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1 Wer oder was ist ILONEXS? - ILONEXS GmbH & Co. KG

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Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
1 Wer oder was ist ILONEXS?
Die Independent Logistic OverNight EXpress Service GmbH & Co. KG (ILONEXS)
stellt die Verbindung zwischen Partnern im KEP Markt her und bietet ein
unabhängiges Nachtliniensystem, sowie ein EDV- und Verrechnungssystem.
Die Zielsetzung des Systems ist
- ein sicherer Transport der zuzustellenden Sendung.
- ein deutschlandweites Liniensystem, welches frühe Zustelltermine ermöglicht.
- ein europaweites Liniensystem, insofern die entsprechenden Ziele in
akzeptablen Zeiten kosteneffektiv erreicht werden können.
- eine schnelle Rückmeldung der Daten zur Servicemaximierung und
Vermeidung kostenintensiver Klärungstelefonate.
- hohe Effizienz durch ständig weiterentwickelte Software.
Nach derzeitigem Stand sind folgende Zustellgebiete und Zeiten mit eigenen Linien
möglich:
flächendeckend bis spätestens
Belgien
17 Uhr
Dänemark
17 Uhr
Deutschland
12 Uhr
Holland
17 Uhr
Liechtenstein
17 Uhr
Luxemburg
17 Uhr
Österreich
17 Uhr
Schweiz
17 Uhr
Slowakei
17 Uhr
Slowenien
17 Uhr
Tschechien
17 Uhr
2 Einführung
In keinem Handbuch können alle Arbeitsschritte bis ins Detail aufgeführt werden
(Z.B. Einatmen – Ausatmen, Einatmen – Ausatmen, ...), dennoch soll dieses
Handbuch eine Arbeitsgrundlage bei der Zusammenarbeit zwischen ILONEXS und
den Stationspartnern bilden.
Der Markt verändert sich ständig und somit wird dieses Handbuch weiterhin ständig
aktualisiert. Die Tatsache, dass sinnvolle und/oder notwendige Vorgehensweisen
nicht in diesem Handbuch festgelegt sind, stellt keinen „Freischein“ fürs „Nichtstun“
dar.
Bei Klärungsbedarf und notwendigen Festlegungen ist den Arbeitsanweisungen des
Call-Centers ist Folge zu leisten.
Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
3 Systemqualität
Ein System kann nur so gut sein wie der Partner mit der geringsten Qualität.
Die Systemqualität hängt erheblich von zeitlich festgelegten Linienplänen mit korrekt
eingehaltenen Abfahrtzeiten ab.
Dies wird bei ILONEXS durch unabhängige Linienhalter sichergestellt. Nach
Absprache mit dem Linienkoordinator kann die Abfahrtzeit um maximal 5 Minuten
verlegt werden. Diese Maßnahme garantiert konstante Ankunfts- und Abfahrtszeiten
im Umschlagplatz und somit auch termingerechte Auslieferzeiten am Zustelltag.
4 EDV
Die EDV bildet neben den Linien das zentrales Element des Systems.
4.1 Mindestanforderungen an Hard- und Software:
Betriebssystem
Microsoft Windows 95, 98, ME, NT4.0, 2000 oder XP
Freie Festplattenkapazität ca. 150 MB
Datentransfermöglichkeit
per Modem, ISDN oder DSL (Direkt oder Internet)
Drucker
für Labels oder Frachtscheine (A4)
Scanner
serielle Schnittstelle oder Tastaturschnittstelle
5 Nutzung des eigenen Logos
Im Programm kann das partnereigene Logo hinterlegt werden. Das hinterlegte Logo
wird auf Frachtscheinen, Etiketten, Rollkarten, Benachrichtigungskarten und eigenen
Preislisten aufgedruckt.
6 Sendungsverlauf
•= Abholung durch den Partner.
•= Transport vom Partner über den Hauptumschlagplatz zum Auslieferpartner.
•= Auslieferung der Sendung durch einen Systempartner der ILONEXS.
Der Versandpartner darf seinen Auslieferpartner frei wählen. Aber bedenken Sie:
Sollte nicht der von ILONEXS vorgegebene Partner für die Auslieferung gewählt
werden, können weder Auslieferzeit noch Auslieferqualität garantiert werden.
7 Definitionen
7.1
Routing / Abladestelle / Partnernummer
520/ CDM
ist ein Routing
520/
ist eine Abladestelle
CDM
ist eine Partnernummer
pod
proof of delivery (Empfängerunterschrift)
Achtung! Bei Sonn- und Feiertagslinien unterscheidet sich die Abladestelle eventuell
von der Standardabladestelle. Auch die Abfahrtszeiten unterscheiden sich von der
Standardlinie. Die Sonntagslinie deckt nicht das gesamte Flächennetz ab.
Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
7.2 Worauf Sie sich verlassen können
Jeder Partner
- ist in der Lage, 70 kg ohne Probleme auszuliefern.
- verfügt mindestens über einen Transporter mit einer Ladekapazität von 1.000 kg.
- übermittelt die Auslieferdaten bis 14 Uhr (Bei Zustellungen bis 12 Uhr).
8 Alles rund um die Sendung
8.1
Sendungsarten
8.1.1 Sameday
Die Sendungsart Sameday leitet sich bezüglich der Auslieferung von der
Sendungsart Overnight ab.
8.1.2 Overnight
Max. Gewicht
Ab
Ab
1.000 kg
70 kg dem Auslieferpartner per Fax bis 20 Uhr avisieren
200 kg dem Call-Center bis 19 Uhr avisieren und genehmigen
lassen.
Lieferzeiten
10 Uhr ins Wirtschaftszentrum
12 Uhr ins Umland
17 Uhr verschiedene europäische Länder
Termine
möglich
Ausliefergebiet
alle Länder, die in 24 Stunden erreicht werden können
Sonderleistungen
Feiertag- und Wochenendzustellung möglich
Nachnahmen
Spätabholung, etc.
8.1.3 ILO-48
Max. Gewicht
Auslieferung bis
Termine
Ausliefergebiet
Sonderleitungen
je nach Land unterschiedlich
Laufzeit 24 bis 48 Stunden
nicht möglich
verschiedene Länder
je nach Land unterschiedlich
8.1.4 ILO-Int
Max. Gewicht
Auslieferung bis
Termine
Ausliefergebiet
Sonderleitungen
je nach Land unterschiedlich.
Laufzeit meistens über 48 Stunden
nicht möglich
verschiedene Länder
je nach Land unterschiedlich
8.1.5 ILO-Pack
Max. Gewicht
Auslieferung bis
Termine
Ausliefergebiet
Sonderleitungen
10 kg
15 Uhr
nicht möglich
Deutschland
keine
Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
8.1.6 ILO-Letter
Max. Gewicht
Auslieferung bis
Termine
Ausliefergebiet
Sonderleitungen
2 kg
12 Uhr
nicht möglich
deutsche Wirtschaftszentren
keine
8.1.7 Direktfahrt
Max. Gewicht
Auslieferung bis
Termine
Ausliefergebiet
Sonderleitungen
1.000 kg
nach Absprache
nicht möglich
keine Beschränkung
keine Beschränkung
8.2 Abholaufträge
Sendung in EDV eingeben, übertragen und dem Partner zusätzlich telefonisch oder
per Fax avisieren.
Der abholende Partner ist verantwortlich für die korrekten Sendungsdaten.
8.3 Sendungsversand
Zur korrekten Avisierung der Versandsendung müssen die Daten in der EDV
eingegeben, übertragen und das vom Programm erstellte Etikett oder Frachtschein
auf der Sendung sichtbar befestigt werden.
Alte Etiketten und Frachtscheine sind zu entfernen oder unkenntlich zu machen, da
hierdurch Zeitverluste bei der Verladung am Hauptumschlagplatz nicht ausgeschlossen werden können.
8.3.1 Inland
Sendungen ins Programm eingeben.
Frachtschein oder Etikett drucken, Sendung bereitstellen und Daten bis 23:30 Uhr
übertragen.
Der Fahrer scannt mit dem Stationsrechner Sendungen ein und quittiert die Liste.
8.3.2 EU-Versand
Siehe Sendungsversand Inland. Keine weiteren Unterlagen notwendig.
8.3.3 Drittland
Zusätzlich zu den in Sendungsversand benötigten Unterlagen werden folgende
Unterlagen benötigt:
Dokumente
keine weiteren Unterlagen
Warensendungen
Proformarechnung
8.3.4 Sendungseingabe
Die Sendungseingabe kann auf verschiedene Arten erfolgen.
8.3.4.1 Großkundenmodul
Der Einsatz des Großkundenmoduls erleichtert die Sendungsabfertigung, ermöglicht
spätere Abfahrtzeiten und erhöht die Kundenbindung.
Ein Beispiel:
Anhang 4
-
-
Handbuch Stand 15.08.03
Der Kunde gibt die Sendungsdaten ins Großkundenmodul ein und druckt ein
Etikett aus. (Eingabekomfort ähnlich dem envio-Programm).
Der Kunde druckt zwei Übergabelisten. Eine verbleibt vom Fahrer
unterschrieben beim Kunden. Die Zweite wird vom Fahrer als Kontrollliste
mitgenommen.
Der Partner braucht lediglich bei den eingelesenen Sendungsdaten die
Sendungsart zu wählen, mit der diese verschickt werden soll.
