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Lotus Notes Anwenderschulungen - Allgemeine Einführung in Lotus

EinbettenHerunterladen
Lotus Notes Anwenderschulungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Schulungsverlauf
Grundlagen
ƒ Was ist Lotus Notes?
ƒ Unterschiedliche Programmvarianten
ƒ Installieren des Programms
ƒ Einrichten des Programms
ƒ Das kleine Notes-Einmaleins
ƒ Zugreifen auf verschiedene Server und Applikationen
ƒ Verwalten von Lesezeichen
Persönliches Informationsmangement
ƒ Arbeiten mit der E-Mail-Applikation
ƒ Arbeiten mit dem Kalender
ƒ Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung
ƒ Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 1
Schulungsverlauf (2)
Allgemeine Notes-Funktionalitäten
ƒ Nutzen der Suchfunktion und Datenbank-Indizierung
ƒ Nutzen der Löschfunktion
ƒ Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen
ƒ Erstellen von Inhalten
ƒ Formatierte Texte, Bilder, Tabellen, Anhänge, Abschnitte,
Rechtschreibprüfung
Weiterführendes Wissen für die Arbeit im Team
ƒ Grundlagen des Sicherheitsmodells
ƒ Grundlagen des Replikationsmodells
ƒ Reagieren auf Replikations- und Speicherkonflikte
Mobiles Zugreifen auf E-Mails mit Browsern
ƒ Lotus iNotes
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 2
Grundlagen
Was ist Lotus Notes?
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 3
Was ist Lotus Notes?
Definition des Herstellers
ƒ Eine Software, die den Mitarbeitern eines Unternehmens dabei hilft,
miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten,
Informationen leichter zu teilen, Geschäftsentscheidungen schneller
zu treffen, Arbeitsabläufe zu optimieren und damit die Produktivität zu
steigern.
Wichtige Ergänzungen
ƒ Eine Software, die Gruppenarbeit auch an verschiedenen Orten und
zu verschiedenen Zeiten unterstützt (ein Groupware-System)
ƒ Ein System, bei dem die Nutzer mit einem lokal installierten
Programm auf Anwendungen und Daten auf Servern zugreifen (ein
Client-Server-System)
ƒ Eine Plattform, die die Ausführung verschiedenster Anwendungen
ermöglicht (eine Middleware)
ƒ Eine offene Architektur, bei der der Hersteller nur die Plattform und
einige Basisanwendungen liefert und die Kunden weitere
Anwendungen entwickeln oder von Drittanbietern kaufen können
ƒ Nicht zuletzt ein weit verbreitetes E-Mail-System
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 4
Was ist Lotus Notes? (2)
Verbreitung
ƒ Marktanteile auf Basis der Umsätze
ƒ Microsoft:
ƒ IBM:
50%
35%
ƒ Verkaufte Lizenzen bislang
ƒ Weltweit:
140 Mio.
ƒ Deutschland: 12 Mio.
ƒ Nutzer von Lotus Notes und Domino
ƒ Aktuell 65.000 Unternehmen mit Mitarbeiterzahlen im einbis sechsstelligen Bereich
ƒ Über die Hälfte der Unternehmen der Fortune Global 100
(umsatzstärkste Unternehmen weltweit)
ƒ Über die Hälfte der DAX-Unternehmen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 5
Was ist Lotus Notes? (3)
Teil einer großen Familie
Lotus
Sametime
Lotus
iNotes
Lotus
Symphony
Lotus Notes
Traveler
Lotus
Notes
Lotus
Quickr
Lotus
Connections
Lotus
Protector
Lotus
Live
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Lotus Domino
Designer
Lotus Domino
Administrator
Lotus
Domino
Lotus
Web Content
Management
Lotus
Forms
WebSphere
Portal
Folie 6
Was ist Lotus Notes? (4)
Lotus Notes
Zugriff auf Applikationen und persönliches Informationsmanagement
(E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben)
Lotus Domino
Datenbank-Server (ermöglicht Zugriff auf Applikationen über Lotus
Notes, Browser und Mobilgeräte)
Lotus Domino Designer
Entwicklungsumgebung
Lotus Domino Administrator
Administrationsumgebung
Lotus Sametime
Chat, Online-Video-Konferenzen, Telefonintegration
Lotus Symphony
Büroanwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation)
Lotus iNotes
Online-Zugriff auf E-Mail
Lotus Notes Traveler
Push-Mail für Smartphones
Lotus Protector
Mail-Virenschutz für Domino-Server
Lotus Connections
Virtuelle Online-Gemeinschaften (soziale Netzwerke, gemeinsame Lesezeichen, Aktivitäten, Blogs, Wikis u. a.)
Lotus Quickr
Online-Teamarbeit (Dateiaustausch, Diskussionsforen, Projektmanagement, Wikis u. a.)
Lotus Live
Online-Arbeitsplatz (E-Mail, Kalender, Kontakte, Chat, Aktivitäten, VideoKonferenzen, Dateiverwaltung u. a.)
Lotus Forms
Elektronische Formularbearbeitung
Lotus Web Content Management
Verwaltung großer dynamischer Webseiten
WebSphere Portal
Portallösungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 7
Was ist Lotus Notes? (5)
Vorteile
ƒ Verfügbarkeit für diverse Betriebssysteme:
Windows, MacOS und Linux (für Server weitere)
ƒ Unterstützung verschiedenster Sprachen und Alphabete
ƒ Zugriff auf Daten mit verschiedenen Clients:
Lotus Notes, Browser, Mobilgeräte, RSS-Feedreader, JavaProgramme, alternative E-Mail-Programme uvm.
ƒ Offline-Fähigkeit der Anwendungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 8
Was ist Lotus Notes? (6)
Weitere Vorteile
ƒ Garantierte Abwärtskompatibilität
ƒ Alte Daten und Applikationen funktionieren auch mit
neueren Server- und Notes-Client-Versionen
ƒ Beispiele aus unserer Fakultät:
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 9
Was ist Lotus Notes? (7)
Weitere Vorteile
ƒ Besonderes Augenmerk auf Sicherheit:
ƒ ID-Dateien
ƒ Verschlüsselung
ƒ Signaturen
ƒ Besonderes Augenmerk auf Integration
ƒ Integration sämtlicher Anwendungen in einem
Gesamtsystem unter einer einheitlichen
Benutzerschnittstelle
ƒ Integration von Chat-Werkzeugen, Büroanwendungen
(Textverarbeitung, Tabellenkalkulation,
Präsentationswerkzeug), RSS-Feedreader u. a.
ƒ Integration parallel genutzter Unternehmenssoftware
(z. B. Anbindung an SAP-Systeme)
ƒ Integrierte Entwicklungsumgebung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 10
Was ist Lotus Notes (8)
Problembereiche
ƒ Funktionsüberladenheit
ƒ Konkurrenzfähigkeit zu spezialisierten Programmen
ƒ Trennung der Funktionen von Plattform und
Anwendungen in der Benutzerschnittstelle
ƒ Uneinheitliche Benutzerschnittstellen bei
Eigenentwicklungen und Anwendungen von
Drittanbietern
ƒ Unterschiedliche Qualität der Hilfe bei
Eigenentwicklungen und Anwendungen von
Drittanbietern
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 11
Was ist Lotus Notes (9)
Weitere Problembereiche
ƒ Verarbeitung von Massendaten
ƒ Drucken der für Bildschirmdarstellung vorgesehenen
Dokumente
ƒ Ungewohnte Arbeitsweisen (z. B. Offline-Fähigkeit)
ƒ Komplexe Update-Prozesse durch Trennung von
Client, Server und Anwendungen
ƒ Altlasten aufgrund der garantierten
Abwärtskompatibilität
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 12
Grundlagen
Unterschiedliche Programmvarianten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 13
Unterschiedliche Programmvarianten
Standard:
ƒ Mit Version 8 neu eingeführt
ƒ Basiert auf Java (sehr gute Erweiterbarkeit)
ƒ Benötigt leistungsstarken Rechner
ƒ Neue Benutzerschnittstelle
ƒ Neue Funktionalitäten:
ƒ Integration von Office-Werkzeugen
ƒ Seitenleiste mit integriertem Instant Messaging, RSS Feedreader,
Tageskalender uvm.
Basis:
ƒ Fortführung der vorherigen Versionen
ƒ Auch für leistungsschwache Rechner geeignet
ƒ Neue Benutzerschnittstelle und gewisse neue Funktionalitäten
nicht vorhanden
ƒ Einsatz in der Fakultät aufgrund der unterschiedlichen
Rechnerausstattungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 14
Unterschiedliche Programmvarianten (2)
Die Seitenleiste der Standard-Konfiguration
Instant
Messaging
RSS
Feeds
TagesKalender
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 15
Unterschiedliche Programmvarianten (3)
Neue Benutzerschnittstelle: E-Mail
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 16
Unterschiedliche Programmvarianten (4)
Neue Benutzerschnittstelle: Kalender
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 17
Unterschiedliche Programmvarianten (5)
Neue Benutzerschnittstelle: Kontakte
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 18
Die Benutzeroberfläche der Basis-Konfiguration
Programmmenü
Symbolleisten
Applikationsaktionsleiste
Reiterleiste
Applikationsansichten
Lesezeichenleiste
Applikationsnavigation
Statuszeile
ApplikationsDokumentenvorschau
Internetaktivität
Statusmeldungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Instant
Zugriffs- Signatur &
ArbeitsE-Mail
rechte
Verschlüsselung Messaging umgebung
Folie 19
Grundlagen
Installieren des Programms
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 20
Installieren des Programms
Neue Mitarbeiter erhalten von Ulrich Förster:
ƒ Notes-ID-Datei auf Diskette
ƒ Notes-Passwort auf Zettel
ƒ Internet-Passwort auf Zettel
Alle drei werden bei der Installation benötigt
Download der Installationsdatei auf der Fakultätsseite:
http://pbwi2b.unipaderborn.de/accessdb/public/download.nsf
In der Fakultät wird aktuell Version 8.0.2 in der BasisKonfiguration (deutsch oder englisch) empfohlen
Full-Client, Admin-/Entwickler-Client und ExpertenKonfiguration werden in der Schulung nicht benötigt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 21
Installieren des Programms (2)
Einloggen mit „Vorname Nachname“ und dem
zugewiesenen Internet-Passwort
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 22
Installieren des Programms (3)
Auswählen von „IBM Lotus Notes 8.02 Client für
Windows (Deutsch) - Standard-Installation“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 23
Installieren des Programms (4)
Bestätigen der Nutzungsbedingungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 24
Installieren des Programms (5)
Auswählen eines temporären Ordners zum
Zwischenspeichern der Installationsdateien
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 25
Installieren des Programms (6)
Akzeptieren der Lizenzvereinbarung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 26
Installieren des Programms (7)
Eingeben des Namens und Auswählen des
Programm- und Datenverzeichnisses
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 27
Installieren des Programms (8)
Auswählen der benötigten Funktionen
(Voreinstellungen können übernommen werden)
und Starten der Installation
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 28
Installieren des Programms (9)
Fertigstellen der Installation und Aufrufen des
Programms
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 29
Grundlagen
Einrichten des Programms
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 30
Einrichten des Programms
Eingeben des Namens und der Serveradresse
pbfb5a.uni-paderborn.de für den Home-Server der
Fakultätsmitarbeiter
(Home-Server für SHK: pbwi2b.uni-paderborn.de)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 31
Einrichten des Programms (2)
Auswahl der bereitgestellten Notes-ID von
Diskette/Festplatte und Anlegen einer Kopie im
Datenverzeichnis
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 32
Einrichten des Programms (3)
Eintragen der Serveradresse für den InstantMessaging-Server pbwi2st.uni-paderborn.de und
Eingeben des zugewiesenen Notes-Passwortes
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 33
Einrichten des Programms (4)
Auslassen des nächsten Fensters (Hinweis:
Schulung „Fortgeschrittene Funktionen“) und
Abschließen der Erstkonfiguration
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 34
Einrichten des Programms (5)
Anmelden beim Instant-Messaging-Dienst durch
Eingabe des zugewiesenen Internet-Passworts und
Übernehmen der Vorgabe-Startseite
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 35
Einrichten des Programms (6)
Anpassen der Startseite
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 36
Einrichten des Programms (7)
Vorgabe-Startseite:
ƒ Lesezeichen für Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben
und Persönliches Journal
ƒ Öffnen der Applikation oder Anlegen eines neuen
Dokuments
Alternativen
ƒ Mehrere Varianten zur Auswahl, die z. B. die Inbox
oder den Tageskalender anzeigen
ƒ Freie Gestaltung einer individuellen Seite
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 37
Einrichten des Programms (8)
Einstellen der Benutzersicherheit
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 38
Einrichten des Programms (9)
Aktionen:
ƒ Verlängern der ID
ƒ Ändern des Notes-Passwortes
(gilt nicht für Internet-Passwort)
Einstellungen:
ƒ Automatisches Abmelden bei Inaktivität
ƒ Verschlüsseln lokaler Datenbanken
ƒ Verschlüsseln und Signieren von E-Mails
Änderungen gelten nur für die aktuell verwendete
ID im Datenverzeichnis (nicht für die IDs auf
Diskette oder auf anderen Rechnern)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 39
Einrichten des Programms (10)
Einstellen der Benutzervorgaben
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 40
Einrichten des Programms (11)
Beispiele für Benutzervorgaben
ƒ Allgemeine Einstellungen
ƒ Automatisches Löschen des Papierkorbs
ƒ Automatisches Speichern geöffneter Dokumente
ƒ Speichern des Fensterstatus (d. h. der Reiter) beim
Beenden
ƒ Maileinstellungen
ƒ Aktualisierungsintervall
ƒ Benachrichtigung bei neuen E-Mails
ƒ Format von Internet-E-Mails
ƒ Nachladen von Bildern aus dem Internet
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 41
Einrichten des Programms (12)
Weitere Benutzervorgaben
ƒ Ländereinstellungen
ƒ Sprache, Maßeinheit, Zeitzone etc.
