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blue office heute

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Handbuch
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blue office Heute
blue office® Heute
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copyright blue office consulting ag
Turbistrasse 10
6280 Hochdorf / Schweiz
Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise,
ist ohne die schriftliche Zustimmung der blue office consulting ag urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.
Weder Autoren noch Herausgeber können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die im Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches
stehen.
In diesem Buch werden eingetragene Warenzeichen, Handelsnamen und
Gebrauchsnamen verwendet. Auch wenn diese nicht als solche gekennzeichnet sind, gelten die entsprechenden Schutzbestimmungen.
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1
blue office consulting ag
Inhalt
®
blue office Heute ............................................................................................ 4
Programm starten ........................................................................................ 4
®
Startseite blue office Heute ........................................................................ 5
Terminmanagement ........................................................................................ 8
Einstellungen Termine / Aufgaben ............................................................... 9
Karteikarte Einstellungen ........................................................................... 10
Resultat der Kalenderoptionen .................................................................. 11
Karteikarte Kalender teilen......................................................................... 11
Karteikarte Texte........................................................................................ 12
Termintext neu ....................................................................................... 13
Löschen von Termintexten ..................................................................... 14
Resultat Anzeige Termintext .................................................................. 14
Karteikarte Drucken ................................................................................... 14
Neuer Termin ................................................................................................. 15
blue office Heute
Auswahl Terminanlage .............................................................................. 16
Ganztagestermin eingeben .................................................................... 17
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Serientermin eingeben ........................................................................... 17
Termine mit hinterlegten Texten versehen ................................................ 18
Übersicht der Termine ............................................................................... 19
Termine löschen ........................................................................................ 19
Termine auswerten .................................................................................... 20
Aufgabenverwaltung ...................................................................................... 21
Starten der Aufgaben ................................................................................. 21
Neue Aufgabe erfassen ............................................................................. 22
Symbolleiste Aufgaben .............................................................................. 23
Maske Aufgabe neu ................................................................................... 25
Aufgaben einem Objekt zuordnen ............................................................. 26
Aufgabe speichern ..................................................................................... 27
Aufgabenübersicht ..................................................................................... 27
Aufgabe löschen ........................................................................................ 28
Aufgabe erledigt ......................................................................................... 29
Synchronisieren mit Outlook ......................................................................... 30
Export nach MS-Outlook ............................................................................... 32
Adressen exportieren ................................................................................. 33
Termine exportieren ................................................................................... 35
Aufgaben exportieren................................................................................. 36
Nachrichten ................................................................................................... 37
Nachrichten Ausgang................................................................................. 37
Übersicht Nachrichten Ausgang ................................................................ 39
Nachrichten Eingang.................................................................................. 39
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blue office consulting ag
Kontakte/Telefonliste ..................................................................................... 40
Kontakt neu ................................................................................................ 40
Gespräch erfassen..................................................................................... 41
Lead Tracking ................................................................................................ 43
Support-Tool – Service-Anfragen .................................................................. 44
Grundeinstellungen .................................................................................... 46
E-Mail-Vorlagen ......................................................................................... 47
Gruppen anlegen ....................................................................................... 49
Gruppe bearbeiten ..................................................................................... 50
Gruppe löschen .......................................................................................... 50
Prioritäten anlegen ..................................................................................... 51
Karteikarte Beschriftung............................................................................. 52
Karteikarte Service-Anfragen ..................................................................... 53
Service-Anfrage Neu.................................................................................. 54
Karteikarte Allgemein ................................................................................. 54
blue office Heute
Menü Service-Anfrage ............................................................................... 55
Karteikarte Allgemein ................................................................................. 57
®
Karteikarte Zuordnungen ........................................................................... 59
E-Mail-Versand .......................................................................................... 60
Karteikarte History ..................................................................................... 60
Manueller Benutzer/Bearbeitungszeit Eintrag ........................................... 61
Weiterleiten einer Service-Anfrage (intern)................................................ 62
Vorschau und Drucken .............................................................................. 63
Abschluss Service-Anfrage ........................................................................ 64
Übertrag in die Knowledge Base oder die FAQ ......................................... 64
Manueller Eintrag FAQ und Knowledge Base ........................................... 65
Change-Management .................................................................................... 66
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blue office consulting ag
blue office® Heute
®
blue office Heute bietet alle Funktionen für die optimale, innerbetriebliche
Kommunikation. Hier werden Termine, Aufgaben, Nachrichten, Leads, Support-Anfragen an die Mitarbeiter und Kollegen verteilt.
Folgende Kommunikationsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
•
•
•
•
•
•
wer ist wofür zuständig
wem habe ich was delegiert
von wem werden die Aufgaben erledigt
Überblick über die eigenen Termine, Aufgaben etc.
Überblick über die Termine, Aufgaben etc. der anderen
Mitarbeiter
Kommunikation der Kollegen untereinander
®
®
blue office Heute
Folgende Funktionen können Sie in blue office Heute verwalten:
•
•
•
•
•
•
•
Termine
Aufgaben
Nachrichten Eingang
Nachrichten Ausgang
Kontakt/Telefonliste
Lead Tracking
Support Tool
Programm starten
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®
Starten Sie die Funktion blue office Heute über „Start - blue office Heute”.
Übersicht der Unterfunktionen
Öffnen der entsprechenden Funktion mit
Klick auf den Eintrag
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blue office consulting ag
®
®
Sie können blue office Heute auch über „Programme - blue office Heute”
aufrufen.
®
Öffnen blue office
Heute
Startseite blue office® Heute
®
blue office Heute
Nach dem Öffnen der Programmfunktion erscheint ein Überblick mit allen
Tasks für den aktuellen Tag. Diese Ansicht lässt sich, je nach Berechtigung,
mit allen Mitarbeitern im Unternehmen teilen. So haben Sie alles auf einen
Blick.
Übersicht des Tages
Termine
Aufgaben
Nachrichten
Lead Tracking
Support Tool
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blue office consulting ag
Programmpunkte
Terminmanagement
Aufgabenverwaltung
Nachrichten - Eingang
Nachrichten - Ausgang
Kontakt - Telefonliste
Lead Tracking
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blue office Heute
Support - Tool
- Service-Anfragen
- Knowledge Base
- FAQ
- Change Management
Über „Übersicht“ können Sie die Anzeige z.B. so definieren, dass Sie die
Termine aller Mitarbeiter sehen.
