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combit Relationship Manager - Handbuch - Combit GmbH

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Systems (z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mailprogramm, etc.) sowie seiner Konfiguration
abhängig. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an den IT-Verantwortlichen.
Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Der
Lizenzvertrag befindet sich bei der Verpackung der DVD, im Internet unter www.combit.net und
wird auch durch das Installationsprogramm angezeigt.
Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigung
der combit GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.B. digitaler) Form vervielfältigt werden.
This application uses Visual Basic (Scripting Edition) and JScript® from Microsoft Corporation.
Scintilla and SciTE, © 1998-2003 by Neil Hodgson neilh@scintilla.org
Regular expression support is provided by the PCRE library package, which is open source software, written by Philip Hazel, and copyright by the University of Cambridge, England.
JPEG coding and encoding is made with help of the JPEG Library of the IJG (Independent JPEG
Group).
Uses linked_map class by Fernando Lagos, 2006.
combit Downloader is based on "My Downloader", © by Guilherme Labigalini glabega@gmail.com.
Copyright © combit GmbH 1988-2014. Rev. 7.010
http://www.combit.net
Alle Rechte vorbehalten.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ......................................................................................... 3
1. Voraussetzungen und Installation ......................................................... 15
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
Systemvoraussetzungen ....................................................................... 15
Anwendungsserver ................................................................................... 15
Datenbankserver ....................................................................................... 15
WebAccess ............................................................................................... 15
Windows Client ......................................................................................... 16
Architektur ............................................................................................ 19
Windows Client ......................................................................................... 19
WebAccess ............................................................................................... 19
Server-Installation .................................................................................. 19
Programminstallation ................................................................................ 20
Vergabe der Rechte im Netz ..................................................................... 22
Einrichten der Benutzer............................................................................. 23
Microsoft SQL Server Installation ............................................................. 23
PostgreSQL Server Installation ................................................................. 25
Windows Client-Installation ................................................................... 26
Alternierende Nutzung auf einem Notebook ............................................ 27
Datenbankverbindung wählen ............................................................... 28
Update-Installation ................................................................................ 29
Update der Server-Installation ................................................................... 29
Update der Client-Installation .................................................................... 30
Update der WebAccess-Installation .......................................................... 30
Deinstallation ........................................................................................ 31
Server deinstallieren.................................................................................. 31
Client deinstallieren ................................................................................... 31
WebAccess-Installation ......................................................................... 31
Installation WebAccess ............................................................................. 32
Zugriff des WebAccess auf eine Solution ................................................. 33
Solution für den WebAccess (Mobile) erstellen........................................ 33
Lizenz & Lizenzupgrade.......................................................................... 39
Online-Registrierung.............................................................................. 40
Service Pack-Installation & Aktualitätsprüfung ........................................ 40
Migration von combit address manager 15 ............................................ 41
2. Einstieg und Bedienung ....................................................................... 44
2.1
Arbeitsumgebung ................................................................................. 44
3
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Menüband ............................................................................................ 44
Allgemein .................................................................................................. 45
Kontextsensitive Menübänder .................................................................. 46
Minimieren des Menübands ..................................................................... 46
Navigation ............................................................................................. 47
Info-Zentrale .......................................................................................... 48
Arbeitsumgebung individuell einrichten ................................................. 48
Programmfenster anpassen...................................................................... 48
Listenansicht und Containeransicht anpassen ......................................... 49
Menüband anpassen ................................................................................ 53
Hilfequellen ........................................................................................... 54
3. Daten eingeben und bearbeiten ........................................................... 55
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4
Öffnen von Ansichten ............................................................................ 55
Anzeigen der Datensätze ....................................................................... 55
Abfragebasiertes Arbeiten ........................................................................ 56
Listenansicht ............................................................................................. 56
Eingabemaskenansicht ............................................................................. 57
Webansicht ............................................................................................... 57
Berichtsansicht ......................................................................................... 58
Datensatz neu anlegen .......................................................................... 58
Datensatz bearbeiten ............................................................................ 58
In der Eingabemaske ................................................................................ 59
In der Listenansicht und in Containern ..................................................... 59
Datensatz duplizieren ................................................................................ 60
Datensatz löschen ..................................................................................... 60
Gleichzeitige Änderungen ......................................................................... 61
Relational verknüpfte Datensätze .......................................................... 61
Eindeutige Zuordnung zweier Datensätze (1:1-Relation) .......................... 62
Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz (Container) ........... 62
Zuordnung durch Verknüpfungsansicht (N:M-Relation) ........................... 63
Datensätze sortieren ............................................................................. 64
Neue Sortierung definieren ....................................................................... 64
Verlauf .................................................................................................. 66
Favoriten ............................................................................................... 66
Favoriten hinzufügen ................................................................................. 67
Favoriten organisieren............................................................................... 67
Kategorisierungen mit Codes ................................................................ 67
Unterstützende Automatismen .............................................................. 68
Rationelle Dateneingabe ........................................................................... 68
Postleitzahlen-/Straßenverzeichnis ........................................................... 70
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
3.17
Internet Anbindung ................................................................................... 71
Aufruf externer Programme ...................................................................... 71
Dateneingabe über address pick-up....................................................... 71
Adressen übernehmen.............................................................................. 71
Konfiguration des address pick-up ........................................................... 72
Auf einen Datensatz verweisen.............................................................. 74
Adressverweis speichern .......................................................................... 75
Datensätze zusammenführen ................................................................ 75
Datensätze zusammenführen ................................................................... 75
Einstellungen ............................................................................................ 77
Datensatz überwachen .......................................................................... 80
Feldinhalte global bearbeiten oder ergänzen .......................................... 81
Datensätze relational ergänzen .............................................................. 82
Datensätze relational ergänzen ................................................................. 82
Vorlagen für Relationales Ergänzen .......................................................... 83
Adressanreicherung aus Telefonverzeichnis .......................................... 84
4. Suchen von Datensätzen ...................................................................... 85
4.1
Suche in Ansichten................................................................................ 85
Normalsuche ............................................................................................. 85
Suchoptionen ............................................................................................ 86
Suche verfeinern ....................................................................................... 87
Schnellsuche ............................................................................................. 87
Suche nach Telefonnummer oder eMail ................................................... 89
4.2
Suche in Auswahllisten bei Relationen................................................... 90
4.3
Globale Suche ....................................................................................... 90
4.4
Suchen und Ersetzen............................................................................. 91
4.5
Suche in Social Media und Online-Verzeichnissen.................................. 92
4.6
Suche in Telefon-/Online-Verzeichnis ..................................................... 92
4.7
Routenplanung ...................................................................................... 94
Tipp: Wenn Sie Microsoft MapPoint einsetzen, können Sie Daten auf einer
Landkarte visualisieren. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel
"Häufigkeitsstatistik über Kontextmenü ........................................................... 94
Routenplanung zum aktuellen Datensatz ................................................. 94
Routenplanung mit Wegpunkten / Zwischenstopp .................................. 95
Konfiguration ............................................................................................. 96
5. Filtern von Datensätzen ........................................................................ 98
5.1
Allgemeiner Filter .................................................................................. 98
Einen einfachen Filter erstellen ................................................................. 99
5
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen ............................................. 100
Filter mit relational verknüpften Feldern ................................................. 102
Mit Datumswerten filtern ........................................................................ 103
Nach Dokumentinhalten filtern (Volltextsuche) ....................................... 103
Den Loginnamen zum Filter hinzufügen ................................................. 104
Häufigkeitsstatistik .................................................................................. 104
Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString()) ................................... 105
Zuletzt verwendeten Filter laden ............................................................. 106
Freie SQL-Abfrage ............................................................................... 106
Filterausdrücke speichern.................................................................... 108
Filterausdrücke speichern und verwalten ............................................... 108
Filter ausführen und laden ...................................................................... 109
Formularabfrage .................................................................................. 109
Volltext-Recherche .............................................................................. 110
Doppelte Einträge (Dubletten) filtern.................................................... 110
Letzter Filter ........................................................................................ 111
Filter invertieren .................................................................................. 111
Filter in phone manager übernehmen .................................................. 111
Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern ................................. 111
Manueller Filter ................................................................................... 112
Filtern von Containern ......................................................................... 115
Besonderheiten ................................................................................... 115
6. Termin- und Aufgabenverwaltung .......................................................116
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Termine und Aufgaben planen ............................................................. 116
Termin oder Aufgabe erstellen ............................................................... 116
Überprüfung auf Terminüberschneidung ................................................ 119
Erinnerungen ........................................................................................... 119
Termin oder Aufgabe bearbeiten ............................................................ 121
Termine und Aufgaben ausgeben........................................................... 121
Termine filtern, anzeigen, sortieren, löschen ........................................ 121
Termine und Aufgaben filtern ................................................................. 122
Termine und Aufgaben sortieren ............................................................ 123
Ändern der Anzahl angezeigter Tage ...................................................... 123
Alle Termine und Aufgaben löschen ....................................................... 123
Konfiguration ...................................................................................... 123
Export / Import .................................................................................... 124
Externe Termin- und Aufgabenverwaltung ........................................... 125
7. Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung .............................................127
6
7.1
7.2
7.3
7.4
Aktivitäten und Dokumente bearbeiten ................................................ 127
Dokumente neu erstellen .................................................................... 128
Bestehendes Dokument einfügen ....................................................... 129
Über Drag & Drop einfügen ..................................................................... 129
Über Kontextmenü einfügen ................................................................... 129
Dokument von Scanner einlesen ............................................................ 129
Nachrichten-Ablage aus eMail-Client ................................................... 130
Nachricht ablegen bzw. Adresse suchen ................................................ 131
Einstellungen .......................................................................................... 131
(De-)Aktivieren des Outlook Add-In ......................................................... 134
(De-)Aktivieren des Thunderbird Add-ons ............................................... 134
(De-)Aktivieren des David Add-Ins........................................................... 135
8. Telefonieren und Anrufliste .................................................................136
8.1
8.2
8.3
8.4
Funktionen des phone manager .......................................................... 136
Direkte Anwahl aus Feld heraus ............................................................. 136
Wählen über Anrufliste ........................................................................... 136
Ausdruck der Anrufliste .......................................................................... 139
Manuell wählen ....................................................................................... 139
Anrufsimulation ....................................................................................... 139
Telefonnummern in den phone manager übernehmen .......................... 139
Powerdialing ........................................................................................... 139
Konfiguration ...................................................................................... 140
phone manager aktivieren....................................................................... 140
Schnittstelle im cRM konfigurieren ......................................................... 141
Schnittstelle im phone manager konfigurieren ....................................... 142
Telefonanlage im phone manager konfigurieren .................................... 142
Protokollfunktion konfigurieren ............................................................... 142
Rufnummernerkennung....................................................................... 142
Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren ......................... 143
Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen ................................. 143
SMS-Versand ...................................................................................... 144
Konfiguration ........................................................................................... 144
9. eMail-Versand .....................................................................................146
9.1
9.2
9.3
Voraussetzungen................................................................................. 146
eMail senden ...................................................................................... 146
Einzel-eMail ............................................................................................. 146
Serien-eMail (Mailing) ............................................................................. 147
Arbeiten mit eMail-Vorlagen / Standard-eMails..................................... 147
7
9.4
9.5
eMail-Vorlagen erstellen ......................................................................... 148
Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMail..................................... 150
Import einer HTML-Datei in die Vorlage ................................................. 151
Automatische eMail Ablage ................................................................. 151
eMail Autopilot .................................................................................... 151
10. Ausgeben von Daten ...........................................................................152
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
Einzelübernahme in andere Programme .............................................. 152
Ausgabe mit Druckvorlagen................................................................. 153
Ausgabe von Etiketten ............................................................................ 154
Ausgabe von Listen und Reports ............................................................ 155
Ausgabe von Karteikarten ....................................................................... 155
Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief ................................................ 156
Ausgabe - Einstellungen ......................................................................... 156
Drucken mit der Vorschau ...................................................................... 158
Ausgabe in andere Formate (DOCX, PDF, Excel, ...) ............................... 159
Dokumente digital signieren ................................................................... 161
Serienbrief über die Textverarbeitung drucken ..................................... 161
Sofortberichte ..................................................................................... 162
Sofortbericht verwalten........................................................................... 163
Sofortbericht anzeigen ............................................................................ 164
Statistikfunktionen .............................................................................. 164
Statistik verwalten ................................................................................... 165
Statistik anzeigen .................................................................................... 166
Häufigkeitsstatistik über Kontextmenü ................................................... 166
Visualisierung von Daten ..................................................................... 166
11. Telefax ................................................................................................168
11.1
11.2
Allgemein ............................................................................................ 168
Direktes Faxen über Druckvorlagen ..................................................... 168
Faxvorlage für den Windows Faxtreiber ................................................. 168
Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber .............................................. 169
12. Import, Export und Abgleich ................................................................170
12.1
12.2
12.3
8
Replikation .......................................................................................... 170
Flache Datenstruktur importieren ........................................................ 170
Import von Adressen............................................................................... 171
Import von flachen Daten ....................................................................... 172
Import von Daten ................................................................................ 174
Formatwahl ............................................................................................. 174
12.4
12.5
Datenquelle auswählen ........................................................................... 175
Feldverknüpfung ..................................................................................... 179
Felder für das Fehlerprotokoll auswählen ............................................... 181
Namensvergabe für das Format ............................................................. 181
Start des Imports .................................................................................... 182
Export von Daten ................................................................................ 183
Formatwahl ............................................................................................. 183
Feldauswahl und Feldverknüpfung ......................................................... 184
Namensvergabe für das Format ............................................................. 185
Zieldatei auswählen ................................................................................ 185
Zieldatei fest in Vorlage speichern .......................................................... 186
Start des Exports..................................................................................... 186
Abgleich von Daten ............................................................................. 186
Hinweise ................................................................................................. 186
Formatwahl und Datenquelle auswählen................................................ 187
Zuordnung der Schlüsselfelder ............................................................... 187
Die Feldverknüpfung ............................................................................... 189
Anzeigefelder auswählen ........................................................................ 190
Aktion bei einem neuen Datensatz ......................................................... 191
Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich) ..................................................... 191
Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich) ........................... 191
Namensvergabe für das Format ............................................................. 191
Start des Abgleichs und Statistiklauf ...................................................... 191
Datenbankabgleich mit manueller Auswahl............................................ 192
13. Konfiguration Projekt ...........................................................................194
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
Allgemein ............................................................................................ 194
Getrennte Datenbestände (Mandantenfähigkeit) .................................. 194
Projekt wiederherstellen ...................................................................... 195
Projekt portieren.................................................................................. 196
Projekt kopieren .................................................................................. 196
Projekt neu erstellen............................................................................ 197
Projekt importieren .............................................................................. 198
Projekteigenschaften ........................................................................... 199
Eigenschaften ......................................................................................... 199
Einstellungen .......................................................................................... 200
13.9 Navigationsstruktur ............................................................................. 201
13.10 Firmenstammdaten ............................................................................. 202
13.11 Datenbankstruktur ............................................................................... 202
Datenbanktabelle erstellen ..................................................................... 203
Datenbanksicht erstellen ........................................................................ 204
9
Datenbankfelder ...................................................................................... 204
Indizes ..................................................................................................... 206
Unicode ................................................................................................... 206
Datenbank-Schema-Cache ...................................................................... 207
14. Konfiguration Ansichten ......................................................................208
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
14.6
14.7
14.8
14.9
14.10
14.11
14.12
14.13
Ansichtskonfiguration.......................................................................... 208
Name und Datenbanktabelle/-sicht ...................................................... 209
Felder ................................................................................................. 209
Felder neu erstellen, ändern, löschen ..................................................... 209
Feldalias .................................................................................................. 210
Feldtyp intern .......................................................................................... 210
Relationen ........................................................................................... 213
Relationen definieren .............................................................................. 213
Rekursive Relationen .............................................................................. 217
Kaskadiertes Löschen und Updaten ....................................................... 217
Codes definieren ................................................................................. 218
Dublettencheck ................................................................................... 219
Funktionsdefinitionen .......................................................................... 220
Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) ................................. 221
Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration .......................... 221
Globalen Zähler konfigurieren ................................................................. 222
Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen........................... 222
Notwendige Rechtevergabe ................................................................... 223
Auto-Protokoll ..................................................................................... 224
Dokumentenverwaltung ...................................................................... 226
Art der Dokumentenablage wählen ........................................................ 226
Anbindung eines DMS (Dokumentenmanagementsystem) ................... 227
Dokumenttyp anlegen ............................................................................. 228
Automatische eMail Ablage .................................................................... 231
Dokumenteninfos ................................................................................ 231
Datensatz-Verweis............................................................................... 232
Allgemein ............................................................................................ 233
15. Konfiguration Allgemein ......................................................................235
15.1
15.2
15.3
10
Einstellungen für den Programmstart .................................................. 235
Oberfläche .......................................................................................... 235
Mailversand konfigurieren ................................................................... 237
Mail-Dienste ............................................................................................ 238
Mail-Optionen ......................................................................................... 239
15.4
15.5
15.6
Verlauf konfigurieren ........................................................................... 239
Akustische Signale .............................................................................. 240
Formel-Editor verwenden .................................................................... 240
Variablen einfügen .................................................................................. 241
Einfügen von Funktionen ........................................................................ 243
15.7 Übernahmemaske konfigurieren .......................................................... 246
Allgemeine Angaben ............................................................................... 247
Übernahmezeilen .................................................................................... 248
Zeileneigenschaften ................................................................................ 249
Weitere Optionen .................................................................................... 252
Schriftarten ............................................................................................. 253
15.8 Druckvorlagen anpassen ..................................................................... 253
Allgemein ................................................................................................ 254
Seitenlayout ............................................................................................ 254
Projektbausteine ..................................................................................... 256
Arbeiten mit Benutzervariablen ............................................................... 257
Etikett anpassen ..................................................................................... 258
Einzel-/Serienbrief anpassen ................................................................... 259
Karteikarte anpassen............................................................................... 261
Listen und Berichte anpassen................................................................. 262
15.9 Anbindung an Groupware .................................................................... 268
Microsoft Outlook ................................................................................... 268
Tobit David .............................................................................................. 268
15.10 combit LDAP-Server ............................................................................ 269
Allgemeine Einstellungen ....................................................................... 269
Suche ...................................................................................................... 270
Konfiguration des Servers ....................................................................... 270
Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client ................................ 271
Adressbuch in Outlook einrichten ........................................................... 272
16. Workflows und Ereignisse ...................................................................274
16.1
16.2
16.3
Workflow Server ................................................................................. 274
Ereignis Verwaltung ............................................................................ 276
Ereignis "Feldänderung" .......................................................................... 278
Ereignis "Zeitüberschreitung" .................................................................. 278
Ereignisse mit Scripten ........................................................................... 279
eMail Autopilot .................................................................................... 280
eMail Autopilot starten............................................................................ 281
eMail Autopilot Einstellungen ................................................................. 282
17. Workflow-Designer .............................................................................286
11
17.1
17.2
17.3
cRM Aktivitäten ................................................................................... 287
Die erste Aktivität eines Workflows ........................................................ 288
Aktivitäten einfügen ................................................................................ 288
Eigenschaften einer Aktivität .................................................................. 288
cRM Workflow .................................................................................... 292
Eigenschaften des Workflows ................................................................ 292
Gültigkeitsprüfung .................................................................................. 293
Workflow mit Schleifen und Verzweigungen .......................................... 294
System Aktivitäten .............................................................................. 296
Workflow mit dem universellen Regeleditor........................................... 296
Workflow kontrolliert beenden ............................................................... 296
Fehlerbehandlung ................................................................................... 297
Fehlerbehandlung kontrolliert ausführen ................................................ 301
18. Scripte und Programmierreferenz ........................................................302
18.1
18.2
18.3
18.4
Support zu Scripting-Funktionalitäten .................................................. 302
Unterstützte Scriptsprachen ................................................................ 303
Scripte integrieren ............................................................................... 303
Script-Erweiterungen ........................................................................... 303
Scripte in Scripte einbinden .................................................................... 304
Synchrone und Asynchrone Scripte ........................................................ 304
Scripte und der Edit-Modus .................................................................... 305
Verschlüsselung von Scripten ................................................................. 305
Zugriff von außen .................................................................................... 305
19. Eingabemasken Designer ....................................................................307
19.1
19.2
19.3
19.4
19.5
12
Eingabemasken bearbeiten ................................................................. 307
Arbeitsbereich und Werkzeuge ............................................................ 308
Registerkarten ..................................................................................... 309
Registerkarten definieren ........................................................................ 310
Eigenschaften der Registerkarte ............................................................. 311
Arbeiten mit Objekten ......................................................................... 312
Voreinstellungen zu Objekten ................................................................. 312
Objekte einfügen..................................................................................... 314
Objekte bearbeiten ................................................................................. 315
Objekte selektieren ................................................................................. 315
Position und Größe ................................................................................. 316
Ausrichten von Objekten......................................................................... 317
Darstellungsreihenfolge .......................................................................... 317
Gemeinsame Objekt-Eigenschaften ..................................................... 319
19.6
Anzeigeformatierung ............................................................................... 319
Voreinstellung ......................................................................................... 320
Darstellungsbedingung (Erweitert) ......................................................... 320
Tooltip ..................................................................................................... 320
Darstellung .............................................................................................. 320
Autotext .................................................................................................. 321
Folgeverknüpfung ................................................................................... 322
Eingaberegel (Validierung) ...................................................................... 324
Externe Programme aufrufen .................................................................. 325
Objekte ............................................................................................... 325
Statischer Text ........................................................................................ 326
Eingabefeld ............................................................................................. 327
Combobox............................................................................................... 328
Listbox (Codefeld) ................................................................................... 330
Checkboxen ............................................................................................ 331
Bild .......................................................................................................... 332
Gruppierung ............................................................................................ 332
Registerkarten ......................................................................................... 333
Web-Element .......................................................................................... 334
Container ................................................................................................. 335
Schaltfläche............................................................................................. 336
20. Benutzer- und Rechteverwaltung.........................................................341
20.1
20.2
Benutzerverwaltung ............................................................................ 341
Benutzer und Gruppen ............................................................................ 342
Active Directory Anbindung .................................................................... 342
Mitgliedschaften ..................................................................................... 344
Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung .............................. 345
Stammdaten einer Gruppe ...................................................................... 346
Rechteverwaltung ............................................................................... 346
Definition von Rechten ........................................................................... 347
Anwendungsrechte und Benutzereinstellungen ..................................... 348
Projektrechte ........................................................................................... 350
Ansichtenrechte ...................................................................................... 350
Datensatzrechte ...................................................................................... 351
Feldrechte ............................................................................................... 352
21. WebAccess .........................................................................................354
21.1
21.2
Anmeldung ......................................................................................... 354
WebAccess klassisch .......................................................................... 354
13
21.3
Daten eingeben und bearbeiten ............................................................. 355
Suchen von Datensätzen ........................................................................ 359
Filtern von Datensätzen .......................................................................... 361
Ausgeben von Daten .............................................................................. 362
Sofortbericht anzeigen ............................................................................ 363
WebAccess Mobile ............................................................................. 363
Navigationsübersicht .............................................................................. 364
Listenansicht ........................................................................................... 365
Detailansicht ........................................................................................... 365
Datensätze bearbeiten ("Bearbeiten"-Modus) ......................................... 366
Sofortberichte ......................................................................................... 367
Termine und Aufgaben ........................................................................... 367
22. Anhang................................................................................................369
22.1
22.2
22.3
22.4
22.5
22.6
Support ............................................................................................... 369
Übersicht Konfigurationsdat(ei)en ........................................................ 369
Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit ............................................. 369
Datensicherung ................................................................................... 369
Menüband und Symbolleisten ............................................................. 370
Position in Symbolleiste zu Position im Menüband ................................ 370
Position im Menüband (alphabetisch) zu Position in Symbolleiste ......... 379
Datentypen ......................................................................................... 388
23. Index ...................................................................................................392
14
Systemvoraussetzungen
1. Voraussetzungen und Installation
Dieses Kapitel enthält wichtige Hinweise zur Installation und die dafür notwendigen Voraussetzungen. Bitte beachten Sie, dass es bei den angegebenen Fremdproduktversionen
verschiedene, funktionell abweichende Releases geben kann.
1.1 Systemvoraussetzungen
Folgende Anforderungen sind für den Einsatz der Anwendung notwendig:
Anwendungsserver
▪
Prozessor: Pentium 500 Mhz oder höher.
▪
Speicher (RAM): Mindestens: 256 MB.
▪
Für eine Installation (ohne Datenbankserver) wird ca. 600 MB Speicherplatz benötigt.
▪
Auf dem Server wird ein von Microsoft Windows unterstütztes Netzwerk benötigt
(Windows XP - 8.1, Windows Server 2003 – 2012 R2, Linux/Samba, Novell).
▪
Die mitgelieferten Referenzprojekte erfordern die Unterstützung von langen Dateinamen für das Projektverzeichnis.
Datenbankserver
▪
Microsoft SQL Server 2005 - 2014 (inkl. Express Edition). Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden MicrosoftQuellen (z.B. microsoft.com/germany/sql/).
Über das cRM-Setup kann eine SQL Server Express-Instanz installiert werden. Die Installation der SQL Server Express-Instanz erfordert u.U. eine Nachinstallation von .NET
3.5, wofür eine Internetverbindung zu Microsoft-Update erforderlich ist. Eine Übersicht
über die Unterschiede zwischen Express Edition und den anderen Editionen finden Sie
für SQL Server 2008 R2 hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc645993%28v=sql.105%29.aspx
▪
PostgreSQL 8.3 - 9.3. Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden PostgreSQL-Quellen (z.B. über www.postgresql.org).
Für das serverseitige Ereignis "Feldänderung" und die Funktion "Datensatz überwachen" ist PostgreSQL 8.4 erforderlich. Der Name des Benutzers, der die Änderung
durchgeführt hat, steht erst ab PostgreSQL 9 zur Verfügung.
WebAccess
Server
▪
Windows (Web) Server 2003 – 2012 R2, Windows 7 - 8.1.
15
Voraussetzungen und Installation
▪
Installierte Microsoft Internet Information Services (IIS) 6 - 8
▪
1 GB freier Festplattenplatz
▪
Installiertes .NET Framework 3.5 SP1
▪
Installierter Druckertreiber für die Erzeugung von Druckausgaben.
Mindestanforderungen, sofern der Datenbankserver auf einem anderen Server läuft und
bezogen auf die Komplexität der combit Referenz Solution und bis zu 10 gleichzeitige Benutzer:
▪
Prozessor: Dual Core Prozessor, 2 Ghz
▪
Speicher: 1 GB freier RAM + 20 MB freier RAM je gleichzeitigem Benutzer
Wir empfehlen, sofern der Datenbankserver auf einem anderen Server läuft und bezogen
auf die Komplexität der combit Referenz Solution und bis zu 30 gleichzeitige Benutzer:
▪
Prozessor: Quad Core Prozessor, mind. 2 Ghz
▪
Speicher: 2 GB freier RAM + 50 MB freier RAM je gleichzeitigem Benutzer
Zugriff auf den WebAccess
▪
Unterstützte Browser1: Chrome 26, Internet Explorer 8 – 10, Firefox 20, Safari 5.
▪
Aktive Komponenten (ActiveX/Flash) nicht erforderlich.
▪
JavaScript und Cookies müssen zwingend (zumindest für die Sitzung) aktiviert sein.
▪
Unterstützte Smartphones/Tablets/Betriebssysteme:
▪
Apple iPhone und iPad (iOS 7)
▪
Android Smartphones und Tablets (Android 2.3.3 - 4.2.2)
▪
Windows Phone (7.1, 7.5, 8) (nur WebAccess Mobile)
▪
Blackberry (Blackberry OS 7 – 10) (nur WebAccess Mobile)
▪
Jedes Betriebssystem, für das vorab genannte Browser vorhanden sind.
Windows Client
▪
Prozessortyp: Pentium III-kompatibler Prozessor oder höher
▪
Prozessorgeschwindigkeit: Minimum: 1,0 GHz; Empfohlen: 2,0 GHz oder schneller
▪
Speicher (RAM): Mindestens: 512 MB, Empfohlen: 1,024 GB
▪
Microsoft Windows XP – 8.1.
▪
Bildschirmauflösung 1024 x 768 oder höher.
1
Versionsnummern der neuesten Firefox- und Chrome-Version können sich rasch ändern. combit versucht, erfor-
derliche Anpassungen bei neuen Versionen nachzuziehen, so dass jeweils auch die jeweils aktuelle Version unterstützt wird, eine Zusicherung seitens combit erfolgt hierzu jedoch nicht.
16
Systemvoraussetzungen
▪
Für die Darstellung wird eine Farbtiefe von 24 Bit oder höher empfohlen.
▪
Microsoft Internet Explorer 8 oder höher.
▪
Windows Installer ab Version 3.
▪
Für das Workflow-Modul wird das .NET Framework 3.5 SP1 benötigt.
Anbindung an Microsoft Office
▪
Microsoft Office 2000 - 2013 (32bit -Version).
▪
Für den direkten Excel-Export/Import wird Microsoft Excel benötigt.
▪
Microsoft Office Starter 2010 wird nicht unterstützt.
Externe Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
Tobit David.10 - David.fx12.
▪
Microsoft Outlook Version 2000 - 2013.
▪
IBM (Lotus) Notes 7 - 9.
Nachrichten-Ablage aus eMail-Client
▪
Outlook AddIn: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook 2000 - 2013 (32bit -Version).
▪
David AddIn: Vorausgesetzt wird Tobit David.10 - David.fx12.
▪
Thunderbird AddIn: Vorausgesetzt wird Mozilla Thunderbird 242.
Anbindung an Telefon-/Online-Verzeichnisse und Routenplaner
Eine Liste der unterstützten Verzeichnisse finden Sie unter Konfigurieren > Verzeichnisse
+ Routenplaner auf der Registerkarte "Verzeichnis" bzw. "Routenplaner".
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich
nicht mehr angesteuert werden können!
Anbindung an Dokumenten Management Systeme (DMS)
Generell unterstützen alle DMS-Anbindungen das Hinzufügen von Bestehenden und über
die Dokumentenverwaltung neu erzeugten Dokumenten. Die hinzugefügten Dokumente
können auch aus dem DMS entfernt/gelöscht werden. Das Verändern/Bearbeiten (CheckIn/Check-Out) wird unterstützt. Beachten Sie auch die Besonderheiten bei den einzelnen
Anbindungen und die Informationen unter "Dokumentenverwaltung" in Kapitel "Konfiguration Ansichten".
2
Die Versionsnummer der neuesten Thunderbird-Version kann sich rasch ändern. combit versucht, erforderliche
Anpassungen bei neuen Versionen nachzuziehen, so dass jeweils auch die aktuelle Thunderbird Version unterstützt
wird, eine Zusicherung seitens combit erfolgt hierzu jedoch nicht.
17
Voraussetzungen und Installation
▪
DocuWare: Vorausgesetzt wird DocuWare 4.6 – 6.
Besonderheiten: Systemvoraussetzung ist ein installierter DocuWare Windows Desktop Client mit Toolkit. Beim Check-Out/Check-In wird immer ein neues Dokument in
das Archiv übertragen. Falls DocuWare 5.0/5.1 noch nicht gestartet ist und durch eine
Dokumentenablage gestartet wurde, kann es zu einer Meldung des DocuWare Viewers kommen. Um diese Meldung zu unterdrücken, nutzen Sie bitte die PreLoad-Einstellungen des DocuWare Viewers. Weitere Informationen finden Sie im DocuWare
TecDoc-Kapitel "PreLoad Einstellungen".
▪
ELO: Vorausgesetzt wird ELOprofessional 7/2011 oder ELOoffice 6 - 9.
Besonderheiten: Es wird immer versucht den eingestellten Dokumentenablagepfad zu
erzeugen, so dass die Archive-Struktur bei der Ablage per Formel/Funktion erstellt werden kann. Außerdem kann in der Dokumentenverwaltung eine Verschlagwortung konfiguriert werden.
▪
windream: Vorausgesetzt wird windream 4.5.
Besonderheiten: Es wird immer der derzeit im System aktive windream DMS-Server
verwendet. Bitte beachten Sie, dass Sie einen Laufwerksbuchstaben innerhalb der
windream Servereinstellungen für die windream Alias Einstellungen vergeben.
▪
easyEnterprise.x.
Besonderheiten: Die Verschlagwortung muss zwingend in der Dokumentenverwaltung konfiguriert sein.
▪
SharePoint: Vorausgesetzt wird Microsoft SharePoint 2010-2013.
Besonderheiten: Die Microsoft SharePoint 2010 Laufzeitmodule benötigen Windows
7 – 8.1, Windows Server 2008 R2 - 2012, Windows Vista. Für Windows XP besteht
keine offizielle Freigabe durch Microsoft, dennoch traten in unseren Tests auch unter
XP keinerlei Probleme auf.
Sobald SharePoint als DMS in den Projekt-Eigenschaften aktiviert wurde, erkennt der
cRM beim Laden des Projekts selbständig, ob die Microsoft SharePoint Laufzeitmodule auf dem Client vorhanden sind, und gibt dem Anwender bei deren Fehlen die
Gelegenheit, diese durch den cRM installieren zu lassen. Das Installationsmodul
stammt von Microsoft und erfordert die interaktive Bestätigung einer Lizenzvereinbarung durch den Anwender. Die automatische Verteilung dieses MSI Installationsmodules in Netzwerken kann auf dem für Windows-Netzwerke üblichen Weg erfolgen.
Sie finden die Installationsmodule (SPClient_x86.msi /SPClient_x64.msi) im cRM Installationsverzeichnis. Alternativ können sie auch auf der Microsoft Website heruntergeladen werden.
Wird ein in SharePoint gespeichertes Dokument über den cRM geholt, bearbeitet und
wieder in SharePoint gespeichert, so wird die in der Bibliothek eingestellte Versionierung implizit unterstützt.
18
Architektur
Anbindung an digitale Signierungssoftware
▪
OpenLimit CC Sign
▪
secrypt digiseal office und secrypt digiseal server 2
▪
e.siqia esiCAPI
Anbindung an Skype
Vorausgesetzt wird Skype 6.3.
Unicode
Folgende Funktionen unterstützen keine fremdländischen Zeichen, sofern sie nicht in der
aktuellen Windows Codepage enthalten sind: address pick-up, Anbindung an Telefon-Verzeichnis und Routenplaner, Mailversand über Simple MAPI, LDAP Server, Dateiname und
Pfad bei eml-Dateien im Mailviewer.
Weitere Informationen finden Sie unter "Unicode" im Kapitel "Konfiguration Projekt".
1.2 Architektur
Windows Client
Der Windows Client stellt bei der klassischen Client-Server (2-tier) Architektur einen sog.
"RichClient" dar. Die Verbindung zum Datenbankserver erfolgt bei MSSQL über OLEDB, bei
PostgreSQL über libpq, über deren jeweilige Einstellungen dann auch die unterstützten
Netzwerkprotokolle (z.B. TCP/IP), benötigte Ports sowie ggf. auch Verschlüsselungen der
Verbindung festgelegt werden.
WebAccess
Der WebAccess erlaubt den Datenzugriff aus dem Internet mit einem Webbrowser. Die
Architektur sieht einen Webservice basierten Systemaufbau vor, bei dem Präsentationslogik, Businesslogik und Datenbank auf unterschiedlichen Servern liegen können. Der Datenbankserver muss dabei nicht vom Internet aus erreichbar sein. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich per Webservices, welche die entsprechenden Informationen und
Dienste im Internet bereitstellt.
1.3 Server-Installation
Bevor Sie die Installation starten, sollten Sie die folgenden Punkte bedenken:
▪
Für die Installation sind Administrationsrechte erforderlich. Die Installation muss über
das Installationsprogramm erfolgen.
▪
Programmdateien und Datenbank können auf unterschiedlichen Servern (Variante A)
oder auf einem gemeinsamen Server (Variante B/Notebook-Installation) installiert werden.
19
Voraussetzungen und Installation
▪
Für die Einrichtung der Arbeitsplätze starten Sie nach Abschluss der Installation von
den entsprechenden Clients aus dem Installationsverzeichnis das Programm "ClientSetup.exe". Siehe dazu auch Kapitel "Windows Client-Installation".
▪
Für eine Notebookinstallation zur Offline-Nutzung gehen Sie wie bei einer Server-Installation vor, siehe dazu auch Kapitel "Alternierende Nutzung auf einem Notebook".
Variante A
Variante B
(Anwendungsserver + Datenbankserver)
(nur Datenbankserver / Notebook-Installation)
Anwendungsserver
Programmdateien
Datenbankserver
Datenbank
Datenbankserver
Datenbank
Programmdateien
Programminstallation
1.
Schließen Sie vor der Installation alle auf dem System derzeit ausgeführten Anwendungen. Deaktivieren Sie während des Installationsvorgangs alle Virenschutzprogramme.
2.
Beachten Sie die datenbankspezifischen Informationen unter "Microsoft SQL Server
Installation" und "PostgreSQL Server Installation".
3.
Legen Sie die DVD in das DVD-Laufwerk ein und folgen Sie den Anweisungen. Sollte
die Installation nicht automatisch starten, können Sie die Installation auch über Doppelklick auf die Datei "cRM.exe" starten.
4.
Datenbankserver: Geben Sie an, ob Sie einen bestehenden Datenbankserver für die
Installation der SQL-Datenbanken verwenden möchten.
20
Server-Installation
▪
Ja: Im nächsten Schritt wählen Sie das Datenbanksystem, den Datenbankserver
und geben die zugehörigen Datenbank-Administrator Anmeldeinformationen an.
Das Setup kann somit die Systemdatenbank und die Beispieldatenbanken auf
dem Datenbankserver anlegen. Bei Verwendung der Windows Authentifizierung
muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein. Weitere Informationen zur Windows Authentifizierung siehe Abschnitt "MS-SQL Server Anmeldeart".
▪
Nein: Im nächsten Schritt können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:
▪
Neue Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Instanz auf diesem Computer
installieren: Diese Option führt selbst bei bereits (unwissentlich) vorhandenen MSSQL Instanzen zu einer reibungslosen Installation und wird daher
von uns empfohlen. Die Instanz wird auf dem Computer installiert auf dem
das Setup ausgeführt wird.
Dabei wird eine neue SQL Express Instanz "COMBIT" mit Benutzer "sa" und
Passwort "cmbtPW1!" installiert. Dieses Passwort sollten Sie nach der Installation umgehend ändern.
Sofern es sich um das aus dem Internet heruntergeladene Setup handelt,
wird das ausgewählte SQL Server Express Setup per Internet von der combit.net Website nachgeladen. Somit benötigt der PC, auf dem das Setup
ausgeführt wird, im Zusammenhang mit dieser Installationsoption eine Internetverbindung. Die DVD enthält bereits das SQL Server 2008 R2 Express
Setup (in Deutsch und Englisch).
21
Voraussetzungen und Installation
Falls das Setup in Deutsch durchgeführt wird, so wird, sofern das Windows
Sprachformat Deutsch (inkl. Untertypen Liechtenstein/Luxemburg/Österreich/Schweiz) ist, die deutsche Version des SQL Server Express installiert,
anderenfalls die englische Version.
▪
▪
Eine PostgreSQL Instanz auf diesem Computer verwenden: Die Installation
kann nur auf bestehenden PostgreSQL Instanzen aufsetzen. Laden Sie daher zuerst PostgreSQL herunter und installieren es. Starten Sie anschließend das Setup erneut und wählen dann im vorigen Dialog "Ja" um den bestehenden PostgreSQL-Datenbankserver zu verwenden.
Ich weiß es nicht: Wenn Sie diese Option wählen wird die von uns empfohlene
neue Microsoft SQL Server Express Instanz installiert (siehe oben).
5.
Eingabe von Seriennummern und Product Key der Basis-Lizenz: Die entsprechenden
Angaben entnehmen Sie bitte Ihrer Lizenz-Urkunde.
6.
Eingabe von Seriennummern und Product Key der Erweiterungslizenz: Sofern Sie
keine Erweiterungslizenz für weitere Benutzer oder Notebook-Einsatz eingeben möchten, lassen Sie die Eingabefelder leer.
7.
Zielordner: Als Installationsverzeichnis geben Sie ein freigegebenes Verzeichnis auf
einem beliebigen Server an, auf das von Arbeitsplätzen aus zugegriffen werden kann,
und welches lange Dateinamen unterstützt.
8.
Einrichtungsoptionen: Wählen Sie in den folgenden Dialogen die gewünschten Optionen aus. Diese Optionen wirken sich nur auf den Computer aus, auf dem das Setup
ausgeführt wird, bei einer Installation direkt auf dem Server sind diese Optionen daher
nicht relevant.
9.
Auswahl Textverarbeitung: Wählen Sie die verwendete Textverarbeitung aus, damit
die mitgelieferte Übernahmemaske eingerichtet werden kann.
10. Datenbankkonfiguration: Geben Sie einen Benutzernamen an, über den alle cRM Clients auf den Datenbankserver zugreifen sollen. Dieser Benutzer wird vom Installationsassistenten automatisch auf dem Datenbankserver angelegt.
11. Nach Abschluss der Installation starten Sie von den entsprechenden Clients aus dem
Installationsverzeichnis das Programm "ClientSetup.exe. Bei einer Einzelplatz- oder
Notebookinstallation ist die Ausführung der Client-Installation nicht notwendig.
Tipp: Das Setup erstellt im Temp-Benutzerverzeichnis eine Protokolldatei MSI*.log.
Vergabe der Rechte im Netz
Die Benutzer müssen auf das Programm- und Projektverzeichnis zugreifen können. Für die
Vergabe der Benutzerrechte im Netz ist es sinnvoll, alle Projektdateien in einem eigenen
22
Server-Installation
Unterverzeichnis zu verwalten. Dafür müssen den Benutzern weitgehende Rechte zugestanden werden. Haben Sie die Projekte und übrige Dateien getrennt, so brauchen Sie
diese Rechte nur für das Projekt-Verzeichnis und nicht auch für das Programmverzeichnis
zu vergeben.
▪
Für einen Benutzer sollten Sie beispielsweise für dieses Projektverzeichnis die Rechte
"RWCMF", also "Read", "Write", "Create", "Modify" und "File Scan" vergeben.
▪
So können Sie für die einzelnen Verzeichnisse genau die Rechte festlegen, die Sie dem
Benutzer gewähren möchten.
▪
Für das Installationsverzeichnis sollte jeder Benutzer das Recht "File Scan" besitzen.
Einrichten der Benutzer
Die Benutzerverwaltung öffnen Sie über Datei > Optionen > Benutzerverwaltung. Der Benutzer "Administrator" ist hier bereits angelegt.
Wichtig! Aus Sicherheitsgründen sollten Sie unbedingt ein Passwort für den Benutzer
"Administrator" vergeben, da diesem bereits alle vorhandenen Rechte zugeteilt sind.
Mehr Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie im Kapitel "Benutzer- und
Rechteverwaltung".
Microsoft SQL Server Installation
MS-SQL Server Anmeldeart
Als Anmeldeart werden sowohl SQL Server-Authentifizierung als auch Windows Authentifizierung unterstützt.
Windows-Authentifizierung: Diese Windows-Authentifizierung stellt die höchste Sicherheitsstufe dar und benutzt die Windows-Benutzerkonten auch für die Anmeldung am SQL
Server. Der Account kann dabei wesentlich sicherer an den SQL-Server übertragen werden.
Der Nachteil ist, dass man auf den SQL-Server über das Internet nicht mehr über den Standardport 1433 zugreifen kann. Durch die Authentifizierung werden weitere Ports benötigt,
die ggf. in der Firewall freigeschaltet werden müssen, was die Netzwerkadministratoren
ungern tun. Aus diesem Grund wird ein externer Zugriff in diesem Fall gerne über eine
Remotedesktop-Verbindung durchgeführt.
SQL-Authentifizierung: Die empfohlene Anmeldeart ist die SQL Server Authentifizierung,
damit sind auch externe Zugriffe möglich: Das Setup richtet dafür einen neuen (frei wählbaren) SQL Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte auf die combit
Datenbanken (combit_cRM_System und combit_*) gewährt.
Falls der vorhandene MS SQL Server ausschließlich Windows Authentifizierung zur Anmeldung unterstützt gibt es folgende Möglichkeiten:
23
Voraussetzungen und Installation
▪
Wählen Sie im SQL Server in den Server-Eigenschaften (Eigenschaften > Sicherheit)
als Serverauthentifizierung die Option "SQL Server- und Windows-Authentifizierungsmodus". Dadurch kann das Setup alle vorgenannten notwendigen Einstellungen automatisch vornehmen.
▪
Legen Sie im SQL Server (Ordner Sicherheit) die jeweiligen Windows-Benutzer selbst
an und gewähren Sie die notwendigen Zugriffsrechte (db_datareader; db_datawriter)
auf die combit Datenbanken (combit_cRM_System und combit_*).
Benutzer- und Sicherheitseinstellungen
Wenn Sie den cRM als Testversion installieren und zuvor eine neue SQL Express-Instanz
installiert wurde, wird standardmäßig ein Benutzer "sa" mit Passwort "cmbtPW1!" angelegt.
Dieser Benutzer besitzt serverweit alle Rechte.
Weitere Benutzer können unter Sicherheit > Anmeldungen angelegt werden. Wählen Sie
dazu aus dem Kontextmenü "Neue Anmeldung". Als "Anmeldename" können dabei auch
Gruppen aus einer Domäne ausgewählt werden. Jedem Benutzer weisen Sie dabei eine
"Serverrolle" zu, die seine Rechte definiert.
Unter "Benutzerzuordnung" geben Sie an, auf welche Datenbanken der Benutzer zugreifen
darf (combit_cRM_System und combit_*). Unter "Mitgliedschaft" gewähren Sie dann die
notwendigen Zugriffsrechte (db_datareader; db_datawriter).
Benutzer können auch auf Datenbankebene angelegt werden: Klicken Sie dazu eine Datenbank mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Eigenschaften" aus dem Kontextmenü. Unter "Berechtigungen" können Sie bestimmten Rollen oder Benutzern bestimmte
Rechte erteilen oder verweigern. Benutzer oder Rolle fügen Sie über "Hinzufügen" ein.
Netzwerkzugriff bei der SQL Server Express Edition
Standardmäßig ermöglicht die SQL Server Express Edition nur lokale Clientverbindungen.
Damit sich der cRM Client mit dem SQL Server bzw. der Datenbank verbinden kann, muss
sichergestellt sein, dass der Microsoft SQL Server für Remoteverbindungen konfiguriert
wurde. Anderenfalls erhält der Client beim Start folgende Meldung: "SQL Server does not
exist or access denied" bzw. "SQL Server ist nicht vorhanden, oder der Zugriff wurde verweigert". Ausführliche Informationen für die Konfiguration finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel "Client-Verbindungsprobleme beheben".
Windows Firewall für SQL Server konfigurieren
Die Microsoft Windows Firewall verhindert unautorisierte Zugriffe auf den Computer. Dies
kann dazu führen, dass möglicherweise auch Verbindungsversuche von cRM Clients auf
die auf diesem Computer laufende Microsoft SQL Server Instanz blockiert werden. Der
Effekt kann eine lange Wartezeit oder sogar eine "Timeout"-Fehlermeldung beim Starten
des cRM sein. Ausführliche Informationen für die Konfiguration finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel "Client-Verbindungsprobleme beheben".
24
Server-Installation
PostgreSQL Server Installation
Lesen Sie bitte die folgenden Hinweise aufmerksam durch.
Allgemeine Hinweise
▪
Die cRM-Installation kann nur auf bestehenden PostgreSQL Instanzen aufsetzen. Laden Sie daher zuerst PostgreSQL herunter und installieren es.
▪
Dokumentationen zur Installation und Administration finden Sie unter www.postgresql.org/docs/. Beachten Sie auch die Informationen in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 in den Artikeln "Administrationswerkzeuge für PostgreSQL" und "Replikationslösungen für PostgreSQL".
▪
PostgreSQL unterstützt seit Version 9.1 auch Windows Authentifizierung. Ausführliche
Informationen finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452
im Artikel "Windows Authentifizierung mit PostgreSQL".
▪
Für die PostgreSQL Server Authentifizierung richtet das cRM Setup einen neuen (frei
wählbaren) SQL Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte
auf die combit Datenbanken (combit_cRM_System und combit_*) gewährt.
▪
Der Client Zugriff erfolgt über die Bibliothek libpq, die durch das cRM Serversetup den
Clients zentral im cRM Installationsverzeichnis zugänglich gemacht wird.
▪
Für die mitgelieferten Solutions benötigen sie ein aktiviertes dblink-Modul.
▪
Für den Client-Zugriff ist es notwendig, im Dialog Datenbank-Cluster initialisieren die
Option Verbindungen auf allen Netzadressen annehmen, nicht nur auf Localhost zu
aktivieren. Sofern Sie diese Option bei der PostgreSQL-Installation nicht aktiviert haben, müssen Sie die PostgreSQL-Installation erneut durchführen und diese Option aktivieren.
Zusätzlich müssen in der Datei \Postgres\Data\pg_hba.conf die IP-Adressen der Clients
angegeben werden. Dies kann z.B. in folgender Form erfolgen:
# PostgreSQL Client Authentication Configuration File
# ===================================================
#
# This file controls: which hosts are allowed to connect, how clients
# are authenticated, which PostgreSQL user names they can use, which
# databases they can access. Records take one of these forms:
##
# TYPE DATABASE USER
CIDR-ADDRESS
host all
all
192.168.178.2/32
METHOD
trust
host
host
trust
trust
all
all
all
all
192.168.178.3/32
192.168.178.4/32
25
Voraussetzungen und Installation
Standardport
Bitte beachten Sie, dass für den PostgreSQL Datenbankserver (nicht eine evtl. notwendige
Hilfsinstallation) der Standardport 5432 vorausgesetzt wird.
Datentyp 'money'
Bitte vermeiden Sie die Verwendung des Datentyps 'money' für Tabellenspalten. Verwenden Sie bitte stattdessen 'numeric'. Der Datentyp 'money' kann vom combit Relationship
Manager nicht verarbeitet werden und wird von PostgreSQL auch nicht zur Verwendung
empfohlen.
1.4 Windows Client-Installation
Nach dem Ausführen der Serverinstallation richten Sie über das Client-Setup den Arbeitsplatz ein. Bei einer Einzelplatz- oder Notebookinstallation ist die Ausführung der Client-Installation nicht notwendig.
▪
Rufen Sie das Programm "ClientSetup.exe" aus dem Installationsverzeichnis auf und
folgen Sie den Anweisungen.
▪
Für die Installation sind teilweise Administrator-Rechte notwendig. Diese können über
einen Dialog bestätigt werden.
▪
Im Abschnitt "Installationsbereit" können Sie über die Option "Diese Einstellungen als
Standard für neue Clients vorgeben" bestimmen, dass diese Einrichtungsvoreinstellungen zukünftig als Voreinstellung für den Assistenten verwendet werden. Die Einstellungen werden dann in der Datei "client.config" im gleichen Verzeichnis gespeichert.
26
Windows Client-Installation
Über die Option "Einstellungen nicht auf dieses System anwenden" können Sie die
globale Konfiguration anlegen ohne diese auf dem aktuellen System anzuwenden.
Dies ist sinnvoll, wenn Sie die Client-Einstellungen auf dem Server vorkonfigurieren
möchten.
▪
Dateien lokal kopieren: Bei Netzwerken mit geringer Bandbreite kann die Startzeit der
Anwendung beschleunigt werden, indem die Programmdateien lokal auf den Client
kopiert werden. Wir empfehlen diese Option ausschließlich für Netzwerke mit geringer
Bandbreite (z.B. Einwahlverbindungen), um so die Startzeit der Anwendung zu beschleunigen. Ist diese Option aktiviert, werden die Programmdateien (und das Unterverzeichnis "Data") lokal auf den Client kopiert, so dass beim Start der Anwendung die
lokalen Programmdateien verwendet werden.
Der Administrationsaufwand erhöht sich dadurch jedoch, da Service Packs dann nicht
mehr nur zentral eingespielt zu werden brauchen. Diese Option ist somit nur für erfahrene Anwender geeignet. Wenn auf dem Server ein neues Servicepack eingespielt
wird, muss das Servicepack auch direkt auf dem Client eingespielt werden.
▪
Als Benutzer für die erste Anmeldung wird "Administrator" gesetzt.
▪
Die Client-Installation kann jederzeit erneut aufgerufen werden, um Einstellungen zu
ändern.
▪
Um den Client zu deinstallieren, wählen Sie in der 'combit Relationship Manager 7' –
Programmgruppe den Eintrag 'Client deinstallieren'.
▪
Für die unbeaufsichtigte Verteilung kann die Client-Installation in einer Domänenumgebung per Gruppenrichtlinie ausgeführt werden. Die Einstellungen erfolgen dann automatisch gemäß der Datei "client.config" im gleichen Verzeichnis. Weitere Informationen finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/knowledgebase im
Artikel "Ausführen der Client-Installation per Gruppenrichtlinie".
Nach Abschluss der Client-Installation sind u.U. noch folgende Konfigurationen auf jedem
Client notwendig:
1.
Konfiguration der eMailClient-Nachrichten-Ablage (Outlook/David/Thunderbird-AddIn).
2.
Konfiguration des address pick-up.
3.
Allgemeine Konfiguration für den jeweiligen Windows Client: Terminverwaltung, Verhalten beim Schließen, Standardbildlaufleiste verwenden usw.
Alternierende Nutzung auf einem Notebook
Wenn Sie auf Ihre Daten im cRM auch offline per Notebook zugreifen möchten, ist es erforderlich den cRM und einen Datenbankserver auf dem Notebook zu installieren. Gehen
Sie dabei folgendermaßen vor:
▪
Auf dem Notebook muss ebenfalls ein Datenbankserver vorhanden, hier würde bei
Verwendung des MS SQL Servers die kostenlose Variante "Express" ausreichen.
27
Voraussetzungen und Installation
▪
Das cRM-Setup (von der DVD) auch auf den Notebooks ausführen, dabei die Notebooklizenz-Informationen eingeben. Die Notebook-Lizenz ist bei der Standard- und Professional-Version zusätzlich zu erwerben.
▪
Das Projektverzeichnis (aus dem Verzeichnis "Solutions" auf dem Server) auf die Notebooks in das cRM-Programmverzeichnis "Solutions" kopieren. Idealerweise mit der
Windows-Offlinedateien-Funktionalität einrichten, damit Änderungen in diesem Projektverzeichnis auch auf den Notebooks ankommen.
▪
Direkt auf dem Server eine Replikation für die Projektdatenbank einrichten, damit Server-Datenbank und Notebook-Datenbank synchronisiert werden, sobald Sie mit dem
Netzwerk verbunden sind.
Weitere Informationen zur Einrichtung einer Replikation finden Sie unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel "Einrichtung MS SQL Server Replikation für Offline-Clients".
Bitte beachten: Bei einer Replikation wird die Synchronisation von Konfigurationseinstellungen der Projektdatei nicht unterstützt (z.B. aktivierte Codefeldeinträge, neu angelegte Codefeldeinträge, Navigationsstruktur, Projektfilter).
1.5 Datenbankverbindung wählen
Falls die Windows Client-Installation nicht ausgeführt wurde, wird beim Start automatisch
die Datenbankverbindungsinformation des Server-Setups verwendet.

Um die Datenbankverbindung (Connection) zu ändern oder manuell herzustellen, wählen Sie Datei > Optionen > Datenbank Anmeldung.

Wählen Sie das Datenbanksystem aus.

Geben Sie unter Datenbankserver den Instanznamen des Datenbankservers an, für den
Sie das Server-Setup ausgeführt haben.

Geben Sie die Anmeldedaten für den Datenbankserver an:
28
Update-Installation
▪
Bei Verwendung der Windows Authentifizierung (nur bei MS SQL Server verfügbar) muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein.
▪
Bei Verwendung der Datenbank-Authentifizierung geben Sie hier die Datenbankserver-Anmeldedaten an (Voreinstellung: combit). Bei den Anmeldedaten handelt
es sich nicht um den cRM-Benutzer!
▪
Weitere Informationen zur Anmeldung siehe auch "MS-SQL Server Anmeldeart" in
Kapitel "Server-Installation".
1.6 Update-Installation
combit bemüht sich um größtmögliche Abwärtskompatibilität. Da der cRM aber ein extrem
offenes, flexibles und anpassbares Produkt ist, kann nicht jede individuelle Anpassung im
Vorfeld getestet werden, weshalb wir Ihnen generell empfehlen insbesondere eigene
Scripte oder andere Automatisierungen vor dem ersten Produktiveinsatz anhand von Testdatensätzen zu testen.
Update der Server-Installation
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1.
Sichern Sie Ihre Daten:
▪
Sichern Sie die Systemdatenbank (combit_cRM_System) und die Projektdatenbanken (z.B. combit_*) direkt über das Datenbanksystem.
▪
Sichern Sie das Installationsverzeichnis (z.B. C:\Program Files (x86)\combit\cRM)
▪
Sichern Sie das gesamte Projektverzeichnis inkl. Ansichten, Scripte, Übernahmemasken, globale Export/Importvorlagen, Druck- und eMail-Vorlagen (z.B. C:\Program Files (x86)\combit\cRM\Solutions\).
Sichern Sie die individuellen Benutzereinstellungen und evtl. benutzerdefinierte
Vorlagen im jeweiligen Windows-Benutzerverzeichnis (z.B. C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\combit\cRM).
Starten Sie die Installation der neuen Version und folgen Sie den Anweisungen.
Installieren Sie die neue Version in denselben Ordner wie die alte Version.
▪
2.
3.
Beachten Sie folgende Hinweise beim Update von cRM 2007 oder älter:
▪
Eine vorhandene Systemdatenbank (combit_cRM_System) wird durch das Installationsprogramm erkannt und automatisch konvertiert. Ihre Benutzereinstellungen bleiben erhalten. Durch die Konvertierung werden die Tabellen auf Unicode umgestellt
(nur notwendig bei MS SQL) und um diverse Felder erweitert.
▪
Die an diesem Arbeitsplatz zuletzt geöffnete Projektdatenbank (z.B. combit_*) wird
durch das Installationsprogramm erkannt und automatisch konvertiert. Durch die
Konvertierung werden die Felder der Termin- und Aufgabenverwaltung auf Unicode
umgestellt (nur notwendig bei MS SQL), eine Funktion zur unscharfen eMail-Suche
29
Voraussetzungen und Installation
angelegt und - sofern in der Solution verwendet - Datenbanksichten auf die Benutzerverwaltung erzeugt.
Ihre Datentabellen werden dabei nicht verändert, d.h. diese werden bei MS SQL nicht
automatisch auf Unicode umgestellt. Weitere Informationen zu Unicode finden Sie unter "Unicode" im Kapitel "Konfiguration Projekt".
Sofern weitere Projektdatenbanken vorhanden sind, wird beim Öffnen der zugehörigen
Solution ein Hinweisdialog "Datenbankstruktur muss angepasst werden" angezeigt.
Folgen Sie in diesem Fall den Anweisungen der Anwendung, die dann vorgenannte
Konvertierungsschritte durchführen wird.
Hinweis zu MS SQL: Um die Konvertierung von Tabellen auf Unicode durchzuführen
zu können, wird eine stored procedure namens "cmbt_sp_Convert2NChar" erzeugt und
dann für die entsprechenden Tabellen aufgerufen. Auf diese stored procedure benötigt
der cRM Datenbankbenutzer (z.B. "combit") unbedingt das Recht "View definition" (er
muss sie lediglich "sehen" dürfen), da ansonsten immer der Hinweis auf eine erforderliche Datenbankstruktur-Anpassung kommen wird.
Die Rechte gewährt man im Microsoft SQL Server Management Studio im Verzeichnis
der Projektdatenbank (z.B. combit_ *) über Programmierbarkeit > Gespeicherte Prozeduren und Auswahl von "Eigenschaften" im Kontextmenü. Im folgenden Eigenschaftendialog den Eintrag "Berechtigungen" auswählen, den Datenbankbenutzer (z.B. "combit") hinzufügen und das Recht "View definition" erteilen. Alternativ kann das Recht über
folgende Query gesetzt werden:
use <Datenbankname der Solution>
GO
GRANT VIEW DEFINITION ON [dbo].[cmbt_sp_Convert2NChar] TO [combit]
GO
▪
Mit dem cRM 5/6/7 veränderte/zurückgesetzte Benutzer-Passwörter können von cRM
2007 oder älter nicht gelesen werden!
Update der Client-Installation
Auf den Arbeitsplätzen rufen Sie das Programm "ClientSetup.exe" aus dem Installationsverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel
"Windows Client-Installation".
Update der WebAccess-Installation
Deinstallieren Sie die alte WebAccess-Installation über die Systemsteuerung und installieren Sie dann die neue Version. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "WebAccessInstallation".
30
Deinstallation
1.7 Deinstallation
Server deinstallieren
Sie starten die Deinstallation der Server-Installation über die Systemsteuerung des Servers.
Wählen Sie dort den Eintrag 'combit Relationship Manager 7'. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage können Sie wählen, ob Solutions und persönliche Einstellungen gespeichert werden sollen. Anschließend werden sämtliche Komponenten des combit Relationship Manager entfernt. Bitte beachten Sie, dass der verwendete Microsoft SQL-Servers
bzw. PostgreSQL-Server nicht deinstalliert wird.
Client deinstallieren
Wählen Sie in der "combit Relationship Manager 7" – Programmgruppe den Eintrag "Client
deinstallieren". Nach Bestätigung der Spracheinstellung führt Sie das Programm durch die
Deinstallation bei der sämtliche Komponenten des combit Relationship Manager Clients
entfernt werden.
1.8 WebAccess-Installation
In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Einrichten des Webservers, Installation des
WebAccess und dem Erstellen einer WebAccess-Solution um auf die Daten per Browser
zugreifen zu können.
Informationen zum Funktionsumfang finden Sie im Kapitel "WebAccess".
Bitte beachten: Für die Installation sind grundlegende Kenntnisse des IIS notwendig.
Hinweise:
▪
Im IIS Manager muss bei "Web Service Extensions" die Erweiterung "ASP.NET v*" erlaubt sein.
▪
Das Verschlüsselungsprotokoll SSL wird unterstützt. Bitte beachten: Alle über SSL geschickten Inhalte werden nicht zwischengespeichert. Die Verschlüsselung von Anfrage
und Antwort bedeutet zusätzliche Last auf dem Server. Verschlüsselte Inhalte sind größer als die ursprünglichen Inhalte und benötigen damit mehr Bandbreite.
▪
Auch ein anderer Port als der Standard http Port wird unterstützt.
▪
Um ein Projekt per WebAccess öffnen zu können, ist das Recht "Projekt per WebAccess öffnen" erforderlich.
▪
Bitte beachten Sie, dass u.a. Autoprotokolle, die "Fragen?" aktiv haben, im WebAccess
NICHT ausgelöst werden.
▪
Bemerkungsfelder mit einem Textinhalt größer 4 MB (entspricht ca. 1.000 DIN A4 Seiten) können nur angezeigt, nicht aber geändert oder gespeichert werden.
31
Voraussetzungen und Installation
▪
Nach Änderungen sollten Sie den Cache im Browser und evtl. auch den Cache im IIS
leeren (Internetinformationsdienste-Manager öffnen > Anwendungspools wählen >
beenden und neu starten).
▪
Weitere Informationen finden Sie im Dokument "WebAccess_Technische Informationen.pdf" im Verzeichnis "Docu" der Programminstallation.
Installation WebAccess
Die Installation des WebAccess wird auf dem Server ausgeführt, der aus dem Internet erreichbar ist.
▪
Vor dem Ausführen der Installation unbedingt sicherstellen, dass die Systemvoraussetzungen erfüllt sind, d.h. die Microsoft Internet Information Services (IIS) sind installiert und das .NET-Framework ist als Feature hinzugefügt.
Bei einer Erstkonfiguration gehen Sie beim Microsoft Windows Server 2008 R2 folgendermaßen vor:
1.
Wählen Sie den Eintrag "Rollen hinzufügen"
2.
Aktivieren Sie die Serverrolle "Webserver (IIS)"
3.
Aktivieren Sie die erforderlichen Rollendienste für "ASP.NET"
4.
Wählen Sie den Eintrag "Features hinzufügen"
5.
Aktivieren Sie das Feature ".NET-Framework 3.5.1"
▪
Für die Installation sind Administrator-Rechte für den Benutzer notwendig. Wählen Sie
ggf. den Eintrag "Als Administrator ausführen" im Kontextmenü.
▪
Rufen Sie die Datei "combit.WebAccess_x64.exe" (64bit) bzw. "combit.WebAccess_x86.exe" (32bit) aus dem cRM-Programmverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen.
▪
WebAccess muss zwingend in das wwwroot-Verzeichnis der Microsoft Internet Information Services (IIS) installiert werden (Standardpfad: C:\inetpub\wwwroot\combit.WebAccess\).
32
WebAccess-Installation
▪
In dieses Verzeichnis müssen im Anschluss an die Installation die Dateien der konvertierten Solution kopiert werden. Zum Konvertieren der Solution siehe Kapitel "Solution
für den WebAccess (Mobile) erstellen".
▪
Am Ende der Installation muss der Server neu gestartet werden.
Zugriff des WebAccess auf eine Solution
Damit der WebAccess auf eine Solution auf einem anderen Server zugreifen kann, muss
im IIS definiert werden, dass der WebAccess mit einem anderen Benutzeraccount laufen
soll. Gehen Sie folgendermaßen vor:
▪
Man benötigt einen Benutzer der Zugriff auf das Share mit der Solution hat. Also entweder einen Domänenbenutzer oder auf beiden Servern einen Benutzer mit gleichem
Namen und gleichem Passwort.
▪
Den Benutzer auf dem Webserver in die lokale Gruppe "IIS_IUSRS" aufnehmen.
▪
Im IIS Manager unter "Anwendungs-Pools" den entsprechenden Anwendungspool auswählen und unter "Erweitere Einstellungen" die Identität festlegen. Bei Domänenbenutzern "domäne\benutzer", bei lokalen Benutzern nur "benutzer".
▪
Passwort eingeben
Solution für den WebAccess (Mobile) erstellen
Über einen Assistenten kann eine Solution für den Zugriff per WebAccess und WebAccess
Mobile erstellt werden. Der WebAccess Mobile bietet eine optimierte Variante für die Benutzung mit Smartphone (iPhone, Android, Blackberry, Windows Phone) und Tablet (z.B.
iPad). Im Login-Dialog des WebAccess kann der Anwender zwischen der klassischen und
mobilen Variante entscheiden.
1.
Starten Sie den cRM und öffnen Sie das Projekt, das konvertiert werden soll.
33
Voraussetzungen und Installation
2.
Wählen Sie Datei > Information > Für WebAccess bereitstellen.
3.
Wählen Sie den Speicherpfad aus, in welchem alle generierten Dateien abgelegt werden sollen. In diesem Pfad wird automatisch ein Unterordner mit der Projektbezeichnung angelegt.
Über die Auswahlliste können Sie wählen, ob die Solution nur für den WebAccess, nur
für den WebAccess Mobile oder für beide erstellt werden soll.
Hinweis: "WebAccess klassisch" benötigt die Professional oder Enterprise Edition.
Über die Optionen können Sie wählen, ob die Solution für den WebAccess Mobile neu,
anhand einer gespeicherten Konfiguration oder anhand des letzten Deployments erzeugt werden soll.
4.
Konsistenz-Prüfung: Anschließend wird eine Konsistenz-Prüfung für das Projektverzeichnis durchgeführt. Dieses Ergebnis kann über die entsprechende Schaltfläche exportiert werden.
Folgende Fehler können auftreten:
34
▪
Eine Ansicht kann nicht übernommen werden, wenn sie kein Feld vom Typ "Datensatz-ID" hat.
▪
Sofern für eine Ansicht oder einen Container kein Spaltenlayout als Projektvoreinstellung definiert wurde, muss das Spaltenlayout bei der Übernahme manuell de-
WebAccess-Installation
finiert werden bzw. wird (je nach gewählter Einstellung) vom Assistenten automatisch erstellt. Eine Projektvoreinstellung wird erzeugt, indem Sie im WindowsClient mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel (einer Liste oder eines Containers) klicken und im Kontextmenü Konfigurieren > Als Projekteinstellung für alle
Anwender speichern wählen.
▪
Eine Ansicht kann nicht übernommen werden, wenn keine Eingabemaske (Dateiendung .dli) existiert (z.B. bei Datenbanksichten die nur für interne Berechnungen
erstellt wurden).
5.
Ansichten auswählen (Nur WebAccess): Wählen Sie dann diejenigen Ansichten aus,
die im WebAccess zur Verfügung stehen sollen. Alle im Bereich "Vorgemerkt" sichtbaren Ansichten werden konvertiert.
6.
Einstellungen (Nur WebAccess): Wählen Sie die Einstellungen für die Erstellung der
Listenansichten aus.
▪
Bereits vorhandene Spaltenkonfigurationen von Listenansichten und Containern
automatisch übernehmen: Ist diese Option aktiviert, werden bereits bestehende
Spaltenkonfigurationen automatisch übernommen. Geben Sie dafür eine Maximalanzahl der zu übernehmenden Spalten an. Zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit sollten nur notwendige Spalten übernommen werden. Wir empfehlen nicht mehr als 10 Spalten zu wählen.
▪
Wenn Felder gefunden wurden, automatisch fortfahren und nicht auf Bestätigung
warten: Damit werden die Ansichten vollautomatisch erstellt sofern eine Spaltenkonfiguration gefunden wird.
Bei nicht vorhandener Spaltenkonfiguration automatisch eine Feldauswahl treffen: Ist diese Option aktiviert, wird automatisch die definierte Anzahl von Spalten übernommen. Wir empfehlen nicht mehr als 10 Spalten zu wählen.
7.
▪
Wenn Sie die Option "Nur Felder auf erster Ebene übernehmen" aktivieren, werden keine relationalen Felder ausgewählt.
▪
Über die Option "Darstellungs- und Bearbeitbarkeitsbedingung bei Schaltflächen
ignorieren" können Schaltflächen selbst bei vorhandenen Darstellungs- oder Bearbeitbarkeitsbedingungen für den WebAccess bereitgestellt werden.
Listenansichten erstellen (Nur WebAccess): Die Listenansichten werden erstellt: Während der Konvertierung sehen Sie über dem Fortschrittsbalken die derzeitig konvertierte Ansicht bzw. den derzeitig konvertierten Container (Relation).
Sofern die Spaltenkonfiguration nicht automatisch erstellt wird, definieren Sie in diesem Dialog die anzuzeigenden Spalten. Über die Pfeil-Schaltflächen verschieben Sie
diejenigen Spalten in den Bereich "Anzeigen", die in der Listenansicht für diese Ansicht/diesen Container angezeigt werden sollen.
35
Voraussetzungen und Installation
8.
Eingabemasken erstellen (Nur WebAccess): In diesem Schritt werden alle Ansichten
in aspx-Dateien konvertiert. Bitte beenden Sie vor diesem Vorgang jeden ggf. geöffneten Eingabemaskendesigner. Starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Weiter".
Nach Beendigung der Konvertierung werden Ihnen im unteren Teil des Dialogs diejenigen Steuerelemente angezeigt, die nicht übernommen werden, da diese vom WebAccess nicht unterstützt werden. Dieses Ergebnis kann über die entsprechende
Schaltfläche exportiert werden.
Bitte beachten Sie, dass u.a. folgende Funktionen im WebAccess nicht unterstützt
werden:
▪
Schaltflächen vom Typ "Scriptdatei ausführen", "Scriptzeilen ausführen", "Workflow ausführen", "Funktionsdefinition", "Container.Dokument".
▪
Formeln (und damit Darstellungsbedingungen, Folgeverknüpfungen, Bearbeitbarkeitsbedingungen, Programmaufruf und Eingaberegeln).
▪
Anzeigeformatierungen, Gruppierungen
▪
Eingebettete Grafiken, die direkt in der Eingabemaske gespeichert sind.
Hinweis: Das Dateisymbol für eingebettete Dokumente und Grafiken kann angepasst
werden. Erstellen Sie dazu ein entsprechendes PNG-Bild und speichern es in folgenden Pfad: ~/images/FileTypes/<Dateiextension>.png
9.
36
Ansichten auswählen (Nur WebAccess Mobile): Sofern Sie die Solution auch (oder nur)
für den WebAccess Mobile bereitstellen möchten, wählen Sie im folgenden Dialog die
WebAccess-Installation
zu konvertierenden mobilen Ansichten aus. Alle im rechten Bereich sichtbaren Ansichten werden konvertiert und stehen dann im WebAccess Mobile als Projektnavigation
zur Verfügung.
Dabei können auch die Ansichten Termine, Aufgaben und Sofortberichte ausgewählt
werden. Die Listen- und Detailansicht dieser beiden Ansichten kann nicht definiert werden.
10. Mobile Listen- und Detailansichten (Nur WebAccess Mobile): Definieren Sie die Felder, die in der Listenansicht und Detailansicht der jeweiligen Ansicht angezeigt werden
sollen. Definieren Sie jeweils mind. 1 Feld.
Über die Schaltflächen "Nächste Ansicht / Vorherige Ansicht" können Sie zwischen den
einzelnen Ansichten wechseln.
Die Listenansicht kann 2-zeilig definiert werden. Wählen Sie über die Schaltfläche diejenigen Felder aus, die in der jeweiligen Zeile ausgegeben werden sollen. Felder vom
internen Feldtyp Unbekannt, Logisch, Grafik, Symbol, Eingebettet Grafik und Code
werden dabei nicht unterstützt.
Hinweis: Die spätere Sortierung der Datensätze in der Listenansicht ergibt sich aus
der ersten angelegten Sortierung der jeweiligen Ansicht im Windows Client.
Die Detailansicht kann verschiedene Objekte darstellen, die Sie über die Schaltfläche
"Neu" einfügen können:
37
Voraussetzungen und Installation
▪
Überschriften: Um einzelne Blöcke voneinander abzugrenzen (z.B. Stammdaten,
Kommunikation).
▪
Felder: Diese können nach dem Auswählen auch umbenannt werden. Felder vom
internen Feldtyp Unbekannt und Code werden nicht unterstützt.
▪
Relationen: Damit können Sie einen Eintrag generieren, der den Wechsel in die
verknüpfte Ansicht ermöglicht (z.B. Ansprechpartner, Aktivitäten, Verkaufschancen).
11. Detail- und Listenansichten erstellen (Nur WebAccess Mobile): Im Anschluss können
Sie dann die mobilen Listen- und Detailansichten erstellen lassen.
12. Konfigurationsdatei erstellen: Für die Erstellung der Konfigurationsdatei konfigurieren
Sie im folgenden Dialog zunächst die Datenbank aus Sicht des späteren Servers, auf
welchem der WebAccess betrieben werden soll. Die Windows Authentifizierung wird
dabei nicht unterstützt. Sie können diesen Schritt überspringen, sofern Sie bereits eine
gültige Projektdatei (project.cfg) erstellt haben.
13. Deployment abgeschlossen: Für die Erstellung der Konfigurationsdatei konfigurieren
Sie dann den Pfad zur cRM-Projektdatei (*.crm) der cRM-Windows-Installation aus
Sicht des späteren Servers, auf welchem der WebAccess betrieben werden soll.
Dabei kann es sich um eine Netzwerkfreigabe oder eine lokale Kopie handeln, d.h. die
cRM-Projektdatei (*.crm) kann auch lokal auf den Server kopiert werden, auf welchem
der WebAccess betrieben werden soll. Stellen Sie dann aber sicher, dass hier stets die
aktuelle Version zur Verfügung steht.
38
Lizenz & Lizenzupgrade
Das gleiche gilt für den Pfad zum Verzeichnis der Druckvorlagen. Auch kann es sich
um eine Netzwerkfreigabe oder eine lokale Kopie handeln. Stellen Sie dann auch hier
sicher, dass hier stets die aktuellen Versionen der Druckvorlagen zur Verfügung stehen.
14. Nach Abschluss der Konvertierung finden Sie im definierten Speicherpfad die Projektdatei (project.cfg) und die beiden Verzeichnisse DataSchemas und Views. Im Verzeichnis Views sind alle Eingabemasken mit den zugehörigen Bildern gespeichert, im Verzeichnis "DataSchemas" alle Listenansicht-Konfigurationen.
Diese erzeugten Ordner und Dateien können Sie nun über die entsprechende Option
direkt auf den Server kopieren oder per FTP auf einen Server hochladen. Das korrekte
Zielverzeichnis ist das Verzeichnis "combit.WebAccess" der WebAccess-Installation
(siehe auch Kapitel "Installation WebAccess").
Wenn Sie die Dateien per FTP hochladen, definieren Sie im folgenden Dialog die entsprechenden FTP-Einstellungen. Wenn Ihre Firewall den FTP-Zugriff blockiert, müssen
Sie den Zugriff erlauben. Sollte der Upload-Vorgang dann nicht unmittelbar starten,
klicken Sie bitte erneut auf die "Upload"-Schaltfläche.
Optional können sie über die Option "Mobile Konfiguration speichern" die Einstellungen in einer Datei speichern. Diese Datei kann bei einem erneuten Ausführen des Webdeploy im ersten Dialog geladen werden (Dateiendung ".webdeploy").
1.9 Lizenz & Lizenzupgrade
Wählen Sie Datei > Hilfe > Über combit Relationship Manager um die Lizenzinformationen, die Edition und die Seriennummer anzuzeigen. Neben einer Kauflizenz ist auch eine
Mietlizenz und Testlizenz verfügbar.
Um den Lizenzumfang zu erweitern oder die Edition zu wechseln, wählen Sie in diesem
Dialog oder über Datei > Hilfe > Tools den Eintrag "Lizenz-Upgrade". Eine gekündigte Mietlizenz oder eine Testversion können Sie auch im Anmelde-Dialog über die entsprechende
Schaltfläche freischalten. Den Lizenz-Assistenten können Sie alternativ auch direkt aus
dem Installationsverzeichnis starten, der Aufruf erfolgt über einen Parameter: crmship6.exe /license.
Alle Lizenzen sind für gleichzeitige Benutzer (concurrent user). D.h. Sie können beliebig
viele Benutzer anlegen, während nur die lizenzierte Benutzeranzahl gleichzeitig zugreifen
kann.
▪
Laufen auf einem Arbeitsplatz eine oder mehrere Programminstanzen mit dem gleichen Benutzername (Login), so verbrauchen diese Instanzen gemeinsam genau eine
Benutzerlizenz.
▪
Laufen auf einem Arbeitsplatz mehrere Programminstanzen mit unterschiedlichen Benutzernamen (Logins), so verbrauchen diese Instanzen je unterschiedlichem Login jeweils eine Benutzerlizenz.
39
Voraussetzungen und Installation
▪
Der eMail-Autopilot und jede Remotedesktop-Session wird wie ein Arbeitsplatz behandelt.
▪
Mietlizenzen haben eine bestimmte Gültigkeitsdauer bzw. können gekündigt werden.
Um die Gültigkeit der Mietlizenz zu überprüfen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen eine Gültigkeitsprüfung durchführen. Dazu ist auf dem Arbeitsplatz eine Internetverbindung erforderlich, über die Kontakt zur combit Website aufgenommen wird. Dabei werden die Basis- und die etwaig vorhandene Erweiterungslizenz-Seriennummer
an unseren Server übertragen. Sofern die Gültigkeit bestätigt wird, ist eine erneute
Prüfung erst wieder zum Ersten des übernächsten Monats notwendig.
Sofern eine Gültigkeitsprüfung erforderlich ist, wird in ausreichendem Abstand zum
Ablaufdatum ein Hinweis für alle Mitglieder der Gruppe Administratoren im AnmeldeDialog und im Infobereich der Taskleiste angezeigt, dass die Lizenz innerhalb der
nächsten Tage geprüft werden muss.
Im Anmelde-Dialog und unter dem Menü Datei > Hilfe > Über combit Relationship
Manager steht dafür eine Schaltfläche "Gültigkeitsprüfung" zur Verfügung.
Diese Gültigkeitsprüfung ist für Automatisierungen auch per Kommandozeile ausführbar: /silent_rent:<Servername>;<Benutzer>;<Passwort>
<Servername>: Datenbankserver auf dem die Mietlizenz installiert ist
<Benutzer>: Benutzer mit dem auf den Datenbankserver zugegriffen wird
<Passwort>: Passwort des Benutzers
Die Überprüfung per Kommandozeile kann auch von einem Client aus gestartet werden, im Fehlerfall erhalten Sie eine Hinweismeldung.
▪
Wenn die Gültigkeitsprüfung nach Ablauf einer Woche nicht erfolgt ist, erhalten alle
Benutzer im Anmelde-Dialog einen Hinweis auf die notwendige Gültigkeitsprüfung.
Zudem wird angezeigt, nach wie viel Tagen eine Gültigkeitsprüfung erzwungen wird.
Im Anmelde-Dialog steht dafür eine Schaltfläche "Gültigkeitsprüfung" zur Verfügung.
Nach Ablauf der angegebenen Tage kann die Anwendung erst wieder gestartet werden, wenn die Gültigkeitsprüfung ausgeführt wurde.
1.10 Online-Registrierung
Wenn Sie Ihr Produkt registrieren, wird Ihre Seriennummer bei uns gespeichert und Sie
werden über Updates und spezielle Upgrade-Angebote rechtzeitig informiert. Klicken Sie
dazu auf Datei > Hilfe und wählen Sie die Option Online-Registrierung.
1.11 Service Pack-Installation & Aktualitätsprüfung
Es ist empfehlenswert, jeweils das aktuell verfügbare Service Pack zu installieren. Über das
Menü Datei > Hilfe > Aktualitätsprüfung im Internet wird geprüft, ob ein Service Pack oder
40
Migration von combit address manager 15
eine neue Hauptversion verfügbar ist. Unter Konfigurieren > Allgemein kann ein automatischer Versionscheck aktiviert werden.
Hinweise zum Einspielen eines Service Packs:
1.
Stellen Sie sicher, dass aktuelle Sicherungen des combit Relationship Manager-Installationsverzeichnisses und der Datenbanken existieren.
2.
Beenden Sie auf dem Server und allen Arbeitsstationen/Computern Ihres Netzwerkes
den combit Relationship Manager sowie alle Anwendungen, die mit dem combit Relationship Manager in Verbindung stehen (z.B. eMail Autopilot, address pick-up, etc.).
Überprüfen Sie direkt auf dem Server das keine Dateien in Verwendung sind.
Microsoft Windows Server 2008:
Server-Manager > Rollen > Dateidienste > Freigabe und Speicherverwaltung >
Geöffnete Dateien verwalten
Server Manager > Roles > File Services > Share and Storage Management >
Manage Open Files
Microsoft Windows Server 2012:
Server-Manager > Tools > Computerverwaltung > System > Freigegebene Ordner > Geöffnete Dateien
Server Manager > Tools > Computer Management > System Tools > Shared
Folders > Open Files
3.
Starten Sie die Service Pack Installation direkt auf dem Server oder an einem Client,
von dem aus für den angemeldeten Windows-Benutzer voller Zugriff auf das zentrale
Installationsverzeichnis des combit Relationship Manager besteht.
4.
Sofern es Clients gibt, bei denen die Programmdateien lokal installiert wurden, müssen Sie das Service Pack auch auf diesen Clients installieren.
5.
Das combit.WebAccess-Service Pack muss auf dem Webserver separat eingespielt
werden. Die entsprechende combit.WebAccess.Servicepack.exe finden Sie nach der
Installation im cRM-Installationsverzeichnis.
1.12 Migration von combit address manager 15
Haben Sie bisher mit dem combit address manager 15 oder älter gearbeitet, hilft Ihnen ein
Migrations-Assistent dabei, möglichst viele Informationen Ihrer bestehenden Datenbanken
in den cRM zu migrieren. Rechnen Sie aber auf jeden Fall noch Zeit für die Nachbearbeitung
ein.
Hinweise: Bitte beachten Sie, dass eine Migration nur für den MS SQL Server möglich
ist, nicht für PostgreSQL. Sie können allerdings die address manager Datenbank in eine
41
Voraussetzungen und Installation
MS SQL-Datenbank migrieren und diese Datenbank anschließend über entsprechende
Tools von Drittanbietern nach PostgreSQL konvertieren.
Sofern Sie den SQL Server 2008-2014 einsetzen, benötigen Sie die SQL Server 2005Abwärtskompatibilitätskomponenten. Ansonsten erhalten Sie die Fehlermeldung "SQLDMO Objekt nicht gefunden". Die Installationsdatei finden Sie im cRM-Programmverzeichnis.
Dabei bestehen folgende Übernahmemöglichkeiten:
▪
Weitestgehende Übernahme der Daten. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden
dabei in separate relational verknüpfte Tabellen überführt. Die relationalen Verknüpfungen werden im cRM automatisch angelegt. Die bisherigen Feldtypen werden in cRMkompatible Feldtypen überführt.
▪
Übernahme der bestehenden Eingabemaske. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in neue Tabellenobjekte umgewandelt. Für die entsprechenden Detailansichten werden automatisch neue Eingabemasken angelegt. Sofern möglich, werden
die address manager Funktionen von Schaltflächen automatisch in entsprechende
cRM Funktionen umgesetzt.
▪
Bestehende Codefeldbeschreibungen werden in das neue Projekt eingetragen. Auch
Funktionsdefinitionen für Übernahmemasken, Einzeldruckmasken, Einzel-eMails und
Programme des ausgewählten Benutzers werden übernommen. Auch bestehende
Sortierungen können zum Teil einstufig übernommen werden.
▪
Verweiscontainer können nicht automatisch in eine Relation umgesetzt beziehungsweise migriert werden, da sie auch datenbankübergreifend sein können. Der Inhalt des
Verweiscontainers wird in ein Bemerkungsfeld übernommen.
Bitte beachten Sie, dass eine zweifache Migration nicht unterstützt wird, d.h. dass eine
Migration in eine bestehende Datenbank nur sinnvoll ist, wenn es sich dabei um unterschiedliche address manager Datenbanken (dbf-Dateien) handelt oder eine solche in
eine bestehende cRM-Datenbank integriert werden soll. Ggf. müssen Sie jeweils separat migrieren und anschließend den Projektimport des cRM verwenden.
Start des Migrationsvorgangs:

Starten Sie den Migrationsassistent über die Datei "am2crm.exe" im cRM-Programmverzeichnis direkt auf dem Server. Wählen Sie den Befehl Datei > Migrieren.

Geben Sie das bisherige address manager Verzeichnis an, sowie den Benutzer, dessen
Konfiguration als Vorlage dienen soll. Falls sich auf dem aktuellen System keine
address manager Installation mehr befindet, kopieren Sie nur das address manager
42
Migration von combit address manager 15
Datenverzeichnis mit den Datenbanken von Ihrem bisherigen address manager Verzeichnis und geben hier den Pfad dazu an.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Datenbank und die Eingabemaske aus. Der
Name der Datenbank darf max. 30 Zeichen lang sein und an der ersten Stelle keine
Zahl enthalten!

Nun wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Datenbankserver aus.

Geben Sie nun die bestehende Datenbank an bzw. geben Sie einen neuen Namen für
eine solche ein. Bitte beachten Sie, dass weder Datenbanken noch Tabellen mit dem
Namen der dbf-Datei oder eines Container-Feldes existieren dürfen.

Zuletzt geben Sie noch einen Dateinamen für die neue Projektdatei an. Sie haben auch
die Möglichkeit weitere address manager Datenbanken in eine bestehende Projektdatei zu migrieren. Wählen Sie dazu die Option "Bestehende Projektdatei erweitern". Beachten Sie dabei, dass Feldbezeichnungen nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn
also in weiteren Datenbanken ebenfalls ein Feld "Dokumente" existiert, müssen Sie
dieses erst umbenennen.

Starten dann über "Weiter" den Migrationsvorgang, der nun automatisch abläuft.

Bei der Migration werden auch die Haupt- und Nebenadressen-Zuordnungen samt den
dazugehörigen Relationen migriert. Nach erfolgter Migration wechseln Sie daher in
den Eingabemaskendesigner der Hauptansicht und platzieren ein Relationen-Container-Objekt für die Relation "GROUPID.<Name der Hauptansicht>.GROUPID" auf einer
neuen Registerkarte.
43
Einstieg und Bedienung
2. Einstieg und Bedienung
Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Arbeitsumgebung und die
verschiedenen individuellen Einstellungsmöglichkeiten.
2.1 Arbeitsumgebung
Die Arbeitsumgebung hat verschiedene Elemente und Fenster:
Es werden an diversen Stellen Gesten unterstützt, z.B.: Eingabemaske (Wischen
links/rechts), Übersichtsliste/Container (Wischen hoch/runter), Berichtsansicht (Wischen
hoch/runter, Zoom).
2.2 Menüband
Das Menüband enthält Registerkarten, auf die Sie klicken, um zu den Befehlen zu gelangen. Die Befehle sind danach in Gruppen angeordnet, wie sie verwendet werden.
44
Menüband
Hinweis: Alternativ stehen Ihnen ein klassisches Menü und Symbolleisten zur Verfügung. Sie können die Art der Anzeige in der allgemeinen Konfiguration (Datei > Optionen > Allgemein > Oberfläche) wählen. Weitere Informationen zur Zuordnung der Menübefehle zu den Befehlen im Menüband finden Sie unter "Menüband und Symbolleisten" im "Anhang".
Allgemein
Häufig verwendete Befehle stehen Ihnen schnell zur Verfügung, weniger häufig verwendete Befehle sind im Menüband weniger hervorstechend angeordnet.
▪
Die Registerkarten im Menüband enthalten alle ansichtenspezifischen Befehle.
▪
Das Datei-Menü enthält benutzerspezifische Konfigurationen, die Hilfe und globale Befehle zum Verwenden des Projekts.
45
Einstieg und Bedienung
Kontextsensitive Menübänder
Einige andere Befehle werden erst als Reaktion auf eine ausgeführte Aktion angezeigt,
wenn Sie sie möglicherweise benötigen:
▪
Bearbeiten: Wenn Sie Datensätze bearbeiten, wird die Registerkarte Bearbeiten angezeigt. Die Registerkarte enthält die Befehle, die Sie zum Arbeiten mit Datensätzen benötigen.
▪
Manueller Filter: Wenn Sie einen manuellen Filter zusammenstellen, wird die Registerkarte Manueller Filter angezeigt.
▪
Bericht: Wenn Sie einen Bericht anzeigen, wird die Registerkarte Bericht angezeigt.
▪
Termin: Wenn Sie einen Termin selektieren, wird die Registerkarte Termin angezeigt.
Minimieren des Menübands
Das Menüband kann minimiert werden, um mehr Platz auf dem Bildschirm verfügbar zu
machen.

Klicken Sie rechts oben im Menüband auf den kleinen Pfeil.