ƒ Rechtschreibprüfung
ƒ Instant-Messaging-Einstellungen
ƒ Statusnachrichten
ƒ Benachrichtigung bei neuen Nachrichten
ƒ Speichern von Chatverläufen
ƒ Kontaktlistenoptionen
ƒ Replikationseinstellungen
ƒ Lokale Verschlüsselung
ƒ Lokale Volltextindizierung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 42
Einrichten des Programms (13)
Anpassen der Arbeitsumgebung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 43
Einrichten des Programms (14)
Auch möglich in der Kontakte-Applikation
(in der Navigation unter „Erweitert“)
Hinweis:
Umgang mit mehreren Arbeitsumgebungen ist
Teil der Schulung „Fortgeschrittene Funktionen“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 44
Einrichten des Programms (15)
Einstellungen der Arbeitsumgebung:
ƒ Name des E-Mail- und Instant-Messaging-Servers
ƒ Pfad zur Maildatenbank (lokal oder auf Server)
ƒ Adressvervollständigung beim Schreiben von EMails
ƒ Gewünschter Internet-Browser (Notes nutzt sonst
einen eigenen)
ƒ Zeitplan der periodischen Replizierung
ƒ Automatische Anmeldung beim Instant-MessagingServer
ƒ Verwendete Benutzer-ID (nur nötig bei paralleler
Nutzung mehrerer IDs)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 45
Einrichten des Programms (16)
Anpassen der Symbolleisten und Statusleiste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 46
Einrichten des Programms (17)
Auswahl von anzuzeigenden Elementen
Auch möglich mittels Rechtsklick auf die
Symbolleisten bzw. Statusleiste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 47
Einrichten des Programms (18)
Einschalten der erweiterten Menüs
ƒ Möglich im Menü „Ansicht“
ƒ Schaltet weitere Menüeinträge frei, die von den
meisten Anwendern selten bis nie benötigt werden
ƒ Im Zweifelsfall einschalten, z. B. wenn ein in der
Hilfe erwähnter Menüeintrag fehlt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 48
Einrichten des Programms (19)
Setzen eines neuen Internet-Passwortes
ƒ Einsatz des Internet-Passworts:
ƒ Geringeres Sicherheitsniveau, da nur Name & Passwort statt
Notes-ID mit vollständigen Zertifikaten
ƒ Für alle Dienste, bei denen die Notes-ID nicht zur Verfügung steht:
Web-E-Mail, Web-Konferenzen, Instant Messaging, BrowserZugriff auf Datenbanken etc.
ƒ Vorgehen:
ƒ Schreiben einer speziellen E-Mail:
ƒ Adressat: „HTTP-Password“
ƒ Betreff: „Set Password“
ƒ Inhalt: nur das gewünschte Passwort (mindestens 12 Zeichen,
davon mindestens 2 Sonderzeichen oder Zahlen)
ƒ Kein weiterer Text: keine Anrede, Grußformel etc.
ƒ Signatur und Verschlüsselung aktivieren
ƒ Änderung erfolgt automatisiert nach ca. 5-10 Minuten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 49
Einrichten des Programms (20)
Beispiel für eine gültige E-Mail:
Die Zeile mit den zusätzlichen Feldern zum
Signieren und Verschlüsseln kann man in der
Aktionsleiste unter „Anzeige (Display)“ einschalten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 50
Einrichten des Programms (21)
Alternativ kann man über die Aktionsleiste ein
Fenster mit sämtlichen Zustelloptionen (Delivery
Options) aufrufen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 51
Grundlagen
Das kleine Notes-Einmaleins
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 52
Wiederholung: Die Elemente der Benutzeroberfläche
Programmmenü
Symbolleisten
Applikationsaktionsleiste
Reiterleiste
Applikationsansichten
Lesezeichenleiste
Applikationsnavigation
Statuszeile
ApplikationsDokumentenvorschau
Internetaktivität
Statusmeldungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Instant
Zugriffs- Signatur &
ArbeitsE-Mail
rechte
Verschlüsselung Messaging umgebung
Folie 53
Das kleine Notes-Einmaleins
Zusammenhang Maske, Dokument und Ansicht
ƒ Lotus Notes arbeitet dokumentenzentriert, d. h.:
ƒ Daten werden als Dokument gespeichert
ƒ Für die Datenerfassung gibt es Masken mit Feldern
ƒ Für die Betrachtung von bestehenden Dokumenten
werden ebenfalls Masken benutzt
ƒ Für die Anzeige von Dokumentenübersichten gibt es
Ansichten
ƒ Ein Dokument kann in verschiedenen Ansichten
auftauchen und mit verschiedenen Masken
betrachtet werden
ƒ Es gibt verschiedene Datentypen/Feldtypen:
ƒ Text, Zahl, Datum, Namen uvm.
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 54
Das kleine Notes-Einmaleins (2)
Abbildung zu den Zusammenhängen
Interne
Speicherung
als Dokument
Name=
Name=
Förster
Förster
Maske mit Feldern
Öffnen
eines einzelnen
Dokuments aus der Ansicht
Vorname=
Vorname=
Ulrich
Ulrich
..
..
..
Anzeige der Daten aus
den Dokumenten
in Ansichten
Dokumente
Ansicht
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 55
Das kleine Notes-Einmaleins (3)
Unterschied Ansicht und Ordner
ƒ Sehen gleich aus und verhalten sich sehr ähnlich
ƒ Beide zeigen Dokumentenübersichten
ƒ Ansichten zeigen Dokumente
automatisch und dynamisch aufgrund
einer vom Entwickler hinterlegten Regel
ƒ z. B. die Ansicht „Entwürfe (Drafts)“
in der E-Mail-Applikation
ƒ Ordner enthalten nur Dokumente,
die manuell hinein gelegt wurden
ƒ z. B. manuell erstellte Ordner wie
„Sprechstunde SS 2010“ in der
E-Mail-Applikation
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 56
Das kleine Notes-Einmaleins (4)
Ablegen eines Dokuments in einem Ordner
ƒ Ordner werden in der Regel in der Navigation aufgelistet
ƒ Ziehen & Loslassen (Drag & Drop)
eines Dokuments auf den Eintrag
des Ordners in der Navigation
ƒ Cursor zeigt Verboten-Schild,
falls Loslassen an der aktuellen
Stelle nicht möglich ist
Ein Dokument kann in mehreren Ansichten und Ordnern
auftauchen
ƒ Vorsicht: Nicht mit einem Datei-Explorer verwechseln!
ƒ Das Dokument wird nicht kopiert, existiert immer nur ein Mal
ƒ Wird das Dokument an einer Stelle gelöscht, steht es in keiner
Ansicht und keinem Ordner mehr zur Verfügung
Hinweis: Auf den folgenden Folien werden Ansichten und Ordner
nicht mehr unterschieden. Es wird immer „Ansichten“ benutzt.
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 57
Das kleine Notes-Einmaleins (5)
Alle Ansichten haben eine vorgegebene Sortierung
Einige Ansichten können manuell umsortiert werden
ƒ Mausklick auf Symbole hinter den Spaltenüberschriften
Bei einigen Ansichten kann die Breite der Spalten manuell
angepasst werden
ƒ Mauszeiger ändert an der Grenze zwischen zwei Spaltenüberschriften das Aussehen, dann ziehen und loslassen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 58
Das kleine Notes-Einmaleins (6)
Auf gleiche Weise können die Größe des
Vorschaufensters und des Navigationsbereiches
angepasst werden
ƒ Mauszeiger ändert an der
Grenze das Aussehen
Bereiche können vollständig geschlossen sein
ƒ Zum Öffnen den Mauszeiger an den Rand des
Fenster bewegen
ƒ Mauszeiger ändert das Aussehen in der gewohnten
Weise
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 59
Das kleine Notes-Einmaleins (7)
Jede Ansicht hat eine eigene Aktionsleiste
(ebenso jede Maske etc.)
Scrollen der Aktionsleiste durch Schaltfläche bei
zu vielen Aktionen
Varianten:
ƒ Einfache Schaltflächen
ƒ Aufklappbare Schaltflächen
ƒ Ankreuz-Schaltflächen (Checkboxen)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 60
Das kleine Notes-Einmaleins (8)
Kategorisierte Ansichten
ƒ Alle Dokumente werden nach einem Kriterium kategorisiert
ƒ Kategorien lassen sich einzeln auf- und zuklappen
(per Doppelklick oder über ein Symbol)
ƒ Gleichzeitiges Auf-/Zuklappen aller Kategorien
ƒ Über Symbole in der Symbolleiste
ƒ Über Tastaturkürzel <Shift>+<+> bzw. <Shift>+<->
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 61
Das kleine Notes-Einmaleins (9)
Änderungen an Dokumenten
ƒ Indikator erscheint, falls Änderungen an den
Dokumenten in einer Ansicht stattgefunden haben
ƒ Aktualisierung der Ansicht
ƒ Automatisch beim Öffnen
einer Ansicht
ƒ In einigen Datenbanken
grundsätzlich automatisch
ƒ Über Menü „Ansicht“
ƒ Mittels Tastaturkürzel <F9>
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 62
Das kleine Notes-Einmaleins (10)
Ungelesene Dokumente
ƒ In den meisten Datenbanken signalisiert durch einen
roten Stern und rote Textfarbe
ƒ Anzeige kann im Menü „Ansicht\Anzeigen“ auf
ungelesene Dokumente beschränkt werden
ƒ Hinweis: Rückgängigmachen nicht vergessen!
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 63
Das kleine Notes-Einmaleins (11)
Manuelles Ändern des Gelesen/Ungelesen-Status
im Menü „Bearbeiten\Ungelesen-Markierungen“
Alternativ mit Hilfe der Taste <Einfg>
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 64
Das kleine Notes-Einmaleins (12)
Mehrfachselektion
ƒ Nötig für bestimmte Aktionen, z. B. markierte
Dokumente als ungelesen kennzeichnen
ƒ Linksklick in Markierungsspalte am linken Rand
selektiert/deselektiert ein Dokument
ƒ Alternativ mit Hilfe der Tastatur:
ƒ Navigieren mit Hoch- und Runter-Taste
ƒ Selektieren/Deselektieren mit Leertaste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 65
Das kleine Notes-Einmaleins (13)
Finden eines Dokumentes
ƒ Springen in der Ansicht:
ƒ Wenn ein bestimmtes Dokument
in einer Ansicht gesucht wird
ƒ Suche in den Daten der Spalte,
nach der aktuell sortiert wird
ƒ Einfach innerhalb der Ansicht mit dem
Tippen der ersten Buchstaben beginnen
und mit <Eingabe> abschließen
ƒ Filtern der Ansicht:
ƒ Wenn alle relevanten Dokumente
gesucht werden
ƒ Aufruf der Suchmaske
über Menü „Ansicht“ oder
Symbol in Symbolleiste
ƒ Relevante Dokumente
bleiben übrig
ƒ (Vorgehen folgt später)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 66
Das kleine Notes-Einmaleins (14)
Öffnen eines Dokuments aus einer Ansicht
ƒ Per Doppelklick auf die Zeile des Dokuments
ƒ Das Dokument wird im Lesemodus geöffnet
Erstellen eines neuen Dokuments
ƒ Häufig über eine Aktion in der Aktionsleiste
ƒ Alternativ über des Menü „Erstellen“, in dem u. a. alle Masken
aufgelistet werden
ƒ Das neue Dokument wird im Bearbeitungsmodus geöffnet
Wechseln des Modus
ƒ Per Tastaturkürzel <Strg>+<B>
(bzw. <Strg>+<E> für englische Versionen von Lotus Notes)
ƒ Vom Lesemodus zum Bearbeitungsmodus einfach per
Doppelklick ins Dokument
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 67
Das kleine Notes-Einmaleins (15)
Darstellung von Dokumenten
ƒ In der Regel in einem eigenen Reiter mit eigener
Aktionsleiste
Schließen von Dokumenten
ƒ Über das „X“ des Reiters
in der Reiterleiste
ƒ Über Tastaturkürzel <Esc>
Speichern von Dokumenten
ƒ Häufig über eine Aktion in der
Aktionsleiste
ƒ Über Tastaturkürzel <Strg>+<S>
ƒ Sonst Rückfrage beim Verlassen
des Dokuments
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 68
Das kleine Notes-Einmaleins (16)
Öffnen der übergeordneten Ansicht aus einem
Dokument heraus
ƒ Über Symbol in der Symbolleiste
ƒ Einsatzzweck: z. B. nach der Benutzung einer per
E-Mail erhaltenen Dokumentenverknüpfung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 69
Das kleine Notes-Einmaleins (17)
Eingenschaften-Fenster
ƒ Gibt es für viele verschiedene Elemente:
Datenbank, Dokument, Tabelle usw.