Sie können auch nach Arbeitsort, Abteilung, Funktion oder Gruppe selektieren. Je nach Auswahl erhalten Sie die entsprechende Anzeige der Mitarbeiter.
Individuelle Gestaltung der Anzeige von
Terminen und Aufgaben
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blue office consulting ag
®
blue office Heute
Möchten Sie die gleiche Ansicht nur für
einen Ihrer Mitarbeiter, klicken Sie im
oberen Teil der Maske
auf den Mitarbeiternamen.
Nachfolgend gehen wir in diesem Handbuch auf die einzelnen Programmteile
®
von blue office Heute ein.
•
Terminmanagement
•
Aufgabenverwaltung
•
Nachrichten – Eingang
•
Nachrichten – Ausgang
•
Kontakt – Telefonliste
•
Lead Tracking (separates Handbuch: blue office auftrag professional)
•
Support - Tool
o Service-Anfragen
o Knowledge Base
o FAQ
o Change Management
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7
blue office consulting ag
Terminmanagement
Eine gute Terminplanung engt – entgegen immer wieder geäusserten Befürchtungen – nicht ein, sondern ist eine sehr gute Orientierungshilfe, um
den Arbeitstag zu strukturieren und effektiv zu gestalten.
Die zwischen den Terminen frei werdenden Freiräume können für kleinere
Aufgaben genutzt werden – so wird auch die Arbeitszeit insgesamt wesentlich produktiver und entspannter.
Benötigen Sie einen Mitarbeiter zu einem von Ihnen gewählten Termin, so
können Sie dies direkt an Ihrem Arbeitsplatz verwalten.
Sie können sich Zeitpläne aller oder einzelner Mitarbeiter anzeigen lassen.
Welche Termine können verwaltet werden?
Einzeltermine
Ganztagestermine
Serientermine
Gruppentermine
Privattermine
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blue office Heute
•
•
•
•
•
Wie kann ich Termine darstellen lassen?
Welche Voraussetzungen müssen für eine gute und effektive Terminplanung erfüllt sein?
•
•
Mitarbeiter müssen angelegt sein
(siehe Kapitel Personalstamm)
Grundeinstellungen der Terminverwaltung
müssen angelegt sein
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8
blue office consulting ag
Einstellungen Termine / Aufgaben
Über das Register „Einstellungen – Termine“ gelangen Sie zu den Grundeinstellungen der Terminverwaltung.
Einstellungen
Terminverwaltung
individueller Alarmton
Terminerinnerung
Erinnerungsintervall
Adressanzeige
individuelle Kalenderoptionen
Arbeitswoche
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-
blue office Heute
Ein Kalender so individuell wie Sie persönlich
(PC-abhängige Einstellungen)
individuelle Gestaltung der Anzeige von
Terminen und Aufgaben
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blue office consulting ag
Karteikarte Einstellungen
Alarmton testen
Kalenderoptionen
Startzeit,
Min. Startzeit
Endzeit
Min. Endzeit
Zeitskala – alle 5 Min.,
15 Min. oder 30 Min.
Arbeitswoche
Welche Tage umfasst
die Arbeitswoche?
®
Alarm aktiviert
Wie lange vorher
soll erinnert werden?
blue office Heute
Auswahl des Erinnerungsalarmtons
„Mappe“ öffnen und
den Alarmton aussuchen
Im Kalender anzeigen
Aufgaben
Es besteht die Option
bei Termineinträgen die
Adresse oben, unten
oder nicht im Kalender
anzuzeigen.
Ebenso können Projekte
im Kalender angezeigt
werden.
Anzeige der Aufgaben aller
Mitarbeiter in Adresse, Artikel
und Projekt
Nur Mitarbeiter auflisten die
Verkäufer oder Sachbearbeiter und in der Terminverwaltung tätig sind
Auf der nächsten Seite sehen Sie ein Beispiel dieser Auswahl.
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blue office consulting ag
Resultat der Kalenderoptionen
Beispiel:
Adresse oben
Projekt eingegeben
Beleg O = Offerte
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Neuanlage und Löschung möglich
blue office Heute
Zeitskala
30 Minuten
Karteikarte Kalender teilen
Anlage Kalenderschema: mit wem
soll der Kalender
geteilt werden?
Mehrere Schemata
sind möglich.
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blue office consulting ag
Ansicht, wenn der Kalender geteilt ist.
®
blue office Heute
Sie erhalten, wenn Sie
auf „Kalender teilen“
gehen und ein Schema auswählen, in
Ihrem Kalender eine
zweite/mehrere Spalten des/r Mitarbeiter
mit angezeigt.
Arbeiten Sie mit der
Wochenansicht werden die Termine der
Mitarbeiter im Kalender täglich mit angezeigt
Karteikarte Texte
Beim Register „Texte“ können Sie Termintexte für immer wiederkehrende
Termine anlegen.
Termintext neu anlegen
Termintexte, Farbe
und Zusatztexte anlegen
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blue office consulting ag
Termintext neu
®
blue office Heute
Klicken Sie in der Karteikarte „Texte“ den Button „Neu“ an. Geben Sie einen
Bezeichnungstext mit maximal 50 Zeichen ein und bestätigen Sie mit OK.
Farbauswahl für einen
Termintext
hier können Sie einen
Zusatztext für diesen
Termintext eingeben
Sie haben die Möglichkeit über die Auswahl der Farbe diesem Text eine Farbe zuzuordnen. Diese Farbe wird am linken Rand des Termintextes angezeigt.
Klicken Sie auf den Button „OK“ zur Speicherung.
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blue office consulting ag
Löschen von Termintexten
Gehen Sie auf den Button löschen und der Termintext wird gelöscht wenn
Sie die Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen.
Resultat Anzeige Termintext
®
blue office Heute
Mit der Maus auf den
Termineintrag gehen
und Sie sehen die
Detailinformationen.
