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Handbuch was, wann - zwicky • electronic • ag

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Kurzhandbuch was, wenn oder was, wann
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Personalzeiterfassung
Diensteinsatzplanung
Betriebsdatenerfassung
Zutrittskontrolle
Projektmanagement
OEM Handelsprodukte
Engineering
zwicky — electronic — ag
Höhgasse 25 / 8598 Bottighofen
Telefon 071 672 80 10 / Fax 071 672 80 13
www.zwicky-ag.ch / info@zwicky-ag.ch
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
INHALTSVERZEICHNIS
WAS, WENN oder WAS zu welchem Zeitpunkt?
1.
Vorwort ___________________________________________________________________________ 2
2.
Blockdiagramm, Ablauf ______________________________________________________________ 2
3.
Bedienung Allgemein _______________________________________________________________
3.1
Programmeinstieg _______________________________________________________________
3.2
Programmausstieg ______________________________________________________________
3.3
Menuwahl und Buttons (Druckknöpfe) _______________________________________________
3.4
Navigation in Eingabemasken und -Felder ____________________________________________
3.5
Auswahllisten, zwingende Eingaben _________________________________________________
3.6
Optionen ankreuzen =Eingeschaltet / =Ausgeschaltet _______________________________
3.7
Bestätigen oder verwerfen von Eingabemasken ________________________________________
3.8
Hilfe anfordern! _________________________________________________________________
3.9
Auswahl und Einschränkungen bei Listen und Drucken __________________________________
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
4.
Personen eröffnen bei Neueintritt _____________________________________________________
4.1
Kopieren und übernehmen bestehender Personeneinstellungen ___________________________
4.2
Teilzeit- und Festangestellte mit fixem Monatslohn P-Gruppe ‘-T‘ und ‘-M‘ ___________________
4.3
Teilzeitangestellte im StundenLohn P-Gruppe ‘-S‘ oder ‘-X‘ _______________________________
4.4
Vervollständigen der Eingabenmasken im Personalstamm _______________________________
4.5
Verlust oder Defekt des Ausweis-Badge ______________________________________________
4.6
Austritte _______________________________________________________________________
4.7
Personallisten drucken ___________________________________________________________
4
4
4
4
4
5
5
5
5.
6.
Änderung des Anstellungsverhältnisses von Personen ___________________________________ 5
Tägliche / Wöchentliche Arbeiten [Zeitdaten bearbeiten] __________________________________
6.1
[Fehlerprotokoll] / [Tagesprotokoll] __________________________________________________
6.2
[Buchungen bearbeiten] ___________________________________________________________
6.3
Langzeitabsenzen _______________________________________________________________
6.4
[Absenzplanung] ________________________________________________________________
5
5
5
6
6
7.
[Saldokorrekturen] zur Berichtigung des Zeitsaldos ______________________________________ 6
8.
Monatliche Arbeiten [Perioden Abschluss] _____________________________________________ 6
8.1
Persönliche [Zeitausweise ausdrucken] ______________________________________________ 7
8.2.
[Perioden Abschluss] _____________________________________________________________ 7
9.
Arbeiten am Jahresende ____________________________________________________________ 7
9.1
[Jahreskalender] unter Menu [Stamm] _______________________________________________ 7
9.2
[Jahresabschluss] unter Menu [Perioden abschliessen] __________________________________ 7
10.
Statistische Auswertungen_________________________________________________________
10.1 [Kontenblatt pro Person] __________________________________________________________
10.2 [Kontenzusammenzug] ___________________________________________________________
10.3 [Kontenzusammenzug pro Kostenstelle] ______________________________________________
8
8
8
8
11.
Datenpflege _____________________________________________________________________
11.1 [Datenbanken reorganisieren] ______________________________________________________
11.2 Datensicherung _________________________________________________________________
12.1 Keine Namens-Anzeige ___________________________________________________________
12.2 Falscher Rhythmus bei Beginn- und Ende-Buchungen ___________________________________
8
8
8
8
8
13.
Eigene Notizen ___________________________________________________________________ 9
14.
Legende zu Zeitausweis ___________________________________________________________ 9
13.
Ablauf beim Buchen am WinTime2000 Ellipson ________________________________________ 9
© zwicky••electronic••ag
Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 1
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
1.
