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DHL IntraShip – Bedienungsanleitung Air Express 1 Erste - MyDHL

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DHL IntraShip – Bedienungsanleitung
Air Express
Erste Schritte (Login)
Absender
Empfänger
Wie man Dokumente verschickt
Wie man Packete verschickt
Empfängerbenachrichtigung
Wie man Versandscheine und Exportpapiere druckt
Suchen und filtern
Sendungsverfolgung(Track and Trace)
Addressbuch
Tagesabschluß (End of Day)
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Air Express
ERSTE SCHRITTE: LOGIN URL IntraShip :
https://www.intraship-dhl.lu (gesichterte und verschlüsselte Seite)
Sie müssen Sich anmelden, wenn Sie die Anwedung starten.
Geben Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein: DhL123!PwC
Wählen Sie Ihre Sprache.
Klicken Sie zum Bestätigen auf “Anmelden”.
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Nachdem Sie sich eingeloggt haben sehen Sie im Hauptmenü folgendes Fenster.
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I. WIE MAN VERSANDSCHEINE UND EXPORTPAPIERE DRUCKT
Um einenVersandschein zu drucken, klicken Sie auf “Neuer Auftrag”
Danach erscheint folgendes Fenster:
Absender
Um nähere Informationen als Absender wiederzufinden, klicken Sie auf „Finden”.
Um die Absenderliste zu erhalten klicken Sie zuerst auf „Eingabe leeren“ und dann auf „Finden“.
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Danach erscheint folgendes Fenster:
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DHL IntraShip – Bedienungsanleitung
Air Express
Klicken Sie den benötigten Absender an um die Daten auf dem Bildschirm zu sehen.
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Air Express
Empfänger
Klicken Sie dann auf die “Empfänger” Registerkarte.
Sie können entweder alles von Hand eingeben (die fett gekennzeichneten Felder sind
Pflichtfelder) oder einen Empfänger aus dem Adressbuch auswählen, indem Sie auf „Finden“
klicken. Der Empfänger kann durch Eingabe seines Namens, seiner Stadt oder seines Landes
gefunden werden.
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Danach erscheint folgendes Fenster:
Klicken Sie auf den Empfänger, den Sie suchen. Mit Hilfe der Daten, die Sie eingegeben haben,
sehen Sie folgendes auf Ihrem Bildschirm.
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Die fett gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Wenn Sie die Telefonnummer nicht kennen, geben Sie 5 Nullen ein.
Um die Flughafencodes (die mit den DHL Stationen übereinstimmen) besser zu finden klicken
Sie einfach auf „Destination Code finden“
Schreiben niemals den Länderbuchstaben vor die Postleitzahl.
Wenn Sie die E-mail Adresse Ihres Empfängers angegeben haben, wird automatisch eine
Benachrichtigungs E-mail verschickt (Siehe Kapitel „Empfängerbenachrichtigungen“).
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Sendungsdetails
A. Wie man Dokumente verschickt
Füllen Sie bitte das folgende Formular aus (Pflichtfelder in fett):
Wenn Sie auf „DHL Dienste“ klicken können Sie alle Lieferdienste für Dokumente einsehen.
EXPRESS WORLDWIDE
ECX – Europa
DOX – Außerhalb Europas
EXPRESS 09 :00
TDK
EXPRESS 12 :00
TDT
EXPRESS ENVELOPE (für Sendungen unter
250 gr, die in einen DHL Expressumschlag
passen)
XPD
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Sendungstyp: „Nicht zu verzollende Sendung” (standardmäßig)
„Frachzahler”
3670xxxxx
Ihre DHL Exportkontonummer beginnt mit “3670”
Sie zahlen die Transportkosten.
96xxxxxxx
Die Import Expresskontonummer Ihres Empfängers beginnt mit „96“
- Wird von Ihrem Empfänger zur Verfügung gestellt.
