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Bedienungsanleitung IP-Telefonie - TU Bergakademie Freiberg

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Bedienungsanleitung IP‐Telefonie für die TU BA Freiberg T-Systems International GmbH
Impressum
Impressum Herausgeber
Deutsche Telekom technischer Service GmbH
Querstraße 1-9
04103 Leipzig
Dateiname
24022014-Bedienungsanleitung_TU_BA_Freiberg.pdf
Version
1.0
Stand
24.02.2014
Status
Final
Autor
Julian di Pol
Inhaltlich geprüft von
Freigegeben von
Ansprechpartner
Telefon / Fax
E-Mail
Kurzinfo
Änderungshistorie
Version Stand
Bearbeiter
Bedienungsanleitung
Änderungen / Kommentar
Seite 2
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung .............................................................................................................. 5
2. Sprachendgeräte ............................................................................................... 6
2.1. Sprachendgerät Cisco 7962G ................................................................. 7
2.2. Sprachendgerät Cisco 6901 .................................................................. 10
2.3. Sprachendgerät Cisco 6941 .................................................................. 12
2.4. Sprachendgerät Cisco 8961 .................................................................. 15
4. Grundfunktionen ............................................................................................... 21
4.1. Gespräch einleiten .................................................................................. 21
4.2. Notruf ......................................................................................................... 21
4.3. Gespräch entgegennehmen ................................................................ 22
4.4. Gespräch beenden ................................................................................ 22
4.5. Lautstärke anpassen ............................................................................... 22
4.6. Stummschaltung ...................................................................................... 22
5. Nützliche Funktionen im Gespräch ................................................................ 23
5.1. Rückfrage.................................................................................................. 23
5.2. Anruf übergeben ..................................................................................... 23
5.3. Anrufübernahme (Pickup)...................................................................... 23
5.4. Zweitanruf.................................................................................................. 24
5.5. Makeln ....................................................................................................... 24
5.6. Telefonkonferenz...................................................................................... 24
5.7. Rückruf bei Besetzt................................................................................... 26
5.8. Rückruf bei Frei ......................................................................................... 26
6. Weitere Funktionen........................................................................................... 27
6.1. Rufumleitung auf ein anderes Telefon ................................................. 27
6.2. Rufumleitung zum Sprachspeicher ....................................................... 27
6.3. Klingelton-Lautstärke ändern................................................................. 27
6.4. Ruhe vor dem Telefon ............................................................................. 27
6.5. Anrufe in Abwesenheit............................................................................ 28
6.6. Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung)..................................... 28
6.7. Rufnummernunterdrückung................................................................... 28
Bedienungsanleitung
Seite 3
Inhaltsverzeichnis
7. Chef- Sek-Kombination.................................................................................... 29
8. Nutzer Schnittstellen.......................................................................................... 33
1.1
Web Schnittstelle...................................................................................... 33
1.2
Nutzereinstellungen ................................................................................. 34
1.3
Geräteeinstellungen................................................................................ 35
1.4
Persönliches Adressbuch ........................................................................ 36
1.5
Persönliche Kurzwahlen .......................................................................... 37
8.1. Nutzereinstellungen am Telefon ........................................................... 39
11. Anhang............................................................................................................. 42
11.1.
Symbole des Sprachendgeräts IP “Klasse Komfort” 7962G ......... 42
12. Glossar .............................................................................................................. 43
Bedienungsanleitung
Seite 4
1. Einleitung
1. Einleitung Gemeinsam mit der TU BA Freiberg führt T-Systems für die Mitarbeiter der TU
BA Freiberg eine innovative Lösung im Telefonieumfeld ein. Diese beinhaltet unter anderem den Einsatz neuer Telefonanlagen und -endgeräte.
In dieser Bedienungsanleitung erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Leistungsmerkmale und Funktionen Ihres Telefons sowie eine Anleitung zu ihrer Nutzung.
Die neue Telefonielösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sofort
einsetzbar sind. Darüber hinaus können Sie das Telefon Ihren persönlichen
Bedürfnissen entsprechend konfigurieren.
Bedienungsanleitung
Seite 5
2. Sprachendgeräte
2. Sprachendgeräte In diesem Kapitel werden die am häufigsten verwendeten Sprachendgeräte vorgestellt. Es handelt sich dabei um die Modelle 6901, 6941, 7962G,
und 8961 des Herstellers Cisco Systems.
Bedienungsanleitung
Seite 6
2. Sprachendgeräte
2.1.
Sprachendgerät Cisco 7962G Beschreibung der Bedienelemente des Modells 7962G:
Element
1
6 programmierbare Leitungs/Funktionstaste
n
Bedienungsanleitung
Beschreibung
Abhängig von der Konfiguration können Sie
mithilfe der programmierbaren Tasten auf
Folgendes zugreifen:
• Telefon-Leitungen (Leitungstasten)
Anzeige: Nebenstelle (8911)
• Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten,
einschließlich der BLF-Funktion)
• Webbasierte Dienste
• Telefonfunktionen (z. B. die Tasten „Privat“,
„Halten“ und „Übergabe“)
Seite 7
2. Sprachendgeräte
Element
Beschreibung
Die Tasten leuchten farbig, um folgende Zustände anzuzeigen:
Grün, leuchtend: aktiver Anruf
oder bidirektionaler Intercom-Anruf
Grün, blinkend: Anruf in d r Warteschleife
Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion,
unidirektionaler Intercom-Anruf, „Ruf e/a aktiviert“ oder angemeldet bei Sammelanschlussgruppe
Gelb, blinkend: eingehender oder zurückkehrender Anruf
Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt
(gemeinsam genutzte
Leitung oder BLF-Status)
2
Telefondisplay
Dient der Anzeige der Telefonfunktionen.
