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KABU - Landesamt für Finanzen - Bayern

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Landesamt für Finanzen
Dienststelle München
Kassenbuchführungsverfahren des
Freistaates Bayern
Auskunft
über die Kassendaten
Bedienungsanleitung
Stand: 01.02.2006
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Inhaltsverzeichnis
Schnelleinstieg..............................................................................................................................................................4
Zu Nr. 1 Ist-Buchungen in der zeitlichen Abfolge........................................................................................................4
Zu Nr. 2 Aufgelaufene Ist-Buchungen (Summe) pro Haushaltsstelle .........................................................................6
Zu Nr. 3 Sachstand bei einer Sollstellung einmaliger Zahlung ...................................................................................7
Zu Nr. 4 Sachstand bei einer Abschlagszahlung ........................................................................................................9
Zu Nr. 5 Sachstand bei einer Sollstellung wiederkehrender Zahlung.......................................................................11
Benutzerführung .........................................................................................................................................................14
Allgemeines...............................................................................................................................................................14
Bildschirmeinstellungen ............................................................................................................................................14
Kopf-/Fußbereich des Auskunftsbildschirms.............................................................................................................14
Zur Menüleiste .......................................................................................................................................................15
Menü Datei:........................................................................................................................................................15
Menü Bearbeiten:...............................................................................................................................................15
Menü Optionen: .................................................................................................................................................16
Menü Fragezeichen: ..........................................................................................................................................16
Schaltflächen der Toolbar......................................................................................................................................17
Fußbereich.............................................................................................................................................................17
Anmeldung ..................................................................................................................................................................18
Auslieferungshinweise...............................................................................................................................................19
Suche ...........................................................................................................................................................................20
Datenübersicht............................................................................................................................................................23
Datenausgabe Buchungsdatei ..................................................................................................................................24
Erfassungsinformationen ..........................................................................................................................................25
Konto und Scheckdaten ............................................................................................................................................25
Datenausgabe Sollstellungen (einmalige) ...............................................................................................................26
Beträge der Sollstellung ............................................................................................................................................27
Mehrfachbuchungen .................................................................................................................................................27
Datenausgabe Sollstellungen (wiederkehrende).....................................................................................................28
Soll-Daten..................................................................................................................................................................29
Ist-Daten....................................................................................................................................................................29
Mahnungen / Beitreibungen ......................................................................................................................................30
Zusatzadresse...........................................................................................................................................................30
Notiz .............................................................................................................................................................................31
Grundsätzliches ........................................................................................................................................................31
Bearbeitung ...............................................................................................................................................................32
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 2 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe Sollstellungen (Abschlag)................................................................................................................34
Soll-Daten..................................................................................................................................................................35
Ist-Daten....................................................................................................................................................................35
Auskunft aus den Stammdaten .................................................................................................................................36
Allgemeines...............................................................................................................................................................36
Datenausgabe ...........................................................................................................................................................37
ELWOS.........................................................................................................................................................................38
Grundsätzliches ........................................................................................................................................................38
Bearbeitung ...............................................................................................................................................................39
Druckausgabe .............................................................................................................................................................41
Auskunft ....................................................................................................................................................................41
ELWOS .....................................................................................................................................................................41
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 3 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Schnelleinstieg
Die Anmeldemaske:
Der Sachbearbeiter ist bereits vorbelegt. Nach Betätigen der Schaltfläche „Login“ erscheint die AuskunftsAuswahlmaske (siehe unten).
Hier kann aus fünf verschiedenen Datenbeständen ausgewählt werden.
1. Ist-Buchungen in der zeitlichen Abfolge (Buchungen bei einer Haushaltsstelle)
2. Aufgelaufene Ist-Buchungen (Summe) pro Haushaltsstelle
3. Sachstand bei einer Sollstellung einmaliger Zahlung
4. Sachstand bei einer Abschlagszahlung
5. Sachstand bei einer Sollstellung wiederkehrender Zahlung
Zu Nr. 1 Ist-Buchungen in der zeitlichen Abfolge
Auskunfts-Auswahlmaske - Datenbestand Buchungen auswählen z. B. Buchungstag von …. bis (optional) und Buchungsstelle als Suchkriterium eingeben. (Bei Suche eines Einzelfalls ist auch Suchkriterium Name zweckmäßig.)
Mit „OK“ bestätigen. Es erscheint eine Übersicht der gefundenen Treffer. Von dort aus können mit Doppelklick auf
einen Fall Detaildaten ausgewählt werden. Beispiel:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 4 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Zunächst wird die Trefferliste angezeigt:
Nach Doppelklick auf einen Fall erscheint dieser im Detail:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 5 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Zu Nr. 2 Aufgelaufene Ist-Buchungen (Summe) pro Haushaltsstelle
Auskunfts-Auswahlmaske – Links unten Stamm auswählen, in der Folgemaske z. B. Variante „B“ auswählen, die
Buchungsstelle eingeben und mit „Anzeigen“ die Daten anfordern.