Vorwort
®
Wir möchten Sie herzlich in der Welt der WinTime2000 Zeiterfassung begrüssen!
®
Das neue WinTime2000 ist weit mehr als nur ein Zeiterfassungssystem, es sollte als eigentliches
Informations- und Kommunikationssystem genutzt werden.
Das Ziel ist es, die Informationen möglichst papierlos, einfach und schnell zu bearbeiten und auszutauschen. Zur Erreichung dieses Ziels ist wichtig, gewisse Abläufe einzuhalten, gesetzliche und firmenspezifische Vorgaben zu berücksichtigen und die Ausbildung nicht zu vernachlässigen.
Dieser Auszug aus dem Handbuch sollte Ihnen als Nachschlagewerk bei anstehenden Fragen weiterhelfen!
2.
Blockdiagramm, Ablauf
© zwicky••electronic••ag
Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 2
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
3.
Bedienung Allgemein
3.1
Programmeinstieg
Benutzerauswahl: Bevor Sie ins Hauptmenu gelangen muss der entsprechende Benutzer gewählt
und das Passwort eingegeben werden. Das Passwort kann vom Benutzer selber geändert werden.
Jedem Benutzer sind die Berechtigungen und Personengruppen zugeteilt.
3.2
Programmausstieg
Es ist wichtig, dass das Programm korrekt verlassen wird. Andernfalls können Datenverluste oder
Ordnungsprobleme (defekte Indexe) nicht ausgeschlossen werden. Bei einem Programmabsturz
oder Stromausfall muss ein Datenservice durchgeführt werden (siehe Pkt. 11.1).
3.3
Menuwahl und Buttons (Druckknöpfe)
Auswahl mit der Maus oder der Tastatur durch Drücken der [Alt-Taste] zusammen mit dem entsprechenden Buchstaben. Bitte beachten Sie, dass je nach Berechtigung gewisse Menupunkte für Sie
gesperrt sein können.
3.4
Navigation in Eingabemasken und -Felder
Bedienung mit der Tastatur: Springen zwischen den Eingabefeldern mit der [Tabulator-Taste] auf
nächstes Feld und der [Shift]+[Tabulator-Taste] auf vorheriges Feld. Innerhalb des Eingabefeldes
kann der Cursor mit den [Pfeiltasten] links und rechts bewegt werden. [Home] und [End] bewegt den
Cursor an den Feldbeginn oder -Ende. Mit der [Einfügetaste] kann zwischen Einfüge- und Überschreibmodus gewählt werden. Bedienung mit der Maus: Zur Feldauswahl direkt mit der linken Maustaste ins Eingabefeld Klicken.
3.5
Auswahllisten, zwingende Eingaben
In Auswahllisten kann mit den [Pfeil]- und [Page]-Tasten oder der Maus navigiert werden.
Eingabefelder, welche mit einer Auswahlliste hinterlegt sind [▲] [▼], können durch Mausklick geöffnet und Eingaben übernommen werden. Dabei sind nur Eingaben aus den Auswahllisten erlaubt!
Kann ein Eingabefeld nicht verlassen werden und ist markiert, enthält es ungültige Daten, welche
zum Verlassen zuerst richtig gestellt werden müssen.
3.6
Optionen ankreuzen =Eingeschaltet / =Ausgeschaltet
Optionen können mit der Tastatur durch Betätigen der [Leertaste] oder Klicken der linken Maustaste
ein- und ausgeschaltet werden.
3.7
Bestätigen oder verwerfen von Eingabemasken
Neueingaben und Änderungen in Eingabemasken müssen zum Speichern bestätigt [√ Bestätigen]
werden. Mit [Esc] oder [X Abbrechen] werden Eingaben verworfen!
3.8
Hilfe anfordern!
Mit der [F1-Taste] oder rechtem Mausklick kann zu jedem Eingabefeld Hilfe angefordert werden.
Bei nahezu jedem Eingabefeld ist eine Kurzbeschreibung hinterlegt, welche mit eigenen Notizen ergänzt werden kann.
3.9
Auswahl und Einschränkungen bei Auflisten und Drucken
Die [Ordnungswahl] legt die Sortierung (z.B. nach BadgeNr., oder nach Name, etc.) fest.