ƒ Enthalten Informationen und Optionen zum Element
ƒ Umschalten zwischen den momentan möglichen
Eigenschaften-Fenstern über eine Schaltfläche am oberen
Rand des Fensters
ƒ Jeweils mit eigener Reiterstruktur
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 70
Das kleine Notes-Einmaleins (18)
Aufrufen des Eigenschaften-Fensters
ƒ Datenbank-Eigenschaften über Menü „Datei\Anwendung“
ƒ Dokument-Eigenschaften über Rechtsklick auf Zeile in einer
Ansicht bzw. Rechtsklick in die Maske
ƒ Umschalten zwischen verschiedenen Eigenschaften über
Auswahlfeld im Eigenschaften-Fenster
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 71
Das kleine Notes-Einmaleins (19)
Nützliche Beispiele:
ƒ Dokumenten-Eigenschaften
ƒ Daten der Erstellung und letzten Änderung
ƒ Größe des Dokuments
ƒ Kopf- und Fußzeilen für den Druck
ƒ Datenbank-Eigenschaften
ƒ Datenbanktitel
ƒ Datenbankserver, -pfad und -dateiname
ƒ Gesamtgröße der Datenbank
ƒ Anzahl der Dokumente
ƒ Viele weitere Experteneinstellungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 72
Das kleine Notes-Einmaleins (20)
Hilfe zu Lotus Notes:
ƒ Über Menü „Hilfe“
ƒ Über Tastaturkürzel <F1>
ƒ Über FragezeichenSchaltflächen an
vielen verschiedenen
Stellen des Programms
ƒ Teilweise kontextbezogen,
d. h. Notes zeigt direkt das
benötigte Hilfedokument an
ƒ Bereiche der Hilfe:
ƒ Thematisches
Inhaltsverzeichnis
ƒ Alphabetischer Index
ƒ Volltextsuche
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 73
Das kleine Notes-Einmaleins (21)
Hilfe zu einzelnen Applikationen
ƒ Im Regelfall zwei spezielle Hilfe-Dokumente im
Menü „Hilfe“:
ƒ „Über diese Anwendung“
ƒ „Benutzen dieser Anwendung“
ƒ Manchmal nicht vorhanden bzw. leer
ƒ Manchmal noch zusätzliche Dokumentation, z. B.
eigene Hilfesysteme analog zur Lotus-Notes-Hilfe
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 74
Grundlagen
Zugreifen auf verschiedene Server und Applikationen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 75
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen
Reservierte Schaltflächen für die PIMApplikationen (E-Mail, Kalender, Kontakte,
Aufgaben, Journal)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 76
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (2)
Aufrufen eigener Lesezeichen über den unteren
Bereich der Lesezeichenleiste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 77
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (3)
Für jede geöffnete Applikation wird eine Kachel auf
dem Arbeitsbereich (Workspace) angelegt
Mechanismus wurde durch Lesezeichen abgelöst
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 78
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (4)
Manuelles Öffnen über das Programm-Menü, indem
die Serverinhalte ähnlich wie beim Windows
Explorer durchsucht werden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 79
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (5)
Unterschied zum Windows Explorer: Die Unterordner werden
unterhalb der Applikationen im jeweiligen Ordner angezeigt
Auswählen des anzuzeigenden Servers im Feld „Suchen in“
Bislang unbekannte Server werden nicht angezeigt
-> Manuelles Eingeben von „pbfb5www.uni-paderborn.de“ macht
den Server PBFB5WWW/FB5/UniPB/DE dauerhaft bekannt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 80
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (6)
„Bekannt“ ist ein Server dann, wenn ein Verbindungsdokument in
der Kontakte-Applikation (unter „Erweitert“) existiert
Manuelles Eingeben im Öffnen-Dialog erstellt im Hintergrund ein
solches Dokument
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 81
Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (7)
Die einfachste Variante:
ƒ In Dokumenten enthaltene Verknüpfungen auf
bestimmte Applikationen, Ansichten oder
Dokumente
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 82
Grundlagen
Verwalten von Lesezeichen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 83
Verwalten von Lesezeichen
Elemente der Lesezeichen-Leiste
ƒ PIM-Applikationen
ƒ Replikation
ƒ Favoriten
ƒ Anwendungen
ƒ Weitere
Lesezeichen
ƒ Protokoll (Chronologie)
ƒ Browser-Lesezeichen
(werden bei Installation
importiert)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 84
Verwalten von Lesezeichen (2)
Lesezeichen-Typen:
ƒ Einzelnes Dokument
ƒ Bestimmte Ansicht in einer Applikation
ƒ Anwendung (mit der vom Entwickler vorgesehenen Startseite)
ƒ Webseiten
ƒ Interne Bereiche,
z. B. die Notes-Startseite
Lesezeichen-Ablageorte:
ƒ Direkt in der Lesezeichenleiste
ƒ Vorgabe-Ordner
ƒ Anwendungen
ƒ Favoriten
ƒ Weitere Lesezeichen
ƒ Selbst erstellte Unterordner
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 85
Verwalten von Lesezeichen (3)
Optionen und Aktionen im Lesezeichen-Bereich
ƒ Sortieroptionen
ƒ Ansichtsoptionen
ƒ Anzeigen der Servernamen
ƒ Anzahl ungelesener Dokumente
ƒ Größe der Datenbank-Symbole
ƒ Permanente Anzeige des
Lesezeichenbereiches (Pinnen)
ƒ Erstellen neuer Unterordner
ƒ Lesezeichen-Suche
ƒ Verschieben von Lesezeichen
und Ordnern über Ziehen &
Loslassen (Drag & Drop )
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 86
Verwalten von Lesezeichen (4)
Weitere Aktionen durch Rechtsklick
ƒ Löschen von Elementen
ƒ Unbenennen von Elementen
ƒ Ändern von Symbolen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 87
Verwalten von Lesezeichen (5)
Wiederherstellen der vorgegebenen Elemente
ƒ Z. B. bei versehentlichem Löschen des
Lesezeichens für die Kalender-Applikation
ƒ Eigene Lesezeichen bleiben unberührt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 88
Verwalten von Lesezeichen (6)
Vielfältige Möglichkeiten zum Erstellen von
Lesezeichen
Erstellen über Schaltfläche im Öffnen-Dialog
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 89
Verwalten von Lesezeichen (7)
Erstellen über Rechtsklick auf Reiter oder auf
Datenbank-/Ansichts-/Dokumenten-Verknüpfung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 90
Verwalten von Lesezeichen (8)
Erstellen über Programm-Menü oder über
Rechtsklick auf Kachel im Arbeitsbereich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 91
Verwalten von Lesezeichen (9)
Erstellen über Ziehen & Loslassen (Drag & Drop)
eines Reiters in die Lesezeichenleiste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 92
Persönliches Informationsmanagement
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 93
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation
Standard-Bereiche der Navigation:
ƒ Posteingang, Entwürfe, Gesendete Dokumente,
Alle Dokumente, Spam, Papierkorb, Ordner
Spezielle Bereiche:
ƒ Zwischen Kalender, Aufgaben und
der E-Mail-Applikation wechseln
ƒ E-Mails zu einem bestimmten
Termin erneut in Erinnerung rufen
ƒ Kommunikationsverläufe betrachten
ƒ Nicht mehr benötigte E-Mails
manuell oder automatisch in eine
andere Datenbank verschieben
ƒ Verarbeitungsregeln definieren
ƒ E-Mail-Vorlagen verwalten
ƒ Angabe zum aktuellen Server
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 94
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (2)
Aktionen im Posteingang
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Neue E-Mail schreiben
Sender antworten
Sender und anderen Empfängern antworten
Weiterleiten
Mit Ordnern arbeiten:
ƒ In Ordner ablegen, verwendete Ordner ermitteln, neuen Ordner erstellen
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Wiedervorlegen
Löschen
Mit Sender chatten (Hinweis: Kurs Fortgeschrittene Funktionen)
Weitere Aktionen:
ƒ Applikation konfigurieren, Abwesenheit aktivieren, Absender blockieren,
Regel erstellen uvm.
ƒ E-Mails replizieren (Hinweis: Kurs Fortgeschrittene Funktionen)
ƒ Gelesene Nachrichten ausblenden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 95
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (3)
Die Nachrichten-Maske
ƒ Einblenden weiterer Felder und Informationen über
Aktion „Anzeigen“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 96
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (4)
Adressierung der E-Mail
ƒ Hauptempfänger (An, To), sonstige Empfänger (Kopie, CC),
versteckte Empfänger (Blindkopie, BCC)
ƒ Schnelladressierung (Type-ahead)
ƒ Namen werden beim Eintippen
der Buchstaben ergänzt
ƒ Erwünschte Ergänzungen mit
Eingabe bestätigen
ƒ Bei unerwünschter Ergänzung
einfach weitertippen
ƒ Adressauswahldialog
ƒ Aufrufen über
Klick auf „An“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 97
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (5)
Der Adressauswahldialog
ƒ Verschiedene Verzeichnisse zur Auswahl, z. B.
ƒ lokale Kontakte
ƒ Fakultätsverzeichnis „WIUNIPB‘s Domino Directory“
ƒ Anzeige aller vorhandenen Personen und Gruppen
ƒ Mehrfachselektion
mittels Mausklick in
der Auswahlspalte
oder mittels Tastatur
(Richtungstasten
und Leertaste)
ƒ Übernahme in die
Empfängerliste über
Schaltflächen „An“,
„Kopie“, „Blindkopie“
oder per Eingabetaste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 98
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (6)
Zustelloptionen
ƒ Aufrufen über entsprechende Aktion
ƒ Wiederholung einiger Optionen, die mittels Schaltfläche
zusätzlich in der Maske angezeigt werden können
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 99
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (7)
Allgemeine Optionen:
ƒ Hohe Dringlichkeit -> rotes Ausrufezeichen in den Ansichten
ƒ Empfangsbestätigung erhalten -> kann in Notes nicht
abgelehnt werden, gilt daher als unhöflich
ƒ Rechtschreibprüfung vor dem Senden -> (weitere
Erläuterungen folgen später)
ƒ Keine Abwesenheitsnachrichten erhalten -> z. B. bei
Massenmails (nur Notes-intern)
ƒ Signieren -> digitale Unterschrift (nur Notes-intern)
ƒ Verschlüsseln -> Schutz vor unbefugtem Lesen (nur Notesintern)
Erweiterte Optionen:
ƒ „Bitte-antworten-bis-Datum“ -> Auflistung in der Aufgabenliste
des Empfängers (nur Notes-intern)
ƒ Abweichende Antwortadresse -> z. B. Angabe einer
allgemeinen Lehrstuhl-E-Mail-Adresse
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 100
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (8)
Einfügen einer Signatur
ƒ Achtung: Doppelte Verwendung
des Begriffs „Signatur“:
ƒ Standardisierter Fußbereich einer E-Mail
ƒ Digitale Unterschrift (nicht sichtbar)
ƒ Hier ist der Fußbereich gemeint
ƒ Manuelles Einfügen über Aktionsgruppe „Mehr“
ƒ Hinweis: Angaben zur Konfiguration folgen später
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 101
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (9)
Weiterverarbeitung der E-Mail
ƒ Im Regelfall über Aktionen in der Aktionsleiste
ƒ Sonst Nachfrage beim Schließen des Fensters
ƒ Alternativen:
ƒ Senden der E-Mail
ƒ Senden der E-Mail und
Ablegen in einem Ordner
(Unterschied zu vielen
anderen E-Mail-Programmen)
ƒ Speichern der E-Mail als Entwurf
ƒ Verwerfen des Dokuments
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 102
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (10)
Betrachten einer E-Mail
ƒ Protokoll zeigt, ob die E-Mail beantwortet und/oder
weitergeleitet wurde
ƒ Darstellen des Kommunikationsverlaufs (Thread) über
Aktionsgruppe „Anzeigen“ (nur Notes-intern)
ƒ Alle anderen Aktionen existieren auch in den Ansichten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 103
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (11)
Antwortvarianten (analog für Weiterleitungen)
ƒ Antwort -> leeres Dokument
ƒ Antwort mit Protokoll und Anhängen -> vorangegangene E-Mails
bleiben als einzeln aufklappbare Bereiche erhalten (inkl. Attachments)
ƒ Antwort mit Protokoll (ohne Anhänge) -> wie vorher, jedoch werden
Attachments durch einen Hinweistext ersetzt
ƒ Antwort mit Protokoll im Internet-Stil -> nur der Text der
vorangegangenen E-Mails bleibt erhalten, jeder Zeile wird das
Zeichen „>“ vorangestellt
Empfehlungen:
ƒ Auf das Duplizieren von Anhängen grundsätzlich verzichten
ƒ Protokoll listet üblicherweise alle vorangegangenen E-Mails als
eigene Bereiche auf -> nicht benötigte Bereiche löschen
ƒ Für E-Mails an Internet-Adressen nur das Protokoll im Internet-Stil
verwenden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 104
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (12)
Wiedervorlage (Follow-Up)
ƒ Steuerung über Aktionsgruppe mit Fahnensymbol
ƒ Optionen:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Priorität
Wiedervorlagezeitpunkt
Eigener Hinweistext
Alarmvarianten: Hinweisfenster, Klang, E-Mail
ƒ Schnellmarkierung fügt grüne Flagge ohne spezifischen
Wiedervorlagezeitpunkt hinzu (z. B. für eine Markierung
gelesener, aber noch unbearbeiteter E-Mails)
ƒ Hinweis: Ändern dieser Vorgaben wird später besprochen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 105
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (13)
Anzeige der offenen Wiedervorlagen
ƒ In spezieller Ansicht
ƒ In eigenem Bereich der Navigation
ƒ Hinweis: Größe des Bereichs
ist variabel. Eventuell ist dieser
vollständig geschlossen
ƒ Die verschiedenfarbigen Fahnen
finden sich in allen Ansichten
ƒ In der E-Mail-Maske
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 106
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (14)
Regelbasierte Verarbeitung
ƒ Eintreten von Bedingungen -> Ausführung von Aktionen
ƒ Eine oder mehrere Teilbedingungen
ƒ Mit und/oder verknüpft, auch Ausnahmen definierbar
ƒ Bezogen auf Eigenschaften wie Absender, Empfänger, Betreff,
Dringlichkeit, Größe etc.