Eingabe der Daten:
Die Anzeige der Daten erfolgt im unteren Maskenteil nach Betätigung der Schaltfläche Anzeigen:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 6 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Zu Nr. 3 Sachstand bei einer Sollstellung einmaliger Zahlung
Auskunfts-Auswahlmaske – Datenbestand Sollstellungen (einmalig) auswählen, BKZ eingeben und mit „OK“ bestätigen - es erscheint die Sollstellung (Bei Bedarf können über „Buchungen“ ggf. vorhandene Ist-Zahlungen zur Sollstellung im Einzelnen betrachtet werden.) Beispiel:
Zunächst Anzeige der Trefferliste:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 7 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Nach Doppelklick auf den Fall erfolgt die Anzeige der Sollstellung:
Nach Betätigung der Schaltfläche Buchungen erscheint die Einzelbuchung:
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Seite: 8 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Zu Nr. 4 Sachstand bei einer Abschlagszahlung
Auskunfts-Auswahlmaske –Datenbestand Sollstellungen (Abschlag) auswählen, Abschlags-Nr. eingeben und mit
„OK“ bestätigen. Es erscheint die allgemeinen Daten zum ausgewählten Fall. Weitere Daten sind über die Registerblätter (Soll-Daten, Ist-Daten Mahnungen/Beitreibungen und Zusatzadresse) abrufbar. Beispiel:
Zunächst erscheint die Trefferliste:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 9 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Nach Doppelklick auf den angezeigten Fall wird der Abschlag angezeigt:
Bei Anwahl des Registerblattes Soll-Daten werden diese angezeigt:
Zu weiteren Daten des Abschlags gelangt man über restlichen Registerblätter.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 10 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Zu Nr. 5 Sachstand bei einer Sollstellung wiederkehrender Zahlung
Auskunfts-Auswahlmaske –Datenbestand Sollstellungen (wiederkehrend) auswählen, PKNr. eingeben und mit „OK“
bestätigen. Es erscheint die allgemeinen Daten zum ausgewählten Fall. Weitere Daten sind über die Registerblätter
(Soll-Daten, Ist-Daten Mahnungen/Beitreibungen und Zusatzadresse) abrufbar. Beispiel:
Zunächst erscheint die Trefferliste:
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 11 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Nach Doppelklick auf den Fall wird der allgemeine Teil der Sollstellung angezeigt:
Bei Anwählen des Registerblattes Soll-Daten erscheinen diese:
Zu weiteren Daten der Sollstellung gelangt man über die anderen Registerblätter.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 12 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Achtung:
Sollen Daten aus unterschiedlichen Datenbeständen abgefragt werden, ist zwischendurch immer auf die AuskunftsAuswahlmaske zurück zu gehen.
Weitere Möglichkeiten der KABU - Auskunft sind der nun folgenden ausführlichen Bedienungsanleitung zu entnehmen.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 13 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Benutzerführung
Allgemeines
Um das Auskunftsprogramm verwenden zu können, muss für den Benutzer unter seinem Systemlogin-Namen ein
Berechtigungseintrag vorhanden sein. Die Berechtigungen werden von der Verfahrensbetreuung bzw. ADV-Stelle
einer Kasse verwaltet.
Das Programm dient nur zur Auskunft, es können keine Daten verändert werden.
Die Auskunft erfolgt aus den Bestandsdaten (einmalige/wiederkehrende Sollstellungen, Ist- (Buchungs-) und ab
Version 1.1.1 auch Stammdaten) des Kassenbuchführungsverfahrens (KABU).
Standardmäßig erfolgt die Auswahl aus dem aktuellen Datenbestand des laufenden Jahres, es kann aber auch auf
Historikdaten vergangener Jahre (soweit vorhanden) zugegriffen werden.
Das Programm beinhaltet auch eine Komponente zur Bearbeitung von nicht zuordenbaren Gutschriften, die vorübergehend auf Verwahrung gebucht sind (ELWOS). Diese Komponente ist nur für speziell berechtigte Anwender
zugänglich.
Der Zugriff auf die Bestandsdaten für „externe“ Benutzer (nicht im KABU-Verfahren beschäftigt), die sich nicht im
BYBN (Bay. Behördennetz) befinden, erfolgt über die Zugangssoftware TranSON der Fa. Siemens.
Bildschirmeinstellungen
Das Zinsprogramm ist für eine 17-Zoll-Bildschirmauflösung ausgelegt. Es kann sowohl mit der Einstellung 1024 x
768 Pixel, als auch mit der Einstellung 800 x 600 Pixel betrieben werden.
Die Einstellung kann von jedem Benutzer vorgenommen werden über:
Systemsteuerung
Anzeige
Einstellungen
1024 x 768 oder 800 x 600
Kopf-/Fußbereich des Auskunftsbildschirms
Wie in windowskonformen Programmen üblich, können Funktionen über verschiedene Wege erreicht werden. Durch
Menüpunkte, Toolbar oder sonstige Schaltflächen.
Die Funktion „Minimieren“ schließt die Programmanwendung auf dem Bildschirm und hält sie auf der Taskleiste für
eine weitere Nutzung bereit.
Über die Funktion „Maximieren/Verkleinern“ kann die Maske in der Größe verändert werden.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 14 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Der Dialog kann immer über die Controlbox „x“ beendet werden.
Aus Gründen des Datenschutzes ist auch bei kurzfristigem Verlassen des Bildschirmarbeitsplatzes die Arbeitsstation zu sperren.
Der Kopfbereich beinhaltet die Menü- und Werkzeugleiste (Toolbar).
Die Gestaltung der Menüpunkte und der Toolbar ist abhängig von der jeweiligen Bearbeitungssituation im Programm; d.h. je nach Funktionalität sind Menüpunkte oder Toolbar-Schaltflächen soweit erforderlich vorhanden und
aktiviert bzw. deaktiviert.