Karteikarte Drucken
In welchem Format sollen mein Kalender und Aufgaben ausgedruckt werden.
bestimmen Sie die
Seitenränder
legen Sie Kopf- und
Fusszeile fest
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blue office consulting ag
Neuer Termin
Nachdem die Grundeinstellungen für die Kalenderoptionen angelegt sind,
können Termine angelegt werden. Die Termine und Aufgaben können mit
Outlook synchronisiert oder über Export nach Outlook übertragen werden
(wird im Kapitel „mit Outlook synchronisieren“ beschrieben).
neuen Termin anlegen
– rechte Maustaste–
Kontextmenü
„neuen Termin erstellen“
®
blue office Heute
anklicken
wenn Sie auf „Gehe zu
Datum“ einen Wert eintragen, kommen Sie zu dem
entsprechenden Tagesdatum, entweder in der Tages-, Woche-, oder Monatsansicht
Kalenderanzeige: aktueller
Monat und Folgemonat
Betreff: es werden aktuelle
Aufgaben-Stichworte angezeigt, die mit einem Doppelklick geöffnet werden können
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blue office consulting ag
Auswahl Terminanlage
Legen Sie nun einen neuen Termin an.
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blue office Heute
Termine
Serientermin
Ganztagestermin
Terminbeginn
Terminende
Kunden- oder Lieferantentermin?
Adresse aussuchen und auswählen
Projekt einfügen
Projekt aussuchen und einfügen
Beleg einfügen
Beleg aussuchen und einfügen
Terminbeginn und Uhrzeit Beginn eingeben,
ebenso Terminende und
Uhrzeit Ende
Sofern eine vorherige
Erinnerung erfolgen soll,
Haken setzen und Zeitintervall wählen.
Für den Termin notwendige Mitarbeiter aussuchen und mit einem
Flag versehen. Der Termin wird
dann auch im Kalender des Mitarbeiters angezeigt
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blue office consulting ag
Ganztagestermin eingeben
Termin eingetragen und Objekt zuordnen. Klicken Sie nun auf „ganztägig“.
Dadurch werden die Uhrzeit-Felder ausgeblendet.
Termin als Ganztagestermin anzeigen
lassen
®
Termin
Wählen Sie Beginn
und Ende des Termins.
blue office Heute
Serientermin eingeben
Serienmuster
Hier geben Sie das
Serienmuster an. Intervall in dem der
Termin stattfinden
wird.
Seriendauer
Geben Sie an, wie oft
der Serientermin stattfinden soll oder fixieren Sie die Anzahl
Termine oder legen
Sie ein Enddatum
fest.
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blue office consulting ag
Anzeige von Serienterminen im Terminkalender
®
blue office Heute
So werden Serientermine angezeigt.
Termine mit hinterlegten Texten versehen
Sie haben für häufig vorkommende Termine Texte hinterlegt (Einstellungen
Termine – Texte). Wenn Sie Ihrem Termin einen hinterlegten Text zuordnen
möchten, klicken Sie auf das Fernglas, wählen den Text aus und übernehmen ihn.
Textauswahl anklicken
Im unteren Feld haben
Sie die Möglichkeit
Zusatztext zu erfassen.
Dieser wird im Kalender mit angezeigt.
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blue office consulting ag
Übersicht der Termine
Die Termine können in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:
Tagesansicht, Arbeitswoche, Woche, Monatsübersicht, Übersicht,
Liste, Zeitskala.
Anwahl Liste
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blue office Heute
Hier sehen Sie die
Termine des ausgewählten Mitarbeiters.
Termine löschen
Einen Termin löschen Sie, indem Sie den Termin anklicken – rechte Maustaste „Termin löschen“ über das Löschen-Symbol in der Toolbar oder Sie
markieren den Termin und löschen ihn mit der Taste „Delete“. Löschen Sie
einen Serientermin, müssen Sie zuerst noch angeben, ob Sie nur ein Serienelement oder die ganze Serie löschen möchten.
Klicken Sie auf „Termin löschen“.
Es erfolgt eine Sicherheits-Abfrage, die
mit „Ja“ bestätigt werden muss.
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blue office consulting ag
Termine auswerten
Öffnen Sie die Auswertungen und klicken Sie dann die gewünschte Liste an.
®
blue office Heute
Rufen Sie hier die
Funktion „Auswertungen“ auf.
Je nach Berechtigung können Sie die Auswertungen für alle Mitarbeiter, für
einzelne ausgewählte Mitarbeiter oder nur für sich selbst drucken.
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blue office consulting ag
Auswertung der Terminübersicht
Aufgabenverwaltung
blue office Heute
In diesem Kapitel widmen wir uns den Aufgaben mit sämtlichen Details.
•
•
•
•
•
®
Aufgaben, die hier erfasst und einem Objekt zugeordnet wurden (egal ob
Adresse, Artikel, Projekt oder Beleg), sind dann unter Dokumente in der
Rubrik „Aufgaben“ wieder zu finden.
Aufgaben erstellen
wer ist der Auftraggeber
wer ist zuständig für die Erledigung
Aufgabenstatus eingeben
Aufgaben speichern
Starten der Aufgaben
®
Die Aufgabenübersicht öffnen Sie über „blue office Heute – Aufgabenübersicht“.
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21
blue office consulting ag
®
®
öffnen der Funktion
mit Klick auf den Button Aufgaben in der
Arbeitsleiste
®
blue office Heute
blue office Heute
Wenn blue office Heute bereits geöffnet ist, können Sie auf der linken Seite
auf das Symbol „Aufgaben“ klicken und Sie gelangen direkt in den Aufgabenbereich.
Neue Aufgabe erfassen
Die Grundmaske „Aufgaben“ ist geöffnet. Um eine neue Aufgabe zu erfassen
gehen Sie auf den Button „Neu“ oder wählen über das Kontextmenü „Neue
Aufgabe erstellen“.
Aufgabenfenster
neue Aufgabe
erstellen
©
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22
blue office consulting ag
®
blue office Heute
Aufgabe neu
Geben Sie hier alle
Daten für die Aufgabe
ein.
Symbolleiste Aufgaben
Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Funktionen, die zu einer Aufgabe ausgewählt werden können.