- Bitte kontaktieren Sie DHL unter 35 09 09 um Ihre Importkontonummer in
DHL IntraShip gültig zu machen
„Inhaltsbeschreibung“ (Pflichfeld): meistens ‘Document’ (Standardinhalt)
B. Wie man ein Packet verschickt
In Sendungstyp wählen Sie bitte „Non-Document“ (Sendung mit Handelswert, die außerhalb
der EU verzollt werden muss).
Geben Sie bitte in Warenwert den echten Wert der Sendung an.
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In der Rubrik „Handelsbedingungen“, müssen Sie die Handelsbedingung DDU (Destination
Duties Unpaid) oder DDP (Destination Duties Paid) angeben.
DDU ist die Standardhandelsbedingung, wenn der Absender die Transportkosten, ohne die
Mehrwertsteuer des Ziellandes und ohne alle dortigen Steuern die bei der Verzollung fällig
werden, zahlt. Im Gegensatz dazu tragen Sie bei der Handelsbedingung DDP alle Kosten.
Packete
Dieser Teil ist kein Pflichtteil, außer, wenn Sie mehrere Packstücke haben.
Geben Sie für jedes zusätzliche Packstück (an den gleichen Empfänger) das Gewicht (auch
wenn es nur geschätzt ist) an und klicken Sie auf „Packstück hinzufügen“
Das Volumengewicht kann ausgerechnet werden, wenn Sie die Maße (Länge x Breite x Höhe)
Ihres Packstücken eingeben.
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Export Document
Wenn Sie mit IntraShip eine Handelsrechnung oder eine Proformarechnung erstellen wollen,
füllen Sie bitte das folgende Formular aus.
Um kein Detail der Rechnung zu vergessen, klicken Sie auf „Positionen“
Danach erscheint folgendes Fenster:
- Bestimmen Sie den Rechnungstyp: Proforma- oder Handelsrechnung.
- Weisen Sie der Rechnung eine Rechnungsnummer zu (Ihre Wahl)
- Bestimmen Sie den Grund des Exportes (vorzugsweise auf Englisch): z.B. sample, gift, etc.
- Wählen Sie eine Handelsbedingung aus: DDU oder DDP.
- Klicken Sie auf „Positionen“, um der Zollbehörde eine vollständige Beschreibung des/r zu
verzollenden Artikel zur Verfügung zu stellen: Menge, Wert pro Stück, Gewicht.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wiedeholen Sie die Vorgehensweise für alle folgenden
Sendungen.
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Air Express
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Empfängerbenachrichtigung
Füllen Sie dieses Formular nur aus, wenn Sie eine Benachrichtigungsemail an den Empfänger
Ihrer Sendung schicken möchten.
Diese E-mail wird automatisch verschickt, wenn die Adresse im Empfängerfeld oder im
Adressbuch erscheint. Die E-mail ist auf Englisch und informiert Ihren Empfänger über die
anstehende Lieferung. Ihr Name und Ihre Adresse, der Inhalt und die Frachtbriefnummer
werden erwähnt. Wenn Sie auf die Frachtbriefnummer klicken, wird die Internetseite für die
Sendungsverfolgung geöffnet. Der Empfänger kann Ihre Sendung von der Abholung bis zur
Auslieferung mit Empfängerunterschrift nachverfolgen. Sie können auch andere Beteiligte in
Kopie setzen und eine kurze persönliche Nachricht einfügen.
Wie man den Frachbrief und die Exportdokumente (Proformarechnung) ausdruckt
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Air Express
Klicken Sie auf „Speichern/Drucken“, wenn Sie den Frachtbrief und die
Exportdokumente ausdrucken möchten. Wenn Sie den Frachtbrief nur speichern und
später ausdrucken möchten, klicken Sie einfach auf „Speichern und Zurück“.