ƒ Eine oder mehrere Aktionen
ƒ Unter anderem: in Ordner verschieben, Kopie versenden,
Dringlichkeit ändern, löschen
ƒ Spezielle Aktion: Verarbeitung stoppen (keine weiteren Regeln
anwenden)
ƒ Beispiele:
ƒ Wenn Absender ist: Hans Mustermann/FB5/UniPB/DE, dann
Dringlichkeit ändern auf: hoch
ƒ Wenn Betreff enthält: Alumni, dann in Ordner verschieben:
Alumni-Projekt
ƒ Wenn Größe ist größer als 10240, dann löschen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 107
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (15)
Der Bereich „Regeln“
ƒ Aufrufbar über „Werkzeuge“ in der Navigation
ƒ Spezielle Aktionen in der Aktionsleiste:
ƒ Erstellen, (De-)aktivieren, Reihenf. ändern, Löschen
ƒ Regeln werden von oben nach unten durchlaufen
(falls nicht Aktion „Verarbeitung stoppen“ verwendet wird)
ƒ Hinweis: Reihenfolge ist entscheidend!
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 108
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (16)
Erstellen von Regeln auf Basis der Eigenschaften des
markierten Dokuments (QuickRules)
ƒ Aufrufen über Aktionsgruppe „Mehr“ in den Ansichten
ƒ Vereinfachtes Dialogfenster, teilweise vorausgefüllt
ƒ Bedingungen nur bzgl. Absender, Domäne und Betreff
ƒ Aktionen nur in Ordner verschieben, Dringlichkeit ändern oder
Nachricht nicht annehmen
ƒ Erstellt trotzdem vollwertige Regel
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 109
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (17)
Vermindern von Spam mit Hilfe von Aktionen aus der
Aktionsgruppe „Mehr“
ƒ Erstellen einer QuickRule auf Basis einer markierten Spam-E-Mail
ƒ sinnvoll z. B. für wiederkehrende Begriffe im Betreff
ƒ sinnlos bei individuellen Betreffzeilen oder Begriffsvarianten (z. B. V1agra)
ƒ Blockieren einer Absenderadresse oder Absenderdomain
ƒ sinnvoll z. B. für unerwünschte regelmäßige Newsletter
ƒ sinnlos bei Spam mit individuellen Absenderadressen
ƒ Aufrufen der Liste bereits geblockter Adressen und Domains in der Ansicht
„Regeln“ per Doppelklick auf die entsprechende Regel
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 110
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (18)
Empfehlung zur Spam-Abwehr
ƒ Sämtliche Mails an Notes-Adressen werden
zunächst von den Viren- und Spam-Scannern des
IMT überprüft
ƒ Der Spam-Scanner modifiziert ggf. den Betreff:
ƒ {Spam!} wird vorangestellt, falls die Mail mit hoher
Wahrscheinlichkeit Spam ist
ƒ {Spam?} wird vorangestellt, falls die Mail mit einiger
Wahrscheinlichkeit Spam ist
ƒ Zwei neue Regeln erstellen:
ƒ Wenn Betreff enthält {Spam!} -> Nachricht nicht annehmen
ƒ Wenn Betreff enthält {Spam?} -> In Ordner verschieben:
Unerwünscht
ƒ Dann regelmäßig den Ordner „Unerwünschte Mail“
kontrollieren
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 111
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (19)
Der Bereich „Vorlagen“ (Stationaries)
ƒ Aufrufbar über „Werkzeuge“ in der Navigation
ƒ Vorlagen enthalten alle Eigenschaften normaler E-Mails (inklusive
Zustelloptionen etc.), zusätzlich einen Namen
Erstellen von Vorlagen
ƒ Beginn wie bei normaler E-Mail
ƒ Umwandeln des Entwurfs in eine
Vorlage über Aktionsgruppe „Mehr“
ƒ Dialogbox erfragt Vorlagenname
Erstellen von E-Mails
auf Basis von Vorlagen
ƒ Über Aktionsgruppe „Neue
Nachricht“ oder Doppelklick
auf Vorlage im Vorlagen-Bereich
ƒ Über Aktionsgruppe „Mehr“
in den Ansichten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 112
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (20)
Der Bereich „Mail-Threads“
ƒ Aufrufbar über „Ansichten“ in der Navigation
ƒ Anzeige der E-Mails nicht wie sonst üblich als streng
chronologische Liste
ƒ Stattdessen Zusammenfassung von Kommunikationsverläufen
ƒ Erleichtert das Arbeiten an einem Thema,
z. B. bei der Rückkehr nach einem Urlaub
ƒ Funktioniert nur mit Notes-internen E-Mails
ƒ Zur Erinnerung: Der zu einer einzelnen E-Mail gehörige Thread
kann auch in der Maske dargestellt werden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 113
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (21)
Archivieren von E-Mails
ƒ Über das Menü „Aktionen\Archiv“
ƒ Anlegen mehrerer Archive möglich
ƒ Zweck: Verschieben auf dem Server nicht mehr benötigter
E-Mails in Datenbanken auf dem eigenen Rechner
ƒ Häufig aufgrund von Größenvorgaben auf dem Server
ƒ Optionen:
ƒ Automatische Archivierung anhand bestimmter Kriterien
ƒ Manuelle Archivierung anhand bestimmter Kriterien
ƒ Manuelle Archivierung durch Markierung in Ansichten
ƒ Risiko: E-Mails auf dem Server werden regelmäßig gesichert,
lokale Archive müssen selbst gesichert werden, z. B. auf DVD
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 114
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (22)
Anlegen einer Archiv-Datenbank
ƒ Muss manuell über Menü „Datei\Anwendung“ erfolgen
ƒ Server: Lokal
ƒ Titel: wie gewünscht
ƒ Pfad und Dateiname:
wie gewünscht
ƒ Schablone: Mailschablone
„Mail(R8)“ auswählen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 115
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (23)
Definieren von Kriterien in den Archivierungseinstellungen:
ƒ Archivierungskriterium, in der Regel Datum der letzten
Änderung oder Erstellungsdatum
ƒ Zu durchsuchende Ansichten
ƒ Lokale Datenbank
ƒ Original: komplett löschen,
gesamten Mailinhalt löschen,
Attachments löschen und restlichen
Mailinhalt auf 40KB reduzieren
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 116
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (24)
Archivierung durchführen:
ƒ Manuell
ƒ Über „Jetzt archivieren“ im Menü „Aktionen\Archiv“ (nach Kriterien)
ƒ Über „Ausgewählte Dokumente archivieren“ im Menü
„Aktionen\Archiv“ (nach Markierungen in der Ansicht)
ƒ Automatisch
ƒ Nach Zeitplan in den
Archivierungseinstellungen
Der Bereich „Archiv“
ƒ Aufrufbar über Navigation
ƒ Enthält Verknüpfungen zu
allen definierten Archiven
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 117
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (25)
Abwesenheitsbenachrichtigung
ƒ Über Aktionsgruppe „Mehr“ in den Ansichten
ƒ Angaben:
ƒ Erster Tag der Abwesenheit und Rückkehrdatum
ƒ Standardbenachrichtigung
ƒ Betreff, Angabe des Rückkehrdatums, weitere Hinweise
ƒ Alternative Benachrichtigung
ƒ z. B. für Kollegenkreis
ƒ Ausschlüsse (d. h. keine Benachrichtigung)
ƒ Bestimmte Adressen (z. B. Newsletter)
ƒ Option „Alle Internet-Mails“ (wegen Spam-Problematik)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 118
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (26)
Ablauf der Abwesenheit
ƒ Definieren der gewünschten Benachrichtigungen (jederzeit)
ƒ Manuelles Aktivieren des Dienstes vor Beginn der Abwesenheit über
Aktion in der Maske
ƒ Hinweise:
ƒ Aktivierung erfolgt nicht automatisch beim Erreichen des eingegebenen
Datums
ƒ Bei vorzeitiger Aktivierung werden auch vor Erreichen des eingegebenen
Datums schon Benachrichtigungen verschickt
ƒ Jeder Absender erhält während der Abwesenheit maximal eine
Benachrichtigung, innerhalb von 15 Minuten nach der ersten E-Mail
ƒ Manuelles Deaktivieren des Dienstes nach der Rückkehr über Aktion
in der Maske
ƒ Auflistung aller benachrichtigten Absender wird per E-Mail zugestellt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 119
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (27)
Datenübernahme in andere PIM-Bereiche
ƒ Übernahme eines Absenders in die persönlichen
Kontakte über Menügruppe „Mehr“
ƒ Übernahme bestimmter Daten einer E-Mail in einen
Kalendereintrag oder eine Aufgabe über
Menügruppe „Mehr\Kopieren in“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 120
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (28)
Verwenden von Ordnern
ƒ Es gelten die Hinweise aus dem „kleinen Notes-Einmaleins“,
z. B. zum Ziehen & Loslassen (Drag & Drop)
ƒ Zusätzliche Aktionsgruppe in den Ordnern und Ansichten
ƒ E-Mail in einen Ordner verschieben
ƒ E-Mail aus dem aktuellen Ordner entfernen
ƒ Hinweis: nicht anzuraten, anschließend zumindest noch
zugreifbar über Ansicht “Alle Dokumente“
ƒ Ablageordner einer E-Mail identifizieren (besonders sinnvoll
in der Ansicht „Alle Dokumente“, falls man nicht mehr weiß,
in welchem Ordner eine E-Mail abgelegt wurde)
ƒ Neuen Ordner erstellen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 121
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (29)
Verwenden des Papierkorbs
ƒ E-Mail auf Papierkorb-Eintrag in der Navigation ziehen und
loslassen (Drag & Drop)
ƒ Über Tastaturkürzel <Entf>
ƒ Gelöschte E-Mails können noch 48h wiederhergestellt werden
ƒ Hinweis: Ändern der Dauer folgt später
Der Bereich „Papierkorb“
ƒ Wiederherstellen markierter E-Mails
ƒ Wiederherstellen aller E-Mails im Papierkorb
ƒ Endgültiges Löschen markierter E-Mails
ƒ Endgültiges Löschen aller E-Mails im Papierkorb
(Papierkorb leeren)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 122
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (30)
Absenderindikatoren
ƒ Farbige Markierung bestimmter Absender (Hintergrundund/oder Textfarbe)
ƒ Bis zu drei Farbgruppen möglich
Empfängerindikatoren
ƒ Kreise mit unterschiedlichem „Füllstand“:
ƒ Nur an mich adressiert
ƒ Nur an eine kleine Gruppe adressiert
ƒ An viele adressiert oder nur in Kopie erhalten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 123
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (31)
Das Vorgaben-Fenster (Preferences)
ƒ Gemeinsam für E-Mail-Applikation, Kalender und
Aufgaben-Verwaltung (als Reiterstruktur)
ƒ Mail-Vorgaben:
ƒ Rechtschreibprüfung vor dem Senden
ƒ Warnung bei fehlendem Betreff
ƒ Aufbewahrungsfrist für gelöschte Dokumente
ƒ Signatur (Fußbereich)
ƒ Automatisches Anhängen der Signatur
ƒ Einstellungen für Wiedervorlage-Schnellmarkierung
ƒ Einstellungen für Absenderindikatoren
ƒ Einstellungen für Empfängerindikatoren
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 124
Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (32)
Versenden von Linknachrichten
ƒ Spezieller E-Mail-Typ mit besonderer Maske
ƒ Erstellen über Menü „Erstellen\Mail\Spezial“
ƒ Jederzeit und in allen
Applikationen verfügbar
ƒ Gedacht zum Hinweisen
auf ein einzelnes Dokument
in einer gemeinsamen DB
ƒ Verhält sich intern wie alle
anderen E-Mails
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 125
Persönliches Informationsmanagement
Arbeiten mit dem Kalender
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 126
Arbeiten mit dem Kalender
Navigationsbereich des Kalenders
ƒ Aufbau analog zur E-Mail-Applikation
ƒ Verknüpfung zur E-Mail-Applikation und
Aufgabenverwaltung
ƒ Darunter ein Bereich zur
Datumsauswahl mit Angabe
des aktuellen Tages
ƒ Darunter ein Bereich mit
variabler Größe zur
Anzeige von Einladungen,
E-Mail-Wiedervorlagen und
Aufgaben
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 127
Arbeiten mit dem Kalender (2)
Verschiedene Ansichten:
ƒ Ein/zwei Tag(e)
ƒ Eine/zwei Woche(n)
ƒ Eine/zwei Arbeitswoche(n) [Montag-Freitag]
ƒ Ein Monat
ƒ Ein Arbeitsmonat
ƒ Alle Kalender-Dokumente (Termine, Einladungen, Antworten)
Umschalten über Reiterleiste oberhalb der Ansichten
ƒ Per Klick auf Reiter für Standardansichten oder per Klick auf
Pfeile auf den Reitern für weitere Ansichten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 128
Arbeiten mit dem Kalender (3)
Formatierungsoptionen
ƒ Erreichbar über Schaltfläche in der Reiterleiste des
Kalenders (Optionen kontextabhängig)
ƒ Option „Zeitraster anzeigen“
ƒ Verwendung eines Stundenrasters
ƒ Sonst alle Termine direkt untereinander
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 129
Arbeiten mit dem Kalender (4)
Option „Zusammenfassen“
ƒ Listendarstellung aller
Termine im Zeitraum
ƒ Alle Informationen ungekürzt
dargestellt
ƒ Sonst spezielle Ansichten
für Wochen, Arbeitswochen
und Monate, Informationen
ggf. aus Platzmangel gekürzt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 130
Arbeiten mit dem Kalender (5)
Kalenderwochen
ƒ Anzeige unterhalb der Ansicht
ƒ Angabe der aktuellen und der verbleibenden KW
ƒ Nur in Wochenansichten, in Tages- und
Monatsansichten entsprechend andere Angaben
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 131
Arbeiten mit dem Kalender (6)
Navigieren zu einem anderen Datum
ƒ In Einzelschritten über eine Scollleiste unterhalb der Ansicht
ƒ Über eine Datumsauswahl in der Navigation und in der
Reiterleiste der Ansicht
ƒ Spezielle Verknüpfung zum aktuellen Tag in der Navigation
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 132
Arbeiten mit dem Kalender (7)
Termintypen
ƒ Besprechung
ƒ Genaue Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkt, auf Wunsch
weitere Personen (z. B. Lehrstuhlmeeting)
ƒ Termin
ƒ Genaue Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkt, keine weiteren
Personen (z. B. persönlicher Termin in der Verwaltung)
ƒ Ganztägige Veranstaltung
ƒ Tage statt Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkte, keine weiteren
Personen (z. B. Konferenzteilnahme oder Urlaub)
ƒ Jahrestag
ƒ Tag als Zeitpunkt, kein Endzeitpunkt, keine weiteren Personen
(z. B. Geburtstag eines Kollegen)
ƒ Erinnerung
ƒ Genaue Uhrzeit als Zeitpunkt, kein Endzeitpunkt, keine weiteren
Personen (z. B. Notiz, einen Urlaubsantrag auszufüllen)
ƒ Ereignisankündigung
ƒ Wie Besprechung, aber keine Zusagen/Absagen möglich
(z. B. gemeinsames Mittagessen)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 133
Arbeiten mit dem Kalender (8)
Unterschiedliche Darstellung
in den Ansichten
ƒ Ganztätige Veranstaltungen
und Jahrestage oberhalb
aller anderen Termine
ƒ Unterschiedliche Farben
und Symbole
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 134
Arbeiten mit dem Kalender (9)
Erstellen eines neuen Kalendereintrags
ƒ Über Aktionsgruppe „Neu“
ƒ Über Doppelklick in eine Ansicht
ƒ Bei Anzeige eines Zeitrasters wird
die Anfangszeit von der Stelle des
Doppelklicks übernommen
ƒ Als Typ wird Besprechung verwendet
ƒ Typ kann im neuen Dokument geändert werden
ƒ Achtung: Typ kann nach dem Schließen des
Dokuments nicht mehr verändert werden
ƒ Typ „Ereignisankündigung“ nur über Aktionsleiste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 135
Arbeiten mit dem Kalender (10)
Erweitern der Maske über Aktionsgruppe
„Anzeigen“
ƒ Zu Ihrer Information
ƒ Zusätzliches Feld für Blindkopien der Einladungs-E-Mail
ƒ Kategorie
ƒ Zusätzliches Feld, nützlich z. B. zum Filtern oder für den Gruppenkalender
(Hinweis: andere Schulung)
ƒ Zusätzliche Mailoptionen
ƒ Zusätzliche Ankreuzfelder für das manuelle Signieren und Verschlüsseln
der Einladungs-E-Mail
ƒ Antwort- und Workflow-Optionen
ƒ Zusätzliche Ankreuzfelder: Keine Zusagen/Absagen erhalten, keine
Gegenvorschläge zulassen, keine Termindelegation erlauben
ƒ Telefonkonferenzoptionen
ƒ Manuelles Hinzufügen eines Hinweistextes, der in den Vorgaben hinterlegt
wurde (Hinweis: Aktuell kein System in Betrieb)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 136
Arbeiten mit dem Kalender (11)
Besonderheiten der Kalender-Masken
ƒ Öffnen der Tagesansicht für den ausgewählten Tag in neuem Fenster
über Aktion „Kalender konsultieren“
ƒ Aufrufen spezieller Auswahlfenster für Tag, Uhrzeit und Zeitzone über
Schaltflächen hinter den Feldern
ƒ Hinzufügen von Text und Anhängen im Bereich „Beschreibung“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 137
Arbeiten mit dem Kalender (12)
Weitere Optionen über Ankreuzschaltflächen
ƒ Je nach Typ vorhanden oder ausgeblendet
ƒ Markierung als „Privat“: Schützt den Eintrag vor Personen, die
Zugriff auf den Kalender haben (Sekretariat o.ä.)
