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BSP Manual for Agents – Local Procedures - IATA

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BSP Manual for Agents – Local Procedures
Chapter 14
Germany
2013
Deutsch
INHALT
VORWORT: Dieses Kapitel (Chapter 14) deckt die lokalen BSP Prozesse in Deutschland ab. Alle anderen
anwendbaren BSP Prozesse sind dem „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) zu entnehmen. Das
Handbuch wird unter dem Link zur Verfügung gestellt:
http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx
CHAPTER 14 – Lokale Prozesse
INHALTSVERZEICHNIS
14.1 ADRESSEN & KONTAKTE .................................................. 4
IATA Frankfurt/Main.................................................................................. 4
Rechenzentrum ........................................................................................ 4
Clearing Bank ........................................................................................... 4
Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS) ........................ 5
Local Customer Advisory Group (LCAG) ................................................. 5
Agency Program Joint Council (APJC)..................................................... 5
14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND ............................... 6
14.2.1 Teilnehmende Mitglieder im BSP DE (03.06.2013)....................... 6
14.2.2 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften ...... 7
14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN ................................ 8
14.3.1 Generelle Informationen ................................................................ 8
14.3.2 IATA Homepage ............................................................................ 8
14.3.3 IATA Customer Service Portal....................................................... 9
14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org .......................................... 9
14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD) ................... 11
14.4.1 In Deutschland verwendete STDs ............................................... 11
14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE .................... 13
14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit ....................... 13
14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM)..................... 13
14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR) ...................... 14
14.5.4 Conditions of contract and other important notices ..................... 14
14.6 BSP ABRECHNUNGEN...................................................... 15
14.6.1 Generelle Informationen .............................................................. 15
14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink..................................... 15
14.6.3 Erläuterungen der Reports .......................................................... 16
14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN................................................... 20
14.7.1 Generelle Informationen .............................................................. 20
14.7.2 Abrechnungsperioden.................................................................. 20
14.7.3 Zahlungsmodus ........................................................................... 20
14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin ........................................... 21
14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren) 21
14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN....................................... 22
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.8.1 Administrative Gebühren ............................................................. 22
14.8.2 Sonstige Gebühren...................................................................... 22
14.8.3 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default” ................... 23
14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE............................................. 24
14.9.1 Generelle Informationen .............................................................. 24
14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP.................... 24
14.10 REFUNDS ......................................................................... 24
14.10.1 Allgemeine Bestimmungen........................................................ 24
14.10.2 Refund über GDS ...................................................................... 24
14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink ...................................... 25
14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE ...................... 25
14.11.1 Allgemeine Informationen.......................................................... 25
14.12 BSP TERMINPLAN ........................................................... 27
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.1 ADRESSEN & KONTAKTE
IATA Frankfurt/Main
International Air Transport Association
Baseler Arkaden
Wilhelm-Leuschner-Str. 78
60329 Frankfurt/Main
Deutschland
Customer Portal:
http://www.iata.org/customer
E-Mail:
info.de@iata.org
Fax:
+49 (0) 69 242536 28
Phone:
+49 (0) 69 242536 17 (Mo.- Fr. 09:00-12:00 h)
Rechenzentrum
T-Systems International GmbH
Telefon:
+49 (0) 6196 961 25555
Fax:
+49 (0) 391 580239640
E-Mail:
aso.team@t-systems.com
Das Rechenzentrum führt im Auftrag der IATA die technische Abwicklung der BSP-Abrechnung
durch. Es überprüft nicht die Richtigkeit der Preiskalkulation oder der Provisionssätze, da dies in
die Zuständigkeit der bezogenen Luftverkehrsgesellschaften fällt.
Clearing Bank
Deutsche Bank Frankfurt am Main
Die Clearing Bank ist für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen dem Reisebüro und der
Fluggesellschaft im Rahmen des BSP-Systems zuständig. Sie unterhält direkten Kontakt zur IATA.
Änderungen der Bankverbindung müssen 30 Tage im Voraus in schriftlicher Form an die IATA
Frankfurt/Main angezeigt werden. (siehe Resolution 818g, Attachment ‚A’, Para. 1.6.1 (c)). Das
entsprechende Formular soll per E-Mail unter Angabe der IATA-Nr. angefordert werden:
info.de@iata.org
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS)
Die GDS’s melden die Daten erstellter Tickets und Refunds zur weiteren Verarbeitung an das
Rechenzentrum, T-Systems.
Anfragen bezüglich Ticketing- und Verwaltungsfunktionen sind an das User-Help-Desk des
jeweiligen GDS zu richten.
Im BSP-Deutschland sind nachfolgende GDS’s (Global Distribution System) für das Ticketing- und
Refundverfahren zugelassen:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
AMADEUS
GALILEO
SABRE
WORLDSPAN
FARELOGIX
SIRENA
Local Customer Advisory Group (LCAG)
Die LCAG ist ein Forum, in dem Repräsentanten von IATA-Mitgliedsfluggesellschaften operative
Angelegenheiten rund um den BSP Deutschland besprechen.
Agency Program Joint Council (APJC)
Das APJC setzt sich aus Vertretern der IATA-Mitgliedsfluggesellschaften und den von der IATA
akkreditierten Reisebüros eines Landes zusammen.
Im APJC werden die einzelnen Aspekte des Agenturprogrammes, d.h. der jeweils anwendbaren
IATA Resolutionen (z. B. für Deutschland als EU-Land die Resolution 818g) besprochen. Es
können formelle Empfehlungen des APJCs an die PAConf (Passenger Agency Conference) zu
deren Berücksichtigung im Agenturprogramm abgegeben werden (z. B. für AkkreditierungsKriterien, finanzielle Überprüfungen usw.).
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND
14.2.1 Teilnehmende Mitglieder im BSP DE (03.06.2013)
Numeric
Code
Accounting
Code
Airline
Numeric
Code
Accounting
Code
Airline
001 1
006 6
014 0
016 2
021 0
027 6
030 2
031 3
033 5
037 2
040 5
044 2
045 3
047 5
048 6
050 1
053 4
055 6
056 0
057 1
061 5
063 0
064 1
065 2
068 5
071 1
072 2
074 4
075 5
076 6
077 0
078 1
079 2
080 3
081 4
082 5
083 6
086 2
098 0
101 3
105 0
106 1
108 3
111 6
114 2
115 3
117 5
118 6
121 2
124 5
125 6
126 0
131 5
134 1
AA
DL
AC
UA
V3
AS
VY
PW
F7
US
QC
AR
LA
TP
CY
OA
EI
AZ
2H
AF
HM
SB
OK
SV
TM
ET
GF
KL
IB
ME
MS
K2
PR
LO
QF
SN
SA
NZ
AI
EN
AY
BW
FI
UP
LY
JU
SK
DT
2N
AH
BA
GA
JL
AV
American Airlines
Delta Airlines
Air Canada
United Airlines
Carpartair S.A.