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Air Express
Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen sein, so können Sie diesen korregieren, indem Sie auf die
Kundennummer des Sendungsberichtes in der „Sendungsübersicht“ klicken. Hier haben
immernoch die Möglichkeit die Sendungsdetails zu verändern oder Sendungen zu löschen,
indem Sie auf „Bearbeiten“ oder „Löschen“ klicken. Sie können den Aufkleber erneut
ausdrucken, wenn Sie auf „Drucken“ klicken. Wenn Sie die Proformarechnung nach dem
Frachtbrief ausdrucken möchten, klicken Sie, wie unten gezeigt auf „Print ExpDoc“
(Exportdokumente ausdrucken)
Auf der rechten Seite sehen Sie ein Beispiel für eine Proformarechnung, die in dreifacher
Ausführung ausgedruckt werden muss. Ihr muss eine Kopie des Frachtbriefes beiliegen.
Nachdem Sie Ihren Frachtbrief ausgedruckt haben, kommen Sie zur „Sendungsübersicht“ wo
Ihre Sendung den Status „Frachtpapiere gedruckt“ bekommen hat. Wenn Sie die Sendung
gespeichert haben, ohne sie auszudrucken, ist ihr Status „freigegeben“
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II. SUCHEN UND FILTERN
Dank spezieller Suchkriterien können Sie bereits vorbereitete Sendungen wiederfinden. Klicken
Sie dazu auf „Suche” im Menu auf der linken Seite.
Geben Sie Ihre Suchkriterien ein: Datum, Empfänger, Referenz; klicken Sie dann auf „laden“
III. SENDUNGSVERFOLGUNG
Die abgeschickten Sendungen innerhalb des gewählten Zeitraums werden angezeigt. Wenn
Sie im Aufklappmenu „alle“ ausgewählt haben, können Sie die Sendungen zurückverfolgen, und
folgende Ergebnisse erhalten. (Der letzte Stand Ihrer Sendungen und alle Kontrollpunkte)
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IV. ADRESSBUCH
Klicken Sie links im Menü auf „Adressbuch” und verwalten Sie so alle Empfängeradressen,
indem Sie Adressen hinzufügen, ändern oder löschen. Ihre Empfänger werden nach
Firmenname sortiert.
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V. TAGESABSCHLUSS
Nachdem Sie die letzte Sendung des Tages abgeschlossen haben, müssen Sie 2 Exemplare
der täglichen Sendungsliste ausdrucken. Dieser „Tagesabschluss“ oder Manifest ist das
offizielle Dokument, das Sie unterschreiben und dem DHL Fahrer geben müssen. Klicken Sie
links im Menü auf Tagesabschluss und dann auf „Neu erzeugen“
Dieser Bericht ist sehr wichtig, denn er dient als Beweis, dass Sie Ihre Sendungen einem DHLMitarbeiter zur Abholung anvertraut haben. Desweiteren werden Ihre Daten so an das lokale
Netzwerk von DHL Express Luxembourg weitergeleitet. Ihre Sendungen können auf diese
Weise schneller und beim wiegen, sortieren verladen und ausliefern an die DHL-Stationen und
schließlich an dem Empfänger automatisch bearbeitet werden Sie können Sendungen
auswählen und unfertige Sendunen wieder aus der Liste nehmen, um sie am nächsten Tag zu
verschicken.
Klicken Sie dann auf „Tagesabschluss neu erzeugen“.
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Die Liste Ihrer täglichen Sendungen wird mit Adobe Acrobat als PDFgeöffnet.
Drucken Sie 2 Exemplare aus, indem Sie im PDF-Menü oder Ihrem Browser auf „Drucken“
klicken.
Wie man die Sendungsliste erneut ausdruckt
Klicken Sie links im Menü auf Tagesabschluss , dann auf Nachdruck” (Button in der Mitte),
wenn Sie noch eine zusätzliche Kopie haben möchten.
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Bestimmen Sie zunächst „Datum von“ dann „Datum bis „ und klicken Sie dann auf „laden“.
Klicken Sie danach auf „Tagesabschluss neu erzeugen”.
Dieser Bericht kann über einen längeren Zeitraum (z.B. einen Monat) erstellt werden und kann
dabei helfen die DHL Rechnungen abzugleichen.
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