ƒ Markierung als „Verfügbar“:
Zeit wird nicht geblockt, lässt
parallele Termine zu
ƒ Benachrichtigung: Öffnet ein
Dialogfenster mit Optionen:
ƒ Alarm, Klang oder E-Mail
ƒ Zeitspanne davor/danach
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 138
Arbeiten mit dem Kalender (13)
Wiederkehrende Termine
ƒ Spezielles Dialogfenster aufrufbar über Klick auf das Wort
„Wiederholen“
ƒ Definieren von Rhythmus und Dauer der Wiederholung
ƒ Alternative: Manuelles Eingeben der Terminfolge
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 139
Arbeiten mit dem Kalender (14)
Spezielle Auswahldialoge für Besprechungen
ƒ Aufrufbar über Klick auf entsprechende Begriffe
ƒ Erforderliche und optionale Teilnehmer
ƒ Erhalten Einladung per E-Mail
ƒ Räume und Ressourcen (Beamer etc.)
ƒ Müssen vom Administrator im System hinterlegt werden
ƒ Keine parallele Nutzung, melden ihre Verfügbarkeit per E-Mail
ƒ Online-Besprechung (Web-Konferenzen über Lotus Sametime)
ƒ Hinweis:
spätere
Schulung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 140
Arbeiten mit dem Kalender (15)
Suchen freier Zeiten
ƒ Details:
ƒ Tabellarische Übersicht über die Verfügbarkeit aller Teilnehmer, Räume
und Ressourcen mit Farbcodierung
ƒ Zusammenfassung:
ƒ Das System unterbreitet automatisch Terminvorschläge
ƒ Angeben von Prüfungskriterien über Schaltfläche, z. B. „Teilnahme aller
erforderlichen Teilnehmer“
ƒ Angeben des
Zeitraums, z. B.
genauer Tag,
selbe Woche
usw.
ƒ Als neuer Reiter
neben dem Reiter
„Beschreibung“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 141
Arbeiten mit dem Kalender (16)
Zustelloptionen
ƒ Gelten für die Einladungs-E-Mails
ƒ Erreichbar über gleichnamige Aktion
ƒ Aus E-Mail-Applikation bekannte Optionen, z. B.
Signatur, Verschlüsselung, Empfangsbestätigung
ƒ Keine Antworten empfangen, d. h. keine
Zusagen/Absagen anfordern
ƒ Gegenvorschläge verhindern, z. B. andere Zeit oder
anderer Ort
ƒ Delegierung verhindern, d. h. keine Weiterreichung
eines Termin an Kollegen oder Mitarbeiter
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 142
Arbeiten mit dem Kalender (17)
Verhalten als Eingeladener
ƒ Einladungen landen im Posteingang
ƒ Ausgegraute Anzeige an der
korrekten Stelle im Kalender
ƒ Doppelklick öffnet Einladung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 143
Arbeiten mit dem Kalender (18)
Die Aktionsleiste einer Einladung
ƒ Mögliche Aktionen:
ƒ Annehmen
ƒ Absagen
ƒ Vorläufig
annehmen
ƒ Neue Uhrzeit
vorschlagen
ƒ Einladung delegieren
ƒ (Vorherige Aktionen mit Kommentaren an den Absender)
ƒ Weitere Informationen vom Absender anfordern
ƒ Kalender für den vorgeschlagenen Tag ansehen
ƒ Bei Ablehnung Option, trotzdem in Zukunft über
Änderungen informiert zu werden
ƒ Wichtigste Aktionen auch in der Ansicht verfügbar
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 144
Arbeiten mit dem Kalender (19)
Besitzer- und Teilnehmeraktionen
ƒ Aufrufbar über Aktionsgruppen, die je nach Termin
in den Ansichten und Masken eingeblendet werden
ƒ Beispiele Besitzeraktionen:
ƒ Übersicht der Antworten anzeigen
ƒ Nachricht an Eingeladene schicken
ƒ Termin absagen
ƒ Beispiele Teilnehmeraktionen:
ƒ Nachträglich delegieren
ƒ Änderung der Uhrzeit vorschlagen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 145
Arbeiten mit dem Kalender (20)
Weitere Aktionen in den Kalenderansichten
ƒ Filtern der Termine nach Typ, Status etc.
ƒ Aufheben einer Filterung
ƒ Importieren einer Feiertagsliste
ƒ Öffnen der Kalender-Vorgaben
ƒ Übernehmen der Termindaten in neue E-Mail, einen
neuen Kalendereintrag, eine neue Aufgabe
ƒ Hinweis: Einige Aktionen sind kontextabhängig
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 146
Arbeiten mit dem Kalender (21)
Ändern und Löschen wiederkehrender Termine
ƒ In den Ansichten nicht ersichtlich, ob ein Termin zu
einer Terminserie gehört
ƒ Explizite Rückfrage zum Vorgehen:
ƒ Die gesamte Terminserie
ƒ Nur der aktuelle Termin
ƒ Alle Termine bis zum
aktuellen
ƒ Alle Termine ab dem
aktuellen
ƒ Achtung: Bei einmaliger Terminänderung oder
Terminabsage nicht versehentlich die ganze Serie
editieren
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 147
Arbeiten mit dem Kalender (22)
Ziehen & Loslassen (Drag & Drop)
ƒ Verschieben eines bestehenden Termins über Ziehen und
Loslassen
ƒ Datum und Uhrzeit
(bei Zeitrasteranzeige)
werden von der Stelle
des Loslassens
übernommen
ƒ Anschließend erscheint
ein Dialogfenster zur
Feinjustage des neuen
Termins
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 148
Arbeiten mit dem Kalender (23)
Kalender-Vorgaben
ƒ Aufrufbar über Aktionsgruppe „Mehr“
ƒ Gemeinsames Dokument für die Vorgaben für
Kalender/E-Mail-Applikation/Aufgaben
ƒ Mehrstufige Struktur mit mehreren Reiterleisten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 149
Arbeiten mit dem Kalender (24)
Beispiele für Vorgaben:
ƒ Standard-Typ und -Dauer neuer Einträge
ƒ Reguläre Arbeitszeiten (Wochentage, Arbeitsbeginn,
Arbeitsende)
ƒ Definiert sichtbaren Kalenderausschnitt und
Arbeitswochenansicht
ƒ Verfügbarkeitszeiträume
ƒ Aufgaben im Kalender anzeigen
ƒ Standard-Benachrichtigungen
ƒ Regeln für automatische Verarbeitung, z. B. bei
Einladungen von Vorgesetzten
ƒ Farbcodierung von Termintypen
ƒ Liste bevorzugter Räume und Ressourcen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 150
Persönliches Informationsmanagement
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 151
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung
Besonderheiten der Aufgaben-Maske
ƒ Angeben einer
Prioritätsstufe
ƒ Unterscheidung
zwischen persönlichen
und Gruppenaufgaben
Ähnlichkeiten
zum Kalender
ƒ Versendung von Gruppenaufgaben per E-Mail
ƒ Einblenden zusätzlicher Felder und Optionen über
Aktionsgruppe „Anzeigen“
ƒ Markieren von Aufgaben als „Privat“ über Ankreuzschaltfläche
als Schutz vor dem Zugriff berechtigter Dritter
ƒ Definieren wiederkehrender Aufgaben
ƒ Konfigurieren von Benachrichtigungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 152
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (2)
Weitere Ähnlichkeiten zum Kalender bei
Gruppenaufgaben
ƒ Zustellung neuer Aufgaben im Posteingang
ƒ Reaktionsmöglichkeiten: Annehmen, Ablehnen,
Delegieren, Informationen anfordern etc.
ƒ Besitzeraktionen, Teilnehmeraktionen
ƒ Daten übernehmen in neue E-Mail, neuen
Kalendereintrag, neue Aufgabe
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 153
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (3)
Verschiedene Ansichten in der Navigation
ƒ Abgeschlossene / nicht abgeschlossene Aufgaben
ƒ Persönliche Aufgaben / Gruppenaufgaben
ƒ Aufgaben nach Kategorien
ƒ Alle Aufgaben
Markierung von Gruppenaufgaben durch Symbol
Darstellung von Prioritäten
in Form von ZahlSymbolen:
ƒ 1=Hoch
ƒ 2=Normal
ƒ 3=Niedrig
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 154
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (4)
Erledigen von Aufgaben
ƒ Über Aktion „Als abgeschlossen markieren“
ƒ Hinweis: Keine automatische Löschung erledigter Aufgaben
ƒ Löschen nicht mehr benötigter Aufgaben über Werkzeug
„Kalender aufräumen“ in der Aktionsgruppe „Mehr“
ƒ Werkzeug entfernt gleichzeitig nicht mehr benötigte
Kalendereinträge
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 155
Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (5)
Kalender-Integration
ƒ Aufgaben können im Kalender angezeigt werden
ƒ Überfällige Aufgaben und solcher hoher Priorität
werden mit besonderen Symbolen gekennzeichnet
ƒ Jede Aufgabe existiert nur einmal im Kalender,
nicht abgeschlossene Aufgaben werden nachts
automatisch zum nächsten Tag verschoben
ƒ Konfigurieren im bereits behandelten VorgabenBereich, ob überfällige Aufgaben auch über das
Fälligkeitsdatum hinaus verschoben werden sollen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 156
Persönliches Informationsmanagement
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 157
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung
Adressbücher
ƒ Enthalten Personen und Gruppen
ƒ Das Domino Directory
ƒ Befindet sich identisch auf jedem Domino-Server
ƒ Enthält alle offiziellen Personen- und Gruppeneinträge der NotesUmgebung
ƒ Wird von den Domino-Servern für die Zustellung von E-Mails und
die Bestimmung von Zugriffsrechten verwendet
ƒ Gilt für alle Notes-Nutzer der Umgebung
ƒ In unserem Fall heißt die Notes-Umgebung „WIUNIPB“, deshalb
lautet der Datenbankname „WIUNIPB‘s Domino Directory“
ƒ Das persönliche Adressbuch
ƒ Befindet sich auf der lokalen Festplatte
ƒ Enthält individuelle Personen- und Gruppeneinträge
ƒ Wird von den Notes-Nutzern für die Adressierung von E-Mails
verwendet
ƒ Gilt nur für die Notes-Nutzer an einem Rechner
ƒ Hinweis: Im Folgenden geht es um das persönliche
Adressbuch
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 158
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (2)
Drei wichtige Bereiche:
ƒ Kontakte, Gruppen, Erweitert
Einige zusätzliche Ansichten
und ein Papierkorb
Kontakte: Einzelpersonen
Gruppen: Listen von Personen
und/oder Gruppen, die z. B.
zum schnelleren Adressieren
von E-Mails verwendet werden können
Erweitert: Wichtige Teile der Konfiguration des
Notes-Clients werden dort vorgenommen
(Hinweis: an dieser Stelle nicht weiter relevant)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 159
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (3)
Die Kontakt-Maske
ƒ Viele Felder werden direkt angezeigt
ƒ Für bestimmte Bereiche existieren
spezielle Dialogfenster, teilweise
mit weiteren Feldern
ƒ Z. B. ist das Feld „Geburtstag“ nur
über das Dialogfenster „Andere
Informationen“ erreichbar
ƒ Aufrufen der Dialogfenster per
Klick auf bestimmte Begriffe
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 160
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (4)
Spezielle Dialogfenster
ƒ Name
ƒ Saubere Trennung von Titel, Vorname, zweiter Vorname,
Nachname, Namenszusatz
ƒ Adresse
ƒ Drei Anschriften, eine davon primär
ƒ E-Mail
ƒ Fünf E-Mail-Adressen, eine davon primär
ƒ Rufnummern
ƒ Zehn Rufnummern, eine davon primär
ƒ Andere Informationen
ƒ Dienstliches: Abteilung, Filiale, Vorgesetzter, Assistent etc.
