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07.11.2014
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Bürosoftware
Was uns bei der Arbeit die Zeit stiehlt
Es sind nicht nur Facebook und E-Mails, die uns am Arbeitsplatz ablenken. Selbst wer keine
nervigen Mails beantwortet oder die Zeit im Internet totschlägt, vergeudet Zeit - und zwar
mit handelsüblicher Bürosoftware.
Konferenzen, Telefonate, E-Mails, SMS –Angestellte werden ständig abgelenkt und verzetteln sich.
Das schadet letztlich auch der Produktivität des Unternehmens. Doch selbst wenn die Mitarbeiter
hoch konzentriert am Rechner sitzen und arbeiten, vertrödeln sie Arbeitszeit - und das ohne es zu
merken. Eine repräsentative Umfrage der GfK im Auftrag des Softwareherstellers Made in Office
GmbH zeigt nämlich, dass ein Großteil der Zeit, in der Angestellte mit Bürosoftware arbeiten,
eingespart werden könnte.
Größter Zeitaufwand ist die Formatierung
"Unternehmen können ihre Produktivität in allen Bereichen, egal ob Finance, HR, Marketing, Vertrieb
oder Management, um 25 Prozent steigern", heißt es in der Studie. Ein Großteil der täglichen Arbeit
Microsoft Office-Anwendungen erledigt. Im Schnitt 72 Prozent der
werde mit den klassischen
Arbeitszeit verbringt der durchschnittliche Büromensch mit Powerpoint-Präsentationen, ExcelTabellen oder Word-Dokumenten. Das Problem: Die Aufgaben sind immer die gleichen. 35 Prozent
der Zeit, während der die Befragten mit Office arbeiten, bestehen aus wiederkehrenden Tätigkeiten,
heißt es in der Studie.
Da wird formatiert, Tabellen gestaltet und die immer gleiche Bestellung an den Kaffeelieferanten
geschrieben - mit wechselndem Datum versteht sich. Um beispielsweise eine PowerpointPräsentation zu erstellen, benötigt ein durchschnittlicher Office-Nutzer 38 Prozent der Gesamtzeit nur
für die Formatierung. Dazu gehört die Formatierung von neu erstellten Folien, Tabellen und
Diagrammen ebenso wie die Überführung von alten Folien in neue Designs. Ähnliches gilt auch für
die Textverarbeitung und Tabellenkalkulation: auch hier beansprucht die Formatierung gut ein Drittel
der Arbeitszeit. Bei E-Mail-Programmen sind die Zeitfresser hingegen in der Organisation zu finden:
Für das Auffinden von E-Mails, das Aufräumen des Posteingangs und das mehrmalige Verfassen von
wiederkehrenden Textbausteinen geht viel Zeit verloren.
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27.11.2014 15:21
Bürosoftware: Was uns bei der Arbeit die Zeit stiehlt - Zukunft der Arb... http://www.wiwo.de/erfolg/zukunftderarbeit/buerosoftware-was-uns-be...
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Produktivität
Zehn Dinge, die Sie heute mal
lassen sollten
Digitale Zeitfresser
Womit wir unsere Zeit
verschwenden
Produktivität
Zeitfresser E-Mail
Wie groß das Einsparpotenzial in diesem Bereich tatsächlich ist,
zeigt eine einfache Rechnung: 1.760 Stunden arbeitet im Schnitt
ein Mitarbeiter pro Jahr. 1.267 Stunden arbeitet ein Mitarbeiter
pro Jahr mit Office-Software. 443 Stunden lassen sich bei der
Arbeit mit Office durch entsprechende Makros und Add-ins
automatisieren. Die Powerpoint-Präsentation müsste
beispielsweise nicht mehr von Hand formatiert werden. Diese
443 Stunden entsprächen einem Produktivitätsgewinn von 25
Prozent. Je nach Unternehmen liegt im täglichen Einsatz von
Office-Software ein Optimierungspotenzial zwischen 20 und 50
Prozent.
Und der Aufwand lohnt sich noch nicht einmal immer: Pro Jahr erstellt allein ein Mitarbeiter
durchschnittlich 240 Word-Dokumente, 180 Excel-Arbeitsmappen, 48 PowerPoint-Präsentationen und
mehr als 7.000 E-Mails. Doch in 70 bis 87 Prozent der Fälle entsprechen die Dokumente nicht dem
korrekten Corporate Design – obwohl die Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Formatierung verbringen.
Für Arbeitgeber gibt es zwei Ansatzpunkte das Problem zu lösen: Sie investieren in Software, die die
klassische Bürosoftware optimiert und wo möglich automatisiert und schulen ihre Mitarbeiter im
Umgang mit Microsoft Office. Die Studie zeigt nämlich auch: Ein Viertel der Befragten verfügt gerade
einmal über Grundkenntnisse in den Office-Programmen, mit denen sie täglich mehrere Stunden
arbeiten. Sogar knapp die Hälfte gibt an, wenig oder gar kein Training in der Anwendung von OfficeSoftware zu erhalten.
ked
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