Speichern und schliessen Die erfasste Aufgabe kann die mit diesem Symbol gespeichert und gleichzeitig geschlossen
werden.
Löschen
Mit diesem Symbol wird eine Aufgabe gelöscht.
Drucken
Die Aufgabe wird gedruckt.
Aufgabe erledigt
Dieser Button setzt die Aufgabe auf den Status
„erledigt“ mit Prozentsatz 100 %.
Als Privat markieren
Dieser Button kennzeichnet die Aufgabe als
„Privat“ mit einem Schloss-Symbol. Der erfasste
Zusatztext kann von anderen Mitarbeitern nicht
eingesehen werden.
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23
blue office consulting ag
Wählen
Wenn der TAPI-Assistent installiert ist, kann von
hier direkt eine Telefonnummer der zugordneten
Adresse gewählt werden.
Objekt einfügen
Hier können die Aufgaben mit den unterschiedlichsten Objekten (Adressen, Artikel, Projekte
und Belege) verknüpft werden.
Objekt entfernen
Mit diesem Button wird die bestehende
Verknüpfung mit dem Objekt wieder entfernt.
Neuen Termin erstellen
Es wird ein neuer Termineintrag geöffnet, der
die identischen Angaben enthält wie die
Aufgabe.
Neue Nachricht erstellen
Es wird eine neue interne Nachricht geöffnet,
die den gleichen Betreff und Zusatztext enthält
®
wie die Aufgabe. Diese interne blue office
Nachricht kann an eine oder mehrere
Empfänger aus dem Mitarbeiterstamm versandt
werden.
®
Wünscht der interne Auftraggeber eine Nachricht wenn die Aufgabe oder erledigt ist, aktivieren Sie diesen Button und der Auftraggeber erhält automatisch eine Nachricht, Fälligkeit oder
erledigt.
blue office Heute
Meldung erledigt/fällig
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blue office consulting ag
Maske Aufgabe neu
Fällig am
Datum eingeben
Beginnt am
Datum eingeben
Erinnerung ja/nein
bei ja Flag setzen
und Datum/Uhrzeit für die Erinnerung
setzen
Status
Nicht begonnen
In Bearbeitung
Erledigt
Zurückgestellt
Priorität
Niedrig – Mittel –
Hoch
% erledigt – Prozentsatz eingeben
Interner Auftraggeber
Dropdown öffnen und
auswählen
®
Feldstecher
Textauswahlfeld
geht auf
Text auswählen
oder
direkt ins Feld
blue office Heute
Zuständig
Sachbearbeiter oder
Abteilung zuordnen
Kategorie
Feldstecher öffnen und
auswählen oder neu
anlegen
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25
blue office consulting ag
blue office Heute
Aufgaben einem Objekt zuordnen
®
Sie haben die Möglichkeit, die Aufgabe mit einem Objekt zu verknüpfen.
Objektart auswählen – dann entsprechende Adresse, Artikel etc. auswählen
und einfügen.
Sie möchten das Objekt, das Sie ausgewählt haben, ansehen dann klicken
Sie auf das Symbol und das entsprechende Objekt wird geöffnet.
Als Alternative kann die Aufgabe direkt aus einem Objekt (z.B. Adresse oder
Projekt) erstellt werden. Dann erfolgt die Verknüpfung mit dem Objekt automatisch.
Aus diesen Objektarten können Sie wählen
Adressen
Offerten (Angebote)
Rechnungen
Werkaufträge
Bestellanfrage
KreditorenGutschriften
Artikel
Aufträge
Gutschriften
Vermietungen
Bestellungen
Kreditoren-Retouren
Projekte
Lieferscheine
Retouren
Freie Belege
Eingangsrechnungen
Kassenbelege
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26
blue office consulting ag
Aufgabe speichern
Die Aufgabe wird mit dem Betreff gespeichert, den Sie im Bezeichnungsfeld
erfasst haben. In unserem Beispiel: Obstanlieferungen.
®
blue office Heute
Bezeichnungsfeld
wird als Betreff gespeichert.
Aufgabenübersicht
Sie haben, je nach Berechtigung, die Wahl zwischen den Ansichten Ihrer
eigenen Aufgaben und denen der anderen Mitarbeiter. Diese Aufgaben können Sie sich in folgenden Ansichten anzeigen lassen:
•
•
•
alle Aufgaben
offene Aufgaben
erledigte Aufgaben
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blue office consulting ag
Aufgabenübersicht
Symbol mit Flag
Aufgabe erledigt
Symbol mit Ausrufezeichen Aufgabe fällig
blue office Heute
Akte geschlossen
Aufgabe ist noch nicht
fällig
®
Aufgabe löschen
Wenn eine Aufgabe nicht zur Ausführung kommt, kann diese gelöscht werden.
Markieren oder öffnen Sie die Aufgabe die gelöscht werden soll und klicken
Sie dann auf das Symbol“ löschen“. Es kommt eine Sicherheitsabfrage und
bei Bestätigung mit OK ist die Aufgabe gelöscht.
©
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28
blue office consulting ag
Aufgabe erledigt
Wenn Sie auf das Symbol „Aufgabe erledigt“ klicken wird die Aufgabe als
erledigt gekennzeichnet und das Feld % erledigt auf 100 % gestellt.
Die Aufgabe wird aus der Aufgabenliste der offenen Aufgaben entfernt
und in die Aufgabenliste erledigte Aufgaben übertragen.
®
blue office Heute
In der Dokumentenübersicht auf Adressen, Artikeln, Projekten und Personal
sind die Aufgaben ebenfalls ersichtlich.
©
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29
blue office consulting ag
Synchronisieren mit Outlook
®
Wenn Sie sowohl mit Outlook als auch mit blue office Heute arbeiten,
haben Sie die Möglichkeit, die beiden Programme zu synchronisieren.
•
•
•
•
Termine
Termine
Aufgaben
Aufgaben
®
blue office Heute mit Outlook
®
Outlook mit blue office Heute
®
blue office Heute mit Outlook
®
Outlook mit blue office Heute
®
blue office Heute
Über blue office – Synchronisierung starten Sie die Outlooksynchronisierung.
