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Checkliste SEPA-ready Was müssen Sie tun, um SEPA

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Checkliste SEPA-ready
Was müssen Sie tun, um SEPA-Lastschriften einziehen zu können?
1. Gläubiger-ID beantragen ( https://extranet.bundesbank.de/scp/ )

2. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften abschließen 
3. IBAN und BIC der Kunden ermitteln/anfordern
Die gespeicherten Bestände (Kontonummer/Bankleitzahl) müssen in IBAN und BIC
konvertiert werden. Die aktuellen SEPA-fähigen Versionen der Naspa-Programme SFirm
und SPG Verein verfügen über ein entsprechendes Konvertierungsmodul. Nicht
konvertierbare Kundenkennungen bitte bei den Kunden anfordern.

4. Mandatsreferenz bestimmen
Während die Gläubiger-ID den Lastschrifteinreicher, also das Unternehmen, identifiziert,
dient die Mandatsreferenz, z. B. die Kundennummer, der eindeutigen Zuordnung des
Mandats. Die Mandatsreferenz muss in der Lastschrift angegeben werden. Das System für
die Vergabe von Mandatsreferenzen (z.B. Kundennummer o.Ä.) regeln Sie selbst.

5. Zahlungsverkehrsprogramm prüfen/anpassen
Da SEPA ein vollkommen anderes Dateiformat (XML-Format) einsetzt, muss geprüft
werden, ob die Zahlungsverkehrsanwendung bereits SEPA-fähig ist oder ein Update
eingesetzt werden muss. Die Naspa-Programme SFirm und SPG Verein verfügen bereits
über aktuelle SEPA-fähige Versionen (siehe auch Rückseite: Technische Informationen).

6. Interne Prozesse an die Information des Zahlungspflichtigen anpassen
Nach den SEPA-Regeln muss der Lastschrifteinreicher den Zahlungspflichtigen mindestens
14 Tage vor Fälligkeit über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren. Dies kann
durch Übersendung einer Rechnung, die den Fälligkeitstermin enthält, geschehen. Bei
regelmäßigen Zahlungen ist auch eine Jahresrechnung mit allen künftigen
Fälligkeitsterminen inclusive Betragsnennung möglich. Mit dem Zahlungspflichtigen kann
eine kürzere Informationsfrist vereinbart werden.

7. Interne Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen anpassen
Im SEPA-Lastschriftverfahren sind folgende Einreichungsfristen zu beachten:
SEPA-Basis-Lastschrift:
Erstlastschriften
= 6 Tage vor Fälligkeit
Folgelastschriften
= 3 Tage vor Fälligkeit
Euro-Express-Lastschriften (nur innerdeutsche Einzüge) = 2 Tage vor Fälligkeit
SEPA-Firmen-Lastschrift
= 2 Tage vor Fälligkeit
Details enthält die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPALastschriften

8. Geschäftsbriefe auf SEPA-Anforderungen umstellen
Eigene IBAN, BIC und ggf. die Gläubiger-ID in den Geschäftsbrief aufnehmen.

9. Neue Mandate einholen
Die bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen können als SEPA-Mandat für die
SEPA-Basis-Lastschrift weiter genutzt werden, sofern der Zahlungspflichtige der Änderung
der Lastschriftbedingungen nicht widersprochen hat. Besteht bislang keine
Einzugsermächtigung, muss ein neues SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat vereinbart werden.
Für bestehende Abbuchungsaufträge müssen jedoch neue SEPA-Firmen-LastschriftMandate von den Zahlungspflichtigen eingeholt werden. Textvorschläge enthält die
Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften. Der
Zahlungspflichtige muss dieses Mandat bei seinem Kreditinstitut hinterlegen.
Hinweis: SEPA-Mandate verfallen, wenn sie 36 Monate nicht genutzt werden.

10. Information an die Kunden über erstmaligen Einzug im SEPA-Verfahren
Die Zahlungspflichtigen müssen vorher über den Zeitpunkt des ersten Einzugs mittels
SEPA-Lastschrift informiert werden, z. B. durch Übersendung von Jahresrechnungen usw. In
dieser Info muss auch die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt werden.

