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Bedienungsanleitung für Version 4.00 (pdf ca. 525 kB)

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danosys Version 4 – Bedienungsanleitung v4.00
Bedienungsanleitung danosys – Notdienstprogramm 1. ALLGEMEINES 2 1.1. Sinn und Zweck des Programms 2 1.2. Systemvoraussetzungen 2 1.3. Vorgängerversionen 2 1.4. Datenaustausch mit der KV Brandenburg 3 1.5. Weitere Funktionen 3 1.6. Bearbeitung mehrerer Dienstbereiche 4 2. ERSTER START DES PROGRAMMS UND GRUNDKONFIGURATION 4 2.1. Lizenzdatei einlesen 4 2.2. Stammdaten bzw. KV‐Daten einlesen 4 3. VERWALTUNG UND KONFIGURATION 6 3.1. Optionen 6 3.2. Dienstschema 8 3.3. Beipiele für Diensttypen und Dienstschemen 3.3.1. Einfache Dienste 3.3.2. Erweiterte Dienste 3.3.3. Umfangreiche Dienste 10 10 11 12 3.4. Ärzteverwaltung 13 3.5. Feiertage 16 4. DIENSTPLANERSTELLUNG 16 4.1. Automatische Dienstplanerstellung 16 4.2. Manuelle Bearbeitung der Dienstpläne 17 4.3. Hilfen und Anzeigen bei der Dienstplanerstellung 17 5. DIENSTPLÄNE AUSDRUCKEN UND STATISTIKEN ERSTELLEN 18 5.1. Dienstplan ausdrucken 18 5.2. Statistiken 19 5.3. Tagesübersicht drucken 19 6. IMPORT, EXPORT, DATENSICHERUNG 20 6.1. Import von KV‐Daten 20 6.2. Export von KV‐Daten 20 6.3. Datensicherung 20 7. WEITERE INFORMATIONEN UND SUPPORT 22 KV Brandenburg – Seite 1 von 22
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1. Allgemeines 1.1. Sinn und Zweck des Programms Das danosys – Notdienstsystem in der Version 3 dient zur automatischen Erstellung von Dienstplänen für den Bereitschaftsdienst der KV Brandenburg. Das Programm hat eine Schnittstelle zu einem Telefonserver, der die automatische Weiterleitung von zentralen Notrufnummern an die teilnehmenden Ärzte des Bereitschaftsdienstes ermöglicht. Außerdem dient es zur Abrechnung der geleisteten Bereitschaftsdienste. Das Programm ist in zwei Versionen ausgeführt: Die KV‐Version enthält eine Verwaltung der Bereitschaftsdienstbereiche, die Verwaltung der Feiertage, Importfunktionen der Ärztelisten entsprechend den Bereitschaftsdienstbereichen, Exportfunktionen für den Telefonserver, Exportfunktionen für die Arztversion des Programms sowie Importfunktionen für die Dienstpläne von den Ärzten. Sie enthält außerdem alle Funktionen der Arztversionen. Die Arztversion enthält alle Funktionen, die für die Dienstplanerstellung notwendig sind. Dies sind die Verwaltung von Dienstschemen, der Wunsch‐ und verhinderten Tage und der verhinderten Dienste der Ärzte sowie die Import‐ und Exportfunktionen zum Datenaustausch mit der KV‐Version des Programms. In der Arztversion müssen vor der Erstellung eines Dienstplanes Einstellungen für die Dienstschemen, die Wunsch‐ und verhinderten Tage und die verhinderten Dienste der Ärzte vorgenommen werden. Diese sind im Punkt 3 dieser Anleitung beschrieben. Die Berechnung und Verteilung der Dienste erfolgt immer gleichmäßig auf alle Ärzte verteilt für jeden Diensttyp auf das Jahr oder das Quartal verteilt. Bei Jahresbezug kann es vorkommen, dass innerhalb eines Quartals eine gewisse Ungerechtigkeit erkennbar ist. Diese wird sich jedoch auf das Jahr bezogen wieder ausgleichen. Sie können in den Optionen die Verteilung auf das Quartal bezogen aktivieren. Für die Verteilung der Feiertage, die zentral durch das Bereitschaftsdienstmanagement eingetragen werden, erfolgt eine rückwirkende Kontrolle und Verteilung über mehrere Jahre. Somit ist z.B. gewährleistet, dass nicht ein Arzt immer am 1.Mai Dienst zugeteilt bekommt. 1.2. Systemvoraussetzungen Für die Installation des danosys ‐ Notfalldienstsystems und aller zusätzlich, notwendigen Programme (Acrobat‐Reader, Java‐Runtime‐Engine, MySQL‐Datenbank) sind folgende Systemvoraussetzungen des Computers notwendig: Pentium 300 MHz oder schneller Mindestens 64 MB Arbeitsspeicher 200 MB freier Festplattenspeicher Bildschirmauflösung mindestens 1024 x 768 Bildpunkte 1.3. Vorgängerversionen Das danosys – Notdienstsystem in der Version 4 ist mit der Vorgängerversion 3 kompatibel. Ein Update muss immer in der Reihenfolge der Versionen erfolgen. Alle Updateversionen sind auf der CD enthalten. Wenn Sie die Version 3.01 haben, müssen Sie zuerst das Update auf Version 3.02, dann auf 3.03, dann auf 3.04 und dann das Update auf Version 3.05 installieren. Als Letztes muss das Update auf Version 4.0 installiert werden. KV Brandenburg – Seite 2 von 22