3
Telefonstützentaste
Ermöglicht das Anpassen des Standwinkels
des Telefonsockels.
4
Nachrichtentaste
Automatische Anwahl der Nummer des
Sprachspeicherdienstes.
5
Verzeichnistaste
Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü.
Zugriff auf Anrufprotokolle und Verzeichnisse.
6
Hilfetaste
Aktiviert das Hilfemenü.
7
Einstellungstaste
Im Einstellungsmenü können der Kontrast der
Telefonanzeige und die Klingeltöne eingestellt werden.
Dienstetaste
Öffnet oder schließt das Dienstmenü.
Lautstärketaste
Lautstärkeeinstellung für Hörer, Kopfhörer,
Lautsprecher und Rufton.
Lautsprechertaste
Schaltet den Lautsprecher ein oder aus.
Stummschaltungstaste
Schaltet das Mikrofon ein oder aus.
8
9
10
11
Bedienungsanleitung
Seite 8
2. Sprachendgeräte
Element
Beschreibung
12
Kopfhörertaste
Der Kopfhörer wird ein- oder ausgeschaltet.
13
NavigationstasErmöglicht die Auswahl und das Markieren
ten mit Ausvon Menüelementen.
wahltaste
14
Tastenfeld
15
Softkeys
16
Telefonhörer
mit LED
Bedienungsanleitung
Anwahl von Telefonnummern, Eingabe von
Buchstaben und Auswahl von Menüelementen.
Mit diesen Tasten können die (auf Ihrem Telefondisplay angezeigten)
Die LED signalisiert eingehende Anrufe und
den Eingang von Sprachspeichernachrichten.
Seite 9
2. Sprachendgeräte
2.2.
Sprachendgerät Cisco 6901 Element
Beschreibung
1
Gabeltaste
Aktiviert die Hook-Flash-Funktionen auf Ihrem
Telefon
2
Halten-Taste
Stellt einen aktiven Anruf in die Warteschlange
3
Wahlwiederholungstaste
Die zuletzt gewählte Nummer wird erneut
gewählt
Bedienungsanleitung
Seite 10
2. Sprachendgeräte
Element
4
Leitungstaste
Beschreibung
Ermöglicht Ihnen die Annahme eines zweiten
eingehenden Anrufs. Die LED der Leitungstaste zeigt den Anrufstatus an.
Ermöglicht Ihnen, einen eingehenden Anruf
entgegenzunehmen und zwischen zwei Anrufen auf derselben Leitung zu wechseln. Durch
drücken der Leitungstaste können Sie auch
einen neuen Anruf einleiten, wenn auf dem
Telefon kein Gespräch geführt wird. Die LED
neben der Leitungstaste leuchtet auf und
zeigt den Leitungsstatus an:
Grün leuchtend: Aktiver Anruf
Grün blinkend: Anruf in der Warteschleife
Gelb blinkend: Eingehender Anruf
Gelb leuchtend: Rufumleitung aktiviert
Rot leuchtend: Leitung remote genutzt
Rot blinkend: Remote-Anruf wird gehalten
Lautstärketaste
Steuert die Hörer- und Lautsprecherlautstärke
(bei abgehobenem Hörer) bzw. die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer).
6
Tastenfeld
Ermöglicht die Wahl von Telefonnummern
7
Hörer mit LED
Leuchtet auf, um einen eingehenden Anruf
(rot blinkend) oder eine neue Sprachnachricht (rot leuchtend) anzuzeigen.
5
Bedienungsanleitung
Seite 11
2. Sprachendgeräte
2.3.
Sprachendgerät Cisco 6941 Element
1
Telefonhörer
mit LED
2
Telefondisplay
Bedienungsanleitung
Beschreibung
Die LED signalisiert eingehende Anrufe und
den Eingang von Sprachspeichernachrichten.
Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie
z. B. die
Verzeichnisnummer, den Status der aktiven
Anrufe sowie den Leitungsstatus, die SoftkeyOptionen, die Kurzwahleinträge, die gewählten Rufnummern und die Telefonmenüeinträge.
Seite 12
2. Sprachendgeräte
Element
3
4
Programmierbare Funktionstasten
Softkey-Tasten
Beschreibung
Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter
das Telefon
konfiguriert hat, bieten die programmierbaren Funktionstasten
(auf beiden Seiten des Telefondisplays) Zugriff
auf:
• Telefonleitungen und Intercom-Leitungen
• Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten, einschließlich der LeitungsstatusKurzwahlfunktionen)
• Webbasierte Dienste (z. B. eine Taste für
das persönliche Adressbuch)
• Anruffunktionen (z. B. eine Taste für die Privat-Funktion) Die Tasten leuchten farbig, um
folgende Zustände anzuzeigen:
• Grün, leuchtend: aktiver Anruf oder bidirektionaler
Intercom-Anruf
• Grün, blinkend: Anruf in der Warteschleife
• Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion,
unidirektionaler Intercom-Anruf, „Ruf e/a aktiviert“ oder angemeldet bei Sammelanschlussgruppe
• Gelb, blinkend: eingehender oder zurückkehrender Anruf
• Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt
(gemeinsam
genutzte Leitung oder Leitungsstatus)
• Rot, blinkend: Remote-Anruf wird gehalten
Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter
das Telefon
konfiguriert hat, können Sie die SoftkeyOptionen aktivieren, die auf Ihrem Telefondisplay angezeigt werden.
5
Übergabetaste
Übergeben von bestehenden Gesprächen/anrufen
6
Konferenztaste
Einleiten/Führen von Konferenzen
7
Halten-Taste
Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten
Bedienungsanleitung
Seite 13
2. Sprachendgeräte
8
Element
Beschreibung
Navigations- +
Auswahltaste
Die Navigationsleiste ermöglicht Ihnen die
Navigation durch Menüs und das Markieren
von Menüelementen. Zeigt bei aufgelegtem
Hörer die Telefonnummern der gewählten
Anrufe (Aufwärtspfeil) oder Ihrer Kurzwahleinträge (Abwärtspfeil) an.