Zur allgemeinen Information wird hier das Jahr des soeben verwendeten Datenbestandes angezeigt (wichtig bei
Zugriff auf Historikdaten).
Zur Menüleiste
Menü Datei:
Drucken ...
Druckausgabe über Dialogfenster für Druckoptionen (Shortcut Strg+P)
Drucken
ELWOS-Protokoll...
Falls Berechtigung für ELWOS-Beabeitung können hier vorhandene Protokolle ausgedruckt werden. (Shortcut Strg+D)
Drucken ZahlstellenBescheinigung
Druckausgabe der Zahlstellenbescheinigung durch SB der Zahlstelle
Exportieren...
Die Daten der Übersichtsliste in eine Textdatei (*.csv oder *.txt) geschrieben
werden
Beenden
Beendet das Auskunftsprogramm
Menü Bearbeiten:
Prüftermin ändern
Änderung des Datums für Soll-Ist-Abgleich (nur für wiederkehrende Sollstellungen von Bedeutung). Standardmäßig ist das aktuelle Tagesdatum eingestellt. (Shortcut Strg+T)
ELWOS
Aufruf der Programmkomponente ELWOS, sofern die Berechtigung für die
ELWOS-Bearbeitung besteht (Shortcut Strg+E)
BKZ nach ELWOS
Übernahme des BKZ in die ELWOS-Bearbeitung, sofern die Berechtigung für
die ELWOS-Bearbeitung besteht (Shortcut F1)
Stammdaten-Auskunft
Aufruf der Auskunft aus den Stammdaten (Shortcut Strg+S)
Erinnerung
Alle fälligen Erinnerungen werden angezeigt. (Shortcut Strg+W)
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 15 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Menü Optionen:
Einstellungen...
Es erscheint ein Fenster mit Einstellungswerten, die verändert werden können
Die Begrenzung der Anzahl der gefundenen Fälle ist erforderlich, um die Suchdauer und die Netzlast zu verringern. Ist
die Treffermenge größer, wird man aufgefordert die Auswahl enger einzugrenzen.
Wird der Wert zu hoch gesetzt, hat dies
Auswirkungen auf die Dauer des Suchvorgangs.
Antwortzeit – erhält das Programm innerhalb dieser Zeitspanne keine Antwort von
der Datenbank, wird diese Suchanfrage
abgebrochen.
Die Suche ist schneller wenn die Groß/Kleinschreibung beachtet wird. Andernfalls sind bei der Suche deutlich längere
Suchzeiten zu erwarten.
Wildcard-Suche – es werden alle Namen
erkannt, die mit der Eingabe im Anfangsteil (linksbündig) übereinstimmen. Ist
die Option nicht gesetzt, führt nur eine
exakte Übereinstimmung zum Treffer.
Bei einer Berechtigung für den Gesamtbestand wird die eigene Region voreingestellt.
Die Suchkriterien auf der Auswahlmaske
werden nach erfolgter Suche gelöscht.
Menü Fragezeichen:
Info
Gibt die aktuelle Programmversion aus
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 16 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Schaltflächen der Toolbar
Neu
Es kann eine neue Auswahl getroffen werden. Von Auskunftsseiten aus gedrückt bedeutet
dies zurück zur Auswahlseite.
Suchen
Neue Suche wird gestartet. Ist nur aktiviert, wenn auf Auskunftsseiten in den gelb hinterlegten
Feldern ein Suchkriterium eingegeben bzw. eine Änderung vorgenommen wurde.
Drucken
Die Druckausgabe erfolgt ohne Nachfrage auf den Standarddrucker.
Navigieren
Zum ersten Fall (Shortcut F5)
Zum vorherigen Fall (Shortcut F6)
Zum nächsten Fall (Shortcut F7)
Zum letzten Fall (Shortcut F8)
Fußbereich
Der Fußbereich beinhaltet die Statuszeile mit verschiedenen Informationen.
Im linken Bereich (erstes Feld) erscheinen Hinweise zu Schaltflächen und Programmabläufen.
Im zweiten Feld wird zur Information das für den Soll-Ist-Abgleich (wiederkehrende Sollstellungen) verwendete Prüfdatum angezeigt.
Das dritte Feld zeigt den letzten gebuchten Buchungstag an.
Das vierte Feld beinhaltet die Regionalkennung des Benutzers (hier 02).
Das fünfte Feld beinhaltet die Sachbearbeiterkennung des Benutzers (hier 321).
Das sechste Feld gibt Informationen über Datenbank und Server.
Das siebte Feld zeigt die Verbindung als interner oder externer Benutzer.
Es folgt das aktuelle Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 17 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Anmeldung
Nach dem Start der Anwendung erscheint die Anmeldemaske für das Programm AUSKUNFT.
Der Name des Benutzers ist bereits eingestellt und kann nicht verändert werden.
Falls er in Vertretung für einen anderen Teilnehmer arbeitet, muss zusätzlich der Login-Name des Vertretenen eingegeben werden. In diesem Fall erscheint bei den Bearbeitungsmasken in der Statusleiste die Bearbeiternummer
und der Login-Name des Zahlstellensachbearbeiters, der vertreten wird.