ƒ Privates: Geburtstag, Homepage, Partner etc.
ƒ Drei benutzerdefinierte Felder
ƒ Kategorie
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 161
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (5)
Hinzufügen eines Fotos
ƒ Laden von Festplatte über Schaltfläche
Wählen eines Adressformats
ƒ Zusammensetzung der Adresse aus den einzelnen Feldern
ƒ Spezielles Dialogfenster über Aktionsleiste
Wählen eines Namensformates
ƒ „Vorname Nachname“ oder „Nachname, Vorname“
ƒ Spezielles Feld auf dem Reiter „Angaben zum Namen“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 162
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (6)
Die Gruppen-Maske
ƒ Gruppen erhalten einen Namen, optional eine Beschreibung
und eine Liste von Gruppenmitgliedern (E-Mail-Adressen,
Personen oder Gruppen)
ƒ Mitglieder in der Liste
durch Zeilenumbruch trennen
ƒ Alphabetisches Sortieren der
Liste durch Aktion möglich
ƒ Spezielle Dialogfenster:
ƒ Gruppenname: Erlaubt Kopieren von Einträgen aus dem Domino
Directory in das persönliche Adressbuch über Schaltfläche „Zu
Kontakten hinzufügen“
ƒ Mitglieder: Erlaubt Hinzufügen von Personen und Gruppen aus
dem Domino Directory in die Mitgliederliste
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 163
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (7)
Funktionen der Aktionsleisten
ƒ Verschieben der markierten Dokumente in den Papierkorb
(späteres Wiederherstellen zeitlich begrenzt möglicht)
ƒ Kopieren von Personen und Gruppen aus dem Domino
Directory in das persönliche Adressbuch über „Kontakt suchen“
ƒ Kopieren der markierten Personen in eine neue Besprechung
oder eine neue E-Mail
ƒ Starten eines Chats mit der markierten Person
(Hinweis: Gegenstand einer anderen Schulung)
ƒ Kopieren der markierten Personen in eine neue Gruppe
ƒ Besuchen der Webseite der markierten Person
ƒ Modifizieren der Vorgaben
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 164
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (8)
Beispiele für Vorgaben
ƒ Gruppenmitglieder automatisch alphabetisch
sortieren lassen
ƒ Zeitdauer bis zum endgültigen Löschen von
Dokumenten im Papierkorb
ƒ Standard für Namensformat
ƒ Standard für Adressformat
ƒ Anzeige des Eintrags „Kontakte synchronisieren“
auf Replikator-Seite
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 165
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (9)
Synchronisieren der Kontakte
ƒ Benötigt für Integration mit E-Mail-Applikation im Browser
ƒ E-Mail-Datenbank befindet sich auf einem Server und kann
auch im Browser verwendet werden
ƒ Persönliche Kontakte befinden sich in lokaler Datenbank
ƒ Problem: Nutzung der
persönlichen Kontakte
zur Adressierung von
E-Mails im Browser
nicht möglich
ƒ Lösung: Automatisches
Synchronisieren der Kontakte in die E-Mail-Applikation im
Rahmen der periodischen Replizierung
ƒ Die Kontakte werden also redundant gespeichert
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 166
Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (10)
Verwendung persönlicher Kontakte zur
Adressierung von E-Mails
ƒ Über Schnelladressierung
(Type-Ahead)
ƒ Im Adressauswahldialog nach
Auswahl des
persönlichen
Adressbuchs
ƒ Über Aktionsleisten in der
KontakteVerwaltung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 167
Allgemeine Notes-Funktionalitäten
Nutzen der Suchfunktion und Datenbank-Indizierung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 168
Nutzen der Suchfunktion
Der Suchbereich
ƒ Aufrufen über Menü „Ansicht“
ƒ Öffnet sich oberhalb der Ansicht
ƒ Enthält Bereich für fortgeschrittene
Benutzer
ƒ Durchsicht nur die aktuelle Ansicht
(Hinweis: Oft ist eine Ansicht „Alle Dokumente“ vorhanden)
Zwei Suchmodi
ƒ Volltextsuche inkl. Auswertung bestimmter Anhänge
(z. B. Word- und PDF-Dokumente)
ƒ Voraussetzung: Datenbank ist volltextindiziert
ƒ Standardsuche nur in den Daten, die in der Ansicht direkt zu
sehen sind
ƒ Beispiel E-Mail-Applikation:
ƒ Standardsuche: nur Absender und Betreffzeilen
ƒ Volltextsuche: auch Inhalte und Anhänge
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 169
Nutzen der Suchfunktion (2)
Die Elemente des Suchbereichs
Eingabefeld für
Suchbegriffe
Spezielle
Kriterien
Hilfe zur
Suchfunktion
Hinweis auf
Indizierung
Aufklappen der
weiteren Optionen
Varianten- Wiederverwendung Maximale Ergebnissuche
von Suchanfragen Anzahl
sortierung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Schließen des
Suchbereichs
Manuelles Starten
der Indizierung
Folie 170
Nutzen der Suchfunktion (3)
Optionen:
ƒ Wortvarianten (d. h. Wortanfänge):
Suche nach „Student“ findet auch „Studentin“
ƒ Unscharfe Suche (d. h. Wortstammanalyse):
Suche nach „Kommunikation“ findet auch „kommunizieren“
ƒ Sortierreihenfolge:
nach Relevanz, nach letzter Änderung, wie in der Ansicht
ƒ In Ergebnissen suchen:
In einem zweiten Durchlauf weiter filtern
ƒ Maximale Suchergebnisse:
Trefferliste ggf. begrenzen
Die Schaltflächen zur Definition spezieller Bedingungen sind
für fortgeschrittene Anwender gedacht
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 171
Nutzen der Suchfunktion (4)
Eingeben von Suchbegriffen
ƒ Alle eingegebenen Wörter müssen an beliebiger Stelle im Dokument
vorkommen
(Hinweis: Dieses Verhalten wurde mit Version 8 neu eingeführt)
ƒ Bis auf Groß-/Kleinschreibung müssen die Begriffe exakt wie
eingegeben vorkommen
ƒ Im Gegensatz zu Google
werden Rechtschreibfehler
und verschiedene
Schreibweisen nicht toleriert
ƒ Optionen Wortvarianten
(Student – Studentin)
und unscharfe Suche
(Kommunikation –
kommunizieren) in der
Suchmaske aktivierbar
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 172
Nutzen der Suchfunktion (5)
Fortgeschrittene Syntax:
ƒ " ": Text muss zusammenhängend vorkommen
ƒ ?: Genau ein beliebiger Buchstabe an genannter Stelle
ƒ ?ehen findet gehen und Zehen
ƒ *: Beliebig viele beliebige Buchstaben an genannter Stelle
ƒ *icht findet Gericht und nicht
ƒ *icht* findet verdichtet und Geschichte
ƒ AND bzw. &: Alle Elemente müssen vorhanden sein
ƒ OR bzw. |: Eines der Elemente muss vorhanden sein
ƒ NOT bzw. !: Element darf nicht vorhanden sein
ƒ ( ): Zur Gruppierung von AND, OR und NOT
ƒ FIELD feldname = wert: Suche nur in bestimmten Feldern
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 173
Nutzen der Suchfunktion (6)
Der Indizierungsreiter im Dialogfenster
„Eigenschaften: Datenbank“
ƒ Angaben zur Indexgröße und zur letzten Indizierung
ƒ Angaben zu Indizierungseinstellungen
ƒ Manuelles Aktualisieren/Erstellen/Löschen
ƒ Einstellen des Intervalls
für die Aktualisierung
auf dem Server:
ƒ Sofort bei jeder Änderung
ƒ Periodisch, z. B. täglich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 174
Nutzen der Suchfunktion (7)
Indizierungseinstellungen
ƒ Anhänge durchsuchen
ƒ Schnellere Variante = nur der in der Datei enthaltene Text
ƒ Genauere Variante = z. B. spezielle Meta-Daten des Dateityps
ƒ Verschlüsselte Felder
durchsuchen
Hinweis: Auf dem Server
nicht möglich, da dieser
nicht die privaten Schlüssel
der Nutzer besitzt
ƒ Groß- und Kleinschreibung
unterscheiden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 175
Nutzen der Suchfunktion (8)
Häufige Gründe für erfolglose Suchanfragen
ƒ Die Suchanfrage ist nicht optimal
ƒ Sind die Suchbegriffe korrekt geschrieben?
ƒ Ist die Syntax korrekt?
ƒ Sind Optionen wie Wortvarianten und unscharfe Suche aktiviert?
ƒ Die Suche bearbeitet nur die Dokumente der aktuellen Ansicht
ƒ Gibt es vielleicht eine Ansicht „Alle Dokumente“?
ƒ Nicht jede Datenbank besitzt einen Volltextindex
ƒ Kann ein Volltextindex erstellt werden?
ƒ Nicht jeder ist dazu berechtigt, da dieser die Datenbank um ca.