Die Auswahltaste (in der Mitte der Navigationsleiste) ermöglicht Ihnen die Auswahl eines
markierten Eintrags.
9
Headset-Taste
Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das
Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste.
10
Lautsprechertaste
Schaltet den Lautsprecher ein oder aus.
11
Tastenfeld
Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern,
die Eingabe von Buchstaben und die Auswahl von Menüelementen (durch Eingabe
der Elementnummer).
12
Stummschaltungstaste
Schaltet das Mikrofon ein oder aus.
Lautstärketaste
Steuert die Hörer-, Headset- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer)
und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem
Hörer).
Nachrichtentaste
Wählt automatisch Ihr Voicemail-System
13
14
15
Taste Einstellungen
Taste Kontakte
16
17
Hörer
Bedienungsanleitung
Öffnet bzw. schließt das Anwendungensmenü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll,
die Benutzervoreinstellungen, die Telefoneinstellungen und die Informationen zum Modell
des Telefons zugreifen.
Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit
dieser Taste können Sie auf private und Unternehmensverzeichnisse zugreifen.
Telefonhörer
Seite 14
2. Sprachendgeräte
2.4.
1
Sprachendgerät Cisco 8961 Element
Beschreibung
Telefondisplay
Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie
z. B. die
Verzeichnisnummer, den Status der aktiven
Anrufe sowie den Leitungsstatus, die SoftkeyOptionen, die Kurzwahleinträge, die gewählten Rufnummern und die Telefonmenüeinträge.
Bedienungsanleitung
Seite 15
2. Sprachendgeräte
Element
Beschreibung
Jede Taste entspricht einem aktiven Anruf
oder einer Anruffunktion. Wenn Sie die Taste
drücken, wird die Standardaktion durchgeführt:
2
Programmierbare Funktionstasten
• Aktive Anrufe: Beim Drücken der Taste wird
die Standardaktion für einen aktiven Anruf
durchgeführt. Wenn Sie beispielsweise die
Sitzungstaste drücken, wenn ein Anruf eingeht, wird der Anruf entgegen-genommen.
Drücken Sie die Sitzungstaste hingegen,
wenn ein Anruf gehalten wird, wird der Anruf
fortgesetzt. Sitzungsinformationen wie die Anrufer-ID und die Anrufdauer werden auf dem
Telefondisplay neben der Sitzungstaste angezeigt.
• Anruffunktionen: Wenn eine Sitzungstaste
nicht für einen aktivenAnruf verwendet wird,
können mit der Taste Telefonfunktionen ausgeführt werden, die durch die daneben stehenden Telefondisplaysymbole angegeben
sind. Durch Drücken der Sitzungstaste können
Sie beispielsweise Anrufe in Abwesenheit
anzeigen, in den Zustand „Abgehoben“
wechseln oder das Sprachnachrichtensystem
anwählen (wenn das Voicemail-Symbol angezeigt wird).
Bedienungsanleitung
Seite 16
2. Sprachendgeräte
Element
Fortsetzung
3
Softkey-Tasten
Beschreibung
Farb-LEDs repräsentieren den Anrufstatus.
LEDs können blinken (die LEDs gehen in
schneller Folge ein und aus), pulsieren (die
LEDs werden abwechselnd gedimmt und erleuchtet) oder leuchten (ohne Unterbrechung).
: Eingehender Anruf.
• Gelb blinkend
Durch Drücken dieser Taste wird der Anruf
entgegengenommen.
: Ein verbundener An• Grün leuchtend
ruf oder ein ausgehender Anruf, der noch
nicht verbunden ist. Wenn der Anruf verbunden ist, werden durch Drücken dieser Taste
die Anrufdetails oder die Teilnehmer eines
Konferenzgesprächs angezeigt. Wenn der
Anruf noch nicht verbunden ist, wird durch
Drücken dieser Taste der Anruf beendet.
: Gehaltener Anruf.
• Grün pulsierend
Durch Drücken dieser Taste wird der gehaltene Anruf fortgesetzt.
: Die gemeinsam genutz• Rot leuchtend
te Leitung wird remoteverwendet. Durch
Drücken dieser Taste können Sie sich auf denAnruf aufschalten (sofern die Aufschaltfunktion aktiviert ist).
: Auf der gemeinsam
• Rot pulsierend
genutzten Leitung wurde ein Anruf remote in
die Warteschleife gestellt. Durch Drücken
dieser Taste wird der gehaltene Anruf fortgesetzt.
Ermöglichen den Zugriff auf die SoftkeyOptionen (für den ausgewählten Anruf oder
das ausgewählte Menüelement), die auf
dem Telefondisplay angezeigt werden.
4
Zurück-Taste
Zum vorher angezeigten Bildschirm oder Menü zurückkehren.
5
Taste mit dem
roten Hörersymbol
Zum Beenden eines verbundenen Anrufs
oder einer Sitzung.
Bedienungsanleitung
Seite 17
2. Sprachendgeräte
Element
Beschreibung
Mit der Vier-Wege-Navigationsleiste können
Sie durch Menüs blättern, Elemente markieren und Text in einem Eingabefeld verschieben.
6
NavigationsleisMit der Auswahltaste (in der Mitte der Navite und Ausgationsleiste) können Sie einen
wahltaste
markierten Eintrag auswählen.
Die Auswahltaste ist weiß erleuchtet, wenn
sich das Telefon im
Energiesparmodus befindet.
7
Konferenztaste
Leitet ein Konferenzgespräch ein.