Ohne vorgenommene Einschränkungen wie die Personengruppe, der BadgeNr., etc. werden alle
Personen aufgelistet. Wählen Sie z. B. bei der Personengruppe an letzter Stelle ‘?????????-M‘, so
werden nur ’Monatslöhner’ gedruckt.
© zwicky••electronic••ag
Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 3
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
4.
Personen eröffnen bei Neueintritt
Grundsätzlich gibt es zwei Varianten für die Eröffnung von neuen Personen:
Durch [Kopieren] der Einstellung von einer ausgewählten Personen mit gleicher Anstellung (empfohlen) oder durch Neueröffnen einer Personen mit dem [Neu]-Button.
Achtung: Die kleinste eröffnete BadgeNr. muss immer einer aktiv arbeitenden Person zugeteilt sein!
Vorgaben für die Auswahl wie z.B. das Periodendatum bei Listen werden von der kleinsten, aktiven
BadgeNr. genommen.
4.1
Kopieren und übernehmen bestehender Personeneinstellungen
Bei Neueröffnung können mit [Kopieren] bestehende Personeneinstellungen auf neue Personen
übernommen werden. Wählen Sie dazu vor dem Kopieren eine bestehende Person mit gleicher Anstellung und Abteilung aus.
4.2
Teilzeit- und Festangestellte mit fixem Monatslohn P-Gruppe ‘-T‘ und ‘-M‘
Die Personen werden gemäss Anstellungsvertrag und Zeitreglement eröffnet und mit den entsprechenden Zeitmodellen und Berechtigungen eingegeben.
Folgende Eingaben sind zu beachten: Das Eingabefeld ‘Gruppenzuteilung’ muss an letzter Stelle
ein ‘-T’ (für Teilzeit) oder ‘-M’ (für Monatslohn 100%) aufweisen. Dabei entspricht das Eingabefeld
‘Beschäftigungsgrad’ der Anstellung in %.
4.3
Teilzeitangestellte im Stundenlohn P-Gruppe ‘-S‘ oder ‘-X‘
Die Personen werden wie ’Monatslöhner’ (siehe Pkt. 4.2) eröffnet mit dem Unterschied, dass durch
die ‘Gruppenzuteilung’ ‘-S‘ oder ‘-X‘ die Sollzeiten in den Zeitmodellen ignoriert werden.
Folgende Eingaben sind zu beachten: Das Eingabefeld ‘Gruppenzuteilung’ muss an letzter Stelle
ein ‘-S’ oder ‘-X’ aufweisen. Bei der Einstellung für die ’Saldoabgrenzung’ (unter Einstellung EndePeriode) das ’Auszahlkonto’ anzugeben.
4.4
Vervollständigen der Eingabenmasken im Personalstamm
Bitte beachten Sie, dass möglichst alle Eingabefelder vollständig ausgefüllt sind.
Zwingend sind folgende Zuteilungen:
• Der Suchname, entspricht dem Kürzel oder der PersonalNr. der Person.
• Die PersonalNr. ist zwingend, wenn die Lohndaten in ein Lohnprogramm exportiert werden.
• Eintritts-, Austrittsdatum eingeben, sobald bekannt. Die Sollzeit wird ab dem Eintritts- bis und
mit dem Austrittsdatum verlangt.
• Gruppenzuteilung, an letzter Stelle nach dem Bindestrich der Buchstabe ‘-M‘ oder ‘-T‘ für Festund Teilzeitangestellte im Monatslohn, ‘-S‘ oder ‘-X‘ für angestellte im Stundenlohn. Mit den Stellen 1-9 kann eine hierarchische Gruppenzuteilung zur Auswahl z.B. beim Listendrucken erstellt
werden. Dabei stehen ‘?‘ für Wildcards (Eingaben an dieser Stelle werden ignoriert).
• Beschäftigungsgrad; dieser entspricht einem Multiplikationsfaktor für die Sollzeit;
z.B. 1.00 = 100%, 0.50 = 50%.