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1.4. Datenaustausch mit der KV Brandenburg Da aus dem Programm automatisch die Datei zur Steuerung des Telefonservers für die zentrale Rufnummernverwaltung erstellt wird, sind beim Datenaustausch mit der KV Brandenburg einige Regeln zu beachten. Prinzipiell können Sie vor der Übersendung der Exportdatei für die KVBB jederzeit Änderungen am aktuellen Dienstplan vornehmen. Nachdem Sie den Dienstplan an die KVBB übermittelt haben, sollten Sie sämtliche Änderungen durch die KVBB vornehmen lassen. Damit wird sichergestellt, dass die Änderungen auch an den Telefonserver übermittelt werden können. Vor dem Erstellen des Dienstplanes für das darauf folgende Quartal erhalten Sie von der KVBB die geänderte Datei Ihres Dienstplanes zurück. Sie müssen dann diese Datei vor der Erstellung des neuen Dienstplanes importieren. Dadurch ist sichergestellt, dass die Verteilung der Dienste weiterhin gleichmäßig und gerecht erfolgt. Als Termine für den Datenaustausch sind folgende Zeiten vorgesehen. Die Bereitschaftsdienstbeauftragten sollten ihre Dienstpläne bis spätestens einen Monat vor Quartalsbeginn an das Bereitschaftsdienstmanagement übermitteln (siehe Punkt 7), das heißt zu folgenden Terminen: Dienstplan für 1. Quartal 1. Dezember des Vorjahres Dienstplan für 2. Quartal 1. März Dienstplan für 3. Quartal 1. Juni Dienstplan für 4. Quartal 1. September Im Gegenzug erhalten die Bereitschaftsdienstbeauftragten vom Bereitschaftsdienstmanagement die eventuell geänderten Dienstpläne bzw. geänderten Stammdaten einen Monat nach Quartalsbeginn zurück: 1. November des Vorjahres Stammdaten für 1. Quartal Stammdaten für 2. Quartal 1. Februar Stammdaten für 3. Quartal 1. April Stammdaten für 4. Quartal 1. August Somit haben die Bereitschaftsdienstbeauftragten einen Monat Zeit, um die Dienstpläne mit den aktuellen Daten zu erstellen. Die Vorbereitungen können allerdings weiterhin, ohne die aktuellen Daten, im Vorfeld durchgeführt werden. 1.5. Weitere Funktionen Sollte das danosys ‐ System einmal nicht mehr funktionieren, gibt es die Möglichkeit, die Datenbank in den Grundzustand zu versetzen. Das erfolgt durch den Aufruf des Programms mit dem Aufrufparameter „reset“. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Wenn Sie jetzt mit „Ja“ bestätigen werden sämtliche Stammdaten und Dienstpläne gelöscht. KV Brandenburg – Seite 3 von 22
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Nach erneutem Programmstart müssen Sie dann entweder neue Stammdaten oder eine Datensicherung importieren. 1.6. Bearbeitung mehrerer Dienstbereiche Ab der Version 3.03 ist es möglich, mehrere Bereitschaftsdienstbereiche mit einer Programminstallation zu bearbeiten. Dazu können Sie die Stammdaten unterschiedlicher Dienstbereiche einlesen. Dies sollte nur in Ausnahmefällen geschehen und vorher mit dem Bereitschaftsdienstmanagement abgesprochen werden. Bei der Bearbeitung mehrere Dienstbereiche mit einer Programminstallation sind in der Bedienung einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Diese kann ihnen ebenfalls das Bereitschaftsdienstmanagement mitteilen. 2. Erster Start des Programms und Grundkonfiguration 2.1. Lizenzdatei einlesen Nach dem ersten Start des Programms ist es möglich, dass die Lizenz Ihres danosys – Notdienstsystems eingelesen werden muss. Dazu öffnet sich gleich nach Programmstart ein Fenster: Wählen Sie dazu die Original ‐ CD die Sie erhalten haben. Die Lizenzdatei hat den Namen „dienstplaner.lic“. Sie finden Sie über „Arbeitsplatz“ Æ „CD‐Laufwerk“ (meistens D:). 2.2. Stammdaten bzw. KV‐Daten einlesen Nach dem die Lizenzdatei eingelesen wurde erfolgt der Hinweis zum Import der KV‐Daten bzw. zur Wiederherstellung einer Datensicherung. Wenn Sie erstmalig das Programm benutzen, sollten jetzt die Daten von der KV importiert werden. Klicken Sie auf „Daten von KV importieren“. Es erscheint folgendes Fenster: KV Brandenburg – Seite 4 von 22