Alaska Airlines
Vueling Airlines SA
Precisions Air
Darwin Airline
US Airways
Cameroon Airlines
Aerolinas Argentinas
Lan Airlines
Air Portugal
Cyprus Airways
Olympic Air
Air Lingus
Alitalia
Thalys International
Air France
Air Seychelles
Air Calin
CSA-Czech Airlines
Saudi Arabian Airlines
LAM Mozambique Airlines
Ethiopian Airlines
Gulf Air
KLM Royal Dutch Airlines
Iberia
Middle East Airlines
Egypt Air
Eurolot
Philippine Airlines
LOT Polskie Linie Lotnicze
Qantas Airways
Brussels Airlines
SAA South African Airways
Air New Zealand
Air India
Air Dolomiti
Finnair
Caribbean Airlines
Icelandair
Bahamasair
El Al Airlines
JAT Airways
SAS Scandinavian Airlines
Angola Airlines
Next Time Jet AB
Air Algerie
British Airways
Garuda Indonesia
Japan Airlines
Avianca
135 2
139 6
147 0
149 2
152 5
157 3
160 6
165 4
169 1
176 1
180 5
186 4
191 2
192 3
195 6
199 3
205 2
214 4
217 0
220 3
226 2
229 5
230 6
232 1
235 4
238 0
239 1
244 6
246 1
249 4
250 5
257 5
258 6
260 1
262 3
265 6
267 1
281 1
289 2
291 4
294 0
295 1
297 3
298 4
328 6
331 2
335 6
362 5
365 1
390 5
409 3
413 0
421 1
427 0
VT
AM
AT
LG
VH
QR
CX
JP
HR
EK
KE
SW
IG
PY
FV
TU
NH
PK
TG
LH
2J
KU
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MH
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S3
HY
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FJ
U6
KR
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RO
OM
R2
T7
WM
CI
UT
DY
S4
PE
7R
W2
A3
YM
4J
S7
TX
Air Tahiti
Aeromexico Aerovias de Mexico
Royal Air Maroc
Luxair
Aeropostal Alas de Venezuela
Qatar Airways
Cathay Pacific Airways
Adria Airways
Hahn Air Lines
Emirates
Korean Air
Air Namibia
Meridiana fly
Surinam Airways
Rossiya - Russian Airlines
Tunis Air
All Nippon Airways
Pakistan International Airlines
Thai International Airways
Deutsche Lufthansa AG
Air Burkina
Kuwait Airways
Copa Airlines
Malaysian Airline
Turkish Airlines
Arkia Israeli Airlines
Air Mauritius
Air Tahiti NUI
Germania Fluggesellschaft
Santa Barbara Airlines
Uzbekistan Airways
Austrian Airlines
Air Madagascar
Air Pacific
Ural Airlines
Air Bishkek
Fly Be
Tarom-Romanian Air Transport
MIAT Mongolian Airlines
Orenair
Twin Jet
Winair
China Airlines
UTAir Aviation
Norwegian
Sata International
Altenrhein Luftffahrt
Rusline
Flexflight
Aegean Airlines
Montenegro Airlines
Somon Air
Siberia Airlines
Air Caraibes
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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Numeric
Code
439 5
450 2
459 4
465 3
473 4
474 5
480 4
512 1
516 5
540 1
555 2
564 4
566 6
568 1
572 5
589 1
599 4
603 1
606 4
607 5
618 2
623 0
624 1
627 4
631 1
628 5
635 5
636 6
643 6
649 5
656 5
657 6
661 3
664 6
670 5
672 0
675 3
695 2
Accounting
Code
ZI
9B
WB
KC
SE
NT
BM
RJ
HK
5H
SU
XQ
PS
LW
9U
9W
8M
UL
A9
EY
SQ
FB
PC
QV
GL
B2
IY
BP
KM
TS
PX
BT
T4
YC
UN
BI
NX
BR
Airline
Aigle Azur
Accesrail
Rwandair
Air Astana
XL Airways
Binter Canarias
Bmi Regional
Royal Jordanian
Hamburg Airways
Fly540
Aeroflot Russian Airlines
Sunexpress
Ukraine International Airlines
Pacific Wings
Air Moldava
Jet Airways
Myanmar Airways
Sri Lankan Airlines
Georgian Airways
Etihad Airways
Singapore Airlines
Bulgaria Air
Pegasus Airlines
LAO Airlines
Air Greenland
Belavia Belarusian Airlines
Yemenia Yemen Airways
Air Botswana
Air Malta
Air Transat
Air Niugini
Air Baltic Corporation
Trip Linhas Aereas
JSC Yamal Airlines
Transaero Airlines
Royal Brunei Airlines
Air Macau Company
EVA AIR
Numeric
Code
696 3
706 6
717 3
724 3
725 4
738 3
741 6
745 3
747 5
760 4
767 4
771 1
772 2
781 4
784 0
795 4
796 5
818 6
823 4
829 3
831 5
849 2
851 4
853 6
861 0
880 5
881 6
910 0
923 6
932 1
957 5
960 1
980 0
988 1
995 1
996 2
999 5
Accounting
Code
VR
KQ
R7
LX
W3
VN
4Q
AB
YO
UU
RC
J2
SX
MU
CZ
VA
BJ
6H
NN
PG
OU
R3
HX
ML
MR
HU
DE
WY
SS
VS
JJ
OV
CE
OZ
JA
UX
CA
Airline
TACV Cabo Verde Airlines
Kenya Airways
Aserca Airlines
Swiss International
Arik Air
Vietnam Airlines
Safi Airways
Air Berlin
Heli Air Monaco
Aus Austral
Atlantic Airways
Azerbaijan Airlines
SkyWork Airlines
China Eastern Airlines
China Southern Airlines
Virgin Australia
Nouvelair Tunisie
Israir Airlines
VIM Airlines
Bangkok Airways
Croatia Airlines
Air Company Yakutia
Hong Kong Airlines
Air Mediterrannee
Mongolian Airlines
Hainan Airlines
Condor
Oman Air
Corsair
Virgin Atlantic Airways
TAM Linhas Aereas
Estonian Airlines
Chalair
Asiana Airlines
B&H Airlines
Air Europa Lineas Aereas
Air China
14.2.2 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften
Kontaktdaten von BSP-Mitgliedsfluggesellschaften können in BSPlink unter der Funktion „Address
Maintenance“ (Address Query Airlines) abgerufen werden. Die Daten werden von der
Fluggesellschaft selbst gepflegt.
“Enhanced User” können außerdem in BSPlink auch unter der Funktion “General Queries” –
„Airlines“ die detaillierten Kontaktdaten der Fluggesellschaften abrufen.
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN
14.3.1 Generelle Informationen
Zur Klärung von Fragen zu Ticketverkäufen und zur BSP-Abwicklung gibt es für die IATAReisebüros verschiedene Möglichkeiten. Bevor die IATA-Reisebüros Hilfe zu Problemen anfordern,
sollte zunächst klar sein, wer dafür der richtige Ansprechpartner ist.
•
Fragen zur Ticketausstellung bzw. Reports, welche vom GDS zur Verfügung gestellt werden:
Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS
•
Fragen zur Ticketausstellung oder zu Tarifregeln
Ansprechpartner: Fluggesellschaft, es sei denn, es handelt sich um technische Probleme,
für die dann wieder das GDS zuständig wäre.