• Der Ferienanspruch erfolgt gemäss den Eingaben ’Vorjahresguthaben’ + ’Jahresguthaben’ +
’Änderung dieses Jahr’. Das ’Jahresguthaben’ ist gemäss Anstellungsvertrag einzugeben, Änderungen z.B. durch Ein- und Austritt unter dem Jahr sind im Eingabefeld ’Änderung dieses Jahr’ an
zu passen.
• KalenderNr. muss dem Betriebskalender entsprechen, welcher die Sollzeit für jeden ’nicht normalen Arbeitstag’ steuert (siehe Pkt. 9.1).
• Wochenplan mit Zeitmodellen. Die Zeitmodelle müssen dem Zeitreglement entsprechenden
Einstellungen enthalten, sie steuern die Zeitabrechnung für jeden Wochentag.
• Saldoabgrenzung am PeriodenEnde für Personen im Stundenlohn muss bei der ‘Saldoabgrenzung in Konto’ das Auszahlkonto angegeben werden.
• Für Personen mit begrenztem Gleitsaldo je Monat kann der Höchstwert in der ‘Saldoabgrenzung’
z.B. 20 Std. und das Verbuch-Konto für den übersteigenden Wert angeben werden.
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Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 4
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
• Datum, per PeriodenEnde diese Datum muss kleiner oder gleich dem Eintrittsdatum sein (nur
kontrollieren).
4.5
Verlust oder Defekt des Ausweis-Badge
Bei Verlust oder Defekt eines Ausweises kann im Personalstamm mit [NeueNummer] umnummeriert
werden. Dabei werden alle Einstellungen und Daten dieser Person auf die neue AusweisNr. übernommen. Die alte AusweisNr. wird gelöscht und wieder freigegeben.
4.6
Austritte
Sobald ein Austritt bekannt wird, muss das Austrittsdatum eingetragen werden.
Frühestens nach dem Periodenabschluss können ausgetretene Personen auf eine freie 9000er Nr.
mit [NeueNummer] umnummeriert werden; der ‚alte’ Ausweis-Badge kann anschliessend wieder für
neue Personen benutzt werden.
Achtung: Personen frühestens ein Jahr nach Austritt löschen, da sie sonst nicht mehr in der Statistik
aufgeführt werden.
4.7
Personallisten drucken
Verschiedene Übersichtslisten wie Telefonverzeichnis, Adressliste, Saldolisten etc. können unter dem
Menupunkt [Personallisten drucken] mit der entsprechender Auswahl und Sortierung aufgelistet
und ausgedruckt werden.
5.
Änderung des Anstellungsverhältnisses von Personen
Bevor Änderungen am z.B. am Beschäftigungs-Grad oder an Zeitmodellen vorgenommen werden, muss ein Periodenabschluss für diese Person durchgeführt werden. Andernfalls kann es vorkommen, dass die Berechnungen vor dem Abschlussdatum mit den neuen Einstellungen geändert
werden!
6.
Tägliche / Wöchentliche Arbeiten [Zeitdaten bearbeiten]
Die täglichen Buchungen und Absenzen sollten auf ihre Vollständigkeit geprüft und korrigiert werden.
Dies kann dezentral von den Abteilungen oder zentral von einer Stelle übernommen werden.
6.1
[Fehlerprotokoll] / [Tagesprotokoll]
Das Fehlerprotokoll gibt eine Übersicht über ’Unregelmässigkeiten’ beim Buchen und bietet neu die
Möglichkeit diese direkt zu korrigieren. Dabei sind die angezeigten Fehler abhängig von den gewählten Optionen. Normalerweise genügt es die Option ’Arbeitstage ohne Buchung’ auszuwählen. Fehlende Buchungen werden in jedem Fall angezeigt!
Spätestens bevor der Periodenabschluss durchgeführte wird, sollte die Fehlerübersicht kontrolliert
werden.
6.2
[Buchungen bearbeiten]
Unter diesem Menupunkt sind die täglichen Buchungen pro Mitarbeiter ersichtlich.
• Die entsprechende Person kann mit der BadgeNr., dem Suchname oder dem Namen ausgewählt
werden.
• Das entsprechende Datum wird im Datumsfeld oder mit den Pfeil-Tasten gewählt.
• Korrekturen, Ergänzungen und Löschungen von Zeitdaten und Absenzen erfolgen durch Anklicken der entsprechenden Buchungszeile. [Löschen] mit ‘Papierkorb-Button’.