Synchronisierung:
Outlook
®
mit blue office Heute
®
blue office Heute mit
Outlook
Sie können sowohl die Termine als auch die Aufgaben mit Outlook synchronisieren.
©
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30
blue office consulting ag
Einstellungen - Termine
Alarmeinstellung
Zielordner für Termine
Zielordner für Aufgaben
®
blue office Heute
“Starten”
mit „Ja“ bestätigen
Sie sehen anhand der Statusbar, wie weit die Synchronisation fortgeschritten
ist. Wenn die Synchronisation abgeschlossen ist, wird Ihnen Start und Ende
angezeigt.
Übertragung beendet
Die Synchronisation ist erledigt und die Termine und Aufgaben sind aus blue
®
®
office Heute in den Outlook und von Outlook in blue office Heute übertragen worden.
©
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31
blue office consulting ag
Export nach MS-Outlook
Eine andere Möglichkeit Daten nur nach MS-Outlook zu transportieren ohne
Daten aus MS-Outlook zurück zu bekommen ist der direkte Export.
blue office Heute
Symbol anklicken und
„Export“ wählen
®
Rufen Sie den Export über das Symbol auf und klicken Sie auf „Export“.
Wählen Sie im nachfolgenden Fenster „Export nach Microsoft Outlook“ und
klicken auf „OK“.
Es können Adressen, Termine und Aufgaben nach Microsoft Outlook übertragen werden.
©
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32
blue office consulting ag
Adressen exportieren
®
blue office Heute
Adressen exportieren
„Weiter“
Welche Adressen
sollen exportiert werden?
Ansprechpartner exportieren
Export-Ordner auswählen
Einstellungen
©
www.blue-office.ch | www.blue-office.de | www.blue-office.at
33
blue office consulting ag
®
blue office Heute
Einstellungen: Wählen Sie, welche Datenbankfelder übertragen werden
sollen.
Adresse in Outlook
Adresse in Outlook
angekommen
©
www.blue-office.ch | www.blue-office.de | www.blue-office.at
34
blue office consulting ag
®
blue office Heute
Termine exportieren
Mitarbeiter und Zeitraum auswählen
Termin in Outlook
©
www.blue-office.ch | www.blue-office.de | www.blue-office.at
35
blue office consulting ag
Aufgaben exportieren
®
blue office Heute
Auswahl für die Aufgaben treffen
Aufgabe in Outlook
©
www.blue-office.ch | www.blue-office.de | www.blue-office.at
36
blue office consulting ag
Nachrichten
Die beiden Funktionen Nachrichten Eingang und Nachrichten Ausgang
dienen dem innerbetrieblichen Austausch von Informationen.
Mit diesen Buttons kann schnell eine Nachricht innerhalb der Firma an Mitarbeiter gesendet und empfangen werden.
Die Mitarbeiter müssen alle im Personalstamm angelegt sein (siehe Kapitel
Personalstamm).
Nachrichten Ausgang
Klicken Sie auf den Button „Neu“ oder im Kontextmenü „Neue Nachricht erstellen“.
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37
®
neue Nachricht
erstellen
blue office Heute
Sie erhalten in beiden Fällen die Grundmaske um eine neue Nachricht zu
erfassen. Diese Maske erinnert an eine Mailnachricht.
blue office consulting ag
Klicken Sie auf die Schaltfläche „An“, dann wechselt die Ansicht auf das Register „Bestimmt für“ und Sie können den bzw. die Empfänger auswählen.
Klicken Sie links den
bzw. die gewünschten
Empfänger an und
wählen sie mit „>>>“
zum Versand aus.
blue office Heute
In der Symbolleiste können Sie die Schriftart, Schriftgrösse und weitere
Schriftattribute auswählen. Ebenso können Sie links-, rechtsbündig oder
zentriert schreiben. Sie können auch mit Aufzählungszeichen arbeiten und
den Einzug vergrössern oder verkleinern.
®
Selbstverständlich können Sie, wie in den Microsoft-Produkten üblich, die
Symbolleiste individuell anpassen, indem Sie auf den Pfeil am Ende klicken
und die Befehle ein- bzw. ausblenden, die Sie benötigen.
Nachricht erfassen
und versenden
Sobal der Empfänger seinen „Nachrichten Eingang“ öffnet hat er die Nachricht in seinem Nachrichteneingang.
Dadurch wird die Nachricht beim Absender als ungelesen markiert. Öffnet
der Empfänger die Nachricht, sieht der Absender sie als gelesen.
Selbstverständlich wird gemäss definiertem Intranet (Einstellungen - Termine) immer wieder auf neue Nachrichten überprüft und sie werden den
Benutzern automatisch angezeigt.
©
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38
blue office consulting ag
Übersicht Nachrichten Ausgang
Im Status „Kuvert geschlossen“ ist die Nachricht noch nicht gelesen worden.
Im Status „Kuvert geöffnet“ ist die Nachricht gelesen.
Status
ungelesen, gelesen
Datum
Versanddatum /Zeit
Nachricht
Betreffzeile
An
Name Empfänger
Nachrichten Eingang
®
blue office Heute
Wenn Sie eine Nachricht von einem Mitarbeiter bekommen, so finden Sie
diese im Nachrichten Eingang.
Öffnen Sie die Nachricht mit einem Doppelklick. Die Nachricht wird geöffnet
und kann mit der Schaltfläche „Antworten“ beantwortet werden.
©
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39
blue office consulting ag
Kontakte/Telefonliste
Die Funktion Kontakte/Telefonliste dient zum Protokollieren von Gesprächen.
®
Klicken Sie in blue office Heute die „Kontakte/Telefonliste“ an. Sie erhalten
einen Überblick über die bereits gespeicherten Gespräche.
Kontakt neu
Legen Sie hier einen neuen Kontakt an. Klicken Sie auf „Neu“.
®
blue office Heute
„Neu“ anklicken
Es öffnet sich das Adressfenster. Wählen Sie die gewünschten Adressen
aus.