Sie können das Menüband schnell minimieren, indem Sie auf den Namen der aktiven
Registerkarte doppelklicken. Doppelklicken Sie erneut auf die Registerkarte, um das
Menüband wiederherzustellen.
Sie können das Menüband verwenden, während es minimiert ist, indem Sie zuerst auf die
gewünschte Registerkarte und dann auf die gewünschte Option bzw. den gewünschten
Befehl klicken.
46
Navigation
2.3 Navigation
Die Navigation bietet eine zentrale Navigationsmöglichkeit und einfachen Zugriff auf verschiedene Bereiche.
Sie können die großen Schaltflächen in kleine Schaltflächen ändern und in einer einzigen
Reihe von Symbolen am unteren Rand des Navigationsbereichs anzeigen. Zeigen Sie dazu
auf die horizontale Trennleiste am oberen Rand der Schaltflächen und ziehen Sie den Teiler
nach oben oder unten, sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt.
▪
Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe. Diese internen Ansichten können auch vollständig ausgeblendet werden. Weitere Informationen finden Sie
unter "Oberfläche" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
▪
Ansichten: Die Anordnung der Ansichten lässt sich
über Datei > Information > Navigationsstruktur frei
konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Navigationsstruktur" in Kapitel "Konfiguration
Projekt".
▪
Favoriten: Hier können häufig verwendete Datensätze abgelegt werden. Weitere Informationen finden
Sie unter "Favoriten" in Kapitel "Daten eingeben und
bearbeiten".
▪
Verlauf: Hier werden Verweise auf die zuletzt angesehenen und bearbeiteten Datensätze gespeichert.
Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" in
Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten".
▪
Sofortberichte: Schnellzugriff auf häufig verwendete
Berichte. Weitere Informationen finden Sie unter
"Sofortberichte" in Kapitel "Ausgeben von Daten".
▪
Filter: Schnellzugriff auf häufig verwendete Filter.
Weitere Informationen finden Sie unter "Filterausdrücke speichern" in Kapitel "Filterausdrücke speichern".
▪
Überwachungsergebnisse: Liste der Datensatzänderungen bei aktiver Datensatzüberwachung. Weitere Informationen finden Sie unter "Datensatz überwachen" in Kapitel
"Daten eingeben und bearbeiten".
▪
Aktive Benutzer: Die aktuell angemeldeten Benutzer. Über den Tooltip geht die IP Adresse des Clients und die Uhrzeit der Anmeldung hervor.
47
Einstieg und Bedienung
2.4 Info-Zentrale
Die Info-Zentrale ist eine zentrale, auf HTML basierende Ansicht, die als allgemeines Informationsportal genutzt werden kann. Um die Info-Zentrale zu öffnen, klicken Sie auf den
Eintrag in der Navigation oder wählen Fenster > Info-Zentrale.
Den Pfad zu dieser HTML-Datei definieren Sie über Datei > Information > Eigenschaften
> Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter "Projekteigenschaften" in Kapitel
"Konfiguration Projekt".
2.5 Arbeitsumgebung individuell einrichten
Sie können bestimmte Elemente der Arbeitsumgebung ändern und an Ihren Arbeitsstil anpassen.
Programmfenster anpassen
Diese Anpassungen gelten unabhängig davon, welche Ansichten Sie geöffnet haben.
Anzeige der Fenster
▪
Über die Registerkarte Fenster > Anzeigen können Sie die Fenster für Navigationsbereich, Dubletten, Statusleiste und Suchergebnisse ein-/auszublenden.
▪
Die Tabs zum Wechseln zwischen Ansichten können über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen Tab) wahlweise oben, unten, links oder rechts platziert werden.
▪
Um die Darstellungsreihenfolge der Ansichten zu ändern ziehen Sie den entsprechenden Tab mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.
▪
Die Farben der Tabs können über die jeweilige Ansichtskonfiguration bestimmt werden (Registerkarte Allgemein).
▪
Über Fenster > Alle schließen werden alle Ansichten geschlossen. Über Rechtsklick
auf einen Tab können Sie auch Alle anderen Fenster schließen.
▪
Über Fenster > Fenster wechseln werden alle geöffneten Ansichten aufgeführt. Wählen Sie hier, welche Ansicht in den Vordergrund geholt werden soll.
Automatisch im Hintergrund
Die globalen Fenster Navigationsbereich, Suchergebnis Globale Suche und Dubletten lassen sich wahlweise automatisch im Hintergrund verbergen, so dass sie das gesamte
Hauptfenster zur Darstellung der Ansicht zur Verfügung haben. Dazu klicken Sie in der Titelzeile des jeweiligen Fensters auf die Schaltfläche "Automatisch im Hintergrund".
Wenn Sie das Fenster wieder anzeigen lassen möchten, bewegen Sie die Maus über die
entsprechende Schaltfläche am linken Rand des Hauptfensters.
48
Arbeitsumgebung individuell einrichten
Position der Fenster
Die globalen Fenster Navigationsbereich, Suchergebnis Globale Suche und Dubletten lassen sich wahlweise in die Oberfläche integrieren (andocken) oder wie unabhängige Dialoge
öffnen, so dass sie als einzelne Fenster frei schweben.
Dazu selektieren Sie das Fenster durch Drücken der Maus in der Titelleiste und verschieben
sie dann mit weiterhin gedrückter Maus an einen beliebigen Platz, um sie dort abzulegen.
Dabei wird über einen Rechteckrahmen dargestellt, an welche Stelle und mit welcher
Größe das Toolfenster abgelegt würde. Wenn es in die Titelleiste eines bereits angedockten Toolfensters gezogen wird, dann wird es hinter das angedockte Fenster an dieser Position gelegt. Alternativ können Sie das Fenster auch auf die dargestellten Pfeile ziehen,
um das Fenster am rechten, linken, unteren oder oberen Rand anzudocken (Systemvoraussetzung: eine höhere Farbtiefe als 256 Farben).
Listenansicht und Containeransicht anpassen
Die Listenansicht und die Container können benutzerspezifisch angepasst werden. Auch
bei mehreren Containern derselben Relation können Layout, Spaltentitel, Sortierung und
Filter je Container individuell eingestellt werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfigurieren >
Layout und Spalten.
Spalten konfigurieren
Auf der Registerkarte "Spalten" definieren Sie, welche Spalten in der Listenansicht bzw.
dem Container sichtbar sind. Um mehrere Spalten gleichzeitig zu markieren, halten Sie die
Taste STRG gedrückt. Über die beiden Schaltflächen in der Mitte können die Felder in die
jeweils andere Liste übernommen werden.
▪
Standardmäßig werden nur die in der Ansicht enthaltenen Spalten angezeigt und keine
Felder von relational verknüpften Ansichten.
▪
Die Spaltenanordnung kann über die Pfeil-Schaltflächen oder direkt mit der Maus erfolgen, indem Sie auf einen selektierten Spaltentitel erneut mit der linken Maustaste
klicken und die Spalte verschieben.
▪
Über die Schaltfläche "Anzeigeformatierung" kann die Formatierung für das jeweils selektierte Feld festgelegt werden.
▪
Die Spalten-Einstellungen (Titel, Breite, Formatierung usw.) werden nicht gespeichert,
wenn die Spalte ausgeblendet ist (Ausnahme: die Spalte wurde explizit auf "nicht bearbeitbar" gesetzt).
49
Einstieg und Bedienung
Darstellung konfigurieren
Auf der Registerkarte "Darstellung" konfigurieren Sie verschiedene Darstellungsoptionen
von Listen-/Containeransicht.
▪
▪
Im Bereich "Farben" können Sie verschiedene Farbeinstellungen vornehmen.
▪
Die Option "Wie Windows" verwendet das Windows-Farbschema und –Theming.
▪
Bei "Benutzerdefiniert" selektieren Sie den Zeilentyp dessen Farbe Sie verändern
möchten und klicken dann auf die Schaltfläche "Ändern".
▪
Über den Schieberegler "Zebramuster" definieren Sie die Intensität des Zebramusters, über die Schaltfläche "Farbe" die Farbe für das Zebramuster.
Im Bereich "Optik" bestimmen Sie Schriftattribute, Darstellungseffekt und die Zeilenhöhe der Datenzeilen.
Hinweis: Für einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung benötigen
Sie den internen Feldtyp "Zeichen lang".
50
Arbeitsumgebung individuell einrichten
Horizontales Blättern
Über die Registerkarte "Optionen" kann eingestellt werden, wie das horizontale Blättern
erfolgen soll.
▪
Wählen Sie beim Horizontalen Blättern zwischen Spaltenweise, Distanz in Pixel oder
Scroll-Weite in Prozent des sichtbaren Bildausschnittes. Eine Scroll-Weite von 50%
bedeutet, dass immer ein halber Bildausschnitt geblättert wird.
▪
Die Option "Signalton" signalisiert Ihnen das Erreichen der Datensatzgrenze oder falls
Sie ein Feld direkt in der Übersichtsliste/im Container bearbeiten möchten, für dass Sie
keine Schreibrechte besitzen.
Spalten-Eigenschaften
Um die Eigenschaften der einzelnen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfigurieren > Spalten-Eigenschaften.
Im folgenden Dialog können Sie für jede Spalte den Namen beliebig ändern. Klicken Sie
dazu beim jeweiligen Feld in die Spalte "Spaltentitel".
Über die Schaltfläche "Spaltentitel automatisch setzen" haben Sie dabei Zugriff auf folgende Optionen, um alle Spaltentitel in einem Schritt zu ändern bzw. Änderungen rückgängig zu machen:
▪
Alle Spaltentitel auf den reinen Feldnamen kürzen (z.B. "Firma").
51
Einstieg und Bedienung
▪
Alle Spaltentitel auf den jew. Relationenalias+Feldnamen kürzen (z.B. Firmen.Firma).
▪
Alle Spaltentitel auf den kompletten Feldnamen zurücksetzen (z.B. FirmenID.Firmen.ID.Firma).
Außerdem können Spalten als (nicht) bearbeitbar markiert werden. Dadurch können nur
bestimmte Spalten für das direkte Bearbeiten in Übersichtsliste/Container freigegeben
werden.
Layout einer Listenansicht/Containeransicht für alle Anwender speichern
Die Änderungen am Layout werden nur für Sie persönlich gespeichert. Möchten andere
Anwender dieses Layout übernehmen, kann die Konfiguration projektweit und damit für
alle Anwender abgespeichert werden.
▪
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfigurieren > Als Projekteinstellung für alle Anwender speichern. Damit werden alle LayoutEinstellungen der Listenansicht/Containeransicht in der Datei <Ansichtenname>.vlc
im Verzeichnis der Projektdatei abgelegt. Bei Containern wird auch die aktuelle Filtereinstellung der zugehörigen Combobox gespeichert.
▪
Alle Benutzer, die das entsprechende Projekt laden, erhalten nun die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen, sobald die entsprechende Ansicht neu geöffnet wird.
▪
Bei weiteren Änderungen am Layout wird diese wieder benutzerspezifisch gespeichert
und wieder verwendet. Das heißt, es wird immer die neuere Konfiguration geladen.
Möchten Sie jedoch wieder auf die vorherige projektweiten Einstellungen umstellen,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfigurieren > Auf Projektvoreinstellung zurücksetzen.
52
Arbeitsumgebung individuell einrichten
Menüband anpassen
Das Menüband kann angepasst werden. Beachten Sie dabei, dass Änderungen nicht Solution-spezifisch sind. Öffnen Sie den Dialog zum Anpassen über Fenster > Menüband
oder Rechtsklick auf einen Gruppentitel in einer Registerkarte und Anpassen im Kontextmenü.
Befehle

Rechts im Bereich "Hauptregisterkarten" die Registerkarte auswählen.

Im Optionsfeld über der linken Spalte eine bestehende Registerkarte auswählen.

Den gewünschten Befehl markieren und mit Klick auf Hinzufügen bei der gewünschten
Gruppe einfügen.

Befehle umsortieren: Befehle per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Menüband
ziehen.

Befehl entfernen: Befehl markieren und Entfernen klicken.
Tipp: Für Scripte, Workflows und Programme kann ein ansichtenspezifischer Befehl angelegt werden. Wählen Sie dazu aus der Registerkarte "Ansicht > Start" den entsprechenden Befehl "nn Programm/Script/Workflow". Die Zuordnung erfolgt in der jeweiligen
Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte "Funktionsdefinitionen". Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Registerkarten und Gruppen
Sie können häufig genutzte Befehle innerhalb einer benutzerdefinierten Gruppe in einer
Standard- oder einer benutzerdefinierten Registerkarte einbauen.
53
Einstieg und Bedienung

Wählen Sie Neue Registerkarte um eine benutzerdefinierte Registerkarte mit einer leeren, benutzerdefinierten Gruppe unterhalb der markierten Registerkarte zu erstellen.

Registerkarte umbenennen: markieren und Umbenennen anklicken.

Registerkarten umsortieren: Registerkarte per Drag & Drop an die gewünschte Stelle
im Menüband ziehen oder mit dem Hoch-/Runter-Pfeil rechts verschieben. Gruppen
lassen sich nicht verschieben.

Registerkarte, Gruppe entfernen: Registerkarte oder Gruppe markieren und Entfernen
klicken. Eine Registerkarte und Gruppe wird samt Inhalt gelöscht.

Registerkarten ausblenden: Kästchen der Registerkarte anklicken und das Häkchen
entfernen. Zum Einblenden das Häkchen durch erneuten Klick wieder setzen.
Menüband zurücksetzen, importieren und exportieren
Im Bedarfsfall können Sie über die Option "Zurücksetzen" alle Änderungen am Menüband
schnell wieder rückgängig machen. Über „Importieren/Exportieren“ können Sie die individuellen Einstellungen von oder auf andere Installationen übertragen.
Menüband-Anpassung für alle Anwender speichern
Änderungen am Menüband können über den "Anpassen"-Dialog jeweils global für alle Benutzer gespeichert werden. Sofern der Anwender das Recht 'Konfiguration des Projektes
ändern' besitzt, wird er beim Schließen des "Anpassen"-Dialogs gefragt, ob er diese Einstellung für alle Anwender vorgeben möchte. Bitte beachten Sie, dass alle Anwender etwaige individuell vorgenommene Anpassungen an dieser Konfiguration verlieren.
2.6 Hilfequellen
Es stehen Ihnen neben dem Handbuch verschiedene Hilfequellen zur Verfügung:
▪
Sie erreichen die Knowledgebase, die Foren, den Support-Bereich und die Online-Unterstützung über Datei > Hilfe > Support.
▪
Sie erreichen die Hilfe über Datei > Hilfe > Hilfe. Über die Funktionstaste F1 erhalten
Sie eine kontextsensitive Hilfe.
▪
Zusatzdokumentationen: Zusatzinformationen im PDF-Format finden Sie im Ordner
"Docu" der Programminstallation.
▪
combit Hinweise Assistent: Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der
Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster.
Starten Sie das Programm über die Option "Assistent für combit Hinweise starten" in
den Einstellungen unter Datei > Optionen > Allgemein.
54
Öffnen von Ansichten
3. Daten eingeben und bearbeiten
Die Eingabe von Unicode-Zeichen wird unterstützt. Unicode (auch bekannt als UCS, UTF8, ISO10646) ist ein internationaler Standard, mit dem langfristig jedes Schriftzeichen aller
bekannten Schriftkulturen und Zeichensysteme abgebildet und verarbeitet werden kann.
3.1 Öffnen von Ansichten
Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht.
Die Ansichten eines Projekts können untereinander relational verknüpft werden. Die Eingabemaske und Übersichtsliste sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer
Ansicht. Um eine Ansicht zu öffnen, klicken Sie in der Projektnavigation auf die gewünschte
Ansicht. Sie können mehrere Ansichten gleichzeitig öffnen.
Beim Klick auf eine Ansicht oder beim Doppelklick auf einen Containereintrag wird auf eine
bereits geöffnete Ansicht gewechselt, sofern sich diese nicht im Änderungsmodus befindet. Im Ansichten-Kontextmenü der Projektnavigation haben Sie alternativ die Option "In
neuem Fenster öffnen". Wird beim Klick in der Projektnavigation zum Öffnen einer Ansicht
gleichzeitig die Umschalt- oder Strg-Taste gedrückt gehalten, so wird die Ansicht in jedem
Fall in einem neuen Fenster geöffnet, unabhängig von der Einstellung unter Datei > Optionen > Allgemein > Oberfläche > Ansichtenfenster automatisch wiederverwenden.
3.2 Anzeigen der Datensätze
Sie können Datensätze einzeln als Eingabemaske oder als Liste anzeigen. Zusätzlich steht
Ihnen auch eine Berichtsansicht und eine Webansicht zur Verfügung.
Über die Pfeil-Schaltflächen am unteren Rand des Ansichtenfensters können Sie anhand
der aktuellen Sortierung zwischen Datensätzen wechseln (Anzeige des ersten, vorherigen,
nächsten, oder letzten Datensatzes der Ansicht).
Zusätzlich steht Ihnen zur schnellen Navigation ein alphabetischer Filter im Menüband zur
Verfügung. Dieser führt einen Filter nach dem gewählten Buchstaben anhand der aktuellen
Sortierung aus. Dabei wird immer auf dem aktuellen Filter aufgebaut, es sei denn dieser
ist bereits ein alphabetischer Filter, dann wird der vorherige Filter angewendet. Der alphabetische Filter ist verfügbar, wenn wenigstens eine Sortierung existiert, für die ein ABCFilter anwendbar wäre.
55
Daten eingeben und bearbeiten
Abfragebasiertes Arbeiten
SQL-Datenbanken arbeiten generell abfragebasiert und sind damit mengenorientiert. Dies
hat zur Folge, dass ein bestimmter Datensatz nicht "angesprungen" oder aktualisiert werden kann, ohne eine Abfrage durchzuführen, welche genau ihn als Treffer enthält.
Erst durch diese Abfrage werden diverse Feldänderungen (z.B. durch Trigger, Änderungszeitstempel, berechnete Felder, Feldänderungen an diesem Datensatz durch andere Benutzer im Netzwerk) in der Eingabemaske sichtbar. Optisch wird diese Abfrage in der Statuszeile durch die Anzeige 1/n (ohne das Filtersymbol) dargestellt.
Daher werden beim Blättern zwischen Datensätzen die Änderungen anderer Benutzer im
Netzwerk erst nach einer Abfrage sichtbar (z.B. durch Aktualisieren (F5), Ändern+Speichern eines Datensatzes, Filtern). Dies gilt nur für Tabellen mit einem Feld vom Feldtyp
"Datensatz-ID".
Listenansicht
Über die Listenansicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Datensätze.
▪
Die Felder können direkt bearbeitet werden. Es werden max. 256 Zeichen Feldinhalts
angezeigt.
▪
In der Listenansicht löst das direkte Lostippen den Schnellsuch-Dialog aus.
▪
Über die Schaltfläche "plus/minus" in der rechten unteren Ecke kann in die Detail-Ansicht gewechselt werden.
56
Anzeigen der Datensätze
▪
Doppelklick auf einen Datensatz öffnet die Eingabemaske.
▪
Felder, deren Name aufgrund eines 1:1-Relationsprefix eine Gesamt-Länge von 127
Zeichen überschreitet, stehen in Übersichtsliste und Container nicht zur Verfügung.
▪
Datensätze können gruppiert dargestellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Sortieren > Einfach gruppieren bzw. Mehrfach gruppieren. Damit werden die Datensätze je nach ausgewählter Sortierung gruppiert dargestellt. Bei "Einfach gruppieren" wird nur das erste Sortierkriterium berücksichtigt.
Eingabemaskenansicht
In der Eingabemaske geben Sie Daten in einen Datensatz ein und haben alle Informationen
thematisch gruppiert dargestellt. Mit dem Eingabemasken Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie
im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".
Webansicht
In der Webansicht haben Sie die Möglichkeit Internetseiten (z.B. vom aktuellen Datensatz)
oder selbst erstellte HTML-Seiten anzuzeigen. Sie können für jede Ansicht eine eigene
Seite definieren. Die darzustellende Webseite wird in der Ansichtskonfiguration angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter "Allgemein" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
57
Daten eingeben und bearbeiten
Berichtsansicht
In der Berichtsansicht werden Sofortberichte und die Vorschau von Druckvorlagen angezeigt. Über die Pfeil-Schaltflächen am unteren Rand des Ansichtenfensters können Sie dabei durch die Datensätze blättern, wenn als Datenbasis der aktuelle Datensatz gewählt
wurde.
Das Fenster enthält eine Werkzeugleiste, über die die verschiedenen Funktionen der Vorschau gesteuert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Drucken mit der
Vorschau" in Kapitel "Ausgeben von Daten".
3.3 Datensatz neu anlegen

Wählen Sie in der Ansicht Start > Neu. Die Eingabemaske der aktuellen Ansicht zeigt
Ihnen einen Datensatz mit leeren Feldern, in den Sie nun die neuen Daten eintragen
können.

Über die <Return>- oder <Tab>-Taste springen Sie zum nächsten Feld.
3.4 Datensatz bearbeiten
Datensätze können in der Eingabemaske, in Containern der Eingabemaske und in der Listenansicht bearbeitet werden.
58
Datensatz bearbeiten
In der Eingabemaske

Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.

Geben Sie die neuen Daten ein und speichern Sie anschließend die Änderungen über
Bearbeiten > Speichern. Über Bearbeiten > Speichern und Schließen wird die Ansicht
nach dem Speichern geschlossen.

Über Start > Bearbeiten > In neuem Fenster bearbeiten können Datensätze noch komfortabler bearbeitet werden.

Befinden Sie sich in der Eingabemaskenansicht noch im Bearbeitungsmodus und
möchten Sie eine Feldänderung rückgängig machen, wählen Sie Bearbeiten > Rückgängig. Über Bearbeiten > Abbrechen können Sie alle Änderungen im Datensatz rückgängig machen.

Über Bearbeiten > Ausschneiden bzw. Kopieren können Sie zuvor markierten Text in
die Zwischenablage übernehmen. Über Bearbeiten > Einfügen kann dieser Feldinhalt
in ein anderes Feld eingefügt werden.
Über die Tasten <Return>, <Tab> und Ihre Cursortasten können Sie von einem Feld zum
nächsten springen. Auf welches Feld als nächstes gesprungen wird, legen Sie über die
Darstellungsreihenfolge der Felder fest. Weitere Informationen zur Darstellungsreihenfolge finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer".
Sobald eine Folgeverknüpfung für ein Feld zu einem anderen Feld definiert ist, wird diese
beim Verlassen des Feldes ausgeführt. Weitere Informationen zur Folgeverknüpfung finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer".
In der Listenansicht und in Containern

Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.

Nach dem Schließen des Eingabefeldes durch Klick an eine andere Stelle werden die
Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Dies kann auch durch eine Terminerinnerung oder eingehenden Anruf ausgelöst werden. Auch die Events "Datensatz wird
gespeichert" und "Datensatz wurde gespeichert" werden nicht ausgelöst.
59
Daten eingeben und bearbeiten
▪
Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es
nicht direkt editiert werden.
▪
Wenn ein mehrzeiliges Feld nicht komplett dargestellt werden kann, wird für die
selektierte Zeile ein Tooltip mit ausführlichem Inhalt angezeigt.
▪
Wenn die Liste in einem Container nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine automatische Umsortierung des Datensatzes.
▪
Eine in der Eingabemaske definierte Eingaberegel wird beim direkten Editieren in
der Übersichtsliste ignoriert.
▪
Die Spezialfunktionen bestimmter Felder (z.B. Combobox-Auswahlliste, Icon-Auswahlliste) stehen beim direkten Ändern in der Übersichtsliste nicht zur Verfügung.
▪
Für die Bearbeitbarkeitsbedingungen greifen die normalen Feldrechte. Eine in der
Eingabemaske definierte feldspezifische Einschränkung der Editierbarkeit wird ignoriert.
Datensatz duplizieren
Möchten Sie einen Datensatz anlegen, der nur in wenigen Punkten von einem anderen
Datensatz abweicht, sparen Sie sich viel Zeit, indem Sie den vorhandenen Datensatz duplizieren. Wählen Sie dazu den Punkt Start > Duplizieren. Sie müssen nur noch diejenigen
Felder markieren, die Sie dupliziert haben möchten und mit OK bestätigen.
Beachten Sie jedoch, dass hierbei keine Relationen, beziehungsweise etwaige 1:1 und 1:N
Datensätze mitkopiert werden, und dass im Dialog zur Feldauswahl nur die Felder zur Verfügung stehen, die auch kopiert werden können. Felder die momentan vom Datenbanksystem belegt oder berechnet werden stehen nicht zur Auswahl.
Datensatz löschen

60
Über Start > Löschen können Sie den aktuellen Datensatz löschen.
Relational verknüpfte Datensätze

Über den Menüpunkt Start > Alle löschen können Sie alle Datensätze im aktuellen
Filter löschen. Haben Sie keinen Filter gesetzt, werden alle Datensätze dieser Ansicht
gelöscht.
Gleichzeitige Änderungen
Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig im gleichen Datensatz dasselbe Feld ändern, stellt
sich die Frage, wessen Daten denn nun übernommen werden soll. In diesem Fall öffnet
sich automatisch ein Dialog, der die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, sowie die
von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen auflistet.

Wählen Sie per Mausklick die Feldinhalte aus, die übernommen werden sollen.

Über die Schaltfläche "…" gelangen Sie in einen weiteren Dialog, in dem Sie eine Änderung Ihrer Eingabe manuell vornehmen können – für den Fall, dass beide Eingaben
nicht korrekt sind. So könnten Sie auch eine Kombination beider Feldinhalte angeben.
3.5 Relational verknüpfte Datensätze
Sie können Datensätze beliebig verknüpfen, also bspw. einem Kontakt eine Firma und verschiedene Aktivitäten oder Projekte zuordnen.
▪
Relation 1:1: Eindeutige Zuordnung zweier Datensätze.
Beispiel: Jede Aktivität ist genau einem Kontakt zugeordnet, d.h. Sie verknüpfen eine
Aktivität mit einem Kontakt.
▪
Relation 1:N: Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz.
Beispiel: Jedem Kontakt können beliebig viele Aktivität zugeordnet werden, d.h. Sie
verknüpfen mehrere Aktivitäten mit einem Kontakt
▪
Relation N:M: Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz. Da die verknüpften Datensätze eindeutig (1:1) mit einem weiteren Datensatz verknüpft sind, kann
durch Verwendung dieser Relation direkt per Doppelklick aus einem Container zu diesem Datensatz gesprungen werden.
Bei Auswahl einer 1:N-Relation würde sich generell die Verknüpfungsansicht öffnen,
selbst wenn sie auf ein Feld der Zielansicht doppelklicken.
Beispiel: Jedem Kontakt können beliebig viele Projekte zugeordnet werden. Den Projekten sollen aber auch mehrere Kontakte zugeordnet werden können. Daher benötigen Sie eine Verknüpfungsansicht, in der die Zuordnung von Kontakt und Projekt gespeichert wird. Wenn Sie für die beiden 1:N-Relationen eine N:M-Relation auswählen,
können Sie z.B. durch Doppelklick auf den Projektnamen im Projekte-Container der
Kontakte-Ansicht direkt zum verknüpften Projekt springen.
61
Daten eingeben und bearbeiten
Informationen zur Konfiguration von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel
"Konfiguration Ansichten".
Eindeutige Zuordnung zweier Datensätze (1:1-Relation)

Um z.B. einen Kontakt einer Firma zuzuordnen, klicken Sie im mitgelieferten Referenzprojekt "Medium" in der Ansicht "Kontakte" rechts oben auf die Schaltfläche "Mit Firma
verknüpfen".

In einer Auswahlliste werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht angezeigt. Wählen Sie den Datensatz per Doppelklick
aus. Um eine Firma zu suchen tippen Sie den Suchbegriff einfach ein, es ist dabei nicht
notwendig explizit die Suchfunktion aufzurufen. Es wird automatisch in dem unter
"Suchtext" eingestellten Feld gesucht.

Über Rechtsklick auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen" können Sie eine bestehende Verknüpfung lösen, über die Schaltfläche "Gehe zu" können Sie zur verknüpften
Firma wechseln.
Für die bei der Auswahl in einer Auswahlliste angezeigten Datensätze, kann dabei ein Filter
hinterlegt werden, der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als Vergleichswert zugegriffen werden. Weitere Informationen finden Sie
unter "Schaltflächen zur Zuordnung und Anzeige relationaler Datensätze" im Kapitel "Scripte
und Programmierreferenz".
Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz (Container)
Alle 1:n-relational verknüpften Datensätze (z.B. Ansprechpartner, Aktivitäten, Dokumente)
werden in Containern angezeigt. Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für viele Funktionen im Container-Kontextmenü sind auch
Schaltflächen verfügbar.
62
Relational verknüpfte Datensätze
▪
Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und
Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet
werden.
▪
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.B. Telefonwahl, eMail senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen, Bearbeiten)
▪
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden.
▪
Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze in einer verknüpften Ansicht erstellt werden. Der erstellte Datensatz wird automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft.
▪
Die Felder können direkt bearbeitet werden. Nach dem Schließen des Eingabefeldes
durch Klick an eine andere Stelle werden die Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es
nicht direkt editiert werden.
Bitte beachten: Wenn die Liste nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine
automatische Umsortierung des Datensatzes.
Die Datensätze im Container können über eine Combobox gefiltert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Schaltfläche" im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz
Scripte und Programmierreferenz".
Zuordnung durch Verknüpfungsansicht (N:M-Relation)
Alle N:M-relational verknüpften Datensätze (z.B. Projekte, Produkte) können ebenfalls in
Containern angezeigt werden. Die Verknüpfung der beiden Datensätze erfolgt dabei über
eine Verknüpfungsansicht (z.B. Projektzuordnung, Produktzuordnung).
Beispiel: Um einem Ansprechpartner ein Projekt zuzuweisen, klicken Sie in der Ansicht
"Kontakte" mit der rechten Maustaste in den Projekte-Container und wählen im Kontext-
63
Daten eingeben und bearbeiten
menü "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz in der Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung" angelegt und automatisch der Person zugeordnet. Wählen Sie dann über die
Schaltfläche "Projekt wählen" das Projekt aus.
▪
Wenn Sie im Container auf ein Feld doppelklicken, wird diejenige Ansicht geöffnet, die
dieses Feld enthält. D.h. bei Doppelklick auf das Feld "Kommentar" im Projekte-Container öffnet sich die Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung", bei Doppelklick auf das
Feld "Projektname" wird der zugehörige Datensatz direkt in der Zielansicht "Projekte"
angezeigt. Wenn auf die Verknüpfungsansicht statt einer N:M-Relation eine 1:N-Relation definiert wurde, öffnet sich immer die Verknüpfungsansicht.
▪
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.B. Telefonwahl, eMail senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen).
▪
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche
verfügbar.
▪
Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können über die
Verknüpfungsansicht neue Datensätze verknüpft werden. Für diese Funktion ist auch
eine Schaltfläche verfügbar.
3.6 Datensätze sortieren
Mit dieser Funktion können Sie Sortierungen für eine Ansicht definieren, die Ihnen dann
zum Ordnen der Datensätze zur Verfügung stehen. Die Datensätze können auch unsortiert
dargestellt werden.

Um die Sortierung der Listenansicht oder eines Containers zu ändern, klicken Sie mit
der linken Maustaste auf den Spaltentitel.

Um die Sortierung in der Eingabemaskenansicht zu ändern, wählen Sie im Bereich "Direktsuche/-filter" der Start-Registerkarte das gewünschte Sortierkriterium aus.
Über die nebenstehenden Schaltflächen können Sie festlegen, ob die Sortierung "Aufsteigend" oder Absteigend" sein soll.
Neue Sortierung definieren
Für die Definition einer Sortierung stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle
Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die über eine direkte 1:1-Relation verknüpft sind.

Wählen Sie Konfigurieren > Sortierungen.

Über die Schaltfläche "Neu" erstellen Sie ein neues Sortierkriterium.
64
Datensätze sortieren

Geben Sie diesem im Feld "Name" zuerst eine Bezeichnung und wählen Sie dann durch
Klick in die Spalte "Feld" das Feld aus, über das sortiert werden soll. Durch Klick in die
Spalte "Richtung" können Sie entscheiden, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll.

Möchten Sie ein Kriterium anlegen, das über mehrere Felder läuft, können Sie über die
Schaltfläche "Neu" auch noch weitere Felder hinzufügen.
Beispiel: Haben Sie beispielsweise für eine Firma mehrere Ansprechpartner, so ist es
sinnvoll, eine Sortierung für das Feld FIRMA und das Feld NAME anzulegen (in dieser
Reihenfolge). Die Sortierung erfolgt dann zuerst nach dem Firmennamen. Bei gleichem
Firmennamen wird dann innerhalb der Firma nach dem Namen des Ansprechpartners
sortiert.

Nach Bestätigen mit "OK" gelangen Sie wieder in den Dialog mit der Übersicht der
Sortierkriterien.
65
Daten eingeben und bearbeiten

Über die Einstellungen-Schaltfläche können Sie die Indizes im Datenbanksystem für
alle Sortierkriterien neu erzeugen. Weitere Informationen zu Indizes finden Sie unter
"Indizes" in Kapitel "Konfiguration Projekt".

Wenn Sie den Dialog mit OK verlassen, wird die selektierte Sortierung aktiviert.
Hinweis: Die Sortierungen sind benutzerübergreifend. Für das Erstellen ist das Recht
"Konfiguration des Projektes ändern" erforderlich.
3.7 Verlauf
Die letzten angesehenen, bearbeiteten oder neu angelegten Datensätze werden als Verweis in den Verlauf aufgenommen. Die Verweise werden ansichtenübergreifend im Navigationsbereich angezeigt.
Neben dem Datensatz werden bei jedem Eintrag auch die zugehörige Ansicht und die Uhrzeit der Aufnahme angezeigt. Doppelklicken Sie auf den Eintrag um den Datensatz anzuzeigen. Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag zeigen, wird zusätzlich der Grund der
Aufnahme angegeben (Neuanlage, Bearbeiten, Verweildauer).
Die Verweildauer, nach der ein Datensatz automatisch in den Verlauf aufgenommen wird
ist einstellbar. Außerdem werden die Verweise automatisch nach einer bestimmten Zeitdauer beim Programmstart gelöscht.
▪
Beide Werte lassen sich über Datei > Optionen > Allgemein > Verlauf einstellen. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel
"Konfiguration Allgemein".
▪
Die Verlaufsprotokollierung wird für jede Ansicht individuell in der Ansichten-Konfiguration auf der Registerkarte "Allgemein" aktiviert.
Der Feldinhalt der Spalte "Datensatz" wird in der Ansichten-Konfiguration auf der Registerkarte "Datensatz Verweis" über die Formel im Feld "Kommentar/Betreff" definiert. Weitere
Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Datensatz-Verweis" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
3.8 Favoriten
Wenn Sie bestimmte Datensätze häufig bearbeiten, können Sie für den Schnellzugriff einen
Verweis auf diese Datensätze in die Favoriten aufnehmen. Diese Anordnung wird ansichtenübergreifend im Navigationsbereich angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag um den Datensatz anzuzeigen.
66
Kategorisierungen mit Codes
Favoriten hinzufügen

Wechseln Sie zum Datensatz, den Sie zur Favoritenliste hinzufügen möchten und wählen Sie Start > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen.

Geben Sie bei Bedarf einen Namen für den Daten-satz
ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Favoriten organisieren
Wenn Ihre Favoritenliste wächst, können Sie diese durch
das Erstellen von Ordnern übersichtlich halten.

Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Favoritenliste und wählen Sie
"Neuer Ordner". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE

Über das Kontextmenü können Sie Favoriten und Ordner löschen, umbenennen, kopieren, importieren und
exportieren.

Über das Kontextmenü von Ordnern können Sie die
enthaltenen Favoriten sortieren. Die Einträge lassen
sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen.
3.9 Kategorisierungen mit Codes
Innerhalb einer Ansicht können Sie Datensätze nach Kategorien unterteilen. Hierzu können
Sie spezielle Felder verwenden, die Code-Felder. Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder mit vordefinierten Einträgen, bei denen jeder dieser Einträge für eine bestimmte
Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes steht. Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppen bilden.
Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichen Listendarstellung
empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielen verschiedenen Attributen /
Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, dem Wildwuchs verschiedener
Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zu den Adressen aktiviert wurden,
brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nur noch den oder die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten.
Die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätze arbeitssparend
für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen.
67
Daten eingeben und bearbeiten
Bitte beachten: Bei einer Replikation wird die Synchronisation von aktivierten und neu
angelegten Codefeldeinträge nicht unterstützt.
Um Codes zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie mit der Maus in das entsprechende Code-Feld, automatisch werden alle
vorab definierten Attribute dargestellt. Bereits ausgewählte Codes werden farblich hervorgehoben.

Selektieren Sie nun einfach per Mausklick die Codes, die Sie vergeben möchten.
Tipp: Möchten Sie für eine ganze Selektion von Datensätzen neue Code-Attribute vergeben oder diese ändern, können Sie dies über Daten > Wechseln. Mehr Informationen
hierzu finden Sie im Kapitel "Feldinhalte global bearbeiten oder ergänzen".
3.10 Unterstützende Automatismen
Mit verschiedenen Automatismen können Sie die Eingabe von Daten und das Bearbeiten
von Datensätzen weiter verkürzen. Die folgenden Funktionen müssen zum Teil vorab konfiguriert werden, was sich im Nachhinein aufgrund der Zeitersparnis jedoch sicher lohnen
wird.
Rationelle Dateneingabe
Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt eine zentrale Rolle zu. Egal, ob Sie für
die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder die Tastaturvariante vorziehen: Bei der
Eingabe einer Adresse sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.B. von Firma zu Firma2) auf jeden
Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen.
Arbeiten mit Folgeverknüpfung
Sie können über eine Folgeverknüpfung ein oder mehrere Felder in Abhängigkeit von dem
Inhalt eines anderen Feldes automatisch füllen.
68
Unterstützende Automatismen
Folgeverknüpfungen stehen für die Feldtypen "Eingabefeld", "Combobox" und "Checkboxen" zur Verfügung. Sie sind jedoch nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt, sondern können ein Feld auch mit mehreren Folgeverknüpfungen belegen. Oder
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Felder nacheinander zu verknüpfen, also beispielsweise Feld1 -> Feld2 -> Feld3, etc.
Hilfreich sind Folgeverknüpfungen etwa bei der Anrede. Dazu definieren Sie eine Folgeverknüpfung vom Feld "Anrede" zum Feld "Briefanrede" und legen dafür "Wenn-Dann"-Verknüpfungen fest.
Informationen zur Definition einer "Folgeverknüpfung" finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer".
Arbeiten mit Comboboxen
Comboboxen eignen sich besonders für Felder, für die meist nur eine bestimmte, überschaubare Anzahl von Einträgen in Frage kommt. Ein Beispiel hierfür wären Anreden
("Herrn", "Frau" usw.), die in einem eigenen Feld verwaltet werden.
Sofern die Combobox editierbaren Text enthält, hilft Ihnen ein automatischer Vervollständigungsmechanismus bei der effektiven Dateneingabe: Während Sie tippen wird bereits
der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nachunten"-Taste ausgewählt werden. Tippen Sie noch keinen Text, sondern stehen einfach mit
dem Cursor im Feld, gelangen Sie über drücken von "ALT"+"Pfeil-nach-unten" in den Auswahldialog.
Informationen zur Definition von Comboboxen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer".
Arbeiten mit feldspezifischen Textbausteinen (Autotext)
Damit lässt sich die meiste Tipparbeit einsparen. Für alle in einem Feld öfter vorkommenden Einträge definieren Sie einen automatischen Textbaustein. Dieser Autotext kann auch
Formeln enthalten, z.B. für den automatischen Eintrag von Benutzername und Datum in
ein Bemerkungsfeld. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird
der Autotext automatisch eingetragen.
Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar Kürzel. Doch nicht
nur lästige Tipparbeit wird Ihnen abgenommen. Über Autotext Einträge können Sie sich
auch Ihre typischen Tippfehler automatisch korrigieren lassen. Informationen zur Definition
von Autotexten finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer".
Arbeiten mit dem Auto-Protokoll
Mit dieser Funktion können Sie automatisch Einträge in verschiedene Felder vornehmen
lassen, z.B. über eine erfolgte Übernahme, eine eMail oder einen gesetzten Termin. Mehr
Informationen dazu unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
69
Daten eingeben und bearbeiten
Arbeiten mit dem Dublettencheck
Bereits bei der Eingabe von Daten können Sie diese auf doppelte Eingaben überprüfen
lassen. Eine Beschreibung, wie Sie diese Funktion einstellen können, finden Sie unter "Dublettencheck" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Postleitzahlen-/Straßenverzeichnis
Es steht Ihnen ein Postleitzahlverzeichnis für verschiedene Länder (D, CH, AT, USA) zur
Verfügung. Der Aufruf erfolgt in den Beispiel-Projekten über Folgeverknüpfungen in den
Feldern "PLZZ" und "Ort". Der Eintrag im Feld "Land" entscheidet, welches Verzeichnis aufgerufen wird.

Tragen Sie im Feld "PLZZ" die Postleitzahl ein und springen Sie mit <RETURN> zum
nächsten Feld.

Das Ortsverzeichnis öffnet sich automatisch und bietet Ihnen den zu dieser PLZ passenden Ort "Konstanz" an. Nun müssen Sie nur noch den Ort auswählen, dieser wird
dann in Ihren Datensatz übernommen, und bei Bedarf auch die Telefon-Vorwahl
"07531". Die Folgeverknüpfung auf den Ort und das Telefonfeld wird nur ausgeführt,
wenn das Zielfeld leer ist.
Neben dem Postleitzahlverzeichnis ist zusätzlich ein Straßen- und Postfachverzeichnis für
Deutschland enthalten.
In diesem Verzeichnis sind die Postleitzahlen nach Ort und Straße aufgeschlüsselt. Zusätzlich sind die Postleitzahlen für Postfächer enthalten. Der Aufruf erfolgt in den Beispiel-Projekten über Folgeverknüpfungen in den Feldern "Straße", "Postfach" und "PLZP".

Tragen Sie im Feld "Straße" den ersten Buchstaben der Straße ein oder lassen Sie das
Feld einfach leer. Springen Sie mit <RETURN> zum nächsten Feld.

Das Straßenverzeichnis öffnet sich automatisch. Nun müssen Sie nur noch die entsprechende Straße auswählen, diese wird dann in Ihren Datensatz übernommen, und
bei Bedarf auch die Postleitzahl.
70
Dateneingabe über address pick-up
Hinweis: Diese Folgeverknüpfungen können Sie aus den mitgelieferten Projekten in Ihre
eigenen Projekte übernehmen.
Sie können auch eigene Datenbanken als Verzeichnisse verwenden, sofern diese dasselbe
Dateiformat (dBase) und denselben Feldaufbau wie das mitgelieferte DE-Verzeichnis haben.
Internet Anbindung
Sie haben die Möglichkeit, direkt Internet-Adressen aufzurufen. Aus Feldern vom Feldtyp
"Internet" kann über den Kontextmenüeintrag "Internetbrowser aufrufen" direkt der InternetBrowser mit der im Feld enthaltenen URL gestartet werden. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie unter "Felder" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Aufruf externer Programme
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, andere Programme aufzurufen: Über eine ScriptSchaltfläche, eine Funktionsdefinition oder durch eine Folgeverknüpfung.
Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration
Ansichten" und "Folgeverknüpfung" im Kapitel "Eingabemasken Designer".
3.11 Dateneingabe über address pick-up
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablage übernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes schreiben lassen. So können Sie beliebige Adressen, z.B. aus dem Internet, einer eMail, einer vCard,
einem PDF (eingescannte Seite) oder Textdatei schnell als neue Datensätze anlegen. Der
address pick-up versucht die einzelnen Adressteile (Name, Straße, Ort usw.) zu erkennen
und nimmt eine automatische Zuordnung vor.
Sofern auch eine eMail-Adresse kopiert wird und diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern die vorhandenen Daten werden
aktualisiert, sofern das Feld noch keinen Inhalt hat.
Adressen übernehmen

Haben Sie beispielsweise eine eMail mit einer Signatur, die Sie übernehmen möchten,
selektieren Sie diese und kopieren Sie den Adressblock einfach in die Zwischenablage
(z.B. über STRG+C).

Möchten Sie den Inhalt einer vCard übernehmen, können Sie diese einfach doppelklicken.
71
Daten eingeben und bearbeiten
Hinweis: Diese Funktion ist nur dann möglich, wenn die Dateiendung *.vcf mit der
Anwendung verknüpft ist. Nehmen Sie diese Einstellung beim Ausführen der Arbeitsplatzinstallation vor.

Das address pick-up blinkt und sofern Sie die Clipboardüberwachung aktiviert haben,
meldet sich der address pick-up mit einer Sprechblase "Mögliche Adresse gefunden".

Betätigen Sie nun den vorab definierten Hotkey oder wählen per Rechtsklick auf das
address pick-up Icon im Kontextmenü das gewünschte Übernahmeziel, z.B. "Übernehmen in combit Relationship Manager (Firmen)".

Im folgenden Fenster können Sie bei Bedarf noch die Übernahme nachbearbeiten. Per
Drag & Drop können Sie mit der Maus Teile des Originaltextes in die Felder übernehmen oder direkt im Feld bearbeiten.

Nach Klick auf "Übernehmen" wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt, sofern
kein vorhandener Datensatz über die eMail-Adresse identifiziert werden konnte. Die
Daten werden entsprechend der Zuordnung in die Felder übernommen.
Tipp: Wenn Sie eine Adresse aus dem Microsoft Internet Explorer übernehmen möchten, erspart Ihnen der address pick-up den Schritt über die Zwischenablage. Sie müssen
im Internet Explorer die Adressdaten lediglich markieren und über die rechte Maustaste
das Kontextmenü öffnen. Wählen Sie dann den Eintrag "address pick-up: Übernehmen
in combit Relationship Manager".
Konfiguration des address pick-up

Den address pick-up starten Sie über Hilfe > Tools > address pick-up. Alternativ kann
das address pick-up auch automatisch mit der Anwendung mitgestartet werden. Weitere Informationen siehe "Einstellungen für den Programmstart" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".

Anschließend klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten
Maustaste auf das address pick-up Symbol und wählen "Konfigurieren".

Auf der Registerkarte "Übernahmeziele" bestimmen Sie die Ziele für die Datenübernahme.
72
Dateneingabe über address pick-up

▪
Über die Schaltfläche "Neu" definieren Sie ein neues Übernahmeziel. Geben Sie
zuerst das Zielprogramm an, in diesem Fall den cRM.
▪
Um ein bestehendes Übernahmeziel zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche
"Markierten Eintrag konfigurieren".
▪
Um einen Hotkey für ein Übernahmeziel zu definieren, klicken Sie in der entsprechenden Zeile in die Spalte "Hotkey" und betätigen die gewünschte Tastenkombination.
Im folgenden Dialog geben Sie zuerst Benutzername und Passwort an (für WindowsAuthentifizierung die Felder leer lassen) und wählen dann das Projekt aus. Nachdem
das Projekt geladen wurde, wählen Sie die Ansicht aus, in die die Daten übernommen
werden soll.
Tipp: In der mitgelieferten Solution "Large" steht Ihnen die Ansicht "Adressen" zur
Verfügung. In diese Ansicht können Adressen übernommen werden. Der cRM teilt
die Datensätze vollautomatisch in Firmen und Kontakte auf und verknüpft diese.
Weitere Informationen siehe "Flache Datenstruktur importieren" im Kapitel "Import,
Export und Abgleich".

Anschließend nehmen Sie die Zuordnung der Felder vor, sofern diese nicht schon automatisch zugeordnet wurden.
73
Daten eingeben und bearbeiten
Über den Formel-Assistenten steht Ihnen dabei auch der gesamte kopierte Text als
Variable "AR.Quelltext" zur Verfügung, der dann z.B. mit der Funktion RegExMatch$()
ausgewertet werden könnte. Beispiel: Extrahiere den Text nach "Name1:" «RegExMatch$ (AR.Quelltext,"(?m)^Name1:(.*)$",1)».

Über die Option "Datensatz anhand eMail suchen" wird in der Zielansicht in allen Feldern vom Feldtyp "eMail" nach der kopierten eMail-Adresse gesucht. Sofern diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern
die vorhandenen Daten werden aktualisiert.

Auf der Registerkarte "Optionen" können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
▪
Bestimmen Sie das gewünschte Telefonnummernformat der Übernahme.
▪
Bestimmen Sie, ob der address pick-up in das Windows-Startmenü eingetragen
werden soll. Dann können Sie auch eine Tastenkombination (Hotkey) für den Start
des address pick-up festlegen.
▪
Sofern Sie die Option "Clipboardüberwachung" markieren, meldet sich address
pick-up später automatisch mit einer Sprechblase, sobald in der Zwischenablage
ein Text als Adresse erkannt wird. Sofern Sie diese Option nicht aktivieren, signalisiert das address pick-up Icon eine gefundene Adresse lediglich mit einem Blinken.
Hinweis: In den mitgelieferten Beispiel-Solutions wird bei einigen Feldern (z.B. Ort, PLZ,
PLZ Postfach, Straße) in den angelegten Folgeverknüpfungen die Funktion "GetFieldFromAddress" verwendet, um z.B. ausgehend vom eingegebenen Länderkürzel, Straße
und PLZ die zugehörige Telefonvorwahl in die Telefonfelder zu schreiben. Um das
address pick-up nutzen zu können, muss bei diesen Folgeverknüpfungen die Option
"Keine Folgeverknüpfung, wenn Feld vorbelegt wird" gesetzt sein. Sonst wird der durch
das address pick-up in diesen Feldern gesetzte Wert durch die ausgelöste Folgeverknüpfung überschrieben (da der Datensatz noch nicht gespeichert ist). Außerdem kann
die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Zielfeld nicht leer ist" gesetzt werden, sonst
wird ein eventuell vorhandener Wert überschrieben, wenn das address pick-up einen
bereits vorhandenen Datensatz ergänzt.
3.12 Auf einen Datensatz verweisen
Über diese Funktion können Sie einem Kollegen, beziehungsweise anderen Anwendern
einen sogenannten "Verweis" schicken. Dank solch einem Verweis können Ihre Kollegen
nun einfach per Mausklick zu dem entsprechenden Datensatz gelangen.

74
Wählen Sie Start > Verweis > Senden an.
Datensätze zusammenführen

Es wird automatisch der Dialog für eine neue eMail geöffnet. Sofern Sie bei der Konfiguration der Ansicht eine Formel für den Betreff definiert haben, wird dieser bereits
eingetragen.

Sie müssen nun nur noch den Empfänger und den eventuell gewünschten Text angeben. Der Empfänger kann dann per Doppelklick auf die angehängte Datei direkt zum
entsprechenden Datensatz springen.
Adressverweis speichern
Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen abspeichern:

Wählen Sie Start > Verweis > Speichern als.

Geben Sie den Speicherort für die Verweis-Datei an. Später genügt ein Doppelklick auf
diese Datei, um direkt zum Datensatz zu springen.

Möchten Sie einen Verweis nicht abspeichern, sondern nur kurzzeitig "zwischenlagern", können Sie dies über die Zwischenablage. Wählen Sie dazu den Befehl Start >
Verweis > In Zwischenablage.
3.13 Datensätze zusammenführen
Über die Funktion Datensätze zusammenführen können zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammengeführt werden. Der aktuelle Datensatz ist dabei der Primär-Datensatz, in
diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundär-Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden.
Datensätze zusammenführen

Wählen Sie Start > Erweitert > Datensätze zusammenführen und wählen Sie den Datensatz aus, der mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden soll.
75
Daten eingeben und bearbeiten



76
Im Dialog "Datensätze zusammenführen" werden nun die Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz angezeigt. In der letzten Spalte werden die Feldinhalte des Ergebnis-Datensatzes angezeigt.
▪
Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis
übernommen.
▪
Felder für die keine Schreibrechte vorhanden sind, werden grau markiert.
▪
Eingebettete Dokumente und Dateien können nicht angezeigt werden.
Um einen einzelnen Feldinhalt in den Ergebnis-Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Feld.
▪
Alternativ selektieren Sie die Zeile und klicken auf die Schaltfläche "Verwende das
Feld vom Primär-Datensatz als Ergebnis" bzw. "Verwende das Feld vom SekundärDatensatz als Ergebnis".
▪
Wenn einzelne Feldinhalte in den Ergebnis-Datensatz übernommen werden, wird
die Herkunft farblich markiert: Blau (Feldinhalt von Primär-Datensatz), Grün (Feldinhalt von Sekundär-Datensatz).
▪
Beim Feldtyp "Bemerkungsfeld" und "Code" öffnen Sie über Doppelklick auf das
Feld einen speziellen Übernahmedialog. In diesem Dialog können Sie das Ergebnisfeld direkt bearbeiten.
Über die Schaltfläche "Verwende den gesamten Primär-Datensatz als Ergebnis" bzw.
"Verwende den gesamten Sekundär-Datensatz als Ergebnis" kann der gesamte Inhalt
eines Datensatzes direkt in das Ergebnis übernommen werden.
Datensätze zusammenführen

Über die Schaltfläche "Vertausche Primär-Datensatz mit Sekundär-Datensatz" können
die Datensätze getauscht werden. Alle bisherigen Änderungen gehen damit verloren
und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt.

Über die Schaltfläche "Blende Gemeinsamkeiten aus" können Sie diejenigen Felder
ausblenden, bei denen die Feldinhalte identisch sind, d.h. es werden nur noch die Unterschiede angezeigt. Es können jedoch Anzeigefelder definiert werden, welche immer
angezeigt werden. Diese Felder definieren Sie auf der Registerkarte "Anzeige" der Einstellungen.
Zusammenführung starten
Über die Schaltfläche "OK" starten Sie die Zusammenführung der Datensätze. Der Vorgang
wird entsprechend den konfigurierten Zusammenführungsoptionen durchgeführt.
Bitte beachten Sie, dass die Zusammenführung der Datensätze nicht rückgängig gemacht
werden kann und die Datensätze bei einem Fehler auch nicht wiederhergestellt werden
können. Sofern es zu einem Fehler kommt, können Sie im Anschluss über ein Dialogfenster
eine Protokolldatei anzeigen lassen. Diese Protokolldatei enthält Angaben zu den betroffenen Datensätzen, bei denen es zu einem Fehler kam. Diese Datensätze können dann manuell nachbearbeitet werden.
Einstellungen
Über die Schaltfläche "Einstellungen" im Dialog "Datensätze zusammenführen" können Sie
die projektspezifischen Zusammenführungsoptionen definieren. Beim bestätigen dieses
Dialogs, gehen alle bisherigen Änderungen verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt.
Regeln
Definieren Sie die Regeln für Bemerkungsfelder, Codefelder und sonstige Felder.
Bemerkungsfelder
▪
Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das
Ergebnis übernommen.
▪
An Feldinhalt anhängen: Der Bemerkungsfeld-Inhalt des Sekundär-Datensatzes wird
an den Bemerkungsfeld-Inhalt des Primär-Datensatzes angehängt.
▪
Zusätzlich kann über die Option "Ab dem ersten Unterschied anhängen" erreicht werden, dass ein evtl. vorhandener identischer Anfangsteil nicht doppelt vorkommt. Beim
Zusammenführen werden die beiden Inhalte verglichen und ab dem ersten gefundenen Unterschied wird der Inhalt des Sekundär-Datensatzes an den des Primär-Datensatzes angehängt.
▪
Feldinhalt ersetzen: Nur der Feldinhalt vom Sekundär-Datensatz wird in das Ergebnis
übernommen.
77
Daten eingeben und bearbeiten
Codefelder
▪
Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das
Ergebnis übernommen.
▪
Alle gesetzten Einträge von Primär- und Sekundär-Datensatz zusammenführen: Alle
gesetzten Code-Einträge der beiden Code-Felder werden in das Ergebnis übernommen.
▪
Nur gemeinsam gesetzte Einträge zusammenführen: Nur Code-Einträge die in beiden
Code-Feldern gesetzt sind, werden in das Ergebnis übernommen.
Sonstige Felder
▪
Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Über die Option "Leere Primär-Datensatzfelder mit Sekundär-Datensatz füllen" werden bei leeren Feldern des Primär-Datensatzes die Feldinhalte des SekundärDatensatzes in das Ergebnis übernommen.
▪
Für alle Feldtypen steht die Option "Unterschiedliche Feldinhalte als Konflikt darstellen"
zur Verfügung. Über diese Option wird bei unterschiedlichen Feldinhalten (Konflikten)
die Zeile rot markiert. Diese Markierung wird entfernt, wenn ein Feldinhalt explizit in
den Ergebnis-Datensatz übernommen wird.
Relationen
Definieren Sie die Aktionen, die beim Zusammenführen für 1:N und N:M-Relationen ausgeführt werden sollen.
78
Datensätze zusammenführen
Dabei stehen folgende Aktionen zur Auswahl:
▪
Verwerfen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden
nicht in den Ergebnis-Datensatz übernommen.
▪
Übernehmen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen.
▪
Übernehmen und Dubletten ignorieren: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Doppelte relational verknüpfte Datensätze werden ignoriert.
Wann ein relational verknüpfter Datensatz ein doppelter Datensatz ist bzw. welche Feldinhalte einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, definieren Sie bei der jeweiligen Relation über die Schaltfläche "...".
▪
Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst
das gewünschte Vergleichsfeld aus, z.B. "DatumZeit".
▪
Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei
Feldern vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250
Zeichen berücksichtigt werden.
▪
Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden soll, wenn es leer ist.
Löschen
Definieren Sie, wie der Sekundär-Datensatz nach dem Zusammenführen gelöscht werden
soll. Optional haben Sie dabei auch die Möglichkeit, etwaige relational verknüpfte Datensätze ebenfalls zu löschen, also z.B. die zu einem Kontakt-Datensatz verknüpften Aktivitäten.
Bitte beachten: Wenn die beiden Optionen "Sekundär-Datensatz löschen" und "Relationen
ebenfalls löschen (falls keine SQL-Constraints definiert sind)" aktiviert sind, wird lediglich
die erste Ebene der 1:N/N:M Relationen des Sekundär-Datensatz gelöscht. Um alle verknüpften Datensätze zu löschen, empfehlen wir die Einrichtung des kaskadierten Löschens
im Datenbanksystem.
Alternativ kann der Sekundär-Datensatz als gelöscht markiert werden, indem in ein bestimmtes Feld ein definierter Eintrag vorgenommen wird. Dies bietet sich z.B. an, wenn
der Benutzer keine Datensatz-Löschrechte besitzt. Dieser Eintrag wird im Sekundär-Datensatz erst nach einer expliziten Aktualisierung sichtbar.
Erweitert
Definieren Sie, ob nach dem Zusammenführen ein Protokolleintrag im Primär-Datensatz
vorgenommen werden soll. Geben Sie dafür Feldname und Protokolleintrag an. Sofern Sie
den Protokolleintrag in ein Bemerkungsfeld vornehmen, aktivieren Sie die Option "An Feldinhalt anhängen" um den bestehenden Feldinhalt mit dem Protokolleintrag zu ergänzen.
79
Daten eingeben und bearbeiten
Anzeige
Global eindeutige IDs können ausgeblendet werden. Ist ein ID-Feld jedoch als Anzeigefeld
definiert, wird es trotzdem angezeigt.
Es können Anzeigefelder definiert werden, welche unabhängig von der Schaltfläche
"Blende Gemeinsamkeiten aus" immer angezeigt werden.
3.14 Datensatz überwachen
Hinweise: Diese Funktion benötigt die Professional oder Enterprise Edition.
Falls mehrere Solutions dieselbe (Daten-)Datenbank nutzen, darf maximal eine Solution
diese Funktion verwenden. Ansonsten kommt es zu Fehlfunktionen.
Über Start > Erweitert > Datensatz überwachen können Sie einzelne Datensätze überwachen. Wenn Änderungen an diesem Datensatz vorgenommen werden (bzw. in relational
verknüpften sofern diese Option aktiviert wurde) werden Sie darüber im Fenster "Navigation" unter "Überwachungsergebnisse" informiert.
In diesem Fenster werden alle Änderungen am überwachten Datensatz angezeigt und sofern diese Option aktiviert ist - auch Änderungen an relationalen Datensätzen inkl. wenn
diese gelöscht oder neu angelegt werden. Über Doppelklick auf einen Eintrag wieder überwachte Datensatz angezeigt, als "Gesehen" markiert und aus der Liste entfernt.
Sie können die Checkbox "Gesehen" auch direkt anklicken, damit der Eintrag aus der Liste
entfernt wird. Über das Kontextmenü haben Sie weitere Löschoptionen (Alle Einträge löschen, Alle Einträge zu diesem Datensatz löschen).
Die Liste ist ein Container, d.h. Sie können das Spaltenlayout über Rechtsklick auf den
Spaltentitel konfigurieren. Es stehen für die Anzeige z.B. Änderungsdatum, Änderungsbenutzer und Grund zur Verfügung.
Beispiel: Wird beispielsweise eine Serviceanfrage gestellt oder der Kreditrahmen überzogen, geht automatisch eine Nachricht an den zuständigen Kundenbetreuer.
Voraussetzung ist die Aktivierung dieser Funktion in den Eigenschaften der Ansicht. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten" unter "Allgemein".
In der Benutzerverwaltung können beim jeweiligen Benutzer die Benachrichtigungsoptionen konfiguriert werden:
▪
Benachrichtigung per eMail: Bei Änderungen kann eine eMail an die eMail-Adresse
des jeweiligen Benutzers gesendet werden.
▪
Eigene Änderungen können ignoriert werden, somit werden sie nur über Änderungen
anderer Benutzer informiert.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung" unter "Anwendungsrechte und Benutzereinstellungen".
80
Feldinhalte global bearbeiten oder ergänzen
3.15 Feldinhalte global bearbeiten oder ergänzen
Über die Funktion Daten > Wechseln können sie alle Datensätze in einem Filter bearbeiten,
ersetzen oder um bestimmte Feldinhalte ergänzen.
Hinweis: Das Wechseln geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal client-seitig vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch.


Wählen Sie Daten > Wechseln. Wählen Sie aus der Feldliste das Feld aus, dessen
Inhalt Sie verändern möchten.
▪
Wenn Sie ein Code-Feld selektiert haben, werden die enthaltenen Codes aufgeführt und als Option steht Ihnen "Löschen" und "Setzen" zur Verfügung.
▪
Wenn Sie ein logisches Feld selektiert haben, haben Sie als Option lediglich "Feldinhalt setzen" und als Text geben Sie True (gesetzt) oder False (nicht gesetzt) an.
▪
Wenn Sie eine Combobox selektiert haben, können Sie die jeweiligen Einträge
aus einer Combobox auswählen.
▪
Bei einem Datumsfeld haben Sie als Option lediglich "Feldinhalt ersetzen".
▪
Wenn Sie ein Feld selektieren, von dem eine 1:1-Relation wegführt, können Sie
über eine Schaltfläche komfortabel einen bestimmten Fremdschlüsselwert auswählen.
Bei allen anderen Feldern geben Sie im Feld "Text" den Feldinhalt oder die Formel an,
der ergänzt oder ersetzt werden soll. Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in
den Formelassistenten, über den Sie Zugriff auf die verfügbaren Variablen und Funktionen haben. Wählen Sie zwischen den Optionen "Feldinhalt ersetzen" oder "An Feldinhalt anhängen".
Beispiel 1: Kundennummer bei allen Datensätzen im Filter hochzählen
PREFIX«Fstr$ (cRM.ProcessedRecordsCounter,"&&&&&")»
81
Daten eingeben und bearbeiten
Beispiel 2: Angenommen, Sie haben Daten übernommen, bei denen Name und Vorname
im selben Feld stehen, Sie möchten aber die Vornamen in ein eigenes Feld übertragen.

Erstellen Sie einen Filter mit den betreffenden Adressen und wählen dann Daten >
Wechseln.

Wählen Sie aus der Liste das Feld "Vorname" und öffnen den Formelassistenten.

Um vom kombinierten Namen von links gerechnet alles bis zum ersten Leerzeichen in
das Feld "Vorname" zu übernehmen, benutzen Sie folgende Formel:
«LEFT$(NAME,if(StrPos(NAME,””) >= 0,StrPos(NAME,””),LEN(NAME))) »

Nach dem Bestätigen der Formel mit OK wählen Sie die Option "Feldinhalt ersetzen"
und starten den Vorgang mit "Ausführen". Die Vornamen werden jetzt in das Feld "Vorname" eingetragen.

Nun müssen sie noch aus dem Feld "Name" gelöscht werden. Im zweiten Durchgang
selektieren Sie daher das Feld "Name" und geben im Formelassistenten folgenden Ausdruck ein:
«if(StrPos(NAME,””) >= 0,LTRIM$(MID$(NAME, StrPos(NAME,””)+1)),””)»

Wählen Sie wieder die Option "Feldinhalt ersetzen" und starten den Vorgang.
3.16 Datensätze relational ergänzen
Mit dieser Funktion wird zu jedem Datensatz im aktuellen Filter ein neuer Datensatz in einer
verknüpften Ansicht (z.B. Aktivitäten) entsprechend der definierten Feldliste angelegt und
automatisch verknüpft.
Damit können Sie z.B. nach einer Marketingaktion (z.B. Briefmailing Produkt Sportbogen
AB07) bei allen Datensätzen im aktuellen Filter den Aktivitäten-Container um den Eintrag
"Briefmailing 05/2011" ergänzen.
Hinweis: Das Relationales Ergänzen kann bei Verwendung von MSSQL auch direkt serverseitig erfolgen, sofern keine List & Label Formeln (Variablen) verwendet werden, die
sich auf den jeweiligen Datensatz selbst beziehen.
Datensätze relational ergänzen

Wählen Sie Daten > Relational ergänzen > Allgemein.

Wählen Sie die relationale Ansicht aus, in der die neuen Datensätze angelegt werden
sollen. Sie haben alle definierten 1:N-Relationen und N:M-Relationen zur Auswahl. In
eckigen Klammern wird dabei der Relationsalias angezeigt.
82
Datensätze relational ergänzen

In der Feldliste definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" die Feldinhalte der neu angelegten Datensätze. Wählen Sie dazu in der Spalte "Feld" das Feld der verknüpften Ansicht aus und geben Sie in der Spalte "Formel" entweder festen Text oder eine Formel
an (z.B. das aktuelle Datum).

Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in den Formel-Assistenten, der z.B. auch
die Funktion AskString$() unterstützt, um eine Benutzereingabe zu ermöglichen. Sofern die Formel Variablen eines Datensatzes verwendet, wird diese Benutzereingabe
bei jedem Datensatz angeboten, ansonsten nur einmal zu Beginn.

Wenn das Ergebnis der Formel ein Leerstring ist (""), wird das Feld komplett ignoriert,
damit etwaige Default-Werte des Datenbankservers greifen können.

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf "Ausführen". Dann wird zu jedem Datensatz
der aktuellen Ansicht ein neuer Datensatz in der relational verknüpften Ansicht entsprechend der definierten Feldliste angelegt und automatisch verknüpft.
Vorlagen für Relationales Ergänzen
Alle Einstellungen beim Relationalen Ergänzen können als Vorlage gespeichert werden, um
diese nochmals zu verwenden oder anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht ähnlich wie beim Speichern von Filterausdrücken.

Wählen Sie die Schaltfläche "Speichern"

Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob der gespeicherte Filter allen Benutzern
zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst.

In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein. Anschließend
können Sie noch einen Namen festlegen, der für einen Zugriff per Script oder Workflow
verwendet werden kann. Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK".

Wählen Sie die Schaltfläche "Laden" um die Vorlage zu ändern.
83
Daten eingeben und bearbeiten

Über Konfigurieren > Relationales Ergänzen können Sie diese Vorlagen-Bibliothek jederzeit aufrufen um die Bezeichnung oder den Namen zu ändern.

Über Daten > Relational ergänzen > Vorlage ausführen können Sie die Vorlagen-Bibliothek aufrufen und die selektierte Vorlage ausführen.
3.17 Adressanreicherung aus Telefonverzeichnis
Bei einigen Telefon-CDs, die den Fremd-Zugriff direkt unterstützen, gibt es die Möglichkeit
mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt "anreichern" zu lassen. Sofern die entsprechende CD diesen Modus unterstützt, ist der Reiter "Adressanreicherung" in der Konfiguration anwählbar. Hier können Sie einstellen, welche Telefonfelder angereichert werden
sollen, und bestimmte Suchoptionen setzen. Das Verzeichnis wählen Sie unter Konfigurieren > Verzeichnisse + Routenplaner auf der Registerkarte "Verzeichnis".
Über Daten > Datenanreicherung können Sie die Adressanreicherung starten. Der Anreicherungsvorgang wird in der Textdatei enrich.txt im Windows-Benutzerverzeichnis protokolliert. Zudem kann für diese Aktion ein Autoprotokoll in der Ansichtskonfiguration aktiviert werden. Mehr dazu finden Sie unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
84
Suche in Ansichten
4. Suchen von Datensätzen
Bei der Suche handelt es sich im um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten
Datensätze angezeigt werden. Um eine Zielgruppe (z.B. für ein Mailing) zusammenzustellen, empfehlen wir jedoch die Filtermöglichkeiten unter Filtern anstelle der Suche. Der Filter- Dialog bietet mehr Selektionsmöglichkeiten. Weitere Informationen zu Filtern finden
Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen".
Möchten Sie nach einer Suche wieder alle Datensätze anzeigen, wählen Sie Filtern > Filter
rückgängig.
4.1 Suche in Ansichten
Über Start > Suchen gelangen Sie zu den verschiedenen Suchmöglichkeiten. Im Bereich
Direktsuche ist die Suche ist auch über eine direkte Eingabe des Suchbegriffs möglich.
Dabei wird eine Volltextrecherche in allen Zeichenfeldern durchgeführt.
Normalsuche
Bei der Normalsuche handelt es sich um eine Suche nach dem Prinzip "beginnt mit". Das
heißt, Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben, der in dem gesuchten Feld
(oder den Feldern) enthalten sein soll.

Wählen Sie den Menüpunkt "Start > Suchen".

Selektieren Sie nun in der Feldübersicht diejenigen Felder aus, in denen Sie suchen
lassen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, gleichzeitig in mehreren Feldern zu
suchen.
Beispiel: Sie möchten nach der Firma "Sofortlieferungen GmbH & Co KG" suchen und
geben einfach "Sofortlieferungen" ein (da Sie die genaue Bezeichnung nicht kennen).
Da die Firma zu einer größeren Unternehmensgruppe gehört, sind Sie nicht sicher, ob
der gesuchte Begriff in dem Feld Firma, Firma2 oder Firma3 steht. Markieren Sie daher
bei den zu untersuchenden Feldern alle drei Felder. So finden Sie alle Datensätze dieser Firma, unabhängig davon, ob "GmbH", "AG" oder "GmbH & Co KG".
85
Suchen von Datensätzen
Tipp: Klicken Sie im Kontextmenü des Feldes, das Sie durchsuchen lassen möchten,
auf die Option "Suchen". So können Sie die Normalsuche noch schneller durchführen, denn das entsprechende Feld ist nun im Suchdialog bereits vorselektiert und
der aktuelle Feldinhalt ist schon als Suchkriterium eingetragen (einzige Ausnahme
sind hier Felder vom Typ "Zeichen lang").

Unter "Suchkriterien" geben Sie den gesuchten Begriff ein.

Bei "Suchoption" wählen Sie die gewünschte Suchoption.

Möchten Sie die Suche Groß/Klein-sensitiv durchführen, markieren Sie die entsprechende Option.
Hinweis: Um diese Option nutzen zu können, muss die Groß/Klein-Such-Sensivität
in der Datenbankserver-Konfiguration eingestellt werden.
Suchoptionen
Im Suchdialog stehen Ihnen verschiedene Suchoptionen zur Verfügung.
▪
86
Enthält-Suche: Um Daten zu finden, bei denen der Suchbegriff nicht genau mit dem
Suchfeld übereinstimmt, oder der Anfang nicht übereinstimmt, setzen Sie die Suchoption "Enthält" ein.
Suche in Ansichten
▪
Exakte Suche: Vorausgesetzt, Sie wissen bereits genau, was Sie suchen möchten, haben Sie die Möglichkeit, mit der Suchoption "exakt" zu suchen. Das bedeutet, Sie müssen in diesem Fall den kompletten Suchbegriff eingeben. Beachten Sie jedoch, dass
in Feldern vom Typ "Bemerkung" die Exakte Suche nicht möglich ist.
▪
Wildcard-Suche: Um Daten zu finden, bei denen der Suchbegriff nicht genau mit dem
Suchfeld übereinstimmt, oder der Anfang nicht übereinstimmt, setzen Sie die Suchoption "Wildcard" ein. Wildcards sind die Zeichen "*" (beliebige Zeichenfolge) und "?" (beliebiges Zeichen).
Beispiel: Der Suchbegriff "*ungen" findet alle Zeichenketten, die auf "ungen" enden.
Der Suchbegriff "M??ers" findet alle Zeichenketten mit 6 Zeichen, die mit "M" beginnen
und auf "ers" enden.
▪
Phonetische Suche: Bei dieser Suchmöglichkeit können Sie nach dem Klang eines Begriffes suchen, anstatt nach der Schreibweise. Wissen Sie also nur, dass die gesuchte
Person "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser sich mit "ei", "ai" oder "ay" schreibt, geben
Sie einfach eine der Schreibweisen ein. Als Suchergebnis erhalten Sie alle NamensVarianten, also "Meier", "Maier" und "Mayer".
Hinweis: Die Bedingungen für die phonetische Suche werden über Ihr DatenbankSystem realisiert. Um die phonetische Suche mit dem PostgreSQL Datenbanksystem nutzen zu können, muss die Unterstützung einer phonetischen Suche ("SOUNDEX") bei der Installation von PostgreSQL aktiviert werden.
Suche verfeinern
Die Option "Verwende aktuelle Selektion als Basis" im Suchdialog setzen Sie dann ein,
wenn Sie bereits eine Suche durchgeführt haben und in diesen Datensätzen noch nach
einem weiteren Begriff suchen oder Ihre Suche verfeinern möchten. Würde diese Option
nicht selektiert, würde die vorherige Suche verworfen und die neue Suche über die gesamten Datensätze durchgeführt werden.
Beispiel: Sie haben mehrere Datensätze der Firma Sofortlieferungen GmbH & Co KG gefunden, benötigen jedoch nur die der Vertriebsabteilung. Führen Sie also eine weitere Suche durch, und zwar auf das Feld "Abteilung" und den Inhalt "Vertrieb", und markieren dabei
"Verwende aktuelle Selektion als Basis".
Schnellsuche
Diese Art der Suche funktioniert prinzipiell wie die normale Suche, und ermöglicht dem
Anwender eine schnellere Suche. Damit Sie nicht bei jedem Suchvorgang die gewünschten Felder aus der Liste heraussuchen müssen, legen Sie hier bereits vorab diejenigen
Felder fest, in denen Sie am häufigsten suchen werden.
87
Suchen von Datensätzen
Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten
zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind.

Wählen Sie den Menüpunkt Start > Schnellsuche bzw. in der Listenansicht löst das
direkte Lostippen automatisch den Schnellsuch-Dialog aus.

Um die Schnellsuche durchzuführen, selektieren Sie nun das Feld, in dem Sie suchen
möchten. Bei den Suchkriterien geben Sie den gesuchten Begriff ein.

Bei den Suchoptionen stehen Ihnen auch hier die Varianten "normal", "Wildcard",, "Phonetisch" oder "Enthält" zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den
beiden vorangegangenen Abschnitten.

Je nach Bedarf können Sie über Aktivieren der entsprechenden Schaltflächen noch
festlegen, ob Groß-/Kleinschreibung beachtet, und ob ein bereits bestehender Filter
als Basis verwendet werden soll.

Wie bei der normalen Suche werden die Datensätze mit dem gesuchten Begriff nach
abgeschlossenem Suchvorgang angezeigt. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt, sofern diese Option aktiviert wurde.

Über die Schaltfläche "Neu" können Sie jederzeit noch weitere Schnellsuch-Felder hinzufügen. Die ersten zehn Felder dieser Liste können dann direkt über die Tastenkombinationen Alt-1 bis Alt-0 ausgewählt werden. Mehr als zehn Felder sollten Sie jedoch
nicht aufnehmen, denn der Sinn der Schnellsuche ist ja der, nicht in einer langen Liste
nach dem gewünschten Feld suchen zu müssen.
88
Suche in Ansichten
Hinweis: Die Schnellsuch-Felder sind benutzerübergreifend. Für das Erstellen ist das
Recht "Konfiguration des Projektes ändern" erforderlich.
Suche nach Telefonnummer oder eMail
Die unscharfe Suche einer eMail-Adresse findet eMail-Adressen über eine schrittweise Erweiterung der Suchstrategie. Sobald Treffer gefunden wurden, wird die Suche bei diesem
Schritt gestoppt.
1.
Die gesuchte eMail Adresse (z.B. maier@combit.de) wird genau so gefunden.
2.
Gefunden werden eMail Adressen mit anderer Top-Level-Domain (.com, .de. .net
usw.), also z.B. maier@combit.com.
3.
Gefunden werden alle eMail Adressen, deren Adressteil vor dem @-Zeichen phonetisch gleich klingt, auch mit anderen Top-Level-Domains, also z.B. meier@combit.com.
4.
Gefunden werden alle eMail-Adressen derselben Domain, sofern keine Domain eines
eMail-Providers (gmail, t-online usw.), also z.B. info@combit.de.
5.
Gefunden werden alle eMail-Adressen derselben Domain, sofern keine Domain eines
eMail-Providers (gmail, t-online usw.) inkl. anderer Top-Level-Domains, also z.B.
schmidt@combit.net.
Die unscharfe Suche einer Telefonnummer findet auch Nummern von Telefon-Nebenstellen, da bis zu 4 Stellen von rechts abgeschnitten werden um einen Suchtreffer zu erzielen.
Die Suche nach der Telefonnummer 07531 906010 findet z.B. auch 07531 906020 oder
07531 90601234.

Über Start > Spezialsuche öffnet sich der entsprechende Suchdialog.

Wählen Sie die Suchart aus und geben Sie das Suchkriterium an.
89
Suchen von Datensätzen

Die Ausnahmen für die unscharfe eMail-Suche bzw. die allgemeinen eMail-Domains
geben Sie über die Schaltfläche "..." an.
4.2 Suche in Auswahllisten bei Relationen
In der Auswahlliste bei 1:1-Relationen besteht ebenfalls eine Suchmöglichkeit, so dass Sie
rasch und unkompliziert Kontakte, Firmen oder Projekte zuordnen können.
Per Klick auf die Schaltfläche (z.B. mit Firma verknüpfen) öffnen Sie die Übersichtsliste der
Datensätze, die zugeordnet werden können.

Wählen Sie zuerst aus der Liste mit den durchsuchbaren Feldern das gewünschte Feld
für die Direktsuche aus, wie zum Beispiel "Firma".

Nun müssen Sie nur noch den gesuchten Begriff eintippen (eine Platzierung in ein
Suchfeld ist hier nicht notwendig!), der zeitgleich im linken unteren Eck des Fensters
angezeigt wird.

Automatisch wird daraufhin das angegebene Feld nach dem Begriff durchsucht, und
in der Übersichtsliste werden die gefilterten Datensätze angezeigt.

Um wieder zur Anzeige der kompletten Liste zu gelangen, klicken Sie auf die
Schaltfläche "Filter zurücksetzen".

Sollten Sie eine erweiterte Suchmöglichkeit benötigen, stehen Ihnen selbstverständlich auch die Dialoge für die Schnell- und Normalsuche zur Verfügung.
4.3 Globale Suche
Über die globale Suche oben rechts können Sie nach Feldinhalten über alle Ansichten (in
Reihenfolge der Navigation) hinweg suchen. Dabei wird eine Volltextrecherche in allen Zeichenfeldern durchgeführt. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht berücksichtigt.
Einzelne Ansichten können von der Suche ausgeschlossen werden, die entsprechende Option "Bei 'Globaler Suche' ignorieren" finden Sie auf der Registerkarte "Allgemein" der Ansichtskonfiguration."
90
Suchen und Ersetzen
Die Treffer werden im Fenster "Suchergebnisse" angezeigt. Über einen Doppelklick können
sie direkt zum Datensatz springen.
Eine globale Suche in allen Textfeldern ist sehr leistungsintensiv und kann den Datenbankserver überdurchschnittlich beanspruchen. Falls die Volltextsuche in einer Ansicht länger
als 10 Sekunden dauert, wird die Suche in dieser Ansicht abgebrochen, um den Datenbankserver nicht für alle Anwender zu blockieren. Außerdem beträgt die maximale Trefferzahl 200. Beide Suchparameter können Sie ändern; weitere Informationen finden Sie im
Dokument "Config_DE.pdf".
4.4 Suchen und Ersetzen
Hierüber haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Feldinhalte zu ersetzen. Da es sich bei dieser Funktion um eine globale Operation handelt, müssen Sie vorab eine Selektion über die
Datensätze erstellen, bei denen die Änderung erfolgen soll.
Würden Sie vorab keinen Filter einsetzen, würde die Änderung bei allen Datensätzen der
Ansicht durchgeführt werden.

Wählen Sie Start > Ersetzen und im folgenden Fenster aus der Feldliste das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten.

In der Zeile "Suche nach" geben Sie den Text ein, den Sie ersetzen möchten. Im Beispiel-Bild wäre das die neue Firmenbezeichnung.

Im Feld "Ersetze durch" tragen Sie den Text ein, den Sie stattdessen haben möchten.
Soll der vorherige Text gelöscht und nicht durch einen anderen ersetzt werden, lassen
Sie dieses Feld einfach leer. Somit wird der gesuchte Text einfach entfernt.
91
Suchen von Datensätzen

Unter "Option" können Sie festlegen, ob bei der Suche auf Groß/Kleinschreibung geachtet werden soll, und ob Sie den Vorgang des Ersetzens sicherheitshalber bei jedem
Datensatz bestätigen möchten.
Hinweis: Um die Option "Groß/Kleinschreibung beachten" zu nutzen, muss diese
Funktion in der Datenbankserver-Konfiguration gesetzt werden. Je nach verwendetem Datenbanksystem kann Sie bis auf Feldebene eingestellt werden.

Nach Start des Vorgangs über "Ausführen" wird der eingegebene Text gesucht und
durch den gewünschten ersetzt.
Hinweis: Das Ersetzen geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal clientseitig
vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch.
4.5 Suche in Social Media und Online-Verzeichnissen
Sie können eine Suche anhand des aktuellen Datensatzes in mehreren Online-Verzeichnissen durchführen. Dabei werden auch diverse Social Media-Verzeichnisse unterstützt, z.B.
XING, Facebook.

Wählen Sie Start > In Verzeichnissen > Datensatz in Online-Verzeichnissen und Social
Media suchen

Im Dialog "Online-Verzeichnissuche" bestimmen bzw. bestätigen Sie die Felder und die
Verzeichnisse, in denen gesucht werden sollen. Es werden nur jene Suchfelder berücksichtigt, die das jeweilige Verzeichnis unterstützt.

Die Treffer werden im Browser angezeigt. Eine Datenübernahme ist evtl. über den
combit address pick-up möglich. Siehe auch "Dateneingabe über address pick-up" in
Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten".
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich
nicht mehr angesteuert werden können!
4.6 Suche in Telefon-/Online-Verzeichnis
Über Datensatz in Telefonverzeichnis suchen können Sie direkt in einem Telefon- oder Online-Verzeichnis suchen und bei einigen Verzeichnissen die Daten der Treffer übernehmen.
Sofern Sie eine Telefon-CD einsetzen möchten, muss diese vorher installiert worden sein
und die CD muss sich im CD-Laufwerk befinden.
92
Suche in Telefon-/Online-Verzeichnis
Das Verzeichnis wählen Sie unter Konfigurieren > Verzeichnisse + Routenplaner auf der
Registerkarte "Verzeichnis".
▪
Geben Sie bei Telefon-CDs im Feld "Pfad" den Pfad zur Telefon-CD Startdatei an. Bei
manchen CDs ist diese Auswahl deaktiviert. Hier fordert das Programm selbst die notwendige Verbindung.
▪
Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den möglichen Such- und
Zielfeldern und den jeweils damit verknüpften Feldern Ihrer Ansicht. Um eine Zuordnung zu ändern, klicken Sie zweimal auf die zu ändernde Zeile in die Spalte Datenbankfelder, es öffnet sich die Liste mit allen verfügbaren Feldern Ihrer Ansicht und Sie können ein anderes Feld bestimmen.
Wählen Sie Start > In Verzeichnissen > Datensatz in Telefonverzeichnis suchen um eine
Suche nach dem aktuellen Datensatz durchzuführen.

Im Dialog "Suchparameter" bestimmen bzw. bestätigen Sie die Felder nach denen gesucht werden soll. Es werden nur jene berücksichtigt, die das Verzeichnis unterstützt.

Die Treffer werden in einer Liste angezeigt.

Einige Verzeichnisse unterstützten dabei auch die Übernahme von Daten, d.h. der aktuelle Datensatz wird ergänzt bzw. es wird ein neuer Datensatz angelegt. Bei OnlineVerzeichnissen ist eine Übernahme generell nicht möglich. Eine Datenübernahme ist
hier evtl. über den combit address pick-up möglich. Siehe auch "Dateneingabe über
address pick-up" in Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten".
Einige Telefon-Verzeichnisse unterstützten auch die manuelle Übernahme unabhängig
vom aktuellen Datensatz, d.h. Sie geben beliebige Suchparameter in die Suche der jeweiligen Anwendung ein.

Wählen Sie Start > In Verzeichnissen > Manuelle Übernahme aus einem Telefonverzeichnis

Die jeweilige Anwendung führt Sie dabei durch die Suche. Es öffnet sich (bzw. nach
einem Doppelklick auf einen Treffer) das "Übernahme"-Fenster für das Ergänzen der
Daten bzw. die Neuanlage (sofern dies vom Verzeichnis unterstützt wird).
Bitte beachten Sie bei den Telefon-CDs aus der Schweiz auch die so genannten RobinsonEinträge, die durch einen Stern gekennzeichnet sind. Bei diesen Robinson-Adressen möchten die entsprechenden Kontakte keine Werbebotschaften erhalten. Sie als Benutzer sind
dafür verantwortlich, die Bestimmungen der einzelnen Telefon-CDs korrekt umzusetzen.
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich
nicht mehr angesteuert werden können!
93
Suchen von Datensätzen
4.7 Routenplanung
Über Start > Routenplanung haben Sie die Möglichkeit einen Routenplaner zur Routenplanung oder Adressvisualisierung zu nutzen.
Tipp: Wenn Sie Microsoft MapPoint einsetzen, können Sie Daten auf
einer Landkarte visualisieren. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel "Häufigkeitsstatistik über Kontextmenü
Über den Eintrag "Häufigkeitsstatistik über Feld" im Kontextmenü der jeweiligen Felder der
Eingabemaske erhalten Sie das Statistikergebnis in Form einer Liste wie im Filter Allgemein-Dialog. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird nach diesem gefiltert.
Visualisierung von Daten".
Routenplanung zum aktuellen Datensatz
Für eine Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes gehen Sie folgendermaßen
vor:

Wählen Sie Start > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen Datensatz.

Im folgenden Dialog wählen Sie "Route planen" um den Routenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten.
Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Startadresse und
Routenplaner geändert werden.
94
Routenplanung
Routenplanung mit Wegpunkten / Zwischenstopp
Je nach konfiguriertem Routenplaner haben Sie auch die Möglichkeit, eine Route mit mehreren Wegpunkten zu planen oder Ihre Datensätze auf einer Karte zu visualisieren.

Um Wegpunkte zu setzen, navigieren Sie zu den entsprechenden Datensätzen und
wählen Start > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt / Zwischenstopp
/ Endpunkt setzen.
Wenn ein Wegpunkt gesetzt wird, ohne dass ein Startpunkt existiert, wird dieser automatisch zu einem Startpunkt. Wenn anschließend ein Startpunkt gesetzt wird, wird der
vorherige Startpunkt automatisch ein Zielpunkt. Es sollten also generell zuerst Start
und Zielpunkte gesetzt werden, bevor ein Wegpunkt gesetzt wird.

Über das Setzen dieser Punkte wird in der Statusleiste durch entsprechende Icons
informiert.

Über Start > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen können alle gesetzten Wegpunkte wieder gelöscht werden.

Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Start > Routenplanung
> Routenplanung.
Im folgenden Dialog können Sie

▪
über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Wegpunkte ändern
▪
über die Schaltfläche "Basisadresse" die hinterlegte Startadresse ändern
▪
über die Schaltfläche "Löschen" Wegpunkte aus der Liste entfernen
Wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für die Routenplanung
zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten.
95
Suchen von Datensätzen

Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Basisadresse und
Routenplaner geändert werden. Die Änderung der Basisadresse wirkt sich nicht auf
die bereits hinzugefügte aus.

Wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" wenn Sie die Wegpunkte nur anzeigen möchten,
ohne eine Route zu planen. Diese Funktion dient der Visualisierung der Daten, weitere
Informationen finden Sie in Kapitel "Häufigkeitsstatistik über Kontextmenü
Über den Eintrag "Häufigkeitsstatistik über Feld" im Kontextmenü der jeweiligen Felder der
Eingabemaske erhalten Sie das Statistikergebnis in Form einer Liste wie im Filter Allgemein-Dialog. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird nach diesem gefiltert.

Visualisierung von Daten".
Konfiguration

Wählen Sie Konfigurieren > Verzeichnisse + Routenplaner

Auf der Registerkarte "Routenplaner" wählen Sie im Feld "Name" den Routenplaner aus,
den Sie verwenden möchten. Beachten Sie dabei die Besonderheiten und Einschränkungen der jeweiligen Routenplaner, die im unteren Bereich des Dialogs angezeigt
werden.
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten
ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung
plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben
ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung.
96
Routenplanung

Auf der Registerkarte "Basisadresse" geben Sie die Startadresse für die Routenplanung
an. Sofern die Basisadresse nicht hinterlegt wird, werden die Daten der Firmenstammdaten übernommen.

Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den möglichen Such- und
Zielfeldern und den jeweils damit verknüpften Feldern Ihrer Ansicht.

Um eine Verknüpfung zu ändern, klicken Sie zweimal auf die zu ändernde Zeile in die
Spalte Datenbankfelder, es öffnet sich die Liste mit allen verfügbaren Feldern Ihrer
Ansicht und Sie können ein anderes Feld bestimmen. Eine Verknüpfung von PLZ oder
Ort ist zwingend notwendig!
97
Filtern von Datensätzen
5. Filtern von Datensätzen
Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. die Ansicht zeigt im Anschluss nur die
Datensätze an, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die
Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden.
Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen, Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumente ergänzt werden.
Ebenso könnte man sie komplett exportieren usw.
Auch bei der Suche handelt es sich um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten Datensätze angezeigt werden. Der Unterschied ist, dass Ihnen bei der Suchabfrage
weniger Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und dass Sie die Suchkriterien
nicht abspeichern können.
Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste,
ebenso gibt die Zahlenangabe "ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze der
Ansicht" Aufschluss über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze.
Unter Filtern finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeiten aufgeführt.
▪
Allgemein: Sehr flexible Methode um Datensätze zu filtern.
▪
Formularabfrage: Sie füllen die Eingabemaske wie ein Formular aus.
▪
Freie SQL-Abfrage: Die freie SQL-Abfrage ermöglicht z.B. Abfragen nach dem Muster
"Filtere alle Datensätze bei denen kein verknüpfter Datensatz mit Merkmal X existiert".
▪
Volltextrecherche: Nach einem Inhalt in vielen verschiedenen Feldern filtern.
▪
Dubletten: Doppelte Einträge filtern.
▪
Manueller Filter: Datensätze ohne gemeinsames Merkmal filtern.
Ein global gespeicherter Filter kann auch direkt über das Menüband aktiviert werden.
Möchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen wählen Sie Filtern >
Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht.
5.1 Allgemeiner Filter
Der allgemeine Filter ist eine sehr flexible Methode um Datensätze zu filtern, die beispielsweise einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere
gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien beliebig kombinieren.
98
Allgemeiner Filter
Über die Schaltfläche Weitere Optionen können Sie definieren, dass bei mehreren Treffern
in die Listenansicht gewechselt wird. Diese Einstellung wirkt sich auch auf "Filtern > Filterausdruck ausführen" und auf die über die Projektnavigation ausgeführten Filter aus.
Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter darauf aufsetzen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktuellen Filter einbeziehen". Über einen Dialog können Sie dann entscheiden, ob Sie den aktuellen Filter mit ODER, UND oder
nicht kombinieren möchten.
Einen einfachen Filter erstellen

Wählen Sie Start > Filter erstellen.

In der Liste "Felder" klicken Sie auf das Feld, das das gesuchte Merkmal enthält. Anhand der Symbole sehen Sie den jeweiligen Feldtyp (Zeichen, Numerisch, Datum, Logisch, Schlüsselfeld, Eingebettete Datei).

Aus der Liste "Verknüpfungen" wählen Sie den gewünschten Operator aus. Angezeigt
werden die für das selektierte Feld zulässigen Verknüpfungen.
Wenn Sie nur einen bestimmten Textteil finden wollen, wählen Sie den Operator "enthält". Wenn das Feld nur ein Merkmal enthält, wählen Sie "gleich".

Im Feld "Wert" geben Sie das gesuchte Merkmal ein. Bei Feldern von denen eine 1:1
Relation ausgeht, wird eine '...' – Schaltfläche zur Datensatzauswahl dargestellt.

Wählen Sie die Option "Groß-/Kleinschreibung beachten" sofern gewünscht.
99
Filtern von Datensätzen
Hinweis: Die Option "Groß/Klein beachten" ist nicht für Felder vom Typ "Bemerkung" auswählbar und kann nur dann ausgeführt werden, wenn dies in der Datenbankserver Konfiguration eingestellt wurde.