Geänderte Buchungen werden mit ‘M’ für Manuell gekennzeichnet und mit einer entsprechenden
Bemerkung versehen.
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Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 5
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
• Zusätzliche Buchungen können mit [Neu+++] oder klicken auf die Zeile [+++>] eingefügt werden. Die Zeitarten und Absenzen sind aus der Auswahlliste zu wählen. Zeiten können mit Beginn- und Endezeit oder im Totalfeld als Gesamtzeit angegeben werden. Wird keine Zeiteingabe
(Zeit = 0.00) gemacht, so rechnet das System die Differenz zur täglichen Sollzeit auf.
Ohne Zeiteingabe, kann auch eine Prozenteingabe gemacht werden. (Die prozentuale Zeit zur
täglichen Sollzeit wird eingetragen z.B. 50% = 4.06 Std.).
• Mit [BuSort] werden Buchungen nach den Uhrzeiten automatisch einsortiert!
• Beim Verlassen oder Blättern auf eine neue Person rechnet das System automatisch alle Saldi
gemäss den Zeitmodelleinstellungen nach. Durch [Rechnen] kann der Rechnungslauf zur Überprüfung z.B. der Abzüge, des Saldo und der Zulagen sofort ausgeführt werden.
6.3
Langzeitabsenzen
Diese können mit der Buchungsart ‘W’ für automatisches Wiederholen auch an Folgetagen bis
zur nächsten Buchung oder ‘D’ für automatisches Duplizieren bis zum Datum mit einer Buchung
der selben Absenz und der Buchungsart ‘L’ für Löschung, eingegeben werden. Die Buchungsart ‘W’
eignet sich für die Absenz Krankheit, ‘D’+’L’ für Absenzen die parallel zu Buchungen eingegeben
werden müssen (z.B. 50% Unfall, 50% wird gearbeitet).
Achtung: Bei Frei- und Feiertagen wird richtigerweise keine automatische Absenz eingetragen!
6.4
[Absenzplanung]
Diese bietet eine weitere Möglichkeit planbare Absenzen (z. B. Ferien, Schule, Militärdienst etc.) auf
einer grafischen Jahresübersicht schnell und einfach einzutragen. ‘Absenzen’ werden zuerst
durch Anklicken ausgewählt und anschliessend wiederum durch Anklicken beim Datum eingefügt.
Ohne andere Zeitvorgabe wird immer die entsprechende Sollzeit des Tages gebucht. Absenzen löschen mit dem ‘Papierkorb-Button’.
Es ist zu beachten, dass bei nicht gewählter ‘Absenz’ oder dem Versuch Absenzen in abgeschlossenen Perioden einzufügen das Programm ins [Buchungen bearbeiten] wechselt.
Eine Übersicht, für jede Person oder eine Personengruppe, kann mit dem Programm [Absenzpläne
drucken] erstellt werden.
7.
[Saldokorrekturen] zur Berichtigung des Zeitsaldos
Saldokorrekturen können im Programm [Personenverwalten], [Saldokorrekturen] oder als Buchung auf einen Tag (empfohlen) gemacht werden. Saldokorrekturen müssen mit entsprechendem
Vorzeichen ’+ / -’ gebucht werden.
Saldokorrekturen in Folge Auszahlungen sollten z.B. am letzten Buchungstag einer Periode im Programm [Buchungen bearbeiten] mit der Zeitart ’Auszahlkonto’ gebucht werden.
Achtung: Buchungen im Programm [Buchungen bearbeiten] können nur mit maximal 99 Std. gebucht werden. Höhere Werte sind auf mehrere Tage zu verteilen.
8.
Monatliche Arbeiten [Perioden Abschluss]
Monatliche Periodenabschlüsse werden während der neuen Periode empfohlen und sind für den
Lohndaten-Export zwingend, um Differenzen zwischen Lohnzahlungen und später gemachten Korrekturen zu verhindern.
Periodenabschlüsse können nach Bedarf für einzelne Personen oder Personen-Gruppen z.B. Stunden- und Monats-Löhner separat mit unterschiedlichem Abschlussdatum durchgeführte werden.