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Wählen Sie von der Original ‐ CD die Datei nach dem Schema „KV500_2005‐1_2005‐01‐31.zip“. Wählen Sie entweder von der Original‐CD oder von der Diskette die Ihnen von der KV geliefert wurde die Stammdatendatei Ihres Bereitschaftsdienstbereiches. Die Datei hat die folgende Form: KV_Nr.desDienstbereiches_Jahr‐Quartal_Datum.zip Bsp: kv_500_2005_1_2005‐2‐1.zip Klicken Sie auf „Importieren“ um die Datei zu einzulesen. Sie können jetzt mit der Bearbeitung der Dienstpläne beginnen. Wenn Sie das Programm auf einem neuen PC installieren wollen, sollten Sie sich vorher eine Datensicherung erstellen. Diese können Sie jetzt wieder einlesen, indem Sie auf „Datensicherung importieren“ klicken. Es erscheint wieder ein Dateiauswahlfenster: Wählen Sie ihre Datensicherung aus und klicken auf „Importieren“. Jetzt ist das Programm wieder genau auf dem Stand wie es vor der Datensicherung war und Sie können an der letzten Bearbeitungsstelle fortfahren. KV Brandenburg – Seite 5 von 22
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3. Verwaltung und Konfiguration 3.1. Optionen Die Einstellung der Optionen erreichen Sie über das Menü „Verwaltung“ Æ „Optionen“. Die Optionen sind auf 3 Registerkarten verteilt: Allgemein: Hier können Sie den Namen des Dienstbereiches angeben. Dieser wird dann auf dem Dienstplan in der Titelzeile ausgegeben. Wenn die gerechte, gleichmäßige Verteilung der Dienste nicht auf das Jahr bezogen erfolgen soll, dann können Sie mit der Auswahl „die Dienstanzahl pro Quartal gerecht verteilen“ die Verteilung über das Quartal aktivieren. Als Weiteres können Sie einen Mindestdienstabstand festlegen. Dieser ist zwischen 0 und 22 Tagen einstellbar. Er beschreibt die Tage, die zwischen zwei Diensten eines Arztes liegen. Wenn Sie in der Ärzteverwaltung „Gruppen“ mit zwei oder mehr Ärzten angelegt haben, dann gilt der Mindestdienstabstand innerhalb dieser Gruppen. Für das manuelle Nachbearbeiten der Dienstpläne kann die Auswahl der Ärzte für den jeweiligen Tag eingeschränkt werden. Wenn "Alle Ärzte zur Auswahl anzeigen" angeklickt ist, dann werden alle Ärzte in der Liste angezeigt. Wenn das Feld nicht markiert ist, dann werden die "Wunsch‐" und "Verhinderten Tage" berücksichtigt und nur die Ärzte angezeigt, die an dem entsprechenden Tag Dienst haben könnten. Wenn "Spezielle Wochentage berücksichtigen" angeklickt ist, dann werden Mittwoch und Freitag auch wie Wochenendtage behandelt, und die Dienste an diesen Tagen gesondert verteilt. KV Brandenburg – Seite 6 von 22
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Drucken: Auf dieser Registerkarte werden die Druckoptionen festgelegt. Es kann wahlweise im Hoch‐ oder Querformat gedruckt werden. Bei Hochformat kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die erste Telefonnummer und die zweite Telefonnummer z.B. die Mobilfunknummer mit ausgedruckt werden soll. Weiterhin kann ein freier Text in der Fußzeile des Dienstplanes ausgegeben werden. Dieser kann z.B. für die zentrale Telefonnummer des Notdienstbereiches genutzt werden. Im unteren Teil der Registerkarte können noch die Farben bzw. Graustufen für den Ausdruck definiert werden. Dies sollte man individuell für seinen Drucker testen, um eine farbliche Unterscheidung der Zeilen hervorzuheben. KV Brandenburg – Seite 7 von 22