20% vergrößert und regelmäßig Rechenlast erzeugt
ƒ Verschlüsselte Dokumente können vom Server nicht analysiert
werden
ƒ Existiert eine lokale Replik? Dort können auf Wunsch auch
verschlüsselte Dokumente indiziert werden
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 176
Allgemeine Notes-Funktionalitäten
Nutzen der Löschfunktion
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 177
Nutzen der Löschfunktion
Verschiedene Löschkonzepte
ƒ Leider häufig Grund für Verwirrung und
Unsicherheiten
ƒ Einstellung gilt für eine Datenbank
ƒ Der Entwickler kann sich entscheiden:
ƒ Sofortiges unwiderrufliches Löschen
ƒ Rückfrage durch das System vor dem Löschen
ƒ Temporäre Ablage in einem Papierkorb
ƒ Papierkorb nicht einsehbar, Wiederherstellung nur durch
Administratoren
ƒ Papierkorb wie ein Ordner zugreifbar, selbständige
Wiederherstellung durch Nutzer möglich
ƒ Jede andere Reaktion auf Löschvorgang, z. B. Löschen
komplett verbieten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 178
Nutzen der Löschfunktion (2)
Häufigste Varianten:
ƒ Direktes Löschen mit Papierkorb
ƒ Vor allem in den PIM-Applikationen anzutreffen
ƒ E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte
ƒ Löschung wird ohne Rückfrage ausgeführt
ƒ Dokumente landen zunächst im Papierkorb und können dort
wiederhergestellt werden
ƒ Zweistufiges Löschen
ƒ In den meisten anderen Applikationen anzutreffen
ƒ Dokumente werden zunächst zum Löschen markiert
ƒ Eigentliche Löschung erfolgt erst bei nächster Aktualisierung
ƒ Mit Papierkorb: Dokumente können wiederhergestellt werden
ƒ Ohne Papierkorb: Dokumente werden unwiderruflich gelöscht
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 179
Nutzen der Löschfunktion (3)
Der Löschvorgang
ƒ Über das Menü „Bearbeiten“
ƒ Über Rechtsklick auf Dokument in einer Ansicht
ƒ Über Taste <Entf>
ƒ Mehrfachselektion möglich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 180
Nutzen der Löschfunktion (4)
Zweistufiges Löschen
ƒ Dokumente werden nicht sofort gelöscht
ƒ Stattdessen erscheint in der Ansicht ein spezielles Symbol
ƒ Statuszeile gibt an, wie viele Dokumente zur Löschung
markiert sind
ƒ Markierung kann durch selben Menübefehl oder selbe Taste
wieder entfernt werden
ƒ Löschungen werden bei nächster Aktualisierung der Ansicht
ausgeführt (in der Regel durch Taste <F9>)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 181
Nutzen der Löschfunktion (5)
Wiederherstellbare Löschungen (Soft Deletions)
ƒ Nicht in allen Datenbanken
ƒ Temporäre Speicherung
in einem Papierkorb
ƒ Dauer der Speicherung kann im
Dialogfenster „Eigenschaften:
Datenbank“ spezifiziert werden
ƒ In der Regel existiert dann ein
Papierkorb mit Aktionen wie:
ƒ Markierte wiederherstellen
ƒ Alle wiederherstellen
ƒ Markierte endgültig löschen
ƒ Alle endgültig löschen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 182
Nutzen der Löschfunktion (6)
Auswirkung auf die Datenbankgröße
ƒ Datenbankgröße ändert sich
nach Löschung zunächst nicht
ƒ Stattdessen entstehen innerhalb
der Datenbank-Datei „Lücken“
ƒ Bereinigung durch den Server
erfolgt einmal pro Woche
ƒ Datenbankgröße und Nutzungsgrad
werden im Dialogfenster „Eigenschaften: Datenbank“ angegeben
Quota der E-Mail-Datenbank
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
E-Mail-Datenbanken besitzen maximale Größe
Anschließend kein Empfangen von E-Mails mehr möglich
Rechtzeitige Warnung vor Erreichen des Quotas in Form einer E-Mail
Mögliche Reaktionen:
ƒ E-Mails in lokale Datenbank archivieren
ƒ E-Mails löschen und nächste Bereinigung abwarten
ƒ Große Attachments auf Festplatte auslagern
(Hinweis: Dabei ist hilfreich, die Ansicht „Alle Dokumente“ nach
Größe zu sortieren)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 183
Allgemeine Notes-Funktionalitäten
Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 184
Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen
Verschiedene Verknüpfungen
ƒ 4 Typen
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Anwendung (d. h. Datenbank)
Ansicht (gilt auch für Ordner)
Dokument
Anker (d. h. Stelle im Dokument)
ƒ Unterscheidbar durch spezielle Symbole
Erstellen aller Typen über Menü
ƒ In Ansichten und Masken über
Menü „Bearbeiten\Kopieren als“
ƒ Legt eine Verknüpfung in die
Zwischenablage, die an anderen
Stellen eingefügt werden kann
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 185
Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen (2)
Besonderheiten beim Typ Anker
ƒ Mehrere Anker in einem Dokument möglich
ƒ Zum Beispiel sinnvoll im Inhaltsverzeichnis
eines langen Berichtes
ƒ Anlegen eines Ankers
ƒ Quelldokument wird modifiziert
ƒ Dialogbox zur Eingabe eines Ankertitels
erscheint
ƒ Symbol wird an Cursorposition eingefügt
ƒ Erstellen einer Anker-Verknüpfung deshalb nur in Masken und
dort nur im Bearbeitungsmodus möglich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 186
Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen (3)
In Ansichten weitere Option „Tabelle“
ƒ Erstellen über Menü
„Bearbeiten\Kopieren als“
ƒ Erstellt eine Tabelle aus den
selektierten Dokumenten
und legt diese in den Zwischenspeicher
ƒ Jede Zeile erhält außerdem eine Dokumentenverknüpfung
ƒ Hinweis: Probleme können entstehen, wenn ein Dokument in
einer Ansicht mehrmals auftaucht
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 187
Anlegen von Notes-internen Verknüpfungen (4)
Weitere Erstellungsvarianten
ƒ Dokumentenverknüpfungen
über Rechtsklick auf Dokument
in der Ansicht
ƒ Anwendungsverknüpfungen
über Rechtsklick auf Lesezeichenleiste oder über Rechtsklick auf
Arbeitsbereich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 188
Allgemeine Notes-Funktionalitäten
Erstellen von Inhalten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 189
Erstellen von Inhalten
Notes-Dokumente sind semi-strukturiert
Strukturierte Inhalte
ƒ Felder für einfachen Text: Betreff einer E-Mail
ƒ Felder für Zahlwerte: Stundenumfang eine SHK-Vertrages
ƒ Felder für Datumswerte: Geburtstag eines Kontaktes
ƒ Felder für Notes-Namen: Leserechte für ein Dokument
Unstrukturierte Inhalte
ƒ Sogenannte Rich-Text-Felder mit beliebigen Inhalten:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Formatierter Text
Bilder
Tabellen
Verknüpfungen
Attachments
Schaltflächen
Eingebettete Notes-Ansichten uvm.
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 190
Erstellen von Inhalten (2)
Aussehen von
strukturierten Feldern
ƒ Feld-Klammern
ƒ Verschiedene Arten
von Auswahlfeldern
ƒ Kästen
Aussehen von
Rich-Text-Feldern
ƒ Feld-Klammern
ƒ Ohne spezielle
Kennzeichnung =
der gesamte
freie Bereich
Weitere Hinweise beziehen
sich nur auf Rich-Text-Felder
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 191
Erstellen von Inhalten (3)
Varianten des Formatierens
ƒ Über Symbolleisten
(Hinweis: Anzeige kontextabhängig)
ƒ Über Statusleiste
(Hinweis: Bereiche müssen erst
aktiviert werden)
ƒ Über Menü „Text“
ƒ Über EigenschaftenDialogfenster
ƒ Über Tastaturkürzel
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 192
Erstellen von Inhalten (4)
Kommentarstift
ƒ Zum Einfügen optisch
hervorgehobener Kommentare
ƒ Einheitliches Format für alle Dokumente
ƒ Zunächst Festlegen eines Kommentarformates auf Basis des
markierten Textes über Menü „Text\Kommentarstift“
ƒ Anschließend Aktivieren/Deaktivieren des Kommentarmodus
über Menü „Text\Kommentarstift“ oder über Symbolleiste
Markierstift
ƒ Zum farbigen Markieren
von Textstellen in drei Farben
ƒ Zunächst Aktivieren des Markierungsmodus über Menü
„Text\Markierstift“
ƒ Anschließend Hinzufügen über Textselektion von links nach
rechts, Entfernen über Textselektion von rechts nach links
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 193
Erstellen von Inhalten (5)
Stile
ƒ Zum Wiederverwenden
bestimmter Formatierungen,
zum Beispiel für einheitliche
Überschriften
ƒ Zunächst Festlegen eines
Stils auf Basis des markierten
Textes auf dem letzten Reiter
des Dialogfensters
„Eigenschaften: Text“
ƒ Anschließend Auswählen eines
Stils für den markierten Absatz
über Eigenschaften-Fenster
oder Statusleiste
ƒ Alternativ Durchlaufen aller
Varianten über Taste <F11>
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 194
Erstellen von Inhalten (6)
Sprachangabe
ƒ Voraussetzung zur sinnvollen
Nutzung der Rechtschreibkorrektur
ƒ Auswählen über EigenschaftenFenster oder über Statuszeile
Listen
ƒ Auswählen über Menü „Text\Liste“,
über Symbolleiste oder über
Eigenschaften-Fenster
ƒ Verschiedene Varianten
(Punkte, Buchstaben, arabische
Zahlen, römische Zahlen etc.)
ƒ Verschieben eines Listeneintrages
über Tastaturkürzel <Strg>+<Auf>/<Ab>
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 195
Erstellen von Inhalten (7)
Anzeigen von verborgenen Zeichen (Leerzeichen,
Zeilenumbrüche etc.) und automatischen Seitenumbrüchen
ƒ Über Menü
„Ansicht\Anzeigen“
Einfügen von manuellen
Seitenumbrüchen
ƒ Über Menü
„Erstellen\
Seitenumbruch“
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 196
Erstellen von Inhalten (8)
Hinzufügen eines Bildes
ƒ Über Menü „Erstellen\Bild“
ƒ Dateiauswahldialog, der auf Bilder beschränkt ist
ƒ Über Menü „Datei\Importieren“
ƒ Unbeschränkter Dateiauswahldialog, eignet sich auch für Bilder
Dialogfenster „Eigenschaften: Bild“
ƒ Prozentuale Skalierung
(Hinweis: Verkleinert nur die
Darstellung, nicht die Dateigröße; große Bilder am besten
vor dem Import verkleinern)
ƒ Beschriftung
ƒ Textumbruch
ƒ Umrandung und Schatten uvm.
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 197
Erstellen von Inhalten (9)
Hinzufügen eines Dokumentenanhangs
ƒ Über Menü „Datei\Anhängen“
ƒ Über Ziehen & Loslassen (Drag & Drop) aus dem Dateisystem
(Windows Explorer, Desktop etc.)
Dialogfenster „Eigenschaften: Anhang“
ƒ Anzeige der Größe der angehängten Datei
ƒ Mögliche Aktionen:
ƒ Ansicht = Notes-interne Vorschau
ƒ Öffnen = Öffnen mit externem
Standardprogramm
ƒ Bearbeiten = Bearbeiten mit
externem Programm mit
anschließender Aktualisierung
in Notes
ƒ Speichern = Ablegen im Dateisystem
ƒ Löschen = Aus dem Dokument
entfernen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 198
Erstellen von Inhalten (10)
Mögliche Aktionen bei Rechtsklick auf Anhang
ƒ Die fünf bereits erwähnten Aktionen
ƒ Öffnen/Bearbeiten mit =
Auswählen des gewünschten
externen Programms
ƒ Speichern und Löschen =
Entfernen aus dem NotesDokument nach dem
Speichern im Dateisystem
ƒ Alle speichern/löschen =
Stapelverarbeitung für alle
Anhänge im Dokument
(z. B. sinnvoll für E-Mails)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 199
Erstellen von Inhalten (11)
Ratschlag
ƒ Aktion „Bearbeiten“ möglichst vermeiden
ƒ Besseres Vorgehen:
ƒ Speichern des Anhangs im Dateisystem
ƒ Bearbeiten und Speichern der Datei mit gewünschtem
Programm
ƒ Löschen des alten Anhangs
ƒ Anhängen der geänderten Datei aus Dateisystem
ƒ Weniger komfortabel, dafür sicher
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 200
Erstellen von Inhalten (12)
Hinzufügen einer Tabelle
ƒ Über Menü „Erstellen\Tabelle“ oder über
Symbolleiste
ƒ Resultat: Dialogfenster mit folgenden Optionen
ƒ Zeilen- und Spaltenanzahl
ƒ Breite fix oder abhängig
von Fensterbreite oder
Randeinstellungen
ƒ Tabellentyp: Für Anfänger
reichen die Typen einfache
Tabelle und Registertabelle
(Hinweis: Registertabellen
eignen sich zur Strukturierung
umfangreicher Inhalte, bereiten
Schwierigkeiten beim Druck)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 201
Erstellen von Inhalten (13)
Dialogfenster „Eigenschaften: Tabelle“
ƒ Art der Tabellenbreite
(fest, abhängig vom Fenster oder von Rändern)
ƒ Bei fester Breite horizontale Position der Tabelle
ƒ Breite der aktuellen Spalte
ƒ Bei variablen Breiten können
einzelne Spalten über
Ankreuzschaltflächen
(Checkboxen) fixiert werden
ƒ Innenabstand der Zellinhalte
ƒ Vertikale Ausrichtung der Zellinhalte
ƒ Farben und Umrandungen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 202
Erstellen von Inhalten (14)
Registertabellen
ƒ Es wird immer nur eine Zeile angezeigt,
Wechsel erfolgt über Reiterleiste
ƒ Wechsel zwischen einfacher Tabelle
und Registertabelle über Einstellung
im Eigenschaften-Dialogfenster
ƒ Alle Reitertitel einzeln einzugeben
im Eigenschaften-Dialogfenster
ƒ Hinweis: In der Regel bestehen
Registertabellen nur aus einer Spalte.
Auf jedem Register kann bei Bedarf
eine weitere Tabelle eingefügt werden.
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 203
Erstellen von Inhalten (15)
Bearbeiten von Tabellen
ƒ Über kontextabhängiges Menü „Tabelle“
(Hinweis: erscheint nur, wenn man sich innerhalb
einer Tabelle befindet)
ƒ Über Symbolleiste
ƒ Über Rechtsklick in Tabelle
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 204
Erstellen von Inhalten (16)
Nutzung des Lineals
ƒ Aktivieren über Menü „Ansicht\Lineal“ oder über
Symbolleiste
ƒ Sinnvoll z. B. für vereinfachtes Festlegen von
Spaltenbreiten
ƒ Hinweis: Das Lineal ist auch beim Formatieren von
Absätzen in Texten hilfreich
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 205
Erstellen von Inhalten (17)
Verbundene Zellen
ƒ Vereinigen nebeneinander
liegender Zellen
ƒ Zunächst Markieren der
gewünschten Zellen
ƒ Anschließend Verbinden
über Menü „Tabelle“ oder
über Rechtsklick
ƒ Teilen funktioniert analog
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 206
Erstellen von Inhalten (18)
Verschieben von Zeilen
ƒ Zuerst Markieren der
gewünschten Zeilen
ƒ Anschließend Verschieben
über <Strg>+<Auf>/<Ab>
Probleme bei Tabellen
ƒ Dienen nur zur Strukturierung, im Gegensatz zu Excel keine
Berechnungen möglich
ƒ Bei eingeschalteter Rechtschreibprüfung Nutzung des
Rechtsklick-Menüs teilweise eingeschränkt
ƒ Rückgängigmachen von Aktionen nicht immer erfolgreich
ƒ Hinweis: Vorsicht beim Einfügen
von Tabellenzellen in Tabellen –
Sollen Zellen überschrieben oder
eine Tabelle in der Tabelle angelegt
werden?