Für den Periodenabschluss wird folgender Ablauf empfohlen:
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Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 6
was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
8.1
Persönliche [Zeitausweise ausdrucken]
Pro Mitarbeiter werden am Monatsende oder zur Kontrolle während einer laufenden Periode Zeitausweise, mit der entsprechenden Personen- und Periodenwahl gedruckt und an die Mitarbeiter
abgegeben. Der Zeitausweis enthält die täglichen Buchungen mit der Total- und Sollzeit sowie
dem entsprechenden Saldo. Wahlweise kann das Zeitkontentotal für jede Zeitart und Absenz in
Stunden und an wie vielen Tagen, sowie die Ferienabrechnung aufgeführt werden.
Der Zeitausweis ist die Quittung für den Mitarbeiter und den Periodenabschluss!
8.2.
[Perioden Abschluss]
Sobald wie möglich, ca. in der ersten Hälfte der neuen Periode, müssen alle Zeitdaten und Absenzen bereinigt sein und für den Periodenabschluss bzw. für die Lohnabrechnung bereit stehen. Nach
Bedarf kann der korrigierte Zeitausweis nochmals ausgedruckt und abgegeben werden, auch von
einer bereits abgeschlossenen Periode.
Jetzt ist es Zeit den Periodenabschluss durch zu führen. Einzelne Personen oder PersonenGruppen z.B. Stundenlöhner können mit unterschiedlichem Periodendatum abgeschlossen werden.
Achtung: Nach dem Periodenabschluss können in den entsprechenden Perioden keine Buchungen
korrigiert werden! Korrekturen müssen in der neuen Periode gebucht werden.
9.
Arbeiten am Jahresende
Beim Jahreswechsel muss der neue Betriebkalender mit den Frei- und Feiertagen zur Verfügung
stehen. Zudem beginnt der jährliche Ferienanspruch von neuem zu laufen.
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten wird folgendes Vorgehen empfohlen:
9.1
[Jahreskalender] unter Menu [Stamm]
Die regelmässigen Freitage, meistens Samstage und Sonntage, können im Jahreskalender mit dem
[Perioden]-Button für ein ganzes Jahr eröffnet werden (Vorgabe). Die Kalender-Nummer bleibt für
alle oder eine Personen-Gruppe immer die Selbe, da diese bereits im Personalstamm zugeteilt wurde. Mit [Neu] müssen jetzt noch die örtlichen Feiertage einzeln eröffnet werden oder können durch
Anwählen eines vergangenen Feiertages, mit [Kopieren] auf das neue Datum übernommen werden.
Achtung: Im Jahreskalender werden nur die ’nicht normalen Arbeitstage eröffnet’!
Auswirkungen der einzelnen Einstellungen:
Arbeitsgrad => Steuert die Sollzeit am entsprechenden Tag 1.00 = 100%, 0.50 = 50% oder ½Tag.
Reduktion- => Abzug in Std. und Min. von der Tages-Sollzeit z.B. eine Stunde weniger, vor
Sollzeit
einem Feiertag.
TagesAbsenz => z.B. für Betriebsferien oder vorgeholte Brückentage, der Arbeitsgrad muss in
diesem Fall auf 1.00 = 100% (Sollzeit gleich Absenzzeit) eingestellt werden.
Wochentag- => z.B. 1 = Sonntag für Feiertage unter der Woche, wählt das Sonntags-Modell mit
wie
den entsprechenden Sonntags-Zulagen.
9.2
[Jahresabschluss] unter Menu [Perioden abschliessen]
Der Jahresabschluss darf erst nach dem Dezemberabschluss gestartet werden und alle Listen und
Zeitausweise müssen vorher ausgedruckt sein!
Mit dem Jahresabschluss werden die restlichen Ferienguthaben in das Feld ’Vorjahresguthaben’
gebucht, der ’Ferienbezug’ wird auf null gestellt und das neue ’Jahresguthaben’ gutgeschrieben.
Achtung: Änderungen am Jahresguthaben dürfen erst nach dem Jahresabschluss gemacht werden!
Die weiteren Möglichkeiten beim Jahresabschluss sind das Umbuchen und Verrechnen des Zeitsaldos sowie Vorholzeit- und Überzeit-Konti.