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Diensttypen: Hier legen Sie die einzelnen Diensttypen fest, die Sie verwenden wollen. Die Diensttypen sind immer im Zusammenhang mit den Dienstschemen zu sehen. Ein Diensttyp kann an verschiedenen (Wochen)Tagen als Dienstschema verwendet werden. Der Diensttyp legt lediglich die Eckdaten des Dienstschemas fest. Jeder Diensttyp ist als ein von den anderen unabhängiger Dienst zu sehen. Beachten Sie, dass der Diensttyp maximal 24 Stunden dauern kann. Sie können dem Diensttyp eine Bezeichnung geben, die dann im Dienstplan mit ausgedruckt wird. Sie müssen hier die exakten Zeiten der Dienste angeben. Aus diesen Zeiten wird in der KV‐Version des Programms eine Exportdatei für den Telefonserver der zentralen Rufnummernweiterleitung erstellt. Die oben dargestellten Diensttypen sind für den täglichen Abend‐ bzw. Nachtdienst (Mo. bis So.), die zusätzlichen Nachmittagsdienste (Mi. und Fr.) sowie die Wochenendtagdienste (Sa. und So.) notwendig. Es entstehen damit 3 unabhängige Dienste, die nach Zuordnung in den Dienstschemen auch separat berechnet werden. 3.2. Dienstschema Die Verwaltung der Dienstschemen erreichen Sie über das Menü „Verwaltung“ Æ „Dienstschema“ oder direkt über das Symbol . Im Dienstschema werden den Diensttypen bestimmte Wochentage oder bestimmte Tage mit Datum zugewiesen. In diesem Beispiel wird der Diensttyp 19‐7 Uhr jeder Wochentag zugewiesen. Der Diensttyp 13‐19 Uhr wird nur den Wochentagen Mi. und Fr. zugewiesen. Der Diensttyp 7‐7 Uhr fällt nur am Wochenende an, und wird daher dem Sa. und So. zugewiesen. KV Brandenburg – Seite 8 von 22
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Bitte beachten Sie, dass Sie auch ganz spezielle Tage mit einem Dienst versehen können. Eine Besonderheit ist, dass alle Feiertage, die auf einen Wochentag fallen, automatisch die gleichen Dienste wie ein Sonntag erhalten. KV Brandenburg – Seite 9 von 22
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3.3. Beipiele für Diensttypen und Dienstschemen 3.3.1. Einfache Dienste Wenn Sie von Montag bis Freitag und am Wochenende jeweils einen Dienst einteilen wollen, müssen Sie 3 Diensttypen mit 7 Dienstschemen einrichten: KV Brandenburg – Seite 10 von 22
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3.3.2. Erweiterte Dienste Wenn Sie Mo., Di., Mi., Do. und Fr. jeweils einen Nachtdienst vergeben und die Wochenenden in 2 Dienste aufteilen wollen, dann müssen Sie 3 Diensttypen und 11 Dienstschemen einrichten: KV Brandenburg – Seite 11 von 22
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3.3.3. Umfangreiche Dienste Für eine umfangreiche Dienstaufteilung müssen folgende Diensttypen und Dienstschemen eingerichtet werden. Wenn Sie sich eine Tabelle in der folgenden Form erstellen, können Sie einfach und schnell die Anzahl der Diensttypen und Dienstschemen ermitteln. In der Tabelle werden nacheinander die Dienste mit Wochentagen aufgeschrieben. Anschließend schreiben Sie in der nachfolgenden Spaltenüberschrift die Dienstzeit und machen ein Kreuz in der Tabelle. Jetzt können Sie für jeden Dienst die Tabelle um eine Zeiteinteilung erweitern bzw. kreuzen die Zeit nur in der entsprechenden Spalte an. Dienstüberblick Nr. Dienstbezeichnung 19‐07 13‐19 13‐07 07‐19 07‐07 1 Mo. Nachtdienst X 2 Di. Nachtdienst X 3 Mi. Nachmittagsdienst X 4 Mi. Nachtdienst X 5 Mi. Hintergrunddienst X 6 Do. Nachtdienst X 7 Fr. Nachmittagsdienst X 8 Fr. Nachtdienst X 9 Fr. Hintergrunddienst X 10 Sa. Tagesdienst X 11 Sa. Nachtdienst X 12 Sa. Hintergrunddienst X 13 So. Tagesdienst X 14 So. Nachtdienst X 15 So. Hintergrunddienst X Aus der Tabelle kann man ersehen, dass es 5 Zeitbereiche gibt und somit auch 5 Diensttypen. Weiterhin ersieht man, dass 15 Dienstschemen erstellt werden müssen, genauso viele, wie Dienste vorhanden sind. KV Brandenburg – Seite 12 von 22
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3.4. Ärzteverwaltung Die Ärzteverwaltung erreichen Sie über das Menü „Verwaltung“ Æ „Ärzteverwaltung“ oder direkt über das Symbol . KV Brandenburg – Seite 13 von 22