•
Fragen zu Differenzen zwischen dem, was das Reisebüro über das GDS ausgestellt hat und
dem, wie es auf der BSP-Abrechnung erscheint:
Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS
•
Für alle Fragen, die das Agenturprogramm und das BSP-Abrechnungsverfahren betreffen:
Ansprechpartner: IATA Customer Services
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Beantragung der IATA-Zulassung
Gesellschaftsrechtliche Änderungen jeglicher Art
Umzüge
Kündigungen
Trainingsangebote
Produktinformationen
BSP-Abrechnungsfragen
BSPlink
Für o. g. Anfragen nutzen Sie bitte das Customer Service Portal im Internet:
http://www.iata.org/customer
14.3.2 IATA Homepage
Unter dem Link http://www.iata.org werden alle Informationen, die die IATA betreffen, zur
Verfügung gestellt.
Eine Suchfunktion steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen die Auswahl und Suche nach einem
Produkt zu erleichtern.
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.3.3 IATA Customer Service Portal
Um Kontakt mit dem Customer Service aufzunehmen, steht das Customer Portal im Internet zur
Verfügung: http://www.iata.org/customer
IATA-Reisebüros können ihre Anfragen unter “Log an Enquiry“ eingeben. Die Anfragen werden
durch das Customer Service Team abgerufen und schnellstmöglich beantwortet.
14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org
BSPlink ist die Schnittstelle für alle Partner, die am BSP-Prozess teilnehmen. Das Verfahren dient
der effizienteren und schnelleren Kommunikation und dem Datenaustausch zwischen dem BSP,
den Fluggesellschaften, den GDS’s, dem Rechenzentrum und den IATA-Reisebüros.
IATA-Reisebüros können zwischen zwei BSPlink Versionen wählen:
Basic (Standardfunktion)
IATA-Reisebüro erhalten:
¾
¾
BSP-Abrechnungen unter „Files“ – „Download“;
wichtige Agenten- und Airline Informationen unter „Files“ - „Download Communication“
Sie können ADM/ACMs unter „ADM/ACM Query“ abrufen, Refund Application unter „RA Issue“
oder MPDs und VIRTUAL MPD „MPD Issue“ ausstellen
Wir empfehlen den IATA-Reisebüros, BSPlink in regelmäßigen Abständen aufzurufen und auf
neue ADM/ACMs, SPDR/SPCR bzw. neue Agenten-Informationen zu prüfen.
Enhanced (Kostenpflichtige Funktion)
Zusätzlich zu den o. g. Standardfunktionen bietet die Enhanced Version folgende Vorteile:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
mehr Komfort bei der ADM/ACM Handhabung durch die Administrationsfunktion;
Einsicht in die Ticketing Authority Query;
Darstellung Ticket-Facsimile unter „Document Queries“ (Document Enquiry)
Zugang zu allen Refund-Application-Abfragen
Online-Abfragen
Email Alert
E-Mail-Benachrichtigungen,wenn z.B. neue Dateien hochgeladen
Die Kosten für die Enhanced Version sind der Gebührentabelle (Pkt. 14.8.2) zu entnehmen.
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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BSPlink Zugangsdaten
Generell werden mit der Zuschaltung zum BSP-Deutschland alle neuen IATA-Reisebüros für die
kostenfreie Basic Version eingerichtet. Die IATA-Reisebüros haben jederzeit die Möglichkeit, von
der „Basic“ zur „Enhanced“ Version zu wechseln. Dies kann per E-Mail unter Angabe der IATA-Nr.
beantragt werden: info.de@iata.org
Die BSPlink-Zugangsdaten (Passwort/Login) erhalten die neuen IATA-Reisebüros zum ersten
Werktag des Zuschaltmonats per E-Mail. Nach dem ersten Einloggen kommt die Aufforderung vom
System, die Zugangsdaten zu ändern. Die Hinweise zur Eingabe Password/Login sind zu
beachten.
Bei Verlust des Passworts müssen neue Zugangsdaten schriftlich (per E-Mail) unter Angabe der
IATA-Nr. angefordert werden.
Wichtige Hinweise:
Download
Die Standardfiles stehen in BSPlink im pdf-Format für einen Zeitraum von 2 Monaten zum
Herunterladen bereit. Gelöschten Dateien werden in den Folder „Eliminated Files“(Gelöschte
Dateien) verschoben.
Andere Abrechnungsdaten, wie ADM/ACMs und SPDR/SPCRs, stehen in BSPlink
unter
„ADM/ACM Queries“ für insgesamt 13 Monate zur Verfügung. In „Document Enquiry“ und „Online
Reports“ stehen die Dokumente 16 Monate zur Verfügung, wobei diese Funktionen nur für den
„Enhanced User“ zugänglich sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass Dateianhänge „Attachments“ zu ADM/ACMs und SPDR/SPCRs
nur 9 Monate in BSPlink zur Verfügung stehen. Anschließend werden diese automatisch gelöscht.
Es liegt in der Verantwortung der IATA-Reisebüros, Abrechnungsdaten rechtzeitig herunter zu
laden bzw. diese auf einem geeigneten Speichermedium zu sichern. Sollte dies versäumt werden,
bleibt nur noch der Weg einer kostenpflichtigen Bestellung beim Rechenzentrum (aso.team@tsystem.com)
Anlegen von Sub-Usern
Sowohl in der Basic als auch in der Enhanced Version besteht die Möglichkeit, Sub-User selbst
anzulegen. Des Weiteren können die Zugriffsrechte der einzelnen Sub-User bestimmt werden.
Somit können die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Gebühren für Sub-User sind
der Gebührentabelle (14.8.2) zu entnehmen.
Email Alert
Mit Aktivieren der Email-Alert-Funktion besteht die Möglichkeit, sich bei nachfolgenden Änderungen
eine automatische Email zukommen zu lassen. Folgende Themenbereiche können selektiert
werden, z.B.
¾
¾
¾
¾
Ticketing Authority Modifications
ADM/ACM
Refund Application/Authority
New Files Downloads
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14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD)
14.4.1 In Deutschland verwendete STDs
• ET = Electronic Ticket
Das Elektronische Ticket – ET – ist die Standardmethode der Ticketausstellung im BSP DE und
kann über alle GDSs erfolgen. Agent Coupon, Itinerary Receipt bzw. der Kreditkartenbeleg werden
auf normalem weißen Papier gedruckt.
Der Itinerary Receipt (ITR) muss dem Kunden ausgehändigt werden. Dem Passagier ist zu empfehlen,
den ITR während der gesamten Reise mitzuführen. (Siehe dazu auch Resolution 800z im Travel
Agents Handbook - http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx
Flight Coupons werden in elektronischer Form in den Airline-ET-Datenbanksystemen gespeichert.
Elektronische Tickets können über das GDS erstattet werden.
• Maschinelles MCO (MD50) über GDS auf Blankopapier/
Das GDS ermöglicht es, ein maschinelles MCO (MD50) auf Blankopapier auszustellen. Anfragen
bezüglich Ausstellungen sind beim jeweiligen GDS einzuholen.