Eine Zulassung zum Dialog erfolgt nur, wenn der Teilnehmer in der Berechtigungsdatei eingetragen ist. Die Berechtigungsdatei wartet die ADV-Stelle der Staatsoberkasse Bayern in Landshut.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 18 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Auslieferungshinweise
Wurde eine neue Programmversion ausgeliefert, werden die Änderungen über ein Dialogfenster dem Benutzer mitgeteilt.
Es besteht die Möglichkeit diese Information beim nächsten Programmstart nicht mehr anzuzeigen. Dazu ist es erforderlich ein Häkchen bei „Hinweis beim nächsten Programmaufruf nicht mehr anzeigen“ zu setzen.
Nach Betätigung der OK-Schaltfläche wird ein neuerer Auslieferungshinweis angezeigt.
Wurde der letzte Auslieferungshinweis angezeigt erscheint die Suchmaske
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 19 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Suche
Es ist immer erforderlich zu den Suchbegriffen mit anzugeben, aus welchem Datenbestand die Auskunft erfolgen
soll. Zum Teil wird aufgrund der Eingaben bereits ein Bestand als Vorschlag ausgewählt.
Wird z.B. ein BKZ eingegeben, erübrigt sich die Dateiangabe, da das Programm anhand der ersten Stellen der
Nummer erkennt, ob es sich um eine einmalige (EHE-Fall), wiederkehrende Sollstellung (PK-Fall) oder um einen
Abschlag handelt. Soll die Auskunft aus dem Istbestand (Buchungsdaten) erfolgen, ist die Angabe erforderlich!
In den Eingabefeldern ist der gesuchte Fall möglichst eindeutig zu beschreiben. Das Programm wählt anhand der
Eingaben den günstigsten Zugriffsschlüssel aus. Je präziser die Eingabe ist, desto schneller wird das Konto gefunden.
Die schnellste Methode, einen bestimmten Fall zu finden, ist die vollständige Angabe der PK-Nr./BKZ bzw. die Angabe der Buchungsnummer.
Es ist auch möglich bei PK-Nr./BKZ und Name nur Teilbegriffe einzugeben, allerdings beginnend ab der ersten
Stelle; d.h. Teilsuchbegriffe beginnend nach der ersten Stelle sind nicht möglich.
Um ‚Zielschwierigkeiten‘ beim Klicken in das Feld ‚PK/BKZ‘ zu reduzieren wird empfohlen im Feld rechts außen zu
klicken bzw. erst in ein anderes Feld und dann erneut versuchen. Weitgehend wird der Cursor dann korrekt auf die
erste Stelle gesetzt.
Bei Benutzern mit Berechtigung für den Gesamtbestand ist zusätzlich ein Eingabefeld „RK“ vorhanden. Das Feld ist
mit der eigenen Region vorbelegt.
Die Felder HKZ, DST-NR, KAPITEL, oder TITEL sind als Suchbegriffe vollständig auszufüllen.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 20 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Bei Suche nach Beträgen ist zu unterscheiden:
ƒ
Suche nach „Betrag“ (von/bis):
Mit Beträgen kann nur im Datenbestand „Buchungen“ und im Datenbestand „Sollstellungen (einmalig)
gesucht werden. Im Datenbestand „Sollstellungen (einmalig) wird dabei nur auf den ersten Sollbetrag, nicht
auf Solländerungen abgefragt.
ƒ
Suche nach „offenem Betrag (von/bis)“:
Eine Suche nach offenen Beträgen ist nur in dem Datenbestand „Sollstellung (einmalig)“ und im Datenbestand „Sollstellung (Abschlag)“ möglich. Bei Sollstellungen (einmalig) wird immer der aktuelle, zuletzt
geänderte offene Betrag ausgegeben, auch wenn ein früherer Prüftermin gewählt wurde. Bei Sollstellungen
(Abschlag) wird der zum Zeitpunkt des Prüftermins gültige, offene Betrag angezeigt. Der SB hat auf das Vorzeichen zu achten; zur Ausgabe negativen Beträgen (Überzahlungen, Rotabsetzungen) ist vor dem Betrag
ein Minuszeichen zu setzen. Ausgeglichene Personenkonten werden nur bei „Null“ als Betragsvorgabe aufgelistet.
ƒ
Mit „Betrag“ (von/bis) oder „offenem Betrag (von/bis)“ kann im Datenbestand Sollstellungen (wiederkehrend)
nicht gesucht werden.
Die Felder „Buchungstag bis“, „Betrag bis“ und „offener Betrag bis“ sind nur zu erreichen, wenn das jeweilige Feld
„von“ ausgefüllt wurde.
Die Navigation zwischen den Feldern erfolgt mit der Tab-Taste bzw. per Maus.
Bei Benutzern mit der Berechtigung für den Gesamtbestand ist ein zusätzliches Feld ‚RK‘ (Regionalkennung) als
Auswahlkriterium vorhanden. Die Auswahl kann so auf eine bestimmte Region begrenzt werden.
Durch Setzen des Cursors in das Feld „Kontoinhaber“ und Weiterführen mit der Pfeiltaste nach rechts kann der abweichende Kontoinhaber vollständig abgelesen werden. Es gelten die gleiche Suchkriterien, wie beim Feld „Name“.
