
229
172
280
79
87f., 235
72
171
78, 189
111
263
262
62
114
114
91
Seite 297
Gutschrift
Handbuch
Hauptbestand
Herkules-Karte
Hilfe
HISTORY.TXT
HISTORY-Datei
History-Puffer
Hotline
Import
Import-Filter
Index
Index 0/1 verwenden
Installation
Inventur
Journal
K-5700
Kalkulation
Kalkulations-Faktoren
Karten-Terminal
Kasse
Kassenanfangsbestand
Kassen-Anfangsbestand
Kassenschublade
Kassensturz
Kassentastatur
Kassen-Zwischenstand
Kassierer
Kassierernummer
Kd.Nr.
Kommando-Interpreter
KommandozeilenParameter
Komprimieren
Konvertieren
kopfzeile
Kopfzeilen
Kopienanzahl
Kopieren
Kreditkarten
Kreditkartenterminal
Kreditlimit
Kunde kopieren
Kundenadresse
Kundenanzeige
Kundendisplay
Kundenkarte
Kundennummer
Kunden-VK
Kurznamen
Index
43, 169
34, 192
217, 264
24
34
14
99
31
33
117
120, 258
195
211
13
125, 292
57, 67f.
71, 92
108, 214
214
72
41
75
41
47, 62
51
92
51
175, 185
41
49
97
24
110
111
242, 244
87, 235
200
144, 146, 174
43, 60, 72
60
150, 207
147
76
24
25, 84
70
48f., 76
148, 207
49
Label
Ladenadresse
Lagerabgang
Lagerabgangsprotokoll
Lagerabgangs-Protokoll
Lagerartikel
LAGERBEW.TRx
Lagerbewegung
LAGERTST.TRx
Lagerwert
Lagerzugang (Größe)
Laptop
Laserdrucker
Lastschrif
Leergut
Lieferanten
Lieferanten-Diskette
Lieferant kopieren
Lieferschein
Lieferschein
Liste erzeugen
Listenformular
Listengenerator
Löschen
Mahnstufe
MAHNUNG.CNF
Mahnvorschläge
Makro abspielen
Makro aufzeichnen
Makros
Makro speichern
Maske
Maskendatendatei
Maskengenerator
Maskenreport
Maus
Mausleiste
Maustreiber
Mauszeiger
Maximalwert
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuer-Basissatz
Mehrwertsteuersatz
Mehrwertsteuersätze
Meldungsboxen
Memo
Memodaten
Memofelder
Mindestbestand
Mindestbestandsliste
145
87
57, 69, 77
25, 69
59, 67
65
289
187, 206
289
125
264
195
202
43
79, 189
123
187
147
42, 61
169
238
239, 242
202, 238
110, 174
154
154
154
252
252
223, 252
252
62
62
221
221
194
196
194
194
63
210
210
210
42
32
146
270
270
122
128
Index
MINUS
Monats-Abrechnung
Multimedia-Schoner
Mwst.-Änderung
Mwst.-Satz
Name o. Kd.Nr.
Netzbelastung
Netzwerk
NETZWERK.CNF
Netzwerkversion
Neukunde
ODER
Offene Posten
Online-Handbuch
Operator
OS/2
Overlays
Papierformat
Parallel-Eingabe
Passwort
Passwortprüfung
Passwort-Verwaltung
PDx10
Peer-To-Peer
Penner
Pfade
Pfand
PLUS
Positionsrabatt
Preis
Preis-Änderung
Preisebene
PREISEIN.CNF
Preiseingabe
Preiseingabe (manuelle)
Preisgruppe
Preis-Kalkulation
Preislisten
Presseprodukte
Profildatei
Programmende
Programminfo
Programm Info
Protokoll
Protokolldrucker
Prüfziffer
Rabatt
rand
Rasterhintergrund
Seite 298
44
255
198
68
68
49
14
14, 227
17
14, 206
49
239, 241
151
192
239
63, 83
83
242
76
69, 175, 198
176
175
123
14
184
192
78
44
42
45
68
51
66, 274
65
274
44, 64, 73, 150,
167
108
123
90
118
98
97
38
24
24
197
42, 48f., 165
202, 244
194
README-Datei
99
Rechnung
42, 48, 66
Rechnung/Beleg stornieren56
Rechnungsnummer
73, 204
Renner
184
reparieren
225
Rohertrag
25
Rubriknummer
51
Rückgeld
47
Rückstände
186
Sammelrechnung
156, 169
Sammelrechnungen
156
Scanner
50
Scheck
43, 92
Scheckdruck
92
Schlüsselschalter
92
Schlüsselwörter
242
schrift
129, 244
Schriftart
229, 242
Schriftartwahl
195
Schublade
62
Schublade (1-3)
62
Schuhhandel
262
SEIKO
145
selektieren
238
Seriennummer
38
Seriennummern
266
Server
14
Setup
61
Signalton
195
Smartlabeldrucker
145
Sofortdruck
66
sortiere
244
Sortieren
109
Speichererweiterung
83, 201
Standalone
16
Statistik
181
Statistikdaten
67
stornieren
56, 157
Stornierung
56
Storno
4, 177
Stornoprotokoll
56
Storno-Protokoll
177
Stornos
70
STRG-A
51
STRG-B
43
STRG-D
51, 65
STRG-E
250f.
STRG-Ende
47
STRG-F1
34
Seite 299
STRG-F6
STRG-F9
STRG-K
STRG-L
STRG-Pos1
Strichzeichen
Stückliste
Stücklisten
Stückzahl
Suchbegriff
Suchen
Suchen/Blättern
summe
Summen (Listen)
Summenanzeige
Summenblatt
System
Systeminfo
Systempasswort
Systemsperre
Systemsperre aufheben
Tagesabschluß
Tagesabschluß (Netz)
Tagesabschlüsse
Tagesumsatz
Tagesumsätze
Tastaturmakros
Tausender-Punkt
Telefonnummern
Terminal-Typ
Testdruck
Textilhandel
Textverarbeitung
Timeout
TML-60
TRANS
Treiber
Treiberauswahl
Trennzeichen
Uhrzeit
Umbenennen
Umschalt-F1
Umschalt-F10
UND
Variable
Variablen
Verifone
VERIFONE.DOK
Verkaufspreis
Videokarte
Index
43, 105
51
51
51
47
202
128
131
44
105
105
105
244, 246
246
71
68
38
38, 98
175
176
175
57, 67, 69, 75
58
87
182
225
253
202
145
72
88
262
173
72
276
94f., 217
63
199
119
81, 195
174
253
252
239, 241
230
233
60, 72
60
45
24
VK1
VK2
VK-Preis
Volltext
Volltextsuche
Volltextsuche
Vorbelegung
Waage
Waagen-Barcode
Waagen-Barcodes
Wählen
Währungsbezeichnung
Währungs-String
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XMS
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Zahlungsarten
Zahlungsbedingungen
Zahlungseingänge
Zahlungsweise
zeichen
Zeigen
zeilen
Zeilen pro Seite
Zeitschriften
Zugang
Zusatztext
Zusatztexte
Zwischenstand
Zwischensumme
208
208
42
116, 162
105
46
126
80, 279
80
79
145
216
211
69, 178, 185
43
84
84
223
226
45, 173
45, 241
35
63, 83
183
38, 83
201
43, 93
93
49, 164, 209
152
42
244
116
243f.
202
90
122
164
209
59
69, 73
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