• V- MPD = Virtual Multiple Purpose Document – Ausstellung über BSPlink
Parallel zu den maschinellen MCOs besteht die Möglichkeit, ein V-MPD über BSPlink zu erstellen.
In BSPlink steht dafür die Funktion „VIRTUAL MPD“ zur Verfügung. Es kann für verschiedene
Verwendungszwecke (Leistungen) ausgestellt werden. Die Zahlungsart kann sowohl Cash als auch
Credit sein.
Wir empfehlen die Ausstellung eines V-MPDs nur nach Rücksprache mit der betreffenden
Fluggesellschaft vorzunehmen.
Bitte beachten Sie, dass die Ausstellung von V-MPDs nur noch bis Ende 2013 möglich sind.
Ab 2014 können nur EMDs (Electronic Miscellaneous Documents) ausgestellt werden.
Generelle Hinweise zur Ausstellung einer V-MPD:
¾
Der Reason for Issuance Code (RFIC) ist mit der bezogenen Fluggesellschaft abzustimmen
und muss in jedem Fall eingegeben werden.
¾
Als Reason for Issue ist „50 Specified Misc. Charges Order” vordefiniert.
¾
Eine V-MPD kann nur am Tage der Ausstellung storniert (cancel) werden, sofern die
Tarifbestimmungen dieses zulassen. Im Zweifelsfall sollte dies mit der entsprechenden
Fluggesellschaft abgestimmt werden.
¾
Sofern V-MPDs erstattet werden müssen, ist im Vorfeld mit der entsprechenden
Fluggesellschaft zu klären, wie der Refund erfolgen soll (über GDS oder in BSPlink mittels
einer Refund Application).
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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¾
V-MPDs werden täglich von BSPlink automatisch an den BSP zur Abrechnung gemeldet. Sie
erscheinen in der Agent Billing Analysis unter „ISSUES“ bzw. „REFUNDS“ in numerischer
Reihenfolge.
¾
Es ist zu beachten, dass BSPlink keine Verbindung zu Back Office Systemen der Reisebüros
hat und V-MPD Verkäufe daher zu buchhalterischen Zwecken separat erfasst werden müssen.
¾
Die Ausstellung einer V-MPD über den BSPlink ist nur möglich, wenn die Fluggesellschaft
diese Funktion für das IATA-Reisebüro freigegeben hat. Sofern die Ausstellung einer V-MPD
nicht möglich ist, muss sich das IATA-Reisebüro direkt mit der entsprechenden
Fluggesellschaft in Verbindung setzen.
Das Handbuch mit genauen Anweisungen zur Ausstellung von V-MPDs ist im „Download Centre“
unter „Agent“ – „V-MPD Manual Agents“ bereitgestellt:
https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp
• EMD – Electronic Miscellaneous Document
Alle GDS’s sind mittlerweile in BSP Deutschland EMD zertifiziert. Sofern die Fluggesellschaften EMD’s
freigegeben haben, können diese ausgestellt werden.
Maschinelle MD50 (MCO) und V-MPD’s welche über BSPlink ausgestellt werden können,
werden bis Ende 2013 zu 100 % durch das EMD (Electronic Miscellaneous Document)
ersetzt. Die Umstellung auf „EMD“ nehmen die am BSP teilnehmenden Fluggesellschaften in
Koordination mit den GDS’s vor.
Ab 2014 können nur noch EMD’s ausgestellt werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter: www.iata.org/e-services
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE
14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit
Dem Trend der “Papierlosigkeit” folgend, wurden in den letzten Jahren alle Formulare aus dem
deutschen Markt abgeschafft oder durch elektronische Versionen ersetzt worden. Unter dem Link:
http://www.iata.org/customer werden u. a. noch nachfolgende Formulare zur Verfügung gestellt:
- Credit Card Charge Form
- Transportation Credit
Im„Resource Center“ kann das entsprechende Land ausgewählt werden.
14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM)
Die Regeln für die Ausstellung und Behandlung der "ADMs“ sind im „Travel Agent’s Handbook“,
Resolution 850m verankert und können dort nachgelesen werden.
ADM/ACMs werden von der Fluggesellschaft in BSPlink ausgestellt bzw. über einen Mass Upload
hochgeladen und damit den IATA-Reisebüros zur Verfügung gestellt.
Man unterscheidet zwischen zwei Abrechnungsformularen:
• 1) Agency Debit Memo (ADM)
Fluggesellschaften erstellen ADMs, um IATA-Reisebüros für nicht korrekt ausgestellte Tickets nach
zu belasten.
Im Falle einer Uneinigkeit kann das IATA-Reisebüro innerhalb einer Frist von 30 Kalendertagen
seinen Einspruch bei der Fluggesellschaft einlegen.
Erfolgt der Einspruch innerhalb von 30 Tagen, darf die ADM nicht abgerechnet werden. Der
Einspruch muss in jedem Fall schriftlich erfolgen (per Post, Fax oder E-Mail). Hat die
Fluggesellschaft den „Online Dispute“ in BSPlink aktiviert, so kann der Einspruch direkt in BSPlink
vorgenommen werden.
Nicht widersprochene ADMs werden automatisch nach Ablauf der Einspruchsfrist an das
Rechenzentrum gemeldet und abgerechnet.
Die Fluggesellschaft muss den Einspruch einer ADM innerhalb von 60 Tagen ab Erhalt bearbeitet
haben, anderenfalls wird das ADM automatisch in BSPlink gelöscht. Der Dispute muss dann
außerhalb des BSP im bilateralen Verhältnis fortgesetzt werden.
Gemäß Resolution 850m darf die Fluggesellschaft eine ADM nur dann über den BSP abrechnen,
wenn diese bis spätestens neun (9) Monate nach Abflug der letzten Flugstrecke ausgestellt wurde.
Forderungen außerhalb dieses Zeitraums können nicht über den BSP verrechnet werden.
Jeglicher Disput ist direkt mit der entsprechenden Fluggesellschaft zu klären. Es wird darauf
hingewiesen, dass die IATA bzw. der BSP DE keinerlei Auskünfte zu Tarifangelegenheiten macht
und somit auch keine Prüfung auf Richtigkeit vornehmen kann.
ADM/AMCs stehen unter „ADM/ACM Query“ – „ADM/ACM by Number“ für insgesamt 13 Monate in
BSPlink zur Verfügung.
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013
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• 2) Agency Credit Memo (ACM)
ACMs werden für Gutschriften zugunsten des IATA-Reisebüros ausgestellt. Die Einspruchsfrist
beträgt nur 3 Tage.
14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR)
SPDR/SPCRs (Settlement Plan Debit/ Settlement Plan Credit) werden von IATA/BSP zum Zwecke
der Verrechnung von Leistungsentgelten bzw. zum Einzug offener Forderungen ausgestellt. (siehe
Gebührentabelle, Pkt. 14.8.1)
¾
SPDR (durch IATA/BSP veranlasste Belastung)
¾
SPCR (durch IATA/BSP veranlasste Gutschrift)
.
