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externer ERP-Evaluation - magellan GmbH

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ERP-Evaluation Magellan GmbH
magellan
Auf zu neuen Ufern!
Von Schlüsseln, Schlössern und ERP-Systemen
Was haben Schlüssel, Schlösser und ERP-Systeme gemeinsam? Auf den ersten Blick
nichts. Doch betrachten wir die unterschiedlichen Verschlusssysteme, deren
Öffnungssysteme und die unterschiedlichsten ERP-Lösungen, dann sehen wir, dass
die Gemeinsamkeit in den unterschiedlichsten Anforderungen ihrer Verwendung liegt.
Wenn wir ein Fahradschloss kaufen, dann kommen wir nicht darum herum, uns
Gedanken über die Anforderung des Verschlussmechanismus zu machen: Soll unser
Fahrrad mit einem grossen, flexiblen Schloss an eine Stange gekettet werden, oder mit
einem fixierten Schloss das Hinterrad blockieren. Schon zwei essentielle Unterschiede,
welche es zu betrachten gilt. Bleiben wir bei diesem Beispiel und fragen uns weiter wie
der Ab- und Aufschliessmechanismus funktionieren soll, dann erkennen wir bald, dass
wir zwischen Zahlen- und Schlüsselschlössern entscheiden müssen.
Ohne genaue Analyse der Verwendung des Fahrrads und anschliessender
Anforderungsdefinition, kann diese Aufgabe nur auf gut Glück gelöst werden. Ist z.B.
nicht klar, dass das Fahrrad von mehreren Personen verwendet wird, und dass das
Schloss aus Platzgründen fixiert sein muss, so würde man nicht unbedingt auf die
optimale Lösung kommen. Die Lösung des am Fahrrad fixierten Zahlenschlosses
ermöglicht allen Benutzern das Öffnen des Fahrrads, ohne dass von den Schlüsseln
Kopien erstellt werden müssen.
Wir könnten nun vom Fahrradschloss zum Hochsicherheitsverschlusssystem
übergehen und müssten uns dann mit biometrischen Sicherheitsystemen, Stahltüren
und –bolzen etc. herumzuschlagen. Auch hier würden wir uns überlegen müssen,
welches die genauen Anforderungen sind und weswegen diese gerechtfertigt sind.
Sieht es bei der Wahl eines ERP-Systems anders aus? Nein! Auch hier benötigen wir
klare Anforderungen, Struktur und Tranparenz. Es macht wenig Sinn, eine
Dienstleistungs-Branchenlösung näher zu betrachten, wenn das Kerngeschäft im
Handel zuhause ist.
Je genauer die Anforderungen definiert sind, desto sicherer können unvorhergesehene
Zusatzentwicklungen vermieden werden. Sind Zusatzentwicklungen dennoch
notwendig, so können diese in die gesamte Projektplanung und -budgetierung mitaufgenommen werden und sind so wieder steuer- und handelbar.
Wenn wir für ein bestehendes Schloss
einen Ersatzschlüssel suchen, dann tun
wir gut daran, die Struktur der Zähne zu
erfassen, denn nur so stellen wir sicher,
dass der neue Schlüssel zum alten
Schloss passt. Die Hoffnung, dass es den
Wunder-Passepartout gibt, welcher für alle
Schlösser passt, müssen wir aufgeben.
Genau gleich verhält es sich mit der ERPSoftware für Unternehmen. Es gibt nicht
DIE Lösung, sondern jede hat ihre eigene
Ausprägung.
Aus diesem Grund ist vor der Wahl und Implementierung des neuen ERP-Systems
eine detaillierte Auseinandersetzung mit den Anforderungen zwingend. Die
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www.magellan.li
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Anforderungen sollten sich nicht nur auf die Businessprozesse beschränken, sondern
ebenso die Technische-, Betriebs-, End-Benutzer-, Unternehmens- und Geschäftssicht
beinhalten.
Bevor mit der Evaluation begonnen wird, müssen sich die Verantwortlichen über die
Gründe der ERP-Einführung Klarheit verschaffen. Es gibt drei Szenarien, welche den
Grund für eine ERP-Evaluation liefern können. Der Anstoss erfolgt entweder von
aussen (vom Markt), von innen (der Linie) oder von oben (dem Management).
Hat sich das Business radikal geändert, in
anderen Worten, zu den bestehenden Prozessen
sind neue dazugekommen und alte Prozesse
wurden verändert oder sind entfallen, so hat sich
die Firma auf dem Markt neu ausgerichtet, d.h.
die Anforderungen sind aus dem Markt
entstanden. In dieser Situation ist das Ziel der
Evaluation die Prozessklarheit aller Beteiligten zu
erlangen
und
eine
anschliessende
Prozessunterstützung
der
neu
definierten
Prozesse zu erreichen.
Ist das Unternehmen gewachsen, d.h. die bestehende Lösung unterstützt die
ablauforganisatorischen Prozesse nicht mehr optimal, so wird die Neuerung von innen
gefordert. In diesem Fall ist das Ziel der ERP-Evaluation die gewachsene Organisation
wieder optimal zu unterstützen.
