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HR Outsourcing in der Chemieindustrie Was - PERKURA GmbH

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ANWENDERBERICHT
HR Outsourcing in der Chemieindustrie
Was bringt´s?
Ein veraltetes Abrechnungsprogramm, ohne die Möglichkeiten der Hinterlegung des Tarifvertrags und nur bedienbar mit
viel Zeit- und Mitarbeiterkapazitäten – das Unternehmen Paul Lohmann sah sich 2004 mit dieser Situation konfrontiert.
Heute läuft die Entgeltabrechnung einwandfrei und weitestgehend automatisiert, flexible Auswertungsmöglichkeiten
sind gegeben und die Mitarbeiter der Personalabteilung haben bedeutend mehr Zeit für produktivere Personalarbeit.
Möglich ist dies durch die implementierte Outsourcing-Lösung mit PERKURA. „Sehr zufriedenstellend“, so das Fazit von
Hans-Joachim Vatterott, Leiter Finanzen, Rechnungswesen und Personal der Dr. Paul Lohmann GmbH KG.
Dr. Paul Lohmann GmbH KG
ebene zu wahren. Nach Sondierung von Alternativen zu den Kriterien Funk-
Das Unternehmen Dr. Paul Lohmann GmbH KG ist der weltweit führende
tionalität und Preis, fiel die Entscheidung für PERKURA und somit P&I LOGA,
Hersteller von Mineralsalzen für Spezialanwendungen. Angeboten werden
da hier alle Anforderungen erfüllt werden konnten.
über 350 Mineralsalze für unterschiedlichste Weiterverwendung: Lebensmittel, Nahrungsergänzungsmittel, pharmazeutische Produkte, Kosmetika
Bei dieser Lösung waren nicht nur die technischen Möglichkeiten der
und technische Anwendungen. Dr. Paul Lohmann GmbH KG, Teil der Fir-
Personalsoftware P&I LOGA ausschlaggebend, sondern ebenso der sach-
mengruppe Lohmann, ist ein Familienunternehmen in der vierten Gene-
bearbeitungsgerechte Betrieb der Applikation im Rechenzentrum durch
ration und beschäftigt knapp 400 Mitarbeiter mit Hauptsitz in Emmerthal.
die PERKURA GmbH: Durch das Bereitstellen der IT Infrastruktur sowie der
Systembetreuung, spezifiziert auf die individuellen Anforderungen des
Ausgangssituation
Chemieunternehmens, sah man hier deutlich die Entlastung der eigenen
Wie kommt ein Lohnprogramm, originär konzipiert für die Baubranche,
Mitarbeiter – zu einem marktgerechten Preis.
in die Chemiebranche? Die Antwort hierauf ist verblüffend einfach: Es war
kostengünstig zu erwerben. Mit den stetig gestiegenen Anforderungen
Projektverlauf
an ein modernes Personalmanagement und der damit einhergehenden
Um die maximale Tragfähigkeit des Vorhabens zu gewährleisten, wurde
Notwendigkeit an mehr Funktionalität der eingesetzten Programme wur-
in einem gemeinsamen Kick-Off Workshop mit involvierten Mitarbeitern
de dieses Kostenargument jedoch eingeholt. Aufwendige Bedienbarkeit,
von Dr. Paul Lohmann und PERKURA der Projektplan inhaltlich gefüllt und
rudimentäre Funktionen und nur sehr beschränkte Auswertungsmöglich-
zeitlich fixiert. Die Erstellung beidseitiger ToDo-Listen trug dazu bei, mög-
keiten genügen heute nicht mehr.
lichst verzögerungsfrei in die Phase der Systemeinrichtung zu starten.
Verbesserte Auswertungen, ein möglichst hoher Automatisierungsgrad
Zunächst galt es, den Tarifvertrag der Chemieindustrie systemseitig zu
und Einsparungen bei der Bearbeitungszeit sollten realisiert werden.
implementieren: Die Niedersachsenklausel oder die Abbildung des ein-
Zusätzlich wurden getrennte Abrechnungskreise gewünscht, um eine
bis vierschichtigen Betriebsmodells erfordern brachenspezifisches Know-
möglichst hohe Diskretion im Sinne des Datenschutzes für die Führungs-
how und ein modulares und flexibles System. Vorteilhaft war in diesem
Schritt, dass eine flexible Hinterlegung des Tarifvertrags auf verschiedenen Ebenen in P&I LOGA möglich war (Installation, Mandant, Abrechnungskreis).
Hans-Joachim Vatterott
Leiter Finanzen, Rechnungs­wesen
und Personal
Im nächsten Schritt wurden die Personalstammdaten von Dr. Paul Lohmann zur Verfügung gestellt und seitens PERKURA übernommen, so dass
der Parallellauf gestartet werden konnte. Diese Phase diente als finale Korrekturschleife, um einen optimalen Echtlauf vorzubereiten. Im Anschluss
daran konnte die Abnahme erfolgreich durchgeführt werden.
Serverpflege oder Mel­dungen an die Sozial­versiche­rungs­träger entfallen.