Es ist zu beachten, dass die von der IATA ausgestellten SPDR/SPCRs auch unter diesem
Bezeichnungen in BSPlink („ADM/ACM Query“) abgefragt werden müssen.
SPDR/SPCR können nicht widersprochen werden, daher werden diese noch in der laufenden
Periode abgerechnet.
In der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) werden diese Transaktionen unter der Kategorie
„ADM“ bzw. „ACM“ angezeitgt.
14.5.4 Conditions of contract and other important notices
Es ist sicherzustellen, dass jeder Passagier die „Conditions of contract and other important notices“
(Vertragsbedingungen) vor Antritt seiner Reise erhält. IATA stellt den Reisebüros die
Vertragsbedingungen und neuen Hinweise zur Haftungsbeschränkung ausschließlich in
elektronischer
Form
im
Internet
unter
folgenden
Link
zur
Verfügung:
http://www.iatatravelcentre.com/tickets
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14.6 BSP ABRECHNUNGEN
14.6.1 Generelle Informationen
BSP-Reports werden monatlich bzw. periodisch erstellt und über BSPlink im Folder „Files“ –
„Download“ - allen IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften zur Verfügung gestellt.
BSP-Abrechnungen sind wichtige Buchhaltungs-Unterlagen und müssen vom IATA-Reisebüro
gemäß den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften heruntergeladen, gespeichert und aufbewahrt
werden. Die Reports sind online über BSPlink für den Zeitraum von 2 Monaten verfügbar. Alte
Reports, sofern diese noch erstellt werden können,
können vom Rechenzentrum
(aso.team@t-sytems.com) auf eigene Kosten angefordert werden.
14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink
Im Auftrag der am BSP teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften erstellt das Rechenzentrum
nachfolgende Standardleistungen:
Leistung:
Format
Agent Billing Analysis
„pdf“
BSPlink
1 x monatlich
Agent Billing Statement
„pdf“
BSPlink
1 x monatlich
Error Reports
„pdf“
BSPlink
4 x monatlich
Branch Agency Payable Balance
– periodische Zahler
„pdf“
BSPlink
4 x monatlich
Branch Agency Payable Balance
– monatliche Zahler
„pdf“
BSPlink
1 x monatlich
Statement of Account
– periodische Zahler
Agent Annual Statistic Report
„pdf“
BSPlink
4 x monatlich
„pdf“
BSPlink
1 x jährlich
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Versand
Bereitstellung
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14.6.3 Erläuterungen der Reports
• Agent Billing Analysis
In den einzelnen Spalten wird gezeigt:
AIRLINE-CODE, DOCUMENT-NO.
• Airline-Code zu jeder Document-No.
• Document-No. innerhalb der Transaktionsgruppe in aufsteigender Folge
• Nummernunterbrechungen vom GDS werden mit "U" gekennzeichnet
• „E“ = Electronic Ticket
• „D“ = Domestic, MwSt. auf rein innerdeutsche Tickets
CY (CURRENCY)
• EUR
TOTAL TRANSACTION VALUE/NET OF TAXES (CASH/CREDIT)
• Der vom Kunden erhobene Betrag getrennt nach "CASH" und "CREDIT" ohne "TAX"
SUPPLEMENTARY AMOUNT
• Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion
TAX (CASH/CREDIT)
• Steuerbeträge getrennt nach "CASH" und "CREDIT"
COMMISSION (RATE/AMOUNT)
• Provisionssatz in Prozent
• Provisionsbetrag*
TAX ON COMMISSION AMOUNT
• Mehrwertsteuer auf Provision (bei innerdeutschen Leistungen)
PAYABLE BALANCE
• Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift)
(Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Commission Amount ./. Tax on Commission
Amount = Payable Balance Saldo)
Bei Kreditkartenverkäufen wird in der Payable Balance die Provisionssumme als Guthaben
dargestellt.
PAYABLE BALANCE im Falle von “Net Remit” – NR
• Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift)
Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Supplementary Amount = Payable Balance Saldo
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COMMENTS - "ISSUES"
• Tax/Misc. Fee Type
• Credit Card Number
• Tour Code
• „C“ (steht für Conjunction)
• „CANCELLED“ für stornierte Tickets (Rücknahme am Tage der Ausstellung)
• "CN" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in connection with)
• "EX" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in exchange for)
• Error Code
• FFVV = Coupon Bezeichnung (z.B. FLIGHT/FLIGHT/VOID/VOID-Coupons bei ISSUES)
• NET Remit, nur im Falle von NR Transaktionen
• Commrate computed = Provisionssatz aus gemeldetem Provisionsbetrag vom BSP errechnet
COMMENTS "ADM"
• Related Document Number
COMMENTS "REFUNDS"
• A = Automatischer Refund
• Tax/Misc. Fee Type
• Refund. Credit Card Number
• „C“ = Conjunction
• C: mit Refunded Ticket-Nr.
• “CP” = Cancellation Penalty
• “MF” Miscellaneous Fee im Refund und ADM/ACM, ausgestellt durch die Fluggesellschaft
• Related Ticket/Doc. Information (Original Issue) Place Date Agent
• Error Code
• 0034 = z.B. Coupons 3 und 4 refunded (aus der Refund Notice entnommen)
•
COMMENTS "ACM"
• Error Code
• Related Document Number
* Hinweis zur Meldung von Provisionsbeträgen (anstelle von Provisionssatz)
Das Abrechnungssystem des BSP bietet seit Anfang Februar 2009 die Möglichkeit, alternativ zu
Provisionssätzen (% „Commission Rate“) auch absolute Provisionsbeträge („Commisson Amount“
gemäß Agent Billing Analysis) zu verrechnen. Dies gilt für Elektronische Tickets, V-MPDs, MD50
und Refunds.
Vorbedingungen zur Meldung von Provisionsbeträgen
a) Ob eine Fluggesellschaft die Meldung eines Provisionsbetrages bei einer Verkaufs- oder
Refund Transaktionen durch IATA-Reisebüros akzeptiert, ist unbedingt mit der entsprechenden
Fluggesellschaft abzustimmen. Ohne die Zustimmung der Fluggesellschaft dürfen keine
Provisionsbeträge an den BSP gemeldet werden.
b) Inwieweit das GDS die Erfassung und Meldung eines Provisionsbetrages ermöglicht, ist mit
dem entsprechenden GDS zu klären.
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• Agent Billing Statement
AIRLINE
• Airline Accounting Code und Designator
CY (CURRENCY - IATA-Währungscode)
• „EUR“
CASH incl. Tax
• Barverkäufe incl. Tax
CREDIT incl. Tax
• Kreditkartenverkäufe incl. Tax
TOTAL
• Gesamteinnahme pro Airline (Cash + Credit = Total)
SUPPLEMENTARY AMOUNT
• Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion
COMMISSION AMOUNT
• Provisionsbetrag pro Airline
TAX ON COMMISSION AMOUNT
• MWST Issues/Refunds (Mehrwertsteuer auf Provision für Verkäufe und Refunds)
• MWST ADM/ACM (Mehrwertsteuer auf Provision für ADM/ACM)
PAYABLE BALANCE
• Zahlbarer Betrag (Gut- oder Lastschrift)
(Cash incl. Tax ./. Comm. Amount ./.Tax on Comm. Amount = Payable Balance)
COMMENTS
• NR – Net Remittance
Die Beträge der einzelnen Spalten werden zu Endsummen addiert.