11. Archivierung der Einzugsermächtigungen/SEPA-Mandate
Gemäß den SEPA-Regeln müssen die unterschriebenen SEPA-Mandate vom
Zahlungsempfänger bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug im Original aufbewahrt
werden, weil eine Rückgabe ohne gültiges Mandat bis zu 13 Monate möglich ist.

Technische Informationen
Welche Fragen stellen sich hinsichtlich Ihres Systems bzw. Ihrer Software?
Welche Anwendungen bzw. Datenbanken benötigen SEPA-Erweiterungen?
 Prüfen Sie, ob die in Ihrem Haus verwendeten Softwareprodukte (z.B.
Lieferantenverwaltung) im Jahr 2013 ein reguläres SEPA-Update erhalten werden oder
bereits SEPA-fähig sind.
 Wird ein separates SEPA-Update oder ein zusätzliches SEPA-Modul für die Verwaltung
der Mandatsreferenzen (bei SEPA-Lastschrift) notwendig?
 Ist eine Konvertierung der vorhandenen Kundendaten (Kontonummer und Bankleitzahl)
in IBAN und BIC durch interne Umstellungsassistenten möglich oder ist es notwendig,
externe Konvertierungen, z.B. durch den SEPA-Account-Converter der Naspa,
durchzuführen?
 Nichtkonvertierbare Kundendaten (z.B. bei Auslandsbankverbindungen) müssen ggf.
erfragt und manuell im System hinterlegt werden.
 Ist die Umsetzung des ISO Code 20022 (XML-Dateiausgabe) in den Systemen
gewährleistet?
 Passt Ihr bisher bei Zahlungen mitgegebener Informationsteil (Verwendungszweck) in die
bei SEPA nur noch möglichen 140 Stellen Verwendungszweck?
 Verwenden Sie die aktuellen SEPA-Purpose-Codes in Ihren Zahlungsvorgängen
(Beschreibung der Datenformate auf www.ebics.de)?
 Ist es für Sie sinnvoll, ein Referenzsystem für Kundenzahlungen (End-to-EndIdentification) zur schnelleren Nachvollziehbarkeit in Reklamationsfällen aufzubauen?
 Ist es für Sie sinnvoll, auf eine Kundenreferenznummer gemäß ISO 11649 umzustellen
(strukturierter, prüfzifferngesicherter Verwendungszweck zur Vereinfachung der
automatisierten Gutschriftverarbeitung, z.B. bei Zahlscheinversand)?
Falls die Kontoauszugsinformationen bei Ihnen elektronisch abgerufen und automatisiert
verarbeitet werden, sind ebenfalls Umstellungen vorzusehen.
 MT940/DTI wird durch das neue Format camt.xxx ersetzt bzw. ergänzt. Die Auswertung
und Kategorisierung der Rückgabecodes (ISO-Reason-Codes) ist neu zu organisieren.
 Die Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen) und die Dispositionsregeln
sind an die neuen Laufzeiten anzupassen.
Testen Sie die Softwareprodukte auf regelkonforme Ausgabe der
Zahlungsverkehrsdateien und führen Sie rechtzeitig Übertragungsläufe mit Ihrer Naspa
durch.
 Bitte denken Sie daran, dass die Naspa ab dem 31.10.2013 keine Datenträger und keine
beleghaften Lastschrifteinreichungen mehr verarbeiten kann. Die Übertragung dieser
Daten muss demnach auf jeden Fall über ein Online-Banking-Verfahren (z.B. EBICS oder
Pin/ChipTAN) erfolgen!
Beachten Sie die im Rahmen der SEPA-Lastschrifteinreichung eingeführten Vorlage- und
Informationsfristen für die Vorab-Information (Pre-Notification) sowie die Fristen der
Einreichung von SEPA-Erst-, Folge- und Schlusslastschriften.
Wir weisen darauf hin, dass Verbraucher (Privatkunden) am SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren
nicht teilnehmen können!
Weiterführende
Informationen
zur
Checkliste
und
zu
der
Auswahl
typischer
Handlungsempfehlungen sowie Mandatsmustertexte finden Sie u.a. unter den nachfolgend
aufgeführten Adressen:
http://www.sparkasse.de/firmenkunden/konto-karte/sepa/
www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de
www.ebics.de
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