Wir eine ERP-Einführung verwendet, um die Organisation auf dem Markt neu
auszurichten und die damit einhergehenden Prozessveränderungen in der
Organisation zu erzielen, so ist die ERP-Evaluation durch das Management getrieben.
Sind die Ziele agbestimmt, so kann mit der Evaluation begonnen werden. Interne
Mitarbeiter werden mit der entsprechenden Aufgabe betreut und bringen viel an
Firmen-Erfahrung in die Evaluationsphase ein. Um diesen Input optimal nutzen zu
können, jedoch nicht durch bestehende Gegebenheiten in der Kreativität zu behindern,
ist einer der Aspekte, welcher für eine externe Begleitung in dieser Phase spricht. Die
gesammelten Erfahrungen in Evaluationen für verschiedene Firmen sowie
unterschiedlichen Herstellern führen während der externen Begleitung zu wertvollen
Inputs. Dies macht die Evaluation mit einer externen Begleitung effizient und sehr
zielgerichtet.
Und was beinhaltet eine umfassende ERP-Evaluation?
Der Ursprung des Wortes „Evaluation“, kommt vom lateinischen Begriff „valuare“ und
steht für bewerten. Dies bedeutet, dass wir bei unserer ERP-Evaluation irgendetwas
bewerten müssen! Es stellt sich lediglich die Frage, welche Kriterien und
Ausprägungen sind in einer umfassenden ERP-Evaluation zu analysieren und zu
bewerten?
Heute sind die meisten Produkte seit längerem auf dem Markt. Die Entwicklungsfirmen
haben viel Erfahrung gesammelt sowie ihre Produkte entsprechend angepasst und
erweitert. So treten die heutigen Produkte mit ähnlichen oder gar den gleichen
Ausprägungen, Prozessen und Funktionen, für die entsprechenden Branchenbereiche,
auf dem Markt auf. Der ausschliessliche Funktions- und Prozessvergleich ist daher als
alleiniges Auswahlkriterium nicht mehr geeignet. Oft noch schlimmer ist die damit
einhergehende Verwirrung beim Evaluator, denn die Auswahl an möglichen Produkten
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bleibt nach einer funktionalen und prozessorientierten Evaluation riesig! Damit die
Produkte gegenübergestellt werden können, müssen somit neue Kriterien betrachtet
werden.
Die starke Dynamik in der ERP-Branche und die damit einhergehenden
Strategieanpassungen sowie Mergers & Acquisitions bei den Produkthäusern
bedingen, dass man die Firmenstruktur der potentiellen Anbieter in der Evaluation
intensiv durchleuchtet. Wer möchte schon ein Produkt wählen, das gerade durch einen
Merger geht?
Des Weiteren ist die Vergangenheit des Herstellers und des Produktes ein guter
Indikator für die Kontinuität und Beständigkeit des Produktes und Anbieters. Häufige
Reales- oder Marketingstrategiewechsel sind klare Indikatoren für Unbeständigkeit
bezüglich der Produktphilosophie. Jedes Unternehmen das ein ERP-Sytem einführt,
übernimmt mit der Implementierung die Produktphilosophie und gibt diese an die
Mitarbeiter weiter. Durch die tägliche Arbeit mit dem neuen System, muss dieses
zwingend von den Mitarbeitern getragen werden. Nur schon kleine Ungereimtheiten im
neuen Erscheinungsbild der Applikation lassen die Mitarbeiter am System zweifeln.
Eine umfassende ERP-Evaluation beinhaltet somit neben den technischen und
fachlichen Anforderungen, die Bereiche End-Benutzer-, Unternehmens-Sicht (Lieferant)
und zu guter letzt die eigene Geschäfts-Sicht, denn es gibt klare Ziele welche die
Geschäftsleitung mit der ERP-Implementierung verfolgt.
Lieferanten
• Referenzen
• Marketing
• Produktinfo
• Show Cases
• Firmen Info
Kunde
• Historie
• Erfahrung
• Netzwerk
• Hintergründe
• Know-how
• Beratung
• Coaching
• Anforderungen
• Methode
• Neutralität
• Vertrauen
Evaluator
Die Gründe für einen externen Evaluations-Partner
Der Bereich der Unternehmens-Sicht (Lieferanten- und Produktbewertung) kann nur
seriös erfolgen, wenn die Historie des ERP-Marktes bereits über einen längeren
Zeitraum verfolgt wurde. In den meisten Unternehmen fehlt diese Erfahrung und
entsprechend wird dieser Bereich nicht oder nur ungenügend in der Evaluation
berücksichtigt. Ein externer Partner kann diesen Bereich optimal abdecken. Zusätzlich
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ist die Unabhängigkeit des Partners ein Vorteil, welcher sich in den nachfolgenden
Punkten positiv niederschlägt.
Konkurrierende Ziele
Bevor die Beurteilung beginnen kann, muss das Ziel klar und offen mit dem Evaluator
abgestimmt werden. Die genaue Definition des verfolgten Ziels verhindert unnötige
„Kehrtwenden“ nicht nur in der Auswahl-, sondern auch in der Implementierungsphase.
