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1. Was ist eine Datenbank? - RobertKrah.de

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Informatik
Access
2003
1. Merkmale einer Datenbank
Eine Datenbank ist eine geordnete Sammlung von Informationen, die zueinander in einer festgelegten Beziehung stehen. Datenbanken begegnen uns auch im täglichen Leben, z. B. als Telefonbücher, Lexika oder Wörterbücher. Die Gemeinsamkeit solcher Datensammlungen besteht in der
Ordnung der Daten, im Unterschied z. B. zu Texten. Die Sortierung sorgt bei Datenbanken für das
schnelle Auffinden von Suchbegriffen, z. B. beim Telefonbuch - dabei ist es prinzipiell gleichgültig,
ob es sich um eine elektronische Datenbank im Computer oder um eine Kartei, ein Telefonbuch
usw. handelt. Je größer die Menge der aufzunehmenden Daten allerdings wird, um so eher bietet
sich eine Verarbeitung per Computer an.
Für eine Datenbank wie Access werden Daten in Tabellenform erstellt, z. B. folgendermaßen:
Name
Kießler
Lage
Ullmer
Kante
Vorname
Manfred
Christa
Paul
Anna
Ort
Düsseldorf
Mettmann
Düsseldorf
Köln
Eintrittsdatum
09.08.2001
07.01.1998
01.06.2002
20.12.1999
Beitrag
22,50 €
11,90 €
40,00 €
28,00 €
Jede Spalte in diesem Beispiel hat eine Überschrift, den Feldnamen. In jeder Spalte werden
gleichartige Daten wie Name, Ort usw. aufgenommen. Du findest hier also a) eine Gemeinsamkeit
in den Spalten, und außerdem gehören b) die Daten einer Zeile zusammen, indem sie Angaben zu
einer Person dokumentieren. Der Fachbegriff dazu ist Datensatz.
Eine Spalte der Liste, worin eine je gleichartige Eintragung zu finden ist, ist ein Datenfeld, an unserem Beispiel also das Feld Name, Ort usw. Jedes Datenfeld muss einen Feldnamen haben.
Ein Vorteil an Datenbankprogrammen wie Access ist, dass man mehrere Tabellen zu einer Datenbank zusammenfassen kann. Ein Beispiel aus der Lagerhaltung eines Betriebes soll das zeigen:
Alle Artikel sind in einer Tabelle zusammengefasst. Die gespeicherten Informationen umfassen
beispielsweise die Artikelnummer, die Bezeichnung, die vorrätige Menge, den Mindestbestand,
den Lieferanten usw. Eine andere Tabelle enthält alle Lieferantenangaben, eine weitere die offenen Bestellungen. Die letztgenannte Tabelle enthält wieder eine Angabe zum Lieferanten, die Lieferantennummer, sowie als Verbindung zur Artikeltabelle die Artikelnummer des bestellten Artikels.
- Geht nun eine Lieferung ein, muss die Menge in der Artikeltabelle aktualisiert werden und die
Bestellung aus der Tabelle der offenen Bestellungen gelöscht werden. Eventuell ist auch ein Eintrag in der Lieferantentabelle zu machen, weil nun die Rechnung des Lieferanten zu erwarten ist.
Artikel
Art.-Nummer
Art.-Bezeichnung
Menge
Mindestbestand
Lagerort
....
Lieferanten-Nummer
Lieferant
Lieferanten-Nummer
Firma
Straße
PLZ
Ort
Telefon
....
Bestellungen
Bestelldatum
Bestellmenge
...
Art.-Nummer
....
Lieferanten-Nummer
.....
Die Verbindung der drei Tabellen erfolgt über die Datenbank; durch sie wird bestimmt, welche Felder der einen Tabelle mit welchen Feldern anderer Tabellen in Bezug gesetzt werden sollen.
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Informatik
Access
2003
Die bisher erklärten Begriffe im Überblick:
Zusammenstellung von Daten zu einem Themenbereich, z. B. alle KunDatenbank:
den-, Lieferanten- und Artikeldaten einer Firma. Eine Datenbank besteht aus mehreren Tabellen, die miteinander in Verbindung stehen.
Tabelle:
Eine strukturierte Liste von Daten, bestehend aus Spalten und Zeilen.