Damit diese Bedingung in den Filterausdruck übernommen wird, klicken Sie nun auf
"Hinzufügen". und anschließend auf "Ausführen".
Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, die im Ort "Konstanz" liegen:

Aus der Liste mit den Feldern "ORT" auswählen

Bei den Verknüpfungen wählen Sie "gleich"

Als Wert geben Sie "Konstanz" an
Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, deren Bemerkungsfeld "begeistert" enthält:

Aus der Feldliste "BEMERKUNG" wählen

Bei den Verknüpfungen "enthält" wählen

Als Wert "begeistert" eingeben
Tipp: Möchten Sie einen Filter auf eine bereits erstellte Selektion aufsetzen, wählen Sie
vor dem Auswählen zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis".
Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen
Wenn Sie innerhalb einer Ansicht einen Filter mit verschiedenen Bedingungen setzen
möchten, müssen Sie diese verschiedenen Kriterien miteinander verknüpfen. Dies erfolgt
über folgende logische Operatoren:
▪
UND: Beide Bedingungen sollen gelten (Schnittmenge).
▪
ODER: Entweder Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder beide sollen zutreffen (Vereinigungsmenge).
▪
NICHT: Wird angewendet, wenn eine bestimmte Bedingung ausdrücklich nicht zutreffen soll (Komplementärmenge).
Die Operatoren setzen Sie über die Schaltflächen UND, NICHT, ODER oberhalb des Eingabefelds. Über die Pfeil-Schaltflächen können Sie Änderungen rückgängig machen oder
diese wiederholen.
Beispiel 1: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 und 8 liegen.

Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "größer/gleich", als Wert "70000".

Als Operator wählen Sie "UND".
100
Allgemeiner Filter

Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "kleiner", als Wert "90000".

Als Operator wählen Sie "UND".

Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D".
Wenn Sie mehrere Operatoren verwenden, können Sie beim Filterausdruck Klammern einsetzen, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen. Achten Sie stets
auf die Reihenfolge der gesetzten Operatoren. Bei UND / ODER Verknüpfungen ist die
Reihenfolge entscheidend, da die Regel "UND vor ODER" gilt.
Die Klammern setzen Sie ebenfalls über die Schaltflächen oberhalb des Eingabefelds oder
Sie editieren den Filterausdruck direkt im Eingabefeld.
Beispiel 2: NAME = "Mustermann" AND ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B"
bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist
UND bei denen die Abteilung "A" lautet. Außerdem werden alle Datensätze gefiltert, bei
denen die Abteilung "B" lautet, ganz unabhängig davon, wie der Name lautet.
Beispiel 3: NAME = "Mustermann" AND (ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B")
bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist und
bei denen die Abteilung entweder "A" oder "B" lautet.
Beispiel 4: Sie möchten alle Kontakte-Datensätze filtern, bei denen als Name "Mustermann"
und als Abteilung entweder "Personalabteilung" oder "Geschäftsführung" hinterlegt ist.

Wählen Sie das Feld "NAME", als Verknüpfung "gleich" und bei Wert "Mustermann".
101
Filtern von Datensätzen

Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "UND"

Wählen Sie das Feld "ABTEILUNG", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Personalabteilung".

Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "ODER"

Belassen Sie "ABTEILUNG" selektiert, und ändern den Wert auf "Geschäftsführung".
Klicken Sie wieder auf "Hinzufügen".

Fügen Sie nun beim Filterausdruck Klammern ein, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen, da die Regel "UND vor ODER" gilt.

In diesem Fall setzen Sie also die öffnende Klammer nach dem "AND" und die schließende Klammer nach "Geschäftsleitung", damit die ODER-Bedingung eingeklammert
ist und damit zuerst ausgewertet wird.

Klicken Sie dann auf "Ausführen".
Filter mit relational verknüpften Feldern
Sie können auch auf Felder aus relational verknüpften Ansichten zugreifen. Wählen Sie
dazu vor dem Festlegen der Bedingung in der Liste der Ansichten die jeweilige Ansicht aus
(erst dann werden Ihnen auch die jeweils zugehörigen Felder angezeigt).
Haben Sie bereits eine Bedingung definiert, und wechseln dann die Ansicht für die zweite
Bedingung, ist der Filter-Ausdruck der ersten Bedingung nicht mehr direkt für Sie sichtbar.
Im entsprechenden Fenster wird immer nur der Ausdruck der aktuellen Ansicht angezeigt.
Dass für eine andere Ansicht bereits eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran,
dass diese in der Liste "fett" dargestellt wird.
Die Ausdrücke der einzelnen Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft.
Beispiel: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich
7 liegen und bei denen im Kontaktcontainer ein Eintrag "Besuch Messe" vorhanden ist.

Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma"

Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7".

Als Operator wählen Sie "UND".

Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D".

Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Aktivitäten"

Wählen Sie das Feld "Kommentar", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Besuch
Messe".

Klicken Sie auf "Hinzufügen"
Dass für die Ansicht "Firma" und "Aktivitäten" eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran, dass diese in der Liste der Ansichten in Fettschrift dargestellt wird. Die
Ausdrücke der beiden Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft.
102
Allgemeiner Filter

Klicken Sie dann auf "Ausführen".
Mit Datumswerten filtern
Bei Datums(zeit)-Feldern stehen Ihnen zusätzlich die Funktionen Year(), Quarter(), Month(),
Day(), Hour(), Minute(), Second() zur Verfügung. Wählen Sie die jeweilige Funktion aus,
wenn Sie für ein Feld z.B. nach einem bestimmten Jahr filtern möchten.
Wenn Sie nach Datumsdifferenzen oder Abhängigkeiten zum aktuellen Tag filtern möchten, müssen Sie den Filterausdruck selbst zusammenstellen. Nutzen Sie dabei die entsprechenden T-SQL-Funktionen. Nähere Informationen finden Sie z.B. hier: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms186724.aspx
Beispiel für MS SQL: Änderungsdatum innerhalb der letzten 14 Tage
DATEDIFF(day, "Contacts"."ModifiedOn" ,CURRENT_TIMESTAMP) <14
Nach Dokumentinhalten filtern (Volltextsuche)
Bei Feldern mit internem Feldtyp "Eingebettete Datei" kann über die Verknüpfung "enthält
(Volltext)" auch nach Inhalten von Dokumenten gefiltert werden. Selektieren Sie in der Feldliste das Dokumentenfeld.

Wählen Sie eine der Verknüpfungen "enthält (Volltext)".
Hinweis: Ausführliche Informationen zu Einrichtung und Konfiguration der Volltextsuche
finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel "Filtern
von Dokumenteninhalten - Volltextsuche".
103
Filtern von Datensätzen
Den Loginnamen zum Filter hinzufügen
Sie haben auch die Möglichkeit, den Login Name des aktuellen Benutzers in die Filterbedingung aufzunehmen. Zum Übernehmen der Variable klicken Sie dazu neben dem Feld
"Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzer-Loginname".
Mit Hilfe dieser Variable können Sie beispielsweise einen Filterausdruck speichern, bei
dem das Kunden-Betreuerfeld nach einem bestimmten Anwender durchsucht wird. Es ist
jedoch nicht notwendig, den Namen des jeweiligen Betreuers in die Filterbedingung einzufügen – durch das Einsetzen der Variable wird automatisch auf den Loginnamen des
aktuellen Benutzers gefiltert.
Häufigkeitsstatistik
Sie können bei jedem Feld eine Häufigkeitsstatistik anzeigen lassen. Damit lassen sich
Zielgruppen schneller erkennen und noch effektiver zusammenstellen. Diese Häufigkeitsstatistik steht Ihnen auch im Kontextmenü eines Feldes in der Eingabemaske zur Verfügung.
▪
Wenn Sie eine Häufigkeitsanalyse durchführen möchten, klicken Sie neben dem Feld
"Wert" auf die Statistik-Schaltfläche.
▪
Die Häufigkeiten werden absolut und prozentual angezeigt. Sofern möglich, werden
auch 1:1-relationale Felder berücksichtigt.
▪
Datumsfunktionen werden nicht berücksichtigt.
▪
Wenn im Feld "Wert" ein Wert eingegeben wird, so wird die Häufigkeitsstatistik über
alle Datensätze erstellt, die mit diesem Text beginnen. Die Verknüpfungen werden ignoriert.
104
Allgemeiner Filter
▪
Wenn das Feld "Wert" leer ist, zudem in der Liste der Ansichten die oberste Ansicht
gewählt ist (also diejenige Ansicht, die gerade geöffnet ist), im Hintergrund ein Filter
aktiv ist und zudem im Dialog die Checkbox "Verwende aktuellen Filter als Basis" angekreuzt ist, werden in die Häufigkeitsstatistik nur die Datensätze des aktuellen Filters
einbezogen. Wenn in der Liste der Ansichten eine relational verknüpfte Ansicht gewählt ist, werden immer alle Datensätze ausgewertet, unabhängig vom Status der
Checkbox.
Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString())
Sie können Filterausdrücke erstellen, die interaktive Benutzereingaben erfordern. Dies ist
dann sinnvoll, wenn häufig sehr ähnliche Filter angewendet werden, bei denen sich lediglich der Vergleichswert ändert.

Wenn Sie einen Filter mit Abfrage erstellen möchten, klicken Sie neben dem Feld
"Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzereingabe".

Sie haben dann die Möglichkeit, einen Eingabeaufforderungstext (den Fragetext) und
einen Vorschlagswert anzugeben.

Wenn Sie diesen Filter ausführen, wird der Vergleichswert über einen Dialog abgefragt.
105
Filtern von Datensätzen
Zuletzt verwendeten Filter laden
Über die Schaltfläche 'Zuletzt verwendeten Filter laden' stehen die 9 zuletzt ausgeführten
Filterausdrücke zur Verfügung, auch wenn diese nicht explizit durch den Benutzer gespeichert wurden. Die zuletzt verwendeten Filterausdrücke werden benutzer- und ansichtenspezifisch gespeichert.
5.2 Freie SQL-Abfrage
Die Funktion "Freie SQL-Abfrage" bietet Experten die Möglichkeit eine direkte SQL-Abfrage
durchzuführen. Hierbei geben Sie die SQL-Abfrage direkt ein.

Starten Sie die freie SQL-Abfrage über Filtern > Freie SQL-Abfrage.

Geben Sie die SQL-Abfrage ein. Im SELECT-Teil der Abfrage muss dabei die Primärschlüsselspalte der Tabelle gewählt werden, die der aktuellen Ansicht zugrunde liegt.

In der Abfrage dürfen auch die "Pseudovariablen" (z.B. «cRM.User. LoginName») und
die Funktion AskString$() verwendet werden.

Über die Schaltfläche "Die zuletzt verwendete SQL-Abfrage laden" stehen wie beim
Allgemeinen Filter die 9 zuletzt ausgeführten Filterausdrücke zur Verfügung, auch
wenn diese nicht explizit durch den Benutzer gespeichert wurden. Die zuletzt verwendeten Filterausdrücke werden benutzer- und ansichtenspezifisch gespeichert.

Über Laden/Speichern kann der Filter wie beim Allgemeinen Filter abgespeichert und
geladen werden.
106
Freie SQL-Abfrage

Auch ein gespeicherter Allgemeiner Filter kann in den Dialog geladen werden. Eine
gespeicherte freie SQL-Abfrage kann jedoch nicht als Allgemeiner Filter geladen werden.

Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter
darauf aufsetzen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis". Über
einen Dialog können Sie dann entscheiden, ob Sie den aktuellen Filter mit ODER, UND
oder nicht kombinieren möchten.
Beispiel: Alle Firmen-Datensätze ohne Ansprechpartner.
select "Companies"."ID"
from "Companies"
where not exists
(select "ID" from "Contacts" where "Companies"."ID" = "Contacts"."CompanyID")
Beispiel: Alle Kontakte mit Aktivitäten in 2012 aber ohne Aktivitäten in 2013
select "Contacts"."ID"
from "Contacts"
where
exists
(
select "Activities"."ContactID"
from "Activities"
where datepart(year, "Activities"."DateTime") = 2012 and
"Activities"."ContactID"="Contacts"."ID"
)
and NOT exists
(
select "Activities"."ContactID"
from "Activities"
where datepart(year, "Activities"."DateTime") = 2013 and
"Activities"."ContactID"="Contacts"."ID"
)
Hinweise: Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Feldrechte und keine Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten. Daher kann die Möglichkeit der freien SQLAbfrage benutzerspezifisch eingeschränkt werden. In der Rechteverwaltung stehen dafür die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung".
107
Filtern von Datensätzen
5.3 Filterausdrücke speichern
Sie können Filterausdrücke speichern und zusätzlich für den Schnellzugriff in der Navigation darstellen.
Filterausdrücke speichern und verwalten

Um gespeicherte Filterausdrücke zu verwalten öffnen Sie die Ansicht, für die der Filterausdruck erstellt wurde. Die Filterausdrücke stehen in der Navigation als "Filter" zwar
global zur Verfügung, der Filter wird jedoch ansichtenspezifisch definiert. Wählen Sie
dann Konfigurieren > Filterausdrücke.
Die Funktionen zum Bearbeiten der Sofortberichte (Ändern, Berechtigungen, Löschen,
Reihenfolge der Darstellung) stehen über eine Symbolleiste rechts oben zur Verfügung.

Um einen Filter zu speichern, klicken Sie nach Zusammenstellen des Ausdrucks im
Dialog Filter Allgemein oder Freie SQL-Abfrage auf die Schaltfläche "Speichern".
Entscheiden Sie anschließend über einen Dialog, ob der Filterausdruck auch anderen
Benutzern zur Verfügung stehen soll. Ansonsten können nur Sie auf den Filterausdruck
zugreifen und Sie können auch keine weiteren Zugriffsberechtigungen vergeben.

In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein.

In Navigation: Über diese Option steht der Filter auch im Fenster "Navigation" und im
Menüband für den Schnellzugriff zur Verfügung stehen soll. Ob beim Ausführen in die
Listenansicht gewechselt wird, ergibt sich aus der entsprechenden Einstellung im Dialog "Filter Allgemein".

Containerfilter: Aktivieren Sie diese Option, wenn dieser Filter auch als Containerfilter
zur Verfügung stehen soll. Weitere Informationen finden Sie unter "Filtern von Containern".
108
Formularabfrage

Name für Scripte/Workflows: Optional können Sie einen Namen festlegen, der für den
Zugriff per Script oder Workflow notwendig ist.

Berechtigungen:
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Enterprise Edition.
▪
Über die Schaltfläche "Berechtigungen ändern" können Sie den Zugriff auf diesen
Filterausdruck auf bestimmte Benutzer und/oder Benutzergruppen beschränken.
Sofern keine Benutzer oder Benutzergruppen ausgewählt sind, können alle Anwender auf diesen Filterausdruck zugreifen (sofern es sich nicht sowieso um einen persönlichen Filterausdruck handelt).
Berechtigungseinschränkungen greifen auch für Administratoren. Für sie explizit
ausgenommen ist lediglich die Anzeige im Dialog "Filterausdrücke verwalten".
▪
Der Dialog unterstützt Multiselektion, halten Sie dafür die STRG-Taste gedrückt.
▪
Für diese Funktion benötigen Sie Administratorenrechte.
Filter ausführen und laden

Gespeicherte Filterausdrücke können direkt über Filtern > Filterausdruck ausführen
ausgeführt werden. Alternativ starten Sie den Filter über den Navigationsbereich.

Die gespeicherten Filterausdrücke können auch in den Dialog Filter Allgemein geladen
werden um diese z.B. mit weiteren Bedingungen zu ergänzen. Klicken Sie dazu im
Dialog Filter Allgemein auf die Schaltfläche "Laden". Sollte ein bestehender Filterausdruck beim Laden eines Filters vorhanden sein, können Sie über einen Dialog entscheiden ob der vorhandene Filter überschrieben werden soll oder ob die Filter kombiniert
werden sollen.
Hinweis: Eine gespeicherte Freie SQL-Abfrage kann nicht in den Dialog Filter Allgemein geladen werden.
5.4 Formularabfrage
Die Formularabfrage (QBE, Query by Example) ist eine besonders einfache Weise, Filter
durchzuführen. Hierbei füllen Sie Ihre gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus. Jeder
Eintrag zählt dabei als eigene Filterbedingung.

Starten Sie den Filter über Filtern > Formularabfrage.

Geben Sie in die jeweiligen Felder die gewünschten Vergleichswerte ein.
▪
Beachten Sie die Optionen "Aktueller Filter als Basis" und "Groß-/Kleinschreibung
beachten"
109
Filtern von Datensätzen

▪
Falls Sie mehrere Suchbegriffe auf einmal in verschiedene Felder eintragen, sind
diese automatisch mit UND verknüpft. Die Felder können dabei auch auf verschiedenen Registerkarten stehen.
▪
Wählen Sie den gewünschten Suchmodus Normal, Exakt, Wildcard, Phonetisch
oder Enthält.
▪
Auch Codefeld-Einträge (z.B. Kategorie), Checkboxen (z.B. Bonität ok) und 1:1relational verknüpfte Felder (z.B. Branche1) können ausgewählt werden.
Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter
darauf aufsetzen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktuellen Filter einbeziehen".
Über einen Dialog können Sie dann entscheiden, ob Sie den aktuellen Filter mit ODER,
UND oder nicht kombinieren möchten.
Beispiel: Alle Firmen-Datensätze mit Ort "Konstanz" und Code "Einladung Messe".

Tragen Sie im Feld "Ort" den Wert "Konstanz" ein.

Klicken Sie auf der Registerkarte "Zusätze" den Code "Messe-Einladung" an.

Wählen Sie als Filtermodus "normal" und führen den Filter mit "OK" aus.

Es wird automatisch nach allen Datensätzen im Ort "Konstanz" gesucht, die außerdem
den Code für die Messe-Einladung gesetzt haben.
5.5 Volltext-Recherche
Mit der Volltextrecherche können Sie nach einer bestimmten Information eines Datensatzes suchen, von der Sie nicht genau wissen, in welchem Feld sie sich befindet.

Wählen Sie Filtern > Volltextrecherche und geben Sie an, in welchen Feldern der Ansicht gesucht werden soll.

Geben Sie bei den Suchkriterien den gesuchten Begriff ein und führen den Filter über
"OK" aus. Im Falle von numerischen oder Datums-Feldern müssen Sie analog die gesuchten Zahlen oder ein Datum eingeben.

Auch eine Volltextrecherche kann auf einen anderen Filter aufgesetzt werden. Aktivieren Sie dazu den Schalter "Verwende aktuellen Filter als Basis".
5.6 Doppelte Einträge (Dubletten) filtern
Sie haben die Möglichkeit die Datenbank auf mögliche doppelte Einträge zu filtern. Dies
kann z.B. nach dem Import von Datensätzen sinnvoll sein.

Um den Dubletten-Filter zu starten, wählen Sie Filtern > Dublettenprüfung. Im erstellten Filter werden nun alle doppelten Datensätze angezeigt.

Sie können nun durch die selektierten Datensätze blättern und die nicht mehr benötigten einzeln löschen.
110
Letzter Filter

Alternativ können Sie über die Funktion Start > Erweitert > Datensätze zusammenführen zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammenführen. Der aktuelle Datensatz ist
dabei der Primär-Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundäre
Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden. Weitere Informationen
zum Zusammenführen finden Sie unter "Datensätze zusammenführen" im Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten".
Die Vergleichsfelder für den Dublettencheck, also die Feldinhalte die einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, legen Sie in den Eigenschaften der Ansicht fest. Dort kann
der Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktiviert werden, damit bereits
bei der Dateneingabe geprüft wird, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Dublettencheck" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
5.7 Letzter Filter
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Filter noch einmal zu nutzen:

Nutzen Sie die Filter-Bibliothek über Filtern > Filterausdruck ausführen.

Um alle ausgeführten Filter zurück zu gehen, klicken Sie auf Start > Letzten Filter aktivieren. Sie werden alle ausgeführten Filter in umgekehrter Reihenfolge nochmals ausführen, bis keiner mehr zur Verfügung steht.
5.8 Filter invertieren
Wählen Sie Filtern > Filter invertieren um die Auswahl der Datensätze umzukehren, d.h.
alle gefilterten Datensätze werden aus dem Filter entfernt. Alle nicht enthaltenen Datensätze werden in den Filter aufgenommen.
Beachten Sie, dass Felder, die keinen Inhalt (NULL-Wert) haben, beim invertierten Filter
nicht automatisch berücksichtigt werden und daher nicht automatisch im Filter auftauchen.
5.9 Filter in phone manager übernehmen
Wählen Sie Filtern > Filter in den phone manager übernehmen um alle Datensätze im aktuellen Filter in die Anrufliste zu übernehmen.
5.10 Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern
Die Funktionalität "Letzter Filter" können Sie auch dazu nutzen, alle Datensätze einer relational verknüpften Ansicht zu selektieren, die zum aktuellen Datensatz gehören. Dadurch
können Sie z.B. alle Adressen die einem Projekt zugeordnet sind selektieren, um an diese
Adressen eine Serien-Mail zu versenden.
111
Filtern von Datensätzen

Doppelklicken Sie in einer Ansicht auf einen Eintrag in einem Container, z.B. in der
Ansicht "Projekte" auf einen Eintrag in der Ansicht "Teilnehmer".

Der Datensatz wird in einer separaten Ansicht angezeigt. Dabei wurde automatisch ein
Filter auf alle zuvor im Container angezeigten Datensätze angelegt.

Wählen Sie diesen Filter über Start > Letzten Filter aktivieren.

Es werden alle Datensätze selektiert, die ursprünglich im Container des Datensatzes
angezeigt wurden.
5.11 Manueller Filter
Ein manueller Filter ermöglicht die Auswahl einzelner Datensätze, für die sich z.B. kein gemeinsames Merkmal findet. Einzelne Datensätze werden dabei über eine Checkbox in der
ersten Spalte der Listenansicht explizit in den manuellen Filter einbezogen oder ausgeschlossen. Dabei ist auch eine Kombination mit einem Allgemeinen Filter möglich. Über
Filtern stehen die Funktionalitäten im Bereich "Manuell" zur Verfügung.
Um einen manuellen Filter zu erstellen, gehen sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Filtern > Zusammenstellen

In der Listenansicht wird eine Spalte mit Checkboxen zur Zusammenstellung des manuellen Filters angezeigt.

Wählen Sie über die Checkboxen oder Filtern > Datensatz einbeziehen / Datensatz
ausschließen / Alle ausschließen / Alle einbeziehen diejenigen Datensätze aus, die explizit in den Filter einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen. Diese Checkbox
kennt für die Kennzeichnung der Datensätze drei verschiedene Zustände:
Datensatz wird explizit in den Manuellen Filter einbezogen. Wenn der manuelle
Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv angezeigt.
Datensatz wird vom Manuellen Filter ignoriert. Ob der Datensatz angezeigt wird,
ergibt sich durch einen evtl. kombinierten Allgemeinen Filter.
Datensatz wird explizit vom Manuellen Filter ausgeschlossen. Wenn der manuelle
Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv nicht angezeigt.
112
Manueller Filter

Optional kann nun ein Filter über Filter Allgemein erstellt werden.

Wählen Sie Filtern > Anwenden um den Filter auszuführen
Sofern bereits ein Filter besteht, haben Sie die Möglichkeit den bestehenden Filter mit
dem manuellen Filter zu kombinieren. Dann werden alle Datensätze des bestehenden
Filters zusätzlich um die Datensätze erweitert, welche mit einem Häkchen gekennzeichnet wurden. Zusätzlich werden alle Datensätze entfernt, welche explizit ausgeschlossen wurden, die also auf keinen Fall im Filter vorhanden sein sollen.

Die Anzahl der in den manuellen Filter einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätze
wird in der Statusleiste der Ansicht angezeigt. Am entsprechenden Symbol ist erkennbar, ob der Manuelle Filter aktiv ist.

Um den manuellen Filter aufzuheben, wählen Sie Filtern > Auswahl aufheben. Sofern
der Filter mit einem bestehenden Filter kombiniert wurde, ist dieser anschließend wieder aktiv.

Möchten Sie den Filter vollständig rückgängig machen, wählen Sie Filtern > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen
wieder zur Verfügung.

Wählen Sie Filtern > Manuellen Filter speichern um die Zusammenstellung zu speichern. Dabei werden alle über die Checkbox ausgewählten Datensätze gespeichert.
Über Filtern > Manuellen Filter laden kann die Zusammenstellung wieder aktiviert werden.
Bitte beachten: In der Ansicht muss ein Feld vom Typ "Datensatz-ID" vorhanden
sein, und bei manuell einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätzen darf in diesem
Feld keinen NULL Wert enthalten sein.

Wählen Sie Filtern > Aktuellen Filter als manuellen Filter speichern um alle Datensätze
im aktuellen Filter als Datensatzauswahl für einen manuellen Filter, zu speichern. Somit
kann ein Filter über Filtern > Manuellen Filter laden direkt wieder hergestellt werden.
Beispiel 1: Sie möchten 3 bestimmte Datensätze filtern.

Wählen Sie Filtern > Zusammenstellen

Klicken Sie in die Checkbox vor diesen 3 Datensätzen um diese explizit in den Filter
einzubeziehen. Die Checkbox hat damit jeweils einen Haken gesetzt.

Wählen Sie Filtern > Anwenden um den Filter auszuführen

Es werden die 3 ausgewählten Datensätze gefiltert.
Beispiel 2: Sie möchten alle Kontakte-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer den Datensätzen der "Albatros Flug OHG".
113
Filtern von Datensätzen

Wählen Sie Start > Filter erstellen.

Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma"

Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7".

Als Operator wählen Sie "UND".

Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D".

Klicken Sie dann auf "Ausführen".
Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen.

Wählen Sie Filtern > Zusammenstellen

Klicken Sie zweimal in die Checkbox vor alle Datensätze der Firma "Albatros Flug OHG"
um diese explizit vom Manuellen Filter auszuschließen. Die Checkbox hat damit keinen
Haken gesetzt und einen weißen Hintergrund.

Wählen Sie Filtern > Anwenden um den Filter auszuführen.

Bestätigen Sie den Dialog "Soll der manuelle Filter mit dem aktuellen Filter kombiniert
werden?" mit "Ja" damit die beiden Filter kombiniert werden.

Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer den Datensätzen der Firma "Albatros Flug OHG".
Beispiel 3: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, zusätzlich den Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" aus dem Postleitzahlbereich 8.

Wählen Sie Filtern > Zusammenstellen.

Klicken Sie in die Checkbox vor dem Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" um diesen
explizit in den Filter einzubeziehen. Die Checkbox hat damit einen Haken gesetzt.

Wählen Sie Start > Filter erstellen.

Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7".

Als Operator wählen Sie "UND".

Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D".

Klicken Sie dann auf "Ausführen".

Wählen Sie Filtern > Anwenden um den Filter auszuführen.

Bestätigen Sie den Dialog "Soll der manuelle Filter mit dem aktuellen Filter kombiniert
werden?" mit "Ja" damit die beiden Filter kombiniert werden.

Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außerdem der Datensatz der Firma "Autohaus Wiese".
114
Filtern von Containern
5.12 Filtern von Containern
Für Container besteht ebenfalls eine benutzerspezifische Filtermöglichkeit. Wählen Sie
über die Combobox den gewünschten Filter aus um nur diejenigen Datensätze anzuzeigen,
die dem gewünschten Kriterium entsprechen. Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird.
Es stehen Ihnen diejenigen gespeicherten Filter der verknüpften Ansicht zur Verfügung,
bei denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist.
5.13 Besonderheiten
Es ist wahrscheinlich, dass NULL-Werte in Ihren Feldern gespeichert werden. Ein NULLWert weist darauf hin, dass der Wert unbekannt ist. Ein NULL-Wert unterscheidet sich von
einem leeren Wert oder dem Wert Null (0).
▪
Um das Vorhandensein von NULL-Werten in einem Filter zu berücksichtigen, verwenden Sie IS NULL oder IS NOT NULL, also z.B. "Contacts"."LPersCont" IS NULL.
▪
Primärschlüssel können nicht NULL sein.
▪
Beim invertierten Filter werden NULL- Felder nicht automatisch berücksichtigt.
Beispiel: Angenommen Sie haben einen Filter über den Ausdruck "Companies"."CreditOK" = 1 erstellt. Sie erhalten 100 / 500 Treffer. Jetzt wählen Sie "Filtern > Filter invertieren", daraufhin werden Ihnen anstatt der erwarteten 400 / 500 Treffer lediglich 380 /
500 Treffer angezeigt. Somit ist bei 20 Datensätzen das Feld CreditOK = NULL.
115
Termin- und Aufgabenverwaltung
6. Termin- und Aufgabenverwaltung
Die interne Ansicht Termin/Aufgaben ermöglicht die Verwaltung von Terminen, Aufgaben
und Ressourcen. Sie öffnen diese Ansicht über den Navigationsbereich oder über Termine/Aufgaben > Termine und Aufgaben einer Ansicht.
Es kann alternativ eine externe Terminverwaltung wie z.B. Outlook genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Externe Termin- und Aufgabenverwaltung".
6.1 Termine und Aufgaben planen
Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten, zu denen andere Kontakte eingeladen
oder Ressourcen reserviert werden. Sie können wiederholte Termine planen, die Termine
nach Tag, Woche oder Monat anzeigen und Erinnerungen für die Termine festlegen.
Mit Aufgaben planen Sie längerfristige Vorgänge. Im Unterschied zum Termin wird bei einer Aufgabe ein Anfangs- sowie ein Fälligkeitsdatum festgelegt und ein Status vergeben.
Termin oder Aufgabe erstellen

Um Termine/Aufgaben zu erstellen haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
▪
116
Klicken Sie in der Ansicht "Termin/Aufgaben" mit der rechten Maustaste in den
Kalender und wählen Sie im Kontextmenü "Neuer Termin" bzw. "Neue Aufgabe"
oder wählen Sie diese Funktion unter Datensatz.
Termine und Aufgaben planen
▪
Wählen Sie in einer Ansicht Termine/Aufgaben > Neuer Termin/Neue Aufgabe
zum Datensatz wenn der Termin bzw. die Aufgabe mit diesem Datensatz verknüpft werden soll. Termine/Aufgaben die über diesen weg erstellt wurden, lassen sich über Termine/Aufgaben > Termine zum Datensatz anzeigen in der Termin/Aufgabenliste anzeigen.

Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein. Hier stehen die 20 letzten Eintragungen zur Verfügung.

Im Feld Mit wird die Verweisinformation des Datensatzes angezeigt, sofern der Termin/die Aufgabe direkt aus einem Datensatz angelegt wurde.

Geben Sie im Feld Ort Informationen zu Räumlichkeiten oder Orten ein (nur bei Terminen).

Kategorien: Sie können alle mit einem bestimmten Projekt oder mit einer bestimmten
Aufgabe in Zusammenhang stehenden Termine/Aufgaben mithilfe von Symbolen markieren, was eine komfortable Erkennung und Verwaltung der Termine/Aufgaben ermöglicht. Eine Kategorie wird über die entsprechende Schaltfläche zugewiesen. Ist
keine passende Kategorie aufgeführt, können Sie diese über Konfigurieren > Kategorien erstellen. Wählen Sie aus vielen Standardsymbolen und benennen Sie diese mit
einem für Sie aussagekräftigen Namen.

Privat: Private Termine/Aufgaben können nur vom "Eigentümer" des Termins eingesehen werden

Wählen Sie alle weiteren gewünschten Optionen aus.
117
Termin- und Aufgabenverwaltung
Tipp: Wenn es sich um einen mehrtägigen Termin handelt, aktivieren Sie die Option
"Serientermin" und wählen als Serienmuster "Täglich, jeden Arbeitstag". Als Serienende geben Sie dann das Enddatum an.

Damit ein Termin zu einer Terminserie wird, klicken Sie auf Serientermin.
▪
Legen Sie fest, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll (Täglich,
Wöchentlich, Monatlich, Jährlich), und wählen Sie die entsprechenden Optionen
aus.
▪
In der Terminliste werden Serientermine nur einmal aufgeführt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, geben Sie den Zeitraum vor dem Termin/der Aufgabe ein, in dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Siehe auch Abschnitt "Erinnerungen".

Termine/Aufgaben können auf der Registerkarte Teilnehmer mehreren Benutzern, Benutzergruppen und Ressourcen zugeordnet werden.
▪
Die Ressourcen definieren Sie unter Konfigurieren > Ressourcen.
▪
Der erste Benutzer der Liste wird bei Gruppenterminen/-aufgaben zum Eigentümer des Termins. Nur der Eigentümer kann Uhrzeit und Datum ändern. Wenn nur
Gruppen ausgewählt werden wird automatisch der Ersteller zum Eigentümer.

Über die Registerkarte Verknüpfungen können Termine/Aufgaben mit anderen Datensätzen verknüpft werden, z.B. mit Projekten oder weiteren Kontakten.

Über die Registerkarte Aktionen können Sie einen Termin mit unterschiedlichen Aktionen verknüpfen, die entweder automatisch oder manuell im Erinnerungsdialog ausgelöst werden.
118
Termine und Aufgaben planen
▪
Telefonanruf: Wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontextmenü eines Telefonoder Mobiltelefon-Feldes über Telefontermin planen angelegt haben, ist die entsprechende Telefonnummer bereits automatisch eingetragen und Sie können bei
Fälligkeit des Termins direkt über "Ausführen" das Telefonat starten.
▪
SMS-Nachricht versenden: Auch hier ist die Nummer bereits voreingestellt, sofern Sie den Termin aus dem Mobiltelefon-Feld heraus angelegt haben.
▪
eMail-Benachrichtigung: Wird der Termin aus einem eMail-Feld heraus angelegt,
wird die eMail-Adresse automatisch übernommen.
▪
Starten/Öffnen einer Datei oder eines Dokuments: Es können auch automatisch
Programme gestartet werden - etwa zur Datensicherung über Nacht.
Überprüfung auf Terminüberschneidung
Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Das
Ergebnis der Prüfung zeigt den ersten gefundenen Konflikt.
Es werden dabei nur Einzeltermine geprüft. Zudem muss der Benutzer das Recht haben,
Termine anderer Benutzer zu sehen. Diese Prüfung kann über Konfigurieren > Optionen >
Allgemein aktiviert werden.
Erinnerungen
Haben Sie für einen Termin oder Aufgabe die Erinnerungsfunktion aktiviert, erhalten Sie
zum entsprechenden Zeitpunkt eine Erinnerungsliste.
119
Termin- und Aufgabenverwaltung
Hinweis: Über Datei > Optionen > Allgemein > Termine & Aufgaben können Sie die
Überwachung von Erinnerungen bei Programmstart aktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Erinnerungsdialog erst nach Öffnen der Termin- und Aufgabenverwaltung angezeigt.

Wählen Sie "Gehe zu Datensatz" um den ersten verknüpften Datensatz anzuzeigen.

Wählen Sie "Datensatz löschen" um den Termin zu löschen.

Wählen Sie "Schließen" um die Terminerinnerung zu löschen. Der eigentliche Termin
wird dabei nicht gelöscht.

Wurde ein Termin mit einer Aktion verknüpft, können Sie die Aktion durch einen Klick
auf die Schaltfläche "Ausführen" starten.

Um die Erinnerung zu verschieben, geben Sie die gewünschte Zeitspanne ein und klicken auf die Schaltfläche "Verschieben". Der eigentliche Termin wird dabei nicht verschoben, sondern nur die Erinnerung. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Termine/Aufgaben gleichzeitig verschieben.
Beispiel: Sie möchten am Dienstag um 16:00 einen Bericht fertiggestellt haben und
haben sich daher um 10:00 morgens daran erinnern lassen. Leider ist Ihnen ein längeres Telefonat dazwischengekommen, weshalb Sie sich nun erst um 11:00 erneut erinnern lassen möchten. Klicken Sie dazu auf "Verschieben um 1 Stunde".

Möchten Sie nicht die Erinnerung, sondern den eigentlichen Termin verschieben, wählen Sie "Verlegen" (nicht für Serientermine möglich). Bei vergangenen Terminen wird
die Zeitspanne für das Verschieben ab der momentanen Uhrzeit berechnet.
Beispiel: Sie hatten am Montag einen Termin um 15:00, konnten diesen jedoch nicht
wahrnehmen, da Sie krank waren. Am Dienstagvormittag um 9:00 haben Sie nun eine
120
Termine filtern, anzeigen, sortieren, löschen
entsprechende Erinnerung und klicken auf "Verlegen um 1 Stunde". Ausgehend von
der momentanen Uhrzeit wird der Termin dadurch auf 10:00 des heutigen Tages gesetzt.

Erledigte Aufgaben bekommen keine Erinnerung bzw. bestehende Erinnerungen werden gelöscht/zurückgesetzt.
Termin oder Aufgabe bearbeiten
Um einen Termin oder eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie in der aktuellen Ansicht oder
der Erinnerung doppelt auf den entsprechenden Eintrag. Nun können Sie alle bei der Erstellung festgelegten Optionen nach Bedarf ändern.
Diese Funktionen finden Sie bei selektiertem Termin auch auf der Registerkarte "Termin".

In der Tages- und Wochenansicht haben Sie die Möglichkeit, einen Termin per Drag &
Drop zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und klicken Sie auf den unteren Rand
des Feldes. Durch Ziehen nach unten können Sie nun den Termin zeitlich "verlängern".
Über Klick auf den oberen Rand können Sie den Termin verschieben.

Im Kontextmenü stehen Ihnen die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten zur Verfügung.

Über Termin > Gehe zu Datensatz" (nur wenn eine Verknüpfung zu einem Datensatz
vorliegt) gelangen Sie direkt zum ersten verknüpften Datensatz.

Möchten Sie einen Termin an einen Kollegen delegieren - beispielsweise an Ihre Vertretung – wählen Sie Termin > Delegieren.

Einige Felder der Termin- und Aufgabenliste sind direkt bearbeitbar.
Termine und Aufgaben ausgeben
Möchten Sie Termine oder Aufgaben ausgeben, wählen Sie Ausgeben und dann das gewünschte Ausgabeformat. Einen einzelnen Termin können Sie auch über das Kontextmenü
ausdrucken. Das Ausgabeformat können Sie unter Konfigurieren im Bereich "Druckvorlagen" anpassen. Weitere Informationen finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label
–Designer".
6.2 Termine filtern, anzeigen, sortieren, löschen
Funktionen für das Filtern, Sortieren und die Ansicht erreichen Sie über die Start-Registerkarte.
121
Termin- und Aufgabenverwaltung
Termine und Aufgaben filtern
Über den Bereich Filtern haben Sie verschiedenen Möglichkeiten Termine und Aufgaben
zu filtern. Die aktivierten Filter bleiben solange angewendet, bis er geändert wird (Ausnahme: Erweiterte Filter).
▪
Über die Auswahlliste Benutzer können Sie einstellen, wessen Termine angezeigt werden sollen. Über Erweitert können Sie auch mehrere Benutzer und Ressourcen auswählen.
▪
Über die Auswahlliste Termine können sie Alle Termine, Heutige Termine, Morgige
Termine, Aktive Termine, Serientermine, Private Termine anzeigen.
▪
Über die Auswahlliste Aufgaben können Sie Alle Aufgaben, Überfällige Aufgaben, Unerledigte Aufgaben, Fällig heute, Fällig diese Woche, Fällig diesen Monat und Priorität
1, 2, 3-5 anzeigen.
▪
Über Erweitert stehen Ihnen in beiden Auswahllisten weitere Selektionsmöglichkeiten
zur Verfügung. Markieren Sie hier die gewünschten Filterbedingungen bzw. geben den
gewünschten Text ein.
▪
Die einzelnen Bedingungen werden zur Auswertung mit UND verknüpft.
▪
Bei den Eingabefeldern können Sie auch auf einen leeren Inhalt filtern, z.B. alle
Termine ohne Betreff. In diesem Fall lassen Sie die Betreffzeile leer und markieren
lediglich die Checkbox.
▪
Die Checkboxen kennen drei verschiedene Zustände:
Bedingung ist gesetzt
Bedingung ist nicht gesetzt
Bedingung wird ignoriert
Beispiel: Möchten Sie, dass die Bedingung "Privat" bei Ihrer Selektion keine Rolle
spielt, wählen Sie dafür den Zustand "ignorieren". Wollen Sie jedoch einen Filter
setzen, in den keinesfalls private Termine aufgenommen werden sollen, wählen
Sie die Option "nicht gesetzt".
▪
122
Über die Option "Erinnerung" filtern Sie alle Termine bei denen die Option "Erinnerung" gesetzt ist. Beachten Sie, dass bei Serienterminen die Option "Erinnerung"
weiterhin gesetzt bleibt, auch wenn die letzte Erinnerung geschlossen wurde.
Konfiguration
▪
Über die Option "Aktiv" filtern Sie alle Termine für die eine Erinnerung aktiv ist. Ein
Serientermin verliert den Status "Aktiv" erst wenn die letzte Erinnerung geschlossen wurde.
Termine und Aufgaben sortieren
In der Listenansicht können Sie über das Menüband die Termine und Aufgaben sortieren.
Sofern Sie noch keine Sortierkriterien konfiguriert haben, wählen Sie Konfigurieren > Sortierkriterien > Termine bzw. Aufgaben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Neue
Sortierung definieren".
Ändern der Anzahl angezeigter Tage
Die Schaltflächen Tag, Arbeitswoche, Woche und Monat ermöglichen Ihnen das Auswählen der Anzahl der im Kalender angezeigten Tage.
▪
In der Tagesansicht wird immer nur ein Tag angezeigt. Wenn Sie zum nächsten oder
vorherigen Tag wechseln möchten, können Sie die entsprechenden Navigationsschaltflächen verwenden.
▪
In der Ansicht Arbeitswoche werden die Tage angezeigt, die Sie unter Datei > Optionen > Allgemein ausgewählt haben.
▪
In der Wochenansicht wird die vollständige Sieben-Tage-Woche angezeigt
▪
In der Tages- und Wochenansicht können Sie über den Datumsnavigator im rechten
oberen Bereich zu einem bestimmten Datum springen. Über die Pfeile können Sie den
Monat und das Jahr wechseln.
Alle Termine und Aufgaben löschen
Sofern Sie alle Termine oder alle Aufgaben löschen möchten wählen Sie Start > Löschen
> Alle Termine löschen bzw. Alle Aufgaben löschen.
6.3 Konfiguration
Über Konfigurieren > Optionen > Allgemein in der Termin- und Aufgabenverwaltung oder
Datei > Optionen > Terminverwaltung haben Sie die Möglichkeit, unter anderem folgende
Einstellungen vorzunehmen:
▪
Erinnerungs-Dialog in den Vordergrund forcieren: Dadurch schiebt sich der Erinnerungsdialog bei einer Erinnerung stets in den Vordergrund, egal in welcher Anwendung
Sie sich gerade befinden.
▪
Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen: Hat zur Folge, dass in der Kalenderübersicht auch die Wochennummern angezeigt werden.
▪
Filter-Benutzer bei neuen Termin/Aufgaben automatisch als Teilnehmer hinzufügen:
Bei Aktivierung dieser Option wird bei Anlage eines neuen Termins im Falle eines ge-
123
Termin- und Aufgabenverwaltung
setzten Benutzer-Filters automatisch der Benutzer hinzugefügt, auf den gerade gefiltert wird. Wenn nach mehr als einem Benutzer gefiltert wird, wird diese Option ignoriert und der aktuell angemeldete Benutzer hinzugefügt.
▪
Überprüfung auf Terminüberschneidungen: Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten Benutzer
bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Zusätzlich ist diese Prüfung auch beim
Verlegen von Terminen aktivierbar. Bei Mehrfachselektion von Benutzern kann dieser
Vorgang je nach Anzahl vorhandener Datensätze einige Zeit benötigen.
▪
Voreinstellung Termine / Aufgaben: Legen Sie hierüber den Vorschlagswert für die Erinnerungsfunktion und die Priorität fest. Hier kann zudem definiert werden, um wie viel
Minuten / Stunden ein Termin standardmäßig verschoben werden soll.
▪
Im Bereich "Benutzer / Ressourcen" können die Farbeinstellungen für verschiedene Benutzer bzw. Ressourcen vorgenommen werden. Besonders nützlich, wenn Sie sich die
Termine aller Benutzer / Ressourcen anzeigen lassen möchten.
▪
Unter Kalender definieren Sie, wie lange Ihr Arbeitstag in der Anzeige dargestellt wird,
die Arbeitswochentage, die Zeiteinteilung des Arbeitstages sowie die Farben.
Unter Konfigurieren > Ressourcen können Sie zusätzlich zu den Benutzern auch Ressourcen, wie etwa Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches definieren. Sie können
beliebig viele Ressourcen anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 20 Zeichen beinhalten.
Der Name darf nicht identisch mit existierenden Benutzern oder Gruppen sein.
Unter Konfigurieren > Kategorien definieren Sie Kategorisierungen für Termine/Aufgaben.
Sie können beliebig viele Kategorien anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 30 Zeichen
beinhalten. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Termin oder Aufgabe erstellen".
6.4 Export / Import
Termine und Aufgaben können über das Termin-Datenaustauschformat "iCalendar" (iCal,
ics) exportiert und importiert werden. Somit ist es möglich, Kalenderinformationen gemeinsam in mehreren Applikationen zu verwenden, aus dem Internet zu übernehmen oder an
andere Personen zu übermitteln.
▪
Wählen Sie Start > Import oder ziehen Sie eine iCalendar-Datei per Drag & Drop auf
die Ansicht der Termin- und Aufgabenverwaltung. Sofern Sie Termine und Aufgaben
für andere Benutzer anlegen dürfen, können Sie über einen Dialog bestimmen, für welchen Benutzer die Termine und Aufgaben angelegt werden sollen. Die Termine und
Aufgaben werden zu den Bestehenden hinzugefügt.
Hinweise: Es werden nicht alle Optionen oder Funktionen anderer Terminverwaltungen unterstützt. In Outlook 2007-2013 werden Termine über Datei > Speichern
124
Externe Termin- und Aufgabenverwaltung
unter in das iCalendar-Format exportiert. In Outlook können keine Aufgaben importiert werden.
▪
Wählen Sie Start > Export um alle Termine und Aufgaben im aktuellen Filter in eine
Datei zu exportieren. Über einen Dialog entscheiden Sie ob Termine und/oder Aufgaben exportiert werden sollen.
6.5 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung
Über Datei > Optionen > Allgemein > Termine & Aufgaben können Sie alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung benutzerspezifisch ein externes Programm aktivieren. Unterstützte Programme siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel "Voraussetzungen und Installation".
Die Darstellung von Terminen und Aufgaben als Container in einer Ansicht wird von externen Termin- und Aufgabenverwaltungen nicht unterstützt.
Wurde eine externe Terminverwaltung wie z.B. Outlook ausgewählt, so werden die terminund aufgabenbezogenen Menüpunkte einer Ansicht automatisch auf die entsprechenden
Dialoge und Funktionen von Outlook umgeleitet, d.h. bei Einsatz von Outlook öffnet sich
über Termine/Aufgaben > Termin zum Datensatz der Microsoft Outlook Termindialog.
Tipp: Übernehmen Sie weitere Adressinformationen (Straße, Ort, Telefon...) in den Betreff Ihres Termins. Dann stehen Ihnen diese Informationen nach einem Terminabgleich
mit Ihrem Smartphone sofort beim Termin auf Ihrem IPhone, Android, Blackberry zur
Verfügung. So können Sie u.U. auf einen Adressabgleich verzichten, wenn für Sie nur
die Adress- und Kommunikationsdaten der aktuellen Termine notwendig sind. Alternativ
können Sie auch eine vCard an das Smartphone senden um die Daten in die Kontakte zu
übernehmen. Ein Script um Stammdaten als vCard zu exportieren finden sie in unserer
Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452.
Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz angelegt. Durch
einen Doppelklick auf diesen Verweis können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen.
Tipp: Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.U. in einem
Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu speichern oder zu öffnen. Entfernen Sie
den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen" und wählen Sie "Öffnen".
Sollen alle Termine bzw. Aufgaben zum aktuellen Datensatz angezeigt werden, erfolgt dies
in einem eigenen Dialog, der Benutzer kann dann per Doppelklick den entsprechenden
Eintrag in Outlook öffnen.
125
Termin- und Aufgabenverwaltung
Hinweis: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionalitäten der integrierten Terminverwaltung zur Verfügung stehen. Beispielweise werden bei der Anzeige von allen Terminen
zum aktuellen Datensatz ausschließlich die Termine des eigenen Benutzers angezeigt.
Hinweise zur Nutzung von Outlook als Terminverwaltung
Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste nicht
alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken Sie auf
das entsprechende Element einfach doppelt.
Hinweise zur Nutzung von Tobit David als Terminverwaltung
▪
Neue Termine und Aufgaben werden direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin
oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches Schließen des Fensters
(ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit im entsprechenden Archiv
gelöscht werden.
▪
Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste
nicht alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken
Sie auf das entsprechende Element einfach doppelt.
▪
Die Menübefehle "Terminübersicht", "Aufgabenübersicht" und "Termine/Aufgaben anzeigen" wechseln in die momentane aktive David-Ansicht. Ein explizites Forcieren der
Termin- bzw. Aufgabenübersicht ist nicht möglich.
Hinweise zur Nutzung von IBM (Lotus) Notes als Terminverwaltung
▪
Die Anbindung basiert auf der Standard Mail-Datenbank von IBM Notes.
▪
Es werden die folgenden Standard-Views von IBM Notes verwendet: Kalendar
($Calendar), Aufgaben ($ToDo)
▪
Für Termine wird das Formular "Appointment" verwendet und für Aufgaben das Formular "Task".
▪
Neue Termine und Aufgaben werden mit initiellen Werten direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches
Schließen des Fensters (ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit in
der entsprechenden View (Kalendar/ToDo) gelöscht werden.
▪
Das Anlegen von Serienterminen ist mit den Standardformularen nicht möglich.
Hinweise zur Nutzung in Scripten
Die OLE-Schnittstelle wird weiterhin immer auf der internen Terminverwaltung arbeiten,
d.h. für Scripte die Termine in der Anwendung anlegen, hat die Aktivierung einer externen
Terminverwaltung keine Auswirkung. Im Script kann über die Property cRM.TimeManagerType abgefragt werden, welche Terminverwaltung gerade aktiv ist (siehe Programmierreferenz Objekt Modell (COM)).
126
Aktivitäten und Dokumente bearbeiten
7. Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung
Aktivitäten und Dokumente werden in einer gemeinsamen Ansicht verwaltet. Ausführliche
Informationen zu Konfiguration der Dokumentenverwaltung finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
7.1 Aktivitäten und Dokumente bearbeiten

Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und
Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet
werden.

Über Doppelklick auf das Dokument-Feld können Sie ein Dokument direkt öffnen.

Über Rechtsklick auf einen Eintrag stehen diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur
Verfügung (z.B. Telefonwahl, eMail senden, Neues Dokument).

Über Rechtsklick auf das Dokument-Feld stehen diverse dokument-spezifische Menüpunkte zur Verfügung, z.B.:
▪
Dokument mit verknüpfter Anwendung bearbeiten: Öffnet das verknüpfte/eingebettete Dokument zum Bearbeiten in der verknüpften Anwendung (z.B. Word).
▪
Direkt auf Funktionen der verknüpften Anwendung zugreifen, z.B. Microsoft
Word-Dokument > Drucken.

Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze und Dokumente direkt erstellt und mit dem aktuellen Datensatz verknüpft
werden.

Beim Erstellen von Dokumenten können Dokumentvorlagen verwendet werden.

Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt automatisch oder durch Drag & Drop, das
heißt, Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld.

Dateiverweise können auch reine Pfade (Verzeichnisse) sein. Im Dokumentencontainer
wird dann das entsprechende Ordner-Icon angezeigt. Die Zuordnung erfolgt ebenfalls
durch Drag & Drop. Ziehen Sie mit der Maus den gewünschten Ordner aus dem Explorer bzw. das Ordner-Icon aus der Explorer-Titelzeile in das Dokumentenfeld.
127
Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung

Einträge löschen: Beim Feldtyp "Eingebettete Datei" wird der verknüpfte Datensatz
inkl. dem eingebetteten Dokument gelöscht. Beim Feldtyp "Dateiverweis" und "DMS
Dokument" wird das verknüpfte Dokument nicht automatisch gelöscht. Das Löschen
des Dokuments muss manuell erfolgen.

Sofern bei einer eingebetteten Datei oder einem DMS Dokument im Explorer-Kontextmenü die Funktion "Bearbeiten" oder "Neu" zur Verfügung stehen, verwenden Sie diese
Funktionen nicht! Änderungen im Dokument werden nicht berücksichtigt.
7.2 Dokumente neu erstellen
Neue Dokumente werden über den entsprechenden Container erzeugt und automatisch
mit dem aktuellen Datensatz verknüpft.

Über Rechtsklick in den Container und Auswahl von Neues Dokument > Über Dokumentenverwaltung erzeugen kann ein neues Dokument über eine Dokumentvorlage
erzeugt werden.

Im folgenden Dialog wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus. Die Liste entspricht den vorab definierten Dokumenttypen.

Das entsprechende Programm öffnet sich mit der zugeordneten Vorlage. Außerdem
wird in der Zielansicht (z.B. Aktivitäten) automatisch ein neuer Datensatz angelegt, entsprechend den von Ihnen festgelegten Regeln für ein neues Dokument.

Erstellen Sie das Dokument und speichern Sie dieses in der entsprechenden Anwendung ab (z.B. in Word).

Speichern Sie dann auch den neuen Datensatz.
128
Bestehendes Dokument einfügen
7.3 Bestehendes Dokument einfügen
Über Drag & Drop einfügen

Ziehen Sie das Dokument (z.B. aus dem Explorer oder Outlook/Exchange) in den Dokumenten-Container. Das Dokument wird entsprechend dem Feldtyp abgelegt.

Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird beim Feldtyp "Dateiverweis" im dateityp-spezifischen Ablagepfad der Dokumentenverwaltung eine Kopie des
Dokumentes angelegt und ein Verweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen. Der Name der Kopie folgt der in der Dokumentenverwaltung definierten Regel.
Der Ablagepfad ist dabei derjenige, der in der Liste für den ersten Dokumenttyp mit
dieser Endung festgelegt wurde. Existiert zu einer Endung kein Dokumenttyp, wird die
Kopie der Datei im Ablagepfad für die Dateiendung "*" erzeugt.
Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Dokument in ein Feld vom Typ "DMS Dokument"
oder "Eingebettete Datei" einfügen, wird die ursprüngliche Original-Datei danach nicht
automatisch gelöscht. Dieses Löschen sollte manuell erfolgen um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden.
Über Kontextmenü einfügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Bestehende Datei aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus.

Alternativ klicken Sie direkt in der Zielansicht (z.B. Aktivitäten oder Dokumente) mit der
rechten Maustaste in das Dokumenten-Feld und wählen Dokument einfügen aus dem
Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Diesen Datensatz müssen
Sie dann natürlich noch mit einer Person oder Firma verknüpfen.
Dokument von Scanner einlesen
Sie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner
(TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln der Dokumentenverwaltung
erzeugt (Namensgebung, Speicherort).

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Von Scanner einlesen aus dem Kontextmenü.

Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn jede eingescannte Seite als einzelne Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie "als Dokument" wenn alle eingescannten Seiten zu einem mehrseitigen Dokument zusammengefasst werden sollen.
129
Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung

Wählen Sie das gewünschte Scan-Format aus. Je nach gewähltem Format können
noch erweiterte Dokumentinformationen angegeben werden (Titel, Beschreibung,
Schlüsselwörter).
Hinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung ein Dokumenttyp angelegt sein (alternativ "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*").

Wählen Sie den Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen.

Nach Beendigung des Scanvorgangs speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche "Speichern".
7.4 Nachrichten-Ablage aus eMail-Client
In Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Tobit David können Sie über ein Add-In
Nachrichten (eMails bzw. in Tobit David auch Telefax und SMS) in einer Ansicht ablegen
(z.B. "Aktivitäten") und einem Datensatz (z.B. aus der Ansicht "Kontakte") zuordnen. Zudem
können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen lassen.
Outlook Add-In:
130
Nachrichten-Ablage aus eMail-Client
Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen und/oder ein
Menü zur Verfügung. Es können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden.
Nachricht ablegen bzw. Adresse suchen
Über Ablegen bzw. Suchen wird die Datensatz-Suche anhand der eMail-Adresse bzw. Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbaren
eMail-Feldern bzw. Telefon- und Mobiltelefonfeldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht.
Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die Nachricht in der Ablageansicht
abgelegt bzw. die passenden Datensätze der Suchansicht angezeigt.
In Outlook enthält die eMail nach der Ablage eine Markierung mit Datum und Uhrzeit.
Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein entsprechender Hinweisdialog angezeigt.
Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt, weshalb die Nachricht nicht zugeordnet wird (z.B. "Es konnte kein passender Datensatz gefunden werden").
Einstellungen

Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über den Menüpunkt Einstellungen.
Registerkarte Allgemein: Wählen Sie das Projekt aus, für das die Nachrichten-Zuordnung aktiviert werden soll. Geben Sie dann die Anmeldedaten an (für Windows-Authentifizierung die Felder leer lassen) und bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche "Anmeldung". Außerdem können Sie sich über die entsprechende Schaltfläche
die Protokolldatei anzeigen lassen.

Registerkarte Suche und Ablage: Hier wählen Sie aus, in welcher Ansicht der Datensatz gesucht und in welcher Ansicht die Nachricht abgelegt werden soll. Für den Fall,
das kein Suchtreffer erzielt wird, kann eine alternative Suchansicht konfiguriert werden.
In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein. Dabei
werden die Felder in folgender Reihenfolge durchsucht: "DMS Dokument", "Eingebettete Datei", "Dateiverweis". Das erste gefundene Feld wird als Zielfeld automatisch ausgewählt. In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht muss ein Dokumenttyp für
die Dateiendung "msg" (Outlook) bzw. "eml" (Thunderbird, David) konfiguriert sein.
Zudem definieren Sie über die entsprechende Schaltfläche die Feldvorbelegungen des
neuen Datensatzes in der Ablageansicht.
Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Eintrag in welchem Feld vorgenommen
werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung.
In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Inhalt. Über die Formel-Schaltfläche haben
Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Nachrichten-Variablen.
131
Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung
Es stehen folgende spezifische Nachrichten-Variablen zur Verfügung:
132
▪
Nachricht. Absender: Enthält den Absender der Nachricht.
▪
Nachricht.Betreff: Enthält den Betreff der Nachricht.
▪
Nachricht.Inhalt: Enthält den Body-Text der Nachricht als Plain-Text/Klartext.
▪
Nachricht.CCEmpfänger: Enthält eine Liste der SMTP-CC-Empfänger der Nachricht. Die Liste ist semikolonsepariert und jeder SMTP-CC-Empfänger ist in Hochkomma eingeschlossen.
▪
Nachricht.Empfänger: Enthält eine Liste der SMTP-Empfänger der Nachricht. Die
Liste ist semikolonsepariert und jeder SMTP-Empfänger ist in einfache Hochkomma eingeschlossen, z.B. '<SMTP1>';'>SMTP2>'
Nachrichten-Ablage aus eMail-Client
▪
Nachricht.Empfangsdatum: Umwandlung in ein Zeichenfeld über die Funktion
«Date$(Nachricht.Empfangsdatum,"%02d.%02m.%04y %02H:%02i:%02s")».
▪
Nachricht.Richtung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend.
▪
Nachricht.Typ: ""=unbekannt, 1=eMail, 2=Fax, 3=SMS.
Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Aktivitätstypen" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte muss daher identisch sein.

Registerkarte Optionen: Hier finden Sie verschiedene Optionen für die NachrichtenAblage:
▪
▪

Allgemein
▪
Nachrichten ohne Rückfrage ablegen: Unterdrückt den Bestätigungsdialog
bei der Ablage.
▪
Datensatz/Datensätze nach erfolgreicher Ablage anzeigen: Sofern in der
Suchansicht ein Filter aktiv ist, wird für die Anzeige eine neue Ansicht geöffnet.
▪
Nachrichten auch an CC-Empfänger versuchen abzulegen: Diese Option
wird nur für gesendete Nachrichten ausgewertet.
Ablageoption:
▪
Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen: Hiermit
ist sichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird, wenn ein eindeutiger Suchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtreffer oder mehrere
Suchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Es wird ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei erstellt.
▪
Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen.
▪
Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuell auswählen: Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einen Dialog der
gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist nicht
möglich.
▪
Nachrichtenmarkierung (wird nur von Tobit David unterstützt): Erfolgreich
abgelegte Nachrichten können in David mit einer Markierung versehen werden. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Markierung aus, z.B. "Ablage".
Registerkarte Adressen + Rufnummern: Hier finden Sie verschiedene Optionen für die
Nachrichten-Ablage:
▪
Eigene eMail-Adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen eMail-Adressen ein, damit
bei der Suche zwischen gesendeten und empfangenen eMails unterschieden
133
Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung
werden kann. Die Verwendung der Wildcards "*" und "?" wird dabei unterstützt.
Somit können Sie z.B. alle eMail-Adressen des eigenen Unternehmens bei der
Suche/Ablage berücksichtigen.
▪
Zu ignorierende eMail-Adressen: Geben Sie hier diejenigen eMail-Adressen ein,
die bei der Ablage/Suche herausgefiltert werden sollen. Die Verwendung der
Wildcards "*" und "?" wird dabei unterstützt. Somit können Sie z.B. alle eMail-Adressen des eigenen Unternehmens bei der Suche/Ablage ignorieren.
▪
Eigene SMS- und Fax-Nummern (wird nur von Tobit David unterstützt): Geben Sie
hier Ihre eigenen Nummern ein, damit bei der Suche zwischen gesendeten und
empfangenen SMS- und Fax-Nachrichten unterschieden werden kann. Beachten
Sie dabei auch die unterschiedlichen Nummern-Formate.
(De-)Aktivieren des Outlook Add-In
Das Outlook Add-In (de-)aktivieren Sie direkt über die Outlook-Einstellungen.
▪
In Outlook 2010/2013 wählen Sie in den Outlook-Optionen den Bereich "Add-Ins". Wählen Sie und im darauf folgenden Dialog in der Combobox "Verwalten" den Eintrag
"COM-Add-Ins" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu".
▪
In Outlook 2000/XP/2003 wählen Sie Extras > Optionen und wechseln auf die Registerkarte "Weitere". Betätigen Sie die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" und im darauf
folgenden Dialog die Schaltfläche COM-Add-Ins. In Outlook 2007 wählen Sie Extras >
Vertrauensstellungscenter und im darauf folgenden Dialog in der Combobox "Verwalten" den Eintrag "COM-Add-Ins". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu".
Es werden nun alle verfügbaren Add-Ins angezeigt. Aktivieren oder deaktivieren Sie den
Eintrag "combit Relationship Manager Outlook Add-In" und bestätigen Sie den Dialog mit
OK. Über die Schaltfläche "Löschen" kann die Zuordnung auch gelöscht werden.
Wenn sich das Add-In mit der Bezeichnung "combit Relationship Manager Outlook Add-In"
nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu. Sie finden
die Add-In-Datei cuoc04.dll im cRM-Installationsverzeichnis.
Hinweis: Starten Sie Outlook nach diesem Vorgang neu.
(De-)Aktivieren des Thunderbird Add-ons
Das Thunderbird Add-on (de-)aktivieren Sie direkt über die Thunderbird-Einstellungen.
In Thunderbird wählen Sie Extras > Add-ons. Es werden nun alle verfügbaren Erweiterungen angezeigt. Selektieren Sie den Eintrag "combit Relationship Manager Thunderbird Addon" und wählen Sie die Schaltfläche "Deaktivieren" oder "Deinstallieren".
Wenn sich das Add-on mit der Bezeichnung "combit Relationship Manager Thunderbird
Add-on" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Installieren hinzu. Sie
finden die Add-on-Datei cRMTBAddOn@combit.net.xpi im cRM-Installationsverzeichnis.
134
Nachrichten-Ablage aus eMail-Client
Hinweis: Starten Sie Thunderbird nach diesem Vorgang neu.
Zur Darstellung der Schaltflächen wählen Sie in Thunderbird Ansicht > Symbolleisten >
Anpassen. Die Schaltflächen können Sie dann per Drag & Drop platzieren.
(De-)Aktivieren des David Add-Ins
Falls Sie das David Add-In (de-)aktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation
erneut aus und (de-)aktivieren im Installationsdialog die Option "David Add-In". Zur Darstellung der Schaltflächen und Menüpunkte entpacken Sie die Datei "cmbtTICAddIn.zip" aus
dem cRM-Installationsverzeichnis in das David-Verzeichnis "David\Code\scripts" auf dem
David-Server. Im Verzeichnis "scripts" gibt es anschließend ein Unterverzeichnis "combit"
mit der Datei "cmbtAddIn.vbs" und einen Unterordner "cRM".
Aktivieren Sie im David.Administrator in den David-Benutzer Einstellungen unter "Benutzerdaten" die Option "Individuelle Scripts" und geben Sie den Pfad zur Scriptdatei an, also
"combit/cmbtAddIn.vbs". Weitere Informationen zur Verwendung von Scripten in David finden Sie auch in der Scriptdokumentation im David-Server-Scriptverzeichnis.
Ausführliche Informationen finden Sie auch im mitgelieferten Whitepaper "Tobit AddIn Installation" im Docu-Verzeichnis der cRM-Programminstallation.
135
Telefonieren und Anrufliste
8. Telefonieren und Anrufliste
Hinweis: Voraussetzung zum Telefonieren ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle
und / oder eine entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung der TAPISchnittstelle. Eine Übersicht von TAPI-Topologien finden Sie z.B. hier http://www.tapicall.de/topologien.html
Damit die Telefoniefunktionen auch vollständig genutzt werden können, ist die Einrichtung
spezieller Telefonfelder nötig, näheres hierzu unter "Konfiguration Projekte und Ansichten".
Der phone manager bietet folgende CTI (Computer Integrated Telephony) Funktionalitäten:
▪
Automatische Anwahl
▪
Zusammenstellung von Anruflisten
▪
Rasches Abtelefonieren dieser Listen ("Powerdialing")
▪
Ausdruck von Telefonlisten
▪
Rufnummernerkennung für eingehende Anrufe
▪
Protokollierung nicht angenommener Anrufe
▪
Versenden von SMS-Nachrichten (bei datenfähigem TAPI-Treiber)
8.1 Funktionen des phone manager
Direkte Anwahl aus Feld heraus

Wählen Sie Start > Anrufen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Telefonfeld und wählen "Telefonwahl".

Es wird automatisch die von Ihnen in einem "Telefon"- oder "Mobiltelefon"-Feld hinterlegte Telefonnummer gewählt.
Wählen über Anrufliste
Der phone manager ermöglicht die Zusammenstellung einer Telefon-To-Do-Liste, also einer Übersicht von Datensätzen, die Sie demnächst anrufen wollen. Damit können Sie beispielsweise bei besetzten Leitungen - in der Ansicht weiterarbeiten, ohne sich Ihren
Gesprächspartner später neu heraussuchen zu müssen.
Zudem werden in die Anrufliste alle eingehenden und ausgehenden Anrufe aufgenommen.
Auch Anwahlversuche werden protokolliert. Die Anrufliste öffnen Sie über den Eintrag "Anrufe" im Navigationsbereich oder wählen Fenster > Anrufe.
Hinweis: Eingehende Anrufe von Skype werden nicht erkannt, da Benutzername und
Telefonnummer nicht übermittelt werden.
136
Funktionen des phone manager
Gesprächspartner anrufen

Um einen Gesprächspartner aus der Anrufliste anzurufen, doppelklicken Sie auf den
gewünschten Eintrag in der Liste, wählen Start > Anrufen oder "Anrufen" aus dem
Kontextmenü. Automatisch wird die betreffende Nummer gewählt.

Außerdem öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Möglichkeit haben, ein Gesprächsprotokoll anzulegen. Neben dem Namen des Gesprächspartners werden auch Anrufdauer,
Datum und Uhrzeit sowie Ihre Notizen zum gegenwärtigen Anruf protokolliert.
137
Telefonieren und Anrufliste

Über die "Pin"-Schaltfläche kann der Dialog immer im Vordergrund angezeigt werden.

In welcher Form und in welches Feld die Daten übernommen werden, legen Sie im
Autoprotokoll "Anruf" fest. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll"
im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Informationen der Anrufliste
▪
In der Spalte "I/O" erkennen Sie am Symbol, ob es sich um einen protokollierten eingehenden Anruf handelt oder um eine von Ihnen angewählte Nummer.
▪
Die Telefonnummer entspricht der Nummer des TELEFON Feldes, aus dem der Gesprächspartner in den phone manager übertragen wurde.
▪
In der Spalte "Info" werden identifizierende Informationen zum jeweiligen Gesprächspartner angezeigt. Welche Informationen hierzu verwendet werden sollen, können Sie
in der Konfiguration selbst bestimmen.
▪
Als Status angezeigt werden die folgenden Varianten:
▪
bereit: die aktuelle Verbindung ist bereit zur Telefonwahl
▪
Abgebrochen: der Wählvorgang wurde abgebrochen, kann jedoch jederzeit erneut gestartet werden
▪
Verbindung hergestellt: die Nummer wurde erfolgreich angewählt. Der Eintrag
kann aus der Liste entfernt oder für spätere Anrufe aufgehoben werden.
Funktionen der Anrufliste
Der phone manager erlaubt auch den direkten Sprung von einem Eintrag in der Telefonliste
zum zugehörigen Datensatz in der Ansicht, um zum Beispiel Informationen zum Gesprächspartner nachzuschlagen oder eine Gesprächsnotiz anzulegen.
Sie können in der Telefonliste über die SHIFT-TASTE bzw. STRG-Taste auch mehrere Einträge
selektieren.
▪
Über Start > Anhalten können Sie einen laufenden Wählvorgang jederzeit abbrechen.
Der Eintrag erhält damit den Status "Abgebrochen!", er kann jedoch jederzeit erneut
angewählt werden.
▪
Über Wählen > Nächster wird automatisch der Eintrag angewählt, der auf den aktuellen Eintrag folgt. Sie erhalten dann die Möglichkeit den aktuellen Eintrag entweder zu
löschen (weil Sie den Anruf erledigt haben) oder ans Ende der Liste zu verschieben
(weil er später noch einmal angerufen werden soll, z. B. weil gerade die Leitung besetzt
ist).
▪
Über Bearbeiten > Eintrag verschieben können Sie den aktuellen Eintrag an das Ende
der Telefonliste verschieben.
▪
Über Bearbeiten > Eintrag löschen können Sie den aktuellen Eintrag aus der Telefonliste löschen.
138
Funktionen des phone manager
▪
Über Bearbeiten > Eintrag löschen > Alle Einträge löschen können Sie alle Einträge
aus der Telefonliste löschen.
▪
Über den Befehl Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln (Kontextmenü: "Datensatz
suchen") können Sie direkt von einem Eintrag im phone manager zum zugehörigen
Datensatz in der Ansicht springen.
Ausdruck der Anrufliste
Sie können die Anrufliste über Start > Anrufliste auf das Ausgabemedium Ihrer Wahl drucken (z.B. Drucker, Vorschau, PDF). Die Liste können Sie über Datei > Optionen > Allgemein > Ausgabe Anrufliste bearbeiten.
Manuell wählen
Außer den in der Anrufliste enthaltenen Nummern können Sie auch beliebige andere Nummern quasi manuell anwählen.
Wählen Sie Start > Manuell und geben Sie die gewünschte Nummer ein. Über Wählen
starten Sie den Wählvorgang.
Anrufsimulation
Über Datei > Optionen > Allgemein > Anrufsimulation können Sie einen eingehenden
Anruf simulieren, um die automatische Rufnummernerkennung (nachdem sie eingerichtet
wurde) zu testen. Geben Sie hierzu eine Telefonnummer ohne jedes Trennzeichen ein.
Telefonnummern in den phone manager übernehmen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Einträge aus einer Ansicht in den phone manager zu übernehmen, sowohl einzeln oder als Filter.

Um einzelne Einträge zu übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das
TELEFON Feld des betreffenden Eintrags in der Ansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Aufnehmen in phone manager".

Um einen ganzen Filter in den phone manager zu übernehmen, bilden Sie zuerst den
gewünschten Filter und wählen dann den Befehl Filtern > Filter in phone manager
übernehmen.
Powerdialing
Unter Powerdialing versteht man das "abtelefonieren" einer ganzen Liste von Gesprächen
(in diesem Falle alle Gespräche in der Anrufliste). Im Unterschied zu einem Einzelanruf, bei
dem Sie nur einen ausgewählten Anruf aus der Liste erledigen. Diese Funktion wird häufig
für Marketingaktionen oder in Call-Centern benötigt.

Um die Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst den gewünschten Filter für Ihre Zielgruppe erstellen und diesen in den phone manager übernehmen (Daten > Filter in den
phone manager übernehmen).
139
Telefonieren und Anrufliste

Anschließend starten Sie die Anwahl des ersten Gesprächspartners über Start >
Powerdialing.

Alle Anrufe, die in der Anrufliste als "erfolgreich" markiert sind, werden zunächst an das
Ende der Liste verschoben, sodass der erste noch zu erledigende Anruf an erster Stelle
steht.

Es öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der Anwahl über die Telefonliste; und Sie
können hier wie gewohnt Bemerkungen zum aktuellen Anruf eingeben und diese dann
in den Datensatz übernehmen.

Ist das Gespräch beendet und möchten Sie den nächsten Gesprächspartner anrufen,
so klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster".

Andernfalls können Sie über "Schließen" das Powerdialing beenden und - wenn gewünscht - zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Die Funktion wird automatisch beendet, wenn keine unerledigten Anrufe mehr in der Anrufliste vorhanden sind.
8.2 Konfiguration
Um die Telefonie nutzen zu können, muss der phone manager aktiv sein und die Schnittstelle eingerichtet werden.
phone manager aktivieren
Damit der phone manager beim Programmstart automatisch startet, wählen Sie Datei >
Optionen > Allgemein und aktivieren auf der Registerkarte Telefonie die entsprechende
Option.
140
Konfiguration
Schnittstelle im cRM konfigurieren
Wählen Sie Datei > Optionen > Allgemein und klicken Sie auf der Registerkarte Telefonie
auf die Schaltfläche Konfiguration. Alternativ wählen Sie im phone manager Datei > Optionen > Allgemein > Wahlhilfe.
Hinweis: Bei jedem Aufruf wird die Wähleinheit neu konfiguriert. Es ist daher nicht möglich, die aktuellen Einstellungen zu überprüfen. Sollten Sie die Konfiguration versehentlich aufgerufen haben, verlassen Sie den Dialog über "Abbrechen".
Wählen Sie zuerst die Wähleinheit aus. Die am weitesten verbreitete und von uns empfohlene Wählschnittstelle ist TAPI. Die entsprechenden Treiber sind im Lieferumfang der meisten Telefonanlagen, beziehungsweise der Endgeräte enthalten. Ansonsten sollten Sie sich
bei dem Hersteller nach einem solchen Treiber erkundigen.
Bei TAPI wird automatisch geprüft, ob diese Schnittstellen auf Ihrem System verfügbar
sind. Falls nicht, sind sie im Konfigurationsdialog auch nicht anwählbar. Um eine hier deaktivierte Schnittstelle konfigurieren zu können, müssen Sie diese zuerst installieren.
Sie können auch direkt über Skype telefonieren. Voraussetzung ist ein gestartetes Skype
mit Online-Status. Beim ersten Start müssen Sie den Zugriff der "cuph13.ovl" auf Skype
zulassen.
TAPI (Windows Telephony API)
TAPI unterstützt sowohl das Wählen aus einem Telefonfeld heraus, als auch die Rufnummernerkennung. Voraussetzung ist mindestens ein installiertes TAPI Gerät im Betriebssystem. Installiert werden diese Geräte z.B. in Windows 8 über Systemsteuerung > Telefon
und Modem oder mit dem zum Modem / Telefon zugehörigen Treiber.
Wähleinheit einrichten
Wenn die Wähleinheit angesprochen werden kann, werden ein oder mehrere Fenster zur
Konfiguration angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von der jeweiligen
141
Telefonieren und Anrufliste
Wähleinheit ab und können daher nicht im Detail beschrieben werden. Bitte folgen Sie den
Anweisungen in den Dialogen und schlagen Sie bei Bedarf in der Dokumentation zu Ihrer
Wähleinheit nach.
Schnittstelle im phone manager konfigurieren
Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle können Sie auch direkt im phone manager vornehmen. Wählen Sie im Menü Konfiguration die entsprechende Option:
▪
Wahlhilfe: Art der Wahleinheit auswählen (siehe oben).
▪
Wahlhilfeeinstellungen: Wähleinheit auswählen (siehe oben) und bestehende Einstellung ändern.
Telefonanlage im phone manager konfigurieren
Über Datei > Optionen > Allgemein > Telefonanlage konfigurieren Sie telefonanlagenspezifische Einstellungen:
▪
Spezifische Anlagenkennung sofern notwendig.
▪
Kennung interner Nummern: Sie können internen Nummern ein Zeichen voranstellen,
um diese explizit als interne Nummern zu kennzeichnen (z.B. "-").
▪
Maximale Länge interner Nummern: Rufnummern, die maximal die angegebene Länge
besitzen gelten als interne Nummern (damit wird z.B. keine 0 für die Amtsholung gewählt, wenn dies ansonsten notwendig wäre).
▪
Präfix für die Amtsholung sofern notwendig.
▪
Präfix für die interne Nummern sofern notwendig.
▪
Optionen für eingehende Anrufe:
▪
Interne Rufe unterdrücken oder durch Anlagenkennung ergänzen.
▪
Anlage übergibt bei externen Anrufen die Amtskennung.
▪
Anlage unterdrückt bei lokalen Anrufen die Ortsvorwahl.
Protokollfunktion konfigurieren
Sie haben die Möglichkeit, Anrufe automatisch protokollieren zu lassen. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
8.3 Rufnummernerkennung
Der phone manager erlaubt es, bei einem eingehenden Anruf Datensätze anhand der Telefonnummer des Anrufers zu suchen. Bitte beachten Sie, dass die Rufnummernerkennung
nur funktionieren kann, wenn der phone manager aktiv und die Rufnummernerkennung
eingeschaltet ist.
142
Rufnummernerkennung
Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren

Wählen Sie im cRM Datei > Information > Eigenschaften > Einstellungen und wählen
Sie die Ansicht(en), für die die Rufnummernerkennung aktiviert werden soll. Die unter
1. angegebene Ansicht wird zeitlich vor der unter 2. genannten durchsucht.

Wählen Sie im phone manager Datei > Optionen > Allgemein > Anruferkennung und
aktivieren die Option "Erkennung eingehender Anrufe".

In Abwesenheit eingehende Anrufe können in die Anrufliste aufgenommen und damit
protokolliert werden. Voraussetzung ist die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers. Aufgezeichnet werden in diesem Fall die eingehende Rufnummer, das Datum
und die Uhrzeit. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Option "Ohne Nachfragen suchen" nicht gesetzt ist. Wenn diese Option gesetzt ist, dann wird der Anruf vom phone
manager direkt an den cRM übergeben, ohne Protokollierung.
Experten-Tipp: Die Nummer wird erst nach einer bestimmten Wartezeit in die Anrufliste übernommen. Diese Wartezeit kann in der Datei "dialuser.ini" angepasst
werden, z.B. 5 Sekunden (Voreinstellung: 30 Sekunden):
[ph2]
WaitForUser=5
Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen
Erhalten Sie einen Anruf, zu dem die Rufnummer übermittelt wird, können Sie die Nummer
in der aktuell geöffneten Datenbank suchen.
Es werden alle Telefon- und Mobiltelefon-Felder der aktivierten Ansichten nach passenden
Einträgen durchsucht. Dabei wird die Rufnummer unter Umständen auch reduziert, d.h.
143
Telefonieren und Anrufliste
verkürzt, um Anrufe von einer anderen Nebenstelle korrekt zuzuordnen. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt.
Wenn Sie die Option "Ohne Nachfrage suchen" deaktivieren, können Sie über einen Dialog
entscheiden, ob die Nummer gesucht werden soll.
Tipp: Durch Anlegen von Datenbank-Indizes für alle Telefonfelder, kann bei einer großen
Datensatzanzahl die Suchgeschwindigkeit gesteigert werden.
8.4 SMS-Versand
Sie haben die Möglichkeit, direkt aus einem Datensatz heraus SMS-Nachrichten zu versenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in ein Feld vom Typ "Mobiltelefon" und
wählen Sie "SMS schicken" aus dem Kontextmenü. Im SMS-Dialog geben Sie die Nachricht
ein und wählen "Senden". Im unteren Bereich des Dialogs wird angezeigt, wie viele Zeichen
noch zur Verfügung stehen.
Voraussetzung ist ein datenfähiger TAPI-Treiber. Diese Voraussetzung erfüllen z.B. Modems, aber auch einige ISDN-Anlagen. Im Zweifelsfall sollten Sie beim Hersteller Ihrer Telefonanlage nachfragen, ob auch Datenverbindungen über TAPI unterstützt werden.
Konfiguration
Wenn Sie noch keine Einstellungen getroffen haben sollten, können Sie auch eine der Voreinstellungen (für Modem- bzw. ISDN-Betrieb) wählen. Ein entsprechender Auswahldialog
wird gestartet.

Wählen Sie im phone manager Datei > Optionen > Allgemein > SMS-Versand.

Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Eintrag anzulegen und nehmen Sie
die Einstellungen vor.
144
▪
Providername: Name des Mobilfunkbetreibers
▪
Nummernprefix: Geben Sie durch Kommata getrennt alle die Vorwahlen ein, die
für den angegebenen Betreiber reserviert sind.
▪
SMSC-Nummer: Einwahlnummer in das Short Message Service Center des jeweiligen Anbieters. Diese Nummer können Sie – sollte sie nicht schon vor-konfiguriert sein, vom Betreiber erfahren.
▪
Einige Mobilfunkbetreiber unterstützen die Angabe einer (numerischen!) Absenderkennung, d.h. Sie können eine Nummer angeben, die im Display des Empfängers als Absender erscheinen soll.
▪
Welches Protokoll (UCP/TAP) Ihr Mobilfunkanbieter verwendet, erfragen Sie bitte
vom Betreiber direkt.
SMS-Versand
Hinweis: combit kann für die Einwahlnummern keine Verantwortung, insbesondere bezüglich der Erreichbarkeit, übernehmen. Dafür sind ausschließlich die Mobilfunkbetreiber zuständig. Auch ist eine erfolgreiche Rückmeldung über den SMS-Versand keine
Garantie, dass die Nachricht auch den Empfänger erreicht hat, sondern bedeutet lediglich, dass die Nachricht erfolgreich an das SMSC weitergeleitet wurde, so wie es für
gewöhnlich auch beim Versenden von SMS-Nachrichten per Handy der Fall ist.
145
eMail-Versand
9. eMail-Versand
Sie können direkt Einzel-eMails und Serien-eMails versenden. Dabei haben Sie die Wahl
zwischen verschiedenen Formaten und Mail-Diensten. Für Serien- oder Standard-eMails
können eMail-Vorlagen angelegt werden und neben der Protokollierung des Versands kann
die eMail auch automatisch in einem Dokumentenfeld abgelegt werden.
9.1 Voraussetzungen
Die technischen Voraussetzungen für den eMail-Versand sind Abhängig vom Format, das
Sie für die eMail wählen. Sie haben die Wahl zwischen dem Text-Format und dem HTMLFormat. Beim HTML-Format stehen Ihnen z.B. Formatierungen zur Verfügung.
Für den Versand von eMails im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung:
▪
Extended MAPI (nur Outlook 2000 -2013): Dadurch können eMails über Outlook versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder eMail bestätigen muss.
▪
SMTP: Beim Versand über SMTP werden die eMails nicht über ein eMail-Programm
gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server.
Für den Versand von eMails im Textformat steht noch ein dritter Dienst zur Verfügung:
▪
Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Programme.
Weitere Informationen zur Konfiguration der Mail-Dienste finden Sie unter "Mailversand
konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
9.2 eMail senden
Einzel-eMail
Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel-eMail zu versenden:

Wählen Sie Start > eMail senden oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das
entsprechende eMail-Feld und wählen "eMail senden". Die eMail wird direkt über den
MAPI-Mailclient versendet (z.B. Outlook) oder optional über eine eMail-Vorlage.
Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
146
▪
Beim Versand über eMail-Vorlagen kann der Versand der eMail protokolliert und
die eMail kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden.
▪
Beim direkten Versand über den MAPI-Standard-Client öffnet sich der Dialog Ihres
eMail-Clients für eine neue eMail und die im eMail-Feld enthaltene eMail-Adresse
wird automatisch als Empfänger eingetragen. Der Versand dieser eMail wird nicht
protokolliert und die eMail kann nicht automatisch in einem Dokumentenfeld abgelegt werden. Um den direkten Versand zu aktivieren, wählen Sie Datei > Opti-
Arbeiten mit eMail-Vorlagen / Standard-eMails
onen > Allgemein > Mailversand und aktivieren die Option "Mail per Kontextmenü direkt über MAPI Mailclient". Weitere Informationen siehe Kapitel "Konfiguration Allgemein".

Über Ausgeben > eMail senden wird die eMail über eine eMail-Vorlage versendet.
Dabei können Sie auf eine bestehende eMail-Vorlage zugreifen oder eine neue eMail
schreiben. Weitere Informationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Der Versand dieser eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Serien-eMail (Mailing)
Um eine Serien-eMail zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wird keine
Selektion vorgenommen, wird die eMail an alle Datensätze der Ansicht verschickt. Informationen zum Erstellen eines Filters finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen".

Wählen Sie Ausgeben > Serien-eMail senden. Der Dialog für eine neue eMail öffnet
sich. Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie über Datei > Öffnen eine bestehende
eMail-Vorlage. Weitere Informationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.

Starten Sie das Mailing über Start > Senden.

Aus den angegebenen Empfängerfeldern wird die erste nicht leere eMail Adresse herausgesucht und die eMails an Ihren Standard eMail-Client oder an den SMTP-Server
übergeben. Datensätze, für die keine eMail Adresse gefunden werden konnte, werden
im Anschluss an den Sendevorgang aufgelistet. Der Versand dieser eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Für Serien-eMails kann vorgegeben werden, dass der Mailvorgang nach einer einstellbaren
Anzahl versendeter eMails angehalten wird und erst nach der angegebenen Wartezeit fortgesetzt wird. Weitere Informationen siehe "Mailversand konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
9.3 Arbeiten mit eMail-Vorlagen / Standard-eMails
Für Serien-eMails (Kampagnen, Newsletter) oder immer wiederkehrende Standard-eMails
bietet es sich an, eMail-Vorlagen zu verwenden.
In einer eMail-Vorlage ist der gesamte Aufbau der eMail, inkl. Betreff, Text, Feldvariablen,
Formatierungen (HTML-eMails) und eventuellen Anlagen enthalten. Abgespeichert lassen
sie sich immer wieder verwenden. Diese Vorlagen funktionieren ähnlich wie die Dokumentvorlagen in Ihrer Textverarbeitung.
▪
Wählen Sie Konfigurieren > eMail Vorlage um den Dialog zu öffnen.
147
eMail-Versand
▪
Über Datei > Öffnen können Sie eine bestehende Vorlage öffnen, abändern und über
Datei > Speichern oder Speichern unter anschließend sichern.
▪
Der Dialog verfügt über 3 Registerkarten über die Sie zwischen dem Editiermodus, der
Echtdatenvorschau und der direkten Quelltextbearbeitung (bei HTML) umschalten können.
▪
In der Vorschau können Sie über die Pfeil-Schaltflächen durch die gefilterten Datensätze blättern.
eMail-Vorlagen erstellen
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
▪
Formatwahl: Klicken Sie in der Gruppe "Format" auf "Text" oder "HTML". Bei Wahl des
HTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
▪
Beschreibung: Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein. Diese Beschreibung
steht als Variable "Action.TemplateDescription" in Autoprotokollen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
▪
Absender: Hier können Sie bei SMTP-Versand eine Absenderadresse angeben. Dabei
haben Sie auch Zugriff auf den Formel-Assistent um z.B. den jeweiligen Ansprechpartner des Kunden als eMail-Absender anzugeben.
148
Arbeiten mit eMail-Vorlagen / Standard-eMails
▪
▪
In der folgenden Auswahlliste stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:
▪
Mehrere Empfänger in separaten eMails: Diese Option ist für den Versand von
personalisierten Serien-eMails. Sie können unter "An" bis zu drei Felder angeben,
die eMail-Adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresse enthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhalt geprüft und die eMail an
die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt. Datensätze, die keine eMail-Adresse enthalten, werden Ihnen nach dem Versand eines Mailings aufgelistet.
▪
Mehrere Empfänger in einer eMail: In diesem Fall werden alle Empfänger als
"BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler. Geeignet
beispielsweise für den Versand von Newslettern, wenn keine Personalisierung
gewünscht ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne eMail Ihr Haus, und die Zielgruppe
ist für die Empfänger nicht ersichtlich.
▪
Ein fester Empfänger: Möchten Sie die eMail-Adresse nicht aus der Datenbank
übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie diese Option. Anschließend
tippen Sie die Adresse unter "An" ein.
CC: Hier können weitere (durch Semikolon getrennte) Empfänger angegeben werden.
Dabei haben Sie auch Zugriff auf den Formel-Assistent um z.B. die eMail-Adresse des
jeweiligen Sekretariats des Empfängers anzugeben.
Hinweis: In Mailadressen können generell auch '<' und '>' vorkommen. z.B. "Peter
Müller <mueller@combit.net>".
▪
Betreff: Auch beim Betreff haben Sie Zugriff auf den Formel-Assistenten.
▪
eMail-Text: Wenn Sie beim eMail-Text mit Feldern und Funktionen arbeiten möchten
(z.B. für die Briefanrede), steht Ihnen der Formel-Assistent über Start > Formel zur
Verfügung. Durch das Einfügen von Feldern können Sie Ihre Mailings persönlicher und
damit ansprechender gestalten.
Siehe auch "Formel-Editor verwenden" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Beispiele:
Briefanrede (mit Leerzeichenoptimierung bei "Sehr geehrte Damen und Herren"):
«Rtrim$(SalutationLetter + " " + Name)»,
Absender je nach Benutzer: ««cRM.User.FirstName»» ««cRM.User.LastName»»
▪
Anlagen hinzufügen: Über Start > Anlage bzw. Rechtsklick in das Fenster "Anlagen"
können Verweise auf Dateien hinzugefügt werden. Da die Vorlage nur den Verweis auf
eine Datei enthält, muss die Datei zum Zeitpunkt des Versands in dem angegebenen
Pfad zu finden sein.
149
eMail-Versand
Über den Kontextmenüeintrag "Neue Datei" können Sie eine beliebige Datei auswählen. Über den Eintrag "Neue Formel" haben Sie Zugriff auf den Formel-Assistenten,
somit können Anlagen z.B. in Abhängigkeit der Datensätze unterschiedlich ausfallen
oder Anhänge durch Verwendung der Variable cRM.Project.Path relativ zum Projektverzeichnis gespeichert werden. .
Zum Bearbeiten oder Löschen eines Verweises wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü. Über Doppelklick auf einen Eintrag können die Verweise ebenfalls bearbeitet werden.
Optionen einstellen (nur für Text-eMails)
Über Datei > Optionen gelangen Sie bei eMails im Textformat zu den eMail-Einstellungen:
▪
"Wandeln der Umlaute vor dem Versenden" ändert die deutschen Umlaute. Aus "ä" wird
"ae", aus "ü" wird "ue" usw.
▪
"Mailing wird vor dem Versenden verschlüsselt" verschlüsselt den Mail-Text vor dem
Senden. Geben Sie nach der Aktivierung das gewünschte Passwort ein.
Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMail
Sofern Sie im Menü Format "HTML" aktiviert haben, stehen Ihnen für eine eMail die folgenden Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:
▪
Textformatierungen und Hintergrundfarbe.
Hinweis: Formatierungen können nicht innerhalb einer Formel verwendet werden.
Lediglich die gesamte Formel kann formatiert werden.
▪
Tabelle einfügen: Wählen Sie Start > Tabelle > Neue Tabelle, um eine solche in Ihren
eMail-Text einzufügen. Über den dann folgenden Dialog können Sie definieren, aus
wie viel Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll sowie deren farbliche Gestaltung.
Nach Erstellen einer Tabelle stehen unter Start > Tabelle weitere Optionen zur Verfügung, über die bspw. noch Zeilen/Spalten angehängt, oder auch verknüpft sowie gelöscht werden können.
▪
Bild einfügen: Um in die eMail ein Bild einzubinden (z.B. eine eingescannte Unterschrift
oder das Firmenlogo) wählen Sie Start > Grafik. Im folgenden Dialog können Sie die
gewünschte Datei auswählen. In das Feld "Bildherkunft" kann auch direkt ein Feldname
eingegeben werden, z.B. ««cRM.Project.Company.Logo»» für das Firmenlogo aus den
Firmenstammdaten oder ««cRM.User.Signature»» für die Unterschrift des jeweiligen
Benutzers aus der Benutzerverwaltung.
Die Grafikdatei muss zum Zeitpunkt des Versendens verfügbar sein, sie wird erst zu
diesem Zeitpunkt in die eMail eingefügt.
150
Automatische eMail Ablage
▪
Hyperlink einfügen: Um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie Start > Hyperlink. Im
folgenden Dialog können Sie den Link definieren und den gewünschten Typ festlegen,
z.B. http://www.combit.net/newsletter/<KUNDENNUMMER>
Import einer HTML-Datei in die Vorlage
Haben Sie bereits in einem anderen Editor eine HTML-eMail formatiert, ist es nicht notwendig, die eMail erneut zu editieren. Über Datei > Importieren können Sie eine bereits
bestehende HTML-Datei in die eMail-Vorlage bzw. den Editor einfügen.
Tipp für Experten: Die Mailvorlage ist eine Textdatei, in welcher HTML direkt per Editor
kodiert werden könnte.
9.4 Automatische eMail Ablage
Sie haben die Möglichkeit, die eMails nach dem Versand automatisch in die Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Die abgelegten eMails können jederzeit geöffnet werden
und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller versendeten eMails. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
9.5 eMail Autopilot
Der eMail Autopilot läuft als Anwendung oder Dienst auf einem Server und überwacht ein
Postfach. Er kann einen Workflow starten, der durch eine eMail mit einer bestimmten Betreff-Zeile angestoßen wird. Damit lässt sich z.B. eine Mailing-Rückläufer-Verarbeitung realisieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Workflows und Ereignisse" im Kapitel
"eMail Autopilot".
151
Ausgeben von Daten
10. Ausgeben von Daten
Bei der Ausgabe von Daten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
▪
Einzelübernahme der Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung
(z.B. Word). Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den
Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern
können. Weitere Informationen siehe Kapitel "Einzelübernahme in andere Programme".
▪
Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Einzelübernahme in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung".
▪
Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Ausgabe über Druckvorlagen. Dafür werden
Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden
können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports.
▪
Die Ausgabe kann auf dem Drucker, aber auch in anderen Formaten wie z.B. DOCX,
PDF oder Excel erfolgen. Weitere Informationen siehe Kapitel "Ausgabe mit Druckvorlagen".
▪
Sofern Sie Serienbriefe über die Textverarbeitung (z.B. Word) erstellen möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken". Die direkte Ausgabe über Druckvorlagen geht jedoch in der Regel schneller.
▪
Sofern Sie die Daten zur Weiterverarbeitung in eine andere Anwendung exportieren
möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Import, Export und Abgleich".
▪
Über die Statistikfunktion können Sie Feldinhalte statistisch auswerten. Weitere Informationen siehe Kapitel "Statistikfunktionen".
▪
Über die Sofortberichte können Sie Druckvorlagen mit einem Filter kombiniert ablegen
und für den Schnellzugriff in der Navigation darstellen. Weitere Informationen siehe
Kapitel "Sofortberichte".
10.1 Einzelübernahme in andere Programme
Sie können die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes über die Einzelübernahme mit Hilfe
einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z. B. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck
in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern und anpassen können.
In der Übernahmemaske legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf
welche Weise in welches Zielprogramm (z.B. Word, Excel, Zwischenablage) übertragen
werden sollen.
152
Ausgabe mit Druckvorlagen
Dabei ist es auch möglich, festen Text (z.B. Absender), Formatierungen, Formatvorlagen,
Bedingungen und Funktionen zu übergeben. Das Zielprogramm wird automatisch gestartet.
Informationen zur Konfiguration von Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Dokument
Übernahmemaske
Aktueller Datensatz
Feldinhalte
Sofern Sie bereits eine Übernahmemaske eingerichtet haben, können Sie diese folgendermaßen ausführen:

Wählen Sie Ausgeben > Übernahme in Textverarbeitung um den aktuellen Datensatz
zu übernehmen (z.B. nach Word, Excel oder in die Zwischenablage).
Der aktuelle Datensatz wird, wie in der Übernahmemaske festgelegt, an der Position
der Einfügemarke oder an spezifischen Textmarken in der Zielanwendung eingefügt.