Egal wie das definierte Ziel für die Evaluation lautet, sitzt der Evaluator im eigenen
Haus, so hat dieser seine persönlichen Ziele, welche mit den definierten Zielen
konkurrieren können.
Schlachten von heiligen Kühen
Es ist bekannt, dass Offenheit und Transparenz die Sicherheit und das Vertrauen in der
Organisation steigern. Zu oft erleben wir allerdings, dass überwiegend interne Politik
und Eigeninteresse im Spiel sind. Ein neutraler Evaluator kann als Coach und
Vermittler auftreten und bei Krisensituationen helfen, ohne dass jemand das „Gesicht“
verliert. Ein externer Evaluator stellt sicher, dass auch die „heiligen Kühe“ analysiert
und hinterfragt werden. Nur eine ganzheitliche Betrachtung bringt ganzheitliche
Prozessunterstützung.
Offen für jede Lösung
Viele Firmen kennen mehrere ERP-Produkte durch ihre Lieferanten, Mitbewerber oder
aus Informatikzeitschriften. Kritisieren ist einfacher, als die positiven Aspekte hervor zu
heben und diese Kritik bleibt hängen. Die gewünschte Offenheit gegenüber den
bekannten Produkten ist daher selten gegeben. Die ganzheitliche Betrachtungsweise
des ERP-Marktes und die Ausweitung auf „unbekannte“ Produkte bindet interne
Ressourcen und wird daher zu oft vernachlässigt. Der Einbezug eines unabhängigen
Evaluators verringert die Vorurteile und führt zu einer ganzheitlichen
Betrachtungsweise.
Das allmächtige ERP
Viele ERP-Auswahlverfahren scheitern an der Unklarheit was ein Produkt kann. Die
Hersteller und Anbieter versprechen beinahe alles, wenn es um die Plazierung des
Produktes bzw. der Projekte geht. Verständlich, dass aufgrund der gelieferten
Versprechungen eine Wahl dann nicht mehr auf der funktionalen, sondern eher auf der
emotionalen Ebene erfolgt. Durch die Unterstützung eines externen Begleiters, werden
die funktionalen Möglichkeiten nicht nur kritisch hinterfragt, sondern aufgrund
bestehender Erfahrung können die Abdeckungsgrade bestimmt werden, sodass der
ERP-Vergleich der Realität sehr nahe kommt und spätere böse Überraschungen
vermieden werden können.
Zielstrebig und sicher
Anforderungsanalysen und Evaluationen, welche intern erfolgen, laufen meistens
nebenher. Die notwendige und detaillierte Evaluation geht im Daily-Business verloren.
Oft genug werden deshalb mehrere interne Anläufe genommen, teils von
unterschiedlichen Stellen. Diese Loops verzögern nicht nur die Projekte, sondern
treiben die Kosten durch mehrfache Einarbeitung in die Höhe.
Durch den Einbezug eines externen Evaluators wird die Auswahl zielstrebig
vorangetrieben. Das Ergebnis basiert auf klaren Fakten, welches dem Management
Sicherheit für die Investition liefert und erzeugt bei allen Beteiligten ein hohes Mass an
Vertrauen in die zukünftige Lösung.
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Grafische Gegenüberstellung der Risiken- und Kostenverläufe
Die „normalen“ Risiken, welche jede Systemablösung mit sich bringt, können bis auf
ein Minimum durch entsprechend detaillierte Evaluation und anschliessender
Projektsteuerung reduziert werden.
Wird die Evaluation ohne externe Unterstützung durchlaufen, so besteht durch die
wiederkehrenden Loops ein mögliches Risiko in der Projektverzögerung, gefolgt von
einem möglichen Risiko, dass nicht das „beste“ Produkt gewählt wurde. Diese beiden
Risiken müssen durch entsprechende Kosten und Zusatzaufwände in der
Anfangsphase der Implementierung (Detailkonzeptphase) eliminiert werden, um ein
mögliches Scheitern zu verhindern. Zu vergleichen ist die grüne und schwarze
Risikokurve bis und mit Phase 5, sowie die zugehörigen Kostenauswirkungen. Bei
einer Evaluation mit externer Unterstützung ergeben sich Mehrkosten in der
Evaluationsphase. Bei einem Projekt ohne externe Beratung entstehen, neben der
zeitlichen Verzögerung, Mehrkosten für das Detailkonzept in der Phase der
Implementierung.
Wird keine Evaluation betrieben, so steigt das Risiko zusätzlich vor der
Produktivsetzung, da dann häufig Anforderungen bekannt werden, welche übersehen
wurden. Ebenfalls werden erst nach der Produktivsetzung die Anforderungen exakt
erkennbar, sodass zusätzliche Erweiterungen Risiken und Kosten verursachen.
Zur sicheren und erfolgreichen ERP-Einführung gehört neben dem Detailkonzept eine
frühe, exakte und nachvollziehbare Evaluationsphase. Eine 100% Garantie für eine
erfolgreiche Einführung gibt es nicht, doch ihre Wahrscheinlichkeit eines Erfolges steigt
mit einem externen Partner markant!
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