Adresse wählen
©
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40
blue office consulting ag
Gespräch erfassen
Zeit läuft automatisch
und wird
protokolliert
mit welcher Firma
mit welcher Person
für welches Projekt
®
blue office Heute
Betreff und Inhalt des
Gesprächs
Im unteren Bereich finden Sie vier Buttons, die weitere Aktivitäten im Zusammenhang mit diesem Telefonat ermöglichen:
Rapportwesen
Überträgt die rapportierte Zeit in das Rapportwesen.
Termin
Erstellt mit den vorhandenen Informationen einen
neuen Termin.
Nachricht
Erstellt mit den vorhandenen Informationen eine neue
Nachricht.
Aufgabe
Erstellt mit den vorhandenen Informationen eine neue
Aufgabe.
Sie sehen die neu angelegten Kontakte/Telefonliste nicht, klicken Sie oben in
der Menuleiste auf „Aktualisieren“ und die Eintragungen werden sichtbar.
©
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41
blue office consulting ag
Termin: Erstellt mit den vorhandenen Informationen einen neuen Termineintrag im Kalender, der einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet wird.
®
blue office Heute
Nachricht: Es kann auch direkt eine Nachricht versendet werden.
Betreff und Inhalt des
Gesprächs
©
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42
blue office consulting ag
Aufgabe: Es kann auch direkt eine Aufgabe erstellt werden.
(vgl. die Ausführungen in Kapitel Aufgabe).
®
blue office Heute
Aufgabe erstellen
Rapportwesen: Das Rapportwesen ist ein eigenes Tool, welches im separaten Handbuch Rapportwesen beschrieben wird.
Lead Tracking
Lead Tracking: Das Modul Lead Tracking dient zur Erfassung und Bearbeitung von Interessenten auf z. B. von Messen, Marketingaktionen, Anrufen
®
etc. Dieses Modul ist in blue office auftrag professional enthalten und wird
®
im Handbuch blue office auftrag professional ausführlich beschrieben.
®
Das Modul Lead Tracking kann als Zusatzmodul zu blue office auftrag light
®
und blue office auftrag standard erworben werden.
©
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43
blue office consulting ag
Support-Tool – Service-Anfragen
®
Das Support-Tool ist eine in blue office integrierte Funktion, die es ermöglicht, Service-Anfragen, Knowledge Base Einträge, FAQ Einträge oder Change Management Einträge einfach und schnell zu erfassen.
Aus den Supportanfragen kann ein Eintrag in der Knowledge Base Datenbank und/oder ein FAQ (Frequently Asked Questions) Datenbank-Eintrag
generiert werden.
Damit soll erreicht werden, dass Anfragen von Kunden effizient abgearbeitet
werden können und über die Lösung der Anfragen eine Wissensdatenbank
oder FAQ-Datenbank zur Verfügung steht.
blue office Heute
Des Weiteren kann mit den erfassten Zeiten einer Support-Anfrage über das
Rapportwesen direkt ein Eintrag für die Rechnungserstellung erfolgen. Das
Rapportwesen ist ein eigenes Tool, welches im separaten Handbuch Rapportwesen beschrieben wird.
•
•
•
•
®
Das Support-Tool besteht aus vier Teilen:
Service-Anfragen
Knowledge base
FAQ
Change Management
Die Nummernkreise beinhalten stets einen Präfix des entsprechenden Funktionsbereichs:
•
Service-Anfragen
SRxxxxx
•
Knowledge Base
KBxxxxx
•
FAQ
Qxxxxx
•
Change Management
CMxxxxx
©
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44
blue office consulting ag
®
Das Support-Tool wird unter „blue office Heute“ mit dem Button „SupportTool“ geöffnet. Sie erhalten folgende Grundmaske:
®
blue office Heute
Öffnen Sie den gewünschten Bereich.
Bevor wir mit dem Erfassen von Service-Anfragen beginnen, müssen Grundeinstellungen vorgenommen werden.
©
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45
blue office consulting ag
Grundeinstellungen
Gehen Sie im Support-Tool in der Symbolleiste auf den Button „Einstellungen“.
Grundeinstellungen
Format für „ServiceAnfragen“, „Knowledge
base“, „FAQ“ und
„Change Management
festlegen. Zur Auswahl
stehen „Nur Text“,
HTML und Rich-Text.
®
blue office Heute
Schriftart und Schriftgrad auswählen
E-Mail Vorlagen
erstellen
Gruppe bearbeiten:
Hier können Kategorien, Produkte und
Versionen angelegt
werde.
Prioritäten anlegen
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46
blue office consulting ag
E-Mail-Vorlagen
Klicken Sie auf den Button „Vorlagen“ und dann auf „Neu“. Danach rufen Sie
eine der Funktionen „neue Text-Vorlage“, „neue RichText-Vorlage“ oder
„neue HTML-Vorlage“ auf.
®
blue office Heute
neue Vorlage aufrufen
Geben Sie hier einen eindeutigen Namen für Ihre Vorlage ein und bestätigen
Sie mit OK.
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47
blue office consulting ag
Zur Konfiguration der E-Mail-Vorlagen stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.
Aus folgenden Bereichen können Sie Datenbankfelder in die E-Mail-Vorlagen
integrieren:
•
•
•
•
•
Service-Anfragen
Adressen
Artikel
Projekte
Benutzer
®
blue office Heute
Beispiel:
•
ADR_Name
Feld aus der Adress-Datenbank
•
SSV_ERFDAT
Feld aus der Service-Datenbank
•
MAT_NR
Feld aus der Artikel-Datenbank
•
LPE_Vorname
Feld aus der Benutzer-Datenbank
•
PRO_Nr
Feld aus der Projekt-Datenbank
So können Sie standardisierte E-Mail-Vorlagen mit individuellen, kundenspezifischen Komponenten zur Beantwortung der Service-Anfragen erstellen.
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48
blue office consulting ag
Gruppen anlegen
Die Gruppen werden hierarchisch aufgebaut in:
•
•
•
Kategorie
Produkt
Version
®
blue office Heute
Anlegen von
Kategorie, Produkt,
Version
Anlegen einer neuen Kategorie, Produkt oder Version erfolgt über das
Anklicken in der Symbolleiste. Es öffnet sich eine Erfassungsmaske in der
Sie jeweils einen max. 90stelligen
Begriff anlegen können.