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Im Dialogfeld ist unten die Liste der Ärzte dargestellt. Durch Anklicken des Arztes können Sie die Daten des Arztes bearbeiten. Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift wird die Liste nach dieser Spalte sortiert. Durch nochmaliges Klicken erfolgt die Sortierung in der umgekehrten Reihenfolge. Die Stammdaten der Ärzte können von Ihnen nicht bearbeitet werden. Diese sind durch die KV Brandenburg erstellt worden. Sie können jedoch im Feld „Sonstiges“ Zusatzangaben des Arztes hinterlegen, welche dann auf dem Ausdruck der Ärzteliste erscheinen. Das Feld Gruppe dient zur Gruppierung von zwei oder mehreren Ärzten, d.h. bei den Ärzten einer Gruppe wird der Mindestdienstabstand auch arztübergreifend eingehalten. Tragen Sie Ziffern zur Unterscheidung der einzelnen Gruppen ein. Kein Eintrag im Feld Gruppe lässt den Mindestdienstabstand für einen Arzt bestehen. Sollten zu viele Ärzte in den Stammdaten sein (d.h. Ärzte sind aufgeführt aber machen keinen Bereitschaftsdienst mehr), so können Sie mittels der Spalte „generell verhindert“ diesen Arzt von der Dienstberechnung ausschließen. Als zweite Möglichkeit können Sie einen verhinderten Zeitraum für das gesamte Quartal eintragen. Sollten Ärzte fehlen, so müssen Sie das Bereitschaftsdienstmanagement darüber informieren, und neue Stammdaten anfordern. Dies ist ebenfalls notwendig, wenn Stammdaten der Ärzte falsch sind. In der Spalte „Wunschtage“ können Sie Tage angeben, an denen der Arzt Dienst haben möchte. Über den Schalter können Sie einen neuen Wunschtag aus dem Kalender auswählen. Wenn Sie einen Wunschtag markiert haben, dann können Sie über den Schalter diesen Tag können Sie alle Einträge in der Liste löschen. löschen. Mittels des Schalters KV Brandenburg – Seite 14 von 22
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Die gleichen Schalter haben Sie für die Spalte „verhinderte Tage“. Hier gibt es noch zusätzlich den Schalter . Mit diesem können Sie einen Zeitraum als verhinderte Tage z.B. für Urlaub eingeben. Es erscheint zuerst das Zeitraum – Fenster. Dort klicken Sie auf die Schalter mit den drei Punkten um in die Datumauswahl zu gelangen. Zeitraum ‐ Fenster Datumauswahl An verhinderten Tagen werden keine Dienste für den Arzt vergeben, auch nicht, wenn der Dienst z.B. als Dienstschema von 19‐7 Uhr festgelegt ist, und er dann als Vortagesdienst eingetragen wird. In der Spalte „verhinderte Dienste“ können Sie Ärzte von bestimmten Diensten ausschließen. Dies ist z.B. notwendig, wenn Fachärzte nicht dem Praxisdienst zugeteilt werden sollen. Mit dem Schalter können Sie einen neuen Dienst eintragen. Wählen Sie den entsprechenden Dienst, und klicken Sie auf „Übernehmen“. Mit dem Schalter löschen Sie einen Eintrag. Beachten Sie, dass bei Auswahl aller Dienste für einen Arzt, dieser nicht in der Diensteverteilung berücksichtigt wird. In der Spalte „generell verhindert“ können Sie für den Arzt Wochentage festlegen, an denen der Arzt keinen Dienst haben möchte. Hier gilt auch, dass tagesübergreifende Dienste berücksichtigt werden. Mit dem Symbol können Sie die geänderten Daten speichern. Mit dem Symbol können Sie eine Liste der Ärzte ausdrucken. Dazu erscheint zunächst ein Auswahlfeld der Tabellenspalten: KV Brandenburg – Seite 15 von 22
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Wählen Sie hier die entsprechenden Spalten, die Sie gedruckt haben möchten, aus. Mit „Alle markieren“ können Sie alle Spalten auswählen. Mit dem Schalter wird jetzt auch noch nicht der Druck gestartet, sondern es wird eine PDF ‐ Datei erzeugt, die Sie sich vor dem Ausdruck noch ansehen können. So können Sie im Bedarfsfall noch eine Änderung der Tabellenspalten vornehmen oder auch die Datei abspeichern um Sie per Diskette oder Email an Andere weiter zu leiten. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, und das Fenster ohne zu speichern schließen wollen, dann erfolgt ein Hinweis in der folgenden Form: Wenn Sie jetzt auf „Ja“ klicken werden Ihre Änderungen gespeichert. 3.5. Feiertage Über das Menü „Verwaltung“ Æ „Feiertage“ können Sie sich die eingetragenen Feiertage ansehen. Sie können diese Feiertage nicht ändern. Die Feiertage werden durch das Bereitschaftsdienstmanagement eingearbeitet. Sie erhalten Aktualisierungen jeweils mit dem Stammdatenupdate. 4. Dienstplanerstellung 4.1. Automatische Dienstplanerstellung Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie den Dienstplan erstellen. Wechseln Sie dazu in das entsprechende Quartal mittels der Schalter rechts unten im Hauptfenster. Klicken Sie dann auf "Quartal berechnen". Je nach Geschwindigkeit Ihres PC erscheint nach kurzer Zeit ein kompletter Dienstplan des eingestellten Quartals. Durch KV Brandenburg – Seite 16 von 22