• Agent Annual Statistic Report
Cash Gross Value of Standard Traffic Document Issued
= Cash Total Transaction Value + Tax
Cash Net Value of Standard Traffic Document Issued
= Cash Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission
Cash Number Value of Standard Traffic Document Issued
= Anzahl verbrauchter Dokumente (Tickets, Refund, ADMs, ACMs)
Credit Gross Value of Standard Traffic Document Issued
= Credit Total Transaction Value + Tax
Credit Net Value of Standard Traffic Document Issued
= Credit Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission
Credit Number Value of Standard Traffic Document Issued
= Anzahl verbrauchter Dokumente (Ticket, Refunds)
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• Error Reports
Hinweise zu Error-Codes
IATA-Reisebüros erhalten vom Rechenzentrum über den BSPlink „Error Reports“, wenn Fehler bei
der Erfassung bzw. Verarbeitung von Daten verursacht werden. Hier werden unter Nennung der
Ticket-Nr. bestimmte Fehler angezeigt. Die Fehlercodes werden in nachfolgende Klassen eingeteilt:
Klasse 2 (Error-Code beginnend mit 2)
Schwerer Fehler, der zur Abweisung der Transaktion führt, d.h. es erfolgt keine Abrechnung des
Dokumentes. Das Reisebüro wird aufgefordert, sofort Kontakt mit der betreffenden Fluggesellschaft
aufzunehmen, um mit dieser eine evtl. nachträgliche Verrechnung (ADM/ACM) abzustimmen.
Klasse 3 (Error-Code beginnend mit 3)
Schwerer Fehler, unter Umständen „eliminated“. Das Rechenzentrum hat erfolglos versucht, die
Transaktion über die Stammdatenpflege im BSP-System abzurechnen. Das Ticket jedoch wurde
abgewiesen, also nicht abgerechnet. Auch hier gilt wie unter Klasse 2 beschrieben: Klärung mit
entsprechender Fluggesellschaft!
Klasse 4 (Error-Code beginnend mit 4)
Leichter Fehler, die Transaktion wurde abgerechnet. Die Meldung dient als Information darüber,
dass ein Fehler begangen wurde (evtl. fehlerhafte Benutzung seitens des Reisebüros oder durch
das meldende Vertriebssystem). Das Reisebüro ist aufgefordert, diesen Fehler in Zukunft zu
vermeiden.
Die Fehler-Codemeldung (Code 4) wird in der Agent Billing Analysis unter der Spalte „Comments“
bei der entsprechenden Ticket-Nr. mit ausgewiesen.
Falls Rückfragen bezüglich Error-Reports auftreten, so können die IATA-Reisebüros sich auch an
unser Rechenzentrum bzw. an das GDS zwecks Klärung wenden (s. Pkt. 14.1 Adressen und
Kontakte)
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14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN
14.7.1 Generelle Informationen
Alle IATA-Reisebüros sind zur fristgerechten Begleichung des Gegenwerts der für die BSPFluggesellschaften getätigten Ticketverkäufe verpflichtet!
Im BSP Deutschland ist das Bankabbuchungsverfahren (Lastschriftverfahren ohne Widerruf) für
alle IATA-Reisebüros obligatorisch. Die IATA-Reisebüros erteilen mit einer Abbuchungserlaubnis
ihre Zustimmung, dass die IATA Beträge zu jedem Zahlungstermin von ihrem Bankkonto abbuchen
kann. Dieses Verfahren ist mit jeder in Deutschland ansässigen Bank möglich (Ausnahme:
Iranische Banken). Die genauen Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar
2013) zu entnehmen, welcher auf dem Customer Portal: http://www.iata.org/customer im „Resource
Center“ unter „Germany“ hinterlegt ist.
IATA stellt jedem IATA-Reisebüro eine Abrechnung in Form der Agent Billing Analysis im Namen
aller BSP Mitgliedsfluggesellschaften zur Verfügung. Diese BSP-Abrechnung zeigt den fälligen
Betrag vom / zum IATA-Reisebüro, welcher von der Clearing-Bank in strikter Übereinstimmung mit
dem veröffentlichten Abrechnungskalender belastet bzw. ausgeschüttet wird.
14.7.2 Abrechnungsperioden
Für BSP-Deutschland sind 4 Perioden je Kalendermonat festgelegt:
01. – 07. des Monats
08. – 15. des Monats
16. – 23. des Monats
24. – Ultimo des Monats
Den genauen Zeitpunkt der Abbuchung nach jeder Periode ist dem aktuellen Terminplan (BSP
Reporting Calendar 2013) zu entnehmen. Dieser ist auf dem Customer Portal unter
http://www.iata.org/customer im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt.
14.7.3 Zahlungsmodus
Monatliche Zahlung
Die monatliche Zahlung erfolgt am 15. des Folgemonats (außer Samstag/Sonntag/Bankfeiertagen).
Der Abbuchungstermin ist dem Terminplan (BSP Reporting Calendar 2013) zu entnehmen.
Periodische Zahlung
Die periodische Zahlung erfolgt 4 x im Monat. Die Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP
Reporting Calendar 2013) zu entnehmen
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14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin
Wenn das IATA-Reisebüro nach dem Abrechnungsdatum eine Unstimmigkeit in der BSP-Abrechung
(Agent Billing Analysis) entdeckt, muss es sich zwecks Korrektur mit der entsprechenden
Fluggesellschaft in Verbindung setzen.
14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren)
Dieses IATA Verfahren ermöglicht die transparente Abrechnung von Transaktionen, bei denen
IATA-Reisebüros mit bestimmten Fluggesellschaften so genannte Netto-Flugpreise vereinbart
haben. Hierunter sind Flugpreise zu verstehen, die nicht dem veröffentlichten Tarif entsprechen. In
der Regel wird in einem solchen Fall die Fare Box im Ticket den veröffentlichten Preis zeigen,
während das IATA NR-Verfahren es dann ermöglicht, einen anderen als den in FARE gezeigten
Preis über den BSP abzurechnen.
IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften vereinbaren, ob und zu welchen Bedingungen, d.h. mit
welchen preislichen und sonstigen Vereinbarungen sie am NR-Verfahren teilnehmen. Die
Fluggesellschaft entscheidet, ob der BSP NR-Transaktionen für die Fluggesellschaft abrechnet
oder nicht.
Das Listenbild der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) wurde diesen Anforderungen
angepasst. Immer wenn eine Abrechnung NR-Transaktionen enthält, erscheinen Texte zur
Erläuterung.