8
Halten-Taste
Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten
9
Übergabetaste
Übergibt einen Anruf.
10
Tastenfeld
11
Lautsprechertaste
Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern,
die Eingabe von Buchstaben und die Auswahl von Menüelementen (durch Eingabe
der Elementnummer).
Wählt den Lautsprecher als StandardAudiopfad aus und initiiert einen neuen Anruf, nimmt einen eingehenden Anruf entgegen oder beendet ein Gespräch. Während
eines Gesprächs leuchtet die Taste grün.
Der Audiopfad zum Lautsprecher ändert sich
erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad
ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des
Hörers).
Wenn externe Lautsprecher angeschlossen
sind, können Sie sie als Standard-Audiopfad
auswählen, indem Sie die Lautsprechertaste
drücken.
12
Stummschaltungstaste
Bedienungsanleitung
Schaltet das Mikrofon ein oder aus.
Seite 18
2. Sprachendgeräte
Element
Beschreibung
Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das
Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste.
13
14
15
Headset-Taste
Lautstärketaste
Nachrichtentaste
16
Taste Einstellungen
17
Taste Kontakte
18
Telefondisplay
Bedienungsanleitung
Ein Headset-Symbol in der Kopfzeile des Telefondisplays gibt das Headset als StandardAudiopfad an. Dieser Audiopfad ändert sich
erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad
ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des
Hörers).
Steuert die Hörer-, Headset- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer)
und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem
Hörer).
Wählt automatisch Ihr Voicemail-System
Öffnet bzw. schließt das Anwendungensmenü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll,
die Benutzervoreinstellungen, die Telefoneinstellungen und die Informationen zum Modell
des Telefons zugreifen.
Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit
dieser Taste können Sie auf private und Unternehmensverzeichnisse zugreifen.
Im Betrachtungswinkel einstellbar
Seite 19
2. Sprachendgeräte
Element
19
Beschreibung
Jede Funktionstaste entspricht einer Telefonleitung, Kurzwahl und Anruffunktion.
Wird eine Taste für eine Telefonleitung gedrückt, werden die aktiven Anrufe auf der
entsprechenden Leitung angezeigt.
Wenn Sie über mehrere Leitungen verfügen,
ist möglicherweise eine Taste „Alle Anrufe“
vorhanden, mit der eine konsolidierte Liste
aller Anrufe auf allen Leitungen angezeigt
wird (sortiert von alt nach neu). In diesem Fall
empfiehlt sich die Verwendung des Telefons
Funktionstasten in der Ansicht „Alle Anrufe“.
Farb-LEDs zeigen den Leitungsstatus an:
• Gelb
ein
: Auf dieser Leitung geht ein Anruf
: Auf dieser Leitung ist ein aktiver
• Grün
oder gehaltener Anrufvorhanden
20
Telefonhörer
mit LED
: Gemeinsam genutzte Leitung wird
• Rot
remote verwendet
Die LED signalisiert eingehende Anrufe und
den Eingang von Sprachspeichernachrichten.
Bedienungsanleitung
Seite 20
4. Grundfunktionen
4. Grundfunktionen In diesem Kapitel werden die Grundfunktionen für einen schnellen Einstieg
erklärt. Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten werden weitgehenden unabhängig vom Endgerättyp zur Verfügung gestellt. Der Bedienkomfort und die Bedienabläufe unterscheiden sich dabei im Detail von
Endgerät zu Endgerät. Entsprechend abweichende Bedienabläufe sind in
den einzelnen Kapiteln dargestellt.
4.1.
Gespräch einleiten Ein Anruf kann mit folgenden Aktionen eingeleitet werden:




Abheben des Hörers
Drücken der „Leitungstaste“
Drücken der „Lautsprechertaste“
Drücken der Funktionstaste „RufNeu“
Anschließend wird die Rufnummer gewählt. Um die Wahl der Rufnummer
zu beschleunigen, kann nach Eingabe der Rufnummer die Taste # gedrückt werden. Wird die Rufnummer zu erst eingegeben, erfolgt eine sofortige Wahl mit den oben genannten Aktionen.
Innerhalb des Hauses kann die Rufnummer einer Nebenstelle direkt eingegeben werden. Für Gespräche in das Fest- oder Mobilfunknetz muss eine
sogenannte Amtsnull (0) vorgewählt werden.
Beispiel:
 Für einen Anruf einer Nebenstelle am Standort: 46
 für einen Anruf in das gleiche Ortsnetz: 0 123456
 für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz: 0 1234 56789
4.2.
Notruf Für einen Notruf muss die Amtsnull (0) vorgewählt werden.
Beispiel für einen Anruf der Notrufnummer: 0 112
Bedienungsanleitung
Seite 21
4. Grundfunktionen
4.3.
Gespräch entgegennehmen Ankommende Gespräche werden akustisch und visuell signalisiert. Überträgt der Anrufer seine Rufnummer, wird diese im Display angezeigt. Bei
internen Anrufern wird der Name des Anrufers (sofern bekannt) und seine
Nebenstelle angezeigt.
Das Gespräch kann auf verschiedene Weise entgegengenommen werden:
 Abheben des Hörers.
 Drücken der Funktionstaste „Annehm.“ am Telefon. Die Sprachausgabe erfolgt in diesem Fall über den Lautsprecher. Wird dann der
Hörer abgenommen, erfolgt eine Umschaltung auf den Hörer.
 Drücken der „Lautsprechertaste“ oder der „Kopfhörertaste“.
4.4.
Gespräch beenden Ein Gespräch kann (außer durch Auflegen des Hörers) auf folgende Arten
beendet werden:
 Drücken der Funktionstaste „RufEnde“.
 Betätigen der „Lautsprechertaste“.
4.5.