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wiederholtes Klicken des Schalters „Quartal berechnen“ wird eine erneute Berechnung durchgeführt. Die Berechnung des Quartals können Sie prinzipiell beliebig oft wiederholen. Sie müssen jedoch beachten, dass immer alle folgenden Quartale gelöscht werden. Wenn Sie also alle Quartale für 2005 schon einmal berechnet haben, und das 2. Quartal erneut berechnen, dann werden das 3. und 4. Quartal 2005 gelöscht. 4.2. Manuelle Bearbeitung der Dienstpläne Sie können den Dienstplan auch manuell Nachbearbeiten oder komplett manuell erstellen. Dazu ist es z.B. möglich, den Dienst zwischen zwei Ärzten zu tauschen. Dies ist dann sinnvoll, wenn durch persönliche Absprachen der beiden Ärzte der Tausch notwendig wird. Dazu wählen Sie die beiden Einträge in dem Dienstplan aus. Sie sind dann gelb hinterlegt. Anschließen klicken Sie rechts oben im Fenster auf „Dienst tauschen“. Im gleichen Bereich ist auch ein Auswahlschalter
. Wenn Sie in diesem Feld das Häkchen setzen, dann können Sie durch Anklicken eines Arztes eine Auswahl treffen. In diesem Fenster haben Sie links alle möglichen Ärzte aufgelistet, im mittleren Teil sehen Sie die bisher zugewiesenen Dienste und rechts erhalten Sie einen statistischen Überblick des ausgewählten Arztes. Sie können auch eine komplett manuelle Bearbeitung des Dienstplanes durchführen. Dazu müssen Sie lediglich im entsprechenden Quartal einmal auf „Quartal berechnen“ klicken, um die Datenstruktur in der Datenbank zu erzeugen. 4.3. Hilfen und Anzeigen bei der Dienstplanerstellung Im rechten Teil des Programmfensters sind zwei zusätzliche Bereiche. Im oberen Bereich „Arzt markieren“ können Sie einen Arzt auswählen, dessen Dienste dann im Dienstplan farblich gelb hervorgehoben werden. Gleichzeitig werden rechts darunter die statistischen Angaben des Arztes angezeigt. Diese statistischen Angaben des Arztes werden auch in dem Moment angezeigt, wenn im Dienstplan auf einen Eintrag geklickt wird. Damit hat man schnell einen Überblick zu dem ausgewählten Arzt und seiner bisher zugewiesenen Diensten. Dies ist gerade bei der manuellen Bearbeitung des Dienstplanes hilfreich. Die farbliche Hervorhebung wird auch beim Dienstplanausdruck berücksichtigt. Der ausgewählte Arzt erscheint dann fettgedruckt im Dienstplan. Über das Symbol in der oberen Symbolleiste lässt sich eine Übersicht der Dienste aller Ärzte anzeigen. Darin sind, wie auf den Monats‐, Quartals‐ und Jahresstatistiken, die Verteilung der Dienste an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen aufgelistet. Dies dient hauptssächlich einem KV Brandenburg – Seite 17 von 22
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Schnellüberblick während der manuellen Bearbeitung des Dienstplanes. Dieses Fenster kann während der Bearbeitung offen gelassen werden. 5. Dienstpläne ausdrucken und Statistiken erstellen 5.1. Dienstplan ausdrucken Über das Menü „Programm“ Æ „Dienstplan drucken“ oder das Symbol oben in der Menüleiste können Sie den Quartalsdienstplan, der aktuell angezeigt wird, ausdrucken. Dazu wird zuerst eine PDF – Datei mit den Farbeinstellungen und Zusatztexten, wie unter Optionen eingestellt, erstellt. Diese PDF – Datei wird dann im Acrobat – Reader angezeigt. Jetzt kann man den Dienstplan über einen Drucker ausducken. Beachten Sie, dass die gelb markierten Ärzte auf dem Ausdruck durch Fettdruck hervorgehoben werden. So können individuelle Ausdrucke für einzelne Ärzte erstellt werden. Wenn Sie die Text‐Optionen (Name des Dienstbereiches und Fußzeilentext) ändern wollen, können Sie das jederzeit tun. Durch nochmaligen Aufruf des Drucker – Symbols werden dann diese Texte auf dem aktuellen Dienstplan übernommen. Für einen Schwarz / Weiß – Druck sollten Sie die Farbeinstellungen mit Grautönen in etwa folgender Form anpassen, um im gedruckten Dienstplan auch eine Unterscheidung der Wochentage, Wochenenden und Feiertage sichtbar zu machen. KV Brandenburg – Seite 18 von 22
