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FAQs zum Thema Dienstreisen - der Personalabteilung - TU Berlin

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FAQs
zum Thema
Dienstreisen
X Was ist eine Dienstreise ?
Dienstreisen sind Reisen, die zur unmittelbaren Erledigung der
übertragenen Arbeitsaufgaben dienen und zu diesem Zweck von dem
jeweiligen Vorgesetzten angeordnet werden.
Y Wer kann eine Dienstreise machen ?
Grundsätzlich können alle Beschäftigten der TUB eine Dienstreise
machen. Das nebenberufliche Personal i.S.d. BerlHG mit Ausnahme der
studentischen Hilfskräfte gehört nicht zu diesem Personenkreis.
Z Wer genehmigt meine Dienstreise ?
Für die Abteilungen der Universitätsverwaltung ist zentral der
Servicebereich Reisekosten - II RK 1- zuständig. Ansonsten sind die
einzelnen Fakultäten, die das Verfahren in eigener Zuständigkeit
geregelt haben, für die Erteilung der Genehmigung verantwortlich. Bitte
erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Beschäftigungsstelle.
[ Was ist bei der Reiseplanung zu berücksichtigen ?
Oberster Grundsatz ist der Sparsamkeitsgrundsatz. Bitte beachten Sie,
dass nur solche Kosten anfallen dürfen, die zur Erledigung des
Dienstgeschäftes notwendig sind.
Unbedingt zu berücksichtigen ist auch, dass im Falle der Verbindung
der Dienstreise mit einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen lediglich
die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden
Kosten erstattet werden können. Für Rückfragen steht Ihnen das Team
Reisekosten gern zur Verfügung.
\ Wo soll gebucht werden ?
Es ist den Dienstreisenden freigestellt, bei welchem Reisebüro gebucht
wird. Wir empfehlen, die Reisen über BTI Euro Lloyd, die Lufthansa City
Center Expert Travel GmbH oder TU-Travel abzuwickeln oder direkt über
das Internet zu buchen.
Bitte denken Sie daran, bei Reisen mit der Bahn stets die
Kundennummer der TUB (Auskunft erteilt die Reisekostenstelle)
anzugeben, da anderenfalls kein Großkundenrabatt gewährt wird.
Schnell und unkompliziert können Sie die Bahnreisen auch über das
Firmenkundenportal der Deutschen Bahn buchen. Die Einrichtung der
Online-Buchungsberechtigung erfolgt über die Reisekostenstelle und ein
entsprechendes Antragsformular ist auf unserer Homepage hinterlegt.
] Werden alle Kosten für das Beförderungsmittel erstattet ?
Grundsätzlich sind nur die Kosten der zweiten Klasse, bei Flügen die
Kosten der Economyklasse erstattungsfähig. Bei der PKW-Benutzung
werden lediglich 20 Cent je Kilometer, höchstens jedoch 130,- €
erstattet, es sei denn, die genehmigende Stelle hat vor Antritt der
Dienstreise ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung
anerkannt. Ohne Anerkennung eines erheblichen dienstlichen
Interesses entfällt auch eine etwaige Sachschadenshaftung des
Dienstherrn.
Wird ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten
nur dann im vollen Umfang erstattet, wenn die genehmigende Stelle
hierfür einen triftigen Grund anerkannt hat.
^ Gibt es Besonderheiten bei Dienstreisen aus Drittmittelprojekten ?
Nein, in der Regel richtet sich auch die Abrechnung dieser Reisen nach
dem Bundesreisekostengesetz. Etwas anderes gilt nur dann, wenn von
dem Drittmittelgeber eine ausdrückliche Befreiung von den Vorschriften
des Bundesreisekostengesetzes erteilt wird.
_ Wie bekomme ich schnellstmöglich meine Abrechnung ?
Eine schnelle Bearbeitung ist dann möglich, wenn der Antrag auf
Genehmigung einer Dienstreise, der Abrechnungsvordruck sowie die
Anlage dazu vollständig ausgefüllt sind und alle Belege im Original
vorgelegt werden.
` Gibt es für die Abrechnung Fristen ?
Ja, nach den gesetzlichen Bestimmungen ist die Abrechnung innerhalb
einer Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise
schriftlich zu beantragen.
a Wo erhalte ich weitere Informationen ?
Ihr Team Reisekosten steht Ihnen jederzeit für Rückfragen zur
Verfügung und auch unter www.personalabteilung.tu-berlin.de) erhalten
Sie unter der Rubrik Reisekosten weitere Informationen.
Ihr Team Reisekosten
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Reisen
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