▪
Sofern die Zielanwendung bereits geöffnet ist, werden die Daten in das momentan aktive Dokument eingefügt. Ansonsten wird ein neues Dokument geöffnet.
▪
Sofern in der Übernahmemaske eine Dokumentvorlage festgelegt ist, werden die
Daten in diese Vorlage eingefügt.
Es wird jeweils die gerade aktive Übernahmemaske ausgeführt. Eine Übernahmemaske aktivieren Sie über Konfigurieren > Übernahmemasken > Auswählen.
▪
Standardmäßig finden Sie die Übernahmemasken (Dateiendung *.xfx) im Projektverzeichnis im Ordner "Übernahmemasken". Die aktivierte Übernahmemaske
bleibt solange aktiv, bis Sie eine andere Übernahmemaske auswählen.
▪
Übernahmemasken können auch über eine selbst definierte Schaltfläche ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" Im
Kapitel "Konfiguration Ansichten".
10.2 Ausgabe mit Druckvorlagen
Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten
List & Label Designer angepasst werden können.
Informationen zur Konfiguration von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen anpassen" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe,
Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports.
153
Ausgeben von Daten
Es wird dabei stets zwischen Einzeldruck und Seriendruck unterschieden. Beim Einzeldruck (z.B. Standardbrief) werden stets die Daten des aktuellen Datensatzes ausgegeben.
Beim Seriendruck (z.B. Adressliste) werden die Daten der aktuell im Filter vorhandenen
Datensätze ausgegeben. Daher sollten Sie die Datensätze vor dem Seriendruck filtern, da
die Ausgabe sonst für alle Datensätze der geöffneten Ansicht erfolgt.
Nachfolgend wird meistens nur auf den Seriendruck eingegangen, der Einzeldruck hat die
gleiche Funktionsweise.
Hinweis: Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt
und gedruckt werden. Der direkte Druck geht jedoch in der Regel schneller. Komplexere
Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich über Druckvorlagen einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung.
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten.
Ausgabe von Etiketten
Über Ausgeben > Drucken können Sie die aktuelle Adresse auf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausdrucken (Briefumschläge behandeln Sie wie ein großes Etikett).

Wählen Sie Ausgeben > Drucken > Einzelnes Etikett drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett (Dateiendung *.lbl). Druckvorlagen finden
Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen") und
legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.

Klicken Sie "Starten".
Über Ausgeben > Seriendruck können Sie Etiketten für alle Datensätze im aktuellen Filter
Etiketten ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden für sämtliche Datensätze Etiketten gedruckt. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.

Erstellen Sie über Filtern einen Filter.

Wählen Sie Ausgeben > Seriendruck > Etiketten drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig
im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen") und
legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.

Klicken Sie "Starten".
154
Ausgabe mit Druckvorlagen
Ausgabe von Listen und Reports
Über Ausgeben > Drucken können Sie einen Report für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.B. Ausdruck von Firmeninformationen inkl. aller Ansprechpartner oder Ausdruck
von Kontaktinformationen inkl. aller Aktivitäten).

Wählen Sie Ausgeben > Drucken > Liste (Report) zum Datensatz drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste (Dateiendung *.lst). Druckvorlagen finden
Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Über Ausgeben > Seriendruck können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.B. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner oder Beschwerdeliste). Ist kein Filter
aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze
entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.

Erstellen Sie über Filtern einen Filter.

Wählen Sie Ausgeben > Seriendruck > Listen/Berichte drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im
Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Ausgabe von Karteikarten
Auf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen von Datensätzen
ausgegeben (z.B. Kontaktinformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag). Dies ist beispielsweise für den Außendienst hilfreich, der hiermit stets alle relevanten Kundeninformationen
zur Verfügung hat.

Wählen Sie Ausgeben > Drucken > Einzelne Karteikarte drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen
finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Über den Menüpunkt Ausgeben > Seriendruck können Sie für alle Datensätze im aktuellen
Filter eine Karteikarte ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben.
Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.

Erstellen Sie über Filtern einen Filter.

Wählen Sie Ausgeben > Seriendruck > Karteikarten drucken
155
Ausgeben von Daten

Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief
Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt
werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen
als in der Textverarbeitung. Beim direkten Druck kann der Druck direkt auf dem Drucker
oder über das docx-Ausgabeformat auch in Word ausgegeben werden. Der Vorteil der
Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten. Weitere Informationen finden sie im Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken".
Über den Menüpunkt Ausgeben > Brief drucken können Sie einen Standardbrief für den
aktuellen Datensatz ausdrucken (z.B. Produktinfo, Kataloganfrage).

Wählen Sie Ausgeben > Brief drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für den Einzelbrief (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen
finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Über den Menüpunkt Ausgeben > Serienbrief drucken können Sie für alle Datensätze im
aktuellen Filter einen Serienbrief ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze
ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.

Erstellen Sie über Filtern einen Filter.

Wählen Sie Ausgeben > Serienbrief drucken

Wählen Sie die Druckvorlage für den Serienbrief. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen").

Klicken Sie "Starten".
Ausgabe - Einstellungen
Sofern Sie eine Druckvorlage auswählen, wird generell der Dialog für die Ausgabe-Einstellungen angezeigt.
156
Ausgabe mit Druckvorlagen
Sie haben hier verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:
▪
In der Rubrik "Ausgabemedium" können Sie über die Schaltfläche "Ändern" die Druckereinstellungen ändern.
Wenn Sie im Seitenlayout mehrere Bereiche definiert haben, können Sie hier die Druckereinstellungen der jeweiligen Bereiche ändern. Unter "Kopien" geben Sie die jeweilige Anzahl der Exemplare an.
157
Ausgeben von Daten
▪
Unter "Ausgabe auf" wählen Sie das Ausgabeformat (z.B. Vorschau, Drucker, Excel).
Beachten Sie bei diversen Formaten die Einstellungsmöglichkeiten, die Sie über die
Schaltfläche "Optionen" erreichen. Beim Excel-Format kann z.B. über die Option "Ausschließlich Datenexport aus Tabellenobjekten" die Anzahl der Spalten und Zeilen auf
die notwendige Anzahl verringert werden.
▪
Über die Option "Vorschau" haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe nicht sofort auf
den Drucker zu schicken, sondern in der Berichtsansicht anzeigen zu lassen. Auf diese
Weise können Sie das Ergebnis überprüfen.
▪
Über die Option "Einstellungen permanent speichern" kann die Druckerauswahl und
das Ausgabeformat zum Standard für diese Druckvorlage festgelegt werden.
▪
Über "Anfangsseite" legen Sie fest, mit welcher Seite der Druck beginnen soll. Unter
"Kopien" geben Sie die Anzahl der Exemplare an (nur verfügbar bei einem einzelnen
Layoutbereich).
▪
Über die Option "Seiten" können Sie dabei auch einen bestimmten Seitenbereich für
den Druck einstellen, ggf. durch Komma getrennt (z.B. 1, 3-4, 10-).
▪
Starten Sie den Druck über die Schaltfläche "Starten".
▪
Bei Etiketten haben Sie noch eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit "Anfangsposition". Über die Schaltfläche "Wählen" bestimmen Sie die Anfangsposition des Druckes
auf der ersten Seite der Etikettenbögen, damit auch angefangene Blätter weiterverwendet werden können. Die ausgewählte Anfangsposition wird im Feld "Anfangsposition" angezeigt.
Drucken mit der Vorschau
Alle Druckausgaben können mit Echtdaten in einem Vorschau-Fenster auf dem Bildschirm
angesehen werden.

Nach Auswahl der Druckvorlage wählen Sie im Druck-Dialog unter "Ausgabe auf" die
Option "Vorschau".
Auf diese Weise können Sie das Layout eines Druckes überprüfen, ohne dafür Papier verschwenden zu müssen. Die Ausgabe am Bildschirm erfolgt detailgetreu (WYSIWYG) genauso, wie sie auch beim echten Druck erfolgen würde. Sie können nach erfolgter Layoutkontrolle den eigentlichen Druck direkt aus der Vorschau starten, ohne den Druckbefehl
nochmals aufrufen zu müssen.
▪
Die Seiten werden fortlaufend angezeigt. Wenn Sie die rechte Maustaste gedrückt halten, kann der Ansichtsbereich mit der Maus verschoben werden, ansonsten per Bildlaufleiste.
▪
Über den Zoomregler, die Auswahlliste und die 1:1-Schaltfläche können Sie die Ansicht im Arbeitsbereich anpassen. Wenn Sie die Ansicht verkleinern, werden mehrere
Seiten dargestellt. Über den Zoomregler können sie im Bereich 20% - 400% stufenlos
verkleinern und vergrößern.
158
Ausgabe mit Druckvorlagen
▪
Ein Doppelklick auf eine Seite passt die Ansicht so an, dass die ganze Seite zu sehen
ist.
▪
Halten Sie die STRG-Taste fest und drehen Sie gleichzeitig das Mausrad um zu verkleinern und zu vergrößern.
▪
Ziehen Sie den gewünschten Ansichtsbereich mit gedrückter linker Maustaste auf.
▪
An der linken Seite des Vorschaufensters befinden sich die einzelnen Druckseiten noch
mal verkleinert. Das erlaubt eine sehr schnelle, direkte Navigation durch das Dokument
durch Anklicken.
▪
Die in den Druckoptionen angegebene "Kopienanzahl" wird in der Vorschau nicht berücksichtigt, diese wird erst beim tatsächlichen Druck relevant.
▪
Über die Funktionen im Bereich „Ausgeben“ können Sie die in der Vorschau aktuell
angezeigte Seiten wie in der Vorschau angezeigt ausdrucken, exportieren oder als Anhang direkt per Mail versenden.
Ausgabe in andere Formate (DOCX, PDF, Excel, ...)
Druckausgaben können auch in andere Dateiformate ausgegeben werden. Wählen Sie
dazu im Dialog der Ausgabe-Einstellungen das entsprechende Ausgabemedium. Bitte beachten Sie, dass - formatbedingt - das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann,
da es bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt.
159
Ausgeben von Daten

Wenn Sie ein anderes Format als Drucker oder Vorschau gewählt haben bzw. beim
Speichern aus der Vorschau, wählen Sie im folgenden Dialog den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an.

Über die Option "Nach dem Speichern die mit der Datei verknüpfte Anwendung starten" können Sie die Datei nach der Erstellung direkt im entsprechenden Programm
(z.B. Excel) öffnen.

Über die Option "Erzeugte Datei per Mail verschicken" können Sie die Datei direkt per
Mail versenden.

Über die Option "Erzeugte Datei digital signieren" können Sie die Datei digital signieren.
Weitere Informationen siehe Abschnitt "Dokumente digital signieren".

Über die Schaltfläche "Optionen" können bei diversen Exportformaten spezifische Ausgabe-Einstellungen konfiguriert werden.
Ausgabe als PDF
Das PDF-Exportmodul erzeugt Dokumente im PDF-Format. In den Ausgabe-Einstellungen
finden Sie die Option zur Erstellung einer PDF/A konformen Datei und Sicherheitsoptionen.
Informationen zum Erstellen eines PDF-Inhaltsverzeichnisses finden Sie im Designer-Handbuch unter "Berichtsabschnitte" im Kapitel "Seitenlayout".
160
Serienbrief über die Textverarbeitung drucken
Ausgabe als Word-Datei
Das Microsoft Word Exportformat erzeugt DOCX-Dateien, die mit Word 2007 und höher
kompatibel sind. Tabellen werden seitenübergreifend exportiert und können somit nachträglich bearbeitet werden.
Ausgabe als Excel-Datei
Das Excel-Ausgabemodul erzeugt Dokumente im Microsoft Excel® Format. Im Druckoptionendialog stehen für das Excel-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
▪
Um die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl zu verringern aktivieren Sie auf der Registerkarte "Ausgabe" die Option "Ausschließlich Daten aus Tabellenobjekten".
▪
Es wird versucht, die im Designer gewählte Formatierung so exakt wie möglich in
Excel wiederzugeben. Wenn die "Formatierung"-Eigenschaft im Designer nicht verwendet wird, wird der Inhalt als Text an Excel übergeben.
Dokumente digital signieren
Um Dokumente signieren zu können, benötigen Sie eine Signiersoftware. Die unterstützten
Produkte finden Sie unter "Systemvoraussetzungen" im Kapitel "Voraussetzungen und Installation".

Installieren Sie die Signatursoftware und konfigurieren Sie die Schnittstelle zwischen
Signatursoftware und dem cRM.

Über die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bei der Ausgabe können Sie das
Ausgabeformat festlegen. Zum digitalen Signieren eignet sich besonders das PDF-Format (möglich sind auch das TIFF- und TXT-Format).

Aktivieren Sie im "Speichern unter"-Dialog die Option "Erzeugte Datei digital signieren"
und klicken dann auf Speichern.

Das Dokument wird erstellt und gleichzeitig von der Signatursoftware digital signiert.
10.3 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken
Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt
werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen
als in der Textverarbeitung.
Weitere Informationen zum direkten Druck finden sie im Kapitel "Ausgabe von Einzelbrief
und Serienbrief".
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten.
161
Ausgeben von Daten
Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten, unterscheidet
man zwischen dem Hauptdokument, d.h. dem eigentlichen Brieftext, und der Datenquelle,
d.h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben den Serienbrief.
In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweils automatisch
in das Hauptdokument eingesetzt.
Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellung können
Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in Ihrer Textverarbeitung
lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist der Serienbrief.
Um eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie einen Filter mit den zu druckenden Datensätzen.

Wählen Sie Ausgeben > Serienbrief per Textverarbeitung

Im Export-Assistenten wählen Sie ein bestehendes Export-Format aus (z.B. Eigene Formate > Global > Serienbrief) oder erstellen ein neues Exportformat (z.B. im Text-Format).
▪
Wenn Sie das Exportformat bearbeiten oder neu erstellen möchten, wählen Sie
"Weiter"
▪
Wenn Sie eine vorhandene Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie "Ausführen".

Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, können Sie das Exportformat nun
anpassen. Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung als
Seriendruckfelder zur Verfügung. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Exportvorlagen finden Sie unter "Export von Daten" im Kapitel "Import, Export und Abgleich".

Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für die Datenquelle an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. Wenn Sie in Ihrer
Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden wollen, müssen
Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben. Daher ist es
wichtig, sich diese Informationen zu merken.

Die Datenquelle wird erstellt.

Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z.B. Word) und erstellen Sie den Serienbrief. Wählen
Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datei.

Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Dokument ein. Bitte entnehmen Sie das weitere
Vorgehen beim Anfertigen von Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation des Textverarbeitungsprogramms.
10.4 Sofortberichte
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Professional oder Enterprise Edition.
162
Sofortberichte
Über die Sofortberichte können Sie Druckvorlagen mit einem Filter kombiniert ablegen und
zusätzlich für den Schnellzugriff in der Navigation darstellen.
Sofortbericht verwalten

Öffnen Sie die Ansicht, für die der Bericht erstellt wurde. Die Berichte stehen in der
Navigation als "Sofortberichte" zwar global zur Verfügung, der Filter für die zugrundeliegenden Daten wird jedoch ansichtenspezifisch definiert.

Wählen Sie Konfigurieren > Sofortberichte

Die Funktionen zum Bearbeiten der Sofortberichte (Neuerstellung, Kopieren, Löschen,
Reihenfolge der Darstellung) stehen über eine Symbolleiste rechts oben zur Verfügung.

▪
Um einen neuen Sofortbericht zu erstellen wählen Sie "Neuen Eintrag definieren".
▪
Um einen bestehenden Sofortbericht zu kopieren, wählen Sie "Eintrag duplizieren".
▪
In beiden Fällen entscheiden Sie anschließend über einen Dialog, ob der Sofortbericht auch anderen Benutzern zur Verfügung stehen soll. Ansonsten können nur
Sie auf den Sofortbericht zugreifen und Sie können auch keine weiteren Zugriffsberechtigungen vergeben.
Vorlage: Hier wird die zu verwendende Druckvorlage definiert.
▪
Über den Öffnen-Dialog können Sie eine bestehende Vorlage auswählen.
▪
Über die Schaltfläche "Bericht im Designer öffnen" können Sie die Vorlage direkt
bearbeiten.
163
Ausgeben von Daten
▪
Über die Formel-Schaltfläche können Sie für den Pfad zur Druckvorlage auch Formeln und Ausdrücke verwenden.

Beschreibung: Dieser Text wird in der Navigation angezeigt.

Daten: Hier definieren Sie die zugrundeliegende Datenbasis: Aktueller Datensatz, der
derzeit aktive Filter oder ein bestimmter Filter den Sie über die Schaltfläche definieren
können. Dabei steht Ihnen sowohl der "Filter Allgemein" als auch die "Freie SQL Abfrage" zur Verfügung.

Name für Scripte/Workflows: Optional können Sie einen Namen festlegen, der für den
Zugriff per Script oder Workflow notwendig ist.

In Navigation darstellen: Über diese Checkbox können Sie den Bericht für den Schnellzugriff im Fenster "Navigation" verfügbar machen.

Berechtigungen:
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Enterprise Edition.
▪
Über die Schaltfläche "Berechtigungen ändern" können Sie den Zugriff auf diesen
Sofortbericht auf bestimmte Benutzer und/oder Benutzergruppen beschränken.
Sofern keine Benutzer oder Benutzergruppen ausgewählt sind, können alle Anwender auf diesen Bericht zugreifen (sofern es sich nicht sowieso um einen persönlichen Sofortbericht handelt).
Berechtigungseinschränkungen greifen auch für Administratoren. Für sie explizit
ausgenommen ist lediglich die Anzeige im Dialog "Sofortberichte verwalten".
▪
Der Dialog unterstützt Multiselektion, halten Sie dafür die STRG-Taste gedrückt.
▪
Für diese Funktion benötigen Sie Administratorenrechte.
Sofortbericht anzeigen
Wählen Sie Ausgeben > Sofortbericht um einen Bericht aus der Bericht-Bibliothek zu öffnen. Alternativ starten Sie die Anzeige über den Navigationsbereich.
Der Bericht wird in der Ansicht "Bericht" angezeigt. Über die Pfeil-Schaltflächen am unteren
Rand der Ansicht können Sie dabei durch die Datensätze blättern, wenn als Datenbasis der
aktuelle Datensatz gewählt wurde.
Über die Ansichten-Eigenschaften können Sie für die Schaltfläche "Bericht" auch einen
Standardbericht hinterlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten" unter "Allgemein".
10.5 Statistikfunktionen
Mit den Statistikfunktionen können Sie die Feldinhalte statistisch auswerten. Lassen Sie
sich für Zeichen- und numerische Felder auszählen, welche Inhalte wie häufig vorkommen.
164
Statistikfunktionen
Statistik verwalten

Öffnen Sie die Ansicht, für die die Statistik erstellt wurde. Die Statistiken werden stets
ansichtenspezifisch definiert.

Wählen Sie Ausgeben > Statistik.

Die Funktionen zum Bearbeiten der Statistiken (Neuerstellung, Kopieren, Löschen, Reihenfolge der Darstellung) stehen über eine Symbolleiste rechts oben zur Verfügung.

▪
Um eine neuen Statistik zu erstellen wählen Sie "Neue Statistik anlegen".
▪
Um eine bestehende Statistik zu kopieren, wählen Sie "Markierte Statistik kopieren".
▪
In beiden Fällen entscheiden Sie anschließend über einen Dialog, ob die Statistik
auch anderen Benutzern oder nur Ihnen zur Verfügung stehen soll. .
Statistik: Geben Sie eine Bezeichnung an. Über die Schaltfläche "Charttyp und Parameter bearbeiten" können Sie die Statistik zum Bearbeiten öffnen.
▪
Im Dialog "Eigenschaften des Charts" definieren Sie die Datenquellen, die Berechnungsart und die Form der Darstellung.
▪
Dabei können Sie über die Checkbox "Echtdaten verwenden" die Miniaturvorschau mit Ihren aktuell gefilterten Daten versorgen.
Hinweis: Mehr Informationen zum Erstellen eines Charts finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer".
165
Ausgeben von Daten

Im Feld "Druckvorlage" können Sie eine Druckvorlage für die Statistik definieren. Über
die Schaltflächen können Sie diese auch direkt erstellen, auswählen und bearbeiten.

Im Feld "Beschreibung" können Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinterlegen.
Statistik anzeigen

Wählen Sie Ausgeben > Statistik um die Statistik-Bibliothek zu öffnen.
In diesem Dialog können statistische Auswertungen benutzerspezifisch oder für alle
Benutzer projektweit gespeichert werden.

Selektieren Sie die gewünschte Statistik und klicken Sie auf "Ausführen". Ist eine Druckvorlage ausgewählt, wird automatisch die Druckvorschau gestartet, ansonsten der Statistikdialog.
Häufigkeitsstatistik über Kontextmenü
Über den Eintrag "Häufigkeitsstatistik über Feld" im Kontextmenü der jeweiligen Felder der
Eingabemaske erhalten Sie das Statistikergebnis in Form einer Liste wie im Filter Allgemein-Dialog. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird nach diesem gefiltert.
10.6 Visualisierung von Daten
Bei Einsatz von Microsoft MapPoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Datensätze auf einer
Landkarte zu visualisieren, z.B. Jahresumsätze nach PLZ-Gebiet. Sie können dabei den Inhalt eines Datenbankfeldes an MapPoint übergeben.
166
Visualisierung von Daten

Wählen Sie über Konfigurieren > Verzeichnisse+Routenplaner auf der Registerkarte
"Routenplaner" als Routenplaner "Microsoft MapPoint".

Weitere Informationen zum Routenplaner finden Sie unter "Routenplanung".

Auf der Registerkarte "Felder" verknüpfen Sie das Feld "Zusatz" mit dem Datenfeld,
dass Sie visualisieren möchten (z.B. mit dem Umsatzfeld). Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt. Wenn
Sie kein Feld auswählen werden die Datensätze gezählt (Feldinhalt "1").

Erstellen Sie einen Filter über alle Datensätze die visualisiert werden sollen und wählen
Sie Start > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen.

Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Start > Routenplanung
> Routenplanung.

Im Dialog "Routenplanung" wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" um die Wegpunkte an
Microsoft MapPoint zu übergeben.

In Microsoft MapPoint können Sie die Darstellung der Daten über Daten > Datenzuordnungs-Assistent anpassen. Weitere Informationen finden Sie in der MapPoint-Dokumentation.
167
Telefax
11. Telefax
11.1 Allgemein
Sie haben die Möglichkeit, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt aus dem Programm zu versenden. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladene Datensatz.
Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Filter als Basis verwendet.
Hinweis: Voraussetzung zum Faxen ist, dass ein Faxprogramm installiert ist und der PC
mit einem Faxmodem ausgestattet ist (oder mit einem Faxserver verbunden ist). Unter
Windows 7/8 steht "Windows-Fax und -Scan" zur Verfügung, das alle nötigen Funktionen
zum Senden und Empfangen von Faxen anbietet. Weitere Informationen zum Einrichten
finden Sie unter http://windows.microsoft.com/de-DE/windows7/Set-up-your-computer-to-send-and-receive-faxes. Alternativ können Sie sich auch für ein separates Faxprogramm entscheiden, z.B. Tobit David.
11.2 Direktes Faxen über Druckvorlagen
Beim direkten Faxen erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage. Druckvorlagen bieten sich besonders für Standard-Einzelfax und Serienfax an.

Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgeben > Brief drucken.

Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen die gewünschte Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgeben > Serienbriefe drucken.

Im Ausgabe-Dialog wählen Sie unter "Ausgabe auf" den Eintrag "Fax-Gerät (lokal)"
Faxvorlage für den Windows Faxtreiber
Wenn das Fax über den Windows Faxtreiber versendet werden soll, müssen die Faxparameter in den Projekteigenschaften angegeben werden.

Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage für den Windows Faxtreiber wird bereits
mitgeliefert: Rufen Sie Konfigurieren > Karteikarten/Briefe auf und öffnen Sie die Datei
"Kontakte - Windows Faxvorlage". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei
alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung.

In den Projekteigenschaften geben Sie in der Zeile "Empfängername" und "Empfängerfaxnummer" die jeweiligen Feldvariablen an. An die Empfängerfaxnummer wird das
Fax versendet. Die Projekteigenschaften werden im Toolfenster "Eigenschaften" angezeigt, wenn Sie in der Objektliste das Projekt selektieren.
168
Direktes Faxen über Druckvorlagen
Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber
Wenn das Fax über den David Faxtreiber versendet werden soll, übergeben Sie die Faxnummer (@@NUMMER) und andere Feldinformationen über sogenannte DvISE Befehle
an den David Client. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt, da alle
Informationen im Dokument bereits eingebettet sind.

Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfigurieren > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "Kontakte - Serienfax-Vorlage Tobit David". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis.

Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei
alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Platzieren Sie ein Textobjekt, in das Sie den DvISE Befehl direkt eingeben.

Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David Dokumentation.
Hinweis: Es gibt noch weitere Möglichkeiten des Faxversands, wie etwa mit Titelmakros (Makroanweisungen, die auf bestimmte Fenstertitel wie den eines Faxprogramms
reagieren) oder Scripte. Nähere Informationen hierzu finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452.
169
Import, Export und Abgleich
12. Import, Export und Abgleich
Mit diesen Funktionen können Sie Daten bzw. Datenbestände importieren, in andere Programme exportieren oder einen Abgleich durchführen. Um Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte zu erleichtern, steht Ihnen jeweils ein Assistent zur Verfügung, der Sie auch bei
komplexen Feldzuordnungen unterstützt.
Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Import von Daten, z.B. aus anderen Anwendungen, Datenbanken, Excel- oder TextDateien, Outlook-Kontakten usw. Die Daten werden zu den vorhandenen Datensätzen
hinzugefügt.

Export von Daten, z.B. Daten an andere Anwendungen übergeben, Excel-Datei erstellen, Serienbriefdatenquelle erstellen usw.

Abgleich von Daten, dabei wird im Gegensatz zum Import für jeden Datensatz ein möglicherweise schon bestehender Datensatz gesucht und gegebenenfalls abgeglichen
oder (wenn der Datensatz noch nicht besteht) dieser importiert.
12.1 Replikation
Der Abgleich von Datenbanken erfolgt über die im Datenbanksystem mitgelieferten Replikationsmechanismen.
Ein typisches Anwendungsbeispiel eines solchen Szenarios sind mehrere Standorte oder
Außendienst-Mitarbeiter, die mit ihren Notebooks offline arbeiten. Sowie die Notebooks
online sind, werden die neu eingegeben oder geänderten Daten mit dem zentralen Server
in der Firmen-Zentrale abgeglichen bzw. synchronisiert.
Auf diese Weise ist eine frei konfigurierbare und leistungsfähige Synchronisation möglich.
Weiterführende Informationen zur Replikation mit dem MS SQL Server finden Sie in unserer Knowledgebase unter http://support.combit.net/ im Artikel "Replikation mit MS SQL
Server" und in der Dokumentation des verwendeten Datenbanksystems.
Bitte beachten: Bei einer Replikation wird die Synchronisation von Konfigurationseinstellungen der Projektdatei nicht unterstützt (z.B. aktivierte Codefeldeinträge, neu angelegte Codefeldeinträge, Navigationsstruktur, Projektfilter).
12.2 Flache Datenstruktur importieren
Flache Daten befinden sich in einer einzelnen Tabelle. Im Gegensatz zu einer relationalen
Datenstruktur besteht eine flache Datenstruktur aus einer einfachen Liste ohne Bezug zu
anderen Daten (Flatfiles, Excel-Dateien).
Wenn diese Daten beim Import/Abgleich in verschiedene Ansichten importiert werden (z.B.
Firmen und Kontakte) müssen die Daten anschließend relational zu verknüpft werden.
170
Flache Datenstruktur importieren
Import von Adressen
In der mitgelieferten Solution "Large" steht Ihnen die Ansicht "Adressen" zur Verfügung. In
diese Ansicht können flache Adressbestände (z.B. aus Outlook, Excel, address-pickup) importiert werden. Die Datensätze werden vollautomatisch in Firmen und Kontakte aufgeteilt
und verknüpft. Bestehende Kontakte und Firmen werden um fehlende Felder ergänzt.
Hinweis: Diese Ansicht ist eine Datenbanksicht auf die Ansichten Kontakte und Firmen.
D.h. das Löschen einer Adresse in der Ansicht Adressen löscht den Kontakt in der Kontakte-Ansicht. Sofern die zugehörige Firma der Firmen-Ansicht keinen weiteren zugeordneten Kontakt hat, wird auch die Firma gelöscht.
Um beim Import das Entstehen von Dubletten zu vermeiden, sollten Sie die Kriterien für
den Dublettencheck an Ihre Erfordernisse und Daten anpassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kriterien für Dublettencheck bearbeiten". Es öffnet
sich eine SQL-Datei.

Im Abschnitt "Benutzerkonfiguration" passen Sie die entsprechende Passage an, indem Sie die Kommentarzeichen "- - " vor die Zeile setzten, die NICHT gelten soll, und
die Kommentarzeichen "- - " bei derjenigen Zeile entfernen, die gelten soll.
Beispiel: Kriterien für "Firma + Straße + Postfach + PLZ + PostfachPLZ ist aktiv
171
Import, Export und Abgleich
(…)
-- Feldliste der Tabelle "Companies"
-- Kundennummer
-- SET @CompanyDupeList = '[CustomerNo]';
-- Firmenname + Straße + Postfach + PLZ + PLZP
SET @CompanyDupeList = '[Company], [Street], [POBox], [ZIP], [ZIPPOBox]';
(…)

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufteilung aktivieren" um die Änderungen zu übernehmen.

Wählen Sie Datei > Importieren mit Abgleich und konfigurieren Sie einen Abgleich
ohne die Schlüsselfelder für den Abgleich zu definieren (die Schlüsselfelder werden
bereits über die Schaltfläche "Kriterien für Dublettencheck bearbeiten" definiert). Weitere Informationen zur Definition siehe Kapitel "Import von Daten".

Für Outlook kann alternativ über die Schaltfläche "Outlook-Abgleich durchführen" eine
für die Outlook-Standardfelder vorkonfigurierte Abgleichvorlage ausgeführt werden.
Import von flachen Daten
Um Datensätze in mehrere Ansichten zu importieren und anschließend relational zu verknüpfen, empfehlen wir das folgende Vorgehen:
1.
Alle evtl. vorhandenen Constraints im Datenbanksystem löschen, an denen ein Import
scheitern könnte (z.B. wenn ein Datensatz in der Ansicht "Aktivitäten" zwingend mit
einem Datensatz aus der Ansicht "Kontakte" verknüpft sein muss, dies wäre zum Zeitpunkt des Imports nicht möglich).
2.
Die Daten über Daten > Importieren bzw. Daten > Importieren mit Abgleich in die
jeweiligen Ansichten importieren. Weitere Informationen zur Definition siehe Kapitel
"Import von Daten" bzw. "Abgleich von Daten". Das Feld über das die Datensätze eindeutig verknüpft sind, in die Felder "Z_Import_PK" und "Z_Import_FK" der jeweiligen
Ansicht importieren.
3.
Im Datenbanksystem das Fremdschlüsselfeld (das Verknüpfungsfeld) über eine Abfrage setzen. Beispiel siehe unten.
Beispiel: Abgleich und Import aus einer gemeinsamen Tabelle.
Firmen und Kontakte sind in den Originaldaten in einer gemeinsamen Tabelle (z.B. Excel)
gespeichert.
Da in den Originaldaten eine Firma mehrere Ansprechpartner haben kann führen wir keinen
Import sondern einen Abgleich durch, da bei einem Import in die Firmen-Ansicht ein Firmen-Datensatz mehrfach angelegt werden würde. Es gibt kein eindeutiges Verknüpfungsfeld (z.B. eine Firmen-KundenNr bei jedem Datensatz) daher wird für die Verknüpfung als
Schlüsselmerkmal die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land" genutzt.
172
Flache Datenstruktur importieren
Diese Kombination muss eindeutig sein und darf in der Firmen-Ansicht nur einmal vorkommen.
Die Firmendaten werden mit der Ansicht "Firmen" abgeglichen. Schlüsselfeld für den Abgleich ist die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land", da diese Kombination für die spätere SQL-Abfrage sowieso eindeutig sein muss (weitere Informationen zum
Abgleich siehe Kapitel "Abgleich von Daten"). Dabei wird die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land" zusätzlich in das Feld "Z_Import_PK" importiert.
Die Kontakt-Daten werden in die Ansicht "Kontakte" importiert (oder ebenfalls abgeglichen
sofern bereits Daten in der Ansicht vorhanden sind). Dabei wird die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land" zusätzlich in das Feld "Z_Import_FK" importiert. Das
Schlüsselfeld (PK) der Ansicht "Firmen" heißt "ID", das Fremdschlüsselfeld (FK) der Ansicht
"Kontakte" heißt "CompanyID".
Führen Sie anschließend im SQL Server Management Studio folgenden SQL Befehl aus:
173
Import, Export und Abgleich
update "Contacts"
set "CompanyID" = (select distinct "Companies"."ID" FROM "Companies"
where "Contacts"."Z_Import_FK" = "Companies"."Z_Import_PK")
where "Contacts"."Z_Import_FK" IS NOT NULL AND LEN(RTRIM("Contacts"."Z_Import_FK"))> 0
AND ("Contacts"."CompanyID" IS NULL OR LEN(RTRIM("Contacts"."CompanyID"))= 0)
Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel "Import von Adressen".
12.3 Import von Daten
Über Daten > Importieren werden Daten aus einer Quelle in eine Ansicht kopiert.
Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen,
muss beim Import definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Das durch den Assistenten eingestellte Format
können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar.
Formatwahl

Wählen Sie den Menüpunkt Daten > Importieren um den Import-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können importiert werden. Sie finden die Formate im Import-Assistenten aufgelistet.
▪
Der Access-Import erfolgt über die Konfiguration der ODBC-Schnittstelle.
▪
Über den Eintrag "Datenquellen (ODBC) kann aus Datenquellen importiert werden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. Access, cobra Adress PLUS, MS
SQL, Oracle, Sybase SQL). Siehe auch Abschnitt "Spezialfall: Importformat ODBC
und Access".
▪
Beim Text-Import (feste oder variable Spaltenbreiten) versucht der Import-Assistent, das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) anhand der angegebenen Quelldatei selbst herauszufinden.
▪
Beim Import von Telefon-CDs erhalten Sie einen Hinweis zum Export von Daten
aus der entsprechenden Anwendung, da der vorherige Export Voraussetzung ist,
um Daten importieren zu können. Sofern Sie den Export schon durchgeführt haben, können Sie mit "Weiter" bestätigen, ansonsten öffnen Sie nun die TelefonCD-Anwendung. Dort suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Daten aus und
exportieren diese gemäß den Anweisungen des Import-Assistenten aus der Telefon-CD, bevor Sie mit dem Import beginnen.
Hinweis: Sie können Daten auch direkt mit dem SQL Server-Import/Export-Assistenten im SQL Server Management Studio importieren. Die Liste verfügbarer Anbieter enthält die folgenden Datenquellen: SQL Server, Flatfiles, Microsoft Access,
174
Import von Daten
Microsoft Excel. Um den Assistenten zu starten erweitern Sie Datenbanken, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datenbank, zeigen Sie auf Tasks, und klicken Sie dann auf Daten importieren oder Daten exportieren. Mit dem Assistenten
können auch eine Zieldatenbank und Zieltabellen erstellt werden. Wenn Sie jedoch
mehrere Datenbanken, Tabellen oder andere Datenbankobjekte kopieren müssen,
verwenden Sie stattdessen den Assistenten zum Kopieren von Datenbanken.

Wählen Sie das gewünschte Importformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie
mit "Weiter>".
Tipp: Wenn Sie ein eigenes Format ausführen, können Sie dieses auch gleich anwenden (Schaltfläche "Ausführen"). Ansonsten ermöglicht Ihnen der Assistent, die
Definition nachträglich zu verändern oder unter neuem Namen abzuspeichern.
Datenquelle auswählen

Wählen Sie im folgenden Dialog die Quelldatenbank aus. Sie erhalten dabei bei den
meisten Formaten eine Vorschau des Inhalts.
175
Import, Export und Abgleich
Spezialfall: Importformat Excel
Wenn Sie das Format Excel wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen Dialog
können Sie die Excel-Datei und ggf. den Datenbereich auswählen:
176
Import von Daten

Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die Excel-Datei aus. Standardmäßig wird der
Datenbereich automatisch ausgelesen, d.h. es werden alle Spalten eingelesen, bei denen in der ersten Zeile ein Eintrag vorhanden ist. Dann stoppt der Import jedoch bei
der ersten leeren Zeile. Außerdem darf die Zelle A1 nicht leer sein.
Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie den Datenbereich der eingelesen
werden soll, selbst bestimmen. Aktivieren Sie dafür die Option "Datenbereich explizit
selbst definieren" und geben die Excel-Koordinaten an.

Wenn Sie die Option "Erste Zeile enthält Daten" aktivieren, werden die Feldinhalte der
ersten Zeile nicht als Feldbezeichnungen verwendet sondern als Daten importiert. In
diesem Fall erhalten die Spalten die Bezeichnung (A, B, C, ...).
Spezialfall: Importformat ODBC und Access
Wenn Sie das Format ODBC oder Access wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über
diesen Dialog muss in mehreren Einzelschritten die ODBC-Datenquelle angelegt werden.

Um eine neue Datenquelle anzulegen, wählen Sie ODBC-Admin.

Im Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" wählen Sie "Hinzufügen" um eine neue
Datenquelle anzulegen.
177
Import, Export und Abgleich

Wählen Sie den entsprechenden Treiber aus, z.B. Microsoft Access-Treiber.

Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenquelle aus, bei einer Access-Datenbank erfolgt dies über die Schaltfläche "Auswählen". Geben Sie zusätzlich einen Datenquellennamen an. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und bestätigen Sie auch den Dialog
"ODBC-Datenquellen-Administrator" mit OK.
178
Import von Daten

Zurück im Dialog "Datenquelle auswählen" klicken Sie die Schaltfläche "Aktualisieren".
In der Liste der Datenbanken wird die neu angelegte Datenquelle nun gelistet, in diesem Beispiel die Accessdatenbank "Adressen".

Wählen Sie die Datenquelle aus. In einigen Fällen werden Username und Passwort
verlangt. Sollten Sie keines vergeben haben, so bestätigen Sie den Eingabe-Dialog einfach mit OK.
Feldverknüpfung
Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen,
muss im nächsten Dialog definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können
automatisch oder manuell vorgenommen werden. Dabei kann der Name des zu importierenden Feldes direkt eingegeben werden, es muss dafür nicht extra der Formel-Assistent
aufgerufen werden.
179
Import, Export und Abgleich
▪
Feldinhalte werden automatisch abgeschnitten, so dass auch Datensätze importiert
werden können, wenn das Zielfeld eine kürzere Feldlänge hat. Sofern Feldinhalte zu
lang waren und abgeschnitten werden mussten, wird dies in einem Protokoll am Ende
des Imports angezeigt.
▪
Meist werden sie als ersten Schritt den größten Teil der Arbeit dem Assistenten überlassen: über die Schaltfläche "Auto-Verknüpfung" versucht der Assistent, anhand von
Feldnamen die Felder der Quell- und Zieldatei automatisch zu verknüpfen. Schon vorhandenen Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend manuell verknüpfen. Natürlich
können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern.
▪
Bei unterschiedlichen Feldtypen (Zahl, Zeichen, Datum usw.) wendet die Auto-Verknüpfung Konvertierungsformeln an – bitte kontrollieren Sie die Formeln, ob diese in
Ihrem Falle Sinn machen.
Beispiel: Beim Import in ein logisches Feld (mögliche Werte: True, False) wird automatisch die Konvertierungsformel «StrPos('1Tt', Left$(Feldname,1))>=0» angewendet.
Damit wird das Feld auf "True" gesetzt, wenn das erste Zeichen im Quellfeld "1", "T",
oder "t" ist. Wenn in Ihrem Fall ein "x" für "True" steht, ändern Sie die Formel entsprechend ab, z.B. «StrPos('x', Left$(Feldname,1))>=0»
180
Import von Daten
Für alle (noch leeren) Felder in Ihrer Datenbank, in die Sie Werte importieren möchten,
müssen Sie nun die folgenden Schritte durchführen:

Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörige Spalte "Quellfeld oder -formel". Nun können Sie direkt ein Feld der Quelldatenbank aussuchen.

Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." den Formelassistenten aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text, Bedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren. Ein Beispiel dafür sind
Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden.
Tipp: Verwenden Sie die Funktion Alias$() um Werte beim Import zu wechseln.
Beispiel: Beim Import soll für das Feld "Aktivitätstyp" der Wert "eMail" in die Zahl "1"
und
der
Wert
"Brief"
in
die
Zahl
"5"
gewechselt
werden:
Val(Alias$(Aktivitätstyp,"eMail=1|Brief=5")).
Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwar möglich
sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen. So
macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischen Feld wenig
Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung", "Dokumente" und
"Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfung wählen, werden die unterschiedlichen Feldtypen
wenn möglich konvertiert.
Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierenden Datensätze eingeschränkt werden können – es werden nur die Datensätze importiert, für die
die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import aller Datensätze
der Quelldatenbank.
Felder für das Fehlerprotokoll auswählen
Im folgenden Dialog wählen Sie die Felder aus, die einem eventuellen Fehlerprotokoll angezeigt werden sollen, um den Datensatz nachträglich zu finden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir max. 3 Felder.
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter
"Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür
einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das
Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
181
Import, Export und Abgleich
Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie
sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie
die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert
und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar.
Start des Imports
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Import. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf
der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche 'Ausführen' wählen.
Sofern in Quelldatenbank und Zieldatenbank Datensätze gleichen Inhalts vorhanden sind,
so werden diese nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Es ist daher möglich, dass
nach dem Import doppelte Einträge vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend
eine Dublettenprüfung durchzuführen oder die Daten über den Abgleich einzulesen.
182
Export von Daten
12.4 Export von Daten
Über Daten > Exportieren können Sie Datensätze in ein anderes Dateiformat oder eine
Applikation exportieren. Besteht ein Filter, so werden nur die im aktuellen Filter ausgewählten Datensätze exportiert, besteht kein Filter werden alle Datensätze exportiert.
Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten
zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Für den gleichzeitigen hierarchischen Export aller zugehörigen Datensätze, die über eine 1:N-Relation verknüpft sind,
empfehlen wir den Export entweder über die SQL Server Integration Services (SIS) oder
über eine selbstdefinierte SQL Datenbanksicht. Alternativ können Sie die Daten auch über
ein Script via ADO exportieren.
Formatwahl

Wählen Sie den Menüpunkt Daten > Exportieren um den Export-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können exportiert werden. Sie finden die Formate im Export-Assistenten aufgelistet.
▪

Über den Eintrag "Datenquellen" kann in Datenquellen exportiert werden, für die
ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. SQL Server, Oracle, Sybase SQL, Access).
Wählen Sie das gewünschte Exportformat und bestätigen Sie mit "Weiter>".
183
Import, Export und Abgleich
Feldauswahl und Feldverknüpfung
Analog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der
Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.
Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolge ändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neue Spalten
anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mit dessen Hilfe
Sie eine Formel definieren können. (z.B. um Felder zu verbinden, wie Vorname und Name).
Um mehrere Spalten zu selektieren halten Sie UMSCHALT-Taste gedrückt.
Hinweis: Es werden maximal 1MB große Feldinhalte exportiert.
Bemerkungs- und Codefelder
Bitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Zeichen lang" (Memofelder) sinnvoll nur in
ein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UND
Spalten-Separator exportieren lassen. Der Grund dafür ist, dass Bemerkungsfelder Zeilenumbrüche enthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten (Textformate
und viele Serienbriefdatenquellen) als Trennzeichen zwischen Datensätzen verwendet.
184
Export von Daten
Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiert wird, wird die Exportdatei durch
die Umbrüche durcheinandergebracht.
Für den Export von Codefeldern steht Ihnen in den Projekteinstellungen (Konfigurieren >
Projekt > Einstellungen) die Option "Codebeschreibungen bei Druck und Export" zur Verfügung. Bei aktivierter Option werden beim Export die Beschreibungen im Klartext ausgegeben, wie etwa "Weihnachtskarte". Ist die Option nicht markiert, wird statt der Beschreibung
nur die Codenummer ausgegeben, wie zum Beispiel "0010101".
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter
den "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie
dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie
das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie
sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie
die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert
und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar.
Zieldatei auswählen
Im folgenden Dialog geben Sie an, in welche Datei oder Datenbank die Daten exportiert
werden sollen.
Spezialfall: Excel
Wenn Sie die Daten in eine Excel-Datei exportieren möchten, wählen Sie an dieser Stelle
die Schaltfläche "Durchsuchen".

Im Dialog "Datenquelle auswählen" wählen Sie die Schaltfläche "Öffnen".

Im folgenden Dialog "Speichern unter" wählen Sie entweder eine bestehende ExcelDatei aus oder geben im Feld "Dateiname" einen neuen Excel-Dateinamen an (z.B. "Adressen").

Im folgenden Dialog "Datenquelle auswählen" geben Sie im Feld "Arbeitsmappe" einen
Namen für die Arbeitsmappe an, in die die Daten exportiert werden sollen (z.B. "Tabelle1"). Sofern Sie eine bestehende Excel-Datei ausgewählt haben, wird diese ersetzt.
185
Import, Export und Abgleich
Zieldatei fest in Vorlage speichern
Anschließend können Sie auswählen ob dieser Dateiname fest mit der Vorlage gespeichert
werden soll, oder ob immer ein Auswahldialog für den Namen der Exportdatei erscheinen
soll.
Start des Exports
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Export; sobald er beendet ist, erhalten Sie eine Meldung über die erfolgreiche
Durchführung. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf
der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format in "Eigene Formate" selektieren und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
12.5 Abgleich von Daten
Die Abgleichfunktion ist hilfreich, um beim Import von Daten aus externen Quellen (z.B.
aus einer Excel-Datei) die Entstehung von Dubletten zu vermeiden oder bestehende Daten
zu aktualisieren.
Beachten Sie auch die Informationen im Kapitel "Replikation".
Hinweise
▪
Da sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängig
machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherung der Datenbank vornehmen!
▪
Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweise aufweisen.
So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nicht mal "Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer bei Bedarf über
186
Abgleich von Daten
eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise von Adressen unterstützt werden.
▪
Beim Abgleich von Daten fungiert die aktuelle Ansicht als Ziel (="Haupt-Datenbank"),
die andere Datenquelle (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle. Die aktuelle Ansicht
wird durch den Abgleich mit der Quelle aktualisiert und/oder ergänzt.
▪
In der mitgelieferten Solution "Large" steht Ihnen die Ansicht "Adressen" zur Verfügung.
In diese Ansicht können flache Adressbestände (z.B. aus Outlook oder Excel) importiert werden. Der cRM teilt die Datensätze vollautomatisch in Firmen und Kontakte auf
und verknüpft diese. Weitere Informationen finden Sie unter "Import von Adressen" im
Kapitel "Flache Datenstruktur importieren".
Formatwahl und Datenquelle auswählen

Wählen Sie in der entsprechenden Ansicht den Menüpunkt Daten > Importieren mit
Abgleich um den Abgleich-Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl
verschiedener Text- und Datenbankformate erfolgen. Sie finden die Formate im Abgleich-Assistenten aufgelistet.

Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat und bestätigen Sie mit "Weiter>".
Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleich durchgeführt
werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert. Wählen Sie dazu
das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sie u.U. eine Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuch zuzugreifen...") bestätigen.
Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten. Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser ist Voraussetzung für den Abgleich.
Zuordnung der Schlüsselfelder
Entscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werden müssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quelle welcher Datensatz in der Ansicht entspricht. Hierzu dienen die Schlüsselfelder.

Über die Schaltfläche "Neu" können Sie Schlüsselfelder einfügen. Die Reihenfolge ist
nicht relevant, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenen Zeichen
übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuen Schlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Neben-DB (Quelle) zu bestimmen.
187
Import, Export und Abgleich
Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtigen Felder
auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nur solche Felder wählen,
die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren. Ansonsten können Dateninkonsistenzen entstehen! Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht
vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt.
Tipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indem Sie
in der Hauptdatenbank eine Dublettenkontrolle (Filtern > Dublettenprüfung) mit den
Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dubletten gefunden werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. In diesem Falle müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüssel so ändern, dass der Schlüssel eindeutig ist!
In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen, um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hier Felder wie
Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie
zudem darauf achten, dass sich Ziel und Quelle in diesen Feldern möglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können die zusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden.
188
Abgleich von Daten
Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON, da
sich Telefonnummern häufig ändern.
Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren 4000
Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr. Schmidt von
der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr. 07731/906010 anstelle der 07731/906020. Wenn
Sie die Quelldatenbank mit der Zieldatenbank abgleichen, wird ein neuer Datensatz für Hrn.
Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906020 angelegt, da sich die Schlüsselfelder
unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906010
bleibt unverändert, da der Abgleich anhand der Schlüsselfelder in der Zieldatenbank den
Datensatz der Quelldatenbank nicht gefunden hat.
Die Feldverknüpfung
Analog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der
Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Dabei kann der Name
des abzugleichenden Feldes direkt eingegeben werden, es muss dafür nicht extra der Formel-Assistent aufgerufen werden.
Feldinhalte werden automatisch abgeschnitten, so dass auch Datensätze abgeglichen werden können, wenn das Zielfeld eine kürzere Feldlänge hat. Sofern Feldinhalte zu lang waren
und abgeschnitten werden mussten, wird dies in einem Protokoll am Ende des Abgleichs
angezeigt.
Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen: die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregel bestimmen.
Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste und wählen Sie die
Abgleichregel. Wenn Sie eine Abgleichregel ändern können Sie entscheiden, ob diese Änderung für alle anderen gleich lautenden Regeln durchgeführt werden soll. Damit lässt sich
mit zwei Klicks die Grundstrategie des Abgleichs (Haben die Daten der Haupt- oder der
Nebendatenbank Priorität) komfortabel ändern.
Folgende Abgleichregeln stehen zur Auswahl:
▪
Regel.NebenDB_wennHauptDB_leer: Es werden nur Felder importiert, die in der
Hauptdatenbank noch nicht gefüllt sind. Diese Regel ist (abgesehen von Bemerkungsfeldern) die Standard-Abgleichregel. So können keinerlei Daten der Hauptdatenbank
"verloren" gehen und der Anwendungsfall, dass lediglich Daten "angereichert" bzw.
neue Datensätze unter Vermeidung von Dubletten importiert werden sollen, wird so
direkt abgedeckt.
▪
Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Hauptund Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Einzige Ausnahme: wenn das Feld in
189
Import, Export und Abgleich
der Nebendatenbank leer ist, wird der Inhalt in der Hauptdatenbank nicht gelöscht. So
können die Daten der Hauptdatenbank aktualisiert werden, ein vorhandener Wert wird
aber nicht durch einen leeren Feldinhalt überschrieben.
▪
Regel.NebenDB: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in
die Hauptdatenbank übernommen.
▪
Regel.Additiv: In der Nebendatenbank gefundene Änderungen werden automatisch
dem Feld in der Hauptdatenbank hinzugefügt (angehängt). Der bisherige Inhalt des
Zielfeldes bleibt dabei erhalten. Ein Hinzufügen ist jedoch nur solange möglich, wie im
Zielfeld noch Platz ist. Damit empfiehlt sich diese Option vor allem für Bemerkungsfelder. Bei Feldern die mit dieser Regel abgeglichen werden, sollten Sie vermeiden, in
der Hauptdatenbank Passagen aus dem betreffenden Feld zu löschen oder neue einzufügen – neuen Text anzuhängen ist aber selbstverständlich erlaubt! Beim Abgleich
werden die beiden Inhalte in Haupt- und Nebendatenbank verglichen. Ab dem ersten
gefundenen Unterschied (das wäre die Stelle, an der Sie in der Hauptdatenbank etwas
gelöscht haben) wird der Inhalt der Nebendatenbank an den der Hauptdatenbank angehängt, so dass alle Einträge, die nach einer solchen Modifikation stehen, dann doppelt vorkämen.
▪
Regel.HauptDB: Der Inhalt wird nur bei neu angelegten Datensätzen geschrieben. Bei
Datensätzen die durch den Abgleich in irgendeiner Art geändert/abgeglichen werden,
findet keine Änderung des Feldes statt.
▪
Regel.Auswahl: Bei Unterschieden in den Feldinhalten können Sie über einen Dialog
entscheiden, welcher Inhalt genommen wird (und das Ergebnis noch modifizieren)
▪
Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer: Wie "Regel.Auswahl", nur werden leere Felder der
Nebendatenbank ignoriert.
▪
Formel: Sie können auch Formeln für die Abgleichregeln definieren (dies ist auch der
Grund, weshalb es Regel.HauptDB überhaupt gibt, falls Sie sich das schon gefragt
haben). Beispiel: Entscheidung anhand Feldlänge, das längere Feld "überschreibt" das
Kürzere: "if(len(atrim$(HauptDB.BEMERKUNG)) > len(atrim$(BEMERKUNG)), Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)"
Der Datenfilter unten im Dialog bezieht sich auf die Daten der Neben-Datenbank, folglich
werden nur die Datensätze abgeglichen, auf die die Filterbedingung zutrifft. Wenn der Filterausdruck leer ist, werden alle Datensätze abgeglichen.
Anzeigefelder auswählen
Im folgenden Dialog können diejenigen Felder ausgewählt werden, die bei der Abgleichabfrage (Abgleichregel "Regel.Auswahl..."), der Statistik und in einem eventuellen Fehlerprotokoll angezeigt werden sollen. Meist bietet es sich an, hier die Schlüsselfelder auszuwählen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen sich max. 3 Felder.
190
Abgleich von Daten
Aktion bei einem neuen Datensatz
In diesem Dialog entscheiden Sie wie Datensätze, die nur in der Nebendatenbank, aber
nicht in der Hauptdatenbank vorkommen, verarbeitet werden.
▪
Bei jedem neuen Datensatz manuell entscheiden, ob er eingefügt oder ignoriert werden soll.
▪
Einen neuen Datensatz automatisch importieren.
▪
Neue Datensätze niemals importieren, es werden somit nur bereits existierende Datensätze abgeglichen.
Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich)
Der folgende Dialog erscheint nur beim Outlook-Abgleich und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, also ein Import mit nachfolgendem Export durchgeführt werden
soll.
Wenn Sie die Option "Ausführung muss noch vom Benutzer bestätigt werden" aktivieren,
muss auch bei einem automatischen Abgleich die Durchführung bestätigt werden – dies
ermöglicht einen Statistiklauf.
Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich)
Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, der übliche
Feldzuordnungsdialog, diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stellt die Zielfelder! Besonders zu beachten ist hier der Datenfilter: er arbeitet auf den Feldern der Hauptdatenbank und beschreibt, welche Datensätze re-exportiert werden.
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern lassen, und ist damit
unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie
dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie
das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie
sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie
die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert
und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar.
Start des Abgleichs und Statistiklauf
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung.
191
Import, Export und Abgleich
Wenn Sie diese mit "Start" bestätigen, startet der Abgleich. Auf diese Seite gelangen Sie
direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen
erstelltes Format aus den "Eigenen Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
Zuvor können Sie die Genauigkeit Ihrer Eingaben überprüfen, indem Sie einen Statistiklauf
durchführen lassen. Über die Schaltfläche "Statistiklauf" können Sie den Abgleich vor dem
eigentlichen Start simulieren. Als Ergebnis erhalten Sie eine Abgleichstatistik mit Anzahl
der Änderungen und Unterschiede.
Ein Statistiklauf ist zur Kontrolle des gewählten Schlüssels dringend zu empfehlen. Anhand
der gefundenen Unterschiede können Sie überschlagen, ob das Ergebnis für Ihre Datenbanken plausibel ist.
Datenbankabgleich mit manueller Auswahl
Sofern Sie für manche Felder als Abgleichverfahren die manuelle Auswahl (Regel.Auswahl
oder Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer) gewählt haben, werden Unterschiede in einem Dialog angezeigt.

192
Neben den Feldern mit den Feldinhalten aus Haupt- und Nebendatenbank finden Sie
jeweils eine Schaltfläche "->Resultat". Damit können Sie den jeweiligen Inhalt in das
Feld "Resultat" übernehmen. Als Voreinstellung wird der Inhalt aus der Hauptdatenbank
Abgleich von Daten
genommen. Sie können das Resultat dort auch noch bearbeiten, d.h. Ergänzungen
hinzufügen oder noch etwas ändern oder löschen.

Bestätigen Sie das Resultat mit OK um mit dem Abgleich fortzufahren. "Abbrechen"
beendet den gesamten Abgleich!
193
Konfiguration Projekt
13. Konfiguration Projekt
Ein Projekt basiert auf einer Datenbank und einem Projektverzeichnis mit Projektdatei (Dateiendung 'crm') und Ansichtsdateien (für jede Ansicht eine Eingabemasken-Datei (Dateiendung 'dli') und Listen- und Containerkonfigurationsdatei (Dateiendung 'vlc')).
13.1 Allgemein
Um ein Projekt zu öffnen, wählen Sie Datei > Öffnen.
▪
▪
Wählen Sie eine Projektdatei aus (Dateiendung 'crm').
▪
Öffnen Sie das Solution-Center und wählen sie ein Projekt aus.
▪
Projekt-Informationen stehen Ihnen als cRM.Project-Variablen in Druckvorlagen, Übernahmemaske und Eingabemaske zur Verfügung (Weitere Informationen siehe auch
"Formel-Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein").
▪
Über Datei > Information > Reorganisieren werden alle zum Projekt gehörenden Konfigurationsdateien von alten, nicht mehr notwendigen Einträgen befreit. Das Öffnen
der Ansichten wird dadurch beschleunigt. Außerdem werden etwaige Datenbank-Trigger gemäß der aktuellen Projekt-Konfiguration neu erstellt.
▪
Über Datei > Information > Für WebAccess bereitstellen kann ein Projekt für den Zugriff per WebAccess erstellt werden. Weitere Informationen siehe "Solution für den
WebAccess (Mobile) erstellen" in Kapitel "Voraussetzungen und Installation".
Bitte beachten: Bei einer Replikation wird die Synchronisation von Konfigurationseinstellungen der Projektdatei nicht unterstützt (z.B. aktivierte Codefeldeinträge, neu angelegte Codefeldeinträge, Navigationsstruktur, Projektfilter).
13.2 Getrennte Datenbestände (Mandantenfähigkeit)
Eine mandantenorientierte Datenhaltung ist möglich, d.h. Sie können mehrere Mandanten,
also Kunden oder Unternehmensbereiche verwalten, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in die Daten haben. Je nach Anforderung sind unterschiedliche Szenarien denkbar:
1.
2.
194
Komplett getrennte Daten
a)
Getrennte Solutions mit gemeinsamer Datenbank: Mandanten-Zuordnung über
ein Feld und Zugriffssteuerung über Projekt- und Datensatzrechte.
b)
Komplett getrennte Kundendaten über getrennte Solutions mit unterschiedlichen
Tabellen in derselben Datenbank. Lookup-Tabellen wie "Richtungsarten" etc. können gemeinsam sein.
Gemeinsame Kundendaten
Projekt wiederherstellen
a)
Getrennte Solutions mit gemeinsamer Datenbank: Mandanten-Zuordnung über
ein Feld und Zugriffssteuerung über Projekt- und Datensatzrechte.
b)
Eine gemeinsame Solution mit gemeinsamer Datenbank und jeder Mandant sieht
nur "seine" Kundendaten: Ein Projekt mit Auswahl des Mandanten nach Login. Die
Auswahl des Mandanten erfolgt über eine Dialogabfrage (Script mit Variable
"cRM.Project.Session.Client"). Diese Variable kann dann in den Satzrechten verwendet werden.
Beispiel: Setzen der Variable per Dialog im Ereignis "Projekt wurde geöffnet"
sClient = InputBox("Bitte Mandant-Name eingeben", "Mandant Login", "")
cRM.CurrentProject.SetSessionProperty "Client", sClient
3.
Bitte beachten Sie u.a. folgende Einschränkungen:
a)
Datensatzverweise (z.B. Terminverwaltung, Verweis per eMail etc.) funktionieren
nur, wenn das Projekt geöffnet ist, in dem der Verweis erzeugt wurde.
b)
Die Anruferkennung erfolgt immer für das gerade geöffnete Projekt.
c)
Im eMail Autopilot muss das gewünschte Projekt im Script angegeben werden.
d)
Bei der Konfiguration von eMailClient-Add-In und LDAP-Server kann jeweils nur
ein Projekt konfiguriert werden.
e)
Sofern per Satzrechte die Datensätze "anderer" Mandaten ausgeblendet sind, werden diese Datensätze nicht "gesehen".
13.3 Projekt wiederherstellen
Um ein mitgeliefertes Projekt wiederherzustellen oder auf einem neuen Server neu anzuhängen gehen Sie folgendermaßen vor:
1.
Im Projektverzeichnis finden Sie ein zip-Archiv mit allen notwendigen Dateien, z.B.
Contacts.zip für unser Beispielprojekt "Contacts". Entpacken Sie dieses in das gewünschte Verzeichnis.
2.
Über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.B. Microsoft SQL Server Management
Studio oder pgAdmin) erstellen Sie eine neue, leere Datenbank. Im MS SQL Server
klicken Sie dazu im Objekt-Explorer mit der rechten Maustaste auf "Datenbanken", und
wählen dann im Kontextmenü "Neue Datenbank". Geben Sie im Feld "Datenbankname"
einen noch nicht verwendeten Namen an, z.B. "combit_Contacts".
3.
MS SQL: Öffnen Sie die SQL-Datenbankdatei (z.B. combit_Contacts.sql) aus dem Projektverzeichnis. Wählen Sie in der Symbolleiste in der Auswahlliste der verfügbaren
Datenbanken die neu angelegte Datenbank "combit_Contacts". Klicken Sie dann auf
"Ausführen".
195
Konfiguration Projekt
PostgreSQL: Klicken Sie Rechts auf die neu angelegte Datenbank und wählen "Wiederherstellen". Öffnen Sie dann die Backup-Datenbankdatei (z.B. combit_Contacts.backup) aus dem Projektverzeichnis. Klicken Sie dann auf "OK".
13.4 Projekt portieren
Mit dem Assistenten zur Projektdistribution können Sie Projekte (inkl. SQL Datenbank, Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen und Spaltenkonfigurationen) portieren. Das Programm zur Projektdistribution starten Sie über Hilfe > Tools > Solution-Distribution.

Wählen Sie Projekt distributieren um eine zip-Datei (inkl. SQL-Datenbank-Sicherung,
Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen, Spaltenkonfiguration, Verzeichnisse im Projektordner) zu erzeugen. Dazu geben Sie im Folgedialog die Anmeldedaten des SQLServers an, die Projektdatei (Dateiendung *.crm) und den Namen der zip-Datei.
Bitte beachten: Alle weiteren Dateien müssen manuell dem zip-Archiv hinzugefügt
werden, also z.B. benutzerspezifische Export/Importvorlagen und Dateien an anderen
Speicherorten.

Wählen Sie Projekt wiederherstellen um den Inhalt des zip-Archivs (Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen, Spaltenkonfigurationen und alle weiteren enthaltenen Dateien und Ordner) im gewünschten Verzeichnis zu speichern und die Datenbank auf
dem Datenbankserver anzuhängen. Sofern bereits eine Datenbank mit diesem Namen
existiert, wird diese überschrieben.
13.5 Projekt kopieren
Möchten Sie ein Projekt unter anderem Namen abspeichern, wählen Sie Datei > Speichern
unter. Damit werden die Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen und Spaltenkonfigurationen in das gewählte Verzeichnis gespeichert.
Um die Datenbank zu kopieren benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.B.
Microsoft SQL Server Management Studio (MSSMS) oder pgAdmin von PostgreSQL).

Zum Kopieren einer bestehenden Datenbank erstellen Sie zuerst eine Sicherungsdatei, indem Sie im Objekt-Explorer im MSSMS mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datenbank klicken, und dann im Kontextmenü "Tasks > Sichern" wählen.
Überprüfen Sie die Optionen und starten Sie die Erstellung der Sicherungsdatei.

Zum Wiederherstellen unter neuem Namen klicken Sie dann im Objekt-Explorer im
MSSMS mit der rechten Maustaste auf "Datenbanken", und wählen im Kontextmenü
"Datenbank wiederherstellen" aus. Geben Sie im Feld "In Datenbank" einen noch nicht
verwendeten Namen an, z.B. "combit_MeineFirma".
Achtung! Sollte der Datenbankname bereits vergeben sein wird die vorhandene
Datenbank ersetzt!
196
Projekt neu erstellen
Wählen Sie dann unter "Aus Datenbank" oder "Von Medium" die Sicherung aus. Stellen
Sie sicher, dass die Checkbox bei "Wiederherstellen" aktiviert ist.
Hinweis: Sie können Daten auch direkt mit dem SQL Server-Import/Export-Assistenten im SQL Server Management Studio austauschen. Erweitern Sie Datenbanken, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datenbank, zeigen Sie auf
Tasks, und klicken Sie dann auf Daten importieren oder Daten exportieren. Mit dem
Assistenten können auch eine Zieldatenbank und Zieltabellen erstellt werden.
Wenn Sie jedoch mehrere Datenbanken, Tabellen oder andere Datenbankobjekte
kopieren müssen, verwenden Sie stattdessen den Assistenten zum Kopieren von
Datenbanken.

Um dem kopierten Projekt anschließend diese kopierte Datenbank zuzuordnen, wählen Sie Datei > Information > Eigenschaften.

Bitte beachten: Bei "Speichern unter" wird keine neue Projekt-ID vergeben, d.h. für dieses Projekt gelten weiterhin alle für das kopierte Projekt eingestellten Rechte und Konfigurationseinstellungen. Änderungen wirken sich somit auch automatisch immer auf
alle Projekte mit dieser ID aus. Wenn dies nicht gewollt ist, sollten Sie eine neue ID
vergeben.
Um für das kopierte Projekt eine neue ID zu vergeben gehen Sie folgendermaßen vor:
1.
Über Datei > Neu ein neues Projekt erstellen.
2.
Die Projektkonfiguration über Datei > Information > Eigenschaften öffnen.
3.
Die Projekt-ID aus dem Feld ID kopieren.
4.
Die Projektdatei (Dateiendung *.crm im Projektverzeichnis) mit einem Editor
öffnen und die ID manuell ändern:
<item name="ID">a6609731da5f4d168a537a6f8f0dec50</item>
<item name="Name">Contacts</item>
<item name="Description">Contacts</item>
<item name="DBName">combit_Contacts</item>
13.6 Projekt neu erstellen
Um ein neues Projekt anzulegen, wählen Sie Datei > Neu.

Geben Sie einen Namen für das neue Projekt an. Dieser wird auch in der Titelzeile des
Programmfensters angezeigt.

Wählen Sie im Dialog "Projekt Konfiguration" die SQL-Datenbank aus.
▪
Um eine neue, leere Datenbank auszuwählen, müssen Sie eine solche vorher erstellen. Zum Erstellen benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.B.
Microsoft SQL Server Management Studio oder pgAdmin von PostgreSQL).
197
Konfiguration Projekt
Um eine neue Datenbank zu erstellen, klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL
Server Management Studio mit der rechten Maustaste auf "Datenbanken", und
wählen Sie dann im Kontextmenü "Neue Datenbank" aus. Geben Sie dann im Feld
"Datenbankname" einen noch nicht verwendeten Namen an, z.B. "combit_MeineFirma".
▪

Um eine bestehende Datenbank zu kopieren, benötigen Sie ebenfalls ein Datenbankkonfigurationswerkzeug. Weitere Informationen zum Kopieren einer Datenbank finden Sie im Abschnitt "Projekt kopieren" in diesem Kapitel.
Im folgenden Dialog (nur bei MS SQL Server) können Sie dann auswählen, wie Sie
fortfahren möchten:
▪
Ansichten automatisch basierend auf der bestehenden Struktur der Datenbank
vordefinieren: Es werden für alle vorhandenen Datenbanktabellen Ansichten erstellt und etwaige vorhandene Constraints in Relationen umgesetzt. Diese Funktion ist nützlich, um die Datenbank einer anderen Anwendung zu übernehmen.
▪
Ansichten aus einem anderen Projekt übernehmen. Startet den Assistenten für
den Projekt-Import. Siehe folgenden Abschnitt.
▪
Ansichten manuell anlegen.
13.7 Projekt importieren
Über Datei > Information > Projekt-Import können Ansichten, Sofortberichte, Filter, Sortierungen, Eingabemasken, Ereignisse u.ä. aus einem anderen Projekt übernommen werden. Diverse Nacharbeiten können noch notwendig werden, z.B. das Anlegen der Relationen in verknüpften Ansichten oder diverse Einstellungen auf dem Datenbankserver (Constraints, spezielle Indizes u.ä.).

Wählen Sie die Projektdatei, aus der Elemente importiert werden sollen.

Im linken Fenster wählen Sie über die Checkboxen diejenigen Elemente aus, die Sie
importieren möchten.
▪
Sie können die Ansichten aufklappen um auszuwählen, ob bestimmte Konfigurationseinstellungen übernommen werden sollen.
▪
Sofern eine Ansicht bereits in Ihrem Projekt vorhanden ist, stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
▪
198
▪
Ansicht (auch physikalisch) um neue Felder ergänzen, d.h. die Tabellenstruktur wird erweitert.
▪
Ansichteneigenschaften nicht übernehmen.
▪
Ansicht insgesamt nicht übernehmen.
Wenn Sie eine Ansicht mit 1:N-verknüpften Ansichten auswählen, können Sie
diese verknüpften Ansichten ebenfalls automatisch auswählen lassen.
Projekteigenschaften
13.8 Projekteigenschaften
Die Projektkonfiguration kann über Datei > Information > Eigenschaften aufgerufen werden.
Eigenschaften
▪
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" legen Sie die Projekteigenschaften fest. Die Projekteigenschaften werden in der combit Relationship Manager Projektdatei (Dateiendung *.crm) gespeichert. Im Feld Datenbank wählen Sie die Datenbank aus, auf der
das Projekt basieren soll. Der zugehörige Datenbank-Server wird über Datei > Optionen > Datenbank Anmeldung konfiguriert.
▪
Im Feld Name wird der Name des Projektes angegeben. Dieser wird auch in der Titelzeile des Programmfensters angezeigt.
▪
Die ID des Projekts wird automatisch erstellt. Über die ID werden projektspezifische
Rechte und Konfigurationseinstellungen in der System-Datenbank verwaltet.
▪
Die Anzahl der Ansichten ist wichtig wenn Sie die Standard Edition oder Professional
Edition einsetzen. In diesen Editionen ist die max. Anzahl der Ansichten auf 30 bzw. 80
limitiert.
▪
Bei der Beschreibung können Sie alle für Sie relevanten Informationen eingeben. Sollten Sie mit mehreren Projekten arbeiten, haben Sie damit die Möglichkeit, diese
schnell zu unterscheiden.
199
Konfiguration Projekt
▪
Ansichten der Benutzerverwaltung erzeugen: Über diese Schaltfläche werden in der
Datenbank Datenbanksichten erzeugt, die auf die Benutzerverwaltung verweisen. Zudem werden Ansichten im aktuellen Projekt angelegt, die auf diesen Datenbanksichten
basieren. Diese Ansichten können nur lesend verwendet werden, um bspw. Relationen von Kunden zu Benutzern zu definieren oder Benutzer und ihre Rechte auszudrucken. Datenbankserverseitig müssen Sie das Recht haben, Datenbanksichten auf der
Datenbank erzeugen zu dürfen.
Hinweis: Die Datenbanksichten greifen unter PostgreSQL über DBLINK auf die
combit Systemdatenbank zu.
Einstellungen
Auf der Registerkarte "Einstellungen" finden sie diverse Projekteinstellungen.
▪
Über die Optionen Codebeschreibungen bei Druck und Export und/oder Codebeschreibungen bei Übernahmemasken und Mailvorlagen werden die Beschreibungen der gesetzten Codeattribute im Klartext ausgegeben, z.B. "Weihnachtskarte".
▪
Im Feld Info-Zentrale können Sie den Pfad zu einer zentralen Info-Ansicht angeben, die
als Informationsportal dienen soll.
Dabei kann es sich um eine HTML-Seite oder eine Internet-/Intranetseite handeln. Geben Sie den Pfad über den Formel-Editor ein, z.B. cRM.Project.Path + "\InfoZentrale\index.html" oder http://intranet.combit.net. Dabei haben Sie auch Zugriff auf die Benutzer- und Projektvariablen um in Abhängigkeit der Feldinhalte unterschiedliche Seiten
anzuzeigen.
200
Navigationsstruktur
Der Zugriff auf das cRM Applikationsobjekt erfolgt innerhalb eines Scripts über das
window.external Objekt. Sie können nun wie in normalen Scripten mit allen cRM OLE
Objekten arbeiten.
Set ocRM = window.external
Tipp: Um Informationen in der HTML Ansicht zu "speichern" oder über mehrere
HTML Seiten hinweg zu erhalten, stehen Ihnen im cRM Projekt-Objekt die Methoden SetUserProperty() und GetUserProperty() zur Verfügung. Hierüber können
Werte persistent gespeichert und geladen werden.
▪
Im Bereich Telefonie kann für 2 Ansichten die Anruferkennung aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Rufnummernerkennung" im Kapitel "Telefonieren
und Anrufliste".
▪
Im Bereich Dokumenten Management System kann ein DMS ausgewählt werden um
die Dokumente der Dokumentenverwaltung über ein DMS zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Unterstützte DMS siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen".
13.9 Navigationsstruktur
Die Navigationsstruktur können Sie durch das Erstellen von Ordnern und das Kopieren von
Ansichten übersichtlich halten. Die Struktur kann dabei frei angepasst werden, und neue
Hierarchien lassen sich nach Wunsch über das Kontextmenü einfügen. Die Einträge lassen
sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen. Leere Ordner (aufgrund von
fehlenden Rechten für die enthaltenen Ansichten) werden nicht angezeigt.
201
Konfiguration Projekt
Diese Anordnung wird benutzerübergreifend für jedes Projekt gespeichert. Die Konfiguration erfolgt über Datei > Information > Navigationsstruktur in einem separaten Dialog.
Zur Konfiguration der Liste stehen verschiedene
Funktionen zur Verfügung:
▪
Verschieben: Ansichten und Ordner verschieben (auch per Drag & Drop).
▪
Neuen Ordner anlegen: Zur Einführung von Hierarchien können zusätzlich zu den Ansichten
auch Ordner angelegt werden. Geben Sie einen
Namen für den Ordner ein, und drücken Sie
dann die EINGABETASTE.
▪
Ordner umbenennen: Ansichten können nicht
umbenannt werden.
▪
Kopieren: Ordner (inkl. Ansichten) und Ansichten duplizieren.
▪
Löschen: Ordner und duplizierte Ansichten löschen.
▪
Zurücksetzen: Alle Änderungen der Navigationsstruktur gehen verloren.
13.10 Firmenstammdaten
Über Datei > Information > Firmenstammdaten können für das Projekt zentral Firmenstammdaten hinterlegt werden (z.B. Firmenbezeichnung, Firmenanschrift, Steuer-Nr., Firmenlogo).
Diese Informationen stehen Ihnen als cRM.Project.Company-Variablen in Druckvorlagen,
Übernahmemaske und Eingabemaske zur Verfügung (Weitere Informationen siehe auch
"Formel-Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"). Das Firmenlogo wird zudem in der mitgelieferten Info-Zentrale angezeigt.
13.11 Datenbankstruktur
Die Datenbankstruktur kann über Datei > Information > Datenbankstruktur definiert werden. Sie können Tabellen und Felder anlegen, ändern und löschen.
Falls der Benutzer derzeit nicht alleiniger, exklusiver Benutzer der Datenbank ist, kommt
beim Beenden des Dialoges eine Warnung. Hier wird dem Benutzer ermöglicht, die Änderungen entweder sofort durchzuführen oder auf exklusiven Zugriff zu warten.
Hinweis: Zum Ändern der Datenbankstruktur benötigt der angemeldete Datenbankbenutzer die entsprechenden Rechte. Weitere Informationen zum Datenbankbenutzer
202
Datenbankstruktur
siehe auch "Benutzer- und Sicherheitseinstellungen" in Kapitel "Voraussetzungen und Installation".
Ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.B. Microsoft SQL Server Management Studio oder pgAdmin von PostgreSQL) ist nur für erweiterte Funktionen notwendig, wie z.B. zum
Erstellen von Sichten (Views), der Definition von Einschränkungen (Constraints), Primärschlüsseländerungen oder Umordnen der Feldreihenfolge. Beachten Sie auch die Informationen für "Kaskadiertes Löschen und Updaten" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Datenbanktabelle erstellen
Wählen Sie Datei > Information > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der
Datenbankstruktur zu öffnen.

Wählen Sie neben dem Eingabefeld Datenbanktabelle die Schaltfläche "Neu" um eine
neue Datenbanktabelle auf dem Datenbankserver anzulegen. Die Tabelle wird dabei
dem dbo-Schema zugeordnet (z.B. dbo.Contacts).
Tipp: Schema ändern im MSSQL Management Studio: Rechtsklick auf Tabelle >
Entwerfen > F4 drücken für das Eigenschaftsfenster > im Feld Schema ein neues
Schema auswählen.

Sofern Sie eine bestehende Datenbanktabelle kopieren möchten, wählen Sie diese aus
und duplizieren diese über die Schaltfläche "Datenbanktabelle kopieren".

Wählen Sie die Schaltfläche "Löschen" um eine Datenbanktabelle zu entfernen. Wenn
ein Löschen fehlschlägt, löschen Sie die Tabellen direkt im Datenbankkonfigurationswerkzeug. Dabei erhalten Sie weitere Informationen warum ein Löschen nicht möglich
ist (z.B. wenn bestimmte Abhängigkeiten existieren).
Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart der Anwendung notwendig, damit diese Tabelle in
der Ansichtskonfiguration auswählbar ist. Wir empfehlen beim MS SQL Server als max.
Zeichenlänge aller Felder pro Tabelle 8.060 Zeichen. Siehe auch http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms190969.aspx
203
Konfiguration Projekt
Datenbanksicht erstellen
Eine Datenbanksicht (View) ist eine virtuelle Tabelle in einem Datenbanksystem. Diese virtuelle Tabelle wird über eine im Datenbankmanagementsystem (DBMS) gespeicherte Abfrage definiert. Wann immer diese Datenbanksicht benutzt wird, wird diese zuvor durch
das Datenbankmanagementsystem berechnet. Eine Datenbanksicht stellt sozusagen einen Alias für eine Abfrage dar.
Zum Erstellen einer Sicht klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten
Maustaste auf "Sichten", und wählen Sie dann im Kontextmenü "Neue Sicht" aus. Entwerfen
Sie die Sicht so, wie Sie eine SELECT-Abfrage entwerfen würden.
Aufgabe einer Datenbanksicht kann sein, den Zugriff auf Tabellen anderer Datenbanken zu
ermöglichen, den Zugriff auf verteilte Daten zahlreicher Tabellen zu vereinfachen oder Berechnungen durchzuführen. Ein Nachteil von Datenbanksichten kann sein, dass die Komplexität der dahinter liegenden Abfrage unterschätzt wird. Der Aufruf einer Datenbanksicht
kann zu sehr aufwändigen Abfragen führen und der unbedachte Einsatz solcher dann zu
erheblichen Performanceproblemen.
Beispiel: Abfrage für Datenbanksicht zur Summenbildung (Umsatz Vorjahr)
SELECT "CompanyID", SUM("Total") AS "Turnover"
FROM "SalesDocuments"
WHERE ("Type" = '3') AND (YEAR("Date") = (YEAR(CURRENT_TIMESTAMP) - 1))
GROUP BY "CompanyID"
ORDER BY "Turnover" DESC
Datenbankfelder
Wählen Sie Datei > Information > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der
Datenbankstruktur zu öffnen. Alternativ öffnen Sie diesen Dialog für eine spezifische Datenbanktabelle über Rechtsklick auf die entsprechende Ansicht und Auswahl von Tabellenstruktur ändern im Kontextmenü.

Wählen Sie über der Tabelle Felder die Schaltfläche "Neu" um ein neues Feld anzulegen.
Hinweis: Neu angelegte Felder sind in der Listenansicht/in Containern initiell ausgeblendet. Um neue Felder in der jeweiligen Tabelle anzuzeigen, klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Tabelle und wählen Konfigurieren >
Layout und Spalten.

204
Über Löschen können Sie Felder aus der Datenbanktabelle entfernen.
Datenbankstruktur

Klicken Sie in ein Feld um die Feldeigenschaften zu bearbeiten.
▪
Unter dem Feldnamen kann das Feld angesprochen und identifiziert werden. Ein
Feldname darf nur einmal pro Tabelle vergeben werden.
Hinweis: Physikalische Feldnamen in Tabellen dürfen nur alphanumerische
Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' enthalten. Zahlen dürfen
dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen.
▪
Der Feldtyp SQL gibt an, welche Art von Daten in das Feld gespeichert werden
darf. Die genaue Bedeutung der einzelnen Datentypen entnehmen Sie bitte der
Dokumentation Ihres Datenbanksystems. Eine Beschreibung der wichtigsten Datentypen finden Sie im Anhang im Kapitel "Datentypen".
▪
Die Feldgröße bestimmt bei Zeichenfeldern die maximale Anzahl an Zeichen an,
die in dem Feld gespeichert werden können.
▪
Bei numerischen Feldern gibt die Eigenschaft Genauigkeit die maximale Anzahl
an Ziffern an und Nachkommastellen die maximale Anzahl an Ziffern rechts vom
Dezimaltrennzeichen.
205
Konfiguration Projekt
Beispiel: Die Zahl 123,45 hat eine Genauigkeit von 5 und 2 Dezimalstellen.
▪
NULL-Werte erlaubt: Ist diese Option aktiviert, muss in diesem Feld keine Eingabe stattfinden. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Option nur deaktivieren können, wenn noch keine Daten mit NULL-Werten für dieses Feld vorhanden sind.
Andernfalls wird beim Beenden des Dialogs eine entsprechende Meldung angezeigt.
▪
Schlüsselfeld: In jeder Tabelle kann nur ein (Primär-)Schlüsselfeld definiert werden (z.B. ID). Die Option kann nur dann auf ein Feld angewandt werden, wenn
noch kein Schlüsselfeld in der Tabelle definiert wurde. Zum Ändern eines bestehenden Schlüsselfeldes benötigen Sie ein Datenbank-Konfigurationswerkzeug
(z.B. Microsoft SQL Server Management Studio, pgAdmin).
Hinweise: Legen Sie für jede Tabelle generell ein Primärschlüsselfeld an. Wir
empfehlen dabei den Feldtyp "uniqueidentifier". In der Ansichtskonfiguration
weisen Sie diesem Feld den internen Feldtyp "Datensatz ID" zu. Für die Datensatz-ID legen Sie unter PostgreSQL ein Feld mit der Feldlänge 32 an. Nur Ansichten mit einer Datensatz-ID sind im WebAccess verfügbar.
Indizes
Wie mit einem Index in einem Buch kann der Datenbankserver mit einem Index in einer
Datenbank schnell bestimmte Informationen in einer Tabelle oder einer indizierten Sicht
finden. Ein Index enthält Schlüssel, die aus einer oder mehreren Spalten in der Tabelle oder
Sicht erstellt werden. Durch das Erstellen gut durchdachter Indizes können Sie die Leistung
von Datenbankabfragen und Anwendungen erheblich steigern. Zum Erstellen eines Index
klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf den Ordner
"Indizes" unterhalb einer Tabelle, und wählen Sie dann im Kontextmenü "Neuer Index" aus.
Alternativ erstellen Sie eine Sortierung in der Ansicht über Konfigurieren > Sortierungen.
Informationen zum Entwerfen von Indizes finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" und der Dokumentation Ihres Datenbankkonfigurationswerkzeugs.
Wenn für ein Feld ein Index definiert wurde, kann dieses über "Konfiguration Tabellenstruktur" nicht gelöscht oder dessen Feldlänge geändert werden. Sie müssen vorher den Index
im Datenbankkonfigurationswerkzeug löschen.
Unicode
Um Unicode-Zeichen in Feldern speichern zu können, müssen bei Verwendung des Microsoft SQL Servers die Zeichenfelder in der Datenbank zwingend vom Typ nchar, nvarchar
bzw. ntext sein, anderenfalls konvertiert der Datenbankserver unter Umständen Zeichen,
welche in der Standard-Codepage der Datenbank nicht darstellbar sind, stillschweigend in
andere, dort darstellbare Zeichen, was ggf. zu ungewollten Ergebnissen führen kann. Ggf.
206
Datenbankstruktur
können nicht alle Windows Schriftarten auch alle UNICODE Zeichen darstellen, d.h. es
müssen hierfür zuerst noch entsprechende "Windows Language Packs" nachinstalliert werden, welche die Standard-Schriftarten entsprechend um Zeichen in der jeweiligen Sprache
erweitern.
Bei der Ausgabe von Datensätzen als PDF sollte in den Eigenschaften für das PDF Ausgabemedium bei "Schriftarteinbettung" die Option "CID Schriftarten" ausgewählt und fest in
der Druckvorlage hinterlegt werden. Dies führt zwar u.U. zu größeren PDF-Dateigrößen,
stellt aber sicher, dass etwaige Sonderzeichen auch im PDF korrekt dargestellt werden.
Diese Einstellung ist bei allen neu erzeugten Druckvorlagen bereits die Standardeinstellung.
Datenbank-Schema-Cache
Zur Performance-Steigerung wird von der Anwendung die physikalische Datenbankstruktur
in einem sog. Datenbank-Schema-Cache gespeichert. Dieser Datenbank-Schema-Cache
wird beim Microsoft SQL Server Datenbanksystem nach jeglichen Datenbankstrukturänderungen (bzgl. Sichten, Tabellen, Spalten, Schlüssel, Einschränkungen) automatisch neu erstellt, sobald Sie die Anwendung beenden. Verwenden Sie PostgreSQL als Datenbanksystem, so müssen Sie bei Datenbankstrukturänderungen über ein Datenbank-Konfigurationswerkzeug wie pgAdmin die Neuerzeugung des Caches in der Anwendung über 'Projekt >
Reorganisieren' mit einem anschließendem Anwendungsneustart forcieren, da die gemachten Änderungen ansonsten in der Anwendung nicht "sichtbar" werden.
207
Konfiguration Ansichten
14. Konfiguration Ansichten
Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht.
Den darin enthaltenen Feldern können erweiterte Funktionalitäten zugewiesen werden. Ansichten können untereinander relational verknüpft werden. Die Übersichtsliste, Eingabemaske, Berichts- und Webansicht sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht.

Wenn Sie eine neue Datenbanktabelle erstellen wird automatisch die Ansicht erstellt
und die Ansichtskonfiguration geöffnet. Weitere Informationen zum Erstellen einer Datenbanktabelle finden Sie unter "Datenbankstruktur" im Kapitel "Konfiguration Projekt"

Um eine neue Ansicht zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen "Neu" oder "Kopieren". Alternativ wählen Sie Datei > Information > Neue Ansicht erstellen.

Speichern Sie Änderungen an Ansichten über Datei > Speichern.