Durch Drücken der Taste „Erweiterte Auswahl“, ändert sich der Bereich Buchungsstelle in der Maske.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 21 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Es besteht jetzt die Möglichkeit von Haushaltsstelle bis Haushaltsstelle zu suchen. Auch die Belegung von nur einem Feld ist möglich. Die Bis-Bereiche sind gesperrt, solange in der jeweiligen Von-Bereichen nichts eingegeben
wurde. Die einzelnen Felder sind vollständig zu füllen.
Die Änderung des Prüfdatums für den Soll-Ist Abgleich bei wiederkehrenden Sollstellungen (Pk-Fälle) erfolgt
über die Menüleiste (Bearbeiten). Standardmäßig ist das aktuelle Tagesdatum eingestellt.
Beim Wechsel in alte Datenbestände (Historikdaten aus Vorjahren) wird das Prüfdatum immer auf den 31.12. des
jeweiligen Vorjahres eingestellt. Bei einer Hochrechnung in das aktuelle Jahr wäre mit fehlerhaften Summen zu
rechnen.
Zur Information wird das verwendete Prüfdatum in der Statuszeile am unteren Fensterrand angezeigt.
Zu beachten ist, dass ein geändertes Prüfdatum bis zur erneuten Änderung bzw. bis zum Programmende bestehen
bleibt.
Um auf Datenbestände anderer Haushaltsjahre zuzugreifen muss das gewünschte Jahr ausgewählt werden. Beim
anklicken des Pfeils im Feld ‚Jahr‘ (ComboBox) erscheint eine Liste mit den möglichen Jahreszahlen.
Grundsätzlich kann auch ein Suchbegriff in den Anzeigemasken (gelb hinterlegte Felder, wie z.B. PK-Nr./BKZ,
Name, Buchungsnummer) zur weiteren Suche eingegeben werden, sodass eine Rückkehr zur Auswahlmaske in
solchen Fällen nicht notwendig ist.
Im Falle der Meldung
sind die Suchkriterien zu präzisieren, bzw. kann über den Menüpunkt ‚Optionen‘ / ‘max. Trefferzahl...‘ eine größere
Treffermenge eingestellt werden (u.U. mit Auswirkungen auf das Zeitverhalten beim Suchen).
Justizkassen:
Hinterlegungskonten können durch Eingabe der Hinterlegungsnummer gesucht werden.
Landesamt für Finanzen Dienststelle München, Alexandrastr. 3, 80538 München
Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 22 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenübersicht
Die Datenübersicht zeigt die Treffer an, die aufgrund der eingegebenen Auswahlkriterien ermittelt wurden.
Die Spaltenbreite kann durch verschieben im Listenkopf verändert werden.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile oder durch Markieren eines Falles und Drücken der Schaltfläche „Anzeigen“
wird die Auskunftsseite mit den ausführlichen Daten dieses Falles angezeigt.
Bei Auskunft aus den Buchungsdaten enthält die Tabelle zusätzlich eine Spalte ‚Buchungstag‘.
In der Spalte Notiz wird durch ein „N“ angezeigt, ob ein oder mehre Einträge vorhanden sind.
Die Spalte Betrag erhält bei Suche nach einem offenen Betrag und Auflisten der gefundenen Fälle die Spaltenüberschrift „offener Betrag“.
Sortierung: die Liste kann beliebig, durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift, nach den vorhandenen Spalten
sortiert werden. Die Auflistung eines Betragsbereiches (z.B. von -100 bis 100) erfolgt bei der ersten Abfrage von
Minus nach Plus. Die Beträge werden bei erneutem Sortieren der Betragsspalte dann jedoch in der Reihenfolge der
absoluten Werte ausgegeben.
Achtung:
Eine Änderung der Sortierung in der Auflistung hat keinen Einfluss auf die Reihenfolge beim Blättern in den Einzelfällen!
Diese Liste kann ausgedruckt werden. Im Ausdruck wird auch die Anzahl der gefundenen Fälle ausgegeben.
Es ist möglich über das Menü Datei Æ Exportieren, die Daten der Übersichtsliste in eine Textdatei (CSV-Format)
zu exportieren. Diese Datei kann dann in EXCEL oder in ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm eingelesen
werden.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 23 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe Buchungsdatei
Die Anzeige der Buchungsdaten ist auf drei Registerblätter verteilt, die auf der folgenden Seite der Bedienungsanleitung dargestellt sind.
Die gelb markierten Felder (Buchungsnummer, PK-Nr./BKZ, Name) können für eine weitere Suche überschrieben
werden. Dabei werden evtl. in der Auswahlmaske eingegebene Teile der Buchungsstelle mit berücksichtigt ( wurde
z.B. eine Dienststellennummer eingegeben, so wird das neu angewählte Konto nur dann angezeigt, wenn es dieselbe Dienststellennummer hat).
Erst nach Änderung von Inhalten in den gelben Feldern wird die Schaltfläche „Suchen“ und in der Toolbar die
Schaltfläche mit dem Fernglas aktiviert. Nach Drücken einer der beiden Schaltflächen wird die Suche mit dem neuen
Kriterium gestartet.
Über die Schaltflächen zum Weiterblättern können sie sich innerhalb der getroffenen Auswahl bewegen.