Datensatz:
Eine Zeile in der Tabelle, z. B. eine Adresse oder alle Angaben zu einem Artikel.
Datenfeldinhalt
Ein Eintrag in einer Zelle, z. B. ein Name, ein Ort usw.
Feldname:
Die Spaltenüberschrift, mit der gleichartige Einträge in den Feldern bezeichnet werden.
Wenn man diese Begriffe auf eine Beispieltabelle anwendet, dann ist das Resultat:
Feldnamen
Datensatz
Art.-Nr.
67453
53298
34976
29006
Art.-Bezeichnung
Monitor 17 Zoll
Disketten 3,5 Zoll
Tastatur MFII
MS-Maus
Menge
240
180
380
400
MindestBestand
30
150
70
100
Lieferanten
Nummer
23866
23855
23866
89055
Datenfeldinhalte
Verwendung von Datenbanken
Man verwendet Datenbanken zum Erfassen, Suchen, Filtern, Sortieren und Selektieren von Daten.
Beispiele dazu:
•
erfasse alle Umsätze einer Firma, ordne sie einzelnen Mitarbeitern zu, aktualisiere gleichzeitig
den Lagerbestand und die offenen Rechnungen;
•
suche aus einer Adressendatei alle männlichen Personen, die in Neuss wohnen und seit 1988
registriert sind;
•
selektiere alle Artikel mit einem Einkaufspreis ab 10 €, die seit drei Monaten auf Lager sind;
berechne allen Kunden, die seit zwei Monaten ihre Rechnung nicht bezahlt haben, 3 % Verzugszinsen.
•
2. Arbeiten mit Tabellen
Access nimmt Daten zunächst in Tabellen auf. Eine Tabelle gleicht einer Liste, die untereinander
die Datensätze enthält. Tabellen sind Bestandteil von Datenbanken. Um eine Tabelle einzurichten,
die Teil einer neuen Datenbank werden soll, muss deshalb zuerst eine neue Datenbank angelegt
werden. Access kann nur eine Datenbank gleichzeitig öffnen. Dies ist aber völlig ausreichend, weil
eine Datenbank aus einer Vielzahl von Tabellen, Ansichten, Formularen, Berichten und Makros
bestehen kann. Außerdem ist es möglich, in einer Access-Tabelle Bezüge auf nicht geöffnete Datenbanken herzustellen.
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Informatik
Access
2003
Anlegen einer Datenbank
Beim Start von Access erfolgt im Dialogfeld „Erste Schritte“ rechts am Bildschirm zunächst die Frage, ob eine neue
oder eine vorhandene Datenbank gewünscht wird (unten
bei: Öffnen).
Wir wählen zunächst:
und anschließend:
Anschließend werden wir in einem Dialogfeld aufgefordert, einen Dateinamen anzugeben. Gib den Dateinamen
Adressen ein.
Der zunächst markiert sichtbare Name db1.mdb wird dabei automatisch überschrieben.
Im nächsten Schritt gelangt man in das
Datenbankfenster. Von hier aus haben
wir Zugriff auf die Tabellen, Abfragen,
Formulare usw. einer Datenbank:
Hier wählen wir:
Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht
Tabellen erstellen
Der Bildschirm zeigt jetzt die Entwurfsansicht der neuen Tabelle. Hier sind wir aufgefordert, die
Felder zu definieren.
Aufgabe: Gib hier die folgenden Feldnamen und Felddatentypen ein. Mit der [ Tab ] - Taste gelangst du von einer Spalte und einer Zeile der
Tabellendefinition zur nächsten. Der Felddatentyp Text ist die Standardvorgabe; mit dem
kleinen Listenpfeil kann er geändert werden,
wenn du in der Spalte Felddatentyp stehst
und den Pfeil mit der Maus anklickst.
Aufgabe: Markiere die Zeile Kundennummer und klicke auf das Symbol für
den Primärschlüssel (Erläuterungen dazu s. u.)
Die Zeile erscheint dann so:
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Informatik
Access
2003
Klicke anschließend auf das Symbol oben links zur Tabellenansicht:
Access zeigt die Meldung, dass die Tabelle erst gespeichert werden müsste.
Gib ihr den Namen Kunden.
Erst jetzt, nachdem die Felder definiert wurden und die Tabelle gespeichert ist, bietet Access die
noch leere Tabelle zur Eingabe an:
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