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 207
Erstellen von Inhalten (19)
Arbeiten mit Abschnitten (Sections)
ƒ „Abschnitt“ bezeichnet einen Teil eines Dokuments, der
unabhängig auf- und zugeklappt werden kann
ƒ Sinnvoll zur Strukturierung langer Dokumente
ƒ Wird auch bei Notes-internen Antworten auf E-Mails benutzt
ƒ Abschnitte besitzen einen Titel
ƒ Darstellung über spezielles Symbol
ƒ Erstellen über Markierung des
gewünschten Inhalts und
Befehl im Menü „Erstellen“
ƒ Erste Zeile wird zum Vorgabe-Titel
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 208
Erstellen von Inhalten (20)
Einstellungen von Abschnitten
ƒ Definieren über Dialogfenster
„Eigenschaften: Abschnitt“
ƒ Verschiedene Darstellungsvarianten für den Titelbereich
ƒ Farbe des Titelbereichs
ƒ Titel
ƒ Schriftformatierung des Titels
ƒ Status aufgeklappt/zugeklappt
Entfernen von Abschnitten
ƒ Über Rechtsklick auf Abschnittstitel
ƒ Inhalte bleiben erhalten
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 209
Erstellen von Inhalten (21)
Manuelle Rechtschreibprüfung
ƒ Aktivieren über Menü „Werkzeuge“
ƒ Durchläuft sämtliche identifizierten Rechtschreibfehler in einem
Dialogfenster
Automatische Rechtschreibprüfung
ƒ Aktivieren über
Menü „Werkzeuge“
ƒ Kennzeichnung von Fehlern an Ort und Stelle
über rote Schlangenlinie
ƒ Korrekturvorschläge über Rechtsklick
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 210
Erstellen von Inhalten (22)
Kurze Wiederholung relevanter Hinweise
ƒ Sprachkennzeichnung
ƒ Wichtig für Rechtschreibkorrektur
ƒ Angabe bis auf Wortebene möglich
ƒ Wörterbücher
ƒ Auswählen der relevanten Wörterbücher und des primären
Wörterbuches in den Benutzervorgaben
ƒ Zusätzliche Wörterbücher können installiert werden
ƒ Hinzufügen unbekannter Wörter zu einem persönlichen
Benutzerwörterbuch möglich
ƒ Korrektur ausgehender E-Mails
ƒ Aktivieren für alle E-Mails in den Vorgaben der E-MailApplikation
ƒ Aktivieren für eine E-Mail in deren Zustelloptionen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 211
Weiterführendes Wissen für die Arbeit im Team
Grundlagen des Sicherheitsmodells
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 212
Grundlagen des Sicherheitsmodells
Lotus Notes legt besonderen Wert auf Sicherheit
Sicherheit basiert auf IDs, Zertifikaten und
Schlüsseln
Kernstück ist die persönliche Notes-ID:
Eindeutiger Name
(Bernd Hesse/WI2/FB5/UniPB/DE)
Alternative Namen
(Bernd Hesse)
Notes-Passwort
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Zertifikate (regeln Zugriff auf die
Notes-Umgebung, mit Ablaufdatum,
müssen daher verlängert werden)
Privater Schlüssel (zum Signieren und
Verschlüsseln, das öffentliche Gegenstück ist auf den Servern hinterlegt)
Folie 213
Grundlagen des Sicherheitsmodells (2)
Jeder einzelne Zugriffswunsch wird überprüft
Überprüfung erfolgt nach einem „Zwiebelmodell“:
ƒ Schichten müssen einzeln freigelegt werden,
Erlaubnis innen ist wirkungslos bei Verbot außen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 214
Grundlagen des Sicherheitsmodells (3)
Die Schichten des Zwiebelmodells
(von außen nach innen):
Netzwerkebene
Darf der Benutzer auf das Netzwerk zugreifen?
Authentifizierung
Besitzt der Benutzer eine ID mit gültigem Zertifikat für die NotesUmgebung und kennt er das Passwort?
Serverebene
Darf der Benutzer auf einen speziellen Server in der Umgebung
zugreifen?
Datenbankebene
Darf der Benutzer auf eine spezielle Datenbank auf dem Server
zugreifen?
Designelementebene
Darf der Benutzer ein spezielles Designelement (Ansicht, Ordner
etc.) in der Datenbank verwenden?
Dokumentenebene
Darf der Benutzer ein spezielles Dokument über das
Designelement (Ansicht, Ordner etc.) öffnen?
Feldebene
Darf der Benutzer auf ein spezielles Feld innerhalb des Dokuments
zugreifen?
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 215
Grundlagen des Sicherheitsmodells (4)
Aktionen im Menü „Datei\Sicherheit“:
ƒ Konfigurieren der Sicherheitseinstellungen
ƒ Wechseln der ID
ƒ Sperren des Programms
(auch über Tastaturkürzel
<Strg>+<F5>)
Ausführungskontrolle
ƒ Schutz vor Schadcode
ƒ Regeln werden in den
Sicherheitseinstellungen
gespeichert
ƒ Rückfrage, falls keine
Regel existiert
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 216
Grundlagen des Sicherheitsmodells (5)
Umgang mit Sicherheitsalarmen
ƒ Für jedes Gestaltungselement wird registriert, wer dieses
zuletzt verändert hat
ƒ Beim Aufruf wird gefragt,
ob die Ausführung erlaubt
werden soll
ƒ Auswahlmöglichkeiten:
ƒ Dieses Mal verbieten
ƒ Dieses Mal erlauben
ƒ Bis zum nächsten Login
immer erlauben
ƒ Dauerhaft erlauben
(neue Regel wird angelegt)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 217
Grundlagen des Sicherheitsmodells (6)
Zuständigkeit für die Zugriffseinstellungen:
ƒ Netzwerk, Notes-Umgebung und Server:
ƒ Administratoren (in der Serverkonfiguration)
ƒ Datenbanken:
ƒ Datenbankmanager (in der Zugriffskontrollliste =
Access Control List, ACL)
ƒ Gestaltungselemente:
ƒ Datenbankentwickler (im Domino Designer)
ƒ Dokumente und Feldinhalte:
ƒ Datenbankentwickler (im Domino Designer für
automatisches Setzen) und Dokumentenbearbeiter (im
Dokument für manuelles Setzen)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 218
Grundlagen des Sicherheitsmodells (7)
Zugriffskontrollliste einer Applikation
Liste der Personen,
Gruppen, Server,
(Default = alle
anderen Notes-IDs,
Anonymous =
unbekannte Nutzer,
z. B. im Browser)
Schaltfläche
„Effektiver Zugriff“
(s. nächste Folie)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Zugriffstyp
(wichtigste
Einstellung)
Zusätzliche
Privilegien
Zusätzliche
Rollen
Folie 219
Grundlagen des Sicherheitsmodells (8)
Öffnen über Menü „Datei\Anwendung“
Ermitteln des effektiven
Zugriffs für eine ID:
ƒ Beliebige ID über Schaltfläche
in der Zugriffskontrollliste
ƒ Eigene ID über Schaltfläche
in der Statuszeile
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 220
Weiterführendes Wissen für die Arbeit im Team
Grundlagen des Replikationsmodells
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 221
Grundlagen des Replikationsmodells
Replikation ermöglicht neue Arbeitsweisen
Daten können, müssen aber nicht zwingend zentral
gespeichert werden
Stattdessen Konzept der „verbundenen Kopien“:
ƒ Verschiedene Server
ƒ Lokale Computer
ƒ Notebooks
Ein Abgleich (Replikation) zwischen zwei Repliken
kann automatisch oder manuell erfolgen
Ermöglicht Offline-Arbeiten (im Flugzeug, im
Urlaub, bei Netzausfall etc.)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 222
Grundlagen des Replikationsmodells (2)
Administratoren kümmern sich um Repliken zwischen
Servern
Benutzer replizieren zwischen Servern und ihren lokalen
Computern/Notebooks
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 223
Grundlagen des Replikationsmodells (3)
Vorteile
ƒ Schutz vor versehentlicher Löschung
ƒ Verbesserte Server-Verfügbarkeit (z. B. ein Server in den USA
und ein Server in Europa)
ƒ Synchronisierung sämtlicher Änderungen an den Daten und
Applikationen
ƒ Weiterarbeiten im Offline-Modus
ƒ Alle benötigten Daten sind immer und aktuell verfügbar
Nachteile
ƒ Versehentliche Wiederherstellung gelöschter Dokumente bei
einer Replizierung nach einer sehr langen Replizierungspause
ƒ Replikationskonflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung eines
Dokumentes in verschiedenen Repliken zwischen zwei
Replikationen
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 224
Weiterführendes Wissen für die Arbeit im Team
Reagieren auf Replikations- und Speicherkonflikte
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 225
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte
Zustandekommen eines Replikationskonflikts
ƒ Mehrere Änderungen an einem Dokument in unterschiedlichen
Repliken zwischen zwei Replikationen
ƒ Änderungen an unterschiedlichen Feldern ebenfalls
problematisch
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 226
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte (2)
Reaktion des Systems
ƒ Variante 1 (nur in bestimmten Datenbanken):
ƒ Änderungen an unterschiedlichen Feldern werden automatisch
zusammengeführt
ƒ Für Änderungen am selben Feld gilt Variante 2
ƒ Variante 2 (der Normalfall):
ƒ Es entsteht ein neues Dokument
ƒ Ein Dokument wird „Hauptdokument“, das andere „Konfliktdokument“
ƒ Das Konfliktdokument wird in Ansichten unterhalb des Hauptdokuments in
besonderer Form angezeigt
ƒ Welches Dokument das Hauptdokument wird, bestimmen vor allem
1. die Anzahl der Speicherungen, 2. der Zeitpunkt der letzten Speicherung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 227
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte (3)
Auflösen des Konfliktes durch den Anwender:
ƒ Vollständig manueller Prozess
ƒ Erfordert Rücksprache mit allen Beteiligten
ƒ Vorgehen:
ƒ Schritt 1: Öffnen von Hauptdokument und Konfliktdokument
ƒ Schritt 2: Identifizieren der Unterschiede
ƒ Schritt 3: Klären des gewünschten Endzustandes
ƒ Schritt 4: Übertragen der nötigen Änderungen aus dem
Konfliktdokument in das Hauptdokument
ƒ Schritt 5: Löschen des Konfliktdokumentes
ƒ Niemals das Hauptdokument löschen
(auch nicht, falls das Konfliktdokument dem
gewünschten Endzustand entspricht)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 228
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte (4)
Sonderfall:
ƒ Löschung in Replik A, Änderung in Replik B
Resultat:
ƒ Option 1: Gelöschtes Dokument wird in Replik A mit
Änderungen wieder hergestellt
ƒ Option 2: Geändertes Dokument wird in Replik B
gelöscht
Kriterium:
ƒ Zeitpunkt der Löschung bzw. letzten Speicherung
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 229
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte (5)
Manuelle Rettung eines Dokumentes
ƒ Ausgangssituation:
ƒ Dokument wurde in Replik A gelöscht
ƒ Dokument ist in Replik B noch vorhanden
ƒ Bei nächster Replikation würde es auch in Replik B
gelöscht
ƒ Anwender möchte dies verhindern
ƒ Vorgehen:
ƒ Dokument in Replik B editieren und mehrfach speichern
ƒ Begründung:
ƒ Anzahl der Änderungen in Replik B steigt und Zeitpunkt der
letzten Speicherung ist jünger als in Replik A
ƒ Dokument wird in Replik A wiederhergestellt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 230
Reagieren auf Replikations-/Speicherkonflikte (6)
Speicherkonflikte
ƒ Treten auf, wenn mehrere Personen parallel
dasselbe Dokument innerhalb einer Replik ändern
ƒ Die erste Person kann normal speichern, die zweite
Person muss sich entscheiden:
ƒ Änderungen verwerfen
ƒ Änderungen als Konfliktdokument speichern
ƒ Ein einigen Datenbanken ist paralleles Editieren
deshalb nicht gestattet (Sperren/Locking)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 231
Mobiles Zugreifen auf E-Mails mit Browsern
Lotus iNotes
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 232
Lotus iNotes
URL: Herausfinden von Server und Pfad in den Anwendungseigenschaften der E-Mail-Applikation:
Beispieladresse für Mitarbeiter:
http://pbfb5a.uni-paderborn.de/mail/vname_ab/bhesse.nsf
Beispieladresse für SHK:
http://pbwi2b.uni-paderborn.de/mail/vname_ab/bhesse.nsf
Anschließend Anmelden mit Internet-Passwort
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 233
Lotus iNotes (2)
3 Versionen, zunächst der Full-Modus
ƒ Startseite, Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte, Pers. Journal
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 234
Lotus iNotes (3)
Eigenschaften des Full-Modus:
ƒ Voller Funktionsumfang, vollständige PIM-Arbeitsumgebung
ƒ Ältere Technik
ƒ Ältere Benutzerschnittstelle
ƒ Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten
ƒ Sicherheitsmerkmale wie Verschlüsselung und Signatur durch
Notes-ID-Import unterstützt
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 235
Lotus iNotes (4)
Alternative Version, der Lite-Modus
ƒ E-Mail, Kontakte, Tageskalender
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 236
Lotus iNotes (5)
Eigenschaften des Lite-Modus
ƒ Eingeschränkter Funktionsumfang (wird jedoch mit jeder neuen
Notes-Version erweitert)
ƒ Neue Technik
ƒ Neue Benutzerschnittstelle, z. B. neue Reiterleiste, Bereiche
lassen sich auf- und zuklappen
Außerdem: Der
Ultra-Lite-Modus
ƒ Seit Version 8
ƒ Optimiert für Nutzung
mit dem iPhone
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 237
Lotus iNotes (6)
E-Mail, Kalender und Aufgaben befinden sich in einer gemeinsamen
Datenbank
Kontakte und persönliches Journal jeweils in eigenen Datenbanken
Synchronisierung über die Seite „Replizierung“ (Kontakte) und über
eine Aktion in der E-Mail-Applikation (Journal)
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 238
Weitere Informationen
Hilfeseiten der Fakultät (im Aufbau):
ƒ http://wiwiweb.upb.de/WiWi-KPool/Notes-FAQ
Online-Dokumentation:
ƒ http://www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation/notes
Wiki:
ƒ http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf
Aktuelle Informationskampagne:
ƒ http://www.lotusknows.com
Überblick über die Geschichte des Programms:
ƒ http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory
Allgemeine Einführung in Lotus Notes
Folie 239
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