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Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
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was, wenn oder was, wann
Nachschlagewerk für Personalzeiterfassung
10.
Statistische Auswertungen
Statistische Auswertungen sind grundsätzlich nur von abgeschlossenen Perioden möglich.
Es gibt drei Varianten für statistische Auswertungen:
10.1 [Kontenblatt pro Person]
Auflistung aller Absenzen und Zeitarten für max. 12 Periodenabschlüsse. Diese dient als Beleg oder
zum Nachweis von Veränderungen an Saldi und gebuchten Absenzen.
10.2 [Kontenzusammenzug]
Auflistung aller oder ausgewählter Personen-Gruppen, mit 6 wählbaren Absenzen und Zeitarten in
einem beliebigen Zeitraum. Dieser Beleg kann z.B. für die Deklaration der Kranken- und Unfallstunden an die Versicherung verwendet werden. Interessant ist diese Auflistung im Vergleich mit den
geleisteten Präsenzzeit-Stunden.
10.3 [Kontenzusammenzug pro Kostenstelle]
Auflistung aller Absenzen und Zeitarten von einer oder mehreren Kostenstellen für max. 12 Periodenabschlüsse. Bei dieser Auflistung bleiben die Mitarbeiter anonym und sind nicht ersichtlich.
11.
Datenpflege
11.1 [Datenbanken reorganisieren]
Ein Datenservice sollte monatlich durchgeführt werden, bei einem Programmabsturz z.B. durch
Stromausfall, ist er zwingend. Unter dem Menupunkt [Datei], [Datenbanken reorganisieren] kann
das Programm gestartet werden, vorher sollten alle Benutzer das Programm verlassen haben.
Mit der Option ’Indexdateien aufräumen’ werden gelöschte Datensätze endgültig eliminiert!
11.2 Datensicherung
Zeiterfassungs-Daten können als heikle Daten eingestuft werden, beim Verlust ist die Wiederherstellung oft sehr Aufwendig. Deshalb ist die tägliche Datensicherung unerlässlich und sicher zu stellen!
12.
Mögliche Probleme beim Buchen (Stempeln)
12.1 Keine Namens-Anzeige
Der Name wird beim Buchen mit dem Ausweis nicht angezeigt, es erscheint ’Unbekannte oder nicht
eröffnete Person’, obwohl diese Person im Personalstamm eröffnet wurde. Meistens fehlt die Lesestations-Adresse im Personalstamm oder sie ist falsch eingegeben. Personen können auf einer,
mehreren ’99’ oder allen ’88’ angeschlossenen Erfassungsstationen eröffnet werden.
Ein weiterer Grund kann eine verzögerte Kommunikation zwischen PC/Server und Erfassungsstation
sein (Makrolauf).
12.2 Falscher Rhythmus bei Beginn- und Ende-Buchungen
Der Mitarbeiter hat darauf zu Achten, dass der Beginn-/ Ende-Rhythmus stimmt; bei Arbeitsbeginn
muss die [BEGINN]-Taste leuchten, bei Arbeitsende muss die [ENDE]-Taste leuchten. Eine Korrektur erfolgt durch drücken der entsprechenden Taste!
Mit der Option ’Set Beginn, Auftrag0’ = [J]a kann im Personalstamm ein Modus gewählt werden, welcher bei der ersten Buchung am Tag automatisch [BEGINN] vorgibt. Diese Einstellung ist nicht geeignet für Nachtarbeit über Mitternacht und zusammen mit der Auftragserfassung!
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Seite 8
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13.
Eigene Notizen
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Version 1.00 + 2.00 / Stand Jan.08
Seite 9
was, wenn oder was, wann
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14.