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49
blue office consulting ag
So könnte ein Aufbau aussehen:
Kategorie:
Containerdienst
Produkt:
300 Liter Container
Version:
Sommer /Winter
®
blue office Heute
Die Gruppeneinteilung dient der besseren Übersicht der Anfrage innerhalb
des Support-Tools und der Zuordnung der Fälle zu einem bestimmten Artikel.
Gruppe bearbeiten
Eintrag anklicken, mit
der rechte Maustaste
das Kontextmenü
aufrufen und umbenennen
Gruppe löschen
Eintrag anklicken,mit
der rechte Maustaste
das Kontextmenü
aufrufen und Löschen
klicken. Oder in der
Symbolleiste auf Löschen klicken.
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50
blue office consulting ag
Prioritäten anlegen
©
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®
Legen Sie hier eine
neue Priorität an und
bestätigen Sie mit OK.
blue office Heute
Priorität „Neu“
anklicken
blue office consulting ag
Karteikarte Beschriftung
Bei der Beschriftung stehen Ihnen Freifelder zur individuellen Beschriftung
und Verwendung zur Verfügung.
Codefeld
Zahlenfeld
Aktionsschalter
1-4
1-4
1-4
®
blue office Heute
•
•
•
©
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52
blue office consulting ag
Karteikarte Service-Anfragen
Auf der Karteikarte Einstellungen - Service-Anfragen können Sie festlegen,
welche Daten bei der Zuordnung der Service-Anfrage hinterlegt werden.
Wählen Sie hier aus, ob Sie Artikel, Projekte und/oder Adressen in der
Historie einer Service-Anfrage sehen möchten.
Wenn Sie bei „Letztes Register speichern“ einen Haken setzen, legen Sie
fest, welche Karteikarte im Support-Tool als erste angezeigt werden soll.
Klicken Sie jetzt auf „Übernehmen“ und „OK“, dann werden die Einstellungen
gespeichert.
®
festlegen „Ja“
letzte Karteikarte im
Supporttool wieder
öffnen
blue office Heute
Zudem können Sie festlegen, ob bei Service-Anfragen mit Adresse und
Projekt der Eintrag im Rapportwesen auf die Adresse oder das Projekt
gemacht werden soll.
Zuordnung zur
History festlegen
©
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53
blue office consulting ag
Service-Anfrage Neu
Nachdem alle Grundeinstellungen vorgenommen sind, eröffnen wir eine
neue Service-Anfrage.
Service-Anfrage
„Neu“
Karteikarte Allgemein
®
Daten der neuen
Service-Anfrage eintragen
blue office Heute
Es öffnet sich die Service-Anfrage-Maske.
Problemstellung
eintragen
Lösung eintragen
©
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54
blue office consulting ag
Menü Service-Anfrage
Menü
Service-Anfrage
Die Eingaben werden gespeichert, somit ist
eine Zwischenspeicherung möglich.
Löschen
Die Service-Anfrage wird gelöscht.
Seitenvorschau
Die Eingaben werden in einer Vorschau am
Bildschirm über einen vordefinierten Report
dargestellt.
Drucken
Die Service-Anfrage wird über einen
vordefinierten Report ausgedruckt.
Weiterleiten
Die Service-Anfrage wird an einen Mitarbeiter
weitergeleitet.
E-Mail Senden
Ist eine E-Mail Adresse hinterlegt, kann direkt
per Mail versendet werden. Dazu wird eine von
Ihnen hinterlegte Mail-Vorlage verwendet.
Schlüsselwörter
Diese dienen als zusätzliche Suchbegriffe
innerhalb des Support-Tools.
Zeitmessung
„Zeitmessung starten“ bedeutet, dass die
Bearbeitungszeit bis zu dem Zeitpunkt aufgezeichnet wird, bis Sie die Zeit stoppen. Die
Bearbeitungszeit kann direkt ins Rapportwesen übertragen werden und steht dort für die
Rechnungserstellung zur Verfügung.
FAQ
Service-Anfrage wird in FAQ übertragen.
Knowledge Base
Service-Anfrage wird in Knowledge Base
übertragen.
Werkzeugschlüssel
Aus der Service-Anfrage kann mit diesem Button direkt ein Reparaturfall eröffnet werden.
Frage: „Möchten Sie den Supportfall in eine Reparatur umwandeln?“ mit „Ja“ bestätigen.
®
Speichern
blue office Heute
Speichern und schliessen Eingaben werden gespeichert und die ServiceAnfrage geschlossen.
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blue office consulting ag
Manueller Eintrag für diese Service-Anfrage.
Neue Bearbeitungszeit
Manueller Eintrag einer Bearbeitungszeit für
diese Service-Anfrage.
Als geprüft melden
Diese Funktion ist nur beim Change Management aktiv. Die Funktion protokolliert welcher
Benutzer an welchem Datum einen Eintrag geprüft und für korrekt befunden hat
®
blue office Heute
Neuer Benutzer-Eintrag
©
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56
blue office consulting ag
Karteikarte Allgemein
wird automatisch beim ersten Speichern vergeben.
Kategorie
zu welcher Kategorie gehört diese Anfrage.
Produkt
um welches Produkt handelt es sich.
Version
um welche Version handelt es sich.
Seriennummer
Wenn eine Seriennummer vorhanden ist, kann diese
hier ausgewählt und eingetragen werden.
Zuständig
Als zuständige Person wird immer der Benutzer
vorgeschlagen. Dieser kann geändert werden.
Annahmeart
Telefonisch, Fax, E-Mail, Internet.
Priorität
Niedrig, Mittel, Hoch.
Status
Neu, Angenommen, Erledigt, Zurückgestellt.
Begonnen
Haken setzen und Start-Datum.
Erledigen bis
Haken setzen und Datum eingeben, bis wann der Fall
spätestens abgeschlossen sein muss.
Erledigt am
Haken setzen und End-Datum eingeben.
®
Ticketnummer
blue office Heute
allgemeine Angaben
zur Service-Anfrage
©
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57
blue office consulting ag
Schlüsselwörter Bei einer Service-Anfrage können mehrere
Schlüsselwörter hinterlegt werden, die z. B.
als Suchkriterien verwendet werden können.