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14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN
14.8.1 Administrative Gebühren
1) Administrative Charges
Resolution
Nichteinreichung von Sicherheitsleistungen oder
finanziellen Nachweisen zum angeforderten Termin
818g, Section 2, Paragraph 2.2.4
Notice of Irregularity: Abmahnung wegen Rückgabe
der Lastschrift im BSP-Abrechnungsverfahren
(Gebühr zzgl. Verzugszinsen)
818g, Attachment A, Section 1,
Paragraph 1.7.2.1. (c)
Reinstatement Fee
(Reaktivierung des Agenten nach Default bzw.
Suspendierung)
818g, Attachment A, Section 1,
Paragraph 1.7.2.1. (c)
Total
EUR
Netto
100,00
98,00 +
Bank
Interest
Rate
91,00
Mwst.
%
zzgl. 19
Code
SPDR/
SPCR
953
zzgl. 19
953
zzgl. 19
953
14.8.2 Sonstige Gebühren
2) Annual Fee lt. IATA-Resolution 818g,
Gebühr in CHF pro Büro
Abschnitt 14
Head Office / Administrative Office
200,00
Branch Office (1 – 30) *
130,00
Branch Office (31 – 60)*
65,00
Branch Office (61 und mehr)*
43,00
Anmerkung
Zusätzlich können pro IATA-Reisebüro noch CHF 8,00 für den Travel Agency Commissioner hinzukommen.
3) BSPlink
Basic Version
User (1 User)
Einrichtung Sub-User
Enhanced Version
User (inklusive 1 weiterer Sub-User) = 1 (plus 1)
Sub-User (jeder weitere ist gebührenpflichtig)
Anmerkungen
Kostenfrei
Je Sub-User und pro Monat
15,00
zzgl.19
953
pro Monat
Je Sub-User und pro Monat
40,00
15,00
zzgl.19
zzgl.19
953
953
0,20
zzgl.19
955
Gemäß APJC-Beschluss
70,00
zzgl. 19
953
Gemäß APJC-Beschluss
50,00
zzgl. 19
953
4) TASF- Travel Agent Service Fee
TASF-Gebühr pro Transaktion (Processing Charges)
Disagio der Kreditkarteninstitute (Credit Card Fee)
5) Transitagenten
Monatliche Gebühr zur Ausübung der
Überwachungsfunktion
Aufwandsentschädigung bei wiederkehrender
Prozessuntreue in der täglichen Überweisung
950
950
950
950
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14.8.3 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default”
Zahlungsunfähigkeit/Rücklastschrift
Aufgrund der Bestimmungen der Resolution 818g Anhang ‚A’, Abschnitt 1 (Regeln für PassageVerkaufsbüros) ist jedes dem BSP angeschlossene IATA-Reisebüro verpflichtet, der Clearing Bank
zum Zahlungstermin den in der BSP-Abrechnung ausgewiesenen Betrag per Abbuchungsverfahren
zur Verfügung zu stellen.
Wird eine durch die IATA vorgelegte Lastschrift von der bezogenen Bank nicht honoriert, stellt
IATA umgehend eine NOI „Notice of Irregularity“ (doppelt zählende Abmahnung) aus und sendet
diese dem IATA-Reisebüro per Fax zu.
Aus diesem Schreiben geht hervor, dass das IATA-Reisebüro lt. IATA-Resolution 818g, Anhang ‘A’,
Abschnitt 1.7 (c), gehalten ist, den offenen Betrag zuzüglich Bankgebühren umgehend per
Eilüberweisung auf das Konto der IATA zu überweisen/einzuzahlen. Die Kopie des bankbestätigten
Überweisungs-/Einzahlungsbeleges muss der IATA Frankfurt/Main zugefaxt werden. Die
Gutschrift muss zwingend bis zum Folgetag ab Zahlungsaufforderung erfolgt sein, da
anderenfalls das IATA-Reisebüro einschl. seiner Niederlassungen als in „Zahlungsverzug“
(Default) befindlich erklärt wird.
Weiterhin wird das IATA-Reisebüro gemäß Resolution 818g, Anhang ‚A’, Abschnitt 1, Paragraph
1.7.2.1 (c) mit einer Verwaltungsgebühr belastet. Die Gebühr wird per SPDR eingezogen. (siehe
Gebühren, Pkt. 14.8.1)
Sollte es sich bei Rückgabe der Lastschrift um einen Bankfehler handeln, so muss das IATAReisebüro umgehend, jedoch spätestens innerhalb 10 Arbeitstagen per Einschreiben oder Kurier
der IATA eine entsprechende Bestätigung der Bank zukommen lassen. Aus diesem Schreiben
muss eindeutig ervorgehen, dass das Konto des IATA-Reisebüros zum Zeitpunkt der
Lastschriftvorlageüber ausreichende Deckung verfügte. Die Bestätigung des Bankfehlers muss
unter Angabe des Kontoinhabers und der Konto-Nummer des IATA-Reisebüros auf OriginalBriefpapier der Bank erfolgen und von einem Manager mit Namen und Position rechtsgültig
unterzeichnet sein. Dispositionsangelegenheiten wie Buchungsüberschneidungen werden nicht als
Bankfehler anerkannt.
Um die einleitung des „Default-Verfahrens“ zu vermeiden, sollte das IATA-Reisebüro die
Bankbestätigung vorab per FAX an die IATA einreichen.
Sollte die Bankbestätigung nicht fristgerecht eingehen, so kann die Abmahnung nicht mehr
zurückgenommen werden, da dann bereits das „DEFAULT“-Verfahren eingeleitet wurde.
Gemäß Resolution 818g, Anhang ‘A’, Abschnitt 1 und 2, (Regeln für Passage-Verkaufsbüros) wird
ein IATA-Reisebüro einschließlich aller dazugehörigen Betriebsstätten in „DEFAULT“ erklärt, wenn
die Zahlung nicht innerhalb der vorgegeben Frist erfolgt oder wenn es innerhalb von 12 Monaten
eine weitere „Notice of Irregularitiy“ erhält.
Die Gebühren für die doppelt zählende Abmahnung sowie die Gebühren bei eventueller
Wiedereinsetzung in den Agenturstatus werden mittels SPDR belastet (Pkt. 14.8.1) . Das Original„Default“-Schreiben erhält das IATA-Reisebüro vom Servicecenter Madrid.
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14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE
14.9.1 Generelle Informationen
Die Regeln und Bestimmungen für die Akzeptanz von Kreditkarten zur Bezahlung von
Flugscheinen sind in der Resolution 890 (Card Sales Rules) im „Travel Agent’s Handbook“ sowie
im „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) enthalten und müssen in jedem Fall eingehalten
werden.
Jedes IATA-Reisebüro muss sich mit diesen Regeln vertraut machen!
14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP
Alle Kreditkartenverkäufe werden in der Agent Billing Analysis und im Agent Billing Statement
separat ausgewiesen. Eine anfallende Kommission wird dem IATA-Reisebüro gutgeschrieben und
vom fälligen Gesamtbetrag (Payable Balance) abgezogen.
14.10 REFUNDS
14.10.1 Allgemeine Bestimmungen
IATA-Reisebüros sollen Erstattungen von Tickets nur vornehmen, wenn diese von ihnen selbst
ausgestellt wurden.