Ergebnis:
Kundenbindung, Arbeitsersparnis, spätere Abholzeiten
8.3.4.2 Sendungseingabe per Internet
Wird kostenlos für die eigene Homepage zur Verfügung gestellt
8.3.4.3 Import ins Programm
Möglich für Import von Excel-Dateien des Kunden.
Ein Beispiel:
- Ein Kunde schickt eine E-Mail mit 100 Adressen.
- Die Adressen werden ins Programm eingelesen.
(Dauer 10 min)
- Adressetiketten ausdrucken.
(Dauer 8 min)
- Ein Fahrer bringt dem Kunden die vorgedruckten Etiketten.
- Kunde/Fahrer klebt Adressetiketten auf Sendungen
- 100 Sendungen können dem Linienfahrer versandfertig übergeben werden.
(Gesamtdauer 18 min)
Ergebnis:
Arbeitsersparnis, Kundenbindung, erhöhte Abfertigungsgeschwindigkeit,
Spätere Abholzeiten
8.3.4.4 Sendungseingabe per Handy
Wird kostenlos zur Verfügung gestellt
8.3.4.5 Sendungseingabe per Programm
Zur korrekten Avisierung der Versandsendung müssen die Daten in der EDV
eingegeben, übertragen und das vom Programm erstellte Etikett oder Frachtschein
auf der Sendung befestigt werden.
8.3.5 Abholung durch Linie
Der Partner stellt die Sendung verladefertig zur Linienabfahrtszeit an der
Beladestelle bereit. Sofern der Partner für die Beladestelle verantwortlich ist, wird der
Partner den Fahrer beim Beladen des Linienfahrzeugs unterstützen. Der Linienfahrer
ist nicht verpflichtet, Frachtscheine oder Aufkleber auf Richtigkeit der Angaben zu
prüfen.
8.4
Sendungsempfang
8.4.1 Importscann der Sendungen und Linienfahrer Erhalt quittieren.
Ist der Partner für die Abladestelle verantwortlich, wird ein Datenimport wird an allen
Sendungsempfangstagen bis spätestens 7 Uhr vorgenommen (im Normalfall Montag
bis Samstag).
Im Programmteil (Datentransfer / Importscann) werden die Sendungen von dem
Partner bei Übergabe durch den Fahrer eingescannt.
Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
Die Liste der nicht scannbaren Sendungen werden vom Auslieferpartner geprüft und
dem Linienfahrer gegengezeichnet.
Findet keine persönliche Übernahme durch den Stationspartner statt, ist die Station
für die nicht in Empfang genommenen Sendungen verantwortlich.
Avisierte Sendungen, die nicht in der Station ankommen, werden im Programm
entsprechend gekennzeichnet und ausschließlich dem Call-Center telefonisch oder
per Fax gemeldet.
Ein weiterer Datentransfer wird bis spätestens 9 Uhr vorgenommen.
8.5 Sendungsauslieferung
Lieferungen beginnen ab 8 Uhr, wenn vom Auftraggeber nicht anders gewünscht.
Die erste Zusatzanfahrt am nächsten Tag im Wirtschaftszentrum ist kostenfrei.
Ist die Zustellung nicht möglich, muss der auftraggebende Kurier umgehend
informiert werden. Er erteilt Ihnen weitere Weisungen. Vor einem weiteren
Zustellversuch muss er Ihnen eine Freischaltung geben.
Rollkarten sind Pflicht, da Zusatzinformationen aufgedruckt werden. Rollkarten
haben Vorrang vor den angebrachten Frachtscheinen, da darin aufgeführte
Zusatzinformationen eine entsprechende Sendungshandhabung fordern können.
8.6 Sendungsverfolgung
Damit eine Sendungsverfolgung überhaupt funktionieren kann, ist es eine
Grundvoraussetzung, dass Auslieferdaten korrekt und zeitnah eingegeben werden.
8.6.1 Auslieferdaten Eingabe
Auslieferdaten werden vorzugsweise mit dem Handy bis zu einer halben Stunde
nach Auslieferung zum Hauptserver kostengünstig (siehe Beispielrechnung)
übertragen.
Auslieferdaten von ON-Sendungen werden bis 14 Uhr eingeben. Auslieferdaten von
Sendungen, die bis 16 Uhr ausgeliefert wurden, werden an gleichen Tag
eingegeben.
8.6.1.1 Auslieferdaten Eingabe per Programm
8.6.1.2 Auslieferdaten Eingabe per Handy
Werden Sendungen innerhalb von 30 min nach Auslieferung eingegeben, erfolgt
automatisch eine Sondervergütung pro Sendung (siehe Beispielrechnung).
Wie wird eingegeben?
- Auf dem Weg vom Wagen zum Kunden werden lediglich die letzten Zahlen
der Sendung in Handy eingegeben. Daraufhin erscheint die Sendung mit
Strasse im Handy.