Titel
Bezeichnung der Service-Anfrage.
Problemstellung Schilderung der Anfrage eintragen.
Lösungsansatz oder Lösung eintragen.
®
blue office Heute
Lösung
©
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blue office consulting ag
Karteikarte Zuordnungen
Hiermit wird die Service-Anfrage einer Adresse, einem Artikel und/oder
einem Projekt zugewiesen. Entsprechend wird die Service-Anfrage in der
Dokumentenablage sichtbar.
®
Liste aller bereits
erfassten ServiceAnfragen mit gleicher
Zuordnung
blue office Heute
Service-Anfrage Zuordnungen
Zusätzlich stehen Ihnen die frei definierten Felder zur Verfügung. Die
Beschriftung wird in den Einstellungen des Support-Tools vorgenommen
(seihe Erläuterungen zu Einstellungen - Beschriftung).
Im unteren Teil der Zuordnungen werden Querverbindungen zu anderen
Service-Anfragen hergestellt und zwar:
•
•
•
wenn für die gleiche Adresse,
zum gleichen Artikel
oder zum gleichen Produkt
bereits Service-Anfragen erfasst wurden. Welche Querverbindungen
angezeigt werden, definieren Sie in den Einstellungen auf dem Register
Service-Anfragen.
©
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blue office consulting ag
E-Mail-Versand
®
blue office Heute
Alle E-Mails, die Sie direkt aus der Service-Anfrage versenden, werden in der
History aufgelistet.
Karteikarte History
Hier werden die Vorgänge zur Service-Anfrage aufgelistet.
Liste aller Vorgänge
zu dieser ServiceAnfrage.
Mit Doppelklick lässt
sich der ausgewählte
Eintrag öffnen.
©
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60
blue office consulting ag
Es besteht die Möglichkeit, manuelle Einträge vorzunehmen. In der Symbolleiste gibt es zwei Symbole für
Benutzer-Eintrag
Bearbeitungszeit-Eintrag.
Die Funktionen sind auch über das Kontextmenü verfügbar.
®
blue office Heute
Manueller Benutzer/Bearbeitungszeit Eintrag
Tragen Sie in den Assistenten alle Angaben für einen manuellen
Benutzer-Eintrag ein.
Geben Sie im Benutzer-Eintrag das Datum
und die Uhrzeit, den
Betreff und eine
Beschreibung an.
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blue office consulting ag
Neuer Bearbeitungszeit Eintrag
Geben Sie im Bearbeitungszeit-Eintrag
das Datum, die Bearbeitungszeit (von-bis),
den Betreff und eine
Beschreibung an.
®
blue office Heute
Der Eintrag der Bearbeitungszeit kann in das Rapportwesen übertragen werden.
Hinweis: In der History werden alle Daten, die mit der Service-Anfrage in
Verbindung stehen, dokumentiert. (z. B. auch eine Weiterleitung der ServiceAnfrage an einen anderen Sachbearbeiter bzw. eine Mitarbeitergruppe).
Weiterleiten einer Service-Anfrage (intern)
Ebenso wird in der History der Abschluss der Service-Anfrage eingetragen
(vgl. Abschluss Service-Anfrage).
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62
blue office consulting ag
Vorschau und Drucken
Über diese beiden Symbole erhalten Sie die Service-Anfrage mit allen Einträgen, je nach Vorlage, ausgedruckt.
blue office Heute
Vorschau + Drucken
®
Seitenvorschau
Wählen Sie ein Formular aus. Sie erhalten je nach Auswahl eine Vorschau
oder einen Ausdruck für diese Service-Anfrage.
Auswahl des Formulars
Ausdruck Service-Anfrage
©
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blue office consulting ag
Abschluss Service-Anfrage
Setzen Sie den Status auf erledigt. Es wird automatisch bei „Erledigt am“ ein
Haken gesetzt und das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Das Datum kann
selbstverständlich überschrieben werden.
blue office Heute
Service-Anfrage als
„Erledigt“
kennzeichnen
Übertrag in die Knowledge Base oder die FAQ
®
Jetzt können Sie, wenn die Anfrage übertragen werden soll, die ServiceAnfrage in die Knowledge Base Datenbank oder in das FAQ übertragen.
Auch diese Aktion wird in der History vermerkt.
Eintrag in History
©
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blue office consulting ag
Manueller Eintrag FAQ und Knowledge Base
®
blue office Heute
In beiden Bereichen können selbstverständlich auch ohne Service-Anfragen
Beiträge erfasst und gespeichert werden.
Klicken Sie hierzu den Bereich „Knowledge Base“ oder „FAQ“ an und klicken
Sie auf das Symbol „Neu“, es öffnet sich diese Maske und Sie können hier
einen manuellen Eintrag vornehmen.
©
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blue office consulting ag
Change-Management
Das Change-Management dient dem innerbetrieblichen „Veränderungsmanagement“, um z. B. aus den Service-Anfragen entstandene Erkenntnisse für
Veränderungen im Arbeitsablauf oder der Produktentwicklung abzuleiten
Das Change-Management erfolgt in der Regel in fünf Stufen:
1.
2.
3.
4.
5.
Erkenntnis, dass Veränderungen notwendig sind.
Überlegung und Klärung der Zielvorstellung „Wo wollen wir hin“?
Planung notwendiger Schritte der Veränderung.
Durchführung der geplanten Schritte.
Pflege und konsequente Weiterführung der erreichten Ziele.
®
Klicken Sie hier um
die Maske für die
Aufgabenprüfung
aufzurufen.
blue office Heute
Die Funktionalität des Change-Managements ist identisch wie das bereits
erläuterte Support-Tool. Die einzige Abweichung ist die Prüfungsmeldung der
Aufgaben, Priorität, Release Version.
Wenn Sie den Eintrag
gemacht und mit „OK“
bestätigt haben, erhalten Sie hier die Angabe des Prüfers und
das Prüfdatum.
Geprüft zurücksetzen
Wenn sich doch noch etwas an dem Prüfbericht ändert, so kann das Geprüft
wieder zurückgesetzt werden und wenn alle Unklarheiten beseitigt sind, erneut auf geprüft gesetzt werden.
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66
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