Legende zu Zeitausweis
m ............................... Mittagspausenabzug
(MP war zu kurz, Differenz wurde abgezogen)
p ................................ fixer Pausenabzug innerhalb Buchungspaar
s ................................ Buchung ist innerhalb der Sperrzeit
(Zeit wird nur ausserhalb Sperrzeit gerechnet)
r ................................ Buchung auf Viertel-Stunde gerundet
(Zeit wird ab Rundung gerechnet)
a ................................ Sperrzeitblock innerhalb Buchungspaar
(z.B. Sperrzeit über Mittag, ganze Zeit abgezogen)
ma ............................. Abzug bei Mehrarbeit
(max. Arbeitszeit wurde überschritten)
b ................................ Buchung ist innerhalb der Blockzeit
(hat keinen Einfluss auf die Berechnung)
v ................................ Tag mit umgebuchter Vorholzeit
(von Präsenzzeit auf Vorholzeitkonto)
??:?? .......................... Fehlende Buchung
(nur vollständiges Buchungspaar wird gerechnet)
¦ ................................ manuelle Korrektur an Buchung vorgenommen
(Benutzer und Datum in Bemerkung eingetragen)
F / A / S / K / M / G ... ... Beispiele Kürzel bei Absenzkonti
(können im Zeitarten-Stamm geändert werden)
@ ............................... Kürzel für Vorholzeitkonto
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Seite 10
was, wenn oder was, wann
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15.
Ablauf beim Buchen am WinTime2000 Ellipson
Jeder Mitarbeiter hat für die Zeiterfassung/Zutrittskontrolle einen neuen Legic-Ausweis (Karte
oder Schlüsselanhänger) erhalten. Dieser Ausweis wird für das An- bzw. Ab-Melden beim ArbeitsBeginn und beim Arbeits-Ende benötigt.
Ausweis-Leser:
Für das optimale, berührungslose Lesen muss der Ausweis von vorne beim WinTime2000-Logo,
im unteren Teil der Erfassungsstation, hingehalten werden. Eine Bestätigung der Erfassung erfolgt
durch Anzeige des Name und des Beginn- bzw. Ende-Status sowie des fortlaufenden Saldo per
gestern.
Die Bestätigungs-Anzeige (Name etc.) wird ca. 10 Sec. angezeigt und kann durch betätigen der
Null-Taste (0) sofort abgeschaltet werden.
Sollte der Ausweis nicht gelesen werden, so muss der Ausweis wieder von Leser entfernt werden
ca. 30 cm und erneut an das Logo gehalten werden.
Weitere Tasten:
Die Tasten müssen immer vor dem Lesen des Ausweises gewählt werden!
Beginn/Ende automatisch
Ohne Tasten-Wahl (Vorgabe: Taste-0) alterniert der Arbeits-Beginn und das Arbeits-Ende automatisch.
Vorgabe Beginn/Ende
Mit den Pfeil-Tasten kann jedoch der Arbeits-Beginn (Rechts) und das Arbeits-Ende (Links) explizit vorgegeben werden.
Absenz-Eingabe
Mit der Taste-1 kann sich ein Mitarbeiter in eine Absenz ab- oder zurück-melden (Eingabe abschliessen mit #-Taste). Je nach Einstellung wird auf die Sollzeit gutgeschrieben oder eine fixe
Gutschrift erteilt.
Tasten (4) können auch fix mit einer Absenz-Nr. verknüpft werden (z.B. 1=Kurzabsenz,
2=Postgang)
Kostenstellen-Wechsel
Mit der Taste-2 kann ein Kostenstellen-Wechsel vorgenommen werden (Eingabe abschliessen mit
#-Taste), (weitere Möglichkeiten: Tätigkeits- / Auftrags-Wechsel)
Saldo-Abfrage
Mit der *-Taste können bis zu 4 verschiedene Saldi abgerufen werden (durchblättern mit den
Pfeil-Tasten), (z.B. fortlaufender Saldo, Arbeitszeit vom Tag/Monat, Sollzeit vom Tag/Monat, Ferien Restguthaben, etc.).
Weitere 4 Saldi können mit der Taste-8 programmiert und abgerufen werden.
Buchungen Abfragen
Mit der #-Taste können die letzten 4 Buchungspaare abgerufen werden (durchblättern mit den
Pfeil-Tasten).
Buchungen vom Vortag mit der Taste-9.
Bemerkungen:
Die Tasten können frei belegt werden d.h. die Funktionen können auch auf andere Tasten umprogrammiert werden.
Im Offline-Betrieb sind Saldo-Abfragen nicht verfügbar, in diesem Fall können nach dem Buchungen 3 Saldi mit den Pfeil-Tasten durchgeblättert werden
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