Lautstärke anpassen Die Lautstärke der Gespräche kann über die Lautstärketaste am Telefon
eingestellt werden. Innerhalb eines Gesprächs kann die Lautstärke dem
persönlichen Empfinden angepasst werden. Die Einstellung der Lautstärke
wird automatisch für künftige Gespräche gespeichert.
4.6.
Stummschaltung Um ein Gespräch „stumm“ zu schalten, wird die Taste „Stummschaltung“
am Telefon gedrückt. Die Taste leuchtet daraufhin konstant rot und die
Tonübertragung zum Gesprächspartner ist unterbrochen. Wird die Taste
„Stummschaltung“ erneut gedrückt, kann das Gespräch fortgesetzt werden.
Bedienungsanleitung
Seite 22
5. Nützliche Funktionen im Gespräch
5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.1.
Rückfrage Um während eines Gespräches eine Rückfrage zu stellen oder Informationen einzuholen, kann der Gesprächspartner über die Funktionstaste „Halten“ in eine Warteschleife gelegt werden. Über die Funktionstaste
„RufNeu“ kann ein weiteres Gespräch aufgebaut werden. Über die Funktionstaste „Heranh.“ wird der Anrufer aus der Warteschleife zurückgeholt.
Der Gesprächsteilnehmer in der Warteschleife hört eine Wartemusik.
An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der
Übergabetaste verfügbar
5.2.
Anruf übergeben Um ein Gespräch an einen anderen Teilnehmer zu vermitteln, wird im Gespräch die Funktionstaste „Übergabe“ gedrückt. Die
Rufnummer des Zielapparates wird eingegeben und das Gespräch aufgebaut. Der Anruf
wird angekündigt und anschließend durch
Auflegen des Hörers durchgestellt.
An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der
Übergabetaste verfügbar
5.3.
Anrufübernahme (Pickup) Telefone können zu Anrufübernahmegruppen
zusammengeschaltet werden. Klingelt ein Telefon dieser Gruppe und das Gespräch wird
nicht entgegengenommen, erfolgt an den
freien Telefonen dieser Gruppe eine akustische und visuelle Benachrichtigung. Nach dem Betätigen der Funktionstaste „PickUp“ kann das Gespräch wie in Kapitel 4.3 beschrieben angenommen werden.
Bedienungsanleitung
Seite 23
5. Nützliche Funktionen im Gespräch
5.4.
Zweitanruf Erhält ein Telefon zusätzlich zu einem aktiven Gespräch einen weiteren Anruf, wird dem Anrufer ein Besetztton signalisiert. Falls das Telefon über eine
Sprachbox verfügt, kann der zusätzliche Anruf zur Sprachbox umgeleitet
werden.
Ist das Leistungsmerkmal „Zweitanruf“ an einem Telefon aktiv, hört ein zusätzlicher Anrufer keinen Besetztton, sondern ein Freizeichen. Das neue Gespräch wird dem Angerufenen durch einen Aufmerksamkeitston und über
die Anzeige signalisiert. Das zusätzliche Gespräch kann über die Funktionstaste „Annehm.“ angenommen werden. Wird das Gespräch angenommen, wird der bisherige Gesprächspartner in eine Warteschleife gelegt
und hört eine Wartemusik.
5.5.
Makeln Werden an einem Telefon mehrere Gespräche geführt, kann zwischen den
Gesprächspartnern gewechselt werden. Um zwischen den Gesprächsteilnehmern zu wechseln, wird ein Gesprächspartner über die Navigationstaste des Telefons markiert. Durch Drücken der Funktionstaste „Heranh.“ wird
die Leitung zu diesem Gesprächspartner aktiviert, der andere Gesprächsteilnehmer hört eine Wartemusik.
Die Funktion „Makeln“ steht z.B. bei Rückfragen zur Verfügung (siehe 5.1).
An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der
Übergabetaste verfügbar.
5.6.
Telefonkonferenz Eine Telefonkonferenz ist ein Gespräch mit mehreren Teilnehmern, in dem
sämtliche Teilnehmer sich untereinander hören und miteinander sprechen
können. Eine Konferenz kann aus maximal 10 Teilnehmern bestehen, auch
externe Telefone können in eine Konferenz eingebunden werden.
5.6.1. Konferenz aufbauen 1. Der erste Teilnehmer wird angerufen und
darüber informiert, dass eine Konferenz einleitet wird.
2. Die Funktionstaste „Weiter“ am Telefon wird
gedrückt.
Bedienungsanleitung
Seite 24
5. Nützliche Funktionen im Gespräch
3. Die Funktionstaste „Konfer.“ wird ausgewählt und anschließend die
Rufnummer des zweiten Teilnehmers eingegeben.
4. Wenn das Gespräch aufgebaut ist, werden die Teilnehmer durch Drücken der Funktionstaste „Konfer.“ zu einer Konferenz zusammengefasst.
5. Durch Wiederholung der Schritte zwei bis vier können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden.
An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der
Konferenztaste verfügbar
5.6.2. Wechsel von Makeln zur Konferenz 1. Mehrere Gesprächsteilnehmer sind in der
Leitung. Um diese zu einer Konferenz zusammenzuschalten wird zunächst die Funktionstaste „Weiter“ gedrückt.
2. Das Drücken der Funktionstaste „Auswahl“
setzt vor den markierten Teilnehmer einen
Haken.
3. Der zweite Gesprächsteilnehmer wird mit der Navigationstaste markiert,
das Drücken der Funktionstaste „Auswahl“ setzt einen Haken vor diesen
Teilnehmer.