Wird bei Auskunft aus einer Sollstellung die Anzeige der zugehörigen Buchungsdaten gewählt, ist in der obigen
Maske nur die Schaltfläche „Zurück“ vorhanden.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 24 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Erfassungsinformationen
Konto und Scheckdaten
Landesamt für Finanzen Dienststelle München, Alexandrastr. 3, 80538 München
Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 25 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe Sollstellungen (einmalige)
Die Anzeige der einmaligen Sollstellungsdaten ist auf fünf Registerblätter verteilt, die auf der folgenden Seite der
Bedienungsanleitung dargestellt sind. (Das Register „Zusatzadresse“ ist bei wiederkehrenden Sollstellungen aufgeführt, das Register „Notizen“ in einem eigenen Abschnitt)
Das Registerblatt „Mehrfachbuchungen“ ist nur aktiviert, wenn es sich bei dem Fall um eine Mehrfachbuchung handelt.
Die gelb markierten Felder (PK-Nr./BKZ, Name) können für eine weitere Auswahl überschrieben werden. Dabei
werden evtl. in der Auswahlmaske eingegebene Teile der Buchungsstelle mit berücksichtigt ( wurde z.B. eine
Dienststellennummer eingegeben, so wird das neu angewählte Konto nur dann angezeigt, wenn es dieselbe Dienststellennummer hat).
Über die Schaltflächen zum Weiterblättern können sie sich innerhalb der getroffenen Auswahl bewegen.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 26 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Beträge der Sollstellung
Mehrfachbuchungen
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 27 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe Sollstellungen (wiederkehrende)
Die Anzeige von wiederkehrenden Sollstellungen ist auf sechs Registerblätter verteilt, die auf den folgenden Seiten
der Bedienungsanleitung dargestellt sind.
Für die verschiedenen Kontoarten (Verwahrung, Vorschuss, Abschlag) ist der jeweilige Bildschirminhalt zum Teil
unterschiedlich. Insbesondere auf den Registern „Soll-Daten“ und „Ist-Daten“ werden die Rahmeninhalte und Feldbezeichnungen unterschiedlich dargestellt.
Auf dem Registerblatt Ist-Daten, wird durch Markieren einer Buchung und Drücken der Taste „Buchungen“ oder
durch Doppelklick, nur diese markierte Buchung angezeigt. Um alle anzuzeigen und blättern zu können, darf kein
Eintrag markiert sein.
Landesamt für Finanzen Dienststelle München, Alexandrastr. 3, 80538 München
Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 28 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Soll-Daten
Ist-Daten
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 29 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Mahnungen / Beitreibungen
Zusatzadresse
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 30 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Notiz
Grundsätzliches
Mit dieser Funktion ist es möglich eigene Vermerke zu einer Sollstellung zu erfassen und zu speichern.
Sie befindet sich auf dem Registerblatt „Notizen“ der angezeigten Sollstellung.
Auf der Maske „Übersicht“ wird in einer eigenen Spalte (Kennzeichen: N), ob zu dieser Sollstellung eine Notiz vorliegt.
Des weiteren ist eine Erinnerungsfunktion integriert worden.
Die Funktion Notizen steht den Sachbearbeitern der Staatsoberkasse bzw. der Buchungsstellen zur Verfügung. Die
interne Zuständigkeitsabgrenzung erfolgt über die Dienststelle und KBH lt. Eintrag in der Berechtigungsdatei. Andere Auskunftsnutzer können diese Notizen weder lesen noch ändern.
Landesamt für Finanzen Dienststelle München, Alexandrastr. 3, 80538 München
Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 31 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Bearbeitung
Auswahl der Notizen:
Hier werden alle Notizen zur Sollstellung aufgelistet. Die angezeigten Daten gelten immer nur für den markierten
Eintrag. Durch einen Klick auf diese Liste kann ein anderer Eintrag ausgewählt werden.
Diese Auswahl unterteilt sich in mehrer Spalten.
Spalte
Beschreibung
lfdNr.
Jedem Eintrag wird eine laufende Nummer zugewiesen.
Beschreibung
Auswahlliste für allgemeines Stichwort (Vorbelegung: Notiz)
Status
L = Eintrag wurde gelöscht, E = Eintrag ist erledigt
Erinnerung
Datum der nächsten Erinnerung
Verfasser
Bearbeiter der letzten Änderung
verfasst am / um
Datum und Uhrzeit der letzten Änderung
Bearbeitung der Notizen:
Wurde zu einer Sollstellung noch keine Notiz erfasst, sind alle Felder und Buttons bis auf „NEU“ deaktiviert.
Bei einer Neuanlage ist der Text „Notiz“ voreingestellt. Über die ComboBox „Beschreibung“ kann dieser Eintrag
geändert werden.
Die Eingaben im Erfassungsfeld sind vollkommen frei und dem Sachbearbeiter überlassen. Lediglich die Anzahl der
Zeichen ist auf 2000 pro Notiz beschränkt. Die erfassten Zeichen werden im Notiztextfeld angezeigt
Die Anzahl der eingegebenen Zeichen im Notiztextfeld werden ebenfalls angezeigt.
Es besteht die Möglichkeit eine Notiz als „Erledigt“ zu kennzeichnen, mit der Folge, dass das Erinnerungsdatum
gelöscht wird und keine weitere Erinnerung mehr erfolgt..
Erinnerungen:
Zu jeder Notiz ist es möglich sich Erinnerungen (Warnhinweise) zu setzen.