Um eine Ansicht zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen "Löschen". Bestehende Relationen werden dabei ungültig.
Hinweis: In der Standard-Edition können Sie maximal 30 Ansichten und in der Professional-Edition maximal 150 Ansichten verwenden. Sollte die maximale Anzahl überschritten worden sein, kann das Projekt nicht gespeichert bzw. es können keine weiteren
Ansichten geöffnet werden. Löschen Sie Ansichten um die maximale Anzahl zu erreichen bzw. zu unterschreiten. Die Anzahl der Ansichten finden Sie in den Projekt-Eigenschaften (siehe "Projekteigenschaften" in Kapitel "Konfiguration Projekt").
14.1 Ansichtskonfiguration
Jede Ansicht hat einen eigenen Konfigurationsdialog, in dem folgende Einstellungen vorgenommen werden können:
208
▪
Zugrundeliegende Datenbanktabelle bzw. Datenbanksicht
▪
Datenbankfelder neu anlegen und löschen (öffnet Datenbankstruktur-Dialog)
▪
Feldalias und internen Feldtyp festlegen
▪
Relationen definieren
▪
Codes der Listenfelder definieren
▪
Dublettencheck aktivieren und konfigurieren
▪
Funktionsdefinitionen für Schaltflächenbelegung konfigurieren
▪
Automatische Nummernvergabe (Automatische Zähler)
▪
Autoprotokolle aktivieren und konfigurieren
▪
Dokumentenverwaltung einrichten
Name und Datenbanktabelle/-sicht
▪
Datensatz-Verweise konfigurieren
▪
Allgemeine Einstellungen
Um den Dialog zur Ansichtskonfiguration zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste
in den Navigationsbereich und wählen "Eigenschaften". Alternativ wählen Sie Konfigurieren
> Eigenschaften.
14.2 Name und Datenbanktabelle/-sicht
Im Konfigurationsdialog bestimmen Sie einen innerhalb des Projektes eindeutigen Namen
für diese Ansicht. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen. Als Name dürfen nur alphanumerische Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' verwendet werden. Zahlen
dürfen dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen.
Wählen Sie dann die Datenbanktabelle bzw. Datenbanksicht aus, die als Basis für die Ansicht dienen soll. Ansichten kann auch ein Symbol zugewiesen werden, das in der Navigation und auf den Tabs angezeigt wird.
Weitere Informationen zum Erstellen oder Ändern einer Datenbanktabelle finden Sie unter
"Datenbankstruktur" im Kapitel "Konfiguration Projekt".
Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart der Anwendung notwendig, damit diese Tabelle in
der Ansichtskonfiguration auswählbar ist.
14.3 Felder
Auf der Registerkarte "Felder" werden alle zur Verfügung stehenden Felder für diese Ansicht gelistet. Sie können hier den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur öffnen
als auch den Feldalias und internen Feldtyp definieren.
Felder neu erstellen, ändern, löschen
Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur öffnen.

Wählen Sie über der Tabelle Felder die Schaltfläche "Neu" um ein neues Feld anzulegen.

Über Löschen können Sie Felder aus der Datenbanktabelle entfernen.

Klicken Sie in ein Feld um die Feldeigenschaften zu bearbeiten.
209
Konfiguration Ansichten
Weitere Informationen finden Sie unter "Datenbankstruktur" in Kapitel "Konfiguration Projekt".
Feldalias
Für jedes Feld kann ein Feldalias vergeben werden, somit kann sich der in der Oberfläche
und in den Dialogen angezeigte Name vom physikalischen Feldnamen unterscheiden.
Dies ist besonders bei einer international gemeinsam genutzten Datenbank praktisch,
wenn der physikalische Feldname z.B. in englischer Sprache definiert wurde. Somit kann
in der Ansichtskonfiguration des deutschen Projekts ein deutscher Feldalias angegeben
werden. Weitere Informationen zur Sprache der Benutzeroberfläche finden Sie im Kapitel
"Konfiguration Allgemein".
Über die Schaltfläche "Feldaliase automatisch setzen" können Sie alle Feldaliase in einem
Schritt auf die jeweiligen Feldnamen setzen, alle Feldaliase löschen oder diese importieren/exportieren.
Feldtyp intern
Jeder Feldtyp hat besondere Eigenschaften, die z.B. die Inhalte des Kontextmenüs bestimmen. Daher sollten sie passend definiert werden. Nach der Selektion des Feldes und einem
zweimaligen Klick in die Spalte "Feldtyp intern" öffnet sich die Auswahlliste. Wählen Sie
dort den gewünschten Typ aus.
Die wichtigsten Feldtypen:
210
Felder
▪
Zeichen: Beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten können. Wenn es sich bei den Inhalten um Texteinträge handelt oder um Zahlen,
bei denen Sortierungen und Vergleichsoperationen keine Rolle spielen bzw. wenn keiner der übrigen Feldtypen zutrifft.
▪
Numerisch: Wenn es sich bei den Inhalten um reine Zahlen handelt, die bei Sortierungen oder Vergleichsoperationen auch wie Zahlen behandelt werden sollen.
▪
Datum: Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen. Werden in der Eingabemaske mit einem Kalenderfeld angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet
einen Kalender, ein Klick mit der rechten Maustaste fügt das aktuelle Datum ein.
▪
Datum mit Zeit: Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte und Uhrzeiten
handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen, z.B.
auch so genannte "Zeitstempel".
▪
Zeichen lang: Wenn es sich bei den Inhalten um ausführliche Notizen, unstrukturierte
Kontaktprotokolle oder sonstige Ausführungen handelt. Ermöglicht einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung. Kann beliebige Zeichenketten enthalten.
▪
Code: Code-Attribute, d.h. hinterlegte Merkmale oder sogenannte "Stichwörter", die
einem Datensatz zur Klassifizierung zugewiesen werden können. Max. 999 Zeichen
Länge. Bei Feldern, die größer sind, wird Code nicht als Feldtyp angeboten.
▪
Grafik: Grafiken, die in der Eingabemaske angezeigt oder ausgedruckt werden sollen.
Unterstützte Bildformate: JPG, GIF, PNG, PCD, WMF, BMP, DIB, RLE, PCX, TIF. Der
Inhalt ist Pfad und Dateiname einer Grafikdatei.
▪
Eingebettete Grafik: Beliebige Bild-Dateien, z.B. Bilder, Grafiken können direkt im Datenbanksystem abgelegt und automatisch in der Eingabemaske angezeigt werden.
▪
Telefon: wie Zeichen, erlaubt außerdem die automatische Telefonwahl per Rechtsklick.
▪
Mobiltelefon: wie Zeichen, erlaubt außerdem die automatische Telefonwahl und das
Versenden von SMS-Nachrichten.
▪
Land: Erlaubt die Darstellung der Länderflaggen in der Listenansicht bei Verwendung
der 2-stelligen Länderkürzel der ISO 3166 (ALPHA-2). Eine Liste der Länderkürzel ist
u.a. hier verfügbar: http://www.iso.org/iso/home/standards/country_codes/country_names_and_code_elements.htm. Länderflaggen werden auch bei der Verwendung
der IATA Ländercodes, der internationalen Kfz-Länderkennzeichen und der internationalen (!) ausgeschriebenen Länderbezeichnungen dargestellt.
In der Eingabemaske oder in Druckvorlagen kann der englische, ausgeschriebene
Name mit der Formel «GetInfoFromCountry(Land)» angezeigt werden.
▪
Automatische Nummer: Erlaubt die automatische Vergabe einer fortlaufenden Nummer. Steht für Feldtyp "Zeichen" und "Numerisch" zur Verfügung.
211
Konfiguration Ansichten
▪
eMail: wie Zeichen, erlaubt außerdem die automatische Übernahme von eMail-Adressen.
▪
Internet: wie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Ansteuerung von Internet
Adressen.
▪
Logisch: Ankreuzfelder (Checkboxen) die nur den Zustand WAHR/FALSCH kennen.
▪
Dateiverweis: Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten.
Diese werden als Verweise auf die Originaldatei des Dateisystems gespeichert.
▪
Eingebettete Datei: Beliebige (Binär-)Dateien, z.B. Dokumente, Bilder, Grafiken können
direkt im Datenbanksystem abgelegt werden.
▪
DMS Dokument: Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten,
die in einem unterstützten Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert sind.
Diese werden als Verweise auf das DMS gespeichert.
▪
Belegverweis (FM): Erlaubt die Aufnahme von Verweisen auf combit factura manager
Belege. Unterstützt das Öffnen dieser Belege per Doppelklick in Übersichtsliste und
Container. Die Verweise müssen das Format "fmw://<Mandantname>/<Belegtyp>/<BelegNummer>" besitzen, erlaubte Werte für <Belegtyp> sind "AN", "AU",
"RE", "LI" oder "BE" (Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Bestellung).
▪
Erfassungsbenutzer: Benutzer, der den jeweiligen Datensatz erfasst hat. Benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden.
▪
Änderungsbenutzer: Benutzer, der zuletzt eine Änderung am jeweiligen Datensatz vorgenommen hat. Benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden.
▪
Erfassungsdatum: Datum, an dem der jeweilige Datensatz erfasst wurde. Der Inhalt
wird automatisch gesetzt.
▪
Änderungsdatum: Datum, an dem die letzte Änderung am jeweiligen Datensatz vorgenommen wurde. Der Inhalt wird automatisch gesetzt.
▪
Datensatz-ID: Es handelt sich um ein Feld, das eine global eindeutige ID aufnehmen
kann. Dieser Feldtyp kann nur einmal innerhalb einer Ansicht vergeben werden und
dient typischerweise als Primärschlüsselfeld. Der Inhalt wird beim ersten Speichern
des Datensatzes automatisch gesetzt.
Dieser Feldtyp sollte in jeder Ansicht vergeben werden! Ein neuer Datensatz kann nach
dem ersten Speichern sonst nicht angezeigt werden, da er in der Tabelle/Sicht nicht
auffindbar ist.
212
Relationen
Tipp: Verwenden Sie für das Primärschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang und in der
Dokumentation Ihres Datenbanksystems).
Global eindeutige ID: Es handelt sich um ein Feld, das eine global eindeutige ID aufnehmen kann. Dieser Feldtyp kann auch mehrmals in einer Ansicht vergeben werden
und dient typischerweise bei Relationen als Fremdschlüsselfeld. Der Inhalt wird durch
das Verknüpfen mit einem anderen Datensatz gesetzt.
▪
Tipp: Verwenden Sie für das Fremdschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang).
14.4 Relationen
Bei Relationen handelt es sich um Beziehungen zwischen jeweils zwei Ansichten. Diese
Relationen definieren Sie in den Eigenschaften der beiden Ansichten. So können Sie beliebige Strukturen und Beziehungen festlegen, z.B. einer Firma verschiedene Ansprechpartner zuordnen.
Beachten Sie beim Datenbankdesign, dass bis zu 2 Relationsebenen aufgelöst werden.
Wenn Sie daher mehrere 1:N-Relationen definieren, z.B. in der Form Projekte > Anlagen
> Stromzähler > Zählerstand, können Sie in der Ansicht "Zählerstand" nicht auf ein Feld
(z.B. Projektnummer) in der Ansicht "Projekte" zugreifen. Nur ein Feld in der Ansicht "Anlagen" wäre erreichbar. Sofern Sie die Projektnummer in der Ansicht "Zählerstand" anzeigen möchten, können Sie dies z.B. über Sichten, Trigger oder Folgeverknüpfungen und
Feldvoreinstellungen in der Eingabemaske realisieren.
Relationen definieren
Relationen definieren Sie auf der Registerkarte Relationen.
Anschließend stehen Ihnen dann im Eingabemasken Designer bei 1:1-Relationen die
Schaltflächen "Datensatz auswählen" und "GeheZu", und bei 1:N-Relationen die entsprechenden Container zur Anzeige der verknüpften Datensätze zur Verfügung.
Beachten Sie auch die Informationen unter "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im
"Anhang".

Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie eine neue Relation an.

Wählen Sie unter "Feldname" das Verknüpfungsfeld der aktuellen Ansicht aus.
213
Konfiguration Ansichten

▪
Bei 1:1-Relationen ist dies i.d.R. ein Fremdschlüsselfeld, also ein Feld das den
Primärschlüssel eines anderen Datensatzes aufnimmt.
▪
Bei 1:N-Relationen ist dies i.d.R. das Primärschlüsselfeld (interner Feldtyp "Datensatz-ID"), also das Feld dessen Inhalt beim ersten Speichern des Datensatzes automatisch gesetzt wird.
Wählen Sie den Relationstyp. Folgende Relationen werden unterstützt:
▪
Relation 1:1: Eindeutige Zuordnung zweier Datensätze.
Kontakte
Aktivitäten
ID
(Datensatz-ID)
ID
(Datensatz-ID)
1:1
ContactID
(Global eindeutige ID)
Beispiel: Jede Aktivität ist genau einem Kontakt zugeordnet, d.h. Sie verknüpfen
das Fremdschlüsselfeld der Aktivitäten-Ansicht (ContactID) mit dem Primärschlüsselfeld der Kontakte-Ansicht (ID).
▪
214
Relation 1:N: Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz.
Relationen
Kontakte
Aktivitäten
ID
(Datensatz-ID)
ID
(Datensatz-ID)
1:N
ContactID
(Global eindeutige ID)
Beispiel: Jedem Kontakt können beliebig viele Aktivitäten zugeordnet werden,
d.h. Sie verknüpfen das Primärschlüsselfeld der Kontakte-Ansicht (ID) mit dem
Fremdschlüsselfeld der Aktivitäten-Ansicht (ContactID).
▪
Relation N:M: Zuordnung mehrerer Datensätze zu einem Datensatz. Da die verknüpften Datensätze eindeutig (1:1) mit einem weiteren Datensatz verknüpft sind,
kann durch Verwendung dieser Relation direkt per Doppelklick aus einem Container zu diesem Datensatz gesprungen werden.
Bei Auswahl einer 1:N-Relation würde sich generell die Verknüpfungsansicht öffnen, selbst wenn sie auf ein Feld der Zielansicht doppelklicken.
Kontakte
Projektzuordnung
ID
(Datensatz-ID)
1:1
1:N (N:M)
ID
(Datensatz-ID)
Projekte
1:1
ID
(Datensatz-ID)
ContactID
(Global eindeutige ID)
ProjectID
(Global eindeutige ID)
1:N (N:M)
(N:M)
Beispiel: Jedem Kontakt können beliebig viele Projekte zugeordnet werden. Den
Projekten sollen aber auch mehrere Kontakte zugeordnet werden können. Daher
benötigen Sie eine Verknüpfungsansicht, in der die Zuordnung von Kontakt und
Projekt gespeichert wird. Wenn Sie für die beiden 1:N-Relationen eine N:M-Relation auswählen, können Sie z.B. durch Doppelklick auf den Projektnamen im Projekte-Container der Kontakte-Ansicht direkt zum verknüpften Projekt springen.

Wählen Sie die Zielansicht.

Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld der Zielansicht aus.
Wichtig! Es können nur Felder vom gleichen physikalischen Datentyp und gleicher
Größe verknüpft werden. Dies gilt generell bei allen Relationstypen.
▪
Bei 1:1-Relationen ist dies i.d.R. das Primärschlüsselfeld (interner Feldtyp "Datensatz-ID"), also das Feld dessen Inhalt beim ersten Speichern des Datensatzes automatisch gesetzt wird.
215
Konfiguration Ansichten
▪

Bei 1:N-Relationen ist dies i.d.R. ein Fremdschlüsselfeld, also ein Feld das den
Primärschlüssel eines anderen Datensatzes aufnimmt.
Wir empfehlen, für jede Relationen einen Relationsalias zu vergeben. Dieser Relationsalias wird in vielen Dialogen als Bezeichnung für die Relation und im Eingabemaskendesigner u.a. als Bezeichnung für Container verwendet.
Tipp: Wenn Sie beim Anlegen von neuen Ansichten und Relationen sofort Relationsaliase vergeben, werden beim ersten Öffnen einer Ansicht bei allen N:M Containern nur die direkten 1:1-Felder als Spalten eingeblendet, alle Spalten vom Typ
"Datensatz-ID" und "Global eindeutige ID" ausgeblendet und alle relationale Feldnamen auf den jeweiligen Relationsalias gekürzt.

Im Eingabemaskendesigner können Sie nun die entsprechenden Objekte platzieren:
▪
Bei 1:N-Relationen platzieren Sie in der Eingabemaske den entsprechenden Container, um die verknüpften Datensätze anzuzeigen. In den Objekteigenschaften
wählen sie als Parameter den Relationsalias.
▪
Bei 1:1-Relationen haben Sie die Schaltflächen "Auswahl relationaler Datensatz"
und "GeheZu relationalem Datensatz" zur Verfügung. In den Objekteigenschaften
wählen sie als Parameter den Relationsalias.
Tipp: Zur Auswahl des relationalen Datensatzes können Sie anstelle der Schaltfläche auch ein Eingabefeld verwenden. Dann wird neben diesem Feld eine
Schaltfläche "..." dargestellt.
▪
Um die Feldinhalte eines 1:1-verknüpften Datensatzes (z.B. Name, Vorname) anzuzeigen, platzieren Sie in der Eingabemaske ein Textfeld vom Typ "fester Text"
und geben den Inhalt über eine Formel an:
Beispiel: «Kontakt.Vorname + " " + Kontakt.Name»
Tipp: Sie haben bei Feldern von 1:1 relational verknüpften Ansichten auch die
Möglichkeit, statt dem Textfeld ein Eingabefeld in der Maske zu platzieren. In
der Ansicht kann in dieses Feld jedoch nichts eingegeben werden. Die Platzierung als Eingabefeld hat jedoch den Vorteil, dass Ihnen (im Gegensatz zum
Textfeld) ein Kontextmenü zur Verfügung steht. Würden Sie also beispielsweise
über ein solches Feld eine Telefonnummer aus einer anderen Ansicht anzeigen
lassen, stünde Ihnen hier unter anderem auch der Menübefehl "Telefonwahl"
zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".
216
Relationen
Rekursive Relationen
Wenn die Zielansicht identisch mit der aktuellen Ansicht ist, haben Sie eine rekursive Relation definiert. Problematisch bei einer rekursiven Relation ist die 1:1-Relation einer Ansicht auf sich selbst. Denn der Datensatz auf den gezeigt wird, zeigt wiederum auf einen
Datensatz, und dieser zeigt nochmals auf einen Datensatz. Da bis zu 2 Ebenen aufgelöst
werden, werden die auszuwertenden Spalten der Ausgangsansicht somit verdreifacht.
Dies kann zu Leistungseinbußen führen.
Adressen
Adressen
ID
(Primärschlüssel)
ID
(Primärschlüssel)
GroupID
(Fremdschlüssel)
1:1
80 Spalten
GroupID
(Fremdschlüssel)
Adressen
1:1
160 Spalten
ID
(Primärschlüssel)
GroupID
(Fremdschlüssel)
240 Spalten
Beispiel: Firmen und Kontakte innerhalb einer Ansicht
Wenn Firmen und Kontakte in einer gemeinsamen Ansicht "Adressen" geführt werden, benötigen Sie eine 1:N-Relation vom Primärschlüsselfeld (ID) auf das Fremdschlüsselfeld
(GroupID, Verbindung zur Nebenadresse), und eine 1:1-Relation vom Fremdschlüsselfeld
(GroupID) auf das Primärschlüsselfeld (ID, Verbindung zur Hauptadresse).
Kaskadiertes Löschen und Updaten
Das kaskadiertes Löschen wird relevant, wenn Sie verknüpfte Datensätze haben, wie z.B.
Kontakte und Aktivitäten. Wenn ein Kontakt gelöscht wird, können alle zugehörigen Aktivitäten automatisch mitgelöscht werden.
Das kaskadierte Updaten ist notwendig, wenn z.B. in der Ansicht "Kontaktarten" die ID der
Kontaktart geändert wird. Dann soll diese ID auch bei allen zugehörigen Kontaktarteinträgen geändert werden.
Das kaskadierte Löschen und Updaten definieren Sie über sog. FOREIGN KEY-Einschränkungen direkt im Datenbanksystem. FOREIGN KEY-Einschränkungen geben die Beziehungen zwischen Tabellen an und erzwingen diese. Nähere Informationen hierzu finden Sie in
der Dokumentation zu Ihrem Datenbanksystem.
Beispiel: Löscht die Aktivität(en) beim Löschen des Kontakts
ALTER TABLE [dbo].Activities
WITH CHECK
ADD CONSTRAINT [FK_Activities_Contacts] FOREIGN KEY([ContactID])
REFERENCES [dbo].[Contacts] ([ID])
ON DELETE CASCADE
217
Konfiguration Ansichten
14.5 Codes definieren
Auf der Registerkarte Codes legen Sie die verschiedenen Attribute bzw. Bezeichnungen
der definierten Codefelder fest.
In der Auswahlliste "Codefeld" stehen Ihnen alle Felder vom internen Feldtyp "Code" zur
Verfügung. Die Feldlänge bestimmt die mögliche Anzahl der Attribute, die max. Anzahl
(also Feldlänge) ist auf 999 beschränkt.

Wählen Sie unter "Codefeld" das zu konfigurierende Feld aus.

Daraufhin werden die Code-Attribute des selektierten Feldes angezeigt.

Um für einen Code eine Beschreibung zu vergeben oder eine bestehende Beschreibung zu ändern, klicken Sie in Spalte "Beschreibung" und geben den gewünschten Text
ein.
Tipp: Die Attribute können anschließend in der Eingabemaske entweder alphabetisch sortiert oder in der hier angegebenen Reihenfolge angezeigt werden. Dann
kann es sinnvoll sein, zwischen verschiedenen Code-Gruppen einige Nummern
freizulassen.

Über die Schaltflächen können Sie alle Codes löschen oder diese importieren/exportieren. Folgende Formate werden unterstützt:
▪
218
Textdatei (gleichheitszeichen-getrennt): z.B. 1=Weihnachtskarte
Dublettencheck
▪
Textdatei (tabstopp-getrennt): z.B. 1
Weihnachtskarte
▪
Textdatei (nur Werte): Weihnachtskarte (die Zeile bestimmt die Codestelle)
▪
CSV (Komma-getrennt): 1,Weihnachtskarte
▪
CSV (Semikolon-getrennt): 1;Weihnachtskarte

Legen Sie fest, ob der Dublettencheck auch phonetisch erfolgen soll. Diese Option
ermöglicht eine Überprüfung gemäß dem Klang. Bei Feldern wie "Name" kann dies von
Vorteil sein.

Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden
soll, wenn es leer ist. Diese Option ist nur für den Online Dublettencheck relevant,
nicht für den Dublettenfilter über Filtern > Dublettenprüfung.

Bei aktivierter Option Online-Dublettencheck für diese Ansicht aktivieren wird bereits
bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der Datensatz schon in der Datenbank vorhanden ist.
14.6 Dublettencheck
Auf der Registerkarte Dubletten legen Sie die Vergleichsfelder für den Dublettencheck fest
und können den Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktivieren.
Hinweis: Ein Datensatz wird nur dann als Dublette erkannt, wenn die Inhalte aller Felder
der Dubletten-Konfiguration übereinstimmen (Ausnahme: Option "Ignorieren bei leer"
beim Online-Dublettencheck).

Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst das
gewünschte Vergleichsfeld aus, wie zum Beispiel "Name".

Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei Feldern
vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250 Zeichen berücksichtigt werden.

Legen Sie fest, ob der Dublettencheck auch phonetisch erfolgen soll. Diese Option
ermöglicht eine Überprüfung gemäß dem Klang. Bei Feldern wie "Name" kann dies von
Vorteil sein.

Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden
soll, wenn es leer ist. Diese Option ist nur für den Online Dublettencheck relevant,
nicht für den Dublettenfilter über Organisation > Filter > Dubletten.

Bei aktivierter Option Online-Dublettencheck für diese Ansicht aktivieren wird bereits
bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der Datensatz schon in der Datenbank vorhanden ist.
219
Konfiguration Ansichten
14.7 Funktionsdefinitionen
Hier können Sie Druckvorlagen, Mailvorlagen, Programme, Scripte, Workflows und Übernahmemasken bestimmten Funktionsvariablen zuordnen. Diese Funktionsvariablen stehen
dann für Schaltflächen zum direkten Ausführen zur Verfügung. So können Sie viele alltägliche Arbeitsabläufe vereinfachen und Zeit sparen.
Beispiel: Beim Druck von Etiketten verwenden Sie sicher häufig die gleichen Vorlagen.
Dank Funktionsdefinitionen können Sie sich die Auswahl der gewünschten Druckvorlage
ersparen. Stattdessen werden sofort die Druckoptionen geöffnet um das Start-Etikett wählen zu können.

Legen Sie zuerst in der Auswahlbox fest, welche Art von Funktionsdefinition festlegen
möchten:
Zuordnung
einer
Druckvorlage,
eMail-Vorlage,
eines
Programms/Scripts/Workflows oder Übernahmemaske.

Über Klick in die gewünschte Zeile und die Schaltfläche "Öffnen" öffnen Sie den Dialog
zur Auswahl der benötigten Datei. Geben Sie nun den Pfad und Namen Druckvorlage,
Mailvorlage, Programm, Script, Workflow oder Übernahmemaske an.

Öffnen Sie den Eingabemasken Designer und platzieren Sie eine Schaltfläche vom Typ
"Funktionsdefinition Einzeldruck/Einzelmail/Programm/Übernahmemaske" und wählen
220
Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler)
Sie im Feld "Parameter" die definierte Funktionsdefinition aus. Weitere Informationen
finden Sie unter "Schaltfläche" im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".

Programme, Scripte und Workflows können auch über das Menüband gestartet werden. Im entsprechenden Dialog "Anpassen" stehen Ihnen dazu auf der Registerkarte
"Befehle" unter der Kategorie "Ansicht > Start" die Einträge "Programm/Script/Workflow" zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter "Menüband anpassen" im
Kapitel "Einstieg und Bedienung".
14.8 Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler)
Auf der Registerkarte Auto.Nr. können Sie die automatische Vergabe einer Nummer, z.B.
einer Kundennummer, ansichtenspezifisch definieren. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird diese Nummer automatisch in ein bestimmtes Feld eingetragen.
Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration
Globale Zähler sind numerische Werte, die vom angegebenen Startwert aus in der angegebenen Schrittweite inkrementiert werden. Diese Zähler sind ansichtenübergreifend, so
dass ein gemeinsamer Kundennummernzähler auch in verschiedenen Ansichten verwendet werden kann (z.B. wenn Interessenten und Kunden in verschiedene Ansichten aufgeteilt sind, aber übergreifend eine Interessenten-/Kundennummer vergeben werden soll).
221
Konfiguration Ansichten
Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden. Hierbei
kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, da bei der Kundennummernvergabe oft auch Buchstaben, Formatierungen o.ä. verwendet werden. Hierfür
steht der Formel-Editor zur Verfügung.
Beispiel: P«Cstr$(counter,"%.0f")»
Dem (numerischen globalen) Zählerwert wird ein "P" vorangestellt. Da der Zählerwert numerisch ist, wird dieser zur Weiterverwendung zuvor noch mit der Funktion Cstr$() in eine
Zeichenkette umgewandelt.
Globalen Zähler konfigurieren
Zähler sind ansichtenübergreifend und können somit in verschiedenen Ansichten verwendet werden.

Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Information > Automatische Zähler.

Im Dialog "Konfiguration Automatische Zähler" können Sie über die Schaltfläche
"Neuen Zähler einfügen" einen neuen globalen Zähler anlegen. Geben Sie den Namen
sowie Startwert, Aktueller Wert und Schrittweite des Zählers ein.
Mit der Schrittweite definieren Sie, welche Nummer jeweils als nächste vergeben werden soll. Im Falle einer Kundennummer bietet sich in der Regel die Schrittweite "1" an,
sodass z.B. auf die 1000 die 1001 folgen würde.
Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden.
Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen
Die ansichtenspezifischen Nummern werden auf der Registerkarte "Auto Nr." der Ansichten-Konfiguration konfiguriert.

Alle Felder vom internen Feldtyp "Automatische Nr." stehen automatisch in der Spalte
"Feldname" zur Verfügung.

Klicken Sie beim entsprechenden Feldnamen in die Spalte "Zähler" und wählen den
globalen Zähler aus. Sofern noch kein globaler Zähler definiert wurde, gelangen Sie
222
Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler)
über die Schaltfläche "Konfiguration der Zähler" direkt zum Konfigurationsdialog der
globalen Zähler (siehe oben).

Über die Formel-Schaltfläche kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, um bei der Kundennummernvergabe z.B. Buchstaben zu verwenden.
Hierfür steht der Formel-Editor zur Verfügung. Weitere Informationen zum Formel-Assistenten finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation.
Beispiel: 08«Cstr$(counter,"%.0f")»PK
Ab sofort wird nun automatisch die Kundennummer bei jedem neu angelegten Datensatz
in die Eingabemaske eingetragen. Für den Fall, dass Sie einen neuen Datensatz erstellt
haben und dann abbrechen (diesen also nicht speichern), wird die bereits generierte Kundennummer nicht mehr an den nächsten Datensatz vergeben, sondern wird quasi übersprungen. Möchten Sie ausnahmsweise keine Kundennummer für einen Datensatz vergeben, können Sie diese auch aus dem Feld löschen. Doch auch hier wird die automatische
Nummer dann nicht neu vergeben, sondern ausgelassen.
Des weiteren besteht noch die Möglichkeit, ein Script für die Vergabe einer Kundennummer einzurichten. Damit könnte die Generierung der Nummer auch halbautomatisch ablaufen, sodass Sie beispielsweise bei jedem Datensatz neu entscheiden, ob dieser eine Kundennummer erhalten soll oder nicht.
Notwendige Rechtevergabe
Zum Inkrementieren der Zähler für den Feldtyp 'Automatische Nummer' wird eine stored
procedure mit dem Namen "cmbt_sp_increment_counter" (MS SQL) bzw. "cmbt_sp_increment_counter_pg" (PostgreSQL) verwendet.
Nur MS SQL: Auf diese stored procedure benötigt der Benutzer EXEC Rechte. Im mitgelieferten Referenzprojekt wurde dies durch das Installationsprogramm bereits erledigt.
Nachträglich erfolgt dies über den Query Analyzer durch Ausführen von
use <Datenbankname der Solution>
go
grant EXECUTE on cmbt_sp_increment_counter to "<BenutzerName>"
go
Ist die stored procedure nicht vorhanden, erfolgt die Inkrementierung clientseitig (wodurch
in seltenen Einzelfällen eine Nummer doppelt generiert werden könnte). Die Stored Procedure wird - sofern noch nicht vorhanden - bei der interaktiven Neuanlage eines Automatischen Zählers (Konfigurieren > Systemverwaltung > Automatische Zähler) installiert,
hierzu sind zu diesem Zeitpunkt einmalig CREATE PROCEDURE Rechte für den aktuellen
Benutzer erforderlich!
223
Konfiguration Ansichten
14.9 Auto-Protokoll
Auf der Registerkarte Auto-Protokoll können Sie die automatische Protokollierung der Vorgänge Einzelübernahme, Druck, eMail, Speichern, Export, Anreichern, Termin und Anruf
konfigurieren.

Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie ein neues Autoprotokoll an.

Klicken Sie in die Spalte "Aktion" um den Vorgang auszuwählen, der protokolliert werden soll. Es stehen Ihnen die Aktionen Übernahme, Druck, eMail, Speichern, Export,
Anreichern, Termin, Anruf zur Verfügung.

224
▪
Ein Autoprotokoll wird nur bei Ausgabe auf Drucker, PDF, RTF, XPS und TTY ausgeführt. Ein Druck z.B. auf die Vorschau löst daher kein Autoprotokoll aus.
▪
Der Seriendruck einer Liste löst aufgrund fehlender Personalisierung ebenfalls
kein Autoprotokoll aus.
▪
Bei mehrfachem Druck/Export aus der Berichts-Ansicht wird das Autoprotokoll
nur einmal ausgeführt.
▪
Es werden keine Autoprotokolle für Detailberichte eines Drilldown-Berichts ausgeführt. Nur für den Hauptbericht.
Wählen Sie in der Spalte "Zielansicht", in welcher Ansicht der Eintrag vorgenommen
werden soll.
Auto-Protokoll
Hinweis: Wenn Sie eine andere Ansicht als die aktuelle Ansicht wählen, wird immer
automatisch ein neuer Datensatz in dieser Ansicht erzeugt.

Zur Aktivierung des Auto-Protokolls aktivieren Sie die Checkbox "Aktiv".

Wenn Sie zusätzlich "Fragen" aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zu Fall zu
entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigung
der entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll.
Wenn Sie das Autoprotokoll für den Versand von eMails aktiviert haben, sollten Sie vor
dem Versand von Serien-eMails die Option "Fragen" deaktivieren. Ansonsten müssen
Sie jede eMail einzeln bestätigen.
Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Protokolleintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung.
Tipp: Wenn Sie im mitgelieferten Referenzprojekt die Zielansicht "Aktivitäten" wählen,
stehen Ihnen die Protokollfelder "Direction" und "ActivityType" zur Verfügung. Diese Felder sind relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Aktivitätstypen" verknüpft. Die
Bedeutung der Feldinhalte entnehmen Sie daher direkt den entsprechenden Ansichten
(z.B. ActivityType=2 entspricht "eMail").

In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Über Formeln haben Sie
Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen, die so auch für den Eintrag verwendet werden können. Über die Schaltfläche "Formeleditor" erhalten Sie dabei Hilfe
von einem Assistenten.
Wenn beim Autoprotokoll die Formel als Ergebnis einen Leerstring liefert (""), dann wird
das entsprechende Feld nicht geschrieben.
Je nach Aktion stehen Ihnen spezifische Aktionsvariablen zur Verfügung:
▪
eMail: Beschreibung der eMail-Vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfad
inkl. Dateiname der eMail-Vorlage (Action.Template).
▪
Druck, Export, Übernahme: Dateipfad inkl. Dateiname der Vorlage (Action.Template).
▪
Anruf: Datum (Action.Date), Dauer (Action.Duration), Erste Info (Action.First Info),
Info (Action.Info), Letzte Info (Action.LastInfo), Notiz (Action.Note), Anzahl Anrufversuche (Action.NumberOfCallTries), Nummer (Action.Number), Status (Action.Status). Die Variable "Action.Status" hat dabei folgende Werte und Bedeutung: 3 = "Anruf nicht erfolgreich, da besetzt", 5 = "Anruf nicht erfolgreich, da
aufgelegt", 6 = "Anruf nicht erfolgreich, da Anruf nicht angenommen", 8 = "Anruf
nicht erfolgreich, anderer Fehler", sonst : "Anruf erfolgreich"
225
Konfiguration Ansichten

Über die Spalte "Anhängen" bestimmen Sie, dass der Autoprotokoll-Eintrag an den bestehenden Feldinhalt angehängt wird. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn die
Protokollierung in der aktuellen Ansicht erfolgen soll.
14.10 Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie einem Datensatz beliebige Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor, Inhalt usw. in einem Container angezeigt werden.
Beim Erstellen von Dokumenten können Sie Dokumentvorlagen nutzen. Weitere Informationen zur Nutzung der Dokumentenverwaltung finden Sie auch unter "Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung".
In der Konfiguration der Dokumentenverwaltung wird festgelegt, wie Dokumente gespeichert werden (Feldtyp, Speicherort, Dateiname), welche Dokumentvorlagen für neue Dokumente zur Verfügung stehen und welche Feldinhalte in neue Dokumente übergeben
werden sollen.
▪
Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die
Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Aktivitäten oder Dokumente).
▪
In der Ansicht, in der die Dokumente abgelegt werden sollen, muss ein Feld vom Typ
Dateiverweis, Eingebettete Datei oder DMS-Dokument vorhanden sein.
▪
Im Register Dokumentenverwaltung der Ansichtskonfiguration können verschiedene
Dokumenttypen definiert werden. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Es muss mind. ein Dokumenttyp "Sonstige Dokumente"
konfiguriert sein.
Art der Dokumentenablage wählen
In der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Aktivitäten oder Dokumente) muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z.B. "Dokument"). Für
den internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten:
▪
Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateien gespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden, für
den Verzeichnispfad können Sie auch Formeln verwenden. Vorteil der Dateiverweise
ist die Möglichkeit die Dateien direkt über den Explorer zu öffnen.
Physikalischer Feldtyp: Zeichen, z.B. varchar(255).
▪
Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien werden direkt in die Datenbank eingebettet. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation und Datensicherung,
sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierung durch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt). Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden.
Physikalischer Feldtyp: Binär lang, z.B. varbinary(max).
226
Dokumentenverwaltung
Tipp: Ab MS SQL Server 2008 wird die Ablage als FILESTREAM unterstützt, dabei
wird die Datei vom SQL Server automatisch in ein internes Verzeichnis gespeichert
um die Datenbankgröße gering zu halten. Weiterführende Informationen zu diesem
Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im
Artikel "FILESTREAM für Microsoft SQL Server aktivieren".
▪
Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werden
hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert. Das DMS aktivieren
Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt"). In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS-Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung".
Physikalischer Feldtyp: Zeichen, z.B. varchar(255).
Hinweis: Wir empfehlen, nur ein Dokumentenfeld (DMS Dokument, Eingebettete Datei oder Dateiverweis) anzulegen. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumentenfelder in
einer Ansicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS Dokument" > "Eingebettete Datei" > "Dateiverweis". Das Anlegen von "Dateiverweis" und "DMS Dokument" ist nicht möglich.
Anbindung eines DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Wenn die Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet werden,
sind folgende Einstellungen notwendig:
1.
DMS auswählen: In den Projekteinstellungen unter 'Datei > Information > Eigenschaften > Einstellungen > Dokumenten Management System' wählen Sie das DMS für
das aktive Projekt aus. Informationen zu den unterstützten DMS finden Sie im Kapitel
"Systemvoraussetzungen".
2.
DMS Anmeldeinformationen hinterlegen: Die Anmeldedaten (Benutzername und
Passwort) für das gewählte DMS geben Sie in den Projekteinstellungen unter "Konfigurieren > DMS Anmeldeinformationen" für den gerade eingeloggten Benutzer an. Sie
können die Anmeldeinformationen auch direkt in der Benutzer-/Rechteverwaltung einstellen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung".
3.
Feld vom Typ 'DMS Dokument' definieren: Öffnen Sie die Ansichtskonfiguration der
Dokumentenansicht (z.B. 'Aktivitäten') und wechseln Sie auf die Registerkarte 'Felder'.
Wählen Sie ein Feld vom physikalischen Feldtyp "Zeichen" aus und definieren den internen Feldtyp "DMS Dokument". In diesem Feld wird der Archivpfad gespeichert, daher sollte für dieses Feld eine physikalische Feldgröße von mindestens 255 definiert
werden.
227
Konfiguration Ansichten
4.
Dokumenteninfos konfigurieren: Die in Dokumenten enthaltenen Dokumentinformationen wie bspw. Änderungsdatum, Titel oder Thema können in der Eingabemaske angezeigt werden. Hierfür müssen Sie entsprechende Felder in Ihrer Ansicht definiert
haben, um diese Informationen auch speichern zu können. Über die Registerkarte "Dokumenteninfos" der Ansichtskonfiguration können Sie dann die Verknüpfung zwischen
Dokumenteigenschaft und Feld definieren (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos").
5.
Archivpfad angeben: Auf der Registerkarte "Dokumentenverwaltung" der Ansichtskonfiguration definieren Sie für die jeweiligen Dokumenttypen im Feld "Ablagepfad" den
gewünschten Ablagepfad im DMS (siehe folgenden Abschnitt).
6.
Verschlagwortung definieren: Für einzelne DMS-Anbindungen (siehe auch "Systemvoraussetzungen" in Kapitel "Voraussetzungen und Installation") ist eine Verschlagwortung verfügbar. : Auf der Registerkarte "Dokumentenverwaltung" der Ansichtskonfiguration definieren Sie für die jeweiligen Dokumenttypen über eine dann sichtbare
Schaltfläche "DMS Verschlagwortung" für jeden Dokumententyp die verfügbaren Felder.
Dokumenttyp anlegen
Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Aktivitäten oder Dokumente).
228
Dokumentenverwaltung
Definieren Sie hier verschiedene Dokumenttypen. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Überlegen Sie sich vorab einige Punkte zur Dokumentenverwaltung:
▪
Welche Vorlagen sollen für neue Dokumente verwendet werden und welche Feldinhalte sollen in ein neues Dokument übernommen werden.
▪
Bei Feldtyp "Dateiverweis": In welchen Verzeichnissen sollen die Dokumente abgelegt
werden.
▪
Legen Sie für jede Verwendungsart (Standardbrief A, Standardbrief B, Fax, eMail-Ablage, Sonstige Dokumente) einen eigenen Dokumenttyp an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um die Einstellungen für einen neuen Dokumenttyp
vorzunehmen.

Geben Sie dem Dokumenttyp eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in einem
Auswahldialog bei der Erstellung neuer Dokumente angezeigt.

Geben Sie die Dateiendung an (z.B. docx, xlsx).
Legen Sie generell einen Dokumenttyp "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*" an,
damit alle Dokumente mit beliebigen Dateiendungen abgelegt werden können.

Bei Dateivorlage wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche die Dateivorlage aus. In dieser Dateivorlage sind z.B. Firmenlogo, Absenderangaben und Textmarken enthalten.
Weitere Informationen zur Dateivorlage und zu Textmarken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".

Bei Ablagepfad wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche den Ort aus, wo die Dokumente später gespeichert werden.

▪
Bei eingebetteten Dateien entfällt der Ablagepfad.
▪
Bei DMS Dokumenten wird hier das Ablagearchiv angegeben.
▪
Für den Ablagepfad können Sie auch Formeln und Felder verwenden. Der Pfad
kann auch mit einem abschließendem '\' enden. Wenn der Ablagepfad nicht existiert, wird versucht diesen zu erstellen. Somit kann über eine Ablagepfad-Formel
eine hierarchisch aufgebaute Ablagestruktur realisiert werden, z.B. das alle Dokumente im Verzeichnis mit der jeweiligen Kundennummer des Datensatzes gespeichert werden.
Im nächsten Feld geben Sie bei Bedarf den Pfad der Übernahmemaske an. Diese benötigen Sie, wenn Feldinhalte direkt in das Dokument übergeben werden sollen, z.B.
Adresse, Name, eingescannte Unterschrift usw.
Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten,
denn die Dokumentvorlage geben Sie bereits im Feld "Dateivorlage" an!
229
Konfiguration Ansichten
Weitere Informationen zu Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".

Im Feld Dateiname können Sie eine Formel für die automatische Vergabe eines Dateinamens bei der Neuanlage von Dokumenten vergeben. Mit Hilfe des Formel-Assistenten können Sie diese Regeln definieren. Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie die Voreinstellung setzen.
In der Voreinstellung wird dabei die Variable "ParentRecordDescription" verwendet.
Diese enthält die evaluierte Dateiverweis-Betreff Formel zum aktuellen Datensatz der
gerade im Kontext aktiven Elternansicht. Die Elternansicht ist diejenige Ansicht, von
der aus über einen Container ein neues Dokument eingefügt wird (z.B. "Kontakte").
Da der Dokumenten-Container in mehreren verschiedenen Ansichten verfügbar sein
kann (z.B. "Kontakte" und "Firmen") und bei der Konfiguration der Formel darauf geachtet werden muss, dass die verwendeten Felder in allen Elternansichten verfügbar sind,
kann über diese Variable ein aussagekräftiger Name erzeugt werden. Die Variable "ParentViewName" enthält den Ansichtenname der Elternansicht.

Beim Hinzufügen eines Dokuments wird immer ein neuer Datensatz angelegt. Über
die Option Beim Hinzufügen eines Dokuments den Datensatz zum Bearbeiten öffnen
legen Sie beim Dokumenten-Feldtyp "Dateiverweis" fest, ob dieser Datensatz jeweils
geöffnet wird, oder ob der Datensatz statt dessen stillschweigend im Hintergrund angelegt werden soll.

Über die Schaltfläche "Zusätzliche Feldvorbelegungen" können für jeden Dokumententyp Felder der Ansicht vorbelegt werden, so dass z.B. bei der automatischen eMailAblage das Feld "Typ" automatisch auf "eMail" bzw. den Wert "2" gesetzt wird.
Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Eintrag in welchem Feld vorgenommen
werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Ansicht zur Verfügung. In
der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Inhalt. Über die Formel-Schaltfläche haben Sie
Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Variablen.
230
Dokumenteninfos
Für die "Richtung" des Dokumentes steht eine Variable namens "Action.Direction" zur
Verfügung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend.
Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Aktivitätstypen" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte (z.B. Richtung 2 =ausgehend) entnehmen Sie daher der entsprechenden Ansicht.

Wenn Sie die Option Neue Datei ohne Rückfrage erzeugen aktivieren, wird die Datei
direkt im definierten Ordner gespeichert und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie beim
Erzeugen einer neuen Datei den Speicherort manuell wählen möchten, deaktivieren
Sie diese Option.
Automatische eMail Ablage
Alle eMails, die Sie direkt über Ausgabe > Einzel-/Serien-eMail versenden, können automatisch als Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden.
Die Automatische eMail Ablage aktivieren Sie in der Ansichtenkonfiguration der KontakteAnsicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften). Wählen Sie auf der Registerkarte
"Allgemein" eine Zielansicht für die automatische eMail-Ablage an (z.B. Aktivitäten). In der
Dokumentenverwaltung der Ablageansicht muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung
"eml" konfiguriert sein.
14.11 Dokumenteninfos
Die in Dokumenten und Grafiken enthalten Dokumentinformationen (in Word z.B. Datei >
Eigenschaften) können ausgewertet und in Datenbankfelder gespeichert werden. Dazu
müssen Sie für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (z.B. Titel, Verfasser, Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum) jeweils ein eigenes Datenbankfeld anlegen
und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" mit den jeweiligen Dokumentinformationen
verknüpfen.
▪
Wenn Sie den Feldtyp "Eingebettete Datei" verwenden, müssen Sie mind. ein Feld mit
dem Dateityp oder dem Dateinamen verknüpfen, damit die korrekte Anwendung zugeordnet werden kann (z.B. Word für docx-Dateien).
▪
Sofern Sie auch alle anderen Dokumentinformationen im Container anzeigen lassen
möchten, legen Sie für alle verfügbaren Dokumentinformationen ein Datenbankfeld
(z.B. Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum...) an, und verknüpfen dieses, indem
Sie in die entsprechende Zeile klicken.
▪
Die Dokumentinformationen werden automatisch beim Einbinden der Datei ausgelesen und in den entsprechenden Feldern gespeichert. Nach diesen Feldinhalten können
Sie auch suchen und filtern.
231
Konfiguration Ansichten
14.12 Datensatz-Verweis
Mit einem Datensatz-Verweis ist es möglich, direkt zu einem bestimmten Datensatz zu
navigieren. Mit dieser Funktion haben Sie verschiedene Anwendungsmöglichkeiten.
▪
Senden Sie über Start > Verweis > Senden an einem weiteren Benutzer einen Datensatz-Verweis per eMail. Der Empfänger muss nur auf diesen Verweis doppelklicken,
schon wird automatisch die entsprechende Ansicht geladen und er springt ohne weiteres Zutun auf den richtigen Datensatz.
▪
Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen über
Start > Verweis > Speichern als bzw. in Zwischenablage abspeichern.
▪
Im Fenster "Verlauf" der Navigation werden Verweise auf die letzten angesehenen bzw.
bearbeiteten Datensätze abgelegt.
▪
Im Fenster "Favoriten" der Navigation können Verweise auf häufig verwendete Datensätze abgelegt werden.
Die Konfiguration erfolgt auf der Registerkarte Datensatz Verweis der Ansichtskonfiguration. Sie haben dabei Zugriff auf den Formel-Assistenten.
▪
232
Allgemein > Dateiname: Legen Sie den Dateinamen für die Funktion "Start > Verweis
> Speichern als" fest. Sie können über die entsprechende Schaltfläche auch die Voreinstellung wählen.
Allgemein
▪
Allgemein > Kommentar/Betreff: Der Betreff für die Funktion "Start > Verweis > Senden an", der Kommentar für die Spalte "Datensatz" im Verlauf und der Name einer Dokumentenverwaltung-Variablen.
▪
Termine & Aufgaben: Inhalte der Felder "Mit" und "Betreff" bei der Anlage eines Termins
oder einer Aufgabe.
▪
combit phone manager Anbindung: Inhalt von "Info" bei der Aufnahme in den phone
manager.
14.13 Allgemein
Auf der Registerkarte Allgemein stehen Ihnen verschiede Konfigurationsmöglichkeiten für
die Ansicht zur Verfügung:
▪
Skalierung der Eingabemaske: Sie können die Skalierung der Eingabemaske wählen:
Fenster auf Eingabemaskengröße skalieren, Eingabemaske auf Fenstergröße skalieren, Keine Skalierung.
▪
Farbe des Tab: Sie können für den Tab der Ansicht eine Farbe definieren. Über die
Schaltfläche im Eingabefeld können Sie die Farbe auswählen. Die Farbe kann auch
direkt im RGB-Format eingegeben werden.
▪
Zielansicht für automatische eMail-Ablage: Sie haben die Möglichkeit, die eMails nach
dem Versand automatisch in der Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Wählen
233
Konfiguration Ansichten
Sie hier die Ansicht aus, in der die eMails abgelegt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
▪
Webansicht: Sie können für jede Ansicht eine Internetseite oder eine eigene HTML
Seite hinterlegen. Die Anzeige erfolgt über Ansicht > Web. Geben Sie über den Formel-Editor die URL der Webseite ein (www.combit.net, «cRM.Project.Path + "\InfoZentrale\index.html"») oder nutzen Sie Formeln, um in Abhängigkeit vom Datensatz bestimmte Webseiten anzuzeigen.
Hinweis: Das zur Darstellung der Web-Inhalte verwendete Internet Explorer Element läuft intern im Kompatibilitätsmodus, wodurch es Unterschiede/Einschränkungen insbesondere bei der Darstellung von CSS im Vergleich zum eigenständigen Internet Explorer geben kann.
▪
Berichtsansicht: Sie können für jede Ansicht einen Standardbericht hinterlegen. Die
Anzeige erfolgt dann automatisch über Ansicht > Bericht. Geben Sie im Feld Bericht
den Pfad zur Druckvorlage an und wählen Sie unter Daten ob als Datenbasis der aktuelle Datensatz oder der aktive Filter dienen soll.
▪
Datensatzüberwachung: Wenn Sie diese Option aktivieren können Benutzer die Datensatzüberwachung über Start > Überwachen aktivieren. Sie können festlegen ob
dabei auch relationale Feldänderungen überwacht werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter "Datensatz überwachen" im Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten".
▪
Verlauf anzeigen: Über diese Option werden die angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Weitere Informationen finden Sie
unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
▪
Familienname der Ansicht: Diesen benötigen Sie, um bestimmte Ansichten zu einer
Gruppe zu verbinden. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen.
Beispiel: Sie schicken einem Kollegen einen Verweis auf einen Datensatz der Ansicht
"KontakteManagement". Dieser jedoch kann diese spezielle Ansicht nicht öffnen, weil
er keinen Zugriff hat, könnte jedoch eine andere Ansicht öffnen, die Ansicht "KontakteNormal", die sich zwar unterscheidet, jedoch dieselben Datensätze enthält. Wurden
diese Ansichten der gleichen Familie zugeteilt, wird dem Kollegen automatisch diese
Ansicht aus der gleichen Familie geöffnet.
▪
234
Über die Option "Bei 'Globaler Suche' ignorieren" können einzelne Ansichten von dieser
Suche ausgeschlossen werden. Weitere Informationen finden Sie unter " Globale Suche" im Kapitel "Suchen von Datensätzen".
Einstellungen für den Programmstart
15. Konfiguration Allgemein
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die projektübergreifenden, benutzerspezifischen, allgemeinen Konfigurationsmöglichkeiten.
15.1 Einstellungen für den Programmstart
Wählen Sie über Datei > Optionen > Allgemein die Registerkarte Einstellungen.
▪
Assistent für combit Hinweise starten: Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster.
▪
combit address pick-up starten: Mit dem address pick-up können Sie eine Adresse
direkt aus Ihrer Zwischenablage übernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder
eines neuen Datensatzes schreiben lassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Dateneingabe über address pick-up".
▪
Uhrzeit des Datenbankservers übernehmen: Diese Option setzt entsprechende
Windows Rechte beim Benutzer voraus.
▪
Zuletzt geöffnete Ansichten wiederherstellen: Das Öffnen der letzten Ansichten kann
mit dieser Option unterbunden werden, um den Programmstart zu beschleunigen.
▪
Info-Zentrale öffnen: Weitere Informationen zur Info-Zentrale finden Sie unter "Einstellungen" im Kapitel "Konfiguration Projekt".
▪
Auf neue Version prüfen: Erfordert eine Internetverbindung.
15.2 Oberfläche
Wählen Sie über Datei > Optionen > Allgemein die Registerkarte Oberfläche.
235
Konfiguration Allgemein
▪
Sprache: Die Sprache der Benutzeroberfläche kann gewechselt werden. Damit ist die
Oberfläche komplett fremdsprachig, d.h. Menüs, Dialoge, Meldungen, Handbücher,
Online-Hilfen usw. Es ist eine deutsche (Medium) und englische (Medium (English))
Referenz-Lösung verfügbar, die auf einer gemeinsamen Datenbank aufsetzt. Öffnen
Sie diese über Datei > Öffnen.
Hinweis: Individuell angepasste Menübänder (Symbolleisten, Menüs) werden bei
einer Sprachumschaltung zurückgesetzt, da sie sprachabhängige Texte enthalten.
Bereits im Hintergrund gestartete Add-Ins und das address pick-up müssen neu
gestartet werden, damit die neue Sprache aktiv wird.
Tipp: Bei einem gemischtsprachlichen Einsatz im Unternehmen empfehlen wir
Ihnen zwei Solutions (Projektverzeichnisse) mit unterschiedlicher Projekt-ID, welche zwar auf derselben Datenbank basieren, aber bei denen die Ansichtennamen,
Formeln, Filterausdrücke, Statistiken und Codedefinitionen usw. in der jeweiligen
Sprache verfasst sind. Bei der Definition der physikalischen Feldnamen muss zwar
ein gemeinsamer sprachlicher Nenner gefunden werden, in den Ansichten kann
jedoch ein Feldalias angezeigt werden.
▪
Meldungen reaktivieren: Das Programm unterstützt Sie bei diversen Aktionen durch
Meldungen mit Hinweisen und Tipps. Dabei haben Sie jeweils die Möglichkeit, diese
spezielle Meldung für die Zukunft zu deaktivieren. Über diese Schaltfläche können Sie
alle Meldungen wieder aktivieren.
▪
Fenster beim Schließen in den Infobereich der Taskleiste minimieren: Bei aktivierter
Option wird die Anwendung bei Betätigen von "Schließen" (in der Titelzeile) nicht be-
236
Mailversand konfigurieren
endet, sondern in den Infobereich der Taskleiste minimiert. Über Rechtsklick > Anzeigen kann das Programmfenster wieder angezeigt werden. Wählen Sie Datei > Beenden wenn Sie die Anwendung komplett beenden möchten.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Sie nach dem Schließen des Programmfensters nicht mehr an fällige Termine und Aufgaben erinnert.
Hinweis: Wenn beim Programmstart eine bereits laufende Programminstanz gefunden wird, wird der Anwender gefragt, ob er stattdessen zu dieser wechseln
möchte. Dies vermeidet ungewollte Mehrfachinstanzen, falls z.B. ein in den Infobereich der Taskleiste minimierter cRM übersehen wurde. Dieser Check wird nicht
ausgeführt, wenn beim Programmstart die UMSCHALT Taste gedrückt gehalten
wird.
▪
Navigation um interne Ansichten erweitern: Die Navigation wird um die internen Ansichten (Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe) erweitert.
▪
Ansichtenfenster automatisch wiederverwenden: Beim Doppelklick auf eine Ansicht
in der Navigation wird eine bereits geöffnete Ansicht nicht nochmals geöffnet.
▪
Gesamtdatensatzanzahl in Statuszeile immer anzeigen: Die ständige Ermittlung der
Gesamtdatensatzanzahl zur Anzeige in der Statuszeile kann deaktiviert werden, um die
Last für den Datenbankserver zu reduzieren (insbesondere bei aktivierten Satzrechten
und/oder vielen parallelen Benutzern).
Tipp: Die Anzeige der aktuellen Uhrzeit in der Statuszeile kann über den RegistryDWORD-Eintrag ...\Settings\ShowTimeInStatusBar=0 deaktiviert werden.
▪
Standard-Bildlaufleiste verwenden: Für Container und Übersichtslisten kann eine klassische Bildlaufleiste verwendet werden.
▪
Alle Tabs haben Schließen Schaltfläche für das schnelle Schließen einer Ansicht.
▪
Neue Tabs links öffnen falls Sie dies von anderen Anwendungen gewohnt sind.
▪
Menüband verwenden anstelle von Menüs und Symbolleisten.
▪
Maximale Anzahl offener Ansichtenfenster um zu vermeiden, dass zuviele Ansichten
geöffnet sind und es dadurch zu Leistungseinbußen kommt.
15.3 Mailversand konfigurieren
Um den direkten Mailversand nutzen zu können, müssen Sie vorab die entsprechenden
Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten auch für den Mailversand über den
Export-, Druck- und Vorschaudialog.
Wählen Sie über Datei > Optionen > Allgemein die Registerkarte Mailversand.
237
Konfiguration Allgemein
Mail-Dienste
Mail-Dienst für unformatierte eMails (Text)
Für den Versand von eMails im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung:
▪
Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Programme. Die eMails
werden dann über Ihr eMail-Programm versendet. Simple MAPI unterstützt jedoch
keine Verwendung fremdländischer Schriftzeichen.
▪
Extended MAPI: Über diese Schnittstelle können eMails über Outlook 2000-2013 versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder eMail bestätigen muss.
▪
SMTP: Beim Versand über SMTP werden die eMails nicht über ein eMail-Programm
gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server.
Mail-Dienst für formatierte eMails (HTML)
Für den Versand von eMails im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung:
▪
Extended MAPI: (siehe oben)
▪
SMTP (siehe oben)
SMTP konfigurieren
Über die Schaltfläche "SMTP Konfiguration" gelangen Sie in den Einstellungs-Dialog.

Geben Sie auf der Registerkarte "SMTP-Server" die URL oder IP-Adresse des SMTPServers an.

Bei den SMTP-Benutzeroptionen geben Sie Ihre üblichen Benutzer- und Absenderdaten an. Meist können Sie die Daten aus den entsprechenden Konfigurationsdialogen
Ihres eMail-Programms übernehmen.
238
Verlauf konfigurieren

Sofern Sie beim SMTP-Server die Option "Authentifizierung über POP3 vor SMTP" angegeben haben, müssen Sie auf den beiden letzten Registerkarten noch die Daten für
den POP3-Server und die entsprechenden POP3-Benutzerdaten eingeben.

Beim Mailversand kann zwischen SSL (Verbindungsaufbau sofort verschlüsselt) und
TLS (Verschlüsselung nach Plaintext-Verständigung) gewählt werden: Automatisch
(TLS nutzen, wenn der Server es anbietet), TLS erzwingen (Abbruch, wenn der Server
kein TLS anbietet), TLS ausschalten (auch wenn es vom Server unterstützt wird), SSL
erzwingen (Abbruch, wenn der Server kein SSL anbietet).
Mail-Optionen
Option "Mail per Kontextmenü über"
Aus Feldern vom Feldtyp "eMail" können Sie per Kontextmenü direkt eMails an die betreffende Adresse senden. Definieren Sie hier die entsprechende Versandart.
▪
Integrierter Mail-Editor: Versand mit Mailvorlagen (siehe Kapitel "eMail").
▪
MAPI Mail-Client: Versand über den MAPI-Standard-Client, z.B. Outlook.
▪
Auf 'mailto'-Protokoll registrierten Mail-Client: wie "MAPI Mail Client", jedoch bleibt das
Ansichtenfenster weiterhin benutzbar und Outlook nutzt automatisch die Standardvorlage (mit Signatur usw.).
Option "Mailclient ist Mozilla/Thunderbird"
Bei Verwendung von Thunderbird/Mozilla als MAPI-Client erreichen Sie über diese Option
diverse Optimierungen bei der Textübergabe der eMail.
Wartezeit bei Serien-eMails
Für Serien-eMails kann vorgegeben werden, dass der Mailvorgang nach einer einstellbaren
Anzahl versendeter eMails angehalten wird und erst nach der angegebenen Wartezeit fortgesetzt wird. Dies kann sinnvoll sein, um Mailserver-SPAM-Blocker, die nur eine begrenzte
Anzahl eingelieferter eMails pro Zeiteinheit erlauben, zu umgehen, oder um die lokale MailInfrastruktur in regelmäßigen Abständen zu entlasten.
15.4 Verlauf konfigurieren
Die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze werden benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" im Kapitel "Daten eingeben
und bearbeiten").
Der Verlauf wird in der jeweiligen Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte "Allgemein"
aktiviert.

Zur Konfiguration wählen Sie Datei > Optionen > Allgemein > Verlauf.

Wählen Sie die Zeitdauer, die ein Datensatz im Verlauf behalten werden soll
▪
Ältere Datensätze werden beim Starten des Programms aus dem Verlauf entfernt.
239
Konfiguration Allgemein
▪
Bei 0 Tagen wird der Verlauf lediglich für die aktuelle Session aufgezeichnet. Beim
nächsten Programmstart ist der Verlauf leer.
▪
Bei 1 Tagen werden die heutigen und gestrigen Datensätze angezeigt.
▪
Bei 2 Tagen werden die heutigen, gestrigen und die von vorgestern angezeigt,
usw.

Die Verweildauer bestimmt die Zeitdauer, nach der ein Datensatz automatisch in den
Verlauf aufgenommen wird (0 für ausschalten).

Über die Schaltfläche "Verlauf löschen" kann der Verlauf gelöscht werden. Die Änderung wird nach dem Schließen des Dialogs sichtbar.
15.5 Akustische Signale
Zur Konfiguration der akustischen Signale wählen Sie Datei > Optionen > Akustische Signale. In diesem Windows Dialog können Sie Programmereignissen Sounds zuweisen (z.B.
"Erinnerung" oder "Dublette gefunden").
15.6 Formel-Editor verwenden
Fester Text, Variablen, Formeln, Funktionen und Verknüpfungen werden alle über einen
gemeinsamen Dialog eingefügt und kombiniert. Dieser Dialog enthält einen Assistenten,
der Sie bei der Wahl der korrekten Schreibweise unterstützt.
Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema – ausführliche Informationen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Dort
werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben.
240
Formel-Editor verwenden
Variablen einfügen
Es existieren unterschiedliche Datentypen für Variablen: "String" (Text), "Zahl", "Datum",
"Boolean" (logische Werte) und "Bild". Der Datentyp wird wichtig, wenn Sie Variablen als
Parameter in Funktionen verwenden wollen, da diese in der Regel immer nur bestimmte
Datentypen als Parameter zulassen. So können Sie einen Zahlenwert auch nur mit einem
Zahlenwert multiplizieren.
Die Registerkarte "Variablen und Funktionen" enthält eine Übersicht aller verfügbaren Variablen, deren Datentyp in Form von einem Icon vor der Variable sowie der verfügbaren
Funktionen.
Über das Eingabefeld oberhalb der Variablenliste können Sie die Variablen filtern.
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Variable oder betätigen Sie die Schaltfläche "Einfügen" um sie zu übernehmen. Die betreffende Variable wird daraufhin in der korrekten
Schreibweise in die Bearbeitungszeile übernommen.
241
Konfiguration Allgemein
cRM-Variablen
Es stehen spezielle cRM-Variablen zur Verfügung, die z.B. allgemeine Informationen über
das Projekt oder den Benutzer enthalten. Sie finden die Variablen und Felder im cRM-Unterordner in der Variablenliste.
cRM.Application: Anwendungsvariablen
▪
cRM.Application.Path: cRM-Programmverzeichnis.
▪
cRM.Application.UILanguageID: Aktuell eingestellte Oberflächensprache. Mögliche
Werte sind 7 (Deutsch), 9 (Englisch).
cRM.Project: Projektvariablen
▪
cRM.Project.Company: Enthält alle Variablen der Firmenstammdaten.
▪
cRM.Project.Database: Name der Datenbank auf der das Projekt basiert.
▪
cRM.Project.DatabaseSystem: Aktuell eingestelltes Datenbanksystem. Mögliche
Werte sind: 3 (Microsoft SQL Server), 10 (PostgreSQL).
▪
cRM.Project.Description: Projektbeschreibung.
▪
cRM.Project.File: Pfad der Projektdatei (*.crm).
▪
cRM.Project.ID: Projekt-ID.
▪
cRM.Project.Name: Name des Projekts.
▪
cRM.Project.Path: Projektverzeichnis.
▪
cRM.Project.Session.Client: Wert kann für jede Session pro Client gesetzt werden, z.B.
über eine Dialogabfrage. Diese Variable kann dann z.B. in Satzrechten verwendet werden.
Beispiel: Setzen der Variable per Dialog im Ereignis "Projekt wurde geöffnet"
sClient = InputBox("Bitte Mandant-Name eingeben", "Mandant Login", "")
cRM.CurrentProject.SetSessionProperty "Client", sClient
▪
cRM.User: Benutzerstammdaten.
▪
cRM.User.Groups: Alle Gruppennamen, zu denen ein Benutzer gehört. Die Gruppennamen sind dabei mit einfachen Anführungszeichen eingerahmt und per Komma getrennt. Damit können z.B. gruppenspezifische Eingabefelder realisiert werden.
Beispiel: «Contains(cRM.User.Groups,"'Gruppe'")»
Nur in Druckvorlagen:
▪
cRM.View.DBTable: Name der Datenbanktabelle auf der die Ansicht basiert.
▪
cRM.View.Family: Familienname der Ansicht.
▪
cRM.View.Name: Ansichtenname.
242
Formel-Editor verwenden
Nur im Eingabemaskendesigner:
▪
cRM.AppDir: Programmverzeichnis.
▪
cRM.FormMode: Aktueller Status der Eingabemaske. Mögliche Werte sind: 0 (Nicht
im Bearbeitungsmodus), 1 (Bearbeitungsmodus), 2 (Eingabemaskendesigner), 3 (Bearbeitungsmodus nach Neuanlage eines Datensatzes).
▪
cRM.InEditMode: Aktueller Status des Bearbeitungsmodus. Mögliche Werte sind
"Wahr" oder "Falsch".
▪
cRM.PrjDir: Projektverzeichnis.
Einfügen von Funktionen
Mit Hilfe des Formelassistenten können Sie ebenso Funktionen in die aktuell bearbeitete
Zeile einfügen. Mit diesen Funktionen lassen sich String- (Text-), Zahlen- und Datumsmanipulationen ausführen. Auf der entsprechenden Registerkarte erhalten Sie eine Liste der
verfügbaren Funktionen. Hier stehen links die jeweiligen Funktionsnamen und in Klammern
Anzahl und Wertetyp der Argumente der Funktion. Rechts steht der Typ des Rückgabewertes (Ergebnis) der Funktion.
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Funktion, um diese einzufügen. Ergänzen Sie die
Argumente, wo nötig. Dies können entweder Variablen oder manuell eingegebene Werte
sein. Innerhalb von Funktionen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die im Abschnitt "Hinweise zu Syntaxregeln" später in diesem Kapitel beschrieben sind.
Hinweis: Da Berechnungen in Übernahmemasken und Eingabemasken eher der Ausnahmefall sind, werden alle Variablen automatisch in den Wertetyp "String" (Text) konvertiert. Falls Sie unbedingt mit "Datum" oder "Zahl" Werten rechnen wollen, müssen Sie
diese zuerst mit den entsprechenden Funktionen in den gewünschten Wertetyp umwandeln.
Eine Erläuterung der verfügbaren Funktionen finden Sie im Anhang der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". Dort nicht enthalten sind u.a. folgende Funktionen:
▪
GetCreditCardType$(): Liefert den Kreditkartentyp, z.B. VISA.
▪
GetFieldFromAddress(): Liefert zu einer Adresse (Land, Straße oder Postfach, Ort) weitere Informationen, z.B. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl (CANONICALCODE), Ort (CITY), Straße (STREET), Postleitzahl (ZIP) oder Öffnen
des Postfachnummern-Verzeichnisses (ZIPPOBOX).
Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land, Straße und Ort die Postleitzahl eintragen: «GetFieldFromAddress
(Land,Strasse,Ort,"ZIP")».
243
Konfiguration Allgemein
▪
GetFieldFromZIP(): Liefert zu einer Postleitzahl (Länderkürzel, Postleitzahl) weitere Informationen, z.B. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl
(CANONICALCODE), Ort (CITY), Bundesstaat bei USA-Adressen (STATE) oder Postleitzahl (ZIP).
Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land und Postleitzahl den Ort eintragen: «GetFieldFromZIP
(Land,PLZZ,"CITY")».
▪
GetInfoFromCountry(): Liefert zum vorgegebenen Länderkürzel weitere Informationen,
z.B. die ausgeschriebene Länderbezeichnung in der eingestellten Sprache des Betriebssystems (Standardeinstellung, entspricht Parameter "6").
Beispiel: Ausgeschriebene englische Länderbez.: GetInfoFromCountry(Land,4098).
▪
EURO.GetCurrencyCode$()/EURO.GetCurrencyName$()/EURO.GetDecimals()/
EURO.Get ISONames$(): Gibt Währungscode, lokalisierten Namen, Anzahl der Nachkommastellen bzw. ISO-Namen der Währung zurück.
▪
EURO.IPI$(): Berechnet IPI-Text.
▪
EURO.Verify.IBAN$()/EURO.Verify.VAT$(): Überprüft IBAN bzw. Ust-ID auf Gültigkeit.
▪
LL.CountMasterRecords: Kann in Druckvorlagen als Zähler für die ausgegebenen
Hauptdatensätze verwendet werden.
Bedingungen einfügen
Über die Registerkarte "Cond()" können Sie beliebige "WENN-DANN-SONST"-Bedingungen
in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Dies erfolgt über einen
übersichtlichen Dialog.

In das erste Eingabefeld geben Sie den gewünschten Bedingungsausdruck ein. Dieser
Ausdruck muss ein logischer Ausdruck sein, d.h. bei der Auswertung entweder den
Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Dies ist das "WENN"-Argument der Bedingung.

In das zweite Eingabefeld geben Sie ein, was bei der Übernahme geschrieben werden
soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument WAHR ist. Dies ist das "DANN"-Argument der Bedingung.

In das dritte Eingabefeld legen Sie fest, was bei der Übernahme geschrieben werden
soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument FALSCH ist. Dies ist das "SONST"-Argument der Bedingung.
In den Ausdrücken für die WENN-, DANN- und SONST-Argumente der Bedingung können
Sie nach Belieben Variablen, Funktionen und Operatoren einsetzen, indem Sie diese von
Hand eingeben oder sich über die Schaltflächen einfügen lassen. Falls bei manchen Argumenten nichts geschrieben werden soll, geben Sie für die betreffenden "DANN" oder
244
Formel-Editor verwenden
"SONST" Argumente einfach zwei Anführungszeichen ein. Innerhalb von Bedingungen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die gleich im Anschluss beschrieben sind.
Beispiel: Im Feld "Country" der Ansicht sei das Länderkennzeichen gespeichert. Bei der
Übernahme in einen Briefkopf soll das Land ausgeschrieben unter der Ortsangabe ausgegeben werden – jedoch nur, wenn kein "DE" im Feld LAND steht.
Cond (not (Country="DE" or empty(Country)), Upper$(Land.Länder.Kürzel.Bezeichnung))
Hinweise zu Syntaxregeln:
Spitze Doppelklammern (« »)
Innerhalb von Ausdrücken, d.h. Bedingungen und Funktionen, gelten besondere Regeln
für die Schreibweise. Solche Ausdrücke müssen immer in spitzen Doppelklammern (« »)
erscheinen. Bitte beachten Sie, dass pro Ausdruck (Bedingung oder Funktion) immer nur
ein Paar von spitzen Doppelklammern (« ») vorkommen darf, selbst wenn dieser Ausdruck
mehrere Bedingungen oder Funktionen enthält.
Variablen in Ausdrücken
Außerhalb von Ausdrücken stehen Variablen in spitzen Klammern (<VARIABLE>), innerhalb ohne spitze Klammern (VARIABLE).
Ausdrücke und Fester Text
Fester Text muss innerhalb von Ausdrücken immer in Anführungszeichen oder Hochkommas ("TEXT") eingeschlossen werden.
▪
Wenn Sie festen Text zusammen mit Variablen verwenden wollen, müssen fester Text
und Variable stets über den Verknüpfungsoperator "+" verbunden werden.
Beispiel: «"FESTER TEXT "+VARIABLE»
▪
Außerhalb von Ausdrücken sind für festen Text keine Hochkommata und Operatoren
erforderlich.
Beispiel: FESTER TEXT <VARIABLE>
Ausdrücke und Umbruch, Datum, Tabulator, Sonderzeichen
▪
Über die Schaltfläche "Umbruch" auf der Registerkarte "Text" können Sie beliebig viele
Umbrüche einfügen. Umbrüche werden dabei durch das Zeichen "¶" dargestellt.
▪
Über die Registerkarte "Datumsformat" können Sie das aktuelle Datum in der gewünschten Formatierung per Doppelklick in eine Zeile einfügen.
▪
Beliebige Sonderzeichen können Sie über die Funktion chr$() einfügen. Geben Sie dazu
in der Klammer den ANSI-Code des Zeichens ein. Zum Beispiel «Chr$(9)» für einen
Tabulator oder «chr$(149)» für einen Punkt.
245
Konfiguration Allgemein
Ausdrücke und Kommentare
Innerhalb von Chevrons (bei Ausdrücken) sind auch Kommentare möglich. Bitte beachten
Sie, dass der Ausdruck ein Ergebnis liefern muss.
Beispiel: «VARIABLE /*Mein Kommentar*/»
NULL-Werte
▪
Alle Zeichenfelder deren Inhalt NULL (kein Feldinhalt) ist, werden wie leere ("") Felder
behandelt. Eine Unterscheidung zwischen NULL und "" ist somit für Zeichenfelder nicht
möglich.
▪
Datumsfelder deren Inhalt NULL ist, werden als echtes NULL-Feld behandelt.
▪
Alle Formelausdrücke, in denen ein NULL Wert vorkommt, werden einheitlich auf
<NULL> gesetzt.
15.7 Übernahmemaske konfigurieren
Sie können Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.B. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern können.
Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet
werden sollen, konfigurieren Sie diese Übernahmemaske mit einer Dokumentvorlage in
der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung".
In Übernahmemasken legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf welche Weise in welches Zielprogramm übertragen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die
Möglichkeit, festen Text, wie beispielsweise eine Absenderzeile, und Formatierungen zu
übergeben oder über Bedingungen und Funktionen flexibel auf unterschiedliche Feldinhalte zu reagieren. Das Zielprogramm kann automatisch gestartet werden.

Eine Übernahmemaske wird über Konfigurieren > Übernahmemasken > Auswählen
aktiviert.

Um die Einzelübernahme mit der aktivierten Übernahmemaske auszuführen, wählen
Sie Ausgeben > Übernahme in Textverarbeitung.
Um eine Übernahmemaske zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Konfigurieren > Übernahmemasken > Bearbeiten.

Die zuletzt ausgewählte Übernahmemaske wird geöffnet.

Wenn Sie eine bestehende Übernahmemaske anpassen möchten, wählen Sie diese
über Datei > Öffnen aus. Im Unterverzeichnis "Übernahmemasken" finden Sie einige
Beispiele, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.

Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen möchten, wählen Sie Datei > Neu.
246
Übernahmemaske konfigurieren
Allgemeine Angaben

Geben Sie eine Beschreibung für die Übernahmemaske an. Diese Beschreibung steht
Ihnen als Variable <Action.Template> für Autoprotokolle zur Verfügung.

Wählen Sie das Zielprogramm für die Übernahme aus. Bei der Wahl des Programms
ist unbedingt auf die Auswahl der korrekten Version zu achten. Über die Schaltfläche
"Programmpfad einstellen" kann das Programm gestartet werden, wenn es nicht gefunden wurde.
Sollten Sie das gewünschte Programm nicht in der Liste finden, können Sie das Zielprogramm "Zwischenablage" einstellen. Die Daten können Sie dann manuell in fast jedes Windowsprogramm einfügen.

Für eine Übernahme in Word, Excel, OpenOffice, LibreOffice können Sie im Feld "Dokumentvorlage" eine Dokumentvorlage für das Zielprogramm auswählen. Diese Dokumentvorlagen können z.B. Firmenlogo und Absenderangaben bereits enthalten.
▪
Um die Felder an bestimmten Stellen im Dokument zu platzieren, können in diesen Vorlagen auch Textmarken enthalten sein. Diese Textmarken werden dann
denn einzelnen Übernahmezeilen zugeordnet. Weitere Informationen zu Textmarken siehe Abschnitt "Textmarken".
247
Konfiguration Allgemein
▪
In der Combobox stehen Ihnen nur die Benutzervorlagen von Word bzw. Excel zur
Auswahl. Alternativ kann auch eine Vorlage aus dem Arbeitsgruppenverzeichnis
angegeben werden, schreiben Sie dazu den Dateinamen einfach in das Feld. Eine
Vorlage wird automatisch im Verzeichnis der Arbeitsgruppenvorlagen gesucht,
wenn die angegebene Vorlage nicht im Verzeichnis der Benutzervorlagen gefunden wird.
▪
Alternativ bzw. in OpenOffice/LibreOffice kann auch der komplette Dokumentenpfad der Vorlage angegeben werden.
▪
Wenn Sie eine Übernahmemaske für einen Dokumenttyp der Dokumentenverwaltung erstellen, wählen Sie an dieser Stelle keine Dokumentvorlage aus, da diese
direkt bei der Konfiguration des Dokumenttyps in der Dokumentenverwaltung
(siehe Kapitel "Konfiguration Ansichten") angegeben wird.
Übernahmezeilen
Der Dialog enthält eine Liste, in der die einzelnen Zeilen der Übernahmemaske angezeigt
werden, sowie verschiedene Optionen. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen,
ist diese Liste zunächst leer.
Übernahmemasken werden Zeile für Zeile aufgebaut. Jede Zeile wird dabei automatisch
mit einem Zeilenumbruch abgeschlossen. Jede Zeile kann Felder, festen Text und Funktionen enthalten. Dabei können auch mehrere Felder oder Texte in einer Zeile stehen.
Die einzelnen Zeilen einer Übernahmemaske werden untereinander angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine Zeile einzufügen. Im Kontextmenü wählen Sie "Text". Die neue Zeile wird vor der Markierung eingefügt, d.h. die zuvor markierte Zeile rutscht nach unten.
Wenn Sie statt Text eine Makroanweisung übernehmen möchten, wählen Sie an dieser
Stelle "Makroanweisung" und geben den zugehörigen Makronamen an.

Sie gelangen in den Dialog zur Zeilenbearbeitung und können hier entweder festen
Text (wie etwa Ihren Absender) und / oder die benötigten Variablen eingeben.
Beispiel: Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die
Variable "AnredeBrief". Geben Sie jetzt ein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen
Sie dann die zweite Variable "Name". Zur Unterscheidung von normalem Text, der über
die Tastatur eingegeben werden kann, sind Variablen von spitzen Klammern "< >" umgeben.
Weitere Informationen zum Formel-Editor finden Sie im Kapitel "Formel-Editor verwenden".

248
Falls Sie eine bestehende Zeile wieder entfernen möchten, selektieren Sie die betreffende Zeile und klicken Sie auf "Löschen".
Übernahmemaske konfigurieren

Um eine leere Zeile mit Inhalt zu füllen oder einen bestehenden Zeileninhalt zu ändern,
doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile.

Bestätigen Sie diese Zeile mit OK.

Verfahren Sie mit den weiteren Übernahmezeilen auf die gleiche Weise.
Zeileneigenschaften
Im linken Bereich können Sie jeder Übernahmezeile Eigenschaften zuweisen.
Leerzeichenoptimierung
Über die Leerzeichen-Optimierung können unerwünschte Leerzeichen (führende, eingeschlossene und übriggebliebene Leerzeichen) aus Zeilen von Übernahmemasken entfernt
werden.
Stellen Sie sich vor, Sie drucken in einem Briefkopf eine Zeile mit den Variablen <ANREDE> <VORNAME> <NAME>, wobei die einzelnen Variablen jeweils durch Leerzeichen getrennt werden.
Falls zu einem Datensatz keine Anrede existiert, bleibt diese Variable leer, das folgende
Leerzeichen würde jedoch gedruckt. Vorname und Name erschienen um eine Stelle eingerückt (führendes Leerzeichen).
Angenommen, die Variable "Vorname" wäre leer. Zwischen "Anrede" und "Name" stünden
dann zwei Leerzeichen (eingeschlossene Leerzeichen), was im Druck wenig professionell
aussieht. Wenn nun alle drei Variablen ohne Inhalt wären, so blieben doch die beiden Leerzeichen stehen (übriggebliebene Leerzeichen). Diese Zeile wäre damit nicht leer und würde
folglich auch nicht automatisch unterdrückt.
Mit der Leerzeichen-Optimierung werden nun mehrfach vorkommende eingeschlossene
Leerzeichen automatisch auf ein einzelnes Leerzeichen zurückgesetzt.
Unlöschbar
Diese Option ist standardmäßig nicht aktiv, daher werden Leerzeilen standardmäßig nicht
ausgegeben. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Leerzeile ausgeben möchten, z.B.
zwischen Ort und Land.
249
Konfiguration Allgemein
Manueller Zeilenwechsel
Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Stattdessen wird sie mit einem manuellen Zeilenwechsel abgeschlossen. Eine etwaige Absatzformatierung wird ggf. überschrieben.
Kein Umbruch
Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Eine
etwaige Absatzformatierung bleibt erhalten.
Sie können auch alle zu übernehmenden Informationen in einer Zeile der Übernahmemaske
platzieren. Dort, wo ein Zeilenumbruch erfolgen soll, fügen Sie einfach einen Umbruch ein.
Alternativ können Sie im Zieldokument die Stellen, an denen Informationen eingefügt werden sollen, durch Textmarken kennzeichnen, die direkt eingebbar sind.
Textmarken
Eine Textmarke markiert eine Textstelle in einem Excel, Word oder OpenOffice/LibreOfficeDokument, die Sie festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z.B. die Stelle
markieren, an die der Briefkopf oder das Datum platziert werden soll. Dabei genügt es,
lediglich die erste Zeile einer Textmarke zuzuweisen (z.B. das Feld "Firma"), die Folgezeilen
werden automatisch angehängt.
Wenn Sie in Word eine Textmarke in einen Positionsrahmen einfügen, um z.B. die Adressfelder in einen Positionsrahmen zu übernehmen ist es zwingend erforderlich, dass der entsprechende Absatz in Word durch eine Formatvorlage (Absatzformatierung) formatiert ist,
in der dieser Positionsrahmen definiert ist (eine einfache Formatierung reicht nicht!). Diese
250
Übernahmemaske konfigurieren
definierte Formatvorlage (z.B. "Adressfeld") weisen Sie dann allen Übernahmezeilen zu, die
in diesen Positionsrahmen übernommen werden sollen.

Um in OpenOffice/LibreOffice eine Textmarke einzufügen, klicken Sie an der Stelle, an
der Sie eine Textmarke einfügen möchten auf Einfügen > Textmarke. Geben Sie im
oberen Feld den Namen der Textmarke ein. Das untere Feld enthält alle bisher angelegten Textmarken. Um zu einer bestimmten Textmarke zu springen, drücken Sie F5,
um den Navigator zu öffnen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben Textmarken und
doppelklicken Sie danach auf die zuvor erstellte Textmarke um diese anzuspringen.

Um in Word eine Textmarke einzufügen, wählen Sie einen Text im Dokument aus oder
klicken Sie an die Stelle, an die Sie eine Textmarke einfügen möchten. Klicken Sie auf
Einfügen > Textmarke. Geben Sie unter Textmarkenname einen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Namen von Textmarken müssen mit einem Buchstaben beginnen und dürfen Zahlen und Buchstaben, aber keine Leerzeichen enthalten.
Um Textmarken als graue I-Balken anzuzeigen, aktivieren Sie die Option "Textmarken
anzeigen" über Datei > Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzeigen.

Speichern Sie das Dokument und lassen Sie das Word- bzw. Excel-Dokument im Hintergrund geöffnet.

Diese Textmarken stehen Ihnen nun in der Übernahmemaske im Bereich "Zeileneigenschaften" in der Combobox "Textmarke" zur Verfügung und können den Zeilen zugewiesen werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Textmarken zuweisen dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie eine Textmarke oder Formatvorlage zuweisen,
die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme die Fehlermeldung "Das angeforderte Element ist nicht in der Sammlung vorhanden".
Tipp: Textmarken werden auch dann in der Auswahlliste "Textmarke" angezeigt,
wenn ein Word- oder Excel-Dokument mit Textmarken lediglich im Hintergrund geöffnet ist (ohne explizite Auswahl als Dokumentvorlage). Dieses Vorgehen bietet
sich an, wenn Sie ein Dokument als Vorlage für die Dokumentenverwaltung erstellen, da Sie dabei keine Dokumentvorlage in der Übernahmemaske auswählen dürfen.
251
Konfiguration Allgemein

Um in Excel eine Textmarke einzufügen, wählen Sie Formeln > Namen definieren im
Bereich "Definierte Namen". Die Funktion ist auch über das Kontextmenü erreichbar.
Alternativ können Sie auch direkt Sheet (z.B. "1"), Reihe und Spalte angeben.
Weitere Optionen
Im unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeine Optionen zur Verfügung.
Automatisch Einfügen
Die Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten im Zielprogramm automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet, verbleiben die
Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogramm manuell eingefügt
werden.
Fensterautomatik
Die Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach der
Übernahme automatisch in den Vordergrund rückt.
Datei speichern
Über "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Datei anschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest, wie der
Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens).
Als Dokumentfelder definieren
Über eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felder
stehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eine
Dokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch das Dokumentfeld
definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
252
Druckvorlagen anpassen


In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder an Word
übergeben werden sollen.
▪
Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren.
▪
Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt.
▪
Um aktivierte Felder zu deselektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken erneut auf ein selektiertes Feld.
▪
Bitte beachten: Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten!
Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechenden Stellen die Feldfunktion {Ref <Dokumentfeld>} ein.
Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie die Feldfunktion {Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld "Betreuer" ausgegeben.

Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument noch aktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit Strg+A und drücken
dann die Funktionstaste F9.
Schriftarten
Diese Optionen beziehen sich hauptsächlich auf Word. Sie haben die Möglichkeit, jede
Zeile der Übernahmemaske zu formatieren. Wählen Sie dazu die gewünschte Schrift und
Schriftgröße oder – noch einfacher – eine Formatvorlage aus der Liste aus.
▪
Wenn Sie keine Formatierung angeben, wird die Standard-Schriftart des Zieldokuments verwendet.
▪
Sie können Formatvorlagen, Schriftbezeichnungen und Schriftgrößen auch direkt in
das Dialogfeld eingeben.
▪
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Formatvorlagen angeben dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie in einer Übernahmemaske eine Formatvorlage
angeben, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme eine
Fehlermeldung.
15.8 Druckvorlagen anpassen
Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten
List & Label Designer angepasst werden können.
Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe,
Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Informationen zur Ausgabe mit Druckvorlagen finden Sie unter "Ausgabe mit Druckvorlagen" in Kapitel "Ausgeben
von Daten".
253
Konfiguration Allgemein
Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema – ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben.
Allgemein
Um eine Druckvorlage zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Konfigurieren und dann die gewünschte Ausgabeform: Etiketten, Karteikarten/Briefe oder Listen/Berichte.

Wenn Sie eine bestehende Vorlage anpassen möchten, wählen Sie diese aus.
Tipp: Es werden bereits einige Beispiele für Vorlagen mitgeliefert, die Sie an Ihre
Anforderungen anpassen können.

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
Hinweis: In Windows XP steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung. Hier geben
Sie im Feld "Dateiname" einen Namen für die neue Druckvorlage an und wählen
dann "Öffnen".

Der List & Label Designer wird zur Bearbeitung der Druckvorlage geöffnet.
Seitenlayout
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, öffnet sich nach den oben genannten Schritten der
Projekt-Assistent zum Erstellen einer neuen Druckvorlage. Dieser führt Sie Schritt für
Schritt durch die vorzunehmenden Einstellungen.
Haben Sie eine vorhandene Datei als Vorlage verwendet wählen Sie Datei > Layout-Bereiche zur Einrichtung des Seitenlayouts.
Bereiche
Auf der Registerkarte "Bereiche" können Sie die Seiteneigenschaften wie Druckerauswahl,
Papiergröße und Ausrichtung festlegen.
Bei mehrseitigen Projekten können sie für die einzelnen Seiten bzw. Bereiche unterschiedliche Layout-Einstellungen (Seitengröße, Ausrichtung) wählen. Im Feld "Aktiver Design-Bereich" der Projekt-Eigenschaften geben Sie dann an, welcher Bereich im Arbeitsbereich des
Designers angezeigt werden soll.
▪
254
Einen neuen Bereich legen Sie über die entsprechende Schaltfläche an und definieren
dann die Eigenschaften für diesen Bereich. Als "Bedingung" geben Sie an, wann diese
Layout-Einstellungen angewendet werden sollen, z.B. "Page()=1" wenn diese nur für
Druckvorlagen anpassen
die 1. Seite gelten sollen. Es wird der erste Bereich verwendet, für den diese Bedingung zutrifft.
▪
Der Default-Bereich "Standard-Layout" ist immer der letzte Bereich mit Bedingung
"Wahr".
Ausgabemedien
Auf der Registerkarte "Ausgabemedien" können Sie eines der Zielformate für den späteren
Druck markieren.
Es stehen Ihnen zwei Schaltflächen zur Verfügung:
Selektiertes Format ist Voreinstellung für den späteren Druck.
Optionen des selektierten Formats.
Vorlagen
Im Seitenlayout für Etiketten kann zusätzlich eines der vordefinierten Etikettenformate geladen oder ein eigenes frei definiert werden.
Vordefinierte Etikettenformate laden: Im Seitenlayout für Etiketten können Sie über die Registerkarte "Vorlagen" unter zahlreichen vordefinierten Etikettenformaten verschiedener
Hersteller auswählen. Damit wird automatisch festgelegt, wie groß die einzelnen Etiketten
sind und wie viele sich davon wie auf dem Blatt verteilen.
255
Konfiguration Allgemein
Etikettenformate selbst definieren: Sie können jedoch auch beliebige Etikettenlayouts
selbst definieren, falls sich das gewünschte Layout nicht unter den Vorlagen befinden
sollte. Über die Bereich-Eigenschaft "Layoutdefinition" können Sie folgende Einstellungen
vornehmen:
▪
Offset: Der Offset gibt den horizontalen bzw. vertikalen Abstand des linken oberen
Etiketts zum Rand des gewählten Seitenbereichs (physikalisch / bedruckbar) in mm an.
▪
Größe: Dieser Wert definiert die Größe (horizontal=Breite / vertikal=Höhe) des Etiketts
in mm.
▪
Abstand: Hier wird der Abstand zum nächsten Etikett in mm angegeben. Bei einspaltigen Etiketten muss nur der vertikale Abstand eingetragen werden.
▪
Anzahl: Diese Option gibt die Anzahl der Etiketten pro Seite an (horizontale Anzahl =
Anzahl der Spalten pro Seite, vertikale Anzahl = Anzahl der Zeilen pro Seite).
Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
Zusatzdokumentation List & Label Designer.
Projektbausteine
Sofern Sie ähnliche Projekte verwenden, bietet es sich an immer wiederkehrende Elemente nicht jedes Mal neu in jedem Projekt zu erstellen, sondern andere Projekte als "Bausteine" einzubinden. Auf diese Art und Weise kann z.B. ein Briefkopf sehr einfach eingebunden werden und Änderungen können zentral an einer Stelle erfolgen, sollte z.B. das
Design angepasst werden. Eine Adressänderung der eigenen Firma kann so z.B. an einem
einzelnen Projekt erfolgen, anstatt, dass hunderte von Einzelprojekten geändert werden
müssen.
Für die mitgelieferten Beispiel-Druckvorlagen werden die Benutzervariablen z.B. über die
Druckvorlage "Vorlagen.crd" bzw. "Vorlage.lbl" eingebunden.
Über Datei > Bausteine können Sie andere Projekte projekttyp-übergreifend als Bausteine
hinzufügen. Die Objekte dieser Projekte werden sichtbar, können in diesem Projekt jedoch
nicht verändert werden. Ebenso werden Summen- und Benutzervariablen eingelesen und
verwendet.
Über die Eigenschaftsliste kann für jeden Baustein Name, Sichtbarkeit (auch per Formel),
Darstellungsbedingung und Dateiname definiert werden. Die Reihenfolge in der die Projekte eingebunden werden sollen, wird über die Schaltflächen festgelegt.
Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
Zusatzdokumentation List & Label Designer.
256
Druckvorlagen anpassen
Arbeiten mit Benutzervariablen
Um Formeln, die Sie häufig in genau der gleichen Form benötigen, nicht jedes Mal neu
eingeben zu müssen oder wenn Benutzereingaben mehrfach ausgegeben werden sollen,
haben Sie die Möglichkeit, diese in Benutzervariablen abzulegen. Es handelt sich quasi um
"Formeltextbausteine". Benutzervariablen werden mit @<Name> (z.B. @Firmen.Land) bezeichnet. Über den Befehl Datei > Benutzer-Variablen werden diese definiert.
257
Konfiguration Allgemein
Für die mitgelieferten Beispiel-Druckvorlagen werden die Benutzervariablen z.B. über die
Druckvorlage "Vorlagen.crd" bzw. "Vorlagen.lbl" eingebunden. Beachten Sie dabei auch die
Hinweise zu NULL-Werten im Kapitel "Formel-Editor verwenden".
Etikett anpassen
Wenn Sie ein neues Etikett über den Projekt-Assistenten erstellt haben, sind die notwendigen Objekte bereits auf der Arbeitsfläche platziert.