4. Die Teilnehmer werden durch Drücken der Funktionstaste „Zusf.“ zu einer Konferenz zusammengeführt.
5.6.3. Teilnehmer aus Konferenz entfernen Um einen Teilnehmer aus einer selbst eingeleiteten Konferenz zu entfernen, wird die Funktionstaste „KonfList“ gedrückt. Es werden nun
alle Teilnehmer angezeigt. Mit der Navigationstaste wird der entsprechende Teilnehmer
ausgewählt und durch Drücken der Funktionstaste „Entf.“ aus der Konferenz ausgeschlossen.
Bedienungsanleitung
Seite 25
5. Nützliche Funktionen im Gespräch
5.7.
Rückruf bei Besetzt Wenn die angewählte Rufnummer besetzt ist,
kann durch Betätigen der Funktionstaste
„Rückruf“ die Rückruffunktion aktiviert werden.
Die Aktivierung wird durch Drücken der Funktionstaste „Ok“ bestätigt und die Anzeige
durch die Funktionstaste „Beenden“ geschlossen. Sobald der Apparat wieder frei ist, wird
dies akustisch und visuell angezeigt. Über die Funktionstaste „Wählen“ wird
der Apparat erneut angewählt. Diese Funktion steht nur für interne Rufnummern zur Verfügung.
5.8.
Rückruf bei Frei Wird ein Anruf nicht beantwortet, kann durch Drücken der Funktionstaste
„Rückruf“ die Rückruffunktion aktiviert werden. Dies wird mit der Funktionstaste „Ok“ bestätigt und anschließend die Anzeige über die Funktionstaste
„Beenden“ geschlossen. Sobald am Zielapparat wieder ein Gespräch geführt und beendet wurde, wird dies akustisch und visuell signalisiert. Durch
Drücken der Funktionstaste „Wählen“ wird der Apparat erneut angewählt.
Diese Funktion steht nur für interne Rufnummern zur Verfügung.
Bedienungsanleitung
Seite 26
6. Weitere Funktionen
6. Weitere Funktionen 6.1.
Rufumleitung auf ein anderes Telefon Um eingehende Anrufe auf einen anderen als den eigenen Apparat umzuleiten, wird die Funktionstaste „Rufuml.“ gedrückt und die Zielrufnummer
eingegeben. Die Eingabe wird mit der Taste # beendet. Solange die Rufumleitung besteht, wird dies am Telefon angezeigt. Ein erneutes Drücken
der Funktionstaste „Rufuml.“ hebt die Rufumleitung auf.
6.2.
Rufumleitung zum Sprachspeicher Mitarbeiter, die für den Sprachspeicher freigeschaltet wurden, können eingehende Anrufe
dorthin umleiten. Dazu wird die Funktionstaste
„Rufuml.“ und dann die Taste „Nachrichten“
gedrückt. Solange die Umleitung aktiv ist, wird
dies im Display angezeigt. Um die Rufumleitung aufzuheben, muss die
Funktionstaste „Rufuml.“ erneut gedrückt werden.
6.3.
Klingelton‐Lautstärke ändern Die Lautstärke des Ruftones kann bei aufgelegtem Hörer über die Lautstärketaste erhöht oder verringert werden. Der Rufton sollte so eingestellt werden, dass er gut zu hören ist, die Kollegen aber nicht übermäßig gestört
werden.
6.4.
Ruhe vor dem Telefon Die akustische Anrufsignalisierung kann über
eine Leitungs-/Funktionstaste „Rufton ein/aus“
ein- bzw. ausgeschaltet werden. Ist der Rufton
ausgeschaltet, erscheint auf dem Display der
Hinweis: „Rufton ein/aus ist aktiv“. Diese Funktion kann nach Anforderung auf Komfort-Telefonen eingerichtet werden.
Für den anrufenden Teilnehmer hat diese Funktion keine Auswirkung.
Bedienungsanleitung
Seite 27
6. Weitere Funktionen
6.5.
Anrufe in Abwesenheit Wurden Anrufe nicht beantwortet, so erscheint auf dem Display des Telefons der Hinweis „Anrufe in Abwesenheit“. Die Liste
„Anrufe in Abwesenheit“ lässt sich über die
Verzeichnistaste des Telefons öffnen. Die Rufnummer des anderen Teilnehmers (sofern
übertragen) wird zusammen mit Datum und
Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei unterdrückter Rufnummer werden nur
Datum und Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei internen Anrufern wird zusätzlich zur Rufnummer der Name angezeigt.
6.6.
Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung) Die zuletzt gewählte Rufnummer kann über die Funktionstaste „Wahlw.“
erneut angewählt werden.
Eine Liste der gewählten Rufnummern lässt sich alternativ über die Taste
„Verzeichnisse“ und den Menüpunkt „Gewählte Nummern“ aufrufen. Die
gewünschte Rufnummer kann mit der Navigationstaste markiert und über
die Funktionstaste „Wählen“ erneut angerufen werden.
6.7.
Rufnummernunterdrückung Um die eigene Rufnummer für das nächste Gespräch zu unterdrücken,
wird die Tastenkombination ** vor der Zielrufnummer eingegeben.
Beispiel für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz mit Rufnummernunterdrückung:
** 0 0123 456789
Bedienungsanleitung
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7. Chef- Sek-Kombination
7. Chef‐ Sek‐Kombination Die Chef Sekretärinnen Funktion wird im vorliegenden Projekt mittels Andtek Group realisiert. Eine Chef-Sek-Kombination besteht aus mindestens
zwei Telefonen: dem Telefon des Vorgesetzten und dem Sekretär(innen)Telefon.
Chef Telefon im Ruhezustand
1: Weiterleitung an Sek
ein-/ ausschalten
2: VIP Liste verwalten
3: Anruf von Sekretärin übernehmen
Sek Telefon im Ruhezustand
1: Sekretär(in) anwesend ja/nein
Bedienungsanleitung
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7. Chef- Sek-Kombination
Das System ist so konfiguriert, dass Telefonate für die Nebenstelle des Vorgesetzten am Chef-Telefon nur optisch signalisiert werden (siehe Abbilgung), am Endgerät des Sekretariats erfolgt die Signalisierung sowohl
optisch als auch akustisch.