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5.2. Statistiken Über das Menü „Statistik“ haben Sie die Möglichkeit, Übersichten der Dienstverteilung je Arzt in verschiedenen Zeitbereichen anzuzeigen und auszudrucken. Außerdem können Sie eine Dienstübersicht eines gewählten Zeitraumes nach Arztsortierung ausdrucken. Die Zeitstatistiken zeigen in tabellarischer Form den Arztnamen, den Ort, die Gesamtanzahl der Dienste und die Summe der Dienste an Samstage, Sonntagen und Feiertagen an. Für die monatliche Auswertung müssen Sie zuerst einen Monat angeben. Nach Klicken auf OK wird die Statistik für den ausgewählten Monat erzeugt. Die Quartalsstatistik wird immer für das aktuell angezeigte Quartal angezeigt. Um hier eine andere Quartalsstatistik anzuzeigen, müssen Sie über die Pfeilschalter rechts unten das entsprechende Quartal auswählen. Die Jahresstatistik wird ebenfalls für das aktuell angezeigte Jahr erzeugt. Um die Statistik eines anderen Jahres anzuzeigen, müssen Sie über die Pfeilschalter in ein Quartal des gewünschten Jahres wechseln. Welches Quartal aktuell angezeigt wird, ist für die Jahresstatistik ohne Bedeutung. Bitte beachten Sie, dass für die Anzeige der Jahresstatistik nicht alle Quartale berechnet sein müssen. Wenn also nur für das erste Quartal eines Jahres ein Dienstplan erstellt wurde, dass sind die Statistiken für das 1. Quartal und die Jahresstatistik identisch. Eine weitere Statistik ist die Dienstübersicht. Die Dienstübersicht kann für einen frei wählbaren Zeitraum erstellt werden. Dazu wird zunächst der Zeitraum abgefragt: Anschließend wird eine Liste erstellt in der für jeden Arzt tabellarisch sämtliche Wochentage, Samstage, Sonntage und Feiertage aufgelistet werden. Diese Liste eignet sich für die am Bereitschaftsdienst teilnehmenden Ärzte als Übersicht für Ihre eigenen und die der Vorgänger‐ und Nachfolgedienste. Diese Liste kann also den Bereitschaftsdienstärzten als Ausdruck oder PDF – Datei zur Verfügung gestellt werden. 5.3. Tagesübersicht drucken Im Menü „Programm“ ist der Menüpunkt „Tagesübersicht drucken“. Dieser zeigt für einen gewählten Zeitraum eine Übersicht der Dienste an. Dies kann ein einzelner Tag oder auch eine Woche sein. Diese Option ist z.B. für große Dienstbereiche zur Übersicht der Dienste sinnvoll. KV Brandenburg – Seite 19 von 22
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6. Import, Export, Datensicherung 6.1. Import von KV‐Daten Der Import von KV‐Daten dient zum Abgleichen der Daten zwischen der KV Brandenburg und dem Dienstplanbeauftragten. Die Arztdaten und die Feiertage werden zentral durch die KV Brandenburg gepflegt. Damit ist sichergestellt, dass alle Dienstplanbeauftragten immer alle möglichen Ärzte in Ihrem Notdienstplaner haben. Weiterhin werden Änderungen am Dienstplan während des Quartals ebenfalls von der KV Brandenburg eingearbeitet. Bevor der Dienstplanbeauftragte jetzt einen Dienstplan für ein neues Quartal erstellt, müssen die Daten der KV Brandenburg in das Programm importiert werden. Sie erhalten die Datei entweder per Email oder per Diskette, oder können die aktuelle Datei aus dem Datennerv herunterladen. Über das Menü „Programm“ Æ „Importieren“ Æ „Daten von KV importieren“ wird ein Dateiauswahlfenster angezeigt. Dieses öffnet automatisch den Unterordner „import“ des Installationsverzeichnisses des danosys – Notdienstplaners. Wählen Sie Ihre Importdatei, die Sie von der KV Brandenburg erhalten haben. Sie hat folgende Form: KV_Nr.desDienstbereiches_Jahr‐Quartal_Datum.zip Bsp: kv_500_2005_1_2005‐2‐1.zip 6.2. Export von KV‐Daten Der Export von KV‐Daten dient zum Abgleichen der Daten zwischen der KV Brandenburg und dem Dienstplanbeauftragten. Durch den Dienstplanbeauftragten werden zu den teilnehmenden Ärzten Wunschtage und verhinderte Tage bzw. Zeiträume eingetragen. Außerdem erstellen die Dienstplanbeauftragten die Quartalsdienstpläne. Für die Erzeugung der