- Der Kunde unterschreibt die Rollkarte.
- Auf dem Weg vom Kunden zum Wagen gibt der Fahrer den Namen des
Empfängers ein.
Fertig!
Vorteil:
Auslieferdaten stehen in der gleichen Sekunde zur Verfügung (Service).
Anhang 4
Vorteil:
Handbuch Stand 15.08.03
Die Auslieferstation braucht ihre Fahrer nicht mehr auf Handy nach
Auslieferdaten zu fragen (Kostenersparnis).
Ein Beispiel:
Ein Fahrer hat
Pro Sendung werden
Arbeitstage pro Monat
Ein Fahrer hat
Pro Sendung werden
Arbeitstage pro Monat
x1
5
+ 0,10 €
+ 0,50 €
20
+ 10,00 €
- 4,95 €
- 4,95 €
+ 0,10 €
20
+ 0,10 €
+ 2,00 €
20
+ 40,00 €
- 4,95 €
- 4,95 €
+ 30,10 €
Sendungen pro Tag.
vergütet.
pro Tag
pro Monat
D2 Fun-Tarifx1
GPRS-L pro Monat x1
Sendungen pro Tag.
vergütet.
pro Tag
pro Monat
D2 Fun-Tarifx1
GPRS-L pro Monat x1
Preise basieren auf der aktuellen vodafone Preisliste (01.07.03).
Folglich werden keine Auslieferdaten bei der Station angefragt und somit braucht der
jeweilige Partner seinen Fahrer nicht auf Handy anzurufen und Daten abzufragen.
8.6.2 Auslieferdaten Abfrage
Alle Abliefernachweise sind in Papierform zu führen und nach den gesetzlichen
Richtlinien entsprechend aufzubewahren.
Jeder Partner hat das Recht, Abliefernachweise per Fax anzufordern.
Alle Auslieferdaten stehen sofort nach Eingabe und Übertragung in die EDV zur
Verfügung.
8.6.2.1 Auslieferdaten Abfrage per Programm
Nach dem Datentransfer stehen alle eingegebenen Auslieferdaten der Versandstation sofort zur Verfügung.
8.6.2.2 Auslieferdaten Abfrage per Internet
Kann kostenlos in eigene Internetseite ohne Werbung für eingebaut werden.
8.6.2.3 Auslieferdaten Abfrage per Handy
Wird für alle Partner kostenlos zur Verfügung gestellt.
8.6.2.4 Auslieferdaten Abfrage per Handy
Wird für alle Partner kostenlos zur Verfügung gestellt.
Anhang 4
Handbuch Stand 15.08.03
8.7 Auslieferhindernis
Bei Zustellproblemen ist umgehend der auftraggebende Partner zu informieren und
Weisungen zum weiteren Vorgehen einzuholen. Existiert keine Weisung bis 16 Uhr
ist das Call-Center per Fax zu informieren.
Wird ein Empfänger nicht angetroffen, ist eine Benachrichtigungskarte zu
hinterlassen. Benachrichtigungskarten können mit dem zur Verfügung gestellten
Programm ausgedruckt werden.
9 Zusatz- / Sonderleistungen
9.1 Gefahrgutmindermengen
Es werden lediglich Gefahrgutmindermengen transportiert. Verschiedene
Gefahrgutmindermengen jedoch können zusammen wiederum ein Gefahrgut bilden
(Z.B. Partner A schickt Nitro Partner B schickt Glycerin – ein knalliges Ereignis). Zur
Koordination müssen deshalb bei Call-Center bis 18 Uhr Gefahrgutmindermengen
angemeldet und von diesem auch Genehmigt werden.
9.2 Tiertransporte
Gesetzliche Bestimmungen ...
9.3 Nachnahme
Nachnahmen werden dem Partner vom Nachnahmenkonto auf das in der EDV
angegebene Konto nach spätestens zwei Werktagen überwiesen.
9.4
Transportversicherung
10 Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt Mittwochs für die jeweils vorangegangene Woche (Mo-So).
Fallen bis Mittwoch 12 Uhr fehlerhafte Daten auf, können diese noch vor der
Abrechnung im Computer und im Call-Center korrigiert werden.
11 EDV – Was leistet envio?
Hier einige groben Eigenschaften des Programms:
Datenimport von Excel-Dateien
Großkunden-Modul
Sendungsverfolgung im Internet
Handyunterstützung (Sendungseingabe/-verfolgung, Auslieferdateneingabe, ...)
Hinterlegung von Sendungsnummern pro Kunde
Preishinterlegung pro Kunde
Hoher Eingabekomfort und schnelle Eingabemöglichkeit (20 Sekunden pro Sendung)
Adressvorgabe/-historie
Hohe Datengeschwindigkeit durch SQL-Datenbank
Rollkartenerstellung mit automatischer Zonenunterteilung
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