Dafür sind Eingaben in den Feldern „Erstmalig“, „Wiederholung“ und „Letztmalig“ nötig. Sollte die Eingabe der Daten
nicht korrekt sein, werden Sie beim Speichern darauf hingewiesen. Die Auswahl der Wiederholung erfolgt über einen Klick in die Auswahlliste. In den beiden anderen Feldern ist ein gültiges Datum vorzugeben.
Nach dem diese Daten gespeichert wurden, wird die nächste Erinnerung im Feld „Nächste“ angezeigt.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 32 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Ist ein Erinnerungsdatum erreicht, werden die Optionbutton „Weiterhin erinnern“ und „Nicht mehr erinnern“ aktiviert.
Als Voreinstellung ist „Weiterhin erinnern“ ausgewählt. Erst wenn die Option „Nicht mehr erinnern“ ausgewählt und
gespeichert wurde, wird das nächste Erinnerungsdatum aufgrund der Vorgaben ermittelt und im Feld „Nächste“
angezeigt.
Um sich die aktuell fälligen Erinnerungen anzeigen zulassen, wählen Sie in der Maske „Auswahl“ den Menüpunkt
„Bearbeiten“ und dann „Erinnerungen“. Sie werden daraufhin aufgefordert noch den Datenbestand auszuwählen.
Als Prüfdatum wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.
Die Datenübersicht zeigt die Treffer an, die aufgrund der eingegebenen Auswahlkriterien ermittelt wurden.
Die Spaltenbreite kann durch verschieben im Listenkopf verändert werden.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile oder durch Markieren eines Falles und Drücken der Schaltfläche „Anzeigen“
wird die Auskunftsseite mit den allgemeinen Daten dieses Falles angezeigt. Zur eigentlichen Erinnerung gelangt
man dann über das Registerblatt „Notizen“.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 33 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe Sollstellungen (Abschlag)
Die Abschlagskonten können nur über den „Datenbestand(Abschlag)“ angezeigt werden. Die Register entsprechen,
mit Ausnahme der Register „Soll-Daten“ und „Ist-Daten“ den Registern der Datenausgabe Sollstellungen (wiederkehrende).
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 34 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Soll-Daten
Ist-Daten
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 35 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Auskunft aus den Stammdaten
Allgemeines
Die Auskunft aus den Stammdaten ist ab Version 1.1.1 in das Auskunftsprogramm integriert.
Es stehen zur Auskunft drei verschiedene Varianten zur Verfügung:
Variante A : Alle Stammdateidaten einer bestimmten Dienststelle können abgerufen werden. Die Dienststellennummer kann auch verkürzt, linksbündig eingegeben werden.
Variante B : Gezielter Zugriff auf eine bestimmte Buchungsstelle. Die Dienststellennummer ist dabei vollständig
einzugeben (evtl. auch mit Zusatz).
Variante C : Es findet ein Zugriff auf ein bestimmtes Kapitel und evtl. Titel, unabhängig von der Dienststellennummer statt.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 36 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Datenausgabe
Bei der Summenbildung (Variante C) werden Einnahmen positiv und Ausgaben negativ gerechnet. Ein negativer
Kontostand bedeutet also, dass die Ausgaben überwiegen.
Es ist zu berücksichtigen, dass die jeweilige Benutzerberechtigung entscheidend ist für den Umfang der Datenanzeige.
Bei Variante A findet eine Berechtigungsprüfung der eingegebenen Dienststellennummer statt. Bei Variante B und C
erfolgt die Auswahl aus dem Datenbestand nur im Rahmen der Dienststellennummern, die der Berechtigung zugeordnet sind.
Das Blättern erfolgt durch die Pfeil-Schaltflächen rechts unten.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 37 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
ELWOS
Grundsätzliches
Die Programmkomponente ELWOS steht nur speziell berechtigten Benutzern zur Verfügung !
ELWOS dient zur Bearbeitung von Einzahlungen, die keiner Sollstellung zugeordnet werden konnten und vorübergehend auf eine spezielle Verwahrbuchungsstelle gebucht sind.
Bei der Bearbeitung wird eine Zuordnung zu einer Buchungsstelle oder Sollstellung durch Eingabe der entsprechenden Werte vorgenommen. Sollte eine Aufklärung nicht möglich sein wird im Zuordnungsteil keine Eintragung vorgenommen.
Nachdem alle Sätze einer Dateinummer bearbeitet sind, erfolgt der Arbeitsschritt „Datei fertig“ (auch hier ist eine
spezielle Berechtigung nötig). Es wird die Eingabe eines Buchungstages verlangt, zu dem die Verwahrabwicklung
stattfinden soll. Nach anschließendem Bestätigen wird für jeden Satz eine eigene Umbuchung mit dem angegebenen Buchungstag erstellt (von ELWOS-Verwahrung nach Zuordnung). Wird keine Zuordnung gefunden, erfolgt die
Umbuchung auf eine spezielle Verwahrbuchungsstelle, von der eine manuelle Abwicklung erfolgen muss. Anschließend werden die ELWOS-Sätze gelöscht. Bei dieser Aktion wird ein ELWOS-Protokoll erstellt, das über Menü ‚Datei‘ – ‚Drucken ELWOS-Protokoll ...‘ ausgedruckt werden kann.
Bei Aufruf von ELWOS wird eine Liste der vorhandenen ELWOS-Dateinummern angezeigt, von denen eine durch
Doppelklick oder Markierung und ‚OK‘ auszuwählen ist. Die KEWO-Dateien sind zur besseren Unterscheidung aufgeteilt in die enthaltenen Zahlwege. Zur Bearbeitung wird jedoch die gesamte Datei bereitgestellt.