Die Bereit­stellung der IT-Infrastruktur, Tabellenpflege, Wartung und Soft­
Dr. Christian Ellrich, Projektleiter seitens PERKURA, sieht für den Projektver-
ware­pflege wird von PERKURA geleistet. Für das Gros der Mitarbeiter wird
lauf einen entscheidenden Erfolgsfaktor: Der direkte, persönliche Kontakt
die Abwicklung des Abrechnungslaufes sowie – in Abhängigkeit des
zwischen den Anwendern des Systems und PERKURA. „Durch proaktive
Ab­rechnungskreises – auch das Outputmanagement inklusive Druck,
Kommunikation und regelmäßige Besuche beim Kunden nutzten wir die
Kuvertierung und Versand der Abrechnungen übernommen. Somit benö-
Chance, die Stimmung vor Ort wahrzunehmen und entsprechend dar-
tigen die Mitarbeiter von Dr. Paul Lohmann selbst weniger Systemkenntnis,
auf zu reagieren. Natürlich ist es wichtig, die Softwaremigration mit allen
da eine optimale Betreuung durch PERKURA gegeben ist. Hierdurch wird
Schnittstellen einwandfrei auszuführen. Jedoch ist es ebenso wichtig,
eindoppelter Qualitätseffekt erreicht. Zusätzlich verantwortet PERKURA
dass die Lösung später von den Anwendern getragen und genutzt wird.
für einen definierten Mitarbeiterkreis die komplette Entgeltabrechnung im
Kommunikation ist der Erfolgsfaktor!“
Full Service. Auf diese Weise verbleiben alle Mitarbeiterstammdaten in einem System. Dieses „atmende Modell“ ermöglicht es dem Mandanten, z. B.
Systemeinrichtung
Personalstammdatenübernahme
Parallelllauf
Echtlauf
Abnahme
bei personellen Engpässen auf Ressourcen von PERKURA zurückzugreifen.
Dr. Paul Lohmann hat ebenfalls seine Kapazitäten-Sicherheit erhöhen kön-
Projektphasen
nen, da durch die Zusammenarbeit mit PERKURA ein atmendes Modell verErgebnis
wirklicht wurde. Bei ungeplanten personellen Vakanzen, wie z. B. Krankheit
2004 fiel die Entscheidung für ein neues System und die Zusammenar-
oder Mutterschutz, weiß das Unternehmen einen kompetenten Partner an
beit mit PERKURA – 2009 wurde der Vertrag bewusst verlängert. Dr. Paul
seiner Seite, der kurzfristig alle anfallenden Aufgaben übernehmen kann.
Lohmann hat sein früheres Abrechnungssystem in ein modernes Personalinformationssystem gewandelt. Eingesetzt werden die P&I LOGA
Als Erfolgsfaktoren für das Projekt nennt Herr Vatterott die gute Zusammen-
Module Payroll, Reisekostenabrechnung und Bewerbermanagement.
arbeit mit PERKURA, kurze Wege und schnelle Entscheidungen.
Die anvisierten Projektziele sind somit erreicht – und sollen künftig noch
weiter verfeinert werden. Um das unternehmensweite Controlling weiter
zu verbessern, soll mittelfristig eine Anbindung von P&I LOGA an ein OLAPSystem realisiert werden. Dadurch ist es möglich, Daten zum Bereich Perso-
Auf den Punkt gebracht!
nal mit in die Managementberichte einfliessen zu lassen und so eine um-
PERKURA: Warum haben Sie sich für PERKURA entschieden?
fassende Unternehmenssteuerung zu gewährleisten. Bereits heute können
Hr. Vatterott: Weil das ein guter Personalservice aus einer
umfangreiche Auswertungen, egal ob regelmäßig oder ad hoc, abgerufen
Hand ist!
werden – flexibel und einfach. Um die Bandbreite möglicher Personalcontrolling-Funktionalitäten, die die Software P&I LOGA bietet, noch besser
PERKURA: Welche Vorteile wurden gegenüber der
auszuschöpfen, wird zur Zeit über die Anschaffung zweier weiterer Module
Ausgangssituation realisiert?
nachgedacht: Scout Pro und Payroll Analyzer.
Hr. Vatterott: Schnellere Bearbeitung durch Sachbearbeiter,
Verbesserung unserer internen Strukturen und Schaffung
Aufgrund des Systemwechsels und der Änderung vom Inhouse- zum Outsourcing-Modus konnten viele Vorteile realisieren werden: So sind heute
von Automatismen in der Abrechnung.
deutlich mehr Zeit- und Mitarbeiterkapazitäten für produktivere Personal-
PERKURA: Was ist für die Zukunft angedacht?
arbeiten verfügbar. Da nicht zuletzt durch die mit PERKURA vereinbarten
Hr. Vatterott: Kontinuierliche Verbesserungen, mehr
Service-Levels eine optimale Aufgabenteilung vorgenommen wurde, wer-
Frei­räume für Kollegen zu schaffen, die sich dann anderen
den so keine Ressourcen für die Pflege eines aufwendigen Systems ver-
Aufgaben widmen können.
wandt. Der technische und administrative Aufwand z.B. für Releasewechsel,
PERKURA GmbH | Nürnberg | www.perkura.de | info@perkura.de | Telefon +49 911 274489-10 | Telefax +49 911 274489-20
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