Generelle Informationen zum Thema Refund sind der englischen Fassung des „BSP Manual for
Agents“, Chapter 8 zu entnehmen.
Wichtig: Tickets, die gegen Kreditkarte verkauft wurden, können nicht bar erstattet werden.
14.10.2 Refund über GDS
Die Standardmethode zur Rücknahme eines Flugdokuments erfolgt über das GDS. Anleitungen
über Einzelheiten der Eingaben sind direkt beim jeweiligen GDS einzuholen.
Vor der Rücknahme ist immer zu prüfen, ob das Ticket nach den Tarifbestimmungen der
Fluggesellschaft erstattbar ist. Bei Unklarheiten sollte sich das IATA-Reisebüro mit der
entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen.
Refund mit integrierter Cancellation Penalty
Der BSP Deutschland hat im Auftrag der teilnehmenden Luftverkehrsgesellschaften im BSP DE
das Verfahren „Refund mit integrierter Cancellation Penalty“ eingeführt. Das bedeutet, dass eine
anfallende Cancellation Penalty mit einer entsprechenden Kennzeichnung vom Refund Value
abgezogen wird und innerhalb des Refunds in einer Transaktion vom GDS an den BSP gemeldet
und abgerechnet werden kann.
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14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink
Eine Refund Application kann über BSPlink ausgestellt werden, sofern die Fluggesellschaft das
Reisebüro dazu auffordert hat
Sofern zu einer „Refund Application“ noch diverse Dokumente als Anlage mit hochgeladen werden,
ist mit der Fluggesellschaft im Vorfeld zu klären, ob diese Anlagen noch physisch nachzureichen
sind.
Nachdem das IATA-Reisebüro die „Refund Application“ ausgestellt und auf den Weg gebracht hat,
wird diese automatisch an die Fluggesellschaft übermittelt, die den Antrag prüft und dann
entscheidet, ob der Refund genehmigt bzw. abgelehnt wird.
Das „Agents Manual“ steht unter dem Link: https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp
im „Download Centre“ unter „Agent“ zur Verfügung.
14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE
14.11.1 Allgemeine Informationen
TASF ist ein Tool, welches erlaubt, eine vom IATA-Reisebüro per Kreditkarte erhobene Travel
Agency Service Fee einfach und schnell über den BSP Deutschland mit dem
Kreditkartenunternehmen abzurechnen und im Rahmen der BSP-Abrechnung gutgeschrieben zu
bekommen.
Erstellen von TASF-Transaktionen
Das GDS stellt Informationen darüber bereit, wie TASF-Transaktionen erstellt werden können. Es
ist zu beachten, dass IATA keinen Einfluss auf die TASF-Funktionen des GDS hat und deshalb alle
Fragen diesbezüglich an das jeweilige GDS gerichtet werden müssen.
TASF-Transaktionsarten
TASF-Transaktionen können für alle gängigen Kreditkarten durchgeführt werden:
¾ American Express
¾ Visa
¾ MasterCard
¾ Diners Club
¾ UATP
IATA schreibt dem Reisebüro die Brutto-Beträge, d. h. ohne Bearbeitungsentgelte aller mittels
Kreditkarte beglichenen Serviceentgelt-Transaktionen über die normale BSP-Abrechnung im Monat
der TASF-Erstellung gut.
Die TASF-Transaktionen erscheinen auf der Abrechnung des Kreditkartenbesitzers mit dem
Buchungstext „IATA Agent – Serviceentgelt“. Um unnötige Fragen und mögliche
Zahlungsverweigerungen von Seiten der Kreditkartenbesitzer zu vermeiden, sollten die Kunden im
Vorfeld darüber informiert werden.
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Bezahlung
Der Gesamtbetrag aller TASF Transaktionen, die während eines BSP-Abrechnungszeitraumes
gemeldet wurden, werden zum entsprechenden Zahlungstermin gutgeschrieben.
In der BSP-Abrechnung wird nur der Bruttobetrag der Travel Agent Service Fee ausgewiesen, d.h.
es wird kein Abzug der TASF Entgelte gezeigt (diese werden nachträglich per SPDR eingezogen).
Der BSP Deutschland berechnet pro TASF-Transaktion eine Gebühr von EUR 0,20 plus Mwst.
Dieser Betrag wird im Folgemonat gemeinsam mit dem TASF-Kreditkarten-Serviceentgelt (Disagio)
per TASF-SPDR unter der Airline Nr. 955 über den BSPlink eingezogen
Rechnungen
Als Anlage zu der TASF-SPDR stellt der BSP über BSPlink eine monatliche Rechnung über die
TASF-Entgelte und –Gebühren, die folgende Angaben enthalten, zur Verfügung:
-
Kreditkarten-Serviceentgelte
Prozentsatz der Kreditkarten-Serviceentgelte
Gesamtanzahl der TASF-Transaktionen
Gesamtbetrag der BSP-Bearbeitungsentgelte
Die bezogene SPDR-Nummer für den Einzug der TASF-Entgelte.
Obwohl die TASF-Entgelte versteuert werden müssen, wird keine Steuer auf den Rechnungen
ausgewiesen. Im Rechnungsbetrag ist keine Steuer enthalten, da TASF-Entgelte unter Abschnitt 9
(2) und Artikel 21 (b) der Sechsten Richtlinie des (EU) Rates fallen (siehe auch Hinweis auf
Rechnung). Der anfallende Steuerbetrag muss vom IATA-Reisebüro ermittelt und direkt an das
Finanzamt abgeführt werden.
Rechnungen und SPDRs werden monatlich erstellt und in dem Monat verrechnet, der der
Abrechnung der TASFs folgt. SPDR und Rechnung werden als Adobe Acrobat-Dokument in
BSPlink zur Verfügung gestellt und können heruntergeladen werden.
Die den SPDRs angehängten Rechnungen stehen im BSPlink für 9 Monate zum Download zur
Verfügung.
Abrechnung
IATA wird die folgenden Daten für alle von Ihnen eingereichten TASF-Transaktionen unter der
Airline-Nr. 954 in der Agent Billing Analysis aufführen:
TASF-Ticketnummer
TASF-Betrag
Kreditkartenart und Nummer
Ticketnummer der Transaktionen 954, etc.
der Gesamtbetrag des Serviceentgelts,
in den Spalten „Total Transaction Value Credit“,
„Commission Amount“ und „Payable Balance“
in der Spalte „Comments“
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Wichtiger Hinweis:
TASF- können nicht refunded werden! Im Falle der Rückzahlung an den Kunden, muss die
Rückerstattung direkt vom Reisebüro vorgenommen werden, da dieser Betrag dem Reisebüro
gutgeschrieben wurde.
Anfragen zur TASF-Rechnung richten Sie bitte an: tasf@iata.org
14.12 BSP TERMINPLAN
Der Terminplan wird gemäß IATA-Resolution erstellt. Er enthält alle wichtigen Daten für die BSP-Abrechnung
und muss eingehalten werden!
Der Terminplan für die BSP-Abrechnung ist auf der Website im „Resource Center“ unter „Germany“
hinterlegt: http://www.iata.org/customer
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