Wenn ein Benutzer mit der Kennung für ADV-Stelle ELWOS-Bearbeitung vornehmen möchte, ist dies nur in Vertretung für einen Kassensachbearbeiter möglich. Hier wird eine entsprechende Eingabe verlangt !
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 38 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Bearbeitung
Die Statuszeile zeigt im ersten Feld die im Zugriff befindliche Dateinummer und die Anzahl der zugehörigen Sätze
an. Im zweiten Feld (aktueller Satz) ist die Position innerhalb der Sätze zu erkennen.
Die Navigation (Blättern) erfolgt durch die Schaltflächen in der Toolbar oder durch Eingabe einer gezielten Satznummer im Eingabeteil „Anzeige Satznr.“.
Die Option „überblättern“ bewirkt, dass beim Vorwärtsblättern die bereits zugeordneten Sätze übersprungen, d.h. auf
den nächsten zu bearbeitenden Satz positioniert wird (ohne Wirkung beim gezielten oder Rückwärts-Blättern).
Als Bearbeitungshilfe wird nach Eingabe eines BKZ bzw. eines Kurzkommandos und Drücken der ‚OK‘-Schaltfläche
der Zuordnungsteil (Kapitel, Titel, DST, etc.) automatisch ausgefüllt. Während der Bearbeitung kann in die Auskunft
zurückgewechselt werden. Sollte eine zutreffende Sollstellung gefunden werden, können die entsprechenden Daten
über den Menüpunkt „BKZ nach ELWOS“ bzw. F1 im Zuordnungsteil eingetragen werden.
Aus dem Gutschriftsteil (weißes Feld im oberen Teil der Bearbeitungsmaske, das die Informationen des Gutschriftbelegs weitgehend enthält) können Namens- oder Verwendungszweckteile per „Drag and Drop“ kopiert werden
(gewünschtes Begründungs- oder Namensfeld im Gutschriftsteil anklicken, Maustaste gedrückt halten und ziehen in
Feld „Name“ oder „Verw.“).
Ein Satz kann durch Änderung der Regionalkennung (Feld ‚RK‘) einer anderen Region zugewiesen werden. Die
ursprüngliche Regionalkennung wird im Feld „urspr. RK“ angezeigt.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 39 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Aufteilung:
Eine Gutschrift kann auch auf mehrere Zuordnungen aufgeteilt werden. Dies geschieht durch Eingabe eines entsprechenden Teilbetrages. Hierdurch erkennt das Programm automatisch, dass eine Aufteilung vorliegt und erstellt
einen weiteren ELWOS-Satz mit dem neuen Betrag und der Zuordnung. Der ursprüngliche Satz bleibt mit dem verminderten Betrag erhalten und kann weiter bearbeitet werden.
Rücknahme:
Die Rücknahme einer Zuordnung kann bei Bedarf über die Schaltfläche
aus der Toolbar erfolgen.
Datei fertig:
Um eine Datei abzuschließen, wobei Umbuchungen erstellt werden und die ELWOS-Sätze gelöscht werden, ist die
Schaltfläche zu drücken und anschließend ein Buchungstag einzugeben. Während der folgenden Verarbeitung wird
ein Fortschrittsbalken angezeigt. Nach Beendigung steht auch das Protokoll der verarbeiteten ELWOS-Datei zur
Verfügung.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 40 von Seiten: 41
KABU
Kassenbuchführungsverfahren
Druckausgabe
Auskunft
Die jeweils angezeigten Bestandsdaten können über die Menüleiste (Datei / Drucken) oder über die Toolbar (Druckersymbol) in Form eines einseitigen Datenblattes auf einem Drucker ausgegeben werden. Ebenso können die
Übersichtsliste und die Stammdaten ausgedruckt werden.
Beim Ausdruck der Kontoübersicht einer wiederkehrenden Sollstellung (PK-Fall) werden die Ist-Daten (Buchungen)
auf Folgeseiten ausgedruckt, wenn der Platz auf der ersten Seite nicht ausreicht. Sind im Bereich lfd. Sollbetrag,
einm. Sollbetrag und Mahnungen mehr als 20 Einträge vorhanden, werden die jeweils letzten (aktuellsten) Daten in
den Ausdruck übernommen.
Beim Ausdruck über Menü ‚Datei‘ / ‚Drucken...‘ wird ein Druckdialog geöffnet, der die Wahl eines vorhandenen Druckers ermöglicht. Wird dagegen die Schaltfläche Druck in der Toolbar gedrückt, wird auf dem Standarddrucker ausgedruckt.
ELWOS
Bei der Bearbeitung können die ELWOS-Gutschriftsteile ausgedruckt werden.
ELWOS-Protokolle können über Menü ‚Datei‘ / ‚Drucken ELWOS-Protokoll ...‘ ausgedruckt werden. Hierbei erscheint zunächst eine Liste der vorhandenen Protokolle, aus denen eines auszuwählen ist.
Hinweis: Die Protokolle werden nicht automatisch gelöscht; d.h. alte Protokolle sind manuell aus dem Applikationsverzeichnis zu entfernen.
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Druckdatum: 16.03.2006
Seite: 41 von Seiten: 41
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