Um weitere Objekte zu platzieren, wählen Sie aus der Werkzeugleiste links das entsprechende Werkzeug aus, z.B. "Text/Variableninhalt". Ziehen Sie auf dem Arbeitsbereich ein Textobjekt auf (erscheint als rechteckiger Rahmen).

Klicken Sie doppelt auf das erzeugte Textobjekt. Klicken Sie im folgenden Dialog auf
die Schaltfläche "Neu" um eine neue Zeile im Etikett anzulegen. Definieren Sie anschließend die einzelnen Zeilen des Etikettes.

Die Zeilen des Etiketts sollen beispielsweise die Variablen für die Anschrift enthalten.
Wählen Sie im Formel-Editor die gewünschte Variable aus und klicken Sie auf "Einfügen", um sie in die Zeile zu übernehmen. Noch schneller geht es, wenn Sie auf die
Variable doppelklicken. Bestätigen Sie die Zeile mit OK. Bauen Sie auf diese Weise
Zeile für Zeile das gewünschte Etikett auf.
Bei den mitgelieferten Druckvorlagen werden z.T. Benutzervariablen verwendet. Benutzervariablen werden mit @<Name> (z.B. @Firmen.Land) bezeichnet. Weitere Informationen siehe "Arbeiten mit Benutzervariablen".

258
Sie können übrigens jede der Zeilen formatieren, indem Sie die Zeile anklicken und
dann im rechten Bereich die gewünschte Schriftart, die Zeilenausrichtung und weitere
Eigenschaften einstellen. Wenn Sie Leerzeilen eingefügt haben, sollten Sie für diese
Druckvorlagen anpassen
unbedingt die Eigenschaft "unlöschbar” einschalten. Sonst werden die Leerzeilen beim
Drucken automatisch unterdrückt.

Bestätigen Sie die Definition mit OK. Speichern Sie die Etikettendefinition mit Datei >
Speichern und schließen Sie den List & Label Designer mit Datei > Beenden.
Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
Zusatzdokumentation List & Label Designer.
Einzel-/Serienbrief anpassen
Einzel-/Serienbrief (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen.

Die einzelnen Bestandteile (Anschrift, Absender, Logo und Text) werden wie bei einem
Etikett jeweils als Objekte auf der Arbeitsfläche platziert.

Doppelklicken Sie auf das Objekt "Formatierter Text" um den eigentlichen Brieftext einzugeben. Sie können diesen auch aus einem bestehenden Brief aus ihrer Textverarbeitung kopieren.
Auch die Ausgabe mehrseitiger Briefe ist möglich. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
259
Konfiguration Allgemein

Über Rechtsklick > Ebene zuweisen werden die Objekte Anschrift, Absender, Absender Logo und Datum der Ebene "Erste Seite" zugewiesen. Dadurch werden diese nur
auf der ersten Seite ausgegeben.

Möglichkeit 1 (siehe mitgelieferte Vorlage "Kontakte - Mehrseitiger Direkt-Serienbrief.
crd"): Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird ein
Dummy-Rrechteck als Objekt positioniert und mit dem Brieftext vertikal (relativ zu
Ende/invers) verkettet.
Dieses Dummy-Rechteck beginnt dort, wo auf der Folgeseite der Brieftext beginnen
soll. Die Höhe des Dummy-Rechtecks bestimmt den Wert, um den auf den Folgeseiten
der Brieftext nach oben verschoben und in der Höhe vergrößert wird.

260
Möglichkeit 2: Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt,
wird die Position (oben, Höhe) des Objekts "Brieftext" mit einer Bedingung gesetzt, die
auf den Folgeseiten das Textfeld nach oben verschiebt und in der Höhe vergrößert.
Druckvorlagen anpassen
Beachten Sie, dass die Bedingung bei Größenänderungen des Objekts verloren gehen
kann.
Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
Zusatzdokumentation List & Label Designer.
Karteikarte anpassen
Karteikarten (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer
aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen.
Bei Karteikarten gelten dabei einige Besonderheiten:

Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Sofern Sie Felder aus Ansichten ausgeben möchten, die über eine 1:N-Relation verfügbar sind, erstellen Sie eine Liste bzw. einen Bericht.

Karteikarten enthalten in der Regel mehrere Textobjekte. Um sich das Ausrichten von
Feldbeschreibungen und Feldinhalten zu erleichtern, baut man eine Karteikarte am
besten so auf, dass in einem Textobjekt nur die Feldbeschreibungen und einem zweiten Textobjekt daneben die zugehörigen Inhalte stehen.

Bei den Inhalten sollten Sie alle Zeilen des Textobjektes unbedingt mit der Eigenschaft
"unlöschbar" versehen. Sonst verrutschen eventuell die Inhalte gegenüber den Feldbeschreibungen, wenn Felder leer sind.

Wenn Sie Checkboxen ausgeben möchten, verwenden Sie eine Formel mit Bedingung.
Beispiel: «Cond(<Feldname>,"Ja","Nein")»

Wenn Sie Bemerkungsfelder auf der Karteikarten ausgeben möchten, kann es bei langen Bemerkungen passieren, dass der Inhalt nicht genügend Platz hat. Soll das Bemerkungsfeld bei Bedarf auf einer neuen Seite fortgesetzt werden, setzen Sie in den
"Eigenschaften" die Option "Seitenumbruch" auf "Ja".
261
Konfiguration Allgemein
Bitte beachten Sie, dass für jede neue Seite, die für das Bemerkungsfeld begonnen
wird, auch alle übrigen Textobjekte der Karteikarte auf der neuen Seite wiederholt werden. Falls das nicht gewünscht ist, können Sie über verschiedene Darstellungsebenen
und Objektverkettungen unterschiedliche Seitenlayouts für die Erste und die Folgeseiten definieren, ein Beispiel hierzu finden Sie bei den mitgelieferten Druckbeispielen.
Listen und Berichte anpassen
Listen und Berichte sind vom Aufbau her nichts anderes, als Karteikarten mit einem Berichtscontainer, der Tabellen, Kreuztabellen und Charts enthalten kann. Daher wird hier nur
auf die Unterschiede zu Karteikarten eingegangen.
Allgemein
Um eine Liste zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:

Starten Sie den Listen-Assistenten über Konfigurieren > Druck > Listen.

Wählen Sie im Assistenten die 1:n-Relationen aus, die in der Druckvorlage zur Verfügung stehen sollen. Per Doppelklick übernehmen Sie diese in die Liste "Verwendet".
262
▪
Im Normalfall werden die Felder der Ansicht nur als Felder für das Tabellenobjekt
zur Verfügung gestellt. Mit der Option "Daten der Hauptansicht als Variablen anmelden" stehen die Felder zusätzlich als Variablen für weitere Objekte (z.B. Textobjekte) zur Verfügung.
▪
Im Normalfall werden Tabellen nur ausgegeben wenn Datensätze vorhanden
sind. Mit der Option "Auch leere Tabellen ausgeben" werden Tabellen immer ausgegeben (z.B. die Kopfzeilen).
Druckvorlagen anpassen
Arbeiten mit dem Berichtscontainer
Neue Elemente, sowie die gewünschte hierarchische Struktur definieren Sie im Toolfenster
Berichtsstruktur. Hier werden alle Elemente und jeweiligen Unterelemente einer Berichtsstruktur mit Objekttyp und Datenquelle [Relationsname, Sortierungsname] in der Reihenfolge dargestellt, in der sie später gedruckt werden (Ablaufplan).
Einen Berichtscontainer fügen Sie über Objekte > Einfügen > Berichtscontainer ein.
Ein Berichtscontainer kann mehrere Tabellen-Objekte, Kreuztabellen-Objekte und ChartObjekte enthalten.
Tabellen, Charts und Kreuztabellen können in beliebiger Abfolge eingefügt werden, auch
als Unterelemente von Tabellen. Damit lassen sich Subreports und Unterberichte mit fast
beliebigen Relationen zwischen Tabellen definieren.
Zusätzlich zu einem Berichtscontainer kann es jedoch keine separaten Tabellen, Kreuztabellen oder Charts geben, auch ein zweiter Berichtscontainer kann nicht eingefügt werden.
Zum Bearbeiten der Berichtsstruktur steht eine eigene Symbolleiste zur Verfügung, d.h.
die Objekte Tabelle, Chart und Kreuztabelle können über die Schaltflächen dieses Toolfensters angehängt, bearbeitet, gelöscht, ausgeschnitten und kopiert werden. Über die PfeilSchaltflächen lässt sich die Reihenfolge ändern.
Neues Element in die Berichtsstruktur einfügen

Wählen Sie die die Schaltfläche "Ein (Unter-)Element anhängen".

Wählen Sie den Objekttyp aus (Tabelle, Kreuztabelle oder Chart).

Geben Sie im folgenden Dialog die Datenquelle an.
▪
Es werden alle zur Verfügung stehenden Tabellen hierarchisch angezeigt, d.h. unter den Tabellen finden Sie die jeweils relational verknüpften Tabellen.
▪
Dabei ist als Datenquelle auch "freier Inhalt" möglich, sofern dies von der Anwendung unterstützt wird. Damit können Datenzeilen mit festem Inhalt oder Variablen
erstellt werden um damit z.B. Zwischentexte, Briefe, Bilder oder auch Barcodes
in den Bericht einzubauen.
263
Konfiguration Allgemein

Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, können Sie nun über den Dialog "Vorauswahl
der Felder für eine Zeilendefinition" die Spalteninhalte der Tabelle bestimmen. Bei hierarchischen Tabellen bestimmen Sie hier die "unterste" Tabelle.

Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, öffnet sich anschließend der EigenschaftenDialog des Tabellen-, Kreuztabellen- bzw. Chartobjekts, den Sie ansonsten über Doppelklick auf das Element im Berichtscontainer öffnen können.
Tabelleninhalt bearbeiten
Eine Tabelle besteht aus verschiedenen Zeilentypen, die sich unabhängig voneinander definieren lassen. Es gibt Kopfzeilen, Datenzeilen, Fußzeilen, Gruppenkopfzeilen und Gruppenfußzeilen.
▪
Kopfzeilen werden meist als Überschriften der Tabellenspalten eingesetzt.
▪
Datenzeilen enthalten die Formatierung der tatsächlichen Tabellenzeilen mit den Daten, die in der Tabelle dargestellt werden sollen.
▪
Fußzeilen werden ganz am Ende der Tabelle dargestellt und können abschließende
Informationen der darüber ausgegebenen Datenzeilen enthalten.
▪
Gruppenkopf- und Fußzeilen dienen der Strukturierung der Datenzeilen anhand von
"Zwischenüberschriften" und "Zwischen-Fußzeilen".
Alle Zeilentypen lassen sich unabhängig voneinander definieren. So könnten die Spalten
einer Kopfzeile anders aussehen als die darunterliegenden Datenzeilen oder Fußzeilen.
264
Druckvorlagen anpassen
Für die einzelnen Zeilentypen lassen sich jeweils verschiedene Zeilenlayouts oder Zeilendefinitionen definieren. Über spezielle Darstellungsbedingungen können dann je nach Bedarf die verschiedenen Zeilendefinitionen aktiviert werden.
Alle Zeilendefinitionen werden in gleicher Weise definiert und bestehen aus Spalten, die
alle individuell bearbeitet und formatiert werden können.
▪
Im Dialog Tabelleninhalt können Sie die einzelnen Zeilentypen mit Ihren verschiedenen
Zeilendefinitionen und individuellen Spalteneinteilungen bearbeiten.
▪
Für jeden Zeilentyp gibt es eine Registerkarte zur Definition der verschiedenen Zeilendefinitionen und Spalten der jeweiligen Zeile.
▪
Wenn Sie auf eine Zeile doppelklicken öffnet sich der Formel-Editor zum Bearbeiten
der Zeile.
▪
Sofern für diesen Zeilentyp noch keine Zeilen definiert wurden, werden Sie gefragt, ob
Sie eine bestehende Zeilendefinition von einem der anderen Zeilentypen übernehmen
wollen.
Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
Zusatzdokumentation List & Label Designer.
265
Konfiguration Allgemein
Sortierung
Die Sortierung einer Tabelle können Sie explizit über die Eigenschaften der Tabelle angeben.
Um die Eigenschaften der Tabelle anzuzeigen, selektieren Sie die Tabelle im Toolfenster
Berichtsstruktur. Wählen Sie dann im Feld "Sortierung" eine Sortierung aus. Es stehen alle
Sortierungen der aktiven Ansicht zur Verfügung. Nur wenn Sie keine Sortierung vorgeben,
wird die jeweilige Sortierung der aktiven Ansicht verwendet.
Trichter
Mit einem Trichter können Sie Ihre Verkaufsprozesse in den verschiedenen Phasen darstellen. Für die Darstellung stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.
Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Berichtcontainer "Ein Element anhängen".

Wählen Sie den Objekttyp Chart aus.

Geben Sie im folgenden Dialog als Datenquelle die entsprechende Ansicht an.

Wählen Sie als Diagrammtyp Trichter > Vertikaler Trichter oder Horizontaler Trichter.

Bestimmen Sie zuerst den Koordinatenwert der Datenquelle, d.h. denjenigen Wert der
das einzelne Trichterabschnitt bestimmt, z.B. die Verkaufsphase.

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Trichterabschnitt" um den Koordinatenwert für die
Größe des Trichterabschnitts zu bestimmen, also die Anzahl. Doppelklicken Sie in die
Eigenschaft "Koordinatenwert". Im folgenden Dialog "Koordinatenwert" wählen Sie nun
die gewünschte Aggregatsfunktion für den Inhalt aus, z.B. Anzahl.

Für die Beschriftung der Trichterabschnitte mit dem Prozentwert ist die "Koordinatenbeschriftung auf Objekt" bereits mit "ja" definiert. Definieren Sie über die Eigenschaft
"Formatierung" den Wert z.B. als "Prozentanteil ohne Nachkommastellen" oder als "Absolutwert".

Sie können über die Eigenschaft "Explosions-Distanz" für die Trichterabschnitte eine
Distanz angeben.
266
Druckvorlagen anpassen


Auf der Registerkarte "Diagramm" wählen Sie die allgemeinen Diagrammoptionen.
Ihnen stehen u.a. folgende Eigenschaften zur Verfügung:
▪
Relative Breite des Trichteranfangs / des Trichterendes.
▪
Den Farbmodus, z.B. einfarbig
▪
Auf der Registerkarte "Diagrammbereich" wählen Sie die allgemeinen Layoutoptionen des gesamten Objekts. Hier stehen u.a. folgende Eigenschaften zur Verfügung:
▪
Überschrift
▪
Position der Überschrift
▪
Hintergrund inkl. Füllung, Rand und Schatten, z.B. Rand = transparent
Auf der Registerkarte "Farben" können Sie die Farbdarstellung bestimmen:
267
Konfiguration Allgemein
▪
Designschema: Bestimmt die Farben und Farbreihenfolge für diejenigen Datenreihen, die nicht über "Feste Farben" bestimmt werden. Über die Auswahlliste
können Sie ein vordefiniertes Set von Farben auswählen. Über die Eigenschaften
können diese Farben noch angepasst werden.
▪
Feste Farben: Es ist möglich, bestimmten Achsenwerten feste Farben zuzuordnen. Über die Schaltfläche "Neu" können Sie eine neue Zuordnung eingeben.
15.9 Anbindung an Groupware
Es stehen diverse Anbindungen an Groupware-Anwendungen zur Verfügung.
Microsoft Outlook
Ab Outlook XP ist die Einbindung des cRM als Adressbuch über das LDAP-Protokoll möglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "combit LDAP-Server".
Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der Outlook-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Datei > Optionen > Allgemein > Termine & Aufgaben in
der Projektnavigation.
Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über Outlook,
wenn Sie in der Projektnavigation unter Datei > Optionen > Allgemein > Mailversand als
Maildienst "Extended MAPI" wählen.
Sie haben die Möglichkeit, eMails aus einem Outlook-Ordner einem Datensatz im cRM
zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "Nachrichten-Ablage aus eMail-Client" im Kapitel "Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung".
Tobit David
Ansichten können als Adressbuch im David Client eingebunden werden. Die Datensätze
werden dann in einem sog. Archive angezeigt. Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster
können Sie nun direkt z.B. eine eMail senden. Weiterführende Informationen zu diesem
Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/go?2452 im Artikel
"Anbindung an Tobit David".
Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der David-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Datei > Optionen > Allgemein > Termine & Aufgaben in
der Projektnavigation.
Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über David,
wenn Sie in der Projektnavigation unter Datei > Optionen > Allgemein > Mailversand als
Maildienst "SMTP" wählen und den David-Server konfigurieren.
Sie haben die Möglichkeit eMails aus einem David-Archiv einem Datensatz im cRM zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "NachrichtenAblage aus eMail-Client" im Kapitel "Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung".
268
combit LDAP-Server
Ausführliche Informationen zum Thema "Telefax versenden über David" finden Sie im Kapitel "Telefax".
15.10 combit LDAP-Server
Der combit LDAP-Server ermöglicht Ihnen, Daten aus dem cRM mit einem LDAP-Client
standardisiert abzufragen. Die LDAP-Abfrage (z.B. "Suche die Mailadresse von Jean Soleil")
kann dabei von einem lokalen Client (z.B. Outlook) oder über das Internet erfolgen. Über
den combit LDAP-Server können Sie Suchabfragen starten und Datensätze hinzufügen (sofern diese Funktion vom jeweiligen LDAP-Client unterstützt wird).
Der LDAP-Server kann dabei zentral für alle Anwender auf dem Server laufen, er ist jedoch
nicht für eine große Anzahl gleichzeitiger Benutzer ausgelegt. Als weitere cRM-Instanz verbraucht der LDAP-Server jeweils eine Benutzerlizenz.
Hinweis: Beim ersten Start des LDAP-Servers wird bereits die Ansicht "Kontakte" vorkonfiguriert. Nachdem Sie über Aktionen > Server starten den Server gestartet haben,
können Sie direkt von einem Client auf die Daten Ihrer Ansicht zugreifen.
Den LDAP-Server starten Sie über Hilfe > Tools > LDAP-Server.
Allgemeine Einstellungen
Über den Menüpunkt Datei > Einstellungen können Sie grundlegende Einstellungen des
LDAP-Servers vornehmen.
Port: Hier wird auf dem eingestellten Port nach Suchanfragen gewartet. Standardmäßig ist
der LDAP-Port laut RFC 2255 auf 389 definiert worden. Aus diesem Grund ist eine Änderung des Ports nicht zu empfehlen.
Status: Der Status gibt an, in welchem Modus der LDAP-Server nach dem Start geschaltet
werden soll. Dabei gibt es drei verschiedene Modi:
▪
Gestartet: Der Server "wartet" gleich nach dem Start auf Suchanfragen
▪
Angehalten: Der Server öffnet den angegebenen Port, aber lässt noch keine Suchanfragen zu. Dieser Modus ist von Vorteil, wenn man gleich nach dem Programmstart
den Port reservieren möchte, aber noch keine Suchanfragen zulassen will.
▪
Gestoppt: Es wird noch kein Port geöffnet. Suchanfragen können nicht bearbeitet werden.
LDAP-Server beim Start von Windows öffnen: Ist diese Option gesetzt, so wird bei jedem
Starten des Betriebssystems der LDAP-Server gestartet. Dieses Feature ist eine Erleichterung für den Benutzer, da der LDAP-Server nicht nach jedem Systemstart manuell gestartet
werden muss.
269
Konfiguration Allgemein
Suche
Über die Registerkarte "Suche" konfigurieren Sie die Sucheinstellungen.
Max Verbindungen: Hier können Sie die maximale Anzahl an Verbindungen angeben, die
gleichzeitig eine Verbindung zum Server aufbauen dürfen. Sollte die Anzahl überschritten
werden, so bekommt der Client eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Bitte beachten
Sie hierbei, dass eine zu hohe Anzahl Performanceprobleme hervorrufen kann. Sie sollten
deswegen je nach verfügbaren Ressourcen nicht mehr als 10 Verbindungen erlauben.
Datenquelle: Ist diese Option aktiviert, so können Sie in den unteren Optionsfeldern eine
Standard Datenquelle angeben. Diese wird verwendet, wenn der Client bei der Suche keine
explizite Applikation angibt. Bitte beachten Sie hier, dass jeweils nur die Applikation zur
Auswahl steht, die auf Ihrem System installiert ist.
Wurden alle Einstellungen vorgenommen, so können Sie den Dialog mit OK beenden.
Etwaige Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Servers übernommen.
Konfiguration des Servers
Ansicht hinzufügen
Damit der LDAP-Server auf Ansichten des combit Relationship Managers zugreifen kann,
müssen diese konfiguriert werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Datenquelle > Ansicht hinzufügen.

Geben Sie zunächst Ihre Benutzerdaten für den combit Relationship Manager an.

Über die Schaltfläche "Öffnen" neben dem Eingabefeld "Projekt" lässt sich nun ein Projekt auswählen. Wurden die Benutzerdaten korrekt angegeben, werden dann die vorhandenen Ansichten in der Combobox "Ansicht" aufgelistet. Der combit LDAP-Server
versucht die LDAP-Attribute nach Möglichkeit automatisch mit Feldern der entsprechenden Ansicht zu verknüpfen. Schon vorhandene Verknüpfungen werden dabei
nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie
anschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern.
Ansichten bearbeiten und löschen
Bereits konfigurierte Ansichten können Sie über Datenquelle > Bearbeiten ändern.
Möchten Sie eine bereits konfigurierte Ansicht löschen, markieren Sie die gewünschte Ansicht und wählen dann den Menüeintrag Datenquelle > Löschen. Bitte beachten Sie, dass
beim Löschen einer Ansicht eine aktuell durchgeführte Suche auf diese Ansicht nicht mehr
erfolgreich fortgesetzt werden kann und es somit beim Client zu eventuellen Fehlern kommen kann.
270
combit LDAP-Server
LDAP-Attribute bearbeiten
Selektieren Sie die Ansicht in der Baumstruktur und wählen Sie Datenquelle > Bearbeiten.
Im Bereich "Feldzuordnung" können Sie die LDAP-Attribute bearbeiten, neue Attribute hinzufügen und vorhandene löschen.

Sollten Ihnen die vorgegebenen Attribute nicht ausreichen, können Sie über die Schaltfläche "Neu" neue Attribute definieren.
▪
Geben Sie das LDAP-Attribut an.
▪
Geben Sie eine Beschreibung zu diesem Attribut an. Dies kann Ihnen helfen, den
schwer verständlichen Namen des Attributs auch noch zu einem späteren Zeitpunkt schnell zu verstehen.

Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie definierte Attribute ändern.

Über "Löschen" können Sie Attribute aus der Liste entfernen. Bitte beachten Sie dass
die Attribute „CN“, „SN“ und „OBJECTCLASS“ für den korrekten Datenaustausch notwendig sind. Aus diesem Grund können diese nicht gelöscht werden und müssen einem Feld zugeordnet werden.

Beim Aktivieren der Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden
die Benutzerinformationen des Server" können Sie festlegen, dass in dieser Datenquelle auch ohne explizite Anmeldung des Clients gesucht werden darf. Sollte ein Client sich doch mit Benutzername anmelden, so wird dieser verwendet.

Die Option "Ansicht als Standard für den combit Relationship Manager definieren" setzt
die angegebene Datenquelle als Standard. Gibt ein Client keine explizite Datenquelle
an, so wird diese verwendet.
Wurden alle Angaben korrekt eingetragen, beenden Sie den Dialog mit OK. Die gerade
angelegte Datenquelle wird nun in der Baumansicht des Hauptfensters angezeigt.
Server-Status setzen
In der Symbolleiste des Hauptfensters kann man den Status der LDAP-Applikation setzen:
▪
Start: Startet den Server und wartet auf Suchanfragen.
▪
Pause: Schaltet den Server in den Ruhemodus. Aktuelle Verbindungen zu LDAP-Clients
werden gehalten aber keine neuen akzeptiert.
▪
Stop: Beendet sofort alle Verbindungen und gibt den Port wieder frei.
Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client
Wurde der Server gestartet und alle Einstellungen vorgenommen, kann eine Suchanfrage
von jedem LDAP-Client aus gestartet werden. Damit der Server die Eingaben korrekt interpretieren kann, muss folgendes Format eingehalten werden:
LDAP://<servername>/<Basis>???<Filter>
Im folgenden finden Sie die Parameter und die zugehörigen Funktionen gelistet:
271
Konfiguration Allgemein
▪
Servername: Versucht zu diesem LDAP-Server eine Verbindung aufzubauen (Normalerweise IP-Adresse des LDAP-Servers).
▪
Basis: Hier werden die Grundinformationen angegeben. Die Basis wird bei jeder weiteren Suche der Verbindung verwendet. Argumente werden durch Komma getrennt
angegeben.
▪
app: Gibt an welche Anwendung gestartet werden soll. Wert: crm.
▪
project: Ein Projekt welches am Server konfiguriert ist, z.B. Contacts.crm.
▪
view: Eine Ansicht welche am Server konfiguriert ist (z.B. Kontakte).
▪
uid: Bei Angabe der UID (UniqueIdentifier) wird der Datensatz mit dieser ID gesucht und zurückgegeben. Dieses Feld ist mit dem Primärschlüssel der Ansicht
verknüpft.
Filter: Filterausdruck für die Datensatz-Suche.
▪
Beispiel 1: (|(surname=Mustermann)(mail=mustermann@combit.net))
Bei diesem Filter würde der LDAP-Server alle Datensätze die als Name "Mustermann"
und/oder als e-Mail Adresse "mustermann@combit.net" haben, zurückgeben.
Beispiel 2: LDAP://localhost/app=cRM, project=Contacts.crm, view=Firmen???c=*D*
Diese URL würde eine Suchanfrage auf dem lokalen Rechner im Projekt "combit_Contacts"
der Ansicht "Firmen" starten und alle Datensätze als Ergebnis zurückliefern, bei denen im
Feld "Land" ein "D" enthalten ist.
Sollten Sie nicht den vollständigen Namen der gesuchten Person kennen, so bietet Ihnen
der combit LDAP-Server eine Wildcard-Suche an.
Wildcard
Wirkungsweise
*
Steht für eine beliebig lange Zeichenkette in einem Wort. Beispiel:
"*bit" steht für alle Zeichenketten, die "bit" enthalten.
?
Steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort.
Adressbuch in Outlook einrichten
Microsoft Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem LDAP-Verzeichnis nach Adressdaten zu suchen. Damit ist ein direkter Zugriff von Outlook auf die Ansichten des cRM
möglich. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Verbindung zum combit LDAP-Server als
Outlook Adressbuch herzustellen:

272
Wählen Sie in Outlook Datei > Informationen > Kontoeinstellungen bzw. Extras >
Kontoeinstellungen/E-Mail-Konten.
combit LDAP-Server

In Outlook 2007-2013 wechseln Sie auf die Registerkarte "Adressbücher" und wählen
"Neu". In Outlook XP/2003 selektieren Sie den Eintrag "Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen" und bestätigen mit "Weiter".

Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp den Eintrag "Internetverzeichnisdienst
(LDAP)" und klicken "Weiter".

Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des combit LDAP-Servers an. Optional geben Sie die Anmeldeinformationen an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen".

Auf der Registerkarte "Verbindung" geben Sie den Servernamen und eventuell einen
anderen Port an.

Auf der Registerkarte "Suche" können Sie eine Suchbasis angeben (z.B. app=cRM,
project=Contacts.crm, view=Kontakte).

Nach einem Neustart von Outlook steht Ihnen nun der combit LDAP-Server als Adressbuch zur Verfügung.
273
Workflows und Ereignisse
16. Workflows und Ereignisse
Hinweis: Diese Funktionen benötigen z.T. die Professional oder Enterprise Edition.
Ein Workflow ist ein Prozess (Vorgang, Arbeitsablauf), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist. Dabei werden clientseitige und serverseitige Workflows unterschieden.
Die einzelnen Aktivitäten werden über ein Script definiert. Ein Script ist eine Abfolge von
Befehlen, die bei der Ausführung sequenziell abgearbeitet werden. Weitere Informationen
finden Sie im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".
Einige Ereignisse unterstützten auch Workflow-Dateien, d.h. die einzelnen Aktivitäten können über den Workflow-Designer definiert werden. Weitere Informationen zur grafischen
Erstellung eines Workflows finden Sie im Kapitel "Workflow-Designer"
Clientseitige Workflows werden über eine Schaltfläche, eine Folgeverknüpfung oder ein
Ereignis gestartet.
Beispiel: Sie starten den Versand eines Newsletters über eine Schaltfläche die je nach eingestellter Kommunikationspräferenz einem Kontakt diesen Newsletter per eMail oder als
Brief zustellt.
Serverseitige Workflows werden über den Workflow Server überwacht und über ein Ereignis gestartet.
Beispiel: Wenn sich ein gewünschter Zustand nicht einstellt, wird eine Aktion in Gang gesetzt. Bleibt zum Beispiel eine Kundenreklamation über einen bestimmten Zeitraum unbearbeitet, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Nachricht. Bei einer Feldänderung, zum Beispiel einer Benachrichtigung über den Bearbeitungszustand eines Serviceauftrages, geht
automatisch eine Benachrichtigung an den Kunden.
Die automatische Verarbeitung von eMails und das Starten eines entsprechenden Workflows per Script, kann über den eMail Autopilot erfolgen. Erhalten Sie eine Nachricht mit
einem bestimmten Betreff, wird die eMail automatisch nach Ihren Vorgaben verarbeitet.
Weitere Informationen finden Sie unter "eMail Autopilot".
Beispiel: Die Newsletter-Anmeldungen einer Webseite automatisiert verarbeiten. Die Anmelde-Informationen werden mit einem evtl. vorhandenen Datensatz abgeglichen, andernfalls wird ein neuer Datensatz angelegt werden. Auch die Verifizierung der eMail-Adresse
(Double-Opt-In-Verfahren) wird über den eMail Autopilot gesteuert.
16.1 Workflow Server
Serverseitige Workflows werden über den Workflow Server überwacht und gestartet. Beim
Workflow Server handelt es sich um eine eigene Programminstanz, die mit dem Benutzer
274
Workflow Server
"Workflow" gestartet wird. Idealerweise läuft diese Instanz auf einem Server; eine weitere
Benutzerlizenz ist für diese Instanz nicht notwendig.

Starten Sie den Workflow Server über Hilfe > Tools > Workflow Server oder die cRM
Programmgruppe.

Wählen Sie die Projektdatei aus.

Über die Schaltfläche "eMail Einstellungen" können Sie die SMTP-Einstellungen für den
eMail-Versand konfigurieren, sofern Sie Scripte einsetzen, die eMail-Benachrichtigungen versenden.

Über die entsprechende Schaltfläche öffnen Sie die Ereignis-Verwaltung.

Wählen Sie in der linken Ansichtsnavigation die gewünschte Ansicht oder das Projekt.

Legen Sie über die Schaltfläche ein neues Ereignis an.

Wählen Sie die Art des Ereignisses.

▪
Als serverseitige Ereignisse stehen "Feldänderung" und "Zeitüberschreitung" zur
Verfügung.
▪
Scripte und Workflows sollten keine Benutzerinteraktion beinhalten, also z.B.
keine Hinweisdialoge.
▪
Nicht alle OLE-Objekte werden im Kontext des Workflowservers unterstützt, z.B.
keine visuellen Objekte wie "ActiveView".
▪
Weitere Informationen zu Ereignissen finden Sie unter "Ereignis Verwaltung".
Nachdem Sie das Ereignis definiert haben schließen Sie die Ereignis-Verwaltung.
275
Workflows und Ereignisse

Speichern Sie im Dialog "Workflow Server" das Projekt um die Änderungen zu übernehmen.

Starten/Stoppen Sie den Workflow Server über die jeweiligen Schaltflächen. Der gestartete Workflow Server überprüft alle 60 Sekunden die konfigurierten Felder nach
Änderungen.

Wenn der Benutzer "Workflow" mit einem Windows-Login (z.B. das Server-Benutzerkonto) verknüpft wird, startet dieser ohne weitere Benutzerinteraktion. Dies ist nützlich, wenn der Workflow-Server in der Autostart-Gruppe enthalten ist.
Hinweis: Normale Logins/Sessions die länger als 10 Minuten nicht reagieren werden
automatisch aufgeräumt. Dies gilt nicht für eine "Workflow" Session. Diese wird nicht
aufgeräumt, da alle Mitglieder der Gruppe "Administratoren" einen Hinweis angezeigt
bekommen, dass beim Workflow Server ein Fehler aufgetreten ist. Nach dem Neustart
des Workflow-Servers wird die Meldung entfernt.
16.2 Ereignis Verwaltung
Über die Ereignis Verwaltung kann auf verschiedene Ereignisse mit automatischen Aktionen reagiert werden. Hierzu können für jede der angebotenen Ereignisse Scripte oder (sofern unterstützt) Workflows hinterlegt werden.
Um die Ausführung eines Scripts oder Workflows aufgrund eines Ereignisses zu definieren,
gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Datei > Information > Ereignisse um die Ereignis-Verwaltung zu öffnen.

Wählen Sie in der linken Ansichtsnavigation die gewünschte Ansicht oder das Projekt.
Wenn in einer Ansicht ein Ereignis definiert wurde, wird die Bezeichnung "fett" dargestellt.

Legen Sie über die Schaltfläche ein neues Ereignis an.

Wählen Sie die Art des Ereignisses.
▪
▪
▪
276
Projektspezifische Ereignisse können sein:
▪
Projekt wurde geöffnet / Projekt wird geschlossen
▪
Eingehender Anruf / Eingehender Anruf wurde gesucht.
▪
Menübefehl wird ausgeführt / Menübefehl verstecken
Termin- und Aufgabenspezifische Ereignisse können sein:
▪
Termin wurde gespeichert / Aufgabe wurde gespeichert
▪
Aufgabe wurde erledigt
▪
Menübefehl wird ausgeführt / Menübefehl verstecken
Ansichtenspezifische Ereignisse können sein:
Ereignis Verwaltung

▪
Ansicht wurde geöffnet / Ansicht wird geschlossen
▪
Datensatz wurde gespeichert / Datensatz wird gespeichert
▪
Datensatz wurde zusammengeführt / Datensatz wird zusammengeführt
▪
Feldänderung
▪
Zeitüberschreitung
▪
Neuer Datensatz wird bearbeitet
▪
Menübefehl wird ausgeführt / Menübefehl verstecken
Bei den serverseitigen Ereignissen "Feldänderung" und "Zeitüberschreitung" wählen Sie
das Feld bzw. die Felder aus die überwacht werden sollen.
▪
Die serverseitigen Ereignisse "Feldänderung" und "Zeitüberschreitung" benötigen
die Professional oder Enterprise Edition.
▪
Weitere Informationen zu serverseitigen Ereignissen finden Sie unter "Ereignis
"Feldänderung" und "Ereignis "Zeitüberschreitung".
277
Workflows und Ereignisse
Zum Einrichten eines serverseitigen Ereignisses ist ein exklusiver Zugriff auf die
Datenbank erforderlich, da die Datenbank um Trigger ergänzt wird. Sollte beim Erstellen kein exklusiver Zugriff bestehen, beendet sich der Wartedialog automatisch,
sobald der exklusive Zugriff besteht und führt die nötigen Anpassungen durch.


Verknüpfen Sie dann das Ereignis mit einer Aktion:
▪
Scriptdatei ausführen: Wählen Sie eine Scriptdatei aus.
▪
Scriptzeilen ausführen: Geben Sie den Scripttext direkt ein.
▪
Workflow ausführen (sofern unterstützt): Wählen Sie eine Workflowdatei aus.
Über die Checkbox "Aktiv" lassen sich Ereignisse deaktivieren.
Ereignis "Feldänderung"
Über das Ereignis "Feldänderung" können Sie bestimmte Felder überwachen und bei Änderungen des Inhalts einen Workflow/ein Script ausführen.
Beispiel: Wenn sich der Status eines Serviceauftrags von "Offen" auf "Erledigt" ändert, wird
automatisch eine Benachrichtigungs-eMail an den Kunden versendet.
Falls mehrere Solutions dieselbe (Daten-)Datenbank nutzen, darf maximal eine Solution das
Ereignis "Feldänderung" verwenden. Ansonsten kommt es zu Fehlfunktionen.

Wählen Sie über die Schaltfläche "Felder auswählen" das bzw. die Feld(er) aus, die
überwacht werden sollen.

Wenn eine Feldänderung festgestellt wird, wird das angegebene Script ausgeführt.
Hinweis: Wenn in unserem obigen Beispiel nur dann eine Benachrichtigungs-eMail
versendet werden soll, wenn sich der Status von "Offen" auf "Erledigt" ändert, muss
dies im Script definiert werden!
Ereignis "Zeitüberschreitung"
Wenn sich ein gewünschter Zustand nicht einstellt, kann über das Ereignis "Zeitüberschreitung" ein Script ausgeführt werden.
278
Ereignis Verwaltung
Beispiel: Bleibt zum Beispiel eine Kundenreklamation über einen bestimmten Zeitraum unbearbeitet, erhält der Teamleiter eine Nachricht.

Wählen Sie in der Auswahlliste das Feld aus, die überwacht werden sollen. Es stehen
Ihnen Felder vom Typ Datum oder Zeit zur Verfügung.

Geben Sie an, ab welcher Zeitüberschreitung die Aktionen des ausgewählten
Scripts/Workflows ausgeführt werden sollen. Die Angabe kann in Minuten, Stunden,
Tagen, Monaten oder Jahren erfolgen.

Definieren Sie über die Schaltfläche "Daten auswählen" einen Filter über den Dialog
"Filter Allgemein" oder "Freie SQL Abfrage". Über diesen Filter bestimmen Sie, welches
Kriterium nicht erfüllt sein soll.
Beispiel: Der Zustand "unbearbeitet" folgt aus dem Feld "Status", d.h. Sie definieren an
dieser Stelle den Filterausdruck "Status<>unbearbeitet".
Achtung! Die Aktion wird für alle Datensätze ausgeführt, für die der Filter und die definierte Zeitüberschreitung zutreffen. D.h. im Filter oder Script/Workflow muss berücksichtigt werden, wenn die Aktion nur für bestimmte Datensätze gelten soll (also z.B.
nur für Datensätze ab einem bestimmten Datum).

Wenn eine Feldänderung festgestellt wird, wird das angegebene Script ausgeführt.
Das Ereignis wird für jeden Datensatz auch nur einmal ausgeführt. Für jeden Datensatz
wird daher in der Systemdatenbank hinterlegt, wenn das Ereignis eingetreten ist.
Ereignisse mit Scripten
Bei den ausgeführten Scripten steht ein Objekt "Event" zur Verfügung, welches Informationen über das aktuelle Ereignis zur Verfügung stellt. Es hat folgende Eigenschaften:
▪
Project: enthält das Projekt-Objekt um das es im Event geht.
▪
View: enthält das Ansichtenobjekt, um das es im Event geht (sofern beim Event
verfügbar).
▪
Data: enthält ggf. eine Zusatzinformation zum Event.
279
Workflows und Ereignisse
Beispiel: client-seitiges Ereignis 'Datensatz wird gespeichert' der Ansicht Firma, um dem
Anwender eine Hinweismeldung anzuzeigen, dass er für den aktuellen Datensatz nur Leserechte besitzt.
Dim oEvent
Set oEvent = WScript.Event
Dim DoCancel
DoCancel = false
Dim Value
Value = oEvent.Record1.GetContentsByName("ABC")
if(Value = "A") then
DoCancel = true
MsgBox "Sie haben nur Leserechte auf diesen Datensatz !", vbInformation,
"combit Relationship Manager"
end if
oEvent.Cancel = DoCancel
Einschränkungen für diese Ereignis-Scripte:
▪
Das Recht "Darf Scripte ausführen" wird bei diesen Scripten nicht abgefragt (ist
also nicht wirksam), damit eine über Ereignis-Scripte konfigurierte Anwendungslogik in jedem Fall durchlaufen wird.
▪
Es erfolgt keine Statusanzeige (Animation) in der Statusleiste
▪
Alle Events für Ansichten, die es nicht mehr gibt, werden beim Speichern der
Projektdatei verworfen.
Weitere Informationen finden Sie in der Programmierreferenz Objekt Modell (COM) und im
Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".
Wichtig: Bei aufwändigen Scripten (lange Laufzeit) empfiehlt es sich, asynchrone
Scripte für die Ereignisse zu verwenden, da ansonsten der cRM zu lange blockiert wird.
Ausgenommen hiervon sind jedoch die beiden Ereignisse "Projekt wird geschlossen"
und "Ansicht wird geschlossen", hier muss ein synchrones Script verwendet werden.
Generell müssen Sie bei asynchronen Scripten unbedingt berücksichtigen, dass der Anwender in der Zwischenzeit weiter arbeiten (und zum Beispiel den aktuellen Datensatz
wechseln) kann. Dies kann je nach Skript unvorhersehbare Effekte haben! Serverseitige
Scripte müssen asynchrone Scripte sein.
16.3 eMail Autopilot
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Professional oder Enterprise Edition.
280
eMail Autopilot
Der eMail Autopilot läuft als Anwendung oder Dienst auf einem Server und überwacht ein
Postfach. Er kann einen Workflow starten, der durch eine eMail mit einer bestimmten Betreff-Zeile angestoßen wird. Damit lässt sich z.B. eine Mailing-Rückläufer-Verarbeitung
(Bounce-Management), ein Double-Opt-In-Verfahren für Newsletter-Anmeldung oder automatische Verarbeitung von Internet-/eMail-Anfragen bzw. Bestellungen aus einem Onlineshop realisieren.
Der eMail Autopilot startet ein Script, ausgelöst durch eine eMail mit einem bestimmten
Betreff. Der eMail-Autopilot wird lizenzrechtlich wie ein Arbeitsplatz behandelt, d.h. wenn
auf einem Arbeitsplatz eine oder mehrere Programminstanzen mit dem gleichen Benutzernamen (Login) laufen, so verbrauchen diese Instanzen gemeinsam genau eine Benutzerlizenz.
Der eMail Autopilot überprüft zyklisch ein angegebenes eMail-Konto auf neue Nachrichten.
Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wird ein für diesen
Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die eMail abzuarbeiten. Im Script stehen bereits
alle benötigten Objekte, wie das aktuelle Projekt und die aktuelle eMail, zur Verfügung.
eMail Autopilot starten
Den eMail Autopilot starten Sie über Hilfe > Tools > eMail Autopilot.
▪
Über das Menü "Aktion" oder die entsprechenden Schaltflächen kann die Überprüfung
gestartet, beendet und über "Pause" angehalten werden. In der Statusleiste ist der aktuelle Status erkennbar.
▪
Das Programmfenster gibt dabei Auskunft über die Statistik (Bearbeitete, gelöschte
und weitergeleitete eMails), den Bearbeitungsstatus (Nächster Durchlauf, Start) und
die Script-Ausgaben.
281
Workflows und Ereignisse
▪
Sie können den eMail Autopilot auch als Dienst starten. Um den Dienst anzulegen,
geben Sie in der Eingabeaufforderung (cmd.exe) als Administrator folgenden Befehl
ein:
sc create eMailAutopilot binPath= "<Pfad zur
-service" DisplayName= "combit eMail Autopilot"
Anwendung>\cuep04.exe
Danach kann der Dienst über die Windows-Dienste gestartet und beendet werden.
Etwaige Fehlermeldungen werden im EventLog gelistet.
Achtung: Die Konfiguration muss mit dem gleichen Benutzer am gleichen Computer eingerichtet werden unter dem der Dienst läuft. Ansonsten kann der eMail Autopilot die Konfigurationsdatei im Standardverzeichnis (C:\Users\<User>\AppData\Roaming\combit\cRM) nicht finden. Bei der Verwendung der Script-Objekte
für den cRM gilt zu beachten, dass es wichtig ist, dass hierbei der Dienst des eMail
Autopiloten mit dem exakt gleichen Konto/Benutzer ausgeführt wird, mit dem der
cRM mit Administrator-Rechten installiert wurde.
eMail Autopilot Einstellungen
Die Einstellungen erreichen Sie über Konfiguration > Einstellungen.
282
eMail Autopilot
Allgemein
Definieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen.
▪
Programmstart: Verbindungsstatus bei Programmstart (Gestartet, Nicht gestartet, Angehalten). Optional kann eMail Autopilot mit Windows gestartet werden.
▪
Scan-Eigenschaften: Wartezeit in Minuten für die erneute Überprüfung des eMail-Kontos auf neue Nachrichten.
▪
Protokollierung: Die Aktivitäten können protokolliert werden. Geben Sie den Pfad zu
einer Protokolldatei an, wenn Sie diese Option aktivieren.
Mail-Dienst
Wählen Sie hier den Mail-Dienst aus (Extended MAPI, Simple MAPI, POP3/SMTP,
IMAP/SMTP), dessen eMail-Konto auf neue Nachrichten durchsucht werden soll.
▪
Bei Verwendung von Simple MAPI und Extended MAPI geben Sie die Anmeldedaten
des zu verwendenden Profils an (Profilname, Passwort).
▪
Bei Verwendung von POP3/SMTP und IMAP/SMTP geben Sie die Benutzer-Daten (Benutzername, Passwort) und Server-Daten (URL oder IP-Adresse des POP3/IMAP- und
SMTP-Servers) an. Meist können Sie diese Daten aus dem entsprechenden Konfigurationsdialog Ihres eMail-Programms übernehmen.
▪
Bei IMAP/SMTP, Simple MAPI und Extended MAPI können Sie wählen, ob nur ungelesene Nachrichten im Posteingang durchsucht werden sollen.
▪
Bei POP3/SMTP werden immer alle Nachrichten im Postfach durchsucht. Wenn dies
nicht gewollt ist, muss über ein Script eine Weiterleitung in ein anderes Postfach und
das Löschen der eMail realisiert werden. Außerdem kann die Verbindung jeweils mittels SSL/TLS gesichert werden.
eMail Betreff
Definieren Sie hier, nach welchem eMail-Betreff der eMail Autopilot im Postfach suchen
soll. Für jeden Betreff kann eine eMail-Weiterleitung und eine Script-Datei definiert werden.
Über die Checkbox kann die Suche nach dem jeweiligen eMail-Betreff aktiviert werden.

Über die Schaltfläche "Neu" kann die Betreff-Suche konfiguriert werden:

Geben Sie den eMail-Betreff an, nachdem der eMail Autopilot im Postfach suchen soll.
Unter Modus stehen dabei für die Suche verschiedene Mechanismen zur Verfügung:
▪
Identisch: Der Betreff der eMail muss exakt mit dem Eintrag übereinstimmen.
Groß/Kleinschreibung wird ignoriert.
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5",
müssen Sie das Betreff-Suchmuster "AW: Newsletter Nr. 5" definieren, damit der
Betreff erkannt wird.
283
Workflows und Ereignisse
▪
Wildcard: Sie können bei der Definition des eMail-Betreffs die Wildcards "*" (beliebig viele Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) verwenden.
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5",
können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "*Newsletter*" definieren, damit der Betreff erkannt wird.
▪
Regulärer Ausdruck: Die Erkennung erfolgt durch eine Textanalyse des eMail-Betreffs mit Hilfe von regulären Ausdrücken.
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5",
können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "(AW)|(Re)\: Newsletter Nummer [0-9]+"
definieren, damit der Betreff erkannt wird. Bei diesem Suchmuster findet er z.B.
auch "AW: Newsletter Nummer 1", "Aw: Newsletter Nummer 1", "AW: Newsletter
Nummer 25", "Re: Newsletter Nummer 1"

Definieren Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine eMail mit dem oben
angegebenen Betreff gefunden wird.
▪
Wählen Sie das Script aus, das ausgeführt werden soll.
▪
Im Feld "Weiterleiten an" kann eine eMail-Adresse angegeben werden, an die die
eMail nach Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weiterleitung wird im Script initiiert.
▪
Über die Option "eMail als gelesen markieren" kann bei Simple MAPI und Extended MAPI die bearbeitete eMail als gelesen markiert werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Script stets alle eMails bearbeitet.
Hinweis: Diese Funktion steht bei Thunderbird nicht zur Verfügung.
Script-Objekte
Beim Start des Scripts wird bereits ein eMail-Objekt zur Verfügung gestellt, mit denen auf
die jeweilige eMail zugegriffen werden kann. Somit ist es möglich, die eMail-Nachricht
auszuwerten. Weitere Informationen finden Sie in der mitgelieferten Programmierreferenz
Objekt Modell (COM).
Optional definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" weitere Anwendungen, die in den Scripten als Objekte zur Verfügung stehen sollen (z.B. combit Relationship Manager). Über die
Checkbox kann das Objekt aktiviert werden. Damit wäre es möglich auf den cRM zuzugreifen, um z.B. einen neuen Datensatz anzulegen oder Feldinhalte zu ergänzen. Bei Auswahl
von "andere Anwendung" kann der Typ (ProgID) definiert werden.
284
eMail Autopilot
Die hier definierten Script-Objekte dienen in erster Linie dem Performance-Gewinn bei der
Bearbeitung von mehreren eMail-Nachrichten, da das definierte Objekt lediglich einmal angelegt und bei jedem Scriptaufruf übergeben wird. Beim Typ combit Relationship Manager
steht Ihnen das Applikations-Objekt zur Verfügung. Das mitgelieferten Beispielscript
"eMailAutopilot.vbs" legt eine vom eMail Autopiloten erkannte eMail als eml-Datei in der
Ansicht "Aktivitäten" ab.
Verschlüsselung
Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem empfangene eMails
entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass Sie Adress-Informationen
über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen dabei verschlüsselt haben. Weitere Informationen finden Sie unter "Optionen einstellen (nur für Text-eMails)" in diesem
Kapitel.
285
Workflow-Designer
17. Workflow-Designer
Mit Hilfe des integrierten Workflow Designers können sequentielle (einem normalen Flussdiagramm entsprechende) Workflows visuell erstellt werden. Systemvoraussetzungen
siehe Kapitel "Voraussetzungen und Installation".
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Professional oder Enterprise Edition.
Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten. Das Ziel ist hierbei eine mögliche (Teil-)Automatisierung der Ausführung, also z.B. die Telefonnummer des
aktuellen Datensatzes auslesen und einen Anruf starten.
Dabei wird die nachfolgende Aktivität idealerweise durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert, dabei können auch Wiederholungen (Schleifen) oder Verzweigungen (Wenn/Dann) ausgeführt werden.

286
Um einen neuen Workflow zu erstellen wählen Sie Konfigurieren > Workflows > Neu.
cRM Aktivitäten

Um einen bestehenden Workflow zu öffnen wählen Sie Konfigurieren > Workflows >
Bearbeiten.

Ein Workflow kann über Konfigurieren > Workflows > Ausführen, ein Ereignis, eine
Schaltfläche vom Typ "Workflow ausführen" oder eine Folgeverknüpfung gestartet werden.
Technologisch basieren die Workflows auf der Workflow Foundation des Microsoft .NET
Frameworks. Durch diesen Standard können auch andere Workflow-Foundation Activities
in cRM Workflows integriert werden bzw. cRM Activities können auch in fremde Workflows (sofern diese ebenfalls auf der Workflow Foundation basieren) eingebunden werden.
cRM Workflows können auch im Microsoft Visual Studio 2008 (ausgenommen die Express
Edition) erstellt und getestet (inkl. Debugging) werden.
17.1 cRM Aktivitäten
Eine Aktivität bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Diese Aktivität
hat bestimmte Eigenschaften.
Im Workflow Designer stehen die Aktivitäten im Toolfenster "Aktivitäten" zur Verfügung.
Diese Aktivitäten führen eine bestimmte Aktion im cRM aus, ihre Verhaltensweise wird
durch das Setzen von Eigenschaften bestimmt. Durch die grafische Visualisierung des Ablaufs ist die Funktionsweise des Workflows schnell ersichtlich.
Es stehen u.a. folgende Aktivitäten zur Auswahl: Aktualisiere Ansicht, Benutze Datensätze,
Drucke Datensätze, Exportiere Datensätze, Filtere, Führe Skript aus, Für jeden Datensatz,
Hebe Filter auf, Importiere Datensätze, Lege Dokument ab, Lies Feldinhalt, Lösche Datensatz, Neuer Datensatz, Neuer relationaler Datensatz, Öffne Ansicht, Rufe an, Rufe Menüpunkt auf, Schließe Ansicht, Schreibe Feldinhalt, Sende eMail, Speichere Datensatz, Wenn
Dann Allgemein, Zeige Hinweisfenster. Eine ausführliche Beschreibung aller Aktivitäten
287
Workflow-Designer
und deren Eigenschaften finden Sie in der Workflow-Zusatzdokumentation im Dokumentenverzeichnis.
Die System.*-Aktivitäten sind microsoftspezifische Aktivitäten. Weitere Informationen
siehe Abschnitt "System Aktivitäten".
Die erste Aktivität eines Workflows
Ein Workflow kann mit denjenigen Datensätzen arbeiten, die in einer geöffneten Ansicht
sichtbar sind. Verwenden Sie dazu nach dem Start die Aktivität ÖffneAnsicht und erstellen
dann evtl. einen Filter mit der Aktivität Filtere.
Alternativ kann ein Workflow auch ohne das visuelle Öffnen einer Ansicht erstellt werden.
Verwenden Sie dazu die Aktivität Benutze Datensätze. Wenn keine der beiden Aktivitäten
verwendet wird, arbeitet der Workflow mit dem aktuellen Datensatz.
Aktivitäten einfügen
Aktivitäten können per Drag & Drop aus der Aktivitätenliste auf dem Arbeitsbereich eingefügt werden.

Wählen Sie die gewünschte Aktivität und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste
auf den Arbeitsbereich.

Lassen Sie die Maustaste los, wenn die Aktivität an der gewünschten Stelle positioniert ist. Gültige Einfügepositionen werden durch eine grüne Grafik signalisiert.

Über Drag & Drop kann eine Aktivität auch verschoben werden.

Um eine Aktivität zu löschen wählen Sie "Löschen" im jeweiligen Kontextmenü.
Eigenschaften einer Aktivität
Im Toolfenster Eigenschaften werden die Eigenschaften der einzelnen Aktivitäten dargestellt. Wenn keine Aktivität selektiert ist, können die globalen Eigenschaften des Workflows
definiert werden. Unterhalb der Liste gibt es einen Bereich, in dem für jede selektierte
Eigenschaft ein Beschreibungstext ausgegeben wird.
Über die Schaltflächen "nach Kategorien" oder "Alphabetisch" wird die Sortierung der Liste
eingestellt. Wenn nach Kategorien sortiert wird, enthält jede Rubrik Eigenschaften, die ihrerseits wieder in Gruppen zusammengefasst sein können. Rubriken und Eigenschaftsgruppen lassen sich für den besseren Überblick öffnen und schließen.
Die Eigenschaften sind für jede Aktivität individuell verschieden. Es gibt dabei allerdings
eine Reihe von Merkmalen, die allen Aktivitäten gemeinsam sind. Diese Eigenschaften
werden hier nun zentral beschrieben. Eine ausführliche Beschreibung aller Aktivitäten und
deren Eigenschaften finden Sie in der Workflow-Zusatzdokumentation im Dokumentenverzeichnis.
288
cRM Aktivitäten
In der Rubrik "Aktivität" finden Sie allgemeine Eigenschaften:
▪
Name: Wenn Sie eine Aktivität neu auf dem Arbeitsbereich einfügen, so wird in der
Eigenschaftsliste als Name der Aktivitäten-Name gesetzt (z.B. "Filtere"). Wenn Sie jedoch eine größere Anzahl gleichartiger Objekte in Ihrem Projekt haben, werden diese
Bezeichnungen schnell unübersichtlich. Sie haben daher die Möglichkeit, Aktivitäten
über die Eigenschaftsliste einen neuen aussagekräftigen Namen zu geben (z.B. "FiltereNewsletterAbonnenten"). Die Bezeichnung muss innerhalb des Workflows eindeutig
sein.
Wenn der Name einer Aktivität geändert wird, können bestehende Verbindungen
zu nachfolgenden Aktivitäten u.U. ungültig werden. Sie erkennen dies am roten
Gültigkeitsfehlersymbol. Diese Verbindungen müssen dann neu gesetzt werden.
▪
Typ: Gibt den Basistyp der Aktivität an. Diese Information wird nur für die SystemAktivitäten benötigt.
▪
Description/Beschreibung: Hier können Sie eine Beschreibung der jeweiligen Aktivität
eingeben.
▪
Enabled/Aktiviert: Geben Sie an ob die Aktivität aktiviert ist. Wenn Sie nicht aktiviert
ist, wird sie nicht ausgeführt und nicht überprüft. Diese Funktion ist besonders dann
nützlich, wenn zu Testzwecken bestimmte Aktivitäten deaktiviert werden sollen.
In der Rubrik "(Eingabe-) Parameter" konfigurieren Sie die notwendigen Parameter der Aktivität, z.B. ein Filterausdruck bei der Aktivität "Filtere".
Bei einzelnen Aktivitäten (z.B. KontrollAusgabe) können über die Eigenschaft "Regelwerk"
komplexe .NET-Methodenaufrufe durchgeführt werden. Diese können über den RegelsatzEditor erstellt werden. Weitere Informationen zum Regelsatz-Editor siehe auch Abschnitt
"Workflow mit dem universellen Regeleditor". Der Name des erstellten Regelsatzes wird
dann in der Eigenschaft "Regelsatz" angezeigt. Bitte beachten Sie, dass sie nach dem Löschen eines Regelwerks im Regelsatz-Editor auch den Eintrag im Eigenschaften-Feld "Regelsatz" der jeweiligen Aktivität löschen müssen.
289
Workflow-Designer
Die bei einigen Aktivitäten vorhandene Rubrik "Resultat" enthält entsprechende Ergebniswerte der jeweiligen Aktivität, z.B. ein ausgelesener Feldinhalt bei der Aktivität "Lies Feldinhalt". Dieses Resultat kann dann an eine Folgeaktivität übergeben werden.
Die (Eingabe-) Eigenschaft einer Aktivität kann sich also durch das Resultat (das Ergebnis)
einer Vorgängeraktivität ergeben.
Eigenschaft an einen festen Wert binden
Geänderte Eigenschaften werden fett dargestellt. Um eine Eigenschaft zu ändern, klicken
Sie in die Wertespalte. Bei fest vorgegebenen Werten erfolgt die Eingabe des Wertes über
eine Combobox.
Bei einigen Eigenschaften steht ein Bindungsdialog zur Verfügung. Diesen erreichen Sie
über Selektion der Eigenschaftsgruppe und Anklicken der Schaltfläche "...". Im unteren Teil
des Dialogs kann der Wert über Anklicken einer weiteren Schaltfläche "..." ausgewählt werden. Bei Datenbankfeldern geben Sie hier den physikalischen Feldnamen an.
Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% (cRM-Projektverzeichnis), %APPDIR%
(cRM-Installationsverzeichnis),
%USERDIR%
(Windows-Benutzerverzeichnis)
und
%TEMPDIR% (lokales Windows Temp-Verzeichnis) unterstützt.
Beispiel: Den aktuellen Datensatz anhand einer Druckvorlage drucken

Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu.

Ziehen Sie die Aktivität DruckeDatensatz auf den Arbeitsbereich. Lassen Sie die Maustaste los, wenn die Aktivität auf der Verknüpfung von Start zu Ende positioniert ist.
290
cRM Aktivitäten

Im Toolfenster "Eigenschaften" wählen Sie für die Eigenschaft "Druckvorlage" eine zur
Ansicht passende Druckvorlage (z.B. mit der Dateiendung *.crd) aus. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür der Bindungsdialog zur Verfügung. Im unteren Teil des
Dialogs erreichen Sie einen Dateiauswahldialog über Anklicken einer weiteren Schaltfläche "...".

Damit als Ergebnis eine PDF-Datei erstellt wird, geben Sie für die Eigenschaft "Ausgabe-Medium" den Wert "PDF" ein. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Druckzielen zur Verfügung.

Damit die PDF-Datei erstellt werden kann, geben Sie für die Eigenschaft "AusgabeDatei" einen Dateinamen inkl. Dateiendung und Verzeichnispfad an.

Starten Sie den Workflow in der Ansicht über Extras > Workflow > Ausführen.
Eigenschaft an das Resultat einer Vorgängeraktivität binden
Ein Resultat einer Aktivität kann an eine Folgeaktivität übergeben werden, die Eigenschaft
einer Aktivität kann sich also durch das Resultat einer Vorgängeraktivität ergeben.
Beim Hinzufügen oder Ändern einer Aktivität wird generell versucht eine korrekte, automatische Verknüpfung von Resultat und Wert eines Parameters vorzunehmen. Die Verknüpfungen können aber auch manuell vorgenommen werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Selektieren Sie die jeweilige Eigenschaft in der Eigenschaftsliste und öffnen Sie den
Bindungsdialog über die Schaltfläche "...".
291
Workflow-Designer

Wählen Sie den Wert der entsprechenden Vorgängeraktivität in der Baumdarstellung
im oberen Teil des Dialogs aus. Im Tooltip und im unteren Bereich des Dialogs sehen
Sie die jeweilige deutsche Bezeichnung des Werts.
Beispiel: Die Telefonnummer des aktuellen Datensatzes wählen

Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu.

Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt auf den Arbeitsbereich.

Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Feldname" den Feldnamen der Telefonnummer an, z.B. "Telefon". Der ausgelesene Wert wird automatisch in
die Eigenschaft "Wert" geschrieben.

Ziehen Sie die Aktivität RufeAn auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt.

Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Telefonnummer" den
Wert (das Resultat) der Vorgängeraktivität "LiesFeldinhalt" an. Dazu öffnen Sie über die
Schaltfläche "..." den Bindungsdialog. Im oberen Bereich des Dialogs öffnen sie die
Baumdarstellung und wählen die Eigenschaft "Value" (Wert) der Aktivität "LiesFeldinhalt".
Starten Sie den Workflow in der Ansicht über Konfigurieren > Workflows > Ausführen.
17.2 cRM Workflow
Der Workflow wird als .XOML-Datei gespeichert. Sofern Bedingungen vorkommen, werde
diese in einer .RULES-Datei mit gleichem Namen gespeichert.
Eigenschaften des Workflows
Im Toolfenster Eigenschaften werden die Eigenschaften des Workflows angezeigt, wenn
keine Aktivität selektiert ist. Unterhalb der Liste gibt es einen Bereich, in dem für jede selektierte Eigenschaft ein Beschreibungstext ausgegeben wird.
Folgende Eigenschaften sind verfügbar:
▪
Name: Geben Sie dem Workflow einen neuen aussagekräftigen Namen. Diese Bezeichnung wird auch in den Eigenschaftsdialogen angezeigt.
▪
Aktiviert: Geben Sie an, ob der Workflow aktiviert ist. Wenn er nicht aktiviert ist, wird
er nicht ausgeführt.
▪
Basisklasse: Bestimmt die Basisklasse des Workflows. Diese kann nicht geändert werden.
▪
Beschreibung: Beschreibung für den Workflow.
▪
Session: Diese Angabe ist notwendig um auf das COM-Objekt zugreifen zu können.
An dieser Stelle dürfen keine Änderungen vorgenommen werden.
292
cRM Workflow
▪
Variablen: Sie können globale Variablen definieren, die im gesamten Workflow zur Verfügung stehen. Diese globalen Variablen können zum "zwischenparken" von Werten
genutzt werden, die sich verändern und zu einem späteren Zeitpunkt im Workflow verwendet werden sollen. Um diese Workflow-Variablen an das Resultat einer Aktivität zu
binden, klicken Sie direkt auf das gelbe Datenbank-Symbol in der Eigenschaftsliste.
Gültigkeitsprüfung
Der Workflow-Designer versucht die Gültigkeit zu prüfen und markiert Ihnen Fehler bzw.
fehlende Werte durch einen roten Kreis mit Ausrufezeichen an der entsprechenden Aktivität. Es erfolgt jedoch keine Syntaxprüfung, d.h. die korrekte Schreibweise oder die Existenz
z.B. eines Feldnamens wird nicht geprüft.
Die Gültigkeitsfehler werden zusätzlich in Form eines roten Ausrufezeichens neben dem
gelben Datenbank-Symbol in der Eigenschaftsliste bei der jeweiligen Eigenschaft angezeigt.
293
Workflow-Designer
Workflow mit Schleifen und Verzweigungen
Für Verzweigungen und Schleifen stehen Ihnen die Aktivitäten FürJedenDatensatz und
WennDannAllgemein zur Verfügung.
Wenn Sie die Aktivität FürJedenDatensatz zum Workflow hinzufügen, werden alle Aktivitäten innerhalb dieser Aktivität für alle Datensätze der aktuellen Datensatzauswahl wiederholt.
Wenn Sie die Aktivität WennDannAllgemein zum Workflow hinzufügen, wird eine normale
Wenn-Dann-Verzweigung realisiert. Dabei wird automatisch für jeden Zweig ein Container
"WennDannZweig" eingefügt, in dem die für diesen Fall auszuführenden Aktivitäten platziert werden.
Es können beliebig viele Zweige auf gleichem Niveau hinzugefügt werden, dies erfolgt über
Rechtsklick auf die WennDann-Aktivität und Auswahl von "Zweig hinzufügen" im Kontextmenü. Die Übersichtlichkeit im Designer wird verbessert, wenn Sie im Kontextmenü die
Funktion "Zusammenklappen" nutzen.
Es wird der erste Zweig ausgeführt, dessen Bedingung zutrifft. Sofern ein "leerer Zweig"
(ohne ausgefüllten Operator) vorhanden ist, wird dieser ausgeführt wenn kein anderer
Zweig ausgeführt wurde.
294
cRM Workflow
Wenn Sie einen WennDannZweig selektieren, können Sie die Bedingung für diesen Zweig
in der Eigenschaftsliste definieren. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen für den Vergleichsoperator dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Operatoren zur Verfügung.
Den Vergleichswert geben Sie direkt im in der Eigenschaftsliste ein oder wählen diesen
ebenfalls über den Bindungsdialog aus, sofern er sich durch das Resultat einer Vorgängeraktivität ergibt.
Beispiel: Für jeden Datensatz in Abhängigkeit eines Feldinhalts einen Brief oder eine eMail
versenden

Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu.

Ziehen Sie die Aktivität Benutze Datensätze auf den Arbeitsbereich.

Wählen Sie in den Eigenschaften den Ansichten-Name aus, z.B. "Kontakte". Über die
Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche
"..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Ansichten zur Verfügung.

Ziehen Sie die Aktivität FürJedenDatensatz auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität
Benutze Datensätze. Es wird automatisch die Aktivität ÖffneAktuellenDatensatz erzeugt.

Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität ÖffneAktuellenDatensatz.

Geben Sie in den Eigenschaften den Feldnamen an, dessen Inhalt ausgelesen werden
soll, z.B. "ComPreference".

Ziehen Sie die Aktivität WennDannAllgemein auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt. Es wird automatisch ein Wenn-Dann-Zweig erzeugt.

In den Eigenschaften des linken WennDannAllgemein-Zweigs bestimmen Sie dann die
Bedingung, d.h. als Vergleichsoperator wählen Sie "ist gleich" und als Vergleichswert
"eMail".

Ziehen Sie die Aktivität SendeEmail in diesen Zweig.
295
Workflow-Designer

Wählen Sie für die Aktivität SendeEmail als Eigenschaft "Emailvorlage" eine zur Ansicht
passende Mailvorlage (mit der Dateiendung *.mtpx) aus. Über die Schaltfläche "..."
steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Dateiauswahldialog zur Verfügung.

In den Eigenschaften des rechten WennDannAllgemein-Zweigs bestimmen Sie dann
die Bedingung, d.h. als Operator wählen Sie "ist gleich" und als Wert "Brief".

Ziehen Sie dann die Aktivität Drucke Datensatz in diesen Zweig.

Wählen Sie für die Aktivität Drucke Datensatz als Eigenschaft "Druckvorlage" eine zur
Ansicht passende Druckvorlage (z.B. mit der Dateiendung *.crd) aus. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein
Dateiauswahldialog zur Verfügung.
17.3 System Aktivitäten
Die System-Aktivitäten System.FaultHandler, System.IfElse, System.Policy, System.Sequence, System.Suspend, System.Terminate, System.Throw und System.While sind spezifische Aktivitäten der Workflow Foundation des Microsoft .NET Framework. Diese sind
nur für spezielle Workflowfunktionen notwendig.
Workflow mit dem universellen Regeleditor
Mit der Aktivität System.Policy (universeller Regelsatz-Editor) können äußerst komplexe
Workflows realisiert werden, da diese direkt im Regelsatz-Editor definiert werden können.
Eine einzelne Regel (von denen beliebig viele zu einem Regelsatz zusammengefasst werden können) besteht dabei immer aus den Teilen If, Then und Else. Dieser Regelsatz wird
als .rules-Datei gespeichert.
In den Eingabefeldern lassen sich komplexe Bedingungen und Anweisungen eingeben.
Die Eigenschaften von Aktivitäten können abgefragt und gesetzt werden. Den Wert einer
globalen Variablen können Sie über den Befehl "this.GetWorkflowVariableValue ("<Variablenname>") abfragen und über den Befehl "this.SetWorkflowVariableValue ("<Variablenname>") ändern.
Die regelbasierte Verarbeitung der Workflow Foundation ist sehr umfangreich. Für die fortgeschrittenen Möglichkeiten (Vorwärtsverkettung, erneute Regelausführung usw.) sei hier
auf die Fachliteratur und die Hinweise im Internet zum Stichwort "PolicyActivity" verwiesen.
Workflow kontrolliert beenden
Mit der Aktivität System.Terminate kann ein Workflow an beliebiger Stelle kontrolliert beendet werden. Dabei kann ein Hinweistext angezeigt werden. Dadurch ist es möglich, den
Workflow bei Erreichen eines bestimmten Zustandes zu beenden. Natürlich lässt sich dies
auch mit Aktivitäten im Fehlerhandler erreichen, allerdings müssen dafür auch die entsprechenden Einträge in der Fehlerhandler-Ansicht gemacht werden.
296
System Aktivitäten
Fehlerbehandlung
Dem gesamten Workflow und jedem sequentiellen Block von Aktivitäten kann eine Aktivität System.FaultHandler zugeordnet werden. Diese ist keine normale Aktivität, es handelt
sich eher um eine Workflow-Fehleransicht, d.h. Sie können Aktivitäten bei einem Fehler
definieren, z.B. einen Hinweisdialog anzeigen.
Da jedem sequentiellen Block von Aktivitäten eine eigene Faulthandlers-Aktivität zugeordnet werden kann (und nicht nur dem gesamten Workflow) ist es möglich, eine hierarchische Fehlerbehandlung vorzunehmen. In gewissen Situationen ist sicher ein vollkommener
Abbruch der aktuellen Workflow-Instanz beim Auftreten einer Ausnahme nicht notwendig
und nicht gewollt. Nachdem die Faulthandlers-Aktivität die betreffende Ausnahme abgefangen hat, kann die Workflow-Ausführung anschließend mit der folgenden Aktivität fortgesetzt werden.
Für die Fehlerbehandlung gehen Sie folgendermaßen vor:

Erstellen Sie mit der Aktivität SequenceActivity einen Aktivitätenblock.

Öffnen Sie den Fehlerbehandlungsdialog über Rechtsklick auf einen Aktivitätenblock
und Auswahl von "Fehlerhandler anzeigen".
Tipp: Um eine Fehlerbehandlung für den gesamten Workflow zu erstellen, öffnen
Sie den Fehlerbehandlungsdialog über Rechtsklick auf das grüne Startsymbol.

Ziehen Sie die Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faultHandlersActivity auf
den Text "FaultHandlerActivity hier ablegen".
297
Workflow-Designer

Unter der Eigenschaft "FaultType" wählen Sie die Exception aus, auf die hier reagiert
werden soll. Über die Schaltfläche "…" gelangen Sie in einen Dialog, in dem alle verfügbaren Standard-.NET-Ausnahmen zur Verfügung stehen. Für cRM-Aktivitäten wählen Sie immer die System.ArgumentNullException in der Assembly mscorlib aus.

Nun fehlt noch die Aktivität, die im Fehlerfall ausgeführt werden soll. Ziehen Sie die
gewünschte Aktivität (z.B. ZeigeHinweisFenster) in die Aktivität faultHandlerActivity
auf den Text "Aktivitäten hier ablegen".
298
System Aktivitäten

Die Art des Fehlers ist durch die System.ArgumentNullException fest vorgegeben. Die
Fehlermeldung kann aber durch Bindung an diese FaultActivity ausgelesen werden
und somit z.B. in einem Hinweisfenster ausgegeben werden.

Ziehen Sie bei Bedarf eine weitere Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faultHandlersActivity in das weiße Eingabefeld. Über die blauen Pfeil-Schaltflächen können
Sie zwischen den verschiedenen FaultHandler-Aktivitäten wechseln.
Diese Fehleransicht dient als Container für eine beliebige Anzahl von FaultHandler-Aktivitäten. Jede dieser FaultHandler-Aktivitäten ist für das Behandeln genau einer Ausnahme zuständig und kann beliebig viele andere Aktivitäten aufnehmen. Diese Aktivitäten werden ausgeführt, wenn die entsprechende Ausnahme im Workflow auftritt. Zu
beachten ist, dass diese Verarbeitung grundsätzlich asynchron stattfindet. Für fortgeschrittene Workflows gibt es u.a. die Möglichkeit mehrere Zweige parallel ausführen
zu lassen, es wäre daher denkbar, dass gleichzeitig mehrere Ausnahmen auftreten, die
dann auch gleichzeitig behandelt werden.
299
Workflow-Designer

Zurück zur Workflowansicht gelangen Sie über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock
und Auswahl von "Sequence anzeigen".
Beispiel: Zeige Hinweisfenster wenn Feldinhalt leer

Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu.

Ziehen Sie die Aktivität SequenceActivity auf den Arbeitsbereich um einen Aktivitätenblock zu erstellen.

Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt in die Aktivität SequenceActivity auf den Text
"Aktivitäten hier ablegen".

Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Feldname" den physikalischen Feldnamen der Telefonnummer an, z.B. "Phone". Der ausgelesene Wert wird
automatisch in die Eigenschaft "Wert" geschrieben.

Ziehen Sie die Aktivität RufeAn auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt.

Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Telefonnummer" den
Wert (das Resultat) der Vorgängeraktivität "LiesFeldinhalt" an. Dazu öffnen Sie über die
Schaltfläche "..." den Bindungsdialog. Im oberen Bereich des Dialogs öffnen sie die
Baumdarstellung und wählen die Eigenschaft "Value" der Aktivität "LiesFeldinhalt".

Öffnen Sie die Fehlerbehandlungsansicht über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock
und Auswahl von "Fehlerhandler anzeigen".

Ziehen Sie die Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faultHandlersActivity auf
den Text "Aktivitäten hier ablegen". Unter der Eigenschaft "FaultType" wählen Sie die
Ausnahme aus, auf die hier reagiert werden soll. Über die Schaltfläche "…" gelangen
Sie in einen Dialog, in dem alle verfügbaren Standard-.NET-Ausnahmen zur Verfügung
300
System Aktivitäten
stehen. Wählen Sie die Ausnahme System.ArgumentNullException aus der Assembly
mscorlib.

Nun fehlt noch die Aktivität, die im Fehlerfall ausgeführt werden soll. Ziehen Sie die
Aktivität ZeigeHinweisFenster in die Aktivität faultHandlerActivity auf den Text "Aktivitäten hier ablegen" und geben Sie in der Eigenschaft "Text" einen Hinweistext an, z.B.
"Keine Telefonnummer vorhanden".

Öffnen Sie die Workflowansicht über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock und Auswahl von "Sequence anzeigen".
Fehlerbehandlung kontrolliert ausführen
Es kann Fälle geben, wo man ganz bewusst in eine derartige Fehlerbehandlungs-Routine
verzweigen möchte. Beispielsweise hat eine externe Abfrage innerhalb einer Aktivität nicht
das gewünschte Ergebnis geliefert und der Workflow kann deshalb an dieser Stelle nicht
weiter ausgeführt werden. Dafür gibt es die Aktivität System.Throw. Sie erlaubt wie die
eben besprochene Aktivität System.FaultHandler die Angabe des auszulösenden Ausnahme-Typs.
301
Scripte und Programmierreferenz
18. Scripte und Programmierreferenz
Ihnen steht ein mächtiges Objektmodell zur Verfügung, das den Zugriff auf die Ansichten,
die Telefonie, das Terminmanagement und vieles mehr erlaubt. Mit Hilfe von Scripten können Sie dieses Objektmodell ansprechen und somit viele Routineaufgaben komfortabel
automatisieren.
Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung der Eigenschaften und Methoden des Objektmodells finden Sie über die Programmgruppe unter dem Punkt "Programmierer-Referenz" im Dokument "SDK_DE.pdf".
Sogar eventuell nicht vorhandene spezielle Funktionen können Sie so leicht selbst integrieren. Darüber hinaus können Scripte andere Programme ansprechen und deren Funktionalitäten nutzen, sofern diese eine entsprechende Schnittstelle anbieten.
Hinweis: Ein Script ist eine Abfolge von Befehlen, die bei der Ausführung sequenziell
abgearbeitet werden. Die Befehle entstammen dabei dem "Wortschatz" einer bestimmten Scriptsprache. Dieser Befehlssatz bestimmt dabei, welche Möglichkeiten die Sprache bietet und wie ein Script aufgebaut sein muss.
Scripte sind in der Regel nicht allzu umfangreich und führen schon mit wenigen Befehlen
zu beachtlichen Leistungen. Ein durchschnittliches Script umfasst vielleicht 20 bis 40 Zeilen Befehle. Nicht zuletzt aus diesen Gründen sind Scriptsprachen meist sehr leicht zu erlernen.
Obwohl oberflächlich sehr ähnlich, gibt es doch eine ganze Reihe von entscheidenden Unterschieden zwischen Scripten und ausführbaren Programmen. So sind Scripte beispielsweise nicht selbst lauffähig, sondern benötigen immer eine Umgebung, in der sie ablaufen.
Diese sogenannten Hosts sind für die Verwaltung der Scripte verantwortlich und erweitern
die Möglichkeiten der jeweiligen Sprache meist in Form von zusätzlichen Objekten. In unserem Fall ist der cRM der Host; eine Erweiterung findet durch dessen Objektmodell statt.
Ein weiterer wichtiger Unterschied ist die fehlende Möglichkeit, eigenständig Dialoge zu
implementieren. Hierzu sind externe Objekte notwendig.
18.1 Support zu Scripting-Funktionalitäten
Die Möglichkeiten der Scripting-Technologie sind sehr weitreichend und deren Beschreibung daher sicherlich Stoff für ein eigenes Buch. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir
keine Beschreibung der verwendeten Scriptsprachen liefern können. Entsprechende
Werke finden Sie im Buchprogramm vieler größerer Fachverlage.
302
Unterstützte Scriptsprachen
Eine ausführliche Referenz zu VBScript und JScript bietet Microsoft im Internet an:
http://www.microsoft.com/germany/technet/scriptcenter/. Individuelle Fragen und Erfahrungsberichte können in einer der vielen Microsoft Newsgroups (news://msnews.microsoft.com) ausgetauscht werden.
Selbstverständlich wollen wir Ihnen im Rahmen unseres Supports bei Ihren Fragen und
Wünschen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen, um Ihnen einen optimalen Einsatz unseres Produktes zu ermöglichen. Wir möchten jedoch um Verständnis bitten, dass wir nur
auf Fragen zum Objektmodell selbst, nicht aber zu Modellen anderer Produkte oder zu den
Scriptsprachen selbst eingehen können.
18.2 Unterstützte Scriptsprachen
Grundsätzlich werden alle Scriptsprachen des Windows Scripting Host unterstützt. Am
weitesten verbreitet sind VBScript und JScript, die direkt vom Hersteller Microsoft angeboten werden. Es gibt aber auch andere Umsetzungen wie z.B. Python. Die Auswahl der
Sprache erfolgt dabei über die Dateiendung, z.B. "vbs" bei VBScript und "js" bei JScript.
Hinweis: VBScript und JScript sind üblicherweise schon auf Ihrem System installiert.
Falls nicht oder falls andere Sprachen verwendet werden sollen, müssen diese vom jeweiligen Hersteller bezogen und installiert werden.
18.3 Scripte integrieren
Die Integration von Scripten ist über Schaltflächen innerhalb der Eingabemaske (Scriptdatei
ausführen, Scriptzeilen ausführen, Funktionsdefinitionen, Folgeverknüpfungen), Menüband (Funktionsdefinitionen), über den Befehl Konfigurieren > Scripte > Ausführen oder
über Ereignisse möglich.
Eine Beschreibung, wie die Scripte dort konkret hinterlegt werden, finden Sie innerhalb der
zugehörigen Kapitel dieses Handbuches. Sie können dabei jeweils entscheiden, ob Sie das
Script direkt eingeben oder in Form einer externen Textdatei hinterlegen möchten. Insbesondere bei größeren Scripten ist letzteres die bessere Wahl, da diese eine leichte Wiederverwertbarkeit an anderer Stelle erlaubt.
Hinweis: Per Folgeverknüpfung ausgelöste Scripte dürfen keine Benutzerinteraktion beinhalten, also z.B. keine Hinweis- oder Eingabedialoge.
18.4 Script-Erweiterungen
Diese Script-Erweiterungen gelten nur für interne Scripte, d.h. für Scripte die über Schaltflächen (Script Direkt, Script Datei, Funktionsdefinitionen) innerhalb der Eingabemaske,
303
Scripte und Programmierreferenz
über den Befehl Konfigurieren > Scripte > Ausführen oder über Ereignisse ausgeführt
werden.
Scripte in Scripte einbinden
Bei häufig benötigten Funktionen bietet es sich an, diese zentral abzulegen, so dass sich
eventuell notwendige Änderungen auf alle darauf basierenden Scripte auswirken. Hierzu
wird die Einbindung von Scripten über eine spezielle Anweisung der folgenden Form unterstützt:
<!--#include file=”c:\scripts\include.vbs”-->
Die Anweisung wird dabei durch den kompletten Inhalt der angegebenen Datei ersetzt.
Um eventuellen Syntaxfehlern vorzubeugen, empfiehlt es sich daher, die Anweisung in
eine eigene Zeile zu setzen.
Hinweis: Alle auf diese Weise eingebundenen Scripte müssen die gleiche Scriptsprache
verwenden wie das Hauptscript. Eine Mischung von mehreren Sprachen ist nicht möglich und führt zu Syntaxfehlern.
Sofern Sie Ihre Scripte unterhalb des Programmverzeichnisses abgelegt haben, können Sie
statt einer festen Angabe des Verzeichnisses die %APPDIR% Variable verwenden:
<!--#include file=”%APPDIR%\include.vbs”-->
Tipp: Die Variable %APPDIR% steht auch an anderen Stellen zur Verfügung, z.B. in der
Eingabemaske, bei den Funktionsdefinitionen und innerhalb der Symbolleisten.
%APPDIR% kann als Platzhalter verwendet werden, der vom Programm durch den Pfad
der Anwendung ersetzt wird, wie z.B. C:\Program Files (x86)\combit\cRM\.
%PRJDIR% wird analog dazu durch den Pfad des Projekts ersetzt.
Synchrone und Asynchrone Scripte
Da die Einsatzgebiete von Scripten sehr unterschiedlich sind, stehen zwei verschiedene
Ausführungsarten zur Auswahl.
▪
Synchrone Scripte: Ein synchrones Script hält den Host solange auf, bis es vollständig
abgearbeitet ist. Wenn Sie als bspw. innerhalb eines Scripts zeitlich längere Operationen durchführen, können Sie während der kompletten Ausführungszeit nicht mit dem
Programm arbeiten.
Synchrone Scripte bieten sich daher für Abläufe an, die im direkten Kontext zur aktuellen Arbeit stehen, wie z.B. die Automatisierung von mehreren kleineren Routineaufrufen, wie einem Filter und dem anschließenden Export. Jedes nicht anders gekennzeichnete Script ist automatisch ein synchrones Script.
304
Script-Erweiterungen
▪
Asynchrone Scripte: Diese Art von Scripts wird parallel zum Host ausgeführt, so dass
Sie währenddessen mit diesem arbeiten können. Es wird hierfür ein eigener sogenannter "Thread" geöffnet. Auf diese Art ist der Host während der Ausführung nicht blockiert.
Wir empfehlen die Verwendung von asynchronen Scripten bei längerfristigen Scripten,
die nicht im direkten Kontext zur aktuellen Arbeit stehen, wie dem Ansteuern anderer
Applikationen.
Damit ein Script asynchron ausgeführt wird, muss es in der ersten Zeile die folgende
Anweisung enthalten:
<!--#pragma asynchronous-->
(Längere) asynchrone Scripte sollten eine Abbruchsbedingung vorsehen und hierzu
regelmäßig den Wert der Terminate Eigenschaft abfragen. Weitere Informationen
hierzu finden Sie über die Hilfefunktion in der Objektreferenz.
Scripte und der Edit-Modus
Soll ein Script bei Klicken einer Schaltfläche in der Eingabemaske ohne Speichern-Frage
gestartet werden, muss folgende Anweisung enthalten sein:
<!--#pragma keepeditmode-->
Auf diese Weise wird die Speichern-Frage unterdrückt und Sie bleiben im Edit-Modus.
Verschlüsselung von Scripten
Wählen Sie Konfigurieren > Scripte > Verschlüsseln um den Scriptcode zu verschlüsseln
und den Inhalt zu schützen. Wenn Sie beim Verschlüsseln als Zieldatei die Quelldatei angegeben, wird diese überschrieben. Ein entschlüsseln der verschlüsselten Scriptdatei ist
nicht mehr möglich.
Enthält ein Script die Anweisung
<!--#pragma encrypted-->
so wird es ab dieser Stelle bis zum Ende komplett verschlüsselt. Damit kann ein Teil des
Scripts bearbeitbar bleiben, damit bestimmte Parameter oder Variablen veränderbar sind,
der Rest des Scripts bleibt jedoch geschützt.
Zugriff von außen
Mit Ausnahme des WScript Objektes steht Ihnen auch außerhalb von cRM-Scripten der
Leistungsumfang des Objektmodells zur Verfügung. Sie können so beispielsweise eine
Anwendung schreiben, die Ihre Daten aus dem cRM bezieht und diese in einer beliebigen
Weise bearbeitet, um sie anschließend zurück zu schreiben.
Sie benötigen zum Zugriff lediglich eine Instanz des Application Objektes. Die sogenannte
ProgID des Application Objektes lautet "cRM.Application". Weitere Hinweise finden Sie in
der bereits Anfang dieses Kapitels erwähnten Zusatzinformation zum Objektmodell.
305
Scripte und Programmierreferenz
Die Instanzierung erfolgt in der Regel über einen CreateObject Befehl (Late Binding). Die
zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sowie die genaue Syntax hängen von der verwendeten Programmiersprache ab. Entsprechende Hinweise finden Sie in der jeweiligen Dokumentation.
306
Eingabemasken bearbeiten
19. Eingabemasken Designer
Mit dem Eingabemasken Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. So können Sie eine ganz individuelle Software-Oberfläche erstellen,
die auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt ist.
Jede Eingabemaske kann aus mehreren hintereinander stehenden Registerkarten bestehen. Dabei ist jede Registerkarte mit einer Lasche versehen, über die sie in den Vordergrund geholt werden kann (die ersten 9 Hauptregisterkarten auch über ALT-1 – ALT-9). Die
gewünschten Felder, Schaltflächen usw. werden ganz nach Bedarf auf den einzelnen Registerkarten verteilt.
Eingabemasken werden stets mit der Endung .DLI gespeichert. Zu jeder Ansicht existiert
genau eine DLI-Datei. Diese werden im gleichen Verzeichnis wie die Projekt-Datei abgelegt.
Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrt bleibt
und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigt werden.
Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentrale Informationen,
die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich neben den einzelnen Registerkarten zu platzieren, oder diese Informationen auf allen Karten zu wiederholen. So haben
Sie diese Informationen immer im Blick, gleichgültig, welche Karte gerade im Vordergrund
ist.
19.1 Eingabemasken bearbeiten
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Eingabemasken bearbeiten oder von
Grund auf neu erstellen und die gewünschten Felder und Schaltflächen einfügen.
Über Konfigurieren > Eingabemaske öffnen Sie den Eingabemasken Designer für die jeweils geöffnete Ansicht. Wenn Sie eine Scriptobjekt-Eingabemaske öffnen möchten, verwenden Sie ALT+J.
▪
Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Eingabemaske nach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn
Sie den Eingabemasken Designer aufrufen.
▪
Um das Layout der Eingabemaske zu bestimmen, doppelklicken Sie im Toolfenster
"Registerkarten" den Eintrag "(Eingabemaske)". Weitere Informationen zu diesem Dialog siehe Kapitel "Eigenschaften der Registerkarte".
▪
Eingabemaske übernehmen: Meist ist es einfacher, eine bestehende Eingabemaske
von einer anderen Ansicht zu übernehmen, als eine Maske von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie dazu Eingabemaske > Importieren und entscheiden Sie dann, ob
Sie die gesamte Eingabemaske oder nur bestimmte Feldfunktionalitäten übernehmen
möchten. Beim Import werden auch Folgeverknüpfungen importiert.
307
Eingabemasken Designer
▪
Eingabemaske speichern: Wählen Sie Eingabemaske > Speichern.
▪
Eingabemasken Designer verlassen: Wählen Sie Eingabemaske > Ende (ALT+F4).
Über Konfigurieren > Eingabemaske > Eingabemaske WebAccess können Sie eine speziell für den WebAccess abgestimmte Eingabemaske entwerfen. Änderungen, die bspw. nur
für den WebAccess vorgenommen werden (müssen), können so in eine eigene Eingabemaske ausgelagert werden und betreffen nicht die normale Windows Client Eingabemaske.
19.2 Arbeitsbereich und Werkzeuge
Das Fenster des Eingabemasken Designers ist in verschiedene Bereiche unterteilt, deren
Funktionen nachfolgend erläutert werden.
▪
308
Oberfläche anpassen: Sie können die Werkzeugfenster (Registerkarten, Feldauswahl,
Reihenfolge) sowie die Werkzeugleiste beliebig im Eingabemasken Designer platzieren. Per Klick in die Titelzeile eines der Fenster und Halten der Maustaste können Sie
das Fenster beliebig verschieben. Ebenso kann ein Fenster auch wieder "angedockt"
werden, indem Sie es an der gewünschten Stelle am Rand wieder loslassen. Wo und
in welcher Größe das Fenster platziert bzw. angedockt wird, erkennen Sie an dem
grauen Rahmen, der Ihnen angezeigt wird, solange Sie das Fenster mit der Maustaste
quasi "festhalten". Platzieren Sie zwei Fenster an der gleichen Stelle, werden diese ganz
Registerkarten
einfach übereinandergelegt und nehmen somit auch keinen Platz weg. Über die Tabstrips am unteren Rand der Fenster können diese dann wieder in den Vordergrund
geholt werden.
▪
Arbeitsbereich: Der Arbeitsbereich ist der Bereich des Eingabemasken Designers, in
dem Sie die Eingabemaske erstellen. Er stellt immer die Oberfläche der Eingabemaske
dar. Welche Registerkarte gerade bearbeitet wird, können Sie in der RegisterkartenÜbersicht sehen. Wenn Sie eine Eingabemaske komplett neu anlegen, ist der Arbeitsbereich des Eingabemasken Designers zunächst leer.
▪
Registerkarten-Übersicht: Hier sind alle bereits definierten Registerkarten gelistet.
Durch Anklicken in der Liste wird die ausgewählte Karte auf dem Arbeitsbereich dargestellt. Hier können Sie auch verschiedene Einstellungen für die Registerkarten vornehmen. Über den Eintrag "Haupt-Registerkarten" nehmen Sie Einfluss auf die allgemeine Größe der Haupt-Registerkarten, über den Eintrag "(Eingabemaske)" bestimmen
Sie das Layout der Eingabemaske. Alternativ wählen Sie Seite > Ansicht 1-19 in der
Menüleiste.
▪
Feldauswahl: Über diese Liste wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eine Registerkarte eingefügt werden soll. Bei jedem Objekttyp sind die verschiedenen Einfügemöglichkeiten gelistet, z.B. Datenbankfelder oder Funktionen. Die Auswahl erfolgt
ganz leicht per Drag & Drop, und das Feld oder die Funktion muss dann nur an der
gewünschten Stelle auf der Registerkarte platziert werden.
▪
Reihenfolge: Hier sind alle bereits in die Arbeitsfläche eingefügten Felder in der TabReihenfolge aufgelistet und können von hier aus auch bearbeitet werden. Bei Klick auf
ein gelistetes Feld wird dieses automatisch in der Arbeitsfläche bzw. in der entsprechenden Registerkarte markiert.
▪
Die Statuszeile: In der Statuszeile erhalten Sie Informationen über die aktuelle Position
des Mauszeigers oder über das gerade selektierte Objekt (Feld). Im linken Teil der Statuszeile wird die Position des Mauszeigers in "Dialogeinheiten" angezeigt. Der Wert vor
dem Komma gibt dabei die Entfernung vom linken Rand des Arbeitsbereiches, der
Wert nach dem Komma die Entfernung vom oberen Bereich des Arbeitsbereiches an.
Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie nähere Informationen zu den ausgewählten
Objekten. Von links nach rechts finden Sie dort Objekttyp, Objektname, Objektkoordinaten und Objektgröße angezeigt. Sind mehrere Objekte selektiert, finden Sie dort die
Anzahl der selektierten Objekte sowie die Koordinaten und die Größe des Rahmens,
der diese Objekte gemeinsam umschließt.
19.3 Registerkarten
Um mehr Übersicht in Ihrer Eingabemaske zu bekommen, können Sie mehrere Registerkarten anlegen, z.B. für Kontakte, Vertrieb und private Informationen.
309
Eingabemasken Designer
Die Haupt-Registerkarten werden im Toolfenster "Registerkarte" verwaltet. Jede Haupt-Registerkarte kann zusätzlich noch Objekte vom Typ "Registerkarte" enthalten.
Alle Felder und Schaltflächen, deren Funktionen unabhängig von den einzelnen Registerkarten sein sollen (z.B. die Stammdaten) können außerhalb der Registerkarten platziert
werden (Eintrag "(Eingabemaske)" im Toolfenster "Registerkarte"). Auch außerhalb der
Haupt-Registerkarten können Objekte vom Typ "Registerkarte" platziert werden.
Registerkarten definieren
Bestimmen Sie zunächst die Größe und Position der Haupt-Registerkarten. Der für die Eingabemaske verfügbare Bildschirmbereich entspricht dem im Eingabemasken Designer zur
Verfügung stehenden Arbeitsbereich.
Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Eingabemaske
nach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie den Eingabemasken Designer aufrufen. Beachten Sie dabei jedoch die an anderen Arbeitsplätzen vorhandenen Bildschirmauflösungen, die mitgelieferte Eingabemaske ist für die Bildschirmauflösung 1280x768 optimiert.
Um die Größe der Haupt-Registerkarten zu bestimmen, selektieren Sie das "Haupt-Register" im Arbeitsbereich. Über den Selektionsrahmen können Sie die Größe und Position der
Seitenvorlage bestimmen.
Um Registerkarten auf Haupt-Registerkarten oder in der Eingabemaske mehrere Registerkarten nebeneinander zu platzieren, verwenden Sie das Objekt "Registerkarte". Weitere Informationen siehe Kapitel "Objekte".
Neue Registerkarten sowie Reihenfolge und Eigenschaften definieren Sie im Toolfenster
"Registerkarten". Hier werden sowohl die Haupt-Registerkarten als auch die RegisterkartenObjekte aufgelistet. Alle Aktionen sind über die Schaltflächen am oberen Rand erreichbar.
310
▪
Layout der Eingabemaske: Um das Layout der Eingabemaske zu bestimmen, doppelklicken Sie auf den Eintrag "(Eingabemaske)".
▪
Registerkarte verschieben: Die eingefügten Registerkarten erscheinen in der Eingabemaske in einer bestimmten Abfolge hintereinander. Diese Abfolge entspricht der Reihenfolge im Toolfester "Registerkarten".
Um eine Registerkarte an eine andere Position innerhalb der Abfolge zu verschieben, klicken Sie in der Registerkarten-Übersicht auf die entsprechende Registerkarte und verschieben Sie diese über die beiden Pfeile
in demselben Fenster an die gewünschte Stelle.
Registerkarten
▪
Neue Registerkarte einfügen: Über "Neue Seite anlegen" können Sie eine neue Registerkarte anlegen. Neu angelegte Seiten tragen zunächst den Namen "Seite" und eine
fortlaufende Nummer. Die neue Registerkarte übernimmt die Eigenschaften der selektierten Seite bzw. der vorherigen Registerkarte.
▪
Registerkarte kopieren, Registerkarte löschen und Registerkarten-Eigenschaften
Eigenschaften der Registerkarte
Nach Doppelklick auf die entsprechende Haupt-Registerkarte im Toolfenster "Registerkarten" gelangen Sie in den Eigenschaftsdialog.
▪
Lasche: Geben Sie eine Bezeichnung für die Registerkartenlasche ein.
▪
Wenn dieses Feld leer ist, wird keine Registerkartenlasche angezeigt, z.B. wenn
die Ansicht aus einer einzelnen Registerkarte besteht.
▪
Wenn Sie als erstes Zeichen ein "+" eingeben, wird diese Registerkarte und die
folgenden Registerkarten eine Ebene nach oben versetzt. Dadurch verringert sich
der zur Verfügung stehende Platz auf den Registerkarten. Damit der zur Verfügung stehende Platz angezeigt wird, müssen Sie den Eingabemasken Designer
beenden und erneut öffnen.
▪
Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für die Laschen der
Registerkarten unterschiedliche Farben und Icons definieren.
311
Eingabemasken Designer
▪
▪
▪
Im Feld "Farbe" stehen verschiedene Farben zur Auswahl, über den untersten Eintrag "..." können Sie eine Farbe selbst definieren.
▪
Im Feld "Icon" stehen verschiedene Bilder zur Auswahl, über den Eintrag
"Feste Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen. Dabei werden auch die
Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt.
Auch den Hintergrund können Sie ganz nach Wunsch verändern. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
▪
Ein Bild einfügen oder einbetten. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR%
und %APPDIR% unterstützt.
▪
Die Intensität einstellen (funktioniert nicht mit allen Dateiarten).
▪
Platzierung: geben Sie an, wo das Bild eingefügt werden soll: Auf Eingabemaskenseite gestreckt, Eingabemaskenseite füllen (Bild ggf. kacheln), links/rechts
bzw. oben/unten.
▪
Füllung: Sie können einen Verlauf mit bis zu drei Farben hinterlegen oder den
System-Standard wählen.
Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Bedingung festzulegen, unter der eine Registerkarte sichtbar ist. So kann beispielsweise eine Registerkarte nur für eine bestimmte
Benutzergruppe oder in Abhängigkeit von anderen Feldinhalten sichtbar sein. Diese
Funktion ersetzt jedoch nicht die Rechteverwaltung.
19.4 Arbeiten mit Objekten
Im Eingabemasken Designer haben Objekte immer eine rechteckige Form und sind von
einem Rahmen umgeben, über den ihre Größe und Position verändert werden kann. Dieser
Rahmen bezeichnet den Platz, den das Objekt auf dem Arbeitsbereich einnimmt und damit
auch die maximale Ausdehnung, die der jeweilige Inhalt eines Objektes annehmen kann.
Objekte dürfen sich ganz oder teilweise überlagern, wobei das überlagerte Objekt unter
Umständen verdeckt werden kann.
Voreinstellungen zu Objekten
Für jeden Objekttyp können Sie bestimmte Voreinstellungen festlegen, die beim Einfügen
eines solchen Objektes wirksam werden. Durch die Wahl geeigneter Voreinstellungen können Sie sich beim Einfügen und Konfigurieren von Objekten einige Arbeit ersparen.
Bei den Einstellungen für Objekte gibt es drei hierarchische Stufen:
Stufe 1 - Globale Schriftarteinstellung: Gilt für alle Objekte. Als globale Voreinstellung für
alle Objekte sind nur Schrifteinstellungen möglich, da nicht alle Objekte die gleichen Farboder Darstellungseigenschaften haben. Die globale Schrifteinstellung lässt sich über Optionen > Standardschriftart für diese Maske/für alle Masken wählen. Diese gilt auch als
Schriftvoreinstellung für neue Container und Listenansichten.
312
Arbeiten mit Objekten
Stufe 2 - Objekttyp-spezifische Einstellungen: Gilt für alle Objekte eines bestimmten Typs
projektspezifisch und benutzerübergreifend. Diesen Dialog rufen Sie über den Befehl Objekt > Voreinstellungen auf. Für jeden Objekttyp ist eine Karte vorhanden. Um die Voreinstellungen für einen bestimmten Objekttyp vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter der
gewünschten Registerkarte.
Die Objektvoreinstellungen können global für das ganze Projekt vorgegeben werden (<Projektdateiname>.dlc). Sofern der Anwender das Recht 'Konfiguration des Projektes ändern'
besitzt, wird er beim Schließen des "Anpassen"-Dialogs gefragt, ob er diese Einstellung für
alle Anwender vorgeben möchte. Bitte beachten Sie, dass damit die einzelnen Eingabemasken etwaige abweichende Einstellungen verlieren. Ansonsten werden sie in der jeweiligen Eingabemaske gespeichert.
Stufe 3 - Objekt-Eigenschaften: Gilt nur für das eine, gerade selektierte Objekt (Bearbeiten
> Objekt bearbeiten)
Voreinstellungen als Formatvorlagen
Die Stufen 1 und 2 lassen sich dabei wie Formatvorlagen nutzen. Solange Sie nicht auf
Stufe 3 individuelle Eigenschaften für Objekte festgelegt haben, können Sie die Eigenschaften sämtlicher Objekte bequem im Nachhinein ändern, in dem Sie die betreffenden
Voreinstellungen auf Stufe 2 oder Stufe 1 ändern.
Um diese Möglichkeit effizient zu nutzen, empfiehlt es sich, sich vorab folgendes zu überlegen:
313
Eingabemasken Designer
▪
Welche Schriftoptionen sollen im Allgemeinen für Objekte verwendet werden? Diese
Schriftoptionen sollten Sie dann über Optionen > Standardschriftart als Voreinstellung
der Stufe 1 festlegen.
▪
Welche Einstellungen sollen jeweils für die Mehrheit der einzelnen Objekttypen gelten? Diese Einstellungen sollten Sie dann über Objekt > Voreinstellungen für jeden
Objekttyp festlegen.
▪
Individuelle, nur für einzelne Objekte gültige Einstellungen brauchen und sollten Sie
nur noch dort vornehmen, wo ein einzelnes Objekt von diesen Voreinstellungen abweicht. Wenn Sie sich im Nachhinein entschließen sollten, allen Textobjekten doch
lieber eine andere Schriftart zuzuweisen, brauchen Sie nicht sämtliche Textobjekte einzeln zu selektieren und ihre Eigenschaften zu ändern. Es genügt in diesem Fall, über
Objekt > Voreinstellungen die Schriftart für Textobjekte allgemein zu ändern, und alle
Ihre einzelnen Textobjekte erhalten automatisch die neue Schriftart.
Eigenschaften fixieren
Nicht immer, wenn Sie im Nachhinein etwas an den Voreinstellungen ändern, wird es wünschenswert sein, dadurch automatisch alle Objekte zu aktualisieren. Darum ist es möglich,
einzelne Objekte durch Fixieren ihrer Eigenschaften gegen eine Aktualisierung zu sperren.
Selektieren Sie hierzu zunächst die Objekte, bei denen Sie Eigenschaften gegen eine Aktualisierung durch geänderte Voreinstellungen sperren wollen. Wählen Sie dann den Befehl
Objekt > Eigenschaften fixieren. Sie haben nun die Wahl, ob Sie die Schriftart oder den
Hintergrund (oder beide) fixieren möchten.
Objekte einfügen
Objekte können auf verschiedene Weisen auf dem Arbeitsbereich eingefügt werden: über
das Menü Objekte > Einfügen, über die Toolleiste oder per Drag & Drop aus der Feldauswahlliste. Textobjekte fügen Sie am bequemsten und zugleich effizientesten per Drag &
Drop aus der Variablenliste ein. Wählen Sie einfach die gewünschte Variable aus und ziehen Sie diese auf einen leeren Teil des Arbeitsbereichs. Alle anderen Objekttypen fügen
Sie am einfachsten über die Toolleiste mit der Maus ein.