Daten für den Telefonserver müssen diese Quartalspläne und Arztdaten an die KV Brandenburg übermittelt werden. Über das Menü „Programm“ Æ „Exportieren“ Æ „Daten für KV exportieren“ wird ein Dateiauswahlfenster angezeigt. Dieses öffnet automatisch den Unterordner „export“ des Installationsverzeichnisses des danosys – Notdienstplaners. Der Dateiname wird automatisch vorgegeben. Speichern Sie die Datei. Der Dateiname hat die Form: BD_Nr.desDienstbereiches_Jahr‐Quartal_Datum.zip Bsp: bd_500_2005_2_2005‐2‐1.zip Ändern Sie diese Dateinamen bitte nicht, da so ein schnelle und eindeutige Zuordnung in der KV zu den Dienstbereichen möglich ist. Anschließend können Sie die Datei auf eine Diskette kopieren um Sie an die KV zu schicken. Sie können aber auch eine Email an kvbbbd@kvbb.de mit der Datei schicken. Als dritte Möglichkeit können Sie die Datei mittels Datennerv an die KVBB übermitteln. 6.3. Datensicherung Über das Menü „Programm“ Æ „Datensicherung“ können Sie die kompletten Daten des danosys – Notdienstsystem abspeichern. Dies ist z.B. notwendig, wenn Sie das Programm auf einem neuen PC installieren wollen. Außerdem ist es sinnvoll, regelmäßig Datensicherungen auf zusätzlichen Medien, z.B. Diskette, Memorystick, CD, Magnetband, durchzuführen, um bei Fehlern im PC jederzeit den PC auf einen definierten Bearbeitungsstand zurücksetzen zu können. Weiterhin hat man so die Möglichkeit, verschiedene Varianten der erstellten Dienstpläne „zwischen zu speichern“. Man kann dann jederzeit auf diese Varianten wieder zurückgreifen. Über „Programm“ Æ „Datensicherung“ Æ „Datensicherung erstellen“ öffnet sich ein Dateiauswahlfenster im Unterordner „backup“ des danosys – Installationsordners. Sie können jetzt KV Brandenburg – Seite 20 von 22
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in diesem Ordner oder z.B. auch durch Auswahl der Diskette im Laufwerk A: (leere Diskette einlegen) unter einem von Ihnen selbst festgelegten Namen eine Datensicherung erstellen. Über „Programm“ Æ „Datensicherung“ Æ „Datensicherung wiederherstellen“ können Sie jede beliebige Datensicherung des danosys – Notdienstsystems in der Version 3 wieder in das Programm einlesen. Beachten Sie, dass in der Datensicherung auch andere Stammdaten von Ärzten enthalten sein können. Vor dem Einlesen einer Datensicherung ist es also immer ratsam, eine Datensicherung der aktuellen Daten durchzuführen. Die Datensicherungen enthalten die Daten der Tabellen der MySQL ‐ Datenbank als CSV – Textdateien. Sie werden als eine ZIP – Datei komprimiert. Die Größe der ZIP – Datei beträgt nur wenige Kilobyte für die Stammdaten und Notdienstpläne eines Jahres. Es ist daher möglich und zu empfehlen, nach dem Erstellen der Dienstpläne und dem Export an die KV Brandenburg auch eine Datensicherung auf Diskette durchzuführen. Als Dateinamenskonvention ist ein Name mit dem aktuellen Quartal des Dienstplanes zu empfehlen z.B. „dienstplan‐2005‐1.zip“. Sie können aber auch den vorgeschlagenen Namen mit dem aktuellen Datum verwenden. Beim Beenden des Programms wird jedes Mal vorgeschlagen eine Datensicherung durchzuführen. KV Brandenburg – Seite 21 von 22
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7. Weitere Informationen und Support Für weitere Informationen zum Programm, zur Programmbedienung, für Hinweise, Vorschläge und Kritik wenden Sie sich an: Zentrale Hotline: Montag – Freitag von 08:00 – 16:00 Uhr unter: 033841 799140 Oder: KV Brandenburg UB2 IT Friedrich‐Engels‐Str. 103‐104 14473 Potsdam Kai‐Uwe Krüger Tel.: 0331 2309 337 Fax: 0331 2309 537 Email: kai‐uwe.krueger@kvbb.de Allgemeine Fragen zum Bereitschaftsdienst stellen Sie bitte an: KV Brandenburg Bereitschaftsdienstmanagement Leipziger Straße 45b 03048 Cottbus Bereitschaftsdienstmanagement Tel.: 01801 5822 439 Fax: 01801 5822 438 Email: kvbbbd@kvbb.de Eine aktuelle Version dieser Bedienungsanleitung finden Sie auch im Datennerv (www.kvbb.de) im geschützten Bereich unter Intranet ‐ Notdienstsystem. KV Brandenburg – Seite 22 von 22
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