Apparat des Chefs, eingehender
Anruf weitergeleitet an Sekretärin
Apparat des/der Sekretär(in),
eingehender Anruf des Chefs
Sowohl das Sekretariat als auch der Vorgesetzte können das Gespräch
annehmen. In der Regel erfolgt die Annahme durch das Sekretariat.
Gibt das Sekretariat das Gespräch auf die interne Nebenstelle des Chefs
über Drücken der Funktionstaste „Übergabe“ und der Kurzwahltaste zum
Chef weiter, wird der Anruf dort entsprechend optisch und akustisch signalisiert.
Eine Übergabe kann direkt oder mit Rücksprache zum Chef erfolgen (siehe
4.2).
Bedienungsanleitung
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7. Chef- Sek-Kombination
Nimmt der Chef das Telefonat
entgegen, wird seine interne
Nebenstelle am Apparat des
Sekretariats als Besetzt gekennzeichnet (Chef schwarz hinterlegt)
Während der Chef sich im Telefonat befindet, können vom Sekretariat
weitere Anrufe auf die Nebenstelle des Chefs entgegengenommen werden.
Beendet der Chef sein Telefonat, wird seine interne Nebenstelle am Apparat der Sekretärin wieder als Frei angezeigt (grau hinterlegt).
Es können nur berechtigte Personen (Sekretärin) die interne Nebenstelle
des Chefs anrufen.
Bedienungsanleitung
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7. Chef- Sek-Kombination
Am Apparat des/der Chefs/Chefin können bestimmte Rufnummern über
die VIP Taste hinterlegt werden, welche nicht an das Sekretariat weitergeleitet werden. Von diesen Rufnummern eingehende Anrufe werden direkt
am Apparat des/der Chefs/Chefin signalisiert.
VIP Liste verwalten. Über den
Softkey „Neu“ können VIP Rufnummern definiert werden.
Eingehender Anruf einer VIPNummer auf dem Apparat
des/der Chefs/Chefin
Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
8. Nutzer Schnittstellen 1.1 Web Schnittstelle Zugriff auf die Webdienste erhalten Mitarbeiter über die Eingabe der
Adresse
https://cucm1p.hrz.tu-freiberg.de/ucmuser oder
https://172.22.98.1/ucmuser
in den Webbrowser (z.B. Internet Explorer).
Die Anmeldung erfolgt über den Benutzernamen und das persönliche
Passwort.
1.1.1 Anmeldung Mit diesem Eintrag öffnet sich der folgende Bildschirm zur Anmeldung. Als
Anmeldename sind der Loginname des Nutzers und das zugehörige
Passwort, welches auch bei der Domainanmeldung am PC verwendet
wird, zu verwenden.
Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
1.2 Nutzereinstellungen 1.2.1 Änderung Benutzereinstellungen Über die Web Schnittstelle können die PIN und die Sprache der Webseite
geändert werden. Eine Änderung des Passwortes muss im AD des Nutzers
erfolgen. Die PIN wird bei der Einrichtung und den Aufruf von Services am
Telefon benötigt. Sie sollte beim ersten Login des Nutzers von einer Standard- auf eine individuelle PIN die nur dem Nutzer selbst bekannt ist geändert werden.
1.2.2 Änderung der PIN Über den Webdienst kann ein Nutzer seine PIN selbstständig ändern. Dazu
fährt der Benutzer mit der Maus links neben „Abmelden“ auf seinen Namen und wählt „Telefon-Pin ändern“. Die Eingabe der neuen PIN erfolgt im
Feld „Neue Telefon-PIN“. Um Tippfehler auszuschließen, muss die neue PIN
im Feld „Telefon-PIN bestätigen“ ein zweites Mal eingegeben werden. Der
Vorgang wird über die Schaltfläche „OK“ abgeschlossen. Die neue PIN ist
danach sofort gültig.
Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
1.3 Geräteeinstellungen 1.3.1 Rufumleitungen und KW‐Ziele am Telefon Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
1.4 Persönliches Adressbuch Das persönliche Telefonbuch kann über den Webdienst komfortabel gepflegt werden. Unter dem Menüpunkt „Kontakte“ werden die persönlichen
Kontakte aufgerufen. Bestehende Einträge werden über die Suchmaske
gefunden und können anschließend bearbeitet werden. Alle bereits vorhandenen Einträge werden durch Drücken der Schaltfläche „Suchen“ ohne vorherige Eingabe von Kriterien aufgelistet. Zum Anlegen eines neuen
Eintrages wird die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ betätigt.
Für den neuen Kontakt können Informationen in die vorgegebenen Felder
eingetragen werden. Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, müssen
ausgefüllt werden. Das Feld „Spitzname“ sollte aussagekräftig gefüllt werden, da diese Information bei der Kontaktsuche über das Telefon als Ergebnis angezeigt wird.
Der Eintrag wird durch die Schaltfläche „OK“ im System hinterlegt.
1.4.1 Eintrag hinzufügen Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
1.4.2 Anzeigen der Einträge 1.5 Persönliche Kurzwahlen Jeder Mitarbeiter kann über den Webdienst eine Kurzwahlen-Liste anlegen
und verwalten. In der Web-Oberfläche wird das Menü „Telefoneinstellungen“ geöffnet. Über die Suchmaske können bestehende Einträge gesucht
werden. Alle bereits vorhandenen Einträge werden ohne vorherige Eingabe von Kriterien aufgelistet. Zur Eingabe einer neuen Kurzwahl muss diese
lediglich in die gewünschte Kurzwahlzeile eingetragen werden.
