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7 Was Sie von Ihren Arbeitnehmern wissen sollten (S - Die Onleihe

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7 Was Sie von Ihren Arbeitnehmern wissen sollten (S.37-39)
Für die monatliche Entgeltabrechnung müssen von den Mitarbeitern einige Belege vorliegen. Für
Stundenlohnempfänger müssen die Stundennachweise vorliegen um das laufende Entgelt und
gegebenenfalls Zuschläge für Sonn-, Feitertags und Nachtarbeit ermitteln zu können. Werden im
Abrechnungsmonat ergänzende Zahlungen wie Prämien oder Boni geleiste, müssen die Unterlagen für
die Berechnung von Vertriebsprämien, Leistungsboni etc. vorliegen.
Die Ermittlung der Lohnsteuer kann nur korrekt erfolgen, wenn zum Zeitpunkt der Entgeltabrechnung
eine Steuerkarte vorliegt. Wurde diese beispielsweise dem Mitarbeiter ausgehändigt und ist innerhalb
von 6 Wochen nicht wieder eingegangen, muss mit Steuerklasse VI abgerechnet werden. Im laufenden
Kalenderjahr muss die Lohnsteuerkarte bis spätestens 31.3. dem Arbeitgeber vorliegen. Eine Ausnahme
besteht für Aushilfen die pauschal mit einem festen Steuersatz versteuert werden.
Die Kündigung oder der Wechsel der Krankenkasse kann zu einer Neuanlage einer Krankenkasse im
Abrechnungssystem und/oder zu geänderten Beitragssätzen führen. Bei zusätzlichen Leistungen des
Arbeitgebers hat der Abschluss eines Vermögenswirksamen Sparvertrages, die Aufnahme einer
betrieblichen Altersvorsorge oder die Gewährung eines Firmenwagens Einfluss auf die
Entgeltabrechnung. Abwesenheiten wie Krankheit von mehr als 6 Wochen, Arbeitsunfälle, Eintritt in
den Mutterschutz, Wehrübungen oder unbezahlter Urlaub haben Einfluss auf die Anzahl der
Sozialversicherungstage und somit auf die Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten und
Arbeitslosenversicherung. Bei Umlagepflicht des Unternehmens führen Krankheiten von Arbeitern und
Auszubildenden zu einem Erstattungsanspruch aus der U1 Umlagekasse.
Entsprechend sollten alle Abwesenheiten zum Zeitpunkt der Entgeltabrechnung bekannt sein. Für die
Entgeltabrechnung empflieht es sich alle Veränderungen zum Vormonat in einem „Abrechnungsordner"
und für die Lohnabrechnung aufzubereiten. Die nachfolgende Liste gibt einen Überblick über benötigte
Unterlagen für die Entgeltabrechnung.
œ Steuerkarte
œ Kopie des Sozialversicherungsausweis
œ Nachweis der Elterneigenschaft
œ Stundenlisten bei Lohnempfänger
œ Lohn-/Gehaltsveränderungslisten
œ Listen über ergänzende Zahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien, Bonuszahlungen,
Tantiemen etc.
œ Informationen über genommenen Urlaub, Fehlzeiten wie Krankheit, Mutterschutz etc.
œ Listen zu Krankenkassenwechsel, Anschriftenwechsel, Wechsel der Bankverbindung etc.
œ Nachweis über Vermögenswirksame Leistungen
œ Unterlagen zu Direktversicherungen oder sonstiger betrieblicher Altervorsorge
œ Bescheinigung über private Krankenversicherung für Mitarbeiter die nicht gesetzlich
krankenversichert sind
œ Erklärung über die Aufstockung der pauschalen Rentenversicherung für Aushilfen
œ Erklärung über Mehrfachbeschäftigung
œ Arbeits-/Aufenthaltsgenehmigung für nicht EU Bürger
Die gesamten abrechnungsrelevanten Unterlagen werden in der Regel in einer Personalakte
zusammengestellt. Neben den Bewegungsdaten wie Bestandteile der Vergütung und Abwesenheiten,
gibt es eher statische Informationen, die Einfluss auf die Entgeltabrechnung haben. Dazu zählen die
Steuerklasse, Zahl der Kinder, Bankverbindung etc. Diese Daten werden in einem Personalstammblatt
zusammengestellt und sind in der Regel fest in einem Abrechnungssystem hinterlegt. Kapitel C gibt
einen Überblick welche Mitarbeiterdaten Einfluss auf die Lohnabrechnung haben. Der Arbeitgeber
muss die Arbeitspapiere für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. im Rahmen der
Aufbewahrungsfristen mindestens 10 Jahre archivieren.
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Gesundheitswesen
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