Wählen Sie den gewünschten Objekt-Typ. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein
Kreuz.

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem eine Ecke des Objektes beginnen soll. Am besten wählen Sie hierzu die linke obere Ecke des geplanten Objekts.

Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie – bei gedrückter Maustaste – den
Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes. Haben
Sie mit der linken oberen Ecke begonnen, ziehen Sie den Mauszeiger zur rechten unteren Ecke des geplanten Objekts.

Während Sie ziehen, erscheint ein gestrichelter Rahmen von der Größe, die das Objekt
annehmen würde, wenn Sie jetzt die Maustaste loslassen würden.
314
Arbeiten mit Objekten

Lassen Sie die Maustaste los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) die gewünschte Größe hat.

Anschließend die gewünschten Eigenschaften für das eingefügte Feld festlegen.
Objekte bearbeiten
Selektieren Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Das Objekt wird durch den Selektionsrahmen hervorgehoben. Sie können nun:
▪
Die Größe des Objektes ändern.
▪
Das Objekt verschieben.
▪
Die genaue Position eines Objektes auf dem Arbeitsbereich über den Positionsdialog
auf 1/10 mm genau bestimmen.
▪
Die Inhalte (Eigenschaften) des Objektes bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibung der
Eigenschaften von Objekten finden Sie in den jeweiligen Unterkapiteln.
▪
Darstellungsbedingungen für das Objekt definieren. Mit einer Darstellungsbedingung
legen Sie fest, unter welchen Bedingungen das Objekt in der Eingabemaske erscheinen soll.
▪
Falls Sie mehr als ein Objekt selektiert haben, können Sie die selektierten Objekte relativ zu einander anordnen, in der Größe aneinander ausrichten und die gemeinsamen
Eigenschaften verändern.
▪
Bis zu 10 Bearbeitungsschritte im Eingabemasken Designer lassen sich über den Befehl Bearbeiten > Rückgängig ungeschehen machen. Die Bearbeitungsschritte beziehen sich jeweils auf eine einzelne Registerkarte, was bedeutet, dass Sie für jede Registerkarte eine eigene Rückgängig-Funktion haben.
▪
Auch die Zwischenablage steht Ihnen im Eingabemasken Designer zur Bearbeitung
von Objekten zur Verfügung. Über die Zwischenablage können Sie selektierte Objekte
ausschneiden, kopieren und wieder einfügen. Auf diese Weise können Objekte auch
von einer Registerkarte in eine andere übertragen werden. Auch der Austausch von
Objekten zwischen verschiedenen Eingabemasken ist damit möglich. Die entsprechenden Befehle für die Arbeit mit der Zwischenablage (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) finden Sie im Menü Bearbeiten.
Die genannten Bearbeitungsmöglichkeiten werden nachfolgend beschrieben.
Objekte selektieren
Damit ein Objekt selektiert werden kann, müssen Sie sich im Selektionsmodus befinden.
Um in den Selektionsmodus zu wechseln, klicken Sie die Schaltfläche "Selektion" in
der Toolleiste.
315
Eingabemasken Designer
▪
Um im Selektionsmodus ein Objekt zu selektieren, klicken Sie mit der linken Maustaste
in das Objekt. Klicken Sie dagegen mit der rechten Maustaste, wird das Objekt selektiert und gleichzeitig ein Kontextmenü mit Befehlen zur Objektbearbeitung angezeigt.
▪
Ebenso kann ein Objekt selektiert werden, indem Sie den Mauszeiger drücken und bei
gedrückter linker Maustaste über das zu selektierende Objekt ziehen. Dabei erscheint
ein dünner Rahmen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn das zu selektierende Objekt
vollständig von dem Rahmen umschlossen ist. Hierbei werden alle in dem Rahmen
befindlichen Objekte selektiert.
▪
Um mehrere Objekte zu selektieren, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und klicken Sie
mit der linken Maustaste in die zu selektierenden Objekte.
▪
Außerdem können Sie alle Objekte auch über das Toolfenster "Reihenfolge" selektieren. Per Doppelklick gelangen Sie direkt zum Dialog "Eigenschaften" für dieses Objekt.
Beim Aufruf des Menüs Objekt > Selektieren öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie verschiedene Selektionsoptionen einstellen können.
▪
Wählen Sie Alle Selektieren oder drücken Sie
Arbeitsbereich selektieren möchten.
STRG+A,
wenn Sie alle Objekte auf dem
▪
Wählen Sie Selektion invertieren oder drücken Sie STRG+Y, um alle Objekte, die selektiert sind, zu deselektieren sowie alle Objekte die nicht selektiert sind, zu selektieren.
▪
Wählen Sie Nächstes Objekt oder drücken Sie die PLUS-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das nach dem momentan selektierten Objekt erstellt wurde. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Objekt so nahe an einem anderen
Objekt liegt, dass es mit der Maus nur schwer zu selektieren ist. Die Reihenfolge, in
der Objekte erstellt wurden, ist für diesen Menüpunkt wichtig.
▪
Wählen Sie Voriges Objekt oder drücken Sie die MINUS-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das vor dem momentan selektierten Objekt erstellt
wurde.
Position und Größe
Sie können jedes selektierte Objekt verschieben oder in der Größe verändern. Wenn mehrere Objekte selektiert sind, können diese wie ein einzelnes Objekt verändert werden.
▪
Größe ändern mit der Maus: Selektieren Sie das Objekt. Wenn der Mauszeiger sich
über dem Rahmen befindet kann die Größe verändert werden, indem bei gedrückter
linker Maustaste der Rahmen in eine der beiden Pfeilrichtungen gezogen wird. Um das
Objekt gleichzeitig sowohl horizontal als auch vertikal zu verändern, muss sich der
Mauszeiger auf einer Ecke des Rahmens befinden.
▪
Verschieben: Selektieren Sie das Objekt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Objekt an die gewünschte Position. Darüber hinaus können Sie selektierte
Objekte mit den PFEIL-Tasten auch über die Tastatur verschieben. Ein Tastendruck
316
Arbeiten mit Objekten
verschiebt dabei um jeweils eine Dialogeinheit in Pfeilrichtung. Wenn Sie beim Betätigen der PFEIL -Tasten noch die UMSCHALT-Taste gedrückt halten, lassen sich die Objekte jeweils um 10 Dialogeinheiten verschieben.
▪
Größe ändern und Verschieben per Dialog: Sie können Größe und Position eines Objektes auch über einen Dialog verändern, dort lassen sich die Werte genau angeben.
Selektieren Sie das Objekt und wählen Sie im Kontextmenü "Position und Größe".
Ausrichten von Objekten
Über den Menüpunkt Objekt > Anordnen > Ausrichten bzw. die entsprechende Menüleiste können Sie mehrere Objekte aneinander ausrichten. Es müssen mindestens 2 Objekte markiert sein, damit die Funktionen anwählbar sind.
▪
Links, rechts, oben, unten: Die selektierten Objekte werden an der gemeinsamen Rahmenkante ausgerichtet.
▪
Größenanpassung: Die selektierten Objekte werden in der jeweiligen Dimension (horizontal oder vertikal) auf die gemeinsame Rahmengröße gezogen.
Hilfsgitter verwenden
Sie haben die Möglichkeit, sich ein Gitter mit Hilfslinien über den Arbeitsbereich zu legen.
Objekte lassen sich dann nicht mehr beliebig, sondern nur noch entlang dieser Hilfslinien
auf dem Arbeitsbereich platzieren.

Wählen Sie den Befehl Optionen > Gitter > Einrichten. Es erscheint ein Dialog, in dem
Sie die gewünschten Abstände für die Gitternetzlinien angeben können. Die horizontalen und vertikalen Gitterabstände lassen sich dabei getrennt festlegen oder über die
Option "Synchron" auf gleiche Werte setzen.

Über die Option "aktiv" können Sie das Hilfsgitter aktivieren oder deaktivieren. Im aktivierten Zustand lassen sich Objekte auf dem Arbeitsbereich nur noch entlang der unsichtbaren Hilfslinien positionieren. Im deaktivieren Zustand lassen sich Objekte beliebig positionieren, ohne dass das Gitter dadurch verloren geht. Das Hilfsgitter können
Sie auch über den Befehl Optionen > Gitter > Aktiv ein- und ausschalten.
Darstellungsreihenfolge
Mit der Reihenfolge, in der Objekte auf dem Arbeitsbereich platziert werden, wird auch die
Abfolge bestimmt, in der sich die Einfügemarke durch die Felder der Eingabemaske bewegt, wenn Sie später bei der Eingabe die Taste TAB oder ENTER betätigen.
Zudem wird mit der Darstellungsreihenfolge der initielle Fokus festgelegt, wenn ein Datensatz neu angelegt wird.
Eine wichtige Rolle spielt die Darstellungsreihenfolge auch dann, wenn sich Objekte ganz
oder teilweise überlagern. Objekte, die in der Reihenfolge früher kommen, treten in den
317
Eingabemasken Designer
Hintergrund. Objekte, die in der Reihenfolge später kommen, treten in den Vordergrund
und können andere Objekte überlagern oder verdecken. Beachten Sie dabei, dass eine
Überlappung von Eingabefeldern mit anderen Elementen nicht sinnvoll ist.
Sie können die Darstellungsreichenfolge jederzeit manuell neu bestimmen:

Wählen Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge oder die entsprechende Schaltfläche.
Alle Objekte auf dem aktuellen Arbeitsbereich werden als rechteckige Rahmen mit einer Nummer dargestellt. Diese Nummer steht für die aktuelle Position dieses Objektes
in der Darstellungsreihenfolge.

Klicken Sie die Objekte in der Reihenfolge an, in der Sie dargestellt werden sollen. Das
erste Objekt, das Sie anklicken, erhält Rang 1 in der Darstellungsfolge, das zweite Rang
2 und so fort.

Speichern Sie die Reihenfolge, in dem Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge ein zweites Mal anwählen, oder irgendwo außerhalb der Felder in den Arbeitsbereich klicken.
Wenn Sie alle Objekte einer Registerkarte angeklickt haben, wird die Reihenfolge automatisch gespeichert.

Mit dem Menüpunkt Objekt > Anordnen > In Vordergrund bzw. In Hintergrund können
Sie Objekte von einer Ebene in die oberste (d.h. der auf jeden Fall sichtbaren) bzw.
hintersten (untersten) Ebene verschieben. Selektieren Sie zunächst die Objekte, die
Sie auf dem Arbeitsbereich anordnen wollen. Wählen Sie dann eine der nachfolgend
beschriebenen Optionen (alternativ: STRG+POS1bzw. STRG+ENDE).
318
Gemeinsame Objekt-Eigenschaften
19.5 Gemeinsame Objekt-Eigenschaften
Über Doppelklick auf ein Objekt oder Auswahl von Eigenschaften im Kontextmenü gelangen Sie zu einem mehrseitigen Bearbeitungsdialog, der je nach Objekttyp unterschiedlich
aufgebaut ist.
Die Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Erweitert", "Tooltip", "Darstellung", "Voreinstellung", "Autotext", "Folgeverknüpfung", "Programm", und "Eingaberegel" stehen bei
mehreren Objekten zur Verfügung.
Anzeigeformatierung
Für alle Eingabefelder, Comboboxen und Statischen Texte steht ein Formatierungsdialog
zur Verfügung. Die Formatierung bezieht sich dabei auf das Ergebnis des gesamten Ausdrucks.
319
Eingabemasken Designer

Über die Schaltfläche "Formatierung einstellen" auf der Registerkarte "Eigenschaften"
öffnen Sie den Formatierungs-Dialog.

Im Formatierungs-Dialog können Sie Formatierungen für Währung, Zahl, Datum, Zeit,
Datum und Zeit, Prozent, Winkel und Datums-/Zeitdifferenz wählen.
▪
Standardmäßig wird die jeweilige Systemeinstellung verwendet.
▪
Bei Währungen und Zahlen kann für die Formatierung negativer Werte eine andere Farbe gewählt werden.
Tipp: Möchten Sie nur Teilbereiche eines Ausdrucks formatieren verwenden Sie die
Funktionen Date$() und FStr$() im Formel-Dialog.
Voreinstellung
Auf der Registerkarte "Voreinst." können Sie einen Wert bestimmen, der beim Anlegen jedes neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird. Wenn Sie z.B. überwiegend deutsche Kunden und Interessenten haben, könnten Sie festlegen, dass unter "Land" bei jedem
neuen Datensatz "DE" eingetragen wird.
Darstellungsbedingung (Erweitert)
Auf der Registerkarte "Erweitert" können Sie mit Hilfe des Formelassistenten eine Bedingung für die Sichtbarkeit und die Bearbeitbarkeit eines Objekts festlegen.
Wenn Sie die Bedingung für mehrere Objekte festlegen möchten, können Sie die Einstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellungsbedingung" im Kontextmenü
definieren.
Außerdem definieren Sie an dieser Stelle die Verfügbarkeit des Objekts, d.h. ob dieses
Objekt nur im Windows Client, nur im WebAccess oder immer verfügbar sein soll.
Tooltip
Bei einigen Objekten können Sie auf der Registerkarte "Tooltip" einen Hinweistext definieren. Sobald man sich dann mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt, öffnet sich
ein Hinweisfeld mit diesem von Ihnen vordefinierten Text.
Der darin enthaltene Kommentar soll als Eingabehilfe dienen, damit Sie sofort wissen, welche Eingabevarianten möglich sind, bzw. in welcher Form etwas eingegeben werden soll.
Auch wenn mehrere Personen an der Ansicht arbeiten, weiß jeder anhand eines solchen
Tooltipps, wie ein Feld zu bearbeiten ist, da die Tipps ja ganz speziell auf Ihre Ansicht ausgerichtet sein können. Auf diese Weise wird es Ihnen erleichtert, eine möglichst einheitliche Ansicht zu führen. Dabei können Sie auch Formeln verwenden.
Darstellung
Auf der Registerkarte "Darstellung" können Sie neben der Einstellungsoption für die zu verwendende Schrift und Schriftfarbe auch eine Hintergrundfarbe für das Objekt wählen. Über
320
Gemeinsame Objekt-Eigenschaften
die Schaltfläche "Voreinst" können Sie jeweils die unter Objekt > Voreinstellungen festgelegten Optionen übernehmen. Ist die Option "wie Dialog" eingeschaltet, so nimmt der Hintergrund des Objektes die Farbe der Registerkarte an. (In diesem Fall können Sie keine
spezielle Hintergrundfarbe einstellen).
Die Hintergrundfarbe von Eingabefeldern, Comboboxen und Listboxen (Codefeld) ist per
Formel bestimmbar. Beispiel: Cond(Empty(Company),rgb(255,180,180),rgb(255,255,240)).
Wenn Sie die Darstellung für mehrere Objekte festlegen möchten, können Sie die Einstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellung" im Kontextmenü definieren.
Autotext
Auf der Registerkarte "Autotext" können Sie für jedes Eingabefeld Textbausteine definieren.
Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird der Autotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar
Kürzel.
321
Eingabemasken Designer
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Dateneingabe die Autotext-Funktion erst wirksam wird, wenn Sie nach dem Kürzel des Textbausteins ein Leerzeichen einfügen oder
in das nächste Feld wechseln.
Autotext kann auch als automatische Tippfehlerkorrektur verwendet werden: Geben Sie
als Schlüssel einen Ihrer üblichen Tippfehler ein und als Text für den Textbaustein die korrekte Schreibweise.
So definieren Sie einen Autotext:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einen Ausdruck einfügen".

Geben Sie in das "Ersetze"-Feld das Kürzel an.

Geben Sie in das "Durch"-Feld den Text für den Textbaustein ein, der bei Eingabe des
Kürzels automatisch eingefügt werden soll. Wenn Sie eine Formel eingeben möchten,
klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld.
Wenn Sie in der Autotext-Liste einen Eintrag selektieren (z.B. durch Anklicken), wird der
betreffende Eintrag in den "Ersetze" - "Durch" Eingabefeldern dargestellt, wo er auch noch
nachträglich bearbeitet werden kann.
Per Drag & Drop können Sie Ihre Einträge auch an eine bestimmte Position in der Liste
platzieren, um diese bspw. alphabetisch zu ordnen.
Folgeverknüpfung
Auf der Registerkarte "Folgeverkn." können Folgeverknüpfungen für alle Eingabefelder,
Comboboxen und Checkboxen einer Ansicht definiert werden. Über eine Folgeverknüpfung lässt sich einem oder mehreren Eingabefeldern, den sog. Zielfeldern, in Abhängigkeit
des Eintrags im Quellfeld automatisch ein bestimmter Inhalt zuweisen.
So können Sie z.B. bestimmen, dass immer, wenn in das Feld Anrede der Text "Herrn"
eingetragen wird, automatisch der Eintrag "Sehr geehrter Herr" in das Feld "AnredeBrief"
gesetzt wird.
Dabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie haben auch
die Möglichkeit, ein Feld mit mehreren Folgeverknüpfungen zu belegen.
So definieren Sie eine Folgeverknüpfung:

Wählen Sie ein Zielfeld, indem Sie die Schaltfläche "Neu" betätigen. Alternativ zu einem
Feld können Sie auch "Scriptdatei ausführen", "Scriptcode ausführen" oder "Workflow
ausführen" wählen. Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie ein Feld wieder aus
der Liste entfernen.

Nun haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen:
▪
322
Inhalt des Quellfelds direkt übernehmen: Jede Eingabe in das Quellfeld wird automatisch in das Zielfeld eingefügt.
Gemeinsame Objekt-Eigenschaften
▪
Definieren Sie eine Formel. Beachten Sie dabei, dass das Ergebnis der Formel
immer vom Datentyp "String" sein muß. Daher ist in vielen Fällen eine Konvertierung, z.B. mit Str$() oder Date$() notwendig.
Beispiele:
12 Monate zum aktuellen Datum hinzuaddieren:
«Date$(AddMonths(Now(),12))»
7 Tage zu einem Datum im Feld "Wiedervorlagedatum" hinzuaddieren:
«Date$(AddMonths(Date(Wiedervorlagedatum),7))»
Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.B. für die Gesamtkilometer):
«Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)»
Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen:
«Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)»
Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.B. für die Reisedauer):
«CStr$(DateToJulian(Date(Rückreisedatum))-DateToJulian(Date(Anreisedatum)), "%.0f")»
▪
Umwandlung selektiver Ausdrücke: Erlaubt in Abhängigkeit bestimmter Einträge
im Quellfeld automatisch einen beliebigen Text in das Zielfeld einzutragen. Die
"WENN-DANN"-Bedingung definieren Sie über die entsprechenden Eingabefelder.
Eine neue Bedingung legen Sie über die Schaltfläche "Neu" an. Beim "DANN"-Feld
haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Formel zu definieren.
Um eine Checkbox (logisches Feld) per Folgeverknüpfung anzukreuzen, lassen
Sie in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen, entsprechend ein "F" (FALSE).

Optionen für das Ausführen der Folgeverknüpfung festlegen:
▪
Über die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Feld vorbelegt wird" können Sie
festlegen, ob der Eintrag im Zielfeld eingefügt werden soll, wenn dieses mit einem Eintrag aus der Registerkarte "Voreinstellung" vorbelegt ist.
▪
Über die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Zielfeld nicht leer ist" können Sie
bestimmen, ob der verknüpfte Eintrag im Zielfeld nur eingefügt werden soll, wenn
dieses leer ist, damit ein evtl. vorhandener Eintrag nicht überschrieben wird.
▪
Wenn das Ziel ein Script oder Workflow ist, können sie über die Option "Folgeverknüpfung nur ausführen, wenn" einen Filterausdruck hinterlegen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Folgeverknüpfungen bei der Eingabe erst wirksam
werden, wenn das Quellfeld verlassen wird.
323
Eingabemasken Designer
Eingaberegel (Validierung)
Auf der Registerkarte "Eingaberegel" können Sie eine Eingaberegel für ein Feld definieren
und eine entsprechende Meldung festlegen, die dann erscheint, wenn die Eingabe ungültig war.
So definieren Sie eine Eingaberegel:

Entscheiden Sie, ob sie die korrekte Eingabe erzwingen möchten oder nur Hinweis bei
falscher Eingabe angezeigt werden soll.

Über die Schaltfläche "Neu" können Sie in den jeweiligen Feldern eine Bedingung und
Meldung angeben. Bei der Gültigkeitsbedingung können Sie eine Formel definieren.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Definitionen keinen 100%-igen Schutz darstellen, sondern nur Eingabehilfen sind. Bei einigen speziellen Funktionen, wie Änderungen
in der Listenansicht, Drag & Drop, Suchen und Ersetzen oder auch beim Zugriff durch
Module per OLE sind die Eingaberegeln nicht wirksam.
324
Objekte
Externe Programme aufrufen
Auf der Registerkarte "Programm" können Programmaufrufe definiert werden. Diese externen Programme können dann direkt von dem betreffenden Feld über den Eintrag "Programmaufruf" im Kontextmenü aufgerufen werden.
So definieren Sie einen Programmaufruf:

Wählen Sie über die Schaltfläche "Dateiauswahl" im Feld "Programmname" das Programm aus.

Im Eingabefeld "Programmparameter" können Sie Ihrem externen Programm Parameter mitgeben, um beispielsweise das externe Programm gleich mit einem bestimmten
Dokument zu starten.
Über den Parameter "%s" können Sie festlegen, dass der jeweilige Feldinhalt als Parameter übergeben werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in dem Feld den
Pfad mit Dateinamen hinterlegen, um diese Datei beim Programmaufruf automatisch
zu laden.
Über den Parameter "%env(<var>)" können Sie beim Programmaufruf als Parameter
auch den Inhalt einer Umgebungsvariablen übergeben. "<var>" steht dabei für den
jeweiligen Namen der Umgebungsvariablen (Näheres zu Umgebungsvariablen finden
Sie in Ihrem Handbuch zum Betriebssystem).
Neben diesen beiden Parametern können Sie in der Eingabezeile "Programmparameter" jedoch auch alle übrigen, für das aufzurufende Programm zulässigen Parameter
angeben.

Programmstart über automatische Verknüpfungen erlaubt: Ist diese Option eingeschaltet, wird anhand des Dokumenttyps (z. B. ".XLSX") die zugehörige Anwendung
ermittelt. Ein Eintrag unter "Programmname" ist nicht mehr erforderlich, da Pfad, Dateiname und Typ dabei automatisch aus dem Feldinhalt ermittelt werden. Ein Eintrag
unter "Programmparameter" ist dann ebenfalls nicht mehr erforderlich. So können aus
einem Feld unterschiedliche Dateien und Anwendungen aufgerufen werden. Eine automatische Verknüpfung kann nur dann funktionieren, wenn die Applikation die zu ihr
gehörige Dateinamen-Erweiterung korrekt im System eingetragen hat.
19.6 Objekte
Auf die Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Programm", "Tooltip", "Autotext",
"Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung), die bei mehreren Objekten zur Verfügung stehen, wird im Kapitel "Gemeinsame Objekt-Eigenschaften" näher eingegangen.
Folgende Objekttypen stehen zur Verfügung:
▪
Statischer Text: zur Beschreibung von Feldern in der Eingabemaske.
▪
Eingabefeld: Standardfeld zur Dateneingabe.
325
Eingabemasken Designer
▪
Combobox: zur Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Einträgen.
▪
Listbox: zur Anzeige von Codefeldern.
▪
Checkbox: zur Anzeige von logischen Feldern.
▪
Bild: zur Anzeige von Grafiken.
▪
Gruppierung: zur Gruppierung von Feldern über Rahmen oder Hintergrundflächen (mit
oder ohne Text).
▪
Registerkarte: Zur Platzierung einer Registerkarte auf einer Haupt-Registerkarte.
▪
Container: zur Darstellung von Informationen aus verknüpften Ansichten.
▪
Schaltfläche: können mit Funktionen belegt werden.
Statischer Text
Statische Texte werden in der Eingabemaske angezeigt und können nicht verändert werden. Statische Texte eignen sich besonders zur Beschreibung von Feldern und anderen
Objekten in der Eingabemaske, oder für Aufforderungen und Hinweise an den Benutzer.
In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Ansicht zur Verfügung. Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein.
Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, selbstdefinierten
Text auf dem Arbeitsbereich zu platzieren.
Eigenschaften
Wenn das Feld über einen Eintrag "<Feldname>" aus der Feldauswahl eingefügt wurde,
ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert werden.
Auf der Registerkarte "Text" können Sie aber bestimmen, ob der aktuelle Feldinhalt (also
z.B. "combit Software GmbH") oder der Feldalias bzw. Feldname (wenn Feldalias leer) angezeigt wird (also z.B. "Firma").
Wenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahl eingefügt
wurde, kann der Text im Feld "Statischer Text" verändert werden. Im Feld darunter haben
Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zu definieren.
326
Objekte
Beachten Sie bei Formeln und Ausdrücken, dass das Ergebnis immer vom Datentyp
"String" sein muss. Daher ist in vielen Fällen eine Konvertierung, z.B. mit Str$() oder Date$()
notwendig.
Beispiele:
Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.B. für die Gesamtkilometer):
«Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)»
Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen:
«Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)»
Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.B. für die Reisedauer):
«CStr$(DateToJulian(Date(Rückreise))-DateToJulian(Date(Anreise)), "%.0f")»
Zwei Feldinhalte mit einem Zeilenumbruch trennen:
<Firma.Firma>«Chr$(13)»<Vorname> <Name>
Über die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textes bestimmen
(Links, Zentriert, Rechts). Außerdem können Sie festlegen ob Wortumbruch erlaubt ist und
das Feld einen "3D-Rahmen" erhalten soll.
Eingabefeld
Eingabefelder sind die klassischen Objekte in Eingabemasken und eignen sich zur Eingabe
und Darstellung von Daten. Bei Eingabefeldern steht Ihnen (im Gegensatz zum Textfeld)
zudem ein Kontextmenü mit den klassischen Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung (Kopieren, Einfügen, Ausschneiden).
327
Eingabemasken Designer
Eigenschaften
Über die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textes bestimmen
(Links, Zentriert, Rechts) und Wortumbruch erlauben. Außerdem können Sie die Rechtschreibprüfung aktivieren (erfordert Windows 8). Für die Rechtschreibprüfung ist dabei ein
Leerzeichen nach der Worteingabe erforderlich.
Über die Registerkarte "Optionen" kann die Option "Großschreibung" aktiviert werden, somit wird der Feldinhalt automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Durch "UmschaltKorrektur" können Sie jene häufigen Tippfehler ausgleichen, die dadurch entstehen, dass
die Umschalt-Taste zu lang gehalten wird und so nicht nur der erste, sondern die ersten
beiden Buchstaben großgeschrieben werden. Ist die Option eingeschaltet, wird der zweite
Buchstabe jedes eingegebenen Wortes automatisch zu einem Kleinbuchstaben, auch
wenn er versehentlich groß eingegeben wurde. Dies jedoch nur, wenn der dritte Buchstabe
nicht ebenfalls ein Großbuchstabe ist.
Combobox
Combobox-Objekte erlauben es, Felder mit Listen von vordefinierten Inhalten zu belegen.
Combobox-Objekte bestehen aus einer Eingabezeile mit einer aufklappbaren Liste. Unter328
Objekte
halb der Eingabezeile gibt ein gestrichelter Rahmen den Bereich ein, der für die ausklappbare Liste mit den vordefinierten Inhalten zur Verfügung stehen soll. Die Breite der aufklappbaren Liste wird automatisch an die Einträge angepasst.
Wichtig: Beim Einfügen von Combobox-Objekten sollten Sie immer darauf achten, dass
unterhalb der Eingabezeile noch mindestens eine Zeile, besser jedoch mehrere Zeilen
Raum für die ausklappbare Liste zur Verfügung steht. Der Bereich des Combobox-Objektes unterhalb der Eingabezeile darf dabei ruhig andere Objekte auf dem Arbeitsbereich überlagern.
▪
Mit Combobox-Objekten können Sie beispielsweise für das Anrede-Feld die Inhalte
"Frau", "Herrn", "Firma" usw. vordefinieren. Anstatt später in der Eingabemaske diese
Inhalte immer wieder neu eingeben zu müssen, können sie bequem mit einem Mausklick oder Tastendruck aus einer Liste ausgewählt werden.
▪
Über einen automatischen Vervollständigungsmechanismus wird, während Sie tippen,
bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der
"Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewählt werden.
Eigenschaften
Auf der Registerkarte "Einträge" werden die Combobox-Inhalte definiert.
▪
Neuen Eintrag festlegen: Über die Schaltfläche "Neu" kann ein neuer, leerer Eintrag
oberhalb des aktuellen Eintrags in die Liste eingefügt werden. Die Einfügemarke
springt automatisch in die Eingabezeile unter der Liste, in der Sie nun den gewünschten Text für den Eintrag eingeben können.
▪
Eintrag kopieren: Über die Schaltfläche "Kopieren" kann der aktuelle Eintrag als Kopie
an das Ende der Liste angefügt werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie mehrere
Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben.
▪
Reihenfolge der Einträge: Über die Pfeil-Schaltflächen oder per Drag & Drop lässt sich
die Sortierung der .Einträge ändern.
▪
Darstellungsbedingung für einen Eintrag: Nur wenn die hinterlegte Bedingung "wahr"
ist, wird der Eintrag in der Auswahlliste angezeigt. Hierdurch lassen sich Auswahllisten
erheblich übersichtlicher gestalte.
329
Eingabemasken Designer
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen noch diverse Optionen zur Verfügung:
▪
Über die Option "Sortierte Liste" bestimmen, ob die Listeneinträge alphabetisch sortiert erscheinen sollen.
▪
Über die Option "Erweitertes Interface" ist die Combobox auch mittels der Pfeiltasten
(und nicht nur mit der Maus) zu öffnen.
▪
Außerdem können Sie über die Option "Text veränderbar" erlauben, dass auch direkte
Eingaben in das Feld erlaubt sind.
Listbox (Codefeld)
Listboxobjekte dienen der Darstellung von "Code"-Feldern. Die gesetzten bzw. verfügbaren
Codes erscheinen dabei in einer vertikalen Liste.
Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht, müssen Sie vorab ein Feld
mit dem internen Feldtyp "Code" definieren. Auf der Registerkarte "Codes" der Ansichtskonfiguration legen Sie die verschiedenen Attribute für ein zuvor von Ihnen definiertes
Codefeld fest. Weitere Informationen zur Definition von Codes finden Sie unter "Codes definieren" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Eigenschaften
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung:
330
Objekte
▪
Mit der Option "Sortiert" werden die Codes alphabetisch sortiert angezeigt.
▪
Bei gesetzter Option "Nur selektierte Einträge" werden im Anzeige-Modus nur die selektierten Einträge angezeigt. Wird diese Option deaktiviert, werden sämtliche verfügbaren Codes aufgelistet werden und die selektierten Codes dabei farblich unterlegt.
Im Änderungsmodus werden jedoch alle Codes angezeigt.
Bei gesetzter Option "Auch im Bearbeiten-Modus sofern das Control den Fokus nicht
hat" werden selbst im Änderungsmodus nur die selektierten Einträge angezeigt. Erst
wenn in das Codefeld geklickt wird, werden alle Codeeinträge angezeigt und können
ausgewählt werden.
▪
Über die Option "Nur nicht-leere Einträge" können Sie bestimmen, dass von den verfügbaren Codes nur die aufgeführt werden, für die auch eine Beschreibung vergeben
wurde. Leere Codes ohne Beschreibung werden nicht angezeigt. Diese Option gilt
auch, wenn der Datensatz bearbeitet wird.
Checkboxen
Checkboxen (logische Felder) bestehen aus einem Kästchen zum Abhaken und einem Beschreibungstext. Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht, müssen
Sie vorab ein Feld mit dem internen Feldtyp "Logisch" definieren.
331
Eingabemasken Designer
Auf der Registerkarte "Text" geben Sie die Beschriftung für die Checkbox an.
Bild
Bildobjekte erlauben die Darstellung von Bildern. Es lassen sich diverse Grafikformate anzeigen.
▪
In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder mit dem internen
Feldtyp "Grafik" und "Eingebettete Grafik" zur Verfügung.
▪
Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(feste Datei)" ein. Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, externe Grafikdateien auf dem
Arbeitsbereich zu platzieren.
Eigenschaften
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung:
▪
Wenn das Bildobjekt über den Eintrag "(fester Text)" aus der Feldauswahl eingefügt
wurde, kann die Bilddatei über die Öffnen-Schaltfläche ausgewählt werden. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt.
▪
Wurde als Bildobjekt ein Feld der Ansicht platziert, wird das Bild durch den späteren
Feldinhalt bestimmt und kann hier nicht gewählt werden.
▪
Über die Option "Platzierung" stehen kann die Ausrichtung festgelegt werden. Bei "flächenfüllend" passt sich die eingefügte Grafik exakt an die Seitenverhältnisse des Grafikobjektes an. Bei allen anderen Möglichkeiten, werden die Proportionen erhalten, d.h.
das Verhältnis von Breite zu Höhe bleibt erhalten.
▪
Die Registerkarte "Programm" ist nur wählbar, wenn das Bild als Feld eingefügt wurde.
Gruppierung
Gruppierungen bestehen aus einem rechteckigen Rahmen oder Bereich, der in der oberen
linken Ecke einen Text enthalten kann. Sie dienen in erster Linie dazu, zusammengehörige
Felder in der Eingabemaske auch optisch zu einer Gruppe zusammenzufassen. Dabei können Gruppierungsobjekte auch als Hintergrundflächen eingesetzt werden, auf der andere
Objekt platziert werden.
Wichtig bei der Arbeit mit Gruppierungsobjekten ist die Darstellungsreihenfolge (siehe
"Darstellungsreihenfolge"). Das Gruppierungsobjekt sollte in der Darstellungsreihenfolge
unbedingt vor den auf ihm platzierten anderen Objekten stehen, bzw. zuerst eingefügt werden. Andernfalls wird es nicht zum Hinter-, sondern zum Vordergrund und verdeckt enthaltene Objekte! Zudem darf das Gruppierungsobjekt nicht um bzw. hinter das Registerkartenobjekt gelegt werden.
▪
332
In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Ansicht zur
Verfügung.
Objekte
▪
Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein. Diese
Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, selbstdefinierten
Text zu definieren.
Eigenschaften
Wenn die Gruppierung über einen Eintrag "<Feldname>" aus der Feldauswahl eingefügt
wurde, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert
werden. Auf der Registerkarte "Text" können Sie aber bestimmen, ob der Feldinhalt (also
z.B. "combit Software GmbH") oder der aktuelle Feldname bzw. Feldalias angezeigt wird
(also z.B. "Firma").
Wenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahl eingefügt
wurde, kann der Text im Feld "Gruppierungstext" verändert werden. Im Feld darunter haben
Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zu definieren. Die Darstellung beginnt immer an der linken oberen Ecke des Rahmens und läuft dann die Oberkante
des Rahmens entlang. Danach wird die Darstellung abgeschnitten.
Auf der Registerkarte "Rahmen" können Sie die Rahmen-Art (Rahmen, Erhöhtes Rechteck,
Vertieftes Rechteck) bestimmen, wenn der Gruppierungstext leer ist.
Registerkarten
Sowohl die Eingabemaske als auch die Haupt-Registerkarten können mehrere Registerkarten enthalten. Somit können Daten noch übersichtlicher angeordnet werden. Die HauptRegisterkarten erstellen Sie über das Toolfenster "Registerkarten". Alle weiteren Registerkarten werden über das Objekt "Registerkarte" platziert.
So platzieren Sie ein Registerkarten-Objekt:

Wählen Sie in der Toolleiste den Objekt-Typ "Registerkarte". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz.

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem die linke obere Ecke der Registerkarte beginnen soll.

Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie – bei gedrückter Maustaste – den
Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes.

Lassen Sie die Maustaste los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) die gewünschte Größe hat. Die Registerkarte wird damit auch im Toolfenster "Registerkarten" angezeigt.
333
Eingabemasken Designer

Die Eigenschaften können per Doppelklick auf die jeweilige Registerkarte definiert
werden. Der Dialog entspricht dem der Haupt-Registerkarten (siehe Kapitel "Registerkarten").
Web-Element
Das Web-Element bettet ein Internet Explorer Fenster in Ihre Eingabemaske ein. Darüber
können Sie Web-Seiten anzeigen. Diese können lokal oder im Internet liegen, die URL lässt
sich per Formel auch dynamisch in Abhängigkeit vom Datensatz und Benutzer gestalten.
Mit Web-Elementen können so zum Beispiel Online-Inhalte wie Wetter-Informationen,
Landkarten, Social-Media-Inhalte u.v.m. in die Eingabemaske integriert werden. Des Weiteren können darüber auch per Script generierte Inhalte (z.B. Report-Charts als Grafik) dargestellt werden, sowie in einer HTML Seite eingebettete ActiveX-Objekte auf diese Weise
in der Eingabemaske angezeigt werden.
334
Objekte
Im Feld "URL" geben Sie die Adresse der anzuzeigenden Webseite an. Über den Formelassistenten können Sie diese URL dynamisch bestimmen lassen.
Beachten Sie, dass Sie ggf. die Sicherheitseinstellungen in den Internet Optionen anpassen müssen, wenn Sie Web-Seiten mit aktiven Inhalten benutzen möchten, zum Beispiel
indem Sie die URL in die "sicheren Seiten" aufnehmen.
Die Web-Seite kann auch (z.B. über eine Schaltfläche) per Script dynamisch geladen werden. Für den Zugriff per Script (WebElements-Objekt) wird für jedes Web-Element eine
eindeutige ID generiert, die im Inhaltsdialog angezeigt wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SDK Dokumentation im Kapitel "Web-Elemente".
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen zudem diverse Optionen zur Verfügung.
Hinweis: Das zur Darstellung der Web-Inhalte verwendete Internet Explorer Element
läuft intern im Kompatibilitätsmodus, wodurch es Unterschiede/Einschränkungen insbesondere bei der Darstellung von CSS im Vergleich zum eigenständigen Internet Explorer geben kann.
Container
Container sind spezielle Listenfelder zur Anzeige von Datensätzen aus 1:N-relational verknüpften Ansichten, z.B. ein Container in der Kontakte-Ansicht, der alle zugeordneten Datensätze der Ansicht "Aktivitäten" anzeigt.
Damit in der Feldauswahlliste ein Container zur Verfügung steht, müssen Sie vorab die
jeweilige 1:N Relation oder N:M-Relation in der Ansichtskonfiguration definieren. Der
Name des Containers entspricht dem Relationsalias. Weitere Informationen zur Definition
von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".

Container fügen Sie am bequemsten und zugleich effizientesten per Drag & Drop aus
der Variablenliste ein. Wählen Sie einfach die gewünschte Variable aus und ziehen Sie
diese auf einen leeren Teil des Arbeitsbereichs. Die Eigenschaften definieren Sie über
das Kontextmenü.
335
Eingabemasken Designer

Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern. Weitere Informationen siehe
Abschnitt "Schaltfläche".

Den gleichen Container können Sie max. zweimal auf verschiedenen Registerkarten
platzieren. Eine gleichzeitige Platzierung auf der Eingabemaske (Basis) und einer Registerkarte ist nicht möglich.
Schaltfläche
Schaltflächen lassen sich mit nahezu jeder Funktion verknüpfen. In der Feldauswahlliste
sehen Sie beim Objekttyp Schaltfläche alle verfügbaren Funktionen. Der Schaltflächentext
und die Schaltflächengröße ist frei bestimmbar.
▪
Schaltflächen zum Öffnen einer 1:1-Auswahlliste bzw. Anzeige eines 1:1-verknüpften
Datensatzes.
▪
Schaltflächen zum Aufruf von (in der Ansicht definierten) Funktionsdefinitionen.
▪
Schaltflächen zum Aufruf von Scripten.
▪
Schaltflächen zum Start von Workflows.
▪
In den Ordnern "Ansicht", "Ausgabe", "Bearbeiten", "Datensatz", "Extras", Konfiguration",
"Organisation", "Suchen" und "Termin" stehen Ihnen dabei die jeweiligen Menüfunktionen der Ansicht als Schaltflächen zur Verfügung.
▪
Im Ordner "Container" stehen Ihnen die Container-Kontextmenübefehle wie "Neuer Datensatz", "Datensatz bearbeiten", "Datensatz löschen", "Neues Dokument anhängen",
"Bestehendes Dokument anhängen", "Dokument einscannen" als Schaltflächen zur Verfügung.
Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern.
Eigenschaften
Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung:
▪
Bestimmen Sie den Schaltflächentext und/oder wählen Sie aus der Liste "Bitmap" eine
Grafik für die Schaltfläche aus. Über den Eintrag "feste Datei" kann eine eigene Grafik
ausgewählt werden. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR%
unterstützt.
▪
Bestimmen Sie die Ausrichtung von Text und/oder Bild.
▪
Optional können Sie angeben, ob ein Rechtsklick auf die Schaltfläche erlaubt sein soll
und dadurch ggf. innerhalb eines Scripts speziell ausgewertet werden könnte.
336
Objekte
Schaltflächen zur Zuordnung und Anzeige relationaler Datensätze
Mit der Schaltfläche "Gehezu Relationalem Datensatz" können Sie einen 1:1-verknüpften
Datensatz anzeigen lassen. Mit der Schaltfläche "Auswahl Relationaler Datensatz" können
Sie eine 1:1-Auswahlliste zur Auswahl eines Datensatzes öffnen.
Bei beiden Schaltflächen wählen Sie auf der Registerkarte "Eigenschaften" im Feld "Parameter" die entsprechende 1:1-Relation aus. Der Name des Parameters entspricht dem Relationsalias.
Bei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz" werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht in einer Auswahlliste
angezeigt. Der entsprechende Datensatz wird per Doppelklick ausgewählt.
Für die in der Auswahlliste angezeigten Datensätze kann dabei ein Filter hinterlegt werden,
der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als
Vergleichswert zugegriffen werden.
337
Eingabemasken Designer
Der Filter für die Auswahlliste wird über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte
"Erweitert" ausgewählt. Die Definition des Filterausdrucks kann dabei über den Allgemeinen Filter erfolgen oder über eine freie SQL-Abfrage. Über die Checkbox "Filter auf anzuzeigende Datensätze anwenden" wird der Filter aktiviert.
Schaltflächen für Funktionsdefinitionen
Bei Schaltflächen vom Typ "Funktionsdefinition Einzeldruck", "Funktionsdefinition Einzelmail", "Funktionsdefinition Programm" und "Funktionsdefinition Übernahmemaske" wählen
Sie im Feld "Parameter" die definierte Funktionsdefinition aus.
Die Funktionsdefinition wird in der jeweiligen Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte
"Funktionsdefinitionen" definiert. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
Aufruf von Scripten
Bei Schaltflächen vom Typ "Scriptdatei ausführen" wählen Sie im Eigenschaftsdialog eine
Scriptdatei aus. Bei Schaltflächen vom Typ "Scriptzeilen ausführen" können Sie den Scripttext direkt im Eigenschaftsdialog eingeben.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Scripte und Programmierreferenz".
Workflow ausführen
Bei Schaltflächen vom Typ "Workflow ausführen" wählen Sie im Eigenschaftsdialog eine
Workflowdatei aus. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Workflow-Designer".
Schaltflächen für Containerfunktionen (Anzeige von 1:N-Datensätzen)
Im Ordner "Container" stehen Ihnen die Container-Kontextmenübefehle als Schaltflächen
zur Verfügung.
Bei allen Schaltflächen wählen Sie im Feld "Parameter" die entsprechende 1:N oder N:MRelation aus. Der Name des Parameters entspricht dem Relationsalias.
▪
Über die Container-Schaltflächen "Bearbeiten", "Löschen" und "Neu" können die entsprechenden Container-Kontextmenü-Funktionen ausgeführt werden. Dabei ist für die
Schaltflächen "Bearbeiten" und "Löschen" ein entsprechender Container auf der Registerkarte zwingend notwendig, da für diese Aktionen ein relationaler Datensatz ausgewählt sein muss!
▪
Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern.
338
Objekte
Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird. In dieser Combobox stehen die gespeicherten Filter einer direkt verknüpften Ansicht zur Verfügung, bei
denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist.
Dabei sind auch Filter mit der Funktion AskString$() für Benutzerabfragen möglich. Der
zuletzt eingegebene Wert wird dabei automatisch hinter den Filternamen eingeblendet. Außerdem kann ein Tooltip angegeben werden.
▪
Über die Schaltflächen "Bestehendes anhängen", "Neues anhängen" und "Scannen" im
Unterordner "Dokument" können die entsprechenden Container-Kontextmenü-Funktionen für einen Container mit einem Dokumentenfeld ausgeführt werden.
Bei Schaltflächen mit der Funktion "Neues anhängen" wird dabei der Dialog zur Auswahl des Dokumenttyps geöffnet. Optional kann eine Dokumentvorlage fest mit der
Schaltfläche verknüpft werden. Dann kann ohne weitere Rückfrage ein Dokument entsprechend der Konfiguration der Dokumentenverwaltung erzeugt werden.
Die Dokumentvorlage wird über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte "Erweitert" ausgewählt. Über die Option "Immer ein Dokument folgenden Typs anlegen"
stehen alle in der Dokumentenverwaltung konfigurierten Dokumenttypen zur Verfügung.
339
Eingabemasken Designer
Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten".
340
Benutzerverwaltung
20. Benutzer- und Rechteverwaltung
Über den Menüpunkt Datei > Optionen > Benutzerverwaltung gelangen Sie in die Benutzer- und Rechteverwaltung. Diese Einstellungen werden in den meisten Fällen vom Systemadministrator vorgenommen.
Legen Sie hier die verschiedenen Benutzer fest und definieren Sie die jeweiligen Rechte.
Die Benutzerverwaltung steht in Form von virtuellen Ansichten lesend zur Verfügung.
Dadurch können alle eingerichteten Benutzer direkt als Datensätze innerhalb des Projekts
verwendet werden, z.B. um jedem Kunden einen Benutzer als Betreuer zuordnen zu können. Diese virtuellen Ansichten erstellen Sie über eine Schaltfläche im Dialog Datei > Information > Eigenschaften. Weitere Informationen siehe Kapitel "Konfiguration Projekt".
20.1 Benutzerverwaltung
Im linken Bereich werden die angelegten Benutzer und Gruppen angezeigt. Um die Verwaltung zu vereinfachen, können Sie Gruppen festlegen und die Benutzer den Gruppen
zuordnen. So müssen Sie die Rechte nicht für jeden Benutzer einzeln festlegen, sondern
sparen Zeit, indem Sie die Rechte gleich für mehrere Anwender definieren.
341
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzer und Gruppen
Die Benutzer und Gruppen bearbeiten Sie über die Schaltflächen:
▪
Über "Neu" legen Sie einen neuen Benutzer bzw. eine neue Gruppe an. Über "Löschen"
wird dieser Benutzer/diese Gruppe entfernt.
▪
Über "Kopieren" duplizieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe, z.B. wenn mehrere
Benutzer oder Gruppen ähnliche Rechte haben.
Hinweis: Bei dem Benutzer "Administrator" handelt es sich um ein vordefiniertes
Benutzerkonto mit allen Zugriffsrechten, ebenso wie die Gruppe "Administratoren".
Beide Konten sind nicht löschbar, der Name kann nicht geändert werden und die
Rechte können nicht eingeschränkt werden. Sie sollten dem Benutzerkonto "Administrator" daher unbedingt ein Kennwort zuweisen.
▪
Über die Schaltfläche "Rechte übernehmen" können Rechte von Benutzern oder Gruppen von anderen Benutzern und Gruppen übernommen werden. In einem Dialog können Sie explizit bestimmen, welche Rechte von wem übernommen werden sollen.
Active Directory Anbindung
Über die Active Directory Anbindung können Sie Benutzer aus dem Active Directory importieren oder die Benutzerverwaltung mit dem Active Directory eines Domänen-Servers synchronisieren.
342
Benutzerverwaltung
Es wird immer mit dem Active Directory der aktuellen Domäne synchronisiert (d.h. der
Domäne in der sich der Computer befindet). Diese wird automatisch erkannt und kann
nicht geändert werden.
Hinweis: Diese Funktion benötigt die Enterprise Edition

Klicken Sie die die Schaltfläche "Active Directory Anbindung"

Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
▪
Benutzer aus dem Active Directory importieren: Importiert einen oder mehrere
Benutzer aus dem Active Directory und setzt die dazugehörigen Benutzerdaten
aus dem Active Directory in die cRM Benutzerstammdaten. Es öffnet sich der
Standard-Windows-Dialog zur Auswahl eines Benutzers.
▪
Benutzerverwaltung mit dem Active Directory synchronisieren: Startet die konfigurierte Synchronisation. Die Synchronisation läuft im Hintergrund, ohne dass der
Benutzer interagieren muss.
▪
Active Directory Synchronisation konfigurieren
Identifikation der cRM-Benutzer im Active Directory
▪
anhand 'Windows Login' Feld: Bei der Synchronisation wird der Windows
Login Name verwendet um festzustellen, ob der Benutzer vorhanden ist oder nicht. Diese Option ist nicht veränderbar.
▪
anhand cRM 'Login Name' Feld: Bestimmen Sie ob der cRM-Benutzer im
Active Directory anhand des cRM 'Login Name' identifiziert werden soll,
wenn der 'Windows Login' nicht gefunden wird oder leer ist.
▪
Benutzer aus folgenden Active Directory-Gruppen synchronisieren: Nur
neue Benutzer aus den ausgewählten Gruppen werden in den cRM aufgenommen.
Aktionen in der cRM-Benutzerverwaltung
▪
cRM-Benutzer anhand Active Directory automatisch anlegen: Ist diese Option gesetzt wird ein Benutzer, der im Active Directory gefunden wurde,
aber noch nicht im cRM vorhanden ist, neu angelegt.
▪
Dabei folgende Standard-Gruppen zuweisen: Wird ein neuer Benutzer angelegt, wird er automatisch in die ausgewählten Gruppen aufgenommen.
▪
cRM-Benutzerstammdaten anhand Active Directory aktualisieren:
Wird ein cRM Benutzer im Active Directory gefunden, werden die Benutzerstammdaten anhand der Daten im Active Directory aktualisiert.
Bereits gesetzte cRM Benutzerstammdaten werden nicht mit leeren Daten
aus dem Active Directory überschrieben.
343
Benutzer- und Rechteverwaltung
Ist ein im cRM vorhandener Benutzer während der Synchronisation im Active Directory (de)aktiviert, so wird er auch im cRM (de)aktiviert.
In der cRM-Benutzerverwaltung nicht vorhandene Benutzer, deren Konto im
Active Directory deaktiviert ist, werden bei der Synchronisation ignoriert und
nicht in die cRM Benutzerverwaltung übernommen.
Folgende Benutzer sind von der Synchronisation ausgeschlossen: Gast (und
engl. Guest), krbtgt (Kerberos Service Account).
▪
Im Active Directory nicht vorhandene cRM-Benutzer deaktivieren/löschen: Ist die
Option gesetzt, wird geprüft ob der cRM-Benutzer im Active Directory vorhanden
ist. Sollte er nicht gefunden werden ist es möglich den cRM Benutzer entweder
zu löschen oder zu deaktivieren.
Mitgliedschaften
Auf der Registerkarte "Mitgliedschaften" werden bei einem Benutzer alle zugeordneten
Gruppen angezeigt; bei einer Gruppe werden entsprechend alle zugeordneten Benutzer
angezeigt.
344
Benutzerverwaltung
Um eine neue Mitgliedschaft anzulegen, selektieren Sie den Benutzer oder die Gruppe und
klicken dann auf die Schaltfläche "Neu". Wählen Sie dann die Gruppe oder den Benutzer
aus.
Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung
Nach Selektion eines Benutzers können über die Registerkarte "Stammdaten" die Benutzeranmeldung und die Benutzer-Stammdaten (z.B. Name, Abteilung, Telefon, eMail) hinterlegt werden. Die Stammdaten stehen auch beim Druck als Variablen zur Verfügung.
Im Feld "Unterschrift" und "Bild" können Sie eine Bilddatei hinterlegen. Wählen Sie über die
Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zu dieser Datei aus oder geben Sie diesen direkt ein.
▪
Login Name: Geben Sie den Namen für die Benutzeranmeldung und eine Active Directory-Synchronisation an. Dieser kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
▪
Konto ist deaktiviert: Diese Option verhindert, dass sich der betreffende Benutzer
anmelden kann.
▪
Ein Kennwort für die Anmeldung definieren Sie über die Schaltfläche "Kennwort
festlegen". Das Kennwort kann über Konfigurieren > Benutzerkennwort ändern
vom jeweiligen Anwender geändert werden.
345
Benutzer- und Rechteverwaltung
Bitte beachten: Mit dem cRM6/cRM5 veränderte/zurückgesetzte BenutzerPasswörter können von cRM 2007 oder älter nicht gelesen werden!
▪
Bei Verwendung eines DMS können Sie über die Schaltfläche "DMS Anmeldeinformationen festlegen" den Benutzernamen und das Passwort für die DMS-Anmeldung festlegen. Der Benutzer kann diese Information über Datei > Optionen
> DMS Anmeldung ändern.
Hinweis: Diese Anmeldeinformationen gelten nicht für windream. Bei Verwendung von windream muss der aktuelle Windows-Benutzer Mitglied der windream-Benutzer Gruppe sein.
▪
Windows: Über die Schaltfläche "Windows Login festlegen" wählen Sie den korrespondierenden Windows-Benutzer aus. Diese Information wird für eine Active Directory-Synchronisation und das automatische Anmelden verwendet.
▪
Wenn Sie die Option "Automatisch anmelden" aktivieren, startet die Anwendung
ohne weitere Interaktion, wenn der aktuell angemeldete Windows-Benutzer einem Benutzer zugeordnet werden kann. Um eine automatische Anmeldung zu
umgehen, kann durch Drücken der Umschalt-Taste während des Programmstarts
der Anmelden-Dialog erzwungen werden. Das Passwort wird dann auf einen zufälligen Wert gesetzt.
Stammdaten einer Gruppe
Nach Selektion einer Gruppe können Sie über die Registerkarte "Stammdaten" einen Namen und eine Beschreibung der Gruppe angeben.
Alle Gruppennamen, zu denen ein Benutzer gehört, stehen in der Gruppenvariable
<cRM.User.Groups> zur Verfügung. Die Gruppennamen sind dabei mit einfachen Anführungszeichen eingerahmt und per Komma getrennt. Damit können z.B. gruppenspezifische
Webansichten oder Eingabe- und Anzeigefelder realisiert werden.
Beispiel: «if(Contains(cRM.User.Groups,"'Gruppe'"),...,...)». Das Einrahmungszeichen sollte Bestandteil der Formel sein, um "Gruppe" von "Gruppe2" eindeutig unterscheiden zu können.
20.2 Rechteverwaltung
Die Rechteverwaltung ist in projektübergreifende, projektspezifische, ansichtenspezifische, datensatzspezifische und feldspezifische Rechte unterteilt. Diese Rechte können für
jeden Benutzer einzeln festgelegt werden oder über die Gruppen gleich für mehrere Benutzer.
346
Rechteverwaltung
Anwendungs
rechte
Projektrechte
Ansichten
rechte
Satzrechte
Feldrechte
Datenbank
Definition von Rechten

Selektieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe.

Selektieren Sie bei Ansichtenrechten, Datensatzrechten und Feldrechten die Ansicht.
Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die Rechte
für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren. Über die Schaltflächen rechts oben
können Sie alle Einträge selektieren/deselektieren und die Auswahl invertieren.

Selektieren Sie dann das zu definierende Recht. Über Klick in die rechte Spalte und
einen weiteren Klick auf den Pfeil am rechten Rand öffnen Sie den Auswahldialog und
können zwischen den Einträgen "Ja", "Nein" oder "Siehe Gruppen" wählen.
Bei der Definition von Gruppenrechten steht "Siehe Gruppen" nicht zur Auswahl.
347
Benutzer- und Rechteverwaltung

Per Rechtsklick können über das Kontextmenü auch alle Rechte auf einmal gesetzt
werden.

Haben Sie "Siehe Gruppen" gewählt, wird im unteren Bereich das aus der Gruppenzugehörigkeit resultierende Recht für die Gruppe angezeigt, in der dieser Benutzer eingetragen ist.
Hinweis: Wenn Rechte über die Gruppen zugeteilt werden, müssen Sie darauf achten, dass die Benutzer mindestens einer Gruppe angehören. Ist dies nicht der Fall,
so ergibt sich automatisch ein "Nein" als resultierende Einstellung für das jeweilige
Recht.
Sollte ein Benutzer eine Mitgliedschaft in mehreren Gruppen haben, werden seine
Rechte aus der Vereinigung aller seiner Benutzergruppen gebildet (additiv).
Beispiel: Der Benutzer ist sowohl in der Gruppe "Marketing" als auch bei "Administratoren" eingetragen. Über die Marketing-Gruppe hätte er nicht das Recht, ein neues
Projekt anzulegen, als Mitglied der Administratoren-Gruppe jedoch schon. In diesem
Fall erhält der Anwender das Recht zugeteilt und es spielt keine Rolle, dass er es als
Zugehöriger zur Marketing-Gruppe eigentlich nicht hätte.
Etwaige eingestellte individuelle Benutzerrechte "Ja/Nein" sind stets vor den Gruppenrechten prioritär.
Beispiel: Die Marketing-Gruppe darf generell Termine für andere Benutzer setzen. Falls
ein Benutzer dieser Gruppe dieses Recht jedoch explizit bei seinen individuellen Benutzereinstellungen auf "Nein" stehen hat, darf er es nicht, trotz seiner Gruppenzugehörigkeit.
Anwendungsrechte und Benutzereinstellungen
Auf der Registerkarte "Allgemein" legen Sie die Anwendungsrechte, also die projektübergreifenden Rechte fest. Es handelt sich dabei um Rechte, die nicht von einer bestimmten
Ansicht abhängig sind.
Legt ein Benutzer ein neues Projekt an, werden ihm automatisch alle projektspezifischen
Rechte für dieses Projekt explizit gewährt. Schließlich soll er anschließend dieses Projekt
auch bearbeiten können.
348
Rechteverwaltung
Ob andere Benutzer auf dieses Projekt zugreifen dürfen, hängt davon ab, ob sie entweder:
▪
Mitglied der Gruppe "Administratoren" sind,
▪
das allgemeine Recht "Mit unbekanntem Projekt arbeiten" gewährt bekommen haben.
In diesem Fall handelt es sich ja um ein "unbekanntes" Projekt, da für den Benutzer
vermutlich noch keine Rechte dafür eingestellt wurden,
▪
oder ob ihnen ein Administrator bereits explizit die Rechte für dieses Projekt gegeben
hat.
Diese Voraussetzungen gelten ebenfalls für die ansichtenspezifischen Rechte.
Außerdem können in der Benutzerverwaltung beim jeweiligen Benutzer die Benachrichtigungsoptionen für die Datensatzüberwachung konfiguriert werden:
▪
Benachrichtigung per eMail: Sofern die Funktion "Datensatz überwachen" für einen
Datensatz aktiv ist, wird bei Änderungen eine eMail an die gewählte eMail-Adresse aus
den Stammdaten des Benutzers gesendet. Für diese Funktion muss eine Instanz des
cRM Workflow Servers laufen. Weitere Informationen zum Workflow Server finden Sie
im Kapitel "Workflows"
▪
Eigene Änderungen können ignoriert werden. Wenn Sie "benachrichtigen" wählen werden sie auch bei eigenen Änderungen (z.B. durch ein Script) informiert.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten" unter "Datensatz überwachen".
349
Benutzer- und Rechteverwaltung
Projektrechte
Auf der Registerkarte "Projekt" finden Sie die projektspezifischen Rechte des aktuell geladenen Projekts.
▪
▪
Konfiguration des Projektes ändern: Dieses Recht ist u.a. erforderlich
▪
für den Zugriff auf Datei > Informationen < Projekt-Einstellungen.
▪
Für das Speichern von Filtern/Statistiken/Schnellsuchfelder/Sortierungen für alle
Anwender.
▪
Für das Speichern von Layouteinstellungen von Listen/Containeransicht für alle
Anwender.
Basisrecht für neue Ansicht: Dieses Recht legt die Voreinstellung für Ansichtsrechte
fest, wenn für eine Ansicht noch keine Rechte explizit definiert wurden. Beachten Sie
bitte, dass es sich hierbei nicht um das eigentliche Recht handelt, sondern um den
Wert, der bei einer neuen Ansicht für alle vorhandenen Ansichtsrechte als Voreinstellung verwendet wird.
Beispiel: Sie legen eine neue Ansicht an, doch die Benutzerrechte für diese Ansicht
wurden noch nicht definiert. In diesem Fall kommt das beschriebene Basisrecht zum
Einsatz. Haben Sie bei einem Benutzer ein "Ja" eingetragen, werden ihm alle Rechte
für diese Ansicht gegeben – das heißt, bei allen Ansichtsrechten ist automatisch ein
"Ja" voreingestellt. Haben Sie bei einem Anwender jedoch ein "Siehe Gruppen" beim
"Basisrecht für neue Ansicht" ausgewählt, wird bei allen Rechten der neuen Ansicht
ein "Siehe Gruppen" eingetragen. In diesem Fall greifen dann also die Rechteeinstellungen, die bei der Gruppe für die neue Ansicht definiert sind.
Ansichtenrechte
Auf der Registerkarte "Ansichten" finden Sie die ansichtenspezifischen Rechte. Dazu gehören unter anderem das Ändern von Datensätzen, das Erstellen von eMail-Vorlagen, Import,
Export usw.
Wählen Sie aus der Liste der Ansichten diejenige aus, für die Sie die Rechte festlegen
möchten. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die
Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren.
▪
350
Basisrecht "Lesen" bzw. "Schreiben" für neue Felder: Falls neue Felder hinzukommen
oder umbenannt werden (und noch nicht konfiguriert wurden), dann greifen für diese
die Einstellungen "Basisrecht 'Lesen' für neue Felder" bzw. "Basisrecht 'Schreiben' für
neue Felder".
Rechteverwaltung
Datensatzrechte
Auf der Registerkarte "Datensätze" können Sie Rechte auf Datensatzebene definieren. Die
entsprechenden Benutzer können dann in der angegebenen Ansicht nur noch die festgelegten Datensätze sehen.
Hinweis: Die Aktivierung von Datensatzrechten beansprucht generell zusätzliche Ressourcen des Datenbankservers, da die Komplexität der Abfragen erhöht wird. Dies
könnte sich in Form einer Verschlechterung der Performance auswirken.

Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte
festlegen möchten. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren,
können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren.

Bei einem Gruppenrecht wählen Sie dann als Datensatzfilter "Gruppenspezifisch", bei
einem Benutzerrecht wählen Sie "Benutzerspezifisch" bzw. "siehe Gruppen" wenn der
Filter von der Gruppe übernommen werden soll.

Über die Formel-Schaltfläche können sie dann eine Filter-Bedingung im bekannten Filter Allgemein-Dialog erstellen.
▪
Versuchen Sie, möglichst einfache Filter zu verwenden.
▪
Vermeiden Sie Filter mit Relationen.
▪
Wenn die Datensatzrechte von Gruppen abgeleitet sind, vermeiden Sie Gruppenzugehörigkeiten zu mehreren Gruppen mit Datensatzrechten.
▪
Es werden nur Gruppen mit explizit aktivierten Datensatzrechten additiv betrachtet, eine Gruppe mit nicht-aktivierten Datensatzrechten wird bei der Ermittlung
des effektiven Datensatzrechts ignoriert. Um bei Zugehörigkeit zu mehreren Gruppen auch Datensatzrechte für jegliche Gruppen additiv wirken zu lassen, d.h. auch
für Gruppen die Datensatzrechte nicht aktiv haben, muss bei diesen Gruppe der
Ausdruck "1=1" als Bedingung eingetragen werden.
▪
Aktivieren Sie Datensatzrechte nur für die Ansichten, für die sie wirklich notwendig sind.
Einschränkungen: Der Filter Allgemein und Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine
Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten, d.h. theoretisch könnten durch
entsprechende WHERE Abfragen Datensätze ohne Leserechte, "erraten" werden. Die
relational verknüpften Datensätze werden natürlich nicht angezeigt. Wenn es sich um
kritische Datensätze handelt, können dem Benutzer die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" genommen werden. "Vorbereitete SQL Abfragen" und Filter Allgemein durch rein interaktives Zusammenklicken sind dann zwar
nach wie vor möglich, aber es kann keine Abfrage erstellt werden, über die relational
verknüpften Datensätze "erraten" werden können.
351
Benutzer- und Rechteverwaltung
Feldrechte
Auf der Registerkarte "Felder" haben Sie die Möglichkeit, Rechte auf Feldebene zu definieren. Sie können zum Beispiel definieren, dass ein Anwender (oder eine Gruppe) nur ganz
bestimmte Felder einer Ansicht sehen kann bzw. nur für ganz bestimmte Felder Schreibrechte hat.

Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte
festlegen möchten. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren,
können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren.

Generell werden Feldrechte über "Feldrechte aktiv" eingeschaltet. Dies ist unabhängig
davon, ob und welche Einstellungen in der Feldliste darunter vorgenommen wurden.
Wenn Sie die Einstellung "Siehe Gruppen" auswählen und der Benutzer einer Gruppe
angehört bei der Feldrechte inaktiv sind, so hat dieser Benutzer für alle Felder Schreibrechte und Leserechte.

Schreibrechte und Leserechte können getrennt aktiviert werden. Um in der Feldliste
die Einstellungen "Lesen" und "Schreiben" zu setzen, stehen Ihnen Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände:
Feldrecht ist gesetzt, z.B. Leserechte
Feldrecht ist nicht gesetzt, z.B. keine Leserechte
Feldrecht siehe Gruppen
Besonderheiten bei der Arbeit mit Feldrechten
▪
Falls neue Felder hinzukommen oder umbenannt werden (und noch nicht konfiguriert
wurden), dann greifen für diese die Einstellungen "Basisrecht 'Lesen' für neue Felder"
bzw. "Basisrecht 'Schreiben' für neue Felder" auf der Registerkarte Ansichten.
▪
Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, wird ein leerer Inhalt (NULL) geliefert.
Dies ist insbesondere bei Statistik, Druck, L&L Formeln (Autoprotokoll, Suchen & Ersetzen, Wechseln usw.) zu beachten!
▪
Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, ist das Feld im Filtermodus QBE in der
Eingabemaske schreibgeschützt, ein Suchen ist nicht möglich. Im Filtermodus Allgemein wird das Feld nicht angeboten.
▪
Sofern für ein Feld keine Schreibrechte bestehen, ist das Feld in der Eingabemaske
schreibgeschützt. In Dialogen wie "Daten > Wechseln" oder "Start > Ersetzen" wird es
nicht angeboten.
▪
Die Kombination, dass für ein Feld Schreibrechte, aber keine Leserechte bestehen, ist
eher theoretischer Natur aber gefährlich. Denn man könnte einen Inhalt überschreiben,
den man gar nicht sieht. Daher kommt bei Einstellung dieser Kombination eine Warnung. Möglicher Einsatz dieser Kombination: Ein Autoprotokoll legt relationale Datensätze an, aber gewisse Felder darin darf der Anwender nicht sehen.
352
Rechteverwaltung
Einschränkungen bei der Arbeit mit Feldrechten
▪
Sortierungen berücksichtigen keine Leserechte, d.h. es kann auch nach Spalten sortiert werden, deren Inhalt letztlich nicht gesehen werden kann.
▪
Die Rufnummernerkennung berücksichtigt keine Feldrechte, dies ist bei eingehenden
Anrufen aber nicht praxisrelevant, da die Nummer bereits angezeigt wird.
▪
Der Filter Allgemein und Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Feldrechte, d.h.
theoretisch könnten durch entsprechende WHERE Abfragen Feldinhalte von Feldern
ohne Leserechte "erraten" werden. Die Feldinhalte werden natürlich nicht angezeigt.
Wenn es sich um kritische Felder handelt, können dem Benutzer die Rechte "Freie SQL
Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" genommen werden. "Vorbereitete SQL Abfragen" und Filter Allgemein durch rein interaktives Zusammenklicken sind
dann zwar nach wie vor möglich, aber es kann keine Abfrage erstellt werden, über die
Feldinhalte "erraten" werden können.
▪
Wenn für ein Autoprotokoll auf das zu schreibende Feld, keine Schreibrechte existieren, oder wenn die Option "Anhängen" gewählt wurde, aber auf das Feld keine Leserechte bestehen, dann wird das Autoprotokoll nicht erstellt und eine Fehlermeldung
angezeigt. Diese Fehlermeldung kann vermieden werden, indem z.B. durch eine Bedingung in einer Formel ein leerer Inhalt für dieses Feld erzeugt wird. Dies kann z.B.
durch eine Formel realisiert werden, die einen Eintrag nur dann erzeugt, wenn der Benutzer Mitglied einer bestimmten Gruppe ist (z.B. User):
«Cond(Contains (cRM.User.Groups,"'User'"), Action.TemplateDescription)»
353
WebAccess
21. WebAccess
Den WebAccess kann es in einer klassischen und mobilen Variante geben. Der WebAccess
Mobile bietet eine optimierte Variante für die Benutzung mit Smartphone (iPhone, Android,
Blackberry, Windows Phone) und Tablet (z.B. iPad). Im Login-Dialog des WebAccess kann
der Anwender zwischen der klassischen und mobilen Variante entscheiden.
Siehe auch "WebAccess-Installation" im Kapitel "Voraussetzungen und Installation".
21.1 Anmeldung
Die Anmeldung am WebAccess erfolgt mit den Benutzern, die im Windows Client definiert
sind. Die gleichzeitige Anmeldung von mehreren Benutzern in verschiedenen BrowserTabs/-Fenstern desselben Browsers wird nicht unterstützt.
21.2 WebAccess klassisch
Die Arbeitsumgebung hat verschiedene Elemente und Fenster.
354
WebAccess klassisch
▪
Navigationsbereich: Zugriff auf Ansichten, Sofortberichte und die Liste der aktiven
Benutzer. Per Klick auf eine Ansicht kann diese geöffnet werden. Über die Schaltfläche
am rechten Rand kann die Navigation ein-/ausgeblendet werden.
▪
Ansicht-Menüleiste: Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die die momentan geöffnete Ansicht betreffen, wie etwa das Setzen eines Filters, die Ausgeben von
Daten, usw.
▪
Ansicht-Symbolleiste: Über Schaltflächen haben Sie Zugriff auf die wichtigsten Funktionen, die diese Ansicht betreffen.
▪
Tabs: Zum Wechseln zwischen den Ansichten.
▪
Eingabemaske: In diesem Bereich der Oberfläche werden die geöffneten Ansichten
dargestellt. Hier werden die Eintragungen, beziehungsweise Änderungen an Datensätzen vorgenommen.
▪
Statusleiste: Anzeige von Benutzername und Anzahl Datensätze / Datensätze im Filter.
▪
Listenansicht: Die Listenansicht und die Container können benutzerspezifisch angepasst werden. Auch bei mehreren Containern derselben Relation können Spaltenanordnung und Sortierung je Container individuell eingestellt werden. Die Spaltenanordnung kann direkt mit der Maus erfolgen, indem Sie mit gedrückter Maustaste die
Spalte verschieben.
Daten eingeben und bearbeiten
Der cRM unterstützt die Eingabe von Unicode-Zeichen. Unicode ist ein internationaler Standard, mit dem langfristig jedes Schriftzeichen aller bekannten Schriftkulturen und Zeichensysteme abgebildet und verarbeitet werden kann.
Öffnen von Ansichten
Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht.
Die Übersichtsliste und Eingabemaske sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht. Um eine Ansicht zu öffnen, doppelklicken Sie in der Projektnavigation
auf die gewünschte Ansicht. Sie können beliebig viele Ansichten gleichzeitig öffnen.
Datensätze anzeigen und bearbeiten
Sie können sich die Datensätze entweder in Form einer Liste oder einzeln als Eingabemaske anzeigen lassen.
Über die Pfeil-Schaltflächen können Sie anhand der aktuellen Sortierung zwischen Datensätzen wechseln (Anzeige des ersten, nächsten, vorherigen, oder letzten Datensatzes der
Ansicht).
Bitte beachten: Die Browser Navigation ("Vorwärts" / "Zurück" und "Aktualisieren") darf
355
WebAccess
nicht verwendet werden, anderenfalls wird der Benutzer automatisch abgemeldet.
Eingabemaske
In der Eingabemaske geben Sie Daten in einen Datensatz ein und haben alle Informationen
thematisch gruppiert dargestellt.
Listenansicht
Über die Listenansicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Datensätze.
▪
Doppelklick auf einen Datensatz öffnet die Eingabemaske.
Datensätze sortieren
Über den Menüpunkt Organisieren > Sortierkriterien wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium aus. Weitere Sortierungen definieren Sie im Windows Client.
Um die Sortierung der Listenansicht oder eines Containers zu ändern, klicken Sie mit der
linken Maustaste auf den Spaltentitel.
Datensatz neu anlegen

356
Wählen Sie in der Ansicht Datensatz > Neu. Die Eingabemaske der aktuellen Ansicht
zeigt Ihnen einen Datensatz mit leeren Feldern, in den Sie nun die neuen Daten eintragen können.
WebAccess klassisch