In der Tabelle für die Kurzwahlen gibt es drei Spalten: Nummer, Bezeichnung und ASCII-Beschreibung. Jede Zeile beginnt mit einer fortlaufenden
Nummer. Diese Nummer ist der „Kurzwahlcode“, über dessen Eingabe am
Telefon die hinterlegte Rufnummer gewählt werden kann.
In der Spalte „Nummer“ wird die Zielrufnummer eingetragen, wie sie auch
am Telefon gewählt wird (für externe Rufnummern muss die 0 für die Amtsleitung vorangestellt werden).
In der Spalte „Beschreibung“ wird ein Text eingetragen, der es ermöglicht,
diese Kurzwahl z.B. einer Person zuzuordnen. In der Spalte ASCIIBeschreibung wird die Beschreibung wiederholt, allerdings müssen Umlaute und Sonderzeichen bei der Eingabe ersetzt werden.
Die Einträge werden durch die Schaltfläche „Speichern“ im System hinterlegt. Wurde eine Kurzwahl entfernt, so ist diese nach dem Speichern im System nicht mehr vorhanden.
Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
1.5.1 Eintrag hinzufügen Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
8.1.
Nutzereinstellungen am Telefon 8.1.1. Kurzwahlcode am Telefon Der Kurzwahlcode kann über den Webdienst unter „Benutzeroptionen /
Gerät“ eingetragen werden. Es können bis zu 99 Kurzwahlcodes definiert
werden.
Die Eingabe des Kurzwahlcodes erfolgt über die Zahlentasten des IPTelefones und durch anschließendes Drücken der Funktionstaste „KurzW.“.
8.1.2. Persönliches Adressbuch Das Persönliche Adressbuch kann am Telefon wie folgt aufgerufen werden:
1. Bei einem Login am Telefon:
 Über die Telefondienste kann vom Telefon aus auf das persönliche
Telefonbuch zugegriffen werden. Die Dienste werden über die „Verzeichnis“-Taste am Telefon aufgerufen, anschließend der Menüpunkt
„Persönliches Telefonbuch“ ausgewählt. Der Nutzer authentifiziert
sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. Anschließend wird
der Eintrag „Persönliches Adressbuch“ ausgewählt.
2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die „Service“-Taste.
 Durch betätigen der „Service“- Taste und anschließender Auswahl
der Services „Persönliches Adressbuch“ stehen die Einträge über eine Suchmaske zur Verfügung.
Um einen Kontakt zu suchen, werden die Felder „Name“, „Vorname“ und
„Spitzname“ ganz oder teilweise über die Telefontastatur ausgefüllt. Die
Anfrage wird über die Funktionstaste „Senden“ gestartet. Es reicht auch,
wenn z.B. nur der erste Buchstabe des Nachnamens eingetragen wird, um
alle Kontakte anzeigen zu lassen, die mit demselben Buchstaben beginnen.
Bedienungsanleitung
Seite 39
8. Nutzer Schnittstellen
In der Ergebnisliste wird der gewünschte Kontakt markiert. Als Ergebnis wird
immer der in der Weboberfläche eingetragene Spitzname des Kontaktes
angezeigt. Über die Funktionstaste „Auswahl“ lassen sich die Details des
Kontaktes, wie z.B. verschiedene Rufnummern, anzeigen und über die
Funktionstaste „Wählen“ anrufen.
8.1.2.1.
Hinzufügen eines Eintrags am Telefon Bedienungsanleitung
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8. Nutzer Schnittstellen
8.1.3. Persönliche Kurzwahl Eine Kurzwahl kann am Telefon wie folgt aufgerufen werden:
1. Bei einem Login am Telefon:
 Diese wird über die „Verzeichnis“-Taste am Telefon aufgerufen und
der Dienst „Persönliches Telefonbuch“ ausgewählt. Der Nutzer authentifiziert sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. Anschließend wird der Eintrag „Persönl. Kurzwahleinträge“ ausgewählt.
2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die „Service“-Taste.
 Durch betätigen der „Service“- Taste und anschließender Auswahl
der Services „Persönliche Kurzwahleinträge“ stehen die Einträge zur
Verfügung.
Dem Nutzer werden die über die Weboberfläche gespeicherten Rufnummern angezeigt. Über die Funktionstaste „Wählen“ wird die markierte Rufnummer angewählt.
Bedienungsanleitung
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11. Anhang
11. Anhang 11.1. Symbole des Sprachendgeräts IP “Klasse Komfort” 7962G Symbol Bedeutung
Rufumleitung eingelegt
Anruf in der Warteschleife
Verbundener Anruf
Eingehender Anruf
Hörer abgehoben
Hörer aufgelegt
Hörer
Lautsprecher
Kopfhörer
Bedienungsanleitung
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12. Glossar
12. Glossar Anruf übergeben ......................... 23
Anrufschutz.................................... 27
Chef- Sekretär(innen)
Kombination.............................. 29
Gespräch beenden..................... 22
Gespräch einleiten ...................... 21
Gespräch entgegennehmen .... 22
Lautstärke anpassen ................... 22
Makeln ..................................... 24, 25
Notruf ............................................. 21
Rückfrage...................................... 23
Rückruf ........................................... 26
Rückruf bei Besetzt ................... 26
Bedienungsanleitung
Rückruf bei Frei.......................... 26
Ruflisten .......................................... 28
Anrufe in Abwesenheit ............ 28
Gewählte Rufnummern........... 28
Rufnummernunterdrückung ....... 28
Stummschaltung........................... 22
Telefon 6941 .................................. 12
Telefon 7962G ........................... 7, 43
Telefon 8961 .................................. 15
Telefonkonferenz .......................... 24
Telefon-PIN ändern ...................... 34
Wahlwiederholung....................... 28
Zweitanruf ...................................... 24
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