Über die <Tab>-Taste springen Sie zum nächsten Feld.
Hinweis: Sollten Sie ein Feld nicht bearbeiten können, ist es möglich, dass dieses Feld
zur Bearbeitung gesperrt wurde bzw. Sie nicht die erforderlichen Rechte haben.
Datensatz bearbeiten
Datensätze können nur in der Eingabemaske bearbeitet werden.
▪
Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.
▪
Geben Sie die neuen Daten ein und speichern Sie anschließend die Änderungen über
Datensatz > Speichern. Über Datensatz > Speichern und schließen wird die Ansicht
nach dem Speichern geschlossen.
▪
Befinden Sie sich noch im Bearbeitungsmodus können über Datensatz > Änderungen
verwerfen alle Änderungen im Datensatz rückgängig gemacht werden.
▪
Über die Tasten <Return>, <Tab> und Ihre Cursortasten können Sie von einem Feld
zum nächsten springen.
Datensatz löschen
▪
Über Datensatz > Löschen können Sie den aktuellen Datensatz löschen.
Lockingverhalten
Lockingverhalten bezeichnet das Verhalten, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig im gleichen Datensatz dasselbe Feld bearbeiten. Sollte der Fall eintreten, dass ein Kollege sich in
demselben Datensatz wie Sie befindet und dort – genau wie Sie – Änderungen vornimmt,
stellt sich die Frage, wessen Daten denn nun übernommen werden sollen. In diesem Fall
gewinnt derjenige Eintrag, der als letztes gespeichert wird.
Kontextmenü mit Zusatzfunktionen
Bei allen Eingabefeldern ist über die +-Schaltfläche ein Kontextmenü verfügbar. Diese
Schaltfläche erreichen Sie, wenn Sie den Cursor über dem entsprechenden Eingabefeld
positionieren.
Über dieses Kontextmenü kann der Feldinhalt in die Zwischenablage kopiert werden. Außerdem wird bei Feldern mit internem Feldtyp "eMail" die Funktion "eMail senden", bei Telefon-Feldern die Funktion "Telefonwahl" und bei Internet-Feldern die Funktion "Internetbrowser aufrufen" angeboten.
357
WebAccess
Voraussetzung für die Telefonwahl ist ein konfigurierter Skype-Zugang. Für den eMail-Versand wird das Standard-eMail-Programm verwendet.
Arbeiten mit verknüpften Datensätzen
Im cRM haben Sie die Möglichkeit, mit Relationen zu arbeiten. So können Sie beispielsweise einer Adresse verschiedene Ansprechpartner, Aktivitäteneinträge oder Projekte zuordnen.
1:1-relational verknüpfte Datensätze
Zur Auswahl eines 1:1-relational verknüpften Datensatzes (z.B. Firma, Branche, Aktivitätstyp, Aktivitätsrichtung) nutzen Sie die entsprechenden Verknüpfungs-Schaltflächen.
▪
In einer Auswahlliste werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht angezeigt. Wählen Sie den Datensatz per Doppelklick
aus.
▪
Um eine Firma zu suchen tippen Sie den Suchbegriff im Suchfeld der Suchfunktion ein
und wählen Sie "Suchen". Es wird in dem unter "Felder" eingestellten Feld mit der ausgewählten Suchoption gesucht.
▪
Über Rechtsklick auf die Verknüpfungs-Schaltfläche kann die Verknüpfung gelöst werden. Über die Schaltfläche "Gehe zu" können Sie zur verknüpften Firma wechseln.
Hinweis: Unter Umständen müssen Sie den Datensatz zuerst speichern, damit bei
einer Änderung der Verknüpfung alle zugehörigen Felder aktualisiert werden.
358
WebAccess klassisch
Beispiel: Ansprechpartner einer Firma zuweisen
Um einen Kontakt einer Firma zuzuordnen, klicken Sie in einem der mitgelieferten Projekte in der Ansicht "Kontakte" rechts oben auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen".
1:N-relational verknüpfte Datensätze (Container)
Alle 1:n-relational verknüpften Datensätze (z.B. Ansprechpartner, Aktivitäten, Dokumente)
werden in Containern angezeigt. Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft.
▪
Über die Schaltfläche "Bearbeiten" oder über Doppelklick auf einen Eintrag wird der
zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden.
▪
Über die Schaltfläche "Löschen" kann der selektierte (verknüpfte) Datensatz gelöscht
werden.
▪
Über die Schaltfläche "Neu" kann ein neuer Datensatz in der verknüpften Ansicht erstellt werden. Der erstellte Datensatz wird automatisch mit dem aktuellen Datensatz
relational verknüpft.
Beispiel: Neuen Ansprechpartner anlegen
Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, wählen Sie in der Ansicht "Firmen" die
Schaltfläche "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz angelegt und der Firma zugeordnet
▪
Das Erstellen von Dokumenten mit Dokumentvorlagen und das Zuordnen bestehender
Dokumente unterstützt nur der Windows Client.
Suchen von Datensätzen
Über den Menüpunkt Suchen gelangen Sie zu den verschiedenen Suchmöglichkeiten.
Normalsuche
Bei der Normalsuche stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht als Suchfelder zur Verfügung.
359
WebAccess
▪
Wählen Sie den Menüpunkt Suchen > Suche.
▪
Selektieren Sie nun in der Feldübersicht diejenigen Felder, in denen Sie suchen lassen
möchten. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Einträge zu markieren und
somit in mehreren Feldern zu suchen.
▪
Unter "Suchkriterien" geben Sie den gesuchten Begriff ein.
▪
Bei "Suchoption" wählen Sie die gewünschte Suchoption.
▪
Möchten Sie die Suche Groß/Klein-sensitiv durchführen, markieren Sie einfach die entsprechende Option.
Hinweis: Um diese Option nutzen zu können, muss die Groß/Klein-Such-Sensitivität
in der Datenbankserver-Konfiguration eingestellt werden.
▪
Die Option "Verwende aktuellen Filter als Basis" im Suchdialog setzen Sie dann ein,
wenn Sie bereits eine Suche durchgeführt haben und in diesen Datensätzen noch nach
einem weiteren Begriff suchen oder Ihre Suche verfeinern möchten. Würde diese Option nicht selektiert, würde die vorherige Suche verworfen und die neue Suche über
die gesamten Datensätze durchgeführt werden.
Schnellsuche
Diese Art der Suche funktioniert prinzipiell wie die normale Suche, und ermöglicht dem
Anwender eine schnellere Suche. Damit Sie nicht bei jedem Suchvorgang die gewünschten Felder aus der Liste heraussuchen müssen, legen Sie hier bereits vorab im Windows
Client diejenigen Felder fest, in denen Sie am häufigsten suchen werden.
Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten
zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind.
▪
Wählen Sie den Menüpunkt Suchen > Schnellsuche.
▪
Um die Schnellsuche durchzuführen, selektieren Sie nun das Feld, in dem Sie suchen
möchten. Bei den Suchkriterien geben Sie den gesuchten Begriff ein.
▪
Bei den Suchoptionen stehen Ihnen auch hier die Varianten "normal", "Wildcard", "Phonetisch" oder "Enthält" zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie im vorangegangenen Abschnitt.
▪
Je nach Bedarf können Sie über Aktivieren der entsprechenden Schaltflächen noch
festlegen, ob Groß-/Kleinschreibung beachtet, und ob ein bereits bestehender Filter
als Basis verwendet werden soll.
Suche in Auswahllisten bei Relationen
In der Auswahlliste bei 1:1-Relationen besteht ebenfalls eine Suchmöglichkeit, so dass Sie
rasch und unkompliziert Ansprechpartner, Aktivitäten und Dokumente verknüpfen, oder
zum Beispiel Projekte zuordnen können. Per Klick auf die Schaltfläche (z.B. mit Firma verknüpfen) öffnen Sie die Übersichtsliste der Datensätze, die zugeordnet werden können.
360
WebAccess klassisch
▪
Wählen Sie zuerst aus der Liste mit den durchsuchbaren Feldern das gewünschte Feld
für die Direktsuche aus, wie zum Beispiel "Firma".
▪
Nun geben Sie den gesuchten Begriff ein, wählen die Suchoption und klicken "Suchen".
In der Übersichtsliste werden die gefilterten Datensätze angezeigt.
▪
Um wieder zur Anzeige der kompletten Liste zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen".
Filtern von Datensätzen
Ein Filter erstellt eine Datensatzauswahl, d.h. die Ansicht zeigt im Anschluss nur die Datensätze an, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden. Die
Datensätze können dann beispielsweise als Etiketten, Listen, Karteikarten oder Serienbrief
gedruckt werden.
Die Filterausdrücke werden im Windows Client erstellt und abgespeichert. Diese gespeicherten Filter können dann ausgeführt werden.
Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt die
Zahlenangabe "ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze der Ansicht" Aufschluss über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze.
Unter Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Funktionen.
361
WebAccess
Filter rückgängig machen
Möchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen um die gesamte Datenbank zu nutzen, wählen Sie Filtern > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder zur Verfügung.
Filterausdruck ausführen
Die im Windows Client gespeicherten Filterausdrücke können über Filtern > Filterausdruck
ausführen ausgeführt werden.
▪
Selektieren Sie den gewünschten Filter und wählen Sie die Schaltfläche "OK".
▪
Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter
darauf aufsetzen, aktivieren Sie die Option "Verwende aktuellen Filter als Basis".
Freie SQL-Abfrage
Die Funktion "Freie SQL-Abfrage" bietet Experten die Möglichkeit eine direkte SQL-Abfrage
durchzuführen. Hierbei geben Sie die SQL-Abfrage direkt ein.
▪
Starten Sie die freie SQL-Abfrage über Filtern > Freie SQL-Abfrage.
▪
Geben Sie die SQL-Abfrage ein. Im SELECT-Teil der Abfrage muss dabei die Primärschlüsselspalte der Tabelle gewählt werden, die der aktuellen Ansicht zugrunde liegt.
Letzter Filter
Die Funktion "Letzter Filter" führt die erstellten Filter in umgekehrter Reihenfolge erneut
aus.
▪
Starten Sie den letzten Filter über Filtern > Letzter Filter.
▪
Wenn Sie diese Funktion erneut ausführen, wird der jeweils zuvor ausgeführte Filter
nochmals ausgeführt, bis keiner mehr zur Verfügung steht.
Ausgeben von Daten
Über den Menüpunkt Ausgeben können Daten in einem Exportformat wie z.B. PDF, Excel,
RTF, HTML dargestellt werden. Bitte beachten Sie, dass - formatbedingt - das Layout nicht
immer 1:1 übernommen werden kann, da es bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt.
Die Druckvorlagen werden im Windows Client erstellt und abgespeichert. Diese gespeicherten Druckvorlagen können dann ausgeführt werden.
Bitte beachten Sie, dass in Druckvorlagen die Funktion AskString$() nicht unterstützt wird.
Ausgeben von Listen und Reports
Über den Menüpunkt Ausgeben > Einzeldruck > Liste können Sie einen Report für den
aktuellen Datensatz ausdrucken (z.B. Ausdruck von Firmeninformationen inkl. aller Ansprechpartner oder Ausdruck von Kontaktinformationen inkl. aller Aktivitäten).
▪
362
Wählen Sie Ausgeben > Einzeldruck > Liste
WebAccess Mobile
▪
Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste.
▪
Wählen Sie das Ausgabe-Format (z.B. PDF).
▪
Klicken Sie "OK".
Über den Menüpunkt Ausgeben > Seriendruck > Liste können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.B. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner oder Beschwerdeliste). Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge
der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.
▪
Erstellen Sie über Filtern > Filterausdruck ausführen einen Filter.
▪
Wählen Sie Ausgeben > Seriendruck > Liste.
▪
Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste.
▪
Wählen Sie das Ausgeben-Format (z.B. PDF).
▪
Klicken Sie "OK".
Ausgeben von Etiketten
Über den Menüpunkt Ausgeben > Einzeldruck > Etikett können Sie die aktuelle Adresse
auf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausgeben (Briefumschläge behandeln Sie wie ein
großes Etikett).
Über den Menüpunkt Ausgeben > Seriendruck > Etiketten können Sie Etiketten für alle
Datensätze im aktuellen Filter Etiketten ausdrucken.
Ausgeben von Karteikarten und Briefen
Auf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen von Datensätzen
ausgegeben (z.B. Kontaktinformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag). Karteikarten werden
auch zur Ausgeben von (Standard-)Einzelbriefen und Serienbriefen verwendet. Wählen Sie
Ausgeben > Einzeldruck > Karteikarte um für die aktuelle Adresse einen Brief bzw. eine
Karteikarte auszugeben.
Über den Menüpunkt Ausgeben > Seriendruck > Karteikarten können Sie für alle Datensätze im aktuellen Filter eine Karteikarte bzw. einen Brief ausdrucken.
Sofortbericht anzeigen
Wählen Sie Sofortbericht in der Navigation um alle verfügbaren Berichte im Navigationsbereich anzuzeigen. Die Sofortberichte werden im Windows Client erstellt und abgespeichert. Diese gespeicherten Sofortberichte können dann ausgeführt werden.
21.3 WebAccess Mobile
Der WebAccess Mobile bietet eine optimierte Variante für die Benutzung mit Smartphone
(iPhone, Android, Blackberry, Windows Phone) und Tablet (z.B. iPad). Im Login-Dialog des
WebAccess kann der Anwender die mobile Variante wählen.
363
WebAccess
Die mobile Anwendung kann als Icon direkt auf dem "Home"-Bildschirm des Smartphones
abgelegt werden. So steht sie direkt zur Verfügung. Dazu fügen Sie die URL nach erfolgreichem Login dem Home-Bildschirm hinzu.
Navigationsübersicht
In der Navigationsübersicht stehen alle Ansichten zur Verfügung, die für die mobile Anwendung der Solution bereitgestellt wurden. Dies umfasst auch die cRM Termin- und Aufgabenverwaltung und die Sofortberichte. Durch Antippen eines Eintrags kann die jeweilige
Ansicht ausgewählt werden. Über das "Ausschalten"-Symbol in der Titelleiste meldet man
sich explizit ab.
An anderen Stellen werden in der Titelleiste auch andere Symbole dargestellt.
▪
Der "Zurück"-Pfeil navigiert zum jeweils vorherigen Seite.
▪
Das "+"-Symbol legt einen neuen Datensatz an.
▪
Das "Haus"-Symbol wechselt zur Navigationsübersicht.
364
WebAccess Mobile
Listenansicht
In der Listenansicht werden die dem aktuellen Kontext entsprechenden Datensätze als
Übersichtsliste angezeigt. Durch Antippen eines Eintrags kann in die jeweilige Detailansicht gewechselt werden. Die Sortierung der Datensätze in der Listenansicht ergibt sich
aus der ersten angelegten Sortierung der jeweiligen Ansicht im Windows Client.
Der aktuelle Kontext kann entweder eine Liste aller Datensätze einer Ansicht oder eine
Auswahl von Datensätzen sein, die zu einer konkreten Relation gehören, wie bspw. alle
Ansprechpartner der Firma 'Luna Aventuras'.
Über den "+" Schaltfläche kann ein neuer Datensatz im aktuellen Kontext erfasst werden.
Über das Suchfeld können Datensätze per Volltext-Suche gefunden werden. Es wird dabei
an allen Ansichten-Feldern gesucht, die für die mobile Anwendung (entweder für die Übersichtsliste oder die Detailansicht) ausgewählt wurden.
Zurück zur Navigationsübersicht gelangt man über das "Haus"-Symbol.
Detailansicht
In der Detailansicht können alle relevanten Daten übersichtlich eingesehen werden.
Kommunikationsfelder sind dabei mit entsprechenden Links verknüpft, welche durch bloßes Antippen Aktionen wie "Anrufen", oder "eMail senden" auslösen.
Diese und andere Aktionen können außerdem auch über die Symbolleiste initiiert werden.
Über die erste Schaltfläche wird ein Menü dargestellt, worüber Aktionen wie Ändern, Lö-
365
WebAccess
schen, Neu möglich sind. Die anderen Schaltflächen realisieren die entsprechende Funktion (SMS Versand, Mailversand, Anrufen). Bei mehreren Möglichkeiten für diese Aktion
kann über ein Menü das gewünschte Feld ausgewählt werden.
In der Detailansicht stehen auch die relationalen Beziehungen zwischen Ansichten zur Verfügung. So kann beispielsweise von einer Firma direkt zu den Ansprechpartnern und von
dort dann zu den Aktivitäten oder Verkaufschancen navigiert werden.
Dokumente können direkt angezeigt werden, wenn das mobile Gerät mit den Dokumententyp verarbeiten kann (ggf. über eine installierte Anwendung).
Zurück zur Navigationsübersicht gelangt man über das "Haus"-Symbol.
Datensätze bearbeiten ("Bearbeiten"-Modus)
Ein Datensatz kann über das Menü bearbeitet, gelöscht oder neu erfasst werden.
Abhängig vom mobilen Gerät gibt es dabei für den Anwender eine feldtyp-spezifische Eingabeunterstützung.
Bei der Bearbeitung eines relationalen Feldes (z.B. Aktivitätstyp) geben Sie den Wert des
Verknüpfungsfeldes an (z.B. "1" für "eMail"). Eine Auswahl von relationalen Feldern wird
nicht unterstützt.
Codefelder und Feldeigenschaften wie Eingaberegeln, Vorbelegungen usw. werden nicht
unterstützt. Auf Dokumentenfelder besteht nur Lese-Zugriff.
366
WebAccess Mobile
Bei konkurrierenden Änderungen (2 unterschiedliche Anwender ändern bei demselben Datensatz dasselbe Feld unterschiedlich) wird die zuletzt gespeicherte Änderung übernommen.
Sofortberichte
Wählen Sie Sofortbericht in der Navigation um alle verfügbaren Sofortberichte anzuzeigen.
Die Sofortberichte werden im Windows Client erstellt und abgespeichert. Diese gespeicherten Sofortberichte können dann ausgeführt werden.
Termine und Aufgaben
In der Termin-Ansicht werden zu einem bestimmten Tag alle Termine für den aktuellen
Benutzer inkl. Serientermin-Ereignisse angezeigt. Eine Erinnerungsfunktion und eine Bearbeitungsmöglichkeit gibt es derzeit nicht.
In der Aufgaben-Ansicht werden zu einem bestimmten Tag alle offenen und fälligen Aufgaben für den aktuellen Benutzer angezeigt.
Durch Antippen eines Eintrags kann in die jeweilige Detailansicht gewechselt werden.
367
WebAccess
368
Support
22. Anhang
22.1 Support
Sie erreichen die Knowledgebase, die Foren, den Support-Bereich und die Online-Unterstützung über Datei > Hilfe > Support. Hinweise zum Supportkonzept finden Sie im Internet unter www.combit.net/crm-software/service/.
22.2 Übersicht Konfigurationsdat(ei)en
Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie im Dokument "Config_DE.pdf" im Verzeichnis "Docu" der Programminstallation.
22.3 Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit
Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter
www.combit.net/go?2452 im Artikel "Performance-Optimierung".
22.4 Datensicherung
Da es sich bei den verwalteten Daten um für den Geschäftsbetrieb vitale Daten handelt,
empfehlen wir, diese täglich, bei intensiver Nutzung auch öfter, zu sichern. Denken Sie bei
der Sicherung u.a. an folgende Daten:

Konfigurieren Sie die regelmäßige Sicherung der Systemdatenbank (combit_cRM_System) und der Projektdatenbank (z.B. combit_Contacts) direkt im Datenbanksystem.
Eine manuelle Sicherung einer bestehenden Datenbank erstellen Sie wie folgt: Klicken
Sie im Microsoft SQL Server Management Studio im Objekt-Explorer mit der rechten
Maustaste auf die gewünschte Datenbank und wählen dann im Kontextmenü "Tasks
> Sichern". Im PostgreSQL pgAdmin klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
gewünschte Datenbank und wählen "Backup". Überprüfen Sie in beiden Fällen die Optionen und starten Sie die Erstellung der Sicherungsdatei.
▪
Sichern Sie das gesamte Projektverzeichnis inkl. Ansichten, Skripten, Übernahmemasken, globalen Export-/Import-, Druck- und Mail-Vorlagen (z.B. C:\Program Files
(x86)\combit\cRM\Solutions\).
▪
Sichern Sie die individuellen Benutzereinstellungen und evtl. benutzerdefinierte Vorlagen im jeweiligen Windows-Benutzerverzeichnis (z.B. C:\Users\<Benutzername>\
AppData\Roaming\combit\cRM).
▪
Sichern Sie alle sonstigen Dateien, die nicht im Projektverzeichnis gespeichert wurden.
Achten Sie hier insbesondere auf Pfade außerhalb des Projektverzeichnisses bei Scripten, Grafiken, Dokumentenablage per Dateiverweis, Druckvorlagen etc.
369
Anhang
▪
Wir empfehlen zudem eine regelmäßige Komplettsicherung Ihrer Systeme (Server und
Clients).
Bitte beachten Sie, dass die vorangegangene Nennung nur Beispiele sind, und im Kontext
mit Ihrem eigenen Sicherungskonzept zu sehen sind.
22.5 Menüband und Symbolleisten
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Menüfunktionen im Menüband und die korrespondierende Position in der Symbolleiste.
Position in Symbolleiste zu Position im Menüband
Projekt
Befehl in Symboleiste
Befehl im Menüband
Datei > Neu
Datei > Neu
Datei > Öffnen > Datei
Datei > Öffnen > Öffnen
Datei > Öffnen > Solution-Center
Datei > Öffnen > Solution Center
Datei > Speichern
Datei > Speichern
Datei > Speichern unter
Datei > Speichern unter
Datei > Reorganisieren
Datei > Information > Reorganisieren
Datei > Für WebAccess bereitstellen
Datei > Information > Für WebAccess bereitstellen
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Ansichten > Neu
Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Neu
Ansichten > Öffnen
Ansichten > Löschen
Start > Öffnen > Ansicht bzw. Fenster > Wechseln zu > Ansicht
bzw. Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Öffnen
Konfigurieren > Ansicht > Eigenschaften bzw. Kontextmenü auf
Ansicht im Projekt-Fenster > Eigenschaften
Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Löschen
Ansichten > Info-Zentrale
Fenster > Wechseln zu > Info-Zentrale
Ansichten > Termine & Aufgaben
Fenster > Wechseln zu > Termine und Aufgaben
Ansichten > Anrufe
Fenster > Wechseln zu > Anrufe
Fenster > Symbolleisten > Symbolleiste Projekt
keine Entsprechung vorhanden
Fenster > Symbolleisten > Statusleiste
Fenster > Anzeigen > Statusleiste
Fenster > Symbolleisten > Anpassen
keine Entsprechung vorhanden
Fenster > Navigation
Fenster > Anzeigen > Navigationsbereich
Fenster > Dubletten
Fenster > Anzeigen > Dubletten
Fenster > Suchergebnis Globale Suche
Fenster > Anzeigen > Suchergebnisse
Fenster > Tabs
keine Entsprechung vorhanden
Fenster > Überlappend
keine Entsprechung vorhanden
Ansichten > Eigenschaften
370
Menüband und Symbolleisten
Fenster > Übereinander
keine Entsprechung vorhanden
Fenster > Symbole anordnen
keine Entsprechung vorhanden
Fenster > Alle schließen
Fenster > Fenster > Alle schließen
Fenster > Fenster
Fenster > Fenster > Fenster wechseln
Konfigurieren > Allgemein
Datei > Optionen > Allgemein
Konfigurieren > Projekt > Eigenschaften
Datei > Information > Eigenschaften
Konfigurieren > Projekt > Ereignisse
Datei > Information > Ereignisse
Konfigurieren > Projekt > Navigationsstruktur
Datei > Information > Navigationsstruktur
Konfigurieren > Projekt > Firmenstammdaten
Datei > Information > Firmenstammdaten
Konfigurieren > Projekt > Importieren
Datei > Information > Projekt-Import
Konfigurieren > Akustische Signale
Datei > Optionen > Akustische Signale
Konfigurieren > Datenbank > Datenbankverbin- Datei > Optionen > Datenbank Anmeldung
dung
Konfigurieren > Datenbank > Datenbankstruktur
Datei > Information > Datenbankstruktur
Konfigurieren > Systemverwaltung > Benutzer
Datei > Optionen > Benutzerverwaltung
Konfigurieren > Systemverwaltung > Automati- Datei > Information > Automatische Zähler
sche Zähler
Konfigurieren > Benutzerkennwort ändern
Datei > Optionen > Kennwort ändern
Konfigurieren > DMS Anmeldeinformationen
Datei > Optionen > DMS Anmeldung
? > Hilfethemen
Datei > Hilfe
? > Kontakt
Datei > Hilfe > Kontakt
? > Online-Registrierung
Datei > Hilfe > Online-Registrierung
? > Online-Support > Knowledgebase
Datei > Hilfe > Support > Knowledgebase
? > Online-Support > Foren
Datei > Hilfe > Support > Foren
? > Online-Support > Support-Bereich
Datei > Hilfe > Support > Support-Bereich
? > Online-Support > Aktualitätsprüfung im Internet Datei > Hilfe > Aktualitätsprüfung im Internet
? > Online-Support > An Online-Sitzung teilnehmen Datei > Hilfe > Support > An Online-Sitzung teilnehmen
? > Tools > address pick-up
Datei > Hilfe > Tools > address pick-up
? > Tools > eMail Autopilot
Datei > Hilfe > Tools > eMail Autopilot
? > Tools > LDAP Server
Datei > Hilfe > Tools > LDAP Server
? > Tools > Workflow Server
Datei > Hilfe > Tools > Workflow Server
? > Tools > Lizenz-Upgrade
Datei > Hilfe > Tools > Lizenz-Upgrade
? > Tools > Solution-Distribution
Datei > Hilfe > Tools > Solution-Distribution
? > Tools > Debug Tool
Datei > Hilfe > Tools > Debug Tool
? > Über
Datei > Hilfe > Info über combit Relationship Manager
371
Anhang
Ansichten
Befehl in Symboleiste
Befehl im Menüband
Datensatz > Neu
Start > Datensatz > Neu
Datensatz > Bearbeiten
Start > Datensatz > Bearbeiten
Datensatz > In neuem Fenster bearbeiten
Start > Datensatz > Bearbeiten > In neuem Fenster bearbeiten
Datensatz > Speichern
Bearbeiten Kontext > Speichern
Datensatz > Speichern und Ansicht schließen
Bearbeiten Kontext > Speichern & Schließen
Datensatz > Änderungen verwerfen
Bearbeiten Kontext > Abbrechen
Datensatz > Löschen
Start > Datensatz > Löschen
Datensatz > Alle Löschen
Start > Datensatz > Löschen > Alle löschen
Datensatz > Duplizieren
Start > Datensatz > Neu > Duplizieren
Datensatz > Zusammenführen
Start > Datensatz > Erweitert > Datensätze zusammenführen
Datensatz > Gehe zu > Anfang
Gehe zu > Erster Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Vorwärts
Gehe zu > Nächster Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Rückwärts
Gehe zu > Vorheriger Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Ende
Gehe zu > Letzter Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Verweis > Senden an
Start > Datensatz > Verweis > Senden an
Datensatz > Verweis > Speichern als
Start > Datensatz > Verweis > Speichern als
Datensatz > Verweis > In Zwischenablage
Start > Datensatz > Verweis > In Zwischenablage
Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen
Start > Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen
Datensatz > Überwachen
Start > Datensatz > Erweitert > Datensatz überwachen
Datensatz > Anrufen
Start > Aktionen > Anrufen
Datensatz > eMail senden
Start > Aktionen > eMail senden
Bearbeiten > Rückgängig
Bearbeiten Kontext > Rückgängig
Bearbeiten > Ausschneiden
Bearbeiten Kontext > Ausschneiden
Bearbeiten > Kopieren
Bearbeiten Kontext > Kopieren
Bearbeiten > Einfügen
Bearbeiten Kontext > Einfügen
Suchen > Schnellsuche
Start > Suchen > Schnellsuche
Suchen > Suchen
Start > Suchen > Suchen
Suchen > Telefonnummer oder eMail
Start > Suchen > Spezialsuche
Suchen > Aktuellen Datensatz in Online-Verzeichnissen
Suchen > Telefonverzeichnis > Anhand aktuellem
Datensatz
Suchen > Telefonverzeichnis > Manuell übernehmen
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als
Startpunkt setzen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Datensatz in Online-Verzeichnissen und Social Media suchen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Datensatz in Telefonverzeichnis suchen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Manuelle Übernahme aus
einem Telefonverzeichnis
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt setzen
372
Menüband und Symbolleisten
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als
Zwischenstopp setzen
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als
Endpunkt setzen
Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen
Suchen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen
Suchen > Routenplanung > Routenplanung
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Zwischenstopp setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Endpunkt setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als
Wegpunkte setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen
Start > Aktionen > Routenplanung > Routenplanung
Suchen > Routenplanung > Routenplanung zum Start > Aktionen > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen
aktuellen Datensatz
Datensatz
Suchen > Ersetzen
Start > Suchen > Ersetzen
Filtern > Allgemein
Filtern > Volltextrecherche
Start > Filtern > Filter erstellen bzw. Filtern > Zusammenstellen >
Filter Allgemein
Filtern > Zusammenstellen > Volltextrecherche
Filtern > Formularabfrage
Filtern > Zusammenstellen > Formularabfrage
Filtern > Freie SQL-Abfrage
Filtern > Zusammenstellen > Freie SQL-Abfrage
Filtern > Manuell > Zusammenstellen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Zusammenstellen
Filtern > Manuell > Anwenden/Aufheben
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Anwenden
Filtern > Manuell > Datensatz einbeziehen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatz einbeziehen
Filtern > Manuell > Datensatz ausschließen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatz ausschließen
Filtern > Manuell > Alle Datensätze einbeziehen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Alle einbeziehen
Filtern > Manuell > Alle Datensätze ausschließen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Alle ausschließen
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl laden
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Manuellen Filter laden
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl speichern Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Maals
nuellen Filter speichern
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl aufheben
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Auswahl aufheben
Filtern > Dubletten
Filtern > Zusammenstellen > Dublettenprüfung
Filtern > Filterausdruck ausführen
Filtern > Zusammenstellen > Filterausdruck ausführen
Filtern > Filterausdrücke verwalten
Konfigurieren > Verwalten > Filterausdrücke
Filtern > Letzter Filter
Filtern > Filter rückgängig
Start > Filtern > Letzten Filter aktivieren bzw. Filtern > Zusammenstellen > Letzter Filter
Filtern > Zusammenstellen > Filter rückgängig
Filtern > Filter invertieren
Filtern > Zusammenstellen > Filter invertieren
Filtern > Filter in phone manager übernehmen
Daten > Übernehmen > Filter in den phone manager übernehmen
Filtern > Filter als manuellen Filter speichern
Organisieren > Sortieren
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Aktuellen Filter als manuellen Filter speichern
Konfigurieren > Verwalten > Sortierungen
Organisieren > Importieren
Daten > Externe Daten > Importieren
Organisieren > Exportieren
Daten > Externe Daten > Exportieren
Organisieren > Abgleichen
Daten > Externe Daten > Importieren mit Abgleich
Organisieren > Anreichern aus Telefonverzeichnis
Daten > Bearbeiten > Datenanreicherung
373
Anhang
Organisieren > Wechseln
Daten > Bearbeiten > Wechseln
Organisieren > Relational ergänzen > Allgemein
Daten > Relational ergänzen > Allgemein
Organisieren > Relational ergänzen > Vorlage aus- Daten > Relational ergänzen > Vorlage ausführen
führen
Organisieren > Relational ergänzen > Vorlagen ver- Konfigurieren > Vorlagen > Relationales Ergänzen
walten
Ausgeben > Einzelübernahme
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Übernahme in Textverarbeitung
Ausgeben > Einzel-eMail
Ausgeben > Aktueller Datensatz > eMail senden
Ausgeben > Einzelbrief > Direkt
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Brief drucken
Ausgeben > Einzelbrief > Textverarbeitung
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Übernahme in Textverarbeitung
Ausgeben > Einzeldruck > Allgemein
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Drucken
Ausgeben > Einzeldruck > Etikett
Ausgeben > Serien-eMail
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Einzelnes Etikett
drucken
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Einzelne Karteikarte
drucken
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Liste (Bericht) zum
Datensatz drucken
Ausgeben > Alle Datensätze > Serien-eMail senden
Ausgeben > Serienbrief > Direkt
Ausgeben > Alle Datensätze > Serienbriefe drucken
Ausgeben > Serienbrief > Textverarbeitung
Ausgeben > Alle Datensätze > Serienbrief per Textverarbeitung
Ausgeben > Seriendruck > Allgemein
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck
Ausgeben > Seriendruck > Etiketten
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Etiketten drucken
Ausgeben > Seriendruck > Karteikarten
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Karteikarten drucken
Ausgeben > Seriendruck > Liste
Ausgeben > Statistik
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Listen/Berichte drucken
Ausgeben > Auswertungen > Statistik
Ausgeben > Sofortbericht
Ausgeben > Auswertungen > Sofortbericht
Termin > Neuer Termin zum Datensatz
Termine/Aufgaben > Neu > Termin zum Datensatz
Termin > Termine zum Datensatz anzeigen
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Termine zum Datensatz
Termin > Terminübersicht
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Terminübersicht
Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz
Termine/Aufgaben > Neu > Aufgabe zum Datensatz
Termin > Aufgaben zum Datensatz anzeigen
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Aufgaben zum Datensatz
Termin > Aufgabenübersicht
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Aufgabenübersicht
Termin > Termine / Aufgaben anzeigen
Termine/Aufgaben > Wechseln zu > Termine und Aufgaben
Ansicht > Übersichtsliste
Start > Übersichtsliste
Ansicht > Eingabemaske
Start > Eingabemaske
Ansicht > Web
Start > Web
Ansicht > Bericht
Start > Bericht
Ansicht > Symbolleisten > Standard
keine Entsprechung vorhanden
Ausgeben > Einzeldruck > Karteikarte
Ausgeben > Einzeldruck > Liste
374
Menüband und Symbolleisten
Ansicht > Symbolleisten > Zwischenablage
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Suche
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Navigation
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Sortierung
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Filter
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Manueller Filter
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Routenplanung
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Alphabetischer Filter
keine Entsprechung vorhanden
Ansicht > Symbolleisten > Statusleiste
Fenster > Statusleiste
Ansicht > Symbolleisten > Anpassen
Fenster > Menüband
Ansicht > Wechseln zu > Ansicht öffnen
Fenster > Ansicht
Ansicht > Wechseln zu > Info-Zentrale
Fenster > InfoZentrale
Ansicht > Wechseln zu > Termine und Aufgaben
Fenster > Termine und Aufgaben
Ansicht > Wechseln zu > Anrufe
Fenster > Anrufe
Ansicht > Aktualisieren
Fenster > Aktualisieren
Extras > Script > Ausführen
Extras > Script > Bearbeiten
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > Script ausführen bzw.
Konfigurieren > Verwalten > Scripte >Ausführen
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Bearbeiten
Extras > Script > Neu
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Neu
Extras > Script > Verschlüsseln
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Verschlüsseln
Extras > Workflow > Ausführen
Extras > Workflow > Bearbeiten
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > Workflow ausführen
bzw. Konfigurieren > Verwalten > Workflows > Ausführen
Konfigurieren > Verwalten > Workflows > Bearbeiten
Extras > Workflow > Neu
Konfigurieren > Verwalten > Workflows > Neu
Extras > <nn>. Programm / Script / Workflow
Konfigurieren > Ansicht
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > <nn>. Programm /
Script / Workflow
Konfigurieren > Ansicht > Eigenschaften
Konfigurieren > Eingabemaske
Konfigurieren > Ansicht > Eingabemaske
Konfigurieren > Eingabemaske WebAccess
Konfigurieren > Übernahmemaske > Auswählen
Konfigurieren > Ansicht > Eingabemaske > Eingabemaske WebAccess
Konfigurieren > Vorlagen > Übernahmemasken > Auswählen
Konfigurieren > Übernahmemaske > Bearbeiten
Konfigurieren > Vorlagen > Übernahmemasken > Bearbeiten
Konfigurieren > eMail Vorlage
Konfigurieren > Vorlagen > eMails
Konfigurieren > Telefon- & Online-Verzeichnisse / Konfigurieren > Verwalten > Verzeichnisse+Routenplaner
Routenplanung
Konfigurieren > Druck > Etiketten
Konfigurieren > Vorlagen > Etiketten
Konfigurieren > Druck > Karteikarten
Konfigurieren > Vorlagen > Karteikarten/Briefe
Konfigurieren > Druck > Listen
Konfigurieren > Vorlagen > Listen/Berichte
Konfigurieren > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief Konfigurieren > Vorlagen > Direkte Einzel-/Serienbriefe
375
Anhang
Konfigurieren > Sofortberichte
Konfigurieren > Verwalten > Sofortberichte
Termine/Aufgaben
Befehl in Symboleiste
Befehl im Menüband
Datensatz > Neuer Termin
Start > Neu > Termin
Datensatz > Neue Aufgabe
Start > Neu > Aufgabe
Datensatz > Bearbeiten
Termin > Bearbeiten > Bearbeiten
Datensatz > Delegieren
Termin > Bearbeiten > Delegieren
Datensatz > Löschen
Termin > Bearbeiten > Löschen
Datensatz > Alle Löschen > Termine
Start > Daten > Löschen > Alle Termine löschen
Datensatz > Alle Löschen > Aufgaben
Start > Daten > Löschen > Alle Aufgaben löschen
Datensatz > Gehe zu Datensatz
Start > Gehe zu > Datensatz
Filtern > Benutzer
Start > Filtern > Benutzer
Filtern > Termine
Start > Filtern > Termine
Filtern > Aufgaben
Start > Filtern > Aufgaben
Organisieren > Termine sortieren
Konfigurieren > Einstellungen > Sortierkriterien > Termine
Organisieren > Aufgaben sortieren
Konfigurieren > Einstellungen > Sortierkriterien > Aufgaben
Organisieren > Importieren
Start > Daten > Importieren
Organisieren > Exportieren
Start > Daten > Exportieren
Ausgeben > Termin-Liste
Ausgeben > Ausgeben > Listen > Termine
Ausgeben > Aufgaben-Liste
Ausgeben > Ausgeben > Listen > Aufgaben
Ausgeben > Termin-Karteikarten
Ausgeben > Ausgeben > Karteikarten > Termine
Ausgeben > Aufgaben-Karteikarten
Ausgeben > Ausgeben > Karteikarten > Aufgaben
Ausgeben > Kalenderansicht
Ausgeben > Ausgeben > Kalender
Ansicht > Tagesansicht
Start > Ansicht > Tag
Ansicht > Arbeitswochenansicht
Start > Ansicht > Arbeits-Woche
Ansicht > Wochenansicht
Start > Ansicht > Woche
Ansicht > Monatsansicht
Start > Ansicht > Monat
Ansicht > Terminliste
Start > Ansicht > Terminliste
Ansicht > Aufgabenliste
Start > Ansicht > Aufgaben
Ansicht > Symbolleisten > Standard
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Navigation
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Filter
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Statusleiste
keine Entsprechung
Ansicht > Aktualisieren
Fenster > Ansicht > Aktualisieren
376
Menüband und Symbolleisten
Ansicht > Zu Heute wechseln
Start > Gehe zu > Heute
Konfigurieren > Allgemein
Konfigurieren > Einstellungen > Optionen
Konfigurieren > Ressourcen
Konfigurieren > Einstellungen > Ressourcen
Konfigurieren > Kategorieren
Konfigurieren > Einstellungen > Kategorien
Konfigurieren > Druck > Listen > Termine
Konfigurieren > Druckvorlagen > Listen > Termine
Konfigurieren > Druck > Listen > Aufgaben
Konfigurieren > Druckvorlagen > Listen > Aufgaben
Konfigurieren > Druck > Karteikarten > Termine
Konfigurieren > Druckvorlagen > Karteikarten > Termine
Konfigurieren > Druck > Karteikarten > Aufgaben Konfigurieren > Druckvorlagen > Karteikarten > Aufgaben
Konfigurieren > Druck > Kalenderansicht
Konfigurieren > Druckvorlagen > Kalender
phone manager
Befehl in Symboleiste
Befehl im Menüband
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Bearbeiten > Eintrag löschen
Start > Bearbeiten > Eintrag löschen
Bearbeiten > Eintrag verschieben
Start > Bearbeiten > Eintrag verschieben
Bearbeiten > Alle Einträge löschen
Start > Bearbeiten > Eintrag löschen > Alle Einträge löschen
Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln
Start > Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln
Bearbeiten > Protokoll im Datensatz hinzufügen
Start > Bearbeiten > Protokoll im Datensatz hinzufügen
Ansicht > Standard
keine Entsprechung vorhanden
Wählen > Anrufen
Start > Wählen > Anrufen
Wählen > Anhalten
Start > Wählen > Anhalten
Wählen > Nächster
Start > Wählen > Nächster
Wählen > Manuell
Start > Wählen > Manuell
Wählen > Powerdialing
Start > Wählen > Powerdialing
Ausgeben > Anrufliste
Start > Ausgeben > Anrufliste
Extras > Anrufsimulation
Datei > Optionen > Allgemein > Anrufsimulation
Extras > Netzwerkfunktionen aktivieren
Datei > Optionen > Allgemein > Netzwerkfunktionen aktivieren
Konfigurieren > Wahlhilfe
Datei > Optionen > Allgemein > Wahlhilfe
Konfigurieren > Telefonanlage
Datei > Optionen > Allgemein > Telefonanlage
Konfigurieren > Wahlhilfeeinstellungen
Datei > Optionen > Allgemein > Wahlhilfeeinstellungen
Konfigurieren > Anruferkennung
Datei > Optionen > Allgemein > Anruferkennung
Konfigurieren > Akustische Signale
Datei > Optionen > Akustische Signale
Konfigurieren > SMS-Versand
Datei > Optionen > Allgemein > SMS-Versand
Konfigurieren > Ausgabe Anrufliste
Datei > Optionen > Allgemein > Ausgabe Anrufliste
? > Hilfe zum phone manager
Start > Hilfe
377
Anhang
? > Über
keine Entsprechung vorhanden
eMail-Dialog
Befehl in Symboleiste
Befehl im Menüband
Datei > Neu
Datei > Neu
Datei > Öffnen
Datei > Öffnen
Datei > Speichern
Datei > Speichern
Datei > Speichern unter
Datei > Speichern unter
Datei > Importieren
Datei > Importieren
Datei > Senden
Start > Nachricht > Senden
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Einfügen > Anlage > Datei
Start > Einfügen > Anlage > Datei
Einfügen > Anlage > Formel
Start > Einfügen > Anlage > Formel
Einfügen > Felder
Start > Einfügen > Felder
Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle
Start > Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle
Einfügen > Tabelle > Zeile einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Zeile einfügen
Einfügen > Tabelle > Spalte einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Spalte einfügen
Einfügen > Tabelle > Zelle einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Zelle einfügen
Einfügen > Tabelle > Zeile löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Zeile löschen
Einfügen > Tabelle > Spalte löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Spalte löschen
Einfügen > Tabelle > Zelle löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Zelle löschen
Einfügen > Tabelle > Zellen verknüpfen
Start > Einfügen > Tabelle > Zellen verknüpfen
Einfügen > Tabelle > Zellen spalten
Start > Einfügen > Tabelle > Zellen spalten
Einfügen > Grafik
Start > Einfügen > Grafik
Einfügen > Hyperlink
Start > Einfügen > Hyperlink
Format > Stil
Start > Textformatierung > Stil
Format > Zeichen > Schriftart
Start > Textformatierung > Schriftart
Format > Zeichen > Fett
Start > Textformatierung > Fett
Format > Zeichen > Kursiv
Start > Textformatierung > Kursiv
Format > Zeichen > Unterstrichen
Start > Textformatierung > Unterstrichen
Format > Zeichen > Linksbündig
Start > Textformatierung > Linksbündig
Format > Zeichen > Zentriert
Start > Textformatierung > Zentriert
Format > Zeichen > Rechtsbündig
Start > Textformatierung > Rechtsbündig
Format > Zeichen > Nummerierung
Start > Textformatierung > Nummerierung
Format > Zeichen > Aufzählungszeichen
Start > Textformatierung > Aufzählungszeichen
378
Menüband und Symbolleisten
Format > Zeichen > Einzug verkleinern
Start > Textformatierung > Einzug verkleinern
Format > Zeichen > Einzug vergrößern
Start > Textformatierung > Einzug vergrößern
Format > Hintergrund
Start > Textformatierung > Hintergrund
Format > Text
Start > Format > Text
Format > HTML
Start > Format > HTML
Konfiguration > eMaileinstellungen
Datei > Optionen
? > Hilfe
Datei > Hilfe
Position im Menüband (alphabetisch) zu Position in Symbolleiste
Projekt
Befehl in Menüband
Befehl in Symbolleiste
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Datei > Hilfe
? > Hilfethemen
Datei > Hilfe > Aktualitätsprüfung im Internet
? > Online-Support > Aktualitätsprüfung im Internet
Datei > Hilfe > Info über combit Relationship Ma- ? > Über
nager
Datei > Hilfe > Kontakt
? > Kontakt
Datei > Hilfe > Online-Registrierung
? > Online-Registrierung
Datei > Hilfe > Support > An Online-Sitzung teil- ? > Online-Support > An Online-Sitzung teilnehmen
nehmen
Datei > Hilfe > Support > Foren
? > Online-Support > Foren
Datei > Hilfe > Support > Knowledgebase
? > Online-Support > Knowledgebase
Datei > Hilfe > Support > Support-Bereich
? > Online-Support > Support-Bereich
Datei > Hilfe > Tools > address pick-up
? > Tools > address pick-up
Datei > Hilfe > Tools > Debug Tool
? > Tools > Debug Tool
Datei > Hilfe > Tools > eMail Autopilot
? > Tools > eMail Autopilot
Datei > Hilfe > Tools > LDAP Server
? > Tools > LDAP Server
Datei > Hilfe > Tools > Lizenz-Upgrade
? > Tools > Lizenz-Upgrade
Datei > Hilfe > Tools > Solution-Distribution
? > Tools > Solution-Distribution
Datei > Hilfe > Tools > Workflow Server
? > Tools > Workflow Server
Datei > Information > Automatische Zähler
Konfigurieren > Systemverwaltung > Automatische Zähler
Datei > Information > Datenbankstruktur
Konfigurieren > Datenbank > Datenbankstruktur
Datei > Information > Eigenschaften
Konfigurieren > Projekt > Eigenschaften
Datei > Information > Ereignisse
Konfigurieren > Projekt > Ereignisse
Datei > Information > Firmenstammdaten
Konfigurieren > Projekt > Firmenstammdaten
Datei > Information > Für WebAccess bereitstellen Datei > Für WebAccess bereitstellen
379
Anhang
Datei > Information > Navigationsstruktur
Konfigurieren > Projekt > Navigationsstruktur
Datei > Information > Projekt-Import
Konfigurieren > Projekt > Importieren
Datei > Information > Reorganisieren
Datei > Reorganisieren
Datei > Neu
Datei > Neu
Datei > Öffnen > Öffnen
Datei > Öffnen > Datei
Datei > Öffnen > Solution Center
Datei > Öffnen > Solution-Center
Datei > Optionen > Akustische Signale
Konfigurieren > Akustische Signale
Datei > Optionen > Allgemein
Konfigurieren > Allgemein
Datei > Optionen > Benutzerverwaltung
Konfigurieren > Systemverwaltung > Benutzer
Datei > Optionen > Datenbank Anmeldung
Konfigurieren > Datenbank > Datenbankverbindung
Datei > Optionen > DMS Anmeldung
Konfigurieren > DMS Anmeldeinformationen
Datei > Optionen > Kennwort ändern
Konfigurieren > Benutzerkennwort ändern
Datei > Speichern
Datei > Speichern
Datei > Speichern unter
Datei > Speichern unter
Fenster > Anzeigen > Dubletten
Fenster > Dubletten
Fenster > Anzeigen > Navigationsbereich
Fenster > Navigation
Fenster > Anzeigen > Statusleiste
Fenster > Symbolleisten > Statusleiste
Fenster > Anzeigen > Suchergebnisse
Fenster > Suchergebnis Globale Suche
Fenster > Fenster > Alle schließen
Fenster > Alle schließen
Fenster > Fenster > Fenster wechseln
Fenster > Fenster
Fenster > Wechseln zu > Anrufe
Ansichten > Anrufe
Fenster > Wechseln zu > Info-Zentrale
Ansichten > Info-Zentrale
Fenster > Wechseln zu > Termine und Aufgaben
Ansichten > Termine & Aufgaben
Konfigurieren > Ansicht > Eigenschaften bzw. Kon- Ansichten > Eigenschaften
textmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Eigenschaften
Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Lö- Ansichten > Löschen
schen
Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Neu Ansichten > Neu
Start > Öffnen > Ansicht bzw. Fenster > Wechseln Ansichten > Öffnen
zu > Ansicht bzw. Kontextmenü auf Ansicht im Projekt-Fenster > Öffnen
Ansichten
Befehl in Menüband
Befehl in Symbolleiste
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Brief drucken
Ausgeben > Einzelbrief > Direkt
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Drucken
Ausgeben > Einzeldruck > Allgemein
Ausgeben > Aktueller Datensatz > eMail senden
Ausgeben > Einzel-eMail
380
Menüband und Symbolleisten
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Übernahme in
Textverarbeitung
Ausgeben > Aktueller Datensatz > Übernahme in
Textverarbeitung
Ausgeben > Alle Datensätze > Serienbrief per Textverarbeitung
Ausgeben > Alle Datensätze > Serienbriefe drucken
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck
Ausgeben > Einzelübernahme
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Etiketten drucken
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Karteikarten drucken
Ausgeben > Alle Datensätze > Seriendruck > Listen/Berichte drucken
Ausgeben > Alle Datensätze > Serien-eMail senden
Ausgeben > Auswertungen > Sofortbericht
Ausgeben > Seriendruck > Etiketten
Ausgeben > Auswertungen > Statistik
Ausgeben > Statistik
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Einzelne Karteikarte drucken
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Einzelnes Etikett drucken
Ausgeben > Drucken > Aktueller Datensatz > Liste
(Bericht) zum Datensatz drucken
Bearbeiten Kontext > Abbrechen
Ausgeben > Einzeldruck > Karteikarte
Bearbeiten Kontext > Ausschneiden
Bearbeiten > Ausschneiden
Bearbeiten Kontext > Einfügen
Bearbeiten > Einfügen
Bearbeiten Kontext > Kopieren
Bearbeiten > Kopieren
Bearbeiten Kontext > Rückgängig
Bearbeiten > Rückgängig
Bearbeiten Kontext > Speichern
Datensatz > Speichern
Bearbeiten Kontext > Speichern & Schließen
Datensatz > Speichern und Ansicht schließen
Daten > Bearbeiten > Datenanreicherung
Organisieren > Anreichern aus Telefonverzeichnis
Daten > Bearbeiten > Wechseln
Organisieren > Wechseln
Daten > Externe Daten > Exportieren
Organisieren > Exportieren
Daten > Externe Daten > Importieren
Organisieren > Importieren
Ausgeben > Einzelbrief > Textverarbeitung
Ausgeben > Serienbrief > Textverarbeitung
Ausgeben > Serienbrief > Direkt
Ausgeben > Seriendruck > Allgemein
Ausgeben > Seriendruck > Karteikarten
Ausgeben > Seriendruck > Liste
Ausgeben > Serien-eMail
Ausgeben > Sofortbericht
Ausgeben > Einzeldruck > Etikett
Ausgeben > Einzeldruck > Liste
Datensatz > Änderungen verwerfen
Daten > Externe Daten > Importieren mit Abgleich Organisieren > Abgleichen
Daten > Relational ergänzen > Allgemein
Organisieren > Relational ergänzen > Allgemein
Daten > Relational ergänzen > Vorlage ausführen
Organisieren > Relational ergänzen > Vorlage ausführen
Daten > Übernehmen > Filter in den phone mana- Filtern > Filter in phone manager übernehmen
ger übernehmen
Fenster > Aktualisieren
Ansicht > Aktualisieren
Fenster > Anrufe
Ansicht > Wechseln zu > Anrufe
Fenster > Ansicht
Ansicht > Wechseln zu > Ansicht öffnen
381
Anhang
Fenster > InfoZentrale
Ansicht > Wechseln zu > Info-Zentrale
Fenster > Menüband
Ansicht > Symbolleisten > Anpassen
Fenster > Statusleiste
Ansicht > Symbolleisten > Statusleiste
Fenster > Termine und Aufgaben
Ansicht > Wechseln zu > Termine und Aufgaben
Filtern > Zusammenstellen > Dublettenprüfung
Filtern > Dubletten
Filtern > Zusammenstellen > Filter invertieren
Filtern > Filter invertieren
Filtern > Zusammenstellen > Filter rückgängig
Filtern > Filter rückgängig
Filtern > Zusammenstellen > Filterausdruck aus- Filtern > Filterausdruck ausführen
führen
Filtern > Zusammenstellen > Formularabfrage
Filtern > Formularabfrage
Filtern > Zusammenstellen > Freie SQL-Abfrage
Filtern > Freie SQL-Abfrage
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Alle aus- Filtern > Manuell > Alle Datensätze ausschließen
schließen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Alle einbe- Filtern > Manuell > Alle Datensätze einbeziehen
ziehen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Anwenden Filtern > Manuell > Anwenden/Aufheben
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Auswahl
aufheben
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatz
ausschließen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatz
einbeziehen
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Aktuellen Filter als manuellen Filter speichern
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Manuellen Filter laden
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Datensatzauswahl > Manuellen Filter speichern
Filtern > Zusammenstellen > Manuell > Zusammenstellen
Filtern > Zusammenstellen > Volltextrecherche
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl aufheben
Gehe zu > Erster Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Anfang
Gehe zu > Letzter Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Ende
Gehe zu > Nächster Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Vorwärts
Gehe zu > Vorheriger Datensatz bzw. Statusleiste
Datensatz > Gehe zu > Rückwärts
Konfigurieren > Ansicht > Eigenschaften
Konfigurieren > Ansicht
Konfigurieren > Ansicht > Eingabemaske
Konfigurieren > Eingabemaske
Filtern > Manuell > Datensatz ausschließen
Filtern > Manuell > Datensatz einbeziehen
Filtern > Filter als manuellen Filter speichern
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl laden
Filtern > Manuell > Datensatzauswahl speichern als
Filtern > Manuell > Zusammenstellen
Filtern > Volltextrecherche
Konfigurieren > Ansicht > Eingabemaske > Einga- Konfigurieren > Eingabemaske WebAccess
bemaske WebAccess
Konfigurieren > Verwalten > Filterausdrücke
Filtern > Filterausdrücke verwalten
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Bearbeiten Extras > Script > Bearbeiten
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Neu
Extras > Script > Neu
Konfigurieren > Verwalten > Scripte > Verschlüs- Extras > Script > Verschlüsseln
seln
382
Menüband und Symbolleisten
Konfigurieren > Verwalten > Sofortberichte
Konfigurieren > Sofortberichte
Konfigurieren > Verwalten > Sortierungen
Organisieren > Sortieren
Konfigurieren > Verwalten > Verzeichnisse+Rou- Konfigurieren > Telefon- & Online-Verzeichnisse / Routenplanung
tenplaner
Konfigurieren > Verwalten > Workflows > Bearbei- Extras > Workflow > Bearbeiten
ten
Konfigurieren > Verwalten > Workflows > Neu
Extras > Workflow > Neu
Konfigurieren > Vorlagen > Direkte Einzel-/Serien- Konfigurieren > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief
briefe
Konfigurieren > Vorlagen > eMails
Konfigurieren > eMail Vorlage
Konfigurieren > Vorlagen > Etiketten
Konfigurieren > Druck > Etiketten
Konfigurieren > Vorlagen > Karteikarten/Briefe
Konfigurieren > Druck > Karteikarten
Konfigurieren > Vorlagen > Listen/Berichte
Konfigurieren > Druck > Listen
Konfigurieren > Vorlagen > Relationales Ergänzen Organisieren > Relational ergänzen > Vorlagen verwalten
Konfigurieren > Vorlagen > Übernahmemasken > Konfigurieren > Übernahmemaske > Auswählen
Auswählen
Konfigurieren > Vorlagen > Übernahmemasken > Konfigurieren > Übernahmemaske > Bearbeiten
Bearbeiten
Start > Aktionen > Anrufen
Datensatz > Anrufen
Start > Aktionen > eMail senden
Datensatz > eMail senden
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Endpunkt setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Zwischenstopp setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen
Start > Aktionen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen
Start > Aktionen > Routenplanung > Routenplanung
Start > Aktionen > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen Datensatz
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > nn. Programm / Script / Workflow
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > Script
ausführen bzw. Konfigurieren > Verwalten >
Scripte >Ausführen
Start > Aktionen > Scripte & Workflows > Workflow ausführen bzw. Konfigurieren > Verwalten >
Workflows > Ausführen
Start > Bericht
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Endpunkt setzen
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt setzen
Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Zwischenstopp setzen
Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen
Suchen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen
Start > Datensatz > Bearbeiten
Datensatz > Bearbeiten
Suchen > Routenplanung > Routenplanung
Suchen > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen Datensatz
Extras > nn. Programm / Script / Workflow
Extras > Script > Ausführen
Extras > Workflow > Ausführen
Ansicht > Bericht
Start > Datensatz > Bearbeiten > In neuem Fenster Datensatz > In neuem Fenster bearbeiten
bearbeiten
Start > Datensatz > Erweitert > Datensatz überwa- Datensatz > Überwachen
chen
Start > Datensatz > Erweitert > Datensätze zusam- Datensatz > Zusammenführen
menführen
383
Anhang
Start > Datensatz > Löschen
Datensatz > Löschen
Start > Datensatz > Löschen > Alle löschen
Datensatz > Alle Löschen
Start > Datensatz > Neu
Datensatz > Neu
Start > Datensatz > Neu > Duplizieren
Datensatz > Duplizieren
Start > Datensatz > Verweis > In Zwischenablage Datensatz > Verweis > In Zwischenablage
Start > Datensatz > Verweis > Senden an
Datensatz > Verweis > Senden an
Start > Datensatz > Verweis > Speichern als
Datensatz > Verweis > Speichern als
Start > Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzu- Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen
fügen
Start > Eingabemaske
Ansicht > Eingabemaske
Start > Filtern > Filter erstellen bzw. Filtern > Zu- Filtern > Allgemein
sammenstellen > Filter Allgemein
Start > Filtern > Letzten Filter aktivieren bzw. Filtern Filtern > Letzter Filter
> Zusammenstellen > Letzter Filter
Start > Suchen > Ersetzen
Suchen > Ersetzen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Datensatz in
Online-Verzeichnissen und Social Media suchen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Datensatz in
Telefonverzeichnis suchen
Start > Suchen > In Verzeichnissen > Manuelle
Übernahme aus einem Telefonverzeichnis
Start > Suchen > Schnellsuche
Suchen > Aktuellen Datensatz in Online-Verzeichnissen
Start > Suchen > Spezialsuche
Suchen > Telefonnummer oder eMail
Start > Suchen > Suchen
Suchen > Suchen
Start > Übersichtsliste
Ansicht > Übersichtsliste
Start > Web
Ansicht > Web
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Aufgaben zum
Datensatz
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Aufgabenübersicht
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Termine zum Datensatz
Termine/Aufgaben > Anzeigen > Terminübersicht
Termin > Aufgaben zum Datensatz anzeigen
Suchen > Telefonverzeichnis > Anhand aktuellem Datensatz
Suchen > Telefonverzeichnis > Manuell übernehmen
Suchen > Schnellsuche
Termin > Aufgabenübersicht
Termin > Termine zum Datensatz anzeigen
Termin > Terminübersicht
Termine/Aufgaben > Neu > Aufgabe zum Daten- Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz
satz
Termine/Aufgaben > Neu > Termin zum Datensatz Termin > Neuer Termin zum Datensatz
Termine/Aufgaben > Wechseln zu > Termine und Termin > Termine / Aufgaben anzeigen
Aufgaben
Termine/Aufgaben
Befehl in Menüband
Befehl in Symbolleiste
Ausgeben > Ausgeben > Kalender
Ausgeben > Kalenderansicht
Ausgeben > Ausgeben > Karteikarten > Aufgaben Ausgeben > Aufgaben-Karteikarten
Ausgeben > Ausgeben > Karteikarten > Termine
384
Ausgeben > Termin-Karteikarten
Menüband und Symbolleisten
Ausgeben > Ausgeben > Listen > Aufgaben
Ausgeben > Aufgaben-Liste
Ausgeben > Ausgeben > Listen > Termine
Ausgeben > Termin-Liste
Fenster > Ansicht > Aktualisieren
Ansicht > Aktualisieren
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Standard
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Navigation
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Filter
keine Entsprechung
Ansicht > Symbolleisten > Statusleiste
Konfigurieren > Druckvorlagen > Kalender
Konfigurieren > Druck > Kalenderansicht
Konfigurieren > Druckvorlagen > Karteikarten >
Aufgaben
Konfigurieren > Druckvorlagen > Karteikarten >
Termine
Konfigurieren > Druckvorlagen > Listen > Aufgaben
Konfigurieren > Druckvorlagen > Listen > Termine
Konfigurieren > Druck > Karteikarten > Aufgaben
Konfigurieren > Einstellungen > Kategorien
Konfigurieren > Kategorieren
Konfigurieren > Einstellungen > Optionen
Konfigurieren > Allgemein
Konfigurieren > Einstellungen > Ressourcen
Konfigurieren > Ressourcen
Konfigurieren > Druck > Karteikarten > Termine
Konfigurieren > Druck > Listen > Aufgaben
Konfigurieren > Druck > Listen > Termine
Konfigurieren > Einstellungen > Sortierkriterien > Organisieren > Aufgaben sortieren
Aufgaben
Konfigurieren > Einstellungen > Sortierkriterien > Organisieren > Termine sortieren
Termine
Start > Ansicht > Arbeits-Woche
Ansicht > Arbeitswochenansicht
Start > Ansicht > Aufgaben
Ansicht > Aufgabenliste
Start > Ansicht > Monat
Ansicht > Monatsansicht
Start > Ansicht > Tag
Ansicht > Tagesansicht
Start > Ansicht > Terminliste
Ansicht > Terminliste
Start > Ansicht > Woche
Ansicht > Wochenansicht
Start > Daten > Exportieren
Organisieren > Exportieren
Start > Daten > Importieren
Organisieren > Importieren
Start > Daten > Löschen > Alle Aufgaben löschen Datensatz > Alle Löschen > Aufgaben
Start > Daten > Löschen > Alle Termine löschen
Datensatz > Alle Löschen > Termine
Start > Filtern > Aufgaben
Filtern > Aufgaben
Start > Filtern > Benutzer
Filtern > Benutzer
Start > Filtern > Termine
Filtern > Termine
Start > Gehe zu > Datensatz
Datensatz > Gehe zu Datensatz
Start > Gehe zu > Heute
Ansicht > Zu Heute wechseln
Start > Neu > Aufgabe
Datensatz > Neue Aufgabe
Start > Neu > Termin
Datensatz > Neuer Termin
385
Anhang
Termin > Bearbeiten > Bearbeiten
Datensatz > Bearbeiten
Termin > Bearbeiten > Delegieren
Datensatz > Delegieren
Termin > Bearbeiten > Löschen
Datensatz > Löschen
phone manager
Befehl in Menüband
Befehl in Symbolleiste
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Datei > Optionen > Akustische Signale
Konfigurieren > Akustische Signale
Datei > Optionen > Allgemein > Anruferkennung
Konfigurieren > Anruferkennung
Datei > Optionen > Allgemein > Anrufsimulation
Extras > Anrufsimulation
Datei > Optionen > Allgemein > Ausgabe Anruf- Konfigurieren > Ausgabe Anrufliste
liste
Datei > Optionen > Allgemein > Netzwerkfunktio- Extras > Netzwerkfunktionen aktivieren
nen aktivieren
Datei > Optionen > Allgemein > SMS-Versand
Konfigurieren > SMS-Versand
Datei > Optionen > Allgemein > Telefonanlage
Konfigurieren > Telefonanlage
Datei > Optionen > Allgemein > Wahlhilfe
Konfigurieren > Wahlhilfe
Datei > Optionen > Allgemein > Wahlhilfeeinstel- Konfigurieren > Wahlhilfeeinstellungen
lungen
Start > Ausgeben > Anrufliste
Ausgeben > Anrufliste
Start > Bearbeiten > Eintrag löschen
Bearbeiten > Eintrag löschen
Start > Bearbeiten > Eintrag löschen > Alle Ein- Bearbeiten > Alle Einträge löschen
träge löschen
Start > Bearbeiten > Eintrag verschieben
Bearbeiten > Eintrag verschieben
Start > Bearbeiten > Protokoll im Datensatz hinzu- Bearbeiten > Protokoll im Datensatz hinzufügen
fügen
Start > Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln
Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln
Start > Hilfe
? > Hilfe zum phone manager
Start > Wählen > Anhalten
Wählen > Anhalten
Start > Wählen > Anrufen
Wählen > Anrufen
Start > Wählen > Manuell
Wählen > Manuell
Start > Wählen > Nächster
Wählen > Nächster
Start > Wählen > Powerdialing
Wählen > Powerdialing
eMail-Dialog
Befehl in Menüband
Befehl in Symbolleiste
Datei > Beenden
Datei > Beenden
Datei > Hilfe
? > Hilfe
Datei > Importieren
Datei > Importieren
Datei > Neu
Datei > Neu
386
Menüband und Symbolleisten
Datei > Öffnen
Datei > Öffnen
Datei > Optionen
Konfiguration > eMaileinstellungen
Datei > Speichern
Datei > Speichern
Datei > Speichern unter
Datei > Speichern unter
Start > Einfügen > Anlage > Datei
Einfügen > Anlage > Datei
Start > Einfügen > Anlage > Formel
Einfügen > Anlage > Formel
Start > Einfügen > Felder
Einfügen > Felder
Start > Einfügen > Grafik
Einfügen > Grafik
Start > Einfügen > Hyperlink
Einfügen > Hyperlink
Start > Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle
Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle
Start > Einfügen > Tabelle > Spalte einfügen
Einfügen > Tabelle > Spalte einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Spalte löschen
Einfügen > Tabelle > Spalte löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Zeile einfügen
Einfügen > Tabelle > Zeile einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Zeile löschen
Einfügen > Tabelle > Zeile löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Zelle einfügen
Einfügen > Tabelle > Zelle einfügen
Start > Einfügen > Tabelle > Zelle löschen
Einfügen > Tabelle > Zelle löschen
Start > Einfügen > Tabelle > Zellen spalten
Einfügen > Tabelle > Zellen spalten
Start > Einfügen > Tabelle > Zellen verknüpfen
Einfügen > Tabelle > Zellen verknüpfen
Start > Format > HTML
Format > HTML
Start > Format > Text
Format > Text
Start > Nachricht > Senden
Datei > Senden
Start > Textformatierung > Aufzählungszeichen
Format > Zeichen > Aufzählungszeichen
Start > Textformatierung > Einzug vergrößern
Format > Zeichen > Einzug vergrößern
Start > Textformatierung > Einzug verkleinern
Format > Zeichen > Einzug verkleinern
Start > Textformatierung > Fett
Format > Zeichen > Fett
Start > Textformatierung > Hintergrund
Format > Hintergrund
Start > Textformatierung > Kursiv
Format > Zeichen > Kursiv
Start > Textformatierung > Linksbündig
Format > Zeichen > Linksbündig
Start > Textformatierung > Nummerierung
Format > Zeichen > Nummerierung
Start > Textformatierung > Rechtsbündig
Format > Zeichen > Rechtsbündig
Start > Textformatierung > Schriftart
Format > Zeichen > Schriftart
Start > Textformatierung > Stil
Format > Stil
Start > Textformatierung > Unterstrichen
Format > Zeichen > Unterstrichen
Start > Textformatierung > Zentriert
Format > Zeichen > Zentriert
387
Anhang
22.6 Datentypen
Dieses Kapitel beschreibt die wichtigsten Datentypen in PostgreSQL und MS SQL. Die
Angaben sind ohne Gewähr.
Hinweise zur Auswahl des idealen Datentyps:
Die Datentypen der Spalten haben direkten Einfluss darauf, wieviel Bytes ein Datensatz für
die Speicherung benötigt. Ziel sollte sein, so viele Datensätze wie möglich auf einer Data
Page (zu 8 KB) unterzubringen. Je mehr Daten pro Page, desto bessere Performance.
▪
int statt numeric (sofern Sie keine Nachkommastellen benötigen)
▪
varchar statt nvarchar (sofern Sie auf Unicode-Unterstützung verzichten können)
Bitte beachten:
▪
Nur Zeichenfelder können mit der Direktsuche und Globalen Suche durchsucht werden.
▪
Die Feldtypen text, ntext und image werden in einer zukünftigen Version von Microsoft
SQL Server entfernt. Verwenden Sie stattdessen varchar(max)-, nvarchar(max)- und
varbinary(max)-Datentypen.
Kategorie
Datentyp
MS SQL
Datentyp
PostgreSQL
Beschreibung
Datum/
Zeit
timestamp,
datetime
timestamp
Datum und Zeit
date
Datum
time
Tageszeit mit Zeitzonenangabe
bigint
int8,
bigint
Ganzzahlige Daten von -2^63 bis
2^63-1
int
int,
int4, integer
Ganzzahlige Daten von -2^31 bis
2^31-1
smallint
int2,
smallint
Ganzzahlige Daten von -2^15 bis
2^15-1
Zahlen
388
tinyint
Ganzzahlige Daten von 0 – 255
bit
Ganzzahlige Daten mit einem Wert
von 1 oder 0 -> logisches Feld
decimal,
numeric
Numerische Daten mit fester Genauigkeit und Dezimalstellen von 10^38+1 bis 10^38-1
Datentypen
Kategorie
Datentyp
MS SQL
Datentyp
PostgreSQL
Beschreibung
decimal,
numeric
Fließkommazahl mit benutzdefinierter Präzision und exakter Speicherung.
float
Numerische Daten mit unverankerter Genauigkeit (Float) von 1.79*10^308 bis 1.79*10^308
float8,
double precision
real
Numerische Daten mit unverankerter Genauigkeit (Float) von 3.40*10^38 bis 3.40*10^38
real, float4
Zeichen
char
Fließkommazahl mit 6 Dezimalstellen Präzision und Gültigkeitsbereich von -10^37 bis 10^37
Zeichendaten fester Länge mit einer max. Länge von 8000 Zeichen.
char,
character
varchar
text
Fließkommazahl mit 15 Dezimalstellen Präzision und Gültigkeitsbereich von -10^308 bis 10^308
Zeichendaten fester Länge mit einer max. Länge von 10485760 Zeichen.
Zeichendaten variabler Länge mit
maximal 8000 Zeichen.
varchar,
character varying
Zeichendaten variabler Länge mit
maximal 10485760 Zeichen.
text
Zeichendaten variabler Länge mit
einer max. Länge von 2^31-1 Zeichen.
nchar
Unicode-Daten fester Länge mit einer max. Länge von 4000 Zeichen.
nvarchar
Unicode-Daten variabler Länge mit
einer max. Länge von 4000 Zeichen.
389
Anhang
Kategorie
Spezielle
Datentyp
MS SQL
Datentyp
PostgreSQL
ntext
Unicode-Daten variabler Länge mit
einer max. Länge von 2^30-1 Zeichen.
binary
Binärdaten fester Länge mit einer
max. Länge von 8000 Byte.
varbinary
Binärdaten variabler Länge mit einer max. Länge von 8000 Byte.
image
bytea
Binärdaten fester Länge mit einer
max. Länge von 2 GByte.
sql_variant
Kann in Funktionen verwendet
werden und unterstützt Werte anderer Datentypen.
uniqueidentifier
Ein global eindeutiger Bezeichner
(Globally Unique Identifier, GUID)
bool,
boolean
390
Beschreibung
Wahr oder falsch (oder unbekannt,
wenn NULL)
Datentypen
The OpenLDAP Public License
Version 2.8, 17 August 2003
Redistribution and use of this software and associated documentation ("Software"), with or without
modification, are permitted provided that the following conditions are met:
1. Redistributions in source form must retain copyright statements and notices,
2. Redistributions in binary form must reproduce applicable copyright statements and notices, this
list of conditions, and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution, and
3. Redistributions must contain a verbatim copy of this document.
The OpenLDAP Foundation may revise this license from time to time. Each revision is distinguished
by a version number. You may use this Software under terms of this license revision or under the
terms of any subsequent revision of the license.
THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE OPENLDAP FOUNDATION AND ITS CONTRIBUTORS "AS
IS" AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE
IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE
DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE OPENLDAP FOUNDATION, ITS CONTRIBUTORS, OR THE
AUTHOR(S) OR OWNER(S) OF THE SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR
PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE
POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.
The names of the authors and copyright holders must not be used in advertising or otherwise to
promote the sale, use or other dealing in this Software without specific, written prior permission.
Title to copyright in this Software shall at all times remain with copyright holders.
OpenLDAP is a registered trademark of the OpenLDAP Foundation.
Copyright 1999-2003 The OpenLDAP Foundation, Redwood City,
California, USA. All Rights Reserved.
Permission to copy and distribute verbatim copies of this document is granted.
391
Index
23. Index
%
%APPDIR%....................................... 304
%PRJDIR% ....................................... 304
@
@User ............................................... 257
A
Abgleich .................................... 170, 186
Außendienst / Standorte ............... 170
Replikation .................................... 170
Active Directory ................................ 342
Add-In (eMail-Ablage) ........................ 130
address manager ................................ 41
address pick-up ................................... 71
Adressanreicherung ............................ 84
Adressbuch ....................................... 268
Adressen
Import in Adressen-Ansicht .......... 171
Übernehmen ................................... 71
Adressverweis ................. Siehe Verweis
Adressvisualisierung ......................... 166
Aktualitätsprüfung ............................... 40
Akustische Signale ............................ 240
Allgemeiner Filter ................................ 98
Alphabetischer Filter ........................... 55
Anbindung
Active Directory............................. 342
Groupware .................................... 268
Routenplanung ................................ 94
SocialMedia .................................... 92
Telefon-/Online-Verzeichnis ............ 92
Android-Zugriff .............. 16, 33, 125, 363
Ansicht ................................................ 55
Adressen ....................................... 171
Benutzerverwaltung ...................... 200
392
Berichtsansicht ............................. 234
Eingabemaske ................................ 57
Familienname ............................... 234
Feldalias ........................................ 210
Feldtyp intern ................................ 210
Info-Zentrale .................................... 48
Konfiguration ................................ 208
Listenansicht ................................... 56
Max. Anzahl .................................. 208
Max. Fenster ................................. 237
Öffnen ............................................. 55
Relationen definieren .................... 213
Tabs ........................................ 48, 233
Webansicht ................................... 234
API .................................................... 302
Arbeitsbereich....... Siehe Eingabemaske
Arbeitsumgebung ............................... 44
Individuell einrichten ....................... 48
Architektur .......................................... 19
Aufgaben .......................................... 116
Ausdrücke
Kommentare ................................. 246
Syntaxregeln ................................. 245
Variablen ....................................... 241
Ausgabe ............................................ 152
Anpassen ...................................... 253
Berichte......................................... 155
Briefumschlag ............................... 154
Druckoptionen ...................... 156, 159
Druckvorlagen anpassen .............. 253
Einzelbrief ..................................... 156
Einzelübernahme .......................... 152
Etiketten ........................................ 154
Formate (PDF, Excel...) ................. 159
Funktionsdefinitionen ................... 220
Karteikarte ..................................... 155
Listen ............................................ 155
Reports ......................................... 155
Index
Serienbrief ............................. 156, 161
Serienbrief in Textverarbeitung ..... 162
Telefax........................................... 168
Trichter .......................................... 266
Vorschau ....................................... 158
Außendienst / Standorte ................... 170
Auswahl ................................ Siehe Filter
Auswahllisten ............................ 337, 338
Filter .............................................. 338
Auswertungen................................... 164
Automatisch Anmelden .................... 346
Automatische Aktionen..................... 276
Automatische Nummernvergabe ...... 221
Automatische Zähler ......................... 221
Automatismen .................................... 68
Auto-Protokoll ............................... 224
eMail Autopilot .............................. 281
eMail-Ablage ................................. 231
Ereignisse ..................................... 276
Folgeverknüpfung ......................... 322
Funktionsdefinitionen ................... 220
Kundennummer ............................ 221
Programmaufruf .............................. 71
Scripting ........................................ 302
Telefonie ....................................... 136
Workflow Designer ....................... 286
Workflows ..................................... 274
Auto-Protokoll ............................. 69, 224
Autotext ...................................... 69, 321
B
Backup-Datei ..................................... 195
Basisadresse ....................................... 97
Benutzer-Variablen ............................ 257
Benutzerverwaltung .......................... 341
Administratorpasswort ................. 342
Ansichten erzeugen ...................... 200
Ansichtenrechte ............................ 350
Anwendungsrechte ....................... 348
Automatisch Anmelden ................ 346
Benutzereinstellungen .................. 348
Benutzerrechte ............................. 346
Datensatzrechte ............................ 351
Feldrechte ..................................... 352
Individuelle Rechte ....................... 348
Projektrechte................................. 350
Berechtigungen ................ 109, 164, 346
Berichte ............................................ 163
Anpassen ...................................... 262
Ausgabe ........................................ 155
Berichtsansicht ................................. 234
Blackberry-Zugriff.................. 16, 33, 363
Brief
Briefumschlag ............................... 154
Einzelbrief ..................... 156, 161, 259
Serienbrief .................... 156, 161, 259
Textverarbeitung ........................... 162
Übernahmemaske......................... 152
C
Charts ............................................... 164
ClientSetup.exe................................... 26
cobra Adress PLUS-Import ............... 174
Codes
Beschreibungen drucken .............. 200
Definieren ..................................... 218
COM ................................................. 302
combit Hinweise ................................. 54
Comboboxen ...................................... 69
Container .......................................... 335
Filtern ............................................ 115
Formatierung .................................. 49
cRM Windows Client .......................... 16
cRMShip ........................................... 196
cRM-Variablen................................... 242
CTI.................................. Siehe Telefonie
D
Darstellungsbedingung............. 320, 321
Darstellungsreihenfolge.................... 317
Datei
393
Index
Menü ............................................... 45
Daten abgleichen ...................... 170, 186
Datenanreicherung ............................. 84
Datenausgabe .................Siehe Ausgabe
Datenbank
Backup-Datei ................................. 195
Datenbank anhängen .................... 196
Datenbanksicht definieren ............ 202
Datenbankstruktur konfigurieren .. 202
Datenbankverbindung ..................... 28
Datentypen ................................... 388
Export ............................................ 183
Indizes ........................................... 206
Schema-Cache .............................. 207
SQL-Datei ...................................... 195
Unicode ................................... 19, 206
Wiederherstellen ........................... 195
Datenbank-Schema-Cache ................ 207
Datenbankserver
Microsoft SQL Server ..................... 15
PostgreSQL ..................................... 15
Datenbankstruktur konfigurieren ...... 202
Datenbankverbindung wählen ............ 28
Dateneingabe ...................................... 68
Datenorganisation ......................... 81, 82
Datenquelle ....................................... 162
Datensatz
Anzeigen ......................................... 55
Bearbeiten ....................................... 59
Duplizieren ...................................... 60
Favoriten ......................................... 66
Gleichzeitige Änderungen ............... 61
Löschen .......................................... 60
Neu anlegen .................................... 58
Rechte ........................................... 351
Relationen ....................................... 61
Sortieren.......................................... 64
Speichern ........................................ 59
Suchen ............................................ 85
Überwachen .................................... 80
Verknüpfen ...................................... 61
394
Verlauf ............................................. 66
Verweis ........................................... 74
Zusammenführen............................ 75
Datensatzüberwachung .............. 80, 234
Benachrichtigungsoptionen .......... 348
Datensicherung ................................ 369
Datentypen ....................................... 388
David
Add-In ........................................... 130
Anbindungen ................................ 268
Deinstallation ...................................... 31
Digital signieren .................................. 19
Direktes Ändern .................................. 59
Dokumenten Management System .. 227
Anmeldeinformationen ................. 346
Auswahl ........................................ 201
DocuWare ....................................... 18
easyEnterprise ................................ 18
ELOoffice ........................................ 18
ELOprofessional ............................. 18
Konfiguration ................................ 227
Share Point ..................................... 18
Systemvoraussetzungen................. 18
windream ................................ 18, 346
Dokumentenverwaltung
Datei von Scanner einlesen .......... 129
DMS .............................................. 201
Dokumente neu erstellen ............. 128
Dokumente öffnen ........................ 226
Dokumente zuordnen ................... 129
Drag & Drop .................................. 129
Filestream ..................................... 226
ParentRecordDescription.............. 230
ParentViewName .......................... 230
Doppelte Einträge ......... Siehe Dubletten
Drag & Drop .............................. 129, 314
Drucken .................................... 152, 156
Berichte......................................... 163
Druckoptionen .............................. 156
Druckvorlagen ............................... 153
Formate ........................................ 159
Index
Hauptdatensätze zählen ................ 244
Sofortberichte ............................... 163
Vorschau ....................................... 158
Dubletten
Datensätze zusammenführen ......... 75
Dubletten anzeigen ....................... 110
Dublettencheck konfigurieren ....... 219
Online-Dublettencheck ................. 219
Duplizieren .......................................... 60
E
Edition ................................................. 39
Eingabefelder .................................... 328
Eingabemaske .................................. 307
Allgemeines Layout ...................... 310
Arbeitsbereich ............................... 308
Autotext ........................................ 321
Darstellungsreihenfolge ................ 317
Folgeverknüpfung ......................... 322
Formatierung................................. 319
Größe anpassen ............................ 233
Gruppierung .................................. 332
Hilfsgitter ...................................... 317
Objekte.......................................... 326
Optik ............................................. 233
Programmaufruf ............................ 325
Registerkarten ....................... 307, 309
Speichern ...................................... 308
Statuszeile ..................................... 309
Tooltipp ......................................... 320
Übernehmen ................................. 307
Eingabemaskenansicht ....................... 57
Eingaberegeln ................................... 324
Einzelbrief
Anpassen ...................................... 259
Ausgabe ........................................ 156
Einzelübernahme .............................. 152
eMail ................................................. 146
Automatische Ablage ............ 151, 233
Automatische Verarbeitung .......... 281
Autopilot........................................ 281
David Add-In ................................. 130
Direkt über MAPI-Client ................ 239
Einzel-eMail ................................... 146
Extended MAPI ..................... 146, 238
Formatierung ................................ 150
HTML-eMail .................................. 150
Konfiguration ................................ 237
MAPI-Schnittstelle ................ 146, 238
Nachrichten-Ablage ...................... 130
Newsletter .................................... 147
Oulook Add-In ............................... 130
senden .......................................... 146
Serien-eMail .................................. 147
Thunderbird Add-on ...................... 130
Verschlüsselung............................ 239
Vorlagen ........................................ 147
Wartezeit bei Serien-eMails .......... 239
eMail Autopilot ................................. 281
Entität ............................................... 213
Ereignisse ......................................... 276
Ergänzen ....................................... 81, 82
Erinnerung ........................................ 119
Ersetzen .............................................. 91
Etiketten
Anpassen ...................................... 258
Drucken ........................................ 154
Vorlagen ........................................ 255
Excel
Export ................................... 161, 185
Format .......................................... 161
Export
Datensätze ............................ 170, 183
Termine ......................................... 124
Extrakt ................................... Siehe Filter
F
Facebook-Anbindung .......................... 92
Familienname ................................... 234
Favoriten ............................................. 66
Fax .................................... Siehe Telefax
Feldänderung .................................... 278
395
Index
Felder
Anlegen ......................................... 202
Feldalias ........................................ 210
Feldlänge....................................... 205
Feldrechte ..................................... 352
Feldtyp intern ................................ 210
Feldtyp SQL .................................. 202
Schlüsselfeld ................................. 206
Feldinhalte wechseln .......................... 81
Filestream ......................................... 226
Filter ............................................ 98, 361
Allgemein ........................................ 98
Alphabetischer Filter ....................... 55
AskString ....................................... 105
Benutzerabfrage............................ 105
Container ....................................... 115
Datum ........................................... 103
Dokumentinhalte ........................... 103
Doppelte Einträge ......................... 110
Dubletten ...................................... 110
Freie SQL-Abfrage................... 82, 106
Häufigkeitsstatistik........................ 104
In Anrufliste übernehmen ............. 111
Invertieren ..................................... 111
Laden .................................... 109, 113
Letzter Filter .......................... 106, 111
Loginname .................................... 104
Manueller Filter ............................. 112
Query by Example (QBE)............... 109
Rückgängig ....................... 85, 98, 113
Speichern ...................................... 113
Verknüpfte Bedingungen ...... 100, 102
Verknüpfte Datensätze.................. 111
Volltext .......................................... 103
Volltext-Recherche ........................ 110
Zuletzt verwendete Filter .............. 106
Firmenstammdaten........................... 202
Folgeverknüpfung ............................. 322
Formatierung............................... 49, 319
Formelassistent ................................ 240
Formeln ............................................. 257
396
Freie SQL-Abfrage ...................... 82, 106
Funktionen ........................................ 243
Bedingungen ................................ 244
Kommentare ................................. 246
Funktionsdefinitionen ....................... 220
G
Gesprächsprotokoll ........................... 137
Gestenunterstützung .......................... 44
Gleichzeitige Änderungen ................... 61
Globale Funktionen ....................... 81, 82
Globale Suche ..................................... 90
Einstellungen ................................ 234
Grafikobjekte..................................... 332
Groupware-Anbindungen.................. 268
Gruppentermine................................ 118
Gruppieren .......................................... 57
Gültigkeitsprüfung .............................. 39
H
Häufigkeitsstatistik ....... 94, 96, 104, 166
Hilfequellen ......................................... 54
Hinweise ............................................. 54
HTML-eMail ...................................... 150
I
IBM Notes ......................................... 125
iCalender (iCal, ics) ........................... 124
Import ............................................... 170
Flache Daten ................................. 170
von Adressen ................................ 170
Indizes ............................................... 206
Indizes anlegen ................................... 64
Info-Zentrale ................................ 48, 200
Installation .......................................... 15
Architektur ...................................... 19
Benutzer einrichten ......................... 23
Client ............................................... 26
Datenbankverbindung ..................... 28
Deinstallation .................................. 31
Index
Express Edition ............................... 24
Microsoft SQL Server ..................... 23
Notebook ........................................ 27
PostgreSQL Server.......................... 25
Programmdateien lokal kopieren .... 27
Rechte im Netz ............................... 22
Server .............................................. 19
Service Pack .................................... 40
Systemvoraussetzungen ................. 15
unbeaufsichtigte Verteilung ............ 27
Update ............................................ 29
Windows Authentifizierung ............. 23
Internet........................................ 71, 234
Anbindung ....................................... 71
Webansicht ................................... 234
iPhone/iPad-Zugriff ........ 16, 33, 125, 363
J
JScript ............................................... 303
K
Kampagne
Powerdialing ................................. 139
Serienbrief ..................................... 156
Serien-eMail .................................. 147
Karteikarten
Anpassen ...................................... 261
Drucken ......................................... 155
Konfiguration
Adressverweis .............................. 233
Allgemein ...................................... 235
Ansicht .......................................... 208
Berichte ......................................... 262
Brief............................................... 259
Datenbanksicht ............................. 202
Datenbankstruktur ........................ 202
Datenbankverbindung ..................... 28
Eingabemaske............................... 307
Einzelübernahme .......................... 152
Etiketten ........................................ 258
Feldalias ........................................ 210
Felder anlegen .............................. 202
Feldtyp intern ................................ 210
Feldtyp SQL .................................. 202
Funktionsdefinitionen ................... 220
Karteikarten ................................... 261
Listen ............................................ 262
Listenansicht ................................... 49
Mailversand .................................. 237
Nummernvergabe ......................... 221
Programmstart .............................. 235
Projekt ........................................... 194
Reports ......................................... 262
SMTP ............................................ 238
Symbol in Taskleiste ..................... 236
Tabellen anlegen ........................... 202
Telefonie ....................................... 140
Termine und Aufgaben ......... 123, 125
Übernahmemaske......................... 152
Webansicht ................................... 234
Konfigurationsdateien ....................... 369
Kundennummer ................................ 221
L
Layout der Listenansicht .................... 49
LDAP-Server...................................... 269
Letzter Filter ...................................... 111
LibreOffice ................................ 247, 251
List & Label ............................... 240, 253
Listboxen .......................................... 330
Listen
Anpassen ...................................... 262
Ausgabe ........................................ 155
Listenansicht....................................... 56
Darstellung...................................... 50
Direktes Ändern .............................. 59
Formatierung .................................. 49
Gruppieren ...................................... 57
Layout anpassen ............................. 49
Layout speichern ............................ 52
Spalten ............................................ 49
397
Index
Spaltentitel ...................................... 51
Lizenz .................................................. 39
Editionenwechsel ............................ 39
Gültigkeitsprüfung .......................... 39
Lizenzerweiterung ........................... 39
Mietlizenz ........................................ 39
Seriennummer ................................ 39
Testversion...................................... 39
Lockingverhalten ................................. 61
Lotus Notes ...................................... 125
M
Mail ...................................... Siehe eMail
Mandantenfähigkeit .......................... 194
Manueller Filter ................................. 112
MAPI-Schnittstelle .................... 146, 238
Mehrfenstertechnik............................. 55
Meldungen reaktivieren .................... 236
Menüband ........................................... 44
Anpassen ........................................ 53
Für alle Anwender speichern .......... 54
Ort in Symbolleiste ....................... 370
Microsoft SQL Server ................... 15, 23
Miete ................................................... 39
Migration ............................................. 41
Mozilla/Thunderbird .................. 130, 239
N
Nachrichten-Ablage........................... 130
Navigationsstruktur ........................... 201
Netzwerk ....... Siehe Benutzerverwaltung
Newsletter ........................................ 147
Normalsuche ....................................... 85
Notebook ............................................ 27
NULL-Werte .............................. 115, 246
O
Oberfläche
Anpassen ........................................ 48
Automatisch im Hintergrund ........... 48
398
Bedienung ....................................... 44
Docking and Floating ...................... 49
Eingabemasken ............................ 307
Globale Anpassungen ..................... 48
Objekte ............................................. 326
bearbeiten ..................................... 315
Container ...................................... 335
Darstellungsreihenfolge ................ 317
Eingabefeld ................................... 328
Eingabemaske .............................. 312
Felder und Schaltflächen .............. 312
Gruppierung .................................. 332
Listbox .......................................... 330
Schaltfläche .................................. 336
Zeichnung ..................................... 332
Objekte bearbeiten ........................... 315
ODBC ................................................ 183
OLE ................................................... 302
Online-Registrierung ........................... 40
Onlineverzeichnis
SocialMedia .................................... 92
Suche in .......................................... 92
OpenOffice ............................... 247, 251
Organisation
Export ........................................... 183
Import ........................................... 174
Relationales Ergänzen .................... 82
Wechseln ........................................ 81
Outlook
Add-In ........................................... 130
Adressbuch ................................... 268
Anbindungen ........................ 172, 268
Kalender ........................................ 125
P
ParentRecordDescription.................. 230
ParentViewName .............................. 230
Passwort ................................... 342, 345
PDF-Format ....................................... 160
phone manager.............. Siehe Telefonie
Phonetische Suche ............................. 87
Index
pick-up ................ Siehe address pick-up
Portierung mit cRMShip.................... 196
PostgreSQL ................................... 15, 25
Postleitzahlverzeichnis ........................ 70
Powerdialing ..................................... 139
Programm starten ............................. 235
Programmaufruf .......................... 71, 325
Programmierreferenz (COM) ............. 302
Programmierschnittstelle .................. 302
Projekt
Anruferkennung ............................ 201
Backup-Datei ................................. 195
Datenbank anhängen .................... 196
Distribution ................................... 196
Eigenschaften ............................... 199
Einstellungen ................................ 200
Ereignisse ..................................... 276
Erstellen ........................................ 197
Firmenstammdaten ....................... 202
Getrennte Datenbestände............. 194
importieren.................................... 198
Info-Zentrale .................................. 200
Konfiguration ................................. 194
Mandantenfähigkeit ...................... 194
Navigationsstruktur ....................... 201
Neu................................................ 197
Portieren........................................ 196
Reorganisieren .............................. 194
Solution-Center ............................. 194
Speichern unter ............................. 196
SQL-Datei ...................................... 195
Telefonie ....................................... 201
Wiederherstellen ........................... 195
Workflows ............................. 274, 276
Protokoll ............................................ 224
Q
QBE ................................................... 109
Query by Example ............................. 109
R
Rechte .......... Siehe Benutzerverwaltung
Rechtschreibprüfung ........................ 328
Registerkarten .................................. 309
Relationen
Container ...................................... 335
Datensatz verknüpfen ..................... 61
Kaskadiertes Löschen/Updaten .... 217
Rekursive Relationen .................... 217
Relationaler Import ............... 170, 172
Relationales Ergänzen .................... 82
Relationen definieren .................... 213
Relationsalias ................................ 216
Relationstyp .................................. 214
Replikation ........................................ 170
Reports
Anpassen ...................................... 262
Ausgabe ........................................ 155
Ribbon ................................................ 44
RichClient ............................................ 19
Routenplanung ................................... 94
Rufnummernerkennung .................... 143
S
Scanneransteuerung ......................... 129
Schaltflächen .................................... 336
Dokumentvorlage verknüpfen ...... 339
Schnittstellen
Groupware .................................... 268
iCalender ....................................... 124
Import, Export, Abgleich ............... 170
LDAP-Server .................................. 269
Scripting ........................................ 302
vCard ............................................... 71
Scripting .................................... 274, 302
eMail Autopilot.............................. 285
Ereignisse ..................................... 279
Verschlüsselung............................ 305
Zugriff von außen .......................... 305
SDK ................................................... 302
399
Index
Serienbrief ......................................... 161
Anpassen ...................................... 259
Ausgabe ........................................ 156
Seriennummer .................................... 39
Serverseitige Ereignisse ........... 274, 276
Serverseitige Workflows ................... 274
Service Pack ........................................ 40
Setup ........................... Siehe Installation
SharePoint ........................................... 18
Sicherung .......................................... 369
Skype .......................................... 19, 141
Smartphone-Zugriff ....... 16, 33, 125, 363
SMS-Versand .................................... 144
Konfiguration ................................. 144
SMTP ................................................ 238
SocialMedia-Anbindung ...................... 92
Sofortberichte ................................... 163
Solution-Center ................................. 194
Sortierung ........................................... 64
Anlegen ........................................... 64
Indizes anlegen ............................... 64
Spaltentitel definieren ......................... 51
SQL-Datei .......................................... 195
SQL-DMO............................................ 41
SSL/TLS ............................................. 239
Standorte .......................................... 170
Statistik ............................................. 164
Straßenverzeichnis .............................. 70
Suche .................................................. 85
Auswahllisten .................................. 90
eMail ............................................... 89
Enthält Suche .................................. 86
Exakte Suche .................................. 87
Globale Suche ................................. 90
in SocialMedia................................. 92
in Telefon-/Onlineverzeichnis .......... 92
Normalsuche ................................... 85
Phonetische Suche ......................... 87
Routenplanung ................................ 94
Schnellsuche ................................... 87
Suchen und Ersetzen ...................... 91
400
Telefonnummer .............................. 89
Wildcard .......................................... 87
Summierung mit Sichten .................. 204
Symbol in Taskleiste ......................... 236
Synchronisation ................................ 170
Syntaxregeln ..................................... 245
Systemvoraussetzungen..................... 15
T
Tabellen
anlegen ......................................... 202
Struktur ändern ............................. 202
Tablet-Zugriff..................................... 363
Tabs ............................................ 48, 233
TAPI-Schnittstelle.............................. 141
Telefax .............................................. 168
Telefonie ........................................... 136
Anrufe protokollieren .................... 143
Anwahlliste ................................... 136
Automatisch wählen ..................... 136
Funktionen .................................... 136
Gesprächsprotokoll ....................... 137
Konfiguration ................................ 140
Powerdialing ................................. 139
Protokoll ........................................ 142
Rufnummernerkennung ................ 143
Skype ............................................ 141
SMS-Versand ................................ 144
Telefonanlage ............................... 142
Telefonliste drucken ..................... 139
Termin ........................................... 119
Telefonverzeichnis
Adressanreicherung ........................ 84
Suche in .......................................... 92
Termine und Aufgaben ..................... 116
Ansicht .......................................... 123
Drucken ........................................ 121
Erinnerung .................................... 119
Export ........................................... 124
IBM (Lotus) Notes ......................... 125
iCalender ....................................... 124
Index
Import ........................................... 124
Konfiguration ......................... 123, 125
Outlook ......................................... 125
Private Termine ............................. 117
Terminüberschneidung ................. 119
Tobit David InfoCenter .................. 125
Verlegen & Verschieben ................ 120
Testversion freischalten ...................... 39
Textbausteine ............................. 69, 321
Textmarke ......................................... 250
Thunderbird Add-on .......................... 130
Thunderbird/Mozilla .................. 130, 239
TLS/SSL ............................................. 239
Tobit
Anbindung ..................................... 268
Kalender ........................................ 125
Tooltipps ........................................... 320
Trichter .............................................. 266
Trigger neu erstellen ......................... 194
Verteiler................................. Siehe Filter
Verweis ....................................... 74, 233
Visualisierung von Daten .................. 166
Volltext-Recherche ............................ 110
Volltextsuche .................................... 103
Vorschau ........................................... 158
W
Übernahme
Adressdaten ............................ 71, 171
In andere Anwendung ................... 152
Übernahmemaske ..................... 152, 246
Textmarke ..................................... 250
Unicode ................................. 19, 55, 206
Update-Installation .............................. 29
User............... Siehe Benutzerverwaltung
User-Variablen ................................... 257
Wähleinheit ....................................... 141
WebAccess ................................... 16, 31
Mobiler Zugriff .......................... 16, 33
Solution konvertieren (WebDeploy) 33
WebAccess installieren .................. 32
WebAccess Klassisch ................... 354
WebAccess Mobile ............... 354, 363
Webansicht ................................. 57, 234
Wechseln ............................................ 81
Wildcard .............................................. 87
Windows Authentifizierung .......... 23, 28
Windows Client ............................ 16, 19
Windows Scripting Host ................... 303
WindowsPhone-Zugriff . 16, 33, 125, 363
Workflows......................................... 274
eMail Autopilot.............................. 281
Ereignisse ..................................... 276
Feldänderung ................................ 278
Scripting ........................................ 279
Workflow Server ........................... 274
Workflow-Designer ....................... 286
Zeitüberschreitung ........................ 278
V
X
Validierung ........................................ 324
Variablen ........................................... 241
VBScript ............................................ 303
vCard/vcf-Datei .................................... 71
Verknüpfung........................................ 74
Verlauf ................................................. 66
Konfiguration ......................... 234, 239
XING-Anbindung ................................. 92
U
Z
Zähler ................................................ 221
Zeitüberschreitung ............................ 278
Zusammenführen ............................... 75
401
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